ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTOINTEGRACION DE SECTORES ACADEMICOS, EMPRESARIALES Y POBLACION VULNERABLE DEL MUNICIPIO DE NEIVA, PROMOCIONANDO EL USO Y MANEJO APROPIADO DE LAS HERRAMIENTAS TIC. FECHA: 15 DE JULIO DE 2015 CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DEL HUILA “CORHUILA” PRESENTADO A Magister JORGE ENRIQUE REYES FERRÉ REALIZADO POR EDISNEY GARCIA PERDOMO Neiva, 2015 Acta de constitución del proyecto GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA DATOS DE CONTROL DEL DOCUMENTO Fecha 15-jul-2015 Versión I Descripción Acta de Iniciación de un proyecto Autor Edisney García 1. Descripción del Proyecto La actualización de conocimientos en cuanto a las nuevas herramientas tecnológicas forma parte de una educación para la vida ya que la globalización exige el uso de estas herramientas para aumentar el rendimiento y competencia dentro de los distintos ámbitos sociales, académicos, económicos y culturales. Ser competente en la actualidad es vital para desempeñarse en cualquier área del contexto donde se desarrolle el individuo ya que de no contar con esas competencias no tendría la oportunidad de continuar el camino hacia donde se oriente, con el uso adecuado de la computadora. Para llevar a cabo este, se tomara como referencia población de la comunidad sectores empresariales, académicos y vulnerables de algunas instituciones públicas y privadas del municipio de Neiva, incluyendo los integrantes de sectores vulnerables. La muestra estará conformada por directivos docentes, estudiantes e infancia y población vulnerable. El municipio de Neiva carece de oportunidades suficientes para capacitar masivamente a sus habitantes, en las herramientas tecnológicas TIC que agregan valor a las actividades cotidianas, dentro de los procesos organizacionales y académicos básicos, que de manera general permite a los diferentes sectores obtener ventajas competitivas, permanecer en el mercado y centrarse en sus objetivos, promoviendo personas competitivas dentro de las diferentes áreas sociales, económicas y productivas de la ciudad. La experiencia como docente durante casi 13 años en mi región (Huila) y otras a nivel nacional me permite identificar la disponibilidad de información y herramientas que facilitan de manera sorprendente el uso de las redes sociales las cuales desbordan sobre la educación básica y secundaria, ya que realizando una pregunta básica y clara a un alumno promedio este prefiere utilizar las TIC en redes sociales, música y distracción que en la Acta de constitución del proyecto GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA búsqueda de conocimientos para aumentar su percepción de educación, siendo esta una gran falencia del manejo de herramientas básicas que podrían inferir en el cambio de esta intensión, lograr ocupar este espacio hoy es complejo, recordemos que el uso y la apropiación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) por parte de las personas y los hogares inciden en las preferencias, la productividad y la dinámica interna de la unidad familiar conformada por personas que acceden y se apropian de estas tecnologías. 2. Objetivos del proyecto a realizar Objetivo general Lograr que un promedio base de los habitantes que integran sectores académicos, empresariales y población vulnerable de la ciudad de Neiva-Huila identifiquen la importancia del uso apropiado de las tecnologías de la Informática y la comunicación y así lograr proyectarlos a la vanguardia de los movimientos económicos, culturales y del mercado que se están gestando, buscando la competitividad de la ciudad frente al actual mundo globalizado. Promocionar dentro de los sectores mencionados cambios en la actitud de los habitantes, con varias finalidades, entre las cuales están crear un clima de educación entre las organizaciones, aumentar su motivación frente a su crecimiento personal y laboral con el fin de hacerlas multiplicadoras del objetivo general. Conocer e identificar las herramientas básicas para que el uso de los servicios que ofrece el Internet como recurso de información y capacitación facilite el acceso a la calidad de educación e información local, regional y global. Objetivos específicos Utilizar diferentes escenarios como ambientes físicos y técnicos que puedan estar en desuso o abandonados para ser parte del desarrollo de actividades que activen la promoción y divulgación de la educación con la correcta utilización de las TIC. Obtener del total de participantes un 80% como mínimo de personal con aprobación al término del proyecto. Proyectar oportunidades para el continuo desarrollo personal, no sólo en sus actividades formales e informales actuales sino también para otras funciones para las cuales el ciudadano puede ser considerado. Acta de constitución del proyecto GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA Convenio y promoción (Quienes y como participan): Crear y promover un convenio interinstitucional con instituciones que presenten diferentes perfiles que hagan parte del municipio de Neiva-Huila, allí se crearan y promoverán actividades lúdicas que permitan tanto integrar como seleccionar a los diferentes integrantes de los grupos a reunir y capacitar. Crear un logo que identifique el convenio y lo promueva ante la sociedad del municipio. Guías (Contenidos temáticos): Establecer mediante técnicas sencillas de evaluación el nivel de conocimiento con el propósito de crear las temáticas y talleres a desarrollar. Entregables Objetivos institucionales que apoya el proyecto Definir Ambiente Físico y Técnico (área y herramientas tic básicas): Estudio, verificación y selección de ambientes tanto físicos, como técnicos que permitan reunir los participantes e implementar los contenidos presentados en guías y talleres. Sistema de Evaluación y Promoción (Formatos, registro, aprobación y divulgación resultados): Mediante herramientas sencillas y prácticas evaluar los avances de cada participante, sustentar estos avances para que al final se certifique su aprendizaje y se logre funcionalidad del participante en su entorno social, cultural y laboral, divulgar a través de los medios de comunicación regionales la capacitación y disponibilidad de los integrantes que cumplan con los requisitos exigidos hasta la fase final. OBJETIVOS INSTITUCIONALES La Corporación Universitaria del Huila CORHUILA adopta como propios los objetivos consagrados en el artículo 6° de la Ley 30 de 1992: a) Profundizar en la formación integral de los colombianos dentro de las modalidades y calidades de la Educación Superior, capacitándolos para cumplir las funciones profesionales, investigativas y de servicio social que requiere el país. b) Trabajar por la creación, el desarrollo y la transmisión del conocimiento en todas sus formas y expresiones y promover su utilización en todos los campos para solucionar las necesidades del país. c) Prestar a la comunidad un servicio con calidad, el cual hace referencia a los resultados académicos, a los medios y procesos empleados, a la infraestructura institucional, a las dimensiones cualitativas y cuantitativas del mismo y a las condiciones en que se desarrolla cada institución. e) Actuar armónicamente entre sí y con las demás estructuras educativas y formativas. g) Promover la unidad nacional, la descentralización, la integración regional y la cooperación interinstitucional con miras a que las diversas zonas del país dispongan de los recursos humanos y de las tecnologías apropiadas que les permitan atender adecuadamente sus necesidades. Acta de constitución del proyecto GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA 3. Finalidad y justificación del proyecto. 3.1. Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto El desarrollo tecnológico permite a los sectores productivos acortar distancias y colocar de manera más rápida y efectiva los mejores bienes y servicios que los clientes esperan; lo que se traduce en niveles de competitividad y de productividad para las sociedades. Dentro de la presente investigación , el adiestramiento, capacitación y desarrollo de los recursos humanos, son considerados factores importantes para el logro de los objetivos y metas proyectadas, ya que un personal que pueda responder de manera efectiva a las distintas necesidades institucionales y/o laborales, desde la operatividad de sus funciones en el cargo que ocupe o desempeñe; beneficia a la comunidad o sector que pertenezca ya que esto crea en el ser humano un compromiso y una responsabilidad institucional, lo que se traduce en un mejor desempeño laboral. A corto plazo: Promover una imagen de fraternidad e integración entre las diferentes comunas y sectores de la sociedad que conforman el municipio de Neiva, Huila. A mediano plazo: Crear cultura en los ciudadanos y futuros participantes frente a las iniciativas que promueven el correcto uso de las TIC, desde las diferentes ópticas que presenta la sociedad. A largo plazo: Fortalecer la participación de sectores académicos, empresariales y población vulnerable en los procesos culturales, económicos, laborales y sociales del municipio de Neiva con el propósito de integrar y permitir que las TIC cumplan su función dentro del desarrollo de cada uno de los procesos antes mencionados. Acta de constitución del proyecto GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA 4. Cronograma 4.1. Hitos1 Figura 1. Registro y Control Fase y Tareas Proyecto Fuente; Ing. Edisney García Perdomo 1 Actividades de duración cero, por ejm. Terminación fase, entrega documentación, etc. Acta de constitución del proyecto GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA 4.2. Criterios de aceptación Entregable 1 Convenio; Este será proyectado, revisado por todas las instituciones participantes, dentro del mismo se desarrollaran las siguientes informaciones: Acta de constitución del proyecto GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA Nombres, Representante legal, objetivos estratégicos, aportes; (Recursos físicos, técnicos, capital humano y económico), participación dentro del informe final. Lista de Verificación selección participantes y manejo durante capacitación Conformación diferentes comités interinstitucionales selección participantes, cronograma reuniones, actas, tareas y conclusiones. Consolidación Información, comité redacción, validación y aprobación convenio. Entregable 2 Ambientes Físicos y Técnicos; Para este entregable tendremos la conformación de comités encargados de presentar e identificar características ambientes: Creación lista de verificación Valoración selección ambientes Selección ambiente Mantenimiento, mejora y entrega de ambientes Entregable 3 Temáticas y Talleres; Deberán establecerse comités de expertos interdisciplinarios que permitan la identificación de temáticas: Nombramiento comité expertos temáticos (Acta) Desarrollo valoración y selección de temáticas a desarrollar durante el proyecto Elaboración de cronogramas, horarios, guías y talleres acordes a los ambientes definidos Establecer responsables de su exposición y seguimiento (Orientadores y/o docentes) Entregable 4 Evaluación y Divulgación Resultados; Con los comités existentes se definirán procedimientos y creación de evaluaciones con el propósito de certificar los participantes que cumplan hasta la fase final: 4.3. Creación comités de evaluación Registro y sustentación de participantes Definir normatividad certificaciones Plan de mejoramiento para personas que no alcancen la certificación Informe Final Divulgación y promoción medios de comunicación Definición detallada del alcance (EDT o WBS) Figura 2. EDT o WBS Fuente; Ing. Edisney García Perdomo Acta de constitución del proyecto GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA 4.4. Organigrama del proyecto, listado de tareas PROJECT ARCHIVO ANEXO 4.5. Recursos Tabla 1. Recursos Fuente; Ing. Edisney García Perdomo Recursos Equipo proyecto Descripción Proveedor CORHUILA OTROS del El equipo del proyecto está conformado por: Líder o Promotor del Proyecto. Quien elabora la propuesta de formalización del Convenio y sus tareas a cumplir dentro de la propuesta así como su consolidación. Directivos CORHUILA Serán quienes en primera instancia autoricen el desarrollo como base de la proyección del Convenio dentro del proyecto a desarrollar. Alumnos 5 y 6 semestre Ing. De sistemas Serán quienes aporten en el desarrollo cumplimiento de la mayoría de actividades y tareas propias del proyecto. Instituciones Invitadas a Participar Entre otras Banco de la Republica, Cruz Roja Seccional Huila, Cámara de Comercio Neiva y Acta de constitución del proyecto GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA Y CORHUILA. Equipamiento, Hardware Software Formación Otros Sectores a Participar Dentro del promedio base del personal que se seleccionara encontraremos integrantes de los sectores Empresariales, Educativos y Vulnerables del municipio de Neiva, Huila. Equipo de Computo disponible CORHUILA, Portátiles disponibles CORHUILA integrantes equipo del proyecto, Video Ben. Herramientas utilizadas: Paquete Microsoft 2007, Videos en mp4, documentos en PDF, Project 2013. CORHUILA En Docencia y Aprendizaje Virtual, manejo de las herramientas de software utilizadas, administración y manejo de la plataforma Blackboard Learning, CORHUILA experiencia de 13 años como docente educación tecnológica y superior. Impresoras, scanner, cámara de video y Fotográfica. CORHUILA 5. Influencias de los Interesados. Identificar los principales actores involucrados en el proyecto y las necesidades o problemas que el proyecto debe satisfacer Tabla 2. Influencia de los interesados Fuente; Ing. Edisney García Perdomo Interesado Cliente: Habitantes del municipio de Neiva, que integren sectores empresariales, educativos y vulnerables con interés de ampliar el conocimiento acerca del uso adecuado de las TIC. Requerimientos exigidos Lograr que un promedio base de los habitantes que integra sectores académicos, empresariales y población vulnerable ciudad de Neiva-Huila identifiquen la importancia del uso apropiado de las tecnologías de la Informática y la comunicación y así lograr proyectarlos a la vanguardia de movimientos económicos, culturales y del mercado que se gestando, buscando la competitividad de la ciudad frente a actual mundo globalizado. Patrocinador: Corporación Universitaria del Huila - Aprobación del proyecto por parte del centro de CORHUILA Investigaciones de CORHUILA – C.I.C. Informes periódicos de avance Elaboración del Convenio final Socialización del Convenio Puesta en marcha y Difusión medios Evaluación periódica, Aprobación al término del proyecto Instituciones Participantes: Banco de la Republica, Dentro de su organigrama de funcionamiento interno y ex Cruz Roja Seccional Neiva, cámara de Comercio seleccionar habitantes del municipio de Neiva que estén Neiva. interesados en mejorar su interacción con la sociedad apli de manera adecuada las TIC. 6. Organizaciones funcionales y su participación. Acta de constitución del proyecto GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA Es indispensable identificar el rol completo, responsabilidades, nivel de autoridad y jerarquía a lo largo del desarrollo del proyecto 6.1. Definición y descripción de roles de los involucrados Tabla 3. Definición Roles Fuente; Ing. Edisney García Perdomo Rol Patrocinador2 Líder funcional3 Usuarios Finales4 Coordinador o director del proyecto5 Nombre / Cargo Corporación Universitaria del Huila – CORHUILA – Institución líder dentro del desarrollo del proyecto. María Angélica Cortes Alumna 5Sem. Ing. Sistemas Habitantes y/o integrantes sectores vinculados (personal de planta servicios generales instituciones, empresarios, emprendedores, infancia vulnerable, madres solteras, estudiantes y visitantes Biblioteca banco de la Republica. EDISNEY GARCIA Docente a cargo del proyecto 7. Asunciones o supuestos. Lograr identificar habitantes dentro de los sectores participantes, que cumplan con las características y actitudes suficientes que le permitan hacer parte de los grupos a crear para ser parte del proyecto. Establecer ambientes de aprendizaje idóneos para iniciar las actividades y tareas propias del proyecto. Reunir personal idóneo que establezca y diseñe los talleres y guías que guiaran el desarrollo y capacitación de los habitantes integrantes de los sectores seleccionados dentro del proyecto en mención. Lograr implementar un sistema sencillo y práctico de evaluación de los avances dentro del proyecto para generar una aprobación de los participantes hasta lograr un mínimo del 80% del total de habitantes. Promover tanto el antes, el durante las tareas del proyecto y el después relacionando resultados positivos tangibles a través de medios de comunicación regionales. 8. Restricciones Falta de interés por parte de los Directivos de CORHUILA, toda vez que la institución sería en su mayoría patrocinadora y aportante de recursos técnicos y humanos. 2 Área o persona que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para la realización del proyecto. 3 Persona a quien se le entregará el producto resultante del proyecto (cliente), él está involucrado en las actividades de monitoreo y control y en las decisiones sobre el proyecto. 4 Área, persona o grupo de persona que utilizaran el producto resultante del proyecto para ejercer sus funciones (académicas o laborales). 5 Designado como el responsable por las actividades y resultados del proyecto Acta de constitución del proyecto GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA Falta de interés por parte de las Instituciones invitadas por no percibir el alcance del proyecto. Poca aceptación por parte de algunos de los participantes lo que desmotive a quienes participan de manera activa. La dificultad de adquirir ambientes propicios dentro del cronograma establecido. 9. Presupuesto Tabla 4. Presupuesto Fuente; Ing. Edisney García Perdomo RUBROS FUENTES CORHUILA PERSONAL (08 personas) COMPRA DE EQUIPOS SOFTWARE MATERIALES E INSUMOS SALIDAS DE CAMPO (150) CAPACITACIÒN PERSONAL SERVICIOS TÉCNICOS TOTAL CONTRAPARTIDA GRUPO DE INV. $14.500 día laborado $14.500 día laborado Coordinador presente visitas y tareas previas. $21.500.000 OMITIDO OMITIDO OMITIDO Licencia Paquete Office 2013 Impresora, Tinta Negra, Resma papel, Equipo Portátil $14.500 día laborado Licencia Paquete Office 2013 Instalaciones físicas y coordinador institución $500.000 Alumnos apoyo tareas Apoyo los existentes en la CORHUILA y visita a los ambientes seleccionados. OMITIDO Apoyo los existentes en la CORHUILA y visita a los ambientes seleccionados. $ 1.500.000 $2.175.000 $2.175.000 $2.175.000 DIVULGACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN Equipo de trabajo CORHUILA – Medios de Comunicación Regionales (Diario del Huila) Revista CORHUILA-Redes Sociales-Emisora Universitaria SURCOLOMBIANA OMITIDO $ 3.500.000 IMPREVISTOS Desplazamientos, refrigerios (apoyos Gaseosas CONDOR-Achiras del Huilareuniones. OMITIDO $1.000.000 TOTAL $36 10. Análisis de riesgos SUPUESTOS Acta de constitución del proyecto RESTRICCIONES ANALISIS DE CADA COMPONENTE WBS GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA Lograr identificar habitantes dentro de los sectores participantes, que cumplan con las características y actitudes suficientes que le permitan hacer parte de los grupos a crear para ser parte del proyecto. Establecer ambientes de aprendizaje idóneos para iniciar las actividades y tareas propias del proyecto. Reunir personal idóneo que establezca y diseñe los talleres y guías que guiaran el desarrollo y capacitación de los habitantes integrantes de los sectores seleccionados dentro del proyecto en mención. Lograr implementar un sistema sencillo y práctico de evaluación de los avances dentro del proyecto para generar una aprobación de los participantes hasta lograr un mínimo del 80% del total de habitantes. Promover tanto el antes, el durante las tareas del proyecto y el después relacionando resultados positivos tangibles a través de medios de comunicación regionales. Falta de interés por parte de los Directivos de CORHUILA, toda vez que la institución sería en su mayoría patrocinadora y aportante de recursos técnicos y humanos. Convenio; Dentro de los riesgos que podemos encontrar diríamos que convocar y definir la participación de instituciones variadas ellas, com interés comerciales, políticos, sociales y cultural pueden generar la decisiones de no participar de del mismo. Falta de interés por parte de las Instituciones invitadas por no percibir el alcance del proyecto. Ambientes Físicos; El aporte que puede realiza institución cumpliendo un mínimo de condicion este sentido es fundamental para lograr el desarr del proyecto, toda vez que la disminución de desplazamientos generara más posibilidades de a Temáticas y Talleres; El desarrollo e implemen de las temáticas desde el mismo momento de Poca aceptación por parte de seleccionar los participantes serán determinantes algunos de los participantes lo lograr una sencillez lógica y clara, real para quie que desmotive a quienes verifican su aplicación en sentido de aprobar los participan de manera activa. participantes. La dificultad de adquirir ambientes propicios dentro del cronograma establecido. Evaluación y Divulgación de Resultados; Sien una herramienta de carácter práctico en apoyo al seguimiento de quienes aprueben o desaprueben deberá contar con el visto bueno de Directivos e Instituciones integrantes del proyecto. Poca aceptación por parte de los medios de Comunicación Regionales. Tabla 5. Análisis de Riesgos Fuente; Ing. Edisney García Perdomo Tabla 6. Riesgos y Planes Fuente; Ing. Edisney García Perdomo Fase Acta de constitución del proyecto ACCION PLANES GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA 1. Convenio 1.1 Validación Mitigar el riesgo 1.2 Selección Participantes 2. Ambientes Físicos 2.1 Identificar Ambientes aptos Transferir el riesgo 2.2 Validación 3. Temáticas y Talleres 3.1 Integración de expertos que Evitar el riesgo participen en la elaboración de talleres y guías. 4. Evaluación y Divulgación Lograr que dentro del Convenio se establezca la participación de expertos en temáticas propias para el cumplimiento de los objetivos trazados. Aplicar instrumentos lo más objetivo posible que nos permita hacer un procesamiento de la información y un análisis de resultados lo más cercano a la realidad. Resultados 4.1 Diseñar pruebas sencillas y prácticas que motiven la aprobación y corrijan fallas Motivar a través de Medios de Comunicación su participación (Instituciones Participantes) previamente. Establecer dentro del convenio la responsabilidad de cada Institución participante a adecuar y promover ambientes que minimicen el desplazamiento de sus grupos. (Disciplina y se minimizan riesgos de desplazamientos así como sus costos). Aceptar el riesgo encontradas. 4.2 Lograr que mínimo un 80% Aun así existe el riesgo de promoción generalizada buscando el cumplimiento del porcentaje señalado, esto dependerá la actitud participativa de los integrantes. de participantes aprueben el desarrollo del convenio. 11. Requisitos para la aprobación del proyecto Tabla 7. Requisitos Aprobación Fuente; Ing. Edisney García Perdomo Fin a alcanzar Qué constituye el éxito: Factores Acta de constitución del proyecto Acertada promoción GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA Dar cumplimiento en esencia al objetivo general, integrando a todos los sectores del municipio promoviendo a futuro el desarrollo de más proyectos similares. Quien lo decide: Sera la participación así como el cumplimiento de los compromisos adquiridos dentro del convenio. Cumplimiento de Tareas asignadas El Control y seguimiento de inicio a fin del proyecto. Claridad en la información entregada a cada Institución. Motivación antes, durante y después del termino del proyecto. Los participantes y su esfuerzo partiendo del principio de la responsabilidad y honestidad para aprobar el proceso. Liderazgo CORHUILA como punta de lanza en procesos de formación. Entrega, promoción y divulgación practica así sencilla del convenio. Quien firma la Aprobación Serán los Directivos de cada una de las Instituciones participantes; Banco de la Republica, Cámara de Comercio Neiva, Cruz Roja y CORHUILA. María Angélica Cortes Alumna 5Sem.Ing.sistemas Líder funcional Acta de constitución del proyecto Decisión de cambio y adaptación de esfuerzos recíprocos dentro de una sola intención. Ing. EDISNEY GARCIA PERDOMO Docente Tiempo Completo Coordinador del proyecto GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA