ADMINISTRACION II _________________________________________________________________________ 1 José Luis García Gómez Departamentos de la empresaDEPARTAMENTOS Y/O DIVISIONES QUE DEBEN TENER UNA EMPRESA GRANDE El estudio de la empresa no consiste solo en la funcionalidad del proceso administrativo, sino en cada una de las partes en que se organiza una empresa. Su organización a manera de estructura dependerá de su tamaño. Hay que recordar que la empresa en cuanto a su dimensión se le clasifica como: Pequeña, media y grande. Dentro del aspecto pequeño cabe lo que se conoce hoy como la microempresa. Hay que considerar que las funciones administrativas que le competen a la empresa para su mejor desempeño y desarrollo, deben de ser agrupadas y clasificadas, para ser luego distribuidas entre las divisiones, departamentos, secciones, unidades. Estas divisiones deberán de marchar estrechamente enlazadas y bajo el mando de una persona. Debe de tomarse en cuenta que la creación de secciones en una Empresa, dependerá en gran manera, del tamaño del negocio al que se dedique. En este tratado se proponen las principales secciones que una empresa debe de tener, siempre y cuando sea a partir de su medianía. 01. LA GERENCIA Esta división viene a ser la más importante ya que desempeña la función directiva. Es decir, la división que tiene una misión orientadora, de creación de ideas, de planificación. Además, debe de verificar o inspeccionar regularmente la marcha de cada sección y evaluar constantemente los datos que le sean presentados por las diversas secciones o divisiones del negocio. La función directriz de la gerencia es un proceso que tiene lugar continuamente en todos los terrenos de la actividad humana. Sin gerencia adecuada una empresa, ya sea pública o privada no podrá desarrollarse de manera conveniente. 02. SUBGERENCIA Tiene a su cargo las mismas funciones que el gerente, ya que en cualquier momento lo debe de sustituir. Por lo tanto, la subgerencia es responsable al igual que el gerente ante las autoridades y particulares de todos los asuntos relacionados con la empresa. En la organización lineal, la subgerencia esta bajo la tutela de la gerencia a quien le tiene que rendir todos los informes del funcionamiento de las dependencias de la empresa. 03. LA SECRETARIA Es una sección auxiliar de la Gerencia, tiene a su cargo el despacho y recibo de la correspondencia que se genera en la empresa todos los días. La secretaria se encarga de dar trámite de aquellos asuntos de tipo administrativo que atañen a toda la empresa. Es el portavoz de la Gerencia para con los empleados y también sirve de intermediaria entre el público y la Dirección de la Empresa. En ciertos casos se encarga de las labores de archivo. Está atendida por una Secretaria o Secretario que necesita un conocimiento completo sobre la organización de la empresa para poder llevar a cabo los trámites administrativos necesarios de la misma. 04. DEPARTAMENTO DE INFORMACION: Se ha considerado este departamento de vital importancia toda vez que su función es la de atender debatidamente al público en general, es decir, a los clientes fijos como potenciales el Sistema de Administración Tributaria en Guatemala. salarios.1 Personalidad agradable. es decir. hacerlo con voz agradable. A este departamento también se le llama de Recepción. buena educación. 5. 4. la responsabilidad financiera de toda empresa recae en él. para que de esa forma el público consumidor puede ser información de manera eficiente. 4. Sus funciones principales son: 5. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Es el departamento encargado de las finanzas. y que se relacionen con el prestigio de la empresa.3 Poseer una voz agradable y con buena dicción para que el público perciba una amabilidad que le persuada hacia preferir los productos que fabrica la empresa. producción. Practicar los inventarios periódicamente y rendir cuentas a la Auditoría cuando así lo requieran. 4. En la oficina de recepción no debe colocarse personal solo por ocupar el puesto. 5. para presentar los informes periódicos que la ley establece. en el tiempo debido para evitar las multas respectivas. 4.ADMINISTRACION II _________________________________________________________________________ 2 José Luis García Gómez Departamentos de la empresa hacia los productos que fabrica la empresa.1 Mantener al día los registros contables de la empresa. es decir.2 Debe tener un conocimiento amplio de la forma en que está organizada la empresa y de los servicios que ofrece. alquileres 5. Es el encargado de presentar los Estados Financieros de la Empresa.5 La persona que tiene a su cargo este departamento debe estar debidamente autorizado.5 Estar al tanto sobre los cambios que se operen dentro de la empresa. del dinero de la empresa. y hacerlo sentir que él es importante para la empresa.3 Presentar a los directivos de la empresa los informes Contables y Estadísticos que les permitan tomar las decisiones importantes para la buena marcha de la empresa. Por lo cual es necesario que todo empleado que atienda este departamento sea especializado en el trato social. adecuada presentación un alto grado de madurez para por tratar bien a los clientes. sino personal que le de buena imagen de entrada a la empresa. es decir.4 Ser creativo para actuar en situaciones no previstas.2 Llevar el control de todos los gastos que se hagan en relación a las compras.4 Calcular y pagar los impuestos a que está afecta la empresa. . Entre las cualidades que debe de tener la persona recepcionista están: 4. es decir. 4. 5. de manera que el receptor sienta que se le atiende con amabilidad. el Balance General y el Estado de Pérdidas y Ganancias. Es un departamento que tiene que estar constantemente capacitando a su personal en el campo de las Relaciones Humanas. Así también de los reconocimientos que ha tenido la institución por su labor desarrollado dentro de la sociedad que sirve. de acuerdo a los requerimientos legales que impone la SAT. 5.6 Poner especial cuidado al momento de atender las llamadas telefónicas. en la convivencia. Tomar nota sobre las informaciones que los clientes brinden por teléfono. 6. Así como también el nombre del Gerente General. 6. Hay que tomar en cuenta que este departamento solo existe en empresas medianas y grandes.1 Conocimiento amplio sobre la estructura legal del mercado local. En el departamento de compras deben de existir los siguientes registros: 6. plazo para la entrega de la mercadería y otros que se consideren convenientes.3 Cuidará que se departamento trabaje en completa coordinación con el resto de la empresa.2 Investigación del mercado de proveedores: de acuerdo al status de la empresa moderna. en donde se hace necesario centralizar las compras de útiles. 6. en la que el comprador investiga en sus archivos los proveedores calificados.2. precio. para ofrecer un servicio eficiente a las diferentes secciones organizativas.2.2. condiciones de pago.2 Tarjeta de Registro de Existencias.1. desde luego. en lo que se refiere a capacidad de aprovisionamiento. DEPARTAMENTO DE COMPRAS La misión de esta sección es la de estudiar el mercado productor. Con las cotizaciones de precios el comprador verifica las condiciones ofrecidas por los diversos proveedores.1 Nombre de la empresa. que contenga los siguientes datos: 6. nacional e internacional para plantear las mejores estrategias en la adquisición de la mercadería y de la materia prima. 6.1. . con relación al resto de empresas que compiten dentro de un mismo mercado.3 Recepción de la orden de compra: la orden de compra es un formulario llenado por el departamento que solicita un determinado artículo para satisfacer sus necesidades. equipo y mobiliario.ADMINISTRACION II _________________________________________________________________________ 3 José Luis García Gómez Departamentos de la empresa 6.1 Tarjeta de control de los proveedores que tengan los siguientes datos: 6. materias primas. 6.1. plazo de entrega y calidad de material. Escogido el proveedor se emite el pedido de compra. 6. considerando su calidad y condiciones de venta.1 Nombre del producto.1 El departamento de compras debe estar regido por un Jefe que debe de reunir las siguientes cualidades: 6. productos que distribuyen con sus respectivas especificaciones.2. cantidad mínima necesaria en existencia y cantidad máxima de pedido y nombre del proveedor. Esta debe ser evaluada y aprobada por la dirección que la envía hacia el departamento de compras para hacer efectiva su adquisición. es la fase que antecede al proceso de compra del artículo solicitado.2 Conocimiento profundo del aspecto financiero de la empresa y de sus políticas de gastos y de producción. con similitud de productos para establecer las campañas de promoción. debidamente registrados. A partir de la orden de compra.2. Las condiciones de pago. este departamento cotiza los precios con los proveedores registrados. tanto del país como del extranjero y conocer los precios de las mercaderías para adquirirlas al costo que más convenga. regional.1. misión. Con base a este objetivo. porque las mejores ventas se van a obtener si se tiene un conocimiento real de las condiciones del mercado.5 Conocimiento real y concreto sobre los productos y sus características.1 Capacidad técnica y personalidad para dirigir al personal de ventas.2 Vendedores de sala de ventas. 7. Recordar que uno de los objetivos de la empresa es el de obtener ganancia.3.3. 7.4.1 Conocimiento amplio de la política empresarial y comercial de la empresa. como también los inventarios de existencia. para actuar de acuerdo a la visión. Actualmente este departamento se estudia conjuntamente con el de Mercadeo. según el poder adquisitivo de los consumidores. 7. es que se hace necesario que este departamento este integrado por el personal más calificado en el campo de las ventas.1 Vendedores ambulantes de casa en casa. Por ejemplo: 7. Por lo antes expuesto. 7. 7. porque sobre su personal va a depender el éxito o bien el fracaso de la misma. 7.5 Control de bodega de los productos terminados. En empresas pequeñas tiene a su cargo la publicidad y la expedición de los productos.4. DEPARTAMENTO DE VENTAS En algunas empresas este departamento es el más importante.4 Establecer los controles de distribución de las ventas para que el producto siempre este a la disposición de los clientes.3. por cualquier eventualidad que se presente a causa de hechos imprevistos. sino también en la experiencia.ADMINISTRACION II _________________________________________________________________________ 4 José Luis García Gómez Departamentos de la empresa 6. . objetivos. En empresas importantes. no solo en preparación académica. para quienes se les requiere mejor presentación y de buenas relaciones humanas.3. 7.4. existe departamento específico para el efecto.4 Recepción del material: es la fase final del proceso en el cual la empresa recibe el material. 7.2 Conocimiento amplio sobre la mercadotecnia del consumidor. o bien de ruta.4 Cocimientos amplios sobre la psicología del consumidor.4 Cualidades que debe de reunir el jefe de ventas: 7. 7.2 Determinar el precio de venta con base a los costos de producción y calidad de la materia prima.3 Capacitación constante para que el equipo de ventas tenga mayor efectividad en el conocimiento de los productos 7. 7. tomando en cuenta los porcentajes de ganancia de acuerdo a la oferta y la demanda que se produce en el mercado. lo inspecciona y coteja en cuanto a la cantidad y calidad. Algunos autores han planteado que la empresa en general depende de la vigencia del departamento de ventas.4. se resalta la importancia del departamento de ventas. metas y estrategias establecidas en la planificación general. 7. es la principal tarea de este departamento.3.3 Conocimiento de las técnicas actuales sobre ventas y sus distintos sistemas.3 Organización de los vendedores: actividad que no solo es de tener el mando sino de organizarlos de acuerdo a las categorías de las ventas. La capacidad que se tenga para vender los productos o servicios de la empresa. De las funciones asignadas a este departamento están las siguientes: 7.4. cartas. visitas y otros. volantes y otros. ya sea dentro o fuera del lugar en que se encuentra la empresa. El jefe de este departamento es el responsable del despacho de los productos. El encargado de este departamento debe de poseer los conocimientos siguientes: 10. remitir. entidad o empresa. exposiciones. telas. DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD Este departamento tiene cono finalidad la de promover los productos o servicios de la empresa por medio de las pautas publicitarias. a fin de obtener el mayor beneficio empresarial posible.1 El departamento de producción debe de estar dirigido por una persona que reúna las siguientes cualidades: 9. hacia una persona. 9. por ejemplo.2. seminarios.2 Control de los productos en elaboración y los ya elaborados. Actualmente se comprende que el dinero que se invierte en propaganda o publicidad no es un gasto de pérdida. regalos y otros. concursos. 8. en las que ocupa el lugar más importante. es decir. valiéndose de los diversos medios a su alcance.3 Control y verificación del empaque de los productos ya terminados. 9. productos alimenticios.3 Programas de radio. extender. Entre los principales medios para hacer la publicidad tenemos: 8. 9. DEPARTAMENTO DE PRODUCCION Hay que tomar en cuenta que este departamento no es funcional en una empresa comercial. desplegados. que se dedique a la compra y venta de mercaderías. 10.2 Ofertas.1.2 Créditos académicos que avalen su conocimiento en el manejo de materias primas.2. mantas vinílicas. afiches.ADMINISTRACION II _________________________________________________________________________ 5 José Luis García Gómez Departamentos de la empresa 8. .1 Mantener actualizado el registro y dirección de los clientes.1. 9. 9.1 Anuncios en periódicos. enviar alguna cosa o producto hacia un destinatario. muestras. desfiles. cine e Internet 8.2. sino una inversión. El Departamento de Producción es patrimonio casi exclusivo de las empresas industriales.1 Entendimiento amplio de las técnicas para la elaboración de los diversos productos.1.2 En este departamento se llevan los siguientes registros: 9. 09. La labor principal de este departamento es la fabricación de los productos. catálogos. maquinaría y otros. La finalidad principal de este departamento consiste en incrementar el volumen de ventas. revistas. DEPARTAMENTO DE EXPEDICIÓN: Expedir significa despachar. 8. por cualquier medio de transporte. trifoliares.1 Control constante de la calidad de la materia prima como también de su existencia. ferias. 9. carteles. cupones de descuento. televisión por cable y señal abierta.4 Demostraciones.3 Dominio de los principios psicológicos aplicados a la empresa para la convivencia laboral. permiten que productores y comerciantes negocien las mismas sin necesidad de removerlas o transferirlas. Los almacenes generales de depósito son establecimientos que guardan y conservan mercancías. guarda. Cuan mayor es la rotación de las mercancías materias primas y productos acabados. 11. Esta rotación indica el número de veces que las existencias de un artículo se renuevan durante un período determinado de tiempo. ya sea en las pareas productivas. En ambas hay entrada. agencia o en las áreas administrativas como las oficinas.3 Almacenes generales: en determinadas épocas del año. especialmente cuando hay un equilibrio entre la oferta y la demanda. materias primas o productos acabados a productores y comerciantes.2 Depósito: es el local donde se reciben.1 Bodega: es el local donde se reciben. emitiendo títulos como el certificado de depósito y el “warrant”. . para que siempre exista un nivel adecuado de existencias y así satisfacer las necesidades de la empresa. controla y distribuyen los productos acabados que la empresa produjo y que serán vendidos en el mercado. existencias y salida de mercancías. Salida es la mercancía que se entrega de acuerdo a la orden de expedición que se tenga o se presente. Es necesario prever el flujo de entradas y salidas de mercancías. que significa autorización legal de esas mercancías. Las empresas generalmente recurren a almacenes generales de depósito. La bodega y el depósito reciben. materia prima y productos acabados.3 Estar al día en los conocimientos de la maquinaria moderna de empaque. 10. guarda. controla y distribuyen mercancías como materias primas. pues al emitir los títulos representativos de esas mercancías. materiales de oficina. locales y espacios privados para el almacenamiento externo de mercancías por un tiempo flexible. Existencias es la cantidad de productos almacenados. 11. 10. mediante un determinada tarifa remunerativa. la bodega y el depósito no abarcan todo el volumen de mercancías guardadas. materia prima. tanto mayor será el número de compras y entrega de ellas. productos acabados. que la empresa adquirió en el mercado y que serán consumidos internamente para lograr el funcionamiento de la empresa.4 Registro actualizado con respecto a los medios de transporte más rápidos.ADMINISTRACION II _________________________________________________________________________ 6 José Luis García Gómez Departamentos de la empresa 10. a agentes auxiliares del comercio que tienen como objetivo la prestación de servicios de almacenamiento de mercancías. o sea. DEPARTAMENTO DE PROVEEDURIA O ALMACEN En este departamento se guarda se controla y distribuye todos los útiles y materiales necesarios para uso interno de la empresa. componentes. equipos.2 Estar al día en cuanto a los trámites y documentación aduanal para la exportación de la mercadería. La entrada significa ingreso de mercancías en el local. 11. Estos almacenes facilitan las operaciones comerciales. oficinas o para la producción. materiales. Surge entonces la necesidad de contar con edificios. Se dan varios tipos de almacenamiento: 11. guardan y proveen mercancías. como las fábricas. talleres. herramientas. económicos y efectivos.