Guia elaboracion manual de procedimiento Gestion de Archivos

March 21, 2018 | Author: chete0078944 | Category: European Commission, Document, Institution, Computer File, Science (General)


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GUÍA PARA LA ELABORACIÓNDE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS Ministerio Secretaría General de la Presidencia 1. ProcedimienTos en archivos locales 4. direcTrices generales 3. Traspaso de documentos (para aquellas reparticiones que posean un archivo central) 5. siTuaciones esPeciales 6.1.1. consideraciones importantes del proceso de catalogación e instalación 5.3.2.4. ProcedimienTos en archivo adminisTraTivo cenTral del servicio 5. organización documental 4. glosario 3 4 5 7 7 8 9 9 10 11 11 12 12 12 12 13 . consideraciones para la eliminación de documentos 5. Tabla de conTenidos 2.2.2. consulta y préstamo de documentos 6. eliminación y disposición de documentos 5. gesTión documenTal 4.3.ÍNDICE DE CONTENIDOS 1. documentos y/o archivos siniestrados 7. Traslado de oficinas 6. cese de funciones del personal 6. DIBAM. El desarrollo de este documento ha contado con el apoyo de la Dirección de Bibliotecas. Archivos y Museos. ha elaborado una Guía para la Elaboración de un Manual de Procedimientos de Gestión de Archivos. Esta guía detalla los contenidos mínimos con que debe contar un manual de gestión de archivos y la idea es que cada servicio elabore el suyo de acuerdo a su realidad particular. la Comisión de Probidad y Transparencia. Las herramientas y consideraciones incluidas deben ser entendidas sólo como recomendaciones a los servicios y organismos públicos para la gestión de sus archivos.Comisión de Probidad y Transparencia GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS 1. REVISIONES DE GUÍA FECHA MOTIVO DE LA REVISIÓN PÁGINA ELABORADA O MODIFICADA Comisión de Probidad y Transparencia 3 . cuyo objetivo es entregar herramientas para organizar y describir los archivos de documentos de los distintos organismos de la Administración del Estado y facilitarles el cumplimiento de la nueva normativa. Nº REVISIÓN TABLA DE CONTENIDOS En el marco de la Ley N° 20. dependiente del Ministerio Secretaría General de la Presidencia.285 sobre Acceso a la Información Pública. así como su desarrollo y evolución institucional. en instalaciones adecuadas y bajo dirección de un funcionario de la misma repartición. lo siguiente: » Todos los documentos generados por funcionarios de un servicio público en cumplimiento de sus funciones como tales y los documentos generados por mandato del servicio a personas naturales y jurídicas externas. » Los documentos de una institución son únicos. En este sentido. Comisión de Probidad y Transparencia 4 . nombrado especialmente para tal cometido. El manejo y proceder respecto a la documentación de una institución contempla entre sus lineamientos básicos. se consideran parte integrante del patrimonio documental de dicho servicio. consecuentemente. » En el patrimonio documental del servicio están respaldadas sus políticas. El hecho de ser únicos y constituir una fuente primaria de información y prueba jurídica de ello. en tanto cada trámite es producto de una acción administrativa. el cual se denomina habitualmente como “encargado de archivos”. DIRECTRICES GENERALES » Para hablar efectivamente de archivos. Se debe tener presente que los documentos de carácter personal y/o privados no deben ser conservados en conjunto con los institucionales. todo documento tiene información y. responsabilidades legales y administrativas. demanda cuidados especiales de conservación. los documentos han de estar organizados y su información accesible para su uso. Esta persona puede tener a su cargo un equipo de apoyo en aquellos casos en que el volumen de los documentos generados y administrados por el servicio así lo amerite.Comisión de Probidad y Transparencia GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS 2. se hace necesario su control. Normalmente incluye una primera fase. La gestión documental se inicia a partir de la generación y/o recepción del documento.Comisión de Probidad y Transparencia GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS 3. cuando los documentos están en proceso de tramitación. Las tareas y procedimientos que se realizan en esta segunda fase son. Comisión de Probidad y Transparencia 5 . y se extiende por todo el ciclo de vida que tiene la documentación. gestión de archivos. y una segunda fase. cuando los documentos ya se encuentran tramitados. GESTIÓN DOCUMENTAL El ciclo de vida de un documento incluye fundamentales: » Unidad generadora del documento » Oficina encargada de la tramitación » Archivos locales o de oficina » Archivo administrativo central del servicio » Archivo histórico cinco instancias La gestión documental es el conjunto de acciones asociadas al manejo y proceder respecto de la documentación que genera una institución. propiamente. envío al archivo histórico y atención de su consulta. conservación. propiedad de él o los funcionarios que trabajan en la oficina correspondiente. archivo histórico Conserva para la posteridad los documentos cuya información resulta esencial para la investigación histórica. instalación.Comisión de Probidad y Transparencia GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS ciclo de vida de un documento unidades generadoras (dependencias u oficinas del servicio) Son las instancias administrativas que generan un documento. valoración y selección de la documentación. deben estar sujetos a la normativa que la institución establezca respecto de su gestión y control. por regla general. es el depositario final de estos documentos. Debieran estar integrados sólo por documentos que generan un alto nivel de consultas por parte de los funcionarios que trabajan en la oficina. así como realizar su catalogación. Es importante comprender que estos documentos no son archivos personales. el Archivo Nacional. En el caso de la documentación de los servicios y órganos de la administración del Estado. oficina encargada de la tramitación Es la instancia que valida la recepción y emisión oficial de la documentación de la institución. sino que pertenecen a la institución y. archivos locales o de oficina Es el conjunto de documentos que se conserva en las oficinas de la institución. es decir. entre otras. archivo administrativo central del servicio (para aquellos servicios en que exista) Es la oficina o unidad que reúne toda la documentación de consulta de nivel medio y bajo. Entre sus funciones figura el control del flujo documental. Entre las funciones que habitualmente se les asignan administrativamente se encuentra el participar en la clasificación. Comisión de Probidad y Transparencia 6 . como tales. Consecuentemente se hace necesario unificar los procedimientos de común aplicación. y en segunda. al tipo de documento (serie documental). En el caso de la clasificación documental. con el fin de mantener organizada la documentación que se conserva en su propia oficina. grupos o series. de Comisión de Probidad y Transparencia 7 . los criterios de ordenamiento son de orden cronológico. PROCEDIMIENTOS EN ARCHIVOS LOCALES tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un todo. Normalmente. en tanto centros productores de información primaria. memorandos. son la base de una eficiente gestión documental. clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases. Organización documental Es recomendable que en los diversos órganos y servicios se designe a un funcionario encargado de la gestión de archivos. alfabético. geográfico y numérico. Cada serie de documentos tendrá su propio criterio de ordenamiento. relacionándolos unos con otros. trátese de oficios.1. » clasificación: En su sentido más simple. existen dos operaciones básicas que permiten organizar la documentación: clasificación y ordenación. de acuerdo a una unidad-orden establecida previamente. egresos. para lo cual se recomiendan las siguientes prácticas: 4. ésta debe responder en primera instancia al organigrama institucional.Comisión de Probidad y Transparencia GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS 4. Para lo anterior. Los archivos locales de una institución. según sea su contenido. Es la acción de reunir los documentos de una serie documental. » ordenación: Ordenar es el segundo procedimiento que debe aplicarse a los documentos. entre otros. Para aquellas reparticiones que no tengan definido un procedimiento al respecto. Traspaso de documentos (para aquellas reparticiones que posean un archivo central) Para el caso de aquellos organismos que dispongan de un archivo central distinto del archivo local1. Sólo entonces. la documentación que forma parte del expediente de un proyecto debe ser mantenida en el archivo local. 2 Generalmente la documentación técnica es aquella asociada a proyectos. Una vez traspasado el documento al archivo administrativo central es de responsabilidad de este último la conservación y la disponibilidad para su consulta. 1 Se entiende como archivo local el que se mantiene en la misma oficina en la cual se generó el documento y al interior de la misma repartición. el inventario de los documentos que están siendo remitidos (serie documental y período).Comisión de Probidad y Transparencia GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS 4.2. la correspondencia enviada del año 2006 se traspasa a comienzos del año 2008. Por lo anterior. a comienzos del año 2009. bajo el resguardo y control del funcionario a cargo. la del 2007. se remite a partir del segundo año calendario de haber finalizado la ejecución de los proyectos. la fecha del traspaso y el funcionario responsable del archivo administrativo central que recibe la documentación. Por ejemplo. En estos casos. La periodicidad del traspaso variará según el nivel de consulta que tienen los documentos. se sugiere que periódicamente los archivos locales remitan su documentación a dicho archivo administrativo central del servicio. » Documentación técnica 2. es traspasable al archivo administrativo central del servicio. donde se especifique la unidad y el funcionario que está haciendo dicha tarea. hasta que el proyecto esté finalizado. se remite al comienzo del segundo año calendario de haber sido generada. definiéndose el correspondiente cronograma. se recomienda que el archivo administrativo central disponga de una Ficha de Traspaso. se recomienda seguir las siguientes pautas generales: » Documentación administrativa y contable. y con el objetivo de tener un adecuado control de los traspasos de documentación. Comisión de Probidad y Transparencia 8 . dibam. » Retiro de notas y materiales que formen parte de la documentación. » Satisfacer las consultas de información que las unidades realicen. sin perjuicio de las políticas internas de cada organismo o servicio. sobre el envío de documentos al Archivo Nacional. le son delegadas también al archivo 5. » Realizar su catalogación. Habitualmente las acciones referidas al cumplimiento de las obligaciones impuestas por el Decreto con Fuerza de Ley N° 5. Consideraciones importantes del proceso de catalogación e instalación Al traspasar la documentación desde los archivos locales al archivo administrativo central del servicio.Comisión de Probidad y Transparencia GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS 5. » Mantener la documentación y el depósito de archivo en buen estado.cl/leyes/129136 Ver link: http://www.bcn.1. identificación e instalación física en el depósito del archivo.cl/archivo_nacional/pdf/circular_28704. y las normas sobre disposición y eliminación de documentos contenidas en el Oficio Circular N° 28.pdf Comisión de Probidad y Transparencia 9 . Ver link: http://www. le corresponde a dicha unidad: » Recibir periódicamente documentación proveniente de los archivos locales.200 del año 19293. 3 4 PROCEDIMIENTOS EN ARCHIVO ADMINISTRATIVO CENTRAL DEL SERVICIO administrativo central. Para el caso que el servicio u organismo cuente con un archivo administrativo central. es importante considerar las siguientes acciones: » Limpieza de las unidades documentales.7044 de la Contraloría General de la República. 704 (1981)6 de la Contraloría General de la República. y de conformidad a lo dispuesto en el artículo 14 del Decreto con Fuerza de Ley N°5. Lo anterior. » Proceder al empaste de las series documentales que deberán ser enviadas al Archivo Nacional. fijando al efecto las modalidades o condiciones más favorables. En caso calificado.dibam. e identificación.200. la Seremi respectiva podrá autorizar la venta directa del material de desecho. incluyendo los antecedentes. y en el caso de los órganos que gozan de autonomía administrativa. de 11 de octubre 1978.R Ejemplo de ello es el artículo 6 del DL N°2859/79.cl/archivo_nacional/pdf/circular_28704. jurídicas.G. 31 y 32 que el material de desecho como el papel. cartón. que autoriza al Director Nacional para tal fin (aplica Dictamen N°1908/92 C. 5. a la cual se le aplica las prescripciones del Decreto N°577. dictándose para ello 5 6 7 8 Circular N° 051 de 2009 de la Dirección de Bibliotecas. autorizó a los Servicios de la Administración Pública para enajenar directamente el papel de desecho y archivos en desuso.) y el artículo 17 del DFL N°830/80. que radica en el Secretario General tal facultad. 9 Sobre el particular. Las principales disposiciones legales e indicaciones asociadas al proceso de eliminación de documentos están contenidas en el Oficio Circular N° 28. y dejando un registro del material eliminado5. un proceso que sólo puede llevarse a cabo tras el correspondiente análisis de las características históricas. El mencionado Decreto señala en sus artículos 30.Comisión de Probidad y Transparencia GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS » Retiro de elementos corrosivos como clips. » Verificar que la documentación se encuentre completa. Archivos y Museos. del 7 de octubre de 1978. corresponde a dicho Ministerio determinar si el material reúne las condiciones antes mencionadas. Ley Orgánica de Gendarmería de Chile. Ver link: http://www.R. administrativas. Dicha norma señala que la autorización para eliminar documentos de los órganos de la Administración del Estado debe darla. En cuanto a la documentación oficial de los órganos o servicios públicos. Ley Orgánica del Servicio de Impuestos Internos. Eliminación y disposición de documentos La eliminación de documentos es el procedimiento mediante el cual se determina y ejecuta la destrucción física de la documentación de un archivo. será enajenado por el Ministerio citado. del ex Ministerio de Tierras y Colonización (hoy Ministerio de Bienes Nacionales). procede que dicha autorización la confiera la respectiva Jefatura Superior. fiscales e informativas de la documentación.231/96 C. el Presidente de la República. » Almacenamiento de la documentación en cajas (excepto empastes).pdf Dictamen N°15. en carpetas. » Instalación de la documentación en archivadores en buen estado o. la correspondiente resolución7. no procediendo su destrucción o disposición. tarjetas perforadas. Se distingue en dicha Circular aquella documentación no oficial que ha perdido las condiciones que la hacían útil o aprovechable por el servicio respectivo (Párrafos II N°3 y V). ver el N°2 del Oficio Circular N°4. » Identificación de empastes. cartulina. a. o bien su destrucción o incineración. sin perjuicio de las modalidades especiales contempladas en la ley8. idealmente.369/87 de Servicio de Impuestos Internos. celuloide y cualquier otro elemento en desuso o no aprovechable. b. » La eventual eliminación de duplicados (siempre que esté el original). en su calidad de Jefe de Estado. por regla general. apretadores metálicos y otros. carpetas y archivadores. mediante subasta pública o privada.G.341. Comisión de Probidad y Transparencia 10 . En este punto cabe recordar que el artículo 13 del Decreto Ley N° 2. Ante cualquier duda.2. debe ingresar al Archivo Nacional cuando haya cumplido 5 años de antigüedad. » Descripción del contenido de los documentos en una base de datos. en representación del Fisco. señalando que el producto de tales enajenaciones tendrá el carácter de ingresos propios del servicio respectivo9. artículos 17 y 97 del Código Tributario. 21 y 42 de la Ley N° 10. Como mínimo. 6. documentos representativos de obligaciones pendientes. artículos 3 y 26 de la Ley N° 16. Una recomendación ineludible es que ningún documento original salga del depósito del Archivo. En caso contrario. dependiendo del tema y la importancia que la documentación puede haber adquirido con el transcurso del tiempo.Comisión de Probidad y Transparencia GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS c. Definir un cronograma de eliminación con cada una de las unidades que forman parte del servicio.336 Orgánica de la Contraloría General de la República. teniendo en cuenta la normativa legal y criterios institucionales. 7. este formulario debe indicar el documento que se está solicitando. El jefe del servicio debe firmar la resolución. entre otros. 5. fecha de la solicitud y fecha de devolución. donde se expongan los procedimientos llevados a cabo.3. 4. documentos tributarios. entre otros. 5. En cuanto a los documentos de la deuda pública. 2.704. se recomienda considerar los siguientes aspectos: 1. documentos de fiscalía. Hacer un acta que deje constancia de la eliminación. Consulta y préstamo de documentos El encargado del archivo administrativo central del servicio. Según el cronograma. Hacer un Acta de Eliminación. 5. quién lo solicita. Sin perjuicio de las normas anteriores. para efectos de respaldo y control de cualquier consulta y/o préstamo de documentos. Se recomienda incluir material visual (video/fotografía). 8. Cualquier usuario que realice una consulta debe completar este registro en forma obligatoria. previsionales y situaciones especiales. 3. debe llevar un Registro de Consulta y/o Préstamo. en su Oficio Circular N°28. realizar un proceso de consulta y valoración de los documentos con las áreas involucradas en su generación. Proceder a la eliminación física de la documentación mediante un mecanismo que garantice su total destrucción. libros. la Contraloría General de la República sugiere. Comisión de Probidad y Transparencia 11 . Consideraciones para la eliminación de documentos Para la eliminación de documentos. documentos y cuentas aprobadas. las normas que rigen en este caso están contenidas en los artículos 14. El acta debe ser firmada por todos quienes participaron en el proceso de valoración y selección.4. d. algunas directrices sobre la documentación relativa al personal.395. documentos del área operacional. Realizar un inventario de los documentos que serán eliminados. la que debe estar acompañada por el inventario de la documentación seleccionada para eliminar y el acta de eliminación correspondiente. es aconsejable que la solicitud sea firmada por quien retira el documento. Tramitar una resolución que apruebe la eliminación. 6. de manera secuencial a la numeración de las unidades documentales. o ante procesos de remodelación y reacondicionamiento de oficinas. Traslado de oficinas Ante la eventualidad del traslado de las dependencias del servicio a otras instalaciones. En el caso de la documentación instalada en cajas de archivo. la misma Contraloría General de la República10 ha señalado que tales circunstancias son imprevistos imposibles de resistir y constituyen un caso fortuito o fuerza mayor. En estos casos. ésta se debe mantener almacenada. es necesario proceder al traslado y/o almacenamiento provisorio de la documentación. regulado en el Código Civil.3. En los casos de documentación correspondiente a procesos cerrados y que cumpla con las condiciones para su incorporación al archivo. anegamientos. se debe 10 Ver dictamen N° 39. SITUACIONES ESPECIALES confeccionar un acta de entrega o de traspaso de la documentación asociada a la gestión del funcionario que se retira. terremotos.2. lo mismo que su orden secuencial. queden inutilizados.Comisión de Probidad y Transparencia GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS 6.565 de 2007 Comisión de Probidad y Transparencia 12 . por tratarse de material de desecho y a fin de evitar su mal uso y otros eventuales efectos nocivos para la salud. una vez instaladas en las nuevas dependencias. Documentos y/o archivos siniestrados Respecto a los documentos y/o archivos que por diversos imprevistos. se sugiere la confección de un inventario de las unidades documentales existentes y su revisión. se deberá proceder a su disposición a través de los mecanismos correspondientes. entre otros.1. 6. Sobre el particular. se debe proceder a su procesamiento para su traspaso correspondiente. Cese de funciones del personal Ante el cese de funciones de un funcionario del Servicio. tales como inundaciones. incendios. con el propósito de mantener la organización de la documentación y evitar pérdidas. 6. Artículo 3° letra e) del reglamento de la ley N° 20. la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos. documentos oficiales La jurisprudencia administrativa ha considerado como sinónimos los términos “documentación oficial” e “instrumentos públicos o auténticos”12. » Archivo Histórico: con documentación de interés para la investigación histórica. Comisión de Probidad y Transparencia 13 . memorándum. la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido. microforma. video. fotografía. diagrama. grabación sonora. todo soporte material que contenga información. correspondencia. cualquiera sea su forma física o características. los archivos pueden ser de tres tipos: » Archivos locales (archivo de oficina): con documentación de consulta diaria o frecuente. por una parte. Dependiendo de su valoración o consulta. tendientes a generar una adecuada organización de las unidades documentales. clasificación-ordenamiento Identificación y ordenación de documentos de acuerdo a categorías y características formales y de contenido. documentos11 Todo escrito. en general. así como las copias de aquellos.Comisión de Probidad y Transparencia GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS .285. sean esta públicas o privadas. mapa. plano. Dictamen N° 3191/04 y Dictamen N° 2921/87 de la Contraloría General de la República. Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas naturales o jurídicas. documento gráfico. dibujo. » Archivo Intermedio (archivo administrativo central): con documentación de consulta media o baja. dispositivo susceptible de ser leído mediante la utilización de sistemas mecánicos electrónicos o computacionales y. 7 archivo 11 12 GLOSARIO conservación de documentos Conjunto de medidas y procedimientos destinados a asegurar. y por otra. para lo cual se debe clasificar y ordenar la documentación. Conjunto de documentos de cualquier formato o soporte. 13 Dictamen N° 3191/04 de la Contraloría General de la República Comisión de Probidad y Transparencia 14 . Estos valores pueden ser: 1. servicios y contenidos de la información de las unidades documentales. soporte Elemento físico en el que se contiene o soporta la información registrada. desde una dependencia a otra. en el organismo generador. como un sistema. papel. Fiscal. Legal. Secundarios o permanentes: Informativos e Históricos. Contable. valoración documental Conjunto de acciones tendientes a calificar intelectual y técnicamente las cualidades. Proceso mediante el cual se debe estructurar internamente el material de un archivo o fondo documental. cintas magnéticas. producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular. familia u organismo en el ejercicio de las actividades de ese productor. de un cierto cúmulo de documentos. respecto de los cuales el servicio mantiene su dominio y tutela. serie documental Conjunto de documentos específicamente organizados que se mantienen y usan juntos. Por ejemplo. Traspaso de documentación Corresponde al traslado. la serie “Expedientes de personal”. Primarios o inmediatos: Administrativo. por ejemplo.Comisión de Probidad y Transparencia GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS documentos no oficiales Fondo documental Que no cumplen con los requisitos de los documentos oficiales13. 2. disco compacto y otros. valores de la documentación organización Conjunto de atributos que poseen los contenidos y formalidades de los documentos. e incluso a una instancia externa.
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