DISTRIBUCIÓN DE ENVÍOSPOSTALES CODIGO: PR-OP-DI001 VERSIÓN: 4 ACTUALIZACIÓN: 19/Jul/2012 EMISIÓN: 01/Sep/2008 1. OBJETIVO Realizar la entrega de los envíos postales al destinatario con el fin de cumplir con las características de entrega establecidas para cada servicio. 2. ALCANCE Aplica para los envíos de tipo documentos (hasta 2.000 gramos); Inicia con la llegada de la ruta de transporte y finaliza con el archivo de planillas de entrega o entrega de las guías cumplidas a CTP para la entrega a remitente (de acuerdo al servicio). Aplica para los servicios: Envíos sin seguimiento: Normal nacional Prioritario Normal internacional Correo masivo básico Envíos con Seguimiento sin guía SIPOST: Certificado internacional EMS Cecogramas internacional Certificado nacional sin guía Telegrafía sin guía Aerogramas sin guía Cecogramas sin guía Envíos con Seguimiento con guía: Certificado nacional admitido en el sistema SIPOST Postexpress Notiexpress personal Notiexpress por aviso Al Día Dirigido Telegrafía admitido en el sistema SIPOST Aerogramas admitidos en el sistema SIPOST Cecogramas admitido en el sistema SIPOST Correo masivo estándar Correo masivo dirigido Masivo dirigido expreso 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 3.1 DEFINICIONES Al Día: Para clientes que requieran que su correspondencia de carácter urgente sea entregada el mismo día en determinados destinos del país. Cambio de custodia: Momento en el que el correo pasa de ser responsabilidad de una persona, proceso o sección a otra. Correo Certificado: Servicio que a través de una certificación válida judicialmente, prueba la entrega bajo firma de sus envíos en el territorio nacional y en el mundo. Correo Normal: Servicio que permite comunicarse a través del correo, con el país y el mundo a una tarifa económica. EMS : Servicio de Correo Expreso que conecta de forma rápida con el mundo, brindando permanente seguimiento y control. El servicio es únicamente a nivel internacional. Envío Postal: Sobre, paquete o caja que es admitido con el fin de entregárselo a un destinatario en el caso de ser masivo el peso del envío no debe superar los 250 Gramos.(Si le dejamos el peso del Masivo nos pueden colocan una No Conformidad en una auditoria, porque ya estamos admitiendo masivos con mayor peso) Guía: Es el documento que incluye los datos del remitente, destinatario y del envío como tal. Dado que la guía incluye el número de identificación del envío, no es adecuado que un envío tenga sticker y guía al mismo tiempo. El código oficial de la guía según la UPU es E2, CP72 y CP71, entre otros. Notiexpress: Servicio de correo para notificaciones judiciales personales o por aviso, que permite obtener prueba de entrega y copia cotejada de la notificación. Pieza Postal: Es un recipiente (saca, canasta, caja, etc.) en el cual se agrupan los envíos con el fin de transportarlos entre los diferentes puntos del procesos postal. Su identificación es un marbete, si es saca consolidada se identifica con el manifiesto. Es la agrupación de envíos postales con un mismo origen y un mismo servicio Planilla de Relación de Envíos: Es el documento que permite registrar (capturar) la numeración asignada a los envíos que van dentro de la pieza postal. Manifiesto de Despacho: Es el documento donde se registran los datos de las piezas postales y/o paquetes fuera de saca, el cual permite documentar el cambio de custodia en las diferentes etapas del proceso. Post Express: Servicio de mensajería entre las principales poblaciones del país, con prueba de entrega Rastreo: Es la capacidad de poder informar en cualquier momento la ubicación de un envío postal. 3.2 ABREVIATURAS A: Actuar AG: Agencia AP: Autorización de pago CC: Control de Calidad CD: Centro de Distribución CM: Correista Movil CO: Correista CTP: Central de Tratamiento Postal. CU: Cambio de Custodia DA: Devolución Admisión DE: Distribución Expreso dh: Día hábil DU: Distribución Urbana EP: Expendio Particular H: Hacer LC: Lista de Correo NS: Oficina No Sistematizada P: Planear PL: Paquetería con Liquidación PO: Punto Operativo PV: Propuesta de valor. SE: Sector Especial SIG: Sistema Integrado de Gestión SIPOST: Sistema de Información Postal SPN: Servicios Postales Nacionales S.A. UAC: Unidad de Admisión Corporativa para los envíos sin seguimiento se debe verificar la cantidad por medio del marbete.2 MANIFIESTO DE DESPACHO 4. debe contener la siguiente información por parte de Centro Operativo de origen y transportista: • Nombre de la persona que originó el Manifiesto de Despacho y nombre del transportista. 4.1 Cada pieza postal debe estar acompañada con un marbete.4.1 La verificación de número de envíos postales con seguimiento se debe realizar por medio de la Planilla de Relación de Envíos.3 PLANILLA DE RELACIÓN DE ENVÍOS 4.1 El Manifiesto de Despacho al momento de ser recibido.1 La Planilla de Relación de Envíos aplica para los servicios con seguimiento 4. los cuales deben coincidir en la siguiente información: • Origen • Destino • Fecha de ingreso • Peso (Kg) • Numero de la pieza • Número de precinto • Tipo de pieza postal • Número del envío (En caso de existir Planilla de Relación de Envíos) 4.UCC: Unidad de Call center UEF: Unidad de especies y franqueadoras UPA: Unidad de Procesamiento Aduanero UPT: Unidad de procesamiento de transporte UPX: Centro operativo de exportación USC: Unidad de servicio al cliente V: Verificar 4.4 VERIFICACIÓN DE NÚMERO DE ENVÍOS 4. .3. CONDICIONES GENERALES 4. Manifiesto de Despacho y Planilla de Relación de Envíos.2.1.1 PIEZA POSTAL 4. • Número de cédula legible • Fecha y hora. 1 En el evento en que no pueda ser entregado el envío por causal Cerrado 1era vez o No contactado 1era vez.4 Para los envíos urbanos se retornan las devoluciones y/o guías cumplidas volviendo a pasar por una organización.5 CRITERIOS PARA ENTREGA O DEVOLUCIÓN DE ENVÍOS *Aplica solo para mensajería expresa 4.3 El sticker de devolución debe ser adherido en un lugar visible y que no afecte la información contenida en el envío para su identificación. el aviso de llegada (completamente diligenciado) indicando que el envío tiene un nuevo intento de entrega al siguiente día hábil. se deja bajo puerta o en el buzón.5. 4. 4.2 En el evento en que no pueda ser entregado el envío por causal Cerrado 2da vez o No contactado 2da vez. registro y entrega al remitente.5. 4. se deja bajo puerta o en el buzón. 4.5.5. clasificación.6 PÉRDIDA DE PRUEBA DE ENTREGA .4. el aviso de llegada (completamente diligenciado) indicando que el envío es devuelto a remitente o rezagos según si la gestión se hace a destinatario o remitente respectivamente. antes de 3 días hábiles posterior a la perdida y a su vez debe ser entregada a Control de Calidad para verificar la veracidad de la información.9 CODIFICACIÓN 4. debe ser entregada al funcionario encargado de la liquidación. debe solicitar se tomen las medidas disciplinarias a que haya lugar a la Empresa de Servicios Temporales.Se debe reimprimir prueba de entrega por parte del funcionario encargado de la liquidación. 4.8 REACONDICIONAMIENTO El reacondicionamiento de un envío postal. indicando lo sucedido al Profesional Junior (Rol Distribución y Entrega) o a quien deleguen para estas funciones. frente a la cámara de seguridad (si se cuenta con esta) y en presencia o conocimiento de Seguridad Postal (si se cuenta con el acompañamiento). El Profesional Junior (Rol Distribución y Entrega) o quien deleguen para estas funciones. Supervisor senior (Rol Distribución y Entrega) o Coordinador (Rol Distribución y Entrega). 4. Adicionalmente indicar a PQR lo sucedido. en el puesto asignado.9. debe generar oficio y/o correo electrónico adjuntando imágenes de la declaración juramentada y solicitando se tomen las medidas disciplinarias a que haya lugar. el Distribuidor motorizado (Rol Distribución)/ Distribuidor a pie (Rol Distribución y Entrega) debe realizar declaración juramentada ante la autoridad respectiva por la perdida de la prueba de entrega y presentar al Profesional Junior (Rol Distribución y Entrega) o a quien deleguen para estas funciones. En caso de no ubicar a la persona que recibió el envío. El Distribuidor motorizado / Distribuidor a pie debe realizar el trámite de diligenciamiento de la prueba de entrega con la persona que recibió el envío. La prueba de entrega diligenciada.1 Codificación del Centro Operativo: Para la codificación de los centros operativos se dividen en dos grupos (regional y ciudad) y el centro operativo .7 PÉRDIDA DE ENVÍO El Distribuidor motorizado (Rol Distribución)/ Distribuidor a pie (Rol Distribución y Entrega) debe realizar declaración juramentada ante la autoridad respectiva por la pérdida del envío de manera inmediata y presentarla al Profesional Junior Rol Distribución y Entrega) o a quien deleguen para estas funciones. 4. El Profesional Junior (Rol Distribución y Entrega) o quien deleguen para estas funciones. Diligenciar formato de descargos (documento de la Empresa de Servicios Temporales). está a cargo del Profesional Junior (Rol Distribución y Entrega). . tipo de despacho y sector de distribución.2 Código Operativo La estructura del código operativo tiene en cuenta variables como: regional. .4.9. 10.10 OTRAS CONDICIONES 4. se debe realizar el cargue al sector CU999 4.1 Para los casos en que se requiera cambio de custodia a otro proceso/subproceso interno o entidad externa.11. como consecuencia de alguna actividad fuera del flujo normal. se debe encaminar al sector que corresponda de acuerdo a los límites.1 Si el envío es mal clasificado. clasificación y despacho de envíos. entre otros o realizar la operación manualmente.10. 4. continuar con procedimiento Apertura.4. se debe utilizar las herramientas con las que se cuenta como Excel. Access.2 En caso de contingencia por fallas en la herramienta SIPOST.2 Si el envío tiene una incorrecta asignación de código. 4.11 ENVÍOS FUERA DE ZONA O MAL ENCAMINADOS 4. retroalimentar al proceso encargado de Geocodificación con la información de los límites de . se debe reclasificar y encaminar al sector correspondiente.11. 4.1 En el caso en que una Agencia no tenga el cubrimiento para la entrega del envío. 4. el día 31. el día 31 se debe diligenciar sticker de devolución con la causal No Reclamado y retornar al Centro Operativo respectivo.2 En el caso en que un Punto Operativo no tenga el cubrimiento para la entrega del envío.12. 4. 4. que permita su fácil identificación. 4. 4.4 Si el envío publicado en Lista de Correo es reclamado antes de los 30 dh estipulados.12. para ser reclasificado y nuevamente encaminado Centro Operativo y/o sector de distribución correcto. 4.12.12.11.13.1 Cada causal de NO ENTREGA tiene una ACCIÓN.12 ENVÍOS PUBLICADOS EN LISTA DE CORREO 4. el reclamante del envío debe firmar guía y/o Planilla de Entrega con letra legible y con toda la información solicitada.12. se debe realizar liquidación parcial de uno a uno los envíos con la causal No Reclamado en el sistema y diligenciar sticker de devolución. Se plantea como acción realizar control de calidad y se debe asignar en el siguiente .13. ésta debe publicar en lista de correo el número de envío y nombre de destinatario en un lugar de alta concurrencia de público. Si el envío tiene datos de remitente se plantea como acción devolver a remitente. Se selecciona la acción a seguir de acuerdo a la programación de los controles de calidad y el criterio del responsable del centro operativo.6 Para el caso de Centro Operativo. si el envío publicado en Lista de Correo no es reclamado en los 30 dh estipulados.3 Se debe almacenar el envío en un casillero de forma organizada.12. 4. la cual debe quedar registrada en el Sipost.5 Para el caso de Agencia. este debe publicar en lista de correo el número de envío y nombre de destinatario en un lugar visible en las instalaciones del Punto Operativo. 4.sector asociados a la dirección y el mapa físico. si el envío publicado en Lista de no es reclamado en los 30 dh estipulados. realizar el encaminamiento del envío a la CTP más cercana. 4.13 MOTIVOS DE NO ENTREGA 4.2 Desconocido (DE): Acción: Devolución a Remitente: se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el destinatario es desconocido en ese punto de entrega.7 El Centro Operativo o Agencia debe retornar el envío a la CTP para su devolución a remitente.12. Acción: Control de Calidad: se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el destinatario es desconocido en ese punto de entrega.3 Si el envío está mal encaminado. se plantea como acción devolver a remitente. Acción: Enviar a rezagos: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el destinatario ya no reside en ese punto de entrega. Si el envío no tiene datos de remitente. se plantea como acción enviar a rezagos. este envío debe ser asignado en el siguiente turno al sector Control de Calidad.turno al sector control de calidad. En caso que la acción sea control de calidad. Si el envío tiene datos de remitente. Acción: Enviar a Rezagos: se usa cuando un envío que se encuentra publicado en lista de correo y no es reclamado por el destinatario. se plantea como opción devolverlo a remitente.13. Se plantea como acción realizar control de calidad.3 Rehusado (RE): Acción: Devolución a remitente: Se usa cuando un envío es rehusado por el destinatario.13. 4. Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede entregar a remitente debido a que es desconocido en el punto de entrega y el envío se debe enviar a rezagos. Acción: Control de calidad: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el destinatario ya no reside en ese punto de entrega. se plantea como acción enviar a rezagos. Acción: Enviar a Rezagos: se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el destinatario es desconocido en ese punto de entrega. 4. Si el envío no tiene datos de remitente.4 No reside (NS): Acción: Devolución a Remitente: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el destinatario ya no reside en ese punto de entrega. Si el envío no tiene datos de remitente. En caso que la acción sea control de calidad. Esta causal . 4.13. Acción: Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envío es rehusado por el destinatario. Acción: Control De Calidad: se usa cuando un envío es rehusado por el destinatario. Si el envío tiene datos de remitente. se plantea como acción enviar a rezagos. Si el envío no tiene datos de remitente.5 No Reclamado (NR): Acción: Devolución a Remitente: se usa cuando un envío que se encuentra en lista de correo y no es reclamado por el destinatario. Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede entregar a remitente debido a que rehúsa el envío por tal motivo este ser enviado a rezagos. Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede entregar a remitente debido a que es desconocido en el punto de entrega y el envío se debe enviar a rezagos. se plantea como acción enviar a rezagos. Si el envío tiene datos de remitente se plantea como acción devolver a remitente. este envío debe ser asignado en el siguiente turno al sector control de calidad. 7. Esta causa siempre tiene como acción entregar en el siguiente turno de distribución. 4. . Si el envío tiene datos de remitente.también aplica para los casos en los que no se puede entregar a remitente debido a que no reclama el envío publicado en lista de correo y por tal motivo se debe enviar a rezagos.6 Dirección errada (DR): Acción: Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la dirección no tiene datos completos para realizar la gestión de distribución. 4. se plantea como acción enviar a rezagos. se plantea como acción devolver a remitente. caso fortuito u otros eventos que considere necesario el operador. Acción: Control de Calidad: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la dirección no tiene datos completos para realizar la gestión de distribución. En caso que la acción sea control de calidad. Acción: Devolución a Remitente: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la dirección no tiene datos completos para realizar la gestión de distribución. 4.7.13. Si el envío no tiene datos de remitente.7 Otros: Corresponde aquellas situaciones que impiden que el objeto postal sea entregado al destinatario registrado en la guía por fuerza mayor. Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede entregar a remitente por no tener datos completos para entrega y el envío se debe enviar a rezagos.1 Otros . 4.13. Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede entregar a remitente debido a que rehúsa el envío y por tal motivo este debe ser enviado a rezagos. Se plantea como acción realizar control de calidad.13.2 Otros . siempre especificando la respectiva descripción. se plantea como acción devolver a remitente. Acción: Enviar a Rezagos: Se usa cuando a un envío no se le puede realizar gestión de entrega debido a que el apartado postal al cual va dirigido se encuentra clausurado y no tiene datos remitente por lo que se plantea como acción enviar a rezagos. Si el envío tiene datos de remitente.13. este envío debe ser asignado en el siguiente turno al sector Control de Calidad.Cerrado 1era Vez (C1): Acción: Cargar a Siguiente Turno: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el punto de entrega se encuentra cerrado por primera vez.Apartado Clausurado (AP): Acción: Devolución a Remitente: Se usa cuando un envío no se le puede realizar gestión de entrega debido a que el apartado postal al cual va dirigido se encuentra clausurado. 3 Otros . se plantea como acción devolver a remitente. Se plantea como acción realizar control de calidad. se plantea como acción enviar a rezagos. Acción: Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la dirección no se encontró en terreno.13. Acción: Control de Calidad: Se usa cuando un envío no se puede entregar porque a la persona a la cual se envió falleció.Fallecido (FA): Acción: Dev.7. 4. Se plantea como acción realizar control de calidad. Si el motivo tiene datos de remitente. En caso que la acción sea control de calidad.4. En caso de que la acción sea control de calidad. Acción: Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el punto de entrega se encuentra cerrado por segunda vez. Acción: Devolución a Remitente: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el punto de entrega se encuentra cerrado por segunda vez. Si el envío no tiene datos de remitente. En caso que la acción sea control de calidad. se plantea como acción devolver a remitente. Acción: Control de Calidad: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la dirección no se encontró en terreno. Se plantea como acción realizar control de calidad. Si el envío no tiene datos de remitente. 4. este envío debe ser asignado en el siguiente turno al sector Control de Calidad. este envío debe ser asignado en el siguiente turno al sector Control de Calidad.No existe Numero (NE): Acción: Devolución a Remitente: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la dirección no se encontró en terreno. Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede entregar a remitente por segunda vez y el envío se debe enviar a rezagos.13. Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede entregar al remitente debido a que la dirección no se encuentra en terreno y el envío se debe enviar a rezagos.Cerrado 2da Vez (C2): Acción: Control Calidad: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el punto de entrega se encuentra cerrado por segunda vez. A Remitente: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la persona a la cual va dirigida el envío falleció.13. este envío debe ser .7. Si el envío tiene datos de remitente. se plantea como acción devolver a remitente.5 Otros .7. se plantea como acción enviar a rezagos. Si el envío tiene datos de remitente.4 Otros . traslados. Si el envío tiene datos de remitente. traslados. este envío debe ser asignado en el siguiente turno al sector Control de Calidad. Acción: Devolución a Remitente: se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la entidad a la cual va dirigido se encuentra cerrada temporalmente por vacaciones. o hay casos de desastres naturales que no permitan realizar la gestión de entrega. remodelaciones. Si el envío no tiene datos de remitente. se plantea como acción devolver a remitente.7 Otros .asignado en el siguiente turno al sector Control de Calidad. se plantea como acción enviar a rezagos. la persona a la cual va dirigido el envío falleció. 4. remodelaciones. se plantea como acción enviar a rezagos.6 Otros . Acción: No Contactado-Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envío tiene entrega personalizada y no se puede entregar debido a que el destinatario no se encuentra en el momento de la entrega por segunda vez. Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede entregar a remitente no contactado por segunda vez y el envío se debe enviar a rezagos.Fuerza mayor (FM): Acción: En Espera: se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la entidad a la cual va dirigido se encuentra cerrada temporalmente por vacaciones.7. Si el envío no tiene datos de remitente. o hay casos de desastres naturales que no permitan realizar la gestión de entrega. 4.13. En caso que la acción sea control de calidad. Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede entregar el envío al remitente debido a que este falleció y debe ser enviado a rezagos. etc. Acción: No Contactado 2da Vez-Control de Calidad: Se usa cuando un envío tiene entrega personalizada y no se puede entregar debido a que el destinatario no se encuentra en el momento de la entrega por segunda vez. Si el envío tiene datos de remitente.No Contactado (NC): Acción: Cargar Siguiente Turno: Se usa cuando un envío tiene entrega personalizada y no se puede entregar debido a que el destinatario no se encuentra en el momento de la entrega por primera vez. etc. . Esta causa siempre tiene como acción entregar en el siguiente turno de distribución.13. El envío debe permanecer por lo menos 15 días en custodia y en caso de no poderse entregar debe ser devuelto al remitente. se plantea como acción devolver a remitente.7. Acción: No Contactado 2da Vez-Devolución a Remitente: Se usa cuando un envío tiene entrega personalizada y no se puede cargar debido a que el destinatario no se encuentra en el momento de la entrega por segunda vez. Acción: Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que. ). Se debe hacer seguimiento para que no quede pendiente de asignarle estado final.Lista de Correo (LC): Acción: Se usa en aquellos casos en que una agencia informa que el envío es publicado en lista de correo.11 Otros .13 Otros . Sacas M. 4. Masivo. El distribuidor debe presentar el denuncio por la pérdida del envío máximo al día siguiente hábil. el envío debe cargarse de nuevo al sector y liquidarse como entregado. 4.10 Otros . En caso de presentarse este caso.7. El envío se debe liquidar con este estado y pasado el tiempo estipulado (30 días) debe ser liquidado con este estado Entregado o No Reclamado. La acción siempre es realizar el denuncio.13. el distribuidor debe presentar el denuncio por la pérdida del envío máximo al siguiente día hábil y se debe hacer un control de calidad en terreno a esta causal con el fin de verificar la entrega.12 Otros .7.13.9 Otros .Pérdida de Envío: Acción: Realizar Denuncio: Se usa cuando el envío fue entregado al distribuidor y al regresar de su recorrido reporta que el envío se le perdió. 4. etc.13.8 Otros .Pérdida de Prueba de Entrega: Acción: Realizar Denuncio: Se usa cuando el envío fue entregado al distribuidor y al regresar de su recorrido reporta que se le perdió la prueba de entrega.7.4.Pendiente Pago de impuestos aduanero: Se usa solo para los envíos internacionales sujetos a pago de impuestos.7. La acción siempre es realizar denuncio. consiga el recibido del envío por parte del destinatario. .7.13. esta causal solo se utiliza en las Centrales de Tratamiento. En caso de conseguir el recibido de la prueba de entrega.13.7. se debe reimprimir la prueba de entrega para que el distribuidor en el siguiente turno. Esta causa siempre tiene como acción entregar en el siguiente turno de distribución. 4.13.Devolución de correo sin seguimiento: Acción: Se usa para reportar las devoluciones sin seguimiento. 4. En caso de no conseguir el recibido de la prueba de entrega.Saldo a Cargar a siguiente Turno: Acción: Se usa cuando un envío no tuvo gestión de entrega porque no salió a terreno porque al distribuidor le faltó tiempo para la entrega. el envío se debe cargar de nuevo al sector de distribución y reportarlo con la causal “Perdida de Envío – Realizar Denuncio”. (Correo Normal. Prioritario. 13. 4.3 Los envíos deben ser recibidos y punteados con el formato Liquidación sectores de distribución SIPOST en el punto de venta por parte del Distribuidor Motorizado (Rol Distribución).14. 4.Entrega a devolución a remitente: Se usa cuando se realiza entrega de la devolución de un envío al remitente. 4. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS CÓDIGO TITULO CP-OP-001Manifiesto de despacho FR-006 CP-OP-001Planilla de relación de envios FR-007 CP-OP-001Manifiesto de Despacho SIPOST FR-016 CP-OP-001Planilla de Relación de Envíos SIPOST FR-017 CP-OP-001Salida de Transporte SIPOST FR-018 CP-OP-DILista de Correos 001-FR-001 .14. 4.14. si se cuenta con envíos para su distribución. la recepción de los envíos se debe hacer con la copia de la orden de servicio y comunicada a la UAC a la cual se encuentra adscrito. REFERENCIA NORMATIVA • NTC GP 1000 Norma técnica colombiana de calidad en la gestión pública. 6.14 SERVICIO AL DÍA 4. se debe trasladar y entregar en el punto establecido en el aeropuerto para tal fin.Entrega de PE a remitente: Se usa cuando se realiza la entrega de la prueba de entrega al remitente 4.1 Los envíos se deben recibir en los puntos de venta hasta las 10:00 de la mañana.2 El punto de venta debe comunicar vía telefónica o correo electrónico al subproceso de Distribución. 5.5 Si el envío tiene destino nacional.14.14 Otros .7.15 Otros .7.13. 4.14. • NTC ISO 9001 Norma técnica colombiana de los requisitos para un sistema de gestión de la calidad.4.4 Para clientes corporativos. FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO 1. . fecha y hora Verificar que cuente con los datos de centro operativo de origen y Conductor de vehículo correctamente diligenciados. Esta actividad solo se realiza para Centros Operativos de origen y destino con sistema de información SIPOST. indicando el ruta de transporte del viaje. INICIO INICIO 2. Registrar en el sistema Registrar la llegada de la transporte basado en el Transporte. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No.PR-OP-004 Control de Servicio No Conforme PR-OP-004Reporte no conformidades del servicio FR-001 PR-OP-DIPlanilla Cambio de Custodia al Distribuidor 001-FR-001 PR-OP-DICambio de Custodia Sector Distribución SIPOST 001-FR-002 PR-OP-DILiquidación de Sectores de Distribución SIPOST 001-FR-003 PR-OP-DIPlanilla de Entrega SIPOST 001-FR-004 PR-OP-DIControl de Despacho SIPOST 001-FR-005 PR-OP-DI006 Control de Calidad PR-OP-TT011-FR-001 Planilla para la Imposición de Envios PR-OP-TT011-FR-007 Orden de Servicio SIPOST PR-GC-VTGuía SIPOST 002-FR-003 N/A Orden de Servicio 7. código de llegada. la llegada de la ruta de formato Salida de código de la ruta. fecha y hora. TIPO: V Auxiliar Logístico Tipo B (Rol Distribución y Entrega) Salida de Transporte SIPOST 3. Firmar el Manifiesto de Despacho Registrar en el campo de centro operativo de destino del Manifiesto de Despacho los datos de nombre legible. En caso de encontrar la novedad. de no contar con ella realizar la apertura de forma manual. las piezas postales y el código de validación. Verificar si existe la pre alerta en el sistema. continuar con el procedimiento Control de Servicio No Conforme. Realizar la recepción de despacho en sistema. Tipo: H Auxiliar Logístico Tipo B (Rol Distribución y Entrega) Manifiesto de Despacho SIPOST 5. continuar con el procedimiento Control de Servicio No Conforme. En caso de no contar con el sistema. seleccionando en fecha de inicio de la búsqueda (por lo menos dos días atrás). Realizar el descargue y traslado de sacas a la zona Recepcionar y validar el de captura. En caso de encontrar novedad. Registrar la novedad en el Manifiesto de Despacho.En caso de encontrar novedad. teniendo en cuenta el código de Manifiesto de Despacho. realizar la validación de la información de forma manual (puntear). continuar con el procedimiento Control de Servicio No Conforme. Entregar el Manifiesto de Despacho a transportador. Tipo de la pre alerta (Envío. TIPO: V Auxiliar Logístico Tipo B (Rol Distribución y Entrega) Control de Despacho SIPOST Manifiesto de Despacho SIPOST Manifiesto de despacho 4. . Esta actividad se realiza cuando el envío viene de un Centro Operativo con sistema SIPOST. despacho Validar el peso (con báscula) y precinto (cuando aplique) Vs el Manifiesto de Despacho. Despachos o Envío y despachos). Aplica para Centro Operativo origen con sistema SIPOST. fecha y hora. Aperturar pieza postal en el sistema SIPOST y DE Retirar formato Planilla de Relación de Envíos que viene dentro de la misma y realizar la apertura de INFORMACIÓN la pieza en el sistema. Organizar los envíos de acuerdo al sector Organizar secuencialmente los envíos postales con base al sector asignado (clasificar envíos mal enrutados.8 Los envíos relacionados en formatos SIPOST son recibidos en SIPOST. el registro se realiza en el sistema de información. en caso de requerirlo). de lo contrario se realiza la recepción manualmente. Para el servicio EMS. continuar con el procedimiento Control de Servicio No Conforme.Abrir la Pieza Postal. envíos Entregar envíos al Distribuidor motorizado / Distribuidor a pie de cada código postal en la zona de distribución. Para las pre alertas en sistema tener en cuenta el código del envío y el código de validación. en dos paquetes: Los envíos con seguimiento Los envíos sin seguimiento Los envíos de segundo intento se entregan en el paquete de envíos con seguimiento. Entregar envíos para captura al Auxiliar Logístico Tipo B (Rol Distribución y . En caso de encontrar novedad. Tipo: H Auxiliar Logístico Tipo B (Rol Distribución y Entrega) Planilla de Relación de Envíos SIPOST Planilla de relación de envios 6. se realiza de acuerdo a la condición general 4. TIPO: H Auxiliar Logístico Tipo B (Rol Distribución y Entrega) Planilla de Relación de Envíos SIPOST Planilla de relación de envios 7. Registrar en el formato Planilla de Relación de Firmar planilla relación de Envíos campo de Centro Operativo de destino los datos de nombre legible. Si se requiere hacer el reacondicionamiento del envío. El sistema asume automáticamente que los envíos con seguimiento y sin guía quedan registrados en una Planilla de Entrega. Firmar el formato Planilla Cambio de Custodia al Firmar cambio de custodia Distribuidor Motorizado / Distribuidor a pie de los . realizando la lectura del código mediante el lector de código de barras.Entrega). Seleccionar el sector de distribución al cual se Registrar el cargue de los realiza el cargue. Recepcionar los envíos clasificados por sector Recepcionar los envíos con guías (si aplica) previamente clasificados por sector de distribución y organizados Tipo: H Auxiliar Logístico Tipo B (Rol Distribución y Entrega) 9. verifica la cantidad de los envíos que quedan para entrega al siguiente día en casillero por servicio. Verificar que todos los envíos estén registrados antes de realizar la impresión del cargue. Tipo: H Auxiliar Logístico Tipo B (Rol Distribución y Entrega) Cambio de Custodia Sector Distribución SIPOST Planilla Cambio de Custodia al Distribuidor Planilla de Entrega SIPOST 10. Realizar el registro de los envíos con seguimiento en SIPOST. envíos con o sin seguimiento Realizar el registro de los envíos sin seguimiento. Realizar la impresión del formato Planilla de Entregas de y Planilla Cambio de Custodia al Distribuidor Motorizado / Distribuidor a pie del cargue a sector de distribución una vez registrados los envíos con seguimiento y sin seguimiento. TIPO: H Distribuidor motorizado (Rol Distribución) Distribuidor a pie (Rol Distribución y Entrega) 8. indicando la cantidad de envíos o el peso total de los mismos. y nombre del sector. escogiendo No. El Profesional Junior (Rol Distribución y Entrega) o a quien deleguen para estas funciones. en las condiciones mínimas de la dirección (placas en ejes viales y el predio). fecha y hora en formato Planilla de Entregas o Guía SIPOST. Documento de identificación. Diligenciar el formato Lista de Correos con los envíos que deben ser publicados. TIPO: H Distribuidor motorizado (Rol Distribución) Distribuidor a pie (Rol Distribución y Entrega) Guía SIPOST Planilla de Entrega SIPOST Guía SIPOST . dirección de destino Realizar la gestión de entrega en la dirección de destino relacionada en el envío. Agrupar envíos por motivos de devolución. Punto Operativo o Agencia. Tipo: H Distribuidor motorizado (Rol Distribución) Distribuidor a pie (Rol Distribución y Entrega) Guía SIPOST Lista de Correos Planilla de Entrega SIPOST 12. de acuerdo a la condición 4. Registrar la información faltante en el formato Entregar los envíos en la Planilla de Entrega de envíos sin seguimiento y radicar.envíos cargados al sector. número de identificación y/o teléfono. Guía SIPOST cumplidas y Planilla de Entregas. Clasificar los envíos por motivos de devolución Agrupar. de acuerdo a la condición general No 4. El Distribuidor Motorizado / Distribuidor a pie verifica que todos los envíos físicos estén relacionados en el cambio de custodia. Clasificar envíos por entregado y no entregado. Nombre. Solicitar al destinatario nombre legible.12 Retornar al Centro de Distribución.5. Fecha y hora. Cargo. Tipo: V Auxiliar Logístico Tipo B (Rol Distribución y Entrega) Distribuidor motorizado (Rol Distribución) Distribuidor a pie (Rol Distribución y Entrega) Cambio de Custodia Sector Distribución SIPOST Planilla Cambio de Custodia al Distribuidor 11. Firmar el formato Liquidación sectores de distribución SIPOST Firmar el formato Liquidación de Sector de Distribución indicando el No de documento de identificación. Esta actividad aplica solo para los Centros Operativos con sistema SIPOST. Verificar que todos los envíos (con y sin seguimiento) entregados y no entregados. Verificar que el envío cuente con el sticker de devolución completamente diligenciado.13. fecha y hora. Realizar el registro de los envíos con seguimiento teniendo en cuenta el código del envío. El sistema asume automáticamente la impresión del el documento. Tipo: V Auxiliar Logístico Tipo B (Rol Distribución y Entrega) Liquidación de Sectores de Distribución SIPOST . número de identificación y/o teléfono. Realizar el registro de los envíos sin seguimiento Registrar la liquidación de teniendo en cuenta la cantidad de envíos sin seguimiento o el peso total de los mismos no envíos con o sin entregados y asignarle la causal de no entrega seguimiento correspondiente a el servicio sin seguimiento. el estado de no entrega según la causal y el estado de la entrega. fecha y hora). TIPO: H Auxiliar Logístico Tipo B (Rol Distribución y Entrega) Liquidación de Sectores de Distribución SIPOST 15. Tipo: V Auxiliar Logístico Tipo B (Rol Distribución y Entrega) Guía SIPOST Planilla de Relación de Envíos SIPOST 14. nombre. Registrar los envíos del servicio EMS en sistema de información. Verificar los datos de recepción de destinatario (nombre legible. estén relacionados con sus respectivos estados. cargo. Realizar la impresión del formato Liquidación Sectores de Distribución SIPOST. Recepcionar envíos y pruebas de entrega Recepcionar el formato Planilla de Entregas o Guía SIPOST y los envíos no entregados con su respectiva causal de devolución. 16. entregar las copias a Control de Calidad. FIN FIN . definida por el Profesional Junior (Rol Distribución y Entrega) o a quien deleguen para estas funciones. Trasladar pruebas de entrega de los envíos a digitalización. escogiendo aleatoriamente una muestra representativa. Si son envíos locales despachar las guías cumplidas y/o devoluciones a CTP Retornar guías cumplidas y/o envíos Entregar a la zona respectiva. TIPO: H Tiempo de las actividades 2 a 16 : 1 dh Auxiliar Logístico Tipo B (Rol Distribución y Entrega) 17. Continuar con el procedimiento Control de Calidad. Entregar diariamente la Planilla de Entregas o guía SIPOST para digitalización. Una vez recibidas las Planilla de Entregas o guías SIPOST digitalizadas. devueltos CTP Tipo: H Tiempo de las actividades 18 a 19 : 1 dh Auxiliar Logístico Tipo B (Rol Distribución y Entrega) 20. Retornar guía SIPOST cumplidas (servicios expresos y masivos) y los envíos devueltos Retornar guías cumplidas y/o envíos al el remitente (si son envíos urbanos) devueltos al remitente Tipo: H Auxiliar Logístico Tipo B (Rol Distribución y Entrega) 19. ¿El remitente es urbano? ¿El remitente es urbano? SI: Continuar con la actividad 18 NO: Continuar con la actividad 19 Operador logístico (rol captura) 18. DIAGRAMA DE FLUJO BAJO LA METODOLOGÍA SIPOC Flujograma Distribución de Envíos Postales 9 SOFTWARE Y HARDWARE SIPOST-DE INFORMACIÓN-Equipo de cómputo-Lector de código de barras 10 RESUMEN DE ACTIVIDADES 11 CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO .8. . . . . IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS: FECHA VERSIÓN APROBACIÓ N CRITERIO(S) CAMBIO Debido al nuevo mapa de procesos. 1 21/Oct/2009 Código 2 30/Sep/2011 Actividad 2 Se agrega el control de seguridad Postal.8. . cambia la codificación de este documento. 2 30/Sep/2011 Actividad 4 Se modifica la condición con el animo de agrupar varias novedades en una sola. 7 Perdida de envío 4. Gestión de entrega de envíos documentos Envíos publicados en lista de correo Se incluyeron las siguientes condiciones: 4. 3 06/Abr/2012 Alcance Se alineo de acuerdo a las especificaciones requeridas por el subproceso. con el objetivo de dar cumplimiento a la normatividad que administra dentro de la operación.9 Codificación .5 Criterios para entrega o devolución de envíos 4. LC. se incluye información de los instructivos: Envíos mal encaminados o con dirección insuficiente Gestión de devoluciones y pruebas de entrega. AG. PV. UPT. 2 19/Oct/2011 NORMATIVAS Se corrige a NTC GP 1000: 2009 2 19/Oct/2011 3 06/Abr/2012 Objetivo Se actualizó de acuerdo a los propósitos del subproceso. V. 7. EP. CO. NS. 2 30/Sep/2011 Actividad 19 y 20 Se eliminan del procedimiento anterior estas actividades debido a la agrupación de novedades. DA. PQR. UPA.8 Reacondicionamiento 4. 3 06/Abr/2012 3 06/Abr/2012 Se ajustan los nombres de los cargos de acuerdo a RESPONSABLE los manuales de funciones de los aliados S estrategicos y colaboradores Definiciones y abreviaturas Condiciones Generales Se incluyeron las siguientes definiciones: Manifiesto de Despacho Se incluyeron las abreviaturas: P. H. PL. 2 30/Sep/2011 Actividad 13 Se estipula el área de reacondicionamiento de envíos de acuerdo a los lineamientos de seguridad postal. 10. A. SE. Se eliminan debido a la agrupación de las 9. UPX. CM. 2 30/Sep/2011 Actividad 31 Se agrega el retorno de las devoluciones al subproceso de tratamiento. UCC. 2 30/Sep/2011 2 30/Sep/2011 Actividad 6 Se especifica que el formato debe firmarse con nombre completo y legible.Actividad 5. AP. DU. 12 y 13 novedades en la actividad . dh. UEF. CC. 8. CD. 2 30/Sep/2011 Actividad 16 Se cambia de sitió la actividad ya que los distribuidores deben primero organizar los envíos antes de pasar a capturar.2 Se corrige proceso por subproceso. USC Se agruparon de acuerdo a los requerimientos y especificaciones del subproceso. 2 19/Oct/2011 CAPITULO 4. SIPOST. 11.6 Perdida de prueba de entrega 4. CU. 2 30/Sep/2011 Actividad 9 Se modifica la condición con el animo de agrupar varias novedades en una sola. PO. Documentación Se elimina el instructivo Devoluciones de Envíos dado que el contenido se incluyó como condición general en procedimiento Distribución de Envíos Postales y Control de Calidad. Software y Hardware utilizado. Resumen de actividades. registros referenciados Se incluyeron los siguientes registros: Guía SIPOST Salida de Transporte SIPOST Control de Despacho SIPOST Planilla de Entrega de Envíos Planilla de Entrega SIPOST Reporte No Conformidades del Servicio Planilla de Relación de Envíos SIPOST Manifiesto de Despacho SIPOST Orden de servicio SIPOST Cambio de Custodia Sector Distribución SIPOST Liquidación Sectores de Distribución SIPOST Lista de Correos Se incluyó el siguiente documento: Control de Calidad 3 3 3 3 06/Abr/2012 06/Abr/2012 06/Abr/2012 10/May/2012 Documentación Se elimina el instructivo Entrega de Documentos dado que incluyó como condición general en procedimiento Distribución de Envíos Postales y Control de Calidad.10 Otras condiciones 3 06/Abr/2012 Documentos. Documentación Se elimina el instructivo Retorno de Guías Cumplidas dado que el contenido se incluyó como actividades en procedimiento Distribución de Envíos Postales.4. . Estructura Se incluyeron los componentes Flujograma SIPOC. Control y seguimiento de procedimientos de acuerdo a procedimiento Elaboración y Estructura de documentos.