EXCEL para manejo de datos

EXCEL PARA EL MANEJO DE DATOS (avanzado) Auxiliar didáctico Marcos Nava Ramírez Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez julio 2009 1 TEMARIO 1.- TIPOS DE DATOS - DATOS E INFORMACIÓN - NOMENCLATURA EN EXCEL - MANEJO INTERNO EN EXCEL - MASCARAS Y FORMATOS DE CELDAS 2.- HOJAS Y TABLAS DE DATOS - RANGOS - ARREGLOS BIDIMENSIONALES - TABLAS Y ENCABEZADOS - SUBDIVISIONES DE PANTALLA Y PANELES - BUSQUEDA Y REEMPLAZO 3.- OPERACIONES ARITMETICAS - SUMATORIA - PROMEDIO - REGLA DE TRES Y PORCENTAJES - OPERACIONES BINARIAS - FUNCIONES (GENERAL) - REFERENCIAS EXTERNAS 4.- OPCIONES DE IMPRESIÓN - VISTAS DEL AREA DE TRABAJO - DEFINICION DE RANGO DE IMPRESIÓN - DEFINICION DE ENCABEZADO DE DATOS - OPCIONES DE VISTA PREVIA - SALTOS DE PAGINA 5.- MANEJO DE DATOS - AUTORRELLENADO Y SECUENCIAS - LISTAS PERSONALIZADAS - ORDENAMIENTO DE DATOS - FILTROS (AUTOFILTRO Y FILTRO AVANZADO) - COMPARAR DATOS (FUNCIONES BUSCAR) - FORMATO CONDICIONAL - LIBROS COMPARTIDOS 6.- PRESENTACION DE INFORMACIÓN - SUBTOTALES Y ESQUEMAS - OCULTAR/MOSTRAR COLUMNAS - TABLAS DINÁMICAS - GRÁFICOS GENERALES Y DINÁMICOS Anexos Los menús de Excel. Tabla ASCII Referencia de formulas 2 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 1.- TIPOS DE DATOS - DATOS E INFORMACIÓN Como “dato” entenderemos todo carácter o combinación de ellos que esta guardado, o a la vista, en un documento o área de trabajo. Como “información” entenderemos un dato asociado a un conocimiento que le da significado. Como ejemplo de esto, muestro el dato “kg” que por si mismo no tiene significado, pero si recordamos que esta combinación de letras generalmente se asocia a “kilogramos” (conocimiento previo), ahora “kg” indicará kilogramos. Esto debe entenderse como que no todo es lo que parece, sino que debe asociarse a algún conocimiento para que adquiera un significado y se transforme en “información” Los “datos” en Excel son de diversos tipos y se manejan de diversas formas, de tal manera que cambian radicalmente el significado del dato, por ejemplo “12/8” es un dato que Excel interpretará como una fecha y lo mostrará como 12 de agosto del año en curso, aunque usted haya querido escribir doce octavos. Para forzar a Excel a entender el tipo de dato que deseamos manejar se requiere del uso de signos, cuando deseamos que el dato sea interpretado solo como una cadena de caracteres tenemos que presidirlo con un apostrofe, si queremos que realice una operación matemática usaremos algún signo matemático o el “=”, debemos recordar que los datos que guarda Excel siempre tratará de mostrarlo como información. 1 01/01/1900 00:00:00 2.00003 02/01/1900 00:00:03 365.00003 30/12/1900 00:00:03 39830 17/01/2009 00:00:00 En estos casos la primera celda tiene formato de número, la segunda tiene formato personalizado que combina fecha y hora. En la lista de categorías podemos ver el formato “General” que es el default (por omisión) de todos los datos tecleados, cuando a Excel le parece que intentamos representar otra cosa lo formatea para que lo veamos de esa forma. - NOMENCLATURA EN EXCEL El primer concepto fue “dato”, el cual se inserta en una “celda” (cuadro donde se ubica un dato). El área de trabajo de Excel es una rejilla constituida por “renglones” y “columnas” las columnas las identificaremos con letras y los renglones con números, en Excel cada archivo se llama “libro de cálculo” porque esta compuesto por “hojas de cálculo”, un libro puede tener hasta 255 hojas y una hoja puede tener hasta 65,536 renglones y 255 columnas, hasta la versión 2003, en versiones posteriores de Excel esos límites ya no existen. Las columnas se llaman “A”, “B”, “C”, etc, cuando se acaban las letras del alfabeto se usan combinaciones de ellas, “AA”, AB”, “AC”, ……..”BA”, “BB”, “BC”………”IA”, … hasta la “IV” que es la última. La celda se identifica por el cruce de una columna con un renglón (en ese orden), Vgr: “A1” es la primera celda y la última celda de una hoja será “IV65536” En la figura se ve la celda B7 y se indica tanto su nombre como su contenido en la barra superior Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 3 - MANEJO INTERNO EN EXCEL Las tres columnas mostradas contienen exactamente el mismo dato, solo que con formatos diferentes. En el archivo ocupan exactamente el mismo espacio, mientras que si fuesen guardados como texto, la columna central ocuparía al menos 20 veces más bytes que las otras. Los datos de tipo carácter serán manejados exactamente como fueron tecleados, los datos numéricos se guardan con una precisión de 16 posiciones decimales, los datos de otros tipos se manejan como números. Retomando el ejemplo de las fechas podemos observar que el numero 1 mostrado como fecha, da el día primero de enero de año 1900 a las 0 horas. 1 01/01/1900 00:00:00 Los días son los enteros, las horas son los decimales correspondientes, el número 2.00003 2.00003 corresponde a el día 2 de enero de 1900 a las 0 horas con 0 minutos y 3 02/01/1900 00:00:03 segundos. 365.00003 30/12/1900 00:00:03 Así el primer año contabilizado por la computadora corresponde al número 367 sería el 31/12/1900 23:59:59 Una fecha más cercana, por ejemplo, del día 17 de enero de 2009 a las 0 horas corresponde al entero 39830 39830 17/01/2009 00:00:00 El manejo interno de Excel solo distingue entre números y letras, por lo que esto podría ocasionarnos algunos problemas, por ejemplo: al cambiar de computadora los formatos de fechas y horas se verán afectados por la regionalización del Windows, ya que si pasamos de un Windows de Estados Unidos a un Windows Mexicano cambiará la forma en que se ven nuestros datos, aunque no cambien los datos. - MASCARAS Y FORMATOS DE CELDAS Las máscaras son la forma general de una vista de datos, es decir las formas “#,##0.00” esta máscara en particular indica a Excel que nos presente los datos numéricos poniendo una coma en la tercera posición entera, indicándonos los miles además de solo ocupar dos posiciones decimales. La máscara mostrada en la figura le indica a Excel que esa celda en particular deberá mostrarse de la siguiente forma: 2 dígitos indicando el día (dd), una diagonal como separador, 2 dígitos indicando el mes (mm), una diagonal como separador, cuatro dígitos, un que indican el año (aaaa), un espacio como separador, 2 dígitos indicando la hora (hh), dos puntos como separador, 2 dígitos para indicar los minutos (mm), dos puntos como separador y 2 dígitos para indicar los segundos (ss). Estos formatos de celda son particularmente útiles al usuario para fechas, porcentajes y moneda. El formato Científico se usa para presentar en poco espacio cantidades muy grandes, cuyas cifras ocuparían tanto espacio que serian inmanejables, el número 100,000,000,000,000,000,000 (100 trillones ), en Excel se representa como 1E+20 no es descabellado, en astronomía se manejan regularmente estas cifras cuando se habla de distancias a otras estrellas o en biología cuando se habla de edades de fósiles. 4 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 2.- HOJAS Y TABLAS DE DATOS Una hoja de cálculo es un “arreglo” de datos, un arreglo es una forma de organización de cosas, en este caso se organizan en renglones y columnas por lo que decimos que es un arreglo bidimensional. - ARREGLOS BIDIMENSIONALES Dentro de un arreglo se identifica a cada integrante por referencia a sus “dimensiones”, en el caso de Excel, sus dimensiones son “línea” y “columna”, este “integrante” se llamará celda, y la celda se identifica con una letra mayúscula, nombre de la columna, y un número, nombre de la línea, en la figura la celda de trabajo esta enmarcada con línea mas gruesa, se identifica como B7 y es el cruce de la columna B y la línea 7. Excel siempre nos mostrará en la parte superior izquierda el nombre del “objeto” señalado, el objeto puede ser una celda o un “rango”. El arreglo bidimensional se caracteriza por tener solo dos dimensiones, será siempre rectangular, por lo que a un arreglo bidimensional con características especiales se le llama “tabla”, la rejilla que esta en el área de trabajo se llama “hoja” Una tabla de datos se caracteriza por tener “encabezados” y no dejar columnas libres. - RANGOS Por la organización de los datos podemos elegir áreas rectangulares en la hoja, estas se llamaran rangos, un rango recibirá un nombre por default para su manejo interno, este nombre indica la celda inicial y la celda final. En la imagen esta elegida un área de la pantalla (en gris), este “rango” se identifica como “H4:J21” El área total de trabajo en Excel es el rango A1:IV65536 - TABLAS Y ENCABEZADOS El arreglo bidimensional que inicia sus renglones con un titulo para cada columna se dice que es una tabla de datos, y al título de cada columna se le llama “encabezado”. El encabezado será el dato que determina el nombre de los datos y debe estar en la primera celda de la columna de datos, uno para cada columna. Las reglas a seguir para hacer una tabla de datos son: 1.- siempre debe haber un encabezado 2.- los encabezados no deben repetirse 3.- no debe haber columnas vacías en el rango de datos 4.- no debe tener columnas combinadas 5.- los nombres de las columnas deben ser cortos 6.- los nombres de las columnas no deben tener espacios en blanco 7.- no usar signos de puntuación en los nombres La tabla puede estar colocada en cualquier parte de la hoja de cálculo. Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 5 - SUBDIVISIONES DE PANTALLA Y PANELES El área de trabajo que queda a la vista en la ventana no es muy extensa, por lo que Excel da facilidades para ver otras partes del documento sin tener que estarse moviendo, para ello tenemos dos opciones de vista, las subdivisiones y los paneles. Las sudivisiones (split) permiten ver hasta 4 secciones diferentes de un documento para poderlas comparar entre si Y los paneles: El panel (pane) lo podemos usar como un caso especial de las subdivisones, cuando no queremos que se muevan los encabezados o las primeras columnas, así que los “congelamos”. Es muy útil para hojas de tipo contable o tablas muy grandes de datos. Ambas opciones se activan en el menú “Window” o “Ventana” - BUSQUEDA Y REEMPLAZO Todos los datos pueden ser buscados dentro del área de trabajo (hoja de cálculo), con solo solicitárselo y decirle cual dato buscamos, podemos ir al menú en el comando EDIT y dar clic en la orden find, o podemos teclear <alt e f> o <Ctrl f>, Windows ofrece al menos 2 caminos para llegar al mismo resultado. Para buscar texto o números 1. Seleccione el rango de celdas donde desee realizar la búsqueda. Si desea buscar en toda la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda. 2.En el menú Edición (edit), haga clic en Buscar (find). 3.En el cuadro Buscar (find), escriba el texto o los números que desee buscar o elija una búsqueda reciente en el cuadro de lista desplegable Buscar (find).. Nota Puede utilizar caracteres comodín en los criterios de búsqueda. 4. Si desea especificar un formato para la búsqueda, haga clic en Formato (format) y seleccione las opciones apropiadas en el cuadro de diálogo Buscar formato. Si Formato no está disponible en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, haga clic en Opciones y, a continuación, en Formato. 6 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 5. Haga clic en Opciones para definir más valores para la búsqueda. Por ejemplo, puede buscar todas las celdas que contengan el mismo tipo de datos, como fórmulas. En el cuadro Dentro de, puede seleccionar Hoja o Libro para buscar en una hoja de cálculo o en un libro entero. 6.Haga clic en Buscar todo o en Buscar siguiente. Buscar todo muestra una lista con todas las instancias del elemento buscado y permite activar una celda seleccionando una instancia específica. Puede hacer clic en un encabezado para ordenar los resultados de una búsqueda con Buscar todo. Nota Para cancelar una búsqueda en curso, presione ESC. Sustituir texto o números 1. Seleccione el rango de celdas donde desee realizar la búsqueda. Si desea buscar en toda la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda de la misma. 2. En el menú Edición, haga clic en Reemplazar. 3. En el cuadro Buscar, escriba el texto o los números que desea buscar o elija una búsqueda reciente en el cuadro de lista desplegable Buscar. Nota Puede utilizar caracteres comodín en los criterios de búsqueda. 4. Si desea especificar un formato para la búsqueda, haga clic en Formato y seleccione las opciones apropiadas en el cuadro de diálogo Buscar formato. Si Formato no está disponible en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, haga clic en Opciones y, a continuación, en Formato. 5. Haga clic en Opciones para definir más valores para la búsqueda. Por ejemplo, puede buscar todas las celdas que contengan el mismo tipo de datos, como fórmulas. En el cuadro Dentro de, puede seleccionar Hoja o Libro para buscar en una hoja de cálculo o en un libro entero. 6. En el cuadro Reemplazar con, escriba los caracteres por los que desea sustituir y, si es necesario, especifique los formatos. Si desea eliminar los caracteres del cuadro Buscar, deje el cuadro Reemplazar con en blanco. 7. Haga clic en Buscar siguiente. 8. Para reemplazar la instancia resaltada o todas las instancias de los caracteres encontrados, haga clic en Reemplazar o Reemplazar todos. Nota Para cancelar una búsqueda en curso, presione ESC. Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 7 3.- OPERACIONES ARITMETICAS Las operaciones aritméticas son aquellas que nos permiten llegar a un resultado operando con cantidades. Vamos a iniciar con algunas relativamente complicadas, pero de muy fácil operación: - SUMATORIA Suma todos los números de un rango, si el rango no esta elegido al dar clic al botón de autosuma buscará los datos adyacentes que puedan ser sumados, coloca en forma automática una función suma() o Sum() en inglés, en la celda. Sintaxis SUMA(número1;número2; ...) SUM() en inglés Número1;número2;... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener. Observaciones • • • Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba directamente en la lista de argumentos. Consulte los dos primeros ejemplos. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. Vea el tercer ejemplo a continuación. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores. Ejemplo El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco. 1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco. 2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los encabezados de fila o de columna. Seleccionar un ejemplo de la Ayuda 3. Presione CTRL+C. 4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. 5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic en Modo de auditoría de fórmulas. Datos -5 15 30 '5 VERDADERO Fórmula =SUMA(3;2) Descripción (Resultado) Suma 3 y 2 (5) Suma 5, 15 y 1, ya que los valores de texto se traducen como números y el valor =SUMA("5";15;VERDADERO) lógico VERDADERO se traduce como 1 (21). =SUMA(A2:A4) Suma los tres primeros números de la columna anterior (40). =SUMA(A2:A4;15) Suma los tres primeros números de la columna anterior y 15 (55). Suma los valores de las dos últimas filas anteriores y 2. Puesto que los valores no =SUMA(A5;A6;2) numéricos de las referencias no se traducen, no se tienen en cuenta los valores de la columna anterior (2). 8 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez - PROMEDIO El promedio al igual que la suma es una función que ya viene programada en Excel, se refiere a que de una lista de cantidades sumará todas y las dividirá entre la cantidad de elementos de la lista, el resultado es el promedio. Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Sintaxis PROMEDIO(número1;número2;...) Número1, número2, ... Observaciones • • AVERAGE() en inglés son entre 1 y 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener. Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números. Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero. Cuando se esté calculando el promedio de celdas, tenga en cuenta la diferencia existente entre las celdas vacías, de manera especial si ha quitado la marca a la casilla Valores cero en la ficha Ver (comando Opciones en el menú Herramientas). Las celdas vacías no se cuentan pero sí los valores cero. Ejemplo Datos 10 7 9 27 2 Fórmula Descripción (Resultado) =PROMEDIO(A2:A6) Promedio de los números anteriores (11) =PROMEDIO(A2:A6;5) Promedio de los números anteriores y 5 (10) - REGLA DE TRES Y PORCENTAJES La famosa regla de tres nos permite encontrar un factor desconocido en una comparación contra una relación conocida, por ejemplo cual es el 15% de 72 pesos (el impuesto a pagar), la relación conocida es que 72 es mi 100% por lo que debo encontrar cuanto es el 15% El dato obtenido se muestra en formato de número, ya que en la formula usamos la multiplicación por 100, Excel ofrece la posibilidad de no requerir esa parte, si deseamos usarlo con formato de porcentaje el dato a obtener sería dividir la cantidad del 100% entre la de la parte proporcional lo que nos da un numero decimal menor a 1. Supongamos que quiero obtener el 15% de 72 pesos sería =15/72, que con formato de porcentaje nos da 20.83%, con la forma de regla de tres sería 15*100/72 y nos da el mismo resultado. Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 9 - OPERACIONES BINARIAS Las operaciones binarias son todas las que funcionan solo sobre dos operandos, como la suma, la resta, la multiplicación o la división. Para esto conoceremos a los operadores de cálculo Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia. Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos. Operador aritmético + (signo más) Significado (Ejemplo) Suma (3+3) Resta (3-1) - (signo menos) Negación (-1) * (asterisco) Multiplicación (3*3) / (barra oblicua) División (3/3) % (signo de porcentaje) Porcentaje (20%) ^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2) Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparación = (signo igual) >(signo mayor que) <(signo menor que) >= (signo igual o mayor que) <= (signo igual o menor que) <>(signo distinto de) Significado (Ejemplo) Igual a (A1=B1) Mayor que (A1>B1) Menor que (A1<B1) Igual o mayor que (A1>=B1) Igual o menor que (A1<=B1) Distinto de (A1<>B1) Operador de concatenación de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador de texto Significado (Ejemplo) & ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte") Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores. Operador referencia : (dos puntos) , (coma) (espacio) de Significado (Ejemplo) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15) Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15)) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8) Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula. Prioridad de operadores Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Operador : (dos puntos) (un solo espacio), (coma) 10 Manejo de datos en Excel Descripción Operadores de referencia Marcos Nava Ramírez % ^ *y/ +y& = < > <= >= <> Uso de paréntesis Negación (como en -1) Porcentaje Exponenciación Multiplicación y división Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenación) Comparación Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5) - FUNCIONES (GENERAL) Las funciones son pequeños programas que se aplican a los datos y entregan un resultado, existen muchas preprogramadas y además podemos crear algunas nuestras (por medio de macros), ya vimos anteriormente un par de estas, sum y average (o suma y promedio), hay muchas otras que se insertan en forma, digamos, manual. Esta inserción inicia con el signo “=”, esto le dice a Excel que a continuación se escribirá una formula; otra opcion para insertar formulas es dando un clic en la Fx que esta en a la barra de edición, acción que da inicio al asistente de fórmulas de excel. Para todas las funciones debemos tener en cuenta cuando se requiere de una referencia “absoluta” y cuando una “relativa”, en la fórmula =A7*F110 tenemos dos referencias y un operador, estas referencias son relativas ya que si muevo la fórmula de celda la fórmula se modificará de tal forma que se ajuste al movimiento, es decir, que si la muevo una línea hacia arriba la fórmula quedará como =A6*F109, si la muevo una columna hacia la derecha quedará como =B7*G110. Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 11 Esto es muy cómodo cuando en la fórmula no se hace referencia a una celda específica y que no se mueve (por ejemplo al total de toda la columna), si suponemos que F110 es el total de la columna, al mover mi fórmula o copiarla para otras celdas, esta se habrá modificado y ya no hace referencia a la celda del total, esto se solventa haciendo una referencia “absoluta”, es decir “fijando” la referencia así: =A7*$F$110 el signo “$” indica a Excel que esa referencia no deberá moverse. Podemos “fijar” por separado la columna y la línea, es decir que, el signo $ antes de la F le indica a Excel que no cambie la columna y el signo $ anterior al 110 le indica a Excel que no cambie la línea. Algunas funciones de conversión que nos pueden ayudar a salir rápidamente de problemas: =A3-A2 Días entre las dos fechas =DIAS.LAB(A2;A3) Días laborables entre las dos fechas =MES(A3)-MES(A2) Meses transcurridos entre dos fechas del mismo año =(AÑO(A4)-AÑO(A3))*12+MES(A4)-MES(A3) Meses transcurridos entre dos fechas separadas más de un año =AÑO(A3)-AÑO(A2) Años transcurridos entre dos fechas =A2-HOY() Número de días desde A2 hasta la fecha actual =TEXTO(B2-A2,"h") Horas entre dos horas =TEXTO(B2-A2,"h:mm") Horas y minutos entre dos horas =TEXTO(B2-A2,"h:mm:ss") Horas, minutos y segundos entre dos horas =ENTERO((B2-A2)*24) Horas totales entre dos horas =(B2-A2)*1440 Minutos totales entre dos horas =(B2-A2)*86400 Segundos totales entre dos horas =HORA(B2-A2) Horas entre dos horas, cuando la diferencia no es mayor que 24 =MINUTO(B2-A2) Minutos entre dos horas, cuando la diferencia no es mayor que 60. =SEGUNDO(B2-A2) Segundos entre dos horas, cuando la diferencia no es mayor que 60. =(A2-ENTERO(A2))*24 Número de horas desde las 12:00 a.m. =(A3-ENTERO(A3))*24 Número de horas desde las 12:00 a.m. =TEXTO(A2/24, "h:mm") Horas desde las 12:00 a.m. =TEXTO(A3/24, "h:mm") Horas desde las 12:00 a.m. =CONVERTIR(A2,"day","hr") Convierte A2 días en horas =CONVERTIR(A2,"hr","mn") Convierte A2 horas en minutos =CONVERTIR(A2,"yr", "day") Convierte A2 años en días Nota Para las conversiones en que se utilizan años, se considera que el año tiene 365,25 días. =TEXTO(A2, "dddd") Calcula el día de la semana para la fecha y devuelve el nombre completo del día =TEXTO(A3, "ddd") Calcula el día de la semana para la fecha y devuelve el nombre abreviado del día =CONVERTIR(1,0; "lbm"; "kg") Convierte 1 libra masa a kilogramos. =CONVERTIR(68; "F"; "C") Convierte 68 grados Fahrenheit a Celsius. =CONVERTIR(CONVERTIR(100,"ft","m"),"ft","m") Convierte 100 pies cuadrados a metros cuadrados. - REFERENCIAS EXTERNAS En una fórmula también podemos hacer referencia a un rango de celdas en otra hoja o en otro libro de cálculo. En este ejemplo la fórmula =C8+veracruz!C6+tabasco!C5 referencia a los totales de otras hojas del mismo libro. En el siguiente ejemplo podemos ver una referencia a otros libros abiertos: 12 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez hace Si los libros están cerrados se vera así: La fórmula es: =C8+'C:\Documents and Settings\Administrador\Mis documentos\[Libro2.xls]veracruz'!C6+'C:\Documents and Settings\Administrador\Mis documentos\[Libro3.xls]tabasco'!C5 4.- OPCIONES DE IMPRESIÓN Los documentos generados en Excel también pueden se presentados en papel, no solo en electrónico, en muchas ocasiones se requerirá esta “copia dura” de nuestro trabajo, por ejemplo para anexarla a un expediente. - VISTAS DEL AREA DE TRABAJO Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 13 El menú de vistas (View) nos muestra que podemos ver el documento en forma “Normal” o “prevista de salto de página” (Page Break Preview) Ambas opciones son vistas para el área de trabajo y se puede continuar trabajando aunque estén activas. En la vista normal vemos la rejilla completa del área de trabajo, aunque varía un poco después de una vista previa, aparecen líneas punteadas en algunas partes de la hoja, esto nos dice que los cortes de hoja impresa están en ese lugar. Y nos puede ayudar a hacer una redistribución de datos en caso necesario, para mejorar la vista impresa del documento. En la vista de salto de página nos mostrará el rango de impresión distribuido en hojas de papel, indicándonos, con un letrero al agua, la página en que se imprimirá. El área de impresión se enmarca en azul rey, y todo lo que este fuera del área de impresión queda en gris. El área de impresión por default busca el rango de datos que contenga todos los datos asentados en la hoja, sin embargo puede ser definible por el usuario. - DEFINICION DE RANGO DE IMPRESIÓN En el menú de archivo (file), está la opción de configuración de página (page setup), damos clic en la pestaña de Hoja (Sheet) y elegimos el área de impresión (Print area), podemos escribir directamente el rango a imprimir A1:J25, o como en la figura se elige dando clic en el cuadrito que esta al final de la línea (el de la flechita roja), todo el cuadro se convierte en una sola línea y podemos elegir el área directamente en la hoja de cálculo, para ella esta es una referencia absoluta, por lo que la escribe así: $A$1:$J$25. El área de impresión solo se podrá elegir en esta opción, lo mismo que la opción de Rows to repeat at top:, son la líneas que se repetirán hasta arriba, se usa para encabezados, y las columnas que se repiten a la izquierda A pesar de que las opciones son iguales a la de la prevista, solo desde el área de trabajo se definen estas opciones, en la vista previa (preview) estarán inactivas. - DEFINICION DE ENCABEZADO DE DATOS Al igual que la definición del área de impresión los encabezados de datos solo pueden ser definidos en la opción de configurar página (Page setup) del comando Archivo (file), donde se define el rango a repetir, en este caso el rango puede referirse a una o varias líneas Una vez definido, aparecerán en cada hoja impresa en la parte superior, el rango a imprimir no deberá contener a los encabezados, porque se podrán imprimir dos veces en la primera hoja. En la figura están marcados como rango, es solo para estas notas, en la práctica no se ve en otro color el rango elegido. El encabezado es el tipo de dato que se encuentra al principio de una tabla de datos, y que nos informa del tipo de dato que deberá contener el resto de la columna en la tabla. - OPCIONES DE VISTA PREVIA 14 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez Para entrar a la forma de vista previa usaremos el botón que muestra una hoja de papel vista con lupa, se encuentra generalmente entre los botones de impresión y se llama “Vista previa” (Print Preview). La vista previa nos ofrece un símil de la impresión una vez terminada, pero además nos permite configurar las opciones que nos permitirán darle la forma impresa deseada. Nos muestra una hoja proporcional a la hoja de papel elegida para imprimir, además de mostrarnos como se verá el impreso una vez realizado El menú nos permite navegar entre las hojas “impresas”, para ello nos muestra como primeros botones “Siguiente” (Next) y “Anterior” (Previus), un acercamiento (Zoom), la orden de ejecución inmediata “Imprimir…” (“Print…”), siempre que un botón tiene puntos suspensivos es porque da acceso a una caja de diálogo, en este caso, en la que se definirán las opciones de la impresora, el botón “Configurar” (Setup) también da acceso a una caja de diálogo. Esta caja de diálogo tiene 4 pestañas. “Página” (Page) permite configurar la Orientación (Orientation) del papel, muestra las opciones en figuras fáciles de entender, se da clic en el circulo y el centro se verá verde indicando que está seleccionado. La Escala (Scaling) nos permite ajustar la cantidad de datos que entran en una página ajustando la escala a la que será impresa, por medio de dos opciones: Ajustar a: (Adjust to), que es el porcentaje de escala y Encajar en: (Fit to), esta opción nos permite obligar la escala al tamaño del papel o distribuir en varias hojas. Podemos elegir el Tamaño del papel (Paper size), donde elegiremos de una lista desplegable alguno de los tamaños predefinidos o tamaño personalizado, en Estados Unidos el tamaño de papel mas usado es el A4 que es menos ancho que el papel de tamaño carta, la diferencia es de media pulgada de ancho. Calidad de impresión (Print quality) se refiere a la resolución de impresora que se usará, actualmente se manejan 2, 300 ppp, puntos por pulgada (dots per inch) o 600 ppp o dpi, son las resoluciones calidad borrador y alta calidad para las laser, en algunas impresoras fotográficas se llega a 1440 ppp y en las antiguas impresoras se manejan desde 150 ppp. Primer número de página (First page number) permite establecer en que número de página inicia las impresiones. El Botón Márgenes (Margins) nos permite ver y establecer los márgenes de la hoja de impresión, permitiéndonos así modificarlos para adecuarlos a nuestras necesidades, como ejemplo imaginemos que requerimos un margen derecho mas amplio para engargolado, llevamos el puntero del ratón sobre el margen derecho y arrastramos el margen hasta el sitio adecuado (para arrastrar se da un clic y sin soltar el botón del ratón se mueve a la posición deseada, al llegar soltamos el botón y listo). Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 15 De la misma manera podemos modificar el margen para los encabezados o para los pies de página. En la parte superior de la hoja se observan los limitadores de cada columna, esto nos da la posibilidad de ajustar los tamaños de cada columna para mejorar la apariencia impresa. Para modificar el tamaño de una columna se arrastra el indicador de la columna deseada. Existe un margen que no siempre se ve, y es el del límite de impresión establecido por la propia impresora, después de este, simplemente, no se imprime nada. Este margen no puede ser modificado, ya que es una limitante física de la impresora. Cuando hay encabezados y/o pie de página se ven otras líneas, que son las que determinan las márgenes de encabezado (Header) o pie de página (Footer). También se pueden establecer manualmente en la segunda pestaña de la configuración de página. El tamaño de papel aquí establecido fuerza a la impresora a buscar una fuente con ese tipo de papel, si no la encuentra, la esperará en la charola de alimentación manual. Muchas veces enviamos nuestra impresión y cuando llegamos encontramos un error en la impresora, este error casi siempre es debido a que enviamos un tamaño de papel que no está en ninguna de las charolas de la impresora, el tamaño mas usado por USA es el A4 que es un poco más delgado que el tamaño carta. El predefinido de escala de impresión es 100% Tamaño normal, podemos cambiar el tamaño a voluntad, o pedirle que lo fuerce a ajustar nuestro impreso a X páginas a lo ancho (wide) o Y páginas de alto (tall), por ejemplo queremos que todas las columnas entren en una sola página de ancho por todas las que salgan de largo, ponemos un 1 en ancho y borramos el número en alto. Se puede decir que es un truco muy útil, sobre todo cuando, en forma manual, definimos saltos de página en la hoja de cálculo. Los encabezados y pies de página para impresión se establecen en la tercera pestaña de la configuración de página encabezado/pie de página (Header/Footer). Podemos elegir alguno de los que están preconfigurados o crear alguno totalmente personalizado (Custom), el preconfigurado se ubica en el centro de la página, mientras que en el personalizado podemos ubicarlo en alguna de las tres ubicaciones establecidas (izquierda, derecha o centro). - SALTOS DE PÁGINA Los saltos de página son los indicadores de en que renglón debe terminar una página, en forma predeterminada (default) corta las páginas de acuerdo a los márgenes establecidos. La opción de establecerlos manualmente nos permitirá pasar a la siguiente hoja cuando queramos, por ejemplo cuando alguna tabla de datos reviste cierta importancia y la queremos como inicio de página sin alterar la forma de la hoja de cálculo. Para establecer el salto, colocamos el cursor arriba de los datos que serán inicio de página, elegimos en el menú de comandos “Insertar salto” con la opción “página”, y observamos la vista previa. 16 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 5.- MANEJO DE DATOS - AUTORRELLENADO Y SECUENCIAS La opción de auto rellenado nos permite ahorrarnos tiempos de escritura, ya que por si mismo el Excel calcula los componentes de una secuencia en base a los componentes elegidos. En el ejemplo se eligen las celdas A1 y A2, se toma el rango por la esquina inferior derecha y se arrastra hacia donde se desea rellenar, obsérvese que el cuadro amarillo indica el componente calculado de la secuencia. Las secuencias numéricas serán calculadas aritméticamente por la diferencia (resta) entre los componentes elegidos, si los componentes son caracteres se multiplicará la secuencia elegida, las fechas se incrementaran de acuerdo a la diferencia en días entre las fechas. Habiendo seleccionado un rango específico, al señalar con el puntero del ratón en el cuadrito marcado en la esquina inferior derecha del rango, se modifica el puntero y toma la forma de una cruz, esto indica el momento adecuado para realizar el arrastre. Siempre debemos de tomar muy en cuenta que señalamos y de donde tomamos ese rango, ya que si lo tomamos de otro lado la acción que tomara Excel será mover los datos. Gracias a esta opción de autorellenado podemos “ahorrarnos” escritura, si contamos con una secuencia de letreros o etiquetas que usemos a menudo. - LISTAS PERSONALIZADAS Las secuencias de letreros podrán ser reutilizadas tan a menudo como se desee, con una ventaja adicional, si esta lista se usa muy seguido podemos dejarla ya guardada en la hoja para no tener que volver a teclearla mas. A esta opción se le llama listas personalizadas, y Excel tiene preprogramadas dos listas: los días de la semana y los meses del año. Una vez guardada nuestra lista funciona igual que el autorrellenado. Para crear nuestra lista entramos a Herramientas/Opciones y nos vamos a la pestaña de Listas personalizadas, conde podremos crearla directamente o importarla desde la hoja de calculo. - ORDENAMIENTO DE DATOS Cuando tenemos una lista de datos es fácil pedirle a Excel por medio el botón “ordenar” que las coloque en orden, pero que pasa cuando tenemos que ordenar varias columnas por una de ellas sin que se pierda la coherencia de los datos, Excel lo hace automáticamente, pero en el orden de las columnas posteriores, en el ejemplo los hermanos Pérez Carreño se ordenaron por sexo, pero si deseamos que el sexo no tenga importancia y el nombre si, entonces tenemos que definir la forma en que deberá ordenar. El comando se encuentra en Datos/Ordenar y nos presenta una caja de dialogo que nos permite elegir la forma en que deseamos el ordenamiento, definiendo hasta tres criterios de orden En cada uno de los tres criterios podemos elegir si será en orden ascendente o descendente. Si nuestro rango cuenta con encabezados nos permite usarlos para determinar el nombre de las columnas El orden esta determinado por el juego de caracteres original de la máquina llamado código ASCII, que siempre ordenara los caracteres de acuerdo a su posición. Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 17 Observe que los mismos nombres pero en minúsculas siempre quedan después, ya que las minúsculas están después de las mayúsculas en el código ASCII. En este ejemplo se ve algo fuera de lugar, la primera persona de la lista no esta en orden, esto se debe a que para forzarla a ser la primera agregue un espacio en blanco al principio del apellido paterno. Siempre que el resultado no sea el esperado, deberemos revisar los datos ya que hay datos que no se ven pero si se toman en cuenta. - FILTROS (AUTOFILTRO Y FILTRO AVANZADO) La información contenida en una tabla de datos puede ser mostrada de acuerdo a un criterio establecido, es decir solo se podrán ver aquellos renglones en que se cumpla con una condición específica, esta condición se establece por medio de filtros. Los filtros pueden ser automáticos o establecidos manualmente y no afectan la existencia de los datos en la tabla, es decir solo veo los que filtro pero los demás siguen ahí. La primera opción son los automáticos que nos permiten trabajar con criterios preestablecidos (suficientes en el 90% de los casos), para activarlos nos colocamos sobre alguno de los títulos de la tabla, activamos el comando Datos/filtro/autofiltro Al activarlo nos da la opción de usar los criterios en orden ascendente o descendente, por default podemos elegir un valor específico del selector, aunque también podemos elegir personalizar la condición, elegir que solo muestre las celdas vacías o no vacías. En la opcion de personalizar podemos elegir filtros mas complejos por medio de fórmulas. Cuando un filtro está activo, el botón del filtro cambia el color del triángulo a azul, para indicar que en esa columna hay un filtro activo. Los filtros son independientes a menos que haya un filtro anterior, en este caso el segundo filtro solo actúa sobre los datos filtrados por el anterior. Otro efecto visual es el de cambiar los números de las líneas a color azul, para indicar a que líneas esta afectando el filtro. Así pueden tenerse varios filtros activos y solo mostrará aquellas líneas que cumplan con todos los criterios establecidos. Para quitar un filtro se tiene que elegir la opción “todos”, si se desea desactivar todos los filtros rápidamente solo tiene que dar clic en la opción de autofiltro para que se desactiven. Esta opción permite copiarlos al elegir el rango deseado y pasarlo a otra hoja u otro rango, solo se copiaran los que hayan quedado activos dentro del filtro. El filtro no afecta los datos originales. -- Segunda opción filtro avanzado 18 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez Para esta opción se requiere utilizar algún área en la hoja en donde se determine el criterio a usar para el filtro, en el caso del ejemplo se usarán las líneas 1 y 2 , en este caso se reprodujeron los títulos de la tabla de datos para determinar los criterios, en este caso específico vuelo=125 y origen=LHE, este ejemplo es solo para establecer la forma, ya que estos filtros podrían haberse hecho por autofiltro. Lo importante del ejemplo es establecer el lugar para colocar los criterios y los títulos. Los pasos a seguir de acuerdo a la ayuda de Excel son los siguientes: 1.-Inserte al menos tres filas vacías sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.). El rango de criterios debe tener rótulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vacía entre los valores de criterios y el rango. 2.-En las filas situadas bajo los rótulos de columna, escriba los criterios que desea buscar 3.-En la zona de criterios elija el rango que incluya el titulo y el valor buscado En el ejemplo de la izquierda el origen puede ser cualquiera de los 3 especificados, y además se pidió que el peso fuera superior al promedio de peso de la tabla de datos. Para establecer estos criterios se uso el rango H1:J4, se juntaron la columna de origen y la de peso, pero para que se integre una fórmula como criterio no debe tener titulo la columna, pues queda manifiesta en la fórmula “=I8>…..”. De esta forma podemos definir criterios de filtro tan complejos como deseemos. Otra opción interesante del filtro avanzado es la de mostrar solo registros únicos. Para esta definición el rango de la lista deberá ser la columna que no deseamos que se repita, igualmente el rango de criterios seta solo la columna deseada. Se activa la casilla de “Solo registros únicos” y aceptar. En todos los casos podemos filtrar sobre la misma lista o copiar el resultado a otro lugar, cuando se hace esta especificación se activa la casilla “copiar a” donde especificaremos las celdas a las cuales copiar el resultado del filtro. Dado que son filtros no afectan el contenido total de la hoja, solo muestran, no borran ni modifican. Para desactivar los filtros en el menú de datos y daremos clic en “filtro/ mostrar todo” - COMPARAR DATOS (FUNCIONES BUSCAR) Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 19 Dos hojas de cálculo pueden ser comparadas a través de las funciones de Excel, para obtener, por ejemplo, la descripción de una clave, muchas veces nos piden que en lugar de las claves que usamos regularmente se use el texto descriptivo correspondiente. Para realizarlo podemos crear otra columna para la descripción, en este caso usaremos una columna ya existente (descrip) y reemplazaremos el contenido por la fórmula para la búsqueda del dato. En este caso nuestra clave a buscar es: “origen” y la encontraremos en otra hoja de calculo (claves.xls). Que desgraciadamente no contiene todas las claves, así que algunas marcarán #N/A porque el dato no será encontrado por no existir. Los datos para las claves podrían estar en cualquier orden, pero si se desea un alto grado de presición en la búsqueda deberán estar en orden alfabético. Al menos deben existir dos columnas, la del dato buscado y su respuesta, la primera columna se referencia como 1 y la siguiente como 2 y así sucesivamente, estas pueden estar entre otras, el único requisito es que este primero el dato buscado, ya que esta será la columna 1 de la matriz de búsqueda. Analicemos la formula para la búsqueda: =BUSCARV(G2,[CLAVES.xls]Hoja1!$A$2:$B$34,2,0) esta se coloca en la primera clave a buscar, la fórmula se llama BUSCARV y hace búsquedas verticales sobre la matriz especificada, el primer parámetro es el dato buscado, el siguiente es la matriz de búsqueda, en este caso se especifica el nombre del archivo y la hoja que lo contiene, a continuación se especifica la columna que contiene el dato que será devuelto y por último se especifica si la matriz esta ordenada o no. Este último parámetro reviste gran importancia pues este determina el comportamiento de la formula, el default es 1, es decir, no ordenada, (o es que si esta ordenada), cuando no esta ordenada regresa como resultado el valor mas cercano al valor buscado y aparenta haber encontrado todos los datos, esto puede llevar a errores, aunque también es útil en ciertas ocasiones. La formula BUSCARH hará una búsqueda sobre datos verticales, es decir en columnas en lugar de líneas, funciona de la misma manera que la anterior. - FORMATO CONDICIONAL Esta opción nos permitirá mostrar los datos con hasta tres formatos diferentes de acuerdo a condiciones especificadas por nosotros. Seleccione el rango sobre el cual se aplicará el formato condicional y a continuación defina con la ventana de dialogo las condiciones a efectuar, tenemos dos opciones, por valor de celda y por fórmula. El formato se aplica a cada celda del rango en forma individual, por lo que debemos elegir si deseamos que este basada en el valor de la celda o en una fórmula. Los resultados son muy útiles para presentar datos resaltados. 20 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez - LIBROS COMPARTIDOS Excel va a permitir que un equipo de trabajo utilice y actualice los datos en una misma hoja de cálculo en una red. A esta acción se le llama compartir libros, será útil para centralizar los datos que se recaban entre varios participantes o que se puedan revisar los resultados sin que los demás tengan que cerrar el libro. Para llegar a esta opción se activa la opción de compartir libro en el menú herramientas, esta acción nos muestra la ventana de diálogo de compartir libro, active la casilla de permitir la modificación por varios usuarios y acepte. Esto ya nos permite compartir un libro de calculo, al abrirlo se mostrara en la barra de titulo el texto “[Compartido]” para indicar que puede ser usado por varias personas a la vez. Volviendo a entrar a compartir libro podremos configurar las opciones de compartición en la pestaña de Uso avanzado, donde podremos determinar si se guarda el historial de cambios y por cuanto tiempo, en que momento actualizar los cambios, que hacer en caso de conflictos de celdas entre usuarios (que dos personas traten de usar la misma celda). También podemos ver quienes tienen abierto el libro en este momento y hasta sacarlos si somos el usuario propietario. Esta opción de Excel puede ser muy útil, pero no reemplaza de ninguna manera a una verdadera base de datos, en hojas grandes suele presentar conflictos al guardar los datos de los usuarios, llegando incluso a mezclarlos. 6.- PRESENTACION DE INFORMACIÓN Entre las formas que se presenta la información a la vista del usuario agruparemos las opciones de comandos que sirven para “mostrar” información al consultante (difiere del usuario en que este no manipula la presentación, solo la consulta o imprime). - SUBTOTALES Y ESQUEMAS Es muy solicitado que las hojas de cálculo presente subtotales en las columnas, la mayoría optamos por separar los bloques de información y agregar funciones para totalizar columnas, esto desgraciadamente rompe el esquema de la tabla de datos y nos evita futuras consultas o actualizaciones. Una opción rápida para obtener totales en una hoja de cálculo es la de subtotales Se encuentra en el menú de datos y al activarla nos da opción a Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 21 elegir la columna de agrupamiento, la función a emplear para los totales, las columnas a totalizar y las opciones de vista. Una vez activada y configurada nos mostrará sobre la hoja actual los totales por grupo solicitados, tome en cuenta que si los datos no están previamente ordenados el resultado es imprevisible. Si observamos la parte izquierda de la ventana veremos que la columna de los números esta precedida por tres líneas, numeradas del uno al tres, estas designan los tres niveles jerárquicos de visualización de datos, donde 3 es el nivel de visualización completa, 2 solo vera subtotales y el 1 solo vera el total general Para desactivar los subtotales se entra al menú de datos/subtotales y se presiona el botón “quitar todos” Este modo de subtotales nos presentó un esquema en forma automática, también podemos esquematizar manualmente los datos, esta opción nos servirá si nuestra tabla forzosamente incluye subtotales ya calculados Para elegir los esquemas manualmente se elije un rango de los datos, los que deseamos que formen un grupo de nivel 1, (el nivel mayor será el de detalle) y activamos la orden “Agrupar”, esto responde a las características elegidas en la configuración: La primera opción “Filas resumen…” indica al esquema que en la ultima fila se encuentra el resumen o los totales de ese grupo, si se desactiva es porque estarán arriba. “Columas resumen….” Se usa cuando lo que se esta esquematizando son las columnas. “Estilos automáticos” activa el uso del estilo automático (se nota porque las fila o columna resumen estará en negrita, siempre y cuando usemos el botón “Aplicar estilos”. Para deshacernos de toda la definición del esquema usaremos el comando “Borrar esquema” teniendo desplegado todo el detalle y sin tener elegido ningún rango, para quitar una agrupación específica usaremos “Desagrupar” después de elegir el rango a desagrupar. - OCULTAR/MOSTRAR COLUMNAS Este comando nos permite quitar de la vista columnas que no deseamos que se vean o se impriman. 22 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez Permitiendo “Ocultar” columnas que no tienen importancia para la vista del usuario y volverlas a “Mostrar” si nos hace falta para seguir trabajando.. Para llegar a esta opción, habiendo elegido las columnas que deseamos ocultar, daremos clic con el botón derecho del Mouse y elegimos. Cuando en una hoja hay columnas o filas ocultas se verá una línea de división un poco mas gruesa en las letras de las columnas o los números de las filas, para volver a ver esas columnas tome un rango de columnas que incluya a las que no están visibles y elija “Mostrar” - GRÁFICAS Las gráficas en Excel serán presentaciones de datos numéricos en un plano cartesiano o polar, de forma que sus relaciones sean vistas en forma más “gráfica”. Para llegar a esto debemos tener una tabla de datos, donde los títulos serán los descriptores del dato (leyendas) y cada fila o columna la “serie” a graficar Los pasos para la creación de un gráfico son sencillos gracias a los programas asistentes llamados “Wizard”. Paso 1 de 4.- elija el rango de datos a representar en un gráfico, de clic en el icono de gráficas, y elija en el asistente el tipo de gráfico que desea. La mejor forma de conocerlos es eligiéndolos y presionar el botón de muestra, el mismo asistente dará una pequeña explicación del gráfico. El segundo paso nos permite definir si los datos a graficar se encuentran en columnas o filas, también nos permite, si nos pasamos a la pestaña de Serie, el nombre de la serie, donde se encuentran los valores y cuales son sus rótulos, también podemos agregar nuevas series a la gráfica El paso 3 define muchos otros detalles de la gráfica como los títulos de la grafica y de los ejes, en la pestaña de eje definiremos si se usa o no los nombres de los ejes, en la pestaña de Líneas de división se define si se ven o no las líneas que indican los valores al fondo de la gráfica, tanto para “x” como para “y”, en “leyenda” definimos si queremos verla o no, y su posición, en “rótulos de datos” nos permite mostrar el valor de cada columna o su descripción y en “tabla de datos” nos permite elegir si queremos que se vea o no una rejilla con los datos dentro de la misma gráfica. El cuarto y último paso le define a Excel si debe estar en la misma hoja de cálculo o en una nueva. El gráfico ya terminado se ve así: Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 23 Mientras este activo un gráfico me señalara a que datos corresponde, mostrando rangos con marco de color las distintas partes del gráfico, en este caso la descripción y el peso. Al estar activo el gráfico se verá rodeado por un marco negro y los recuadritos de posición, en este momento si queremos mandar a imprimir se imprimirá solo la gráfica e ignorará el resto de la hoja de cálculo, si estamos en cualquier celda entonces imprimirá la hoja incluyendo la gráfica. En este caso solo la práctica nos permitirá hacer la mejor elección de tipo, solo cabe decir que si los datos a representar pasan de 20 el gráfico será difícil de leer, en la mayoría de los casos, y no cumplirá con su principal objetivo. - TABLAS DINÁMICAS La mejor forma de obtener resultados con base a una tabla de datos es la tabla dinámica, que es una tabla resumen de los datos involucrados. En el comando de datos pida informa de tablas y gráficos dinámicos, aparecerá un asistente para definir las características deseadas. En este primer paso podemos elegir entre que datos deseamos analizar, y que tipo de informe vamos a generar El segundo paso nos permite definir el rango de los datos, es importante que sea una tabla de datos, porque de otra manera no se podrá lograr. Por default analiza la hoja de cálculo y nos presenta la opción más probable, que casi siempre es la totalidad de la tabla, a menos que encuentre varias tablas en la hoja. También podemos definirla en forma manual. El paso 3 sirve para definir si se coloca la tabla dinámica en hoja nueva o en alguna existente. En esta ventana de diálogo existe la opción de usar el asistente de diseño para tablas dinámicas 24 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez El asistente de diseño nos presenta un esquema de cómo será la tabla terminada y los datos que podemos usar (a manera de botones). Tomaremos y arrastraremos los datos a la posición que deseamos que tengan en nuestra tabla de resultados. En lo personal no recomiendo su uso, ya que es muy limitado con respecto a sus posibilidades Al finalizar tendremos la siguiente pantalla, que es nuestra tabla dinámica: En ella también podremos arrastrar y soltar cualquiera de los datos de la tabla de datos, aquí se llamarán “campos de la tabla”, aquí veremos la razón de que se llame “dinámica”, y es porque se puede modificar en forma inmediata y da el resultado muy rápido. Prácticamente en cuanto se suelta el campo en la tabla dinámica se obtiene un resultado, además de que pueden quitarse y ponerse los campo a su antojo. En cualquier área se pueden poner varios campos, el orden esta determinado por la posición, entre mas a la izquierda este un dato mayor será su prioridad dentro del cálculo En el ejemplo en “campos de fila” se colocaron Almacén y vuelo, con prioridad de almacén, en el campo de datos de colocaron bultos y peso, en el campo de columna solo se colocó la unidad de peso. Al invertir las columnas de almacén y vuelo cambia la forma de la tabla, obsérvese que los subtotales ahora se muestran por vuelo, ya que tiene mayor prioridad, sin embargo los datos son exactamente los mismos como lo demuestra el total final. Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 25 La ventaja de la tabla dinámica es que se actualiza con solo apretar el botón de actualización, solo debemos cuidar que nuestros nuevos datos estén dentro del rango definido para la tabla. Cada campo de la tabla puede ser configurado en su forma de presentación Los campos con valores numéricos por default se suman, los de texto se contabilizan, pero podemos cambiar esas opciones con esta ventana de diálogo, para llegar a ella daremos doble clic sobre el título del campo en la tabla dinámica. Con la tabla dinámica podemos también obtener resultados basados en otras tablas de datos provenientes de programas distintos de Excel, es decir que podemos usar a Excel para realizar “minería de datos” al conectarse a diversos motores de bases de datos y analizando tablas en forma independiente, solo dependerá de el ODBC que se use para garantizar la conectividad a alguna tabla de datos (foxpro, Dbase, SQL, ORACLE, Access, etc.). Cuando solicitamos una tabla dinámica en lugar de elegir “Lista de Excel”, elegimos “fuente de datos externa”. A continuación deberemos Obtener los datos para podes seguir con este asistente. Para elegir un origen de datos ya debe existir un ODBC (open data base conect) instalado El origen de datos puede ser cualquiera de los ODBC instalados o se podrá construir una consulta con Microsoft Quero o un cubo de tipo OLAP. En el ejemplo solicitamos el ODBC “Visual Foxpro Tables*”, use esta opción porque una tabla de Excel se convierte muy fácilmente a una tabla de visualfoxpro por medio del comando “Save as” y elegimos la opción DBVI (dbase 4). En realidad en este paso solo se elige la carpeta en donde se encuentra la tabla de datos a la que vamos a acceder. Al dar OK entonces entramos a elegir la tabla y sus columnas, en el área de tablas y columnas disponibles aparecerán todas las tablas que hay en la carpeta elegida. 26 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez Al desplegar una tabla iremos pasando al área de columnas todos los campos que deseamos se vean involucrados en la consulta, es recomendable usar todos para evitar faltantes posteriores El Filtro de datos nos permite elegir, a través de un criterio, cuales datos usar en la consulta, entre menos datos se ocupen será mas rápido el resultado. Este filtro se integra a la consulta que el asistente esta generando en Microsoft Query. En el siguiente paso podemos darle un orden a la información obtenida, hasta por 3 criterios de ordenamiento. A continuación el asistente da por teminada la creación de la consulta, y pregunta que hacer. La respuesta será finalizar, a menos que desee otras opciones de consulta que no permite el asistente pero si funcionan en Microsoft Query. La pantalla de Microsoft Query nos muestra el conjunto de datos que usaremos para nuestra tabla dinámica en Excel. En esta podremos añadir características y opciones de consulta que no podríamos usar en el asistente, como el uso de otra tabla de datos relacionada. Este tipo de operaciones requiere conocimientos más avanzados de manejo de bases de datos, por lo que no es recomendable editarlo a menos que se conozca mas sobre bases de datos relacionales. Al término del asistente de base de datos regresamos al asistente de tablas y gráficos dinámicos. A partir de aquí se usa exactamente igual que si hubiera sido una tabla de Excel. Como pudimos observar el asistente funciona para tablas dinámicas y gráficos dinámicos, esta segunda opción será una gráfica basada en una tabla dinámica. - GRÁFICOS DINÁMICOS Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 27 El gráfico dinámico tiene el mismo principio de la tabla dinámica, solo que en lugar de presentar los resultados en una tabla los presenta en un gráfico. Podremos elegir el tipo de gráfica a usar y de eso dependerá la cantidad de datos o las columnas que podremos utilizar. El caso del ejemplo esta totalmente baso en la tabla dinámica anterior, tanto que solo se le pidió a la tabla dinámica que se hiciera una gráfica. Para cambiar el tipo de gráfica de clic en el botón de asistente de gráficos en la barra de herramientas de Tabla dinámica 28 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez Anexo 1 Barra de comandos: Los menús de Excel en inglés Menú de Archivo: Menú de Edición: Menú de Ver: Menú de Insertar Menú de Formato: Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 29 Menú de Herramientas (Tools): Menú de Datos: Menú de ventana (Window) 30 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez Anexo 2 Código ASCII Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 31 Anexo 1 Base de datos Referencia de fórmulas BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas de la base de datos BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen números en una base de datos BDCONTARA Cuenta las celdas que no están en blanco en una base de datos BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que coincida con los criterios especificados BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo determinado de registros que coinciden con los criterios especificados BDDESVEST Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de entradas seleccionadas BDDESVESTP Calcula la desviación estándar basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos. BDSUMA Suma los números de la col. del campo de los registros que coincidan con los criterios especificados BDVAR Calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de datos BDVARP Calcula la varianza basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en una tabla dinámica. Fecha y hora FECHA Devuelve una fecha determinada FECHANUMERO Convierte una fecha representada por texto en un número de serie DIA Convierte un número que representa una fecha en el día del mes correspondiente DIAS360 Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días FECHA.MES Devuelve el número que representa una fecha que es un número determinado de meses anterior o posterior a la fecha inicial FIN.MES Devuelve el número correspondiente al último día del mes, que es un número determinado de meses anterior o posterior a la fecha inicial HORA Convierte un número en la hora correspondiente MINUTO Convierte un número en el minuto correspondiente MES Convierte un número en el mes correspondiente DIAS.LAB Devuelve el número de días laborables completos entre dos fechas AHORA Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales SEGUNDO Convierte un número en el segundo correspondiente NSHORA Devuelve el numero de una hora determinada HORANUMERO Convierte una hora representada por texto en un número de serie HOY Devuelve el número que representa la fecha actual DIASEM Convierte un número en el día de la semana correspondiente NUM.DE.SEMANA Convierte un número que indica dónde cae la semana numéricamente dentro de un año DIA.LAB Devuelve el número que representa una fecha que es determinado número de días laborables anterior o posterior a la fecha especificada AÑO Convierte un número en el año correspondiente FRAC.AÑO Devuelve la fracción de año que representa el número de días enteros entre fecha_inicial y fecha_final Externas EUROCONVERT Convierte un número a euros, convierte un número de euros a la moneda de un estado que ha adoptado el euro, o bien convierte un número de una moneda de un estado que ha adoptado el euro a otro utilizando el euro como moneda intermedia (triangulación). SQL.REQUEST Se conecta con un origen de datos externo y ejecuta una consulta desde una hoja de cálculo; después devuelve el resultado como una matriz sin necesidad de programar macros. Ingeniería BESSELI Devuelve la función Bessel modificada In(x) BESSELJ Devuelve la función Bessel Jn(x) BESSELK Devuelve la función Bessel modificada Kn(x) BESSELY Devuelve la función Bessel Yn(x) BIN.A.DEC Convierte un número binario en decimal BIN.A.HEX Convierte un número binario en hexadecimal BIN.A.OCT Convierte un número binario en octal COMPLEJO Convierte coeficientes reales e imaginarios en un número complejo CONVERTIR Convierte un número de un sistema de medida a otro DEC.A.BIN Convierte un número decimal en binario DEC.A.HEX Convierte un número decimal en hexadecimal DEC.A.OCT Convierte un número decimal en octal Marcos Nava Ramírez 32 Manejo de datos en Excel DELTA Comprueba si dos valores son iguales. FUN.ERROR Devuelve la función de error FUN.ERROR.COMPL Devuelve la función de error complementaria MAYOR.O.IGUAL Comprueba si un número es mayor que el valor de referencia HEX.A.BIN Convierte un número hexadecimal en binario HEX.A.DEC Convierte un número hexadecimal en decimal HEX.A.OCT Convierte un número hexadecimal en octal IM.ABS Devuelve el valor absoluto (módulo) de un número complejo IMAGINARIO Devuelve el coeficiente de la parte imaginaria de un número complejo IM.ANGULO Devuelve el argumento theta, un ángulo expresado en radianes IM.CONJUGADA Devuelve el conjugado complejo de un número complejo IM.COS Devuelve el coseno de un número complejo IM.DIV Devuelve el cociente de dos números complejos IM.EXP Devuelve el resultado de la función exponencial de un número complejo IM.LN Devuelve el logaritmo neperiano de un número complejo IM.LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número complejo IM.LOG2 Devuelve el logaritmo en base 2 de un número complejo IM.POT Devuelve el resultado de un número complejo elevado a una potencia entera IM.PRODUCT Devuelve el producto de dos números complejos IM.REAL Devuelve el coeficiente real de un número complejo IM.SENO Devuelve el seno de un número complejo IM.RAIZ2 Devuelve la raíz cuadrada de un número complejo IM.SUSTR Devuelve la diferencia entre dos números complejos IM.SUM Devuelve la suma de dos números complejos OCT.A.BIN Convierte un número octal en binario OCT.A.DEC Convierte un número octal en decimal OCT.A.HEX Convierte un número octal en hexadecimal Financieras INT.ACUM Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil que tenga pagos de interés periódico INT.ACUM.V Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés al vencimiento AMORTIZPROGRE Devuelve la amortización por cada período contable mediante la utilización de un coeficiente de depreciación AMORTIZLIN Devuelve la amortización lineal de un bien al final de un ejercicio fiscal determinado CUPON.DIAS.L1 Devuelve el número de días desde el comienzo del período del cupón hasta la fecha de liquidación CUPON.DIAS Devuelve el número de días del período (entre dos cupones) donde se encuentra la fecha de liquidación CUPON.DIAS.L2 Devuelve el número de días desde el comienzo del período de consolidación hasta la fecha del siguiente cupón CUPON.FECHA.L2 Devuelve la fecha del siguiente cupón después de la fecha de liquidación CUPON.NUM Devuelve el número de cupones pagaderos entre las fechas de liquidación y vencimiento CUPON.FECHA.L1 Devuelve la fecha del cupón anterior a la fecha de liquidación PAGO.INT.ENTRE Devuelve el interés acumulativo pagado entre dos períodos PAGO.PRINC.ENTRE Devuelve el valor actual acumulativo pagado en un préstamo entre dos períodos DB Devuelve la depreciación de un bien durante un período específico usando el método de depreciación de saldo fijo DDB Devuelve la depreciación de un bien en un período especificado utilizando el método de doble disminución de saldo u otros métodos que se especifiquen TASA.DESC Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil MONEDA.DEC Convierte un precio en una moneda, expresado como una fracción, en un precio expresado en un número decimal MONEDA.FRAC Convierte un precio en una moneda, expresado como un número decimal, en un precio expresado en una fracción DURACION Devuelve la duración anual de un valor con pagos de intereses periódicos EFECTO Devuelve el tipo de interés anual efectivo VF Devuelve el valor futuro de una inversión FV.PLAN Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de aplicar una serie de tasas de interés compuesto TASA.INT Devuelve la tasa de interés para la inversión total en un valor bursátil PAGOINT Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un período determinado TIR Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para una serie de valores en efectivo INT.PAGO.DIR Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión DURACION.MODIF Devuelve la duración modificada Macauley de un valor bursátil con un valor nominal de 100 $ TIRM Devuelve el tipo interno de una devolución en que los flujos de efectivo positivo y negativo se financian con diferentes tipos de interés TASA.NOMINAL Devuelve el tipo de interés anual nominal NPER Devuelve el número de períodos de una inversión Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 33 VNA Devuelve el valor neto actual de una inversión basándose en una serie de flujos de efectivo periódicos y un tipo de descuento PRECIO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor con un primer período irregular RENDTO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el rendimiento de un valor con un primer período irregular PRECIO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor con un último período irregular RENDTO.PER.IRREGULAR.2 Devuelve el rendimiento de un valor con un último período irregular PAGO Devuelve el pago periódico de una anualidad PAGOPRIN Devuelve el pago del valor actual de una inversión durante un período determinado PRECIO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil que paga una tasa de interés periódica PRECIO.DESCUENTO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil con descuento PRECIO.VENCIMIENTO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil que paga interés a su vencimiento VA Devuelve el valor actual de una inversión TASA Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad CANTIDAD.RECIBIDA Devuelve la cant. recibida al vencimiento de un valor bursátil completamente invertido SLN Devuelve la depreciación por método directo de un bien en un período dado SYD Devuelve la depreciación por suma de dígitos de los años de un bien durante un período específico LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO Devuelve el rendimiento de un bono equivalente a una letra del Tesoro (de EE.UU.) LETRA.DE.TES.PRECIO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de una letra del Tesoro (de EE.UU.) LETRA.DE.TES.RENDTO Devuelve el rendimiento de una letra del Tesoro (de EE.UU.) DVS Devuelve la depreciación de un activo durante un período especificado o parcial utilizando el método de depreciación de saldos decrecientes TIR.NO.PER Devuelve la tasa interna de retorno para un flujo de caja que no es necesariamente periódico VNA.NO.PER Devuelve el valor neto actual para un flujo de caja que no es necesariamente periódico RENDTO Calcula el rendimiento en un valor bursátil que paga intereses periódicos RENDTO.DESC Devuelve el rendimiento anual de un valor descontado; vgr.: una letra del Tesoro (de EE.UU.) RENDTO.VENCTO Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil que paga intereses al vencimiento Información CELDA Devuelve información acerca del formato, la ubicación o el contenido de una celda TIPO.DE.ERROR Devuelve un número correspondiente a un tipo de error INFO Devuelve información acerca del entorno operativo en uso ESBLANCO Devuelve el valor VERDADERO si el valor está en blanco ESERR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error excepto #N/A ESERROR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error ES.PAR Devuelve el valor VERDADERO si el valor es par ESLOGICO Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lógico ESNOD Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/A (valor no disponible) ESNOTEXTO Devuelve el valor VERDADERO si el valor es no texto ESNUMERO Devuelve VERDADERO si el valor es un número ES.IMPAR Devuelve el valor VERDADERO si el número es impar ESREF Devuelve VERDADERO si el valor es una referencia ESTEXTO Devuelve el valor VERDADERO si el valor es texto N Devuelve un valor convertido en un número NOD Devuelve el valor de error #N/A TIPO Devuelve un número que indica el tipo de datos de un valor Lógicas Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son verdaderos FALSO Devuelve el valor lógico FALSO SI Especifica un texto lógico para ejecutar NO Invierte la lógica de sus argumentos O Devuelve VERDADERO si algún argumento es VERDADERO VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO Búsqueda y referencia DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una única celda en la hoja de cálculo AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia ELEGIR Elige un valor en una lista de valores COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada 34 Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un saltoa un documento almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet INDICE Utiliza un índice para elegir un valor a partir de una referencia o matriz INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de texto BUSCAR Busca los valores en un vector o matriz COINCIDIR Busca los valores en una referencia o matriz DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia a partir de una referencia determinada FILA Devuelve el número de fila de una referencia FILAS Devuelve el número de filas de una referencia RDTR Recupera datos en tiempo real de un programa que sea compatible con automatización COM (automatización: modo de trabajar con los objetos de una aplicación desde otra aplicación o herramienta de entorno. La automatización, antes denominada automatización OLE, es un estándar de la industria y una función del Modelo de objetos componentes (COM).) TRANSPONER Devuelve la traspuesta de una matriz BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en la fila para devolver el valor de una celda Matemáticas y trigonométricas ABS Devuelve el valor absoluto de un número ACOS Devuelve el arco coseno de un número ACOSH Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número ASENO Devuelve el arco seno de un número ASENOH Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número ATAN Devuelve el arco tangente de un número ATAN2 Devuelve el arco tangente de las coordenadas X e Y ATANH Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número MULTIPLO.SUPERIOR Redondea un número hasta el entero o múltiplo significativo más próximo COMBINAT Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de objetos COS Devuelve el coseno de un número COSH Devuelve el coseno hiperbólico de un número GRADOS Convierte radianes en grados REDONDEA.PAR Redondea un número al entero par más próximo EXP Devuelve e elevado a la potencia de un número determinado FACT Devuelve el factorial de un número FACT.DOBLE Devuelve el factorial doble de un número MULTIPLO.INFERIOR Redondea un número hacia abajo, hacia cero M.C.D Devuelve el máximo común divisor ENTERO Redondea un número hasta el entero inferior más próximo M.C.M Devuelve el mínimo común múltiplo LN Devuelve el logaritmo neperiano de un número LOG Devuelve el logaritmo de un número en una base especificada LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número MDETERM Devuelve la matriz determinante de una matriz MINVERSA Devuelve la matriz inversa de una matriz MMULT Devuelve la matriz producto de dos matrices RESIDUO &nbspDevuelve el resto de la división REDOND.MULT Redondea un número al múltiplo deseado MULTINOMIAL Devuelve el polinomio de un conjunto de números REDONDEA.IMPAR Redondea un número al entero impar más próximo PI Devuelve el valor de Pi POTENCIA Devuelve el resultado de elevar el argumento número a una potencia PRODUCTO Multiplica sus argumentos COCIENTE Devuelve la parte entera de una división RADIANES Convierte grados en radianes ALEATORIO Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1 ALEATORIO.ENTRE Devuelve un número aleatorio entre los números que especifique NUMERO.ROMANO Convierte un número arábigo en número romano con formato de texto REDONDEAR Redondea un número a un número especificado de dígitos REDONDEAR.MENOS Redondea un número hacia abajo, hacia cero REDONDEAR.MAS Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero SUMA.SERIES Devuelve la suma de potencias basadas en la fórmula SIGNO Devuelve el signo de un número SENO Devuelve el seno de un ángulo dado SENOH Devuelve el seno hiperbólico de un número RAIZ Devuelve la raíz cuadrada de un número RAIZ2PI Devuelve la raíz cuadrada de un número multiplicado por PI (número * pi) SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datos SUMA Suma sus argumentos SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 35 SUMAPRODUCTO Devuelve la suma de los productos de los componentes de la matriz correspondiente SUMA.CUADRADOS Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos SUMAX2MENOSY2 Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices SUMAX2MASY2 Devuelve el sumatorio de la suma de los cuadrados de los valores corresp. de dos matrices SUMAXMENOSY2 Devuelve el sumatorio de los cuadrados de las dif. entre los valores corresp. en dos matrices TAN Devuelve la tangente de un número TANH Devuelve la tangente hiperbólica de un número TRUNCAR Trunca un número y lo convierte en entero Estadísticas DESVPROM Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media de los puntos de datos PROMEDIO Devuelve el promedio de los argumentos PROMEDIOA Devuelve el promedio de los argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos DISTR.BETA Devuelve la función de distribución beta acumulativa DISTR.BETA.INV Devuelve la inversa de la función de distribución acumulativa para una distribución beta especificada DISTR.BINOM Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta siguiendo una distribución binomial DISTR.CHI Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria continua siguiendo una distribución chi cuadrado de una sola cola PRUEBA.CHI.INV Devuelve el inverso de una probabilidad dada, de una sola cola, en una distribución chi cuadrado PRUEBA.CHI Devuelve la prueba de independencia INTERVALO.CONFIANZA Devuelve el intervalo de confianza para la media de una población COEF.DE.CORREL Devuelve el coeficiente de correlación de dos conjuntos de datos CONTAR Cuenta cuántos números hay en la lista de argumentos CONTARA Cuenta cuántos valores hay en la lista de argumentos CONTAR.BLANCO Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango CONTAR.SI Cuenta el número de celdas que no están en blanco dentro de un rango que coincida con los criterios especificados COVAR Devuelve la covarianza, el promedio de los productos de las desviaciones pareadas BINOM.CRIT Devuelve el valor menor cuya desviación binomial acumulativa es menor o igual que un valor de un criterio DESVIA2 Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones DISTR.EXP Devuelve la distribución exponencial DISTR.F Devuelve la distribución de probabilidad F DISTR.INV.F Devuelve el inverso de una distribución de probabilidad F FISHER Devuelve la transformación Fisher PRUEBA.FISHER.INV Devuelve el inverso de la transformación Fisher PRONOSTICO Devuelve un valor en una tendencia lineal FRECUENCIA Devuelve una distribución de frecuencia como una matriz vertical PRUEBA.F Devuelve el resultado de una prueba F DISTR.GAMMA Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo una distribución gamma DIST.GAMMA.INV Devuelve el inverso de la función gamma acumulativa GAMMA.LN Devuelve el logaritmo natural de la función gamma, G(x) MEDIA.GEOM Devuelve la media geométrica CRECIMIENTO Devuelve valores en una tendencia exponencial MEDIA.ARMO Devuelve la media armónica DISTR.HIPERGEOM Devuelve la probabilidad para una variable aleatoria discreta siguiendo una distribución hipergeométrica INTERSECCION.EJE Devuelve la intersección de la línea de regresión lineal CURTOSIS Devuelve la curtosis de un conjunto de datos K.ESIMO.MAYOR Devuelve el k-ésimo mayor valor de un conjunto de datos ESTIMACION.LINEAL Devuelve los parámetros de una tendencia lineal ESTIMACION.LOGARITMICA Devuelve los parámetros de una tendencia exponencial DISTR.LOG.INV Devuelve el inverso de la distribución logarítmico-normal DISTR.LOG.NORM Devuelve la distribución logarítmico-normal acumulativa MAX Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos MAXA Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos MEDIANA Devuelve la mediana de los números dados MIN Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos MINA Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos MODA Devuelve el valor más frecuente en un conjunto de datos NEGBINOMDIST Devuelve la distribución binomial negativa DISTR.NORM Devuelve la distribución normal acumulativa DISTR.NORM.INV Devuelve el inverso de la distribución normal acumulativa DISTR.NORM.ESTAND Devuelve la distribución normal estándar acumulativa DISTR.NORM.ESTAND.INV Devuelve el inverso de la distribución normal acumulativa estándar Marcos Nava Ramírez 36 Manejo de datos en Excel PEARSON Devuelve el coeficiente de correlación del momento del producto Pearson PERCENTIL Devuelve el k-ésimo percentil de los valores de un rango RANGO.PERCENTIL Devuelve el rango de un valor en un conjunto de datos como porcentaje del conjunto PERMUTACIONES Devuelve el número de permutaciones para un número determinado de objetos POISSON Devuelve la distribución de Poisson PROBABILIDAD Devuelve la probabilidad de que los valores de un rango se encuentren entre dos límites CUARTIL Devuelve el cuartil de un conjunto de datos JERARQUIA Devuelve la jerarquía de un número en una lista de números COEFICIENTE.R2 Devuelve el cuadrado del coeficiente de correlación del momento del producto Pearson COEFICIENTE.ASIMETRIA Devuelve la asimetría de una distribución PENDIENTE Devuelve la pendiente de la línea de regresión lineal K.ESIMO.MENOR Devuelve el k-ésimo menor valor de un conjunto de datos NORMALIZACION Devuelve un valor normalizado DESVEST Calcula la desviación estándar basada en una muestra DESVESTA Calcula la desviación estándar de una muestra, incluidos números, texto y valores lógicos DESVESTP Calcula la desviación estándar de la población total DESVESTPA Calcula la desviación estándar de la población total, incluidos números, texto y valores lógicos ERROR.TIPICO.XY Devuelve el error típico del valor de y previsto para cada x de la regresión DISTR.T Devuelve la distribución t de Student DISTR.T.INV Devuelve el inverso de la distribución t de Student TENDENCIA Devuelve valores en una tendencia lineal MEDIA.ACOTADA Devuelve la media del interior de un conjunto de datos PRUEBA.T Devuelve la probabilidad asociada con la prueba t de Student VAR Calcula la varianza de una muestra VARA Calcula la varianza de una muestra, incluidos números, texto y valores lógicos VARP Calcula la varianza en función de toda la población VARPA Calcula la varianza de la población total, incluidos números, texto y valores lógicos DIST.WEIBULL Devuelve la distribución de Weibull PRUEBA.Z Devuelve el valor de probabilidad de una cola de una prueba Z Texto y datos ASC Cambia letras inglesas o katakana de ancho completo (bit doble) dentro de una cadena de caracteres a caracteres de ancho medio (bit sencillo) TEXTOBAHT Convierte un número en texto, usando el formato de moneda ß (baht) CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código DESPEJAR Elimina caracteres que no se pueden imprimir CODIGO Devuelve el número de código del primer carácter del texto CONCATENAR Une varios elementos de texto en uno solo MONEDA Convierte un número en texto, usando el formato de moneda $ (dólar) IGUAL Comprueba si dos valores de texto son exactamente iguales ENCONTRAR Busca un valor de texto dentro de otro (distingue entre mayúsculas y minúsculas) DECIMALES Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales JIS Cambia letras inglesas o katakana de ancho medio (de un byte) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho completo (de dos bytes) IZQUIERDA Devuelve los caracteres situados en el extremo izquierdo de un valor de texto LARGO Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto MINUSC Convierte texto en minúsculas EXTRAE Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, empezando en la posición que especifique FONETICO Extrae los caracteres fonéticos (furigana) de una cadena de texto NOMPROPIO Escribe en mayúsculas la primera letra de cada palabra de un valor de texto REEMPLAZAR Reemplaza caracteres dentro de texto REPETIR Repite el texto un número determinado de veces DERECHA Devuelve los caracteres situados en el extremo derecho de un valor de texto HALLAR Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue entre mayúsculas y minúsculas) SUSTITUIR Sustituye el texto nuevo por el texto previo en una cadena de texto T Convierte los argumentos en texto TEXTO Da formato a un número y lo convierte en texto ESPACIOS Elimina espacios del texto MAYUSC Convierte el texto en mayúsculas VALOR Convierte el argumento de un texto en un número Manejo de datos en Excel Marcos Nava Ramírez 37