Diseño e Implementación de la Factura Electrónica como mecanismo para hacer máseficiente el proceso de facturación en Certicámara S.A BRENDA HERRERA CARRANZA UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BOGOTA 2011 1 Diseño e Implementación de la Factura Electrónica como mecanismo para hacer más eficiente el proceso de facturación en Certicámara S.A BRENDA HERRERA CARRANZA PROYECTO DE GRADO UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BOGOTA 2011 2 TABLA DE CONTENIDOS. 1 INTRODUCCION 7 2 ANTECEDENTES 9 2.1 ANTECEDENTES NORMATIVOS 9 2.2 ANTECEDENTES OPERATIVOS 11 2.3 ANTECEDENTES CERTIFACTURA 12 3 PROBLEMA 14 3.1 PLANTEAMIENTO 14 3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 15 3.3 JUSTIFICACIÓN 15 4 OBJETIVOS 16 4.1 OBJETIVO GENERAL 16 4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 16 5 MARCOS DE REFERENCIA 17 5.1 PRESENTACIÓN DE CERTICÁMARA S.A. 17 5.2 MARCO TEÓRICO 17 5.3 MARCO LEGAL 21 5.1 MARCO CONCEPTUAL 22 6 HIPÓTESIS 25 7 DISEÑO METODOLOGICO 26 3 7.1 TÍTULO 26 7.2 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN 26 7.3 SUBLÍNEA DE INVESTIGACIÓN 26 7.4 TIPO DE INVESTIGACIÓN 26 7.5 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN 26 7.5.1 DISEÑO ADMINISTRATIVO 26 7.5.2 DISEÑO FINANCIERO 28 7.5.3 DISEÑO TÉCNICO 29 7.6 FUENTES DE CONSULTA 31 7.6.1 FUENTES PRIMARIAS 31 8 INTRODUCCION A LA FACTURA ELECTRONICA 33 8.1 ¿QUÉ ES FACTURA ELECTRÓNICA? 33 8.2 CARACTERÍSTICAS DE CERTIFACTURA 33 8.3 ALCANCES DE LA SOLUCIÓN PARA CERTICÁMARA 35 9 DISEÑO ADMINISTRATIVO 37 9.1 DESCRIPCIÓN GENERAL DE CERTICÁMARA S.A. 37 9.2 MISIÓN 37 9.3 VISIÓN 37 9.4 DEPARTAMENTO DE CALIDAD 38 9.5 POLÍTICA DE CALIDAD 38 9.6 OBJETIVOS DE CALIDAD: 38 9.7 REVISIÓN DE LA POLÍTICA DE CALIDAD 38 9.8 PLANIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE CALIDAD. 39 9.9 MEJORA CONTINUA. 39 9.10 DEPARTAMENTO COMERCIAL 39 9.10.1 ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL 39 9.10.2 DIVISIÓN DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL 40 9.10.3 OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL 40 9.11 DEPARTAMENTO FINANCIERO 41 4 1 ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DEL PROYECTO.2 ORGANIGRAMA DEL PROYECTO.1 DIAGRAMA GENERAL DEL PROYECTO.2 DIAGRAMA ARQUITECTURA 56 11.4 ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD COSTO / INGRESO DEL PROYECTO . 64 12. 65 12.3 ESTRUCTURA DE COSTOS DE LA FACTURA CONVENCIONAL Y LA FACTURA ELECTRÓNICA 44 10.FACTURA FÍSICA 50 10.5 ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD COSTO / INGRESO DEL PROYECTO .2 COMITÉ DE CARTERA 43 10.FACTURA ELECTRÓNICA.9.3 FLUJO DE PROCESO DE FACTURA. 62 12.4.3 DESARROLLO DE APLICACIONES DE SOFTWARE. 72 13 BENEFICIOS Y APORTES DEL PROYECTO DE GRADO 75 14 DIFICULTADES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO DE FACTURA ELECTÓNICA 76 15 CONCLUSIONES 77 5 . 51 11 DISEÑO TECNICO 52 11. 52 11.12 DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN 41 10 DISEÑO FINANCIERO 42 10.1 FACTURACIÓN 42 10.4 IMPLEMENTACIÓN ESPECÍFICA PARA LOS PROYECTOS DTE. 72 12.1 PLAN DE TRABAJO IMPLANTACIÓN PROYECTO. 59 12 IMPLEMENTACION DEL PROYECTO 62 12. 16 RECOMENDACIONES 78 17 BIBLIOGRAFÍA 79 6 . con esto se busca la generación de servicios más ágiles y oportunos a sus clientes. Pero en la actualidad en nuestro país no se tiene una aplicación masiva de este 7 . recibir y almacenar un número indeterminado de facturas electrónicas para Certicámara. Una de las necesidades a nivel mundial para las empresas es la automatización de sus procesos frente a los nuevos retos que imponen los mercados globalizados. una alternativa técnica para mitigar la evasión fiscal y reducir los costos del proceso para los empresarios. siendo este. de esta manera se plantea la posibilidad de que las compañías puedan utilizar diferentes mecanismos tecnológicos en procesos de negocio críticos por medio de sistemas de información que permitan garantizar la autenticidad e integridad de los datos y a su vez la entrega. De esta manera se puede establecer que la Factura Electrónica es la oportunidad para integrar las actividades financieras y de gestión de tesorería de cualquier organización. la cual a su vez enviará dicho documento sus clientes. parametrización a nivel funcional de la herramienta y control de calidad de las tareas asignadas las cuales permitirán la ejecución óptima del proyecto El desarrollo del mismo arrojará como resultado una herramienta de facturación electrónica que este en la capacidad de emitir. con los cuales se dé un acuerdo de facturación por este medio.1 INTRODUCCION Ésta investigación corresponde al continuo acompañamiento de quien elabora el siguiente trabajo de grado con una participación del 100% en todas las actividades desarrolladas. racionalización de trámites y planeación administrativa en las actividades de planeación. aplicando los conocimientos adquiridos durante la carrera. específicamente conceptos y teorías en lo referente al área de sistemas de información. implementación. uno de los procesos vitales para los empresarios y que ha sido en diferentes países como Chile. y de esta manera lograr garantizar seguridad jurídica y técnica de los procesos en medios electrónicos. En Colombia existe desde hace muy poco tiempo la posibilidad legal de contar con la aprobación jurídica de operación de dicho mecanismo. Una de las posibles directivas exploratorias en nuestro entorno empresarial apunta a la Factura Electrónica. expedición. aceptación y exhibición de la información de manera eficiente. dando cumplimiento a la ley. esto implica que se deben soportar las operaciones financieras para todos los efectos fiscales aplicables a la ley colombiana. mecanismo. 8 . pues limitaba a que para su uso se tuvieran que realizar inversiones exorbitantes y requerimientos técnicos demasiados rigurosos de implementar. debido a las barreras que el pasado normativo exponía. ahorro de insumos y simplificación de procesos.2 ANTECEDENTES La factura electrónica nace como una iniciativa jurídica. en las operaciones que se realicen con comerciantes. En este orden de ideas. Tecnología sobre la cual se basa toda la plataforma de certificación digital del estado colombiano y que cumple con todos los requerimientos establecidos por la Ley de Comercio Electrónico (Ley 527 de 1999) y el decreto reglamentario 1747 del 2009). normativo y tecnológico sobre el cual se implementan los procesos de facturación electrónica 2. son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina registradora. importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales. Certificación digital basada en tecnología PKI ). control. la boleta de ingreso a espectáculos públicos. el presente análisis se desarrollará de acuerdo a un conjunto de términos que exponen el estado del arte de la facturación electrónica en Colombia y en la región (Latinoamérica) y ubican al lector en el contexto legal. la factura electrónica y los demás que señale el Gobierno Nacional. 9 . apoyada en las herramientas 1 tecnológicas vigentes (i.1 Antecedentes normativos A continuación se enumeran un conjunto de antecedentes normativos de acuerdo a la legislación colombiana y los cuales aportaron las bases para lograr definir los procesos de Facturación Electrónica en Colombia: • Ley 223 de 1995 Mediante esta ley 223 de 1995 se modifico el artículo 616-1 (factura o documento equivalente) el cual define: “La factura de venta o documento equivalente que se expida.e.” • Artículo 617 del Estatuto Tributario Este artículo define principalmente los requisitos que se deben cumplir en el momento de generar una factura de venta y los cuales se enumeran a continuación: 1 PKI: Infraestructura de llave pública. brindando respuesta a una necesidad de competitividad. con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. o El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.”. o Fecha de su expedición. define la factura electrónica como: “documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o. o Valor total de la operación. y establece los parámetros de la factura electrónica como documento equivalente a la factura de venta. • Decreto 1094 de 1996 Este decreto reglamenta el Art 616-1 del Estatuto Tributario. aceptarse.o Estar denominada expresamente como factura de venta. • Decreto 1929 de 2007 En este decreto se proporcionan los parámetros para la aplicación de factura electrónica como mecanismo facilitador de las transacciones comerciales entre los que encontramos: 10 . • Ley 962 de 2005 El artículo 26 de la presente ley define: “ la factura electrónica podrá expedirse. o Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. o Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de tecnología disponible. siempre y cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la respectiva tecnología que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación”. o Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio junto con la discriminación del IVA pagado. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria. transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado Edifact de un computador a otro. o Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. prestación de servicios. o Adquirente: Es la persona natural o jurídica que como adquirente de bienes o servicios debe exigir factura o documento equivalente y. que tratándose de la factura electrónica. aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos. entregada. presentaban las siguientes características: 11 . tratándose de la factura electrónica. o Tercero: Es la persona natural o jurídica que presta al obligado a facturar y/o al adquirente. o Obligado a facturar: Es la persona natural o jurídica que conforme a las normas tributarias tiene la obligación de facturar y que. que para efectos fiscales debe ser expedida. • Ley 1231 de 2008 – Factura Comercial En esta ley se reglamenta la factura como título valor y como mecanismo de financiación para los empresarios.o Factura electrónica: Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios. o Número de la factura electrónica: Es el número que obedece a un sistema de numeración consecutivo autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y corresponde al mismo autorizado para la factura por computador. la acepta y conserva para su posterior exhibición. conservación y exhibición. la expide. 2. entrega. tales como: expedición. y se especifican los procedimientos para la generación del contenido técnico de control de las facturas y de las notas crédito en general. En esta resolución 14465 se exige que quienes expidan y acepten facturas electrónicas tengan que estar haciendo reportes bimensuales a la DIAN con el consolidado de sus operaciones. aceptación. • Resolución DIAN 14465 de 2007. Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios deberá solicitarse la respectiva autorización. generándola y numerándola por medio de un sistema de facturación por computador.2 Antecedentes Operativos Las arquitecturas de Facturación Electrónica hasta la Ley 962 y el Decreto 1929 de 2007. los servicios inherentes al proceso de facturación. y debe en consecuencia cumplir todos los requisitos y condiciones exigidos en el presente decreto. Una vez definida esta directriz estratégica Certicámara inició su proceso de búsqueda de alternativas en el mercado mundial que ofrecieran este tipo de soluciones. Certicámara hizo una evaluación a una serie de compañías con el fin de determinar el tipo de proceso que podría aportar con su nuevo producto utilizando como base un esquema tecnológico. • Aplicaba para la factura de venta que no equivale a la factura cambiaria de compraventa. incrementa el control sobre los flujos financieros dentro de la organización y optimiza los procesos de cobro mediante la integración con los medios de pago/entidades financieras. después de este estudio encontró una oportunidad en el proceso de facturación. reduciendo tiempos y automatizando las acciones de validación. Es por ello que se habilita en Colombia. tanto la factura de venta como la factura cambiaria de compraventa.• Las facturas generadas solamente eran válidas como documentos equivalentes a las facturas físicas de venta si se transmite en una red de valor agregado. la capacidad de disponer de información precisa sobre el estado de las facturas emitidas y recibidas. la cual permite mejorar del control financiero de la organización.A. 2. • Se debía utilizar el buzón electrónico (aunque resulte cuestionable su uso pues la red de valor agregado genera su contenido y se mantiene actualizado) • Servía de soporte fiscal a las transacciones. se visualizó la necesidad de obtener un producto que permita un mejoramiento de procesos y ahorro de costos en la organización.3 Antecedentes CERTIFACTURA Bajo la perspectiva que ofrece Certicámara en el mercado Colombiano en donde su premisa es la utilización de medios electrónicos como soporte transaccional para las compañías. después de un exhausto proceso en donde se definieron parámetros de selección que garantizarán un alto nivel de conocimiento en la solución se decidió que la mejor alternativa era la que ofrecía AZURIAN S. La primera empresa que utilizó esta solución fue la 12 . con su herramienta DTE Plus. Azurian es una de las primeras empresas certificadas por SII (servicio de impuestos internos) para ofrecer su solución de DTE. Hoy esta solución es responsable de la emisión del 48% de total de documentos recepciones por el Servicio.9 Millones de documentos recepcionados por el SII.Embotelladora Andina. ya que fue la primera solución electrónica implementada en Chile.sii. quien a su vez fue el primer cliente aceptado por SII para operar con Documentos Tributarios Electrónicos con fecha 23 de Abril del 2003 (www.cl). Actualmente más de 120 empresas son clientes de DTE Plus de Azurian solo en Chile. siendo además la solución con mayor experiencia del mercado. 13 . sobre un total de 39. La empresas en Colombia vienen adaptándose a estos nuevos cambios. almacenamiento y conservación. permitiendo mejorar la competitividad empresarial y al mismo tiempo le facilita al Estado controlar la evasión de impuestos. generar y enviar facturas en entornos electrónicos dando cumplimiento a las exigencias legales actuales incrementando los niveles de eficiencia en su operación de facturación.3 PROBLEMA 3. numeración. Factura Electrónica). envío. además también se debe tener en cuenta el nuevo marco normativo que define condiciones y mecanismos de aseguramiento jurídico y técnico que hacen de la Factura Electrónica una excelente oportunidad para contar con un proceso que le permita al empresario emitir. implementado la automatización en sus procesos. a muy bajo costo. Por lo anterior. y teniendo en cuenta los beneficios que suponen la implementación de un proceso de Facturación Electrónica y dada la viabilidad normativa. buscando la generación de servicios ágiles y oportunos que generen valor diferenciador frente a la competencia y que le permitan lograr un punto de rentabilidad. que le permita potencializar. Actualmente hay gran cantidad de documentos tributarios (facturas) que generan los altos costos relacionados con la impresión. 14 . el uso y la integración de las tecnologías de facturación electrónica a sus procesos de negocio. De esta manera vemos como la reciente legislación Colombiana (Decreto 1929 del 2007 emitido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. permite a los empresarios reducir los costos asociados a sus procesos de producción. se propone la implementación de un producto y/o servicio en Certicámara (Autoridad de de Certificación Digital Abierta legalmente constituida bajo el marco legislativo colombiano). Los cambios en los sistemas tecnológicos. políticos y económicos. eficiencia a corto y mediano plazo. nos llevan a que las empresas requieran nuevos de mecanismos que les permitan ser más eficientes y eficaces.1 Planteamiento En los últimos años el mundo ha entrado en un proceso de rápida transformación. Desde este punto de vista se considera relevante el desarrollo de éste proyecto ya que se enfocará en la viabilidad de la implementación de un sistema óptimo que permitirá a esta organización el acceso a una tecnología enfocada a la eficiencia de los procesos Por lo anterior.3. México y España.2 Formulación del problema ¿Cuáles son los procesos que se deben llevar a cabo para la implementación de la Factura Electrónica como oportunidad para integrar las actividades financieras y de gestión de tesorería en Certicámara? 3. va a construir las bases para complementar y aclarar los conocimientos ya adquiridos sobre el tema de facturación electrónica. 15 . en donde dicho proceso generó la posibilidad de mitigar la evasión y reducir los costos del proceso de facturación para los empresarios. hace que las organizaciones planteen la creación de nuevas estrategias que les permita ser empresas más ágiles. A partir de las experiencias de otros países que han incursionado en este proceso de facturación electrónica como Chile.3 Justificación En la actualidad todo el entorno de la globalización. la información que se genere en la elaboración de este proyecto. que permitan a la organización concebir este mecanismo como una alternativa económica y tecnológica que optimice los procesos. el presente proyecto pretende profundizar en los conceptos generales de la factura electrónica y su implementación en Certicámara. y va a contribuir a la creación de objetivos y estrategias más claras y estables. escalables y que ofrezcan unos rápidos canales de respuesta a las necesidades del mercado. reduciendo tiempos y automatizando las acciones de validación. mayor capacidad) => Mayor rapidez operacional en las ventas.A.1 Objetivo General Determinar las condiciones de diseño y de implementación de la facturación electrónica en Certicámara S. • Optimizar los procesos de cobro en el área de cartera de Certicámara. 4. • Elaborar un diagnóstico del área de facturación y logística que sirva como insumo para la implementación del proceso de factura electrónica en Certicámara.4 OBJETIVOS 4. • Elaborar el plan de mejoras que permita crear una solución sostenible orientada al proceso de facturación electrónica. • Mejorar el control financiero de Certicámara y la capacidad de disponer de información precisa sobre el estado de las facturas emitidas y recibidas. 16 .2 • Objetivos Específicos Aumentar la productividad en el departamento de facturación de Certicámara (menor tiempo. modifiquen o reemplacen.000 y las demás normas que las complementen. las organizaciones están conformadas por varios sistemas y a su vez éstos están conformados por características específicas del sistema principal. La Sociedad Cameral de Certificación Digital Certicámara S.. que tiene como propósito fundamental proporcionar las herramientas necesarias para que los empresarios y demás usuarios de Internet del país puedan realizar Negocios Electrónicos con Seguridad Jurídica.5 MARCOS DE REFERENCIA 5. 5.999.1 Presentación de Certicámara S. o simplemente Certicámara. 1079279. Certicámara tiene su domicilio principal en la ciudad de Bogotá. Para cumplir tal fin los sistemas debes ser autorregulables y autoajustables con el objetivo de poder medir su desempeño y productividad esperada. bajo premisas de los componentes básicos que se deben tener en cuenta para aprovechar la oportunidad de negocio.A. es una sociedad anónima constituida por las cámaras de comercio del país con el objetivo de prestar los servicios de certificación digital que se regulan por la ley 527 de 1. permitiendo facilitar los ajustes requeridos al sistema logrando con ello una respuesta positiva a las necesidades del mercado mediante la creación de unos adecuados sistemas de información. el Decreto 1747 de 2. Como primera medida se debe tener en cuenta como lo menciona (Senn. se encuentra inscrita en el Registro Mercantil bajo el número de matrícula No. 1993. 17 .A. el objetivo principal de cada uno de éstos subsistemas es la producción de bienes y servicios que logren satisfacer la demanda del mercado. y tiene autorización para prestar los servicios de certificación digital abierta de la Superintendencia de Industria y Comercio. Certicámara es una Entidad de Certificación Digital Abierta de carácter esencialmente Empresarial.23).2 Marco Teórico En la continua búsqueda de competitividad se han creado diferentes teorías que sustentan todo el proceso decisional en el cual tienen que incurrir las organizaciones para llevar a cabo el desarrollo de los proyectos con una adecuada utilización de los recursos. Es importante tener en cuenta que en ésta continua búsqueda de competitividad cada vez las organizaciones debe estar más a la vanguardia de los avances tecnológicos es por ello que las empresas adoptan herramientas que permiten optimizar sus procesos. temporal y geográfica. Interactividad: la tecnología funciona a Los consumidores se involucran en un 18 . lo cual generó un aumento significativo en el incrementos de las ventas. 392) nos confirma que ésta herramienta llamada Internet puntualmente realiza un aporte significativo en la historia del comercio electrónico a mediados de 1995 por medio del portal Netscape. dispositivos móviles. Riqueza: se transmiten mensajes de video.com en el cual se publicaron los primeros anuncios publicitarios de grandes compañías que sirvieron como base para incursionar en esta modalidad de publicidad y ventas en la Web. 2001. que nos permiten confirmar que éste tipo de tecnologías son más robustas y potentes que las revoluciones anteriores. Características únicas de la Tecnología del Comercio Electrónico Dimensión del Comercio Electrónico Importancia en los Negocios Ubicuidad: La tecnología de Internet y la El mercado se ha extendido más alla de las Web está disponible en todas partes: en el fronteras tradicionales y carece de ubicación mercado. El mercado virtual incluye a miles de empresas y consumidores en todo el mundo. Se crea el mercado en el trabajo. virtual en donde las compras se realizan desde cualquier lugar reduciendo los costos de compra. Figura 1. A continuación se definen las características de la tecnología del comercio electrónico. Estándares universales: existen Con el conjunto de estándares técnicos estándares tecnológicos. los estándares existentes los sistemas se puedes comunicar de Internet entre sí fácilmente. en uno solo video. Los mensajes de Marketing ahora se integran audio y texto.28-29) con la incursión en el comercio electrónico la gran mayoría de los negocios utilizan en sus sistemas de administración bases de datos lo suficientemente robustas con el único fin de mejorara de manera significativa el servicio al cliente tanto externo como interno. Por su parte (Laudon. como lo menciona (Effy Oz. Alcance Global: la tecnología rebasa las El comercio se realiza de forma transparente fronteras nacionales en todo el planeta y sin modificaciones. 2008. audio y texto. Densidad de la información: la tecnología Los costos de procesamiento. de productos y servicios se basa mensajes en las características individuales. diálogo que ajusta dinámicamente la experiencia a cada individuo. 2007) en donde se evalúan las diferentes posibilidades para lograr identificar el camino adecuado para el desarrollo del proyecto y del correcto uso de las herramientas que sin lugar a duda de éstas dependerá el aumento o disminución de la competitividad de la empresa en el entorno en el cual se desarrolle. Aquí conviene detenerse un momento a fin de lograr interpretar los entornos que intervienen en el esquema de implementación de la herramienta en la organización y determinar el impacto en el momento de iniciar la inversión. comunicación y reduce los costos de la información y almacenamiento eleva la calidad. adaptados tanto a las necesidades de cada individuo como de grupos. En cuanto al estudio técnico se tiene la necesidad de determinar si es posible o no realizar la inversión desde el punto de vista del análisis de la capacidad técnica y el compromiso del personal que interviene directamente en la ejecución del proyecto. se Se reducen obtiene entonces información más precisa y a bajo costo. se debe definir el camino de integración de las herramientas que posea la empresa enfocadas a la nueva inversión que permita la integración del servicio que logre generar un mayor valor agregado y en donde se adopte una estructura productiva sostenible no solo a corto sino también largo plazo. (Fuente: Tomado del libro Sistemas de Información Gerencias Administración de la Empresa Digital Kenneth C. Laudon) Ahora bien es importante tener en cuenta los diferentes enfoques en cuanto a los parámetros que se deben tener en cuenta a la hora de realizar un estudio de viabilidad para el diseño e implementación de un nuevo proyecto en una organización y podemos empezar por el análisis del estudio de viabilidad planteado por (Sapag. significativamente. En cuanto al enfoque económico se debe tener en cuenta que depende en gran medida de la adopción de un proceso adecuado que integre los beneficios y costos estimados para la ejecución del proyecto que sin duda requiere de una amplia visión que permita por parte del 19 . Personalización de mensajes de productos La personalización de los mensajes de y servicios: la tecnología permite entregar marketing.través de la interacción con el usuario. gerente del proyecto la integración adecuada de las estrategias y las herramientas de análisis correctas para la toma de decisiones. es por ello que la normatividad actual en cuanto a Facturación Electrónica se define bajo los principios de neutralidad tecnológica es posible implementar soluciones genéricas o soluciones hechas a la media de acuerdo con los procesos de negocio de una organización específica siempre y cuando se respeten los principios de la seguridad jurídica y tecnológica definidos en la Ley de Comercio Electrónico. estado actual y futuro cercano” comenta que una nueva reglamentación sobre factura electrónica constituye una oportunidad para determinar con claridad dentro del ordenamiento jurídico. con Postgrado en Derecho Financiero de la Universidad del Rosario (Bogotá. Por último con el fin de fundamentar esta investigación. Para el estudio administrativo es claro que se debe buscar un esquema adecuado que logre la departamentalización y delegación de las funciones respecto correcta distribución de los cargos de acuerdo con la complejidad de las tareas asignadas. 2001). que orienten a la empresa en la implementación del nuevo proyecto. cuáles deben ser los requisitos y el contenido que debe cumplir la factura electrónica en materia fiscal para ser considerada como documento soporte de las operaciones mercantiles y dar cumplimiento al deber de facturación. Diplomado en Comercio Electrónico Internacional (Universidad Externado de Colombia) 20 . Es importante estudiar el entorno jurídico-político de un país para establecer mecanismos que generen un valor añadido a las organizaciones que permitan mejorar y optimizar los procesos de las mismas logrando posicionarlas en el mercado. Estos principios son: • Autenticidad: identificación plena del comercio emisor de una factura electrónica y el cliente receptor de la misma. Derecho Contractual de la Universidad del Rosario (2004). Erick Rincón Cárdenas en el seminario “Factura Electrónica en Colombia Antecedentes. a continuación se presentarán algunas ideas que dan bases técnicas y jurídicas a los procesos de facturación electrónica: 2 El Dr. la persona encargada de esta área debe tener en cuenta que la estructura organización adoptada para el proyecto cumpla con los requerimientos óptimos de rentabilidad deseables con miras a desarrollar el correcto esquema de integración del proyecto. 2 Abogado de la Universidad del Rosario (Colombia). el cliente y el ente de control gubernamental. las cuales deben ser administradas por entidades autorizadas por el Ministerio de Comunicaciones y registrarse ante la DIAN para la intermediación en la transmisión de facturas. • No repudiación: mecanismo mediante el cual un comercio no puede negar el hecho de haber emitido una factura electrónica • Confidencialidad: mecanismo mediante el cual se garantiza la protección de la información para conocimiento exclusivo del comercio. 1094 en el cual se define la factura electrónica como documento equivalente a la factura física y la cual contaba con las siguientes características: • Es un documento computacional que soporta transacciones de venta de bienes o la prestación de servicios.3 Marco Legal La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. • Debe ser transmitido entre las partes a través de la utilización del lenguaje estándar EDIFACT.• Integridad: imposibilidad de modificar. en la ley 527 de 1999 se definió y reglamentó el acceso y uso de los mensajes de datos. 21 . sí ha tenido incidencia respecto de la aplicación y validez de la factura electrónica como soporte documentario de las operaciones comerciales. • Debe ser transmitido a través de una red de valor agregado. del comercio electrónico y de las firmas digitales. la cual a pesar de no establecer disposiciones relacionadas en forma directa con temas fiscales y tributarios. Posterior al Decreto 1094. en su afán de contar con un marco legislativo que soporte la facturación electrónica emitió en el año de 1996 el Decreto No. adulterar o borrar los datos almacenados en un factura electrónica. 5. 22 . archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de tecnología disponible. sino también comercial. que las mismas pueden tomar la forma de títulos valores electrónicos. pues el enfoque de la factura electrónica – a partir de esa norma – no sólo será tributario. 1929 del 2007 reglamenta el articulo 616-1 del estatuto tributario y el artículo 26 de la ley 962 de 2005. al decir la norma vigente que para todos los efectos legales se pueden expedir. está significando que para dar soporte a obligaciones cambiarias se pueden utilizar ese tipo de facturas. o lo que es lo mismo. Es así como la ley 962 en su artículo 26 hace referencia a dos situaciones diversas pero complementarias dentro de la misma hipótesis normativa. cosas y eventos que pueden manipularse y procesarse para producir información. define a una tecnología que se basa en el análisis multidimensional de los datos y que le permite al usuario tener una visión más rápida e interactiva de los mismos. • Batch: Se dice que un proceso es batch cuando se realiza de forma secuencial y automática por el ordenador. Con esto. • Casos de uso: secuencia de transacciones que son desarrolladas por un sistema en respuesta a un evento que inicia un actor sobre el propio sistema. la factura Electrónica en Colombia se constituye como una realizada empresarial totalmente viable. Es un método para administrar datos que facilita la entrada. la factura electrónica podrá expedirse.Por su parte. • Datos OLAP: proviene de Online Analitical Processing (Procesamiento Analítico en Línea). por lo general en más de un archivo.1 • Marco Conceptual Base de datos: conjunto de registros compartidos e interrelacionados. Finalmente. aceptarse. siempre y cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la respectiva tecnología que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación”. actualización y manipulación de los datos. Los diagramas de casos de uso sirven para especificar la funcionalidad y el comportamiento de un sistema mediante su interacción con los usuarios y otros sistemas. • Datos: características de personas. en la ley 962 de 2005 Artículo 26 se definió la Factura Electrónica de la siguiente manera: “Para todos los efectos legales. 5. aceptar y archivar facturas electrónicas. el Decreto No. Protocolo que se usa para trasmitir correo electrónico entre servidores. En un contexto de sistemas de información. registro de una actividad de negocios. • Isocuanta: gráfico de las posibles combinaciones de insumos que resultan en la producción de un determinado nivel de producción. o dos o más computadoras y terminales. • Hardware: partes físicas y tangibles de una computadora. • Repositorio de datos: base de datos fundamental para el diseño. Algunas veces las RAID se utilizan para almacenar grandes bases de datos. • Protocolo POP3: es un protocolo estándar que permite recibir e-mail. • Red de valor agregado: red de telecomunicaciones que pertenece y es administrada por un vendedor que cobra a los clientes cuotas periódicas por sus servicios. elementos software necesarios para el trabajo de programación. • Servidor: Computadora conectada a varias computadoras menos potentes que pueden utilizar sus bases de datos y aplicaciones. • Plataforma: hardware o sistema operativo estándar que utiliza la organización. • Software: conjunto de instrucciones que controla las operaciones de una computadora • Transacción: actividad de negocios. • Plug in: programa que se puede anexar a otro para aumentar sus funcionalidades. esto es. • Red: combinación de un dispositivo de comunicaciones y una o varias computadoras. • RAID: conjunto de paquetes de discos magnéticos conservados como copia de seguridad.• Firewall: sistema que protege a un ordenador o a una red de ordenadores contra intrusiones provenientes de redes de terceros (generalmente desde internet). • Protocolo SMTP: Protocolo Simple de Trasferencia de Correo. • Protocolo LDAP: es un protocolo estándar que permite administrar directorios. 23 . • Internet: red de redes internacional que proporciona a millones de personas acceso a diversos recursos de información. de modo que varios dispositivos puedan enviar y recibir información audiovisual. no sólo guarda datos. en general. • Sistema operativo: software de sistema que soporta la ejecución de varias aplicaciones diseñadas justamente para utilizar sus funciones. • Protocolo: conjunto estándar de reglas que controla la telecomunicación entre dos dispositivos de comunicaciones o en una red. sino también algoritmos de diseño y. acceder a bases de información de usuarios de una red. generalmente sin afectar otras funciones no afectar la aplicación. • XML: (Extensible Markup Language) corresponde a un lenguaje estándar que permite a diferentes aplicaciones interactuar con facilidad a través de la red.• Windows: conocido sistema operativo de la empresa Microsoft. Su definición y control puede ser manual. • Workflow: se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. 24 . informatizado o mixto. que se ejecuta en máquinas IBM y también en Macintosh equipadas con software intermediario apropiado. 25 .6 HIPÓTESIS El diseño e implementación de la factura electrónica representan una alternativa viable económica para Certicámara permitiendo incrementar los niveles de productividad y eficiencia en su proceso de facturación. 1 Título Diseño e Implementación de la Factura Electrónica como mecanismo para hacer más eficiente el proceso de facturación en Certicámara S. administración y organizaciones 7. análisis e interpretación de la información recolectada y la comprensión de los procesos que se estudian para identificar las características y parámetros que permitan dar un veredicto de viabilidad económica. 7.3 Sublínea de investigación Plan de desarrollo empresarial. 7.1 Método de investigación Diseño administrativo Según Sapag en su libro proyectos de Inversión Formulación y Evaluación la correcta ejecución de un proyecto depende en la mayoría de casos de los criterios de la administración que se le dé a éste.2 Línea de investigación Gestión.7 DISEÑO METODOLOGICO 7.4 Tipo de investigación El tipo de investigación que se plantea en este proyecto es de carácter descriptivo.5 7.A. es por ello que para este caso especifico el diseño de las estructuras administrativas 26 . ya que abarca el registro. 7. técnica en los procesos de implementación de facturación electrónica.5. cumpliendo con los parámetros establecidos en la estrategias establecidas al inicio del proyecto tanto técnica como financiera. • Diseño del sistema: en éste diseño se deben establecer los detalles con los cuales el nuevo sistema cumplirá con los requerimientos exigidos en la fase de análisis. sin importar esto se deben tener en cuenta ciertos parámetros para poder dar trámite a ésta solicitud. económica y operacional. procedimientos y documentos que contienen todas las especificaciones del sistema. el analista debe reunir los detalles de cada proceso involucrado con las personas involucradas. • Determinación de los requerimientos del sistema: para éste ítem es importante que comprendan a cabalidad los procesos de la empresa que se van a ver afectados con la implementación de la nueva herramienta y para ello.156) el diseño administrativo debe estar en cabeza de un Gerente de Proyectos el cual debe estar en la capacidad de direccionar y ejecutar el proyecto. con el objetivo que la administración priorice los proyectos y les asigne su presupuesto. 33-35) en el ciclo de vida en el desarrollo de sistemas que consta de las siguientes actividades: • Investigación preliminar: la necesidad de mejorar o crear un sistema que permita optimizar un proceso en específico en la organización puede surgir por una petición de una o de un grupo de personas de unidad organizacional. Es importante tener en cuenta como lo expone (Miranda. es necesario que la solicitud del proyecto se incorpore al plan. 1993. 2003. o Estudio de factibilidad: para lograr determinar si la solicitud es factible se deben realizar tres estudios que son: factibilidad técnica. 27 . Se debe tener en cuenta que para la elaboración del diseño e implementación de éste proyecto en particular no se deben dejar a un lado los parámetros especificados por (Senn. o Aprobación de la solicitud: en el momento en el que la solicitud apruebe el estudio de factibilidad y para dar trámite. Posteriormente el analista recopila los datos recolectados e identifica los requerimientos que debe cumplir la nueva herramienta.supone una división adecuada al interior de las áreas de cada departamento que intervienen en el proceso de facturación electrónica. los cuales son: o Aclaración de la solicitud: se debe examinar con precisión lo que el grupo desea y plantear claramente dicha solicitud. éste diseño también deberá proveer los datos de entrada. para ello los analistas deben determinar los reportes y demás salidas que debe producir el nuevo sistema. 5. éste estudio debe determinar el monto de los recursos económicos. Estructura Estudio Económico (Fuente: Tomado del libro Manual para la Evaluación de Proyectos de Inversión . ésta elección dependerá de los costos de cada alternativa y de la idoneidad el personal para desarrollar ésta labor.Rafael Núñez) 28 . el costo total de la operación y cuáles son los indicadores económicos que nos permitirán realizar una correcta proyección financiera para la ejecución del proyecto. y cómo se realiza la redistribución del departamento financiero para poder determinar las funciones que desempeñara cada subárea dentro del proceso. con el objetivo que se cumplan los requerimientos exigidos por los usuarios. 2007. 80-81).2 Diseño financiero El principal objetivo de este diseño financiero es determinar cuáles son los costos asociados a la implementación tecnológica de la plataforma de facturación electrónica en Certicámara. 7. • Prueba de sistemas: en ésta fase el sistema se empleará de manera experimental con la ejecución de pruebas al software. • Implantación y evaluación: en éste proceso se verifica que el sistema funcione adecuadamente y se realiza la capacitación a los usuarios tanto funcionales como los de área de tecnología y posterior a ellos se debe realizar la puesta en producción del sistema iniciando con una prueba piloto y trabajando los dos sistemas el viejo y el nuevo con el fin de comparar los resultados. A continuación se mostrará la gráfica con las interrelaciones entre los componentes del estudio financiero. Figura 2. Según (Núñez.• Desarrollo de software: en ésta etapa de desarrollo se pueden evaluar dos alternativas: comprar el software a terceros o desarrollarlo internamente con el personal que ya tiene la organización. hardware. tienen el potencial para ser más productivos. 2006. el punto de equilibrio el cual es utilizado para determinar en qué momento la organización obtiene ganancias a partir de su ingreso y costo total y por último el costo de capital el cual representa la obligaciones en las que incurra la empresa en el caso que el capital para realizar la inversión no proceda de totalmente de una persona física sino que un porcentaje proceda de otras empresas o de los bancos. ya que con el uso adecuado de las herramientas los analistas que desarrollarán el nuevo sistema.5. Por otra parte (O´ Brien. 7. ejecución y documentación de manera significativa. permitiendo con ello una mayor exactitud y menor tiempo en el momento de elaborar informes. el estado de resultados cuyo objetivo será calcular la ganancia neta y los flujos netos de efectivo del proyecto en pocas palabras los ingresos totales menos los costos totales. Éste diseño comprende el desarrollo de las etapas de desarrollo que a su vez deben cumplir los siguientes requisitos: 29 .284-286). humano y lo más importante como se van a concatenar de tal manera que podamos obtener de éstos recursos la información necesaria para el producto que se quiere obtener sin dejar atrás la elaboración del análisis de las necesidades de información que se puedan generar en el usuario final que es quien a su vez provee las fuentes de documento de requerimientos funcionales que va a servir de base para la elaboración del nuevo sistema de información. pasivo y patrimonio actual pero debido a la diversificación no podremos saber cómo se comportará en situaciones futuras. 1993. Ésta automatización permite también almacenar los datos en un formato que pueda ser fácilmente entendible por el analista.En el anterior diagrama se puede observar que la evaluación financiera va a depender directamente del balance general que para el estudio financiero únicamente se debe tener en cuenta el balance inicial que nos reflejará la relación entre el activo. debido a que se disminuyen los tiempos de análisis. se desarrollan las actividades en un menor tiempo alcanzando con ello unos niveles de productividad superiores a los que obtendrían si no se usarán dichas herramientas.3 Diseño Técnico Es de vital importancia entender que el mayor aporte al desarrollo de nuevos sistemas de información los brinda las herramientas asistidas por computadoras como lo menciona (Senn. 408) afirma que éste estudio nos permite realizar un análisis detallado de la primera etapa que es el diseño de sistemas en el cual se debe especificar cómo se van a utilizar los recursos existentes como lo son recursos de software. • Actividades.James O´ Brien) En la figura anterior se evidencia una forma práctica de general un bosquejo de la etapa del diseño de sistemas que son la etapa de diseño de interfase de usuario. 410) en el cual se tengan en cuenta los mecanismos que se van a utilizar para satisfacer las necesidades en cuanto a información que los usuarios puedan tener. de datos y de procesos y éstas a su vez generan un insumo con las especificaciones para la elaboración de los diseños. sin dejar atrás que la elaboración de éste diseño que a su vez tiene unas actividades estén acordes con los requerimientos funcionales planteados inicialmente en el diseño de sistemas Figura 3. Modelo Diseño de Sistemas (Fuente: Tomado del libro Sistemas de Información Gerencial. Es de vital importancia que al realizar el diseño se tenga en cuenta el concepto del modelo de sistemas planteado por (O´ Brien. • Capacidad del sistema de información para satisfacer las necesidades de información de cada usuario y de las demás partes involucradas en el sistema. 2006. con el fin de generar correctamente las 30 . se debe tener en cuenta que en la elaboración del diseño la etapa más crítica es la que involucra la interfaz del usuario ya que ésta es la más cercana al usuario final quien es el que provee la información para realizar los diseños de prototipos de entradas y salidas de usuarios . de servicios de intranet que sean de fácil manejo para los mismos usuarios. recursos y productos del sistema de información actual que se está utilizando. bases de datos y los procedimientos para la elaboración de programas.• Las necesidades de información de una empresa y de los usuarios finales contemplados como uno solo. Cámara de Comercio de Bogotá.1 Fuentes de consulta Fuentes Primarias Para la elaboración del presente proyecto de investigación se toma como base la información recolectada por el equipo de trabajo de Certicámara. suministrada por entes gubernamentales como también por la información como: la DIAN.6. los datos obtenidos están relacionados con los documentos y libros especializados en el tema de facturación electrónica. teniendo en cuenta que para la implementación del mismo.6 7.especificaciones de diseño tanto para los productos con para los diagramas que involucran a los usuarios con los sistemas (computadoras). • Director Administrativo y Financiero: actor que valida los procesos de negocio de facturación electrónica y los integra con los procesos financieros de la organización 31 . definir la estrategia de migración de procesos de negocio asociados al proceso de facturación en Certicámara. • Jefe de tecnología: persona encarga de diseñar. implementar y probar los sistemas de facturación electrónica de Certicámara. artículos e información suministrada por el grupo de trabajo el cual fue escogido específicamente por sus destrezas y conocimientos en ésta área. • Ingeniero Consultor de Sistemas: persona encargada de manejar los diseños conceptuales de la solución con el fin de integrarlos en la organización. los cuales permitan diseñar e implementar las estrategias necesarias que conlleven a la eficiente implementación de éste proyecto. 7. información publicada en Internet. Éste equipo de se describe a continuación: • Gerente del proyecto: persona encargada de definir los requerimientos funcionales del sistema de facturación electrónica. • Grupo de consultoría del área comercial: grupo de 2 personas (una de ellas es la persona quien elabora éste proyecto de grado) encargadas de dar seguimiento al avance de implementación e implantación de los sistemas de facturación electrónica en Certicámara. 32 .• Director Jurídico: valida que la solución de facturación electrónica implementada cumpla con los lineamientos jurídicos y tributarios establecidos por la legislación Colombiana. 1 ¿Qué es factura electrónica? En la continua búsqueda de optimizar y rentabilizar la mayoría de los procesos críticos. el gobierno en conjunto con la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) en la Resolución 14465 de 2007. 33 .2 Características de Certifactura Entendiendo los objetivos estratégicos de la empresa. • No repudio: El emisor que selle digitalmente un documento no podrá negar la generación del comprobante.8 INTRODUCCION A LA FACTURA ELECTRONICA 8. como lo son los de facturación. buscaron diseñar e implementar un modelo de transacción electrónica que permita que los documentos tributarios que actualmente son utilizados por los contribuyentes. Resolución 14465 de 2007 • Autenticidad: Permite verificar la identidad del emisor y del receptor del Factura/Nota crédito Electrónica. firma digital y encriptación de datos. puedan ser generados. confirmando la no alteración de los datos de origen. enviados y administrados por los contribuyentes en forma electrónica mediante una plataforma segura basada en certificados electrónicos. Resolución 14465 de 2007 • Veracidad: Se puede determinar la veracidad de una factura rápidamente utilizando la comprobación de firma y timbres electrónicos normados por la DIAN. 8. se pueden definir las siguientes características de la solución de Documentos Tributarios Electrónicos: • Bajo la Norma: Integra a la empresa a la norma de transacciones de Documentos Tributarios Electrónicos (Factura/Nota crédito Electrónica) definida por la DIAN en la Resolución 14465 de 2007. • Integridad: Garantiza que la información contenida en el mensaje. • Validez: Tiene exactamente la misma validez que las facturas en papel. siendo ésta norma la base para el diseño transaccional de Factura/Nota crédito Electrónica. queda protegida y no puede ser manipulada o modificada. como la disponibilidad del servicio para las diferentes aplicaciones. lo que otorga flexibilidad y permite evolucionar en conjunto con la empresa. es en forma perfilada (Usuario y Contraseña). sin producir grandes modificaciones o alteraciones tanto en la operación de los usuarios. lo que otorga flexibilidad y evoluciona en conjunto con la empresa. teniendo para cada perfil un control de las opciones a las que puede ingresar. • No invasiva. • Volúmenes: Permite operar con grandes volúmenes de documentos tributarios.000 documentos/mes). complementa los actuales sistemas de Facturación que la empresa posee. de archivos planos de texto con formato Factura/Nota crédito Electrónica definido por la DIAN. (actualmente la solución ha sido probada con más 6. adaptándose solo mediante Hardware a los nuevos requerimientos de la organización. a través de la generación por parte de los actuales sistemas de la empresa. • Escalable: Opera con volúmenes variables de facturación. • Multiplataforma: CERTIFACTURA-DTE Plus puede operar en diferentes plataformas. • Componentes: Los cuales pueden ser fácilmente reutilizados y optimizados para las actividades críticas de procesos. • Contingencia y Seguridad: Integra los conceptos de Encriptación y Autentificación mediante certificados y firmas digitales. sin necesidad de aprender complejos manuales. permitiendo a los usuarios interactuar en distintos contextos sin necesidad de aprender complejos manuales. (Administradores y Usuarios Internos) • Dada su arquitectura.000. • La usabilidad es simple y directa. Esto se logra por ejemplo. • J2EE: Estándar de programación a nivel mundial de alto rendimiento. Desde la filosofía del proyecto hasta los elementos básicos de la aplicación. CERTIFACTURA-DTE Plus puede operar en diferentes plataformas.• Ahorros: Permite ahorros importantes tanto en procesos administrativos como operativos. 34 . además realiza transacciones en forma segura a través de sistemas de transmisión de mensajes que son el estándar en las principales organizaciones transaccionales como la Banca y las Telecomunicaciones. CERTIFACTURADTE Plus contiene elementos diferenciadores que lo destacan de otros productos en cuanto a: • El acceso a las funcionalidades de la herramienta y datos. permitiendo a los usuarios interactuar en distintos contextos. • Amigable: La usabilidad es simple y directa. 35 . registrando los estados del proceso de recepción.3 Alcances de la solución para Certicámara La solución planteada por Azurian para la implementación de factura electrónica en Certicámara abarca las siguientes áreas funcionales: Figura 5. Modelo de operación CERTIFACTURA (Fuente: Tomado del Share Point Intranet Certicámara – Equipo Técnico) 8. Alcances de la solución Convierte la información de los sistemas internos de la organización en una estructura estándar para la transferencia de información de acuerdo a las resoluciones de la DIAN. Envía debidamente firmados y certificados electrónicamente los documentos tributarios electrónicos a los clientes de acuerdo a los canales definidos los contratos acordados entre ellos.Figura 4. impresión y gestión bajo una plataforma Web simple y eficiente.elaborado por la persona que presenta este trabajo de grado y el Equipo Técnico) 36 . por todo el tiempo que lo requiera el cliente de acuerdo a su capacidad de almacenamiento. Acceso perfilado y seguro a la información de DTE. la cual incorpora todos los estándares de usabilidad actual. (Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicámara.Validación y recepción de documentos tributarios electrónicos generados por otros emisores autorizados en base a los contratos acordados. El modelo de datos relacional permite administrar la información tributaria en varios motores de datos. A. 9. para lograr la implementación del Sistema de Gestión de Calidad con base en los requisitos de la Norma: NTC-ISO 9001:2008. los cuales son un requisito indispensable para lograr cumplir el alcance de este proceso de facturación electrónica en Certicámara. la comunidad empresarial. 9.9 DISEÑO ADMINISTRATIVO En este diseño se describirán los aportes y procedimientos que se tuvieron que documentar por parte del equipo de trabajo en el cual se encuentra la persona que presenta este trabajo de grado. las normas y estándares internacionales de certificación digital.1 Descripción general de Certicámara S. 9. apoyados en un equipo humano e infraestructura idóneos. Proveemos un portafolio integrado de soluciones de certificación digital al Estado.3 Visión Ser reconocidos a nivel nacional como el tercero idóneo de confianza que garantiza total seguridad jurídica y tecnológica al comercio electrónico a través de un portafolio integrado de soluciones de alta calidad en certificación digital y en el ámbito internacional ser reconocidos 37 . constituida por las cámaras de comercio del país con el fin de proveer la seguridad jurídica y tecnológica en entornos electrónicos cumpliendo el marco legal. generando sostenibilidad y rentabilidad a nuestros accionistas. los profesionales y ciudadanos.2 Misión Somos una entidad de certificación digital abierta autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio. En este análisis se expondrá la conformación de cada uno de los departamentos los cuales intervienen en el proceso de facturación electrónica dando una explicación de su función dentro de la misma. 9. procesos eficientes y tecnología de punta 9.6 Objetivos de calidad: • Garantizar la sostenibilidad. aportar a la comunidad. 38 . • Fortalecer los canales de atención y soporte al cliente. • Optimizar el ciclo de certificación. se debe realizar una revisión general para determinar si las metas se han cumplido.4 Departamento de Calidad Este departamento está conformado por un coordinador interno de calidad el cual se encarga de mantener actualizados todos los procedimientos. reportando a la gerencia general y comercial. todo lo anterior dentro de un marco metodológico establecido en los procesos y objetivos de calidad. verifica que los procedimientos y formatos sean llevados de la forma adecuada como también la forma de archivo de lo activo e inactivo en los diferentes procesos. economía y responsabilidad social con el apoyo de un equipo humano idóneo. • Incrementar el número de suscriptores y el uso de servicios de certificación digital. soluciones innovadoras. formatos e instructivos de las diferentes áreas de la organización.7 Revisión de la política de calidad Anualmente a través del comité de calidad. rentabilidad y liquidez de Certicámara.5 Política de calidad A través del ofrecimiento de productos y servicios de certificación digital.como el socio estratégico en iniciativas que fomenten el uso de la tecnologías de Certificación digital en Latinoamérica. con estándares de calidad internacional que satisfagan las necesidades y requerimientos de seguridad jurídica y tecnológica en los entornos electrónicos garantizando eficiencia. • Garantizar la satisfacción de los clientes. 9. 9. 1 Estructura del departamento comercial • Gerente Comercial • Gerente de Proyectos • 2 Ejecutivos comerciales a nivel Bogotá • 1 Ejecutivo comercial a nivel Cali • 1 Ejecutivo comercial a nivel Bucaramanga • 3 Ingenieros consultores 39 . Si existe algún tipo de cambio o revisión de la política de calidad se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos: • Necesidades del cliente vs.9.10. Todos los objetivos son evaluados periódicamente y así mismo calificados. 9. • Acciones Preventivas • Quejas y reclamos de los clientes.8 Planificación de la política de calidad. • Acciones Correctivas. las directrices establecidas de la política de calidad y las características de calidad.10 Departamento comercial Es el encargado de cumplir con las ventas de las diferentes líneas con que cuenta la compañía a nivel nacional e internacional. • Revisiones realizadas por la gerencia comercial. • De esta revisión se pueden determinan objetivos para mejorar la satisfacción del cliente y el mejoramiento continuo de la organización. Estos estudios están relacionados con los resultados obtenidos por: • Auditorías internas. 9.9 Mejora continua. 9. la especificación de la materia prima suministrada por proveedor. • Características de calidad vs. 10. • Desarrollo de nuevos productos a través de su departamento de Ingeniería y desarrollo. • Aumentar el número de suscriptores tanto a nivel nacional como internacional. Medellín y Cartagena. análisis y retroalimentación del servicio post venta que se le presta a los clientes. La empresa establece anualmente un plan comercial dirigido principalmente a: • Segmentación y actualización periódica de la base de datos de los clientes de la empresa. Este departamento se divide en tres grandes grupos: gerente comercial a nivel nacional y dos subgrupos cada grupo cuenta con dos ejecutivos para un total de cuatro ejecutivos y un gerente de proyectos a nivel nacional. control. 40 .3 Objetivos del Departamento Comercial • Mantener una disciplina de apertura de mercado que genere constantemente nuevas oportunidades de negocios. elaboración de programas y soporte a los mismos dicho departamento cuenta con tres ingenieros consultores y un ingeniero desarrollador. control interno. Existe un departamento de desarrollo e ingeniería el cual apoya al departamento comercial en lo referente a pre-venta. • Aumentar el control en el pago de anticipos y actualización de precios.2 División del Departamento Comercial La empresa cuenta con un departamento comercial que se encarga de promocionar y vender los diferentes productos de la compañía.10. 9.• 1 Ingeniero desarrollador 9. y procedimientos. • Cumplimiento de los programas de comunicación. • Visitas bimensuales a los clientes ubicados en las principales plazas comerciales del país como Cali. • Seguimiento. • Programa de capacitaciones a distribuidores. 9. 41 .• Crear una comunicación clara y cumplimiento de procedimientos en todo el departamento comercial evaluando y profesionalizando a los ejecutivos del área. La división de contabilidad cuenta con un Contador titulado cuyo trabajo es verificado por el Revisor Fiscal de la compañía. también se encarga de las compras necesarias para adquirir la materia prima y demás elementos necesarios tanto para la producción como para la gestión interna de la empresa. 9. y esta persona que se encarga del correcto funcionamiento de la parte financiera de la organización.11 Departamento financiero La dirección de este departamento se deriva directamente del Gerente General. El área de facturación de cartera cuenta dos auxiliares que se encargan del seguimiento. despachos y almacén de producto terminado. en este departamento se cuenta con un coordinador de logística y un asistente cuya labor es verificada directamente por el jefe de producción. constituida por dos operadores un el área de LRA conformada por dos aprobadores y finalmente un área de RA conformada por un analista encargado de la asignación de dispositivos Es importante destacar que el departamento de producción cuenta con un área de Logística que es una de las más importantes para la empresa dentro de esta área logística de la organización se encuentra la división de compras.A.12 Departamento de producción Certicámara S. con el apoyo de la división de contabilidad y de facturación y cartera. del recaudo y cobro de dineros de la empresa generados en su actividad comercial. está constituida por un departamento de producción que está constituido por un área de radicación. de reducir la cartera vencida y de emitir únicamente los servicios cancelados o los que tienen crédito aprobado se clasifican las ventas y se determinan con las siguientes tipologías de facturación así: Tipología 1: El cliente cancela por anticipado. 42 . dado que sus políticas de pago no se restringen a la necesidad de obtener factura para proceder al giro. que pertenecen a un convenio multiplicador o que simplemente requieren adquirir un certificado digital u otros producto y servicio de certificación digital. 10.1 Facturación Con el propósito de mantener una cartera sana. Esquemas de facturación en Certicámara S. para ello debemos tener en cuenta los costos.10 DISEÑO FINANCIERO En este estudio se presentan los principales factores financieros que pueden llegar a afectar de forma directa o indirecta el desarrollo sostenible del proyecto de Factura Electrónica en Certicámara. y la elaboración de un presupuesto que sea acorde con el funcionamiento y la actividad que desarrolla la empresa. Tipología 2: El cliente necesita de la factura para cancelar (Contado). Tipología Contractual: Existe firmado un contrato TIPOLOGIA 1 Venta con pago anticipado que no genera cartera. esto con el objetivo de poder determinar cuáles son las oportunidades de mejora en estas áreas después de la implementación del sistema de facturación electrónica. la calidad. Tipología 3: El cliente tiene autorizado crédito. el tiempo de entrega de las facturas. Son clientes (Suscriptores/Titulares) personas jurídicas o personas naturales. A. A continuación se dará una breve explicación de los procesos de de facturación y cartera implementados en Certicámara y un análisis de los costos de emisión de facturas con el sistema actual de facturación. Dichos clientes están en la capacidad de consignar por anticipado el valor de la venta. por lo tanto no se prestara el servicio. Debe existir una orden de servicio suscrita por cliente. Las cláusulas definidas en el contrato para el pago. 10. 43 . Solo se autoriza la emisión de la firma digital con la aplicación del pago de la factura. TIPOLOGIA 3 Clientes (Suscriptores/Titulares) personas jurídicas que por su capacidad económica previamente tiene un crédito aprobado. . o Evaluar la aprobación de los créditos. Dirección Comercial. Contador General y el Analista Financiero. sus funciones serán: o Hacer seguimiento a la recuperación de la cartera vencida. Solo se autoriza la emisión de la firma digital con la expedición de la factura y aplicación del pago. Dicho contrato se encuentra suscrito por los representantes legales de las partes. ó su equivalente orden de pedido de Certicámara firmada por el cliente. o Tomar decisiones de cobro jurídico. sin que esto sea excluyente. son condicionantes a la ejecución del contrato y serán las aplicables para cada caso. generalmente entidades del estado. TIPOLOGIA 2 Clientes personas jurídicas (Suscriptores/Titulares) que por políticas de pagos necesitan factura como soporte para el giro. Si el cliente no cancela al término de 30 días se anula la factura.2 Comité de cartera Con el propósito de evaluar la cartera de los clientes con crédito semanalmente se realiza un comité de cartera conformado por el Gerente General. sin que esto sea excluyente.generalmente son empresas del sector privado. cumpliendo este requisito se les factura y emite la firma digital TIPOLOGIA CONTRACTUAL Clientes (Suscriptores/Titulares) personas jurídicas a quienes se les emite la firma digital y se les prestan servicios conexos. ya que la mayoría de las tareas son realizadas en gran parte por programas de cómputo. 1993.10. sin embargo en el ejercicio de sus actividades se evidencian algunas fallas operativas en cuanto a los altos costos de logística y de mano de obra. Es por ello que se piensa en crear un nuevo producto el cual contribuya a la disminución en los costos de logística (técnicos) logrando con ello contrarrestar estás barreras y abarcar una mayor proporción del mercado. 69) los sistemas de información son un arma estratégica que habilita a las compañías a obtener una ventaja competitiva llevando a las organizaciones a la creación de diferentes métodos que llevan a la reducción de costos y la adopción de algunos sistemas que les permita la reducción de los mismos. todo esto con ayuda de la tecnología utilizada en los procesos de producción. con lo cual se reducen los tiempos y dejan un número muy reducido para las tareas de ejecución manual. Para éste diseño financiero se realizó un análisis de las principales variables que afectan la ejecución de éste proyecto y se puede observar en las tablas del presupuesto presentadas a continuación que a pesar de la fortaleza adquirida por Certicámara en cuanto a que son los únicos en el mercado y que gracias a la creación de las diferentes políticas de comercialización han logrado sobresalir en cuanto a la calidad de sus productos haciéndola una empresa del sector ser reconocida.3 Estructura de costos de la factura convencional y la factura electrónica Como lo afirma (Seen. 44 . Por otra parte es importante observar la deficiencia en cuanto al crecimiento del mercado en Colombia ya que hasta ahora son pocas las empresas que están ingresando en la era del comercio electrónico. Presupuesto de ventas sin factura electrónica expresado en miles de pesos 45 .Tabla 1. (Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto) Tabla 2. Presupuesto de ventas con factura electrónica expresado en miles de pesos 46 . Para éste caso específico.(Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto) Ésta evaluación financiera nos permite definir cuál es la inversión inicial. permiten medir la rentabilidad del proyecto. cada día una misma cosa se comprará con un mayor precio. 47 . es por ello que el análisis en el cual se debe tener más atención es el de las proyecciones de ingresos y egresos. es decir. y se toma en forma nominal. los costos durante la operación de dicho proyecto y los beneficios futuros con lo cual se determina la viabilidad del proyecto. éste análisis se realizó a precios corrientes ya que éstos consideran el efecto de la inflación sobre los precios. pero es posible que no esté aumentando realmente de valor. es decir si cada día las cosas valieran más. que al relacionarlos dan como resultado los Flujos Netos de Efectivo que son los valores que al compararlos con la inversión inicial. 862 millones del total de los ingresos que corresponden al 0. Tabla 3.874 millones sobre el total de los ingresos que corresponden al 1.66%. mientras que en el proceso en electrónico los costos disminuyen representando tan solo un valor total de $ 233. Estructura de costos sin factura electrónica expresada en miles de pesos (Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto) 48 .9%.A continuación se muestra una comparación de los costos asociados al proceso de facturación tanto físico como electrónico. en el primer modelo de facturación los costos representan un valor total de $ 686. de los insumos y otros costos indirectos como por ejemplo los costos de logística en el proceso en electrónico. Resumen de costos con factura física Vs factura electrónica expresado en miles de pesos La tabla que se muestra a continuación arroja como resultado una TIR correspondiente al 135% esto debido a la disminución de los ítems en el costo proyecto en el proceso electrónico como lo son: mano de obra. sueldos. provisiones y los costos asociados a la logística de envío y almacenamiento de la facturación un costo de oportunidad para la implementación de este proyecto equivalente a un 21%. Tabla 5.Tabla 4. 49 . Estructura de costos con factura electrónica expresada en miles de pesos (Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto) A continuación se puede evidenciar que en la evaluación del proyecto es realmente notoria la disminución de los costos en el proceso electrónico ya que en los Estados de Resultados presentado anteriormente disminuyen los costos de mano de obra. Tabla 7. Tasa Interna de Retorno del proyecto expresado en miles de pesos (Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto) 10. Isocuanta de sensibilidad costo proyecto/ingreso – Factura física (Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto) 50 .4 Análisis de sensibilidad costo / ingreso del proyecto .Factura física La tabla que se muestra a continuación refleja el análisis entre las variables críticas para la ejecución del proyecto las cuales son el crecimiento natural del mercado y el precio del certificado digital. en donde se evidencia que si los costos del certificado llegasen a representar más del 2% de los ingresos es poco viable mantener el proceso de facturación física.Tabla 6. Certicámara tiene la oportunidad de reducir significativamente los costos en su proceso de facturación ya que para todas las operaciones transaccionales que implica el ejercicio normal de su labor se reducirán hasta en un 60%.5 Análisis de sensibilidad costo / ingreso del proyecto . Isocuanta de sensibilidad costo proyecto/ingreso – Factura electrónica (Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto) Del anterior análisis financiero se puede concluir que con la implementación de éste nuevo producto de Factura Electrónica. 51 . ahorro en los costos referentes a la expedición. entrega y almacenamiento de las facturas sin dejar de lado la contribución con el medio ambiente que implicaría la no utilización de papel y por consiguiente un aumento en su productividad.Factura electrónica.10. Tabla 8. La tabla que se muestra a continuación refleja el análisis entre las variables críticas para la ejecución del proyecto en electrónico en donde se evidencia una disminución notoria en el porcentaje de los costos del certificado frente a los ingresos que permite un sostenimiento constante del proyecto y una disminución del riesgo. lo que representa un ahorro de tiempo. 11 DISEÑO TECNICO Para la implementación del Sistema de Facturación Electrónica se ha seleccionado el modelo metodológico TSP (Team Software Process) como metodología de desarrollo. Éste proceso iterativo e incremental describe los diversos pasos involucrados en la captura de los requerimientos y en el establecimiento de una guía arquitectónica inicial, que serán la base que permitirá diseñar y probar la aplicación construida, siguiendo patrones básicos para la elaboración de software. El modelo TSP describe paso a paso que herramientas producir y cómo ejecutar su proceso de desarrollo, y adicionalmente está soportado por herramientas que automatizan entre otras cosas, el modelado visual, la administración de cambios y las pruebas (Humpherey, 2003). 11.1 Diagrama general del proyecto. Para la correcta elaboración del diseño del sistema es importante tener claros los lineamientos que se proporciona (Effy Oz, 2001, 554-555); el propósito de la fase de diseño es la evaluación de las diferentes alternativas para la especificación adecuada del software, hardware y tecnología de comunicaciones adecuada para la integración del proyecto. Para la correcta identificación del los procesos afectados en la elaboración del nuevo sistema se usan diagramas para describir el flujo de los datos en la operación del negocio con el objetivo de describir gráficamente el flujo de datos logrando identificar cuáles son los procesos que pueden ser automatizados (Effy Oz, 2001, 557-559). De base de datos obtenida del área de facturación de Certicámara, se pueden obtener los insumos primordiales que se deben tener en cuenta para éste desarrollo, se plantea a continuación el diagrama general de la solución a nivel conceptual para la implementación de la recepción de facturas electrónicas en Certicámara. 52 Figura 6. Diagrama General Proyecto PROVEEDORES MiddlewareCertifactura BackOffice CertiCamaraProveedores Proveedor Electrónico SIIGO Web Services Sistema Workflow Web Services O/C Internet Internet Repositorio Datos Para OLAP Repositorio Datos Organización (Usuarios , Perfiles, Roles) Correo Electrónico Factura Plug in Anexos Excel de consulta Pivotes y Análisis Datos (Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicámara-Equipo Técnico) En la figura anterior, los proveedores de Certicámara mediante la solución de “CertiFactura” de Certicámara, más el “Plug in” interactuarán en 2 procesos: Orden de Compra y Envíos de Factura con el sistema personalizado de “CertiFactura” módulo de recepción para Certicámara. El módulo de “CertiFactura Recepción” de Certicámara se conectará mediante Web Services al “Sistema Workflow”, el cual está encargado de tomar los documentos desde la radicación electrónica, realizando el proceso de clasificación y envío a los diferentes centros de costos para su revisión, luego de este proceso, los documentos son finalmente aceptados y se envía la confirmación al sistema SIGO para su causación mediante conexiones de Web Services. Basándonos en la explicación que se debe dar a los requerimientos de la aplicación planteada por (Seen, 1993, 366); éste análisis estructurado no sólo documenta a los funcionarios involucrados en la ejecución del proyecto, sino que permite y brinda las herramientas de ayuda que utilizan los analistas con el objetivo de analizar el sistema, permitiéndole desarrollar una 53 descripción más completa y lograr identificar los puntos en los cuales se pueden llegar a presentar la vulnerabilidades con la implementación del nuevo sistema. A continuación se procede a detallar los componentes que integran este diagrama general: Tabla 9: Descripción componentes del diagrama general del proyecto Elemento Sistemas Características Internos • Certicamara (SIGO) • SIIGO • CertiFactura – Certicamara • • • • • • Proveedor Electrónico • • Actualmente el cliente cuenta con un Sistema Integral de Servicios Administrativos (SIGO) el cual se encarga de registrar y administrar la información de las facturas recibidas desde la radicación al proceso de causación de facturas. Este sistema es único y la integración que se realizará con el proyecto es a través de la conexión con el “Sistema de Workflow” el cual le enviará los datos del documento para iniciar el proceso de “Causación” una vez que haya sido aprobado por el(los) usuario(s) asociado(s) a dicha factura. La conectividad entre los sistemas será mediante Web Services. o Web Service o Web Service de Visualización de Documento Este elemento contiene el SW de facturación electrónica “CertiFactura”. El SW va a interactuar con los 2 grandes procesos definidos para el proyecto: o Envío de O/C a proveedores o Recepción de Facturas de Proveedores Este servidor se encontrará alojado en las instalaciones de Certicamara. Esta aplicación estará implementada en la siguiente plataforma: o Sistema Operativo: Windows o Base de Datos: Oracle o Servidor de Aplicaciones: WebSphere o Tomcat La autentificación y perfilamiento de esta aplicación se realizará vía protocolo LDAP. CertiFactura es una aplicación “Web”, no requiere de actualizaciones en cada PC cada vez que se realiza un cambio, solo basta con actualizar la aplicación general. Este elemento representa la solución e infraestructura que Certicámara dispondrá para la operación de los proveedores de Certicamara en el modelo. Este producto es plataforma Web, lo que permite implementar fácil y rápidamente políticas de actualizaciones o mantención de la herramienta sin 54 Proveedor Electrónico • Plug in • Sistema Workflow • • impactar la compañía. El producto contará además con un “Plug in Certicamara” el cual le permitirá al proveedor operar con el modelo definido para hacer más expedito el intercambio de información a través de las O/C y las facturas asociadas. Certicámara ofrecerá este producto en 2 grandes modalidades a los proveedores de Certicamara. o Pequeños proveedores: a través de la interfaz Web. o Grandes proveedores: utilizando la interfaz de datos definidos para el intercambio, enviado facturas como lotes para el procesamiento Este sistema tiene por objetivo tomar las facturas de proveedores proporcionadas por el sistema CertiFactura y realizar las siguientes actividades: o Validaciones Automatizadas Si el proveedor es válido. Retenciones (Tipo de documento). Cálculos Aritméticos sobre el documento (IVA, Neto, Detalles). Existencia de Número de O/C o Contrato. Fecha de Cierre: • Cierre de Mes. • Cierre de Fin de Año. o Clasificación de Facturas Centro de Costo Tipo de Ítem (Activo Fijo) Monto de la Factura o Asignación a Workflow Dependiendo de la Clasificación de la Factura Administración de rechazos en el Workflow (Usuarios Aprobadores o Compradores) En caso de devolución en el Workflow, los posibles flujos son: • Volver al área anterior • Directamente rechazada al proveedor o Administración de Alertas de Workflow Alertas de Recepción de Facturas Alertas de Tiempo de Espera de Nodo Otras características: o Generación de Tabla de datos para repositorio OLAP de consulta vía Excel o Permitir la configuración de múltiples Workflows. (Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicámara- elaborado por la persona que presenta este trabajo de grado y el Equipo Técnico) 55 11. Pop 3 Web Services Web Services SMTP Sistema SIIGO Internet aceptación DB CertiFactura Firewall DB Workflow CertiFactura Certicámara Datos OLAP App Web Certifactura LDAP SSO Usuarios Centros de Costos Aprobadores y Revisores Plug In Certifactura Firewall Certicamara Impresora Sucursal (Laser ) DB CertiFactura DTE Impresión (Postscript ) (Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicámara-Equipo Técnico) A continuación se describen cada uno de los componentes para la arquitectura de este proyecto.2 Diagrama Arquitectura A continuación se presenta el diagrama de arquitectura para el proyecto el cual define los parámetros técnicos del sistema a tener en cuenta para integración de este proyecto. Figura 7 – Diagrama de arquitectura del proyecto Arquitectura Proyecto BackOffice CertiCamara Proveedores Middleware Certifactura Sistema Workflow Servidor De Correo Factura + Anexos Servidor Proveedores Electrónicos Pop 3 SMTP De Correo App Web . 56 . La integración entre SIIGO y el Sistema de Workflow será mediante Web Services. Recomendado Storage para fácil administración de tamaño de base de datos Este elemento corresponde al servidor de correos por donde pasarán las diferentes comunicaciones relacionadas a los Workflows que tiene contemplada esta implementación.Descripción de los componentes del diagrama de recepción de facturas Elemento Sistemas Características Internos (SIGO) • • • CertiFactura – • Certicamara • • Servidor de • Correos • Este elemento corresponde al servidor de aplicaciones que contiene el sistema SIIGO.Tabla 10 . Este elemento contiene el software para recepción de facturas “CertiFactura”. Dentro de las características de este servidor tenemos: Servidor Aplicaciones: o Hardware PIV Xeon. Dentro de las características que son requeridas para este tipo de elementos tenemos: o Microsoft – Exchange o Protocolos Salida: SMTP o Protocolos Entrada: POP3 57 . Se debe definir la conectividad y los accesos para realizar la interacción a través de este medio. Dual Core o superior 4 GB RAM 250 GB DD (RAID 1 recomendado) o Software Windows 2000 SP2 o superior Base de datos Oracle en su versión 9i o superior Software de seguridad o Otras características Se recomienda implementar un esquema de alta disponibilidad para la solución. Dual Core o superior 3 GB RAM 144 GB DD (RAID 1 recomendado) o Software Windows 2000 SP2 o superior WebSphere Application Server o Tomcat Software de seguridad Servidor Base de Datos o Hardware PIV Xeon. CertiFactura - • Certicámara • CertiFactura Certicámara DB CertiFactura • App Web Certifactura Este elemento representa la solución e infraestructura que se dispondrá para la operación de los proveedores de Certicamara en el modelo. (Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicámara-Equipo Técnico) 58 . SMTP o Puertos HTTP y HTTPS o Acceso por conexión BD para acceso a tabla datos OLAP • Como características de infraestructura o Servidor Aplicaciones: Sistema Workflow DB Workflow Datos OLAP o Hardware • PIV Dual Core o superior • 4 GB RAM • 144 GB DD (RAID 1 recomendado) Software • Windows 2000 SP2 o superior • WebSphere Application Server o Tomcat • Software de seguridad Servidor Base de Datos Recomendado: servidor corporativo de base de datos. o Certificada ISO 9001:2000. Sistema Workflow • Este elemento corresponde al sistema de Workflow ofrecido para el proceso de radicación electrónico. aceptación o rechazo de facturas recibidas de proveedores electrónicos. • Dentro de sus características del sistema tenemos: o Conectividad POP3. Conectividad vía correos electrónicos para interacción con sistemas Certicamara. Características: o Ambiente Web. o Alta disponibilidad. Plug In Proveedores Electrónicos • Los proveedores electrónicos son los usuarios del sistema que utilizarán el producto de CertiFactura más el”Plug in”. es decir el camino que recorren desde su origen hasta su destino. 1993. Flujo Proceso Recepción de Facturas Diagrama Flujo de Recepción de Facturas SIIGO Sistema Workflow Certifactura Proveedor Certicamara Ingreso Recepción de Envío de Factura Factura Generación y firma de Factura Factura en formato CertiFactura datos Factura Adjuntar archivos Proceso de Aceptación o Rechazo (Workflow . Éste análisis de flujo de datos permite examinar los datos de un proceso en específico de la empresa dentro de un contexto enfocado hacia la investigación de sistemas.3 Flujo de proceso de Factura. ésta estrategia busca mostrar los datos en forma gráfica con el objetivo de presentar la transformación de los datos en forma lógica e independiente y totalmente aislados de los componentes físicos que interviene en el proceso explicado. (Seen. Alertas) Envío de Confirmación de Recepción Archivos adjuntos Agregar anexos al documento Orden de Aceptación o Rechazo Proceso de Causación de Factura o Log de Rechazo Notificación Plug In Actualización de Factura como recibida Generación de XML firmado Envío de Aceptación o Rechazo de Factura Actualización de estado de DB (Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicámara-Equipo Técnico) 59 .177-178) Figura 8. cómo se utilizan. en éste se muestran las actividades de tal manera que se evidencia claramente en dónde se originan. hacia donde van y donde se almacenan.11. autenticidad y no repudio a esta transacción. Una vez recibidos los datos base se procede al siguiente proceso del flujo.En la figura anterior se muestra el proceso relacionado a la operación con el documento “Factura”. En este proceso el documento es recibido por C El sistema de CertiFactura generará una alerta por correo electrónico indicando que una factura ha sido recibida por el sistema y debe ser revisada para ejecutar el workflow de este documento. el cual está asociado al cobro que ejecuta el proveedor en base a un producto entregado o a una actividad ya desarrollada conforme. se agregan los documentos electrónicos solicitados por Certicámara. 60 . estos documentos pueden ser: o Orden de Compra. se toma la información ingresada por el proveedor y se genera el archivo XML definido por el estándar de CertiFactura para el intercambio entre empresas. También se procede al firmado del documento y sus anexos para dar validez.Descripción de los componentes del flujo de recepción de facturas Elemento Descripción • Ingreso datos • Factura • • • • Generación y firma de Factura Recepción de • • • Factura • Actualización de Factura como recibida Este proceso corresponde al ingreso de los datos requeridos para generar la factura asociada a la orden de compra recibida por parte de Certicamara. En este proceso. o Acta de recepción conforme. Para iniciar el proceso de facturación es necesario además que el proveedor cuente con documentación anexa que debe incluir en el documento que remite a Certicámara. El formato con lo que operará la administración de estos envíos es PD En este proceso. se puede realizar de 2 formas: o Interfaz Web de Generación. una vez que la Factura es recibida por Certicamara. A continuación se describen los componentes de este flujo: Tabla 11. En este proceso. dependiendo del tipo de proveedor definido anteriormente. Este proceso. o Proceso Batch o de lotes de procesos de documentos. se avisa al proveedor que el documento ya está en manos de Certicamara y será sometido a revisión. es actualizada al respuesta al documento en el sistema del proveedor. el cual le indica si la factura ha sido aceptada o rechazada y que ha comenzado el proceso de pago a 30 días u otra condición que se haya definido. se genera un XML firmado con la respuesta de Certicamara asociada al Workflow de revisión del documento con el objetivo de informar al proveedor la repuesta final al documento enviado. El documento entrará a un proceso de workflow el cual dependiendo de los parámetros de la factura como: Monto. Tipo de Item será asignada a distintos usuarios que finalmente definirán si aprueban o rechazan el documento. Centro de Costo. contenido y no repudio al momento de ser recibido por el proveedor.elaborado por la persona que presenta este trabajo de grado y el Equipo Técnico) 61 . Este proceso es el que se genera una vez que la factura ha sido recibida por el sistema de CertiFactura. Los usuarios de Certicamara se conectarán al “Sistema de Workflow” para interactuar con él. Este documento va firmado para asegurar el origen.• En este proceso. • En este proceso. el sistema SIIGO de Certicamara recibirá los datos del documento aprobado o rechazado y se dará inicio al proceso de Causación o registro del rechazo del documento. Esta respuesta es despachada mediante correo electrónico. • • • • • • (Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicámara. En este estado. se debe tener en cuenta que como lo menciona (Seen. 62 . 2001.1 Plan de trabajo implantación proyecto. 871) uno de los aspectos más difíciles en la implementación de un proyecto es la estimación del tiempo requerido para el desarrollo del sistema. el coordinador del proyecto puede identificar literalmente la longitud de cada actividad. De acuerdo a los requerimientos levantados estimamos un tiempo de desarrollo de 8 meses aproximadamente. debido a que las estimaciones realizadas son aproximaciones de horas . 1993. tanto a nivel del desarrollo de aplicaciones de software como de la gerencia integral de proyectos. lo que involucra una serie de actividades de las cuales depende tanto el trabajo del proveedor como del equipo asociado del cliente. meses y días necesarios para la consecución del mismo su exactitud y precisión depende de la habilidad y experiencia que tenga la persona involucrada en realizar dichas estimaciones. adicionalmente éste tipo de gráficas muestra la ruta crítica que debe completarse antes de que el proyecto continúe. que como lo explica (Effy Oz. 571) una gráfica de Gantt se utiliza para presentar las actividades y sus tiempos de inicio y finalización. A continuación se presenta un Diagrama de Gantt. Las ventajas de éstas gráficas son su sencillez y lineabilidad. 12. pero no las relaciones entre ellas.12 IMPLEMENTACION DEL PROYECTO A continuación se detalla los pasos para la implementación del proyecto. Cronograma de actividades (Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicámara.elaborado por la persona que presenta este trabajo de grado) 63 .Figura 9. elaborado por la persona que presenta este trabajo de grado y el Gerente de Proyectos) 64 . 12. se involucran directamente el área de gerencia de la organización y funcionarios del equipo de consultoría relacionado directamente con este nuevo proceso. Para realizar la planeación del proyecto se deberá asignar un administrador del proyecto quien debe asegurar los recursos entre los que se encuentran el personal. Organigrama del proyecto. (ii) Instalación. (v) Capacitación. (iV) Pruebas. y. Figura 10. asignar el personal para las diferentes actividades y lo más importante asignar los tiempos que consumirán dichas actividades (Effy Oz. como lo son: (i) Planeación del Proyecto. posteriormente debe desarrollar el plan del proyecto especificando los puntos primarios y secundarios. (iii) Parametrización.Todas las actividades dentro del cronograma presentado. todo lo anterior de conformidad a la metodología seleccionada para la implementación del proyecto.2 Organigrama del proyecto. (vii) Cierre de Proyecto. Gerente de Proyecto Especialista en Grupo de consultoría calidad y (persona quien elabora Arquitecto este trabajo de grado) Desarrollador Desarrollador Desarrollador Desarrollador Work CertiFactura CertiFactura Work Flow Flow Azurian Azurian Desarrollador de Integración (WS) Back Oficce CERTICAMARA – AZURIAN CHILE Y COLOMBIA (Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicámara. 570-572) En el siguiente organigrama se define la jerarquización planteada para la correcta ejecución y cumplimento de las tareas asignadas de acuerdo con las características del proyecto que será implementado de acuerdo a las necesidades de Certicámara y derivada de las diferentes reuniones sostenidas durante el proceso de implementación. 2001. fondos y equipo. (vi) Piloto. adicionalmente la participación más significativa recae sobre el personal del área técnica de la organización. incluyen las fases principales del proyecto definidas por Certicámara. correos electrónicos. circulares. La solución para cada uno de estos sub-proyectos solucionará el proyecto total. es imperativo que el Gerente de Proyectos considere los siguientes elementos en la administración de proyectos ((Effy Oz.573-574): • Administración de la comunicación: se debe asegurar que se comunique de forma adecuada lo referente a los planes. • Administración financiera: en caso que el proyecto tenga una gran dimensión se debe contar con un equipo de trabajo que administre el presupuesto y rinda cuentas al administrador del proyecto. 65 . • Administración de la calidad: se deben ejecutar las pruebas necesarias con el objetivo de garantizar la calidad del trabajo. recursos y objetivos a todos los miembros que conforman el equipo. entre otros. Al final. • Administración de recursos: se deben asignar adecuadamente los recursos(personassoftware-hardware) 12. • Administración del programa: al administrador del proyecto es el responsable de cumplir las metas a corto y mediano plazo.3 Desarrollo de aplicaciones de software. técnicas. Cada sub-tarea define una iteración completa como la siguiente: 3 Está práctica se deriva de la estrategia de programación “dividir y conquistar” en donde un problema grande se aborda solucionando sub problemas más pequeños. la solución de todos los sub problemas pequeños conformará la solución del problema del cual se derivaron. para evitar que se excedan los tiempos pactados. Cada iteración retroalimenta la siguiente de tal manera que la calidad y los tiempos empleados en la solución mejoran de acuerdo a la información de la iteración anterior (Humpherey. 2001. mediante reuniones periódicas.Para que los tiempos y los recursos se administren de forma correcta en éste proyecto. 2003) En esta medida. este proyecto de consultoría se debe dividir en sub-tareas ó sub-proyectos más 3 pequeños . La metodología TSP propuesta define un conjunto de tareas que se deben ejecutar en forma sistemática y por iteraciones. 2. • Roles por participantes. ESTRATEGIA Este documento representa un primer acercamiento al diseño y arquitectura del “SISTEMA DE NOTIFICACIÓN Y COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS”. • El objetivo principal de este documento es poner sobre la mesa las reglas de juego en la ejecución del proyecto actual y sobre las cuales todos los participantes se comprometen a cumplir. LANZAMIENTO En este paso se define formalmente el inicio de proyecto con un documento en donde se encuentran consignados los siguientes datos: • Nombre del proyecto. • Reuniones de seguimiento del proyecto. 2003) 1. • Participantes.Elaborado por la persona que presenta este proyecto de grado) A continuación se describen cada una de las etapas del modelo de desarrollo según TSP basados en la explicación que nos provee (Humpherey. • Fecha límite de ejecución.Figura 11. Diagrama de etapas de desarrollo según TSP Postmortem Lanzamiento Estrategia Pruebas Implementación Planeación (Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicámara. 66 . A. • Tareas • Responsables por tarea • Fecha inicio de la tarea • Fecha final de la tarea • Tiempo estimado de ejecución de la tarea • Porcentaje de la tarea en el proyecto total IMPLEMENTACIÓN Tras una previa identificación de los módulos a desarrollar y el diseño propuesto y aprobado en la etapa de estrategia. el equipo de tecnología interno de Certicámara S. Por medio de este documento se establece el grado de avance o retraso del proyecto y ayudará a tomar las medidas necesarias en caso de ser requerido.Después de elaborar la primera versión de este documento. se procede a implementarlos bajo el lenguaje de programación y arquitectura definidas. 67 . de esta manera. PLANEACIÓN En esta etapa se define el cronograma de trabajo y se establecen los mecanismos de seguimiento de las tareas planteadas. El documento de estrategia deberá tener la siguiente estructura: • Tabla de contenidos • Introducción • Objetivos • Alcance • Estrategias de solución • Cronograma Inicial de actividades • Recomendaciones finales • Conclusiones 3. a la ejecución del proyecto de acuerdo a los análisis planteados. dará su aprobación y visto bueno para dar inicio. El documento de planeación establece un cronograma de trabajo con la siguiente información: 4. .. • Prerrequisitos de sistema. Instrucciones de Prueba: . • Módulos entregados • Manual técnico... Error Presentado Acciones Correctivas .5.. Formato de pruebas Caso de Prueba .. • Manual de usuario. . PRUEBAS Se diseñan y se ejecutan un conjunto de pruebas de sistema en donde se evalúan los requerimientos funcionales y no funcionales de la solución implementada en la iteración actual..... (Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicámara – Elaborado por la persona que presenta este proyecto de grado en compañía del Oficial de Seguridad) 6.. • Procedimiento de instalación. • Introducción. . Descripción y Propósito: . POSTMORTEM En este documento se hace un análisis del trabajo ejecutado con el objetivo principal de mejorar en la siguiente iteración del proyecto.. Criterios de Aceptación: . Este documento deberá tener los siguientes puntos: • Tabla de contenidos. ....... La siguiente tabla resume las etapas que integran el modelo de desarrollo TSP y los artefactos entregados en cada una de las etapas: 68 .. El documento de pruebas tendrá la siguiente estructura: Tabla 12. • Objetivo. Sugerencias .. Observaciones . Watts Humphrey) En esta tabla se presenta la descripción detallada de las fases que comprenden la implementación del modelo TSP con sus respectivos flujos de trabajo Tabla 14. Planeación 4.Tabla 13. Implementación (Fuente: Tomado del libro Introduction to the Team Software Process. Ejecución de Fases y Flujos de trabajo del Proceso Unificado EJECUCIÓN DE FASES Y FLUJOS DE TRABAJO Nombre del flujo de trabajo Artefactos producidos 1. Lazamiento Documento de lanzamiento del proyecto Documento de requerimientos Documento de análisis Cronograma detallado de trabajo Documento de diseño y arquitectura del sistema Módulo de Interfaces Web Módulo de servicios Web Módulo de administración Módulo de proceso Bridge de recursos Módulo de auditoria Módulos de la capa de seguridad Bridges de comunicación entre las capas del sistema 5. Estrategia 3. Fases del Modelo TSP (Guías de ejecución del proyecto) FASES DE TRABAJO Fases Inicio Objetivo Establecer objetivos para el ciclo de vida del producto Elaboración Construcción Plantear la arquitectura para el ciclo de vida del producto Alcanzar capacidad operacional producto Transición la del Realizar entrega producto operando la del 69 . Postmorten Documento de postmorten del proyecto 2. Ejecución de pruebas Documento de diseño y ejecución de pruebas 6. basados en los objetivos de evaluación de la arquitectura y/o en los resultados arrojados por las iteraciones anteriores º Estudiar totalidad de casos de uso la los º Documentos Legales º Caso del Negocio Completo º No se añaden nuevos subsistemas º Diseñar resto de casos de uso. º Realizar pruebas que involucren módulos integrados. ºDiseñar procedimientos de pruebas de unidad y de integración del sistema. y Materiales para Entrenamiento º Ejecutar las pruebas de sistema definidas para la iteración actual. añadiendo nuevas clases o refinando las anteriores. º Evaluar y reportar los resultados de las pruebas de sistema ejecutadas de acuerdo a los objetivos planteados. Prototipo Operacional º Manuales para Usuario Final. º Realizar planes de integración de los componentes º Continuar con las pruebas de unidad definidas en la iteración anterior. º Expresar requisitos como casos de uso. º Perfilar la resolución de casos de uso relevantes para la arquitectura en función de paquetes y clases º Diseño de las capas de la arquitectura º Generar subsistemas y sus interfaces º Elaborar bocetos del modelo de despliegue º Expresar casos de uso en función de subsistemas º Diseño de clases º Implementación de la arquitectura. º Composición de elementos º Seleccionar objetivos que evaluarán la arquitectura. Operador y Administrador del Sistema. º Generar un modelo de despliegue º Descripción de la Arquitectura completa y corregida º Lograr una arquitectura firmemente asentada.Análisis Estrategia º Generar casos de uso y escenarios de casos de uso. º Implementación de clases y de subsistemas. º Generar un boceto de la arquitectura º Generar prototipos (interfaces y algoritmos que demuestren la factibilidad del sistema) Flujos de Trabajo Implementación Pruebas - - º Refinar casos de uso. º Versión funcional del producto por cada iteración evaluada de acuerdo al plan de pruebas. º Evaluar y reportar los resultados de las pruebas de unidad ejecutadas de acuerdo a los objetivos planteados. con todas las clases y subclases implementadas. º Línea de Base del Producto evaluada y 70 . Watts Humphrey) Figura 12.Actividades de Control Tipo de reunión Frecuencia Alcance El seguimiento tecnológico tiene como objetivos: Evaluar el grado de avance de la implementación Seguimiento tecnológico Semanal Validar el cumplimiento del cronograma de desarrollo Establecer acciones correctivas para ajustar los tiempos de implementación Evaluación del plan de control de cambios de la implementación Seguimiento contractual Quincenal El seguimiento contractual tiene como objetivos: 71 .aprobada de acuerdo a los objetivos planteados. que incluye todos los modelos del sistema.Elaborado por la persona que presenta este proyecto) Finalmente se presentan las actividades de control del modelo de desarrollo TSP: Tabla 15. Flujo del modelo TSP (Fuente: propia . (Fuente: Tomado del libro Introduction to the Team Software Process. 2003.Evaluar el grado de avance en la ejecución y cumplimiento del contrato Validar la satisfacción de los requerimientos contractuales adquiridos por consultor y contrante (Fuente: propia .1 Organización del equipo del proyecto. que permita realizar las actividades en forma coordinada para que el proyecto avance en forma fluida.Elaborado por la persona que presenta este proyecto) 12. 157). 72 .4. y es primordial tener en cuenta como lo expone(Miranda. y administrativa que demande el proyecto. que para la adecuada elaboración y ejecución de un proyecto es importante realizar un diseño administrativo que en cabeza de un gerente de proyectos que va a ser la persona encargada de seguir los lineamientos planeados al inicio de proyecto cumpliendo con la limitantes de presupuesto y cumpliendo el cronograma de actividades establecidas nombradas a continuación: • Supervisión • Coordinación • Control de funciones de planeación • Diseño de procesos específicos • Organización de la compra de materiales • Proceso de enrolamiento del personal requerido • Construcción de la planta requerida • Dirección técnica. Parte importante de esta metodología es definir claramente los roles de cada persona del equipo de trabajo.4 Implementación específica para los proyectos DTE. 12. De esta forma establecer un marco de trabajo común. canalizar las entregas y realizar las aprobaciones necesarias de cada fase del proyecto. Este comité debería reunirse cada 3 semanas. Además el cliente puede invitar a este comité a personas que considere claves. 73 .Figura 13. • Coordinación La coordinación es responsabilidad de los respectivos jefes de proyectos.Diagrama del equipo de trabajo (Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicámara-Gerencia de Proyectos) • Comité Directivo El objetivo de este comité es velar por el avance del proyecto. gestionando internamente sus respectivos equipos de trabajo para disponer de lo necesario para cumplir con los avances del proyecto en las fechas planificadas.. el director de proyectos de parte de Certicamara S. formalizar aprobaciones de documentos y etapas. Por otro lado. junto con los respectivos jefes de proyectos de cada empresa. los jefes de proyecto deben formalizar los acuerdos. designar responsables de toma de decisiones. en cada una de estas reuniones se presentará un reporte de estado de avance del proyecto y se revisará los riesgos del proyecto tomar acciones correctivas. resolver problemáticas. los que deben estar en constante comunicación.A. En este comité participa necesariamente la persona responsable dentro del cliente. y adicionalmente el equipo de consultoría en el cual se encuentra involucrada directamente la persona que elabora este proyecto de grado. o Equipos de especialistas: está conformado por un grupo de especialistas con habilidades específicas que benefician al equipo de trabajo ya que se aprovecha muy bien su talento.888-889). quien es el que tiene la experiencia. 1993. 74 . y dependiendo de la naturaleza de las tareas y de las habilidades que se tengan específicas alguna persona del equipo de trabajo toma el liderazgo sobre una directriz informal. en el cual se deben tener en cuenta las tres variantes del concepto de equipo los cuales son: o Equipos responsables de la programación: éste consta de un programador principal. para asegurar que participen los integrantes pertinentes de cada equipo. por esta razón es importante que en cada reunión exista un tema establecido a resolver. o Equipos sin liderazgo: no tienen un líder permanente. un programador de respaldo quien es el que debe realizar las actividades relacionadas con la investigación de alternativas de diseño y estrategias de desarrollo y personal de apoyo que debe ser ajustable para que en cualquier momento se puedan unir al proyecto. y debe llevar a cabo las tareas de diseño del proyecto y del código para todos los módulos críticos del sistema. Para éste caso específico el equipo de trabajo será multidisciplinario.• Equipo de Trabajo En éste ítem cabe resaltar el concepto sobre los equipos de trabajo que nos presenta (Senn. • A mayor proporción de comprobantes emitidos electrónicamente. fax y otros gastos fijos. • Mejor servicio al cliente. • Reducción de la cartera morosa. • Integración automática y segura a su contabilidad. (Fuente: propia . • Simplifica el proceso de generación de comprobantes para efectos fiscales. • Reducción de tiempos de edición y remisión. correo. • El almacenamiento de los Factura/Nota crédito Electrónica para el receptor es de manera electrónica o en papel según lo solicite. • Ciclo de abastecimiento y facturación.Elaborado por la persona que presenta este proyecto) 75 . • Mejor administración de tesorería. • Todos los documentos electrónicos pueden ser vistos rápidamente desde cualquier navegador para Internet.13 BENEFICIOS Y APORTES DEL PROYECTO DE GRADO Incremento Certicámara en productividad en Ahorro en costos administrativos y de oficina Reducción en tiempos operativos en el departamento de facturación • Reducción de tiempos en procesos administrativos. • Agiliza la conciliación de la información contable. • El almacenamiento de los Factura/Nota crédito Electrónica para el emisor es de manera electrónica. • Rapidez y seguridad en el intercambio de información. mayor ahorro. • Reducción en volumen de papeleo. • Mejor utilización de espacios físicos. que en algunos casos puede llegar a ser demasiado robusto o demasiado antiguo. ya que éste trámite para éste proceso podría tomar en el mejor escenario un tiempo aproximado de 10 meses. • Interoperabilidad con otras herramientas Cada proveedor de factura electrónica está en la libertad de elegir el formato con el cual va a representar el documento electrónico. lo cual va a traer grandes inconvenientes al momento de validar los diferentes formatos existentes en el mercado.14 DIFICULTADES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO DE FACTURA ELECTÓNICA • Certificación ISO La DIAN en su resolución 14465 del 2007 en el artículo 2 “Inicio de operaciones con factura electrónica y actualización” establece que la persona natural o jurídica que adopte por facturar bajo ésta modalidad deberá estar certificada en calidad ISO 9001:2000. sin embargo éste requisito implicar costos y puede llegar a retrasar la adopción de esta modalidad de facturación. • Acuerdos de facturación Cómo en Colombia no es obligatorio el uso de la factura electrónica. quien debe estar en la capacidad de analizar que con la adopción de estas nuevas tecnologías va a contribuir al ahorro de costos. el crecimiento tecnológico de las empresas va a estar ligado en gran parte a la decisión tomada por el adquiriente. • Integración con sistemas contable existentes La gran mayoría de las empresas ya cuentan con un sistema contable. por éstas razones es importante que el gobierno estandarice un formato a los proveedores de éste servicio de factura electrónica con el objetivo de agilizar procesos. competitividad y a la optimización de los tiempos en las 76 . cuya arquitectura es difícil de integrar al sistema de factura electrónica. obteniendo como resultado un desarrollo tan extenso y complejo que la empresa decida no tomar el riesgo de adoptar esta nueva tecnología. con base en este componente de software de facturación electrónica.organizaciones. • Mediante el uso de este nuevo sistema de factura electrónica se promueve la cultura del cero papel que va a contribuir a la reducción del consumo exagerado de los recursos naturales. y un ahorro considerable en el tiempo de emisión de facturas ya que se logra una disminución en los re-procesos causados por la intervención humana. • Este sistema de facturación implementado en Certicámara incentiva a los proveedores a la adopción a un sistema de facturación electrónica ya que permitirá agilizar los trámites de facturación. logra una reducción en los costos relacionados con el tema de facturación. 77 . en un mercado que aún está poco explorado. 15 CONCLUSIONES • Certicámara con la implementación de este nuevo proceso de facturación electrónica. la organización tendrá la posibilidad de crear un nuevo modelo de negocio. • Debido a la integración de este proceso al interior de Certicámara. y en este punto es en donde el Estado debe contribuir a impulsar éstas nuevas tecnologías por ejemplo exigiendo el uso obligatorio de las mismas. así mismo logra un ahorro en los costos de logística. inmediatez de la información. 78 . • Para la pequeña. ya que este debe cumplir con los requisitos legales y técnicos exigidos por la ley. ya que trae grandes beneficios a los procesos internos de las empresas como lo son: agilidad en los procesos logísticos. mediana y gran empresa es recomendable la adopción de nuevas tecnologías como es en éste caso específico la factura electrónica. reducción en la gestión de cartera y en los demás procesos contables. (ii) como medio de emisión de facturación en dado caso que el cliente no acepte este mecanismo electrónico (iii) en caso que la conexión con el proveedor de servicios de internet falle. los motivo por los que se sugiere esta alternativa son: (i) como sistema de contingencia al momento de que un sistema falle.16 RECOMENDACIONES • Si una empresa quiere optar por la opción de facturar electrónicamente lo más viable es contratar el servicio por un tercero debidamente autorizado. • Es importante tener en cuenta que se deben tener de forma paralela dos sistemas de facturación uno electrónico y otro tradicional (computador o físico). Año 1993 • ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN. La revista española de Tecnologías de la información para empresa. Editorial Prentice Hall. DATA. • INTRODUCTION TO THE TEAM SOFTWARE PROCESS. Año 2007. Año 2008.17 BIBLIOGRAFÍA • ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.TI Suplemento nº12 de Data. Editorial Mc Graw Hill.A. S. • GESTIÓN DE PROYECTOS. 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