GUÍA RÁPIDAMódulo: SD Transacción XD01/XD02/XD03 SAP ECC 6.0 Fecha último cambio: Nombre del archivo Elaboró: Página: 01/03/2012 Dato Maestro Cliente Alvaro Gomez 1 de 14 DATOS MAESTROS OBJETIVO DEL PROCESO Conocer como se crean correctamente los datos maestros de clientes en el sistema. NOTA: PARA REALIZAR ESTE PROCESO SE DEBE TENER EN CUENTA LOS DATOS ASOCIADOS A CADA COMPAÑÍA, PARA ELLO HACER USO DE LOS LISTADOS ANEXOS EN ESTE MANUAL. GUÍA RÁPIDA Módulo: SD Transacción XD01/XD02/XD03 SAP ECC 6.0 Fecha último cambio: Nombre del archivo Elaboró: Página: 01/03/2012 Dato Maestro Cliente Alvaro Gomez 2 de 14 DATOS MAESTROS CLIENTES 1. CREAR CLIENTE En el menú principal escoger la ruta: Logística / Comercial / Datos maestros / Interlocutor comercial / Cliente / Crear : Elija la transacción: XD01/ VD01 Seleccione Enter. PANTALLA INICIAL Grupo de cuentas Ver lista (1) Organización De Ventas: Es la responsable de la comercialización y distribución de los productos y los servicios que ofrezca la empresa GDO1: Gases de Occidente SDG1: Surtigas EFIG1: Efigas GDC1: Gases del Caribe Canal de Distribución: Define la estrategia por la que los productos o servicios de la empresa llegan al mercado y por lo tanto al cliente final. 01 Directo 02 Otras Ventas Sector: En este campo se define a que sector de venta esta direccionado el cliente, esta agrupación permite realizar estadísticos. 01 Bienes 02 Servicios GUÍA RÁPIDA Módulo: SD Transacción XD01/XD02/XD03 SAP ECC 6.0 Fecha último cambio: Nombre del archivo Elaboró: Página: 01/03/2012 Dato Maestro Cliente Alvaro Gomez 3 de 14 Lista(1) GRUPO DE CUENTAS DETALLE C100 – Empresas Se utiliza cuando se crea una persona jurídica. C101 – Sucursales Se utiliza cuando se crea una entidad que tiene vínculos con una empresa (sucursales) C102 – Particulares Se utiliza cuando se crea una persona natural. C103 – Empleados Se utiliza cuando se crea un empleado de la organización C105 – Fiscales Se utiliza cuando se crea una entidad a la cual se le paga impuestos C106 – Financieros Se utiliza cuando se crean entidades bancarias. C107 – Compañías Vinculadas Se utiliza cuando se crean compañías con las que la empresa tiene participación accionaria C108 – CPD – Eventuales Se utiliza cuando no cumple con ninguno de los anteriores grupos. Continuar e ingresamos a la Desde la parte inferior del recuadro damos clic al icono pestaña de Dirección. Nota: los datos maestros del cliente se deben diligenciar según las convenciones que aparecen en la tabla de “NOMENCLATURAS PARA DIRECCION”. Expedidas por la DIAN. En este campo se registra si el cliente es: Empresa Señor Señor y Señora Señora En este campo se registra el nombre del cliente. En este campo se registra la sigla o el nombre Abreviado del cliente. En este campo se registra el Nit del cliente sin el digito de verificación. GUÍA RÁPIDA Módulo: SD Transacción XD01/XD02/XD03 SAP ECC 6.0 Fecha último cambio: Nombre del archivo Elaboró: Página: 01/03/2012 Dato Maestro Cliente Alvaro Gomez 4 de 14 En este campo se registra la dirección del cliente. En este campo se registra la ciudad donde se encuentra ubicado el cliente, la cual tiene relación con la dirección. Se registra el código del departamento donde se encuentra ubicado el cliente: Se registra el país donde se encuentra ubicado el cliente: CO Colombia Se registra el número de celular del cliente. Se registra el número de fax del cliente. Se registra el correo electrónico del cliente. Se registra el número de teléfono del cliente. Forma de comunicación mediante la cual se pueden intercambiar documentos y mensajes con un interlocutor comercial. Ejemplo: fax, correo electrónico. GUÍA RÁPIDA Módulo: SD Transacción XD01/XD02/XD03 SAP ECC 6.0 Fecha último cambio: Nombre del archivo Elaboró: Página: 01/03/2012 Dato Maestro Cliente Alvaro Gomez 5 de 14 Una vez diligenciados los datos anteriores ingresamos a la pestaña de . NOTA: cuando se crea una persona jurídica siempre su identificación fiscal debe ser el NIT con su respectivo digito de verificación. Cuando se crea una persona natural siempre su tipo de identificación fiscal debe ser cedula de ciudadanía y se debe marcar el campo de Dig. Verif. . Diligenciados los datos anteriores ingresamos a la pestaña de Se registra el código de la actividad económica a la que pertenece el cliente según el RUT. Se registra el número de nit del cliente con el digito de verificación. Se registra como está constituida la empresa legalmente. PJ Persona Jurídica PN Persona Natural Especifica si la empresa está sujeta a IVA. Siempre se debe marcar Se registra el tipo de identificación fiscal: 12 Tarjeta de Identidad 13 Céd.Ciud. / RUT (Pers.Natural) 21 Tarjeta de Extranjería 22 Cédula de Extranjería 31 NIT (Persona Jurídica) 41 Pasaporte 42 Doc. Identificación Extranjero 43 Sin identificación exterior Especifica si debe comprobar digito de verificación en la identificación (Ver Nota) GUÍA RÁPIDA Módulo: SD Transacción XD01/XD02/XD03 SAP ECC 6.0 Fecha último cambio: Nombre del archivo Elaboró: Página: 01/03/2012 Dato Maestro Cliente Alvaro Gomez 6 de 14 Diligenciados los datos anteriores nos ubicamos en el campo de Nombre y damos doble clic, procedemos a diligenciar los datos de las personas de contacto del cliente. Denominación del departamento de la persona de contacto para su utilización interna 0001 Dpto. General 0002 Dpto. Financie y Adm 0003 Dpto. Técnico 0004 Dpto. Comercial Identifica la función de la persona de contacto para su utilización interna. 01 Representante Legal 02 Tesorero 03 Almacenista 04 Encargado de Compras 05 Transportador 06 Recibe Mercancía Se registran los nombres de personas de contacto del cliente. En este campo se registra: Señor Señora Identifica la función de la persona de contacto para su utilización interna. 01 Representante Legal 02 Tesorero 03 Almacenista 04 Encargado de Compras 05 Transportador 06 Recibe Mercancía Denominación del departamento de la persona de contacto para su utilización interna 0001 Dpto. General 0002 Dpto. Financie y Adm 0003 Dpto. Técnico 0004 Dpto. Comercial GUÍA RÁPIDA Módulo: SD Transacción XD01/XD02/XD03 SAP ECC 6.0 Fecha último cambio: Nombre del archivo Elaboró: Página: 01/03/2012 Dato Maestro Cliente Alvaro Gomez 7 de 14 Diligenciados los anteriores datos presionamos desde la parte superior de la pantalla el icono Back (F3) esta opción nos ubica en la pantalla de datos generales donde ingresamos a la pestana de Datos de sociedad Ubicados en la pantalla de Datos de sociedad el sistema nos lleva automáticamente a la pestaña de Gestión cuenta y procedemos a ingresar la información. La clave de idioma indica el idioma: ES español Se registra el número de teléfono de la persona de contacto. Se registra el número de celular de la persona de contacto. Se registra el número de fax de la persona de contacto. Se registra el correo electrónico de la persona de contacto. Forma de comunicación mediante la cual se pueden intercambiar documentos y mensajes con un interlocutor comercial. Ejemplo: fax, correo electrónico. GUÍA RÁPIDA Módulo: SD Transacción XD01/XD02/XD03 SAP ECC 6.0 Fecha último cambio: Nombre del archivo Elaboró: Página: 01/03/2012 Dato Maestro Cliente Alvaro Gomez 8 de 14 NOTA: los Datos de referencia se diligencian únicamente cuando se factura a clientes eventuales. Después de diligenciar los datos anteriores damos clic en la pestaña de . La cuenta asociada es la cuenta por cobrar asignada de acuerdo a la venta generada, o que habitualmente se le vende. Clic en el icono match-code y seleccione la cuenta. Clave de clasificación del cliente Clic en el icono match-code y seleccione el grupo de tesorería. Clave a través de la cual se definen las condiciones de pago en forma de tipos de descuento y plazos de pago. Concepto de grupo libremente definible para el interlocutor comercial deudor y acreedor o para cuentas de mayor. Los grupos de tolerancia son unívocos dentro de una sociedad. 0001 Tolerancia GDOC - 0001 Tolerancia GDCA 0001 Tolerancia SURT - 0001 Tolerancia EFIG Indicador que fija que se grabe el historial de pago del deudor. Siempre debe estar marcada GUÍA RÁPIDA Módulo: SD Transacción XD01/XD02/XD03 SAP ECC 6.0 Fecha último cambio: Nombre del archivo Elaboró: Página: 01/03/2012 Dato Maestro Cliente Alvaro Gomez 9 de 14 Se registra la clave de país de retención. CO Colombia Sirve para la clasificación de distintas retenciones. Clic en el icono match- code y seleccione el grupo de tesorería. Indicador de retención. Clic en el icono match- code y seleccione el código de indicador de retención. Indicador auto retención de impuestos, Permite que el deudor tenga, frente a la sociedad, derecho a deducir para este tipo de retención de impuestos. Siempre se debe marcar Fecha a partir de la cual la sociedad para el tipo de retención está preparada para la deducción. Fecha hasta la que la sociedad está autorizada a deducir para el tipo de retención. GUÍA RÁPIDA Módulo: SD Transacción XD01/XD02/XD03 SAP ECC 6.0 Fecha último cambio: Nombre del archivo Elaboró: Página: 01/03/2012 Dato Maestro Cliente Alvaro Gomez 10 de 14 Diligenciados los datos anteriores desde la parte superior damos clic en Datos área de Ventas Esta opción nos permite ubicarnos en la pantalla de Datos área de ventas en la pestaña de Ventas. 1 Estándar Define un determinado grupo de cliente y se utiliza para determinar precios y con fines estadísticos. 01 Contratistas 02 Gaseras 03 Otros Clientes 04 Particulares 05 Empleados 1 Global LDCs GUÍA RÁPIDA Módulo: SD Transacción XD01/XD02/XD03 SAP ECC 6.0 Fecha último cambio: Nombre del archivo Elaboró: Página: 01/03/2012 Dato Maestro Cliente Alvaro Gomez 11 de 14 Seleccionamos la pestaña de . Seleccionamos la pestaña de . Prioridad de entrega asignada a una posición. 02 Normal Estrategia general de expedición con la que se entregan mercancías del proveedor al cliente. 01 Estándar Clave a través de la cual se definen las condiciones de pago en forma de tipos de descuento y plazos de pago. Grupo de imputación en donde el sistema contabiliza automáticamente el documento de ventas. 01 Clientes Nacionales Identifica la obligación fiscal del cliente de acuerdo con la estructura fiscal de su país. Siempre es: 1 Sujeto a Impuestos. GUÍA RÁPIDA Módulo: SD Transacción XD01/XD02/XD03 SAP ECC 6.0 Fecha último cambio: Nombre del archivo Elaboró: Página: 01/03/2012 Dato Maestro Cliente Alvaro Gomez 12 de 14 Seleccionamos la pestaña . Seleccionando el icono MATCH-CODE ingresamos en este campo las variables EK Encargado compras y AP Persona de contacto, ya que estos datos se usan en los formatos de la venta. NOTA: para diligenciar correctamente las variables EK y AP es necesario haber diligenciado anteriormente estos datos en la pantalla de Datos generales y haber grabado primero el cliente. Desde la parte superior de la pantalla seleccionamos el icono Grabar (Ctrl+S) y aparece el mensaje Al finalizar salimos de la transacción oprimiendo en el icono que se encuentra en la parte superior Shift+ F3 y regresamos a la pantalla inicial. GUÍA RÁPIDA Módulo: SD Transacción XD01/XD02/XD03 SAP ECC 6.0 Fecha último cambio: Nombre del archivo Elaboró: Página: 01/03/2012 Dato Maestro Cliente Alvaro Gomez 13 de 14 2. MODIFICAR DATOS MAESTROS CLIENTES En el menú principal escoger la ruta: Logística / Comercial / Datos maestros / Interlocutor comercial / Cliente / Crear : Elija la transacción: XD02 / VD02 Seleccione Enter. PANTALLA INCIAL Diligencie los demás campos de acuerdo a lo informado anteriormente o utilice las ventanas de áreas de ventas de cliente donde se visualiza en las que ya esta creada. Para realizar la modificación de la información se visualiza la pantalla anterior de registro de la información y se cambia el campo requerido, se graba nuevamente y esta se actualiza generando un mensaje de confirmación. En este punto se pueden ingresar los interlocutores. Al finalizar salimos de la transacción oprimiendo en el icono que se encuentra en la parte superior Shift+ F3 y regresamos a la pantalla inicial. En este campo se registra el número del deudor que se va a modificar. GUÍA RÁPIDA Módulo: SD Transacción XD01/XD02/XD03 SAP ECC 6.0 Fecha último cambio: Nombre del archivo Elaboró: Página: 01/03/2012 Dato Maestro Cliente Alvaro Gomez 14 de 14 3. VISUALIZAR DATOS MAESTROS CLIENTES En el menú principal escoger la ruta: Logística / Comercial / Datos maestros / Interlocutor comercial / Cliente / Crear : Elija la transacción: XD03 /VD03 Seleccione Enter. PANTALLA INICIAL NOTA: Esta opción te permite visualizar la información que se registro en la oferta, sin embargo no puedes modificarla. Shift+ F3 que se encuentra en la parte Para finalizar salimos de la transacción oprimiendo en el icono superior y regresamos a la pantalla inicial. En este campo se registra el número del deudor que se va a visualizar. Para ingresar se debe presionar Enter.