Universidad de Santiago de ChileDocumentación Mercantil Página Nº1 Centro de Capacitación Industrial C.A.I. Universidad de Santiago de Chile DOCUMENTACION MERCANTIL Comprobantes extendidos por escrito en los que consta las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres o por disposiciones legal. Tiene un doble origen, internos y externos, correspondiendo los primeros a aquellos diseñados por la empresa y los segundos a los provenientes de fuera de la empresa y sobre los cuales no se tiene injerencia. Página Nº2 Centro de Capacitación Industrial C.A.I. Universidad de Santiago de Chile Página Nº3 Centro de Capacitación Industrial C.A.I. sus derechos y obligaciones.A.I. Página Nº4 Centro de Capacitación Industrial C. Elemento fundamental operaciones. . para la contabilización de dichas Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contables.Universidad de Santiago de Chile DOCUMENTACION MERCANTIL Misión de estos documentos comerciales: En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. Constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio. A.Universidad de Santiago de Chile DOCUMENTACION MERCANTIL Empleados en compras: Empleados en Venta: Factura de Compra Boleta de Compra Notas de Débito Notas de Crédito Factura de Venta Boleta de Venta Notas de Débito Notas de Crédito Guías de Despacho Página Nº5 Centro de Capacitación Industrial C.I. . I. de Remuneración Finiquitos Contrato de Honorarios Boleta de Honorarios Página Nº6 Centro de Capacitación Industrial C. .A.Universidad de Santiago de Chile Medios de Pago: En Remuneraciones: Cheques Tarjetas de Crédito Tarjetas de Débito Letras Pagarés Contrato de Trabajo Liq. Página Nº7 Centro de Capacitación Industrial C.A.I. .Universidad de Santiago de Chile Como Declaración de Previsión e Impuestos: Inicio de Actividades Término de Giro Formulario de declaración y pago mensual de impuestos Formulario de declaración y pago anual de impuestos Formulario de declaración de cotizaciones previsionales. art. Además de lo señalado en el art.Universidad de Santiago de Chile Legalmente la documentación de respaldo de las empresas sigue la suerte de los libros de contabilidad.I.A. 17 inciso 2ª del Código Tributario.475 de 1980 Página Nº8 Centro de Capacitación Industrial C. 44 del Código de Comercio establece: “Los comerciantes deben conservar los libros de su giro hasta que termine de todo punto la liquidación de sus negocios”. Deben conservarse durante el tiempo indicado por ley. El art. 19 de la Ley de Bancos y DL Nª 3. . .Universidad de Santiago de Chile De acuerdo a la normativa del SII. deben hacer lo propio con la obligación de timbraje. de los documentos que son de carácter obligatorio. diseño y color estandarizados). que además de cumplir con condiciones mínimas para su confección (dimensiones. Página Nº9 Centro de Capacitación Industrial C.A. es decir. su incumplimiento está sancionado por el Código tributario.I. el duplicado. Si el documento es requerido por un fiscalizador del SII y no lo porta. queda en poder del vendedor y se destina a facturación. Sirve de base para la preparación de la factura.A. . con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido.Universidad de Santiago de Chile GUIA DE DESPACHO Se utiliza para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. Se extiende en triplicado: el original firmado por el vendedor se entrega al adquirente. de acuerdo a las normas del código tributario. Por último el triplicado permanece en la sección depósitos para constancia de las mercaderías salidas. Página Nº10 Centro de Capacitación Industrial C.I. En él. la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad. Su uso es obligatorio para el traslado de las mercaderías. y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. se configura una infracción sancionada con multa y las mercaderías tienen que ser devueltas al lugar de salida. . Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor.A. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago. Tiene una concepción semejante al cheque. precio y demás condiciones de la venta.I. indicando cantidades.Universidad de Santiago de Chile FACTURA Documento legal de la venta. Página Nº11 Centro de Capacitación Industrial C. por lo que se debe emitir sin enmendaduras ni borrones ni otra anomalía que la hagan nula. Las modificaciones que deba tener se consignan en una nota de débito o de crédito según corresponda. naturaleza. Relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercaderías que le han vendido. en el que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor. Página Nº12 Centro de Capacitación Industrial C. En el comercio: cuando se debitan intereses. etc. comisiones sobre documentos.Universidad de Santiago de Chile NOTA DE DEBITO Es el documento que envía un comerciante a su cliente. únicamente se debe emitir para modificar una factura anterior. En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisión que se aplicó a una operación de cobranza de documentos. o por ejemplo cuando se pagó el flete por envío de una mercadería no considerado en la factura original. etc.I. Este documento incrementa la deuda. por el concepto que la misma indica.A. ya sea por un error en la facturación.. intereses por pago fuera de plazo. Obligatoriamente se emite en triplicado y. . Devoluciones o descuentos especiales. Se emite en triplicado y sólo para corregir una factura previamente emitida. Rebajas de precios. . por el motivo expresado en la misma. Corregir errores por exceso de Facturación Página Nº13 Centro de Capacitación Industrial C.I. con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad.Universidad de Santiago de Chile NOTA DE CREDITO Documento que el comerciante envía a su cliente. Algunos casos en que se emplea: Roturas de mercaderías vendidas.A. Universidad de Santiago de Chile Notas de Crédito Errores de una factura que se deben corregir con una nota de crédito – – – – – Rol Único tributario Domicilio. Página Nº14 .A.I. No se pueden corregir otros errores por este procedimiento Centro de Capacitación Industrial C. Giro. Comuna. es la que se indica a continuación: Una Guía de Despacho por parte del que devuelve la mercadería.I.A. Centro de Capacitación Industrial C.Universidad de Santiago de Chile Nota de Crédito – Devolución de Mercaderías de un Cliente: La documentación tributaria que corresponde emitir cuando un cliente devuelve un pedido que recibió conforme. Nota de Crédito por parte del que recibe la devolución. Una Página Nº15 . etc) También pueden ser emitidas a través de máquinas registradoras como las de Supermercados. quedando a criterio del contribuyente. En la práctica se pueden encontrar ejemplares que vienen en tiras de cinco. No existe una normativa que uniforme los tamaños o diseños. En otros casos.A. se emiten en ejemplares de mayor tamaño y con diseños que identifican su actividad.I. (Peluquerías. como en el caso del comercio minorista como por ejemplo los almacenes. Página Nº16 Centro de Capacitación Industrial C. .Universidad de Santiago de Chile BOLETA DE VENTA La emite todo comerciante por cada una de sus ventas al por menor. tiendas. Universidad de Santiago de Chile BOLETA DE VENTA Boleta de prestación de servicios de terceros Las emite una empresa en las siguientes circunstancias: Cuando se trata de prestadores de servicios ocasionales. Página Nº17 Centro de Capacitación Industrial C. Boleta de honorarios Emitida por el trabajador independiente por sus prestaciones de servicios.I.A. Cuando el prestador de servicios no tiene sus propias boletas de honorario. . Notas de Débito.Universidad de Santiago de Chile Actualmente. Boletas de Honorarios Los requisitos generales son los mismos que los documentos de papel. Respecto a la emisión.I. Página Nº18 Centro de Capacitación Industrial C. . no necesitando emitirla físicamente. Guías de Despacho. Los contribuyentes no autorizados a facturar electrónicamente.A. Notas de Crédito. las empresas pueden emitir documentos electrónicos relacionados con sus operaciones de ventas tales como: Facturas. pero no deben ser timbrados ya que son validados vía virtual. siguen recibiendo y emitiendo sus documentos en papel. y el SII les incluye un timbre electrónico. el vendedor la puede enviar por correo electrónico del comprador. A.I. . Página Nº19 Centro de Capacitación Industrial C.Universidad de Santiago de Chile Cheques Es una orden escrita y girada contra un banco para que este pague a su presentación el total del aporte de los fondos que el librador pueda dispones en su cuenta corriente. El cheque siempre es pagadero a la vista y cualquiera mención contraria se considera como no-escrita. Universidad de Santiago de Chile Participantes del Cheque a) Librador: titular de la cuenta corriente. el que da la orden de pagar el cheque. e) Endosante: es que lo transfiere o encarga su cobro al portador o beneficiario por lo cual debe endosar el cheque. b) Librado: banco contra el cual se gira el cheque. o sea la entidad bancaria que recibe y cancela la orden de pago. f) Palabras de Negociación: Si se tachase cualquier mención impresa en el cheque que no sean ¿la orden de¿ ¿o al portador¿.I. Su firma en el anverso da origen al documento. . la tacha no producirá efecto alguno. c) Beneficiario: es la persona a cuyo favor se ha girado el cheque.A. Página Nº20 Centro de Capacitación Industrial C. d) Tenedor o Portador: es el beneficiario o la persona a quien se le transfiere el cheque. I.: cheque. oficina y cuenta corriente Página Nº21 Centro de Capacitación Industrial C.A.Universidad de Santiago de Chile Menciones del Cheque -Número de la Cuenta Corriente -Cantidad en cifras -Nombre del titular de la cuenta corriente -Códigos de referencia del banco (*) -Plaza o lugar de giro -Fecha de emisión -Nombre del beneficiario -Cantidad en palabras -Logotipo. Del banco 009 . . nombre y dirección del banco girado -Banda magnética (**) -Firma del girador -(*) N°. banco.0320 Plaza01 Oficina -(**) Ns. plaza. A.Universidad de Santiago de Chile CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN Al portador: Aquel que lleva la indicación a la orden en blanco o bien al portado. significa que se ha extendido para ser depositado. Lleva tachado a la orden o al a portador. sino en cuanto a la autenticidad del documento. Cruzado General: El cheque cruzado en su anverso por dos líneas paralelas y transversales. y sólo puede ser presentado al pago por él o por intermedio de otro banco que el mismo banco haya endosado en comisión de cobranza. El beneficiario de este tipo de cheque sólo puede cobrarlo el librado. Se transfiere por la mera entrega material del documento y no impone responsabilidad al cedente. El cheque puede ser cruzado por el librador o el tenedor. Página Nº22 . A la orden: Es aquel que se extiende a nombre de una persona determinada y es transferible por su beneficiario y sucesivos portadores mediante el endoso. sea por sí o por mandatario o representante legal. Sólo puede ser endosado a un Banco en comisión de cobranza. o si extendido a un determinado nombre. El endoso en estos cheques significa afianzamiento de pago. Nominativo: Es aquel girado a favor de una determinada persona.I. En la práctica. Centro de Capacitación Industrial C. Lleva tachado "o al portador". se le añade la expresión "o al portador". sólo puede ser presentado al pago por otro Banco. Cruzado Especial: El cheque lleva entre sus dos líneas paralelas el nombre de un Banco determinado. A. .I.Universidad de Santiago de Chile Cheque a la Orden : Página Nº23 Centro de Capacitación Industrial C. .A.Universidad de Santiago de Chile Cheque Nominativo: Página Nº24 Centro de Capacitación Industrial C.I. Universidad de Santiago de Chile Cheque Cruzado: Página Nº25 Centro de Capacitación Industrial C.A. .I. A.Universidad de Santiago de Chile Letra de Cambio Página Nº26 Centro de Capacitación Industrial C. .I. Universidad de Santiago de Chile OPERACIONES CON LETRAS DE CAMBIO Normativa Legal : Ley N 18.A. UC DUOC Página Nº27 Marco A. en un plazo previamente convenido. Aud. Centro de Capacitación Industrial C.I.092 Definición : La Letra de Cambio es un documento de crédito en el cual una persona queda comprometida a pagar una determinada cantidad de dinero a otra persona o a una institución. . Universidad de Santiago de Chile Elementos Esenciales: En la letra de cambio intervienen a lo menos 3 personas: . Página Nº28 Centro de Capacitación Industrial C.Librador o Girador : Es la persona que gira la letra y ordena a otra que la pague. .I.Tomador o Beneficiario : Es la persona a la orden que se extiende el documento y se beneficia con la suma que se gira. . .A.Librado o Girado : Es la persona que recibe la orden y acepta el compromiso de pagarla. el librado obligándose a pagar su valor al beneficiario o tomador de ella. .Universidad de Santiago de Chile Aceptación de una Letra de Cambio Aceptación es la declaración escrita que hace en la misma letra. A Días Fecha : Significa que el plazo de los días que se indiquen corre desde el día siguiente de su giro. la fecha y la firma del librado. La aceptación se hace escribiendo atravesado en la misma letra la palabra "aceptado" o "acepto".I.A. Plazo y Termino de las Letras de Cambio La ley señala los plazos en que las letras deben presentarse al librador para su cancelación. Las letras pueden girarse: A Días fijos y determinados : Se indica en la letra el día preciso en que debe pagarse. Página Nº29 Centro de Capacitación Industrial C. se pueden presentar las siguientes situaciones: • Pago del documento • No pago del documento • Se otorgue una prorroga sin intereses • Se otorgue una prorroga sin intereses Página Nº30 Centro de Capacitación Industrial C.Universidad de Santiago de Chile VENCIMIENTO DE LETRAS EN CARTERA Al vencimiento del documento.A.I. . cobra una comisión de cobranza equivalente a un porcentaje el valor del documento. por lo cual este cobra una comisión del 1.Universidad de Santiago de Chile LETRAS EN COBRANZA BANCARIA Es el envío a una institución financiera.A.5%. (usualmente entre el 1 y 1. Por la gestión. Página Nº31 Centro de Capacitación Industrial C. el banco o empresa de cobranza. se debe endosar el documento a favor de la institución bancaria. .2%).I. para que ésta haga las gestión de cobranza. se verifica con los “ ESTADOS AL CEDENTE” que envía periódicamente la institución bancaria. El estado de la cobranza. Para efectuar el trámite. Ejemplo: Se envía letras en cobranza al Banco “cordillera”. . VENCIMIENTO DE LETRAS EN COBRANZA Al vencimiento del documento. nos cobrará la respectiva comisión.Universidad de Santiago de Chile El banco puede aceptar o rechazar el documento enviado para realizar la gestión de cobranza.I. Página Nº32 Centro de Capacitación Industrial C. el banco protestará la letra y nos cargará los gastos notariales. GASTOS DE COBRANZA Si el banco acepta efectuar la gestión de cobranza.A. se pueden presentar las siguientes situaciones: • Pago del documento • No pago del documento. el banco o empresa de cobranza. Esto implica que el banco nos anticipa el valor de la letra. Para efectuar el trámite.I. se verifica con los “ESTADOS AL CEDENTE” que envía periódicamente la institución bancaria. Página Nº33 Centro de Capacitación Industrial C.Universidad de Santiago de Chile LETRAS EN DESCUENTO Es el envío a una institución financiera. (usualmente el 1 y 1.2%) El estado de la cobranza. Por la gestión de cobranza. cobra una comisión de cobranza equivalente a un porcentaje el valor del documento. para que ésta haga las gestiones de cobranza y descuento.A. . se debe endosar el documento a favor de la institución bancaria. Universidad de Santiago de Chile Además el banco anticipa el valor del documento.5%.A. y una tasa de descuento del 3% por el período Página Nº34 Centro de Capacitación Industrial C. .I. cargando dicho valor en cuenta corriente. Ejemplo: Se envía letras en descuento al banco “ UNION “. por lo cual este cobra una comisión del 1. Universidad de Santiago de Chile GASTOS DE COBRANZA E INTERES DE DESCUENTO. Si el banco acepta efectuar la gestión de cobranza.A. Página Nº35 Centro de Capacitación Industrial C.I. nos cobrará además la respectiva comisión. . .I.A.Universidad de Santiago de Chile VENCIMIENTO DE LETRAS EN DESCUENTO Al vencimiento del documento. se pueden presentar las siguientes situaciones: • Pago del documento • No pago del documento Página Nº36 Centro de Capacitación Industrial C. de Barcelona).Universidad Diego Portales Master en Administración – ESERP (Escuela de Negocios U.Universidad de Santiago de Chile Profesor: Hernán Moraga A. .I. España Página Nº37 Centro de Capacitación Industrial C. en Auditoría y Contabilidad MBA . Contador Auditor – Público Lic.A.