instructivo sagi

INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDADFECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 - DD INSTALACION DEL PROGRAMA S.AG.I. CONTABILIDAD Inserte el CD en la unidad de CD-ROM de su equipo y espere unos instantes mientras se ejecuta el programa de instalación; si esto no sucede, haga clic en el ícono de Mi Pc y luego en el ícono del CD-ROM que ahora dice INTELSOFT, abra la carpeta Sagi y dentro de esta encontrara el instalador. De doble clic en el icono Instalar. www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 –39 Of. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Bogotá: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 - [email protected] INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 - DD Continúe el asistente dando clic en Next. www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 –39 Of. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Bogotá: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 - [email protected] INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 - DD En esta ventada deje los datos como los asigne el programa simplemente de clic en Next. www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 –39 Of. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Bogotá: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 - [email protected] intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected]@intelsoft. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .DD Clic en Next. 5 –39 Of. www.co . 15-80 Of.co Bogotá: Calle 74 N.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 15-80 Of. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected]. www.co .co Pereira: Calle 20 N. 5 –39 Of.DD Clic en Next.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .co Bogotá: Calle 74 N.bogota@intelsoft. DD Clic en Install para terminar.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 5 –39 [email protected] .co Pereira: Calle 20 N. www. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Bogotá: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . 2. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] .INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .intelsoft. 15-80 Of. 5 –39 Of.DD PUESTA APUNTO DEL SISTEMA Después de haber instalado programa de Contabilidad SAGI y/o Xpress Administrativo.co Bogotá: Calle 74 N.co Pereira: Calle 20 N. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . debe continuar con la puesta a punto del sistema o configuración inicial: Lo primero que debe verificar es la Configuración regional para lo cual hay dos opciones: 1. Otra opción es: ingrese por el Menú Inicio–Panel de control. En el programa de Contabilidad (SAGI) seleccione la opción Sistema– Configuración del Sistema-Regional y vaya al paso 3 de este mismo Documento.bogota@intelsoft. Allí aparecerá el siguiente cuadro: www. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Los parámetros para la configuración regional son los siguiente. 15-80 Of.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 5 –39 Of.) y el símbolo de separador de miles la coma (.) y símbolo de separador de miles la coma (. Números: el símbolo decimal debe ser punto (.co Bogotá: Calle 74 N.).co . 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . Fecha: En el campo formato de fecha corta la configuración debe ser (MM/dd/aaa) www. símbolo decimal punto (.). Idioma: Español (Colombia) y vamos a propiedades para la otra configuración. Moneda: símbolo pesos ($)[email protected] Pereira: Calle 20 N. INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co Pereira: Calle 20 N. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] .DD www. 15-80 Of.intelsoft. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . 5 –39 Of.co Bogotá: Calle 74 N.bogota@intelsoft. el cual permite realizar la instalación del motor. 15-80 Of. Es necesario instalar el motor cuando se formatea el disco duro.bogota@intelsoft. el motor se instala automáticamente. Doble Clic sobre este archivo para activar el asistente de instalación: www. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . Aquí se encuentra el archivo Instalar. por ese motivo es indispensable que el motor se encuentre instalado y correctamente configurado. cuando se reconfigura o cuando se reinstala el Sistema Operativo (Windows).co Bogotá: Calle 74 N.intelsoft. Para instalar el motor es necesario hacer lo siguiente: Inserte el CD de instalación de IntelSoft y busque el siguiente directorio \Tools\Motor. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .DD INSTALACIÓN DEL MOTOR El motor es el manejador de Bases de Datos el cual permite interpretar y conocer las tablas (archivos con extensión DB) entre el sistema operativo y el programa (Xpress o SAGI).co .co Pereira: Calle 20 N. 5 –39 Of. Una vez que se instalan los programas. Para ello. pero es necesario hacer una configuración en él. 15-80 Of. 5 –39 [email protected] Pereira: Calle 20 N. el motor de base de datos habrá quedado instalado.co . ingrese al Explorador de Windows y ubique la siguiente ruta C:\Archivos de programa\Common Files\Borland Shared\BDE www. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . Una vez que finalice estos pasos.co Bogotá: Calle 74 N.DD Siga las instrucciones de instalación haciendo Clic sobre el botón Siguiente y luego instalar.intelsoft. www. 15-80 Of. Doble clic sobre éste para ajustar la configuración: Esta aplicación muestra dos paletas principales una Databases y otra Configuration .co . 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 [email protected] SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected]. 5 –39 Of.DD Allí encontrará un archivo llamado BDEADMIN.co Bogotá: Calle 74 N.co Pereira: Calle 20 N.intelsoft. La pantalla de la derecha muestra cual debe ser esa configuración.bogota@intelsoft. se debe comenzar por el Net Dir = C:\Intelsoft\Net. Clic sobre el botón de flecha girada a la derecha. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] es en esta donde haremos los ajustes. Después de haber hecho los cambios. La primera en: Configuration\Drivers\Native\Paradox. Clic sobre la paleta Configuration para que muestre la configuración que posee actualmente : Aquí se deben ajustar dos cosas.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . en la parte superior aparecen unos iconos que muestra flechas giradas. 15-80 Of. www.co Pereira: Calle 20 N.co . 5 –39 Of. con el fin de aceptar los cambios. como se muestra a continuación: Después se toma la siguiente ruta Configuration\System\INIT.co Bogotá: Calle 74 N.intelsoft. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . examinar.DD Después de hacer los cambios Clic sobre el botón flecha girada a hacia la derecha y ya puede salir de la aplicación cerrando simplemente esta ventana. disco local C.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . servidor. SAGI o XPRESS. intelsoft.intelsoft. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. 15-80 [email protected] . www. siguiente y finalizar). en esta carpeta buscamos un icono con el nombre de SAGI o XPRESS como lo muestra la grafica. damos aceptar. acceso directo. INSTALACION DEL MOTOR EN TERMNALES DE RED Para la instalación de una terminal debemos seguir los siguiente pasos: 1. 5 –39 Of.co Bogotá: Calle 74 N.Se debe crear el acceso directo del programa que se va instalar en le escritorio (clic derecho. por la red buscamos.co Pereira: Calle 20 N. nuevo. exe) como lo muestra la grafica. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . [email protected] 2.intelsoft.co .INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . se da clic derecho. propiedades y el campo de “iniciar en” va estar vacio.co Bogotá: Calle 74 N.Luego de tener el acceso directo. se debe llenar con la misma dirección del destino solo quitándole el ultimo nombre del programa (SAGI.co Pereira: Calle 20 N. 5 –39 Of. 15-80 Of. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] o XPRESS. 5 –39 Of. Después de estar instalado el Motor debe seguir la siguiente ruta para la configuración de este. guardarlo en el escritorio (este bajara en formato WinRar). 15-80 Of. en la parte superior aparecen unos iconos que muestra flechas giradas. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . BDE.zip. el mostrara una carpeta que contiene dentro dos archivos para la instalación con seleccionar uno solo basta para iniciar el proceso. Disco local C. con el fin de aceptar los cambios. www.intelsoft. esta aplicación muestra dos paletas principales una Databases y otra Configuration.co Pereira: Calle 20 N. Borland Shared.xmapas. es en esta donde haremos los ajustes.co Bogotá: Calle 74 N. BDEADMIN. seleccionar el archivo Motor. La pantalla de la derecha muestra cual debe ser esa configuración. Clic sobre la paleta Configuration. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. Archivos del programa. para descomprimir este archivo damos clic derecho y le decimos extraer aquí. se debe comenzar por el Net Dir = \\server\Intelsoft\Net . a cada una de las pantallas que aparecen basta con decirles aceptar o siguiente si es el caso hasta terminar la instalación. (ver imágenes adjuntas).INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co . después de haber hecho los cambios.DD 3. Clic sobre el botón de flecha girada a la derecha. para este procedimiento debemos entrar a la pagina www.bogota@intelsoft. La primera en: Configuration\Drivers\Native\Parados. Archivos comunes. para que muestre la configuración que posee actualmente : Aquí se deben ajustar dos cosas.com/down .Ya teniendo el acceso directo configurado se procede con la descarga e instalación del motor. co Bogotá: Calle 74 N. www.co Pereira: Calle 20 N. 5 –39 Of. 15-80 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .co .INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Guardar el [email protected]. INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co [email protected] Bogotá: Calle 74 N. Una vez en el servidor se debe abrir el programa al cual se le va instalar la terminal y se siguen los siguientes pasos. buscamos un archivo que se llama Terminal 2k9. Luego de que sale este código creo en la misma carpeta un documento de texto. la guardo y me dirijo al SERVIDOR. instalación. 4. le doy pegar y el inmediatamente me copia la información de esta ventana. (ver imagen).co Pereira: Calle 20 N. terminales y el inmediatamente pide código de instalación. Primero se da clic derecho en el icono de SAGI o XPRESS. 5 –39 Of. damos doble clic sobre este archivo y el nos muestra un código de instalación y nombre de la maquina. propiedades. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. 15-80 Of. buscar destino.intelsoft. El código de instalación que debe ingresar allí lo encuentra en la carpeta de SAGI o XPRESS en el documento de texto que creamos desde la terminal. www.Cuando se tiene el acceso directo y la configuración del motor listas se procede con el proceso de activación de la terminal con los siguientes pasos.DD Doble clic en el instalador y en siguiente.07. Sistema. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . Configuracion del motor en el NET DIR. 5 –39 Of.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . www. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected]@intelsoft. 15-80 Of.DD Intalacion de una Terminal.co Pereira: Calle 20 N.intelsoft.co Bogotá: Calle 74 N.co . intelsoft. 5 –39 Of. Contabilidad General.co Pereira: Calle 20 N. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. Esta ventana presenta un usuario predeterminado el cual es el mismo nombre del programa y la clave de acceso es el mismo usuario (SAGI).I.DD ACCESO AL PROGRAMA Una vez terminado todo el proceso anterior en el escritorio encontrara el icono del programa S. www.A. 15-80 Of.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co Bogotá: Calle 74 N. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .G.bogota@intelsoft. el cual se ejecuta dando doble clic y aparecerá la siguiente ventana.co . 5 –39 Of. www. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Pereira: Calle 20 N.intelsoft. Instalación y aparecerá una ventana que pide una serie de datos los cuales son suministrados por el distribuidor. es activar la licencia suministrada por INTELSOFT [email protected] . siguiendo los siguientes pasos: Sistema. 15-80 Of.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .U. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .co Bogotá: Calle 74 N.DD ACTIVACION DE LICENCIA Cuando ya se esta en la ventana principal del programa lo primero que se debe hacer antes de empezar a trabajar. sector solidario o cooperativo. la dirección (CL 20 5 39 OF 903). el digito de verificación (DV) si lo tiene (1). respectivamente. inmediatamente aparecerá una ventana que pide un código. obsérvese que el SAGI esta listo para trabajar con siete diferentes planes de cuenta: I. el numero del Nit o cedula (816004828).P. esta se generara con la cuentas que se hayan preseleccionado. la ciudad (PEREIRA). 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . 5 –39 Of. Se hace clic en el botón de Adicionar. Adema. la razón social o nombre de la empresa (INTELSOFT). además. de lo contrario. si ya se realizo dicha labor antes de crear la empresa. Empresas de servicios públicos.bogota@intelsoft. Privada. con el fin de evitar transacciones con información incompleta.DD CREACION DE EMPRESAS El programa SAGI Contabilidad permite crear adicionar o crear ilimitado numero de empresas. el cual es (2010). se llenaran los demás campos con toda la información especifica de la empresa que está creándose.co . con el cual se identificará la contabilidad de las demás.co Pereira: Calle 20 N. por ejemplo: “PUC Sector Comercial”. El Tercero y el Centro de costos traen por defecto asignado el código “0” y “0000”. éste puede ser alfanumérico. Privadas”. esto se hace para las cuentas que no manejan centros ni terceros. 15-80 Of. la opción de traer información de otras www.S.intelsoft. Debe tenerse en cuenta que para ello solo es necesario crear las cuentas auxiliares o de detalle (cuentas de seis o mas dígitos). sector hospitalario y sector publico. La paleta denominada Planes brinda la posibilidad de preseleccionar el catalogo de cuentas para la empresa nueva. puesto que el programa SAGI hará el resto del trabajo. el teléfono (3330626) y el numero de fax (3330503). puede implementarse cualquier otro plan que no este en esta lista. Sector comercial.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . pero su primer carácter debe ser una letra y no se deben incluir espacios ni caracteres especiales. Ahora se debe seleccionar el tipo de plan de cuentas a trabajar haciendo clic sobre la flecha de la caja de opciones de los planes: “PIPS I. Seguidamente. el catalogo de cuentas estará en blanco y deberán ser creadas. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Bogotá: Calle 74 N.P. el Departamento (RISARALDA). Los demás campos son : Año o periodo fiscal que se va a trabajar. tipo de sociedad. El programa SAGI brinda. y seleccionar el tipo de plan de cuentas deseado. Centros de costos y Documentos) o el contenido total (Toda la información) de la contabilidad. 5 –39 Of. Si no se desea crear la empresa. inmediatamente el programa empezara a generar los archivos correspondiente de la empresa nueva. a menos que se seleccione una de estas opciones y se la indique desde que empresa traerá la información. Archivos maestros (Plan de cuenta. el programa creara la contabilidad en blanco (Nada). 15-80 Of. Una vez que concluya aparecerá el mensaje: “Nueva Empresa creada exitosamente”. si se desea ampliar esta rejilla basta con hacer doble clic sobre ella y aparecerá una ventana con todos los datos que no se ven en esta ventana.co . el programa se cierra automáticamente. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Pereira: Calle 20 N. se deshace todo lo digitado. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .bogota@intelsoft. Por defecto. basta con que se haga clic en Salir o se www.DD contabilidades o empresas que ya se hayan creado. para salir de ella. incluyendo transacciones. Al hacer clic en el botón aceptar. Obsérvese que en la rejilla de datos hay un nuevo registro con el código de la empresa y toda la información de esta. con solo presionar el botón Cancelar en cualquier momento.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . Terceros.co Bogotá: Calle 74 N.intelsoft. presione aceptar y habrá quedado lista la contabilidad para trabajar. observe que en la barra de estado se pueden ver los archivos que se van creando. 5 –39 Of.intelsoft. simplemente se escoge el botón Editar y se entra a llenar los datos restantes. revisor fiscal y contador. Después se hace clic en el botón aceptar para que guarde los cambios. representante legal.DD presione la tecla Enter. Estos son los procedimientos mas importantes para iniciar la empresa.bogota@intelsoft. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. de la misma forma.co Pereira: Calle 20 N. código del municipio.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co . como el régimen al cual pertenece. www. la administración de impuestos. código de la actividad comercial. 15-80 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .co Bogotá: Calle 74 N. Luego de terminar los datos generales encontrara en la paleta la opción de otros datos. se hace por si se desea corregir algún dato digitado erróneamente. Para acceder a ellos. bogota@intelsoft. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected]. los períodos y el resumen de las transacciones.DD INFORMACION En esta paleta usted podrá ver los datos de los archivos maestros de la empresa sin tener que ingresar a ella. 5 –39 Of.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . En la parte inferior se encuentra una opción llamada Reclasificar es un proceso mediante el cual se puede cambiar automáticamente el código de las cuentas. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .co Pereira: Calle 20 N. el catalogo de terceros. los centros de costos.co . esto se utiliza para bloquear la información cuando un periodo se encuentre cuadrado o en caso contrario abrirlo para hacerle alguna modificación. 15-80 Of. En la paleta de periodos esta también la opción de Abrir o Sellar.co Bogotá: Calle 74 N. www. los documentos definidos. así podrá verificar el plan de cuentas. de los terceros y centros de costos. intelsoft.DD TRIBUTARIA Esta paleta le permite visualizar los vencimientos de las obligaciones tributarias para IVA y retención en la fuente. también contiene una paleta llamada Declaraciones de Impuestos. que sirve para sacar los borradores de los formularios de declaraciones de iva. la paleta de UVT nos muestra el valor de la UVT para el año en curso y los años anteriores.co .co Pereira: Calle 20 N. 5 –39 Of. retención en la fuente y declaraciones de renta.bogota@intelsoft. adicionalmente una paleta que contiene los Calendarios Tributarios y la tabla de retenciones establecidas por la DIAN www.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .co Bogotá: Calle 74 N. recuerde que el programa se encarga de informarle con x días de anticipación estos vencimientos siempre y cuando el estado de los avisos este activo. 15-80 Of. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. www.bogota@intelsoft. 15-80 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . Se pueden programar cualquier número de recordatorios.co Pereira: Calle 20 N.intelsoft.co . 5 –39 Of. para lograrlo se debe hacer clic en el botón Adicionar y luego llenar el campo de la fecha o buscar en el calendario activo.DD RECORDATORIOS Con esta opción usted podrá programar su propia agenda de tal forma que cada vez que se ingrese al programa. luego indique con cuantos días de anticipación desea que el programa empiece a notificarle el evento y el mensaje que se desean ver. este se encargará de recordarle los eventos que se han programada en esta paleta.co Bogotá: Calle 74 N. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .co . El programa trabaja con un formato de copias compatible con el estándar del zip. por lo tanto no escatime tiempo y esfuerzos en la elaboración de sus copias de seguridad luego lo agradecerá. VARIOS Copias de seguridad: Las copias de seguridad son parte fundamental de su contabilidad. una vez usted hace clic en el botón Aceptar verá una pantalla similar a esta: www. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co Pereira: Calle 20 N.intelsoft. 5 –39 Of.co Bogotá: Calle 74 N. el cual le permite ahorrar espacio y tiempo en el momento de hacer sus copias. 15-80 Of.DD PROCESOS En esta paleta usted encontrará una serie de tareas que le permitirán en un momento determinado solucionar ciertos problemas que se le pueden presentar. pues son las únicas que lo pueden sacar de apuros en caso de perdidas o daños en la información.bogota@intelsoft. además de algunas tareas de uso cotidiano y otras como el cierre anual que solo se presentarán una vez al año. co Pereira: Calle 20 N. simplemente de clic en Cancelar. 5 –39 Of. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. Nota: si su equipo posee unidad de disco de 3 ½ aparecerá una ventana pidiendo insertar disco en la unidad. www.co Bogotá: Calle 74 N. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . Copia de Seguridad le permite crear y/o actualizar sus copias. Copia de Seguridad Al hacer clic en el botón Copia de Seguridad verá el siguiente pantallazo con el cual usted le indica al programa el destino de su copia y el nombre de esta.intelsoft.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .DD Ahora seleccione la opción del proceso que desea ejecutar. mientras restaurar copia le recupera la información contenida en sus discos de seguridad.co .bogota@intelsoft. el programa por defecto nombrará la copia con el mismo código con que está creada. 15-80 Of. www.co [email protected] Una vez usted haga clic en el botón Abrir el programa empieza automáticamente a procesar los archivos que va copiar y termina con una ventana diciendo x archivos fueron adicionados.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 15-80 Of. 5 –39 Of.co Bogotá: Calle 74 N. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . Cuando damos Aceptar el sistema me muestra un informe de todos los archivos adicionados en la copia de seguridad y la carpeta con la copia la encontramos en la ruta que le especificamos para guardarla al momento de iniciar.co Pereira: Calle 20 N. se debe seleccionar el archivo que se desea restaurar y abrirlo.co Bogotá: Calle 74 N. 15-80 Of. termina mostrando la cantidad de archivos adicionados y el proceso que se debe seguir para que la empresa funcione correctamente.bogota@intelsoft. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. esta opción le recuperará la copia guardada. 5 –39 Of. www.co .co Pereira: Calle 20 N.DD Restaurar Copia En caso de necesitar recuperar información de su empresa.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .intelsoft. El sistema inicia un proceso de restauración. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . Revisar Integridad: Este proceso revisa la integridad de los datos. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] . Actualizar: Este proceso se debe hacer cada que se le realice una actualización al programa SAGI Contabilidad y cada que se restaure una copia de seguridad. Permitiendo así asegurar la integridad de todos sus datos.DD Generar Indices: Este proceso no es necesario realizarlo. se pueden detectar cuentas. Campos Null: Este proceso busca en las columnas de las tablas los campos nulos que puedan estar causando algún error al funcionamiento del programa. 5 –39 Of.co Pereira: Calle 20 N. 15-80 Of. puesto que este es un proceso de ordenamiento y clasificación de la información que usted ya tiene en sus archivos. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . excepto en casos que sea necesario y/o por solicitud del programa o por sugerencia del departamento de soporte.intelsoft.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . tipos de documentos y/o centros de costos que no estén debidamente causados.bogota@intelsoft. Auditoria de Comprobantes: Este proceso revisa los consecutivos de los documentos existentes.co Bogotá: Calle 74 N. www. terceros. pero de efectuarse no altera para nada la información. para todos los periodos o uno por uno. www.co Pereira: Calle 20 N.DD PROCESAR En esta paleta usted tiene la opción de procesar todos los saldos de la contabilidad para los archivos de movimientos y centros de costos.co Bogotá: Calle 74 N.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 15-80 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . 5 –39 Of.co .intelsoft.bogota@intelsoft. CONSOLIDAR Con esta opción se pueden consolidad o fusionar resultados de dos o mas empresas. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. luego haga clic en el botón de aceptar y de esta manera habrán consolidado empresas.co Pereira: Calle 20 N. Seleccione la opción que más se ajusta a sus necesidades y haga clic en aceptar.intelsoft.bogota@intelsoft. 5 –39 Of.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co . IMPORTAR En esta paleta usted encontrará la posibilidad de interactuar con la información contenida en los archivos del programa de contabilidad. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. www. permitiéndole importar información en varios formatos compatibles. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .DD Ubique el cursor sobre la grilla de las empresas que va a fusionar y luego haga clic en el Botón para que sea adicionada a la lista. mínimo debe tener dos empresas para realizar una consolidación. si desea retirar una empresa de la lista ubíquese sobre esta y haga clic en el botón de .co Bogotá: Calle 74 N. Luego llene los datos del código de la empresa. siga los pasos que se indican y de esta manera obtendrá los archivos deseados. el pasabordo que ésta tendrá (opcional) y la razón social. 15-80 Of. 15-80 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . www.co . 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected]@intelsoft.jpg botón y aparecerá una pantalla con la información correspondiente.intelsoft.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .DD Si desea ver el formato de los archivos para una opción específica haga clic en el \\tsclient\G\manual sagi 2010\Fuentes Sagi\Img\Imp_image006.co Pereira: Calle 20 N.co Bogotá: Calle 74 N. 5 –39 Of. tome sus precauciones. ANUAL Es el único proceso de cierre que se efectúa dentro del programa.intelsoft. además que Ud. www.DD EXPORTAR En esta paleta usted tiene la opción de exportar información de su empresa a un archivo txt.co Pereira: Calle 20 N.co Bogotá: Calle 74 N. con el fin de que quede otra contabilidad con el año que se cerró. pues una vez hecho este proceso los saldos que aquí resulten serán usados en el nuevo ejercicio contable y para modificarlos tendrá que modificar el comprobante de Apertura. por lo tanto. con el fin de que se pueda seguir trabajando el nuevo año.bogota@intelsoft. haga copia de seguridad (mínimo 2). 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . y verifique que todos los periodos estén procesados. Se puede seleccionar la opción de copia. ya ha realizado sus Comprobantes de cierre a las cuentas de resultado y ha efectuado los comprobantes de fin de año en su contabilidad. 5 –39 Of. Este proceso borra los saldos desde Apertura hasta Cierres.co . llevando los saldos acumulados nuevamente al periodo de Apertura creando un comprobante inicial y los seis meses siguientes Enero_2 a Junio_2 los lleva respectivamente de Enero a Junio. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. 15-80 Of.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . co Bogotá: Calle 74 N. www. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. elija si desea hacer copia de la empresa actual y que le asigne un código a la empresa nueva que va a resultar del proceso de cierre contable.DD Para realizar el cierre anual basta con que [email protected] Pereira: Calle 20 N. 5 –39 Of.co .intelsoft. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . 15-80 Of.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. 5 –39 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .co Bogotá: Calle 74 N.DD PLANES www.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co .intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 15-80 Of.bogota@intelsoft. 5 –39 Of. Adicionar: adiciona o crea nuevos registros en las tablas. www.bogota@intelsoft. presione Cancelar.co .co Pereira: Calle 20 N. Cuando se entra en Contabilidad. digite el código y presione Aceptar. la primera pantalla que aparece es el de plan de cuentas así: FUNCION DE LOS BOTONES 1. debe tenerse presente que este es la columna vertebral de la contabilidad y por ello hay que tener mucho cuidado con su creación y codificación.DD PLAN DE CUENTAS Esta paleta es para la creación del plan contable. Si no se conoce la cuenta se puede hacer clic en el icono que aparece al frente de Cuenta con el fin de hacer la consulta directamente en el plan de cuentas original. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Bogotá: Calle 74 N. Una vez se presiona este botón. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .intelsoft. aparece una ventana pidiendo el código correspondiente. o si desea cancelar. 15-80 Of.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . Borrar: si desea eliminar permanentemente un registro de alguna de las tablas use esta opción.bogota@intelsoft. Este código no lleva espacios. Editar: con este botón pueden entrarse a cambiar aquellos datos que no hayan quedado introducidos correctamente. que no se desee grabar el registro o que se desee reversar un cambio. 3.intelsoft. Plan de cuentas campo por campo: 1. Código: código numérico de 1 a 15 dígitos numéricos. ni caracteres adicionales. éste quedará grabado inmediatamente. se hará clic en Cancelar.co Pereira: Calle 20 N. si está adicionándose un registro y se hace clic en Aceptar. ni puntos. 5 –39 Of. el cual es continuo y de acuerdo con el plan de cuentas que haya adoptado la empresa. o que sea necesario cambiar en un momento determinado. el sistema verifica que no hayan datos vinculados al código requerido y de ser así procederá o no a su borrado. www. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Bogotá: Calle 74 N. Los únicos campos que no se pueden modificar son aquellos que corresponden al código maestro de cada una de las tablas.co . En caso contrario. 15-80 Of. antes de ejecutarse el proceso. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . Cuentas: a.DD 2. 4.1. ejemplo: 130505 corresponde a Nacionales (Clientes nacionales).INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . Aceptar / Cancelar: estos botones sólo se hacen visibles cuando está adicionándose o editándose un registro y su función es confirmar o reversar los cambios hechos en el registro. una vez se haya reconfirmado la acción. por lo tanto. en la cuenta 236540 (Retención por compras) el porcentaje será del 3. Suma a la cuenta: este campo lo llena automáticamente SAGI. se debe indicar el nombre. si se les asigna un numero de stock de inventario. o no tenía las cuentas mayores o antecesoras a ella. clientes. g. así por ejemplo. d. Presupuesto (S/N): identifica las cuentas que manejan presupuesto. es de Detalle. si ésta es Mayor. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . Cuenta: cuenta contrapartida del presupuesto para ésta que está causandose. y esta indicando la cuenta de la cual depende el código que se ha creado. es decir. los cuales permitirán identificar más claramente una persona o entidad con la que se tenga relaciones comerciales.co Bogotá: Calle 74 N. Nombre: el nombre de la cuenta lo trae inmediatamente el programa del plan de cuentas maestro.DD b. Muy útil en las cuentas de ingresos. h. Si la cuenta no existe en éste. www. i. 5 –39 Of.bogota@intelsoft. Tercero (S/N): indica si la cuenta manejará detalle adicional de Terceros. por si en algún momento entran nuevamente en vigencia. la cual no acepta movimiento (cuentas hasta de 4 dígitos son obligatoriamente mayores). Ajuste (S/N): identifica aquellas cuentas que manejan ajustes por inflación. e. En algunos casos puede apreciarse que en nombre aparece ** A LA 98 **. proveedores.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. 15-80 Of. como son la 1355 (Anticipos). la cual corresponde a Proveedores – Nacionales. Centro (S/N): identifica aquellas cuentas que manejarán centros de costos. Histórica (S/N): hace referencia a aquellas cuentas sobre las cuales se va a aplicar el ajuste por inflación. esto indica que esta cuenta no ha sido totalmente definida en el decreto del PUC y por tanto puede disponerse de ella como sea necesario. el programa puede manejarlos.co Pereira: Calle 20 N. Nivel: el nivel indica el carácter de la cuenta. f. por el contrario. l. Las cuentas que manejan este atributo permiten generar los reportes para presentación de IVA y retención en la fuente. Se aconseja el manejo de esta propiedad para las cuentas de costos y gastos. costos y gastos cuando la empresa tiene establecido un sistema por departamentos. c.5%. o si. respectivamente. el caso de la 220501. Cuenta Ajuste por inflación – Cuenta Corrección monetaria: corresponde a las cuentas partida y contrapartida del ajuste. j. k. A pesar de que la contabilidad colombiana ya no los requiere.co . lo que la hace una cuenta que recibe transacciones o movimientos (sólo aquellas cuentas de 6 ó más dígitos). Obsérvese que si no tenia ninguna cuenta creada.intelsoft. Porcentaje: corresponde al porcentaje que se toma para efectuar el cálculo del impuesto. también los activos pueden ser un tercero. Base (S/N): identifica aquellas cuentas que están relacionadas directamente con el manejo de impuestos. la 2365 (Retención) y la 2408 (IVA). m. el programa crea dinámicamente todas aquellas cuentas que se necesitan para funcionar adecuadamente. co . 5 –39 Of.DD La mayoría de los atributos de las cuentas ya han sido predefinidos por el sistema. www.co Pereira: Calle 20 N. 15-80 Of.intelsoft.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .co Bogotá: Calle 74 N.bogota@intelsoft. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. no obstante el usuario es quien decide los valores de los atributos para sus cuentas. c. D. puntos espacios y caracteres especiales. el cual es idéntico al que otorga la DIAN.bogota@intelsoft. *Teléfono: teléfono del Tercero. *Dirección: domicilio del tercero. Clientes.V. Editar y Borrar. e. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. g.co Pereira: Calle 20 N. Empleados y Activos fijos. d. el programa le asigna automáticamente este D. Cedula / Nit:: corresponde a la cédula o nit del tercero que se va a crear éste puede ser un código de hasta 15 dígitos y puede incluir caracteres alfanuméricos.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . lo lógico e ideal es que aquí figure el Nit o cedula del tercero.intelsoft. el cual se asigna a las transacciones que no tienen ningún tercero en especial. b.. 15-80 Of. Clasificación: la clasificación corresponde a un agrupamiento que es posible hacer de los terceros.V. *Ciudad: ciudad o municipio donde reside el tercero. Proveedores. Entidades. a.co Bogotá: Calle 74 N. www. El programa SAGI crea por defecto el tercero (0). Las opciones predefinidas son: Varios. Nombre: corresponde al nombre de la persona o entidad que estamos creando.DD TERCEROS La paleta de terceros le permite Adicionar. f.: digito de verificación del tercero si lo posee.co . 5 –39 Of. 15-80 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .co Pereira: Calle 20 N. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected]@intelsoft.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . puesto que este proceso se puede hacer en el momento de la captura de los registros en el movimiento. 5 –39 Of. www.co Bogotá: Calle 74 N.intelsoft.co .DD No se hace necesario crear los terceros desde esta paleta. haciendo posible de esta manera conocer información detallada de auxiliares y estados financieros individuales por cada uno de ellos. C. 15-80 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . El centro de costos hace referencia a los departamentos o divisiones que tenga la empresa. Descripción: información adicional del centro de costos.co . Costos: código asignado al centro de costos.co Pereira: Calle 20 N.DD CENTROS DE COSTOS El programa SAGI crea por defecto un centro de Costos (0000).bogota@intelsoft. es de 4 dígitos alfanuméricos y no puede tener caracteres especiales y/o espacios en blanco. www. Nombre: nombre del centro de costos. 5 –39 Of. al cual son llevadas las transacciones que no son asignadas a ninguno de ellos.intelsoft.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co Bogotá: Calle 74 N. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. www. Nombre: nombre o descripción del documento. Este puede ser de hasta 2 caracteres alfanuméricos.intelsoft. 5 –39 Of. con el cual se van a efectuar las transacciones. Consecutivo: número del próximo documento a elaborar en el sistema. Es necesario crear previamente los tipos de documentos que se manejen en la empresa para poder realizar transacciones. 15-80 Of.co . 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. cada vez que se asienta un nuevo documento.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . el programa incluye ciertos tipos predefinidos. Formato 1 y formato 2: corresponde al nombre del archivo donde se diseña el formato de impresión para el documento. Este número se actualiza automáticamente.co Bogotá: Calle 74 N.bogota@intelsoft. así como tipos de uso exclusivo de él.DD TIPOS Corresponde a los tipos de documentos o fuentes con los que se van a asentar o realizar las transacciones. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . Documento: corresponde al código del documento.co Pereira: Calle 20 N. 15-80 Of.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . para optimizar el manejo de los comprobantes de pago y configurando la impresión del cheque. www.DD BANCOS En esta paleta se pueden adicionar las cuentas de bancos que maneje la empresa con todos sus datos. 5 –39 Of.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] [email protected] Bogotá: Calle 74 N. el salvamento (no es necesario incluirlo). el proveedor. www. se debe ir al menú de Procesos / Depreciaciones y seleccionar el mes correspondiente. También se incluyen algunos datos básicos y las cuentas de depreciación crédito y depreciación debito.co Bogotá: Calle 74 N.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . Además. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .co Pereira: Calle 20 N. 15-80 Of. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. Las cuentas de ajustes.bogota@intelsoft. Este modulo permite crear en forma independiente cada uno de los activos fijos parametrizando: la cuenta del activo. Activos / Diferidos.intelsoft. el tercero (activo fijo como tal). Teniendo parametrizada la tabla de las depreciaciones. el centro de costo al cual pertenece. es posible determinar si el activo esta en uso o totalmente depreciado. El método que se utiliza es el de línea recta.co . la fecha de compra. el costo. 5 –39 Of.DD ACTIVOS / DIFERIDOS El sistema SAGI posee un modulo de activos fijos al cual se accede por la paleta del mismo nombre. co Bogotá: Calle 74 N.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .DD Después de hacer clic en el botón Aceptar.intelsoft.bogota@intelsoft. el sistema SAGI genera automáticamente un comprobante llamado DP 1. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . por se el mes de enero. 5 –39 Of. 15-80 Of.co Pereira: Calle 20 N.co . en dicho comprobante se puede ver la cuenta Depreciación debito 516035 y la cuenta Depreciación crédito 159235. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. www. Obsérvese que existe un periodo inicial llamado APERTURA. Los demás datos del periodo son de carácter informativo y muestran el estado de este. lo que nos hace posible trabajar en ellos sin que se haya efectuado el cierre FISCAL de la contabilidad. Seguido a este periodo se aprecian los meses de ENERO a DICIEMBRE que son los que corresponden al año fiscal en curso y un periodo llamado CIERRES en el cual se van a efectuar los cierres contables a fin de año. además de esto existen otros seis (6) periodos de ENERO_2 a JUNIO_2.co Bogotá: Calle 74 N. lo que nos permite trabajar simultáneamente en varios periodos e ir y venir a ellos cuantas veces sea necesario.bogota@intelsoft. como lo muestra la pantalla anterior. si alguno de ellos aparece en rojo es porque existen comprobantes descuadrados dentro de él. www. Esta propiedad del programa es conocida como multiperíodo.co . 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . los diferentes meses del año fiscal en curso. Para entrar a cualquier periodo basta con hacer clic sobre él en la rejilla de datos y luego hacer clic en la paleta de movimiento. en los cuales se van a llevar a cabo las transacciones. van los saldos iníciales del año inmediatamente anterior.intelsoft.DD PERIODOS En esta paleta se observan los periodos. como la fecha inicial y final de este.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 15-80 Of. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. 5 –39 Of. se puede hacer desde la paleta de empresas. es de anotar que si se desea bloquear un periodo que ya se ha dado por cerrado y no se desea modificar. en el cual regularmente. Si se presiona el botón de Editar se puede cambiar la información básica del periodo.co Pereira: Calle 20 N. Obsérvese que inicialmente todos los periodos de la rejilla de datos están en negro. intelsoft. Al hacer clic abre una nueva ventana. Registro en el área de registro aparece el detalle de cada uno de los asientos (registros) de los comprobantes.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . numero de comprobante.co Pereira: Calle 20 N. 5 –39 Of. nombre. el centro y sus respectivos nombres. 15-80 Of.co Bogotá: Calle 74 N.co .bogota@intelsoft. con toda su información. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . la cuenta. Parciales y estado: En esta sección se puede verificar el total de los débitos y créditos.DD MOVIMIENTO Para ingresar a digitar movimientos se puede hacer por la paleta de Periodos o por la opción que aparece en los botones rápidos con las iníciales D C. www. identificando la fecha. secuencia de registro de cada uno de los comprobantes. en la cual se asentarán las transacciones. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. el valor. Rejilla Detallada del Comprobante esta rejilla esta vinculada directamente con la anterior y su función es mostrar interactivamente los registros que hay en cada uno de los comprobantes. Si observa algún comprobante que este de color rojo. el tercero. así como el detalle. Rejilla de comprobantes en esta grilla se puede navegar por todos y cada uno de los comprobantes que están digitados en el período. es porque esta descuadrado. lo que hace fácil su búsqueda e identificación. la base gravable y el signo del asiento. el valor de la diferencia entre estos si la hay y el estado Cuadrado / Descuadrado del comprobante. Identificación del comprobante en esta área aparece el tipo. INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 - DD Estas dos rejillas, la de comprobantes y la detallada, están estrechamente vinculadas entre si y a su vez lo están con el período, de igual forma que con cualquier grilla del programa al hacer doble click estas se amplían para poder observarlas mejor y se cierran con Escape o con Enter. Barra de estado esta sección nos permite conocer detalles acerca del período en que estamos trabajando, las fechas permitidas para las transacciones, el estado del período y el usuario que está usando el sistema. www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 –39 Of. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Bogotá: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 - [email protected] INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 - DD PRESUPUESTO En esta paleta se manejan las proyecciones de ingresos y gastos para un periodo determinado. Rubros: En esta paleta se parametrizan las cuentas que se van a manejar en el presupuesto, el programa trae por defecto tres opciones que son las mas utilizadas. Documentos: Acá se crean los documentos que se van a utilizar para los registros del presupuesto. Registro: En esta paleta se van a ingresar todos los movimientos del presupuesto. www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 –39 Of. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Bogotá: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 - [email protected] INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 - DD LISTADOS Los listados que ofrece el programa corresponden a la información contenida en los archivos maestros: Plan de cuentas, Terceros, Centros, Tipos y Períodos. A su vez, esta información puede aparecer organizada por código o por nombre. Estos listados, así como los informes, son para impresión, pero el programa le permite previsualizarlos antes de imprimirlos. Una vez seleccionado el tipo de listado deseado, aparecerá una ventana similar a la siguiente: www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 –39 Of. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Bogotá: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 - [email protected] bogota@intelsoft. aparece una ventana donde puede verse la forma en que se imprimirá el informe. se puede ampliar o reducir la visualización.intelsoft. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Al presionar el botón Previsualizar.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co Bogotá: Calle 74 N. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . se puede grabar a un archivo. 15-80 Of. incluso enviar por fax en vez de imprimir el listado. www. En esta ventana se puede navegar entre las hojas del listado.co Pereira: Calle 20 N. 5 –39 Of.co . www.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. 15-80 Of.co Bogotá: Calle 74 N. libro diario y Libro mayor y balance (4 y 6 Columnas). 5 –39 [email protected] REPORTES Los informes del programa están organizados en la opción Reportes del menú principal.co . Libros mayores Corresponde a los libros oficiales y obligatorios de la contabilidad. además todos ellos son consultas.intelsoft. los cuales están registrados ante la Cámara de Comercio de la ciudad: inventario y balance. pues el programa permite Previsualizarlos antes de imprimirse.co Pereira: Calle 20 N. 5 –39 Of. Libros auxiliares Los libros auxiliares permiten el mayor nivel de información detallada. Nivel: Se recomienda imprimir estos libros a nivel de cuentas.DD Una vez seleccionado el libro que se va a imprimir aparecerá la siguiente ventana: - Incluir saldos de cuentas en cero: le indica al programa que incluya aquellas cuentas que no tienen saldos o movimientos en el periodo.intelsoft.co . www. entonces deje el valor en blanco. Período: corresponde al mes o periodo que se va a imprimir. la ventana de solicitud de este informe.co Pereira: Calle 20 N.bogota@intelsoft. requiere una variada gama de información. 15-80 Of. pues en ellas están contenidos los saldos mayorizados. Centro: si no desea imprimir un centro de costos especifico. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Bogotá: Calle 74 N. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . por tanto.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 5 –39 Of. 15-80 Of. en ambos campos irá el mismo código.DD - - - - Incluir saldos iníciales: generalmente se activa esta opción para que aparezca el saldo final de la cuenta al período inmediatamente anterior al requerido por el usuario. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected]@intelsoft.intelsoft.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . Desde – Hasta (cuenta): corresponde al rango de cuentas que se desea imprimir. si solo quiere imprimirse una cuenta. Incluir Terceros: si se desea que en el listado de libros auxiliares aparezcan los terceros que afectaron las cuentas.co Bogotá: Calle 74 N. si solo se quiere imprimir el auxiliar de un tercero. esta opción activará un agrupamiento para éstos dentro de las cuentas auxiliares. Desde – Hasta (tercero): corresponde al rango de terceros que se desea imprimir. Incluir cheques: Se activa para las cuentas de bancos con el fin de que muestre los números de cheques que se pagaron.co . 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . www. en ambos campos irá el mismo código.co Pereira: Calle 20 N. . .co Bogotá: Calle 74 N.Documento: Opción que permite agrupar el reporte por tipo de documentos.bogota@intelsoft. si no se quiere especificar ninguno se deja en blanco.co . .Fecha de impresión: si desea que en los listados aparezca la fecha de impresión deberá estar activada esta opción. debe activarse está opción para lograr una impresión mas rápida. si solo se quiere imprimir el auxiliar de un mes en especial. 15-80 Of.co Pereira: Calle 20 N. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. . se incluirán los datos de los centros de costos a los que se causaron cada una de las transacciones.Incluir Centro de costos: si se activa esta opción en el listado del libro auxiliar. en ambos campos irá el mismo período.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 5 –39 Of. Este reporte tiene la opción de imprimirlo o exportarlo a diferentes formatos. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . .Centro: cuando se desee imprimir el auxiliar de un determinado centro de costo. constan de dos partes: de una parte www. puesto que de esta manera pueden verificarse las transacciones generadas según su origen. deberá digitarse el código de éste.DD Desde – Hasta (períodos): corresponde al rango de períodos que se desea imprimir. Comprobantes de diario Forman parte de la contabilidad. de lo contrario. el programa asume que corresponde al consolidado.intelsoft. Comprobantes Los comprobantes corresponden a los Comprobantes de diario y a los Documentos que se han digitado.Impresora matriz: cuando la impresión se dirija a una impresora de este tipo. co Pereira: Calle 20 N. puede dejarse en blanco para imprimir el consolidado. 15-80 Of. El centro corresponde al código del centro de costos que se desea imprimir. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. www.bogota@intelsoft. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co Bogotá: Calle 74 N.co .DD detallada y otra resumida.intelsoft. 5 –39 Of. El período corresponde al periodo y el tipo y título son la información del comprobante. puesto que con ellos se conoce el estado de la empresa y a partir de ellos se generan los análisis y reportes anexos a la contabilidad. pues este incluye de manera detallada cada una de las transacciones realizadas en un período deseado. 15-80 Of. Estados Financieros Los estados financieros Balance general y Estado de resultados son los dos informes más importantes de la contabilidad. Detallado 1 Renglón. Resumido).intelsoft.co Bogotá: Calle 74 N.DD Documentos Este informe es de gran utilidad en el momento que se desee hacer una revisión de la información que se digitó.co . 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co Pereira: Calle 20 N. Este reporte tiene 3 opciones de visualización e impresión (Detallado 2 Renglones. www. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . 5 –39 Of.bogota@intelsoft. intelsoft. sin tener en cuenta los saldos de www. si se desea puede sacarse el reporte de marzo a junio o de septiembre a diciembre. 5 –39 Of. • • Mensual: con este reporte puede imprimirse únicamente el saldo inicial. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . Rango: este reporte es muy especial pues permite acumular los saldos entre los periodos seleccionados. es decir.DD Balance general Corresponde a la información contenida en las cuentas de Activo.co Pereira: Calle 20 N. Pasivo y Patrimonio.bogota@intelsoft. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] . Tipos: • Acumulado: reporte con los saldos acumulados al período seleccionado. 15-80 Of.co Bogotá: Calle 74 N. el movimiento débito y crédito del período y su correspondiente saldo final. co Pereira: Calle 20 N. www. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .bogota@intelsoft. El balance general también tiene la opción de incluir la cuentas de presupuesto (cuentas 0 ) y las cuentas de orden (cuentas 8 y 9). representa las cuentas de ingresos.co Bogotá: Calle 74 N. Comparado Mensual: Este reporte permite comparar los saldos mensuales de dos periodos. 5 –39 Of. Periodo deseado: el periodo al que corresponde el reporte. Saldos: Estos reportes son muy interesantes.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . La dinámica de este reporte es igual al del Balance general. además de la utilidad (ganancia) o pérdida en el período. se deja en blanco para el consolidado. 15-80 Of. • • Comparado Acumulado: Este reporte permite comparar los saldos acumulados de dos periodos. Sirve para hacer análisis bimestrales.DD lo períodos anteriores. Tipo de Cuenta (Nivel): Corresponde al nivel que se desea imprimir el reporte. Centro: el centro de costos deseado.co . Estado de resultados Conocido también como P & G (pérdidas y ganancias). por defecto aparece Auxiliar. pues con ellos puede extractarse la información relacionada entre sí de diferentes formas: Cuenta-Tercero Tercero-Cuenta Cuenta-Centro. costos y gastos.intelsoft. semestrales o como se desee. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. o para un rango de cuentas.co Pereira: Calle 20 N. también pueden incluirse los terceros cuyo saldo sea cero y las cuentas que no manejen terceros. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . 15-80 Of. Una buena forma de hacer uso de este reporte es con las cuentas de Costos – [email protected] SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co Bogotá: Calle 74 N. luego se selecciona el período y se activan las opciones del reporte según sea el caso.intelsoft. puede hacerse para una sola cuenta digitando el mismo código en los campos Desde – Hasta. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. 5 –39 Of. Puede hacer en orden alfabético si se desea.co .DD Cuenta – Tercero Este reporte permite relacionar los saldos de los terceros en cada cuenta que haga manejo de éstos. 15-80 Of. www.co Pereira: Calle 20 N. pues pueden verse los saldos de cada empleado en cada una de las cuentas.co Bogotá: Calle 74 N. para sacar un estado de cartera. Impuestos: Los reportes de impuestos son de gran utilidad al momento de sacar información para presentar declaraciones de IVA y retención en la fuente: Saldo de bases gravables Auxiliar de bases gravables. el programa registrara las cuentas donde el tercero tenga saldos. Tercero-Cuenta El reporte Tercero-Cuenta presenta la información que tiene cada tercero en las cuentas de la contabilidad. además puede imprimirse este reporte en orden alfabético. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] . o con la cuenta de Clientes nacionales.intelsoft. por ejemplo. si se desea conocer el movimiento de un empleado en la contabilidad este reporte es el ideal. así. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . 5 –39 [email protected] Gastos de personal. El Desde-Hasta corresponde al código del tercero o al rango de ellos que se pretende imprimir.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . el período es el aquel al que deben tomarse los saldos. pues con digitar el código o cédula de él. INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 - DD Saldo de bases gravables Este reporte es de gran utilidad, pues muestra las cuentas que manejan base gravable, con los saldos acumulados de los terceros para el rango de períodos deseado. www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 –39 Of. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Bogotá: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 - [email protected] INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 - DD Auxiliar de bases gravables El auxiliar de las bases gravables permite apreciar los movimientos de las cuentas que manejan base gravable en forma detallada por cada tercero, en el rango de períodos deseados. Certificados Los certificados que emite el programa son aquellos que deben expedirse a final de año por los diferentes conceptos de retención que se presentaron en el transcurso del mismo. Retención en la fuente www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 –39 Of. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Bogotá: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 - [email protected] INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 - DD Retención en la fuente Para imprimir estos certificados es necesario llenar los datos de la siguiente ventana: www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 –39 Of. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Bogotá: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 - [email protected] luego se indica el rango de períodos que debe cubrir el certificado. Se puede seleccionar un tercero en especial. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. Después indique el año del certificado y la fecha de expedición de éste. El certificado lucirá como el siguiente: www. generalmente va de enero a diciembre. generalmente serán las de la 2365. 15-80 Of.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co Bogotá: Calle 74 N.co Pereira: Calle 20 N.co .intelsoft. en cuyo caso debe digitarse el código de éste o pueden imprimirse los certificados de todos los terceros. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .DD Las cuentas Desde-Hasta corresponden a las cuentas de retención que practicó la empresa.bogota@intelsoft. 5 –39 Of. A. 5 –39 [email protected] Retención al I. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. Para imprimir estos certificados es necesario llenar los datos de la siguiente ventana: www.V.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .intelsoft.co Bogotá: Calle 74 N.co Pereira: Calle 20 N.co . 15-80 Of. 5 –39 Of. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Las cuentas Desde-Hasta corresponden a las cuentas de retención que practicó la empresa.co . 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .intelsoft.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . generalmente va de enero a diciembre.co Bogotá: Calle 74 N.co Pereira: Calle 20 N. El certificado lucirá como el siguiente: Rete Ica Para imprimir estos certificados es necesario llenar los datos de la siguiente ventana: www. en cuyo caso debe digitarse el código de éste o pueden imprimirse los certificados de todos los terceros. Después indique el año del certificado y la fecha de expedición de éste. luego se indica el rango de períodos que debe cubrir el certificado. 15-80 Of.bogota@intelsoft. generalmente serán las de la 2367. Se puede seleccionar un tercero en especial. co Pereira: Calle 20 N. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .co .intelsoft. generalmente va de enero a diciembre. Después indique el año del certificado y la fecha de expedición de éste. 5 –39 Of.bogota@intelsoft. generalmente serán las de la 2368.co Bogotá: Calle 74 N.DD Las cuentas Desde-Hasta corresponden a las cuentas de retención que practicó la empresa. Se puede seleccionar un tercero en especial.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . en cuyo caso debe digitarse el código de éste o pueden imprimirse los certificados de todos los terceros. El certificado lucirá como el siguiente: www. luego se indica el rango de períodos que debe cubrir el certificado. 15-80 Of. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. co Bogotá: Calle 74 N. que por sus características se convierten en ideales para la revisión de la contabilidad.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co . 5 –39 Of. 15-80 Of.co Pereira: Calle 20 N.DD Generales Aquí se encuentran dos reportes.intelsoft. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .bogota@intelsoft. Balance de prueba Detallado con terceros www. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. co Pereira: Calle 20 N.DD Balance de prueba Imprime el contenido de todas las cuentas con los saldos al período requerido. Detallado con terceros Similar al balance de prueba en su presentación estándar. www. 5 –39 Of.co . pero además incluye el saldo de cada tercero que tenga movimiento en las cuentas. 15-80 Of.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . Este reporte tiene dos presentaciones: la estándar tipo balance o la presentación por columnas. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .intelsoft. que muestra los saldos iníciales. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected]@intelsoft.co Bogotá: Calle 74 N. los totales débito y crédito y los saldos finales de todas las cuentas del plan contable. co Bogotá: Calle 74 N.bogota@intelsoft. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Nomina En esta opción se encuentran los reportes básicos necesarios para la nomina.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .intelsoft. Planilla de Nomina: Nos muestra la nomina del periodo que se desee en un reporte que agrupa empleado por empleado mostrando los devengados y deducidos de cada uno de ellos.co . 5 –39 Of.co Pereira: Calle 20 N. 15-80 Of. www. co .co Bogotá: Calle 74 N. además las provisiones y los aportes parafiscales.co Pereira: Calle 20 N. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. 5 –39 Of.DD El reporte aparecerá así: Resumen de Nomina: En este reporte se muestra empleado por empleado todos los devengados y todas las deducciones incluyendo las correspondientes a la empresa. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .intelsoft. 15-80 [email protected] SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . www. co Pereira: Calle 20 N.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .DD Otros Descuentos de Nomina: Nos muestra en una planilla la relación empleado por empleado de los descuentos correspondiente a la nomina seleccionada.intelsoft. www. este agrupa empleado por empleado con el valor total a pagar. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] . 15-80 Of.bogota@intelsoft. Comprobante Personalizado: Este reporte nos elabora comprobantes para cada empleado en el caso de que sean utilizados en cada nomina o por si es solicitado por alguno de los empleados.co Bogotá: Calle 74 N. 5 –39 Of. Planilla para Banco: Este reporte es el que nos sirve para enviar al banco cuando los pagos se hacen por este medio. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . co Pereira: Calle 20 N. 15-80 Of.co . 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Bogotá: Calle 74 N.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .bogota@intelsoft. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .DD www. 5 –39 Of.intelsoft. los días a liquidar nomina (15-30) y las cuentas que correspondan a cada concepto. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. A continuación los pasos a seguir para paramterizar y usar este módulo.co . use los botones de editar para cambiar los valores de cuentas. La primera opción en parámetros es Devengado. integrado en SAGI contabilidad. 5 –39 Of. coloque alli el valor de Salario Mínimo Legal. porcentajes y demás cada cuadro de texto según corresponda. la administradora y los porcentajes correspondientes a EPS. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar clic en Editar.co Bogotá: Calle 74 N.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . www.DD NOMINA El módulo de Nómina.bogota@intelsoft. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar clic en Editar. le permitirá elaborar y contabilizar automáticamente la nomina de su empresa. subsidio de Transporte. En la pestaña de Aportes digite las cuentas débito – crédito. Empleados y Nomina. 15-80 Of. terceros. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . encontramos en tres pestañas las opciones de Parámetros.co Pereira: Calle 20 N. AFP y ARP.intelsoft. La opción de parámetros nos despliega los diferentes conceptos a parametrizar. Al hacer clic en Nomina. 15-80 Of.co . 5 –39 Of. hágalo por la pestaña de Planilla Única\Administradoras\Adicionar.bogota@intelsoft. En la pestaña de Provisiones digite las cuentas débito – crédito y los respectivos porcentajes (por defectos lo establecidos legalmente) de Cesantías.DD Si necesita agregar una administradora que no este creada. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . Intereses de www.co Pereira: Calle 20 N. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar clic en Editar.intelsoft. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .co Bogotá: Calle 74 N. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar clic en Editar.co .INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. 5 –39 Of. 15-80 Of. la administradora y los porcentajes correspondientes a Caja de Compensación Familiar. digite las cuentas débito-crédito. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . En la pestaña de Parafiscales. Prima de Servicios y Vacaciones.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N.co Bogotá: Calle 74 N. www. ICBF y [email protected] cesantías. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar clic en Editar. INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co Pereira: Calle 20 N. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] En la pestaña de Tiempo Extra digite los porcentajes correspondientes a los diferentes recargos por tiempo extra (por defecto los establecidos por ley). 5 –39 Of.co [email protected]. los www. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . editar las administradoras. 15-80 Of. En la pestaña de Planilla única podrá adicionar.co Bogotá: Calle 74 N. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar clic en Editar. www.co Pereira: Calle 20 N. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .DD operadores de información. dando clic en adicionar.bogota@intelsoft. entre otras y seleccionar el ARP. el operador de información. 5 –39 Of. Digite todos los datos generales del empleado.intelsoft. el centro de trabajo y la forma de presentación de la planilla Única de su empresa.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . Luego de haber revisado estos parámetros use la pestaña de Empleados para adicionar sus empleados. 15-80 Of. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] .co Bogotá: Calle 74 N. Para realizar cualquier modificación en los datos registrados deberá dar clic en Editar. centros de trabajo. comisiones y transporte. si algún empleado se retira de la empresa deshabilite la opción de activo en nomina. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] . 0 para Administrativa y 1 para Producción.co Pereira: Calle 20 N.DD No se recomienda eliminar empleados. la cual explicaremos posteriormente.intelsoft. En la pestaña Devengado digite para el empelado seleccionado el valor del sueldo. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . 15-80 Of.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co Bogotá: Calle 74 N.bogota@intelsoft. el programa liquidara las las deducciones y el total a pagar automáticamente. 5 –39 Of. si serán calculadas según la tabla de ley se debe realizar en la pestaña de extras. el campo Ciclo le permitirá asociar el empleado al ciclo de nomina correspondiente (Ejemplo. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar clic en Editar. Deben incluir sus respectivas cuentas. Si en su empresa manejan varios ciclos de nomina. www. para las extras si es un valor fijo deberá colocarse en esta pestaña. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. 5 –39 Of.intelsoft.co Bogotá: Calle 74 N.co Pereira: Calle 20 N.co .DD En la pestaña novedades digite el valor de bonificaciones. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar clic en Editar.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 15-80 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . Los valores que digite en los campos que están etiquetados con “Negrita”: Otros Ingresos y Descuentos Fijos. ingresos y descuentos con sus respectivas cuentas. Para incluir más descuentos haga clic en el Botón Otros descuentos www.bogota@intelsoft. se sumaran a la base de liquidación para deducciones del empleado y lo que digite en los campos sin “negrita”: Otros Ingresos y Descuentos varios no sumaran a la base de liquidación de deducciones. [email protected] SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co Pereira: Calle 20 N. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . www.co Bogotá: Calle 74 N.co .DD Mostrara la siguiente pantalla de dialogo en donde deberá dar clic en adicionar para crear uno nuevo. 5 –39 Of.intelsoft. seleccione del plan de cuentas la cuenta correspondiente al descuento y digite el valor y detalle correspondiente y haga clic en aceptar. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. El programa traerá el numero de la cedula y el Nombre del empleado. 15-80 Of. co .intelsoft. www.DD En la pestaña Extra digite el numero de horas trabajadas por cada tipo de recargo.bogota@intelsoft. 15-80 Of. En la pestaña de Aportes digite las cuentas y porcentajes correspondientes a EPS.co Pereira: Calle 20 N. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. el programa liquidará automáticamente en Pesos de acuerdo a lo parametrizado y el valor pasa automáticamente a la pestaña de devengados. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar clic en Editar.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . 5 –39 Of.co Bogotá: Calle 74 N. crédito y el porcentaje correspondiente a Cesantías.bogota@intelsoft. Intereses de Cesantías.DD AFP y ARP para el empleado seleccionado.co .co Pereira: Calle 20 N. 15-80 Of. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar click en Editar. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar click en Editar. Prima de Servicios y Vacaciones para el empleado seleccionado. por defecto el programa traerá estos datos de acuerdo a lo parametrizado y calculará de acuerdo al devengado del empleado en pesos el valor de la deducción para cada concepto.intelsoft. www.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . por defecto el programa trae los datos parametrizados en la pestaña de Parámetros-Provisiones. 5 –39 Of. En la pestaña de Provisiones digite las cuentas débito .co Bogotá: Calle 74 N. intelsoft. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . 5 –39 Of.co Bogotá: Calle 74 N. Por defecto el programa trae la información de acuerdo a lo establecido en Parámetros-Parafiscales. www. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar clic en Editar.DD En la pestaña Parafiscales digite las cuentas débito – crédito. ICBF y SENA. el nit de la administradora y el porcentaje correspondiente a Caja de compensación [email protected] Pereira: Calle 20 N.co . 15-80 Of.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. co .DD La pestaña Planilla Única le permite establecer las novedades presentadas en el periodo del pago del empleado seleccionado. 5 –39 Of. Haga click en Elaborar. www. Para realizar cualquier modificación deberá dar clic en Editar. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . Luego de revisar los parámetros y novedades para cada empleado la pestaña de Nómina le permitirá elaborar Nómina para su posterior contabilización.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co Bogotá: Calle 74 N. 15-80 [email protected] Pereira: Calle 20 N. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . 15-80 Of. 5 –39 Of. Seleccione el periodo.intelsoft.bogota@intelsoft. www.DD Si va a generar nómina solo para un ciclo digite el ciclo en el campo Agrupar por ciclo y luego clic en elaborar.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co Pereira: Calle 20 N. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Bogotá: Calle 74 N. la fecha y el detalle de la Nómina y haga clic en aceptar.co . elaborará automáticamente la Nómina.co Bogotá: Calle 74 [email protected]. Puede consultar la nómina haciendo clic en empleado y luego en cualquiera de las pestañas de devengado.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . provisiones y parafiscales. cuando termine este proceso le mostrará la ventana de Concluido y la mostrara en pantalla con todos los parámetros establecidos inicialmente. El programa toma los parámetros. novedades y demás.co . www.DD . 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Pereira: Calle 20 N. 5 –39 Of. aportes. 15-80 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . co Bogotá: Calle 74 N. www. 15-80 Of.co Pereira: Calle 20 N.Nómina.DD Para ver los reportes de nómina haga clic en Reportes . 5 –39 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .bogota@intelsoft. Haga clic en Planilla de Nómina.intelsoft. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co . Seleccione de la siguiente ventana la nomina a consultar y haga clic en Imprimir. El reporte de Resumen de Nómina le mostrará mas detalladamente la nómina como se ve en la siguiente imagen.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] El programa le mostrará el reporte de planilla de nómina como se ve en la imagen. www.bogota@intelsoft. y le permitirá imprimirlo en cualquiera de las impresoras instaladas en su sistema.co Pereira: Calle 20 N.co Bogotá: Calle 74 N. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .co .intelsoft. 15-80 Of. o cualquier reporte solicitado de este modulo. 5 –39 Of. intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. para ello haga clic en el botón Contabilizar.DD El reporte de comprobante personalizado lo mostrara en pantalla y le permitirá imprimir el comprobante de pago de sus empleados. 5 –39 Of. 15-80 Of. Este documento es totalmente parametrizable.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .co . Luego de elaborar y revisar nómina el paso a seguir es contabilizar la nómina.bogota@intelsoft. www.co Bogotá: Calle 74 N. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co Pereira: Calle 20 N.co Bogotá: Calle 74 N. 15-80 Of. 5 –39 Of.bogota@intelsoft. www. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Seleccione la nómina a contabilizar y haga clic en aceptar.intelsoft.co . co Pereira: Calle 20 N. El programa creará automáticamente y de acuerdo a los parámetros. 15-80 Of. www.DD Haga clic en Sí. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] .bogota@intelsoft. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . el documento contable tipo (NO) número (Número de Nómina) en el periodo correspondiente. Para consultarlo vaya a los movimientos haciendo clic en el botón movimientos el cual está representado en el icono D/C.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 5 –39 Of.co Bogotá: Calle 74 N. En la ventana de movimientos seleccione el periodo correspondiente. co Bogotá: Calle 74 N. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. www. 15-80 Of.intelsoft. 5 –39 [email protected] Pereira: Calle 20 N. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . El ultimo paso es el pago de la nómina el cual se realiza automaticamente con la opcion Pagar.DD El documento de nomina se registra en movimientos como cualquier otro documento.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . usted podrá modificarlo tal cual como los demás documentos en caso de ser necesario.co . 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .co Bogotá: Calle 74 N.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . elija si desea contabilizar el pago de todos los empleados en un solo comprobante o si quiere que el programa le genere un comprobante distinto por cada uno de los empleados. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Pereira: Calle 20 [email protected] . si quiere colocar el www. 15-80 Of. seleccione el tipo de documento que quiere usar para la contabilización del pago (de acuerdo al tipo de documento que seleccione el programa le traerá el consecutivo. Seleccione el periodo en el que va a contabilizar el pago. 5 –39 Of.DD Seleccione la nómina a pagar y haga clic en Aceptar. en cuenta de origen elija la cuenta contable de donde saldrá el dinero para el pago. y quedara registrado en los movimientos contables. 5 –39 Of. El programa creará el documento en el periodo y la fecha seleccionada en el momento del pago.co . digítelo en el campo consecutivo).intelsoft. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] numero de consecutivo manualmente.bogota@intelsoft. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . 15-80 Of.co Pereira: Calle 20 N. www.co Bogotá: Calle 74 N. seleccione la fecha de contabilización y haga clic en aceptar. contabilización y pago de nómina. 5 –39 Of.co . 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . 15-80 [email protected] Fin del proceso de elaboración.co Bogotá: Calle 74 N. www.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co Pereira: Calle 20 N.intelsoft. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. bogota@intelsoft. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. Puede sacarse acumulado o mensual. 15-80 Of. www. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .intelsoft. Ejecución Presupuestal: Este reporte muestra como se han comportado los movimientos del presupuesto.co .co Pereira: Calle 20 N.DD Presupuesto En esta paleta se encuentran dos opciones de reportes para este modulo. 5 –39 Of.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .co Bogotá: Calle 74 N. co . 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .DD Distribución Presupuestal: Muestra la forma en que se ingreso el presupuesto inicial. 15-80 Of. www.intelsoft. 5 –39 Of.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .bogota@intelsoft. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected] Pereira: Calle 20 N.co Bogotá: Calle 74 N. Al hacer clic en la pestaña de Exógena el sistema mostrara la siguiente ventana.DD EXOGENA El módulo de exógena integrado en SAGI contabilidad permite generar automáticamente el archivo XML que solicita la DIAN para la presentación de medios magnéticos.co .co Bogotá: Calle 74 N. no olvide seleccionar el signo correspondiente (Saldos Crédito. para nuestro ejemplo). lo primero que debemos hacer es parametrizar las cuentas correspondientes a cada concepto de cada formato a presentar. haga clic en renglones y digite la cuenta o el rango de cuentas que contengan los movimientos correspondientes al concepto seleccionado. Luego de parametrizar uno a uno los conceptos y los formatos que debamos presentar se debe generar los datos. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 .INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .haga clic en el formato a parametrizar y luego en la pestaña conceptos para que el programa muestre todos los conceptos correspondientes a este formato en la parte derecha. www. 5 –39 Of. para ello haga clic en la pestaña de datos y luego en la pestaña generar. para el ejemplo usaremos el concepto “2301: Retenciones por salarios y demás pagos laborales” del formato “1002: Retenciones en la fuente practicadas” Seleccione el año tributario a presentar [email protected] Pereira: Calle 20 N. 15-80 Of. seleccione el concepto. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. 15-80 Of. además tenga en cuenta que las direcciones de los terceros deben registrarse de acuerdo a la nomenclatura que estipuló la DIAN.co . Es necesario editar el nombre ó razón social de estos terceros. Luego de revisar la información el botón Exportar XML le mostrara la siguiente ventana para que digite el año en que envía la información. 5 –39 Of. le permitirá adicionar. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected]@intelsoft. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . fecha inicial y final www.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 .intelsoft. Posiblemente antes de generar los datos le muestre esta pantalla con los terceros que tienen caracteres inválidos (&) en el nombre o razón social de acuerdo a las ultimas especificaciones dela DIAN.co Bogotá: Calle 74 N. borrar con los botones de la parte inferior. el programa en la opción de edición de terceros le ofrece un asistente para incluir las abreviaturas correctas en este campo.DD El Programa toma los parámetros y trae la información en pantalla para ser revisada.co Pereira: Calle 20 N. editar. DD de los datos a presentar y el consecutivo del archivo a presentar.intelsoft. www. el programa creará el archivo XML y le indicará la ruta donde lo encontrará . 5 –39 Of.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . Debe seguir las instrucciones proporcionadas por la DIAN además de asegurarse de usar la versión vigente correspondiente.co .co Bogotá: Calle 74 N.co Pereira: Calle 20 N. 15-80 Of. Al hacer clic en aceptar . El botón Validar XML le permitirá abrir un explorador de archivos para ubicar la última versión de prevalidador (este archivo debe descargarlo de la pagina web de la DIAN) para prevalidar los datos y verificar que este listo para ser presentado.bogota@intelsoft. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . los registros. www.INSTRUCTIVO SAGI CONTABILIDAD FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 . cabecera.bogota@intelsoft. 15-80 Of.intelsoft.co Bogotá: Calle 74 N. contenido y resultado final del archivo XML generado. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 . 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft. 5 –39 Of.DD Si ud tiene la última versión de SAGI contabilidad tendrá actualizado el calendario tributario y las nuevas especificaciones de la DIAN para la presentación de medios magnéticos.co . Las pestañas XML y Resumen le mostraran . en la pestaña Especificaciones podrá consultar la resolución y estas especificaciones técnicas en archivo formato PDF.co Pereira: Calle 20 N.