Introducción a la Administración

ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓNA LA ADMINISTRACIÓN 1. Concepto. 1.1.Definición Etimológica La palabra "Administración", se forma del prefijo "ad", hacia, y de "ministratio". Esta última palabra viene a su vez de "minister", vocablo compuesto de "minus", comparativo de inferioridad, y del sufijo "ter", que sirve como término de comparación. Si pues "magister" (magistrado), indica una función de preeminencia o autoridad el que ordena o dirige a otros en una función-, "minister" expresa precisamente lo contrario: subordinación u obediencia; el que realiza una función bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro. La etimología nos da pues de la Administración, la idea de que ésta se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro; de un servicio que se presta. Servicio y subordinación, son pues los elementos principales obtenidos. 1.2. Diferentes Conceptos de Administración Sin embargo, de las definiciones dadas por los principales autores en Administración, podremos deducir sus elementos básicos: V. Clushkov: “Es un dispositivo que organiza y realiza la trasformación ordenada de la información, recibe la información del objeto de dirección, la procesa y la transmite bajo la forma necesaria para la gestión, realizando este proceso continuamente”. Guzmán Valdivia I: “Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras personas para obtener determinados resultados”. E. F. L. Brech: "Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado". J. D. Mooney: "Es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana". Y contrapone esta 1 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN definición con la que da sobre la organización como: "la técnica de relacionar los deberes o funciones específicas en un todo coordinado". Peterson and Plowman: "Una técnica por medio de la cual se determinan, clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano particular". Koontz and O'Donnell: consideran la Administración como: "la dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes". G. P. Terry: "Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno”. F. Tannenbaum: "El empleo de la autoridad para organizar, dirigir, y controlara a subordinados responsables (y consiguientemente, a los grupos que ellos comandan), con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el logro de¡ fin de la empresa". Henry Fayol (considerado por muchos como el verdadero padre de la moderna Administración), dice que "administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar". F. Morstein Marx la concibe como : “Toda acción encaminada a convertir un propósito en realidad positiva”…”es un ordenamiento sistemético de medios y el uso calculado de recursos aplicados a la realización de un propósito”. F.M. Fernández Escalante: “Es el conjunto de principios y técnicas, con autonomía propia, que permite dirigir y coordinar la actividad de grupos humanos hacia objetivos comunes”. A. Reyes Ponce: “Es un conjunto de sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social”. 1.3. Concepto de Administración Cada una de las anteriores definiciones, si las analizamos con detalle, nos llevarán a penetrar en la verdadera naturaleza de la administración y a sus propiedades distintivas. Como tales, las definiciones son validas para toda clase de 2 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN administración (Privada, Publica, Mixta, etc.), y para toda especie de organismo (industriales, comerciales o de servicios). La definición breve de la Administración se puede mencionar como: "la función de lograr que las cosas se realicen por medio de otros", u "obtener resultados a través de otros". “Proceso integral para planear, organizar e integrar una actividad o relación de trabajo, la que se fundamenta en la utilización de recursos para alcanzar un fin determinado”. La administración también se puede definir como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, laborar o trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Es necesario ampliar esta definición básica. Como administración, las personas realizan funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control. La administración se aplica en todo tipo de corporación. Es aplicable a los administradores en todos los niveles de corporación. La meta de todos los administradores en todos los niveles de corporación. La administración se ocupa del rendimiento; esto implica eficacia y eficiencia. 1.4. Principios generales de la administración Para que la administración se lleve acabo con la máxima eficiencia se hace con la ayuda de principios esto es todo medio administrativo que fortifique el cuerpo social o facilite el control de este deben ser flexibles y el utilizarlos implica inteligencia, experiencia, decisión y mesura. Un principio del cual nunca debemos omitir es la COORDINACIÓN, se refiere a la forma armoniosa de llevar las acciones con las circunstancias. Fayol enumera 14 principios de administración que son: La división del trabajo: Se hace con el objeto de PRODUCIR MAS Y MEJOR CON EL MISMO OBJETO Y ESFUERZO, nos trae como 3 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN consecuencia, ESPECIALIZACIÓN DE FUNCIONES y SEPARACIÓN DE PODERES La autoridad y responsabilidad: Es el derecho que se tiene de mandar y el poder de hacerse obedecer, esta debe acompañarse de una recompensa o castigo conocida como responsabilidad Disciplina: Es la obediencia manifestada hacia la empresa de parte de su parte social y esta se da gracias a: a) Buenos jefes en todos los grados. b) Juntas mas claras y equitativas c) Sanciones correctamente aplicadas. Unidad de mando: Solamente se recibirán órdenes de un solo jefe, pues las dualidades de mando crean conflictos. Unidad de dirección: La dirección de los programas solo de be estar a cargo y ser implantadas por un solo jefe. Subordinación de los intereses particulares del interés general: Un interés de tipo personal jama debe anteponerse a los intereses de una empresa u organismo social. Remuneración de personal: El pago a los empleados o parte social debe y será justa para ambas partes, esta dependerá de la voluntad del patrón y de la calidad del empleado, como se supone hasta la actualidad es un problema no resuelto. Centralización: Aunque no se establece si es una buena o mala administración se hace por efecto natural, su objetivo es para la utilización del 100 % de las facultades de los empleados. Jerarquía: Es el organizar correctamente el grado de orden, autoridad y responsabilidad de un individuo dentro de un organismo social. Orden: el personal debe colocarse donde mejor se pueda aprovechar sus facultades como tal. Equidad: Utilizada en vez de la justicia, requiere de sensatez, bondad y mucha experiencia y se refiere a la igualdad del personal. 4 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Estabilidad del personal: Dejar que el personal obtenga experiencia en cierto nivel y depuse si asi se requiere mudarlo de ahí. Nunca antes. Iniciativa: Facultad de crear y ejecutar cierto plan para la obtención de éxito. Unión de personal: Entre mas armonía exista dentro del personal, mejor serán los resultados para el organismo social. Es posible nombrar otro gracias a la flexibilidad de los principios. Ejecución inmediata: Toda situación buena o mal se debe resolver al brevedad posible. 1.5. Propósito. La administración sigue un propósito. Una condición de la administración es que un objetivo sea esté implícito o enunciado específicamente Es un medio para ejercer impacto en la vida humana. Es decir, la administración influye en su medio ambiente Está asociada generalmente con los esfuerzos de un grupo. Todo organismo acciona para alcanzar determinados objetivos, los que se logran más fácilmente por medio de un grupo y no por una sola persona. Se logra por, con y mediante lo esfuerzos. Para participar en la administración se requiere dejar la tendencia a ejecutar todo por uno mismo y hacer que las tareas se cumplan con y mediante los esfuerzos de otros. Es una actividad, no una persona o grupo de ellas. La administración no es gente, es una actividad; las personas que administran pueden ser designadas como Directores, gerentes de áreas, etc. La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos, aptitudes y práctica. La habilidad técnica es importante para cumplir con un trabajo asignado. La administración es intangible. Su presencia queda evidenciada por el resultado de los esfuerzos. Los que la practican no son necesariamente los propietarios; es decir administrador y propietario no son necesariamente sinónimos. 2. Campo de acción de la administración. 5 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Ninguna organización puede alcanzar buen éxito si no tiene una administración competente; ella permite alcanzar las metas de las organizaciones, sean estas económicas, políticas o sociales, encausando para ellos las aptitudes y energías humanas hacia una acción efectiva. El ejercicio de la administración influye sobre toda la sociedad siendo sus roles principales como estabilizadora de las instalaciones, colabora en los campos sociales, instrumento de bienestar y servidora de la política. 3. La empresa. Existen diferentes conceptos de empresa, algunas de ellas son: Anthony Jay Instituciones para el empleo eficaz de los recursos mediante un gobierno (junta directiva), para mantener y aumentar la riqueza de los accionistas y proporcionarle seguridad y prosperidad a los empleados. Diccionario de la Real Academia Española La entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de la producción y dedicada a las actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios, con fines lucrativos y la consiguiente responsabilidad. Isaac Guzmán Valdivia Es la unidad económico-social en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para lograr una producción que responda a los requerimientos del medio humano en el que la propia empresa actúa. José Antonio Fernández Arena Es la unidad productiva o de servicio que, constituida según aspectos prácticos o legales, se integra por recursos y se vale de la administración para lograr sus objetivos. Petersen y Plowman Actividad en la cual varias personas cambian algo de valor, bien se trate de mercancías o de servicios, para obtener una ganancia o utilidad mutua. 6 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Roland Caude Conjunto de actividades humanas colectivas, organizadas con el fin de producir bienes o rendir beneficios. Lourdes Munch Grupo social en el que, a través de la administración del capital y el trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad. Organismo social Es una entidad social con capacidad jurídica para realizar fines específicos, estables y estructurados formalmente de tal manera que permita la eficiencia del trabajo grupal en la consecución de sus objetivos como institución, empresa y organización. Amitai Etzioni Unidades sociales deliberadamente construidas o reconstruidas para alcanzar fines específicos. Richard Hall Colectividades con limites relativamente identificables, con un orden normativo, con escala de autoridad, con sistemas de comunicación, que existen sobre una base relativamente continua en un medio ambiente, se relacionan con una meta o conjunto de fines. Como conclusión, podemos entender a la empresa como un organismo social con vida jurídica propia, que opera conforme a las leyes vigentes, organiza de acuerdo a conocimientos de propiedad pública y con una tecnología propia o legalmente autorizada para elaborar productos o servicios con el fin de cubrir necesidades del mercado, mediante una retribución que le permita recuperar sus costos, obtener una utilidad por el riesgo que corre su inversión y, en algunos casos, para pagar la explotación de una marca, una patente y/o una tecnología, y para canalizar los 7 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN recursos en el mejoramiento continuo de sus procesos, sus productos y de su personal (capacitación). En la empresa existe un elemento muy importante que debe ser incluido, este es la sinergia, que es un efecto multiplicador de beneficios, cuando se da la unión de dos o más elementos. Algunas de las características de la empresa son: Persigue retribución por los bienes o servicios que presta. Es una unidad jurídica. Opera conforme a leyes vigentes(fiscales, laborales, ecológicas, de salud, etc). Se fija objetivos. Es una unidad económica. La negociación es la base de su vida, compra y vende. Integra y organiza recursos ya sean propios o ajenos. Se vale de la administración para operar un sistema propio. Corre riesgos. Investiga el mejoramiento de sus productos, sus procesos y sus servicios. Clasificación de la Empresa 3.1. Las empresas se pueden clasificar de la siguiente manera:         Sectores Económicos El origen de su capital. Su Tamaño Conformación de su capital El pago de impuestos El número de propietarios La función social La forma de explotación 8 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Este curso hace parte de un conjunto que estarán a su disposición una vez haya finalizado éste, cursado el paquete completo y realizada las practicas pertinentes usted desarrollará la competencia de gestionar la Contabilidad en las Organizaciones Empresariales. POR SECTORES ECONOMICOS Extractivas: Dedicadas a explotar recursos naturales. Ejemplo: Cerrejón, ECOPETROL, Minas de Oro del Chocó. Servicios: Entregarle sus servicios o la prestación de estos a la comunidad. Ejemplo: Clínicas, salones de belleza, transportes. Comercial: Desarrolla la venta de los productos terminados en la fábrica. Ejemplo: Cadenas de almacenes Ley, La 14, Carrefour etc. Agropecuaria: Explotación del campo y sus recursos. Ejemplo: Hacienda, agroindustria. Industrial: Transforma la materia prima en un producto terminado. Ejemplo: Acerías Paz del Río, Ingenio Risaralda. POR SU TAMAÑO Grande: Su constitución se soporta en grandes cantidades de capital, un gran número de trabajadores y el volumen de ingresos al año, su número de trabajadores excede a 100 personas. Ejemplo: Comestibles La Rosa, Postobón, Gino Pascalli, etc.). Mediana:Su capital, el número de trabajadores y el volumen de ingresos son limitados y muy regulares, número de trabajadores superior a 20 personas e inferior a 100. Pequeñas: Se dividen a su vez en.  Pequeña: Su capital, número de trabajadores y sus ingresos son muy reducidos, el número de trabajadores no excede de 20 personas. 9 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN  Micro: Su capital, número de trabajadores y sus ingresos solo se establecen en cuantías muy personales, el número de trabajadores no excede de 10 (trabajadores y empleados).  Famiempresa: Es un nuevo tipo de explotación en donde la familia es el motordel negocio convirtiéndose en una unidad productiva. POR EL ORIGEN DEL CAPITAL Público: Su capital proviene del Estado o Gobierno. Ejemplo: Alcaldía de Pereira, Gobernación de Risaralda. Privado: Son aquellas en que el capital proviene de particulares. Ejemplo: Sociedades comerciales. Economía Mixta: El capital proviene una parte del estado y la otra de particulares. Ejemplo: Bancafé, La Previsora S.A. POR LA EXPLOTACIÓN Y CONFORMACIÓN DE SU CAPITAL. Multinacionales:En su gran mayoría el capital es extranjero y explotan la actividad en diferentes países del mundo ( globalización). Ejemplo: Nicole Grupos Económicos: Estas empresas explotan uno o varios sectores pero pertenecen al mismo grupode personas o dueños. Ejemplo: Alejandro Echavarria, Manuel Mejia Jaramillo, Carlos Ardilla Lulle, Manuel Carvajal Sinisterra, Jimmy Mayer, Eduardo Santos, Hernando Caicedo Caicedo, Fernando Mazuera, Julio Mario Santo Domingo y Luis Carlos Sarmiento Angulo. Nacionales: El radio de atención es dentro del país normalmente tienen su principal en una ciudad y sucursales en otras. Locales:Son aquellas en que su radio de atención es dentro de la misma localidad. POR EL PAGO DE IMPUESTOS Personas Naturales: El empresario como Persona Natural es aquel individuo que profesionalmente se ocupa de algunas de las actividades mercantiles, la Persona 10 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Natural se inscribe en la Cámara de Comercio, igualmente se debe hacer con la Matrícula del Establecimiento Comercial. Están obligados a pagar impuestos, su declaración de renta aquí le corresponde a trabajadores profesionales independientes y algunos que ejercen el comercio. Los libros que se deben inscribir ante Cámara y Comercio son: Libro de Registro de Operaciones Diarias, Libro de Inventarioy de Balances y Libro Mayor y de Balances. · Sucesiones Ilíquidas: En este grupo corresponde a las herencias o legados que se encuentran en proceso de liquidación. Régimen Simplificado: Pertenecen los comerciantes que no llenan requisitos que Exige la DIAN. Ejemplo:Las pequeñas tiendas, no están obligados a llevar contabilidad. Régimen limitaciones contabilidad. Gran Contribuyente:Agrupa el mayor número de empresas con capitales e ingresos compuestos en cuantías superiores a los miles de millones de pesos. Son las más grandes del país. POR EL NÚMERO DE PROPIETARIOS Individuales: Su dueño es la empresa, por lo general es él solo quien tiene el peso del negocio. Unipersonales: Se conforma con la presencia de una sola Persona Natural o Jurídica, que destina parte de sus activos para la realización de una o varias actividades mercantiles. Su nombre debe ser una denominación o razón social, seguida de la expresión "Empresa Unipersonal" o de la sigla "E.U", si no se usa la expresión o su sigla, el contribuyente responde con todos sus bienes aunque no estén vinculados a la citada empresa. Común: del Empresas legalmente constituidas llevar y sobrepasan las su régimen simplificado, deben organizadamente 11 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Sociedades: Todas para su constitución exigen la participación como dueño de más de una persona lo que indica que mínimo son dos (2) por lo general corresponden al régimen común. POR LA FUNCIÓN SOCIAL Con Ánimo de Lucro: Se constituye la empresa con el propósito de explotar y ganar más dinero. Trabajo Asociado: Grupo organizado como empresa para beneficio de los integrantes E.A.T. Sin Ánimo de Lucro: Aparentemente son empresas que lo más importante para ellas es el factor social de ayuda y apoyo a la comunidad. Economía Solidaria: En este grupo pertenecen todas las cooperativas sin importar a que actividad se dedican lo más importante es el bienestar de los asociados y su familia. 3.2. Su conformación. La empresa, para cumplir sus objetivos y desarrollar el conjunto de sus actividades, ha de disponer de unos medios o factores, que podemos reunir en dos grandes grupos: · personas o factores activos · bienes económicos o factores pasivos. Los segundos, son denominados restrictivos, por ser factores en sí mismo limitados. Los primeros, forman la dinámica de la empresa, actuarán sobre los factores pasivos para intentar alargar sus límites y mejorar sus resultados. La empresa precisa de una organización, impuesta por quien posee la facultad de dirigir: el empresario. Genéricamente, la clasificación de los elementos constituyentes de la estructura de la empresa sería la siguiente: 12 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN · El grupo humano o las personas. Dentro del grupo humano podemos señalar la existencia de grupos diferenciados por sus intereses y relaciones con los grupos restantes, estos son: - Los propietarios del capital o socios. - Los administradores o directivos. - Los trabajadores o empleados. Entre los dos primeros grupos, y básicamente en el segundo, surge la figura del empresario tal y como hoy se le concibe. · Los bienes económicos. Los bienes económicos se suelen clasificar en inversiones o duraderos y en corrientes o no duraderos, según su vinculación al ciclo productivo de la explotación, ya que si los mismos no se consumen o transforman en el mismo estaremos ante el primer caso. · La organización. La organización aparece como el conjunto de relaciones de autoridad, de coordinación y de comunicación que forman la actividad del grupo humano entre sí y con el exterior. Esta estructura organizativa es definida por el empresario. 3.3. Niveles administrativos. Primero se divide en dos ramas: operativa y administrativa luego cada una desenlaza una serie de ramas, en la administrativa tenemos que empieza de esta manera: consejo admistrativo (los dueños o socios), dirección (director general), gerencias(gerentes), y sobre cada una se reparte segun los departamentos de la empresa, de ahi le siguen los ejecutivos de nivel senior, y los ejecutivos de nivel junior, y seguirian los ayudantes o empleados generales los que representan la mano de obra la cual se puede jerarquizar de mejor manera en la sección operativa. 3.4. Impacto de las organizaciones y las empresas en los diferentes contextos de la humanidad. 13 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN La empresa pasa por cuatro modelos de organización económica conocidos como: feudalismo, capitalismo mercantil, capitalismo industrial y capitalismo financiero. En cada uno la empresa ha tenido sus orígenes y su correspondiente evolución, pasando de un modelo y configuración simple a la actual situación de complejidad. La primera etapa se caracteriza por el énfasis en la dimensión técnica y como unidad simple, es decir, orientada a una transformación primaria y artesanal de los factores y dotada de una organización sencilla. En la segunda etapa, la empresa sigue conceptuándose como unidad simple, en cuanto a su estructura productiva, aunque como consecuencia del incremento del comercio internacional y colonial y del desarrollo políticoeconómico de los Estados surgen nuevas formas societarias (de las sociedades personalistas a las sociedades anónimas) y nuevos planteamientos organizativos para lograr los objetivos comerciales. Por ello se comienza a definir a la empresa como "unidad comercial o técnico económica". El gran desarrollo de la empresa se produce con el modelo de capitalismo industrial (el cual surge con la primera Revolución Industrial) que se caracteriza por la aplicación de maquinaria a la producción. En él, la empresa se configura como una unidad compleja, tanto por los aspectos productivos como por los restantes aspectos jurídicos y sociales, aunque son los primeros los más relevantes, razón de que se defina como "unidad económica de producción". La necesidad de grandes capitales promueve el desarrollo del sistema bancario y financiero y la generalización de la sociedad anónima. Con el aumento de la producción se expande el comercio mundial y la industrialización de las colonias de las grandes potencias. Estos factores fueron los que desencadenaron la crisis de las estructuras organizativas clásicas y la aparición de nuevas formas de organización descentralizadas. Finalmente, el capitalismo industrial, dado su crecimiento patrimonial, necesitó de un importante volumen de capital para atender al primero. Esta circunstancia y el logro de importantes excedentes financieros por las grandes empresas 14 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN industriales, provocaron el desarrollo de la economía financiera, sus instituciones, mercados y operaciones. En esta etapa se produce la separación de la propiedad y la administración y los fenómenos de concentración y de internacionalización del capital. Aspectos que configuran una nueva concepción de empresa como "unidad financiera, como unidad de decisión o de dirección", dado el protagonismo de la administración. 3.5. Impacto de la ética en la administración de las organizaciones y empresas. Teniendo ya diferenciado el concepto de la ética, podremos analizar que cientos de veces, los criterios que maneja un administrador, tales como la eficiencia, la eficacia, la productividad, y la rentabilidad, se quedan muy cortos en cuanto a la comprensión de este término, puesto que en la mayoría de los casos, solo propenden por desarrollar el pequeño núcleo o negocio en el cual participan, sin tener en cuenta un contexto mucho más amplio en el que se hallan inmersos. Ya existe bastante literatura sobre la importancia de actuar bajo la filosofía del pensamiento sistémico. Para entenderla es indispensable conocer que dentro de un movimiento circular, funcionan cientos de pasos como componentes de un método particular, los cuales llegan a establecer ciertos procesos. Estos a su vez forman un sistema. En él, todos los elementos tienen una interrelación, interdependencia y secuencia entre sí. Pese a la gran teorización que existe sobre el tema, y la difusión que ya se está dando sobre el mismo, son muy pocas las personas que han involucrado esta nueva concepción del mundo, no solo a nivel de la gestión dentro de un cargo determinado, sino en su vida misma. Cuando se habla de la ética, comprendida dentro de una ideología sistémica, se entiende por ejemplo la importancia de preservar la ecología, cuestión muchas veces entendida en función inversa a la de la rentabilidad. Pero cuando se mira desde otra perspectiva, se llega a deducir que un daño al ecosistema no solo se transmite en el pago de una multa, bajo la premisa según la cual "el que contamina, paga", sino que a la larga va a revertirse 15 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN en costos más altos para la empresa, ya que a menos riquezas naturales, mayor costo generará su futura obtención, si para ese momento aún resulta factible lograrla. De otro lado, los criterios bajo los cuales prospera una organización, deben estar en función del desarrollo personal de cada uno de los individuos que están involucrados en ella. Y esto no se logra creyendo por ejemplo, que la motivación de un empleado está determinada exclusivamente por la relación con su jefe o su trabajo. Ella se encuentra definida por un conjunto mucho más amplio, en el cual también inciden aspectos como la cultura y subcultura a la que pertenece este trabajador, su círculo familiar, sus objetivos personales y la compatibilidad o incompatibilidad con los de la compañía, la estructura organizacional (su rigidez o flexibilidad), su relación con los clientes, los proveedores y con el sistema en general. Dentro del mismo, tiene un impacto importante la acción colectiva o individual, que repercute en la forma como evolucione cada empresa. De esta manera también se entiende que el desarrollo, no solo implica la preocupación por el crecimiento a nivel interno, pues éste además incluye la forma en que se proyecta la participación de los proveedores dentro del sistema, la forma como piensan y viven los consumidores a niveles intermedios y finales, el impacto sobre la sociedad en general, sobre el medio ambiente, y porqué no, sobre el mundo; pues día a día los procesos de globalización, no solo se refieren a un intercambio a nivel comercial. Implican además un intercambio de culturas, de ideas, de recursos naturales, tecnológicos, educativos y humanos, en fin, una integración de la especie humana que interactúa constantemente bajo diferentes clases de sistemas, donde el objetivo primordial es la sostenibilidad. Por esta razón, cuando hablamos de ética, no solo podemos limitarnos a crecer económicamente, sin hacerle daño al reducido espacio donde creemos habitar; se deben considerar todos los factores mencionados, y muchos otros que surgirán bajo la perspectiva de cada lector, comprendiendo que en la medida en que se afecte positivamente al sistema, es decir, con "ética", el sistema responderá a 16 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN nuestro favor, y del mismo modo, cuando lo afectemos negativamente, ese impacto retornará, muy posiblemente perjudicando a la organización. Así, cuando hablemos de productividad, debemos tener presente, que no solo se debe proyectar en función de unos pocos recursos pertenecientes a nuestro negocio, sino que ésta se incrementará en consonancia con los demás recursos del sistema. Del mismo modo, sucederá con el logro de objetivos medidos por la eficacia o el mejoramiento del desempeño denotado por la eficiencia. Es pues la intención de esta editorial, no solo fomentar una reflexión sobre la importancia de entender la actitud ética como vía para el estudio de la sostenibilidad, sino sembrar una espinita que nos mueva a aplicarla a nivel de nuestro rol como estudiantes, como profesionales, como gerentes, pero sobre todo, como personas pertenecientes a una sociedad que necesita de entes constructores de un espacio mas humano y rico en posibilidades de progreso. 4. El administrador 4.1. Campo de Acción. El Licenciado en Administración es un profesional que puede prestar sus servicios en cualquier organización productiva de bienes y servicios, tanto en el sector privado como en el publico, de manera igual, esta capacitado para generar y emprender proyectos empresariales propios, o para coadyuvar a la creación de nuevas organizaciones productivas, cuyas iniciativas se generen en su campo socioeconómico.  Evaluación y análisis de riesgos: Identifica los peligros, mide la exposición y dosis-respuesta y de la caracterización del riesgo aplica oportuna y eficientemente las medidas más apropiadas de protección contra riesgos sanitarios.  Fomento: Favorece el control de los peligros del entorno con acciones no regulatorias, es una de las principales herramientas del manejo de riesgo ya que fortalece la corresponsabilidad de la participación de la comunidad y de las autoridades sanitarias en sus tres órdenes de gobierno. 17 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN  Regulación: Fundamenta las acciones de vigilancia sanitaria y establece las políticas para la administración de los servicios, mediante leyes, reglamentos, normas, decretos, acuerdos y convenios. Incluye los estudios y dictámenes técnicos y lineamientos de organización administrativa y la normalización de las diversas materias.  Control: Verifica que los establecimientos, servicios, actividades, productos, equipos y personas cumplan con los requisitos y condiciones establecidos por la legislación sanitaria. Además de garantizar la observancia de las disposiciones sanitarias de las personas sujetas a regulación. 4.2. Funciones. La tarea que lleva a cabo un “administrador” ha sido descripta en innumerables escritos, no obstante, me parece que un repaso de dichas tareas puede ser beneficioso a fin de poder calibrar nuestro accionar como ejecutivo. Existen 11 grandes cuestiones que debe atender todo administrador, las mismas son: 1. Representación. Esta función tiene que ver con la definición pura de la autoridad formal. Una organización esta constituida por un grupo de hombres y como consecuencia de ello se requiere que alguien cumpla el rol de vocero, de elemento aglutinante, de nexo ante la comunidad. El “administrador” en todo momento esta representando a la organización. Por tal razón, todo acto o proceder del ejecutivo; independientemente de la consecuencia que de ellos se pretende; son un modelo que el contexto analiza y utiliza en la elaboración de los juicios de valor para con el individuo que los realiza y de la organización donde él se encuentra involucrado. 2. Liderazgo. El administrador es el responsable directo del logro de los objetivos que la organización se ha planteado. Para ello se le brinda de los recursos necesarios, 18 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN entre los cuales (constituyéndose en el más importante) se lo responsabiliza por la conducción de un grupo de hombres. El deberá conducir la labor de la organización en pos de la consecución de los objetivos propuestos, por tal, él debe liderar la operatoria. Aquí debemos recordar que la “organización formal” dota al administrador de “autoridad” y así dicho hombre se convierte en “jefe”. En este punto estamos hablando de tal asignación pero reconociendo que el ideal de todo jefe es constituirse en un verdadero “líder”; es decir, disponer de la autoridad que otorga la organización informal. Aquel administrador que en su figura se yuxtaponga la “jefatura” y el “liderazgo” tendrá el 100 % de la conducción del grupo dado que hará uso “autoridad” que le otorga la jerarquía formal y el “poder” que se desprende del liderazgo del grupo social. 3. Planificador. Este es un rol fundamental dentro de la organización, por consiguiente, se requiere de una visión integradora y del más alto nivel para llevarla a cabo. Se refiere a la capacidad de coordinación en el tiempo de los recursos disponibles (actuales y futuros; materiales, humanos e intangibles) en función de las necesidades operativas en directa relación a de los objetivos deseados De no cumplimentar dicha gestión, la organización, se encontraría actuando en forma reactiva (reacciona en función del estímulo directo) y no pro-activa; lo que conlleva una relativa lentitud en su respuesta y vulnerabilidad dado la dependencia al estímulo exterior. La planificación requiere la interpretación de las necesidades operativas y estratégicas y la disposición de los medios para satisfacer a las mismas. Solo aquel que se encuentra en el centro neurálgico de la organización, que tiene acceso del conocimiento de las capacidades y limitaciones de su estructura y que se encuentra en contacto con el entorno puede llevar a buen término esta tarea. El “administrador” es el único hombre que tiene dicha capacidad. 19 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN 4. Enlace. Muchas veces en diversas películas de guerra se ve a un Oficial que cumple la función de “Oficial de Enlace” operando en otra fuerza a los efectos de ser un elemento de comunicación y coordinación. El administrador ocupa gran parte de su tiempo oficiando de “hombre de enlace” con el contexto. La empresa se encuentra constituida por muchas personas. La gran mayoría de ellas tiene su epicentro de acción dentro de la organización; su cabeza está en su escritorio, con sus papeles y obligaciones funcionales. El ejecutivo, además de sus tareas operativas, tiene la responsabilidad de desarrollar y mantener un fluido contacto con el contexto. El objetivo perseguido no es otro que permitir a la empresa cambiar e inter-relacionarse con el mundo que la rodea. 5. Base de Datos e Centro de Información. El administrador es un cazador de datos e información. Su figura se asemeja a un pulpo donde cada información; al margen si es formal o informal; escrita, verbal o por otro medio; solicitada u ocasional e incluso una simple especulación; se convierte en una presa codiciada para su apetito voraz. Su puesto es un importante centro neurálgico de donde emanarán las decisiones que le permitirán a la organización competir e intentar cumplir con sus objetivos; ergo, la información es el combustible indispensable de tal gestión. De la cantidad, oportunidad y calidad de ella dependerá en gran parte el éxito. 6. Distribuidor. La información que dispone en “administrador” no es para su exclusivo uso. Dicho elemento es un recurso invalorable solo cuando es utilizado convenientemente por el o los individuos asignados para tal tarea. 20 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Por ende, el administrador debe saber distribuir la información que recolectó a la organización en su todo considerando para ello las particularidades de cada sector e individuo y la función que los mismos deben cumplir dentro del plan maestro. El administrador debe compartir y brindar la información a sus colaboradores director e indirectos sabiendo que de no ser así le estaría quitando capacidad de respuesta a su empresa. Nadie mejor que él tiene la capacidad para capturar los datos del entorno, los miembros de la organización, en mayor o menor medida, les resulta dificultoso o poco transparente la visualización de la problemática exterior y cómo se interpreta ésta a la luz del “plan estratégico”. 7. Vocero. Como consecuencia directa de los puntos anteriores, el “administrador”, se constituye en el vocero oficial de la compañía. La voz de le organización, el hombre con quien hablar, negociar, acordar. Su voz es escuchada por la comunidad, más allá de su componente personal, como la palabra de la empresa a la que representa. Es en la voz del administrador una de las formas de comunicación de la organización. El poder de influencia que ejerce el CEO de cualquier empresa se debe a esto y no tanto a sus intrínsecas características de personalidad. 8. Intrapreneur. El “administrador” es una topadora que quiebra conformaciones petrificadas por el tiempo que solo le indican que “no” se puede hacer aquello; que “no” se tiene el presupuesto necesario; que “no” es lógica tal o cual medida; que el mercado “no” va a responder; etc.. El “administrador” es un soñador que embriaga a la organización con su sueño, le hace desear alcanzarlo, los motiva para poner en funcionamiento los procesos y los anima en el esfuerzo cotidiano. 21 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Para ello el “administrador” debe compartir sus pensamientos y permitir enriquecer los mismos mediante la participación de sus colaboradores. Así mismo muchas veces debe modular su plan en pequeños proyectos que son llevados a cabo en forma paralela o en diferentes tiempos a fin de hacerlos alcanzables y en la sumatoria de metas obtenidas lograr la satisfacción de los objetivos máximos. 9. Administrador de conflictos. La organización; al igual que los seres humanos; es encuentra en un proceso de cambio y dentro de un contexto igualmente cambiante. Esto origina un constante flujo y reflujo de estímulos (positivos y negativos); en otras palabras, vemos que la organización vive una continua crisis dado que la modificación del status quo es lo único que se mantiene fijo. Estas crisis dar fundamento a los conflictos, que no son otra cosa que la puja entre intereses contrapuestos o factores de poder de distinta especie. Dichos conflictos no se generan por la incapacidad o ignorancia del administrador de turno, hecho que permite que la cuestión se torne de tal magnitud que alcance proporciones críticas; aún al administrador más capaz y habilidoso les resulta imposible anticiparse a todas las consecuencias de las acciones o decisiones que encaran. No existe organización en el mundo, que pueda prever todas las variables y contingencias posibles (Teoría de la Racionalidad Limitada); por tal, todo administrador invierte una gran parte de su tiempo en dar solución a los conflictos. De no cumplirse con tal misión, la organización caería en un profundo caos que la paralizaría y desintegraría por completo, impidiendo así el logro de los objetivos propuestos. 10. Facilitador de recursos. Esta función tiene dos grandes aristas. La primera es la definir y asignar los recursos para cada unidad. La segunda es la de estar atento y predispuesto a 22 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN facilitar cualquier otro recursos que los distintos sectores puedan necesitar para cumplir su misión. La errónea asignación de recursos o el escatimar los mismos solo permiten asegurar el fracaso de la organización. 11. Negociador. Una gran parte del tiempo disponible del “administrador” estará comprometido con la “negociación”. Dado que es él la persona que puede disponer de los recursos de la organización el peso de la negociación siempre pasará por sus hombros. Por tanto, dicha gestión pasa a ser una rutina de la función. La negociación podrá ser con factores externos o internos, por problemas estratégicos o aparentemente menores, no obstante, todo aquello que comprometa en todo o en parte a la organización es responsabilidad del “administrador”, por ende, él estará comprometido en la resolución del conflicto. 4.3. Roles. Mintzberg llegó a conclusión de que los administradores desempeñan diez diferentes roles que están muy relacionados entre sí. El término roles administrativos administrativo. se refiere a categorías específicas de comportamiento Roles Interpersonales: se requiere que todos los administradores empeñen funciones que tiene una naturaleza ceremonial y simbólica. Cuando el rector de una universidad entrega diplomas en una graduación, o un supervisor de fabricación acompaña en una visita a la planta a un grupo de estudiantes de preparatoria, actúan en un papel de representación y figura decorativa. Todos los administradores tienen un rol de líder. Este rol incluye la contratación, capacitación, motivación, y disciplina de los empleados. El tercer rol dentro del agrupamiento interpersonal es el de enlace. Mintzberg describió esta actividad como el contacto de fuentes externas que proporcionan información al 23 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN administrador. Estas fuentes son individuos o grupos fuera de la unidad del administrador y pueden encontrarse dentro o fuera de la organización. El gerente de ventas que obtiene información del gerente de personal en la misma compañía, tiene una relación interna de enlace. Cuando ese gerente de ventas tiene contacto con otro ejecutivos de ventas a través de una asociación comercial de mercadotecnia, tiene una relación externa de enlace. Roles de Información: todos los administradores, hasta determinado grado, reciben y captan información de organizaciones fuera de la suya. Por lo común, estos se hace por medio de la lectura de revistas y al hablar con otras personas para saber los cambios en los gustos del publico, lo que puede estar planear lo competidores y cosas semejantes. Ha esto Mintzberg lo llamó el rol de seguimiento o vigilancia. Los administradores también actúan como conducto para transmitir información a los integrantes de la organización. Este es el rol de diseminador . Cuando ellos representan a la organización frente a extraños los administradores también desempeñan el rol de voceros. Roles Decisionales: por último Mintzberg identifico cuatro roles que giran alrededor de la toma de decisión. Como emprendedores, los administradores inician y supervisan nuevos proyectos que mejoraran el desempeño de su organización. Como manejadores de disturbios, toman acciones correctivas. 4.4. Habilidades. Existen por lo menos tres tipos de habilidades necesarias para que el administrador pueda ejecutar eficazmente el proceso administrativo, como ser: A) Habilidad Conceptual. Consiste en la habilidad para comprender las complejidades de la organización global y en el ajuste del comportamiento de la persona dentro de la organización. Esta habilidad permite que las personas se comporten de acuerdo a los objetivos de la organización total y no solo a las de su grupo inmediato. 24 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN B) Habilidad Humana. Consiste en la capacidad y en el adiestramiento para trabajar con personas, comprender sus actividades y motivaciones y aplicar un liderazgo eficaz. C) Habilidad Técnica. Consiste en utilizar conocimientos, métodos, técnicas y equipos necesarios para la realización de sus tareas específicas a través de su instrucción, experiencia y educación. La adecuada combinación de estas habilidades varia a media que un individuo asciende en la escala jerárquica de posiciones de supervisión a posiciones de alta dirección. A medida que se asciende de los niveles inferiores a los niveles mas elevados de la organización disminuye la necesidad de habilidad técnica, mientras que aumenta la necesidad de habilidad técnica, mientras que aumenta la necesidad de habilidad conceptual. Es así, que en los niveles interiores, los supervisores necesitan considerable habilidad técnica para poder instruir y formar técnicos y demás subordinados. En los niveles mas altos los ejecutivos no necesitan conocer en detalle las tareas específicas (técnicas y humanas), ejecutada en el nivel operacional. A pesar que varia la proporción de las habilidades técnicas y conceptuales que son necesarias a los diferentes niveles de la organización, común denominador aparentemente crucial en todos los niveles es la habilidad conceptual. 25 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN 4.5.  Competencia profesional. Planifica, organiza, dirige y controla el sistema de Contabilidad de la empresa.  Analiza y evalúa los estados financieros y emite información para la toma de decisiones.   Planifica, organiza y coordina el control interno de las empresas. Realiza la función de Auditor y de Perito Judicial, en el área de su competencia profesional.     Desarrolla la investigación científica en el ámbito de su competencia. Ejerce la Docencia en el nivel superior. Participa en el desarrollo de su comunidad. Promover la generación de empresas. Promotor de Empresas Promueve la generación de empresas utilizando modernas estrategias de gestión, una eficiente administración de los recursos, manejo de costos, presupuestos, finanzas y normas tributarias y sociales, estimulando la creatividad, innovación y el trabajo en equipo Gerencia de Empresas Planifica, organiza, dirige y controla el desarrollo de las diversas funciones empresariales haciendo uso de estrategias y técnicas inherentes al manejo gerencial propiciando el respeto a la persona, la innovación, la motivación y el liderazgo Investigador Planifica y desarrolla proyectos de investigación relacionados con el manejo empresarial, para plantear cambios, estimulando la honestidad, el trabajo en equipo y los valores éticos. Manejo de Recursos Humanos 26 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Aplica procedimientos, normas, que viabilicen la selección, ubicación, capacitación, motivación, promoción y evaluación de los recursos humanos, propiciando el respeto a las personas. Manejo de Marketing Utiliza técnicas, procedimientos y normas para la segmentación y posicionamiento y crear una cultura organizacional mediante el respeto al cliente. Manejo de Logística Utiliza técnicas, procedimientos y normas para el abastecimiento, almacenamiento y control del stock de los materiales e insumos de las empresas, trabajando con honestidad. Manejo Financiero Aplicar técnicas, procedimientos, normas y estratégicas para el desarrollo empresarial propiciando la creatividad e imaginación. Auditor Administrativo Evalúa los resultados obtenidos por la administración de las empresas, incorporando el manejo de técnicas, procedimientos y normas, trabajando con responsabilidad. 5. PROCESO ADMINISTRATIVO El proceso administrativo de toda empresa implica diversas fases: Planificación, organización, Dirección y Control (todos coordinados) La Planificación o planeación es un proceso racional de toma decisiones por anticipado, que incluye la selección de los cursos de acción que debe seguir una empresa y cada unidad de la misma para conseguir determinados objetivos del modo más eficiente. La Organización comprende el establecimiento de una estructura global, formalizada, permanentemente y roles para las personas que integran la empresa. 27 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN La Dirección es la función administrativa que trata de influir en las personas de la organización, para que, de forma voluntaria y con interés, contribuyan al logro de su unidad funcional y los objetivos de la empresa. El Control es la actividad de seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse al respecto de los objetivos. El control se ejerce con referencia a los planes, mediante la comparación regular y sistemática de las previsiones habidas respecto de los objetivos. 6. Los diversos criterios de clasificación. La Administración es un arte cuando interviene los conocimientos empíricos. Sin embargo, cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la práctica con técnicas, se denomina Ciencia. Las técnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia. A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la función de Administración que Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores Clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo como núcleo de su teoría; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar. Autores como Urwick define el proceso administrativo como las funciones del administrador, con siete (7) elementos que se detallan a continuación: 1. Investigación 2. Planificación 3. Coordinación 4. Control 5. Previsión 6. Organización 28 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN 7. Comando Koontz y O´Donnell define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos: 1. Planificación 2. Designación de Personal 3. Control 4. Organización 5. Dirección Miner define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos: 1. Planificación 2. Organización 3. Dirección 4. Coordinación 5. Control La Administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las Organizaciones le sirven a las personas que afectan. El éxito que puede tener la Organización al alcanzar sus objetivos y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente su trabajo, es probable que la organización alcance sus metas, por lo tanto se puede decir que el Desempeño Gerencial se mide de acuerdo al grado en que los gerentes cumplen la secuencia del Proceso Administrativo, logrando una Estructura Organizacional que la diferencia de otras Organizaciones. I. Chiavenato en su libro Fundamentos de Administración, organiza el Proceso Administrativo de la siguiente manera. 29 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemático; se entiende de la siguiente manera: El Desempeño de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuación: Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo conforman una secuencia cíclica, pues se encuentran relacionadas en una interacción dinámica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cíclico, dinámico e interactivo, como se muestra en el siguiente gráfico: 30 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación, Organización, Dirección y Control, son solo funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo. Según el libro Administración una perspectiva global de los autores Harold Koontz y Heinz Weihrick, las funciones del administrador son: Planificación, Organización, Dirección y Control que conforman el Proceso Administrativo cuando se las considera desde el punto de vista sistémico. Fayol señala que estos elementos se aplican en negocios, organizaciones políticas, religiosas, filantrópicas y militares. 31 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN 7. La Toma de Decisiones. Es el proceso durante el cual la personadebe escoger entre dos o más alternativas. Todos y cada uno de nosotros pasamos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son gravitantes en ella. Para los administradores, el proceso de toma de decisión es sin duda una de las mayores responsabilidades. La toma de decisiones en una organizaciónse circunscribe a una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer una selecciónde decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización. Una decisión puede variar en trascendencia y connotación. Los administradores consideran a veces la toma de decisiones como su trabajo principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe hacerse, quién ha 32 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN de hacerlo, cuándo y dónde, y en ocasiones hasta cómo se hará. Sin embargo, la toma de decisiones sólo es un paso de la planeación, incluso cuando se hace con rapidez y dedicándole poca atención o cuando influye sobre la acción sólo durante unos minutos. 7.1. Proceso de toma de decisiones. La separación del proceso en etapas puede ser tan resumida o tan extensa como se desee, pero podemos identificar principalmente las siguientes etapas: Identificar y analizar el problema Esta etapa consiste en comprender la condición del momento de visualizar la condición deseada, es decir encontrar el problema y reconocer que se debe tomar una decisión para llegar a la solución de este. El problema puede ser actual, porque existe una brecha entre la condición presente real y la deseado, o potencial, porque se estima que dicha brecha existirá en el futuro. Identificar los criterios de decisión y ponderarlos Consiste en identificar aquellos aspectos que son relevantes al momento de tomar la decisión, es decir aquellas pautas de las cuales depende la decisión que se tome. 33 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN La ponderación, es asignar un valor relativo a la importancia que tiene cada criterio en la decisión que se tome, ya que todos son importantes pero no de igual forma. Muchas veces, la identificación de los criterios no se realiza en forma consciente previa a las siguientes etapas, sino que las decisiones se toman sin explicitar los mismos, a partir de la experiencia personal de los tomadores de decisiones. En la práctica, cuando se deben tomar decisiones muy complejas y en particular en grupo, puede resultar útil explicitarlos, para evitar que al momento de analizar las alternativas se manipulen los criterios para favorecer a una u otra alternativa de solución. Definir la prioridad para atender el problema La definición de la prioridad se basa en el impacto y en la urgencia que se tiene para atender y resolver el problema. Esto es, el impacto describe el potencial al cual se encuentra vulnerable, y la urgencia muestra el tiempo disponible que se cuenta para evitar o al menos reducir este impacto. Generar las alternativas de solución Consiste en desarrollar distintas posibles soluciones al problema. Si bien no resulta posible en la mayoría de los casos conocer todos los posibles caminos que se pueden tomar para solucionar el problema, cuantas más alternativas se tengan va ser mucho más probable encontrar una que resulte satisfactoria. De todos modos, el desarrollo de un número exagerado de alternativas puede tornar la elección sumamente dificultosa, y por ello tampoco es necesariamente favorable continuar desarrollando alternativas en forma indefinida. Para generar gran cantidad de alternativas es necesaria una cuota importante de creatividad. Existen diferentes técnicas para potenciar la creatividad, tales como la lluvia de ideas, las relaciones forzadas, etcétera. En esta etapa es importante la creatividad de los tomadores de decisiones. Evaluar las alternativas 34 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Consiste en hacer un estudio detallado de cada una de las posibles soluciones que se generaron para el problema, es decir mirar sus ventajas y desventajas, de forma individual con respecto a los criterios de decisión, y una con respecto a la otra, asignándoles un valor ponderado. Como se explicó antes según los contextos en los cuales se tome la decisión, esta evaluación va a ser más o menos exacta. Existen herramientas, en particular para la administración de empresas para evaluar diferentes alternativas, que se conocen como métodos cuantitativos. En esta etapa del proceso es importante el análisis crítico como cualidad del tomador de decisiones. Elección de la mejor alternativa En este paso se escoge la alternativa que según la evaluación va a obtener mejores resultados para el problema. Existen técnicas (por ejemplo, análisis jerárquico de la decisión) que nos ayudan a valorar múltiples criterios. Los siguientes términos pueden ayudar a tomar la decisión según el resultado que se busque:   Maximizar: Tomar la mejor decisión posible. Satisfacer: Elegir la primera opción que sea mínimamente aceptable satisfaciendo de esta forma una meta u objetivo buscado.  Optimizar: La que genere el mejor equilibrio posible entre distintas metas. Aplicación de la decisión Poner en marcha la decisión tomada para así poder evaluar si la decisión fue o no acertada. La implementación probablemente derive en la toma de nuevas decisiones, de menor importancia. Evaluación de los resultados 35 ADMINISTRACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Después de poner en marcha la decisión es necesario evaluar si se solucionó o no el problema, es decir si la decisión está teniendo el resultado esperado o no. Si el resultado no es el que se esperaba se debe mirar si es por que debe darse un poco más de tiempo para obtener los resultados o si definitivamente la decisión no fue la acertada, en este caso se debe iniciar el proceso de nuevo para hallar una nueva decisión. El nuevo proceso que se inicie en caso de que la solución haya sido errónea, contará con más información y se tendrá conocimiento de los errores cometidos en el primer intento. Además se debe tener conciencia de que estos procesos de decisión están en continuo cambio, es decir, las decisiones que se tomen continuamente van a tener que ser modificadas, por la evolución que tenga el sistema o por la aparición de nuevas variables que lo afecten. 36