TALLER ESTUDIO DE CASOSORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ARACELY CAUSIL VIDAL SARA HERNANDEZ LOPEZ EVIS POLO PEREZ DALIA ESCOBAR ARRIETA YISETH CALDERIN MARTINEZ Instructor: FERNEL MORALES SANCHEZ SENA REGIONAL CÓRDOBA CENTRO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO DE CÓRDOBA GESTIÓN ADMINISTRATIVA MONTERIA - CÓRDOBA 20014 No había orden de archivos -Actuó a su parecer sin tener conocimiento de que se trataban los documentos -no se aplicó la respectiva valoración de los documentos. sin perjuicio de las acciones penales correspondientes. COMO EVITAR ESA SITUACIÓN: -Teniendo pleno conocimiento de la ley y norma de los documentos y archivos. Se trata de comunicaciones y otros documentos que.CASO 1. Toma los documentos del año anterior y se los entrega a la secretaria para que los tire en la basura. de todo valor legal como prueba en favor del comerciante que los lleve. si eran importantes o no y aplicar el ciclo vital de los documentos. Los libros en los que se cometen dichas irregularidades carecerán. . Cuando no pueda determinarse con certeza el verdadero responsable de estas infracciones. han perdido su valor para la empresa.supresión de documentos. tiene que ser suministrada en tiempo real de manera veraz e imparcial. el contador y el revisor fiscal. -Para el incumplimiento del artículo 60 del código de comercio que nos habla sobre el ciclo vital de los documentos y de su correcta destrucción hará incurrir al responsable en una multa hasta de cinco mil pesos que impondrá la cámara de comercio o la superintendencia bancaria o de sociedades. según el caso. porque considera que ya no se requieren y además. FALTAS: . articulo 292 del código penal PENAS Y SANCIONES: -Para la desorganización de archivos se viola el Artículo 20 se la constitución política de Colombia que este dice que la información debe ser organizada y debe estar a disposición. -También tenía que mirar que contenían los archivos. además. serán solidariamente responsables del pago de la multa el propietario de los libros. de oficio o a petición de cualquier persona. debe contener un orden y una coherencia. al parecer. porque no se guardan ordenadamente y él considera que lo que hacen es enredar la oficina. El gerente de una empresa comercial decide eliminar ciertos documentos que hacen parte del archivo de gestión. ella le obedece y coloca las carpetas en el basurero más cercano. CAUSAS: . si este incurre en culpa. incurrirá en prisión de uno (1) a cinco (5) años y multa de uno (1) a veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes. el jefe se enfurece con ella y la culpa por el error. identificar o certificar peso. ARTÍCULO 296 . firma o rúbrica usados oficialmente para contrastar. cantidad. FALTAS: -falsificación de firma. El que con el fin de obtener un provecho para sí o para otro. . medida. sustituya o suplante a una persona o se atribuya nombre. CAUSAS: -exceso de confianza del jefe hacia a Amelia para firmar los documentos. El jefe de Amelia sale de viaje con frecuencia y la dejó encargada para firmar en su nombre los documentos que sean necesarios enviar. -suplantación de identidad. valor o contenido. incurrirá en multa. siempre que la conducta no constituya otro delito. su jefe se entera de que firmó algo que no debió y lo hizo en su nombre. o los aplique a objeto distinto de aquel a que estaba destinado. ARTÍCULO 285 . -no hay conocimiento de las leyes en cuanto a que se debe dejar encargado a alguien de las actividades administrativas propias de la empresa y la autorización para firmar documentos importantes. signo.Falsedad marcaria. contraseña. Artículos 285 y 296 del código penal colombiano.CASO 2. ella lo ha hecho siempre. o causar daño. calidad. o calidad que pueda tener efectos jurídicos. El que falsifique marca. con lo cual lo implica en un problema serio. pero en una ocasión. edad. estado civil. SANCIONES: Las sanciones que se toman si se presenta este delito son carcelarias y van de uno (1) a cinco (5) años y multa de (1) a veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes COMO EVITAR ESA SITUACIÓN: Esta situación se habría evitado si el jefe de Amelia hubiera dejado sentado en un acta o en un documento legalmente constituido que la encargada de firmar los documentos durante su ausencia es Amelia y que esto lo haría en nombre de su propia persona (Amelia).Falsedad personal. CASO 3. COMO EVITAR ESA SITUACIÓN: Se hubiese podido evitar si Jorge denuncia las irregularidades encontradas en el cheque. El funcionario le niega la información. nota una adulteración en un cheque que ha sido pagado por otro cajero y que debe tramitar.Falsedad en documento privado. lo cual es información de interés general. en prisión de uno (1) a seis (6) años. pero él le repite al periodista que no le puede dar la información solicitada. CAUSAS: Las causas de este problema son las irregularidades que comete uno de los cajeros para obtener beneficios económicos y soborna a su compañero para no tener problemas legales convirtiendo a este cómplice del delito. FALTAS: Las faltas que se cometieron son: falsedad de documento privado ARTÍCULO 289 . El periodista lo amenaza con denunciarlo por atentar contra el derecho a la información. . revisando unos documentos. Jorge acepta y tramita los documentos como si estuvieran correctos. Un periodista conocido en la ciudad llega a la oficina del asistente de un funcionario público en una Alcaldía y le solicita información sobre los proyectos que tiene su jefe para llevar a cabo en el municipio. incurrirá. si lo usa. . En una ocasión. SANCIONES: Las sanciones legales que se aplican para este caso son: según el artículo 289 del código penal colombiano se le dará de uno (1) a seis (6) años para la persona que falsifique el documento privado. CASO 4. El que falsifique documento privado que pueda servir de prueba. él le pide que lo calle y que a cambio de su silencio. argumentando que es de carácter confidencial. Jorge trabaja como asistente en un banco. le dará dinero. él le cuestiona a su compañero el por qué cometió ese error. CAUSAS: -Los colaboradores no cumplieron con sus responsabilidades en la organización y gestión de los documentos de la empresa -Desorganización de los documentos contables -Desorden con los procesos de los libros contables -La falta de algunos documentos pertenecientes a algunas actividades -Desconocimiento del ciclo vital de los documentos -El auxiliar no estuvo pendiente de los respectivos procesos que se tenían que realizar .Destrucción. supresión y ocultamiento de documento privado. COMO EVITAR ESA SITUACIÓN: La mejor solución para evitar este inconveniente es estar informado sobre los delitos o sanciones a los que nos podemos enfrentar al negar una información de carácter público CASO 5.CAUSAS: -Las causas de esta situación. El que destruya. Los auditores notan que faltan muchos documentos que deben soportar algunas transacciones hechas que no fueron registradas. La empresa es sancionada. El Contador acusa a su auxiliar de ser el responsable de la situación. es que el asistente no le brindo la información que necesitaba el periodista. -El periodista tal vez no sabía que existe el derecho a la información. Sabiendo así que esta información era de interés general y no confidencial. total o parcialmente un documento privado que pueda servir de prueba. incurrirá en prisión de uno (1) a seis (6) años. Va a llegar una visita de auditoría a la empresa y todos los trabajadores andan apurados organizando los libros contables y otros documentos pues tienen la contabilidad atrasada y los archivos en desorden. FALTAS: -Violación a la información pública SANCIONES: Por haber negativo la información se asistente se le aplicara la sanción presentada en el código penal ARTÍCULO 293 . suprima u oculte. -Estar pendiente de todas las actividades que realice la organización en cuanto a los libros contables. SANCIONES: Sanción por irregularidades en la contabilidad. le dice al paciente que su historia no aparece. . -Proporcionar una capacitación acerca del ciclo vital de los documentos -Guardar todos los registros de todos los procesos que se realicen en la empresa. Después de buscar la historia clínica infructuosamente. o que no sean plenamente probados de conformidad con las normas vigentes. impuestos descontables. Un paciente muy enfermo va al archivo clínico de una IPS a solicitar una copia de su historia clínica. El empleado le pide su documento de identidad y le solicita que diligencie un formato para poder entregarle la documentación requerida. deducciones. -el paciente no ha podido ser atendido. Sin perjuicio del rechazo de los costos. El paciente se enfurece. -los Archivos no estaban ordenadamente. Cuando el paciente se acerca a recogerla. exenciones. CASO 6.5%) del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición sin exceder 20. CAUSAS: -perdida de documento. sin la observancia de las normas y principios que le son aplicables. -Tener todo en orden para no ser sancionados. tras darse cuenta de que la historia ha desaparecido del archivo. El paciente le suministra la información y el empleado le informa que puede recogerla por la tarde.FALTAS: -no llevar Contabilidad debidamente como así lo exige la norma. el encargado no la puede encontrar. -El contador y el l auxiliar están más pendiente de los procesos que se están realizando. descuentos tributarios y demás conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad. El paciente no ha podido ser atendido por esta situación y su problema de salud se agrava.000 UVT COMO EVITAR ESAS SITUACIONES: -Que los colaboradores sigan los procesos pertinentes para la organización de los documentos. la sanción por libros de contabilidad será del medio por ciento (0. El acto que decida la excepción no será susceptible de recurso alguno. Camilo accede. seguridad y cuidado que se debe tener para cada documento. el asistente de la oficina de Gestión Humana. SANCIONES: -Art. Camilo. quien lo produjo Podrá suspenderla y deberá resolver dentro de un término de quince (15) días. -atentar contra la salud del paciente al no ser atendido gracias a la irresponsabilidad del archivista. Ésta ha sido sancionada por indisciplina e incumplimiento de normas de la empresa y le pide a su amigo que le retire de su historia laboral el memorando en el que la sancionan.Cuando el interesado se oponga a la ejecución de un acto Administrativo alegando que ha perdido fuerza ejecutoria. CAUSAS: . supresión de documentos .FALTAS: -desacato hacia la normas de Archivo en cuanto al orden. pero podrá ser impugnado por vía jurisdiccional”.abuso del cargo . una secretaria de la empresa. CASO 7. 92. es muy amigo de Lucía.exceso de confianza FALTAS -destrucción de documentos. quien tiene acceso a las historias laborales de los trabajadores. COMO EVITAR ESA SITUACIÓN: Se hubiese evitado si el personal de archivo organizara todos los documentos de historias clínicas o los tuviesen en una base de datos que al momento de buscar se les hiciera más fácil. sustrae el memorando del expediente y lo destruye.. SANCIONES: ARTÍCULO 293 . la información se filtra y llega a oídos de personas que no debieron enterarse. en virtud del Decreto 1126 de 1999. es un deber de cada servidor público custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo. total o parcialmente un documento privado que pueda servir de prueba. ocultamiento o utilización indebidos. COMO EVITAR ESA SITUACIÓN: Que si camilo. está muy afanada esta mañana porque son muchas las tareas que debe cumplir en la oficina. El documento contiene información muy reservada y personal del Gerente. SANCIONES: -Por violar el derecho a la intimidad. no hubiese accedido a la propuesta de lucía. Carolina es sancionada. supresión y ocultamiento de documento privado.Destrucción. sin darse cuenta. destrucción. elementos. según la Constitución Política de Colombia . suprimau oculte. cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso e impedir o evitar la sustracción. El que destruya. lo ha dejado sobre su escritorio. El Gerente se entera y llama la atención a Carolina porque dio a conocer información tan confidencial. Así mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artículo 35 de la mencionada ley. incurrirá en prisión deuno (1) a seis (6) años. porque no le contó a nadie. se hubiese evitado sanciones posterior a este problema con su cargo y no hubiera incurrido a un delito CASO: 8 Carolina. Ella dice que no tiene nada que ver. está prohibido a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar a pérdida de bienes. Que de acuerdo con lo señalado en el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002. asistente de Gerencia. Hay un documento de alta confidencialidad que debe tramitar y. CAUSAS: -Falta de personal en el área -Mal manejo de los documentos confidenciales de la empresa -Irresponsabilidad de parte de carolina en las funciones de su cargo FALTAS: Consejo Directivo. pero como está al acceso de la vista de todos. expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. .-Según el archivo general de la nación no aplican sanciones penales siempre y cuando no incurra en otros delitos -pérdida de su cargo. -Asignar un responsable de la gestión documental. -elaborar programas de gestión documental. en cuya aplicación atenderán los principios y procesos archivísticos. de acuerdo al reglamento interno de la empresa COMO EVITAR ESA SITUACIÓN: -Establecer políticas documentales.