EL TRANSITARIO

EL TRANSITARIO(intermediación en servicios de transportes internacionales) Gestíón práctica avanzada para tener éxito en el sector de transportes internacionales © Peter Lindig 11/2008 EL TRANSITARIO internacionales) Manual práctico…. (intermediación en servicios de transportes Como destacar y tener éxito en la gestión de una PYME dedicada a los Transportes Internacionales. Introducción: Pareciendo sobreentendido hoy en día que ser Transitario (ya el vocablo evoca cierta extrañeza en personas no vinculadas al comercio exterior), está “chupado” y basta un poco de entrenamiento en alguna multinacional o empresa afín al gremio para montar una Organización de Transportes Internacionales, el autor de la presente obra, ha visto emerger y zozobrar a más de un empresario por desconocimiento de alguno, o varios factores determinantes del éxito en éste tipo de empresa. La experiencia propia, que abarca desde la operativa de tráfico, comercial y administrativa, pasando por diversas empresas multinacionales del sector, hasta cargos de gerencia y cargos directivos en otras empresas de menor envergadura, llegando a dirigir una pequeña Empresa propia del sector, en todas sus facetas, (dirección, administración, ventas, operativa, etc.) en un lapso de 40 años, han permitido ver la importancia de aportar a la comunidad interesada una pequeña guía del “savoir faire” que sin duda puede aportar al éxito en éste tipo de negocio. El objetivo de éste manual consiste en divulgar a los interesados en ésta materia, los trucos y las maneras más adecuadas para úna óptima gestión transitaria, como complemento a los conocimientos básicos de que disponga el lector en la preparación de documentos de transporte, condiciones de venta u otros detalles elementales de comercio y para los cuales existe literatura y cursos especializados suficientes. Transitario? Ahora lo llaman “logística integral” aunque el Transitario clásico se ocupa tradicionalmente sólo de organizar el movimiento de mercancías de un punto dado a otro en un pais distinto, facilitando la gestión a sus clientes o actuando por cuenta de intermediarios (agentes/corresponsales). La definición simple que se entiende mejor, es que el TRANSITARIO, es el agente de viajes para la carga Divido la información de éste manual, a efectos prácticos en los siguientes aspectos, normalmente controlados por departamentos distintos y personas diferentes, sin embargo todos muy estrechamente relacionados entre sí, hasta el grado de no poder funcionar adecuadamente la empresa si no son conocidas todas las facetas de cada sector, en profundidad, por todos los operadores en cada sección. Indice Ventas Aquí comienza todo Atractivo Claro Funcional Oportuno Fiable Operaciones Entramos en materia transporte directo transporte en grupaje o consolidado Exportación Órden de transporte Primeros pasos Dimensiones Peso Ahora – el transporte interior Inciso – Cartas de crédito Preparación de documentos? Ahora sí: el documento de transporte MAWB, HAWB El manifiesto MBL, HBL, B/L (marítimo) Certificado de recepción (FCR) EUR1/ATR/Certificado de orígen Certificados de fumigación. El DUA (Documento Unificado de Aduana) Importación Facturación Pre-alerta Control de facturas de proveedores Administración Diferencias del sector Compras Riesgos Herramientas (Tecnologías de la información) Anexos INCOTERMS 2000 Checklist transportes Cálculo peso tarifable (sólo versión en INTERNET) Paises de la Unión Europea Formato de AWB Ejemplo factura a corresponsal. p.“de mercado” . no hay empleo. manipulación. clave del éxito. puede mimar a sus clientes. La negociación de compra es casi más importante que la de venta. La atención personal. La solución a ésta situación y. Si no hay negocio. Las empresas de transportes multinacionales. etc. no hay empresa. Para la pequeña empresa transitaria resulta imposible competir con las grandes multinacionales en toda la gama. o disponiendo transportes de valor agregado por razones de urgencia. Premisa de la asignatura de economía: obtener el máximo beneficio con el mínimo esfuerzo. ej. los caprichos o necesidades específicas de los clientes no las pueden tener en cuenta . dado que no existe un plano de igualdad tarifaria ni. atendiendo fuera del horario normal de trabajo. pues de ella depende el éxito para obtener una cuota de mercado bajo condiciones de competitividad. o sea servicios que no contemplen. si no hay empresa. Nuestro producto debe ser: a) Atractivo Antes de vender tenemos que saber comprar. La pequeña empresa transitaria. conocer sus peculiaridades específicas y actuar con total flexibilidad. l precio que vendamos tiene que ser razonable y lógico . . radica en ocupar “nichos” de mercado.¡Este es el punto fuerte por el que se pueden canalizar nuestros esfuerzos mercantiles!. o simplemente no puedan ofrecer las grandes empresas. necesariamente funcionan como los hiper-mercados. Como intermediarios tenemos que tener a mano los mejores precios y los proveedores idóneos para todas las situaciones que se nos puedan presentar. en cambio. desde luego de infraestructuras propias disponibles.VENTAS Aquí comienza todo: Premisas del mercado del capital: Sin ventas no hay negocio. Para vender es necesario tener un “producto” Todas las empresas transitarias y de logística ofrecen servicios normales de transportes y algunas se especializan en tráficos concretos. . (p. Un precio demasiado elevado nos hace trabajar inútilmente. sólo se ofrecen sí son pedidos o sabemos que los INCOTERMS son EXW (para el corresponsal. Cualquier comunicación recibida DEBE ser contestada de inmediato. ofrecer un precio demasiado bajo merma el resultado y en caso de alguna incidencia imprevista. completa y fácil de entender por el cliente potencial. ej. b) Claro. esto tranquiliza a nuestro interlocutor y. incluso nos puede producir una pérdida. Precio por kg). El resto de gastos (FCA/FOB) p. pero. d) Oportuno En la prestación de servicios. validez concreta.Si damos un precio a un cliente directo (final) el márgen ha de ser superior (p.(p. Una buena fórmula consite en cotizar basados en el 2º precio más économico entre los que hayamos obtenido de los proveedores de servicio. con mas razón debemos contestar que “estamos en ello”. No obstante el precio final debe estar siempre dentro de los límites de competitividad. (si acaso únicamente con indicación de la base de cálculo en caso de variación de algún dato a la hora de que se materialice el envío en cuestión. aún tenemos oportunidad de utilizar la opción menos barata pero cumpliendo con el servicio encomendado y con un márgen razonable.ej. dado que el receptor de nuestra oferta simplemente la descartará.+20% sobre el flete). Las salvaguardas. con una presentación profesional. Si no podemos dar respuesta inmediata. en cambio no debe existir información no solicitada o innecesaria que nos pudiera limitar nuestro márgen de maniobra (indicación de porteadores/líneas. Cuando realicemos el transporte usaremos el proveedor más económico aumentando nuestro márgen. al menos. reservas y exclusiones deben estar claramente definidas.ej.ej. +10% sobre el flete) . al que demos a un agente o corresponsal. c) Funcional La información proporcionada debe ser concisa. o CFR/DDU/DDP para el cliente nacional) La información proporcionada debe ajustarse a la oportunidad de negocio ofrecida por el cliente potencial. correcta. indicamos el flete. Un envío determinado tiene que tener un precio claro preciso y total. si las circunstancias hacen fallar ésta opción. el tiempo es oro y única materia prima junto con la información.pues éste último tambien se tiene que ganar la vida y vender un precio incrementado a su cliente. etc. Si nos piden un flete. le queda constancia que hemos recibido su mensaje.). hay mas comercios que quizas respondan más rápido a mis necesidades en éste momento – no importa que despues sean más caros -. Así sabemos que no se nos ha quedado una oferta “en el tintero” y cuando el cliente nos encomiende un transporte. llevar un registro de cotizaciones con el nombre del interesado. incluso si sólo avisamos un precio por correo electrónico.) Es una buena práctica. Una variación no justificada o razonable. enseguida o dentro de medio año. e) Fiable Los precios cambian contínuamente y debemos hacer las reservas oportunas en cualquier cotización que hagamos.Está demostrado que cada hora de retraso disminuye a la mitad la posibilidad de tener éxito en formalizar una operación. Eso sí. la fecha de solicitud. Los precios dados por teléfono o verbalmente no tienen validez – las palabras se las lleva el viento -. . (Si el cliente abandona la tienda. si en un breve espacio de tiempo nos piden un precio determinado para una operación similar. motiva la desconfianza inmediata en el receptor de la oferta y puede hacer peligrar toda la relación previa que haya llevado a una relación de confianza. sabremos qué es lo que hemos ofertado. es porque se busca la vida. la fecha de respuesta y un vínculo a la oferta efectiva. es imperativo ser consecuente con los precios que se dén. manda. o sea que el dominio del transporte.Operaciones Entramos en materia…. A mejor entendimiento: quien paga. Se sobreentiende que el lector conoce los términos de venta (INCOTERMS) así como los procesos y documentos habituales. Porque? Si es una empresa nacional: Esencialmente porque tiene un precio ofertado y quiere utilizar nuestros servicios o ha recibido una órden de transportar con nosotros por un agente nuestro quien ha vendido basado en nuestros precios a su cliente el cual a su vez. pero el documento de transporte “master” de transitaria a transitaria SIEMPRE es a portes pagados. Por lo tanto. Si es una empresa extranjera: es un agente/corresponsal que tiene entre manos un envío (si tiene nuestros precios) o un posible envío (cliente potencial) Es un importador extranjero que desea contratar nuestros servicios. o conocer nuestros precios directamente. a) Transporte directo: Envío de un exportador a su cliente (remitente -> destinatario) suele ir a portes pagados y sólo interviene una empresa transitaria en orígen (salvando excepciones). Normalmente son envíos “rutados”. en cuanto al destinatario final de las mercancías. La clave de nuestra respuesta está en los INCOTERMS. ignorando las transitarias locales en su pais. Primero definamos el: a) b) transporte directo transporte en grupaje o consolidado. 1) Orden de transporte Alguien nos llama o nos escribe para un envío determinado. Exportación. b) Transporte en grupaje o consolidado: Igual que a) pero interviene un corresponsal en destino para “desagrupar” la mercancía. Las instrucciones. No hay mas! .. éstos envíos suelen ser a portes debidos. si paga el exportador las dá el mismo. el pago están bajo el control del corresponsal. instrucciones y sobre todo. ha aceptado las condiciones y por eso “ruta” el envío a traves de nuestros servicios. En éstos casos es de vital importancia recabar en primera instancia las instrucciones del corresponsal/agente o en su caso del importador antes de realizar ningúna operación. Cuando ocurre ésta situación debemos re-enviar toda información a nuestro agente para que él en su caso conteste lo que estime conveniente a SU cliente. Nunca. sin tomar en cuenta que es el cliente en destino quien debe de decidir cuando y como se debe realizar la expedición de su carga. Básicamente los fabricantes quieren cobrar antes y quitarse el “stock” de encima cuando han realizado una venta. en muchos casos aún no ha recibido el oportuno pago o acuerdo con su cliente. quien debe conocer el precio de la operación (porque hayamos realizado la oportuna cotización general o específica) y por supuesto al proveedor/fabricante si la operación es rutada desde destino. y en algún caso pretender ahorrar en el costo de sus operaciones. nosotros tenemos el deber de informar puntualmente en primer lugar a quien ha de pagar el transporte internacional. con el mero propósito de ahorrar tiempo en la transmisión de información. manda el que nos escribe (la empresa nacional o la extranjera en su caso. El proveedor normalmente sólo quiere quitarse la mercancía de encima. En los casos de envíos (de exportación) en condiciones FCA/FOB. No obstante occure con frecuencia que una empresa nacional que NO paga el transporte internacional nos pide que realicemos un transporte que en realidad paga su cliente en el extranjero. es el proveedor o remitente quien debe saber los gastos locales en caso de ser encomendados a nuestros servicios y el destinatario o nuestro agente/corresponsal los gastos del transporte internacional. concepto o motivo podemos tener correspondencia con los “clientes de nuestros clientes” – los clientes de nuestros agentes o corresponsales – que en ocasiones no tienen empacho en saltarse a sus proveedores de servicio en destino (nuestros corresponsales). En todo caso. 2) Primeros pasos. a fín de llevar a buen término la operación cuando todas las partes se hayan puesto de acuerdo. Porque?.Quien manda? Según se desprende de lo indicado anteriormente. Confiar – SI.y presionan para que enviémos cuanto antes la carga a su cliente. . A la inversa ocurre que nuestros agentes/corresponsales presionan para que realicemos un envío. por norma general. y por ninguna razón. cuando el proveedor aún no tiene preparada la mercancía o. En éstos casos es de vital importancia dar seguimiento a la operación y servir de intermediario como parte de servicio extendido de nuestra labor. pero – verificar! Es de vital importancia ponerse en la piel de nuestros interlocutores y procurar entender que es lo que esperan de nosotros. 1) – Con éstas sencillas reglas de cálculo. Otro factor vital relacionado con las dimensiones y que a primera vista parece carecer de importancia es: Cabe en el avión? O en su defecto tiene sitio en un contenedor de 20’ o de 40’?. Salvo que se trate de grandes unidades. calzado. etc. al precio más bajo del mercado. etc. suele querer la mercancía para ayer.). Los tejidos y confección. juguetes. suelen mas bien ser pesados y no presentar problemas de dimensiones. moldes.El corresponsal/agente quiere mimar a su cliente con información veraz y al momento de toda circunstancia relativa al transporte de sus mercancías. Los muebles. aéreo 1:6 marítimo 1. El destinatario. El problema más común para éste tipo de mercancías radica en la posibilidad o nó de remontar las unidades de transporte (cajas/jaulas. cerámica. etc. . Todos los envíos no son iguales! Verificar: Dimensiones Calcular peso efectivo tarifable por el método de transporte previsto (terrestre 1:3. La maquinaria. analizando el tipo de mercancías que estamos manejando. Consideraciones técnicas. aunque suelen cubicar a veces un poco. así como la mayor parte de artículos de consumo. contenedor. lo primero consiste en verificar si los datos aportados por el proveedor/fabricante se ajustan a las condiciones de transporte/precio pacatadas con ellos o el agente/cliente en destino. Cuando recibamos una órden de transporte. El malabarismo consiste en satisfacer a todos y sobrevivir en el intento. o como un envío aéreo en algún caso resulta mucho más barato que uno marítimo. por regla general pagan practicamente siempre por volumen. o que un servicio local/nacional de mensajería o transporte indirecto es mucho más conveniente u oportuno que uno directo. casi siempre se presentan en varias o muchas unidades de transporte (bultos/paquetes) y no presentan ningún problema de estiba en aviones o contenedores marítimos. nos sorprenderá como un transporte local resulta más caro que un envío aéreo al otro lado del mundo. artículos de iluminación. aunque aún desconozcamos las dimensiones precisas.. amén de obtener el mejor márgen posible en cada operación.) suele darse. Una pista importante para la viabilidad de un medio de transporte (tipo de avión. si no se tiene suficientemente en cuenta el factor mencionado. que pueden llegar a ser nefastas. En lo que concierne al proveedor/fabricante.. (mejor 12 europalets). rieles. etc. y en algunos . Peso: Algunas empresas creen que los aviones son barcos. Muchas líneas aéreas alimentan sus vuelos transoceanicos a través de vuelos regionales intraeuropeos con aviones pequeños con una capacidad más que limitada en cuanto a las dimensiones (85 cms de altura. En éste caso se requiere equipo especial (contenedores OT (open top) o en su defecto camiones lona. tuberías.916 m3. (cada uno apenas tiene 5. Cuando realicemos oferta o a mas tardar cuando tengamos una órden de transporte. sino que utilizan “puentes-grua” que sólo permiten la carga por arriba.Tambien hay estructuras. vehículos… todos pueden presentar limitaciones importantes para su envío por el método que se haya previsto. Esto es cierto.50 m de largo por 1. Ni que decir de productos perecederos. debemos saber si nuestro proveedor de transporte internacional puede efectivamente manejar la carga que se le encomienda. en algunos casos. La información anterior no es exhaustiva. pero si tengo 2 bultos de 3. – Se debe sugerir el transporte en grupaje marítimo para combinar el contenedor con mercancía menuda -. En un contenedor de 20’ caben nominalmente aprox 30 m3 de mercancía y en uno de 40’ el doble.30 de ancho y 1. Si tengo 1200 cartones de zapatos (40x25x20 cms). sobre todo en el caso de maquinaria o estructuras. sus instalaciones no cuentan con un muelle de carga (que sirve para cargar la mercancía por la puerta trasera del camión o porta-contenedores. si lo llenamos de agua. – sin embargo cada día son mas las aerolineas que alimentan sus “hubs” (centros de re-distribución de carga) utilizando camiones en el primer tramo. 100 o 150 kgs de peso máximo. necesito 2x20’ o 1x40’ – porque?. a lo mejor puedo aprovechar el espacio hasta ocupar unos 24 m3 en un 20’. peligrosos. Es NUESTRA responsabilidad preveer proactivamente cualquier posible incidencia.30 de alto. calidad de embalaje según método de transporte. antes de que ésta ocurra – esto distingue la profesionalidad en una empresa transitaria -. sólo debe ayudar a determinar a primera vista que no nos podemos fiar de datos incompletos para ejecutar un transporte sin consecuencias. Si no lo hace o la información aportada no es fiable. El porteador de la mercancía (línea aérea o consignataria) no nos van a perdonar ni un kilogramo. Ahora – el transporte interior Ya hemos verificado exhaustivamente con el suministrador de las mercancías las peculiaridades de su envío. y el cliente en destino sólo pagará lo que pongan los documentos de transporte!. Todos los envíos son intrínsecamente urgentes. cabe la necesidad de pesar y cubicar el envío. pero tambien deben ser baratos. servicio en contenedores de 40’ para el transporte de marmol o cerámica. y a la hora del envío se nos exige que salga de inmediato… . bochornosos y nos hacen perder un tiempo valioso). El packing list o indicación de bultos. saber si a) está efectivamente disponible. Necesitamos la factura comercial para despacho de exportación y saber si la misma es también la factura de venta (Hay negocios triangulares y aún más complejos en los cuales la factura del proveedor NO sirve para el cliente en destino y está prohibida su utilización excepto para la Aduana local). refrigerada? d) La información anterior nos permite contratar al transportista local con el equipo adecuado. el tiempo de carga puede ser superior al normal por cantidad de bultos.casos incluso contenedores FR (flat rack) abiertos que no son sino planchas especiales que permiten colocar y fijar encima casi cualquier objeto con dimensiones que sobrepasen la anchura o altura de un contenedor standard. (la limitación de peso es la misma para un 20’ y un 40’). Es importante. dimensiones y peso bruto debería ser aportado por el suministrador. es mercancía peligrosa?. El proveedor viene obligado a proporcionar todos los datos y documentos necesarios para realizar un transporte con éxito.ej. normalmente en multiplos de unidades de transporte enteras (containers) en función de si la mercancía invade el espacio lateral o superior que ocuparía otro contenedor. (Los viajes en vacío son costosos. Esto ocurre tambien con mercancía sobredimensionada en transporte aéreo existiendo asimismo una limitación en la densidad (peso) por superficie ocupada en una plancha de avión . En transporte marítimo. carga lateral. Es perfectamente común que nos pidan un precio ajustado al mínimo coste. antes de retirar ninguna mercancía. Evidentemente el precio del flete en esos casos siempre se dispara. b) Horario para poder retirar c) Situaciones especiales de manejo: hay muelle para cargar? La carga es convencional o se necesita cargar de forma especial? (puente-grua por arriba. Es por eso que no tiene sentido ofrecer p. la limitación de peso está sobre 24 tons por contenedor. salvo que anticipadamente nos hayan pedido una urgencia y conozcan el precio que eso implica Hemos escogido ya el transportista adecuado para el transporte interior? . los “condicionados” de la carta de crédito en cuestión. resulta que tomamos decisiones que debían haber tomado quienes pagan el transporte y éstos evidentemente no nos van a premiar pagando más por circunstancias que les eran ajenas. despues se reenvían las mercancías de forma agrupada al centro de distribución de la plaza local. Puede ser transporte directo (al menos en apariencia) o sea de punto a punto y siempre dentro del plazo de menos de 24 hrs. Si existe variación de los datos aportados por el corresponsal/agente o por el proveedor con respecto a la realidad. o absurda. y áreas cercanas al puerto/aeropuerto. produce escalofríos a los operadores en toda la cadena logística… En verdad es un engorro pero. aunque normalmente prevalece el factor costo. . El transporte indirecto es mucho más económico. nuestro cometido se limita casi enteramente a la confección del documento de transporte AWB o B/L copiando. En cambio los B/L marítimos (también HB/L) son documentos mercantiles. tácitamente.El transporte interior funciona de 2 maneras diferenciadas que tienen una importante repercusión en el tiempo de tránsito y desde luego en el coste de las operaciones. sobre todo: la fecha última de embarque y de negociación. Factores fundamentales. por norma general sin excesivas complicaciones siempre y cuando no se exijan documentos imposibles. Quien avisa. y nos evita graves molestias. pues se hacen recogidas en sitios remotos hasta un “hub” o centro de concentración en una capital. títulos de propiedad de las mercancías. sí son. La carga de verificación y control de la carta de crédito la tiene el vendedor de las mercancías. no engaña. Inciso: Cartas de crédito! La sola mención de que una operación se realiza por carta de crédito (L/C) “letter of credit”. para finalmente ser distribuidas al puerto o aeropuerto indicado en nuestro albarán de transporte. Siempre debemos calibrar cuando utilizar un transportista u otro. letra por letra. es de vital importancia informar INMEDIATAMENTE a todos los implicados. como lo puede ser un billete de metro. – Sistema adecuado para transporte urgente aéreo. desde luego los INCOTERMS y la coherencia entre todos los documentos aportados por el cliente a su banco. por lo que la decisión suele ser fácil. A tomar en cuenta que un AWB o (HAWB cuando es admitido en la L/C) es un documento de transporte. si posteriormente. Un B/L emitido “to order” es equivalente a un talón emitido al portador… Esto es muy . información contradictoria. importante a tener en cuenta. tenemos que tener imperativamente: Datos precisos de remitente y destinatario de las mercancías. nunca cometeremos éste error. Cualquier variación con respecto a los datos aportados desde destino. (packing list) A mas tardar cuando la mercancía esté en nuestro poder necesitamos Valor y datos de las mercancías (factura comercial) Autorización de despacho Carta de seguridad (mercancía segura?). En logística pura. si no lo sabemos yá y no es un envío directo o con precio cerrado. Le hacemos el favor al cliente local de entregarle un HB/L de una mercancía que aún no ha salido. es la pieza (referenciable unitariamente. (ahora ya se han descubierto “unidades” más elementales. el cliente en destino paga. debe ser comunicada de inmediato. la unidad. dada la responsabilidad en que incurre el transitario.. éste lo envía al banco en destino. Preparación de documentos? Antes de recibir en los almacenes de la línea aérea o del grupajista marítimo o en el puerto el contenedor.pero ésta nunca llega!. normalmente por código de barras) y en transportes internacionales es (por suerte más fácil) la unidad de transporte. Incoterms acordados y entendidos por el vendedor y comprador. Si ponemos en un B/L “free on board” más vale que tengamos un conocimiento de la naviera que nos respalde y ponga la misma información y fecha!.. el lo presenta en el banco. o séa el envío específico de un suministrador/proveedor/fabricante o vendedor a un destinatario/comprador o cliente. Ahora es una buena oportunidad de pedir el precio vendido al corresponsal. El vendedor vende EXW y el cliente compra FOB…dejar que se pongan de acuerdo las partes antes de que tengamos problemas de facturación… Peso y dimensiones. durante muchos años la unidad en la que se basaba todo el universo fue el átomo. pues tiene evidencia de que su mercancía está en camino…. Nuestro corresponsal también agradecerá se le informe cuando la mercancía está efectivamente en nuestro poder y recibir una copia de la factura comercial del envío así como los datos previstos de fecha de envío y del medio de transporte y ruta. . Inciso relativo a la “UNIDAD DE TRANSPORTE”. cuando se emite un conocimiento marítimo. – entendiendo el mecanismo . En física. (Muchas veces nadie quiere pagar los gastos FCA/FOB) – mejor si los pagamos nosotros! -. (MAWB o AWB directo). Por razones prácticas y a veces por imperativo legal. Puede tener cualquier formato e información y sirve como guia y justificante de un envío en concreto entre un exportador y un importador específico. es una acumulación de uno o varios envíos individuales que realizamos a nuestro corresponsal/agente y por lo tanto no es más que un criterio de agrupación y no. ni una tarifa “oficial” u otros requisitos mandatorios en el conocimiento aéreo IATA. . HAWB. aparte de que implica nuestra total desconfianza de que jamás nos vaya a pagar a nosotros. la línea aérea cobrará indefectiblemente el importe “facial” IATA que debe constar en el conocimiento aéreo. se utiliza el mismo formato y condiciones que vienen reflejadas en los conocimientos aéreos de las líneas aéreas (IATA) . Nosotros tenemos unos precios “especiales” de la línea aérea y nuestro corresponsal disfruta de esos precios con el oportuno incremento por nuestra parte. – Porque? -. Hemos seleccionado ya la línea aérea o consignataria más adecuada y realizado la oportuna reserva de transporte? MAWB. pues es nuestro corresponsal quien ha conseguido el cliente a un precio determinado de transporte y normalmente nos indicará que importe de flete desea que insertemos como “flete vendido” en dicho documento. el propio. sin embargo en éste documento no hace falta ni el código IATA. dado que todo esto estaría en violación a la normativa IATA. como se suele concebir en ocasiones como una unidad de transporte. En los conocimientos aéreos de las propias líneas aéreas no se permiten ni precios de fantasía ni tampoco menciones de “as arranged” o “as agreed”. El HAWB (House Air Waybill) conocimiento aéreo (de casa) o sea. Este documento para envíos individuales. Un envío “agrupado” de un porveedor a un destinatario. AWB (aéreo) El MAWB (Master Air Waybill) conocimiento aéreo “maestro” – sólo se utiliza como documento de transporte entre colegas transitarios. como su nombre indica. suele ir a portes debidos. Este documento SIEMPRE se emite a portes pagados. El remitente SIEMPRE somos nosotros (en exportación claro) y el destinatario SIEMPRE es un agente o corresponsal (transitario en el pais de destino). cubierto por un documento de transporte del transitario de origen al de destino tambien se conoce como un envío “back to back”. Si enviamos un conocimiento aéreo a nuestro corresponsal a portes debidos. En caso de no tener ninguna indicación concreta el flete y gastos del HAWB se indican “As agreed” (según convenido). Ahora sí: el documento de transporte.El grupaje del transitario. sin oportunidad de recuperar ningún precio especial pactado anteriormente. “agrupados” (aunque sólo sea uno). gastos y recargos según IATA.. Aquí sólo se trata de distinguir de un tercer tipo (siendo el modelo el mismo). Consideraciones relativas a los datos a indicar en los conocimientos aéreos. en las empresas serias. en el AWB constan siempre los fletes. (salvo indicación en contra de la própia línea aérea). Al tratarse de un baremo más dificil de comprobar (habría que re-medir todos los bultos para comprobar el volumen). pero no así al cliente. sino sobre todo. entonces realizamos un envío DIRECTO. El código IATA exacto se debe indicar sin excepción en el AWB directo o MAWB pues sirve de base para la facturación a la línea aérea o el CASS (cargo agents settlement system). antiguamente se solía “recortar” el volumen a la línea aerea. ha caido en desuso. pero insertando el remitente/exportador y su cliente/destinatario directamente en el conocimiento aéreo. como si fuera un MAWB.El AWB. que se aplica en los envíos DIRECTOS. Esta práctica. Esto no es ni un HAWB ni un MAWB… Es un conocimiento aéreo simple. En la actualidad. no tenemos un corresponsal en destino (que se alegraría por consignarle un envío libre – y. O sea que si en el AWB constan 96 kgs y en realidad pesa 101 la carga no debería ser rechazada por el agente de la línea aérea. casualmente. deberíamos utilizar el método bajo MAWB si tenemos un corresponsal en el aeropuerto de llegada). (los dos tipos anteriores tambien son AWB’s). de manera que se ampliaba el margen de beneficio para la transitaria por el concepto de vender kilos de 900 grs. (AWB) La información de remitente y destinatario debería incluir siempre la dirección completa y correcta (preferentemente idéntica a la factura del proveedor en el HAWB) y sobre todo un número de teléfono del destinatario para facilitar su notificación a la llegada en destino. el margen de tolerancia en el peso bruto a declarar en los conocimentos aéreos ronda el 5%. Con un AWB de la propia línea aérea. Cuando nos contrata un cliente local para un envío a un destino determinado y él paga el flete (portes pagados) y. Algo semejante ocurre con el peso tarifable (cuando el peso por volumen excede el peso bruto). Indistintamente de la oferta de precio de transporte que hayamos ofrecido a nuestro cliente. no sólo por la pérdida de buena reputación que la transitaria puede sufrir si es descubierta. porque por exigencias aduaneras de la mayoría de los . En los datos contables (accounting information) nunca está de más incluir nuestra propia referencia y acaso la referencia que nos dé la línea aérea por razones de precio especial u otros. . . remitente. En el conocimiento Master (MAWB) indicamos como naturaleza de las mercancías “Consolidated cargo as per ATTACHED MANIFEST”.paises. En el caso de información discrepante. COD. tienen que coincidir perfectamente con los datos aportados en los HAWB. Los demas datos. y eventuales instrucciones para el corresponsal (ev. por norma general se utiliza en la actualidad el precio IATA. A tener en cuenta tambien. etc). mercancía específica. (Evidentemente no se utiliza en envíos directos que ya aportan toda la información necesaria). dimensiones descripción.. Es pues. números de HAWB. sobre todo en cuanto al peso. etc). pues simplemente para darle mayor libertad a nuestro corresponsal para engañarnos con el flete que supuestamente ha vendido él a su cliente en destino. El manifiesto básicamente debe de informar . vuelo. datos de la partida(s) – bultos. destinatario.. así como las “autoridades competentes” conozcan el contenido correcto que abarca el grupaje.nosotros). cada vez mas se inserta simplemente “as agreed” – porque? . puede haber problemas con la aduana en destino. que no deja de ser un importe “facial” o teórico de transporte y que no tiene nada que ver con el precio efectivo pactado con la línea aérea o con el cliente. En lo que se refiere a la información de flete por kg y total de flete.en cualquier formato -. POD. un envío El motivo? – sobre todo para que tanto la línea aérea. Este documento sólo se emite cuando tenemos agrupado/consolidado.. Importe a cobrar. una extensión del conocimiento aéreo master (MAWB) y totalmente obligatorio y necesario en todos los transportes en que se utilice ésta metodología. El Manifiesto. peso. El remitente somos nosotros (en importación – nuestro agente -) el destinatario es el agente (en importación . que el flete en el MAWB debe ser siempre como mínimo igual o superior al que en su caso se llegue a indicar en el HAWB.. Es importante recordar siempre firmar los conocimientos aéreos como agente del transportista (as agent of carrier) por motivos legales y para poder endosar nuestra responsabilidad al porteador efectivo (línea aérea) en caso de cualquier siniestro. Esta información dá pocas claves de la naturaleza de las mercancías o de los importadores/exportadores efectivos. recargos etc. aunque conste de 1 sola partida. los conocimiento aéreos de la línea (MAWB). Datos del MAWB (número. En los HAWB (AWB destinado al cliente. deberían de coincidir con la realidad. o en su defecto el NVOCC (non vessel operating cargo carrier) – que no es más que alguna transitaria “neutral” que agrupa mercancías fraccionadas en contenedores a precios ventajosos para los “colegas” transitarios. eventual trasbordo. el nombre exacto y correcto del buque y viaje e imperativamente en la fecha del documento. La responsabilidad por error puede ser millonaria y en primera instancia siempre recae en la empresa transitaria emisora del documento. En el envío aéreo. es IDENTICA a los enumerados anteriormente para el transporte aéreo salvando por supuesto las siguientes diferencias. (En éste caso es buena práctica el obtener la aprobación escrita del borrador de B/L por el remitente previo a la emisión definitiva del documento). El H/BL sigue los mísmos parámetros que el HAWB (leer arriba). y resulta que el portador de TODOS los originales emitidos (p. Una diferencia fundamental entre el transporte marítimo de mercancías y el aéreo. destino y entrega de las mercancías. a diferencia de los conocimientos aéreos que son “cartas de porte”. que debe ser. Vamos. es que el documento marítimo (sea HB/L o MB/L) son documentos mercantiles.ej. El MBL (Master Bill of lading) lo prepara la consignataria de la línea naviera que hayamos contratado para realizar el transporte (p. es el DUEÑO de la mercancía amparada por dicho documento!. que son “grupajistas” que a su vez obtienen un MBL de la consignataria de la línea naviera que efectivamente realiza el transporte. Cuidado entonces en tener SIEMPRE instrucciones escritas. bastante común.ej. podemos emitir un conocimiento marítimo “a la orden” (to the order).MBL. tanto ser un corresponsal nuestro como un remitente/destinatario específico (como envío directo). HBL. conforme a nuestras instrucciones. o sea que indicamos todos los datos relativos al envío concreto así como remitente y destinatario. En éste caso corremos el riesgo – si se trata de un NVOCC – que el próximo envío lo realicen directamente y pasen de nosotros! -. el documento de transporte (B/L – bill of lading) es un título de dominio de la mercancía. claras y sin ambiguedades para la emisión correcta de conocimientos marítimos. la misma que el B/L de la consignataria. sin falta. 3/3) o de un original endosado por el shipper (remitente indicado en el B/L). el conocimiento contiene información relativa al traslado previsto de las mercancías. Solemos dar las instrucciones de igual forma que un AWB. El H/BL debe reflejar con exactitud los datos contenidos en el M/BL. que puede. sobre todo en cuanto al nombre del puerto de origen. . uno o varios contenedores). B/L (marítimo) Toda la información relativa a éstos documentos. en el envío marítimo. debemos saber que incurrimos en un enorme riesgo legal. en principio.A éste último respecto. El cliente tiene evidencia de que la mercancía se entregó correctamente en una fecha determinada y cobra su carta de crédito. y no es más. Si accedemos a ello. cabe mencionar que en algunas ocasiones los proveedores de mercancias/fabricantes apuran hasta el último momento la extinción de validez de su carta de crédito en cuanto a la última fecha para tener sus mercancías “clean on board”. No obstante se debe mencionar que es un documento vinculante y prueba de recepción fehaciente por el transitario de las mercancias a que hace referencia. sólo se puede salvar asumiendo que: Tengamos una carta de descargo del remitente/proveedor. en transporte terrestre) en algunas ocasiones. sobre todo si antes de que la mercancía se encuentre efectivamente a bordo. que impiden que determinadas mercancías invadan con precios al margen de la economía de mercado (OMC – organización mundial del consumo) otros mercados que se verían abocados a la ruina en su mercado interno por no poder competir con mercados cuyas reglas de comercio no se ajustan al mercado propio. Se trata de mecanismos reguladores. con todas sus posibles consecuencias jurídicas en caso de emisión sin tener las mercancías indicadas en nuestro poder. La consignataria no emite el B/L oceánico (M/BL) pues no ha recibido nunca la mercancía y nosotros… tenemos el problema. ocurre algún siniestro con la misma. El B/L – ver MB/L Certificado de recepción (FCR) Este documento sustituye el AWB/BL o la carta de porte (Bordereau. La solución a ésta situación. que un acuse de recibo de mercancías por la empresa transitaria. Muchos paises tienen acuerdos recíprocos para el tratamiento preferencial en sus intercambios mercantiles y aplican aranceles aduaneros reducidos o nulos según la procedencia de los envíos. . por escrito y firmada por una persona con competencias suficientes y La diferencia de fechas sea muy breve (1 o 2 días a lo sumo) para minimizar el eventual riesgo. Está cayendo en desuso y por lo tanto no se referencía más. aunque el barco efectivamente zarpe en fechas posteriores. por ello nos piden “pre-datar” el B/L (H/BL). sobre todo por exigencias de las cartas de crédito. Otros documentos: EUR1/ATR/certificado de orígen. aunque el proceso es caro y requiere una cuarentena de al menos 24 hrs al aire libre para evitar contaminaciones tóxicas. en importación desde China) puede ser incluso prohibido el transporte. Turquía) o EUR1 (México) entre otros. (En el conocimiento aéreo se pone status=”C” (comunitario)). etc). el extranjero está ahí y la mayoría de nuestras expediciones suelen ser a Paises allende la Unión Europea.toda mercancía que abandona o entra en territorio nacional requiere una intervención aduanera. El envío de mercancías embaladas con madera no fumigada. el resto de las mercancías de exportación. por consiguiente si tengo un envío a. o sin certificado de fumigación. Aquí.ej. si hace falta. puede ser causa de destrucción de la partida en destino o en el mejor de los casos. La diferencia en aranceles a pagar en destino puede ser muy importante y en algún caso (p. hay 25 paises de la Unión Europea para los cuales no se requiere ningún proceso aduanero para el transporte de mercancías. antes de hacer el ridículo). En la actualidad. Polonia. (Documento Unificado de Aduanas) Claro está! . (Consultar. salvo cambios de útlima hora. (status X en conocimiento aéreo) y.. El DUA. Quien paga el pato? – el transitario – si no ha realizado las “diligencias oportunas”. sobre todo si es a paises que exigen el oportuno certificado de fumigación.ej. La fumigación si no es certificada por el suministrador de las mercancias. Certificados de fumigación. estoy realizando un envío nacional. cuando hablamos de territorio nacional nos referimos a la UNION EUROPEA Desde hace. el correspondiente certificado de origen de las mercancías y/o (ATR – p. ahora ya bastantes años. como si fuera a Madrid y no hay ningún trámite aduanero. como el tabaco y bebidas alcoholicas que llevan un proceso muy estricto de control aduanero. Ultimamente se ha incrementado la lista de paises que pretenden proteger su flora de las plagas transmitidas a través de embalajes de origen vegetal (básicamente madera) y por ello SIEMPRE debemos indagar con nuestros clientes si utilizan embalajes de madera (incluso pallets) para sus envíos. existe el espacio cómun aduanero dentro de la Unión Europea. A tomar en cuenta que salvo mercancías muy reguladas. . si carece del certificado correspondiente (licencia. digamos. en ese caso no saldrá ninguna partida que no tenga su correspondiente trámite aduanero ultimado.De ahí la insistencia en muchos casos de nuestros agentes o clientes de emitir y corroborar por la aduana. su devolución a origen. puede ser organizada por el transitario a través de empresas especializadas en dicho menester. es tramitado aduaneramente. No obstante. (partida arancelaria TARIC) por eso de la multa al canto!). Hoy en día el DUA. digamos que en Barcelona. podemos ir cambiando la reserva prevista y avisar al cliente. Tenemos un tránsito aduanero (las líneas aéreas se suelen ocupar de ello normalmente). Desde luego ya se ha inventado tambien hace tiempo el TRANSITO ADUANERO. o factores que motiven a las autoridades aduaneras a conocer más detalles de la operación (p. si el valor rebasa los 300. en cuyo caso telemáticamente se detalla el canal “NARANJA”. con fines estadísticos. El riesgo es importante. (Sin embargo. dado que se exige una inspección física de las mercancías por las autoridades aduaneras.. puede ocurrir que exista alguna incongruencia. la justificación para los suministradores/fabricantes de las mercancías de la exención de IVA por exportación. Para que sirve?… La Unión Europea rebasa bastante los límites territoriales de nuestro pais. el valor de lo exportado que.000 Euros).(cuando no lo hacen. pero abandona la Unión Europea en Amsterdam. claro está. – Por suerte éste tipo de situaciones no suele ocurrir con frecuencia -. (Esto puede acarrear tambien costes adicionales de desplazamiento de las mercancías a las áreas de intervención aduanera. . Claro. es más importante para el expedidor de las mercancías. siempre es conveniente utilizar la información más precisa posible. tenemos que despachar en tránsito e insertar T1 en el status del AWB).. hecha la valoración y clasificación arancelaria (TARIC) suele realizarse por vía telemática y en exportación (casi siempre) se autoriza la operación por el canal “VERDE”. Ahora toca presentar toda la documentación y justificantes relativos a la operación de forma física ante la aduana para que ésta dé la autorización de exportación oportuna. (que al fin y al cabo por ahora es del 16%!) Por la anterior circunstancia.ej. y no hace falta ningún trámite adicional.sobre todo. y en algunos casos aislados puede pasar que una mercancía se despache de exportación. recepcionado por la aduana en destino) de retorno para su presentación en la aduana local. incluso la partida estadística a la que se hace referencia. pues se tiene que obtener el tránsito “ultimado” (o sea. dado que no hay ninguna contraprestación dineraria para el Estado en éstas operaciones. excepto. Si a la presentación telemática del DUA aparece el canal ROJO. al margen de costes de almacenaje por permanencia en los almacenes de exportación. c) Despachar las mercancías conforme a los documentos recibidos o aportados por el destinatario. (La confianza es la máxima distinción que podemos obtener de nuestros agentes/corresponsales y nunca se debe de . a escoger. Si..Por ésta regla tambien nos puede llegar a interesar enviar una mercancía en “libre práctica” (como si se tratara de un envío local) a otro pais de la Unión Europea y despachar de exportación en el lugar de salida de la UE hacia el extranjero… (Las opciones son muchas). debemos también informar al corresponsal del debido cobro y realizar nuestro pago o compensación sin demora. vendiendo transportes de importación. sobre todo en el ámbito exterior a la Unión Europea es deficitario (mas importaciones que exportaciones). – Falta que nos envíen el DUA ultimado en el punto fronterizo de la UE para nuestro cliente… Importación. Desde luego tenemos que informar puntualmente a nuestro corresponsal de la cesión y/o entrega de las mercancias (POD = proof of delivery). excepcionalmente el envío fuera a portes debidos. Es interesante mencionar que por cada 10 empresas multinacionales que están supeditadas y ligadas totalmente a la calidad y precios de sus propias filiales hay 1000 empresas transitarias pequeñas o medianas con calidades y servicios variables. b) Averiguar quien es el agente de aduanas del cliente y/u ofrecer nuestro propio servicio de despacho/entrega. o ceder la documentación al agente correspondiente. facturando los conceptos en los que hayamos intervenido. sino sólo indicar que la operativa de importación es tan sencilla como: a) recibir la “prealerta” con los datos del envío del corresponsal – si no la recibimos nos encontramos con la sorpresa de un envío que en el mejor de los casos ya está pagando almacenajes que nadie nos va a pagar despues. que pueden muy bien competir en el mercado. No hace falta entrar de nuevo en el capítulo de ventas. puede tener un importante éxito. incluyendo los servicios locales de despacho y entrega. 2) El control de las expediciones (fletes) está en manos de los importadores (compran EXW o FCA/FOB). d) Entregar las mercancías si hemos sido comisionados a ello. La mayoría de las PYMES dedicadas a transportes internacionales en España (excepto en el transporte de superficie). Si la empresa transitaria tiene una buena red de corresponsales que ofrecen condiciones y fletes “razonables” y a la vez cuenta con un buen equipo comercial local. están especializadas en los tráficos de importación – porque? 1) El comercio exterior de España. ademas de cobrar inmediatamente (antes de la entrega) los gastos de orgien. previo pago de los gastos de cesión y eventuales gastos de origen. En la actualidad. Resulta muy dificil y en algún caso. no sólo nuestra propia referencia (para nuestra comodidad). Según las condiciones de venta suelen emitirse una factura o dos distintas a saber: En exportación: -factura al corresponsal en todos los casos salvo CFR/CIF/DDU/DDP -factura al proveedor. Antes de imprimir una factura resulta exigible. de forma inmediata.defraudar si esperamos en algún futuro volver a tener alguna relación comercial). está claro) y que consiste en facturar adecuadamente por nuestro esfuerzo y buen hacer. además de impresentable. ademas de positivo. si existe. indicando todos los datos significativos de la operación a que hace referencia. por innecesarias. Mas importante aún es que nuestra factura pueda ser identificada plenamente por nuestro cliente. Nuestra facturación se debe emitir INMEDIATAMENTE que se haya realizado el servicio al que alude. facturar “a posteriori” conceptos que simplemente se nos han olvidado o se calcularon mal en su momento. por ejemplo el número de documento de transporte . verificar el resultado de la operación a la que alude y cerciorarse de que el resultado. debido al creciente volumen de operaciones y con la ayuda de las herramientas informáticas. antes cobramos!. Facturación Ya hemos realizado casi todo el trabajo y ahora nos dedicamos a la actividad más placentera para el empresario (despues del cobro por nuestros servicios. y en especial en nuestras facturas. Por ésta razón es perfectamente exigible y si nó al menos de una mínima cortesía. Las pérdidas por éste tipo de situación pueden llegar a ser muy cuantiosas y lamentables. la referencia que nos haya proporcionado nuestro cliente. salvo EXW En importación: -factura al corresponsal sólo si es DDU/DDP -factura al importador en todos los casos (DDU impuestos e IVA). es coherente y correcto en cada detalle. Antes facturamos. indicar siempre en todos los documentos. funcionan con un sistema referencial que permite identificar de forma única y exclusiva cada operación. DDP sólo IVA) Suele ser muy útil tener un registro exacto de los gastos previstos o efectivos de cada operación antes de facturar. evitará normalmente que nos dejemos de facturar algun concepto o gasto en que hayamos incurrido. imposible. sino tambien. todas las empresas de casi cualquier ámbito. pues ésta información junto con nuestra oferta. Es responsabilidad de operaciones la verificación de las facturas de proveedores de la explotación (gastos directos de transportes) y contrastar que los precios cobrados se corresponden con los ofertados o pactados previamente y previstos en las operaciones realizadas. (proof of delivery) al corresponsal. bultos. remitente y destinatario (cuando es una factura a un corresponsal) y… huelga decir… la factura tiene que estar en un idioma que entienda el receptor de la misma. Pre-alerta. Si no se cumple cualquiera de las premisas anteriores. La forma de pago siempre será la que efectivamente se haya pactado con el receptor o en su defecto la que mejor convenga a nuestros intereses efectivos. corremos el riesgo que el pago sufra retrasos. Exportación: Información de salida (vuelos/AWB. demoras. no sea que el cliente no nos paga antes pues no “encuentra” nuestros datos para pagar…. Este es el último paso dentro de un marco de tiempo delimitado que se refiere a una operación en concreto y sólo consiste en informar con claridad a todos los partícipes de la operación de que la misma ha concluido. Facturas “sorpresa” suelen ocasionar notable malestar al receptor y es posible que no sean pagadas nunca. No es defendible facturar nada que no haya sido previamente acordado o al menos avisado al receptor.AWB.O. facilitando a su vez nuestros datos bancarios. Nunca puede haber ningun retraso para facturar. fecha de salida. peso kgs. si procede!. el nombre del buque. en su caso. ni excusa para que un receptor de nuestras facturas deje de pagar o demore su remesa por no tener información suficiente o satisfactoria. dudas. en fín. antes de ponder a . variando la información únicamente en proporción a la variación que haya sufrido la propia operación en su caso. Siempre debemos ser fieles a los conceptos e importes ofertados. que cobremos mas tarde… (nosotros haríamos lo mismo con una factura en chino que no sabemos a que se refiere).D. así como nuestra factura (sólo al receptor de la misma). preguntas. P. Control de facturas de proveedores. o Barco y ETS) junto con TODOS los documentos relevantes. Importación: Información de llegada al receptor y remitente (o corresponsal en su caso) Factura(s) al receptor(es)** * asegurar cobro previo al importador. en ocasiones se presta a confusiones y errores. Administración Diferencias del sector La administración de una empresa transitaria es atípica en tanto que procesa costes e ingresos muy variables por servicios. son los ordinarios de cualquier sociedad y por lo tanto no se profundiza en éste apartado. Checklist de transportes internacionales. cuya reglamentación aún en la actualidad.disposición las mismas a la administración/contabilidad de la empresa para el pago en los terminos que se hayan acordado. Los criterios y política presupuestaria en función de los gastos de estructura y no asignables sin embargo. (Por éste motivo es importante utilizar una herramienta informática que integre ambos procesos (gestión y contabilidad) para asegurar la coherencia de la información. . requiere de una eficaz herramienta de control de explotación por operaciones que. Otro aspecto de cierta relevancia es el hecho de que la mayoría de las transacciones son de carácter internacional por lo que se tiene que tener muy en cuenta la gestión adecuada del IVA. Una buena administración en una empresa de transportes internacionales. en lugar de contar con inventarios de mercancías con costes y márgenes fijos. al cierre (preferentemente mensual) debe coincidir totalmente con las cifras contables de ingresos y gastos de explotación. dado que tienen que adaptar los servicios a las exigencias de los clientes de forma flexible e inmediata en todo momento. En el caso de importación únicamente están exentos de IVA los costos que son computados dentro del valor en aduana (o sea previos a la importación efectiva) dado que precisamente sobre dicho valor ya se imputa el IVA de importación correspondiente. La empresa transitaria especializada en tráficos de exportación facturadas al exterior suele tener un déficit de IVA repercutido y se convierte en acreedor crónico de la Agencia Tributaria. compete a la administración/contabilidad pactar los términos de pago y contribuir en obtener las mejores condiciones de precio posibles. sin embargo. No obstante lo anterior. Conviene que la empresa se dé de alta en el Registro especial de exportadores a fin de recuperar el IVA a su favor en 30 días en lugar de hasta 18 meses. si el proveedor respectivo no entra en razón y aún nos convienen sus servicios. En la medida de lo posible. tendremos que soportar el IVA para que nos sea reintegrado con posterioridad en su parte correspondiente por Hacienda. que realizan gestiones que serán facturadas al extranjero y a los que se les debe exigir la exención de IVA en sus facturas por dicho motivo y que se niegan a ello. Así como nosotos tenemos que cumplir con nuestros compromisos con nuestros acreedores . Estos desembolsos constituyen el riesgo financiero en el que incurrimos cuando realizamos operaciones de valor agregado con nuestros clientes. el que mas convenga por razones de calidad de servicio o precio. Existe información suficiente de la Agencia Tributaria al respecto. Demasiadas veces la desidia o falta de tiempo produce un coste excesivo cuando se pueden negociar condiciones mejores en un mercado competitivo. a fín de decidir en todo momento. Riesgos Todos los servicios prestados tienen un valor y en la mayoría de los casos tambien un coste directo por suplidos de proveedores que constituyen un desembolso seguro cuando se contratan por nosotros. Aun existen muchos proveedores de servicios en territorio español (por ejemplo transportistas). los proveedores de servicios a la explotación suelen ser gestionados directamente por los responsables de las operaciones. todas las operaciones están sujetas siempre y cuando se facturen a un receptor en territorio español y no se refiera a operaciones que sean de exportación. Compras Al margen de los proveedores de gastos de estructura. siempre se debe de tener más de un proveedor para un servicio equivalente.En cuanto al IVA. el cliente (corresponsal) se encuentra en el extranjero y no hay referencias amplias que sirvan de respaldo a nuestro criterio. En principio. así esperamos de nuestros clientes que cumplan con el pago de los importes convenidos. 6) Empresas locales desconocidas pero con referencia de terceros 7) Empresas extranjeras desconocidas pero con referencia de terceros 8) Empresas locales desconocidas 9) Empresas extranjeras desconocidas 10) Individuos o particulares locales conocidos 11) Individuos o particuares desconocidos 12) Individuos o particulares extranjeros Factores que inciden en alto grado en la concesión de un crédito mas o menos amplio son asimismo: La realización de transportes de forma continuada (revolvente) La volatilidad de la información de empresa disponible (por ej. correo electrónico corporativo o de web y por supuesto la profesionalidad detectada en el trato con nuestro interlocutor. se conoce al cliente personalmente. Idealmente. . Existencia o nó de datos de dirección física verificable. 4) Colegas / transitarias 5) Empresas locales conocidas físicamente. su manera de operar. su infraestructura. todo el mundo es bueno hasta que demuestra lo contrario. en la mayoría de los casos. Desgraciadamente.indistinamente que un cliente nos pague o nó. como ejemplo. 2) Empresas con las que se tiene un largo historial de operaciones sin incidencias 3) Empresas nacionales conocidas con informe comercial. A continuación se indica una pequeña lista. en el ramo de transportes internacionales. antes que el departamento de administración son los que mejor pueden catalogar y valorar la credibilidad de la empresa. Como se calibra la credibilidad de un cliente? Es imposible saber con exactitud y anticipadamente cuando un cliente dejará de pagar su deuda pero si es posible utilizar unos criterios de prudencia que al menos reducirán sensiblemente el riesgo por impago en que podamos incurrir. las operaciones de transporte internacional se realizan adhoc. con informe comercial y liquidez contrastada. su “seriedad”. no exhaustiva ni concluyente del tipo de empresas en función del mayor a menor riesgo asumible: 1) Multinacionales. Los vendedores. la mera mención de organizaciones transitarias (ATEIA). a partir de los datos básicos de una operación evaluar con un margen prudente el riesgo potencial que puede representar a la empresa. o dialogar con el cliente para eventualmente agilizar algun pago vencido. . Sólo en éste caso se debe determinar. agrupaciones extranjeras (redes). b) En muchas operaciones de transportes internacionales. en algunos casos difíciles. así como del responsable de administración. Si “apretamos” a un cliente antes de inicar una nueva operación. resulta sencillo.Cada cliente. la introducción de datos se puede convertir en un formalismo engorroso y con una alta cuota de error. sea ampliar el crédito concedido. etc. excepto aquellos que realizan sus operaciones al estricto contado (10 a 12) debe tener instalada una cuenta corriente que refleje en cada momento: 1) Crédito concedido inicial 2) Deuda actual 3) Saldo de crédito disponible 4) Previsión de deuda por operaciones en curso * 5) Diferencia prevista disponible o excedido. A ninguna empresa le interesa que se conozca su posible morosidad.. nos podemos encontrar que el transporte en cuestión se pierda. un expediente se abre y se finaliza en un plazo inferior a 1 hora). el tiempo disponible en la operativa no da lugar a entradas del tipo administrativo u otros. sin necesidad de intervención subjetiva del personal operativo. pues entorpecería sensiblemente la operación propiapemente tal. el cliente se considere rechazado y con una buena excusa para retrasar aún más la deuda que tenga pendiente. p. otras empresas de su grupo. cuando el crédito (riesgo) otorgado es sobrepasado (excedido) de forma sensible. o repetitiva. Si es importante sin embargo la alerta inmediata tanto del ejecutivo de cuenta. ejemplo en envíos de efectos personales. Existiendo hoy en día sistemas de información que pueden registrar y procesar todo tipo de datos. En cuanto a la prevision de deuda por operaciones en curso (4). (En muchos casos. Nunca puede interesar detener o retrasar una operación en curso por razones de riesgo. a) El operario no suele ser quien conozca o calibre la responsabilidad crediticia de una empresa. resulta normalmente contraproducente involucrar al personal de operaciones en la evaluación de dichas previsiones por 2 razones fundamentales. a priori. y. no sufra posibles consecuencias. Por el contrario.. retrasos. son argumentos suficientes para resolver la mayoría de las incidencias. si tenemos mercancía en nuestro poder el cliente pondrá todo su interés para que su operación comercial con su propio cliente final. etc. el tiempo de vida de una operación es extraordinariamente corto. En éstos casos. sin duda será más ductil al tratar su crédito con nuestra empresa. transporte interior etc. Aun existe la opción. el personal.I. de ser necesario.. La información será en todo caso indicativa y suficiente para conocer aproximadamente el exceso. podemos facilmente determinar por ejemplo: Con los kilos tasables: En aereo export: el flete aereo medio En LCL export: el flete marítimo medio En FCL export: el flete x contenedor (aprox) En import (sólo si se concede crédito. Este método. seriedad. era acompasado. los márgenes. y sin costosos errores humanos. consolidación. y opcionalmente el operario pueda editar y corregir la cifra aportada. son los costes efectivos (gastos).. Había “ordenanzas” que archivaban papeles. el ritmo es vertiginoso. eso sí “ordenadores” perfectamente capacitados para . puesto que una eficaz herramienta de T. pueden llevar a cualquier empresa a la ruina. que. experto. No puede existir impedimento para calcular una sola vez la media de costes efectivos según tráfico/kgs y valor en importación para que el sistema de información impute directamente un valor teórico de previsión de riesgo para operaciones en curso. los márgenes. constituyen un riesgo porcentualmente despreciable comparado con los indicados anteriormente. o no. hace la diferencia en que una empresa funcione con agílidad. en el caso opuesto. por otro lado seguramente innecesaria de incluir un campo en el aplicativo que “proponga” la previsión conforme al cálculo indicado anteriormente. apenas apreciables y el personal. que penden sobre un transporte concreto. Herramientas (Tecnologías de Información) Este apartado merece una muy especial atención. importantes. el volúmen y ritmo de todas las operaciones. Hay. del riesgo de una empresa dada y permitirá en su caso “afinar” la información. Los tiempos han cambiado. ensobraban las cartas y encontraban los expedientes donde estuvieran. En mis años mozos. normalmente con relativamente escasa preparación. se sobreentiende) Con el valor de la mercancía: El IVA de importación Los gastos de manejo.Considerando que el riesgo real. no obstante convierte en variable una información que por otro lado al menos aritméticamente es sólida. rigor. sólo sabemos de transportes internacionales. por norma general. En resumen.cumplir con todas las exigencias relativas a la clasificación. Al programador le tenemos que explicar que le aportaremos: . transmisión de información. etc. La diferencia entre un ordenador y nosotros. el resultado. y nosotros. Requiere ser “programado”. Desgraciadamente. Es la calidad de la programación lo que determina la eficacia de la máquina. por otro lado se debe evitar encomendarles tareas innutiles o innecesarias. dado que tambien nosotros perderemos un tiempo valioso introduciendo o buscando datos redundantes o irrelevantes. no lo suele olvidar. el ordenador (a través del programador) para que podamos exigir y obtener los resultados deseados. los programadores sólo saben programar. en la gran mayoría de los casos. a alguien con estudios primarios ante los mismos problemas. Por sí sólo no hace nada más. deja mucho que desear. es una sofisticada colección de materiales (hardware). que con ayuda de la electricidad suele mover algunas piezas en su interior y encender alguna bonita bombilla de colorines. Hay que enseñar primero a los programadores. ordenamiento. para que los programadores le enseñen a los ordenadores. igual que nosotros que necesitamos ser educados en la disciplina que nos ocupa. En materia: Nosotros aportamos datos y la máquina los procesa para generar informes. infatigable…. los ordenadores necesitan ser “enseñados” (programados). porqué no hacen todo el trabajo? Como indicado más arriba. los ordenadores pueden hacer casi cualquier cosa que se les pida mientras se obedezcan las leyes de la lógica. Los Transitarios. documentos. tambien debemos saber lo suficiente acerca de las posibilidades de nuestro pupilo. cálculos etc. Un ingeniero tiene por descontado una capacidad de resolver determinados problemas superior. listados. Es totalmente coherente y desde luego ordenado Es extremadamente veloz y disciplinado. Si un ordenador tiene tantas virtudes respecto a nosotros. etc. El resultado de la programación se llama “software”. Un ordenador. Obedece a los encargos de inmediato y no se enfada.. Económico. es que: a) b) c) d) e) Lo que se le enseña al ordenador. que es lo que realmente necesitamos. basta que nuestro programador. Un cliente que nos haya de pagar.. “enseñe” a través del buen hacer en el diseño del software las equivalencias en ingles. debe ser exhaustiva. La información que proporcionamos. nuestra cuenta bancaria. p. Cuando introducimos un dato variable no debemos volverlo a introducir en ningún momento durante el proceso. importe de IVA. p.) bultos. por mantenimiento. puede realizar sorprendentes combinaciones y devolver información objetiva. no códigos ni criptogramas.ej. con suficientes datos de los tipos definidos anteriormente. Debemos impedir a toda costa que el programador (amigo del ordenador) nos pida que introduzcamos nunca más. b) Datos variables: p. facturación. como?). Una vez conocido el “input” debemos de tener muy claro. etc. etc. El programa debe “traducir” la información para su posterior proceso. significativa y no repetida. c) Datos volátiles: comentarios. La máquina. (cual?. de ser posible la referencia del propio cliente.a) datos fijos: p. de una tabla de conceptos de facturación. La información aportada por el sistema de información. la identificación completa del envío al que se haga referencia incluyendo. resultados de cómputos. proveedores etc. rica en todos los datos que ayuden a identificar y resolver eventuales dudas. completa y coherente. cambie en algun momento alguno de éstos datos. no la máquina. es muy de agradecer. kgs. así podré escoger la que me interesa. agradecerá que en la factura indique nuestro número de cuenta para la transferencia. Se introduce la información necesaria. Consecuentemente nosotros introducimos las primeras letras de . la debemos entender nosotros. Si no conocemos a fondo las lenguas extranjeras (al menos el inglés). no es suficiente poner de “España a China”…. Evidentemente. INCOTERMS. Nombres y datos de empresas (clientes. La tabla de empresas resulta útil en todos los procesos (operaciones. nombre de mi empresa. Cuanto tiempo perdemos buscando una operación en la que nuestro proveedor sólo nos indica que le debemos dinero y que es por una operación que realizamos. documento de transporte sólo interesan a operaciones y facturación y la cuenta contable. etc. contabilidad.ej. en cambio el número de bultos. Los datos fijos se conservan en tablas y son casi inamovibles. un dato fijo (a menos que. cuando?. Las primeras letras que introduzca me deben dar un abanico de todas las palabras que comiencen con esa combinación. Los variables se acumulan en tablas dinámicas y se diferencían por su “visibilidad”. sólo a contabilidad. etc). Los procesos de búsqueda de información tienen que ser “intuitivos”.ej. Para un envío de Barcelona a Shanghai.ej. o error. lo mismo en inglés (se sobre-entiende que el formulario correspondiente está diseñado en el mismo idioma). Todo lo anterior suele ser analizado por el programador a través de una “encuesta” a los usuarios. el sistema de información nos devuelve el texto completo en castellano. Una faceta interesante de los sistemas de información (bien programados). Los agregados posteriores suelen ser barcazas parcheadas que hacen agua por todas partes… Como éste manual no pretende ser un curso de sistemas avanzados de T. .un concepto de facturación en castellano. Hay más. El importe de una factura es tambien la deuda imputada al cliente en la contabilidad. desde un principio y sea sometido de forma descriptiva a los sufridos usuarios antes de codificar (programar) absolutamente nada. con las premisas indicadas anteriormente. Un simple error de diseño puede hacer inútil todo el trabajo. prisa o simple error. Por algo los ordenadores tambien se denominan computadoras. Si tiene sentido común y es lógico. Computan y combinan la información.I. y debemos exigir los resultados apetecidos conforme. En el caso de una modificación. pero dejo al lector la oportunidad de seleccionar sus propias prioridades al respecto. al menos. documento de transporte. baste con dejar patente que no nos podemos dar por satisfechos con nuestro sistema informático porque nos indican que “es lo que hay”. y la impresora imprimirá perfectamente. No sería de recibo tener que repetir una información en más de un sitio. pues nos podemos encontrar que facturamos a un cliente pero pretendemos cobrar a otro. Es absolutamente vital que el diseño sea lo más completo posible. (inversamente proporcional a la dificultad en la programación). nombre del cliente. la misma será persistente a través de todos los procesos y un solo cambio. ademas de forma sencilla y amena para el usuario. y no se equivocan por razones de despiste. devuelve la coherencia en todos y cada uno de los procesos involucrados (cambio de peso. Una operación de una empresa siempre se corresponderá a esa empresa y no a otra. que evitarán errores por incoherencia y de cálculo al emitir nuestras facturas.). etc. se puede programar. Con el método anterior al menos no “inventamos” cada vez una expresión diferente para lo mismo y existe incluso la posibilidad de vincular los envíos de nuestros clientes a tablas dinámicas de precios conceptos de facturación y condiciones. consiste en la no-redundancia de información. Franco al costado del buque): el exportador debe entregar la mercancía situándola al lado del buque y con los trámites aduaneros de salida del país ya cumplimentados. Transporte y seguro pagados hasta el destino): es similar a la cláusula CIF pero en este caso se puede utilizar igualmente con cualquier tipo de transporte. del importador. En Fábrica): el exportador deberá entregar la mercancía en su fábrica. Hasta dicho momento todos los gastos y riesgos son por cuenta del exportador y a partir de dicha entrega. Unicamente quedarían por pagar los trámites de la aduana del país de destino que serán por cuenta del importador. Franco transportista): el exportador debe entregar la mercancía al transportista contratado en el lugar convenido (un puerto determinado. el seguro del transporte es por cuenta del importador. etc. seguro. pero antes de ser desembarcada. Este incoterm sólo se utiliza cuando el transporte es marítimo. DAF (Delivered at frontier. insurance and freight. Sin embargo. FAS (Free alongside ship. FCA (Free-carrier. Este incoterm se utiliza únicamente cuando el transporte es marítimo. DEQ (Delivere ex quay. Entregada derechos no pagados): el exportador debe entregar la mercancía en el punto convenido (fábrica o almacén del importador). A partir de ese momento todos los gastos (transporte. así como los riesgos de deterioro o pérdida de la mercancía. aduaneros. Transporte pagado hasta el lugar de destino convenido): es similar al CFR pero en este caso se puede utilizar con cualquier tipo de transporte. una vez que éste ha llegado al puerto de destino. pero en este caso no sólo tiene que embarcar la mercancía. corriendo con todos los gastos y riesgos. El coste y el riesgo de embarcarla y todos los que se originen a partir de ese momento serán por cuenta del importador.←Operaciones Anexos INCOTERMS (2000) EXW (Ex-works. Los gastos y riesgos de la descarga son por cuenta del importador. Entregado en frontera): el exportador debe entregar la mercancía en el punto fronterizo acordado. solo de uso marítimo. Se diferencia del anterior en que los gastos y riesgos del embarque son por cuenta del exportador. Entregado en muelle con derechos pagados): el exportador corre con todos los gastos y riesgos hasta situar la mercancía en el puerto de destino y una vez cumplimentados los trámites aduaneros del país importador. FOB (Free on board.) con los trámites aduaneros de salida del país ya cumplimentados.). en los depósitos del transportista. Se utiliza sólo cuando el transporte es marítimo. CPT (Carriage paid to. DES (Delivered ex ship. DDU (Delivered duty unpaid. . Entregado sobre buque): el exportador entrega la mercancía sobre el buque. CIP (Carriage and insurance paid to. El exportador entrega la mercancía en el puerto de destino. Coste y flete): el exportador entrega la mercancía en el puerto de destino convenido. CIF (Cost. serán por cuenta del importador. CFR (Cost and freight. corriendo hasta ese momento con todos los gastos. Coste seguro y flete). sino que también corre con el gasto de la travesía hasta el puerto de destino. Franco a bordo): en este caso el exportador entrega la mercancía una vez que ya está embarcada y con los trámites aduaneros de exportación cumplimentados. pero a diferencia del anterior corre además con el coste del seguro del transporte. DDP (Delivered duty paid. etc. Entregado derechos pagados): es igual que la anterior pero en este caso el exportador también tramita los derechos de aduana del país de destino. ) ? factura para despacho sirve para destino ? . peso etc.enviar P corresponsal. detalle de las mercancías ? Prealerta recibida ? Reserva transporte internacional seleccionado el proveedor de transporte internacional más idóneo ? tomadas en cuenta eventuales disposiciones especiales ? notificada la otra parte ? (Shipper / corresponsal) si cesión: cobrar en su caso (EXW/F cliente:normales de cesión . negociado. Envíos similares anteriores ? el envío se ajusta a los datos cotizados ? (adaptar precios en su caso) Facturado conforme a los precios vendidos ? comprobada coherencia de precios el envío se ajusta a los datos cotizad Facturado conforme a los precios ve . Transporte interior seleccionado el proveedor de tte interior más idóneo ? confirmado por el transportista que tiene la órden por ejecutar ? si DDU o DDP o encargado por el d seleccionado el proveedor de tte inte confirmado por el transportista que t Documentación Factura comercial y packing list (o indicación de bultos. EUR1 u otro docum Salida/Llegada adjuntado sobre con documentación requerida en su caso al AWB ? (aéreo) entregada conforme en tiempo y forma documentación al portador intl ? recuperada/obtenida documentación Seguimiento verificada y comprobada la salida efectiva del envío ? (incidencias?) notificados remitente y destinatario/corresponsal ? verificado seguimiento hasta llegada a destino ? verificada y comprobada la entrega (incidencias?) notificados remitente y destinatario/c verificado seguimiento hasta llegada Facturación comprobada coherencia de precios con ev. EUR1 u otro documento de la aduana ? Conocemos la naturaleza de la merc se requiere ATR.corregir todo en su caso Conocido y en su caso. negociado. express release de B/L y/o HBL ? referencias u otros detalles especiales a considerar en documentación ? Instrucciones del corresponsal ? CO Despacho Conocemos la naturaleza de la mercancía ? . el riesgo financiero ? si DDU o DDP o encargado por el d Factura para despacho disponible ? Conocido y en su caso. Instrucciones conocemos remitente/destinatario en HAWB/HBL en su caso ? Indicaciones relativos a los portes.NIF ? se requiere ATR.<-retornar Checklist CHECKLIST Transportes Internacionales EXPORT IMPORT Precio de la operación El cliente sabe cuanto le va a costar la operación ? (tiene oferta ?) Si paga el corresponsal conocemos el precio vendido por él ? (profit-share) El cliente sabe cuanto le va a costar Mercancía disponible horario recogida.disponible factura para destino ? coinciden datos del envío ? . márgen correcto ? Enviada factura(s) al cliente y/o corresponsal ? Incluidos gastos efectivos realizados Realizada previsión de todos los gas Simulación de resultado de la opera Enviada factura(s) al cliente y/o corr Cierre Registradas todas las facturas de proveedores de la operación ? Facturas de proveedores coinciden con previsión ? Registradas todas las facturas de pr Facturas de proveedores coinciden . courier etc.Incluidos gastos efectivos realizados no previstos ? (almacenajes.) Realizada previsión de todos los gastos de la operación ? Simulación de resultado de la operación ? . <-retornar Paises de la Unión Europa (06/2008) (Fuente: Wikipedia) En español Alemania Austria Bulgaria Bélgica Chipre Dinamarca Eslovaquia Eslovenia España Estonia Finlandia Francia Grecia Hungría Irlanda Italia Letonia Lituania Luxemburgo Malta Países Bajos Polonia Portugal Reino Unido República Checa Rumanía Suecia Candidatos Idioma local Deutschland Österreich България België/Belgique Κύπρος Danmark Slovensko Slovenija España Eesti Suomi France Ελλάδα Magyarország Éire Italia Latvija Lietuva Letzebuerg Malta Nederland Polska Portugal United Kingdom Česko România Sverige Македонија Hrvatska Türkiye * DE AT BG BE CY DK SK SI ES EE FI FR GR HU IE IT LV LT LU MT NL PL PT GB CZ RO SE MK HR TR ARYM Croacia Turquía . Formato de conocimiento aéreo (AWB) <.retornar . 38 ============ Payment form: Bank transfer: 30 DAYS (09.Ejemplo factura a corresponsal Investigación y desarrollo del transporte N.00012345678 TOTAL TO YOUR DEBIT: .85. BARCELONA.S.: 70303/07 OUR REF: AEG. -----------------------------------------------------------Airfreight Freight surcharges Profit-share G.R.60 132.Grales.: TML 8746 -----------------------------------------------------------INVOICE Nr.78 INVOICE V.I.10.00 1298.0124.idetrans.A.11.00 23. 924.2008 Yr ref. 210 20097 MUMBAI INDIA NIF: CUSTOMER: SHIPPER IN ZARAGOZA.A.7256 -----------------------------------------------------------Flight: EK8820/07|EK0548/09 AWB/HAWB: 00060123 Goods: MACHINERY SPARE PARTS Gross weight: 1320 Pieces: 1 Volumen: 2.es AGENT IN INDIA PVT SPALDING AVENUE.11.I.T.es Centro de Carga Aérea de Barcelona Edif. A-316 08820 Aeropuerto El Prat (Barcelona) Tel: 34-609 377 661 Fax: 34-934 783 089 e-mail: idetrans@idetrans. EXEMPT -----------2378. Serv.2008) Our Bank Account: 00195.670 M3 Destination: KOLKATA Date: 30. 10.07 -----------------------------------------------------------D E S C R I P T I O N Eur. B 59954446 www. ofna.F.