MANUAL DE REPRESENTANTEEN SITIO VERSION 1.0 25/05/2017 ..................................5 RONDAS EN SITIO .................................................1 02/06/2017 .................5 4 PREPARACIÓN DE REUNIÓN PREVIA EN SITIO.......................................................................... MANUAL DE REPRESENTANTE EN SITIO CONTENIDO 1 INTRODUCCIÓN A LAS PRUEBAS ICFES .............................9 6.9 6...................................1 RECEPCIÓN DE SITIO DE REUNIÓN ................................6 4..............5 3 CAPACITACIÓN Y RECEPCIÓN DE KIT DE RES .........................................4 REPORTE DE ANULADOS .......................................................................................................................................................................... 10 6...............................................................................................................................................3 2 LABOR DE UN REPRESENTANTE EN SITIO DE APLICACIÓN .........................................1 REGISTRO DE ASISTENCIA EXAMINADORES ............................... 10 6.................................................. 10 6....................................................................................................................................................................................................................................................................3 Aplicación de la Prueba ......... 11 VERSION 1.........................................................1 Preparación de Reuniones Previas: ...........................................................5 2............................4 2...............................................................................................................................................................................................................4 2...............................................................6 EVALUACIÓN DE EXAMINADORES....... 11 7 INFORME DEL REPRESENTANTE EN SITIO .........7 6 APLICACIÓN DE LA PRUEBA...................................................................................3 REPORTES DE AUSENTES............................7 5 REUNIÓN PREVIA EN EL SITIO DE APLICACIÓN......................................................................................2 GESTIÓN DE SUPLENCIA .............................................................................4 2....................................................................... 11 6.................................................................................................4 Informes ..................................................................................2 Desarrollo de las Reuniones Previas en sitio: ................. En cada una de las ciudades sede de NODO. intervienen TRES Operadores: Operador de Impresión: Es el responsable de imprimir el material de examen. es necesario para que comprenda el contenido de los diferentes temas.1 02/06/2017 . Es la entidad estatal encargada de la realización de los exámenes de Estado y en adelantar investigaciones sobre los factores que inciden en la calidad educativa. Como máximo responsable de la prueba en cada NODO. existe un representante del ICFES denominado Coordinador Regional y un Representante del GRUPO ASD en Nodo. es el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación. En la Aplicación de una Prueba ICFES. lea el GLOSARIO. Operador de Logística (GRUPO ASD): Responsable del suministro de personal y de la logística de aplicación8 Además. los cuales se denominan “sitios de aplicación”. En el desarrollo de la prueba intervienen dos equipos de trabajo. Operador de Distribución: Es el responsable de la distribución del material de examen a los diferentes sitios de la aplicación. 1 INTRODUCCIÓN A LAS PRUEBAS ICFES El ICFES. El ICFES ha definido una agrupación geográfica por NODOS. MANUAL DE REPRESENTANTE EN SITIO ADVERTENCIA Antes de continuar viendo esta presentación. EL EQUIPO TÉCNICO ESTÁ CONFORMADO POR: Coordinador de Municipio Delegados Coordinador de Sitio Coordinadores de Salón Jefes de salón Apoyos a discapacitados Coordinador de seguridad Auxiliares de Aseo La Operación Logística por parte de GRUPO ASD dispone los siguientes roles: Coordinador de Logística VERSION 1. el ICFES se apoya en el préstamo de universidades y colegios tanto privados como públicos. desde estas ciudades se trasladan a los municipios de aplicación los Delegados ya capacitados. se realiza la capacitación de los roles de DELEGADOS y Representante del Operador Logístico en Sitio de Aplicación. el técnico encargado de la aplicación y el logístico. A continuación se enuncian sus responsabilidades en cada fase de la prueba: 2. Recolectar los soportes documentales de los examinadores (cédulas. Debe ser ejemplo de liderazgo. etc. es el responsable de la logística en el mismo. Sus actividades en la reunión previa son: Recibir el sitio de reunión previa Apoyar al delegado en el ingreso y organización del salón. revisar y preparar los elementos que va a requerir para el desarrollo de la reunión previa. o sin computador. Ruts. informar las condiciones de contratación y pago. Presentar a los examinadores nuestra compañía.1 02/06/2017 .1 PREPARACIÓN DE REUNIONES PREVIAS: En esta etapa usted debe: Recibir. Las fechas exactas serán informadas por el Representante de Nodo.2 DESARROLLO DE LAS REUNIONES PREVIAS EN SITIO: Estas reuniones se realizan un día sábado anterior a la aplicación de la prueba. 2 LABOR DE UN REPRESENTANTE EN SITIO DE APLICACIÓN Usted es la imagen de nuestra compañía y el apoyo más importante para el delegado en el sitio de aplicación. VERSION 1.) Reportar los datos de asistencia de examinadores y situaciones que requieran la atención de su Representante de Nodo. MANUAL DE REPRESENTANTE EN SITIO Representante en Nodo Representante en Sitio El Delegado es la máxima autoridad en el Sitio y responsable de la aplicación de la prueba para lo cual usted como Representante del GRUPO ASD en Sitio. puntualidad y cumplimiento de los procedimientos y protocolos. De acuerdo al municipio de aplicación usted puede desarrollar las actividades usando un portátil y sus periféricos el cual le entregaremos en su capacitación. Tomar registro de asistencia del personal que trabajará en la aplicación y asegurar la veracidad de los datos suministrados. Contactar al Delegado y coordinar con él su ingreso y hora de llegada al sitio de aplicación. Realizar la contratación de los examinadores. 2. respeto. Recibir las actas de sesión y escarapelas. Registrar la asistencia de los examinadores por cada una de las sesiones. ESCARAPELA (CARNÉT). MANUAL DE REPRESENTANTE EN SITIO 2. todos los documentos y la relación de información generada en la misma. Reportar la información de exámenes anulados. Recibir los chalecos a los apoyos a discapacitados 11. 9. FORMATO DE CONTRATOS POR CARGO. Reportar al Representante de Nodo su llegada a sitio. ESFERO. LISTA DE CHEQUEO RECEPCIÓN DE CARPETA DE REPRESENTANTE EN SITIO 4. 9. VERSION 1. es decir. así como los chalecos. 5. 6. Reportar el inicio de la prueba. 8. 3 CAPACITACIÓN Y RECEPCIÓN DE KIT DE RES En la capacitación que usted recibe. FORMATO DE EVALUACIONES POR CARGO.4 INFORMES Usted debe entregar. puede tener una sesión o dos sesiones de aplicación. Gestionar la suplencia de examinadores que no asisten de acuerdo a las instrucciones de su Representante de Nodo. 5. en el Nodo o en la ciudad capital. Reportar la cantidad de examinandos ausentes y presentes. PLANILLA DE REGISTRO DE ASISTENCIA Y PAGO. 8. la del delegado y del material. 2. 2. 12. 4. 10. a más tardar el día siguiente a la aplicación de la prueba. 7. 7. existen sitios en los que la prueba se aplica únicamente el domingo en la mañana y otros sitios en los que la prueba se aplica el domingo en la mañana y en la tarde. HUELLERO.3 APLICACIÓN DE LA PRUEBA La prueba se realiza generalmente un día domingo. y/o cualquier situación que pueda afectar el desarrollo de la Prueba 6. LISTA DE CHEQUEO PROCESO PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN REUNIÓN PREVIA EN SITIO Y APLICACIÓN 3. usted se encarga de: 1. Entregar los chalecos distintivos a los Apoyos a discapacitados. 3. Recibir las evaluaciones a los examinadores. Realizar rondas en el sitio de aplicación para garantizar la disponibilidad de examinadores y que no se presente ninguna novedad con los mismos. Distribuir las evaluaciones a los examinadores. En estas sesiones. LISTA DE CHEQUEO KIT DE REPRESENTANTE EN SITIO 2.1 02/06/2017 . se le entrega un Kit de Representante en Sitio que contiene los siguientes materiales: 1. 4 PREPARACIÓN DE REUNIÓN PREVIA EN SITIO A más tardar un día antes de la Reunión Previa en el Sitio de Aplicación. AVISO DE REGISTRO Y CONTRATACIÓN (SI APLICA CON COMPUTADOR) 11. FORMATO DE ENTREGA DE CHALECOS.155/Publicador/ En caso de presentarse algún cambio en la programación de las reuniones.60. dominio y manejo del contenido de todos los documentos descritos anteriormente.1 02/06/2017 . GUIÓN DE PRESENTACIÓN DE REUNIÓN PREVIA Usted debe validar con la lista de chequeo de representante en sitio que cuenta con todos los elementos allí relacionados. usted debe llamar al Delegado para confirmar la hora de la reunión y la disponibilidad de recursos físicos y audiovisuales tales como: videobeam. LECTOR ESPECIALIZADO. VERSION 1. En caso de faltantes. Guion Presentación Reunión Previa en Sitio: Contiene un libreto con la información que usted debe memorizar y transmitir en la presentación del Operador Logístico. ubique la zona del sitio de aplicación e identifique cerca un establecimiento con servicio de impresión. MANUAL DE REPRESENTANTE EN SITIO 10. usted debe garantizar la claridad. Haga un reconocimiento de la zona.206. Los datos de contacto del Delegado le serán suministrados por el Representante en Nodo de Grupo ASD o los podrá encontrar en la planilla de registro de asistencia y pago en el link http://190. 12. internet y llamadas (en caso de contingencia). fluido eléctrico. usted debe informar INMEDIATAMENTE a su Representante en Nodo de GRUPO ASD. informe y solicite al Representante de Nodo la completitud del kit. Presentación de Grupo ASD: Presentación en power point. como Representante en Sitio de Aplicación. la cual usted podrá utilizar en la Reunión Previa en Sitio de Aplicación. CHALECOS POR CARGO PARA: APOYO COGNITIVO. parlantes. Tenga en cuenta que. alguna novedad con el Sitio o no logre contactar al Delegado. 2. sillas y computador. INTÉRPRETE. 13. En la plataforma Moodle de capacitación virtual en el curso “Capacitación Representantes en Sitio” usted encontrará el siguiente material de Apoyo: 1. KIT DE APLICACIÓN CON COMPUTADOR Portátil Cargador Biométrico Bidimensional 14. Preséntese al encargado del sitio. Pasillos. Parlantes Sillas Computador (El entregado por el Grupo ASD si aplica o uno del sitio de aplicación) En caso de que no haya disponibilidad de algún recurso. cargo y motivo de su presencia e identificándose por medio del carné. Verifique el funcionamiento de los recursos para la capacitación: Fluido eléctrico. VERSION 1. indique a los Examinadores que realicen una fila en orden de llegada. Si el DELEGADO no llega 30 minutos antes de la hora de inicio de la Reunión Previa repórtelo INMEDIATAMENTE al Representante de Nodo de GRUPO ASD para que se gestione el envío del Delegado Suplente. MANUAL DE REPRESENTANTE EN SITIO Con todos los elementos estipulados en la lista de chequeo kit de Representante en Sitio preparados y verificados. Videobeam.1 02/06/2017 . Identifique la ruta de evacuación. Si definitivamente el sitio no provee estos insumos. Baños y Salón de Reunión Previa. fluido eléctrico. informando el nombre. Así mismo aliste los formatos de contrato separados por cargo y fije en un lugar visible los avisos de registro y contratación y política de privacidad. 4. usted debe llegar al Sitio de Aplicación con una hora y media de antelación a la hora de inicio de la Reunión Previa.1 RECEPCIÓN DE SITIO DE REUNIÓN Reciba el sitio (Salón o auditorio) donde se va a realizar la Reunión Previa. realice la presentación de la compañía de acuerdo a las indicaciones del guion. y prepare la planilla de registro de asistencia y pago. Tenga en cuenta que la relación del personal la tiene el Coordinador del sitio y esta debe gestionar con el área de seguridad el ingreso del personal Tome mínimo una fotografía de: Fachada. Ubique un puesto de registro a la entrada del salón. Para un total de cuatro fotografías. ventanas y demás elementos que pueda llegar a requerir en la ejecución de la reunión previa. Organice las sillas de forma rectilínea verificando la estética y buenas condiciones para el inicio de la reunión. 5 REUNIÓN PREVIA EN EL SITIO DE APLICACIÓN En la entrada del salón. gestiónelo INMEDIATAMENTE con el encargado del sitio. Coordinadores de salones. el Delegado dará inicio a la reunión. Tenga en cuenta que las dos caras de la cedula se deben ver en una sola página. Usted tiene que atender todas las dudas que surjan de la presentación. auxiliares. Una vez organizados los examinadores en el salón. si está usando computador haga los cambios en PARIS de acuerdo al instructivo. garantizando que todos los examinadores lo hayan diligenciado y firmado correctamente. utilizando como apoyo. Si aplica con computador: Utilice el módulo de PARIS/Representantes en sitio/Evento Reunión Previa en sitio para confirmar asistencia y firma de contratos (Ver instructivos). esto lo debe identificar en la planilla de registro de asistencia y pago. Una vez usted termine su intervención. relacionadas con el alcance y las obligaciones del Operador Logístico. En Bogotá se deben reportar los faltantes al Representante en Nodo de GRUPO ASD. ubíquelos en las últimas sillas del salón en orden de llegada. No olvide recoger el contrato firmado al finalizar la reunión.1 02/06/2017 . Foto de planilla Transmisión telefónica Actualización de Paris Al finalizar la Reunión Previa usted debe: Recibir copia de Cédula y RUT de los examinadores que aún no tengan cargada esta documentación en el sistema. Permita el acceso al salón de manera individual haciendo la entrega del formato de contrato que le pertenece a cada examinador según el cargo. asígnela y realice los ajustes en la planilla de registro de asistencia y pago. MANUAL DE REPRESENTANTE EN SITIO Solicite a cada uno de los examinadores que firme la planilla de Registro y Asistencia solo en el campo “Reunión Previa”. recuerde que esta misma planilla deberá llevarla al siguiente día para efectos de registrar asistencia en la sesión mañana y en la sesión tarde. En caso de no contar con suplencia. Garantice el reporte de asistencia de personal de acuerdo a la modalidad indicada por su Representante. Indique la ubicación del examinador. el documento de preguntas frecuentes. gestione con el Coordinador de sitio los examinadores (jefes de salón. VERSION 1. Si cuenta con suplencia. siguiendo las instrucciones del video “Diligenciamiento planilla de registro de asistencia y pago”. si hay suplentes. Coordinador de seguridad) faltantes. Identifique los examinadores ausentes teniendo en cuenta la planilla de registro de asistencia y pago. usted debe dar inicio a la presentación GRUPO ASD como Operador Logístico de acuerdo a guion establecido. VERSION 1. quede en idénticas condiciones en las que le fue entregado. Si está usando computador registre la asistencia con biométrico según instructivo PARIS. el formato de entrega de kit y chaleco. Usted debe llegar antes de las 05:45 AM al sitio de aplicación e identificarse por medio del carné.(únicamente en el evento en que no esté utilizando portátil o tiene inconvenientes con este) Responder la encuesta enviada a través de mensaje de texto a su celular y a su correo electrónico. 6. 6 APLICACIÓN DE LA PRUEBA Advertencias: Usted.1 REGISTRO DE ASISTENCIA EXAMINADORES Registre la asistencia de los Examinadores en la planilla de registro de asistencia y pago en el espacio “Jornada mañana”. Usted es responsable de recoger el material. MANUAL DE REPRESENTANTE EN SITIO Recoger los contratos firmados por cada uno de los examinadores relacionados en la planilla de registro de asistencia y pago. En caso que en su sitio se hayan asignado Apoyos a Discapacitados. En ambos casos. asegurándose de no dejar ninguno de los elementos entregados en el Kit de Representante en Sitio. Ubíquese en el sitio asignado para realizar su gestión (Oficina del Delegado). también se debe registrar asistencia en el espacio “jornada tarde”. Si a las 06:25 AM el Delegado no ha llegado. baños.1 02/06/2017 . Está TOTALMENTE PROHIBIDO que usted use el móvil. tiene COMPLETAMENTE PROHIBIDO manipular y fotografiar el material de examen y solo podrá usar el teléfono celular dentro de la Oficina del Delegado. entréguele el chaleco. asegúrese que entreguen firmado. Usted tiene que garantizar que el sitio donde se desarrolló la reunión. fuera (salones. repórtelo INMEDIATAMENTE al Representante de Nodo de GRUPO ASD para que se gestione el envío del Delegado Suplente. Recuerde que para el ingreso del personal en la sesión de la tarde. Realice la entrega del sitio. recuerde que es su responsabilidad garantizar la completitud y custodia de estos. etcétera) de la Oficina del Delegado. pasillos. VERSION 1.m. Cantidad de examinandos ausentes y cantidad de examinandos presentes. En caso de no lograr contactar con el Representante de Nodo del GRUPO ASD. 6. ya que el GRUPO ASD tiene QUINCE minutos. Nota: El Token que debe usar para registrar los datos la encuesta es el código del sitio que le han asignado. Debe tomar una fotografía del formato de ausentes para subir con la encuesta. 6. si el personal no se presenta a más tardar las 06:45 AM. Si usted se encuentra en una Ciudad Nodo fuera de Bogotá.3 REPORTES DE AUSENTES Usted debe solicitar al Delegado el formato de recolección de cuadernillo de ausentes y registrar la siguiente información en la encuesta que le será enviada vía mensaje de texto. Para la sesión de la tarde este proceso se debe realizar a la 1:00 P. debe informar la situación al Coordinador de Sitio para que se gestione la suplencia de manera inmediata. Una vez finalice la sesión (mañana y tarde) usted debe diligenciar la encuesta de anulados que solicita la siguiente información: Cantidad de Exámenes Anulados. allí también será enviado el link para el diligenciamiento de la encuesta. recuerde que SOLO puede hacerlo en la oficina del Delegado. en caso de no recibir el mensaje. debe comunicarse con el Representante en Nodo del GRUPO ASD. a los números entregados.1 02/06/2017 .2 GESTIÓN DE SUPLENCIA Para la sesión de la mañana. se debe reportar la solicitud de suplencia al representante de nodo. revise su correo electrónico. para la sesión mañana y a las 3:00 p. para la sesión de la tarde. para completar los examinadores.4 REPORTE DE ANULADOS Una vez se detecta la anulación de un examen usted debe informar inmediatamente a su Representante de Nodo. debe comunicarse telefónicamente con el centro de contacto para solicitar suplencia. Si usted se encuentra en un municipio fuera de la Ciudad Nodo. a partir de esta hora. comuníquese vía chat o vía telefónica con el equipo ICFES GRUPO ASD.M Si usted se encuentra en Bogotá. Motivo de anulación.m. consulte los números telefónicos en el documento Canales de Comunicación. Esto se realiza a las 10:00 a. MANUAL DE REPRESENTANTE EN SITIO 6. VERSION 1. puede ingresar a salones. una ronda en pasillos. el Coordinador de sitio debe evaluar al Delegado y los Coordinadores de Salones debe evaluar a los Jefes de Salón. validando que la cantidad requerida concuerde con la cantidad entregada. pero en ningún caso. haga entrega de las evaluaciones pres diligenciados teniendo en cuenta el siguiente esquema de evaluación: El Delegado debe evaluar al Coordinador de Sitio y Coordinadores de Salones. Terminada la prueba usted debe recibir los siguientes entregables por cada examinador: Jefes de Salón: Actas de sesión por cada jornada aplicada. diligencie en la parte superior derecha de estas el código del sitio. la ejecución de esta actividad NO debe superar la hora estipulada. 6. Adicionalmente todos los examinadores deberán entregar la escarapela y no olvide recibir las evaluaciones diligenciadas. 7 INFORME DEL REPRESENTANTE EN SITIO Para la entrega de informes usted debe organizar la documentación y los elementos entregados de la siguiente forma: PLANILLA DE REGISTRO DE ASISTENCIA Y PAGO: debe entregar la planilla de registro de asistencia y pago correctamente diligenciada de acuerdo al video “instructivo de diligenciamiento de planilla de registro de asistencia y pago”. Apoyos a Discapacitados: chaleco.5 RONDAS EN SITIO Usted tiene que realizar. en cada sesión de aplicación. ni realizar reemplazos a examinadores. Usted debe verificar la completitud de todo lo anterior utilizando la lista de chequeo de recepción de carpeta de Representante en sitio.1 02/06/2017 .6 EVALUACIÓN DE EXAMINADORES En el transcurso de la aplicación de la prueba. FORMATO DE AUSENTES Y PRESENTES: Debe entregar el formato de ausentes y presentes correspondiente a cada sesión. MANUAL DE REPRESENTANTE EN SITIO Usted debe garantizar que la información suministrada sea fidedigna y completa. y reportar al Delegado de las situaciones que interfieran con el correcto desarrollo de la prueba. Verifique que dichas actas se encuentren completamente diligenciadas. 6. esfero. REVISIÓN REGISTRO FOTOGRÁFICO: Debe entregar el registro fotográfico tomado en la reunión previa en sitio. PAPELERÍA Y MATERIAL SOBRANTE: Debe separar los documentos y el material sobrante según su tipología es decir (evaluaciones no diligenciadas. utilizando los canales de comunicación que se le han entregado. CHALECOS: Debe entregar los chalecos asignados. EVALUACIONES DILIGENCIADAS: Debe realizar la entrega de las evaluaciones diligenciadas. VERSION 1. suscriba un acta en la cual quede clara la situación que se presentó. MANUAL DE REPRESENTANTE EN SITIO ACTAS DE SESIÓN: Debe organizar las actas de sesión agrupándolas por cada coordinador de salón con sus respectivos jefes de salón y entregarlas marcadas usando una tira de papel. formato de preguntas frecuentes. NOTA: No dude en aclarar todas sus inquietudes antes y durante la ejecución de sus actividades. copias de contratos no firmados. en excelentes condiciones. CONTRATOS DE EXAMINADORES: Debe realizar la devolución de los contratos firmados organizados por cargo y en cada uno de ellos escribir en la superior derecha el código del sitio de aplicación. agrupadas por cargo y firmadas de acuerdo a la cantidad de examinadores asignados. CEDULAS Y RUT: Realice la entrega de las copias de cédulas y R.).U. que le fueron suministradas por los examinadores. En caso de que el examinador no haga entrega de las actas de sesión o evaluaciones. con el código de sitio de aplicación. Gracias por formar parte de nuestro equipo logístico y éxitos en la gestión. etc.T.1 02/06/2017 .