Manual Avanzado Access 2016

MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT1 Este manual ha sido elaborado recopilando los temas que han sido renovados o modificados en la nueva versión de Access 2016 por Microsoft y que suponen un importante avance en la gestión de base de datos más famosa a nivel de escritorio. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 2 Índice Introducción      Novedades de Access 2016 Métodos abreviados de teclado de Access ¿Debo crear una aplicación o una base de datos de escritorio de Access? Tareas básicas para una base de datos de escritorio de Access Administrar objetos de base de datos en el panel de navegación Trabajar con aplicaciones web de Access           Buscar una ubicación web para la aplicación web de Access Crear una aplicación de Access Crear una relación Tareas básicas para una aplicación de Access Tipos de datos para aplicaciones de Access Usar una Vista de lista en una aplicación de Access Usar una vista Hoja de datos web en una aplicación de Access Crear una vista de resumen Trabajar con botones de acción en una aplicación Access Personalizar una vista mediante la creación de una macro de interfaz de usuario Diseñar tablas           Introducción a las tablas Instrucciones de nomenclatura de campos, controles y objetos Guiar la entrada de datos mediante máscaras de entrada Normalizar los datos con el analizador de tablas Agregar o cambiar la clave principal de una tabla Restringir la entrada de datos mediante una regla de validación Guía de relaciones de tablas Agregar un campo calculado a una tabla Tipos de datos para bases de datos de escritorio de Access Crear un índice y usarlo para mejorar el rendimiento Comprender las consultas           Introducción a las consultas Ejemplos de uso de fechas como criterios en consultas de Access Ejemplos de criterios de consulta Crear y ejecutar una consulta de actualización Actualizar datos mediante una consulta Usar parámetros para pedir información al iniciar una consulta Crear una consulta de selección Crear una consulta de creación de tabla Crear y ejecutar una consulta de eliminación Usar una consulta de datos anexados para agregar registros a una tabla MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 3 Crear formularios.           Crear un formulario de Access Crear una lista de opciones con un cuadro de lista o un cuadro combinado Agregar un subformulario Establecer valores predeterminados para campos o controles Crear un formulario de navegación Sumar o contar valores en una hoja de datos con una fila de totales Filtrar datos en una base de datos de escritorio Crear un formulario mediante el Asistente para formularios Crear un formulario mediante la herramienta Formulario ¿Por qué Access me pide que escriba un valor de parámetro? Crear informes         Introducción a los informes en Access Crear un informe agrupado o un informe de resumen Configurar opciones de impresión Insertar un control de salto de página en un informe de Access Vídeo: Usar el formato condicional en informes Definir el origen de registros de un informe Filtrar datos de un informe Imprimir un informe Usar expresiones     Usar el Generador de expresiones Crear una expresión Funciones de cadena y cómo usarlas Funciones de Access (por categoría) Trabajar con datos externos        Importar datos a una base de datos de Access Importar o vincular a datos de un libro de Excel Vincular a datos de SQL Server Importar o vincular datos a una lista de SharePoint Importar datos de un archivo de texto Exportar datos a Excel Usar Combinar correspondencia para enviar datos a Word MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 4 Establecer opciones globales           Decidir si se debe confiar en una base de datos Proteger los datos con procesos de copia de seguridad y restauración Personalizar y bloquear el panel de navegación Configurar opciones de usuario para la base de datos activa Establecer opciones de Autocorrección de nombres Cifrar una base de datos con una contraseña de base de datos Dividir una base de datos de Access Mostrar u ocultar el panel de navegación en Access Compactar y reparar archivos de base de datos Establecer las opciones de formato predeterminadas para hojas de datos MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 5 Introducción MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 6 Novedades de Access 2016 Access 2016 tiene todas las funciones y características a las que está acostumbrado, además de algunas mejoras y las mejores características nuevas de Office 2016. Estas son las principales características nuevas que encontrará en Access 2016: NOTA Para esta versión de Access 2016, ninguna de las características o funcionalidades existentes en versiones previas están obsoletas. Actualización de la versión de 2013 Si va a actualizar desde Access 2016 a Access 2016, seguirá teniendo todas las características a las que está acostumbrado, además de observar algunas nuevas. Lo primero que verá al abrir Access 2016 es que tiene la misma apariencia de 2013 con un borde más colorido. Hacer las cosas de forma rápida con Información Verá un cuadro de texto en la cinta de Access 2016 llamado ¿Qué desea hacer? Es un campo de texto donde puede escribir palabras y frases relacionadas con lo que desee hacer a continuación para acceder rápidamente a las características que quiera usar o a las acciones que desee realizar. También puede elegir obtener ayuda relacionada con su búsqueda. ¿No encuentra un botón? Haga clic en el cuadro Más información (es el cuadro situado en la parte superior, con la bombilla). Escriba un botón o comando, como "filtrar", y verá una lista de todas las opciones relacionadas con el filtro. NOTA El cuadro Más información no está disponible en la cinta de opciones al diseñar aplicaciones web de Access. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 7 Nuevos temas para el programa de Access Ahora hay dos temas de Office que puede aplicar al programa de Access: multicolor y blanco. Para obtener acceso a estos temas, vaya a Archivo > Opciones > General y haga clic en el menú desplegable situado junto a Tema de Office. Exportar información de un origen de datos vinculado a Excel ¿Alguna vez ha querido obtener una lista de todos los orígenes de datos vinculados de la base de datos de Access en Excel? Si está trabajando en una aplicación de Access compleja, por ejemplo, que incluye vínculos a varios orígenes de datos diferentes, puede ser útil tener una lista de todos los diversos orígenes de datos y sus tipos. Esta lista exportada puede resultar especialmente útil si se está trabajando en una aplicación de Access que no ha diseñado usted originalmente. Ahora con Access 2016, encontrará esta tarea mucho más fácil gracias a la nueva funcionalidad integrada en el cuadro de diálogo Administrador de tablas vinculadas. Abra el cuadro de diálogo Administrador de tablas vinculadas haciendo clic en Datos externos > Administrador de tablas vinculadas. Seleccione los orígenes de datos vinculados que desea añadir a la lista y, a continuación, haga clic en Exportar a Excel. Access le pedirá una ubicación para guardar el libro de Excel. Al proporcionar una ubicación segura, Access mostrará la información de orígenes de datos vinculados en el nuevo libro de trabajo. Verá el nombre del origen de datos vinculado, su información de fuente y el tipo de origen de datos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 8 NOTA El cuadro de diálogo Administrador de tablas vinculadas no está disponible al diseñar aplicaciones web de Access. Las plantillas tienen un aspecto más moderno Si desea organizar y administrar sus datos con Access, pero le gustaría tener alguna ayuda para empezar con el diseño de la base de datos, intente utilizar una plantilla de base de datos de escritorio. En Access de 2016, cinco de las plantillas más utilizadas de la base de datos se ha rediseñado para que tenga un aspecto más moderno. Para probar estas plantillas uno mismo, vaya a archivo > nuevo y, a continuación, búsqueda de seguimiento de activos, contactos, administración de eventos, estudiantes o Administración de tareas. También puede revisar los siguientes vídeos que muestran cómo utilizar estas plantillas de ejemplo revisado.      Administración de bienes Contactos Gestión de eventos Alumnos Tareas de administración Cada una de estas plantillas incluye un nuevo formulario de introducción con vínculos a artículos, vídeos y otros recursos de la comunidad. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 9 A continuación, puede echar un rápido vistazo a la primera entrada de datos en cada una de estas plantillas revisadas: MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 10 Para obtener más información sobre plantillas de escritorio de Access, consulte Uso de una plantilla para crear una base de datos de escritorio de Access. Uso de una plantilla para crear una base de datos de escritorio de Access Si desea organizar y administrar sus datos con Access pero no quiere perder tiempo creando una base de datos desde el principio, pruebe a usar una plantilla de base de datos de escritorio. Para crear una base de datos de Access para la web con una plantilla, vea Crear una aplicación de Access a partir de una plantilla. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 11 ¿Qué es una plantilla de Access? Una plantilla de Access es un archivo que, al abrirla, crea una aplicación de base de datos completa. La base de datos está preparada para usarse y contiene todas las tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones que necesita para empezar a trabajar. Debido a que las plantillas están diseñadas como soluciones de base de datos completas de principio a fin, ahorran tiempo y esfuerzo, y permiten comenzar a usar directamente la base de datos. Después de crear una base de datos mediante una plantilla, puede personalizarla para adaptarla a sus necesidades, como si la hubiera creado desde cero. Seleccionar una plantilla Cada plantilla está diseñada para satisfacer necesidades específicas de administración de datos y puede usar una de las plantillas incluidas en Access o buscar una en línea. Comience con una plantilla de su PC 1. En la pantalla de inicio de Access, haga clic en Sugerencias de búsqueda: bases de datos de Access. SUGERENCIA Haga clic en Categoría en el panel Filtrar por para plantillas filtradas por categorías específicas. 1. Haga clic en un icono para seleccionar una plantilla y escriba un Nombre de archivo. 2. Para cambiar la ubicación del archivo de base de datos predeterminado, haga clic en el icono de carpeta junto al Nombre de archivo >Crear. Comience con una plantilla en línea Si está conectado a Internet, puede buscar plantillas en línea: 1. 2. 3. 4. En la pantalla de inicio de Access, especifique el tipo de plantilla que desea en el cuadro de Búsqueda. Access le muestra las plantillas en línea disponibles. Haga clic en el icono para seleccionar una plantilla y agregue un Nombre de archivo. Para cambiar la ubicación del archivo de base de datos predeterminada, haga clic en el icono de carpeta junto al Nombre de archivo >Crear. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 12 Antes de empezar a usar algunas plantillas Según la plantilla que use, si ve alguno de los siguientes mensajes, debe hacer lo siguiente: Si ve Haga esto Mensaje de ADVERTENCIA DE SEGURIDAD en la barra de mensajes Si confía en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido. Diálogo Iniciar sesión con una lista vacía de 1. Haga clic en Nuevo usuario y complete el formulario Detalles del usuario. usuarios 2. Haga clic en Guardar y cerrar. 3. Seleccione el nombre de usuario que acaba de escribir y haga clic en Iniciar sesión. Página Introducción Haga clic en esa página para más información sobre la base de datos o haga clic en otros botones y pestañas para explorar la base de datos. Pasos siguientes  Si no encuentra una plantilla que satisfaga sus necesidades, haga clic en Nueva > Base de datos de escritorio en blanco para crear una nueva base de datos desde el principio. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 13 Cómo crear una aplicación de Access de una plantilla Organizar sus datos con una aplicación de Access es rápido, especialmente si usa una plantilla para comenzar. Cuando selecciona una plantilla, Access ensambla una aplicación que contiene las tablas que probablemente usted mismo hubiese agregado, si hubiese construido la aplicación desde el principio. NOTA Siempre puede personalizar las aplicaciones que crea, sin importar si las crea usando una plantilla o haciendo clic en el botón Aplicación web personalizada en la pantalla de inicio. 1. En la pantalla de inicio de Access, desplace hacia abajo para ver las plantillas incluidas. Las aplicaciones más populares, como Administración de proyectos, Administración de bienes y Contactos, están primero en la lista. NOTA Las plantillas que contengan la palabra “Escritorio” crearán una base de datos de cliente de escritorio no compatible con Servicios de Access. Busque el icono de la aplicación para asegurarse de que es una plantilla de aplicación de Access. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 14 2. Haga clic en la plantilla y escriba un nombre en el cuadro Nombre de aplicación. 3. Seleccione una ubicación para la aplicación de la lista o escriba una ubicación en el cuadro Ubicación web. Esta tiene que ser una ubicación equipada con Servicios de Access, como un sitio Office 365 o un servidor que use Microsoft SharePoint Server. 4. Haga clic en Crear. Access crea la aplicación y la muestra en el programa Access. Para comenzar a usar la aplicación inmediatamente en su navegador, haga clic en Inicio > Iniciar aplicación. ¿Ahora qué? En el explorador, comience a escribir datos en una aplicación. Coloque algunos elementos en cada tabla y luego explore las diferentes vistas. Seleccione valores de las listas desplegables o controles de autocompletar y vea cómo puede hacer clic en datos relacionados sin tener que agregar macros o controles nuevos. Si ya tiene datos en una hoja de cálculo, puede copiarlos y pegarlos en una de las vistas de hoja de cálculo en su nueva aplicación, siempre y cuando tenga las columnas de la hoja de cálculo acomodadas en el mismo orden que el de la hoja de cálculo de la aplicación y los tipos de datos de cada columna sean compatibles con los de la aplicación. Puede ser necesario que escriba un valor en algunas columnas de la hoja de cálculo de la aplicación antes de poder guardar el elemento. Esto puede significar una limpieza adicional de la hoja de cálculo, pero una vez que tiene todo listo, los datos se pueden pegar en la aplicación. También puede importar datos a una aplicación. Esto crea una nueva tabla que no se integra automáticamente con las otras tablas de la aplicación, aunque puede agregar campos de búsqueda para crear relaciones entre tablas. Por ejemplo, si crea una tabla Empleados importando datos de empleados a una aplicación que ya tiene una tabla Tareas, agregue un campo de búsqueda en la tabla Tareas para poder asignar tareas a las personas de la nueva tabla Empleados. Obtenga información sobre cómo crear relaciones en aplicaciones de Access en crear una relación. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 15 Cuadro de diálogo Mostrar tabla más grande Hemos escuchado los comentarios de los clientes sobre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. En Access 2016, la altura predeterminada del cuadro de diálogo Mostrar tabla ha aumentado para que pueda ver fácilmente más tabla y nombres de consulta en la base de datos. Para ver el cuadro de diálogo Mostrar tabla en las consultas, haga clic en Crear > Diseño de la consulta. El cuadro de diálogo Mostrar tabla se abre de forma predeterminada. También puede abrir este cuadro de diálogo en las consultas haciendo clic en Diseño > Mostrar tabla. Para ver el cuadro de diálogo Mostrar tabla en la ventana Relaciones, haga clic en Herramientas para bases de datos > Relaciones. El cuadro de diálogo Mostrar tabla se abre de forma predeterminada. También puede abrir este cuadro de diálogo en la ventana Relaciones haciendo clic en Diseño > Mostrar tabla. NOTA La ventana Relaciones no está disponible en las aplicaciones web de Access. Las características de la aplicación web de Access entrando en SharePoint en clientes locales MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 16 Con la próxima versión de SharePoint 2016, los clientes con SharePoint 2016 con servicios de Access dentro de sus organizaciones verán características adicionales y sacarán provecho de las mejoras de servicio. A continuación, encontrará una lista de las características de la aplicación web de Access en servicios de Access para SharePoint 2016:          Controles en cascada Mejoras del filtro de hoja de datos Mejoras de Control de elemento relacionadas Mejoras de rendimiento y almacenamiento de imagen Integración de complementos de Office con aplicaciones de web Access Empaquetado adicional y funcionalidad de actualización para los paquetes de la aplicación web de Access Acción de macro En implementación para escenarios de actualización Tablas de bloqueo de edición Característica Descargar en Excel para vistas de hojas de datos MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 17 ¿Debo crear una aplicación de Access 2016 o una base de datos de escritorio de Access? La elección depende de qué herramientas tiene disponibles y de sus objetivos específicos. A continuación se indican las principales diferencias, seguidas por las diferencias detalladas entre las dos opciones. Cómo identificar los dos tipos de plantillas de Access Plantilla de aplicación de Access 2016   La imagen incluye el icono del globo terráqueo. El título no contiene "escritorio". Por ejemplo, "Seguimiento de activos" o "Aplicación web personalizada". Plantilla de base de datos del escritorio de Access   No hay ningún icono del globo terráqueo en la imagen. El título de la aplicación contiene "escritorio". Por ejemplo, "Escritorio seguimiento de activos" o "Base de datos del escritorio en blanco". Comparar las aplicaciones y bases de datos de escritorio de Access 2016 Use una aplicación de Access 2016 si... Su organización está utilizando una de las opciones siguientes:   Office 365 con SharePoint Online SharePoint Server 2016 local con Servicios de Access y SQL Server 2012 Use una base de datos de escritorio de Access si... Su organización no está usando SharePoint o su plan de Office 365 no incluye SharePoint Online. Le gusta el aspecto sencillo e intuitivo de la interfaz de usuario de las aplicaciones de Access. Desea la confiabilidad, seguridad y capacidad de almacenar los datos en una base de datos SQL de Microsoft Azure o en SQL Server. Desea un control completo sobre el aspecto de la experiencia del usuario de la base de datos. Necesita una base de datos local para almacenar los datos o necesita consolidar datos de diferentes orígenes de datos locales. Está dispuesto a asegurarse de que cada usuario de la Cualquier persona que tenga permiso puede ver base de datos tenga Access o tenga instalado el motor y modificar los datos, incluso si no tiene Access. en tiempo de ejecución de Access. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 18 Use una aplicación de Access 2016 si... Use una base de datos de escritorio de Access si... Todos los usuarios pueden conectarse al equipo en el Los usuarios de dentro y fuera de la organización que está almacenada la base de datos de Access y lo necesitan tener acceso a datos desde cualquier más probable es que usen la base de datos desde un ubicación y desde muchos dispositivos distintos. equipo de escritorio o portátil en red. Desea que los cambios de diseño estén Está dispuesto a redistribuir el front-end de la base de disponibles inmediatamente. datos cada vez que realice un cambio en el diseño. Desea las características más recientes de No le importa esperar a la próxima versión de Access Servicios de Access en cuanto estén disponibles. para usar las características más recientes. Todas las personas que necesiten crear o Tiene personas que crean y modifican bases de datos modificar una aplicación de Access tienen Access que están usando versiones diferentes de Access. 2016. Necesita características avanzadas, como, por ejemplo:   El problema que intenta solucionar no requiere características avanzadas de la base de datos.   Los informes que necesita son sencillos, o está de acuerdo con utilizar una base de datos de escritorio para vincular a los datos en la aplicación de Access para obtener informes más complejos. Visual Basic para Aplicaciones (VBA) Vinculación a datos externos, no solo listas de SharePoint de solo lectura Utilización de consultas de tabla de referencias cruzadas o actualizaciones Importación de datos desde XML, Servicios de datos, documentos HTML o carpetas de Outlook Necesita informes complejos, más allá de los informes de resumen simples proporcionados en las aplicaciones de Access; por ejemplo, necesita integrar otras bases de datos en un informe, o dar formato al informe. Diferencias detalladas entre las aplicaciones de Access 2016 y la base de datos de escritorio de Access En las siguientes tablas se resaltan muchas diferencias entre las aplicaciones de Access 2016 y las bases de datos de escritorio de Access.      Introducción Almacenamiento de datos Entrada de datos Estructura de la base de datos Herramientas Introducción Característica Plantillas Aplicación de Access 2016 Access base de datos de escritorio Las plantillas de la base de datos están Las plantillas de aplicaciones están disponibles en Office.com y en disponibles a través de la Tienda Access 2016 cuando se crea una base Office y en Access 2016 cuando se de datos de escritorio. crea una aplicación de Access. Los elementos de la aplicación, las plantillas que contienen varios objetos MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 19 Característica Aplicación de Access 2016 Las plantillas de tablas están disponibles a medida que cree las tablas. Access base de datos de escritorio de base de datos, están disponibles en la galería de los elementos de la aplicación. Los elementos de tipo de datos están disponibles para los campos. Puede establecer permisos para No directamente en la aplicación: personas basados en los permisos de los permisos se heredan del sitio de archivo del sistema. Especificar los permisos SharePoint donde se crea la También puede cifrar la base de datos aplicación. con una contraseña. Para introducir y ver datos se necesita Para introducir y ver datos no se Access o el motor en tiempo de Herramientas necesarias para necesita ningún software cliente ejecución de Access (disponible como introducir datos, ver datos, y distinto de un explorador web. parte de Access o como descarga modificar la estructura de la gratuita). Para crear o modificar una base de datos aplicación se necesita Access 2016. Para crear o modificar una base de datos se necesita Access. Almacenamiento de datos Área Donde se almacenan los datos SQL Server obligatorio Tamaño de la base de datos Aplicación de Access 2016 Si utiliza Office 365 con SharePoint Online, los datos se almacenan en una base de datos SQL de Microsoft Azure. Si utiliza su propia implementación local de SharePoint Server 2013, los datos se almacenan localmente en SQL Server. No, si utiliza Office 365 con SharePoint Online, Microsoft aloja las bases de datos SQL en Microsoft Azure. Access base de datos de escritorio Base de datos local de Access No Sí, si utiliza su propia implementación de SharePoint Server 2013 y SQL Server 2012. Si utiliza SharePoint Online, el límite es 1 gigabyte (GB). Si utiliza SharePoint Server 2013 y SQL Server 2012 en local, el tamaño de la base de datos está controlado mediante SQL Server 2012. 2 Gigabytes (GB) para datos y objetos En cualquier caso, si tiene previsto realizar una copia de seguridad de sus datos guardando un paquete de la aplicación, los datos comprimidos deben ser menores que 100 MB. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 20 Entrada de datos Tarea Aplicación de Access 2016 Access base de datos de escritorio Copiar y pegar desde Excel, Word u otros orígenes Sí Sí Excel Access Bases de datos ODBC, tales como SQL Server Excel Access Bases de datos ODBC, tales como SQL Server Importar datos de: Archivos de valores separados por comas (CSV) o de texto Lista de SharePoint Archivos de valores separados por comas (CSV) o de texto XML Lista de SharePoint Servicios de datos Documento HTML Carpeta de Outlook Anexar datos a una tabla mediante el No asistente para importación Sí Excel Access Bases de datos ODBC, tales como SQL Server Vincular a datos en: Archivos de valores separados Lista de SharePoint (solo lectura) por comas (CSV) o de texto Lista de SharePoint Documento HTML Carpeta de Outlook Estructura de la base de datos Área Aplicación de Access 2016 Plantillas de tablas disponibles. Tablas Access base de datos de escritorio Están disponibles las plantillas del elemento de la aplicación. Puede ocultar las tablas. La creación del tipo de datos Búsqueda establece una Relaciones entre relación. La información sobre la relación se visualiza Se puede ver en la ventana de tablas seleccionando el campo Búsqueda y haciendo clic en relaciones el icono Modificar búsquedas. Sin consultas de acción. Consultas de acción Consultas MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 21 Área Aplicación de Access 2016 Las macros de datos se utilizan para realizar actualizaciones, anexiones y eliminaciones. "Vistas" llamadas en las aplicaciones de Access Access base de datos de escritorio Consultas de tabla de referencias cruzadas Diseñador de vista interactiva Puede mostrar miniaturas Asistente para formularios Tipos: Tipos: Formularios, vistas       Diseño del formulario      Detalles de lista Hoja de datos En blanco (para paneles de control personalizados, ventanas emergentes que contienen un único registro, etc.) Resumen (grupo basado en un campo, calcular suma, promedio, las ventanas emergentes permiten explorar en profundidad) Ajustar a la cuadrícula Los controles se pueden volver a organizar y modificar hasta cierto punto Barra de acciones personalizable Varios elementos Hoja de datos Formularios divididos Diálogos modales Control píxel por píxel, formularios divididos, subformularios, controles de pestaña, diálogos modales Todos los controles básicos, entre los que se incluyen:    Controles de entrada de datos Controles en cascada (solo Office 365) Elementos relacionados Autocompletar Controles de web, navegación y gráficos adicionales Vistas emergentes Buscar datos Opciones disponibles a través de la interfaz de usuario y diseño personalizado Filtrar listas Ordenar o filtrar vistas de hoja de datos Se incluyen vistas de agrupación y resumen simple. Informes Macros Para los informes tradicionales de Access, utilice una Puede crear informes de Access base de datos del escritorio independiente de Access según sea necesario. y conéctela a la base de datos SQL de Microsoft Azure que almacena los datos de la aplicación de Access. Puede utilizar macros o VBA Utilice las macros proporcionadas para automatizar para automatizar las las operaciones de datos e interfaz de usuario. operaciones de datos e interfaz de usuario. Controles ActiveX y objetos de No datos Sí MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 22 Área Access base de datos de escritorio Aplicación de Access 2016 Notificaciones de No. Se pueden crear al conectar una base de datos de correo Sí, mediante el uso de macros escritorio a la base de datos SQL de Microsoft Azure. electrónico Herramientas Herramienta Asistente para analizar tablas para identificar datos redundantes Compactar y reparar Documentador de base de datos Analizar el rendimiento Aplicación de Access 2016 Access base de datos de escritorio No Sí No No No Sí Sí Sí MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 23 Tareas básicas para una base de datos de escritorio de Access Bases de datos de Access desktop pueden ayudarle a almacenar y realizar un seguimiento de cualquier tipo de información, tales como inventario, contactos o procesos empresariales. Vamos a dar un paseo por las rutas de acceso que puede seguir para crear una base de datos de escritorio de Access, agregar datos y, obtenga información sobre los próximos pasos hacia la personalización y el uso de la nueva base de datos. Nota Si está más interesado en las aplicaciones de Access diseñadas para el web, eche un vistazo cómo crear una aplicación de Access y Obtenga información sobre las tareas básicas de una aplicación de Access. En este artículo        Elegir una plantilla Creación de una base de datos desde cero Agregación de una tabla Copiado y pegado de datos Cómo importar o vincular a datos Organización de datos con el Analizador de tablas Pasos siguientes Selección de una plantilla Las plantillas de Access tienen tablas, consultas, formularios e informes integrados que están preparados para utilizarse. Al iniciar Access, lo primero que verá es una selección de plantillas y podrá buscar más en línea. 1. En Access, haga clic en Archivo > Nuevo. 2. Seleccione una plantilla de base de datos de escritorio y escriba un nombre para la base de datos en Nombre de archivo. (Si no encuentra una plantilla que se adapte a usted, use el cuadro Buscar plantillas en línea). 3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro Nombre de archivo o puede hacer clic en el icono de carpeta para elegir una. 4. Haga clic en Crear. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 24 Según la plantilla que elija, puede que tenga que hacer una de las acciones siguientes para empezar a trabajar:   Si en Access se muestra un cuadro de diálogo de Inicio de sesión con una lista de usuarios vacía: a. Haga clic en Nuevo usuario. b. Rellene el formulario Detalles del usuario. c. Haga clic en Guardar y cerrar. d. Seleccione el nombre de usuario que acaba de indicar y, después, haga clic en Iniciar la sesión. Si en Access se muestra un mensaje de Advertencia de seguridad en la barra de mensajes y confía en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos solicita que inicie la sesión, vuelva a iniciarla. Para más información, vea creación de una base de datos de escritorio de Access a partir de una plantilla. Creación de una base de datos desde cero Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades, puede iniciar una base de datos de escritorio en blanco. 1. En Access, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco. 2. Escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo. 3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro Nombre de archivo o puede hacer clic en el icono de carpeta para elegir una. 4. Haga clic en Crear. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 25 Agregación de una tabla En una base de datos, la información se almacena en varias tablas relacionadas. Para crear una tabla: 1. Al abrir la base de datos por primera vez, verá una tabla en blanco en la vista Hoja de datos donde se pueden agregar datos. Para agregar otra tabla, haga clic en la ficha crear > tabla. Puede empezar a introducir datos en el campo vacío (celda), o bien, pegue datos de otro origen, como un libro de Excel. 2. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de la columna y, después, escriba el nuevo nombre. Sugerencia Los nombres con sentido le ayudarán a reconocer lo que contiene cada campo sin ver su contenido. 1. Haga clic en Archivo > Guardar.   Para agregar más campos, escriba en la columna Haga clic para agregar. Para desplazar una columna, haga clic en el encabezado correspondiente para seleccionarla y, después, arrástrela donde quiera. También puede seleccionar columnas contiguas y arrastrarlas todas a una ubicación nueva. Para más información, vea Introducción a las tablas. Copiado y pegado de datos Puede copiar y pegar datos de otro programa, como Excel o Word a una tabla de Access. Esta acción funciona mejor si los datos se separan en columnas. Si los datos se encuentran en un programa de procesamiento de textos, como Word, use etiquetas para separar las columnas o conviértalos a un formato de tabla antes de copiarlos. 1. Si los datos se tienen que editar, como separar los nombres completos en nombres y apellidos, hágalo primero en el programa de origen. 2. Abra el origen y copie (Ctrl + C) los datos. 3. Abra la tabla de Access en el lugar en el que desea agregar los datos de la vista Hoja de datos y péguelos (Ctrl + V). 4. Haga doble clic en cada encabezado de columna y escriba un nombre con sentido. 5. Haga clic en archivo > Guardar y asigne un nombre a la nueva tabla. Nota Access define el tipo de datos de cada campo en función de la información que copie en la primera fila de cada columna, así que asegúrese de que la información de las filas siguientes coincida con la primera fila. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 26 Importación o vinculación a datos Puede importar datos de otros orígenes o puede vincular los datos desde Access sin mover la información del lugar en el que está almacenada. La vinculación puede ser una buena opción si existen varios usuarios que actualizan los datos y desea asegurarse de que está viendo la versión más reciente o si desea ahorrar espacio de almacenamiento. También puede elegir si desea vincular o importar los datos para la mayoría de los formatos. El proceso varía ligeramente en función del origen de datos, pero estas instrucciones le ayudarán a empezar a trabajar: 1. En la pestaña Datos externos, haga clic en el formato de datos desde el que importará o se vinculará. Si no ve el formato correcto, haga clic en Más. Nota Si aún no encuentra el formato correcto, es posible que necesite exportar los datos primero a un formato de archivo que sea compatible con Access (como un archivo de texto delimitado). 1. Siga las instrucciones del cuadro de diálogo Obtener datos externos. Al vincular, algunos formatos estarán disponibles como solo lectura. Aquí tiene los orígenes externos desde los que puede importar o vincular datos: MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 27 Importar Vínculo Microsoft Excel Sí Microsoft Access ODBC Databases, such as SQL Server Sí Sí Text or comma-separated value (CSV) files Sí Lista de SharePoint Sí XML Sí Data Services Documento HTML Outlook folder Sí Sí Sí (solo de lectura) Sí Sí Sí (solo agregar registros nuevos) Sí Sí (solo de lectura) Sí Sí Para más información, vea Importación de datos a una base de datos de Access e Importación de datos desde una base de datos de Access. Organización de datos con el Analizador de tablas Puede utilizar el Analizador de tablas para identificar rápidamente los datos redundantes. Después, el asistente proporciona una forma sencilla de organizar los datos en tablas diferentes. Access conserva la tabla original como copia de seguridad. 1. Abra la base de datos de Access que contenga la tabla que quiera analizar. 2. Haga clic en Herramientas para bases de datos > Analizar tabla. Las dos primeras páginas del asistente contienen un breve tutorial con ejemplos. Si ve una casilla titulada ¿Desea mostrar las páginas de introducción?, selecciónela y haga clic en Atrás dos veces para ver la introducción. Si no desea volver a ver las páginas de introducción, anule la selección de ¿Desea mostrar las páginas de introducción? Pasos siguientes El resto del proceso de diseño varía en función de lo que desee hacer, pero puede ser buena idea crear consultas, formularios, informes y macros. Estos artículos pueden ser de ayuda:      Introducción a las tablas Introducción a las consultas Crear un formulario de Access Introducción a los informes en Access Proteger los datos con procesos de copia de seguridad y restauración MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 28 Administrar objetos de base de datos de Access en el panel de exploración Sugerencia Presione F11 para mostrar u ocultar el panel de navegación. Todos los objetos de una base de datos de escritorio de Access aparecen en el panel de exploración, una característica que se introdujo por primera vez en Access 2007. La ventana Base de datos de versiones anteriores de Access no está disponible. Las categorías y grupos de objetos se pueden personalizar en el panel de navegación. También se pueden ocultar objetos, grupos e, incluso, todo el panel de navegación. Access proporciona varias categorías que se pueden usar inmediatamente y permite crear categorías y grupos personalizados. Nota El panel de exploración no está disponible cuando se utiliza una aplicación web de access o una base de datos web en un explorador. Aunque puede utilizar el panel de exploración en una aplicación web de access abierta en Access, tiene una característica limitada de conjunto: mostrar, ordenar y buscar los objetos de base de datos. En este artículo Información general Seleccione una categoría en el panel de exploración Mostrar y clasificar objetos en el panel de exploración Buscar objetos en una base de datos en el panel de exploración Crear y modificar categorías personalizadas y grupos en el panel de exploración Agregar objetos a un grupo personalizado en el panel de exploración Quitar y restaurar los accesos directos en grupos personalizados en el panel de exploración Ocultar objetos y grupos en el panel de exploración Ocultar objetos y grupos en el panel de exploración MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 29 Información general El panel de navegación es la forma principal en que se pueden ver todos los objetos de base de datos y obtener acceso a ellos. Cuando se abre una base de datos en Access, el panel de navegación aparece de manera predeterminada a la izquierda del área de trabajo. Ajustar el panel de navegación Puede ajustar la apariencia del panel de navegación de las siguientes formas: Para Realice este procedimiento Coloque el puntero sobre el borde derecho del panel de navegación y, a Cambiar el ancho del continuación, cuando cambie a una flecha de doble cara, arrastre el borde para panel de navegación aumentar o disminuir el ancho. Abrir y cerrar el panel Haga clic en el Botón para abrir o cerrar la barra Tamaño del panel de navegación F11 para abrir y cerrar el panel de navegación. o presione Mediante los objetos de base de datos en el panel de exploración Haga doble clic en cualquier objeto del panel de navegación para usarlo. Si hace clic con el botón secundario del mouse en un objeto, verá un menú contextual que le permitirá hacer varias cosas, como abrir un objeto en la vista Diseño. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 30 Categorías y grupos en el panel de exploración Los objetos de una base de datos se pueden organizar en grupos y categorías. Los grupos permiten organizar y asociar los objetos en el panel de navegación, mientras que las categorías hacen lo propio con los grupos. Por ejemplo, en la imagen anterior, Navegación de tareas es la categoría y Tareas, Contactos y Objetos auxiliares son los grupos. Cuando se selecciona una categoría, los elementos se organizan en los grupos que contiene la categoría. Por ejemplo, si se elige la categoría Tablas y vistas relacionadas, los elementos se organizan en un grupo por tabla, y cada grupo contiene los accesos directos a todos los objetos que usan la tabla (consultas, formularios, informes, etc.). Si un objeto usa más de una tabla, aparece en todos los grupos pertinentes. Seleccione una categoría en el panel de exploración Al crear una nueva base de datos, la categoría que se muestra de manera predeterminada es Tablas y vistas relacionadas, y el grupo es Todas las tablas. Todas las bases de datos también tienen una categoría llamada Personalizada que se puede usar para crear una vista personalizada de los objetos. Además, Access proporciona dos categorías predefinidas más entre las que se puede seleccionar, en función de la forma en que se desee que se muestren los objetos: Categoría Descripción Tipo de objeto Permite ver todos los objetos de la base de datos, ordenados por tipo. Fecha de Permite ubicar los objetos creados o modificados en una fecha específica o en un creación intervalo de fechas. Puede filtrar por Hoy o Todas las fechas. Estas categorías muestran los objetos en un orden descendente desde el momento en que se crearon o modificaron y por última vez. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 31 Categoría Fecha de modificación Descripción Cada categoría predefinida incluye un grupo global que contiene todos los objetos de la base de datos. Encontrará fácilmente el grupo global de una categoría si busca la palabra Todos en el nombre del grupo. Por ejemplo, si selecciona la categoría Tablas y vistas relacionadas, el grupo global se denomina Todas las tablas. Mostrar y clasificar objetos en el panel de exploración Puede seleccionar la forma en que se muestran los objetos de la base de datos en el panel de navegación. Por ejemplo, puede incluir las fechas de creación o modificación, o mostrar objetos como iconos o listas. De forma predeterminada, Access ordena los objetos en el panel de navegación por tipo de objeto en orden alfabético ascendente, pero también puede cambiar el orden para adaptarlo a sus necesidades. Para especificar la manera en que se muestran y ordenan los objetos, haga lo siguiente:  Haga clic con el botón secundario en la parte superior del panel de navegación para mostrar el menú contextual y, a continuación, realice cualquiera de las siguientes acciones: Para cambiar la forma en que se muestran los objetos, seleccione Vista por y, a continuación, haga clic en Detalles, Icono o Lista. Para ver todos los grupos de la base de datos, haga clic en Mostrar todos los grupos. Para cambiar el criterio de ordenación del panel de navegación, seleccione Ordenar por y, después, seleccione una opción de ordenación. Para ordenar manualmente y personalizar el orden de presentación, haga clic en Ordenar por y, a continuación, en Quitar ordenaciones automáticas. Buscar objetos en una base de datos en el panel de exploración A medida que escribe texto en el cuadro Buscar, Access busca dentro de la categoría los grupos que contienen un objeto o acceso directo de objeto que coincida con el término de búsqueda. Todos los grupos que no contengan una coincidencia se contraen. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 32 Nota Access busca objetos solo en las categorías y los grupos que se muestran actualmente en el panel de navegación. Sugerencia Para buscar en toda la base de datos un objeto específico, seleccione una de las categorías predefinidas en el panel de navegación, como Tablas y vistas relacionadas o Tipo de objeto. Esto ayuda a asegurarse de que todos los grupos están visibles en el panel de navegación. Usar el cuadro Buscar para buscar objetos o accesos directos de la base de datos 1. Si el cuadro Buscar no está visible en la parte superior del panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Barra de búsqueda. 2. Escriba una parte o el nombre completo del objeto o acceso directo en el cuadro Barra de búsqueda. A medida que escribe los caracteres, Access busca y elimina todos los títulos de grupo que no contengan coincidencias. 3. Para realizar otra búsqueda, haga clic en Borrar cadena de búsqueda o presione la tecla RETROCESO para eliminar los caracteres y, a continuación, escriba el nuevo texto que desea buscar. Nota Cuando borre el contenido del cuadro Barra de búsqueda, el panel de navegación muestra nuevamente todos los objetos disponibles. Crear y modificar categorías personalizadas y grupos en el panel de exploración Nota En esta sección no se aplica en una aplicación web de access. Al crear una nueva base de datos sin usar una plantilla, de manera predeterminada, la base de datos contiene la categoría Personalizada, que muestra un grupo que contiene todos los objetos definidos en la base de datos. Puede cambiar el nombre de la categoría personalizada, crear más grupos personalizados en ella y asignar objetos a esos grupos. La opción de ordenación predeterminada para los grupos es Todas las tablas. Al ver las categorías y los grupos personalizados desde el panel de navegación, siempre se ven los accesos directos a los objetos. Los accesos directos pueden identificarse mediante una pequeña flecha situada junto a la esquina inferior izquierda del icono del objeto. Al abrir un acceso directo, se abre su objeto de destino correspondiente. Sin embargo, si elimina un acceso directo, Access no elimina el objeto de la base de datos al que apunta el acceso directo. También puede ocultar y cambiar los nombres de los accesos directos sin cambiar los datos a los que los accesos directos apuntan en la base de datos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 33 Una forma de personalizar los objetos de una base de datos es crear categorías personalizadas. Por ejemplo, puede crear una categoría personalizada cuando desea crear un formulario con tipos específicos de botones o vínculos que puede usar para navegar por la base de datos. Cuando crea una categoría personalizada, se aplica únicamente a la base de datos actual. No se pueden transferir categorías y grupos personalizados a otras bases de datos. Para crear una categoría personalizada, cambie el nombre de la categoría Personalizada predeterminada que Access proporciona o cree una nueva categoría personalizada. Limitar el número de categorías y grupos personalizados en la base de datos facilita la ubicación de datos. Nota, Aunque puede quitar los objetos de una categoría o un grupo personalizado, no puede quitar los objetos de una categoría o un grupo predefinido. Para crear y administrar categorías y grupos personalizados, use el cuadro de diálogo Opciones de navegación. El cuadro de diálogo muestra una lista de todas las categorías que se han definido en la base de datos y muestra los grupos de una categoría seleccionada. Crear una categoría personalizada Al crear una nueva categoría personalizada, se crean los grupos Objetos sin asignar y Grupo personalizado 1 para dicha categoría. De forma predeterminada, Access no coloca ningún objeto en el grupo Objetos sin asignar. En su lugar, todos los objetos de una categoría que no estén asignados a un grupo se muestran en el grupo Objetos sin asignar en el panel de navegación. 1. Para crear una nueva categoría, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación. 2. En Categorías, haga clic en Agregar elemento. Aparece una categoría nueva en Categorías, en el cuadro de diálogo Opciones de navegación. 3. Escriba un nombre para la nueva categoría y presione ENTRAR. Cambiar el nombre de una categoría personalizada en el panel de exploración Si hay una categoría personalizada que no se usa, puede cambiarle el nombre en lugar de agregar una nueva categoría personalizada. 1. Para cambiar el nombre de una categoría personalizada, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación. 2. En Categorías, haga clic en Personalizar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de elemento. 3. Escriba un nuevo nombre para la categoría y presione ENTRAR. Después de crear o cambiar el nombre de una categoría personalizada, tiene que crear grupos personalizados en cada categoría personalizada. Access crea automáticamente un grupo Grupo personalizado 1 y un grupo Objetos sin asignar en cada categoría nueva. Los objetos que no están asignados a grupos se colocan automáticamente en el grupo Objetos sin asignar. Puede crear un nuevo grupo personalizado o cambiar el nombre del grupo Grupo personalizado 1 por el nombre que elija. Crear un grupo personalizado en el panel de exploración 1. Para crear un nuevo grupo personalizado, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 34 2. En Grupos de nombre de categoría, haga clic en Agregar grupo. 3. Escriba un nombre para el nuevo grupo y presione ENTRAR. Cambiar el nombre de un grupo personalizado en el panel de exploración 1. Para cambiar el nombre de un grupo personalizado, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación. 2. En Grupos de nombre de categoría, haga clic en el grupo personalizado y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de grupo. 3. Escriba un nuevo nombre del grupo y presione ENTRAR. Después de haber creado un grupo personalizado en una categoría personalizada, agregue o mueva objetos, como tablas, en el grupo personalizado. Agregar objetos a un grupo personalizado en el panel de exploración Nota En esta sección no se aplica en una aplicación web de access. Puede agregar objetos a un grupo personalizado de varias formas diferentes, como arrastrar un objeto para crear un acceso directo, copiar y pegar, e importar objetos desde orígenes externos. Sin embargo, si elige cortar un objeto de un grupo, tenga en cuenta que esto puede causar problemas. No se recomienda cortar un objeto porque una base de datos es un conjunto de componentes que funcionan juntos, y si se elimina un objeto de ese conjunto de componentes, puede dejar de funcionar parte o toda la funcionalidad de la base de datos.    Para agregar o mover objetos de la base de datos a un grupo personalizado, haga clic en la flecha desplegable de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en el grupo personalizado que creó. En Objetos sin asignar, haga clic con el botón secundario en el objeto que desea agregar o mover. Haga clic en Agregar al grupo en el menú contextual y, a continuación, haga clic en el grupo personalizado al que desea agregar el objeto. Copiar y pegar objetos   En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el objeto que desee copiar, y, a continuación, haga clic en Copiar. Haga clic con el botón secundario en el grupo del panel de navegación donde quiera pegar el objeto y, después, haga clic en Pegar. También puede pegar el objeto en el panel de navegación de otra base de datos que esté abierta en Access. Importar tablas desde otras bases de datos o datos de otros programas (como archivos de texto y libros de Microsoft Office Excel) es otra forma de agregar objetos a la base de datos. Para obtener más información sobre cómo importar datos externos, vea los vínculos de la sección Vea también de este artículo. Quitar y restaurar los accesos directos en grupos personalizados en el panel de exploración Nota En esta sección no se aplica en una aplicación web de access. Al ver objetos personalizados en el panel de navegación, en realidad está viendo los accesos directos a esos objetos. Un icono de objeto con una pequeña flecha ubicada junto a la esquina inferior izquierda indica que es un acceso directo o un puntero al propio objeto. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 35 Si quita o elimina un acceso directo del panel de navegación, no estará quitándolo de la base de datos, sino que solo está quitando el puntero hacia ese objeto. Cuando el acceso directo de un objeto se quita de un grupo personalizado en el panel de navegación, la referencia al objeto se quita del grupo personalizado y el objeto aparece en el grupo Objetos sin asignar del panel de navegación.   Para quitar un acceso directo, haga clic con el botón secundario en el objeto en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Quitar. Para restaurar el acceso directo para el objeto, arrastre el objeto del grupo Objetos sin asignar del panel de navegación al grupo personalizado. Importante, Aunque puede eliminar (es decir, quitar de forma permanente) los grupos personalizados y predefinidos, no se recomienda hacerlo porque puede causar problemas en la base de datos. Las bases de datos son grupos de componentes que funcionan juntos, y si se borra un objeto de ese grupo de componentes, puede dejar de funcionar parte o toda la funcionalidad de la base de datos. Ocultar objetos y grupos en el panel de exploración Nota En esta sección no se aplica en una aplicación web de access. Ocultar un objeto o grupo puede ser una mejor opción que eliminarlo cuando el objeto o grupo no se usa o se desea restringir el acceso a él. Ocultar un objeto no cambia la base de datos, mientras que eliminar un objeto o grupo (aunque parezca ser un duplicado) puede hacer que la base de datos deje de funcionar completamente o en parte. Para ocultar un objeto o grupo en el panel de navegación, realice una de las siguientes acciones:   Para ocultar un objeto, haga clic con el botón secundario en el objeto y, a continuación, haga clic en Ocultar en este grupo. Para ocultar un grupo entero, haga clic con botón secundario en el grupo y, a continuación, haga clic en Ocultar. Para ocultar un objeto o grupo que aparece atenuado en el panel de navegación, realice una de las siguientes acciones: 1. Haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación. 2. En el cuadro de dialogo Opciones de navegación, desactive la casilla Mostrar objetos ocultos y, a continuación, haga clic en Aceptar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 36 Ocultar objetos y grupos en el panel de exploración Nota En esta sección no se aplica en una aplicación web de access. Para mostrar los objetos o grupos ocultos sin proporcionarles acceso, haga lo siguiente:   Haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación. En el cuadro de dialogo Opciones de navegación, active la casilla Mostrar objetos ocultos y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si los objetos y grupos ocultos aparecen atenuados en el panel de navegación, no están habilitados. Para que estén disponibles estos objetos o grupos atenuados desde el panel de navegación, haga lo siguiente:   Para habilitar un objeto, haga clic con el botón secundario en él y, a continuación, haga clic en Mostrar en este grupo. Para mostrar un grupo, haga clic con el botón secundario en él y, a continuación, haga clic en Mostrar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 37 Trabajar con aplicaciones web de Access MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 38 Buscar una ubicación web para la aplicación web de Access Al crear una aplicación web desde la pantalla Inicio de Access, debe seleccionar una ubicación web para la aplicación. Este es el sitio al que irán los usuarios cuando usen la aplicación. Importante Para poder crear una aplicación web de Access, debe tener un sitio de SharePoint en el que pueda alojar la aplicación, ya sea a través de una suscripción de Office 365 que incluya sitios o de una implementación local de SharePoint. Las aplicaciones de Access no funcionan con Office 365 Hogar. ¿Qué es SharePoint? Si está registrado en un plan de Office 365 que incluye sitios o en un sitio de SharePoint local que tiene Servicios de Access habilitado, debería ver una o más opciones en la lista Ubicaciones disponibles. Si no puede ver la ubicación que desea en la lista Ubicaciones disponibles, introduzca una dirección web alternativa en el cuadro Ubicación web. Si copia y pega la dirección URL de su sitio abierto en el explorador web, omita "_layouts" y todo lo que va después. Por ejemplo, escriba: https://contoso.sharepoint.com/sites/sales/ Una vez que haya seleccionado o escrito una ubicación y rellenado el cuadro Nombre de aplicación, haga clic en Crear. Nota Si ve: "Error en el cliente mientras se intentaba comunicar con el servidor http://", es posible que haya dejado el cuadro Ubicación web en blanco o que Access no pueda reconocer la ubicación web que está intentando usar. Si usa Office 365, debe usar https:// en la ubicación. Además, deberá tener permisos de "Control total" para su sitio para crear una aplicación de Access. Si tiene problemas para crear una aplicación, póngase en contacto con el administrador del sitio. Usar un sitio de Office 365 Si está registrado en un sitio de Office 365, la lista Ubicaciones disponibles y el cuadro Ubicación web muestran las ubicaciones web en las que puede crear la aplicación. Si selecciona una ubicación de sitio personal que incluye “personal” en el nombre o en la URL, la aplicación estará disponible en la página Suministro de noticias, pero no podrán acceder a ella otros miembros del sitio de Office 365. Si selecciona una ubicación cuyo nombre incluye “Sitio de grupo”, la aplicación estará disponible para los demás usuarios que usan el sitio. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 39 Usar un servidor de SharePoint local Si tiene acceso a un sitio de SharePoint en la organización y está habilitado Servicios de Access, la lista Ubicaciones disponibles y el cuadro Ubicación web mostrarán la carpeta raíz del sitio. Si el administrador del sitio de la organización ha designado distintas ubicaciones para las aplicaciones, entonces las verá enumeradas en la lista. ¿Desea crear una base de datos de escritorio de Access? Si simplemente desea crear una base de datos de Access en su PC, vuelva atrás y elija una plantilla de base de datos de escritorio en lugar de una plantilla de aplicación de Access. Así, no tendrá que seleccionar una ubicación web. Las plantillas de base de datos de escritorio contienen "escritorio" en el nombre y no incluyen el icono del mundo. Por ejemplo, "Base de datos de escritorio en blanco" o "Contactos de escritorio". Para ver más plantillas, use el cuadro de búsqueda de encima de las plantillas en la pantalla de inicio. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 40 Crear una aplicación de Access Una aplicación Access es una base de datos que puede utilizarse en un explorador web estándar, pero que se diseña y modifica en Access 2013. Los objetos de base de datos y los datos se almacenan en la base de datos de SQL Server o de Microsoft Azure SQL para que puedan compartirse en su organización con aplicaciones locales de SharePoint 2013 o Office 365 para empresas. Puede crear una aplicación a partir una plantilla o desde cero. Para crear una aplicación personalizada: 1. Abra Access 2013 y haga clic en Personalizar aplicación web. 2. Introduzca un nombre y la ubicación de la aplicación (también puede seleccionar una ubicación de la lista Ubicaciones) y haga clic en Crear. Sugerencia Para comprobar la ubicación del servidor o el nombre de la base de datos, haga clic en la pestaña Archivo > Información. A continuación, necesitará algunas tablas para su nueva aplicación. Puede añadir tablas predefinidas, que son como plantillas y que en algunos casos incluyen tablas relacionadas previamente diseñadas, o simplemente empezar con tablas en blanco. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 41 Para añadir una plantilla de tabla, haga lo siguiente: En el cuadro Buscar, escriba el tipo de información que almacenará, como tareas o personas. Haga clic en el botón de búsqueda y seleccione una tabla adecuada de la lista. Si la plantilla contiene tablas relacionadas, verá el icono de varias tablas. Por ejemplo, al agregar la tabla Activos, Access también agrega la tabla relacionada Empleados. Para añadir una tabla en blanco: Haga clic en Agregar nueva tabla en blanco. Puede ver las tablas agregadas recientemente en el panel de la izquierda. Trabajar con vistas Access crea automáticamente las vistas Lista y Hoja de datos para cada tabla. En función del tipo de plantilla de tabla que elija, puede que también vea la vista Resumen, que permite agrupar elementos por campos específicos. Puede añadir una vista haciendo clic en el signo más. Para editar el diseño de una vista, haga lo siguiente: 1. Seleccione una tabla. 2. Seleccione una vista. 3. Haga clic en el botón Configuración/Acciones y seleccione la acción que desea llevar a cabo. Nota La eliminación de vistas (o de controles de vistas) no supone la eliminación de los datos subyacentes. Añadir datos Para especificar o modificar datos de las tablas, en la pestaña Inicio, haga clic en Abrir en el explorador y abra la tabla en la vista Lista u Hoja de datos. También puede importar los datos de un origen externo, como una base de datos de escritorio de Access, un archivo de Microsoft Excel, un origen de ODBC, un archivo de texto o una lista de SharePoint. Los datos se incorporarán en una tabla nueva MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 42 Nota Si dispone de una base de datos web de Access 2010, puede editarla en Access 2013, pero no podrá actualizarla en una aplicación de Access. En su lugar, cree una nueva aplicación web personalizada e importe las tablas desde la base de datos web de Access 2010. Las vistas predeterminadas se crearán automáticamente y podrá agregar sus propias vistas personalizadas. Guardar la aplicación Al hacer clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido se cargarán los cambios en el servidor de SharePoint o en el sitio de Office 365, con lo que no es necesario llevar a cabo ningún paso de “publicación” adicional. Para realizar copias de seguridad o mover su aplicación, guárdela como paquete de aplicaciones de SharePoint. Para ello, haga clic en Archivo > Guardar como > Guardar como paquete. Escriba un título y seleccione si desea guardar solamente el diseño de la aplicación o si desea incluir los datos en un paquete. Para obtener información general sobre más opciones, consulte Novedades de Access 2013. Pasos siguientes Los pasos siguientes dependen de lo que desee hacer con la aplicación. Aquí tiene algunos artículos que le pueden ayudar:       Tareas básicas para una aplicación de Access Modificar una aplicación de Access Trabajar con botones de acción Buscar datos agregando un formulario emergente Mostrar los elementos relacionados en una vista de aplicaciones Crear un paquete de la aplicación de Access MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 43 Crear una relación Una relación permite combinar datos de dos tablas distintas. En una base de datos de escritorio de Access, puede crear una relación en la ventana Relaciones. La creación de una relación en una aplicación de Access implica un proceso diferente, tal y como se explicará más adelante en Crear una relación en una aplicación de Access. 1. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones. 1. Si aún no definió ninguna relación, aparece automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y las consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. 1. Seleccione una o varias tablas y luego haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas, haga clic en Cerrar. 2. Arrastre un campo (normalmente, la clave principal) de una tabla al campo común (clave externa) de la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla Ctrl, haga clic en cada uno de los campos y luego arrástrelos. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones. 1. Compruebe que los nombres de campo que se muestran sean de los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el campo apropiado en la lista. 2. Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla Exigir integridad referencial. 3. Haga clic en Crear. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 44 Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla Exigir integridad referencial, la línea aparece más gruesa en los extremos. Además, solo si activó la casilla Exigir integridad referencial, aparece el número 1 en la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea. Notas   Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (por lo general, los campos de clave principal y clave externa) deben tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe estar establecida en Sí (Sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno. Para crear una relación uno a varios El campo de un lado (por lo general, la clave principal) de la relación debe tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe estar establecida en Sí (Sin duplicados). El campo ubicado en el lado varios de la relación no deben tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe estar establecida en No o Sí (Con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios. Crear una relación en una aplicación de Access La ventana Relaciones no está disponible en una aplicación de Access. En lugar de crear una relación en una aplicación de Access, puede crear un campo de búsqueda que obtiene los valores de un campo relacionado de otra tabla. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla Empleados y desea agregar una búsqueda en una tabla Regiones para poder mostrar en qué región trabaja cada empleado. Nota El campo que la búsqueda usará como fuente para los valores ya debe existir antes de crear un campo de búsqueda. Aquí se muestra cómo crear un campo de búsqueda: 1. Abra la tabla en la que desea crear un nuevo campo de búsqueda haciendo doble clic en la navegación. (Sugerencia: es posible que tenga que hacer clic en Inicio > Panel de navegación para ver las tablas disponibles.) En el ejemplo anterior, haga clic en la tabla Empleados. 2. Haga clic en la columna Nombre de campo debajo del último campo de la tabla y escriba un nombre para el nuevo campo de búsqueda. En el ejemplo, escriba Región como el nombre del campo. 3. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha y seleccione Búsqueda. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 45 Se inicia el Asistente para búsquedas. 4. En la primera página del Asistente para búsquedas, seleccione Deseo que el campo de búsqueda obtenga los valores de otra tabla o consulta. Aparecerán más opciones en el cuadro de diálogo. 5. Seleccione el nombre de la tabla o consulta que deben proporcionar los valores para la búsqueda. En el ejemplo, seleccione Tabla: regiones. (Los nombres de las tablas de la imagen se corresponden con el ejemplo que usaremos.) 6. Después de seleccionar la tabla, use la lista Qué valor desea que se muestre en la búsqueda para seleccionar el campo que desee usar como un valor de visualización del campo de búsqueda. De MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 46 forma predeterminada, Access selecciona el primer campo de texto que se puede encontrar en la tabla seleccionada. En el ejemplo, debería dejar el campo seleccionado, Título, como el valor para mostrar. 7. Use la lista Desea ordenar los elementos en la búsqueda para establecer la ordenación, si lo desea. 1. En Qué debe ocurrir cuando se elimine un registro de la tabla "Regiones", establezca el tipo de relación que desea entre las dos tablas y si desea aplicar integridad referencial. (El nombre de la tabla de esta cuestión varía dependiendo de la tabla que haya seleccionado en el paso 5.) El Asistente para búsquedas toma como valor predeterminado Evitar la eliminación si hay registros correspondientes en la tabla "Empleados", porque es la opción más segura en la mayoría de los casos. En el ejemplo, esta opción significa que no puede eliminar un valor de la tabla Regiones si esa región está siendo usada en los registros de la tabla Empleados. Por lo tanto, si los registros de empleados están usando una región, como "Oeste", e intenta eliminar "Oeste" de la tabla Regiones, Access le impedirá eliminarla. En este caso, tendrá que restablecer todos los registros de empleados usando ese valor u otro parecido, antes de poder eliminar "Oeste" de la tabla Regiones. La última opción podría funcionar en este ejemplo, ya que le permitiría eliminar "Oeste" de la tabla Regiones. El valor de la región se suprime automáticamente de los registros de Empleados que se establecieron en "Oeste", y se deja el valor en blanco. Si elige la segunda opción eliminará todos los registros de empleado de la tabla Empleados que tienen la región establecida en "Oeste". Esto se conoce como una eliminación en cascada y eliminará muchos más datos de los que desea en el ejemplo. Tenga cuidado al elegir esa opción. Para más información sobre los pormenores de las relaciones, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación. ¿Solo quiere conocer conceptos básicos para modificar o eliminar relaciones? Vea estos artículos:   Modificar una relación Eliminar una relación MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 47 Modificar una relación Si el diseño de la base de datos cambia, es posible que deba cambiar la relación entre las tablas. Para ello, en una base de datos de Access, seleccione la relación en la ventana Relaciones y luego modifíquela. Cambiar una relación en una aplicación de Access implica un proceso diferente, tal como se explica más adelante, en la sección Modificar una relación en una aplicación de Access. Para más información sobre los pormenores de las relaciones, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación. 1. Para ver todas las relaciones entre las tablas de una base de datos, en la pestaña Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones. 2. Haga clic en Mostrar todas las relaciones. Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. 3. Coloque el cursor cuidadosamente de modo que apunte a la línea de relación que quiere modificar y luego haga clic en la línea para seleccionarla. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. 4. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 48 1. Realice los cambios y luego haga clic en Aceptar. El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos en ambos lados de la relación. También se puede definir el tipo de combinación, o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 49 Modificar una relación en una aplicación de Access La ventana Relaciones no está disponible en una aplicación de Access. Use un campo de una tabla como origen (campo de búsqueda) para los valores del campo relacionado de la otra tabla. 1. Haga clic en Modificar tabla para abrir la tabla que contiene la búsqueda que quiere cambiar. 1. Seleccione el campo que obtiene sus valores de otra tabla. 2. En la pestaña Diseño, en Herramientas de tabla, haga clic en Modificar búsquedas. 3. Siga los pasos del asistente para realizar los cambios que quiera. Puede cambiar lo siguiente: o El campo que es fuente de los valores o El criterio de ordenación de los valores o El ancho del campo, y si ocultar la columna de clave o La etiqueta del campo de búsqueda o Si la integridad de datos está habilitada o Si la integridad de datos está habilitada y si la eliminación es en cascada o está restringida MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 50 Eliminar una relación Puede haber ocasiones cuando desea eliminar una relación entre tablas. Por ejemplo, una relación que ya no sea válida o que está eliminando un campo en una tabla. El proceso de eliminación de una relación en bases de datos de escritorio de Access es diferente de la eliminación de una relación en aplicaciones de Access web. Este artículo cubre ambos procesos. Para más información sobre los pormenores de las relaciones, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación. Contenido Eliminar una relación en una base de datos de escritorio de Access Eliminar una relación en una aplicación web de Access. Eliminar una relación en una base de datos de escritorio de Access. Importante Cuando se quita una relación en una base de datos de escritorio, quite también soporte de integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access se ya no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación. Para quitar una relación de tabla en una base de datos de escritorio, elimine la línea de relación en la ventana relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece más gruesa cuando está seleccionado. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR. 1. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones. 2. En el grupo Relaciones de la pestaña Diseño, haga clic en Todas las relaciones. 3. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. 4. Presione la tecla Suprimir. 5. Es posible que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación seleccionada de la base de datos? Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí. 6. Cuando haya terminado de utilizar la ventana Relaciones, haga clic en Guardar para guardar los cambios de diseño de la relación. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 51 Nota Si alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla está abierta (la abrió otro usuario o hay un objeto abierto de la base de datos, como un formulario o una vista) , no podrá eliminar la relación. Deberá cerrar todos los objetos abiertos que usan estas tablas antes de intentar quitar la relación. Eliminar una relación en una aplicación web de Access La ventana Relaciones no está disponible en una aplicación web de Access. Utilice un campo de una tabla como origen (campo de búsqueda) para los valores en el campo relacionado de la otra tabla. Para eliminar una relación entre dos tablas en una aplicación web de Access, debe eliminar el campo de búsqueda y sus datos asociados. 1. Abra la tabla que contiene el campo de búsqueda que desee eliminar haciendo clic en Editar tabla. 2. Seleccione el campo de búsqueda que obtiene sus valores de otra tabla en la aplicación web. 3. En la ficha Diseño, en Herramientas de tabla, haga clic en Eliminar campos. 4. Access muestra el mensaje ¿desea eliminar permanentemente todos los datos de los campos y de los campos seleccionados (s)? Haga clic en Sí para confirmar la eliminación del campo de búsqueda y sus datos. Nota Se puede también pedirá por Access para eliminar uno o más índices al eliminar el campo de búsqueda. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí. 5. Haga clic en Guardar para guardar los cambios de diseño de tabla. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 52 Tareas básicas para una aplicación de Access Las aplicaciones de Access están creadas para que sea más sencillo compartir y colaborar en exploradores. Para crear y usar una aplicación de Access necesitará Access 2013 o posterior y un sitio de Office 365 para empresas o de SharePoint Server 2013 o posterior. Aquí encontrará más información sobre la creación de una aplicación de Access. Veamos rápidamente cómo crear una aplicación, agregar datos a ella y más pasos para personalizarla y usarla. Si está más interesado en trabajar con una base de datos de escritorio de Access, consulte Tareas básicas para bases de datos de escritorio en Access. Cómo crear una aplicación de una plantilla Es más rápido empezar con una de las plantillas de aplicaciones de Access. 1. En la pantalla de inicio de Access, desplace hacia abajo para ver las plantillas destacadas. Las aplicaciones más populares como, por ejemplo, Seguimiento de activos, Contactos y Seguimiento de asuntos aparecen primero en la lista. Las aplicaciones que aparecen con el icono de bola del mundo son las que crearán aplicaciones de Access: Las plantillas que incluyan la palabra "escritorio" en el título crearán bases de datos de escritorio de Access tradicionales. 2. Haga clic en una plantilla y escriba un nombre en el cuadro Nombre de aplicación. 3. Seleccione una ubicación web para la aplicación y haga clic en Crear. Obtener más información sobre a partir de la base de datos desde una plantilla de la aplicación Access. Para obtener más información acerca de cómo buscar la ubicación de web para usar en el cuadro Nombre de la aplicación, vea Buscar una ubicación web para su web Access App. Si en su lugar diseñaría una aplicación por su cuenta, continúe con la sección siguiente. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 53 Crear una aplicación de Access personalizada Si ninguna plantilla se ajusta a sus necesidades, puede crear una aplicación desde el principio. 1. Abra Access y haga clic en Personalizar aplicación web. 2. Escriba un nombre y la ubicación web de su aplicación (o seleccione una ubicación de la lista Ubicaciones) y haga clic en Crear. Para obtener más detalles, consulte crear una aplicación web personalizada. Independientemente de si ha empezado con una plantilla o con una aplicación en blanco, siempre puede personalizar una aplicación de Access. Cómo importar o vincular a datos Después de crear la aplicación, deseará agregar datos. Puede importar datos de otros orígenes. Aquí encontrará instrucciones para empezar: 1. Abra su aplicación en Access (o desde el explorador, haga clic en Configuración > Personalizar en Access) y haga clic en Inicio > Tabla. 2. En la página Agregar tablas, elija su origen de Crear una tabla de un origen existente y siga los pasos del asistente Obtener datos externos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 54 Para crear relaciones para la nueva tabla, puede agregar campos de búsqueda. Pasos siguientes El resto del proceso de diseño de una aplicación varía dependiendo de lo que desee hacer a continuación con la aplicación. Estos son algunos artículos que pueden ayudarle a obtener más información:      Modificar una aplicación de Access Buscar datos agregando un formulario emergente Trabajar con botones de acción en una aplicación de Access Agregar acciones personalizadas a la Barra de acciones Personalizar una vista mediante la creación de una macro de interfaz de usuario MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 55 Modificar una aplicación de Access Al crear una aplicación de Access a partir de una plantilla, o simplemente mediante la importación de tablas, la aplicación puede utilizar inmediatamente. Pero eso no quiere decir que es perfecto para el trabajo que está intentando hacer. Probablemente deseará hacer algunos cambios en su aplicación, como agregar más controles o mover controles a diferentes posiciones. Nota En este artículo no se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Para obtener más información acerca de cómo crear formularios en bases de datos de escritorio, consulte crear un formulario de Access. Mientras utiliza la aplicación en el explorador, realice algunas notas acerca de los cambios que le gustaría ver en las vistas, entonces: 1. Haga clic en configuración > Personalizar en Access, en la esquina superior derecha de la ventana del explorador. Nota Si no ve Personalizar en Access, es posible que no tenga permiso para personalizar la aplicación, o bien, la aplicación se ha bloqueado. 2. Haga clic en Abrir cuando se le pida el explorador. Si tiene Access instalado, abrirá y mostrar el entorno de diseño. 3. En el lado izquierdo de la pantalla, haga clic en el nombre del título de tabla en el Selector de tablas cuya vista desee cambiar y, a continuación, haga clic en la vista que necesita el cambio. 4. Haga clic en el botón Editar situado en el centro de la vista. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 56 Ahora ya puede comenzar a cambiar el diseño de la vista. Estas son algunas de las acciones que puede llevar a cabo aquí:   Mover, cambiar el tamaño o eliminar controles. (Tenga en cuenta que la eliminación de un control no supone la eliminación de los datos subyacentes, solo se trata de un elemento mostrado en esta vista). Agregar controles de la cinta de opciones: haga clic en un control en la Galería de controles y Access coloca el nuevo control en la vista.   Agregar controles de la Lista de campos: haga doble clic o arrastre un campo a la vista. Cambiar las propiedades de un control seleccionando y haciendo clic en los botones Datos o Formato que aparecen junto al control.  Agregar una macro a un control seleccionándolo y haciendo clic en el botón Acciones. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 57  Agregar botones de acción personalizada a la barra de acción en la parte superior de la vista. Una vez que haya terminado de realizar los cambios, haga clic en Guardar y, a continuación, Inicio > Lanzamiento de la aplicación para ver los cambios de diseño en el explorador. Cambios de nivel de aplicación  Cambiar el nombre de título de una vista, duplicar o eliminar una vista haciendo clic en su nombre en el Selector de vistas, a continuación, haga clic en el botón Configuración y medidas que aparece:  Agregar una nueva vista haciendo clic en el botón Agregar (+) situado a la derecha del Selector de vista. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 58  Importar datos a una aplicación haciendo clic en Inicio > Tabla para, a continuación, hacer clic en el tipo de datos que desea importar en Crear una tabla desde un origen de datos existente. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 59 Buscar datos agregando un formulario emergente Buscar los datos en las aplicaciones web de Access no tiene que ser complicado. Vistas de Popup (anteriormente denominados formularios emergentes) en las aplicaciones web de Access Obtén la información que necesita en un solo clic. Nota En este artículo no se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Para obtener más información acerca de cómo crear formularios en bases de datos de escritorio, vea crear un formulario de Access. Si está viendo tareas del empleado, por ejemplo y desea saber más acerca de un empleado en particular, puede designar una vista del menú emergente del control Asignado a . Access convierte el nombre del empleado en un vínculo: Haga clic en el nombre para ver y editar los detalles del empleado: Puede agregar vistas emergentes a cualquier control que muestre datos procedentes de tablas o consultas relacionadas. Esto incluye cuadros combinados, controles de Autocompletar y controles de Elementos relacionados. Nota Para la opción de vista emergente (PopUp) esté disponible, el control debe estar enlazado a un origen de fila (tabla o consulta), no sólo obtener sus valores de una lista de valores que especificó manualmente. Para agregar una vista emergente: 1. En Access, abra la aplicación web. Si se está viendo en un explorador, haga clic en configuración > Personalizar en Access. 2. Haga clic en el nombre del título de tabla para la vista que desee cambiar en el Selector de tablas en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en el nombre de la vista. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 60 3. Haga clic en Editar para abrir la vista en modo de diseño y, a continuación, haga clic en el control que desee agregar a la vista del menú emergente para. 4. Haga clic en el botón Datos que aparece al lado del control. 5. Si el control está vinculado a un origen de fila de tabla o de consulta, verá un desplegable de Vista emergente junto a la parte inferior de las propiedades de Datos. La lista desplegable muestra vistas que tienen el mismo origen de fila que el control. Seleccione la vista que desea que aparezca cuando haga clic en el botón emergente. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 61 Sugerencia Si no hay ninguna vista adecuada disponible, cierre el cuadro de configuración de Datos y cree una vista nueva. Seleccione la tabla que contiene la información que quiere ver y después haga clic en el botón del signo más a la derecha del Selector de vista. 6. Guarde la vista y después haga clic en Inicio > Iniciar aplicación para ver cómo funciona. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 62 Trabajar con botones de acción en una aplicación Access Al crear o utilizar una aplicación de Microsoft Access, utilice los botones de acción en la barra de acción para realizar diversas tareas, como agregar, modificar o eliminar registros. Botones de acción son similares a los controles de una vista. Algunos botones de acción predefinidos que no se puede cambiar, pero puede agregar botones de acción personalizada a la barra de acción para sus necesidades de la aplicación. Cada vista en una aplicación de Access muestra botones de acción predefinidos específicos en la barra de acciones que se pueden realizar desde esa vista. Este artículo ofrece una visión general de los botones de acción predefinidos y explica cómo puede agregar botones de acción personalizados a una vista. Si está oculta la barra de acción por el desarrollador de la aplicación, los botones de acción no son visibles. Si el origen de registros de la vista se establece como de sólo lectura, los botones de acción también no estarán disponibles como sólo podrá ver los datos. Para obtener más información, vea crear una aplicación de Access. En este artículo no se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Para obtener información sobre la navegación en bases de datos de escritorio y formularios, vea crear un formulario de Access. ¿Qué acción desea realizar? Información general Vistas y acciones Acciones predefinidas Usar acciones predefinidas Agregar un registro Eliminar un registro Modificar un registro Guardar un registro Cancelar los cambios de un registro Descargar en Excel Mover y ocultar las acciones Mostrar y ocultar la barra de acciones Crear y usar acciones personalizadas Agregar una acción personalizada Edite una acción personalizada MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 63 Elimine una acción personalizada Deshaga la eliminación de una acción personalizada Mover un botón de acción en la Barra de acciones Información general El tipo de botones de acción que se muestra en la barra de acción dependen de la vista que está utilizando. Las acciones predefinidas automáticamente realizan tareas específicas. Si pasa el ratón sobre un botón de acción, se muestra su funcionalidad. La imagen siguiente es un ejemplo de acciones en una barra de acciones y sus respectivas funciones: Acciones Agregar Eliminar Funcionalidad: Editar Guardar Cancelar Acciones como agregar, eliminar y guardar están predefinidas por el Access y éstos se pueden realizar en el contexto en que aparecen. Si quita una acción predefinida de una vista, no se puede agregar de nuevo. No se puede modificar acciones predefinidas de cualquiera de los tipos de vista. Puede agregar acciones personalizadas a la mayoría de las vistas y veremos cómo más adelante en este artículo. En la siguiente sección, echemos un vistazo a cómo puede utilizar las acciones predefinidas. Nota Las vistas Hoja de datos incluyen una descarga en botón de acción de Excel. Vistas y acciones Access muestra los botones de acción predefinidos específicos en la barra de acción con vistas basadas en las tareas que puede realizar desde esa vista. La tabla siguiente muestra la disponibilidad de los botones de acción predefinidos para diversas vistas y cuando están habilitados. Lista: esta vista muestra el mayor número de acciones. Agregar, eliminar, editar, guardar, y cancelar los botones de acción están disponibles en la vista de lista. Condición Acciones habilitadas Al agregar el primer registro Guardar y Cancelar When adding records when other records already exist Guardar y Cancelar Al leer datos actualizables Agregar, Eliminar y Editar Al leer datos no actualizables Ninguna Al editar un registro, pero no han realizado cambios en el registros Cancelar MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 64 Condición Al editar un registro y tiene cambios sin confirmar Acciones habilitadas Guardar y Cancelar Vista Hoja de datos: agregar, eliminar y descargar en los botones de acción de Excel están disponibles en la vista Hoja de datos. Agregar y eliminar están habilitadas en todo momento excepto al introducir datos en un registro nuevo. La descarga de un botón de acción de Excel está habilitada en todo momento en las vistas Hoja de datos. Vista de resumen: ninguno de los botones de acción está disponible en la vista de resumen. Vista en blanco: botones de acción sólo aparecen en la barra de acciones para las vistas en blanco cuando se establece la propiedad origen de registros. Los botones de acción que aparecen vistas en blanco se heredan de la vista de lista. Nota Botones de acción predefinidos no están habilitados para ver si la vista se abre como una ventana emergente a través de una vista de resumen. Cuando se abre una vista como un elemento emergente de una vista de resumen, Access establece los datos como no actualizable. Acciones predefinidas Acceso a aplicaciones proporcionan seis botones de acción predefinidos que se muestran en la barra de acción basan en el tipo de vista que seleccione. El número de acciones predefinidas que se muestra depende del tipo de vista. Aunque no puede editar los botones de acción predefinidos, puede cambiar el orden en que aparecen en la barra de acción u ocultar la barra de acción todo en una vista. Nota Ocultar la barra de acción no es recomendable a menos que proporcione opciones de navegación alternativa para la aplicación. La tabla siguiente incluye los botones de acción predefinidos, sus funciones y métodos abreviados de teclado: Botón Acción Método abreviado de teclado Agregar nuevo registro N o Alt + N Eliminar registro Supr Editar registro E o Alt + E Guardar registro Ctrl + G Cancelar los cambios Escape Descargar en Excel Nota Cuando se crea una nueva vista en blanco en una aplicación de Access, no se muestran los botones de acción predefinidos hasta que defina un origen de registros para la vista. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 65 Usar acciones predefinidas Agregar un registro El botón Agregar nueva acción de registro está disponible en las vistas lista y hoja de datos si la vista tiene un origen de registros es actualizable. El botón Agregar nueva acción de registro también está disponible en las vistas en blanco si la vista tiene un origen de registros definido y es actualizable. Utilice el botón de la acción de agregar para agregar un nuevo registro a una tabla. Para utilizar la acción, complete los siguientes pasos desde una aplicación de Access abierto: 1. Haga clic en la vista de lista. (También puede agregar los registros de la hoja de datos y las vistas en blanco.) 2. Haga clic en el botón de propiedad y, después, en Abrir en el explorador. 3. Después de la vista de lista se abre en el explorador web, haga clic en Agregar se muestran. y los campos que Nota Sólo las Guardar y Cancelar las acciones están disponibles en este momento. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 66 4. Especifique la información del nuevo registro y haga clic en Guardar . Repita los pasos 3 y 4 para agregar más registros. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 67 Eliminar un registro El botón de acción de registro eliminar está disponible en las vistas de lista, en blanco y hoja de datos si la vista tiene un origen de registros es actualizable. 1. Para eliminar un registro, abra la tabla en la vista Hoja de datos, espacio en blanco o lista. 2. Seleccione el registro y haga clic en la acción Eliminar . 3. Cuando Access le pida que confirme la eliminación, realice una de las siguientes opciones: o Para cancelar la acción de eliminación, haga clic en No. o Para continuar con la acción de eliminación, haga clic en Sí. Cuando un registro se elimina, deja de aparecer en la vista y se apreciarán los siguientes cambios:    El registro que va justo detrás del registro eliminado aparece resaltado. Si ha eliminado el último registro de la tabla, se resalta el registro anterior al registro eliminado. El registro que queda en la tabla (si solo hay uno) se muestra y la vista cambia para mostrar una vista sin registros. Modificar un registro El botón Editar de acción de registro de está disponible sólo en las vistas de lista y en blanco cuando la vista tiene un origen de registros es actualizable. Cuando se abra la lista o la vista en blanco, la edición, agregar y eliminar botones de acción están disponibles. 1. Para editar un registro existente, abra la tabla en la vista de lista en el explorador web y haga clic en el botón de acción de registro Editar. 2. Realice los cambios necesarios y, a continuación, haga clic en el botón de acción de Guardar. Nota Cuando empiece a modificar los datos de un campo, las acciones Cancelar y Guardar pasan a estar disponibles. Guardar un registro El botón de guardar registro acción estará disponible después de modificar la información de registro en una lista o una vista en blanco. Al hacer clic en el botón de guardar registro de acción en una aplicación de Access, los datos modificados se envían al servidor. Si hay un proceso de guardar conflictos, Access muestra un mensaje de error. Nota El botón de registro de acción de guardar no está disponible cuando el registro está en modo de lectura o si la vista tiene un origen de registros no es actualizable. Nota Vistas Hoja de datos incluye un botón de acción de registro de guardar porque Access automáticamente intenta guardar los cambios en los registros cuando se mueva a un registro diferente. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 68 Cancelar los cambios de un registro Puede cancelar cualquier modificación de los datos de lista y vistas en blanco si un registro no ha guardado los cambios, y si la vista tiene un origen de registros es actualizable. Para cancelar los cambios de un registro justo después de haberlos realizado:  Haga clic en el botón de acción Cancelar. Los campos modificados recientemente muestran los valores almacenados en la base de datos. Nota Guardar y cancelar los botones de acción dejan de estar disponibles después de realizar una acción de cancelar y cambian los campos para el modo de sólo lectura. Descargar en Excel Puede descargar registros desde su aplicación de Access en Excel de las vistas Hoja de datos. Para descargar los registros a Excel: 1. Al ver la aplicación en el explorador web, haga clic en la vista hoja de datos. 2. Haga clic en el botón de acción descargar en Excel. 3. Haga clic en Abrir para abrir la hoja de cálculo de Excel, haga clic en Guardar para guardar la hoja de cálculo en una carpeta o haga clic en Cancelar para cancelar la descarga de los registros en Excel. 4. Excel muestra los registros en la vista Hoja de datos. Sugerencia Si utiliza las opciones de filtro para restringir los registros que se muestran a un conjunto más pequeño de registros antes de hacer clic en la descarga de un botón de acción de Excel en la vista Hoja de datos, Access descarga todavía todos los registros de la vista origen de registros en Excel. Si desea descargar un conjunto más pequeño de registros, puede abrir una vista Hoja de datos desde una vista diferente mediante la acción de macro OpenPopup y utilizar Where argumento cláusula para filtrar los registros a un subconjunto más pequeño. Si hace clic en este caso la descarga en el botón de acción de Excel en la vista Hoja de datos, Access descarga el subconjunto más pequeño de registros en Excel. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 69 Nota La descarga de un botón de acción de Excel no se puede quitar de las vistas Hoja de datos. Si no desea mostrar este botón de acción, deberá ocultar la barra de acción de la vista Hoja de datos. Mover y ocultar las acciones Access muestra los botones de acción en cada vista en un orden predeterminado. Si desea cambiar el orden de visualización de cualquiera de los botones de acción, haga clic y mantenga presionado el botón y arrástrelo a una nueva posición en la barra de acción. Cambiar el orden de los botones de acción no cambia su comportamiento cuando se utiliza el acceso de la aplicación. El orden de tabulación cambia automáticamente para reflejar el nuevo orden. Si elimina un botón de acción de una vista, no puede restaurar el botón de acción en un momento posterior. Si desea restaurar un botón de acción eliminados, cree otra nueva vista. Puede ocultar los botones de acción mediante macros de interfaz de usuario. Utilice la acción de macro DefinirPropiedad y seleccione Visible en el cuadro de la propiedad y no escriba Sí o en el cuadro valor. En el cuadro Nombre del Control, escriba el nombre del botón de acción adecuado. Para buscar el nombre de una acción personalizada, abra la vista en modo de diseño en Access, haga clic en la acción personalizada y, a continuación, haga clic en el botón de la propiedad de datos. El nombre de la acción personalizada se muestra en el cuadro Nombre del Control. Acción Nombre del botón de acción Agregar nuevo registro addActionBarButton Eliminar registro deleteActionBarButton Editar registro editActionBarButton Guardar registro saveActionBarButton Cancelar los cambios cancelActionBarButton Nota En las vistas Hoja de datos que no se puede quitar la descarga en el botón de acción de Excel, mueve a una posición diferente u oculte utilizando las macros de interfaz de usuario. El nombre de la descarga en el botón de acción de Excel no se expone. Aprenda a personalizar una vista con una macro de interfaz de usuario. Mostrar y ocultar la barra de acciones Si tiene permisos para cambiar el diseño de una aplicación de Access, puede mostrar u ocultar la barra de acción completa para una vista específica. Si decide ocultar la barra de acción para una vista, todos los botones de acción predefinidos y personalizados no están disponibles cuando se abre la vista en el explorador web. Para cambiar la visibilidad de la barra de acción, siga los siguientes pasos desde una aplicación de Access abierto: 1. Haga clic en la vista para cambiar. Puede elegir una vista de lista, en blanco u hoja de datos. 2. Haga clic en el botón Propiedades y, a continuación, haga clic en Editar para abrir la vista en modo de edición para realizar cambios de diseño. 3. Haga clic en el botón de la propiedad de formato para la vista. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 70 Sugerencia Si no encuentra el botón de la propiedad formato de la vista, haga clic en un espacio vacío en la cuadrícula de la vista de cualquier control. 4. Para mostrar la barra de acción, seleccione Visible en el cuadro de la propiedad Visible de ActionBar. Para ocultar la barra de acción, seleccione oculto en el cuadro de la propiedad Visible de ActionBar. 5. Guardar los cambios de la vista. Crear y usar acciones personalizadas Si tiene permisos para cambiar el diseño de una aplicación de Access, puede agregar nuevas acciones a la Barra de acciones y usar macros para personalizarlas de forma que se ejecuten con clics. También puede alterar las acciones de macro existentes en el diseñador de aplicaciones de Access. Puede agregar hasta siete acciones personalizadas para una vista. Cuando se alcanza el límite máximo, Access muestra un mensaje que indica que se ha alcanzado el límite. Si ve este mensaje, puede eliminar acciones personalizadas existentes y agregar más acciones. A diferencia de acciones predefinidas, pueden crear y modificar las acciones personalizadas. También puede seleccionar el icono de una acción personalizada y su posición en la barra de acción.  Para cambiar el orden en que se muestra una acción personalizada, haga clic en el botón de acción personalizada y arrástrelo a una nueva posición en la barra de acción. El orden de tabulación cambia automáticamente para reflejar el nuevo orden. Agregar una acción personalizada 1. Abrir la aplicación de Access desde el panel de exploración, haga clic en la vista donde desee agregar la acción y, a continuación, haga clic en Abrir. Sugerencia Si no ve este panel, haga clic en Panel de navegación en la pestaña Inicio. 2. Haga clic en el botón Agregar acción personalizada. 3. Haga clic para seleccionar la acción personalizada y, después, haga clic en el botón de propiedad Datos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 71 4. Para personalizar la acción, cambie las siguientes propiedades: o Nombre del control: escriba un nombre para la acción. o Icono: haga clic en el icono al lado del icono predeterminado y elija uno de la galería. Escoja uno que no esté en la Barra de acciones o, de lo contrario, aparecerán iconos duplicados. o Información sobre herramientas: puede incluir una breve descripción de la acción. Esto es opcional, pero puede resultar muy práctico para los demás ver una descripción de qué acción se lleva a cabo al hacer clic en el botón. 5. Haga clic en Al hacer clic y agregue una acción de macro para el botón. 6. Haga clic con el botón secundario en la pestaña de la macro y, después, ciérrela. Aprenda a personalizar una vista con una macro de interfaz de usuario. Modificar una acción personalizada 1. Haga clic para seleccionar la acción. 2. Haga clic en el botón de propiedad Datos y haga los cambios que desee. Eliminar una acción personalizada  Seleccione la acción y presione Supr en el teclado. También existe la posibilidad de seleccionar y eliminar varias acciones personalizadas a la vez. Al eliminar una acción, el icono correspondiente se quita de la Barra de acciones, pero no de la galería de iconos. Deshacer una acción personalizada eliminada  Haga clic en el botón deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido. Mover un botón de acción personalizada en la barra de acciones  Haga clic y mantenga seleccionado el botón y arrástrelo a la nueva posición en la Barra de acciones. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 72 Pasos siguientes   Aprenda cómo Agregar acciones personalizadas a la barra de acción. Aprenda a personalizar una vista con una macro de interfaz de usuario. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 73 Cómo agregar acciones personalizadas a la Barra de acciones Puede agregar acciones personalizadas a la Barra de acciones para controlar tareas si tiene permisos para hacer cambios de diseño a una aplicación de Access. Use el procedimiento siguiente o vea un vídeo. Haga clic con el botón secundario en la tabla donde desea agregar la acción personalizada y haga clic en 1. Editar tabla. 2. Haga clic en el icono Agregar acción personalizada. 3. Haga clic en el icono de nuevo control personalizado > icono Datos debajo de control personalizado. 1. Agregue las siguientes propiedades: Nombre del control: escriba un nombre para la acción personalizada. Información sobre herramientas: puede agregar una descripción de la acción. Icono: haga clic en la flecha hacia arriba y seleccione un icono de la galería. Para no duplicar iconos, asegúrese de seleccionar uno que aún no está en la Barra de acciones. 2. Haga clic en el botón Al hacer clic y agregue una acción de macro. 3. Haga clic con el botón secundario en la pestaña de macro, haga clic en Guardar > Cerrar. 4. Guarde y cierre la tabla. NOTA Si Access muestra un mensaje que indica que ha alcanzado el límite máximo de acciones personalizadas para la vista, deberá eliminar acciones personalizadas existentes antes de poder agregar nuevas. Edite una acción personalizada 1. Haga clic en el botón de acción personalizada que desea modificar. 2. Haga clic en la propiedad Datos y haga los cambios que desee. Elimine una acción personalizada Seleccione el botón de acción y presione Suprimir en su teclado. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 74 NOTA Puede eliminar múltiples acciones personalizadas simultáneamente. Cuando elimina una acción, el botón desaparece de la Barra de acciones. Deshaga la eliminación de una acción personalizada Haga clic en el botón deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido. Mueva un botón de acción de la Barra de acciones Haga clic y mantenga presionado el botón, y arrástrelo a una nueva posición en la Barra de acciones. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 75 Personalizar una vista en una aplicación de Access mediante la creación de una macro de interfaz de usuario Con las macros de interfaz de usuario en aplicaciones de Access web puede realizar acciones tales como abrir otra vista, aplicar un filtro o crear un nuevo registro. Hay dos tipos: "incrustada" macros de interfaz de usuario, que se vinculan directamente a los objetos de la interfaz de usuario como botones de comando, cuadros combinados o la acción objeto de botón de la barra y macros de la interfaz de usuario de "independiente", contenidos en objetos de macro. Para evitar duplicar la lógica de la macro, volver a utilizar las macros de interfaz de usuario independientes llamando desde otras macros. Puede ver las macros de la interfaz de usuario independiente en el panel de exploración, bajo Macros, pero no puede ejecutar directamente desde allí. Utilizar la acción EjecutarMacro para ejecutar una macro de interfaz de usuario independiente desde una macro incrustada de interfaz de usuario. Nota En este artículo no se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Crear una macro incrustada de interfaz de usuario en una aplicación web de Access Las macros incrustadas de interfaz de usuario en aplicaciones de Access web se ejecutan cuando se producen sucesos específicos en una vista, como hacer clic en un botón, seleccionar un elemento en un cuadro combinado o cargar una vista. Las macros se convierten en parte de la vista o están incrustadas en el control. Aquí están los eventos que se puede adjuntar una macro de interfaz de usuario en un control o una vista en una aplicación web de Access: Tipo de evento Después de actualizar Al hacer clic Al activar registro Al cargar Cuándo se produce Ocurre después de introducir datos en un control o seleccionar un elemento de un control de lista. Ocurre cuando se selecciona un control. Ocurre cuando el usuario pasa a otro registro en la vista. Ocurre cuando se abre una vista. Y aquí están los eventos de que cada control admite en vistas de lista y en blanco: Tipo de control u objeto Eventos admitidos Botón de la barra de acciones Al hacer clic Autocompletar Después de actualizar, Al hacer clic Botón Al hacer clic Casilla Después de actualizar Combo Box Después de actualizar Hipervínculo Después de actualizar, Al hacer clic Imagen Al hacer clic Label Al hacer clic Cuadro de texto de varias líneas Después de actualizar, Al hacer clic Text Box Después de actualizar, Al hacer clic Vista Al activar registro, Al cargar MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 76 Nota    Vistas de resumen en las aplicaciones de web Access no admiten la capacidad para agregar controles personalizados, lo que significa que no puede agregar las macros de la interfaz de usuario a todos los controles de este tipo de vista. Las vistas Hoja de datos no son compatibles con los eventos de control después de la actualización. Sólo puede definir la lógica de la macro en el evento después de la actualización de los controles situados en vistas de lista y en blanco. Controles de explorador Web, controles de vista secundaria y controles de los elementos relacionados no admiten eventos en cualquier tipo de vista. Aquí es cómo crear una macro incrustada de interfaz de usuario en una aplicación web de access: 1. Seleccione el control en el que desea incrustar la macro. 2. Haga clic en el botón Acciones. Access abre el cuadro de diálogo Acciones para la acción personalizada. 3. Haga clic en el evento que desea asociar la macro. Access muestra una macro en blanco en la vista Diseño de la macro y puede empezar a agregar acciones. Crear una macro de interfaz de usuario independiente en una aplicación web de Access 1. Haga clic en Inicio > Avanzadas > Macro. Access muestra una macro en blanco en la Vista de diseño de macro y puede comenzar a agregar acciones. 2. Haga clic en Guardar. Escriba el nombre de la macro en el cuadro de Nombre de la macro y haga clic en Aceptar. Sugerencias para crear una macro de interfaz de usuario en una aplicación web de Access Estas sugerencias deberían ayudar a que el proceso no presente problemas.  Para hacer referencia a un campo en una macro, utilice el formato [TableName]. [ FieldName]. Por ejemplo, utilice [tareas]. [ Fecha de vencimiento] para hacer referencia al campo de Fecha de vencimiento y el [tareas]. [ Estado] para hacer referencia al campo estado. Si la vista se basa en una consulta, proporcione el nombre del objeto consulta guardada. Por ejemplo, si el origen de registros de la vista es una consulta denominada MyQuery, use [MyQuery]. [ Fecha de vencimiento] para hacer referencia al campo de Fecha de vencimiento en la consulta. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 77    Antes de crear una macro de UI incrustada, tome nota de los nombres de las tablas, campos y controles que planea usar porque no podrá pasar a otras pestañas mientras esté trabajando. Algunos argumentos de la acción de macro admiten expresiones. Si desea utilizar una expresión para un argumento de la acción de macro, escriba un signo de = en la primera posición en el cuadro del argumento. Si el argumento es compatible con expresiones, Access muestra un botón Generador de expresiones en el lado derecho del cuadro de argumento. Guarde los cambios con frecuencia. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 78 Tipos de datos para aplicaciones de Access Al crear las tablas en las aplicaciones de Access, necesitará seleccionar un tipo de datos para cada columna de datos. Tipos de datos en las aplicaciones de Access son similares a las de los archivos de bases de datos (.accdb), pero hay algunas diferencias porque los datos se almacenan en SQL Server (o Microsoft Azure de base de datos SQL, si la aplicación está en un sitio de Office365). La tabla siguiente muestra los tipos de datos disponibles para las aplicaciones de Access y qué tipo de datos que son adecuados para. Para los aficionados a SQL Server, también consideramos los tipos de datos de SQL Server que se corresponden con. Valor de la propiedad Tipo de datos de SQL Descripción Subtype Server correspondiente Valor único generado por Access Autonumeración n/d int para cada registro nuevo. Datos alfanuméricos, de 1 a 4000 nvarchar con longitud de 1 Texto corto n/d caracteres (el límite de caracteres a 4000 predeterminado es 255). Datos alfanuméricos, hasta 2^30-1 Texto largo n/d nvarchar(max) bytes. Número entero (sin Número Datos numéricos. int posiciones decimales) Número de punto Número flotante (posiciones Datos numéricos. double decimales variables) Número de punto fijo (6 Número Datos numéricos. decimal(28,6) posiciones decimales) Fecha/Hora Fecha Fechas. date Fecha/Hora Hora Horas. time(3) Fecha/Hora Fecha con hora Fechas y horas. datetime2(3) Moneda n/d Datos monetarios. decimal(28,6) bit (el valor Sí/No n/d Datos booleanos (sí/no). predeterminado es false) Un vínculo que dirige a un Hipervínculo n/d documento o archivo en Internet o nvarchar(max) en una intranet Datos de imagen binaria Imagen n/d Datos de imagen. varbinary(max), 2^31-1 bytes Resultado de una expresión que se Depende del resultado de Calculado n/d crea usando datos de uno o varios la expresión. campos de la tabla. Usa el contenido de una lista de Búsqueda Lista de valores valores para validar el contenido del nvarchar(220) campo. Usa el campo de identificación de Búsqueda Otra tabla o consulta otra tabla o consulta para validar el int contenido del campo. Tipo de datos MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 79 Usar una Vista de lista en una aplicación de Access Para ver los datos de su aplicación de Access en un diseño de formulario, utilice una vista de lista (también conocido como vista de detalles de la lista). Al agregar una tabla nueva a la aplicación o importar datos en su aplicación, Access crea automáticamente una vista de lista para cada tabla, pero puede crear vistas de lista adicionales para las tablas. La vista de lista incluye un cuadro de búsqueda integradas, por lo que es útil cuando desea buscar o filtrar datos concretos. La vista de lista también es útil para visualizar los detalles de un registro y agregar, editar o eliminar registros de una tabla. Seleccione un registro para ver o editar en el control de lista en el lado izquierdo de la vista de lista. Para obtener más información acerca de cómo agregar tablas a las aplicaciones de Access, vea crear una aplicación de Access. Nota En este artículo no se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Para obtener más información acerca de cómo crear formularios en bases de datos de escritorio, vea crear un formulario de Access. Cuando Access crea una nueva vista de lista, crea automáticamente un control en la vista para cada campo de la tabla. Cuando se agrega un nuevo campo a la tabla, Access agrega un nuevo control para ese campo en la vista de lista. Si se realizan cambios de diseño a una vista de lista, como mover o cambiar el tamaño de los controles y guardar los cambios de diseño, Access ya no agrega nuevos controles a la vista de lista al agregar nuevos campos a la tabla. En este caso, necesitará agregar nuevos controles a la vista de lista al agregar nuevos campos a la tabla. Más información acerca de Agregar controles a una vista de. Agregar una nueva vista de lista Para agregar una nueva vista de lista a una tabla, siga los pasos siguientes: 1. Inicie la aplicación en Access. 2. Haga clic en el nombre del título de tabla en el Selector de tablas en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en el botón Agregar nueva vista (el signo más). MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 80 3. En el cuadro de diálogo Agregar nueva vista, escriba un nombre para la vista en el cuadro Nombre de vista, establecer el Tipo de vista para Mostrar los detalles y seleccione el nombre de tabla en el cuadro Origen de registros. 4. Haga clic en Inicio > Lanzamiento de la aplicación para abrir la vista de lista en el explorador. 5. Haga clic en el nombre de tabla > lista para agregar, modificar o eliminar datos en esta vista. Usando los botones de acción en una vista de lista  Para agregar un nuevo registro: haga clic en el botón de acción de  y, a continuación, haga clic en el botón de acción Guardar . Para editar un registro: haga clic en el registro de la lista y, a continuación, haga clic en el botón Editar  de acción de . Para eliminar un registro: haga clic en el registro de la lista y, a continuación, haga clic en el botón de  acción Eliminar . Para cancelar cualquier sin guardar las modificaciones de datos en un registro: haga clic en el botón Cancelar de acción de de Agregar, escriba los datos . Aquí es más sobre cómo trabajar con los botones de acción en una aplicación de Access. Filtrar datos en una vista de lista Puede usar el cuadro de búsqueda para filtrar la lista. Por ejemplo, para buscar elementos que tengan los caracteres “an”, escriba dichos caracteres en el cuadro Filtrar la lista y presione Entrar. Access filtrará varios campos y, en este ejemplo, el resultado obtenido será “Alan” y “Anna”. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 81 Para volver a la vista sin filtros, haga clic en la “x” en el cuadro de búsqueda. Aquí está más en la búsqueda de datos en una vista de lista. Sugerencia Cuando está viendo registros en una vista de lista, escriba el carácter de barra diagonal / como método abreviado de teclado para mover el enfoque a la búsqueda de la caja. Eliminar una vista de lista Para eliminar una vista de lista existente, siga los pasos siguientes: 1. Inicie la aplicación en Access. 2. Haga clic en el nombre del título de tabla en el Selector de tablas en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en la vista de lista. 3. Haga clic en el botón Propiedades y, a continuación, haga clic en Eliminar. 4. Haga clic en Sí para eliminar la vista de lista o haga clic en No para cancelar la eliminación. Nota Eliminación de una vista de lista quita de la lista de vistas vinculado a la tabla y del panel de exploración. No se puede deshacer la eliminación de una vista de lista. Cambiar el nombre de un título de la vista de lista Cuando se crea una nueva tabla en una aplicación de Access, Access utiliza la lista como el título de la vista. Este título no es el nombre real del objeto de vista de lista que se muestra en el panel de exploración. Puede MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 82 cambiar el título de la vista de lista a algo más a su gusto. Al cambiar el título de la vista de lista no cambia el nombre del objeto de vista de lista que se muestra en el panel de exploración. Para cambiar el nombre de un título de la vista de lista, realice los pasos siguientes: 1. Inicie la aplicación en Access. 2. Haga clic en el nombre del título de tabla en el Selector de tablas en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en la vista de lista. 3. Haga clic en el botón Propiedades y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre. 4. Escriba el nuevo nombre del título de la vista de lista y, a continuación, presione ENTRAR. 5. Haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido para guardar los cambios de título. Sugerencia Para cambiar la posición de la vista de lista en la parte superior de la pantalla, haga clic y mantenga el título y arrástrelo hacia la derecha o la izquierda a una nueva posición. Realizar una copia de una vista de lista Si desea realizar una copia idéntica de una vista de lista, puede utilizar la función de duplicado en aplicaciones de Access. Para hacer una copia de una vista de lista, realice los pasos siguientes: 1. Inicie la aplicación en Access. 2. Haga clic en el nombre del título de tabla en el Selector de tablas en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en la vista de lista. 3. Haga clic en el botón Propiedades y, a continuación, haga clic en Duplicar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 83 4. Escriba el nombre de la nueva copia de la vista de lista en el cuadro Nombre de duplicado. Tenga en cuenta que cada objeto de vista en el panel de exploración debe ser único. 5. Seleccione una tabla para asignar esto en la ubicación para el duplicado de la caja. Al asignar una copia de una vista a una tabla, Access muestra el nombre del título de la vista al hacer clic en el nombre del título de tabla en el panel izquierdo. Sugerencia Si no desea asignar una copia de la vista a una tabla específica, puede seleccionar [independiente/Popup] en el cuadro ubicación para duplicar. Al realizar una copia de la vista como una vista independiente, Access muestra el objeto en el panel de exploración, pero no en la lista de vistas que se asignan a tablas. Para abrir vistas independientes en el explorador, debe utilizar la acción de macro OpenPopup. 6. Haga clic en Aceptar para crear la nueva copia de la vista de lista, o haga clic en Cancelar para cancelar la creación de la copia de la vista de lista. 7. Haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido para guardar los cambios a la lista de vistas. Pasos siguientes      Aprender cómo Agregar controles a una vista de. Aprender cómo trabajar con botones de acción. Aprenda cómo Agregar acciones personalizadas a la barra de acción. Aprender cómo Personalizar una vista mediante la creación de una macro de interfaz de usuario. Obtenga información sobre cómo crear relaciones en aplicaciones de Access de crear una relación. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 84 Utilizar una vista de hoja de datos de web en una aplicación de Access Para ver el número de registros de datos en la aplicación de Access al mismo tiempo, utilice la vista Hoja de datos. Al agregar una tabla nueva a la aplicación Access o importar datos en su aplicación, Access crea automáticamente una vista Hoja de datos para cada tabla, pero puede crear vistas Hoja de datos adicionales para las tablas. La vista Hoja de datos tiene filtrado integrada y opciones de ordenación disponibles cuando desea buscar o filtrar datos concretos. La vista Hoja de datos también es útil para visualizar los detalles de muchos registros, agregar nuevos registros y eliminación de registros de una tabla rápidamente. También puede descargar registros de una vista Hoja de datos en una aplicación de Access a Excel. Para obtener más información acerca de cómo agregar tablas a las aplicaciones de Access, vea crear una aplicación de Access Nota En este artículo no se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Para obtener más información acerca de cómo crear formularios en bases de datos de escritorio, consulte crear un formulario de Access. Cuando Access crea una nueva vista Hoja de datos, crea automáticamente un control en la vista para cada campo de la tabla. Cuando se agrega un nuevo campo a la tabla, Access agrega un nuevo control para ese campo en la vista Hoja de datos. Sin embargo, si se realizan cambios de diseño a una vista Hoja de datos, tales como mover o cambiar el tamaño de los controles y guardar los cambios de diseño, Access agrega ya no nuevos controles a la vista Hoja de datos al agregar nuevos campos a la tabla. En este caso, necesitará agregar nuevos controles a la vista Hoja de datos al agregar nuevos campos a la tabla. ¿Qué es una vista de hoja de datos web? Una vista de hoja de datos del web en una aplicación de Access muestra datos organizados en filas y columnas en un explorador web. Las modificaciones de datos pueden permitir o no, como prefiera. Cuando se crea una vista de hoja de datos web en Access, se abre en la vista Diseño, donde puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:   Establecer el origen del registro Dar un título a la vista MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 85    Agregar acciones automáticas que pasan cuando la vista se abre y cuando alguien alterna entre registros usando la vista Agregar acciones personalizadas que pasan cuando alguien hace clic en un botón (de su elección) Cambiar el tamaño y mover controles y establecer propiedades de control Agregar una nueva vista Hoja de datos Para agregar una nueva vista Hoja de datos a una tabla en una aplicación de Access, siga los pasos siguientes: 1. Inicie la aplicación en Access. 2. Haga clic en el nombre del título de tabla en el Selector de tablas en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en el botón Agregar nueva vista (el botón de signo más junto a los nombres del título de la vista). 3. En el cuadro de diálogo Agregar nueva vista, escriba un nombre para la vista en el cuadro Nombre de vista, establecer el Tipo de vista hoja de datos y seleccione el nombre de tabla en el cuadro Origen de registros. Establecer o cambiar el origen de registros para la vista En la parte superior derecha del área de diseño, haga clic en Datos para abrir el cuadro con el mismo nombre: Elija el nombre de tabla para proporcionar datos para la vista y de manera opcional, marque la casilla de verificación Sólo lectura para impedir que las personas modifican los datos de esta vista. Cuando haya terminado de realizar los cambios, simplemente cierre el cuadro de diálogo. Sugerencia Si tiene problemas para encontrar las opciones de la vista de datos, haga clic en un punto vacío en el área de diseño de los controles. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 86 Sugerencia También puede seleccionar el nombre de una consulta guardada en el cuadro origen de registro si desea mostrar los resultados de una consulta en la vista Hoja de datos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 87 Dar un título En la parte superior derecha del área de diseño, haga clic en Formato para abrir el cuadro con el mismo nombre: Elija si desea que la barra de acción sea visible u oculto en la casilla de ActionBar Visible. Se pueden agregar, editar y eliminar registros en las vistas Hoja de datos si está oculta la barra de acción, siempre y cuando los datos en la vista Hoja de datos están actualizables. En el cuadro título, escriba el texto para mostrar en la vista Hoja de datos cuando se abre como una ventana emergente en una ventana del explorador. Cuando haya terminado, simplemente cierre el cuadro de diálogo. Nota Cuando se establece la propiedad Caption en el cuadro de diálogo Formato, Access muestra ese título sólo si la vista Hoja de datos se abre como una ventana emergente. Establecer la propiedad Caption en el cuadro de diálogo Formato no cambia lo que Access se muestra en el Selector de vistas para la vista. Para cambiar el texto que aparece en el Selector de vistas, consulte la sección sobre el cambio de nombre un título de vista Hoja de datos. Agregar acciones automáticas En la parte superior derecha del área de diseño, haga clic en Acciones para abrir el cuadro con el mismo nombre: Cada botón abre una macro en la vista Diseño. Haga clic en Cargar para diseñar una macro que se ejecuta cuando se abre la hoja de datos y haga clic En actual para una macro que se ejecuta cuando un usuario selecciona una fila diferente en la hoja de datos. Cuando haya terminado, simplemente cierre el cuadro de diálogo. Más información acerca de Personalizar una vista mediante la creación de una macro de interfaz de usuario. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 88 Cómo agregar acciones personalizadas a la Barra de acciones De manera predeterminada, las vistas Hoja de datos incluyen un botón de acción Agregar y un botón de acción de Eliminar. Más información sobre cómo trabajar con los botones de acción en una aplicación de Access. También puede agregar sus propios botones de acción personalizada a la barra de acción. En la parte superior central del área de diseño, haga clic en Agregar acción personalizada (el botón de signo más junto a la barra de acción). La nueva acción se muestra como un botón con un icono de estrella: Haga clic en el botón de acción personalizada y, después, en el botón Datos que aparece. Access abrirá el cuadro de diálogo Datos relativo a la acción personalizada: Asigne un nombre a su botón de acción personalizado, seleccione un icono para utilizar, escriba una sugerencia (el texto que aparece cuando se sitúa el puntero sobre el icono de acción) y, a continuación, haga clic En haga clic en para abrir la vista Diseño de la macro y escribir una macro que se ejecuta cuando se hace clic en el botón de acción personalizado. Más información acerca de cómo Agregar acciones personalizadas a la barra de acción. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 89 Agregar, editar y eliminar datos Puede realizar cambios a los datos mediante las vistas Hoja de datos, abra la vista en el explorador. Access guarda automáticamente los cambios a los registros siempre que se mueva a un registro diferente en la vista.    Para agregar un nuevo registro: haga clic en el botón de registro de Agregar en la barra de acción, escriba los datos que desee en las columnas y, a continuación, la ficha o haga clic en un registro diferente para guardar el nuevo registro. Nuevos registros en las vistas Hoja de datos aparecen siempre en la parte inferior. Para editar un registro: haga clic en la fila que desea editar y ficha a la columna específica desee cambiar. Escriba en los nuevos datos y, a continuación, la ficha o haga clic en un registro diferente para guardar los cambios de los registros. Para eliminar un registro: haga clic en la fila que desea eliminar y, a continuación, haga clic en el botón de acción Eliminar . Access muestra un cuadro de diálogo de confirmación para asegurarse de que desea eliminar ese registro. Haga clic en Sí para eliminar o haga clic en No para cancelar la eliminación del registro. Sugerencia También puede eliminar un registro haciendo clic en el selector de fila en el lado izquierdo y, a continuación, haga clic en Eliminar. Para eliminar más de un registro a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los selectores de fila diferente, haga clic en uno de los selectores de fila y, a continuación, haga clic en Eliminar. Filtrar y ordenar datos Las vistas Hoja de datos en las aplicaciones de Access tienen opciones integradas para filtrar y ordenar los datos. Puede filtrar y ordenar columnas de datos para ver sólo los registros que desea ver diferentes rápidamente. Para filtrar los datos: 1. Desplácese a la vista Hoja de datos en la aplicación de Access mediante el explorador. 2. Desplace el puntero sobre un encabezado de columna, haga clic en la flecha de lista desplegable y haga clic en una opción para filtrar la lista de datos específicos de la columna. Access muestra un icono de embudo encima de cada columna que tiene aplicado un filtro. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 90 Sugerencia Seleccione más opciones de la lista para filtrar por más de una opción de datos. 3. Para quitar un filtro de una columna, haga clic en Borrar filtro en la lista de opciones. Sugerencia Use la característica de su navegador "Buscar en página" para encontrar rápidamente cualquier información en una vista de hoja de datos. Por ejemplo, en Internet Explorer presione Ctrl+F, introduzca el texto o el número que esté buscando, y luego haga clic en Anterior o Siguiente para desplazarse por los valores encontrados. Para ordenar los datos: 1. Desplácese a la vista Hoja de datos en la aplicación de Access mediante el explorador. 2. Desplace el puntero sobre un encabezado de columna, haga clic en la flecha de lista desplegable y haga clic en Orden ascendente u Orden descendente para ordenar los registros en la vista por dicha columna. Para ocultar una columna: 1. Desplácese a la vista Hoja de datos en la aplicación de Access mediante el explorador. 2. Desplace el puntero sobre un encabezado de columna, haga clic en la flecha de lista desplegable y haga clic en Ocultar columna. Access oculta la columna de la vista en el explorador. Nota Ocultar una columna en la vista Hoja de datos en el explorador es sólo temporal. Si se vaya a una vista diferente y volver o actualizar la vista, Access muestra otra vez la columna. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 91 Descargar los registros de las vistas Hoja de datos en Excel Puede descargar registros desde su aplicación de Access en Excel de las vistas Hoja de datos. Para descargar los registros a Excel: 1. Al ver la aplicación en el explorador web, haga clic en la vista hoja de datos. 2. Haga clic en el botón de acción de de descargar en Excel en la barra de acción. 3. Haga clic en Abrir para abrir la hoja de cálculo de Excel, haga clic en Guardar para guardar la hoja de cálculo en una carpeta o haga clic en Cancelar para cancelar la descarga de los registros en Excel. 4. Excel muestra los registros en la vista Hoja de datos. Sugerencia Si utiliza las opciones de filtro para restringir los registros que se muestran a un conjunto más pequeño de registros antes de hacer clic en la descarga de un botón de acción de Excel en la vista Hoja de datos, Access descarga todavía todos los registros de la vista origen de registros en Excel. Si desea descargar un conjunto más pequeño de registros, puede abrir una vista Hoja de datos desde una vista diferente mediante la acción de macro OpenPopup y utilizar Where argumento cláusula para filtrar los registros a un subconjunto más pequeño. Si hace clic en este caso la descarga en el botón de acción de Excel en la vista Hoja de datos, Access descarga el subconjunto más pequeño de registros en Excel. Nota La descarga de un botón de acción de Excel no se puede quitar de las vistas Hoja de datos. Si no desea mostrar este botón de acción, deberá ocultar la barra de acción de la vista Hoja de datos. Eliminar una vista Hoja de datos Para eliminar una vista Hoja de datos existente, siga los pasos siguientes: 1. Inicie la aplicación en Access. 2. Haga clic en el nombre del título de tabla en el Selector de tablas en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en la vista Hoja de datos. 3. Haga clic en el botón Propiedades y, a continuación, haga clic en Eliminar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 92 Cambiar el nombre de un título de vista Hoja de datos que se muestra en el Selector de vistas Access muestra una lista de nombres de la vista los títulos en la parte superior de la aplicación en el Selector de vistas. Para cambiar el título de la vista Hoja de datos que se muestra en el Selector de vistas, siga estos pasos: 1. Inicie la aplicación en Access. 2. Haga clic en el nombre del título de tabla en el Selector de tablas en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en la vista Hoja de datos. 3. Haga clic en el botón Propiedades y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre. 4. Escriba el nuevo nombre de título de la vista Hoja de datos y, a continuación, presione ENTRAR. 5. Haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido para guardar los cambios de título. Sugerencia Para cambiar la posición de la vista Hoja de datos en la parte superior de la pantalla, haga clic y mantenga el título y arrástrelo hacia la derecha o la izquierda a una nueva posición. Realizar una copia de una vista Hoja de datos Si desea realizar una copia idéntica de una vista Hoja de datos, puede utilizar la función de duplicado en aplicaciones de Access. Para realizar una copia de una vista Hoja de datos, realice los pasos siguientes: 1. Inicie la aplicación en Access. 2. Haga clic en el nombre del título de tabla en el Selector de tablas en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en la vista Hoja de datos. 3. Haga clic en el botón Propiedades y, a continuación, haga clic en Duplicar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 93 4. Escriba el nombre de la nueva copia de la vista Hoja de datos en el cuadro Nombre de duplicado. Tenga en cuenta que cada objeto de vista en el panel de exploración debe ser único. 5. Seleccione una tabla para asignar esto en la ubicación para el duplicado de la caja. Al asignar una copia de una vista a una tabla, Access muestra el nombre del título de la vista al hacer clic en el nombre del título de tabla en el panel izquierdo. Sugerencia Si no desea asignar una copia de la vista a una tabla específica, puede seleccionar [independiente/Popup] en el cuadro ubicación para duplicar. Al realizar una copia de la vista como una vista independiente, Access muestra el objeto en el panel de exploración, pero no en la lista de vistas que se asignan a tablas. Para abrir vistas independientes en el explorador, debe utilizar la acción de macro OpenPopup. 6. Haga clic en Aceptar para crear la nueva copia de la vista Hoja de datos o haga clic en Cancelar para cancelar la creación de la copia de la vista Hoja de datos. 7. Haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido para guardar los cambios a la lista de vistas. Más información sobre las aplicaciones de Access Las vistas de hoja de datos web son una característica de las aplicaciones de Access (que consiste en bases de datos que se ejecutan en un explorador que se puede usar en línea), pero son solo una característica. Para saber más sobre las aplicaciones de Access, vea el artículo sobre cómo crear una aplicación de Access. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 94 Crear una vista de resumen En las aplicaciones de Access, las vistas de resumen funcionan como informes en pantalla que le permiten resumir datos según diferentes valores. Use los siguientes pasos para crear una vista de resumen en una aplicación de Access: 1. Abra la aplicación en Access. Si está viendo la aplicación en el explorador, haga clic en el menú de e > Personalizar en Access. 2. Haga clic en la tabla a la que quiere agregar la vista y haga clic en Agregar nueva vista (el signo má 3. En el cuadro Agregar nueva vista, escriba un nombre para la vista. 4. Haga clic en Tipo de vista y seleccione Resumen. 5. Si quiere usar otro origen de datos para la vista, haga clic en Origen del registro y seleccione la tab consulta que quiera usar. 6. Haga clic en el botón Agregar nueva vista. Access crea la vista, pero es probable que usted tenga que editarla para que muestre los datos que quiere 1. Haga clic en Editar. 2. Haga clic en el cuadro más pequeño situado en el lado izquierdo de la vista y, después, haga clic en Datos que aparece junto al cuadro. 1. En el cuadro Datos, haga clic en Agrupar por y seleccione el campo por el que quiere agrupar los e 2. Si tiene datos numéricos para los que quiera calcular el total o la media, escriba un encabezado bre total en el cuadro Encabezado Cálculo; después, seleccione las opciones que quiera para Campo d Tipo de cálculo. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 95 3. Cierre el cuadro Datos y haga clic en el cuadro vacío de mayor tamaño situado en el lado derecho 4. Haga clic en el botón Datos que aparece a la derecha del cuadro más grande. 5. Seleccione los campos que quiere mostrar para cada elemento del grupo. También puede especificar títulos alternativos para cada campo. Si no escribe un título, Access muestra el nombre de campo de la tabla. 6. También puede seleccionar una vista emergente. Cuando se use la vista en el explorador, la vista emergente aparecerá al hacer clic en un elemento de la lista y mostrará más detalles sobre el elemento. 7. Seleccione un campo de ordenación si quiere ordenar los elementos y, después, cierre el cuadro D 8. Haga clic en Guardar > Inicio > Iniciar aplicación para probar la nueva vista en el explorador. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 96 Trabajar con botones de acción en una aplicación Access Al crear o utilizar una aplicación de Microsoft Access, utilice los botones de acción en la barra de acción para realizar diversas tareas, como agregar, modificar o eliminar registros. Botones de acción son similares a los controles de una vista. Algunos botones de acción predefinidos que no se puede cambiar, pero puede agregar botones de acción personalizada a la barra de acción para sus necesidades de la aplicación. Cada vista en una aplicación de Access muestra botones de acción predefinidos específicos en la barra de acciones que se pueden realizar desde esa vista. Este artículo ofrece una visión general de los botones de acción predefinidos y explica cómo puede agregar botones de acción personalizados a una vista. Si está oculta la barra de acción por el desarrollador de la aplicación, los botones de acción no son visibles. Si el origen de registros de la vista se establece como de sólo lectura, los botones de acción también no estarán disponibles como sólo podrá ver los datos. Para obtener más información, vea crear una aplicación de Access. En este artículo no se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Para obtener información sobre la navegación en bases de datos de escritorio y formularios, vea crear un formulario de Access. ¿Qué acción desea realizar? Información general Vistas y acciones Acciones predefinidas Usar acciones predefinidas Agregar un registro Eliminar un registro Modificar un registro Guardar un registro Cancelar los cambios de un registro Descargar en Excel Mover y ocultar las acciones Mostrar y ocultar la barra de acciones Crear y usar acciones personalizadas Agregar una acción personalizada Edite una acción personalizada MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 97 Elimine una acción personalizada Deshaga la eliminación de una acción personalizada Mover un botón de acción en la Barra de acciones Información general El tipo de botones de acción que se muestra en la barra de acción dependen de la vista que está utilizando. Las acciones predefinidas automáticamente realizan tareas específicas. Si pasa el ratón sobre un botón de acción, se muestra su funcionalidad. La imagen siguiente es un ejemplo de acciones en una barra de acciones y sus respectivas funciones: Acciones Agregar Eliminar Funcionalidad: Editar Guardar Cancelar Acciones como agregar, eliminar y guardar están predefinidas por el Access y éstos se pueden realizar en el contexto en que aparecen. Si quita una acción predefinida de una vista, no se puede agregar de nuevo. No se puede modificar acciones predefinidas de cualquiera de los tipos de vista. Puede agregar acciones personalizadas a la mayoría de las vistas y veremos cómo más adelante en este artículo. En la siguiente sección, echemos un vistazo a cómo puede utilizar las acciones predefinidas. Nota Las vistas Hoja de datos incluyen una descarga en botón de acción de Excel. Vistas y acciones Access muestra los botones de acción predefinidos específicos en la barra de acción con vistas basadas en las tareas que puede realizar desde esa vista. La tabla siguiente muestra la disponibilidad de los botones de acción predefinidos para diversas vistas y cuando están habilitados. Lista : esta vista muestra el mayor número de acciones. Agregar, eliminar, editar, guardar, y cancelar los botones de acción están disponibles en la vista de lista. Condición Acciones habilitadas Al agregar el primer registro Guardar y Cancelar When adding records when other records already exist Guardar y Cancelar Al leer datos actualizables Agregar, Eliminar y Editar Al leer datos no actualizables Ninguna Al editar un registro, pero no han realizado cambios en el registros Cancelar MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 98 Condición Al editar un registro y tiene cambios sin confirmar Acciones habilitadas Guardar y Cancelar Vista Hoja de datos : agregar, eliminar y descargar en los botones de acción de Excel están disponibles en la vista Hoja de datos. Agregar y eliminar están habilitadas en todo momento excepto al introducir datos en un registro nuevo. La descarga de un botón de acción de Excel está habilitada en todo momento en las vistas Hoja de datos. Vista de resumen : ninguno de los botones de acción están disponible en la vista de resumen. Vista en blanco : botones de acción sólo aparecen en la barra de acciones para las vistas en blanco cuando se establece la propiedad origen de registros. Los botones de acción que aparecen vistas en blanco se heredan de la vista de lista. Nota Botones de acción predefinidos no están habilitados para ver si la vista se abre como una ventana emergente a través de una vista de resumen. Cuando se abre una vista como un elemento emergente de una vista de resumen, Access establece los datos como no actualizable. Acciones predefinidas Access a aplicaciones proporcionan seis botones de acción predefinidos que se muestran en la barra de acción basan en el tipo de vista que seleccione. El número de acciones predefinidas que se muestra depende del tipo de vista. Aunque no puede editar los botones de acción predefinidos, puede cambiar el orden en que aparecen en la barra de acción u ocultar la barra de acción todo en una vista. Nota Ocultar la barra de acción no es recomendable a menos que proporcione opciones de navegación alternativa para la aplicación. La tabla siguiente incluye los botones de acción predefinidos, sus funciones y métodos abreviados de teclado: Botón Acción Método abreviado de teclado Agregar nuevo registro N o Alt + N Eliminar registro Supr Editar registro E o Alt + E Guardar registro Ctrl + G Cancelar los cambios Escape Descargar en Excel Nota Cuando se crea una nueva vista en blanco en una aplicación de Access, no se muestran los botones de acción predefinidos hasta que defina un origen de registros para la vista. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 99 Usar acciones predefinidas Agregar un registro El botón Agregar nueva acción de registro está disponible en las vistas lista y hoja de datos si la vista tiene un origen de registros es actualizable. El botón Agregar nueva acción de registro también está disponible en las vistas en blanco si la vista tiene un origen de registros definido y es actualizable. Utilice el botón de la acción de agregar para agregar un nuevo registro a una tabla. Para utilizar la acción, complete los siguientes pasos desde una aplicación de Access abierto: 1. Haga clic en la vista de lista. (También puede agregar los registros de la hoja de datos y las vistas en blanco.) 2. Haga clic en el botón de propiedad y, después, en Abrir en el explorador. 3. Después de la vista de lista se abre en el explorador web, haga clic en Agregar se muestran. y los campos que Nota Sólo las Guardar y Cancelar las acciones están disponibles en este momento. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 100 4. Especifique la información del nuevo registro y haga clic en Guardar . Repita los pasos 3 y 4 para agregar más registros. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 101 Eliminar un registro El botón de acción de registro eliminar está disponible en las vistas de lista, en blanco y hoja de datos si la vista tiene un origen de registros es actualizable. 1. Para eliminar un registro, abra la tabla en la vista Hoja de datos, espacio en blanco o lista. 2. Seleccione el registro y haga clic en la acción Eliminar . 3. Cuando Access le pida que confirme la eliminación, realice una de las siguientes opciones: o Para cancelar la acción de eliminación, haga clic en No. o Para continuar con la acción de eliminación, haga clic en Sí. Cuando un registro se elimina, deja de aparecer en la vista y se apreciarán los siguientes cambios:    El registro que va justo detrás del registro eliminado aparece resaltado. Si ha eliminado el último registro de la tabla, se resalta el registro anterior al registro eliminado. El registro que queda en la tabla (si solo hay uno) se muestra y la vista cambia para mostrar una vista sin registros. Modificar un registro El botón Editar de acción de registro de está disponible sólo en las vistas de lista y en blanco cuando la vista tiene un origen de registros es actualizable. Cuando se abra la lista o la vista en blanco, la edición, agregar y eliminar botones de acción están disponibles. 1. Para editar un registro existente, abra la tabla en la vista de lista en el explorador web y haga clic en el botón de acción de registro Editar. 2. Realice los cambios necesarios y, a continuación, haga clic en el botón de acción de Guardar. Nota Cuando empiece a modificar los datos de un campo, las acciones Cancelar y Guardar pasan a estar disponibles. Guardar un registro El botón de guardar registro acción estará disponible después de modificar la información de registro en una lista o una vista en blanco. Al hacer clic en el botón de guardar registro de acción en una aplicación de Access, los datos modificados se envían al servidor. Si hay un proceso de guardar conflictos, Access muestra un mensaje de error. Nota El botón de registro de acción de guardar no está disponible cuando el registro está en modo de lectura o si la vista tiene un origen de registros no es actualizable. Nota Vistas Hoja de datos incluye un botón de acción de registro de guardar porque Access automáticamente intenta guardar los cambios en los registros cuando se mueva a un registro diferente. Cancelar los cambios de un registro Puede cancelar cualquier modificación de los datos de lista y vistas en blanco si un registro no ha guardado los cambios, y si la vista tiene un origen de registros es actualizable. Para cancelar los cambios de un registro justo después de haberlos realizado: MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 102  Haga clic en el botón de acción Cancelar. Los campos modificados recientemente muestran los valores almacenados en la base de datos. Nota Guardar y cancelar los botones de acción dejan de estar disponibles después de realizar una acción de cancelar y cambian los campos para el modo de sólo lectura. Descargar en Excel Puede descargar registros desde su aplicación de Access en Excel de las vistas Hoja de datos. Para descargar los registros a Excel: 1. Al ver la aplicación en el explorador web, haga clic en la vista hoja de datos. 2. Haga clic en el botón de acción descargar en Excel. 3. Haga clic en Abrir para abrir la hoja de cálculo de Excel, haga clic en Guardar para guardar la hoja de cálculo en una carpeta o haga clic en Cancelar para cancelar la descarga de los registros en Excel. 4. Excel muestra los registros en la vista Hoja de datos. Sugerencia Si utiliza las opciones de filtro para restringir los registros que se muestran a un conjunto más pequeño de registros antes de hacer clic en la descarga de un botón de acción de Excel en la vista Hoja de datos, Access descarga todavía todos los registros de la vista origen de registros en Excel. Si desea descargar un conjunto más pequeño de registros, puede abrir una vista Hoja de datos desde una vista diferente mediante la acción de macro OpenPopup y utilizar Where argumento cláusula para filtrar los registros a un subconjunto más pequeño. Si hace clic en este caso la descarga en el botón de acción de Excel en la vista Hoja de datos, Access descarga el subconjunto más pequeño de registros en Excel. Nota La descarga de un botón de acción de Excel no se puede quitar de las vistas Hoja de datos. Si no desea mostrar este botón de acción, deberá ocultar la barra de acción de la vista Hoja de datos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 103 Mover y ocultar las acciones Access muestra los botones de acción en cada vista en un orden predeterminado. Si desea cambiar el orden de visualización de cualquiera de los botones de acción, haga clic y mantenga presionado el botón y arrástrelo a una nueva posición en la barra de acción. Cambiar el orden de los botones de acción no cambia su comportamiento cuando se utiliza el acceso de la aplicación. El orden de tabulación cambia automáticamente para reflejar el nuevo orden. Si elimina un botón de acción de una vista, no puede restaurar el botón de acción en un momento posterior. Si desea restaurar un botón de acción eliminados, cree otra nueva vista. Puede ocultar los botones de acción mediante macros de interfaz de usuario. Utilice la acción de macro DefinirPropiedad y seleccione Visible en el cuadro de la propiedad y no escriba Sí o en el cuadro valor. En el cuadro Nombre del Control, escriba el nombre del botón de acción adecuado. Para buscar el nombre de una acción personalizada, abra la vista en modo de diseño en Access, haga clic en la acción personalizada y, a continuación, haga clic en el botón de la propiedad de datos. El nombre de la acción personalizada se muestra en el cuadro Nombre del Control. Acción Nombre del botón de acción Agregar nuevo registro addActionBarButton Eliminar registro deleteActionBarButton Editar registro editActionBarButton Guardar registro saveActionBarButton Cancelar los cambios cancelActionBarButton Nota En las vistas Hoja de datos que no se puede quitar la descarga en el botón de acción de Excel, mueve a una posición diferente u oculte utilizando las macros de interfaz de usuario. El nombre de la descarga en el botón de acción de Excel no se expone. Aprenda a personalizar una vista con una macro de interfaz de usuario. Mostrar y ocultar la barra de acciones Si tiene permisos para cambiar el diseño de una aplicación de Access, puede mostrar u ocultar la barra de acción completa para una vista específica. Si decide ocultar la barra de acción para una vista, todos los botones de acción predefinidos y personalizados no están disponibles cuando se abre la vista en el explorador web. Para cambiar la visibilidad de la barra de acción, siga los siguientes pasos desde una aplicación de Access abierto: 1. Haga clic en la vista para cambiar. Puede elegir una vista de lista, en blanco u hoja de datos. 2. Haga clic en el botón Propiedades y, a continuación, haga clic en Editar para abrir la vista en modo de edición para realizar cambios de diseño. 3. Haga clic en el botón de la propiedad de formato para la vista. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 104 Sugerencia Si no encuentra el botón de la propiedad formato de la vista, haga clic en un espacio vacío en la cuadrícula de la vista de cualquier control. 4. Para mostrar la barra de acción, seleccione Visible en el cuadro de la propiedad Visible de ActionBar. Para ocultar la barra de acción, seleccione oculto en el cuadro de la propiedad Visible de ActionBar. 5. Guardar los cambios de la vista. Crear y usar acciones personalizadas Si tiene permisos para cambiar el diseño de una aplicación de Access, puede agregar nuevas acciones a la Barra de acciones y usar macros para personalizarlas de forma que se ejecuten con clics. También puede alterar las acciones de macro existentes en el diseñador de aplicaciones de Access. Puede agregar hasta siete acciones personalizadas para una vista. Cuando se alcanza el límite máximo, Access muestra un mensaje que indica que se ha alcanzado el límite. Si ve este mensaje, puede eliminar acciones personalizadas existentes y agregar más acciones. A diferencia de acciones predefinidas, pueden crear y modificar las acciones personalizadas. También puede seleccionar el icono de una acción personalizada y su posición en la barra de acción.  Para cambiar el orden en que se muestra una acción personalizada, haga clic en el botón de acción personalizada y arrástrelo a una nueva posición en la barra de acción. El orden de tabulación cambia automáticamente para reflejar el nuevo orden. Agregar una acción personalizada 1. Abrir la aplicación de Access desde el panel de exploración, haga clic en la vista donde desee agregar la acción y, a continuación, haga clic en Abrir. Sugerencia Si no ve este panel, haga clic en Panel de navegación en la pestaña Inicio. 2. Haga clic en el botón Agregar acción personalizada. 3. Haga clic para seleccionar la acción personalizada y, después, haga clic en el botón de propiedad Datos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 105 4. Para personalizar la acción, cambie las siguientes propiedades: o Nombre del control: escriba un nombre para la acción. o Icono: haga clic en el icono al lado del icono predeterminado y elija uno de la galería. Escoja uno que no esté en la Barra de acciones o, de lo contrario, aparecerán iconos duplicados. o Información sobre herramientas: puede incluir una breve descripción de la acción. Esto es opcional, pero puede resultar muy práctico para los demás ver una descripción de qué acción se lleva a cabo al hacer clic en el botón. 5. Haga clic en Al hacer clic y agregue una acción de macro para el botón. 6. Haga clic con el botón secundario en la pestaña de la macro y, después, ciérrela. Aprenda a personalizar una vista con una macro de interfaz de usuario. Modificar una acción personalizada 1. Haga clic para seleccionar la acción. 2. Haga clic en el botón de propiedad Datos y haga los cambios que desee. Eliminar una acción personalizada  Seleccione la acción y presione Supr en el teclado. También existe la posibilidad de seleccionar y eliminar varias acciones personalizadas a la vez. Al eliminar una acción, el icono correspondiente se quita de la Barra de acciones, pero no de la galería de iconos. Deshacer una acción personalizada eliminada  Haga clic en el botón deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido. Mover un botón de acción personalizada en la barra de acciones  Haga clic y mantenga seleccionado el botón y arrástrelo a la nueva posición en la Barra de acciones. Volver al principio MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 106 Pasos siguientes   Aprenda cómo Agregar acciones personalizadas a la barra de acción. Aprenda a personalizar una vista con una macro de interfaz de usuario. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 107 Personalizar una vista en una aplicación de Access mediante la creación de una macro de interfaz de usuario Con las macros de interfaz de usuario en aplicaciones de Access web puede realizar acciones tales como abrir otra vista, aplicar un filtro o crear un nuevo registro. Hay dos tipos: "incrustada" macros de interfaz de usuario, que se vinculan directamente a los objetos de la interfaz de usuario como botones de comando, cuadros combinados o la acción objeto de botón de la barra y macros de la interfaz de usuario de "independiente", contenidos en objetos de macro. Para evitar duplicar la lógica de la macro, volver a utilizar las macros de interfaz de usuario independientes llamando desde otras macros. Puede ver las macros de la interfaz de usuario independiente en el panel de exploración, bajo Macros, pero no puede ejecutar directamente desde allí. Utilizar la acción EjecutarMacro para ejecutar una macro de interfaz de usuario independiente desde una macro incrustada de interfaz de usuario. Nota En este artículo no se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Crear una macro incrustada de interfaz de usuario en una aplicación web de Access Las macros incrustadas de interfaz de usuario en aplicaciones de acceso web se ejecutan cuando se producen sucesos específicos en una vista, como hacer clic en un botón, seleccionar un elemento en un cuadro combinado o cargar una vista. Las macros se convierten en parte de la vista o están incrustadas en el control. Aquí están los eventos que se puede adjuntar una macro de interfaz de usuario en un control o una vista en una aplicación web de Access: Tipo de evento Después de actualizar Al hacer clic Al activar registro Al cargar Cuándo se produce Ocurre después de introducir datos en un control o seleccionar un elemento de un control de lista. Ocurre cuando se selecciona un control. Ocurre cuando el usuario pasa a otro registro en la vista. Ocurre cuando se abre una vista. Y aquí están los eventos de que cada control admite en vistas de lista y en blanco: Tipo de control u objeto Botón de la barra de acciones Autocompletar Botón Casilla Combo Box Hipervínculo Imagen Label Eventos admitidos Al hacer clic Después de actualizar, Al hacer clic Al hacer clic Después de actualizar Después de actualizar Después de actualizar, Al hacer clic Al hacer clic Al hacer clic MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 108 Tipo de control u objeto Eventos admitidos Cuadro de texto de varias líneas Después de actualizar, Al hacer clic Text Box Después de actualizar, Al hacer clic Vista Al activar registro, Al cargar Nota    Vistas de resumen en las aplicaciones de web Access no admiten la capacidad para agregar controles personalizados, lo que significa que no puede agregar las macros de la interfaz de usuario a todos los controles de este tipo de vista. Las vistas Hoja de datos no son compatibles con los eventos de control después de la actualización. Sólo puede definir la lógica de la macro en el evento después de la actualización de los controles situados en vistas de lista y en blanco. Controles de explorador Web, controles de vista secundaria y controles de los elementos relacionados no admiten eventos en cualquier tipo de vista. Aquí es cómo crear una macro incrustada de interfaz de usuario en una aplicación web de Access: 1. Seleccione el control en el que desea incrustar la macro. 2. Haga clic en el botón Acciones. Access abre el cuadro de diálogo Acciones para la acción personalizada. 3. Haga clic en el evento que desea asociar la macro. Access muestra una macro en blanco en la vista Diseño de la macro y puede empezar a agregar acciones. Crear una macro de interfaz de usuario independiente en una aplicación web de Access 1. Haga clic en Inicio > Avanzadas > Macro. Access muestra una macro en blanco en la Vista de diseño de macro y puede comenzar a agregar acciones. 2. Haga clic en Guardar. Escriba el nombre de la macro en el cuadro de Nombre de la macro y haga clic en Aceptar. Sugerencias para crear una macro de interfaz de usuario en una aplicación web de access Estas sugerencias deberían ayudar a que el proceso no presente problemas.  Para hacer referencia a un campo en una macro, utilice el formato [TableName]. [ FieldName]. Por ejemplo, utilice [tareas]. [ Fecha de vencimiento] para hacer referencia al campo de Fecha de MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 109    vencimiento y el [tareas]. [ Estado] para hacer referencia al campo estado. Si la vista se basa en una consulta, proporcione el nombre del objeto consulta guardada. Por ejemplo, si el origen de registros de la vista es una consulta denominada MyQuery, use [MyQuery]. [ Fecha de vencimiento] para hacer referencia al campo de Fecha de vencimiento en la consulta. Antes de crear una macro de UI incrustada, tome nota de los nombres de las tablas, campos y controles que planea usar porque no podrá pasar a otras pestañas mientras esté trabajando. Algunos argumentos de la acción de macro admiten expresiones. Si desea utilizar una expresión para un argumento de la acción de macro, escriba un signo de = en la primera posición en el cuadro del argumento. Si el argumento es compatible con expresiones, Access muestra un botón Generador de expresiones en el lado derecho del cuadro de argumento. Guarde los cambios con frecuencia. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 110 Diseñar tablas MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 111 Introducción a las tablas Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. En este artículo se ofrece información general sobre las tablas de las bases de datos de Access. Antes de crear una, tenga claro cuáles son sus requisitos y decida cuántas necesita. Si desea ver una introducción sobre cómo planear y diseñar una base de datos, consulte Conceptos básicos del diseño de una base de datos. En este artículo Información general Agregar una tabla en una base de datos de escritorio Tablas de aplicaciones de web Access Guardar una tabla Información general Las bases de datos relacionales, como Access, acostumbran a tener varias tablas relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla conserva datos de un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla está formada por registros (filas) y campos (columnas). Los campos contienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos. 1. Un registro: contiene datos específicos, al igual que información sobre un empleado en particular o un producto. 2. Un campo: contiene datos sobre un aspecto del asunto de tabla, como el nombre o dirección de correo electrónico. 3. Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo. Por ejemplo, Contoso, Ltd. o [email protected]. Propiedades de tabla y campo Las características y comportamiento de las tablas y los campos se definen y controlan mediante propiedades. Las propiedades de una tabla se establecen en la hoja de propiedades de dicha tabla; así, puede establecer la propiedad Vista predeterminada de una tabla para indicar el modo en que la tabla se va a mostrar de forma predeterminada. La propiedad de un campo define un aspecto del comportamiento del campo en cuestión. Las propiedades de campo también se pueden establecer en la vista Diseño por medio del panel Propiedades del campo. Cada campo presenta un tipo de datos, que define la clase de información almacenada. Un tipo de datos pueden ser varias líneas de texto o una moneda. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 112 Relaciones de tabla Aunque cada tabla de una base de datos almacena datos acerca de un asunto específico, las tablas de una base de datos relacional como Access almacenan datos sobre asuntos conectados entre sí. Por ejemplo, es posible que una base de datos contenga:    Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones. Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de cada artículo. Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes. Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que tienen campos en común. Claves Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo. Existen dos tipos de claves:   Clave principal: una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal está compuesta de uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. Access proporciona automáticamente un número de identificación único (denominado número de Id.), que funciona como la clave principal. Para más información, vea Agregar o cambiar la clave principal de una tabla. Clave externa: una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de cliente que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos. La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relación de una tabla. La relación de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se identifica por el campo de clave principal (identificador). Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y, a continuación, se crea una relación entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver información acerca del cliente de un pedido, usa la relación para identificar con qué datos de la tabla Clientes se corresponden los registros de la tabla Pedidos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 113 1. Una clave principal se identifica mediante el icono de llave junto al nombre del campo. 2. Una clave externa, observe la ausencia del icono de llave. Ventajas de las relaciones Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas:    Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un cliente solamente una vez en una tabla acerca de clientes en lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos. Eficacia Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco. Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente que las de mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especificará valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estará desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento. Comprensibilidad El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos están separados en tablas de manera apropiada. Agregar una tabla a una base de datos de escritorio de Access Cree una tabla si tiene un origen de datos nuevo que no pertenezca a ninguna de las tablas existentes. Son varias las opciones para agregar una tabla a la base de datos de Access, como crear una base de datos, insertar una tabla en una base de datos existente o importar o establecer un vínculo a una tabla de otro origen de datos (como un libro de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, un archivo de texto, un servicio web u otra base de datos). Cuando se crea una base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. Posteriormente puede introducir datos en la tabla para empezar a definir los campos. Para obtener más información sobre cómo agregar un campo a una base de datos de escritorio, vea el artículo Agregar un campo a una tabla. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 114 Crear una tabla en una nueva base de datos de escritorio 1. 2. 3. 4. En Archivo, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos. Para guardar la base de datos en otra ubicación, haga clic en el icono de carpeta. Haga clic en Crear. Se abre la nueva base de datos con una nueva tabla denominada Tabla1. Cambie el nombre de la tabla en función del tipo de datos que almacena. Crear una tabla en una base de datos existente 1. Haga clic en Archivo >Abrir y haga clic en la base de datos si figura en Reciente. Si no aparece, seleccione una de las opciones de exploración para encontrarla. 2. En la pestaña Crear, haga clic en Tabla. Se añade una nueva tabla y se abre en la vista Hoja de datos. Datos externos Se puede establecer un vínculo a distintos tipos de orígenes de datos externos, como otras bases de datos, archivos de texto y libros de Excel. Al establecer un vínculo a datos externos, Access puede usar ese vínculo como una tabla. Según el origen de datos externo y el modo en el que se crea el vínculo, puede modificar los datos en la tabla vinculada y crear relaciones que involucren a la tabla vinculada. Sin embargo, no puede usar el vínculo para cambiar el diseño de los datos externos. Importar o vincular para crear una tabla Puede importar o vincular los datos almacenados en otra ubicación para crear una tabla. Estos datos pueden estar en una hoja de cálculo de Excel, una lista de Windows SharePoint Services, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Outlook, etc. Al importar datos, se crea una copia de los datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Los cambios posteriores que se realicen en los datos de origen no afectarán a los datos importados y los cambios que se realicen en los datos importados no afectarán los datos de origen. Después de conectarse a un origen de datos e importar sus datos, se pueden usar los datos importados sin conectarse al origen. Se puede cambiar el diseño de una tabla importada. Cuando se establece un vínculo a los datos, se crea una tabla vinculada en la base de datos actual que representa un vínculo activo a la información existente almacenada en otra ubicación. Cuando se cambian los datos de una tabla vinculada, también se cambian en el origen. Siempre que los datos cambien en el origen, esos cambios se mostrarán en la tabla vinculada. Siempre que se use una tabla vinculada, debe ser posible conectarse al origen de datos. No se puede cambiar el diseño de una tabla vinculada. Nota No se pueden modificar los datos de una hoja de cálculo de Excel mediante una tabla vinculada. Como alternativa, se pueden importar los datos de origen a una base de datos de Access y, después, vincularlos a una base de datos desde Excel. Para obtener más información sobre cómo establecer vínculos a Access desde Excel, busque en la Ayuda de Excel. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 115 Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos 1. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en uno de los orígenes de datos disponibles. 2. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo que aparecen en cada paso. Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegación. Sugerencia También puede importar o vincular a una lista de SharePoint (encontrará más información en Importar o vincular a una lista de SharePoint). Usar un sitio de SharePoint para crear una tabla Puede crear una tabla en la base de datos importada desde una lista de SharePoint o vinculada a esta lista. Además, puede crear una nueva lista de SharePoint mediante una plantilla predefinida. 1. En Crear, haga clic en Listas de SharePoint y siga uno de los procedimientos siguientes: 2. Crear una lista de SharePoint basada en una plantilla a. Haga clic en Contactos, en Tareas, en Problemas o en Eventos. b. En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee crear la lista. c. En los cuadros que Especifique un nombre para la nueva lista y Descripción, escriba un nombre para la nueva lista y su descripción. d. Para abrir la tabla vinculada después de crearla, active la casilla Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada). 3. Crear una nueva lista personalizada a. Haga clic en personalizado. En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee crear la lista. b. Escriba el nombre de la nueva lista y una descripción en los cuadros Especifique un nombre para la nueva lista y Descripción respectivamente. c. Para abrir la tabla vinculada después de crearla, active la casilla Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada). 4. Importar los datos de una lista existente a. Haga clic en Lista de SharePoint existente. b. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene los datos que desea importar. c. Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y, a continuación, haga clic en Siguiente. d. Active la casilla situada junto a la lista de SharePoint que desea importar. 5. Vincular a una lista existente a. Haga clic en Lista de SharePoint existente. b. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Sitio de SharePoint, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene la lista con la cual desea establecer el vínculo. c. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y, a continuación, haga clic en Siguiente. d. Active la casilla situada junto a la lista de SharePoint con la cual desea establecer el vínculo. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 116 Usar un servicio web para crear una tabla Puede crear una tabla en la base de datos que se conecte a los datos de un sitio web que proporcione una interfaz de servicio web. Nota Las tablas de servicio web son de solo lectura. 1. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Más y luego en Servicios de datos. 2. Si la conexión que desea usar ya está instalada, omita el paso 5. De lo contrario, continúe con el paso siguiente. 3. Haga clic en Instalar una nueva conexión. 4. Seleccione el archivo de conexión que desee usar y, a continuación, haga clic en Aceptar. 5. En el cuadro de diálogo Crear vínculo a datos de servicios web, expanda la conexión que desea usar. 6. Seleccione la tabla con la que quiera establecer el vínculo. Access muestra los campos a la derecha del cuadro de diálogo. 7. De forma opcional, puede escribir un nombre para la tabla vinculada en el cuadro Especificar el nombre del vínculo. Access usará este nombre para la tabla vinculada en el panel de navegación. 8. Haga clic en Aceptar. Access crea la tabla vinculada. Establecer las propiedades de tabla en una base de datos de escritorio Puede establecer propiedades que se apliquen a una tabla completa o a registros completos. 1. Seleccione la tabla cuyas propiedades desee establecer. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. 3. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades. . 4. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña General. 5. Haga clic en el cuadro de la izquierda de la propiedad que desea establecer y especifique una configuración para la propiedad. Para ver una lista de propiedades de tabla, haga clic en Propiedades de tabla disponibles. 6. Presione CTRL+G para guardar los cambios. Utilice esta propiedad Para de tabla Especificar si las vistas basadas en la tabla se pueden mostrar en un sitio de SharePoint. Mostrar vistas en el sitio Nota Los efectos de esta configuración dependen de la configuración de la de SharePoint propiedad de base de datos Mostrar todas las vistas en el sitio de SharePoint. Para obtener más información, vea la sección Vea también. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 117 Utilice esta propiedad Para de tabla Hoja secundaria de Expandir todas las hojas secundarias de datos cuando abra la tabla. datos expandida Realice una de estas acciones: Alto de hoja secundaria de datos o o Si desea que la ventana de hojas secundarias de datos se expanda para mostrar todas las filas, deje la propiedad establecida en 0". Si desea controlar el alto de la hoja secundaria de datos, escriba el alto que desee en pulgadas. Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de izquierda a derecha o de derecha a izquierda. Proporcionar una descripción de la tabla. Esta descripción aparecerá en la Descripción información sobre herramientas para la tabla. Establecer Hoja de datos, Tabla dinámica o Gráfico dinámico como la vista Vista predeterminada predeterminada al abrir la tabla. Escribir una expresión que deba ser verdadera al agregar o modificar un Regla de validación registro. Escribir un mensaje que aparezca cuando un registro infrinja la expresión Texto de validación en la propiedad Regla de validación. Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas Filtro coincidentes en la vista Hoja de datos. Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de ordenación Ordenar por predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos. Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja de Hoja secundaria de datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a proporcionar las filas datos de la hoja secundaria de datos. Indicar los campos de la tabla o consulta usados para la hoja secundaria de Vincular campos datos que coinciden con la propiedad Vincular campos principales secundarios especificada para la tabla. Vincular campos Indicar los campos de la tabla que coinciden con la propiedad Vincular principales campos secundarios especificada para la tabla. Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro Filtrar al cargar (estableciendo su valor en Sí) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad Ordenar por al cargar Ordenar por (estableciendo su valor en Sí) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos. Orientación 7. Sugerencia Para disponer de más espacio con el fin de especificar o modificar una configuración en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para que se abra el cuadro Zoom. Si va a establecer la propiedad Regla de validación en una expresión y le gustaría obtener ayuda para crearla, haga clic en junto al cuadro de propiedad Regla de validación para abrir el Generador de expresiones. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 118 Agregar un campo a una tabla de una base de datos de escritorio de Access Cada dato para el que desee realizar un seguimiento se almacena en un campo. Por ejemplo, en una tabla de contactos se crean campos para apellido, nombre, número de teléfono y dirección. En una tabla de productos se crean campos para nombre de producto, identificador de producto y precio. Antes de crear los campos, intente dividir los datos en partes útiles de menor tamaño. Es más fácil combinar los datos más adelante que tener que separarlos. Por ejemplo, en lugar de un campo Nombre completo, considere la posibilidad de crear campos independientes para apellido y nombre. A continuación, puede buscar u ordenar por nombre, apellido o ambos fácilmente. Si tiene previsto crear un informe, ordenar, buscar o calcular en un elemento de datos, incluya ese elemento solo en un campo. Para obtener más información acerca del diseño de una base de datos y la creación de campos, consulte los vínculos en la sección Vea también. Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento. Para crear un campo en Access, puede escribir datos en una columna nueva en la vista Hoja de datos. Cuando se crea un campo de esta forma, Access asigna automáticamente un tipo de datos al campo en función del valor especificado. Si lo que ha escrito no implica ningún tipo de datos, Access lo establece en Texto, pero puede cambiarlo. Agregar un campo mediante la entrada de datos Cuando crea una nueva tabla o abre una tabla existente en la vista Hoja de datos, puede agregar un campo a la tabla mediante la entrada de datos en la columna Agregar nuevo campo de la hoja de datos. 1. Escriba los datos en la columna vacía Agregar nuevo campo. Para agregar un campo nuevo: 1. Cree o abra una tabla en la vista Hoja de datos. 2. En la columna Agregar nuevo campo, escriba el nombre del campo que desea crear. Use un nombre descriptivo para que el campo se pueda identificar más fácilmente. 3. Escriba los datos en el nuevo campo. Establecer las propiedades de un campo Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento. Por ejemplo, mediante la configuración de propiedades de campo se puede:  Controlar la apariencia de los datos de un campo MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 119    Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo Especificar valores predeterminados para un campo Agilizar la búsqueda y la ordenación en un campo Puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja en la vista Hoja de datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe usar la vista Diseño. Establecer propiedades de campo en la Vista Hoja de datos Si trabaja en la vista Hoja de datos, puede cambiar el nombre, el tipo de datos, la propiedad Formato y otras propiedades de un campo.      Para abrir una tabla en la vista Hoja de datos: En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla y, en el menú contextual, haga clic en Vista Hoja de datos. Cambiar el nombre de un campo: Cuando se agrega un campo escribiendo datos en la vista Hoja de datos, Access asigna automáticamente un nombre genérico para el campo. Access asigna el nombre campo1 al nuevo primer campo, campo2 para el segundo campo nuevo y así sucesivamente. De manera predeterminada, el nombre de un campo se utiliza como su etiqueta siempre que el campo se muestra como un encabezado de columna en una hoja de datos. Cambiar el nombre de los campos para que tengan nombres más descriptivos ayuda a facilitar su uso al ver o modificar los registros. Haga clic con el botón secundario en el encabezado del campo cuyo nombre desee cambiar (por ejemplo, Campo1). En el menú contextual, haga clic en Cambiar nombre de columna. Escriba el nuevo nombre en el encabezado del campo. Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos los espacios. Cambiar el tipo de datos de un campo Cuando se crea un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access examina esos datos para determinar el tipo de datos apropiado para el campo. Por ejemplo, si escribe 1/1/2006, Access reconoce esos datos como una fecha y establece el tipo de datos para el campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar definitivamente el tipo de datos, se establece en Texto de forma predeterminada. El tipo de datos del campo determina qué otras propiedades de campo se pueden establecer. Por ejemplo, puede establecer solamente la propiedad Solo anexar para un campo que tiene el tipo de datos Hipervínculo o el tipo de datos Memo. Es posible que en algunos casos desee cambiar el tipo de datos de un campo manualmente. Por ejemplo, supongamos que tiene números de salas similares a fechas, como 10/2001. Si escribe 10/2001 en un nuevo campo en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipo de datos selecciona el tipo de datos Fecha y hora para el campo. Como los números de salas son etiquetas y no fechas, deben usar el tipo de datos Texto. Para cambiar el tipo de datos de un campo, siga el procedimiento que se indica continuación. 1. Haga clic en la pestaña Hoja de datos. 2. En la lista Tipo de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione el tipo de datos que desee. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 120 Cambiar el formato de un campo Además de determinar el tipo de datos de un campo nuevo, es posible que Access también establezca la propiedad Formato para el campo según lo que haya especificado. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana. Para cambiar manualmente la propiedad Formato de un campo, haga lo siguiente: 1. En la cinta, haga clic en la pestaña Hoja de datos. 2. En la lista Formato, en el grupo Formato y tipo de datos, especifique el formato que desee. Nota Es posible que la lista Formato no esté disponible para algunos campos (por ejemplo, Texto) según el tipo de datos del campo. Establecer otras propiedades de campo 1. En la vista Hoja de datos, haga clic en el campo para el que desea establecer la propiedad. 2. En la pestaña Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione las propiedades que desee. Establecer las propiedades de campo Puede abrir la tabla en la vista Diseño para establecer una propiedad de campo.    Para abrir una tabla en la vista Diseño : en el panel de exploración, haga clic en la tabla y en el menú contextual, haga clic en La vista Diseño. Para cambiar el tipo de datos de un campo : busque el nombre del campo para el que desea establecer el tipo de datos, haga clic en el campo Tipo de datos y, a continuación, elija un tipo de datos de la lista. Para establecer otras propiedades de campo : en la cuadrícula de diseño, seleccione el campo para el que desea establecer las propiedades. En el panel de Propiedades del campo, especifique la configuración que desee para cada propiedad. Guarde los cambios, presione CTRL+S.to. Nota El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden establecer. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 121 Tablas de aplicaciones de web Access El cliente de Access ofrece a los diseñadores para crear y modificar las tablas que se almacenan en SQL Server. La información que Access necesita para crear y mantener una tabla y propiedades como el formato y la información de búsqueda se almacenan en una tabla del sistema (Access.ColumnProperties) en la base de datos del usuario. Para obtener más información, vea crear una aplicación de Access. Guardar una tabla Después de crear o modificar una tabla, en una base de datos de escritorio debe guardar su diseño. Cuando guarde una tabla por primera vez, asígnele un nombre que describa los datos que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres alfanuméricos, incluidos espacios. Por ejemplo, podría denominar una tabla clientes, inventario de piezas o productos. Access le ofrece mucha flexibilidad en cuanto a la nomenclatura de las tablas en las aplicaciones web; Sin embargo, hay algunas restricciones para tener en cuenta. Puede ser un nombre de tabla hasta 64 caracteres, puede incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales excepto el punto (.), signo de exclamación (!), corchetes ([]), espacio, signo igual (=) ni caracteres no imprimibles como un carro inicial devolver. El nombre también no puede contener ninguno de los siguientes caracteres:' / \:; ¿*? «' < > | # < TAB > {} % ~ &. Sugerencia Debe decidir en una convención de nomenclatura para los objetos en la base de datos y utilizarlo de forma coherente. 1. Haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido o presione CTRL + S. 2. Si es la primera vez guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a continuación, haga clic en Aceptar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 122 Reglas para dar nombre a campos, controles y objetos Nota Las funciones que se explican en este artículo no son válidas para “Aplicaciones web de Access” o “Bases de datos web de Access”. Para más información sobre cómo trabajar con aplicaciones web de Access, vea Crear una aplicación de Access. Nombres de campos, controles y objetos en las bases de datos de escritorio de Microsoft Access:      Pueden tener hasta 64 caracteres. Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales, excepto puntos (.), signos de exclamación (!), acentos graves (`) y corchetes ([ ]). No pueden comenzar por espacios. No pueden incluir caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31). No pueden incluir comillas dobles (") en los nombres de tabla, vista o procedimiento almacenado de un proyecto de Microsoft Access. Aunque los nombres de campos, controles y objetos pueden incluir espacios, la mayoría de los nombres de ejemplo de campos y controles en la documentación de Microsoft Access carecen de espacios porque, en determinadas circunstancias, pueden surgir conflictos de nomenclatura en Microsoft Visual Basic para Aplicaciones. Al dar un nombre a un campo, control u objeto, conviene asegurarse de que no es un duplicado del nombre de una propiedad o de cualquier otro elemento usado en Microsoft Access; de lo contrario, habrá veces en que el comportamiento de la base de datos no sea el esperado. Por ejemplo, si se hace referencia a un valor de un campo denominado Nombre en una tabla InfoNombre con la sintaxis InfoNombre.Nombre, Microsoft Access muestra el valor de la propiedad Nombre de la tabla en lugar del valor del campo Nombre. Otra forma de evitar resultados inesperados es usar siempre el operador ! en lugar del operador . (punto) para hacer referencia al valor de un campo, control u objeto. Por ejemplo, el siguiente identificador hace referencia expresamente al valor del campo Nombre en lugar de a la propiedad Nombre: [InfoNombre]![Nombre] MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 123 Guía de entrada de datos de Access mediante el uso de las máscaras de entrada Puede ayudar a las personas escribir datos correctamente en la base de datos de escritorio de Access proporcionando las máscaras de entrada para los campos que contienen datos que es siempre un formato determinado. Por ejemplo, puede utilizar una máscara de entrada para asegurarse de que las personas escriben números de teléfono con formato correcto en un campo de número de teléfono. Una máscara de entrada sólo afecta a Access acepta los datos: la máscara no cambia cómo se almacenan los datos, que se controla mediante el tipo de datos del campo y otras propiedades. Para obtener más información acerca de cómo se almacenan los datos en Access, vea el artículo Introducción a los tipos de datos y propiedades de campo. Importante En este artículo sólo se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Acceso a las aplicaciones web y bases de datos de web no admiten las máscaras de entrada. En una aplicación de web Access puede utilizar sugerencias de entrada a la Guía de entrada de datos. Para obtener más información sobre cómo crear Access de aplicaciones web, vea el artículo crear una aplicación de Access. En este artículo Acerca de las máscaras de entrada en Access Caracteres que definen las máscaras de entrada en bases de datos de escritorio de Access Cuándo se debe evitar el uso de las máscaras de entrada en Access Crear una máscara de entrada en Access Ejemplos de máscaras de entrada en bases de datos de escritorio de Access Acerca del uso de máscaras de entrada para direcciones de correo electrónico Acerca de las máscaras de entrada en Access Una máscara de entrada es una cadena de caracteres que define el formato de los valores de entrada válidos. Se pueden usar en campos de tabla o de consulta y en controles de formulario o de informe. Las máscaras de entrada se almacenan como una propiedad de objeto. Las máscaras de entrada son de utilidad cuando es importante que el formato de los valores de entrada sea uniforme. Por ejemplo, se puede usar una máscara de entrada con un campo donde se almacenan números de teléfono, de modo que Access obligue a que se escriban diez dígitos. Si alguien escribe un número de teléfono sin el código de área, Access no registrará los datos hasta que dicho código se incluya. Las tres secciones de una máscara de entrada Las máscaras de entrada están compuestas de una sección obligatoria y dos secciones opcionales, y cada una de ellas se separa con punto y coma. El propósito de cada sección es el siguiente:  La primera sección es obligatoria. Incluye los caracteres o la cadena (serie de caracteres) de máscara junto con marcadores de posición y datos literales, como paréntesis, puntos y guiones. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 124   La segunda sección es opcional y hace referencia a los caracteres de máscara incrustados y al modo en que se almacenan dentro del campo. Si la segunda sección se establece en 0, los caracteres se almacenan con los datos; si se establece en 1, los caracteres solo se muestran, pero no se almacenan. Si la segunda sección se establece en 1, puede ahorrarse espacio de almacenamiento en la base de datos. La tercera sección también es opcional e indica un solo carácter o espacio que se usa como marcador de posición. De forma predeterminada, Access usa el carácter de subrayado (_). Si desea usar otro carácter, escríbalo en la tercera sección de la máscara. Por ejemplo, esta es una máscara de entrada para números de teléfono con formato de EE.UU.: (999) 000000;0;-:    La máscara usa dos caracteres de marcador de posición: 9 y 0. El 9 indica un dígito opcional (que hace que sea opcional escribir el código de área) y el 0 indica un dígito obligatorio. El 0 de la segunda sección de la máscara de entrada indica que los caracteres de máscara se almacenarán con los datos. La tercera sección de la máscara de entrada especifica que se debe usar un guión (-) en vez del carácter de subrayado (_) como carácter de marcador de posición. Caracteres que definen las máscaras de entrada en bases de datos de escritorio de Access En la siguiente lista, se enumeran los caracteres literales y marcadores de posición de una máscara de entrada y se explica cómo esta controla la entrada de datos: Carácter Explicación 0 El usuario debe escribir un dígito (0 a 9). 9 El usuario puede escribir un dígito (0 a 9). El usuario puede escribir un dígito, espacio, signo más o menos. Si se omite, Access escribe un # espacio en blanco. l El usuario debe escribir una letra. ? El usuario puede escribir una letra. A El usuario debe escribir una letra o un dígito. a El usuario puede escribir una letra o un dígito. & El usuario debe escribir un carácter o un espacio. C El usuario puede escribir caracteres o espacios. Marcadores de posición de decimales y millares, separadores de fecha y hora. El carácter que .,:;-/ seleccione dependerá de la configuración regional de Microsoft Windows. > Convierte todos los caracteres que le siguen a mayúscula. < Convierte todos los caracteres que le siguen a minúscula. ! Hace que la máscara de entrada se rellene de izquierda a derecha y no de derecha a izquierda. \ Los caracteres que le siguen inmediatamente se mostrarán literalmente. "" Los caracteres que están entre comillas dobles se mostrarán literalmente. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 125 Cuándo se debe evitar el uso de las máscaras de entrada en Access A pesar de su practicidad, las máscaras de entrada no siempre son adecuadas en todas las situaciones. No las use si se da alguna de las siguientes circunstancias:   De vez en cuando la gente necesita escribir datos que no concuerdan con la máscara. Las máscaras de entrada no contemplan ningún tipo de excepción. Tiene previsto usar el control Selector de fecha con un campo de fecha/hora. Las máscaras de entrada no son compatibles con este control. Crear una máscara de entrada en Access Puede agregar máscaras de entrada con el Asistente para máscaras de entrada o especificarlas manualmente al escribir máscaras personalizadas en el valor de la propiedad del campo Máscara de entrada. Agregar máscaras de entrada mediante el Asistente para máscaras de entrada En esta sección, se describe cómo agregar una máscara de entrada predefinida a un campo de tabla, una consulta o un control de informe o formulario mediante el Asistente para máscaras de entrada. Agregar una máscara de entrada a un campo de tabla Agregar una máscara de entrada a una consulta Agregar una máscara de entrada a un control de informe o formulario Crear máscaras de entrada personalizadas Personalizar las máscaras de entrada del Asistente para máscaras de entrada Personalizar las máscaras de entrada desde el valor de la propiedad del campo Agregar una máscara de entrada a un campo de tabla Las máscaras de entrada se pueden usar con los campos cuyos tipos de datos se hayan definido como Texto, Número (excepto Id. de réplica), Moneda y Fecha y hora. Nota Si usa una máscara de entrada para un campo de tipo Fecha y hora, el control Selector de fecha no estará disponible para ese campo. 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 2. Haga clic en el campo donde desee agregar la máscara de entrada. 3. En Propiedades de campo, en la pestaña General, haga clic en el cuadro de propiedad Máscara de entrada. 4. Haga clic en el botón Generar para iniciar el Asistente para máscaras de entrada. 5. En la lista de máscaras de entrada, seleccione el tipo de máscara que desea agregar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 126 6. 7. 8. 9. Haga clic en Probar y escriba datos para probar cómo se muestra la máscara. Para continuar sin realizar cambios en la máscara de entrada, haga clic en Siguiente. Seleccione una opción para el modo en que desea que se almacenen los datos. Haga clic en Finalizar y guarde los cambios. Agregar una máscara de entrada a una consulta 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta que desea cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, coloque el puntero en la columna del campo que desee cambiar. Puede colocar el cursor en cualquier fila de ese campo. 3. Presione F4 para abrir la hoja de propiedades del campo. 4. En Propiedades de campo, en la pestaña General, haga clic en el cuadro de propiedad Máscara de entrada. 5. Haga clic en el botón Generar para iniciar el Asistente para máscaras de entrada y, a continuación, siga las instrucciones del asistente. Agregar una máscara de entrada a un control de informe o formulario 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario o informe que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 2. Haga clic con el botón secundario en el control que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual. 3. En la pestaña Todos, haga clic en el cuadro de propiedad Máscara de entrada. 4. Haga clic en el botón Generar para iniciar el Asistente para máscaras de entrada y, a continuación, siga las instrucciones del asistente. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 127 Crear máscaras de entrada personalizadas Si bien el Asistente para máscaras de entrada proporciona máscaras de entrada para satisfacer las necesidades de formato más comunes, puede que a veces desee personalizar una en concreto para que se ajuste mejor a sus necesidades. Para personalizar las máscaras de entrada, puede cambiar las máscaras predefinidas en el Asistente para máscaras de entrada o cambiar de forma manual la propiedad Máscara de entrada de un campo donde desea aplicar la máscara. Personalizar las máscaras de entrada del Asistente para máscaras de entrada 1. Abra el objeto en la vista Diseño y haga clic en el campo donde desee agregar la máscara de entrada personalizada. 2. Haga clic en el botón Generar 3. Haga clic en Editar lista. para iniciar el Asistente para máscaras de entrada. Se abrirá el cuadro de diálogo Asistente para personalizar máscaras de entrada. 4. Escriba una nueva descripción en el cuadro de texto Descripción mediante los caracteres y marcadores de posición de la tabla. 5. Haga clic en la flecha abajo Tipo de máscara y seleccione un tipo de máscara adecuado. 6. Haga clic en Cerrar. La nueva máscara de entrada se mostrará en la lista. Personalizar las máscaras de entrada desde el valor de la propiedad del campo 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el objeto y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 2. Haga clic en el campo donde desee crear la máscara de entrada personalizada. 3. En el área Propiedades de campo, haga clic en el cuadro de texto Máscara de entrada y, a continuación, escriba su máscara personalizada. 4. Presione CTRL+G para guardar los cambios. Para obtener más información sobre cómo definir una máscara de entrada, haga clic en el cuadro de propiedad Máscara de entrada y, a continuación, presione F1. Debe escribir manualmente la definición de la máscara de entrada para los campos de tipo Número y Moneda. Ejemplos de máscaras de entrada en bases de datos de escritorio de Access Los ejemplos que figuran en la siguiente tabla muestran algunas formas en las que se pueden usar las máscaras de entrada. Esta máscara entrada de Proporciona este Notas tipo de valor En este caso, es preciso escribir un código de área porque en esa (000) 000-0000 (206) 555-0199 sección de la máscara (000 entre paréntesis) se usa el marcador de posición 0. En este caso, en la sección de código de área se utiliza el marcador (206) 555-0199 de posición 9, de manera que los códigos de área son opcionales. (999) 000-0000! ( ) 555-0199 Además, el signo de exclamación (!) hace que la máscara se rellene de izquierda a derecha. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 128 Esta máscara entrada de Proporciona este Notas tipo de valor Permite sustituir los cuatro últimos dígitos de un número de teléfono con formato de Estados Unidos por letras. Observe el uso (000) AAA-AAAA (206) 555-TELE del marcador de posición 0 en la sección de código de área, que hace que el código de área sea obligatorio. -20 Cualquier número positivo o negativo que no supere los cuatro #999 2000 caracteres y sin separador de millares ni posiciones decimales. Una combinación de letras obligatorias (L) y opcionales (?) y números obligatorios (0). El signo de mayor que obliga a los VERDEVE339M3 >L????L?000L0 usuarios a escribir todas las letras en mayúscula. Para usar una MAY R 452B7 máscara de entrada como esta, se debe establecer el tipo de datos del campo de tabla en Texto o Memo. 98115Un código postal obligatorio y una sección opcional de cuatro 00000-9999 98115-3007 dígitos adicionales. Cecilia Un nombre o apellido con la inicial automáticamente en >L<?????????????? Cornejo mayúscula. Un número de libro con el texto literal, el primer y el último dígito ISBN 0- ISBN 1-55615-507obligatorios y cualquier combinación de letras y caracteres entre &&&&&&&&&-0 7 esos dígitos. Una combinación de letras y caracteres obligatorios, todos en mayúsculas. Utilice este tipo de máscara de entrada para, por >LL00000-0000 DB51392-0493 ejemplo, ayudar a los usuarios a escribir números de pieza u otras formas de inventario correctamente. Acerca del uso de máscaras de entrada para direcciones de correo electrónico Puesto que las direcciones de correo electrónico varían ampliamente en el número de caracteres que contienen, las máscaras de entrada no son una herramienta útil para garantizar que se escriban correctamente. En su lugar, se recomienda usar las propiedades Regla de validación y Texto de validación. La regla de validación que se muestra en la siguiente tabla garantiza que la dirección de correo electrónico se escriba con uno o varios caracteres, a continuación, un signo “@” seguido de uno o varios caracteres, después un punto y, por último, uno o varios caracteres. Por ejemplo, se permitirá [email protected], pero no se permitirá miguel@example,com o miguel@example. Si escribe una dirección de correo electrónico que no coincide con la regla de validación, Access no acepta la entrada y muestra el mensaje en la propiedad Texto de validación. Si no se escribe ningún texto en el cuadro de propiedad Texto de validación, Access muestra un mensaje genérico. Propiedad Valor Regla de validación Is Null Or ((Like "*?@?*.?*") And (Not Like "*[ ,;]*")) Texto de validación Escriba la dirección de correo electrónico con un signo "@" y el nombre de dominio (opcional) completo (por ejemplo, "[email protected]"). Para obtener más información sobre cómo usar las reglas de validación, además de conocer los procedimientos paso a paso, vea el artículo Restringir la entrada de datos usando una regla de validación. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 129 Normalizar los datos con el analizador de tablas Al importar datos, a veces los datos de origen no se dividen adecuadamente en tablas relacionadas. Para beneficiarse al máximo de Access, los datos se tienen que normalizar – separarse en diferentes tablas, cada una de ellas sobre un aspecto, que estén relacionados por fragmentos clave de información. El analizador de tablas puede ayudarle con esta tarea crítica: en la cinta de opciones, haga clic en Herramientas de base de datos, y en el grupo Analizar, haga clic en Analizar tabla. Se iniciará un asistente, que le guiará por el proceso. Nota La información de este tema sólo se aplica a una base de escritorio de Microsoft Access (.mdb o .accdb). 1. tabla original 2. tablas creadas por el analizador de tablas 3. consulta creada por el analizador de tablas 4. lista de búsqueda de Si su Base de datos de Microsoft Access tiene una tabla que contiene información de repetición en uno o más campos, use el analizador de tablas para dividir los datos en tablas relacionadas de manera que pueda almacenar datos con mayor seguridad y eficacia. Este proceso se denomina normalización. El analizador de tablas divide una tabla que contiene información de repetición en tablas independientes en las que cada tipo de información se almacena solo una vez. Esto hace que la base de datos sea más eficaz y sencilla de actualizar, y reduce su tamaño. Una vez que el asistente divide los datos, todavía puede ver y trabajar con los datos en un lugar haciendo que el asistente cree una consulta. Puede usar la consulta para actualizar datos desde más de una tabla al mismo tiempo. La consulta también ofrece otras características para ahorrar tiempo con el fin de aumentar la precisión de los datos.    Si cambia un campo que se repite en la consulta, todos los registros con dicho valor se actualizan automáticamente porque realmente solo está actualizando un campo en la tabla subyacente de la consulta. Desde las nuevas tablas, la consulta hereda los campos de búsqueda, lo que le permite cambiar los valores de campo eligiendo valores en una lista en lugar de tener que escribir un valor correctamente. La lista de búsqueda busca valores desde la tabla subyacente. Cuando el mismo valor se aplica a más de un registro, puede asegurar la precisión y coherencia eligiendo el valor en la lista cada vez. Formularios e informes basados anteriormente en la tabla original se basarán automáticamente en la consulta, pues el asistente asigna el nombre de la tabla original a la consulta y cambia el nombre de la tabla. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 130  Los informes y los formularios existentes basados en la consulta heredarán actualizaciones de campo automáticas. Los nuevos formularios e informes heredarán listas de búsqueda. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 131 Agregar o cambiar la clave principal de una tabla en Access Una clave principal es un campo (o conjunto de campos) que presenta valores únicos en una tabla. Estos valores se pueden usar para hacer referencia a registros enteros, ya que cada registro tiene un valor distinto para la clave. Una tabla solo puede tener una clave principal. Para definir la clave principal de una tabla, abra la tabla en la vista Diseño. Seleccione el campo (o campos) que quiera usar y, en la cinta, haga clic en Clave principal. Nota Este artículo está pensado para uso exclusivo con bases de datos de escritorio. Access administra automáticamente las claves primarias de las tablas nuevas en el acceso a las aplicaciones web y bases de datos web. Aunque es posible reemplazar estas claves principales automatizadas, no recomendamos que lo haga. En este artículo Resumen de clave principal en Access Agregar una clave principal de Autonumérico en Access Definir la clave primaria mediante campos que ya tiene en Access Quitar la clave principal en Access Cambiar la clave principal en Access Resumen de clave principal en Access Access usa los campos de clave principal con diversos propósitos:  Para leer los datos de tablas distintas y combinarlos de forma que tenga sentido. Puede incluir los campos de clave principal en otras tablas para hacer referencia a la tabla que sea origen de la clave principal. En esas tablas, los campos se denominan claves externas. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Clientes también podría aparecer en la tabla Pedidos. En la tabla Clientes, esta es la clave principal. En la tabla Pedidos se denomina clave externa. Una clave externa es, sencillamente, la clave principal de otra tabla. Para más información, vea el tema Conceptos básicos del diseño de una base de datos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 132 1. Clave principal 2. Clave externa Si va a mover los datos existentes a una base de datos, debe tener un campo que pueda usar como clave principal. A menudo, se suele usar un número de identificación único, como un número de identificador, un número de serie o un código, como clave principal para una tabla. Por ejemplo, es posible que tenga una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un número de identificador único de cliente. El campo de identificador de cliente es la clave principal. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. También comprueba que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que este es siempre distinto. Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el nombre de campo "Id." y el tipo de datos Autonumeración. El campo está oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño. ¿En qué consiste una clave principal correcta? Una clave principal correcta debe tener varias características:    Identifica inequívocamente cada fila. Nunca debe estar vacía ni ser nula (siempre debe contener un valor). Los valores que contiene no suelen cambiar (lo ideal es que no cambien). Si no halla una clave correcta, cree un campo Autonumeración para usarlo como tal. Un campo Autonumeración genera un valor para sí mismo automáticamente cuando cada registro se guarda por primera vez. Por lo tanto, un campo Autonumeración reúne las tres características de una clave principal correcta. Para obtener más información sobre cómo agregar un campo Autonumeración, vea la sección Agregar una clave principal de Autonumeración. Un campo Autonumeración constituye una clave principal correcta. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 133 Ejemplos de claves incorrectas Cualquier campo al que le falten una o más de las características necesarias para que se le considere una clave correcta, representa una elección poco adecuada de clave principal. A continuación, verá algunos ejemplos de campos que son claves principales incorrectas para una tabla Contactos, así como los motivos por los que son incorrectas. Clave principal Motivo incorrecta Nombre Puede no ser único y estar sujeto a cambios. Número de Tiene probabilidades de cambiar. teléfono E-mail address Tiene probabilidades de cambiar. Código postal Puede que más de una persona tenga el mismo código postal. La parte de palabras está sujeta a cambios y, como tal, puede suponer una carga en las tareas de mantenimiento. Podría prestar a confusión si la parte de palabras se repite Combinaciones de como un campo independiente. Por ejemplo, combinar la ciudad y un número palabras y números incrementado (por ejemplo, NEWYORK0579) sería una opción incorrecta si la ciudad también se almacena como un campo.  Es información privada y puede no estar permitida en departamentos gubernamentales y algunas organizaciones. Números de la  Algunas personas carecen de número de la Seguridad social. Seguridad social  Una persona puede tener más de uno a lo largo de su vida. Claves compuestas: uso de varios campos combinados a modo de clave principal En algunos casos, tal vez convenga usar dos o más campos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos campos en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de un campo se denomina clave compuesta. Para crear una clave externa compuesta, puede usar una consulta de definición de datos con la que crear una restricción de varios campos. Encontrará más información al respecto en el tema Crear o modificar tablas o índices mediante una consulta de definición de datos. Agregar una clave principal de Autonumérico en Access Nota Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el tipo de datos Autonumeración. 1. Abra la base de datos de escritorio que desea modificar. 2. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar la clave principal y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño. Sugerencia Si no ve el panel de navegación, presione F11. 3. 4. 5. 6. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla. En el campo Nombre de campo, escriba un nombre, como IdCliente. En el campo Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumeración. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numéricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números aleatorios. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 134 Definir la clave primaria mediante campos que ya tiene en Access Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. 1. Abra la base de datos que desea modificar. 2. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño. Sugerencia Si no ve el panel de navegación, presione F11. 3. Seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo. 4. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal. Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal. Quitar la clave principal en Access Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán como identificadores principales de un registro. Al quitar la clave principal, no se eliminan los campos de la tabla, pero sí el índice que se creó para dicha clave. 1. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de tabla. Si intenta quitar una clave primaria que forma parte de una o más relaciones, Access advertirá de que debe eliminar primero las relaciones. Para eliminar una relación de tabla, siga estos pasos: a. Si las tablas que participan en la relación de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede eliminar una relación entre tablas abiertas. b. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones. c. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en el grupo Relaciones de la pestaña Diseño, haga clic en Mostrar tabla. d. Seleccione las tablas que vaya a agregar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y, después, en Cerrar. e. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar (la línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla SUPR. f. En el grupo Relaciones de la pestaña Diseño, haga clic en Cerrar. 2. Tras eliminar las relaciones, en el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y, después, haga clic en Vista Diseño. Sugerencia Si no ve el panel de navegación, presione F11. 3. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 135 Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal. 4. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal. El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal. Nota Si guarda una tabla nueva sin definir una clave principal, Access le pide que cree una. Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumeración para proporcionar un valor único para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo Autonumeración, Access lo usa como clave principal. Cambiar la clave principal en Access Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos: 1. Quite la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Quitar la clave principal. 2. Defina la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Definir la clave principal. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 136 Restringir la entrada de datos mediante una regla de validación Puede investigar o validar los datos de las bases de datos de escritorio de Access entrar utilizando las reglas de validación. Hay tres tipos de reglas de validación de acceso:    Regla de validación de campo Puede utilizar una regla de validación para especificar un criterio que deben cumplir todos los valores de campo válido. Por ejemplo, un campo de fecha podría tener una regla de validación que no permita valores en el pasado. Regla de validación de registro Puede utilizar una regla de validación para especificar una condición que deben cumplir todos los registros válidos. Por ejemplo, un registro con dos campos de fecha podría requerir que los valores de un campo siempre preceden a los valores del otro campo (por ejemplo, StartDate es antes EndDate). Validación de un formulario Puede utilizar la propiedad Regla de validación de un control en un formulario para especificar un criterio que deben cumplir todos los valores de entrada a ese control. La propiedad de control de Regla de validación funciona como una regla de validación de campo. Nota En este artículo no se aplica a las aplicaciones de acceso web: el tipo de base de datos de diseño con acceso y publicación en línea. Para obtener más información, vea crear una aplicación de Access . En este artículo... Información general Tipos de reglas de validación Dónde usar las reglas de validación Qué se puede incluir en una regla de validación Agregar una regla de validación a una tabla Crear una regla de validación de campo Crear un mensaje que se abre cuando la entrada en el campo no es válida Crear una regla de validación de registro Crear un mensaje que se abre cuando la entrada en el registro no es válida Contrastar los datos existentes con una nueva regla de validación Agregar una regla de validación a un formulario Crear una regla de validación para un control Referencia a las reglas de validación Ejemplos de regla de validación y texto de validación MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 137 Ejemplos de sintaxis de operadores de regla de validación comunes Usar caracteres comodín en las reglas de validación Información general En este artículo se explica cómo usar las reglas de validación y el texto de validación en los campos de tabla y los controles de formulario. Una regla de validación es una forma de limitar la información que se escribe en un campo de tabla o en un control (como un cuadro de texto) de un formulario. Con el texto de validación se puede incluir un mensaje que sirva de ayuda a los usuarios que escriben datos no válidos. Cuando se escriben datos, Access comprueba si se ha infringido alguna regla de validación y, si así es, los datos escritos no se aceptan y Access muestra un mensaje. Access ofrece varias formas de restringir la entrada de datos:   Tipos de datos Cada campo de tabla tiene un tipo de datos que restringe lo que los usuarios pueden escribir. Por ejemplo, un campo Fecha/hora acepta únicamente fechas y horas, un campo de moneda acepta únicamente datos monetarios y así sucesivamente. Propiedades de campo Algunas propiedades de campo restringen la entrada de datos. Por ejemplo, la propiedad Tamaño del campo de un campo restringe los datos proporcionados al limitar la cantidad de datos. También puede usar la propiedad Regla de validación para requerir que se escriban valores específicos y la propiedad Texto de validación para informar a los usuarios de los errores. Por ejemplo, si se escribe la regla >100 Y <1000 en la propiedad Regla de validación, se obliga a los usuarios a especificar valores comprendidos entre 100 y 1000. Una regla como [FechaFin]>=[FechaInicio] obliga a los usuarios a escribir una fecha de finalización igual o posterior a la fecha de inicio. Si se escribe el texto "Especifique valores comprendidos entre 100 y 1000" o "Especifique una fecha de finalización igual o posterior a la fecha de inicio" en la propiedad Texto de validación, se indica a los usuarios que han cometido un error y se aclara cómo corregirlo.  Máscaras de entrada Puede utilizar una máscara de entrada para validar los datos obligando a los usuarios especificar los valores de una manera específica. Por ejemplo, una máscara de entrada puede obligar a los usuarios a escribir las fechas con un formato europeo, como 14.04.2007. Estos métodos de validación de datos se pueden usar de forma aislada o combinados entre sí. Los tipos de datos no son opcionales y reportan la validación de tipo de datos más básica. Para obtener más información sobre los tipos de datos, tamaños de campo y máscaras de entrada, vea el artículo Introducción a los tipos de datos y las propiedades de los campos. Tipos de reglas de validación Se pueden crear dos tipos básicos de reglas de validación:  Reglas de validación de campo Utilice una regla de validación de campo para comprobar el valor que introduce en un campo al salir del campo. Por ejemplo, supongamos que tiene un campo de fecha, y escribe > = #01/01/2010 # en la propiedad Regla de validación de ese campo. La regla obliga a los usuarios a escribir las fechas en o después del 1 de enero de 2010. Si especifica una fecha anterior a 2010 y, a continuación, intente colocar el enfoque en otro campo, Access impide que se salga del campo hasta que solucione el problema. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 138  Reglas de validación de registro Utilizar una regla de validación de registro para controlar cuándo puede guardar un registro (una fila de una tabla). A diferencia de una regla de validación de campo, una regla de validación de registro hace referencia a otros campos de la misma tabla. Puede crear reglas de validación de registro cuando se necesita comprobar los valores de un campo con los valores de otra. Por ejemplo, supongamos que su negocio requiere que el envío de productos dentro de 30 días y, si no lo dentro de ese plazo, deberá reembolsar al cliente parte del precio de compra. Puede definir una regla de validación de registro como [FechaObligatoria] < = [FechaPedido] + 30 para evitar que alguien especifique un buque fecha (el valor del campo FechaObligatoria) demasiado lejos en el futuro. Si la sintaxis de las reglas de validación parece críptica, vea la sección Qué se puede incluir en una regla de validación, donde se explica la sintaxis y puede ver algunas reglas de validación de ejemplo. Dónde usar las reglas de validación Se pueden definir reglas de validación para los campos de tabla y los controles de los formularios. Cuando se definen reglas para tablas, esas reglas se aplican cuando se importan los datos. Para agregar reglas de validación a una tabla, hay que abrir la tabla y usar los comandos en la pestaña Campos de la cinta. Para agregar reglas de validación a un formulario, se abre el formulario en la vista Presentación y se agregan las reglas a las propiedades de los controles individuales. Los pasos descritos en la sección Agregar una regla de validación a una tabla explican cómo agregar reglas de validación a los campos de una tabla. Los pasos descritos en la sección Agregar una regla de validación a un formulario, que aparece más adelante en este artículo, explican cómo agregar reglas a las propiedades de controles individuales. Qué se puede incluir en una regla de validación Las reglas de validación pueden contener expresiones, que son funciones que devuelven un único valor. Una expresión puede servir para hacer cálculos, manipular caracteres o comprobar datos. Una expresión de regla de validación comprueba datos; así, puede comprobar un valor concreto de una serie de valores (como "Tokio" o "Moscú" o "París" o "Helsinki"). Las expresiones también realizan operaciones matemáticas. Por ejemplo, la expresión <100 obliga a los usuarios a escribir valores por debajo de 100, mientras que la expresión ([FechaPedido] - [FechEnvío]) calcula el número de días transcurrido entre la hora en que se cursó un pedido y la hora en la que se envió. Para obtener más información sobre las expresiones, vea el artículo Crear una expresión. Agregar una regla de validación a una tabla Se puede agregar una regla de validación de campo o una regla de validación de registro. La primera comprueba la entrada en un campo y se aplica cuando el foco deja de ser el campo, mientras que la segunda comprueba la entrada en uno o más campos y se aplica cuando el foco deja de ser el registro. Por lo general, una regla de validación de registro compara los valores de dos o más campos. Notas Los siguientes tipos de campo no admiten reglas de validación:     Autonumérico Objeto OLE Datos adjuntos Id. de réplica MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 139 Crear una regla de validación de campo 1. Seleccione el campo que desee validar. 2. En el grupo Validación de campos de la pestaña Campos, haga clic en Validación y, después, en Regla de validación de campo. 3. Use el Generador de expresiones para crear la regla de validación. Para obtener más información sobre cómo usar el Generador de expresiones, vea el artículo sobre cómo usar el Generador de expresiones. Crear un mensaje que se abre cuando la entrada en el campo no es válida 1. Seleccione el campo donde sea necesario mostrar un mensaje cuando los datos especificados no sean válidos. Dicho campo debe contar ya con una regla de validación. 2. En el grupo Validación de campos de la pestaña Campos, haga clic en Validación y, después, en Mensaje de validación de campo. 3. Escriba un mensaje adecuado. Por ejemplo, si la regla de validación es > 10, elmensaje podría ser "Escriba un valor que es menor de 10". Para ver algunos ejemplos de reglas y mensajes de validación de campo, vea la sección Referencia a las reglas de validación. Crear una regla de validación de registro 1. Abra la tabla para la que quiera validar registros. 2. En el grupo Validación de campos de la pestaña Campos, haga clic en Validación y, después, en Regla de validación de registro. 3. Use el Generador de expresiones para crear la regla de validación. Para obtener más información sobre cómo usar el Generador de expresiones, vea el artículo sobre cómo usar el Generador de expresiones. Crear un mensaje que se abre cuando la entrada en el registro no es válida 1. Abra la tabla donde sea necesario mostrar un mensaje cuando los datos especificados no sean válidos. Dicha tabla debe contar ya con una regla de validación de registro. 2. En el grupo Validación de campos de la pestaña Campos, haga clic en Validación y, después, en Mensaje de validación de registros. 3. Escriba un mensaje adecuado. Por ejemplo, si la regla de validación es [FechaInicio] < [FechaFin], elmensaje podría ser "StartDate debe preceder a EndDate." Contrastar los datos existentes con una nueva regla de validación Si agrega una regla de validación a una tabla que ya existe, probablemente convenga comprobar la regla para ver si hay datos no válidos. Nota El siguiente procedimiento funciona sólo con las tablas de la base de datos de escritorio. 1. Abra la tabla que quiera comprobar en la vista Diseño. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Probar reglas de validación. 2. Haga clic en Sí para cerrar el mensaje de alerta e iniciar la prueba. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 140 3. Si se le pide si desea guardar la tabla, haga clic en Sí. 4. Puede que aparezcan varios mensajes de alerta a medida que avanza. Lea las instrucciones de cada mensaje y haga clic en Sí o en No, según sea necesario, para realizar o detener la prueba. Agregar una regla de validación a un formulario Puede utilizar la propiedad Texto de validación de un control de formulario y de la propiedad Regla de validación para validar los datos que se introducen a dicho control y para ayudar a los usuarios que la entrada de datos que no es válidos. Sugerencia Si crea un formulario automáticamente a partir de una tabla mediante uno de los comandos Formulario de la cinta, la validación de los campos de la tabla subyacente se hereda de los controles correspondientes en el formulario. Un control puede tener una regla de validación distinta que el campo de tabla al que dicho control está enlazado, lo que puede resultar útil si quiere que el formulario sea más restrictivo que la tabla. Se aplica la regla de formulario y, después, la de tabla. Si la tabla es más restrictiva que el formulario, la regla definida para el campo de tabla tendrá precedencia. Si ambas reglas se excluyen entre sí, no se podrá escribir ningún dato. Por ejemplo, supongamos que aplica la siguiente regla a un campo de fecha de una tabla: < # #01/01/2010 Pero, después, aplica esta regla al control de formulario enlazado al campo de fecha: > = #01/01/2010 # El campo de fecha requiere ahora valores anteriores al año 2010, pero el control de formulario requiere fechas que sean de ese año o posteriores, por lo que no se puede especificar ningún dato. Crear una regla de validación para un control 1. Haga clic con el botón secundario en el formulario que quiera cambiar y, después, haga clic en Vista Presentación. 2. Haga clic con el botón secundario en el control que quiera cambiar y, a continuación, haga clic en Propiedades para abrir la hoja de propiedades del control. 3. Haga clic en la pestaña Todas y, a continuación, escriba la regla de validación en el cuadro de propiedad Regla de validación. Sugerencia Haga clic en el botón Generar para abrir el Generador de expresiones. Para obtener más información sobre cómo usar el Generador de expresiones, vea el artículo sobre cómo usar el Generador de expresiones. a. Escriba un mensaje en el cuadro de propiedad Texto de validación. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 141 Referencia a las reglas de validación Las reglas de validación usan la sintaxis de expresiones de Access. Para obtener más información acerca de las expresiones, vea el artículo de introducción a las expresiones. Ejemplos de regla de validación y texto de validación Regla de validación <>0 Texto de validación Especifique un valor que no sea cero. El valor debe ser igual o mayor que cero. >=0 O bien Especifique un número positivo. 0 o >100 El valor debe ser igual que cero o mayor que 100. Especifique un valor con un signo de porcentaje (se usa ENTRE 0 Y 1 con los campos que almacenan los valores numéricos como porcentajes). <#01/01/2007# Especifique una fecha anterior a 2007. >=#01/01/2007# Y <#01/01/2008# La fecha debe ser del año 2007. <Fecha() La fecha de nacimiento no puede ser una fecha futura. CompCadena(Mayús([Apellidos]), Los datos del campo Apellidos deben escribirse en [Apellidos],0) = 0 mayúsculas. >=Int(Ahora()) Especifique la fecha de hoy. HOM Escriba H para hombre o M para mujer. COMO "[A-Z]*@[A-Z].com" O "[A-Z]*@[A-Z].net" Escriba una dirección de correo electrónico válida que O "[A-Z]*@[A-Z].org" termine en .com, .net u .org. Escriba una fecha obligatoria que no sea posterior a un [FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 plazo de 30 días a partir de la fecha de pedido. Escriba una fecha de fin que sea igual o posterior a la [FechaFin]>=[FechaInicio] fecha de inicio. Ejemplos de sintaxis de operadores de regla de validación comunes Operador Función Ejemplo Comprueba si hay valores opuestos. Se puede usar NO delante de cualquier operador de comparación, salvo NO NO > 10 (es lo mismo que <=10). ES NULO. Comprueba si hay valores iguales a los elementos de una lista. El valor de comparación debe ser una lista de EN EN ("Tokio","París","Moscú") valores separados por comas que aparece entre paréntesis. Comprueba si hay un intervalo de valores. Debe haber dos valores de comparación (un valor alto y un valor ENTRE 100 Y 1000 (es lo mismo que ENTRE bajo) y esos valores deben ir separados por el separador >=100 Y <=1000) Y. Busca cadenas modelo coincidentes en los campos de COMO COMO "Geo*" tipo Texto y Memo. NO ES Forces users to enter values in the field. This is the same NO ES NULO NULO as setting the Required field property to Yes. However, MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 142 Operador Función Ejemplo when you enable the Required property and a user fails to enter a value, Access displays a somewhat unfriendly error message. Typically, your database is easier to use if you use IS NOT NULL and enter a friendly message in the Validation Text property. >= #01/01/2007# Y <=#06/03/2008# Y O Especifica que todas las partes de la regla de validación Nota Se puede usar Y también para combinar reglas de validación. Por deben cumplirse. ejemplo: NO "Reino Unido" Y COMO "R*". Especifica que algunas partes (no todas) de la regla de enero O febrero validación deben cumplirse. < Menor que. <= Menor o igual que. > Mayor que. >= Mayor o igual que. = Igual que. <> Distinto de. Usar caracteres comodín en las reglas de validación Puede usar caracteres comodín en las reglas de validación. No olvide que Access admite dos juegos de caracteres comodín: ANSI-89 y ANSI-92. Cada uno de estos estándares usa un juego de caracteres comodín distinto. De forma predeterminada, todos los archivos .accdb y .mdb utilizan el estándar ANSI-89. Haga lo siguiente si desea cambiar el estándar ANSI de una base de datos a ANSI-92: 1. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones. 2. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Diseñadores de objetos. 3. En la sección Diseño de la consulta, en Sintaxis compatible con SQL Server (ANSI 92), seleccione Esta base de datos. Para obtener más información sobre cómo usar caracteres comodín y los estándares ANSI en SQL, vea el artículo Información de referencia sobre los caracteres comodín en Access. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 143 Guía de relaciones de tablas Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para conseguirlo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado solo una vez. Después, se debe proveer a Access de un medio para recopilar de nuevo la información desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas que estén relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente, primero debe conocer las relaciones existentes entre las tablas y, a continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos. En este artículo Introducción Tipos de relaciones de tablas ¿Por qué crear relaciones de tablas? Descripción de la integridad referencial Ver relaciones de tablas Crear una relación de tabla Eliminar una relación de tabla Cambiar una relación de tabla Exigir integridad referencial Introducción Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Access un medio para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que estén relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas. Por ejemplo, el formulario que se muestra a continuación incluye información recopilada de varias tablas: 1. La información de este formulario procede de la tabla Clientes... 2. ... la tabla Pedidos... MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 144 3. ... la tabla Productos... 4. ... y la tabla Detalles de pedidos. El nombre de cliente del cuadro Facturar a se obtiene de la tabla Clientes, los valores de Id. de pedido y Fecha de pedido proceden de la tabla Pedidos, el nombre de producto viene de la tabla Productos, y los valores Precio por unidad y Cantidad proceden de la tabla Detalles del pedido. Estas tablas se vinculan entre sí de varias formas para recopilar información de cada una e incorporarla al formulario. Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las tablas deben coordinarse de modo que muestren información acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las relaciones de tablas. Una relación de tabla hace coincidir los datos de los campos clave (a menudo un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creación de una relación de tabla entre los campos Id. de empleado en las tablas Empleados y Pedidos. 1. Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal... 2. ... y como clave externa. Tipos de relaciones de tablas Hay tres tipos de relaciones entre tablas en Access.  Una relación uno a varios Usemos como ejemplo una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por cada cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por lo tanto, la relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios. Para representar una relación uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y lo denominaría Id. de cliente. Así, Access puede usar el número de identificador del cliente de la tabla Pedidos para dar con al cliente correcto de cada producto.  Una relación varios a varios Centrémonos ahora en la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otra parte, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, por cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, por cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Esta relación se denomina relación de varios a varios. Tenga en cuenta que para detectar MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 145 las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación. Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.  Una relación uno a uno En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla solo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Esta relación no es común porque la mayor parte de las veces la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede usar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que solo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común. ¿Por qué crear relaciones de tablas? Puede crear relaciones de tablas explícitamente mediante la ventana Relaciones, o bien arrastrando un campo desde el panel Lista de campos. Access usa relaciones de tablas para decidir cómo combinar las tablas si hay que usarlas en un objeto de base de datos. Existen varias razones por las que se deben crear relaciones de tablas antes de crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes.  Las relaciones de tabla inspiran los diseños de consulta Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas en cuestión. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deberá crear una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una relación entre las tablas, Access suministrará la combinación predeterminada según la relación de tabla existente. Además, si usa uno de los asistentes para consultas, Access usará la información recopilada de las relaciones de tablas ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.  Las relaciones de tablas inspiran los diseños de formulario e informe Al diseñar un formulario o informe, Access usa la información recopilada de las relaciones de tablas ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.  Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros huérfanos en la base de datos. Un registro huérfano es el que hace referencia a otro registro que no existe, por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 146 Al diseñar una base de datos, la información se divide en tablas y cada una de ellas tiene una clave principal. Después, se agregan claves externas a las tablas relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Es importante que dichas referencias de clave principal y clave externa estén sincronizadas. La integridad referencial, que depende de las relaciones de tabla, sirve para asegurarse de que las referencias permanezcan sincronizadas. Descripción de la integridad referencial Al diseñar una base de datos, la información se divide en muchas tablas basadas en temas para minimizar la redundancia de los datos. Después, se provee a Access de un medio para recopilar de nuevo la información, colocando campos comunes en tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relación uno a varios, se toma la clave principal de la tabla "uno" y se agrega como campo adicional a la tabla "varios". Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla "varios" y busca el valor correspondiente en la tabla "uno". De este modo, los valores de la tabla "varios" hacen referencia a los valores correspondientes de la tabla "uno". Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarán "huérfanos" si elimina el registro Transportista. Los pedidos todavía contendrán un Id. de transportista, pero el Id. ya no será válido, porque el registro al que hace referencia ya no existe. El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las referencias sincronizadas para que esta situación hipotética no ocurra nunca. Para aplicar la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relación de tabla (vea el tema sobre cómo exigir integridad referencial para obtener instrucciones detalladas). Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambien el destino de una referencia, así como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente válida de cambiar la clave principal de un transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una única operación. De ese modo, Access se asegura de que la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado incoherente, con algunas filas actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, después, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hagan referencia a la clave principal. También es posible que tenga la necesidad válida de eliminar una fila y todos los registros relacionados (por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos relacionados de ese transportista). Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Si aplica la integridad referencial, selecciona la opción Eliminar en cascada los registros relacionados y, después, elimina un registro en la parte de la clave principal de la relación, Access eliminará automáticamente todos los registros que hagan referencia a la clave principal. Ver relaciones de tablas Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos. Se abrirá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si aún no se han definido relaciones de tabla y abre la ventana Relaciones por primera vez, Access le pedirá que agregue una tabla o consulta a la ventana. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 147 Abra la ventana Relaciones. 1. Haga clic en Archivo y, después, en Abrir. 2. Seleccione y abra la base de datos. 3. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones.. Si la base de datos contiene relaciones, aparecerá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si la base de datos no contiene relaciones y abre la ventana Relaciones por primera vez, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. 4. En la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Se mostrarán todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración. Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación trazada entre las tablas en la ventana Relaciones. Una relación que no exige integridad referencial aparece como una línea delgada entre los campos comunes que admiten la relación. Si selecciona la relación haciendo clic en su línea, la línea se hará más gruesa para indicar que está seleccionada. Si exige la integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, aparece el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea. Cuando la ventana Relaciones está activa, puede seleccionar los siguientes comandos de la cinta: En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas:    Modificar relaciones Abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si selecciona una línea de relación, puede hacer clic en Modificar relaciones para cambiar la relación de tabla. También puede hacer doble clic en la línea de relación. Borrar diseño Oculta a la vista todas las relaciones y tablas en la ventana Relaciones. Observe que este comando solo oculta las relaciones y tablas, no las elimina. Informe de relación Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la base de datos. El informe solo muestra todas las relaciones y tablas que no están ocultas en la ventana Relaciones. En la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones:      Mostrar tabla Abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar tablas y consultas para verlas en la ventana Relaciones. Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones. Mostrar relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la tabla seleccionada en la ventana Relaciones, si aún no se muestran. Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la base de datos en la ventana Relaciones. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de navegación. Cerrar Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algún cambio en el diseño de la ventana Relaciones, le pedirá que guarde los cambios. Crear una relación de tabla MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 148 Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Más bien, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumeración, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumeración y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, deben tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo. Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones 1. 2. 3. 4. Haga clic en Archivo y, después, en Abrir. Seleccione y abra la base de datos. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas. 5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar. 6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones. 7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione un nuevo campo de la lista. Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial, vea las secciones Descripción de la integridad referencial y Exigir integridad referencial. 8. Haga clic en Crear. Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, la línea aparece más gruesa en los extremos. Además, solo si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparecerá el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) sobre la parte gruesa del otro extremo. Notas o o Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (generalmente, los campos de clave principal y clave externa) deben tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indizado de estos campos debe tener el valor Sí (Sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno. Para crear una relación uno a varios El campo en el lado "uno" de la relación (normalmente, el campo de clave principal) debe tener un índice único. Esto significa que la propiedad MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 149 Indizado de este campo debe tener el valor Sí (Sin duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto quiere decir que la propiedad Indizado de este campo debe tener el valor No o Sí (Con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios. Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos Puede arrastrar un campo desde el panel Lista de campos para agregarlo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de datos. El panel Lista de campos muestra los campos disponibles de las tablas relacionadas y también los de otras tablas. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Cambiar una relación de tabla para más información. Abrir una tabla en la vista Hoja de datos 1. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desea agregar el campo y para la que desea crear la relación y, a continuación, haga clic en Abrir. Abrir el panel Lista de campos  Presione ALT+F8. Aparece el panel Lista de campos. El panel Lista de campos recoge todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos en alguna de estas dos categorías del panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la tabla con la que trabaja actualmente y la segunda, todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación. En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto al nombre de una tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos. Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos 1. En el panel Lista de campos, en Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla. 2. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos. 3. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición. Se inicia el Asistente para búsquedas. 4. Siga las instrucciones para ejecutar el Asistente para búsquedas. El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 150 Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, después, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Cambiar una relación de tabla para más información. Eliminar una relación de tabla Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y haga clic en la línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPR. Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación. 1. En la pestaña Herramientas de base de datos , en el grupo Relaciones , haga clic en Relaciones. Aparecerá la ventana Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. 2. En la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. 3. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. 4. Presione la tecla SUPR. - o bien Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Eliminar.  Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí. Nota Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto (como puede ser un formulario), no se podrá eliminar la relación. Primero se deben cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación. Cambiar una relación de tabla Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ventana Relaciones y, a continuación, modifíquela. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea para seleccionarla. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella o haga clic en Modificar relaciones en el grupo Herramientas en la pestaña Diseño. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Realizar sus cambios en el cuadro de diálogo Modificar relaciones 1. En la pestaña Herramientas de base de datos , en el grupo Relaciones , haga clic en Relaciones. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 151 Aparecerá la ventana Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. 2. En la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. 3. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. 4. Haga doble clic en la línea de relación. 5. Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar. El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada. Para obtener más información sobre el tipo de combinación y cómo configurarlo, vea la sección Configurar el tipo de combinación. Para obtener más información sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección Exigir integridad referencial. Configurar el tipo de combinación Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, después, se crea una consulta que use dichas tablas, Access selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos especificados en la relación. Se pueden invalidar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados por medio de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa. Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos relativa únicamente a las filas en las que se ha encontrado una coincidencia. Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a Access qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, pensemos de nuevo en una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales. Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relación y solo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y solo las filas que coinciden con las de la izquierda. Nota En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de diálogo Modificar relaciones y no en la ventana Relaciones. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 152 Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia. Configurar el tipo de combinación 1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación. Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. 2. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, la combinación y si se incluyen todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla. Opción 1. Incluir solo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales. 2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y solo aquellos registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales. 3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y solo aquellos registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean iguales. Combinación relacional Combinación interna Tabla izquierda Filas coincidentes Combinación externa izquierda Todas las filas Filas coincidentes Combinación externa derecha Filas coincidentes Todas las filas Tabla derecha Filas coincidentes Cuando selecciona la opción 2 o 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al lado de la relación en el que se muestran solo las filas coincidentes. Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación 1. En la pestaña Herramientas de base de datos , en el grupo Relaciones , haga clic en Relaciones. Aparecerá la ventana Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. 2. En el grupo Relaciones de la pestaña Diseño, haga clic en Todas las relaciones. Aparecen todas las tablas que tienen relaciones y se muestran las líneas de relación. 3. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. 4. Haga doble clic en la línea de relación. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones. 5. Haga clic en Tipo de combinación. 6. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a continuación, haga clic en Aceptar. 7. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 153 Exigir integridad referencial El uso de la integridad referencial tiene como propósito evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Access rechaza las actualizaciones que cambien el destino de una referencia, así como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la sección Configurar las opciones en cascada. Activar o desactivar la integridad referencial 1. En la ventana Relaciones, haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. 2. Haga doble clic en la línea de relación. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones. 1. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial. 2. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar. Tras habilitar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:    No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros huérfanos. No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla Eliminar en cascada los registros relacionados. No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos si hay artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados. Notas Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes condiciones para exigir la integridad referencial: El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único. Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo Autonumeración puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño del campo tenga el valor Entero largo. Ambas tablas deben existir en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de datos en las que están almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 154 Configurar las opciones en cascada Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relación. Si así es, es preciso que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una sola operación. De ese modo, la actualización se realiza completamente para que la base de datos no presente un estado incoherente, con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema, ya que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, después, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hagan referencia a la clave principal. Puede que también haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados (por ejemplo, un registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte). Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina automáticamente todos los registros que hagan referencia a la clave principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal. Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada 1. En la ventana Relaciones, haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. 2. Haga doble clic en la línea de relación. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones. 1. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial. 2. Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada los registros relacionados, o bien, active ambas. 3. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar. Nota Si la clave principal es un campo Autonumeración, la activación de la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumeración. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 155 Agregar un campo calculado a una tabla En Access, puede crear campos de tabla que calculan valores, algo así como el uso de una fórmula en Excel. Los cálculos pueden incluir valores de los campos en la misma tabla, así como las funciones integradas de Access. Notas   El cálculo no puede incluir campos de otras tablas o consultas. Los resultados del cálculo son de solo lectura. En este artículo Crear un campo calculado Modificar un campo calculado Crear un campo calculado 1. Haga doble clic en la tabla en el panel de navegación para abrirla. 2. En Herramientas, haga clic en Agregar campo. 3. Escriba el nombre del campo y seleccione Calculado en la columna Tipo de datos. Access abre el Generador de expresiones. 4. Empiece a escribir el cálculo que quiera realizar en este campo. Por ejemplo: [Cantidad] x [Precio] Nota No es necesario empezar la expresión por un signo igual (=). 5. Haga clic en Aceptar. Access agrega el campo calculado y después resalta el encabezado de campo para que pueda escribir el nombre del campo. 6. Escriba un nombre para el campo calculado y presione ENTRAR. Modificar un campo calculado 1. Haga doble clic en la tabla en el panel de navegación para abrirla. 2. Haga clic en el campo calculado que quiera modificar. 3. Haga clic en los puntos suspensivos (…) en la línea Expresión del cuadro Propiedades del campo. Access abre el Generador de expresiones. 4. Cambie lo que crea conveniente en el cálculo. Nota No es necesario empezar la expresión por un signo igual (=). 5. Haga clic en Aceptar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 156 Tipos de datos para bases de datos de escritorio de Access Al crear tablas en Access, necesitará seleccionar un tipo de datos para cada columna de datos. El tipo de datos texto corto es una opción popular, ya que permite escribir cualquier carácter (letra, número o símbolo). Sin embargo, cuidadosa selección de los tipos de datos puede ayudarle a aprovechar las características de acceso más (como la validación de datos y funciones) y mejora la precisión de la información almacena. La tabla siguiente ofrece una visión general de los tipos de datos disponibles en bases de datos Access desktop (.accdb). Para obtener información acerca de los tipos de aplicaciones de acceso a datos, vea tipos de datos para aplicaciones de Access. Tipo de datos Uso Tamaño Texto corto (conocido como Datos alfanuméricos (nombres, títulos, etc.). Hasta 255 caracteres. "Texto") Texto largo Hasta alrededor de 1 gigabyte (GB), (anteriormente Grandes cantidades de datos alfanuméricos: pero los controles para mostrar un conocido como frases y párrafos. texto largo se limitan a los primeros "Memo" 64.000 caracteres. Número Datos numéricos. 1, 2, 4, 8 o 16 bytes. Fecha/Hora Fechas y horas. 8 bytes. Datos monetarios, almacenados con 4 Moneda 8 bytes. decimales de precisión. Valor único generado por Access para cada Autonumeración 4 bytes (16 bytes para ID de la réplica). registro nuevo. Datos de tipo Boolean (true/false); Access Sí/No almacena el valor numérico de cero (0) para 1 byte. Falso y -1 para Verdadero. Imágenes, gráficos u otros objetos de ActiveX Objeto OLE Hasta 2 GB aproximadamente. desde otra aplicación basada en Windows. Una dirección de vínculo a un documento o Hasta 8.192 (cada parte de un tipo de Hipervínculo archivo en Internet, en una intranet, en una datos hipervínculo puede contener red de área local (LAN) o en el equipo local hasta 2048 caracteres). Puede adjuntar archivos, como imágenes, documentos, hojas de cálculo o gráficos; cada campo de datos adjuntos puede contener un Datos adjuntos Hasta 2 GB aproximadamente. número ilimitado de datos adjuntos por registro, hasta el límite de almacenamiento del tamaño de un archivo de base de datos. Dependiendo del tipo de datos de la propiedad tipo de resultado. Resultado Puede crear una expresión que utilice datos de tipo de datos texto corto puede de uno o más campos. Puede designar los Calculada tener hasta 243 caracteres. Texto largo, tipos de datos de la expresión de resultado número, sí o No, y fecha y hora debe diferente. coincidir con sus tipos de datos respectivos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 157 Tipo de datos Asistente búsquedas Uso Tamaño La entrada del Asistente para búsquedas en la columna tipo de datos en la vista Diseño no es realmente un tipo de datos. Cuando se elige esta entrada, se inicia un Asistente para ayudarle a definir un campo de búsqueda para simple o complejo. Un campo de búsqueda Depende del tipo de datos del campo simple utiliza el contenido de otra tabla o una de búsqueda. lista de valores para validar el contenido de un valor único por cada fila. Un campo de búsqueda compleja que permite almacenar varios valores del mismo tipo de datos en cada fila. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 158 Crear un índice y utilizarlo para mejorar el rendimiento Si suele realizar búsquedas en una tabla u ordenar sus registros por un campo determinado, puede acelerar estas operaciones mediante la creación de un índice para el campo. Microsoft Office Access usa los índices de una tabla de la misma forma que el usuario utiliza el índice de un libro: para buscar datos, Access busca la ubicación de los datos en el índice. En algunos casos, como cuando se trata de una clave principal, Access crea un índice para el usuario de forma automática. En otras ocasiones, es posible que el usuario desee crear un índice por sí mismo. En este artículo se presentan los índices y se explica cómo decidir los campos que se van a indizar, así como la forma de crear, eliminar o modificar un índice. También se explican las condiciones en las que Access crea índices de forma automática. Nota No se pueden usar los métodos descritos en este artículo para crear un índice para una tabla en una base de datos web. El rendimiento de una base de datos web depende del rendimiento del servidor de SharePoint que hospeda la base de datos web. Nota La funcionalidad que se explica en este artículo no es aplicable a las "aplicaciones de Access". Para obtener más información sobre cómo trabajar con aplicaciones de Access, consulte <insertar vínculo al tema de marcador de posición> En este artículo Información general Decidir los campos que se van a indizar Crear un índice Eliminar un índice Ver y modificar índices Creación automática de índices Información general Un índice se puede usar para ayudar a Access a buscar y ordenar registros con mayor rapidez. Un índice almacena la ubicación de los registros basándose en el campo o campos que formen parte del índice. Dependiendo del número de valores únicos de los campos indizados, un índice puede ser mucho más pequeño que la tabla que describe, lo que hace que la lectura de Access sea más eficaz. Los índices funcionan como el índice de un libro Considere el índice de un libro: es una lista de palabras que aparecen en el libro. Cada entrada de la lista muestra el número de las páginas que contienen esa palabra. Si desea encontrar una palabra específica en un libro, el índice le ayuda a encontrarla mucho más rápido que hojeando el libro entero. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 159 En Access, un índice es como una lista de los valores de campo que aparecen en una tabla. Cada entrada de la lista muestra también la ubicación de los registros que contienen los valores de campo. Si desea encontrar un valor de campo específico, un índice le ayuda a encontrarlo mucho más rápidamente que si lee toda la tabla. Los índices permiten encontrar los valores de campo poco comunes de forma más rápida Cuanto mayor sea el número de valores de campo diferentes en una tabla, más útil resulta el índice para mejorar el rendimiento de la búsqueda y selección de consultas. Cuantas más veces aparezca un valor de campo determinado en una tabla, menor será la utilidad del índice. Piense en las palabras de un libro: la palabra "el" probablemente aparezca con tanta frecuencia que leer el elemento de lista para esa sola palabra tomaría casi tanto tiempo como leer el libro entero. Del mismo modo, el beneficio de indizar un campo que solo tiene algunos valores no será tan grande, ya que cada valor aparece varias veces. Una vez que Access ha obtenido la ubicación de los registros en el índice, puede recuperar los datos de dichos registros al ir directamente a la ubicación correcta. De esta forma, utilizar un índice puede ser mucho más rápido que buscar en todos los registros de la tabla para encontrar los datos. Los índices hacen que modificar los datos sea más lento Cuando anexa, elimina o actualiza datos, los índices de las tablas afectadas deben actualizarse para reflejar los cambios realizados. Esto puede afectar al rendimiento. Piense nuevamente en un libro: si realiza cambios, debe cambiar también el índice, de lo contrario este será incorrecto. Modificar un índice toma tiempo, tiempo que no perdería si no tuviera un índice. Access funciona de la misma manera: los índices hacen que modificar los datos sea más lento. Decidir los campos que se van a indizar Es posible crear un índice basado en un único campo o en varios. Considere indizar aquellos campos que busca con frecuencia, que ordena y que combina con campos de otras tablas en consultas. Los índices pueden ayudar a acelerar las búsquedas y a seleccionar las consultas, aunque también pueden ralentizar el rendimiento cuando se agregan o actualizan datos. Al especificar datos en una tabla que contiene uno o más campos indizados, Access debe actualizar los índices cada vez que se agrega o modifica un registro. También es probable que la adición de registros mediante una consulta de datos anexados o por medio de la anexión de registros importados sea más lenta si la tabla de destino contiene índices. Nota La clave principal de una tabla se indiza automáticamente. Para obtener más información acerca de las claves principales, vea la sección Vea también. No se puede indizar un campo cuyo tipo de datos sea Objeto OLE, Datos adjuntos, o Calculado. En los demás campos, considere la posibilidad de indizar si se cumplen todas estas condiciones:    Si prevé que va a buscar valores almacenados en el campo. Si prevé que va a ordenar valores del campo. Si prevé que va a almacenar muchos valores distintos en el campo. Si muchos de los valores del campo son iguales, es posible que el índice no acelere las consultas de una forma significativa. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 160 Índices de varios campos Si cree que va a buscar u ordenar por dos o más campos a la vez con frecuencia, puede crear un índice para esa combinación de campos. Por ejemplo, si suele especificar criterios para los campos Proveedor y NombreProducto en la misma consulta, tiene sentido crear un índice de varios campos en ambos campos. Si ordena una tabla por un índice de varios campos, Access ordena en primer lugar por el primer campo definido para el índice. El usuario especifica el orden de los campos al crear un índice de varios campos. Si hay registros con valores duplicados en el primer campo, Access ordena a continuación por el segundo campo definido para el índice y así sucesivamente. En un índice de varios campos es posible incluir hasta 10 campos. Crear un índice Para crear un índice, primero es necesario decidir si se va a crear un índice de un solo campo o de varios campos. Un índice de un solo campo se crea al establecer la propiedad Indizado. En la siguiente tabla se indican los posibles valores de la propiedad Indizado. Valor de la propiedad Indizado Significado No No crear un índice en este campo (o eliminar el índice existente) Sí (con duplicados) Crear un índice en este campo Sí (sin duplicados) Crear un índice único en este campo Si crea un índice único, Access no le permitirá especificar un valor nuevo en el campo si ese valor ya existe en el mismo campo de otro registro. Access crea automáticamente un índice único para las claves principales, aunque también es posible que desee impedir valores duplicados en otros campos. Por ejemplo, puede crear un índice único en un campo que almacene números de serie, de modo que no haya dos productos con el mismo número de serie. Para obtener más información acerca de las claves principales, haga clic en los vínculos de la sección Vea también. Crear un índice de un solo campo 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el nombre de la tabla en la que desea crear el índice y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 2. Haga clic en el Nombre de campo del campo que desea indizar. 3. En Propiedades de campo, haga clic en la pestaña General. 4. En la propiedad Indizado, haga clic en Sí (con duplicados) si desea permitir duplicados o en Sí (sin duplicados) para crear un índice único. 5. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido o presione CTRL+G. Crear un índice de varios campos 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el nombre de la tabla en la que desea crear el índice y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. 2. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Índices. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 161 Aparece la ventana Índices. Modifique el tamaño de la ventana para que se vean algunas filas en blanco y las propiedades de índice. Para crear un índice de varios campos para una tabla, en la ventana Índices, incluya una fila para cada campo del índice, así como el nombre del índice únicamente en la primera fila. Access trata todas las filas como parte del mismo índice hasta que llega a una fila que contiene otro nombre de índice. Para insertar una fila, haga clic con el botón secundario en la ubicación en la que desea insertar la fila y, a continuación, haga clic en Insertar filas en el menú contextual. 3. En la columna Nombre del índice, en la primera fila en blanco, escriba el nombre del índice. Puede utilizar el nombre de uno de los campos del índice o cualquier otro nombre. 4. En la columna Nombre de campo, haga clic en la flecha y, a continuación, en el primer campo que desee utilizar para el índice. 5. En la siguiente fila, deje en blanco la columna Nombre del índice y, a continuación, en la columna Nombre de campo, haga clic en el segundo campo del índice. Repita este paso hasta que haya seleccionado todos los campos que desee incluir en el índice. Nota El orden predeterminado es Ascendente. 6. Para cambiar el orden de los valores del campo, en la columna Criterio de ordenación de la ventana Índices, haga clic en Ascendente o en Descendente. 7. En la ventana Índices, en Propiedades del índice, especifique las propiedades del índice para la fila en la columna Nombre del índice que contiene el nombre del índice. Establezca las propiedades según la siguiente tabla. Etiqueta Valor Principal Si el valor es Sí, el índice es la clave principal. Única Si el valor es Sí, todos los valores del índice deben ser únicos. Ignorar Nulos Si el valor es Sí, los registros con un valor nulo de los campos indizados se excluyen del índice. 1. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido. Método abreviado de teclado presione CTRL+G. 2. Cierre la ventana Índices. Eliminar un índice Si descubre que un índice ya no es necesario o afecta demasiado al rendimiento, puede eliminarlo. Al eliminar un índice, solo quita este índice y no el campo o los campos en los que se basa. 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el nombre de la tabla en la que se encuentra el índice que desea eliminar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 2. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Índices. Aparece la ventana Índices. Modifique el tamaño de la ventana para que se vean algunas filas en blanco y las propiedades de índice. 3. En la ventana Índices, seleccione la fila o las filas que contienen el índice que desea eliminar y, a continuación, presione SUPR. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 162 Sugerencia Asegúrese de seleccionar toda la fila. 4. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido. Método abreviado de teclado presione CTRL+G. 5. Cierre la ventana Índices. Ver y modificar índices Es posible que desee ver los índices de una tabla para evaluar su efecto sobre el rendimiento o para asegurarse de que unos campos concretos estén indizados. 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el nombre de la tabla en la que se encuentra el índice que desea modificar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 2. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Índices. Aparece la ventana Índices. Modifique el tamaño de la ventana para que se vean algunas filas en blanco y las propiedades de índice. 3. Vea o modifique los índices y las propiedades de índice de modo que se ajusten a sus necesidades. 4. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido. Método abreviado de teclado presione CTRL+G. 5. Cierre la ventana Índices. Creación automática de índices En algunos casos, Access crea índices para el usuario de forma automática. Por ejemplo, se crea un índice automáticamente para cualquier campo o campos que se designen como una clave principal de la tabla. Otra fuente de creación automática de índices es la opción Autoindizar al importar o crear del cuadro de diálogo Opciones de Access. Access indiza de forma automática cualquier campo cuyo nombre comience o termine con los caracteres especificados en el cuadro Autoindizar al importar o crear, como Id., clave, código o núm.. Para ver o modificar el valor actual, siga estos pasos: 1. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones. 2. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Diseñadores de objetos y, a continuación, en Vista de diseño de tabla, modifique los valores en el cuadro Autoindizar al importar o crear. Use un punto y coma (;) para separar los valores. Nota Si el nombre de un campo comienza o termina con un valor de los que aparecen en el cuadro, el campo se indiza de forma automática. 3. Haga clic en Aceptar. Dado que cada índice adicional exige más trabajo por parte de Access, el rendimiento disminuye al agregar o actualizar datos. Por lo tanto, es posible que desee considerar la posibilidad de cambiar los valores que aparecen en el cuadro Autoindizar al importar o crear o la reducción del número de valores a fin de minimizar el número de índices creados. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 163 Comprender las consultas MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 164 Introducción a las consultas Con las consultas, es más fácil ver, agregar, eliminar y cambiar datos en una base de datos de Access. Otros motivos para usar consultas:    Encontrar datos específicos rápidamente, filtrándolos según criterios concretos (condiciones) Calcular o resumir datos Automatizar tareas de administración de datos como, por ejemplo, revisar de vez en cuando los datos más actuales. Obtener un conjunto más sólido de opciones de consulta cuando se trabaja con una base de datos de escritorio de Access, pero aplicaciones de web Access ofrecen algunas de las opciones de consulta que se muestra a continuación. Para obtener más información acerca de aplicaciones de web Access, la nueva clase de base de datos de diseño con Access y publicación en línea, vea crear una aplicación de Access. Nota Si quiere poner en práctica las consultas de los ejemplos, use una base de datos de escritorio de Access. Las consultas pueden ayudarle a buscar datos y trabajar con ellos Crear una consulta de selección Crear una consulta de parámetros Crear una consulta de totales Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas Crear una consulta de creación de tabla Crear una consulta de datos anexados Crear una consulta de actualización Crear una consulta de eliminación Las consultas pueden ayudarle a buscar datos y trabajar con ellos En una base de datos bien diseñada, los datos que se quieren plasmar en un formulario o informe suelen estar repartidos en varias tablas. Con una consulta, se puede extraer información de diversas tablas y ensamblarla para mostrarla en el formulario o informe. Una consulta puede servir para pedir resultados de datos de la base de datos, para llevar a cabo una acción relativa a los datos o para ambas cosas. También sirve para obtener una respuesta a una pregunta sencilla, efectuar cálculos, combinar datos de distintas tablas o agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos. Dada su enorme versatilidad, existen muchos tipos de consulta y el tipo que se cree depende de la tarea que quiera realizarse. Principales tipos de Usar consulta Seleccionar Para recuperar datos de una tabla o hacer cálculos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 165 Principales tipos de Usar consulta Agregar, cambiar o eliminar datos. Cada tarea tiene un tipo específico de consulta de Acción acciones. Las consultas de acciones no están disponibles en las aplicaciones de Access. Crear una consulta de selección El tipo de consulta de selección es la opción adecuada si tiene intención de revisar datos de solo algunos campos de una tabla, revisar datos de varias tablas a la vez o, sencillamente, ver los datos de acuerdo con determinados criterios. Para más información, vea Crear una consulta de selección. Revisar los datos de determinados campos Por ejemplo, si la base de datos tiene una tabla con mucha información sobre productos y quiere repasar una lista de los productos y sus precios, así es como podría crear una consulta de selección para obtener únicamente los nombres de producto y sus respectivos precios: 1. Abra la base de datos y, en la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta. 2. En el cuadro Mostrar tabla, en la pestaña Tablas, haga doble clic en la tabla Productos y luego cierre el cuadro de diálogo. 3. Supongamos que en la tabla Productos tenemos los campos Nombre de producto y Precio listado. Haga doble clic en Nombre de producto y Precio listado para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño de la consulta. 4. En la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar. La consulta se ejecuta y muestra una lista de productos y sus precios. Revisar los datos de varias tablas relacionadas a la vez Por ejemplo, tiene una base de datos de una tienda de comestibles y quiere repasar los pedidos de los clientes que viven en una determinada ciudad. Los datos de los pedidos y los clientes están almacenados en dos tablas denominadas Clientes y Pedidos, respectivamente. Cada tabla tiene un campo de Id. de cliente, que forma la base de una relación de uno a varios entre las dos tablas. Puede crear una consulta que devuelva los pedidos de los clientes de una determinada ciudad, como Las Vegas, del modo siguiente: 1. Abra la base de datos. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de consulta. 2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la pestaña Tablas, haga doble clic en Clientes y luego en Pedidos. 3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Fíjese en la línea (denominada combinación) que conecta el campo Id. de la tabla Clientes con el campo Id. de cliente de la tabla Pedidos. Esta línea muestra la relación entre las dos tablas. 4. En la tabla Clientes, haga doble clic en Compañía y en Ciudad para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño de la consulta. 5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna Ciudad, desactive la casilla de la fila Mostrar. 6. En la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Las Vegas. Desactivar la casilla Mostrar hace que la consulta no muestre la ciudad en los resultados, y escribir Las Vegas en la fila Criterios indica que quiere ver solo los registros en los que el valor del campo Ciudad sea Las Vegas. En este caso, la consulta devuelve solo los clientes de Las Vegas. No es necesario mostrar un campo para usarlo con un criterio. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 166 7. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de pedido y en Fecha de pedido para agregar estos campos a las siguientes dos columnas de la cuadrícula de diseño de la consulta. 8. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra una lista de pedidos de los clientes de Las Vegas. 9. Presione CTRL+G para guardar la consulta. Crear una consulta de parámetros Si quiere iniciar variaciones de una consulta concreta con frecuencia, considere la posibilidad de usar una consulta de parámetros. Cuando inicia una consulta de este tipo, la consulta pide los valores de los campos y, después, usa los valores especificados para crear los criterios de la consulta. Nota Las consultas de parámetros no se pueden crear en las aplicaciones de Access. Siguiendo con el ejemplo anterior, en el que aprendió a crear una consulta de selección que devuelve los pedidos de los clientes de Las Vegas, puede modificar dicha consulta para que le pida que especifique la ciudad cada vez que se inicie. Para poner esto en práctica, abra la base de datos que creó en el ejemplo anterior: 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta denominada Pedidos por ciudad (que creó en la sección anterior) y después haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, elimine Las Vegas y después escriba [¿Qué ciudad?]. La cadena [¿Qué ciudad?] es la petición de parámetros. Los corchetes indican que quiere que la consulta pida información y el texto (en este caso, ¿Qué ciudad?) es la pregunta que aparece en la petición de parámetros. Nota No se pueden usar ni puntos (.) ni signos de exclamación (!) como texto en el mensaje de petición de parámetros. 1. Active la casilla en la fila Mostrar de la columna Ciudad para que se muestre la ciudad en los resultados de la consulta. 2. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta le pide que escriba un valor en Ciudad. 3. Escriba Nueva York y presione ENTRAR para ver los pedidos de los clientes de Nueva York. ¿Qué ocurre si no sabe qué valores puede especificar? Puede usar caracteres comodín como parte del mensaje: 4. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y después en Vista Diseño. 5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Como [¿Qué ciudad?]&"*". En esta petición de parámetros, la palabra clave Como, el símbolo de la Y comercial (&) y el asterisco (*) entre comillas permiten al usuario escribir una combinación de caracteres, incluidos caracteres comodín, para que se devuelva una gran variedad de resultados. Por ejemplo, si el usuario escribe *, la consulta devolverá todas las ciudades; si el usuario escribe L, la consulta devolverá todas las ciudades que empiecen por la letra “L” y, si el usuario escribe *s*, la consulta devolverá todas las ciudades que contengan la letra “s”. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 167 6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Después, en el mensaje de la consulta, escriba Nuevo y presione ENTRAR. La consulta se inicia y muestra los pedidos de los clientes de Nueva York. Especificar los tipos de datos de los parámetros También puede especificar qué tipo de datos debe aceptar un parámetro. Puede establecer el tipo de datos de cualquier parámetro, pero es especialmente importante establecer el tipo de datos en los datos numéricos, de moneda o de fecha y hora. Cuando se especifica el tipo de datos que debe aceptar un parámetro, los usuarios ven un mensaje de error más específico si facilitan un tipo de datos equivocado como, por ejemplo, texto cuando se espera moneda. Nota Si se establece un parámetro para que acepte datos de texto, cualquier entrada se interpreta como texto y no aparece ningún mensaje de error. Para especificar el tipo de datos de los parámetros de una consulta, siga este procedimiento: 1. Con la consulta abierta en la vista Diseño, en la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Parámetros. 2. En el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta, en la columna Parámetro, escriba la petición de cada parámetro para el que quiera especificar el tipo de datos. Asegúrese de que cada parámetro coincida con la petición que usa en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de la consulta. 3. En la columna Tipo de datos, seleccione el tipo de datos de cada parámetro. Más información sobre cómo usar los parámetros para pedir la introducción de datos al iniciar una consulta. Crear una consulta de totales La fila Total de una hoja de datos es muy útil, pero, para cuestiones más complejas, se usa una consulta de totales, que es una consulta de selección que permite agrupar y resumir los datos (como cuando quiere ver las ventas totales por producto). En una consulta de totales, puede usar la función Suma (una función de agregado) para ver las ventas totales por producto. Nota No se pueden usar funciones de agregado en las aplicaciones de Access. Use el siguiente el procedimiento para modificar la consulta Subtotales de productos que creó en el ejemplo anterior con el fin de obtener subtotales resumidos por producto. 1. En la ficha Inicio, haga clic en Ver > Vista Diseño. Se abre la consulta Subtotales de productos en la vista Diseño. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en totales. Aparece la fila Totales en la cuadrícula de diseño de la consulta. Nota Si bien tienen nombres similares, la fila Totales de la cuadrícula de diseño y la fila Total de una hoja de datos no son iguales:   Puede agrupar datos por valores de campo con la fila Totales en la cuadrícula de diseño. Puede agregar la fila de hoja de datos Total a los resultados de una consulta de totales. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 168  Al usar la fila Totales en la cuadrícula de diseño, debe elegir una función de agregado para cada campo. Si no quiere hacer ningún cálculo en un campo, puede agrupar los datos por ese campo.  En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Total, seleccione Suma en la lista desplegable. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra una lista de productos con los subtotales. Presione CTRL+G para guardar la consulta. Deje la consulta abierta.   Para más información, vea Sumar valores en una hoja de datos con una fila Totales. Hacer cálculos basados en los datos Normalmente, las tablas no se usan para almacenar valores calculados (como subtotales), aun cuando se basen en datos de la misma base de datos, ya que los valores calculados dejan de estar actualizados si cambian los valores en los que están basados. Por ejemplo, no conviene almacenar la edad de una persona en una tabla porque cada año tendrá que actualizar el valor; en lugar de hacer esto, almacene la fecha de nacimiento de la persona y use una consulta para calcular su edad. Supongamos que tiene una base de datos con algunos productos que le gustaría vender. En ella hay una tabla denominada Detalles de pedido que contiene información sobre los productos en campos (como el precio de cada uno de ellos y las cantidades). El subtotal se puede calcular con una consulta que multiplique la cantidad de cada producto por el precio de dicho producto, multiplique la cantidad de cada producto por el precio y el descuento de dicho producto y, finalmente reste el descuento total del precio total. Si creó la base de datos de prueba en el ejemplo anterior, ábrala y practique del siguiente modo: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. En la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta. En el cuadro de diálogo Mostrar tablas, en la pestaña Tablas, haga doble clic en Detalles de pedido. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de producto para agregar este campo a la primera columna de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la segunda columna de la cuadrícula, haga clic con el botón secundario en la fila Campo y haga clic en Zoom en el menú contextual. En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente: Subtotal: ([Cantidad]*[Precio unitario])([Cantidad]*[Precio unitario]*[Descuento]) Haga clic en Aceptar. En la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra una lista de productos y subtotales por pedido. Presione CTRL+G para guardar la consulta y después asígnele el nombre Subtotales de productos. Vea también Sumar valores en una hoja de datos con una fila Totales. Mostrar datos resumidos o agregados Cuando se usan tablas para registrar las transacciones o almacenar datos numéricos que se usan periódicamente, resulta útil poder comprobar los datos agregados, como las sumas o los promedios. En Access se puede agregar una fila Totales a una hoja de datos. La fila Totales es una fila situada al final de la hoja de datos que puede mostrar un total acumulado u otros valores agregados. 1. Inicie la consulta Subtotales de productos y deje los resultados abiertos en la Vista de hoja de datos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 169 2. En la pestaña Inicio, haga clic en Totales. Aparece una nueva fila en la parte inferior de la hoja de datos con la palabra Total en la primera columna. 3. Haga clic en la celda de la última fila de la hoja de datos denominada Total. 4. Haga clic en la flecha para ver las funciones de agregado disponibles. Dado que la columna contiene datos de texto, hay solo dos opciones: Ninguno y Cuenta. 5. Seleccione Cuenta. El contenido de la celda cambia de Total a una cuenta de los valores de la columna. 6. Haga clic en la celda adyacente (la segunda columna). Observe que aparece una flecha en la celda. 7. Haga clic en la flecha y, después, en Suma. El campo muestra una suma de los valores de la columna. 8. Deje la consulta abierta en la vista Hoja de datos. Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas Ahora supongamos que, además de comprobar los subtotales de los productos, también quiere agregar los datos por meses, de modo que cada fila muestre los subtotales de un producto y cada columna, los subtotales de productos de un mes. Para mostrar los subtotales de un producto y los subtotales de productos de un mes, use una consulta de tabla de referencias cruzadas. Nota Las consultas de tabla de referencias cruzadas no se pueden visualizar en las aplicaciones de Access. Puede modificar nuevamente la consulta Subtotales de productos de manera que la consulta devuelva filas con los subtotales de producto y columnas con los subtotales mensuales. 1. 2. 3. 4. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y después en Vista Diseño. En el grupo Configuración de consultas, haga clic en Mostrar tabla. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos y después haga clic en Cerrar. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en tabla de referencias cruzadas. Se oculta la fila Mostrar en la cuadrícula de diseño, y se muestra la fila tabla de referencias cruzadas. 5. En la tercera columna de la cuadrícula de diseño, haga clic con el botón secundario en la fila Campo y después haga clic en Zoom en el menú contextual. Se abre el cuadro Zoom. 6. En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente: Mes: "Mes " & ParcFecha("m", [Fecha de pedido]) 7. Haga clic en Aceptar. 8. En la fila Tabla de referencias cruzadas, seleccione los valores siguientes en la lista desplegable: Encabezado de fila para la primera columna, Valor para la segunda columna y Encabezado de columna para la tercera columna. 9. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra los subtotales de productos agregados por mes. 10. Presione CTRL+G para guardar la consulta. Para más información, vea: Crear una consulta de creación de tabla Puede usar una consulta de creación de tabla para crear una nueva tabla a partir de datos almacenados en otras tablas. Nota Las consultas de creación de tabla no están disponibles en las aplicaciones de Access. Por ejemplo, supongamos que quiere enviar datos referentes a los pedidos de Chicago a un socio empresarial de Chicago que use Access para preparar informes. En lugar de enviar todos los datos de los pedidos, quiere restringirlos a los datos específicos de los pedidos de Chicago. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 170 Puede crear una consulta de selección que contenga los datos de los pedidos de Chicago y, después, usar la consulta de selección para crear la nueva tabla siguiendo este procedimiento: 1. Abra la base de datos del ejemplo anterior. Para iniciar una consulta de creación de tabla, puede que tenga que habilitar el contenido de la base de datos. Nota Si aparece un mensaje sobre la opción de habilitar la base de datos debajo de la cinta de opciones, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos ya está en una ubicación de confianza, no verá la barra de mensajes. 2. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de consulta. 3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Detalles de pedido y en Pedidos y, después, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. 4. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de cliente y en Ciudad de destino para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño. 5. En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de pedido, Id. de producto, Cantidad, Precio unitario y Descuento para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño. 6. En la columna Ciudad de destino de la cuadrícula de diseño, desactive la casilla de la fila Mostrar. En la fila Criterios, escriba 'Chicago' (comillas simples incluidas). Compruebe los resultados de la consulta antes de usarlos para crear la tabla. 7. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. 8. Presione Ctrl+G para guardar la consulta. 9. En el cuadro Nombre de la consulta, escriba Consulta de pedidos de Chicago y luego haga clic en Aceptar. 10. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. 11. En el grupo Tipo de consulta de la pestaña Diseño, haga clic en Crear tabla. 12. En el cuadro de diálogo Crear tabla, en el cuadro Nombre de tabla, escriba Pedidos de Chicago y después haga clic en Aceptar. 13. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. 14. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Síy vea la nueva tabla que aparece en el panel de navegación. Nota Si ya hay una tabla con el mismo nombre, Access la elimina antes de que se inicie la consulta. Crear una consulta de datos anexados Puede usar una consulta de datos anexados para recuperar datos de una o varias tablas y agregar esos datos a otra tabla. Nota Las consultas de datos anexados no están disponibles en las aplicaciones de Access. Por ejemplo, supongamos que creó una tabla para compartirla con un socio empresarial de Chicago, pero se da cuenta de que este socio también trabaja con clientes del área de Milwaukee, por lo que ahora quiere agregar a la tabla filas con datos del área de Milwaukee antes de compartir la tabla con su socio. Haga lo siguiente para agregar datos del área de Milwaukee a la tabla Pedidos de Chicago: 1. Abra la consulta denominada “Consulta de pedidos de Chicago” en la vista Diseño. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar. Abre el cuadro de diálogo Anexar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 171 3. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en la flecha del cuadro Nombre de tabla, seleccione Pedidos de Chicago en la lista desplegable y haga clic en Aceptar. 4. En la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios de la columna Ciudad de destino, elimine 'Chicago' y después escriba 'Milwaukee'. 5. En la fila Anexar a, seleccione el campo correspondiente a cada columna. En este ejemplo, los valores de la fila Anexar a deben coincidir con los de la fila Campo, pero no es obligatorio para que funcionen las consultas de datos anexados. 6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Nota Al iniciar una consulta que devuelve una gran cantidad de datos, puede aparecer un mensaje de error que indica que la consulta no se puede deshacer. Pruebe a aumentar el límite del segmento de memoria a 3 MB para que la consulta se procese correctamente. Crear una consulta de actualización Puede usar una consulta de actualización para cambiar los datos de las tablas y para escribir los criterios a fin de especificar las filas que deben actualizarse. Las consultas de actualización permiten revisar los datos actualizados antes de realizar la actualización. Importante Las consultas de acciones no se pueden deshacer. Conviene que haga una copia de seguridad de las tablas que vaya a actualizar con una consulta de actualización. Nota Las consultas de actualización no están disponibles en las aplicaciones de Access. En el ejemplo anterior, anexó filas a la tabla Pedidos de Chicago. En esta tabla, el campo Id. de producto muestra el identificador de producto numérico. Para que los datos resulten más útiles en los informes, puede cambiar los identificadores de producto por los nombres de producto del siguiente modo: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Abra la tabla Pedidos de Chicago en la vista Diseño. En la fila Id. de producto, cambie el tipo de datos de Número a Texto. Guarde y cierre la tabla Pedidos de Chicago. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de consulta. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos de Chicago y en Productos y, después, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar. En la cuadrícula de diseño, desaparecen las filas Ordenar y Mostrar y aparece la fila Actualizar a. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de producto para agregar este campo a la cuadrícula de diseño. En la cuadrícula de diseño, en la fila Actualizar a de la columna Id. de producto, escriba o pegue lo siguiente: [Productos].[Nombre de producto] Sugerencia Puede usar una consulta de actualización para eliminar los valores de campo con una cadena vacía ("") o un valor NULO en la fila Actualizar a. 10. En la fila Criterios, escriba o pegue lo siguiente: [Id. de producto] Como ([Productos].[Id.]) 11. Puede comprobar qué valores cambiarán con una consulta de actualización si visualiza la consulta en la vista Hoja de datos. 12. En la ficha Diseño, haga clic en Ver > Vista Hoja de datos. La consulta devuelve una lista de identificadores de producto que se actualizarán. 13. En la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 172 Cuando abra la tabla Pedidos de Chicago, verá que los valores numéricos del campo Id. de producto se han cambiado por los nombres de producto de la tabla Productos. Vea Crear una consulta de actualización. Crear una consulta de eliminación Puede usar una consulta de eliminación para eliminar datos de las tablas o para introducir los criterios que especifiquen las filas que se deben eliminar. Las consultas de eliminación permiten revisar las filas que se van a eliminar antes de llevar a cabo la eliminación. Nota La opción de las consultas de eliminación no está disponible en las aplicaciones de Access. Por ejemplo, supongamos que va a enviar la tabla Pedidos de Chicago del ejemplo anterior a su socio empresarial de Chicago, pero se da cuenta de que algunas filas contienen campos vacíos y decide quitar esas filas antes de enviar la tabla. Bastaría con abrir la tabla y eliminar las filas manualmente, pero, si hay muchas filas que eliminar y tiene claros los criterios para especificar las filas que deben eliminarse, puede resultar útil emplear una consulta de eliminación. Puede usar una consulta para eliminar de la tabla Pedidos de Chicago las filas que no tengan un valor de Id. de pedido siguiendo este procedimiento: 1. En la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta. 2. En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos de Chicago y cierre el cuadro Mostrar tabla. 3. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar. En la cuadrícula de diseño, desaparecen las filas Ordenar y Mostrar y aparece la fila Eliminar. 4. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de pedido para agregarlo a la cuadrícula. 5. En la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios de la columna Id. de pedido, escriba Es Nulo. 6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 173 Ejemplo de uso de fechas como criterios en las consultas de Access Para obtener información sobre la creación de consultas, consulte Introducción a las consultas. A continuación, mostramos algunos ejemplos de criterios de fecha habituales, desde los filtros más sencillos de fecha hasta los cálculos complejos de intervalos de fechas. Algunos de los ejemplos más complejos usan la función de fecha de Access para extraer diversas partes de las fechas y proporcionar los resultados deseados. Ejemplos en los que se utiliza la fecha actual en sus criterios Ejemplos en los que se trabaja con una fecha o un rango de fechas distintos de la fecha actual Consultas que filtran fechas nulas (que faltan) o no nulas Ejemplos en los que se utiliza la fecha actual en sus criterios Para incluir elementos Use este criterio que... Resultado de la consulta Devuelve los elementos que tengan la fecha del día en curso. O sea, si hoy es el Contengan la fecha en Date() 2/2/2012, verá los elementos curso cuyo campo de fecha esté definido en 2 de febrero de 2012. Devuelve los elementos que tengan la fecha del día anterior. Contengan la fecha de O sea, si hoy es el 2/2/2012, Date()-1 ayer verá los elementos correspondientes al 1 de febrero de 2012. Devuelve los elementos que tengan la fecha del día de Contengan la fecha de mañana. O sea, si hoy es el 2 de Date() + 1 mañana febrero de 2012, verá los elementos fechados el 3 de febrero de 2012. Devuelve los elementos que tengan fechas Contengan fechas DatePart("ww", [SalesDate]) = DatePart("ww", correspondientes a la semana correspondientes a la Date()) and Year( [SalesDate]) = Year(Date()) en curso. En Access, la semana semana en curso empieza el domingo y acaba el sábado. Devuelve los elementos que Contengan fechas Year([SalesDate])* 53 + DatePart("ww", tengan fechas correspondientes a la [SalesDate]) = Year(Date())* 53 + DatePart("ww", correspondientes a la semana semana anterior Date()) - 1 anterior. En Access, la semana MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 174 Para incluir elementos Use este criterio que... Resultado de la consulta empieza el domingo y acaba el sábado. Devuelve los elementos que tengan fechas Contengan fechas Year([SalesDate])* 53+DatePart("ww", [SalesDate]) correspondientes a la semana correspondientes a la = Year(Date())* 53+DatePart("ww", Date()) + 1 siguiente. En Access, la semana semana siguiente empieza el domingo y acaba el sábado. Devuelve los elementos que tengan fechas correspondientes a los últimos Contengan una fecha 7 días. Si hoy es el 2/2/2012, que entre dentro de Between Date() and Date()-6 verá los elementos los últimos 7 días correspondientes al intervalo comprendido entre el 24 de enero de 2012 y el 2 de febrero de 2012. Devuelve los elementos con fecha del mes en curso. O sea, Contengan una fecha Year([SalesDate]) = Year(Now()) And si hoy es el 2/2/2012, verá los del mes en curso Month([SalesDate]) = Month(Now()) elementos correspondientes a febrero de 2012. Devuelve los elementos con fecha del mes anterior. O sea, si Contengan una fecha Year([SalesDate])* 12 + DatePart("m", [SalesDate]) hoy es el 2/2/2012, verá los del mes anterior = Year(Date())* 12 + DatePart("m", Date()) - 1 elementos correspondientes a enero de 2012. Devuelve los elementos con fecha del mes siguiente. O sea, Contengan una fecha Year([SalesDate])* 12 + DatePart("m", [SalesDate]) si hoy es el 2/2/2012, verá los del mes siguiente = Year(Date())* 12 + DatePart("m", Date()) + 1 elementos correspondientes a marzo de 2012. Devuelve los elementos de un mes. O sea, si hoy es el Contengan una fecha 2/2/2012, verá los elementos que entre dentro de Between Date( ) And DateAdd("M", -1, Date( )) del período comprendido entre los últimos 30 o 31 días el 2 de enero de 2012 y el 2 de febrero del 2012. Devuelve los elementos del trimestre en curso. O sea, si hoy Contengan una fecha Year([SalesDate]) = Year(Now()) And DatePart("q", es el 2/2/2012, verá los del trimestre en curso [SalesDate]) = DatePart("q", Now()) elementos correspondientes al primer trimestre de 2012. Devuelve los elementos del Contengan una fecha Year([SalesDate])*4+DatePart("q",[SalesDate]) = trimestre anterior. O sea, si hoy del trimestre anterior Year(Date())*4+DatePart("q",Date())- 1 es el 2/2/2012, verá los MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 175 Para incluir elementos Use este criterio que... Resultado de la consulta elementos del último trimestre de 2011. Devuelve los elementos del trimestre siguiente. O sea, si Contengan una fecha Year([SalesDate])*4+DatePart("q",[SalesDate]) = hoy es el 2/2/2012, verá los del trimestre siguiente Year(Date())*4+DatePart("q",Date())+1 elementos correspondientes al segundo trimestre de 2012. Devuelve los elementos del año Contengan una fecha en curso. O sea, si hoy es el Year([SalesDate]) = Year(Date()) del año en curso 2/2/2012, verá los elementos correspondientes al año 2012. Devuelve los elementos del año Contengan una fecha anterior. O sea, si hoy es el Year([SalesDate]) = Year(Date()) - 1 del año anterior 2/2/2012, verá los elementos correspondientes al año 2011. Devuelve los elementos con fecha del año siguiente. O sea, Contengan una fecha Year([SalesDate]) = Year(Date()) + 1 si hoy es el 2/2/2012, verá los del año siguiente elementos correspondientes al año 2013. Devuelve los elementos Contengan una fecha fechados entre el 1 de enero comprendida entre el Year([SalesDate]) = Year(Date()) and del año en curso y hoy. Si la 1 de enero y hoy Month([SalesDate]) <= Month(Date()) and fecha de hoy es el 2/2/2012, (elementos del año Day([SalesDate]) <= Day (Date()) verá los elementos fechados hasta la fecha) entre el 1 de enero de 2012 y el 2 de febrero de 2012. Contengan una fecha Devuelve los elementos cuya < Date() ya pasada fecha sea anterior a hoy. Contengan una fecha Devuelve los elementos cuya > Date() del futuro fecha sea posterior a hoy. Ejemplos en los que se trabaja con una fecha o un rango de fechas distintas de la fecha actual Para incluir elementos que... Use este criterio Resultado de la consulta Coincidan exactamente con un valor, Devuelve únicamente los elementos cuya fecha #2/2/2012# como 02.02.12 sea 2 de febrero de 2012. No coincidan con una fecha, como Devuelve los elementos cuya fecha no sea el 2 de Not #2/2/2012# 02.02.12 febrero de 2012. Devuelve los elementos cuya fecha sea anterior al 2 de febrero de 2012. Contengan valores previos a una < #2/2/2012# Si desea ver elementos cuya fecha sea anterior al fecha determinada, como 2.2.2012 2 de febrero de 2012 o coincida con dicha fecha, use el operador <= en vez del operador < . MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 176 Para incluir elementos que... Use este criterio Contengan valores posteriores a una > #2/2/2012# fecha determinada, como 2.2.2012 Resultado de la consulta Devuelve los elementos cuya fecha sea posterior al 2 de febrero de 2012. Si desea ver elementos cuya fecha sea posterior al 2 de febrero de 2012 o coincida con dicha fecha, use el operador >= en vez del operador >. Devuelve los elementos que tienen una fecha comprendida entre el 2 de febrero de 2012 y el 4 de febrero de 2012. Contengan valores comprendidos en >#2/2/2012# and Nota También puede usar el operador Between un intervalo de fechas (entre dos <#2/4/2012# para filtrar según un intervalo de valores, incluidos fechas) los extremos. Por ejemplo, Between #2/2/2012# and #2/4/2012# es lo mismo que >=#2/2/2012# and <=#2/4/2012#. Devuelve los elementos cuya fecha sea anterior al Contengan fechas que están fuera <#2/2/2012# or 2 de febrero de 2012 o posterior al 4 de febrero de un intervalo >#2/4/2012# de 2012. Contengan una de dos fechas, como #2/2/2012# or Devuelve los elementos fechados en el 2 de 02.02.12 o 03.02.12 #2/3/2012# febrero de 2012 o 3 de febrero de 2012. In (#2/1/2012#, Devuelve los elementos cuya fecha sea 1 de Contengan una o más de varias #3/1/2012#, febrero de 2012, 1 de marzo de 2012 o 1 de abril fechas #4/1/2012#) de 2012. Contengan una fecha de un mes DatePart("m", Devuelve elementos fechados en diciembre de específico (independientemente del [SalesDate]) = 12 cualquier año. año), como diciembre. Contengan una fecha de un trimestre específico DatePart("q", Devuelve elementos fechados en el primer (independientemente del año), [SalesDate]) = 1 trimestre de cualquier año. como el primer trimestre. Devuelve los elementos cuya fecha no se haya Filtren valores nulos (o que falten) Is Null especificado. Devuelve los elementos cuya fecha se haya Filtren valores no nulos Is Not Null especificado. Consultas que filtran fechas nulas (que faltan) o no nulas Use este Para incluir elementos que... Resultado de la consulta criterio Filtren valores nulos (o que Devuelve los elementos cuya fecha no se haya Is Null falten) especificado. Filtren valores no nulos Is Not Null Devuelve los elementos cuya fecha se haya especificado. ¿Tiene problemas con los criterios de fecha? ¿No obtiene los resultados que espera? Consulte Los criterios de fecha no funcionan en mi consulta. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 177 Los criterios de fecha no funcionan en mi consulta Cuando usa una fecha como criterio en una consulta de Access, es posible que no obtenga los resultados que espera. En la consulta que se muestra anteriormente, el criterio >=#1/1/2005#<#1/1/2010# no funcionará porque no es válido. La consulta se ejecuta, pero es probable que los resultados no sean correctos. El criterio necesita el operador "Y" entre las fechas. El criterio que se muestra a continuación, con el operador "Y", funcionará como es debido: Para facilitar la tarea, en lugar de usar los signos de "mayor que", "menor que" o "igual que", puede usar "Entre" con las fechas y el operador "Y" para realizar la misma prueba, de la siguiente forma: Entre #1/1/2005# Y #1/1/2010# ¿Observó los caracteres # (libra esterlina) entre los que se encuentran las fechas? Cuando especifica una fecha que Access reconoce, automáticamente la coloca entre los caracteres #. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 178 Ejemplos de criterios de fecha Aquí se muestran algunos criterios que funcionan y otro que no: Criterios >31/12/10 <=1/6/2014 25/8/13 Entre 1/9 31/12/15 Devuelve registros con: Fechas iguales o posteriores a 1/1/2011. Fechas iguales o anteriores a 1/6/2014. Solo la fecha 25/8/13. Y >31/3/13<1/7/13 Entre 1/3/10 1/1/05 Fechas iguales o posteriores a 1/9 del año actual e iguales o anteriores a 31/12/15. Todas las fechas. Al criterio le falta el operador "Y", por lo que no filtra ningún resultado. Y Fechas iguales o posteriores a 1/1/05 e iguales o anteriores a 1/3/10. No importa si se especifica en el criterio la fecha posterior antes de la fecha anterior. Ejemplos de formatos de fechas que reconoce Access Aquí mostramos algunos de los tantos formatos de fechas que puede usar en la celda Criterios: Formato d/m/aaaa Ejemplo 5/10/2013 5/10 d/m Si no se especifica el año, Access usa el año actual. d-mmm-aaaa 5-Oct-2013 d-m-aaaa 7-3-1990 Vea los ejemplos sobre cómo usar fechas como criterios en las consultas de Access para conocer las distintas formas en las que se pueden usar las fechas como criterios de consulta. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 179 Ejemplos de criterios de consulta de Access Criterios de consulta le ayuda sobre elementos específicos de una base de datos. Si un artículo coincide con todos los criterios especificados, aparecerá en los resultados de la consulta. Para agregar criterios a una consulta de Access, abra la consulta en la vista Diseño e identificar los campos (columnas) para especificar criterios para. Si el campo no está en la cuadrícula de diseño, haga doble clic en el campo para agregarlo a la cuadrícula de diseño y, a continuación, escriba el criterio de la la fila criterios para ese campo. Si no está seguro de cómo hacerlo, vea Introducción a las consultas. A continuación, encontrará algunos ejemplos de criterios utilizados con frecuencia que puede usar como punto de partida para crear sus criterios. Los ejemplos se agrupan por tipos de datos. En este artículo     Ejemplos de criterios para los campos de texto Ejemplos de criterios para campos numéricos y monetarios Ejemplos de criterios de un campo Sí/No Criterios de fecha y hora Ejemplos de criterios para los campos de texto Supongamos que tenemos una tabla de información de contactos. Los ejemplos siguientes muestran diferentes criterios para el campo PaísRegión de la consulta. La fila de criterios de resaltado es donde agregar el criterio. Para incluir que... elementos Use este criterio El resultado de la consulta devuelva elementos En los que el campo PaísRegión tenga el valor China. Coincidan exactamente "China" con un valor, como China No coincidan con un valor, No "México" como México Para más información, consulte cómo aplicar los criterios a los valores de texto. En los que el campo PaísRegión tenga un valor distinto de México. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 180 Para incluir que... elementos Use este criterio El resultado de la consulta devuelva elementos Para todos los países o regiones cuyos nombres empiezan por "U", como el Reino Unido o Estados Unidos. Empiecen por la cadena especificada, como U No empiecen por la cadena especificada, como U Contengan la cadena especificada, como Corea Que no tengan la cadena especificada, como Corea Acaben con la cadena especificada, como "ina" No acaben con la cadena especificada, como "ina" Contengan valores nulos (o que falten) No contengan valores nulos Nota Cuando se utiliza en una expresión, el asterisco (*) representa cualquier cadena de caracteres, también se denomina un carácter comodín. Para obtener una lista de este tipo de caracteres, vea el artículo referencia caracteres comodín en Access. Como U* Todos los países o regiones cuyos nombres empiezan por un carácter distinto de "U". No como U* Todos los países o regiones que contengan la cadena "Corea". Todos los países o regiones que no contengan la cadena "Corea". Todos los países o regiones cuyos nombres acaben con "ina", como China y Argentina. Todos los países o regiones cuyos nombres no acaben con "ina", como China y Argentina. Como "*Corea*" No como "*Corea*" Como "*ina" No como "*ina" Es Nulo En los que no hay ningún valor en el campo. No es Nulo En los que no falta el valor en el campo. En los que el campo tiene un valor en blanco (pero no nulo). Por ejemplo, los elementos de ventas realizadas a otro departamento podrían contener un valor en blanco en el campo PaísRegión. En los que el campo PaísRegión no tiene un valor en blanco. En los que no hay ningún valor en el campo, o bien el campo tiene un valor en blanco. En los que el campo PaísRegión tiene un valor no en blanco y no nulo. Contengan cadenas de "" (un par de comillas) longitud cero No contengan cadenas de No "" longitud cero Contengan valores nulos o "" O Es Nulo cadenas de longitud cero. Ni vacío ni en blanco No es Nulo Y Sin "" Vayan a continuación de un valor, como México, si >= "México" se ordenan alfabéticamente Estén incluidos en un intervalo específico, como Como "[A-D]*" de la A hasta la D Coincidan con uno de dos valores, tales como "Estados Unidos" Estados Unidos o Reino "Reino Unido" Unido Todos los países o regiones a partir de México y posteriores por orden alfabético. Países o regiones cuyos nombres empiezan por las letras "A" a la "D". O Estados Unidos y Reino Unido. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 181 Para incluir elementos Use este criterio El resultado de la consulta devuelva elementos que... Contengan uno de los En("Francia", "China", Todos los países y regiones especificados en la lista. valores de una lista "Alemania", "Japón") Contengan ciertos caracteres en una posición Der([PaísRegión], 1) = "y" Todos los países y regiones cuya última letra sea "y". específica en el valor del campo Satisfagan requisitos de Longitud([PaísRegión]) > Países y regiones cuyo nombre esté formado por más longitud 10 de 10 caracteres. Países o regiones, como China y Chile, cuyos nombres tengan cinco caracteres y los primeros tres sean "Chi". Coincidan con un modelo Como "Chi??" específico Nota Cuando se utilizan en una expresión, los caracteres ? y _ representan un único carácter. El carácter comodín _ no se puede utilizar en la misma expresión que el carácter ?, ni se puede utilizar con el carácter del asterisco. Consulte más información sobre cómo aplicar estos criterios a valores textuales. Aplicar criterios a valores de texto Puede usar criterios de búsqueda para limitar los resultados basándose en valores de texto específico. Por ejemplo, el criterio = "Chicago" muestra todos los elementos que incluyen el texto Chicago. En este artículo se muestran varios ejemplos de criterios de búsqueda que se pueden usar con el tipo de datos de texto para que sea más fácil obtener resultados de consultas más específicos y encontrar más rápido la información que desee. Si no está seguro de utilizar criterios, vea cómo aplicar criterios a una consulta Criterios y resultados de texto de ejemplo En la tabla siguiente se muestra cómo se pueden usar algunos de los criterios comunes para tipos de datos Texto. Pruebe los distintos criterios para ver qué resultados obtiene. Si no ve ningún elemento en los resultados, puede volver a comprobar los criterios, pero es posible que solo signifique que no hay ningún elemento que coincida exactamente con los criterios. Nota Access agrega automáticamente las comillas al final de cada criterio, pero puede agregarlas cuando use texto que pueda resultar confuso para la consulta. Por ejemplo, si usa una frase con las palabras "y" u "o", Access las interpretará como instrucciones. Para este resultado Vista Diseñador de consultas Para buscar todos los elementos que coincidan exactamente con el texto. Criterios "Texto" Muestra solo los contactos de EE.UU. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 182 Para este resultado Vista Diseñador de consultas La fila de criterios O busca resultados de varias palabras o frases. Criterios "Texto" Muestra los contactos de EE.UU., China o Canadá. Para excluir texto, use el criterio "No" seguido de la palabra o frase que desee excluir. "Texto" Muestra los contactos de todas las ciudades excepto Boise. Para excluir texto con varias condiciones Muestra todos los contactos que no son de Boise, Nueva York o Las Vegas. Sugerencia No como "X*" busca todos los elementos excepto los que empiezan con la letra especificada. Puede usar el criterio SIN con otras expresiones comoY SIN seguido del texto que desee excluir de la búsqueda. Muestra todos los contactos de las ciudades que empiecen con la letra "L" excepto los contactos de Londres. Para hacer una búsqueda por las tres últimas letras del texto. Muestra todos los contactos cuyo nombre de país o región acaba Sin "Texto" No de ("Texto", "Texto", "Texto"…) Como “Texto*” Y Sin "Texto" MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 183 Para este resultado Vista Diseñador de consultas en "ina", como China y Argentina. Criterios Muestra los apellidos de los contactos que no tienen texto para el país o la región. Como "*ina" Muestra los apellidos de los contactos con un valor nulo en la columna País o región. Es Nulo Muestra los apellidos de los contactos con el nombre de la ciudad en blanco (pero no nulo). No es Nulo Muestra los apellidos de los contactos que tienen información en la columna Ciudad. "" (un par de comillas) Muestra los contactos en los que la información sobre la ciudad no está en blanco ni es un valor nulo. No "" Sugerencias Si desea consultar la sintaxis de la query en SQL (Lenguaje de consulta estructurado), haga clic en la opción Vista SQL de la barra de herramientas situada en la parte inferior derecha de la pantalla.. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 184 Ejemplos de criterios para campos numéricos y monetarios Para este ejemplo, tenemos la consulta PrecioUnidad en una tabla de productos. Añada el criterio en la fila de criterios y en la fila resaltada si tiene criterios OR. Para incluir elementos que... Use este El resultado de la consulta devuelve elementos (registros) en criterio los que el precio unitario… Coincidan exactamente con un 100 $ valor, como 100 No coincidan con un valor, No 1000 como 1000 Del producto es 100 $. Del producto no es 1000 $. Es menor que 100 $ (<100). La segunda expresión (<=100) Contengan un valor menor que < 100 muestra los elementos en los que el precio por unidad es menor otro valor, como 100 <= 100 o igual que 100 $. Mayor que 99.99 $ (>99.99). La segunda expresión muestra los Contengan un valor mayor que >99,99 elementos en los que el precio por unidad es mayor o igual que otro valor, como 99,99 >=99,99 99.99 $. Contengan uno de entre dos 20 o 25 Es 20 $ o 25 $. valores, como 20 o 25 >49,99 Y <99,99 Contengan un valor que esté O bien, Está entre 49,99 $ y 99,99 $ (pero sin incluir estas cantidades). incluido en un intervalo Entre 50 Y 100 Contengan un valor que esté <50 O >100 No está entre 50 $ y 100 $. fuera de un intervalo Contengan uno entre varios En(20, 25, Es 20 $, 25 $ o 30 $. valores 30) Contengan un valor que acabe Como Acaba con "4,99", como 4,99 $, 14,99 $, 24,99 $, etc. con los dígitos especificados "*4,99" MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 185 Use este El resultado de la consulta devuelve elementos (registros) en criterio los que el precio unitario… Contengan valores nulos (o que Elementos en los que no se ha especificado ningún valor en el Es Nulo falten) campo PrecioUnidad. Contengan valores no nulos No es Nulo Elementos en los que no falta el valor del campo PrecioUnidad. Para incluir elementos que... Ejemplos de criterios de un campo Sí/No Por ejemplo, la tabla clientes no tiene un campo Sí / denominado activo, que se utiliza para indicar si la cuenta del cliente está activa actualmente. La tabla siguiente muestra cómo se evalúan los valores introducidos en la fila criterios para un campo Sí/No. Valor de campo Resultado Las pruebas de un valor de sí. Un valor de 1 o -1 se convierte en Sí, Verdadero, 1 o -1 "True" en la fila criterios después de escribirlo. Las pruebas de un valor No. Un valor de 0 se convierte en "False" No, Falso o 0 en la fila criterios después de escribirlo. Ningún valor (null) No se ha probado Cualquier número distinto de 1, -1 o 0 Ningún resultado si es el valor de criterio único en el campo Cualquier carácter cadena que no sea Se produce un error en la consulta ejecutar debido a un error de Sí, No, Verdadero o falso inconsistencia de datos Criterios de fecha y hora Hay muchas maneras de utilizar los criterios de fecha y hora en una consulta. Vea el artículo utilizar fechas como criterios en las consultas de Access. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 186 Crear y ejecutar una consulta de actualización Utilizar consultas de actualización de bases de datos de Access para agregar, cambiar o eliminar la información en un registro existente. Puede pensar en las consultas de actualización son una especie del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. No puede utilizar una consulta de actualización para agregar nuevos registros a una base de datos, o para eliminar registros de una base de datos. Use una consulta de datos anexados para agregar registros nuevos a una base de datos y una consulta de eliminación para eliminarlos. Nota No se puede ejecutar una consulta de actualización en un explorador web. Si desea ejecutar una consulta de actualización en una base de datos web, primero debe abrir la base de datos web mediante Access. Nota En este artículo no se aplica a las aplicaciones de Access web: el tipo de base de datos de diseño con acceso y publicación en línea. Para obtener más información, vea crear una aplicación de Access . En este artículo Información general Usar una consulta de actualización Actualizar los datos de una tabla con los datos de otra tabla Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta Versión SQL: instrucción UPDATE Información general Aquí encontrará algunas similitudes y diferencias entre Buscar y reemplazar y una consulta de actualización: Al igual que el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, una consulta de actualización permite especificar qué valor se va a reemplazar y cuál es el nuevo valor. A diferencia del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, una consulta de actualización le permite:    Usar criterios que no dependen del valor que desea reemplazar. Actualizar un gran número de registros de una sola vez. Cambiar registros en más de una tabla al mismo tiempo. Restricciones en los campos que pueden actualizarse No se puede usar una consulta de actualización para actualizar datos en los siguientes tipos de campos:  Campos calculados Los valores en los campos calculados no residen permanentemente en las tablas, sino que solo existen en la memoria temporal del equipo después de que Access los calcule. Por lo tanto, al no tener una ubicación de almacenamiento permanente, no se pueden actualizar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 187      Campos de una consulta de totales o de una consulta de tabla de referencias cruzadas Los valores de estos tipos de consulta se calculan y no se pueden actualizar mediante una consulta de actualización. Campos Autonumeración Los valores de los campos Autonumeración cambian únicamente cuando se agrega un registro a una tabla. Campos de consultas de valores únicos y consultas de registros únicos Los valores de estas consultas están resumidos. Algunos de los valores representan un único registro, mientras que otros representan más de un registro. La operación de actualización no es posible porque no se puede determinar qué registros se excluyeron como duplicados y, por tanto, no es posible actualizar todos los registros necesarios. Esta restricción es aplicable tanto si usa una consulta de actualización como si intenta actualizar los datos manualmente escribiendo valores en un formulario o en una hoja de datos. Campos en una consulta de unión No se pueden actualizar los datos de campos de una consulta de unión porque cada registro que aparece en dos o más orígenes de datos solo aparece una vez en el resultado de la consulta de unión. Dado que algunos registros duplicados se quitan de los resultados, Access no puede actualizar todos los registros necesarios. Campos que son claves principales En algunos casos, por ejemplo, si el campo de clave principal se usa en una relación de tabla, no se puede actualizar el campo mediante una consulta a menos que establezca primero la relación de modo que se actualice automáticamente en cascada. Nota Si se actualiza en cascada, Access actualiza automáticamente los valores clave externa al cambiar el valor de una clave principal en una tabla primaria. Usar una consulta de actualización El procedimiento recomendado para crear una consulta de actualización consiste, en primer lugar, en crear una consulta de selección que identifique los registros que desea actualizar y, después, convertir esa consulta en una consulta de actualización que se pueda ejecutar para actualizar los registros. Sugerencia Haga una copia de seguridad de la base de datos antes de ejecutar una consulta de actualización. Los resultados de una consulta de actualización no se pueden deshacer, de modo que una copia de seguridad garantiza que se puedan revertir los cambios si cambia de opinión. Cómo hacer una copia de seguridad de la base de datos 1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Compartir. 2. En la parte derecha, en Avanzadas, haga clic en Copia de seguridad de base de datos. 3. En el cuadro de diálogo Guardar copia de seguridad como, especifique un nombre y una ubicación para la copia de seguridad y, a continuación, haga clic en Guardar. Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a abrir el archivo original. Para volver a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de modo que se pueda usar el nombre de la versión original para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la copia de seguridad y, a continuación, abra la copia de seguridad con el nombre cambiado en Access. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 188 En esta sección Paso 1: Crear una consulta de selección para identificar los registros que se actualizarán Paso 2: Actualizar los registros Paso 1: Crear una consulta de selección para identificar los registros que se actualizarán 1. Abra la base de datos que contenga los registros que desee actualizar. 2. En la pestaña Diseño, en el grupo Macros y código, haga clic en Diseño de la consulta. Se abre el diseñador de consultas y se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. 3. Haga clic en la pestaña Tablas. 4. Seleccione la tabla o las tablas que contienen los registros que desea actualizar, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar. Las tablas aparecen como una o varias ventanas en el diseñador de consultas y muestran todos los campos de cada tabla. En la siguiente ilustración se muestra el diseñador de consultas con una tabla típica. 1. Tabla en el diseñador de consultas 2. Cuadrícula de diseño de la consulta 5. Haga doble clic en los campos que desee actualizar en las ventanas de la tabla. Los campos seleccionados aparecen en la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta. Puede agregar un campo de tabla por columna en la cuadrícula de diseño de la consulta. Para agregar rápidamente todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco (*) situado en la parte superior de la lista de campos de tabla en la ventana de la tabla. En la siguiente ilustración se muestra la cuadrícula de diseño de la consulta con todos los campos agregados. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 189 6. Para limitar los resultados de la consulta según valores de campo, en la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila de Criterios, especifique los criterios que desee usar para limitar los resultados. Tabla de criterios de ejemplo En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo y se explica cómo afectan a los resultados de una consulta. Nota En muchos de los ejemplos incluidos en esta tabla se usan caracteres comodín para que la consulta sea más flexible y más eficaz. Criterios Efecto Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los >234 números menores que 234, use < 234. >="Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto. Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2007 y el 1 de Entre #02.02.2007# Y diciembre de 2007 (ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodín #01.12.2007# ANSI-92, use comillas simples (') en vez de signos de almohadilla (#). Por ejemplo: Entre '02.02.2007' Y '01.12.2007'. Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que Sin "Alemania" contienen caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)". Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos Sin "T*" usa los caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*). Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos utiliza el Sin "*t" juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*). En(Canadá,Reino En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido. Unido) MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 190 Criterios Como "[A-D]*" Como "*ar*" Como "Casa Dewe?" #02.02.2007# < Fecha() - 30 Fecha() Entre Fecha() AgregFecha("M", Fecha()) Es Nulo No es Nulo "" Efecto En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letras comprendidas entre la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*). Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*). Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5 letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se desconoce. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en vez del signo de interrogación (?). Busca todos los registros del 2 de febrero de 2007. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, escriba la fecha entre comillas simples (') en vez de usar signos de almohadilla (#); por ejemplo, ('02.02.2007'). Usa la función Fecha para devolver todas las fechas con una antigüedad de más de 30 días. Usa la función Fecha para devolver todos los registros que contienen la fecha actual. Y Usa las funciones Fecha y AgregFecha para devolver todos los registros entre 3, la fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual. Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir). Devuelve todos los registros que contienen un valor. Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede requerir un número de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en vez de un número. 7. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. 8. Compruebe que la consulta devuelva los registros que desea actualizar. 9. Para quitar todos los campos que no desee incluir en el diseño de la consulta, seleccione los campos y, a continuación, presione SUPR. 10. Para agregar los campos que desea incluir en el diseño de la consulta, arrastre los campos adicionales a la cuadrícula de diseño de la consulta. Paso 2: Actualizar los registros 1. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar. En este procedimiento se muestra cómo cambiar una consulta de selección a una consulta de actualización. Access agrega la fila Actualizar a a la cuadrícula de diseño de la consulta. En la siguiente ilustración se muestra una consulta de actualización que devuelve todos los activos comprados después del 5 de enero de 2005 y cambia la ubicación a "Almacén 3" para todos los registros que cumplen ese criterio. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 191 2. Busque el campo que contiene los datos que desea cambiar y escriba la expresión (los criterios de cambio) en la fila Actualizar a de ese campo. Puede usar cualquier expresión válida en la fila Actualizar a. Tabla de expresiones de ejemplo En esta tabla se muestran algunas expresiones de ejemplo y una explicación de cómo cambian los datos. Expresión "Vendedor" Resultado En un campo de texto, cambia un valor de texto a Vendedor. En un campo de tipo Fecha/Hora, cambia un valor de fecha a 10 #10.08.2007# de agosto de 2007. Sí En un campo de tipo Sí/No, cambia el valor No a Sí. "NP" & [NúmeroPieza] Agrega "NP" al principio de cada número de pieza especificado. [PrecioUnidad] * [Cantidad] Multiplica los valores de los campos PrecioUnidad y Cantidad. Aumenta los valores de un campo denominado Transporte en un [Transporte] * 1,5 50 por ciento. Si los valores de Id de producto de la tabla actual coinciden con los valores de Id de producto de la tabla denominada Detalles de DSuma("[Cantidad] * pedidos, esta expresión actualiza los totales de ventas [PrecioUnidad]", multiplicando los valores de un campo denominado Cantidad por "Detalles de pedidos", los valores de un campo denominado PrecioUnidad. La expresión "[IdProducto]=" & [IdProducto]) usa la función DSuma porque funciona con más de una tabla y más de un campo de tabla. Trunca (quita) los caracteres situados más a la izquierda en una Derecha([CódigoPostalEnvío], 5) cadena de texto o una cadena numérica y deja los cinco caracteres situados más a la derecha. SiInm(Es Nulo([PrecioUnidad]), 0, Cambia un valor nulo (desconocido o sin definir) a un valor cero [PrecioUnidad]) (0) en un campo denominado PrecioUnidad. 3. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Aparece un mensaje de alerta. 4. Para ejecutar la consulta y actualizar los datos, haga clic en Sí . Nota Cuando ejecute la consulta, tal vez observe que faltan campos en el conjunto de resultados. De manera predeterminada, si la consulta contiene campos que no se actualizan, Access no muestra esos campos en los resultados. Por ejemplo, podría campos Id. de dos tablas para asegurarse de que la consulta identifica y actualiza los registros correctos. Si no actualiza esos campos Id., Access no los muestra en los resultados. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 192 Actualizar los datos de una tabla con los datos de otra tabla Cuando tenga que actualizar los datos de una tabla con los datos de otra, tenga en cuenta esta regla: los tipos de datos de los campos de origen y de destino deben coincidir o ser compatibles. Asimismo, cuando se actualizan los datos de una tabla con los datos de otra y se usan tipos de datos compatibles en vez de tipos de datos coincidentes, Access convierte los tipos de datos de esos campos en la tabla de destino. Como resultado, algunos de los datos de los campos de destino pueden truncarse (eliminarse). En la sección Restricciones de conversión de tipos de datos se describen las formas en que se pueden o no convertir los tipos de datos. En la tabla de esta sección se explica asimismo cuándo la conversión de un tipo de datos puede cambiar o eliminar algunos o todos los datos de un campo, así como qué datos podrían eliminarse. El proceso de actualización de los datos de una tabla con los datos de otra tabla se compone de los siguientes pasos: 1. Cree una consulta de actualización y agregue las tablas de origen y las de destino a la consulta. 2. Combine esas tablas en los campos que contienen la información relacionada. 3. Agregue los nombres de los campos de destino a la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta. 4. Agregue los nombres de los campos de origen a la fila Actualizar a de la cuadrícula de diseño de la consulta mediante la siguiente sintaxis: [tabla_de_origen].[campo_de_origen]. En los pasos descritos en esta sección se supone que se usan dos tablas similares. En este ejemplo, la tabla Clientes se encuentra en una base de datos heredada y contiene datos más recientes que la tabla Compradores. Como puede comprobar, han cambiado algunos de los nombres de director y algunas de las direcciones. Por ese motivo, se decide actualizar la tabla Compradores con los datos de la tabla Clientes. La tabla Clientes Id. de Nombre cliente Baldwin 1 Museum Science Dirección Ciudad Rodeo de la of Caracas Cruz 477 2 Carlos Blue Yonder Pellegrini Airlines 1263 3 Coho Winery 4 Contoso Av. Benavides Lima Pharmaceuticals 4858 5 Fourth Coffee 6 Consolidated Messenger Estado o Código provincia postal DF San Táchira Cristóbal C/ Córcega I. de Nueva 452 Margarita Esparta Lima Av. de la Ciudad de Constitución México 2222 Ave. 5 de I. de Nueva Mayo Margarita Esparta Porlamar País región o Teléfono Contacto (505) ={1;2;3;4;5} Venezuela 5552122 (104) 23456 Venezuela 5552123 (206) 34567 Venezuela 5552124 (171) EW2 DE Perú 555NS1 2125 Leonor Bernabé David Santos Ezequiel Picó Manuel Pereira (7) 555- Julián 2126 Precio 56789 México 34567 (206) Venezuela 5552125 Carlos Hernández MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 193 Id. de Nombre cliente 7 8 9 Dirección Ciudad Av. del Graphic Design Buenos Libertador Institute Aires 900 Carrera 22 con Ave. Litware, Inc. Carlos Barinas Soublette #835 Carrera 22 con Ave. Tailspin Toys Carlos Barinas Soublette #937 Estado o Código provincia postal País región Buenos Aires 87654 (916) Argentina 5552128 Carlos González 31415 (503) Venezuela 5552129 Felipe Izquierdo 31415 (503) Venezuela 5552233 Guillermo Fernández Barinas Barinas o Teléfono Contacto La tabla Compradores Id. de Estado o Código País o Nombre Dirección Ciudad Teléfono Director cliente provincia postal región Baldwin Museum Rodeo de la (505) Esteban 1 Caracas DF ={1;2;3;4;5} Venezuela of Science Cruz 477 555-2122 Puerto Carlos Blue Yonder San (104) David 2 Pellegrini Táchira 23456 Venezuela Airlines Cristóbal 555-2123 Santos 1263 C/ Córcega I. de Nueva (206) Ezequiel 3 Coho Winery 34567 Venezuela 452 Margarita Esparta 555-2124 Picó Av. Contoso EW2 DE (171) Manuel 4 Benavides Lima Lima Perú Pharmaceuticals NS1 555-2125 Pereira 4858 Calle Huevos Ciudad de (7) 555- Julián 5 Fourth Coffee 56789 México 134 México 2126 Precio Ave. 5 de Consolidated I. de Nueva (206) Cristina 6 Mayo 34567 Venezuela Messenger Margarita Esparta 555-2125 Portillo Porlamar Graphic Design Buenos Buenos (916) María 7 Cerrito 333 87654 Argentina Institute Aires Aires 555-2128 Barrera Carrera 22 con Ave. (503) Antonio 8 Litware, Inc. Carlos Barinas Barinas 31415 Venezuela 555-2129 Moreno Soublette #8-35 Carrera 22 con Ave. (503) Guillermo 9 Tailspin Toys Carlos Barinas Barinas 31415 Venezuela 555-2233 Fernández Soublette #9-37 Cuando continúe, recuerde que, aunque los tipos de datos de cada campo de tabla no deben coincidir, sí deben ser compatibles. Access debe poder convertir los datos de la tabla de origen en un tipo que pueda MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 194 usar la tabla de destino. En algunos casos, es posible que el proceso de conversión elimine algunos datos. Para obtener más información sobre las restricciones de conversión de los tipos de datos, vea la sección Restricciones de conversión de tipos de datos. Crear y ejecutar la consulta de actualización Nota En los pasos que se describen a continuación, se supone el uso de las dos tablas de ejemplo anteriores. Puede adaptar los pasos para que se ajusten a sus datos. 1. Eh la pestaña Diseño, en el grupo Macros y código, haga clic en Diseño de la consulta. 2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la pestaña Tablas. 3. Haga doble clic en las tablas de origen y de destino para agregarlas a la consulta y, a continuación, haga clic en Cerrar. Cada tabla aparece en una ventana en el diseñador de consultas. 4. En la mayoría de casos, Access une automáticamente los campos relacionados de una consulta. Para unir manualmente los campos que contienen información relacionada, arrastre el campo relacionado de una tabla al campo correspondiente de la otra tabla. Por ejemplo, si usa las tablas de ejemplo anteriores, arrastre el campo Id. de cliente hasta el campo Id. de comprador. Access crea una relación entre esos campos de las dos tablas y usa esa relación para combinar los registros relacionados. 5. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar. 6. En la tabla de destino, haga doble clic en los campos que desee actualizar. Cada campo aparece en la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta. Si usa las tablas de ejemplo, agregue todos los campos excepto el campo Id. de comprador. Observe que el nombre de la tabla de destino aparece en la fila Tabla de la cuadrícula de diseño. 7. En la fila Actualizar a de la consulta, en cada una de las columnas que contienen un campo de destino, agregue el nombre de la tabla de origen y del campo de la tabla de origen correspondiente al campo de la tabla de destino. Asegúrese de usar esta sintaxis: [Tabla].[Campo]. Los nombres de la tabla y del campo deben aparecer entre corchetes y deben ir separados con un punto. En esta ilustración, donde se usan las tablas de ejemplo, se muestra parte de la cuadrícula de diseño. Fíjese en la sintaxis de los nombres de la tabla y del campo en la fila Actualizar a. Cuando continúe, recuerde que debe escribir correctamente los nombres de la tabla y del campo en la fila Actualizar a y de acuerdo con la puntuación de los nombres de tabla y de campo originales. No obstante, no es necesario que coincidan las mayúsculas y minúsculas. 8. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. 9. Cuando se le pida que confirme la actualización, haga clic en Sí. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 195 Restricciones de conversión de tipos de datos En esta tabla se muestran los tipos de datos proporcionados por Access, se explican las restricciones de conversión de los tipos de datos y se describen brevemente las pérdidas de datos que se pueden producir durante la conversión. Conversión a este tipo Texto Memo Número De este tipo Cambios o restricciones Memo Access elimina todos los caracteres, salvo los primeros 255. Número Sin restricciones. Date/Time Sin restricciones. Currency Sin restricciones. AutoNumber Sin restricciones. Sí/No El valor -1 (Sí en un campo Sí/No) se convierte en Sí. El valor 0 (No en un campo Sí/No) se convierte en No. Hipervínculo Access trunca los vínculos de más de 255 caracteres. Texto Sin restricciones. Number Sin restricciones. Date/Time Sin restricciones. Currency Sin restricciones. AutoNumber Sin restricciones. Sí/No El valor -1 (Sí en un campo Sí/No) se convierte en Sí. El valor 0 (No en un campo Sí/No) se convierte en No. Hipervínculo Sin restricciones. Texto Memo Número, pero con otro tamaño de campo u otra precisión Fecha/Hora El texto debe componerse de números, así como de separadores decimales y de moneda válidos. El número de caracteres en el campo Texto debe ajustarse al tamaño configurado para el campo Número. El campo Memo debe contener únicamente texto, así como separadores decimales y de moneda válidos. El número de caracteres en el campo Memo debe ajustarse al tamaño configurado para el campo de tipo Número. El tamaño de los valores no puede ser menor o mayor que lo que el nuevo tamaño de campo puede almacenar. Al cambiar la precisión, puede que Access redondee algunos valores. Las fechas que se pueden convertir dependen del tamaño del campo numérico. Recuerde que Access almacena todas las fechas como fechas de serie y almacena los valores de fecha como enteros de punto flotante y de precisión doble. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 196 Conversión a este tipo De este tipo Cambios o restricciones Access usa el 30 de diciembre de 1899 como fecha 0. Las fechas que no pertenecen al intervalo del 18 de abril de 1899 al 11 de septiembre de 1900 superan el tamaño de un campo Byte. Las fechas que no pertenecen al intervalo del 13 de abril de 1810 al 16 de septiembre de 1989 superan el tamaño de un campo Entero. Moneda Autonumeración Sí/No Fecha/Hora Texto Memo Número Moneda Moneda Para poder alojar todas las posibles fechas, establezca la propiedad Tamaño del campo del campo de tipo Número en Entero largo o mayor. Los valores no pueden superar ni quedar por debajo del límite de tamaño configurado para el campo. Por ejemplo, se puede convertir un campo de tipo Moneda en un campo de tipo Entero solo cuando esos valores son mayores que 255 y no superan 32.767. Los valores no pueden superar ni quedar por debajo del límite de tamaño configurado para el campo. Los valores "Sí" se convierten en -1. Los valores "No" se convierten en 0. El texto original debe ser una fecha o una combinación de fecha y hora reconocible. Por ejemplo, 18.01.2007. El texto original debe ser una fecha o una combinación de fecha y hora reconocible. Por ejemplo, 18.01.2007. El valor debe estar comprendido entre -657.434 y 2.958.465,99998843. El valor debe estar comprendido entre -657.434 $ y 2.958.465,9999 $. Autonumeración El valor debe ser mayor que -657.434 y menor que 2.958.466. Sí/No El valor -1 (Sí) se convierte en 29 de diciembre de 1899. El valor 0 (No) se convierte en medianoche (12:00 a.m.). Texto El texto debe constar de números y separadores válidos. Memo El texto debe constar de números y separadores válidos. Número Sin restricciones. Fecha/Hora Sin restricciones, pero puede que Access redondee el valor. Autonumeración Sin restricciones. Sí/No El valor -1 (Sí) se convierte en 1 $ y el valor 0 (No) se convierte en 0 $. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 197 Conversión a este tipo De este tipo Autonumeración Texto Memo Number Date/Time Currency Yes/No Sí/No Texto Memo Número Fecha/Hora Moneda Hipervínculo Cambios o restricciones No se permite principal. No se permite principal. No se permite principal. No se permite principal. No se permite principal. si el campo Autonumeración sirve como clave si el campo Autonumeración sirve como clave si el campo Autonumeración sirve como clave si el campo Autonumeración sirve como clave si el campo Autonumeración sirve como clave Not allowed if the AutoNumber field serves as a primary key. El texto original debe constar únicamente de Sí, No, Verdadero, Falso, Activado o Desactivado. El texto original debe constar únicamente de Sí, No, Verdadero, Falso, Activado o Desactivado. Cero o Nulo se convierte en No, todos los demás valores se convierten en Sí. Nulo o 12:00:00 a.m. se convierte en No; todos los demás valores se convierten en Sí. Cero y Nulo se convierten en No; todos los demás valores se convierten en Sí. Autonumeración Todos los valores se convierten en Sí. Texto Si el texto original contiene una dirección web válida, como adatum.com, www.adatum.com o http://www.adatum.com, Access lo convierte en un hipervínculo. Access intenta convertir otros valores, por lo que se ve texto subrayado, y el cursor cambia cuando se elige el vínculo, pero los vínculos no funcionan. El texto puede contener cualquier protocolo web válido, incluidos http://, gopher://, telnet://, ftp://, wais://. Memo Vea la entrada anterior. Se aplican las mismas restricciones. Número Fecha/Hora No se permite cuando un campo de tipo Número forma parte de una relación. Si el valor original tiene forma de dirección IP (Protocolo de Internet) válida (cuatro números de tres dígitos separados por un punto: nnn.nnn.nnn.nnn) y los números coinciden con una dirección Web, la conversión genera un vínculo válido. En caso contrario, Access agrega http:// al principio de cada valor y los vínculos resultantes no son válidos. Access agrega http:// al principio de cada dirección, pero los vínculos resultantes casi nunca funcionan. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 198 Conversión a este tipo De este tipo Cambios o restricciones Access agrega http:// al principio de cada valor pero, al igual que en el caso de las fechas, los vínculos resultantes casi nunca funcionan. No se permite cuando un campo Autonumeración forma parte de una relación. Access agrega http:// al principio de cada valor, pero los vínculos resultantes casi nunca funcionan. Access convierte todos los valores Sí en -1 y todos los valores No en 0, y agrega http:// al principio de cada valor. Los vínculos resultantes no funcionan. Moneda Autonumeración Sí/No Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe si en la barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje: El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento. De manera predeterminada, Access deshabilita todas las consultas de acción (consultas de actualización, consultas de datos anexados, consultas de eliminación y consultas de creación de tabla), a menos que la base de datos se encuentre en una ubicación de confianza o que la base de datos esté firmada y sea de confianza. Si no es el caso, todavía se puede habilitar la consulta para la actual sesión de base de datos actual si hace clic en Habilitar contenido en la barra de mensajes. Versión SQL: instrucción UPDATE Si se siente cómodo trabajando con SQL, también puede escribir una instrucción UPDATE mediante la vista SQL. Para usar la vista SQL, cree una consulta nueva en blanco y, a continuación, cambie la vista SQL. Esta sección presenta la sintaxis y un ejemplo de una instrucción UPDATE. Sintaxis UPDATE tabla SET nuevoValor WHERE criterios; La instrucción UPDATE consta de los siguientes elementos: Parte tabla Descripción Nombre de la tabla que contiene los datos que desea modificar. Expresión que determina el valor que se debe insertar en un campo determinado en los nuevoValor registros actualizados. Expresión que determina qué registros serán actualizados. Solo se actualizarán los registros que criterios cumplan la expresión. Comentarios La instrucción UPDATE es especialmente útil cuando desea modificar muchos registros o cuando los registros que desea modificar están en varias tablas. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 199 Puede cambiar varios campos al mismo tiempo. En el siguiente ejemplo, se incrementan los valores de Cantidad del pedido en un 10 por ciento y los valores de Carga en un 3 por ciento para los transportistas del Reino Unido: UPDATE Orders SET OrderAmount = OrderAmount * 1.1, Freight = Freight * 1.03 WHERE ShipCountry = 'UK'; MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 200 Usar parámetros para solicitar información al iniciar una consulta Para que una consulta en las bases de datos de escritorio de Access pida criterios cuando la inicie, cree una consulta de parámetros. Esto le permite usar la misma consulta una y otra vez sin tener que abrirla constantemente en vista Diseño para cambiar los criterios. Nota Este artículo no se aplica a aplicaciones web de Access. Antes de empezar el proceso paso a paso que aparece más abajo, resulta útil entender estos términos:   Parámetro Un parámetro es una información que se proporciona a una consulta cuando esta se inicia. Se puede usar solo o como parte de una expresión mayor para formar un criterio en la consulta. Puede agregar parámetros a cualquiera de los siguientes tipos de consulta: Selección Tabla de referencias cruzadas Anexar Creación de tabla Actualización Criterios Los criterios son los "filtros" que se agregan a una consulta para especificar qué elementos se devolverán cuando se inicie la consulta. Para más información sobre los tipos de consultas mencionados arriba, consulte Introducción a las consultas. Crear un parámetro es parecido al hecho de agregar un criterio normal a una consulta: 1. Cree una consulta de selección y luego ábrala en la vista Diseño. 2. En la fila Criterios del campo al que desee aplicar un parámetro, escriba entre corchetes el texto que desee que aparezca en el cuadro de parámetro. Por ejemplo, [Especifique la fecha de inicio:] 3. Repita el paso 2 para cada campo en el que desee agregar parámetros. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 201 Cuando inicie la consulta, el indicador aparecerá sin los corchetes. Escriba el valor que busca y haga clic en Aceptar. Puede usar varios parámetros en un criterio. Por ejemplo, Entre [Especifique la fecha de inicio:] y [Especifique la fecha de finalización:]generará dos indicadores cuando inicie la consulta. Agregar un parámetro a una consulta de unión Como no se puede ver una consulta de unión en la cuadrícula de diseño de la consulta, tendrá que hacer las cosas de una forma un poco distinta: 1. Abra la consulta de unión en la vista SQL. 2. Agregue una cláusula WHERE que contenga los campos a los que desee agregar parámetros. Si ya existe una cláusula WHERE, compruebe si los campos a los que desee agregar parámetros ya están incluidos en la cláusula. En caso contrario, agréguelos. 3. Escriba el indicador de parámetro en la cláusula where, por ejemplo, WHERE [FechaDeInicio] = [Especifique la fecha de inicio:] MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 202 Tenga en cuenta que tiene que agregar el mismo filtro a cada sección de la consulta. En la imagen anterior, la consulta incluye dos secciones (separadas por la palabra clave UNION), por lo que se tiene que agregar el parámetro dos veces. Pero cuando se inicia la consulta, el indicador solo aparece una vez (siempre que lo haya escrito exactamente igual en cada sección). Para más información sobre las consultas de unión, vea Usar una consulta de unión para ver un resultado unificado a partir de varias consultas. Combinar parámetros con caracteres comodín para una mayor flexibilidad Al igual que con los criterios normales, puede combinar parámetros con la palabra clave Like y carácter comodín para ampliar la búsqueda de elementos. Por ejemplo, desea que la consulta solicite un país o una región de origen y que cualquier valor contenga la cadena de parámetro. Para ello: 1. Cree una consulta de selección y, a continuación, abra la consulta en la vista Diseño. 2. En la fila Criterios del campo al que desee agregar un parámetro, escriba Like "*"&[, escriba el texto que desee usar como indicador y luego escriba ]&"*". Cuando inicie la consulta de parámetros, la cadena aparecerá en el cuadro de diálogo sin corchetes y sin la palabra clave Como o los caracteres comodín. Cuando haya escrito el parámetro, la consulta devolverá los valores que contiene la cadena de parámetro. Por ejemplo, la cadena de parámetro us devuelve los elementos en los que el campo de parámetro tiene el valor Australia y los elementos en los que el valor es Austria. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 203 Para más información sobre los caracteres comodín, vea Usar caracteres comodín como criterios. Devolver elementos que no coincidan con el parámetro En lugar de que la consulta devuelva elementos que coincidan con el parámetro, puede hacer que devuelva elementos que no coincidan. Por ejemplo, puede solicitar un año y luego devolver elementos en los que el año sea posterior al indicado. Para ello, escriba un operador de comparación a la izquierda del primer corchete del indicador de parámetro; por ejemplo,>[Especifique un año:]. Especificar los tipos de datos de los parámetros Puede configurar el parámetro para que solo acepte un tipo de datos determinado. Es muy importante especificar el tipo de datos para los datos numéricos, monetarios o de fecha y hora, porque los usuarios verán un mensaje de error más útil si especifican el tipo de datos equivocado, por ejemplo, texto cuando se espera un valor monetario. Nota Si se configura un parámetro para que acepte datos de texto, cualquier entrada se interpretará como texto y no se mostrará ningún mensaje de error. Para especificar el tipo de datos de los parámetros de una consulta: 1. Con la consulta abierta en la vista Diseño, en la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Parámetros. 2. En el cuadro Parámetros de la consulta, en la columna Parámetro, escriba la solicitud de cada parámetro para el que desee especificar un tipo de datos. Asegúrese de que cada parámetro coincida con la solicitud usada en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de la consulta. 3. En la columna Tipo de datos, seleccione el tipo de datos para cada parámetro. Ejemplos de caracteres comodín Si busca un elemento específico y no recuerda exactamente cómo se escribe, puede intentar utilizar un carácter comodín en una consulta. Los caracteres comodín son caracteres especiales que pueden representar caracteres desconocidos en un valor de texto y son prácticos para encontrar varios elementos con datos similares, pero no idénticos. Los caracteres comodín también le pueden ayudar a obtener datos basados en la coincidencia de un patrón específico. Por ejemplo, para encontrar todas las personas que se llaman John en Park Street. Para obtener más información acerca de las consultas, vea introducción a consultas. Estos son algunos ejemplos de caracteres comodín para las consultas de Access: Carácter Descripción Ejemplo Hace coincidir cualquier número de caracteres. Puede utilizar qu* encuentra qué, quién y quizás * el asterisco (*) en cualquier sitio de una cadena de caracteres. pero no aquellos ni aunque. Hace coincidir un carácter alfabético individual en una ? b?l encuentra bala, billete y bola. posición concreta. b[ao]l encuentra bala y bola pero no [] Hace coincidir los caracteres incluidos entre los corchetes. billete. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 204 Carácter Descripción ! Ejemplo r[!oc]a encuentra risa y rema pero no roca ni rosa. Excluye los caracteres incluidos entre los corchetes. Igual que “[!a]*” encuentra todos los elementos que no empiezan con la letra a. Hace coincidir cualquier intervalo de caracteres. Recuerde que debe especificar los caracteres en orden ascendente (de a[m-s]a encuentra ama, ata y asa. la A a la Z, no de la Z a la A). Hace coincidir cualquier carácter numérico. 1#3 encuentra 103, 113 y 123. # Más información sobre cómo aplicar criterios a una consulta. Ejemplos de patrones de caracteres comodín que coinciden en expresiones Para utilizar un carácter comodín en un patrón: 1. Abra la consulta en vista Diseño. 2. En la fila Criterios del campo que quiera utilizar, escriba el operador Como (Like) antes del criterio. 3. Sustituya un carácter o más de los criterios por un carácter comodín. Por ejemplo, Como R?308021 encuentra RA308021, RB308021, etc. 4. En la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar. Aquí se muestran algunos ejemplos de patrones comodín que puede utilizar en expresiones: C aracteres Uso para coincidencias ? o _ (subrayado) Cualquier carácter *o% Cero o más caracteres # Cualquier dígito (0 - 9) [listacaracteres] Cualquier carácter de la listacaracteres [!listacaracteres] Cualquier carácter que no esté en la listacaracteres [a-zA-Z0-9]. Cualquier carácter alfanumérico Cualquier letra mayúscula en el intervalo de la A a la Z. [A-Z] Nota Al especificar un intervalo de caracteres, estos deben aparecer en el criterio de ordenación ascendente. Por ejemplo, [Z-A] no es un patrón válido. Consulte las nociones básicas para construir una expresión. Para hacer coincidir caracteres especiales, como interrogantes (?), almohadillas (#) y asteriscos (*), póngalos entre corchetes. La función LISTACARACTERES le proporciona coincidencias para un carácter o más y puede incluir casi cualquier carácter del juego de caracteres ANSI, incluidos los dígitos. La LISTACARACTERES se introduce entre corchetes ([ ]) y se puede utilizar con caracteres alfanuméricos para conseguir coincidencias más concretas. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 205 Para especificar un rango de caracteres, puede utilizar la LISTACARACTERES con un guión (-) para separar el límite superior e inferior del intervalo. Para hacer coincidir el carácter del guión (-), póngalo al principio o al final de la LISTACARACTERES (después del signo de exclamación, si lo está utilizando). En cualquier otra ubicación, el guión identifica un rango de caracteres ANSI. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 206 Crear una consulta de selección Una consulta de selección ayuda a obtener solo los datos que necesita en una vista de hoja de datos. La tabla de productos situada en la parte superior de la imagen a continuación tiene varias columnas, pero con una consulta de selección, puede obtener una vista despejada que se centra solo en las columnas que necesita. También puede agregar criterios para filtrar el número de filas que se devuelven. Por ejemplo, buscar solo los productos con un precio superior a 10,00 dólares. Sugerencia Una consulta de selección también funciona bien cuando necesita extraer datos de varias tablas relacionadas, agrupar datos o calcular totales. En este artículo, se describe cómo crear una consulta de selección sencilla en bases de datos de escritorio y en aplicaciones de Access. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 207 Crear una consulta de selección en una base de datos de escritorio Por ejemplo, en una base de datos de escritorio con una tabla de productos, para ver solo los nombres de producto y el precio de cada uno, puede crear una consulta de selección mediante el Asistente para consultas: en la pestaña Crear, haga clic en Asistente para consultas y deje que el asistente le guía por el proceso de crear y ejecutar la consulta. Sin embargo, si desea agregar criterios a la consulta, use el diseñador de consultas: 1. Haga clic en Crear > Diseño de consulta. 2. En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Productos > Cerrar. 3. Para agregar los campos a la cuadrícula de diseño, haga doble clic en los campos Nombre del producto y Lista de precios. 4. En la fila de criterios, bajo Lista de precios, agregue un criterio. Por ejemplo, >=10 para mostrar una lista de productos con un precio igual o mayor que 10,00 dólares. 1. Para ver los resultados de la consulta, en la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 208 Crear una consulta de selección en una aplicación de Access La creación de la misma consulta en una aplicación web de Access es similar al procedimiento anterior, con unos pasos adicionales para hacer que los resultados de la consulta estén disponibles en el explorador: 1. Haga clic en Inicio > Avanzado > Consulta. 2. En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Productos > Cerrar. 3. Para agregar los campos a la cuadrícula de diseño, en el cuadro Productos, haga doble clic en Nombre del producto y Lista de precios. 4. Haga clic con el botón secundario del mouse en la pestaña de la consulta > Guardar y asigne un nombre a la consulta. 5. Para ver los resultados de la consulta, haga clic con el botón secundario del mouse en la pestaña de la consulta > Vista Hoja de datos. Para que los resultados de la consulte estén disponibles en la vista del explorador, deberá agregar una vista de la consulta a la tabla de origen (tabla de productos): 1. Seleccione la tabla Productos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 209 1. Haga clic en el icono más, especifique un nombre de vista y seleccione Hoja de datos de la lista desplegable Tipo de vista. 2. En la lista desplegable Origen del registro, seleccione la consulta que desee mostrar y haga clic en Agregar vista. Sugerencia Si usa varias tablas en una consulta, puede agregar la vista a cualquiera de las tablas o a todas ellas. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 210 Crear una consulta de creación de tabla Utiliza la creación de una consulta de tabla cuando necesite copiar los datos en una tabla o almacenar los datos. Creación de una consulta de tabla es una consulta de selección que se ejecuta y, a continuación, crea una nueva tabla basándose en los resultados. Si ya tiene una consulta de selección que desea usar como base para la creación de una tabla de consulta, utilice el procedimiento que se muestra a continuación. Si necesita más información antes de comenzar, se vaya a la sección Conozca hacer consultas de la tabla, por debajo. Nota En este artículo no se aplica a las aplicaciones de acceso web: el tipo de base de datos de diseño con acceso y publicación en línea. Para obtener más información, vea crear una aplicación de Access . 1. Abra la consulta de selección en la vista Diseño, o cambie a la vista Diseño. 2. En el grupo Tipo de consulta de la pestaña Diseño, haga clic en Crear tabla. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla. 3. En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la nueva tabla. - O bien Haga clic en la flecha abajo y seleccione un nombre de tabla existente para reemplazar esa tabla. 4. Elija si desea colocar la nueva tabla en la base de datos actual o en otra base de datos. 5. Haz clic en Aceptar. 6. Haga clic en Ejecutar y, a continuación, en Sí para confirmar la operación. Para cambiar o actualizar parte de los datos en un conjunto existente de registros, como uno o más campos, puede utilizar una consulta de actualización. Para obtener más información acerca de las consultas de actualización, vea el artículo Actualizar datos mediante una consulta. Para agregar registros (filas) a una tabla existente, puede utilizar una consulta de datos anexados. Para obtener más información acerca de las consultas de datos anexados, vea el artículo Agregar registros a una tabla mediante una consulta de datos anexados. Obtener unos consultas make table Notas   No se puede crear la creación de una consulta de tabla en una aplicación web de access. Sin embargo, puede exportar las tablas de origen a una base de datos de .accdb en el programa de escritorio de Access, crear y ejecutar la creación de una tabla de consulta se y, a continuación, importar la nueva tabla en la aplicación web de access. No se puede ejecutar la creación de una consulta de tabla de una base de datos de acceso Web mediante un explorador Web. Aunque puede ejecutar la creación de una consulta de tabla de una base de datos de acceso Web se abre en el programa de escritorio Access 2010. A hacer que recupere datos de una o varias tablas de consulta de tabla y, a continuación, carga el conjunto de resultados en una nueva tabla. Esa nueva tabla puede residir en la base de datos que ha abierto, o puede crear otra base de datos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 211 Normalmente, se crea la marca tabla de consulta que necesite copiar o almacenar datos. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla (o tablas) de datos de ventas pasados y utilizar esos datos en los informes. Las cifras de ventas no se pueden cambiar ya que las transacciones tienen al menos una días, y la ejecución constante de una consulta para recuperar los datos puede llevar tiempo, especialmente si se ejecuta una consulta compleja con un almacén de datos de gran tamaño. Cargar los datos en una tabla independiente y usar esa tabla como origen de datos pueden reducir la carga de trabajo y almacenar cómodamente los datos. Cuando proceda, recuerde que los datos de la nueva tabla están estrictamente una instantánea; no tiene relación ni conexión a su tabla de origen o tablas. El proceso de creación de creación de una consulta de tabla sigue estos pasos generales:   Habilitar la base de datos, si no está firmado o no reside en una ubicación de confianza. No se puede ejecutar consultas de acción (anexar, actualizar y realizar consultas de tabla) en caso contrario. En la vista Diseño de la consulta, cree una consulta de selección y, a continuación, modifique esa consulta hasta que devuelva los registros que desee. Puede seleccionar datos de más de una tabla y, en términos reales, puede desnormalizar los datos. Por ejemplo, puede colocar los datos de cliente, transportista y proveedor en una sola tabla, algo que no se hace en una base de datos de producción con tablas correctamente normalizadas. También se pueden usar criterios en la consulta para personalizar o restringir el conjunto de resultados más. Para obtener más información sobre cómo normalizar los datos, vea el artículo conceptos básicos del diseño de base de datos.  Convertir la consulta de selección en la creación de una consulta de la tabla, elija una ubicación para la nueva tabla y, a continuación, ejecute la consulta para crear la tabla. Crear una consulta select y convertirla en la creación de una consulta de tabla Para crear una consulta de creación de tabla, cree primero una consulta de selección y, a continuación, conviértala en una consulta de creación de tabla. La consulta de selección puede usar campos calculados y expresiones para ayudar a devolver los datos que necesite. En los siguientes pasos se explica cómo crear y convertir la consulta. Si ya tiene una consulta de selección que se ajuste a sus necesidades, vaya a los pasos descritos para convertir la consulta de selección y ejecutar la consulta de creación de tabla. Crear la consulta de selección Nota Si ya dispone de una consulta de selección que genere los datos que necesite, vaya a los siguientes pasos. 1. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de la consulta. 2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las tablas de las que desee recuperar datos. Cada tabla aparece como una ventana en la sección superior del diseñador de consultas. Haga clic en Cerrar cuando termine de agregar tablas. 3. En cada tabla, haga doble clic en el campo o los campos que desea utilizar en la consulta. Cada campo aparece en una celda en blanco de la fila campo de la cuadrícula de diseño. Esta figura muestra la cuadrícula de diseño con varios campos de tabla agregados. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 212 4. De manera opcional, agregue expresiones a la fila campo. 5. De manera opcional, agregue criterios a la fila criterios de la cuadrícula de diseño. 6. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en una hoja de datos. 7. Si lo desea, cambie los campos, expresiones o criterios y vuelva a ejecutar la consulta hasta que devuelva los datos que desea colocar en la nueva tabla. Convertir la consulta de selección 1. Abra la consulta de selección en la vista Diseño, o bien, cambie a la vista Diseño. Access permite hacerlo de varias maneras: o Si la consulta está abierta en una hoja de datos, haga clic con el botón secundario del mouse en la pestaña de documentos de la consulta y haga clic en Vista Diseño. o Si la consulta está cerrada, en el panel de exploración, haga clic en la consulta y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 2. En el grupo Tipo de consulta de la pestaña Diseño, haga clic en Crear tabla. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla. 3. En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la nueva tabla. - O bien Haga clic en la flecha desplegable y seleccione un nombre de tabla existente. 4. Siga uno de estos procedimientos: o Colocar la nueva tabla en la base de datos activa i. Si aún no está seleccionada la opción Base de datos activa, haga clic en ella y, a continuación, haga clic en Aceptar. ii. Haga clic en Ejecutar y, a continuación, en Sí para confirmar la operación. Nota Si está reemplazando una tabla existente, Access elimina primero esa tabla y le pide que confirme su eliminación. Haga clic en Sí y, a continuación, haga de nuevo clic en Sí para crear la nueva tabla. o Colocar la nueva tabla en otra base de datos i. Haga clic en Otra base de datos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 213 ii. En el cuadro Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de archivo de la otra base de datos. - O bien Haga clic en Examinar, use el cuadro de diálogo Crear tabla para buscar la otra base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. iii. Haga clic en Aceptar para cerrar el primer cuadro de diálogo Crear tabla. iv. Haga clic en Ejecutar y, a continuación, en Sí para confirmar la operación. Nota Si está reemplazando una tabla existente, Access elimina primero esa tabla y le pide que confirme su eliminación. Haga clic en Sí y, a continuación, haga de nuevo clic en Sí para crear la nueva tabla. Más información sobre las expresiones y los criterios de la consulta Los pasos descritos en este artículo mencionan expresiones y criterios de la consulta. Un criterio de consulta es una regla que identifique los registros que desee de una consulta. Se usan criterios cuando no desee ver todos los registros en un conjunto determinado de datos. Por ejemplo, el criterio > 25 y < 50 devuelve valores mayores que 25 y menor que 50. Un criterio como "Chicago" o "París" o "Moscú" devuelve sólo los registros de las ciudades. Para obtener más información acerca del uso de criterios, vea el artículo ejemplos de criterios de consulta. Una expresión es una combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Se usa una expresión cuando se requieren datos que no residen directamente en una tabla. Por ejemplo, la expresión [PrecioUnidad] * [Cantidad] multiplica el valor del campo PrecioUnidad por el valor en el campo Cantidad. Puede utilizar expresiones en una gran variedad de formas y el proceso de creación y su uso puede resultar muy complejo. Para obtener más información acerca de cómo crear y utilizar expresiones, vea el artículo crear una expresión. Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta De forma predeterminada, si se abre una base de datos no se guarda en una ubicación de confianza, o si no ha elegido confiar en la base de datos, Access impide todas las consultas de acción: consultas de datos anexados, actualización, eliminación o creación de tabla, ejecute. Si trata de ejecutar una consulta de acción y parece que no ocurre nada, compruebe si en la barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje: El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento. Cuando aparezca ese mensaje, haga lo siguiente:  En la barra de mensajes (justo debajo de la cinta de opciones), haga clic en Habilitar contenido. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 214 Crear y ejecutar una consulta de eliminación Cuando desee rápidamente eliminar una gran cantidad de datos o eliminar un conjunto de datos de forma regular en una base de datos de escritorio de Access, una eliminación o una consulta de actualización puede ser útil porque las consultas permiten especificar los criterios para buscar y eliminar los datos rápidamente. Mediante una consulta también puede ser un ahorro de tiempo ya que puede volver a utilizar una consulta guardada. Nota Antes de eliminar todos los datos o ejecutar una consulta de eliminación, asegúrese de que tiene una copia de seguridad de la base de datos de escritorio de Access. Si solo quiere eliminar unos pocos registros, no necesitará una consulta: bastará con abrir la tabla en la vista Hoja de datos, seleccionar los campos (columnas) o registros (filas) que quiera eliminar y, tras ello, presionar SUPR. Importante La información de este artículo está destinada a sólo con bases de datos de escritorio. No puede utilizar eliminar o actualizar las consultas en las aplicaciones web de Access. En este artículo... Elegir un tipo de consulta Usar consulta de eliminación Usar una consulta de actualización Información adicional Sugerencias para la solución de problemas Elegir un tipo de consulta Si va a eliminar datos de la base de datos, puede optar por una consulta de actualización o por una de eliminación. Elíjala según los detalles recogidos en la siguiente tabla: Tipo de consulta Cuándo usarla Resultados Para quitar registros enteros (filas) de una tabla o de dos tablas relacionadas al mismo tiempo. Mediante las consultas de eliminación Usar una Nota Si los registros se encuentran en el lado se quitan todos los datos de cada consulta de "uno" de una relación uno a varios, puede que campo, incluido el valor de clave que eliminación tenga que cambiar la relación antes de ejecutar hace que un registro sea único. la consulta de eliminación. Vea la sección sobre cómo eliminar datos de tablas relacionadas. Hace que sea más fácil eliminar valores Usar una al actualizar los valores existentes a un Para eliminar valores de campo concretos de consulta de valor nulo (esto es, sin datos) o a una una tabla. actualización cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas). MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 215 Qué comprobar antes de usar una consulta para eliminar datos      Confirme que el archivo no es de solo lectura: a. Haga clic con el botón secundario en Inicio y haga clic en Abrir el Explorador de Windows. b. Haga clic con el botón secundario en el archivo de base de datos y, después, haga clic en Propiedades. c. Vea si está seleccionado el atributo Solo lectura. Compruebe que dispone de los permisos necesarios para eliminar registros de la base de datos. Si no está seguro, póngase en contacto con el administrador del sistema o el diseñador de la base de datos. Procure haber habilitado contenido en la base de datos. Access bloquea de forma predeterminada las consultas de acción (sean de eliminación, de actualización o para crear una tabla) a menos que se establezca una confianza con la base de datos. Para más información sobre cómo confiar en una base de datos, vea la sección Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta. Pida a otros usuarios de la base de datos que cierren todos los formularios, tablas, consultas e informes que usen los datos que desee eliminar. De este modo, evitará infracciones de bloqueo. Antes de modificar o eliminar registros, conviene hacer una copia de seguridad de la base de datos, por si quiere revertir los cambios. Sugerencia Si hay un gran número de usuarios conectados a la base de datos, puede que tenga que cerrar la base de datos y volver a abrirla en modo Exclusivo. Para abrir una base de datos en modo Exclusivo 1. Haga clic en la pestaña Archivo > Abrir. 2. Busque la base de datos, selecciónela, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, después, haga clic en Abrir en modo exclusivo. Hacer una copia de seguridad de la base de datos 1. Haga clic en la pestaña Archivo y apunte a Guardar como. 2. Haga clic en Guardar base de datos como y en Realizar copia de seguridad de la base de datos. Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, tras ello, vuelve a abrir el archivo original. 3. Haga clic en Guardar como, escriba un nombre y una ubicación para la copia de seguridad y haga clic en Guardar. Nota Si usa una base de datos de solo lectura o una creada con una versión anterior de Access, puede que aparezca un mensaje que indique que no es posible crear una copia de seguridad de la base de datos. Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre, de modo que se pueda usar el nombre de la versión original para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la copia de seguridad y, después, ábrala con el nombre cambiado en Access. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 216 Usar consulta de eliminación Para crear una consulta de eliminación, haga clic en la pestaña Crear y, en el grupo Consultas, haga clic en Diseño de la consulta. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en cada una de las tablas en las que haya registros que quiera eliminar y haga clic en Cerrar. La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la lista de campos, haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula de diseño. Usar un criterio específico en una consulta de eliminación Importante Use criterios para obtener solo los registros que quiera eliminar. Si no lo hace, la consulta de eliminación quitará todos los registros de la tabla. Haga doble clic en el campo que quiera establecer como criterio de eliminación, escriba el criterio en la fila Criterio del diseñador de consultas y, después, desactive la casilla Mostrar de cada campo de criterio. Veamos un ejemplo en el que probablemente sea necesario recurrir a esta opción: imagine que quiere quitar todos los pedidos pendientes de un cliente. Para encontrar solo esos registros en concreto, habría que agregar los campos Id. de cliente y Fecha de pedido a la cuadrícula de diseño de la consulta y, tras ello, especificar el número de identificación del cliente y la fecha en la que los pedidos de dicho cliente pasaron a ser no válidos. 1. En la ficha Diseño, haga clic en Ver > Vista Hoja de datos. 2. Compruebe que la consulta devuelve los registros que quiere eliminar y presione CTRL+G para guardar la consulta. 3. Para ejecutar la consulta, haga doble clic en ella en el panel de navegación. Usar una consulta de actualización Nota No puede utilizar la opción de consulta de actualización en una aplicación web de Access. En esta sección se explica cómo usar una consulta de actualización para eliminar campos concretos de tablas. Recuerde que ejecutar una consulta de actualización para eliminar datos cambiará los valores existentes a NULL o a una cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas), según cuáles hayan sido los criterios especificados. 1. Haga clic en la pestaña Crear y, en el grupo Consultas, haga clic en Diseño de la consulta. 2. Seleccione la tabla que contiene los datos que quiere eliminar (si la tabla es relacionada, selecciónela en el lado "uno" de la relación). Después, haga clic en Agregar y en Cerrar. La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla seleccionada. 3. Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula de diseño. Cuando se agregan todos los campos de tabla, la consulta de eliminación puede quitar registros completos (filas) de la tabla. Si lo desea, puede especificar criterios relativos a uno o más campos en la fila Criterios del diseñador y, después, desactivar la casilla Mostrar en cada campo de criterio. Para más información sobre cómo usar criterios, vea la tabla Criterios de ejemplo para consultas de selección. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 217 Nota Los criterios sirven para obtener únicamente los registros que quiera cambiar. Si no se usan, la consulta de actualización establece en NULL todos los registros de cada uno de los campos de la consulta. 4. En el grupo Resultados de la pestaña Diseño, haga clic en Ver y, después, en Vista Hoja de datos. 5. Compruebe que la consulta devuelve los registros cuyo valor quiere establecer en NULL o en una cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas [""]). 6. Si es necesario, repita los pasos 3 a 5 y cambie los campos o criterios hasta que la consulta devuelve sólo los datos que desee eliminar y, a continuación, presione CTRL+S para guardar la consulta. 7. Para ejecutar la consulta, haga doble clic en ella en el panel de navegación. Información adicional Eliminar datos de tablas relacionadas Para eliminar datos de varias tablas relacionadas hay que habilitar las opciones Integridad referencial y Eliminar en cascada los registros relacionados de cada relación. Esto hace que la consulta elimine los datos de las tablas en los lados "uno" y "varios" de la relación. Es necesario comprobar los siguientes aspectos antes de eliminar datos relacionados:    Averigüe qué registros residen en el lado "uno" de la relación y cuáles residen en el lado "varios". Si necesita eliminar registros del lado "uno" de la relación y los registros relacionados del lado "varios", será necesario habilitar un conjunto de reglas denominado Integridad referencial y, también, la eliminación en cascada. En esta sección se explica la integridad referencial y se indica cómo llevar a cabo ambas tareas. Si necesita eliminar registros únicamente del lado "uno" de la relación, elimine primero esa relación y, después, los datos. Si necesita eliminar datos únicamente del lado "varios" de la relación, puede crear y ejecutar una consulta de eliminación sin tener que alterar la relación. Para saber qué registros están en los lados "uno" y "varios" de una relación, en el grupo Relaciones de la pestaña Herramientas de bases de datos, haga clic en Relaciones. La pestaña Relaciones muestra las tablas de la base de datos y las relaciones. Cada relación aparece reflejada como una línea que conecta tablas entre campos. En la siguiente ilustración se muestra una relación típica. La mayoría de las relaciones de una base de datos, si no todas, tienen un lado "uno" y un lado "varios". En el diagrama de relaciones se indica el lado "uno" con el número 1 y el lado "varios" con el símbolo del infinito (∞). Cuando se eliminan registros del lado "uno" de una relación, también se quitan todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación. Sin embargo, cuando se eliminan registros del lado "varios" de una relación, no se suelen quitar los registros del lado "uno". MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 218 Además, Access implanta automáticamente un conjunto de reglas denominado Integridad referencial. Estas reglas garantizan que las claves externas de una base de datos contienen los valores correctos. Una clave externa es una columna cuyos valores coinciden con los valores de la columna de clave principal de otra tabla. Modificar la relación Siga estos pasos únicamente cuando necesite eliminar datos del lado "uno" y del lado "varios" de una relación. 1. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones. 2. Haga clic con el botón secundario en la relación (línea) que conecta las tablas implicadas en la acción de eliminación y, después, haga clic en Modificar relación en el menú contextual. 3. Confirme que la casilla Exigir integridad referencial está activada en el cuadro de diálogo Modificar relaciones. 4. Active la casilla Eliminar en cascada los registros relacionados. Nota Hasta que vuelva a deshabilitar esta propiedad, cuando se elimine un registro del lado "uno" de la relación, se eliminarán todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación. 5. Haga clic en Aceptar, cierre el panel Relaciones y continúe con los siguientes pasos. Eliminar una relación 1. Si aún no lo ha hecho, abra el panel Relaciones. 2. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones. Anote los campos implicados en la relación para poder restaurar la relación después de eliminar los datos. 3. Haga clic con el botón secundario en la relación (línea) que conecta las tablas implicadas en la acción de eliminación y, después, haga clic en Eliminar en el menú contextual. Nota Para restaurar la relación, siga los pasos anteriores para abrir el panel Relaciones y, luego, arrastre el campo de clave principal de la tabla del lado "uno" para colocarlo en el campo de clave externa de la tabla del lado "varios". Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relación. Si la relación antigua exigía integridad referencial, seleccione Exigir integridad referencial y haga clic en Crear. Si no, haga clic sencillamente en Crear. Criterios de ejemplo para consultas de selección En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo que se pueden usar en las consultas de selección para garantizar que se eliminan únicamente los datos deseados. En algunos de estos ejemplos se usan caracteres comodín. Criterios Efecto Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números > 234 menores que 234, use < 234. >="Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto. Entre #2/2/2010# Y Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2010 y el 1 de diciembre #1/12/2010# de 2010 (ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 219 Criterios Sin "Alemania" Sin "T*" Sin "*t" En(Canadá,Reino Unido) Como "[A-D]*" Como "*ar*" Como "Casa Dewe?" #2/2/2010# < Fecha() - 30 Fecha() Entre Fecha() Y AgregFecha("M", 3, Fecha()) Es Nulo No es Nulo "" Efecto comillas simples (') en vez de signos de almohadilla (#). Ejemplo: Entre '2/2/2010' Y '1/12/2010'. Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contienen caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)". Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*). Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*). En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido. En un campo de texto, encuentra todos los registros que empiecen por las letras comprendidas entre la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*). Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*). Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5 letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se desconoce. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en vez del signo de interrogación (?). Encuentra todos los registros del 2 de febrero de 2010. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, incluya la fecha entre comillas simples en lugar de entre signos de almohadilla ('02/02/10'). Usa la función Fecha para devolver todas las fechas con una antigüedad de más de 30 días. Usa la función Fecha para devolver todos los registros que contienen la fecha actual. Usa las funciones Fecha y AgregFecha para devolver todos los registros entre la fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual. Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir). Devuelve todos los registros que contengan algún valor (que no sea nulo). Devuelve todos los registros que contengan una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se usan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Un ejemplo sería un campo que necesita un número de fax cuando hay algunos clientes que no tienen fax. En ese caso, en vez de especificar un número, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas (''''). MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 220 Sugerencias para la solución de problemas ¿Por qué aparece este mensaje de error y cómo se soluciona? Si crea una consulta de eliminación con varias tablas y el valor de la propiedad Registros únicos está establecido en No, Access muestra el mensaje de error No se pudo eliminar nada en las tablas especificadas cuando ejecute la consulta. Para solucionar este problema, establezca el valor de la propiedad Registros únicos de la consulta en Sí. 1. Abra la consulta de eliminación en la vista Diseño. 2. Si la hoja de propiedades de la consulta no está abierta, presione F4 para abrirla. 3. Haga clic en el diseñador de consultas para mostrar las propiedades de la consulta (en vez de las propiedades de campo). 4. En la hoja de propiedades de la consulta, busque la propiedad Registros únicos y establezca su valor en Sí. Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta De forma predeterminada, si abre una base de datos de escritorio que no eligió confiar o no resida en una ubicación de confianza, Access bloquea todas las consultas de acción de ejecución. Si trata de ejecutar una consulta de acción y parece que no ocurre nada, compruebe si en la barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje: El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento. Si ve este mensaje, siga estos pasos para habilitar el contenido bloqueado:  En la barra de mensaje Advertencia de seguridad, haga clic en Habilitar contenido y vuelva a ejecutar la consulta. Para más información sobre el modo deshabilitado y la seguridad de Access, vea el artículo Cómo se comportan los objetos de base de datos cuando son de confianza y cuando no lo son. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 221 Cómo se comportan los objetos de base de datos cuando son de confianza y cuando no lo son De forma predeterminada, Microsoft Access 2010 deshabilita una serie de objetos de base de datos, a menos que se les aplique una firma digital o se coloque la base de datos en una ubicación de confianza. La información de este artículo enumera los componentes que Access deshabilita. En este artículo Componentes que Access 2010 deshabilita Cómo se habilita una base de datos deshabilitada Componentes que Microsoft Access 2010 deshabilita De forma predeterminada, Microsoft Access 2010 abre todas las bases de datos en modo Deshabilitado, es decir, desactiva todo el contenido ejecutable, a menos que la base de datos contenga una firma digital o esté colocada en una ubicación de confianza. Microsoft Access 2010 deshabilita los componentes siguientes:      Código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y las referencias del código de VBA. Las expresiones no seguras. Una expresión es lo mismo que una fórmula. Una expresión no segura contiene funciones que pueden permitir que un usuario modifique la base de datos u obtenga acceso a recursos externos a la base de datos. Las acciones no seguras de todas las macros. Las acciones no seguras son aquellas que pueden permitir que un usuario modifique la base de datos u obtenga acceso a recursos externos a la base de datos. Sin embargo, las acciones que Access deshabilita se pueden considerar seguras en algunas ocasiones. Por ejemplo, si confía en la persona que creó la base de datos, puede confiar en las acciones de macros no seguras de la base de datos. Algunos tipos de consultas: Consultas de acción Estas consultas agregan, actualizan y eliminan datos. Consultas DLL (lenguaje de definición de datos) Estas consultas se utilizan para crear o modificar objetos de una base de datos, como tablas y procedimientos. Consultas SQL de paso a través Estas consultas envían comandos directamente a un servidor de base de datos que admite la norma ODBC (conectividad abierta de bases de datos). Las consultas de paso a través funcionan con las tablas del servidor sin que intervenga el motor de base de datos de Access. Controles ActiveX Cómo se habilita una base de datos deshabilitada Microsoft Access 2010 proporciona dos métodos para habilitar los componentes deshabilitados. Puede aplicar una firma digital a la base de datos o puede utilizar el Centro de confianza para crear una ubicación de confianza y colocar la base de datos después en dicha ubicación. Observe que es posible que algunas funciones y expresiones permanezcan deshabilitadas por el modo de recinto de seguridad de Access. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 222 Use una consulta de datos anexados para agregar registros a una tabla Una consulta de datos anexados puede hacer más rápido para agregar nuevos registros a una tabla existente. La consulta de datos anexados funciona seleccionando los registros de uno o más orígenes de datos y copiarlos a una tabla existente. Por ejemplo, supongamos que tiene una base de datos que contiene una tabla de clientes, y puesto que ya tiene otra tabla en la base de datos que almacena datos similares, que le gustaría agregar a esos nuevos clientes a la tabla. En lugar de copiar los datos de la base de datos adquirido en la tabla de la base de datos, utilice una consulta de datos anexados. Nota Las consultas de datos anexados no están disponibles en las aplicaciones de Access, pero sí puede usarlas en una base de datos web si esta se abre en Access. Crear y ejecutar una consulta de datos anexados En esta sección Paso 1: Usar una consulta para seleccionar los registros Paso 2: Convertir la consulta de selección en una consulta de datos anexados Paso 3: Elegir los campos de destino Paso 4: Obtener una vista previa de la consulta de datos anexados y ejecutarla Desbloquear su consulta Algunas ventajas de usar una consulta de datos anexados Importante Las consultas de datos anexados no se pueden deshacer, así que, antes de usar una, considere la posibilidad de hacer una copia de seguridad de la base de datos o la tabla de destino. Paso 1: Usar una consulta para seleccionar los registros 1. Abra la base de datos que contiene los registros que desee copiar. 2. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta. Se abre el diseñador de consultas y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla. 3. Haga doble clic en las tablas o consultas que contienen los registros que desee copiar y, a continuación, haga clic en Cerrar. Las tablas o consultas aparecen como una o varias ventanas en el diseñador de consultas. Cada una de las ventanas muestra los campos de una tabla o consulta. En esta ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador de consultas. 4. Haga doble clic en los campos que quiera agregar. Los campos seleccionados aparecen en la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 223 Los tipos de datos de los campos de la tabla de origen deben ser compatibles con los tipos de datos de los campos de la tabla de destino. Los campos de texto son compatibles con la mayoría de los demás tipos de campos. Los campos de número solo son compatibles con otros campos de número. Por ejemplo, se pueden anexar números a un campo de texto, pero no se puede anexar texto a un campo de número. Sugerencia Para agregar rápidamente todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco (*) que aparece en la parte superior de la lista de campos de tabla. 5. También puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño. En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo y se explica cómo afectan a las consultas. Criterios Efecto Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números > 234 menores que 234, use < 234. >= "Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto. Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2010 y el 1 de diciembre Entre #2.2.2010# Y de 2010 (ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use #1.12.2010# comillas simples (') en vez de signos de almohadilla. Por ejemplo: Entre '02.02.2010' Y '01.12.2010'. Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es Sin "Alemania" exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contienen caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)". Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos usa los Sin "T*" caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*). Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos usa el juego de Sin "*t" caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje en vez del asterisco. En(Canadá, Reino En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido. Unido) En un campo con el tipo de datos Texto, busca todos los registros que empiecen por Como "[A-D]*" las letras comprendidas entre A y D. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje en vez del asterisco. Busca todos los registros que incluyan el grupo de letras "ar". Si la base de datos usa Como "*ar*" el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje en vez del asterisco. Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5 letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se Como "Casa Dewe?" desconoce (lo cual viene indicado por el signo de interrogación). Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en vez del signo de interrogación. Busca todos los registros del 2 de febrero de 2010. Si la base de datos usa el juego #02.02.2010# de caracteres comodín ANSI-92, incluya la fecha entre comillas simples en vez de usar signos de almohadilla (#). Ejemplo: '02.02.2010'. < Fecha() - 30 Devuelve todas las fechas con una antigüedad de más de 30 días. Fecha() Devuelve todos los registros que contienen la fecha actual. Entre Fecha() Y Devuelve todos los registros entre la fecha actual y tres meses a partir de la fecha AgregFecha("M", 3, actual. Fecha()) MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 224 Criterios Es Nulo No es Nulo "" Efecto Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir). Devuelve todos los registros que contienen un valor. Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede requerir un número de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en lugar de un número. 1. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. 2. Compruebe que la consulta devuelve los registros que desea copiar. Si desea agregar o quitar campos de la consulta, vuelva a la vista Diseño y agregue los campos de acuerdo con lo descrito en el anterior paso, o bien, seleccione los campos que desee quitar y presione SUPRIMIR para quitarlos de la consulta. Paso 2: Convertir la consulta de selección en una consulta de datos anexados Nota La opción de consulta de datos anexados no está disponible en las aplicaciones de Access. 1. En la pestaña Inicio, en el grupo Vista, haga clic en Ver y, a continuación, en Vista Diseño. 2. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar. 3. Especifique si desea anexar los registros a una tabla de la base de datos actual o a una tabla en una base de datos diferente. o Para anexar registros a una tabla abierta actualmente: En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Base de datos actual, seleccione la tabla de destino del cuadro combinado Nombre de la tabla y, a continuación, haga clic en Aceptar. o Para anexar registros de otra base de datos: En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Otra base de datos y, en el cuadro Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de la base de datos de destino. En el cuadro combinado Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y haga clic en Aceptar. Paso 3: Elegir los campos de destino El modo en que debe elegir los campos de destino depende del modo en que creó la consulta de selección en el paso 1. Si... Access... Agregó todos los campos desde la tabla o consulta de Agrega todos los campos de la tabla de destino origen a la fila Anexar a en la cuadrícula de diseño Agregó campos individuales a la consulta o usó Agrega automáticamente los campos de expresiones, y los nombres de campo de las tablas de destino coincidentes a la fila Anexar a de la origen y de destino coinciden consulta Agregó campos individuales o usó expresiones, y algunos Agrega los campos coincidentes y deja en de los nombres de las tablas de origen y de destino no blanco los campos no coincidentes coinciden Si Access deja campos en blanco, puede hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un campo de destino. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 225 En esta ilustración se muestra cómo hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un campo de destino. Nota Si deja en blanco el campo de destino, la consulta no anexará datos a ese campo. Paso 4: Obtener una vista previa de la consulta de datos anexados y ejecutarla 1. Para obtener una vista previa de los cambios, cambie a la vista Hoja de datos. Sugerencia Para cambiar de vista rápidamente, haga clic con el botón secundario en la pestaña de la parte superior de la consulta y, a continuación, haga clic en la vista que desee. 2. Vuelva a la vista Diseño y, después, haga clic en Ejecutar para adjuntar los registros. Nota Cuando se ejecuta una consulta que devuelve una gran cantidad de datos, si ve un mensaje de error que indica que la consulta no se podrá deshacer, pruebe a aumentar el límite del segmento de memoria a 3 MB. Desbloquear su consulta Si ejecuta una consulta de datos adjuntados y parece que no sucede nada, compruebe si en la barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje: El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento. Para solucionar este problema, haga clic en Habilitar contenido en la barra de mensajes. Nota Al habilitar la consulta de datos anexados, también se habilita el resto del contenido de la base de datos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 226 Algunas ventajas de usar una consulta de datos anexados Al usar una consulta de datos anexados, puede hacer lo siguiente:     Anexar varios registros de una sola vez : Si copia manualmente los datos, lo normal es que tenga que realizar varias operaciones de copiar y pegar. Mediante una consulta, se seleccionan todos los datos a la vez y, después, se copian. Revisar la selección antes de copiarla: Puede ver la selección en la vista Hoja de datos y puede realizar ajustes en la selección según sea necesario antes de copiar los datos. Esto puede resultar especialmente útil si la consulta incluye criterios o expresiones y necesita hacer varios intentos para obtener los resultados perfectos. No se puede deshacer una consulta de datos anexados, de modo que, si comete un error, deberá restaurar la base de datos desde una copia de seguridad o corregir el error, ya sea manualmente o mediante una consulta de eliminación. Usar criterios para ajustar la selección : Por ejemplo, quizás desee anexar únicamente los registros de clientes que viven en su ciudad. Anexar registros cuando algunos de los campos de los orígenes de datos no existen en la tabla de destino : Por ejemplo, suponga que la tabla de clientes existente tiene once campos y la nueva tabla desde la que desea copiar solo tiene nueve de esos once campos. Puede usar una consulta de datos anexados para copiar los datos de los nueve campos que coinciden y dejar los otros dos campos en blanco. Para crear una tabla a partir de una selección de datos, o bien combinar dos tablas en una, vea cómo guardar los resultados de una consulta como una tabla. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 227 Guardar resultados de la consulta como una tabla Una consulta de creación de tabla en una base de datos de escritorio de Access utiliza datos que ya tiene para crear una tabla nueva. Busque la consulta que desea utilizar (o cree uno nuevo) y ábralo en la vista Diseño. En la cinta de opciones, haga clic en Diseño y, a continuación, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Crear tabla. Nota En este artículo no se aplica a las aplicaciones de acceso web: el tipo de base de datos de diseño con acceso y publicación en línea. Para obtener más información, vea crear una aplicación de Access . Para cambiar o actualizar parte de los datos de un conjunto existente de registros, como uno o varios campos, use una consulta de actualización. Para más información, vea el artículo Actualizar datos mediante una consulta. Si necesita agregar filas a una tabla existente, use una consulta de datos anexados. Para más información sobre las consultas de datos anexados, vea el artículo Agregar registros a una tabla mediante una consulta de datos anexados. En este artículo... Crear una consulta de creación de tabla Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta Crear una consulta de creación de tabla Para crear una consulta de creación de tabla, cree primero una consulta de selección y, a continuación, conviértala en una consulta de creación de tabla. La consulta de selección puede usar campos calculados y expresiones para ayudar a devolver los datos que necesite. En los siguientes pasos se explica cómo crear y convertir la consulta. Si ya tiene una consulta de selección que se ajuste a sus necesidades, vaya a los pasos descritos para convertir la consulta de selección y ejecutar la consulta de creación de tabla. Crear la consulta de selección Nota Si ya dispone de una consulta de selección que genere los datos que necesite, vaya a los siguientes pasos. 1. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de la consulta. 2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las tablas de las que desee recuperar datos. Cada tabla aparece como una ventana en la sección superior del diseñador de consultas. Haga clic en Cerrar cuando termine de agregar tablas. 3. En cada tabla, haga doble clic en los campos que desee usar en la consulta. Cada campo aparece en una celda en blanco de la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta. Esta figura muestra la cuadrícula de diseño de la consulta con varios campos agregados: MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 228 4. De manera opcional, agregue expresiones a la fila Campo. Puede hacerlo si necesita combinar dos campos de texto de los datos de origen en un campo de texto de su nueva tabla; o bien, puede que desee crear un campo y rellenarlo con un valor específico como la fecha actual. Para obtener ayuda con las expresiones, vea el artículo para crear una expresión. 5. De manera opcional, agregue criterios a la fila Criterios de la cuadrícula de diseño. Para obtener ayuda con los criterios, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta. 6. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en una hoja de datos. 7. Si los campos no son los que desea, ajuste los campos, expresiones o criterios y vuelva a ejecutar la consulta. Cuando devuelva los datos que desee incluir en la nueva tabla, estará preparado para convertir la consulta de selección en una consulta de creación de tabla. Convertir la consulta de selección 1. Abra la consulta de selección en la vista Diseño, o bien, cambie a la vista Diseño. Access permite hacerlo de varias maneras: o Si la consulta está abierta en una hoja de datos, haga clic con el botón secundario del mouse en la pestaña de documentos de la consulta y haga clic en Vista Diseño. o Si la consulta está cerrada, en el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta y haga clic Vista Diseño. 2. En el grupo Tipo de consulta de la pestaña Diseño, haga clic en Crear tabla. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla. 3. En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la nueva tabla. - O bien Haga clic en la flecha desplegable y seleccione un nombre de tabla existente. 4. Siga uno de estos procedimientos: o Colocar la nueva tabla en la base de datos activa MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 229 i. Si aún no está seleccionada la opción Base de datos activa, haga clic en ella y, a continuación, haga clic en Aceptar. ii. Haga clic en Ejecutar y, a continuación, en Sí para confirmar la operación. Nota Si está reemplazando una tabla existente, Access elimina primero esa tabla y le pide que confirme su eliminación. Haga clic en Sí y, a continuación, haga de nuevo clic en Sí para crear la nueva tabla. o Colocar la nueva tabla en otra base de datos i. Haga clic en Otra base de datos. ii. En el cuadro Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de archivo de la otra base de datos. - O bien Haga clic en Examinar, use el cuadro de diálogo Crear tabla para buscar la otra base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. iii. Haga clic en Aceptar para cerrar el primer cuadro de diálogo Crear tabla. iv. Haga clic en Ejecutar y, a continuación, en Sí para confirmar la operación. Nota Si está reemplazando una tabla existente, Access elimina primero esa tabla y le pide que confirme su eliminación. Haga clic en Sí y, a continuación, haga de nuevo clic en Sí para crear la nueva tabla. Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta Cuando abra una base de datos, en función de la configuración del Centro de confianza, Access puede evitar que todas las consultas de acciones— consulta de datos anexados, consultas de actualización, consultas de eliminación y consultas de creación de tabla— se ejecuten. Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe la barra de estado de Access (en el borde inferior de la ventana del programa Access): MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 230 Cuando vea el mensaje, significa que Access no sabe si confía en la base de datos y ha bloqueado cosas que pueden ser no seguras – y puesto que las consultas de acciones cambian datos, se consideran no seguras y se bloquean. Para dejar que se ejecute una consulta de acción, en la barra de mensajes (debajo de la cinta de opciones), haga clic en Habilitar contenido. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 231 Crear formularios MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 232 Crear un formulario en Access Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más fácil ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con los que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access. Si son varios los usuarios que van a usar la base de datos, será fundamental disponer de unos formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder especificar datos con precisión. Existen diversos modos de crear un formulario en una base de datos de escritorio de Access. En este artículo se indican algunos de ellos. Nota La información de este artículo no se aplica en apps web de Access. Consulte Crear una aplicación de Access para obtener más información acerca del diseño de apps web de Access. ¿Qué quiere hacer? Crear un formulario a partir de una tabla o consulta existente en Access Crear un formulario en blanco en Access Crear un formulario dividido en Access Crear un formulario que muestre varios registros en Access Crear un formulario que contenga un subformulario en Access Crear un formulario de navegación en Access Información adicional Crear un formulario a partir de una tabla o consulta existente en Access Para crear un formulario a partir de una tabla o consulta de la base de datos, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contenga los datos del formulario y, en la pestaña Crear, haga clic en Formulario. Access crea un formulario y lo abre en la vista Presentación. En caso necesario, se pueden realizar cambios de diseño, como ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos. Para más información, consulte el artículo sobre cómo usar la herramienta de formulario. Crear un formulario en blanco en Access 1. Para crear un formulario sin controles ni elementos con formato previo: en la pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco. Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos. 2. En este Lista de campos panel, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que quiera ver en el formulario. 3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. Después, arrástrelos todos juntos hasta el formulario. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 233 Nota El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según qué parte del formulario esté seleccionada en ese momento. Si no puede agregar un campo al formulario, pruebe a seleccionar otra parte distinta e intente agregar el campo de nuevo. 1. Use las herramientas del grupo Controles en la pestaña Herramientas de presentación de formulario para incluir en el formulario un logotipo, un título, números de página o la fecha y la hora. 2. Si desea agregar una mayor variedad de controles al formulario, haga clic en Diseño y use las herramientas del grupo Controles. Crear un formulario dividido en Access Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo: una vista Formulario y una vista Hoja de datos. Este formulario reporta las ventajas de ambos tipos de formularios en uno solo. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, después, usar la parte correspondiente al formulario para verlo o editarlo. Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas. Para crear un formulario dividido con la herramienta Formulario dividido, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos. Después, en la pestaña Crear, haga clic en Más formularios y en Formulario dividido. Access crea el formulario, en el que podrá realizar cambios de diseño. Así, por ejemplo, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos en caso necesario. Para aprender a usar un formulario dividido, vea el artículo sobre cómo crear un formulario dividido. Crear un formulario que muestre varios registros en Access Un formulario de varios elementos (también denominado formulario continuo) resulta útil si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros, pero que sea más personalizable que una hoja de datos. Para crearlo se usa la herramienta Varios elementos. 1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. 2. En la pestaña Crear, haga clic en Más formularios > Varios elementos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 234 Access crea el formulario y lo abre en la vista Presentación. En esta vista puede realizar cambios de diseño en el formulario mientras visualiza los datos. Así, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos. Para más información, vea Crear un formulario mediante la herramienta Varios elementos. Crear un formulario que contenga un subformulario en Access A menudo, cuando trabaja con datos relacionados almacenados en tablas distintas, necesita ver los datos de varias tablas o consultas en el mismo formulario. Los subformularios son un buen modo de lograrlo. Dado que existen varios modos de agregar un subformulario según las necesidades, vea el artículo Crear un formulario que contiene un subformulario para obtener más información. Crear un formulario de navegación en Access Un formulario de navegación es, simplemente, un formulario que contiene un control de navegación. Este tipo de formularios constituye un enorme aliciente en cualquier base de datos, pero crear uno resulta especialmente importante si tiene previsto publicar una base de datos en la web, ya que el panel de navegación de Access no se muestra en un explorador. 1. Abra la base de datos a la que vaya a agregar un formulario de navegación. 2. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Navegación y elija el estilo de navegación que desee. Access crea el formulario, le agrega el control de navegación y abre el formulario en la vista Presentación. Para más información, vea Crear un formulario de navegación. Información adicional Existen varias opciones que puede usar para personalizar formularios. Compruebe si alguna de las siguientes le es de utilidad: Opciones Ver este recurso Crear un formulario Si quiere poder seleccionar los campos que aparecen en el formulario, use el mediante el Asistente para Asistente para formularios para crear el formulario. formularios Agregar pestañas a un formulario permite organizar mejor el contenido y Crear un formulario con facilitar su uso, especialmente si contiene muchos controles. pestañas: Un control de explorador web permite ver páginas web en un formulario. Este control se puede vincular a los campos o a los controles de la base de datos para determinar dinámicamente qué página se muestra. Así, puede Agregar exploración web a usar la información de direcciones de una base de datos para, por ejemplo, un formulario crear asignaciones personalizadas en un sitio de asignaciones de Internet, o usar la información sobre productos de una base de datos para buscar artículos en el sitio web de un proveedor. Access coloca controles en guías denominadas diseños para que sea más Mover controles y cambiar fácil alinear los controles de un formulario. Aprenda a mover los controles y su tamaño cambiar su tamaño uno a uno. independientemente MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 235 Crear una lista de opciones con un cuadro de lista o un cuadro combinado Cuando se especifican datos en formularios en bases de datos de escritorio de Access, puede resultar más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista en lugar de recordar el valor que se debe escribir. Una lista de opciones también permite asegurarse de que el valor especificado en un campo es el apropiado. Un control de lista puede conectarse con datos existentes o puede mostrar valores fijos que se especifican cuando se crea el control. Continúe leyendo para obtener más información sobre los controles de lista disponibles para los formularios de Access y sobre cómo crearlos y personalizarlos. Nota Este artículo no se aplica a aplicaciones web de Access. ¿Qué desea hacer? Más información sobre los tipos de controles de cuadros de lista Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado con un asistente Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado al agregar un campo de búsqueda a un formulario Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado sin usar un asistente Modificar una lista de valores mientras hay un formulario abierto en la vista Formulario Personalizar un cuadro de lista o un cuadro combinado Más información sobre los tipos de controles de cuadros de lista Access proporciona dos controles de lista para los formularios: el cuadro de lista y el cuadro combinado. Cuadro de lista El control de cuadro de lista muestra una lista de valores u opciones. El cuadro de lista contiene filas de datos y, generalmente, se cambia el tamaño para que varias filas queden visibles en todo momento. Las filas pueden tener una o varias columnas, que pueden aparecen con o sin encabezados. Si la lista contiene más filas que las que se pueden mostrar en el control, Access incluye una barra de desplazamiento en el control. El usuario está limitado a las opciones que se dan en el cuadro de lista. No es posible escribir ningún valor allí. Cuadro combinado El control de cuadro combinado ofrece una forma más compacta de presentar una lista de opciones. La lista permanece oculta hasta que se hace clic en la flecha desplegable. Además, un cuadro combinado le permite especificar un valor que no figura en la lista. De esta forma, el control de cuadro combinado combina las funciones de un cuadro de texto y un cuadro de lista. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 236 1. Haga clic en la flecha para ver la lista desplegable. 2. Haga clic en una opción de la lista desplegable. Los cuadros de lista y los cuadros combinados pueden ser controles enlazados o sin enlazar. Estos controles pueden buscar valores en una lista fija que usted mismo escribe o puede buscar valores en una tabla o consulta. Para crear un cuadro combinado o un cuadro de lista dependiente que busque valores en una tabla o una consulta, asegúrese de que el formulario esté basado en un origen de registros que incluya un campo de clave externa o un Campo de búsqueda. Esto permite crear las relaciones necesarias para vincular los datos del cuadro de lista o del cuadro combinado con los datos del formulario. Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado con un asistente 1. Haga clic con el botón secundario en el formulario en el panel de navegación y luego haga clic en Vista Diseño. Nota En este procedimiento se asume que el formulario está enlazado a una tabla o consulta. Si el formulario no está enlazado, algunos de estos pasos no se aplicarán. Para determinar si el formulario está enlazado a una tabla o una consulta, presione F4 para ver la hoja de propiedades. En la pestaña Datos de la hoja de propiedades, el cuadro de la propiedad Origen del registro muestra la tabla o la consulta a la que está enlazado el formulario. 2. En la pestaña Diseño, en el grupo Controles, asegúrese de que esté seleccionada la opción Utilizar Asistentes para controles . 3. Haga clic en la herramienta Cuadro de lista o en la herramienta Cuadro combinado . 4. En el formulario, haga clic donde quiera colocar el cuadro de lista o el cuadro combinado. o Según lo que elija, se inicia el Asistente para cuadros de lista o el Asistente para cuadros combinados. 5. Cuando el asistente le pregunte cómo quiere obtener los valores para el control, haga lo siguiente: o Si quiere mostrar los datos actuales desde un origen de registros, haga clic en Deseo que el cuadro de lista/cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta. o Si quiere que se muestre una lista fija de valores que cambien en ocasiones, haga clic en Escribiré los valores que desee. o Si quiere que el control realice una operación de búsqueda, en lugar de funcionar como una herramienta de entrada de datos, haga clic en Buscar un registro en el formulario según el valor que he seleccionado en mi cuadro de lista/cuadro combinado. Esto crea un control independiente con una macro incrustada que realiza una operación de búsqueda en función del valor que especifica el usuario. 6. Siga las instrucciones para especificar de qué manera aparecerán los valores. 7. Si elige una de las dos primeras opciones en la primera página del asistente, el asistente le pregunta qué quiere que Access haga cuando usted selecciona un valor. Siga uno de estos procedimientos: MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 237 Para crear un control independiente, haga clic en Recordar el valor para utilizarlo más adelante. Esto significa que Access conservará el valor seleccionado hasta que el usuario lo cambie o cierre el formulario, pero no escribirá el valor en una tabla. o Para crear un control dependiente, haga clic en Almacenar el valor en el campo y luego seleccione el campo con el que quiere enlazar el control. 8. Haga clic en Siguiente y escriba una etiqueta para el control. Esta etiqueta aparecerá junto al control. 9. Haga clic en Finalizar. o Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado al agregar un campo de búsqueda a un formulario Puede crear un cuadro de lista o un cuadro combinado dependiente al agregar un campo de búsqueda a un formulario. 1. Cree un campo de búsqueda en una tabla. El campo de búsqueda que cree puede ser multivalor o contener un solo valor. Para más información sobre la creación de campos de búsqueda, vea el artículo Agregar o cambiar una columna de búsqueda que permita almacenar varios valores. 2. Siga uno de estos procedimientos: o Cree un formulario nuevo que se base en un origen del registro que incluya el campo de búsqueda. Por ejemplo, en el panel de navegación, seleccione una tabla o una consulta que contenga el campo de búsqueda y después, en la pestaña Crear en el grupo Formularios, haga clic en Formulario . Access crea automáticamente un cuadro combinado para el campo de búsqueda. o Agregue un cuadro de lista o un cuadro combinado a un formulario: i. En la vista Diseño, abra un formulario que se base en un origen del registro que incluya el campo de búsqueda. ii. Si el panel Lista de campos no aparece, presione Alt+F8 para verlo. iii. Haga doble clic en el campo de búsqueda o arrastre este campo desde el panel Lista de campos hasta el formulario. Access crea automáticamente un cuadro combinado enlazado al campo. Sugerencia Para cambiar un cuadro combinado por un cuadro de lista (o viceversa), haga clic con el botón secundario en el control, haga clic en Cambiar a en el menú contextual y luego haga clic en el tipo de control que quiera. Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado sin usar un asistente Cuando crea un cuadro de lista o un cuadro combinado sin usar un asistente, puede establecer muchas de las propiedades del control usted mismo. Si quiere más información sobre una propiedad en particular, haga clic en el cuadro de la propiedad correspondiente y presione F1. 1. Abra un formulario en la vista Diseño. 2. En la pestaña Diseño, en el grupo Controles, asegúrese de que no esté seleccionada la opción Utilizar Asistentes para controles. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 238 3. Haga clic en la herramienta Cuadro de lista o en la herramienta Cuadro combinado . 4. Haga clic una vez dentro del formulario para crear un control con tamaño predeterminado, o haga clic y arrastre hasta que el control tenga el tamaño que quiera. 5. Con el control seleccionado, presione F4 para abrir su hoja de propiedades. 6. Establezca las propiedades Tipo de origen de la fila y Origen de la fila con ayuda de la tabla siguiente. Para... establezca la propiedad Tipo de origen de la fila como... y establezca la propiedad Origen de la fila de la siguiente manera: En la lista desplegable, seleccione la tabla o la consulta que contenga los valores que quiere que aparezcan en el cuadro de lista o en el cuadro combinado. -o- Mostrar valores de una tabla o una consulta, o Tabla/Consulta los resultados de una instrucción SQL Escriba una instrucción SQL. -oEn la pestaña Datos de la hoja de propiedades, haga clic en para abrir el Generador de consultas. Para más información sobre cómo generar una consulta, vea el artículo sobre cómo seleccionar datos mediante una consulta. Escriba una lista de valores fijos separados por puntos y comas (;). Por ejemplo, Norte;Sur;Este;Oeste Mostrar una lista fija de Lista de valores valores -oEn la pestaña Datos de la hoja de propiedades, haga clic Mostrar una lista de campos de una tabla o Lista de campos una consulta en para abrir el cuadro de diálogo Editar elementos de lista y luego escriba los elementos en líneas separadas. En la lista desplegable, seleccione la tabla o la consulta que contenga los nombres de los campos que quiere que aparezcan en el cuadro de lista o en el cuadro combinado. 1. Si quiere que aparezca más de una columna en el control, haga clic en el cuadro de la propiedad Número de columnas y escriba el número de columnas que quiera. Configure la propiedad Ancho de columnas para ajustar el ancho de las columnas. Para más información sobre cada propiedad, coloque el cursor en el cuadro de la propiedad y luego presione F1. 2. Si quiere que Access almacene un valor que usted selecciona, haga clic en el cuadro de la propiedad Origen del control y seleccione el campo al que quiere enlazar el cuadro de lista o el cuadro combinado. Modificar una lista de valores mientras hay un formulario abierto en la vista Formulario Si la propiedad Tipo de origen de la fila del cuadro de lista o del cuadro combinado está establecida como Lista de valores, puede modificar la lista de valores mientras el formulario está abierto en la vista Formulario. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 239 De esta forma, evita tener que cambiar a la vista Diseño o a la vista Presentación, abrir la hoja de propiedades y modificar la propiedad Origen de la fila del control cada vez que deba hacer un cambio en la lista. Nota Para modificar la lista de valores, la propiedad Permitir ediciones de lista de valores del cuadro de lista o del cuadro combinado debe estar establecida en Sí. Cambiar una lista de valores en la vista Formulario Cuando el cursor se posiciona en un cuadro de lista o un cuadro combinado (al hacer clic o ir con el tabulador) aparece un botón debajo de la lista. 1. Haga clic en el botón para abrir el cuadro de diálogo Editar elementos de lista. 2. Modifique los elementos de lista y mantenga a cada uno de ellos en una línea separada. 3. Para seleccionar un valor predeterminado para los registros nuevos, haga clic en la flecha desplegable en el cuadro Valor predeterminado y luego haga clic en el valor que quiera. 4. Haga clic en Aceptar. Impedir la modificación de la lista de valores en la vista Formulario 1. Haga clic con el botón secundario en el formulario en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Diseño o Vista Presentación. 2. Haga clic en el control para seleccionarlo y luego presione F4 para ver la hoja de propiedades. 3. En la pestaña Datos de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Permitir ediciones de lista de valores como No. 4. Haga clic en Archivo y luego haga clic en Guardar, o presione Ctrl+S . Especificar un formulario distinto para modificar la lista de valores De forma predeterminada, Access proporciona un formulario integrado para modificar la lista de valores. Si hay otro formulario que hubiera preferido usar para este propósito, puede especificar el nombre del formulario en la propiedad Formulario de edición de elementos de lista, de la siguiente manera: 1. Haga clic con el botón secundario en el formulario en el panel de navegación y luego haga clic en Vista Diseño o en Vista Presentación en el menú contextual. 2. Haga clic en el control para seleccionarlo y luego presione F4 para ver la hoja de propiedades. 3. En la pestaña Datos de la hoja de propiedades, haga clic en la flecha desplegable en el cuadro de la propiedad Formulario de edición de elementos de lista. 4. Haga clic en el formulario que quiera usar para modificar la lista de valores. 5. Haga clic en Archivo y luego haga clic en Guardar, o presione Ctrl+S . MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 240 Personalizar un cuadro de lista o un cuadro combinado Con el formulario abierto en la vista Diseño, asegúrese de que esté seleccionado el cuadro de lista o el cuadro combinado y luego presione F4 para abrir la hoja de propiedades para el control. Luego, siga uno de estos procedimientos:   Cambiar el criterio de ordenación en un cuadro de lista o un cuadro combinado Si usó un asistente para crear el cuadro de lista o el cuadro combinado, Access ordena automáticamente las filas que conforman la lista por la primera columna visible. Si quiere especificar un criterio de ordenación diferente o si configuró la propiedad Origen de la fila del control en una consulta guardada, siga este procedimiento: Haga clic en la pestaña Datos y luego haga clic en el cuadro de la propiedad Origen de la fila. En la pestaña Datos de la hoja de propiedades, haga clic en para abrir el Generador de consultas. En la fila Ordenar de la columna que quiera ordenar, especifique el criterio de ordenación que quiera. Enlazar una columna de un cuadro de lista o un cuadro combinado En el cuadro de la propiedad Columna dependiente del cuadro de lista o del cuadro combinado, especifique un número que corresponda a la selección de ubicación de la columna en el cuadro de lista o el cuadro combinado. Por ejemplo, escriba 1 para enlazar la primera columna del cuadro de lista o del cuadro combinado con el campo subyacente especificado en la propiedad Origen del control. Incluya las columnas ocultas en el recuento de las columnas. Si estableció la propiedad Columna dependiente en 0, Access guarda el índice de lista en lugar de un valor de una de las columnas. Esto es útil si quiere almacenar una secuencia de números en vez del valor de la lista.  Ocultar una columna en un cuadro de lista o un cuadro combinado en un formulario En el cuadro de la propiedad Ancho de columnas, escriba 0 para las columnas que quiere ocultar. Por ejemplo, supongamos que tiene un cuadro combinado de dos columnas dependientes que tiene la columna IdProveedor con un ancho de 1,27 cm y la columna NombreProveedor con 2 cm de ancho. La columna IdProveedor es la primera columna de la lista, por lo que la propiedad Ancho de columnas se establece como 1,27 cm; 5,08 cm. Para ocultar la columna IdProveedor, establezca la propiedad Ancho de columnas en 0 cm; 5,08 cm. La columna IdProveedor puede seguir siendo una columna dependiente, aunque esté oculta.   Nota En un cuadro combinado, cuando la lista no se muestra, la primera columna visible aparece en la parte del cuadro de texto del cuadro combinado. Por ejemplo, la columna NombreProveedor del ejemplo anterior aparecería porque la columna IdProveedor está oculta. Si la columna IdProveedor no estuviera oculta, se mostraría en lugar de la columna NombreProveedor. Agregar encabezados de columna a un cuadro combinado en un formulario En el cuadro de la propiedad Encabezados de columna, haga clic en Sí para ver encabezados de columna. Los encabezados de los cuadros combinados aparecen solo cuando la lista está abierta. Si el cuadro combinado o el cuadro de lista se basan en un origen del registro, Access usa los nombres de campo del origen del registro como los encabezados de columna. Si el cuadro combinado o el cuadro de lista se basa en una lista de valores fija, Access usa los primeros n MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 241 elementos de datos de la lista de valores (propiedad Origen de la fila) como los encabezados de columna, donde n = el número establecido en la propiedad Número de columnas.  Desactivar la función que permite rellenar mientras escribe para un cuadro combinado en un formulario En el cuadro de la propiedad Expansión automática, haga clic en No. Cuando la propiedad Expansión automática está establecida en No, debe seleccionar un valor de la lista o escribir el valor completo.  Configurar el ancho de la parte del cuadro de lista de un cuadro combinado en un formulario En el cuadro de la propiedad Ancho de la lista, escriba el ancho que quiera, en la unidad de medida actual (configurada en el Panel de control de Windows). Para usar otra unidad de medida que no sea la predeterminada, incluya un indicador de medida. Por ejemplo, escriba 2 cm. Asegúrese de dejar espacio suficiente para una barra de desplazamiento. La parte del cuadro de lista del cuadro combinado puede ser más ancha que la parte del cuadro de texto, pero no puede ser más estrecha. Con la configuración predeterminada (Auto), el cuadro de lista tiene el mismo ancho que la parte del cuadro de texto del cuadro combinado.  Establecer el número máximo de filas que se muestra en un cuadro combinado en un formulario En el cuadro de la propiedad Filas en lista, escriba un número. Si el número real de filas supera el número especificado en la propiedad Filas en lista, aparece una barra de desplazamiento vertical en el cuadro combinado.  Limitar las entradas del cuadro combinado a elementos de la parte de la lista de un cuadro combinado en un formulario En el cuadro de la propiedad Limitar a la lista, haga clic en Sí. Nota Si la primera columna que se muestra en un cuadro combinado no es la columna dependiente, Access limita las entradas a la lista incluso si la propiedad Limitar a la lista está establecida como No. Si la propiedad Limitar a la lista está establecida como No, cuando especifica una entrada que no está en la lista, si el cuadro combinado está enlazado, la entrada se almacena en el campo subyacente, pero no se agrega a la lista. Para agregar entradas nuevas a la lista, use la propiedad Al no estar en la lista y el evento No está en la lista. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 242 Agregar un subformulario Cuando trabaja con datos relacionales (datos relacionados que están almacenados en tablas independientes), a menudo necesita ver los datos de varias tablas o consultas en el mismo formulario. Por ejemplo, puede que desee ver un registro de cliente en una tabla e información acerca de los pedidos de ese cliente procedente de otra tabla al mismo tiempo. Los subformularios son una herramienta cómoda para hacerlo, y Access ofrece varias maneras que le ayudarán a crearlos rápidamente. Nota Este artículo no trata de las aplicaciones de Access: el nuevo tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea. Consulte Crear una aplicación de Access para obtener más información. En este artículo Información general sobre subformularios Crear o agregar un subformulario Crear un formulario que contenga un subformulario mediante el Asistente para formularios Agregar uno o varios subformularios a un formulario existente mediante el Asistente para subformularios Crear un subformulario arrastrando un formulario hasta otro Cambiar la vista predeterminada de un subformulario Agregar datos relacionados a un formulario sin crear un subformulario Información general sobre subformularios Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal. Una combinación de formulario y subformulario se denomina a veces formulario jerárquico, formulario maestro/detalles o formulario principal/secundario. Los subformularios son sobre todo eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas que guardan una relación uno a varios. Una relación uno a varios es una asociación entre dos tablas en la que el valor de la clave principal de cada registro de la tabla principal corresponde al valor del campo o campos concordantes de varios registros de la tabla relacionada. Por ejemplo, se puede crear un formulario que muestre datos de empleados y contenga un subformulario que muestre todos los pedidos de los empleados. Los datos de la tabla Empleados representan el lado "uno" de la relación. Los datos de la tabla Pedidos constituyen el lado "varios" de la relación (cada empleado tiene más de un pedido). MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 243 El formulario principal muestra los datos del lado "uno" de la relación. El subformulario muestra los datos del lado "varios" de la relación. El formulario principal y el subformulario están vinculados de modo que el subformulario presenta solo los registros que están relacionados con el registro actual del formulario principal. Por ejemplo, cuando el formulario principal muestra la información de Nancy Freehafer, el subformulario muestra únicamente sus pedidos. Si el formulario y el subformulario no estuvieran vinculados, el subformulario mostraría todos los pedidos, no solo los de Nancy. En la siguiente tabla se definen algunos términos asociados con los subformularios. Access se encarga de la mayoría de los detalles si se usan los procedimientos descritos en este artículo, pero es útil saber lo que sucede "entre bastidores" por si hay que realizar modificaciones más adelante. Término Control de subformulario Propiedad Objeto origen Hoja de datos Propiedad Vincular campos secundarios Propiedad Vincular campos principales Definición Control que inserta un formulario en otro. El control de subformulario se puede considerar como una "vista" de otro objeto de la base de datos, ya sea otro formulario, una tabla o una consulta. El control de subformulario proporciona propiedades que permiten vincular los datos presentados en el control a los datos del formulario principal. Propiedad del control de subformulario que determina el objeto que se muestra en el control. Representación simple de datos en filas y columnas, similar a una hoja de cálculo. El control de subformulario muestra una hoja de datos cuando su objeto de origen es una tabla o consulta, o bien, cuando su objeto de origen es un formulario cuya propiedad Vista predeterminada está establecida en Hoja de datos. En estos casos, el subformulario se denomina a veces hoja de datos u hoja secundaria de datos en vez de subformulario. Propiedad del control de subformulario que especifica los campos del subformulario que lo vinculan al formulario principal. Propiedad del control de subformulario que especifica los campos del formulario principal que lo vinculan al subformulario. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 244 Notas    Para obtener mejores resultados, establezca relaciones de tablas antes de seguir los procedimientos de este artículo. De este modo, Access podrá crear automáticamente los vínculos entre los subformularios y los formularios principales. Para ver, agregar o modificar las relaciones entre las tablas de una base de datos, en la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones. Para obtener más información sobre cómo crear relaciones, vea los vínculos que aparecen en la sección Vea también. Cuando un control de subformulario tiene un formulario como objeto de origen, contiene los campos del formulario y se puede ver como un único formulario, un formulario continuo o una hoja de datos. Basar un subformulario en un objeto de formulario tiene como ventaja que se pueden agregar campos calculados al subformulario, como [Cantidad] * [Precio unidad]. Se puede insertar una hoja de datos o vista dinámica en un formulario creando un control de subformulario cuyo objeto de origen sea una tabla o consulta. Para obtener más información, vea la sección Agregar datos relacionados a un formulario sin crear un subformulario. Crear o agregar un subformulario Use la siguiente tabla para determinar el procedimiento que es más adecuado para la situación. Escenario Desea que Access cree un formulario principal y un subformulario, y que vincule el subformulario al formulario principal. Desea usar un formulario existente como formulario principal, pero desea que Access cree un nuevo subformulario y lo agregue al formulario principal. Desea usar un formulario existente como formulario principal y desea agregar uno o varios formularios existentes a ese formulario como subformularios. Procedimiento recomendado Crear un formulario que contenga un subformulario mediante el Asistente para formularios Agregar uno o varios subformularios a un formulario existente mediante el Asistente para subformularios Crear un subformulario arrastrando un formulario hasta otro Crear un formulario que contenga un subformulario mediante el Asistente para formularios Con este procedimiento se crea una nueva combinación de formulario y subformulario mediante el Asistente para formularios. También es la forma más rápida de empezar si aún no se han creado los formularios que se van a usar como formulario principal o subformulario. 1. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Asistente para formularios. Nota Si está trabajando en una base de datos web, el comando Asistente para formularios se encuentra debajo de Formularios de cliente. 1. En la primera página del asistente, en la lista desplegable Tablas/Consultas, seleccione una tabla o consulta. En este ejemplo, para crear un formulario denominado Empleados que muestre los pedidos de cada empleado en un subformulario, vamos a seleccionar Tabla: Empleados (el lado "uno" de la relación uno a varios). Nota No importa la tabla o consulta que elija primero. 1. Haga doble clic en los campos de esta tabla o consulta que desee incluir. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 245 2. En la misma página del asistente, en Consultas / lista desplegable Tablas, seleccione otra tabla o consulta de la lista. Para este ejemplo, seleccionaremos la tabla Pedidos (el lado "varios" de la relación de uno-a-muchos). 3. Haga doble clic en los campos de esta tabla o consulta que desee incluir. 4. Cuando haga clic en Siguiente, suponiendo que definió correctamente las relaciones antes de iniciar el asistente, este preguntará ¿Cómo desea ver los datos?, es decir, por qué tabla o consulta. Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación uno a varios. En este ejemplo, para crear el formulario Empleados, vamos a hacer clic en Por empleados. El asistente mostrará un pequeño diagrama de un formulario. La página debe parecerse a la siguiente ilustración: El cuadro de la parte inferior del diagrama de formulario representa el subformulario. Nota Si el asistente no pregunta ¿Cómo desea ver los datos?, significa que Access no detectó una relación uno a varios entre las tablas o consultas seleccionadas. El asistente continuará, pero Access no agregará un subformulario al formulario. Tal vez desee hacer clic en Cancelar y examinar las relaciones de la tabla antes de continuar. En la sección Vea también encontrará vínculos que le permitirán tener acceso a más información sobre las relaciones. 1. En la parte inferior de la página del asistente, seleccione Formulario con subformularios y, a continuación, haga clic en Siguiente. 2. En la página ¿Qué distribución desea aplicar al subformulario?, haga clic en la opción de diseño que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente. Ambos estilos de diseño ordenan los datos del subformulario en filas y columnas, pero un diseño tabular se puede personalizar con más facilidad. Se puede agregar color, gráficos y otros elementos de formato a un subformulario tabular, mientras que una hoja de datos es más compacta, como la vista de hoja de datos de una tabla. 3. En la página final del asistente, escriba los títulos que desee para los formularios. Access asigna nombres a los formularios según los títulos que escriba, y etiqueta el subformulario de acuerdo con los títulos que escriba para el subformulario. 4. Especifique si desea abrir el formulario en vista Formulario para poder ver o especificar información, o en vista Diseño para poder modificar su diseño. A continuación, haga clic en Finalizar. Access crea dos formularios: uno para el formulario principal que contiene el control de subformulario y otro para el subformulario mismo. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 246 Agregar uno o varios subformularios a un formulario existente mediante el Asistente para subformularios Use este procedimiento para agregar uno o varios subformularios a un formulario existente. Para cada subformulario, puede optar por que Access cree un nuevo formulario o use uno existente como subformulario. 1. Haga clic con el botón secundario en el formulario existente en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. 2. En el grupo Controles de la pestaña Diseño, haga clic en la flecha abajo para mostrar la galería Controles y asegúrese de que la opción Utilizar asistentes para controles está seleccionada. 3. En la pestaña Diseño, en la galería Controles, haga clic en el botón Subformulario/Subinforme. 4. En el formulario, haga clic en la ubicación en la que desee colocar el subformulario. 5. Siga las instrucciones del asistente. Al hacer clic en Finalizar, Access agrega un control de subformulario al formulario. Si opta por que Access cree un nuevo formulario para el subformulario en lugar de usar un formulario existente, Access creará el nuevo objeto de formulario y lo agregará al panel de navegación. Crear un subformulario arrastrando un formulario hasta otro Use este procedimiento si desea usar un formulario existente como formulario principal y desea agregar uno o varios formularios existentes a ese formulario como subformularios. 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario que desee usar como formulario principal y, a continuación, haga clic en Vista Presentación. 2. Arrastre el formulario que desee usar como subformulario desde el panel de navegación hasta el formulario principal. Access agrega un control de subformulario al formulario principal y enlaza el control al formulario que arrastró desde el panel de navegación. Además, Access intenta vincular el subformulario al formulario principal, en función de las relaciones que se definieron en la base de datos. 3. Repita este paso para agregar más subformularios al formulario principal. 4. Para comprobar que la vinculación se haya realizado correctamente, en el grupo Vistas de la pestaña Inicio, haga clic en Ver, elija Vista Formulario y, a continuación, use el selector de registros del formulario principal para ver varios registros. Si el subformulario se filtra correctamente para cada empleado, el procedimiento está completo. Si la prueba anterior no funciona, Access no pudo determinar cómo vincular el subformulario al formulario principal, y las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales del control de subformulario están en blanco. Estas propiedades deben configurarse manualmente de la siguiente manera: 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario principal y, a continuación, haga clic en Vista Presentación. 2. Haga clic una vez en el control de subformulario para seleccionarlo. 3. Si no se muestra el panel de tareas Hoja de propiedades, presione F4 para visualizarlo. 4. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña Datos. 5. Haga clic en el botón Generar situado junto al cuadro de propiedades Vincular campos secundarios. Aparece el cuadro de diálogo Vinculador de campos de subformulario. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 247 6. En las listas desplegables Campos principales y Campos secundarios, seleccione los campos a los que desee vincular los formularios y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si no está seguro de los campos, haga clic en Sugerir para que Access intente determinar los campos de vinculación. Sugerencia Si no ve el campo que desea usar para vincular los formularios, puede que tenga que editar el origen de registros del formulario principal o secundario para asegurarse de que contiene el campo de vinculación. Por ejemplo, si el formulario está basado en una consulta, debe asegurarse de que el campo de vinculación está en los resultados de la consulta. 7. Guarde el formulario principal, cambie a la vista Formulario y, a continuación, compruebe que el formulario funciona según previsto. Cambiar la vista predeterminada de un subformulario Al agregar un subformulario a un formulario, el control de subformulario/subinforme muestra el subformulario de acuerdo con la propiedad Vista predeterminada del subformulario. Esta propiedad se puede establecer en los siguientes valores:     Un único formulario Formularios continuos Hoja de datos Formulario dividido Al crear un subformulario, esta propiedad puede establecerse en Formularios continuos o tal vez de Forma única. Sin embargo, si establece la propiedad Vista predeterminada de un subformulario en la hoja de datos, se mostrará el subformulario como una hoja de datos en el formulario principal. Para establecer la propiedad Vista predeterminada de un subformulario: 1. Cierre todos los objetos abiertos. 2. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el subformulario y, a continuación, haga clic en Vista Presentación. 3. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4. 4. En la lista desplegable en la parte superior de la hoja de propiedades, asegúrese de que la opción Formulario está seleccionada. 5. En la pestaña Formato de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Vista predeterminada en la vista que desee usar. Nota Si la vista que desea usar no está en la lista, asegúrese de que la propiedad “Permitir vista…” para dicha vista se establezca en Sí. Por ejemplo, si desea especificar Hoja de datos como la vista predeterminada del formulario, asegúrese de que la propiedad Permitir vista Hoja de datos se establezca en Sí. 1. Guarde y cierre el subformulario. A continuación, abra el formulario principal para comprobar los resultados. Agregar datos relacionados a un formulario sin crear un subformulario No siempre es necesario crear un objeto de formulario independiente para mostrar los datos relacionados. Por ejemplo, si está trabajando en un formulario en la vista presentación o diseño de vista y arrastre una tabla o una consulta desde el panel de exploración hasta el formulario, Access crea un control de subformulario/subinforme que muestra los datos en ese objeto. La propiedad del objeto Vista predeterminada determina cómo se muestran los datos. Normalmente, esto se establece en la vista Hoja MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 248 de datos, pero también puede establecer la propiedad Vista predeterminada de una tabla o consulta a un Único formulario, Formulario dividido o Formularios continuos, dando más flexibilidad para mostrar datos relacionados en los formularios. Nota El cambio de la propiedad Vista predeterminada de una tabla o consulta determina cómo se muestra cada vez que se abre, si se abre desde el panel de navegación o si se ve en un control de subformulario/subinforme. Dado que el cambio de configuración de la vista de una tabla a veces puede provocar confusión cuando se abre la tabla desde el panel de navegación, se recomienda usar una consulta para este procedimiento en lugar de una tabla. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 249 Establecer valores predeterminados para campos o controles En este artículo de explica cómo establecer un valor predeterminado para un campo de tabla o un control en un formulario en una base de datos de Access. Los valores predeterminados que establezca aparecerán en el campo o en el control cada vez que cree un nuevo registro en la base de datos. En este artículo Comprender los valores predeterminados Establecer un valor predeterminado para un campo de tabla Establecer un valor predeterminado para un control Establecer una fila predeterminada para un cuadro de lista o un cuadro combinado Ejemplos de valores predeterminados Comprender los valores predeterminados Agregue un valor predeterminado a un campo de tabla o un control de formulario siempre que desee que Access introduzca un valor en un nuevo registro automáticamente. Por ejemplo, puede hacer que Access siempre agregue la fecha actual a nuevos pedidos. Normalmente, tiene que agregar un valor predeterminado para los campos de tabla. Agregue el valor abriendo la tabla en la vista Diseño y, a continuación, al especificar un valor en la propiedad Valor predeterminado del campo. Si establece un valor predeterminado para un campo de tabla, Access lo aplica a todos los controles que base en ese campo. Si no puede enlazar un control a un campo de tabla, o establece un vínculo a los datos de otras tablas, se establece un valor predeterminado para los controles de formulario. Puede establecer un valor predeterminado para los campos de tabla establecido en los tipos de datos Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, Sí/No e Hipervínculo. Si no proporciona un valor, el campo queda nulo (en blanco) hasta que se introduzca uno. Después de definir un valor predeterminado, Access lo aplica a los nuevos registros que agregue. Si lo desea, puede cambiar el valor de un registro del valor predeterminado a otro valor, a menos que una regla de validación lo prohíba. Establecer un valor predeterminado para un campo de tabla Cuando se establece un valor predeterminado para un campo de tabla, todos los controles que se enlazan a dicho campo mostrarán el valor predeterminado. Establecer un valor predeterminado 1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el formulario que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. 2. Seleccione el campo que desee cambiar. 3. En la pestaña General, escriba un valor en el cuadro de propiedades Valor predeterminado. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 250 El valor que puede introducir depende del tipo de datos que se establece para el campo. Por ejemplo, puede escribir =Fecha() para insertar la fecha actual en un campo Fecha/Hora. Para obtener ejemplos de valores predeterminados, consulte Ejemplos de valores predeterminados, más adelante en este artículo. 4. Guarde los cambios. Establecer un valor predeterminado para un control Normalmente, se establece un valor predeterminado para un control solo cuando no enlaza dicho control a un campo de tabla, o cuando establece un vínculo a los datos de otra tabla. Establecer un valor predeterminado 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. 2. Haga clic con el botón secundario en el control que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Propiedades o presione F4. 3. Haga clic en la pestaña Todos en la hoja de propiedades, busque la propiedad Valor predeterminado, y, a continuación, escríbalo. 4. Presione CTRL+G para guardar los cambios. Establecer una fila predeterminada para un cuadro de lista o un cuadro combinado De forma predeterminada, los controles de cuadro de lista y de cuadro combinado muestran dos tipos de listas: listas de valores y listas de búsqueda. Una lista de valores es una lista de elementos codificada de forma rígida que reside en la propiedad Origen de la fila de un control de cuadro de lista o cuadro combinado. En contraste, una lista de búsqueda toma sus datos de un campo de búsqueda (un campo que utiliza una consulta para recuperar datos de otra tabla), y, a continuación, los carga en un control de cuadro combinado. Para listas de valores y listas de búsqueda, puede especificar qué elemento de lista aparece de forma predeterminada, pero seguirá un procedimiento diferente para cada tipo de lista. En los siguientes pasos se explica cómo establecer valores predeterminados para una lista de valores y una lista de búsqueda. Establecer un valor predeterminado para una lista de valores 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. 2. Haga clic con el botón secundario en el control de cuadro de texto o cuadro de lista que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Propiedades o presione F4. 3. Asegúrese de que la propiedad Origen de la fila contiene una lista de valores. Los elementos de una lista de valores van entre comillas dobles y separados por punto y coma. Por ejemplo, es posible que vea una lista similar a esta: "Bueno";"Justo";"Malo". 4. Si la propiedad Origen de la fila contiene una consulta (una cadena de texto que comienza con SELECT), continúe con los pasos siguientes. 5. En el cuadro de propiedades Valor predeterminado, escriba lo siguiente: [[nombre_de_control]. ItemData (n) MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 251 En este caso, nombre_control es el nombre del control del cuadro de lista o cuadro combinado, y n es el número del elemento de lista que desea establecer como predeterminado. Si no conoce el nombre del control, observe el valor en la propiedad Nombre, situada en la parte superior de la hoja de propiedades. Por ejemplo, supongamos que tiene un control de cuadro combinado denominado Propietario, y desea usar el tercer valor de la lista como valor predeterminado. Escriba lo siguiente en el cuadro de propiedades Valor predeterminado: [Propietario].ItemData(2) Escribe 2 en lugar de 3 porque ItemData está basado en cero, es decir, empieza a contar desde cero y no uno. 6. Guarde los cambios, y, a continuación, vuelva a la vista Formulario. El valor predeterminado seleccionado debería aparecer en la lista o el cuadro combinado al agregar un registro a la base de datos. Establecer un valor predeterminado para una lista de búsqueda 1. Abra la tabla que proporciona los datos de origen del campo de búsqueda en la vista Hoja de datos. 2. Anote el valor clave está asociado al elemento que desea que sea el valor predeterminado. Nota De forma predeterminada, Access oculta los campos clave principal y externo. Si no ve el campo clave, haga clic con el botón secundario en cualquier celda de la fila de encabezado de la tabla, haga clic en Mostrar columnas, y en el cuadro de diálogo Mostrar columnas, seleccione el campo clave y haga clic en Cerrar. 3. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla y después haga clic en Vista Diseño. 4. Seleccione el campo de búsqueda, y en la pestaña General, en el cuadro de propiedades Valor predeterminado, escriba el valor de clave que anotó en los pasos 1 y 2. Este es el valor que corresponde al elemento de la lista que desea usar como predeterminado. Por ejemplo, suponga que tiene 10 proveedores y desea que el nombre de su proveedor más usado aparezca de forma predeterminada. Para hacerlo, busque el valor clave que identifica de forma exclusiva al proveedor, y escríbalo en el cuadro de propiedades Valor predeterminado del campo de clave externa. 5. Guarde los cambios, cambie a la vista Hoja de datos, e introduzca un nuevo registro. El valor predeterminado aparece en el campo de búsqueda cuando agrega el registro. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 252 Ejemplos de valores predeterminados En la tabla siguiente se enumeran y describen algunos valores predeterminados. Puede adaptar estos ejemplos para usarlos con sus propios datos. Expresión Valor de campo predeterminado 1 1 "MT" MT "Nueva York, Nueva Nueva York, Nueva York (Tenga en cuenta que debe encerrar el valor entre comillas York" si incluye puntuación) "" Una cadena de longitud cero Fecha(·) Fecha actual =Sí "Sí" se muestra en el idioma local del equipo MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 253 Crear un formulario de navegación Access incluye un nuevo control de navegación que permite alternar entre varios formularios e informes de la base de datos. Un formulario de navegación es, simplemente, un formulario que contiene un control de navegación. Este tipo de formularios constituye un enorme aliciente en cualquier base de datos, pero crear uno resulta especialmente importante si tiene previsto publicar una base de datos en la Web, ya que el panel de navegación de Access no se muestra en un explorador. En este artículo se explica cómo crear y modificar un formulario de navegación, además de cómo definir las opciones de formato y visualización. Nota La funcionalidad que se explica en este artículo no es aplicable a las "aplicaciones de Access". Para obtener más información sobre cómo trabajar con aplicaciones de Access, consulte <insertar vínculo al tema de marcador de posición> En este artículo Crear un formulario de navegación Agregar un formulario o informe a un formulario de navegación Modificar la etiqueta en la parte superior del formulario Editar el título del formulario Usar un tema de Office en una base de datos Cambiar el color o la forma de un botón de navegación Establecer el formulario de navegación como formulario de presentación predeterminado Crear un formulario de navegación 1. Abra la base de datos a la que vaya a agregar un formulario de navegación. 2. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Navegación y seleccione el estilo de navegación que desea. Access crea el formulario, le agrega el control de navegación y lo muestra en la vista Presentación. Agregar un formulario o informe a un formulario de navegación 1. Presione F11 si todavía no se muestra el panel de navegación. 2. Asegúrese de que el formulario de navegación esté abierto en la vista Presentación. Para ello, haga clic con el botón secundario en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Presentación. 3. Arrastre el formulario o informe del panel de navegación al botón [Agregar nuevo]. Access crea el botón de navegación y muestra el formulario o informe en el panel de objetos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 254 Modificar la etiqueta en la parte superior del formulario Cuando se crea un formulario de navegación, Access agrega la etiqueta "Formulario de navegación" al encabezado del formulario de forma predeterminada. Haga lo siguiente para cambiar esta etiqueta: 1. Abra el formulario en la vista Presentación haciendo clic con el botón secundario en el panel de navegación y, después, haciendo clic en Vista Presentación. 2. Haga clic en la etiqueta del encabezado del formulario una vez para seleccionarla y, luego, otra vez para colocar el cursor en la etiqueta. 3. Modifique la etiqueta como desee y presione ENTRAR. Editar el título del formulario El título del formulario es el texto que aparece en la pestaña de documento, encima del formulario (o en la barra de título de la ventana, si tiene la base de datos configurada para mostrar los objetos como ventanas superpuestas). Haga lo siguiente para cambiar el título del formulario: 1. Abra el formulario en la vista Presentación haciendo clic con el botón secundario en el panel de navegación y, después, haciendo clic en Vista Presentación. 2. Haga clic con el botón secundario en el encabezado del formulario cerca de la parte superior del formulario y haga clic en Propiedades de formulario. 3. En la pestaña Todo del panel de tareas Hoja de propiedades, modifique la propiedad Título como desee. Usar un tema de Office en una base de datos Los temas de Office constituyen una forma rápida de cambiar todos los colores y las fuentes que se usan en una base de datos. Estos temas se aplican a todos los objetos de la base de datos, no solo al que tenga abierto en un momento determinado. 1. Abra el formulario o informe en la vista Presentación haciendo clic con el botón secundario en el panel de navegación y, después, haciendo clic en Vista Presentación. 2. En la pestaña Diseño, use las opciones del grupo Temas para usar distintos temas de colores y fuentes en la base de datos. 3. Para cambiar únicamente los colores sin tocar las fuentes, elija un elemento de la galería Colores. 4. Para cambiar únicamente las fuentes sin alterar los colores, elija un elemento de la galería Fuentes. 5. Para cambiar tanto los colores como las fuentes, elija un elemento de la galería Temas. En esta galería, puede mantener el mouse sobre cada elemento para obtener una vista previa dinámica del tema y, si lo desea, hacer clic para usarlo. Cambiar el color o la forma de un botón de navegación Los estilos rápidos permiten cambiar rápidamente el color o la forma de los botones de navegación. Puede aplicar estilos únicos a cada botón o usar el mismo estilo en todos los botones. 1. Abra el formulario en la vista Presentación haciendo clic con el botón secundario en el panel de navegación y, después, haciendo clic en Vista Presentación. 2. Seleccione el botón o los botones de navegación que quiera modificar. 3. Use los comandos del grupo Formato de controles para aplicar los estilos que desee. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 255 Establecer el formulario de navegación como formulario de presentación predeterminado Dado que un formulario de navegación se suele usar como panel de control o "página de inicio" de una base de datos, es lógico que se muestre de manera predeterminada cada vez que se abra la base de datos. Además, como el panel de navegación de Access no se puede usar en un explorador, especificar un formulario de presentación web predeterminado es un paso muy importante al crear una base de datos web. Haga lo siguiente para establecer el formulario de navegación como formulario de presentación predeterminado. 1. En la pestaña Archivo, en Ayuda, haga clic en Opciones. 2. Haga clic en Base de datos activa. 3. Para establecer el formulario predeterminado que va a aparecer cuando se abra la base de datos en Access, en Opciones de aplicación, seleccione el formulario de la lista Mostrar formulario. 4. Para establecer el formulario predeterminado que va a aparecer cuando se abra la base de datos en un servidor de SharePoint, en Opciones de aplicación, seleccione el formulario de la lista Formulario de presentación web. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 256 Sumar o contar valores en una hoja de datos con una fila de totales Una fila de totales sirve para ver los totales de las columnas de una hoja de datos con solo echar un vistazo. Por ejemplo, en una tabla con información de compra podemos agregar una fila de totales a la hoja de datos para mostrar la suma de los precios o de las unidades adquiridas, o bien un recuento total de artículos: Nota Para visualizar el valor de la suma de una columna, asegúrese de definir el tipo de datos de la columna como Número, Decimal o Moneda. Si la columna no es numérica, solo podrá seleccionar el tipo de total Recuento. Agregar una fila Totales 1. Haga doble clic en la tabla, en la consulta o en el formulario dividido, desde el panel de navegación para abrir el elemento en la vista Hoja de datos. 2. En la pestaña Inicio, haga clic en Totales. Se agregará la fila Total al final de la hoja de datos: 3. Haga clic en cada una de las celdas de la fila Total donde quiera que se refleje un total y seleccione el tipo de total que quiera. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 257 Seleccionar el tipo de total Después de agregar la fila Total, se puede seleccionar el tipo de valor de totales que va a aparecer en cada columna. Por ejemplo, los agregados como las sumas pueden visualizarse cuando el tipo de datos se define como Número, Decimal o Moneda, mientras que el recuento de los valores es posible cuando el tipo de datos es un valor de texto. Dejemos que la hoja de datos nos muestre el valor de la suma total de las columnas Precio de compra y Unidades comprada y el recuento total de la columna Elemento de la imagen siguiente: 1. En lugar de la palabra Total en la primera columna, podemos mostrar un recuento total de registros. Haga clic en la fila de totales de la columna Elemento, haga clic en la flecha y seleccione Recuento para ver el número total o contar los elementos. 2. A continuación, haga clic en la flecha situada al lado de la columna Precio de compra y seleccione Suma para ver el precio total de compra de todos los elementos. 3. Repita el paso anterior en el caso de la columna Unidades compradas para ver los totales de las unidades compradas. Nota Aunque la fila Total no se puede eliminar ni cortar, se puede ocultar haciendo clic en la opción Totales de la pestaña Inicio. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 258 Filtrar datos en una base de datos de escritorio Para aplicar un filtro, haga clic con el botón secundario en el campo o control que desea usar para filtrado y, a continuación, elija un comando de filtrado en la mitad inferior del menú que aparece. Para usar un valor concreto como la base del filtro, seleccione el valor, haga clic en él con el botón secundario y, a continuación, elija un comando de filtrado. Las opciones de filtrado dependen del tipo de dato del campo que use. Este es el aspecto que tienen las opciones de filtrado para un campo de texto con el valor Hola a todos seleccionado: Puede usar los filtros para mostrar registros específicos en un formulario, informe, consulta u hoja de datos, o para imprimir únicamente algunos registros de un informe, tabla o consulta. Mediante la aplicación de un filtro, podrá limitar los datos de una vista sin que haya que cambiar el diseño del objeto subyacente. En este artículo se explica cómo aplicar, guardar y quitar filtros en una base de datos de escritorio de Access. Para obtener información acerca de cómo filtrar en una aplicación de Access, consulte el blog Sus datos de filtro con Access 2016. Para obtener más información acerca del acceso a aplicaciones en general, vea el artículo crear una aplicación de Access. En este artículo Acerca del filtrado Diferentes maneras de filtrar Alternar entre las vistas Filtrado y Sin filtrar de sus datos Borrar un filtro Guardar un filtro y aplicarlo automáticamente MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 259 Acerca del filtrado La limitación de los datos que aparecen es una tarea de base de datos básica y el filtrado es una manera de hacerlo: pero a veces una consulta es una opción mejor. Una vez que decida usar un filtro, hay varias maneras diferentes de realizarlo: filtros comunes, filtros por selección y filtro por formulario. ¿Cuándo usaría una consulta? A veces, cuando desea limitar los datos mostrados, una consulta es una opción mejor que el filtrado. La creación de una consulta conlleva algo de trabajo; tiene que abrir el diseñador de consultas, agregar tablas, etc. Sin embargo, una vez que ha acabado, tiene un nuevo origen de datos que puede usar para suministrar datos a formularios, informes, otras consultas: todo lo que lleva un origen de datos. Piense en usar una consulta en los siguientes casos:   Planea usar el mismo conjunto de datos limitado una y otra vez, posiblemente con más de un objeto. Puede guardar un filtro, y quitar el filtro y volver a aplicarlo, pero no puede usar un filtro con cualquier objeto aparte de para el que lo ha creado. Tiene que incluir varias posibilidades al mismo tiempo: varios conjuntos alternativos de criterios. Aunque esto es posible con Filtro por formulario, en una consulta ve todos los conjuntos de criterios alternativos reunidos al mismo tiempo, no en diferentes pestañas como aparecen en Filtro por formulario. Los filtros admiten diferentes tipos de datos Hay distintos tipos de filtros, algunos de los cuales se aplican únicamente a un tipo de dato y otros que funcionarán con varios tipos de datos. Los filtros que puede usar dependen del tipo y los valores del campo que desea filtrar. */*A continuación, se muestran los filtros comunes para los datos de fecha y hora. 1. Filtros comunes de datos de fecha y hora 2. El filtro Todas las fechas del período solo está disponible para los datos de fecha y hora. Pasa por alto la parte correspondiente al día y al año de los valores de fecha. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 260 Volver a usar un filtro Si guarda un objeto con un filtro aplicado, el filtro estará disponible la próxima vez que abra el objeto. Puede establecer la propiedad FiltrarAlCargar para controlar si el filtro se aplica cuando se abre el objeto. Si desea usar un filtro con otros objetos de base de datos, puede guardarlo como una consulta. Diferentes maneras de filtrar Hay tres maneras principales de filtrar:    Filtros comunes: al alcance de la mano, los filtros comunes le permiten seleccionar y elegir valores entre los datos que desea filtrar, y también proporcionar un conjunto de filtros de comparación incorporados, como Contiene. Filtrar por selección: también al alcance de su mano, este método funciona bien si ve un valor que desea usar como filtro. Filtro por formulario si desea aplicar un conjunto de filtros al mismo tiempo, Filtrar por formulario le ofrece algo más de control sobre el proceso. Filtros comunes Los filtros comunes están integrados para la mayoría de tipos de datos y proporcionan el filtrado básico específico para los datos. Por ejemplo, al filtrar datos de fecha y hora, puede usar el filtro común Antes de para excluir fechas que tienen lugar en una fecha concreta o después de ella. Nota Los filtros comunes funcionan en un campo cada vez. Para filtrar en varios campos o controles, puede aplicar un filtro a cada uno por separado o usar una opción de filtro avanzado. Para usar un filtro común Haga clic en el encabezado del campo que desea filtrar; los filtros comunes aparecerán en la parte inferior del menú que se muestra. Filtros comunes para datos de fecha y hora 1. Para filtrar por valores específicos, use la lista de casillas. La lista incluye todos los valores que se almacenan actualmente en el campo. 2. Para filtrar por varios valores, haga clic en un filtro de comparación y especifique los valores necesarios. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 261 Sugerencias de filtro comunes     Para filtrar una lista de valores o solo algunos valores, desactive la casilla (Seleccionar todo) y, a continuación, seleccione los valores que desee. Para filtrar por valores nulos (mostrar registros donde no hay datos para el campo filtrado), desactive la casilla (Seleccionar todo) y, a continuación, active la casilla junto a (Vacías). Puede usar caracteres comodín en un filtro común para que coincidencias menos exactas – por ejemplo, el comodín asterisco (*) coincide con cualquier cadena de caracteres. Por tanto, podría aplicar el filtro común Igual a en un campo Nombre con la cadena de filtro Miche*l* para que coincida con una variedad de ortografías para Michele. Para incluir un carácter comodín en su filtro como él mismo (no como un comodín), encierre el carácter entre corchetes. ¿Por qué no veo los filtros comunes? Los filtros comunes no están disponibles en las siguientes circunstancias:    No hay filtros específicos de datos para los campos con el tipo de datos Sí/No, Objeto OLE y Datos adjuntos. La lista de valores no está disponible para campos de memorando. Los filtros comunes no están disponibles en absoluto en vistas diferentes a la vista Hoja de datos, la vista Formulario, la vista Informe o la vista Presentación. Filtro por selección Para aplicar un filtro en función de un valor seleccionado actualmente, en la cinta de opciones haga clic en Inicio y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Selección. Una lista desplegable mostrará las opciones de filtrado disponibles. Como con filtros comunes, filtre por opciones de selección en función del tipo de dato. También puede hacer clic con el botón secundario en un valor seleccionado para filtrar por selección. Filtro por formulario Para filtrar rellenando un formulario, en la pestaña Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y, a continuación, en Filtro por formulario. Cuando use Filtro por formulario, Access crea un formulario en blanco como el que está filtrando y, a continuación, le permite completar tantos campos como desee. Cuando haya acabado, Access encuentra los registros que coinciden. Esto resulta práctico cuando desea filtrar usando valores para varios campos. En la siguiente ilustración se muestra un sencillo Filtro por formulario: MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 262 Nota Al usar Filtro por formulario, no puede especificar valores de campo con estos tipos de campo: multivalor, Memo, Hipervínculo, Sí/No u Objeto OLE. Agregar valores de Filtro por formulario alternativos con la pestaña O Para agregar un conjunto diferente de valores para usarlo para filtrado, haga clic en la pestaña O en la parte inferior de Filtro por formulario; de esta manera se abrirá un nuevo formulario vacío para usarlo para filtrado. Cada vez que use una pestaña O, Access creará otra (siempre hay una pestaña O sin usar en un Filtro por formulario). Cuando suministre varios conjuntos de valores usando Filtro por formulario, se incluirán los registros que cumplan cualquier conjunto. Es decir, cuantas más pestañas O use, más datos incluirá el filtro. Filtro avanzado/Ordenar En ocasiones, puede que desee aplicar un filtro que vaya más allá de lo que puede hacer con otros métodos de filtrado para escribir los criterios de filtro usted mismo. En estos casos, puede usar Filtro avanzado/Ordenar (una experiencia de diseño de filtro similar al diseño de una consulta). 1. Abra una tabla, una consulta, un formulario o un informe en cualquiera de las vistas siguientes: Hoja de datos, Formulario, Informe o Presentación. 2. Asegúrese de que aún no se ha aplicado ningún filtro a la vista. En la barra del explorador de registros, compruebe que Sin filtrar aparece atenuado (no está disponible). Si no se ve la barra del explorador de registros, haga clic en Avanzadas en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Inicio y, a continuación, haga clic en Borrar todos los filtros (si Borrar todos los filtros aparece atenuado, no hay ningún filtro aplicado). 3. En la cinta de opciones, haga clic en Inicio, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y, a continuación, en Filtro avanzado/Ordenar. 4. Agregue a la cuadrícula los campos por los que desee filtrar. 5. En la fila Criterios de cada campo, especifique un criterio. Los criterios se aplican como un conjunto y se mostrarán únicamente los registros que coincidan con todos los criterios de la fila Criterios. Si desea especificar criterios alternativos para un solo campo, escriba el primer criterio en la fila Criterios y el segundo criterio en la fila O, y así sucesivamente. Sugerencias El conjunto completo de criterios de la fila O se aplica como alternativa al conjunto de criterios de la fila Criterios. Cualquier criterio que se desee aplicar en ambos conjuntos de criterios debe especificarse tanto en la fila Criterios como en la fila O. Haga clic en Alternar filtro para ver las filas filtradas. Para aprender a escribir criterios, se recomienda aplicar un filtro común o un filtro basado en una selección que genere un resultado parecido a lo que esté buscando. A continuación, con el filtro aplicado a la vista, muestre la pestaña de objetos Filtro. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 263 Comandos especiales de la pestaña de documentos Filtro Hay dos comandos especiales en la pestaña de documentos Filtro. Cuando se hace clic con el botón secundario en cualquier lugar encima de la cuadrícula de diseño en la pestaña, aparecen los comandos Cargar desde la consulta y Guardar como consulta en el menú contextual. El comando Cargar desde la consulta permite cargar el diseño de una consulta seleccionada en la cuadrícula. De este modo, se pueden usar los criterios de la consulta como criterios de filtro. El comando Guardar como consulta permite guardar los valores de filtro como una nueva consulta. Alternar entre las vistas Filtrado y Sin filtrar de sus datos Para cambiar a la vista sin filtrar de datos, haga clic en Filtrado en la barra del explorador de registros. Para volver a la vista filtrada, haga clic en Sin filtrar en la barra del explorador de registros. Borrar un filtro Borre un filtro para quitarlo por completo. No puede volver a aplicar un filtro borrado haciendo clic en Sin filtrar (tiene que crear el filtro de nuevo). Puede borrar un solo filtro de un único campo, o bien borrar todos los filtros de todos los campos de la vista.   Borrar un filtro Haga clic con el botón secundario en el elemento filtrado y, a continuación, haga clic en Borrar filtro de nombre de campo. Borrar todos los filtros En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Inicio, haga clic en Avanzadas y, después, en Borrar todos los filtros. Guardar un filtro y aplicarlo automáticamente Cuando cierre una tabla, consulta, formulario o informe y un filtro esté en su lugar, el filtro se guarda con el objeto. La siguiente vez que se abra el objeto, aparecen los datos sin filtrar pero el filtro guardado está disponible para aplicarlo: solo tiene que cambiar a la vista Filtrado haciendo clic en Sin filtrar en la barra del explorador de registros. Si desea que se aplique el filtro cuando se abra el objeto, establezca la propiedad FiltrarAlCargar en Sí. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 264 Nota El valor de la propiedad FiltrarAlCargar solo se aplica cuando se carga el objeto. Si se configura esta propiedad para un objeto en la vista Diseño y, a continuación, se cambia a otra vista, no se aplicará la configuración. Es preciso cerrar el objeto y volver a abrirlo para que los cambios realizados en el valor de la propiedad FiltrarAlCargar surtan efecto. Guardar un filtro como consulta Para guardar un filtro como una consulta – y por tanto, puede volver a usarlo con otros objetos – use Filtro avanzado/Ordenar: en la cinta de opciones, haga clic en Inicio y, a continuación, en el grupo en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic Avanzadas y, a continuación, en Filtro avanzado/Ordenar. Configure el filtro de la manera que desee, haga clic con el botón secundario en un punto vacío de la pestaña Filtro y, a continuación, haga clic en Guardar como consulta. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 265 Crear un formulario mediante el Asistente para formularios Access ofrece varias herramientas para la creación rápida de formularios en la pestaña Crear, que permiten crear un formulario con un solo clic. No obstante, si desea ser más selectivo en relación con los campos que aparecerán en el formulario, puede usar el Asistente para formularios. El asistente también permite definir cómo se agruparán y ordenarán los datos; asimismo, puede usar campos de más de una tabla o consulta, siempre y cuando defina previamente las relaciones entre las tablas y las consultas. Nota Este artículo no se hace extensivo a las aplicaciones de Access, el tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea. Vea Crear una aplicación de Access para más información. Iniciar el Asistente para formularios 1. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en la opción Más formularios y, a continuación, haga clic en Asistente para formularios. 2. Siga las instrucciones incluidas en las páginas del Asistente para formularios. Nota Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar para proseguir. 3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar. El Asistente para formularios permite crear una variedad de resultados según las opciones que se seleccionen. En consecuencia, recomendamos ejecutar el asistente varias veces para experimentar con distintas opciones cada vez, hasta obtener los resultados deseados. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 266 Crear un formulario mediante la herramienta Formulario Nota Este artículo no se hace extensivo a las aplicaciones de Access, el tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea. Vea Crear una aplicación de Access para más información. Puede usar la herramienta Formulario para crear rápidamente un formulario con un solo elemento. Este tipo de formulario muestra información acerca de un solo registro a la vez, como puede verse en la siguiente ilustración: 1. El formulario muestra información de un solo registro. 2. En algunos casos, Access agrega una hoja secundaria de datos para mostrar información relacionada. Para obtener más información, vea la sección Creación automática de hojas secundarias de datos. Cuando se usa la herramienta Formulario, se agregan al formulario todos los campos del origen de datos subyacente. Puede empezar a usar el nuevo formulario inmediatamente o modificarlo en la vista Presentación o Diseño para adaptarlo a sus necesidades. Crear un formulario con un solo elemento 1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. 2. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Formulario. Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestra los datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos. 3. Para empezar a usar el formulario, cambie a la vista Formulario: MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 267 o En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista Formulario. Creación automática de hojas secundarias de datos Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o la consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja secundaria de datos al formulario basada en la tabla o la consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Cliente y se ha definido una relación uno a varios entre la tabla Cliente y la tabla Pedidos, en la hoja secundaria de datos se mostrarán todos los registros de la tabla Pedidos que formen parte del registro Cliente actual. Si no desea incluir la hoja secundaria de datos en el formulario, puede eliminarla si cambia a la vista Presentación, selecciona la hoja de datos y, a continuación, presiona SUPRIMIR. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agregará ninguna hoja de datos al formulario. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 268 ¿Por qué Access quiere que especifique un valor de parámetro? Nota En este artículo no se aplica a las aplicaciones de acceso web: el tipo de base de datos de diseño con acceso y publicar en línea en Office 365 o SharePoint. Para obtener más información, vea crear una aplicación de Access . Síntomas Cuando se abre un objeto de Access (por ejemplo, una tabla, consulta, formulario o informe), Access muestra el cuadro de diálogo Introducir valor del parámetro. Causa Access muestra el cuadro de diálogo Introducir valor del parámetro cuando se abre un objeto que contiene un identificador o expresión que Access no puede interpretar. En algunos casos, este es el comportamiento que desee. Por ejemplo, el creador de la base de datos que ha creado una consulta que le permite introducir información cada vez que se ejecuta la consulta, como una fecha de inicio o un número de ID de empleado. Un mensaje de este tipo podría ser el siguiente: A pesar de esto, hay ocasiones en las que no quiere que este cuadro de diálogo aparezca. Así, por ejemplo, puede que haya cambiado algunas cosas del diseño de la base de datos y ahora, cuando abre un objeto, Access muestra el cuadro de diálogo de manera inesperada con un mensaje que no entiende. Solución Para que el cuadro de diálogo Introduzca el valor del parámetro deje de aparecer, debe inspeccionar las expresiones asociadas al objeto con el que está trabajando y encontrar el identificador que está haciendo que el cuadro de diálogo se muestre. Después, deberá corregir el identificador o la sintaxis de la expresión que contiene el identificador. En los siguientes procedimientos se ofrecen las pautas generales para inspeccionar expresiones en distintos tipos de objeto. Sin embargo, los cambios específicos que tenga que hacer dependerán de la estructura de la base de datos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 269 En la sección Vea también encontrará vínculos donde podrá obtener más información sobre la sintaxis de las expresiones. 1. Si el cuadro de diálogo Introduzca el valor del parámetro que no quiere ver aparece, anote la expresión o el identificador al que haga referencia: 2. Haga clic en Cancelar. 3. Prosiga con uno de los siguientes procedimientos, según cuál sea el tipo de objeto que está abriendo cuando el cuadro de diálogo aparece. Inspeccionar las expresiones de una consulta Inspeccionar las expresiones de un informe Inspeccionar las expresiones de un formulario Inspeccionar las expresiones de una tabla Inspeccionar las expresiones de una consulta Los errores tipográficos que se cometen en las consultas son con frecuencia la causa de que aparezcan mensajes sobre parámetros que no esperamos ver. Tal y como se ha dicho antes, cuando una consulta está pensada para pedir un valor de parámetro cuando se ejecuta, Introduzca el valor del parámetro aparece por diseño, pero, si está seguro de que la consulta no debería pedir valor alguno, haga lo siguiente para inspeccionar la consulta en busca de expresiones incorrectas. 1. Haga clic con el botón secundario en la consulta en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Diseño. 2. Inspeccionar los identificadores y expresiones en la fila campo y en las filas criterios y determinar si el texto coincide con el texto que se muestra en el cuadro de diálogo Introducir valor del parámetro. En particular, si una de las celdas de la fila del campo contiene un valor como Expr1: [identificador], esto podría ser el origen de la solicitud del parámetro. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 270 En la sección Vea también encontrará vínculos donde podrá obtener más información sobre cómo crear consultas de parámetros. Inspeccionar las expresiones de un informe Si el cuadro de diálogo Introduzca el valor del parámetro aparece al abrir un informe, siga estos pasos para estudiar las propiedades del informe: 1. Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Diseño. Nota Antes de continuar, fíjese en si hay un triángulo verde en la esquina superior izquierda de alguno de los controles del informe, ya que esto indica que Access no puede evaluar un identificador o expresión en la propiedad Origen del control de dicho control. Si hay un triángulo verde en algún control, préstele especial atención al realizar los pasos que se describen aquí. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 271 2. Si no se muestra el panel de tareas Hoja de propiedades, presione F4 para visualizarlo. 3. En el panel de tareas Hoja de propiedades, haga clic en la pestaña Todas. 4. Haga clic en un control que muestre datos sobre el informe (como un cuadro de texto, casilla o cuadro combinado). Si el triángulo verde mencionado aparece en alguno, haga clic en ellos primero. 5. En el panel de tareas Hoja de propiedades, inspeccione la propiedad Origen del control del identificador al que se hacía referencia en Introduzca el valor del parámetro y, después, modifique la expresión según sea necesario. 6. Repita los dos pasos anteriores con cada control del informe hasta dar con la expresión que está provocando el problema. 7. Si sigue sin hallar el problema, busque expresiones incorrectas en el panel Agrupación, orden y total: o Si no ve el panel Agrupación, orden y total, haga clic en Agrupar y ordenar en el grupo Agrupación y totales de la pestaña Diseño. o Si en una línea del panel Agrupación, orden y total aparece "Agrupar por expresión" u "Ordenar por expresión", haga clic en la palabra "expresión" para abrir el Generador de expresiones, donde puede examinar la expresión y modificarla como crea conveniente. Inspeccionar las expresiones de un formulario Si el cuadro de diálogo Introduzca el valor del parámetro aparece cada vez que abre un formulario, la expresión incorrecta puede estar en cualquiera de los siguientes sitios: Inspeccionar la consulta subyacente Si el origen del registro del formulario es una consulta, examine la consulta subyacente para hallar la expresión incorrecta. 1. Haga clic con el botón secundario en el formulario en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Diseño. 2. Si no se muestra el panel de tareas Hoja de propiedades, presione F4 para visualizarlo. 3. Confirme que Formulario está seleccionado en la lista de la parte superior del panel de tareas Hoja de propiedades y haga clic en la pestaña Todas. 4. Examine la propiedad Origen de registros. Si contiene el nombre de una consulta o un SQL instrucción y, a continuación, uno de los identificadores de la instrucción puede ser incorrecto y causando el cuadro de diálogo Introducir valor del parámetro de la caja que aparezca. Haga clic en el cuadro de propiedad Origen de registros y, a continuación, haga clic en el botón Generar . 5. Use el procedimiento de la sección Inspeccionar las expresiones de una consulta para encontrar la expresión incorrecta. Importante Para guardar los cambios realizados en la consulta, ciérrela y guarde el formulario antes de volver a la vista de formulario. De lo contrario, todos los cambios que haya hecho en la consulta se perderán. Inspeccionar un cuadro combinado o cuadro de lista en el formulario Una expresión incorrecta en la propiedad Origen de la fila de un control de cuadro combinado o cuadro de lista puede hacer que aparezca el cuadro de diálogo Introduzca el valor del parámetro. Algunas veces, esto no sucede hasta que se intenta usar el control. Use este procedimiento para inspeccionar la propiedad Origen de la fila del control: 1. Haga clic con el botón secundario en el formulario en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Diseño. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 272 2. Haga clic en el cuadro combinado o el cuadro de lista que quiera inspeccionar. 3. Si no se muestra el panel de tareas Hoja de propiedades, presione F4 para visualizarlo. 4. Haga clic en la pestaña Datos, examine la propiedad Origen de la fila y fíjese en si alguno de los textos coincide con el texto del cuadro de diálogo Introduzca el valor del parámetro. Inspeccionar las expresiones de una tabla Si Access muestra el cuadro de diálogo Introduzca el valor del parámetro cada vez que abre una tabla, lo más probable es que la expresión incorrecta esté en la propiedad Origen de la fila de un campo de búsqueda de dicha tabla. 1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. 2. Para determinar si un campo es un campo de búsqueda, haga clic en el nombre del campo y, a continuación, en Propiedades de campo, haga clic en la ficha búsqueda. Si la ficha contiene un cuadro de propiedad Origen de la fila, el campo es un campo de búsqueda. Examine la propiedad Origen de la fila. Si contiene una instrucción SQL y, a continuación, uno de los identificadores de la instrucción puede ser incorrecto y causando el cuadro de diálogo Introducir valor del parámetro de la caja que aparezca. Nota Una tabla puede tener varios campos de búsqueda, así que asegúrese de que consulta la pestaña Búsqueda de todos ellos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 273 Crear informes MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 274 Introducción a los informes en Access Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo. En este artículo se proporciona información general acerca de los informes en Access. Aquí aprenderá las nociones básicas para crear un informe y a usar opciones como ordenar, agrupar y resumir datos, además de a obtener una vista previa de un informe e imprimirlo. Nota La información de este artículo está destinada a sólo con bases de datos de escritorio de Access. Acceso a aplicaciones de web no admiten informes. En este artículo... Resumen de informes de Access Crear un informe en Access Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales Resaltar datos con formato condicional Personalizar el color y las fuentes Agregar un logotipo o una imagen de fondo Imprimir un informe Resumen de informes de Access ¿Qué se puede hacer con un informe? Un informe es un objeto de base de datos que resulta útil para presentar la información de la base de datos con alguno de los siguientes propósitos:     Mostrar o distribuir un resumen de los datos. Archivar instantáneas de los datos. Aportar detalles sobre un registro concreto. Crear etiquetas. Partes de un informe Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero para el objeto de este artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos como una tabla o consulta. El diseño de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista Diseño. Para crear mejores informes, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la siguiente lista se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos: MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 275 Sección Dónde se puede usar la sección El encabezado del informe se usa para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título y una fecha. Cuando Encabezado se coloca un control calculado que usa la Al inicio del informe. del informe función de agregado de suma en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página. Encabezado El encabezado de página se usa para repetir Al principio de cada página. de página el título del informe en todas las páginas. El encabezado de grupo se usa para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto, use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado de Encabezado Al inicio de cada grupo de registros nuevo. grupo, la suma se calcula para el grupo de grupo actual. Puede tener varias secciones de encabezado de grupo en un informe en función del número de niveles de agrupación que haya agregado. Para más información sobre cómo crear encabezados o pies de página de grupo, vea la sección Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales. Aparece una vez por cada fila del origen de Aquí se colocan los controles que constituyen Detalle registros. el cuerpo principal del informe. El pie de grupo se usa para imprimir información de resumen de un grupo. Puede Pie del grupo Al final de cada grupo de registros. tener varias secciones de pie de grupo en un informe en función del número de niveles de agrupación que haya agregado. El pie de página se usa para imprimir Pie de página Al final de cada página. números de página o información sobre cada página. Al final del informe. Pie del informe Cómo se muestra la sección al imprimirse Nota En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, en las demás vistas (la vista Presentación, por ejemplo, o cuando el informe se imprime o se obtiene una vista previa del mismo) el pie de informe aparece encima del pie de página, inmediatamente después del último pie de grupo o línea de detalle en la última página. El pie de informe se usa para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 276 Resultará mucho más fácil crear informes significativos cuando la base de datos contiene una estructura de tabla y relaciones bien diseñadas. Para ver una introducción a la preparación y diseño de una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos. Crear un informe en Access Haga lo siguiente para crear informes para la base de datos de escritorio de Access: Paso 1: Elegir un origen de registros El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que se vayan a mostrar en el informe.   Si los datos proceden de una consulta o tabla existente, seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2. Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos procedimientos: Continúe con el paso 2 y use la herramienta Informe en blanco O bien: Cree la consulta o las tablas que contengan los datos necesarios. Seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2. Paso 2: Elegir una herramienta de informe Las herramientas de informes se encuentran en la pestaña Crear de la cinta, concretamente en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describen las opciones: Herramienta Informe Diseño informe Informe blanco Asistente informes Etiquetas Descripción Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el origen de registros seleccionado en el panel de navegación. de Abre un informe en blanco en vista Diseño, en el que se pueden agregar los campos y controles necesarios. en Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra la lista de campos desde la que se pueden agregar campos al informe. para Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar campos, niveles de ordenación y agrupación y opciones de diseño. Muestra un asistente que permite seleccionar tamaños de etiqueta personalizados o estándar, así como los campos que se van a mostrar y la forma en que se van a almacenar. Paso 3: Crear el informe 1. Haga clic en el botón de la herramienta que quiera usar. Si aparece un asistente, siga los pasos y haga clic en Finalizar en la última página. Access muestra el informe en la vista Presentación. 2. Aplique formato al informe hasta obtener el aspecto deseado: o Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y arrastre los bordes hasta que alcancen el tamaño deseado. o Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está presente) y, a continuación, arrástrelo a la nueva ubicación. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 277 o Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos del menú contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así como para realizar otras tareas de formato. Además, se pueden usar las características descritas en las siguientes secciones para hacer que el informe sea más atractivo y legible. Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales La forma más rápida de agregar agrupaciones, ordenaciones o totales a una base de datos de escritorio es hacer clic con el botón secundario en el campo en el que se va a aplicar el grupo, orden o total y, después, hacer clic en el comando correspondiente en el menú contextual. También se pueden agregar agrupaciones, ordenaciones o totales mediante el panel Agrupación, orden y total, cuando el informe se abre en vista Presentación o en vista Diseño: 1. Si el panel Agrupación, orden y total no está abierto todavía, en el grupo Agrupación y totales de la pestaña Diseño, haga clic en Agrupar y ordenar. 2. Haga clic en Agregar un grupo o Agregar un orden y, a continuación, seleccione el campo en el que desea agrupar u ordenar. 3. Haga clic en Más en una línea de ordenación o agrupación para establecer más opciones y agregar totales. Para obtener más información detallada sobre agrupaciones, ordenaciones y totales, vea el artículo Crear un informe agrupado o un informe de resumen. Resaltar datos con formato condicional Access incluye herramientas para resaltar los datos de un informe. Puede agregar reglas de formato condicional para cada control o grupo de controles, y en los informes de cliente, también puede agregar barras de datos para comparar los datos. Para agregar formato condicional a los controles: 1. Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Presentación. 2. Seleccione los registros que desee y, en el grupo Controlar formato de la pestaña Formato, haga clic en Formato condicional. Sugerencia Para seleccionar varios controles, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los que desee. 3. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales, haga clic en Nueva regla. 4. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione un valor en Seleccionar un tipo de regla: o Si desea crear una regla que se evalúe para cada registro de forma individual, seleccione Compruebe los datos en el registro actual o use una expresión. o Para crear una regla que compare registros entre sí mediante barras de datos, haga clic en Compare con otros registros. 1. En Editar una descripción de regla, especifique la regla que rige el momento en que se debe aplicar el formato, así como el formato que se va a aplicar, y haga clic en Aceptar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 278 2. Para crear una regla más para el mismo control o conjunto de controles, repita el proceso desde el paso 4. Personalizar el color y las fuentes Pruebe con una de las opciones de Tema de aplicación para personalizar el color y las fuentes. 1. Para abrir un informe en la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en él en el panel de navegación y, a continuación, en Vista Presentación. 2. En las opciones de Herramientas de presentación de informe, en la pestaña Diseño, haga clic en Temas y coloque el cursor sobre algunos temas de la galería para obtener una vista previa de los efectos. Haga clic en un tema para seleccionarlo y, tras ello, guarde el informe. 3. Use las galerías Colores o Fuentes para establecer colores o fuentes de forma independiente. Agregar un logotipo o una imagen de fondo Puede agregar un logotipo o una imagen de fondo a un informe y, si dicha imagen se actualiza, el cambio se reflejará automáticamente en todas las partes de la base de datos donde la imagen se use. Para agregar o quitar una imagen: 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe y haga clic en Vista Presentación. 2. En el informe, haga clic en la posición donde quiera agregar la imagen y, en el grupo Encabezado o pie de página de la pestaña Diseño, haga clic en Logotipo. 3. Desplácese a la imagen y haga clic en Abrir. Access la agregará al informe. 4. Para quitar la imagen, haga clic con el botón secundario en ella y haga clic en Eliminar en el menú contextual. Para agregar una imagen de fondo: 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe y haga clic en Vista Presentación. 2. En el grupo Fondo de la pestaña Formato, haga clic en Imagen de fondo. 3. Seleccione una imagen de la Galería de imágenes o haga clic en Examinar, seleccione una imagen y haga clic en Aceptar. Obtener una vista previa e imprimir un informe Obtener una vista previa de un informe 1. Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y haga clic en Vista preliminar. Los comandos de la pestaña Vista preliminar sirven para hacer lo siguiente: o Imprimir el informe o Ajustar el diseño o tamaño de la página o Acercar, alejar o ver varias páginas a la vez o Actualizar los datos del informe o Exportar el informe a otro formato de archivo 2. Haga clic en Cerrar vista preliminar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 279 Imprimir un informe Para imprimir un informe sin visualizarlo en la vista previa:  Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y haga clic en Imprimir. El informe se envía a la impresora predeterminada. Nota Si selecciona el informe en el panel de navegación y selecciona Imprimir en la pestaña Archivo, podrá escoger entre más opciones de impresión, como el número de páginas y de copias o la posibilidad de especificar una impresora. Para abrir un cuadro de diálogo donde pueda seleccionar una impresora, especifique el número de copias, etcétera y, a continuación, haga clic en Imprimir. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 280 Crear un informe agrupado o un informe de resumen La información suele ser más fácil de comprender cuando se divide en grupos. Por ejemplo, un informe en el que se agrupan las ventas por región puede resaltar tendencias que, de otra manera, pasarían desapercibidas. Además, si se colocan los totales (como sumas o promedios) al final de cada grupo en el informe, se puede evitar en gran medida el uso de una calculadora. Access facilita el uso de los informes agrupados. Se puede crear un informe agrupado básico mediante el Asistente para informes, se puede agrupar y ordenar un informe existente, o bien, se pueden revisar las opciones de agrupamiento y ordenación ya definidas. Nota En este artículo no se aplica a las aplicaciones de acceso web: el tipo de base de datos de diseño con acceso y publicación en línea. Para obtener más información, vea crear una aplicación de Access . En este artículo Crear un informe agrupado u ordenado rápido Crear un nuevo informe agrupado mediante el Asistente para informes Agregar o modificar el agrupamiento y la ordenación en un informe existente Crear un informe agrupado u ordenado rápido Aunque no tenga experiencia con los informes agrupados, puede crear uno sencillo rápidamente siguiendo este procedimiento: 1. En el panel de navegación, seleccione una tabla o consulta que contenga los registros que desea para el informe. 2. En la pestaña Crear, haga clic en Informe. Access crea un informe tabular sencillo y lo muestra en la vista Presentación. Si el informe tiene muchos campos, probablemente se extenderá en más de una página. Antes de aplicar ningún agrupamiento u ordenación, es posible que desee cambiar el tamaño de las columnas (y eliminar las columnas no deseadas) para que el informe se ajuste al ancho de una página. Para eliminar una columna, haga clic con el botón secundario en ella y haga clic en Eliminar columna. 3. Haga clic con el botón secundario en una columna donde desee agrupar u ordenar y después haga clic en Agrupar en [nombre del campo] o en una de las opciones Ordenar. Por ejemplo, para agrupar en la columna Prioridad, haga clic con el botón secundario en Prioridad y después haga clic en Agrupar en Prioridad. Al aplicar la agrupación, Access mueve el campo de agrupación a la columna de más a la izquierda y agrupa las columnas restantes según dicha columna. En algunos casos, Access también agrega un total general a la sección Pie del informe. 4. De manera opcional, vea y ajuste las opciones de agrupación y ordenación siguiendo los procedimientos de la sección Agregar o modificar el agrupamiento y la ordenación en un informe existente. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 281 Crear un nuevo informe agrupado mediante el Asistente para informes Nota Los informes creados usando el Asistente para informes no son compatibles con la característica Publicar en Servicios de Access de Access 2010. Para más información sobre la característica Publicar en Servicios de Access, vea el artículo Compilar una base de datos de Access para compartir en la web. El Asistente para informes presenta una serie de preguntas y genera posteriormente un informe basándose en las respuestas. Entre esas preguntas figura la referente a los campos que desea utilizar para agrupar el informe. Una vez creado el informe, lo podrá utilizar tal cual o modificarlo según sus necesidades. Antes de iniciar el Asistente para informes, es preciso elegir un origen de datos. Iniciar el Asistente para informes 1. En la pestaña Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes.. Access inicia el Asistente para informes. 2. Haga clic en la lista desplegable Tablas y consultas y elija la tabla o consulta que contenga los campos que desee incluir en el informe. 3. Haga doble clic en los campos de la lista Campos disponibles para elegirlos. Access los mueve a la lista Campos seleccionados. Asimismo, puede hacer clic en los botones situados entre el cuadro Campos disponibles y el cuadro Campos seleccionados para agregar o quitar el campo seleccionado, o para agregar o quitar todos los campos. 4. Si otra tabla o consulta contiene campos que también desea incluir en el informe, haga clic en la lista desplegable Tablas y consultas, elija la otra tabla o consulta y siga agregando campos. 5. Haga clic en Siguiente cuando termine de agregar los campos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 282 Agrupar registros en el Asistente para informes El agrupamiento permite organizar los registros por grupo, por ejemplo, por Región o por Vendedor. Los grupos se pueden anidar para poder identificar fácilmente las relaciones entre los grupos y buscar rápidamente la información necesaria. El agrupamiento también se puede utilizar para calcular información de resumen, como totales y porcentajes. Cuando incluye más de una tabla en un informe, el asistente examina las relaciones entre las tablas y determina cómo puede presentar el usuario la información. 1. En la página del Asistente para informes en la que se pregunta ¿Desea agregar algún nivel de agrupamiento?, haga clic en uno de los nombres de campo de la lista y, a continuación, haga clic en Siguiente. 2. Para agregar niveles de agrupamiento, haga doble clic en cualquiera de los nombres de campo de la lista para agregarlo al informe. Asimismo, puede quitar un nivel de agrupamiento haciendo doble clic en el nivel en la página situada a la derecha del cuadro de diálogo. Use los botones de flecha para agregar y quitar niveles de agrupamiento, y ajuste la prioridad de un nivel de agrupamiento seleccionándolo y haciendo clic en los botones de prioridad. Access agrega cada nivel de agrupamiento y lo muestra anidado dentro de su nivel de agrupamiento primario. 3. Haga clic en Opciones de agrupamiento para mostrar el cuadro de diálogo Intervalos de agrupamiento. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 283 4. Si así lo quiere, elija para cada campo de nivel de grupo un intervalo de agrupamiento. Este intervalo permite personalizar la forma en que se van a agrupar los registros. En la ilustración anterior, los registros vienen agrupados por el campo Fecha de envío, que es un tipo de datos de fecha y hora. El Asistente para informes ofrece opciones apropiadas para el tipo de campo en la lista Intervalos de agrupamiento. Por consiguiente, dado que Fecha de envío es un tipo de datos de fecha y hora, puede optar por agrupar por el valor real (Normal), Año, Trimestre, Mes, Semana, Día, Hora y Minuto. Si el campo fuese del tipo de datos Texto, podría optar por agrupar todo el campo (Normal) o por los primeros caracteres (del 1 al 5). En el caso de un tipo de datos numérico, puede optar por agrupar por valor (Normal) o por intervalo en incrementos seleccionados. Tras seleccionar un intervalo de agrupamiento, haga clic en Aceptar. 5. Haga clic en Siguiente para pasar a la siguiente página del asistente. Ordenar y resumir registros Puede ordenar los registros por un máximo de cuatro campos, ya sea en orden ascendente o descendente. 1. Haga clic en la primera lista desplegable y elija el campo por el que desee ordenar. Puede hacer clic en el botón situado a la derecha de la lista para cambiar de orden ascendente a descendente, y viceversa (Ascendente es el valor predeterminado). De manera opcional, haga clic en la segunda, tercera y cuarta lista desplegable para elegir más campos de ordenación. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 284 2. Haga clic en Opciones de resumen si desea resumir alguno de los campos numéricos. Observe que el botón Opciones de resumen solo estará visible si hay uno o varios campos numéricos en la sección Detalle del informe. El asistente muestra los campos numéricos disponibles. 3. Active la casilla de verificación, en Suma, Promedio, Mín o Máx que desee para incluir esos cálculos en el pie de grupo. Asimismo, puede optar por mostrar los detalles y el resumen o solo el resumen. En el último caso, se mostrarán los totales correspondiente a cada valor Fecha de envío (por ejemplo, si ha seleccionado la casilla de verificación de Suma), pero se omitirán los detalles de los pedidos. También puede optar por mostrar un porcentaje de los cálculos totales de las sumas. 4. Haga clic en Aceptar. 5. Siga las instrucciones en las páginas restantes del Asistente para informes. En la última página, puede editar el título del informe, que se mostrará en la primera página del informe. Además, Access guardará el informe con el título como nombre del documento. Puede modificar tanto el título como el nombre de documento posteriormente si es necesario. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 285 6. Haga clic en Finalizar. Access guarda automáticamente el informe y lo muestra en la Vista preliminar, donde se ve el informe tal y como quedará una vez impreso. Puede utilizar los botones de desplazamiento situados en la parte inferior del Panel de vista previa para ver secuencialmente las páginas del informe o ir a cualquier página del informe. Haga clic en uno de los botones de desplazamiento o escriba el número de página que desee ver en el correspondiente cuadro y, a continuación, presione ENTRAR. En Vista preliminar, puede acercar el informe para ver los detalles o alejarlo para ver cómo están colocados los datos en la página. Con el puntero del mouse (ratón) colocado sobre el informe, haga clic una vez. Para invertir el efecto del zoom, vuelva a hacer clic. También puede utilizar el control de zoom en la barra de estado. Agregar o modificar el agrupamiento y la ordenación en un informe existente Si ya tiene un informe y desea ordenarlo o agruparlo, o bien, desea modificar la ordenación o el agrupamiento existente del informe, esta sección le ayuda a hacerlo. Agregar agrupamiento, ordenación y totales Puede realizar sencillas operaciones de ordenación, agrupamiento y creación de totales haciendo clic con el botón secundario en los campos en la vista Presentación y eligiendo la operación que desee en el menú contextual. Para cambiar a la Vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de exploración y haga clic en Vista Presentación. Nota Si bien en las instrucciones descritas en esta sección no se utiliza directamente el panel Agrupación, orden y total, se recomienda abrir el panel y observar cómo cambia mientras está trabajando. De este modo, comprenderá mejor lo que hace Access y, a medida que le resulte más fácil trabajar con el panel Agrupación, orden y total, podrá utilizarlo para aplicar más ajustes al informe. Para mostrar el panel Agrupación, orden y total:  En la pestaña Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar. Ordenar por un solo campo   Haga clic con el botón secundario en cualquier valor del campo en el que desee ordenar. En el menú contextual, haga clic en la opción de ordenación que desee. Por ejemplo, para ordenar un campo de texto en orden ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z. Para ordenar un campo numérico en orden descendente, haga clic en Ordenar de mayor a menor. Access ordena el informe de acuerdo según lo haya especificado. Si está abierto el panel Agrupación, orden y total, podrá ver que se ha agregado una nueva línea Ordenar por para el campo. Ordenar por varios campos Nota Cuando aplica el criterio de ordenación haciendo clic con el botón secundario en un campo en la vista Presentación, solo podrá ordenar un campo a la vez. Al aplicar la ordenación a otro campo, se quita el criterio de ordenación del primer campo. El comportamiento de ordenación es diferente en los formularios, donde se pueden establecer varios criterios de ordenación haciendo clic con el botón secundario en cada uno de los campos y eligiendo el criterio de ordenación que desee. Para crear varios niveles de ordenación, vea la sección Agregar agrupamiento, ordenación y totales mediante el panel Agrupación, orden y total. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 286 Agrupar en un campo   Haga clic con el botón secundario en cualquier valor del campo en el que desee agrupar. En el menú contextual, haga clic en Agrupar en. Access agrega el nivel de agrupamiento y crea un encabezado de grupo para ese nivel. Si está abierto el panel Agrupación, orden y total, podrá ver que se ha agregado una nueva línea Agrupar en para el campo. Agregar un total a un campo Esta opción permite calcular una suma, un promedio, una cuenta u otro agregado para un campo. Se agregará un total general al final del informe y se agregarán totales de grupo a todos los grupos del informe.    Haga clic con el botón secundario en cualquier valor del campo para el que desee calcular el total. Haga clic en Total. Haga clic en la operación que desea realizar: Suma, Promedio, Incluir registros (para contar todos los registros), Incluir valores (para contar solo los registros con un valor en este campo), Máx, Mín, Desviación estándar o Varianza. Access agrega un control de cuadro de texto calculado al pie del informe, lo que crea un total general. Si el informe tiene niveles de agrupamiento, Access agrega pies de grupo (si aún no los hay) y coloca el total en cada pie. Nota También puede agregar totales haciendo clic en el campo para el cual desea calcular el total y, después, en la pestaña Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Totales. Agregar agrupamiento, ordenación y totales mediante el panel Agrupación, orden y total El panel Agrupación, orden y total aporta la mayor flexibilidad cuando desea agregar o modificar las opciones de agrupamiento, criterios de ordenación o totales de un informe. Una vez más, la vista Presentación es la vista preferida para trabajar, ya que es mucho más fácil ver cómo afectan los cambios a la presentación de los datos. Mostrar el panel Agrupación, orden y total  En la pestaña Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar. Access muestra el panel Agrupación, orden y total. Para agregar un nuevo nivel de ordenación o agrupamiento, haga clic en Agregar un grupo o Agregar un orden. Se agrega una nueva línea al panel Agrupación, orden y total, y se muestra una lista de los campos disponibles. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 287 Puede hacer clic en uno de estos nombres de campo o puede hacer clic en expresión debajo de la lista de campos para escribir una expresión. Tras elegir un campo o escribir una expresión, Access agrega el nivel de agrupamiento al informe. En la vista Presentación, la presentación cambia inmediatamente y se muestra el agrupamiento o criterio de ordenación. Para obtener más información sobre la creación de expresiones, vea el artículo Crear una expresión. Notas   Si ya se han definido varios niveles de ordenación o agrupamiento, es posible que tenga que desplazarse hacia abajo por el panel Agrupación, orden y total para poder ver los botones Agregar un grupo y Agregar un orden. Puede definir hasta 10 niveles de agrupamiento y ordenación en un informe. Cambiar las opciones de agrupamiento Cada nivel de ordenación o agrupamiento tiene varias opciones que se pueden establecer para obtener los resultados deseados.  Para mostrar todas las opciones de un nivel de agrupamiento u ordenación, haga clic en Más en el nivel que desee cambiar.  Para ocultar las opciones, haga clic en Menos. Criterio de ordenación Para cambiar el criterio de ordenación, haga clic en la lista desplegable de criterios de ordenación y, a continuación, haga clic en la opción que desee. Intervalo del grupo Este valor determina cómo se agrupan juntos los registros. Por ejemplo, puede agrupar por el primer carácter de un campo de texto de modo que se agrupen todas las entradas que comiencen por "A", todos los valores que comiencen por "B", y así sucesivamente. En el caso de un campo de fecha, puede agrupar por día, semana, mes, trimestre, o bien, puede especificar un intervalo personalizado. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 288 Totales Para agregar totales, haga clic en esta opción. Puede agregar totales en varios campos y agregar varios tipos de totales en el mismo campo.      Haga clic en la flecha desplegable de Total de y seleccione el campo que desee resumir. Haga clic en la flecha desplegable de Tipo y seleccione el tipo de cálculo que desee realizar. Seleccione Mostrar total general para agregar un total general al final del informe (en el pie del informe). Seleccione Mostrar totales de grupo como % de Total general para agregar un control al pie de grupo que calcula el porcentaje del total general de cada grupo. Seleccione Mostrar en encabezado de grupo o Mostrar en pie de grupo para mostrar el total en el lugar deseado. Una vez elegidas todas las opciones para un campo, puede repetir el proceso y resumir otro campo seleccionándolo en la lista desplegable Total de. De lo contrario, haga clic fuera de la ventana emergente Totales para cerrarla. Título Permite cambiar el título del campo que está resumiendo. Se utiliza para el encabezado de columna y las etiquetas de los campos de resumen en los encabezados y pies. Para agregar o modificar el título:  Haga clic en el texto azul detrás de con título. Aparecerá el cuadro de diálogo Zoom.  Escriba el nuevo título en el cuadro de diálogo y haga clic en Aceptar. Con/sin una sección de encabezado Utilice esta opción para agregar o quitar la sección de encabezado que precede a cada grupo. Cuando agrega una sección de encabezado, Access mueve el campo de agrupamiento hasta el encabezado. Cuando quita una sección de encabezado que contiene controles que no sean el campo de agrupamiento, Access le pide que confirme si desea eliminar los controles. Con/sin una sección de pie Utilice esta opción para agregar o quitar la sección de pie que aparece después de cada grupo. Al quitar una sección de pie que contiene controles, Access le pide que confirme si desea eliminar los controles. Mantener junto el grupo Esta opción determina cómo se distribuyen los grupos en la página al imprimir el informe. Quizás desee mantener los grupos en una página para evitar lo máximo posible que haya que dar la vuelta a las páginas para poder ver los grupos en su totalidad. Sin embargo, esto suele aumentar la cantidad de papel necesario para imprimir el informe, ya que la mayoría de las páginas presentarán espacios en blanco en la parte inferior. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 289    No mantener junto el grupo en una página Utilice esta opción si no le importa que los grupos se dividan por los saltos de página. Por ejemplo, un grupo de 30 elementos puede tener 10 elementos en la parte inferior de una página y los 20 restantes en la parte superior de la siguiente página. ¿Desea mantener todo el grupo en una página? Esta opción ayuda a minimizar el número de saltos de página en un grupo. Si un grupo no cabe en el espacio restante de una página, Access deja ese espacio en blanco y coloca el grupo en la siguiente página. Es posible que los grupos de gran tamaño sigan abarcando varias páginas, pero esta opción minimiza en la medida de lo posible el número de saltos de página dentro del grupo. Mantener el encabezado y el primer registro juntos en una página En el caso de los grupos con encabezados de grupo, esta opción asegura que el encabezado de grupo no se imprimirá automáticamente en la parte inferior de una página. Si Access determina que no hay espacio suficiente para que se imprima al menos una fila de datos después del encabezado, el grupo se colocará en la siguiente página. Cambiar la prioridad de los niveles de agrupamiento y ordenación Para cambiar la prioridad de un nivel de agrupamiento o de ordenación, haga clic en la fila del panel Agrupación, orden y total y, a continuación, en la flecha arriba o flecha abajo a la derecha de la fila. Eliminar niveles de agrupamiento y ordenación Para eliminar un nivel de agrupamiento o de ordenación, haga clic en la fila que desea eliminar en el panel Agrupación, orden y total y presione SUPRIMIR o haga clic en el botón Eliminar a la derecha de la flecha. Al eliminar un nivel de agrupamiento, si el campo de agrupamiento estaba en el encabezado o pie de grupo, Access lo mueve a la sección Detalle del informe. Se eliminan todos los controles incluidos en el encabezado o pie de grupo. Crear un informe de resumen (sin detalles de registros) Si desea mostrar solo totales (es decir, solo la información en las filas de los encabezados y pies), en la pestaña Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Ocultar detalles. De este modo, se ocultan los registros en el siguiente nivel de agrupamiento inferior, por lo que los datos de resumen se presentan de manera más compacta. Si bien los registros están ocultos, no se eliminan los controles en la sección oculta. Haga clic en Ocultar detalles para restaurar las filas en el informe. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 290 Configurar opciones de impresión Puede imprimir los datos de una tabla, consulta, formulario o informe en la base de datos de Microsoft Access y, además, puede establecer opciones de impresión para los informes que producirán una copia impresa de sus datos atractiva y más legible. Imprimir los datos directamente desde tablas o consultas funciona cuando desea imprimir sólo una lista sencilla. Los formularios son más adecuados para ver o imprimir los datos de un solo registro o un conjunto de registros relacionados, y no para imprimir conjuntos de datos o resúmenes de datos más grandes. Si imprime los datos de un informe, puede comparar y resumir grandes conjuntos de datos enteros y, a continuación, presentar esa información en un atractivo diseño. Para obtener más información acerca de cómo crear un informe, consulte Introducción a los informes en Access. Nota En este artículo no se aplica a las aplicaciones de acceso web: el tipo de base de datos de diseño con acceso y publicación en línea. Para más información, vea crear una aplicación de Access En este artículo Seleccionar las opciones de configuración de página Seleccionar la configuración de la impresora Obtener una vista previa antes de imprimir Seleccionar las opciones de configuración de página Después de crear el informe, puede establecer las opciones para el diseño de impresión en el cuadro de diálogo Configurar página. Estas opciones le ayudan a ajustar el formato con las opciones de configuración de márgenes, el uso de las líneas y columnas, o imprimir sólo los datos del informe sin el formato. Para establecer las opciones de la página de impresión, realice los pasos siguientes: 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe y otro clic en Vista previa de impresión. 2. En la pestaña Vista previa de impresión, en el grupo Diseño de página, haga clic en Configurar página y establezca la configuración de márgenes, orientación y columna que desee. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 291 Configuración de la ficha Opciones de impresión Configuración Márgenes (pulgadas) Imprimir sólo datos Formulario dividido Descripción Aumente o reduzca los márgenes predeterminados según sea necesario, y vea los cambios en la página de muestra. Seleccione esta opción si no desea imprimir las características de diseño en el informe, como por ejemplo, las cuadrículas. Esta opción no está disponible para un informe. Para personalizar los márgenes en el informe, en la pestaña Vista previa de impresión, en el grupo Tamaño de página, haga clic en Márgenes y seleccione una opción adecuada. Se mostrará una vista previa del informe con la configuración de márgenes cambiada. Configuración de la ficha Página Configuración Orientación Papel Impresora para dirección de cliente... Descripción Seleccione la orientación Horizontal o Vertical. Si desea ver cómo aparece el informe, en lugar de configurar la orientación aquí, hágalo desde la pestaña Vista previa de página. En la pestaña Vista previa de impresión, en el grupo Diseño de página, haga clic en Vertical u Horizontal. Seleccione el tamaño de papel y la fuente. Si selecciona Utilizar impresora específica puede establecer varias opciones de otra impresora y formato de documento. Configuración de la ficha Columnas Nota Estas opciones también están disponibles en la pestaña Vista previa de impresión, en el grupo Diseño de página, en Columnas. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 292 Configuración Descripción Seleccione el número de espaciado de columnas y filas. Si la configuración es de una Configuración de la única columna, el Espaciado de columna y el Diseño de columna no estarán cuadrícula disponibles. Seleccione imprimir la columna en el mismo tamaño que se estableció en el informe. Igual que el detalle Para ajustar el ancho de columna y el alto, desactive la selección y escriba los nuevos valores. Tamaño de columna Seleccione el ancho y el alto de las columnas. Seleccione la dirección en la que desea que se impriman las columnas. Esta opción Diseño de columna sólo está disponible cuando tiene más de una columna. Seleccionar la configuración de la impresora Después de completar la configuración de la página para el informe, puede seleccionar las opciones específicas de impresora para controlar el diseño de impresión o las páginas que desea imprimir, y la cantidad de copias. 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe que desea imprimir y otro clic en Vista previa de impresión. 2. En la pestaña Vista previa de impresión, en el grupo Imprimir, haga clic en Imprimir. Método abreviado de teclado Presione Ctrl+P. 3. Seleccione las opciones de impresión y, a continuación, haga clic en Aceptar para imprimir el informe. En la siguiente tabla se describen los resultados que puede esperar de los ajustes específicos de impresora: Configuración Impresora Intervalo de impresión Copias Descripción Seleccione la impresora en la que desea imprimir el informe. Si no ha establecido la orientación y el tamaño del papel, haga clic en el botón Propiedades.  Para imprimir solo las páginas seleccionadas del informe, seleccione Páginas y establezca el intervalo. Por ejemplo, para imprimir sólo la página 5 de un informe, escriba 5 en los cuadros Desde y Hasta.  Para imprimir solo una página del informe, escriba el mismo número de página en los cuadros Desde y Hasta. Seleccione el número de copias y seleccione Intercalar si desea que las copias se impriman en juegos en un informe de varias páginas. Para ahorrar papel, para enviar un trabajo de impresión a una imprenta comercial, o para enviar el informe por correo electrónico, puede crear un archivo .pdf o xps del informe: en la pestaña Vista previa de impresión, en el grupo Datos, haga clic en PDF o XPS. Obtener una vista previa antes de imprimir Use la opción Vista previa de impresión para que aparezca la versión impresa del informe. Puede abrir un informe en la Vista previa de impresión utilizando uno de los métodos siguientes: MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 293  Para obtener una vista previa de un informe que aún no está abierto, en el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe del cual desea obtener una vista previa y, a continuación, haga clic en Vista previa de impresión. o bien  Click File > Print, and then click Print Preview. o bien  Si el informe está abierto, haga clic con el botón secundario en la pestaña de documento del informe y, a continuación, haga clic en Vista previa de impresión. Puede realizar otros cambios de formato en Vista previa de impresión con las opciones de la pestaña Vista previa de impresión. Si desea ver varias páginas del informe, desplazarse a otras páginas o ver varias páginas al mismo tiempo al previsualizar el informe, intente cualquiera de las siguientes opciones:     Haga clic en el botón Abrir o cerrar la barra Tamaño del panel (<<) en la esquina superior derecha del panel de navegación y, a continuación, expanda el área de visualización del informe. Coloque el informe mediante las barras deslizantes horizontal o vertical. Para ampliar un área del informe, en la pestaña Vista previa de impresión, en el grupo Zoom, haga clic en la flecha que se encuentra debajo de Zoom y seleccione un porcentaje de ampliación. También puede utilizar el control de zoom en la esquina inferior derecha de la ventana. Para obtener una vista previa de varias páginas a la vez, en el grupo Zoom, haga clic en Dos páginas o en Más Páginas y, a continuación, seleccione una opción. Seleccione las opciones de impresión: En el grupo Imprimir, haga clic en Imprimir y seleccione las opciones de impresión. Cerrar vista previa: En el grupo Cerrar vista previa, haga clic en Cerrar vista previa de impresión. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 294 Insertar un control de salto de página en un informe de Access informes de Access son una excelente manera de ver o imprimir los datos resumidos de la base de datos, ya que puede mostrar la información en el nivel deseado de detalle y en varios formatos. Un informe está dividido en secciones, y mediante la inserción de un salto de página puede iniciar una nueva página dentro de la sección. Lea a continuación para aprender a insertar y quitar un control de salto de página y a forzar un salto de página en un informe agrupado. Información general sobre access Insertar un control de salto de página Quitar un salto de página Use la configuración Forzar nueva página en un informe agrupado Para forzar una página nueva Para quitar el nuevo salto de página forzado Información general Access Puesto que los datos en un informe de Access se procesan de registro en registro, ver el informe en la vista Diseño sirve para especificar cómo se muestra cada fila. Al usar la vista previa de impresión, puede ver cómo se mostrará o imprimirá el registro. Si quiere, puede ampliarlo para ver mejor los detalles. En esta tabla se enumeran las secciones de un informe y cómo se muestra la página al insertar saltos de página: Colocar un control de salto de página en esta sección Para mostrar una página nueva Encabezado del informe Inicio de un informe. Usado para la página del título. Encabezado de la página Parte superior de cada página del informe. Encabezamiento del grupo Antes del primer registro en un grupo. Detalle Imprime cada registro en un informe. Pie de página del grupo Después del último registro de un grupo. Pie de página de la página Parte inferior de cada página del informe. Pie de página del informe Al final de un informe. Insertar un control de salto de página Puede insertar un salto de página en secciones distintas a las secciones Encabezado de la página y Pie de página de la página de un informe. Por ejemplo, para imprimir la página del título de un informe en una página separada, coloque el salto de página en la sección Encabezado del informe después de los controles que quiere que aparezcan en la página MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 295 del título. En el ejemplo a continuación, el control del salto de página está entre el encabezado y el cuadro de texto de la descripción. Observe que solo aparece el encabezado en la primera página, mientras que las descripciones junto con los registros aparecen en la página siguiente. Insertar un salto de página 1. Abra el informe en la vista Diseño. 2. En el grupo Controles de la pestaña Diseño, haga clic en Insertar salto de página. 3. Haga clic en la ubicación donde quiera colocar el control de salto de página. Access marca el salto de página con una línea corta en el margen izquierdo del informe. Nota Coloque el control de salto de página por encima o por debajo de un control existente en el informe para evitar dividir datos en ese control. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 296 Pueden verse los saltos de página en la vista preliminar, pero no en la vista informe o presentación. Para quitar un salto de página  Seleccione el control de salto de página y presione la tecla Eliminar. Use la configuración Forzar nueva página en un informe agrupado Algunos diseños de informes son mejores cuando se muestran con cada grupo empezando en una nueva página. Puede crear este formato usando la propiedad Forzar nueva página para forzar un salto de página cada vez que el valor del grupo cambie. Configuración de la propiedad Forzar nueva página Configuración de la Forzar nueva página Ninguno propiedad Antes de la sección Después de la sección Antes y después Mostrar resultados (configuración predeterminada) Sin salto de página forzado. Inicia la impresión de la sección actual desde el inicio de una nueva página cuando hay un grupo nuevo. Inicia la impresión de la siguiente sección desde el inicio de la nueva página cuando hay un grupo nuevo. Inicia la impresión de la sección actual y de la siguiente en una nueva página cuando hay un grupo. Sugerencia Antes de agregar un salto de página forzado a grupos, tenga en cuenta si el diseño del informe funciona mejor con un nuevo grupo comenzando en una página nueva. Para agrupar un informe, abra el informe en la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en la columna en la que quiere agrupar y haga clic en Agrupar en. Al usar la agrupación, Access mueve el campo de agrupación a la columna del extremo izquierdo y agrupa las columnas restantes según dicha columna. En algunos casos, Access también agrega un total general a la sección Pie del informe. Para forzar una página nueva MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 297 1. Abra el informe agrupado en la vista Diseño y haga clic en cualquier parte del Encabezado de la categoría. 2. Si la hoja de propiedades no está visible, haga clic en F4 para mostrarla. 3. En la propiedad Forzar nueva página, haga clic en una opción adecuada de la lista desplegable. Para quitar el salto de página forzada 1. Haga clic con el botón secundario en Encabezado de la categoría y en Propiedades. 2. En la propiedad Forzar nueva página, haga clic en la lista desplegable y seleccione Ninguno. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 298 Uso del formato condicional en informes El formato condicional permite aplicar diferentes formatos a valores individuales de los informes de escrit Access, estén basados en el propio valor o en un cálculo que incluya otros valores. Esto puede ayudarle a modelos y relaciones en los datos que pueden resultar difíciles de localizar de otra manera. En este vídeo cómo agregar algunas reglas sencillas de formato condicional para resaltar determinados intervalos de va informe. NOTA El formato condicional no está disponible en las aplicaciones web de Access. Aplicar formato condicional a los controles de un informe 1. Abra el informe en la vista Diseño haciendo clic en él con el botón derecho en el panel de navegación y, a continuación, en la vista Diseño. 2. Seleccione todos los controles en los que desee aplicar el formato condicional. Para seleccionar varios controles, mantenga presionada la tecla Ctrl o Mayús y haga clic en los controles que desee. 3. En la pestaña Formato, en el grupo Formato del control, haga clic en Formato condicional. Access abrirá el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional. 4. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales, haga clic en Nueva regla. 5. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione un valor en Seleccionar un tipo de regla: Si desea crear una regla que se evalúe para cada registro de forma individual, seleccione Compruebe los datos en el registro actual o use una expresión. Para crear una regla que compare registros entre sí mediante barras de datos, haga clic en Compare otros registros. NOTA La opción Comparar con otros registros no está disponible en las bases de datos web ni en aplicaciones web de Access. 6. En Editar la descripción de la regla, especifique la regla que determinará cuándo debe aplicarse el, así como el formato que desea que se aplique cuando se cumplan los criterios de la regla. 7. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional. 8. Para crear otra regla para este control o conjunto de controles, repita el proceso desde el paso 4. E contrario, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Cambiar la prioridad de una regla de formato condicional Puede agregar hasta 50 reglas de formato condicional para cada control o grupo de controles. Cuando se un criterio de una regla, se aplica el formato correspondiente y ya no se evalúan más condiciones aparte del caso de que haya reglas en conflicto, se puede aumentar o reducir la prioridad de una regla moviéndolo arriba o hacia abajo en la lista. Para ello, utilice el siguiente procedimiento: MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 299 1. Abra el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional, siguiendo los pasos 1,2 y tres del procedimiento anterior. 2. Seleccione la regla que desee mover y, a continuación, use las flechas arriba y abajo para moverla. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 300 Definir el origen de registros de un informe Para elegir el origen de los datos de un informe, abra el informe en la vista Presentación y presione Alt + Entrar para abrir la hoja de propiedades. Haga clic en el cuadro que hay justo debajo de la pestaña de objeto del informe para seleccionar todo el informe y, tras ello, en la pestaña Datos de la hoja de propiedades, haga clic en Origen del registro para seleccionar la propiedad. Después puede definir el origen del registro escogiendo un elemento de la lista o haciendo clic en el botón Generar para abrir la vista de diseño de la consulta, donde podrá crear el origen del registro como del mismo modo que una consulta. El origen del registro de un informe determina los campos de la base de datos que se pueden mostrar en el informe. En una base de datos relacional, los datos relacionados suelen estar dispersos entre varias tablas; así, por ejemplo, la información sobre los clientes se almacena en una tabla y la relativa a los pedidos, en otra. Los informes constituyen un modo muy flexible de “volver a ensamblar” los datos y mostrarlos exactamente del modo deseado. Además, se pueden optimizar para imprimirlos. Para más información sobre los orígenes de registro de los informes, lea el resto del artículo. Para obtener información general sobre los informes, vea el artículo Introducción a los informes en Access. Nota Este artículo no se hace extensivo a las aplicaciones de Access, el tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea. Vea Crear una aplicación de Access para más información. En este artículo Tipos de orígenes de registro diferentes Tabla Consulta con nombre Consulta incrustada Modo en que las herramientas de informe crean orígenes del registro Trabajar con orígenes del registro Convertir un origen del registro en una consulta incrustada Método 1: Hacer clic en el botón Generar Método 2: Agregar un campo de una tabla relacionada mediante la lista de campos Método 3: Copiar y pegar SQL de una consulta con nombre Método 4: Copiar y pegar SQL de otro formulario o informe Modificar una consulta incrustada Guardar una consulta incrustada como una consulta con nombre MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 301 Tipos de orígenes de registro diferentes Tabla Si todos los campos que necesita se encuentran en una sola tabla, puede usarla como origen del registro del informe. Pero, si están repartidos en dos o más tablas, necesitará cerciorarse de que las tablas se pueden combinar lógicamente según un valor común y, después, crear una consulta con nombre o una consulta incrustada para que haga de origen del registro. Consulta con nombre Una consulta con nombre (que suele llamarse, sencillamente, consulta) es una consulta que se ha guardado como un objeto de base de datos. Una consulta con nombre se puede usar como origen del registro de varios formularios o informes. No obstante, los cambios de diseño que haga en ella afectarán a todos los formularios e informes que la usen como origen del registro. Es más, es relativamente fácil eliminar este tipo de consultas, lo cual inutilizaría cualquier formulario o informe que la use. Consulta incrustada Una consulta incrustada es una consulta que se almacena en la propiedad Origen del registro de otro objeto. Dado que una consulta incrustada no es un objeto independiente, es menos probable que inutilice un informe si la elimina o modifica por error. Recomendamos crear este tipo de consulta si quiere que la consulta esté dedicada exclusivamente al informe (dicho de otro modo, no quiere compartirla con otros objetos). Las consultas incrustadas se crean de forma predeterminada al usar las herramientas Diseño de informe, Informe en blanco o Etiquetas, en las que nos detendremos en la siguiente sección. Las consultas incrustadas también se crean mediante el Asistente para informes, siempre y cuando se seleccionen datos de más de una tabla para el informe. Si solo los selecciona de una tabla, el asistente enlaza el informe directamente a ella. Puede crear una consulta incrustada también si copia la instrucción SQL de una consulta con nombre abierta en la vista SQL y la pega en la propiedad Origen del registro de un informe. Para abrir una consulta con nombre en la vista SQL: 1. Haga clic con el botón secundario en la consulta en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Diseño. 2. En el grupo Resultados de la pestaña Diseño, haga clic en Ver y, después, en Vista SQL. Modo en que las herramientas de informe crean orígenes del registro Para crear un informe en Access, hay que hacer clic en una de las herramientas del grupo Informes de la pestaña Crear. Según cómo use las herramientas, cada una de ellas creará uno de los tres tipos de origen del registro descritos en la sección anterior. En la siguiente tabla se describe lo que hace cada herramienta de informe y qué tipos de origen del registro se crea de manera predeterminada. Herramienta Descripción Informe Tipo de origen del registro predeterminado Tabla o consulta con nombre, que debe Crea un informe sencillo y tabular que contiene seleccionar en el panel de navegación antes todos los campos en el origen de datos. de hacer clic en la herramienta. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 302 Herramienta Descripción Tipo de origen del registro predeterminado Consulta incrustada, si arrastra campos del panel de tareas Lista de campos al informe. Abre un informe en blanco en la vista Diseño, Diseño de También puede seleccionar una tabla o al que se pueden agregar exclusivamente los informe consulta con nombre en la lista campos y controles que quiera. desplegable Origen del registro de la hoja de propiedades. Abre un informe en blanco en la vista Consulta incrustada, si arrastra campos del Presentación y muestra el panel de tareas Lista panel de tareas Lista de campos al informe. Informe en de campos. Al arrastrar campos de la Lista de También puede seleccionar una tabla o blanco campos al informe, Access crea una consulta consulta con nombre en la lista incrustada y la almacena en la propiedad desplegable Origen del registro de la hoja Origen del registro del informe. de propiedades. Muestra un asistente de varios pasos que Consulta incrustada, si selecciona campos permite especificar campos, niveles de Asistente de más de una tabla. Si solo los selecciona ordenación y agrupación, así como opciones para informes de una tabla, Access la usará como el de diseño. Este asistente crea un informe en origen del registro. función de las selecciones realizadas. Muestra un asistente que permite seleccionar tamaños de etiqueta personalizados o Tabla o consulta con nombre, que debe estándar, así como los campos que se van a Etiquetas seleccionar antes de hacer clic en la mostrar y la forma en que se van a almacenar. herramienta. Este asistente crea una etiqueta en función de las selecciones realizadas. Nota Las herramientas Diseño de informe, Asistente para informes y Etiquetas crean informes de “cliente”, que no son compatibles con las bases de datos web. Para más información sobre las bases de datos web, vea el artículo sobre cómo modificar o publicar un sitio de base de datos web en SharePoint. Trabajar con orígenes del registro Convertir un origen del registro en una consulta incrustada Cualquier informe que esté enlazado a una tabla o consulta con nombre se puede modificar para enlazarlo a una consulta incrustada. Tal y como hemos dicho antes, esto hace que la base de datos sea más fácil de mantener, ya que los informes son más autónomos, menos dependientes de otros objetos. Según cuál sea el tipo de origen del registro actual, use uno de los siguientes métodos para convertirlo en una consulta incrustada: Método 1: Hacer clic en el botón Generar Si la propiedad Origen del registro es un nombre de tabla, puede hacer clic en el botón General del cuadro de dicha propiedad para crear rápidamente una consulta incrustada. 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe que quiera modificar y, después, haga clic en Vista Presentación. 2. Haga clic con el botón secundario en cualquier parte del informe y haga clic en Propiedades del informe. 3. En la pestaña Todo, haga clic en el cuadro de la propiedad Origen del registro y, después, haga clic en el botón Generar . MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 303 4. Access preguntará si quiere crear una consulta basada en la tabla. Haga clic en Sí para continuar. Access abre el Generador de consultas y agrega la tabla que había en principio en la propiedad Origen del registro. 5. Agregue campos a la cuadrícula de la consulta; para ello, haga doble clic en cada nombre de campo que quiera ver en el informe. Deberá hacer esto con cada uno de los campos que quiera agregar. 6. Para agregar campos de consultas o tablas relacionadas: a. En el grupo Configuración de consultas de la pestaña Diseño, haga clic en Mostrar tabla. b. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione la tabla o consulta que quiera agregar y haga clic en Agregar. c. Haga clic en Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo. d. Asegúrese de que las tablas y consultas que agregue se combinan de forma lógica. Por ejemplo, el campo Id. de la tabla Clientes probablemente tenga una línea de combinación que lo conecte al campo Id. de cliente de la tabla Pedidos. Puede crear líneas de combinación arrastrando un nombre de campo de una tabla o consulta al nombre de campo de otra tabla o consulta. Para más información sobre cómo crear consultas, vea el artículo Introducción a las consultas. e. Agregue campos a la cuadrícula de la consulta; para ello, haga doble clic en cada nombre de campo que quiera ver en el informe. Deberá hacer esto con cada uno de los campos que quiera agregar. 7. Para comprobar la consulta: a. En el grupo Resultados de la pestaña Diseño, haga clic en Ver y, después, en Vista Hoja de datos. b. Para volver a la vista Diseño, en el grupo Resultados de la pestaña Diseño, haga clic en Ver y, después, en Vista Diseño. 8. Cuando la consulta devuelva los datos que quiera incluir en el informe, haga clic en Cerrar en el grupo Cerrar de la pestaña Diseño. 9. Haga clic en Sí para guardar los cambios realizados en la instrucción SQL y actualizar la propiedad. Nota Si la nueva consulta no contiene todos los campos que se usaron en el informe, Access le pedirá que indique un valor de parámetro por cada campo que falte. Puede eliminar la referencia al campo en el informe, o bien usar el procedimiento descrito en Modificar una consulta incrustada para agregar a la consulta los campos que falten. Método 2: Agregar un campo de una tabla relacionada mediante la lista de campos 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe que quiera modificar y, después, haga clic en Vista Presentación. 2. Si no se muestra el panel de tareas Lista de campos, en el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Agregar campos existentes. 3. Si Mostrar todas las tablas aparece en la parte superior de la lista de campos, haga clic en él para ver los campos de las tablas relacionadas y de otras tablas. 4. En Campos disponibles en tablas relacionadas, expanda una tabla y arrastre uno de sus campos al informe. Access cambia el origen del registro por una consulta incrustada que contiene el campo agregado. Puede seguir agregando campos de este modo o modificar la consulta incrustada realizando el procedimiento de descrito en Modificar una consulta incrustada. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 304 Método 3: Copiar y pegar SQL de una consulta con nombre 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta que contiene la instrucción SQL que quiera copiar y, después, haga clic en Vista Diseño. 2. En el grupo Vistas de la pestaña Inicio, haga clic en Vista y, después, en Vista SQL. 3. Copie el texto en el panel SQL y cierre la consulta sin guardar los cambios. 4. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe al que quiera agregar la consulta incrustada y, después, haga clic en Vista Presentación. 5. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4. 6. En la pestaña Todo, seleccione el texto que haya en la propiedad Origen del registro y presione CTRL+V para pegar la instrucción SQL en el cuadro de la propiedad. Nota Si la nueva consulta no contiene todos los campos que se usaron en el informe, Access le pedirá que indique un valor de parámetro por cada campo que falte. Puede eliminar la referencia al campo en el informe, o bien usar el procedimiento descrito en Modificar una consulta incrustada para agregar a la consulta los campos que falten. Método 4: Copiar y pegar SQL de otro formulario o informe Puede copiar una consulta incrustada directamente desde la propiedad Origen del registro de un objeto a otro. Así, si hay otro formulario o informe que contiene una consulta incrustada que devuelve los datos deseados, será fácil reutilizarla en el informe en el que esté trabajando. 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario o informe que contiene la instrucción SQL incrustada que quiera copiar y, después, haga clic en Vista Presentación. 2. Haga clic con el botón secundario en cualquier parte del formulario o informe y, después, haga clic en Propiedades del formulario o Propiedades del informe. 3. En la pestaña Todo, seleccione todo el texto de la instrucción SQL en el cuadro de la propiedad Origen del registro y presione CTRL+C para copiarla. 4. Cierre el formulario o informe sin guardar los cambios. 5. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe al que quiera agregar la consulta incrustada y, después, haga clic en Vista Presentación. 6. Haga clic con el botón secundario en cualquier parte del informe y haga clic en Propiedades del informe. 7. En la pestaña Todo, seleccione el texto que haya en la propiedad Origen del registro y presione CTRL+V para pegar la instrucción SQL en el cuadro de la propiedad. Nota Si la nueva consulta no contiene todos los campos que se usaron en el informe, Access le pedirá que indique un valor de parámetro por cada campo que falte. Puede eliminar la referencia al campo en el informe, o bien usar el siguiente procedimiento (Modificar una consulta incrustada) para agregar a la consulta los campos que falten. Modificar una consulta incrustada A medida que la base de datos va aumentando, es posible que necesite modificar el origen del registro de un informe (por ejemplo, para agregarle más campos). Use este procedimiento para abrir el origen del registro en el Generador de consultas: 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe que contiene la consulta incrustada que quiera modificar y, después, haga clic en Vista Presentación. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 305 2. Haga clic con el botón secundario en cualquier parte del informe y haga clic en Propiedades del informe. 3. En la pestaña Todo, haga clic en el cuadro de la propiedad Origen del registro y, después, haga clic en el botón Generar . Access abre la consulta en el Generador de consultas. 4. Modifique la consulta como crea necesario y, después, haga clic en Cerrar en el grupo Cerrar de la pestaña Diseño. 5. Haga clic en Sí para guardar los cambios y actualizar la propiedad. Access cierra el Generador de consultas. Todos los cambios que efectúe en el Generador de consultas se reflejará en la instrucción SQL de la propiedad Origen del registro. Para más información sobre cómo crear consultas, vea el artículo Introducción a las consultas. Guardar una consulta incrustada como una consulta con nombre Puede darse cuenta de que la consulta incrustada que actúa como origen del registro de un informe podría servir también para otros fines. En tal caso, se puede guardar como una consulta con nombre y, así, pasar a estar disponible para que otros objetos puedan usarla. 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe que contiene la consulta incrustada y, después, haga clic en Vista Presentación. 2. Haga clic con el botón secundario en cualquier parte del informe y haga clic en Propiedades del informe. 3. En la pestaña Todo, haga clic en el cuadro de la propiedad Origen del registro y, después, haga clic en el botón Generar . Access abre la consulta en el Generador de consultas. 4. En el grupo Cerrar de la pestaña Diseño, haga clic en Guardar como. 5. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre de consulta en el cuadro de arriba y, después, haga clic en Aceptar. Access guarda la consulta como una consulta con nombre en el panel de navegación. 1. Haga clic en Cerrar en el grupo Cerrar de la pestaña Diseño. Access preguntará si quiere guardar los cambios realizados en la consulta incrustada, aun cuando no haya hecho ninguno. La mayoría de las veces bastará con hacer clic en No para cerrar el Generador de consultas, pero, si hizo cambios que quiere ver reflejados en la consulta incrustada del informe, haga clic en Sí. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 306 Filtrar datos de un informe Nota Este artículo no trata de las aplicaciones de Access: el nuevo tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea. Consulte Crear una aplicación de Access para obtener más información. Al visualizar un informe de Access en la pantalla, puede aplicar filtros para centrarse en los datos que desee ver. A continuación, puede imprimir el informe solamente con esos datos. Para obtener más información sobre la creación de informes, consulte Introducción a los informes de Access. Para filtrar los datos de un informe, ábralo en la vista Informe (haga clic con el botón secundario en el informe que se encuentra en el panel de navegación y haga clic en la vista Informe). A continuación, haga clic con el botón secundario en los datos que desee filtrar. Por ejemplo, puede que quiera limitar un informe en el que aparecen todos los empleados a aquellos cuyos apellidos empiecen por “L”: 1. Haga clic con el botón secundario en cualquier apellido y haga clic en Filtros de texto > Comienza por. 2. Escriba “L” en la casilla que aparece y haga clic en Aceptar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 307 Access aplica el filtro para que pueda imprimir el informe solamente con estos datos. Alternar o borrar filtros En la pestaña Inicio, haga clic en el botón Alternar filtro para eliminar y volver a aplicar el filtro según convenga. Si cierra el informe sin borrar explícitamente los filtros, Access los recordará y usted podrá hacer clic de nuevo en Alternar filtro para volver a aplicarlos la próxima vez que abra el informe. Esto funciona incluso si cierra y vuelve a abrir la base de datos. Sin embargo, si hace clic en Inicio > Opciones avanzadas > Borrar todos los filtros, Access borrará los filtros totalmente y tendrá que empezar desde cero la próxima vez. Guardar filtros como una consulta Si tiene muchos filtros aplicados a un informe, puede guardarlos como una consulta. Así, podrá utilizar la consulta como el origen de datos para el informe actual o para un informe nuevo, o simplemente ejecutar la consulta la próxima vez que desee ver los datos. 1. Aplique los filtros y haga clic en Inicio > Opciones avanzadas > Filtro u orden avanzado. Access creará una consulta que incluya todos los filtros que haya aplicado. Si desea ver otras columnas junto a las columnas filtradas en el resultado de la consulta, haga doble clic en las columnas de las tablas para añadirlas a la cuadrícula de la consulta. 2. Haga clic en Guardar e introduzca un nombre para la consulta. Para obtener más información sobre los informes, consulte Introducción a los informes en Access y, para obtener información más detallada sobre los filtros, consulte Filtrar datos en una base de datos de escritorio. Si desea más información sobre qué más puede hacer con las consultas, vea Introducción a las consultas. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 308 Imprimir un informe Para imprimir rápidamente un informe en Access, haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y luego haga clic en Imprimir. El informe se envía a la impresora predeterminada. Si selecciona el informe en el panel de navegación y luego hace clic en Archivo > Imprimir, aparece el cuadro de diálogo Imprimir, en el que puede establecer varias opciones de impresión, como el intervalo de páginas, el número de copias y qué impresora usar. Vista previa de impresión del informe Para asegurarse de que todo se vea bien antes de enviarlo a la impresora, puede obtener una vista previa del informe. 1. Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación. 2. Haga clic en Vista previa de impresión. Puede usar los comandos de la pestaña Vista previa de impresión para lo siguiente:      Imprimir el informe Ajustar el diseño o tamaño de la página Acercar, alejar o ver varias páginas a la vez Actualizar los datos del informe Exportar el informe a otro formato de archivo  Haga clic en Imprimir y luego haga clic en Cerrar vista previa de impresión. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 309 Usar expresiones MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 310 Usar el Generador de expresiones Las expresiones se usan en muchos contextos diferentes de Access y son similares a las fórmulas de Excel. El Generador de expresiones proporciona un fácil acceso a los nombres de los campos y controles de la base de datos, y a muchas de las funciones integradas que hay disponibles para escribir expresiones. Puede utilizar tantas de estas características como quiera, según sus necesidades o preferencias. En este artículo ¿Por qué usar el Generador de expresiones? Herramientas que le ayudan a escribir expresiones IntelliSense y Consejos rápidos Información rápida y Ayuda Información general del Generador de expresiones Cuadro Expresión Elementos, categorías y valores de expresión Agregar un elemento a una expresión mediante las listas de elementos ¿Por qué usar el Generador de expresiones? Las expresiones constan de identificadores (por ejemplo, los nombres de los campos, tablas, formularios y consultas), operadores, constantes y funciones. El generador de expresiones permite buscar fácilmente e insertar estos componentes y, por tanto, escribir expresiones más rápidamente y con precisión. Además, el generador de expresiones ayuda a determinar qué componentes son adecuados para el contexto en el que se escribe la expresión. Esto es particularmente útil al crear bases de datos Web o aplicaciones Web, en el que sólo ciertas funciones están disponibles para su uso. Para obtener más información sobre las bases de datos web, vea el artículo Crear una base de datos de Access para compartirla en la web. Para obtener más información acerca de aplicaciones Web, vea el artículo crear una aplicación de Access. Puede usar el Generador de expresiones para crear una nueva expresión, o puede seleccionar una de las predefinidas, entre las que hay expresiones para mostrar números de página, la fecha actual y la fecha y la hora actuales. Puede iniciar el Generador de expresiones desde la mayoría de los lugares donde se escriben manualmente las expresiones, como la propiedad Origen de un control o la propiedad Regla de validación de un campo de tabla. Como norma, si ve el botón Generar al hacer clic en un cuadro de propiedad, o si ve la palabra expresión en un menú, puede hacer clic ahí para iniciar el Generador de expresiones. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 311 Herramientas que le ayudan a escribir expresiones Access dispone de herramientas que le ayudan a escribir expresiones más rápidamente y con precisión. Estas herramientas están disponibles no solo en el Generador de expresiones, sino también en la hoja de propiedades y en la mayoría de los lugares donde se pueden escribir expresiones. IntelliSense y Consejos rápidos Tan pronto como comience a escribir un identificador o nombre de función, IntelliSense muestra una lista desplegable de posibles valores. Puede continuar escribiendo, o puede hacer doble clic en el valor correcto de la lista para agregarlo a la expresión. Si lo desea, puede usar las teclas de flecha hacia arriba y hacia abajo para seleccionar un valor. Después, presione la tecla TAB o ENTRAR para agregarlo a la expresión. Por ejemplo, si comienza a escribir la palabra "Format", la lista de IntelliSense mostrará todas las funciones que comienzan con "Format". Sugerencia Para ocultar la lista desplegable de IntelliSense, presione ESC. Para mostrarla de nuevo, presione CTRL + BARRA ESPACIADORA. Mientras se muestra la lista de IntelliSense, aparece una breve descripción o Sugerencia rápida, a la derecha del elemento actualmente seleccionado. Se selecciona el primer elemento de la lista de forma predeterminada, pero puede seleccionar cualquier elemento de la lista para ver la Sugerencia rápida correspondiente. La Sugerencia rápida puede ayudarle a determinar el propósito de una función o qué tipo de control o propiedad es el elemento. La siguiente ilustración muestra la lista de IntelliSense y una Sugerencia rápida. 1. IntelliSense muestra posibles funciones y otros identificadores a medida que se escribe la expresión. 2. Sugerencias rápidas muestra una breve descripción del elemento seleccionado. Información rápida y Ayuda A medida que escribe una función en una expresión, la característica Información rápida muestra la sintaxis de la función para que sepa exactamente qué argumentos requiere dicha función. Los argumentos opcionales aparecen entre corchetes ([]). Mientras se muestra la Información rápida, puede hacer clic en el nombre de la función para abrir un tema de Ayuda y obtener más información. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 312 1. Información rápida muestra la sintaxis de la función. Haga clic en el nombre de la función para abrir un tema de Ayuda sobre la función. 2. Los argumentos opcionales aparecen entre corchetes. El argumento que está escribiendo actualmente se muestra en negrita. Importante No hay que confundir los corchetes que indican los argumentos opcionales con los corchetes que encierran identificadores en la expresión. Información general del Generador de expresiones En muchos casos, las herramientas enumeradas en la sección anterior son suficientes para ayudarle a escribir expresiones. Sin embargo, podría beneficiarse de otras herramientas del Generador de expresiones, como se describe en esta sección. La siguiente ilustración indica las partes principales del Generador de expresiones: MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 313 1. Instrucciones y vínculo de Ayuda Obtenga información sobre el contexto en el que escribe la expresión. 2. Cuadro Expresión Escriba su expresión aquí o agregue elementos de expresión haciendo doble clic en elementos de las listas de elementos a continuación. Nota Si no ve las listas de elementos (elementos 3, 4 y 5), haga clic en Más >>, a la derecha del cuadro Expresión. 3. Lista Elementos de expresión Categorías de expresión. Haga clic en un tipo de elemento para ver sus categorías en la lista 4. Lista Categorías de expresión Haga clic en una categoría para ver sus valores en la lista Valores de expresión. Si no hay valores en la lista Valores de expresión, haga doble clic en el elemento de categoría para agregarlo al cuadro Expresión. 5. Lista Valores de expresión Haga doble clic en un valor para agregarlo al cuadro Expresión. 6. Ayuda e información sobre el valor de expresión seleccionado Si está disponible, haga clic en el vínculo para ver un artículo de Ayuda sobre el valor de expresión seleccionado. Cuadro Expresión La sección superior del Generador de expresiones contiene un cuadro en el que genera la expresión. Puede escribir la expresión en el cuadro manualmente, usando IntelliSense y las demás herramientas descritas en la sección anterior según sea necesario. O, si lo desea, puede utilizar las tres listas de elementos que hay debajo del cuadro para seleccionar y agregar elementos. Nota Si no ve las tres listas en la parte inferior del Generador de expresiones, en el lado derecho del cuadro de diálogo Generador de expresiones, haga clic en Más >>. Elementos, categorías y valores de expresión Cuando se expande, la parte inferior del Generador de expresiones contiene tres listas de las que se pueden seleccionar elementos para la expresión.    La lista Elementos de expresión muestra los elementos de nivel superior que tiene a su disposición para generar una expresión, como objetos de base de datos, funciones, constantes, operadores y expresiones comunes. El contenido de esta lista varía según el contexto en el que se encuentre. Por ejemplo, si está escribiendo una expresión en la propiedad Origen del control de un formulario, la lista contendrá diferentes elementos que si estuviera escribiendo la expresión en la propiedad Regla de validación de una tabla. La lista Categorías de expresión contiene elementos o categorías específicos de elementos para la selección que realice en la lista Elementos de expresión. Por ejemplo, si hace clic en Funciones integradas en la lista Elementos de expresión, la lista Categorías de expresión muestra categorías de función. La lista Valores de expresión muestra los valores, en el caso de haberlos, de los elementos y categorías que ha seleccionado en las listas de la izquierda y del medio. Por ejemplo, si hace clic en Funciones integradas en la lista de la izquierda y después hace clic en una categoría de función en la lista del medio, la lista Valores de expresión muestra las funciones incorporadas para la categoría seleccionada. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 314 Agregar un elemento a una expresión mediante las listas de elementos 1. Haga clic en un elemento de la lista Elementos de expresión. Por ejemplo, para insertar una función integrada, expanda Funciones y haga clic en Funciones integradas. La lista del centro y la de la derecha cambiarán para mostrar los valores correspondientes. 2. Si corresponde, haga clic en una categoría de la lista del centro. Para este ejemplo, haga clic en Flujo de programas. La lista de la derecha cambiará para mostrar los valores correspondientes. 3. Haga doble clic en un elemento de la lista de la derecha. Para este ejemplo, haga doble clic en IIf. Access agrega el elemento al cuadro Expresión. En este ejemplo, Access agrega IIf (<<expresión>>, <<parteverdadera>>, <<partefalsa>>). 4. Reemplace el texto de marcador de posición con valores de argumentos válidos. El texto de marcador de posición se indica con corchetes angulares (<< >>). En este ejemplo, los marcadores de posición son <<expresión>>, <<parteverdadera>> y <<partefalsa>>. o En el cuadro Expresión, haga clic en el marcador de posición y escriba el argumento manualmente o seleccione un elemento de las listas de elementos. Sugerencia Para ver un tema de Ayuda que contenga más información sobre los argumentos válidos para una determinada función, seleccione la función en la lista Valores de expresión y haga clic en el vínculo de la parte inferior del Generador de expresiones. 5. Si la expresión contiene otros elementos, pueden estar separados por el marcador <<Expr>>. Debe reemplazar este marcador de posición con un operador para que toda la expresión sea válida. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 315 Crear una expresión Para crear una expresión en una base de datos de Access, seleccione el objeto o la propiedad donde quiera usar una expresión y después presione Ctrl+F2; esto abre el Generador de expresiones, una herramienta con multitud de expresiones parcialmente creadas para ahorrarle tiempo y ayuda integrada para ahorrarle problemas. Puede usar expresiones para realizar todo tipo de acciones con sus datos: por ejemplo, averiguar cuántos días han transcurrido desde que se envió un pedido o combinar un Nombre y un Apellido en un Nombre completo. Si está acostumbrado a usar Excel, las expresiones son el equivalente de las fórmulas en Access. Algunas expresiones no funcionan de la misma manera en las aplicaciones web de Access y en las bases de datos de escritorio. Todo lo que aparece en este artículo se aplica tanto a aplicaciones web como a bases de datos, si no se indica lo contrario. Para más información sobre las aplicaciones Web de Access, consulte el artículo Crear una aplicación de Access. Para más información sobre las expresiones (cuándo usarlas, cómo crearlas, etc.), siga leyendo. En este artículo Información general sobre las expresiones Usar el Generador de expresiones Calcular valores para los controles de formularios e informes Usar expresiones como criterios de consulta Crear un campo calculado en una consulta Crear un campo calculado en una tabla Agregar una regla de validación a un campo de tabla o un registro Agregar una regla de validación a un control Establecer los valores predeterminados de un campo de tabla Establecer los valores predeterminados de controles Controlar qué acciones de macro se inician Agrupar y ordenar los datos en informes Información general sobre las expresiones ¿Recuerda las ecuaciones que estudió en matemáticas? Supongamos que x2 + z = (2y – 1) / 7, resuelva la x, ¿ese tipo de cosas? Quizá recuerda también que las ecuaciones son la base de la ingeniería moderna: si quiere crear algo sólido, usa ecuaciones para responder a preguntas concretas, como “¿Qué grosor deben tener los tornillos que sujeten la escalera?”. En eso consisten las expresiones, pero, en lugar de x, y y z, usará [Precio unitario], [Descuento] y [Cantidad]. Las expresiones no solo sirven para las matemáticas: también puede hacer todo tipo de acciones con datos de texto. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 316 Acciones que puede llevar a cabo con expresiones Los siguientes son solo algunos ejemplos de las numerosas acciones que puede llevar a cabo con expresiones.      Calcular edades Colocar juntos nombres y apellidos Marcar un registro que se haya cambiado con la fecha y la hora del cambio Especificar que una entrada de datos de un patrón debe coincidir con algo Recortar caracteres a la izquierda o a la derecha de una línea de texto Información general técnica Nota Leer esta sección no es necesario para poder crear expresiones, pero puede ayudarle a comprender mejor cómo funcionan las expresiones. Además, en ella se emplean términos técnicos que pueden ayudarle a encontrar información relacionada en otros sitios técnicos, como MSDN. Una expresión es la combinación de uno o más de los siguientes elementos: funciones integradas o definidas por el usuario, identificadores, operadores y constantes. Cada expresión da como resultado un único valor. Por ejemplo, la siguiente expresión contiene los cuatro elementos: =Suma([Precio de adquisición])*0,08 En este ejemplo, Suma() es una función integrada, [Precio de adquisición] es un identificador, * es un operador matemático y 0,08 es una constante. Esta expresión puede usarse en un cuadro de texto, en el pie de página de un formulario o un informe, para calcular los impuestos asociados a un grupo de artículos. Las expresiones pueden ser mucho más complejas o mucho más sencillas que en el ejemplo anterior. Por ejemplo, esta expresión booleana (una expresión que devuelve Verdadero o Falso) está formada solamente por un operador y una constante: >0 Esta expresión devuelve Verdadero cuando se compara con un número mayor que 0 y devuelve Falso cuando se compara con un número menor o igual a 0. Puede usar esta expresión en la propiedad Regla de validación de un campo de tabla o control para asegurarse de que solo se especifiquen valores mayores que 0. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 317 En Access, las expresiones se usan en muchas situaciones, para hacer cálculos, manipular caracteres o probar datos. Hay propiedades que pueden aceptar una expresión en tablas, consultas, formularios, informes y macros. Por ejemplo, se pueden usar expresiones en las propiedades Origen del control y Valor predeterminado de un control. Además, cuando se escribe código de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) para un procedimiento de evento o un módulo, a menudo se usan expresiones similares a las que se usan en un objeto de Access, como una tabla o una consulta. Usar el Generador de expresiones El Generador de expresiones tiene las siguientes ventajas:      Puede buscar e insertar funciones, operadores, constantes e identificadores (por ejemplo, los nombres de campos, tablas, formularios y consultas), para ahorrar tiempo y reducir el número de errores. El Generador de expresiones limita las partes de expresiones disponibles según el contexto de la expresión. Puede elegir entre diversas expresiones listas para usar, como números de página, la fecha actual o la fecha y la hora actuales. El Generador de expresiones dispone de la característica IntelliSense, por lo que no es necesario que recuerde todos los argumentos que necesita una expresión. Con el Generador de expresiones, la ayuda está al alcance de la mano. Solo tiene que hacer clic en los vínculos que aparecen en la herramienta Información rápida. Iniciar el Generador de expresiones: El método abreviado de teclado para iniciar el Generador de expresiones es Ctrl + F2. La primera vez que use este método abreviado de teclado, se inicia el cuadro de diálogo Elegir generador. Solo tiene que hacer clic en el Generador de expresiones del cuadro de diálogo para continuar. Vea información más detallada sobre cómo usar el Generador de expresiones. El número máximo de niveles de anidamiento de expresiones en una base de datos web es 65 Las expresiones anidadas en niveles superiores al 65º no funcionan en el explorador, por lo que no debe usar expresiones anidadas a esos niveles en una base de datos web de Access. No verá ningún mensaje de error: simplemente, la expresión no funcionará. Importante El uso de los operadores &, Y y O puede crear niveles de anidamiento adicionales en el servidor que no se reflejan en el cliente de Access. Por ejemplo, la expresión "a" & "b" & "c" no está anidada en el Generador de expresiones pero, en SharePoint, se convierte en concatenate.Db("a", concatenate.Db("b", "c") ). Esta traducción crea un nivel de anidamiento. Si usa muchos operadores &, Y u O consecutivos en una sola expresión, puede superar el límite de anidamiento del servidor (65). Si llega a ese punto, la expresión no funciona en el explorador. Calcular valores para los controles de formularios e informes Cuando usa una expresión como origen de datos de un control, está creando un control calculado. Por ejemplo, supongamos que tiene un informe que muestra varios registros de inventario y quiere crear en el pie de página del informe un total que sume todos los elementos de línea del informe. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 318 Para calcular el total, coloque un control de cuadro de texto en el pie de página del informe y después introduzca en la propiedad Origen del control del cuadro de texto la siguiente expresión: =Suma([ campo_de_tabla ]) En este caso, campo_de_tabla es el nombre del campo que contiene los valores del subtotal. Ese campo puede proceder de una tabla o de una consulta. La función Suma calcula el total de todos los valores de campo_de_tabla. En el siguiente procedimiento se explica cómo escribir una expresión en un control de cuadro de texto. Escribir una expresión en un control de cuadro de texto 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario que quiera cambiar y, después, haga clic en Vista Presentación o Vista Diseño en el menú contextual. 2. Seleccione el control en el que desea escribir una expresión. 3. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla. 4. Para crear manualmente una expresión, en la pestaña Datos de la hoja de propiedades, haga clic en la propiedad Origen del control del cuadro de texto y después escriba = seguido del resto de la expresión. Por ejemplo, para calcular el subtotal mostrado anteriormente, escriba =Suma([campo_de_tabla]) y asegúrese de cambiar campo_de_tabla por el nombre del campo. 5. Para crear una expresión con el Generador de expresiones, haga clic en el botón Generar del cuadro de propiedades. Después de completar la expresión, la hoja de propiedades tiene el siguiente aspecto: MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 319 Usar expresiones como criterios de consulta Los criterios se usan en una consulta para restringir los resultados de la consulta. Se especifican como una expresión y Access devuelve solamente las filas que coinciden con la expresión. En el artículo Ejemplos de criterios de consulta dispone de una gran cantidad de ejemplos. Por ejemplo, supongamos que desea ver todos los pedidos cuya fecha de envío tiene lugar en los tres primeros meses del año 2010. Para especificar los criterios, escriba la siguiente expresión en la celda Criterios de la columna Fecha/Hora de la consulta. En este ejemplo, se usa una columna de tipo Fecha/Hora denominada Fecha de envío. Para definir un intervalo de fechas, especifique el criterio de esta manera: Entre #1/01/10# Y #31/03/10# La columna Fecha de envío será similar a la siguiente. En cada registro de la tabla de pedidos, si el valor de la columna Fecha de envío forma parte del intervalo de fechas especificado, el registro se incluye en el resultado de la consulta. En la expresión, observe que debe escribir las fechas entre signos de almohadilla (#). Access trata los valores escritos entre signos de almohadilla como datos de tipo Fecha/Hora. Tratar esos valores como datos de fecha u hora le permite hacer cálculos con ellos como, por ejemplo, restar una fecha de otra. Especificar criterios en la cuadrícula de diseño de la consulta 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta que quiera cambiar y después haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 2. Haga clic en la celda Criterios de la columna para la que quiera especificar criterios. 3. Para crear manualmente la expresión, escriba la expresión de criterios. Nota No coloque el operador = delante de la expresión de criterio. 4. Para crear la expresión con el Generador de expresiones, en la cinta de opciones, haga clic en Diseño y luego, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en Generador . Sugerencia Si quiere disponer de un área mayor para editar la expresión, coloque el cursor en la celda Criterios y después presione MAYÚS + F2 para mostrar el cuadro Zoom: MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 320 Crear un campo calculado en una consulta Supongamos que diseña una consulta y quiere mostrar los resultados de un cálculo que usa otros campos de la consulta. Para crear el campo calculado, escriba una expresión en una celda en blanco de la fila Campo de la consulta. Por ejemplo, si tiene una consulta que contiene el campo Cantidad y el campo Precio unitario, puede multiplicarlos entre sí para crear un campo calculado de Precio total, escribiendo la siguiente expresión en la fila Campo de la consulta: Precio total: [Cantidad] * [Precio unitario] Si la expresión comienza con el texto Precio total: la nueva columna recibe el nombre Precio total. Este nombre se suele denominar alias. Si no proporciona ningún alias, Access crea uno como, por ejemplo, Expr1. Cuando ejecuta la consulta, Access realiza el cálculo en cada fila, como se muestra en la siguiente ilustración: MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 321 Crear un campo calculado en la vista Diseño de la consulta 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta que quiera cambiar y después haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 2. Haga clic en la celda Campo de la columna en la que quiera crear el campo calculado. 3. Para crear manualmente la expresión, escriba la expresión. Nota No escriba el operador = antes de la expresión de criterios: empiece por una etiqueta descriptiva seguida de dos puntos. Por ejemplo, escriba Precio total: para proporcionar la etiqueta de una expresión que crea un campo calculado llamado Precio total. Después, escriba el criterio de la expresión después de los dos puntos. 4. Para crear la expresión con el Generador de expresiones, en la cinta de opciones, haga clic en Diseño y luego, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en Generador. Crear un campo calculado en una tabla En Access, puede crear un campo calculado en una tabla. De este modo, no es necesario disponer de otra consulta independiente para hacer los cálculos. Por ejemplo, si tiene una tabla que muestra la cantidad, el precio y el tipo impositivo de cada artículo de un pedido, puede agregar un campo calculado que muestre el precio total de la siguiente manera: [Cantidad]*([PrecioUnitario]+([PrecioUnitario]*[TipoImpositivo])) Nota   El cálculo no puede incluir campos de otras tablas o consultas. Los resultados del cálculo son de solo lectura. Para crear el campo calculado: 1. Abra la tabla haciendo doble clic en el panel de navegación. 2. Desplácese horizontalmente a la columna situada en el extremo derecho de la tabla y haga clic en el encabezado de columna Haga clic para agregar. 3. En la lista que aparece, haga clic en Campo calculado y después haga clic en el tipo de datos que quiera asignar al resultado. Access muestra el Generador de expresiones. 4. Escriba el cálculo que quiera realizar en este campo, por ejemplo: [Cantidad] * [Precio unitario] Nota En los campos calculados, la expresión no empieza con un signo igual (=). 5. Haga clic en Aceptar. Access agrega el campo calculado y después resalta el encabezado de campo para que pueda escribir el nombre del campo. 6. Escriba un nombre para el campo calculado y presione ENTRAR. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 322 Agregar una regla de validación a un campo de tabla o un registro Las expresiones son muy útiles para validar los datos a medida que se introducen en la base de datos y evitar los datos erróneos. En las tablas, hay dos tipos de reglas de validación: reglas de validación de campo (que impiden a los usuarios insertar datos no válidos en un solo campo) y reglas de validación de registro (que impiden a los usuarios crear registros que no cumplan la regla de validación). Para los dos tipos de reglas de validación se usan expresiones. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Inventario con un campo denominado Unidades disponibles y quiere definir una regla que obligue a los usuarios a especificar un valor mayor o igual que cero. Dicho de otro modo, el inventario nunca puede ser un número negativo. Se puede hacer usando la siguiente expresión como una regla de validación de campo en el campo Unidades disponibles: >=0 Especificar una regla de validación Use el procedimiento siguiente para introducir una regla de validación de campo o una regla de validación de registro: 1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que quiera cambiar. Access abre la tabla en la vista Hoja de datos. 2. Para introducir una regla de validación de campo, seleccione el campo que quiera cambiar. 3. En la cinta de opciones, haga clic en Campos y, luego, en el grupo Validación de campos, haga clic en Validación. Después, haga clic en Regla de validación de campo o Regla de validación de registro. Access muestra el Generador de expresiones. 4. Empiece a escribir los criterios que desee. Por ejemplo, para introducir una regla de validación de campo que necesite que todos los valores sean mayores o iguales que cero, escriba lo siguiente: >=0 Nota No escriba un signo de igual (=) delante de la expresión. Las expresiones de las reglas de validación son booleanas, lo que significa que son Verdadero o Falso en cada uno de los valores de entrada proporcionados. La regla de validación debe dar el resultado Verdadero con cada valor; de lo contrario, Access no guarda la entrada y muestra un mensaje de validación para indicar el error. En este ejemplo, si escribe un valor en el campo Unidades disponibles que sea menor que cero, la regla de validación da el resultado Falso y Access no acepta el valor. Si no ha especificado un mensaje de validación, como se describe en la sección siguiente, Access muestra su propio mensaje para indicar que la regla de validación del campo prohíbe el valor introducido. Especificar un mensaje de validación Para facilitar el uso de la base de datos, puede escribir mensajes de validación personalizados. Estos mensajes reemplazan a los mensajes genéricos que muestra Access cuando los datos no coinciden con una regla de validación. Puede usar el mensaje de validación personalizado para proporcionar información específica que ayude al usuario a escribir los datos correctos, por ejemplo, “El valor de Unidades disponibles no puede ser un número negativo”. Siga este procedimiento para crear un mensaje de validación: MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 323 1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que quiera cambiar. Access abre la tabla en la vista Hoja de datos. 2. Para introducir un mensaje de validación de campo, seleccione el campo al que agregó la regla de validación. 3. En la cinta de opciones, haga clic en Campos y, luego, en el grupo Validación de campos, haga clic en Validación. Después, haga clic en Mensaje de validación de campo o Mensaje de validación de registro. 4. En el cuadro de diálogo Escriba el mensaje de validación, escriba el mensaje que quiera que aparezca cuando los datos no coincidan con la regla de validación y después haga clic en Aceptar. Agregar una regla de validación a un control Nota Las reglas de validación no están disponibles para los controles de las aplicaciones web o bases de datos web de Access. En su lugar, use reglas de validación de campo o de registro, tal como se ha descrito en la sección anterior. Además de los campos de tabla y los registros, los controles también tienen la propiedad Regla de validación que puede aceptar una expresión. Por ejemplo, supongamos que usa un formulario para especificar el intervalo de fechas de un informe y quiere asegurarse de que la fecha de inicio no tenga lugar antes del 1/1/2010. Puede definir las propiedades Regla de validación y Texto de validación del cuadro de texto en el que se escribe la fecha de inicio de la siguiente manera: Propiedad Configuración Regla de validación >=#1/01/10# Texto de validación No puede especificar una fecha anterior a 1/1/2010. Si trata de especificar una fecha anterior a 1/1/2010, aparece un mensaje que muestra el texto de la propiedad Texto de validación. Si no se escribió ningún texto en el cuadro de la propiedad Texto de validación, Access muestra un mensaje genérico. Después de hacer clic en Aceptar, Access regresa automáticamente al cuadro de texto. Sugerencia Al establecer una regla de validación en un campo de tabla, la regla se aplica a la base de datos cada vez que se modifica ese campo. También puede optar por establecer una regla de validación para el control de un formulario, y la regla se aplica solo cuando se usa ese formulario. Establecer reglas de validación independientes en los campos de tabla y los controles de formularios puede resultar útil si quiere establecer reglas de validación diferentes para distintos usuarios. Especificar una regla de validación para un control 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario o informe que quiera cambiar y después haga clic en Vista Diseño o Vista Presentación en el menú contextual. 2. Haga clic con el botón secundario en el control que quiera cambiar y después haga clic en Propiedades en el menú contextual. Access muestra la hoja de propiedades del control. 3. Haga clic en la pestaña Todas y luego en el cuadro de propiedades Regla de validación. 4. Escriba la expresión o haga clic en el botón Generar del cuadro de propiedades para crear una expresión con el Generador de expresiones. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 324 Nota No coloque el operador = delante de la expresión. 5. Para personalizar el texto que aparece cuando un usuario escribe datos que no coinciden con la regla de validación, escriba el texto que quiera en la propiedad Texto de validación. Establecer los valores predeterminados de un campo de tabla Puede usar una expresión para especificar un valor predeterminado para un campo de tabla: un valor que Access emplea para los nuevos registros si no se proporciona otro valor. Por ejemplo, supongamos que quiere insertar automáticamente la fecha y la hora en un campo denominado FechaPedido siempre que alguien agregue un nuevo registro. Para ello, puede usar la siguiente expresión: Ahora() Especificar un valor predeterminado para un campo en una tabla 1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que quiera cambiar. Access abre la tabla en la vista Hoja de datos. 2. Seleccione el campo que quiera cambiar. 3. En la cinta de opciones, haga clic en Campos y en el grupo Propiedades, haga clic en Valor predeterminado. Access muestra el cuadro de diálogo Generador de expresiones. 4. Escriba la expresión en el cuadro y asegúrese de que empiece con un signo igual (=). Nota Si enlaza un control con un campo de tabla y si tanto el control como el campo de tabla tienen valores predeterminados, el valor predeterminado del control tiene prioridad sobre el campo de tabla. Establecer los valores predeterminados de controles Otro punto donde suele usarse una expresión es la propiedad Valor predeterminado de un control. La propiedad Valor predeterminado de un control es similar a la propiedad Valor predeterminado del campo de una tabla. Por ejemplo, para usar la fecha actual como valor predeterminado para un cuadro de texto, puede usar la siguiente expresión: Fecha() Esta expresión usa la función Fecha para devolver la fecha actual, pero no la hora. Si enlaza el cuadro de texto a un campo de tabla y el campo tiene un valor predeterminado, el valor predeterminado del control tiene prioridad sobre el campo de tabla. Por este motivo, suele tener más sentido definir la propiedad Valor predeterminado del campo de la tabla. De esta manera, si basa varios controles de diferentes formularios en el mismo campo de tabla, se aplica a todos los controles el mismo valor predeterminado, lo que permite asegurarse de que los datos introducidos sean coherentes en todos los formularios. Especificar un valor predeterminado para un control 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario o informe que quiera cambiar y después haga clic en Vista Diseño o Vista Presentación en el menú contextual. 2. Seleccione el control que quiera modificar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 325 3. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla. 4. Haga clic en la pestaña Todos de la hoja de propiedades y después haga clic en el cuadro de propiedades Valor predeterminado. 5. Escriba la expresión o haga clic en el botón Generar del cuadro de propiedades para crear una expresión con el Generador de expresiones. Controlar qué acciones de macro se inician En algunos casos, puede que quiera llevar a cabo una acción o una serie de acciones de una macro solamente si se cumple una condición concreta. Por ejemplo, supongamos que quiere que se inicie una acción de macro solamente si el valor de un cuadro de texto es mayor o igual que 10. Para establecer esta regla, use una expresión en un bloque If de la macro para definir la condición en la macro. En este ejemplo, supongamos que el cuadro de texto se denomina “Elementos”. La expresión que establece la condición es [Elementos]>=10. Escribir una expresión en el bloque If de una macro 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la macro que quiera cambiar y después haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 2. Haga clic en el bloque If que quiera modificar o agregue un bloque If del panel Catálogo de acciones. 3. Haga clic en la línea superior del bloque If. 4. Escriba en el cuadro la expresión condicional o haga clic en el botón Generar cuadro de expresión para iniciar el Generador de expresiones. situado junto al Nota La expresión que escriba debe ser booleana, es decir, que se debe resolver como Verdadero o Falso. Las acciones de la macro del bloque If solo se inician cuando la condición es Verdadera. Agrupar y ordenar los datos en informes El panel Agrupación, orden y total se usa para definir los niveles de agrupación y los criterios de ordenación de los datos de un informe. Normalmente, los datos se agrupan o se ordenan según el campo seleccionado de una lista. No obstante, si desea agruparlos u ordenarlos según un valor calculado, puede escribir una expresión. Agrupar es el proceso de combinar columnas que contienen valores duplicados. Por ejemplo, supongamos que la base de datos contiene información de ventas de oficinas de distintas ciudades y que uno de los informes de la base de datos se denomina “Ventas por ciudad”. La consulta que proporciona los datos de ese informe agrupa los datos por los valores de cada ciudad. Este tipo de agrupación puede hacer que la información resulte más fácil de leer y comprender. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 326 Ordenar, en cambio, es el proceso de imponer un criterio de ordenación en las filas (los registros) de los resultados de la consulta. Por ejemplo, los registros se pueden ordenar de manera ascendente o descendente por sus valores de clave principal (u otro conjunto de valores en otro campo), o por uno o varios caracteres en un orden especificado, por ejemplo, en orden alfabético. Agregar agrupación y ordenación a un informe 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe que quiera cambiar y después haga clic en Vista Presentación o Vista Diseño en el menú contextual. 2. En la cinta de opciones, haga clic en Diseño y, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar. Debajo del informe aparece el panel Agrupación, orden y total. 3. Para agregar al informe un nivel de agrupación, haga clic en Agregar un grupo. 4. Para agregar al informe un criterio de ordenación, haga clic en Agregar un orden. Aparece un nuevo nivel de grupo o criterio de ordenación en el panel, además de una lista de los campos que proporcionan datos al informe. En esta ilustración se muestran ejemplos típicos de un nuevo nivel de grupo (agrupación en Categoría) y un nuevo criterio de ordenación (agrupación en Fabricante), además de una lista que contiene los campos de agrupación y ordenación disponibles: 5. En la lista de campos disponibles, haga clic en expresión para iniciar el Generador de expresiones. 6. Escriba la expresión que quiera usar en el cuadro de expresión (el cuadro superior) del Generador de expresiones. Asegúrese de comenzar la expresión con el operador igual (=). Agregar una expresión a un grupo o criterio de ordenación existente 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe que quiera cambiar y después haga clic en Vista Presentación o Vista Diseño en el menú contextual. 2. Haga clic en el nivel de grupo o criterio de ordenación que quiera cambiar. 3. Haga clic en la flecha abajo situada junto a Agrupar en (para los niveles de agrupación) u Ordenar por (para los criterios de ordenación). Aparece una lista que contiene los campos disponibles. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 327 4. Al final de la lista que contiene los campos, haga clic en expresión para iniciar el Generador de expresiones. 5. Escriba la expresión que quiera usar en el cuadro de expresión (el cuadro superior) del Generador de expresiones. Asegúrese de empezar la expresión con el operador igual (=). MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 328 Funciones de cadena y cómo usarlas Con las funciones de cadena, puede crear expresiones que manipulan texto de varias formas. Por ejemplo, puede querer mostrar solo parte de un número de serie de un formulario. O puede necesitar unir (concatenar) varias cadenas, como nombre y apellido. Si aún no está familiarizado con las expresiones, vea Crear una expresión. Esta es una lista de algunas de las operaciones de cadena más comunes y las funciones que usaría para realizarlas: Para... Devolver caracteres del principio de una cadena Devolver caracteres del final de una cadena Buscar la posición de un carácter en una cadena Devolver caracteres del medio de una cadena Use… Por ejemplo… Resultados Función Izquierda =Izquierda([Númerodeserie],2) Si [Númerodeserie] es “CD234”, el resultado es “CD”. Función Derecha =Derecha([Númerodeserie],3) Si [Númerodeserie] es “CD234”, el resultado es “234”. Función EnCad =EnCad(1,[Nombre],"i") Si [Nombre] es “Colin”, el resultado es 4. Función Extrae =Medio([Númerodeserie],2,2) Si [Númerodeserie] es “CD234”, el resultado es “D2”. =Recortar([Nombre]) Si [Nombre] es “ Colin ”, el resultado es “Colin”. Funciones Recortar los espacios RecortarIzd, iniciales o finales de RecortarDer una cadena Recortar y Operador* más (+) signo Unir dos cadenas con Operador* un espacio entre ellas más (+) signo Unir dos cadenas =[Nombre] + [Apellido] =[Nombre] + “ “ + [Apellido] Cambiar una cadena Función Mayús o a mayúsculas o =Mayús([Nombre]) Función Minús minúsculas Determinar la longitud de una Función Largo =Longitud([Nombre]) cadena Si [Nombre] es “Colin” [Apellido] es Wilcox, resultado es “ColinWilcox” Si [Nombre] es “Colin” [Apellido] es Wilcox, resultado es “Colin Wilcox” y el y el Si [Nombre] es “Colin”, el resultado es “COLIN”. Si [Nombre] es “Colin”, el resultado es 5. * Bien, no es una función, es un operador. Sin embargo, es la forma más rápida para unir cadenas. En una base de datos de escritorio, también puede usar el operador ampersand (&) para concatenar. En una aplicación de Access, debe usar el signo más (+). Existen muchas más funciones relacionadas con texto en Access. Una buena forma de aprender más sobre ellas es abrir el Generador de expresiones y buscar en las listas de funciones. El Generador de expresiones está disponible casi en cualquier lugar en que quiera construir una expresión, generalmente está el botón Generar que se ve así: MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 329 Para hacer una demostración del Generador de expresión, abrámoslo desde la propiedad Origen del control en un formulario o vista. Use uno de los procedimientos a continuación dependiendo de si usa una base de datos del escritorio o una aplicación. Si no está seguro de qué es una aplicación de Access, vea Novedades de Access 2013 o Crear una aplicación de Access. Muestre el Generador de expresiones en una base de datos del escritorio 1. Abra una base de datos del escritorio (.accdb). 2. Presione F11 para abrir el Panel de navegación, si no está abierto. 3. Si ya tiene un formulario disponible, haga clic con el botón secundario en el Panel de navegación y haga clic en Vista presentación. Si no tiene un formulario con el que trabajar, haga clic en Crear > Formulario. 4. Haga clic con el botón secundario en un cuadro de texto del formulario y haga clic en Propiedades. 5. En la Hoja de propiedades, haga clic en Todo > Origen del control y haga clic en el botón Generar en el lado derecho del cuadro de propiedades Origen del control. 6. Bajo Elementos de expresión, expanda el nodo Funciones y haga clic en Funciones incorporadas. 7. Bajo Categorías de expresión, haga clic en Texto. 8. Bajo Valores de expresión, haga clic en las varias funciones y lea las breves descripciones del final del Generador de expresiones. Nota No todas estas funciones están disponibles en todos los contextos; Access filtra la lista automáticamente dependiendo de cuáles trabajan en cada contexto. Muestre el Generador de expresiones en una aplicación de Access 1. Abra una aplicación en Access. Si está en el explorador, haga clic en Configuración > Personalizar en Access. 2. Haga clic en una tabla en la columna izquierda, luego a la derecha de la lista de tablas, haga clic en un nombre de vista. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 330 3. Haga clic en Editar, haga clic en un cuadro de texto y haga clic en el botón Datos que aparece junto al cuadro de texto. 4. 5. 6. 7. Haga clic en el botón Generar a la derecha de la lista desplegable Origen del control. Bajo Elementos de expresión, expanda el nodo Funciones y haga clic en Funciones incorporadas. Bajo Categorías de expresión, haga clic en Texto. Bajo Valores de expresión, haga clic en las varias funciones y lea las breves descripciones del final del Generador de expresiones. Combine funciones de texto para más flexibilidad Algunas funciones de cadenas tienen argumentos numéricos que, en algunos casos, debe calcular cada vez que llama a la función. Por ejemplo, La función Izquierda toma una cadena y un número, como en =Izquierda(Númerodeserie, 2). Esto es genial si sabe que siempre necesita los dos caracteres de la izquierda, pero ¿qué pasa si el número de caracteres que necesita varía de elemento a elemento? En lugar de “incluir” el número de caracteres, puede especificar otra función que lo calcula. Este es un ejemplo de número de serie que tiene un guión en alguna parte de la cadena. Sin embargo, la posición del guion varía: Númerodeserie 3928-29993 23-9923 333-53234 3399940-444 Si solo desea mostrar los números a la izquierda del guion, tiene que hacer un cálculo cada vez que encuentra el guion. Una opción es hacer algo así: MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 331 =Izquierda([Númerodeserie],EnCad(1,[Númerodeserie],"-")-1) En lugar de indicar un número como segundo argumento de la función Izquierda, hemos conectado la Función EnCad, que devuelve la posición del guion del número de serie. Reste 1 a ese valor y obtiene el número correcto de caracteres para que devuelva la función Izquierda. Parece algo complicado al principio, pero con un poco de práctica puede combinar dos o más expresiones para obtener los resultados que desea. Para obtener más información sobre cómo usar funciones de cadenas, vea Cómo usar funciones de cadenas en sus consultas de SQL de Access. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 332 Funciones (organizadas por categoría) Este artículo contiene vínculos a artículos que proporcionan información detallada sobre las funciones comunes utilizadas en las expresiones de Microsoft Access. Están organizadas primero por grupo y luego está organizado alfabéticamente al final de este artículo. Sugerencia A partir de Access 2010, el generador de expresiones tiene IntelliSense, para que pueda ver qué argumentos requiere que su expresión. ActiveX CreateObject (función) GetObject (función) Aplicación Comando (función) Ejecutar (función) Matrices Array (función) Filter (función) Join (función) LBound (función) Split (función) UBound (función) Conversión Asc (función) Car (función) Día (función) EuroConvert (función) FormatoMoneda (función) FormatoFechaHora (función) FormatoNúmero (función) FormatoPorcentaje (función) GUIDFromString (función) Hex (función) Nz (función) Oct (función) Str (función) StringFromGUID (función) Funciones de conversión de tipo Val (función) Base_de_datos DDE (función) DDEIniciar (función) DDEPedido (función) DDEEnviar (función) Eval (función) Partición (función) MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 333 Fecha/Hora Fecha (función) AgregFecha (función) DifFecha (función) ParcFecha (función) SerieFecha (función) ValorFecha (función) Hora (función) Minuto (función) Mes (función) NombreMes (función) Ahora (función) Segundo (función) HoraActual (función) Cronómetro (función) SerieHora (función) ValorHora (función) DíaSemana (función) NombreDíaDeLaSemana (función) Año (función) Agregado de dominio DProm (función) DCuenta (función) DPrim, DÚltimo (funciones) DBúsq (función) DMín, DMáx (funciones) DDesvEst, DDesvEstP (funciones) DSuma (función) DVar, DVarP (funciones) Tratamiento de errores CVErr (función) Error (función) Entrada y salida de archivos EOF (función) FreeFile (función) Entrada (función) Loc (función) LOF (función) Seek (función) Administración de archivos DirAct (función) Dir (función) FileAttr (función) HoraFechArch (función) FileLen (función) ObtenerAtributo (función) MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 334 Financieras Amortiz (función) VF (función) Interés (función) TIR (función) TIRM (función) NPer (función) VNA (función) Pago (función) PPago (función) VA (función) Tasa (función) SLN (función) SYD (función) Inspección Entorno (función) ObtenerValores (función) ObtenerValor (función) IsArray (función) EsFecha (función) EsVacío (función) EsError (función) IsMissing (función) EsNulo (función) EsNum (función) IsObject (función) TypeName (función) VarType (función) Matemáticas Abs (función) ArcTg (función) Cos (función) Exp (función) Int, Fix (funciones) Ln (función) NúmAleat (función) Redondear (función) Signo (función) Sen (función) Raíz2 (función) Tan (función) Mensajes CuadroEntr (función) CuadroMsj (función) MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 335 Diversos CallByName (función) IMEStatus (función) MacID (función) MacScript (función) QBColor (función) RGB (función) Spc (función) Tab (función) Flujo de programas Elegir (función) DoEvents (función) Silnm (función) Conmutador (función) Texto Formato (función) EnCad (función) InStrRev (función) Minús (función) Izq. (función) Longitud (función) RecortarIzq, RecortarDer y Recortar (funciones) Medio (función) Reemplazar (función) Der (función) Espacio (función) CompCadena (función) ConvCadena (función) Cadena (función) StrReverse (función) Mayús (función) Funciones (orden alfabético) Función ABS función Array Función Asc Función Atn Función CallByName Elegir función Función Chr comando función Cos función Función CreateObject DirAct (función) Función CVErr función Fecha Función DateAdd Función DateDiff Función ParcFecha MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 336 Función DateSerial Función DateValue La función DProm (DAvg) función día La función DCont (DCount) función DDB función DDE Función DDEIniciar (DDEInitiate) Función DDEPedido Función DDEEnviar DPrim (DFirst), DÚltimo (DLast) Función Dir La función DBúsq (DLookup) DMín, DMáx (funciones) Función DoEvents DDesvEst (DStDev), DDesvEstP (DStDevP) La función DSuma (DSum) DVar, DVarP funciones Environ (función) Función EOF función Error Función EuroConvert función Eval Función Exp Función FileAttr HoraFechArch (función) FileLen (función) función de filtro Format (función) FormatCurrency (función) Función FormatDateTime FormatNumber (función) FormatPercent (función) Función FreeFile función VF Función GetAllSettings ObtenerAtributo (función) Función GetObject Función GetSetting Función GUIDFromString Hex función función Hour Función IIf Función IMEStatus función de entrada InputBox (función) Función InStr InStrRev (función) Int, Fix (funciones) IPmt (función) función TIR MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 337 Función IsArray Función IsDate EsVacío (función) ESERROR (función) Función IsMissing EsNulo (función) Función IsNumeric Función IsObject Join función Función LBound LCase (función) deja la función Función Len Función Loc función LOF función Log LTrim, RTrim y funciones de recorte Función MacID Función MacScript Mid (función) función minuto función TIRM función mes Función MonthName Función MsgBox funcionar ahora Función NPer función VNA Función Nz Función Oct función de partición Pmt (función) PPmt (función) Función PV Función QBColor Rate (función) reemplazar la función función RGB derecha Función Función Rnd función Round segunda función Seek (función) Función Sgn función Shell Función Sen función SLN función Space SPC (función) función Split Función Raíz2 MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 338 Función Str StrComp (función) Función StrConv función de cadena Función StringFromGUID Función StrReverse función Switch función SYD Función tab Función Tan función de tiempo de función Timer Función TimeSerial Función TimeValue Type Conversion Functions Función TypeName Función UBound UCase (función) Función Val Función VarType función Weekday Función NombreDíaDeLaSemana función Year MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 339 Trabajar con datos externos MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 340 Importar datos a una base de datos de Access Los datos tienen un modo de acumularse en varios formatos, archivos y ubicaciones, lo cual dificulta lograr darles uso. Si tiene datos en una hoja de cálculos, una lista de SharePoint o algún otro formato, puede importarlos a una base de datos de Access siguiendo unos simples pasos, para que sean más Accesibles. Importar a una aplicación de Access En la página Agregar tablas (lo primero que ve al crear una nueva aplicación personalizada), puede importar datos de libros de Excel, orígenes de datos ODBC, archivos CSV/de texto, listas de SharePoint y otras bases de datos de Access. Si ya ha iniciado una aplicación, ábrala en Access (en el explorador, haga clic en Configuración > Personalizar en Access), luego haga clic en Inicio > Tabla. Una vez que está en la página Agregar tablas, cerca de la parte inferior de la página, haga clic en el tipo de origen de datos que desea importar y siga las instrucciones del asistente para Obtener datos externos. Notas   Importar datos a una aplicación siempre crea una tabla nueva con vistas de Lista y Hoja de Datos por defecto. No es posible anexar datos a tablas existentes mediante el Asistente para importación en una aplicación. Sin embargo, puede importar datos en una nueva tabla y luego llevar a cabo una de las siguientes acciones: Usar vistas de hojas de datos para copiar y pegar los datos en la tabla de destino, o bien Usar la acción CrearRegistro en una macro de datos para agregar los datos importados a la tabla de destino. Sugerencia Cree búsquedas entre las nuevas tablas y las existentes para comenzar a probar los datos juntos. Siempre que las vistas predeterminadas de la tabla no se hayan modificado del original, Access agregará los controles de “datos relacionados” correspondientes para ayudarle a usar los datos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 341 Importar a una base de datos de escritorio Las bases de datos de escritorio de Access pueden importar algunos tipos más de archivos que las aplicaciones. Si tiene un tipo de archivo que no puede importar directamente a una aplicación, podría importarlo primero a una base de datos de escritorio y luego importar las tablas de base de datos de escritorio a la aplicación. Las bases de datos de escritorio también le permiten agregar datos externos a una tabla existente, esta característica no está disponible en las aplicaciones. Para importar datos a una base de datos de escritorio: 1. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar & vínculo, haga clic en el tipo de archivo que desea importar. 2. Siga las instrucciones del asistente para Obtener datos externos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 342 Operaciones de datos externos disponibles en bases de datos de escritorio y aplicaciones Esta tabla le da una referencia rápida de qué tipos de archivos puede importar o vincular a bases de datos de escritorio o aplicaciones de Access. Las aplicaciones de Las aplicaciones de Access pueden Access se pueden importar… vincular a… Microsoft Excel Las bases de datos Las bases de datos de escritorio de escritorio se pueden importar… pueden vincular a… (solo lectura) Microsoft Access Bases de datos ODBC, tales como las de SQL Server Archivos de valores separados por comas (CSV) o de texto Lista de SharePoint (solo agregar registros nuevos) (solo lectura) XML Servicios de datos (solo lectura) Documento HTML Carpeta de Outlook MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 343 Importar o vincular los datos de un libro de Excel Puede llevar los datos de un libro de Excel en bases de datos de Access de muchas maneras. Puede copiar datos de una hoja de cálculo abierta y pegarlos en una hoja de datos de Access, importar una hoja de cálculo a una tabla nueva o existente o vincular a una hoja de cálculo desde una base de datos. Este tema explica detalladamente cómo importar o vincular datos de Excel desde bases de datos de escritorio de Access. Nota    En este artículo no se aplica a las aplicaciones de web Access de 2013. Para obtener más información, vea Importar datos en una base de datos. No se puede importar datos mientras se ejecuta una base de datos web en un explorador web. Si desea importar datos a una base de datos web, primero debe abrirla con Access. Las tablas vinculadas no son compatibles con las bases de datos web; para usar datos externos en una base de datos web, debe importarlos en lugar de vincular a ellos. Para más información sobre las bases de datos web, vea el artículo Compilar una base de datos de Access para compartir en la Web. ¿Qué desea hacer? Comprender la importación de datos de Excel Importar datos de Excel Solucionar valores que faltan o son incorrectos Vincular a datos en Excel Solucionar #Num! y otros valores incorrectos en una tabla vinculada Comprender la importación de datos de Excel Si su objetivo es guardar parte o todos los datos de una o varias hojas de cálculo de Access, debe importar el contenido de la hoja de cálculo a una base de datos de Access nueva o existente. Al importar datos, Access crea una copia de los datos en una tabla nueva o existente sin alterar la hoja de cálculo de origen de Excel. Escenarios comunes para importar datos de Excel a Access    Es usuario de Excel desde hace tiempo, pero para seguir avanzando desea utilizar Access para trabajar con estos datos. Desea moverlos de las hojas de cálculo de Excel a una o varias bases de datos nuevas de Access. Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access, pero recibe ocasionalmente datos en formato de Excel que se deben combinar con sus bases de datos de Access. Desea importar estas hojas de cálculo de Excel a su base de datos a medida que las va recibiendo. Utiliza Access para administrar los datos, pero los informes semanales que recibe del resto de su equipo son libros de Excel. Desea agilizar el proceso de importación para garantizar que se importan datos cada semana a una hora determinada a su base de datos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 344 Si es la primera vez que importa datos de Excel   No existe ninguna forma de guardar un libro de Excel como base de datos de Access. Excel no proporciona ninguna funcionalidad para crear una base de datos de Access a partir de datos de Excel. Al abrir un libro de Excel en Access (en el cuadro de diálogo Abrir archivo, cambie el cuadro de lista Tipo de archivo a Archivos de Microsoft Office Excel y seleccione el archivo que desea), Access crea un vínculo al libro en lugar de importar los datos. La vinculación a un libro es algo sustancialmente distinto de importar una hoja de cálculo a una base de datos. Par obtener más información sobre la vinculación, vea la sección Vincular a datos en Excel, posteriormente en este artículo. Importar datos de Excel Los procedimientos de esta sección explican cómo se debe preparar y ejecutar una operación de importación, así como la forma de guardar la configuración de importación para usarla más adelante. A medida que proceda, recuerde que puede importar datos solo desde una hoja de cálculo cada vez. No puede importar todos los datos de una hoja de cálculo al mismo tiempo. Preparar la hoja de cálculo 1. Busque el archivo de origen y seleccione la hoja de cálculo que contiene los datos que desea importar a Access. Si desea importar sólo una parte de una hoja de cálculo, puede definir un rango con nombre que incluya sólo las celdas que desea importar. Definir un rango con nombre (opcional) a. Cambie a Excel y abra la hoja de cálculo que contiene datos que desea importar. b. Seleccione el rango de celdas que contenga los datos que desee importar. c. Haga clic con el botón secundario en el rango seleccionado y, a continuación, haga clic en Asignar nombre a un rango o en Definir nombre. d. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, especifique un nombre para el rango en el cuadro Nombre y haga clic en Aceptar. Tenga en cuenta que puede importar solo una hoja de cálculo a la vez durante una operación de importación. Para importar datos de varias hojas de cálculo, repita la operación de importación para cada hoja de cálculo. 2. Revise los datos de origen y ejecute una acción tal como se describe en esta tabla. Elemento Número de columnas Omitir columnas y filas Formato de tabla Descripción El número de columnas de origen que desea importar no puede ser superior a 255 porque Access no admite más de 255 campos en una tabla. Es una buena costumbre incluir solo las filas y columnas que desea importar en la hoja de cálculo o el rango con nombre de origen. Filas No puede filtrar ni omitir filas durante la operación de importación. Columnas No puede omitir columnas durante la operación si elige agregar los datos a una tabla existente. Asegúrese de que las celdas estén en formato de tabla. Si la hoja de cálculo o el rango con nombre incluyen celdas combinadas, el contenido de la celda se coloca en el campo que corresponde a la columna más a la izquierda y los otros campos se dejan en blanco. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 345 Elemento Descripción Elimine todas las columnas y filas en blanco innecesarias de la hoja de cálculo o del rango. Si la hoja de cálculo o el rango contienen celdas en blanco, intente agregar los datos que Columnas, filas faltan. Si prevé agregar los registros a una tabla existente, asegúrese de que el campo y celdas en correspondiente de la tabla acepta valores nulos (que faltan o desconocidos). Un campo blanco aceptará valores nulos si su propiedad de campo Requerido está establecida en No y si el valor de la propiedad ReglaDeValidación no impide los valores nulos. Si una o varias celdas de la hoja de cálculo o del rango contienen valores de error, como #NUM y #DIV, corríjalos antes de comenzar la operación de importación. Si una hoja de Valores de cálculo o un rango de origen contienen valores de error, Access coloca un valor nulo en los error campos correspondientes de la tabla. Para obtener más información acerca de las formas de corregir estos errores, vea la sección Solucionar valores que faltan o son incorrectos, más adelante en este artículo Para evitar errores durante la importación, asegúrese de que cada columna de origen contiene el mismo tipo de datos en cada fila. Access explora las ocho primeras filas de origen para determinar el tipo de datos de los campos de la tabla. Recomendamos que se asegure de que estas filas no mezclen valores de tipos de datos distintos en ninguna de las columnas. De lo contrario, Access podría no asignar el tipo de datos correcto a la columna. Tipo de datos Asimismo, es una buena costumbre dar formato a cada columna de origen en Excel y asignar un formato de datos específico a cada columna antes de comenzar la operación de importación. Se recomienda dar formato si una columna incluye valores de distintos tipos de datos. Por ejemplo, la columna Nºvuelo de una hoja de cálculo puede contener valores numéricos y de texto, como 871, AA90 y 171. Para evitar valores incorrectos o que faltan, siga este procedimiento: 1. Haga clic con el botón secundario en el encabezado de columna y después haga clic en Formato de celdas. 2. En la pestaña Número, en Categoría, seleccione un formato. Para la columna NºVuelo, elegirá Texto probablemente. 3. Haga clic en Aceptar. Si las columnas de origen tienen formato, pero siguen teniendo valores combinados en las filas que siguen a la fila ocho, la operación de importación puede omitir valores o convertirlos de forma incorrecta. Para obtener información de solución de problemas, vea la sección Solucionar valores que faltan o son incorrectos. Si la primera fila de la hoja de cálculo o el rango con nombre contiene los nombres de las columnas, puede especificar que Access trate los datos de la primera fila como nombres de campo durante la operación de importación. Si la hoja de cálculo o el rango de origen no incluye los nombres, es conveniente agregarlos al origen antes de iniciar la operación de importación. Primera fila Nota Si piensa anexar los datos a una tabla existente, asegúrese de que el nombre de cada columna coincide exactamente con el nombre del campo correspondiente. Si el nombre de una columna es diferente del nombre del campo correspondiente de la tabla, la operación de importación no se realizará correctamente. Para ver los nombres de los campos, abra la tabla en la vista Diseño en Access. 1. Cierre el libro de trabajo de origen si está abierto. Mantener abierto el archivo de origen puede producir errores de conversión de datos durante la operación de importación. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 346 Preparar la base de datos de destino 1. Abra la base de datos de Access en la que se guardarán los datos importados. Asegúrese de que la base de datos es de solo lectura y de que tienen los permisos para realizar cambios en la base de datos. -O bienSi no desea guardar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco. Siga este procedimiento: Haga clic en la pestaña Archivo, seleccione Nueva y, a continuación, haga clic en Base de datos en blanco o en Base de datos web en blanco. Nota Para obtener más información acerca de las bases de datos web, vea el artículo Compilar una base de datos de Access para compartir en la Web. 2. Antes de iniciar la operación de importación, decida si desea guardar los datos en una tabla nueva o existente. Crear una nueva tabla Si elige guardar los datos en una nueva tabla, Access crea una tabla y agrega los datos importados a esta tabla. Si ya hay una tabla con el nombre especificado, Access sobrescribe el contenido de la tabla con los datos importados. Anexar a una tabla existente Si elige agregar los datos a una tabla existente, las filas de la hoja de cálculo de Excel se anexan a la tabla especificada. Recuerde que la mayor parte de los errores se producen durante la operación de anexión porque los datos de origen no coinciden con la estructura y la configuración de campos de la tabla de destino. Para evitar esto, abra la tabla de destino en la vista Diseño y revise lo siguiente: o o Primera fila Si la primera fila de la hoja de cálculo o del rango con nombre de origen no contiene encabezados de columna, asegúrese de que la posición y el tipo de datos de cada columna de la hoja de cálculo de origen coincidan con los del campo correspondiente de la tabla. Si la primera fila contiene encabezados de columna, el orden de las columnas y campos no tiene por qué coincidir, pero el nombre y el tipo de datos de cada columna deben coincidir exactamente con los de su campo correspondiente. Campos que faltan o adicionales Si uno o varios campos de la hoja de datos de origen no aparecen en la tabla de destino, agréguelos antes de comenzar la operación de importación. No obstante, si la tabla contiene campos que no existen en el origen, no es necesario que los elimine de la tabla si aceptan valores nulos. Sugerencia Un campo aceptará valores nulos si su propiedad Requerido está establecida en No y si el valor de la propiedad ReglaDeValidación no impide los valores nulos. o clave principal Si la tabla contiene un campo de clave principal, la hoja de cálculo o el rango de origen debe tener una columna que contiene valores compatibles con el campo de clave principal y los valores de clave importados deben ser únicos. Si un registro importado contiene un valor de clave principal que ya existe en la tabla de destino, la operación de importación muestra un mensaje de error. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 347 o Campos indizados Si la propiedad Indizado de un campo de la tabla está establecida en Sí (Sin duplicados), la columna correspondiente en la hoja de cálculo o el rango de origen debe contener valores únicos. Vaya a los pasos siguientes para ejecutar la operación de importación. Iniciar la operación de importación 1. En la pestaña Datos externos del grupo Importar y vincular, haga clic en Excel. Nota La pestaña Datos externos no está disponible a menos que esté abierta una base de datos. 2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Hoja de cálculo de Excel, en el cuadro Nombre de archivo, especifique el nombre del archivo de Excel que contiene los datos que desea importar. -O bienHaga clic en Examinar y use el cuadro de diálogo Abrir archivo para localizar el archivo que desee importar. 3. Especifique cómo desea guardar los datos importados. Para almacenar los datos en una tabla nueva, seleccione Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Se le pedirá que dé un nombre posteriormente a esta tabla. Para anexar los datos a una tabla existente, seleccione Anexar una copia de los registros a la tabla y seleccione una tabla en la lista desplegable. Esta operación no está disponible si la base de datos no contiene ninguna tabla. Nota Para vincular al origen de datos creando una tabla vinculada, vea la sección Vincular a datos en Excel posteriormente en este artículo. 4. Haga clic en Aceptar. Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo que le guía en el proceso de importación. Continúe con los pasos siguientes. Usar el Asistente para importación de hojas de cálculo 1. En la primera página del Asistente, seleccione la hoja de cálculo que contiene los datos que desea importar. A continuación, haga clic en Siguiente. 2. En la segunda página del asistente, haga clic en Mostrar hojas de cálculo o en Mostrar rangos con nombre, seleccione la hoja de cálculo o el rango con nombre que desee importar y haga clic en Siguiente. 3. Si la primera fila de la hoja de cálculo o del rango de origen contiene los nombres de campos, seleccione La primera columna contiene encabezado de columna y haga clic en Siguiente. Si está importando los datos a una nueva tabla, Access utiliza los encabezados de columnas para dar nombre a los campos de la tabla. Puede cambiar estos nombres durante o después de la operación de importación. Si está anexando datos a una tabla existente, asegúrese de que los encabezados de columna en la hoja de cálculo de origen coincidan exactamente con los nombres de los campos en la tabla de destino. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 348 Si está anexando datos a una tabla existente, vaya directamente al paso 6. Si está agregando los datos a una tabla nueva, lleve a cabo los pasos que quedan. 4. El Asistente le pide que revise las propiedades de campos. Haga clic en una columna en la parte inferior de la página para ver las propiedades de los campos correspondientes. Si lo desea, puede realizar alguna de estas tareas. o Revise y cambie, si lo desea, el nombre y el tipo de datos del campo de destino. Access revisa las primeras ocho filas en cada columna y sugiere el tipo de datos para el campo correspondiente. Si la columna de la hoja de cálculo contiene distintos tipos de valores, como texto y números, en las primeras ocho filas de una columna, el Asistente sugiere un tipo de datos que es compatible con todos los valores de la columna, a menudo, el tipo de datos de texto. Aunque puede elegir un tipo de datos distinto, recuerde que los valores que no son compatibles con el tipo de datos que elige se omitirán o se convertirán incorrectamente durante el proceso de importación. Para obtener más información sobre cómo corregir valores incorrectos o valores que falten, vea la sección Solucionar valores que faltan o son incorrectos, más adelante en este artículo. o o Para crear un índice en el campo, establezca Indizado en Sí. Para omitir completamente una columna de origen, active la casilla de verificación No importar el campo (Saltar). Haga clic en Siguiente cuando termine de seleccionar las opciones. 5. En la siguiente pantalla, especifique una clave principal para la tabla. Si selecciona Permitir a Access agregar la clave principal, Access agrega un campo Autonumeración como primer campo en la tabla de destino y lo rellena automáticamente con valores de identificador únicos a partir de 1. A continuación, haga clic en Siguiente. 6. En la última pantalla del asistente, especifique un nombre para la tabla de destino. En el cuadro Importar a la tabla, escriba un nombre para la tabla. Si la tabla ya existe, Access muestra un mensaje en el que se le pregunta si desea sobrescribir el contenido existente de la tabla. Haga clic en Sí para continuar o en No para especificar otro nombre para la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Finalizar para importar los datos. Si Access puede importar algunos o todos los datos, el Asistente muestra una página que indica el estado de la operación de importación. Además, puede guardar la información de la operación para un uso futuro como especificación. Por el contrario, si la operación no se ejecutó correctamente, Access muestra el mensaje de error Error al intentar importar el archivo. 7. Haga clic en Sí para guardar la información de la operación para un uso futuro. Guardar la información le ayuda a repetir la operación sin tener que examinar el Asistente cada vez. Guardar la configuración de importación como una especificación 1. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de importación. Opcionalmente, escriba una descripción en el cuadro Descripción. 2. Si desea realizar la operación a intervalos fijos, por ejemplo, semanal o mensualmente, active la casilla de verificación Crear tarea de Outlook. Se creará una tarea de Outlook que le permite ejecutar la especificación posteriormente. 3. Haga clic en Guardar importación. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 349 Si no seleccionó la casilla de verificación Crear tarea de Outlook en el paso 2, ha terminado con este procedimiento. Si ha seleccionado la casilla de verificación, Access abre una tarea de Outlook. Continúe con los pasos 4 y 5. Nota Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error. Si Outlook no está configurado correctamente, se inicia el Asistente para inicio de Outlook. Siga las instrucciones del Asistente para configurar Outlook. 4. En Outlook, revise y modifique la configuración de tareas tales como Vencimiento y Aviso. Para hacer que la tarea sea periódica, haga clic en Periodicidad, y configure las opciones que desee. 5. Haga clic en Guardar y cerrar. Ejecutar una tarea guardada 1. En el panel de configuración de Outlook, haga clic en Tareas y, a continuación, haga doble clic en la tarea que desea ejecutar. 2. En la pestaña Tarea, en el grupo Microsoft Access, haga clic en Ejecutar importación y, a continuación, en Aceptar para confirmar. 3. Abra la tabla de destino en la vista Hoja de datos. Compare los datos de la tabla con la hoja de cálculo de origen y asegúrese de que los datos que aparecen sean correctos. Si encuentra que faltan algunos datos o son incorrectos, vea la sección siguiente para obtener información sobre la solución de problemas. Ejecutar una importación guardada 1. En la pestaña Datos externos del grupo Importar y vincular, haga clic en Importaciones guardadas. 2. En el cuadro de diálogo Administrar tareas de datos, haga clic en la importación guardada que desea ejecutar y, a continuación, haga clic en Ejecutar. Principio de página Solucionar valores que faltan o son incorrectos Si recibe el mensaje Error al intentar importar el archivo, la operación de importación se ejecutó de forma totalmente incorrecta. Por el contrario, si la operación de importación muestra un cuadro de diálogo en el que se le pide que guarde la información de la operación, la operación ha podido importar todos o parte de los datos. En el mensaje de estado también se menciona el nombre de la tabla del registro de errores que contiene la descripción de cualquier error producido durante la operación de importación. Importante, Aunque el mensaje de estado indique que se ha realizado la operación correctamente, debe revisar el contenido y la estructura de la tabla para asegurarse de que todo se vea correctamente antes de empezar a usar la tabla.   Abra la tabla de destino en la vista Hoja de datos para ver si se agregaron a la tabla todos los datos. Abra la tabla en la vista Diseño para revisar el tipo de datos y otros valores de propiedades de los campos. En la tabla siguiente se describen los pasos que puede ejecutar para corregir valores que faltan o son incorrectos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 350 Sugerencia Mientras soluciona los problemas de los resultados, si ve que solo faltan algunos valores, puede agregarlos manualmente a la tabla. Por el contrario, si ve que faltan varias columnas enteras o un gran número de valores o que se importaron incorrectamente, debe corregir el problema en el archivo de origen. Una vez corregidos todos los problemas, repita la operación de importación. Problema Resolución No se pueden importar elementos gráficos como logotipos, gráficos e imágenes. Elementos gráficos Agréguelos manualmente a la base de datos después de finalizar la operación de importación. Se importan los resultados de una columna o las celdas calculadas, pero no la formula Valores calculados base. Durante la operación de importación, puede especificar un tipo de datos que sea compatible con los resultados de la fórmula, como un Número. Si la hoja de cálculo o el rango de origen incluye una columna que contiene solo valores VERDADERO o FALSO, Access crea un campo Sí/No para la columna e inserta valores Valores de -1 o 0 en el campo. Sin embargo, si la hoja de cálculo o el rango de origen incluye VERDADERO o una columna que contiene solo valores de -1 o 0, Access crea de forma predeterminada FALSO y -1 o 0 un campo numérico para la columna. Puede cambiar el tipo de datos del campo a Sí/No durante la operación de importación para evitar este problema. Al importar datos a una tabla nueva o anexar datos a una tabla existente, Access no habilita la compatibilidad con varios valores en un campo incluso si la columna de Campos multivalor origen contiene una lista de valores separados por signos de punto de coma (;). La lista de valores se trata como un valor único y se incluye en un campo de texto. Si los datos aparecen truncados en una columna de la tabla de Access, intente aumentar el ancho de la columna en la vista Hoja de datos. Si no se resuelve el problema, los datos de una columna numérica de Excel son demasiado grandes para Datos truncados el tamaño del campo de destino de Access. Por ejemplo, el campo de destino puede tener la propiedad TamañoDelCampo establecida en Byte en una base de datos de Access, pero los datos de origen contienen un valor superior a 255. Corrija los valores en el archivo de origen e intente importar de nuevo. Es posible que tenga que establecer la propiedad Formato de algunos campos en la vista Diseño para asegurarse de que los valores se muestran correctamente en la vista Hoja de datos. Por ejemplo:  Formato de presentación  Un campo de Sí/No muestra -1 y 0 en la vista Hoja de datos tras finalizar la operación de importación. Para resolver esto, tras finalizar la operación de importación, establezca la propiedad Formato del campo en Sí/No para ver en su lugar las casillas de verificación. Las fechas largas y medianas pueden aparecer como fechas cortas en Access. Para resolver esto, abra la tabla de destino en la vista Diseño en Access y establezca la propiedad Formato del campo de fecha en Fecha larga o Fecha mediana. Nota Si la hoja de datos contiene formato de texto enriquecido como negrita, subrayado o cursiva, el texto se importa pero se pierde el formato. Los registros que está importando pueden contener valores duplicados que no se Valores duplicados pueden guardar en el campo de clave principal de la tabla de destino o en un campo (error de infracción que tiene la propiedad Indizado establecida en Sí (Sin duplicados). Elimine los valores de clave) duplicados en el archivo de origen e intente importarlo de nuevo. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 351 Problema Resolución Los campos de fecha que se importan desde una hoja de cálculo de Excel pueden estar desplazados en cuatro años. Excel para Windows utiliza el sistema de fechas de 1900 (en el que los números de serie están comprendidos entre 1 y 65.380), que corresponden a las fechas desde el 1 de enero de 1900 hasta el 31 de diciembre de Los valores de fecha 2078. No obstante, Excel para Macintosh utiliza el sistema de fechas de 1904 (en el están desplazados que los números de serie están comprendidos entre 0 y 63.918), que corresponden a en 4 años las fechas desde el 1 de enero de 1904 hasta el 31 de diciembre de 2078. Antes de importar los datos, cambie el sistema de fechas para el libro de Excel o, tras anexar datos, ejecute una consulta de actualización que utilice la expresión [nombre de campo de fecha] + 1462 para corregir las fechas. Es posible que vea un mensaje de error al final de la operación de importación sobre los datos que se eliminaron o perdieron durante la operación, o cuando abra la tabla en la vista Hoja de datos, quizá vea que los valores de campo están en blanco. Si las columnas de origen en Excel no tienen formato o las primeras ocho filas de origen contienen valores de distintos tipos de datos, abra la hoja de cálculo de origen y siga este procedimiento:    Dé formato a las columnas de origen. Mueva las filas para que las primeras ocho filas de cada columna no contengan valores de tipos de datos diferentes. Durante la operación de importación, seleccione el tipo de datos adecuado para cada campo. Si el tipo de datos es incorrecto, es posible que vea valores nulos o incorrectos en toda la columna tras finalizar la operación de importación. Valores nulos Los pasos anteriores pueden ayudar a minimizar la aparición de valores nulos. En la tabla siguiente se muestran casos en los que todavía verá valores nulos: Los valores Y el tipo de Cuando que faltan campo de importa a... son de tipo... destino es... Texto Una tabla nueva Fecha Texto Una tabla existente Numérico o fecha Para resolver... Reemplace todos los valores de texto por valores de fecha e intente importar de nuevo. Reemplace todos los valores de texto por valores que coincidan con el tipo de datos del campo de destino e intente importar de nuevo. Verá números aparentemente aleatorios de cinco dígitos en lugar de los valores reales de fecha en las situaciones siguientes: Valores de fecha reemplazados por valores numéricos   La columna de origen de la hoja de cálculo contiene solo valores numéricos en las primeras ocho filas, pero contiene algunos valores de fecha en las filas posteriores. Estos valores de fecha se convertirán incorrectamente. La columna de origen contiene valores de fecha en algunas de las primeras ocho filas y ha intentado importarla a un campo numérico. Estos valores de fecha se convertirán incorrectamente. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 352 Problema Resolución Para evitar esto, reemplace los valores de fecha por valores numéricos en la columna de origen e intente importar de nuevo. A veces, si una columna que contiene sobre todo valores de fecha contiene igualmente algunos valores de texto, es posible que todos los valores de fecha aparezcan como números aparentemente aleatorios de cinco dígitos. Para evitar esto, reemplace los valores de texto por valores de fecha e intente importar de nuevo. Verá valores de fecha aparentemente aleatorios en lugar de los valores numéricos reales en las situaciones siguientes:  Valores numéricos reemplazados por valores de fecha  La columna de origen contiene solo valores de fecha en las primeras ocho filas, pero contiene algunos valores numéricos en las filas posteriores. Estos valores numéricos se convertirán incorrectamente. La columna de origen contiene valores numéricos en algunas de las primeras ocho filas y ha intentado importarla a un campo de fecha. Estos valores numéricos se convertirán incorrectamente. Para evitar esto, reemplace los valores numéricos por valores de fecha en la columna de origen e intente importar de nuevo. Asimismo, es posible que desee revisar la tabla de registro de errores (mencionada en la última página del Asistente) en la vista Hoja de datos. La tabla tiene tres campos: Error, Campo y Fila. Cada fila contiene información sobre un error específico y el contenido del campo Error debe ayudarle a solucionar el problema. Cadenas de error y sugerencias para la solución de problemas Error Truncamiento de campo Descripción Un valor del archivo es demasiado grande para el valor de la propiedad Tamaño del campo de este campo. Un valor de la hoja de cálculo es un tipo de datos incorrecto para este campo. Es Error en la conversión posible que falte el valor o aparezca de forma incorrecta en el campo de destino. de tipo Vea la tabla anterior para obtener más información sobre cómo solucionar este problema. Infracción de clave El valor de clave principal de este registro es un duplicado que ya existe en la tabla. Error de regla de Un valor infringe la regla establecida mediante la propiedad ReglaDeValidación para validación este campo o tabla. Nulo en campo No se permite un valor NULL en este campo porque la propiedad Requerido para el requerido campo está establecida en Sí. Valor nulo en campo Los datos que está importando contienen un valor nulo que ha intentado anexar a Autonumeración un campo Autonumeración Un valor de texto contiene el carácter delimitador de texto (en general, comillas dobles). Siempre que un valor incluya el carácter delimitador, se debe repetir el Registro no analizable carácter dos veces en el archivo de texto; por ejemplo: Diámetro de 4 1/2"" MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 353 Vincular datos en Excel Al enlazar una base de datos de Access con los datos de otro programa, podrá usar las herramientas de consultas e informes que Access suministra sin tener que mantener una copia de los datos de Excel en la base de datos. Cuando se vincula a una hoja de cálculo de Excel o un rango con nombre, Access crea una nueva tabla vinculada a las celdas de origen. Cualquier cambio que realice en las celdas de origen en Excel aparece en la tabla vinculada. No obstante, no puede editar el contenido de la tabla correspondiente en Access. Si desea agregar, editar o eliminar datos, debe realizar los cambios en el archivo de origen. Escenarios comunes para vincular a una hoja de Excel desde Access Normalmente, se establecen vínculos a hojas de cálculo de Excel (en lugar de importar) por las siguientes razones:   Desea seguir manteniendo los datos en hojas de cálculo de Excel, pero a la vez poder utilizar las eficaces características de consultas e informes de Access. Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access, pero los datos de orígenes externos con los que trabaja están en hojas de cálculo de Excel. No desea mantener copias de datos externos, sino que desea poder trabajar con ellos en Access. Si es la primera vez que se vincula a una hoja de Excel       No puede crear un vínculo a una base de datos de Access desde Excel. Al vincular a un archivo de Excel, Access crea una tabla nueva conocida a menudo como tabla vinculada. La tabla muestra los datos en la hoja de cálculo o el rango con nombre de origen, pero no almacena realmente los datos en la base de datos. No puede vincular datos de Excel a una tabla existente en la base de datos. Esto significa que no puede anexar datos a una tabla existente realizando una operación de vinculación. Una base de datos puede contener varias tablas vinculadas. Cualquier cambio realizado en los datos de Excel se refleja automáticamente en la tabla vinculada. No obstante, el contenido y la estructura de una tabla vinculada en Access son de solo lectura. Al abrir un libro de Excel en Access (en el cuadro de diálogo Abrir archivo, cambie el cuadro de lista Tipo de archivo a Archivos de Excel y seleccione el archivo que desea), Access crea una base de datos en blanco e inicia automáticamente el Asistente para vinculación de hojas de cálculo. Preparar los datos de Excel 1. Busque el archivo de Excel y la hoja de cálculo o el rango que contiene los datos que desea vincular a. Si no desea vincular a la hoja de cálculo completa, considere la posibilidad de definir un rango con nombre que incluya sólo las celdas que desea establecer el vínculo. Crear un rango con nombre en Excel (opcional – útil si desea vincular a algunos de los datos de la hoja de cálculo) a. Cambie a Excel y mostrar la hoja de cálculo en la que desea definir un rango con nombre. b. Seleccione el rango de celdas que contiene los datos con los que desea establecer un vínculo. c. Haga clic con el botón secundario en del rango seleccionado y, a continuación, haga clic en Asignar nombre a un rango o en Definir nombre. d. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, especifique un nombre para el rango en el cuadro Nombre y haga clic en Aceptar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 354 Tenga en cuenta que solo puede vincularse a una hoja de cálculo o un rango a la vez durante una operación de vinculación. Para vincularse a datos en varios lugares de un libro, repita la operación de vinculación para cada hoja de cálculo o rango. 2. Revise los datos de origen y ejecute una acción tal como se describe en la tabla siguiente: Elemento Descripción Asegúrese de que las celdas están en formato de tabla. Si el rango incluye celdas Formato de combinadas, el contenido de la celda se coloca en el campo que corresponde a la columna tabla más a la izquierda y los otros campos se dejan en blanco. No puede omitir columnas y filas de origen durante la operación de vinculación. No Omitir obstante, puede ocultar campos y filtrar registros abriendo la tabla vinculada en la vista columnas y filas Hoja de datos después de haberlos importado a Access. Número de El número de columnas de origen no puede ser superior a 255 porque Access no admite columnas más de 255 campos en una tabla. Columnas, filas Elimine todas las columnas y filas en blanco innecesarias de la hoja de cálculo o del rango y celdas en de Excel. Si hay celdas en blanco, intente agregar los datos que faltan. blanco Si una o varias celdas de una hoja de cálculo o un rango contienen valores de error, Valores de corríjalos antes de iniciar la operación de importación. Tenga en cuenta que si una hoja de error cálculo o un rango de origen contienen valores de error, Access inserta un valor nulo en los campos correspondientes de la tabla. No puede cambiar el tipo de datos o el tamaño de los campos en la tabla vinculada. Antes de iniciar la operación de vinculación, debe comprobar que cada columna contiene datos de un tipo específico. Tipo de datos Recomendamos que dé formato a una columna si incluye valores de tipos de datos distintos. Por ejemplo, la columna Nºvuelo de una hoja de cálculo puede contener valores numéricos y de texto, como 871, AA90 y 171. Para evitar valores incorrectos o que faltan, siga este procedimiento: 1. Haga clic con el botón secundario en la columna y después haga clic en Formato de celdas. 2. En la pestaña Número, en Categoría, seleccione un formato. 3. Haga clic en Aceptar. Primera fila Si la primera fila de la hoja de cálculo o el rango con nombre contiene los nombres de las columnas, puede especificar que Access trate los datos de la primera fila como nombres de campo durante la operación de vinculación. Si no hay nombres de columna en la hoja de cálculo, o si un nombre de columna determinado infringe las reglas de nombres de Access, Access asigna un nombre válido a cada campo correspondiente. 1. Cierre el archivo de origen si está abierto. Preparar la base de datos de destino 1. Abra la base de datos en la que desea crear el vínculo. Asegúrese de que la base de datos no es de solo lectura y de que tiene los permisos necesarios para realizar cambios en ella. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 355 2. Si no desea guardar el vínculo en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco: haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en Nuevo y, a continuación, en Base de datos en blanco o Base de datos web en blanco. 3. Para obtener más información sobre las de bases de datos web, vea el artículo Compilar una base de datos de Access para compartir en la Web. Ya está listo para iniciar la operación de vinculación. Crear el vínculo 1. En la pestaña Datos externos del grupo Importar y vincular, haga clic en Excel. Nota La pestaña Datos externos no está disponible a menos que esté abierta una base de datos. 2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Hoja de cálculo de Excel, en el cuadro Nombre de archivo especifique el nombre del archivo de origen de Excel. 3. Seleccione Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y haga clic en Aceptar. Se inicia el Asistente para vinculación de hojas de cálculo para guiarle durante el proceso de vinculación. 4. En la primera página del Asistente, seleccione una hoja de cálculo o un rango con nombre y haga clic en Siguiente. 5. Si la primera fila de la hoja de cálculo o del rango de origen contiene los nombres de campo, seleccione Primera fila contiene encabezados de columna. Access utiliza estos encabezados de columna para asignar nombres a los campos de la tabla. Si un nombre de columna incluye algunos caracteres especiales, no se puede utilizar como nombre de campo en Access. En estos casos, aparece un mensaje de error que le indica que Access asignará un nombre válido para el campo. Haga clic en Aceptar para continuar. 6. En la página final del Asistente, especifique un nombre para la tabla vinculada y haga clic en Finalizar. Si la tabla con el nombre especificado ya existe, se le pregunta si desea sobrescribir la tabla o consulta existente. Haga clic en Sí si desea sobrescribirla o en No para especificar un nombre diferente. Access intenta crear la tabla vinculada. Si la operación se realiza correctamente, Access muestra el mensaje Se ha terminado de vincular la tabla. Abra la tabla vinculada, revise los campos y datos para asegurarse de que ve los datos correctos en todos los campos. Si ve valores de error o datos incorrectos, debe solucionar el problema en los datos de origen. Para obtener más información para solucionar problemas de valores de error o valores incorrectos, vea la sección siguiente. Solucionar #Num! y otros valores incorrectos en una tabla vinculada Incluso si ve el mensaje Se ha terminado de vincular la tabla, debe abrir la tabla en la vista Hoja de datos para asegurarse de que las filas y columnas muestran datos correctos. Si ve errores o datos incorrectos en alguna parte de la tabla, ejecute la acción adecuada tal como se describe en la tabla siguiente e intente vincular de nuevo. Recuerde que no puede agregar valores directamente en la tabla vinculada dado que la tabla es de solo lectura. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 356 Problema Elementos gráficos Formato de presentación Valores calculados Valores de texto truncado Mensaje de error de desbordamiento del campo numérico Valores VERDADERO o FALSO y -1 o 0 Campos multivalor Resolución En Access, no es posible vincular a elementos gráficos en una hoja de cálculo de Excel, como logotipos, gráficos e imágenes. Es posible que tenga que establecer la propiedad Formato de algunos campos en la vista Diseño para asegurarse de que los valores se muestran correctamente en la vista Hoja de datos. Los resultados de una columna o celdas calculadas se muestran en el campo correspondiente pero no puede ver la fórmula (o la expresión) en Access. Aumente el ancho de la columna en la vista Hoja de datos. Si sigue sin ver el valor completo, puede deberse a que el valor es superior a 255 caracteres. Access solo puede vincularse a los primeros 255 caracteres por lo que debe importar los datos en lugar de vincularse a ellos. La tabla vinculada puede parecer correcta pero posteriormente, al ejecutar una consulta en la tabla, es posible que vea el mensaje de error Desbordamiento del campo numérico. Esto puede suceder porque existe un conflicto entre el tipo de datos de un campo en la tabla vinculada y el tipo de datos que se guarda en ese campo. Si la hoja de cálculo o el rango de origen incluye una columna que contiene solo valores VERDADERO o FALSO, Access crea un campo Sí/No para la columna en la tabla vinculada. No obstante, si la hoja de cálculo o el rango de origen incluye una columna que contiene solo valores -1 o 0, Access, de forma predeterminada, crea un campo numérico para la columna y no podrá cambiar el tipo de datos del campo correspondiente de la tabla. Si desea un campo Sí/No en la tabla vinculada, asegúrese de que la columna de origen incluye valores VERDADERO y FALSO. Access no habilita la compatibilidad para varios valores en un campo incluso si la columna de origen contiene una lista de valores separados por un signo de punto y coma (;). La lista de valores se trata como un valor único y se coloca en un campo de texto. Access muestra el valor de error #Num! en lugar de los datos reales en un campo en las situaciones siguientes:   #Núm!  Si una columna de origen contiene algunos valores numéricos o de fecha en una columna que contiene principalmente valores de texto, no se importan los valores numéricos y de fecha. Si una columna de origen contiene algunos valores de texto en una columna que contiene principalmente valores numéricos, no se importan los valores de texto. Si una columna de origen contiene algunos valores de texto en una columna que contiene principalmente valores de fecha, no se importan los valores de texto. Siga este procedimiento para minimizar las instancias de valores nulos en la tabla: 1. Asegúrese de que la columna de origen no contiene valores de tipos de datos diferentes. 2. Aplique un formato a las columnas en la hoja de cálculo de Excel. 3. Durante la operación de vinculación, seleccione el tipo de datos correcto para cada campo. Si el tipo de datos es incorrecto, es posible que la MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 357 Problema Valores numéricos en lugar de valores de fecha Valores de fecha en lugar de valores numéricos Resolución columna resultante contenga solo valores #Num! para todas las filas de datos. Si ve un número aparentemente aleatorio de cinco dígitos en un campo, compruebe si la columna de origen contiene principalmente valores numéricos, así como también algunos valores de fecha. Los valores de fecha que aparecen en columnas numéricas se convierten incorrectamente en números. Reemplace los valores de fecha por valores numéricos e intente vincular de nuevo. Si ve un valor de fecha aparentemente aleatorio en un campo, compruebe si la columna de origen contiene principalmente valores de fecha, así como también algunos valores numéricos. Los valores numéricos que aparecen en columnas de fecha se convierten incorrectamente en fechas. Reemplace los valores numéricos por valores de fecha e intente vincular de nuevo. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 358 Vincular datos de SQL Server Puede trabajar con datos almacenados en SQL Server ya sea conectándose a SQL Server o importando los datos a una base de datos de Access. La vinculación es la mejor opción si comparte los datos con otras personas, porque los datos están almacenados en una ubicación centralizada y puede visualizar los datos más actuales, agregar o editar datos, así como ejecutar consultas o informes en Access. Nota Este artículo no trata de las aplicaciones de Access: el nuevo tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea. Consulte Crear una aplicación de Access para obtener más información. Paso 1: Preparación para la vinculación 1. Busque la base de datos de SQL Server a la que desee vincular. Si es necesario, póngase en contacto con el administrador de la base de datos para obtener información de conexión. 2. Identifique las tablas y vistas a las que vinculará en la base de datos de SQL. Puede vincular a varios objetos al mismo tiempo. Revise los datos de origen teniendo en cuenta lo siguiente:   Access admite hasta 255 campos (columnas) en una tabla, por lo que la tabla vinculada contendrá únicamente los primeros 255 campos del objeto al que vincule. Las columnas que son de solo lectura en una tabla de SQL Server también lo serán en Access. 1. Para crear la tabla vinculada en una base de datos nueva: haga clic en Archivo > Nuevo>Base de datos del escritorio en blanco. Para crear las tablas vinculadas en una base de datos de Access existente, asegúrese de que dispone de los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos. Nota Una tabla vinculada creada en una base de datos de Access existente, recibe el mismo nombre que el objeto de origen. Así, si usted ya dispone de otra tabla con el mismo nombre, al nombre de la nueva tabla vinculada se le agrega un “1” , por ejemplo, Contactos1. (Si Contactos1 ya se está utilizando, Access creará Contactos2, y así sucesivamente.) Paso 2: Vinculación a los datos Al vincular a una tabla o vista de una base de datos de SQL Server, Access crea una nueva tabla (conocida como tabla vinculada) que refleja la estructura y el contenido de la tabla de origen. Puede cambiar los datos en SQL Server o en la vista Hoja de datos o Formulario de Access y los cambios se reflejarán tanto en SQL como en Access. Todos los cambios estructurales a las tablas vinculadas, como quitar o modificar columnas, se deben hacer desde SQL Server y no desde Access. 1. Abra la base de datos de destino de Access. 2. En la pestaña Datos externos, haga clic en Base de datos ODBC. 3. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada> Aceptary siga los pasos del asistente. Si el archivo. dsn que desea usar ya existe, selecciónelo en la lista del cuadro Seleccionar origen de datos. Para crear un nuevo archivo. dsn, haga lo siguiente: En el cuadro Seleccionar origen de datos, haga clic en Nuevo> SQL Server > Siguiente. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 359 a. Escriba un nombre para el archivo. dsn, o bien haga clic en Examinar. Nota Debe disponer de permisos de escritura en la carpeta para poder guardar el archivo. dsn. b. Haga clic en Siguiente para revisar la información de resumen y, después, haga clic en Finalizar. Siga los pasos en el asistente Crear un nuevo origen de datos para SQL Server. 4. Haga clic en Aceptar y, en Tablas, haga clic en cada tabla o vista a la que desee vincular y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si le aparece Seleccionar identificador de registro único, significa que Access no ha podido determinar qué campo o campos identifican de forma exclusiva cada fila de los datos de origen. En tal caso, seleccione el campo o la combinación de campos que son exclusivos para cada fila y, si no está seguro, consulte al administrador de la base de datos de SQL Server. Cuando la operación de vinculación haya terminado, mostrará la nueva tabla o tablas vinculadas en el panel de navegación. Aplicar la estructura más reciente del objeto de SQL Server Cuando abra una tabla vinculada o el objeto de origen, verá que contiene los datos más recientes. No obstante, si realiza cambios estructurales en un objeto de SQL Server, tendrá que actualizar las tablas vinculadas para poder ver dichos cambios. 1. Haga clic con el botón secundario en la tabla en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Administrador de tablas vinculadas en el menú contextual. 2. Active la casilla situada junto a cada tabla vinculada que desea actualizar o bien, haga clic en Seleccionar todo para seleccionar todas las tablas vinculadas. 3. Haga clic en Aceptar > Cerrar. Nota Como los tipos de datos de Access son distintos a los tipos de datos de SQL Server, Access vincula el tipo de datos más adecuados para cada columna. Usted solo puede revisar, pero no cambiar los tipos de datos asignados en Access. Para obtener más información, consulte formas de compartir una base de datos de escritorio de Access. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 360 Importar o vincular datos a una lista de SharePoint Nota Este artículo no se hace extensivo a las aplicaciones de Access, el tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea. Vea Crear una aplicación de Access para más información. Puede reunir datos desde SharePoint a Access de dos maneras: importándolos o vinculándolos. El proceso de importación crea una copia de la lista de SharePoint en una base de datos de Access. Durante la tarea de importación, puede especificar las listas que desea copiar y, por cada lista seleccionada, puede especificar si desea importar toda la lista o solo una vista específica. El proceso de vinculación establece una conexión con los datos en otro programa para que pueda ver y modificar los datos más recientes tanto en SharePoint como en Access, todo ello sin tener que crear ni mantener una copia de los datos en Access. En caso de que no quiera copiar una lista de SharePoint en la base de datos de Access, sino que quiera ejecutar consultas y generar informes según el contenido de dicha lista, deberá usar el vínculo a los datos. En este artículo se describen los pasos necesarios para importar y vincular a una lista de SharePoint. ¿Qué quiere hacer? Importar una lista de SharePoint Vincular a una lista de SharePoint Importar una lista de SharePoint Al importar datos, Access crea una tabla y copia en ella las columnas y los elementos de la lista (o vista) de origen a modo de campos y registros. Al final de la importación, puede optar por guardar los detalles de dicha tarea como una especificación. Una especificación de importación permite repetir la importación en el futuro sin tener que realizar cada vez los pasos del Asistente para importación. Estos son algunos de los motivos habituales para importar una lista de SharePoint a una base de datos de Access:   Para mover datos (como una lista) a una base de datos de Access de manera permanente, ya que la información del sitio de SharePoint ya no es necesaria. La lista puede importarse a Access y, después, eliminarse del sitio de SharePoint. Su departamento o grupo de trabajo usa Access, pero en ocasiones se hace referencia a datos adicionales contenidos en un sitio de SharePoint que deben combinarse en una de las bases de datos que se usan. Completar estos pasos antes de importar la lista 1. Busque el sitio de SharePoint que contenga las listas que quiera copiar y anote la dirección correspondiente. Una dirección de sitio válida comienza con http:// o https:// , seguido por el nombre del servidor y finaliza con la ruta al sitio específico en el servidor. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 361 2. Identifique las listas que quiera copiar en la base de datos y decida si quiere la lista entera o solo una vista en concreto. Puede importar varias listas en una sola importación, pero solo se puede importar una vista de cada lista. En caso necesario, cree una vista que contenga solo las columnas y los elementos de su interés. 3. Repase las columnas de la lista o vista de origen. En la siguiente tabla se recogen algunas consideraciones que conviene tener en cuenta al importar elementos diferentes: Elemento Consideraciones Access importa únicamente las primeras 256 columnas, puesto que admite solo 256 campos en una tabla. Para evitar este problema, cree una vista y agregue a ella solo las columnas que quiera, cuidando de no superar el número total de 256. Cada carpeta en la lista de SharePoint pasa a ser un registro en la tabla de Access. Los elementos dentro de una carpeta también aparecen como registros, justo debajo del registro que corresponda a esa carpeta. Si una columna de origen busca valores en otra lista, tiene dos opciones: Columnas Carpetas o o Columnas búsqueda de Importar los valores para mostrar como parte del propio campo. En este caso no es necesario importar la lista relacionada. Obligar a que el campo de destino busque otra tabla. En este caso, si la base de datos no contiene una tabla que proporcione los valores de búsqueda, deberá importar también la lista relacionada. Nota Una columna de origen de tipo Persona o Grupo es un tipo especial de columna de búsqueda que busca valores en la lista Información sobre el usuario, de modo que debe decidir si quiere importar esta lista de información sobre el usuario junto con el resto de listas. Los resultados de una columna calculada se copian en un campo cuyo tipo de datos Columnas depende del tipo de datos del resultado calculado. La expresión que efectúa el calculadas cálculo no se copia. La columna de datos adjuntos de la lista se copia en un campo llamado Datos Datos adjuntos adjuntos. Una columna de tipo Opción o Búsqueda puede contener varios valores. Cuando se Columnas importa una columna que admite varios valores, Access crea una columna que multivalor admite varios valores. Formato de Las columnas que contienen formato de texto enriquecido se importan a Access texto como campos tipo Memo. La propiedad Formato del texto del campo tipo Memo enriquecido está establecido en Texto enriquecido y el formato se conserva. Access no crea relaciones automáticamente entre las tablas relacionadas cuando la importación finaliza, con lo que deberá crear las relaciones manualmente entre las tablas nuevas y existentes usando las opciones de la pestaña Relaciones. Para Relaciones acceder aesta pestaña, en el grupo Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones . 4. Identifique la base de datos a la que quiere importar las listas. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 362 Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos. Si no desea almacenar los datos en cualquiera de las bases de datos existentes, crear una base de datos en blanco haciendo clic en el archivo ficha, nuevo y, a continuación, la base de datos en blanco. 5. Revise las tablas de la base de datos. Durante la importación se crea una tabla con el mismo nombre que la lista de SharePoint. Si dicho nombre ya está en uso, Access le anexa "1" (por ejemplo, en el caso de Contactos1, si Contactos1 ya está en uso, Access creará Contactos2 y, así, sucesivamente). Nota Access no sobrescribe una tabla de la base de datos como parte de la importación y no se puede anexar el contenido de una lista o vista a una tabla existente. Importar la lista 1. Abra la base de datos de destino y, en el grupo Importar y vincular de la pestaña Datos externos, haga clic en Más. Tras ello, haga clic en Lista de SharePoint. 2. En el asistente, escriba la dirección del sitio de origen. 3. Seleccione la opción Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y haga clic en Siguiente. 4. En la lista que muestra el asistente, seleccione las listas que quiera importar. 5. En la columna Elementos para importar, seleccione la vista que quiera para cada una de las listas seleccionadas. 6. La casilla Importar valores para mostrar en lugar de Id. para los campos que consultan valores almacenados en otra lista controla qué datos se importan para las columnas de búsqueda de las listas seleccionadas. Realice uno de los siguientes procedimientos: o Active la casilla para importar los valores para mostrar como parte del campo en sí. En este caso, el campo no buscará valores en otra tabla. o Desactive la casilla para que el campo de destino busque valores en otra tabla. Si lo hace, se copiarán los identificadores de las filas de valores para mostrar en el campo de destino. Estos identificadores son necesarios a la hora de definir un campo de búsqueda en Access. Cuando se importan identificadores, es necesario importar las listas que actualmente suministran los valores a las columnas de búsqueda (a menos que la base de datos de destino ya tenga tablas que actúen como tablas de búsqueda). Durante la importación, los identificadores se colocan en el campo correspondiente, pero no se definen todas las propiedades necesarias para que el campo funcione como un campo de búsqueda. En la sección Definir campos de búsqueda de este artículo se explica cómo hacerlo. 7. Haga clic en Aceptar. Access importa las listas y, después, muestra el estado del proceso en la última página del asistente. Si tiene previsto repetir la importación más adelante, puede guardar los detalles como una especificación de importación. Realice los siguientes pasos para completar la tarea. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 363 Opción para guardar la configuración de importación Puede guardar la configuración de importación ante la posibilidad de realizarla de nuevo en el futuro. También puede optar por configurar la importación como una tarea en Outlook en caso de que necesite repetirla con cierta frecuencia. La configuración se guarda del siguiente modo: 1. En la última pantalla del asistente, active la casilla Guardar los pasos de la importación. Aparece un conjunto de controles extra. 2. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de importación. Si quiere, escriba una descripción en el cuadro Descripción. 3. Si desea realizar la tarea a intervalos fijos (como semanal o mensualmente), active la casilla Crear tarea de Outlook. De este modo, se crea una tarea en Microsoft Outlook 2013que le permitirá ejecutar la especificación. 4. Haga clic en Guardar importación. Configurar la tarea de Outlook Si ha seleccionado la casilla de verificación Crear tarea de Outlook en el procedimiento anterior, Access inicia Outlook y muestra una nueva tarea. Siga estos pasos para configurar la tarea. Importante Si no está instalado Outlook, Access muestra un mensaje de error. Si Outlook no está configurado correctamente, el Outlook Asistente de configuración se inicia. Siga las instrucciones del Asistente para configurar el Outlook. 1. En la ventana Importar tarea Nombre de Outlook, repase la configuración de la tarea y modifique los datos que crea conveniente, como Vencimiento y Aviso. Para que la tarea sea periódica, haga clic en Periodicidad en el grupo Periodicidad de la pestaña Tarea. 2. Una vez finalizada la configuración, haga clic en Guardar y cerrar. Ejecutar una tarea guardada 1. En el panel de navegación de Outlook, haga clic en Tareas y, después, haga doble clic en la tarea que quiera ejecutar. 2. En el grupo Microsoft Office Access de la pestaña Tarea, haga clic en Ejecutar importación. 3. Cambie a Access y abra la tabla importada en la vista Diseño. Confirme que se han importado todos los campos y registros y que no hay errores. Pase a la vista Diseño para revisar el tipo de datos y otras propiedades de campo. Tareas relacionadas Tras completar la importación, considere la posibilidad de realizar otras tareas: Compruebe los tipos de datos Access selecciona el tipo de datos adecuado para cada campo correspondiente a una columna de origen. Para ver una lista de cómo Access y tipos de datos de SharePoint se asignan entre sí durante la importación o la vinculación, y qué valores de campo se importan para cada tipo de datos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 364 Campos adicionales de investigar Dependiendo del tipo de lista en la que se basa la tabla, también puede que observe la presencia en la tabla de algunos campos adicionales (como editar, modificado y tipo). Para obtener más información acerca de estos campos y la información que contienen, consulte la Ayuda de SharePoint. Si no necesita estos campos en la base de datos de Access, puede eliminarlos con total seguridad. Definir campos de búsqueda Si importó los identificadores de las columnas de búsqueda, deberá definir manualmente las propiedades de búsqueda de los campos correspondientes. 1. En la vista Diseño de la tabla, en la lista Tipo de datos del campo, haga clic en Asistente para búsquedas. 2. En el asistente, acepte la selección predeterminada (Deseo que la columna de búsqueda busque los valores en una tabla o consulta) y haga clic en Siguiente. 3. Seleccione la tabla o consulta que va a suministrar los valores de búsqueda para el campo y haga clic en Siguiente. Nota Esta tabla puede ser una ya existente o una que se acabe de importar. 1. En el panel Lista de campos, seleccione el campo de identificador y el campo que contiene los valores para mostrar y, después, haga clic en Siguiente. 2. Indique un orden y haga clic en Siguiente. 3. Haga clic en Finalizar. Vincular a una lista de SharePoint Al vincular a una lista de SharePoint, Access crea una tabla (que se suele conocer como tabla vinculada) donde se refleja la estructura y el contenido de la lista de origen. A diferencia de la importación, la vinculación crea un vínculo solamente a la lista, no a ninguna de las vistas específicas relacionadas con la lista. La vinculación resulta más eficaz que la importación en dos aspectos:   Agregar y actualizar datos Se puede realizar cambios en los datos examinando el sitio de SharePoint o trabajando en la vista Hoja de datos o formulario dentro de Access. Los cambios que realice en un lugar se reflejan en el otro. Pero si desea hacer cambios estructurales, como eliminar o cambiar una columna, debe hacerlo abriendo la lista en el sitio de SharePoint. No se puede agregar, eliminar o modificar los campos de una tabla vinculada mientras trabaja en Access. Tablas de búsqueda Cuando se vincula a una lista de SharePoint, Access crea automáticamente tablas vinculadas para todas las listas de búsqueda (a menos que las listas de búsqueda ya están vinculadas a la base de datos). Si las listas de búsqueda contienen columnas que buscan en otras listas, esas listas también se incluyen en la operación de vinculación, por lo que la lista de búsqueda de cada tabla vinculada tiene la correspondiente tabla vinculada en la base de datos. Access también crea relaciones entre estas tablas vinculadas. Situaciones habituales en las que vincular a una lista de SharePoint Por lo general, una lista de SharePoint se vincula desde una base de datos de Access por lo siguiente:  Su departamento o grupo de trabajo usa Access para elaborar informes avanzados y realizar consultas y Windows SharePoint Services para la colaboración en grupo y las comunicaciones. Los equipos individuales crean listas para llevar un seguimiento de diversos aspectos (como contactos y problemas) pero, con frecuencia, es preciso reunir estos datos de lista en una base de datos con fines MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 365   de agregación y elaboración de informes. En estos casos lo mejor es recurrir a la vinculación, porque así los usuarios tanto del sitio de SharePoint como de la base de datos pueden agregar y actualizar datos, así como ver y usar los datos más recientes. Es un usuario de Access que ha empezado a usar Windows SharePoint Services hace poco. Ha migrado algunas de sus bases de datos al sitio de SharePoint del equipo, y la mayoría de las tablas de estas bases de datos son vinculadas. A partir de ahora, en lugar de crear tablas locales, creará listas de SharePoint y las vinculará desde las bases de datos. Quiere seguir almacenando las listas en sitios de SharePoint, pero también quiere trabajar con los datos más recientes en Access para realizar consultas e imprimir informes. Prepararse para vincular a una lista de SharePoint 1. Busque el sitio de SharePoint que tenga las listas a las que quiera vincular y anote la dirección correspondiente. Una dirección de sitio válida comienza con http:// o https:// , seguido por el nombre del servidor y finaliza con la ruta al sitio específico en el servidor. 2. Identifique las listas a las que desea vincular. Puede vincular a varias listas en una sola operación de vinculación, pero no se puede vincular a una vista concreta de una lista. Nota De igual modo, tampoco se puede vincular a encuestas o debates. 3. Repase las columnas de la lista de origen. En la siguiente tabla se recogen algunas consideraciones que conviene tener en cuenta al importar elementos diferentes. Elemento Columnas Carpetas Consideraciones Access no admite más de 256 campos en una tabla. Por lo tanto, la tabla vinculada incluye solamente las primeras 256 columnas. Cada carpeta en la lista de SharePoint aparece como un registro en la tabla de Access. Los elementos dentro de una carpeta también aparecen como registros, inmediatamente debajo del registro que corresponde a esa carpeta. Si una columna de origen busca valores en otra lista y la lista relacionada aún no se encuentra en la base de datos, Access crea automáticamente tablas vinculadas para las listas relacionadas. Columnas de Nota Una columna de origen de tipo Persona o Grupo es un tipo especial de columna búsqueda de búsqueda que busca valores en la lista Información sobre el usuario. Si establece un vínculo a una lista que contiene una columna Persona o Grupo, Access crea automáticamente una tabla vinculada para la lista Información sobre el usuario. Columnas Los resultados en una columna calculada se muestran en el campo correspondiente, calculadas pero no se puede ver ni modificar la fórmula en Access. Datos La columna de datos adjuntos de la lista se muestra como un campo llamado Datos adjuntos adjuntos. Las columnas que son de solo lectura en una lista de SharePoint seguirán siendo de Columnas de solo lectura en Access. Además, es posible que no pueda agregar, eliminar o modificar solo lectura columnas en Access. Columnas Una columna de tipo Opción o Búsqueda puede contener varios valores. Para esas multivalor columnas, la operación de vinculación crea campos que admiten varios valores. Las MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 366 Elemento Consideraciones columnas de búsqueda multivalor se crean en la tabla vinculada si la columna de origen es del tipo Búsqueda. 4. Identifique la base de datos en la que desea crear las tablas vinculadas. Asegúrese de que dispone de los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos. Si no desea almacenar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco. 5. Revise las tablas de la base de datos. Cuando se importa una lista de SharePoint, se crea una tabla con el mismo nombre que la lista de origen. Si dicho nombre ya está en uso, Access le anexará "1", por ejemplo, Contactos1 (si Contactos1 también está en uso, Access creará Contactos2, etc.). Estas mismas reglas son válidas en el caso de las listas relacionadas. Nota A medida que avance, no olvide que Access nunca sobrescribe una tabla en la base de datos como parte de la importación. Además, no se puede anexar el contenido de una lista de SharePoint a una tabla existente. Vincular a los datos 1. 2. 3. 4. 5. Abra la base de datos de destino. En el grupo Importar y vincular de la pestaña Datos externos, haga clic en Más. Haga clic en Lista de SharePoint. En el asistente, escriba la dirección del sitio de origen. Seleccione Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y haga clic en Siguiente. El asistente muestra las listas disponibles para vincularse. 6. Seleccione las listas que quiera vincular y, después, haga clic en Aceptar. Nota Si algunas listas ya están vinculadas a la base de datos activa, se activarán las casillas relativas a dichas listas. Si quiere quitar algún vínculo, desactive las casillas correspondientes. Access intenta crear tablas vinculadas tanto para las listas seleccionadas durante el proceso como para cada una de las listas relacionadas. Access también trata de actualizar las tablas vinculadas correspondientes a las listas que se seleccionaron en el asistente. De igual modo, Access crea las relaciones entre las tablas. Al contrario de lo que sucede en una importación, en una vinculación se mantiene la configuración de las propiedades de búsqueda entre un campo de búsqueda y la tabla relacionada; es decir, no es necesario definir manualmente las propiedades del campo de búsqueda en la vista Diseño de tabla. 7. Revise las nuevas tablas vinculadas en la vista Hoja de datos y asegúrese de que todos los campos y registros se muestran correctamente. Access selecciona el tipo de datos adecuado de cada campo que se corresponda con una columna de origen. Es importante reseñar que, cada vez que se abre una tabla vinculada o la lista de origen, se ven los datos más recientes, pero los cambios estructurales realizados en una lista no se reflejarán automáticamente en una tabla vinculada. Para actualizar una tabla vinculada aplicando la última estructura de lista, haga clic con el botón derecho en la tabla en el panel de navegación, seleccione Opciones de lista de SharePoint y, después, haga clic en Actualizar lista . MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 367 Importar datos de un archivo de texto La importación de datos desde un archivo de texto a una base de datos de escritorio o a una aplicación Access es un proceso de dos etapas; primero preparará el archivo de texto para la importación y luego importará los datos en la base de datos o la aplicación. Un archivo de texto contiene caracteres legibles sin formato, como letras y números, y caracteres especiales como tabulaciones, avances de línea y retornos de carro. Access admite las siguientes extensiones de nombres de archivo: .txt, .csv, .asc y .tab. 1. Preparar el archivo de origen para la importación a. Abra el archivo de origen en un editor de textos como el Bloc de notas. b. Limpiar los datos de origen antes de la importación puede proporcionarle resultados de importación más limpios. Si el archivo de texto tiene elementos descritos en la siguiente tabla, realice la acción que se sugiere: Compruebe si el archivo de texto tiene estos elementos Haga lo siguiente Si desea utilizar un archivo de texto como archivo de origen para importar, el contenido del archivo se debe organizar de tal manera que el asistente para importación pueda dividir el contenido en registros (filas) y campos (columnas). Los archivos de texto que están correctamente organizados son de uno de estos dos tipos: archivos de campos delimitados o de ancho fijo. Sugerencia Si no está seguro sobre si el archivo tiene campos de ancho fijo o Delimitado o ancho delimitados, vea tipos de formatos de archivos de texto. fijo  Archivo delimitado: identifique el delimitador. Si la primera fila contiene encabezados de columna, no es necesario que coincidan el orden de columnas, pero el nombre y el tipo de datos debe coincidir exactamente con el tipo de datos del campo correspondiente.  Archivo de campos de ancho fijo: asegúrese de que cada campo tiene el mismo ancho en cada registro. Algunos archivos delimitados podrían contener valores de campo entre comillas, tal como se muestra aquí:   Cualificadores de texto "Cecilia Cornejo",25,4/5/2006,"Nueva York" "Arturo López",27,2000,"Chicago" Las comillas se denominan cualificadores de texto y no son obligatorios, a menos que una de las siguientes condiciones sea verdadera:   El delimitador de campo aparece como parte de los valores de campo. Por ejemplo, si se utiliza una coma como delimitador de campo, y Nueva York, Chicago es un valor de campo válido, debe incluir el valor dentro de un par de cualificadores, como, por ejemplo: "Nueva York, Chicago". Desea que Access trate valores no textuales, como 0452934 y 0034539, como valores de texto y los guarda en un campo de texto. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 368 Compruebe si el archivo de texto tiene estos elementos Haga lo siguiente Al importar, puede especificar si el archivo usa un cualificador y especificar el carácter del cualificador. Asegúrese de usar el mismo cualificador de texto en el archivo y escribir entre comillas solo valores de texto. ¿Cuántos campos (columnas) se pueden importar? Puede importar hasta 255 campos (columnas) en una tabla. Para importar solo una parte del archivo de texto, edite el archivo de origen antes de importarlo ya que no se pueden omitir registros durante la importación. Omitir registros y valores Puede omitir campos (columnas) solo cuando se agregan datos a una tabla nueva. Cuando agrega datos a una tabla existente, los datos de origen deben tener el mismo número de columnas que la tabla de destino y los tipos de datos de los datos de origen deben coincidir con los tipos de datos de la tabla de destino. Elimine todas las líneas en blanco innecesarias del archivo. Si está agregando los registros a una tabla existente, asegúrese de que el campo correspondiente de la Líneas y campos en tabla acepte valores nulos. Un campo aceptará valores nulos si la propiedad del blanco campo Requerido está establecida en No y el valor de la propiedad ReglaDeValidación no impide los valores nulos. Revise y quite los caracteres adicionales como tabulaciones, avances de línea y Caracteres extraños retornos de carro. Access examina las 25 primeras líneas de un archivo de origen para determinar el tipo de datos de los campos de la tabla. por lo tanto, asegúrese de que cada columna de las 25 primeras filas del origen tiene el mismo tipo de datos. Asegúrese igualmente de incluir entre comillas los valores no textuales que se vayan a tratar como valores de texto. Tipos de datos Nombres de campos Nota Los valores encontrados en las filas siguientes a la fila 25 del origen puede que se omitan o se convierten incorrectamente durante la importación. Vea cómo solucionar este problema en la sección Solucionar valores que faltan o son incorrectos. Para archivos de texto delimitados si el archivo no incluye los nombres de los campos, colóquelos en la primera fila. Puede especificar que los valores de la primera fila deben tratarse como nombres de campo al importar los datos. Al importar archivos de texto de ancho fijo, no puede usar los valores de la primera fila como nombres de campo. Nota Al agregar un archivo de texto delimitado a una tabla existente, asegúrese de que el nombre de cada columna coincida exactamente con el nombre del campo correspondiente en la tabla o la importación podría tener errores. Para buscar los nombres de los campos en la tabla existente, abra la tabla en la vista Diseño. 1. Cierre el archivo para evitar errores de conversión de datos durante la operación de importación.  Importar un archivo de texto MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 369 Este proceso describe la importación en una base de datos de escritorio. Para aplicaciones Access, vea Importar datos a una aplicación de Access. Nota Puede importar solo un archivo a la vez. Para varios archivos, repita los pasos de la importación. 1. Si está importando a una base de datos existente, ábrala. O bien cree una aplicación o base de datos en blanco e importe los datos en una tabla nueva. Al dar un nombre a una tabla nueva, asegúrese de que no exista otra tabla con el mismo nombre. Para evitar errores comunes en el proceso de importación, abra la tabla de destino en la vista Diseño y revise lo siguiente: Comprobación de la Acción tabla Si la primera fila del archivo de texto de origen no tiene nombres de campo Primera fila (columnas), asegúrese de que la posición y el tipo de datos de cada columna coinciden con el campo correspondiente de la tabla de destino. Si algún campo no se encuentra en la tabla de destino, agréguelo antes de importar. Si la tabla de destino tiene campos que no existen en el archivo de origen, no es necesario que los elimine de la tabla, siempre y cuando los campos acepten valores Campos que faltan o nulos. campos adicionales Sugerencia Un campo aceptará valores nulos si la propiedad del campo Requerido está establecida en No y el valor de la propiedad ReglaDeValidación no impide los valores nulos. Si la tabla en la que está importando tiene un campo de clave principal, el archivo de origen debe tener una columna que contenga valores compatibles con el campo de clave principal. Además, los valores de clave importados deben ser únicos. Si un Clave principal registro importado contiene un valor de clave principal que ya existe en la tabla de destino, la importación podría mostrar un mensaje de error. Si sucede esto, agregue valores de clave única a los datos de origen e intente realizar la importación de nuevo. Si la propiedad Indizado de un campo de la tabla se establece en Sí (Sin duplicados), Campos indizados la columna correspondiente del archivo de texto de origen debe contener valores únicos. 1. Haga clic en Datos externos > Archivo de textoy complete los pasos del asistente. Solucionar valores que faltan o son incorrectos Si ve un mensaje de error al final del proceso de importación normalmente significa que el proceso de importación ha tenido errores. Si se le pide que guarde los detalles de la operación, esto significa que se han importado todos los datos o solo algunos. Para comprobarlo, revise la tabla de registro de errores de la última página del asistente en la vista Hoja de datos. La tabla tiene tres campos: Error, Campo y Fila. Cada fila tiene información sobre un error concreto y la información en el campo Error debe ayudarle a solucionar el problema. Sugerencia Si ve que faltan solo algunos valores, puede agregarlos directamente a la tabla en la vista Hoja de datos. Pero si faltan una gran cantidad de datos o hay muchas correcciones, ahorrará tiempo si corrige el problema en el archivo de origen y repite el proceso de importación de nuevo. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 370 Use la información de la siguiente tabla para corregir los valores que faltan o son incorrectos. Problema Resolución Si el archivo de origen incluye un campo que contiene solo valores Verdadero o Falso, o solo valores Sí o No, y ha seleccionado Sí/No como tipo de datos para el Valores - 1 o 0 campo, verá -1 y 0 en la tabla. Abra la tabla en la vista Diseño y establezca la propiedad Formato en Verdadero/Falso o Sí/No. No puede importar varios valores en un campo. La lista de valores se trata como un Campos multivalor valor único y se coloca en un campo de texto, separado por signos de punto y coma. Si los datos aparecen truncados en una columna, intente aumentar el ancho de la Datos truncados columna en la vista Hoja de datos. Si esto no ayuda, compruebe si tiene un tipo de datos de un campo numérico establecido en Entero largo y cámbielo a Doble. Elimine los valores duplicados en el archivo de origen e intente importar de nuevo. Datos que faltan en Los valores duplicados que no se pueden almacenar en el campo de clave principal una clave principal o de la tabla de destino o en un campo que tiene la propiedad Indizado establecida en en campos indizados Sí (Sin duplicados). Cuando abre la tabla en la vista Hoja de datos, es posible que vea algunos campos en blanco. Siga el procedimiento que se describe a continuación para minimizar o eliminar las instancias de valores nulos en la tabla:  Valores nulos   Si las 25 primeras filas de origen tienen valores de tipos de datos diferentes, abra el archivo de origen y reorganice las líneas para asegurarse de que las 25 primeras filas no contienen valores combinados en ninguno de los campos. A continuación, intente importar de nuevo. Incluya todos los valores no textuales que desee guardar como valores de texto entre comillas simples o dobles. Durante la operación de importación, seleccione el tipo de datos adecuado para cada campo. Si el tipo de datos es incorrecto, es posible que vea valores nulos o valores incorrectos en toda la columna. Tipos de formatos de archivos de texto Archivos delimitados: en un archivo delimitado, cada registro aparece en una línea distinta y los campos están separados por un único carácter, denominado delimitador. Este puede ser cualquier carácter que no aparece en los valores de campo, como tabulaciones, punto y coma, comas, espacios, etc. A continuación se muestra un ejemplo de texto delimitado por comas. 1,Company A,Anna,Bedecs,Owner 2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep 3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr. 4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner 5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr. Archivos de ancho fijo: cada registro aparece en una línea distinta y el ancho de cada campo sigue siendo constante en todos los registros. Por ejemplo, el primer campo de cada registro tiene siempre una longitud de siete caracteres, el segundo campo de cada registro tiene siempre una longitud de 12 caracteres, etc. Si la longitud real del valor del campo varía de un registro a otro, a los valores que no llegan al ancho requerido se les deben agregar espacios finales. A continuación se muestra un ejemplo de texto de ancho fijo.. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 371 1 2 3 4 5 Company A Company C Company D Company E Company F Anna Bedecs Owner Thomas Axen Purchasing Rep Christina Lee Purchasing Mgr. Martin O’Donnell Owner Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 372 Exportar datos a Excel Mediante el Asistente para exportación, puede exportar datos de una base de datos de Access en un formato de archivo que Microsoft Excel puede leer. En este artículo se muestra la forma de preparar y exportar datos a Excel, además de ofrecerle algunas sugerencias para solucionar problemas comunes que pueden ocurrir. En este artículo Exportar datos a Excel: Nociones básicas Prepararse para la operación de exportación Ejecutar la operación de exportación Guardar la especificación de exportación Ejecutar una exportación guardada Solucionar valores que faltan o son incorrectos Exportar datos a Excel: Nociones básicas Cuando exporta datos a Excel, Access crea una copia de los datos seleccionados y, a continuación, almacena los datos copiados en un archivo que se puede abrir en Excel. Si copia datos de Access a Excel con frecuencia, puede guardar los detalles de una operación de exportación para usos futuros e incluso programar la operación de exportación para que se ejecute automáticamente en intervalos establecidos. Escenarios comunes para exportar datos a Excel   Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access y Excel para trabajar con datos. Guarda los datos en las bases de datos de Access, pero utiliza Excel para analizar los datos y distribuir los resultados de sus análisis. Su equipo exporta actualmente datos a Excel cuando y como lo necesita, pero desea aumentar la eficacia de este proceso. Es usuario de Access desde hace tiempo, pero su administrador prefiere trabajar con los datos en Excel. A intervalos regulares, suele copiar los datos en Excel, pero desea automatizar este proceso para ahorrar tiempo. Acerca de la exportación de datos a Excel    Access no incluye ningún comando “Guardar como” para el formato Excel. Para copiar datos en Excel, debe usar la característica de exportación descrita en este artículo, o bien copiar los datos de Access en el portapapeles y luego pegarlos en una hoja de cálculo de Excel. Puede exportar tablas, consultas, formularios o informes. También puede exportar los registros seleccionados en una vista de varios registros, como una hoja de datos. Microsoft Excel incluye un comando para importar datos desde una base de datos de Access. Puede utilizar ese comando en lugar del comando de exportación en Access; Sin embargo, el comando de importación de Excel sólo permite importar tablas o consultas. Para obtener más información, vea el artículo de Ayuda de Excel conectarse con datos externos (importar). MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 373   No puede exportar macros ni módulos a Excel. Al exportar formularios, informes u hojas de datos que contienen subformularios, subinformes u hojas secundarias de datos, solo se exporta el formulario, el informe o la hoja de datos principales. Debe repetir la operación de exportación para cada subformulario, subinforme y hoja secundaria de datos que desea exportar a Excel. Solo puede exportar un objeto de base de datos en cada operación de exportación. No obstante, puede combinar varias hojas de cálculo en Excel después de finalizar las operaciones individuales de exportación. Prepararse para la operación de exportación Antes de realizar un procedimiento de exportación, es una buena idea revisar los datos que desea exportar para asegurarse de que no contienen indicadores de error o valores de error. Si hay algún error, intente resolverlo antes de exportar los datos a Excel. De lo contario, se pueden producir problemas durante la operación de exportación y pueden aparecer valores nulos en las celdas de la hoja de cálculo de Excel. Para obtener más información acerca de los problemas que pueden ocurrir al exportar a Excel, vea la sección sobre cómo solucionar valores que faltan o son incorrectos. Si el objeto de origen es una tabla o una consulta, decida si desea exportar los datos con formato o sin él. Esta decisión afecta a dos aspectos del libro resultante: la cantidad de datos que se exportan y el formato de presentación de los datos. La tabla siguiente describe el resultado de exportar datos con y sin formato. Exportar Objeto de origen Campos y registros Formato La configuración de la propiedad Formato se omite durante esta operación. Tabla o consulta Nota Los Sin Se exportan todos los campos y formularios y los formato registros del objeto subyacente. informes no se pueden exportar sin formato. Tabla, consulta, Con formulario o formato informe Solo se exportan campos y registros que se muestran en la vista o el objeto actual. No se exportan los registros filtrados, las columnas ocultas en una hoja de datos ni los campos no mostrados en un formulario o informe. Para los campos de búsqueda, se exportan solo los valores del identificador de búsqueda. Para campos de hipervínculo, el contenido se exporta como una columna de texto que muestra los vínculos en el formato textoParaMostrar#dirección#. El Asistente respeta la configuración de la propiedad Formato. Para campos de búsqueda, se exportan los valores de búsqueda. Para campos de hipervínculo, los valores se exportan como hipervínculos. Para campos de texto enriquecido, se exporta el texto pero no el formato. 1. Elija el libro de destino y el formato de archivo. Tenga en cuenta que los informes solo se pueden exportar en el antiguo formato de archivo *.xls, no en el nuevo *.xlsx. Durante la operación de exportación, Access le pide que especifique el nombre del libro de destino. En la tabla siguiente se resume cuándo se crea un libro (si no existe aún) y cuándo se sobrescribe (si ya existe). MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 374 Si el libro Y el objeto de de origen es destino Una tabla, consulta, No existe formulario o informe Ya existe Una tabla o consulta Una tabla, consulta, Ya existe formulario o informe Y desea exportar Entonces Los datos con formato El libro se crea durante la operación de exportación. o sin formato El libro no se sobrescribe. Se agrega una nueva hoja de cálculo al Los datos, libro y recibe el nombre del objeto del que se exportan los datos. pero no el Si ya existe una hoja de cálculo con ese nombre en el libro, formato Access le pide que reemplace el contenido de la hoja de cálculo correspondiente o especifique otro nombre para la nueva hoja. El libro se sobrescribe con los datos exportados. Se eliminan Los datos, todas las hojas de cálculo existentes y se crea una nueva hoja de incluido el cálculo con el mismo nombre que el objeto exportado. Los datos formato de la hoja de cálculo de Excel heredan la configuración de formato del objeto de origen. Los datos siempre se agregan en una hoja de cálculo nueva. No puede anexar los datos en una hoja de cálculo existente o en un rango con nombre. Ejecutar la operación de exportación 1. Si el libro de destino de Excel está abierto, ciérrelo antes de continuar. 2. En el panel de navegación de la base de datos de origen, seleccione el objeto que desea exportar. Exportar solamente una parte de los datos Si el objeto es una tabla, una consulta o un formulario y desea exportar solamente una parte de los datos, abra el objeto en la vista Hoja de datos y seleccione los registros deseados. Para abrir un formulario en la vista Hoja de datos: a. Haga doble clic en el formulario para abrirlo. b. Haga clic con el botón secundario en el formulario y después haga clic en Vista Hoja de datos. Si esta opción no está disponible: i. Haga clic en Vista Diseño. ii. Presione F4 para mostrar el panel de tareas Hoja de propiedades. iii. Seleccione Formulario en la lista desplegable situada en la parte superior de la hoja de propiedades. iv. En la pestaña Formato de la hoja de propiedades, configure la propiedad Permitir vista Hoja de datos como Sí. v. En la pestaña Diseño, en el grupo Vistas, haga clic en Vista Hoja de datos. Nota No es posible exportar solamente una parte de un informe. No obstante, puede seleccionar o abrir la tabla o la consulta en la que se basa el informe y exportar una parte de los datos contenidos en dicho objeto. 3. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Excel. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 375 4. En el cuadro de diálogo Exportar a una hoja de cálculo de Excel, compruebe el nombre de archivo propuesto para el libro de Excel (Access usa el nombre del objeto de origen). Si lo desea, puede modificar el nombre de archivo. 5. En el cuadro Formato de archivo, seleccione el formato de archivo que desee. 6. Si está exportando una tabla o consulta y desea exportar datos con formato, seleccione Exportar datos con formato y diseño. Para obtener más información, vea la sección sobre cómo prepararse para la operación de exportación. Nota Si está exportando un formulario o un informe, esta opción siempre está seleccionada pero no puede modificarse (aparece atenuada). 7. Para ver el libro de destino de Excel cuando se complete la operación de exportación, active la casilla Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación. Si el objeto de origen está abierto y selecciona uno o varios registros en la vista antes de iniciar la operación de exportación, puede seleccionar Exportar solo los registros seleccionados. Para exportar todos los registros presentados en la vista, deje sin activar esta casilla. Nota Esta casilla no está disponible (aparece atenuada) si no hay registros seleccionados. 8. Haga clic en Aceptar. Si se produce un error en la operación de exportación, Access muestra un mensaje en el que se describe la causa del error. De lo contrario, Access exporta los datos y, según su selección en el paso 7, abre el libro de destino en Excel. A continuación, Access muestra un cuadro de diálogo en el que puede crear una especificación con la información de la operación de exportación. Guardar la especificación de exportación 1. Haga clic en Sí para guardar la información de la operación de exportación para usos futuros. Guardar la información ayuda a repetir la misma operación de exportación en el futuro sin necesidad de configurar todo el Asistente cada vez. 2. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de exportación. Opcionalmente, escriba una descripción en el cuadro Descripción. 3. Si tiene instalado Microsoft Outlook en su equipo y desea realizar la operación de exportación en intervalos fijos (por ejemplo, semanal o mensualmente), active la casilla Crear tarea de Outlook. Esta acción crea una tarea de Outlook que le permite ejecutar la exportación al hacer clic en un botón en Outlook. 4. Haga clic en Guardar exportación. Si Outlook está instalado, Access lo abrirá. Nota Si Outlook no está instalado, aparece un mensaje de error. Si Outlook no está configurado correctamente, se inicia el Asistente para inicio de Outlook. Siga las instrucciones del Asistente para configurar Outlook. En Outlook, revise y modifique la configuración de la tarea (por ejemplo, Fecha de vencimiento y Aviso). MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 376 Para hacer que la tarea se repita, haga clic en Periodicidad y rellene la información. 5. Haga clic en Guardar y cerrar. Ejecutar una exportación guardada 1. En el panel de configuración de Outlook, haga clic en Tareas y, a continuación, haga doble clic en la tarea que desee ejecutar. 2. En la pestaña Tarea, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar importación. 3. En Excel, abra el libro de destino y compruebe que todos los datos se hayan copiado a las celdas correctas. Si eligió copiar solo los datos y no el formato en un libro existente, este puede contener varias hojas de cálculo. Busque la hoja que corresponda a la operación de exportación y revise las celdas de esa hoja. Solucionar valores que faltan o son incorrectos En la tabla siguiente, se describen varias maneras de solucionar errores comunes. Sugerencia Si observa que solo faltan unos pocos valores, corríjalos en el libro de Excel. Si no es así, corrija el objeto de origen en la base de datos de Access y repita la operación de exportación. Problema Descripción y resolución Los resultados de los campos calculados se exportan; las expresiones Campos calculados subyacentes que realizan los cálculos, no. Los campos que admiten varios valores se exportan como una lista de valores Campos multivalor separados por signos de punto y coma (;). No se exportan elementos gráficos (como logotipos, contenido de campos Imágenes, objetos y Objeto OLE y datos adjuntos que son parte de los datos de origen). Agréguelos datos adjuntos manualmente a la hoja de cálculo después de completar la operación de exportación. Al exportar formularios o informes que contienen un objeto de Microsoft Graph Graph, no se exporta el objeto de Graph. Datos en la columna Los valores nulos de la hoja de cálculo resultante son reemplazados a veces por incorrecta datos que deberían estar en la columna siguiente. No se exportan los valores de fecha anteriores al 1 de enero de 1900. Las celdas Faltan valores de fecha correspondientes de la hoja de cálculo contendrán un valor nulo. No se exportan a Excel las expresiones que se utilizan para calcular valores. Solo Faltan expresiones se exportan los resultados de los cálculos. Agregue manualmente la fórmula a la hoja de cálculo de Excel después de completar la operación de exportación. Faltan subformularios, Al exportar un formulario, un informe o una hoja de datos, solo se exportan los subinformes y hojas principales. Repita la operación de exportación para cada subformulario, secundarias de datos subinforme y hoja secundaria de datos que desee exportar. Si ninguna de las columnas tiene formato en la hoja de cálculo resultante, repita Faltan columnas o tienen la operación tras activar la casilla Exportar datos con formato y diseño en el formato incorrecto Asistente. A la inversa, si solo algunas columnas parecen tener un formato MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 377 Problema Descripción y resolución diferente de las versiones en el objeto de origen, aplique el formato que desee manualmente en Excel. Dar formato a una columna en Excel 1. Abra el libro de Excel de destino y muestre la hoja de cálculo que contiene los datos exportados. 2. Haga clic con el botón secundario en una columna o un rango de celdas seleccionado y, a continuación, haga clic en Formato de celdas. 3. En la pestaña Número en Categorías, seleccione un formato como Texto, Número, Fecha u Hora. 4. Haga clic en Aceptar. Valor "#" de una columna Indicadores de error o valores de error Es posible que vea el valor # en una columna que corresponde a un campo Sí/No de un formulario. Esto puede ocurrir si inicia la operación de exportación desde el panel de navegación o en la vista Formulario. Para resolver este problema, abra el formulario en la vista Hoja de datos antes de exportar los datos. Compruebe las celdas por si hubiera indicadores de error (triángulos verdes en las esquinas) o valores de error (cadenas que comienzan por el carácter # en lugar de los datos correspondientes). MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 378 Usar la combinación de correspondencia para enviar datos a Word La combinación de correspondencia es una forma magnífica de poner los datos de Access en funcionamiento este vídeo se muestra cómo crear una carta modelo típica en Word 2013, ejecutando el comando Word Merge de Access 2013. Si lo prefiere, también puede consultar los pasos básicos que se indican debajo del vídeo. Aquí tenemos el procedimiento general para crear una combinación de correspondencia en Word desde Access 1. Abra la base de datos de Access que contiene las direcciones que desea combinar con Word. 2. Si no se abre el panel de navegación, presione F11 para abrirlo. 3. Seleccione la tabla o la consulta que contiene las direcciones. Si los campos de dirección están disponibles varias tablas, cree una consulta que contenga los campos que necesita y seleccione dicha consulta tarea de combinación. 4. Haga clic en Datos externos > Word Merge. 5. Elija entre dejar que el asistente combine las direcciones en un documento de Word que ya existe o con un documento nuevo, en blanco. 6. Haga clic en Aceptar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 379 Word se iniciará y aparecerá la pestaña Correspondencia y el panel Combinar correspondencia. 1. Vaya avanzando por los pasos del asistente, haciendo clic en los vínculos Siguiente o Anterior de la inferior del panel Combinar correspondencia. 2. En el paso 3 del asistente no será necesario que seleccione la lista de destinatarios porque ya la sel Access. Ahora bien, puede que quiera precisar la lista haciendo clic en Editar lista de destinatarios. cuadro que se abre, puede eliminar destinatarios individuales de la combinación, aplicar filtros, ord lista, etc. 3. En el paso 4 del asistente, escriba la carta (a menos que esté trabajando con un documento que ya 4. Ponga el cursor en la ubicación donde quiera que aparezcan los datos y haga clic en Bloque de dirección Línea de saludo o Más elementos en el panel Combinar correspondencia para insertar los datos del documento. En los cuadros que aparezcan, seleccione el formato que quiere y haga clic en Asignar para asegurarse de que los campos se asignan correctamente. 5. En el paso 5 del asistente, haga clic en los botones Siguiente (>>) o Anterior (<<) para obtener una previa y tener una idea del aspecto que tendrán los datos combinados cuando imprima el documento. 6. En el paso 6 del asistente, haga clic en Imprimir y seleccione las opciones de impresión que desee. 7. Guarde y cierre el documento de Word. NOTAS Si después de acabar el asistente, necesita regresar y ajustar algunos de los valores de configurar la combinación, encontrará todas las tareas en la pestaña Correspondencia de Word. Si cambia el diseño de la base de datos de Access, es posible que tenga que ajustar parte de la configuración de la combinación en Word para que la combinación vuelva a funcionar correctamente. El asistente para combinar correspondencia se ha diseñado para trabajar con datos de direcciones de correo postal, aunque también puede usar la característica Combinar correspondencia para con cualquier tipo de datos con Word, como, por ejemplo, registros de inventario, tareas o cualquier dato que almacene en Access. Para ver más detalles sobre las características de combinación de correspondencia de Word, consulte esto Usar la combinación de correspondencia para personalizar documentos Crear etiquetas con combinación de correspondencia Combinación de correspondencia de Word MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 380 Establecer opciones globales MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 381 Decidir si se debe confiar en una base de datos Este artículo contiene una visión general de cómo funciona la confianza en Access y cuáles son los factores deben tener en cuenta al decidir si confiar en una base de datos de escritorio de Access. Nota En este artículo no se aplica a las aplicaciones de acceso web: el tipo de base de datos de diseño con acceso y publicación en línea. Para obtener más información, vea crear una aplicación de Access . En este artículo... Información general Factores que deben contemplarse al decidir si se debe confiar en una base de datos Formas de confiar en una base de datos Información general De forma predeterminada, Access deshabilita la totalidad del código o componentes potencialmente no seguros de una base de datos, con independencia de la versión de Access que se usó para crear la base de datos. Cómo Access le permite confiar en una base de datos Cuando Access deshabilita contenido, le notifica la acción mediante la barra de mensajes. Si ve la barra de mensajes, puede elegir si desea confiar en el contenido deshabilitado de la base de datos. Si decide confiar en el contenido deshabilitado, puede hacerlo de dos maneras:   Usar la barra de mensajes Haga clic en Habilitar contenido en la barra de mensajes. Si elige esta opción, es posible que deba repetir el procedimiento si la base de datos cambia. Confiar en la base de datos permanentemente Coloque la base de datos en una ubicación de confianza, una carpeta de una unidad o red marcada por usted como de confianza. Si elige esta opción, dejará de ver la barra de mensajes y no tendrá que habilitar el contenido de la base de datos mientras la base de datos permanezca en la ubicación de confianza. Si no desea confiar en la base de datos, omita o cierre la barra de mensajes. Cuando omita o cierre la barra de mensajes, podrá seguir viendo los datos de la base de datos y podrá utilizar los componentes de la base de datos que Access no ha deshabilitado. Factores que deben contemplarse al decidir si se debe confiar en una base de datos Antes de decidir si debe confiar en una base de datos, debe tener en cuenta los siguientes factores.  Su propia directiva de seguridad Usted o su empresa pueden tener implementada una directiva de seguridad que especifica cómo controlar los archivos de base de datos de Access. Por ejemplo, puede disponer de un sistema de copia de seguridad muy sólido y decidir que desea confiar en la mayoría de los archivos de base de datos, a menos que tenga una razón específica para no hacerlo. A la MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 382     inversa, quizás no posea un buen sistema de copia de seguridad y, por ende, quiere ser muy cauto al decidir si debe confiar en una base de datos. Su objetivo Cuando Access deshabilita el contenido en una base de datos en la que no ha confiado, no se bloquea el acceso a los datos de dicha base de datos. Si desea revisar los datos de una base de datos y no desea efectuar ninguna acción insegura, como ejecutar una consulta de acción o usar ciertas acciones de macro, no es necesario que confíe en la base de datos. Si no está seguro si una acción es considerada insegura, puede intentar realizar la acción mientras el contenido de la base de datos se encuentra bloqueado por el modo deshabilitado. Si la acción es potencialmente insegura, se bloqueará en esta circunstancia. El origen de la base de datos Si creó la base de datos, o si sabe que proviene de un origen de confianza, puede optar por confiar en la base de datos. Si la base de datos proviene de un origen posiblemente no confiable, salga de la base de datos que no es de confianza hasta que esté seguro de que el contenido es confiable. El contenido del archivo de base de datos Si no puede tomar una decisión de confianza basándose en otra información, puede examinar de manera exhaustiva el contenido de la base de datos para ver qué contenido potencialmente inseguro puede contener. Una vez que llevó a cabo una comprobación completa y está seguro de que el contenido es seguro, puede optar por confiar en la base de datos. La seguridad de la ubicación en la que está almacenada la base de datos Aunque sepa que el contenido de un archivo de base de datos es seguro, si el archivo está almacenado en una ubicación que no es totalmente segura, alguien podría insertar contenido no seguro en la base de datos. Debe prestar especial atención cuando decida confiar en los archivos de base de datos que están almacenados en ubicaciones que podrían no ser seguras. Formas de confiar en una base de datos Una vez que decide confiar en una base de datos, puede confiar una vez mediante la barra de mensajes, o puede confiar de forma indefinida colocando el archivo de base de datos en una ubicación de confianza. Habilitar contenido mediante la barra de mensajes La barra de mensajes aparece inmediatamente debajo de la cinta.  En la barra de mensajes, haga clic en Habilitar contenido. Si no ve la barra de mensajes, pero se ha deshabilitado el contenido, asegúrese de que la barra de mensajes está habilitada. Habilitar la barra de mensajes 1. Haga clic en Archivo > Opciones. 2. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Centro de confianza. 3. En el panel derecho, en Centro de confianza de Microsoft Office Access, haga clic en Configuración del Centro de confianza. 4. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Centro de confianza, haga clic en Barra de mensajes. 5. En el panel derecho, haga clic en Mostrar la barra de mensajes en todas las aplicaciones cuando se bloquee el contenido activo, como macros y controles ActiveX y luego haga clic en Aceptar. 6. Cierre y vuelva a abrir la base de datos para aplicar la configuración cambiada. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 383 Una vez que la barra de mensajes está visible y habilitada, puede usarla para habilitar contenido. Mover un archivo de base de datos a una ubicación de confianza Para especificar que una base de datos determinada es de confianza y se debe habilitar de forma predeterminada, asegúrese de que el archivo de la base de datos se encuentre en una ubicación de confianza, esto es, una ruta de archivo o carpeta en su equipo o una ubicación en su intranet desde la cual se considera seguro ejecutar un código. Las ubicaciones de confianza predeterminadas son, entre otras, las carpetas Inicio, Complementos y Plantillas. También puede especificar sus propias ubicaciones de confianza. Sugerencia Si desea conocer la ruta de la base de datos actual, haga clic en la pestaña Archivo para abrir la vista Backstage. La ruta completa de la ubicación de la base de datos actual se muestra en la pestaña Información.  Abra la carpeta en donde se encuentra actualmente el archivo de la base de datos y cópielo en la ubicación de confianza que desee. Especificar una ubicación de confianza 1. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones. 2. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, a la izquierda, haga clic en Centro de confianza. 3. A la derecha, en Centro de confianza de Microsoft Office Access, haga clic en Configuración del Centro de confianza. 4. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Centro de confianza, haga clic en Ubicaciones de confianza. 5. Para agregar una nueva ubicación, en el panel derecho, active la casilla Permitir ubicaciones de confianza que estén en la red. 6. Haga clic en Agregar nueva ubicación. 7. En el cuadro de diálogo Ubicación de confianza de Microsoft Office, use uno de los métodos siguientes: o En el cuadro Ruta de acceso, escriba la ruta completa de la ubicación que desea agregar. o Haga clic en Examinar para buscar la ubicación. 8. Para especificar que también son de confianza las subcarpetas de las nuevas ubicaciones de confianza, active la casilla Las subcarpetas de esta ubicación también son de confianza. 9. También puede escribir una descripción de la ubicación de confianza en el cuadro Descripción. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 384 Proteger los datos con procesos de copia de seguridad y restauración Nota Este artículo no trata de las aplicaciones de Access: el nuevo tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea. Consulte Crear una aplicación de Access para obtener más información. Necesitará una copia de seguridad de la base de datos para restaurar la base de datos completa (en caso de que se produzca un error del sistema) o para restaurar un objeto cuando el comando Deshacer no sea suficiente para corregir un error. Si tener una copia de seguridad de la base de datos le parece una pérdida de espacio de almacenamiento, considere el tiempo que ahorraría al evitar perder datos y diseño. Crear copias de seguridad de manera periódica es particularmente importante cuando varios usuarios se encuentran actualizando una base de datos. Sin una copia de seguridad, no podrá restaurar los objetos que falten o que estén dañados, ni los cambios realizados en el diseño de la base de datos. En este artículo Planear copias de seguridad periódicas Hacer una copia de seguridad de una base de datos Hacer una copia de seguridad de una base de datos dividida Restaurar una base de datos Restaurar objetos en una base de datos Planear copias de seguridad periódicas Algunos cambios o errores no se pueden invertir, de modo que no conviene esperar a perder datos para darse cuenta de que debería haber creado una copia de seguridad de la base de datos. Por ejemplo, si usa una consulta de acción para eliminar registros o cambiar datos, los valores que se actualizaron a través de dicha consulta no se podrán restaurar con el comando Deshacer. Sugerencia Antes de ejecutar una consulta de acciones, considere la posibilidad de crear una copia de seguridad, especialmente si con la consulta se van a cambiar o eliminar datos. Si la base de datos tiene varios usuarios, antes de hacer una copia de seguridad asegúrese de que todos los usuarios cierren sus bases de datos para que se guarden todos los cambios realizados en los datos. Estas son algunas reglas que sirven para decidir con qué frecuencia hay que hacer una copia de seguridad de la base de datos:   Si la base de datos es una base de datos de archivo, o solo se usa como referencia y apenas cambia, será suficiente con crear copias de seguridad cuando el diseño o los datos cambien. Si la base de datos está activa y los datos cambian frecuentemente, cree una programación para hacer copias de seguridad de la base de datos de forma periódica. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 385  Si la base de datos tiene varios usuarios, haga una copia de seguridad de la base de datos después de un cambio en el diseño. Nota Para datos de tablas vinculadas, crear copias de seguridad mediante el uso de las características de copia de seguridad disponibles en el programa que contiene las tablas vinculadas. Si la base de datos que contiene las tablas vinculadas es una base de datos Access, utilice el procedimiento en la sección copia de seguridad de una base de datos de la división. Hacer una copia de seguridad de una base de datos Al hacer una copia de seguridad de una base de datos, Access guarda y cierra los objetos abiertos en la vista Diseño, así como una copia del archivo de base de datos con el nombre y en la ubicación que especifique. Nota Access volverá a abrir los objetos según se especifique en el valor de la propiedad Vista predeterminada de dichos objetos. Abra la base de datos para la que quiera crear una copia de seguridad y haga lo siguiente: 1. Haga clic en Archivo y, después, en Guardar como. 2. En Tipos de archivo, haga clic en Guardar base de datos como. 3. En Avanzadas, haga clic en Realizar copia de seguridad de la base de datos y, después, en Guardar como. 4. En el cuadro Nombre de archivo del cuadro de diálogo Guardar como, revise el nombre de la copia de seguridad de la base de datos. Puede cambiar el nombre si lo desea, pero el nombre predeterminado contiene el nombre del archivo de base de datos original y la fecha en que se realizó la copia de seguridad. Sugerencia Cuando restaure datos u objetos desde una copia de seguridad, conviene saber qué base de datos contiene la copia de seguridad y cuándo se creó dicha copia, por lo que es aconsejable usar el nombre de archivo predeterminado. 5. Seleccione el tipo de archivo donde desea guardar la base de datos de la copia de seguridad en la lista Guardar como tipo y, después, haga clic en Guardar. Hacer una copia de seguridad de una base de datos dividida Una base de datos dividida consta normalmente de dos archivos de base de datos: una base de datos backend, que solo contiene datos en tablas, y una base de datos front-end, que contiene vínculos a las tablas de la base de datos back-end, consultas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. Todos los datos se almacenan en la base de datos back-end. Todos los objetos de interfaz de usuario, como consultas, formularios e informes, se almacenan en la base de datos front-end. Hacer una copia de seguridad de estas dos bases de datos de manera independiente entre sí (tal y como requiere la copia de seguridad de una base de datos dividida) puede conllevar mucho tiempo. Es más importante hacer copias de seguridad periódicas de la base de datos back-end, dado que es la que contiene los datos. Haga una copia de seguridad de la base de datos front-end siempre que modifique su diseño. Los usuarios individuales de la base de datos front-end pueden realizar cambios arbitrarios en el diseño, de modo que sopese la posibilidad de pedirles que hagan sus propias copias de seguridad de la base de datos front-end. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 386 Hacer una copia de seguridad de la base de datos back-end Notifique a los usuarios antes de empezar a hacer una copia de seguridad, porque este proceso requiere acceso exclusivo al archivo de base de datos y es posible que los usuarios no puedan usar la base de datos back-end mientras dure el proceso. 1. Para abrir únicamente la base de datos back-end, inicie Access. 2. Haga clic en Abrir otros archivos > Equipo > Examinar y, después, seleccione el archivo de la base de datos back-end del que desea hacer una copia de seguridad. 3. Haga clic en la flecha situada junto a Abrir y luego en Abrir en modo exclusivo. 4. Haga clic en Archivo y, después, en Guardar como. 5. En Tipos de archivo, haga clic en Guardar base de datos como. 6. En Avanzadas, haga clic en Realizar copia de seguridad de la base de datos y, después, en Guardar como. 7. En el cuadro Nombre de archivo del cuadro de diálogo Guardar como, revise el nombre de la copia de seguridad de la base de datos. Puede cambiar el nombre si lo desea, pero el nombre predeterminado contiene el nombre del archivo de base de datos original y la fecha en que se realizó la copia de seguridad. Sugerencia Cuando restaure datos u objetos desde una copia de seguridad, conviene saber qué base de datos contiene la copia de seguridad y cuándo se creó dicha copia, por lo que es aconsejable usar el nombre de archivo predeterminado. 8. En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione la ubicación en la que desea guardar la copia de seguridad de la base de datos back-end y haga clic en Guardar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 387 Hacer una copia de seguridad de la base de datos front-end Para hacer una copia de seguridad de una base de datos front-end tras realizar un cambio de diseño, deje abierta la base de datos inmediatamente después de cambiar el diseño y siga los pasos de la sección Hacer una copia de seguridad de una base de datos, empezando por el paso 2. Restaurar una base de datos Nota Solo puede restaurar una base de datos si tiene una copia de seguridad de esta. Una copia de seguridad se considera una "copia correcta conocida" de un archivo de base de datos (esto es, una copia en cuyo diseño e integridad de datos se confía). Se recomienda usar el comando Realizar copia de seguridad de la base de datos de Access para hacer copias de seguridad, pero puede usar cualquier copia correcta conocida para restaurar una base de datos. Por ejemplo, puede restaurar una base de datos a partir de una copia almacenada en un dispositivo USB externo de copia de seguridad. Cuando se restaura una base de datos completa, se reemplaza un archivo de base de datos que está dañado, que tiene problemas de datos o que ha desaparecido, con una copia de seguridad de la base de datos. 1. Abra el Explorador de archivos y vaya a la copia buena conocida de la base de datos. 2. Copie la copia buena conocida en la ubicación donde haya que cambiar la base de datos que falta o está dañada. Si se le pregunta si desea reemplazar un archivo existente, hágalo. Restaurar objetos en una base de datos Si tiene que restaurar uno o más objetos en una base de datos, importe los objetos de la copia de seguridad de la base de datos a la base de datos que contiene (o en la que falta) el objeto que desea restaurar. Importante Si otras bases de datos o programas tienen vínculos a objetos de la base de datos que va a restaurar, es imprescindible que restaure la base de datos en la ubicación correcta. De lo contrario, no funcionarán los vínculos a los objetos de la base de datos y será necesario actualizarlos. 1. Abra la base de datos en la que desea restaurar un objeto. 2. Para restaurar un objeto que falta, vaya al paso 3. Para reemplazar un objeto que contiene datos incorrectos o que faltan, o si el objeto ha dejado de funcionar correctamente, haga lo siguiente: a. Si desea conservar el objeto actual, para compararlo con la versión restaurada después de efectuar la restauración, cámbiele el nombre antes de restaurarlo. Por ejemplo, si desea restaurar un formulario dañado denominado Desprotección, puede cambiar el nombre del formulario dañado a Desprotección inservible. b. Elimine el objeto que desea reemplazar. Nota Tenga siempre cuidado cuando elimine objetos de base de datos, ya que pueden estar vinculados a otros objetos de la misma. 3. Haga clic en Datos externos y, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Access. 4. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Base de datos de Access, haga clic en Examinar para ubicar la base de datos de copia de seguridad y, a continuación, haga clic en Abrir. 5. Seleccione Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la base de datos actual y, a continuación, haga clic en Aceptar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 388 6. En el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en la pestaña correspondiente al tipo de objeto de base de datos que desea restaurar. Por ejemplo, si desea restaurar una tabla, haga clic en la pestaña Tablas. 7. Haga clic en el objeto para seleccionarlo. 8. Si desea restaurar varios objetos, repita los pasos 6 y 7 hasta que seleccione todos los objetos que desea restaurar. 9. Para revisar las opciones de importación antes de importar los objetos, en el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en el botón Opciones. 10. Después de seleccionar los objetos y las opciones de configuración de importación, haga clic en Aceptar para restaurar los objetos. Para automatizar la creación de copias de seguridad, es aconsejable usar un programa que realice copias de seguridad automatizadas de un sistema de archivos, como un software de copia de seguridad de servidor de archivos o un dispositivo USB externo de copia de seguridad. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 389 Personalizar y bloquear el panel de navegación Personalice y controle el contenido y la organización del panel de navegación para mejorar las posibilidades de uso de una base de datos. La navegación personalizada contribuye a aumentar la eficacia porque permite agrupar, resaltar u ocultar objetos. En este artículo se contemplan las distintas formas de personalizar y controlar el panel de navegación para mejorar las posibilidades de uso facilitando a los usuarios la búsqueda solo de aquellos objetos de la base de datos que necesiten usar. En este artículo no se documentan las características de seguridad de base de datos, como cifrar la base de datos con una contraseña. Para más información, consulte la sección Vea también. Nota Este artículo no trata de las aplicaciones de Access: el nuevo tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea. Consulte Crear una aplicación de Access para obtener más información. En este artículo... Información general Antes de empezar Personalizar el panel de exploración Controlar el panel de navegación con una macro Deshabilitar la vista Diseño de un elemento Ocultar un objeto de base de datos MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 390 Información general Situado en el lado de la pantalla, el panel de exploración proporciona una interfaz para los objetos de la base de datos y proporciona varias características que le ayudarán a personalizar la experiencia del usuario. En el panel de navegación, los elementos se organizan en grupos. Para elegir cómo se agrupan, debe especificar una categoría, como Tipo de objeto o Fecha de creación. En la ilustración anterior se muestra el grupo Todos los objetos de Access de la categoría Tipo de objeto con algunos de los grupos de tipo de objeto (como Tablas y Consultas) cerrados. Categorías y grupos personalizados También puede crear categorías personalizadas y grupos personalizados dentro de esas categorías. En los grupos personalizados, puede crear accesos directos que apunten a los objetos de la base de datos. Por ejemplo, suponga que tiene muchos informes en la base de datos que ejecuta con distinta frecuencia (por ejemplo, diariamente o trimestralmente). Puede crear una categoría Informes y, después, crear los grupos Diariamente, Semanalmente, Mensualmente, Trimestralmente y Anualmente. Tras ello, en cada grupo puede crear accesos directos a los informes correspondientes. Sugerencia Puede crear varios accesos directos a un objeto de la base de datos, cada uno de ellos en un grupo personalizado diferente. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 391 Mostrar u ocultar categorías y grupos Puede usar el cuadro de diálogo Opciones de navegación para mostrar u ocultar algunas de las categorías y grupos en el panel de navegación. También puede utilizar acciones para controlar la visualización de categorías del panel de exploración como una base de datos se abre en Access. Estas acciones están disponibles en Microsoft Office Access 2007:   DefinirCategoríasMostradas Use esta acción para mostrar u ocultar una categoría. Puede mostrar u ocultar solo una categoría cada vez que use esta acción. Sin embargo, puede usar esta acción varias veces en una macro para mostrar u ocultar categorías individuales según sea necesario. BloquearPanelDeExploración Use esta acción para bloquear el panel de navegación. Esto sirve para impedir que los usuarios agreguen, muevan o eliminen elementos por accidente en el panel de navegación. Nota El bloqueo del panel de navegación no evita que los usuarios copien los objetos de la base de datos en el portapapeles. Desplazarse a una categoría o grupo automáticamente al abrirse la base de datos Puede usar la acción de macro DesplazarseA para desplazarse a una categoría o grupo. Si usa esta acción en la macro autoejecutable, puede desplazarse automáticamente a una categoría o grupo cuando se abra la base de datos. Deshabilitar la vista Diseño Los elementos que se muestran en las categorías o grupos personalizados son en realidad accesos directos que apuntan a objetos de la base de datos. Los accesos directos del panel de navegación tienen una propiedad Deshabilitar accesos directos de la vista Diseño que se puede configurar. Haga clic con el botón secundario en el acceso directo, haga clic en Propiedades de objeto o (si es una tabla) en Propiedades de tabla en el menú contextual y, después, active la casilla Deshabilitar accesos directos de la vista Diseño. Si esta propiedad está habilitada, el acceso directo no se podrá usar para abrir el objeto de destino correspondiente en la vista Diseño o la vista Presentación. Por ejemplo, si habilita esta propiedad en un acceso directo a un formulario, los usuarios no podrán usar dicho acceso directo para cambiar el diseño o la presentación del formulario. Ocultar objetos de la base de datos Las categorías y grupos integrados en el panel de navegación no muestran accesos directos, sino objetos de base de datos reales. Entre estos grupos se incluyen los siguientes:   Todos los grupos de cualquier categoría integrada. El grupo Objetos sin asignar de cualquier categoría personalizada. Los objetos de la base de datos carecen de la propiedad Deshabilitar accesos directos de la vista Diseño. Puede ocultar los objetos de la base de datos para evitar que se altere el diseño y, después, proporcionar accesos directos a ellos en las categorías y grupos personalizados. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 392 Antes de empezar Combinando estas características, puede controlar de forma eficaz la organización del panel de navegación para mejorar las posibilidades de uso. Sin embargo, estas características no impedirán que un usuario malintencionado realice cambios de diseño no deseados en la base de datos, ni tampoco el acceso no autorizado a los datos. Tenga en cuenta lo siguiente: Las características de uso se pueden omitir.   Si usa una macro para controlar y bloquear el panel de navegación, no olvide que los usuarios pueden deshabilitar la macro al inicio manteniendo presionada la tecla MAYÚS. Los accesos directos del panel de navegación tienen una propiedad Deshabilitar accesos directos de la vista Diseño, pero no los objetos de la base de datos. Puede ocultar las categorías y grupos que contienen objetos de base de datos, puede ocultar incluso los objetos en sí, pero los usuarios pueden mostrarlos. Céntrese en el usuario.   Cuando planee y diseñe el sistema de navegación de una base de datos, trabaje con las personas que la vayan a usar. Si esto no es posible, centre el proceso de diseño en las necesidades de estos usuarios. En función de los recursos, considere la posibilidad de usar grupos de enfoque para el planeamiento y realizar pruebas de uso durante el diseño. La seguridad no es el objetivo.   El objetivo de implementar estas características para controlar el panel de navegación debe ser mejorar las posibilidades de uso de una base de datos. Estas características no están pensadas para proteger una base de datos. Para más información sobre las formas de proteger una base de datos, consulte la sección Vea también. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 393 Personalizar el panel de navegación Puede usar el cuadro de diálogo Opciones de navegación para personalizar el panel de navegación. El proceso se compone de los siguientes pasos: 1. Crear una categoría personalizada. Access proporciona una categoría personalizada predefinida: Personalizado. Puede cambiar el nombre de dicha categoría y agregar o quitar grupos según sus necesidades. También puede crear categorías personalizadas. 2. Crear un grupo personalizado. Después de crear una categoría, es necesario crear uno o varios grupos personalizados para la nueva categoría. 3. Asignar objetos al grupo personalizado con accesos directos. En el panel de navegación, arrastre o copie y pegue los objetos de base de datos que desee asignar al grupo personalizado. Los objetos se arrastran o copian de un grupo especial de la nueva categoría llamado Objetos sin asignar que Access crea cuando se crea una categoría personalizada. Notas Cuando se agrega un objeto de base de datos del grupo Objetos sin asignar al grupo personalizado, Access crea un acceso directo a dicho objeto. El objeto en sí no se mueve ni se copia. o Si elimina un acceso directo en un grupo personalizado o le cambia el nombre, esos cambios no afectan al propio objeto, sino únicamente al acceso directo. o Puede crear todos los accesos directos a un objeto de base de datos que desee. Cada grupo debe tener solo un acceso directo a un objeto de base de datos determinado. 4. Mostrar u ocultar grupos y objetos de una categoría personalizada. Después de llenar el grupo o los grupos personalizados, puede ocultar el grupo Objetos sin asignar y cualquier otro grupo que no quiera ver. También puede ocultar objetos concretos. o Nota También puede usar la acción de macro DefinirCategoríasMostradas para mostrar u ocultar una categoría. Con una macro puede mostrar u ocultar categorías con independencia de la configuración del cuadro de diálogo Opciones de navegación. Para más información, vea la sección Controlar el panel de navegación con una macro. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 394 Crear una categoría personalizada 1. Haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación. 2. En la lista Categorías del cuadro de diálogo Opciones de navegación, haga clic en Agregar elemento. Aparece una nueva categoría en la lista. En esta ilustración se muestra una nueva categoría personalizada: 3. Dé un nombre a la nueva categoría y, a continuación, presione ENTRAR. Sugerencia Intente que el nombre tenga sentido para los usuarios de la base de datos. Después de crearlo, observe que el título de la lista de la derecha cambia para reflejar dicho nombre. Por ejemplo, si el nombre de la nueva categoría es Mi panel de control, el título que se ve en la lista de la derecha es Grupos de "Mi panel de control". Observe también que en la lista figura un grupo denominado Objetos sin asignar. Access crea este grupo de forma predeterminada. Este grupo contiene todos los objetos de la base de datos que se usan para llenar el grupo personalizado. Después de crear la categoría personalizada, debe crear uno o varios grupos para ella. Puede crear todos los grupos que necesite. Mantenga abierto el cuadro de diálogo Opciones de navegación y lleve a cabo los pasos siguientes. Crear un grupo personalizado 1. En la lista grupos de "nombre de grupo", haga clic en Agregar grupo y, a continuación, escriba un nombre para el grupo. Puede repetir este proceso tantas veces como sea necesario. Por ejemplo, Mi panel de control puede contener tres grupos: formularios de entrada de datos, informes y consultas. Las necesidades de los usuarios o sus propias preferencias deben determinar los grupos que agregue. 2. Deje activado la casilla situada junto a Objetos sin asignar y, después, haga clic en Aceptar. Access cierra el cuadro de diálogo Opciones de navegación y agrega el nuevo grupo personalizado al panel de navegación, pero aún no podrá ver el nuevo grupo. 3. Siga los procedimientos descritos a continuación para poder ver el nuevo grupo e incluir objetos en él. Sugerencia Si solo tiene intención de agregar un elemento a un nuevo grupo personalizado, haga clic con el botón secundario en el elemento, seleccione Agregar al grupo en el menú contextual y haga clic en Nuevo grupo. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 395 Asignar objetos al grupo personalizado con accesos directos 1. Haga clic en el menú situado en la parte superior del panel de navegación y, en la sección superior del menú, haga clic en la nueva categoría. El grupo o los grupos que creó para la categoría aparecen en la sección inferior del menú, junto con el grupo Objetos sin asignar. 2. Arrastre elementos del grupo Objetos sin asignar a un grupo personalizado. Para mover varios elementos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en ellos y, después, arrástrelos a un grupo personalizado. Mostrar u ocultar grupos y objetos de una categoría personalizada Es posible ocultar algunos o todos los grupos de una categoría personalizada y algunos o todos los objetos de un grupo. Recuerde los siguientes puntos:   Access ofrece dos formas de ocultar elementos. Puede usar los comandos que se proporcionan en el panel de navegación para ocultar un acceso directo de un grupo, o bien puede establecer la propiedad Oculto de un objeto de base de datos para ocultar los accesos directos al objeto en todos los grupos y categorías de la base de datos abierta, incluidas las categorías y grupos integrados. Puede hacer completamente invisibles los objetos y grupos ocultos o puede mostrarlos en el panel de navegación como iconos atenuados no disponibles. Para ello, se activa o desactiva la casilla Mostrar objetos ocultos del cuadro de diálogo Opciones de navegación. Esa casilla se usa también cuando es necesario mostrar o restaurar un grupo o un objeto. Los pasos que se describen en las siguientes secciones indican cómo se lleva a cabo cada tarea. Ocultar un grupo en una categoría  En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario del mouse en la barra de título del grupo que desee ocultar y, a continuación, haga clic en Ocultar. Nota También puede ocultar un grupo utilizando el cuadro de diálogo Opciones de exploración. Abra el cuadro de diálogo (vea los pasos descritos en la siguiente sección si no sabe cómo) y, en la lista grupos de "categoría", desactive la casilla de verificación situada junto al grupo que desee ocultar. Restaurar un grupo oculto en una categoría 1. Haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación en el menú contextual. 2. En la lista Categorías, seleccione la categoría que contenga el grupo oculto. 3. En la lista grupos de "categoría", active la casilla de verificación situada junto al grupo oculto. 4. Haga clic en Aceptar. Ocultar un acceso directo o un objeto solo en su grupo  En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el acceso directo o el objeto y, después, haga clic en Ocultar en este grupo. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 396 Nota Este comando no está disponible para los objetos del grupo Objetos sin asignar de una categoría personalizada. Ocultar un objeto de todos los grupos y categorías 1. Haga clic con el botón secundario en el objeto que quiera ocultar y, después, haga clic en Propiedades de objeto o (si es una tabla) Propiedades de tabla en el menú contextual. Se abre el cuadro de diálogo Propiedades de Nombre del objeto y Access anexa el nombre del objeto al título del cuadro de diálogo. Por ejemplo, si abre un formulario llamado Pedidos, en el título del cuadro de diálogo será Propiedades de Pedidos. En la siguiente ilustración se muestra el cuadro de diálogo. 2. Active la casilla de verificación Oculto. 3. Haga clic en Aceptar. Restaurar o mostrar un objeto oculto 1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el menú de la parte superior del panel de navegación y haga clic en Opciones de navegación en el menú contextual. 2. Bajo Opciones de presentación, active la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos. 3. Haga clic en Aceptar y vuelva al panel de navegación. En el panel se muestra un icono atenuado por cada objeto oculto. 4. Realice uno de los siguientes procedimientos: o Si ocultó un acceso directo en un grupo, haga clic con el botón secundario en él y haga clic en Mostrar en este grupo. o Si ocultó un objeto en todas las categorías y grupos estableciendo la propiedad Oculto, haga clic con el botón secundario en el objeto, haga clic en Propiedades de objeto o (si es una tabla) Propiedades de tabla y, después, desactive la casilla Oculto. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 397 Quitar y restaurar accesos directos en los grupos personalizados Los grupos personalizados pueden cambiar con el tiempo, según lo vayan haciendo la demanda de los usuarios y la empresa. Puede agregar o quitar los accesos directos en un grupo en cualquier momento. Quitar un acceso directo de un grupo personalizado  En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el acceso directo que quiera quitar y haga clic en Quitar. Restaurar un acceso directo en un grupo personalizado 1. Si el grupo Objetos sin asignar está oculto, muéstrelo. ¿Cómo mostrar el grupo Objetos no asignados? a. Haga clic con el botón secundario del mouse en el menú de la parte superior del panel de navegación y haga clic en Opciones de navegación en el menú contextual. b. En el panel grupos de "categoría", active la casilla de verificación junto a Objetos no asignados. 2. Según sea necesario, arrastre o copie y pegue el objeto que desee del grupo Objetos sin asignar en el grupo personalizado. Cambiar el nombre de un acceso directo de un grupo personalizado 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el acceso directo que desee cambiar de nombre y, después, haga clic en Cambiar nombre de acceso directo. 2. Escriba el nuevo nombre del acceso directo y presione ENTRAR. Controlar el panel de navegación con una macro Access ofrece diversas acciones de macro que sirven para controlar el panel de navegación. Use una acción de macro cuando quiera realizar alguna de las siguientes tareas:     Mostrar u ocultar determinadas categorías Bloquear el panel de navegación para evitar cambios inintencionados Desplazarse a una categoría o grupo Ocultar el panel de navegación Estas acciones se pueden usar en todo momento. Puede agregarlas a una macro ya existente o crear una nueva para dicho propósito. Para más información sobre cómo crear macros para controlar la interfaz de usuario, vea el artículo Creación de una macro de interfaz de usuario (UI). Sugerencia Para ejecutar acciones de macro automáticamente cuando se abra una base de datos, incorpore las acciones en cuestión a la macro denominada AutoExec. Usar acciones de macro para controlar lo que se muestra en el panel de navegación 1. Realice uno de los siguientes procedimientos: o Para crear una macro, haga clic en Macro en el grupo Macros y código de la pestaña Crear. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 398 Para agregar las acciones a una macro existente, haga clic con el botón secundario en la macro en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Diseño. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Diseño, haga clic en Mostrar todas las acciones. En el diseñador de macros, seleccione DefinirCategoríasMostradas de la lista desplegable. La acción se mostrará en el diseñador. Elija una opción del cuadro Mostrar. Elija Sí si desea que la categoría se muestre en el panel de navegación o No si no desea que se muestre. En el cuadro Categoría, haga clic en el nombre de la categoría que quiera mostrar u ocultar. Repita los pasos del 3 al 5 por cada categoría que desee controlar con la macro. En el diseñador de macros, seleccione BloquearPanelDeExploración de la lista desplegable. La acción se mostrará en el diseñador. Indique un valor para el argumento Bloquear. Elija Sí para bloquear el panel de navegación. o 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Usar una acción de macro para desplazarse a una categoría o grupo 1. Realice uno de los siguientes procedimientos: o Para crear una macro, haga clic en Macro en el grupo Macros y código de la pestaña Crear. o Para agregar las acciones a una macro existente, haga clic con el botón secundario en la macro en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Diseño. 2. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Diseño, haga clic en Mostrar todas las acciones. 3. En el diseñador de macros, seleccione DesplazarseA de la lista desplegable. La acción se mostrará en el diseñador. 4. En el cuadro Categoría, haga clic en el nombre de la categoría a la que quiera ir. 5. Si desea desplazarse a un grupo específico de la categoría, haga clic en la flecha del cuadro Grupo y, después, en el nombre del grupo al que quiera ir. Usar una acción de macro para ocultar el panel de navegación Si prefiere crear su propio sistema de navegación, puede ocultar el panel de navegación con la acción de macro EjecutarComando y el argumento OcultarVentana. 1. Realice uno de los siguientes procedimientos: o Para crear una macro, haga clic en Macro en el grupo Macros y código de la pestaña Crear. o Para agregar las acciones a una macro existente, haga clic con el botón secundario en la macro en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Diseño. 2. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Diseño, haga clic en Mostrar todas las acciones. 3. En el diseñador de macros, seleccione EjecutarComandoDeMenú de la lista desplegable. La acción se mostrará en el diseñador. 4. En el cuadro Comando, seleccione OcultarVentana. Nota También puede activar o desactivar la visualización del panel de navegación con la casilla Mostrar panel de navegación del cuadro de diálogo Opciones de Access. Si usa la acción de macro EjecutarComandoDeMenú con el argumento OcultarVentana, se ocultará el panel de navegación tanto si la casilla Mostrar panel de navegación está activada como desactivada. Deshabilitar la vista Diseño de un elemento En el panel de navegación, puede establecer la propiedad Deshabilitar accesos directos de la vista Diseño de un acceso directo para controlar si los usuarios pueden usar dicho acceso directo para abrir el objeto de destino en la vista Diseño o la vista Presentación. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 399 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el acceso directo para el que quiera deshabilitar la vista Diseño y, después, haga clic en Propiedades de objeto o (si es una tabla) Propiedades de tabla. 2. En el cuadro de diálogo Propiedades de Nombre de objeto, active la casilla Deshabilitar accesos directos de la vista Diseño. Ocultar un objeto de base de datos 1. Haga clic con el botón secundario en el objeto que desee ocultar y, después, haga clic en Propiedades de objeto o (si es una tabla) Propiedades de tabla. Se abre el cuadro de diálogo Propiedades de Nombre del objeto y Access anexa el nombre del objeto al título del cuadro de diálogo. Por ejemplo, si abre un formulario llamado Pedidos, en el título del cuadro de diálogo será Propiedades de Pedidos. En la siguiente ilustración se muestra el cuadro de diálogo. 2. Active la casilla de verificación Oculto. 3. Haga clic en Aceptar. Restaurar o mostrar un objeto oculto 1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el menú de la parte superior del panel de navegación y haga clic en Opciones de navegación en el menú contextual. 2. Bajo Opciones de presentación, active la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos. 3. Haga clic en Aceptar y vuelva al panel de navegación. En el panel se muestra un icono atenuado para todos los objetos ocultos. 4. Realice uno de los siguientes procedimientos: o Si ocultó un acceso directo o un objeto en un grupo, haga clic con el botón secundario en el objeto y, después, haga clic en Mostrar en este grupo. o Si ocultó un objeto en todas las categorías y grupos estableciendo la propiedad Oculto, haga clic con el botón secundario en el objeto, haga clic en Propiedades de vista y, después, desactive la casilla Oculto. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 400 Configurar opciones de usuario para la base de datos activa Nota En este artículo no se aplica a las aplicaciones de acceso web: el tipo de base de datos de diseño con acceso y publicación en línea. Para obtener más información, vea crear una aplicación de Access . Para personalizar la configuración de usuario, tales como cómo mostrar las ventanas de objetos, métodos abreviados de teclado y opciones de corrección automática para una base de datos de Access escritorio que está actualmente abierta, haga clic en archivo, Opciones y cambian las opciones en la categoría Base de datos actual. Nota Los cambios de configuración solo tienen efecto después de cerrar y volver a abrir la base de datos. ¿Qué desea hacer? Personalizar opciones para la base de datos activa Configurar la forma en la que se muestran las ventanas de objetos Habilitar el uso de métodos abreviados de teclado de Access Configurar opciones de administración de archivos para la base de datos activa Seleccionar opciones de navegación para la base de datos activa Configurar opciones para realizar un seguimiento y corregir nombres de campos en la base de datos activa Configurar opciones de filtro para la base de datos activa Personalizar opciones para la base de datos activa Puede personalizar rápidamente la forma en la que se muestran el nombre y el logotipo de la aplicación, la forma en la que se muestran las ventanas de objetos y cómo se administran los archivos en la aplicación o base de datos activa. En una base de datos que esté abierta: 1. Haga clic en Archivo > Opciones > Base de datos activa. 2. Seleccione las opciones para la base de datos activa. A continuación, se indican algunas de las opciones más utilizadas; más adelante se describirán más. Configuración Descripción Especifique el nombre personalizado que se va a mostrar en la barra de título de Título de la aplicación Windows de la base de datos activa. Seleccione un icono para la base de datos activa. Escriba el nombre del archivo de Icono de la aplicación imagen o haga clic en Examinar para buscar un archivo de imagen. El icono seleccionado se muestra en la barra de título de Windows. Al seleccionar esta opción, se muestra el icono de la aplicación en todas las pestañas Usar como icono de formularios e informes de la base de datos activa. Si no están habilitadas las Formulario e informe pestañas de documentos, el icono no se muestra. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 401 Configuración Mostrar formulario Formulario de presentación web Mostrar barra de estado Descripción Especifique el formulario que quiere que se muestre al abrir la base de datos activa. Mantenga la configuración predeterminada (ninguna) si prefiere que aparezca ningún formulario al abrir la base de datos. Si se selecciona, permite a los usuarios configurar, cambiar o quitar los formularios que aparecen en web. Si se selecciona, se muestra una barra de estado en la parte inferior del área de trabajo de Access. 1. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar. Para que algunos valores surtan efecto, deberá cerrar y volver a abrir la base de datos. Configurar la forma en la que se muestran las ventanas de objetos Access incluye una opción para mostrar todos los objetos abiertos en una serie de fichas para alcanzar a lo largo de la parte superior de la ventana de objetos. Puede establecer las siguientes opciones de visualización en el área de Opciones de la ventana de documento en la categoría Base de datos actual. Configuración Descripción Si se selecciona, se muestran varios objetos abiertos de forma superpuesta. Ventanas superpuestas Si se selecciona, solo se ve un objeto a la vez, aunque haya varios abiertos. Documentos con pestañas Puede usar la opción Documentos con pestañas sin mostrar las pestañas del documento, algo muy práctico si los usuarios necesitan trabajar con un solo objeto cada vez. Si desactiva esta opción, asegúrese de incluir otra opción de navegación para permitir a los usuarios pasar a otros objetos. Si selecciona la opción Documentos con pestañas, también puede seleccionar esta opción para ver las pestañas de todos los objetos abiertos. Mostrar pestañas de documento Utilizar controles con Si se selecciona, se usa el tema de Windows elegido en los controles de temas de Windows en los formularios e informes de la base de datos activa. formularios Si se selecciona, muestra el botón Vista Presentación en la barra de estado de Access y en los menús contextuales que aparecen al hacer clic con el botón secundario en una ficha del objeto. Si no se selecciona, los usuarios no podrán Habilitar la vista abrir los formularios e informes en la vista Presentación. Presentación Nota Tras desactivar esta opción, Vista Presentación dejará de estar disponible en el grupo Vistas y en todos los menús contextuales. Permitir cambios de Si se selecciona, esta opción permite cambiar el diseño de las tablas en la vista diseño en las tablas en la Hoja de datos. vista Hoja de datos MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 402 Configuración Descripción Si se selecciona, Access muestra los números como "#####" si la columna es Buscar campos numéricos demasiado estrecha para mostrar todo el valor. Si no se selecciona, los valores truncados se ven truncados según el ancho de la columna. Formato de Si se selecciona, Access almacena las imágenes en su formato original. almacenamiento de Seleccione esta opción para reducir el tamaño de la base de datos. propiedades de imagen Convertir todos los datos Si se selecciona, Access crea una copia del archivo de imagen original con el de imagen en mapas de formato de mapa de bits de Windows o el formato de mapa de bits bits (compatible con independiente del dispositivo. Seleccione esta opción para ver imágenes de Access 2003 y versiones bases de datos creadas con Office Access 2003 y versiones anteriores. anteriores) Habilitar el uso de métodos abreviados de teclado de Access Si se selecciona la opción Usar las teclas especiales de Access, los usuarios pueden usar los siguientes métodos abreviados de teclado en la base de datos activa: Teclas Resultado F11 Muestra y oculta el panel de navegación. CTRL+I Muestra la ventana Inmediato en el Editor de Visual Basic. ALT+F11 Inicia el Editor de Visual Basic. CTRL+Interrumpir Si se presiona esta combinación de teclas, Access deja de obtener registros del servidor. Configurar opciones de administración de archivos para la base de datos activa Estas opciones de administración de archivos solo son válidas para la base de datos que esté abierta al seleccionar las opciones. Configuración Descripción Si se selecciona, la base de datos se compacta y repara Compactar al cerrar automáticamente al cerrarla. Quitar la información personal de las Si se selecciona, se elimina automáticamente la información propiedades del archivo al guardarlo personal de las propiedades del archivo al guardarlo. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 403 Seleccionar opciones de navegación para la base de datos activa Puede personalizar la navegación para la aplicación actual con las opciones siguientes: Configuración Mostrar panel de navegación Descripción Si se desactiva, no se muestra el panel de navegación al abrir la base de datos activa. Si se selecciona, puede cambiar las categorías y los grupos que se muestran en Opciones de navegación el panel de navegación y configurar la forma en la que se abren los objetos en la base de datos activa. Nombre de banda de Seleccione el nombre de un grupo personalizado de la cinta. opciones Barra de menús Configure o cambie la barra de menús contextuales predeterminada. contextuales Si desactiva esta casilla, solo Inicio estará visible en la cinta. Además, los Permitir el uso de menús comandos Guardar y Guardar como no estarán disponibles al hacer clic en no restringidos Archivo. Activa o desactiva los menús contextuales (emergentes) que se muestran al Permitir el uso de menús hacer clic con el botón secundario en un objeto de base de datos en el panel de contextuales navegación o en un control de un formulario o un informe. Debe cerrar y volver predeterminados a abrir la base de datos activa para que la opción especificada surta efecto. Configurar opciones para realizar un seguimiento y corregir nombres de campos en la base de datos activa La opción Autocorrección de nombres indica a Access que realice un seguimiento y corrija las referencias a nombres de campos de los formularios, los informes y las consultas. Puede configurar las siguientes opciones para la base de datos activa: Configuración Descripción Si se selecciona, Access almacena la información necesaria para corregir errores Registrar información en los nombres. Le permite usar la característica Dependencias del objeto. No de Autocorrección de obstante, Access no reparará los errores hasta que se seleccione la opción nombres Realizar Autocorrección de nombres. Realizar Autocorrección Si se selecciona, Access repara los errores en los nombres a medida que se de nombres produzcan. Si se selecciona la opción Registrar información de Autocorrección de MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 404 Configuración Descripción nombres y se deja esta opción desactivada, Access almacenará todos los datos de errores hasta que se seleccione esta opción. Registrar cambios de Access registra los cambios que efectúa en una base de datos al reparar errores Autocorrección de en los nombres y guarda los datos en una tabla denominada AutoCorrect.log. nombres Configurar opciones de filtro para la base de datos activa Puede ordenar la información reflejada en un formulario definiendo un filtro con la opción Filtro por formulario y seleccionar los valores para mostrar de la ventana Filtro por formulario de la base de datos activa. Las opciones de esta sección controlan varias características, como el tamaño de las listas de valores que se muestran para un campo determinado en la ventana Filtro por formulario. Puede seleccionar si quiere que un usuario pueda mostrar valores para los campos indizados o no indizados y para una tabla vinculada de un archivo externo. Además, puede seleccionar si quiere que las listas de valores se muestren en los controles de un formulario cuando se usa la opción Filtro por formulario. Configuración Campos locales indizados Campos locales no indizados Descripción Si se selecciona, se muestran los valores de los campos locales indizados en las listas de valores que se muestran en la ventana Filtro por formulario. Incluye valores de campos locales no indizados en las listas de valores que se muestran en la ventana Filtro por formulario. Incluye valores de tablas con las que se establecen vínculos mediante una Campos ODBC conexión ODBC. Escriba el número máximo de registros que quiere que lea Access mientras se genera la lista de valores para las operaciones de Filtro por formulario. Si el No mostrar listas cuando número de registros necesarios para completar una lista es superior al número el número de registros especificado, no se mostrará la lista de valores. Todas las listas de valores deben leídos sea superior a contener solo valores únicos, aunque sus campos no estén indizados. El valor predeterminado es 1.000. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 405 Establecer opciones de Autocorrección de nombres Autocorrección de nombres ayuda a evitar que la base de datos de escritorio de Access problemático cuando se cambia el diseño de la base de datos. Autocorrección de nombres puede:    Detectar cuando el cambio del nombre de un objeto de base de datos hará que otros objetos sufran daños Corregir automáticamente este problema Registrar toda corrección que se realice De manera predeterminada, Autocorrección de nombres se establece para detectar y corregir los problemas, pero no para iniciar las correcciones. Autocorrección de nombres ligeramente obstaculizar el rendimiento del sistema y desea desactivar si el diseño de la base de datos no está sujeto a cambios de diseño no planeado. O bien, es conveniente acceso a realizar un seguimiento de las correcciones que realiza. Puede establecer las opciones de Autocorrección de nombre para cada base de datos de escritorio. Nota Autocorrección de nombres ayuda a mantener los nombres de los objetos de la base de datos sincronizados. Otros posibles problemas de cambio de diseño, como los problemas que surgen a raíz de objetos eliminados de la base de datos, no se pueden controlar directamente con Autocorrección de nombres. Nota La funcionalidad que se explican en este artículo no se aplica a las aplicaciones de acceso web: el tipo de base de datos de diseño con acceso y publicación en línea. Para obtener más información, vea crear una aplicación de Access . En este artículo... ¿Por qué debo usar Autocorrección de nombres? Funcionamiento de Autocorrección de nombres Habilitar o deshabilitar opciones de Autocorrección de nombres ¿Por qué debo usar Autocorrección de nombres? Cuando trabaja en una base de datos que posee un diseño que los usuarios cambian con frecuencia, los objetos de la base de datos pueden dejar de funcionar si cambia el diseño de otros objetos de la base de datos. Una forma en la que puede ocurrir esto es cuando se modifica el nombre de un objeto, pero dicho cambio no está acompañado con cambios correspondientes en los objetos que dependen del objeto original. Por ejemplo, si crea una consulta que se basa en una tabla denominada Clientes y luego se cambia el nombre de la tabla por Cliente, la consulta que creó deja de funcionar por el cambio de nombre. No hay más problemas en la consulta, de modo que, si corrige el nombre de la tabla en el diseño de consulta, la consulta funciona de nuevo. La función Autocorrección de nombres puede realizar un seguimiento automático de los cambios de nombres y corregir automáticamente los nombres de los formularios, informes, tablas, consultas, campos o controles, como los cuadros de texto. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 406 Autocorrección de nombres e información de dependencia de objetos Autocorrección de nombres genera asignaciones de nombres de la información de dependencia de objetos para tablas, consultas, formularios e informes. Estas asignaciones le permiten usar el panel de tareas Dependencia de objeto para ver la lista de objetos que dependen de una tabla o formulario seleccionado y ver los objetos de los cuales dependen la tabla o el formulario. La asignación de nombres de un objeto se actualiza cada vez que guarda y cierra dicho objeto. Nota De manera predeterminada, no está habilitado el seguimiento de cambios de nombre en bases de datos creadas con Access 97 o versiones anteriores de Access, después de convertir las bases de datos a un nuevo formato de archivo de base de datos. Sin embargo, puede habilitar el cambio de nombre de seguimiento después de convertir las bases de datos en un formato más reciente. ¿Cuándo no debo usar Autocorrección de nombres? No use Autocorrección de nombres en las siguientes situaciones:   El diseño de la base de datos no cambia. Si el diseño de la base de datos no cambia, puede mejorar el rendimiento del sistema desactivando la Autocorrección de nombres. Desea disminuir el tamaño del archivo de base de datos y está dispuesto a administrar los cambios de nombres de objetos de forma manual. Cuando la opción Autocorrección de nombres está habilitada para una base de datos, probablemente observe un incremento en el tamaño de la base de datos. Este aumento es atribuible a las asignaciones de nombres que crea esta función cuando está habilitada. Si deshabilita Autocorrección de nombres, las asignaciones de nombres se eliminan, lo que reduce el tamaño de la base de datos. Situaciones que Autocorrección de nombres no corrige Autocorrección de nombres no corrige lo siguiente:   No se realiza seguimiento de los cambios en los nombres de formularios, informes o controles. No se corrigen los nombres de tablas, consultas o campos en macros o en el código. Funcionamiento de Autocorrección de nombres Autocorrección de nombres incluye tres opciones: Registrar información de Autocorrección de nombres, Realizar Autocorrección de nombres y Registrar cambios de Autocorrección de nombres. Para que funcionen las dos últimas opciones, es necesario habilitar la primera opción. Registrar información de Autocorrección de nombres Cuando habilita Autocorrección de nombres para realizar un seguimiento de los cambios de nombres de una base de datos, Access realiza lo siguiente: 1. 2. 3. 4. Intenta obtener acceso exclusivo a la base de datos. Busca objetos que estén abiertos. Pregunta y cierra objetos abiertos. Actualiza las asignaciones de nombres al abrir, guardar y cerrar todas las tablas, las consultas, los formularios y los informes. 5. Restaura la base de datos al estado en que se encontraba antes de promoverse a Exclusivo. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 407 Asignación de nombres interrumpida La creación de asignaciones de nombres puede llevar varios minutos. Puede presionar ESC para cancelar este paso. Sin embargo, las asignaciones de nombres de algunos objetos no estarán actualizadas y no podrá ver la información de dependencia de dichos objetos hasta que se actualicen las asignaciones. Nota Si interrumpe Access (mediante la tecla ESC) cuando está actualizando las asignaciones de nombres, Access no deshabilita la opción Registrar información de Autocorrección de nombres. La opción Registrar información de Autocorrección de nombres permanece seleccionada, aunque las asignaciones de nombres no estén todas actualizadas. Para reiniciar el proceso de actualización de asignaciones de nombres, siga este procedimiento: 1. En la cinta, haga clic en la pestaña Archivo. Se abre la Vista Backstage. 2. A la izquierda, haga clic en Opciones. Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Access. 3. En el panel de la izquierda del cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Base de datos actual. 4. Desactive la casilla Registrar información de Autocorrección de nombres y, a continuación, haga clic en Aceptar. Access le advertirá de que debe cerrar todos los objetos de la base de datos abiertos para que tenga efecto el cambio. 5. Cierre la base de datos y, a continuación, vuelva a abrirla. 6. Abra nuevamente el cuadro de diálogo Opciones de Access y en la categoría Base de datos actual, seleccione la casilla Registrar información de Autocorrección de nombres y, a continuación, haga clic en Aceptar. O bien, para actualizar de forma manual la asignación de nombres de un objeto en particular, abra el objeto en la vista Diseño y, luego, vuelva a guardar el objeto. Qué ocurre cuando se deshabilita Registrar información de Autocorrección de nombres Si se deshabilita Autocorrección de nombres para que deje de realizar el seguimiento de los cambios de nombres, Access hace lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. Intenta obtener acceso exclusivo a la base de datos. Busca objetos que estén abiertos. Pregunta y cierra objetos abiertos. Quita las asignaciones de nombres de todas las tablas, consultas, formularios e informes. Restaura la base de datos al estado en que se encontraba antes de promoverse a Exclusivo. Si Access no completa el proceso de seguimiento de cambios o de eliminación de asignaciones de nombres, registra el error en la tabla Errores al guardar Autocorrección de nombres. Realizar Autocorrección de nombres Debe habilitar en primer lugar la opción Registrar información de Autocorrección de nombres para poder habilitar la opción Realizar Autocorrección de nombres. Cuando la opción Realizar Autocorrección de nombres está habilitada, Access usa las asignaciones de nombres para determinar si el cambio de un nombre afectará a otros objetos de la base de datos; a continuación, corrige el nombre que se modificó allí donde aparezca en esos otros objetos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 408 Registrar cambios de Autocorrección de nombres Debe habilitar en primer lugar las opciones Registrar información de Autocorrección de nombres y Realizar Autocorrección de nombres para poder habilitar la opción Registrar cambios de Autocorrección de nombres. Cuando la opción Registrar cambios de Autocorrección de nombres está habilitada, Access lleva un registro de correcciones que realiza porque se modifica el nombre de un objeto. Cada corrección aparece como un registro en la tabla Registro de Autocorrección de nombres. Habilitar o deshabilitar opciones de Autocorrección de nombres Las tres opciones de Autocorrección de nombres pueden habilitarse en el cuadro de diálogo Opciones de Access. Es posible habilitar o deshabilitar las opciones de Autocorrección de nombres solo para la base de datos activa. 1. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña archivo. Se abre la Vista Backstage. 2. A la izquierda, haga clic en Opciones. Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Access. 3. En el panel de la izquierda del cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Base de datos actual. 4. En Opciones de Autocorrección de nombres, active o desactive las opciones que desee: o Registrar información de Autocorrección de nombres. Cuando esta opción está seleccionada, Access realiza un seguimiento de los cambios de nombres de los objetos en la base de datos. La información de seguimiento se almacena en asignaciones de nombres. Cuando se habilita esta opción por primera vez, Access crea una asignación de nombres para cada uno de los objetos existentes en la base de datos. La asignación de nombres permanece actualizada siempre que la opción esté seleccionada. Las asignaciones de nombres se usan para corregir errores que surgen a raíz de los cambios de nombres y para generar información de dependencia de objetos. No se puede tener acceso de forma directa a las asignaciones de nombres. Debe seleccionar esta opción para poder seleccionar otras opciones de Autocorrección de nombres. Nota Al habilitar esta opción, los cambios de nombres no se corrigen automáticamente. Al habilitar esta opción solo se crean las asignaciones que se usan para futuras correcciones. o Realizar Autocorrección de nombres. Cuando esta opción está seleccionada, Access corrige automáticamente los cambios de nombres a medida que se producen. Puede seleccionar esta opción solo si la opción Registrar información de Autocorrección de nombres ya está seleccionada. Para ejecutar Autocorrección de nombres, Access usa las asignaciones de nombres que creó al habilitar la opción Registrar información de Autocorrección de nombres. Debe seleccionar esta opción para poder seleccionar la opción Registrar cambios de Autocorrección de nombres. o Registrar cambios de Autocorrección de nombres. Access lleva un registro de las correcciones que realiza Autocorrección de nombres. Cada corrección aparece como un registro en la tabla Registro de Autocorrección de nombres. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 409 Cifrar una base de datos utilizando una contraseña de base de datos Cuando desee evitar el uso no autorizado de una base de datos de Access, considere cifrar la base de datos mediante una contraseña. Si conoce la contraseña de una base de datos cifrada, también puede descifrar la base de datos y quitar su contraseña. En este artículo se explica cómo cifrar una base de datos mediante el uso de una contraseña de base de datos, y cómo descifrar una base de datos y quitar su contraseña. Nota Si cifra una base de datos web, Access la descifra cuando se publica. Por consiguiente, la característica de cifrado no ayuda a proteger una base de datos web. En versiones anteriores de Access, puede crear cuentas de usuario y contraseñas mediante una característica de seguridad de nivel de usuario. Este tema describe la seguridad de nivel de usuario, que no está disponible cuando se utiliza el formato de archivo ACCDB. Si cifra una base de datos y, luego, pierde la contraseña, no podrá usar la base de datos. No se puede quitar la contraseña de una base de datos si no se conoce la contraseña. Nota En este artículo no se aplica a las aplicaciones de acceso web: el tipo de base de datos de diseño con acceso y publicación en línea. Para obtener más información, vea crear una aplicación de Access . En este artículo... Información general Cifrar una base de datos utilizando una contraseña Cifrar una base de datos dividida Abrir y descifrar una base de datos Quitar una contraseña de una base de datos Información general La herramienta de cifrado impide que otras herramientas puedan leer los datos y establece una contraseña que se requiere para usar la base de datos. Recuerde estas reglas durante el proceso:    La nueva característica de cifrado solo se aplica a bases de datos con el formato de archivo .accdb. La herramienta de cifrado usa un algoritmo de cifrado más seguro que el que usaban las versiones de Access anteriores. Si desea codificar una base de datos anterior de Access (un archivo .mdb) o aplicarle una contraseña, Access usa las características de codificación y contraseña de Access 2003. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 410 Cifrar una base de datos utilizando una contraseña En esta sección se explica cómo crear y aplicar una contraseña a una base de datos de escritorio de Access. Cifrar una base de datos 1. Abra la base de datos en modo exclusivo. ¿Cómo abro una base de datos en modo exclusivo? a. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir. b. En el cuadro de diálogo Abrir, busque y seleccione el archivo que desee abrir. c. Haga clic en la flecha que aparece junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo. La figura siguiente es una representación del menú. 2. En la pestaña Archivo, haga clic en Información y después en Cifrar con contraseña. Aparece el cuadro de diálogo Establecer contraseña para la base de datos. 3. Escriba la contraseña en el cuadro Contraseña, vuelva a escribirla en el cuadro Comprobar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Notas Use contraseñas seguras en las que se combinen mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras estos elementos no se combinan. Contraseña segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: Casa27. Las contraseñas deben tener una longitud mínima de 8 caracteres. Una frase de contraseña en la que se usan 14 o más caracteres es todavía mejor. Para obtener más información, vea el tema sobre cómo proteger la información personal con contraseñas seguras. Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger. Cifrar una base de datos dividida Para cifrar una base de datos dividida, debe cifrar la base de datos front-end y la base de datos back-end. Después de cifrar la base de datos back-end, debe volver a vincularla a sus tablas. 1. Con los pasos provistos en la sección Cifrar una base de datos utilizando una contraseña, cifre la base de datos back-end. 2. En la base de datos front-end, elimine los vínculos a las tablas de la base de datos back-end y, a continuación, vuelva a vincular las tablas. Cuando vuelva a crear los vínculos, Access le solicitará la contraseña de la base de datos back-end. 3. Después de volver a vincular las tablas, cifre la base de datos front-end con los pasos provistos en la sección Cifrar una base de datos utilizando una contraseña. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 411 Abrir y descifrar una base de datos No olvide su contraseña; si no la recuerda, no habrá forma de recuperarla. Abrir una base de datos cifrada 1. Abra la base de datos cifrada del mismo modo que cualquier otra base de datos. Aparece el cuadro de diálogo Solicitud de contraseña. 2. Escriba la contraseña en el cuadro Escriba la contraseña de la base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. Quitar una contraseña de una base de datos Nota Cuando quita una contraseña de una base de datos, puede restaurarla en cualquier momento (o reemplazarla con otra contraseña) si repite los pasos descritos en Cifrar una base de datos utilizando una contraseña, incluidos en este artículo. Quitar una contraseña 1. Abra la base de datos en modo exclusivo. ¿Cómo abro una base de datos en modo exclusivo? a. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir. b. En el cuadro de diálogo Abrir, busque y seleccione el archivo que desee abrir. c. Haga clic en la flecha que aparece junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo. La figura siguiente es una representación del menú. 2. En la pestaña Archivo, haga clic en Información y después en Descifrar base de datos. Aparece el cuadro de diálogo Anular la contraseña establecida para la base de datos. 3. Escriba la contraseña en el cuadro Contraseña y, a continuación, haga clic en Aceptar. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 412 Dividir una base de datos de Access Considere la posibilidad de dividir una base de datos que compartan varias personas a través de una red. Si lo hace, puede mejorar el rendimiento de la base de datos y reducir el riesgo de que se dañe el archivo de base de datos. Una vez que haya dividido la base de datos, puede optar entre mover la base de datos back-end o usar una base de datos back-end diferente. Puede usar el Administrador de tablas vinculadas para modificar la base de datos back-end que use. Nota Este artículo no trata de las aplicaciones de Access: el nuevo tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea. Consulte Crear una aplicación de Access para obtener más información. Notas   Dividir una base de datos no es lo mismo que archivarla. En este tema no se explica cómo archivar datos. Los datos se archivan regularmente moviendo registros antiguos a una base de datos diferente, bien porque el archivo de base de datos aumente rápidamente de tamaño hasta el máximo permitido para el archivo, bien porque quiera reducir el tamaño del archivo de base de datos y mantener los datos bien organizados por un período de tiempo. En algunas circunstancias, es posible archivar datos dividiendo una base de datos. Para obtener más información, vea el artículo en línea Archivar datos de Access. Si divide una base de datos web, las tablas web que contenga se moverán a la base de datos backend y no estarán accesibles desde la base de datos front-end resultante. En este artículo Información general Antes de empezar Dividir la base de datos Distribuir la base de datos front-end Cambiar la base de datos back-end que va a usar Información general Cuando una base de datos se divide, esta se reorganiza en dos archivos: una base de datos back-end que contiene las tablas de datos y una base de datos front-end que contiene el resto de objetos de la base de datos, como consultas, formularios e informes. Cada usuario interactúa con los datos usando una copia local de la base de datos front-end. Las bases de datos se dividen con el asistente Divisor de base de datos. Una vez dividida, deberá distribuir la base de datos front-end a los usuarios. Precaución Para proteger los datos de una base de datos con varios usuarios finales, recomendamos no compartir copias de una base de datos que contenga vínculos a listas de SharePoint, así como vínculos a listas dentro de una base de datos web publicada. Si establece un vínculo a una tabla que es una lista de SharePoint, existe la posibilidad de que un usuario malintencionado altere el destino de dicho vínculo y MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 413 modifique los permisos en el sitio de SharePoint, ya que la información de conexión de las tablas vinculadas no está cifrada. Ventajas de dividir una base de datos Dividir una base de datos reporta las siguientes ventajas:    Mejor rendimiento El rendimiento de la base de datos suele mejorar notablemente, ya que únicamente se envían los datos a través de la red. En una base de datos compartida que no está dividida, no solo se envían los datos a través de la red, sino también los propios objetos de base de datos (tablas, consultas, informes, macros y módulos). Mayor disponibilidad Como solo se envían datos a través de la red, las transacciones de la base de datos (como modificar registros) son más rápidas y, por tanto, los datos están más tiempo disponibles para poder modificarlos. Seguridad mejorada Si almacena la base de datos back-end en un equipo con el sistema de archivos NTFS, puede usar las características de seguridad de NTFS para ayudar a proteger los datos. Como los usuarios tienen acceso a la base de datos back-end mediante tablas vinculadas, se reduce la probabilidad de que algún intruso robe la base de datos front-end o se presente como un usuario autorizado para obtener acceso no autorizado a los datos. De manera predeterminada, Windows XP, Windows Vista y Windows Server 2003 usan el sistema de archivos NTFS. Si no está seguro de qué sistema de archivos se usa en el servidor de archivos, pregunte al administrador del sistema. Si tiene privilegios en el servidor de archivos, puede ejecutar el comando msinfo32 para averiguarlo por sí mismo. ¿Cómo se usa msinfo32 para comprobar el sistema de archivos? a. b. c. d.   Haga clic en el botón Inicio y, después, en Ejecutar. En el cuadro de diálogo Ejecutar, escriba msinfo32 y, después, haga clic en Aceptar. En Resumen del sistema, haga clic en el signo más situado junto a Componentes. En Componentes, haga clic en el signo más situado junto a Almacenamiento y luego haga clic en Unidades. El cuadro de diálogo muestra información sobre las unidades disponibles en el panel de la derecha. Mayor confiabilidad Si la base de datos se cierra inesperadamente debido a un problema, el único archivo dañado es, por lo general, la copia de la base de datos front-end que el usuario tenía abierta. Como el usuario tiene acceso únicamente a los datos de la base de datos back-end mediante tablas vinculadas, hay muchas menos probabilidades de que el archivo de la base de datos back-end resulte dañado. Entorno de desarrollo flexible Puesto que cada usuario trabaja con una copia local de la base de datos front-end, cada uno de ellos puede generar consultas, formularios, informes y otros objetos de base de datos de forma independiente y sin que los demás usuarios resulten afectados. De modo similar, es posible desarrollar y distribuir una nueva versión de la base de datos front-end sin interrumpir el acceso a los datos almacenados en la base de datos back-end. Antes de empezar Antes de dividir una base de datos, tenga en cuenta lo siguiente:  Debe hacer siempre una copia de seguridad de la base de datos antes de dividirla. Si divide una base de datos y después decide que no era eso lo que quería, puede restaurar el original a partir de la copia de seguridad. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 414  La división de una base de datos puede ser un proceso largo. Deberá notificar a los usuarios para que no usen la base de datos mientras se divide; si alguno lo hace, los cambios no se reflejarán en la base de datos back-end. Sugerencia Si un usuario cambia los datos mientras divide la base de datos, puede importar los nuevos datos a la base de datos back-end cuando termine de dividirla.   Aunque la división de una base de datos constituye una forma de compartir datos, todos los que usen la base de datos deben tener una versión de Microsoft Office Access que sea compatible con el formato de archivo de la base de datos back-end. Por ejemplo, si el archivo de base de datos backend usa el formato de archivo .accdb, los usuarios no podrán acceder a los datos a través de Access 2003. Si sigue haciendo uso de algunas características que ya no se admiten, puede que quiera usar un formato de archivo de una versión anterior de Access para la base de datos back-end. Por ejemplo, si usa páginas de acceso a datos (DAP), podrá seguir haciéndolo si la base de datos back-end está en un formato de archivo anterior que admita el uso de estas páginas. Puede usar el nuevo formato de archivo con la base de datos front-end para que los usuarios disfruten de las ventajas del nuevo formato. No olvide que en Access 2013 no es posible cambiar los datos de una página de acceso a datos. Dividir la base de datos 1. Haga una copia de la base de datos que desea dividir en el equipo. Empiece por el archivo de base de datos almacenado en la unidad de disco duro local, no en el recurso compartido de red. Si el archivo de base de datos se comparte actualmente desde la unidad de disco duro local, puede dejarla donde está. 2. Abra la copia de la base de datos que se encuentra en la unidad de disco duro local. 3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo de Mover los datos, haga clic en Base de datos Access. Se inicia el divisor de base de datos. 4. Haga clic en Dividir base de datos. 5. En el cuadro de diálogo Crear una base de datos back-end, escriba un nombre, un tipo de archivo y una ubicación para el archivo de base de datos back-end. Notas Considere la posibilidad de usar el nombre propuesto por Access: se conserva el nombre de archivo original y, además, pone de manifiesto que la base de datos es una base de datos back-end al insertar _be en el nombre, justo delante de la extensión de nombre de archivo. o No cambie el tipo de archivo a no ser que algunos usuarios vayan a usar una versión anterior de Access para acceder a los datos. o Puede especificar la ruta de acceso a la ubicación de red en el cuadro Nombre de archivo, delante del nombre de archivo. Por ejemplo, si la ubicación de red de la base de datos backend es \\servidor1\recursoCompartido1\ y el nombre de archivo de la base de datos backend es MiBD_be.accdb, puede escribir \\servidor1\recursoCompartido1\MiBD_be.accdb en el cuadro Nombre de archivo. o La ubicación que elija debe estar disponible para todos aquellos que vayan a usar la base de datos. Como las asignaciones de unidades pueden cambiar, deberá especificar la ruta de acceso UNC de la ubicación en lugar de una letra de unidad asignada. 6. Cuando el asistente finaliza, muestra un mensaje de confirmación. o MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 415 La base de datos ya está dividida. La base de datos front-end es el archivo con el que inició el proceso (la copia de la base de datos compartida original) y la base de datos back-end se encuentra en la ubicación de red que especificó en el paso 5 de este procedimiento. Restringir los cambios en el diseño de la base de datos front-end Para limitar los cambios en la base de datos front-end que distribuya, puede guardarla como un archivo binario compilado (archivo .accde). Un archivo binario compilado es un archivo de aplicación de base de datos que se ha guardado con todo el código de Visual Basic Access (VBA) compilado. No queda nada de código fuente VBA en un archivo de este tipo. Los usuarios no pueden cambiar el diseño de los objetos en un archivo .accde. 1. Abra el archivo de base de datos front-end (archivo .accdb) que quiera guardar como un archivo binario compilado (.accde). 2. Haga clic en Archivo > Guardar como > Crear ACCDE > Guardar como. 3. En el cuadro Guardar como, vaya a la carpeta en la que quiera guardar el archivo, escriba el nombre del archivo en el cuadro Nombre de archivo y, después, haga clic en Guardar. Principio de página Distribuir la base de datos front-end Después de dividir la base de datos, hay que distribuir la base de datos front-end a los usuarios para que puedan empezar a usarla. Precaución Para proteger los datos de una base de datos con varios usuarios finales, recomendamos no compartir copias de una base de datos que contenga vínculos a listas de SharePoint, así como vínculos a listas dentro de una base de datos web publicada. Si establece un vínculo a una tabla que es una lista de SharePoint, existe la posibilidad de que un usuario malintencionado altere el destino de dicho vínculo y modifique los permisos en el sitio de SharePoint, ya que la información de conexión de las tablas vinculadas no está cifrada. Realice uno de los siguientes procedimientos:    Envíe un mensaje de correo electrónico a los usuarios de la base de datos front-end y adjunte el archivo de base de datos front-end en el mensaje. Incluya instrucciones que ayuden a los usuarios a empezar a usar la base de datos front-end inmediatamente. Guarde el archivo de base de datos front-end en una ubicación de red a la que tengan acceso todos los usuarios de la base de datos y, tras ello, envíeles un mensaje de correo electrónico en el que se especifique la ubicación de red junto con otras instrucciones que puedan ser necesarias para acceder a la base de datos. Distribuya el archivo de base de datos front-end en un medio extraíble, como un CD-ROM o un dispositivo USB. Si instala el archivo personalmente, puede probarlo para confirmar que funciona. Si los usuarios deben instalar el archivo, debe incluir un documento en el que se explique lo que deben hacer para instalar el archivo y la persona con la que deben ponerse en contacto si surge algún problema. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 416 Cambiar la base de datos back-end que va a usar Puede mover la base de datos back-end o usar una distinta mediante el Administrador de tablas vinculadas. Si desea mover la base de datos back-end, cópiela primero en la nueva ubicación y, después, haga lo siguiente: 1. En el grupo Herramientas de base de datos de la pestaña Herramientas de base de datos, haga clic en Administrador de tablas vinculadas. 2. En el Administrador de tablas vinculadas, seleccione las tablas que haya en la base de datos back-end actual. Sugerencia Si no ha establecido vínculos a otras bases de datos, haga clic en Seleccionar todo. 3. Active la casilla Preguntar siempre por la nueva ubicación y haga clic en Aceptar. 4. Vaya a la nueva base de datos back-end y selecciónela. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 417 Mostrar u ocultar el panel de navegación en Access Situado a un lado de la pantalla, el panel de navegación permite un acceso rápido a los objetos en Microsoft Access. Puede ocultar o mostrar el panel de navegación como desee. Si necesita un área de trabajo más amplia, ciérrelo y ocúltelo. Nota Al abrir por primera vez una aplicación web de Access en blanco, no se muestra el panel de exploración. Para mostrar u ocultar el panel de exploración en las aplicaciones de web Access, siga estos pasos:  Para mostrar el panel de exploración en una aplicación web de acceso, en la ficha Inicio, en el grupo Mostrar, haga clic en el botón Panel de exploración.  Para ocultar el panel de exploración, haga clic en a lo largo de la parte superior del panel de exploración, haga clic en el botón Panel de exploración o presione F11. Para mostrar u ocultar el panel de exploración en bases de datos de escritorio de Access, siga estos pasos:  Para mostrar el panel de exploración en una base de datos de escritorio, presione F11.  Para ocultar el panel de exploración, haga clic en exploración, o presione F11. a lo largo de la parte superior del panel de Al crear una nueva base de datos de escritorio en blanco o utilizar una base desktop de Access, puede establecer las opciones de la base de datos para que el panel de exploración no se muestra cuando se abre la base de datos de escritorio específica. 1. La base de datos de escritorio abierto, haga clic en la pestaña archivo y haga clic en Opciones. 2. Haga clic en la categoría Base de datos activa y, en Navegación, desactive la casilla Mostrar panel de navegación. 3. Haga clic en Aceptar. Cierre la base de datos y vuelva a abrirla para ver los efectos de la opción. Nota No se recomienda ocultar el panel de exploración en bases de datos de escritorio a menos que la base de datos emplea una pantalla como un panel de control (un formulario con botones o vínculos que permiten desplazarse por la base de datos) o utiliza otro método para abrir los objetos de la base de datos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 418 Compactar y reparar archivos de base de datos A veces los archivos de bases de datos de escritorio de Access compartidos en red pueden resultar dañados. Si esto sucede, normalmente es el diseño, y no los datos, el que se ve afectado. Sin embargo, si pierde datos, normalmente se trata solamente de la última acción de un usuario. Cuando un archivo de base de datos de escritorio de Access está dañado, es posible que lo pueda reparar en parte con el proceso de Compactar y reparar. El proceso de compactar no comprime los datos, sino que reduce el archivo de base de datos eliminando el espacio no utilizado. El comando Compactar y reparar una base de datos también puede ayudar a mejorar el rendimiento de su base de datos. Nota Este artículo no se hace extensivo a las aplicaciones de Access, el tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea. Vea Crear una aplicación de Access para más información. Si trata de abrir un archivo de base de datos dañado, Access solicita automáticamente que se lleve a cabo un proceso de reparación del archivo. Si este se completa solo parcialmente, Access plasma el seguimiento de los objetos que no se repararon en una tabla denominada MSysCompactErrors. Si dispone de una copia de seguridad de la base de datos realizada antes de que la base de datos resultara dañada, puede usar esta tabla MSysCompactErrors para decidir qué objetos va a importar a la base de datos reparada. Dividir una base de datos puede ayudar a impedir que se dañen los archivos de base de datos y a reducir la pérdida de datos al mantener los datos en un archivo independiente al que los usuarios no tienen acceso directamente. Nota Cuando compacte y repare una base de datos web publicada anteriormente, no olvide sincronizar la base de datos con el servidor una vez finalizado el proceso. Más información sobre cómo Proteger los datos con procesos de copia de seguridad y restauración. Antes de compactar y reparar una base de datos     Haga una copia de seguridad de la base de datos: En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar. En Tipos de archivo, haga clic en Guardar base de datos como. En Avanzadas, haga clic en Realizar copia de seguridad de la base de datos. Nota Si hay varios usuarios, infórmeles para que no usen la base de datos mientras la compacta y repara.  Obtenga permisos para poder compactar y reparar la base de datos: Si usa un archivo de base de datos de una versión anterior y forma parte de un grupo de trabajo, tal vez desee compactar y reparar la base de datos por sí mismo. Si no tiene permisos suficientes y necesita llevar a cabo esta acción, póngase en contacto con el administrador del grupo de trabajo para recibir ayuda. Establecer que una base de datos se compacte y repare automáticamente al cerrarse También puede hacer que la base de datos se compacte y repare automáticamente cada vez que se cierre. En el caso de las bases de datos multiusuario, puede que no convenga establecer esta opción, porque interrumpe durante un tiempo la disponibilidad de la base de datos. Este proceso afecta únicamente a la base de datos que haya abierta en ese momento. Nota Esta opción no está disponible para las aplicaciones web de Access. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 419 1. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones. 2. En el cuadro Opciones de Access, haga clic en Base de datos activa. 3. En Opciones de aplicación, seleccione Compactar al cerrar. Compactar y reparar manualmente una base de datos abierta Importante Asegúrese de que ningún usuario está usando los archivos de base de datos antes de ejecutar el proceso de compactar y reparar.  En la pestaña Archivo, haga clic en Información > Compactar y reparar base de datos. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 420 Establecer las opciones de formato predeterminadas para las hojas de datos Nota En este artículo no se aplica a las aplicaciones de acceso web: el tipo de diseño con acceso y distribuir en línea la base de datos. Para obtener más información, vea el artículo crear una aplicación de Access. Puede cambiar la configuración de formato predeterminada para que todas las hojas de datos en las bases de datos de escritorio de Access aparecen automáticamente con un formato específico. Nota No olvide cerrar y volver a abrir la base de datos para aplicar los cambios. 1. Haga clic en Archivo y, después, en Opciones. Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Access. 2. Haga clic en Hoja de datos y seleccione las opciones que desee cambiar. Cambiar efectos de cuadrícula y celda Modo predeterminado de mostrar cuadrícula Cada celda en las hojas de datos aparece de forma predeterminada con unas líneas de cuadrícula o bordes horizontales y verticales, pero esto se puede cambiar de manera que no se muestren las líneas de cuadrícula o que solo se muestren las horizontales o verticales:  En Modo predeterminado de mostrar cuadrícula, desactive la casilla Horizontal para ocultar las líneas de cuadrícula horizontales y también la casilla Vertical para ocultar las líneas de cuadrícula verticales. Si desactiva ambas opciones, las hojas de datos se mostrarán sin líneas de cuadrícula. Nota Para cambiar el formato de la cuadrícula de una base de datos existente, abra la tabla en la vista Hoja de datos, haga clic en Inicio y, en el grupo Formato de texto, haga clic en Cuadrícula. Establecer efectos de celda predeterminados El efecto de celda describe el estilo de cada celda. La configuración predeterminada es Sin relieve, pero puede cambiarla a Con relieve o Bajo relieve. Establecer el ancho de columnas predeterminado Seleccione un ancho predeterminado para las columnas de todas las hojas de datos de la base de datos de Access. Escriba las medidas en pulgadas o en centímetros, dependiendo de cuál sea el sistema de medidas especificado en la configuración de Windows. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 421 Establecer fuente predeterminada Usando los valores de esta sección, puede personalizar el tamaño de fuente, el espesor y el estilo del texto de las hojas de datos.   Tamaño: seleccione un tamaño apropiado para el texto de las hojas de datos. Grosor: seleccione una opción de la lista para indicar el grosor que quiere para el texto. Por ejemplo, puede mostrar la fuente como Delgado, Extra fino, Fino, Normal, Mediano, Semi-negrita, Negrita o Grueso. También puede establecer la opción de texto en Subrayado o Cursiva si prefiere que todo el texto de todas las hojas de datos se subraye o aparezca en cursiva automáticamente. Nota A veces el texto en cursiva resulta más difícil de leer en la pantalla de un equipo. Para más información sobre cómo configurar las opciones de la base de datos activa, vea Configurar opciones de usuario para la base de datos activa. MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 422