UNIVERSIDAD VERACRUZANAFACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN CAMPUS COATZACOALCOS “AUDITORÍA PARA EFECTOS DE CUENTAS POR COBRAR” TESINA QUE PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA RECEPCIONAL DEL PROGRAMA EDUCATIVO DE: LICENCIADO EN CONTADURÍA PRESENTA: GÉNESIS ALEJANDRA COLÍN PRIETO DIRECTOR DEL TRABAJO RECEPCIONAL: C.P. JOSÉ LUIS ZAPATA ACOPA COATZACOALCOS, VER. ENERO 2011 AGRADECIMIENTOS Son muchas personas a las que me gustaría agradecer su amistad, apoyo, ánimo y compañía en las diferentes etapas de mi vida. Algunas están aquí conmigo y otras en mis recuerdos en el corazón. Por eso quiero darles las gracias por formar parte de mí, por todo lo que me han brindado y por todas sus bendiciones. Mami: No me equivoco si digo que eres la mejor mamá del mundo, gracias por tu apoyo y confianza que depositaste en mí. Gracias por que siempre me dices que hacer y no me abandonas. Te quiero mucho. Papi: Este es un logro más que quiero compartir contigo, gracias por ser mi papá y por creer en mí. Quiero que sepas que sin ti no lo hubiera logrado. Te quiero. A mi pequeño hermano: Bebi ¿adivina qué? Ya te gané. Eres el mejor hermano que una hermana puede tener. Hermana: Gracias por ser el ejemplo de una hermana mayor, de la cual aprendí aciertos y de momentos difíciles. 3 Tíos: Gracias por ser un apoyo en cualquier momento porque de ustedes también he aprendido aunque no lo crean. Los quiero. A mis abuelitos: Por estar siempre al pendiente de mi, ofrecerme su apoyo y por ser unos abuelitos ejemplares. Gracias. Eric Díaz García: Por su tenacidad y el ejemplo a seguir que me ha dado. A mis amigos: Mil gracias por todos los momentos de desvelo que hemos pasado juntos y por que han estado conmigo aunque sea solo para chismear. A todos mis profesores no solo de mi carrera sino de toda la vida, mil gracias porque de alguna manera forman parte de lo que soy ahora. Especialmente a usted C.P. José Luis Zapata Acopa ya que está conmigo en esto por su guía, gran apoyo y tiempo que me dedicó para la elaboración de mi tesina. 4 A mi novio y amigo Carlos. y por ser parte importante en el logro de mis metas profesionales. 5 .A Dios: Porque ha estado conmigo a cada paso que doy. cuidándome y dándome fortaleza para continuar. por estar conmigo en aquellos momentos en que el estudio y el trabajo ocuparon mi tiempo y esfuerzo. 6 . ......ÍNDICE INTRODUCCIÓN................................. 29 2. ...................4 GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO...... 19 1..4 TÉCNICAS DE AUDITORÍA............................ 35 7 ......... .................................1 CONCEPTO DE CUENTA POR COBRAR..... 32 2.........................1 HISTORIA DE LA AUDITORÍA.. 12 CAPÍTULO 1...................................................................7 DICTAMEN ................................5 ANTECEDENTES DE LA AUDITORÍA EN MÉXICO...........4............................. ..... ........................9............ ................ CONTROL INTERNO PARA CUENTAS POR COBRAR............... 21 1................ 23 1.... ...........3 OBJETIVO DE LAS CUENTAS POR COBRAR.. ........................... ........9......................................... .... 19 1..................8 PRINCIPIOS......9........................................................6 CONCEPTO DE AUDITORÍA FINANCIERA.... 23 1.............. ..... ............................. 20 1.... .9 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA............................2 CARACTERÍSTICAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR........................2 CONTADURÍA PÚBLICA............... 29 2............................ 17 1........................................ ........ 18 1................................ ............1 TRADICIONAL......... 29 2.......... NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA.............. 19 1... .................................................1 NATURALEZA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA.2 CONCEPTO DE AUDITORÍA.......................... 33 2................. 15 1........1 DOCUMENTOS POR COBRAR DESCONTADO............................................. 24 CAPÍTULO 2......3 OPORTUNIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA..................... 22 1.............................................. GENERALIDADES..................... ............3 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA............................. 24 1.................................... 15 1.................................................9........ 22 1...................................... ...2 EXTENSIÓN O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA...................................................................... .........................4......4 CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA............................. 23 1.................................2.. ..... .......1 NORMAS DE CRÉDITO ........................................ 46 2..... .9 EL CONTROL INTERNO EN LAS CUENTAS POR COBRAR.............3 PAGOS.........12 El CRÉDITO Y LA COBRANZA............................................ 44 2...........9............... 49 2................................................................................... 51 8 ........11....................... 48 2................. ............................................ ................................................ 38 2........9....... . ... 48 2..... ........3 DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE LAS CUENTAS POR COBRAR.................. ...............................................3 POLÍTICAS DE CRÉDITO......... 48 2........8 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO....................2 CLASES DE RIESGO DE CRÉDITO.................................................................2 PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORÍA Y EL CONTROL INTERNO.....1 FUENTES DE INFORMACIÓN DE CRÉDITO ESTADOS FINANCIEROS. 46 2.............1 LISTADO DE CLIENTES CON EL LÍMITE DE CRÉDITO.... 38 2..........................13.......................... .............9.2..................................................................... 50 2............ ... 47 2...................................11 EL PROCESO DE LAS CUENTAS POR COBRAR.13..11........................................2 NOTAS DE CREDITO Y CARGO.11............................... 46 2.........4 PERIODO DE CRÉDITO..... 44 2...........2 INTERCAMBIOS DE INFORMACIÓN DE CRÉDITO................ 49 2........ ............................1 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA EN LAS CUENTAS POR COBRAR............................13..................................... 37 2.......... 45 2...7 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. 46 2.. ............. ........... 35 2......................................12..3 TÉRMINOS DE CRÉDITO...... . ......... ...... 47 2.12....... 50 2...................................13 LA POLÍTICA DE COBRANZA DE LA EMPRESA.....12...........6 TIPOS DE CONTROL INTERNO.......... ...... ...........................10 ROTACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR.. .....................................................................9... ...............................4 CUENTAS INCOBRABLES.5 DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO......13.........................................8....1 FACTURACION........ 39 2.......... 35 2. ..................................................................11...... 39 2..... 39 2.....4 DETERMINACION DE LA POLITICA APROPIADA DE CUENTAS POR COBRAR.............. ..... ...............................1 MANTENIMIENTO A LA CARTERA DE CLIENTES....... 51 2.............................. ....................................................... .........................5 COSTO DE INCUMPLIMIENTO.............................. .................1.........................................................1 COSTO BENEFICIO..... ........3 CLIENTES NUEVOS................... 55 2...14.. ........................17................. 55 2..............15.....6 CLIENTES INACTIVOS...16..... ... 54 2.......... ............................................... 53 2................................19 PROCEDIMIENTOS PARA VERIFICAR LA EXISTENCIA DE CUENTAS A COBRAR.........................3 COSTO DE CAPITAL............................................................................. 57 2.................... 57 2... .....6 BENEFICIOS............2 COSTOS DE COBRANZA............16.................... .........................................16 EVOLUCIÓN DE ENDEUDAMIENTO.. 54 2...14................... 58 2.16.............. 57 2......5 CLIENTES PASIVOS. ..... 55 2................ 59 2................... 62 2....17 AUDITORÍA DE LAS CUENTAS POR COBRAR... ......... 59 2..................................................... 56 2. 58 2................... 60 2.. ....15 DEPURACIÓN DE LA CARTERA DE CLIENTES................18 EL ANÁLISIS DE LA ANTIGÜEDAD DE SALDOS.....................4 CLIENTES EXISTENTES...........14................16.......................................................... 54 2.................2 CLASIFICACION DE UNA CARTERA DE CLIENTES............... .. ..................19......................................... 65 9 ........................... 62 2.16....................... ...... ........................16..7 DESCUENTOS EN EFECTIVO......................................................14.................4 COSTOS DE MOROSIDAD........................ ......7 CLIENTES POR VOLUMEN DE COMPRA.. .................................1 ANÁLISIS DE CARTERA... 58 2..................................................... .......................... ....8 CLIENTES ESPECIALES............................. ........................................... 59 2...........................14..14...................... 55 2....14.................1 CONFIRMACIÓN DE ADEUDO.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA.... 19..14 POLÍTICA DE COBRANZA. 59 2.14..... .....................................2......................16.............................................1 REPERCUSIÓN EN EL INFORME DE AUDITORÍA... 54 2........ ......... .................. 91 3................................. AUDITORÍA PARA EFECTOS DE CUENTAS POR COBRAR..........3 ARQUEOS DE DOCUMENTACIÓN...1 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EN LA AUDITORIA PARA CUENTAS POR COBRAR... ...............1..... ....... .....4 PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORÍA ........2 DATOS QUE SE COLOCAN EN EL ENCABEZADO DE CADA CEDULA.........4.. ..................4........1 OBJETIVOS DE SU EXAMEN..... .............5 CONEXIÓN CONTRA OTRAS CUENTAS.............. 68 2.2 ANTICIPOS Y OTROS ADEUDOS Y ESTIMACIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES.......................4......................2.............2 COBROS POSTERIORES............................19. 70 3..........................3. 70 3.....1............................................. 65 2................. 85 3......................1 ADEUDOS DE CLIENTES Y ESTIMACIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES................19................................. 83 3..................3 FORMA DE ENVÍO Y RECEPCIÓN.................. 85 3.................................................19.................................... .19.........3 PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORÍA........3 DOCUMENTOS POR COBRAR.....................4.................................4 ANÁLISIS DE SALDOS...................................... 90 3....................................................3.19......... 85 3.......3...... ...... 90 3...... ..................................................1....................................... .... .......6 ESTUDIO DE LA RECUPERABILIDAD................................................................ ................3...3 CARPETAS Y CUBIERTAS DE PAPELES DE TRABAJO ..........................................................19... EN SU PRIMERA HOJA.. ........................... 90 3........1 OBJETIVOS DE SU EXAMEN............2.....1 OBJETIVOS DE SU EXAMEN......................................................2 LOS MÉTODOS DE SELECCIÓN.................................1 DISTRIBUCION OFICIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO EN SECCIONES.....3.......................... 67 2............ 91 10 ....... ........... 68 2............................ 68 CAPÍTULO 3.......... 87 3.............19..... ............... 66 2. .4.................................................. 90 3.2 DICTAMEN SIN SALVEDADES.. 90 3.... INTERESES SOBRE DOCUMENTOS POR COBRAR Y ESTIMACIÓN DE DOCUMENTOS INCOBRABLES........................... 67 2.. ............4 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR A CLIENTES Y ESTIMACIÓN DE INCOBRABILIDAD..............................3........................... 108 11 ... 94 CONCLUSIÓN...................................................4.................. 106 BIBLIOGRAFÍA..................5 CUENTAS POR COBRAR POR OPERACIONES DISTINTAS A LAS VENTAS Y SERVICIOS................................ Y ESTIMACIÓN...................................................... 91 3.................................................. .... DE INCOBRABILIDAD... .............................4...... costos. es el mostrar un punto de vista acerca de la auditoría para efector de cuentas por cobrar y la utilidad que se tiene en las 12 . conviene destacar que las auditorias reflejan los errores ya sean por procedimientos de trabajo ejecutados involuntariamente. el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. era necesario una correcta inspección de las cuentas por parte de personas especializadas y ajenas al proceso. El Contador Público es un profesional con pertinencia social que cuenta con los conocimientos teóricos y prácticos en contaduría general. supervisar e interpretar información financiera y administrativa. acontecida en el desenvolvimiento del período fiscal. por errores intencionales. contribuciones. o cualquier tipo de fraude incurrido en una empresa bajo responsabilidad de quien sea.INTRODUCCIÓN. con ayuda de un contador público especializado en el campo es posible la realización de esta tarea. que garantizaran los resultados sin sumarse o participar en el desfalco. Me motivo a llevar a cabo la elaboración de este trabajo. realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma. es entonces cuando surge la auditoria. así como el procedimiento que se debe seguir a su revisión. entre las cuales se encuentra la auditoría externa. El campo de actividad de un contador es muy amplio y abarca diversas actividades. utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema. Ahora bien. sistemático y detallad. auditoria y finanzas. Anteriormente para evitar todo tipo de fraude en las cuentas. para conocer la importancia que puede tener el buen empleo de control interno en el rubro de cuentas por cobrar. es el examen crítico. que lo posibilitan para elaborar. Mi objetivo principal de dicha labor. se establecen las generalidades de la auditoria. definición y los objetivos que persigue. el procedimiento que se debe llevar esto quiere decir respecto al control interno y de acuerdo a la aplicación de éstas se puede determinar una opinión sobre la situación real de la empresa. Así como una serie de cuestionamientos de control interno enfocado a cuentas por cobrar. en mi opinión. 13 . podría realizarse este tipo de auditoría. En el capitulo segundo también mencionare el concepto de cuentas por cobrar. En este trabajo de investigación. El ultimo capitulo hace referencia a los aspectos generales de la auditoria. tomando en cuenta algunos criterios de autores conocidos.empresas con el fin de indicar vías a través de las cuales. importancia del control interno en este rubro. sus técnicas normas y procedimientos que debe seguir el mismo para lograr la realización de su trabajo profesional. así como su evolución. esto es lo que a grandes rasgos es el capítulo primero. CAPÍTULO 1 GENERALIDADES 14 . el control interno que tienen las empresas para poder avalar la integridad de su patrimonio. dio origen a nuevas técnicas contables. que pertenecía a la American Economic Association sentó las bases para lo que él llamó “Auditoria administrativa” 15 .1 HISTORIA DE LA AUDITORÍA. McKinsey. La auditoria es una profesión antigua. aunque de una manera no impositiva. fue hasta el siglo XIX en Inglaterra aproximadamente en el año 1862 cuando se impulso la obligación de auditar los resultados financieros de las empresas públicas. en 1581. poniendo mayor atención a las técnicas dirigidas a la auditoria. James O. GENERALIDADES.CAPÍTULO 1. las cuales ejecutaban funciones de auditoría. las acciones correctivas. teniendo conocimiento de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria. siguiendo a esto los Estados Unidos de América. En algunos países de Europa. Hay que destacar que tanto en el pasado como en la actualidad ha existido y existe una necesidad de examinar y evaluar tanto los factores externos e internos de una organización de manera sistemática y abarcando la totalidad de la misma. atendiendo a las principales necesidades originadas por el surgimiento de las grandes empresas. en la edad media se crearon diversas asociaciones profesionales. La auditoria tiene como función analizar y apreciar. siendo de los más destacados el consejo Londinense (Inglaterra). 1. en 1310 y el Colegio de contadores de Venecia (Italia). La revolución industrial la cual tuvo lugar en la segunda mitad del siglo XVIII. Alguno de sus antecedentes los podemos encontrar a fines del siglo XV. sin embargo. la autenticidad de su información y la eficacia de sus sistemas de gestión. En él año de 1935. la cual consistía en “Una evaluación de una empresa en todos sus aspectos.” Posteriormente. Conforme siguió evolucionando. en el cual ponen mayor atención en la función. Conforme creció la actividad empresarial aumento la necesidad de emisión de reportes sobre la información financiera de una organización y que este fuera avalado por profesional independiente a la entidad. la cual se lleva a cabo mediante una revisión periódica de los procesos de planeación. información financiera y controles de las instituciones públicas y privadas. eficiencia operativa y evaluación de estas empresas. quien era el encargado de comprobar y dictaminar la veracidad y confiabilidad de los resultados presentados en los estados financieros de las compañías. 16 . adiciona un método para auditar empresas lucrativas y no lucrativas. operaciones. estructura. crecimiento. sin embargo se buscaba que los encargados de la administración de los negocios reportaran cifras reales y disminuyeran los actos de desfalcos y pérdidas de bienes y productos que quedaban a su cuidado. al inicio estas revisiones rudimentarias. y así es como se inicio la primera etapa de auditoría. planteó la necesidad de realizar auto-auditorias a pequeñas empresas con el propósito de evaluar su manera de actuar.C. de la organización así como de la ejecución y control de una entidad. George R.” Posteriormente. a la luz de su ambiente presente y futuro probable. The American Institute of Management. políticas financieras. Larke A. La auditoria sea distinguida durante el pasar del tiempo como la única profesión capaz de evaluar y dictaminar. En 1959. Terry en 1953 quien menciona que “La esencia de la auditoria administrativa es un prototipo de una operación de éxito. se requirió que alguien evaluara que los registros y resultados fueran correctos. veraces y confiables. gob. y de esta proviene auditor. en 1845 en donde el “Railway Companies Consolidation Act” estableció la obligación de una verificación anual que debía de ser realizada por los auditores. solido y maduro. en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.2 CONCEPTO DE AUDITORÍA. especialmente en materia de auditoría buscando cubrir las necesidades de las grandes empresas. es la revisión mismas de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la razonabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.html 17 . así como al control de los mismos.El titulo de Auditor apareció a finales del siglo XVIII. y el diccionario lo considera revisor de cuentas colegiado pero se asume que esa virtud de oír y revisar cuentas está encaminada a la evaluación de la economía.15 http://www.mx/sitio_internet/como_navegar/84_6486.”2 La auditoria requiere el ejercicio de un juicio profesional. Por otra parte también se define como “La actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros. Elementos de auditoría. 1. implemento nuevas técnicas contables. Generalmente se le asocia con la finalidad de detectar errores y fallas 1 2 Mendivil Escalante Víctor Manuel. Pág.sat.”1 De acuerdo al Servicio de Administración Tributaria auditoria es “El examen objetivo y sistemático de las operaciones financieras y administrativas del contribuyente. para juzgar los procedimientos que deben seguirse y estimar los resultados obtenidos. La palabra Auditoría viene del latín AUDITORIUS. la eficiencia y la eficacia en el uso de los recursos. La revolución industrial del Siglo XVIII. que tiene la virtud de oír. asesoría e información concerniente a las actividades revisadas. por parte de un auditor independiente. “la definición internacional más aceptada. Pág. La Auditoria proporciona análisis. 1. evaluaciones. Apuntes de auditoría. de acuerdo con las NIF”3 El concepto más aceptado de auditoría es el que establece la Comisión de Normas y Procedimientos. con objeto de que el Contador Público independiente emita una opinión profesional. así como los resultados de sus operaciones del periodo examinado. dice que el objetivo de un examen de los estados financieros de una compañía. estado de flujos de efectivo y el estado de variaciones en el capital contable. 4 18 . las variaciones en el capital contable y los cambios en la situación financiera de una empresa. respecto a si dichos estados presentan la situación financiera. los resultados de las operaciones. 3 Mira navarro Juan Carlos. recomendaciones. Es el examen objetivo de la finalidad de expresar una opinión profesional sobre la confiabilidad de los estudios financieros si estos presentan razonablemente la situación financiera de una empresa. menciona que es el examen de los estados financieros de una entidad. de acuerdo con las Normas de Información Financiera. entre los objetivos inmediatos de una auditoria son: el aseguramiento de la confiablidad de los estados financieros y el de rendir una opinión acerca de la presentación de dichos estados. es la expresión de una opinión sobre si los mismos reflejan razonablemente su situación patrimonial. estado de resultados. Se puede hacer mención.3 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA. Normalmente los cuatro estados financieros básicos auditados son el estado de situación financiera. los resultados de sus operaciones y los cambios en la situación financiera.Según Juan Carlos Mira. 1.4. 1. aunque pueden efectuar revisiones programadas sobre todos los aspectos operativos y de registro de la empresa. La auditoría se puede clasificar en diferentes maneras.1 TRADICIONAL. las más de las veces. 1.4 CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA. La auditoría externa. conocida también como auditoría independiente. La auditoría interna la desarrollan personas que dependen del negocio y actúan revisando. ni económicamente ni bajo cualquier otro concepto. El campo de acción del auditor puede ser muy amplio o bien restringido a determinados fines. aspectos que interesan particularmente a la administración. según instrucciones recibidas de sus mandantes o clientes. dependiendo del punto de vista o alcance que se desea obtener con la misma. Tradicionalmente se reconocen dos clases: Auditoría interna y auditoría externa.2 CONTADURÍA PÚBLICA. y a los que se reconoce un juicio imparcial merecedor de la confianza de terceros. La clasificación de la auditoría desde el punto de vista de la Contaduría Pública es la siguiente: • Auditoría Fiscal • Auditoría Interna • Auditoría Administrativa • Auditoría Operacional • Auditoría Financiera • Auditoría Integral 19 . la efectúan profesionistas que no dependen de la empresa. Esta clase de auditoría es la actividad más característica del contador público. El objeto de su trabajo es la emisión de un dictamen. Esto da origen a distintas clases de auditoría.4. por otro lado. ayudando a esto la creación de una Comisión de Contabilidad.• Auditoría Gubernamental 1. Posteriormente. este atraso debido a la culminación de la Independencia. Para 1917. En 1845. Es hasta el gobierno de Porfirio Díaz. Aquí se emite la normatividad para el trabajo del auditor independiente.C. se funda “La Asociación de Contadores Públicos Titulados” que en 1923 cambia su nombre por “Instituto de Contadores Públicos Titulados” y en 1955 cambia a “Instituto Mexicano de Contadores Públicos” El Instituto Mexicano de Contadores Públicos.5 ANTECEDENTES DE LA AUDITORÍA EN MÉXICO. cuando se empieza a superar la crisis que se tenía y con ello se empieza a notar un avance considerable en los registros contables. A. El sistema contable inicio con el pueblo olmeca. se abre la primera escuela de Contaduría Pública y nueve años más tarde se abre la Escuela Especial de Comercio. en el año de 1821. (IMCP). ya que dejó a México con trastornos económicos. dichas normas son utilizadas en diversos países además de México. los aztecas llevaban un registro de sus negocios. 20 . es una federación la cual se encuentra conformada por los colegios de profesionistas qué agrupan a más de 20 mil contadores y que fue fundado en 1923. La contabilidad azteca no solo se aplico a actividades mercantiles también abarco como el computo calendárico-religioso. el registro de nominas de trabajadores de diferentes ocupaciones. la contabilidad sufrió un atraso considerado con respecto a la evolución de esta práctica en otros países. debido al gran auge y desarrollo que empieza a tener el comercio se incrementa la importancia que tiene el llevar un registro contable y un control sobre el producto a comercializar. de las políticas de la administración y de los requisitos fijados.html 21 . veraz. iniciándose así un ciclo que se repite indefinidamente dentro de las actividades de una empresa. así como los medios utilizados para identificar. y su complementaria operacional y administrativa.6 CONCEPTO DE AUDITORÍA FINANCIERA. 4 http://html. De aquí surge la vital importancia de la auditoría financiera como elemento de la administración que ayuda y colabora en la obtención y proporcionamiento de información contable-financiera. Una auditoría financiera es “Un examen sistemático de los estados financieros. la auditoría financiera es el examen total o parcial de información financiera.1. los registros y las operaciones correspondientes. clasificar y reportar esa información. Para la mayoría de las empresas las Cuentas por Cobrar representan una inversión considerable que se determina a través del volumen de ventas a crédito esta inversión se considera como propiedades de un negocio. completa. para tomar mejores y bien soportadas decisiones. medir.com/normas-internacionales-de-auditoria. las mercancías y las cuentas por cobrar a los clientes están ligados en una secuencia. y la correspondiente operacional y administrativa. A fin de conservar los clientes actuales y atraer nuevos. para cambiar cosas y situaciones. el dinero. Quien cuenta con información confiable.rincondelvago. la mayoría de las empresas deben conceder créditos y mantener inventarios. oportuna. adquiere poder para hacer. ya que el dinero se transforma en mercancías y éstas en cuentas por cobrar. 4” Así. base para conocer la marcha y evolución de la organización como punto de referencia para guiar su destino. para determinar el cumplimiento de las Normas de Información Financiera. las cuales a su vez se convierten en dinero. “El contador público6 independiente puede desempeñar diversas actividades o trabajos aplicando sus conocimientos técnicos. opinión a la que llega después de efectuar su trabajo de examen y que acostumbra a expresar en términos uniformes.financiera. las variaciones en el capital contable y los cambios en la situación financiera de la empresa a una fecha. como un resultado que puede ser una utilidad o una pérdida. contribuciones. 16 es un profesional con pertinencia social que cuenta con los conocimientos teóricos y prácticos en contaduría general.8 PRINCIPIOS. El trabajo de auditoría tiene por consiguiente. proporcionar al propio contador público los elementos de juicio y de evidencia suficiente para poder emitir su opinión de una manera objetiva y profesional. con la finalidad de revelar que dicha información es razonable y le pueda servir a los interesados de ella. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA. pero su principal actividades la auditoria de estados financieros. El dictamen es “la opinión del contador público sobre la corrección contable de las cifras de los estados financieros auditados. Pág. 6 22 . la cual tiene por objetivo final el emitir una opinión en la que haga constar que dichos estados financieros presentan la situación . auditoria y finanzas. 1. los resultados de operación. o sea. 5 Ibídem.En cada una de estas transformaciones se opera tanto una recuperación de capital invertido.”5 En base a lo anterior se concluye que el dictamen es la opinión que otorga el contador público. de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. sobre la revisión de los estados financieros. en términos semejantes.7 DICTAMEN El trabajo de auditoría se cristaliza en un informe final llamado dictamen. 1. como finalidad inmediata. costos. 1. sobre los estados financieros de la empresa que está examinando. Par esta razón el auditor deberá.9.2 EXTENSIÓN O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA. Los diferentes sistemas de organización. decidir cuál técnica o procedimiento de auditoría o conjunto de ellos. El establecer los procedimientos de aplicación general. Dado que las operaciones de las empresas son repetitivas y forman cantidades numerosas de operaciones individuales. serán aplicables en cada caso para obtener la certeza que fundamente su opinión objetiva y profesional. aplicando su criterio profesional. que puede utilizar el auditor para obtener la evidencia que fundamente su opinión profesional.1 NATURALEZA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA. imposible establecer sistemas rígidos de prueba para el examen de los estados financieros. oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar. Debido a que generalmente el auditor no puede obtener el conocimiento que necesita para sustentar su opinión en una sola prueba. control. por tanto. es necesario examinar cada partida o conjunto de hechos mediante varias técnicas de aplicación simultánea o sucesiva. mediante los cuales. hacen. son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos e examen. generalmente no es posible 23 . el contador público obtiene las bases para fundamentar su opinión.Es.9. o Los procedimientos de auditoría.9 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA. 1. que considere necesarios. contabilidad y en general los detalles de operación de los negocios. responsabilidad personal e indeclinable del propio auditor determinar la naturaleza. 1. es uno de los elementos más importantes en planeación y ejecución de la auditoría 1.9. En el campo de la auditoria se le conoce con el nombre de pruebas selectivas. Las técnicas de auditoría son las siguientes: 24 . una opinión general sobre la partida global. es lo que se conoce como extensión o alcance de los procedimientos de auditoría y su determinación. cuando se llenan los requisitos de multiplicidad de partidas y similitud entre ellas.3 OPORTUNIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA.realizar un examen detallado de todas las transacciones individuales que forman una partida global. 1. No es Indispensable y a veces no es conveniente. Este procedimiento.9.4 TÉCNICAS DE AUDITORÍA. Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el contador público utiliza para comprobar la razonabilidad de la información financiera que le permita emitir su opinión profesional. sino que tiene aplicación en muchas otras disciplinas. a la fecha del examen de los estados financieros. no es exclusivo de la auditoria. Por esa razón. Algunos procedimientos de auditoría son más útiles y se aplican mejor en una fecha anterior o posterior. La relación de las transacciones examinadas del total que forman el universo. realizar los procedimientos de auditoría relativos al examen de los estados financieros. La época en que los procedimientos de auditoría se van a aplicar se le llama oportunidad. para derivar del resultado del examen de tal muestra. se recurre al procedimiento de examinar una muestra representativa de las transacciones individuales. etc. que basado en su preparación y experiencia. Esta técnica sirve de orientación para la aplicación otras técnicas. el auditor podrá observar la existencia de operaciones extraordinarias. En este caso. de sus financieros y de los rubros y partidas importantes. situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atención especial. son compensaciones totales o parciales de los cargos por ventas. o Análisis. por lo que. mediante la ración de los estados de resultados del ejercicio anterior y día actual. significativas o extraordinarias. devoluciones. El análisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para conocer cómo se encuentran integrados y son los siguientes: a) Análisis de saldos: Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en ellas son compensaciones unos de otros. Por ejemplo. experiencia y madurez. generalmente deberá aplicarse antes de cualquier otra. por ejemplo en una cuenta de clientes. El estudio general. Apreciación sobre la fisonomía o características generales de la empresa. En forma semejante. para asegurar un juicio profesional sólido y amplio.Estudio general.. podrá obtener de los datos e información de la empresa que va a examinar. los abonos por pagos. por lo que es recomendable que su aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación. por la simple lectura de la redacción de los asientos contables. deberá aplicarse con cuidado y diligencia. el auditor puede darse cuanta de las características fundamentales de un saldo. evaluando la importancia relativa de los cargos y anotados. Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del Contador Público. Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuanta o una partida determinada. el saldo de la cuenta está formado 25 . bonificaciones. de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas. por razones particulares no convenga hacerlo. En este caso. de una manera fehaciente quede la constancia deja operación realizada. En todos estos casos. 26 . títulos de crédito u otra clase de documentos que constituyen la materialización del dato registrado en la contabilidad. mediante el examen físico de los bienes o documentos que amparan el activo o la operación. se pueden analizar solamente aquellas partidas que forman parte del saldo de la cuenta. especialmente por lo que hace a los saldos del activo. sino por acumulación de ellas. por ejemplo. En igual forma. conforme a conceptos homogéneos y significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que constituyen el saldo de la cuenta. con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación registrada o presentada en los estados financieros. los saldos de las cuentas se forman no por compensación de partidas. En este caso. En diversas ocasiones. o Inspección. Examen físico de los bienes materiales o de los documentos. en los cuales. puede comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta. o bien. puede suceder que no sea factible relacionar los movimientos acreedoras contra los movimientos deudores. es lo que constituye el análisis de saldo.por un neto qua representa la diferencia entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta. documentos o libros especiales. b) Análisis de movimientos En otras ocasiones. y en algunas cuentas de movimientos compensados. El detalle de estas partidas residuales y su clasificación en grupos homogéneos y significativos. pueden estar amparadas por títulos. el análisis de la cuenta debe hacerse por agrupación. de la operación realizada o de la circunstancia que se trata de comprobar. los datos de la contabilidad están representados por bienes materiales. en las cuentas de resultados. algunas de las operaciones de la empresas o sus condiciones de trabajo. (I.” 7 7 Boletín 5010. Normas y procedimientos de auditoría y normas para atestiguar. 2011) 27 . Esta técnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pide la confirmación. dándole la información que se solicita y puede ser aplicada de diferentes formas. confirmar de una manera válida. por lo tanto. Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y. para que conteste por escrito al auditor.o Confirmación.M.C.P. C A P Í T U L O 2. CONTROL INTERNO PARA CUENTAS POR COBRAR 28 CAPÍTULO 2. CONTROL INTERNO PARA CUENTAS POR COBRAR. En este capítulo se estudiara el rubro de cuentas por cobrar, sus generalidades del control interno, así como los objetivos de la auditoria para afectos de cuentas por cobrar; también se conocerán los elementos que debe contener el programa que elabore el auditor a la realización de su trabajo. 2.1 CONCEPTO DE CUENTA POR COBRAR. “Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo.” 8 Las cuentas por cobrar son derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo. La valuación, según la NIF A-6 dice que las cuentas por cobrar deben de reconocerse por su valor de realización que es el monto que se recibe, en efectivo, equivalentes de efectivo o en especie, por la venta o intercambio de un archivo. Las cuentas por cobrar deben cuantificarse al valor pactado originalmente del derecho exigible. El valor pactado debe modificarse para reflejar lo que en forma razonable se espera obtener en efectivo, especie, crédito o servicios de cada una de las partidas que lo integran. 2.2 CARACTERÍSTICAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR. Cuando las cuentas por cobrar sean a largo plazo, el valor de realización debe cuantificarse considerando su valor presente en términos que definen que dicho valor presente representa el costo del dinero a través del tiempo, el cual se basa en la proyección de flujos de efectivo derivados de la realización de un activo o de la liquidación de un pasivo. 8 BoletínC-3, Normas de Información Financiera 29 Para cuantificar el importe de las partidas que habrán de considerarse irrecuperables, debe efectuarse un estudio que sirva de base para determinar el valor de aquellas que serán deducidas o canceladas y estar en posibilidad de establecer o incrementar las estimaciones necesarias. Los incrementos o reducciones que se tengan que hacer a las estimaciones, con base en los estudios de valuación, deberán cargarse o acreditarse a los resultados del ejercicio en que se efectúen. Las cuentas por cobrar en moneda extranjera, deben valuarse al tipo de cambio bancario que esté en vigor a la fecha de los estados financieros. Las cuentas por cobrar se clasifican en generalmente en tres grupos que son: Cuentas por cobrar al cliente: Está compuesto de los montos que acuerdan los clientes con la empresa, debido al crédito tomado por la venta. Dentro del primer grupo se deben presentar los documentos y cuentas a cargo de clientes de la entidad, derivados de la venta de mercancías o prestación de servicios, que representen la actividad normal de la misma. En el caso de los servicios, los derechos devengados deben presentarse como cuentas por cobrar aun cuando no estuvieren facturados a la fecha de cierre de operaciones de la entidad. Cuentas por cobrar Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a créditos, anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta después de su salario. Otras cuentas por cobrar: estas surgen por una variedad de transacciones tales como anticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daños o perdidas entre otros. Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo corriente después del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo lo más pronto posible, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de 30 Legalmente está amparada por documentos negociables entre lo que tenemos: El pagare: representa una promesa de pagar una suma de dinero en una fecha estipulada futura. aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un año posterior a la fecha del balance. 9 Persona que accede a un producto o servicio a partir de un pago. debiendo. más bien están garantizado por la moral y confianza de la entidad emisora. hacerse la revelación correspondiente en el cuerpo del balance general o en una nota a los estados financieros. las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas como de exigencia inmediata o a corto plazo. En cuanto a las reglas de presentación. con excepción de aquellos casos en el que el ciclo normal de operaciones exceda de este periodo. Los documentos por cobrar10 se dan a conocer si las ventas se efectúan a crédito y se desea mayor garantía que tenga carácter legal se solicita al cliente que firme un documento denominado pagare. 10 31 . Son cuentas por cobrar documentadas a través de letras. en este caso. Se consideran como cuentas por cobrar a corto plazo. proveniente exclusivamente de las operaciones comerciales. La palabra clientes9 actualmente son todas aquellas personas que deben al negocio mercancías adquiridas a crédito y a quienes no se exige especial garantía documenta. Bajo este rubro se registran las cuentas por cobrar que posee la empresa y que provienen de las ventas de los bienes y servicios que proporciona a una entidad. es decir en el de otros activos. pagarés u otros documentos.doce meses estas deben de colocarse en el renglón de activos no corrientes. dicho documento no tiene carácter legal. considerando su disponibilidad. La letra de cambio: son documentos de deudas a corto plazo. ya que se tienen a la mano los derechos de cobrar estos. Horngren. Si se considera que estas cuentas no son exigibles de inmediato y que sus saldos más bien tienen el carácter de inversiones por parte de la entidad. con una tasa de interés y la fecha de vencimiento.Gary L. su importe deberá mostrarse por separado dentro del rubro genérico cuentas por cobrar o. Las cuentas a cargo de compañías tenedoras. afiliadas y asociadas deben presentarse en renglón por separado dentro del grupo de cuentas por cobrar. Sundem. deberán clasificarse en capítulo especial del activo circulante. a veces deducido en descuento que viene a representar el interés correspondiente al plazo no expirado. debido a que frecuentemente tienen características especiales en cuanto su exigibilidad. Cuando el saldo de cuentas por cobrar de una entidad. 11 “Cuentas por cobrar que no fueron efectivas. deben ser mostradas en el balance general como deducciones a las cuentas por sobrar. debe mencionarse en nota a los estados financieros el importe de la estimación efectuada. Este debe presentarse en el balance general como una deducción de los documentos por cobrar. descuentos. 2002) 32 .Los documentos por cobrar solo puede registrase en una sola cuenta “Documentos por Cobrar”. Los documentos representan un pasivo contingente para el que lo endosa y para el que vende un activo contingente con recurso de devolución por falta de pago. Elliott..” (Charles T. etc. subsidiarias. Las estimaciones para cuentas incobrables11. incluya partidas importantes a cargo de una sola persona física o moral. 2. En caso de que presente saldo neto.2.1 DOCUMENTOS POR COBRAR DESCONTADO. relevarse a través de una nota a los estados financieros. en su defecto. al valor nominal o el de su vencimiento. Este representa los documentos por cobrar no vencidos que se han transferidos por endoso o de otra forma a un banco.John A. bonificaciones. 33 . aceptaciones de clientes y montos acumulados o no facturados por los cuales pueden expedirse o no facturadas con posterioridad. que representen capital suscrito no exhibido. las cantidades por ventas de contado se acumulan todos los días en una o más cajas registradoras y la suma se registra por medio de un asiento de diario al final del día. accionistas o socios de una entidad. el director de finanzas debe cuidar que su empleo ayude a maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversión y que no se abuse del procedimiento hasta el grado en que el otorgamiento de créditos deje de ser rentable y atractivo en términos de rendimiento sobre inversión. de terceros o de funcionarios y empleados de la compañía. incluyendo cuentas de clientes no garantizadas. Su objetivo primordial es el de registrar todas las operaciones originadas por adeudos de clientes. Cabe mencionar que la importancia de esta cuenta es que están constituidas por créditos a favor de las empresas.3 OBJETIVO DE LAS CUENTAS POR COBRAR. Los saldos a cargo de propietarios. no deberán incluirse dentro del rubro de cuentas por cobrar. Tratándose de cuentas por cobrar a largo plazo deberán indicarse los vencimientos y tasas de interés. En la mayoría de las empresas. Las cuentas por cobrar fundamentalmente son un instrumento de mercadotecnia para promover las ventas.Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera deberá revelarse este hecho en el cuerpo del balance general o en una nota a los estados financieros. 2. prestación de servicios y demás operaciones normales. efectos o documentos por cobrar. en su caso. correspondientes a las ventas. Por lo regular se observa que la mayoría de los vendedores. la propia empresa tendrá que hacerlo también para proteger su posición en el mercado. seguros y costos asociados si los hubiera. Si la competencia ofrece crédito. Como se verá más adelante. se debe rechazar la inversión adicional en esas cuentas.wikipedia. Esto exige que las cuentas por cobrar maximicen las utilidades y ofrezcan un rendimiento atractivo. Es necesario comparar los costos y los riesgos de la política de crédito con las mayores utilidades que se espera habrán de generar. se inclinan hacia una política de crédito muy liberal.El departamento de mercadotecnia de la empresa por lo general tiende a considerar las cuentas por cobrar como un medio para vender el producto y superar a la competencia. 12 Es una devolución en dinero donde la persona se compromete a devolver la cantidad solicitada en el tiempo o plazo definido según las condiciones establecidas para dicho préstamo más los intereses devengados. por ejemplo. Muchas veces ha sucedido que la empresa que ofrece facilidades de crédito como parte de sus servicios.org/wiki/Cr%C3%A9dito. 2011) 34 . (http://es. si el rendimiento de la inversión en cuentas por cobrar adicionales es inferior al costo de los recursos que se obtienen para financiarlas. No conviene financiar a clientes que ofrecen demasiado riesgo o que requieren un total de cuentas por cobrar tan considerable que la inversión sólo es rentable marginalmente porque absorbe recursos que se podrían usar para financiar otros proyectos más atractivos. porque favorece las ventas. También se trata de evitar que se otorgue crédito 12 a clientes potenciales que probablemente tendrán dificultades para pagar o que inmovilizarán los recursos de la empresa |demorando el pago por largo tiempo. obtener la confiabilidad de la información contable. Auditoría. y 4) comunicar las políticas administrativas. Pág. El control interno “Es el sistema interior de una compañía que está integrado por el plan de organización.6 TIPOS DE CONTROL INTERNO. 2. el contable. el presupuestario y el de informática. John y Winkle M. promover la eficiencia de las operaciones e informar las políticas administrativas y operativas de la entidad.2. objetivos y características del sistema de control interno. así como los principios. y estimular y medir el cumplimiento de las mismas. 13 Cook w. se considera que el control interno: es el conjunto de métodos y procedimientos que en forma coordinada adoptada una empresa u organización. 207 y 208 35 . 2) obtener la exactitud y la confiabilidad de la contabilidad y de otros datos e informes operativos. que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración. 3) promover y juzgar la eficiencia de las operaciones de todos los aspectos de las actividades de la compañía. 2. En este punto se dará a conocer algunas definiciones del control interno. Gary CPA. el diseño de cuentas e informes y todas las medidas y métodos empleados: 1) para proteger los activos.5 DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO. El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos. “Existen seis tipos de control: El gerencial. el administrativo u operario. la asignación de deberes y responsabilidades. tipos de control. con el objetivo de proteger sus bienes.” 13 De acuerdo a las definiciones antes mencionadas. el operativo de gestión.4 GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO. siguen reflejando los resultados y la situación financiera del negocio. reglamentarias y la adhesión a las políticas de los niveles de dirección y administración y. con la eficacia de las operaciones. Mantenimiento de la información: Que los registros contables. La integridad de la información: Que todas las operaciones efectuadas queden incluidas en los registros contables. La seguridad física: que el acceso a los activos y a los documentos que controlen su movimiento este restringido al personal autorizado.Control Gerencial: Está orientado a las personas con el objeto de influir en los en los individuos para que las acciones y comportamientos sean conscientes con los objetivos de la organización. Se trata de procedimientos diseñados para tener un control permanente 36 . en primer lugar. Control Contable: Comprende todas las normas y procedimientos contables establecidos. Control Operativo de Gestión: Está orientado a procesos y tareas ya ejecutadas. como todos los métodos y procedimientos que tiene que ver o están relacionados directamente con la protección de los bienes y fondos y la confiabilidad de los registros contables. en segundo lugar. en la cuenta correspondiente y oportunamente. con el debido acatamiento de las disposiciones legales. una vez asentados todas las operaciones. La validez de la información: Que todas las operaciones registradas representen acontecimientos económicos que en verdad ocurrieron y fueron debidamente autorizados. Control administrativo u operario está orientado a las políticas administrativas de las organizaciones y a todos los métodos y procedimientos que están relacionados. La exactitud de la información: Que las operaciones se registren por su importe correcto. Una efectiva y profesional unidad de auditoría interna independiente. Un plan lógico y claro de las funciones de organización que establezca líneas claras de autoridad y responsabilidad tanto para las unidades de organización. Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al personal. capacitación y experiencia requeridas para cumplir sus obligaciones satisfactoriamente. y procedimientos seguros para registrar sus resultados en términos financieros. centro por centro. Consistente en confrontar periódicamente el presupuesto frente a los resultados reales del periodo.sobre los procesos con el fin de vigilar por el mantenimiento de ciertos estándares de desempeño y calidad que sirvan como base de comparación con lo presupuestado. 14 Cepeda Alonso Gustavo Op. Control Presupuestario: Es una herramienta técnica. de las operaciones examinadas. Control Informático: Está orientado a lograr el uso de la tecnología y la informática como herramienta de control. Pág. con el fin de poner en evidencia las desviaciones. basado en la dirección u objetivos. hasta donde sea factible. Personal. Prácticas sanas y seguras para la ejecución de las funciones y obligaciones de cada unidad y persona. Cit.7 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.”14 2. 29-32 37 . con la aptitud. su objetivo será mantener controles automáticos efectivos y operativos sobre las operaciones. de registro y de custodia. como para los empleados individualmente y que segregue las funciones operativas. en la que se apoya el control de gestión. dentro de la organización. en todos los niveles. Un sistema adecuado para la autorización de transacciones y operaciones. net/groups/redbahn/wiki/54e37/1. Conciliaciones periódicas entre las cuentas a cobrar y el mayor al final de mes.html 38 . o Facturación y control de tesorería. Como más importantes. Comprobación periódica de las facturas pendientes de cobro.8 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO. de tal forma que le permitan establecer la fiabilidad de los mismos y en función de aquellos realizar las pruebas sustantivas suficientes para obtener conclusiones sobre este área. o Realización de pedidos y créditos.2. El auditor debe conocer los circuitos establecidos por la empresa para los documentos relativos a las cuentas a cobrar (flujograma).8.1 LISTADO DE CLIENTES CON EL LÍMITE DE CRÉDITO.1_Ordenes_de_Venta. Control sobre las mercancías facturadas. Existencia de un control para la entrega de mercancías. para que no pueda salir la misma sin la correspondiente autorización “orden de venta” 15 y sin el correspondiente albarán. con personas independientes que supervisen cada uno de los departamentos en los que intervienen: o Cuentas a cobrar y su contabilización. debe considerar los siguientes: Adecuada segregación de funciones. 2. realizado por personas independientes aclarando las diferencias existentes. Debe existir una numeración correlativa en los albaranes y que éstos acompañen siempre a la mercancía. o Devoluciones y descuentos. Envío periódico de conciliaciones a clientes. 15 http://jetaccess. las deducciones a los ingresos y las perdidas en créditos otorgados. con la aprobación del crédito que se haya de otorgar. 4) El embarque 5) La facturación a la clientela. 2.9.9 EL CONTROL INTERNO EN LAS CUENTAS POR COBRAR. 6) La verificación de las facturas. 5) Que estén debidamente validadas para su correcta presentación en los estados financieros.Conciliación periódica de los saldos de efectos a cobrar descontados en el banco y su registro en el mayor. 3) que puedan llegarse a cobrar. Los objetivos que se persiguen al auditar las cuentas por cobrar son: el determinar 1) Que las cuentas por cobrar sean autenticas.9. Para llevar a cabo lo anterior es necesario realizar: 39 . 2. Para que exista un control interno adecuado sobre las ventas a crédito y sus respectivas cuentas. 2. 7) la afectación de las cuentas por cobrar y 9) el cobro de las cuentas. El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de crédito de la empresa. será necesario segregar las funciones de tal manera que se dividan las responsabilidades respecto de 1) La elaboración de la orden de venta. 3) la entrega de mercancías que se hayan de embarcar. la contabilización del efectivo recibido y el depósito del efectivo al banco. 2) La aprobación del crédito.2 PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORÍA Y EL CONTROL INTERNO. 2) Que su importe sea correcto. 4) Que sean correctas las transacciones relacionadas con las ventas periódicas.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA EN LAS CUENTAS POR COBRAR. a bien. El control interno sobre las cuentas por cobrar da comienzo con la aceptación de un pedido de un cliente y la respectiva elaboración de la orden de venta. 9. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las cuentas por cobrar. Controlar el efectivo recibido de proveedores. 12. Comprobar que las cuentas por cobrar estés vigentes y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente. actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa. Verificar que las cuentas por cobrar estés adecuadamente respaldadas. 3. 10. 13.). Mantener cheques anulados con orden de no pago. 2. 11. etc. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar. 5. devueltos y emitidos de nuevo. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por cobrar. 14. Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de compras. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente autorizadas por quien corresponda. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar. 6. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las cuentas por cobrar.1. 40 . 8. 4. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de éste por parte de los clientes y deudores. Comprobar la validez de los documentos. es decir. 10. Verificar que los datos de los deudores sean correctos. 41 . que los documentos estén legalizados con firma. o si no han sido pagadas o protestadas. si han sido enviados a notaría. Comprobar físicamente la existencia de títulos en empresas relacionadas. 9. 7. Comprobar físicamente la existencia de títulos. ante Notario. domicilio particular y laboral. a bancos e instituciones financieras. 4. Verificar físicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor de Inversiones en Empresas Relacionadas. hayan firmado debidamente los documentos. 11. 8. 6. domicilio. Verificar con los estados financieros de las empresas relacionadas si el monto de las utilidades a repartir corresponde a los documentos por cobrar a empresas relacionadas. en caso que existieran. nombre. cheques. 12. Verificar datos de los avales en caso que existieran. 3. Verificar que los avales. timbre y estampillas. letras y documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad. nombre. etc. RFC. RFC. 5. etc. con atrasos.El Procedimiento que se aplica es el siguiente: 1. Verificar el historial de todos los documentos por cobrar. Verificar qué cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente. Examinar las autorizaciones para la venta que originó el respectivo documento por cobrar. 2. Verificar que los montos cobrados por concepto de intereses hayan sido debidamente calculados. 16. Se refiere a los casos en que. 21. 14. 18. 22. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes. Chequear que existan los registros de deudas para con la empresa de los propios trabajadores de la empresa. Verificar que exista factura o boleta a los trabajadores que son deudores de la empresa. Documentos por Cobrar. así como otros documentos justificativos de las cuentas por cobrar.13. después de haber realizado una compra de mercaderías y haberla pagado. Seleccionar un número de documentos por cobrar de clientes y/o otros deudores y comprobar las entradas de aquellos en los registros contables. 19. 20. En caso de existir arriendos por cobrar. Examinar la boleta de venta que originó el documento por cobrar. tal mercancía resultó defectuosa o llegó con algún faltante. Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a empresas relacionadas. 15. chequear que correspondan los valores y plazos y ver si coinciden. En el caso que existan reclamaciones por cobrar a compañías de seguros. Examinar las facturas de clientes. 17. y el proveedor atenderá el reclamo mediante una nota de crédito. verificar las condiciones de la póliza y monto asegurado ante un determinado siniestro. 42 . Verificar si existen cuentas por cobrar a proveedores. verificar que exista el contrato de arriendo respectivo y si el monto coincide con el canon de arriendo. 4. A esta empresa le surge. Comprobar si la base para la estimación se ajusta a las disposiciones legales. sea recibida la mercadería o el servicio que ha comprado. Revisar en el Mayor la cuenta Estimación de Deudores Incobrables. Verificar la ubicación física de documentos incobrables. 2. 3. 25. 27. Verificar si existen anticipos a proveedores. Chequear que el monto reembolsado corresponda a la garantía citada en el punto anterior. Revisar si existen cuentas por cobrar a los accionistas. Verificar si existen depósitos en garantía de cumplimientos de contratos. En algunas oportunidades. 26. Respecto a los Deudores Incobrables 1. 24. 43 . un derecho que será cobrado en el momento en que. 28. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables para verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de éstos. por lo tanto. Verificar las notas de créditos emitidas por el proveedor y ver si coincide con los documentos que respalden la devolución. 5.23. Chequear que el monto recepcionado a cuenta de anticipos a proveedores corresponda con los documentos que respalden esta situación. una empresa se ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el abastecimiento de mercadería o de la prestación del servicio. Verificar que se ha usado el método adecuado en el cálculo de la estimación de deudores incobrables. Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contraído con la empresa por conceptos diferentes a lo que todavía deban del capital que suscribieron. neto a 30 y 2/10. por ejemplo acostumbran ofrecer descuentos por pronto pago. Una vez que los directores de finanzas conocen los costos y los beneficios. 2. pues de acuerdo a la aplicación de éstas el Auditor basará su opinión en relación a la situación real de la empresa. Para determinar un nivel en cantidad de cuentas por cobrar es necesario conocer las políticas que la empresa tenga en cuenta al otorgamiento de créditos y clientes mucha. Comprobar que esta situación aparezca en los registros contables.9.4 DETERMINACION DE LA POLITICA APROPIADA DE CUENTAS POR COBRAR. Verificar que los ajustes a la cuenta deudores incobrables por concepto de inflación y/o corrección monetaria sean calculados y registrados. 8. para analizarlas a fin de ejemplificar cómo puede proceder el director de finanzas. Verificar si ha habido deudores incobrables que se hayan presentado a cancelar una deuda.3 DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE LAS CUENTAS POR COBRAR. El programa que he descrito puede variar de acuerdo a cada profesional responsable de la Auditoría.6. 2. neto a 30. Se van a tomar las tres políticas de cuentas por cobrar más comunes. Respecto a los documentos por cobrar es importante tener en cuenta no perder nunca de vista la existencia física de éstos así como verificar su formalidad para asegurarse que éstos puedan convertirse realmente en dinero.9. pero es conveniente comparar el monto de dicho descuento con el costo de administración de la inversión en clientes para precisar cuál de las alternativas es la más conveniente. venta al contado. es decir. 44 . 7. 10 ROTACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR. Ese 2% es un incentivo para inducirlo a pagar dentro de los primeros 10 días. no otorga crédito comercial No habrá costos de cobranza ni de capital. La política de ventas al contado implica el pago inmediato. 45 . mismo que puede traducirse en un incremento en las utilidades. 2. ya que muestra que las ventas se recuperan en el período previsto. cambie total o parcialmente o reafirme las políticas de cobranza y otorgamiento de crédito pactados. neto a 30 también 30 días. El Análisis por medio de razones financieras ayuda a determinar la rotación de las cuentas por cobrar a clientes. puesto que no se ha invertido dinero para financiar las cuentas por cobrar. La venta al contado. Si la política de la empresa es vender al contado. de manera que el costo total de la política de ventas al contado es de cero. es índice de un movimiento económico mayor. Es importante observar que mientras menor es el ritmo de convertibilidad de las cuentas por cobrar. el neto a 30 concede al cliente 30 días como máximo para pagar y el 2/10. hay que examinar los beneficios (utilidades) que se derivan de la política. sólo que si paga dentro de los 10 días que siguen a la venta podrá deducir un 2 por ciento del importe.Aun así se pueden modificar las condiciones de crédito ampliando el tiempo en que se debe hacer el pago y/o concediendo al cliente un descuento si paga antes del plazo máximo concedido. Es obvio que tampoco habrá costos de morosidad e incumplimiento. su convertibilidad y el periodo promedio de cobranza para que en base a lo encontrado. La rotación obtenida es ideal. No habiendo costos qué comprar. lo que motiva a la empresa a reafirmar sus políticas prácticas. y es responsable de la asignación del precio y de la emisión de una factura al cliente. 3.11. Estos se tramitan a través del departamento encargado de la facturación el cual se encarga de elaborar las notas. En ellas se registran todos aquellos descuentos y devoluciones que se concede a clientes.11. La consideración de pagos de clientes es una actividad constante e importante del proceso de las cuentas por cobrar.Como medida de control interno un nivel óptimo de cuentas por cobrar debe calcularse en base a los ingresos reportados y debe actualizarse de acuerdo a los pedidos y a la cobranza reportada por el departamento de crédito.1 FACTURACION. 2. 2.11. 2. Es indispensable que el sistema de cobranza funcione bajo procedimientos inteligentes de control interno que aseguren que la información que se entregue al departamento de cuentas por cobrar. Al final de las actividades de cobranza de 46 . Facturación 2. 2. Notas de Crédito y Cargo. 1.3 PAGOS.11 EL PROCESO DE LAS CUENTAS POR COBRAR. Cuentas Incobrables. Se inicia cuando se envía un pedido o cuando se completa la prestación de un servicio. Pagos 4.2 NOTAS DE CREDITO Y CARGO. sea confiable. Asegurarse que solamente se hagan ajustes a las cuentas de clientes cuando estén estipulados en los procedimientos internos y sean autorizados por el departamento de crédito. Desfalcos de caja a un deficiente control de pagos 47 . El crédito y la cobranza también son funciones que se realizan dentro del ciclo de ingresos y es la que se encarga de cobrar. Estas funciones las analizaremos en el siguiente capítulo que es el que corresponde al departamento de Crédito y Cobranza.12 El CRÉDITO Y LA COBRANZA. Pérdida de ventas por la insatisfactoria solución de quejas de clientes. 2. Registrar los pagos de clientes rápida y certeramente. Tomar acción inmediata y efectiva dada una factura vencida. Si estos objetivos no se cumplen.11.4 CUENTAS INCOBRABLES. autorizar ajustes y asignar créditos y tiene cuatro objetivos: Minimizar cuentas incobrables a través del establecimiento de límites de crédito apropiados para cada cliente. Cuando esto sucede se debe enviar al cliente un aviso de cobro ya sea por medio de cartas. o funcionarios de mayor jerarquía con lo cual se exija el cobro. el departamento de crédito y cobranza turna la información correspondientes a cuentas por cobrar y esta actualiza el auxiliar de clientes. 2. Es sumamente importante analizar los casos en donde a pesar de los esfuerzos de cobranza.cada día. se aprecie una baja probabilidad de cobro. las empresas asumen los siguientes riesgos: Pérdida excesiva por vender a créditos razonables. 12. 2. a la vez.12.12. 2. depende en parte de las condiciones económicas y en parte de un conjunto de factores que son controlables por la empresa. o el riesgo máximo aceptable de las cuentas de crédito. Los solicitantes pueden presentar sus declaraciones de impuestos en lugar de otros estados. 48 . Las principales variables de política incluyen: Las normas de crédito.1 FUENTES DE INFORMACIÓN DE CRÉDITO ESTADOS FINANCIEROS. Por ello es necesario mantener una política adecuada de control interno en cuanto a las cuentas por cobrar. 2. La primera fuente de información es el conjunto de estados financieros que se requiere que presente cada solicitante de crédito.Cuentas por cobrar excesivas debido a la incapacidad de cobrar oportunamente.3 POLÍTICAS DE CRÉDITO.2 INTERCAMBIOS DE INFORMACIÓN DE CRÉDITO. o el periodo promedio de cobranza. Los administradores de crédito de las empresas que hacen sus ventas a una industria en particular se reúnen periódicamente para intercambiar información de crédito. El nivel de las cuentas por cobrar de una empresa está determinado por el volumen de sus ventas y por el periodo promedio entre el momento n el que se hace una venta y el momento en que se cobra el efectivo correspondiente a dicha venta. el énfasis caerá sobre la liquidez. Los datos que incluyen los estados financieros permiten que el departamento de crédito realice un análisis de razones financieras. El periodo promedio de cobranza. 13 LA POLÍTICA DE COBRANZA DE LA EMPRESA.Los términos de crédito que incluyen el plazo de tiempo durante el cual se concede el crédito. Mayores costos asociados con el capital invertido en las cuentas por cobrar provenientes de ventas a clientes con menor dignidad de crédito. y quienes consecuentemente hacen que el periodo promedio de cobranza se vea agrandado. o costos de crédito. Para evaluar los riesgos de crédito de un cliente. 2. 2. los administradores de crédito empiezan con lo siguiente: 49 . Los costos increméntales incluyen costos de producción y de ventas.13. y las utilidades que se abandonaron sobre estas ventas pérdidas podrían ser mucho mayores a los costos implícitos en la extensión del crédito necesarias para hacer ventas a clientes más débiles. Estos costos de crédito incluyen: Pérdidas por incumplimiento de pago o por cuentas malas. La determinación de las normas óptimas de crédito implica igualar los costos increméntales asociados con una política activa de crédito con las utilidades increméntales provenientes del aumento en ventas. quienes pagan sus cuentas más lentamente. así como aquellos costos asociados con la calidad de las cuentas marginales. denominado periodo de crédito y el porcentaje de descuento dado por la prontitud de pago. al hacer esto probablemente estaría perdiendo ventas.1 NORMAS DE CRÉDITO Si una empresa extendiera crédito sobre las ventas solo a sus clientes fuertes. Costos elevados de investigación y cobranzas. tendría pocas pérdidas por cuentas malas y pocos gastos por operar un departamento de crédito. que puedan afectar la habilidad del cliente para cumplir sus diversas obligaciones. o sectores de la economía.) CAPACIDAD: Es un juicio subjetivo de la habilidad del cliente para pagar sus obligaciones.CARACTER: Se refiere a la posibilidad de que el cliente trate de hacer honra a sus obligaciones. o distintos grupos de clientes ordenados según la probabilidad de perdida que se asociara a las ventas hechas a cada grupo. si es que lo hay. Estos costos deben ser posteriormente comparados con los incrementos esperados en los ingresos netos. La empresa vendedora puede usar su información de crédito para desarrollar diversas clases de riesgos de crédito. CONDICIONES: Se refieren al impacto de las tendencias económicas generales sobre la empresa y a los desarrollos especiales en ciertas regiones geográficas. por pronto pago. COLATERAL: Esta representado por los activos que ofrezca el cliente en cuestión como garantía del crédito extendido. (referente a lo moral. 50 . Las cinco C’s del crédito representan los factores mediante los cuales se juzga el riesgo de crédito. Al analizarlas los administradores de crédito tratan de formular juicios acerca de los costos totales esperados. con un énfasis especial sobre las razones de riesgo. Se evalúa a través de los antecedentes del cliente y de sus métodos de negocios. 2. 2.3 TÉRMINOS DE CRÉDITO.13. Especifican el periodo durante el cual se extiende el crédito y el descuento.2 CLASES DE RIESGO DE CRÉDITO. CAPITAL: Se mide en la posición financiera general de la empresa tal como la indicaría en análisis de razones financieras.13. resultantes de la concesión de crédito a un cliente. Realizar el mantenimiento del listado de límite de créditos comienza cuando se solicita la otorgación de una línea de crédito para un nuevo cliente o cuando el historial de las transacciones con un cliente. 51 . Los procedimientos estandarizados de cobranza incluyen el envío de cartas que con severidad creciente requieran el pago. Por esta razón. o entablar una demanda civil. es establecer líneas de crédito apropiadas para cada cliente y revisarlas periódicamente. Es sumamente importante.14 POLÍTICA DE COBRANZA. b) Cobranza Con el objeto de recibir pagos por las ventas realizadas.2.13. pero existe un costo en los fondos invertidos bajo cuentas por cobrar (saldos). conozca los límites de crédito de cada cliente. Se mencionaran cuatro funciones principales que toda empresa debe tomar en cuenta dentro de sus políticas: a) Mantenimiento de Límites de Crédito.4 PERIODO DE CRÉDITO. hacen pertinente un ajuste al crédito que se le otorga. hacer llamadas telefónicas. entregar la cuenta por cobrar a una agencia externa de cobradores. la primera obligación del departamento de crédito y cobranza. Determinar el periodo óptimo de crédito implica localizar el punto en el cual las utilidades marginales provenientes del incremento en ventas quedan exactamente compensadas por los costos de mantener un monto más elevado de sus saldos. que la función encargada de los pedidos. Se refiere a los procedimientos que la empresa usa para cobrar las cuentas vencidas y no pagadas. 2. El agrandar el periodo de crédito estimula las ventas. los departamentos de crédito y cobranza deben interactuar con clientes. d) Registro de ajustes. Hasta 30 días de atraso. Con los datos incluidos en el Estado de cuenta. documentos que certifiquen la recepción y el correcto depósito de dinero. c) Registro de pagos de clientes. Hasta 60 días de atraso. bien pensadas y perfectamente redactadas. Las alternativas seleccionadas en cada caso. Hasta 90 días de atraso. Se hace una llamada al cliente. seguida de tres cartas escalonadas. firmadas por el funcionario encargado de los cobros. se deben llevar a cabo ciertas actividades adicionales.El proceso de cobranza puede ser muy costoso en términos de los gastos que se requieran y del crédito mercantil que se pierda. Un funcionario de mayor importancia debe visitar al cliente previa cita para tramitar el pago. Insolvencia del cliente. El proceso usual de la cobranza involucra los puntos que aparecen: La función de cuentas por cobrar turna un Estado de Cuentas de clientes al departamento de crédito y cobranza. 52 . el departamento de crédito y cobranza envía Estados de cuenta a todos los clientes deudores y se encarga de cobrarles el día adecuado. deben implementarse de acuerdo a políticas y procedimientos preestablecidos. De acuerdo a la antigüedad de las cuentas por cobrar y a la importancia década una. Se cargan a la partida Reserva para Cuentas Incobrables. Se encargo de controlar físicamente el dinero efectivo y depositar el efectivo en la cuenta bancaria de la compañía además de turnar a otras funciones ínter compañía. pero se necesita por lo menos alguna firmeza para prevenir una prolongación indebida del periodo de cobranza y para minimizar las perdidas resultantes. El caso deberá transferirse al departamento legal. Un análisis de cartera se refiere primordialmente al listado de clientes que toda empresa tiene. Basándose en las políticas internas y en los factores específicos del caso.14. con la suma de las cuentas por pedido actual. el análisis se debe a saber por medio de técnicas de control sobre los clientes que se pueden clasificar de acuerdo a los límites de crédito que la compañía ha otorgado. Un análisis se puede hacer al verificar y comparar el límite de crédito aprobado de un cliente. puede ser necesario entregar notas de crédito o de cargo de clientes. Dicha información se refiere al efectivo recibido. facturas vencidas y otros problemas. los vendedores. los mismos clientes y los departamentos de facturación y cuentas por cobrar deben iniciar un proceso de ajuste. se requiere de una autorización especial de la administración (nunca del agente de ventas). entrega de cantidades o artículos equivocados. Al descubrir una excepción en el estado de cuenta del cliente. 53 .1 ANÁLISIS DE CARTERA. 2. el gerente del departamento de crédito y cobranza autoriza una nota de crédito o de cargo y después envía la autorización al departamento de factorización. cada cliente debe de tener un estado de Cuenta que informe todas las transacciones que se han realizado con él y a si este ha cumplido satisfactoriamente y oportunamente con sus pagos ya que si no se deben de ir desechando aquellos que no han cumplido con lo establecido y esto también de acuerdo a las políticas de control que la empresa tenga ya establecidas. Con el siguiente diagrama se puede observar cómo fluye la información entre el departamento de Crédito y Cobranza y otras áreas de un negocio. mal estado de los bienes entregados. Si con el pedido actual se excede el crédito otorgado al cliente.A causa de errores en la facturación. a los ajustes realizados y a los reportes de historial crediticio. La función de Crédito y Cobranza comparte información con varios departamentos de toda la empresa. 14. esto permite tener presente algún grado de crecimiento en diversos indicadores de ventas. dependiendo el tipo de elemento que es para la organización. 54 . según sean personas naturales o jurídicas. hábitos de consumo.4 CLIENTES EXISTENTES. Y se clasifican como: 2. Son clientes actuales o presentes. pero se ve limitado a su número y a su capacidad de compra de cada uno. identificación y control de dinero en cualquiera de sus formas. debido a que son clientes que generan los menores volúmenes y frecuencias de facturación.14.14. buscando su "fidelización" con herramientas de marketing relacional.3 CLIENTES NUEVOS. con estos se tiene la intención de conservar el mayor número posible de los mismos. clasificación y análisis de sus características.La recepción oportuna. los cuales son considerados la competencia de la organización a la que le están comprando por primera vez.2 CLASIFICACION DE UNA CARTERA DE CLIENTES. hábitos de compra . 2. razón por la cual se consideran diversos planos . cabe mencionar que estos trabajaban antes con empresas que eran sus proveedores. es responsabilidad del departamento de Crédito y Cobranza.5 CLIENTES PASIVOS. etc. En este grupo se incluyen todos los clientes con que cuenta una organización. en los cuales la empresa empieza a ver niveles reales de crecimiento en todos su indicadores y su conquista implica una labor preliminar de identificación.14. El grupo de clientes nuevos está formado por aquellos que han realizado su compra por primera vez a la empresa. 2. 2. Es una técnica que permite clasificar cuales son los clientes vitales para la empresa. Consiste en las transacciones que realiza una empresa. entrar a concursos o rifas.8 CLIENTES ESPECIALES. con el fin de conocer la cuantía del consumo 2. reciben un trato tan discreto como ellos lo son. evidencian su existencia con toques diarios o frecuentes de atención. puntos para ser canjeados por productos. Servicio para cubrir el expediente.6 CLIENTES INACTIVOS. Sin embargo. Son los clientes con necesidades y expectativas que no fueron cubiertas por la organización. y están sensibles de ser persuadidos por la competencia 2. otros clientes. frecuencia de compra. etc. Estos clientes poden acceder a descuentos.2. literalmente. El llevar un registro de ellos tiene como objetivo proporcionar información mensual sobre el volumen de las ventas de bienes muebles de cada uno de sus clientes. para clientes poco ruidosos. exigentes. con los clientes que compran en un volumen mayor al promedio de los clientes que conforman su cartera. porque no se les hacía caso. Es por ello que no han hecho compras recientes. rentables muchas veces.14. etc. se van. Cliente Especial es aquel comprador que recibe beneficios adicionales que son otorgados a todos aquellos clientes de la cartera que. simplemente. 55 .7 CLIENTES POR VOLUMEN DE COMPRA. 2.14. porque se hacen notar. Podemos empezar por identificar aquellos clientes que causan problemas ya sean clientes que son.14. discretos. esto hace pensar a las organizaciones que son el núcleo de su existencia como empresa. Que como vienen. hayan realizado compras con su Tarjeta de Crédito. registren cierto volumen de compra. están en el día a día de una organización.15 DEPURACIÓN DE LA CARTERA DE CLIENTES. Clientes que se han equivocado de Servicio. comienza por la identificación de los clientes menos interesantes para la firma o empresa. objetiva. Aunque parezca un contrasentido. La empresa debe identificar (y aproximar decisiones relativas a su tratamiento) a los siguientes perfiles de clientes: Clientes “De riesgo”. 2. Proceso de actualización de la cartera de clientes. medida y. el proceso de Gestión de Clientes.1 MANTENIMIENTO A LA CARTERA DE CLIENTES. naturalmente. pues. pero si indispensables para objetivar y dosificar la importancia de cada quién en la cartera de clientes. Contabilidad analítica y sistemas de cómputo de tiempos dedicados y gastos de atención serán piezas clave. La flexibilidad y diversidad de criterios existentes para actualizar una cartera de clientes permite apreciar 56 . Clientes con altos costes de atención Cliente mal pagador y/o “Moroso” Clientes con mala imagen. fría. aplicar criterios de determinación. Este proceso consiste en la revisión periódica de la cartera de clientes de acuerdo a especificaciones establecidas por la empresa. necesario. analítica. y de la importancia de cada cliente.Se hace. que restan reputación. Y es que no es de recibo que todos los clientes sean iguales. sujeta al sentido común y al enriquecimiento cualitativo de la dirección de la organización.15. Clientes polémicos o problemáticos Clientes de “Ganga”. no las únicas. Eliminación de clientes no interesantes. aplicables a diferentes líneas de negocio. 57 . no tendrá costos de cobranza porque todos los clientes harán sus pagos al recibirlas mercancías. 2. 2. una optimización de los esfuerzos de cobranza y por lo tanto mayor rentabilidad.16.1 COSTO BENEFICIO. Se mencionan los costos y beneficios en que incurre la empresa al otorgar crédito. estas clasificaciones pueden darse en función a su: Comportamiento crediticio.16. (3) los de morosidad en pagos (4) los incumplimiento.2 COSTOS DE COBRANZA. 2.16 EVOLUCIÓN DE ENDEUDAMIENTO. (2) los de capital. gastos de correo y tiempo de computadora. Un costo es un gasto que realiza la empresa para llevar a cabo sus actividades productivas. El beneficio entra en el costo de transformación de la mercancía que son todos aquellos egresos que hacen posible tener mercancía para poderla convertir en cuentas por cobrar a clientes y a su vez en dinero y este en utilidades ya que este es el fin primordial que toda empresa debe de tener. Lo cual permite una visión global del comportamiento crediticio de la cartera de clientes. pero si comienza a extender crédito esperando que atraerá más negocios incurrirá en costos de cobranza para decidir cuáles clientes son confiables y sostener y operar de modo general un departamento de crédito proveyéndolo de elementos esenciales como papelería. Costos Los costos principales asociados con las cuentas por cobrar son: (1) los de cobranza.distintas formas de análisis. este está determinado por la cantidad de trabajo incorporada a la mercancía. Si la política de la empresa es vender estrictamente al contado. la empresa pierde el costo de los artículos vendidos y no pagados. Habrá que pagar el costo de los recordatorios que se envían por escrito. 58 . El capital es caro y la empresa tiene que soportar el costo. que se podrían invertir con más provecho en otra parte) para cumplir con sus pagos mientras espera los de sus clientes. La diferencia de tiempo implica que tendrá que conseguir recursos por fuera (o utilizar los generados internamente. Tendrá que cancelar la venta en cuanto decida que la cuenta morosa se ha vuelto incobrable. Debe pagar a sus empleados.4 COSTOS DE MOROSIDAD. La empresa incurre en costos de morosidad cuando el cliente se demora en pagar. de las llamadas telefónicas y de otros medios que se emplean para cobrar.2.16. La empresa incurre en costos de incumplimiento cuando el cliente no paga definitivamente. 2. Además de los costos de cobranza.16. La morosidad en los pago sin moviliza recursos que podrían está generando beneficios en otra parte. El hecho de que no pague a tiempo aumenta otros costos a los que van asociados con la cobranza normal. de capital y de morosidad en que incurrió hasta ese momento. lo cual viene a crear un costo de oportunidad por el tiempo adicional en que los recursos están inmovilizados después de transcurrido el periodo de cobro normal.16. a sus proveedores de materias primas y a todos aquellos que fabrican y distribuyen el producto mientras espera a que el cliente pague por él mismo. Una vez que la empresa decide otorgar crédito.3 COSTO DE CAPITAL. Si la empresa se ve en el caso de pasarla cuenta a una agencia de cobros como pago por los servicios de la agencia.5 COSTO DE INCUMPLIMIENTO. tiene que obtener recursos para financiarlo. 2. de las demandas por vía legal. Los efectos de cambiar la política de descuentos en efectivo pueden ser analizados en forma similar. 2. 2.17. ya que algunos clientes antiguos pagaran más rápidamente para aprovechar el descuento. Los beneficios consisten en el aumento de las ventas y las utilidades que se esperan de una política más liberal. es decir. El descuento óptimo se establece en el punto en el que los costos y los beneficios se compensan exactamente entre sí.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA. las cuentas de los clientes. El periodo promedio de cobranza se verá acortado. 2. La empresa obtiene de su política de cuentas por cobrar beneficios que se deben comparar con los costos para determinar la conveniencia de una política determinada.6 BENEFICIOS.17 AUDITORÍA DE LAS CUENTAS POR COBRAR. Pueden atraer clientes que consideren tales descuentos como un tipo de reducción de precio y aumentar de este modo sus ventas brutas. 59 .16.2. o Los objetivos de la auditoria en el campo de las cuentas a cobrar consisten en verificar: o Si los saldos que aparecen en estas cuentas representan realmente deudas de terceros para con la empresa. Como la mayoría de los documentos que soportan los saldos de ventas y cuentas a cobrar son elaborados en el interior de la empresa la auditoria se encuentra en esta área con el problema de obtener pruebas objetivas de que las cuentas son validas y cobrables.16. Centraremos nuestra atención en las cuentas a cobrar derivadas de las operaciones de tráfico.7 DESCUENTOS EN EFECTIVO. o Si en estas transacciones se están observando todos los requisitos legales y fiscales establecidos por las normas en vigor y si las medidas de control interno y los procedimientos administrativos establecidos por la empresa están funcionando eficazmente y son los más adecuados. ostentando la empresa la plena titularidad de los mismos. o Si las cuentas a cobrar aparecen debidamente descritas y clasificadas en los estados financieros. Una de las herramientas que se tiene para otorgar créditos es determinando montos y tiempos. La toma de decisiones. Para determinar un nivel en cantidad de cuentas por cobrar es necesario conocer las políticas que la empresa tenga en cuenta al otorgamiento de créditos y clientes mucha.18 EL ANÁLISIS DE LA ANTIGÜEDAD DE SALDOS. al igual si se acostumbran ofrecer descuentos por pronto pago. Antes de comenzar el análisis de la antigüedad de los saldos de clientes hay que examinar los puntos que se detallan.o Si estos saldos están libres de cargas o gravámenes. 2. pero es conveniente comparar el monto de dicho descuento con el costo de administración de la inversión en clientes para precisar cuál de las alternativas es la más conveniente.Este se lleva a cabo comparando los saldos dentro de un determinado tiempo para observar cómo ha avanzado la 60 . depende de la probabilidad de utilidades o pérdidas en cuanto al otorgamiento de crédito y la capacidad que tenga la empresa para afrontarlos. así como vigilar que la empresa este trabajando de los lineamientos fijados. o Si reflejan su valor estimado de recuperación. entre los cuales se encuentran: a) Análisis comparativo de saldos.. para ver si hay algún cliente que se repite en ambas relaciones con el mismo saldo ANÁLISIS DE LOS SALDOS MAS REPRESENTATIVOS Lo más normal es seleccionar a partir de las fichas individuales los 10 ó 12 saldos más representativos y analizar si tales saldos son corrientes y sin problemas de cobro. es señal inequívoca de que hay un retraso global en los cobros ANÁLISIS DE LA RELACIÓN DE SALDOS DE CLIENTES Es conveniente revisar la relación de clientes por si en dicha relación aparece algún cliente públicamente reconocido como de dudoso cobro. Si la cifra global de los saldos pendientes de cobro es superior a las ventas en el plazo de facturación. b) Análisis por antigüedad de saldos. Consecuentemente se considera que el cliente se halla en mora cuando su obligación está vencida y retrasa su cumplimiento de forma culpable. Antes de comenzar el análisis de la antigüedad de los saldos de los clientes hay que examinar siguientes los puntos: LA RAZONABILIDAD GLOBAL DEL SALDO. con el fin de modificar la política de cobranzas. Si las cuentas a cobrar aparecen debidamente descritas y clasificadas en los estados financieros Si en estas transacciones se están observando todos los requisitos legales y fiscales establecidos por las normas en vigor y si las medidas de control interno y los procedimientos administrativos establecidos por la empresa están funcionando eficazmente y son los más adecuados. También es importante realizar un análisis comparativo de la relación de clientes de este año con la del pasado..16 16 Se considera moroso al deudor que se demora en su obligación de pago. de otorgamiento de créditos o reafirmarlas.cobranza de las cuentas a cargo de los clientes.Este se realiza clasificando los saldos a cargo de los clientes por antigüedad de su vencimiento. pudiendo ampliar o restringir. de acuerdo a las necesidades de la empresa. Esto es signo de morosidad. 61 . El auditor pedirá a la empresa que redacte cartas (circularización) a los deudores que estime.ÍNDICE DE DEVUELTOS E IMPAGADOS SOBRE VENTAS Este índice será normalmente un indicador de la medida en que son problemáticos los saldos pendientes de cobro. es señal inequívoca de que hay problemas de cobro Confirmación directa de las cuentas a cobrar La confirmación de las cuentas a cobrar requiere la comunicación directa con los deudores.19. el método empleado para solicitar la confirmación y el número a requerir son determinados por el auditor. La garantía del control interno. resulta de interés revisar todas las fichas de clientes controlando el último movimiento Si existe algún cliente con saldo. Los procedimientos de auditoría utilizados en el examen de las cuentas por cobrar son las siguientes: 2. La mejor evidencia obtenida de los saldos deudores es la directa. errores o irregularidades en las cuentas.19 PROCEDIMIENTOS PARA VERIFICAR LA EXISTENCIA DE CUENTAS A COBRAR. Como prueba de auditoría. La fecha de confirmación. cuyo último movimiento sea antiguo.1 CONFIRMACIÓN DE ADEUDO. que el deudor esté en condiciones de contestar la información solicitada y el importe de los saldos cuya confirmación se solicita. los factores que deberá considerar el auditor en la selección de la información que quiere solicitar y la forma en que tomara la confirmación. serán entre otros. ya sea durante el periodo al que se refiere la auditoría o con posteridad al mismo. la posibilidad de que existan partidas en discusión. REVISIÓN DE LAS FICHAS INDIVIDUALES DE LOS CLIENTES. 62 . 2. efectos comerciales a cobrar. para poder obtener evidencia suficiente sobre los deudores. estará formado por los saldos de los deudores. entre los que figurarán: Los que correspondan a productos o servicios en los que se detectaron problemas en el control interno. Clientes con mayor saldo. efectos comerciales descontados y otros saldos. en las que el saldo de los clientes sea muy pequeño.). entidades bancarias. No es habitual utilizar la circularización para saldos deudores en los siguientes casos: Cuando los clientes sean siempre de pequeñas cuantías (clientes de centros comerciales. se debe tener como objetivo obtener el mejor resultado con el menor número de partidas.según su criterio profesional. clientes. 63 . a criterio del auditor. Clientes con saldo acreedor. Las circularizaciones enviadas por el auditor. Clientes que tengan movimientos extraños en las cuentas. Para conseguir esto puede serle útil “estratificar” escogiendo todas las cuentas por encima de determinado valor y seleccionando distintos porcentajes de cada estrato. Cuando exista un departamento de auditoría interna en la empresa y se realicen las circularizaciones de forma habitual utilizando. etc. Al decidir el número de cuentas que va a utilizar. Aquellos seleccionados por el auditor según su criterio profesional. Así mismo el auditor debe determinar los saldos de cuentas a cobrar a aquellos que va a circularizar. En las empresas que cobran habitualmente al contado. El total de saldos que debe contemplar el auditor para circularizar. procedimientos razonables. estarán en función de los resultados obtenidos en el control interno. como mínimo dos. al cliente se le indica el importe que debe según los libros de la empresa y él tiene que dar o no su conformidad con el mismo. etc. es decir. es decir. El auditor debe emplear los procedimientos alternativos que sean practicables a fin de obtener pruebas que le den satisfacción respecto a los saldos importantes 64 . Normalmente este tipo no se utiliza. enviando una segunda circular y a veces otra más. La utilización de esta forma es preferible cuando los saldos de las cuentas individuales son relativamente grandes o cuando hay razones para creer que pueden existir numerosas cuentas en discusión o con inexactitudes o irregularidades La forma negativa es más útil especialmente cuando el control interno ejercido sobre las cuentas a cobrar puede considerarse aceptable. revisar facturas. generalmente deberá efectuar el seguimiento de los deudores que no han respondido. albaranes. el auditor debe utilizar procedimientos alternativos.Las cartas de circularización tiene que prepararlas la empresa. ha de responder si está conforme o disconforme con el saldo. como comprobar los cobros en los extractos bancarios. Negativa. verificar las órdenes de venta. En la carta de circularización se debe pedir confirmación del saldo. Existen dos tipos de circularizaciones: Positiva. pero deben ser supervisadas y enviadas por el auditor. El destinatario debe contestar. Del destinatario se solicita saldo y composición. y la respuesta ha de recibirla él mismo. Si no se recibe contestación después de varias circularizaciones. Cuando el auditor se propone confirmar las cuentas a cobrar por medio de la forma positiva. cuando existen muchos saldos pequeños y cuando el auditor tiene motivos para pensar que las personas que reciben las peticiones de confirmación no les prestaran la debida atención. pero no existe una norma establecida. aun cuando haya quedado satisfecho por la aplicación de otros procedimientos de auditoría. así como seleccionar los saldos por métodos aleatorios. o en días anteriores.19. tiene la obligación de justificar la opinión emitida. Tales procedimientos pueden ser el examen de justificantes de pagos posteriores (recibos).1.2 LOS MÉTODOS DE SELECCIÓN.1 REPERCUSIÓN EN EL INFORME DE AUDITORÍA. Así como la omisión de la circularización.para los que no haya recibido respuesta. 20% saldos nulos negativos. cuando no lo haya aplicado. se presentarán a la empresa para su conciliación. Por ellos se suele emplear una combinación de sistemas de selección. La fecha para circularizar será al cierre del ejercicio. Cabe destacar que el auditor debe tener en cuenta que. Si se realiza en estas fechas el auditor debe.1. 19. 65 . avisos de remesas de dinero y los despachos de mercancía y otros registros. verificar los movimientos de estas cuentas desde el momento de circularización hasta el cierre. Las diferencias que surjan de las circularizaciones. 2. Es importante cubrir un porcentaje importante de los saldos totales en la circularización. 20% seleccionados por métodos aleatorios. que representen irregularidades o que susciten sospechas. por lo que podría tomarse en cuenta 60% de los saldos más importantes desde el punto de vista de la cuantía. por medio de procedimientos alternativos. 2. siendo verificadas posteriormente por el auditor. El informe de auditoría debe recoger como salvedad la no confirmación directa de las cuentas a cobrar. El auditor debe controlar en todo momento el desarrollo de la circularización.3 FORMA DE ENVÍO Y RECEPCIÓN. utilizando para ello el sobre franqueado que les remitimos. de acuerdo con el estado detallado que adjuntamos. En caso de disconformidad.1. Fecha Sr. Para facilitar la labor de cotejo de saldos se suele enviar al cliente el saldo al cierre o a la fecha a la que se pide la confirmación y el extracto de cuenta que recoja el movimiento al menos de los tres últimos meses para poder cotejar las partidas de la conciliación. (cliente) Muy Sres. Con este motivo. les agradeceremos firmen el impreso de confirmación adjunto y lo envíen directamente a nuestros auditores (nombre y dirección de los auditores). 66 . desean que ustedes les indiquen su conformidad o reparo al saldo de su cuenta al (cierre de ejercicio). una revisión de nuestros estados financieros. están efectuando. cualquier información que pueda ayudarles a localizar las diferencias. Si el saldo arriba indicado merece su conformidad.2. que según nuestros libros asciende a (importe) e a nuestro favor. les rogamos que les faciliten en el impreso de confirmación.19. a petición nuestra. D. nuestros: Nuestros auditores. Una vez seleccionados los saldos pedirá a la empresa auditada una carta dirigida por ésta al cliente en la que le pida que envíe directamente a la empresa de auditoría la información solicitada. (empresa auditora). Un modelo de carta sería el que se transcribe. con posterioridad a la indicada fecha. 67 . que su conformidad no excluye la posibilidad de que. Con gracias anticipadas por su colaboración. de que la cuenta por cobrar es real. en su caso. Este procedimiento sirve para verificar la autenticidad del derecho de cobro a favor de la empresa. Nombre y firma 2. autenticidad de la firma del aceptante. En este procedimiento se aprovecha la circunstancia de que el auditor permanece es las oficinas del cliente por algún tiempo posterior a la fecha de cierre de libros. es decir.2 COBROS POSTERIORES. dicho saldo haya podido ser total o parcialmente liquidado.19. El hecho de que una persona pague una deuda es prueba de que la reconoce.19.3 ARQUEOS DE DOCUMENTACIÓN. 2. fecha de vencimiento. también se deben observar las precauciones recomendables en todo arqueo y obtenerse la salvaguarda correspondiente. cuidando de que el ingreso sea real y entregado efectivamente por el deudor para liquidar el saldo que revisa. les saludamos atentamente. y asimismo. los documentos motivos del arqueo son las letras de cambio o pagares que hayan suscrito los deudores y. debe cuidarse que los mismos estén a nombre de la empresa.Debemos advertir que esta carta no es una solicitud de pago. y otros requisitos legales de los títulos de crédito. que es el recuento físico de los documentos. las facturas o contra-recibos pendientes de cobro. consiste en verificar los pagos a las entregas parciales a las cuentas por cobrar efectuados por los clientes en esos días inmediatos siguientes. Al efectuar el arqueo. la cantidad de dinero que debería pagar el deudor en una fecha determinada para cancelar totalmente el crédito.2. es decir. 2. Se aplica al estudio de los saldos más importantes para fortalecer los procedimientos anteriores y el de las cuentas no provenientes de ventas (deudores diversos) con el fin de precisar el concepto de saldo17 y determinar su presentación en el balance.6 ESTUDIO DE LA RECUPERABILIDAD. Estudiando la correspondencia en los expedientes de clientes. Solicitando a los abogados de la empresa su opinión en el caso de las cuentas cuyo cobro se encuentre tramitando. 17 Se registra como saldo de un préstamo. 68 .5 CONEXIÓN CONTRA OTRAS CUENTAS.4 ANÁLISIS DE SALDOS. investigando ampliamente las diferencias que surjan. En este procedimiento se aprovechan los efectos de la partida doble. Se lleva a cabo como sigue: Comentando con los directivos las posibilidades de cobro de los adeudos más importantes y/o más antiguos.19. que todos los cargos a clientes en un periodo determinado correspondan con las ventas registradas en ese mismo periodo. 2. Consiste en el estudio de los movimientos de las cuentas para determinar la corrección de las operaciones asentadas en ellas y consecuentemente del saldo que muestran. o que todos los créditos correspondan a los ingresos. Las cuentas por cobrar que representen dudas respecto a su recuperabilidad deben ser castigadas por el importe que se considere incobrable.19.19. CAPITULO 3 AUDITORÍA P ARA EFECTOS DE CUENTAS POR COBRAR 69 . Como ya mencionamos para llevar a cabo una auditoría en el rubro de cuentas por cobrar se debe: planear o programar el trabajo del auditor. así como los parámetros generales de la situación de los principales registros. llevar a cabo diversas pruebas y sobre todo cumplir con los procedimientos de auditoría ya establecidos.P. además de un cuestionario de control interno utilizado en la auditoría para cuentas por cobrar. controles e información relativa al control interno de la empresa. En este ultimo capitulo. (I. 3. AUDITORÍA PARA EFECTOS DE CUENTAS POR COBRAR. Todo el sistema de control interno es responsabilidad de la gerencia. y proporcionan la evidencia necesaria que respalda la opinión del auditor. es permitir al auditor dar respuesta a preguntas específicas relacionadas con el sistema de control interno. 18 Constituyen la documentación preparada por el auditor.CAPÍTULO 3. se analizaran los aspectos generales de la auditoría. revisar el control interno que la entidad económica mantiene sobre la cuenta. Sin embargo. El contador público se interesa en el sistema.C. se estudiará el informe que debe realizar el auditor. la cual puede estar representada físicamente y/o información en medios magnéticos. es responsable de informar a la empresa cualquier anomalía que se encuentre en la revisión de éste. Normas y procedimientos de auditoría y normas para atestiguar. pero no es responsable del mismo. el auditor debe estar en aptitud de dar una opinión acerca del grado en que los sistemas de la empresa ofrecen. Una vez contestado el cuestionario. así como los papeles de trabajo 18 que son propiedad del auditor. así como la que le fue suministrada por su cliente o terceras personas. Que sirve de guía y orientación al auditor para planear debidamente su trabajo. 2011) 70 .M. El propósito del cuestionario de control interno para cuentas por cobrar.1 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EN LA AUDITORIA PARA CUENTAS POR COBRAR. deudores diversos y documentos descontados sea igual a su correspondiente cuenta de mayor? 2. ¿Existe la política de afianzar a todos los empleados que manejan documentación que soporta las cuentas por cobrar a clientes.La evaluación de las respuestas se hará con base en la estructura del propio cuestionario. Redacte observaciones por separado cuando se considere conveniente. 1 Cuestionario de Control Interno de cuentas por cobrar (Santillana. marque con una X en la columna que si corresponde a SI – NO. Anote su conclusión en la columna de observaciones en cada área. según resulte en cada caso. si por el contrario son no. Tabla No. se referirá a un buen control interno y. deudores diversos y documentos descontados. que está redactado de manera que si las respuestas a las preguntas son un sí. así como los documentos por cobrar? 71 . Al resolver el cuestionario de control interno. 2000) CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ENTIDAD AUDITADA: RUBRO: CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR CONCEPTO 1. documentos por cobrar. SI NO N/A OBSERVACIONES ¿Se revisa mensualmente que la suma de los registros auxiliares de cuentas a cobrar a clientes. se entenderá que existen fallas de control en los aspectos relativos. y si se considera necesario un breve comentario en cada respuesta. ¿Se vigila que el IVA trasladado a la entidad esté perfectamente identificado en la factura o recibo por bien o servicios recibidos? 8. ¿Se tienen contratados seguros por resguardo de facturas pendientes al cobro y documentos por cobrar a favor de la entidad? 4. ¿Ha adoptado la entidad mecanismos que permitan acreditar de inmediato el IVA trasladado por sus proveedores a los enteros o solicitudes de devolución a las autoridades fiscales? 7. ¿Se efectúan arqueos periódicos y sobre base sorpresiva de las facturas pendientes de cobro y documentos por cobrar a favor de la entidad? 5. ¿Se explica claramente en los estados financieros cualquier gravamen que pese sobre las cuentas por cobrar en su conjunto y los documentos por cobrar? Respecto al IVA acreditable 6.3. ¿Se vigila adecuadamente el manejo del IVA en el caso de las devoluciones a proveedores de materias 72 . primas o mercancías? 9. ¿Se tiene sólido conocimiento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado para gozar de los beneficios potenciales de ella. A efecto de una pronta recuperación de dinero de la entidad: a) ¿Se facturan las mercancías vendidas o los servicios rendidos el mismo día en que se efectuó la transacción. ¿Es adecuado el procedimiento 73 . o a mas tardar al día siguiente? b) ¿Se utiliza todo recurso legítimo para asegurar el pago por parte del cliente? c) ¿Se tienen establecidos sistemas agiles de cobranza para que ésta sea recolectada lo más pronto posible? d) ¿Se transfieren los fondos ociosos de caja hacia un punto centralizador desde donde se pueda manejar con oportunidad y prontitud la inversión de excedentes de efectivo? 11. de los acreditamientos a que se tiene derecho? Con respecto a las cuentas por cobrar a clientes 10. en este punto. ¿Se envían periódicamente estados de cuenta a clientes con el objetivo de cerciorarse que las cuentas que contablemente aparezcan pendientes de cobro las reconozcan estos? 17. ¿Se remiten o entregan a los clientes las facturas. ¿Se vigila que no se incluyan en las cuentas por cobrar a clientes conceptos que no hayan sido originados en operaciones de venta de mercancías o servicios? 14. ¿Firman los cobradores las relaciones de cobranza que les son entregadas? 18. ¿Se prevé que no efectúen labores 74 . cuando se tiene la certeza que estas han sido pagadas? 13. en especial los morosos? 15. ¿Se prepara mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestre el comportamiento de los clientes. ¿Se concilia periódicamente el soporte documental de las cuentas por cobrar a clientes? 16.para garantizar que todas las mercancías surtidas o los servicios rendidos fueron facturados? 12. 19. ¿Se otorga o autoriza un crédito por funcionario debidamente facultado para ello? 23. ¿Se vigila que. descuentos y devoluciones ¿Se conceden al amparo de sólidas políticas por escrito? 24. ¿Están soportadas con la factura original las cancelaciones de ventas. Las rebajas. toda factura propiedad de la entidad que es entregada para su cobro al cliente haya sido canjeada por un contra recibo? 20. ¿Son adecuadas las políticas para el otorgamiento de líneas de crédito? ¿Son éstas respetadas? 21. invariablemente. ¿Son acordes las políticas de cobranza con las condiciones de mercado y el giro de la entidad? 22. ¿Están soportadas las notas de crédito con su documentación correspondiente y son autorizadas por funcionarios responsables? 25. así como con la documentación soporte que 75 .de cobranza los vendedores de la entidad? En caso de que las hagan evaluar las medidas de control que se hayan adoptado para proteger esta falla de control interno. por ejemplo en cuentas de orden. ¿Son adecuados los procedimientos para asegurar una pronta acción sobre los embarques que no han sido cobrados? 30. ¿Han sido autorizadas por alta administración las cuentas canceladas por incobrables? ¿Cubren estas cancelaciones requisitos de deducibilidad fiscal? 27. rebajas o descuentos concedidos? 29. de las cuentas incobrables ya canceladas? 28. devoluciones.haga constar la devolución de tal mercancía? 26. ¿Se lleva un registro. ¿Es adecuado el tratamiento contable y administrativo que se da a los saldos acreedores que aparecen en las cuentas por cobrar a clientes. provenientes de anticipos recibidos. ¿Se vigila que aquellas personas que manejan ingresos antes o después de su registro inicial y manejan cheques ya firmados no intervengan en las siguientes labores: Manejen auxiliares y registros 76 . Todos los documentos y formatos que intervienen en la función de cuentas por cobrar ¿Están pre numerados o pre foliados? 31. ¿Se manejan registros auxiliares ex profeso para los documentos por cobrar? 33. ¿Son nominativos y a favor de la entidad los documentos por cobrar? 37. ¿Se concilian periódicamente los registros auxiliares de documentos por cobrar con la existencia física de éstos? 34. y que intervengan en registros de diario y mayor? Con respecto a los documentos por cobrar 32. físicamente. ¿Se identifican los documentos con un número de clave de control (por 77 . los documentos por cobrar? 35. ¿Están bien resguardados.relacionados con las cuentas por cobrar. aprueben las rebajas y devoluciones sobre ventas (así como los registros iníciales de éstas). autoricen notas de crédito y documentación soporte. ¿Se lleva registro especial que indique la fecha de vencimiento de los documentos para evitar prescripción de los mismos en los términos de la Ley en la materia? 36. documentos base para facturar. ¿Están adecuadamente amparados con un comprobante de recepción y se refleja su situación en la contabilidad en aquellos documentos que fueron entregados a terceras personas para su cobro judicial o extrajudicial? 40. Cuando se tiene establecida la política de recibir pagos parciales a cuenta de documentos por cobrar: a) ¿Se anotan los pagos parciales en los respectivos documentos? b) ¿Se lleva un registro de los pagos parciales? 78 . ¿Se verifica el origen de los documentos por cobrar para evitar que con un documento fresco se cubran cuentas por cobrar atrasadas y cuyas probabilidades de cobro sean dudosas? 39. número de operación. etc.ejemplo el número de cliente. número consecutivo.)? 38. Se envían periódicamente estados de cuenta de los documentos por cobrar a los obligados para cerciorarse que los documentos que contablemente aparecen pendientes de cobro sean reconocidos por aquellos? 41. ni en los registros finales de diario general y mayor? Con respecto a los deudores diversos 46. ¿Se vigila que aquellas personas que tienen bajo su custodia el nivel físico de los documentos por cobrar no intervengan en actividades de compras. Aquellos documentos entregados para trámite de cobro y que no fueron liquidados por los deudores ¿Se devuelven de inmediato al responsable de la custodia de esta cartera? 43. cuentas por cobrar.c) ¿Se expide un recibo pre numerado? 42. En aquellos casos que la entidad cobra intereses sobre adeudos documentados ¿Se verifica la correcta y oportuna contabilización de cada uno de estos aspectos? 45. ¿Se vigila que esta cuenta sea utilizada para albergar cuentas por 79 . ventas. para garantizar el buen pago de facturas. remisiones o recibos)? 44. manejo de dinero. ¿Se lleva registro especial para el control de documentos recibidos como garantía colateral (o sea. ¿Se controlan a través de esta 80 . en especial los morosos? 53.cobrar no derivadas del giro u objeto de la entidad? 47. ¿Se prepara mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestre el comportamiento de los deudores diversos. En obvio de pronta recuperación ¿Se revisan periódicamente las cuentas de adelantos y préstamos a cuenta de sueldos a empleados. así como los anticipos para gastos? 50. ¿Se garantizan los préstamos a empleados? 49. ¿Fomenta la entidad el establecimiento de cajas de ahorro para evitar el otorgamiento de préstamos a sus empleados? 51. ¿Se tienen implementados por escrito políticas sólidas para autorizar adelantos y préstamos a empleados a cuenta de sueldos? 48. Las personas que manejan las cuentas de deudores diversos ¿Son ajenas a las que manejan ingresos y registros contables? 52. etc. según la importancia de la misma. etc. ¿Se lleva control. aseguradoras. transportistas.. ¿Se controlan mediante esta cuenta? En caso negativo. 54. sobre aquellas cuentas cargadas a esta reserva? 57. rentas. que necesitan de un registro que sirva para vigilar su recuperación. físicos o virtuales. y 81 . por ejemplo en cuentas por orden. intereses. de carácter recurrente como regalías.cuenta aquellos tipos de reclamaciones a proveedores. En el caso de ingresos. Con el propósito de hacer deducibles estas cuentas para efectos de ISR ¿Se recaban los requisitos fiscales establecidos en la propia legislación? 56. averiguar qué medidas de control existen para el efecto. afianzadoras. Con respecto a la estimación para cuentas incobrables 55. ¿Se vigila que en la cancelación de cuentas incobrables esta haya sido previamente administración autorizada o la por la alta administración. después de haberse agotado todos los recursos para su recuperación? Con respecto a los documentos descontados 58. medio listados de o registros relaciones específicas que contengan el análisis de los documentos cedidos a una institución de crédito? 59. ¿Se está en contacto permanente con la institución de crédito que acepto los documentos en descuento para conocer el estado que guarda la cobranza de tales documentos.? 60. intereses consignados. fecha de vencimiento. en caso de haberse pactado esta 82 . ¿Se vigila que todo documento descontado este registrado en documentos por cobrar para evitar que se lleven a descuento documentos apócrifos o inexistentes? 61. Los registros auxiliares referidos ¿Incluyen entre otros conceptos. nombre del girados del documentos. bien sea por auxiliares. etc. ¿Se llevan controles detallados. A.2 DICTAMEN SIN SALVEDADES. así mismo. Una auditoría incluye el examen sobre una base de pruebas selectivas. así como de la presentación de los estados financieros en su conjunto. al 31 de diciembre de 20_ y 20_. comprende una evaluación de los principios de contabilidad utilizadas. En mi opinión. de las evidencias que soportan las cifras y las correspondientes revelaciones en los estados financieros. La elaboración de dichos estados financieros es responsabilidad de la administración de la compañía EJEMPLO S. Dichas normas requieren que planifique y ejecute la auditoría de tal forma que se obtenga seguridad razonable en cuanto a si los estados financieros están libre de errores de importancia. Modelo del Dictamen sin salvedades Señores accionistas: EMPRESA EL EJEMPLO SA He examinado los estados de situación financiera de Ejemplo X.A. Obtuve la información necesaria para cumplir mis funciones y efectué mis exámenes de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas. la situación financiera de S.A. por los años que terminaron en esas fechas y las Revelaciones hechas a través de las Notas que han sido preparadas. y los correspondientes Estados de Resultados. Una de mis funciones consiste en expresar una opinión sobre ellos fundamentado en mi auditoría. al 83 . y de las estimaciones hechas por la administración. de Variaciones en el Capital Contable y el estado de Flujos de Efectivo. S.intermediación? 3. los estados financieros mencionados tomados presentan razonablemente.. en todos los aspectos importantes. Considero que mi auditoría proporciona una base razonable para fundamentar la opinión que expreso a continuación. las variaciones en el Capital Contable y sus flujos de efectivo por los años que terminaron en esas fechas. ______________________ (Nombre del Auditor) Cedula Profesional Ciudad.31 de diciembre de los años 20_ y 20_. los resultados de sus operaciones. de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. fecha 84 . asientes de ajustes y/o reclasificaciones. tal como aparece en la balanza de comprobación del libro mayor. • Situación jurídica. usando el número y terminología de la compañía. • Situación fiscal. • Actas y contratos generales • Organización y control interno. balanza de comprobación. 2) En cédulas de las secciones 50-59= dejarse en blanco. En cédulas de las secciones 40-49= numero(s) y nombre(s) preciso de la cuenta (s).1 DISTRIBUCION OFICIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO EN SECCIONES. EN SU PRIMERA HOJA.2 DATOS QUE SE COLOCAN EN EL ENCABEZADO DE CADA CEDULA. • Estados financieros de la compañía. 1) Nombre preciso de la compañía. 3. y normas información financiera. libros. C-9 ESTUDIO DE LA COMPAÑÍA.3. 3. Cuando no sea posible hacer referencia a cuentas o subcuentas específicas.3.3 PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORÍA. • Presupuestos. desígnese el departamento. • Seguros y fianzas • Personal. 85 . el producto o la actividad de la compañía a que se refiere la cédula. subcuenta (s) o grupo de cuentas a que se refiere la cedula. Antecedentes y papeles generales.3. • Sistema. moneda en que se presentan si se trata de estados financieros. 5) En cédulas de las secciones 50-59. Verificación del cálculo. continuar la descripción completa que se inició en el renglón (3). 86 . 4) En cédulas de las secciones 50-59. b) Punto decimal. c) Numero de la clasificación decimal a que pertenece (instructivo PT-2). si se trata de estados dinámicos. En cédulas de las secciones 40-49.3) En cédulas de las secciones 50-59. análisis de saldo. Descripción de la organización. En cédulas de las secciones 40-49. d) Guión e) Numero de la cedula en la clasificación decimal de cada sección. tal como debe pasarse a máquina. si se trata de estados estáticos o secciones del informe y periodo que abarca. comprobación documental de los cargos. nombre del estado financiero o de la sección del informe de auditoría a que se refiere la cédula. relación de solicitudes de confirmación. En cédulas de las secciones 40-49. estudio de control interno. 6) Clave de la cédula. continuar la descripción completa que se inicio en los renglones (3) y (4). etc. o la mención “preparado de los libros. en rojo: a) Numero de la sección a que pertenece (instructivo PT-1). descripción completa del o de los procedimientos de auditoría para los cuales se prepara la cédula. sin auditoría independiente” cuando sea aplicable. fecha del balance. La fecha del balance.Las carpetas de trabajo se utilizan para archivar tanto los papeles de referencia permanente como los papeles de la revisión actual. La fecha de terminación. Las cédulas se numerarán progresivamente según el orden en que se vayan formulando. en las cédulas que forman el archivo permanente. será la del primer balance que se examina.f) Numero progresivo de la hoja dentro de cada cédula..El orden con que se archivan los papeles de trabajo es: De acuerdo con la sección a que pertenecen (según instructivo PT-1) Dentro de cada sección. 9) Iníciales del auditor que preparó la cédula. 87 . En las cédulas que forman el archivo permanente.3 CARPETAS Y CUBIERTAS DE PAPELES DE TRABAJO 1. de acuerdo con la clasificación que les corresponde (según instructivo PT-2). No se usarán letras para designar el índice de la cédula.3. 2. Nota: las instrucciones para poner la clave de cada papel de trabajo. en la cual se prepara. 3. se indicaran las iníciales de los auditores así como la fecha de preparación al pie de la (s) columna(s) correspondiente (s) a cada revisión. se indicará cuando se llenen los datos de la primera columna de la cédula. o en su caso la fecha del balance. e iníciales del supervisor con lápiz azul. 7) Fecha del balance que se examina. 8) fecha o período de preparación de la cédula. en caso de que ésta ocupe más de una hoja. indican en el punto 6 del instructivo PT-3. 10) Iníciales del responsable de la auditoria con lápiz rojo. en las cédulas que forman el archivo permanente (instructivo PT-2).. si no es con autorización previa del cliente y del despacho.Los papeles de trabajo son confidenciales y por consiguiente: No deben dejarse los papeles en la oficina del cliente a menos que se haya asignado un lugar seguro para su custodia. 5.. 88 . queda prohibido llevar los papeles de trabajo a casa o a cualquier otro lugar que no sean las oficinas del cliente.Al finalizar el día los papeles de trabajo deberán quedar archivados en su totalidad en las carpetas correspondientes previamente clasificadas. Nunca deben quedar papeles de trabajo “sueltos” en el escritorio de las oficinas del cliente o en el despacho”. No deben ser enseñados o prestados a terceras personas. Los datos que se señalan en el rotulo son: La clave con que está identificado el cliente en el índice de “tarjetas de control”. protegiéndolo con la “mica” que tienen las carpetas. El nombre abreviado del cliente o abreviatura comercial (subrayado) en caso de que la tenga. se deben hacer en la siguiente forma (por los jefes de grupo): Se hacen de papel Manila grueso. Cuando los papeles de trabajo de un cliente se archivan en más de una carpeta. No deben dejarse nunca los papeles en el automóvil..Los rótulos que identifican de que cliente son las carpetas de papeles de trabajo. 4. según se señala en el instructivo PT-3. Excepto mediante autorización especial. después de la clave se corre una línea diagonal y el número progresivo de la carpeta..3. Tan pronto como se concluye un trabajo. 7.. el jefe de grupo es responsable de que se coleccionen inmediatamente los papeles correspondientes a dicha revisión (dejando en las carpetas únicamente los papeles de regencia permanente según se indica en el instructivo PT-2) en forma ordenada (por secciones) dentro de las llamadas “cubiertas”. 10. archivándolas en el orden que se señalan los rótulos (índices) correspondientes. Los papeles deben quedar asegurados con tres “tornillos de postes” o con broches.. repitiendo únicamente el nombre de la compañía y el titulo del informe en las siguientes. papelería. En caso de que sea más de una cubierta. el número de la cubierta.La cubierta posterior debe colocarse con la ceja hacia abajo y deberá indicar: El nombre del cliente El tipo de trabajo realizado El periodo que cubre a la fecha a la cual se refiere el trabajo realizado El dato a que se refiere el punto número 8. 9.En caso de que sean varias las cubiertas.Los frentes de las cubiertas deben ser llenados en su totalidad. Todos los datos anteriores deberán subrayarse con lápiz rojo. al finalizar el día. Inmediatamente abajo se señalaran las secciones que están comprendidas en cada cubierta. Siendo muy importantes el aspecto físico del despacho. no deben quedar tampoco sobre las mesas de trabajo o escritorios de los auditores.. una línea diagonal y el número total de cubiertas que corresponden a esa revisión.. maletas.Cuando se esté trabajando en el despacho. 89 ..6. se señalara en el ángulo superior derecho. etc. deben guardarse en los armarios que al efecto existen. las carpetas de papeles de trabajo. 8. Determinación de la propiedad de su presentación en el Balance. 3. 3. incluyendo la verificación de su libre disposición. y entregarse al departamento administrativo para su archivo.Determinación de la propiedad de su presentación en el Balance de acuerdo con su grado de realización y naturaleza.Determinación de la autenticidad de los derechos adquiridos que se presentan en el Balance.Determinación de su correcta valuación y probabilidad de cobro de los derechos presentados. de acuerdo con su grado de realización y naturaleza.Determinación de la autenticidad de los derechos adquiridos que se presentan en el balance.Verificación de las cuentas por cobrar como parte integrante del régimen de propiedad del negocio.3. 3.. a tinta.4. 2. 3.Determinación de su correcta valuación y probabilidad de cobro. 90 .4.1.11.2. 1..1 OBJETIVOS DE SU EXAMEN..4. 4.....Los datos que se señalan en las cubiertas deberán ser puestos por los auditores..4 PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORÍA 3.1 ADEUDOS DE CLIENTES Y ESTIMACIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES. 2.1 OBJETIVOS DE SU EXAMEN. de los derechos presentados. 3. 3.2 ANTICIPOS Y OTROS ADEUDOS Y ESTIMACIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES. 1. 1.Determinación de su correcta valuación y probabilidad de cobro.Determinación de la autenticidad de los derechos adquiridos que se presentan en el Balance. El custodio de valores entregados en garantía por clientes es independiente del cajero y de los encargados de los registros de contabilidad.3. 4. 91 . Los documentos son autorizados por un funcionario responsable...3 DOCUMENTOS POR COBRAR.Verificación de la inclusión en los Estados Financieros de la totalidad de los intereses devengados sobre los documentos por cobrar.. de los derechos presentados..Verificación de los documentos por cobrar como parte integrante del régimen de propiedad del negocio.4. 3.4 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR A CLIENTES Y ESTIMACIÓN DE INCOBRABILIDAD.4.4. La renovación de documentos es autorizada por un funcionario responsable. incluyendo la verificación de su libre disposición. 5. 3. INTERESES SOBRE DOCUMENTOS POR COBRAR Y ESTIMACIÓN DE DOCUMENTOS INCOBRABLES. El custodio de los documentos por cobrar.1 OBJETIVOS DE SU EXAMEN. incluyendo la verificación de su libre disposición. 2.. es independiente del cajero y de los encargados de los registros de contabilidad. 3..Verificación de los anticipos y otros adeudos como partes integrantes del régimen de propiedad del negocio.4. 3.Determinación de la propiedad de su presentación en el Balance de acuerdo con su grado de realización y naturaleza. Las cuentas de los clientes son llevadas por empleados que no tienen acceso al efectivo. es el siguiente: Por medio de un porcentaje sobre: Ventas Netas El saldo de las cuentas y documentos por cobrar La relación (o porcentaje) que existe entre las cuentas por cobrar canceladas en los últimos 5 años y: Las ventas Netas (de 5 años) Los saldos de las cuentas y documentos por cobrar (de dicho periodo) 92 . Se envían mensualmente estados de cuentas a todos los clientes (Si no. para su investigación. se dirigen a este mismo empleado. y que sean independientes de los que llevan las cuentas por cobrar y de los encargados de la facturación. indique por separado cada cuando se envían). El método que se sigue para incrementara la estimación de incobrabilidad. lo hace un empleado que no tenga acceso al efectivo. Las diferencias reportadas por los clientes. Si se envían. para su revisión por funcionarios distintos del gerente de crédito. y los totales se comparan con la cuenta de control del mayor general. de las cuentas de clientes por lo menos una vez al mes. Se determinan los saldos. Se preparan periódicamente relaciones de cuentas atrasadas. Mantiene este empleado el control de los estados de cuenta hasta que estos son enviados. Los créditos por mercancías devueltas son cotejados con los informes de recepción (en el almacén). Se obtienen periódicamente confirmaciones de los saldos de documentos y cuentas por cobrar: o Por los auditores internos. La evidencia de la imposibilidad de cobro (falta de documentación. (Explíquese por separado el procedimiento). Las notas de cargo y de crédito. La administración del departamento de crédito. son aprobadas por un funcionario responsable (tomar nota de su puesto) Están las mismas bajo control numérico. 93 .) La opinión de los abogados encargados del cobro de dichas cuentas y documentos. o Por otros empleados dignados al efecto.Estimación directa. suspensión de pagos del mismo etc. a base de: Antigüedad de las cuentas y documentos por cobrar. Las cancelaciones de las cuentas por cobrar o los incrementos extraordinarios a la estimación de incobrabilidad. juicio en su contra. aprobados por un funcionario distintos del gerente de crédito. para otorgar descuentos fuera de plazo o superiores a los normales. está totalmente separada del departamento de ventas. desaparición del cliente. Se requiere de la aprobación de un funcionario responsable. Las cuentas canceladas son registradas en cuentas de orden y se siguen vigilando. Es verificado. se practican arqueos rotativos de las cuentas y documentos por cobrar. 3. Depósitos en garantía Otras cuentas por cobrar. Existe un límite de crédito para cada cliente. descríbanse por separado los procedimientos que al respecto use el cliente y hágase una referencia cruzada con este punto. Existe una separación contable adecuada para el registro de: Anticipos: de sueldos al personal o Para gastos de viajes. Cuando el sistema de cobros lo permite.4. Los asientos de diario que afectan cuentas por cobrar. son aprobados por alguna persona de mayor jerarquía que los encargados del registro de las mismas. DE INCOBRABILIDAD. 94 . por un funcionario distinto del gerente de crédito. Y ESTIMACIÓN. Si la consignación de mercancías es una operación importante y/o continua.5 CUENTAS POR COBRAR POR OPERACIONES DISTINTAS A LAS VENTAS Y SERVICIOS.Se impide al cajero el acceso a los registros o auxiliares de cuentas por cobrar. Se registran en cuentas de orden el importe. el cumplimiento con los limites de crédito. Consta en las tarjetas auxiliares ese límite de crédito. de las mercancías enviadas en consignación. a precio de venta. o A proveedores. Se tiene como limite el importe de su sueldo mensual. Los depósitos en garantía son: Efectuados únicamente con base en contratos celebrados o de acuerdo con las bases de concursos que los exijan. Se evitan nuevos préstamos hasta no quedar saldado el anterior. Se acumulan al sueldo los gastos no comprobados y se paga impuestos sobre productos del trabajo. Se controlan mediante vales o recibos. Son aprobados los gastos por un funcionamiento superior a quien los efectúo. Se evitan los préstamos al personal temporal. Los anticipos a proveedores son: Efectuados únicamente con base en presupuestos aceptados y autorizados. sobre el total. Existe un sistema de descuentos periódicos y consecutivos. 95 .En los anticipos de sueldos al personal: Están autorizados por un funcionario (de mayor Jerarquía a la del receptor). En los anticipos para gastos de viajes: Se exige comprobación detallada de los gastos efectuados Se encuentra con una forma impresa para tal efecto Se requiere que se adjunten los comprobantes relativos. Cancelados contra la entrega de las facturas o recibos respectivos. Existe un sistema que asegure el cobro de saldos a cargo del personal que renuncia o es despedido. cuando es posible. Estudian y en su caso extractar la correspondencia con los clientes. Se mantiene una vigilancia efectiva sobre la recuperación de cuentas canceladas. Procedimientos aplicables en la etapa inicial Contratos Extraer o solicitar copia de los contratos celebrados con los clientes.Recuperados inmediatamente después de la expiración de los plazos respectivos. Las cancelaciones son aprobadas por un funcionario responsable. Se registran en cuentas de orden las cuentas canceladas. Vigilados en cuanto a esa recuperación inmediata. Se preparan análisis de antigüedad de los saldos de las cuentas por cobrar por operaciones distintas de las ventas y servicios. Los Asientos de diario que afectan a estas cuentas son aprobados por alguna persona de mayor jerarquía a los encargados de registro de cuentas por cobrar y. por la persona afectada. En su caso se establece una estimación de incobrabilidad. en ningún caso. Se calculan mensualmente los intereses devengados sobre otras cuentas por cobrar. Contabilizados como tales únicamente cuando existe recuperabilidad. Se ejerce sobre las otras cuentas por cobrar un control similar al de las cuentas y documentos por cobrar a los clientes. Estudio y evaluación del control interno Estructurar u obtener información sobre: 96 . Las tarjetas auxiliares. • Lograr la cobranza de los adeudos a su cargo. 1. bonificaciones y rebajas a los clientes. Procedimientos aplicables en la etapa intermedia (actualizables en la final) Auditoria de corrientes. Considerar la posibilidad de obtener información sobre la posición financiera de dichos clientes. 2.. investigando y verificando su correcta contabilización. El libro mayor.• Políticas sobre descuentos.Tarjetas auxiliares 2. Examinar cuidadosamente las tarjetas auxiliares de las cuentas y documentos por cobrar a los clientes y determinar si existen saldos importantes anormales incluidos en las mismas. Verificar las sumas y la determinación de los saldos de las cuentas y documentos por cobrar a los clientes en: 1.Libro diario 97 . Investigar cuidadosamente su naturaleza y origen 2. pólizas de entradas de efectivo y notas de cargo y de crédito. Verificar correctamente los cargos y créditos a las cuentas y documentos por cobrar a los clientes que programe. Por medio del examen de las referencias extraídas en las tarjetas auxiliares de los clientes. según: 1. Que vengan de pólizas de diario u otros documentos diferentes a facturar. determinar partidas no usuales cargadas y acreditadas a las mismas.. Auditoria de saldos: Obtener copia fotostática de la cedula de resultados de la confirmación de saldos. 2.. Verificar por pruebas las notas de crédito de cargo y otros ajustes a las tarjetas auxiliares de las cuentas y documentos por cobrar.El auditor interno.El contador y/o el departamento de contabilidad. 2. por un periodo indeterminado dentro del periodo contable sujeto a revisión. coincidan en todos sus datos y fechas.En este caso.. formulada por: 1. 2. con los cargos y créditos según las tarjetas auxiliares: 1.El cumplimiento con el criterio. Comprobar que los “acuses de recibo” enviados a los clientes.Cargos = Facturas... determinados: 1. Obtener copia fotostática de la cedula de arqueos de las facturas y documentos por cobrar a los clientes formulados por: 1. es necesario determinar la procedencia o lo adecuado de los mismos.El contralor y/o departamento de contabilidad..-Créditos = Pagos formulados por los clientes.El monto acreditado a otros ingresos 2.. 98 . Verificar por pruebas la inclusión en libros de los intereses devengados sobre documentos por cobrar a clientes..El auditor interno. Investigar saldos importantes con antigüedad superior a lo normal.Antigüedad de las cuentas y documentos por cobrar. conectar sobre las mismas una nota. Determinar lo adecuado y/o suficiente de la estimación de incobrabilidad. Relativos marcados en este programa y véase el programa. examinan do la correspondencia. informes de créditos. Verificar por prueba la antigüedad de saldos determinada por la compañía.. superior al plazo medio de: o Cobro (real) o Crédito (teórico o ideal) 99 . Por pruebas verificar los cobros posteriores de las conformes e inconformes aclaradas Estimación de incobrabilidad (auditoria de corrientes): Determinar la rotación de las cuentas y documentos por cobrar. comparando el plazo medio de cobro con el plazo medio de crédito y considerando también la antigüedad de los saldos. arquear las facturas y documentos (separando los vencidos y renovados) Cuando las tarjetas auxiliares no estén al día.Con base en las cifras de las tarjetas auxiliares de las cuentas y documentos por cobrar a los clientes. con base en cualquiera de los siguientes métodos o formas. etc. contratos. prepararla de acuerdo con la fecha de cargo según factura (separando los adeudos documentados renovados o que provengan de saldos vencidos en cuenta abierta). 1. o en su caso. y o No hubo cobros posteriores. o Se arquearon esos documentos pero su antigüedad es superior al plazo medio de crédito y o Las (s) factura(s) y documentos están en poder del abogado o Practicar inventarios físicos de bienes entregados por los clientes en garantía de sus adeudos. considerándolo incobrable. al final de cada uno de esos 5 años 3..Consideramos como deducibles para efectos del I..2.Comparando el monto del cobro.R Verificar documentalmente las recuperaciones de las cuentas canceladas anteriormente.- En su caso sugerir el ajuste necesario de acuerdo con el resultado y comentarlo con la gerencia y/o la contraloría y 2. y o No existe o se extravío la factura o el documento.S. con la ficha de depósito y la póliza de entrada de efectivo. y determinar o estimar su posible valor de realización. En cuanto a los incrementos a la estimación de incobrabilidad 1. 1. si: o No confirmo el cliente. 100 ..- Una estimación directa de cada cuenta o documento.Porcentaje (promedio) o relación que exista (en los últimos 5 años) entre las cuentas y documentos cancelados por incobrables y: o Las ventas netas o El saldo de las cuentas y documentos por cobrar. Determinando que su monto sea igual a lo acreditado a otros ingresos.R. b) No acumulable para fines de I. posibles descuentos. y 3. Solicitar confirmación sobre los documentos entregados al cobro a: Bancos o financieras. incobrables.El ajuste sugerido para incrementar la estimación de incobrabilidad 2. con el objetivo de determinar 1. y solicitar confirmación a la institución bancaria o persona que los descontó o compro.. reclamaciones de clientes.2...Que parte de la misma es no deducible por tratarse de incrementos con base en los saldos anteriores al 31 de diciembre del año. Documentos descontados y entregados al cobro: Determinar si existen cuentas o documentos entregados en garantía colateral Cerciorarse si existen cuentas o documentos descontados o vencidos.S.S. Parte final de la etapa intermedia: Formular cedula sumaria. 2.. Analizar el saldo de la estimación de incobrabilidad.Las cuentas canceladas. 101 .R.Que dichos ingresos se consideren como: a) Acumulables para efectos de I.. Otras instituciones o personas. etc.Cuales incrementos serán deducibles Discutir con la gerencia las cuentas dudosas. Así como: 1.. Globalmente. según circunstancias: Procedimientos aplicables en etapa final. solicitar confirmación de saldos. Referenciar ambas cedulas con la hoja de trabajo (indicando con esto que esta sección quedó terminada). Analizas los examinados en la etapa intermedia.Referenciarla con la hoja de trabajo (esto indicara que la sección ha quedado terminaba) Otros procedimientos. Individual (por pruebas. con los de la final. formulando verificaciones documentales) 2. Actualizar la cedula sumaria Formular o actualizar la cedula estadística. en forma: 1. 102 . Segunda confirmación y estudio de los cobros posteriores: Nuevamente. 103 . 104 105 CONCLUSIÓN. La auditoria es un instrumento que hace una evaluación sistemática, documentada y objetiva para la prevención según los resultados dados. También examina la adecuación de los procesos y procedimientos reales de la empresa. El informe que realiza el auditor es el dictamen y este es presentado tanto a la administración como a terceras personas, es de gran importancia en las empresas, ya que es la actividad que verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros, ya que revisa que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se cumple con obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias. Los resultados que obtenga el auditor del examen realizado deben ser suficientes y competentes, es decir, que den la certeza moral de que los hechos que están tratando de probar, o los criterios cuya corrección se están juzgando, han quedado satisfactoriamente comprobados y se refieren a aquellos hechos, circunstancias o criterios que realmente tienen importancia en relación con lo examinado. Para realizar la auditoria es necesario antes verificar el control interno, la importancia del control interno es una herramienta preventiva que establece los controles que deben llevarse a cabo para el manejo correcto y adecuado. El control interno está orientado para prevenir errores e irregularidades, en las cuentas por cobrar en mi opinión no solo basta con implementar buenas políticas de crédito y cobranza, porque si el cliente no paga en los tiempos estipulados afecta a tu situación; es decir no solo viene con ello la poca generación de ingresos a la empresa. Por tal motivo es importante hacer un examen antes de otorgar un crédito a un posible cliente, aunque el examen no siempre suele de gran ayuda porque si el 106 hay que darle preferencia y realizar una serie de pasos antes de mandar al departamento de legal. y revisar las que tengan saldos antiguos en arrastre por 3 meses. realizar visitas y buscar la forma de concertar alguna cita con el cliente en su caso de una empresa con los superiores. Sin olvidar depurar la cartera en un momento determinado para evitar tener clientes que no sean de ayuda en el cobro. . 107 . Por esto es importante llevar un control sobre cada cuenta que se tenga analizándola consecutivamente.cliente no afronta una situación financiera adecuada en algún momento no podrá pagar a quienes debe. como mandar cartas pidiendo un soporte para su pronto pago. un buen cliente no es aquel que adquiere mucho es aquel que tiene la posibilidad de pago por muy pequeño que sea el monto y evita caer en la morosidad pero que es muy dependiente de su capacidad crediticia. también hay que tener cuidado en las cuentas que no lleguen a convertirse en incobrables ya que será una saldo que se traerá en arrastre por cada cierre de ejercicio que afecta en gran importancia a la situación de la empresa. Cuando una cuenta este en situación posible a ser incobrable. Y cuando la empresa este en auditoria presentara saldos que no ayuden en el departamento de cuentas por cobrar. Así como realizar exámenes frecuentemente a los clientes para estar informado sobre su situación financiera y determinar hasta que monto de crédito puede ser autorizado o si podría seguir teniendo derecho a un posible crédito y no dejar que pasen más de 30 días en cartera por muy buen cliente que sea. F. 5). Editorial I.M. Cepeda.C.A. 1. González Juan Ramón (1999) Auditoria II. Editorial Deusto S. 5. D. P. México. Guajardo. D. Editorial Ecafsa. Editorial continental.P.. D. 9. Madariaga. (ed. 2. 4.F.3). D. (ed. España.F. Juan (2004) Auditoría Fundamentos. D. Editorial Banca y Comercio S.F. (ed. Escalante Víctor Manuel (1999) Elementos de auditoría. A. (ed.A. González Juan Ramón (2000) Auditoria I. Wayne (1997) Principios básicos de auditoría.F. 7. S. (ed. México. D. Instituto mexicano de contadores públicos (2008) Normas de Procedimientos de auditoría y normas para atestiguar. S. 19).V. 4).3). 3). Editorial Ecafsa. México. 3. P 236-242.BIBLIOGRAFÍA. A. (ed. 108 .. Mc Graw Hill. 10. 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