DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTIVERSIÓN: 1.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 1 de 31 TABLA DE CONTENIDO 1 2 3 4 5 OBJETO ....................................................................................................................... 2 ALCANCE ..................................................................................................................... 2 GLOSARIO ................................................................................................................... 2 DOCUMENTOS DEROGADOS .................................................................................... 2 DESARROLLO ............................................................................................................. 2 REQUERIMIENTOS. ......................................................................................................... 2 PREPARE SU EQUIPO PARA NAVEGAR POR INTERNET ............................................. 3 INGRESE A SU OFICINA VIRTUAL. ................................................................................ 5 AUTENTICANDOSE COMO USUARIO DE LA RED DE ECOPETROL .......................... 10 ACCESO A LAS APLICACIONES ................................................................................... 16 ACCESO CARPETAS COMPARTIDAS........................................................................... 16 EQUIPOS PROPIEDAD DE ECOPETROL.................................................................. 26 COMPUTADORES NO SUMINISTRADOS POR ECOPETROL .................................. 30 DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 2 de 31 1 OBJETO La Oficina Virtual es un servicio de la Dirección de Tecnología de Información para los empleados y contratistas de Ecopetrol que requieran tener acceso desde cualquier parte del mundo a los sistemas de información de ECOPETROL S.A. como si estuvieran físicamente en su oficina. Esta guía la permitirá configurar su equipo para que pueda iniciar su conexión de forma exitosa. 2 ALCANCE Aplica a todos los funcionarios y contratistas de ECOPETROL que tengan acceso a la Oficina Virtual de Ecopetrol 3 GLOSARIO Archivo activeX: es un programa que se instala de manera automática en el computador desde un navegador de Internet sin requerir mayor intervención del usuario, solo debe aceptar archivos ActiveX de orígenes reconocidos, el no hacerlo podría poner en riesgo la seguridad de su equipo. 4 DOCUMENTOS DEROGADOS No aplica 5 DESARROLLO REQUERIMIENTOS. PC Basado en Windows 2000 Profesional/Advanced Server (SP1, SP2, SP3, SP4) , XP (SP1, SP2) o Windows Vista. Disponer de una conexión hacia Internet a través de un ISP (Proveedor de Servicio Internet). Browser de navegación Internet Explorer versión 6.0 o superior. DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 3 de 31 PREPARE SU EQUIPO PARA NAVEGAR POR INTERNET Su equipo de oficina tiene una configuración que le permite navegar en la red interna e Internet usando un dispositivo llamado proxy esta configuración debe ser desactivada cuando usted se encuetra fuera de la oficina para poder navegar en Internet. Para desactivar su proxy por favor realice los siguientes pasos: Ingrese al navegador, luego a opciones de Internet Dentro de la opción LAN Settings o configuraciones Lan, desactivar la opción de Proxy DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 4 de 31 Debe finalmente ser así . 4.com.0 aparecerá la siguiente pantalla en la que debe elegir la opción continue to this Website (not recommended) .ecopetrol. Nota para usuarios de Internet Explorer 7.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 5 de 31 INGRESE A SU OFICINA VIRTUAL.6.DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1.24.co o la dirección http://200. Inicie un ventana de su navegador Internet Explorer Digite la dirección http://virtual.0 Si su navegador es Internet Explorer 7. 1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 6 de 31 Conexión por primera vez En algunos casos dependiendo de la configuración de seguridad de su navegador durante el primer ingreso se desplegará la siguiente pantalla solicitando la instalación de un archivo active X Esta es una advertencia que valida que el archivo que se va a descargar proviene de un sitio confiable. Para validarlo solamente se debe ubicar sobre la línea dorada superior y realizar click derecho autorizando la instalación. Pantalla desbloqueando la instalación del active X Click derecho para desbloquear la instalación Por favor seleccione la opción Install ActiveX Control como se muestra en la siguiente pantalla .DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1. y se iniciará la siguiente pantalla . clickk en Instalar Una vez se realiza la instalación del activeX con éxito.DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1. para determinar que está libre del software que pueda afectar la red de Ecopetrol.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 7 de 31 Una vez se inicia la instalación del active X aparecerá esta pantalla. Seleccione la opción salvar esta confirmación para el futuro y luego hacer click en Si /Yes . el sistema inicia una verificación de las condiciones de su equipo. DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1. actualización de antivirus y actualizaciones son correctas y seguras para la red de Ecopetrol.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 8 de 31 Escaneo de la máquina para determinar que las condiciones de seguridad. Es posible que si el equipo desde el cual se esta realizado la conexión no cumple con los requerimientos mínimos de seguridad se despliegue una pantalla de la siguiente forma: Esto evitará que se pueda conectar a su oficina virtual mientras no corrija los problemas que su equipo presenta. . Por lo cual.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 9 de 31 Es posible que su Computador cumpla parcialmente con algunos de los requerimientos mínimos de conexión tal como desactualización en la versión de su antivirus. se desplegara la siguiente pantalla para continuar con la conexión. con un tiempo no superior a 5 días. . Por favor escoja la opción continuar de todos modos.DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1. 1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 10 de 31 Nota Importante: Tenga en cuenta que si usted es contratista o empleado conectándose desde un computador personal o de un tercero no suministrado por Ecopetrol debe obtener soporte técnico de parte de un técnico especializado para corregir el problema que le impide conectarse a la oficina virtual.com.DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1. 5. El soporte técnico de Ecopetrol no está autorizado para intervenir equipos que no sean suministrados directamente por la Empresa ni puede responder por cambios realizados por terceros que impidan su conexión a la oficina virtual. Analizaremos el caso y recibirá soporte de parte del prestador de servicios de Ecopetrol para solucionar el inconveniente. y nombre de la máquina. Su nombre y Registro de Ecopetrol Extensión telefónica Pantalla de bloqueo Tipo de equipo: propiedad de Ecopetrol o Privado Si el equipo es propiedad de Ecopetrol por favor adjuntar el número serial. . AUTENTICANDOSE COMO USUARIO DE LA RED DE ECOPETROL Si su equipo cuenta con las condiciones de seguridad que le permitan conectarse con la red de la Empresa.co con la siguiente información 1. 4. el sistema le permitirá el ingreso a la página identificación de su usuario. 3. aquí debe digitar usuario y contraseña de red de correspondientes a la red de Ecopetrol. 2. En caso de presentar problemas de conexión que no puedan ser solucionados de manera inmediata por favor envíe un correo electrónico al buzón oficinavirtual@ecopetrol. 1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 11 de 31 Se puede presentar el siguiente bloqueo. de activación de pop up. solamente se debe activar el desbloqueo realizando click derecho sobre la línea dorada superior como se muestra en la siguiente pantalla.DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1. . Por favor seleccione la opción OK Click derecho para desbloquear la instalación Para lo cual. DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 12 de 31 Luego de realizar el desbloqueo se debe aceptar el ingreso Desplegando la siguiente pantalla en la cual se iniciará la instalación del sistema seguro SSL . para lo cual. sobre la barra dorada de un click derecho.DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 13 de 31 De igual forma se puede presentar bloqueo en la instalación. . DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 14 de 31 Y acepte la instalación de control activeX . DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 15 de 31 Se desplegará una pantalla con el certificado de seguridad de la siguiente forma. se debe escoger la opción Si/ Yes : Finalmente se aparecerá el mensaje de conexión exitosa y se asignará una dirección virtual de la red de Ecopetrol que le permitirá conectarse a los sistemas de información a los que habitualmente tiene acceso . Podrá entre otros sistemas de información. Ir al menú Herramientas.DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1. 1. Ellipse. el hacerlo causará que no tenga los correos que ha recibido en un solo buzón y podría perder información importante para su trabajo. NOTA IMPORTANTE: Por favor tenga en cuenta que para aquellos Computadores que no son de Ecopetrol no se realizará la instalación de aplicativos puntuales tales como SAP.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 16 de 31 ACCESO A LAS APLICACIONES Para el acceso a las aplicaciones se realiza a través de los aplicativos instalados en la máquina de igual forma que son utilizadas desde la red de Ecopetrol. ACCESO A IRIS Siga los siguientes pasos para garantizar el ingreso a IRIS.0. si su cuenta lo permite tener acceso a: IRIS (iris. Opciones de Internet: .co) Correo Electrónico (Solo para Usuarios con portátil de Ecopetrol) Aplicaciones empresariales como SAP ELLIPSE Viajero Carpetas compartidas Tenga en cuenta que si no está usando un equipo portátil asignado por Ecopetrol no deberá configurar el correo electrónico para descargar correos en el equipo local.ecopetrol. entre otros.com. Abrir el navegador Internet Explorer 6.red. Opciones de Internet. ir a la pestaña Opciones Avanzadas: .1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 17 de 31 2. Estando en el cuadro de diálogo.DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1. Probar el ingreso a http://iris a través de oficina virtual.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 18 de 31 3. 5. Estando en la pestaña de Opciones Avanzadas mueva la ventana hasta encontrar el ítem Seguridad y deshabilitar la opción Habilitar autenticación integrada de Windows (requiere reinicio): 4. de este menú buscamos la línea que dice Opciones… que aparece al final tal como se muestra en la grafica. 6. . Reiniciar el equipo. Dar Clic Aceptar. ACCESO A CORREO 1. Estando en Outlook.DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1. buscamos la pestaña de Herramientas. En la siguiente ventana seleccionamos la pestaña que dice Configuración de Correo y en esta seleccionamos el icono en la siguiente ventana. tal como se muestra .DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 19 de 31 2. a continuación damos clic en el icono que dice 4.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 20 de 31 3. En la ventana que se abre damos clic al icono que dice muestra en la grafica siguiente.DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1. Luego en la ventana que se muestra seleccionamos la pestaña Correo Electrónico y de esta seleccionamos (dar solo un clic) la línea que dice Microsoft Exchange que está bajo la columna de Nombre. como se . . 6.DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1. Luego damos clic en aceptar.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 21 de 31 5. En esta nueva ventana damos clic en la pestaña Seguridad y de esta seleccionamos la casilla que dice Preguntar siempre las credenciales de inicio de sesion tal como se muestra. allí selecciona el símbolo verde que tiene por nombre Sitios de Confianza. En la siguiente ventana damos clic en Siguiente. 2. 8. Ingresamos a Internet Explorer. En la nueva ventana que se abre seleccionamos la pestaña Seguridad.DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1. .1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 22 de 31 7. Por último damos clic en Finalizar. ACCESO A VIAJERO 1. Para verificar el funcionamiento cerramos Outlook y lo abrimos nuevamente. buscamos en el menú la pestaña de Herramientas y luego Opciones de Internet. DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1. Luego damos clic en icono que dice Sitios..1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 23 de 31 3. . se abre una nueva ventana como la que se muestra a continuación. . 5. .bog tal como aparece en la grafica anterior.Buscamos en la parte inferior de esta ventana el icono que dice Nivel personalizado.DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1. Estando en la primera pantalla… .1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 24 de 31 4. y damos clic en este. En la siguiente ventana buscamos la línea que aparece como Controles y complementos de Activex como se muestra en seguida…. En esta ventana ingresamos en la casilla Agregar este sitio web a la zona: el link de la pagina de viajero http://viajero. 6... tener en cuenta que la casilla que aparece en la parte inferior NO esté seleccionada y luego damos clic en Agregar y por ultimo clic en Aceptar. .1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 25 de 31 7. A continuación damos clic en Aceptar . .. luego nos aparece otra venta a la cual damos clis en Si. A continuación lo que hacemos es seleccionar Activar en todas las subcategorias de este ítem como se muestra en la grafica anterior y la que sigue.DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1. 8. esta labor usted la debe realizar estando conectado en la red de Ecopetrol y solamente es necesario hacerlo una sola vez ejecutando los siguientes pasos: 1. NOTA: TENER ENCUENTA QUE NO DEBE LLEVAR CONFIGURACION DE PROXY LA CONFIGURACION DE INTERNET EXPLORER. Por último damos clic en Aceptar en la ventana que aparece. se recomienda generar accesos directos en el escritorio del computador. Ingrese por el ícono Mi Pc ubicado en el escritorio de su Computador 2. ACCESO CARPETAS COMPARTIDAS EQUIPOS PROPIEDAD DE ECOPETROL.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 26 de 31 9. en donde se encuentran las carpetas compartidas que actualmente están configuradas en su computador.DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1. aparecerá la siguiente pantalla. . Para el uso de carpetas compartidas a través de la Oficina virtual. LAS CARPETAS COMPARTIDAS SEAN DIFERENTES 3.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 27 de 31 ESTE SOLAMENTE ES UN EJEMPLO ES POSIBLE QUE EN SU COMPUTADOR. Para poder generar un acceso directo correspondiente a cada una de sus carpetas compartidas por favor ubíquese sobre la carpeta compartida y haga click derecho.DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1. seleccione la opción crear acceso directo de la siguiente forma: . Automáticamente se solicitará una confirmación para la creación del acceso directo. escoja la opción sí.co\ e0993456 .DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1. Para el acceso usted debe hacer doble click sobre el ícono del ítem 5. se abrirá una ventana que solicita la autenticación.com. tenga en cuenta que antes del usuario de red se debe escribir el dominio\cuenta de la siguiente forma : por ejemplo red. 5.ecopetrol.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 28 de 31 4. debe utilizar su cuenta de ECOPETROL y su contraseña. Finalmente en su escritorio aparecerá un ícono a través del cual usted puede realizar el acceso a las carpetas compartidas 6. el archivo puede ser descargado y copiado en su Computador de la siguiente ruta \\Archivo07\Groups\Oficina Virtual. .bat”.DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 29 de 31 NOTA IMPORTANTE: Antes de efectuar la conexión sobre carpetas compartidas se debe ejecutar el archivo .bat de nombre “carpetas compartidas. co\Exxxxx . debe utilizar su cuenta de ECOPETROL y su contraseña. tenga en cuenta que antes del usuario de red se debe escribir el dominio\cuenta de la siguiente forma : red. se abrirá una ventana que solicita la autenticación.1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 30 de 31 COMPUTADORES NO SUMINISTRADOS POR ECOPETROL Para la conexión a las carpetas compartidas se debe ingresar de la siguiente forma: 1.200. etc.9. \\archivo02.ecopetrol. por ejemplo \\156.DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1. ejecutar y escribir por ejemplo \\archivo07 .1. Inicio.com. Una vez se realice la conexión sobre el servidor de archivos. 1 CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL Fecha de divulgación: Mayo de 2008 PÁGINA 31 de 31 RECOMENDACION: Recuerde que usted es responsable de la información de Ecopetrol que tiene a su cargo. La seguridad de la información de ECOPETROL es responsabilidad de todos Para mayor información sobre esta guía. NO debe dejar descuidada la información de la empresa en computadores de terceros desde los que haga el acceso. la oficina virtual le permite usar esta información de forma remota y segura sin embargo. 3110 Mesa de ayuda extensión 4777 . dirigirse a: Andrés Guillermo Pinzón Rueda Líder de Seguridad Informática Ext.DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DTI VERSIÓN: 1.