EJERCICIO 1.1 CONCEPTOS GENERALES A. Complete las siguientes oraciones para que estén correctas. 1. En la fase de planificación para cada actividad se deben definir Calidad, costos y Tiempo 2. A la inspección de los trabajos para establecer si los mismos están siendo ejecutados en la forma adecuada de acuerdo a las especificaciones iniciales se llamaSupervisión 3. Los factores críticos en la planificación son el tiempo, El costo y la disponibilidad de recursos en el momento en que se hará uso de ellos 4. La planificación y la ejecución no tienen sentido sin el debido Control 5. Al conjunto de acciones en serio y /o paralelas que se llevan a cabo para conseguir un objetivo común se le llama Proyecto 6. El estudio que determina la demanda - oferta y los precios del producto o servicio a producir es: El estudio de Mercadeo 7. Las especificaciones del proyecto se deben escribir en términos de Calidad especificando en o antes del plazo fijado y dentro del presupuestoasignado, formando así la base para el control durante la fase de ejecución y control 8. El estudio financiero sirve para evaluar y estimar la Rentabilidad del proyecto 9. Controles la acción de comparar durante la ejecución lo realizado contra lo programado para establecer si existen diferencias entre ambos. 10. Un proyecto surge de una necesidad para resolver un problema o Inquietud EJERCICIO 1.2 CONCEPTOS GENERALES Responda a las siguientes preguntas o haga lo que se le pide en los enunciados. Utilice sus propias palabras y no regrese a buscar en el texto. Si no sabe algún concepto, repita la lectura del material en mención. 11. Defina qué es proyecto Es un conjunto de acciones o actividades que se ejecutan en serie y/o en paralelo cuyo fin es producir un producto servido o resultado. 12. Dé tres ejemplos de proyecto:Proyecto Social. Mi familia progresa, tiene como objetivo incentivar a los padres de niños de escasos recursos que sustituyan el trabajo por la educación a través de la remuneración económica que el niño aportaba al hogar. Proyecto de Educación: Es la inserción de los niños a las escuelas regulares con discapacidades especiales, con el fin de contribuir al analfabetismo y la educación. Empresa: La inserción de los jóvenes con Discapacidad Auditiva a la empresa G&T con el objetivo de brindar atención a personas con esta discapacidad. 13. ¿Cuáles son las características más importantes en un proyecto? Explique Temporalidad: Tienen claramente definido cuando inicia y cuando termina, Resultados únicos: su fin único es producto servicio, o resultado, Elaboración progresiva y escalonada: Es el desarrollo del producto que se lleva a cabo en forma gradual 14. ¿Cómo define una actividad? Es un trabajo que requiere de tiempo y recursos para su terminación y contribuye al logro de los objetivos. 15. ¿Cuáles son los requerimientos que deben cumplirse en la ejecución de un proyecto para obtener los resultados deseados? Especifique Ejecutar cada actividad y poner en acción el proyecto. Consultar constantemente las especificaciones del proyecto en cuanto a calidad, costo y tiempo. Elaborar un diagrama de eventos importantes Supervisar la ejecución Al finalizar y entregar el resultado, terminar los detalles del proyecto y evaluación final. 16. Establezca a través de qué instrumento se establecen las bases para controlar el proyecto desde los parámetros de calidad, costo y tiempo EspecificacionesPresupuestos yPlan de programación 17. Analice la frase “No es sólo cuestión de terminar a tiempo, el producto o servicio debe ser de la calidad acordada y cumpliendo con el presupuesto asignado” Siempre al inicio de un proyecto se tienen expectativas y objetivos en los cuales se debe cumplir al concluir el mismo al cien por ciento, en todos los aspectos y debemos ser responsables de lograrlos, debido a que de esto depende el éxito o el fracaso del proyecto o la empresa ejecutora. 18. ¿De dónde surge un proyecto? Explique cuáles son las cinco causas más comunes Capacidad: Es aprender los volúmenes de los resultados Control : Es la información exacta que se produce Comunicación: Es la integración de diferentes áreas en una empresa.Costos: Es realizar el monitoreo y reducción que genera un proyecto.Competitividad: Es la mejora de los servicios que dan margen a una ventaja competitiva. 19. Explique qué se requiere para la conclusión exitosa de un proyecto. Explique brevemente los consejos para lograrlo. Que los costos hayan sido controlados a un nivel bajo de lo iniciado pero jamás por encima de lo presupuestado.Los objetivos sean alcanzados a su totalidadHaya habido una buena administración, para haber alcanzado las mestas y expectativas. 20. ¿En qué se diferencia la administración tradicional en una organización y la administración de un proyecto? La administración tradicional en una organización, son los procedimientos administrativos y aspectos legales que determina la estructura organizativa que mejor se adapte al proyecto. EJERCICIO 1.3 ANÁLISIS DE UN PROYECTO Describa 5 proyectos que conozca o con los que usted haya tenido relación Puede ser un proyecto en su lugar de trabajo, oficina o su hogar. Seleccione uno de dichos proyectos. Para el proyecto seleccionado responda: 1. Proyecto Social : Mi Familia Progresa 2. Proyecto Social: TransMentro 3. Proyecto Educativo: Reforma Educativa 4. Proyecto Familiar: Construcción de Nuestra Casa. 5. Proyecto de Inserción : Para niños con discapacidad Auditiva 1. ¿Cuándo le surgió la idea del proyecto y qué la motivo? La motivación fue la necesidad de los padres ya que no sabían como comunicarse con ellos ni lograr que fueran independientes. 2. ¿Qué pasos fueron necesarios dar entre el surgimiento de la idea y el plan estructurado para realizar el proyecto? Los pasos ejecutados fueron. Iniciación: Fue la elaboración escrita del programa, Planeación: Fue la elaboración del que hacer y como se haríaEjecución: Fue llevar a cabo lo planea, encuestas, ubicación del objetivo. la instalación del espacio físico, las educadoras, psicóloga. Trabajadora social, Directora y personal administrativo para la ejecución del proceso.Monitoreo y control: Debido a que el proyecto deberá ir creciendo en población y atención brindada. El tiempo en la realización de proyecto, fue de 6 meses 3. ¿Qué tipo de información necesitó para planificar el proyecto? Las leyes de Discapacidad, La constitución política de Guatemala Resultados de encuestas realizadas, Detección de los niños con discapacidad Auditiva.Textos donde hubiera información sobre esta discapacidad 4. ¿Utilizó algún tipo de herramientas, equipo o diagramas para hacer la planificación? El equipo utilizado fue:Mobiliario y equipo de aula y estimulación sensorial para la ejecución del programa, Mobiliario y equipo de oficina, Presupuesto financiero, Material didáctico, Recurso Humano, Diagrama de Bent 5. Cuando ejecutó su proyecto, ¿terminó a tiempo y con el costo que había presupuestado? ¿Logró los resultados deseados? ¿Qué problemas se le presentaron y qué hizo para resolverlos? El mayor problema fue establecer si el niño tenia o no perdida y que tipo de perdida y en que grado. Solución, la realización de una Audiometría o potenciales evocados a trabes de un subsidio donado por X empresa. 6. ¿Después de terminado el proyecto, reflexionó acerca de la experiencia? Si lo hizo, qué tipo de conclusiones sacó y qué ideas le surgieron para mejorar la administración de un futuro proyecto. Si no lo hizo, se le invita a reflexionar y determinarlas. Siempre al finalizar el año se hace una memoria de labores donde hacemos todo este proceso y se ven las debilidades y fortalezas del programa. Para mejorarlos, ya que el proyecto sigue ejecutándose. EJERCICIO 2.1 AUTOEVALUACION DEL CAPITULO 21. Describa la formulación de proyectos nos referiremos al completado del formulario o formato del documento destinado a ser entregado a la autoridad u organismo de control, dado que la formulación contiene, además de la información central del proyecto en sí, un detalle de las metas en tiempo y espacio, objetivos, presupuesto. 22. Enumere las interrogantes que deben resolverse al formular un proyecto e indique qué información se prepara para darle respuesta a cada una de ellas Identificar y valorar, aquellos factores del entorno que influyen o pueden influir sobre tu idea de negocio. 23. Explique en qué consiste el método ZOPP. Elabore un diagrama de flujo del mismo Constituye una guía para el trabajo en el grupo de planificación. El enfoque de equipo, como marco de estudio de problemas multisectoriales. La visualización, utilizada para registrar las contribuciones individuales de los participantes y los resultados de las discusiones. 24. Qué pasos previos deben darse antes de iniciar un proyecto. Enumérelos y explíquelos brevemente 1. Evaluación La evaluación de proyectos se basa en los conceptos y procedimientos de la metodología de la investigación científica 2. Planificación Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas. 3. Ejecución Esta es la etapa de desarrollo del trabajo en sí. Esta etapa es responsabilidad del contratista, con la supervisión del cliente. Durante la ejecución del proyecto. 4. Monitorear/control Quiere decir que se controla cuidadosamente las actividades del proyecto durante un tiempo determinado. 25. Plantee de qué forma surge un proyecto. Los proyectos surgen debido a que hay necesidades insatisfechas (problemas), o bien, oportunidades que se pueden aprovechar. Es decir, los proyectos son respuestas de algo. 26. En qué consiste la evaluación de un proyecto y qué objetivo se persigue al realizarla Son las técnicas desarrolladas con el fin de estimar el rango de rentabilidad de un proyecto. 27. En qué consiste la prefactibilidad del proyecto y en qué se diferencia del estudio de factibilidad La evaluación de proyectos consiste en comparar los costos con los beneficios que estos generan, para así decidir sobre la conveniencia de llevarlos a cabo. Y el estudio de factibilidad qué debemos evaluar para seleccionar un equipo. 28. Para cada estudio a continuación, explique su objetivo principal y los aspectos que deben tomarse en consideración Estudio de análisis del entorno Depende de las actividades de la organización y seleccionara entre las esferas ambientales, la social, económica, política, tecnológica, cultural, y la religiosa.Estudio técnico: Verificacion de la posibilidad de técnica de fabricación del producto; Estudio de mercado: Es de ver la cantidad de consumidores que probablemente quieran el servicio objeto del proyecto dentro de un espacio definido. Estudio de Organización y administración Es de elegir la estructura que agrupara y organizara las diferentes actividades a desarrollar para así garantizar el logro de las metas. EJERCICIO 3.1 AUTOEVALUACION DEL CAPITULO 29. ¿Qué es la administración de proyectos? Explique Es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas, y técnicas a actividades de proyectos de manera que cumplan o excedan las necesidades y expectativas de los interesados de un proyecto. 30. Mencione cómo ayuda la administración de proyectos a la gerencia de la organización a llenar sus necesidades Asegura que los recursos sean utilizados en la forma más efectiva y eficiente posible. Provee a la administración una vista profunda del status del proyecto Reduce el número de tareas y pasos olvidados Permite balancear demandas competitivas por parte de interesados e involucrados Facilita un método consistente para monitorear y controlar los entregables y metas del proyecto Mejora la comunicación dentro del equipo del proyecto Provee una proyección más exacta en cuanto a los requerimientos de recursos Permite medir el desempeño del proyecto Identifica áreas potenciales de problemas 31. Mencione algunos factores claves de la Administración de Proyectos que aseguran el éxito de un proyecto El proceso completo fue diseñado al inicio: Línea de tiempo, expectativas, entregables y responsables. En cada paso se ha definido un criterio de aceptación. Se logra el consenso ya que se consulta a todos los interesados e involucrados para insumo, para que presenten y discutan sus opciones. Se sujeta al cronograma. No se continua en la ejecución hasta que el paso anterior esté completado y aceptado. Se trabaja con el plan. Un proceso formal de solicitud de cambios. Cada cambio tiene que ser claramente delimitado, justificado y en acuerdo entre todos los involucrados. 32. Por qué es importante definir y refinar los objetivos y los planes del curso de acción requeridos para lograr los objetivos y alcance del proyecto Para hacer una mejor planeación del proyecto. Ya que así crearemos un plan que documente cómo el alcance del proyecto será definido, verificado y controlado y por último cómo la estructura de trabajo será creada y definida. 33. Explique qué es la programación del proyecto o Calendario del proyecto Son software que ayudan a calcular los valores estimados, la estimación cuantitativa del tamaño del proyecto o de funcionalidad del mismo, características cualitativas del proyecto tales como la complejidad, la fiabilidad requerida y el grado de criticidad del negocio y también la descripción del personal de desarrollo y/o del entorno de desarrollo. Basado en estos datos proporciona estimaciones del esfuerzo requerido, costos, carga de personal, duración y en algunos casos programación y riesgo asociado. 34. ¿Por qué se dan los fracasos en las estimaciones? Los usuarios solicitan cambios con frecuencia Las tareas necesaria para el proyecto son pasadas por alto en la estimación Los usuarios no comprenden sus propios requerimientos de información La definición del problema a resolver es muy pobre Los usuarios y los especialistas técnicos no pueden comunicarse ni entenderse. 35. Mencione las características de un gerente de proyecto efectivo Tener liderazgo Tener buena comunicación en todas sus dimensiones Estar abierto a la negociación Poder resolver los problemas sin mayor problema. 36. Describa los roles del administrador de proyectos Liderazgo a través del ejemplo Visionario Técnicamente Competente Decidido Buen comunicador Apoya a los miembros del equipo Promueve nuevas ideas Orientados a objetivos Resuelven problemas y priorizan Innovadores Trabajan bien bajo presión Identificados con la organización. EJERCICIO 3.3 Característica Descripción Le servirá para Liderazgo a través del ejemplo Se basa en saber dirigir ya sea la propia empresa o dirigir dentro de la propia empresa. Demostrar a sus subordinados como realizar determinadas tareas. Visionario La proyección hacia el futuro. Para llevar el control y alcance del proyecto aun si no ha sido concluido. Técnicamente Competente Tener las cualidades y conocimientos necesarios Saber que esta manejando, como la manejara y como implementar innovaciones Decidido Resolución y determinación en situaciones dudosas Brinda a su equipo de trabajo valor y seguridad Buen comunicador En todo proyecto la comunicación es muy importante El mantener a las demás personas al tanto de la situación actual. Buen motivador Estado interno de una persona que influye sobre otras Al motivar a los que le rodean aumenta la productividad Apoya a los miembros Al apoyar a sus EJERCICIO 4.1 AUTOEVALUACION DEL CAPITULO Complete las siguientes oraciones para que estén correctas. 37. La técnica de revisión y evaluación de programas se conoce por las siglas PERT 38. El objetivo de la fase de control es que las actividades cumplan las especificaciones de calidad, COSTO Y TIEMPO del equipo Sostenimiento mutuo compañeros los motiva indirectamente. Promueve nuevas ideas Iniciar la implementación de las ideas dando seguimiento Para mejorar la situación actual y promover la innovación Orientados a objetivos Con vista fija a sus objetivos Para tener en claro a la dirección que se quiere llegar Resuelven problemas y priorizan Gestionar soluciones Resolución de inconvenientes que surgen durante el camino hacia los objetivos Innovadores Introducir nuevas características Deben traer el mejoramiento continuo Trabajan bien bajo presión El grado de responsabilidad en su trabajo que se le ha dado Los momentos que la situación de trabajo este tensa o similares Identificados con la organización La forma en que se siente dentro de la organización Para mayor facilidad de involucramiento 39. La estimación del tiempo en CPM es EL COSTO 40. El método de control que muestra gráficamente el grado de ejecución del trabajo, al asignarle diferentes colores se denomina GRAFOCOLOR 41. El método del camino crítico se conoce por las siglas CPM 42. La estimación del tiempo en PERT es PROBABILISTICO 43. La herramienta de software más popular para la administración de proyectos es PERT 44. DIAGRAMA DE GANTT muestra gráficamente la relación de tiempo entre las actividades de un proyecto y permite visualizar el avance del mismo. 45. En el ROY los VERTICES representan las actividades. 46. En la versión modificada de Gantt se utilizan DIAGRAMA DE BARRAS para mostrar el avance de las actividades. EJERCICIO 4.2 AUTOEVALUACION Responda a las siguientes preguntas o haga lo que le piden los enunciados. Utilice sus propias palabras y no regrese a buscar en el texto. Si no sabe algún concepto, repita la lectura del material en mención. 47. ¿Qué es el diagrama de Gantt? Es una técnica tradicional de la organización y control de actividades que presenta con objetividad el proyecto 48. Explique cómo se construye el diagrama de tiempo (Gantt) Se dibuja una tabla y se coloca en las filas cada actividad. En las columnas se coloca la escala de tiempo. Para cada actividad debe dibujarse unabarra que represente la duración de la misma de acuerdo a la escala de tiempo escogida, Cuando hay tareas simultáneas se deben identificar en el diagrama, también hay tareas secuenciales. 49. ¿Qué desventajas tiene el diagrama de Gantt? El número de actividades que se pueden manejar es bastante limitado porque unifica la planificación y la programación en una sola gráfica Como no se puede entrar en detalles en tareas complejas obliga auna supervisión de dichas tareas y puede generar escasez o exceso debido a un deficiente cálculo de recursos. 50. ¿Qué da origen a la modificación de la gráfica de Gantt en forma triangular? Cuando se quiere mostrar gráficamente la relación de los 3 factores quevonforman cada proyecto, Tiempo Dinero y ámbito. 51. ¿Qué es el CPM? ¿Cómo se determinan los tiempos? Explique Método del camino crítico, para representar el proyecto se basa en el concepto de red 52. ¿Qué es el PERT? ¿Cómo se determinan los tiempos? Explique Técnica de revisión y evaluación de programas, ayuda a minimizar los riesgos de la falta de exactitud en la planificación y la indisponibilidad de recursos al ejecutar un proyecto. Se estudian las distribuciones de probabilidad de las duraciones ya que las estimaciones de duración comportan incertidumbre. 53. ¿Cuál es la principal diferencia entre CPM y PERT? En el PERT se trabaja con tiempos probalísticos. 54. ¿Cuáles son las tres fases básicas del CPM-PERT? Explique Planeación en esta fase se descompone el proyecto en actividades distintas, se determinan las estimaciones de tiempo y se construye un diagrama de red. Programación: se construye el diagrama de tiempos de iniciación y terminación para cada actividad asó como su relación con otras actividades del proyecto, se señalan aquellas actividades críticas; y Control: se deben hacer reportes periódicos de progreso basados en el diagrama de flechas y el diagrama de Gantt, si es necesario puede reprogramarse la parte restante del proyecto 55. ¿Qué es el ROY? Explique Es una técnica para la programación y el control de proyectos, se orienta a problemas de tipo ordenación que poseen características tales como: EL objetivo del problema es el estudio y/o control de la realización de algo Puede descomponerse en la ejecución de un conjunto de actividades. La ejecución de las tareas está sometida a un conjunto de ligadura 56. ¿Qué es el Grafocolor? Es un método gráfico de control que puede mostrar el grado de ejecución del trabaja, es antiguo y no muestra si el trabajo estáadelantado o atrasado con respecto a su programación. EJERCICIO 5.3 CPM-PERT Construya el diagrama de flechas (red) para que se cumplan las siguientes relaciones. Las actividades son de la A,B a la I 1. A, B son las actividades iniciales y comienzan simultáneamente 2. B precede a C 3. AprecedeaEyD Utilice el diagrama de flechas creado. La tabla de duración de las actividades (en dias) es la siguiente (probabilístico). Utilice la fórmula para encontrar la duración promedio. ACTIVIDAD Optimista Aprox. Real Pesimista Promedio A 3 4 6 4 B 2 3 5 3 C 7 9 11 9 D 10 12 15 12 E 2 4 6 4 EJERCICIO 5.4 AUTOEVALUACIÓN DEL CAPÍTULO Responda en forma concisa a las siguientes preguntas, si no comprende algo, es recomendable que lea de nuevo el material. 1. Que es una actividad crítica? Una no critica? Ruta crítica: Es aquella que al sufrir una demora en su comienzo causa demora en la fecha de terminación del proyecto. Ruta no crítica: es aquella que puede demorarse en un tiempo establecido sin afectar a la fecha de terminación del proyecto. 2. Cómo se construye la gráfica de costo – duración? para que nos sirve conocer la pendiente? Para establecer la relación costo-duración de la actividad se toman únicamente los costos directos. La duración y su costo asociado tanto en condiciones normales como en el punto mínimo deben ser determinados. Este punto mínimo es aquel en que ninguna reducción adicional puede efectuarse en la duración. Es importante aclarar que se denomina punto mínimo aquél en donde se puede realizarseuna reducción adicional. 3. Que es la ocurrencia más temprana y para que nos sirve? Se realizan dos cálculos: el primero es hacia adelante en donde se comienza desde el nodo del inicio y se termina en el fin lo identificamos con la letra E. El segundo cálculo es hacia atrás. Se inicia en el nodo de terminación y se avanza hacia el del inicio. Se identifica con la letra L. 4. Explique las reglas para construir un diagrama CPM-PERT Cada actividad esta representada con sólo una flecha en la red. Esto quiere decir que las actividades no pueden representarse dos veces o más en la red. Es decir deben aparecer solo una vez en el diagrama. Dos actividades diferentes no pueden identificarse por los mismos eventos terminal y de inicio. Preguntas a responder para asegurar la relación de precedencia correcta en el diagrama de flechas: qué actividades deben terminarse inmediatamente antes de que esta actividad pueda comenzar? Qué actividades deben seguir a esta actividad? Que actividades deben efectuarse simultáneamente con esta actividad. 5. Como se construye el Gantt mejorado al utilizar la información generada por CPM-PERT Ordenar las actividades, colocar de primero las críticas. Se programan y se identifica su duración por medio de una barra. Después de considerar las actividades no críticas, se indican sus límites de tiempo de inicio de ocurrencia más temprana y de terminación mas tardío. Cuando la holgura total de una actividad no crítica es igual a la holgura libre se puede programar en cualquier parte entre los tiempos de inicio más temprano y de terminación mas tardío. Cuando la holgura libre de una actividad no crítica es menor a la holgura total,, el inicio de dicha actividad se puede demorar en relación con su tiempo de inicio más temprano, en una cantidad no mayor que el monto de su holgura libre, sin afectar las actividades inmediatamente sucesivas. 6. Que es la ruta critica? Cómo se determina? La ruta crítica es aquella que al sufrir una demora en su comienzo causa demora en la fecha de terminación del proyecto. Para identificarla, debemos buscar aquellas actividades en donde el L es igual al E al inicio de la actividad y también deben ser iguales los L y E del final de la actividad. Además la resta del L final menos L inicial deben ser igual a la duración de la actividad. Si estas actividades se demoran, ocurriría un atraso en el tiempo de terminación del proyecto. 7. Qué es holgura total? Para qué sirve? Cómo se calcula? Es el tiempo libre que tiene una actividad no crítica dentro del que puede atrasarse o alargarse sin afectar ala duración del proceso pero afecta la iniciación más temprana de las actividades no criticas que le siguen. si la actividad iniciara en el tiempo más temprano posible y la actividad que le sigue terminara en el tiempo más tardío posible, se obtendría la mayor cantidad de tiempo libre para dicha actividad. Ht= Lj-(Ei+T) Cuáles son los símbolos que utiliza el CPM-PET? Evento Actividad No actividad ( actividad ficticia) 9. Qué es holgura libre? Cómo se calcula? Para que sirve? Es el tiempo libre o extra de que dispone una actividad no crítica en que puede atrasarse o extenderse sin afectar el inicio de la actividad que le sigue. Hl= Ej(Ei+T) 10. Qué significa que una actividad precede a otro? Explique Cuando una actividad debe ser completada antes de que esta actividad pueda iniciar. 11. Qué es la ocurrencia más tardía y para qué sirve? Se parte de la duración de cada actividad. Se debe recordar que la duración de la actividad se ha colocado en los rectángulos. Para calcularlo, se debe restar la duración de la actividad anterior. Se inicia con la última actividad del proyecto y generalmente se toma el cálculo de ocurrencia más temprana para dicha actividad. 12. Que es holgura? Para qué sirve? Es en general el tiempo libre o disponible para una actividad no crítica, en el cual puede retrasarse o prorrogarse sin afectar la duración del proceso. Al hacerlo, puede afectar o no a otras actividades no críticas del proyecto. 13. Qué es holgura independiente? Para qué sirve? Cómo se calcula? Es cuando la actividad no crítica se ha iniciado lo más tarde posible en L evento inicial y dispone de un tiempo libre en que puede atrasarse o alargarse sin alterar la duración del proceso ni el inicio de las actividades que la siguen. La holgura independiente se calcula al restar a la ocurrencia más temprana del evento final la suma de la duración de la actividad y el tiempo de ocurrencia más tardía del evento inicial. EJERCICIO 6.1 AUTOEVALUACIÓN DEL CAPÍTULO 1. Defina con sus palabras el concepto de presupuesto. Explique que función desempeña dentro de la administración de proyecto. El presupuesto es la manera de expresar en términos cuantitativos el plan de acción. Es útil para coordinar y ejecutar el proyecto 2. Explique la relación existente entre la preparación del presupuesto y la estimación de costos. El presupuesto se lleva a cabo como consecuencia de la planificación y la programación. La estimación de costos es producto de un proceso de análisis. El presupuesto es la organización formal de la información relacionada con las actividades del proyecto y su costeo. 3. Qué tipo de costos existen? Defínalos y ejemplifique. Fijos o Indirectos: no varían de acuerdo con la producción o actividad del proyecto. Ejemplo: alquiler. Variables o Directos: con frecuencia varían en proporción directa a la actividad central del proyecto. Se basan en las actividades y no en el tiempo. Ejemplo: gasolina Semivariables: aumenta o disminuyen de acuerdo a la actividad central del proyecto. Cambian con el transcurso del tiempo y en relación a la actividad central. 4. Justifique por qué es necesaria la inversión inicial? Se refiere a los costos agregados que preceden operaciones, puede incluir costos de instalaciones, maquinaria, mobiliario, equipo requerido para investigación, desarrollo y diseño del producto central del proyecto. 5. Describa que es el capital de trabajo Esta porción de la inversión es conocida como el capital de trabajo. Debe ser suficiente para garantizar el proyecto. 6. Elabore un presupuesto para un proyecto administrativo en una organización. Seleccione el tema del mismo e investigue los rubros asociados, así como los costos promedio en el mercado. Costos y gastos de fabricación o producción del elemento central del proyecto: en este rubro se toman en cuenta todos los elementos que intervienen en lo referente a la producción de elemento central del proyecto, es decir, materia prima o materiales. Ya sean directos o indirectos mano de obra directa, etc. Gastos de administración: se deben abarcar todos aquellos costos necesarios para administrar el proyecto. Se deberá incluir la instalación de software y hardware asi como comunicaciones que requiere el proyecto. En este rubro se encuentran lo salarios del personal administrativo depreciación de equipo de oficina, pagos por alquiler, luz, teléfono, correo, gastos de aseo, papelería y artículos de escritorio entre otros. Consideraciones respecto al costo del recurso humano: cualquier sueldo por personal del proyecto, y cualquier otro servicio de recursos humanos requerido para completarlo. Se debe incluir el tiempo de preparación al personal de desarrollo y técnico. Ejercicio 6.2 PRESUPUESTO Elaborar el mapa conceptual para le presupuesto y su elaboración. Tomar como referencia el mapa conceptual del análisis de valor agregado presentado a continuación. Cuánto costará el proyecto? Presupuesto Cómo vamos con el presupuesto? Muchos métodos de control de proyectos de automatización de oficinas confían en los gastos del presupuesto para medir el progreso sin considerar el trabajo que lo acompaña La calidad no es requerida, monitoreada o controlada. A menudo los estándares para proyectos de automatización de oficinas no están escritos o si lo están no se cumplen. 3. Defina qué es el control de avances y cómo se utiliza Es exponer el qué, quién, cuándo, porqué y dónde y el cómo la administración del proyecto de AO realiza una revisión, incluyendo las herramientas adecuadas para el equipo de revisión. Muestra cómo permite descubrir las fortalezas y debilidades de un proyecto. 4. Qué se puede hacer para supervisar la ejecución del proyecto? La forma más común de supervisa la ejecución de un proyecto es la inspección, dependiendo de la actividad que se supervisa puede realizarla personal especializado o el mismo administrador del proyecto. Para poder inspeccionar se necesita estar en el área en donde se lleva a cao el trabajo y se debe observar qué esta sucediendo. 5. Cuáles son las herramientas que debe utilizar el equipo de revisión y en qué se beneficia al utilizarlas? Escuchar a los no directivos: es esencial escuchar cuidadosamente lo que ellos tienen que decir y tratar de obtener de sus discusiones los temas comunes. Cuestionario: que provee un plan de entrevista estructurada y que enfoca las conclusiones de la administración las cuales pueden ser poco agradables de discutir para el miembro del equipo de AO. Usar un conjunto de entrevistas: personas de todos los niveles deberían ser seleccionados para la entrevista y darles la oportunidad de discutir el cuestionario y cualquier otro punto que llegue a ser importante. Elogio público y simpatía: es útil para los miembros del equipo de revisión para que indiquen cuando están enfrentando los mismos problemas en su proyecto. Explique el diagrama de los puntos de control} Por cada elemento de control (calidad, costo y tiempo) se deben especificar los problemas que podrían surgir, así como cuándo podrían hacerlo y cómo podrían detectarse. Por último por cada problema especificar las acciones correctivas a tomar. 7. Mencione qué es revisión y que aspectos no deben ser considerados dentro de ella Ayuda a identificar los problemas de la organización que carece de una disciplina de administración esta revisión determina el estado del proyecto en el momento específico a través de: la inspección o revisión, las revisiones periódicas del desarrollo, comprobaciones y auditorías. 8. Qué son las acciones correctivas? Elabore una tabla para resumirlas con el encabezado siguiente: 9. Por qué es importante la retroalimentación Esta es parte importante del control porque sin ella se pierde su principal objetivo. Esta permite que los individuos conozcan el efecto que su comportamiento tiene sobre los demás miembros del quipo y como contribuye al éxito del proyecto. Sirve para mantener en buen camino la ejecución y corregir lo que se ha desviado de lo planificado. 10. Mencione los problemas y errores más comunes al llevar a cabo los proyectos y defínalos Proceso: malgastan el talento y esfuerzo del personal Personas Producto dañino Tecnología: es resto de los errores están relacionados con el uso correcto o incorrecto de la nueva tecnología. 11. Defina qué es el sistema de control de avance físico. Es uno de los aspectos más importantes de la ejecución del proyecto. Este debe proveer a la organización un instrumento de control que le permita conocer en forma continua y lo más exacto posible el avance del proyecto que se encuentra en ejecución. Ejercicio 7.2 AUTOEVALUACIÓN Complete las siguientes oraciones para que estén correctas. 1. El control Es el conjunto de actividades de administración utilizadas para asegurar que el proyecto va de acuerdo a lo planificado. 2. La retroalimentación Es comunicar al equipo que lleva a cabo el proyecto, los hallazgos durante el control y planificar las acciones correctivas que deben tomarse. 3. El control es un sistema de retroalimentación que provee de información acerca de cuán bien va el proyecto 4. Los tres parámetros a controlar del plan desarrollado en la ejecución y control de proyectos son: calidad, tiempo y Costo. 5. La auditoría Se pueden llevar a cabo durante o al finalizar el proyecto 6. Una revisión Es un repaso de los procesos, herramientas y la organización de un sistema AO 7. Las secciones de preguntas que deben contener un cuestionario de entrevistas de revisión son: proyecto, planes, decisiones, herramientas de administración, enfoque técnico, pronóstico y preguntas adicionales para la entrevista adicional. 8. La retroalimentación debe ser Oportuna cuanto más pronto se haga después de la revisión, mejor. CAPÍTULO 8 Ejercicio 8.1 AUTOEVALUACIÓN DEL CAPÍTULO 1. Que es el MsProject? Explique Es un paquete de software elaborado por Microsoft para satisfacer la necesidad de las empresas, organizaciones y personas privadas de administrar sus diversos proyectos. 2. Mencione las 4 fases en que MsProject divide un proyecto Definir el proyecto Crear el plan Seguimiento y administración Cerrar el proyecto 3. Que diferencia tiene el diagrama PERT producido por MsProject con el diagrama CPM-PERT? MsProject trabaja con CPM-PERT aunque el diagrama de flechas que prepara no cumple exactamente con las reglas de CPM-PERT. Los nodos en el diagrama del MsProject son las actividades mismas. 4. Explique qué es un peso en el cálculo PERT realizado por MsProject MsProject asigna inicialmente estos pesos a cada tiempo para calcular el promedio. Sin embargo, permite cambiarlos y advierte que al hacerlo puede obtener valores inadecuados.