UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALAFACULTAD CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION CENTRO UNIVERSITRIO ANTIGUA GUATEMALA MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS REINGENIERIA Y ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS INGENIERA M.A. CLAUDIA ESMERALDA VILLELA ENSAYO EL BECHMARKING COMO GESTION DE CAMBIO POR: DANIELA JOSÉ NAVAS ZEPEDA CARNE: 2028-07-5833 ANTIGUA GUATEMALA, NOVIEMBRE 2014 ESTRUCTURA DE LA CALIFICACIÓN Heteroevaluación 100 pts. 10 pts. Autoevaluació n 100 3 pts pts. Coevaluación 100 pts. 2 pts. Calificación Final 15 pts. INTRODUCCION La gestión de cambios no es más que la toma de decisiones que se realiza frente a los cambios que se generan el mercado de económico de las empresas, como también cambios en la sociedad, en el recurso humano que se emplea, en los procesos que se realizan, en la forma de realizar los negocios y modo de ventas, factores de cambios constantes que se dan en la actualidad. La gestión de cambios cumple con la función de orientar a las organizaciones en el mercado tan cambiante, este documento aborda a su vez como se involucra el Benchmarking en la gestión de cambio. El propósito de este documento es brindar diversas opiniones de autores sobre el Benchmarking y como este es una gestión de cambio para las empresas. Teniendo como objetivo el análisis crítico de la opinión de varios autores con respecto al Benchmarking como gestión de cambio para las empresas, si estos coinciden con la misma opinión y también se existen autores que difieran en los conceptos o puntos de vista, investigando cual es el fundamento de su opinión. Documento está compuesto por varias definiciones sobre Benchmarking y la gestión de cambio, como estas tienen relación entre sí, como el Benchmarking puede o no influir en la gestión de cambio y viceversa. Como también conocer si existe alguna similitud de ambos temas y como se emplean en las empresas en la actualidad. Finalizando con la descripción sintética de los hallazgos realizados en dicha investigación, cual es la relación entre ambas conceptos y si esto en realidad uno inlfuye sobre otro, si fuera real si dichos conceptos, ya no se tendría duda de como evaluas tienen gran similitud los resultados serán legitimamento verídicos. Los sistemas de información brinda la oportunidad de gestionar y analizar cantidades de información en espacios virtuales, el cual son resultado de disponer amplia y rápidamente con información que sea de utilidad para tomar en cuenta en la planeación estratégica, como también para resolver preguntas que son frecuentes, de forma inmediata. El propósito del siguiente documento es brindar el detalle sobre la perspectiva actual de los sistemas de información y como estos se han convertido en una ventaja competitiva para grandes y medianas empresas, ya que estas brindar un conjunto de herramientas de hardware y software con el fin de analizar sistemas de información integrados. Y ¿Cómo brindan los sistemas de información herramientas para transformar los negocios? Lo brindan a través de los programas de software que están y pueden estar conectados entre sí, a nivel mundial, por naciones, bloques o países, lo que hace que la información sea de más fácil acceso para la toma de decisiones empresarial. Tiene como objetivo principal dar a conocer las ventajas que brindan los sistemas de información para la negocios, estos como han cambiado la forma de hacer los negocios, ya que a través de los sistemas de información se brindan bases de datos, como herramienta para tomar la decisiones adecuadas para la empresa al integrar los sistema, con conocimientos en varias áreas de la organización. El documento está compuesto por una breve descripción del cambio acelerado en la tecnología y los sistemas de información y sus aportes a las empresas, el uso de internet y correos electrónicos para hacer negocios, los beneficios que obtienen los clientes con los sistemas de información, reducción de las brechas de información, siendo los sistemas de información en la actualidad los gestores de la buena o mala relación que se dé con los clientes, proveedores, socios, empleados y los canales de distribución, como también las limitantes que provocan depender totalmente de los sistemas de información para realizar sus negocios y los desafíos que se presentaran más adelante. COMO TRANFORMA LOS SISTEMAS DE INFORMACION A LOS NEGOCIOS Los sistemas de información brinda la oportunidad de cómo lo asegura Amaya (2010) “acceder a recursos de conocimientos públicos por Internet y la web, las compañías pueden crear sitios web internos que actúen como depósitos de los conocimientos de su propia organización. Las páginas web multimedios organizan estos conocimientos y ofrecen a los empleados un acceso más fácil a la información y a las técnicas” (pág. 87). Demostrando que el uso de tecnología de información es una ventaja en las organizaciones que cuentan con las herramientas necesarias para ser competitivas, aunque su desventaja las tienen con las empresas que cuentan con la capacidad financiera de invertir en mejor equipo de hardware y software brindando tecnología más avanzada y que no cualquier otra compañía pueda tener, lo que también lleva a las empresas a depender totalmente de la tecnología de información tan ya no podrían realizar ninguna gestión si no cuentan con el equipo al que ya están acostumbrados. La rapidez con la que trabajan los sistemas de información son necesarios para la creación de bases de datos que permitan acceder a recursos de información difíciles de obtener en tan poco tiempo, oportunidad que brinda los sistemas de información de obtenerlo a través de internet en forma rápida de los lugares más recónditos del mundo ya que tienen un alcance muy profundo, ya que internet tiene la facilidad de enlazar a investigadores en alguna parte del mundo que viajar a otra parte para realizar investigaciones sería muy costoso y tardado con lo que esta herramienta aparte del ahora del tiempo y costos de investigación brinda la seguridad de que la información que recibe es de confianza. Además el software de navegación que utilizan en web presenta fuentes de información confiable en interfaz universal logrando acceder a recursos de información de bases de datos corporativos internas, además de fuentes de información externas, herramientas con las que cuenta la empresa para poder realizar tales procedimientos. Se asegura que los procedimientos que realizan en los sistemas de información están regidos bajo leyes y normas políticas, Coronel (2011) enfatiza que “para el desarrollo de un modelo de datos preciso, el diseño debe tener una idea clara de los tipos de datos de la compañía, de su alcance y uso. Pero los datos por sí mismo no dan la idea requerida del negocio global. Desde el punto de vista de una base de datos, el conjunto de datos tendrá significado sólo cuando estén definidas las reglas de negocios” (pág. 392). Existen muchos desafíos en que las organizaciones pueden entender como administrativos de la organización, por los sistemas de información deben contar con tecnología direccionada hacia procedimientos electrónicos, negocios electrónicos, comercio electrónico, firmas o compañías digitales emergentes. Como es el caso de una empresa que después de ocho años de estar trabajando en una idea virtual logra su objetivo que es brindar varias alternativas por la red, la empresa se llamada QiClub.com que es una empresa que administra un gimnasio por internet con asesoría las 24 horas del día, con el pago de membresía con tarjeta de crédito o débito, esta empresa asesora a sus clientes sobre la meditación, concentración, la importancia de la buena alimentación, combinándola con ejercicios aeróbicos en vivo en forma de conferencia lo cual el usuario administra su tiempo y las sesiones de la manera que más le conviene y adecuada a él. Algunos ejemplos de la tecnología de la información utilizada en la actualidad son los sitios web que están disponibles las 24 horas del día, y algunos productos basados en información como Software, música, videos, libros y documentos electrónicos a su vez pueden ser distribuidos físicamente a través de Internet, o llamadas ventas en línea con envío de paquetería física a domicilio o servicios que pueden usarse por Internet para distribuir la información referente a sus mercancías, tal como precios de productos, opciones, disponibilidad y tiempos de entrega. Los productos de venta por catálogo Amway.com es un claro ejemplo de estas empresas líderes por ventas en línea, situado en más de 12 países con entrega inmediata de los productos comprados en línea no más de 24 horas después de realizar la compra. Amway.com cuenta con un sistema muy completo ya que brinda a sus usuarios la oportunidad de comprar cualquier producto, la cantidad que de desee a la hora que quiera, ya que el pedido al ser recibido por la empresa, lo despacha y envía, esta empresa cuenta con catálogo en línea de sus productos, carritos de compras para poder realizar las compras, pueden comprar los productos ya se personas que estén inscritos en la empresa o gente particular, tienen la descripción de los beneficios de cada uno de sus productos y visualmente se observan los iconos de todos los países donde Amway está presente. Ver ANEXO 1 Modelo de Negocios en Internet. Una de las ventajas más conocidas para las empresas al utilizar los sistemas de información como herramienta principal para su negocio es el uso de la tecnología de internet representando un ahorro en gastos y trámites administrativos significativos, reduciendo los costos de transacción los cuales incluyen costos de búsqueda de compradores y vendedores, costos para la búsqueda de productos, los términos de negociación, costos de escritura, contratación y transporte para las empresas. Ver ANEXO No. 2 en el cual se compara el costo de la transacción por el método tradicional contra el costo de la misma usando Internet. De los beneficios que ofrecen los sistemas de información, como es el uso de la tecnología e Internet también están los benéficos de computación con dirección hacia el usuario final como es la equiparación de capacidades de quien realiza el desarrollo con retos del sistema eliminando o reduciendo la brecha de comunicación que existe entre el usuario y el especialista en información cuando no se hace uso de la tecnología de información o no existe el avance tecnológico, tal es el caso de Cuba, donde la tecnología y los sistemas de información no son parte de su cultura ni de su estilo de vida. Una de las ventajas que brinda los sistemas de información en las empresas es que permite reducir la brecha de comunicación como lo mencionado McLeod (2000) “al dejar que los usuarios creen sus propias aplicaciones, deja de existir la brecha de comunicación, ya que no hay necesidad de comunicarse. Por lo mismo, si los usuarios desarrollan una porción de sus sistemas, la brecha se reduce” (pág. 45). A lo cual se refiere que si el usuario realiza sus consultas y brinda su opinión, comparte duda y experiencia el problema de la tecnología computacional se reducirá y si el especialista realiza los ajustes necesarios la comunicación y la resolución de dudas y consultas cada vez serán menos, lo que se asegura como resultado grandes beneficios, gracias a la instalación de nuevos sistemas especializados de información que tratan por sí solo de realizar la mayor parte del trabajo. Ver Anexo No. 3 Fuentes de Ventajas Competitivas, en la gráfica se puede visualizar, cual son los tipos de ventajas competitivas y sus fuentes. Los sistemas de información de un valor agregado a los procesos de una empresa Rockart y Short (citados en López, 2007) consideran “que las tecnologías de información sirven, principalmente para gestionar las interdependencias organizativas que permiten solucionar los problemas de coordinación que se planteen en una empresa entre departamentos y unidades de negocios estratégicas” (pág. 55). A lo cual se brinda una asesoría sobre estas tecnologías para que estén conectados los departamentos unos a otros, con el fin de ahorrar tiempo, procedimientos y realizar en trabajo integralmente, esto no precisamente en forma física, si no virtual logrando con ello la implementación de sistemas de información solidos que respalden todos los proceso diseñados especialmente para un tipo de empresa. Y para realizar este tipo de sistemas de información diseñados a la perfección para cada tipo de empresa es necesario que la compañía esté dispuesta a brindar cierto tipo de información y soporte con el fin que se puedan cumplir con las condiciones generales de los programadores o especialistas, proporcionando las condiciones en las que opera, quien la controla, quienes son los subalterno, quienes son los colaboradores útiles cuando se trata de brindar datos informes, flujos, información su estructura organizacional y su misión, y a quien avocarse en el caso de consultas; proporcionada la información se prosigue a realizar el análisis situacional de la compañía para poder ser diseñado la base de datos acompañado de sus componentes operacionales, su funcionamiento y las formas en las que interactúan sus proceso, esta información es confidencial por lo cual, se realiza un acuerdo de programación, que debe estar acompañado por una base y acuerdo legal en el que la empresa especialista se compromete a tener totalmente discreción con la información proporcionada por la empresa a la que le dará el soporte técnico. Las empresas de éxito estuvieron dispuestas a realizar la adaptación de sistemas de información, ya que tuvieron el objetivo de que se les diseñara un sistema de información que satisficiera las demanda operacionales de la empresa creadas a través de la misión de la organizacional, estos objetivos son el resultado de la planeación organizacional como lo describe Andreu, Ricard y Valor (citado en López, 2007) “el sistema de información institucional con la estrategia de la estrategia de la organización, concibiéndolo como un sistema que coordina los flujos y registros de información que se necesitan para la realización de las funciones de la organización de acuerdo con su planteamiento o estrategia de negocio” (pág. 56). Por ejemplo los negocios de ventas por correo tenga tienen la necesidades de operar a través de un sistema que contenga, base de datos de clientes, compras de producto y devoluciones, registros de pagos, consultas de compras y registros de movimientos a diferencia de las empresas manufactureras y productoras, en la cual la necesidad seria deferente. La información requerida por los especialistas de sistemas de información es básica para poder colocar a la empresas como competitivas dentro de un mercado virtual que tenga la suficiente solidez como lo mención Kendall (2005)”Dado que las tareas estratégicas están relacionadas con la proyección de un futuro incierto, debiendo considerar información de naturaleza precisa que permita generar una gran cantidad de escenarios para los distintos tipos de gerentes, los gerentes estratégicos también presentan fuertes necesidades de información periódica con el propósito de adaptarse a la velocidad de los cambios”. Estos cambios deben estar acompañados de los requerimiento proporcionados por la organización en el cual los gerentes estratégicos, en el cual ellos son los protagonistas de brindar información proveniente de fuentes externas, sobre las actuales tendencias de mercado y las estrategias de la estrategia las cuales son tan cambiantes en el mundo de los sistemas de información. Aunque las empresas deben estar conscientes cuales son los aspectos fundamentales que la organización debe proporcionar para la creación, análisis y diseños de los sistemas de información los cuales son el concepto de organización los sistemas, los diferentes niveles administrativos y la cultura organizacional general; estos juntamente deben estar trabajando con los diferentes niveles de áreas para adaptarlos e inducirlos al nuevo sistema de información que son creados con la finalidad de integrar y desarrollar mediante software comerciales personalizados a que ayudan a que la información sea más fluida y de fácil acceso, permitiendo obtener una mejor utilización de los sistemas de la organización. Todos estos beneficios que aporta la organización de un valor agregado y la ventaja competitiva en comparación con otras empresas. Como asegura López (2007)” La idea de que las tecnologías de no generan ventaja competitivas sostenibles para las empresas por si solas se basa en que proporcionan valor mediante el diseño y la implementación de sistemas de información que permitan la coordinación eficiente de información y conocimiento a nivel interno y externo” (pág. 56). Ver Anexo No. 5 Cadena De Valor De La Organización, con el objetivo de visualizar el funcionamiento de la organización cuando emplean sistemas de información a la organización. Una de las cosas más importantes que hay que recodar es que la tecnología es cambiante y los sistemas de información también, serán más precisos y rápidos por lo que la organización tiene que estar consiente de vencer los nuevos retos y desafíos de las empresas con mejor sistema de comercio electrónico, de modo que las organizaciones puedan comprender que deben actualizarse en áreas administrativas, organizacionales, tecnológicas, debiendo ir en dirección hacia el comercio electrónico, negocios electrónicos y digitales, esto según lo menciona Peña (2006). Por lo que las empresas deben estar en constante actualización eso con el fin de no caer en el riesgo de cometer errores. Ver Anexo No. 6 Fuentes comunes de fallas en bases de datos. II Conclusión En resumen los sistemas información son una herramienta básica he indispensable para cualquier organización que desea ganar mercado no solo interno si no externo, esto con ayuda de la tecnología de información, ya que la tecnología es muy cambiante se debe de contar con equipos alta calidad y sistemas de altos costos; debiendo ser planeado con anticipación dentro de la estrategias a mediano y largo plazo. Los sistemas de información deben estar diseñados para el proceso de cada empresa en forma individual, su programación, operación en los sistemas deben ser elaborados por especialistas ya que requieren de procesos más adecuados dependiendo de su función, dada que la automatización lo que requiere lograr es la mejora en la productividad, resolver consultas, dudas y manejos con respecto a la inversión y si esta será rentable para la empresa al momento de adecuar la tecnología necesaria he implementado metodología para el desarrollos de los sistemas. Es sistemas de información han trasformado la forma de hacer negocio, el funcionamiento de la empresas al volverlas más agiles y optimizando el almacenamiento de datos, procesamiento de información, optimización de funciones, diseño, implantación y aumento de productividad ya que las empresas contaran con equipos para poder organizarse virtualmente mediante la conexión electrónica de los diferentes miembros de la empresa, no siendo necesario que estén ubicados en el mismo lugar físico. BIBLIOGRAFIA Alarcón, V.F. (2006) Desarrollo de sistemas de información: Una metodología basada en el modelado. Primera edición. España. UPC. Amaya, A, J (2009) Sistemas de información gerenciales: Hardware, Software, Redes, Internet, Diseño. Segunda edición. Ecoe Ediciones. Coronel, C., Steven, M. y Rob, P. (2011) Bases de Datos, Diseños, Implementación y Administración. Novena edición. Cengage LEarning Editores, S.A. Correa, O. J. y López, T. M. (2007) Planeación estratégica de tecnologías informáticas y sistemas de información. Primera edición. Colombia. Universidad de Caldas. Fred, R.D. (2003) Conceptos de administración estratégica. Novena edición. México. Pearson Educación. Kenneth, E. K. y Kendall, E. J. (2005) Análisis y diseño de sistemas. Sexta edición. México. Pearson Educacion. Pablos, H. C. López, H. J. (2011) Organización y transformación de los sistemas de información en la empresa. Primera edición. España. ESIC EDITORIAL. Peña, L.J. (2006) Sistemas de información geográfica aplicados a la gestión del territorio. España. Club Universitario. Raymond, M. J. (2000) Sistemas de información gerencial. Séptima edición. México. Prentice Hall Hispanoamerica, S.A. ANEXOS Anexo No. 1 Modelo de negocios en Internet Fuente: Jairo Amaya (2010). Sistemas de Información gerenciales. Pág. 92. Anexo No. 2 Comparación de Reducción de costos modo tradicional versus con sistemas de información/Internet Fuente: Jairo Amaya (2010). Sistemas de Información gerenciales. Pág. 92. Este modelo brinda una comparación entre los costos de la transacción por el método tradicional contra el método de costo de misma utilizando internet, el ahorro que puede representar el uso de la tecnología de Internet se puede visualizar en la, en donde se compara el costo de la transacción por el método tradicional contra el costo de la misma usando internet. Anexo No. 3 Fuentes de Ventajas Competitivas Fuente: Marcelo López T. (2007). Planeación estratégica de tecnologías informáticas y sistemas de información. Pág. 56. Anexo No. 5 Cadena De Valor De La Organización Fuente: Marcelo López T. (2007). Planeación estratégica de tecnologías informáticas y sistemas de información. Pág. 55. Anexo No. 6 Fuentes comunes de fallas en bases de datos Fuente: Carlos Coronel, Steven Morris y Peter Rob. (20). Bases de Datos, Diseño, Implementación y Administración. Pág. 388.