Apresentação da DisciplinaPGP[if717] - 2011.2 Gerenciamento das Comunicações do Projeto Flávio Araújo José Abelenda Leonardo Batista Wagner Barros [fpa2, jfcan, lbs3, wbas]@cin.ufpe.br Identifica os processos relativos à geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma oportuna e apropriada. Roteiro > O Processo da Comunicação >> Identificar as partes Interessadas >> Planejar as Comunicações >> Distribuir as Informações >> Gerenciar as Expectativas das partes Interessadas >> Reportar Desempenho > Processos: > Questões para Revisão > Dúvidas > Referências O Processo da Comunicação CANAL MENSAGEM RECEPTOR EMISSOR CÓDIGO CONTEXTO Identificar as partes Interessadas “É o Processo de identificação de todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto, além das documentações de informações importantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto” . Identificar as partes Interessadas Entradas > Termo de Abertura do Projeto > Documentos de Aquisição > Fatores Ambientais da Empresa > Ativos de Processos Organizacionais Pode fornecer informações sobre as partes internas e externas envolvidas e afetadas pelo projeto. Projeto resultante de uma atividade de requisição ou baseado em contrato. Fatores que podem influenciar o processo de identificação das partes. Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo de identificação das partes. Ferramentas e Técnicas > Análise das Partes Interessadas É o processo de coleta e análise sistemática das informações quantitativas e qualitativas para determinar quais interesses devem ser considerados durante o projeto. Ferramentas e Técnicas Identificar os Stakeholders, assim como as informações relevantes dos mesmos. Ex: papéis, níveis de conhecimento, departamentos, etc. >> Etapas >> Etapa1 Ferramentas e Técnicas Identificar o potencial dos Stakeholders. >> Etapa 2: • > Grau de Poder/Interesse • > Grau de Poder/ Influência • > Grau de Influência/Impacto • > Modelo de Importância Relativa Avaliar e estimar a reação dos Stakeholders. >> Etapa 3: Ferramentas e Técnicas > Opinião Especializada Garantir uma ampla identificação e listagem das partes interessadas, deve-se solicitar-se a opinião e o conhecimento de grupos ou pessoas que tenham treinamento especializado na área. >> Alta Administração >> Gerentes de Projetos (que trabalharam em projetos de mesma área) >> Grupos e consultores do setor >> Associações técnicas e profissionais > Registro dos Stakeholders A principal saida é deste processo é o registro das partes interessadas. >> Informações de Identificação ( nome, papel no projeto, etc.) >> Informações de Avaliação (requisitos essenciais, expectativas, influências no projeto, etc.) >> Classificação das partes interessadas (Int/Ext, Apoiadora/Neutra/Resistente, etc.) Saídas > Estratégia para gerenciamento das partes interessadas Planejar as Comunicações O Processo de determinação das necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definição de uma abordagem de comunicação. > O Registro de Stakeholders Entradas > Estratégia para Gerenciamento de Stakeholders > Fatores Ambientais da Empresa > Ativos de Processos Organizacionais Partes Interessadas Empresa/Organização Ferramentas e Técnicas > Análise dos Requisitos da Comunicação Determina os requisitos de informações dos stakeholders. Resulta da combinação do tipo e do formato das informações necessárias com uma análise do valor dessas informações. n(n-1) 2 Canais de Comunicação em Potencial Ferramentas e Técnicas >> Organogramas >> Organização do projeto e relação de responsabilidades dos stakeholders >> Logística de quantas pessoas estarão envolvidas no projeto e em que locais >> Necessidades de informações internas >> Necessidades de informações externas >> Informações do registro dos stakeholders e da estratégia de gerenciamento dos mesmos >> Disciplinas, departamentos e especialidades envolvidas no projeto Ferramentas e Técnicas > Tecnologia das Comunicações Refere-se aos métodos usados para transferir informações entre as partes interessadas do projeto. >> Urgência das Necessidades de Informações >> Disponibilidade de Tecnologia >> Equipe do Projeto Esperada >> Duração do Projeto >> Ambiente do Projeto Ferramentas e Técnicas > Modelos de Comunicação O esquema básico de comunicação mostrado anteriormente (ver – O Processo da Comunicação). Ruído Ruído São vários os métodos de comunicação usados para compartilhar informações entre as partes interessadas no projeto. Ferramentas e Técnicas > Métodos de Comunicação >> Comunicação Interativa >> Comunicação Ativa - push >> Comunicação Passiva - pull Saídas > Plano de Gerenciamento das Comunicações >> Informações a serem comunicadas: idioma, formato, conteúdo e nível de detalhes >> Pessoa responsável por autorizar a liberação de informações confidenciais >> Pessoas ou grupos que receberão as informações >> Métodos ou tecnologias usadas para transmitir as informações: memorando, e-mail etc. >> Glossário da terminologia comum >> Restrições de comunicação, normalmente derivadas de leis ou normas específicas, tecnologias, políticas organizacionais etc. Dentre Outras mais... Saídas > Atualizações nos Documentos do Projeto: >> Registro dos Stakeholders >> Cronograma do Projeto >> Estratégia para Gerenciamento de Stakeholders Distribuir as Informações É o processo de colocar as informações necessárias a disposição das partes interessadas no projeto, conforme o planejado. Alguns tipos de informação que precisam ser distribuídas Para quem esses informações Precisam se distribuidas? Diagrama de fluxo de dados do processo Entradas • Plano de gerenciamento de projeto • Relatório de desempenho • Ativos de processos organizacionais Ferramentas e Técnicas • Métodos de comunicação Reuniões individuais ou em grupos, conferências de áudio e vídeo, conversas por computador, etc. Ferramentas e Técnicas • Ferramentas de distribuição de informação Documentos impressos; Ferramentas eletrônicas de distribuição de informação, como email, fax, websites, etc. Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projeto, software de apóio a reuniões e escritórios virtuais, portais e ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho. Saídas • Atualizações em ativos de processos organizacionais Notificações das partes interessadas; Relatórios de projetos Apresentações de projeto Registro do projeto Feedback das partes interessadas Documentação das lições aprendidas Gerenciar as Expectativas das partes Interessadas É o processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões a medida que ocorrem Atividades realizadas pelo processo • Gerenciar ativamente as expectativas para aumentar a possibilidade de aceitação do projeto • Abordar preocupações que ainda não se tornaram questões •Esclarecer e solucionar as questões que foram identificadas. Diagrama de fluxo do processo Entradas 1. Registro das partes interessadas Lista de partes interessadas importantes para o projeto. Entradas 2. Estratégia para gerenciamento das partes interessadas Os requisitos e expectativas das partes interessadas propiciam um entendimento das suas metas, objetivos e nível de comunicação durante o projeto. Entradas 3. Plano de gerenciamento do projeto No que diz respeito ao plano de comunicações durante o projeto. Entradas 4. Registros de questões Um registro de problemas ou um registro de itens de ação são ferramentas que podem ser usadas para documentar e monitorar a resolução de problemas. Entradas 5. Registros de mudanças Um registro de mudanças documenta as alterações e permite comunicar as conseqüências aos interessados a respeito dos impactos em tempo, custo e risco. Entradas 6. Ativos de processos organizacionais Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo são: Requisitos de comunicação da organização Procedimentos de gerenciamento das questões; Procedimentos de controle das mudanças e informações históricas sobre o projeto. Ferramentas e Técnicas 1. Métodos de comunicação Os métodos de comunicação identificados para cada parte interessada no plano de gerenciamento de comunicação Ferramentas e Técnicas 2. Habilidades interpessoais Estabelecimento de confiança Solução de conflitos Escuta ativa Superação das resistências à mudança Ferramentas e Técnicas 3. Habilidades de gerenciamento Habilidades de apresentação Negociação Habilidades de redação Capacidade de falar em público Saídas 1. Atualizações em ativos de processos organizacionais As causas das questões; Os motivos por trás das ações corretivas escolhidas e; As lições aprendidas com o gerencia- mento das expectativas das partes interessadas. Saídas 2. Solicitações de mudanças Solicitações de mudanças que surgiram durante a execução do processo que pode ser do produto ou do projeto. Podem também incluir ações corretivas ou preventivas, conforme necessário. Saídas 3. Atualizações no plano de gerenciamento de projeto O plano de gerenciamento do projeto é atualizado para refletir as mudanças feitas no plano das comunicações, escopo etc. Saídas 4. Atualizações do documento do projeto Estratégia para gerenciamento das partes interessadas. Registros das partes interessadas Registros das questões Reportar Desempenho O Processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho, incluindo relatórios de andamento, medições do progresso e previsões. Envolve a coleta e análise periódica da linha de base em relação aos dados reais para entender e comunicar o andamento e o desempenho do projeto, bem como para prever os resultados do projeto. Reportar Desempenho Os relatórios precisam fornecer informações no nível adequado para cada público. Reportar Desempenho Um relatório de andamento simples pode mostrar informações do desempenho, painéis de indicadores da situação de cada área (escopo, cronograma, custo e qualidade) Um relatório mais elaborado pode incluir: •Análise do desempenho anterior •Situação atual dos riscos e questões •Trabalho concluído durante o período •Trabalho a ser concluído no próximo período Reportar Desempenho Diagrama do fluxo de dados do processo Entradas 1. Plano de gerenciamento do projeto • Fornece informações sobre as linhas de base do projeto • A linha de base de medição do desempenho em geral integra os parâmetros de escopo, cronograma e custos do projeto, mas também pode incluir parâmetros técnicos e de qualidade. Entradas 2. Informações sobre o desempenho do trabalho São coletadas informações das atividades do projeto com os resultados de desempenho, tais como: • Agendamento das entregas • Progresso do cronograma • Custos incorridos Entradas 3. Medições sobre o desempenho do trabalho São usadas para produzir métricas das atividades do projeto a fim de avaliar o progresso real em comparação com o planejado. Entradas 4. Previsões de orçamentos Fornecem informações sobre os recursos financeiros adicionais que podem ser requeridos para o trabalho restante. Entradas 5. Ativos de processos organizacionais • Modelos de relatórios • Políticas e procedimentos que definem as medidas e os procedimentos a serem usados • Limites de variação definidos para toda organização Ferramentas e técnicas 1. Análise da variação Visão do que causou a diferença entre o desempenho da linha de base e o real. • Verificar a qualidade das informações coletadas • Determinar as variações, comparando as informações reais com a linha de base e anotando todas as diferenças favoráveis e desfavoráveis • Determinar o impacto das variações nos custos Ferramentas e técnicas 2. Métodos de previsão Prever o desempenho futuro com base no desempenho real até a data. •Métodos de séries temporais Usam dados históricos •Métodos causais/econométricos Identificam os fatores subjacentes que podem influenciar a variável que está sendo prevista •Métodos subjetivos Incorporam intuições, opiniões e estimativas Ferramentas e técnicas 3. Métodos de comunicação Reuniões de avaliação podem ser usadas para trocar e analisar informações sobre o andamento e o desempenho. Ferramentas e técnicas 4. Sistemas de distribuição de informações Fornece uma ferramenta para o gerente coletar, armazenar e distribuir informações para as parter interessadas. Saídas 1. Relatórios de desempenho • Organizam e resumem informações coletadas • Apresemtam os resultados das análises em comparação com a linha de base Saídas 2. Atualizações em ativos de processos organizacionais • As lições aprendidas são documentadas e armazenadas Saídas 3. Solicitação de mudanças • As ações corretivas incluem mudanças que alinhem o desempenho futuro esperado com o plano de gerenciamento do projeto • As ações preventivas recomendadas podem reduzir a probabilidade de ocorrência de um desempenho negativo futuro para o projeto Questões para Revisão Questão 01: O resultado MAIS provável das barreiras de Comunicação é: A) O projeto atrasar. B) O nível de confiança aumentar. C) Ocorrerem conflitos. D) Alta administração ficar insatifseita. Letra C. Conflitos são os principais resultados das barreiras de comunicação e das falhas de comunicação como um todo. Questões para Revisão > Questão 02: A comunicação é essencial para o sucesso do projeto. Como gerente de projeto, você tem três partes interessadas com quem precisa se comunicar. Portanto, tem seis canais de comunicação. Um nova parte interessada foi acrescentada e você também precisa se comunicar com ela. Quantos canais de comunicação você tem agora? A) 7 B) 10 C) 12 D) 16 Letra B : Vão ser 5 partes interessadas incluindo com o gerente. Logo, pela formula: [Nx(N - 1)]/2 ou [5x(5 - 1)]/2 = 10 Questões para Revisão Questão 03: Um gerente de projeto acaba de receber a designação de uma equipe que vem de vários países, incluindo Brasil, Japão, Estados Unidos e Grã-Bretanha. Qual a sua MELHOR ferramenta para obter sucesso? A) A MDR(Matriz de responsabilidade). B) A teleconferência. C) A comunicação da equipe com EAP. D) Comunicação e habilidades pessoais bem desenvolvidas. Letra B Questões para Revisão Questão 04: Correspondências formais por escrito com o cliente são necessárias quando: A) São detectados defeitos. B) O cliente solicita trabalho adicional que não esta incluído no contrato. C) O projeto tem um atraso no cronograma que inclui mudanças no caminho crítico. D) Os projetos possui estouros de custos. Letra B. Tudo o que fazemos é mais formal em um ambiente de aquisições do que em outras atividades de projeto. Como a opção B refere-se a contratos ela é a melhor opção. Questões para Revisão Questão 05: As informações do projeto foram distribuídas de acordo com o plano de gerenciamento de comunicação. Alguns entregas foram alteradas de acordo com o plano de gerencia- mento de projeto. Uma parte interessada expressou supresa ao gerente de projeto ao ouvir falar de uma mudança publicada anteriormente em um entrega de projeto. Todas as partes interes- sadas receberam a comunicação com a notificação sobre a mu- dança. O que o gerente deve fazer? A) Determinar por que a parte interessada não recebeu a informa- cão e informar quando ela foi publicada. B) Perguntar ao gerente funcional por que a parte interessada não entendeu sua responsabilidade. C) Revisar o plano gerenciamento de comunicação e alterá-lo, se necessário. Questões para Revisão D) Abordar a situação na próxima reunião do comitê diretor, para que outras pessoas não deixem de ver as mudanças publicadas. Letra C. O problema apresentados aqui mostra que algo esta faltando no plano de gerenciamento das comunicações. A melhor resposta é revisar o plano de gerenciamento das comunicações para evitar problemas futuros e identificar quaisquer casos de problemas semelhantes. Dúvidas Referências > LUIZA ABAURRE, MARIA et al. Português: Língua e Literatura. São Paulo: Editora Moderna, 2000 1ª Ed. > Project Management Institute, Inc. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ® ). Editora: PMI, 2008 4ª Ed. Apresentação da Disciplina PGP[if717] - 2011.2