Diagnostico Indicadores de Gestion en La Universidad Nacional de Colombia Marzo 11

UNIVERSIDAD OFICINANACIONAL DE COLOMBIA INTERNO NACIONAL DE CONTROL DIAGNOSTICO DE INDICADORES DE GESTiÓN EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL Versión Final Elaboro: Paula Ortega - Asesora ONCI Mariana Ortiz - Contratista Proyecto índice de efectividad Revisó: Maria Inés Granados Jefe ONCI Urrea ~~ Bogotá, marzo de 2011 .' I 1 2 2.1 3 3.1 3.2 4 5 5.1 5.2 5.3 5.4 6 7 8 SUBPROCESO: CÓDIGO: 001 Evaluación , NACIONAL I I INFORME DE EVALUACiÓN Versión: 0.0 Código: U-FT-14.001.001.002 Página 2 de 32 Tabla de Contenido Introducción Objetivo general Objetivos especfficos 3 3 4 4 4 independiente del Sistema de Mejor Gestión 7 7 9 10 13 16 22 24 26 27 Marco teórico Indicadores de Gestión Indice de Efectividad para la evaluación de la Universidad Nacional.. Metodologfa Resultados Indicadores de Gestión de la Oficina Nacional de Planeación - ONP Indicadores de efectividad del Sistema de Mejor Gestión - UN-SIMEGE. Indicadores por Proceso Sistema de Indicadores de Planeación Operativa - SIPlO Conclusiones y Recomendaciones Bibliograffa Anexos Oficina Nacional de Lontrollnterno -ONCI Versión Final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0 l DIAGNOSTICO DE INDICADORES DE GESTiÓN EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL Versión Final 1 Introducción La Universidad Nacional de Colombia, en su Sistema de Mejor Gestión (en adelante UN-SIMEGE), integra principalmente el Sistema de Gestión de la Calidad (NTC GP1000), el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y el Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA). Un elemento esencial en un Sistema de Control Interno lo constituye la Autoevaluación. Esta autoevaluación se hace en dos niveles: i) Autoevaluación de Control dirigida a verificar la existencia y la efectividad de los controles en los procesos, áreas y en general en la organización y ii) Autoevaluación de la Gestión mediante la cual se analiza el comportamiento de los indicadores surgidos de los Planes, Programas y Proyectos de la entidad con el objeto de medir si se han logrado las metas previstas, los resultados esperados o posibles desviaciones que exijan implementar correctivos; también monitorea factores críticos de éxito en los procesos 1. Tanto la Autoevaluación de Control como la de Gestión, deben producir como resultado una evaluación institucional del Sistema de Control Interno velando por que se cumplan los objetivos que determina la Ley 87 de 19932. Es en este sentido que, para salvaguardar los resultados de la autoevaluación, el Sistema de Control Interno establece una evaluación de segundo nivel: la Evaluación Independiente a cargo de la Oficina Nacional de Control Interno -ONCI-. En esa dirección, la ONCI en cumplimiento de su labor identifica la necesidad de cualificar la evaluación independiente del Sistema de Control Interno, a través del desarrollo de un conjunto de mecanismos y herramientas conceptuales y metodológicas que permitan analizar y evaluar la efectividad del mismo. Por lo anterior se encuentra adelantando el diseño e implementación del índice de Efectividad para la Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia. Parte de la metodología prevista para la construcción del Indice de Efectividad, supone identificar los indicadores que la Universidad ha desarrollado para medir la gestión, por cada una de las diferentes Sedes y el Nivel Nacional que pudieran ser incluidos en el mencionado Indice. Por tanto, en el presente documento se desarrolla el diagnóstico sobre los indicadores de gestión de la Universidad con los principales resultados de la revisión realizada y las conclusiones de la misma. 2 Objetivo general Identificar los indicadores que la Universidad ha diseñado para medir su gestión, en el marco de la autoevaluación del Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE. , Manual de Implementación 2 MECI. Departamento Administrativo de la Función Pública. Marzo 2006. Ley 87 de 1993. Artículo 2. OHcina Nacional Versión final - Diagnóstico de Control Interno -ONCI en la Universidad 0.0 Nacional de Indicadores de Gestión - Versión U-FT-14.001.001.002 3 002 de Indicadores de . y metas Para la definición de los indicadores de gestión se debe tener en cuenta que "el nivel directivo define los parámetros de medición y aprueba los indicadores diseñados por el responsable de cada proceso. 3 Marco teórico de gestión A continuación se presenta el marco teórico que delimita el análisis de los indicadores encontrados en la Universidad. así como indicador de eficiencia. • Indicadores de eficacia: expresan el logro de objetivos y metas cumpliendO los estándares predeterminados.0la Universidad Nacional 4 .DANE. Departamento Administrativo Nacional de Estadistica . Tanto los indicadores de gestión de resultados como los de desempeño.2. los indicadores sirven como un mecanismo de control y de direccionamiento. Macroprocesos y la misión de la entidad"s. secundario u operativo. y construcción de indicadores de gestión en las Instituciones de Educación Superior. 'Los indicadores de gestión • Proceso: Conjunto de actividades 5 Modelo de Control Interno para entidades del Estado .Diagnóstico U-FT-14.8. pueden resultar siendo parte del desempeño de un nivel superior. 2004. Con su utilización se debe minimizar la cantidad de información innecesaria y así generar sólo la información relevante para la toma de decisiones al interior de la Institución7. Tomado de Metodologra Línea Base de Indicadores. Entre los indicadores de gestión se encuentran los indicadores de gestión de resultados y los indicadores de gestión de desempeño y cada uno de ellos a su vez puede ser clasificado como indicador clave. 3. Indicadores de Impacto: expresan la relación entre lo planeado y los cambios o modificaciones que se producen en la población objetivo y en su contexto. en la medida en que "miden las decisiones y acciones emprendidas por la administración. que se relacionan entre sí para transformar elementos de entrada por UN-SIMEGE: en resultados.1 • • Objetivos específicos Clasificar y cuantificar los indicadores de gestión existentes en la Universidad de acuerdo su nivel de medición .Versión l. (Cursiva fuera del texto original) • Ibídem. • Modelo de Control Interno para entidades del Estado . conforman una cadena en donde los resultados que se den en un nivel inferior. eficacia o efectividad9.001. están definidos cómo los indicadores Según la Guía básica de Indicadores versión 0. Identificar los indicadores que se pueden incluir en el índice de efectividad. 3 Manual de Implementación MECI. Oficina Nacional de Control Interno -ONCI r\\'\II\ ~ Versión final . José Hernando Bahamon.001. es decir.0 elaborada que están asociados y permiten el desempeño del proceso'. por lo que es fundamental diferenciar claramente el propósito con el que se emplea cada uno.Versión l. 7 Modelo para la definición Noviembre 2000. "permiten observar la forma como se ejecutan los procesos y las actividades"s. en relación con el logro de los o~etivos previstas •• 3. se orientan al cumplimiento de los objetivos de los procesos.2004. 2004.1 Indicadores de Gestión Los Indicadores de Gestión se definen como una relación entre variables que permite "observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad. En ese sentido.Gestión Versión en 0.. Indicadores de eficiencia: permiten establecer la relación de productividad en el uso de los recursos. ¿se aprovechan adecuadamente los medios informáticos para optimizar el proceso de obtención del indicador?. Departamento Oficina Administrativo Nacional Nacional de Estadística Interno -ONCI . para lo que es útil hacer las siguientes preguntas 13: ¿es útil el indicador?. en donde se agrupa a los indicadores claves (indicadores sintéticos o agregados) que ofrecen a quienes toman decisiones. ¿es redundante con otros indicadores ya existentes?. ¿simboliza y representa claramente el concepto que se desea conocer?. ¿es adecuada la periodicidad establecida?. sin dudas. ¿el indicador sirve para tomar decisiones?.Vigésima segunda edición. Deben ser flexibles indicadores 11. ¿se comunica el indicador a las personas involucradas en el área. sin imB0rtar si son indicadores gestión o no. 13 14 Cómo definir indicadores. • a. para responder claros. concisos y brindar información sobre las variables • a los cambios del entorno sin necesidad de cambiar de • Deben ser idóneos 12 en su construcción. mínimas que deben tener los indicadores de gestión: entre otros y deben presentar una índices. eficacia y efectividad. b.). ¿se ha definido el nivel de divulgación y de confidencialidad que requiere el indicador?. Diccionario de la lengua Española . indican cómo se realizaron las tareas o cómo se llevaron a cabo actividades en la Institución. actividad o proceso?. ¿está suficientemente definido. Características generales de los indicadores A continuación se enuncian las características • Pueden ser valores. una visión global del comportamiento de políticas y programas de la Institución. • Deben ser de fácil interpretación. • Los indicadores de gestión de resultados reflejan de manera positiva o negativa en qué influyeron las decisiones que fueron tomadas con anterioridad ante determinada situación. series estadísticas.com/apuntesladministracion_de_empresaslindicadores. unidades. de Control I :"'01 \UJ-\ Versión final . "lbídem. ¿compensa la utilidad que genera con el costo de recolección de información y desarrollo del indicador?. Los indicadores de gestión de desempeño.001.elprisma. en términos de eficiencia. conexión clara entre ellos.Gestión Versión en 0. Adecuado y apropiado para algo. 12 Idóneo: Adj. sobre la fiabilidad de los datos?.DANE. Jerarquía de los Indicadores De acuerdo a la información que aportan y su nivel de detalle. ¿es compatible con el resto de indicadores de forma que permite contrastar los resultados?. Metodología http://www. la estructura de los indicadores permite establecer jerarquía 4 entre ellos.Diagnóstico U-FT -14. 10 Modelo para la definición Noviembre 2000. etc. así: • de Indicadores de primer nivel o nivel superior. y construcción de indicadores de gestión en las Instituciones de Educación Superior.0la Universidad Nacional 5 .2004 Línea Base de Indicadores. José Hernando Bahamon.002 de Indicadores de . eficacia y efectividad. críticas 10. de tal forma que el resultado pueda ser comparable en el tiempo. en términos de eficiencia.001. ¿existe una forma más sencilla de obtener la información?. DANE.•.ONCI 2011. Los niveles directivos.UX>RL!> cmlPl.UIORL~ OPER\ID'Q<1"1" •• ..DANE2004. Departamento 17 Administrativo NaCIonal de Estadistica . fuentes de la información.001.. Esto para el caso de los mdlcadores Nacional de Control Interno -ONO •• 1:1 ~\}.•••...DiagnóstICo de Indicadores U-FT -14.15. • Gráfica 1.. iii) la identificación de la ubicación. interpretación del indicador..- L'1>I( . con el fin de permitir y garantizar: i) la identificación de la información existente sobre los indicadores. entre otros.. responsable de la medición..2004 c.DANE...UIOJU:~ (L\\l:~ >. en donde se encuentran los indicadores que son más detallados sobre las actividades incluidas en la planeación operativa de la Institución. ii) que el conjunto de datos se ajusta a la necesidad de quién lo consulta.~~) .002 de -Gestión Versión en 0. que ofrecen información complementaria de los indicadores de primer nivel. tomadores de decisiones.tIc"""~f'\ . fecha de creación del indicador. objetivo del indicador. en una hoja de vida. tamaño. Metadato se define como datos acerca de los datos.0la Universidad Nacional 6 . Entre los datos básicos mínimos se encuentran: Descripción del proceso asociado 17... medio. nombre del indicador. .•••••••• L'1>I( . Jerarquía de los indicadores según nivel de toma de decisión L'1>IC. .. protocolo o "metadato. Departamento '. fórmula.DlLyrARlQ<(. Indicadores de tercer nivelo indicadores operativos. ¡••••..I~ Dr:i.. formato. Nacional de Estadistica . variables.J Versión final .. Estructura básica de los indicadores Los datos básicos de los indicadores deben estar documentados.~.:> opio< P<u.• Indicadores de segundo nivel llamados también indicadores secundarios o complementarios.2004 Administrativo NaCIonal de Estadistica de gestión. Qfidrii .00 1.trb:r-- Jerarquía de Indlcadores Fuente' Metodologla Línea Base de Indicadores Departamento Administrativo GráfIco elaOOrado por OfIcina NaCional de Control Interno . restricciones y uso de los datos. y cuya naturaleza indica que son más del dominio de funcionarios y mandos medios de las organizaciones...Iww. frecuencia de la medición. categorización del indicador.. nivel de desagregación de las variables y del indicador. de acuerdo a una estructura previamente diseñada y que contenga cómo mínimo el "conjunto de términos y definiciones que describen las principales propiedades o características de los datos"16. acudirán a ellos para informarse en detalle de las variaciones de los indicadores claves. 4 Metodología El presente diagnóstico se realizó mediante la revisión de la documentación existente en archivos físicos. Oficio ONCI-47/2010 dirigido a la Vicerrectoría General. ii) contemplar índices por Macro-procesos y por Unidades: Facultades. Oficio ONCI-48/2010 dirigido a la Sede Manizales. y la contribución al fortalecimiento misional. la legitimidad institucional de lo que se ha hecho. el fortalecimiento de la cultura institucional. Gráfico elaborado por Oficina Nacional de Control Interno .0.002 de Gestión en la Universidad .1. '8 ·Lineamientos conceptuales y metodológicos· V. Oficio ONCI51/2010 dirigido a la Sede Orinoquía y Oficio ONCI-5212010 dirigido a la Sede Medellín. páginas web de la Universidad y archivos magnéticos.ONCI 2011 .001. evalúa el nivel de implementación del Sistema mediante el índice de desarrollo y se aproxima al cálculo de directos e indirectos que tiene éste sobre el mejoramiento de la gestión institucional de la mediante el índice de impacto.001.3. el Nivel Nacional y la Coordinación General de UNSIMEGE19. Proyecto Diseño e implementación del índice de efectividad para la '"Entrevista sostenida con Mónica Mayorga contratista encargada del tema de Indicadores de Planeación Operativa en la Coordinación General de UN-SIMEGE y las respuestas de las diferentes Sedes frente a la solicitud realizada por la ONCI. Indice de Impacto en la Gestión: está orientado a la evaluación del impacto en la gestión que en últimas detallará la mejora de la misma en términos de "hacer las cosas bien". SISTEDA y demás previstas en UN-SIMEGE .2 índice de Efectividad para la evaluación Gestión de la Universidad Nacional18 independiente del Sistema de Mejor El índice de desarrollo e los impactos Universidad Efectividad del Sistema de Mejor Gestión de la Universidad Nacional.Versión 0.Diagnóstico de Indicadores U-FT -14. eficiencia y contribuyendo al cumplimiento misional. • Como resultado. dellndice de efectividad. Sedes y Nivel Nacional. Documento de trabajo ONCI. el cambio de prácticas y comportamientos. Oficio ONC1-46/2010 dirigido a las Sede Bogotá. Esta información fue complementada con información suministrada por las Sedes. Componentes del indice de Efectividad rNDICE rNDICE DE DE DESARROLLO EFECTIVIDAD rNDICE DE IMPACTO EN LA GESTiÓN Fuente: Modelo Conceptual y Metodológico Versión 1. Noviembre de 2010. con celeridad. Oficina Nacional de Control Interno -ONCI Nacional OAJ~ Versión final .0 7 . y iii) medir la evaluación del impacto en la gestión en temas como: Las mejoras en la gestión de la Universidad.0 Noviembre evaluación independiente del Sistema de Control Interno. NTC GP1000. Oficio ONCI-50/2010 dirigido a la Sede Amazonía. se encuentra que en general el Indice tiene en cuenta las siguientes características: i) ir más allá de la implementación para evaluar el cumplimiento de los objetivos que tiene el Sistema de Control Interno. Gráfica 2. Solicitud de información y respuestas dadas sobre los indicadores de gestión existentes en la Sede/Nivel Nacional diferentes a los de Planeación Operativa: Oficio ONCI-45/2010 dirigido a la Sede Palmira. ONCI 2010. Oficio ONCI-49/2010 dirigido a la Sede Caribe. Aquí se da cuenta de los logros en el cumplimiento de los distintos aspectos normativos frente a las dimensiones del MECI. • índice de Desarrollo: es un índice que podríamos llamar de eficacia o logro en la implementación y desarrollo de los distintos componentes del sistema de mejor gestión UN-SIMEGE. para la " Cartilla "Diseño.0 Nacional de Indicadores de Gestión . . evaluación Independiente del Sistema de Control Interno./ Análisis de correspondencia entre el objetivo de medición de cada tipo de indicadores con el objetivo de medición del índice de Efectividad. se clasifican los indicadores por grandes grupos de acuerdo al objetivo de medición y se determina su jerarquía .La información se consolidó en una matriz con campos de verificación sobre los elementos constitutivos de los indicadores por Sede y Nivel Nacional. . ONCI Diseño e ImplementaClón del indlce de efectividad Oficina Versión ~~ final ./ Revisión de la estructura básica con el fin determinar si los indicadores analizados son suficientes y consistentes en su construcción. Estructura básica del indicador ~ Completo f Incompleto: .001.Diagnóstico Nacional de Control Interno -ONCI en la Universidad 0.0 NOViembre 2010. En este paso se hace una preselección de los indícadores que posiblemente pueden incluirse en el índice de efectividad de acuerdo a su objetivo de medición. y si son En este paso se revisa que los indicadores cuenten con los datos mínimos de información coherentes entre sí.002 8 .001.ndicadores Universidad NaCIonal de Colombia..1. para lo anterior es necesario tener presente la definición del índice de Efectividad presentada anteriormente22. tomando como referencia lo expuesto en el numeral 3 del presente documento . dimensión de análisis y nivel de desagregación tanto de las variables como de los indicadores.0. Administrativo de la FunCIón Pública. ) -.s guías para ~I dis~ñ? de Indicadores formuladas por UN-SIMEGE2 y el Departamento Administrativo de la Función Publica DAFp21 .1 Análisis de correspondencia entre el objetivo de medición por tipo de indicadores y el objetivo de medición del ¡ndice de Efectividad C.001.- Si No Gráfico elaborado por Oficina Nacional de Control Interno .Versión U-FT -14. División de los indicadores por fuente y clasificación por jerarquía b.001. UN-SIMEGE de .ONCI 2011 20 "Guia Básica de Indicadores". En este paso. Flujograma del análisis de información a. Los referentes princi~ales para esta revisión . y Versión 0. Dicha consolidación y el análisis de la información obtenida se realizó como se describe a continuación. La secuencia de los pasos enunciados se ilustra a continuación: Gráfica 3.s?n la. Código: U-GU-15. manejo. Noviembre de 2009 Interpretación seguimiento de gestión" Proyecto Departamento 22 "Uneamlentos conceptuales y metodológlcos· V./ División de la información por fuente y clasificación de los mismos según su jerarquia. Coordinación General UN-SIMEGE.5 Resultados Los diferentes esfuerzos de la Universidad por establecer indicadores para medir su gestión. Elaborado por Oficina Nacional de Control Interno .. En total 111 indicadores. En total 2. Juan Manuel Aparicio C. Distribución de indicadores de gestión identificados por tipo -Indicadores estratégicos· Oficina Nacional de Planeación -Indicadores de Efectividad del Sistema de MejorGesti6n· UN· SIMEGE -Indicadores por Proceso -Indicadores .Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional U-FT-14. Gráfica 4. alcance. construidos por la Oficina Nacional de Planeación y que corresponden a los denominados "de primer nivelo claves" dado que brindan información acerca de los obietivos misionales de la entidad.ONCI 2011. Se identificaron principalmente cuatro tipos de indicadores de acuerdo con su nivelo jerarquía: • de Estratégicos.0. Bogotá.23.SIPLO. En total 1. Los indicadores por proceso corresponden a los indicadores de gestión denominados "de segundo nivel o complementarios" que brindan información sobre objetivos especlficos de los procesos agregando la información de unidades o dependencias operativas. indicadores que se encuentran enunciados en las caracterizaciones • Indicadores de Planeación Operativa . CaracterizaciÓn de proceso: "Documento que tiene por finalidad describir cada proceso. Adicionalmente se encuentran los indicadores elaborados por la Coordinación General de UNSIMEGE. Documento: Fundamentación teórica y conceptual estudio de impacto UN SIMEGE. Estos indicadores se encontraron para el Nivel Nacional y las Sedes Medellín. Indicadores de Efectividad del Sistema de Mejor Gestión . Oficina Nacional de Control Interno -ONCI Versión final . Indicadores • • de los procesos 4 y/o documentados en las hojas de vida diseñadas para tal fin25. correspondientes a los denominados indicadores "de tercer nivel u operativos" que brindan información de qestión por unidades o dependencias operativas a nivel detallado de actividades y en relación al cumplimiento del plan de actividades. responsable.001. Guía básica para documentar caracterización de procesos UN-SIMEGE versión 0.053 indicadores.UN-SIMEGE. Manizales.001.341 indicadores que permiten hacer medición de la gestión en diferentes niveles.002 . CoordinaciÓnGeneral de Un-SIMEGE. Diciembre de 2010. En total 42 indicadores. Dichos esfuerzos han dado lugar a la creación de 3.SIPLO de Planeaci6n Operatíva Fuente: Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia .Versión 0. Palmira.0 24 25 9 . diseñados por la Coordinación General de UN-SIMEGE y corresponden a los denominados "de segundo nivelo complementarios" que brindan información sobre un objetivo qeneral de la entidad mediante la medición de la percepción de la "Efectividad de la implementación de UN-SIMEGE. Hojas de vida de indicadores según formato UN-SIMEGE. normatividad aplicable y los indicadores necesarios para garantizar su contro'·. Indicadores Bor Proceso. ONP- 23 "Realizar un estudio que permita una línea base para medir la efectividad de la implementación de UN-SIMEGE en la universidad nacional y permita identificar la percepción que tienen los usuarios de la universidad nacional en términos de la mejora de los servicios ofrecidos por la organización y el compromiso con el control y la transparencia·. estableciendo entre otros el objetivo.Oficina Nacional de Planeación Universidad Nacional de Colombia. no han ido en una sola dirección.135 indicadores. Sede Universidad Nacional. ONP son respuesta a un trabajo de rediseño y consolidación de los indicadores de gestión que se han venido utilizando en la Universidad. Investigación.ONC12011. Vicerrectoría Académica Administrativa Dirección de Personal porcentaje en personas relación que con participan el total de en programas elinstitución apoyo anualmente en la de laproyectos de formación y Número administrativo programas y de soporte acreditados de las actividades de la de yde Gerencia Financiera Relación de la ejecución iDescripclón de los Plan Eficiencia -función Dependencia'responsa~le del cálculo Asignación 'Nombre·del'lndlcador Tabla elaborada Dor Oficina Nacional de Controllntemo . Estos indicadores son de primer nivel y están orientados a apoyar la toma de decisiones a nivel directivo y las labores de la planeación y ejecución de recursos en las diferentes áreas misionales de la Universidad (Formación. 5. Por sus caracter!sticas.ONP.ONP por Macroproceso 37 10 32 22 2 1 rios 26 Documento conceptual de Colombia 2010. Universidad Nacional 27lbíd.- Tabla 2.001. extensión. Tabla 1. as! mismo articulan los requerimientos de entidades externas como el Ministerio de Educación28. son indicadores que ofrecen una visión global del comportamiento de la Universidad en las áreas de formación. "Total 'Macroproceso estratégicos . Desarrollo institucional y Bienestar)27.I Ministerio de Educación Nacional Interno -ONCI en la Universidad 0. Consejo Nacional de Acreditación Oficina Nacional de Control -CNA. ii) asignación de recursos y iii) visibilidad y transparencia26. Personal -Nacional Oficina Nacional de yPlaneación.0 Nacional Versión ~~ final .Diagnóstico de Indicadores de Gestión . Financiera Nacional Gerencia formaciónde seQún rol desempeñado. En total se definieron 111 indicadores que brindan información principalmente para la: i) rendición de cuentas.001. 'Rediseño del Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia'- ONP. Ejemplo de Indicadores estratégicos . Numero de Indicadores .Calidad Complejidad 'Criterio.Versión U-FT-14. 'valoración cional de Colombia Oficina Nacional de Planeación ONPUniversidad Nacional de editación de servicios para la El total de los 111 indicadores muestra en la siguiente tabla: ONP se divide por cada uno de los Macroprocesos tal como se . desarrollo institucional y bienestar. A continuación se presentan algunos ejemplos de estos indicadores. Extensión.1 Indicadores Estratégicos de la Oficina Nacional de Planeación .'-.A continuación se presenta el análisis realizado para cada uno de estos tipos de indicadores. 28 Indicadores Sistema Universitario Estatal (SUE).002 10 . investigación. Colombia.de Eficienciaofrecidos oor la institución. Los indicadores de la Oficina Nacional de Planeación .ONP Eficacia . -del Dirección Nacional de Desarrollo con su ejecución AsiQnación financiera. 0 Nacional Versión final . 30 A continuación se detallan los elementos constitutivos de la ficha de registro.Versión U-FT -14. A continuación se presenta la definición dada para cada uno de ellos: • Complejidad: Describe la capacidad para involucrar..001. y Nacional "Rediseño del Sistema de Indicadores Oficina de Gestión de la Universidad de Control Interno Nacional de Colombia"o ONP. 3<J Estas fichas o protocolos contienen todos los elementos de la estructura adicionan elementos que aportan más información sobre los indicadores 31 Documento conceptual de Colombia 2010. DescriPCión Campo Nivel de desaareaación evaluación del indicador (institucional o de temático) Obietivo Macroproceso Criterio Periodicidad Unidad Fórmula Fuente Dependencias Serie Oriaen Fecha Intercretación Proceso cronolóaica de de primaria de I críticos última creación Subproceso la valoración cálculo la iniciativa medición responsables de modificación disponible datos (Compleiidad SIMEGE Coherencia Eficiencia Interna Eficacia Efectividad) Módulo Documentos Resultado Factores de politica soporte la evaluación de éxito Fuente: Documento conceptual "Rediseffo del Sistema de Gestión de la Universidad Por cada uno de los indicadores se encontraron31 establecidos unos "criterios de valoración" incluidos dentro de los elementos básicos. Da cuenta de la articulación entre sedes (complejidad institucional).I~ Total 3 1 I Macrooroceso de Tabla Planeación elaborada ONPo Dor Universidad Nacional Nacional de Control de Colombia. básica de indicadores y por el DAFP. Evalúa la forma como se avanza en el marco de la Universidad Multisedes. funciones y disciplinas (complejidad académica) y actores (complejidad social). Universidad dada por UN-SIMEGE Nacional 29 Documento conceptual de Colombia 2010. Dicha estructura básica está dada por las "fichas de registro.002 11 . "Rediseño del Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia"o ONP. Fuente: Sistema de Oficina Indicadores de Gestión de la Universidad de Colombia .001. movilizar y acumular los diversos recursos o capacidades disponibles en cada campo (institucional-académico-social) para la realización actual y futura de las funciones misionales. Interno o ONCINacional 2011.29 o "protocolos" elaborados para cada uno de estos indicadores. Universidad Nacional -ONCI en la Universidad 0.Diagnóstico de Indicadores de Gestión . Tabla 3. Estructura Nombre del indicador básica de los indicadores ONP Estructura básica de los indicadores Nacional Tabla de elaborada de Colombia"o DOr: Oficina ONP Nacional Control Internodeo Indicadores ONCI 2011.Oficina Nacional 111 a" Estructura básica" El 100% de los indicadores por proceso cuentan con todos los elementos de la estructura básica. y finalmente e14% a indicadores de coherencia. Distribución de los indicadores formulados por la ONP por tipo Coherencl. con la siguiente distribución por Macroproceso: Tabla 4. Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia . también considera indicadores propios de impacto. Algunos relacionan esta valoración a la medición de la efectividad. el 20% a indicadores de eficiencia. Correspondencia entre el objetivo indicadores estratégicos .Q~ ----_ Oficina-Nacional de Control Interno -ONO en la Universidad Nacional Blerlestar Un~e!si~no Versión final .001. el 29% a indicadores de complejidad.ONP por Macroproceso que se podrian incluir en el índice de Efectividad I Macrop'roceso Dlrecclonamlento InstltuClonal.Diagnóstico de Indicadores de Gestión ~~ U-FT -14. De los 111 indicadores formulados por la ONP. académico.ONCI 2011. (institucionales-académicas-sociales) Eficiencia interna: Uso de mecanismos.001. Relaciones Interinstitucionales Total 1 COmunicación ~igaci6~nnovación FormaCión ""::Éxtensi.ONP del indice de efectividad y los objetivos de los Dada la información presentada en los protocolos de los indicadores de la Oficina Nacional de Planeación en cuanto al objetivos de medición. sistemas y recursos institucionales para el cumplimiento de las metas programadas. el 18% corresponden a indicadores de efectividad (impacto). Pertinencia.Universidad Nacional de Colombia.• • • • Coherencia: Concordancia entre las prioridades estratégicas definidas en las políticas y la gestión de la Universidad. social).Versión 0. El modelo aunque retoma esta última opción. Equidad e Impacto.J 3% Fuente. Gráfica 5. Número de Indicadores de gestión . el 29% a indicadores de eficacia. b. la dimensión de análisis y el nivel de desagregación de las variables y de los indicadores.Oficina Nacional de Planeación ONP. Eficacia: La evaluación de la eficacia reconoce la valoración del logro de la misión institucional en términos de Calidad. Gráfico elaborado por Oficina Nacional de Control Interno .002 .0 12 . se podría considerar la inclusión de 26 indicadores (ver detalle en Anexo 1). Otros autores relacionan esta última con la relación entre eficiencia y eficacia. Efectividad: Se entiende como la afectación o incidencia que la Universidad genera sobre los diversos campos (institucional. Diagnóstico del Informe de avance Interno -ONCI de Control de Indicadores de Gestión . Mejor Gestión. La información de estos indicadores se encuentra por el componente que se evalúa y nombre del indicador. Son indicadores de segundo nivel dado que ofrecen información sobre implementación del mismo . Estos indicadores son definidos por la Coordinación General de UN-SIMEGE con el fin de medir la percepción que tienen los usuarios del Sistema de Mejor Gestión sobre la "efectividad de la 33. Programa. Total indicadores de efectividad por componente Total indicadores Componente 7 3 9 8 n control des control delde Riesao 32 33 Modelo estadístico: el diseño muestral para la recolección de los datos.002 13 . Tabla 5. 34 35 Plan Global de Desarrollo 2010 . disponibilidad de la información y de un análisis técnico que determine la coherencia con el modelo estadístic032 según el cual se recolectan los datos que alimentan el índice de efectividad. Documento elaborado por: Juan Manuel Aparicio C.UN-SIMEGE.de Oficina Nacional 1 26 2 1 La inclusión definitiva de los indicadores dentro del índice de efectividad depende de la existencia de las mediciones de dichos indicadores. Oficina Versión final .• un objetivo general de la Universidad como lo es la Mejor Gestión34 y complementan la información obtenida con los indicadores claves.ONCI 2011.2012. A continuación se presentan algunos ejemplos de estos indicadores. Ejemplo de Indicadores de efectividad Componente Ambiente de Control Administración Comunicación Autoevaluación del Riesgo Pública La Coordinación General de UN-SIMEGE a la fecha ha definido 42 indicadores de efectividad del Sistema de Mejor Gestión35. Nacional de Colombia . Diciembre para fortalecer UN-SIMEGE de 2010. así: Tabla 6. Línea de desarrollo del Mejoramiento Nacional institucional la presencia de la Nación.arios stión de la Universidad Total Macrooroceso Tabla Planeación elaborada ONPoor Oficina Universidad Nacional Nacional de Control de Colombia.001. Interno . Fundamentación UN-SIMEGE teórica y conceptual estudio de impacto UN SIMEGE.2 Indicadores de efectividad del Sistema de Mejor Gestión .001. presentado por la Vicerrectoría Entregados como soporte del Subproyecto de Gestión General correspondiente al 111 trimestre de 2010.Versión en la Universidad 0. 5.0 Nacional U-FT-14. hoja de vida a la cual se le realizaron algunos ajustes como se ilustra a continuación. es el nombre de uno de los Macroprocesos estratégicos del Mapa de Macroprocesos en su versión 2. . financiera t. a.002 de . y Fuente: Hojas de vida de indicadores entregadas como anexo al oficio VGR 1795 del 30 de diciembre de 2010.? informática y de 36- lCIC\. Oficio VGR 1795 del 30 de Diciembre de 2010 como avance a la meta establecida frente al hallazgo N' 13 (Vigencia 31 38 de 2010 Y oficio VRG 271 del 1 marzo de 2011. seguimiento I 'Macroprocesos UN-SIMEGE. Estructura básica.) L~C:. Total indicadores de efectividad por proceso I Desarrollo Or~izacional" Comunicaciones Macroproceso' t-cDireccionam¡ento Instltucional RelaCiones Interinstitucionales I J -+- Total indicadores I 34 I Investigación e Innovación Formación ! Extensión Bienestar UniversitariO ! Gestión del Talento Humano ~stión de recursos y serV-ic·'i-o-s-b-ib-'-io-te-ca-n-·o"s-. en relación al avance a la meta establecida frente al hallazgo N' 13 (Vigencia 2006)-Contraloria General de la Nación. de "Desarrollo Tabla 7.0. De los 36 indicadores con hoja de vida. Oficina Nacional de Control Interno . de la versión 2. En las hojas de vida de los indlcadores el nombre del Macroproceso aparece como: "Mejoramiento y desarrollo organizacional" y el nombre del proceso: "Desarrollo Organizacional".. Informe de avance UN-SIMEGE trimestre de 2010.0 publicada en la página web de UN-SIMEGE en jUlio de 2010. 36 tienen su respectiva hoja de vida36 pero aún no tienen datos de las mediciones debido a que los indicadores aún no han sido socializados ni validados con los diferentes jefes y Directivos y con los responsables del Sistema en la diferentes Sedes y Nivel Nacional37.UIIIUllllA:IVlUIIC.38 y 2 al Macroproceso Gestión del Talento Humano.. Los 36 indicadores se documentaron en la hoja de vida establecida en la Guía de indicadores de UNSIMEGE versión 0.Diagnóstico de Indicadores U·FT -14.0 del Mapa de Macroprocesos publicado en la página web de .-Evaluación.estión de información (gestión de tecnologia UV\"UIIIClllOI} .ONCI 2011. Tabla elaborada E. Oficina Nacional de Control Interno -ONCI ~~ ~ Versión final .0r: Oficina Nacional de Control Interno . 1/1 De estos 42 indicadores.. 34 están asociados al Macroproceso Organizacional.ONCI 2011.00 1.)UU" MEGE Totallndicadores Proceso i Gestión Gestión administrativa luridica y. 'En las hojas de vida de los indicadores el nombre del Macroproceso es Mejoramiento desarrollo organizacional y como proceso asociado Desarrollo Organizacional. Gestión de Laboratorios rc. 36 Entregadas mediante oficio VGR 1795 del 30 de diciembre 2006)-Contraloria General de la NaCión. Tabla elaborada por. .Dor control y.0la Universidad Nacional 14 . medición.Gestión Versión en 0.001. mdlcadores Total 3 3 4 Mejoramiento roireCClonamlento Estrat~lco I 5 I Totallndicadores por Proceso I 42 Fuente: Soportes Gestión del Mejoramiento.I Comunicación I Información I pública Componente I . Macroproceso de Desarrollo Organizacional. de. Ejemplos de revisión de calidad sugerida Macroproceso Nombre del Indicador Objetivo del Indicador Fórmula Nivel de desagreg ación Delennmar GESTION DEL TALENTO HUMANO pfeCtiviCJácJ" del Proce.QO N..foS indicadore~ Nível aeposiClo"námieñtoy reconocimiento que tienen la DESARROLLO ORGANlZACIONAL Universidad (Monitoreo Nacional sociedad en lo~ la a Meai' el'-Nivfir-ae Posicionamiento y reconocimiento que tienen la Universidad t'aclonal_e. Variables Obieto Fecha Nombre Fuente de del del creación indicado indicador Resultados*** Responsable Nivel Unidad Cateaorización Formulas Reauerimiento de desaareaación* medida Normativo** del indicador (Eficiencia Eficacia Efectividad) ** *** de Se 2010. algunos de los elementos que deben ser objeto de dicha revisión de calidad: Tabla 9.s.eS? ee sele.enC:ui!'$tas.0 Nacional de Indicadores de Gestión . Estructura básica de los Indicadores de efectividad del Sistema de Mejor Gestión .vida :1-:-ConsofidaIJo aeserviaores ~fectividad del p~OJ. Tabla elaborada DOr: Oficina Nacional de Control Interno .001.de.o:::J1e.fa.Consolidado de los resultados ~e la ~valuación.cción e inducción' en los servidores públicos en la Universidad Nacional públicos seleccionados~que recibieron la inducción: 2.de. como ejemplo. 2~ Número total de acciones derivadas de. Tabla elaborada DOr: Oficina Nacional de Control Interno .de-'as.--Numero ee acciones co"ectivas y preventivas derivadas de_'a.fue Frecuencia modificado Interaretación medición *EI Mecanismos formato de frecuencia Hoja de vida y responsable para los indicadores de lavida medición Macroproceso de Gestión Talento Humano Fuente: Hojas de vida de indicadores entregadas como anexo al oficio VGR 1795 del 30 de diciembre Si bien los indicadores tienen diligenciado todos los campos de la Hoja de Vida. que fueron evaluados en el oeriodo de DruebaJx100 Fuente l/o aparece 'él cam¡X¡ ep la hoja de. al hallazgo N* del 13 (Vigencia 2006). selección e.s~1. A continuación se resalta en cursiva.Versión U-FT -14.etas cumpliCJasJ total. de una a Hoja la sección meta de establecida dedel análisis frente datos.metas~1oo {{A 1-:Resultados. coherencia que da cuenta de la calidad del indicador.periodo_de prueba EfeetiviCJaaae DESARROLLO ORGANIZACIONAL las acciones Medir la efectividad de las acciones y correctivas preventivas derivadas de la medición de los indicadores ft. Sede adiciona adiciona en y relación no al al incluye formato formato con este original el original avance campo.UN-SIMEGE Proceso asociado Estructura básica de los indicadores Contralorla General de la Nación.a terceroS !nedios de comunicación.Diagnóstico Nacional de Control Interno -ONCI en la Universidad 0.ONCI 2011.mediciÓn_dJ indicadoad 'umero ae"ñ'letas cumplidas~1 tota'-de-'as_meta.Q sociedad __ la I Numero aer. para algunos se requeriría una revisión de la idoneidad del indicador de acuerdo a lo presentado en el punto 3 del documento y una revisión de coherencia entre los elementos que lo constituyen.Tabla 8.~ preventivas y co~tivas efectivas derivadas de la medición de los indicadores._y re. de 2010 como avance a la meta establecida frente al hallazgo N* Oficina Versión final .de ONC12011.inducción en los servidores públicos en la Universidad nacional de Colombia ~ Total servidores públicos seleccionados que recibieron y no aprobaron el inducción periodo de prueba! número total de servidores públicos seleccionados que recibieron inducción.ndición de cuentas Fuente: Hojas de vida de indicadores entregadas como anexo al oficio VGR 1795 del 30 de diciembre 13 (Vigencia 2006)-Contralorla General de la Nación.001.medición.002 15 . 135 indicadores de este tipo.unal.001. Http://www. responsable. la inclusión definitiva de los indicadores dentro del indice de efectividad depende de la existencia de las mediciones de dichos indicadores. Dichos indicadores fueron consultados el 22 de octubre de 2010 en la página web de la UN-SIMEGE. para ninguna de estas Sedes (Sedes de Presencia Nacional.0. estableciendo entre otros el objetivo. además de los indicadores del Nivel Nacional.. se podría considerar la inclusión de todos ellos en el indice de efectividad (ver detalle en Anexo 2).. '2 Indicadores publicados en el Nicho de cada equipo de Gestión. alcance. ~ ~ Versión final . la dimensión de análisis y el nivel de desagregación de las variables y de los indicadores.Diagnóstico U-FT-14. para la Sede Bogotá. disponibilidad de la información y de un análisis técnico que determine la coherencia con el modelo estadistic039 según el cual se recolectan los datos que alimentan el índice de efectividad.Gestión Versión en 0. Son indicadores de segundo nivel y están orientados a ofrecer información complementaria para los indicadores de primer nivel. 39 •0 Modelo estad ístico: el diseño muestral para la recolección de procesos de los datos .. entre los que se encuentran: i) 505 indicadores formulados en caracterizaciones de los procesos40 diferentes a los indicadores de planeación operativa. Todas las fechas de elaboración de estos indicadores varían entre el año 2008 y el año 2009. vigentes . normatividad aplicable y los indicadores necesarios para garantizar su control·. Palmira y Bogotá) se cuentan estos indicadores de manera adicional dentro de la totalización de los indicadores existentes por proceso. El objetivo de estos indicadores se define a nivel agregado para mostrar los resultados de cada uno de los procesos.simege. Correspondencia entre el objetivo del indice de efectividad y los objetivos indicadores de efectividad de UN-SIMEGE de los Dada la información presentada en las hojas de vida de los indicadores de efectividad en cuanto a los objetivos de medición. del Sistema de Mejor Gestión se consultaron del la página WEB UN-SIMEGE. han sido definidos como herramientas de medición y control de la ejecución de los procesos.co/mejorgestion/simege/index. Guía básica para documentar caracterización de procesos UN-SIMEGE versión 0.' b. 253 por la Sede Manizales y 143 por la Sede Medellín . 5. • Indicadores formulados en las Caracterizaciones41: Son indicadores que se encuentran formulados en la caracterización del proceso y que no hacen parte de los indicadores de planeación operativa.0la Universidad Nacional 16 . Caracterización de proceso: ·Documento que tiene por finalidad describir cada proceso.3 Indicadores por Proceso Los indicadores por proceso.001.php Oficina Nacional de Control Interno -ONCI •. ii) 630 indicadores formulados en hojas de vida por cada proceso de los cuales 235 fueron elaborados por la Coordinación General UN-SIMEGE.•.002 de Indicadores de . estos indicadores si se tienen en cuenta dentro del conteo total de manera adicional. La Universidad ha construido en total 1. Los documentos de las caracterizaciones Octubre 22 de 2010 .edu. se incluyeron los indicadores elaborados por los equipos de gestión (134 indicadores)42. La Sede Palmira adaptó las caracterizaciones del Nivel Nacional pero no modificó ninguno de los indicadores. Por tal razón. No obstante. Las Sedes de Presencia Nacional y Bogotá adoptaron las caracterizaciones del Nivel Nacional y así mismo los indicadores que dichas caracterizaciones incluyen. No obstante. Ejemplo de Indicadores por proceso en Caracterizaciones Cumplimiento con del las Indicador fechas pactadas para entrega de Número de estudiantes Nombre la de propiedad apoyo Cantidad bienes de Proceso Universidad administrativo Atención integral en salud Servicios generales y información de beneficiarios de los programas MacroDroceso recuperados Planeación institucional deABI Tabla elaborada por Oficina Nacional de Control Interno .ONC12011.Versión 0. Indicadores entregados por la Coordinación • Indicadores de la Sede Manizales: La Sede Manizales realizó la construcción de indicadores por proceso. modificación programas Categorla responsable Objetivo del del indicador y Personal áreao programas apertura cancelación curriculares mantenimiento de colecciones creación.manizales. Las hojas de vida de los indicadores de la Sede Manizales se encuentran en la página web http://www.unal. se reportó como avance del Subproyecto de Gestión del Mejoramiento. presentado por la Coordinación General de UN-SIMEGE. se asume que son indicadores aplicables en cada una de las Sedes y del Nivel Nacional. Todas las fechas de elaboración de estos indicadores son del año 2009. A continuación se presentan algunos ejemplos de estos indicadores: Tabla 10. los indicadores por proceso que hasta la fecha se habían desarrollado y adjunta como soporte cada una de sus hojas de vida. Sedes y nivel Nacional. de acuerdo a la información contenida en las hojas de vida de los indicadores. nto l zaciones rativa y de Proceso. los cuales se encuentran en las respectivas hojas de vida y se encuentran publicados actualmente en la página web44 de esta Sede.manizales. Tabla 11.001. en el cual se encuentran las respectivas hojas de vida de Indicadores.I ~M Versión Oficina Nacional de Control Interno en -ONCI final . La construcción de estos indicadores se realizó en el marco del levantamiento del manual de procesos y procedimientos de la Universidad. (Séptimo Informe de seguimiento a la implementación elaborado por la ONCI).486 Y consultados Oficio VR _ 268 Y consultados en la página en la página .unal. 43 44 Los indicadores de la Sede Manizales fueron entregados por el Vicerrector de la Sede mediante web de UN-SIMEGE de la Sede: http://www.php?id=24. aprobados mediante Resolución de Rectoría No.unalmed edu co.co/simegelsecundaria.edu.001. 711 de 2009: "Por la cual se adoptan los documentos del Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE de la Universidad Nacional de Colombia". Dado que en la información encontrada no se especifica el alcance de los indicadores ni su nivel de desagregación.0 de junio de 2009. Oficio VR .. 45 Los indicadores de la Sede Medellin fueron entregados por la Vicerrectora de la Sede mediante web de UN-SIMEGE de la Sede: httD:llsimeae. El manual se encuentra publicado actualmente en la página web45 de esta Sede. • Indicadores de la Sede Medellín: La Sede Medellín elaboró un documento llamado "Manual de Indicadores de Gestión" Versión 0. Todas las fechas de elaboración de estos indicadores son del año 2009. Ejemplo de Indicadores por proceso en Hojas de vida Gestión de Programas Medir la oportunidad de las gestiones Director Académico Gestión de mantenimiento los Eficiencia modificación los Nombre Proceso Indicador Gestión la de Eficiencia de bibliotecas de cancelación o dede Documentación colecciones Gestión Eficacia de del Medir el flujo de Documentación de laJefe creación.{ • General de UN-SIMEGE'3: En el Informe de avance de UN-SIMEGE correspondiente al IV trimestre de 2008. apertura.edu. Gestión de para la aprobación de la realizadas Medir la gestión desarrollada por el Dependencia alculo Las hojas de vida de los 235 indicadores relacionados se encuentran en medio físico como soporte del Informe de Evaluación sobre la Marcha de UN-SIMEGE correspondiente al IV trimestre del 2008.co/simege/secundaria. Link Indicadores .php?id=24.0 Nacional 17 . Todas las fechas de elaboración de estos indicadores son del año 2008.002 .Diagnóstico de Indicadores de Gestión la Universidad U-FT -14. Tabla elaborada por Oflcma Nacional de Controllntem..-+--------t-----..-. Inventario de indicadores de Proceso por Macroproceso ••• .. 38 253 25 36 '" . e e -¡: CJ C J •• I".ON0.. servlClos-bibliOtecaoos Gestión de Laboratonos ~ Gestión de Informadón ~Gestión administrativa y financiera ~ __ ~ . -..001..!)vestlga~ón ~ Innov'!9ón !-Formación Extensión Bienestar Universitano . o e o •• O -¡: 3 :> O' •• •• 2 !! :> .Información configuraCión e Infraestructura Infraestructura actualizada Infraestructura Sede Manizales actualizada Caracterizaciones téCnica Fuente:. u as s as Iu ~-¡: ". .. por cada uno de los Macroprocesos47: Tabla 12. Hojas de Vida de indicadores por Proceso COordmación General. --ea ea lO ea ea e a ea ea -. •• La coinCidenCia de los 9 Indlcadores por proceso Ind. uno para identificar que no estuvieran repetidos con los indicadores de SIPLO y el otro para identificar que no estuvieran repetidos entre sí..Gestión Versión en 0.Q!:ICI 2011 y En la siguiente tabla se presenta el total46 de indicadores por proceso. <> <> <> <> lO O O -10.-Macroproceso 14 . • 7 En el análisIs de la Indlcadores por proceso se tomó el despliegue de Macroprocesos • Procesos vigente en la página web de UN-SIMEGE en septiembre de 2009 con el fin de poder establecer una comparación frente a los indicadores. .135 indicadores por proceso. ~ Versión final . ::t ::tI ::t ::t N N •.-_ GeStiÓn J.?011. De los cruces se encontró que de los 1.0la Universidad Nacional 18 ..!. dado que los suministrados por la CoordinaCión General de de UN-SIMEGE tienen fechas de elaboración del año 2008y los pUblicados por la Sede Manizales tienen fecha de elaboraCión del año 2009. reportados por la Coordinación General de UN-SIMEGE y las Sedes. '8 La COincidenCia se da entre los Ind..---:---+. lO •• ::t :> ". sólo 5 indicadores48 son idénticos a los de SIPLO y 9 indicadores49 coinciden de alguna manera entre si..cadores por proceso de la Sedes Medellin y SIPLO de la misma Sede . o el el •• '" •• •• •• •• •• •• CJ ".!!.e recursos y.3 -----6-23 ..\ ~ \N'.-+.11 --5--' I I Medellin Sede I -+---'-~-'~~ --3 -+---. CJ SIMGE + General de UN10 Manizales . . as . :> Nacional O' Sede !! ~ ! ! I Nivel I•• O' as el as 4 + O' Bogotá 44 -. ---¡--'-r--'I II ¡ 253 i.~ ~24 -20--:-~ ..:. I !! . Con estos indicadores se realizaron dos cruces de información. a ".00 1. el resto de indicadores son diferentes.cadores formulados por la Sede Manlzales se da entre los Indicadores Nacional de Control entregados Interno -aNO por la Coordinación General de UN·SIMEGE y los Oficina .Diagnóstico de Indicadores U-FT -14..002 de . O' •• •..~ 1"7~~4---~ --r+~. •• En el total no se tuvieron en cuenta los Indlcadores duplicadOS .•.~u_ri_d_'ca __ ~ Evaluación Independiente __ Administración del sistema de gestión I Total __________ T'-'o'-'ta=-I general Fuente' Hojas de Vida de indicadores Tabla elaborada por OfICIna f{acional • por Proceso Coordinación de Contro"!!temo General.-Coordinación I Sede I ..GestiÓn del Talento Humano <3e~ón <...:.2 N N •• II •• ". A continuación se listan los 14 indicadores coincidentes entre todos los indicadores por proceso y los coincidentes entre los indicadores por proceso y SIPLO .--~ I I Dlfecclonamiento Instituclonal Relaciones Interinstltuoonales comunicación I. Oficina Versión final .11. e Indicadores SIPLO.5% del total de los indicadores por proceso. no tienen los elementos de la estructura básica ya que solo aparecen enunciados dentro del formato de la caracterización del proceso.Diagnóstico Nacional de Control Interno -ONCI en la Universidad 0. Indicadores comunes por proceso Indicadores SIPLO In¡¡icadores Dor Droceso. Vicerrectoría General. no se encontraron indicadores por proceso. 12. a.5% del total de los indicadores por proceso. elaborados de 'Informe de Indicadores año 2010' desarrollado en la reunión del Nodo del 7 de febrero de 2011.2. de participación en talleres de ario ores de caracterizaciones. Los indicadores que se encuentran documentados en sus hojas de vida corresponden al 55. Según el IV Informe de avance de la UN-SIMEGE Vicerrectoría General en el 2010s "se definió que los indicadores de desempeño determinarán a través de SIPLO" 1.fU Tabla 13._f'roceso Curriculares cultural cresuDuestal ingresos Dresupuestal de la en Sede en la la vigencia de vigencia Sede los proyectos Nivel de cobertura de Talleres de -" docente eouioos ingresos gastos en ejecución en la la vigencia vigencia presupuestal de extensión proyectos Cobertura Promoción de integral psicosocial programa de la de actividad egresados Liquidez Apoyo de la Universidad a los Nacional parla Seguimiento a la ejecución Cumplimiento metas ypromedio entregables Indicadores de por proceso Nivel de técnico continuidad Porcentaje en continuidad la producción de incremento en la producción enlalos Evaluación de los Autoevaluación programas de los Programas formación yde proyección Costo artistica de y transporte cada Formación información bibliografía usuarios en manejo de Indicadores Cumplimiento por proceso de la reportados de formación ya proyección artística ylos Tesorería servicios bibliotecarios informacionales Evaluación de la Actividad Docente Presupuesto Porcentaje de variación en los Costo transporte de prestación de servicios deejecución Formación a usuarios en manejo Preservación de equipos al de UNEGE extensión eQresados Gestión administrativa Elaborado JXJrOficina Nacional de Control Interno . eficacia y efectividad.001. Estructura básica mediciones presentado de los por la de los procesos se Los indicadores que se relacionan en las caracterizaciones corresponden al 44. Estos indicadores no vienen clasificados por eficiencia. se definió que lo indicadores de desempeño de los procesos se determinará a través de SIPLO acorde con la realización de las actividades que sustentan la ejecución de las etapas o subprocesos asociados a cada proceso'.001. Informe de avance IV trimestre de 2010 de UN-SIMEGE.ONCI 2011. eficacia y efectividad. en el punto 'Adicional mente. Gestión de la Formación en Nivel Seguimiento de ejecución a la ejecución presupuestal dede actividades ingresos de extensión programas Servicios de apoyo generales y Sede información bibliográfica reportados por lade Divulgación de Preservación Liquidez de gastos la(mantenimiento) Universidad Nacional de Nivel Cobertura para Proceso la función radial Institucional curriculares laboratorios estudiante Planeación Manizales radial Cultura . pág. - Sede Manizales Con excepción de los indicadores de la Sede Manizales50. como estrategia para consolidar el número y tipo de indicadores que se generan por proceso en todas las Sedes de la Universidad.0 Nacional de Indicadores de Gestión . Dicha 50 La Sede Manizales presentó el estado de avance de la medición de los indicadores por proceso.Versión U-FT -14.002 19 . estos indicadores contienen todos los elementos de la estructura básica y se encuentran clasificados en indicadores de eficiencia. Numeral 1. 51 por esa misma Sede. Distribución de los indicadores por proceso Efectividad 21%) Fuente: Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso CoordinaciÓn Gráfico elaborado por Oficina Nacional de Control Interno .001.. Si bien para los indicadores se tienen diligenciados todos los campos de la hoja de vida. Tabla elaborada p!?'r Oficina Nacional de Control Interno . y Sede Medellln.ONCI 2011. algunos de los elementos que deben ser objeto de dicha revisión de calidad: OfiCina Nacional de Control Interno -aNO .Diagnóstico U-FT -14.Iiiriabies I Fuente I Nivel de desagr".001. A continuación se resalta en cursiva.\!\t.. ~ Versión final . frecuencia y _ responsable de la medición __ Sede Manizales I Interpretación I Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso CoordinaciÓn General. De los 630 indicadores documentados en hojas de vida. Sede Manizales y Sede Medellln.002 de Indicadores de . el 47% a indicadores de eficacia y el 30% a indicadores de eficiencia. Estructura básica de los Indicadores por proceso I ----- Estructura básica de los indicadores Proceso asociado I Macroproceso ! Fecha de creaCIón I Nombre del indicador Ob'eto del indicador Categorización Formula del indicador (Eficiencia. Efectividad) í\.ONCI 2011. Tabla 14.Gestión Versión en 0. A continuación se detallan los elementos constitutivos de la estructura básica.ó~n . Eficacia. Frecuencia de medición Unidad de medida Responsable Mecanismos. el 21% de los indicadores formulados corresponden a indicadores de efectividad.=a~ci". para algunos se requeriría una revisión de la idoneidad del indicador de acuerdo a lo presentado en el' punto 3 del documento y una revisión de coherencia entre los elementos que lo constituyen. como ejemplo.eg-. General.0la Universidad Nacional 20 . coherencia que da cuenta de la calidad del indicador.~ .estructura básica corresponde al formato determinado por la Guía de Indicadores de UN-SIMEGE. Gráfica 6. ado I propias del quehacer institucional. la dimensión de análisis y el nivel de desagregación de las variables y de los indicadores. Correspondencia entre el objetivo del índice de efectividad y los objetivos de los indicadores por proceso. se podría considerar la inclusión de 41 indicadores (ver detalle en Anexo 3) con la siguiente distribución por Macroproceso: Tabla 16.ONCI 2011.0 Nacional de Indicadores de Gestión .por Macroproceso que se podrían incluir en el índice de Efectívidad Sede Manizales. Dada la información presentada en las hojas de vida de los indicadores por proceso en cuanto al objetivos de medición.Versión U-FT -14. Número de Indicadores por proceso .la6Pi. Tabla elaborada oor Oficina Nacional de Controllntemo . disponibilidad de la información y de un análisis técnico que determine la coherencia con el modelo estadístic052 según el cual se recolectan los datos que alimentan el índice de efectividad. Macroproceso Elaborado DOr Oficina Nacional de Control Interno . La inclusión definitiva de éstos indicadores dentro del índice de efectividad depende de la existencia de las mediciones de los mismos.f' Tabla 15. Sede Medellln y Caracterizaciones. recibidos R0rai. Ejemplos de revisión de calidad sugerida Macroproceso Proceso Objetivo del Proceso Fórmula Categoría Eficiencia Eficacia Nivel de desagregación Gestión de Información Gestión de continuidad y recuperación Asegurar el oportuno restablecimiento y la disponibilidad de los servicios informáticos en la Universidad Nacional Orientar y operacionalizar el desarrollo de las actividades Direccionamient o Institucional Planeación Institucional Número deiñformes revisados / Número deJnformes.ONCI 2011 Sede Manizales y Sede Medellln. 52 Modelo estadístico: el diseño muestral para la recolección Oficina Versión final . b. Nacional de Control Interno -ONCI en la Universidad 0. Total 1 3 4 41 2 9 7 5 neral.¡5)¿50cado t!.001. Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso Coordinación General.001.o@Q/s.Diagnóstico de los datos.002 21 . para garantizar el Eficacia Por proyecto cumplimiento de la misión y la optimización de los recursos.. 240 701 13 81 9 27 91 17 12 5 6 11 25 Arnazonia Palmira 14II I I I I 161 47 Nacional I de por 31 General I base I-. II Tabla elaborada p. sin información La de indicadores datos remitida la Control Coordinación U-SIMEGE a la fecha 2079 registros. A continuación se muestra la distribución de los mismos por Sede y Nivel Nacional: Tabla 17. Fuente: Sistema de Indicadores Planeación Operativa SIPLO .002 de Indicadores de . en donde se encontraron un total de 2. Sin embargo en el conteo realizado en la tabla de Excel adjunta se encontró que: i) en total hay 2. El análisis de estos indicadores.4 Sistema de Indicadores de Planeación Operativa .SIPLO Los indicadores del Sistema de Planeación Operativa miden el cumplimiento de las metas de las actividades establecidas por equipos de gestión en su planeación anual.Septiembre I de 30 de contiene 2010 sistema. 54 Oficina Nacional de Control Interno -ONCI \~~ '\\\\ Versión final .1796 del 31 de Diciembre de 2010.5.053 Indlcadores se encuentra una diferencia con la información reportada en el Informe de avance de UN-SIMEGE correspondiente al IV tnmestre entregado por la Vícerrectoria General mediante Oficio VRG .001.er: Oficina Nacional de Interno I del 3 Se encuentran 26 registros de prueba y capacitación 53 La InformaCión fue soliCitada a la Coordinación General de UN-SIMEGE mediante oficio ONCI-645 con respuesta del 22 de Octubre de 2010.ONC12011.05354 indicadores formulados. según Mónica Mayorga Contratista para el tema de indicadores SIPLO de la Coordinación General de UN-SIMEGE.Diagnóstico U-FT-14. se realizó a partir de información entregada a la Oficina Nacional de Control Interno por la Coordinación General de UN-SIMEGE y consolidada con corte a 30 de Septiembre de 201053.Gestión Versión en 0.0la Universidad Nacional 22 . Respecto a estos 2. La soliCitud fue realizada por la ONCI dado que la información de fechas anteriores no estaba estandarizada. dado que en dicho informe se reportan un total de 2. Estos indicadores son de tercer nivel y están orientados a proporcionar información de manejo cotidiano de los funcionarios y mandos medios de la Universidad.217 indicadores de los cuales 92 son campos vacíos sin indlcadores. Numero de Indicadores SIPLO por Macroproceso y Sede. I Nivel I I12 Sede 7 11 1 1 8 14 4 1 41 Manizal" Total Medellin Caribe 5 85 488 235 61 45 154 49 19 18 18 211 103 220 33 26 118 5 297 28 12 7 40 30 116 51 41 46 2522 90 3 28 19 17 6 42 4 11 8 1 6 6 4 8 27 3 31 449 34 66 17 1 102 188 2 20 9 12 6 9 II1 iI 16 ! 6 114 2 Orinooula BoiIotá 12 152 102 11 13 2053 132 572 6 166 106 12 93 67 6015 3.001.298 Indicadores de SIPLO. no obstante la existencia del instructivo para tal fin 55.unal educo/simeQe/descaroaslínstructivo plan oper. eficiencia y eficacia. 30 de 2010 Se observó que no se encuentra estandarizada la forma en que se construyen estos indicadores entre las Sedes y entre los diferentes Equipos de Gestión. coherencia que da cuenta de la calidad del indicador.-ONCI SIPLO .001.pdf Oficina Nacional de Control Interno -ONCI u). que a su vez se relaciona con una política de mejor gestión. Gráfica 7.manizales.Septiembre Gráfico elaborado por Oficina Nacional de Control Interno . su fórmula y los demás elementos constitutivos del indicador son disfmiles entre las diferentes Sedes/Nivel Nacional. ~. articulando cada uno de estos indicadores a una política de operación." Versión final . los indicadores. Para algunos indicadores se requeriría una revisión de su idoneidad de acuerdo a lo presentado en el punto 3 del documento y una revisión de coherencia entre 105 elementos que lo constituyen.SIPLO . el 8% de los indicadores corresponden a indicadores de efectividad. Estructura básica Los indicadores SIPLO se encuentran en una matriz con la siguiente estructura: Tabla 18.Septiembre Unidad Fuente: 30 de 2010 El Sistema de Indicadores de Planeación Operativa -SIPLO.'L- a. el 83% a indicadores de eficacia y el 9% a indicadores de eficiencia.001. consolida indicadores de efectividad.0 la Universidad Nacional 23 . Distribución de los indicadores SIPLO Efectividad 8% Fuente: Sistema de Indicadores de Planeación Operativa .ONCI 2011. esto es.002 de Indicadores de -Gestión Versión en 0. De 105 2. Estructura básica de los Indicadores SIPLO Sede Estructura básica de los indicadores Tabla elaborada Dor Oficina Nacional de Controllntemo 2011. Actividad Obietivo Meta Indicador 2 1 semestre Tipo Coordinador EQuipode Proceso Política de recurso indicador Qesti6n Macroproceso Sistema de Indicadores de Planeación Operativa . la forma en la que se formulan o redactan las metas.053 indicadores. 55 htto:llwww.Diagnóstico U-FT-14. como ejemplo.. algunos de los elementos que deben ser objeto de revisión de calidad: Tabla 19. . . suelos.. los deben ser únicos en la institución (abarcando las procesos y sus caracterizaciones particularidades). Seguimiento procesos ensayos según las normas establecidas en las áreas de pavimentos. por tanto los indicadores por proceso deben ser estadarizables. Se identificó que tanto las Sedes de Presencia Nacional y la Sede Bogotá adoptaron las caracterizaciones del Nivel Nacional. elaboración planos . 6 Conclusiones y Recomendaciones .0la Universidad de . Ejemplos de revisión de calidad sugerida Proceso Gestión de la actividad académica de formación Gestión de laboratonos Planeaclón Actividad Realizar la propuesta del programa de maestría a ofrecer ante el Comité Académico Administrativo para su ~Qrobación. luego cuenta con los mismos 203 indicadores del Nivel Nacional.135). de Planeación .Q11 Meta Propuesta aprobada por el Comité Académico Administrativo de la Maestría a ofrecer Iniciar con concreto laboratorio de Nombre del Indicador Formación *1 Eficacia Normas Téénicas NTC Eñéacia Gestión de laboratonos A o o téCniCO ~ bo t' a a ra onos Levantamiento Información. __ p'or Oficina Nacional de Contro/lntemo b. Correspondencia indícadores SIPLO entre el objetivo del índice de Efectívídad y los objetivos de los Dada la información presentada en las hojas de vida de los indicadores por proceso en cuanto los objetivos de medición. ninguno de éstos son pertinentes para su inclusión en el índice de efectividad. Preparación del presupuesto anual de ingresos y gastos de funcionamiento de acuerdo a la informaCión presentada por las diferentes áreas. Los diferentes esfuerzos de la Universidad por establecer indicadores para medir su gestión han dado lugar a la creación de 3. concret~s_y resistencia de materiales Levantamiento de Información.002 final .S/PLO .341 indicadores que permiten hacer medición de la gestión en niveles diferentes.001.ONC.053) y de indicadores por proceso (1.L2. elaboración de planos y cantidad de obra para los laboratorios a mejorar. no modificó los indicadores que en ellas se encontraban.-j)ara y cantídad de los laboratorios de de obra Oficio Eficieñcia a mejorar Gestión administrativa y financiera Presupuesto Elaboración del anteproyecto de presupuesto de funCionamiento de la Sede Palmlra Fuente: Sistema de /ndicadores -Lª-~_e/ab~ada Operativa .Gestión Nacional 24 . La Sede Palmira aunque adaptó las caracterizaciones del Nivel Nacional.Septiembre 30 de 2010.A continuación se resalta en cursiva. se recomienda su revisión tomando en consideración los siguientes aspectos: i) la función puntual que deben cumplir cada uno de los tipos de indicadores (operativos y de proceso). luego no debería haber diferentes indicadores por proceso por cada una de las Sedes y Nivel Nacional.Diagnóstico de Indicadores Versión en 0. ii) de acuerdo al modelo de operación por procesos. la dimensión de análisis y el nivel de desagregación de las variables y de los indicadores. Dado el número elevado de indicadores SIPLO (2. luego adoptan así los 203 indicadores que se relacionan en dichas caracterizaciones.001.. Oficina Nacional de Control Interno -ONCI \~~'i\~\ Versión U-FT-14. función que guía y delimita la definición de los mismos. y Se observó falta de unificación en cuanto a la metodología de construcción de indicadores. Informe de avance IV trimestre de 2010 de UN-SIMEGE. Así mismo. metas no medibles. Lo anterior en el marco del instructivo y la guía existente para la construcción y definición de los indicadores de planeación operativa y en el entendido de que los indicadores de la planeación operativa no puede variar entre trimestres (planeación: definición de las actividades y las metas).ue los indicadores de planeación operativa son los que determinan los indicadores por procesos. entre otros y ii) se presentaron diferencias en el total de indicadores de un trimestre a otro. Todo lo anterior. se recomienda a la Coordinación General de UN-SIMEGE analizar dichos indicadores por proceso en relación con los indicadores de planeación operativa.Versión 0. Luego de los resultados de dicho análisis. en el punto de "Informe de Indicadores año 2010' desarrollado en la reunión del Nodo del 7 de febrero de 2011. independientemente de su nivel y su objeto de medición.Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional U-FT-14. para determinar si efectivamente son reemplazables. se definió que lo indicadores de desempeño de los procesos se determinará a través de SIPLO acorde con la realización de las actividades que sustentan la ejecución de las etapas o subprocesos asociados a cada proceso".001.11. en el cual se afirma a. indicadores de prueba.3 del presente documento. fueron reemplazados totalmente por los indicadores SIPLO. lo anterior con el fin de garantizar el control de calidad necesario y la homogeneidad en la construcción. Medición. y Aunque en su definición (qué miden) los indicadores SIPLO no son estandarizables.002 . Numeral 1.0 25 .histórico de la información de gestión de la Universidad. se debe formalizar cualquier cambio que en este sentido se realice. en sus diferentes niveles. Por tanto. como estrategia para consolidar el número y tipo de indicadores que se generan por proceso en todas las Sedes de la Universidad. 56 57 La Sede Manizales presentó el estado de avance de la medición de los indicadores por proceso. No obstante. por cuanto los indicadores por proceso fueron construidos en el marco del Manual de Procesos y Procedimientos en 2008 y formalizados mediante la Resolución de Rectoria No. se recomienda definir la responsabilidad en el área que se considere pertinente. Vicerrectoría General. su fórmula y los demás elementos constitutivos del indicador sean disímiles entre las diferentes Sedes/Nivel Nacional. se asume que indicadores por proceso presentados en el numeral 5. incoherencias. Frente a esto último. Lo anterior teniendo en cuenta la diferenciación entre los indicadores que miden la ejecución de los procesos y los indicadores que miden la ejecución de las actividades. teniendo en cuenta que es el nivel directivo el que define los parámetros de medición y aprueba los indicadores por proceso.001. la cual deberá definir los Macroproceso "Evaluación. dentro del y Control". se evidenció que la construcción de los indicadores SIPLO no se encuentra unificada.2. 711 de 2009. pág. elaborados por esa misma Sede. Oficina Nacional de Control Interno -ONO Versión final . y En el mismo sentido se sugiere hacer control y depuración permanente sobre los indicadores de SIPLO. definir quién debe analizar los resultados de las mediciones y manejar el archivo documental . los indicadores. si es estandarizable la estructura básica y la forma en que se redactan (construcción) dichos indicadores. lo único que es susceptible de variar en el tiempo es el cumplimiento sobre las metas establecidas. dado que: i) se encontró un gran número de errores de digitación. "Adicionalmente. lo que implica que la forma en la que se formulan o redactan las metas. no obstante la existencia de la Guía de Indicadores elaborada por UN-SIMEGE. indicadores que deben ser diseñados por cada uno de los líderes de proceso o por quien éste delegue. con excepción de los indicadores de la Sede Manizaless7 y Sede Medellín. Seguimiento lineamientos para toda la Universidad respecto a la construcción (formulación) de los indicadores. 12.'j y De acuerdo al IV Informe de avance de la Coordinación General de UN-SIMEGE presentado por la Vicerrectoría General en el 2010. y Se recomienda la generación de lineamientos y directrices respecto a la actualización o modificación de todos los indicadores y la notificación de dichos cambios a la instancia que se designe para hacer la coordinación del tema en la Universidad. 0 Noviembre 2010. 1 •• < ~ En el mismo sentido. se pueden preseleccionar para su inclusión en el Indice de efectividad.1. interpretación y seguimiento de indicadores Administrativo de la Función Pública. que se encuentra publicada en la página Web de UN-SIMEGE. Universidad • • • • • • Cartilla "Diseño.002 Versión en 0.0. no solo ajustar los indicadores. Departamento Nacional de Planeación. Versión 0.0. en general para el uso efectivo de estos indicadores. AsI mismo. Lo anterior entendiendo que las hojas de vida son el instrumento que permite documentar el indicador y que a su vez posibilita que se puedan medir y entender fácilmente. Gula Metodológica 2009 Metodologla DANE. Documento de trabajo.001. Oficina Nacional de Planeación. Universidad Nacional de Colombia. Unea Base de Indicadores. Versión 0. determinar si: i) el nivel de desagregación de los datos es coherente con los niveles de desagregación que se manejarán en el Indice de Efectividad.001. Departamento Nacional de Planeación.•. U-FT-14. Noviembre de 2009.\"~ -s\. Proyecto "Diseño e implementación del Indice de efectividad para la evaluación independiente del Sistema de Control Interno". sino también ajustar la Gula Básica de Indicadores UN-SIMEGE Código: U-GU-15. ii) los instrumentos y la muestra de recolección de los datos son compatibles. Nacional de Estadistica - Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. José Hernando Bahamon.2004 para la formulación de indicadores. 58 ~ Si bien algunos indicadores.001.Diagnóstico de Indicadores de. se sugiere estandarizar la construcción de los indicadores teniendo en cuenta la estructura básica mlnima que cada indicador debe tener y asl. manejo. "Rediseño del Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia". 2009. Modelo para la definición y construcción de indicadores Educación Superior. Lineamientos conceptuales y metodológicos V. de gestión en las Instituciones de • 58 Guía Metodológica para la formulación de indicadores. Oficina Nacional de Control Interno -ONCI \)J\ ~ . AsI mismo permite consignar metas y resultados durante la vida útil del indicador.Gestión la Universidad Nacional 26 . de acuerdo con el objetivo de medición. Departamento Departamento Administrativo de gestión".001. UN-SIMEGE. Código: U-GU-15.001. 7 • Bibliografía Proyecto. y iii) existe coherencia entre los elementos que constituyen el indicador garantizando la calidad del mismo. ONCI.0 Versión final .001.. 2010 Gula Básica de Indicadores Nacional de Colombia. es necesario tener en cuenta un análisis adicional que determine la existencia de los datos y la medición de los indicadores que se seleccionen incluyendo la periodicidad de la misma. 002 27 . de la comunidad dependencias administrativas Gerencia los términos el el las valora medir financiación la las mecanismos evaluación de d e la medios bienestar Financiera masivos de institución la Adecuar laboratorios las las la del la de de desarrollo condiciones desarrollo función de extensión las s Todas olicitudes el de la laboratorios acreditados Fortalecer actividades la la distintas Oficina la Planeación Evaluación evaluación Uso Nacional académicode Administrativa función comunidad Opinión de de de componentes: los Visibilidad las medios estudiantes actividades de de bienestar de en bienestar inierencia en de la la Universidad.001.Diagnóstico Nacional de Control Interno -ONCI en la Universidad 0. Criterio Dependencia la función de extensión en de la dellos Nombre I Procurar que los programas y y universitaria de las cálculo n.0 Nacional de Indicadores de Gestión . fomento. poyo Ingresos totales y discriminados I por participación planeación. Indicadores ONP que podrian incluirse en el índice de Efectividad Fortalecer Condiciones bienestar Nivel denormativo desarrollo de normativo de Eficiencia recibidos el EficienciaIncentivar el involucramiento de valoración Efectividad Universidad Calidad Fortalecer Coherencia Gerencia Financiera Laboratorios Gestión Consiste universitaria en las actividades posicionamiento respectiva norma de Gestión de Mejorar Relación estratégico el desarrollo de Ajuste la ejecución de los de procesos los y a de lala proyectos del Plan de Desarrollo aexternas. del bienestar de la Universidad. la comunidad los de administrativos la condiciones bienestar fortalecimiento Nacional de en Acreditación de internas v de comunidad Administrativa de académica en de las la función o institucional extensión discrecional sobre Universidad v los Tiempo aspectos a en Dirección en de relacionados respuesta evaluación.Versión U-FT -14. Eficaciauniversitario Dirección Bienestar Extensión Nacional cubran de la conforma totalidad en la lES imagen y y permanente Asignación permanente Objetivo de polltlca Descripción ingresos procesos relación para integrantes Ingresos para con su totales participación en (estudiantes y universitario Porcentaje Ejecución (SGC): para los distintos gestión política bienestar Mejorar políticas fomentar y la reflexión dependencias capacidad y (Mediana) planeación. institucionales la Universidad en Oficina Versión final .001.''1 8 Anexos Anexo 1. Nacional promedio con de el pública EficienciaNivel Calidad de desarrollo normativo de realización universitaria. de desarrollo proactivo responsable dependencias del cuanto a los campos estratég Mejorar (Impacto) específicos ico el desarrollo normativo y plan de la comunidad que Asignación seguimiento Bienestar que Eficiencia distribución Asignación bienestar administrativos de la Universidad actividades recursos propios UNIMEDIOS administrativos Vicerrectoría Extensión EficienciaGeneral Dirección Nacional de procesos formativos actividades de extensión en los Dirección Nacional Coherencia políticas y de soporte Mejorar el nivel de de ejecución de proyectos Complejidad IUniversidad. 001.002 de .Gestión Versión en 0. Eficiencia Asignación - Formación Programas académicos acreditación calidad EqUidad con de Número acreditados porcentaje de programas de la institución y en relación con el ofrecidos por de en la Consolidar la acreditación de total de programas la Institución. InvestigaCIón e InnovaCIón Proyectos financiados Colclencias por Magnitud y porcentaje de participación de la Universidad en las convocatorias de COLCIENCIAS. Ampliar la oportunidad de acceso al Sistema de Educación Supenor.cálculo I Descripción Objetivo de política responsable del indicador valoración Criterio de Nombre del Dependencia extensión Universidad. su carácter entorno. Orientar la Universidad territorios Dirección Nacional de Extensión EficaciaPertinencia Extensión Presencia territorial Municipios del pais en los que a través de la extensión.~~ Versión ~. Gerencia Nacional Financiera y Administrativa Oficina Nacional de Planeación Vicerrectoría de Investigación EficienciaAsignación Investigación Innovación e Nivel ejecución proyectos de de Relación de la ejecución académica de los proyectos de investigación en comparación con su ejecución finanCIera _ Mejorar el nivel de ejecución de los proyectos de investigación. Fortalecer la elaboraCIón de aportes de innovación. de fomento. proactlvo ante el Desarrollo Extensión productos académicos de Estima la cantidad de puntos o productos académicos como resultado de la actiVidad de extensión. Cantidad Formación Gasto formación en de recursos -+ _ NaCional Gerencia Financiera y Administrativa Dirección Nacional de Personal Oficina NaCIonal de !~!!!r}_~ación financieros que se utilizan anualmente en la ejecución de la función de formación de la Unrversldad. la Universidad hace presencia !erritorial Nivel de desarrollo normativo de la función de formaCIón en la Unrversidad. renovación o contextualización de los acumulados académicos a partir de los programas y ~ectos de extensión. _~aluaclón. en términos de políticas de fomento.001. Vicerrectoría Académica EficaCIa Equidad Formación regional de las deSigualdad oportunrdades cuanto al _~u~~a_s • Universidad. Vicerrectoría Académica Eficacia Calidad condiCiones municipal ingreso a . Tasa de Institución Estimular la participación investigadores en convocatorias que COLCIENCIAS Vicerrectoria Investigación de EficaciaCalidad participación de la I Fortalecer la consolidación en los grupos de los grupos de investigación. Aumentar la cantidad de a la recursos que se destinan formaCión.Diagnóstico de Indicadores U-FT -14. de los las ofrece _ Gerencia Nacional Financiera y Administrativa EfiCIenCiaAsignación ~------------------Investigación innovación e PartiCipación nacional en ~ . seguimiento y presencia de la en todos los del país. planeación. Dirección Nacional de Extensión Eficacia PertinenCia Políticas Instltucionales Formación para desarrollo formación el de la Mejorar el desarrollo normativo y estratégico de la función de formación Vicerrectoria Académica I CoherenCia __ e_v_a_lu_a_ció_n_. Cantidad de recursos Aumentar la cantidad de a la recursos que se destinan investigación Investigación e innovaCIón Gasto investigación en financieros que se utilizan anualmente en la ejecuCIón de la función de investigación de la Universidad. -t------- _ . en términos de políticas. Políticas Instltuclonales para el desarrollo de la investigación -------------~ Investigación innovación e Nivel de desarrollo normativo de la función de Investigación en la Universidad. indice de las todos los programas curriculares de pregrado de la Unrversldad. OHcina Nacional de Control Interno -ONO de Vlcerrectoria Investigación de EfectiVidad {lmpacto) __ final . Orientar esfuerzos para diversificar institucional y la posible de Vicerrectoría Investigación de Complejidad Beneficiarios Extensión los proyectos extensión de de Cantidad proyectos extensión de beneficiarios y actividades de los de institucionales la respuesta diferenciación modalidades.0la Universidad Nacional 28 . seguimiento y Mejorar el desarrollo estratégico de la investigación normativo y función de Vícerrectoría Investigación de CoherenCIa planeaclon. Distinciones cálculo Oficina Nacional de Control Interno -ONCI Versión final .002 .Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Co/ombia".001 .Investigación B I ode Cpolítica en la reconocimientos.0 29 . Fuente: Documento conceptual "Rediseflo del Sistema de.ENCIAS acroproceso premios Número y distinciones externos Vicerrectoría Descripción otorgados la deel reconocimiento Efectividad de labor e Criterio de de nacional investigación A.Versión 0. por Objetivo responsable del (Impacto) nacionales Fortalecer indicador internacionales Dependencia valoración Universidad social de la investigación de la clasificación Tabla elaborada por:en Oficina Nacional de Control Interno ONCI 2010.ONP se relaciona tal como aparece el Sistema de Indicadores de Gestión de la ONP.Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional U-FT-14.001 . 001. Jefes que consideran que las políticas de operaCIón han facilitado el cumplimiento de la función de la dependenCIa . Riesgos que han disminuido su valoración Jefes que piensan que la administración les ha permitido aumentar el logro de sus Cumplimiento política de riesgos Servidores públicos que piensan que prevención y tratamiento de riesgos comprender y prevenir los riesgos a expuesta la dependencia.Diagnóstico U-FT -14. Aumento de la productividad de los procesos (estadisticas anuales Universidad Nacional) Servidores públicos que piensan que los planes de prevención y tratamiento de riesgos han permitido comprender y prevenir los nesgos a los que está expuesta la dependencia. Indicadores Efectividad de efectividad Macroproceso de UN-SIMEGE que podrían íncluirse en el índice de Nombre del Indicador Servidores públicos seleccionados que no pasaron COMPONENTE COMPONENTE COMPONENTE AMBIENTE AMBIENTE AMBIENTE DE CONTROL DE CONTROL DE CONTROL I periodo de prueba Servidores públiCOS evaluados en la evaluación del mérito con mas de 850 puntos COMPONENTE COMPONENTE AMBIENTE AMBIENTE DE CONTROL DE CONTROL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL Servidores públicos que piensan que la inducción y la reinducción contribuyó en el conocimiento de la entidad Jefes que perciben que las capacitaciones mejoran el desempeño de los servidores públicos en su puesto de trabajo Servidores públicos que han mejorado su desempeño gracias a la evaluación de desempeño Jefes que han mejOrado su capacidad directivo gerencial a los subordinados en Planeación según sus subordinados Jefes que han mejorado gerencial a los subordinados subordinados su capacidad en Ejecución directivo según sus directivo según sus directivo según sus COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL Jefes que han mejorado su capaCidad gerencial a los subordinados en Control subordinados Jefes que han mejorado su capacidad gerencial a los subordinados en Mejora subordinados COMPONENTE COMPONENTE COMPONENTE AMBIENTE AMBIENTE AMBIENTE DE CONTROL DE CONTROL I Cumplimiento de los resultados esperados de los proyectos pertenecientes al Plan Global de Desarrollo.0 Nacional NacionaJdecontrollnterno de Indicadores de Gestión . Jefes que consideran que los indicadores de gestión le permiten una toma eficaz de decisiones Se han generado las Acciones correctlvas y preventivas necesarias derivadas de la medición de indlcadores Servidores públicos Que consideran Que el manual de -ONCI en la Universidad 0.002 30 .001. Servidores públicos que consideran que ha habido mejoras en los procedimientos Servidores públicos que consideran que los elementos de control de los procedimientos le han permitido eliminar o disminuir errores o reprocesos. Aumento de la productividad en la elaboración de bienes y/o prestación de servicios.Versión Versión final .Servidores públicos que piensan que la documentación y estandarización de los procedimientos ha permitido mejorar el logro de los objetiVOs de la dependencia. Jefes que piensan que la administración de riesgo de los riesgos objetivos los planes de han permitido los que está de los riesgos DE CONTROL COMPONENTE COMPONENTE COMPONENTE AMBIENTE AMBIENTE AMBIENTE DE CONTROL DE CONTROL DE CONTROL COMPONENTE COMPONENTE COMPONENTE COMPONENTE ADMINISTRACiÓN ADMINISTRACiÓN ADMINISTRACiÓN ADMINISTRACiÓN DEL RIESGO DEL RIESGO DEL RIESGO DEL RIESGO COMPONENTE COMPONENTE COMPONENTE ADMINISTRACiÓN ADMINISTRACiÓN ADMINISTRACiÓN DEL RIESGO DEL RIESGO DEL RIESGO COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL COMPONENTE COMPONENTE ACTIVIDADES ACTIVIDADES DE CONTROL DE CONTROL COMPONENTE COMPONENTE COMPONENTE COMPONENTE ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES DE CONTROL DE CONTROL DE CONTROL DE CONTROL Oficina I les ha permitido aumentar el logro de sus objetivos Formular indicadores con los criterios de la política de riesgos. Porcentaje de satisfacción de los usuarios de los bienes de servicios producto de la planeación operativa Servidores públicos a los que el conocimiento del mapa de procesos de la Universidad les ha permitido articular la actividad de su puesto de trabajo dentro del contexto de la Universidad.Anexo 2. Versión U-FT .001 .0 Nacional de Indicadores de Gestión . por Proceso Coordinación Servidores públicos Sede que Manizales consideran que la ejecución Quejas y reclamos y buen trámite Implementación del SISTEMA que consideran DE MEJOR que el proceso GESTiÓN Servidores públicos consideran que disponen de de los Servidores públicos que consideran que disponen la Jefes que consideran que los de gestión le Respuesta Nivel General.Diagnóstico Nacional de Control Interno -ONCI en la Universidad 0. oportunidad para realizar un trabajo efectivo (Premio oermiten de una Meior toma Gestión) eficaz de decisiones auditoría ha contribuido al meioramiento de su oestión medios de comunicación y rendición de cuentas) PÚBLICA suficiente trabaio efectivo Tabla elaborada por: Oficina Nacional de Control Interno ONC12010.00 1. procedimientos ha sido útil en la eiecución de sus labores de control de los procedimientos le han permitido eliminar Universidad Nacional en la sociedad ( monitoreo a los Acciones Acciones cerradas cerradas con con relación relación al al total total de de acciones acciones generada por la estrategia de comunicación utilizada públicos que que los elementos Jefes que consideran que laindicadores planes de yejecución Caracterizaciones..14. Q COMUNICACiÓN TOEVALUACIÓN MEJORAMIENTO TO EVALUACiÓN Vida de indicadores INFORMACiÓN sistemas tecnológicos de información para realizar solicitudes términos calidad efectiva información información de en olanes de mejoramiento mejoró el desemoeño han sido utilizadas oeneradas DOr oroceso Nombre del Indicador mejoramiento mejoró el desempeño generadas Macroproceso telefónica yade cara mejorar la oestión o disminuir errores o reorocesos.002 31 . de posicionamiento y reconocimiento que tiene la un Oficina Versión final . .-n~d. Sede Manizales y Sede Medellln y Caracterizaciones Tabla elaboradaJJor: Oficina Nacional de Control Interno . apertura.an() del Talento Humano del Talento Humano de Laboratorios de Laboratorios ___< I Niveles de satisfacción del cliente interno Total de evaluaciones al desempeño realizadas I Cumplimiento de Objetivos de calidad Cumplimiento del f1rQgrama de audltorías en laboratorios i Gestión de Laboratorios Gestión de Información Gestión de Información ~-Gesti6n de Información Gestión de Información Gestión administrativa y financiera >..§J.001. modificación o cancelación de los programas curriculares Nivel de satisfacción del estudiante Nivel d~.en tiempo de respuesta I Nivel de ocul1ación de la infraestructu§j'_lo_s_se_rv_iCl_'o_s I Gesti9n de contingencia (áreas con contingenciasl I Cuml1'imiento de la . Gestión de las n~..Gestión la Universidad U-FT -14... Versión final . _ _ Gestión gestión .0 32 ..~s..s~e"-n._OCI_'a_a_'o_n_e_s Gestión de la adguisición de bienes y servicios Cumplimiento del proceso de contratación --.o...!!.-AdministraCión y mejoramiento del SIMEGE . Indicadores por proceso que podrían incluirse en el índice de Efectividad .~·o_ra~m_I~·e_n_to Administración y mejoramiento del SIMEGE~quisitos cumplidos (I~y~. de las actividades e Innovación Formación ~rmación Formación .e.001.+-Gestlón de la información financiera Eficiencia en la asesoría y defensa judicial a la Universidad Gestión administrativa Gestión juridica y financiela Administración y mejoramiento del SIMEGE Gestión de Riesgos de los proces_o..-c~u_la_re_s Evaluación integral de la actividad docente Cumplimiento de la f1laneación operativa I _ Número de g~j~_r_ecJ_a_m_o_s Número de usuarios satisfechos Cumplimiento desarrollar en la ejecución de las actividades de extensión a ~ -i 'Nivel de particif1_a_Cl_Ó_n_d_e_e_v_e_n_to_s I Cumplimiento de la programación establecida I Gestión concurso~s~d~e~a~.c.Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso Coordinación General.u.~n_e~r_a~do~s.e.=.Atención y solución de g~as.!lt2.) Administración y mejoramiento del SIMEGE Cumplimiento de pli3nes de mej=-o~ra"-m"..Anexo 3...o_--.-..002 Versión en 0. ~G_P_1_0_0_0~.-a=-cc=ió..rlterinstituclonales ~gación Formación f-.Ia.I1'aneación de los servicios ~ administralÍ'{éD' administrativa administrativa administrativa administrativa y y y y fin¡¡nciera financiera financiera financiera financiera Atención de solicitudes de servicios_g~~n_~e~ra.Gestión Cumf1limiento Oportunidad de planes de mejoramiento --< I Cumf1limiento ~". M_E_C_I...Diagnóstico de Indicadores de .ra_m_as.. Cumplimiento metas del plan de desarrollo Cumplimiento metas del plan de acción ins!!!. -------------i _ _ _ _ ~ Oficina Nacional de Control Interno -ONCI Nacional \11.-..nt.n.gestión Gestión Optimización de gastosge._QE:-+--Gestión planes de meJ.=.....~c~io~n~a~1 ~ Variación porcentual promedio en los indices y valores de las áreas de intervención seleccionadas en el Plan de Desarrollo Cumplimiento de Acción ~ución de metas del Plan de Desarrollo del Plan Operativo de Sede y del Plan Relacione.-Extenslón Bienestar Universitario I Cumplimiento planeación Y~le_c~u_c_io_' n_o~pe~r_a_tiv_a ~ Gestión para la aprobación de la creación.-- -.=.~.ONCI 2010..i.s •.-.t@s:!Qi!_Y mej~amie.fA O\... reclamos y sug=-e~re~n~a~·a.-. Evaluación de los ~og.-Ie.c!el SIM!.iJ. Macroproceso Direccionamiento ~ionamlento Direccionamiento Direccionamiento Nombre del Indicador Institucional Institucional Institucional Instltucional . ¿c!~inis. Formación Formación Formación Formación Formación Extensión .ur_n....~facción del egresado Autoevaluación Acreditación .!!1. Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión del Talento HU..s.... Documents Similar To Diagnostico Indicadores de Gestion en La Universidad Nacional de Colombia Marzo 11Skip carouselcarousel previouscarousel nextInstructivo_actividad_Personal_Branding_1_.docTesis Optar Titulo Maestro Ing Amb German PadillaTeoria de La Planificacion Modulo i y IIEvalin St 07Presentación Heloisa SilvaGestión del MantenimientoPlanes de Mejoras (Modelos y Estructuras)Manual Indicadores de GestionSoy Optimista Pero no se cumple lo que planificoAdministración_del_TiempoControlSesion 6. 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