Guía de Pago de Nomina en El Sistema WORD OFFICE

Tipo de documentoGUIA GUIA DE PAGO DE NOMINA EN EL SISTEMA OPERATIVO WORD OFFICE Fecha de Elaboración 14 de Mayo de 2011 CÓDIGO GRH PCD 001 GA 02 Fecha Ultima Modificación 14 de Mayo de 2011 Versión 00 Pág. 1 de 9 Guía de Pago de Nómina en el Sistema Operativo WORD OFFICE GRH PCD 001 GA 02 Este documento es propiedad intelectual de Profesionales Técnicos S.A.S. y se prohíbe su reproducción y/o divulgación sin previa autorización ELABORÓ Tipo de Documento: REVISÓ Dra. Zaida Castañeda Pinzón DIRECTORA DE TALENTO HUMANO APROBÓ Dr. Omar Rodrigo Ortega DIRECTOR HSEQ Ing. Héctor Ramón Castañeda GERENTE GENERAL CONTROL DE CAMBIOS Número Fecha Aprobación Ítem Alterado Motivo Aprobado por 00 14 de Mayo de 2011 Todos Aprobación Inicial Gerente General DEFINICIONES:  CONTRATO: Acuerdo vinculante  NOMINA: Es elaborar y mostrar los nombres y remuneraciones de todos los  LIQUIDACION DE NOMINA: La liquidación de nomina es un documento de trabajadores. tomadas de las tarjetas de tiempo o de documentos similares.Es la parte informativa donde se relaciona todo el encabezamiento: razón social de la empresa. 5.S. La información que se incluye en ese registro de nómina consiste en el salario autorizado para cada trabajador y el número de horas trabajadas.GUIA DE PAGO DE NOMINA EN EL SISTEMA OPERATIVO WORD OFFICE Fecha de Elaboración 14 de Mayo de 2011 Fecha Ultima Modificación 14 de Mayo de 2011 Tipo de documento GUIA CÓDIGO GRH PCD 001 GA 02 Versión 00 Pág. es del Auxiliar de Nómina y Seguridad Social y la autoridad tanto para la modificación como en la verificación de la correcta aplicación. periodo de pago. La retención en la fuente. ALCANCE: Esta guía aplica tanto para la contabilización. nombre del documento. Después de separar las horas ordinarias de las extraordinarias. soporte donde el empleador relaciona los pagos de cada periodo contable a sus trabajadores.S.. 2-Consta del devengado y el deducido.La conforman los parafiscales y las deducciones o apropiaciones para prestaciones sociales y las firmas de quien elabora. 3. y de aplicar las tarifas apropiadas para cada categoría se tiene el total del salario devengado. TITULO: Guía de Pago de Nómina en el Sistema Operativo WORD OFFICE. salario básico. PROPOSITO: Esta guía establece los pasos a seguir para la elaboración de la Nómina en el Sistema operativo (WORD OFFICE) para la contabilización y registro de los pagos de nómina de todos los trabajadores directos con que cuenta la empresa PROFESIONALES TECNICOS S. es del Director de Talento Humano. nombre y cargo del trabajador. 4. 2. días laborados. NIT. que sean elaboradas .A. .registradas en el sistema operativo WORD OFFICE. Consta de tres partes: 1. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: La responsabilidad de la aplicación de los parámetros establecidos en está guía. liquidación y pago de la nómina de los trabajadores Director de la empresa PROFESIONALES TECNICOS S. 3. el aporte al seguro social y cualquier otra deducción autorizada por el trabajador se registran luego del valor devengado para obtener el valor neto. 2 de 9 1. consecutivo.A. revisa y aprueba. y programas de bienestar social de toda comunidad. Para realizar una nómina realice el siguiente procedimiento: • Haga clic en la opción Nómina ubicada en la ruta de World Office: Panel principal -> nuevo documento. El número del documento se genera automáticamente al seleccionar la empresa (Paso No. haciendo referencia a la palabra nomina). RIESGOS PROFESIONALES. • Haga clic en el botón de desplazamiento agregar para utilizar un registro en blanco. el 2% para subsidiar el estudio se los colombianos. que para nuestro caso serán las siglas “NOM”. incluyendo su respectiva contabilización de aportes parafiscales y provisiones para prestaciones sociales y todos los conceptos a que de lugar. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES: 6. (Total Devengado por 4%).1 ELABORACION DE LA LIQUIDACION Y PAGO DE NOMINA EN EL SISTEMA OPERATIVO WORD OFFICE Este documento se utiliza para la causación y liquidación de pagos y deducciones a los empleados. Seleccione el prefijo del documento o escriba uno nuevo (Solamente si su empresa maneja prefijos. 3 de 9 PARAFISCALES: Son los soportes que le empleador debe hacer a otras entidades de acuerdo a la ley. CAJA DE COMPESACION FAMILIAR: El empleador aporta un 4% del total de la nómina para recreación. 6. 1. (Total Devengado menos Subsidio de Transporte por 3%).GUIA DE PAGO DE NOMINA EN EL SISTEMA OPERATIVO WORD OFFICE Fecha de Elaboración 14 de Mayo de 2011  Fecha Ultima Modificación 14 de Mayo de 2011 Tipo de documento GUIA CÓDIGO GRH PCD 001 GA 02 Versión 00 Pág. 4). No se tiene en cuenta el subsidio de transporte (Total Devengado menos Subsidio de Transporte por 2%). . como son: SENA (Servicio Nacional De Aprendizaje): El empleador debe aportar del total de la nómina. ICBF (Instituto Colombiano De Bienestar Familiar): Es el aporte que el empleador hace para subsidiar a la niñez desamparada. 2. La verificación de los conceptos asignados a un tipo de nómina se encuentran por la ruta Panel Principal -> Tablas Auxiliares -> Documentos -> Nómina -> Configuración Tipos de Nómina. Seleccione el concepto que necesite liquidar. Escriba el nombre de la persona que realizó el documento. 8. Si el nombre del empleado no aparece en la lista puede ser por:   El empleado no se encuentra creado en empresas y personas.GUIA DE PAGO DE NOMINA EN EL SISTEMA OPERATIVO WORD OFFICE Fecha de Elaboración 14 de Mayo de 2011 Tipo de documento GUIA CÓDIGO GRH PCD 001 GA 02 Fecha Ultima Modificación 14 de Mayo de 2011 Versión 00 Pág. Esta corresponde a la fecha de emisión o realización del documento. Utilice la casilla Verificado para comprobar la revisión y/o aprobación del documento. Seleccione la empresa o clasificación por la cual desea realizar el documento. Escriba en los campos fecha inicial y fecha final el periodo que comprende la nómina. Verifique esto ingresando por la opción Panel Principal -> Tablas Auxiliares -> Documentos -> Nómina -> Tipo de nómina por empleado. Seleccione el nombre del empleado al que le va a liquidar el concepto. 2. Fecha: se debe llenarla en el formato día/mes/año. . No se le ha asignado un tipo de nomina en tipos de nómina por empleado. 3. 5. 1. 6. 4. Escriba un concepto para el documento. Cantidad Escriba en este campo la cantidad de acuerdo con su respectiva unidad de medida. 4 de 9 3.  Asegúrese que en el tipo de nomina que asignada al empleado se encuentre asignado el concepto que está liquidando de lo contrario aparecerá el mensaje "Este empleado no se configuró con estos datos". Seleccione el nombre del empleado al que le va a liquidar el concepto. 7. Seleccione el concepto que necesite liquidar. C. . Puede crear un centro de costos haciendo doble clic sobre este campo. • Haga clic en el botón Informe Contabilización para obtener la vista previa del informe de la contabilización realizada con sus correspondientes aportes y provisiones. La unidad de medida aparece automáticamente de acuerdo a la que se asigno a cada concepto en configuración tipos de nómina. intereses sobre cesantías. Este campo muestra el valor total de cada renglón. 6. 9.V. intereses de estas. vacaciones) y aportes parafiscales (E.R. esta función se realizara anualmente ajustados al Salario Mínimo Legal Vigente y al auxilio de transporte (S.B.P. pensión y cajas de compensación. SENA.M. 1 Cada consecutivo de nómina se expedirá según el centro de costos que lo genera. 5. • El botón Informe por Empleado muestra la contabilización realizada agrupada por empleado.P) •Si desea ver la contabilización automática que realizó el sistema haga clic en Ver Contabilización. A. siendo de gran ayuda para verificación del pago de seguridad social por empleado.L. Muestra el vencimiento del documento en formato día/mes/año. • El botón Imprimir Nómina muestra el informe general de los pagos y deducciones realizadas agrupadas por centro de costos y detalladas por empleado. Al contabilizar la nómina World Office basado en los parámetros dados en configuración tipos de nómina contabilizará automáticamente las prestaciones sociales (cesantías. según sus siglas) establecido por la ley 278 de 1996 y la ley 15 de 1959. 8. respectivamente.F. Para configurar el valor y base del auxilio de transporte vea Auxilio de Transporte. para ser entregadas al la dependencia de tesorería. Seleccione el centro de costos o puesto de trabajo al que pertenece el empleado. esta evaluación se realiza por cada empleado y se inserta directamente en el detalle del documento con su respectivo concepto y valor (usted no tiene que digitar estos conceptos). • Haga clic en el botón Contabilizar para asignar la correspondiente afectación contable al documento. y horas extras aparece automáticamente si estos se encuentran correctamente configurados. incluyendo provisiones de nómina (cesantías. vacaciones y prima de servicios). prima. En los conceptos como sueldo. 7.GUIA DE PAGO DE NOMINA EN EL SISTEMA OPERATIVO WORD OFFICE Fecha de Elaboración 14 de Mayo de 2011 Tipo de documento GUIA CÓDIGO GRH PCD 001 GA 02 Fecha Ultima Modificación 14 de Mayo de 2011 Versión 00 Pág. 5 de 9 4. I. El campo Nota se utiliza para agregar una observación adicional a nivel de cada registro *Importante: Al contabilizar la nómina el auxilio de trasporte se genera automáticamente dependiendo si da lugar a este.S. Escriba el valor unitario del concepto que está liquidando. siendo para nuestro caso generar un resumen en los aportes a Sistema de Seguridad Social1. discriminando los valores y conceptos de los pagos realizados. . Ejemplo 1: Se va a liquidar la nómina correspondiente al período del 1 al 31 de marzo de 2. de las cuales una se adjunta al comprobante de egreso y la otra se le entregara al empleado.2 • Para eliminar el documento. haga clic sobre el botón Eliminar en la parte inferior de esta ventana (una vez eliminado el documento no podrá deshacer la operación).GUIA DE PAGO DE NOMINA EN EL SISTEMA OPERATIVO WORD OFFICE Fecha de Elaboración 14 de Mayo de 2011 Fecha Ultima Modificación 14 de Mayo de 2011 Tipo de documento GUIA CÓDIGO GRH PCD 001 GA 02 Versión 00 Pág.005 con las siguientes novedades Al pulsar clic en Contabilizar nómina automáticamente World Office adicionará los conceptos de auxilio de transporte y retención en la fuente a que haya 2 Con la intención de sostener un control en la documentación y de permitir el acceso a la información de los pagos al trabajador se expedirán 2 copias del pago de nómina. 6 de 9 • El botón Nomina Novedades muestra los conceptos liquidados a cada empleado. • Utilice la opción Copiar Documento para crear un nuevo documento basado en el documento activo. siendo el sostén físico de dicha operación el comprobante de egreso. Adicionalmente al Contabilizar la nómina automáticamente World Office contabilizará las prestaciones sociales y aportes parafiscales que se le haya parametrizado al empleado y al tipo de nómina que se le asignó. 7 de 9 lugar. . Comprobante de Egreso En este documento se realizan los pagos o abonos a los acreedores de la empresa. • Haga clic en el botón de desplazamiento. 1.GUIA DE PAGO DE NOMINA EN EL SISTEMA OPERATIVO WORD OFFICE Fecha de Elaboración 14 de Mayo de 2011 Fecha Ultima Modificación 14 de Mayo de 2011 Tipo de documento GUIA CÓDIGO GRH PCD 001 GA 02 Versión 00 Pág. Para realizar el comprobante de egreso realice el siguiente procedimiento: • Haga clic en la opción Comprobante de Egreso ubicada en la ruta de World Office: Panel principal → nuevo documento→ comprobante de egreso. estos se verán reflejados en la contabilización y en los informes de nómina.dada las necesidades empresariales se configurara. Seleccione el prefijo “NOM” del documento o escriba uno nuevo (Solamente si su empresa maneja prefijos). Encabezado. agregar para utilizar un registro en blanco. Haga clic en el botón ubicado a la izquierda de cada registro para seleccionar el o los documentos que desea cancelar o realizar un abono. Al seleccionar cada registro este se quitará de la ventana estado de cuenta y se insertará automáticamente en la ficha Asientos afectando directamente la contabilidad. Seleccione la empresa o clasificación por la cual desea realizar el documento. 8 de 9 2. Escriba un concepto para el documento. 4). El número del documento se genera automáticamente al seleccionar la empresa (Paso No. Para crear un beneficiario en empresas y personas haga doble clic sobre este campo. Utilice la casilla Verificado para comprobar la revisión y aprobación del documento. Seleccione el nombre del beneficiario. 5. 4. 3. Seleccione el nombre de la persona que realiza el documento en el campo Elaborado Por. Ciudad y Teléfono se llenan automáticamente al seleccionar el beneficiario de acuerdo con la información suministrada en la creación de este en la ficha direcciones de la ventana empresas y personas. 6. En esta ficha se encuentra el detalle de los documentos adeudados por la empresa al beneficiario del comprobante de egreso. 9.GUIA DE PAGO DE NOMINA EN EL SISTEMA OPERATIVO WORD OFFICE Fecha de Elaboración 14 de Mayo de 2011 Fecha Ultima Modificación 14 de Mayo de 2011 Tipo de documento GUIA CÓDIGO GRH PCD 001 GA 02 Versión 00 Pág. 1. . 7. 8. Llene la fecha en la cual se está realizando el pago o abono en formato día/mes/año. Los campos Dirección. 6. Para agregar un registro haga doble clic sobre el campo. Si va a aplicar un descuento por concepto de retención en la fuente. 5. 8. 3. Para agregar una cuenta contable haga doble clic sobre el correspondiente campo. 4. 2. Escriba la fecha de vencimiento del comprobante.5%. Si desea agregar un tercero haga doble clic sobre el campo. Escriba el número de cheque en el caso que se esté utilizando este medio de pago en el comprobante. • Haga clic en el botón Imprimir Comprobante para obtener la vista previa del informe. • Para eliminar un comprobante de egreso.GUIA DE PAGO DE NOMINA EN EL SISTEMA OPERATIVO WORD OFFICE Fecha de Elaboración 14 de Mayo de 2011 Fecha Ultima Modificación 14 de Mayo de 2011 Tipo de documento GUIA CÓDIGO GRH PCD 001 GA 02 Versión 00 Pág. haga clic sobre el botón Eliminar en la parte inferior de esta ventana. Seleccione la cuenta contable desplegando el cuadro combinado. Escriba los valores Crédito de acuerdo con la naturaleza de cada cuenta contable.035 para una retención del 3. Únicamente debe escribirlo en la fila donde está la cuenta contable del banco. Seleccione el tercero correspondiente a cada fila o registro. siendo congruente al seleccionado en el encabezado. digite el porcentaje a retener en formato decimal en el campo % Ret. Escriba los valores Débito de acuerdo con la naturaleza de cada cuenta contable. para este será nómina. Escriba el concepto correspondiente a cada fila o registro. • Utilice la opción Copiar Documento para crear un nuevo documento basado en el documento activo. retención de IVA o e Ica no causado en la factura de compra. Seleccione el centro de costos correspondiente a cada fila o registro. 9. 9 de 9 1. . 7. Ejemplo: digite 0. una vez eliminado el documento no podrá deshacer la operación.