Área: TECNOLOGIA E INFORMATICA 1 APLICACIÓN DE TECNICAS DE OFICINALA CARTA COMERCIAL 1.2. CONCEPTO Es una comunicación escrita que cursa una empresa con otras empresa, una empresa con una persona natural o una empresa con sus empleados. La comunicación es interna cuando se da entre la empresa y sus empleados. Ejemplo: memorandos, circulares internas y solicitudes de los empleados. La comunicación es externa cuando se da entre personas de varias empresas. Ejemplo: una empresa solicita a otra envio de materia prima. 1.3 MÁRGENES Los márgenes de una carta comercial estan sujetos a la extensión de la carta: Superior Izquierdo Derecho Inferior 3 ó 4 cm 3 ó 4 cm 2 ó 3 cm 2 ó 3 cm Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm . 1.4 MODELOS Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación de la papeleria asi: 1.4.1 Modelo 1: Comprende tres zonas: - En la zona 1 se esribe el membrete que es la inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica; así: Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa. Razón social: Nombre que identifica a una empresa. Nit. o Rut: número de identificación tributario ó registro único tributario. - En la zona 2 se escribe: La dirección, teléfono, fax, e-mail, apartado aéreo, ciudad y país si se requiere. - En la zona 3 se deja el espacio en blanco para efectos de radicación de la empresa a donde es enviada. 1.5 ESTILOS 1.5.1 Estilo Bloque Extremo: Todas las líneas parten del márgen izquierdo. 1.5.2 Estilo Bloque: Las líneas de número, fecha, asunto (si lo hay), nombre del remitente y cargo se colocan partiendo del centro hacia el márgen derecho. 1.6 PARTES DE LA CARTA Doc. Rubiela Barón B. COLEGIO ELISEO PINILLA RUEDA GRADO ONCE COLEGIO ELISEO PINILLA RUEDA GRADO ONCE . en orden de día. Al número consecutivo se le puede agregar el código de la dependencia.Número El número debe ser consecutivo según lo establece el código de comercio. Se puede continuar con el consecutivo al cambiar el año o se puede volver a iniciar la numeración . 25 de marzo de 2001 Doc.6.Líneas Principales . Ejemplo: SG-00087 .Área: TECNOLOGIA E INFORMATICA 2 APLICACIÓN DE TECNICAS DE OFICINA La carta comercial comprende las siguientes líneas: .1 Líneas Principales. Ejemplo: Piedecuesta. 1. mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto. Son líneas que aparecen en toda carta comercial . queda a criterio de la empresa.Ciudad y fecha de origen En la Fecha van los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío. se escriben de dos a tres interlineas del número y en forma completa. Se escribe de dos a tres interlineas de la margen superior (zona 1) y comprende cinco dígitos iniciando con el 00001 hasta el 99999. .Línea Opcional (asunto) .Líneas especiales. Rubiela Barón B. . puede digitarse en mayúscula sostenida.Nombre del destinatario.C. de preferencia se escriben los dos apellidos y nombres completos y no se utiliza negrilla. y otras que pueda contener la razón social. Comprende: . Rubiela Barón B.A.A.Cargo.Área: TECNOLOGIA E INFORMATICA 3 APLICACIÓN DE TECNICAS DE OFICINA . se escriben en mayúscula sostenida. Ejemplo: Señora Martha Díaz Pérez Señora MARTHA DÍAZ PÉREZ . sin sobrepasar la mitad del escrito y la interlineación sencilla.B. . I. Licenciado(a). El nombre del destinatario se ubica en la segunda línea.Tratamiento. COLEGIO ELISEO PINILLA RUEDA GRADO ONCE . Si se desea destacar el acrónimo. Señora o Señorita o académico como: Doctor(a).Datos del destinatario Los datos del destinatario se dirigen de forma personalizada. Puede ser de cortesía como: Señor. BCH Los acrónimos conformados por varias letras extractadas del nombre completo de la razón social se escriben con mayúscula inicial. Ingeniero(a). según lo haya registrado la institución ante la Cámara de comercio.Empresa. o sigla o acrónimo. Ejemplo: Gerente General . Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social. Ejemplo: Fibras Plásticas S. S. La empresa va en la línea siguiente del cargo.F. así: En caso de nombre completo. Estos datos pueden ocupar hasta ocho líneas. Economísta y se escribe con mayúscula la inicial. se escriben de cuatro a seis interlineas de la ciudad y fecha de origen. es decir a un funcionario especifico. Ejemplo: Sena o SENA ICONTEC o Icontec CEDECO o Cedeco Doc. Con punto o no. la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda. razón social. es decir. a una interlínea con mayúscula inicial y la denominación más ampliamente conocida. El cargo se escribe con mayúscula inicial. a una interlínea si el nombre del cargo es demasiado extenso puede repartirse en dos líneas para guardar la armonía con los datos restantes. Se escribe a una interlínea del tratamiento con mayúscula inicial o mayúscula sostenida. se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la línea siguiente. Cuando se necesita aclarar la división geogréfica.A. Si la carta va dirigida al exterior.Área: TECNOLOGIA E INFORMATICA 4 APLICACIÓN DE TECNICAS DE OFICINA . (D.) después de la ciudad y a continuación la división geográfica. 25 de marzo de 2014 Señora MARÍA ANGÉLICA RUIZ PÉREZ Jefa de Proyectos Carvajal S. Se dejan dos espacios a máquina o cuatro a computador. Rubiela Barón B. avenida y demás.Dirección o apartado. En la carta se escribe la mismadirección que se registra en el sobre. entre el número de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de número (No. Ejemplo: Señora MARÍA ANGÉLICA RUIZ PÉREZ Jefa de Proyectos Carvajal S.C. Calle 75 38-42 Bucaramanga Ejemplo para destinatario de otra ciudad: Bucaramanga. Ejemplo para destinatario local: Bucaramanga. La ciudad se identifica por su nombre.). Se escribe con mayúscula inicial a una interlínea de la dirección o apartado si lo hay. Se utiliza una de las dos. No se abrevian las palabras calle. aun tratándose de correspondencia local. carrera. 25 de marzo de 200_ Doctor JOSÉ ARCADIO PEÑA PARRA Director General Seguros Bolivar Apartado aéreo 47947 Santafé de Bogotá D. se escribe coma (.C. se omite en la fecha) Doc. COLEGIO ELISEO PINILLA RUEDA GRADO ONCE .A. No se subraya ni se coloca punto. solamente se escribe en los datos del destinatario. dependiendo de la extensión de los datos. Calle 75 38-42 Doctor JOSÉ ARCADIO PEÑA PARRA Director General Seguros Bolivar Apartado aéreo 47947 -Nombre de la ciudad. sencilla y cortes.Área: TECNOLOGIA E INFORMATICA 5 APLICACIÓN DE TECNICAS DE OFICINA . así se trate de un solo firmante. Se escribe a una interlinea entre renglones y a dos entre párrafos y se debe redactar en forma clara. Comience a tres interlineas del asunto o del saludo independiente. Está contenido en uno ovarioa párrafos. directa. COLEGIO ELISEO PINILLA RUEDA GRADO ONCE . El texto siempre debe digitarse en modo justificado. Inicie de cuatro a seis interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto ni saludo independiente. de preferencia se debe expresar en primera persona del plural (nosotros) ya que representa a un grupo empresarial. Se debe utilizar el tratamiento de usted y es muy importante que la carta no presente errores técnicos. En las comunicaciones comerciales se omiten los temas personales. cuando los hay.Texto o cuerpo de la carta El texto Es el mensaje que se transmite al destinatario. Doc. breve. Se debe tratar un solo tema por carta. ortográficos. Rubiela Barón B. gramaticales ni de puntuación. Área: TECNOLOGIA E INFORMATICA 6 APLICACIÓN DE TECNICAS DE OFICINA . Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.Despedida La despedida es una expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto. Sinceramente. Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción. El cargo se anota en la línea siguiente.): Agradecemos su gentil colaboración. tanto estilo bloque extremo. Doc. Ejemplos de despedida breve seguida de coma (.): Atentamente.Datos del remitente El Remitente es el nombre que se sitúa de cuatro a seis interlineas de la despedida. sin centrar. COLEGIO ELISEO PINILLA RUEDA GRADO ONCE . Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (. a una interlénea del nombre del remitente con mayúscula inicial. se escribe en mayúscula sostenida a con mayúscula inicial. Cordialmente. . como estilo bloque. y en concordancia con el nombre del destinatario. Para nosotros es un gusto servirle. Rubiela Barón B. puede emplearse una palabra seguida de coma o una frase terminada en punto. letras. de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo. En el caso de dos firmantes. Rubiela Barón B. El anexo. si el número es impar.Copia . Si se quiere se detalla en el texto al final de la carta a dos interlineas del firmante contra el márgen izquierdo la palabra Anexo o Anexos. Ejemplo: Anexo: uno (cinco hojas) Anexos: tres (dos usbs y un cheque) Anexos: tres (nueve hojas) Doc. COLEGIO ELISEO PINILLA RUEDA GRADO ONCE . el último se centra. En caso de más de dos firmantes. etc.2 Líneas especiales -Anexo o Anexos .6.). La línea de anexos permite al remitente y al destinatario verificar el envio y recibo de ellos.Área: TECNOLOGIA E INFORMATICA 7 APLICACIÓN DE TECNICAS DE OFICINA El funcionario responsable firma encima del nombre mecanografiado.Identificación del transcriptor. A dos espacios se anuncia la cantidad. sus datos se pueden distribuir uno debajo del otro o en pareja. catálogos. seguida de dos puntos (:). folletos. pedidos. facturas. Ejemplo: Carlos Andrés Pérez Rueda Gerente General 1. Se emplea cuando junto a la carta se envían otro documentos (cheques. nombre. Dr. Fabio Pedraza Díaz. Ejemplo: Andrea P. A dos espacios se relacionana los destinatarios. Gerente Financiero. se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento.A. . es conveniente escribir uno de los dos. Camacol S:A. se escribe la palabra Copia. Carvajal S. Celis..En línea separada. por ser reglamentarias de una empresa. Rubiela Barón B. Jefe de Operaciones. Fabio Pedraza Díaz. pero si se dirige a un funcionario de la empresa se omite la empresa. La identificación del transcriptor a dos interlineas del firmante o del último renglón escrito. Copia: Señores Andrés Páez Rueda. Copia: Sr. Se puede escribir de dos formas: . Camacol S:A: Dr. contra el márgen izquierdo. COLEGIO ELISEO PINILLA RUEDA GRADO ONCE . Para mujer R. Jefe de Operaciones. Las copias fijas para el archivo no se enuncian. cargo y empresa.En línea seguida. en la copia para el consecutivo de correspondencia. así: tratamiento.Área: TECNOLOGIA E INFORMATICA 8 APLICACIÓN DE TECNICAS DE OFICINA La copia se pone a dos reglones del firmante o a dos reglones del anexo si los hay. Se utiliza interlineación sencilla. sitúa su rúbrica contra el margen inferior izquierdo. Carvajal S.A. Doc. y se recomienda utilizar letra mas pequeña. en caso de nombre compuesto. Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma. seguida de dos puntos (:). no se necesita identificación del transcriptor. Para hombre Nota: Si la persona que firma es la misma que escribe el documento. Gerente Financiero. Andrés Páez Rueda. 6 interlíneas para iniciar destinatario .Las líneas especiales se pueden separar por 3 interlíneas. 3 interlíneas entre el margen superior y el número Doc. Rubiela Barón B. . .No se cambia la interlineación sencilla para los datos del destinatario y remitente.Área: TECNOLOGIA E INFORMATICA 9 APLICACIÓN DE TECNICAS DE OFICINA Estilo Bloque Extremo: NOTA: Para cartas de un párrafo es conveniente modificar los límites de medidas convencionales: .El párrafo a interlineación de uno y medio o dos y el doble para la despedida. COLEGIO ELISEO PINILLA RUEDA GRADO ONCE . CARTA2 El señor Rangel González. También es posible que su jefe lo prefiera en algunas ocasiones/Note además que no hay puntuación después de las líneas especiales. por haberse acogido la puntuación abierta. Tenga en cuenta que la línea oblicua indica punto aparte. con sede en la ciudad de Riohacha. por iniciar todas las líneas desde el margen izquierdo/Este estilo no es muy artístico por tener recargado todo el peso en un solo lado. ni ortográficos entre otros/copia: Doctor Francisco Cifuente. pero además se le envía copia al señor Luis Fabra. Jefe Área Recursos Financieros de Contables Limitada. con dos espacios verticales entre párrafo/Además la (el) digitador (a) de textos debe tener mucho cuidado en su presentación. Doctor Alvaro Olarte. COLEGIO ELISEO PINILLA RUEDA GRADO ONCE . Jefe de Control Interno. coloque fecha actualizada. Dado que en estos momentos no es posible realizar Doc. nos causa gran satisfacción recibir un pedido de un nuevo cliente y confiamos que será el comienzo de una larga y mutuamente beneficiosa relación comercial/No dudamos que una completa investigación sobre su capacidad crediticia relevará que su firma posee una sólida situación financiera. Coordinador de Servicio a la Formación Profesional/Anexo: Original y dos copias del modelo de carta(Identificación del transcriptor.Área: TECNOLOGIA E INFORMATICA 10 APLICACIÓN DE TECNICAS DE OFICINA EJERCICIOS DE APLICACIÓN Transcribir las siguientes cartas. y que el texto está escrito a espacio sencillo. conviene conocerlo porque todos los demás estilos son modificaciones de éste. quien se desempeña como Jefa de Compras del Almacén Homo. Rubiela Barón B. envía una carta al señor Miguel Tobias Simanca/Coordinador Técnico/Instituto de Carreras Técnicas/Valledupar/ el texto es el siguiente/Esta carta está escrita en estilo bloque extremo. y número. sin embargo. en estilo bloque extremo. apartado 391 en la ciudad de Medellín/Estamos muy agradecidos por su pedido de 1000 camisas hechas a través de nuestra representante. Auxiliar de Contabilidad/La carta está dirigida a la señora Katty Brito. actualmente Jefe de la Oficina de Contabilidad e Ingrid Nogueira. Es la presentación más sencilla. como es sabido la carta comercial no debe llevar errores mecanográficos. económica en tiempo y que requiere menos esfuerzo. señorita Dairis Gámez/Naturalmente. CARTA 1 Membrete: Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Guajira/Riohacha/El instructor de Producción de Documentos Empresariales señor Juan Luis Rodríguez. Aproveche los servicios especiales: estacionamiento gratuito. su familia y su hogar/La invitamos a disfrutar al máximo de la comodidad que le ofrece su cuenta de crédito. Asesor Comercial de Modulares 6 Cía Ltda. cualquier información adicional estaremos dispuesto a suministrársela/Copia de esta comunicación a los señores Andrés Traslaviña Pereira. calle 21 16-25 Bogotá/Asunto: Cuenta de Crédito/Texto: Bienvenida a su largar de honor entre los muchos clientes satisfechos. Jefe de Compras. Ltda pueden variar de modulación. envía una carta al señor Jaime Cuello Cuello. Identificación del Transcriptor. asesoramiento en compras. de acuerdo a las necesidades de cada cliente. ensamblados por parales estructurales en aluminio. Medeira le ofrece a precios razonables. una amplia existencia de mercancía y artículos para usted. Nuestro personal hará que sus compras sean agradables y a su entera satisfacción/La tarjeta de crédito adjunto. forma y volumen tienen las características que su empresa requiere/anexamos una propuesta económica y una técnica. Su cuenta el Almacén Medeira está lista para que la use la próxima vez que nos visite. Jefe de Crédito de Almacenes Medeira en Barranquilla envía una comunicación a la señora Gloria Estupiñan de García. por eso su diseño.Área: TECNOLOGIA E INFORMATICA 11 APLICACIÓN DE TECNICAS DE OFICINA tal investigación rápidamente y pensando que su almacén puede necesitar esta mercancía con urgencia. más Doc. COLEGIO ELISEO PINILLA RUEDA GRADO ONCE . CARTA3 El señor Luis Blanco. es la clave para muchas felices compras. los cuales levatan armoniosamente las divisiones de sus dependencias u oficinas/Los accesorios panales y mobiliarios de las divisiones son fijadas a la estructura en forma de riel incorporando así estas piezas y sillas a un sistema integrado de oficinas/Las divisiones de MODULAES & CIA. Confiamos en que en el futuro no existirán dificultades y sus operaciones puedan hacerse por cuenta corriente/Aprovechamos la oportunidad para informarle que le hemos enviado un completo muestrario de los últimos modelos de camisas deportiva/Incluidos la lista de precios al por mayor. Rubiela Barón B. Jefe de División Financiera. CARTA4 El señor Rafael Ramos Medero. Jefe de Recursos Físicos SENA Regional Guajira/Nos permitimos presentarle nuestra oferta para e suministro e instalación de divisiones de oficinas/Nuestro sistema está conformado por panales aglomerados en madera de espesor de 30 mm. Carlos Prietos Rincones. le proponemos efectuar este envío contra reembolso. la lista de precios al por Doc. COLEGIO ELISEO PINILLA RUEDA GRADO ONCE . En esta oportunidad tocó el piano un talentoso niño. Jefe de Compras/Almacén Homo/Apartado 391/Medellín/Texto: Le quedamos muy agradecido por su pedido de 1000 camisas hechas a través de nuestro representante. le cuento que la semana pasada asistí a un almuerzo en el Hotel Bahía de esta ciudad. Espero que pueda elaborar una buena crónica que agrade a los lectores de este país y del exterior/Y hablando de crónica. nos causa gran satisfacción recibir un pedido de un nuevo cliente y confiamos que será el comienzo de una larga y mutuamente beneficiosa relación comercial/No dudamos que una completa investigación sobre su capacidad crediticia revelará que su firma posee una sólida situación financiera. Me agradaría si es posible que mencione algo acerca de este niño en algún comentario que escriba posteriormente/Cordialmente/Alcira Quintana/Coordinadora de Comunicaciones Indígena/. Dado que en estos momentos no es posible realizar tal investigación rápidamente y pensando que su almacén puede necesitar esta mercancía con urgencia. LAS SIGUIENTES CARTAS DEBEN SER TRANSCRITAS EN ESTILO BLOQUE: CARTA6 Membrete: Fábrica de Camisas Arroz/Carrera 1 25-109/Riohacha/dirigido al señor Jorge Gómez. señor Rogelio Rodríguez/Naturalmente. estuvo tocando desde las 12:00 hasta las 14:00 horas y fue muy admirado por todos/En el periódico de ayer salió una reseña sobre este artista.Área: TECNOLOGIA E INFORMATICA 12 APLICACIÓN DE TECNICAS DE OFICINA un servicio de entrega rápida y eficiente/Esperamos su visita. Rubiela Barón B. le proponemos efectuarle este envío contra reembolso/Confiamos que en el futuro no existirán ya dificultades y sus operaciones puedan hacerse por cuenta corriente/Aprovechamos la oportunidad para informarle que le hemos enviado un completo muestrario de los últimos modelos de camisas deportivas/Incluimos con la presente. siempre será bienvenida/Cordialmente/Identificación del transcriptor. CARTA5 Membrete: Casa del Abuelo-Riohacha/Fecha actual/Dirigida al doctor Samuel Alvarez Rodriguez/Director de Redacción Revista Futuro/Calle 5 carrera 13 esquina/Santa Marta/La Subdirección aprobó la solicitud para escribir una crónica que relate cómo se fundó la asociación que presido. HOJA DE VIDA A CONTINUACION ELABORE EL SIGUIENTE FORMATO DE HOJA DE VIDA PARA EMPLEADOS PUBLICOS.A. Auxiliar de Ventas. nuestra amplia gama de productos:/Cuentas de Ahorros Renta y Fijo Diarios/C.6. Jorge Cideño/Jefe de Vetas/Copia: Doctor Alfonso Maestre.4.12 meses/certificados de rentabilidad mensual/Tarjeta Débido/Davivienda Marter Card/Seguros de Vida (Davida Integra/Créditos Hipotecarios/Créditos Hipotecarios de Libre Inversión/Créditos Personales/Pagos Nómina Empresariales/En espera de poder contar con la valiosa vinculación de Coolechera S. envía una comunicación a la doctora Isabel María Fuenmayor. entidad financiera con tradición y experiencia. doctor Luis Mindiola./Igualmente. es importante destacar que muy pronto esteremos reinaugurando nuestras instalaciones. contaremos con dos cajeros automáticos al servicio de la comunidad en general. Rubiela Barón B. Promotor de Ventas. fundada en 1959 y autorizada por la Superintendencia Financiera. Gerente de Davivienda en Riohacha.D. de Riohacha con el siguiente texto: En nombre de Davivienda reciba un cordial saludo y unido a él nuestros deseos por una exitosa gestión administrativa/Para nosotros es muy grato presentarle la Corporación de Ahorro y Vivienda DAVIVIENDA.Área: TECNOLOGIA E INFORMATICA 13 APLICACIÓN DE TECNICAS DE OFICINA mayor/Sinceramente.A.. los cuales devengan diariamente la corrección monetaria e intereses trimestrales.A. estos serían pactados u organizados para el sistema contable de Coolechera S. mediante resolución 5109 del 11 de febrero de 1990. COLEGIO ELISEO PINILLA RUEDA GRADO ONCE . y poder atenderles con gusto/Sinceramente/Identificación de Transcriptor. y de esta manera poder brindarles nuestros actuales y futuros cuentadantes en horarios normales y horarios adicionales.2.5. Gerenta de Coolechera S.3. constituyéndose así en la primera corporación con funcionamiento en el país/Es placentero para la corporación invitarlos para que se vinculen a nuestra entidad mediante la utilización de nuestros servicios ampliamente conocidos por usted y de acuerdo con sus necesidades y requerimientos/Como entidad captadora presenta la ventaja de rendimiento de los dineros. Doc. CARTA 7 El doctor Alfonso Payares Díaz. una óptima área de atención al público.T a 1.