INDICE Tip # 1: Visualizzare (e stampare) le formule Tip # 2: Unire testi e celle in un'unica stringa Tip # 3: Formattare le celle instantaneamenteTip # 4: Usare le somme 3D Tip # 5: Ridurre le dimensioni dei file .xls Tip # 6: Usare il menu VAI A - parte 1 Tip # 7: Usare il menu VAI A - parte 2 Tip # 8: Usare le opzioni di Convalida Dati Tip # 9: Copiare formule mantenendo i riferimenti Tip # 10: Visualizzare i menu completi Tip # 11: Andare a capo in una cella Tip # 12: Scorciatoie 1 - inserimento dati Tip # 13: Macro per incollare le formule Tip # 14: Linee in elenchi ordinati Tip # 15: Scorciatoie 2 - menu di dialogo Tip # 16: Copiare una formula fino alla fine Tip # 17: Convertire dati in numeri Tip # 18: CERCA.VERT senza segreti - 1 Tip # 19: CERCA.VERT senza segreti - 2 Tip # 20: CERCA.VERT senza segreti - 3 Tip # 21: Scorciatoie 3 - cartelle e fogli Tip # 22: Formattare i numeri nelle celle Tip # 23: Visualizzare formule e risultati Tip # 24: CERCA.VERT con CONFRONTA Tip # 25: Scorciatoie 4 - oggetti e grafici Tip # 26: Visualizzare le anteprime Tip # 27: Excel e il numero di conto corrente Tip # 28: Proteggere le celle e i fogli di lavoro Tip # 29: Elenchi personalizzati Tip # 30: Usare i filtri automatici Tip # 31: Formule dalle Tabelle Pivot Tip # 32: Il Crash della funzione TROVA() Tip # 33: Usare gli stili di Excel Tip # 34: Usare il nome del foglio Tip # 35: Numeri negativi e parentesi Tip # 36: Visualizzazioni personalizzate Tip # 37: NEW - Controllare le celle a distanza Tip # 38: Recuperare archivi danneggiati Tip # 39: Commenti illustrati - 1 Tip # 40: HOT - Caselle di Testo dinamiche Tip # 41: Ordinare i dati secondo criteri personalizzati Tip # 42: Commenti illustrati - 2 Tip # 43: Importare dati dal web Tip # 44: Ottimizzare la visualizzazione Tip # 45: HOT - Un foglio molto, molto nascosto Tip # 46: Relazioni tra Word e Excel Tip # 47: Usiamo i nomi - parte 1 Tip # 48: Usiamo i nomi - parte 2 Tip # 49: Tutto sui commenti Tip 50 Scherzo ai colleghi antipatici Tip 51 Tip 52 Tip 53 Tip 54 Tip 55 Opzioni de lfoglio avanzate – parte 1 Opzioni de lfoglio avanzate – parte 2 Nidifichiamo le formule Ottenere informazioni sul sistema operativo Tip 56 Eliminare gli Smart Tags! Tip 57 Inserire un campo calcolato in una tabella pivot TIP_1 Visualizzare (e stampare) le formule TIP# 1 Data: 04-apr-2005 Categoria: Muoversi in Excel A volte si ha la necessità di visualizzare o stampare le formule contenute in un foglio e creare un back-up cartaceo del proprio lavoro a prova di virus informatico. Questa possibilità esiste, ma occorre accedere al menu di dialogo Opzioni del menu Strumenti. Da questo menu dovremo fare clic sulla scheda Visualizza e spuntare la casella di controllo Formule. Le formule appariranno in forma stampabile. L'unica alternativa a questa possibilità è anteporre il simbolo di apostrofo *prima* della formula (cioè prima del segno di uguale). In questo modo Excel interpreta il contenuto della cella come un testo, ma la formula non è più attiva. Per visualizzare le formule, è possibile utilizzare una scorciatoria da tastiera attraverso la combinazione di tasti ALT + "(" cioè ALT + MAIUSC + 8 ------------------------------------- TIP_2 Unire testi e celle in un'unica stringa TIP# 2 Data: 11-apr-2005 Categoria: Lavorare con i testi Spesso capita di essere nella condizione di dover unire uno o più stringhe di testo o una o più celle. A tal fine, è possibile usare la funzione CONCATENA(). Con questa funzione basta indicare tra le parentesi gli elementi da unire avendo cura di inserire gli elementi testuali tra le virgolette. Un sistema più semplice e veloce, però, è quello di inserire il simbolo "&" tra i testi o le celle da unire. L'unione di celle ed elementi testuali è di fondamentale importanza quando si devono analizzare i dati, fare ricerche o eseguire dei calcoli condizionali. Molto spesso, infatti, l'utilizzo di funzioni come SE(), SOMMA.SE() o CONTA.SE() eseguite su una concatenazione di testi risulta un'alternativa più semplice ed efficace rispetto all'uso delle apposite funzioni di database. TIP_3 Formattare le celle instantaneamente TIP# 3 Data: 18-apr-2005 Categoria: Muoversi in Excel Per accedere alle funzionalità di formattazione e modifica di alcune importanti opzioni delle celle quali, per esempio, il carattere o il tipo di dato da rappresentare dobbiamo accedere al menu Formato Celle. Per accedere a questo menu abbiamo tre possibilità: 1) selezionare la cella o le celle da formattare e fare clic su "Formato Celle" sotto il menu Formato 2) fare un clic destro sulla cella o l'intervallo di celle da modificare e scegliere Formato Celle 3) premere la combinazione di tasti Control + 1 Il menu formato Celle permette di colorare il bordo o l'intera cella, modificare il carattere o il contenuto della cella (testo, numero, data ecc.). ------------------------------------- TIP_4 Usare le somme 3D TIP# 4 Data: 25-apr-2005 Categoria: Somme, medie e conteggi Esiste un modo incredibilmente semplice per sommare i dati dello stesso intervallo di un numero imprecisato di fogli. Questa funzionalità si chiama Somma Tridimensionale. La sintassi si basa sulla vicinanza dei fogli di lavoro e permette di specificare, per un certo intervallo di celle, da quale foglio a quale foglio eseguire il calcolo. Per Esempio: "=SOMMA(Foglio1:Foglio5!A1:A6)" --> somma tutti gli intervalli A1:A6 nei fogli che si trovano tra Foglio1 e Foglio5 compresi. Se inseriamo o copiamo dei fogli tra Foglio1 e Foglio5 nella cartella di lavoro, tutti i valori contenuti nelle celle da A1 ad A6 dei fogli aggiunti verranno inclusi nel calcolo. I fogli 1 e 5 sono metaforicamente dei contenitori: se eliminiamo o spostiamo dei fogli in essi contenuti, i rispettivi valori verranno rimossi dal calcolo. Se spostiamo uno di questi fogli, il calcolo verrà adattato ai fogli tra essi compresi ------------------------------------- TIP_5 Ridurre le dimensioni dei file .xls TIP# 5 Data: 02-mag-2005 Categoria: Gestire i dati Spesso vi sarete chiesti perché un documento passa da pochi Kb a diversi Mb senza una spiegazione. La colpa è cosiddetta Area di Lavoro, cioè dell'intervallo di celle che Excel considera utilizzabili. Immaginiamo che un foglio abbia una tabella nel range A1:B10. Questa è l'attuale Area di Lavoro, ma se per qualche motivo vengono copiati dei dati al di sotto o a destra della cella B10, l'area si estenderà e rimarrà tale anche se i dati verranno successivamente cancellati. Per ridurre un'area di lavoro dobbiamo posizionarci nell'ultima riga realmente utilizzata, selezionare le rige dalla successiva alla 65536 usando i tasti Ctrl+Shift+Freccia giù ed eliminarle (tasto destro / Elimina). La stessa operazione va fatta per tutte le colonne a destra del range che ci interessa. A questo punto occorre salvare. Il file salvato sarà più piccolo del precedente. ------------------------------------- TIP_6 Usare il menu VAI A - parte 1 TIP#_6 Data: 09-mag-2005 Categoria: Muoversi in Excel La finestra di dialogo VAI A si trova sotto il menu Modifica e può essere richiamata con il tasto F5. La funzione primaria è permettere di selezionare una o più celle in modo estremamente rapido. Possiamo digitare "A500" nella casella "Riferimento" in un secondo ci troveremmo in quella cella, oppure, se vi fossero presenti dei Nomi, potremmo fare clic sul nome e volare sulla cella o il range definito dal Nome in un batter d'occhio. Ma il menu VAI A offre molto di più. Possiamo di selezionare dei range molto specifici in modo veloce e accurato. Per farlo, dobbiamo fare clic su "Speciale...". In questo menu possiamo selezionare determinate celle con estrema facilità. In particolare, possiamo attivare tutte le celle contenenti dei commenti, oppure tutte quelle che contengono del testo. Per farlo, dovremo spuntare la casella Costanti e lasciare spuntata solo la casella Testo. Excel mostra tutte le celle del foglio non generate da formule (=costanti) che contengono del testo. - - - - - - - - - - - -(continua) - - - - - - - - - - - - - - - TIP_7 Usare il menu VAI A - parte 2 TIP# 7 Data: 16-mag-2005 Categoria: Muoversi in Excel Supponiamo di voler selezionare tutte le celle vuote di un'area per poter assegnare a esse un colore differente. Per farlo basterà spuntare la casella Celle Vuote dal menu VAI A - SPECIALE. Se invece vogliamo selezionare un'area contigua dovremo spuntare Zona Corrente. È possibile selezionare tutte le celle dipendenti o precedenti verso una certa cella. A differenza di altri tool, in questo caso potremo SELEZIONARE le celle e non solo di visualizzarle. Con il menu Speciale possiamo fare anche molto altro. Possiamo scoprire in un istante quali celle contengono delle Formattazioni Condizionali (menu Formato), oppure quali zone del foglio contengono delle opzioni Convalida Dati (strumento del menu Dati). A volte capita di dover copiare e incollare su Excel dei dati provenienti da pagine Html e, molto spesso, dobbiamo eliminare le immagini che vengono incollate nel foglio. Per farlo in modo più efficace basterà selezionarle con VAI A SPECIALE / OGGETTI e premere CANC ------------------------------------TIP_8 Usare le opzioni di Convalida Dati TIP# 8 Data: 23-mag-2005 Categoria: Gestire i dati Convalida Dati è una funzione poco conosciuta di Excel. Si trova nel menu Dati e serve per obbligare o suggerire agli utenti un set limitato di inserimenti in una cella. Dalla scheda Impostazioni possiamo stabilire quali caratteristiche deve avere il dato inserito dall'utente. Di solito è meglio limitare a un certo numero di dati le possibilità di immissione. Per questo possiamo scegliere Elenco: nella casella Origine dovremo inserire il range di celle che contiene l'elenco di dati o digitare i dati separandoli dal punto e virgola. Se utilizziamo un nome dovremo far precedere il nome usato dal simbolo uguale. Le altre schede di Convalida permettono di stabilire le modalità di inserimento e il grado di restrittività. Nella scheda Messaggio di input possiamo dare un suggerimento all'utente, per esempio "inserisci un numero da uno a dieci". La scheda Messaggio di errore consente di decidere cosa fare in caso l'utente immetta un dato non valido: possiamo informare dell'errore (informazione), permettere di scegliere se continuare (avviso) o bloccare l'immissione. ------------------------------------- TIP_9 Copiare formule mantenendo i riferimenti TIP# 9 Data: 30-mag-2005 Categoria: Gestire i dati Uno dei problemi che probabilmente avrete dovuto affrontare è la difficoltà nel copiare un range di celle mantenendo inalterati i riferimenti relativi delle formule in esso contenute. E' possibile risparmiare tempo usando il tool Sostituisci del menu Modifica (o Ctrl+Maiusc+S). La prima cosa da fare è modificare il simbolo di uguale in modo che la formula venga interpretata come un testo "inanimato", per esempio sostituendo il simbolo uguale con il simbolo di paragrafo "§" (nella tastiera italiana Maiusc+ù). Le formule si saranno trasformate in testo e potremo copiare i dati e incollarli dove vogliamo (per esempio in un altro foglio) senza temere che Excel interpreti a modo suo la formula perché stiamo copiando del testo. Quando abbiamo incollato le celle dove desideriamo possiamo attivare il processo inverso sostituendo il simbolo "§" con "=". Quando si fanno questo genere di operazioni occorre stare attenti a non usare un simbolo usato all'interno della formula e verificare la correttezza dei riferimenti ------------------------------------- TIP_10 Visualizzare i menu completi TIP# 10 Data: 06-giu-2005 Categoria: Muoversi in Excel Le versioni più recenti di Office hanno introdotto la possibilità di visualizzare solo alcune voci dei menu, opzione non molto gradita a molti utenti. Per visualizzare tutti gli altri menu, infatti, occorre fare clic sulla freccia Espandi, in basso al menu. Spesso, però, si ha l'esigenza di visualizzare tutti i comandi disponibili, non solo quelli usati più di frequente. Disattivare questa opzione non è semplice perché non è stata inserita nel menu Opzioni, come ci si aspetterebbe... Per farlo, dobbiamo scegliere Personalizza dal menu Strumenti e accedere alla scheda Opzioni. Solo da qui avremmo accesso ad alcune funzionalità decisamente non marginali. Raccomandiamo di spuntare la casella "Mostra sempre menu completi" in modo da evitare inutili scenografie. Questa opzione avrà effetto non solo su Excel, ma su *tutti* i programmi di Office. Ci sentiamo di dire, tuttavia, che questo è un vantaggio più che un rischio... ------------------------------------- TIP_ 11 Andare a capo in una cella TIP# 11 Data: 13-giu-2005 Categoria: Lavorare con i testi A volte si ha l'esigenza di andare a capo in una cella quando, per esempio, stiamo inserendo del testo. Quest'opzione è tanto semplice quanto misconosciuta: basta premere la combinazione di tasti ALT+INVO: in questo modo Excel andrà a campo, a prescindere da qualunque impostazione testuale abbiamo inserito nel menu Formato Celle. Nella scheda Allineamento del menu Formato Celle, infatti, si trovano alcune opzioni che possono avere un certo impatto sulla formattazione dei testi. Ci riferiamo alle caselle "Testo a capo" e "Riduci e adatta". La prima permette di mantenere inalterata la larghezza della colonna anche quando stiamo inserendo molto testo: il testo va a capo in automatico e l'altezza della riga cresce. La seconda, invece, consente di mantenere inalterata sia l'altezza che la larghezza della cella riducendo dinamicamente il testo inserito. ------------------------------------- TIP_ 12 Scorciatoie 1 - inserimento dati TIP# 12 Data: 20-giu-2005 Categoria: Muoversi in Excel Queste sono le scorciatoie che ci sentiamo di raccomandare nelle operazioni di inserimento o modifica dei dati in Excel e in molti programmi della Suite Office. Usandole, noterete 2 effetti: 1) andrete più veloci; 2) i dolori al tunnel carpale dovuti all'uso del mouse diminuiranno... ::: Copiare: Ctrl+C, Tagliare Ctrl+X, Incollare Ctrl+V (o Invio) ::: Incolla Speciale Valori ALT + (in sequenza) M P V + Invio ::: Annullare Ctrl+Z, Ripetere l'ultima operazione Ctrl+Y o F4 ::: Grassetto Ctrl+G, Corsivo Ctrl+I, Sottolineato Ctrl+S ::: Inserire una funzione Maiusc+F3 oppure digitare "=nomefunzione"+Ctrl+A ::: Inserire un nuovo foglio di lavoro Maisc+F11 ::: Inserire la data odierna Ctrl+, (virgola) inserire l'ora attuale Ctrl+; (punto e virgola) ::: Formattare la cella Ctrl+1 Quando state inserendo o modificando una formula molto lunga è utile usare i comandi Ctrl + Frecce o Ctrl + Fine o Ctrl + Inizio per muoversi nei blocchi di testo, così come si usa fare in Word. ------------------------------------TIP_ 13 Una Macro in VBA per incollare le formule TIP# 13 Data: 27-giu-2005 Categoria: Macro E' un peccato che Excel non abbia un'icona o una scorciatoia a disposizione per incollare rapidamente solo le formule di una selezione. A volte, infatti, abbiamo un foglio con una formattazione raffinatissima e dobbiamo poter aggiornare le formule senza intaccare il layout grafico. Ecco allora una Macro per eseguire Incolla Speciale / Formule: ::: Aprite il menu dell'editor con Ctrl+F11 ::: Inserite un nuovo modulo premendo ALT + (in sequenza) I M ::: Nella prima riga scrivete: "Sub PASTE_FORM()" ::: Nella seconda riga scrivete: "Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteFormulas" ::: Nella terza riga scrivete: "End Sub" ::: Chiudete l'editor e selezionate Macro dal sottomenu Macro di Strumenti ::: Fate clic su Opzioni e selezionate un tasto di scelta rapida da abbinare a Ctrl e premete Invio A questo punto, la macro è pronta: ora, quando dovrete incollare una formula, basterà copiare, selezionare la o le celle di destinazione e premere Ctrl + il tasto che avrete scelto nell'ultimo passaggio ------------------------------------- TIP_ 14 Linee in elenchi ordinati TIP# 14 Data: 04-lug-2005 Categoria: Presentare i dati E' possibile creare delle linee in un elenco ogni volta che un certo campo cambia valore senza ricorrere alla funzione Subtotali, autentica sanguisuga di memoria. Per questo, possiamo infatti usare in modo creativo la funzionalità Formattazione Condizionale, ma è importante pre-ordinare l'elenco in senso ascendente o discendente. Seguiamo questi passi: ::: dal menu Formato facciamo clic su Formattazione Condizionale e scegliamo come Condizione1 "la formula è" ::: se vogliamo che la riga venga inserita ogni volta che cambia il campo della colonna B, inseriamo la seguente formula "=$B1<>$B2" tenendo presente che il simbolo del dollaro (riferimento assoluto) è necessario per evitare che il check si estenda ad altre colonne A questo punto dobbiamo stabilire la formattazione. Facciamo clic sul pulsante Formato... e accediamo alla scheda Bordo; nella casella Personalizzato scegliamo la linea sotto al testo. Premiamo Invio due volte e il gioco è fatto. ------------------------------------- TIP_ 15 Scorciatoie 2 - menu di dialogo TIP# 15 Data: 11-lug-2005 Categoria: Muoversi in Excel Prima dell'invenzione del mouse le grandi aziende di informatica hanno prodotto eccellenti programmi che ne facevano a meno. Le finestre di dialogo di Excel mantengono inalterata la logica di browsing prima dell'avvento del mouse. Ecco le migliori scorciatoie da utilizzare in caso di menu di dialogo: ::: spostarsi verso l'opzione o il comando seguente Tab ::: spostarsi verso l'opzione o il comando precedente Maiusc+Tab ::: spostarsi alla scheda successiva Freccia Destra ::: spostarsi alla scheda precedente Freccia sinistra ::: aprire e scorrere un elenco a discesa Freccia giù e Freccia su ::: confermare l'opzione o eseguire il comando del pulsante selezionato, Barra Spaziatrice ::: eseguire l'azione associata al pulsante selezionato, Invio ::: uscire dal menu di dialogo Esc Quando non è selezionato un pulsante, premere INVIO equivale a chiudere la finestra confermando le modifiche (tranne, ovviamente, il caso in cui il pulsante selezionato si chiama Annulla!) ------------------------------------TIP_ 16 Copiare una formula fino alla fine TIP# 16 Data: 18-lug-2005 Categoria: Muoversi in Excel Una delle operazioni più frequenti per chi usa Excel ogni giorno è costituita dalla copia di una formula verso il basso, fino all'ultima riga di un certo elenco. Tale operazione, pur semplice e banale rischia di diventare un incubo se l'elenco è molto lungo e non si sa come muoversi: tipicamente, infatti, si tenta di raggiungere il fondo dell'elenco usando il mouse e le pagine "scrollano" a tutta velocità impedendo di compiere l'operazione. Per una formula fino all'ultima riga continua di un certo elenco basta seguire questi semplici passi: 1) assicurarsi che la formula da copiare si trovi alla destra di una colonna che contiene dati continui fino all'ultima riga; 2) selezionare la cella da copiare; 3) posizionare il mouse nell'angolo inferiore destro di questa cella fino a che il cursore non diventa una croce nera (da non confondere con la croce con le frecce usata per il drag & drop); 4) fare doppio clic I dati saranno copiati fino all'ultima riga. ------------------------------------- TIP_17 Convertire dati in numeri TIP# 17 Data: 25-lug-2005 Categoria: Gestire i dati Quando si interfaccia Excel con altri sistemi informativi, come ERP o CRM, capita sovente che il foglio di calcolo non riesca a interpretare correttamente i dati. Così le date non vengono visualizzate correttamente, i numeri sono formattati come teste e, come risultato, le formule che applichiamo su questi dati risentono di questi problemi e restituiscono risultati non corretti. Per convertire i dati dovremmo entrare in ogni singola cella e simulare un inserimento manuale ex-novo: in altre parole dovremmo selezionare la cella, premere F2 e INVIO. Se, però, le celle da convalidare sono molte occorre trovare una soluzione più efficace e noi vi proponiamo la seguente: scrivete "1" in una cella libera qualunque. Copiate questa cella con Ctrl+C e selezionate l'intervallo contenente i dati da validare. A questo punto premete il tasto destro del mouse e selezionate "Incolla Speciale", spuntate le caselle "Valori" e "Moltiplica" (oppure "Dividi"). Magicamente tutto sarà perfettamente funzionante. ------------------------------------- TIP_18 TIP_19 TIP_20 CERCA.VERT senza segreti - 1 TIP #18 Data: 01-ago-2005 Categoria: Formule CERCA.VERT è una funzione che può migliorare drasticamente il vostro modo di lavorare con Excel. Dal momento che è una funzione veramente importante dobbiamo dividere il Tip in 3 parti. La funzione consente di cercare un dato in un campo di una matrice/tabella e ottenere un dato contenuto in un altro campo della stessa tabella. Per esempio, in una tabella che contiene "Cognome, Nome, Numero di telefono" è possibile cercare "Mario Rossi" e ottenere il numero di telefono che sarà indicato nella 3a colonna a destra del cognome. Se questa tabella fosse contenuta nell'intervallo A1:C5, la formula sarebbe: CERCA.VERT("Mario Rossi";A1:C5;3;FALSO) In pratica, la formula cerca "Mario Rossi" nel range A1:C5 e, quando trova questa stringa, riporta il contenuto della cella che si trova 3 colonne più a destra. Il quarto argomento di questa funzione nel 95% dei casi è inserito come "FALSO", ma esistono alcuni casi in cui è necessario impostarlo a "VERO", come scopriremo prossimamente... CERCA.VERT senza segreti - 2 TIP# 19 Data: 08-ago-2005 Categoria: Formule La sintassi di CERCA.VERT prevede quattro argomenti: 1) elemento da cercare 2) indirizzo della tabella dove sono contenuti i dati 3) numero della colonna dalla quale prelevare il dato ricercato 4) approssimazione vero/falso Nota BENE: ::: il primo argomento può essere un testo, un numero o un riferimento a una cella contenente l'elemento da ricercare: questo sarà cercato *solo* nella prima colonna a sinistra dell'elenco definito nel secondo argomento. ::: il secondo argomento è la tabella contenente i dati da ricercare ::: il terzo argomento rappresenta la n-esima colonna a destra della colonna di ricerca il cui contenuto costituirà il risultato cercato. Per esempio, se il cognome si trova nella 1ma colonna e numero di telefono nella 3a, il terzo argomento sarà uguale a 3. ::: il quarto argomento, se impostato su VERO, permette a Excel di approssimare le ricerche e di riportare sempre un risultato. Se cercassimo Pippo e nell'elenco non ci fosse, verrebbe riportato il dato alfabeticamente precedente a Pippo (per esempio, "Pappo"... se esiste!) CERCA.VERT senza segreti - 3 TIP# 20 Data: 15-ago-2005 Categoria: Formule Uno dei presupposti fondamentali per far funzionare bene la funzione CERCA.VERT è che le tabelle siano ordinate: se questa condizione non è vera, il calcolo è molto più lento. L'ordinamento diventa imprescindibile quando usiamo l'approssimazione. Di solito, l'approssimazione (4° argomento di CERCA.VERT) porta più danni che benefici. Esiste tuttavia un caso in cui conviene impostare il quarto argomento su VERO. Quando la tabella di riferimento rappresenta dei range ordinati di dati, questa funzionalità torna incredibilmente utile. Immaginiamo di voler classificare un'età in base a 4 livelli: fino a 15 "bambino", da 16 a 35 "adulto", da 36 a 50 "high spender", da 51 in su "fuori target". Anziché usare un SE, possiamo seguire questa strada: ::: nel range A1:A4 scriviamo 0, 16, 36, 51 e nella colonna accanto le categorie relative ::: nella cella D1 inseriremo un numero e faremo in modo che la cella E1 riporti la categoria ::: in E1 dovremo scrivere =CERCA.VERT(D1;A1:B4;2;VERO). Qualunque numero da 0 a infinito sarà classificato senza problemi ------------------------------------- TIP_21 Scorciatoie 3 - cartelle e fogli TIP# 21 Data: 22-ago-2005 Categoria: Muoversi in Excel Oltre all'inserimento o la modifica dei dati, visti nel tip #12 esiste un'altra area estremamente critica in cui è possibile migliorare: il movimento e selezione dei dati. Ecco le migliori scorciatoie da tastiera: ::: spostarsi all'estrema destra/sinistra o nell'ultima riga o prima riga in un intervallo contiguo Ctrl+Frecce ::: spostarsi su un'altra cartella aperta Ctrl+Tab, spostarsi su quella precedente Ctrl+Maiusc+Tab ::: spostarsi su un altro foglio Ctrl+tasto pagina Su o Giù ::: selezionare un'intera riga Maiusc+barra spaziatrice ::: selezionare un'intera colonna Ctrl+barra spaziatrice ::: selezionare un intervallo di dati Ctrl+Shift+Frecce ::: selezionare tutte le celle del fogli di lavoro Ctrl+5 (NB: tastierino numerico) o, in alcune installazioni, Ctrl+A ::: richiamare il menu Vai a F5 ::: trova Ctrl+Maiusc+T, Sostituisci Ctrl+Maiusc+S ::: spostarsi nella cella A1 Ctrl+Home ::: spostarsi nell'ultima cella del foglio Ctrl+Fine ------------------------------------C:\dany\corsi e guide\excel\excel corso sito\22_esempio .xls TIP_22Formattare i numeri nelle celle TIP# 22 Data: 29-ago-2005 Categoria: Presentare i dati La scheda Numeri del Menu di dialogo Formato Celle riserva molte sorprese e, alcune di esse, si dimostrano particolarmente efficaci. Per esempio è possibile far sì che una cella di Excel che contiene il numero 1.556.768 venga visualizzata come "1,6 Milioni di Euro" (cioé mostrando solo i milioni e le centinaia di migliaia). Per farlo, basta personalizzare la formattazione usando la stringa: 0..,0" Milioni di Euro" che deve essere inserita nell'apposita casella "Tipo" che appare scegliendo il formato "Personalizzato". E' importante sottolineare che le operazioni eseguite sulla cella con questa formattazione riporteranno i valori in unità e non in milioni! Questo significa che se in A1 abbiamo inserito 1.556.768 formattato come 0..0" Milioni di Euro" e in A2 scriviamo =1000*A1 il valore che otterremo sarà 1.556.768.000 e non 1.600 come - forse - vi aspettereste. Per visualizzare i valori in migliaia senza decimanli (1.557) dovremo inserire 0.0. e 0.0.,0 per avere un decimale. Fai clic QUI per scaricare un file di esempio. ------------------------------------- TIP_23Visualizzare formule e risultati TIP# 23 Data: 05-set-2005 Categoria: Formule A volte si ha l'esigenza di visualizzare il risultato di una formula e *contemporaneamente* la formula che da origine al risultato. Per raggiungere questo obiettivo dobbiamo usare i NOMI. Supponiamo che desideriamo visualizzare il risultato di una formula inserita nella colonna immediatamente a sinistra della cella in cui siamo posizionati. La formula in questo caso va inserita *senza* il segno uguale e senza segno apostrofo (per esempio "SOMMA(A2:A10)". Ora, dal menu Inserisci scegliamo Nome e Definisci. Assegniamo un nome, per esempio "ESEGUI" e nel campo riferito inseriamo =VALUTA.TESTO(INDIRETTO("RC[-1]";FALSO)) e digitiamo OK. Questa formula permette di eseguire il calcolo nella colonna a sinistra (RC[-1]) di quella in cui si inserisce il riferimento al nome. A titolo di esempio, nella cella A1 scriviamo "SOMMA(A2:A5)" ::senza segno uguale!:: e nella cella B1 digitiamo "=ESEGUI". In A1 vedremo la formula e in B1 il risultato. ------------------------------------- TIP_24CERCA.VERT con CONFRONTA TIP #24 Data: 12-set-2005 Categoria: Formule Il terzo argomento della funzione CERCA.VERT è un valore numerico che rappresenta il numero di colonne (a partire dalla prima a sinistra della matrice indicata nel secondo argomento) che il programma deve saltare per prendere il dato che ci interessa. In altre parole, Excel parte dalla colonna a sinistra del range descritto nel secondo argomento di CERCA.VERT e si sposta di N colonne a destra. È possibile usare il risultato di CONFRONTA come terzo argomento di CERCA.VERT per ottenere il numero di colonna. In CONFRONTA il primo argomento dovrà essere il nome dell'intestazione che stiamo cercando con CERCA.VERT, il secondo argomento dovrà essere il riferimento alle intestazioni della tabella riportata nel secondo argomento di CERCA.VERT, mentre il terzo argomento dovrà essere necessariamente zero o vuoto. La formula =CERCA.VERT("Mario";$A$1:$D$15;CONFRONTA("Reddito";$A$1:$D$1;0);FALSO) riporta il reddito di Mario se, in A1:D1 esiste una colonna chiamata "reddito" ------------------------------------- TIP_:25 Scorciatoie 4 - oggetti e grafici TIP# 25 Data: 19-set-2005 Categoria: Muoversi in Excel Anche con gli oggetti e i grafici esistono alcuni tasti o combinazioni di tasti che possono consentirvi di risparmiare tempo nelle operazioni di selezione e conferma delle immissioni. Quelle che seguono sono le combinazioni più efficaci quando si lavora con i grafici: ::: selezionare il gruppo di elementi precedenti in un grafico Freccia giù ::: selezionare il gruppo di elementi successivi in un grafico Freccia su ::: selezionare l'elemento precedente/successivo all'interno di un gruppo Freccia sinistra/destra In generale, quando si deve formattare un oggetto (per esempio una fetta di una torta, una casella di testo o un disegno) possiamo utilizzare la combinazione Ctrl+1. Per uscire dai menu degli oggetti senza effettuare modifiche occorre premere una o più volte il tasto Esc. Quando le barre degli strumenti Revisioni e Disegno sono visualizzate, ALT+U consente di passare al comando Rivedere e al comando Forme, quindi INVIO esegue il comando selezionato. ------------------------------------TIP_26Visualizzare le anteprime TIP# 26 Data: 26-set-2005 Categoria: Muoversi in Excel A volte può essere utile visualizzare l’anteprima di un file Excel salvato precedentemente. Per farlo, dobbiamo impostare Excel in modo che vada effettivamente a salvare l’immagine d’anteprima. L'effetto di questa opzione è che possiamo visualizzare il contenuto del foglio dal quale è stato salvato il file come fosse un'immagine e capire se il file è quello che veramente vogliamo usare. Per effettuare tale operazione, seguite questi semplici passi: ::: prima di chiudere il foglio di lavoro cui state lavorando, aprite il menu File e scegliete Proprietà ::: selezionate la scheda Riepilogo ::: spuntate la casella Salva anteprima immagine Così facendo, alla prossima apertura del file con il comando File/Apri avremo la possibilità di avere un’anteprima del foglio di lavoro precedentemente salvato. ------------------------------------- TIP_27 Excel e il numero di conto corrente TIP #27 Data: 03-ott-2005 Categoria: Lavorare con i testi A volte può capitare di essere nella condizione di dover trasformare delle stringhe di testo da un formato a un altro. Un buon esempio può essere quello del codice di conto corrente che deve sempre riportare un numero di cifre uguale 12. Per esempio: Il Conto Corrente: 36789 Diventa: 000000036789 Cioè il numero del conto corrente preceduto da 7 zeri perché il C/C ne aveva 5. Excel ha numerose funzioni di testo che possono venirci in aiuto in queste situazioni. Per risolvere questo e altri problemi è possibile far ricorso alle funzioni RIPETI() e LUNGHEZZA() concatenate attraverso l'operatore di stringa "&". Immaginiamo di avere il conto corrente nella cella A1. La formula sarà: =RIPETI("0";12-LUNGHEZZA(A1))&A1 Il carattere zero viene ripetuto tante volte quante il risultato dato da 12 meno la lunghezza del codice originale; a questa stringa viene poi aggiunto il codice originale. Questo procedimento determinerà quanti zeri sarà necessario inserire per ogni conto corrente trattato. Una volta copiata la formula per ogni cella interessata, basterà copiare l'intera zona e incollarla come valore. Grazie a Eros "Warp9" Ciaiolo TIP_28 Proteggere i fogli e le cartelle TIP #28 Data: 10-ott-2005 Categoria: Presentare i dati Se vi capita di creare dei fogli di lavoro con Excel e renderli disponibili ad altri utenti, sicuramente avrete iniziato a capire che a volte gli utenti possono fare danni... Fortunatamente Excel permette di proteggere le celle e i dati in modo semplice ed efficace. Il presupposto affinché tutto funzioni è la formattazione delle celle: di default le celle sono tutte Bloccate, pertanto quando attiviamo la funzione di protezione, non sarà possibile utilizzare alcuna cella. Il primo passo da fare, perciò, è identificare quali celle devono essere lasciate libere da vincoli. Una volta identificate queste celle le selezioniamo e premiamo Ctrl+1, selezioniamo la scheda "protezione" e togliamo la spunta alla casella "bloccata". In questo modo quando bloccheremo il foglio, l'effetto sarà su tutte le celle *tranne* quelle selezionate. A questo punto dovremo semplicemente andare su Strumenti e scegliere "Protezione". Abbiamo anche la possibilità di inserire una password che, in molti casi, è utile per scremare gli utenti. TIP_29Elenchi personalizzati TIP# 29 Data: 17-ott-2005 Categoria: Gestire i dati Excel permette di gestire Elenchi personalizzati in modo semplice ed efficace. L'utilità di usare questo strumento è chiara quando dobbiamo usare delle serie di nomi ricorrenti (per esempio il nome dei prodotti della nostra azienda). Con questa funzionalità ci basterà creare l’elenco una sola volta e richiamarlo ogni qualvolta ne abbiamo bisogno. Per eseguire l’operazione appena descritta dovremo: ::: aprire il menu Strumenti/Opzioni e selezionare la scheda Elenchi ::: da qui dovremo digitare le voci del nostro elenco nell’apposito spazio Voci elenco e premere il tasto Aggiungi. Ora nel foglio lavoro se proviamo a digitare la prima voce dell’elenco ed a trascinare con il mouse la cella, Excel genererà automaticamente tutte le voci restanti dell’elenco, risparmiandoci la fatica di digitarle manualmente . TIP_30 Usare i filtri automatici TIP #30 Data: 24-ott-2005 Categoria: Gestire i dati Una delle funzioni più note di Excel è il filtro automatico. La sua semplicità d'uso lo rende di immediato utilizzo, infatti per usarlo basta: ::: selezionare l'elenco contenente i dati ::: dal menu Dati selezionare Filtro Automatico ::: nei menu a tendina che compaiono, selezionare i dati che intendiamo filtrare I dati che Excel mostrerà saranno solo quelli che abbiamo selezionato con il filtro. Non tutti però usano la personalizzazione del filtro, e molti meno usano le funzionalità avanzate. Se facciamo clic sulla tendina del filtro e selezioniamo Personalizza, avremo accesso a diverse opzioni in più: ::: selezionare fino a due criteri contemporaneamente esclusivi (usando E) o meno (selezionando O) ::: filtrare solo una parte di una parola: se per esempio filtriamo per "contiene" e scriviamo "AL", Excel restituirà risultati come "Alberto", "Baldo" o "Canal" (cioé tutte le frasi che contengono "AL" almeno una volta ::: filtrare le parole che iniziano in un certo modo ------------------------------------- TIP_31 Formule dalle Tabelle Pivot TIP #31 Data: 31-ott-2005 Categoria: Analizzare i dati Vi sarà capitato di provare a eseguire un calcolo utilizzando i dati contenuti in una Tabella Pivot. Da Office XP, tuttavia, è stata inserita una funzione che - almeno in teoria - dovrebbe aiutare l'utente, ma che spesso si rivela fastidiosa. In passato, creando una formula collegata a una tabella pivot il risultato era una formula normale come, per esempio: "=A1*F2". Dalla versione 2003, invece, se la cella F2 appartiene a una Pivot, si ottiene la funzione INFO.DATI.TAB.PIVOT (GETPIVOTDATA in inglese): =A1*INFO.DATI.TAB.PIVOT("Valore";$A$3;"campo1";"campo2") La formula è indipendente e, anche modificando la struttura della Pivot, essa mantiene la sua correttezza. Purtroppo, però, non è possibile copiare la formula per le altre celle della Pivot e gli utenti di una versione precedente alla XP vedono questa formula come un errore. Per ovviare a questo inconveniente è necessario disabilitare la funzione inserendo un bottone in una delle Barra. Bisogna accedere al menu Strumenti, scegliere Personalizza, Barre degli strumenti, scegliere la sezione Dati e trascinare il bottone rappresentato nella figura qui sotto in una barra (per esempio la Barra della Formattazione). Facendo clic su questo pulsante potremo - finalmente - disabilitare questa funzionalità. TIP_32Il Crash della funzione TROVA() TIP #32 Data: 07-nov-2005 Categoria: Formule Molti utenti di Office XP hanno notato che la funzione TROVA() riserva una brutta sorpresa quando si tenta di richiamare l'autocomposizione della funzione (per esempio scrivendo "=TROVA" e premendo Ctrl+A. Fortunatamente la versione di Office 2003 funziona perfettamente, ma per tutti gli utenti di XP, proponiamo una soluzione al bug piuttosto seccante per chi usa questa funzione. Quando si tenta di inserire la funzione TROVA (FIND) in una cella, Excel smette di rispondere. Questo problema si verifica se utilizza la versione italiana di Excel 2002 o la versione inglese di Excel 2002 utilizzato con l'interfaccia utente attivata italiana con il Multilingual User Interface Pack (MUI). E' possibile installare una Fix rilasciata nel 2002, ma questa deve essere espressamente richiesta a Microsoft. Per contattare il supporto Microsoft Italia dovrete andare all'url: http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=fh;IT;CNTACTMS TIP_33 Usare gli stili di Excel TIP# 33 Data: 14-nov-2005 Categoria: Presentare i dati Possiamo evitare di formattare ogni volta le celle con i caratteri, i formati numerici i colori ecc. che più desideriamo impostando uno stile personale che tenga conto di tutte le impostazioni che ci aggradano. Per farlo dobbiamo apriamo il menu Formato/Stile e assegnare un nome allo stile che vogliamo creare. Spuntiamo le caselle relative agli oggetti che lo stile dovrà coinvolgere e premiamo il tasto Modifica: dalla finestra che appare possiamo effettuare le variazioni desiderate, per esempio potremmo far in modo che i numeri negativi vengano automaticamente tra parentesi oppure in rosso. Una volta effettuate le variazioni premiamo i pulsanti Ok e Aggiungi. Quando vorremo applicare lo stile sarà sufficiente selezionare le celle cui applicare lo stile, aprire il menu Formato/Stile per scegliere lo stile e premere Ok. TIP_34Usare il nome del foglio TIP #34 Data: 21-nov-2005 Categoria: Formule A volte si ha la necessità di usare il percorso dove è salvato il file che stiamo usando all'interno del foglio in cui ci troviamo. La formula CELLA(), oltre ad altre importanti funzioni, assolve anche a questa. Per visualizzare il percorso, basta scrivere: =CELLA("filename" oppure =CELLA("nomefile") (quest'ultima funziona solo nella versione italiana) Il risultato sarà qualcosa come: D:\Documents and Settings\Nomeutente\Documenti\Excel\[Elenco TIPS.xls]Foglio1 Foglio1 è il nome del foglio e si trova dopo il simbolo "]". Attraverso la combinazione delle formule STRINGA.ESTRAI(), DESTRA(), LUNGHEZZA(), TROVA() e CELLA() possiamo estrarre il solo nome del foglio in due modi. Il primo è "Made in Terzaghi" ed è il seguente: =STRINGA.ESTRAI(CELLA("FILENAME");TROVA("]";CELLA("FILENAME"))+1;255) CELLA() restituisce il percorso completo del file con nome del file e foglio attivo. STRINGA.ESTRAI() permette di identificare, all'interno del risultato di CELLA il nome del file che si trova subito dopo la parentesi quadra "]" che contiene il nome del file. TROVA() serve per indicare la posizione da cui iniziare a estrarre. L'altra soluzione, "Made in Excelling" è la seguente: =DESTRA(CELLA("filename");LUNGHEZZA(CELLA("filename"))-TROVA("]";CELLA("filename"))) In questo caso, calcoliamo la lunghezza delle lettere contenute nel risultato di CELLA() e facciamo la differenza con la posizione occupata da "]" nella stringa. Questa differenza darà il numero di lettere a partire da destra da cui estrarre il nome. TIP_35Numeri negativi e parentesi TIP #35 Data: 28-nov-2005 Categoria: Presentare i dati Molti non sanno che un numero tra parentesi indica un valore negativo. Questo è un modo di rappresentare i dati molto anglosassone conosciuto soprattutto da chi si occupa di contabilità, ma in pochi conoscono il modo di realizzare questo risultato con Excel. Per visualizzare automaticamente un numero negativo tra le parentesi dovremo seguire questi passi: ::: selezionare la cella o le celle da formattare in questo modo ::: premere Ctrl+1 o fare un clic destro e scegliere Formato Celle ::: scegliere la scenda Numero e selezionare la casella Personalizza ::: scrivere #.##0,0; (#.##0,0) oppure #.##0,0; [rosso](#.##0,0) per far sì che il numero negativo, oltre che tra parentesi, venga visualizzato anche in rosso Se il numero deve essere una percentuale dovremo scrivere 0,0%; (0,0%), oppure 0,0%;[rosso](0,0%) per usare il rosso. TIP_36 Visualizzazioni personalizzate TIP# 36 Data: 05-dic-2005 Categoria: Presentare i dati Uno degli aspetti meno conosciuti di Excel è la possibilità di visualizzare il foglio mediante impostazioni personalizzate. Potremmo voler lavorare con alcune righe o colonne che sono momentaneamente nascoste, ma chiudendo il foglio di lavoro, alla sua riapertura dovremmo però ripetere la procedura precedete per ottenere la stessa vista. Per impostare una visualizzazione personalizzata, dobbiamo semplicemente impostare la visualizzazione del foglio come vogliamo. A questo punto apriamo il menu Visualizza e scegliamo Visualizzazioni Personalizzate; dalla finestra di dialogo facciamo clic sul Aggiungi definendo un nome per la visualizzazione. Da questo momento ogni volta che desideriamo avere la visualizzazione salvata, ci basterà spostarci nel menu Visualizza/Visualizzazioni Personalizzate selezionare la visualizzazione e scegliere Mostra. ------------------------------------- TIP_37 NEW - Controllare le celle a distanza TIP #37 Data: 12-dic-2005 Categoria: Gestire i dati Le versioni più recenti di Excel a partire dalla XP (2002) hanno introdotto una nuova funzionalità che può rivelarsi estremamente interessante quando dobbiamo tenere sotto controllo il valore di una o più celle. La funzionalità si chiama "Finestra controllo celle" e permette di tenere sotto controllo il valore, la posizione e la formula di una o più celle. Per utilizzare questa feature dovremo semplicemente fare un clic destro sulla cella che desideriamo tenere sotto controllo e selezionare "aggiungi controllo cella". Si aprirà una finestra dove viene visualizzato il nome della cartella, il nome del foglio, il nome della cella, il valore della cella e l'eventuale formula che genera quel valore. Due elementi interessanti: ::: la finestra può essere tenuta sempre in vista in qualunque cartella di Excel aperta e visualizzerà sempre il valore delle celle con i loro relativi valori ::: Excel sposterà la finestra in un'altra posizione se questa occupa spazio visivo nelle celle dove avete posizionato il cursore La funzionalità fa parte del kit di verifica formule presente nel menu Strumenti. ------------------------------------- TIP_38 Recuperare archivi danneggiati TIP# 38 Data: 19-dic-2005 Categoria: Gestire i dati Fortunatamente non capita spessisimo di avere problemi all'apertura di una cartella, ma - ahinoi - capita che un file si danneggi a causa di problemi tecnici software o hardware. E' possibile però tentare un recupero in estremis provando questa procedura: ::: aprire Excel e scegliere su File/Nuovo e seleizonare Cartella facendo clic su OK ::: inserire nella cella A1 del nuovo foglio la formula ="NOMEFILE"!A1 (NOMEFILE deve essere l'esatto nome del file con estensione *.xls) ::: se compare la finestra di dialogo Seleziona foglio, trovare il foglio desiderato e premere Invio ::: copiare la cella A1 sulla zona del foglio dove si ipotizza (o si sa) che vi erano dei dati e incollare I dati ottenuti non saranno le formule, ma solo dei valori (che faremmo bene a "fermare", copiandoli e scegliendo Incolla/Speciale/Valori). Questo significa che recupereremo strutture testuali, dati numerici e altro, ma la logica delle funzioni sarà definitivamente persa... TIP_39 Commenti illlustrati TIP #39 Data: 09-gen-2006 Categoria: Presentare i dati Una delle caratteristiche meno note delle versioni più recenti di Excel è la personalizzazione dei Commenti. I commenti sono largamente usati da moltissime persone per aggiungere informazioni a un numero o a una formula. Per inserire un commento è sufficiente fare un clic destro sulla cella interessata e selezionare Inserisci Commento scrivendo il testo del commento. Quello che pochi sanno è che il colore del commento può essere fortemente personalizzato. Vediamo come fare. Una volta scritto il commento dovremo procedere come segue: ::: fare clic sulla cella e premere Shift+F2 o fare un clic destro e scegliere Modifica Commento ::: selezionare la cornice del commento in modo che esso sia circondato da puntini e non da righe oblique ::: fare un clic destro sulla cornice e selezionare Formato Commento e da qui scegliere la scheda Colori e Linee ::: nella casella Riempimento è possibile aprire il menu a tendina Colore e scegliere un colore per cambiare il solito colore giallo/Post It del commento. Facciamo un passo in più e scegliamo Effetti di Riempimento. ::: dalla finestra di dialogo che appare potremo scegliere una combinazione di colori o un riempimento a nostra scelta. Per esempio possiamo scegliere la scheda immagine e selezionare l'immagine che più ci piace, per esempio quella che in alto riporta il nome della nostra azienda TIP_40 HOT-TIP: Caselle di Testo dinamiche TIP #40 Data: 16-gen-2006 Categoria: Gestire i dati I pochi utenti di Excel che usano le caselle di testo pensano - a torto - che esse non possano variare al variare dei risultati. Niente di più falso! Una casella di testo può riportare il contenuto di una cella dello stesso foglio, di un altro foglio o - addirittura di un'altra cartella di lavoro. Il formato può essere del tutto diverso dalla cella iniziale, anche se appena leghiamo cella e casella il formato viene preso a prestito dalla cella stessa. Per usare questa funzionalità, dovremo seguire questi passi: ::: creare la casella di testo dalla barra del Disegno ::: premere il tasto F2 per entrare nella modalità di inserimento formula: il cursore lampeggerà vicino alla barra della formula (a destra di fx) ::: in questo momento la casella reagisce - quasi - come una cella qualsiasi: se facciamo clic su una cella del foglio o di un altro foglio/cartella, Excel creerà un collegamento a questa cella Ora potremo formattare la casella di testo come desideriamo e questa riporterà sempre il contenuto della cella a cui è collegata: quando questa cambierà, cambierà anche la visualizzazione della casella di testo. TIP_41 Ordinare i dati secondo criteri personalizzati TIP #41 Data: 23-gen-2006 Categoria: Gestire i dati L'ordinamento dei dati è una delle cose più conosciute di Excel: quasi tutti gli utenti purtroppo usano questa funzionalità per analizzare i dati stessi. Un modello fatto bene non muove di una cella l'ordinamento dei dati, ma usa le formule o le altre funzionalità (come le Pivot) per "pescare" i dati e riportarli in un foglio di sintesi. Se quasi tutti sanno ordinare in ordine crescente o decrescente, quasi nessuno sa ordinare secondo criteri arbitrari. Per esempio, immaginate che la vostra azienda commercializzi dei prodotti chiamati - in ordine di importanza - "Pippo", "Minni" e "Paperino". In tutti gli elenchi dei fogli di lavoro, potreste dover rispettare quest'ordine che, come potete osservare, non segue alcuna logica ordinaria. Il primo passo da compiere è creare un elenco personalizzato. Per farlo, entreremo nella finestra Opzioni del menu Strumenti e selezioneremo la scheda Elenchi. Da qui digiteremo i nomi che ci interessano nella casella Voci di elenco separandoli con il tasto Invio e, quando avremo finito, faremo clic su Aggiungi. A questo punto il gioco è fatto! Nel nostro foglio, potremo entrare nel menu Ordina e quando selezioneremo il campo contenente i prodotti in oggetto, dovremo semplicemente fare clic su Opzioni e selezionare l'elenco da Prima chiave di ordinamento TIP_42 Commenti illustrati - 2 TIP #42 Data: 30-gen-2006 Categoria: Presentare i dati Come illustrato nel tip 39, i commenti possono essere formattati in modo diverso dal solito giallo stile post-it al quale siamo abituati. Un'altra cosa interessante è modificare la forma del commento, mettendo per esempio un cerchio o un cuore; può essere simpatico inserire una foto della persona che sta commentando il dato. Tenendo presente che il commento è una casella di testo un po' speciale, vediamo come fare. ::: facciamo clic destro sulla cella dove è contenuto il commento e selezioniamo Modifica Commento ::: selezioniamo la cornice del commento: la cornice passa da un tratteggio obliquo a un tratteggio a puntini ::: per modificare la forma, facciamo clic sul pulsante Disegno della barra del Disegno e selezioniamo Trasforma Oggetto in cercando la forma che più ci aggrada ::: per inserire come sfondo un'immagine dovremo premere Ctrl+1 o fare un clic destro sul commento e scegliere Formato Commento; da qui dovremo segliere la scheda Colori e Linee e scegliere Riempimento; dal menu di dialogo che appare dovremo selezionare la scheda Immagini selezionando l'immagine che più ci piace. In questo caso è utile usare un'immagine filigranata impostabile dalla scheda Immagine del menu precedente TIP_43 Importare dati dal web TIP #43 Data: 06-feb-2006 Categoria: Internet Le ultime versioni di Excel permettono di eseguire delle importazioni di dati presenti in tutti i siti web. Per eseguire queste funzioni dovremo accedere al menu Dati e scegliere Importa Dati Esterni e, da qui, Nuova Query Web. Apparirà una finestra simile a un Browser che ci consentirà di raggiungere l'indirizzo che ci interessa. Quando avremo raggiunto la pagina in oggetto dovremo selezionare le tabelle o sezioni che vogliamo importare agendo sui tag di posizionamento rappresentati da piccole frecce che vanno spuntate una per una. A questo punto, potete possiamo clic sul pulsante Importa e, dalla finestra che segue, indicare il punto in cui vogliamo che Excel inserisca i dati estratti. L'importazione delle sole sezioni selezionate avverrà i pochi secondi e i contenuti verranno divisi in colonne e righe diverse a seconda di come è costruito il sito di origine. La cosa che rende veramente interessante di questa operazione è che è possibile aggiornare il contenuto della cella facendo un clic destro sulle celle e scegliendo Aggiorna TIP_44 Ottimizzare la visualizzazione TIP #44 Data: 13-feb-2006 Categoria: Muoversi in Excel A volte si ha l'esigenza di adattare la visualizzazione a determinate caratteristiche come, per esempio, visualizzare sempre una colonna, adattare la pagina al numero di celle utili o restringere le celle "navigabili". Ecco alcuni accorgimenti utili per gestire la visualizzazione in modo realmente efficace: ::: per aumentare o diminuire lo zoom della visualizzazione possiamo tenere premuto il tasto Ctrl e muovere la rotella del mouse avanti i indietro ::: per ottimizzare lo zoom rispetto a un certo range e vedere la massima grandezza possibile rispetto a quell'intervallo dovremo selezionare le celle che ci interessano (per esempio da A1 a F5) e dal menu Visualizza scegliere Zoom: da qui basterà selezionare Adatta alla selezione e Excel ridurrà o aumenterà lo zoom a seconda delle nostre esigenze ::: per aumentare il numero di celle visualizzabili sullo schermo occorre togliere - temporaneamente - alcuni orpelli a volte inutili. Per farlo, dobbiamo accedere al menu Strumenti, scegliere Opzioni e selezionare la scheda Visualizza. Da qui potremo togliere le Schede (cioé il nome dei fogli), le barre di scorrimento e le intestazioni di riga e colonna TIP_45 HOT TIP: Un foglio molto, molto nascosto TIP #45 Data: 20-feb-2006 Categoria: Gestire i dati Molti utenti sanno come nascondere un foglio di lavoro, ma veramente pochi sanno come renderlo "molto nascosto". Per nascondere un foglio è sufficiente selezionarlo e, dal menu Formato scegliere Foglio e quindi Nascondi. Per riesumarlo dovremo semplicemente scegliere Scopri: apparirà un menu di dialogo che mostra quali fogli sono stati nascosti e basterà selezionare il foglio da riattivare e questo tornerà a essere visibile. Esiste una modalità che impedisce al menu Scopri di visualizzare uno o più fogli. Per farlo, dovremo entrare in Vba e sistemare un parametro delle Proprietà di ciascun foglio. Seguiamo questi passi: ::: dal menu Strumenti scegliamo Macro e Visual Basic Editor, oppure premiamo direttamente ALT+F11 ::: selezioniamo il foglio che desideriamo nascondere tra i fogli disponibili nel riquadro Progetto - VBAProject ::: premiamo il tasto F4 per far apparire il riquadro Proprietà, un riquadro da usare solo se si sa cosa si sta facendo! ::: nell'ultimo campo, chiamato Visible, si può scegliere se un certo foglio deve essere visibile (opzione -1SheetVisible) nascosto come spiegato sopra (opzione 0-SheetHidden) o molto nascosto (opzione 1SheetVeryHidden) Se il foglio è "very hidden" l'unico modo per poterlo nuovamente visualizzare è accedere al menu Proprietà dell'editor Visual Basic e ripristinare l'opzione -1SheetVisible TIP_46 Relazioni tra Word e Excel TIP #46 Data: 27-feb-2006 Categoria: Presentare i dati Nella redazione di un documento Word, capita di dover inserire delle tabelle numeriche riferite a un calcolo fatto su Excel. Spesso, però, abbiamo bisogno che queste tabelle si aggiornino ogni qual volta la tabella viene aggiornata. Word permette di creare un documento collegato a una cartella di lavoro di Excel e consente di aggiornare istantaneamente i contenuti del documento quando (se) la cartella viene modificata. Per usare questa eccezionale funzionalità, dovremo seguire questi semplici passi: 1) aprire la cartella di lavoro di Excel e selezionare la tabella da collegare in Word 2) copiare (per esempio con Ctrl+C) 3) aprire Word e posizionarsi nel punto in cui si desidera incollare i dati 4) dal menu Modifica selezionare Incolla Speciale 5) scegliere Incolla Collegamento e Foglio di Lavoro Microsoft Excel come tipo di oggetto All'apertura di Word, la tabella di Excel verrà aggiornata rispetto agli ultimi contenuti. Per aggiornare i contenuti, basterà fare un clic destro sulla tabella e scegliere Aggiorna, oppure dal menu Modifica accedere alla finestra Collegamenti... che consente di aggiornare tutti i collegamenti esterni di Word TIP_47 Usiamo i nomi - parte 1 TIP #47 Data: 06-mar-2006 Categoria: Formule Una delle funzionalità più interessanti e utili di Excel è l'uso dei nomi. Il loro utilizzo permette di trasformare una formula come =A$5*Foglio2!$c$27*(1-F25)*(1+G27) in =A$5*cambio*(1-sconto)*(1+IVA): la leggibilità/comprensibilità della formula migliora sensibilmente. Il nome è una variabile che fa riferimento a una singola cella o a un intervallo di celle: questa variabile può essere usata all'interno di una formula in qualsiasi punto della cartella. Per esempio, se nel foglio1, cella A1 abbiamo definito il nome IVA, potremo usare questo nome anche nel foglio2 in un calcolo che lo richiama (per esempio =A2*IVA) e Excel restituirà il risultato corretto. Per usare i nomi abbiamo due strade, una veloce e una più lenta, ma più precisa. Iniziamo dalla seconda. Il passo con il quale consigliamo di partire è selezionare la cella o il range di celle alla/e quale attribuire il nome. Poi, dovremo: ::: selezionare la finestra Definisci dal menu Inserisci/Nome ::: inserire il nome usando la sintassi corretta: non potremo mai usare riferimenti a celle (per esempio A1 o N25) e non è consentito quasi nessun simbolo a eccezione del simbolo underscore ("_") ::: premere Ok e iniziare a usare il nome nelle formule TIP_48 Usiamo i nomi - parte 2 TIP #48 Data: 13-mar-2006 Categoria: Formule Un metodo più semplice per creare un nome consiste nel selezionare la cella o le celle a cui il nome farà riferimento e digitare il nome stesso nella Casella del Nome, cioè il menu a tendina che appare in alto a sinistra accanto alla barra della formula. Questo metodo è molto immediato ma ha il grosso limite di non consentire nessun tipo di editing. Per modificare un nome, dovremo cancellarlo e inserirlo di nuovo. Per cancellare un nome è necessario entrare nella finestra Definisci dal menu Inserisci/Nome, selezionare il nome da cancellare e fare clic su Elimina. La casella Riferito a consente di modificare le celle a cui il nome fa riferimento. All'interno del sottomenu Nome del menu Inserisci vi sono alcune opzioni utili per la gestione dei nomi. Fra queste vanno senz'altro citate: 1) Incolla: se scegliamo Incolla e da questa finestra facciamo clic su Incolla Elenco, Excel incollerà (sovrascrivendo la/e cella/e in cui vi siete posizionati) un elenco dei nomi utilizzati in tutta la cartella e la loro relativa posizione 2) Applica: consente di trasformare i riferimenti delle formule utilizzate nella cartella di lavoro nei nomi creati successivamente TIP_49 Tutto sui commenti TIP #49 Data: 20-mar-2006 Categoria: Presentare i dati Ecco alcune funzionalità utili per gestire i commenti di un foglio o di una cartella di Excel. ::: per cancellare tutti i commenti di un foglio, dovremo premere il pulsante F5 e, dal menu Vai a fare clic su Speciale. Da qui basterà selezionare Commenti e confermare. Il programma selezionerà tutti i commenti del foglio di lavoro e potrete così cancellarli premendo CANC ::: per copiare solo il commento di una cella su un'altra cella o su un altro range di celle occorre usare Incolla Speciale. Dopo aver copiato la cella contente il commento, dovremo selezionare la/e cella/e su cui copiare fare un clic destro selezionando Incolla Speciale: da qui dovremo selezionare l'opzione Note (e non Commenti! Misteri di Microsoft!) e fare clic su Ok o premere Invio ::: per stampare i commenti dovremo entrare nel menu Imposta Pagina e scegliere la scheda Foglio. Qui potremo agire sul menu a tendina Commenti e scegliere se stampare i commenti alla fine del foglio o seguire la disposizione del foglio stesso ::: per modificare l'autore di default del commento, dovremo cambiare il Nome Utente agendo sul menu Strumenti e selezionando la scheda Generale del menu Opzioni TIP_50 Uno scherzo ai colleghi antipatici TIP #50 Data: 27-mar-2006 Categoria: Formule Avete un collega antipatico e volete fargli un pesce d'aprile? La funzione CASUALE() può aiutarvi a farlo impazzire se inserita in un foglio di calcolo al posto di una costante... Essa restituisce un numero in virgola mobile compreso tra 0 e 1 e può essere sfruttata come per ottenere un qualsiasi altro numero casuale compreso tra due valori. Per esempio, se desideriamo un numero tra 0 e 100, sarà sufficiente moltiplicare il numero ottenuto dalla funzione per il valore massimo + 1: =CASUALE()*101 La funzione propone un alto numero di valori deciamali che potrebbero non servirci. Per eliminarli possiamo usare la funzione INT() che restituisce un numero intero. =INT(CASUALE()*101) In linea di massima per generare un numero casuale compreso tra un valore minimo e un valore massimo, potete usare una formula simile alla seguente: =INT(CASUALE()*(valore massimo - valore minimo)+ valore minimo) Se desiderate che Excel generi un altro numero casuale premete il tasto F9. Questo tipo di funzioni sono molto utili per applicazioni statistiche TIP_51 Opzioni del Foglio Avanzate - parte 1 TIP #51 Data: 03-apr-2006 Categoria: Gestire i dati Il Tip che esporremo è da considerarsi super-avanzato e la sua applicazione richiede molta attenzione. Esistono delle possibilità di ottimizzazione del foglio di lavoro poco conosciute e ottenibili solo attraverso la selezione di alcuni parametri piuttosto nascosti. Il primo passo da fare per avere accesso a queste opzioni è attivare il menu di dialogo per la loro gestione. Per accedere a queste opzioni, bisogna entrare nell'editor VBA premendo ALT+F11, selezionare il foglio da modificare e premere F4. Per le modifiche "hard" dovremo agire sulla finestra proprietà. Ecco le opzioni nascoste dei fogli: 1) DisplayPageBreaks (True/False, default=False): quando è su True visualizza una linea tratteggiata che mostra come avverrà la separazione delle pagine in stampa 2) DisplayRightToLeft (True/False, default=False): quando è su True mostra il foglio da destra a sinistra. E' un'opzione utile solo per le popolazioni arabe o per impazzire qualche vostro collega antipatico 3) EnableAutofilter (True/False, default=False): quando è su True permette l'uso del Filtro Automatico in interfaccia utente (opzione di raro utilizzo, quindi molto marginale) 4) EnableCalculating (True/False, default=True): se impostato su False impedisce il calcolo delle funzione solo nel foglio selezionato. Opzione molto pericolosa se non si è in grado di riattivarla TIP_52 Opzioni del Foglio Avanzate - parte 2 TIP #52 Data: 10-apr-2006 Categoria: Gestire i dati Proseguiamo con le opzioni avanzate iniziate nel Tip precedente. Raccomandando la massima attenzione nell'applicazione di queste opzioni, per utilizzarle dovremo entrare nell'editor VBA premendo ALT+F11, selezionare il foglio da modificare e premere F4 e agire sulla finestra Proprietà. 5) EnableOutlining (True/False, default=False) e EnablePivotTable (True/False, default=False) sono due opzioni piuttosto inutili che si applicano solo quando viene attivata la protezione a sola interfaccia utente 6) EnableSelection (xlNoSelection/xlNoRestrictions/xlUnlockedCells, default = xlNoRestrictions): ha effetto solo quando il foglio di lavoro è protetto. Selezionando xlNoSelection impdiamo qualsiasi selezione sul foglio, xlUnlockedCells consente la selezione solo di quelle celle la cui proprietà Locked ha valore False e xlNoRestrictions consente la selezione di qualsiasi cella 7) ScrollArea: restituisce o imposta l'intervallo dove lo scorrimento è consentito. Per esempio inserendo in questo campo il valore "A1:A10", permetteremo agli utenti di selezionare solo le celle dalla A1 alla A10 8) Name: permette di cambiare il nome del foglio 9) Visible: serve per nascondere un foglio o per nasconderlo in modo da non essere listato tra i fogli da scoprire attraverso Formato/Foglio/Scopri TIP_53 Nidifichiamo le formule TIP #53 Data: 24-apr-2006 Categoria: Formule Gli utenti esperti di Excel sono soliti creare formule molto lunghe e complesse. Il processo che di solito porta a creare delle formule così complesse è la nidificazione delle formule. In altre parole, è possibile inserire come argomento di una formula il risultato di un'altra formula che a sua volta può dipendere dal risultato di un'ulteriore formula. Si possono creare al massimo 7 nidificazioni all'interno di una formula di Excel. Per nidificare una formula possiamo creare diverse formule in diverse celle, legando il risultato di una formula a una cella precedente. Quando tutto funziona bene, possiamo prendere la formula contenuta in una cella e ricopiarla nella formula che riporta il riferimento a quella cella. Immaginiamo di avere le seguenti formule in B2, B3 e B4; B2 ---> =SOMMA(Dati!B5:B10), B3 ---> =B2/CONTA.VALORI(B5:B10), B4 ---> =SE(B3>100; "Buona media") Per nidificare: ::: ci posizioniamo in B2, premiamo il tasto F2 e copiamo tutto tranne il simbolo "=", premendo Invio ::: ora facciamo clic sulla cella B3 e premiamo F2: selezioniamo "B2" e premiamo Ctrl+V per incollare la formula appena copiata ::: a questo punto avremo ottenuto =SOMMA(Dati!B5:B10)/CONTA.VALORI(B5:B10). Copiamo questa stringa escludendo il simbolo "=" ::: posizioniamoci in B4 e selezioniamo "B3". Premiamo Ctrl+V e premiamo invio Le celle B2 e B3 sono diventate inutili. Ora tutta l'analisi viene fatta dalla cella B4 dove troviamo la formula: =SE(SOMMA(Dati!B5:B10)/CONTA.VALORI(B5:B10)>100; "Buona media") TIP_54 Ottenere informazioni sul sistema operativo TIP #54 Data: 24-apr-2006 Categoria: Muoversi in Excel Excel permette di ottenere diverse informazioni rispetto a molti parametri del Pc che state usando. La funzione che assolve a questo compito si chiama AMBIENTE.INFO() e ha un unico argomento. Questo argomento può assumere i seguenti valori (da racchiudere tra virgolette): * directory restituisce il percorso della cartella corrente * mem_tot visualizza la memoria totale disponibile in byte inclusa la memoria utilizzata * mem_usata visualizza la quantità di memoria utilizzata per i dati * memdispo restituisce la quantità di memoria disponibile in byte * numfile mostra il numero di fogli di lavoro attivi nelle cartelle di lavoro aperte * origine crea un riferimento assoluto di tipo A1 come testo, preceduto da "$A:" che rappresente il riferimento alla cella visibile più in alto e a sinistra in base alla posizione di scorrimento corrente * ricalc visualizza la modalità di ricalcolo Excel corrente. Riporta Automatico o Manuale * sistema restituisce il nome dell'ambiente operativo: Macintosh = mac, Windows = pcdos * versione riporta la versione di Microsoft Excel come testo * versione_os visualizza la versione del sistema operativo corrente come testo TIP_55 TIP_56 Elimina gli Smart Tags! TIP #56 Data: 08-mag-2006 Categoria: Gestire i dati Una delle novità di Office XP è stata l'introduzione degli Smart Tag, cioè dei menu contestuali che consentono di accedere a molti comandi utili (secondo Excel) rispetto al compito che si sta svolgendo. La presenza di Smart Tag indica che è possibile effettuare operazioni specifiche, ad esempio aggiungere un nome a una cartella Contatti di Microsoft Outlook da Microsoft Word o Microsoft Excel A molti utenti, però, gli Smart Tag sono terribilmente antipatici. Vediamo quindi come eliminarli. Non è molto intuitiva la procedura per ottenere questo risultato, infatti le opzioni degli Smart Tag sono raggiungibili attrverso diversi passaggi. Dovremo, infatti: ::: accedere alla finestra Opzioni del menu Strumenti ::: selezionare la scheda Controllo Ortografia e accedere alla relativa finestra di dialogo ::: da qui dovremo fare clic sulla Scheda Smart Tag e, finalmente, potremo scegliere di disattivarli scegliendo Nessuno nel Menu a Tendina Mostra Smart Tag come ------------------------------------- TIP_57 Inserire un campo calcolato in una Tabella Pivot TIP #57 Data: 22-mag-2006 Categoria: Analizzare i dati Tra le opzioni meno conosciute delle Tabelle Pivot vi è l'inserimento di un campo che esegua un calcolo automatico sui dati selezionati. Per esempio, da una tabella in cui si estraggono Fatturato e Quantità per determinate dimensioni di analisi è possibile calcolare il prezzo medio. In passato questa opzione era facilmente richiamabile con un clic destro sulla Pivot, ma con le recenti versioni di Excel è stata un po' nascosta. Per richiamarla dovete attivare la Barra della Tabella Pivot e, dal pulsante Tabella Pivot, dovete scegliere Formule e Campo Calcolato. Da qui è possibile inserire formule semplici e complesse usando come variabili i nomi dei campi della tabella pivot. Per esempio, avendo a disposizione i campi Valore e Quantità potremo calcolare il prezzo scrivendo: Valore / Quantità Se volessimo prevenire l'errore #DIV/0! allora dovremo scrivere una formula tipo al seguente: SE(Quantità = 0; 0; Valore / Quantità) In generale, è possibile usare molte formule di Excel all'interno del campo calcolato, ma non sono supportate le formule di ricerca e riferimento e le matrici. TIP_58