Excel Leigos

Excel 2007Gred Harvey R Rio de Janeiro . 2008 Excel 2007 para Leigos Do original Excel 2007 For Dummies Copyright © 2008 da Editora Alta Books Ltda. Authorized translation from English language edition, entitled Excel 2007 For Dummies, by Gred Harvey, published by Wiley Publishing, Inc. Copyright © 2007 by Wiley Publishing, Inc.. Portuguese language edition published by Editora Alta Books, Copyright © 2008 by Editora Alta Books. Todos os direitos reservados e protegidos pela Lei 5988 de 14/12/73. Nenhuma parte deste livro, sem autorização prévia por escrito da editora, poderá ser reproduzida ou transmitida sejam quais forem os meios empregados: eletrônico, mecânico, fotográfico, gravação ou quais- quer outros. Todo o esforço foi feito para fornecer a mais completa e adequada informação, contudo a editora e o(s) autor(es) não assumem responsabilidade pelos resultados e usos da informação fornecida. Recomendamos aos leitores testar a informação, bem como tomar todos os cuidados necessários (como o backup), antes da efetiva utilização. Este livro não contém CD-ROM, disquete ou qualquer outra mídia. Erratas e atualizações: Sempre nos esforçamos para entregar a você, leitor, um livro livre de erros técnicos ou de conteúdo; porém, nem sempre isso é conseguido, seja por motivo de alteração de software, interpretação ou mesmo quando alguns deslizes constam na versão original de alguns livros que traduzimos. Sendo assim, criamos em nosso site, www.altabooks. com.br, a seção Erratas, onde relataremos, com a devida correção, qualquer erro encontrado em nossos livros. Avisos e Renúncia de Direitos: Este livro é vendido como está, sem garantia de qualquer tipo, seja expressa ou implícita. Marcas Registradas: Todos os termos mencionados e reconhecidos como Marca Registrada e/ ou comercial são de responsabilidade de seus proprietários. 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R Rua Viúva Claudio, 291 - Jacaré Rio de Janeiro - RJ CEP 20970-031 Tel: 21 3278-8069 Fax: 21 3277-1253 www.altabooks.com.br [email protected] Sobre o Autor Gred Harvey é autor de uma quantidade enorme de livros de informática, com os mais recentes sendo o Excel Workbook for Dummies (Pasta de Tra- balho Excel para Leigos) e o Roxio Easy Media Creator 8 for Dummies (Roxio Easy Media Creator 8 para Leigos). Os mais populares são o Excel 2003 para Leigos e Excel 2003 All-In-One Desk Reference for Dummies (Guia de Con- sulta Excel 2003 para Leigos). Começou a treinar os usuários sobre como usar os computadores pessoais da IBM e seu software de computador auxiliar na época da competição acirrada do DOS, WordStar e Lotus 1-2-3, nos anos 80. Depois de trabalhar para várias empresas de treinamento independentes, Greg passou a dar cursos semestrais sobre o software de gerenciamento de planilhas e bancos de dados na Golden Gate University em São Francisco. Seu amor pelo ensino traduziu-se em um amor igual pela escrita. Os livros Para Leigos são, claro, os seus favoritos pois lhe permite escrever para seu público preferido: o iniciante. Também lhe permitem usar humor (um elemento-chave para o sucesso no treinamento) e, o aspecto mais agradável de todos, expressar uma opinião ou duas sobre o assunto em questão. Greg fez doutorado em Letras Clássicas em Filosofa e Religião com uma especialização nos Estudos Asiáticos e Religião Comparativa em maio pas- sado. Todos fcaram felizes por Greg ter fnalmente saído da escola antes de se aposentar. Agradecimentos Aproveito esta oportunidade para agradecer a todas as pessoas na Wiley Publishing, Inc., e na Mind over Media, Inc., cuja dedicação e talento combi- naram-se para colocar este livro em suas mãos com uma ótima forma. Na Wiley Publishing, Inc., quero agradecer a Andy Cummings e a Katie Felt- man por seu encorajamento e ajuda ao colocarem este projeto em andamen- to e por seu apoio contínuo em cada etapa do caminho, e à editora Christine Berman. Essas pessoas asseguraram que o projeto andasse e colocaram-no em produção para que todas as pessoas talentosas na equipe de produção pudessem criar este ótimo produto fnal. Na Mind over Media, quero agradecer a Christopher Alken por sua revisão do texto, pelas informações e sugestões valiosas sobre como reestruturar melhor o livro para acomodar todos os novos recursos do Excel e o mais importante: apresentar uma nova interface do usuário. Sumário Introdução ............................................................................ xv Sobre este livro...................................................................................................xv Como usar este livro.........................................................................................xvi O que você pode ignorar com segurança.....................................................xvi Suposições bobas...........................................................................................xvii Como este livro está organizado...................................................................xvii Parte I: Como iniciar no básico......................................................xvii Parte II: Como editar sem lágrimas...............................................xviii Parte III: Como se organizar e continuar assim...........................xviii Parte IV: Como entrar na análise dos dados................................xviii Parte V: Vida além da planilha.........................................................xix Parte VI: A parte dos dez...................................................................xix Convenções usadas neste livro.......................................................................xix Teclado e mouse...............................................................................xix Ícones especiais................................................................................xxi Para onde ir daqui..........................................................................................xxii Parte 1: Como iniciar no básico.................................................1 Capítulo 1: Experiência do usuário Excel 2007................................3 Interface do usuário com a Faixa de Opções do Excel........................................4 Como manipular o Botão Offce........................................................4 Como se gabar da Faixa.....................................................................................6 Como adaptar a barra de ferramentas Acesso Rápido..................................10 Como se divertir com a barra de Fórmulas.....................................14 O que fazer na área Planilha.............................................................15 Como exibir a barra Status................................................................21 Como iniciar e sair do Excel..................................................................................22 Como iniciar o Excel a partir do menu Iniciar do..........................22 Windows Vista Como iniciar o Excel a partir do menu Iniciar do Windows XP.....................................................................................23 Como fxar Excel no menu Iniciar................................................23 Como criar um atalho do Excel para o Windows Vista..............24 Como criar um atalho do Excel para o Windows XP..................24 Como adicionar o atalho do Excel à barra de ferramenta Inicialização Rápida.......................................................................26 Como sair do Excel.........................................................................26 A ajuda está a caminho..................................................................26 Como migrar para o Excel 2007 a partir das versões anteriores..............28 Como diminuir a Faixa de tamanho.............................................28 Como localizar os botões equivalentes da barra de ferramentas Padrão........................................................................36 Como localizar os botões equivalentes da barra de ferramentas de Formatação..........................................................40 Como otimizar o uso da barra de ferramentas Acesso Rápido.................................................................................41 Como fcar pronto para prosseguir com o Excel 2007...............45 Capítulo 2: Como criar uma planilha a partir do zero......................49 E o que você colocará nessa nova pasta de trabalho?..............................50 Os prós e os contras da entrada de dados...................................50 Você deve lembrar isto...................................................................51 Como fazer a entrada dos dados.................................................................51 Tem todos os tipos..........................................................................................54 Os sinais de texto indicadores.......................................................54 Como o Excel avalia seus valores.................................................56 Como fabricar aquelas fórmulas fabulosas!................................63 Se quiser, simplesmente aponte....................................................66 Como alterar a ordem natural das operações.............................66 Os erros da fórmula........................................................................67 Como corrigir os erros da entrada dos dados............................................69 Você realmente faz a AutoCorreção disso para mim.................69 Etiqueta de edição da célula.........................................................70 Como acabar com o trabalho pesado da entrada dos dados..................72 Simplesmente não fco completo sem você...............................73 Preencha com o AutoPreenchimento..........................................74 Como inserir símbolos especiais..................................................80 Entradas em bloco..........................................................................81 Entrada de dados expressa............................................................83 Como tornar sua função de fórmulas ainda melhor.................................83 Como inserir uma função em uma fórmula com o botão Assistente da Função....................................................... 84 Como editar uma função com o botão Assistente da Função........................................................................................87 Eu fcaria totalmente perdido sem a AutoSoma.........................88 Como ter certeza que os dados estão seguros e corretos.........................90 A caixa de diálogo Salvar Como no Windows Vista...................91 A caixa de diálogo Salvar Como no Windows XP........................92 Como mudar o local padrão do arquivo......................................93 A diferença entre os formatos de arquivo XLSX e XLS...............94 Como gravar a pasta de trabalho como um arquivo PDF..........................95 Recuperação de documentos ao resgate...................................................96 Parte II: Como editar sem lágrimas........................................99 Capítulo 3: Como tornar sua área de trabalho mais agradável aos olhos.......................................................................................101 Como escolher um grupo seleto de células.............................................102 Seleções de células do tipo aponte e clique.............................103 Seleções de células com o teclado.............................................106 Como se divertir com a galeria Formatar como Tabela..........................109 Formatação de células a partir da guia Início..........................................112 Como formatar células próximas à origem com a minibarra de ferramentas .................................................................................................. 115 Como usar a caixa de diálogo Formatar Células.....................................116 Como se sentir confortável com os formatos do número........117 Os valores sob a formatação........................................................122 Crie uma data!...............................................................................123 Veja alguns outros formatos de número.....................................124 Como ajustar as colunas..............................................................................125 Como espalhar as linhas..............................................................126 Alterne a visualização...................................................................127 Como enganar as fontes..............................................................................128 Como alterar o alinhamento.......................................................................130 Propósito dos recuos....................................................................132 De cima para baixo......................................................................132 Como alterar o modo como o texto divide-se...........................132 Como reorientar as entradas da célula......................................134 Reduza para caber........................................................................136 Ative as bordas!..............................................................................136 Como aplicar cores de preenchimento, padrões e efeitos de graduação nas células............................................................138 Faça-o nos estilos..........................................................................................139 Como criar um novo estilo para a galeria.................................139 Como copiar estilos personalizados de uma pasta de trabalho para outra.......................................................................140 Como lidar com o recurso Pincel de Estilo..............................................141 Capítulo 4: Como fazer as alterações..........................................143 Como abrir a bendita para a edição.........................................................144 A caixa de diálogo Abrir no Excel 2007 executada no Windows Vista..........................................................................145 A caixa de diálogo Abrir no Excel 2007 executada no Windows XP..............................................................................146 Como abrir mais de uma pasta de trabalho de cada vez........148 Como abrir as pastas de trabalho recém-editadas...................148 Quando você não sabe onde encontrá-los...............................149 Como abrir arquivos com uma mudança..................................152 Muito alvoroço com o Desfazer..................................................................152 Desfazer é refazer uma segunda vez..........................................153 O que você fará quando não puder Desfazer?.........................153 Como executar o velho arrastar e soltar....................................................154 Cópias, no estilo arrastar e soltar.................................................156 Inserções, uma cortesia do arrastar e soltar...............................157 Fórmulas no AutoPreenchimento..............................................................158 Relativamente falando..................................................................159 Algumas coisas são absolutas!....................................................160 Corte e cole, no estilo digital.......................................................163 Cole de novo, Sam........................................................................164 Como acompanhar as Opções de Colar....................................164 Cole a partir do painel de tarefas Área de Transferência..................................................................................165 O que é tão especial no Colar Especial?....................................166 Deixemos clara a exclusão...........................................................168 Parece estar tudo claro!................................................................169 Tire essas células daqui!..............................................................169 Como acompanhar a inserção...................................................................170 Como erradicar os erros de ortografa......................................................171 Como erradicar os erros com a opção Converter Texto em Fala................................................................................................................172 Capítulo 5: Como imprimir a obra-prima......................................175 Como dar uma olhada nas páginas na exibição Layout da Página.......................................................................................................176 Como verifcar a impressão com Visualizar Impressão...........................177 Como imprimir a planilha...........................................................................178 Como imprimir a planilha a partir da caixa de diálogo Imprimir.........................................................................................................180 Como imprimir determinadas partes da pasta de....................181 trabalho Como defnir e limpar a Área de Impressão..............................183 Minha página foi confgurada!...................................................................184 Como usar os botões no grupo Confgurar Página...................184 Como usar os botões no grupo Dimensionar............................190 Como usar os botões Imprimir no grupo Opções da Planilha...........................................................................................190 Do cabeçalho ao rodapé.............................................................................191 Como adicionar um AutoCabeçalho ou um Auto-Rodapé.....192 Como criar um cabeçalho ou um rodapé personalizado.......193 Como resolver os problemas da quebra de página.................................197 Como permitir que suas fórmulas sejam exibidas...................................200 Parte III: Como se organizar e continuar assim.....................201 Capítulo 6: Como manter a planilha.............................................203 Como se concentrar com o zoom.............................................................204 Como dividir a diferença.............................................................................206 Cabeçalhos fxos, uma cortesia dos painéis congelados........................209 Notas eletrônicas..........................................................................................212 Como adicionar um comentário a uma célula........................212 Comentários com revisão............................................................213 Como editar os comentários em uma planilha........................214 Como imprimir seus comentários..............................................215 Jogo do nome da célula..............................................................................215 Se eu tivesse um nome................................................................215 Nomeie a fórmula!........................................................................216 Como nomear as constantes.......................................................218 Busque e encontrarás..................................................................................219 Você pode ser substituído!..........................................................................222 Faça sua pesquisa.........................................................................................223 Você pode ser muito calculista..................................................................225 Como colocar sob proteção.......................................................................226 Capítulo 7: Como manter diversas planilhas................................229 Como enganar as planilhas.........................................................................230 Como se mover entre as planilhas..............................................231 Como editar em massa.................................................................233 Não me informe pouco!..............................................................................234 Uma planilha com qualquer outro nome.................................235 Uma guia da planilha com qualquer outra cor.........................236 Como colocar suas planilhas em ordem...................................237 Como abrir janelas em suas planilhas.......................................................238 Como comparar duas planilhas lado a lado............................................243 Como mover e copiar as planilhas para outras pastas de trabalho..........................................................................................................244 Resumindo....................................................................................................247 Parte IV: Como entrar na análise dos dados.........................251 Capítulo 8: Como fazer uma análise hipotética.............................253 Como fazer uma hipótese com as tabelas de dados..............................254 Como criar uma tabela de dados com uma variável..............254 Como criar uma tabela de dados com duas variáveis............257 Como fazer a hipótese com o recurso atingir meta...............................260 Como examinar diferentes casos com o Gerenciador de Cenários........................................................................................................262 Como confgurar os vários cenários ........................................262 Como produzir um relatório de resumo...................................264 Capítulo 9: Como lidar com tabelas pivôs....................................267 Tabelas pivôs: O resumo dos dados fnal..................................................267 Como produzir uma tabela pivô...............................................................268 Como formatar uma tabela pivô...............................................................271 Como aprimorar o estilo da tabela pivô...................................272 Como formatar os valores na tabela pivô.................................272 Como classifcar e fltrar os dados da tabela pivô..................................273 Como fltrar o relatório...............................................................273 Como fltrar os campos Coluna e Linha individuais...............274 Como classifcar a tabela pivô...................................................275 Como modifcar uma tabela pivô.............................................................276 Como modifcar os campos da tabela pivô.............................276 Como girar os campos da tabela..............................................277 Como modifcar a função de resumo da tabela.....................277 Fique esperto com o gráfco pivô.............................................................279 Como mover um gráfco pivô para sua própria planilha.........................................................................................279 Como fltrar um gráfco pivô......................................................280 Como formatar um gráfco pivô................................................280 Parte V: Vida além da planilha...........................................283 Capítulo 10: Diagramas charmosos e gráficos deslumbrante........285 Como deixar seus gráfcos com aparência profssional........................286 Como criar um novo gráfco......................................................286 Como mover e redimensionar um gráfco incorporado em uma planilha .......................................................................288 Como mover um gráfco incorporado para sua própria planilha gráfca............................................................................288 Como personalizar o tipo e o estilo do gráfco na guia Desenho .......................................................................................289 Como personalizar os elementos gráfcos na guia Layout............................................................................................290 Como editar os títulos em um gráfco.......................................293 Como formatar os elementos gráfcos na guia Formatar........................................................................................294 Como adicionar gráfcos com ótima aparência.....................................297 Como dizer tudo com uma caixa de texto 298 O mundo maravilhoso do Clip-art 300 Como inserir imagens a partir de arquivos gráfcos................303 Como editar o Clip-art e as imagens importadas....................303 Como formatar o Clip-art e as imagens importadas................304 Como adicionar formas gráfcas predefnidas........................305 Como trabalhar com o WordArt.................................................306 Torne meu o SmartArt.................................................................308 Tema do dia.................................................................................311 Como controlar o modo como os objetos gráfcos sobrepõem-se.......312 Como reorganizar a camada de objetos gráfcos....................312 Como agrupar os objetos gráfcos.............................................313 Como ocultar os objetos gráfcos..............................................313 Como imprimir apenas os gráfcos...........................................................314 Capítulo 11: Como progredir com a lista de dados........................315 Como criar uma lista de dados..................................................................315 Como adicionar registros a uma lista de dados......................317 Como classifcar registros em uma lista de dados..................................325 Como classifcar registros em um único campo.....................326 Como classifcar registros em diversos campos......................327 Como fltrar os registros em uma lista de dados.....................................330 Como usar fltros de número prontos.......................................331 Como usar fltros de data prontos.............................................332 Como ser criativo com o fltro personalizado .........................333 Como importar dados externos.................................................................336 Como consultar uma tabela do banco de dados Access.......336 Como executar uma nova consulta da Web............................338 Capítulo 12: Hiperlinks e macros................................................341 Como usar add-ins no Excel 2007.............................................................341 Como adicionar hiperlinks a uma planilha.............................................343 Como automatizar comandos com macros............................................346 Como gravar novas macros........................................................347 Como executar macros...............................................................351 Como atribuir macros à barra de ferramentas Acesso Rápido...........................................................................................352 Parte VI: A parte dos dez....................................................353 Capítulo 13: Os dez melhores recursos novos no Excel 2007..........355 Capítulo 14: Os dez melhores fundamentos básicos do iniciante..............................................................................359 Capítulo 15: Os Dez Mandamentos do Excel 2007.........................361 Índice......................................................................................363 Introdução T enho muito orgulho de apresentar o livro Excel 2007 para Leigos completamente renovado e quase totalmente novo, a última versão do livro favorito de todos sobre o Microsoft Offce Excel para os leitores que não têm nenhuma intenção de se tornar os gurus da planilha. As alterações drásticas evidentes nesta versão do livro refetem as mu- danças surpreendentes e, ouso dizer, revolucionárias que a Microsoft trouxe para seu programa de planilha tão popular. Uma olhada na nova estrutura de comandos Faixa e em todas aquelas galerias de estilo ricas no Excel 2007 e você sabe que não está mais no Kansas porque defnitivamente não é o Excel de sua mãe!. Acompanhando a aparência gráfca e colorida do Excel, o Excel 2007 para Leigos adquiriu cor própria (dê uma olhada nas páginas coloridas na seção do meio do livro) e agora inicia com uma intro- dução defnitiva para a nova interface Faixa do usuário. Este livro é escrito para aqueles que consideram o Excel uma experiência completamente nova e para as pessoas que tiveram alguma experiência com o antigo menu suspenso e interface Excel com diversas barras de ferramentas, que agora se deparam com a tarefa aparentemente assustadora de se sentir confortável com uma experiência do usuário inteiramente nova. O Excel 2007 para Leigos cobre todas as técnicas fundamentais que você precisa saber para criar, editar, formatar e imprimir suas próprias planilhas. Além de mostrar a planilha, este livro também exibe o básico do gráfco, como criar listas de dados e executar a análise dos dados. Contudo, lembre-se que este livro apenas toca nos modos mais fáceis de fazer algumas coisas com esses recursos – não tentei cobrir o gráfco, listas de dados ou análise dos dados da mesma maneira conclusiva como fz nas planilhas: Este livro concentra-se nas planilhas porque elas são o que as pessoas mais comuns criam com o Excel. Sobre este livro Este livro não deve ser lido integralmente. Embora seus capítulos sejam organizados de modo livre em uma ordem lógica (progredindo como você faria ao estudar o Excel em uma situação de sala de aula), cada tópico tratado em um capítulo realmente deve fcar isolado. xvi Microsoft Office Excel para leigos Cada análise de um tópico endereça rapidamente a questão sobre para que serve um determinado recurso antes de ir para o modo de usá-lo. No Excel, como na maioria dos outros programas sofsticados, você geralmente tem mais de uma maneira de fazer uma tarefa. Para manter a sa- nidade, limito de propósito as escolhas dando-lhe, geralmente, apenas os modos mais efcientes de fazer certa tarefa. Posteriormente, se você sentir vontade, poderá experimentar modos alternativos de fazer uma tarefa. No momento, apenas se concentre em executar a tarefa como descrevo. Ao máximo possível, tentei tornar desnecessário lembrar qualquer coisa tratada na seção anterior do livro. Contudo, de tempos em tempos, você encontrará uma referência cruzada com outra seção ou capítulo no livro. Na maior parte, tais referências cruzadas são para ajudá-lo a obter informações mais completas sobre um assunto, caso você tenha tempo e interesse. Se não tiver, tudo bem; simplesmente ignore as referências cruzadas como se elas nunca tivessem existido. Como usar este livro Este livro é como uma consulta na qual você inicia procurando o tópico sobre o qual deseja informações (no sumário ou no índice) e então, consulta diretamente a seção de interesse. Explico a maioria dos tópicos de modo coloquial (como se você estivesse sentado no fundo de uma sala de aula onde poderia cochilar com segurança). Porém, outras vezes, minha mentalidade de comandante do regimento assume o controle e listo as etapas que você deve executar para realizar certa tarefa em uma determinada seção. O que você pode ignorar com segurança Quando você encontrar uma seção que contém as etapas executadas para fazer algo, poderá ignorar com segurança todo o texto que vem com as etapas (o texto que não está em negrito) se não tiver tempo nem inclinação para percorrer mais material. Sempre que possível, também tentei separar as informações de segundo plano ou do tipo rodapé dos fatos essenciais, separando esse tipo de coisa em uma seção lateral (procure os blocos de texto com um fundo cin- za). Essas seções são geralmente marcadas com ícones que o permitem saber qual tipo de informação você encontrará lá. Você pode desprezar facilmente o texto marcado assim. (Irei informá-lo sobre os ícones que uso neste livro um pouco mais tarde.) xvii Introdução Suposições bobas Farei apenas uma suposição sobre você (vejamos minha precisão): Você tem acesso a um PC (pelo menos algum atual) que está executando o Windows Vista ou o Windows XP e no qual o Microsoft Offce Excel 2007 está instalado. Porém, tendo dito isso, não faço nenhuma suposição sobre você nunca ter inicializado o Excel 2007, o que dirá fazer qualquer coisa com ele. Este livro é APENAS para os usuários do Microsoft Offce Excel 2007! Se você estiver usando qualquer versão anterior do Excel para Windows (do Excel 97 ao 2003), as informações neste livro apenas irão confundi-lo e desconcertá-lo, pois sua versão do Excel não funciona como a versão 2007 que este livro descreve. Se estiver trabalhando em uma versão anterior do Excel, abaixe este livro lentamente e pegue uma cópia do Excel 2003 para Leigos, publicada pela Wiley Publishing. Como este livro está organizado Este livro está organizado em seis partes (o que dá uma chance de ver pelo menos seis daqueles ótimos desenhos animados de Rich Tennant!). Cada parte contém dois ou mais capítulos (para manter os editores felizes) que mais ou menos se relacionam (para mantê-lo feliz). Cada capítulo é dividido também em seções mais ou menos relacionadas que cobrem o básico do tópico em mãos. Contudo, você não deve fcar muito obcecado por seguir a estrutura do livro; basicamente, não importa se você descobre como editar a planilha antes de aprender a formatá-la, ou se descobre como imprimir antes de aprender a editar. O importante é que encontre a informação – e compreenda-a quando a encontrar – quando precisar executar uma determinada tarefa. No caso de estar interessado, uma sinopse do que você encontra em cada parte é dada a seguir. Parte I: Como iniciar no básico Como o nome implica, nesta parte cubro os fundamentos sobre como iniciar o programa, identifcar as partes da tela, fornecer informações na planilha, gravar um documento etc. Se você estiver iniciando sem nenhum conhecimento sobre como usar as planilhas, defnitivamente desejará dar uma olhada nas informações no Capítulo 1 para descobrir os segredos da nova interface Faixa antes de ir para a criação de novas planilhas no Capítulo 2. C U I D A DO! xviii Microsoft Office Excel para leigos Parte II: Como editar sem lágrimas Nesta parte, mostro como editar as planilhas para deixá-las com boa aparência, assim como fazer alterações de edição maiores sem provocar desastres. Leia atentamente o Capítulo 3 quando precisar de informações sobre com formatar os dados para melhorar o modo como eles aparecem na planilha. Veja o Capítulo 4 para reorganizar, apagar ou inserir novas informações na planilha. E leia o Capítulo 5 para obter informações sobre como imprimir seu produto fnal. Parte III: Como se organizar e continuar assim Aqui, forneço todos os tipos de informações sobre como melhorar os dados fornecidos em suas planilhas. O Capítulo 6 está repleto de boas idéias sobre como controlar e organizar os dados em uma única planilha. O Ca- pítulo 7 fornece os prós e os contras de trabalhar com dados em diferentes planilhas na mesma pasta de trabalho e fornece informações sobre como transferir os dados entre as planilhas de diferentes pastas de trabalho. Parte IV: Como entrar na análise dos dados Esta parte consiste em dois capítulos. O Capítulo 8 fornece uma introdu- ção para executar vários tipos de análises hipotéticas no Excel, inclusive como confgurar as tabelas de dados com uma e duas entradas, executar uma busca objetiva e criar diferentes casos com o Gerenciador de Cenário. O Capítulo 9 apresenta a tabela pivô muito melhorada do Excel e as capacidades do gráfco pivô que permitem resumir e fltrar grandes quantidades de dados em uma tabela ou lista de dados da planilha em um formato tabular ou gráfco compacto. xix Introdução Parte V: Vida além da planilha Na Parte V, exploro alguns dos outros aspectos do Excel, além da planilha. No Capítulo 10, você descobre como é muito fácil criar um gráfco usando os dados em uma planilha. No Capítulo 11, descobre como podem ser úteis as capacidades da lista de dados do Excel quando você tem que controlar e organizar uma grande quantidade de informações. No Capítulo 12, descobre como usar programas add-ins para aperfeiçoar os recursos básicos do Excel, adicionando hiperlinks para pular para novos lugares em uma planilha, para novos documentos e até para páginas da Web, assim como gravar macros para automatizar seu trabalho. Parte VI: A parte dos dez Como é tradição dos livros Para Leigos, a última parte contém listas dos dez fatos, dicas e sugestões mais úteis. Nesta parte, você encontra três capítulos. O Capítulo 13 fornece minha lista dos dez melhores recursos novos no Excel 2007 (e cara, foi difícil manter em apenas dez). O Capítu- lo 14 fornece os dez fundamentos básicos do iniciante que você precisa saber quando começar a usar este programa. E o Capítulo 15 fornece a Versão do Rei James dos Dez Mandamentos do Excel 2007. Com esse capítulo na manga, como tu poderás perder-te? Convenções usadas neste livro As seguintes informações fornecem os fatos concretos sobre como as coisas são neste livro – os editores chamam esses itens de convenções do livro (contudo, nenhuma campanha, ostentação cívica, menção de nomes ou indicações está envolvida). Teclado e mouse O Excel 2007 é um programa sofsticado com uma interface do usuário inteiramente nova e maravilhosa, apelidada de Faixa. No Capítulo 1, explico tudo sobre essa nova interface Faixa e como se sentir confortável com sua nova estrutura de comandos. No livro, você encontrará as seqüências de comandos Faixa usando a abreviação desenvolvida pela Microsoft, com o nome na guia na Faixa e o botão de comando selecionado sendo separados por barras verticais, como em: Início | Copiar xx Microsoft Office Excel para leigos Esta é a abreviação para o comando Faixa que copia qualquer célula ou gráfco selecionado atualmente na Área de Transferência do Windows.Signi- fca que você clica na guia Início na Faixa (se já não estiver exibida) e então, clica o botão Copiar (que exibe o ícone da página lado a lado tradicional). Algumas seqüências do comando Faixa envolvem não apenas selecionar um botão de comando em uma guia,mas também selecionar um item em um menu suspenso.Neste caso,o comando do menu suspenso segue o nome da guia e do botão de comando,tudo separado por barras verticais,como em: Fórmulas | Opções do Cálculo | Manual Esta é a abreviação para a seqüência de comandos Faixa que ativa o recálculo manual no Excel. Informa que você clica na guia Fórmulas (se já não estiver exibida) e então, clica o botão Opções do Cálculo seguido da opção do menu suspenso Manual. Embora você use o mouse e as teclas de atalho do teclado para se movimentar na planilha Excel, terá que reservar algum tempo para fornecer os dados para que possa fnalmente procurar com eles. Portanto, este livro, às vezes, encoraja-o a digitar algo específco em uma célula específca na planilha. Naturalmente, você sempre pode escolher não seguir as instruções. Quando digo para fornecer uma função específca, a parte que você digita geralmente aparece em negrito. Por exemplo, =SOMA(A2:B2) signifca que você deve digitar exatamente o que vê: um sinal de igual, a palavra SOMA, parêntese esquerdo, o texto A2:B2 (completo com dois pontos entre as combinações de número e letra) e um parêntese direito. Então, claro, terá que pressionar Enter para fazer a entrada. Quando o Excel não estiver comunicando-se com você através de caixas de mensagem instantâneas, ele exibirá mensagens altamente informativas na barra de status na parte inferior da tela. Este livro apresenta as mensagens que você vê na tela assim: Calcule Esta é a mensagem que informa que o Excel está no modo de recálculo manual (depois de usar a seqüência de comandos Faixa anterior) e que uma ou mais fórmulas em sua planilha não estão atualizadas e precisam muito de recálculo. Às vezes, forneço uma combinação de teclas de função que você pode pressionar para escolher um comando com o teclado, ao invés de clicar os botões na Faixa com o mouse. As combinações de teclas de função são escritas assim: Alt+FS ou Ctrl+S (ambas as combinações de teclas de função gravam as alterações da pasta de trabalho). Com as combinações de teclas Alt, você pressiona a tecla Alt até que as letras da tecla de função apareçam em pequenos quadrados na Faixa. Nesse ponto, você pode soltar a tecla Alt e começar a digitar as letras da tecla de função (a propósito, você digita as letras das teclas de função com letras minúsculas – apenas as coloco com maiúsculas para destacá-las no texto). As combinações de teclas de função que usam a tecla Ctrl são mais anti- xxi Introdução gas e funcionam de modo um pouco diferente. Você tem que pressionar a tecla Ctrl enquanto digita a letra de função (apesar de que novamente, digite apenas letras minúsculas, a menos que veja a tecla Shift na seqüên- cia, como em Ctrl+Shift+C). O Excel 2007 usa apenas um menu suspenso (o menu suspenso Arquivo) e uma barra de ferramentas (a barra de ferramentas Acesso Rápido). Você abre o menu suspenso Arquivo clicando o botão Offce (o botão redondo com quatro cores no canto superior esquerdo da janela do programa Excel) ou pressionando Alt+F. A barra de ferramentas Acesso Rápido com seus quatro botões aparecerá logo à direita do botão Offce. Todas as versões anteriores deste livro usam setas de comando para levá-lo do menu suspenso inicial ao submenu etc., até o comando fnalmente desejado. Por exemplo, se você precisar abrir o menu suspenso Arquivo para obter o comando Abrir, essa instrução fcaria assim: Escolha Arquivo -> Abrir. Isso é equivalente a Botão Offce | Abrir e a Alt+FO. Os comandos que usam a antiga notação de setas de comando, ao invés da notação da barra vertical, ocorrem apenas nas tabelas no Capítulo 1 para as pessoas que fazem upgrade para o Excel 2007 a partir das versões anteriores do Excel. Finalmente, se você for realmente observador, poderá notar uma discre- pância entre as letras maiúsculas dos nomes das opções da caixa de diálogos (como, por exemplo, cabeçalhos, botões de opção e caixas de seleção) no modo como aparecem no texto e realmente aparecem no Excel na tela de seu computador. Uso intencionalmente a convenção de letras maiúsculas das letras iniciais de todas as palavras principais de uma opção da caixa de diálogos para ajudá-lo a diferenciar o nome da opção do resto do texto que descreve seu uso. Ícones especiais Os seguintes ícones são colocados estrategicamente nas margens para indicar coisas que você pode ou não querer ler. Este ícone alerta sobre as discussões chatas que você pode querer pular (ou ler quando ninguém mais estiver por perto). Este ícone alerta sobre os atalhos ou outras sugestões valiosas relacionadas do tópico em mãos. Este ícone alerta sobre as informações a lembrar, caso você queira ter um pouco de sucesso. Este ícone alerta sobre as informações a lembrar, caso você queira evitar um completo desastre. E Q U I P E T ÉCN IC A D I C A L E M B R E -SE C U I D A DO! 16 Microsoft Office Excel para leigos Para onde ir daqui Se você nunca trabalhou com uma planilha de computador, sugiro que, logo depois de rir com os desenhos animados, primeiro vá para o Capítulo 1 e descubra com o que está lidando. E se você for uma pessoa com alguma experiência com as versões anteriores do Excel, desejo que vá diretamente para a seção, “Como migrar para o Excel 2007 a partir das versões anteriores”no Capítulo 1, onde descobrirá como fcar calmo enquanto se familiariza e sim, sentir-se confortável com a nova interface do usuário Faixa. Então, quando as necessidades específcas surgirem (como, por exemplo, “Como copio uma fórmula?”ou “Como imprimo apenas uma seção de minha planilha?”), você poderá ir para o sumário ou o índice para encontrar a devida seção e ir diretamente para ela para obter as respostas. Parte 1 Como Iniciar no Básico The 5 th Wave de Rich Tennant “Usei vários programas de planilha, mas este é o melhor para desenhar padrões de colcha” Nesta parte... U ma olhada na tela do Excel 2007 com seu novo botão Micro- soft Offce, barra de ferramentas Acesso Rápido e Faixa, e você percebe quanta coisa existe aqui. Bem, não se preocupe: No Capítulo 1, divido as partes da interface do usuário Faixa do Excel 2007 e coloco algum sentido no aparecimento de guias e botões de comando que você encontrará dia após dia após dia. Naturalmente, não é sufciente simplesmente sentar e ter alguém como eu explicando o que é o que na tela. Para tirar proveito do Excel, você tem que começar a aprender a usar todos esses acessórios (o botões e caixas, neste caso). É onde entra o Capítulo 2, dando informações concretas sobre como usar alguns dos botões e caixas mais notáveis da tela para fornecer os dados de sua planilha. A partir deste humilde início, é uma viagem rápida até o domínio total da tela. Capítulo 1 Experiência do Usuário Excel 2007 Neste capítulo u Como se familiarizar com a nova janela do programa Excel 2007 u Como selecionar comandos na Faixa de Opções u Como personalizar a barra de ferramentas Acesso Rápido u Métodos para iniciar o Excel 2007 u Como navegar uma planilha ou pasta de trabalho do Excel 2007 u Como obter alguma ajuda com o uso deste programa u Guia inicial rápido para os usuários que migram para o Excel 2007 a partir das versões anteriores D esigners e engenheiros da Microsoft realmente se superaram desta vez - inventando uma nova maneira de usar o programa de planilha favorito de todos. Esta nova interface do Excel 2007 descarta sua dependência de uma série de menus suspensos, painéis de tarefas e numerosas barras de ferramentas. Ao contrário, usa uma única faixa na parte superior da planilha chamada Faixa de Opções, designada a colocar grande parte dos comandos Excel que você usa ao seu alcance o tempo inteiro. Adicione um único menu suspenso Offce restante e a única barra de ferramentas Acesso Rápido junto com alguns painéis de tarefas restantes (Área de Transferência, Clip-art e Pesquisar) à Faixa e acabará com o modo mais fácil de usar o Excel. Esta versão oferece a maneira mais prática de esmiuçar seus números, produzir e imprimir relatórios fnanceiros elegantes, assim como organizar e criar gráfcos para seus dados, em outras palavras, fazer todas as coisas maravilhosas para as quais você conta com o Excel. E o melhor de tudo, esta nova interface do usuário Excel aperfeiçoada inclui todos os tipos de melhorias gráfcas. Antes de tudo, está a opção Visualização Dinâmica que mostra como os dados atuais de sua planilha apareceriam com uma determinada fonte, formatação da tabela etc. antes de realmente selecioná-los. E mais, agora o Excel suporta uma opção Visualizar Layout da Página muito boa que exibe réguas e margens junto com os cabeçalhos e os rodapés para toda planilha e tem um controle de zoom na parte inferior da tela que permite ampliar e reduzir os dados da planilha instantaneamen- te. Por último, mas não menos importante, o Excel 2007 está repleto de galerias pop-up que tornam fáceis a formatação e o gráfco da planilha, especialmente junto com a opção Visualização Dinâmica. Interface do usuário com a Faixa de Opções do Excel Quando você inicializa pela primeira vez o Excel 2007, o programa abre a primeira das três novas planilhas (chamada Planilha1) em um novo arquivo da pasta de trabalho (chamado Pasta1) dentro de uma janela de programa como a mostrada na Figura 1-1 e na Folha colorida 1. A janela do programa Excel contendo esta planilha da pasta de trabalho é composta pelos seguintes componentes: Botão Offce que quando clicado, abre o menu suspenso Offce contendo todos os comandos relacionados ao arquivo, inclusive Salvar, Abrir, Imprimir e Sair, assim como o botão Opções do Excel que permite mudar as defnições padrão do Excel. Barra de ferramentas Acesso Rápido que contém os botões que você clica para executar tarefas comuns, como, por exemplo, gravar seu trabalho, desfazer e refazer as edições, e que você pode personalizar adicionando botões de comando. Faixa que contém muitos comandos Excel organizados em uma série de guias variando desde Início até Exibir. Barra de Fórmulas que exibe o endereço da célula atual junto com seu conteúdo. Área da Planilha que contém todas as células da planilha atual identifcada pelos cabeçalhos da coluna usando letras na parte de cima e por cabeçalhos da linha usando números na borda esquerda com guias para selecionar novas planilhas, uma barra de paginação horizontal que se move para a esquerda e para a direita na planilha na parte inferior e uma barra de navegação vertical para subir e descer a planilha na borda direita. Barra de Status que o mantém informado sobre o modo atual do programa, qualquer tecla especial utilizada, permite selecionar uma nova exibição da planilha, ampliar e reduzir a planilha. Como manipular o Botão Offce Bem na parte superior da janela do programa Excel, você encontra o Botão Offce (o redondo com o ícone com quatro cores Offce bem no canto esquerdo superior da tela) seguido imediatamente da barra de ferramentas Acesso Rápido. Quando você clica no Botão Offce, um menu suspenso parecido com o mostrado na Figura 1-2 aparece. Esse menu Offce contém todos os comandos necessários para trabalhar com os arquivos da pasta de trabalho Excel, como, por exemplo, gravar, abrir e fechar os arquivos. E mais, esse menu suspenso contém um botão Opções do Excel que você pode selecionar para mudar as defnições do programa e um botão Sair do Excel que você pode selecionar quando estiver pronto para fnalizar o programa. Figura 1-1: A janela do programa Excel 2007 que aparece imediatamente depois de inicializar o programa. Figura 1-2: Clique no botão do Office para acessar os comandos em seu menu suspenso, abrir uma pasta de trabalho recente ou mudar as Opções do Excel. Botão do Office Barra de ferramentas Acesso Rápido Barra de fórmulas Faixa Área da Planilha Barra de Status Como se gabar da Faixa A Faixa (mostrada na Figura 1-3) muda radicalmente o modo como você trabalha no Excel 2007. Ao invés de ter que memorizar (ou adivinhar) em qual menu suspenso ou barra de ferramentas a Microsoft colocou certo comando que você deseja usar, seus designers e engenheiros sugeriram a Faixa que sempre mostra todas as opções usadas mais comumente para executar certa tarefa do Excel. A Faixa é composta pelos seguintes componentes: Guias para cada uma das principais tarefas do Excel que reú- nem e exibem todos os comandos comumente necessários para executar a tarefa essencial. Grupos que organizam os botões de comando afns em subtarefas normalmente executadas como parte da tarefa essencial da guia. Botões de comando em cada grupo que você seleciona para executar certa ação ou abrir uma galeria a partir da qual pode clicar em uma determinada miniatura – note que muitos botões de comando em certas guias da Faixa do Excel são organizados em minibarras de ferramentas com defnições relacionadas. Inicializador da caixa de diálogo no canto inferior direito de certos grupos que abre uma caixa de diálogo contendo muitas opções adicionais que você pode selecionar. Para ter mais da área Planilha exibida na janela de programa, você pode minimizar a Faixa para que apenas suas guias sejam exibidas – simplesmente clique em Minimizar a Faixa no menu aberto clicando no botão Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, clique duas vezes em qualquer uma das guias da Faixa ou pressione Ctrl+F1. Para exibir novamente a Faixa inteira e manter todos os botões de comando em sua guia exibidos na janela do programa, clique no item em Minimizar a Faixa no menu suspenso de Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, clique duas vezes em uma das guias ou pressione Ctrl+F1 uma segunda vez. Figura 1-3: Faixa do Excel que consiste em uma série de guias contendo botões de comando organizados em grupos diferentes. Grupos Guias Botões de comando Inicializador da caixa de diálogo D I C A Quando você trabalha no Excel com a Faixa minimizada, a Faixa expande-se sempre que você clica em uma de suas guias para mostrar seus botões de comando, mas essa guia fcará aberta apenas até você selecionar um dos botões. No momento em que selecionar um botão de comando, o Excel irá minimizar imediatamente a Faixa para exibir apenas suas guias. Como manter as guias na Faixa do Excel Na primeira vez em que você inicializar o Excel 2007, sua Faixa conterá as sete guias a seguir, da esquerda para a direita: Guia Início com os botões de comando normalmente usados ao criar, formatar e editar uma planilha organizada nos grupos Área de Transferência, Fonte, Alinhamento, Número, Estilos, Células e Edição (veja Folha colorida 1). Guia Inserir com os botões de comando normalmente usados ao adicionar determinados elementos (inclusive gráfcos, Tabelas Pivôs, diagramas, hiperlinks, cabeçalhos e rodapés) a uma planilha organizada nos grupos Formas, Tabelas, Ilustrações, Diagra- mas, Links e Texto (veja Folha colorida 2). Guia Layout da Página com os botões de comando normalmente usados ao preparar uma planilha para a impressão ou reordenar os gráfcos organizados na planilha nos grupos Temas, Confgurar Página, Dimensionar, Opções da Planilha e Organizar (veja Folha colorida 3). Guia Fórmulas com os botões de comando normalmente usados ao adicionar fórmulas e funções a uma planilha ou verificar uma planilha para obter os erros da fórmula organizados nos grupos Biblioteca de Funções, Nomes Definidos, Auditoria de Fórmulas e Cálculo (veja Folha colorida 4). Note que essa guia também contém um grupo Soluções quando você ativa certos programas add-ins, como, por exemplo, as ferramentas Soma Condicional e Moeda Européia – veja o Capítulo 12 para saber mais sobre como usar os programas add-ins do Excel. Guia Dados com os botões de comando normalmente usados ao importar, consultar, resumir e subtotalizar os dados colocados na lista de dados de uma planilha organizada nos grupos Obter Dados Externos, Gerenciar Conexões, Classifcar e Filtrar, Ferramentas de Dados e Resumir (veja Folha colorida 5). Note que essa guia também conterá um grupo Análise se você ativar add-ins como, por exemplo, Ferramentas de Análise e Add-in de Solução - veja o Capítulo 12 para saber mais sobre os add-ins do Excel. L E M B R E -SE

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