Fórmulas en ExcelLas fórmulas en Excel son el medio por el cual podemos indicar a la herramienta la manera de realizar un cálculo. Todas la fórmulas en Excel deben iniciar con el símbolo igual (=) o de lo contrario Excel interpretará la fórmula como un simple texto Las fórmulas en Excel siempre están formadas por una combinación de los siguientes cinco elementos: 1. Operadores: Los operadores son los símbolos que representan las operaciones como la suma (+), la resta (-), la multiplicación o la división (/). 2. Valores: Las fórmulas trabajan con valores los cuales pueden ser numéricos o de texto. Los valores de texto deben estar siempre encerrados por dobles comillas. 3. Paréntesis: Los paréntesis nos ayudan a controlar el orden en que se evalúan las expresiones dentro de una fórmula. 4. Referencias de celda: En lugar de especificar los valores en una fórmula podemos indicar la referencia de la celda que contiene el valor que deseamos incluir en el cálculo. 5. Funciones: Una función es un procedimiento que ya está incorporado en Excel y que realiza un tipo de cálculo específico. Algunos ejemplos de funciones son: SUMA, PRODUCTO, PROMEDIO, HORA, etc. Cómo ingresar fórmulas en Excel Para ingresar una fórmula será suficiente con introducir el símbolo igual (=) en la barra de fórmulas y Excel sabrá que hemos comenzado a introducir una fórmula. Para aquellas fórmulas en Excel que contienen referencias de celda existen tres maneras de indicar dichas referencias: de forma manual, con el teclado o con el ratón. Manual: Si decidimos ingresar las referencias en forma manual seremos responsables de colocar la dirección correcta de cada celda o de lo contrario obtendremos un mensaje de error. Con flechas del teclado: La otra alternativa que tenemos para ingresar referencias de celda dentro de las fórmulas es utilizando las flechas del teclado. Cuando llega el momento de indicar una referencia dentro de una fórmula, en lugar de escribir la referencia, nos movemos con la flechas del teclado sobre la celda que deseamos incluir en la fórmula y Excel insertará la referencia en la fórmula. Con el ratón: También podemos introducir una referencia utilizando el ratón con solo hacer clic sobre cada celda que necesitemos incluir en la fórmula. Sin importar el método que utilices para ingresar una fórmula será necesario pulsar la tecla Entrar al finalizar o hacer clic sobre el botón Introducir de la barra de fórmulas. Si por el contrario quieres cancelar la introducción de la fórmula puedes hacer clic en el botón Cancelar de la barra de fórmulas o simplemente pulsar la tecla Esc. Cómo editar las fórmulas en Excel Si por alguna razón debes hacer cambios a tu hoja de Excel será probable que necesites modificar tus fórmulas. También es común que después de realizar algún cambio en la hoja, nuestra fórmula envíe un error por lo que se hará necesario editar la fórmula para corregir el problema. Para editar fórmulas en Excel tenemos dos métodos: Edición sobre la celda: Podemos modificar una fórmula directamente en la celda si entramos en el modo de edición de Excel ya sea haciendo doble clic sobre la celda o pulsando la tecla F2. Edición en la barra de fórmulas: Podemos editar una fórmula haciendo clic sobre ella para convertirla en la celda activa e ir directamente a la barra de fórmulas para hacer las modificaciones necesarias. Una vez que termines de hacer la edición de una fórmula debes pulsar la tecla Entrar, o pulsar el botón Introducir de la barra de fórmulas, para que Excel vuelva a realizar el cálculo tomando en consideración las modificaciones. Las fórmulas en Excel son el corazón de la herramienta. Es importante que te familiarices pronto con su uso ya que son el ingrediente principal para obtener el máximo provecho de Excel Tipos de operadores en Excel Los operadores son un elemento básico de las fórmulas en Excel. Un operador es un símbolo que representa una determinada operación. En esta ocasión haremos una revisión detallada de todos los tipos de operadores en Excel así como su precedencia, es decir, el orden en que se realizan las operaciones. Podemos clasificar las fórmulas de Excel en cuatro grupos principales: 1. Fórmulas aritméticas 2. Fórmulas de comparación 3. Fórmulas de texto 4. Fórmulas de referencia Cada uno de estos grupos tiene su propio conjunto de operadores que permiten realizar los cálculos y operaciones específicas de cada grupo. A continuación enlistaré los operadores de cada grupo. 1. Operadores aritméticos Las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan números, referencias de celda, funciones y operadores aritméticos para realizar cálculos matemáticos. La siguiente tabla muestra los operadores aritméticos de Excel: Aunque el porcentaje no es un operador aritmético, Excel le da un tratamiento como operador ya que al ingresar un símbolo de porcentaje después de un número provocará que Excel realice una división entre 100 de manera automática. 2. Operadores de comparación Los operadores de comparación nos permiten comparar dos o más números o cadenas de texto. Si el resultado de la comparación es positivo, obtendremos como resultado en valor lógico VERDADERO. De lo contrario obtendremos como resultado el valor FALSO. A continuación tenemos la lista de operadores de comparación: Los operadores de comparación son muy utilizados con las funciones lógicas de Excel que nos permiten ejecutar una acción al cumplirse la condición establecida. 3. Operadores de texto Las fórmulas de Excel también pueden manipular texto y pueden hacer uso del operador de concatenación para unir el valor de dos cadenas de texto. 4. Operadores de referencia Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o más referencias de celda para crear una sola referencia. Recuerda que si tu sistema tiene la configuración regional de España, entonces el operador de unión será el punto y coma (;) y no la coma como aparece en la imagen. Precedencia de operadores en Excel Cuando creamos fórmulas que contienen más de un operador, será necesario conocer el orden en que dichas operaciones serán calculadas por Excel. Por esta razón existe un orden de precedencia que determina la manera en que Excel hace los cálculos: Si tenemos una fórmula con varios operadores con la misma precedencia, entonces Excel realizará los cálculos de izquierda a derecha. Cómo controlar el orden de precedencia La única manera en que podemos influir en el orden de precedencia de operadores en Excel es utilizando paréntesis. Al colocar paréntesis alrededor de un cálculo estaremos diciendo a Excel que deseamos otorgar una alta prioridad a dicho cálculo y por lo tanto se realizará primero. En la siguiente imagen puedes observar cómo se modifica el resultado de una fórmula al incluir paréntesis. Cuando existen paréntesis dentro de una fórmula, Excel comenzará los cálculos con el paréntesis que tenga el mayor nivel de anidación. Y si dentro de un mismo paréntesis existen varios operadores, entonces se aplicarán las reglas de precedencia antes vistas. De esta manera los paréntesis nos permiten controlar el orden de precedencia de los cálculos es una fórmula de Excel. Referencias relativas y absolutas en Excel Las fórmulas de Excel utilizan referencias de celda para incluir los valores de dichas celdas en los cálculos. Existen dos tipos principales de referencias: relativas y absolutas las cuales se comportan de una manera muy peculiar dentro de nuestras hojas de Excel y es importante aprender a distinguir entre ambos tipos. Referencias relativas en Excel De manera predetermina Excel utiliza referencias relativas al momento de insertar una referencia de celda en una fórmula. Las referencias relativas son actualizadas automáticamente por Excel al momento de copiar la fórmula a otra ubicación. En el siguiente ejemplo tenemos una fórmula en la celda E6 que realiza la suma de varias celdas. La imagen tiene habilitado el rastreo de precedentes para poder visualizar las celdas involucradas en el cálculo. Al momento de copiar la fórmula una celda hacia abajo, descubriremos que Excel modifica todas las referencias agregando una fila a todas ellas. Observa el cambio en las referencias después de haber copiado la fórmula: Si en lugar de copiar la fórmula hacia abajo, la copiamos hacia la derecha, entonces Excel modificará las referencias de celda agregando una columna a cada una de ellas de la siguiente manera: De esta manera comprobamos que Excel actualiza las referencias de celdas al momento de copiar una fórmula. Estas referencias se conocen como relativas porque serán modificadas por Excel en relación con la celda a donde se copie la fórmula. Referencias absolutas en Excel A diferencias de las referencias relativas, las referencias absolutas no se modifican aunque copiemos la fórmula a otras celdas. Para hacer que una referencia se convierta en absoluta utilizamos el símbolo de moneda ($) anteponiéndolo a la columna y fila de la referencia. Tomando el mismo ejemplo anterior, voy a convertir la referencia a la celda A1 en una referencia absoluta. En la siguiente imagen puedes ver en la barra de fórmulas que de todas las referencias incluidas en la fórmula solo la referencia a la celda A1 es absoluta: Puedes notar que es una referencia absoluta porque está escrita como $A$1. Hasta este momento no podemos notar diferencia alguna con el ejemplo anterior ya que la suma sigue siendo la misma, pero veremos una diferencia al momento de copiar la fórmula. Observa lo que sucede cuando copio la fórmula hacia abajo: Toda las referencias has sido modificadas agregando una fila, pero la referencia a la celda A1 se mantenido fija porque es la única referencia absoluta en nuestra fórmula. Ahora observa lo que sucede al copiar la fórmula de la celda E6 a la derecha: Todas las referencias se desplazan una columna a la derecha, pero la referencia a la celda A1 permanece constante aún después de haber copiado la fórmula. Las referencias absolutas serán de mucha ayuda cuando necesitamos indicar a Excel que considere siempre el valor de una misma celda sin importar que la fórmula sea copiada a otra ubicación. Un atajo para convertir una referencia relativa en una referencia absoluta es colocar el cursor de la barra de fórmulas sobre la referencia que deseamos transformar y entonces pulsar la tecla F4 para que Excel introduzca los símbolos de moneda a un lado de la columna y de la fila. Función CONCATENAR La función CONCATENAR nos permite unir los valores de varias celdas para obtener como resultado una sola cadena de texto. Esta función de Excel permite un máximo de 255 argumentos. Los argumentos de la función CONCATENAR pueden ser cadenas de texto como el siguiente ejemplo: CONCATENAR("Bienvenido a"," ","Excel Total") = "Bienvenido a Excel Total" También podemos especificar referencias de celda y la función obtendrá los valores de dichas celdas para concatenarlos: La función CONCATENAR en Excel será de mucha utilidad cuando nuestros datos se encuentren en diferentes columnas pero deseamos tener todos los valores como una sola cadena de texto Función ENCONTRAR La función ENCONTRAR en Excel nos permite buscar una palabra, o una letra, dentro de una cadena de texto. Si la función encuentra la palabra buscada, nos devolverá la posición que ocupa la primera letra dentro de la cadena de texto original. Sintaxis de la función ENCONTRAR La sintaxis de la función ENCONTRAR es la siguiente: ENCONTRAR(texto_buscado, dentro_del_texto, [núm_inicial]) texto_buscado: letra o palabra que buscamos. dentro_del_texto: texto donde se realizará la búsqueda. núm_inicial (opcional): posición donde se iniciará la búsqueda. El tercer argumento es opcional y si no es proporcionado entonces se realizará la búsqueda comenzando en el primer carácter. Si la función no encuentra el texto buscado, entonces devolverá un error de tipo #¡VALOR!. También es importante recordar que la función ENCONTRAR hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas. Ejemplo de la función ENCONTRAR En la siguiente imagen puedes ver un ejemplo donde la función ENCONTRAR indica la posición de la letra “e” dentro de la cadena de texto de la celda A1: Si en lugar de buscar la letra “e”, buscamos la letra “E” (mayúscula), la función ENCONTRAR nos devolverá un error ya que no encuentra dicho carácter en la cadena de texto: En el siguiente ejemplo vemos a la función ENCONTRAR regresar la posición de la primera letra “a” para cada cadena de texto: Podemos encontrar la segunda aparición de la letra “a” con la siguiente fórmula: =ENCONTRAR("a",A2,ENCONTRAR("a",A2)+1) Observa el resultado de aplicar esta fórmula en nuestro ejemplo: Material adicional Si quieres realizar una búsqueda utilizando una función que no haga diferencia entre mayúsculas y minúsculas, entonces puede utilizar la función HALLAR. Su sintaxis es idéntica a la función ENCONTRAR. Conoce más sobre esta diferencia en el artículo: Diferencia entre ENCONTRAR y HALLAR Diferencia entre ENCONTRAR y HALLAR Las palabras encontrar y hallar son sinónimos, sin embargo cuando hablamos de la función ENCONTRAR y la función HALLAR nos damos cuenta de que son funciones muy similares pero que tienen una diferencia peculiar. Las funciones ENCONTRAR y HALLAR Ambas funciones pertenecen al grupo de las funciones de texto y devuelven la posición inicial donde se encuentra un texto buscado dentro de otra cadena de texto. Inclusive la sintaxis de las funciones es prácticamente idéntica: ENCONTRAR(texto_buscado, dentro_del_texto, [núm_inicial]) HALLAR(texto_buscado, dentro_del_texto, [núm_inicial]) Puedes observar que las funciones tienen el mismo número de argumentos y además todos los argumentos se refieren a lo mismo: texto_buscado es el texto o palabras que deseamos buscar, dentro_del_texto es el texto principal donde realizaremos la búsqueda y núm_inicial es un parámetro opcional que nos indica el carácter donde se iniciará la búsqueda. Entonces, si ambas funciones son tan parecidas ¿Por qué Microsoft decidió incluir ambas? Diferencia entre ENCONTRAR y HALLAR Vamos a encontrar la diferencia entre ambas funciones con un ejemplo muy sencillo. En la siguiente imagen puedes observar que tengo la misma cadena en la celda A1 y A2. Y para ambas buscaré la palabra “excel” solo que para una fórmula utilizaré la función HALLAR y para la otra utilizaré la función ENCONTRAR. La función HALLAR encuentra que la palabra “excel” comienza en la posición 1 de la cadena, sin embargo la función ENCONTRAR nos devuelve un error #¡VALOR! indicando que no ha encontrado dicha palabra. La diferencia entre ambas funciones es sutil pero importante de recordar: La función ENCONTRAR es sensible a mayúsculas y minúsculas mientras que la función HALLAR no lo es. Para comprobar que efectivamente la función ENCONTRAR es sensible a mayúsculas cambiaré las fórmulas para buscar la palabra “Excel” con la letra E como mayúscula. Observa los nuevos resultados: Ahora ya lo sabes. La única diferencia entre las funciones ENCONTRAR y HALLAR es que la función ENCONTRAR es sensible a mayúsculas y minúsculas. Función EXTRAE La función EXTRAE en Excel nos devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto con solo proporcionar la posición inicial y el número de caracteres que deseamos extraer. Esta función es ampliamente utilizada cuando la información importada a Excel contiene el dato que necesitamos dentro de otra cadena de texto. IMPORTANTE: Si no has instalado el Service Pack 1 de Office 2010, en lugar de utilizar la función EXTRAE deberás utilizar la función MED. Sintaxis de la función EXTRAE EXTRAE (texto, posición_inicial, núm_de_caracteres) texto: La cadena de texto original que contiene el dato que necesitamos extraer. posición_inicial: la posición del primer carácter que se desea extraer. núm_de_caracteres: número de caracteres a extraer. Todos los argumentos son obligatorios. Si por alguna razón indicamos una posición inicial mayor que la longitud de la cadena de texto original, entonces la función EXTRAE nos devolverá una cadena de texto vacía. Ejemplos de la función EXTRAE En el siguiente ejemplo puedes notar que la columna A contiene cadenas de texto formadas por 5 caracteres. La función EXTRAE obtiene los tres caracteres de en medio: Si por el contrario deseamos extraer solamente el carácter ubicado exactamente en el medio de la cadena de texto, entonces utilizamos la siguiente fórmula: =EXTRAE(A1,3,1) Esta función nos ubica en la tercera posición de la cadena de texto original y solamente nos devuelve el carácter ubicado en dicha posición. Observa el resultado: De esta manera la función EXTRAE nos ayuda a extraer uno o varios caracteres que se encuentren en medio de una cadena de texto. Función DIAS.LAB La función DIAS.LAB en Excel nos ayuda a calcular los días laborables que existen entre dos fechas. Además, si tenemos una lista con días de vacaciones, podemos proporcionarla a la función para que excluya dichas fechas del cálculo Sintaxis de la función DIAS.LAB DIAS.LAB(fecha_inicial, fecha_final, [vacaciones]) fecha_inicial: La fecha inicial del cálculo. fecha_final: La fecha final del cálculo. vacaciones (opcional): Rango de celdas que contiene las fechas que serán excluidas del cálculo. Debemos recordar dos cosas importantes sobre la función DIAS.LAB. La primera es que el cálculo de días laborables incluirá a los días indicados como la fecha inicial y la fecha final. La segunda cosa que debemos recordar es que la función DIAS.LAB siempre considera el fin de semana como sábados y domingos. Ejemplos de la función DIAS.LAB Para calcular los días laborables en los primeros tres meses del 2013 debo utilizar la siguiente fórmula: =DIAS.LAB("01/01/2013", "31/03/2013") El resultado de esta función es el siguiente: Si deseamos especificar una lista de días festivos o vacaciones a la función DIAS.LAB, entonces debemos utilizar el tercer argumento de la función. En el siguiente ejemplo puedes ver que he colocado una lista de 4 días de vacaciones en el rango B4:B7 y por lo tanto los días laborables para el primer trimestre del 2013 se reducirán. Observa el resultado: Función DIAS.LAB.INTL La función DIAS.LAB.INTL de Excel 2010 nos devuelve la cantidad de días hábiles que existen entre dos fechas y nos permite configurar los días del fin de semana, ya sea sábado y domingo u otra combinación diferente de días Sintaxis de la función DIAS.LAB.INTL La función DIAS.LAB.INTL tiene 4 argumentos, pero solo los dos primeros son obligatorios y que son la fecha inicial y final. DIAS.LAB.INTL(fecha_inicial, fecha_final, [fin_de_semana], [días_no_laborables]) fecha_inicial: Fecha inicial del cálculo. fecha_final: Fecha final del cálculo. fin_de_semana (opcional): Indica los días de fin de semana. días_no_laborables (opcional): Rango que contiene las fechas no laborables. Si no especificamos los días de fin semana, la función DIAS.LAB.INTL considerará el fin de semana como sábado y domingo. Si queremos utilizar algún otro día de descanso semanal, entonces debemos elegir alguna de las posibles opciones para el tercer argumento: Ejemplos de la función DIAS.LAB.INTL En el siguiente ejemplo puedes observar la diferencia que existe en el cálculo de días laborables al utilizar la función DIAS.LAB.INTL con diferentes configuraciones de fin de semana. Además de poder configurar el día de descanso semanal, la función DIAS.LAB.INTL nos permite utilizar el cuarto argumento para indicar una lista de días festivos o vacaciones que podemos excluir de la cuenta de días laborables. En el siguiente ejemplo puedes notar el cálculo de días laborables del mes de Abril del 2013 considerando el lunes como el descanso semana y los días 3 y 19 como días de vacaciones: La gran ventaja de la función DIAS.LAB.INTL sobre la función DIAS.LAB es que nos permite elegir los días que conforman el fin de semana. Función SI La función SI en Excel evalúa una prueba lógica y devuelve un valor de acuerdo al resultado obtenido de dicha prueba. Para poder utilizar correctamente la función SI es necesario saber utilizar correctamente los operadores de comparación de Excel Sintaxis de la función SI La función SI tiene tres argumentos y solo el primero de ellos es obligatorio: SI(prueba_lógica, [valor_si_verdadero], [valor_si_falso]) prueba_lógica: La comparación a realizar. valor_si_verdadero (opcional): Valor a regresar si la prueba lógica es verdadera. valor_si_falso (opcional): Valor a regresar si la prueba lógica es falsa. Aunque el segundo y tercer argumento son opcionales, sin ellos la función no sería de mucha utilidad. El grande beneficio de la función SI radica en poder indicar a Excel el valor que deseamos obtener en caso de que la prueba lógica sea verdadera o sea falsa. Ejemplos de la función SI Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que la función SI hace una comparación para saber si B1 es mayor que B2. Si el resultado es verdadero, la función devolverá la cadena de texto “mayor que” en la celda B4: Con solo cambiar los valores de las celdas B1 y B2 obtendré un resultado diferente de la misma fórmula: En el primer caso, la prueba lógica es verdadera y por lo tanto la función SI devuelve el segundo argumento. Sin embargo, en el segundo ejemplo la prueba lógica es falsa, porque B1 no es mayor que B2, y por lo tanto se devuelve el tercer argumento de la función. Es importante mencionar que tanto el segundo y tercer argumento de la función SI no tienen que ser cadenas de texto sino que pueden ser otras funciones que nos devuelvan el resultado que necesitamos. Hagamos otro ejemplo. Deseo evaluar el valor de las celdas B1 y B2 y en caso de que B1 sea mayor que B2 quiero sumar ambos valores pero si B1 es menor que B2 entonces quiero obtener el producto de ambos. Eso lo logramos con la siguiente fórmula: SI(B1>B2, B1+B2, B1*B2) Al utilizar esta fórmula obtenemos el siguiente resultado: En este ejemplo B1 es mayor que B2, entonces obtenemos la suma de ambos como resultado de la función. Pero ahora observa lo que sucede al cambiar los valores: Ya que ahora B1 es menor que B2, la función SI devuelve la multiplicación de ambos valores tal como lo hemos indicado en el tercer argumento de la función SI. Esta misma fórmula la podríamos escribir de la siguiente manera: =SI(B1>B2, SUMA(B1,B2), PRODUCTO(B1,B2)) Esta fórmula se comportará exactamente igual que la anterior pero quiero resaltar el hecho de que podemos especificar funciones como el segundo y tercer argumento de la función SI. De esta manera podemos ejecutar funciones diferentes de acuerdo al resultado de la prueba lógica que estemos realizando. Material adicional Si quieres leer un poco más sobre los operadores de comparación que existen en Excel te recomiendo leer el artículo Comparar valores en Excel. Comparar valores en Excel Para poder comparar valores en Excel debemos hacer uso de los operadores de comparación. A través de estos operadores podremos saber si un valor es mayor, igual o diferente al valor con el cual lo estamos comparando. Al utilizar los operadores de comparación recibiremos como respuesta un valor VERDADERO o un valor FALSO de acuerdo a como se haya evaluado la expresión. El operador Igual a (=) Para comparar dos valores y saber si son iguales podemos utilizar el operador Igual a (=). Observa el siguiente ejemplo: La columna C contiene las expresiones de comparación entre los valores de la columna A y la columna B. Observa cómo para la celda C2 el resultado es FALSO por que los valores comparados son diferentes. En la imagen superior he colocado unos paréntesis alrededor de la comparación de manera que podamos diferenciar el operador Igual a (=) del signo igual que identifica el inicio de la fórmula. Sin embargo podemos quitar los paréntesis y la fórmula funcionará correctamente. El operador Mayor que (>) El operador Mayor que (>) nos permite saber si un valor es mayor que otro. Observa cómo funciona este operador en los datos de ejemplo: Podemos también juntar este operador con el signo de igual de manera que tengamos una comparación Mayor que o igual a (>=) la cual podremos utilizar para comparar valores. Observa la diferencia en los resultados al utilizar este operador: El operador Menor que (<) El operador Menor que (<) verifica que el valor de la izquierda de la expresión sea menor que el valor de la derecha. De la misma manera podemos unir el operador menor que con el signo igual para tener una comparación Menor que o igual a (<=). Observa los resultados: El operador Diferente de (<>) El último operador de comparación es el operador Diferente de (<>). Este operador nos ayuda a saber si los valores comparados son diferentes, en cuyo caso obtendremos un valor VERDADERO. Si los valores son iguales entre sí, entonces el operador nos regresará un valor FALSO como es el caso de la celda C4 del ejemplo. Es importante familiarizarse con los operadores de comparación porque serán de gran utilidad al momento de trabajar con otras funciones de Excel. Artículos relacionados Precedencia de operadores aritméticos Precedencia de operadores aritméticos Un operador es un símbolo que especifica el tipo de cálculo matemático que se desea realizar en una fórmula, por ejemplo la suma o la multiplicación. Si una fórmula contiene varios operadores, Excel realiza dichos cálculos en un orden predeterminado. Precedencia de operadores Las formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a leer después del signo igual (=) y calculando los valores de acuerdo a la precedencia de los operadores. El orden en que son calculadas las operaciones es el siguiente: 1. Porcentaje [%] 2. Exponenciación [^] 3. Multiplicación [*] y división [/] 4. Suma [+] y resta [-] Seguramente el concepto quedará claro con un ejemplo. Considera la siguiente fórmula: =5+3*4-6/2 Las multiplicaciones y divisiones se calcularán primero obteniendo el siguiente resultado: =5+12-3 El número 12 es el resultado de multiplicar 3*4 y el número 3 es el resultado de la división 6/2. Finalmente se realizará la suma y la resta dando como resultado 14 que es precisamente el resultado que obtenemos en Excel: Uso de paréntesis con operadores aritméticos Aun cuando existe un orden predeterminado para los operadores, podemos influir en la precedencia de operadores al utilizar paréntesis los cuales tendrán la preferencia sobre los operadores. Considera la siguiente fórmula: =(5+3)*4-6/2 Esta es una fórmula similar a la anterior solamente que he colocado un paréntesis para la suma (5+3), la cual será calculada antes que cualquier otra cosa dejando el siguiente resultado: =8*4-6/2 Ahora que ya no hay paréntesis Excel aplicará el orden predeterminado empezando con las multiplicaciones y divisiones para obtener el resultado: =32-3 Finalmente se hará la resta para obtener el resultado final de 29. Observa cómo Excel efectivamente obtiene este resultado: Ya conoces el orden de la precedencia de operadores aritméticos en Excel y debes tomarlo muy en cuenta al momento de crear fórmulas ya que definitivamente influirán en el resultado obtenido Función SI anidada La función SI nos permite evaluar una condición y ejecutar una acción dependiendo el resultado, ya sea verdadero o falso. Esto funciona muy bien cuando solo estamos comparando dos valores pero ¿Cómo podemos utilizar la función SI al tener más de dos posibles opciones? La respuesta es utilizar la función SI anidada La función SI anidada Para utilizar correctamente la función SI anidada debemos utilizar una función SI como el tercer argumento de la función principal. Por ejemplo, para evaluar si una celda tiene alguna de las tres letras posibles (A, B, C) podemos utilizar la siguiente fórmula: =SI(A1="A",100,SI(A1="B",80,60)) Si el valor de la celda A1 tiene la letra A obtendremos el valor 100. Si la celda A1 tiene la letra B, entonces obtendremos el valor 80, de lo contrario obtendremos el valor 60. En este ejemplo tenemos dos pruebas lógicas que nos ayudan a decidir correctamente sobre las tres opciones posibles. Observa cómo esta fórmula regresa el equivalente adecuado para cada letra de la columna A: Si por el contrario, en lugar de tres opciones necesitamos considerar cuatro, solo debemos agregar otra función SI anidada a nuestra fórmula de la siguiente manera: =SI(A1="A",100,SI(A1="B",80,SI(A1="C",60,40))) Observa el resultado de esta fórmula, especialmente para los valores que tienen la letra “D”: Si tuviéramos una quinta opción, entonces remplazaría el último parámetro de la función SI que tiene el mayor nivel de anidación para insertar una nueva función SI de la siguiente manera: =SI(A1="A",100,SI(A1="B",80,SI(A1="C",60,SI(A1="D",40,20)))) Como podrás ver, con cada función SI que agregamos a nuestra fórmula su complejidad irá en aumento y es muy común que muchos usuarios de Excel comiencen a tener problemas para escribir correctamente múltiples funciones SI anidadas. Mi recomendación es no exceder el máximo de 4, o a lo mucho 5, funciones SI anidadas de manera que se pueda comprender fácilmente la intención de la fórmula y detectar cualquier error en su escritura. Pero si decides utilizar varias funciones SI anidadas debes recordar que nunca podrás exceder el máximo de 64 funciones anidadas que permite Excel 2010. Material adicional Si tienes una situación particular en Excel donde tienes una fórmula con muchas funciones SI anidadas y eso te está causando problemas para dar mantenimiento a la fórmula debes considerar seriamente utilizar la función BUSCARV. Consulta el siguiente artículo para conocer más sobre esta posibilidad: Utilizar BUSCARV en lugar de SI anidado. Utilizar BUSCARV en lugar de SI anidado Cuando tienes varias funciones SI anidadas se complica el manejo de una fórmula. Sin embargo podemos replantear el problema para solucionarlo con la función BUSCARV. Este método reducirá considerablemente la cantidad de funciones utilizadas. Considera el siguiente ejemplo. Una empresa hará una exportación de productos hacia Alemania y necesita remplazar el color de cada producto por su nombre en alemán. La tabla de equivalencia de colores es la siguiente: Función SI anidada Algunos podrían decidir utilizar la función SI anidada para encontrar el color equivalente para cada producto. El problema con esta opción es que tendremos una fórmula demasiado complicada: =SI(E2=A2,B2,SI(E2=A3,B3,SI(E2=A4,B4,SI(E2=A5,B5,SI(E2=A6,B6,SI(E2=A7,B7,SI(E2=A8,B8, SI(E2=A9, B9, SI(E2=A10, B10, SI(E2=A11, B11)))))))))) Observa cómo la fórmula anterior funciona correctamente: Aunque esta fórmula funciona correctamente, no es la mejor opción ya que entre mayor sea el número de colores mayor será el número de funciones SI anidadas. Una mejor alternativa es utilizar la función BUSCARV. La función BUSCARV Con la función BUSCARV la fórmula se simplifica, porque la función nos permite realizar una búsqueda directa sobre la tabla de equivalencias. De esta manera la fórmula que resuelve nuestro problema queda como sigue: =BUSCARV(E2, A2:B11,2) Observa el resultado: La simplicidad de esta fórmula nos evita tener errores al escribir una fórmula con muchas funciones SI anidadas. Otra ventaja de este método es que aunque la tabla de equivalencia de colores crezca, la fórmula se mantiene prácticamente igual. Solamente tendríamos que modificar el segundo argumento de la función BUSCARV el cual indica el rango de celdas donde se encuentra la tabla de equivalencias. Función Y La función Y en Excel recibe como argumentos una serie de expresiones lógicas. Si todas ellas son verdaderas, entonces la función Y devolverá el valor verdadero. Si alguna de las expresiones lógicas es falsa, entonces la función Y devolverá el valor falso. Sintaxis de la función Y Y(valor_lógico1, [valor_lógico2], …) valor_lógico1 (obligatorio): La primera condición a evaluar como VERDADERO o FALSO. valor_lógico2 (opcional): Las condiciones adicionales que se desean evaluar hasta un máximo de 255 condiciones. Argumentos de la función Y Todos los argumentos de la función Y deben ser expresiones que devuelven un valor lógico, es decir, VERDADERO o FALSO. Los argumentos pueden ser las expresiones mismas como se muestra en la siguiente imagen: También pueden ser referencias a otras celdas que contienen los valores lógicos a considerar: Y también pueden ser funciones que devuelven el valor VERDADERO o FALSO como es el caso de varias funciones de información en Excel por ejemplo la función ES.PAR: Independientemente del tipo de argumentos que decidas utilizar debes recordar que la función Y acepta un máximo de 255 argumentos y cada uno de ellos debe devolver el valor VERDADERO o FALSO. La función Y devolverá VERDADERO solamente si todos y cada uno de los argumentos también devuelve el valor lógico VERDADERO. Podemos resumir el comportamiento de la función Y con la siguiente tabla: Función SI con varias condiciones El primer argumento de la función SI es siempre una prueba lógica que hace una comparación y devuelve como resultado el valor falso o verdadero. De manera predeterminada podemos hacer una sola comparación, pero con el uso de la función Y podemos exigir el cumplimiento de varias condiciones dentro de la función SI Varias condiciones en la función SI La función Y nos permite evaluar varias condiciones y devuelve el valor verdadero solamente si todas las condiciones son verdaderas. De esta manera, si utilizamos la función Y como el primer argumento de la función SI podremos tomar decisiones en Excel en base al cumplimiento de varias condiciones. En el siguiente ejemplo utilizo la combinación de la función SI con la función Y para conocer si un número es mayor que 5 pero menor que 10: El primer argumento en esta función SI es precisamente la función Y que valida que un número sea mayor que 5 y además que sea menor a 10: Y(A2>5,A2<10). En el siguiente ejemplo he agregado una nueva condición exigiendo que además de las anteriores el número sea impar: Solo el número 9 cumple con las tres condiciones indicadas: Y(A5>5,A5<10,ES.IMPAR(A5)). De esta manera podemos exigir el cumplimiento de tantas condiciones como sea necesario, el único límite que tenemos es que la función Y acepta un máximo de 255 argumentos. Material adicional Así como la función Y nos ayuda a forzar el cumplimiento de varias condiciones, podemos utilizar la función O para solicitar el cumplimiento de al menos una condición. Para leer un poco más sobre la diferencia entre la función O y la función Y consulta el artículo Condiciones múltiples en Excel Condiciones múltiples en Excel ¿Alguna vez has tenido que verificar que se cumplan condiciones múltiples en Excel? Es decir, para que cierta cosa suceda debes evaluar varias condiciones y en base al resultado de todas ellas deberás tomar una decisión. Por ejemplo, supongamos una tabla de datos donde existe información sobre los alumnos de un curso de Excel. La evaluación del curso consiste en entregar tareas, realizar un proyecto y aprobar un examen. Para cada uno de los alumnos se indica si ha cumplido satisfactoriamente con cada requisito. Ahora bien, para aprobar el curso un alumno deberá cumplir con todos y cada una de los requisitos. ¿Cómo podremos saber si esta regla se cumple para cada uno de ellos? La función Y Utilizando la función Y podemos evaluar condiciones múltiples en Excel que deben cumplirse obligatoriamente. Es decir, solamente para aquellos casos donde cada condición sea verdadera la función Y regresará un valor verdadero. Bastará que solo un valor sea falso para que todo el resultado sea falso. Observa la siguiente función. Como puedes observar, la función Y puede evaluar múltiples expresiones y solamente cuando cada una de ellas sea verdadera regresará como resultado el valor verdadero. Por el contrario observa el resultado para Gabriela donde solamente la columna Proyecto es falsa pero suficiente para ocasionar que todo el resultado sea falso. La función O Ahora supongamos que las reglas de evaluación del curso han cambiado y de ahora en adelante para aprobar el curso es suficiente con entregar tareas o con entregar el proyecto o aprobar el examen. Bueno, este ejemplo es ficticio porque no conozco alguna escuela que permita algo así, ¿verdad? Pero supongamos por un instante que es posible. Para este caso bastará que cualquiera de las tres columnas sea verdadera para aprobar el curso. Este tipo de comparación la podemos realizar utilizando la función O. Esta función regresará el valor verdadero al tener solo un argumento verdadero. Solamente en el caso de que todos los argumentos sean falsos, entonces regresara el valor falso. Observa el resultado para nuestro ejemplo. Ya que todos los alumnos tienen al menos un valor verdadero entonces todos están aprobados. Tanto la función Y como la función O nos ayudan a evaluar condiciones múltiples en Excel lo cual será de gran utilidad para tomar decisiones correctas al momento de estar analizando nuestros datos Función BUSCARV La función BUSCARV es una de las funciones más utilizadas en Excel y pertenece al grupo de funciones de búsqueda y referencia. Esta función nos permite hacer una búsqueda de un valor dentro de la primera columna de un rango de datos. A continuación haremos una revisión detallada de cada uno de sus argumentos Argumentos de la función BUSCARV La función BUSCARV tiene cuatro argumentos, los primeros tres son obligatorios y el último es opcional. Para poder hacer un buen uso de la función debemos tener claridad sobre el significado de cada argumento. Como primer argumento de la función BUSCARV debemos indicar el valor que estamos buscando. Ya sea que proporcionamos el valor directamente o colocamos una referencia de celda en donde se encuentra el valor. Debemos recordar que el valor del primer argumento de la función será buscado siempre en la primera columna de la tabla de datos. No es posible buscar en una columna diferente que no sea la primera columna. El segundo argumento de la función indica la totalidad del rango que contiene los datos. En este rango es importante asegurase de incluir la columna que vamos a necesitar como resultado. Si la tabla tiene encabezados, lo más recomendable es excluirlos del rango para evitar que la función considere a los títulos dentro de la búsqueda. El tercer argumento indica la columna que deseamos obtener como resultado: El último argumento de la función es opcional, pero si no proporcionamos un valor, la función BUSCARV hará una búsqueda aproximada. Para que la función realice una búsqueda exacta debemos colocar el valor falso y obtendremos como resultado el valor de la columna que hayamos indicado. En esta imagen puedes ver que la función BUSCARV encuentra el valor “BR” en la primera columna pero nos devolverá el valor de la tercera columna tal como lo indicamos en los argumentos de la función. Si la función BUSCARV no encuentra el valor en la columna uno, devolverá el error #N/A. Material adicional 1. Cómo evitar desplegar el error #N/A de la función BUSCARV. Combinar la función BUSCARV y SI.ERROR La función BUSCARV es una de las funciones más utilizadas en Excel por lo que es muy probable que hayas visto el error #N/A cuando la función no ha encontrado el valor que estás buscando. Hoy veremos una opción para mostrar un mensaje de error más amigable. La función BUSCARV en Excel Hemos visto en artículos anteriores cómo la función BUSCARV nos ayuda a encontrar un valor dentro de una tabla de datos. Pero ¿qué sucede cuando la función BUSCARV no encuentra una coincidencia exacta? Observa cómo la función regresa un error del tipo #N/A: Evitar desplegar el error #N/A con la función SI.ERROR La función SI.ERROR fue introducida desde Excel 2007 y es de mucha utilidad cuando queremos detectar si una función nos ha devuelto un mensaje de error. En nuestro ejemplo no deseamos ver el mensaje de error #N/A sino que deseamos desplegar el mensaje “Nombre no encontrado” en caso de que la función BUSCARV no encuentre el Nombre especificado en la celda E1. Para alcanzar nuestro objetivo utilizamos la función SI.ERROR de la siguiente manera: La función SI.ERROR solamente tiene dos argumentos, el primero es el valor o expresión que va a evaluar, que para nuestro ejemplo es la función BUSCARV, y el segundo argumento es el valor que regresará en caso de que el primer argumento devuelva un error. En nuestro ejemplo la función BUSCARV no ha encontrado el nombre “Dana” por lo que regresa el error #N/A pero la función SI.ERROR se da cuenta de ello y no deja que se despliegue la leyenda #N/A sino que sabe que le hemos indicado que muestre el mensaje “Nombre no encontrado”. Por el contrario, si la función BUSCARV ha encontrado el valor que estaba buscando entonces la función SI.ERROR no tienen ningún efecto en el resultado. Observa el siguiente ejemplo donde busco el nombre “Diana” el cual sí es encontrado en la lista: La función SI.ERROR nos ayuda a personalizar los mensajes de error de cualquiera de las funciones de Excel incluyendo a la función BUSCARV. 2. Más información sobre el cuarto argumento de la función BUSCARV. El argumento Ordenado de la función BUSCARV La función BUSCARV tiene un argumento conocido como el argumento Ordenado que es un valor lógico, es decir verdadero o falso, el cual indica a la función BUSCARV si debe realizar una búsqueda exacta o una búsqueda aproximada. Buscando el valor exacto Cuando buscamos un valor entre nuestros datos queremos saber si existe una coincidencia exacta, razón por la cual la mayoría de las veces el argumento Ordenado de la función BUSCARV es especificado como falso. El argumento Ordenado es el cuarto argumento de la función: =BUSCARV("VALOR",A1:D20,2,FALSO) En caso de que la función BUSCARV no encuentre el resultado exacto nos devolverá un error #N/A lo cual es una gran ventaja ya que podremos saber si el valor buscado tiene o no una coincidencia exacta entre nuestros datos. Búsqueda aproximada Pareciera entonces que nunca sería necesario especificar el argumento Ordenado como un valor verdadero. Sin embargo, existen algunos casos en donde es de mucha utilidad realizar una búsqueda aproximada. En el siguiente ejemplo tengo una tabla de Excel que contiene los rangos de porcentajes de calificaciones y su equivalencia en letras. Lo que necesito hacer es, dada una calificación en porcentaje, encontrar su equivalente en letra. Observa cómo la búsqueda aproximada me ayuda a encontrar la calificación equivalente. Es precisamente en un caso como éste, en donde necesitamos encontrar un valor entre un rango de datos, que el argumento Ordenado será de gran ayuda al especificarlo como verdadero. Como puedes observar en el ejemplo, el porcentaje 87 no aparece entre los valores de la primera columna del rango por lo que Excel hace una búsqueda aproximada y devuelve el valor correcto. Ya que el valor predeterminado de argumento Ordenado es verdadero podemos omitirlo y de igual manera obtendremos el resultado adecuado. 3. Alternativa a la función BUSCARV para obtener varios resultados de una búsqueda. Buscar un valor y regresar múltiples resultados en Excel Una pregunta que recibo frecuentemente es ¿Cómo hacer para que la función BUSCARV regrese múltiples resultados en Excel? La respuesta siempre es la misma: La función BUSCARV regresa un solo valor y no existe manera alguna de modificar su comportamiento, sin embargo podemos utilizar un método alterno. Obtener varios resultados en Excel Plantearé el problema de la siguiente manera. Tengo una lista de alumnos con una lista de puntos obtenidos en diferentes fechas. Ahora deseo obtener todos los puntos obtenidos por Carlos a lo largo del tiempo. Si utilizo la función BUSCARV solamente obtendré el primero de los resultados tal como lo observas en la imagen anterior. Es por esta razón que debemos recurrir a otras funciones para obtener varios resultados en Excel. Identificar las filas con los resultados El primer paso para regresar múltiples resultados en Excel es encontrar las filas que contienen el valor buscado (que se encuentra en la celda F1), y para ello utilizaré la siguiente fórmula matricial: =SI($A$2:$A$11=$F$1, FILA()) Recuerda que para que una fórmula sea matricial debes pulsar la combinación de teclas Ctrl + Mayus + Entrar al terminar de introducir la fórmula. Para probar la fórmula propuesta selecciono el rango de celdas F2:F11 e introduzco la fórmula en la barra de fórmulas de Excel y pulso Ctrl + Mayus + Entrar para obtener el siguiente resultado: Observa que solo aquellas filas que tienen el nombre “Carlos” en la columna A son aquellas que tienen un número bajo la columna F. De esta manera hemos encontrado las filas que nos interesan. Ordenar los resultados Con la fórmula anterior podemos identificar las filas que concuerdan con el valor buscado pero debemos ordenar esos resultados de manera que los números 3, 5, 6 y 10 no estén separados por los valores FALSO. Podemos utilizar la siguiente fórmula matricial: =K.ESIMO.MENOR(SI($A$2:$A$11=$F$1, FILA()), FILA()-1) La función K.ESIMO.MENOR nos ayudará a ordenar los datos de manera ascendente. El primer argumento de la función es la misma fórmula del paso anterior y el segundo argumento es la función FILA que nos ayudará a indicar la posición que necesitamos. Observa el resultado de esta fórmula al aplicarla sobre el rango F2:F11: Puedes observar que el segundo argumento de la función K.ESIMO.MENOR es la función FILA menos 1. La razón de esta operación es que los datos empiezan en la segunda fila de la hoja pero necesitamos hacer un ajuste, a través de la resta, para que se comience por el número 1. Encontrar las coincidencias Ahora que ya tenemos los números de las filas que nos interesan podemos utilizar la función INDICE para obtener los valores de la columna C que contienen los puntos de cada alumno que nos interesa mostrar. Considera la siguiente fórmula matricial: =INDICE($C$1:$C$11, K.ESIMO.MENOR(SI($A$2:$A$11=$F$1, FILA()), FILA()-1)) El segundo argumento de la función INDICE es la misma fórmula del paso anterior. En el primer argumento he colocado el rango que contiene los puntos que deseo obtener. No debes olvidar pulsar la combinación de teclas Ctrl + Mayus + Entrar para crear la fórmula matricial: De esta manera hemos podido conocer todos los puntos de Carlos utilizando un solo término de búsqueda pero obteniendo múltiples resultados. Corrección de errores Como puedes ver en la última fórmula obtenemos varios mensajes de error #¡NUM!, así que un último paso sería utilizar la función SI.ERROR para evitar desplegar los mensajes de error. Con la siguiente fórmula elimino dichos mensajes: =SI.ERROR(INDICE($C$1:$C$11, K.ESIMO.MENOR(SI($A$2:$A$11=$F$1, FILA()), FILA()-1)),"") De igual manera debo introducir esta fórmula como una fórmula matricial para obtener el resultado deseado: Con nuestra fórmula establecida podremos realizar fácilmente la búsqueda de cualquier otro nombre y obtendremos todas sus puntos: Aunque no existe una función que nos devuelva varios resultados con una sola consulta, es posible utilizar un conjunto de funciones que nos permitirán buscar un valor y regresar múltiples resultados en Excel tal como lo hemos visto en esta ocasión. Te invito a descargar el libro de trabajo para seguir experimentando con este ejemplo 4. Cambio en el nombre de funciones en Excel 2010 Cambio de nombre de funciones en Excel 2010 El cambio de nombre de funciones en Excel 2010 es un tema que ha causado confusión en varios foros y blogs de la Internet, sin embargo espero que con este artículo pueda contribuir para aclarar esta situación. ¿Qué funciones cambiaron de nombre en Excel 2010? Algunos ejemplos de funciones que cambiaron de nombre en Excel 2010 son los siguientes: BUSCARV cambió por CONSULTAV BUSCARH cambió por CONSULTAH RESIDUO cambió por RESTO EXTRAE cambió por MED CARACTER cambió por CAR Mitos sobre el cambio de nombre Si realizas una búsqueda en Internet encontrarás múltiples respuestas a este cambio. Algunas de las razones que dan los usuarios son las siguientes: Se tiene una versión beta de Excel 2010 La versión de Excel 2010 instalada no ha sido activada Solo sucede en versiones de Excel 2010 de 64 bits Sin embargo todas estas razones son incorrectas ya que Microsoft efectivamente realizó un cambio en el nombre de varias funciones para versiones diferentes del inglés de Excel 2010. La realidad sobre el cambio de nombre en las funciones La verdad absoluta sobre este cambio es que la intención del equipo de Microsoft era dar una mejor descripción a varias de las funciones de Excel en su respectivo idioma. Este cambio no solamente lo tuvimos para la versión de Excel 2010 en español, sino que las versiones de Excel 2010 en portugués, italiano, sueco, entre otros más, también sufrieron cambios en el nombre de funciones. Algunos idiomas tuvieron más cambios de nombre de funciones que otros. Comentarios de clientes inundan a Microsoft Pero como has de imaginar, siendo Excel una de las aplicaciones más utilizadas alrededor del mundo, no se hizo esperar el descontrol entre los millones de usuarios de Excel al abrir la versión 2010 e intentar utilizar las funciones a las que estábamos acostumbrados. Todos esos usuarios de Excel solamente inundaron a Microsoft con comentarios sobre este cambio. Por esta razón, la compañía de Redmond decidió dar marcha atrás con las modificaciones implementadas en los nombres de funciones en Excel 2010. Service Pack 1 de Office 2010 al rescate Una vez que Microsoft decidió devolver el nombre original a las funciones no encontró un mejor momento para incluir el cambio que en el primer Service Pack para Office 2010 que fue lanzado a mediados del 2011. La siguiente tabla indica los cambios en los nombres de funciones que se realizarán al momento de instalar el Service Pack 1 (SP1): Excel 2010 Excel 2010 SP1 CAR CARACTER CONVERT CONVERTIR VALFECHA FECHANUMERO DÍAS360 DIAS360 BDCUENTA BDCONTAR CONSULTAH BUSCARH SIERROR SI.ERROR MED EXTRAE RESTO RESIDUO MODO MODA ND NOD RCUAD RAIZ LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO LETRA.DE.TEST.EQV.A.BONO TIEMPO NSHORA VALHORA HORANUMERO RECORTAR ESPACIOS CONSULTAV BUSCARV La siguiente tabla enumera las funciones de macros que también restablecen su nombre con la aplicación del Service Pack 1 (SP1): Excel 2010 Excel 2010 SP1 IR IR.A SIGUIENTE SALIR.BUCLE DEVOLVER VOLVER Si aún no has aplicado el Service Pack 1 de Office 2010, entonces seguirás viendo las funciones de Excel con el cambio de nombre. Sin embargo, una vez que hayas instalado el Service Pack 1 de Office 2010 volverás a ver las funciones con su nombre original, tal como aparecían en versiones anteriores de Excel 5. Función CONTAR.SI sensible a mayúsculas La función CONTAR.SI es una de las funciones más utilizadas en Excel ya que nos permite hacer una cuenta condicionada es decir, nos permite contar el número de celdas dentro de un rango que cumplen con un criterio establecido. Sin embargo, cuando dicho criterio involucra una comparación con texto, la función CONTAR.SI no puede distinguir entre mayúsculas y minúsculas. Hagamos un ejemplo para dejar claro el comportamiento de la función. En la columna A1 tengo una lista de códigos de países de acuerdo a la norma ISO 31166-1, sin embargo algunos han sido capturados en letras mayúsculas y otros en letras minúsculas. Observa que la función CONTAR.SI devuelve el valor 5 indicando que ha encontrado cinco coincidencias para la cadena de texto “MX” aunque algunos de los valores están en mayúsculas y otros en minúsculas. Hay ocasiones en las que no deseamos que la cuenta condicional se comporte de esa manera, sino que necesitamos diferenciar entre mayúsculas y minúsculas. Hoy te mostraré tres alternativas para hacer una cuenta condicional que sea sensible al uso de mayúsculas y minúsculas en Excel. La función IGUAL en Excel Antes de iniciar con la revisión de los métodos, es necesario hablar un poco sobre la función IGUAL la cual nos permite conocer si un valor es idéntico a otro considerando las diferencias en las letras mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, en la siguiente imagen he utilizado la función IGUAL para comparar todos los valores de la columna A con la cadena de texto “MX”: Observa que solo para aquellos valores formados exclusivamente por letras mayúsculas, obtendremos el resultado VERDADERO. Si quisiéramos contar la cantidad de valores que cumplen con la condición de ser iguales a la cadena “MX”, entonces podemos utilizar los resultados devueltos por la función IGUAL. Columna auxiliar sensible a mayúsculas El primer método para hacer una cuenta condicional sensible a mayúsculas en Excel es a través de una columna auxiliar que contenga el resultado de la función IGUAL tal como lo mostré en la sección anterior. Una vez que conocemos aquellos valores que son iguales, podemos hacer la cuenta de la siguiente manera: El resultado es correcto y cumple con el requerimiento de hacer una cuenta sensible a mayúsculas, pero estamos obligados a crear una columna auxiliar antes de utilizar la función CONTAR.SI. Formula matricial sensible a mayúsculas Una manera de evitar la creación de la columna auxiliar es utilizar una fórmula matricial. Pero antes de mostrarte dicha fórmula, quiero dejar en claro un truco que voy a utilizar en este método. En la sección anterior observaste que, una vez que la función IGUAL hace la comparación de valores y nos devuelve los valores VERDADERO o FALSO, solo es cuestión de contar cuántos valores VERDADERO tenemos para tener la respuesta correcta. Ahora bien, si en lugar de tener valores VERDADERO, tuviéramos números 1, entonces podríamos sumarlos todos para saber cuántos valores cumplen con el criterio establecido. La cuestión es ¿Cómo convertir los valores VERDADERO y FALSO, devueltos por la función IGUAL, en números 1 y 0 respectivamente? La solución es muy sencilla, solo debemos anteponer un signo negativo al valor VERDADERO y se convertirá en el número -1 y el valor FALSO se convertirá en 0. Pero si en lugar de colocar un solo signo negativo, colocamos dos, entonces el valor VERDAERO se convertirá directamente en el número 1.Observa cómo se efectúa esta conversión al aplicar ambos signos negativos en la columna C: Si ahora utilizamos la función SUMA para contar todos los números 1 de la columna C, entonces obtendremos la cantidad de valores de la columna A que son iguales a “MX”: Ahora que he mostrado la lógica de solución de este método, te puedo mostrar la fórmula matricial que consolida todos los pasos anteriores en una sola fórmula: =SUMA(--IGUAL(A1:A10, "MX")) Recuerda que ésta es una fórmula matricial y por lo tanto deberá ser ingresada con la combinación de teclas Ctrl + Mayús + Entrar. El resultado será el mismo que obtuvimos en los pasos anteriores: El único inconveniente que le veo a este método es el uso de fórmulas matriciales ya que no todos los usuarios de Excel se sienten cómodos utilizándolas. Lo bueno es que aún tenemos un tercer método que nos permitirá hacer una cuenta condicionada que sea sensible a mayúsculas y sin utilizar fórmulas matriciales. Contar con la función SUMAPRODUCTO Para nuestro tercer método utilizaremos la función SUMAPRODUCTO que por naturaleza trabaja con matrices y es la razón por la que no es necesario utilizarla como fórmula matricial. La fórmula que utilizaremos es la siguiente: =SUMAPRODUCTO(--IGUAL(A1:A10, "MX")) Como puedes observar, la lógica se centra de nueva cuenta en la función IGUAL que se encarga de hacer la comparación de cada valor del rango especificado y posteriormente aplicamos el doble signo negativo para convertir los resultados en números. Finalmente la función SUMAPRODUCTO hace la suma de los productos de la matriz y nos devuelve el resultado correcto: Cualquiera de los métodos mostrados anteriormente nos permitirá realizar una cuenta sensible a mayúsculas y minúsculas en Excel, así que solo será cuestión de que elijas el método con el que te sentirás más cómodo. Si quieres saber un poco más sobre cómo contar con las funciones SUMA y SUMAPRODUCTO, te recomiendo consultar el artículo Sumar y contar con varias condiciones en Excel. Sumar y contar con varias condiciones en Excel Una pregunta que recibo frecuentemente es cómo sumar y contar con varias condiciones en Excel. Cuando estás en esta situación nuestra reacción es utilizar las funciones SUMAR.SI y CONTAR.SI pero pronto nos damos cuenta de que no son el camino correcto. Si tienes Excel 2007 o una versión superior, entonces puedes utilizar la función SUMAR.SI.CONJUNTO y la función CONTAR.SI.CONJUNTO, de lo contrario puedes utilizar alguno de los métodos que presento a continuación. Limitaciones de SUMAR.SI y CONTAR.SI Las funciones SUMAR.SI y CONTAR.SI no nos ayudan a sumar y contar con varias condiciones en Excel porque solo pueden contener una sola condición. Observa la siguiente tabla de datos: La función SUMAR.SI funciona correctamente si quiero conocer las ventas del mes de Enero para lo cual puedo utilizar la siguiente fórmula: =SUMAR.SI(A2:A12, "Enero", D2:D12) Si quiero contar el número de ventas en el mes de Marzo utilizo la siguiente fórmula: =CONTAR.SI(A2:A12, "Marzo") Sin embargo, ¿cómo puedo sumar las ventas del mes de Enero de la región Norte? A continuación veremos dos alternativas para sumar con varias condiciones en Excel. Sumar con varias condiciones utilizando SUMA La primera alternativa para sumar con varias condiciones es utilizar la función SUMA. Observa con detenimiento la siguiente fórmula: =SUMA((A2:A12="Enero") * (B2:B12="Norte") * D2:D12) Antes de explicar esta fórmula debo decir que para que funcione correctamente debemos utilizarla como una fórmula matricial por lo que después de introducirla en la barra de fórmulas debemos pulsar la combinación de teclas Ctrl + Mayus + Entrar. En la formula anterior encontrarás que las condiciones se encuentran encerradas entre paréntesis. La condición (A2:A12=”Enero”) será verdadera solamente cuando el valor de la columna A tenga el valor “Enero”. De la misma manera, la condición (B2:B12=”Norte”) será solamente verdadera precisamente cuando la celda de la columna B tenga el valor “Norte”. El resultado de ambas condiciones es multiplicado y recordando la lógica binaria sabemos que al multiplicar verdadero por verdadero obtendremos como resultado un valor verdadero (uno). Si cualquiera de los factores de la multiplicación es falso obtendremos un valor falso (cero) como resultado. De esta manera, solo en caso de que ambas condiciones sean verdaderas (igual a uno) obtendremos un valor diferente a cero al realizar la multiplicación por la columna D. Si cualquier condición es falsa, la columna D será multiplicada por cero y no tendrá efecto alguno en la suma total. Observa el resultado de aplicar la fórmula antes descrita: Sumar con varias condiciones utilizando SUMAPRODUCTO Si conoces la manera en que opera la función SUMAPRODUCTO, te habrás dado cuenta de que opera de manera similar a la fórmula que acabamos de revisar. Es por ello que también podemos sumar con varias condiciones en Excel utilizando la función SUMAPRODUCTO. =SUMAPRODUCTO((A2:A12="Enero")*1, (B2:B12="Norte")*1, D2:D12) Observa que las condiciones son las mismas que en la fórmula anterior. La única diferencia es que hacemos la multiplicación de cada condición por 1 para asegurar que tendremos valores numéricos. Observa el resultado de esta función: Contar con varias condiciones utilizando SUMA Aunque parezca raro, podemos contar con varias condiciones en Excel utilizando la función SUMA. La fórmula para lograrlo es la siguiente: =SUMA((A2:A12="Enero") * (B2:B12="Norte")) Esta fórmula es parecida a la primera que revisamos con la diferencia de que no estamos haciendo la tercera multiplicación por la columna D. Esta función contará las celdas que cumplen con ambas condiciones. Observa el resultado: Para que esta fórmula funcione debemos pulsar la combinación de teclas Ctrl + Mayus + Entrar ya que debe ser una fórmula matricial. Contar con varias condiciones utilizando SUMAPRODUCTO Te podrás imaginar que también podemos utilizar la función SUMAPRODUCTO para contar con varias condiciones. Esta es la fórmula: =SUMAPRODUCTO((A2:A12="Enero")*1, (B2:B12="Norte")*1) El resultado de esta fórmula es el esperado: Limitaciones de este método La única limitación que tienen los métodos expuestos en este artículo es que no es posible sumar y contar con varias condiciones bajo la misma columna. Es decir, no podemos poner dos condiciones para una sola columna, como por ejemplo sumar las ventas de Enero y Febrero. Estas son dos condiciones para una misma columna. En un caso como este, la mejor opción es utilizar dos veces la función SUMAR.SI de la siguiente manera: =SUMAR.SI(A2:A12, "Enero", D2:D12) + SUMAR.SI(A2:A12, "Febrero", D2:D12) Cómo sumar fechas en Excel Cuando eres un usuario nuevo de Excel y tienes la necesidad de ajustar alguna fecha ya sea agregando o quitando días, meses, o años, puedes llegar a tener grandes dolores de cabeza para encontrar el método adecuado. La verdad es que es muy sencillo trabajar con fechas y en esta ocasión revisaremos varios ejemplos que te mostrarán cómo sumar o restar fechas en Excel. ¿Por qué es fácil sumar fechas en Excel? A simple vista pareciera que las fechas en Excel son cadenas de texto, pero en realidad las fechas son números enteros desplegados en pantalla con un formato especial que tendrá un significado para nosotros. Para probar lo que te acabo de decir haremos el siguiente experimento: introduce la fecha 03/09/2014 en las celdas A1 y B1. Posteriormente selecciona la celda B1 y en la fecha Inicio, dentro del grupo Número, selecciona el formato General. Al aplicar el formato General, la celda B1 desplegará el número 41885. Este número es el que corresponde a la fecha que ingresamos previamente. Ahora sustituye el valor de la celda B1 por el valor 41886 que equivale a sumar 1 al valor original. Después de hacer la sustitución, vuelve a la ficha Inicio y selecciona el formato Fecha corta. Ahora la celda B1 tiene la fecha 04/09/2014 que es precisamente un día posterior que la fecha ingresada originalmente. En este ejemplo hemos modificado directamente el valor numérico de la fecha y podemos concluir que, si sumamos el valor 1, será como aumentar en un día la fecha original. Esto nos deja en claro que las fechas en Excel son en realidad números enteros con un formato de celda especial. Sumar o restar días a una fecha Ya que podemos tratar a las fechas como cualquier otro número en Excel, entonces podemos utilizar los operadores aritméticos para operaciones básicas como la suma y la resta. Por ejemplo, si en la celda A1 tengo la misma fecha del ejemplo anterior (04/09/2014) y deseo sumarle un día, podré utilizar la siguiente fórmula: =A1 + 1 Con esta operación estaremos agregando el valor 1 a la fecha de la celda A1, y como hemos visto anteriormente, eso será equivalente a sumar un día a la fecha original: De esta manera puedes sumar cualquier cantidad de días a una fecha, por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver el resultado de sumar 120 días a la fecha de la celda A1: Ahora que ya sabemos cómo sumar días a una fecha, será cuestión de cambiar el operador aritmético para hacer una resta de días. Por ejemplo, si deseas restar 7 días a una fecha, entonces puedes utilizar una fórmula como la siguiente: Ya sea que sumes o restes días a una fecha, Excel tomará en cuenta todos los días del año (días naturales) en la operación, no hará excepción de ningún día y simplemente sumará o restará la cantidad especificada para devolvernos la nueva fecha. Sumar o restar meses a una fecha Para sumar meses a una fecha en Excel existen dos técnicas y solo deberás elegir el método de tu preferencia ya que con ambos obtendremos el mismo resultado. El primer método implica el uso de la función FECHA la cual se encarga de generar una fecha válida en Excel después de indicarle el año, el mes y el día. Por ejemplo, si quiero formar la fecha de nuestros ejemplos anteriores (04/09/2014), podría utilizar la función FECHA de la siguiente manera: =FECHA(2014, 9, 3) En la siguiente imagen puedes observar el resultado de esta fórmula: La parte interesante es cuando los valores para el año, mes y día los obtenemos del valor de otra celda, y mejor aún, si aprovechamos ese momento para sumar meses a la nueva fecha que estamos por crear. Por ejemplo, en la siguiente fórmula utilizaré las funciones AÑO, MES y DIA para extraer cada uno de los valores de la fecha en A1 y aprovecharé para sumar 1 mes a la nueva fecha: =FECHA(AÑO(A1), MES(A1) + 1, DIA(A1)) En el segundo argumento de la función es donde estoy sumando un mes al valor del mes de la fecha original. De esta manera obtendremos una nueva fecha que tendrá el mismo año y el mismo día que la fecha original pero tendrá un mes adicional. De la misma manera en que estoy sumando un mes, es posible hacer la resta. Por ejemplo, si deseas restar tres meses a la fecha de la celda A1, podrías utilizar la siguiente fórmula. =FECHA(AÑO(A1), MES(A1) - 3, DIA(A1)) El segundo método para sumar meses a una fecha en Excel es utilizar la función FECHA.MES la cual tiene dos argumentos: la fecha inicial y el número de meses a sumar. Por ejemplo, para sumar 3 meses a la fecha de la celda A1 podemos utilizar la siguiente fórmula: =FECHA.MES(A1,3) Si lo que necesitamos es restar meses, podemos hacerlo también con la función FECHA.MES pero indicando el segundo argumento como un valor negativo: Sumar o restar años a una fecha En la sección anterior te presenté el método de suma de meses con la función FECHA y ese mismo método es el que podrás utilizar para sumar o restar años a una fecha. Por ejemplo, para sumar 5 años a la fecha de la celda A1 podemos utilizar la siguiente fórmula: =FECHA(AÑO(A1) + 5, MES(A1), DIA(A1)) Las funciones AÑO, MES y DIA se encargarán de obtener los valores correspondientes de la celda A1 y al sumar el valor 5 al primer argumento de la función FECHA, obtendremos un incremento en el año. El resultado de esta fórmula es el siguiente: Al igual que en los ejemplos anteriores, si quieres restar años a la fecha, será suficiente con utilizar el operador de resta en el primer argumento de la función FECHA. Sumar días, meses y años a una fecha Es muy probable que con los ejemplos que hemos realizado hasta ahora ya tengas una idea de cómo sumar (o restar) una combinación de días, meses y años a una fecha. La manera más fácil de hacer ese tipo de operación será utilizando la función FECHA y aplicando las sumas o restas correspondientes a cada uno de los argumentos de la función. Por ejemplo, si queremos sumar 7 días a la fecha de la celda A1, y además restarle 5 meses y sumarle 2 años, entonces debemos utilizar la siguiente fórmula: =FECHA(AÑO(A1) + 2, MES(A1) - 5, DIA(A1) + 7) Sumar días laborables a una fecha En todos los ejemplos anteriores hemos sumado o restado días naturales a una fecha, es decir, hemos hecho las operaciones incluyendo los días del fin de semana, pero si estás en la situación en la que necesitas sumar solamente días laborables, será necesario utilizar la función DIA.LAB de la siguiente manera: =DIA.LAB(A1, 12) Esta fórmula sumará 12 días laborables a la fecha de la celda A1. Es importante mencionar que la fórmula da por hecho que los días de descanso semanal son los sábados y los domingos y no habrá manera de modificar dicho comportamiento. El resultado de la fórmula anterior es el siguiente: Si abres un calendario y cuentas los días laborables entre las fechas de la celda A1 y B1 verás que son precisamente los 12 días indicados en la fórmula. Como lo he mencionado antes, la función DIA.LAB siempre considera el descanso semanal como sábado y domingo, pero si necesitas utilizar días de descanso diferentes, entonces deberás utilizar la función DIA.LAB.INTL. A diferencia de la función anterior, la función DIA.LAB.INTL tiene un argumento adicional que nos permitirá indicar los días de descanso semanal que deseamos utilizar. En la siguiente imagen puedes observar que el valor 11 nos permitirá indicarle a la función que utilice el día domingo como el descanso semanal. Así que, para sumar 12 días hábiles a la fecha de la celda A1, considerando solamente el día domingo como el descanso semanal, utilizaremos la siguiente fórmula: =DIA.LAB.INT(A1, 12, 11) El resultado de esta fórmula será una fecha diferente a la entregada por la función DIA.LAB ya que en esta ocasión tendremos un descanso semanal de un solo día. El resultado es el siguiente: Si quisieras restar días laborables a una fecha, entonces deberás indicar el segundo argumento como un valor negativo para cualquiera de las dos funciones que he mostrado anteriormente. En esta ocasión hemos visto varios ejemplos para sumar fechas en Excel que nos demuestran que este tipo de operaciones son fáciles de realizar. Solo deberás identificar correctamente el tipo de cálculo a realizar, ya sea sumar días, meses, años o días laborales para entonces utilizar el procedimiento adecuado. Convertir fórmulas en valores en Excel Hay ocasiones en las que después de realizar algún cálculo con los datos de nuestra hoja necesitamos reemplazar las fórmulas por sus valores de manera que dicho valor permanezca fijo y no vuelva a cambiar al momento de actualizar los cálculos de la hoja. En esta ocasión te mostraré tres métodos para realizar esta conversión en Excel incluyendo la creación de una macro para automatizar dicha tarea. Primero haré un ejemplo para dejar en claro la problemática a la que me refiero. Supongamos que en la celda B1 de mi hoja necesito insertar la fecha y hora actuales utilizando la función AHORA. Todo funciona perfectamente hasta que cierro el libro y lo vuelvo a abrir ya que en ese momento la función AHORA actualizará automáticamente el valor de la celda B1 con un valor de hora diferente. Esta actualización automática también sucederá si se vuelven a calcular las fórmulas del libro es decir, cuando se introduce una nueva fórmula en cualquier celda del libro o cuando se pulsa la tecla F9. Así que, para fijar el valor de la celda B1 será necesario convertir la fórmula en valor y eso será precisamente lo que trataremos en las siguientes secciones. Convertir fórmulas en valores con Pegado Especial El primer método que te mostraré para convertir fórmulas en valores en Excel funciona con el Pegado Especial y es muy fácil de utilizar. Todo comienza por seleccionar la celda que contiene la fórmula y pulsamos la combinación de teclas Ctrl+C o también podemos hacer clic en el botón Copiar. Sin moverse de la celda seleccionada, pulsamos la combinación de teclas Ctrl+V, o también puedes hacer clic en el botón Pegar, y de inmediato se mostrará el icono de las Opciones de pegado y deberás hacer clic en la flecha para desplegar todas las opciones y hacer clic en Solo valores. Una vez que hayamos pegado los valores habrá desaparecido la fórmula de la celda B1 y tendremos solamente un valor, así que sin importar que se vuelvan a calcular las fórmulas del libro o que volvamos a cerrar y abrir el libro, el valor de la celda B1 permanecerá exactamente igual. En la siguiente imagen puedes observar cómo la barra de fórmula ya no muestra la función AHORA para la celda B1 sino que muestra un valor fijo. De la misma manera en que he copiado y pegado la celda B1 es posible copiar y pegar varias celdas al mismo tiempo de manera que podamos reemplazar todas las fórmulas por valores en un solo paso. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver que la columna Nombre completo hace una concatenación de los valores en las columnas Nombre y Apellido. Para reemplazar todas las fórmulas de la columna Nombre completo será suficiente con seleccionar el rango C4:C6, copiar las celdas y volverlas a pegar sobre sí mismas asegurándonos de elegir la opción Solo valores. De esta manera habrás convertido tres fórmulas a sus respectivos valores en un solo paso y este mismo método lo podrás utilizar con cuantas celdas sea necesario. Convertir fórmulas en valores con F9 El segundo método que puedes utilizar para convertir fórmulas en valores es pulsar la tecla F9 al momento de estar introduciendo la fórmula o al momento en que la estás editando. En la siguiente animación te muestro cómo hacer esta conversión al momento de introducir una fórmula. En este ejemplo he pulsado la tecla F9 justamente en el momento en que he terminado de introducir la fórmula pero también es posible hacerlo cuando la fórmula ya ha sido introducida previamente y para eso deberás editar la fórmula y pulsar la tecla F9. Es importante recordar que este método funciona solamente cuando estás en el modo de edición de una fórmula y por lo tanto podrás convertir solo una fórmula a la vez. Macro para convertir fórmulas en valores Si eres de los usuarios que continuamente están convirtiendo fórmulas en valores en Excel, te sugiero crear una macro para realizar dicha conversión con un atajo de teclado y de esa manera hacer más eficiente el uso de tu tiempo. Para crear este macro iré a la ficha Programador y abriré el Editor de Visual Basic y posteriormente seleccionaré la opción Insertar > Módulo y pegaré el siguiente código: 1 2 3 4 5 6 7 Sub ConvertirFormulas() 'Copiar la selección de celdas Selection.Copy 'Pegado Especial utlizando xlPasteValues Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 8 9 10 11 12 'Salir del modo de copiado Application.CutCopyMode = False End Sub Una vez copiado el código deberás guardar la nueva macro haciendo clic en el botón Guardar de la barra de herramientas del Editor de Visual Basic. Una vez guardados los cambios podrás cerrar la ventana del Editor y entonces asignar el atajo de teclado a la nueva macro para lo cual deberás ir a la ficha Vista en Excel y pulsar el botón Macros. Después de seleccionar la macro recién creada deberás pulsar el botón Opciones el cual mostrará un nuevo cuadro de diálogo donde podremos asociar un atajo de teclado. Para este ejemplo será la combinación de teclas CTRL+k tal como se muestra en la siguiente imagen: Deberás pulsar el botón Aceptar para cerrar este cuadro de diálogo y posteriormente pulsar el botón Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo anterior. Para probar la macro será suficiente con seleccionar el rango C4:C6 y pulsar la combinación de teclas CTRL+k para convertir las fórmulas en valores. En el archivo de descarga he dejado las fórmulas tal como las ves en la imagen anterior de manera que puedas probar este comportamiento por ti mismo. En esta ocasión hemos revisado tres alternativas para convertir fórmulas en valores en Excel ya sea utilizando la opción de Pegado Especial, o pulsando la tecla F9 al momento de ingresar o editar una fórmula, o a través de una macro la cual nos permitirá realizar la conversión utilizando un atajo de teclado. Extraer información de una fecha El uso de fechas en Excel es muy frecuente y seguramente en más de una ocasión necesitarás extraer información específica de una fecha como el día, el mes o el año. La función TEXTO nos ofrece una alternativa para obtener dicha información. Mostrar el mes de una fecha Supongamos la siguiente columna de fechas donde la primera tarea será obtener el mes de cada una y presentarlo como una cadena de texto. La función utilizada en la columna B es la siguiente: TEXTO(A1, "m") Efectivamente obtengo el número del mes de cada fecha. Ahora observa lo que sucede si utilizo la misma función pero en el segundo argumento colocar dos letras “m” de la siguiente manera: TEXTO(A1,"mm") La diferencia con el resultado anterior es que ahora todos los meses son mostrados con dos dígitos poniendo un cero inicial en caso de requerirlo. En la siguiente imagen puedes observar lo que sucede si en el segundo parámetro de la función TEXTO coloco tres, cuatro y hasta cinco letras “m”. Mostrar el día de una fecha De la misma manera que en el ejemplo anterior podemos obtener información del día. Observa cómo utilizando la función TEXTO y especificando el segundo parámetro como la letra “d” podemos obtener información sobre el día. Encuentro mucho beneficio en saber que la función TEXTO nos ayuda a identificar específicamente el nombre del día ya que de esta manera se puede hacer un análisis de la información de acuerdo a días específicos de la semana. Mostrar el año de una fecha Finalmente, para el año solamente existen 2 posibles alternativas que son obtener el año en el formato de dos dígitos o en el formato de cuatro dígitos. El trabajo con fechas es muy importante y conocer la posibilidad que nos ofrece la función TEXTO para trabajar con este tipo de datos será de gran utilidad.