Excel Avanzado - Manual

Contenido1.- Funciones ............................................................................................................................................4 Función de Base de datos: ...................................................................................................................4 Lista de Datos .......................................................................................................................................4 Criterios Normales ...............................................................................................................................5 Criterios Especiales...............................................................................................................................5 Criterios creados como resultado de una fórmula ..............................................................................5 Función BDCONTAR..............................................................................................................................6 Función BDCONTARA ...........................................................................................................................8 Función BDMAX....................................................................................................................................9 Función BDMIN ................................................................................................................................. 11 Función BDSUMA .............................................................................................................................. 12 Función BDPROMEDIO ...................................................................................................................... 13 Para todas las funciones.................................................................................................................... 16 Funciones lógicas .............................................................................................................................. 17 Función Y ........................................................................................................................................... 18 Función O .......................................................................................................................................... 18 Función SI.ERROR .............................................................................................................................. 19 Función FALSO ................................................................................................................................... 19 Función VERDADERO......................................................................................................................... 19 Función SI.ND .................................................................................................................................... 19 Función XO ........................................................................................................................................ 19 Relaciones y valores lógicos .............................................................................................................. 21 Expresiones complejas ...................................................................................................................... 22 Toma de decisiones ........................................................................................................................... 25 Uso de decisiones para evitar errores............................................................................................... 25 Anidación de expresiones y decisiones ............................................................................................. 26 Operaciones condicionales ............................................................................................................... 28 Selección de valores de una lista ...................................................................................................... 30 Funciones de Búsqueda y Referencia de datos................................................................................. 32 La función DESREF ............................................................................................................................. 32 La función INDIRECTO ....................................................................................................................... 35 La función COINCIDIR ........................................................................................................................ 37 La función INDICE .............................................................................................................................. 38 Excel Avanzado 2013 Pág. 1 Otras funciones de interés ................................................................................................................ 40 Unión de cadenas .............................................................................................................................. 40 Extracción de caracteres ................................................................................................................... 41 Trabajando con fechas y horas ......................................................................................................... 43 Funciones informativas ..................................................................................................................... 45 Calculando las semanas del año en Excel ......................................................................................... 45 Función FIN.MES ............................................................................................................................... 47 Funciones operacionales ................................................................................................................... 48 Función DIA.LAB ................................................................................................................................ 48 Función DIAS.LAB .............................................................................................................................. 49 Buscar la fecha después de una cantidad de meses ......................................................................... 52 Función SiFecha ................................................................................................................................. 53 Calcular el primer día hábil del mes con Excel .................................................................................. 54 Administración de horas de trabajo en Excel.................................................................................... 56 Pasemos a las horas y minutos ......................................................................................................... 59 2.-Formulas matriciales ......................................................................................................................... 64 ¿Qué es un formula Matricial? .......................................................................................................... 64 Usar formulas matriciales avanzadas de una sola celda ................................................................... 65 Trabajar con fórmulas matriciales de varias celdas .......................................................................... 66 ¿Qué son matrices constantes y cómo puedo usarlas? .................................................................... 72 ¿Cómo puedo editar las fórmulas de matriciales?............................................................................ 72 3.- Controles de Formularios ................................................................................................................. 76 Formularios ....................................................................................................................................... 76 Controles de formulario .................................................................................................................... 77 Activando los controles de formularios ............................................................................................ 77 Etiqueta ............................................................................................................................................. 79 Cuadro de grupo................................................................................................................................ 79 Botón ................................................................................................................................................. 79 Casilla ................................................................................................................................................ 80 Botón de opción ................................................................................................................................ 80 Cuadro de lista .................................................................................................................................. 80 Cuadro combinado ............................................................................................................................ 80 Barra de desplazamiento .................................................................................................................. 81 Control de número ............................................................................................................................ 81 Excel Avanzado 2013 Pág. 2 Elaborar Formularios en la hoja ........................................................................................................ 82 Excel Avanzado 2013 Pág. 3 Excel Avanzado 2013 1.- Funciones Función de Base de datos: Lista de Datos Una lista de Datos es una colección de datos organizados en registros (filas) y en campos (columnas). Un registro contiene toda la información perteneciente a un elemento (ítem), por ejemplo: los datos de un alumno. Un campo contiene un dato perteneciente al elemento, por ejemplo: su nombre, edad, domicilio, cursos, etc. CONDICIONES 1. El rango de una lista deberá estar separado al menos por una fila y una columna de otra información 2. La primera fila, está destinada a los títulos o nombres de los campos 3. No es válido introducir espacios en blanco al empezar un dato en una celda 5. Cada columna debe usar el mismo formato, es decir debe de contener un mismo tipo de dato. 6. Excel diferencia los caracteres en minúsculas o mayúsculas, cuando efectúa ordenamientos 7. Se puede usar fórmulas para calcular valores de campo. 8. No debe de haber columna o filas en blanco entre los datos Nota: Para los ejemplos utilizaremos los datos de la figura anterior FUNCIÓN DESCRIPCIÓN BDCONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números en una base de datos. BDCONTARA Cuenta el número de celdas no vacías en una base de datos. BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos. BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos. BDSUMA Suma los números de la columna de campo de los registros de la base de datos que cumplen los criterios. Excel Avanzado 2013 Pág. 4 FUNCIÓN DESCRIPCIÓN BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos. BDEXTRAER Extrae de una base de datos un único registro que cumple los criterios especificados. Criterios Normales USE PARA BUSCAR ADM Trabajadores que trabajan en el área de Administración. >=3000 Trabajadores que ganan a partir de 3000 soles Criterios Especiales USE PARA BUSCAR ? (signo de interrogación) Un único carácter Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia" * (asterisco) Cualquier número de caracteres Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste" ~ (tilde) seguida de ?, * o ~ Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde Por ejemplo, af91~? buscará "af91?". Criterios creados como resultado de una fórmula Puede usar como criterio valores calculados que sean el resultado de una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).). Tenga en cuenta los puntos importantes siguientes: • La fórmula se debe evaluar como VERDADERO o FALSO. • Dado que está usando una fórmula, escríbala como lo haría normalmente y evite escribir la expresión de la forma siguiente: =''=entrada'' • No use rótulos de columna para los rótulos de criterios; deje los rótulos de criterios en blanco o use un rótulo distinto de los rótulos de columna del rango (en los ejemplos siguientes, Promedio calculado y Coincidencia exacta).  Si en la fórmula usa un rótulo de columna en lugar de una referencia de celda relativa o un nombre de rango, Excel presenta un valor de error, como por ejemplo #¿NOMBRE? o Excel Avanzado 2013 Pág. 5 #¡VALOR!, en la celda que contiene el criterio. Puede ignorar este error, ya que no afecta al modo en que se filtra el rango. • La fórmula que se usa para los criterios debe usar una referencia relativa (referencia relativa: en una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.) para hacer referencia a la celda correspondiente de la primera fila. • Todas las demás referencias usadas en la fórmula deben ser referencias absolutas (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.). Función BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen datos en un campo (columna) de registros de datos numéricos de una lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas. Sintaxis =BDCONTAR(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios) Base_de_datos Obligatorio. Es el rango o nombre de celdas que compone la lista o base de datos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. Nombre_de_campo Obligatorio. Indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo "Paterno" o "Zona", o un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente. Criterios Obligatorio. El rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento Criterios mientras este incluya por lo menos un rótulo de columna y al menos una celda debajo del rótulo de columna en la que se pueda especificar una condición de columna. Ejemplo1: Hallar el número de trabajadores de categoría 2 que hay en la lista de datos personal. Excel Avanzado 2013 Pág. 6 Detalles de la fórmula: =BDCONTAR(PERSONAL,11,B2:B3) PERSONAL, es el nombre que se ha asignado a toda la lista de datos. 11 es el número de orden de la columna sobre la cual se aplica la función, en este caso la columna CATEGO que es de contenido numérico. B2:B3 es el rango donde se encuentran los criterios. Ejemplo2: Hallar el número de trabajadores del área de administración(ADM) y que trabajan en la zona Norte (N) de la lista de datos personal. Cuando los criterios contiene más de una columna(AREA,ZONA) , entonces en estos casos el segundo parámetro se ignora y solamente se consideran el primer parámetro, en este caso el nombre de la lista de datos (PERSONAL) y el rango de criterios, en este caso B6:C7 Excel Avanzado 2013 Pág. 7 Función BDCONTARA Cuenta las celdas que contienen datos en un campo (columna) de registros de datos alfanuméricos de una lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas. Sintaxis BDCONTARA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios) Base_de_datos Obligatorio. Es el rango o nombre de celdas que compone la lista o base de datos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. Nombre_de_campo Obligatorio. Indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo "Paterno" o "Zona", o un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente. Criterios Obligatorio. El rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento Criterios mientras este incluya por lo menos un rótulo de columna y al menos una celda debajo del rótulo de columna en la que se pueda especificar una condición de columna. Ejemplo1: Hallar el número de trabajadores del área de Administración (ADM) que hay en la lista de datos personal. Ejemplo2: Hallar el número de trabajadores del área de Contabilidad (CON) y que además trabajen en la zona “E” que hay en la lista de datos personal. Excel Avanzado 2013 Pág. 8 Ejemplo3: Hallar el número de trabajadores que ingresaron a trabajar durante el año noventa. Ejemplo4: Hallar el número de trabajadores que tiene un sueldo mayor al promedio 1. Calcular el promedio en una celda que no formara parte del promedio. 2. Crear la zona del criterio donde se digitara la siguiente formula =CONCATENAR(">",REDONDEAR(B32,2)) Función BDMAX Devuelve el valor máximo de un campo (columna) de registros en una lista o base de datos que cumple las condiciones especificadas. Sintaxis =BDMAX(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios) Excel Avanzado 2013 Pág. 9 Base_de_datos Obligatorio. Es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. Nombre_de_campo Obligatorio. Indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "SUELDO", o un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente. Es obligatorio que este campo sea de tipo numérico. Criterios Obligatorio. Es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento criterios mientras este incluya al menos un rótulo de columna y una celda debajo del mismo en la que se pueda especificar una condición para la columna. Ejemplo1: Hallar el mayor sueldo del área de Ventas (VEN) que hay en la lista de datos personal. Ejemplo2: Hallar el mayor sueldo de los trabajadores del área de Contabilidad (CON) y que pertenezcan a la zona Este (E). Ejemplo3: Hallar el mayor sueldo de los trabajadores que ingresaron a trabajar durante el año noventa. Excel Avanzado 2013 Pág. 10 Función BDMIN Devuelve el valor mínimo de un campo (columna) de registros en una lista o base de datos que cumple las condiciones especificadas. Sintaxis =BDMIN(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios) Base_de_datos Obligatorio. Es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna.Nombre_de_campo Obligatorio. Indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "RENDTO", o un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente. Es obligatorio que este campo sea de tipo numérico. Criterios Obligatorio. Es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento criterios mientras este incluya al menos un rótulo de columna y una celda debajo del mismo en la que se pueda especificar una condición para la columna. Ejemplo1: Hallar el menor sueldo del área de Informática (INF) que hay en la lista de datos personal. Excel Avanzado 2013 Pág. 11 Ejemplo2: Hallar el menor sueldo de los trabajadores del área del área de VENTAS (VEN) y que además trabajen en la ZONA norte(N). Ejemplo3: Hallar el menor sueldo de los trabajadores que ingresaron a trabajar durante el año 1990 Función BDSUMA Suma los números de un campo (columna) de registros de una lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas. Sintaxis =BDSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios) Base_de_datos Obligatorio. Es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. Nombre_de_campo Obligatorio. Indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "RENDTO", o un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente. Es obligatorio que este campo sea de tipo numérico. Excel Avanzado 2013 Pág. 12 Criterios Obligatorio. Es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento Criterios mientras este incluya por lo menos un rótulo de columna y al menos una celda debajo del rótulo de columna en la que se pueda especificar una condición de columna. Ejemplo1: Hallar la suma de sueldos del área de marketing(MAR). Ejemplo2: Hallar la suma de sueldos de los trabajadores del área de VENTAS(VEN) de la ZONA SUR (S) y además del área de CONTABILIDAD (CON) de la ZONA OESTE(O). Ejemplo3: Hallar la suma de sueldos de los trabajadores cuyos sueldos es mayor que el promedio. Función BDPROMEDIO Devuelve el promedio de los valores de un campo (columna) de registros en una lista o base de datos que cumple las condiciones especificadas. Excel Avanzado 2013 Pág. 13 Sintaxis: =BDPROMEDIO(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios) Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. Nombre_de_campo indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente. Es obligatorio que este campo sea de tipo numérico. Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento Criterios mientras este incluya por lo menos un rótulo de columna y al menos una celda debajo del rótulo de columna en la que se pueda especificar una condición de columna. Ejemplo1: Hallar el promedio de sueldos del área de administración(ADM). Ejemplo2: Hallar el promedio de sueldos de los trabajadores del área de INFORMATICA(INF) de la ZONA ESTE (E) y además del área de VENTAS (VEN) de la ZONA SUR(S). Excel Avanzado 2013 Pág. 14 Ejemplo3: Hallar el promedio de sueldos de los trabajadores cuyos sueldos es mayor que el promedio. Función BDEXTRAER Extrae un único valor de una columna de una lista o una base de datos que cumple las condiciones especificadas. Sintaxis BDEXTRAER(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios) Base_de_datos Obligatorio. Es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. Nombre_de_campo Obligatorio. Indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "RENDTO", o un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente. Criterios Obligatorio. Es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento criterios mientras este incluya al menos un rótulo de columna y una celda debajo del mismo en la que se pueda especificar una condición para la columna. Observaciones Si ningún registro cumple los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #¡VALOR!. Si más de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #¡NUM!. Excel Avanzado 2013 Pág. 15 Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya al menos un rótulo de columna y una celda debajo del mismo para especificar la condición. Ejemplo1: Presentar el área de trabajo del trabajador con código ADM0031 Ejemplo2: Presentar el área de trabajo y zona del trabajador con código CON0021. Área de trabajo: Zona de Trabajo Para todas las funciones Observaciones • Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya por lo menos un nombre de campo y por lo menos una celda debajo del nombre de campo para especificar un valor de comparación de criterios. • Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de cálculo, no coloque el rango de criterios debajo de la lista. Si agrega más información a la lista, la Excel Avanzado 2013 Pág. 16 nueva información se agrega a la primera fila debajo de la lista. Si la fila de debajo no está vacía, Microsoft Excel no podrá agregar la nueva información. • Asegúrese de que el rango de criterios no queda superpuesto a la lista. • Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, inserte una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios. Funciones lógicas Las funciones lógicas sirven para realizar la comparación lógica entre valores o referencias de celdas. Excel tiene varias funciones lógicas que permiten evaluar datos. La mayoría de las funciones lógicas retornan como resultado VERDADERO o FALSO. En todos los ámbitos de trabajo, ya sea público o privado, existen a diario necesidades enfocadas en la utilización de criterios lógicos para tomar o inferir soluciones. Ese tipo de criterios son herramientas que utiliza Microsoft Excel para desarrollar trabajos a partir de la utilización de operadores circunscritos en funciones lógicas, que se convierten en valiosa ayuda a momento de generar planillas, reportes, trámites, etc. Se presenta a continuación la forma de aplicación de esas funciones lógicas dentro de Microsoft Excel Las funciones lógicas de Excel pueden ser utilizados para realizar operaciones que permitan la toma de decisiones dentro de una hoja de cálculo. Por ejemplo la función SI compara dos argumentos, realiza una operación si el resultado es verdadero y otra operación si el resultado es falso. Las principales funciones Lógicas comúnmente utilizadas en Excel son: Y, O y SI El siguiente resumen muestra la lista de cuáles son las funciones Lógicas predefinidas en Excel. Excel Avanzado 2013 Pág. 17 FUNCIÓN DESCRIPCIÓN Función Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO. Función FALSO Devuelve el valor lógico FALSO. Función SI Especifica una prueba lógica que realizar. Función SI.ERROR Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula. Función SI.ND Devuelve el valor que se especifica, si la expresión se convierte en #N/A; de lo contrario, devuelve el resultado de la expresión. Función NO Invierte el valor lógico del argumento. Función O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO. Función VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO. Función XO Devuelve un O exclusivo lógico de todos los argumentos. Función Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalúan como VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos se evalúan como FALSO. Un uso común de la función Y es expandir la utilidad de otras funciones que realizan pruebas lógicas. Por ejemplo, la función SI realiza una prueba lógica y, luego, devuelve un valor si la prueba se evalúa como VERDADERO y otro valor si la prueba se evalúa como FALSO. Con la función Y como argumento prueba_lógica de la función SI, puede probar varias condiciones diferentes en lugar de solo una. Sintaxis =Y(valor_lógico1; [valor_lógico2]; ...) Función O Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis =O(valor_lógico1, [valor_lógico2], ...) Excel Avanzado 2013 Pág. 18 Función SI.ERROR Devuelve el valor especificado si una fórmula se evalúa como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula. Use la función SI.ERROR para interceptar y controlar errores en una fórmula. Sintaxis =SI.ERROR(valor, valor_si_error) Función FALSO Devuelve el valor lógico FALSO. La sintaxis de la función FALSO no tiene argumentos. Sintaxis =FALSO() Función VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO. La sintaxis de la función VERDADERO no tiene argumentos. También puede escribir la palabra FALSO o VERDADERO directamente en la hoja de cálculo o en la fórmula y Microsoft Excel la interpretará como el valor lógico FALSO o VERDADERTO. La función FALSO o VERDADERO se proporciona principalmente por motivos de compatibilidad con otros programas para hojas de cálculo. Función SI.ND Devuelve el valor que se especifica si la fórmula devuelve el valor de error #N/A; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula. Sintaxis =SI.ND(Valor, Valor_Si_#N/A) Función XO Devuelve un O exclusivo lógico de todos los argumentos. Excel Avanzado 2013 Pág. 19 Sintaxis =XO(valor_lógico_1, [valor_lógico_2],…) Para entender fácilmente lo que significa el O exclusivo será de gran utilidad recordar que en Excel ya tenemos la función O la cual nos permite evaluar varias expresiones lógicas y nos devolverá el valor VERDADERO en caso de que alguna de ellas sea verdadera. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver el resultado de utilizar la función O al evaluar diferentes combinaciones de valores VERDADERO y FALSO: Como puedes observar, la función O devolverá el valor VERDADERO cuando al menos una de las expresiones lógicas evaluadas sea verdadera. Sin embargo, la función XO se comporta de una manera diferente ya que nos devolverá el valor verdadero cuando solo una expresión, dentro de todas las expresiones evaluadas, sea verdadera. De ahí el nombre de O exclusivo que nos indica que obtendremos un valor verdadero exclusivamente cuando una sola expresión sea verdadera. La función XO, junto con la función O y la función Y, son de gran ayuda para evaluar múltiples condiciones en Excel. Excel Avanzado 2013 Pág. 20 Relaciones y valores lógicos Qué es una expresión lógica? Funciones (expresiones) en Excel pueden dar resultados numéricos o ser resueltas como expresión lógica con el valor VERDADERO o el valor FALSO. Si escribimos la fórmula "=A1=B1", Excel dará como resultado o FALSO o VERDADERO. Esta característica puede ser aprovechada para crear una alternativa a la función SI. Veremos esto con un ejemplo. Supongamos un club de compras, donde los clientes reciben descuentos sobre las compras mensuales basados en las siguientes reglas Nuestra tarea es determinar el descuento que le corresponde a cada cliente dados estos datos: Para determinar el descuento de cada cliente no utilizaremos funciones SI, sino expresiones lógicas. Dado que tenemos que tener en cuenta dos condiciones (las compras del mes corriente y las del anterior) usaremos la función Y (AND en su versión inglesa) para armar la expresión lógica. La fórmulas que expresan las condiciones de los descuentos son: Excel Avanzado 2013 Pág. 21 Por ejemplo, si la expresión =Y(B5<5000,c5<5000) es verdadera, la fórmula =Y(B5<5000,c5<5000)*0.05 da como resultado 5%. Si la expresión no se cumple, el resultado de la fórmula será 0. Combinamos las fórmulas para cada uno de los casos en una única fórmula con el operador "+" =Y(B5<5000,C5<5000)*0.05+Y(B5<5000,c5>=5000)*0.07+Y(B5>=5000,C5<5000)*0.10+Y(B5> =5000,C5>=5000)*0.12 y la copiamos en el rango D5:D14 Expresiones complejas En nuestro ejemplo suponemos la existencia de una tienda que tiene un club de clientes. Cada cliente puede pertenecer a una de las categorías: Platinum, Gold o Regular. De acuerdo a la categoría el miembro puede recibir determinados descuentos e acuerdo a esta tabla: Además la tienda vende con el sistema "1+1", al comprar dos productos se recibe un descuento del 50% sobre el más barato. Excel Avanzado 2013 Pág. 22 Propuesta 1 Las fórmulas propuestas variaron entre 4 y 5 funciones SI combinadas. =SI(C2="Platinum",SI(Y(CONTAR(D2:E2)=2,F2>10000),F2*0.2,SI(Y(CONTAR(D2:E2)=2,F2<=100 00),F2*0.1,SI(Y(CONTAR(D2:E2)=1,F2>10000),F2*0.1))),SI(Y(C2="Gold",CONTAR(D2:E2)=2,F2 >15000),F2*0.1," ")) Propuesta 2 Si bien esta fórmula resuelve el problema, se puede escribir de otra manera usando solamente 2 funciones SI. La regla a seguir dice que la cantidad de funciones SI a combinar equivale a la cantidad de casos menos 1. Si bien hay cinco casos de descuento, como podemos ver en la tabla arriba, que de hecho hay tres casos: los que reciben 20% de descuento adicional; los que reciben 10% y los que no reciben descuento adicional. Para construir la fórmula, primero definiremos los nombres que contengan las fórmulas para determinar el tipo de descuento. Para esto escribimos las fórmulas en celdas laterales, lo que nos permitirá verificar su funcionamiento. Excel Avanzado 2013 Pág. 23 Asignar nombre a las formulas: Nombre Formula P_2_10 =Y(C2="Platinum",CONTARA(D2:E2)=2,F2>10000) P_2 =Y(C2="Platinum",CONTARA(D2:E2)=2) P_10 =Y(C2="Platinum",F2>10000) G_2_15 =Y(C3="Gold",CONTARA(D3:E3)=2,F3>15000) La función CONTARA nos permite contar la cantidad de productos comprados en cada compra. Usamos esta función y no CONTAR para evitar resultados erróneos cuando una de las celdas del rango está en blanco. Los nombres los definimos: Dado que las condiciones P_2, P_10 y G_2_15 dan como resultado el mismo descuento (10%), las combinaremos en una sola condición usando la función O (OR en su versión inglesa). Finalmente podemos escribir nuestra fórmula de la siguiente manera: =SI(P_2_10,F2*0.2,(SI(O(P_2,P_10,G_2_15),F2*0.1,""))) Excel Avanzado 2013 Pág. 24 Toma de decisiones Uso de decisiones para evitar errores Supongamos un formulario en Excel donde controlamos un proceso de aprobación de créditos compuesto de tres partes: presentación, proceso y aprobación. Al introducir una fecha en la celda A4, la celda Estatus (D4) muestra la etapa en que se encuentra el proceso; al introducir una fecha en B4, el valor de Estatus cambia a “En proceso” y finalmente al introducir una fecha en C4, Estatus muestra “Aprobado” La solución más inmediata es crear una fórmula con la función SI =SI(A4<>"",SI(B4<>"",SI(C4<>"","Aprobado","En proceso"),"Presentado"),"") Esta fórmula tiene varios problemas. El primero es que el uso de SI anidado nos pone serias limitaciones a la cantidad de condiciones que podemos procesar. Si bien en Excel 2007 o 2010 0 2013 podemos anidar hasta 64 niveles de SI (en comparación a los 7 niveles en Excel Excel Avanzado 2013 Pág. 25 Clásico), por encima de las 3 o 4 condiciones la fórmula se vuelve compleja y difícil de manejar. Podemos superar este problema creando una fórmula con la función ELEGIR =ELEGIR(CONTARA(A4:C4)+1,"","Presentado","En proceso","Aprobado") Anidación de expresiones y decisiones Encontrar valores que se encuentran entre dos meses sin repetición En el archivo ListaMeses.xlsx se tiene las siguientes transacciones escoger un mes entre enero y diciembre y devolver como respuesta la lista de los productos que se han vendido en dicho mes (sin repetición de productos) Para resolver este caso primero tienen que a hacer una validación de datos que permita escoger un nombre de mes entre enero y diciembre. En una columna previamente creada deben colocar los códigos de producto que cumplan con la condición de pertenecer al mes dado como dato, si no cumple con la condición del mes se colocará "". Lista de productos. 1. Abrir el archivo ListaMeses.xlsx 2. Seleccionar la celda F7. 3. Escribir “Cumple”. Excel Avanzado 2013 Pág. 26 4. Seleccionar la celda F8. 5. Ingresar la formula =SI(TEXTO(A8,"mmmm")=$B$5,C8,""), que permitirá mostrar los productos que se vendieron en el mes seleccionado en la celda B5. 6. Seleccionar la celda F8 y en modo copiar arrastrar hasta la celda F203. 7. Seleccionar la celda E7. 8. Escribir “0”. 9. Seleccionar la celda E8. 10. Escribir la formula =SI(F8="",E7,SI(CONTAR.SI($F$7:F8,F8)=1,E7+1,E7)). Con la formula solo se enumera los productos que se muestran en el rango F8:F203. 11. Seleccionar la celda E8 y en modo copiar haga doble clic (la fórmula se copiara hasta la celda E203). 12. Seleccionar la celda G7. 13. Escribir “0”. 14. Seleccionar la celda G8. 15. Escribir la formula =SI(G7<MAX($E$8:$E$203),G7+1,"") para enumerar la cantidad de productos que se vendieron en el mes seleccionado en la celda B5. 16. Seleccionar la celda G8 y en modo copiar haga doble clic (la fórmula se copiara hasta la celda G203). 17. Seleccionar H7. 18. Escribir la formula =SIERROR(CONSULTAV(G7,$E$7:$F$203,2,0),"") 19. Seleccionar la celda H7 y en modo copiar haga doble clic (la fórmula se copiara hasta la celda H203). 20. Seleccionar la celda C4. 21. Escribir “Productos”. 22. Seleccionar la celda C5. 23. Haga clic en la ficha Datos, en el grupo Herramienta de datos, haga clic en validación de datos y seleccionar Validación de datos. 24. Excel muestra el cuadro de dialogo Validación de datos. Haga clic en la ficha Configurar. 25. En la sección Permitir haga clic en el botón despliegue y seleccionar Lista. 26. En el cuadro origen seleccionar le rango =$H$8:$H$203. 27. Haga clic en Aceptar. Excel Avanzado 2013 Pág. 27 En la columna H se muestran los productos que se vendieron en el mes consultado. Operaciones condicionales Convertir en valores homogéneos Hallar el mínimo sueldo entre las personas viudas con más de 36 años de edad y que entraron a trabajar un día Lunes, o Viernes. En caso que no haya datos, se debe mostrar el mensaje SIN DATOS Lista de datos con diferentes formas de escribir un mismo valor. 1. Abrir el archivo “Personal.xlsx” 2. Seleccionar la celda G5. 3. Escribir “Estado” Excel Avanzado 2013 Pág. 28 4. Seleccionar la celda G6. 5. Para borrar los espacios de los nombres escribir al formula =SUSTITUIR(C6," ",""). 6. Seleccionar la celda H5. 7. Escribir “Estado1” 8. Crear una lista de datos en el rango M5:N8, seleccionar la celda M5. 9. Escribir “VIU” 10. Seleccionar la celda M6. 11. Escribir “CAS” 12. Seleccionar la celda M7. 13. Escribir “SOL” 14. Seleccionar la celda M8. 15. Escribir “DIV” 16. Seleccionar la celda N5. 17. Escribir “Viudo” 18. Seleccionar la celda N6. 19. Escribir “Casado” 20. Seleccionar la celda N7. 21. Escribir “Soltero” 22. Seleccionar la celda N8. 23. Escribir “Divorciado” 24. Seleccionar la celda H5. 25. Escribir “Estado1” 26. Seleccionar la celda H6 27. Escribir la fórmula =CONSULTAV(IZQUIERDA(G6,3),$M$5:$N$8,2,0). 28. Seleccionar la celda H6 y en modo copiar haga doble clic (la fórmula se copiara hasta la celda H48). 29. Seleccionar I5. 30. Escribir “Sueldo” 31. Seleccionar la celda I6. 32. Escribir la fórmula =SUSTITUIR(SUSTITUIR(SUSTITUIR(E6," ",""),"S/.","S/"),"S/","") para mostrar solo el importe. Excel Avanzado 2013 Pág. 29 33. Seleccionar la celda I6 y en modo copiar haga doble clic (la fórmula se copiara hasta la celda I48). 34. Seleccionar J5. 35. Escribir “Dato”. 36. Seleccionar la celda J6. 37. Escribir la fórmula para que muestre el importe de las personas viudas con más de 36 años de edad y que entraron a trabajar un día Lunes, o Viernes. =SI(Y(H6="VIUDO",D6>36,O(DIASEM(F6,2)=1,DIASEM(F6,2)=5)),I6*1,"") 38. Seleccionar la celda J6 y en modo copiar haga doble clic (la fórmula se copiara hasta la celda J48). 39. Seleccionar la celda J2. 40. Escribir la formula =SI(SUMA(J6:J48)=0,"Sin Datos",MIN(J6:J48)) Valores homogéneos. Selección de valores de una lista Crear listado sin repetición En el archivo ListaPersonalizada.xlsx se tiene la Hoja1, con un histórico de datos de los clientes, se solicita obtener una lista de los nombres de los clientes sin repetición. Excel Avanzado 2013 Pág. 30 Histórico de datos. 1. Abrir el archivo ListaPersonalizada.xlsx 2. Seleccionar la celda I7. 3. Escribir la formula =CONSULTAV(B7,$B7:B$7,1,0). 4. Seleccionar la celda I8. 5. Para buscar en el rango que se encuentre encima de la celda que contiene el valor buscado escribir la siguiente formula =CONSULTAV(B8,$B$7:B7,1,0) 6. Seleccionar la celda I8 y en modo copiar arrastrar hasta la celda I28 para copiar la formula en el rango I8:I28. 7. Se va enumerar la cantidad de clientes no repetidos, seleccionar la celda J7. 8. Escribir 1. 9. Seleccionar la celda J8. 10. Escribir la fórmula =SI(ESERROR(I8),J7+1,J7). 11. Seleccionar la celda J8 y en modo copiar haga doble clic (la fórmula se copiara hasta la celda J28). 12. Seleccionar la celda K7. 13. Escribir la formula =B7. 14. Seleccionar la celda K7 y en modo copiar haga doble clic (la fórmula se copiara hasta la celda K28). 15. Se va enumerar la cantidad de clientes para crear la lista, seleccionar la celda L7. 16. Escribir 1. 17. Seleccionar la celda L8. Excel Avanzado 2013 Pág. 31 18. Para enumerar hasta la cantidad de cliente no repetidos escribir la siguiente formula =SI(L7<MAX($J$7:$J$28),L7+1,""). 19. Seleccionar la celda L8 y en modo copiar haga doble clic (la fórmula se copiara hasta la celda L28). 20. Para mostrar los nombres de los clientes que no se van a repetir, seleccionar la celda M7. 21. Escribir la formula =SI(L7="","",CONSULTAV(L7,$J$7:$K$28,2,0)). 22. Seleccionar la celda L8 y en modo copiar haga doble clic (la fórmula se copiara hasta la celda L28). Lista de los nombres del cliente sin repetición. Funciones de Búsqueda y Referencia de datos La función DESREF La función DESREF es usada para crear una referencia a un rango que es un número específico de fijas y columnas lejos de un rango de celda o celdas. Básicamente, para crear una referencia a un rango de celdas, primero especifique una referencia a celda. Luego indique el número de filas y columnas lejos de la referencia a celda que quiere crear en su rango. Por ejemplo, usando la función DESREF, puedo crear una referencia a un rango de celdas que contiene dos filas y tres columnas y comienza dos columnas a la derecha y una fila debajo de la celda actual. Puede calcular el número específico de filas y columnas que se mueve desde una referencia a celda usando otras funciones de Excel. Excel Avanzado 2013 Pág. 32 La sintaxis de esta función es: =DESREF (referencia; filas movidas; columnas movidas; alto; ancho) En donde: • Referencia: Es una celda o rango de celdas desde la cual comienza la desviación. Si especifica un rango de celdas, las celdas deben ser adyacentes unas con otras. •Filas movidas: Es el número de filas lejos de la referencia de celda o rango en la que quiere que inicie el rango de referencia (la celda en la esquina superior izquierda en al rango de desviación). Un número negativo de filas lo moverá arriba de la referencia; un número positivo de filas lo moverá abajo. Por ejemplo, si referencia es igual a C5 y filas movidas es igual a -1, se mueve a la fila 4. Si filas movidas es igual a +1, se mueve a la fila 6. Si filas movidas es igual a 0, permanece en la fila 5. • Columnas movidas: Es el número de columnas lejos de la referencia de celda o rango en la que quiere que inicie el rango de referencia. Un número negativo de columnas lo mueve a la izquierda de la referencia; un número positivo de columnas lo mueve a la derecha. Por ejemplo, si referencia es igual a C5 y columnas movidas es igual a -1, se mueve a la columna B. Si columnas movidas es igual a +1, se mueve a la columna D. Si columnas movidas es igual a 0, permanece en la columna C. ¿Cómo puedo crear una referencia a un rango de celdas que es un número específico de filas y columnas desde una celda u otro rango de celdas? En la figura se brinda algunos Ejemplos de la función DESREF en acción. Excel Avanzado 2013 Pág. 33 Por ejemplo, en la celda B10, he introducido la fórmula (mostrada en la celda A10) =SUMA (DESREF (B7; -1; 1; 2; 1) ). Esta fórmula comienza en la celda B7. Nos movemos una fila arriba y una columna a la derecha, lo cual nos lleva a la celda C6. Ahora seleccionamos un rango consistente de dos filas y una columna, lo cual produce el rango C6:C7. La función SUMA agrega los números en este rango, lo cual produce 2+6=8. Los otros dos ejemplos mostrados en la figura trabajan de la misma forma. En las siguientes secciones, aplicaremos la función DESREF para resolver problemas que me fueron enviados por mis antiguos alumnos trabajando en una gran compañía en los Estados Unidos. ¿Cómo puedo llevar a cabo una operación de búsqueda basada en la columna más a la derecha en un rango de tabla en vez de la columna más a la izquierda? Búsqueda Izquierda. En la figura búsqueda izquierda, he listado los miembros del equipo de baloncesto de la NBA los Dallas Maverick y sus porcentajes de objetivos en el campo. Si me piden encontrar al jugador con un porcentaje de objetivo en el campo específico, podría resolver fácilmente este problema usando la función BUSCARV. Pero qué sucede si realmente lo que quiero es hacer una búsqueda a la izquierda, lo cual involucra encontrar el porcentaje objetivo de Excel Avanzado 2013 Pág. 34 campo para un jugador usando su nombre. Una función BUSCARV no puede llevar a cabo una búsqueda hacia la izquierda, pero una búsqueda hacia la izquierda es simple si combina las funciones COINCIDIR y DESREF. Primero, introduzca el nombre del jugador en la celda D7. Luego usamos una referencia a celda de B7 (el porcentaje del campo objetivo en la cabecera de columna) en la función DESREF. Para encontrar el porcentaje del campo objetivo del jugador, necesitamos movernos hacia abajo a la fila debajo de la fila 7 en donde aparece el nombre del jugador. Este es un trabajo para la función COINCIDIR. La porción de la fórmula de la función COINCIDIR=DESREF(B7;COINCIDIR(D7;$C$8:$C$22;0);0;1;1) nos mueve debajo de la fila conteniendo el nombre específico del jugador y luego nos mueve sobre 0 columnas. Debido a que la referencia consiste de una celda, omitiendo los argumentos ancho y alto de la función DESREF nos aseguramos que el rango devuelto por esta fórmula es también una celda. Además obtenemos el porcentaje del objetivo de campo del jugador. La función INDIRECTO Devuelve la referencia especificada por una cadena de texto. Las referencias se evalúan de inmediato para presentar su contenido. Use INDIRECTO para cambiar la referencia a una celda en una fórmula sin cambiar la propia fórmula. Sintaxis INDIRECTO(Ref; [a1]) La sintaxis de la función INDIRECTO tiene los siguientes argumentos: Ref Obligatorio. Una referencia a una celda que contiene una referencia de tipo A1 o F1C1, un nombre definido como referencia o una referencia a una celda como cadena de texto. Si ref no es una referencia de celda válida, INDIRECTO devuelve el valor de error #¡REF!. La función INDIRECTO es probablemente una de las funciones más difíciles de dominar en Microsoft Office Excel. Sabiendo cómo usar la función INDIRECTO, sin embargo, le permite resolver muchos problemas que parecen no tener solución. Esencialmente, cualquier referencia a celda dentro de una porción de fórmula INDIRECTO de un resultado de fórmula en la referencia a celda es inmediatamente evaluada para igualar el contenido de la celda. Excel Avanzado 2013 Pág. 35 Un ejemplo simple de la función INDIRECTO. En la celda C4, he introducido la fórmula =INDIRECTO (A4). Excel devuelve un valor de 6, debido a que la referencia a A4 es inmediatamente reemplazada por la cadena de texto B4. Por lo tanto, la fórmula es evaluada como =B4, que produce un resultado de 6. Igualmente, introduciendo en la celda C5 la fórmula =INDIRECTO (A5) devuelve el valor en la celda B5, que es 9. Mis fórmulas en mi hoja de cálculo frecuentemente contienen referencias a celdas, rangos o ambos. Más que cambiar estas referencias en mis fórmulas, me gustaría saber cómo puedo colocar las referencias en sus propias celdas así que puedo fácilmente cambiar mi celda o referencias a rangos sin cambiar mis fórmulas. En este ejemplo, los datos que usaremos están mostrados en la figura SumaIndirecto. El rango de celdas B4:H16 lista los datos de ventas mensuales para seis productos durante un período de 12 meses. Figura SumaIndirecto Excel Avanzado 2013 Pág. 36 La función COINCIDIR La función COINCIDIR busca un elemento especificado en un rango de celdas y, a continuación, devuelve la posición relativa de ese elemento en el rango. Sintaxis: = COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada; [tipo_de_coincidencia]) valor_buscado Obligatorio. Valor que desea buscar en matriz_buscada. matriz_buscada Obligatorio. Rango de celdas en el que se realiza la búsqueda tipo_de_coincidencia Opcional. Puede ser el número -1, 0 o 1. El argumento tipo_de_coincidencia específica cómo Excel hace coincidir el valor_buscado con los valores de matriz_buscada. El valor predeterminado de este argumento es 1. Tipo_de_coincidencia Comportamiento 1 u omitido COINCIDIR encuentra el mayor valor que es menor o igual que el valor_buscado. Los valores del argumento matriz_buscada se deben colocar en orden ascendente, por ejemplo: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO. 0 COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente igual que el valor_buscado. Los valores del argumento matriz_buscada pueden estar en cualquier orden. -1 COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual que el valor_buscado. Los valores del argumento matriz_buscada se deben colocar en orden descendente, por ejemplo: VERDADERO, FALSO, Z-A, ...2, 1, 0, -1, -2, ..., etc. Ejemplo: Excel Avanzado 2013 Pág. 37 La función INDICE Devuelve un valor o la referencia a un valor de una tabla o rango. La función INDICE presenta dos formas: matricial y de referencia. Forma matricial Sintaxis: =INDICE(matriz; núm_fila; [núm_columna]) Usando los datos del rango A20:B22 en la celda A26 escribir la =INDICE(A21:B22,2,2) y en la celda BB27 escribir =INDICE(A21:B22,2,1) Forma de referencia Sintaxis: = INDICE(ref; núm_fila; [núm_columna]; [núm_área]) Excel Avanzado 2013 Pág. 38 Fórmula Descripción (resultado) =INDICE(A44:C48, 2, 3) Intersección de la segunda fila y la tercera columna en el rango A44:C48, que es el contenido de la celda C45 (38). Fórmula 38 =INDICE((A43:C48, A50:C53), 2, 2, 2) Intersección de la segunda fila y la segunda columna en la segunda área de A50:C53, que es el contenido de la celda B9 (3,55). 3.55 =SUMA(INDICE(A43:C53, 0, 3, 1)) Suma de la tercera columna en la primera área del rango A1:C11, que es la suma de C1:C6 (216). 216 =SUMA(B44:INDICE(A44:C48, 5, 2)) Suma del rango que comienza en B2 y termina en la intersección de la quinta fila y la segunda columna del rango A2:A6, que es la suma de B2:B6 (2,42). 2.42 Ejemplo: Excel Avanzado 2013 Pág. 39 Otras funciones de interés Unión de cadenas Convertir números con espacios y símbolos monedas en valor numérico Hallar el promedio en EUROS de los números que se encuentran en el rango B7:B48 del archivo Cadenas.xlsx. Lista de datos en el rango B7:B48. 1. Abrir el archivo “12 Texto.xlsx” 2. Seleccionar la celda D8. 3. Eliminar los espacios, escribiendo la formula =RECORTAR(SUSTITUIR(B8," ","")). 4. Seleccionar la celda D8 y en modo copiar arrastrar hasta la celda D48. 5. Eliminar los símbolos moneda S/. y US$ además reemplazar la coma por el punto (solo si el símbolo decimal es punto), seleccionar la celda E8. 6. Escribir la siguiente formula: =SUSTITUIR(SUSTITUIR(SUSTITUIR(SUSTITUIR(D8,"dólares",""),"S/.",""),"US$",""),",",".") 7. Seleccionar la celda E8 y en modo copiar haga doble clic (la fórmula se copiara hasta la celda E48). 8. Escribir Soles o Dólares según le corresponda, seleccionar la celda F8 9. Escribir la formula =SI(ESERROR(HALLAR("S/",D8,1)),"Dólares","Soles") 10. Seleccionar la celda F8 y en modo copiar haga doble clic (la fórmula se copiara hasta la celda F48). 11. Convertir los valores a euros, seleccionar la celda G8. 12. Escribir la formula =SI(F8="SOLES",E8/$B$3,E8*1)/$D$3. Excel Avanzado 2013 Pág. 40 13. Seleccionar la celda G8 y en modo copiar haga doble clic (la fórmula se copiara hasta la celda G48). 14. Seleccionar la celda G2. 15. Escribir la formula =PROMEDIO(G8:G48) Columnas auxiliares para obtener datos numéricos. Extracción de caracteres Contar cuantas personas tienen dos nombres En el archivo Nombres.xlsx, en la Hoja1 en rango B5:B18 se pide obtener la cantidad de personas que tienen solamente dos nombre. Nota: NO se consideran nombres las palabras de o del, por ejemplo Marcela del Pilar se considera como 2 nombres. Excel Avanzado 2013 Pág. 41 Lista de nombres. 1. Abrir el archivo “11 Texto.xlsx” 2. Seleccionar la celda E5. 3. Se va extraer los nombres teniendo como referencia la coma que separa el apellido paterno y apellido materno. Se ubica la posición de la segunda coma más 2 posiciones y a partir de ahí se extrae los nombres. La fórmula es =MED(B5,HALLAR(",",B5,HALLAR(",",B5,1)+1)+2,300). 4. Seleccionar la celda E5 y en modo copiar haga doble clic (la formula se copiara hasta la celda E18). 5. Como las palabras de o del no se considera como nombres, sustituir por “” (nada). Seleccionar la celda F5. 6. Escribir la fórmula =SUSTITUIR(SUSTITUIR(E5," de "," ")," del "," ") 7. Seleccionar la celda F5 y en modo copiar haga doble clic (la formula se copiara hasta la celda F18). 8. Eliminar los espacios, seleccionar la celda G5, 9. Escribir la fórmula =SUSTITUIR(F5," ","") 10. Seleccionar la celda G5 y en modo copiar haga doble clic (la formula se copiara hasta la celda G18). 11. Calcular las longitudes de texto del rango F5:F18, seleccionar la celda H5. 12. Escribir la fórmula =LARGO(F5). 13. Seleccionar la celda H5 y en modo copiar haga doble clic (la fórmula se copiara hasta la celda H18). 14. Calcular las longitudes de texto del rango I5:I18, seleccionar la celda I5. 15. Escribir la fórmula =LARGO(G5). 16. Seleccionar la celda I5 y en modo copiar haga doble clic (la fórmula se copiara hasta la celda I18). 17. Calcular la diferencia de la longitud, seleccionar la celda J5. 18. Escribir la formula =H5-I5 19. Seleccionar la celda J5 y en modo copiar haga doble clic (la fórmula se copiara hasta la celda J18). Excel Avanzado 2013 Pág. 42 Cuando el valor es cero, tiene un solo nombre Cuando el valor es 1, tiene dos nombres Cuando el valor es 2, tiene tres nombres 20. Seleccionar la celda G2. 21. Escribir la formula =CONTAR.SI(J5:J18,1). Columnas auxiliares para obtener el resultado. Trabajando con fechas y horas ¿Cuántas jornadas laborales faltan para las vacaciones? ¿Cuál es la fecha de finalización de un proyecto? En este curso, le mostraremos cómo usar fórmulas para buscar la cantidad de días entre dos fechas. Mediante estas fórmulas puede realizar muchos cálculos (hasta le mostraremos a determinar cuántos días pasaron desde su nacimiento) Hay una diferencia entre lo que significan las fechas para el usuario y lo que significan para Excel. Para el usuario, 22/8/2010 es un día, un mes y un año. Para Excel, 22/8/2010 es el número de serie 40412. En esta lección aprenderá cómo realizar operaciones aritméticas con fechas y cómo escribir fechas en un formato que Excel pueda entender. Aprender un poquito más sobre las fechas antes de realizar cálculos le ahorrará tiempo. Excel Avanzado 2013 Pág. 43 1. Aspecto de una fecha para el usuario. 2. Aspecto de una fecha para Excel Las fechas se almacenan en Excel como números de serie. Excel reconoce todas las fechas posteriores a 1/1/1900. Es por eso que el primer día del año 1900 tiene asignado el número 1. Por el contrario, el último día que Excel reconoce es el 31/12/9999 el cual tiene asignado el número 2958465. Las fechas se almacenan en Excel como números de serie comenzando por 1, que representa el 1 de enero de 1900. En esta fecha comienza el calendario de Excel. Cada día después de esa fecha agrega un número a la secuencia. Por ejemplo, el 2 de enero de 1900 se almacena como 2. Esto significa que si escribe 22/8/2010, Excel almacena la fecha como 40412, o 40411 días desde el 1 de enero de 1900. Almacenar fechas como números de serie permite realizar operaciones aritméticas con fechas en Excel. Para averiguar la cantidad de días que hay entre dos fechas, por ejemplo, Excel resta los dos números de serie. Nota No puede usar fechas anteriores al 1 de enero de 1900 en fórmulas de Excel. Excel Avanzado 2013 Pág. 44 Funciones informativas Cómo averiguar el número de días, meses y años que hay entre dos fechas Para calcular el número de días, meses y años que hay entre dos fechas, donde las fechas inicial y final se introducen en las celdas A1 y A2 respectivamente, siga estos pasos: 1. Cree un libro Nuevo. 2. Haga clic en Libro en blanco 3. Escriba los datos siguientes en el libro: A1: 01/11/2012 A2: 10/01/2014 4. Escriba la fórmula siguiente en la celda A4: =AÑO(A2)-AÑO(A1)-SI(O(MES(A2)<MES(A1),Y(MES(A2)=MES(A1), años, "&MES(A2)-MES(A1)+SI(Y(MES(A2) DIA(A2)<DIA(A1))),1,0)&" <=MES(A1),DIA(A2)<DIA(A1)),11,SI(Y(MES(A2)< MES(A1),DIA(A2) >=DIA(A1)),12,SI(Y(MES(A2)>MES(A1),DIA(A2)<DIA1),-1)))&" meses, "&A2FECHA(AÑO(A2),MES(A2)-SI(DIA(A2)<DIA(A1),1,0),DIA(A1))&" días" Calculando las semanas del año en Excel Cómo calcular el número de semana de una determinada fecha. Podemos utilizar la función NUM.DE.SEMANA(núm_de_serie;tipo), donde "num_de_serie" es el número de serie de la fecha y "tipo" es una variable que indica si la semana comienza el domingo (tipo = 1) o el lunes(tipo = 2). Sencillo, no? Pues bien, no!. Sucede que hay que tener en cuenta varias cuestiones antes de lanzarnos a calcular el número de semana. Excel Avanzado 2013 Pág. 45 El resto de esta entrada está basado en los excelentes artículos de Chip Pearson y Ron de Bruin sobre el tema. La primer semana comienza el 1 de enero; pero, cuando comienza la segunda, al 8 de enero o el primer lunes después del 1 de enero? Que día marca el comienzo de la semana, el lunes o el domingo? Veamos las distintas formas de calcular el número de semana. Número de semana absoluto. De acuerdo a este concepto, la primera semana empieza siempre el 1 de enero y concluye el 7 de enero, sin tener en cuenta el día de la semana. De esta manera tendremos 53 semanas al año. La semana 53 tendrá un día o dos, si se trata de un año bisiesto. Para calcular el número de semana absoluto usamos la fórmula =TRUNCAR(((A1-FECHA(AÑO(A1),1,0))+6)/7) Si en la celda A1 tenemos la fecha de hoy (28/06/2006), esta fórmula da el resultado 26. Número de semana de Excel. Excel ofrece la función NUM.DE.SEMANA). Esta función calcula el número de semana contando desde el domingo o el lunes. Por lo tanto, la primera semana puede tener entre 1 y 7 días. La sintaxis de esta fórmula es NUM.DE.SEMANA(núm_de_serie;tipo) Núm_de_serie es una fecha dentro de la semana. Las fechas deben introducirse mediante la función FECHA o como resultados de otras fórmulas o funciones. Tipo es un número que determina en qué día comienza la semana. El valor puede ser 1 (domingo) o 2 (lunes). La función = NUM.DE.SEMANA (A1,2), donde A1 contiene la fecha 28/06/2006 da el resulta 27. En cambio la función = NUM.DE.SEMANA (A1,1) da 26. Número de semana ISO (International Organization for Standardisation ) De acuerdo a la norma ISO, la semana empieza siempre un lunes y termina un domingo. La primera semana del año es la que contiene el primer jueves. Es decir, la primera semana tendrá siempre 4 días por lo menos. Excel Avanzado 2013 Pág. 46 La fórmula para calcular el número de semana de acuerdo al estándar ISO es =ENTERO((A1-FECHA(AÑO(A1-DIASEM(A1-1)+4),1,3)+DIASEM(FECHA(AÑO(A1-DIASEM(A11)+4),1,3))+5)/7) Si la celda A1 contiene la fecha 28/06/2006, el resultado será 26. Finalmente, si queremos utilizar fórmulas en lugar de la función NUM.DE.SEMANA, Si la semana empieza en domingo: =1+ENTERO((A1-(FECHA(AÑO(A1),1,2)-DIASEM(FECHA(AÑO(A1),1,1))))/7) Si la semana empieza en lunes: =1+ENTERO((A1-(FECHA(AÑO(A1),1,2)-DIASEM(FECHA(AÑO(A1),1,0))))/7) Función FIN.MES FIN.MES: Esta función nos sirve para obtener a partir de una fecha inicial, la fecha de cierre del mes que se requiera. Tiene dos parámetros: fecha_inicial: es la fecha a partir de la cual se requiere hacer el cálculo meses: Es la cantidad de meses luego de la fecha_inicial de la cual se requiere saber la fecha de cierre. Ejemplo 01 Tomando como fecha inicial 01/11/2013, se requiere conocer la fecha de cierre dentro de 3 meses: Excel Avanzado 2013 Pág. 47 El resultado de la función indica que dentro de 3 meses y a partir del 01/11/2013, la fecha de cierre es 28 de febrero de 2014. Funciones operacionales Función DIA.LAB Devuelve un número que representa una fecha que es el número de días laborables antes o después de una fecha (la fecha inicial). Los días laborables excluyen los días de fin de semana y cualquier fecha identificada en el argumento festivo. Use DIA.LAB para excluir fines de semana o días festivos cuando calcule fechas de vencimiento de facturas, las fechas de entrega esperadas o el número de días de trabajo realizado. Sintaxis =DIA.LAB(fecha_inicial, días, [vacaciones]) La sintaxis de la función DIA.LAB tiene los siguientes argumentos: Fecha_inicial Obligatorio. Es una fecha que representa la fecha inicial. Días Obligatorio. El número de días laborables (días que no sean fines de semana ni días festivos) anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Un valor positivo para el argumento días produce una fecha futura; un número negativo produce una fecha pasada. Vacaciones Opcional. Es una lista opcional de una o varias fechas que deben excluirse del calendario laboral, como los días festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas o una constante de matriz de los números de serie que representen las fechas. Ejemplo Si vivimos en cualquier país y los días de labor corren de lunes a viernes, podemos usar la función DIA.LAB nativa de Excel. Por ejemplo, si queremos saber cuál será la fecha después de cinco días hábiles empezando el 06/04/2009, DIA.LAB nos da estas respuestas Excel Avanzado 2013 Pág. 48 La celda C4 da la respuesta sin tomar en cuenta los feriados; la celda C5 es la fecha calculada tomando en cuenta los feriados Función DIAS.LAB Devuelve el número de días laborables entre fecha_inicial y fecha_final. Los días laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento vacaciones. Use DIAS.LAB para calcular el incremento de los beneficios acumulados de los empleados basándose en el número de días trabajados durante un período específico. Sintaxis =DIAS.LAB(fecha_inicial, fecha_final, [vacaciones]) La sintaxis de la función DIAS.LAB tiene los siguientes argumentos: Fecha_inicial Obligatorio. Es una fecha que representa la fecha inicial. Fecha_final Obligatorio. Es una fecha que representa la fecha final. Vacaciones Opcional. Es un rango opcional de una o varias fechas que deben excluirse del calendario laboral, como los días festivos nacionales y locales. Ejercicio Empecemos por plantear el problema. Queremos saber cuántos días hábiles hay en el mes de abril del año 2009. Excel Avanzado 2013 Pág. 49 El resultado, que no toma en cuenta los feriados de abril, es 22 días. Agreguemos a nuestra fórmula los feriados del año 2009 (que aparecen en el rango G3:G14 de la hoja) Vemos que el número de días hábiles es ahora 20 (el 12 de abril cae un domingo). =DIAS.LAB.INTL La función DIAS.LAB.INTL en Excel fue introducida en la versión 2010 y nos permite contar los días laborables entre dos fechas pero con la ventaja de poder especificar los días de la semana que necesitamos considerar como fines de semana además de los días de vacaciones. La función DIAS.LAB.INTL tiene cuatro argumentos que nos permiten personalizar adecuadamente la manera en como deseamos contar los días laborables. Excel Avanzado 2013 Pág. 50 Sintaxis DIA.LAB.INTL(fecha_inicial, días, [fin_de_semana], [días_no_laborables]) La sintaxis de la función DIA.LAB.INTL tiene los siguientes argumentos: Fecha_inicial Obligatorio. Es la fecha inicial, truncada a entero. Días Obligatorio. Es el número de días laborables antes o después de la fecha_inicial. Un valor positivo da como resultado una fecha futura; un valor negativo proporciona una fecha pasada; un valor de cero proporciona la fecha_inicial. El desplazamiento de días se trunca a entero. Fin_de_semana Opcional. Indica los días de la semana que corresponden a días de la semana y no se consideran días laborables. Fin_de_semana es un número de fin de semana o cadena que especifica cuándo ocurren los fines de semana. Si no especifica el argumento de Fin_de_semana la función DIAS.LAB.INTL hará el cálculo de días laborables suponiendo un fin de semana de sábado y domingo Los valores numéricos de fin de semana indican los siguientes días de fin de semana: Excel Avanzado 2013 NÚMERO DE FIN DE SEMANA DÍAS DE FIN DE SEMANA 1 u omitido Sábado, domingo 2 Domingo, lunes 3 Lunes, martes 4 Martes, miércoles 5 Miércoles, jueves 6 Jueves, viernes 7 Viernes, sábado 11 Solo domingo 12 Solo lunes 13 Solo martes 14 Solo miércoles 15 Solo jueves 16 Solo viernes 17 Solo sábado Pág. 51 El tercer argumento de la función DIAS.LAB.INTL nos permite especificar los días de la semana que serán considerados como fines de semana. Por ejemplo, si deseo especificar que el fin de semana está formado sólo por el día domingo debo escribir la función de la siguiente manera: =DIAS.LAB.INTL(B1,B2,11) El número 11 en el tercer argumento de la función hará que se consideren sólo los domingos como el fin de semana. Observa el resultado de la función recién escrita. Considerar días no laborables Para agregar una lista de días no laborables a la función DIAS.LAB.INTL podemos crear un rango con la lista de fechas que deseamos que no sean contadas. En el siguiente ejemplo especificaré un fin de semana de viernes y sábado y además agregaré tres fechas como días no laborables en el rango B3:B5: Buscar la fecha después de una cantidad de meses Suponga que tiene unos 25 meses desde el 9/6/2011 para completar un proyecto, y necesita buscar la fecha de finalización del proyecto. Puede hacerlo mediante la función FECHA. Esta función tiene tres argumentos: año, mes y día. Excel Avanzado 2013 Pág. 52 En nuestro ejemplo, después de escribir 25 en la celda B2, deberá escribir esta fórmula en la celda A4: =FECHA(2011;6+B2;9) o =FECHA(AÑO(A2),MES(A2)+B2,DIA(A2)) o =FECHA.MES(A2,B2) 2011 es el argumento de año, 6 más el valor de la celda B2 es el argumento de mes, 9 es el argumento de día. El signo de punto y coma separa los argumentos y los paréntesis incluyen todos los argumentos. El proyecto finaliza el 9/7/2013. Dado que escribió la referencia de celda (B2) en lugar del valor de la celda (25), Excel puede actualizar automáticamente el resultado si cambia el valor. Por ejemplo, si el período cambia de 25 meses a 23 meses, puede obtener la fecha revisada 9/5/2013 cambiando el valor de la celda B2 de 25 a 23, sin volver a escribir la fórmula. Función SiFecha En Excel existe una fórmula, no documentada en la ayuda y que no figura en el asistente de funciones, denominada: =SiFecha(fecha inicial;fecha final;tipo) donde: tipo es el tipo de respuesta que da la función, y puede ser: y Calcula el número de años transcurridos m Calcula el número de meses transcurridos d Calcula el número de días transcurridos. Equivale a restar ambas fechas ym Calcula los meses sin considerar los años enteros transcurridos Excel Avanzado 2013 Pág. 53 md Calcula los días sin considerar los años y meses enteros transcurridos Calcular el primer día hábil del mes con Excel Excel cuenta con varias funciones para calcular fechas tomando en cuenta feriados: para calcular fechas, DIA.LAB, DIA.LAB.INTL ; para lapsos, DIAS.LAB, DIAS.LAB.INTL. Para calcular el primer día hábil del mes combinamos las funciones DIA.LAB y FIN.MES de la siguiente manera En la celda C2 ponemos el número de mes, en la celda C3 el año; en la celda C5 la fórmula =DIA.LAB(FIN.MES(FECHA(C3,C2,1),-1),1) Hace el cálculo de esta manera FIN.MES calcula el último día del mes de la FECHA, tantos meses atrás o adelante como indique el segundo argumento de la función. En nuestro caso "'-1" indica un mes atrás, es decir 31/08/2013. DIA.LAB calcula el día laboral antes o después de la fecha indicada, según el segundo argumento de la función. En nuestro caso "1" significa el primer día laboral después del 31/08/2013. Excel Avanzado 2013 Pág. 54 Si queremos poner todos los días hábiles del mes corriente en un rango de la hoja hacemos lo siguiente: En la celda C1 ponemos la función HOY() y le asignamos el nombre definido "fechaActual" (o cualquier otro que les plazca). El mes y el año lo obtenemos en las celdas C2 y C3 con las funciones =MES y =AÑO. A la celda C2 le asignamos el nombre definido "mesActual". En la celda C6 ponemos esta fórmula y la copiamos 30 filas abajo (dado que el número máximo de días de un mes es 31) =SI(MES(DIA.LAB(FIN.MES(fechaActual,-1),FILA()5))=mesActual,DIA.LAB(FIN.MES(fechaActual,-1),FILA()-5),"") La condición de la función SI evalúa si la fecha cae dentro del mes definido ("mesActual"), en caso positivo calcula la fecha del día hábil usando como numerador la expresión FILA()-5 (-5 porque empezamos en la fila 6; en caso de comenzar en otra fila hay que modificar la fórmula). Si la condición no se cumple, la celda no muestra ningún valor. Si queremos mostrar las fechas en una fila, usamos como numerador el expresión COLUMNA()-x. Por ejemplo, si la primer fecha aparece en la columna D, la fórmula será =SI(MES(DIA.LAB(FIN.MES(fechaActual,-1),COLUMNA()3))=mesActual,DIA.LAB(FIN.MES(fechaActual,-1),COLUMNA()-3),"") Excel Avanzado 2013 Pág. 55 Administración de horas de trabajo en Excel Supongo que si se hiciera una estadística sobre los usos de Excel, las herramientas para la administración de horas de trabajo figurarían entre los primeros lugares. Excel está "hecho a medida" para estas tareas, pero para construir este tipo de herramientas tenemos que comprender primero como maneja Excel el tema de las fechas y las horas. Las horas son la parte decimal del número. Un día completo son 24 horas, de manera que las 12 del mediodía está representado por el número 0.5; las seis de la mañana por el 0.25, las 6 de la tarde por el 0.75, etc. En este momento es el 9 de febrero a las 9:50 de la mañana. El resultado de la función AHORA() es 09/02/2008 09:50:36 Si cambiamos el formato de la celda a "General" veremos el número 39487.4101446759 Donde 39487 es el número de días transcurrido desde el 01-01-1900 hasta hoy y 0.4101446759 resulta de dividir 35346 segundos (el equivalente de 9 horas, 50 minutos y 36 segundos) por 86400 (la cantidad de segundos que hay en un día). Otro aspecto importante a tomar en cuenta, antes de abocarnos a la tarea de construir herramientas para administrar horas, es el formato de números en Excel y el de las fechas y horas en particular. Cambios de formato no alteran el número sino como es representado por Excel en la pantalla. Supongamos una tabla donde ponemos el comienzo de una tarea, las horas a trabajar y el resultado será la hora de finalización Para ver el resultado, debemos cambiar el formato de la celda, que ha sido "heredado" de la celda A2, por el formato hh:mm Excel Avanzado 2013 Pág. 56 Extraño, ¿no? Para entender este resultado volvemos a cambiar el formato de las celdas a "General" Sucede que cuando ingresamos 15:30 en la celda A2, Excel la interpreta como el 1ro. de enero de 1900 a las 15:30. Al poner 8 en la celda B2, por ser un número entero, es interpretado como 8 días. El resultado en la celda C2 será el 8 de enero de 1900 a las 15:30. Esto lo podemos ver cambiando el formato de las celdas a dd/mm/yyyy hh:mm Para evitar resultados erróneos debemos ingresar los datos de horas con formato horario. En este ejemplo hemos ingresado el dato en la celda B2 como 08:00, lo que Excel interpreta como 8 horas, y por lo tanto el resultado es el esperado Hay otras cuestiones a considerar cuando trabajamos con horas y fechas en Excel, como el manejo de resultados negativos, suma de horas por encima de 24 horas, distintos sistemas de fechas y más. Excel Avanzado 2013 Pág. 57 Consideremos ahora este ejemplo Todas las celdas de la tabla tienen el formato hh:mm. El Total Bruto es la cantidad de horas transcurridas desde el ingreso hasta la salida, sin tomar en cuenta el descanso. La fórmula de Total bruto es =(E5-B5)+(E5<B5)*24. El objetivo de la expresión (E5<B5)*24 es corregir el resultado cuando la hora del final es menor que la del principio. La explicación completa de esta fórmula la encontrarán en la nota sobre diferencia de horas en Excel. Más adelante veremos que esta fórmula tiene un serio inconveniente. La fórmula de horas trabajadas es =F5-((D5-C5)+(D5<C5)*24), donde nuevamente usamos la expresión (D5<C5)*24 para corregir el error que se genera cuando la salida sucede al día siguiente de la entrada. La columna Horas Regulares la calculamos con esta fórmula: =MIN(G5,$E$1) donde $E$1 es la celda que contiene la cantidad de horas regulares (en nuestro caso 8). La función MIN nos da el mínimo entre la jornada regular y las horas trabajadas. Para calcular las horas extras usamos la fórmula =MAX(0,G5-H5). Es decir, el máximo entre 0 y la diferencia entre las horas trabajadas y las regulares. Supongamos ahora que queremos totalizar el total de horas del día. Con el formato [h]:mm. Como ven, los resultados parecen incorrectos! Esto se debe a que nuestra fórmula de corrección no nos sirve en este caso. En lugar de la fórmula =(E5-B5)+(E5<B5)*24 en Total Bruto, usaremos la fórmula =RESIDUO(E5-B5,1) en la columna de Total bruto y la fórmula =F5-(RESIDUO(D5-C5,1)) en la Horas trabajadas. Ahora los totales son correctos Excel Avanzado 2013 Pág. 58 Pasemos a las horas y minutos Cuando en una celda escribes 9:54 Excel le asigna el formato de horas y minutos h:mm y cuando escribes 9:54:25 se le asigna formato de horas, minutos y segundos h:mm:ss Pero “detrás” de ese formato también hay un número. Las horas, minutos y segundos tienen una equivalencia numérica que es con la que Excel opera. ¿Cuál es esa equivalencia? Pues resulta que cualquier horario que escribas tiene un valor numérico de cero y unos decimales que representan la parte proporcional de un día de 24 horas. Por ejemplo las 6 de la mañana (6:00) equivale a un cuarto de día, es decir, 0,25. Las 12:00 sería 0,5. Escribe en cualquier celda de Excel 8:15 y cuando le cambies el formato a número verás que sale 0,34375. Ve haciendo pruebas hasta que lo asimiles. Las 24:00 será el número 1. Por eso también puedes restar horas minuto y segundos porque realmente lo estás haciendo con números. Excel Avanzado 2013 Pág. 59 Hasta aquí es bastante básico. Los problemas se plantean cuando hablamos de horarios de diferentes días. Debes saber que en la misma celda puedes escribir una fecha y un horario dejando un espacio entre ambos. Por ejemplo para indicar el día 6 de agosto de 2011 a las 5 y 20 de la tarde lo puedes expresar en una celda como 6/8/11 17:20, prueba a escribirlo en una celda vacía de Excel. Si entras a ver el formato de la celda verás dd/mm/aaaa hh:mm. En este caso el valor numérico que Excel le asigna es un número con decimales. La parte entera es la que se le asigna a la fecha y la parte decimal es la equivalente a la hora. Si le cambias el formato a la fecha anterior y la muestras como número aparecerá la cantidad 40761,72222. Es la suma de 40761 de la fecha y de 0,72222 de la hora. Incluso podrías sumar una celda que contenga una fecha con una celda que contenga un horario, eso sí, las tres celdas tienen formato diferente. Una vez que comprendemos la manera en que Excel interpreta la información de fechas y horas estamos en disposición de afrontar cualquier cálculo. Por ejemplo si tienes diferentes fechas y horas, ¿Cómo calcular el tiempo que pasan entre ellas?, es decir, ¿Cómo calcular cuántos días, horas y minutos hay entre dos fechas? Primero te pongo un ejemplo en el que tienes en la misma celda la fecha y la hora: Excel Avanzado 2013 Pág. 60 Si te fijas en las fechas a la ligera dirías que han pasado 3 días sin embargo si compruebas con detenimiento las horas falta 1 hora y 5 minutos para completarse el tercer día. ¿Cómo es posible que se resuelva así de fácil? Te cuento. El valor real de la celda A3 es 40762,4375 (prueba a cambiar el formato de la celda A3 a numérico) y el valor real de la celda B3 es 40765,39236. Recuerda que la parte entera representa el valor numérico de la fecha y la parte decimal es equivalente a la hora. Si restas esos dos valores da 2,954861111. La parte entera es 2. La función RESIDUO se queda con la parte decimal (0,954861111), que al darle formato de horas y minutos da el resultado que esperábamos. En ocasiones te encontrarás con que la fecha y la hora están en celdas diferentes: En este caso lo que debes hacer (como puedes comprobar en la imagen) es sumar la fecha y la hora antes de hacer las restas, es decir, sumas 40762 (A4) más 0,4375 (B4) y da 40762,4375 que es la cifra con la que partíamos en el ejemplo anterior. Un matiz muy importante a tener en cuenta es que cuando escribes en una celda 13:25 estás indicando a Excel que son las 13:25 en el reloj. Cuando insertas en una celda 13:25:40 significa que son las 13 horas, 25 minutos y 40 segundos. A veces no querrás indicarle a Excel una hora de reloj sino que ha pasado un tiempo determinado. No es lo mismo decir “son las 13 horas y 25 minutos” que “han pasado 13 horas y 25 minutos”. Por ejemplo en el primer caso no tendría sentido escribir 43:50 en una celda de Excel, esa hora no existe, pero en el segundo caso sí. Para que Excel lo entienda en un sentido o en el otro el truco está en el formato de la celda. El formato h:mm indica hora de reloj y el formato [h]:mm indica tiempo. De esta manera podrás poner en Excel 43:50 siempre y cuando el formato de esa celda sea [h]:mm Aquí tienes un ejemplo: Excel Avanzado 2013 Pág. 61 Si hubieras sumado la columna D sin más no hubiera salido ese resultado pero con sólo cambiar el formato a [h]:mm ya lo tenemos. Por eso te decía al principio de este tutorial que con el tema de las fechas y las horas un simple cambio de formato puede ser la solución. El valor real de la celda D10 es 1,431944444. Cada vez que las horas superen 24 se le suma 1 a la parte entera y el resto es la parte decimal. Por ejemplo 50:25 han pasado dos días completos y 2 horas y 25 minutos. Por eso el valor real de 50:25 sería 2,100694444. El 2 indica los días y el 0,100694444 sería la parte proporcional de día que queda, que pasado a formato de horas y minutos sería las 2:25 que quedaban. Por ejemplo, partiendo de un tiempo hay que calcular cuántos días y horas son: ¡Qué simple! ¿Verdad? Me gustaría contarte la función HORA(), MINUTO() Y SEGUNDO(). Estas funciones extraen de una hora (h:mm:ss) las horas, los minutos y los segundos respectivamente. Por ejemplo si en la celda A1 hay escrito 19:25:30 la función =HORA(A1) dará 19, la función =MINUTO(A1) dará 25 y la función =SEGUNDO(A1) devolverá 30. Excel Avanzado 2013 Pág. 62 Esto te resultará muy útil en aquellos casos en los que hay que pasarlo todo a minutos para multiplicar por algún importe en concreto. Por ejemplo: Te explico la fórmula de la celda D4. Por un lado sacas las horas de la celda C4 y las multiplicas por 60 para pasarlo a minutos HORA(C4)*60, por otro lado extraes los minutos con MINUTO(C4) y por último calculas cuantos minutos son los 20 segundos de la celda C4 con SEGUNDO(C4)/60. Todo eso sumado nos dice cuantos minutos son 5 horas, 44 minutos y 20 segundos. Nos quedaba por pasar a minutos los 10 días con B4*24*60 que sumado a lo anterior da los minutos totales: Creo que con estas técnicas serás capaz de resolver la mayoría de los problemas que se te planteen en Excel con el tema de las fechas y las horas, sobre todo es importante no perder de vista el valor real que almacena la celda y jugar con el formato Excel Avanzado 2013 Pág. 63 2.-Formulas matriciales Formulas y Funciones con Matrices Una matriz es un conjunto de datos organizados en filas y columnas, una hoja Excel tiene forma de una gran matriz porque está divida en filas y columnas. Excel trabaja con matrices unidimensionales, es decir de una fila o de una columna, y matrices bidimensionales formadas por filas y columnas. También existen matrices tridimensionales que están formadas por filas, columnas y profundidad, pero que Excel no entiende. ¿Qué es un formula Matricial? Una fórmula matricial es una fórmula que se aplica a todas las celdas de una matriz, permitiendo de este modo un ahorro de trabajo. Se utilizan para ejecutar varias operaciones y devolver un único valor en la celda donde se la introduce o también para ejecutar varias operaciones y devolver múltiples valores en distintas celdas. Las fórmulas matriciales pueden actuar en 2 o más rangos de valores, los que se denominan, argumentos matriciales, los cuales tienen la característica de tener el mismo número de filas y de columnas, por ejemplo, podrían actuar sobre los rangos A1:A12 y BI:B12. Una fórmula matricial se introduce de la misma forma que la fórmula común, la diferencia es que luego de introducirla hay que apretar las teclas Control+shift+ENTER, con lo que automáticamente es rodeada por llaves y es por eso que se las conoce como fórmulas CSE. Excel Avanzado 2013 Pág. 64 Usar formulas matriciales avanzadas de una sola celda. Ejemplo 1: Determinar las ventas totales a partir de los siguientes datos, utilizando una formula matricial. Para una formula matricial multiplicar 2 argumentos matriciales, como C2:C11*D2:D11 significa multiplicar las celdas C2*D2, C3*D3, C4*D4......C11*D11 si quiero sumar estos resultados parciales uso la formula matricial {SUMA(C2:C11*D2:D11)} Entonces para hallar el total en una sola celda utilizando una sola formula seria de la siguiente manera: 1. Ubicar el cursor en la celda B13. 2. Digitar la fórmula: 3. Se pulsan la teclas CRTL+SHIFT+ENTER Excel Avanzado 2013 Pág. 65 En la barra de fórmulas se podrá visualizar lo siguiente: Cuando se introduce una fórmula matricial, Microsoft Excel inserta de forma automática la fórmula entre llaves ({}). Trabajar con fórmulas matriciales de varias celdas Ejemplo 1: A partir de los siguientes datos determinar las venta totales para cada vendedor utilizando una formula matricial. 1. Seleccionar el rango E2:E11 Excel Avanzado 2013 Pág. 66 2. Activar el mouse en la barra de fórmulas y digitar la fórmula: 3. Pulsar las teclas CRTL+SHIFT+ENTER En la barra de fórmulas se podrá visualizar lo siguiente: Ejercicios Ejemplo 1. A partir de los siguientes datos hallar las “Ventas Total”, mediante tres formas: a) Mediante operaciones con celdas y la función Suma. b) Usando la función SUMAPRODUCTO. c) Utilizando una formula matricial. Según los datos se observa que se tiene una matriz de cantidades y otra de precios, entonces se puede: Obtener el total de ingresos por el método básico (multiplicar precios por cantidades y sumarlo) Excel Avanzado 2013 Pág. 67 Por el método avanzado (usando la función SUMAPRODUCTO, que también trabaja con matrices) Por el método experto (usando una fórmula matricial). Observa la notación de la fórmula matricial {=SUMA(C4:D7*F4:G7)}. Podrían usarse paréntesis para que quede un poco más claro, como {=SUMA((C4:D7)*(F4:G7))}: En general se podría afirmar que la notación de una fórmula matricial puede expresarse como: =FORMULA(MATRIZ1 (operador) MATRIZ2) Donde su destino puede ser una celda o un conjunto de ellas, y como ya se sabe se introduce pulsando Ctrl+Shift+Enter. Fórmula puede ser alguna de las muchas funciones de Excel: SUMA, PROMEDIO,… El operador es la operación que quieres realizar. Para establecer condiciones se utilizan los operadores AND y OR (es decir Y y O), expresados respectivamente con el producto (*) o la suma (+). Ejemplo 2: Se tiene los datos de los valores y cotizaciones de cinco empresas y se nos pide el promedio de sus Cotizaciones Ubicar el cursor según la figura y digitar la formula matricial: ={PROMEDIO(C23:C27-B23:B27)} Excel Avanzado 2013 Pág. 68 Ejemplo 3: A partir de los datos de venta, según la siguiente tabla Completar las celdas de “Venta Máxima” y “Total de ventas x 2 Vendedores” Venta Máxima:={MAX(SI(Vendedor=E7,Monto))} Total de ventas x 2 Vendedores: ={MAX(SI(Vendedor=E7,Monto))} Ejemplo 4: A partir de los siguientes datos, determinar el importe del total por el consumo de Pan, Carne y Mantequilla para cada familia, haciendo uso de una formula matricial. Excel Avanzado 2013 Pág. 69 Ubicar el cursor en la celda B40. Digitar la formula =B30*Pan, donde Pan es el nombre del rango B35:E35 Pulsar las teclas CRTL+SHIFT+ENTER. Excel Avanzado 2013 Pág. 70 Luego se procede a copiar la formula obteniendo el siguiente resultado Ejemplo 5: Un grupo de alumnos rindió 3 exámenes, Windows, Excel y Word y quieren saber la nota máxima y mínima que sacaron. Ubicar el cursor en la celda F6. Digitar la formula =MAX(SI((ALUMNO=E6),NOTA)) Pulsar las teclas CRTL+SHIFT+ENTER Para “Min. Nota” digitar la función: =MIN(SI((ALUMNO=E6),NOTA)) y luego pulsar las teclas CRTL+SHIFT+ENTER. Excel Avanzado 2013 Pág. 71 ¿Qué son matrices constantes y cómo puedo usarlas? Cuando especifica una fórmula de matriz, a menudo usa un rango de celdas en la hoja de cálculo pero no tiene que hacerlo. También puede usar constantes de matriz, valores que solo especifica en la barra de fórmula dentro de las llaves: {}. A continuación, puede proporcionar un nombre a su constante de manera que sea más sencillo usarla de nuevo. Puede usar constantes en sus fórmulas matriciales o por ellas mismas. En la fórmula de matriz, escriba una llave de apertura, los valores que desee y una llave de cierre. Este es un ejemplo: =SUMA(A1:E1*{1,2,3,4,5}) La constante se encuentra dentro de las llaves ({)} y tiene que escribir dichas llaves manualmente. Escriba el resto de la fórmula y presione Ctrl+Mayús+Entrar. La fórmula tendrá un aspecto similar a {=SUMA(A1:E1*{1,2,3,4,5})} y los resultados serán similares a los siguientes: ¿Cómo puedo editar las fórmulas de matriciales? 1. Haga clic en la celda que contenga la fórmula matricial. Excel Avanzado 2013 Pág. 72 2. Haga clic en la barra de fórmulas . Si la barra de fórmulas está activa, las llaves ( { } ) no aparecerán en la fórmula matricial. 3. Modifique la fórmula matricial. 4. Presione CTRL+ SHIFT +ENTRAR. Caso Este modelo usa fórmulas matriciales de rango, es decir una fórmula que da el resultado en varias celdas simultáneamente. Para crear este modelo empezamos por introducir en la celda B2 el mes y el año del calendario. Podemos hacer esto poniendo en B2 la fórmula =HOY() y dando un formato “mmmm,aaaa” a la celda. Luego seleccionamos el rango B4:H9 asegurándonos que la celda activa sea B4, introducimos esta fórmula en la celda activa =SI(MES(FECHA(AÑO(B2);MES(B2);1))<>MES(FECHA(AÑO(B2);MES(B2);1)(DIASEM(FECHA(AÑO(B2);MES(B2);1))-1)+{0\1\2\3\4\5}*7+{1;2;3;4;5;6;7}1);"";FECHA(AÑO(B2);MES(B2);1)-(DIASEM(FECHA(AÑO(B2);MES(B2);1))1)+{0\1\2\3\4\5}*7+{1;2;3;4;5;6;7}-1) y apretamos simultáneamente Ctrl+Shift+Enter Podemos usar una fórmula más sencilla, =FECHA(AÑO(B13);MES(B13);1)-(DIASEM(FECHA(AÑO(B13);MES(B13);1))1)+{0\7\14\21\28\35}+{0;1;2;3;4;5;6} pero que mostrará las fechas en todas las casillas del rectángulo Excel Avanzado 2013 Pág. 73 Como ven, estos calendarios son “gringos” con la semana comenzando en domingo. Si queremos que la primer columna de la semana sea el lunes, modificamos levemente la fórmula =SI(MES(FECHA(AÑO(B2);MES(B2);1))<>MES(FECHA(AÑO(B2);MES(B2);1)(DIASEM(FECHA(AÑO(B2);MES(B2);1))1)+{0\1\2\3\4\5}*7+{1;2;3;4;5;6;7});"";FECHA(AÑO(B2);MES(B2);1)(DIASEM(FECHA(AÑO(B2);MES(B2);1))-1)+{0\1\2\3\4\5}*7+{1;2;3;4;5;6;7}) O esta fórmula =FECHA(AÑO(B13);MES(B13);1)-(DIASEM(FECHA(AÑO(B13);MES(B13);1))2)+{0\7\14\21\28\35}+{0;1;2;3;4;5;6} para el modelo sencillo. Excel Avanzado 2013 Pág. 74 Excel Avanzado 2013 Pág. 75 3.- Controles de Formularios Formularios Los formularios son todas las interfaces posibles (ventanas o pantallas) de una aplicación La suma de muchos formularios con diferente funcionalidad es lo que conforman una aplicación o programa. En el contexto de Microsoft Office cada aplicación (Word, Power Point, Excel) de la suite de oficina tiene formularios que nos ofrecen una funcionalidad con la que podemos interactuar mediante botones, cajas de texto, listas desplegables y muchas otras opciones. En el caso de Microsoft Excel mediante el uso de formularios y de los numerosos controles y objetos que es posible agregarles, puede mejorar de manera notable la entrada de datos en las hojas de cálculo y el modo en que dichas hojas se muestran. Un formulario contiene controles, como cuadros o listas desplegables, que pueden facilitar a las personas que usan la hoja de cálculo la especificación o edición de datos. En general, son los controles facilitan el uso de los formularios. Algunos ejemplos de controles comunes son los cuadros de lista, los botones de opción y los botones de comando. Los controles también pueden ejecutar macros (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.) asignadas y responder a eventos, tales como clics del mouse, mediante la ejecución de código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.). Excel tiene dos tipos de controles: Controles de formulario y Controles ActiveX. Además de estos conjuntos de controles, también puede agregar objetos desde las Herramientas de dibujo, como autoformas (Autoformas: grupo de formas ya elaboradas que Excel Avanzado 2013 Pág. 76 incluye formas básicas, como rectángulos y círculos, más una gran variedad de líneas y conectores, flechas de bloque, símbolos de diagrama de flujo, cintas y estrellas, y llamadas.), WordArt (WordArt: objetos de texto que crea con efectos ya confeccionados en los que puede aplicar opciones de formato adicionales.), elementos gráficos SmartArt o cuadros de texto. Controles de formulario Los controles de formulario son controles originales que son compatibles con versiones anteriores de Excel, a partir de la versión 5.0 de Excel. Los controles de formulario también están diseñados para usarse en hojas de macros XLM. Los controles de formulario se usan cuando se desea hacer referencia e interactuar fácilmente con datos de celda sin usar código de VBA y cuando se desea agregar controles a hojas de gráfico (hoja de gráfico: hoja de un libro que contiene sólo un gráfico. Una hoja de gráfico es muy útil si se desea ver un gráfico o un informe de gráfico dinámico separado de los datos de una hoja de cálculo o un informe de tabla dinámica.). Por ejemplo, después de agregar un control de cuadro de lista a una hoja de cálculo y vincularlo con una celda, puede devolver un valor numérico para la posición actual del elemento seleccionado en el control. Después, puede usar dicho valor numérico junto con la función INDICE para seleccionar elementos diferentes de la lista. También puede ejecutar macros usando los controles de formulario. Puede adjuntar una macro existente a un control, o bien escribir o grabar una nueva macro. Cuando un usuario del formulario activa el mouse en el control, este ejecuta la macro. Activando los controles de formularios Los controles de formulario generalmente no están disponibles en la cinta de opciones, es por ello que se debe conocer como activar la Pestaña DESARROLLADOR, que es la que los contiene. 1. Activa el mouse en el botón de Archivo que se encuentra en la esquina superior izquierda. Excel Avanzado 2013 Pág. 77 2. Activar el mouse en Opciones 3. Activar el mouse en Personalizar cinta de opciones 4. En el lado lateral derecho, se muestra una ventana donde debes activar la casilla Desarrollador. 5. Finalmente, activa el mouse en el botón Aceptar. Ya tienes activada la Pestaña DESARROLLADOR y en ella el botón Insertar con los controles a usar. Excel Avanzado 2013 Pág. 78 Para mostrar los controles de formularios, activa el mouse en la Pestaña Desarrollador, luego en el botón Insertar del grupo Controles de Formulario tal como se ve en la figura anterior. Resumen de controles de formulario Etiqueta Se usa para presentar un texto descriptivo (como títulos, leyendas, imágenes) o breves instrucciones. Cuadro de grupo Agrupa controles relacionados en una unidad visual en un rectángulo con una etiqueta opcional. Generalmente, se agrupan botones de opción, casillas de verificación o contenido estrechamente relacionado. Botón Excel Avanzado 2013 Pág. 79 Ejecuta una macro que realiza una acción cuando un usuario activa el mouse en él. Los botones también se conocen como botones de comando. Casilla Activa o desactiva un valor que representa una selección. Puede seleccionar más de una casilla en una hoja de cálculo o en un cuadro de grupo. Una casilla puede tener uno de tres estados: activada, desactivada y mixta, lo que significa una combinación de los estados activada y desactivada (como en una selección múltiple). Botón de opción Permite una única elección dentro de un conjunto limitado de opciones que se excluyen mutuamente; un botón de opción generalmente está contenido en un cuadro de grupo o un marco. Un botón de opción puede tener uno de tres estados: activado, desactivado y mixto, lo que significa una combinación de los estados activado y desactivado (como en una selección múltiple). Los botones de opción también se conocen como botones de radio. Cuadro de lista Muestra una lista de uno o más elementos de texto de entre los cuales puede elegir el usuario. Use un cuadro de lista para mostrar grandes cantidades de opciones que varían en número o contenido. Cuadro combinado Combina un cuadro de texto con un cuadro de lista para crear un cuadro de lista desplegable. Un cuadro combinado es más compacto que un cuadro de lista pero requiere que el usuario activar el mouse en la flecha abajo para mostrar una lista de elementos. Use un cuadro combinado para permitir que un usuario escriba una entrada o elija solamente un elemento de la lista. El control muestra el valor Excel Avanzado 2013 Pág. 80 actual en el cuadro de texto, sin importar el modo en que dicho valor se haya proporcionado. Barra de desplazamiento Se desplaza por un intervalo de valores cuando el usuario activa el mouse en las flechas de desplazamiento o arrastra el cuadro de desplazamiento. Además, se puede mover por una página (en un intervalo preestablecido) de valores activando el mouse en el área entre el cuadro de desplazamiento y cualquiera de las flechas de desplazamiento. Generalmente, el usuario también puede escribir un valor de texto directamente en un cuadro de texto o una celda asociados. Control de número Aumenta o disminuye un valor, como un incremento numérico, una hora o una fecha. Para incrementar el valor, es necesario activar el mouse en la flecha arriba; para disminuirlo, se debe activar el mouse en la flecha abajo. Generalmente, el usuario también puede escribir un valor de texto directamente en un cuadro de texto o una celda asociados. Asignar Propiedades a los Controles de Formularios Una vez dibujado el control sobre la hoja de cálculo se tiene que configurar dicho control para lo cual hay que modificar sus propiedades. En este ejemplo trabajaremos con el control Casilla (Control de formulario). Las propiedades de los controles, permitirán que se automaticen acciones en la hoja de cálculo, conjuntamente con las funciones de Excel. Para asignar las propiedades a un control de formulario, podemos seguir con el siguiente proceso: 1. Selecciona el control al que desea asignar propiedades (CRTL+Clic sobre el control) 2. Se activa el botón derecho del mouse y después en formato del control Excel Avanzado 2013 Pág. 81 3. Luego se modifican sus propiedades según sea el control seleccionado, la mayoría contiene la propiedad “Vincular Con Celda” que significa que celda que celda de la hoja de cálculo presentara un número según una de las opciones seleccionadas en el control. Elaborar Formularios en la hoja Ejemplo1: Diseñar un formulario que contenga un control Casilla de tal manera que si se activa dicho control, entonces se hará un recargo de S/. 40 por concepto de flete, en caso contrario 0. Excel Avanzado 2013 Pág. 82 1. Se diseña el formulario tal como se ve en la figura anterior. 2. Se selecciona el control y se procede a cambiar sus propiedades. En el cuadro valor se elige “Sin Activar”. En Vincular con la celda se ha elegido la celda H7. 3. Luego se podrá observar que si se activa el mouse sobre el control casilla, se podrá visualizar en la celda vinculada la palabra “VERDADERO” o si se desactiva el control “FALSO” 4. Luego digitamos la formula: =SI(H7=VERDADERO,H3+40,H3) Ejemplo2: El control de formulario Cuadro combinado de Excel, sirve para mostrar una lista desplegable donde el usuario puede seleccionar alguna de las opciones, es de gran utilidad cuando trabajamos con formatos de captura donde es necesario minimizar errores. Dentro de la Pestaña Desarrollador en el apartado de Controles activamos el mouse en Insertar. El Cuadro combinado es el segundo control del grupo Controles de formulario. Excel Avanzado 2013 Pág. 83 Al activar el mouse en el Cuadro combinado nos movemos al área de trabajo y con el mouse dibujamos un rectángulo, aproximadamente del tamaño de una celda de alto y dos de ancho. Si activamos el mouse en la flecha no aparece ninguna lista, para configurar el control debemos dar clic derecho en el mismo y seleccionar la opción Formato de control. Al activar el mouse en Formato de control aparece un cuadro de diálogo con diferentes pestañas, donde podemos cambiar el tamaño del control, configurar la protección, propiedades, etc. Excel Avanzado 2013 Pág. 84 Para asignar una lista al cuadro combinado debemos entrar a la pestaña Control, en el campo Rango de entrada asignamos el rango de la lista, en este ejemplo es A1:A5. En Vincular con la celda es necesario indicar qué celda cambiará cuando seleccionemos algún elemento de la lista, la celda será la E3. Al seleccionar un elemento de la lista en la celda E3 aparecerá el número de posición en que se encuentra. En este caso como seleccionamos Centro, aparece un 2 en la celda. Si hubiéramos seleccionado Sur aparecería un 1 ya que se encuentra en primera posición. Este tipo de controles nos ayudan a hacer más profesionales nuestros formatos, pero dejar así el control no sería de utilidad. Podemos combinar esta herramienta con la función ELEGIR para que al seleccionar alguna zona nos devuelva las ventas que correspondan, para eso capturamos en la columna B las ventas. En la celda G3 insertamos la función ELEGIR. Esta función tiene dos argumentos obligatorios; el número de Índice y Valor 1. El número de índice será el que aparezca en la celda E3 que se deriva del Cuadro combinado y el Valor 1 será el que le corresponda de la columna de ventas, (celda B1) el valor 2 será el que Excel Avanzado 2013 Pág. 85 corresponda al segundo elemento (celda B2), y así sucesivamente. La función quedará de la siguiente manera: Al seleccionar la tercera opción, Norte, nos devuelve el valor 25,100. Ejemplo 3: Supongamos que hemos diseñado un formulario en una hoja de cálculo Excel, para calcular precios de productos. El precio depende de si el cliente es miembro del club de compras y de las condiciones de pago. Excel Avanzado 2013 Pág. 86 En este formulario hemos puesto 4 controles: A) Una casilla de verificación (si el cliente es miembro del club marcamos la "V") y B) Tres botones de opción para señalar la forma de pago. Estos controles funcionan de la siguiente manera: 1. Activamos la barra de formularios y pulsamos sobre el control requerido (en nuestro caso la casilla de verificación) 2. Dibujamos el control en el lugar requerido y abrimos el menú de “Formato de control” 3. En la Pestaña "Control", en el cuadro “Vincular con Celda” creamos un vínculo con alguna celda de la hoja. Excel Avanzado 2013 Pág. 87 En esta celda Excel anotará un valor de acuerdo a la situación del control. Si la casilla está activada ("v"), en la celda vinculada aparecerá el valor "VERDADERO"; de lo contrario Excel anotará el valor "FALSO". La celda vinculada que hemos elegido es A3 de manera que el control oculte el valor de la celda. 4. Procedemos de la misma manera con los botones de opción. En este caso los tres controles están vinculados a la misma celda (A7 en nuestro ejemplo). El valor en la celda vinculada corresponde al orden de los controles. Es decir, si el control activo es el primero (Contado), el valor de la celda vinculada será "1". Si el control activo es "Hasta 30 días" el valor de la celda vinculada será "2" y así sucesivamente. Los valores de las celdas vinculadas funcionan como argumentos en las fórmulas que calculan los descuentos - en la celda D23 tenemos la fórmula =SI(A3=VERDADERO,D22*10%,0) - en la celda D24 tenemos la fórmula =D22*ELEGIR(A7,10%,5%,0) De esta manera, las opciones activadas en los controles nos permiten "controlar" los resultados de las fórmulas. Excel Avanzado 2013 Pág. 88 En el rango A16:A21 usamos validación de datos, con la opción "lista". En la Hoja2 hemos puesto una lista de precios. En esta hoja hemos definidos dos nombres de rangos, uno para la lista de la validación de datos y el otro para la fórmula BUSCARV que captura los precios de los productos en el rango C16:C21. Para evitar valor erróneos (#N/A, #DIV/0!, etc), combinamos las funciones de búsqueda con la función es ESBLANCO o SI.ERROR Excel Avanzado 2013 Pág. 89