INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS -PROYECTO DE INVESTIGACIÓN CONTABLE- MARÍA VICTORIA GONZÁLEZ MEJÍA ERLEY BERRÍO PALACIOS DOCENTE YADIRA RODRÍGUEZ UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA INVESTIGACIÓN CONTABLE OCTUBRE 29 DE 2012 INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 1 TABLA DE CONTENIDO 1. Introducción……………………………………………… 2. Planteamiento del problema…………………………... 3. Justificación…………………………………………….… 4. Descripción del problema……………………………… 5. Objetivos……………………………………………………… 5.1. 5.2. 4 5 6 7 8 8 8 9 9 10 11 11 11 12 15 16 16 17 17 17 18 18 18 20 Página 2 Objetivo General…………………………………………. Objetivos Específicos………………………………….. 6. Marco teórico……………………………………………….. 6.1. 6.2. Necesidad de presentar la información exógena….. Información Exógena…………………………………… 7. Análisis de la información………………………………..….. 7.1. 7.1.1. 7.1.2. 7.1.3. 7.1.4. 7.1.5. Elaboración del formato 1001………………………..….. Información de pagos o abonos en cuenta y retención en la fuente……………………………………… Conceptos a informar por pagos o abonos en cuenta y retención en la fuente…………………………………….. Cuantías………………………………………………………. Asalariados, seguridad social y parafiscales…………… Autorretenciones…………………………………………….. 7.2. Prevalidador de la información……………………………. 7.2.1. Habilitar macros……………………………………………… 7.2.1.1. Para versión inferior a Oficce 2007…………………… 7.2.1.2. Para versión Oficce 2007………………………………. 7.2.2. Acceso al prevalidador…………………………………….. 7.2.2.1. Plantillas iniciales………………………………………. 7.2.2.2. Pantalla de diligenciamiento………………………….. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS 7.2.3. Barra de herramientas del revalidador………………….. 7.2.3.1. Para versión inferior a Oficce 2007…………………… 7.2.3.2. Para versión Oficce 2007………………………………. 7.2.4. Área de diligenciamiento…………………………………… 7.2.5. Cuadro de ayudas y errores……………………………….. 7.2.5.1. Cuadro de ayudas………………………………………. 7.2.5.2. Cuadro de errores………………………………………. 7.2.6. Generación de archivo XML………………………………. 7.3. 20 20 24 24 25 25 26 26 29 Envío de la información a la DIAN…………………………. 8. Conclusiones y recomendaciones……………………………..36 9. Bibliografía……………………………………………………….. 37 INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 3 Progresivamente nos adentraremos en las características especiales que deben tener en cuenta los municipios para la preparación y presentación de la información exógena en los medios magnéticos. esto debido a la globalización y el interés de los entes encargados de la disciplina empresarial y de control fiscal que emiten leyes y normas que nos obligan a replantear el modo de llevar la información en las diferentes áreas que nos desenvolvemos. No es una excepción para los municipios. El crecimiento comercial hace más difícil el control y fiscalización por parte de las entidades gubernamentales. pues esta claro que estos realizan contratos con el sector privado en los cuales se pactan altas sumas de dinero que derivan obligaciones tributarias. lo que le permite hacer un cruce de información y verificar uno a uno a todos los contribuyentes. originando la necesidad de crear nuevos mecanismos de que permitan dichos controles. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 4 . en las que especifican y explican los formatos que se presentan y los requerimientos del software que periten cargar la información. Una herramienta creada para ello es la presentación de la información exógena en medios magnéticos.1. día a día los cambios en la normatización y leyes la han convertido en una profesión dinámica. INTRODUCCIÓN Los contadores públicos en Colombia debemos tener claro que esta profesión no es estática y plana en su conocimiento. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ¿Qué es la información exógena para los municipios? ¿Qué información deben presentar los municipios en los medios magnéticos? ¿Cómo deben presentar los municipios la información exógena? ¿Cuándo deben presentar la información exógena los municipios? ¿Dónde presentan la información exógena los municipios? 4. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 5 . 2. 3. 5. 1. se programa el software en base a la actividad principal del ente económico y a la reglamentación y normatización que el estado estipula para este. no obstante. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 6 . sólo con las sanciones impuestas por la DIAN se evidencio la necesidad de darle la gran importancia que esta amerita. En un principio para muchos contables fue de gran confusión y algo complejo la presentación de la información exógena.3. quizá por el desconocimiento puntual de las normas que la rigen y por la desinformación del procedimiento para la presentación de esta. sucesivamente. Otra razón puede ser el poco interés mostrado por las entidades a la requisición del ente de control fiscal. JUSTIFICACIÓN Desde el año 2006 el estado requiere que las personas naturales y jurídicas presenten la información del periodo contable en medios magnéticos. alimentación de formatos. elaboración y presentación de los medios magnéticos ante la DIAN. Hoy por hoy el software contable se está actualizando a las necesidades operacionales de las empresas enlazándolas con las ordenes legislativas. es decir. que les permita hacer un cruce de información entre ellas. estas requisiciones han presentado modificaciones hasta la fecha obligando al gremio contable a actualizarse continuamente en este tema. lo que lo obliga a conocer completamente sobre dicho tema. Con el fin de seguir con nuestro crecimiento profesional y entendiendo la gran importancia que tiene para las empresas nos adentramos en la investigación y aprendizaje sobre la normatización de la información exógena. es preciso que el contador avale la veracidad de la información arrojada por el sistema. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Dado el tema abordado se define la investigación a desarrollar como una investigación de tipo descriptiva. ya que el propósito es recolectar datos para describir las cualidades de la información exógena. Del mismo modo la investigación contendrá características de investigación explicativa puesto que es un tema ya tratado anteriormente y nosotros solo explicaremos en que condiciones se da la presentación de la información exógena y cuales son las variables que están ligadas a ella. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 7 .4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 6. 5. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 8 . OBJETIVOS 5. 8.1. Aprender a elaborar los formatos de la información exógena que presentan los municipios.2.5. OBJETIVO GENERAL Al finalizar esta investigación tendremos el conocimiento necesario para presentar la información exógena en los municipios. Establecer la normatización que rige la presentación de la información exógena para los municipios. 7. Conocer el procedimiento para la presentación de los medios magnéticos ante la DIAN. tan solo bajando notablemente los topes para declarar. que tratan de adaptarse cada vez mejor a las necesidades reales de su existencia. la Resolución 03846 de abril 30 de 2008 y la Resolución 03847 de abril 30 de 2008. así mismo las personas naturales o jurídicas que hayan practicado retenciones en la fuente y que estén obligados a presentar únicamente esta información. A raíz del potencial de este instrumento. pues estos. sino que. dicha información ha sufrido muchos cambios técnicos y jurídicos. por sobre todo. tanto declaraciones como pagos. Desde el 2005 empieza a exigirse la presentación de la información exógena hasta la fecha. en su Art. (DIAN) construyó un sistema de información integral (MUISCA). mediante el Estatuto Tributario (ET). una política muy clara de este Gobierno ha sido multiplicar el número de declarantes en el impuesto de renta. NECESIDAD DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN EXÓGENA La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. se hicieron algunos cambios en cuanto a quienes y de que forma deben presentar los formatos. pues constituye el insumo esencial de los programa de fiscalización de la DIAN a partir de los cruces de información con terceros Los avances tecnológicos permiten que la DIAN extienda cada vez más el cumplimiento de obligaciones por medios electrónicos. Por la misma razón. sin aumentar las cargas tributarias.1. debe ser consistente con la información reportada por clientes y proveedores. para lo cual la habilitación de firmas digitales ha sido imprescindible.6. Este modelo de información se ha robustecido por una herramienta de control más eficiente. que es de vital importancia para simplificar los procesos y para ejercer un optimo control tributario. así mismo. dado que no solo debe ser consistente con las declaraciones de renta. se creó un registro único tributario (RUT) que debió actualizarse con toda la información de los contribuyentes. la información exógena. En este contexto se incluye a los municipios. 631. que se ha convertido en la obligación más exigente. dicen que las personas o empresas obligadas a presentar la información exógena son todas aquellas que elaboran facturas o documentos equivalentes. para el año 2011. los entes públicos a nivel nacional y territorial de orden central y descentralizado no están obligados a presentar declaración de renta. sin INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 9 . están obligados a practicar retención en la fuente cuando fuere necesario. MARCO TEÓRICO 6. Según el articulo 22 del ET. IVA y retención que se han presentado a lo largo del año. Quien debe presentar dicha información es el representante legal de la empresa o su apoderado. 4% y 5% de los ingresos netos o del patrimonio bruto y se aplicará en forma gradual de acuerdo con la conducta en la cual incurrió el contribuyente o el obligado.2. generados a través de un prevalidador tributario el cual puede ser descargado de manera gratuita en el portal electrónico de la DIAN. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los beneficiarios de pagos o abonos. según resolución expedida por el director general. incluida la compra de activos fijos o movibles. retención en la fuente practicada e impuesto descontable. sobre las operaciones con sus clientes o usuarios. En el caso de los municipios. INFORMACIÓN EXÓGENA Es el conjunto de datos que las personas naturales y jurídicas deben presentar periódicamente a la DIAN. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 10 . valor del pago o abono sujeto a retención. La sanción va desde el 3%. con indicación del concepto. en la que tiene en cuenta el último digito del Numero de Identificación Tributaria. y valor retenido. 6. la DIAN estipula unos plazos para la presentación de la información exógena. que hacen referencia a “b. si lo están para reportar en la información exógena los literales b y e del articulo 631 del ET. También se sanciona si la información está con errores o no corresponde a lo solicitado. Cada año. la DIAN sólo los obliga a presentar el informe de todos los pagos realizados en el periodo contable y es el Alcalde mayor quien esta obligado a presentar la información. La información exógena se debe presentar en archivos XML. deducción o den derecho a impuesto descontable.embargo. En caso de no presentarla en las fechas el municipio incurrirá en multas y sanciones por extemporaneidad. en los casos en los cuales el valor acumulado del pago o abono en el respectivo año gravable. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades a quienes se les practicó retención en la fuente. con indicación del concepto. que constituyan costo.” y “e. 1 “INFORMACIÓN DE PAGOS O ABONOS EN CUENTA Y RETENCIONES EN LA FUENTE PRACTICADAS. se procede en primera instancia a entrevistar a una experta en el área y que labora en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en la ciudad de Quibdó. cuando fuese necesario. Para este formato se debe tener en cuenta lo siguiente: 7. 7. Por consiguiente se establece que el Art. la señora SARA YANILA CASTRO. el Estatuto Tributario si los obliga a presentar la información exógena. Informar de cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deducción o den derecho a impuesto descontable. en el artículo 631 en su artículo 2.1. incluido la compra de activos fijos o movibles: Concepto del pago o abono Apellidos y nombres o razón social del tercero Tipo de documento e identificación Dirección (nomenclatura. literal i. el cual es identificar las características especiales que la ley tiene estipulado en la presentación de información exógena para los municipios. de quien se obtuvo el procedimiento inicial que debía tenerse en cuenta para realización del proyecto. 22 del Estatuto exime a los municipios de la presentación de declaración de renta. ya que estos están encargados de practicar retención en la fuente por todo concepto. donde la información se encuentra disponible para el público. Dpto y municipio) País de residencia o domicilio del beneficiario Valor del pago o abono en cuenta INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 11 . ELABORACIÓN DEL FORMATO 1001 Teniendo en cuenta que la DIAN exige la presentación de la información en formatos especiales que le permita entrelazarlos con sus sistemas y así realizar el respectivo cruce de cuentas. para el caso de los municipios la DIAN solo exige diligenciar el formato 1001 (formato anexo al proyecto).7. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Debido a que la investigación se realizó en una entidad gubernamental.1. 2. El valor acumulado pagado o abonado en cuenta por 8. ARRENDAMIENTOS. Gastos de representación: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador. concepto 5002. 2. Compra ACTIVOS FIJOS. en el concepto 5011. concepto 5004. Los pagos efectuados en el año gravable 2011 por concepto de aportes obligatorios para pensiones efectuados al ISS y a los Fondos de Pensiones. Viáticos: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador. INTERESES y RENDIMIENTOS FINANC. concepto 5001. SERVICIOS. en el concepto 5012. 5006 10. 7.Los pagos o abonos en cuenta no solicitados fiscalmente como costo o deducción. en el concepto 5056 4. en el concepto 5010 13. concepto 5005 9. 14. 7. Los pagos efectuados en el año gravable 2011 por concepto de aportes parafiscales al SENA. indicando del valor de las retenciones en la fuente practicadas o asumidas a título de renta e IVA. HONORARIOS. Salarios. CONCEPTOS A INFORMAR POR PAGOS O ABONOS EN CUENTA y RETENCIONES PRACTICADAS 1.1. en el concepto 5055 3. concepto 5003. COMISIONES. Compra ACTIVOS MOVIBLES. autorretenciones y timbre. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 12 . prestaciones sociales y demás pagos laborales efectivamente pagados al empleado. incluidos los aportes del trabajador. concepto 5007 11. 6. concepto 5008 12. Los pagos efectuados en el año gravable 2011 por concepto de aportes parafiscales a las empresas promotoras de salud EPS y los aportes al Sistema de Riesgos Profesionales. Pensiones: El valor acumulado efectivamente pagado. a las Cajas de Compensación Familiar y al ICBF. en el concepto 5022 El valor acumulado pagado o abonado en cuenta por 5. incluidos los aportes del trabajador. en el concepto 5060. 126-2 y 158-1 del E. El valor acumulado de la devolución de pagos o abonos en cuenta y retenciones correspondientes a operaciones de años anteriores debe reportarse en el concepto 5028. 16. solicitados como deducción. El valor de los aportes. en el concepto 5027. Este valor no debe incluirse en el concepto 5004. tasas y contribuciones efectivamente pagados durante el año gravable 2011. 22.T. 24. en el concepto 5013. en el concepto 5016. y demás que determine la ley . 27. en el concepto 5015. Las donaciones en activos diferentes a dinero efectuadas durante el año gravable 2011 a las entidades señaladas en los artículos 125.T. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por marcas. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Compras: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5029. 20. y la establecida en el artículo 16 de la Ley 814 de 2003. en el concepto 5023. Las donaciones en dinero efectuadas durante el año gravable 2011. y la establecida en el artículo 16 de la Ley 814 de 2003. Este valor no debe incluirse en el concepto 5008. Compra de activos fijos sobre los cuales solicitó deducción según artículo 158-3 del E. en el concepto 5058 19. 25. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 13 . 23. en el concepto 5026.: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por asistencia técnica. a las entidades señaladas en los artículos 125. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por servicios técnicos. 125-4. 28. 17.T. en el concepto 5025. Los demás costos y deducciones.15.en el concepto 5014. 126-2 y 158-1 del E. El valor de los impuestos efectivamente pagados durante el año gravable 2011 solicitados como deducción. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por regalías. y demás que determine la ley. en el concepto 5024. 125-4. Redención de inversiones en lo que corresponde al rembolso del capital. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por patentes. en el concepto 5020. 18. 21. 26. 39. en el concepto 5042. 32. en el concepto 5036. en el concepto 5039. 36. en el concepto 5038. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Honorarios pagados o abonados en cuenta. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Intereses y Rendimientos financieros pagados o abonados en cuenta. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Servicios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5032. 43. 34. en el concepto 5037. 37. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Compras pagadas o abonadas en cuenta. en el concepto 5057. 35 El monto de las amortizaciones realizadas durante el año se debe reportar en el concepto 5019. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por arrendamientos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5033. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por otros conceptos pagados o abonados en cuenta. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Honorarios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5030. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 14 . Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Comisiones: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5031.29. 38. en el concepto 5041. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por otros conceptos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5035. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por intereses y rendimientos financieros: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5034. 31. en el concepto 5040. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Servicios pagados o abonados en cuenta. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Comisiones pagados o abonados en cuenta. 40. 33. 41. excepto el valor del concepto 5057. El monto de las amortizaciones realizadas durante el año relativo a los Cargos diferidos por el impuesto al patrimonio. 42. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Arrendamientos pagadas o abonadas en cuenta. 30. en el concepto 5045. 2.000. 4. en el concepto 5052. En el concepto a que correspondan.1. no obstante que al discriminar el pago por concepto los valores a reportar sean menores. 45.000. en el concepto 5053. 2. del valor del fondo de protección de aportes creado con el remanente. cumpliendo con las especificaciones técnicas establecidas. Otras autorretenciones. Sin embargo. podrán reportarse pagos o abonos en cuenta menores a dicha cuantía. Autorretenciones por servicios. El valor de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el año 2011. TIMBRE: 1. Autorretenciones por rendimientos financieros. en el concepto 5050. Retención sobre ingresos de tarjetas débito y crédito. 47. en el concepto 5044. Retenciones practicadas a título de timbre. en el concepto 5049. AUTORRETENCIONES: 1. correspondientes a operaciones de años anteriores. con identificación 222222222. razón social “CUANTÍAS MENORES”: Tipo documento 43. CUANTIAS Sin importar el concepto por el cual el valor mínimo a reportar por cada beneficiario de un pago o abono en cuenta es de $500. Con la dirección del informante INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 15 . Autorretenciones por ventas. La devolución de retenciones a título de impuesto de timbre. rifas. se informarán acumulados en un solo registro. 46. 3. en el concepto 5054. a opción del informante. en el concepto 5051. en el concepto 5046. 7. apuestas y similares.3. Enajenación de activos fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras entidades autorizadas.44. en el concepto 5043. en el concepto 5059. El pago por loterías. 48. Los pagos que acumulados por beneficiario por todo concepto sean menores a $500. El pago o abono en cuenta realizado a cada uno de los cooperados. se deben diligenciar en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles.5. se debe informar en el FORMATO 1001.1. deberán reportar los egresos efectuados en el año gravable 2011. comisiones. deben ser reportados en los conceptos correspondientes. honorarios. Los pagos correspondientes a los aportes parafiscales y fondos de pensiones obligatorios se deben reportar en cabeza de las entidades autorizadas para recaudar estos rubros. Información tomada del Manual Empresarial de Información Tributaria para la DIAN año Gravable INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 16 .000). Las entidades del Régimen Tributario Especial. servicios y otros pagos. de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social Pagos o abonos en cuenta que correspondan al avance del contrato efectivamente ejecutado durante el año gravable 2011. diligenciando el valor en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles y cero (0) en la columna de pagos y abonos en cuenta deducibles. El valor correspondiente al impuesto sobre las ventas llevado como mayor valor del costo o gasto.7. deberán informar el valor total de los egresos diligenciándolos en la columna de pagos o abonos en cuenta deducibles y diligenciar cero (0) en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles. según correspondan. Reportar los valores deducibles del empleador en la columna pagos o abonos en cuenta deducibles y los aportes correspondientes al empleado. cuyo valor acumulado sea igual o superior a diez millones de pesos ($10. de conformidad con los conceptos y montos establecidos en el presente artículo.1. 7. SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Los trabajadores a quienes durante el año gravable 2011 se les hubieren realizado pagos o abonos en cuenta por conceptos de salarios y demás remuneraciones laborales. independientemente del año de su celebración Las entidades no contribuyentes que están obligadas a presentar declaración de ingresos y patrimonio.000.4. ASALARIADOS. AUTORRETENCIONES Las autorretenciones deberán ser reportadas bajo el NIT del informante.” * 2011*. 7. HABILITAR MACROS Para poder ejecutar el prevalidador es necesario habilitar los macros del mismo en Microsoft Excel. La ayuda ha sido diseñada en Excel para garantizar su accesibilidad facilitando la organización de la información. El prevalidador convierte los datos en archivos XML que son archivos planos requeridos para la transmisión de la información a través del aplicativo ubicado en la página Web de la DIAN. el quinto apartado hace referencia a los cuadros de ayudas y errores posibles que se puedan presentar durante la inclusión de los registros. PREVALIDADOR DE LA INFORMACION Después de que el municipio diligencia el formato 1001.1.1. en cumplimiento de la responsabilidad legal de presentar la información por envío de archivos.2. el segundo de ellos corresponde al acceso al prevalidador en donde encuentra las indicaciones de cómo utilizarlo adecuadamente y como desplegar y seleccionar el formato a utilizar. el cual tiene como objetivo ayudarle a diligenciar y validar de manera correcta los diferentes formatos que deben remitirse a la DIAN. se procede a realizar el envÍo del archivo. verificación. Esta herramienta constituye una ayuda para la conformación de los archivos con las especificaciones técnicas legalmente establecidas. que le permite navegar fácilmente en la ayuda. para desplegar el menú correspondiente. tenga en cuenta que este procedimiento debe realizarse antes de abrir el prevalidador. haga clic sobre la opción “Herramientas” del Menú principal. modificación y demás cambios que se generen antes de ser remitida oficialmente. sin embargo. Una vez abierto Microsoft Excel. a través del prevalidador tributario. El documento está organizado en seis temas: el primero corresponde a los pasos a seguir para habilitar la opción de Macros del Excel y poder ejecutar el prevalidador.1. 7. para permitir la ejecución de los macros contenidos en el prevalidador se hace necesario que el nivel de seguridad de Excel se encuentre en la opción “Bajo”. Para versión inferior a Office 2007. su utilización en ningún momento exime al informante de la responsabilidad que se derive por errores de forma o de contenido de la información suministrada. así como la inclusión. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 17 .2. y en sexto y último lugar se muestran las pantallas que lo guiarán en la generación de los archivos XML. en cuarto lugar aparecen las pantallas que lo guiarán en el área de diligenciamiento. A continuación podrá encontrar el procedimiento para realizar este ajuste en el Excel. es decir en un Excel nuevo.2. 7. en tercer lugar se describe la barra de herramientas. 2. El icono de “Seguridad de Macros” deberá aparecer en la Barra de Herramientas de Acceso Rápido. Cierre el Excel completamente y ejecute el prevalidador. y la cuarta presenta la estructura. Para versión Office 2007. la segunda incluye la definición. Seleccione la opción “Seguridad de Macros” (F) y haga clic en el botón “Agregar” (G). Haga clic en el botón “Aceptar” (H). Seleccione la opción “Habilitar todas las macros” (J) y luego haga clic en el botón “Aceptar” (K).Luego. Una vez abierto el prevalidador verifique que tenga habilitado el botón “Seguridad de Macros”.2. coloque el puntero del mouse sobre la opción “Macros” para visualizar el menú correspondiente y haga clic sobre la opción “Seguridad …” La opción de “Seguridad …” le mostrará la siguiente ventana : Seleccione la opción “Bajo” y haga clic en el botón “Aceptar”. Haga click en “Personalizar” (C).2. 7. desplazamiento por las pantallas.1. Haga clic en este icono (I). diligenciamiento y ayudas. 7.2. y seleccione la opción “Más comandos…” (B). INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 18 . la tercera relaciona los documentos necesarios para el diligenciamiento de la información. los obligados y recomendaciones generales. Cierre el Excel completamente y ejecute el prevalidador. Si está habilitado continúe con el procedimiento en la página 8. ACCESO AL PREVALIDADOR Pantallas iniciales El prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos incluye 4 pantallas iniciales de presentación: la primera es la pantalla de entrada. de lo contrario continúe con el siguiente paso: Despliegue el Menú de la “Barra de Herramientas de Acceso Rápido” (A). depliegue el listado de “Comandos más utilizados (D) y seleccione “Ficha Programador” (E). Si va a validar un archivo XML para conocer que está correctamente generado. seleccione el formato del archivo y utilice el botón Examinar para determinar el INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 19 .La pantalla siguiente presenta las opciones de Diligenciamiento o Validación. y luego haga clic en “Ir al formato” para acceder a la pantalla de diligenciamiento. Si desea Diligenciar seleccione el formato que va a utilizar. 2 Pantalla de diligenciamiento Una vez ubicado en esta pantalla deben observarse las diferentes características. Al hacer clic en el botón validar el prevalidador revisa la conformación de los archivos y le envía un mensaje si todo está correcto (En el capítulo 6. como son: • • • Barra de Herramientas Área de diligenciamiento Cuadro de Ayudas y Errores BARRA DE HERRAMIENTAS DEL PREVALIDADOR Para versión inferior a Office 2007 Ubicado en el formato seleccionado. Indica el registro actual.2. preste atención a los distintos iconos que se encuentran en la parte superior de la pantalla. 7.archivo a validar. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 20 . Si modifica el valor y oprime la tecla “Enter” lo ubicará en el registro ingresado.2. Si al consultar (vía Internet) la solicitud de envío de un archivo XML generado por e prevalidador se le informa que este archivo contiene errores. La barra de herramientas del prevalidador contiene todas las opciones que aplican para el formato y que le ayudarán a navegar fácilmente. y la cantidad total de registros. Generación de archivos en xml se da más información al respecto). Generación de archivos en xml se da más información al respecto). el sistema le presenta un reporte de errores en formato XML el cual podrá descargar y revisar frente al XML enviado (En el capítulo 6. para el efecto los registros se agregan al final de la tabla. Al oprimir el botón “Sí” mostrará una pantalla donde se podrá observar un listado de errores. Este listado está conformado por los datos: • • • Hoja del prevalidador donde se encuentra el error. La casilla a la cual corresponde el error.Permite agregar la cantidad de registros que se indique. Permite generar los archivos XML. que deben ser entregados a la DIAN. Elimina el registro actual. esta acción solamente se realizará en caso de que no exista ningún error en la información. eliminando todos los registros que se han ingresado. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 21 . de lo contrario el prevalidador indicará que hay errores. junto con una descripción del error correspondiente. Número de Registro al cual pertenece el error. Reinicia el formato. que al accionarlo regresa a la pantalla anterior. ubicar el formato que tenga el error y modificarlo. Una vez guardados e identificados los errores deberá volver al prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos. Una vez modificados nuevamente realice la generación de los archivos XML. Igualmente. que permite ingresar al formato de diligenciamiento para esta información. / Permite ocultar o mostrar los cuadros de ayuda y errores. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 22 .Al oprimir el botón “Guardar” se guardará un archivo de texto con los errores para su posterior revisión y corrección. aparece el botón de “Registros Secundarios”. Para aquellos formatos en los que se debe incluir información secundaria. Es importante tener en cuenta que para efectuar las tareas de copiar y pegar se deben ocultar las ayudas. Ir a la pantalla de inicio del prevalidador. Si el prevalidador se encuentra correctamente diligenciado sigue con el procedimiento descrito en el capítulo 6. La pantalla siguiente mostrará donde puede guardar el archivo. en este formato la barra de herramientas muestra el botón “Principales”. Una vez terminado el proceso de cargue de la información. después de oprimir el botón “Aceptar”. Cuando se da clic en este botón se presenta un cuadro de diálogo para ubicar y seleccionar el archivo XML que se desea cargar.Permite cargar los datos contenidos en un archivo XML al prevalidador. se da clic en el botón “Abrir”. se mostrará el siguiente mensaje: INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 23 . es recomendable hacerlo después de carga los datos. mostrará el siguiente mensaje de advertencia: Una vez acepte la advertencia. las hojas afectadas serán limpiadas y los datos del archivo XML serán cargados. presenta el siguiente mensaje: Este mensaje indica las cantidad de registros principales que contiene el archivo XML y que por lo tanto son los que se van a cargar. antes de carga un archivo XML el formato del prevalidador será limpiado por lo tanto si se desea adicionar información. Una vez seleccionado el archivo. Sin embargo. para evitar generar mensajes de error. que tienen fondo blanco. y c) las celdas bloqueadas. Se diferencian tres tipos de celdas: a) la que permiten el ingreso de datos. La Barra de Herramientas propia del Prevalidador. de fondo gris. el sistema indica que se ha cometido un error como lo muestra la siguiente pantalla. El menú se puede observar de la misma manera que en una versión anterior a Office 2007. El ingreso de la información debe cumplir con las condiciones de forma solicitadas. se puede encontrar en la pestaña “Complementos”. b) las de título. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 24 .Para versión Office 2007. Veamos un ejemplo: Si se colocan letras en un campo numérico o viceversa. ÁREA DE DILIGENCIAMIENTO Esta zona está destinada para incluir la información requerida en los diferentes formatos. que tienen fondo verde. si tiene un rango de valores validos y en algunos casos presenta un texto descriptivo del campo. se puede hacer doble clic u oprimir la tecla “Control (ctrl)” + la tecla L (minúscula) sobre la misma para desplegar dicho listado y seleccionar un valor como se observa en la siguiente pantalla: INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 25 . igualmente menciona la longitud máxima de la casilla.Es importante mencionar que ante esta eventualidad. pero si no corrige los errores presentados. el programa le permite continuar con el diligenciamiento de las demás celdas. Cuadro de Ayudas Indica a manera de título en el encabezado azul. Si la casilla tiene un rango de valores válidos. CUADRO DE AYUDAS Y ERRORES Estos cuadros aparecen cuando se está diligenciando la información y tienen por objeto guiarlo en el adecuado diligenciamiento de la información. el nombre de la columna que se está ingresando. su obligatoriedad. no se podrán generar los archivos XML para su entrega oficial a la DIAN. Se proporciona allí el nombre de la casilla seguido por los errores presentados en su diligenciamiento. Si la información se encuentra correctamente diligenciada conforme las especificaciones técnicas indicadas.Cuadro de errores Este cuadro aparece solamente en caso de que el registro actual tenga un error en alguna de sus casillas y lista todos los errores que presenta el registro. este cuadro se actualiza cada vez que se cambia de registro o de casilla. se presentará la siguiente pantalla: INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 26 . se procederá a utilizar la opción “Genera XML”. La figura siguiente muestra un ejemplo: GENERACIÓN DE ARCHIVOS XML Terminado el diligenciamiento de la información en el prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos en los formatos correspondientes. xml.xml Dicha numeración no debe contener saltos ni repeticiones. Debe tener presente que al lado derecho de la pantalla el programa indica el nombre de los archivos que se van a generar en este proceso. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 27 . Número de envío. Adicionalmente debe indicarse la cantidad de registros que serán incluidos por archivo. pero es obligación del usuarios verificar que la información sea la correcta). Estos campos están definidos en las especificaciones técnicas de cada formato y deben diligenciarse de acuerdo a lo indicado en ellas. Fecha de envío.Para continuar con el proceso deben diligenciarse los siguientes datos (Algunos de los datos el sistema los traerá automáticamente. Recuerde que el prevalidador no calcula y no controla el número de los archivos. Recuerde que máximo se deben incluir 5. por tanto debe ser diligenciada directamente por los usuarios. no olvide los nombres de estos archivos. Año de envío Concepto.xml Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx3. ya que estos son los que debe presentar a la DIAN. Fecha inicial. Fecha final. Ej: si requiere enviar tres archivos como parte de una misma solicitud.000 registros por cada archivo.xml Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx2. el nombre de cada uno finaliza de la misma manera: Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx1. El nombre de los archivos que forman parte de una misma solicitud está dado por las especificaciones técnicas de todo formato #. donde el símbolo # representa la numeración secuencial de los archivos. se inicia el proceso de generación de los archivos. Si el usuario desea validar los archivos XML creados en una aplicación distinta al prevalidador puede hacerlo seleccionando el formato y el archivo a validar. Los archivos se generan en el directorio Salida. Estos errores aparecerán en inglés dado que para este proceso se utilizan los procedimientos estándar para XSD. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 28 . En caso de ser correcto. se presentará la siguiente pantalla con el listado de errores encontrados. Finalizado el proceso se emite el mensaje que se muestra a continuación. mostrará el siguiente mensaje. de la ubicación seleccionada para la instalación del programa.Con el botón “Generar XML”. los cuales están en este idioma. Si al validar el archivo se encuentra algún error de forma. Haga clic sobre la opción Habilitar cuenta 4.3. Adicionalmente. Ingrese al portal de la DIAN y seleccione la opción Servicios Informáticos Electrónicos 2. seleccione en el desplegable el ítem NIT y digite el NIT correspondiente SIN incluir el dígito de verificación. Haga clic sobre la opción Verificar su sistema para firma 3. escoja el ítem A nombre propio. b. digite su organización.Tenga en cuenta que esta validación es de forma y no debe ser tomada como una validación definitiva para la presentación de los archivos a la DIAN. para que lo pueda descargar y activar. Si desea ingresar a título personal. * Información tomada del manual del prevalidador de la DIAN* 7. coloque la siguiente dirección en su navegador: http://www. 5. A partir de este momento podrá realizar todos los pasos del proceso de presentación de información. Para Iniciar Sesión. usuario y contraseña a. En caso que la DIAN le haya comunicado que le emitirá un Certificado Digital. Si desea Ingresar a nombre de una Organización.dian. le indica cómo hacer uso de este mecanismo y otros temas de interés. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 29 . debe hacer lo siguiente: 1.gov. ENVIO D ELA INFORMACIÓN A LA DIAN Para el envío de la información se debe ingresar al portal de la DIAN. siga las instrucciones que se dan en la cartilla Mecanismo Digital.co/ Para ingresar al servicio de Presentación de información por envío de archivos. Haga clic sobre el botón Contraseña con lo cual se despliega el teclado virtual. A continuación digite el código y/o el nombre de los formatos que va a colocar y oprima el botón Buscar: Seleccione el formato y oprima el botón Continuar De esta manera. 2º. siga los siguientes pasos: 1º. Una vez haya localizado el archivo XML y una vez lo haya firmado (en caso que tenga certificado digital). Haga clic sobre la opción Presentación de Información por Envío de Archivos (en cualquiera de los dos menús): A continuación escoja la opción Colocar Archivos en su Bandeja de Entrada: Nota Si no tiene certificado digital (o si no lo ha activado). Haga clic sobre el botón Colocar. Haga clic sobre el botón Examinar. además de Colocar los Archivos y Diligenciar la Solicitud de Envío. Aplique estos pasos por cada archivo que coloque. Para firmar digitalmente un archivo.Salida del Muisca: Para terminar y salir correctamente del Muisca. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 30 . 3º. para realizar el trámite de Presentación Presencial. haga lo siguiente: haga clic en el icono Cerrar Sesión que se encuentra en la parte inferior. Haga clic sobre el botón Firmar. Este le permite buscar en su computador el archivo XML que va a colocar. Si usted tiene certificado digital emitido por la DIAN. haga clic sobre el botón Firmar y con el botón Examinar localice el archivo que corresponde a su certificado y finalice haciendo clic sobre el botón Firma. este botón es visible y le permite firmar digitalmente cada uno de los archivos que coloque como se explica más adelante. haga clic sobre este botón para colocar ese archivo en la Bandeja de Entrada en la DIAN. ingresa a colocar los archivos en su bandeja de entrada. Utilice el ratón para colocar la contraseña y finalice haciendo clic sobre el botón Aceptar. Note que los datos de identificación y los datos correspondientes al formato se cargan automáticamente: Para colocar los archivos (XML) en la Bandeja de Entrada en la DIAN. debe acudir a cualquiera de los puntos de Contacto de la DIAN. Lista de Archivos colocados: Cada vez que coloque un archivo. Ejemplo: Si requiere colocar tres archivos como parte de una misma solicitud. las palabras HOLA y Hola son diferentes. y por el otro. En caso que desee quitar o remover un archivo. Esta lista tiene un doble propósito: por un lado informarle qué archivos han sido colocados. márquelo haciendo clic sobre la casilla que se encuentra a la izquierda del nombre. el nombre de este aparece en la lista que se despliega en la parte inferior. Cuando usted firma digitalmente un archivo y lo coloca en la Bandeja de Entrada. es decir. Archivo de Firma. Nota Si tiene certificado digital.xml no se debe eliminar a menos que también se elimine el respectivo archivo firmado.xml.xml • Dicha numeración no deberá contener saltos ni repeticiones. Condiciones de los archivos: Finalmente. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 31 . Haga clic sobre el botón Aceptar para tomar la contraseña y finalice haciendo clic sobre el botón Firma.xml. donde el símbolo número representa la numeración secuencial de los archivos..Recuerde que la contraseña es sensible a mayúsculas. permitirle retirar o remover archivos. el nombre de cada uno finalizará de la siguiente manera asumiendo que es su primera colocación de archivos: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx1. Cuando un archivo es removido. tenga en cuenta lo siguiente: • El nombre de los archivos que formen parte de una misma solicitud está dado por las especificaciones técnicas de cada formato y deberá finalizar con #. haga clic sobre el botón Colocar.xml xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx2. deberá firmar digitalmente CADA UNO DE LOS ARCHIVOS que coloque. Si lo desea. Una vez firmado digitalmente el archivo de datos. y a continuación haga clic sobre el botón Remover. adicionalmente se coloca el archivo correspondiente a la firma tal como se muestra a continuación: El archivo signDmuisca_xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xml xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx3. podrá colocar ese archivo nuevamente. desaparece tanto de la lista como de su Bandeja de Entrada en la DIAN. • Cada archivo debe contener como máximo cinco mil registros (5. • El número de secuencia reinicia cada año. al cambiar el año calendario el número de secuencia de archivos debe iniciar nuevamente en uno (1). Diligenciar solicitud de envío: En este punto se explica cómo debe diligenciar la Solicitud de Envío de Archivos. aparecen diligenciados los campos relativos al formato de los archivos que va a colocar (nombre. Año informado: Escriba el año al que corresponde la información a presentar. Nota INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 32 . • Control de secuencia. Verifique que los datos que figuran estén correctos. Los archivos que hacen parte de un mismo envío. Una vez haya colocado los archivos en la Bandeja de Entrada. De igual manera. es decir. Siguiendo con el ejemplo anterior. El sistema MUISCA le irá indicando el número de secuencia correspondiente a la organización que haya seleccionado al momento de ingresar.000). haga clic sobre la opción Diligenciar Solicitud de Envío de Archivos. Los datos de la sección Información General son diligenciados automáticamente por el sistema.• Todos los archivos deben corresponder al formato (XML) solicitado. • La información presentada debe atender los principios de oportunidad y calidad requeridos. si el segundo envío no comienza con el consecutivo 4. Si usted es representante de la organización A y de la organización B. cuál el segundo. lo cual agiliza el servicio de presentación de información. que responden al mismo requerimiento. código. deben finalizar con un número consecutivo que permite establecer correctamente cuál es el primer archivo. es decir. tipo de archivo y periodo informado). etc. escriba el nombre completo del que tenga el número consecutivo más bajo. Número de Registros: Es la sumatoria de todos los registros contenidos en los archivos presentados con esta solicitud. • Número de secuencia de archivos. debe ser un número de cuatro dígitos. tenga en cuenta que cada una maneja su propio número de secuencia de archivos. Nombre del primer archivo: De todos los archivos que componen la presente solicitud. • Una persona manejando varios números de secuencia. El sistema Muisca controla que cada solicitud que diligencie comience con el número consecutivo que le corresponde. Diligencie los campos restantes de la siguiente manera: Cantidad de Archivos: Es el número de archivos que van a ser presentados con esta solicitud. la solicitud no podrá ser guardada. De inmediato. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 33 . haga clic sobre el botón Solicitar. cuando no estén obligados a declarar virtualmente. El número de documento asignado es importante para poder finalizar su proceso. en el Concepto aparece preseleccionado el ítem Inserción / Nuevo. se mostrará el siguiente mensaje con el número del documento correspondiente: Haga clic en el botón Sí para generar el documento en formato PDF. Presentación Presencial (Personas sin certificado digital) Deben presentar presencialmente la información: • Las personas o empresas que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes que deban entregar a la DIAN la información relacionada con la Resolución 12689 de 2007. aparece preseleccionado el ítem Remplazo. pero cuando se diligencie una solicitud de remplazo como se indica más adelante. Presentar en la DIAN: La presentación es el proceso mediante el cual se confirma la información registrada en la Solicitud de Envío de Archivos. • También los obligados a reportar ÚNICAMENTE la información relacionada con el formato 1002 . aparecerá este mensaje pidiendo confirmación.Retenciones en la fuente practicadas-. Este documento contiene información importante acerca de su solicitud y se puede imprimir. Nota Hay dos tipos de Presentación: La Presencial (si no tiene certificado digital) y la Virtual (si tiene certificado digital). Este documento no implica que haya cumplido con la obligación de presentar la información. Una vez diligenciada la solicitud como se explicó en el punto anterior. Haga clic sobre el botón SI y guarde este archivo en su computador e imprímalo. a que hace referencia el artículo 5º de la Resolución 12690 de 2007. En este punto del proceso. Como resultado de este procedimiento.Al diligenciar una nueva solicitud. Anótelo y guárdelo. Si usted no tiene firma amparada por certificado digital. dando como resultado una comunicación de resultados a través de la Bandeja de Tareas del usuario o interesado. se inician los procesos de validación y carga de los archivos respectivos. bien sea por presentación virtual (con certificado digital) o por presentación presencial. tenga en cuenta lo siguiente: Usted ha diligenciado una solicitud de Envío de Archivos. Este archivo es la constancia que usted tiene del trámite realizado. cuando se acerque a un punto autorizado por la DIAN para presentar presencialmente su solicitud.Nota Tanto el número del documento como la impresión del PDF. haga clic sobre el botón Firmar. Adicionalmente. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 34 . En su lugar. para que a través de un funcionario se realicen los pasos finales del proceso de presentación de información por Envío de Archivos. Acercarse a un Punto de Contacto: Ahora debe acercarse a cualquiera de los puntos de Contacto DIAN. se le creará una tarea relacionada con el asunto asignado para realizar la respectiva corrección. Como el documento ha sido firmado correctamente. En poco tiempo. cuando confirma que desea guardar la solicitud. Haga clic sobre el botón Guardar para salvar su acuse de recibo con lo cual se le pide la siguiente confirmación. le serán de gran ayuda. se entrega un número de asunto el cual le servirá para realizar y el seguimiento a sus solicitudes. En Firmar Documento. haga clic sobre el botón Presentar Información y a continuación puede descargar y salvar en su computador el acuse de recibo. la persona no requiere realizar el trámite de presentación presencial pues este se realiza en forma automática. Esto con el fin que el PDF generado contenga la palabra PRESENTADO. Colocados estos datos. Todas las solicitudes o tareas relacionadas con esta solicitud inicial serán registradas en el asunto asignado para su seguimiento. se despliegan las siguientes imágenes: No genere el PDF ni cierre esta ventana hasta terminar el proceso de presentación virtual. la DIAN le comunicará el resultado tal como se explica en el punto siguiente. seleccione el archivo que corresponde a su certificado y haga clic sobre el botón Contraseña para desplegar el teclado virtual sobre el cual debe usar el ratón para marcar su contraseña. Este acuse de recibo es el soporte legal de su presentación de información y la fecha del mismo será la que se entienda para todos los fines legales. Mantenga una copia de seguridad preferiblemente fuera de su computador. Presentación Virtual (Personas con certificado digital): Aplica únicamente cuando el usuario firmó con certificado digital cada uno de los archivos colocados inicialmente. En este evento. No olvide llevar el número del documento y/o la impresión del formulario que obtuvo en el punto anterior. Haga clic sobre el botón Guardar y sálvelo en su computador. En caso que la información presentada con esta solicitud tenga error. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 35 . firme cada uno de los archivos que coloque y firme la Solicitud de Envío de archivos. El resto de los trámites se realizan en forma automática por lo que solo debe estar pendiente de la comunicación de resultados que se realiza a través de su Bandeja de Tareas.Nota Si tiene certificado digital. De la misma manera se establecieron las características que deben tener encuentra para la prevalidación de la información en el sistema según lo dispuesto por la DIAZ. incluyendo a las entidades gubernamentales. asistir a capacitaciones y consultar los medios de comunicaciones que reporten estos temas. INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 36 . Para actualizarse sobre información exógena se recomienda consultar los medios informativos que tiene la DIAN.8. tomando información de primera mano directamente en la DIAN. Así mismo comprendimos que la finalidad de la DIAN al obligar a presentar la información exógena a todos los entes. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Este trabajo nos sirvió para aprender a presentar la información exógena en los municipios y nos dio las pautas que se deben tener en cuenta para la realización del formato 1001. Formulamos un marco teórico concreto que se utilizo par tener una mejor base informativa sobre el tema para poder realizar el proyecto de investigación. El principal interés de desarrollar la investigación estuvo en el deseo de actualizarnos y conocer algunas herramientas que en el futuro laboras nos serán de gran utilidad. las páginas Web especializadas en temas tributarios. es la de controlar la evasión de impuestos. De la misma manera estaremos atentos a nuevas disposiciones que se planteen para este tema con la convicción de que será un tema con e que ya nos encontramos familiarizados. JULIO CÉSAR. Manual de la DIAN “Información Exógena.co/contenidos/otros/prevalidadores.gov.gov. ENCISO PÉREZ . DÍAZ HOYOS LUIS ANIBAL. Tributaria Año Gravable 2011” http://www.Manual Empresarial de Información Tributaria para la DIAN año Gravable 2011. JOHN TAIRO.dian.pdf INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 37 . BIBLIOGRAFIA ROMERO BECERRA. 1 a 63. págs.co/descargas/cartillas/Dian-guiaEnvioDeArchivosDian-V104_250208.html http://www.dian.9. Publicaciones Organización Interamericana de Ciencias Económicas.