AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOSADMINISTRATIVOS IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 para que estos patrocinadores tomen la decisión de ejecutar un proyecto. Es decir. los proyectos pasan por procesos evaluativos que determinarán si son o no aprobados para su financiamiento y ejecución. prefactibilidad y evaluación de proyectos. se debe llevar a cabo una serie de actividades denominadas estudios de formulación. 2 IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO .FORMULACIÓN DE PROYECTOS La administración de proyecto asume que los interesados y principales financistas del proyecto tomaron la decisión de llevarlo a cabo. Sin embargo. LA FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS Las principales incógnitas que los inversionistas desean conocer son: 3 IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO . seleccionar la mejor y. por último.MÉTODO DE FORMULACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE PROYECTO En su libro “Principios de Administración”. No se va a entrar en detalle en cada uno de ellos. el creativo y el cuantitativo. enunciar las opciones existentes. El enfoque decisional es muy utilizado y popular. Terry y Franklin identifican cinco enfoques para la solución de problemas. el decisional. ejecutarla. Implica identificar qué se desea lograr (objetivos). evaluar dichas opciones. enunciar el problema. Estos son: el rutinario. 4 IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO . el científico. CÓMO COMIENZA UN PROYECTO…. 5 IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO . • Se inicia por una Investigación preliminar para conocer la razón de la petición y recopilar suficiente información que responda a la solicitud en forma apropiada. Se recaba la información inicial. se realizan los estudios de prefactibilidad necesarios. se continúa con el mismo. De ser factible el proyecto en sus aspectos operativo. técnico y financiero. Se deberán conocer datos sobre costos.Continua……. exacta y oportuna •Generalmente. Identificar este problema es fundamental. no lo puede arreglar” describe exactamente el objetivo de esta pregunta: Saber lo que anda mal para poder arreglarlo. causa inconvenientes a la organización o bien podría ser una causa futura de inconvenientes. La información debe tener las características: concisa. así como conocer en qué situación se encuentra y reconocer el problema 6 IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO . o dicho en otras palabras. sus fortalezas y limitaciones existentes en el ambiente de la oficina. estructura y relaciones de la organización. un proyecto surge por un problema existente. equipos disponibles. recursos. conocer lo que es susceptible de mejorar o lo que puede ser alguna debilidad para superarlo •Se deberá tener cuidado con no quedarse abrumado de información y no saber por dónde empezar. conocer los riesgos internos y externos a que se puede ver sometida la organización. limitaciones. así como cualquier información que pueda orientar con respecto a la situación actual •La frase tomada del libro Administración en una página: “ Si usted no sabe qué es lo que anda mal. e identificar ¿Qué es y dónde está? •Para responder estas preguntas debe establecer el perfil del negocio. Origen de solicitudes de proyectos Métodos para revisar y seleccionar proyectos Por dónde se debe empezar Lo primero que se debe realizar es determinar la situación actual. precisa. Además. al resolverlo. identificar las acciones a tomar. Se deberá establecer a dónde se quiere llegar y por qué es importante llegar. asignar los recursos necesarios para su realización 7 IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO . No basta con identificar o enumerar las opciones y describirlas. En esta parte se debe especificar qué curso de acción tomar. más bien es VITAL. No conocer a dónde quiere dirigirse la empresa es navegar en el océano de los negocios sin brújula y sin destino.¿Adónde se quiere llegar? •Si no se conoce a dónde se quiere llegar. De antemano. Escoger la mejor opción con el óptimo uso de los recursos y el logro de los objetivos. tecnológicos. en dónde se quiere estar ¿Qué se puede hacer para llegar allí? •Para responder. En otras palabras. qué se espera lograr. •Determinar si cada opción es viable en términos económicos. en caso que las limitaciones permitan aún poner en marcha la solución. Es por ello muy importante saber a dónde se quiere llegar. En otras palabras. describir los pasos necesarios para disminuir los efectos de dicha limitación ¿Cómo se puede hacer? •El cómo hacerlo implica decidir. Es necesario evaluarlas. etc. Se debe comparar si existen restricciones o limitaciones que puedan hacer fracasar la opción. •Es establecer qué se quiere hacer al resolver el problema. ¿cómo se hará para llegar? Definir lo que se espera no es importante. se deben enumerar y describir todas las opciones existentes. de recursos humanos. Sin esta lista en orden de importancia no se puede asegurar que hay acuerdo en la prioridad de los problemas a atacar. Sin esta lista no hay prueba de que se ha discutido y pensado en los problemas. Esto asegura que se atacarán los problemas más importantes y que se conoce exactamente por qué es importante hacerlo 8 IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO . se ha estimado qué tan útil resultaría resolver el problema. Ordenar la lista por importancia. Valorar cada uno de los problemas sin resolver.Identificación de problemas Escribir una lista de los problemas. Es decir. Identifica estos tres pasos: 1) Obtener todos los hechos. 2) Considerar todos los hechos. ¡actuar! 9 IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO . entonces llegar a una decisión y 3) Después de tomar una decisión.Definición del problema Dale Carnegie. en su libro “Cómo suprimir las preocupaciones y disfrutar de la Vida” menciona tres pasos básicos del análisis del problema. de no resolver el problema • Determinar de antemano las dificultades que pueden presentarse y cómo sugiere que se resuelvan. • Justificar por qué es necesario atacarlo • Consecuencias de la resolución del problema • Describir qué se gana al resolverlo • Consecuencias de la NO ACCION. dar una razón de su importancia • Explicar qué han hecho otros al respecto de este problema • Cómo se podría atacarlo (inicialmente) • Determinar la importancia del problema. es decir.Un bosquejo muy útil para definir un problema Bosquejo para definir un problema • Explicar qué es el problema • Explicar por qué es un problema. 10 IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO . • • • • Establecer necesidades Establecer objetivos Priorizar los objetivos..Continúa………. Determinar recursos y limitantes Hay algunas preguntas claves a responder antes de iniciar la siguiente etapa: .¿Es necesario resolver el problema? .¿Se puede resolver? • • 11 Determinar opciones existentes Evaluar y seleccionar las opciones IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO . .Continua…. Por cada opción se debe considerar: Funcionalidad: ¿LLENA NECESIDADES y OBJETIVOS? a) b) c) Factores de decisión: ¿EXISTE ALGUNA LIMITACIÓN? a) RESTRICCCIÓN O b) c) Factores técnicos: ¿EXISTEN RECURSOS SUFICIENTES? a) b) • 12 ¿Llena todas las necesidades planteadas? ¿Cumple con los objetivos? ¿Hay recursos suficientes para implementar la opción? ¿Existe alguna política que prohíba lo que esta opción propone realizar? ¿Existe algo que restrinja esta opción? ¿Está de acuerdo esta opción con las reglas. leyes y filosofía institucional existentes? ¿Qué aspectos tecnológicos limitan o imposibilitan esta opción? ¿Existe algún aspecto de otra índole que limite o imposibilite esta opción? Estudio de Prefactibilidad IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO . fauna. empleo generado. número de empresas en el sector de la actividad. distribución del ingreso. consulta a sectores gubernamentales. flora. y valor agregado. total de habitantes. infraestructura. sindicatos y organismos privados para conocer si es posible la implantación de la empresa. Asimismo. concesiones. normas y reglamentos gubernamentales IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 Aspectos Económicos •Para evaluar este aspecto se toman en cuenta elementos como: Población económicamente activa (PEA). actividades predominantes. clima. así como los apoyos gubernamentales • Para evaluar este aspecto se toman en cuenta elementos como: Permisos.Estudios de la Evaluación de Proyectos Análisis del entorno 13 Aspectos RegionalGeográficos Aspectos Legales • Para evaluar este aspecto se toman en cuenta elementos como: Ubicación geográfica. emigración. el impacto económico y social. empleo y desempleo. legislación. Además. y la política económica que puede afectar al proyecto. organizaciones políticas existentes. ingreso de la población. entre otros NIDIA GIORGIS DE OROZCO . orografía. grupos sociales con poder político. crecimiento de la población. el nivel educativo promedio y tasa de analfabetismo. idiomas predominantes. interpretar sobre posibles escenarios futuros con base en el análisis histórico y actual IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO . Otros aspectos a tomar en cuenta son la estructura educativa. • Es importante evaluar las tendencias que se van a presentar a corto y mediano plazo. leyes de protección ambiental y efectos ambientales. costumbres. las actitudes hacia la inversión. actividades culturales. medios de comunicación y manejo de los mismos • Para evaluar este aspecto se toman en cuenta elementos como: Restricciones y ventajas ecológicas del área de estudio. estilos de vida predominantes. mentalidad. valores. Además. análisis de la situación política en relación al proyecto.Continua……. Igualmente. hacia el trabajo. prejuicios. creencias. escolaridad. 14 Aspectos Socio-políticos Aspectos Ecológicos •Para evaluar este aspecto se toman en cuenta elementos como: Grupos étnicos. tanto para la puesta en marcha como para su operación posterior Estudio de mercado El estudio de mercado es más que el análisis y determinación de la oferta y demanda o de los precios relacionados con el proyecto. recursos materiales. Pueden preverse muchos costos de operación al simular la futura situación y especificar las políticas y procedimientos que se usarán como estrategia comercial.. mano de obra. Se obtiene información acerca de las necesidades de capital. Estudio técnico En el estudio técnico se debe determinar la función que optimiza la utilización de recursos disponibles en la producción del bien o servicio del proyecto.Continua…. 15 IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO . los métodos actuales son aceptables para los usuarios. causará daño.continua…… Estudio organizacional y administrativo Algunos asuntos por resolver son: apoyo por parte de la gerencia. dará resultados más pobres en algún área. participación de usuarios en planeación y desarrollo del proyecto. Estudio financiero Para que un proyecto sea factible debe superar todas las pruebas. 16 IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO . etc. mientras que otros deberán ser estimados Sumar los costos totales para cada alternativa Determinar los beneficios para cada alternativa Colocar las cifras de los beneficios y costos en la forma de una relación. Nuevamente se hace hincapié que no solamente el aspecto financiero es lo único a evaluar. La mejor solución.Análisis Costo – Beneficio Lluvia de ideas: reunir la mayor cantidad de datos referente a las alternativas a evaluar Determinar los costos relacionados a cada alternativa. en la cual los beneficios serán el numerador y los costos el denominador Factor de Viabilidad = Beneficio Costo Finalmente comparar las relaciones de beneficios a costos de las diferentes alternativas propuestas. algunos serán exactos. desde el punto de vista financiero es la relación más alta de beneficios a costos. 17 IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO . magnitud y el patrón de flujo del efectivo que se asocia con el proyecto. así como los beneficios actuales con los futuros. representa el punto de equilibrio a partir del cual la empresa obtendría utilidades si contara con el proyecto. NIDIA GIORGIS DE OROZCO . así como el flujo de efectivo explicado anteriormente. el punto en el cual se intercepten los costos totales acumulados con los beneficios totales acumulados. El valor presente es la manera de valorar todos los recursos económicos gastados y generados a lo largo de la vida útil del proyecto y de comparar los costos actuales con los futuros. Es una forma sencilla de establecer si se debe invertir en un proyecto o no. debe mostrar ingresos que superen la inversión IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 Valor Presente: Este análisis auxilia a los inversionistas ya que presenta el valor del proyecto en el tiempo.Análisis de Costos versus Beneficios existen varias técnicas entre ellas: 18 Análisis del Punto de Equilibrio: Retorno de la Inversión: Este análisis se centra exclusivamente en comparar los costos del sistema propuesto con los beneficios del mismo. Análisis de Flujo de Efectivo: Examina la dirección. con base en cuanto tiempo requerirá obtener beneficios del proyecto que amorticen el costo de su desarrollo. Objeto de aprendizaje elaborado por Nidia Irasema Giorgis Ramazzini de Orozco 2015 19 IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO .