GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2CONTENIDO 1. 2. 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 OBJETIVO ...................................................................................................................... 2 GLOSARIO ..................................................................................................................... 2 DESARROLLO ................................................................................................................. 3 Fase de Planeación .......................................................................................................... 4 Fase de Selección o Pre Contractual ................................................................................. 31 Fase de Ejecución .......................................................................................................... 32 Fase de Finalización o Post Contractual ............................................................................. 35 Roles y Responsabilidades .............................................................................................. 35 Otras Consideraciones. .................................................................................................. 43 Periodo de Transición ..................................................................................................... 44 Plantilla 012 _____________________________________________________________ 1/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y directrices que se deben aplicar para la Gestión HSE (Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y de Procesos y Medio Ambiente) de Contratistas, en los procesos de selección que tramite y en los contratos que celebre ECOPETROL S.A. en calidad de contratante de bienes y servicios, de manera que se asegure una adecuada y consistente planeación, selección, ejecución y terminación de la relación contractual, implementando un sistema de control idóneo que elimine los incidentes en HSE asociados a las actividades encargadas a los Contratistas. La presente guía, establece los requisitos de HSE a considerar en cada fase del proceso de contratación (planeación, selección de contratista, ejecución, terminación y liquidación del contrato) , en función de los riesgos que se encuentren asociados a las actividades de ejecución del objeto y alcance del contrato, con el fin de garantizar: Una planeación seria, oportuna y completa, que sea consciente de los riesgos en HSE a que están expuestos el personal, el medio ambiente, las comunidades del área de influencia y las instalaciones, con ocasión de la ejecución del futuro contrato. La inclusión, en las bases del proceso de selección de contratistas, de requerimientos en HSE generales y específicos, según el calificativo de riesgos que aplique, direccionados a la excelencia en las operaciones de la Empresa; así como la verificación de su cumplimiento íntegro durante todas las actividades contractuales a ser desarrolladas. Evaluación y seguimiento al desempeño HSE de las empresas contratistas, estableciendo las medidas necesarias para la corrección de las desviaciones de la gestión en HSE encontradas durante la ejecución del contrato. La implementación de medidas que busquen estimular la adopción de las mejores prácticas en HSE por parte de las empresas contratistas de Ecopetrol S.A. Elaborado 19/04/2013 Versión 2 2. GLOSARIO CEC: Condiciones Específicas de Contratación. CGC: Condiciones Generales de Contratación. Contratista: Persona Natural o Jurídica con la que ECOPETROL S.A. establece un vínculo o relación contractual; se reconoce como un colaborador, socio o aliado que por sus calidades técnicas, operativas, logísticas, legales y en especial en HSE, se constituye en un eje fundamental para alcanzar la excelencia operacional de la Empresa, sin incidente alguno. Control Operacional: Para efectos de la presente Guía, se considera que existe Control Operacional, cuando teniendo la autoridad, Ecopetrol S.A. toma la decisión de introducir sus estándares HSE en el contrato celebrado para la ejecución de la obra o servicio, y/o efectúa directamente o a través de un tercero el seguimiento a su cumplimiento. Disciplina Operativa (D.O.): Es la dedicación y el compromiso profundamente arraigado de cada miembro de una organización para llevar a cabo cada tarea de forma correcta siempre. DPS: Documentos del Proceso de Selección FCC: Formato de Compras y Contratación Plantilla 012 _____________________________________________________________ 2/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 HSE: Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y de Procesos, y Medio Ambiente (Por sus siglas en ingles Health, Safety, Environment); entendiéndose Seguridad de Procesos como ASP. Instalación: Se refiere e incluye instalaciones de refinerías, pozos, líneas de flujo, campos de producción, baterías de recolección, estaciones de bombeo, torres de comunicaciones, sistemas de transporte (tuberías de oleoductos, poliductos, gasoductos, entre otros), oficinas administrativas de ECOPETROL S.A., o las de las UNIS de salud, Policlínica, casinos, áreas de llenado o despacho de productos, talleres, derechos de vía, terminales fluviales y marítimos, plataformas marinas, monoboyas, localizaciones de pozos, bloques de exploración, y en general toda área o infraestructura física en donde la Empresa ostente un derecho o interés y desarrolle su actividad operacional. Matriz para Evaluación de Riesgos RAM: Por sus siglas en inglés “Risk Assessment Matriz”; Herramienta para la evaluación de los riesgos y para su clasificación MASE: Manual de Manejo Seguro del sistema Eléctrico de ECOPETROL Riesgo: Producto de combinar la probabilidad de que un evento específico indeseado ocurra y la severidad de las consecuencias. RUC: Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente - SSOA- para Contratistas del Sector de Hidrocarburos y otros Sectores Contratantes, estructurado y administrado por el Consejo Colombiano de Seguridad. Subcontratista: Persona natural o Jurídica a la que, previa autorización de Ecopetrol S.A., y mediante una relación de naturaleza comercial, el Contratista encarga la realización de actividades que hacen parte del objeto y alcance del contrato celebrado con Ecopetrol S.A. Para los únicos efectos de la presente Guía, el Subcontratista se considera parte de la fuerza laboral del Contratista, por lo que es responsabilidad de éste, asegurar que aquel cumpla los compromisos contractuales adquiridos. 3. DESARROLLO Esta Guía se constituye en el documento base que dispone una serie de parámetros, directrices y lineamientos en HSE, que aplican al proceso de gestión de contratistas de obras y servicios, y que, por lo mismo, se deben cumplir en todas sus fases, esto es, planeación, selección, ejecución y finalización, sin eximir al Contratista del cumplimiento de la legislación vigente que aplique a la actividad contratada. Su aplicación se extiende también a las compras y suministros en las cuales el proveedor incluya pruebas, garantías o servicios adicionales, que involucren la instalación y montaje, puesta en marcha y mantenimiento preventivo (de cualquier tipo), entre otras actividades inmersas en la misma, que sean realizadas dentro de las instalaciones de Ecopetrol S.A., o en áreas en las que el Contratista este bajo el Control Operacional de Ecopetrol S.A. En este caso, el Funcionario Solicitante de la compra o suministro, revisa y adapta los requerimientos que obran en este documento, y una vez realizada la compra o suministro, el Administrador y/ó Gestor asegurará el cumplimiento de todos los requisitos que en materia de HSE deba cumplir el proveedor. Este documento no aplica a los contratos cuya ejecución se realice fuera de las instalaciones de Ecopetrol S.A. y de su Control Operacional; en este evento, el Contratista debe cumplir con la normatividad legal en HSE vigente. De otra parte, en el evento que se requiera ampliar el objeto y/o el alcance de un contrato en ejecución, o alterar el tiempo de ejecución pactado inicialmente, es responsabilidad del Administrador del contrato, revisar, validar y de ser necesario ajustar a las nuevas Plantilla 012 _____________________________________________________________ 3/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 condiciones, la definición del máximo nivel de Riesgo de las actividades del contrato y los requisitos HSE del mismo, e incluirlos en el respectivo adicional u otrosí. Cuando se presenten dificultades para la aplicación de esta Guía, las consultas deben ser remitidas a la Dirección de HSE, para su análisis y concepto. Como normas complementarias, se encuentran las siguientes: ECP-DEA-P-006 Procedimiento de Desempeño de Contratistas. ECP-DHS-G-024 Guía para la evaluación, control y seguimiento de la gestión HSE de contratistas. Utilizando como referencia el flujo-grama de la Figura 1, a continuación se describen los lineamientos para la gestión de Contratistas con foco HSE, a desarrollar en cada una de las cuatro fases de la gestión de contratos de Ecopetrol S.A.: Planeación de la contratación para atender la necesidad. Selección del Contratista o Precontractual. Ejecución del contrato, compuesta por: (i) Validación de los requisitos HSE de ejecución; (ii) desarrollo contractual del objeto y alcance del contrato; (iii) orientación, seguimiento, y evaluación durante la ejecución del contrato. Finalización o Evaluación post contrato: consistente en la calificación del desempeño del Contratista en el foco HSE, a través de la asignación de un puntaje determinado. Figura 1. Flujograma de la Gestión de Contratistas, foco HSE NECESIDAD DEFINICIÓN DEL EQUIPO DE PLANEACION DEL CONTRATO PLANEACIÓN CARACTERIZACIÓN DEL VALORACIÓN DEL RIESGO SERVICIO Y EJECUCION VALIDACIÓN DE LOS REQUISITOS HSE DE EJECUCIÓN REUNIÓN Y ACTA DE INICIO DEFINICIÓN DE REQUISITOS (GENERALES Y ESPECIFICOS) DE HSE MOVILIZACIÓN DEFINICIÓN DE LOS FACTORES HSE DE EVALUACIÓN DE OFERTAS EJECUCIÓN MONITOREO Y VERIFICACIÓN FCC Y DPS PRELIMINAR SELECCIÓN O PRECONTRACTUAL PUBLICACIÓN DE LOS DPS SOLICITUD DE INFORMACIÓN HSE AUDIENCIA INFORMATIVA Y VISITA DE CAMPO FINALIZACIÓN O POSTCONTRACTUAL EVALUACIÓN POST CONTRATO REALIMENTACIÓN DEL REGISTRO Y DEL CONTRATISTA 3.1 Fase de Planeación EVALUACIÓN DE OFERTAS Y ASIGNACIÓN DEL CONTRATO FIN 4/46 Plantilla 012 _____________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. simulacros y entrenamientos por Riesgo específico. el establecimiento de los requisitos HSE específicos y los parámetros del presupuesto para la gestión HSE del contrato. y consistentes con los principios y características esenciales de la Administración de Seguridad de los Procesos (ASP). por lo tanto. así como para la definición del alcance en la aplicación de la presente Guía. identificando para ello las actividades a ejecutar. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. a un nivel tan bajo como sea razonablemente factible. Lo anterior se debe acreditar con certificación emitida por la Administradora de Riesgos Laborales a la que se encuentre(n) afiliado(s) en Colombia.1. de forma que se aplique la mejor tecnología de proceso y se seleccionen equipos que permitan disminuir la exposición al Riesgo. expedida dentro de los dos meses Plantilla 012 _____________________________________________________________ 5/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. se puedan identificar los riesgos HSE a que están expuestas las personas (trabajadores del Contratista.1.1 Definición del equipo de planeación del contrato: Una vez establecida la necesidad de la contratación. se debe acreditar que: 1) Si el Riesgo HSE máximo del contrato es N o L: Para las personas naturales o jurídicas en Colombia se debe acreditar que EL PROPONENTE o TODOS Y CADA UNO de los integrantes del PROPONENTE (en el caso de Proponentes Conjunto). y la imagen de ECOPETROL. el medio ambiente. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.. 3. los activos.A.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 3.1. siempre debe incluirse en el FCC. caracteriza el alcance y objeto del mismo.1 Requisitos mínimos HSE de participación: Para que la propuesta sea admisible o elegible. de acuerdo con procedimientos y/o prácticas seguras de trabajo. Plan y/o cronograma de conformación de brigadas y primeros auxilios. los métodos de trabajo a utilizar. . 3. 1 – Planeación Contractual. utilizando la Matriz RAM. El equipo evaluará las actividades que se desarrollarán con el contrato. y otros aspectos que se encuentran señalados en el Anexo No. cada negocio conforma el equipo de planeación del contrato. de forma que. la naturaleza del contrato.del Manual de Contratación de Ecopetrol S. quien asegurará que dentro del contrato se establezcan los requerimientos para que toda tarea se complete con seguridad.2 Caracterización del servicio y valoración del riesgo: El equipo de planeación del contrato. Programa de Salud Ocupacional o Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo II.A. el lugar de ejecución de las labores (incluyendo las instalaciones de apoyo). III. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. incluyendo el nivel de competencia de la Gestoría requerida para el contrato. La valoración del Riesgo máximo de las actividades del contrato. en el que: (1) Participará por lo menos un funcionario con conocimiento de la actividad objeto de la contratación. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. de ECOPETROL y de la comunidad).3 Definición de requisitos de HSE: El Funcionario Solicitante deberá incluir los siguientes requisitos mínimos en el Pliego de Condiciones (según la calificación del Riesgo del contrato) durante la planeación y confección de las bases del proceso de selección: 3. analizando el tipo de trabajo a realizar. es el insumo básico para la determinación del esquema de contratación y la estructura de control de gestión.1. Dicha persona estará encargada de asesorar al equipo de planeación en la definición del máximo nivel de riesgo de las actividades del contrato. a la fecha de apertura del proceso de selección contaba con: I.3. (2) uno de sus integrantes asumirá la función HSE. ó ii) Certificación OHSAS 18001/2007 vigente y asociada a la naturaleza del contrato1. transporte de combustible. la normatividad vigente no le exija tener uno o varios de ellos). como el tipo y/o clasificación genérica bajo la cual se enmarca el objeto y alcance de la actividad que se contrata. mantenimiento de obras civiles. Plantilla 012 _____________________________________________________________ 6/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. NOTAS: La entidad que expida la certificación debe estar reconocida por la IAF (INTERNATIONAL ACCREDITATION FORUM. servicio de alimentación. Para personas naturales o jurídicas en Colombia se debe acreditar que a la fecha de apertura del proceso de selección El PROPONENTE o TODOS Y CADA UNO de los integrantes del PROPONENTE (en el caso de Proponente Conjunto)contaba con: I. III. o STOW.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 anteriores a la fecha de apertura del proceso de selección. En la certificación debe constar que se cuenta con todos los documentos antes relacionados (a menos que. 2) Si el Riesgo HSE máximo del contrato es M. y debe permitir su 1 Entiéndase la naturaleza del contrato. vigente y asociada a la naturaleza del contrato1. mantenimiento mecánico. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. la normatividad vigente no le exija tener uno o varios de ellos). debe cumplir con los requisitos establecidos en los literales a) y b) o los literales a) y c): a. INC). expedida por una entidad certificadora. simulacros y entrenamientos por riesgo específico. entre otras. etc. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. Se debe acreditar que a la fecha de apertura del proceso de selección El PROPONENTE o TODOS Y CADA UNO de los integrantes del PROPONENTE (en el caso de Proponente Conjunto) contaba con por lo menos una de las siguientes certificaciones: i) RUC vigente y asociado a la naturaleza del contrato1 con una calificación de mínimo 80 puntos. . compras. mantenimiento eléctrico. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. o por el ente de control del país de origen de la certificación que cumple funciones de la misma naturaleza. puede ser: construcción de obras civiles. Programa de Salud Ocupacional o Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo II. expedida dentro de los dos meses anteriores a la fecha de apertura del proceso de selección y en ella debe constar que se cuenta con todos los documentos antes relacionados (a menos que. expedida por una entidad certificadora. b. Plan y/o cronograma de conformación de brigadas y primeros auxilios. por la naturaleza del empleador. consultoría. tales como Código IGS/ISM Code ó Norsok S-006. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial. transporte de personal. expedido por el Consejo Colombiano de Seguridad. Lo anterior debe acreditarse con certificación emitida por la Administradora de Riesgos Laborales a la que se encuentre(n) afiliado(s) en Colombia. ó iii) Certificación de la implementación de un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional bajo otros estándares reconocidos por la industria petrolera.A. por la naturaleza del empleador. ejemplo de ello. H o VH: El PROPONENTE o TODOS Y CADA UNO de los integrantes del PROPONENTE (en el caso de Proponente Conjunto). copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. El resultado de dicha evaluación no podrá ser inferior a 80 puntos. cuya implementación será evaluada por ECOPETROL en el sitio donde el PROPONENTE o sus integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto) se encuentre(n) ejecutando actividades similares al objeto y alcance del contrato. en la página web de la IAF http://www. La ausencia en la propuesta de la documentación soporte que acredite lo exigido en este numeral será subsanable siempre y cuando el PROPONENTE haya manifestado en cualquier acápite de la oferta que cumple con el requisito mínimo exigido en materia de HSE. . en el sitio donde el PROPONENTE o TODOS Y CADA UNO de sus integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto) se encuentre(n) ejecutando actividades similares al objeto y alcance del contrato. En este evento. en la página de la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia http://www.000. En el caso de la evaluación bajo el esquema Norsok S-006 realizada por una entidad certificadora.A o superior.org. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito.A. En contratos cuyo presupuesto oficial estimado sea superior a US$10. y b) el consorcio sea el mismo y no haya habido cambios en su composición (en cuanto a integrantes y porcentaje de participación). para lo cual El PROPONENTE o TODOS Y CADA UNO de los integrantes del PROPONENTE (en el caso de Proponente Conjunto) debe(n) adjuntar copia de su sistema de gestión HSE. o cuando en la planeación se identifique imposibilidad del mercado para cumplir el numeral b. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. Deberá dejar constancia documental de las razones del cambio. NO SE ACEPTARA la certificación si el consorcio que la aporta tiene variaciones en su composición (integrantes o porcentaje de participación) en relación con el que la obtuvo y para el cual fue emitido No son aceptables autocertificaciones o autodeclaraciones. la subsanación se realizara de acuerdo con las reglas del pliego de condiciones. En el caso de proponentes conjuntos preexistentes a la fecha de apertura del proceso de selección que se encuentren participando en calidad de Proponente o de Integrante de un Proponente Conjunto. c. Plantilla 012 _____________________________________________________________ 7/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.nu/.000.co). y tendrá una vigencia de dos años”. la copia de Certificación de la implementación de un Sistema de Gestión en HSE expedida por un evaluador independiente y registrado para evaluarlo. el requisito mínimo en el Pliego de Condiciones corresponderá al siguiente: “Se debe acreditar que a la fecha de apertura del proceso de selección El PROPONENTE o TODOS Y CADA UNO de los integrantes del PROPONENTE (en el caso de Proponente Conjunto) contaba con un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional implementado y homologable al sistema de gestión HSE de Ecopetrol S. por ejemplo. el Funcionario Solicitante podrá sustituir el requerimiento que obra en dicho literal por la evaluación de la implementación de un Sistema de Gestión HSE a través de la aplicación de la Matriz para Evaluación. será aceptable como documentación soporte para la acreditación de este requisito. etc.iaf. Control y Seguimiento de la Gestión HSE de Contratistas ECPDHS-F-090 o el documento que lo sustituya o derogue. siempre y cuando: a) dicha certificación esté asociada al objeto y alcance de la contratación y esté vigente. serán válidas aquellas expedidas por entidades acreditadas para evaluar OHSAS 18001 e ISO 14001. que deberán obrar en el expediente contractual.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 corroboración. En el caso de compañías extranjeras sin sucursal en Colombia. se aceptará que aporten su certificación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional.onac. El Gerente de la empresa contratista o quien haga sus veces. quien definirá la frecuencia y perfil de los asistentes a las mismas. Plantilla 012 _____________________________________________________________ 8/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. Es responsabilidad del Gerente o quien haga sus veces. el Funcionario Solicitante de la contratación revisa y adapta los requerimientos que obran –según planeación-. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. sus Subcontratistas y proveedores. durante la fase de planeación. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. H o VH. evento último en el cual ECOPETROL designará el(los) tercero(s) competente(s). sus Subcontratistas y el medio ambiente. salud ocupacional y ambiente. cualquier subcontrato debe incluir y cumplir los mismos requisitos del Contrato principal en materia HSE. Los requisitos. en la siguiente clausula contractual. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. y asistir a los comités y reuniones HSE que a nivel local. autoridades gubernamentales. bajo la premisa que la seguridad no se delega. . podrán ser adaptados por el Funcionario Solicitante de la contratación o compra. así como a desarrollar y asegurar para el Contrato los siguientes elementos mínimos de gestión: 1) Liderazgo y compromiso La responsabilidad HSE recae en el Gerente de la empresa o representante legal. garantizando una actitud positiva del personal con respecto a los temas HSE. La empresa contratista deberá cumplir con las solicitudes de información a presentar en dichos comités y reuniones. o (2) A través de un tercero competente. participara en la evaluación del cumplimiento de los aspectos HSE y proveerá los recursos necesarios para la implementación de los planes de acción que resulten de esta evaluación. regional y/o nacional le sean convocados por ECOPETROL. El Gerente deberá involucrarse personalmente en la gestión HSE. el Compromiso con la Vida. nacionales y locales por el cumplimiento de los requisitos y obligaciones en HSE que adquiere con ocasión de este contrato. Para los contratos con riesgos N y L. liderar la ejecución del plan HSE.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 El funcionario solicitante deberá indicar en los DPS la forma como se realizará dicha evaluación que puede corresponder a una o varias de las siguientes opciones: (1) Ecopetrol a través de al menos un representante del área solicitante y un representante de la Dirección HSE. EL CONTRATISTA es el responsable exclusivo por cualquier incumplimiento HSE en relación con sus trabajadores. o (3) Solicitar la evaluación al interesado como parte de los requisitos mínimos HSE de participación. comunidades vecinas.1. para hacerlos más específicos pero no menos restrictivos. roles y responsabilidades deben ser extendidos y deben ser cumplidos por sus Subcontratistas. sin lugar a excepción. así como deberá acatar los compromisos que en el desarrollo de las mismas se generen. 3. alineados con las políticas generales de la Compañía. por lo cual. CLAUSULA CONTRACTUAL “OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA EN MATERIA HSE” EL CONTRATISTA es el único responsable ante ECOPETROL y ante las autoridades internacionales. El CONTRATISTA se obliga a acatar la normatividad vigente Nacional y de ECOPETROL en seguridad. para contratos con actividades de riesgo máximo M.2 Requisitos generales HSE: Los siguientes son los requisitos generales que en materia de HSE debe cumplir el Contratista.A. e incluidos en los DPS. El compromiso se reflejará en todos los niveles de la empresa contratista.3. especialmente. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. ECOPETROL establece y requiere como mínimo el equipo de trabajo de HSE. 3) Organización y recursos El CONTRATISTA debe realizar la planeación y seguimiento a los recursos económicos y físicos así como al talento humano requeridos para la ejecución del Contrato y el desarrollo del Plan HSE. Tabla 1. objetivos y metas deben estar alineados con los de ECOPETROL. Las responsabilidades HSE deben estar definidas para todos los empleados del CONTRATISTA vinculados al Contrato como parte intrínseca de su gestión operativa. éste puede ser un miembro de la misma cuadrilla de labor.A. . establece los requerimientos mínimos de recurso para la gestión HSE que exigirá al contratista. no se exige en primera instancia un HSE Operativo o Coordinador HSE. Sin embargo. pudiendo hacer más exigente pero nunca menos riguroso el mínimo del requisito. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. durante la ejecución del contrato. sus notas complementarias y los perfiles de Coordinador HSE y HSE operativo establecidos.200 1 Coordinador HSE M 1 HSE Operativo y uno más por cada 200 trabajadores simultáneos ≥20 .1 Recursos para la gestión HSE El CONTRATISTA es responsable de disponer de los recursos necesarios para adelantar su gestión HSE y dar cumplimiento al Plan HSE específico del Contrato. (por ejemplo: trabajos en espacios confinados). Recurso para la Gestión HSE RIESGO MAXIMO DE Nº de trabajadores LAS ACTIVIDADES DEL simultáneos en un frente FUNCION HSE CONTRATO de trabajo ≥20 . de acuerdo con el máximo nivel de riesgo de las actividades del contrato.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 2) Política y objetivos estratégicos El CONTRATISTA debe asegurar que su política HSE sea divulgada y aplicada por todos sus empleados involucrados en el Contrato. el medio ambiente y la infraestructura operativa. La política.150 1 Coordinador HSE H. con base en la Tabla 1. para lo cual el CONTRATISTA debe asegurar su competencia en el rol. de control de emergencias. buscando asegurar los objetivos y metas HSE del Contrato. salvo que el riesgo Plantilla 012 _____________________________________________________________ Elaborado 19/04/2013 Versión 2 9/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. La participación activa de todos los empleados debe ser evidente. así como de garantizar la integridad de las personas. descrito en la Tabla 1: En este aparte. el equipo de planeación. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. si lo considera adecuado. Si el CONTRATISTA tiene trabajadores dispersos sin completar frentes de 20 trabajadores. comunicación y competencia en el desarrollo de su función. 3. a través de controles y seguimiento. para lo cual se debe garantizar su formación. VH 1 HSE Operativo y uno más por cada 150 trabajadores simultáneos VH <20 1 HSE Operativo Notas: En el caso que por el tipo de contrato el CONTRATISTA requiera guardia externa de seguridad. de los cuales por lo menos dos (2) años deben ser en actividades asociadas al objeto del contrato. En todos los casos. 10/46 Plantilla 012 _____________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. deberá comprobar experiencia de por lo menos dos (2) años en HSE en plantas de proceso. dirección y/o aseguramiento de planes HSE. deberá tener cuatro (4) años de experiencia mínima en HSE en plantas de proceso. de los cuales por lo menos un (1) año debe corresponder a experiencia especifica asociadas al objeto del contrato. Tecnólogo en otra especialidad. se consultará previamente a DHS y VTH. cuando por las condiciones específicas del Contrato el equipo de planeación considere necesario contar con dicha función HSE. y haber participado en por lo menos tres (3) paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica. y haber participado en por lo menos cinco (5) paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica. deberá comprobar experiencia laboral mínima de un (1) año en HSE en plantas de proceso. de los cuales por lo menos dos (2) años deben ser en actividades asociadas al objeto del contrato. En todos los casos. En el caso específico de parada de plantas en VRP deberá tener seis (6) años de experiencia mínima en HSE en plantas de proceso. ejecutando actividades de planeación. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. ejerciendo el rol de inspector ó gestor HSE. deberá especificar dicho requerimiento en los DPS del Contrato. Cada HSE Operativo debe cumplir con uno de los siguientes requisitos: Profesional de cualquier especialidad con experiencia laboral mínima de dos (2) años en HSE (Salud Ocupacional. dirección y aseguramiento de planes HSE. de los cuales por lo menos un (1) año debe ser en actividades asociadas al objeto del contrato.A. . En Paradas de Planta en VRP. asesoramiento. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Deberá acreditar una experiencia mínima de tres (3) años en HSE. Seguridad Industrial y de Proceso y Medio Ambiente). y haber participado en por lo menos cinco (5) paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica. Deberá acreditar una experiencia mínima de seis (6) años en HSE. asesoramiento. dirección y aseguramiento de planes HSE. De requerirse funciones HSE adicionales a las aquí establecidos. de los cuales por lo menos dos (2) años deben ser en actividades asociadas al objeto del contrato. ó haber participado en por lo menos tres (3) contratos en paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica. debe cumplir con uno de los siguientes requisitos: Profesional de cualquier especialidad con experiencia laboral mínima de cuatro (4) años en HSE. ejecutando actividades de planeación. la función HSE se desarrollara a través de la estructura HSE con que cuente la empresa contratista. Tecnólogo en higiene y seguridad industrial ó en salud ocupacional con experiencia laboral mínima de cinco (5) años en HSE. Sin embargo. ó cinco (5) contratos en paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica. asesoramiento. ejecutando actividades de planeación. En el caso específico de paradas de plantas en VRP. Para contratos con riesgo N/L. ejerciendo el rol de HSE. u otras especialidades tecnológicas que tengan relación con el objeto del contrato. En todos los casos. Tecnólogo en higiene y seguridad industrial. En el caso específico de parada de plantas en VRP. En el caso específico de parada de plantas en VRP deberá tener cinco (5) años de experiencia mínima en HSE en plantas de proceso. Cada Coordinador HSE.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 máximo de las actividades del Contratosea VH. a no ser que la profesión esté reglamentada (Ej. o fecha de grado). reuniones sistemáticas y auditorías. y tomar acciones cuando se presenten desviaciones. la asignación salarial se establecerá conforme a los criterios definidos en la Tabla de Niveles Salariales para Carrera Técnica y Administrativa de Ecopetrol o el documento que haga sus veces. Plantilla 012 _____________________________________________________________ 11/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. que se contabilizará de acuerdo con lo reglamentado para cada profesión (ej. ECOPETROL o quien obre en su nombre. ejerciendo el rol de inspector ó gestor HSE. dispersión. o VH. en el caso de técnicos y tecnólogos. En todos los casos. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. H. que deben contar con matrícula profesional). el equipo de planeación debe establecer la experiencia profesional requerida para los cargos de Coordinador HSE y HSE Operativo (se refiere al tiempo mínimo desde el momento en que se expide la tarjeta profesional. . En el caso específico de paradas de plantas en VRP. de los cuales por lo menos cuatro (4) años deben ser en actividades asociadas al objeto del contrato. Ingeniería y profesiones auxiliares y afines. ó cinco (5) contratos en paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 Técnico en cualquier especialidad que tenga relación con el objeto del contrato. Para definir este requerimiento. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Deberá acreditar una experiencia mínima de (6) años ejerciendo el rol de HSE. Técnicos electricistas. el equipo de planeación analizará con Control de Emergencias o con quien haga las veces de líder del plan de emergencias del área en que se desarrollaran las actividades. las funciones específicas de estos roles se encuentran descritas en la Tabla 2. en caso contrario. en las CEC. 3. o acreditar cuatro (4) años de experiencia en HSE y seis (6) contratos en paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica. Deberá efectuar seguimiento a su cumplimiento mediante herramientas como el aseguramiento de comportamientos. o con la Dirección de HSE. se indicará la infraestructura existente para la atención médica en caso de emergencias. cuando aplique. La ubicación del cargo en la referida tabla dependerá de la acreditación de la experiencia profesional. Adicionalmente. el equipo de planeación del contrato debe especificar si es necesario contar con una ambulancia tipo TAB e incluirla en el presupuesto del contrato. haciendo parte de ellos el Decálogo de Compromisos con la Vida de ECOPETROL. En el caso específico de paradas de plantas en VRP. En este sentido.A. población. de los cuales por lo menos dos (2) años deben ser en actividades asociadas al objeto del contrato. se reserva el derecho de realizar la evaluación de las competencias y/o conocimiento del Coordinador HSE y del HSE Operativo. deberá tener tres (3) años en HSE en plantas de proceso. Deberá acreditar una experiencia mínima de cuatro (4) años en HSE. entre otros. Si el nivel de Riesgo del contrato es M. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. para su aceptación y/o una evaluación durante el desarrollo del Contrato. deberá tener mínimo tres (3) años de experiencia como ejecutor de mantenimiento u operaciones en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica y seis (6) meses ejerciendo el rol de HSE en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica.2 Definición de roles y funciones HSE El CONTRATISTA deberá establecer claramente los roles y funciones HSE para los cargos del personal de su organización. con el fin de verificar simultaneidad de contratos. a partir del título que los acredita como tales. entre otras. Empírico. ejerciendo el rol de inspector ó gestor HSE. a partir de la expedición de la matrícula profesional). o existencia de atención centralizada. estilos de vida saludable. y cualquier otro requerido por ECOPETROL. suspender las actividades si lo anteriormente indicado no es posible. 2. Elaborar los Informes HSE mensuales y finales. Manejo y Gestión de Residuos Sólidos. las políticas. y garantizar la realización de los simulacros. Asegurar el cumplimiento y correcta ejecución de los estándares. iluminación. Definir los mecanismos necesarios para la implementación de procedimientos. en temas como diagnóstico de salud. así como la divulgación de los mismos en caso de que se deroguen. medio ambiente y seguridad industrial. objetivos y metas HSE de la Empresa. vibraciones). temperaturas extremas. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. Asegurar el cumplimiento legal en salud ocupacional. incluyendo. con dedicación exclusiva en este rol.A. la inducción frente a los peligros y aspectos específicos asociados a las actividades a ejecutar. aplicable. ALCANCE DE LA FUNCION HSE (Función Básica) Asesorar a la Empresa en todos los aspectos HSE para el cabal desarrollo del Plan HSE específico. o en su defecto. . Realizar recorridos HSE durante el transcurso del servicio y de manera inmediata corregir las fallas de control evidenciadas. y los objetivos HSE y metas propios del Contrato. de acuerdo con la programación presentada en el plan HSE. Coordinar actividades con la ARL de la Empresa como capacitaciones. procedimientos e instructivos de ECOPETROL. autocuidado de la salud. normas. Descripción de Funciones Específicas para los Roles HSE 1. Realizar para los trabajadores de su compañía. como actos o condiciones sub-estándar. monitoreo y control de riesgos para la Salud (entre otros: ruido. control de emergencias y rescate. Coordinar programas preventivos de Salud e Higiene y estrategias HSE para el control de ausentismo laboral.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 Tabla 2. Sistema de Aislamiento Seguro y demás normas establecidas. Participar en las reuniones programadas por los representantes HSE de ECOPETROL y la reunión mensual HSE. programas de vigilancia epidemiológica. así como su evaluación y planes de mejora. Coordinar la conformación y entrenamiento de las Brigadas de Emergencia de la firma contratista. Diseñar el Plan HSE del Contrato o proyecto y hacer seguimiento a la implementación de este durante el tiempo de duración del mismo. y la participación de los trabajadores en las prácticas contra incendio. así como el aseguramiento de los requisitos HSE de ley aplicables a las labores objeto del Contrato. Asegurar la notificación de las fallas de control e incidentes ante la gestoría de ECOPETROL y la ARL. Plantilla 012 _____________________________________________________________ 12/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. Asegurar la implementación del procedimiento de Gestión de Fallas de Control e Incidentes ECP-DHS-P-031 y los documentos que lo modifiquen o deroguen. Permisos de trabajo. material particulado. Supervisar y/o participar en las actividades específicas de promoción y protección de la salud laboral. en especial las de la línea o negocio atendido. estándares y normas HSE. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Difundir entre los trabajadores de su compañía. modifiquen o emitan nuevos documentos. visitas de campo. alineada a las de ECOPETROL. etc. Asegurar el funcionamiento del Comité Paritario de Salud Ocupacional COPASO. Participar en la investigación de los incidentes. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. reglamentos. y hacer seguimiento a la implementación de las acciones que se deriven de la investigación de las fallas de control e incidentes. Divulgar los incidentes y lecciones por aprender presentadas a la fecha. Suministrar la información requerida para la respuesta de los actos administrativos emitidos por las Autoridades Ambientales y entes de Control. la conservación del medio ambiente.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 Mantener actualizados los indicadores de gestión de accidentalidad y morbilidad. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. inspecciones y auditorias. Elaboración y actualización de Panorama de Factores de Riesgos. Metodología para Análisis e Investigación de Incidentes. FORMACIÓN COMPLEMENTARIA Técnicas: Procesos productivos básicos de la industria de petróleo y gas y los peligros presentes en esta. Suministrar trimestralmente la información requerida para el diligenciamiento del GRI (Global Reporting Initiative). Conceptos relativos al comportamiento del fuego y características generales de los hidrocarburos y sistema comando de incidentes Metodologías de Análisis de Riesgos en Salud Ocupacional. con base al análisis estadístico de las fallas de control. Proponer acciones preventivas y correctivas que lleven a la preservación de la salud de los trabajadores. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. Asegurar el cumplimiento del plan de capacitación de los módulos del manual de control de trabajo Asegurar el cumplimiento de las actividades propuestas en las Fichas del PMA del área operativa donde se ejecute el contrato o proyecto. incidentes y las no conformidades del Sistema de Gestión HSE encontradas en los recorridos de seguridad. del Ministerio del Medio Ambiente Suministrar la información requerida para el reporte ambiental que se presenta anualmente ante la Contraloría General de la Nación. 3. Las demás funciones que se le asignen o le correspondan de acuerdo con la naturaleza de su cargo. Seguridad Industrial y Medio Ambiente Metodología de Evaluación de Riesgos por Matriz RAM. reglamentos. Manejo de herramientas informáticas y metodología de control de documentos Administrativas: Liderazgo Capacidad de trabajo en equipo y bajo presión Planeación y toma de decisiones Plantilla 012 _____________________________________________________________ 13/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. Legislación en HSE vigente. así como para la actualización de la herramienta CAMI. y para la elaboración de los ICAInformes de Cumplimiento Ambiental de acuerdo al Manual de Seguimiento Ambiental de Proyectos. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. instructivos y procedimientos HSE de ECOPETROL. de Gestión Ambiental ISO-14001 y de calidad ISO 9001. el sostenimiento del negocio y la imagen de la empresa. Mantener disponible la información requerida por ECOPETROL para el índice de cumplimiento legal ambiental ICLA y el indicador LTO.A. así como el estado de las acciones implementadas provenientes de su análisis. y aquella requerida para diligenciar el RUA (Registro Único Ambiental del Sector de Hidrocarburos) del IDEAM. Sistema de Gestión de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial OHSAS-18001. Divulgar y asegurar el despliegue de las campañas corporativas en materia de HSE realizadas por ECOPETROL. Aspectos básicos para prestación de primeros auxilios. . Metodología de Evaluación y Control de Riesgos en Operaciones Concurrentes o Simultáneas. Conocer las normas. y prácticas de trabajo seguro aplicables. El personal del CONTRATISTA y Subcontratista debe contar con la acreditación y certificación de competencias para las especialidades que así lo requieran (soldadores. rescate. de conformidad con la legislación colombiana. estándares y demás instrucciones de HSE establecidas por ECOPETROL. operadores de equipos pesados. conlleva riesgos para la vida propia. . apto e idóneo en su tarea y debe realizar y aprobar las evaluaciones que eventualmente efectué ECOPETROL. armadores y certificadores de andamios. dado que ello.).A. interventoria. el CONTRATISTA y sus Subcontratistas acataran lo dispuesto en el “INSTRUCTIVO PARA EL DESARROLLO DEL FOMENTO DEL TRABAJO SEGURO. y en cómo reaccionar frente a situaciones de emergencia. incluyendo las metodologías utilizadas para analizar los riesgos inherentes a los trabajos a ejecutar y definir las medidas de seguridad que se deben observar en la ejecución de los mismos. operación. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito.3 Capacitación y Entrenamiento El CONTRATISTA es responsable de asegurar que el personal a su cargo esté calificado para desarrollar con seguridad el trabajo contratado. que conlleven intervención de una instalación eléctrica o de un sistema eléctrico. (Nivel Básico) – ECP-DHS-I-028 o los documentos que lo modifiquen. LIMPIO Y SALUDABLE EN ECOPETROL S. competente. certificado de inscripción profesional o certificado de matrícula. Las brigadas o equipos de atención de emergencias (contraincendios. de los demás. incluyendo las referidas con su participación en el sistema de control del trabajo.A. o los documentos que lo modifiquen. reglas. mecánicos.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 Manejo de Personal Capacidad de enseñar a grupos y liderar reuniones 3. complementen o deroguen. para el medio ambiente y/o infraestructura y bienes de la empresa. conductores. quien podrá solicitar sustitución de personal cuando el CONTRATISTA no acredite que tiene las competencias para ejecutar los trabajos que le fueron asignados o no cumpla con los procedimientos. mantenimiento o inspección. relacionadas con su trabajo y proceso. Tales personas responderán por los efectos resultantes de su participación en la instalación. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. No se podrá invocar como justa causa de terminación de los contratos de trabajo del personal del CONTRATISTA. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. El personal debe ser entrenado en los procedimientos críticos que le conciernen. primeros auxilios. recepción. estas deberán ser realizadas por personas calificadas. electricistas. que de acuerdo a la legislación vigente lo faculte para ejercer dicha actividad. evacuación y mitigación ambiental) deben recibir o haber recibido formación específica para la atención de diversas situaciones que pueden surgir durante el Contrato. para los trabajadores que deban ingresar a las instalaciones de ECOPETROL y/o se encuentren bajo su control y supervisión. la solicitud de sustitución de personal realizada por ECOPETROL. normas. La formación debe incluir riesgos potenciales conocidos de incendio. complementen o deroguen. la causa raíz del reemplazo. Las certificaciones deben ser expedidas por instituciones avaladas nacional o internacionalmente. Cuando por razón del alcance del Contrato se deban realizar actividades tales como construcción. con matricula profesional. explosión o emisiones tóxicas. Adicional a su plan de formación. además de implicar un incumplimiento del Contrato. etc. y contenidas en el Manual de Control del Trabajo ECP-DHS-M-OO1. al no ser ello. relacionadas con las actividades a cargo del CONTRATISTA. Plantilla 012 _____________________________________________________________ 14/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. elementos aplicables del plan de respuesta y control de emergencias. de distribución y redes eléctricas. Debe comunicar la información pertinente sobre requisitos legales y de otra índole a todos sus empleados y demás partes interesadas. y revisar regularmente el cumplimiento de las mismas por parte de sus Subcontratistas. el CONTRATISTA debe estipular con todos sus Sub-contratistas las mismas exigencias HSE pactadas en esta cláusula. copia de su tarjeta profesional (para el caso de ingenieros). 3. adjuntando en relación con cada uno. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. so pena de ser responsable directo. asegurando que las campañas en HSE a su cargo. establecer los mecanismos para el cumplimiento de tales requisitos. en relación con las personas para las cuales el Gestor del Contrato lo solicite. la documentación anterior. Este plazo no aplicará en caso de emergencias. 3. tecnólogos en electricidad. 3. Plantilla 012 _____________________________________________________________ 15/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.6 Mecanismos de Comunicación El CONTRATISTA debe contar con mecanismos idóneos y oportunos para la comunicación efectiva de los temas HSE a todo su personal. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.A. en este último evento. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. debe contar con una matriz de identificación de los requisitos legales en HSE aplicables al objeto del mismo. o electrónicos en los temas de electrónica de potencia. el CONTRATISTA deberá entregar al Gestor del Contrato. por lo menos cuatro (4) días hábiles antes de iniciar actividades que impliquen intervención de una instalación eléctrica o sistema eléctrico. electromecánicos. mediante el que se notificarán los temas de HSE de su competencia. y la habilitación para el ejercicio de la misma (por ejemplo en el caso de técnicos electricistas: CONTE). en especial lo referido a sus competencias. certificado de inscripción profesional o certificado de matrícula. daño o perjuicio que se cause por la acción u omisión en el cumplimiento de dichas exigencias a cargo del Subcontratista. y mantener la información actualizada.4 Conformidad Legal El CONTRATISTA. o del documento que acredite la especialidad correspondiente. deberá entregar al Gestor del Contrato un memorando en el que consigne los nombres de las personas que la realizarán. tecnólogos en electromecánica o técnicos electricistas con matrícula profesional. mantener un conducto regular con ECOPETROL. El CONTRATISTA debe entregar certificado de vigencia de la inscripción. sean previamente avaladas por la Dirección de HSE o la Unidad de Comunicaciones Corporativas de ECOPETROL.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 La competencia para realizar dichas actividades corresponderá a las personas calificadas. tales como: ingenieros electricistas. así como. . vigentes. control o compatibilidad electromagnética.5 Gestión de Subcontratistas En caso de que este Contrato permitiese la subcontratación y ECOPETROL la autorice. teniendo en cuenta lo dispuesto en las leyes y normas reglamentarias que regulan el ejercicio de cada una de estas profesiones. único y exclusivo ante ECOPETROL por cualquier siniestro. previo inicio de labores. expedido por el Consejo Profesional competente dentro de los tres (3) meses anteriores. El CONTRATISTA. durante toda la ejecución del Contrato. entre los que se destacan: peligros y aspectos específicos del cargo y de las actividades a realizar. así se le solicite. los conozcan y ejecuten con rigurosidad. cuando se realicen trabajos dentro de las instalaciones de ECOPETROL y/o cuando estando bajo el control y/o supervisión de ECOPETROL. instalación. previa aprobación de ECOPETROL. el CONTRATISTA podrá utilizar sus propios procedimientos. vi. Dentro de ellos se tienen: Si el Contrato contempla trabajos de alto riesgo (Entrada a Espacio Confinado con Atmósfera Peligrosa. efectuando refuerzos cuando sea requerido. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. vii. En él. evaluación y control de los riesgos asociados a las tareas críticas. y lo contenido en la normatividad legal vigente. . En caso de que ECOPETROL no cuente con el lineamiento respectivo. iv. Manejo de Cargas. como mínimo se debe: i. Disponer de personal competente y calificado (adjuntar los certificados de competencias del personal).7 Inducción y Reinducción El CONTRATISTA debe contar con un procedimiento propio y/o programación de inducciones y reinducciones HSE a sus trabajadores y a sus visitantes. modificación. inspección y prueba de equipos o componentes críticos para la seguridad de los procesos. Excavaciones. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. que incluya su revisión mínimo una vez al año. los cuales deben estar redactados de forma coherente y clara. y estar disponibles para todo el personal.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 3. se comunicaran temas HSE relevantes. Incluir en el plan HSE el listado de tareas críticas y los respectivos procedimientos e instructivos de trabajo seguro para cada una de ellas. medio ambiente y respuesta ante emergencias. Elaborado 19/04/2013 Versión 2 ii. salud. o cuando la actividad específica a realizar por sus trabajadores sea modificada substancialmente. Garantizar programas de capacitación y entrenamiento a todo trabajador que esté involucrado en la ejecución de las actividades de alto riesgo. Implementar programas necesarios para la identificación. Asegurar la compatibilidad de los elementos que componen los sistemas y equipos de protección. El CONTRATISTA debe conocer y acatar los procedimientos y prácticas seguras establecidas por ECOPETROL. Trabajos en Altura. Trabajo con Productos Químicos o Materiales Peligrosos. Garantizar la operación y solicitar pruebas que garanticen el buen funcionamiento de los sistemas y equipos de protección y/o los certificados que lo avalen. El CONTRATISTA asegurará que sus visitantes conozcan los riesgos propios del área y los procedimientos de emergencia del sitio. Trabajos Eléctricos. tomando acciones frente a las desviaciones. para la ejecución de tareas críticas. o así lo considere. Entrada a Espacio Confinado con Atmósfera No Peligrosa. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. construcción. Radiografías Industriales. iii. Apertura de Líneas de Tea Viva o Gases Tóxicos. 4) Procedimientos y Prácticas Seguras El CONTRATISTA debe contar con procedimientos y practicas seguras para las actividades y tareas críticas objeto del Contrato. Implementar medidas de control colectivas y particulares según el alcance de la actividad. entre otros. Hottap en Tanques. Plantilla 012 _____________________________________________________________ 16/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. normas fundamentales de seguridad. v. con una frecuencia mínima anual. en los que se deberá cumplir con los lineamientos y procedimientos establecidos por ECOPETROL. El CONTRATISTA debe asegurarse que sus trabajadores y Subcontratistas. Hot-tap en Líneas o Equipos. entre otros) y/o actividades de reparación.A. listados por UL/FM para áreas clasificadas como peligrosas: Clase I. para el caso específico de trabajos que impliquen riesgos eléctricos. utilizando metodologías previamente aprobadas por el Interventor o el Gestor. etc. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. sicosociales y otros derivados del vinculo laboral. los procedimientos y planes de rescate. y deben estar actualizados y disponibles en el lugar de la labor. e. División 2 Grupo ABCD. La elaboración de los análisis de riesgos.A. locativos. Debido a que en las instalaciones se pueden presentar atmósferas potencialmente explosivas. contra los riesgos relacionados con agentes químicos. En general. ambiente e instalaciones. prácticas. III. El CONTRATISTA debe contar con un programa escrito de mantenimiento de equipos y herramientas. y medio ambiente. acorde con la clasificación de áreas donde se realizará el trabajo. los cuales deben ser elaborados por personas calificadas y/o certificadas. sean identificados y gestionados apropiadamente durante la ejecución del Contrato. Grupo DFG y Clase I. deben ser intrínsecamente seguros. biológicos. c. 5) Gestión de Riesgos Las actividades de salud ocupacional. Avisar a ECOPETROL la presencia de riesgos propios del trabajo del CONTRATISTA no identificados inicialmente. incluyendo listas de chequeo y calibración de instrumentos. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. II. incluyendo actividades e instalaciones para suministro de energía eléctrica provisional. Elaborado 19/04/2013 Versión 2 Incluir dentro del Plan de Emergencias. d. y según sea el caso. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. si aplica. mecánicos. equipos. Mantener una interface continua con los representantes de HSE de ECOPETROL y de otros contratistas en el área de trabajo. los radios y demás equipos y herramientas a utilizar en las zonas industriales de ECOPETROL. según el alcance de los trabajos a ejecutar. estos equipos deben ser "Intrínsecamente Seguros". deben estar enfocadas en la prevención y protección de las personas. físicos. físico-químico. productos. de acuerdo con la clasificación del área donde se vayan a ejecutar las actividades.). Cumplir con: a. . se asegure su estado técnico de diseño original y en condiciones de higiene y seguridad adecuadas para la labor contratada. División 1.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 viii. debiendo utilizar equipos y herramientas de los cuales. Cuando se opera con instrumentos de medición en atmósfera que puedan ser inflamables. ergonómicos. La normatividad legal en HSE y la normatividad interna de ECOPETROL sobre esta materia (que hace parte integrante de este Contrato). o riesgos encontrados durante el desarrollo del trabajo del CONTRATISTA. entre otros). seguridad industrial y de procesos. El Manual de Manejo Seguro del Sistema Eléctrico de Ecopetrol-MASE (ECP-DHS-M-003) y el Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas-RETIE. para minimizar/controlar oportunamente los riesgos de HSE y compartir lecciones por aprender. La implementación de los controles identificados en los análisis de riesgos y de manejo de contingencias para los trabajos a desarrollar durante la ejecución del Contrato. Contar con un procedimiento para asegurar que los cambios significativos en cualquier aspecto que puedan afectar el desempeño HSE (organizacionales. Plantilla 012 _____________________________________________________________ 17/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. de seguridad (eléctricos. b. así como el monto del salario del trabajador. quien la afilió al sistema de seguridad social integral. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. al inicio de labores y cada cuatro (4) meses. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. las instrucciones. Para ello. sin importar el régimen salarial y prestacional del Contrato. dos (2) mudas de ropa. debe contar con una matriz de elementos de protección personal por cargo. el CONTRATISTA debe entregar un (1) par al inicio del contrato. La ropa y los equipos de protección personal se deben mantener en buenas condiciones y se deben utilizar en las oportunidades en que se necesiten. el CONTRATISTA. podrá implementar los correctivos contractuales de apremio o sancionatorios pertinentes ante el CONTRATISTA. y contar con disponibilidad inmediata en el sitio de trabajo de aquellos que pueda llegar a necesitar con ocasión del mismo. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA CASCOS DE SEGURIDAD.A. incluyendo los casos HSE del área. de evidenciarse tal situación. antes de su ingreso a una zona industrial. ROPA DE TRABAJO Y CALZADO DE SEGURIDAD o los documentos que lo modifiquen.1 Identificación de peligros y riesgos-aspectos e impactos ambientales El CONTRATISTA debe alimentar su matriz de identificación de peligros y riesgos / aspectos e impactos ambientales propios de su actividad. con los riesgos específicos del lugar donde se realizará el trabajo. . Dicha matriz deberá ser actualizada como mínimo anualmente o cuando se requiera por ECOPETROL. ECOPETROL no aceptará que un trabajador utilice ropa marcada con un nombre diferente al de la compañía o persona con la que trabaja. debe cumplirse el instructivo ECP-DHS-E-003. El CONTRATISTA.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 5. complementen o deroguen. según se indica en el numeral 7. además de dar cumplimiento a lo anterior. como mínimo el siguiente equipo básico de protección personal: Plantilla 012 _____________________________________________________________ 18/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. 5. En aquellos contratos que tengan como plazo un período superior a los ocho (8) días. En relación con los trabajadores que devenguen menos de dos salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV). copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. además deberán ser implementadas las medidas de control requeridas para la administración de los riesgos. en forma gratuita debe suministrar un (1) par de zapatos de labor cada cuatro (4) meses. y las reglamentaciones de seguridad. la matriz debe ser entregada. que se repondrá dependiendo de si su labor implica desgaste y uso permanente en desarrollo de la ejecución del Contrato con ECOPETROL. En cuanto a los colores de cascos de seguridad y ropa de trabajo utilizados en zona industrial por trabajadores de empresas contratistas. 230 del Código Sustantivo del Trabajo). (Art. mientras que para el personal que devengue más de dos (2) SMLMV. ECOPETROL. los Permisos de Trabajo. Las condiciones para el buen uso y mantenimiento de los equipos de protección personal formarán parte de la capacitación impartida a los trabajadores. se considera necesario que el CONTRATISTA entregue a sus trabajadores. entregados por ECOPETROL.2 Equipo de protección personal-EPP El CONTRATISTA debe suministrar a su personal ropa y equipo de protección personal acorde con la actividad a desarrollar. suministrará a sus trabajadores. según lo indiquen las notas. Estándares NIOSH y OSHA para protección respiratoria Deben ser suministrados para uso individual. y de acuerdo ISO 9002 con la actividad a desarrollar. carnaza. la ANSI Z-41 platina no podrá estar expuesta. ajuste con perilla. Sistema respiratorio Manos Pies Elementos de protección respiratoria.. etc. Incluir barbuquejo 1523 en el caso de trabajos en alturas. dependiendo de las condiciones y la actividad a realizar. según la tarea para la que se vaya a utilizar. según la tarea para la que se vaya a utilizar.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 Tabla 3. nunca Estándares rotos o remendados. contra gases o vapores. El 89.2 sistema de graduación debe funcionar correctamente. en lugares donde se evidencie la presencia de abejas africanizadas y avispas). Las suelas deben tener buen labrado.A. Botas de seguridad (con puntera). ejemplo protección contra polvos molestos. los DE 1991 demás elementos de las botas también deben estar en buen estado.19 Será válido guiarse por estudios de de 1974 ruido realizados en el área para definir la necesidad de utilizar simultáneamente protectores de inserción y de copa.). caucho. etc. dieléctricos. Todos deben estar en buen estado. de acuerdo a la talla de cada usuario y según los contaminantes a los que se esté expuesto y deberá obedecer a un plan de protección respiratoria local. ni impregnados de la CEE e de cualquier sustancia. dieléctricas. el cuero no debe estar rajado. ANSI Z 3. PVC.1 y 89. “Capuchones” en tela con visera en malla fina. etc. Deben estar en buen estado tanto los lentes como los demás elementos de sujeción. analizando si se requieren tanto lentes claros como oscuros. 2003 El tipo de protección seleccionado estará acorde con la actividad que se desarrolle. de caucho o de material sintético. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Guantes de resistencia física (vaqueta. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. . neopreno. viseras. Se debe suministrar un cordón sujetador con presilla para las ANSI Zgafas y así mejorar su ajuste sobre la 87. PVA. ANSI Ztanto el casco como el tafilete. contra humos de soldadura. Deben estar en buen estado. caretas para soldar. guantes de soldador. Los elementos desechables se deben suministrar como mínimo diariamente. Tipo 2 par trabajos en alturas Gafas de seguridad o cualquier otro elemento protector de ojos y cara (monogafas. 19/46 Plantilla 012 _____________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.) y guantes de resistencia química (nitrilo. Equipo Básico de Protección Personal PARTE DEL CUERPO Cabeza ELEMENTO Casco de seguridad (fecha de fabricación no mayor a 8 años y que presente buen estado al momento de chequearlo). NORMA OBSERVACIONES Ojos y cara Sistema auditivo Protectores auditivos cualquier tipo) (de Deben estar en buenas condiciones.1 de cara. preferiblemente de Icontec. 5. 1992 cuerdas. Auto cuidado. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. Dicho examen debe incluir la práctica de exámenes de laboratorio y paraclínicos que permitan identificar las patologías de riesgo que pueden incidir en la certificación de aptitud para cada trabajador. Inmunizaciones. El CONTRATISTA debe establecer el alcance de los exámenes de ingreso. de conformidad con la normatividad legal vigente. El profesional que realice esta certificación debe conocer las matrices de riesgo de la empresa. Su requerimiento. requeridos por todo el personal. conectores. Estilos de Vida Saludable. El CONTRATISTA implementará las Actividades de Promoción y Protección de la Salud.Examen médico de ingreso laboral al personal de empresas contratistas que prestan servicios o desarrollan proyectos en Ecopetrol S. entre otros. El CONTRATISTA establecerá un programa para asegurar que el personal que trabaja en instalaciones de proceso que manejan sustancias peligrosas sea apto para la labor y no se comprometa con influencias externas.1 de arnés de cuerpo completo). Todo el Trajes especiales (en tyvek. o los documentos que las deroguen. control del Plantilla 012 _____________________________________________________________ 20/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. nómex. periódicos. Debe contar con los certificados de aptitud de cada trabajador emitido por Médico Especialista en Salud Ocupacional.A. modifiquen o complementen.A. cuerpo* tichem QC. . que garantice que tales elementos se encuentran en buenas condiciones para ser usados.3 Subprograma de medicina preventiva y del trabajo OBSERVACIONES Deben ser verificados por una persona competente. tendientes a fomentar la prevención y el control de la fármaco dependencia. campañas específicas. dirigidas a sus trabajadores. etc. así como a la Guía ECP-DHS-G-017. dará cumplimiento a la normativa que esté vigente sobre la prevención de adicciones en las empresas. utilizar los EPP descritos en el MASE. post incapacidad y de egreso. equipos y tiempo de la consulta que garanticen la calidad del examen y certificado emitido. el alcoholismo y el tabaquismo. a través de la Gestoría o del profesional HSE de ECOPETROL. Deben estar en perfecto estado. ejecutando los Programas de Vigilancia Epidemiológica. se debe especificar en el certificado que es apto para el trabajo crítico respectivo.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 PARTE DEL ELEMENTO NORMA CUERPO Todo el Elementos de protección contra cuerpo* caídas: arnés (el único elemento aceptable para ANSI detección de caídas será el Z359. Para trabajos de alto riesgo. líneas de vida. debe responder a los riesgos establecidos en la matriz de riesgos de las actividades del contrato. acorde a la normativa (Resolución 2346 de 2007 y 3673 de 2008). * En caso de ser requerido por la labor a desarrollar. el perfil de riesgos del cargo y contar con instalaciones. deben ser desechados y correctamente dispuestos. Los impermeables deben cubrir todo el cuerpo sin restringir el desplazamiento y/o movimiento. aplicables al Contrato. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. de acuerdo con las funciones y el cargo a desempeñar. entre otras. requeridas según el Diagnóstico en Salud y los Riesgos para la Salud propios de cada trabajo. Los trajes que se sometan a contacto con contaminantes. NFPA 2112 Para actividades sobre sistemas o EN 531 eléctricos o donde se contemple la presencia del riesgo eléctrico. Para ello. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. Impermeables y botas de invierno. El CONTRATISTA deberá disponer de esta información por cuanto ECOPETROL la podrá solicitar en cualquier momento. incluyendo dentro de las actividades de su Programa de Salud Ocupacional. 5. o monitoreo realizado por Proveedor competente. o los documentos que lo modifiquen complementen o deroguen. El CONTRATISTA debe atender las visitas de inspección a la implementación de los procesos de Salud Ocupacional en la organización.7 Medio ambiente El CONTRATISTA cumplirá con la normatividad ambiental aplicable a ECOPETROL.8 Plan de emergencias El CONTRATISTA debe contar con un plan de evacuación que incluya entre los escenarios evaluados la evacuación de lesionados. calistenia y ejercicios físicos. están incapacitados. con el fin de incorporarlos en sus análisis y controles de riesgos. y que forma parte integral de este Contrato. Mantendrá sus instalaciones y equipos en óptimas condiciones de orden y aseo. el Plan de Manejo Ambiental. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. los agentes químicos presentes en las actividades y del medio en el cual se realizan los trabajos etc. Para la medición de los agentes químicos presentes en el medio de trabajo y de interés ocupacional.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 estrés laboral. complementen o deroguen. 5. con Licencia en Salud Ocupacional vigente y certificaciones de calibración de equipos vigentes. en caso de requerirse. que refleje que la gestión integral de los residuos se realiza de acuerdo con la normatividad Nacional que aplique. control de enfermedades endémicas propias de la región. en las que el médico industrial de ECOPETROL podrá verificar que se cumplan las restricciones y recomendaciones dadas por la ARL o EPS a los trabajadores accidentados o reintegrados después de una incapacidad.. iluminación. 5.5 Subprograma de saneamiento básico El CONTRATISTA debe proveer y mantener el medio ambiente ocupacional en adecuadas condiciones de higiene y seguridad. asegurando diariamente la gestión y evacuación de los residuos previamente separados y clasificados a los sitios de disposición final autorizados debidamente por las Autoridades Ambientales. así como una posterior comparación contra los límites máximos permisibles o TLVs determinado por la ACGIH (American Conference of Governmental Industrial Hygienists). según aplique. se debe contar con equipos portátiles o personales. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito.4 Subprograma de higiene industrial Se deben revisar los estudios de higiene industrial de las áreas donde se ejecutara el Contrato. servicios sanitarios y de alimentación. el Estudio de Impacto Ambiental. contará con un procedimiento de manejo y disposición de residuos domésticos e industriales. con el fin de conocer los niveles de ruido. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. calibrados por una persona competente. con el fin de garantizar que no se vea obstaculizada la recuperación del trabajador lesionado o incapacitado. incluyendo alojamiento. alineado con el procedimiento ECP-DHS-P-004-Procedimiento para la Plantilla 012 _____________________________________________________________ 21/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.6 Control del trabajo El CONTRATISTA debe aplicar la reglamentación del sistema control del trabajo según lo establecido en el Manual de Control del Trabajo ECP-DHS-M-OO1. . Medidas de Manejo Ambiental y permisos. de acuerdo a lo establecido en la Resolución 2400 de 1979 y en las que la modifiquen.A. Para ello. según apliquen. vibraciones. Se prohibirá el ingreso a laborar a trabajadores que de acuerdo con el concepto de la ARL o EPS correspondiente. etc. actividades de sano esparcimiento y uso del tiempo libre. 5. 5. cuando los suministre. Control y Seguimiento de la Gestión HSE de Contratistas ECP-DHS-F-090. para los diferentes grados de emergencia establecidos. etc. Dicho personal debe ser suficiente. extintores de incendio. contará con un plan de emergencias que alineado con la guía para la Planeación y Respuesta a emergencias de Ecopetrol (ECP-DHS-G-037) o los documentos que lo modifiquen complementen o deroguen. control y seguimiento de la gestión HSE de contratistas-ECPDHS-G-024. De otra parte. el desempeño HSE del CONTRATISTA será evaluado a través de la Matriz para Evaluación. o los documentos que la modifiquen. que permitan verificar su gestión en HSE mediante la evaluación de indicadores. cubra los probables escenarios. . de acuerdo con los lineamientos de ECOPETROL.). así como la programación de simulacros. Para el caso de trabajos en altura. Es responsabilidad del CONTRATISTA suministrar capacitación al personal sobre el uso correcto de éstos equipos. avalado por persona competente o calificada. complementen o deroguen. éste. 6) Evaluación y monitoreo El CONTRATISTA debe planificar auditorías internas o de primera parte. como mínimo. se establecerán Planes de Ayuda Mutua para atender emergencias. tener funciones asignadas para las etapas preventiva. El CONTRATISTA. proporcionará y utilizará equipos de seguridad (primeros auxilios. debe comunicarse al Gestor Administrativo o Técnico de ECOPETROL. Adicionalmente. reactiva y correctiva. y en los considerados en los análisis de riesgos.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 atención médica y evacuación del personal afectado o lesionado en el sitio de trabajo. dicho plan debe contener el procedimiento de rescate específico para este escenario. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. 6. según lo estipulado en la guía para la evaluación. El resultado de dichas auditorías y ejercicios de revisión. y la red hospitalaria y médica disponible en el área de influencia. Donde aplique y sea factible organizar. Se establecerá la composición de las brigadas y la capacitación dada o a cubrir para dar respuesta ante emergencias que se presenten durante la ejecución del Contrato.1 Indicadores de gestión HSE y análisis de tendencias El CONTRATISTA podrá establecer indicadores proactivos y de resultado. bajo el escenario de la máxima exigencia de respuesta que pueda presentarse. que le permitan direccionar sus actividades al cumplimiento de los objetivos y metas en HSE del Contrato a través del análisis periódico de tendencias. Plantilla 012 _____________________________________________________________ 22/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. incluyendo el análisis de los potenciales impactos ambientales generados por las emergencias. evidenciando los planes trazados y los resultados obtenidos. manteniendo registros actualizados de todos ellos. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. completen o deroguen. que el CONTRATISTA declara que conoce y acepta íntegramente como medio para la evaluación de su desempeño en HSE. La operación de los equipos o brigadas de emergencia debe estar enmarcada dentro del Plan de Atención de Emergencias elaborado para la ejecución específica del Contrato. el CONTRATISTA deberá suministrar. con el fin de adoptar las medidas de corrección o aseguramiento que sean pertinentes.A. y alineado con el del sitio de ejecución de las labores. e inspecciones de seguridad. lo solicitado por ECOPETROL en el Instructivo ECP-DHS-J-005 CONTENIDO KIT DE PRIMEROS AUXILIOS o en los documentos que lo modifiquen. documento. de forma separada a la atención de heridos y/o incendios. En lo referente al Kit de emergencias. como mínimo del tipo y en la cantidad exigidos en los estándares legales e industriales de acuerdo a las actividades a desarrollar. entre otros. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. en los dos (2) primeros días calendario del mes siguiente. contratista y subcontratistas que sufre lesiones personales con incapacidad médica mayor o igual a un (1) día. por cada millón de horas-hombre trabajadas. así como el tiempo proporcional que Personal Directivo/Administrativo dedique específicamente a las labores contratadas. derivadas de investigaciones de incidentes ocurridos durante la ejecución del contrato.A. complemente o derogue). (ECP-VEC-F-014 o documento que lo modifique.A y HHT fuera de instalaciones de Ecopetrol S.A. Calcular de acuerdo con la Hoja de vida del indicador de ECOPETROL S. deberá presentar mensualmente y/o al finalizar el contrato al Gestor contractual y/o profesional HSE de ECOPETROL. de personal directo.A. y subcontratista vinculado a las labores contratadas. Las cuales deben estar desagregadas como HHT dentro de instalaciones de Ecopetrol S.A.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 Adicionalmente. Horas Hombre Trabajadas: Incluye el total de horas trabajadas (tiempo ordinario y horas extras). Tabla 4. Número de incidentes ocupacionales con primeros auxilios Accidentes incapacitantes o con pérdida de tiempo. incluyendo las estadísticas presentadas en la Tabla 4. . por cada millón de horas-hombre trabajadas. ACPT + trabajo restringido + tratamiento médico) / 6 H-H) * 10 (Días ACPT / H-H ) * 6 10 HHT dentro instalaciones Ecopetrol S. HHT fuera instalaciones Ecopetrol S. más aquellos con trabajo restringido. Estadísticas HSE DESCRIPCIÓN IF (Índice de Frecuencia de Accidentalidad con Pérdida de Tiempo): Mide el número de accidentados por causa o con ocasión del trabajo. derivadas de Fallas de Control Plantilla 012 _____________________________________________________________ FORMULA (No. TRIF (Índice de Frecuencia Total de Casos Registrables): Mide el número de accidentados por causa o con ocasión del trabajo. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. descripción Número de accidentes con atención medica. de personal directo. de personal directo. Calcular de acuerdo con la Hoja de vida del indicador de ECOPETROL S. Número de casos de enfermedad profesional diagnosticada Horas Hombre de capacitación durante el mes % de cierre de recomendaciones de investigaciones de incidentes: Incluye las acciones a cargo del contratista. % de cierre de recomendaciones de Fallas de Control: Incluye las acciones a cargo del CONTRATISTA.A. días perdidos o cargados. debe ser reportado al Gestor contractual. ACPT / H-H ) * 6 10 (No. El total de horas hombre registradas durante el mes dentro y fuera de instalaciones de Ecopetrol. Severidad: Mide el total de días perdidos y/o cargados por accidentados por causa o con ocasión del trabajo. contratista y subcontratista que sufre lesiones personales con incapacidad médica mayor o igual a un (1) día. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. de de de de N° de recomendaciones o acciones implementadas/N° total de 23/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. de personal directo. un informe de seguimiento al cumplimiento del Plan HSE y el Plan de Manejo Ambiental – PMA.A. contratista y subcontratistas que sufre lesiones personales con incapacidad médica mayor o igual a un (1) día. más los que se encuentren con tratamiento médico. descripción Récord: Cantidad de días acumulados sin accidentes incapacitantes. descripción Accidentes con trabajo restringido. en desarrollo de actividades asociadas del contrato. (ECP-VEC-F-014 o documento que lo modifique. complemente o derogue). por cada millón de horas-hombre trabajadas. Mide el tránsito x 1’000. 6. suministrar la información necesaria para la evaluación del desempeño en HSE y el cumplimiento de los requisitos HSE. complemente o derogue).2 Auditorias El programa de auditorías internas e inspecciones del CONTRATISTA. Ejecutar el 100% de las recomendaciones emitidas por ECOPETROL en las auditorias y visitas de seguridad. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. el CONTRATISTA debe: Permitir que ECOPETROL. deberá estar ajustado al desarrollo del Plan HSE y al Plan de Trabajo (PDT). Volumen derramado por incidentes ambientales Número de incidentes operacionales y eléctricos (N° de Accidentes de Índice de Frecuencia o Tasa de accidentes vehiculares (TAV). con pérdidas reales o potenciales. en los plazos que señale ECOPETROL. Mantener durante la vigencia del Contrato y cinco años más. .000 número de accidentes vehiculares terrestres que implican consecuencias en Km)/Total Km personas y/o daño material. así como. en medios idóneos que permitan su fácil y oportuna consulta. que con ocasión de sus actividades afecten o puedan afectar personas. valorar. El CONTRATISTA deberá informar a ECOPETROL los resultados de las auditorías internas.3 Seguimiento de la gestión de fallas de control e incidentes HSE El CONTRATISTA deberá cumplir con el Procedimiento de Gestión de Fallas de Control e Incidentes HSE de ECOPETROL (ECP-DHS-P-031) o los documentos que lo modifiquen. a la mayor brevedad posible. incluyendo aquellas resultantes de las inspecciones establecidas en el MASE. De acuerdo con los procedimientos establecidos por ECOPETROL. disponible y accesible. toda la información relacionada con temas de HSE.: Horas Hombre trabajadas. buscando asegurar las tareas críticas durante la ejecución del Contrato. Calcular de acuerdo con la Hoja de vida del indicador de (ECP-VEC-F-014 o documento que lo modifique.H. bienes. Plantilla 012 _____________________________________________________________ 24/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. N° de Incidentes Ambientales por causa operacional. ambiente y/o la imagen de ECOPETROL. para auditar los trabajos contratados. tenga acceso al personal. y deberá contemplar la evaluación periódica de la eficacia de las acciones propuestas para el cierre de brechas. por cada millón de kilómetros recorridos recorridos) ACPT: Accidentados con pérdida de tiempo mayor o igual a un día (incapacitantes) NOTAS: H. equipos y registros cuando lo solicite.A. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. 6. para efectuar la inspección o auditoria a cualquier aspecto de las operaciones del CONTRATISTA. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. relacionadas con temas HSE. complementen o deroguen: registrar.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 FORMULA recomendaciones o acciones x 100% DESCRIPCIÓN % de cierre del plan de acción resultante de la evaluación de gestión en HSE: Incluye las acciones derivadas de la evaluación de desempeño HSE (ECP-DHS-F-090). El CONTRATISTA debe desarrollar por lo menos una auditoría interna durante la ejecución del Contrato o por lo menos una al año. dependiendo de la duración del mismo. junto con las acciones correctivas y preventivas que controlen y mitiguen los riesgos HSE. notificar e investigar las fallas de control e incidentes. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. cuando aplique. . en las labores desarrolladas por Subcontratistas Mecanismos de comunicación de temas HSE Programación de inducciones y reinducciones 4. túneles. 3. Plantilla 012 _____________________________________________________________ Elaborado 19/04/2013 Versión 2 25/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. Dentro de los trabajos críticos se considera entre otros: trabajo en alturas. Contenido Mínimo y Estructura del Plan HSE Deberá establecerse el alcance y cronograma de ejecución de las actividades relacionadas con los siguientes seis elementos: 1. alineados a lo establecido en el Manual para el uso de vehículos automotores en Ecopetrol S. para las vías y/o carreteables normalmente utilizados en los desplazamientos terrestres. prácticas y productos) Programa de inspección y mantenimiento de herramientas y equipos. requeridos para las labores objeto del Contrato. o trabajos mecánicos y/o eléctricos. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito.A. Programa de seguridad vial y conducción defensiva. si aplica. Gestión de riesgos: Incluye: Panorama de factores de riesgos identificando los peligros que afecten la salud e integridad de los trabajadores en el Contrato. se debe entregar para validación del Gestor del Contrato de ECOPETROL. Política y objetivos estratégicos: Incluye la política. el Plan HSE. Liderazgo y compromiso: Demostración del compromiso visible de los líderes de la organización. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. Elaboración de un listado de tareas críticas y los respectivos procedimientos e instructivos de trabajo seguro para cada una de ellas. u otros). manejo mecánico de cargas. haciendo amplia difusión a los conductores y de ser necesario. El documento. así como los objetivos y metas en HSE del Contrato. como mínimo. Presupuesto / recursos requeridos Matriz de requisitos legales aplicables al Contrato Gestión de Subcontratistas (Cuando aplique):Procedimiento para asegurar el cumplimiento de los requisitos HSE. y calibración de instrumentos 5. operación de equipos eléctricos. rotura de concreto en seco. soldadura eléctrica. ECPDHS-M-006. silos. y Análisis de Riesgo. Procedimientos y prácticas seguras: Procedimientos críticos de trabajo. Incluyendo. debe contener lo previsto en la Tabla 5. participación en inspecciones planeadas y auditorias. ductos de ventilación. incluyendo la definición de los multiplicadores y el plan de capacitación de los módulos del manual de control de trabajo de Ecopetrol. Organización y recursos Contiene como mínimo: Organigrama del Contrato Roles y responsabilidades HSE por cargo. en espacios confinados (tanques de almacenamiento. del personal asignado al Contrato Plan de capacitación y matriz de capacitación por cargo. a los usuarios de la vía. lijado. tuberías. incluyendo listas de verificación de herramientas y equipos eléctricos. esmerilado. incluyendo la Evaluación de Riesgos y su Clasificación – Matriz RAM.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Plan HSE para el desarrollo de la labor Con la suscripción del Acta de Inicio. pulido. etc. Tabla 5. a través de actividades tales como visitas. u otros). equipos.A. con llama abierta o chispa (corte y soldadura con oxi-acetileno. excavaciones. 2. Procedimiento de control de cambios (organizacionales. trabajo con chorro de abrasivos. etc. y/o infraestructura. los riesgos viales o “Rutograma”. . la información HSE básica del área o las instalaciones donde trabajará.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 Plan de inspección de sus instalaciones eléctricas ubicadas en el área de Ecopetrol.A. y valoración de riesgo N. establecido formalmente en la reunión de inicio. y otras que apliquen de acuerdo a las fichas del plan de manejo ambiental del sitio Plan de Cumplimiento Ambiental. y de químicos El plan de evacuación. o en caso de que la formalización por escrito del instrumento contractual esté imposibilitada (por ejemplo. Actividades para suministro de agua potable / Servicios Sanitarios (baños. duchas. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. el ambiente y/o infraestructura y medidas de control a Plantilla 012 _____________________________________________________________ 26/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. del personal asignado al Contrato 3. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Organigrama del Contrato 2. Con base en la información suministrada al CONTRATISTA. Panorama de factores de riesgos identificando los peligros que afecten a la salud de los trabajadores en el Contrato a realizar. emergencias. deberá: Evaluar y documentar el grado de riesgo del Contrato Contratar un prestador de servicios calificado. en caso de Emergencia o Apremio). Roles y responsabilidades HSE por cargo. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. Entregar al CONTRATISTA un resumen que contenga. Indicadores de la gestión HSE del Contrato 4.. y los procedimientos de emergencia vigentes y aplicables. y si es el caso ejecución. a través de un representante de ECOPETROL. Evaluación y monitoreo: Especificar: Indicadores de la gestión HSE a utilizar en el Contrato Actividades para la gestión de fallas de control e incidentes Plan de auditorías internas e inspecciones planeadas a ejecutar durante el Contrato Nota: Servicios de corto plazo: Para la contratación de servicios de duración menor a siete días calendario al año. Acompañar la ejecución del servicio. panorama de factores de riesgo del sitio. el Funcionario Solicitante del servicio. éste diligenciará un Plan HSE ajustado al alcance del Contrato. L y M (servicios de corto plazo). Certificados de exámenes ocupacionales de ingreso y aptitud para el cargo 5. la compra o suministro. lavamanos. así como el sistema de control de trabajo. cronograma de simulacros y un documento donde conste la composición de la brigada actualizada y capacidad de respuesta ante emergencia del Contrato 6. etc. de acuerdo con lo establecido en el MASE Matriz de aspectos e impactos ambientales Matriz de EPP por oficio Programación de exámenes médicos ocupacionales de ingreso / egreso/periódicos Desarrollo de programas de promoción y prevención orientados a fomentar la cultura participativa y auto-cuidado que permita estilos de vida saludables como mejoramiento de la calidad de vida Protocolos de Vigilancia Epidemiológica a implementar durante la vigencia del Contrato Revisión. que incluya el plan integral de manejo y disposición de residuos (industriales y domésticos). de estudios de higiene periódicos de los agentes y factores de riesgos de acuerdo al panorama. Contenido Mínimo y Estructura del Plan HSE-Servicios de Corto Plazo 1.) / alimentación etc. con la siguiente estructura mínima: Tabla 6. Programa de inspección y mantenimiento de herramientas y equipos 9. verificará las personas que aprobaron el curso Fomento del Trabajo Seguro. y Análisis de Riesgo. emergencias. . el CONTRATISTA debe entregar los siguientes documentos: i. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. PARAGRAFO PRIMERO. Permisos o licencias ambientales requeridas para ejecutar la obra. si aplica. v. Plan HSE acorde a la clausula contractual “OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA en materia de HSE”.A. por observar una violación de las normas HSE que pongan en peligro la vida o amenacen la integridad física de Plantilla 012 _____________________________________________________________ 27/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. de conformidad con la legislación colombiana. lavamanos. Limpio y Saludable en Ecopetrol S. cuando estén bajo la responsabilidad expresa del CONTRATISTA. se deberá considerar el cumplimiento de todos los requisitos legales – o de otra índole – que sean aplicables. y la información de la vigencia del mismo en la base de datos del operador del curso. Certificado de exámenes ocupacionales de ingreso y de aptitud de los trabajadores a su cargo. etc. Elaborado 19/04/2013 Versión 2 iv. Procedimiento de manejo y disposición de residuos domésticos e industriales 10. Para la suscripción del Acta de Inicio del Contrato. El CONTRATISTA se obliga a suspender los trabajos. incluyendo la Evaluación de Riesgos y su Clasificación – Matriz RAM. cuando cualquier funcionario de ECOPETROL o Gestor así lo direccione y/o determine. electricistas. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. PARAGRAFO SEGUNDO. NOTA: Independientemente de los puntos anteriores. la obligación en cuestión también aplicará en relación con el personal o trabajadores de su(s) Subcontratista(s) (en caso que ECOPETROL hubiere aprobado previamente la subcontratación). previa gestión de los pases de ingreso del personal a las instalaciones de ECOPETROL. adicional a lo indicado en la cláusula correspondiente a Requisitos de Ejecución. y un documento donde conste la capacidad de respuesta ante emergencias durante la ejecución del Contrato 7.A. además de asegurar la entrega a satisfacción de los documentos anteriores. Paralelamente el Gestor del Contrato. Listado de tareas críticas y los respectivos procedimientos e instructivos de trabajo seguro para cada una de ellas. La constancia de la clasificación del Nivel de Riesgo de la empresa de acuerdo con el Contrato a ejecutar (Certificación de la ARL. asumiendo los costos. 8.) / alimentación etc. Certificación de competencia para las especialidades que así lo requieran (soldadores. armadores y certificadores de andamios. y certificados de competencias para las especialidades que lo requieran. El plan de evacuación. 7) Entrega de documentos HSE para el inicio de la ejecución del Contrato. operadores de equipos pesados. expedidas por instituciones avaladas nacional o internacionalmente. ii. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.). Cada vez que en la cláusula anterior se mencione a personal o trabajadores del CONTRATISTA.. cuando aplique. Suministro de agua potable / Servicios Sanitarios (baños.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 implementar 6. iii. mecánicos. de acuerdo con el artículo 2 del Decreto 1607 de 2002). duchas. etc. PARAGRAFO TERCERO. sin salvedad o condición alguna. consignando la fecha. hora y las razones por las cuales tomó la decisión en cuestión. además de la clausula contractual “Obligaciones del Contratista en materia HSE” y de la procedencia obligatoria de los requisitos mínimos de participación señalados en el numeral 3. e informar inmediatamente al Administrador y Gestor del Contrato.A. que el CONTRATISTA declara que conoce y acepta íntegramente con la asignación y firma del Contrato.1. podrá incluirse otros requisitos HSE y requerimientos de seguridad de procesos propios de las actividades a contratar que deben ser aplicados por contratistas de operación y mantenimiento y otros que estén expuestos a los riesgos de proceso. se encuentran actualizados en la intranet de la Empresa en el espacio de Normativa Corporativa. el Gestor de Contrato tendrá la función de velar por el cumplimiento de las obligaciones HSE del CONTRATISTA. quién adoptará las medidas o sanciones contractuales pactadas en el Contrato. daño a los bienes. 3. de conformidad con el procedimiento de Gestión de Contratistas vigente. La definición de los requisitos específicos para el contrato estará a cargo del equipo de planeación y debe basarse en detalles técnicos de las actividades.1. Cuando el equipo de planeación del contrato lo juzgue pertinente. del CONTRATISTA o de terceros.3 Requisitos Específicos de HSE. que se deben acatar al desarrollar contratos cuya ejecución pueda presentar riesgos potenciales para personas. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. y contará con la asesoría de un Funcionario con competencias HSE/ASP del negocio.4 Definición de los Factores HSE de Evaluación (asignación de puntaje): De acuerdo con la máxima evaluación o calificación de Riesgos HSE de las actividades del contrato.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 personal de ECOPETROL. las instalaciones y los equipos. a la imagen de la Empresa y/o a la satisfacción del cliente. el medio ambiente. deberá plasmarlo en la bitácora. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. ECOPETROL podrá aplicar las sanciones pecuniarias pactadas en el Contrato. EL CONTRATISTA se obliga a subsanar las razones que motivaron la suspensión en el menor plazo posible. según se requiera.3. El funcionario de ECOPETROL o Gestor que direccione y/o determine la suspensión. PARAGRAFO CUARTO. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. los cuales harán parte integral de las CEC. En caso de infracción de las obligaciones HSE estipuladas en esta clausula. al medio ambiente.1. facultad ésta. . 3. del Profesional HSE del negocio y/o el Profesional de la Dirección de HSE. cuando se presente o evidencie un incumplimiento expreso a las obligaciones en HSE a cargo del CONTRATISTA. la procedibilidad de dichos requisitos estará sujeta a la aprobación por parte del Funcionario Autorizado. En cualquier caso. asumiendo la responsabilidad del asunto. Adicional a sus funciones consagradas en este u otros documentos.3. sin perjuicio de que pueda darlo por terminado de manera anticipada. para lo anterior se debe utilizar la guía de Administración de Seguridad de Procesos ECP-DHSG-019 o los documentos que lo modifiquen o deroguen . Los documentos internos de ECOPETROL. los factores HSE de evaluación corresponderán a: Plantilla 012 _____________________________________________________________ 28/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. cargados en P8. notificando oportunamente al Administrador del Contrato.1 de este documento. sin perjuicio que ECOPETROL pueda imponerle las sanciones pactadas en el Contrato por incumplimiento de las obligaciones derivadas del mismo. quién podrá apoyarse en el respectivo Comité de Compras y Contratación. .1. Si a la fecha de Apertura del proceso de Selección: i. vigentes y expedidos por una entidad certificadora. si uno o varios de los integrantes tiene Certificación OHSAS 18001 vigente y expedida por una entidad certificadora. vigente. o ii. El PROPONENTE o todos los integrantes del PROPONENTE (en caso de PROPONENTE Conjunto) tiene(n) Certificación OHSAS 18001 o Certificación de la implementación de un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional bajo otros estándares reconocidos por la industria petrolera. El PROPONENTE o uno o varios de los integrantes del PROPONENTE (en caso de PROPONENTE Conjunto) no tiene(n) Certificación OHSAS 18001 vigente o 18001 o Certificación de la implementación de un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional bajo otros estándares reconocidos por la industria petrolera.A.2. solo se asignará puntaje por concepto de uno u otro. a. STOW. El PROPONENTE o uno o varios de los integrantes del PROPONENTE (en caso de PROPONENTE Conjunto) no tiene(n) Certificación OHSAS 18001 vigente o 18001 o Certificación de la implementación de un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional bajo otros estándares reconocidos por la industria petrolera. Si el riesgo HSE máximo del contrato es M. Si a la fecha de Apertura del proceso de Selección el PROPONENTE o uno o varios de los integrantes (en caso de PROPONENTE conjunto) tiene(n) ISO-14001/2004 o posterior. b. o ii. el puntaje atribuido a este factor será de 100 puntos que se asignarán de acuerdo con las siguientes reglas: a. está entre 91 y 100 puntos de calificación. de los integrantes del PROPONENTE Conjunto. El PROPONENTE o todos los integrantes del PROPONENTE (en caso de PROPONENTE Conjunto) tiene(n) Certificación OHSAS 18001 o Certificación de la implementación de un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional bajo otros estándares reconocidos por la industria petrolera. (**) Se consideraran similares a RUC los sistemas de evaluación por puntaje tales como Norsok S-006. se otorgarán: Plantilla 012 _____________________________________________________________ 29/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. 80 puntos (*) Si el RUC o similar (**) vigente del PROPONENTE. está entre 80 y 90 puntos de calificación. u otros de reconocimiento internacional. se otorgarán: 60 puntos (*) Si el RUC o similar (**) vigente del PROPONENTE. Si a la fecha de Apertura del proceso de Selección: i.1. y así se consigne en los DPS. se otorgarán 80 puntos. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. para calcular el promedio indicado en el literal ii. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 a. vigentes y expedidos por una entidad certificadora. o el resultado de promediar el RUC o similar. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Si el riesgo HSE máximo del contrato es N o L. se otorgarán 20 puntos. cuando el Funcionario Solicitante de la contratación lo considere pertinente. se otorgarán 150 puntos. el puntaje atribuido a este factor será de MAXIMO 200 puntos que se asignarán de acuerdo con las siguientes reglas: b. o el resultado de promediar el RUC o similar de los integrantes del PROPONENTE Conjunto. (*) En el caso de proponente conjunto. Los numerales i) y ii) anteriores son excluyentes entre sí. vigentes y expedidos por una entidad certificadora. vigentes y expedidos por una entidad certificadora. se asignará 80 puntos de calificación al o los integrantes del proponente conjunto que se encuentren certificados en OHSAS 18001. Al PROPONENTE que obtenga el mayor puntaje en dicha evaluación se le otorgarán 200 puntos y de manera proporcional a los demás PROPONENTES. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. La fórmula a aplicar es la siguiente: Puntaje asignado = __Puntaje PROPONENTE_ x 200 Máximo puntaje obtenido En caso de Proponentes Conjuntos. b. se consideran similares a RUC los sistemas de evaluación por puntaje tales como Norsok S-006.2 Si a la fecha de Apertura del proceso de Selección el PROPONENTE o uno de los integrantes del PROPONENTE (en caso de PROPONENTE conjunto) tiene ISO-14001/2004 o posterior vigente. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. STOW. El PROPONENTE o todos los integrantes del PROPONENTE (en caso de PROPONENTE Conjunto) tiene(n) Certificación OHSAS 18001 o Certificación de la implementación de un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional bajo otros estándares reconocidos por la industria petrolera. Si el riesgo HSE máximo del contrato es H o VH el puntaje atribuido a este factor será de MAXIMO 300 puntos que se asignarán de acuerdo con las siguientes reglas: c. si uno o varios de los integrantes tiene Certificación OHSAS 18001 vigente y expedida por una entidad certificadora. el Puntaje del Proponente a que se refiere la fórmula anterior corresponderá al promedio aritmético de las evaluaciones individuales de todos y cada uno de los integrantes del Proponente Conjunto. siempre y cuando el resultado de sus evaluaciones sea ≥80 puntos. RUC e ISO-14001/2004 (ordinales b. El PROPONENTE o uno o varios de los integrantes del PROPONENTE (en caso de PROPONENTE Conjunto) Conjunto no tiene(n) Certificación OHSAS 18001 vigente o 18001 o Certificación de la implementación de un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional bajo otros estándares reconocidos por la industria petrolera.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 100 puntos (*) 150 puntos (*) Elaborado 19/04/2013 Versión 2 o el resultado de del PROPONENTE o el resultado de del PROPONENTE Si el RUC o similar (**) vigente del PROPONENTE. b.3 En contratos que dentro de la planeación el requisito mínimo correspondió la literal c. solo se asignará puntaje por concepto de uno u otro. se otorgarán 50 puntos. . (*) En el caso de proponente conjunto. Si a la fecha de Apertura del proceso de Selección: iii.2 anteriores) y en cambio se asignará el puntaje correspondiente a la evaluación del Sistema de Gestión HSE realizada por Ecopetrol.1 y b. se otorgarán: Plantilla 012 _____________________________________________________________ 30/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. Si el RUC o similar (**) vigente del PROPONENTE. promediar el RUC o similar. de los integrantes Conjunto. Los numerales i) y ii) anteriores son excluyentes entre sí. para calcular el promedio indicado en el literal ii. Certificación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional.1. (**) Para efectos de la asignación de puntaje. está entre 80 y 90 puntos de calificación. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. se otorgarán 200 puntos. c.. se omitirá la asignación de Puntaje a OHSAS. está entre 91 y 100 puntos de calificación. o iv. u otros de reconocimiento internacional.A. promediar el RUC o similar de los integrantes Conjunto. se asignará 150 puntos de calificación al o los integrantes del proponente conjunto que se encuentren certificados en OHSAS 18001. vigentes y expedidos por una entidad certificadora. vigentes y expedidos por una entidad certificadora. 3. Si el RUC o similar (**) vigente del PROPONENTE. vigente.2. Al PROPONENTE que obtenga el mayor puntaje en dicha evaluación se le otorgarán 300 puntos y de manera proporcional a los demás PROPONENTES.3 En contratos que dentro de la planeación el requisito mínimo correspondió la numeral c.5 Establecimiento de objetivos y metas de HSE para el contrato: Teniendo en cuenta los objetivos del negocio.2 anteriores) y en cambio se asignará el puntaje correspondiente a la evaluación del Sistema de Gestión HSE realizada por Ecopetrol. se asignará 200 puntos de calificación al o los integrantes del proponente conjunto que se encuentren certificados en OHSAS 18001. de los integrantes Conjunto. está entre 91 y 100 puntos de calificación. los objetivos. el PROPONENTE o TODOS los integrantes del PROPONENTE (en caso de PROPONENTE conjunto) tiene(n) ISO14001/2004 o posterior.2 Fase de Selección o Pre Contractual 3. u otros de reconocimiento internacional. STOW. siempre y cuando el resultado de sus evaluaciones sea ≥80 puntos. para calcular el promedio indicado en el literal ii. c. (*) En el caso de proponente conjunto. 3. el Puntaje del Proponente a que se refiere la fórmula anterior corresponderá al promedio aritmético de las evaluaciones individuales de todos y cada uno de los integrantes del Proponente Conjunto. RUC e ISO-14001/2004 (ordinales c. se omitirá la asignación de Puntaje a OHSAS. el Funcionario Solicitante del servicio o Plantilla 012 _____________________________________________________________ 31/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. proyecto o planta implicados en el alcance del contrato. se establecerán y registraran en las CEC. c. solo se asignará puntaje por concepto de uno u otro.2 Se otorgarán 100 puntos si a la fecha de Apertura del proceso de Selección.1 y c. Los ordinales i) y ii) anteriores son excluyentes entre sí. así como su correlación con los eventuales apremios y reconocimientos que serán aplicados al contratista durante la vigencia del mismo. deben redactarse incorporando en forma visible los requisitos HSE establecidos en la fase de planeación. se consideran similares a RUC los sistemas de evaluación por puntaje tales como Norsok S-006. está entre 80 y 90 puntos de calificación.. metas e indicadores de la gestión de HSE para el contrato. (**) Para efectos de la asignación de puntaje. Para ello. La fórmula a aplicar es la siguiente: Puntaje asignado = __Puntaje PROPONENTE_ x 300 Máximo puntaje obtenido En caso de Proponentes Conjuntos.1 FCC y DPS preliminar: Los Documentos de Proceso de Selección (DPS) preliminares y el Formato de Compras y Contratación (FCC). Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. promediar el RUC o similar de los integrantes Conjunto.A.1. . promediar el RUC o similar.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 150 puntos (*) 200 puntos (*) Elaborado 19/04/2013 Versión 2 o el resultado de del PROPONENTE o el resultado de del PROPONENTE Si el RUC o similar (**) vigente del PROPONENTE. si uno o varios de los integrantes tiene Certificación OHSAS 18001 vigente y expedida por una entidad certificadora. los cuales solamente podrán ser excepcionales frente a determinadas situaciones que así lo ameriten y justifiquen. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. Certificación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. para contratos de riesgo H y VH. y de la visita de reconocimiento a las instalaciones de ECOPETROL. La minuta del contrato debe indicar las actividades que no podrán ser subcontratadas.3 Solicitud de información HSE a los proponentes: Se debe establecer en los DPS. 3.1. asegurando que éstos sean definidos claramente en las especificaciones técnicas del contrato. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. incluyendo potencial conocido de incendio. La visita de los PROPONENTES a las instalaciones que serán utilizadas en la ejecución del objeto del contrato.4 Audiencia informativa y visita de campo: Se ejecutan de acuerdo con lo establecido en la etapa de planeación. y monto de contrato mayor a US$10. si el Funcionario Solicitante así lo considera. y/o que en caso de subcontratarse sin la autorización de ECOPETROL ocasionarán la terminación anticipada del contrato. las fechas para la reunión de aclaración de dudas sobre el contenido del contrato. Es responsabilidad del Funcionario Solicitante participar en la audiencia informativa y acompañar la visita de campo. 3.000. en función del grado de riesgo de su alcance. o riesgos de emisión tóxica relacionados con el trabajo del Contratista y el proceso (para contratistas trabajando en o cerca de un proceso que contenga sustancias peligrosas). Su objetivo consiste en aclarar dudas sobre el alcance del contrato y sus requisitos. las fechas y condiciones de entrega de documentación que soporte la verificación de la información para la evaluación HSE de las ofertas.2. 3. que conozca y entienda el alcance del contrato. y para asegurar el compromiso del Contratista con todos los términos contractuales. debe ser monitoreada por un representante del negocio en el sitio. incluyendo los requisitos HSE/ASP específicos.4.000.5 Evaluación de ofertas y asignación del contrato: Se realizará la evaluación de las ofertas conforme a lo establecido en los DPS del proceso. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. reglas y procedimientos de seguridad de la instalación aplicables. las cuales serán obligatorias para contratos de Riesgo H y VH y optativas para los demás niveles de Riesgo. Se debe comunicar a los interesados. si aplica 3.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 compra. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. elementos aplicables del plan de respuesta y control de emergencias de la instalación. incluyendo prácticas seguras de trabajo para el control de riesgos y entrada a áreas de proceso. donde se van a ejecutar los servicios en cuestión.2.2. incluyendo los compromisos HSE.DPS: Durante esta etapa se debe garantizar la inclusión de los requerimientos HSE que en la fase de planeación se identificaron.A. así como el seguimiento. conforme lo especificado en el ítem 3. de forma que el Contratista visualice a priori elementos críticos para la ejecución del contrato. 3.2.2 Preparación de los documentos para el proceso de selección.3 Fase de Ejecución Una vez asignado el contrato. explosión. se realizaran acciones de alineamiento antes de dar inicio a la ejecución del contrato. incluyendo como mínimo los siguientes incisos: Riesgo máximo de las actividades del contrato Requisitos generales y específicos HSE Objetivos y metas HSE para el contrato Información HSE a solicitar a los proponentes. . debe anexar en el FCC el concepto y demás consideraciones HSE para el contrato. monitoreo y evaluación a la implementación Plantilla 012 _____________________________________________________________ 32/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. como respuesta a los requisitos generales y específicos HSE del mismo.A. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. Limpio y Saludable. las Gestorías. Verificación de la compatibilidad de los procedimientos y programa de respuesta a emergencias del Contratista con los de ECOPETROL. Elementos para el seguimiento del programa de aseguramiento de comportamientos del Contratista. en todas sus fases. Reconocimientos y clausulas sancionatorias relacionadas con HSE. Revisión de la licencia ambiental. 3.1. enfocada a aspectos HSE. y el Administrador del contrato y la Gestoría Administrativa y Técnica de ECOPETROL y sus delegados. si aplica.3. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. indicador a utilizar. Frecuencias y alcance de las reuniones HSE a desarrollar durante el contrato. términos de referencia. si aplica: realización de las observaciones / realimentaciones. será liderada por el representante de ECOPETROL y en ella. entre los líderes del Contratista (gerentes y supervisores del contrato). Certificación de personal y equipos.2 Reunión y acta de inicio: Debe realizarse una reunión formal de inicio de las actividades en el sitio. Indicadores de desempeño en HSE a monitorear durante el desarrollo del contrato.3. revisiones pre-movilización. se deberán tratar los siguientes aspectos HSE: Política HSE de ECOPETROL y del Contratista. Objetivos y metas HSE del contrato. y modo de aplicación. 3. . los actos administrativos y compromisos.1. Reportes HSE y frecuencia de elaboración. Responsabilidades de cada una de las partes.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 del plan HSE durante la ejecución de las labores. Limpio y Saludable. incluyendo la socialización del proyecto con comunidades. Procedimiento y frecuencia de las verificaciones. registros y tratamiento de incidentes y fallas de control. como mínimo y en función del alcance del contrato.1 Actividades Pre-ejecución: Con el fin de clarificar expectativas. características. inherentes al alcance del contrato. Programa de capacitación (matriz y plan de capacitación. serán los facilitadores para asuntos HSE durante la vigencia del contrato. Alcance del procedimiento para el control del trabajo a implementar. del Programa de Fomento del Trabajo Seguro. responsabilidades y el alcance esperado del plan HSE. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. en la cual participaran el Administrador. En esta reunión se debe asegurar la presentación del equipo de trabajo. dando énfasis a la comunicación directa y clara entre ECOPETROL y el Contratista. se ejecutaran de acuerdo con lo establecido en la planeación del contrato: Reuniones pre trabajo. Ubicación y condiciones de instalaciones provisionales. y líneas de comunicación. hojas de ruta. etc. si aplica. así como datos y orientación sobre los riesgos. reinducciones y actualizaciones) del Contratista. Comunicación. la Gestoría debe asegurar la ejecución por parte del Contratista. exigencias y dificultades en HSE. PDT y acta de compromisos de ajuste al Plantilla 012 _____________________________________________________________ 33/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. Requisitos legales y normas HSE internas de ECOPETROL. En el acta de la reunión se debe identificar y registrar cual(es) representante(s) de ECOPETROL y del Contratista. Adicionalmente. inspecciones y evaluaciones HSE. Verificación de la ejecución del Curso de Fomento del Trabajo Seguro. 3. los representantes de la empresa Contratista y el representante del negocio en el sitio. en el caso que aplique.1 Validación de requisitos de ejecución: Después de la firma del contrato se realizará una reunión o varias. Plan HSE de la empresa contratada. específico para el contrato y conforme a esta Guía. documentos puente. personal formado y por formar en la práctica durante el contrato.3. el contratista. se realizará la evaluación periódica del desempeño del Contratista. Gestoría Administrativa y Técnica. de manera que se realimente con recomendaciones y posibles mejoras del Sistema HSE. la participación del Contratista en los espacios creados por ECOPETROL para compartir las experiencias y los aprendizajes de otros contratistas con intereses similares. deben quedar delimitadas. el Contratista debe entregar un plan de movilización incluyendo. Previa movilización. Plan de administración HSE del subcontratista. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. y otros. y contratista. de acuerdo con lo establecido en la Guía para la Evaluación. en el evento que ésta actividad se encuentre bajo el control operacional de ECOPETROL.3 Monitoreo y verificación: Las actividades de monitoreo y verificación del desempeño del Contratista incluyen auditorias HSE. Control y Seguimiento de la Gestión HSE de Contratistas (ECP-DHS-G-024).GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 plan de HSE. si aplica. 3. estrategias de ejecución y relacionamiento entre el negocio. el Administrador del contrato y sus Gestores. deben analizar los reportes de investigaciones de incidentes y accidentes que abarquen lesiones. evaluaciones HSE con base en la Guía para la Evaluación. según aplique.1 Reuniones y comités HSE: Con el fin de comunicar al Contratista los resultados de su desempeño. 3. deben asegurar la existencia de disciplina operativa en el cumplimiento de los siguientes puntos: Objetivos y metas HSE Programa de auditorías en HSE Procedimientos operativos y de atención a emergencias. inspecciones planeadas y no planeadas. y simulacros Procedimiento de control del trabajo.A. Adicionalmente y en forma sistemática. Certificación de equipos y personal para las actividades de cargue y descargue. De otra parte.3. en el que se incluyan además de los informes y reuniones y charlas diarias. daños al ambiente. procedimiento de aseguramiento del comportamiento. Las evaluaciones y monitoreo. es necesario implementar siempre una estrategia o plan de comunicación continuo para el contrato.2. todo el personal involucrado debe cumplir las etapas del plan de inducción y capacitaciones básicas. a los bienes.3. y/o a la imagen. 3. e incidentes potenciales ocurridos al Contratista.1.3 Movilización: Previa movilización de equipos. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. y esclarecer sus dudas respecto a la gestión HSE esperada. incluyendo el Plan de capacitación de los módulos del manual de control de trabajo Legislación aplicable y de los requisitos contractuales HSE Planes de acción asociados con los reconocimientos y sanciones Reuniones específicas de HSE Durante la ejecución del contrato. como mínimo: Cronograma de movilización de personal. cargas y/o plan de movilización. las áreas y/o instalaciones de ECOPETROL a ser utilizadas por el contratista. Procedimiento de izaje y movilización de cargas. para efectos de asegurar la administración y supervisión. incluyendo la identificación y gestión de riesgos durante la actividad. Control y Seguimiento de la Gestión HSE Plantilla 012 _____________________________________________________________ 34/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.3. . seguimiento a los indicadores de resultado HSE. si aplica. incluyendo inducciones específicas en el(los) sitio(s) de las labores. y deberá considerar los registros de los resultados de las inspecciones. de acuerdo con con lo establecido en la Guía para la Evaluación. así como aquellas relacionadas con la gestión HSE propia del Contratista. Tabla 7. asociados a la Gestión de Contratistas-foco HSE de ECOPETROL. Dichos resultados. y sus resultados deben ser revisados en las reuniones de seguimiento que el Administrador del contrato debe establecer como parte de la estructura de control de gestión.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 de Contratistas. comparando los resultados obtenidos con los objetivos y metas contractuales.4. verificaciones. en conjunto con representantes del Contratista (legal. 3. reuniones y análisis críticos realizados en el transcurso del contrato. ECP-DHS-G-024. Roles y Responsabilidades Críticos. . que será promovida por el Administrador del contrato y que contará con la participación de los Gestores (Administrativo y Técnico).5 Roles y Responsabilidades Los siguientes son los roles y responsabilidades críticos de ECOPETROL o quien haga sus veces.A. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. y el Procedimiento de Desempeño de Contratistas. para que éste elabore un plan de acción de ajuste.1 Evaluación Post Contrato: La consolidación de la evaluación del desempeño del Contratista. se realizará después de haber concluido la prestación de servicios o entrega de obra. Es importante registrar oportunidades de mejora del proceso de gestión de contratistas con foco en HSE de ECOPETROL. Garantizar que exista comunicación entre los miembros de los diferentes negocios. con el objetivo de optimizar la implementación del presente documento. difundir la información a los interesados y hacer la realimentación del registro en SAP. así como las competencias mínimas requeridas. objeto de seguimiento por parte de la Gestoría del contrato. Asociados a la Gestión de Contratistas-Foco HSE ROL Participantes de los Subcomités de Gestión de Contratistas de la Estructura de Control de Gestión en HSE de ECOPETROL Plantilla 012 _____________________________________________________________ RESPONSABILIDADES Conocer los avances en la aplicación de la Guía de Gestión de Contratistas foco HSE y sus resultados. de operaciones y HSE). Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. apoyando a los responsables directos de su implementación.4 Fase de Finalización o Post Contractual 3. Esta reunión debe quedar registrada en un acta que documente todos los puntos discutidos. Control y Seguimiento de la Gestión HSE de Contratistas. Los resultados del análisis crítico deben registrarse y comunicarse formalmente al Contratista. el representante de HSE del negocio. auditorias. se comunicaran al Contratista en una reunión de realimentación. y los representantes de las áreas de ECOPETROL involucradas. ECP-DHS-G-024. ECP-DEA-P-OO6. 3. 35/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. Ejercer un liderazgo proactivo en el proceso de mejora continua de la gestión de COMPETENCIAS Entendimiento básico de los lineamientos contenidos en la presente Guía. con el objetivo de hacer un análisis crítico. y será enviada a los representantes del Contratista para formalizar la conclusión del contrato. y del Proceso de contratación de ECOPETROL y sus directrices. y el procedimiento ECP-DEA-P-OO6 (Procedimiento de Desempeño de Contratistas). Asegurar que en su área de responsabilidad se audite la Gestión de Contratistas-foco HSE. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. . Completar los módulos de Gestión de Incidentes y Fallas de Control. Jefe de Unidad de Servicios Compartidos de Compras y Contratación Entendimiento de los lineamientos contenidos en la presente Guía y del modelo de Gestión de HSE de ECOPETROL. Limpio y Saludable).GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 ROL Elaborado 19/04/2013 Versión 2 COMPETENCIAS RESPONSABILIDADES contratistas-foco HSE. Asegurar el mantenimiento al día de la base de datos de las evaluaciones de desempeño de los Contratistas. para garantizar el cumplimiento del presente documento. la problemática de la Gestión de Contratistas-foco HSE. Participar en la auditoria HSE a los contratistas. Participar de los comités HSE de Contratistas. y en las reuniones pre arranque del contrato. en el nivel que les corresponda. y para que los Contratistas cumplan los acuerdos de HSE. las ofertas de acuerdo con los DPS aprobados para el proceso de selección respectivo. Evaluar cuando se le solicite. Propiciar la realización periódica y liderar reuniones HSE con los Contratistas Asesorar el establecimiento del Riesgo máximo de las actividades del contrato. y el presupuesto.A. en el equipo de planeación del contrato Ser competente en los lineamientos contenidos en la presente Guía. Identificar y corregir a través de sus equipos de trabajo. cuando aplique. Trabajar en la estrategia para que los Administradores de contratos aseguren los requerimientos HSE en los contratos vigentes. Plantilla 012 _____________________________________________________________ 36/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. Líderes de la línea: Gerentes/Superinten dentes/Líder in situ Entender los lineamientos contenidos en la presente Guía y del modelo de Gestión de HSE de ECOPETROL. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. Análisis de Riesgos. de la forma como se especifica en el presente documento. Participar en la definición de los requisitos específicos de HSE y de ASP de los contratos. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ejercer un liderazgo proactivo en el proceso de mejora continua de la Gestión de Contratistas-foco HSE. Persona a cargo de la función HSE del Negocio/ proyecto. Participar en la inducción de los riesgos de la instalación (Fase 3 del Curso de Fomento Seguro. Conceptos básicos de salud ocupacional y Legislación HSE. A. producto del desarrollo del contrato. Asegurar el cumplimiento de las necesidades de capacitación HSE del Contratista. Revisar el plan HSE y su correspondencia con el alcance del contrato. Análisis de Riesgos. sanciones o apremios. en los contratos a su cargo. la evaluación de desempeño HSE de Contratistas a través de la ECP-DHS-F090 y en el Proceso de contratación de ECOPETROL. Completar los módulos de Control de Trabajo. recopilando las lecciones por aprender. evaluando su planeación en el formato ECP-DHS-F-090. Entender los lineamientos contenidos en la presente Guía. durante todas las etapas de las actividades a desarrollar. Fomentar en el Contratista la ayuda y la protección mutua. Completar el módulo de Análisis de riesgos. Conceptos básico 37/46 _____________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. consultar la Tabla 8. incluyendo la verificación de los resultados del curso de Fomento de Trabajo Seguro Limpio y Saludable.A. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. Asegurar que se efectúe la realimentación formal de los resultados de la evaluación de desempeño al Contratista. Llevar los registros de desempeño de Contratistas HSE. Matriz RACI de la Gestión HSE para Actividades Contratadas en Ecopetrol S. para establecer el perfil de competencias Plantilla 012 RESPONSABILIDADES Asegurar la implementación rigurosa de la presente Guía.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 ROL Elaborado 19/04/2013 Versión 2 COMPETENCIAS Administrador contrato del Gestoría Administrativa (Para más detalle.. Asegurar el cumplimiento de los requerimientos contractuales. Ser competente en los lineamientos contenidos en la presente Guía. Establecer la estructura de control de gestión del contrato. Administrar el proceso de evaluación del desempeño HSE los contratistas y dar seguimiento al mismo. de forma que se desarrolle una cultura preventiva en seguridad. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. el trabajo en equipo y el empoderamiento organizacional. en función del análisis del desempeño del Contratista Liderar las reuniones HSE con las empresas Contratistas a su cargo. desviaciones y no conformidades potenciales Participar en auditorias e inspecciones HSE al Contratista Aplicar las cláusulas de reconocimiento. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. se realicen en forma oportuna y correcta. . emitiendo reportes y tendencias de indicadores mensualmente al Administrador del contrato. asegurando la existencia de mecanismos para que todas las comunicaciones HSE (necesarias y obligatorias). garantizando la implementación de planes de acción preventivos y correctivos para los incidentes. así como la documentación HSE requerida para la suscripción del acta de inicio. así como la Tabla 9. y del Proceso de contratación de ECOPETROL. Gestión de Incidentes y Fallas de Control. para el seguimiento del control operativo de la gestión HSE del Contratista. mientras que en la Tabla 9 se establecen los perfiles mínimos para la contratación de externos en el rol de Gestores HSE Administrativos y Técnicos. según el tipo de contrato.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 ROL mínimas para la contratación de gestores. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. ya sea que éstas sean contratadas o de ejecución directa de ECOPETROL. revisiones de aseguramiento de comportamientos. según el tipo de contrato. Gestión de Incidentes y Fallas de Control. Matriz RACI de la Gestión HSE para Actividades Contratadas en Ecopetrol S. alimentan los planes anuales del negocio. así como los de mejoramiento del proceso mismo. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. Gestión de Incidentes y Fallas de Control. con funciones exclusivas en HSE. Completar los módulos de Control de Trabajo.. la evaluación de desempeño HSE de Contratistas a través de la ECP-DHS-F090 y en el Proceso de contratación de ECOPETROL.A. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. investigación de incidentes. o quien haga sus veces. los estándares de ECOPETROL. etc. y demás requerimientos en HSE específicos del contrato. Conceptos básico de salud ocupacional. Ser competente en los lineamientos contenidos en la presente Guía. Efectuar la evaluación. visitas de seguridad. Verificación en campo de los avances y la efectividad de los planes de acción y mejora de los hallazgos. Análisis de Riesgos.A. auditorías a procedimientos. Análisis de Riesgos. RESPONSABILIDADES Solicitar a los Contratistas y hacer seguimiento a los planes de mejoramiento derivados de la aplicación de la presente Guía. inspecciones. identificando desviaciones en su ejecución y/o documentación.. . Ejecutar. control y seguimiento de la gestión HSE de los Contratistas en campo. Para aquellos Plantilla 012 _____________________________________________________________ 38/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. Legislación HSE y aseguramiento de comportamientos. Conceptos básico de salud ocupacional. entre otros. profesional HSE de ECOPETROL. los Planes de Manejo y actos administrativos de las Autoridades Ambientales. un programa de inspecciones. así como la Tabla 9. Completar los módulos de Control de Trabajo. liderado por DHS desde el Corporativo. Legislación HSE y aseguramiento de comportamientos. verificando el cumplimiento de la legislación vigente. para establecer el perfil de competencias mínimas para la contratación de gestores. (Para más detalle. consultar la Tabla 8. La Tabla 8 detalla los roles y responsabilidades de las Gestorías Administrativas y Técnicas en HSE o quien haga sus veces. producto de evaluaciones de desempeño. la evaluación de desempeño HSE de Contratistas a través de la ECP-DHS-F090 y en el Proceso de contratación de ECOPETROL.) Elaborado 19/04/2013 Versión 2 COMPETENCIAS de salud ocupacional. Las brechas identificadas.) Gestoría Técnica HSE. Auditar la adherencia de las unidades de negocio a la Guía. Legislación HSE y aseguramiento de comportamientos. Ser competente en los lineamientos contenidos en la presente Guía. Representante de HSE de la Dirección HSE Asesorar a la línea de mando en la observancia y aplicación correcta de la Guía de Gestión de Contratistas foco HSE. evaluando su planeación en el formato ECP-DHS-F-090. Plantilla 012 _____________________________________________________________ DHS R I C R I I R I I R R R C C C R I C R I A. verificar su inscripción y notificar al Contratista la programación y los resultados. . LIMPIO Y SALUDABLE EN ECOPETROL S. Matriz RACI de la Gestión HSE para Actividades Contratadas en Ecopetrol S.A. Limpio y Saludable" al personal del Contratista.I A. la cual debe liderar el negocio. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. GESTORIA GESTORIA ADMINISTRATIVA TÉCNICA O o QUIEN HAGA QUIEN HAGA SUS VECES SUS VECES ROLES Y FUNCIONES Revisar la documentación HSE requerida para la suscripción del acta de inicio. Divulgar y asegurar el despliegue de las campañas corporativas en materia de HSE.A (Nivel Básico)" ante el operador. a nivel regional. su programa de formación deberá incluir el aseguramiento de las competencias mínimas en HSE establecidas en la tabla 7. de acuerdo con la Guía de Gestión de Contratistas y los documentos específicos en HSE que tenga definido cada negocio. Realizar el despliegue del modelo de gestión HSE de ECOPETROL a los Contratistas. Inscripción del personal para inducciones especificas en HSE del área donde se ejecutara el contrato. Tabla 8.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 funcionarios que efectúan labores de Gestoría HSE como parte de su rol. incluye revisión de requisitos de acuerdo a los procedimientos de ECOPETROL y normatividad legal vigente.A. En esta reunión se debe asegurar la presentación del equipo de trabajo. I C I R R I C 39/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. estrategias de ejecución y relacionamiento entre el negocio. tiempos y acta de compromisos de requisitos faltantes. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. términos de referencia. Programar la reunión de inicio de contrato con representantes del Contratista. Gestorías y Contratista. el informe mensual y acumulado de la gestión HSE de los contratos a cargo. Inscribir al personal del Contratista en el curso de "DESARROLLO DEL FOMENTO DEL TRABAJO SEGURO. Verificación y seguimiento de la vigencia del curso " Fomento del Trabajo Seguro. incluyendo el plan HSE y su correspondencia con el alcance del contrato. Tramitar autorización de ingreso de vehículos y equipos a las instalaciones Elaborar y enviar a quien corresponda. Revisar la certificación de competencias del personal técnico requerido en el contrato. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.R C C R A. Realizar el trámite de licencias de conducción interna (liviano y/o pesado). Evaluar la eficacia de las acciones correctivas resultantes de las investigaciones de fallas de control e incidentes. Consolidar y notificar al negocio la información Plantilla 012 _____________________________________________________________ GESTORIA GESTORIA ADMINISTRATIVA TÉCNICA O o QUIEN HAGA QUIEN HAGA SUS VECES SUS VECES I R DHS C.R C I R A. Verificar el cumplimiento legal vigente en salud ocupacional y seguridad industrial aplicable. en especial las de la línea o negocio atendido. . inspecciones.R A. I R A.A.I C R I C I A. Mantener actualizada la información en la herramienta para la Gestión de Riesgos e Incidentes (GRI) con la información suministrada por la Gestoría Administrativa HSE. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido.I C C 40/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. así como la efectividad de los planes de acción y mejora a los hallazgos producto de auditorías. investigación de incidentes. investigación de incidentes. Asegurar durante la ejecución y finalización del contrato. Solicitar la información al Contratista para el aseguramiento de la gestión de incidentes y fallas de control Realizar seguimiento al estado de los incidentes y fallas de control reportados en la herramienta para la Gestión de Riesgos e Incidentes (GRI). Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito.R C C I R C R R I A. Esta información debe ser comunicada al negocio atendido. para verificación en campo. Asegurar el cumplimiento de los estándares de ECOPETROL.R R C. inspecciones. entre otros. Verificación en campo de los avances de los programas HSE presentados por el Contratista. Asegurar la aplicación del Procedimiento de Gestión de Fallas de Control e Incidentes ECP-DHS-P-031 y / o sus modificaciones. modifiquen o emitan nuevos documentos. visitas de seguridad. el control de los documentos que evidencian el cumplimiento de la gestión HSE mensual de acuerdo con la Guía de Gestión de Contratistas y sus actualizaciones o modificaciones. I C C I A.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 ROLES Y FUNCIONES Realizar la evaluación de desempeño HSE de acuerdo con la ECP-DHS-G-024 Revisar documentalmente los informes de cumplimiento HSE entregados por el Contratista. entre otros.R C I I AR A. así como los soportes de ejecución y cierre de los planes de acción y mejora de los hallazgos producto de auditorías. así como la divulgación de los mismos en caso de que se deroguen. Verificar la divulgación de los incidentes y lecciones aprendidas presentadas a la fecha.R A. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. I C I A. permisos y actos administrativos. Verificar el cumplimiento de las actividades propuestas en las Fichas del Plan de Manejo Ambiental.R.R R I C. Participar en la respuesta de los actos administrativos emitidos por las Autoridades Ambientales y Entes de Control. Mantener actualizado el índice de cumplimiento legal ambiental ICLA y el indicador LTO. A.R C. Solicitar a los Contratistas la información requerida para la realización de los Informes de Cumplimiento Ambiental (ICA). I A.R A.I C. Definir y ejecutar un programa de visitas e inspecciones en campo.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 ROLES Y FUNCIONES correspondiente al IF. I C 41/46 Plantilla 012 _____________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.R A. . Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. Realizar el informe de cumplimiento ambiental de acuerdo al Manual de Seguimiento Ambiental de Proyectos. Registrar en SAP la evaluación de desempeño HSE. con base al análisis estadístico de las fallas de control. el sostenimiento del negocio y la imagen de la Empresa. para el seguimiento del control operativo de la gestión HSE de los Contratistas.R A.R A. incidentes y las no conformidades del sistema de Gestión HSE encontradas en las visitas de seguridad. TRIF e Índice de Incidentes Ambientales.R A. Realizar seguimiento y mantener actualizada la herramienta CAMI frente a las licencias.R C I I A. R C I A.R A.I C. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. inspecciones y auditorias. I C.R C C C C.A. Recopilar la información requerida para el reporte ambiental que se presenta ante la Contraloría General de la República. Mantener actualizada la información requerida para el GRI (Global Reporting Iniciative). la conservación del medio ambiente. establecida en los formatos destinados para tal fin. GESTORIA GESTORIA ADMINISTRATIVA TÉCNICA O o QUIEN HAGA QUIEN HAGA SUS VECES SUS VECES DHS I A.I C. Mantener actualizada la información requerida para diligenciar el RUA (Registro Único Ambiental del Sector de Hidrocarburos del IDEAM). Asegurar el cumplimiento de los Actos Administrativos emitidos por las Autoridades Ambientales.R A. Proponer acciones preventivas y correctivas que lleven a la preservación de la salud de los trabajadores. Atender las visitas de las Autoridades Ambientales y Entes de Control. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. en Salud Ocupacional. Técnico operativo I nivel 7 Geólogos. De igual forma. seguimiento y/o control HSE en el sector de hidrocarburos. Plantilla 012 _____________________________________________________________ 42/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. M: Profesionales nivel 9: líneas de conducción: Ingenieros de cualquier Experiencia mínima especifica de especialidad. producto del desarrollo del contrato Asegurar durante la ejecución y finalización del contrato. Mecánicos y años sin especialización. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. De acuerdo a la línea en la cual se presta el servicio. vías de acceso y años sin especialización. Mantenimiento y operación de Estaciones.5 del Procedimiento de Gestión de Contratistas en el Comité respectivo. Civiles. Construcción de plataformas. . con H: Profesional nivel 10: Profesionales Experiencia mínima especifica de Certificación Rig Pass de la IADC expedida en los TECNICA 6 años con especialización o 7 tres últimos años. TRATIVA años sin especialización. la formación del profesional deberá estar De acuerdo con el nivel de riesgo relacionada como se indica a continuación: Exploración Sísmica: Ingenieros de cualquier del contrato: VH: Profesional nivel 11: especialidad. 3 años con especialización o 4 Geólogos. Forestales. Plantas y Líneas de Conducción: Ingenieros de cualquier especialidad. Programas de abandono. Profesionales en Salud Ocupacional. la experiencia específica debe Técnico operativo I nivel 7 corresponder a gestión. Industriales. Profesionales en Salud Ocupacional. Geólogos. recuperación y años sin especialización restauración: Ingenieros de cualquier especialidad. R: Responsable A: Garante: Garantiza y rinde cuentas I I R C: Consultado R I: Informado Tabla 9.R R DHS Efectuar la realimentación formal de los resultados de la evaluación de desempeño HSE a los Contratistas Presentar los incumplimientos graves del Contratista listados en el numeral 4. Biólogos y Arqueólogos. Recopilar las lecciones por aprender en HSE. Biólogos y Arqueólogos. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. de Experiencia mínima especifica de Perforación/Completamiento/Mantenimiento 10 años con especialización o 12 Pozos: Ingenieros de Petróleos. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Biólogos y Arqueólogos. el control de los documentos que evidencian el cumplimiento de la gestión HSE mensual de acuerdo con la cláusula contractual.A. Perfiles Mínimos para la Contratación de Gestores HSE Administrativos y Técnicos TIPO DE PERFIL MINIMO OBSERVACIONES GESTORIA Profesionales nivel 9: La especialización o maestría debe estar relacionada Experiencia mínima especifica de con Gestión Ambiental o Salud Ocupacional o ADMINIS3 años con especialización o 4 Seguridad industrial.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 ROLES Y FUNCIONES GESTORIA GESTORIA ADMINISTRATIVA TÉCNICA O o QUIEN HAGA QUIEN HAGA SUS VECES SUS VECES R C R I A. Ambientales. y propiciar a su vez. ECOPETROL podrá cancelar el Contrato y en todos los casos exigirá al Contratista en futuros procesos de selección el cumplimiento de los requisitos y exigencias objeto de excepción. a su costo y bajo su propia responsabilidad. de conformidad con la Guía para la Implementación de la Contratación Local como Estrategia de Abastecimiento ECP-DEA-G-002 o la norma que la modifique o sustituya. una calificación de mínimo 80 puntos en la evaluación de su sistema de gestión HSE a través de la Matriz para Evaluación.Cafetería . asegurarán lo siguiente: Si el plazo de ejecución del contrato es mayor a seis (6) meses. los requisitos que para asegurar una 43/46 Plantilla 012 _____________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. carpintería. .A. antes de dar inicio a dicha ejecución. cerrajería) .Aseo General en Áreas Administrativas . Todos los profesionales y/o técnicos que conduzcan vehículos deben cumplir con lo estipulado en el Manual para el uso de vehículos automotores en Ecopetrol S.. y los Gestores Técnicos deberán tener formación en auditorías.3.Mantenimiento de Instalaciones (adecuaciones. Si el plazo de ejecución del contrato fuere menor o igual a seis (6) meses.A. Industriales u otra rama de la ingeniería con CEPI de la NFPA. ECP-DHS-M-006.. los Administradores y Gestores de Contratos (cada quien en lo de su competencia). se exceptúa de la aplicación de lo dispuesto en el numeral 3. durante dicho plazo. las siguientes líneas de contratación local en las que el Contratista deberá garantizar durante dicho plazo. Con el fin de prevenir la ocurrencia de situaciones que puedan ser calificadas como incidentes de afectación social en la comunidad en la que opera ECOPETROL S.Reforestación En caso de incumplimiento. literal b.A. No obstante.1. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito.Rocería y Mantenimiento de zonas verdes administrativas e Industriales . copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. 3.1. Control y Seguimiento de la Gestión HSE de Contratistas de ECOPETROL S. (ECP-DHS-F-090): . Se eximen de este requerimiento. plomería. a través de su Unidad de Servicios Compartidos de Compras y Contratación.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 TIPO DE GESTORIA Elaborado 19/04/2013 Versión 2 PERFIL MINIMO OBSERVACIONES Servicios de Operación contra Incendios: Ingenieros Mecánicos.A. el Contratista se obligará a cumplir.A. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. sub numeral 2.6 Otras Consideraciones. Mantenimiento de Líneas y sistemas eléctricos: Ingeniero Electricista o eléctrico con Certificación CONTE. la aplicación de la presente Guía en armonía con las Políticas de Responsabilidad Social de la Empresa. la contratación de Líneas de Contratación Local definidas por ECOPETROL S.Camarería . la Dirección de Centro de Servicios Compartidos. el Contratista se obligará a acreditar el cumplimiento de los requisitos y exigencias objeto de excepción.Lavandería . previa ejecución del contrato. validarlos con HSE del negocio o profesional DHS previa inclusión en el contrato Asegurar la inclusión de objetivos y metas HSE para el contrato. así como completar. en las CEC.A. gestión de incidentes y fallas de control.A. alineadas con el negocio. proyecto o Negocio/ Usuario en VIJ en Negocio/ Usuario/ DHS Negocio/ Usuario 44/46 y _____________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. conceptos básicos de salud ocupacional y legislación HSE). 3. en caso de requerirse . y su inclusión en todos los FCC. METAS: Diciembre de 2012:50% Junio de 2013: 100% Negocio/ Usuario/ DHS Caracterización del servicio y valoración del riesgo Requisitos generales HSE Requisitos específicos HSE Objetivos metas HSE Plantilla 012 Asegurar la valoración del riesgo máximo en HSE de las actividades del contrato a través de la matriz RAM.Ajuste de Minutas Establecer requisitos específicos en HSE.7 Periodo de Transición La implementación de la presente guía dará inicio con la aprobación y publicación del documento en P8. especialmente la que aplique en materia de HSE. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. inteligencias de mercado. el Contratista estará en la obligación de cumplir con la legislación nacional relacionada con el objeto y alcance del mismo. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. en los nuevos contratos. etc Inclusión de la nueva cláusula contractual “obligaciones del contratista en materia HSE”. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. Limpio y Saludable que tiene dispuesto ECOPETROL S. Independientemente de la duración del plazo de ejecución del contrato.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 debida gestión de riesgos se hubieren establecido durante la planeación contractual y consignado en los respectivos Documentos del Proceso de Selección. . las tres fases del Curso de Fomento del Trabajo Seguro. (Competente en la guía. bajo la siguiente estrategia: 2012 3 4 TRI TRI 2013 1 2 TRI TRI Elemento PLANEACION ACTIVIDAD RESP 2 TRI Equipo de planeación del contrato Asegurar competencias en HSE de la función de HSE en los equipos de planeación de los contratos. y su participación en la planeación de los mismos. análisis de riesgos. continúan midiéndose frente a la cláusula contractual establecida en el contrato. apliquen en su totalidad la guía Asegurar competencias HSE de las gestorías (Competente en la guía. conceptos básicos de salud ocupacional y legislación HSE. . con la nueva estructura propuesta en la guía EJECUCION Contratos con vigencia hasta el 31 de Enero de 2013. En todos los casos. en línea y tiempo real la Evaluación de desempeño HSE del contratista Negocio Negocio Negocio/ DSC/VIJ/ DHS Negocio/ DSC VIJ/DAB Negocio/ DSC Negocio/ DSC Negocio/ DSC DSC/ DHS Plantilla 012 _____________________________________________________________ 45/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S. copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. la evaluación de desempeño HSE con la ECP-DHS-F-090 Asegurar que Contratos firmados a partir del 15 de Abril de 2012. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido. METAS EN COMPETENCIAS: Diciembre de 2012:50% Junio de 2013: 100% POST. gestión de incidentes y fallas de control. Evaluación de desempeño HSE con la ECP-DHS-F-090 para aquellos estructurados bajo la ECP-VST-P.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 2012 3 4 TRI TRI 2013 1 2 TRI TRI Elemento planta. así como perfiles mínimos para gestorías contratadas.CONTRACTUAL Asegurar la realimentación del contratista en cuanto a su desempeño HSE durante la ejecución del contrato y su evaluación final Asegurar la inclusión en SAP. análisis de riesgos. control del trabajo. negociar Otro sí para incluir la nueva cláusula contractual. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Aseguramiento de Comportamientos). y Otro sí y contratos adicionales con vigencia superior a Enero de 2013. la evaluación de desempeño HSE de Contratistas a través de la ECP-DHS-F-090.005. PRE-CONTRACTUAL ACTIVIDAD RESP 2 TRI Garantizar la inclusión de los requerimientos HSE/ASP en los DPS y FCC Efectuar Audiencias informativas y visitas a campo (obligatorias para contratos de riego H y VH y optativas para los demás niveles de riesgo Asegurar la evaluación de ofertas de contratos. Contratos con vigencia mayor a 31 de Enero de 2013.A. el cual deroga la directriz ECP-DHS-J-001.co Dependencia: Dirección de HSE Plantilla 012 _____________________________________________________________ 46/46 Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.1.1 Recursos para la Gestión HSE. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido.A. Otras consideraciones Actualización del documento: adiciones en el numeral 3. modificación del numeral 3. . copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente. el cual deroga ECP-DRI-N 003 Actualización del documento. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito.GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versión 2 RELACIÓN DE VERSIONES Versión 1 2 1 1 Fecha 21/07/2006 25/05/2010 26/03/2012 12/06/2012 Cambios Elaboración del documento Actualización del documento por la directriz.4 Definición de los Factores HSE de Evaluación (asignación de puntaje) y cambio de la sigla ARP por ARL.com.6. 2 19/04/2013 Para mayor información sobre este documento dirigirse a la Dependencia Responsable de este documento: Elaboró: Jennie Carrillo con el apoyo del Comité Técnico Gestión de contratistas Foco HSE. Actualización del código el cual deroga la Guía PDO-G-003 e inclusión del numeral 3.carrillo @ecopetrol. Teléfono: 54284 Buzón: Jennie.
Report "Gestion de Contratistas - Foco HSE - Ver 2"