Excel Avanzado 2010.pdf

March 30, 2018 | Author: Deivis Sierra Lopez | Category: Table (Database), Spreadsheet, Microsoft Excel, Quotation Mark, Point And Click


Comments



Description

Curso Avanzado de Ms ExcelManagua, Noviembre 2010 1 Curso Avanzado de Ms Excel Tabla de contenido Introducción ...................................................................................................................................................... 3 Excel 2010 vs Excel 2007 ................................................................................................................................... 8 Elementos de Excel .......................................................................................................................................... 12 Descripción general de las tablas de Excel ...................................................................................................... 13 Crear una tabla ....................................................................................................................................... 17 Convertir una tabla en un rango de datos ............................................................................................ 17 Eliminar una tabla ................................................................................................................................. 18 Controlar la lista desplegable empleando desencadenadores de visualización................................. 20 Activar o desactivar Fórmula Autocompletar....................................................................................... 24 ¿Qué es la validación de datos?............................................................................................................. 24 ¿Cuándo es útil la validación de datos? ................................................................................................ 26 Mensajes de validación de datos ........................................................................................................... 27 Sugerencias para trabajar con la validación de datos .......................................................................... 28 Agregar validación de datos a una celda o rango........................................................................................ 30 Lista personalizada .......................................................................................................................................... 46 Aplicar formato condicional ............................................................................................................................ 49 Fórmulas y constantes matriciales .................................................................................................................. 51 Utilizar constantes en fórmulas............................................................................................................. 53 Utilizar operadores de cálculo en fórmulas .......................................................................................... 54 Utilizar funciones y funciones anidadas en fórmulas .......................................................................... 57 Evitar errores comunes al escribir fórmulas......................................................................................... 65 Importación de datos a Excel .......................................................................................................................... 80 Importación de datos desde Microsoft SQL Server ......................................................................................... 86 Subtotales ........................................................................................................................................................ 90 Totales generales ..................................................................................................................................... 90 Subtotales anidados ................................................................................................................................ 91 Subtotales exteriores............................................................................................................................... 91 Insertar subtotales individuales .............................................................................................................. 91 Introducción a análisis Y SI .............................................................................................................................. 94 Preparar previsiones y modelos empresariales avanzados ...................................................................... 96 Acelerar los cálculos en una hoja de cálculo que contiene tablas de datos ...................................................... 97 Realizar análisis de regresión con el complemento Herramientas para análisis .................................. 99 Crear un informe resumen de escenario .................................................................................................. 100 Ing. oscar perez 2 Curso Avanzado de Ms Excel Ejemplo paso a paso ................................................................................................................................... 100 Preparar la hoja de cálculo ...................................................................................................................... 100 Usar Buscar objetivo para determinar el tipo de interés ........................................................................... 101 ¿Qué es la herramienta Solver de Excel? ...................................................................................................... 104 Qué es la optimización ............................................................................................................................ 104 Definir un modelo de optimización ........................................................................................................ 105 Celda objetivo ......................................................................................................................................... 105 Celdas cambiantes................................................................................................................................... 105 Restricciones........................................................................................................................................... 106 ¿Cómo puedo especificar este modelo en Solver? ................................................................................. 114 ¿Por qué es lineal este problema de Solver? ....................................................................................................... 117 Una vez demostrado que nuestro modelo de mezcla de productos es lineal, ¿por qué preocuparse? ........ 118 ¿Un modelo Solver tiene siempre una solución? ................................................................................... 121 ¿Qué ocurre si los valores definidos no convergen? .............................................................................. 121 Introducción Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir información de más formas que nunca, lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Las nuevas herramientas de análisis y visualización le Ing. oscar perez 3  Use el nuevo Filtro de búsqueda para restringir rápidamente las opciones de filtro disponibles en las tablas y las vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico.1 Incluso puede cargar sus archivos en Internet y trabajar simultáneamente con otras personas en línea. Obtenga acceso fácilmente a datos importantes dondequiera que vaya desde prácticamente cualquier explorador web o smartphone. Además. Encuentre exactamente lo que busca entre un millón o más elementos.Curso Avanzado de Ms Excel ayudan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos. un complemento gratuito. le permite experimentar una manipulación rápida de grandes conjuntos de datos (generalmente en millones de filas) y una integración de datos simplificada.  PowerPivot para Excel 2010. Realice comparaciones rápidas y efectivas Excel 2010 ofrece nuevas características y herramientas eficaces para ayudarle a descubrir patrones o tendencias que pueden llevar a decisiones más informadas y mejorar la capacidad de analizar grandes conjuntos de datos. Excel 2010 le brinda más eficiencia y flexibilidad para lograr sus objetivos.2 Ing.  Obtenga un resumen visual de los datos mediante pequeños gráficos que caben dentro de una celda junto a los datos del texto con los nuevos mini gráficos. podrá compartir sus análisis sin esfuerzos a través de SharePoint Server 2010. oscar perez 4 . Tanto como si produce informes financieros o administra sus gastos personales. al instante.  Filtre grandes cantidades de información de forma rápida e intuitiva con la nueva funcionalidad Segmentación de datos y mejore el análisis visual de tablas dinámicas y gráficos dinámicos. Obtenga análisis eficaces desde el escritorio Los refinamientos de Excel 2010 y las mejoras en su rendimiento le permiten llevar a cabo su trabajo con mayor rapidez y facilidad. Curso Avanzado de Ms Excel  Trabaje con cantidades masivas de información (más de 2 gigabytes) y saque el máximo partido a las inversiones en hardware nuevas y existentes usando la versión de 64 bits de Office 2010. Eso es.  Recupere las versiones no guardadas de archivos que cerró sin guardar. simplifique el trabajo y aumente la productividad Crear y administrar los libros es mucho más fácil cuando puede trabajar como desea. oscar perez 5 .3 Ahorre tiempo. La vista Backstage reemplaza al menú Archivo tradicional en todas las aplicaciones de Office 2010 para proporcionar un espacio organizado y centralizado para todas las tareas de administración de libros. La característica de recuperación de versiones es solo una de tantas características nuevas disponibles en la nueva vista Microsoft Office Backstage™. Ing.  Ahora puede trabajar con otras personas simultáneamente en el mismo libro en casi cualquier explorador web mediante Excel Web App. lo cual sirve para mejorar la calidad de su trabajo. Con Excel 2010.  Servicios de Excel de SharePoint le permite compartir los libros fáciles de leer en un explorador web con su equipo conservando una sola versión del libro. Cree pestañas personalizadas o incluso personalice las integradas. Rompa las barreras y trabaje en equipo de nuevas maneras Excel 2010 ofrece formas simples de permitir que las personas trabajen conjuntamente en libros.Curso Avanzado de Ms Excel  Personalice fácilmente la cinta de opciones mejorada para que los comandos que necesita estén más accesibles. oscar perez 6 .  Si trabaja en una compañía pequeña o por su cuenta. el control está en sus manos. Ing. Lo mejor de todo es que incluso las personas con versiones anteriores de Excel pueden participar sin problemas.  Los usuarios corporativos de compañías que ejecutan SharePoint Foundation 2010 pueden usar esta funcionalidad dentro de su firewall. lo que necesita es una cuenta gratuita de Windows Live ID para crear libros simultáneamente con otros usuarios. Curso Avanzado de Ms Excel Obtenga acceso a los libros en cualquier momento y lugar Obtenga la información que necesita. oscar perez 7 .  Microsoft Excel Web App: edite prácticamente en cualquier lugar. Vea y edite sus libros en un explorador web cuando no está en su hogar.5 Tanto si está trabajando en su presupuesto personal o en los gastos de viaje como colaborando con un equipo en proyectos escolares o laborales e incluso cuando los libros superan el millón de filas. Excel 2010 le permite llevar a cabo las tareas pendientes fácil y rápidamente.4  Microsoft Excel Mobile 2010: mejore enormemente la eficacia de sus pequeños dispositivos. en el lugar y del modo en que la desea. Ahora puede obtener acceso fácilmente a los libros llevando la experiencia de Excel con usted y mantenerse al día dondequiera que esté. Ing. Manténgase actualizado al instante usando una versión móvil de Excel que se ajusta especialmente a su teléfono de Windows. con más flexibilidad y mejores resultados. escuela u oficina. oscar perez 8 . se sustituye el botón de office redondo por una especie de pestaña de color verde como se aprecia en la siguiente imagen.diferencias. y los de versiones anteriores no deberán angustiarse sobre la versión a la que adaptarse. Aunque la cinta de opciones permanece prácticamente igual que en la versión anterior. Siendo posible recuperar las opciones predeterminadas de manera sencilla.serán tan. entre. Desde hace tiempo es posible descargarse y utilizar una versión proporcionada por Microsoft para que sean los propios usuarios los que aporten mejoras. Así es los usuarios de Excel 2007 tendrán una adaptación prácticamente inmediata. Desde el punto de vista formal se pueden apreciar diferencias a nivel de la interface. habrá más posibilidades de personalización en la interface de Excel 2010. En la cinta de opciones dispondremos de la nueva pestaña Addins. Desplegando esta pestaña que sustituye al anterior Botón de Office se observa cómo parece que funcionará de una manera similar si bien con diferencias en cuanto a la forma y con mayor información disponible. Otra de las mejoras curiosas es la presencia de unos gráficos situados en una celda llamados Sparklines. Según parece.Curso Avanzado de Ms Excel Excel 2010 vs Excel 2007 Parece ser que las . significativas como las que se produjeron con el cambio entre la versión de Excel 2003 y Excel 2007. Excel 2007 y Excel 2010 no . Con Excel 2003 utilizaba una solución más rudimentaria pero conceptualmente idéntica que os comentaba en la Ing. Por otro lado. oscar perez 9 . aparecen opciones de pegado en el menú contextual. Esta utilidad nos permitirá ver tendencias y picos en series de datos de forma inmediata. guardar. Hay una variación a la hora de trabajar con tablas dinámicas ―Slicer‖ de forma que la selección y filtrado de datos funciona de manera diferente.Curso Avanzado de Ms Excel entrada Gráficos sobre celdas. Como digo era una necesidad que muchos reclamábamos. Ing. compartir y publicar las hojas de cálculo simplificando los pasos a seguir respecto a versiones anteriores. Según la página de Microsoft supondrá un ahorro de tiempo y mayor eficiencia en el filtrado. Una nueva vista llamada Microsoft Office Backstage cambia la manera de imprimir. Siempre que hayamos estado trabajando con ellos al menos 10 minutos. Al parecer. fórmulas. será un gran avance ya que no todas las empresas utilizan la misma versión de Excel. Se puede ver quién está trabajando con la misma Ing. oscar perez 10 . los documentos creados con Excel 2010 se podrán abrir con versiones anteriores. Si esta mejora es cierta. Opción de imprimir pantallazos lo que es útil para evitar tener que abrir nuevos programas tipo snagit o la opción Imprimir Pantalla y tratar la imagen de la que como opción.Curso Avanzado de Ms Excel Incremento de las capacidades del formato condicional y los gráficos dinámicos... Guarda automáticamente los documentos no guardados durante 4 días. Otra mejora es la posibilidad de trabajar con formas en las macros. Posibilidad de trabajar en equipo en una misma hoja de cálculo. lo que originaba problemas no solo de compatibilidad sino también en cuanto a formatos y utilidades. Una mejora que parece que se va a producir estriba en la mejora de la compatibilidad de los ficheros xls. De hecho me he encontrado con grupos de usuarios dentro de una misma empresa con diferentes versiones. Esto es útil para subsanar las catástrofes que se producen con los pequeños descuidos. Todas las modificaciones se controlan y marcan inmediatamente para mantenerlo al tanto de cuándo y dónde se realiza cada cambio. pero en cuanto a programación o creación de aplicaciones tengo mis dudas. Ing. oscar perez 11 . Realmente una capacidad más que suficiente para las necesidades habituales. Mis libros con más peso no llegan a las 100 Megas. La versión de 64bits aumenta el límite que anteriormente se situaba en 2 GB. inclusive desde equipos de telefonía móvil que posean Windows Mobile como sistema operativo y la herramienta Excel Web App. Posibilidad de almacenar cualquier hoja de cálculo en la web para que esté disponible en cualquier momento y lugar del mundo. entiendo que tendrá utilidad para cuestiones como rellenado de datos o trabajo con aplicaciones creadas.Curso Avanzado de Ms Excel hoja de cálculo al mismo tiempo. Personalmente tengo curiosidad por probar esta propiedad. o Guardar como. A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones. oscar perez 12 . La barra de acceso rápido Ing. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. el propio cuadro de diálogo abierto muestra el nombre de la acción en su barra de título. Contiene dos tipos básicos de elementos: . .Curso Avanzado de Ms Excel Elementos de Excel La ficha Archivo Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento. Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra pestaña. incluyendo Guardar.Los que muestran un panel justo a la derecha con más opciones. hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. Como Abrir. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar maximizar  y cerrar . Imprimir o crear uno Nuevo. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde claro.Los que abren un cuadro de diálogo. El color permanecerá al hacer clic para que sepas qué panel está activo. Como Información o Imprimir. ya que al hacer clic. . El color sólo permanece mientras el cursor está encima. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1. Las barras  La barra de título Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. ocupando toda la superficie de la ventana Excel. ) de celdas en una tabla de Excel de Microsoft Office (anteriormente conocida como lista de Excel). Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Al usar las características de tabla.Curso Avanzado de Ms Excel La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar .. puede administrar los datos en las filas y columnas de la tabla de manera independiente de los datos de las otras filas y columnas de la hoja de cálculo.. Una tabla generalmente contiene datos relacionados en una serie de filas y columnas de hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro. Si no encuentras la opción en la lista que te propone. puedes seleccionar Más comandos. Descripción general de las tablas de Excel Para facilitar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados. Deshacer o Rehacer . si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra.) que tienen formato de tabla.. De igual forma. oscar perez 13 . Ing. Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una opción y aparecerá marcada. puede convertir un rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes. CARACTERÍSTICAS DE TABLAS QUE SE PUEDEN USAR PARA ADMINISTRAR DATOS DE TABLA  Ordenar y filtrar A la fila de encabezado de una tabla se agregan automáticamente listas desplegables (cuadro de lista desplegable: control de un menú. una barra de herramientas o un cuadro de diálogo que muestra una lista de opciones cuando se hace clic en la flecha que aparece junto al cuadro de lista. Después de exportar los datos de la tabla a una lista de SharePoint. que forman parte de un conjunto de comandos de análisis Y si. Ing. podrá abrir la lista de SharePoint en Excel como de sólo lectura.). otras personas pueden ver. o puede crear un criterio de ordenación personalizado. Puede crear una conexión en un sentido con la lista de SharePoint de manera que pueda actualizar los datos de la tabla en la hoja de cálculo para incorporar los cambios realizados en los datos de la lista de SharePoint. NOTA Dado que la funcionalidad de tablas no se admite en libros compartidos (libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios de una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. pero si desea administrar grupos de datos. Puede ordenar las tablas en orden ascendente o descendente o por colores. puede insertar más de una tabla en la misma hoja de cálculo.) de filtros. Al exportar los datos de la tabla a una lista de SharePoint. Si tiene permisos de acceso y creación en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services. Administrar datos en una tabla de Excel Puede usar una tabla para administrar los datos. no se puede crear una tabla en un libro compartido. puede usarlos para compartir una tabla con otros usuarios. Existen dos tipos de tablas de datos: tablas de una entrada y tablas de dos entradas. Ya no podrá actualizar la lista de SharePoint con los cambios que realice en los datos de la tabla en Excel.). vea el tema sobre cómo calcular varios resultados con una tabla de datos. Para obtener más información acerca de las tablas de datos. oscar perez 14 . editar y actualizar los datos de la tabla en la lista de SharePoint. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por los demás usuarios.Curso Avanzado de Ms Excel NOTA Las tablas de Excel no deben confundirse con las tablas de datos (tabla de datos: rango de celdas que muestra los resultados de sustituir diferentes valores en una o más fórmulas. sólo podrá realizar cambios en los datos en el sitio de SharePoint.  Mostrar y calcular totales de datos de una tabla Puede hallar el total rápidamente de los datos de una tabla mostrando una fila de totales al final de la tabla y utilizando las funciones incluidas en las listas desplegables para cada una de las celdas de la fila de totales. puede elegir admitir únicamente números o fechas en una columna de una tabla.  Usar una columna calculada Para usar una fórmula que se adapte a cada fila de una tabla.  Exportar a una lista de SharePoint Puede exportar una tabla a una lista de SharePoint para que otras personas puedan ver. puede crear una columna calculada. puede utilizar las características de validación de datos integradas de Excel. Para obtener más información sobre cómo garantizar la integridad de los datos. También puede elegir opciones de estilos de tabla para mostrar una tabla con o sin encabezado o una fila de totales. Ing. Puede eliminar filas y columnas cuando sea necesario. modificar y actualizar los datos de la tabla. vea Filtrar datos u Ordenar datos. Para obtener más información sobre cómo agregar o eliminar filas y columnas de una tabla. La columna se amplía automáticamente para incluir filas adicionales de modo que la fórmula se extienda inmediatamente a dichas filas. Para obtener más información sobre cómo dar formato a los datos de tabla. Para obtener más información sobre cómo crear una columna calculada. vea Agregar o quitar filas y columnas de tablas de Excel. También puede quitar rápidamente filas que contengan datos duplicados de una tabla.  Usar referencias estructuradas En lugar de usar referencias de celdas. como A1 y R1C1.Curso Avanzado de Ms Excel Puede filtrar las tablas para que sólo muestren los datos que satisfacen los criterios que especifique. para aplicar bandas a filas o columnas para facilitar la lectura de una tabla o para distinguir entre la primera o la última columna y otras columnas de la tabla. vea el tema sobre cómo dar formato a una tabla de Excel. vea Total de datos de una tabla de Excel. vea Crear.  Aplicar formato a los datos de la tabla Puede dar formato rápidamente a los datos de la tabla si aplica un estilo de tabla predefinido o personalizado. vea Evitar la entrada de datos no válidos en una hoja de cálculo. o puede filtrar por colores. Puede agregar una fila en blanco al final de la tabla. Para obtener más información sobre cómo filtrar u ordenar datos. incluir filas o columnas adyacentes a la hoja en la tabla. Para obtener más información sobre cómo mostrar y calcular totales de datos en una tabla.  Garantizar la integridad de los datos En las tablas que no están vinculadas a listas de SharePoint. Por ejemplo. modificar o quitar una columna calculada de una tabla de Excel. o insertar filas y columnas de tabla en el lugar que desee. puede utilizar referencias estructuradas que remitan a nombres de tabla en una fórmula. oscar perez 15 .  Insertar y eliminar filas y columnas de la tabla Existen varios modos de agregar filas y columnas a una tabla. Puede agregar una fila de totales (fila de total: fila especial de una lista que proporciona una selección de funciones de agregado que son útiles para trabajar con datos numéricos. puede abrir una lista de SharePoint en Excel como de sólo lectura: los cambios que desee realizar en los datos sólo se podrán efectuar en el sitio de SharePoint. puede convertir un rango (rango: dos o más celdas de una hoja. otros usuarios podrán ver. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por los demás usuarios.). Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro. cada columna de la tabla tiene el filtrado habilitado en el encabezado de fila para que pueda filtrar u ordenar la tabla rápidamente. Al exportar datos de una tabla a la lista de SharePoint. Un controlador de tamaño situado en la esquina inferior derecha de la tabla permite arrastrar la tabla hasta que obtenga el tamaño deseado.Curso Avanzado de Ms Excel Para simplificar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados.). Para administrar varios grupos de datos. oscar perez 16 . De forma predeterminada. Después de exportar los datos de la tabla a una lista de SharePoint. No puede crear tablas en un libro compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios de una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo.) a la tabla que proporcione una lista desplegable de funciones de agregado para cada celda de la fila de totales. puede insertar varias tablas en la misma hoja de cálculo. Una tabla es un conjunto de filas y columnas que contienen datos relacionados que se administran independientemente de los datos de otras filas y columnas de la hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Ing. Si tiene permisos de acceso y creación en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services.) de datos en una tabla de Microsoft Office Excel (denominada anteriormente lista de Excel). Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. y podrá sincronizar los datos de la tabla con esos cambios para mantener la tabla de Excel actualizada. modificar y actualizar los datos de la tabla en la lista de SharePoint. puede utilizarlo para compartir una tabla con otros usuarios. seleccione el rango de datos o celdas vacías que desee convertir en una tabla. Las herramientas que contiene la ficha Diseño se pueden utilizar para personalizar o modificar la tabla. Los encabezados de tabla muestran nombres predeterminados que se pueden cambiar si no se activa la casilla La tabla tiene encabezados mencionada anteriormente. Cuando ya no necesite una tabla. aplicar un formato a la tabla y publicar la tabla en un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services 3. En la ficha Insertar. En la ficha Diseño. sus datos se pueden administrar y analizar independientemente de la información que haya fuera de la tabla.0. active la casilla de verificación La tabla tiene encabezados. Ing. 2.Curso Avanzado de Ms Excel Crear o eliminar una tabla de Excel Cuando se crea una tabla en Microsoft Office Excel. haga clic en Tabla. oscar perez 17 . en el grupo Tablas. SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño agregada. 3. NOTA Una vez creada la tabla. Crear una tabla 1. Por ejemplo. puede filtrar las columnas de la tabla. en el grupo Herramientas. agregar filas para totales. Convertir una tabla en un rango de datos 1. puede quitarla convirtiéndola de nuevo en un rango o puede eliminarla. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla. se mostrarán las Herramientas de tabla junto con la ficha Diseño. En una hoja de cálculo. Haga clic en cualquier punto de la tabla. haga clic en Convertir en rango. 2. en el grupo Herramientas. la convertirá de nuevo en un rango. 1. SUGERENCIA También puede hacer clic en Deshacer para eliminar una tabla que acaba de crear. en la barra de herramientas de acceso rápido SUGERENCIA También se puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla. 2. SUGERENCIA Si. elegir Tabla y. en la barra de herramientas de acceso rápido Ing. En la ficha Diseño. SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño agregada. hace clic en Deshacer herramientas de acceso rápido. Convertir una tabla de Excel en un rango de datos Puede quitar una tabla de Excel convirtiéndola en un rango de datos. SUGERENCIA También puede hacer clic en Deshacer para convertir una tabla que acaba de crear a partir de un rango. seleccione una tabla. 2. Presione SUPR. hacer clic en Convertir en rango. Haga clic en cualquier punto de la tabla. inmediatamente después de crear la tabla. a continuación. en la barra de Eliminar una tabla 1. elegir Tabla y. En una hoja de cálculo. hacer clic en Convertir en rango.Curso Avanzado de Ms Excel SUGERENCIA También se puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla. oscar perez 18 . a continuación. haga clic en Convertir en rango. active la casilla de verificación Fila Total. Usar Fórmula Autocompletar Para facilitar la creación y edición de fórmulas. Puede escribir cualquier fórmula que desee en cualquier celda de fila de totales. utilice la característica Fórmula Autocompletar. Haga clic en cualquier punto de la tabla. NOTA La fila de totales aparece como la última fila de la tabla y muestra la palabra Total en la celda situada más a la izquierda. a continuación. utilice las funciones que se incluyen en las listas desplegables para cada una de las celdas de la fila de totales. En la fila de totales. haga clic en la flecha de lista desplegable que aparece.Curso Avanzado de Ms Excel Total de datos de una tabla de Excel Los datos de una tabla de Microsoft Office Excel se pueden sumar rápidamente. Después de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización. NOTAS Cuando escriba una fórmula en la fila situada justo debajo de una tabla sin una fila de totales. en el grupo Opciones de estilo. haga clic en la celda de la columna para la que desea calcular un total y. 1. muestre una fila de totales al final de la tabla y. 2. Microsoft Office Excel muestra debajo de la celda una lista desplegable Ing. oscar perez 19 . la fila de totales se mostrará con la fórmula y sin la palabra Total. SUGERENCIA Las fórmulas que puede utilizar en la fila de totales no se limitan a las funciones de la lista. Para ello. a continuación. y minimizar los errores de escritura y sintaxis. seleccione la función que desea utilizar para calcular el total. 4. 3. En la lista desplegable. En la ficha Diseño. como las letras iniciales o un [ (corchete de Ing. puede insertar un elemento de la lista en la fórmula empleando un desencadenador de inserción. Para mostrar Nombres de funciones de Excel y definidas por el usuario Argumentos de función Escriba esto Se puede escribir una o varias letras iniciales en cualquier lugar de una función. La información en pantalla detallada le ayuda a elegir la mejor opción. Ejemplo: Su (Ningún desencadenador de visualización). como una función o referencia de tabla. como un número o referencia de celda. Conforme escriba.Curso Avanzado de Ms Excel dinámica de funciones. oscar perez 20 . Controlar la lista desplegable empleando desencadenadores de visualización En la tabla siguiente se resume cómo controlar dinámicamente la presentación de elementos en la lista desplegable Fórmula Autocompletar. aparecerá una lista desplazable de elementos válidos con la coincidencia más cercana resaltada. Escriba = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización para iniciar Fórmula Autocompletar. Escriba el argumento. A continuación. o utilice un desencadenador de visualización. Los iconos representan el tipo de entrada. nombres y cadenas de texto válidas que coinciden con las letras o con el desencadenador. el nombre de la tabla es opcional. [Total#]. Ejemplo: ResumenAnual[Ventas: NOTA Si la celda está en una tabla. Ing. Nombres definidos y nombres de tablas Una o varias letras iniciales donde se puede especificar dicho nombre. CONSULH. Cadenas de texto de expresiones multidimensionales (MDX) en funciones de Cubo Sólo se muestran las conexiones de OLAP almacenadas en el libro Siga uno o varios de estos procedimientos: " (comillas de apertura) inmediatamente después de la coma para un argumento. Ejemplo: Anu Especificadores de columna de tabla y especificadores de elementos especiales ([Todos#]. NOTA Las siguientes funciones tienen argumentos con constantes enumeradas que se muestran automáticamente en la lista desplegable: CELDA. las siguientes fórmulas serían equivalentes: =[Ventas]/[Costos] =ResumenAnual[Ventas]/ResumenAnual[Costos] Nombres de conexión en funciones de Cubo " (comillas de apertura) inmediatamente después del paréntesis de apertura de un nombre de función de cubo. : (dos puntos) inmediatamente después de un nombre de columna. Por ejemplo.Curso Avanzado de Ms Excel apertura). oscar perez 21 . [Datos#]. (punto y coma) inmediatamente después de un elemento especial. VALACT. [ Para cada argumento posterior. [Esta fila#]) Siga uno o varios de estos procedimientos: [ (corchete de apertura) inmediatamente después del nombre de la tabla. SUBTOTAL y CONSULV. escriba un punto y coma seguido del argumento u otro desencadenador de visualización. COINCIDIR. AMORT. Ejemplo: ResumenAnual[ . A2. VALFUT. Ejemplo: MIEMBROCUBO(" NOTA actual. #Títulos#]. Ejemplo: =ResumenAnual[Todos#l]. JERARQUIA. Ejemplo: SUMA(5. Si una cadena de texto MDX es ambigua.[Nombre]. Ejemplo: VALORCUBO("DatosCuboVentas". ( (paréntesis de apertura) inmediatamente después de unas comillas de apertura para que una cadena de texto MDX indique el comienzo de una tupla. Los nombres de funciones de Microsoft SQL Server Analysis Services.[Dora N. { (llave de apertura) inmediatamente después de unas comillas de apertura para que una cadena de texto MDX indique el comienzo de una expresión establecida. Ejemplo: MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas". oscar perez 22 . si hay dos valores para la siguiente cadena de texto MDX: MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas"."([Clientes].[México]."( . Ejemplo: VALORCUBO("DatosCuboVentas". como "Hijos". Ejemplo: MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas". Si se ha definido un título. Ing."[Clientes]. lo eliminaría y.[México].[México].[Nombre].[Hidalgo]. a continuación. se muestra en una información en pantalla para ayudarle a confirmar la elección."{ NOTAS Debe conectarse a un origen de datos OLAP para especificar una cadena de texto MDX que emplee Fórmula Autocompletar.&[34297] Si el especificado no es el que desea. Ejemplo: VALORCUBO("DatosCuboVentas". Boots] Se debería especificar uno de los siguientes valores: [Clientes]."[Clientes]. seleccionaría el otro.Curso Avanzado de Ms Excel Ejemplo: MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas".&[54342] [Clientes]."[Clientes]. (punto) inmediatamente después de un corchete de cierre. Por ejemplo. (coma) inmediatamente después de un corchete de cierre en una cadena de texto MDX para indicar la segunda parte de una tupla. "Padre" o "Crossjoin" no aparecen en la lista desplegable pero aun así los puede escribir." . se especifica aún un nombre de miembro único pero debe decidir si se ha especificado el correcto. Curso Avanzado de Ms Excel NOTAS En cualquier momento que esté utilizando Fórmula Autocompletar. Cerrar la lista desplegable. y las conexiones de las funciones de Cubo no aparecen en la lista desplegable de autocompletar. y todo el texto posterior al punto de inserción permanece sin cambiar. Seleccionar el último elemento. pero aun así puede escribirlas. El texto inmediatamente anterior al punto de inserción se utiliza para mostrar valores de la lista desplegable. Para Mover el punto de inserción un carácter a la izquierda. como las utilizadas en la función SUBTOTAL. puede escribir lo que desee para terminar la fórmula. Seleccionar el primer elemento. Bajar la selección un elemento. Subir una página y seleccionar un nuevo elemento. oscar perez 23 . Puede utilizar Fórmula Autocompletar en la mitad de una fórmula o función anidada existente. Mover el punto de inserción un carácter a la derecha. Desplazarse por la lista desplegable Fórmula Autocompletar mediante las teclas En la tabla siguiente se resumen las teclas que puede utilizar para desplazarse por la lista desplegable Fórmula Autocompletar. Subir la selección un elemento. Activar o desactivar Fórmula Autocompletar. Los nombres definidos que crea para constantes enumeradas. Presione FLECHA IZQUIERDA FLECHA DERECHA FLECHA ARRIBA FLECHA ABAJO FIN INICIO AV PÁG RE PÁG ESC (o hacer clic en otra celda) ALT+FLECHA ABAJO Especificar un elemento en la lista desplegable empleando un desencadenador de inserción Ing. Bajar una página y seleccionar un nuevo elemento. Para obtener más información sobre cómo proteger las celdas. que es una característica que permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de cálculo para que no se puedan editar o sobrescribir.Curso Avanzado de Ms Excel IMPORTANTE Conforme escriba una fórmula. presione TAB o haga doble clic en el elemento. active o desactive Fórmula Autocompletar. en un libro de marketing. En Trabajando con fórmulas. ¿Qué es la validación de datos? La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. Por ejemplo. incluso después de utilizar un desencadenador de inserción. Si lo prefiere. 2. No cubre la protección de celdas. limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos. Activar o desactivar Fórmula Autocompletar 1. haga clic en la categoría Fórmulas. Validación de datos a celdas La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. En este artículo se describe cómo funciona la validación de datos en Excel y se describen brevemente las diferentes técnicas de validación de datos disponibles. haga clic en Opciones de Excel y. a continuación. así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores. el corchete de cierre para una referencia de tabla o las comillas de cierre para una cadena de texto MDX. Para insertar el elemento seleccionado en la fórmula y colocar el punto de inserción directamente después. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. oscar perez 24 . puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. Por ejemplo. es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas. puede mostrarles un mensaje como el siguiente: Ing. Haga clic en el Botón Archivo. no se olvide de escribir el paréntesis de cierre para una función. puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda. La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos. En un escenario un poco más avanzado. Ing. el usuario ha escrito 4. puede mostrarles un mensaje de error específico. oscar perez 25 . el máximo permitido en E7 también aumentaría o se reduciría automáticamente. podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro. Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina. Las opciones de validación de datos se encuentran en el grupo Herramientas de datos. En el siguiente ejemplo. lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y bonificaciones.000 dólares en la celda E7. como un número de dos o de cinco dígitos.Curso Avanzado de Ms Excel Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda. Curso Avanzado de Ms Excel ¿Cuándo es útil la validación de datos? La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes. oscar perez 26 . Finanzas. vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas. puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes. Puede usar la validación de datos para lo siguiente.  Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo.  Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico Por ejemplo. puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentran en otra parte del libro. puede limitar los tipos de departamentos a Ventas. Para obtener más información. entre otras aplicaciones:  Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo. Investigación y desarrollo y TI. Ing. De forma similar. puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica. los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios acerca del tipo de datos que deben escribirse en una determinada celda. Por lo general. Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error: Ing. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si los usuarios escriben un valor de más de 3. De forma similar.  Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas Por ejemplo. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda.600 dólares.Curso Avanzado de Ms Excel  Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo. más 10 caracteres. según el valor de nómina proyectado general. este mensaje puede moverse y dejarse visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC. Mensajes de validación de datos Lo que los usuarios verán al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo se haya configurado la validación de datos.600 dólares en la celda. puede establecer la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1). puede usar la validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de 3. También puede elegir mostrar un mensaje de error que sólo aparecerá cuando el usuario escriba datos no válidos. aparecerá un mensaje de validación.  Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo. puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos. Si lo desea. oscar perez 27 . puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después. encontrará sugerencias para trabajar con la validación de datos en Excel. Sugerencias para trabajar con la validación de datos En la siguiente lista.) especifica datos no válidos en la celda. los usuarios verán un mensaje predeterminado. Después de compartir un libro. pero Excel continuará validando las celdas que haya designado mientras el libro esté compartido.  Si tiene previsto compartir el libro. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Información. hágalo únicamente después de haber acabado de configurar la validación y la protección de datos. Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido. Una macro (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. los usuarios no podrán escribir en las celdas. Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos.Curso Avanzado de Ms Excel ICONO TIPO Detener SE USA PARA Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. oscar perez 28 . Ing.  Si tiene previsto proteger (proteger: configurar una hoja de cálculo o un libro para impedir que los usuarios puedan ver o tener acceso a los elementos de la hoja o de los libros especificados. hágalo después de haber terminado de configurar la validación. Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. Advertencia Información Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. De lo contrario. No aparecen en los siguientes casos:    El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar. los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones. Asegúrese de desbloquear cualquier celda validada antes de proteger la hoja de cálculo. Si elige no hacerlo. no podrá cambiar la configuración de validación a menos que deje de compartirlo. pero no les impide escribirlos.) la hoja de cálculo o el libro. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia. en No para editarla o en Cancelar para quitarla. pero no les impide escribirlos. los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo. Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos. En la ficha Configuración. Si la actualización manual está activada. en el grupo Modificar.Curso Avanzado de Ms Excel  Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. asegúrese de que: Los usuarios no están copiando datos ni rellenando celdas. opciones Avanzadas) y. copiar o quitar la configuración de validación. haga clic en Buscar y seleccionar y. haga clic en Borrar todos. Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la operación de arrastrar y colocar. a continuación. Si corrige una entrada no válida. La validación de datos está diseñada para mostrar mensajes y evitar entradas no válidas sólo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una celda. grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Excel pasará por alto la validación de datos hasta que se corrija el error.  Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos. las celdas no calculadas pueden impedir que los datos se validen correctamente. como #REF! o #DIV/0!. oscar perez 29 . Asegúrese de que las fórmulas de las celdas validadas no causen errores. Si la validación de datos no funciona.  Cuando cree una lista desplegable. puede cambiar. proteja la hoja de cálculo. en el grupo Cálculo. a continuación. haga clic en Automático. Cuando se copian datos o se rellenan celdas. en la ficha Fórmulas. desactive la casilla Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas (cuadro de diálogo Opciones de Excel. La actualización manual está desactivada. grupo Herramientas de datos). a continuación. Una vez que haya identificado los datos no válidos. seleccione la celda y. Para desactivar la actualización manual. el círculo desaparecerá automáticamente. en la ficha Inicio. abra el cuadro de diálogo Validación de datos (ficha Datos. puede ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan acceso a la lista. Después de crear la lista en otra hoja de cálculo. En este escenario. No obstante. a continuación. Excel no le notificará automáticamente que las celdas existentes contienen datos no válidos. puede ocultar los círculos nuevamente. Ing. en Validación de datos. no aparecen mensajes. puede resaltar los datos no válidos indicando a Excel que los marque con un círculo en la hoja de cálculo. haga clic en Opciones para el cálculo y.  Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda. Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de datos. Las fórmulas no contienen errores. puede usar el comando Definir nombre (ficha Fórmulas. Si una celda a la que se hace referencia se cambia de forma tal que una fórmula de una celda validada calcula un resultado no válido. 1. 2.Curso Avanzado de Ms Excel Las celdas a las que se hace referencia en las fórmulas son correctas. debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. aprenderá las diferentes técnicas para agregar validación de datos a las celdas de una hoja de cálculo. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. oscar perez 30 . no aparecerá el mensaje de validación de la celda. Para agregar una validación de datos. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos. Seleccione las celdas que desea validar. Ing. presione ENTRAR o ESC. Para finalizar la escritura de datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Agregar validación de datos a una celda o rango En las siguientes secciones.         Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de tiempo Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo Restringir la entrada de datos a texto de una determinada longitud Calcular qué se permite según el contenido de otra celda Usar una fórmula para calcular qué se permite Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable No es posible cambiar la fuente o el tamaño de la fuente de los elementos de una lista. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Es posible que una tabla de Excel esté vinculada a un sitio de SharePoint. haga clic en Validación de datos. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Por ejemplo:   Para limitar la entrada a una pregunta. Media. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo.Curso Avanzado de Ms Excel La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. Mostrar un mensaje de entrada 1. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. escriba los valores de la lista separados por el carácter separador de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada). seleccione Lista. Haga clic en el cuadro Origen y. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. la selección de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Para obtener más información. Especificar una respuesta para los datos no válidos Ing. active o desactive la casilla Omitir blancos. 2. 8. 6. Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones. escriba Baja. 5. En el cuadro de diálogo Validación de datos. En el cuadro Permitir. 3. Rellene el título y el texto del mensaje. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas. consulte los vínculos en la sección Vea también. 1. 4. Alta. NOTA El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la celda que tiene la validación de datos. También puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas en otra ubicación del libro. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. Es posible que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas válidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco. No. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos). oscar perez 31 . como "¿Tiene hijos?". Asegúrese de que esté activada la casilla Celda con lista desplegable. escriba Sí. 3. la selección de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. a continuación. haga clic en la pestaña Configuración. a dos opciones. 7. seleccione Advertencia. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda. 2. active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. seleccione Información. Los valores que el usuario puede escribir en esta celda están restringidos". Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites 1. 3. haga clic en Validación de datos. 2. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. oscar perez 32 . NOTA Si no escribe un título o un texto. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos. NOTA Si desea que los usuarios escriban entradas que no se encuentran en la lista. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).Curso Avanzado de Ms Excel 1. Ing. Para evitar la especificación de datos no válidos. a continuación. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:    Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos. 2. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos. Seleccione las celdas que desea validar. desactive la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. Para ello. Para agregar una validación de datos. seleccione Detener. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. el título usará la cadena predeterminada "Microsoft Excel" y el mensaje será (de forma predeterminada): "El valor escrito no es válido. automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. abra el cuadro de diálogo Validación de datos y. Curso Avanzado de Ms Excel Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. 3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. 4. En el cuadro Permitir, seleccione Número entero. 5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, seleccione entre. 6. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número. Por ejemplo, para definir un límite mínimo de deducciones a dos veces el número de hijos en la celda F1, seleccione mayor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =2*F1, en el cuadro Mínimo. 7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. 8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. Mostrar un mensaje de entrada 1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. 3. Rellene el título y el texto del mensaje. 9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. Especificar una respuesta para los datos no válidos 1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. 2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:  Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información. Ing. oscar perez 33 Curso Avanzado de Ms Excel   Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia. Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener. 3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda". 1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites 1. Seleccione las celdas que desea validar. 2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. 3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. 4. En el cuadro Permitir, seleccione Decimal. Ing. oscar perez 34 Curso Avanzado de Ms Excel 5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, seleccione entre. 6. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número. Por ejemplo, para definir un límite máximo de comisiones y bonificaciones del 6% del sueldo de un vendedor en la celda E1, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =E1*6%, en el cuadro Máximo. NOTA Para permitir a un usuario escribir porcentajes, por ejemplo, 20%, seleccione Decimal en el cuadro Permitir, seleccione el tipo de restricción que desea en el cuadro Datos, escriba el valor mínimo, máximo o específico como decimal, por ejemplo, ,2 y, a continuación, muestre la celda de validación de datos como porcentaje seleccionando la celda y haciendo clic en Estilo porcentual Número de la ficha Inicio. en el grupo 7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. 8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. Mostrar un mensaje de entrada 1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. 3. Rellene el título y el texto del mensaje. 9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. Especificar una respuesta para los datos no válidos 1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. 2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:    Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia. Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener. Ing. oscar perez 35 seleccione el tipo de restricción que desee. Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de tiempo 1. Para ello. de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. En el cuadro de diálogo Validación de datos. debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Seleccione las celdas que desea validar. presione ENTRAR o ESC. En el cuadro Datos. 2. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint.Curso Avanzado de Ms Excel 3. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo. 4. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos. NOTA Si no escribe un título o un texto. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. para permitir las fechas posteriores a un día determinado. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda. seleccione Fecha. 1. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda". seleccione mayor que. abra el cuadro de diálogo Validación de datos y. Ing. Para finalizar la escritura de datos. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. haga clic en la pestaña Configuración. 3. oscar perez 36 . La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). Por ejemplo. Para agregar una validación de datos. consulte los vínculos en la sección Vea también. 5. En el cuadro Permitir. automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. a continuación. haga clic en Validación de datos. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco. Especificar una respuesta para los datos no válidos 1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). seleccione Información. de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. para definir un período de tiempo entre la fecha actual y 3 días desde la fecha actual. Escriba la fecha de inicio. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:    Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos. active o desactive la casilla Omitir blancos. 7. seleccione Advertencia. También puede escribir una fórmula que devuelva una fecha. Ing. NOTA Si no escribe un título o un texto. 3. seleccione Detener. 2. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos). Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. 3. Rellene el título y el texto del mensaje. Para evitar la especificación de datos no válidos.Curso Avanzado de Ms Excel 6. Mostrar un mensaje de entrada 1. la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. 8. escriba =HOY() en el cuadro Mínimo y escriba =HOY()+3 en el cuadro Máximo. Por ejemplo. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango. seleccione entre en el cuadro Datos. oscar perez 37 . Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda". de finalización o la fecha específica que desee permitir. 9. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. 1. 2. de finalización o la hora específica que desee permitir. Para finalizar la escritura de datos. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo. haga clic en la pestaña Configuración. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo 1. Ing. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. También puede escribir una fórmula que devuelva una hora. debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. haga clic en Validación de datos. En el cuadro Datos. a continuación. automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. 5. abra el cuadro de diálogo Validación de datos y. seleccione entre en el cuadro Datos. active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. Por ejemplo.Curso Avanzado de Ms Excel Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. escriba =H1+"5:00" en el cuadro Máximo. En el cuadro de diálogo Validación de datos. consulte los vínculos en la sección Vea también. para definir un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en la que se abre el restaurante (el valor en la celda H1) y cinco horas después de que se abra el restaurante. Para ello. 6. Por ejemplo. 2. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos. Para agregar una validación de datos. 3. Seleccione las celdas que desea validar. oscar perez 38 . Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda. a continuación. para permitir horas antes de una hora determinada del día. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. seleccione Hora. seleccione menor que. 4. En el cuadro Permitir. escriba =H1 en el cuadro Mínimo y. Escriba la hora de inicio. seleccione el tipo de restricción que desee. presione ENTRAR o ESC. active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. 3. seleccione Advertencia.Curso Avanzado de Ms Excel 7. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos. Especificar una respuesta para los datos no válidos 1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Para ello. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango. NOTA Si no escribe un título o un texto. active o desactive la casilla Omitir blancos. 8. 2. la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. seleccione Detener. Para evitar la especificación de datos no válidos. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). 1. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda". automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Mostrar un mensaje de entrada 1. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos). a continuación. 2. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. oscar perez 39 . seleccione Información. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. 9. la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. abra el cuadro de diálogo Validación de datos y. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. Rellene el título y el texto del mensaje. Ing. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda. de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. 3. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:    Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. seleccione Longitud del texto. oscar perez 40 .10) en el cuadro Máximo. En el cuadro Datos. 5.Curso Avanzado de Ms Excel Restringir la entrada de datos a texto de una longitud específica 1. debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. active o desactive la casilla Omitir blancos.LEN(B1). Seleccione las celdas que desea validar. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo. la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango. consulte los vínculos en la sección Vea también. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. Por ejemplo. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. En el cuadro Permitir. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. 8. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos). 6. la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. 7. seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba =SUMA(LEN(A1). Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco. Ing. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para agregar una validación de datos. 4. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. Para finalizar la escritura de datos. haga clic en Validación de datos. haga clic en la pestaña Configuración. 3. seleccione el tipo de restricción que desee. máxima o específica que desee permitir. 2. para permitir un número máximo de caracteres. Escriba la duración del texto mínima. presione ENTRAR o ESC. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. para definir que la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) sea la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellido (B1) más 10. En el cuadro de diálogo Validación de datos. seleccione menor que o igual a. Por ejemplo. oscar perez 41 . Calcular qué se permite según el contenido de otra celda 1. active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. seleccione Información. seleccione Detener. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. seleccione Advertencia. haga clic en Validación de datos. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:    Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos. a continuación. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. Para ello. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. 2. NOTA Si no escribe un título o un texto. 3. Para evitar la especificación de datos no válidos. Ing. 2. 2.Curso Avanzado de Ms Excel Mostrar un mensaje de entrada 1. automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos. Rellene el título y el texto del mensaje. abra el cuadro de diálogo Validación de datos y. 3. de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. 9. 1. Especificar una respuesta para los datos no válidos 1. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda". Seleccione las celdas que desea validar. seleccione el tipo de datos que desee. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. haga clic en la celda que desee usar para especificar qué se permite. Especificar una respuesta para los datos no válidos Ing. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos). No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.Curso Avanzado de Ms Excel Problema: el comando Validación de datos no está disponible. debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. 4. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos. 3. Para agregar una validación de datos. En el cuadro Datos. seleccione el tipo de restricción que desee. 9. haga clic en la pestaña Configuración. Por ejemplo. presione ENTRAR o ESC. active o desactive la casilla Omitir blancos. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 3. 2. 7. en el cuadro Máximo. 5. Mostrar un mensaje de entrada 1. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango. 6. oscar perez 42 . Rellene el título y el texto del mensaje. seleccione Decimal para Permitir. 8. menor que o igual a para Datos y. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. En el cuadro Permitir. Para finalizar la escritura de datos. escriba =E4. si desea permitir entradas para una cuenta sólo si el resultado no superará el presupuesto de la celda E4. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. En el cuadro de diálogo Validación de datos. la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco. consulte los vínculos en la sección Vea también. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. haga clic en Validación de datos. Para finalizar la escritura de datos. debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. seleccione Detener. oscar perez 43 . 2. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos. Usar una fórmula para calcular qué se permite 1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. abra el cuadro de diálogo Validación de datos y. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. seleccione Advertencia. Ing. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:    Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos. a continuación. NOTA Si no escribe un título o un texto. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. 2. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido.Curso Avanzado de Ms Excel 1. Seleccione las celdas que desea validar. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos. 3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). Para evitar la especificación de datos no válidos. 2. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. seleccione Información. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda. presione ENTRAR o ESC. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda". SI coincidirá con la celda actual.A1)=1 Debe escribir la fórmula en la validación de datos para la celda A1 y.FALSO) =CONTAR. Todos los datos del rango de celdas A1:A20 contienen valores únicos. a continuación. rellenar las celdas A2 a A20 de manera que la validación de datos para cada celda del rango tenga una fórmula similar. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida.y tiene al menos 10 caracteres de longitud.D2<40000) =ESTEXTO(B2) =Y(E1<=800. La celda que contiene una descripción de producto (B2) sólo contiene texto. oscar perez 44 . Por ejemplo: PARA ASEGURARSE DE QUE La celda para la cuenta del picnic (B1) sólo se puede actualizar si no se presupuesta nada para la cuenta discrecional (D1) y el presupuesto total (D2) es menor que los 40. 6. ESCRIBA ESTA FÓRMULA =Y(D1=0. En el cuadro de diálogo Validación de datos. 5. En el cuadro Permitir. 3.000 dólares. =Y(IZQUIERDA(B5. ".VERDADERO. escriba una fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las no válidas). el subtotal para subcontratistas y servicios (E1) debe ser menor que o igual a 800 dólares y el importe del presupuesto total (E2) debe ser menor que o igual a 97. active o desactive la casilla Omitir blancos.E2<=97000) =SI(B4>F1+18. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo. pero el segundo argumento para la función CONTAR. La celda que contiene una antigüedad de empleado (B4) es siempre mayor que el número de años completos de empleo (F1) más 18 (la antigüedad mínima de empleo). Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos). haga clic en la pestaña Configuración.Curso Avanzado de Ms Excel La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida.SI($A$1:$A$20. 4. consulte los vínculos en la sección Vea también. seleccione Personalizado. En el cuadro Fórmula.000 dólares asignados. Para la celda que contiene un presupuesto de publicidad proyectado (B3). Ing.LARGO(B5) > 9) 3) ="ID- La celda que contiene un nombre de código de producto (B5) comienza siempre con el prefijo estándar de ID. seleccione Información. a continuación.Curso Avanzado de Ms Excel NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:    Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos. de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. 1. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda". 3. seleccione Detener. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. seleccione Advertencia. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco. Mostrar un mensaje de entrada 1. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. Para evitar la especificación de datos no válidos. Rellene el título y el texto del mensaje. 2. oscar perez 45 . 2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. NOTA Si no escribe un título o un texto. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 7. 3. Para ello. Ing. abra el cuadro de diálogo Validación de datos y. 9. 8. Ago. Dic Enero. Agosto. Medio. se puede crear una lista personalizada propia y usarla para ordenar o rellenar. Microsoft Office Excel proporciona listas integradas día de la semana y mes del año. Bajo Grande. Octubre. Junio. Febrero. oscar perez 46 . Lun. Diciembre NOTA No es posible modificar ni eliminar una lista integrada. Mié. tiene que crear una lista personalizada. porque no existe orden natural. Jun. Sin embargo. Sáb Domingo. Jul. Para comprender las listas personalizadas. Mediano y Pequeño Norte.Curso Avanzado de Ms Excel Lista personalizada Puede utilizar una lista personalizada para ordenar o rellenar en el orden definido por el usuario. Por ejemplo. Feb. Mar. Noviembre. Marzo. LISTAS INTEGRADAS Do. Sur. aunque también se puede crear una propia. Comparar las listas integradas y personalizadas Office Excel proporciona las siguientes listas integradas día de la semana y mes del año. Nov. May. Jue. Jueves. Ing. Abril. Julio. Abr. Vie. Jefe de ventas regional. Miércoles. Lunes. resulta útil ver cómo funcionan y cómo se almacenan en el equipo. Martes. LISTAS PERSONALIZADAS Alto. Oct. Septiembre. Mayo. Este y Oeste Jefe de ventas general. Sep. Sábado Ene. Viernes. Mar. Jefe de ventas del departamento y Representante de ventas Puede basar la lista personalizada en un rango de celdas o especificarla en el cuadro de diálogo Listas personalizadas. si desea ordenar o rellenar mediante las siguientes listas. puede importarla desde un rango de celdas. si abre el libro en otro equipo o servidor. sólo la verá en la columna Orden del cuadro de diálogo Ordenar. Haga clic en el botón Archivo y. haga clic en Agregar. a continuación. seleccione la lista personalizada y. Cómo se almacenan las listas personalizadas Una vez que se ha creado una lista personalizada. Si utiliza una lista personalizada cuando ordena datos. ésta se agrega al registro del equipo. empezando desde la primera. puede agregar la lista personalizada almacenada en el archivo del libro al registro del otro equipo o servidor para que esté disponible en el cuadro de diálogo Listas personalizadas de Opciones de Excel. 4. como 0 a 100. Si es corta. 3. Crear una lista personalizada escribiendo los valores 1. En el cuadro de diálogo Ordenar. a continuación. Presione ENTRAR después de cada entrada. En el caso de una lista personalizada que sólo contenga números. Crear una lista personalizada Existen dos maneras de crear una lista personalizada. Si lo desea. Si es larga. No obstante. incluidos los servidores en los que pueda publicarse el libro en Servicios de Excel y en los que desee depender de la lista personalizada para ordenar. En el cuadro Listas personalizadas. 2. haga clic en Agregar. puede escribir los valores directamente en el cuadro de diálogo. seleccione Listas personalizadas para abrir el cuadro de diálogo Listas personalizadas. 5. Haga clic en la categoría Popular y. Haga clic dos veces en Aceptar. a continuación. en la columna Orden. La lista personalizada almacenada en el archivo del libro tampoco está disponible en el comando Rellenar. Los elementos de la lista que ha seleccionado se agregan al cuadro Listas personalizadas. también se guarda con el libro. haga clic en Modificar listas personalizadas. con lo que se puede utilizar en otros libros. primero tendrá que crear una lista de números con formato de texto. no verá la lista personalizada almacenada en el archivo del libro en el cuadro de diálogo Listas personalizadas disponible en Opciones de Excel. haga clic en Opciones de Excel. haga clic en NUEVA LISTA y.Curso Avanzado de Ms Excel NOTA Una lista personalizada sólo puede incluir texto o texto mezclado con números. en Opciones principales para trabajar con Excel. Cuando la lista esté completa. a continuación. escriba las entradas en el cuadro Entradas de lista. oscar perez 47 . así que se puede usar en otros equipos. Crear una lista personalizada a partir de un rango de celdas Ing. haga clic en Modificar listas personalizadas. color de fuente e icono).Curso Avanzado de Ms Excel 1. En un rango de celdas. haga clic en Opciones de Excel. oscar perez 48 . haga clic en Importar. en la categoría Popular y. compruebe que la referencia de celda de la lista de elementos que ha seleccionado aparece en el cuadro Importar lista desde las celdas y. Haga clic en el botón de Archivo y. NOTA Sólo puede crear una lista personalizada basada en un valor (texto. en Opciones principales para trabajar con Excel. 3. seleccionaría las celdas A1:A3. en Opciones de Excel. Haga clic en la categoría Popular y. En el ejemplo anterior. Por ejemplo: A 1 2 3 Alto Medio Bajo 2. Los elementos de la lista que ha seleccionado se agregan al cuadro Listas personalizadas. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas. número y fecha u hora). 2. a continuación. en Opciones principales para trabajar con Excel. Haga clic dos veces en Aceptar. seleccione la lista que desea eliminar y. en el orden en que desee. Haga clic en el botón de Archivo. escriba los valores por los que desea ordenar o rellenar. 5. a continuación. a continuación. a continuación. No es posible crear una lista personalizada basada en un formato (color de celda. 4. haga clic en Eliminar. 3. a continuación. Seleccione el rango que acaba de escribir. En el cuadro Listas personalizadas. de arriba abajo. Eliminar una lista personalizada 1. haga clic en Modificar listas personalizadas. Ing. Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional. Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. para resaltar las celdas según el valor contenido en ella. Ing. como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación con otras. medios y bajos.Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña Inicio. Aquí tenemos varias opciones. . para valores que cumplan una determinada condición.Curso Avanzado de Ms Excel Aplicar formato condicional Mediante la aplicación de formato condicional a los datos. Utiliza las opciones Barras de datos. El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda. etc. es posible identificar rápidamente varianzas en un intervalo de valores con solo echar un vistazo. oscar perez 49 . Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas. Cómo aplicar un formato condicional a una celda: . Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones. Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen. o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro. El siguiente procedimiento usa esos datos. Este gráfico muestra datos de temperatura con un formato condicional que usa una escala de colores para diferenciar valores altos. Suele utilizarse para resaltar errores. un valor menor que y condiciones de ese estilo. En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qué forma se marcará.. no se le aplicará ningún formato especial.Curso Avanzado de Ms Excel En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. un valor mayor que. De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo. Si pulsamos sobre Cancelar. oscar perez 50 . Si pulsamos sobre el botón Formato. Ing. Normalmente querremos que se aplique el formato únicamente a las celdas que contengan un valor. entramos en un cuadro de diálogo donde podemos escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar. el color de fondo de la celda. Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcará. Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar. aunque puedes escoger otro diferente. no se aplicarán los cambios efectuados en el formato condicional. el borde de la celda. etc.. el estilo. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones. el color de la fuente de la letra. Estas fórmulas se crean del mismo modo que las demás fórmulas.). Fórmula de matriz que genera un único resultado Cuando se escribe la fórmula ={SUMA(B2:D2*B3:D3)} como fórmula de matriz. oscar perez 51 . multiplica el número de acciones y el precio correspondiente a cada acción. Algunas de las funciones integradas son fórmulas de matriz y se deben escribir como matrices para obtener los resultados correctos. Por ejemplo. y luego suma los resultados de dichos cálculos. Utilizar una fórmula de matriz para calcular resultados únicos y múltiples Cuando se especifica una fórmula de matriz (fórmula matricial: fórmula que lleva a cabo varios cálculos en uno o más conjuntos de valores y devuelve un único resultado o varios resultados. Las fórmulas matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican presionando CTRL+MAYÚS+ENTRAR. la siguiente calcula el valor total de una matriz de cotizaciones y números de acciones sin utilizar una fila de celdas para calcular y mostrar los valores individuales de cada acción. Calcular un solo resultado Este tipo de fórmula de matriz permite simplificar un modelo de hoja de cálculo reemplazando varias fórmulas distintas por una sola fórmula de matriz. Cada argumento matricial debe tener el mismo número de filas y de columnas. excepto que se debe presionar la combinación de teclas CTRL+MAYÚS+ENTRAR. se deberá Ing. Para calcular varios resultados con una fórmula de matriz. Calcular varios resultados Algunas funciones de la hoja de cálculo devuelven matrices de valores o requieren una matriz de valores como argumento.Curso Avanzado de Ms Excel Fórmulas y constantes matriciales Una fórmula de matriz puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado o varios resultados. Microsoft Excel inserta de forma automática la fórmula entre llaves ({}). Las fórmulas de matriz actúan en dos o más conjuntos de valores denominados argumentos matriciales. Las constantes matriciales se pueden utilizar en lugar de las referencias cuando no se desea especificar el valor de cada constante en una celda independiente de la hoja de cálculo. dada una serie de tres cifras de ventas (en la columna B) para una serie de tres meses (en la columna A).). Las fórmulas de matriz aceptan constantes del mismo modo que las fórmulas que no son de matriz. o los valores resultantes de ellas.4\VERDADERO.40}. por ejemplo. Las constantes matriciales pueden contener números. Las expresiones. por ejemplo. 30 y 40. decimal o científico. fórmulas ni los caracteres especiales $ (símbolo de dólar). Igualmente. paréntesis o % (símbolo de porcentaje).VERDADERO}. también denominado constante (constante: valor que no ha sido calculado y que. Por ejemplo. por tanto. lo que también se denomina constante matricial. pero las constantes matriciales se deben especificar con un formato determinado. Cuando dé formato a constantes matriciales. la función TENDENCIA determinará los valores de la línea recta para las cifras de ventas.). se escribe en tres celdas en la columna C (C1:C3). asegúrese de: Incluirlas entre llaves ( { } ). en una fórmula de matriz se puede escribir una referencia a una matriz o la propia matriz de valores contenidos en las celdas. el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. escriba {10. Utilizar constantes matriciales En una fórmula normal se puede escribir una referencia a una celda que contenga un valor o el valor propiamente dicho. Esta constante matricial se denomina matriz de 1 por 4. {1. valores lógicos como VERDADERO o FALSO o valores de error como #N/A. Ing.Curso Avanzado de Ms Excel especificar la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo número de filas y columnas que los argumentos matriciales.FALSO. y equivale a una referencia a 1 fila por 4 columnas. columnas ni filas de longitud desigual. para representar los valores 10.30. "martes".3. 20. Para mostrar todos los resultados de la fórmula. Por ejemplo. no varía. texto.20. Los números de las constantes matriciales pueden tener formato entero. Por ejemplo. Separar los valores situados en columnas diferentes mediante punto y coma (. no son constantes. Las constantes matriciales no pueden contener referencias a celdas. oscar perez 52 . En la misma constante matricial puede haber distintos tipos de valores. El texto debe incluirse entre comillas. ) y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que. la fecha 9-10-2008. no varía.60.30.20. comparativos. o los valores resultantes de ellas. Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula. Por ejemplo.. lógicos y referenciales. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia. Por ejemplo. 20. suma 5 al resultado. especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.). la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y. operadores (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. 2. referencias. Por ejemplo. el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. se escribiría una constante matricial de 2 por 4: {10.80}. 30 y 40 de una fila y los valores 50. Por ejemplo. Ing. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo. oscar perez 53 . para representar los valores 10. no son constantes. por ejemplo.142. y el operador * (asterisco) multiplica.40\50.. Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2. Partes de una fórmula Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3. 60. Las expresiones. Una expresión.Curso Avanzado de Ms Excel Separar los valores situados en filas diferentes mediante barras inversas (\). realiza una operación y devuelve un valor o valores. Hay operadores matemáticos. por tanto. o un valor obtenido como resultado de una expresión. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Utilizar constantes en fórmulas Una constante es un valor que no se calcula. =5+2*3 Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores. 70 y 80 de la inmediatamente inferior. a continuación.). el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Descripción general de fórmulas Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo.70. Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma. =30+70+110). Utilizar operadores de cálculo en fórmulas Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos. el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Operador aritmético + (signo más) – (signo menos) * (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje) ^ (acento circunflejo) Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. resta o multiplicación.Curso Avanzado de Ms Excel no es una constante. el resultado cambia sólo si modifica la fórmula. utilice los siguientes operadores aritméticos. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores. Tipos de operadores Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético. Operador de comparación = (signo igual) > (signo mayor que) < (signo menor que) Significado Igual a Mayor que Menor que Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 Significado Suma Resta Negación Multiplicación División Porcentaje Exponenciación Ejemplo 3+3 3–1 –1 3*3 3/3 20% 3^2 Ing. oscar perez 54 . Si utiliza valores constantes en la fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo. comparación. concatenación de texto y referencia. combinar números y generar resultados numéricos. pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis. Detrás del signo Ing. Orden de cálculo Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. que combina varias referencias en una sola Operador de intersección. (punto y coma) (espacio) de Significado Operador de rango. Operador de unión. Operador texto de Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1 Significado Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo Ejemplo "Viento"&"norte" & ("y" comercial) Operadores de referencia Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores. que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias.Curso Avanzado de Ms Excel >= (signo mayor o igual que) <= (signo menor o igual que) <> (signo distinto de) Operador de concatenación de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. éstas incluidas. Por tanto. oscar perez 55 . es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados.D5:D15) B7:D7 C6:C8 Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas En algunos casos. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula. Operador referencia : (dos puntos) . que genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias Ejemplo B5:B15 SUMA(B5:B15. El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Excel sumará 5 y 2 y. con lo que se obtiene 21. La fórmula multiplica 2 por 3 y. > Negación (como en –1) Porcentaje Exponenciación Multiplicación y división Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenación) Comparación Descripción Operadores de referencia Ing. multiplicará el resultado por 3. a continuación. Prioridad de operadores Si se combinan varios operadores en una única fórmula. la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. suma 5 al resultado. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha. a continuación. Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo.Curso Avanzado de Ms Excel igual están los elementos que se van a calcular (los operandos). separados por operadores de cálculo. Por ejemplo. Operador : (dos puntos) (un solo espacio) . si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división). según el orden específico de cada operador de la fórmula. oscar perez 56 . (punto y coma) – % ^ *y/ +y& = < <= >= <> Uso de paréntesis Para cambiar el orden de evaluación. escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. =5+2*3 Por el contrario. Los argumentos pueden ser también constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que. Un rango de matriz comparte una fórmula común. Nombre de función. Ing. los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5. valores lógicos como VERDADERO o FALSO. fórmulas u otras funciones. Información sobre herramientas de argumentos. no son constantes. no varía. seguido por el nombre de la función. matrices (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. oscar perez 57 . Estructura de una función Estructura.). la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3. por tanto. en un determinado orden o estructura. aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo. Cuando se escribe la función. Por ejemplo. un paréntesis de apertura. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información. texto. Los argumentos pueden ser números. valores de error como #N/A o referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. o los valores resultantes de ellas. Argumentos.). haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3. Para obtener una lista de funciones disponibles. denominados argumentos.Curso Avanzado de Ms Excel =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo. una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento. los argumentos de la función separados por signos de punto y coma y un paréntesis de cierre.). Las expresiones. E5 y F5. La estructura de una función comienza por el signo igual (=). Por ejemplo. =(B4+25)/SUMA(D5:F5) Utilizar funciones y funciones anidadas en fórmulas Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos. la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Después de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Por ejemplo. oscar perez 58 . Microsoft Office Excel muestra debajo de la celda una lista desplegable dinámica de funciones. utilice la característica Fórmula Autocompletar.) de otra función. una descripción de la función y de cada argumento. argumentos y nombres válidos que coinciden con las letras o con el desencadenador de visualización. etc. la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50. la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. referencias de celda y nombres. La función PROMEDIO y la función SUMA están anidadas dentro de la función SI. la Función B es una función de segundo nivel. Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!. el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Por ejemplo. puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. Ing.Curso Avanzado de Ms Excel Especificar funciones Cuando cree una fórmula que contenga una función. Por ejemplo. el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a especificar las funciones de la hoja de cálculo. deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A. puede insertar un elemento de la lista desplegable en la fórmula. y minimizar los errores de escritura y sintaxis. Si éste no es el caso. Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada como argumento. si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO sería una función de tercer nivel. Para facilitar la creación y edición de fórmulas. A medida que se escriba una función en la fórmula. cada uno de sus argumentos. texto. Anidar funciones En algunos casos. el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función. A continuación. 048.384 columnas) y a las filas con números (del 1 al 1. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos o referencias externas (referencia externa: referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o una referencia a un nombre definido en otro libro. Para hacer referencia a una celda. o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. Para hacer referencia a La celda de la columna A y la fila 10 El rango de celdas de la columna A y de las filas 10 a 20 El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E Todas las celdas de la fila 5 Todas las celdas de las filas 5 a 10 Todas las celdas de la columna H Todas las celdas desde la columna H hasta la J El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20 Hacer referencia a otra hoja de cálculo mismo libro. Utilice A10 A10:A20 B15:E15 5:5 5:10 H:H H:J A10:E20 En el siguiente ejemplo. la función de la hoja de cálculo PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada Marketing del Ing. Por ejemplo. Estilo de referencia A1 Estilo de referencia predeterminado De forma predeterminada.Curso Avanzado de Ms Excel Utilizar referencias en fórmulas Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. para un total de 16.). escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Excel utiliza el estilo de referencia A1. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. oscar perez 59 . Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula. Estas letras y números se denominan encabezados de fila y de columna.576). que se refiere a las columnas con letras (de A XFD. B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula. si copia una referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3. se ajusta automáticamente de =A1 a =A2. De forma predeterminada. permanece invariable en ambas celdas: =$A$1.Curso Avanzado de Ms Excel Referencia a un rango de celdas de otra hoja de cálculo del mismo libro Se refiere a la hoja de cálculo Marketing Se refiere al rango de celdas entre B1 y B10. Por ejemplo. siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. ambas incluidas Separa la referencia de hoja de cálculo de la referencia del rango de celda Diferencia entre referencias absoluta s. Fórmula copiada con referencia absoluta Ing. la referencia absoluta permanece invariable. las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. como $A$1. las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. la referencia se ajusta automáticamente. si copia o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3. Por ejemplo. De forma predeterminada. cambia la referencia. Fórmula copiada con referencia relativa Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula. Si se copia o se rellena la fórmula en filas o columnas. la referencia absoluta no se ajusta. relativas y mixtas Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula. Si se copia la fórmula en filas o columnas. oscar perez 60 . Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula. como A1. VAR. comparativos. =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 de todas las hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13. B$1. ambas incluidas. MIN. DESVESTP.Curso Avanzado de Ms Excel Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa. CONTARA. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula. si se copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3. Por ejemplo. MINA. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1. precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo. se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. DESVEST. etc. MAX. se ajusta de =A$1 a =B$1. o una fila absoluta y una columna relativa. oscar perez 61 . Ing. VARP y VARPA. Si se copia o rellena la fórmula en filas o columnas. Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear fórmulas mediante las siguientes funciones: SUMA. Fórmula copiada con referencia mixta Estilo de referencia 3D Hacer referencia de manera conveniente a varias hojas de cálculo Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de cálculo dentro de un libro.). etc. VARA. PRODUCTO. CONTAR. Hay operadores matemáticos. DESVESTPA. No pueden utilizarse referencias 3D con el operador (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. $B1. la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. utilice una referencia 3D. PROMEDIO. PROMEDIOA. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1. Excel utilizará las hojas de cálculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Las fórmulas matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican presionando CTRL+MAYÚS+ENTRAR. No pueden utilizarse referencias 3D en fórmulas de matriz (fórmula matricial: fórmula que lleva a cabo varios cálculos en uno o más conjuntos de valores y devuelve un único resultado o varios resultados. Una referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango. DESVESTA. Por ejemplo. MAXA. Estilo de referencia F1C1 También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las columnas de la hoja de cálculo. Excel indica la ubicación de una celda con una "F" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de columna. Insertar o copiar Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las extremas en este ejemplo). Excel multiplica el valor de la celda B10 por 5 porque las celdas B10 y C10 están en la misma fila. la referencia se ajusta automáticamente. Eliminar Si se eliminan hojas entre la Hoja2 y la Hoja6.Curso Avanzado de Ms Excel lógicos y referenciales. Excel ajustará los cálculos para que integren el nuevo rango de hojas que exista entre ellas. Excel ajustará los cálculos para que integren el nuevo rango de hojas que exista entre ellas. en lugar de una celda. en la misma columna. En los ejemplos se utiliza la fórmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6. Si se copia la fórmula. Referencia F[-2]C Significado Referencia relativa (referencia relativa: en una fórmula. Qué ocurre cuando se mueven. copia. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones. que se calcula como una única celda. copian.) de intersección (un solo espacio) o en fórmulas que utilicen una intersección implícita (intersección implícita: referencia a un rango de celdas. Eliminar un punto final Si se elimina la Hoja2 o la Hoja6. Mover un punto final Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicación en el mismo libro. En el estilo F1C1.) a la celda situada dos filas hacia arriba. insertan o eliminan hojas de cálculo Los siguientes ejemplos explican lo que ocurre cuando mueve. Microsoft Excel incluirá en los cálculos todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado. inserta o elimina hojas de cálculo incluidas en una referencia 3D. Excel eliminará de los cálculos los valores de dichas hojas. Si la celda C10 contiene la fórmula =B5:B15*5.). Excel eliminará de los cálculos los valores de las mismas. oscar perez 62 . Una referencia relativa toma la forma A1. Mover Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicación situada fuera del rango de hojas al que se hace referencia.). El estilo de referencia F1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y columna en macros (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Ing. Por ejemplo. el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Referencia absoluta (referencia de celda absoluta: en una fórmula. no son constantes. Por ejemplo. o los valores resultantes de ellas. rangos de celdas. Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia F1C1. no varía. la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3. por tanto. Las expresiones. no son constantes. A continuación se muestran algunos ejemplos de nombres y el modo en que pueden mejorar la claridad y facilitar la comprensión. Por ejemplo. dirección exacta de una celda.) cuyo propósito. una fórmula (fórmula: secuencia de valores.). Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa Referencia absoluta a la fila actual F[-1] F Al grabar una macro. Una formula comienza siempre con el signo igual (=). referencias de celda. Por ejemplo. Un nombre es una forma abreviada de referirse a una referencia de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo.) a la celda de la segunda fila y la segunda columna.) o tablas de Excel. oscar perez 63 . nombres. Tipo de ejemplo Referencia Constante Ejemplo sin nombre =SUMA(C20:C30) =PRODUCTO(A5.IVA) Ing. como Productos. Excel registra la fórmula utilizando referencias del estilo F1C1 y no del estilo A1.) o una tabla (tabla: conjunto de datos acerca de un tema determinado que se almacena en registros (filas) y campos (columnas). independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. rango de celdas. a primera vista. Las expresiones. Utilice nombres fáciles de entender. funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. o los valores resultantes de ellas. fórmulas. el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes.Curso Avanzado de Ms Excel F[2]C[2] F2C2 Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo y dos columnas hacia la derecha. valores constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que. podría resultar difícil de comprender. fórmula o valor constante. si se registra un comando como hacer clic en el botón Autosuma para insertar una fórmula que suma un rango de celdas.16) Ejemplo con nombre =SUMA(VentasPrimerTrimestre) =PRODUCTO(Precio.0. Puede activar o desactivar el estilo de referencia F1C1 configurando o desactivando la casilla de verificación Estilo de referencia F1C1 en Trabajando con fórmulas en la categoría Fórmulas de la Configuración de Excel en el menú Archivo. una constante (constante: valor que no ha sido calculado. para referirse a rangos difíciles de entender. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1. Utilizar nombres en fórmulas Puede crear nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda. como Ventas!C20:C30.).) definidos para representar celdas. —G5) C4:G36 =SUMA(Existencias.). cuando se establece un área de impresión. Puede crear sus propios nombres definidos. Cuadro de diálogo Nombre nuevo Es el método más adecuado para cuando desee tener más flexibilidad al crear nombres.—Pedidos) =MayoresVentas06 celda absoluta: en una fórmula. Nombre definido Es un nombre que representa una celda. como argumento de una fórmula.5. NOTA De forma predeterminada. vea Utilizar referencias estructuradas con las tablas de Excel. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1. una fórmula o un valor constante.Curso Avanzado de Ms Excel Fórmula Tabla Tipos de nombres Es posible crear y utilizar varios tipos de nombres. aunque Excel en ocasiones los crea por usted. Excel crea nombres de tabla predeterminados. que es un conjunto de datos relacionados que se guardan en registros (filas) y campos (columnas). un rango de celdas. Crear y especificar nombres Puede crear un nombre con cualquiera de estos métodos: Cuadro Nombre de la barra de fórmulas Es la forma más adecuada de crear un nombre en el nivel de libro para un rango seleccionado.FALSO). cada vez se inserta una tabla de Excel.B1:F20. Crear un nombre a partir de una selección Puede crear nombres cómodamente partiendo de los rótulos de fila y de columna existentes utilizando una selección de celdas de la hoja de cálculo. pero puede cambiar el nombre para darle un mayor significado. independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Puede especificar un nombre con cualquiera de estos métodos: Escribiendo Escribiendo el nombre. en los nombres se utilizan referencias absolutas de celda (referencia de =SUMA(BUSCARV(A1. por ejemplo. Nombre de tabla Es un nombre para una tabla de Excel. pues permite hacer cosas como especificar un ámbito de nivel de hoja de cálculo local o crear un comentario de nombre. Ing. oscar perez 64 . por ejemplo. como "Tabla1". Para obtener más información sobre las tablas de Excel.. etc. "Tabla2". dirección exacta de una celda. Curso Avanzado de Ms Excel Utilizando Fórmula Autocompletar Utilice la lista desplegable Fórmula Autocompletar, en la que se muestran automáticamente los nombres válidos. Seleccionando desde el comando Utilizar en la fórmula Seleccione un nombre definido en la lista que muestra el comando Utilizar en la fórmula del grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas. Para obtener más información, vea Usar nombres para que las fórmulas sean más claras. Evitar errores comunes al escribir fórmulas En la siguiente tabla se resumen algunos de los errores más habituales en los que puede se incurrir cuando se escribe una fórmula y el modo de corregirlos: Asegúrese de que… Hace coincidir todos los paréntesis de apertura y de cierre Utiliza dos puntos para indicar un rango Escribe todos los argumentos necesarios Más información Asegúrese de que hay el mismo número de paréntesis de apertura que de cierre. Cuando crea una fórmula, Microsoft Office Excel muestra paréntesis en color a medida que se escriben. Para hacer referencia a un rango de celdas, utilice dos puntos (:) para separar la referencia a la primera celda en el rango de la referencia a la última celda. Algunas funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.) tienen argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.) necesarios. Puede escribir o anidar hasta un máximo de siete niveles de funciones dentro de una función. Si la fórmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de cálculo u otros libros y el nombre del otro libro o de la otra hoja de cálculo contiene un carácter no alfabético, se deberá escribir su nombre entre comillas simples ( ' ). Asegúrese de que cada referencia externa (referencia externa: referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o una referencia a un nombre definido en otro libro.) contiene un nombre de libro y la ruta de acceso al libro. No dé formato a los números a medida que los escribe en las fórmulas. Por ejemplo, aunque el valor que desee especificar sea 1.000 $, escriba 1000 en la fórmula. Anida máximo funciones como siete Escribe los nombres de otras hojas entre comillas simples Incluye la ruta de acceso a los libros externos Escribe números formato los sin Ing. oscar perez 65 Curso Avanzado de Ms Excel Corregir un error ##### Este error se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. Revise las siguientes causas y soluciones posibles. El ancho de la columna no es suficiente para mostrar el contenido Siga uno o varios de los procedimientos siguientes: Aumentar el ancho de la columna 1. Seleccione la columna haciendo clic en el encabezado de la misma. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato, seleccione Columnas y, a continuación, haga clic en Autoajuste. SUGERENCIA También puede hacer doble clic en el borde a la derecha del encabezado de columna. Reducir el contenido para ajustarlo a la columna 3. Seleccione la columna. 4. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato, en Celdas y, a continuación, en la ficha Alineación. 5. Active la casilla de verificación Reducir hasta ajustar. Aplicar un formato de número diferente Ing. oscar perez 66 Curso Avanzado de Ms Excel En algunos casos, se puede cambiar el formato de número de la celda para ajustarlo al ancho de celda existente. Por ejemplo, puede disminuir el número de posiciones decimales después del separador de decimales. Las fechas y las horas son números negativos  Si utiliza el sistema de fechas 1900, las fechas y las horas en Microsoft Office Excel deben ser valores positivos.   Si se restan fechas y horas, asegúrese de que se genera la fórmula correctamente. Si la fórmula es correcta, pero el resultado sigue siendo un valor negativo, se puede mostrar el valor dando a la celda un formato que no sea un formato de fecha o de hora. 1. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato, Celdas y luego en la ficha Número. 2. Seleccione un formato que no sea un formato de fecha u hora. Corregir un error #¡DIV/0! Este error se produce cuando se divide un número por cero (0). 1. De manera opcional, haga clic en la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece a continuación, haga clic en Mostrar pasos de cálculo si aparece. 2. Revise las siguientes causas y soluciones posibles. Se ha escrito una fórmula que contiene una división explícita por cero (0), por ejemplo, =5/0. Cambie el divisor por un número que no sea cero. Se ha utilizado una referencia de celda a una celda en blanco o a una celda que contiene un cero como divisor y, Ing. oscar perez 67 En Excel. los operandos pueden ser valores. nombres. BUSCAR. 2. y en su lugar se ha escrito #N/A o NOD() Reemplace #N/A con nuevos datos. Las dos comillas representan una cadena de texto vacía. oscar perez 68 . NOTA Puede escribir #N/A en las celdas que aún no tengan datos disponibles. Se ha dado un valor inadecuado para el argumento valor_buscado en las funciones de la hoja de cálculo BUSCARH.    Cambie la referencia de celda a otra celda. Ing.A5/B5). Faltan datos. haga clic en Mostrar pasos de cálculo si aparece. Las fórmulas que y. Por ejemplo. Se ha ejecutado una macro que utiliza una función o una fórmula que devuelve #¡DIV/0! Compruebe que el divisor en la función o en la fórmula no es ni cero ni se ha dejado en blanco.Curso Avanzado de Ms Excel NOTA Si el operando (operando: elementos de cualquiera de los lados de una fórmula. Corregir un error #N/A Este error se produce cuando un valor no está disponible para una función o una fórmula. Revise las siguientes causas y soluciones posibles. haga clic en el botón que aparece a continuación. en su lugar utilice =SI(B5=0. referencias de celda. haga clic en la celda que muestra el error. 1. hagan referencia a esas celdas devolverán #N/A en lugar de intentar calcular un valor. De manera opcional."". Escriba el valor #N/A en la celda a la que se hace referencia como divisor.  Evite que se muestre el valor de error utilizando la función de hoja de cálculo SI. si la fórmula que genera el error es =A5/B5. Escriba un valor distinto de cero en la celda utilizada como divisor.) es una celda en blanco. rótulos y funciones. Microsoft Office Excel interpreta el blanco como cero. COINCIDIR o BUSCARV. que cambiará el resultado de la fórmula a #N/A en lugar de #¡DIV/0! para indicar que el valor del divisor no está disponible. un valor o una referencia de celda. A1:A15). escriba la fórmula en un rango menor (por ejemplo. Se han omitido uno o más argumentos requeridos de una función de la hoja de cálculo integrada o personalizada Ing. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Sin embargo. BUSCARH o COINCIDIR para buscar un valor en una tabla no ordenada. las funciones que buscan información en las tablas deberán ordenarse en orden ascendente. intente cambiar el argumento de tipo_de_coincidencia. texto. Se han utilizado las funciones de la hoja de cálculo BUSCARV.Curso Avanzado de Ms Excel Compruebe que el argumento (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números.) en varias celdas. pero no una referencia de rango. Por ejemplo. Las fórmulas matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican presionando CTRL+MAYÚS+ENTRAR. defina el argumento de rango_buscado como FALSO. Para buscar una coincidencia exacta. por ejemplo. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. el rango C11:C15 mostrará #N/A. Para buscar una coincidencia exacta. las funciones de la hoja de cálculo BUSCARV y BUSCARH contienen un argumento (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. Para corregir este error. Se ha utilizado un argumento en una fórmula de matriz que no tiene el mismo número de filas o columnas que el rango que contiene la fórmula de matriz Si ha escrito la fórmula de matriz (fórmula matricial: fórmula que lleva a cabo varios cálculos en uno o más conjuntos de valores y devuelve un único resultado o varios resultados. o bien escriba la fórmula de matriz en menos celdas. texto. La función de la hoja de cálculo COINCIDIR contiene un argumento de tipo_de_coincidencia que especifica el orden en que la lista debe ordenarse para buscar una coincidencia. referencias de celda y nombres.) de rango_buscado que da instrucciones a la función para buscar una coincidencia exacta incluso si la tabla no está ordenada. si se ha especificado la fórmula de matriz en un rango de 15 filas de alto (C1:C15) y la fórmula hace referencia a un rango de 10 filas de alto (A1:A10).) valor_buscado tiene el tipo de valor correcto. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números. De manera predeterminada. oscar perez 69 . referencias de celda y nombres. establezca el argumento tipo_de_coincidencia en 0. C1:C10) o cambie el rango al que hace referencia la fórmula por el mismo número de filas (por ejemplo. asegúrese de que los rangos a los que ésta hace referencia tienen el mismo número de filas y columnas. Si la función no puede encontrar ninguna coincidencia. a continuación. referencias de celda y nombres. texto. haga clic en la celda que muestra el error. Seleccione Complementos de Excel en el cuadro de lista Administrar y. texto. Se ha utilizado la función EUROCONVERT sin cargar el complemento Herramientas para el euro La función EUROCONVERT requiere el complemento (dirección: ruta de un objeto. De manera opcional. Revise las siguientes causas y soluciones posibles.Curso Avanzado de Ms Excel Especifique todos los argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. archivo. haga clic en Mostrar pasos de cálculo si aparece. referencias de celda y nombres. haga clic en el botón que aparece a continuación.) en la función. oscar perez 70 . como un marcador de Word o un rango de celdas de Excel. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Se ha ejecutado una macro que especifica una función que devuelve #N/A Asegúrese de que los argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. y. página u otro destino. 2. 2. Ing. Haga clic en el Botón Archivo. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números. Corregir un error #¿NOMBRE? Este error se produce cuando Microsoft Office Excel no reconoce el texto de la fórmula. haga clic en la categoría Complementos. haga clic en Ir. y puede incluir una ubicación específica dentro de un archivo. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números. Una dirección puede ser una dirección URL (dirección Web) o una ruta UNC (dirección de red). El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Instalar y cargar el complemento Herramientas para el euro 1.) Herramientas para el euro. a continuación. documento. haga clic en Opciones de Excel y. 1.) de la función son correctos y se encuentran en la posición adecuada. Se ha utilizado una función de hoja de cálculo personalizada que no está disponible Asegúrese de que el libro que contiene la función de la hoja de cálculo está abierto y de que la función está funcionando correctamente. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa. fórmula o valor constante. Inserte el nombre de función correcto en la fórmula haciendo clic en Asistente para funciones del grupo Biblioteca de funciones en la ficha Fórmulas. Se ha utilizado un nombre que no existe Asegúrese de que el nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda. por ejemplo. oscar perez 71 . Error al escribir el nombre Compruebe la ortografía. En la lista Complementos disponibles.Curso Avanzado de Ms Excel 3. Seleccione el nombre en la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Se ha escrito texto en una fórmula sin poner el texto entre comillas Excel tratará de interpretar la entrada como un nombre. agréguelo haciendo clic en Definir nombre. Por ejemplo. para referirse a rangos difíciles de entender. Escriba el texto de la fórmula entre comillas dobles. Utilice nombres fáciles de entender. la siguiente fórmula integra la porción de texto "El importe total es " en el valor de la celda B50: ="El importe total es "&B50 Se han omitido los dos puntos (:) en una referencia de rango Asegúrese de que en todas las referencias del rango de celdas de la fórmula se utilizan dos puntos (:). observe si el nombre está en la lista. active la casilla de verificación Herramientas para el euro y. como Productos. rango de celdas. como Ventas!C20:C30.) F3. Si no aparece en la lista. a continuación. presione Ing. haga clic en Administrador de nombres y. haga clic en Aceptar.) existe. . en el grupo Nombres definidos. SUMA(A1:C10). Error al escribir el nombre de una función Corrija el error ortográfico. a continuación. haga clic en Aceptar. aunque su intención fuese utilizarla como texto. haga clic en el nombre que desea utilizar y. a continuación. En la ficha Fórmulas. De manera opcional. Para obtener más información. Para hacer referencia a un rango de celdas contiguas. SUMA(A1:A10) hace referencia al rango desde la celda A1 a la celda A10 inclusive.). Corregir un error #¡NULO! Este error se genera cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan. Por ejemplo. 2. Abrir un libro con una llamada a una función definida por el usuario Desde el libro se llama a una función definida por el usuario pero no está disponible en el equipo cliente. Al especificar o modificar una fórmula . Un programador puede implementar una función definida por el usuario de varias maneras. haga clic en el botón que aparece a continuación. las referencias de celda y los bordes alrededor de las celdas correspondientes están codificados por color. oscar perez 72 .  Para hacer referencia a dos áreas que no se intersecan. Los rangos no se intersecan Cambie la referencia para que se intersequen. Se ha utilizado un operador de rango incorrecto  y. haga clic en Mostrar pasos de cálculo si aparece. utilice el operador de unión. El operador de intersección es un espacio entre referencias. asegúrese de que el punto y coma separa los dos rangos (SUMA(A1:A10. Revise las siguientes causas y soluciones posibles.C1:C10)). utilice dos puntos (:) para separar la referencia a la primera celda en el rango de la referencia a la última celda. haga clic en la celda que muestra el error. se deberá escribir su nombre entre comillas simples ( ' ). el punto y coma (.Curso Avanzado de Ms Excel La referencia a otra hoja no está entre comillas simples Si la fórmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de cálculo u otros libros y el nombre del otro libro o de la otra hoja de cálculo contiene un carácter no alfabético o un espacio. si la fórmula suma dos rangos. 1. Ing. Por ejemplo. vea la Ayuda de Visual Basic y el Microsoft Office SharePoint Server 2007 Software Development Kit (Kit de desarrollo de software (SDK) de Microsoft Office SharePoint Server 2007). no se trata de una referencia a un rango con nombre.Curso Avanzado de Ms Excel Referencias de celda codificadas por color La primera referencia de celda es B3. el color azul y el rango de celda tiene un borde azul con esquinas cuadradas. 7. se trata de una referencia a un rango con nombre . La segunda referencia de celda es C3. seleccione la referencia y escriba una nueva. Cambiar las referencias que no sean a un rango con nombre Ing.  Si hay cuadrados en cada esquina del borde codificado por color. 6. Microsoft Office Excel resaltará cada celda o cada rango de celdas con un color diferente. arrastre el borde codificado por color de la celda o del rango de celdas a la nueva ubicación. Presione ENTRAR. En la fórmula.   Para incluir más o menos celdas en una referencia. Siga uno de los procedimientos siguientes: Cambiar las referencias que no sean a un rango especificado 5. Siga uno de los procedimientos siguientes:  Para mover una celda o un rango de celdas a otra celda u otro rango. arrastre una esquina del borde. el color verde y el rango de celda tiene un borde verde con esquinas cuadradas. Haga doble clic en la celda que contiene la fórmula que desee cambiar. oscar perez 73 .  Si no hay cuadrados en cada esquina del borde codificado por color. Revise las siguientes causas y soluciones posibles. 2. En la sección Opciones de cálculo. Corregir un error #¡NUM! Este error se produce cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o una función. Cambie el número de veces que Microsoft Office Excel recorre en iteración las fórmulas. en el grupo Nombres definidos. a continuación. active la casilla de verificación Habilitar cálculo iterativo.Curso Avanzado de Ms Excel 8. haga clic en la flecha situada junto a Nombre definido y. haga clic en Opciones de Excel y. oscar perez 74 . como TIR o TASA. a continuación. haga clic en Mostrar pasos de cálculo si aparece. haga clic en uno o en varios. haga clic en la categoría Fórmulas. Siga uno de los procedimientos siguientes:  Seleccione el rango de celdas que contenga las fórmulas en las que desee reemplazar referencias por nombres. escriba 1000 en la fórmula. haga clic en Aplicar nombres. Ing. 10. 2. Se ha utilizado una función de hoja de cálculo que realiza iteraciones. haga clic en el botón que aparece a continuación. En el cuadro Aplicar nombres. 1. Haga clic en el Botón Archivo. 1.000 $. 9. y la función no encuentra un resultado   y. De manera opcional. Se ha utilizado un argumento inaceptable en una función que necesita un argumento numérico Asegúrese de que los argumentos utilizados en la función son numéricos. aunque el valor que desee especificar sea 1. En la ficha Fórmulas. haga clic en la celda que muestra el error. Utilice otro valor inicial para la función de la hoja de cálculo. Por ejemplo.  Seleccione una única celda para cambiar las referencias por nombres en todas las fórmulas de la hoja de cálculo. 4. haga clic en Mostrar pasos de cálculo si aparece. oscar perez 75 . Se han eliminado celdas a las que hacían referencia otras fórmulas o se han pegado celdas movidas sobre otras a las que se hacía referencia en otras fórmulas Cambie las fórmulas o restablezca las celdas de la hoja de cálculo eligiendo Deshacer inmediatamente después de eliminarlas o pegarlas. Para definir el número de veces que Excel actualizará los cálculos. la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3. Cuanto menor sea el número.) no es válida.Curso Avanzado de Ms Excel 3. 2. Por ejemplo. que no está disponible Asegúrese de que está utilizando el tema DDE correcto. escriba la cantidad en el cuadro Cambio máximo. y. Revise las siguientes causas y soluciones posibles. como "sistema". 1. haga clic en la celda que muestra el error. Se ha utilizado un vínculo OLE (vinculación e incrustación de objetos) con un programa que no se está ejecutando Inicie el programa. más preciso será el resultado y más tiempo necesitará Excel para calcular una hoja de cálculo. Corregir un error #¡REF! Este error se produce cuando una referencia de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. haga clic en el botón que aparece a continuación. Ing. escriba el número de iteraciones en el cuadro Nº máximo de iteraciones. Se ha intentado vincular a un tema de intercambio dinámico de datos (DDE). Para definir el número máximo de cambio que se aceptará entre los resultados de los cálculos. De manera opcional. Cuanto mayor sea el número de iteraciones. más tiempo necesitará Excel para calcular una hoja de cálculo. Se ha escrito una fórmula que devuelve un número demasiado grande o demasiado pequeño para que Excel lo represente Cambie la fórmula de manera que su resultado esté comprendido entre -1*10307 y 1*10307. Asegúrese de que la fórmula o la función es correcta para el operando o el argumento necesario y de que las celdas a las que hace referencia contienen valores válidos. a continuación. 2. Por ejemplo. haga clic en Mostrar pasos de cálculo si aparece. Se ha escrito texto y la fórmula requiere un número o un valor lógico. la fórmula =A5+A6 devolverá el error #¡VALOR! Se ha escrito o modificado una fórmula de matriz y se ha presionado ENTRAR Seleccione la celda o el rango de celdas que contiene la fórmula de matriz (fórmula matricial: fórmula que lleva a cabo varios cálculos en uno o más conjuntos de valores y devuelve un único resultado o varios resultados. Se ha especificado una referencia de celda. Las fórmulas matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican presionando CTRL+MAYÚS+ENTRAR. rótulos y funciones. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función.Curso Avanzado de Ms Excel Se ha ejecutado una macro que especifica una función que devuelve #¡REF! Compruebe si un argumento (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos.). como VERDADERO O FALSO Microsoft Office Excel no puede convertir el texto en el tipo de dato correcto. En Excel. se obtendrá #¡REF! debido a que no existen celdas sobre la fila Corregir un error #¡VALOR! Este error se produce cuando se utiliza un tipo de argumento (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos.) o de operando (operando: elementos de cualquiera de los lados de una fórmula. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números. presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR. referencias de celda y nombres. oscar perez 76 . haga clic en la celda que muestra el error. si la macro especifica una función que hace referencia a una celda situada sobre la función y la celda que contiene la función está en la fila 1. texto. Por ejemplo. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números.) incorrecto. Revise las siguientes causas y soluciones posibles. los operandos pueden ser valores. si la celda A5 contiene un número y la celda A6 contiene el texto "No disponible". una fórmula o una función como una constante matricial y. presione F2 para modificar la fórmula y. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. nombres. referencias de celda. texto.) de la función hace referencia a una celda o rango de celdas no válido. haga clic en el botón que aparece a continuación. Ing. De manera opcional. 1. referencias de celda y nombres. ) matricial no es una referencia de celda. Se ha ejecutado una macro que especifica una función que devuelve #¡VALOR! Asegúrese de que la función no utiliza ningún argumento incorrecto.Curso Avanzado de Ms Excel Asegúrese de que la constante (constante: valor que no ha sido calculado y que. comprobar si las fórmulas son precisas o buscar el origen de un error puede resultar difícil si la fórmula utiliza celdas precedentes o dependientes: Las celdas precedentes son celdas a las que se hace referencia mediante una fórmula en otra celda. Por ejemplo. una fórmula o una función. Para recibir ayuda a la hora de comprobar las fórmulas. por tanto. Las expresiones. Las celdas dependientes contienen fórmulas que hacen referencia a otras fórmulas. Se ha utilizado una matriz no válida en una de las funciones matriciales de la hoja de cálculo Asegúrese de que las dimensiones de la matriz (matriz: matriz rectangular de valores o un rango de celdas combinado con otras matrices o rangos para generar varias sumas o productos. si la celda D10 contiene la fórmula =B5. no son constantes. Cambie el rango para que incluya la misma fila o la misma columna que contenga la fórmula. no varía. Se ha proporcionado un rango a un operador o a una función que requiere un único valor. Por ejemplo. la celda B5 es precedente con respecto a la celda D10. el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. si la celda D10 contiene la fórmula =B5. puede utilizar los comandos Rastrear precedentes y Rastrear dependientes para mostrar gráficamente o para rastrear las relaciones entre las celdas y las fórmulas con flechas de rastreo . Excel dispone de funciones matriciales predefinidas que pueden realizar las sumas o productos) son correctas para los argumentos de la misma. Ing. no un rango de valores   Cambie el rango para que solamente tenga un valor. o los valores resultantes de ellas. oscar perez 77 . Mostrar las relaciones entre fórmulas y celdas En ocasiones. la celda D10 es dependiente de la celda B5. Por ejemplo. en Quitar un nivel de precedentes . El otro libro debe estar abierto para que Excel pueda Rastrear fórmulas que hacen referencia a una celda en concreto (dependientes) 5. Las flechas de color azul muestran las celdas sin errores. en la ficha Fórmulas. 4. Microsoft Office Excel no puede ir a una celda de un libro que no está abierto. abra dicho libro. a continuación. 2. 3. Seleccione la celda que contenga la fórmula para la que se desee buscar las celdas precedentes. haga clic otra vez en Rastrear precedentes 4. Si las celdas de referencia de fórmulas están en otro libro. Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que proporcione directamente datos a la celda activa. En la sección Mostrar opciones para este libro. seleccione el libro que desea y. haga clic en Rastrear precedentes . Para identificar el siguiente nivel de celdas que proporcionan datos a la celda activa. Las flechas de color rojo muestran las celdas que generan errores. . 6. compruebe que la opción Todos se encuentra seleccionada en Para objetos.Curso Avanzado de Ms Excel 1. en la ficha Fórmulas. haga clic en Opciones de Excel y. en el grupo Auditoría de fórmulas. en el grupo Auditoría de fórmulas. Para quitar otro nivel de flechas de rastreo. se mostrará una flecha de color negro que señala desde la celda seleccionada hasta un icono de hoja de cálculo rastrear estas dependencias. haga clic en Rastrear dependientes. 3. Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que sea dependiente de la celda activa. haga clic en la flecha situada junto a Quitar flechas y. 2. Realice uno de los procedimientos siguientes: Rastrear celdas que proporcionan datos a una formula (precedentes) 1. oscar perez 78 . a continuación. haga clic en la categoría Avanzadas. Para quitar las flechas de rastreo un nivel cada vez. Si una celda de otra hoja de cálculo o de otro libro hace referencia a la celda seleccionada. Haga clic en el botón de Archivo. haga clic otra vez en el botón. mostrar. a continuación. empezando por la celda precedente que esté más distante de la celda activa. en la ficha Fórmulas. Ing. en el grupo Auditoría de fórmulas. Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes. Para quitar otro nivel de flechas de rastreo. gráficos incrustados o imágenes en hojas de cálculo. Haga clic en el botón Seleccionar todo. En una celda vacía. Los siguientes elementos de la hoja de cálculo. se mostrará una flecha de color negro que señala desde la celda seleccionada hasta un icono de hoja de cálculo rastrear estas dependencias. a los que pueden hacer referencia las fórmulas. en el grupo Auditoría de fórmulas. haga clic otra vez en Rastrear dependientes . Si Excel emite un pitido al hacer clic en Rastrear dependientes significa que Excel ha buscado en todos los niveles de la fórmula o que está tratando de rastrear un elemento que no puede rastrearse. Para quitar las flechas de rastreo un nivel cada vez. Las flechas de color rojo muestran las celdas que generan errores.Curso Avanzado de Ms Excel Las flechas de color azul muestran las celdas sin errores. empezando por la celda dependiente que esté más distante de la celda activa. 11. haga clic en Rastrear precedentes dos veces. en la ficha Fórmulas. Seleccione la celda y. El otro libro debe estar abierto para que Excel pueda 8. a continuación. oscar perez 79 . en la ficha Fórmulas. Informes de tabla dinámica Las referencias a constantes con nombre Ing. haga clic otra vez en el botón. escriba = (signo igual). no pueden rastrearse mediante las herramientas de auditoría:    Las referencias a cuadros de texto. en el grupo Auditoría de fórmulas. Para identificar el siguiente nivel de celdas que dependen de la celda activa. 7. Si una celda de otra hoja de cálculo o de otro libro hace referencia a la celda seleccionada. o en Rastrear precedentes . en Quitar un nivel de dependientes . 10. haga clic en la flecha situada junto a Quitar flechas y. . Ver todas las relaciones en una hoja de cálculo 9. haga doble clic en la flecha negra para que se muestre el cuadro de diálogo Ir a y.dsn). imprima la hoja de cálculo con las flechas de rastreo presentes. iniciar una sesión y tener acceso al origen de datos externo. a continuación. Tras conectarse a los datos externos. deberá utilizar otra vez los comandos de auditoría en la hoja de cálculo. haga doble clic en la flecha. bases de datos creadas en Access. antes de realizar los cambios. Pero. Si se cambia la fórmula a la que señalan las flechas. asegurarlos y administrarlos? Puede hacerlo mediante la creación y el uso de conexiones de datos. se insertan o se eliminan columnas o filas. también puede actualizar automáticamente los libros de Excel desde el origen de datos original siempre que el origen de datos se actualice con información nueva.odc) o un archivo de nombre de origen de datos (. La información de conexión se almacena en el libro y también se puede almacenar en un archivo de conexión. seleccione una celda y presione F2. en la ficha Fórmulas. Si el origen de datos (origen de datos: conjunto almacenado de información de "origen" utilizado para conectarse a Ing. Para incluir datos externos (datos externos: datos que se almacenan fuera de Excel. Este origen de datos externos se conecta al libro a través de una conexión de datos. que es un conjunto de información que describe cómo localizar. como un archivo de conexión de datos de Office (. Importación de datos a Excel Fuera del libro de Microsoft Excel. actualizarlos. en el grupo Auditoría de fórmulas. una base de datos o un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP). SQL Server o en un servidor Web. Para hacer un seguimiento de las flechas de rastreo originales. existe un mundo de datos que puede usar dentro de su libro.Curso Avanzado de Ms Excel  Las fórmulas ubicadas en otro libro que hacen referencia a la celda activa si el otro libro está cerrado. importarlos. Si la celda está en otra hoja de cálculo o en otro libro. Para quitar todas las flechas de rastreo de la hoja de cálculo. La ventaja principal de conectarse a datos externos consiste en que puede analizar periódicamente estos datos sin tener que copiar repetidamente los datos en su libro. haga doble clic en la referencia deseada en la lista Ir a. Para restaurar las flechas de rastreo después de hacer cualquiera de estos cambios. Los datos de un libro de Excel pueden proceder de dos ubicaciones diferentes. oscar perez 80 . desaparecerán todas las flechas de rastreo. o si se eliminan o mueven celdas. como un archivo de texto. necesita obtener acceso a los datos. ¿cómo puede encontrarlos. haga clic en Quitar flechas . por ejemplo. conectarse a ellos. NOTAS Para ver las precedentes codificadas por colores de los argumentos de una fórmula. una operación que puede ser larga y provocar errores. dBASE. Para seleccionar la celda situada en el otro extremo de una flecha. Pueden estar almacenados directamente en el libro o en un origen de datos externo.) en Excel. es posible que tenga que ponerse en contacto con el administrador de la base de datos para que le facilite una contraseña. Si el origen de datos es una base de datos. Existe una variedad de orígenes de datos a los que puede conectarse.  Diagnosticar un mensaje de error sobre las conexiones a datos externos. haga clic en Conexiones existentes). Para obtener más información acerca de las DCL. Puede usar este cuadro de diálogo para hacer lo siguiente:  Crear. y puede editarse fácilmente. haga clic en Conexiones). Muchos orígenes de datos tienen un controlador ODBC o proveedor OLE DB asociado. Es posible que desee realizar esto si la conexión fue definida por otro usuario. de manera tal que puede usarlos simplemente como usa los datos almacenados directamente en el libro. 3. Al usar este cuadro de diálogo. Un origen de datos puede incluir el nombre y la ubicación del servidor de la base de datos. Búsqueda de conexiones Para buscar archivos de conexión. modificación y eliminación. 5. Administración de conexiones En el cuadro de diálogo Conexiones del libro. Ing.  Comprobar el origen de datos externos. incluida su creación. 4. 1.Curso Avanzado de Ms Excel una base de datos. podrá ver los siguientes tipos de conexiones:  Conexiones en el libro  Archivos de conexión en el equipo  Archivos de conexión en la red  Un conjunto de carpetas de la red local. el nombre del controlador de la base de datos e información que necesita la base de datos cuando se inicia una sesión) externo al que desea obtener acceso no está ubicado en el equipo local. puede administrar fácilmente estas conexiones. (En el grupo Obtener datos externos de la ficha Datos. oscar perez 81 . editar. o reemplazar el archivo de conexión por una conexión existente. actualizar y eliminar las conexiones utilizadas en el libro.  Simplificar la creación y el uso compartido de archivos de conexión con otros usuarios. asegúrese de que la base de datos no esté abierta en modo exclusivo. (En el grupo Obtener datos externos de la ficha Datos. 2. vea la sección Publicar en Servicios de Excel de forma segura. Si el origen de datos es un archivo de texto o una hoja de cálculo.  Redirigir una conexión a un servidor u origen de datos distinto. asegúrese de que otro usuario no lo tenga abierto en modo exclusivo. cuya ubicación se pueda implementar en la red como parte de la implementación de directivas de grupo de Microsoft Office.  Mostrar dónde se utiliza cada conexión en el libro actual. use el cuadro de diálogo Conexiones existentes. Un archivo de conexión define toda la información necesaria para obtener acceso y recuperar datos de un origen de datos. La información de conexión se copia de un archivo de conexión a un libro. Los datos se copian en un libro.  Una biblioteca de conexiones de datos (DCL) de Servicios de Excel en un sitio de SharePoint Foundation. permisos de usuario u otro tipo de información de conexión. o bien. oscar perez 82 . una aplicación (como Excel) se conecta al Administrador de controladores ODBC. 2. haga clic en Herramientas administrativas y. a continuación. a continuación. Haga clic en Rendimiento y mantenimiento. en Panel de control. Los orígenes de datos del sistema los pueden usar y ver todos los usuarios de un equipo. a continuación. haga clic en Panel de control. haga clic en el botón Ayuda en cada cuadro de diálogo. haga clic en Herramientas administrativas. Haga clic en Sistema y mantenimiento y.Curso Avanzado de Ms Excel Uso de ODBC para conectarse a orígenes de datos Arquitectura ODBC En la arquitectura ODBC. Para conectarse a orígenes de datos ODBC. Orígenes de datos de equipo Los orígenes de datos de equipo almacenan información de conexión en el Registro en un equipo específico con un nombre definido por el usuario. Orígenes de datos de archivo Los orígenes de datos de archivo (que también se denominan archivos DSN) almacenan información de conexión en un archivo de texto en vez del Registro y suelen ser más flexibles que los orígenes de datos de equipo. O bien. compartirlo entre diversos equipos de la red y mantener fácilmente la información de conexión en una sola ubicación. Para obtener más información sobre las diferentes opciones. Los orígenes de datos de equipo pueden usarse únicamente en el equipo en el que están definidos. a continuación. Hay dos tipos de orígenes de datos de equipo: del usuario y del sistema. En Windows XP y en Windows Server. Los orígenes de datos del usuario sólo los puede usar y ver el usuario actual. mediante una cadena de conexión en código de Microsoft Visual Basic para pasar la información de conexión directamente al Administrador de controladores ODBC. haga clic en Inicio y. en Windows Vista. Por ejemplo. Ing. los orígenes de datos de archivo se pueden copiar a cualquier equipo con el controlador ODBC adecuado. Asegúrese de que el controlador ODBC adecuado esté instalado en el equipo que contiene el origen de datos. Defina un nombre de origen de datos (DSN) mediante el Administrador de origen de datos ODBC para almacenar la información de conexión en el Registro o en un archivo DNS. de modo que la aplicación puede contar con información de conexión coherente y exacta en todos los equipos donde se usa. se puede ubicar el origen de datos de archivo en un solo servidor. Para definir un origen de datos. Los orígenes de datos de equipo son especialmente útiles cuando se desea mejorar la seguridad porque ayudan a asegurar que sólo los usuarios que han iniciado sesión pueden verlos y porque los usuarios remotos no los pueden copiar a otro equipo. haga clic en el botón Inicio y. siga este procedimiento: 1. haga clic en Orígenes de datos (ODBC). que a su vez usa un controlador ODBC específico (como el controlador ODBC de Microsoft SQL) para conectarse a un origen de datos (como una base de datos de Microsoft SQL Server). Paradox. A continuación se describen algunos escenarios comunes de exportación de datos de Access a Excel: Ing. Windows Vista y Microsoft Office ofrecen los controladores ODBC y proveedores OLE DB que puede usar para recuperar datos de los siguientes orígenes de datos comunes: Microsoft Access. Este tipo de origen de datos de archivo puede usarse para obtener acceso a los orígenes de datos de equipo existentes desde los orígenes de datos de archivo. archivos HTML de Internet. archivos de texto.Curso Avanzado de Ms Excel Un origen de datos de archivo también puede ser susceptible de no ser compartido. la flexibilidad en la presentación y diseño de los datos o las funciones de Excel que no están disponibles en Access. puede crear una conexión a la base de datos de Access y recuperar todos los datos de una tabla o consulta. Por ejemplo. En Access. Nota El término importar tiene dos significados distintos en Excel y Access. En Excel. importar una hoja de cálculo de Excel en una tabla de Access o crear un vínculo con una hoja de cálculo de Excel desde una tabla de Access. significa crear una conexión permanente con los datos que se puede actualizar. incluso otros libros de Excel. conectar con una base de datos de Access desde una hoja de cálculo de Excel o exportar datos de Access a una hoja de cálculo de Excel. también puede tener acceso a muchos otros orígenes de datos que tienen los controladores ODBC y proveedores OLE DB adecuados. puede guardar el diseño de la operación para usarlo más adelante e incluso puede programar la operación de exportación para que se ejecute automáticamente en intervalos especificados. Conectar con datos de Access desde Excel Para llevar datos actualizables de Access a Excel. En ese caso. significa traer de una vez los datos a Access sin una conexión de datos. SQL Server Analysis Services y archivos XML.  Para traer datos de Excel a Access. oscar perez 83 . puede exportar un objeto de base de datos de Access (como una tabla. Oracle y DB2. reside en un solo equipo y apunta a un origen de datos de equipo. Microsoft FoxPro. Cuando lleve a cabo una operación de exportación en Access. tal vez desee actualizar un informe presupuestario de Excel que distribuye cada mes para que contenga los datos del mes en curso. Trabajar con datos de Access en Excel Es posible que desee trabajar con datos de Access en un libro de Excel para aprovechar las características de análisis de datos y creación de gráficos. Exportar datos de Access a Excel Mediante el Asistente para exportación de Access. puede copiarlos de una hoja de datos de Access y pegarlos en una hoja de cálculo de Excel.  Para traer datos de Access a Excel. puede copiarlos de una hoja de cálculo de Excel y pegarlos en una hoja de datos de Access. a una hoja de cálculo de Excel. Importación de datos desde orígenes de datos Windows XP. una consulta o un formulario) o registros seleccionados en una vista. Microsoft SQL Server. Al usar el Asistente para la conexión de datos y Microsoft Query. dBASE. Importación de datos desde una base de datos de Access Existen diversas maneras de intercambiar datos entre Microsoft Access y Microsoft Excel. Cuando se importan datos. pero desearía que el proceso fuera más eficaz. puede crear informes más flexibles. Importar datos de Excel a Access Para almacenar datos de Excel en una base de datos de Access y utilizar y mantener estos datos en Access de ahora en adelante. vea el sistema de Ayuda de Access. Si desea agregar. Solo puede importar una hoja de cálculo cada vez durante una operación de importación. Access crea una nueva tabla que está vinculada a las celdas de origen. No desea mantener copias de datos externos sino que desea poder trabajar con ellos en Access. repita la operación de importación para cada hoja de cálculo. pero desea también que los datos estén disponibles en Access. Todos los cambios que se realicen en las celdas de origen en Excel se reflejan en la tabla vinculada. Trabajar con datos de Excel en Access Tal vez desee trabajar con los datos de Excel en una base de datos de Access para aprovechar las características de administración de datos. Para obtener más información sobre cómo trabajar con formularios e informes de Access. modificar o eliminar datos. Para importar datos de varias hojas de cálculo. Cuando se establece un vínculo a una hoja de cálculo o un rango con nombre de Excel. Éstos están almacenados en bases de datos de Access. etiquetas impresas e informes gráficos. Su equipo exporta los datos a Excel cuando es necesario. Este tipo de vínculo se crea desde la base de datos de Access. oscar perez 84 . hay dos de ellas que son especialmente adecuadas para los datos de Excel:  Informes Si está familiarizado con el diseño de informes de Access y desea resumir u organizar los datos de Excel en este tipo de informe. A continuación. tiene que copiar los datos a Excel. puede crear un formulario de Access. seguridad o multiusuario de Access. Establecer un vínculo a datos de Excel desde Access Puede vincular un rango de datos de Excel en una base de datos de Access como una tabla. A continuación. no desde Excel. puede crear un informe de Access. debe realizar los cambios en el archivo de Excel de origen. como informes de grupo y resumen. no puede modificar el contenido de la tabla correspondiente en Access.  Su departamento o grupo de trabajo usa Access pero los datos de orígenes externos con los que trabaja están en hojas de cálculo de Excel. se incluyen algunos escenarios comunes de importación de datos de Excel en Access: Ing.  Utiliza Access con mucha frecuencia.Curso Avanzado de Ms Excel  Su departamento o grupo utiliza Access y Excel para trabajar con los datos. pero utiliza Excel para analizarlos y distribuir los resultados del análisis. se incluyen algunos escenarios comunes de vinculación a una hoja de cálculo de Excel desde Access:  Desea seguir manteniendo los datos en hojas de cálculo de Excel. Por ejemplo. pero le gustaría automatizar este proceso para ahorrar tiempo. puede crear un formulario de Access para mostrar campos en un orden diferente del orden de las columnas de la hoja de cálculo o para ver más fácilmente una fila larga de datos en la pantalla. Use este sistema si tiene previsto mantener el rango de datos en Excel. pero su jefe prefiere ver los informes en Excel.  Formularios Si desea usar un formulario para buscar o mostrar datos de Excel. pero desea poder usar las eficaces características de consulta y generación de informes de Access. Periódicamente. puede importar los datos a Access. Aunque Access contiene muchas características útiles. Access los almacena en una tabla nueva o existente sin modificarlos. Por ejemplo. Sin embargo. ) a través de la intranet de la empresa o mediante un módem en el equipo o red. Son dos los formatos de archivo de texto que se usan habitualmente:  Archivos de texto delimitados (. Según sus necesidades.  Archivos de texto de valores separados por comas (. puede actualizar los datos en Excel con los datos más recientes de la página web) o puede obtener datos de una página web y mantenerlos estáticos en la hoja de cálculo. Desea importar estas hojas de cálculo de Excel a su base de datos a medida que las va recibiendo. También puede cambiar el carácter separador que se usa tanto en los archivos de texto delimitados como en los . puede analizar cotizaciones en Excel mediante el uso de información que viene directamente de una página web. Por ejemplo. en los que el carácter de coma (. Con un solo clic. puede recuperar y actualizar índices de cotizaciones desde una página web pública o recuperar y actualizar una tabla de información de ventas de una página web de la empresa. Puede usar una consulta web para recuperar datos almacenados en una intranet o en Internet. sino también gráficos. como una sola tabla. Desea moverlos de las hojas de cálculo de Excel a una o varias bases de datos nuevas de Access. varias tablas o todo el texto de una página web. en el grupo Obtener datos externos. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operación de importación o de exportación se realizará de la manera deseada.csv.Curso Avanzado de Ms Excel  Es usuario de Excel desde hace tiempo pero para seguir avanzando desea usar Access para trabajar con estos datos. en los que el carácter de tabulación (el código de carácter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto. Desea agilizar el proceso de importación para asegurarse de que los datos se importan cada semana a una hora específica a la base de datos.  Usa Access para administrar los datos. puede actualizar fácilmente los datos con la información más actualizada de la página web.  Su departamento o grupo de trabajo usa Access pero recibe ocasionalmente datos en formato de Excel que se deben combinar con sus bases de datos de Access. haga clic en Desde texto). los usuarios pueden saltar fácilmente de un elemento a otro. Importación de archivos de texto Puede utilizar Excel para importar datos de un archivo de texto a una hoja de cálculo. El Asistente para importar texto examina el archivo de texto que se va a importar y ayuda a garantizar que los datos se importen del modo deseado. y analizar los datos mediante las herramientas y características de Excel.csv).txt). en el grupo Obtener datos externos. (En la ficha Datos. (En la fichaDatos. pero los informes semanales que recibe del resto de los integrantes de su equipo son libros de Excel. Existen dos formas de importar datos de un archivo de texto usando Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel (lo cual no establece una conexión con el archivo de texto) o puede importar el archivo de texto como un rango de datos externos (lo cual sí establece una conexión con el archivo de texto). Importación de datos desde Internet Las páginas web suelen contener información que es perfecta para el análisis en Excel. En el Web. Debe tener acceso a Internet (World Wide Web (WWW): rama multimedia de Internet que presenta no sólo texto. oscar perez 85 . o puede realizar una consulta en archivos HTML o XML almacenados en el equipo. puede recuperar datos actualizables (es decir. Por ejemplo. Ing.) suele separar cada campo de texto. de una página a otra o de un sitio a otro utilizando hipervínculos. Puede importar datos que se originen en una página web mediante el cuadro de diálogo Nueva consulta web. sonido y vídeo. haga clic en Desde web). oscar perez 86 .) cuando el servidor no está disponible o se interrumpe la conexión con la red. En Excel. Los datos de origen pueden tomarse de una lista o rango de Excel. Este software puede incluir un controlador de origen de datos y otro software cliente que sea necesario para conectarse a una base de datos. a continuación.) es un archivo con la extensión . disponibilidad. como un informe de tabla dinámica.). Puede cambiar las vistas de los datos. haga clic en Desde otros orígenes y. Los datos OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas. ver niveles de detalle diferentes o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando campos y mostrando u ocultando elementos de los mismos. el Asistente para la conexión de datos muestra tres páginas: * Página 1: Conectar con el servidor de base de datos de iniciar sesión en el servidor de base de datos. Al conectarse a una base de datos de Microsoft SQL Server. incluidos los que son externos a Excel. en Desde Analysis Services. puede conectarse fácilmente a una base de datos OLAP de Analysis Services mediante un proveedor OLAP. Use un archivo de cubo sin conexión para continuar realizando cambios en informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico (informe de gráfico dinámico: gráfico que proporciona análisis de datos interactivo. Para conectarse a un proveedor OLAP. de varios orígenes. Un proveedor OLAP es un conjunto de software que proporciona acceso a un tipo concreto de base de datos OLAP.Curso Avanzado de Ms Excel Importación de datos desde Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server es una base de datos relacional completa diseñada para las soluciones de datos profesionales que requieren un óptimo rendimiento. (En el grupo Obtener datos externos de la ficha Datos. puede conectarse fácilmente a una base de datos de Microsoft SQL Server. Importación de datos desde Microsoft SQL Server Analysis Services Analysis Services (un componente de Microsoft SQL Server) que admite la inteligencia empresarial y es una base de los sistemas de análisis de procesamiento analítico en línea (OLAP) (OLAP: tecnología de base de datos que se ha optimizado para la elaboración de consultas e informes. En Excel. escalabilidad y seguridad. También puede tener acceso a datos OLAP cuando está desconectado del origen de datos OLAP. Los archivos de cubo sin conexión permiten continuar trabajando cuando no se está conectado al servidor OLAP. Al conectarse a Analysis Services. el Asistente para la conexión de datos muestra tres páginas: * Página 1: Conectar con el servidor de base de datos datos y la forma de iniciar sesión en el servidor. en Desde SQL Server). debe usar una tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos. de un cubo o base de datos externa o de otro informe de tabla dinámica. haga clic en Desde otros orígenes y. Use esta página para especificar el servidor y la forma Ing. Un archivo de cubo sin conexión (archivo de cubo sin conexión: archivo que se crea en el disco duro o en un recurso compartido de red para almacenar datos de origen OLAP para un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. (En el grupo Obtener datos externos de la ficha Datos.). en lugar de procesar transacciones. extracción de datos y sistemas de informes de panel. Use esta página para especificar el servidor de base de Use esta página para especificar la base de datos y la * Página 3: Guardar archivo de datos y conexión Use esta página para especificar y describir el archivo de conexión y las frases de búsqueda para localizar el archivo.cub que almacena una porción de datos de origen (datos de origen: lista o tabla que se utiliza para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico.) de una base de datos de servidor OLAP. * Página 2: Seleccionar una base de datos y una tabla tabla o consulta que contiene los datos que desea. a continuación. como registros de una base de datos. cuadros de mandos de indicador clave de rendimiento (KPI). Use esta página para especificar la base de datos y el * Página 3: Guardar archivo de datos y conexión Use esta página para especificar y describir el archivo de conexión y las frases de búsqueda para localizar el archivo.) a celdas de una hoja de cálculo y exporta datos XML revisados con vistas a la interacción con otras bases de datos y aplicaciones. Esta información se puede importar fácilmente desde bases de datos y aplicaciones. una factura que contenga el nombre y la dirección de un cliente o un informe que contenga los resultados financieros del último trimestre ya no son informes estáticos. Eso facilita la especificación y la extracción de datos XML en las plantillas sin necesidad de volver a diseñarlas.) creados a partir de otras bases de datos y aplicaciones. es posible agregar. Proceso básico para el uso de datos XML en Excel El siguiente diagrama muestra cómo los diferentes archivos y operaciones trabajan conjuntamente cuando se utiliza XML con Excel. Básicamente. el proceso se compone de cinco fases. asigna elementos XML de un esquema XML (esquema XML: especificación formal escrita en XML que define la estructura de un documento XML. Estas nuevas características XML convierten a Excel en un generador de archivos de datos XML con una interfaz de usuario familiar. Gracias a las asignaciones XML. oscar perez 87 .  Exportar datos de las celdas de asignación a archivos de datos XML independientes de otros datos del libro. identificar y extraer partes concretas de datos comerciales de los documentos de Excel con facilidad. Situaciones clave de XML Las características de XML están diseñadas para las siguientes situaciones clave:  Aumentar la funcionalidad de las plantillas existentes de Excel al asignar elementos XML a celdas existentes. revisar y exportar a las mismas bases de datos y aplicaciones o a otras distintas.  Importar archivos de datos XML a un nuevo libro. incluidos los nombres de elementos y tipos de datos enriquecidos.Curso Avanzado de Ms Excel * Página 2: Seleccionar una base de datos y una tabla cubo.  Importar datos XML de un servicio Web a la hoja de cálculo de Excel.  Usar datos XML como entrada para los modelos de cálculo existentes al asignar elementos XML a las hojas de cálculo existentes. los elementos que pueden aparecer combinados y los atributos que están disponibles para cada elemento. Ing. Importación de datos XML Excel facilita la importación de datos XML (Lenguaje de marcado extensible) (Lenguaje de marcado extensible (XML): forma abreviada del Lenguaje de marcado generalizado estándar (SGML) que permite a los programadores crear etiquetas personalizadas que ofrecen flexibilidad para organizar y presentar información. Por ejemplo.  Anexar los nuevos datos a las listas XML existentes Especifica si el contenido del origen de datos se anexa a los datos existentes en la hoja de cálculo. por ejemplo. si está consolidando datos de varios archivos de datos XML parecidos en una lista XML o si no desea sobrescribir el contenido de una celda que contiene una función. Establezca esta opción si desea sustituir los datos actuales por datos nuevos. si hay datos actualizados en el nuevo archivo de datos XML. mover celdas de asignación y aprovechar la funcionalidad de Excel sin perder la estructura y las definiciones XML.xsd) a un libro. Establezca esta opción. oscar perez 88 .  Sobrescribir los datos existentes con los nuevos Especifica si los datos se sobrescriben al importar datos. Cada asignación XML solo puede tener un enlace de datos XML. (en el grupo XML de la ficha Programador. Paso 4 Especificar datos.xml) y enlazar los elementos XML con celdas de asignación. Paso 2 Asignar elementos de esquema XML a celdas individuales o listas XML. donde encontrará tres opciones (todas activadas de manera predeterminada) que puede establecer o desactivar para controlar el comportamiento de un enlace de datos XML:  Validar datos con el esquema para importar y exportar Especifica si Excel valida datos en la asignación XML al importar datos. Paso 3 Importar un archivo de datos XML (. Puede abrir el cuadro de diálogo Propiedades de la asignación XML. Ing. haga clic en Propiedades de la asignación). y un enlace de datos XML está enlazado con todas las asignaciones creadas desde una única asignación XML. Uso de datos XML Cuando importa el contenido de un archivo de datos XML a una asignación XML existente en el libro. por ejemplo. Paso 5 Exportar datos revisados desde celdas de asignación a un archivo de datos XML. Eso significa que cada elemento de datos del archivo de datos XML tiene un elemento correspondiente en el esquema XML que se ha asignado desde un archivo de esquema XML o un esquema deducido. Establezca esta opción si desea asegurarse de que los datos XML que importe se ajusten al esquema XML. los datos del archivo se enlazan con una asignación XML almacenada en el libro.Curso Avanzado de Ms Excel Paso 1 Agregar un archivo de esquema XML (. en la cual podrá escribir información de conexión específica para el proveedor OLE DB. oscar perez 89 . haga clic en Desde otros orígenes y. Además. una ubicación del servidor y un nombre de usuario. como una contraseña. siga este procedimiento: * Haga clic en la pestaña Proveedor. haga clic en la pestaña Avanzadas. cuando se ejecuta. para realizar estas tareas de consultas especializadas. (En el grupo Obtener datos externos de la ficha Datos. en Desde Microsoft Query). medio de buscar registros que responden a una pregunta concreta sobre los datos de una base de datos. en el grupo Obtener datos externos de la ficha Datos. En general. el proveedor OLE DB de Microsoft para SQL Server requiere un nombre de servidor. de modo que una misma consulta puede utilizarse para recuperar diferentes conjuntos de resultados. Se mostrará la ficha Conexión. Microsoft Query proporciona un front-end simple. Importación de datos mediante Microsoft Query Microsoft Query también se puede usar para importar datos. el proveedor OLE DB de Microsoft para controladores ODBC también permite el acceso a orígenes de datos ODBC. haga clic en De otras fuentes y luego en Desde el Asistente para la conexión de datos. haga clic en la pestaña Todo. Si elige la opción de origen de datos Otro o avanzado en el Asistente para la conexión de datos.Curso Avanzado de Ms Excel Importación de datos mediante el Asistente para la conexión de datos Puede usar el Asistente para la conexión de datos para conectarse a un origen de datos externos OLE DB u ODBC que ya haya sido definido. Puede usar Microsoft Query para configurar orígenes de datos ODBC para recuperar datos.) simple o puede usar criterios avanzados en Consulta para crear una consulta más compleja y hacer lo siguiente:  Filtrar filas o columnas de datos antes de llevarlos a Excel. seleccione el proveedor OLE DB y. En Microsoft Query.). a continuación.  Ordenar datos antes de llevarlos a Excel. Por ejemplo.  Unir varias tablas.  Crear una consulta de parámetros (consulta de parámetros: tipo de consulta que. Nota No se puede filtrar ni unir datos en el Asistente para la conexión de datos. * Para definir las propiedades de inicialización del proveedor OLE DB. * Para proporcionar información adicional. Cada proveedor OLE DB define información de conexión específica. fácilmente accesible desde Excel. haga clic en Siguiente. Es posible que también desee definir información adicional. Ing. a continuación. haga clic en Ayuda en el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo de datos. para definir la información de conexión en el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo de datos. o si desea usar la seguridad integrada de Microsoft Windows. puede usar el Asistente para consultas para crear una consulta (consulta: en Query o Access. Para obtener más información acerca de cómo usar cada ficha de este cuadro de diálogo. puede ver una lista de proveedores OLE DB disponibles en el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo de datos. pide los valores (criterios) que se utilizarán para seleccionar los registros para el conjunto de resultados. como la configuración de red y los permisos de acceso. Para abrir el Asistente para la conexión de datos. Cuando se insertan subtotales automáticos. Ing. Si los datos no están organizados en una lista. la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales. Actualización automática: Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle. en lugar Cómo se calculan los subtotales Excel calcula los subtotales con una función de resumen. Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. o si sólo necesita un total. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez. Totales generales Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. puede utilizar Autosuma de subtotales automáticos. Para insertar subtotales. si se utiliza la función de resumen Promedio. oscar perez 90 . como Suma o Promedio. Por ejemplo.Curso Avanzado de Ms Excel Subtotales Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números. En el ejemplo a continuación. desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos. 8. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. 4. Nota Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. 5. En el cuadro Agregar subtotal a. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente. Haga clic en Aceptar. haga clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. columna B. los subtotales de cada deporte están en una lista que ya tiene subtotales para cada región. 10. En el cuadro Para cada cambio en. haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. 3. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar. En el cuadro Usar función. Ing. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo. o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Sugerencia Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales. En el ejemplo anterior. haría clic en una celda de la columna Deporte. compruebe que ha ordenado la lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera que las filas cuyos subtotales desea estén agrupadas. Utilice los símbolos y par a mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales. En el ejemplo anterior. active la casilla de verificación Salto de página entre grupos. 9. haga clic en Subtotales.) que desee utilizar para calcular los subtotales. haría clic en la columna Deporte. contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango. haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal. oscar perez 91 . Contar y Promedio. En el ejemplo anterior. Subtotales exteriores Antes de insertar los subtotales anidados. Insertar subtotales individuales Columna cuyos subtotales se desea calcular 1. desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales. seleccionaría la columna Ventas.Curso Avanzado de Ms Excel Subtotales anidados Puede insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales existentes. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes. 2. En el menú Datos. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila. 6. 7. active la casilla de verificación de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. Inserte los subtotales anidados. 6.) que desee utilizar para calcular los subtotales. ordenaría el rango primero por la columna Región y después por la columna Deporte. a continuación. 5. etc. 4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y. contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango. En el cuadro Agregar subtotal a. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar. ¿Cómo? 1. haga clic en Aceptar. el rango que se ordene deberá tener rótulos de columna. Contar y Promedio.Curso Avanzado de Ms Excel Insertar subtotales anidados 1. Ing. o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. En el menú Datos. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo. En el cuadro Usar función. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal. En el ejemplo anterior. haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación. 2. En el ejemplo anterior. después por la siguiente columna interior de los subtotales anidados. desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos. 3. haga clic en la columna de los subtotales exteriores. 2. En el ejemplo anterior. Inserte los subtotales exteriores. haga clic en las columnas que desee ordenar. En el menú Datos. haría clic en Región. haga clic en Subtotales. 7. ordenando primero por la columna de subtotales exteriores. 3. active la casilla de verificación Salto de página entre grupos. haga clic en Ordenar. active la casilla de verificación correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. 2. oscar perez 92 . 5. 4. esa columna sería Ventas. En los cuadros Ordenar por y Luego por. Ordene el rango por varias columnas. En el cuadro Para cada cambio en. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila. Haga clic en el rango que desee ordenar. ¿Cómo? Para obtener resultados óptimos. 1. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar. En el ejemplo anterior. Repita el paso anterior para más subtotales anidados. 2. Haga clic en Alternar fila Total en la barra de herramientas Lista. Contar y Promedio. 8. Insertar una fila total en una lista 1. 3. Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales. Seleccione la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación. Ing. haga clic en Subtotales. Asegúrese de que esté activada la lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista. esa columna sería Deporte. haga clic en la columna de subtotales anidados. oscar perez 93 . 4.) y otras opciones. o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. empezando desde los más exteriores. En el menú Datos.) seleccionando una celda de la lista.Curso Avanzado de Ms Excel ¿Cómo? 1. En el cuadro Para cada cambio en. 2. Por ejemplo.Curso Avanzado de Ms Excel Introducción a análisis Y SI Mediante el uso de las herramientas de análisis y si en Microsoft Office Excel. Usar escenarios para tener en cuenta muchas variables diferentes Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede reemplazar de forma automática en las celdas de una hoja de cálculo. O. puede realizar análisis y si para crear dos presupuestos donde en cada uno de ellos se supone un cierto grado de ingresos. Los escenarios y las tablas de datos toman conjuntos de valores de entrada y determinan posibles resultados. Información general El análisis y si es en el proceso de cambiar los valores de las celdas para ver cómo afectan los cambios al resultado de las fórmulas de la hoja de cálculo. pero puede acomodar hasta 32 valores. Un escenario puede tener muchas variables.  TABLAS DE DATOS. oscar perez 94 . En Excel se incluyen tres tipos de herramientas de análisis y si:  ESCENARIOS. pero puede aceptar muchos valores diferentes para estas variables. como el complemento Solver. También puede crear previsiones mediante varios comandos y el controlador de relleno que están integrados en Excel. cambiarlos a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver los diferentes resultados. puede instalar complementos que le ayudarán a realizar análisis y si. Puede usar el Administrador de escenarios para crear dos escenarios en la misma hoja de cálculo y. puede usar varios conjuntos diferentes de valores en una o más fórmulas para explorar todos los resultados distintos. pero puede acomodar más variables. a continuación. a continuación. Excel proporciona varias herramientas diferentes para ayudar a realizar el tipo de análisis que se ajuste a sus necesidades. determinar qué conjuntos de valores generarán dicho resultado. Para cada escenario.  BÚSQUEDA DE OBJETIVO. La búsqueda de objetivo funciona de forma distinta a los escenarios y las tablas de datos ya que toma un resultado y determina los valores de entrada posibles que producen ese resultado. El complemento Solver es similar a la búsqueda de objetivo. puede especificar un resultado que desea que genere una fórmula y. cambiar entre ellos. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y. Una tabla de datos funciona únicamente con una o dos variables. Para modelos más avanzados. luego. puede usar el complemento Analysis Pack. Por ejemplo. Además de estas tres herramientas. debe especificar las celdas que cambiar y los valores que va a Ing. suponga que tiene dos escenarios del presupuesto: un caso bueno y otro malo. puede recopilar los libros y combinar los escenarios. Escenario Peor opción Cambio de celdas Celda de resultado Escenario Mejor opción Cambio de celdas Celda de resultado Si varias personas tienen información específica en libros independientes que desea usar en escenarios. la celda de resultado cambia para reflejar los diferentes valores de las celdas cambiantes. oscar perez 95 .Curso Avanzado de Ms Excel usar para dicho escenario. Al cambiar entre los escenarios. puede crear un informe resumen del escenario que incluya la información de estos escenarios. Informe Resumen de escenario Ing. Un informe de escenario muestra toda la información del escenario en una tabla en una nueva hoja de cálculo. Después de crear o recopilar todos los escenarios que necesita. Puede aplicar restricciones para limitar los valores que podrá usar Solver en el modelo. oscar perez 96 . pero no está seguro de cuáles son los datos que requiere la fórmula para obtener dicho resultado. Para ampliar los datos complejos y no lineales. Si desea determinar más de un valor de entrada. puede encontrar un valor óptimo para la fórmula en una celda. Preparar previsiones y modelos empresariales avanzados Si desea preparar previsiones. el período en el cual devolverá el préstamo y cuánto puede pagar cada mes. Con Solver. Por ejemplo. llamada celda de destino. NOTA La Búsqueda de objetivo funciona con un solo valor de entrada de variable. Ing.Curso Avanzado de Ms Excel Usar la búsqueda objetivo para averiguar cómo obtener un resultado deseado Si sabe el resultado que desea de una fórmula. denominadas celdas ajustables. puede usar la función Búsqueda de objetivo. puede usar Excel para generar automáticamente futuros valores que se basan en datos existentes. Solver ajusta los valores en las celdas cambiantes especificadas. en una hoja de cálculo. para obtener el resultado especificado en la fórmula de la celda de destino. o para generar automáticamente valores extrapolados con tendencia lineal o con cálculos de tendencias de crecimiento. las restricciones pueden estar referidas a otras celdas que modifican la fórmula de la celda de destino. la cantidad del préstamo y el importe de pago mensual del préstamo. Aunque la Búsqueda de objetivo puede alojar sólo una variable. puede proyectar hacia atrás para obtener más variables usando el complemento Solver. asimismo. Solver usa un grupo de celdas que están relacionadas con la celda de destino. puede usar las funciones de la hoja de cálculo o la herramienta de análisis de regresión en el complemento Analysis ToolPak. suponga que tiene que pedir prestado dinero. Puede completar una serie de valores que coinciden con una tendencia lineal simple o con una tendencia geométrica exponencial mediante el controlador de relleno o el comando Series. Puede usar la Búsqueda de objetivo para determinar qué tipo de interés debe obtener para cumplir su objetivo de préstamo. por ejemplo. deberá usar el complemento Solver. Conoce la cantidad de dinero que desea. Acelerar los cálculos en una hoja de cálculo que contiene tablas de datos 1.Curso Avanzado de Ms Excel TABLAS DE DATOS Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra cómo el cambio de una o dos variables en las fórmulas (fórmula: secuencia de valores. Ing. Por ejemplo. Las tablas de datos forman parte de un conjunto de comandos que se denominan herramientas de análisis Y si.) afectará a los resultados de las mismas. haga clic en Opciones de Excel y. se realizan análisis Y si. Aunque está limitado a sólo uno o dos variables (una para la celda de entrada de fila y otra para la celda de entrada de columna). pero se pueden crear tantos escenarios como se desee. haga clic enAutomático excepto para tablas de datos. aunque no tengan cambios. Tablas de datos de una variable Use una tabla de datos de una variable si desea ver cómo diferentes valores de una variable en una o más fórmulas cambiarán los resultados de esas fórmulas. Haga clic en el botón de Archivo. bajo Cálculo de libro. Si desea analizar más de dos variables. Por ejemplo. Cuando se utilizan tablas de datos. oscar perez 97 . puede usar una tabla de datos de una variable para ver cómo diferentes tipos de interés afectan al pago mensual de una hipoteca. Por ejemplo. puede utilizar una tabla de datos para variar el tipo de interés y el plazo que se utilizan en un préstamo para determinar posibles importes de pago mensual. puede usar una tabla de datos de dos variables para ver cómo diferentes combinaciones de tipos de interés y términos de préstamos afectarán al pago mensual de una hipoteca. Una formula comienza siempre con el signo igual (=). pueden cambiarse las opciones de Calcular para que se actualice automáticamente la hoja de cálculo pero no las tablas de datos. Una tabla de datos no puede dar cabida a más de dos variables. Vea la sección Acelerar los cálculos en una hoja de cálculo que contiene tablas de datos. a continuación. Cálculos de las tablas de datos Las tablas de datos se actualizan cuando se actualiza una hoja de cálculo. Tabla de datos de dos variables Use una tabla de datos de dos variables para ver cómo diferentes valores de dos variables en una fórmula cambiarán los resultados de la misma. Un escenario puede tener un máximo de 32 valores diferentes. El análisis Y si es el proceso de cambiar los valores de las celdas para ver cómo los cambios afectarán l resultado de fórmulas de la hoja de cálculo. nombres. referencias de celda. Para acelerar el cálculo de una hoja de cálculo que contenga una tabla de datos. haga clic en la categoría Fórmulas. 2. En la sección Opciones de cálculo. funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. una tabla de datos puede incluir tantos valores de variables diferentes como se desee. Las tablas de datos constituyen un método rápido para calcular varios resultados en una operación y una forma de ver y comparar los resultados de todas las variaciones diferentes en la hoja de cálculo. debe utilizar en su lugar escenarios. haga clic en Automático excepto en las tablas de datos. oscar perez 98 . arrastre el Proyectar valores con una función de hoja de cálculo Uso de la función PRONOSTICO Esta función calcula o prevé un valor futuro utilizando los valores existentes. Pueden devolver también sólo valores de y a partir de los valores de x conocidos para la línea o curva de ajuste perfecto. haga clic en la flecha de Opciones para el cálculo y. si los valores de inicio seleccionados de las celdas C1:E1 son 3. Borrar una tabla de datos Por ejemplo. Los valores conocidos son valores de x e y existentes. utilice los valores existentes de x e ydevueltos por la función TENDENCIA o CRECIMIENTO. y el nuevo valor se calcula utilizando una regresión lineal. Para trazar una línea o una curva que describa los datos existentes.LINEAL ESTIMACION.Curso Avanzado de Ms Excel SUGERENCIA Como alternativa. las necesidades de inventario y las tendencias de los consumidores. en la ficha Fórmulas. 5 y 8. presione F9. seleccione las fórmulas y. a continuación.LINEAL y ESTIMACION.LOGARITMICA Descripción Proyectar valores Proyectar valores que se ajustan a una línea de tendencia recta Proyectar valores que se ajustan a una curva exponencial Calcular una línea recta a partir de datos existentes Calcular una curva exponencial a partir de datos existentes Ing. en el grupo Cálculo.LOGARITMICA Puede utilizar estas funciones para calcular una línea recta o una curva exponencial a partir de los datos existentes. NOTA Cuando se selecciona esta opción de cálculo. Para actualizar manualmente las tablas de datos. las tablas de datos se omiten al actualizar el resto del libro. Uso de las funciones TENDENCIA y CRECIMIENTO Estas funciones pueden extrapolar valores futuros de y que extiendan una línea recta o curva exponencial que describa mejor los datos existentes. Uso de la función ESTIMACION. incluidas la pendiente y la intersección de la línea de ajuste perfecto. El valor previsto es un valor del eje Y para un valor del eje X dado.LINEAL y ESTIMACION. Función PRONOSTICO TENDENCIA CRECIMIENTO ESTIMACION.LOGARITMICA devuelven varias estadísticas de regresión. Esta función se puede utilizar para prever las ventas futuras. Las funciones ESTIMACION. a continuación. 3. a continuación.Curso Avanzado de Ms Excel Realizar análisis de regresión con el complemento Herramientas para análisis Cuando tenga que realizar análisis de regresión más complicados. siga las instrucciones del programa de instalación. 5. 4. incluidos calcular y trazar residuos. haga clic en Ir. 6. En el cuadro de diálogo Análisis de datos. elija las opciones de análisis que desee. seleccione el cuadroHerramientas para análisis y. Ing. haga clic enOpciones de Excel y. 2. En el cuadro de diálogo Combinar escenarios. Haga clic en Combinar. En el cuadro Hoja. a continuación. El cuadro de diálogo Combinar escenarios se cierra y los escenarios que ha combinado aparecen en el cuadro de diálogo Administrador de escenarios. Haga clic en Aceptar para combinar los escenarios de la hoja de cálculo seleccionada en la hoja de cálculo actual. oscar perez 99 . Cierre el cuadro de diálogo Administrador de escenarios o déjelo abierto para continuar con el análisis. a continuación. Puede hacer clic en el botón Ayuda en el cuadro de diálogo para obtener más información sobre estas opciones. Haga clic en el botón de Microsoft Office . todos los escenarios que haya combinado serán parte de la hoja de cálculo actual. haga clic en la flecha junto a Libro y seleccione un libro que contenga los escenarios que desea combinar en los resultados. a continuación. en el grupo Comandos de menú. puede utilizar la herramienta de análisis de regresión del complemento Herramientas de análisis. 3. En el cuadro de diálogo de la herramienta que haya seleccionado. haga clic en Aceptar. 2. Si es necesario. dor de escenarios. Cómo cargar Herramientas para análisis 1. 3. 1. cargue Herramientas para análisis. Si la ficha Complementos o el comando Análisis de datos no están disponibles. seleccione el nombre de la herramienta de análisis que desee y. haga clic enAnálisis de datos. haga clic en la categoríaComplementos. En la lista Administrar. Repita los cuatro pasos anteriores según sea necesario hasta que se hayan combinado todos los escenarios que desee. En el menú Complementos. seleccione Complementos de Excel y. Cuando termine. 4. 2. haga clic en el nombre de la hoja de cálculo que contiene los escenarios que desea combinar. En la lista Complementos disponibles. haga clic enAceptar. 1. En la celda A1. el importe del préstamo y el importe del pago mensual del préstamo. Sabe cuánto dinero desea. Haga clic en Resumen del escenario o en Informe de tabla dinámica de escenario. Si desea aceptar más de un valor de entrada. en Administrador de escenarios. haga clic en Análisis Y si y. NOTA La característica Buscar objetivo funciona solamente con un valor de entrada variable. Por ejemplo. NOTAS   Los informes de escenario no se vuelven a calcular automáticamente. 2. 4. Preparar la hoja de cálculo 1. el importe del pago mensual es el objetivo. 3. Usar Buscar objetivo para encontrar el resultado deseado mediante el ajuste de un valor de entrada Si sabe qué resultado desea obtener de una fórmula. indique las referencias para las celdas que hacen referencia a las celdas cuyos valores han sido cambiados por los escenarios. Para obtener más información acerca del complemento Solver. use la característica Buscar objetivo. En este ejemplo. cuánto tiempo va a tardar en saldar el préstamo y cuánto puede pagar cada mes. oscar perez 100 .Curso Avanzado de Ms Excel Crear un informe resumen de escenario 1. En el cuadro Celdas de resultado. pero no está seguro de qué valor de entrada necesita la fórmula para obtener ese resultado. 2. Primero agregue algunos rótulos en la primera columna para que sea más fácil leer la hoja de cálculo. escriba Importe del préstamo. Puesto que desea calcular el tipo de interés del préstamo necesario para alcanzar su objetivo. a continuación. Las celdas de resultado no son necesarias para generar un informe resumen de escenario pero sí lo son para un informe de tabla dinámica de escenario. Abra una nueva hoja de cálculo en blanco. imagine que debe pedir prestado dinero. siga los vínculos de la sección Vea también. 1. por ejemplo. escriba Período en meses. esos cambios no aparecerán en ningún informe de resumen existente sino que aparecerán al crear un nuevo informe de resumen. En la celda A2. Ing. Separe varias referencias mediante comas. La función PAGO calcula un importe de un pago mensual. paso a paso. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos. Puede usar Buscar objetivo para determinar qué tipo de interés deberá conseguir para cumplir con el objetivo del préstamo. Ejemplo paso a paso Veamos el ejemplo anterior. usará la función PAGO. Si cambia los valores de un escenario. 2. Haga clic en Resumen. use el complemento Solver. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos. La fórmula también hace referencia a la celda B3 que es el lugar que especificará para que Buscar objetivo coloque el tipo de interés.000. devuelve un pago de 555. 4. no lo especifica como un valor porque el importe del pago es un resultado de la fórmula. 5. 4. escriba Pago. Esta fórmula calcula el importe del pago. La fórmula hace referencia a las celdas B1 y B2. 1. Haga clic en Aceptar. La fórmula divide el valor de B3 por 12 porque ha especificado un pago mensual y la función PAGOda por supuesto un tipo de interés anual. Éste es el importe del préstamo que desea. haga clic en la opción Porcentaje. Usar Buscar objetivo para determinar el tipo de interés 1. En la ficha Inicio. Por último. En la celda B2. En el ejemplo. 3.B2. Excel da por supuesto un tipo de interés del 0% y. En este ejemplo desea pagar 900 € cada mes. En el ejemplo es la celda B3.B1). 4. NOTA Si bien sabe cuál es el importe del préstamo que desea. la referencia es la celda B4. agregue la fórmula para la cual tiene un objetivo. Observe que este número es negativo porque representa un pago. En la celda B1. agregue los valores que conoce. con los valores del ejemplo. a continuación. NOTA La fórmula de la celda especificada en el cuadro Definir la celdadebe hacer referencia a la celda que cambia Buscar objetivo. 2.56 €. escriba Tipo de interés. escriba la referencia de la celda que contiene la fórmula que desea resolver. oscar perez 101 . Como no hay ningún valor en la celda B3. Haga clic en Aumentar decimales o en Disminuir decimalespara establecer la cantidad de posiciones decimales. escriba 100. 0. especifique el resultado de la fórmula que desee. 3. Puede pasar por alto ese valor por ahora. En la celda A3. En el cuadro Definir la celda. en el grupo Número. haga clic en Análisis Y si y. A continuación. escriba 180. Ésta es la cantidad de meses que desea para saldar el préstamo. En el cuadro Con el valor. dé formato a la celda objetivo (B3) de manera que muestre el resultado como un porcentaje. use la función PAGO:  En la celda B4. Para este ejemplo. 2. En la celda A4. Ing. tal como se muestra en la siguiente ilustración. que contienen los valores especificados en los pasos anteriores. En su lugar. 1. En el cuadro Cambiando la celda. En el ejemplo es 900. No especifica ese importe aquí ya que desea usar Buscar objetivo para determinar el tipo de interés y esta característica requiere que se empiece con una fórmula. debe agregar la fórmula a la hoja de cálculo y especificar el valor del pago más adelante al usar Buscar objetivo. Buscar objetivo ejecuta y produce un resultado.Curso Avanzado de Ms Excel 3. escriba =PAGO(B3/12. indique la referencia de la celda que contiene el valor que desea ajustar. A continuación. en Buscar objetivo. Curso Avanzado de Ms Excel Realizar análisis estadístico y técnico con las Herramientas para análisis Si tiene que desarrollar análisis estadísticos o técnicos complejos, puede ahorrar pasos y tiempo si utiliza las Herramientas para análisis. Cuando utilice una de estas herramientas, deberá proporcionar los datos y parámetros para cada análisis y la herramienta utilizará las funciones de macros estadísticas o técnicas correspondientes para realizar los cálculos y mostrar los resultados en una tabla de resultados. Algunas herramientas generan gráficos además de tablas de resultados. Las Herramientas para análisis incluyen las herramientas que se describen a continuación. Para tener acceso a estas herramientas, haga clic en Análisis de datosen el grupo Análisis de la ficha Datos. Si el comando Análisis de datos no está disponible, deberá cargar el programa de complemento Herramientas para análisis. Varianza Correlación Covarianza Estadística descriptiva Suavización exponencial Prueba t para varianzas de dos muestras Análisis de Fourier Histograma Media móvil Generación de números aleatorios Jerarquía y percentil Regresión Muestreo Prueba t Prueba z Ing. oscar perez 102 Curso Avanzado de Ms Excel NOTAS   Las funciones de análisis de datos sólo pueden utilizarse en una única hoja de cálculo a la vez. Cuando se analizan los datos de hojas agrupadas, los resultados aparecerán en la primera hoja, y en las hojas restantes aparecerán tablas con formato vacías. Para analizar los datos del resto de las hojas, actualice la herramienta de análisis para cada una de ellas. Para obtener una lista de libros que proporcionen más información sobre los algoritmos o métodos estadísticos que se han utilizado para crear las funciones y herramientas estadísticas de Microsoft Excel, vea Bibliografía sobre métodos y algoritmos estadísticos. En el siguiente ejemplo, el nivel de publicidad de cada trimestre afecta al número de unidades vendidas, determinando indirectamente el importe de los ingresos por ventas, los gastos asociados y los beneficios. Solver puede modificar los presupuestos trimestrales de publicidad (celdas B5:C5), con una restricción total máxima de 20.000 $ (celda F5), hasta que el valor total de beneficios alcance el importe máximo posible. Los valores en las celdas ajustables se utilizan para calcular los beneficios de cada trimestre, por tanto están relacionados con la fórmula en la celda objetivo F7, =SUMA(Q1 Beneficios:Q2 Beneficios). Celdas ajustables Celda restringida Celda objetivo Una vez ejecutado Solver, los nuevos valores son los siguientes: La herramienta Microsoft Excel Solver utiliza el código de optimización no lineal (GRG2) desarrollado por la Universidad Leon Lasdon de Austin (Texas) y la Universidad Allan Waren (Cleveland ). Los problemas lineales y enteros utilizan el método más simple con límites en las variables y el método de ramificación y límite, implantado por John Watson y Dan Fylstra de Frontline Systems, Inc. Para obtener más información sobre el proceso de solución interno que utiliza Solver, póngase en contacto con: Frontline Systems, Inc. P.O. Box 4288 Incline Village, NV 89450-4288 (775) 831-0300 Página Web: http://www.frontsys.com Correo electrónico: [email protected] Ing. oscar perez 103 Curso Avanzado de Ms Excel ¿Qué es la herramienta Solver de Excel? Solver se utiliza cuando queremos encontrar la mejor manera de hacer algo. O dicho de un modo más formal: queremos encontrar los valores de determinadas celdas de una hoja de cálculo que optimicen (aumenten o disminuyan) un determinado objetivo. Un modelo de optimización consta de tres partes: la celda objetivo, las celdas cambiantes y las restricciones.   La celda objetivo representa el objetivo como, por ejemplo, aumentar las ganancias mensuales. Las celdas cambiantes son las celdas de la hoja de cálculo que podemos cambiar o ajustar para optimizar la celda objetivo como, por ejemplo, la cantidad de cada producto fabricada durante un mes.  Las restricciones son delimitaciones que se aplican a las celdas cambiantes como, por ejemplo, no usar más recursos que los disponibles y no producir más cantidad de un producto que la que pueda venderse. Qué es la optimización  ¿Cómo puede una gran empresa farmacéutica determinar la mezcla de productos mensuales en su planta de Indianápolis necesaria para aumentar la rentabilidad empresarial?  Si Microsoft produce consolas Xbox en tres ubicaciones, ¿cómo puede reducir el costo necesario para satisfacer la demanda de consolas Xbox?   ¿Qué precio deben tener las consolas y los juegos Xbox para aumentar las ganancias de las ventas de Xbox? Microsoft desearía poner en marcha 20 iniciativas estratégicas que compaginen dinero y programadores con experiencia para los próximos cinco años. No dispone de recursos suficientes para realizar los 20 proyectos. ¿Qué proyectos debería realizar?  ¿Cómo pueden los corredores de apuestas encontrar el mejor grupo de "clasificaciones" de los equipos de la Liga Nacional de Fútbol para establecer puntuaciones exactas?  ¿Cómo debo repartir mi cartera de acciones entre valores tecnológicos, acciones infravaloradas, bonos, efectivo y participaciones en oro? En todas estas situaciones, queremos encontrar el mejor modo de hacer algo. O dicho de un modo más formal: queremos encontrar los valores de determinadas celdas de una hoja de cálculo que optimicen (aumenten o disminuyan) un determinado objetivo. La herramienta Solver de Excel le ayudará a resolver los problemas de optimización. Ing. oscar perez 104 Por ejemplo. las celdas cambiantes y las restricciones. Modelo Mezcla de productos de una empresa farmacéutica Celdas cambiantes Cantidad de cada producto fabricada durante un mes Ing. Las celdas en las que se registran estas cantidades son las celdas cambiantes de este modelo. Aumentar reducir Aumentar Reducir Aumentar proyectos de Aumentar Reducir Reducir o Modelo Mezcla de productos de una empresa farmacéutica Envío de Xbox Precio de Xbox Iniciativas Microsoft de Celda objetivo Ganancias mensuales Costos de distribución Ganancias de las consolas y juegos Xbox Valor neto actual de los proyectos seleccionados Diferencia entre los resultados previstos y los resultados reales de los partidos Riesgo de la cartera Clasificaciones de la Liga Nacional de Fútbol Cartera de acciones Tenga en cuenta que en algunas situaciones es posible que haya varias celdas objetivo. se incluyen las celdas objetivo de cada una de las situaciones descritas al principio del artículo. En el ejemplo de la empresa farmacéutica. Celda objetivo La celda objetivo representa el objetivo. La celda que mide la rentabilidad será la celda objetivo. el director de la planta puede ajustar la cantidad producida de cada producto durante un mes. En la tabla siguiente se muestran las definiciones de las celdas cambiantes adecuadas para los modelos descritos al principio del artículo. oscar perez 105 . el director de planta querrá probablemente aumentar la rentabilidad de la planta cada mes. Queremos reducir o aumentar la celda objetivo. Celdas cambiantes Las celdas cambiantes son las celdas de la hoja de cálculo que podemos cambiar o ajustar para optimizar la celda objetivo. Microsoft podría tener un objetivo secundario para aumentar la cuota de mercado de Xbox. En el ejemplo de una mezcla de productos de una empresa farmacéutica.Curso Avanzado de Ms Excel Definir un modelo de optimización Un modelo de optimización consta de tres partes: la celda objetivo. En la tabla siguiente. no deberíamos producir más cantidad de un producto que la que los compradores estarían dispuestos a adquirir. En la mayoría de los modelos de Solver. hay una restricción implícita que establece que ninguna de las celdas cambiantes debe tener un valor negativo. Explicaremos con más detalle las restricciones de no negatividad en los siguientes capítulos. En la tabla siguiente se muestran las restricciones de los problemas presentados al comienzo del capítulo. materia prima y mano de obra) que la cantidad del recurso disponible. Modelo Mezcla de productos de una empresa farmacéutica Restricciones En la mezcla de productos no se utilizan más recursos que los disponibles No producir más cantidad de un producto que la que se pueda vender Envío de Xbox No enviar desde una planta más unidades que la capacidad de la planta Asegurarse de que cada cliente recibe el número de Xbox que necesita Precio de Xbox Iniciativas Microsoft de proyectos de Los precios no pueden apartarse demasiado de los precios de la competencia Los proyectos seleccionados no pueden utilizar más dinero o programadores con experiencia que los disponibles Ninguno Cantidad producida en cada planta cada mes enviada a cada cliente Precios de la consola y los juegos Qué proyectos se seleccionan Clasificación de los equipos Fracción del dinero invertido en cada clase de activo Clasificaciones de la Liga Nacional de Fútbol Ing. en la mezcla de productos no se puede utilizar más cantidad de cualquiera de los recursos disponibles (por ejemplo. oscar perez 106 . Además. Recuerde que no es necesario que un modelo de Solver tenga restricciones. En nuestro ejemplo de mezcla de productos.Curso Avanzado de Ms Excel Envío de Xbox Precio de Xbox Iniciativas de programas de Microsoft Clasificaciones de la Liga Nacional de Fútbol Cartera de acciones Restricciones Las restricciones son delimitaciones que se aplican a las celdas cambiantes. haga clic en Aceptar.   Ing. 4. En opciones de Excel. 3.  Agregar o cambiar restricciones. Siga uno de estos procedimientos: Para aceptar una restricción y agregar otra. cambiar o eliminar una restricción en Solver  En la pestaña Datos.Curso Avanzado de Ms Excel Agregar. siga las instrucciones del programa de instalación. haga clic en Ir y. oscar perez 107 .) o elnombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda.) del rango de celdas para los que desee restringir el valor. funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. para referirse a rangos difíciles de entender. 2. Si hace clic en Bin. 3. >=. haga clic en Agregar. 2. fórmula o valor constante. Para aceptar la restricción y regresar al cuadro de diálogo Parámetros de Solver. Utilice nombres fáciles de entender. Si hace clic enEnt. como Ventas!C20:C30. como Productos. active la casilla de verificación situada junto al complemento que desee cargar y. Puede aplicar restricciones a celdas ajustables. Si el complemento que desea utilizar no aparece en la lista del cuadro Complementos disponibles. Por ejemplo. elija Complementos. =. referencias de celda. En el cuadro Complementos disponibles. Si es necesario. escriba un número. en el cuadro Restricción aparecerá "entero". la celda de destino u otras celdas que estén directa o indirectamente relacionadas con la celda de destino. una referencia de celda. Haga clic en la relación ( <=. 4. haga clic en Solver. Una formula comienza siempre con el signo igual (=). un nombre o una fórmula (fórmula: secuencia de valores. nombres. a continuación. En el cuadro Referencia de celda. escriba la referencia de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Si el comando Solver no está disponible. En el cuadro Restricción. rango de celdas. en el cuadro Restricción aparecerá "binario". En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver de Sujetas a las restricciones.). Ent. o Bin ) que desee que haya entre la celda a la que se hace referencia y la restricción (restricciones: limitaciones aplicadas a un problema de Solver. localice el complemento. 1. haga clic en Agregar. 1.). la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3. a continuación. 5. haga clic enAceptar. deberá cargar el programa de complemento Solver. menor será el cambio relativo que se permite. mayor será la precisión. Solver mostrará el cuadro de diálogo Mostrar solución tentativa. escriba el número de segundos que desea permitir como tiempo de solución. Haga clic en Opciones. En problemas no lineales. oscar perez 108 . no habrá límite en el número de restricciones. Ing. cuanto menor sea el número. Grado de precisión En el cuadro Precisión. cuanto menor sea el número. escriba el grado de precisión que desee. Tolerancia de enteros En el cuadro Tolerancia. escriba el número máximo de iteraciones que desea permitir. En el cuadro Iteraciones. introduzca el porcentaje de error que desea permitir en la solución. 2. En el cuadro de diálogo Opciones de Solver. Cambiar la forma en que Solver encuentra soluciones En lapestaña Datos. Grado de convergencia En el cuadro Convergencia. Si se activa la casilla de verificación Adoptar modelo lineal en el cuadro de diálogo Opciones de Solver. 1. escriba la cantidad de cambio relativo que desea permitir en las últimas cinco iteraciones antes de que se detenga Solver con una solución.Curso Avanzado de Ms Excel Notas   Solamente pueden aplicarse las relaciones Ent y Bin en las restricciones en celdas ajustables. 2. En el cuadro Tiempo. además de límites y restricciones enteras en las variables. cada celda ajustable puede tener hasta 100 restricciones. Nota Si el proceso de solución alcanza el tiempo máximo o el número máximo de iteraciones permitidas antes de que Solver encuentre una solución. defina una o más de las siguientes opciones: Tiempo de solución e iteraciones 1. haga clic en Solver. En el cuadro Cambiando la celda. introduzca un nombre o referencia para cada celda ajustable. para referirse a rangos difíciles de entender. oscar perez 109 . referencias de celda. como Productos. En el cuadro Celda objetivo. Ing.). Utilice nombres fáciles de entender. nombres.Curso Avanzado de Ms Excel Haga clic en Aceptar. como Ventas!C20:C30. escriba una referencia de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. rango de celdas. separando con comas las referencias no adyacentes. Una formula comienza siempre con el signo igual (=). Si desea que Solver proponga automáticamente las celdas ajustables basadas en la celda objetivo. Puede aplicar restricciones a celdas ajustables. funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver.) para la celda objetivo. Definir y resolver un problema. haga clic en Mín. Para que el valor de la celda objetivo sea el valor mínimo posible. Pueden especificarse 200 celdas ajustables como máximo. haga clic en Autorredistribuir. haga clic en Resolver o enCerrar.) o un nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda. Por ejemplo. 1. a continuación. Las celdas ajustables deben estar directa o indirectamente relacionadas con las celdas objetivo. introduzca todas las restricciones (restricciones: limitaciones aplicadas a un problema de Solver. 2. 3. La celda objetivo debe contener una fórmula (fórmula: secuencia de valores. Haga clic en Solver. En el cuadro Sujetas a las siguientes restricciones. introduzca el valor en el cuadro. haga clic en Valor y. Crear un informe de Solver 1. la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.) que desee aplicar. fórmula o valor constante. Para que la celda objetivo tenga un valor determinado. la celda de destino u otras celdas que estén directa o indirectamente relacionadas con la celda de destino. haga clic en Máx. Siga uno de estos procedimientos:    Para que el valor de la celda objetivo sea el valor máximo posible. referencias de celda. en el cuadro Restricción aparecerá "entero". En problemas Ing. En el cuadro Referencia de celda. 3. 1.). Puede aplicar restricciones a celdas ajustables. para referirse a rangos difíciles de entender. como Ventas!C20:C30. rango de celdas. Si hace clic en Bin. no habrá límite en el número de restricciones.Curso Avanzado de Ms Excel Agregar una restricción 0. oscar perez 110 . Si hace clic en Ent.) del rango de celdas para los que desee restringir el valor.) o el nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda. escriba la referencia de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo. Notas   Solamente pueden aplicarse las relaciones Ent yBin en las restricciones en celdas ajustables. Para aceptar la restricción y regresar al cuadro de diálogo Parámetros de Solver. la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3. una referencia de celda. o Bin) que desee que haya entre la celda a la que se hace referencia y larestricción (restricciones: limitaciones aplicadas a un problema de Solver. haga clic en Aceptar. En el cuadro Restricción.). haga clic en Agregar. Una formula comienza siempre con el signo igual (=). Haga clic en la relación ( <=. Utilice nombres fáciles de entender. un nombre o una fórmula (fórmula: secuencia de valores. Ent. haga clic en Agregar.   Siga uno de estos procedimientos: Para aceptar una restricción y agregar otra. en el cuadro Restricciónaparecerá "binario". =. como Productos. >=. escriba un número. nombres. 2. Si se activa la casilla de verificación Adoptar modelo lineal en el cuadro de diálogo Opciones de Solver. fórmula o valor constante. funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. la celda de destino u otras celdas que estén directa o indirectamente relacionadas con la celda de destino. En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver de Sujetas a las restricciones. 4. haga clic en Conservar la solución de Solver en el cuadro de diálogo Resultados de Solver. oscar perez 111 .xls (que se incluye en la descarga de archivos de ejemplo).  Para restaurar los datos originales. haga clic en Restaurar valores originales. En su forma más simple. La mezcla de productos debe satisfacer a menudo las siguientes restricciones:   En la mezcla de productos no se pueden utilizan más recursos que los disponibles Hay una demanda limitada para cada producto. por ejemplo). Ing. además de límites y restricciones enteras en las variables.Curso Avanzado de Ms Excel no lineales. Haga clic en Resolver. No podemos producir más cantidad de un producto durante un mes que la demandada porque el excedente de producción se desecha (como en el caso de los fármacos perecederos. Resolvamos ahora el siguiente ejemplo del problema de mezcla de productos. mostrado en la Figura 1. el problema de la mezcla de productos implica cómo determinar la cantidad de cada producto que debe fabricarse durante un mes para aumentar las ganancias. Encontrará la solución a este problema en el archivo prodmix. ¿Cómo puedo determinar qué mezcla de productos aumenta la rentabilidad? Las empresas necesitan a menudo determinar el programa de producción mensual (o semanal) que proporciona la cantidad de fabricación de cada producto. lleve a cabo una de las acciones siguientes:  Para mantener los valores de la solución en la hoja de cálculo. cada celda ajustable puede tener hasta 100 restricciones. Figura 1: El ejemplo de mezcla de productos. tratemos de calcular nuestro uso de recursos. el coste unitario es de 5.600 libras (726. la demanda del producto 3 es de 1. utilizaríamos pruebas de ensayo y error para variar la mezcla de productos con el fin de optimizar las ganancias sin utilizar más mano de obra o materia prima que la disponible.041 libras (472. oscar perez 112 .  La demanda de este mes de cada fármaco se indica en la fila 8.500 horas de mano de obra y 1. necesitamos realizar el siguiente cálculo: (Mano de obra utilizada por libra del fármaco 1) * Ing.4 kilos) de materia prima disponibles. y sin producir más cantidad de un determinado fármaco que la demandada. Básicamente. En este proceso sólo utilizamos Solver en la etapa de ensayo y error. Para ello. La producción de cada producto requiere mano de obra y materia prima. el coste unitario por libra se indica en la fila 7 y las ganancias por libra se indican en la fila 9.3 dólares por libra.2 libras (1. Para este mes hay 4.  La fila 4 de la Figura 1 contiene las horas de mano de obra necesarias para producir una libra (454 gramos) de cada producto. Solver es un motor de optimización que realiza eficazmente la búsqueda por ensayo y error. Para ejemplificar el uso de la función SUMAPRODUCTO en nuestro ejemplo de mezcla de productos. pero no con una columna y una fila. podríamos resolver este problema creando una hoja de cálculo en la que pudiéramos realizar un seguimiento de las ganancias y el uso de recursos asociados a cada mezcla de productos. Por ejemplo.  Para cada fármaco. el producto 2 se vende a 11 dólares la libra. el precio por libra se indica en la fila 6. La función SUMAPRODUCTO multiplica los valores correspondientes en los rangos de celdas y devuelve la suma de esos valores. para producir una libra del producto 1 se requieren seis horas de mano de obra y 3.6 kilos). Por ejemplo. y la fila 5 indica las libras de materia prima necesarias para producir una libra de cada producto. Todos los rangos de celdas utilizados en una evaluación de SUMAPRODUCTO deben tener las mismas dimensiones.7 dólares por libra y las ganancias son 5. ¿Cómo puede esta empresa aumentar sus ganancias mensuales? Si no supiéramos nada sobre Solver. Una herramienta importante que podemos utilizar para realizar este cálculo es la función SUMAPRODUCTO. A continuación.453 gramos) de materia prima.Curso Avanzado de Ms Excel Suponga que trabajamos para una empresa farmacéutica que puede producir seis productos en su planta. Un elemento clave para solucionar el problema de la mezcla de productos es calcular eficazmente el uso de recursos y las ganancias asociadas a cada mezcla de productos. Por ejemplo. lo que implica que se puede utilizar SUMAPRODUCTO con dos filas o dos columnas. imagínese cómo sería si trabajara con una empresa que fabricara. Las ganancias se calculan fácilmente en la celda D12 con la fórmula: SUMAPRODUCTO(D9:I9. (Mano de obra utilizada por libra del fármaco 6) * (Libras del fármaco 6 producidas) En nuestra hoja de cálculo. por ejemplo.$D$2:$I$2) Ahora podemos identificar las tres partes de nuestro modelo Solver de mezcla de productos: Ing. de forma que cuando copiemos la fórmula podamos seguir obteniendo la mezcla de productos de la fila 2. podemos obtener nuestras ganancias calculando: (Ganancias del fármaco 1 por libra) * (Libras del fármaco 1 producidas) + (Ganancias del fármaco 2 por libra) * (Libras del fármaco 2 producidas) + . oscar perez 113 . 50 productos en su planta. Si escribir estas fórmulas en una hoja de cálculo para seis productos es una tarea laboriosa. De igual forma.. podríamos calcular el uso de mano de obra (de un modo tedioso) como D2*D4+E2*E4+F2*F4+G2*G4+H2*H4+I2*I4. De forma similar. Observe que hemos utilizado el signo $ con el rango D2:I2. La fórmula de la celda D15 calcula el uso de materia prima.D4:I4) Esta fórmula calcula D2*D4+E2*E4+F2*F4+G2*G4+H2*H4+I2*I4 (que es nuestro uso de mano de obra) y es mucho más fácil de escribir.Curso Avanzado de Ms Excel (Libras del fármaco 1 producidas) + (Mano de obra utilizada por libra del fármaco 2) * (Libras del fármaco 2 producidas) + . (Ganancias del fármaco 6 por libra) * (Libras del fármaco 6 producidas).. el uso de materia prima se podría calcular como D2*D5+E2*E5+F2*F5+G2*G5+H2*H5+I2*I5. Una forma mucho más sencilla de calcular el uso de mano de obra y materia prima consiste en copiar de D14 a D15 la fórmula: SUMAPRODUCTO($D$2:$I$2... Para especificar la celda objetivo. haga clic en el cuadro Definir celda objetivo y. Ing. Después.Curso Avanzado de Ms Excel Celda objetivo Nuestro objetivo es aumentar las ganancias (calculadas en la celda D12). las celdas cambiantes y las restricciones en Solver. a continuación. Para empezar. los valores de las celdas D14:D15 (los recursos utilizados) deben ser menores o iguales que los valores de las celdas F14:F15 (los recursos disponibles). no tendrá más que hacer clic en el botón Resolver y Solver encontrará una mezcla de productos que suponga un aumento de las ganancias. Celdas cambiantes El número de libras producidas de cada producto (indicado en el rango de celdas D2:I2). 2. 1. oscar perez 114 . que contiene las libras producidas de cada fármaco. después. Es decir. No producir más cantidad de un fármaco que la demandada.   ¿Cómo puedo especificar este modelo en Solver? Ahora explicaremos cómo especificar la celda objetivo. elija el rango D2:I2. Es decir. seleccione nuestra celda de ganancias (la celda D12). No podemos producir una cantidad negativa de ningún fármaco. El cuadro de diálogo debe ser similar al que se muestra en la figura siguiente. Para especificar nuestras celdas cambiantes. los valores de las celdas D2:I2 (las libras producidas de cada fármaco) deben ser menores o iguales que la demanda de cada fármaco (indicada en las celdas D8:I8). haga clic en el cuadro Cambiando las celdas y. seleccione Solver Aparecerá el cuadro de diálogo Parámetros de Solver.  Restricciones No utilizar más mano de obra y materia prima que la disponible. seleccione el rango D14:D15. Ahora podemos agregar restricciones al modelo. seleccione el rango de celdas F14:F15. Ahora nos hemos asegurado de que cuando Solver pruebe distintos valores para las celdas cambiantes. Sólo tiene que rellenar el cuadro de diálogo Agregar restricción tal como se muestra en la siguiente figura. después. oscar perez 115 . Ahora haga clic en Agregar en el cuadro de diálogo Agregar restricción para especificar las restricciones de demanda. Ing. 4. haga clic en el cuadro Referencia de celda y. Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar restricción. Haga clic en el botón Agregar. sólo considerará las combinaciones que satisfagan D14 <= F14 (la mano de obra utilizada es menor o igual que la mano de obra disponible) y D15 <= F15 (la materia prima utilizada es menor o igual que la materia prima disponible). a continuación. Para agregar las restricciones de uso de recursos. Elija <= de la lista en el centro del cuadro de diálogo.Curso Avanzado de Ms Excel 3. Haga clic en el cuadro Restricción y. 5. sólo considerará las combinaciones que satisfagan las siguientes condiciones:       D2 <= D8 (la cantidad del fármaco 1 es menor o igual que la demanda del fármaco 1) E2 <= E8 (la cantidad del fármaco 2 es menor o igual que la demanda del fármaco 2) F2 <= F8 (la cantidad del fármaco 3 es menor o igual que la demanda del fármaco 3) G2 <= G8 (la cantidad del fármaco 4 es menor o igual que la demanda del fármaco 4) H2 <= H8 (la cantidad del fármaco 5 es menor o igual que la demanda del fármaco 5) I2 <= I8 (la cantidad del fármaco 6 es menor o igual que la demanda del fármaco 6) 6. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Agregar restricción. El cuadro de diálogo Parámetros de Solver debe ser similar al que se muestra en la figura siguiente. 7. Ing. Especificamos la restricción de que ninguna de las celdas cambiantes sea negativa en el cuadro de diálogo Opciones de Solver. oscar perez 116 . que se abre haciendo clic en el botón Opciones del cuadro de diálogo Parámetros de Solver.Curso Avanzado de Ms Excel Al agregar estas restricciones nos aseguramos de que cuando Solver pruebe distintas combinaciones para los valores de las celdas cambiantes. Cada restricción satisface los requisitos del modelo lineal. Ing. ¿Por qué seleccionamos estas opciones? Al seleccionar la opción Adoptar no-negativo nos aseguramos de que Solver sólo considere las combinaciones de celdas cambiantes en las que cada celda cambiante adopte un valor no negativo. haga clic en Aceptar. Hemos seleccionado Adoptar modelo lineal porque el problema de mezcla de productos es un tipo especial de problema de Solver denominado modelo lineal . ¿Por qué es lineal este problema de Solver? Nuestra celda objetivo (ganancias) se calcula del modo siguiente: (Ganancias del fármaco 1 por libra)* (Libras del fármaco 1 producidas) + (Ganancias del fármaco 2 por libra)* (Libras del fármaco 2 producidas) + . a continuación. un modelo de Solver es lineal si se cumplen las siguientes condiciones:   La celda objetivo se calcula sumando términos de la forma (celda cambiante)*(constante).. oscar perez 117 ..Curso Avanzado de Ms Excel Seleccione las opciones Adoptar modelo lineal y Adoptar no-negativo y. Básicamente. Esto significa que cada restricción se evalúa sumando términos de la forma (celda cambiante)*(constante) y comparando estas sumas con una constante. ¿por qué preocuparse?  comparando estas sumas con una constante... puede que Solver encuentre o no la solución óptima. (Mano de obra utilizada por libra del fármaco 6)* (Libras del fármaco 6 producidas) Por tanto.. Solver utiliza un algoritmo muy eficaz (el método más simple) para encontrar la solución óptima del modelo. Si el modelo de Ing. (Fármaco 6 producido)<=(Demanda de fármaco 6) Cada restricción de demanda satisface también los requisitos del modelo lineal. porque cada una de ellas se evalúa sumando términos de la forma (celda cambiante)*(constante) y comparando estas sumas con una constante. oscar perez 118 . Nuestras restricciones de demanda adoptan la forma (Fármaco 1 producido)<=(Demanda de fármaco 1) (Fármaco 2 producido)<=(Demanda de fármaco 2) . Tanto la restricción de mano de obra como la restricción de materia prima satisfacen los requisitos del Si un modelo de Solver es lineal y seleccionamos Adoptar modelo lineal. Si no es lineal.Curso Avanzado de Ms Excel (Ganancias del fármaco 6 por libra) * (Libras del fármaco 6 producidas) Este cálculo sigue un modelo en el que el valor de la celda objetivo se obtiene sumando términos de la forma (celda cambiante)*(constante). nos aseguramos de que Solver busque la solución óptima al modelo de Solver. la restricción de mano de obra se evalúa sumando términos de la forma (celda cambiante)*(constante) y modelo lineal.  Si un modelo de Solver es lineal y seleccionamos Adoptar modelo lineal. Nuestra restricción de mano de obra se evalúa comparando la mano de obra disponible con el valor obtenido de: (Mano de obra utilizada por libra del fármaco 1) * (Libras del fármaco 1 producidas) + (Mano de obra utilizada por libra del fármaco 2)* (Libras del fármaco 2 producidas) + .. Una vez demostrado que nuestro modelo de mezcla de productos es lineal. Como ya hemos explicado. Solver utiliza un algoritmo muy poco eficaz (el método GRG2) y puede resultar difícil encontrar la solución óptima del modelo. Ing. Utilizamos más mano de obra que la disponible. ya que ninguno de los niveles de producción es negativo. Los valores de las celdas cambiantes mostrados en la Figura 2 representan unasolución inviable por los siguientes motivos:    Producimos más cantidad del fármaco 5 que la demandada.Curso Avanzado de Ms Excel Solver es lineal y no seleccionamos Adoptar modelo lineal. volvemos al cuadro de diálogo Solver principal. unasolución viable es un conjunto de valores de celdas cambiantes que satisfacen todas las restricciones. Una solución óptima al modelo de mezcla de productos sería un conjunto de valores de celdas cambiantes (libras producidas de cada fármaco) que aumentara las ganancias entre el conjunto de todas las soluciones viables. Solver calculará una solución óptima (si existe) para nuestro modelo de mezcla de productos. Cuando hagamos clic en Resolver. ninguno de ellos excede la demanda y el uso de recursos no es mayor que los recursos disponibles. Después de hacer clic en Aceptar en el cuadro Opciones de Solver. oscar perez 119 . Figura 2: Una solución viable al problema de mezcla de productos satisface las restricciones. Los valores de las celdas cambiantes mostrados en la Figura 2 son una solución viable. Utilizamos más materia prima que la disponible. 8 kilos) del fármaco 4. No podemos determinar si somos capaces de obtener el beneficio máximo de 6. Solver encuentra rápidamente la solución óptima mostrada en la Figura 4.084 libras (492. Nuestra empresa farmacéutica puede aumentar sus ganancias mensuales a un nivel de 6.625.20 dólares de otras maneras.1 kilos) del fármaco 5 y ninguno de los demás fármacos. 1. Después de hacer clic en Resolver.67 libras (270.Curso Avanzado de Ms Excel Figura 3: Una solución inviable al problema de mezcla de productos no satisface las restricciones que hemos definido. Ing.625.20 dólares. De lo único de lo que estamos seguros es de que con nuestra demanda y nuestros recursos limitados no hay forma de ganar este mes más de 6.20 dólares produciendo 596. oscar perez 120 .625. Figura 4: La solución óptima al problema de mezcla de productos. Debe seleccionar Conservar la solución de Solver para conservar los valores de la solución óptima en la hoja de cálculo. aparecerá el mensaje Solver no ha podido encontrar una solución factible. Abra Solver. No hemos cometido ningún error en nuestro modelo. haga clic en Aceptar. a continuación. Haga clic en la restricción D2:I2 <= D8:I8 y luego en Cambiar. Haga clic en el botón Opciones y. ¿Qué ocurre si los valores definidos no convergen? Veamos qué sucede si permitimos una demanda ilimitada para cada producto y permitimos también que se produzcan cantidades negativas de cada fármaco. tendremos que cambiar nuestras restricciones de demanda de D2:I2 <= D8:I8 a D2:I2 >= D8:I8. Para encontrar la solución óptima para esta situación: 1. desactive la casilla de verificación Adoptar nonegativo. Solver nos indica simplemente que si queremos satisfacer la demanda de cada producto. Al hacer clic en Resolver. Este mensaje significa que con nuestros recursos limitados no podemos satisfacer la demanda de todos los productos. Abra Solver. Con esto nos aseguramos de que Solver sólo considere los valores de las celdas cambiantes que satisfacen todas las demandas. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Cambiar restricción. oscar perez 121 . 3. más materia prima o ambas cosas. 2. haga clic en la restricción de demanda D2:I2 <= D8:I8 y luego en Eliminar para quitar la restricción. En el cuadro del centro. a continuación. 2. Para cambiar esta restricción: 1. Ing. En ese caso. En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver. debemos agregar más mano de obra.Curso Avanzado de Ms Excel ¿Un modelo Solver tiene siempre una solución? Supongamos que debe satisfacerse la demanda de cada producto. elija >= y. haga clic en Grabar macro y luego haga clic en Aceptar para comenzar a grabar. si aparece el mensajeLos valores de la celda objetivo no convergen. Una macro es una acción o un conjunto de acciones que se puede ejecutar todas las veces que desee. Dada nuestra demanda ilimitada. haga clic en Programador y. puede modificarla para realizar cambios menores en su funcionamiento. hay soluciones viables con valores en la celda objetivo arbitrariamente grandes . este mensaje significa que hay soluciones viables con valores en la celda objetivos arbitrariamente pequeños. En Personalizar cinta de opciones. el modelo contiene un error. 1. en la lista Fichas principales. MACROS EN MS EXCELL Si hay tareas de Microsoft Excel que realiza reiteradamente. a continuación. haga lo siguiente: 1. haga clic en Aceptar. lo que de hecho estamos "creando" son recursos que se pueden utilizar para producir cantidades arbitrariamente grandes de otros fármacos. Cuando se crea una macro. se graban los clics del mouse y las pulsaciones de las teclas. Dado que la ficha Programador no se muestra de manera predeterminada. ¿Cómo? Antes de grabar una macro Compruebe que se muestra la ficha Programador en la cinta de opciones. Después de crear una macro. Este mensaje significa que si debe aumentarse el valor de la celda objetivo (como en nuestro ejemplo).) En nuestra situación. Solver muestra el mensaje Los valores de la celda objetivo no convergen. Haga clic en la pestaña Archivo. no podemos ganar una cantidad infinita de dinero. Puede crear y luego ejecutar una macro que aplique rápidamente estos cambios de formato en las celdas seleccionadas. esto nos permite obtener ganancias ilimitadas.Curso Avanzado de Ms Excel Al hacer clic en Resolver. En una situación real. (Si debe reducirse el valor de la celda objetivo. haga clic en la categoría Personalizar cinta de opciones. elija Opciones y. Grabe una macro. En el grupo Código en la pestaña Programador. 2. al permitir la producción negativa de un fármaco. puede grabar una macro para automatizarlas. Desea que los nombres de los clientes con cuentas vencidas aparezcan en rojo y en negrita. a continuación. En resumen. Ing. Imagine que todos los meses crea un informe para el gerente del departamento contable. oscar perez 122 . cierre el Editor de Visual Basic y ejecute la macro nuevamente. Para editar una macro. como artículos de procedimientos. pero si definiremos a continuación los conceptos de Objeto.com.com se actualiza continuamente con contenido nuevo. Propiedades y Métodos. no definiremos ni estudiaremos las clases sino que nos concentraremos en los objetos. visite la página de inicio de Ayuda y procedimientos de Excel en Office. haga clic en Sin conexión y. En OOP. Si decidimos concretar un poco más podemos referirnos a objetos coche. 3. haga clic en Macros. puede aprender un poco acerca del lenguaje de programación Visual Basic. seleccione el nombre de la macro que ha grabado y haga clic en Editar. En el grupo Código en la pestaña Programador. propiedades y métodos. vídeos y cursos de aprendizaje. Realice algunas acciones en la hoja de cálculo como escribir algún texto. elija Mostrar contenido de Office. Experimente con el código. tenga en cuenta pero que cualquier objeto está definido por una clase. mientras que un objeto coche seria un coche en concreto. objetos casa. etc. Esta acción hará que se inicie el Editor de Visual Basic. A la hora de trabajar con macros en excel. Ing. oscar perez 123 . la generalización (o definición) de un objeto se llama Clase. De momento.Curso Avanzado de Ms Excel 2. Objetos. Esta vez observe si sucede algo distinto. deben tenerse claros ciertos conceptos de lo que se llama programación orientada a objetos (OOP). O bien. Observe el código y vea de qué manera las acciones que ha grabado aparecen como código. Objeto. haga clic en Detener grabación. en el grupo Código en la pestaña Programador. Al modificar la macro que ha grabado. así la clase coche seria como la representante de todos los coches del mundo. a continuación. Sugerencia Office. Es probable que entienda bien algo del código y que otra parte le resulte un poco misteriosa.com. Cuando en el mundo real nos referimos a objeto significa que hablamos de algo más o menos abstracto que puede ser cualquier cosa. Examine la macro y pruébela. No nos extenderemos demasiado sobre la OOP. objetos silla. Si en la parte inferior del visor de Ayuda se muestra Sin conexión y está conectado a Internet. seleccionar algunas columnas o filas o rellenar con algunos datos. en la clase coche se podrían definir las propiedades Color. Cualquier objeto tiene características o propiedades como por ejemplo el color. dentro de un libro de trabajo puede existir más de una hoja (WorkSheet). Repasemos a continuación todos estos conceptos pero ahora desde el punto de vista de algunos de los objetos que nos encontraremos en Excel como WorkSheet (Objeto hoja de cálculo) o Range (Objeto casilla o rango de casillas). segunda y tercera hoja de un libro de trabajo. Así. la clase coche define algo que tiene cuatro ruedas. Siguiendo con el coche. también tiene métodos. una acción evidente de un objeto coche es el de moverse o lo que es lo mismo. Ancho y Largo . Un objeto Range está definido por una clase donde se definen sus propiedades. es un objeto de la clase coche. Clear. Una conjunto es una colección de objetos del mismo tipo. etc.. un chasis. y métodos. un chasis. recordemos que una propiedad es una característica. Por ejemplo. caballos. oscar perez 124 . la forma. Propiedades. todas las hojas de un libro de trabajo forman un conjunto. por ejemplo. Font que contiene la fuente de los caracteres que muestra la casilla. modificable o no. etc. se referenciarán por WorkSheets(1). trasladarse de un punto inicial a un punto final. de un objeto. coger_combustible. un motor. peso. Estas propiedades se definen en la clase y luego se particularizan en cada objeto.Curso Avanzado de Ms Excel Cuando decimos que la clase coche representa a todos los coches del mundo significa que define como es un coche... recordemos que los métodos sirven llevar a cabo una acción sobre un objeto. mover_pistones. en la clase coche se definirían en el método mover todos los procesos necesarios para llevarlo a cabo (los procesos para desplazar de un punto inicial a un punto final). Conjuntos.. Objetos de Objetos. Métodos. por ejemplo. copia el contenido de la celda o rango de celdas en el portapapeles. La mayoría de objetos tienen comportamientos o realizan acciones. luego al definir un objeto concreto como coche ya se particularizarían estas propiedades a. la primera. etc. Color = Rojo. un motor. cualquier objeto real de cuatro ruedas. etc. de esta forma. medidas... Cada elemento individual de un conjunto se referencia por un índice. Dicho de otra forma y para aproximarnos a la definición informática. hace activa una celda determinada. entonces. Así. número de válvulas. borra el contenido de una celda o rango de celdas. el conjunto WorkSheets. cualesquiera que fueran esos puntos. luego cada objeto de la clase coche simplemente tendría que invocar este método para trasladarse de un punto inicial a un punto final. Ing. Range. Es muy habitual que una propiedad de un objeto sea otro objeto.5 metros. una de las propiedades del coche es el motor. que contiene el valor de la casilla . Ancho = 2 metros y Largo = 3. y el motor es un objeto con propiedades como cubicaje. Column y Row que contienen respectivamente la fila y la columna de la casilla. Entre las propiedades de un objeto Range están Value . para los que conozcan algún lenguaje de programación es un array de objetos. como objeto. Copy. como aumentar_revoluciones. cualquier coche. WorkSheets(2) y WorkSheets(3). Por ejemplo el método Activate. Cualquier proceso que implica una acción o pauta de comportamiento por parte de un objeto se define en su clase para que luego pueda manifestarse en cualquiera de sus objetos. Observe que esta es una de las grandes ventajas de la OOP.) sin implementar ni nguno de nuevo. la propiedad Range de un objeto WorkSheet devuelve un objeto de tipo Range. Ing. Programación orientada a Objetos. Lo que haremos nosotros. métodos. Tenga esto muy presente ya que utilizaremos frecuentemente Propiedades de un objeto que serán también Objetos. es decir. propiedades. Range. después de esta extensa pero necesaria introducción pasemos ya a hacer alguna cosa en Excel. Bueno.. por lo que en nuestro caso es más correcto hablar de programación basada en objetos. No es necesario que se aprenda lo anterior al pié de la letra y tampoco es necesario que lo comprenda al cien por cien. sólo téngalo presente para las definiciones que vienen a continuación y verá como va asimilando los conceptos de Objeto. Programación Orientada a Objetos o Programación Basada en Objetos. sólo debemos conocer sus propiedades y métodos y utilizarlos de forma correcta.. Range tiene la propiedad Font que es también un objeto y Font tiene la propiedad Bold (negrita). el programador es quien implementa las clases para luego crear objetos a partir de ellas. el objeto WorkSheets tiene la propiedad Range que es un objeto. Hay una sutil diferencia entre las definiciones del título. Dicho de otra forma. etc. será utilizar objetos ya definidos por la aplicación Excel (WorkSheets. por ejemplo. hay propiedades que devuelven objetos. por el momento. significa que el programador trabaja con objetos fabricados por él mismo.Curso Avanzado de Ms Excel En Excel. utilizar objetos definidos por alguien sin tener que conocer nada sobre su implementación. oscar perez 125 ..
Copyright © 2021 DOKUMEN.SITE Inc.