Les ERP: Une autre vision des systèmes d’information Partie 2 Programme du cours Définitions et composition d’un ERP, Le Marché des ERP, La structure et la vie d’un projet ERP, Conduite du changement, Maintenance des ERP, Progiciels «périphériques», Conclusions. Structure et vie d’un projet ERP Le taux de réussite d’un grand projet Le taux de réussite des grands projets informatiques continue d'être faible : Un sur deux échoue. des budgets ou des objectifs initiaux. sur le respect des délais. Il faut 5 ans pour déployer complètement un ERP dans un grand groupe = construction d’une centrale nucléaire ! . • Plug and play ? NON.Une méthodologie ? Pourquoi une méthodologie ? Installer un ERP dans une entreprise un vrai challenge. les utilisateurs clés (chargés d’indiquer les modes de fonctionnement) puis les utilisateurs finals. il ne suffit pas de tourner la clé pour démarrer. • analyser les processus de l’entreprise pour. • tester et valider les solutions proposées (comment être sûr que la bonne fonction est implémentée correctement ?). • C’est un véritable projet d’entreprise. éventuellement. • Il faut : • établir le choix et préparer le lancement du projet. • Peut-on faire cela dans n’importe quel ordre ? . • migrer les données de l’ancien vers le nouveau système. • former l’équipe informatique. les modifier puis paramétrer l’ERP pour l’adapter aux besoins de l’entreprise. • Peu à voir avec l’installation d’un produit «classique». Exemples de méthodologie chez les éditeurs : ASAP pour SAP.La mise en place d’un ERP : un projet à part entière Une méthodologie d’implantation d’ERP c’est : Une structure. . Un mode de fonctionnement. TARGET pour SSA (Baan). Une démarche. Une structure de projet : un exemple d’instances de projet Comité de Pilotage Comité de Coordination Comitéde deProjet Projet Comité Comité de Projet Équipes MOA Équipes MOA Équipes projet MOA Équipes MOE Équipes MOE Équipes projet MOE Selon complexité du projet . Rôles et fréquences de réunions des instances projet Rôle Fréquence Pilotage Stratégique (dernier niveau décision) Mensuelle ou Bimensuelle Comité de Projet (MOE et MOA) Pilotage Opérationnel Hebdomadaire à mensuelle Comité de Projet (MOA seule) Conduite du changement Hebdomadaire à mensuelle Synchronisation par rapport aux autres projets Mensuelle ou Bimensuelle Comité de Pilotage Comité de Coordination . Gestion des points d’achoppements sur planification. Validation officielle des passages de jalons. … . changements fondamentaux des objectifs projet. ressources. Rapport d’avancement de projet et révision planning. Validation des besoins exprimés (réalisation ou non des développements spécifiques). Approbation des documents majeurs de gestion du projet. Périmètre d’interventions majeures : non fourniture d’informations essentielles par l’un des acteurs du projet. non fourniture des moyens prévus. techniques et opérationnelles. Plan Qualité Projet. Membres : Président (PDG ou directeur). qualité. retard dans l’exécution des tâches imparties à l’une des parties. Commercial de l’intégrateur.Structure de projet : Comité de pilotage Rôle et responsabilités : Suivi d’ensemble du projet et décisions/arbitrages. grandes caractéristiques fonctionnelles. Directeur de projet. Chefs de projet. Transmission et exécution des décisions et orientations du Comité de Pilotage auprès des équipes projet. Soumission au Comité de Pilotage pour arbitrages. Membres : Chef(s) de projet MOE Client. Reporting d’avancement du projet au Comité de Pilotage.Structure de projet : Comité de Projet Rôle et responsabilités : Gestion quotidienne du projet. . Décisions fonctionnelles. Responsables de domaine fonctionnel. Chef(s) de projet MOE Intégrateur. Chef(s) de projet MOA Client. Rôle d’alerte auprès du Comité de Pilotage sur difficultés et préconisation des mesures correctives. techniques ou qualité soumises par les équipes projet (MOA/MOE). les prises de décisions et les validations. Structure de projet : Comité de coordination Pendant l’implantation de l’ERP. d’où la nécessité de ce type de comité. avec chaque Comité de projet. Son objectif principal : dès le début du projet. Un Comité de coordination unique au domaine. le gel de tout autre projet. est rarement possible. Trois options : Une coordination point à point des projets. mais où ne sont traités que les aspects de coordination et d’intégration de «ERP». où participent tous les projets et où sont traités tous les aspects de coordination. Un Comité de coordination dédié «ERP» où participent tous les projets. veiller à la cohérence générale de l’implantation de l’ERP avec les autres projets en cours ou prévus. . ressources) client.. . .). budget. le suivi du projet intégrateur ( planning. Fait intervenir toutes les ressources nécessaires à la bonne réalisation du projet. Possède une autorité de décision et/ou une force de proposition. en liaison avec son homologue ‘Client’.. Assure le suivi du projet (planning. Assure la coordination des tâches de son projet. Avertit des risques du projet et garantit l’atteinte des objectifs.Rôle des acteurs : Chef de projet (un par domaine) MOE Client : Possède une bonne connaissance de la problématique métier. budget. Possède une bonne vision du “futur recherché”. MOE intégrateur : Assure. ressources. Élabore la solution ERP. prépare et dispense la formation opérationnelle à l’utilisateur final. .Rôle des acteurs : Utilisateur clé (un par domaine) Participe activement à la modélisation par ses connaissances des procédures client. les scénarios de tests. Rédige et démontre dans l’ERP. Propose d’éventuels changements de procédures ou d’organisations. Définit. Rédige les procédures utilisateurs (IT : Instructions de travail). dans son domaine (choix et paramétrage). en collaboration avec le consultant intégrateur. Participe aux étapes de migration et de démarrage. Réalise l’étude de l’existant.Rôle des acteurs : Consultant fonctionnel Est reconnu comme un expert ERP dans un domaine précis. Modélise la solution de référence. . Anime les ateliers de conception générale. Aide à la formalisation des procédures et s’assure que les tests sont bien faits. Paramètre l’ERP et démontre la solution mise en place avec l’utilisateur clé. test J Optimisation du système Optimisation du système Tests systèmes J Administration quotidienne du système Technique Analyse progiciel Management Formation Équipe projet Fonctionnel Proje t lanc é Réalisation Tests Intégration Analyse du besoin & existant DC G Préparation Mise en production au démarrage Support Management Conduite du Changement Planification initiale Fonctionnement opérationnel .Exemple d’une méthodologie Mise en d’implantation d’un ERP Avant-projet Réalisation Définition service Lancement du projet Conception Mise en place générale pilotage Évaluation déploiement Identification des risques Management Formation Équipe projet Réunion de Plan de formation utilisateurs lancement Élaboration Procédures Scénarii du projet produit / Process Adéquation progiciel Planification besoins techniques Architecture technique J PQ P Structure organisationnelle Définition Processus de gestion Reprise de données Interfaces États / Rapports J Systèm e configu ré Configuration finale Spécifiques Mise en place Environnements système J Documentation Utilisateurs Supports de cours Configuration de base Assistance aux utilisateurs Management Suivi de la formation Formation utilisateurs Produi t opéra tionne Évaluation l Environnement Production Mise en place du support Mise au point basculement Revue de projet Basculement Conception Mise en place Système production Plan de tests mise en place Envir. prototypes intégrés + tests / recette).Grandes phases du projet Pré étude (ou avant-projet ou étude de cadrage). prototypes). Lancement. Préparation au démarrage (formations utilisateurs finaux et Bascule). Réalisation (conception détaillée. Définition (conception générale. Support post bascule. . . caractéristiques techniques et fonctionnelles. autres. voire LE facteur clé. … Les caractéristiques fonctionnelles des produits demeurent un facteur prépondérant du choix. intégration dans le système d’informations existant.Avant projet : Critères de choix d’un ERP Les critères de choix sont nombreux : pérennité de l’éditeur. . Identifier les sources de données à migrer. Vérifier la faisabilité et l’adéquation de l’ERP aux besoins. Lister les ressources tant humaines que techniques. Évaluer les risques du projet. Délimiter le périmètre du projet. Lancement du projet Objectifs : Préparer le projet. Prévoir la 1ère version du plan de conduite du changement. Écrire le PQP (Plan Qualité Projet). Lister des procédures à mettre en œuvre.Avant projet : Plan de cadrage. Établir les premières solutions générales (macro solutions). Déterminer les objectifs et enjeux du projet. Fournir la cartographie applicative initiale (avec interfaces). Principales tâches : Mettre en place le pilotage. Construire le planning du projet. états) Collecte données et règles Mapping Dévelop. T2 Valid. T1 Valid.3 Mois PROD Mise en service et support .6 Mois Pilotage Pilotage et suivi Qualité Stratégie Développements (spécifiques. Nettoyage / fiabilisation Formations Recettes Formations utilisateurs Gestion systèmes (environnements.Phases et composantes d’un projet ERP lancé 5% 1 Mois 25% 2 . des outils Plan de formation Supports de cours Préparation à la bascule T0 Valid. …) DEV Dossier Exploit Support Recettes Communication et assistance au changement Conduite du Changement Architecture et Administration Configuration de Base Conception Générale Lancement Reprise de données Configuration Finale Tests et recettes Tests d’intégration Réalisation Conception Mise en Oeuvre 25% 2 .4 Mois 45% 4. interfaces. autorisations. c.Les composantes ou «chantiers» Pilotage (y. Migration / reprise de données. Conduite du changement. Architecture et administration. suivi qualité projet) direction des projets. Selon la taille du projet. Mise en œuvre (déclinable par sous-projet). chaque composantes a son propre chef de projet. . accompagnement des changements d’organisation et de processus). . La validation des livrables.Pilotage : Maîtrise d’œuvre MOA MOA s’assure du bon déroulement du projet et est responsable de : La définition des objectifs du projet. L’arbitrage sur les différents scénarii proposés par MOE. C’est la partie décisionnelle du projet Elle rend compte à la Direction générale de l’entreprise. La mise en place et la gestion des ressources. La conduite du changement (déploiement. L’assurance qualité projet. La spécification des besoins d’ajustement des fonctionnalités de l’ERP. Le respect des jalons. La gestion du budget du suivi des dépenses. La rédaction de la fiche de mission du chef de projet ou maître d’œuvre. Les prises de décisions nécessaires au projet. dimensionnement des ressources appropriées en fonction des activités. responsabilité qualité de mise en œuvre. planification et coordination des activités du projet. réalisation et mise à disposition des produits conformes aux besoins spécifiés par MOA (fonctionnalités & performances).Pilotage : Maîtrise d’œuvre MOE MOE pilote l’ensemble des activités permettant le déroulement des différentes phases du projet : mise en œuvre du projet fonction des objectifs visés et des spécifications définies par MOA. . identification des écarts par rapport au prévu et de proposition de solutions. C’est la partie opérationnelle du projet MOE rend compte à la MOA. définition des différentes phases du projet et les activités correspondantes. Il couvre l’ensemble des phases nécessaires à sa réalisation et précise : les objectifs du projet. . les jalons à atteindre et les différentes étapes intermédiaires.Pilotage : PQP = Plan Qualité Projet C’est le dispositif garantissant un déroulement optimum du projet. les moyens conditionnant la réussite de sa mise en œuvre. les conditions et les moyens de pilotage. les structures et procédures de fonctionnement du projet. MOA) War Room » (MOE-MOA) Réunion Interne de Bascule ou Projet (MOEMOA) Pilotage du projet Planification et avancement des travaux Pilotage par les enjeux Gestion des alertes Gestion des actions MOE Les tableaux de bord Sécurité et protection industrielles Audits Effectués de la MOA Effectués intégrateur Audits internes à la MOE Gestion de la documentation Définitions Modèles Word. Technique) Relations avec les sous-traitants et fournisseurs. Gestion.Pilotage : Exemple de Plan Qualité Projet Introduction Présentation générale du projet Répertoire documentaire Tableau d'affichage qualité du projet Assurance Qualité Diffusion et mises à jour du PQP Non-application du PQP et dérogations Procédures Qualité Opérationnelles Responsabilités Démarche Architecture globale et scénario Lancement des projets Bascule Synchronisation des travaux entre équipes (MOEMOA) Tableaux synoptiques des produits MOE Livrables fournis par la MOA Logique globale de validation des livrables Procès verbaux de la MOA Prise en compte des réserves Organisation de la MOE Objectifs Principes Organisation des activités de maîtrise d’œuvre Organisation détaillée Structures de fonctionnement du projet Réunions de décision Réunions de travail Comité d’Avancement (MOE-MOA) Comités de domaine (MOE . Gestion des anomalies du logiciel d’application Gestion des demandes d’évolutions Gestion des demandes de modification Méthodes et outils Méthodes Outils (Bureautique. . Planification. PowerPoint Identification Gestion des versions Procédure de traitement d’un document Documents de la MOA Gestion des environnements et de la configuration des logiciels Sauvegardes et archivages Gestion des modifications Responsabilité du logiciel d’application. Excel. ressources). Mise en place du dispositif de transfert de compétences. . Plan de formation équipe projet / Transfert de compétences. Élaboration du PQP (Plan Qualité Projet) ou PAQ (Plan Assurance Projet). Définition des procédures et standards d’implémentation. Livrables principaux : Périmètre du projet et stratégie d’implémentation. Organisation du projet. Tâches principales : Planification du projet y compris des besoins techniques.Mise en œuvre : Lancement Objectif : Procéder à la préparation et à la planification initiale du projet pour en faciliter son bon déroulement et maîtriser les coûts et les délais. Planning détaillé du projet (tâches. Organisation du projet. Définition des procédures et standards de la gestion de projet (Plan d’Assurance Qualité). Mise en place d’un PAQ (Plan d’Assurance Qualité). . définis dans l’organisation du projet). Construction de la solution. des données de base et des processus de l’entreprise. pour détailler chaque règle de gestion qui oriente le paramétrage. états) Tests et recettes Tests D’intégration Réalisation Conception Support Recettes Préparation à la bascule Mise en service et support Objectif : décrire le futur système cible Mode opératoire : ateliers de conception. à travers les prototypes généraux. Définition de la structure. interfaces. Étude détaillée de l’existant et comparaison avec les possibilités de l’ERP. Installation du système de développement. Spécifications des interfaces. des développements spécifiques et des reportings Tâches principales : Formation de l’équipe de projet (client).Mise en œuvre : Conception générale Configuration de Base Conception Générale Configuration Finale Développements (spécifiques. formulaires. interfaces. Contrôle qualité de la phase de réalisation. documentation du paramétrage et des développements (interfaces.Mise en œuvre : Réalisation Réalisation Configuration Finale Développements (spécifiques. reports. réalisation des prototypes et des tests. concept d’autorisation. Administration système (Ex. Configuration finale (paramètres). états) Tests et recettes Tests D’intégration Configuration de Base Conception Générale Conception Support Recettes Préparation à la bascule Mise en service et support Objectif : réaliser la construction du système cible Mode opératoire : à partir des spécifications de la phase de conception. formulaires. développements spécifiques) Principales tâches : Gestion du projet. Tests unitaires et premiers tests d’intégration et de non régression. des reports. . device. Documentation utilisateur final et supports de cours. Confirmation de la configuration de base. …). Développement des interfaces. La flexibilité des ERP (paramétrage) est un avantage. mais une multitude de possibilités. L’équipe projet MOE se charge de trouver la combinaison de paramètres permettant de répondre à ce besoin. Ces outils permettent de définir un processus cible équivalent à une véritable expression des besoins. structurée. . au point de reproduire les dysfonctionnements organisationnels du passé ! Les méthodologies d’implantation fournissent des outils d’analyse des processus métier pour les rassembler au sein d’un ensemble structuré (le référentiel). cahier des charges ou dossier de conception générale = base à la description des fonctions. gestion des demandes d’achat) pas de processus type. Fonction métier : cadre de définition. en amont du paramétrage. Pour un processus donné (Ex. Paramétrer un ERP c’est transposer les processus métiers en processus exécutables par l’ERP.Distinguer processus métier et processus outil Modélisation des processus distinction entre «fonction métier» et «fonction informatique». Composants Compomanufacturés sants Liste enlèvement Sous ens. Manufacturés Semi Finis Assemblage final Commande client facturée Besoins Ordre Vente Client Emballage & Ordre Service Expédition facturé Magasins Réception marchandises Besoin Client Prod.Conception générale : Exemple de Business Concept Model Fabrication à la commande Gestion Qualité Développement Produit Besoins en nouveau produit Product Information Prévisions Ventes Programme Directeur Ordre achat Contrats/ Demande de devis Achat Livraison fournisseur s Plan Matières Plan Directeur Besoins Projet Calcul de besoins Sous traitance Initialisation Projet Gestion Projet Plan Matières Production Service Planification ordres Production Projet terminé Vente s Réception & Ctl qual. Liste enlèvement Matières prem. Finis Emballage & expédition . Conception : Exemple de macro Processus Macro Processus Processus détaillé Gestion Gestion Cde des devis Processus principal Flux détaillé Ventes Spécification du produit Études Fabrication . Conception détaillée : Exemple de schéma d’un processus État (travail à réaliser) Activité • Session ERP • Appel à une autre application • Activité manuelle • Appel à un autre processus ERP Activité de contrôle Processus imbriqué (Processus grisé du fait de l'évaluation des conditions de contrôle) Instructions Texte reprenant tout ou partie du manuel utilisateur . A Non Fourniss. Connu ? Action Manuelle Instructions : Validation + signature Sousprocessus Rôle A Autre applic.Conception détaillée : Assignation rôles / Processus Processus Organisation Entrer Fournisseur Rôle B Département Demande achat ? Non Non Demande achat ? Groupe Utilisateur Fourniss. Connu ? Demande achat ? B Session . Conception détaillée : Construction d'un modèle adapté Modules standard de base Modèles sectoriels Modèle adapté Règles ---------------------------------------- Électronique A&D Automobile Entreprise x . Recette finale du produit. Planification détaillée du projet de basculement. Administration du système. Mode opératoire : réalisation des recettes utilisateurs. . Principales tâches : Gestion de projet. préparation Réalisation Tests et recettes Support démarrage Conception Recettes Préparation à la bascule Mise en service et support Objectif : rendre le système prêt au passage en production (consolidation de tous les travaux des phases précédentes). Formation utilisateurs finaux. interfaces. formulaires. états) Tests D’intégration Configuration de Base Conception Générale Mise en œuvre : Tests et recettes. Configuration Finale Développements (spécifiques. Industrialisation (préparation de l’exploitation du système). Contrôle qualité de la préparation au démarrage. des formations de l’utilisateur final et les reprises des données. Plan d’Assurance Qualité : Tests d’intégration et de non régression Deux noms à ne pas confondre : PQP : Plan Qualité Projet projet et procédures internes PAQ : Plan d’Assurance Qualité qualité de la solution livrée Tests unitaires des processus par sous-projets (ou domaine) Intégration et tests transverses pour valider la cohérence d’ensemble : Vérification de cohérence des différents choix de paramètres des sous-projets. . Test de l’intégration financière. Tests de non régression si ajout d’une nouvelle fonction par rapport aux précédentes et aux autres systèmes (interfacés). Idem pour des choix inter sites ou inter entreprises. 12 mois). formulaires. Application stricte de la procédure et de la stratégie de migration validée dans la phase de recette (traitements de reprise / migration des données). Mise en place de la procédure de correction d’anomalies (décrite dans le PAQ) Recette provisoire. Principales tâches : Vérification des résultats des traitements d’exploitation. interfaces.Mise en œuvre : Mise en service et support Réalisation Configuration Finale Développements (spécifiques. Vérification des résultats des interfaces. . puis recette définitive ou VSR (Vérification en Service Régulier) prononcée à l’issue d’une phase probatoire (Ex. états) Tests et recettes Tests D’intégration Configuration de Base Conception Générale Conception Support Recettes Préparation à la bascule Mise en service et support Objectif : Rendre exploitable le nouveau système par les utilisateurs. T2 Valid. « Nettoyage » / fiabilisation Formations Recettes Formations utilisateurs Gestion systèmes (environnements. formulaires. états) Collecte données et règles Mapping Dévelop. …) DEV Dossier Exploit Support Recettes Communication et assistance au changement Conduite du Changement Architecture et Administration Configuration de Base Conception Générale Lancement Reprise de données Configuration Finale Tests et recettes Tests D’intégration Réalisation Conception Mise en Oeuvre 25% 2 . T1 Valid.4 Mois 45% 4. des outils Plan de formation Supports de cours Préparation à la bascule T0 Valid.6 Mois Pilotage Pilotage et suivi Qualité Stratégie Développements (spécifiques. interfaces. autorisations.3 Mois PROD Mise en service et support .Phases et composantes d’un projet ERP Reprise de données 5% 1 Mois 25% 2 . Migration / Reprise des données (1/2) Stratégie Collecte données et règles Mapping Dévelop. T2 Valid. « Nettoyage » / fiabilisation L’étude de la reprise des données débute dès la phase de conception. de transformation. que ne reprend-on pas ? Quelles règles de reprise / transformation. Nécessité d’établir une stratégie de reprise : Que reprend-on. de transcodification des données. T1 Valid. . des outils T0 Valid. Quelles reprises par programmes et quelles reprises manuelles ? A quel(s) moment(s) ? Il s’agit de comparer les données des anciens systèmes à migrer avec les données du nouveau système matching Développement des programmes de reprise. .Migration / Reprise des données (2/2) Stratégie Collecte données et règles Mapping Dévelop. TC0 Valid. des outils Nettoyage / fiabilisation C’est aussi l’occasion d’épurer / fiabiliser les données Deux sortes de données : Statiques matching des données (notamment obligatoires) Dynamiques les encours (comment faire pour les commandes partiellement livrées ?) Modalités : Tests à blanc des programmes d’extraction et interfaces de reprise. TC1 Valid. TC2 Valid. Tests de volumétrie et tests d’acceptation par l’utilisateur. 4 Mois 45% 4.Phases et composantes d’un projet ERP : conduite du changement 5% 1 Mois 25% 2 . TC1 Valid. TC2 Valid. …) DEV Dossier Exploit Support Recettes Communication et assistance au changement Conduite du Changement Architecture et Administration Configuration de Base Conception Générale Lancement Reprise de données Configuration Tests et recettes Tests D’intégration Réalisation Conception Mise en Oeuvre 25% 2 . autorisations.6 Mois Pilotage Pilotage et suivi Qualité Stratégie Finale ( ) Développements (spécifiques. des outils Nettoyage / fiabilisation Supports de cours Formations Recettes Formations utilisateurs Gestion systèmes (environnements. états) Collecte données et règles Mapping Plan de formation Préparation à la bascule Dévelop. interfaces. TC0 Valid.3 Mois PROD Mise en service et support . formulaires. . Il fait l’objet d’un chapitre spécifique examiné ultérieurement.Conduite du changement Communication et assistance au changement Plan de formation Supports de cours Formations Recettes Formations utilisateurs La conduite du changement est un projet en soi. des outils Nettoyage / fiabilisation Supports de cours Formations Recettes Formations utilisateurs Gestion systèmes (environnements.3 Mois PROD Mise en service et support . interfaces. autorisations. TC0 Valid. TC1 Valid.6 Mois Pilotage et suivi Qualité Stratégie Finale ( ) Développements (spécifiques. TC2 Valid. formulaires.Phases et composantes d’un projet ERP : Architecture & administration 5% 1 Mois 25% 2 .4 Mois Pilotage 45% 4. …) DEV Dossier Exploit Support Recettes Communication et assistance au changement Conduite du Changement Architecture et Administration Configuration de Base Conception Générale Lancement Reprise de données Configuration Tests et recettes Tests D’intégration Réalisation Conception Mise en Oeuvre 25% 2 . états) Collecte données et règles Mapping Plan de formation Préparation à la bascule Dévelop. Prototypage. Établir le dossier d’exploitation.Architecture & administration Gestion systèmes (environnements. Nota : le projet d’implantation utilise divers environnements : Formation. Développement Validation / Recette. … . …) DEV PROD Objectifs : rendre opérationnels les différents environnements utilisés par le projet et préparer son fonctionnement régulier en opérationnel Principales tâches : Dossier Exploit Gérer les installations. Gérer les autorisations. Mettre en place les différentes versions. Installer et gérer les devices. autorisations. ) PDEV Dvlpt de logiciel MDEV Dvlpt de logiciel Envir. Proto Test unitaire logiciel et dvlpt MCO Test de non régression AP Test de non régression Pré PROD OPE Bascules Mise en OPE test de validatio n avant MEP RAFRAICHISSEMENT Logiciel Création d’une version Maître MAJ MASTER . de Bascule à Blanc Projet (Écarts) Maintenance (modif.Architecture & administration : Exemple de Flux des composants Envir. Architecture & administration: Exemple de Mise à jour des données Envir. de Bascule à Blanc Copie Physique Projet (Écarts) PDEV Dvlpt de logiciel MDEV Maintenance Dvlpt de logiciel + DEM (modif.) Envir Proto Test unitaire logiciel et dvlpt MCO Test de non régression OPE AP Test de non régression Pré PROD test de validatio n avant MEP Export Oracle Import Oracle entre 3 et 5 jours Création d’une version Maître . Implantation d’un pilote sur une unité «favorable». après rodage. sans risque et représentative du business de l’entreprise puis. mais plus longue. Adhésion complète. . extension unité par unité (roll out). Chiffre d’affaires) ou processus communs (Ex. gestion des ressources humaines d’un même pays).Le basculement de système : Les approches de démarrage (1/2) Big Bang : approche la plus ambitieuse et délicate Toutes le fonctions sont “basculées” en même temps pour toute l’entreprise. Approche adaptée aux grandes ou moyennes entreprises qui partagent peu de processus communs entre ses unités. en même temps effort trop important. Aucune expérience d’utilisation préalable ET Aucune garantie que cela fonctionne (donc pas d’avocat de l’ERP) ? nécessite d’une grande mobilisation de la direction de l’entreprise. Méthode utilisée surtout au début des implantations d’ERP (Nbx «histoires douloureuses» dans les années 90). Stratégie du «pilote» : implantation la plus courante Installations d’instances ERP indépendantes (systèmes et données) pour chaque unité avec processus communs de consolidation financière et partage des données communes nécessaires au groupe (Ex. module finance).Le basculement de système : Les approches de démarrage (2/2) Stratégie de “Flux” : Conception du système focalisée sur quelques processus clés (Ex. Avantage : peu d’utilisateurs ont à changer (une partie) de leurs habitudes de travail. avec ROI plus rapide. Il s’agit donc de déterminer une stratégie d’évolution de toute une architecture d’applications ? . Plutôt adaptée aux petites entreprises. But : développement rapide de l’ERP sur une orientation processus opérationnels. avec un bénéfice plus immédiat. pneumatique. Pas de big bang. Certaines applications sont conservées et d’autres sont migrées. câblerie. SAV et négoce. Quatre métiers (donc des processus) différents: électronique.Comment faire évoluer un SI : exemple d’un équipementier automobile Position du problème : Nombreuses applications sur deux sites différents. Mais … le moins possible d’interfaces temporaires. … . Comment faire évoluer un SI : situation de départ Divisions / Directions : Unités : Lignes autonomes : Division pneumatique Transmissions Pignons Division Électronique Pneumatique Câblerie Pneumatique Câblerie Site 2 Site 2 Divers Électronique Réparation Capteurs (cartes & ordinateurs) Capteurs Électronique Réparation électronique Site 2 Site 2 Négoce de pièces Carters Montage Réparations Sites : Activité : Site 1 Série Série Série Site 2 Série Rechanges Rechanges Rechanges Réparations Réparations Réparations Réparations Négoce Rechanges Site 2 Série Rechanges . Cartographie initiale du site n°1 SGDT Articles Nomenclatures GPAO Macro gammes Commerce Planification Expéditions Stocks Factures Articles fournisseurs Nomenclatures Catalogue Exped. Facture Achats Prix standard s manuel VENTES OF Activité QUALITE Imputations Prix standard s manuel Éléments Paie Comptabilité Industrielle Paie Imputations CO Articles agréés En cours Commandes Ordre Fabrication Réceptions du jour PIC / PDP Mouvement s BR Atelier FI TR Comptabilité Générale (ERP 4) Virements fournisseurs PAIE Personnel Virements Paie PRESENCE Gestion des Formations Contrôle Accès TRESORERIE Banque s . Chgt de version ERP ? Banques .invangée Applic à migrer. (TradeXpress) SGDT Articles Nomenclatures GPAO ERP Macro gammes Commerce Planification ERP ERP Expéditions Exped. Applic.Cartographie cible du Site n°1 E Proc. ERP Facture ERP Achats ERP Stocks ERP Atelier ERP PIC / PDP ERP Factures Articles Nomenclatures fournisseurs Mouvement s BR Catalogue ERP ? Prix standard s manuel VENTES OF Activité QUALITE ImputationsPrix standard s manuel E déplacement Éléments Paie Comptabilité Industrielle ERP ERP CO FI TR Comptabilité Générale (ERP 5) PRESENCE ? PAIE Personnel Paie Imputations Articles validés En cours Commandes OF Réceptions du jour Virements fournisseurs Virements Paie Gestion des Formations Contrôle Accès TRESORERIE Nouvelle interface Interface à réécrire Interface inchangée Interface supprimée Nouvelles applic. Saisie d’activité Qualité Notes de frais MS Project Projets/ressources E déplacement Gestion de projet GPAO Stocks Achats Prod. analytique. auxiliaire) Facturation Contrôle facture Module de comptabilité Interface Controlling Achats divers . (TradeXpress) Commerce MRP Processus Négoce Activité ? Reporting Prod Manager Gestion de config. E Proc.Cartographie applicative initiale du Site n°2 SIGA Gestion Réparation Paye Saisie d’activité Pic /Plan dir. Création / Màj Article GENEC CEC FISS SIBA Compta (générale. de prod. (TradeXpress) Commerce ERP Gestion de projet. ERP E Proc. Saisie d’activité Qualité Saisie d’activité Notes de frais MS Project Projets/ressources E déplacement Cascade PGM GPAO ERP Stocks ERP Achats Prod. Création / Màj Article GENEC CEC FISS SIBA Compta (générale. inchangées Achats hors Prod.Cartographie cible Site n°2 SIGA Gestion Réparation Paye Web Time Pic /Plan dir. MRP Processus Négoce Activité ERP ?? ? Harry reporting PM Gestion de config. analytique. de prod. auxiliaire) ERP Facturation ERP Contrôle facture ERP Controlling ERP Comptabilité : ERP Nouvelle interface Interface à réécrire Interface inchangée Interface supprimée Applic à migrer. ERP . Applic. CO) ERP 4.0 B0 .Solution : une bascule B0 GPAO GPAO Divisions / Directions : Unités : Lignes autonomes : Transmissions Pignons Pneumatique Pneumatique Direct. SD. MM. Série .0 (PDM. Industrielle Division Électronique Division pneumatique Électronique (cartes § calculateurs) Réparation électronique Harnais Capteurs Électronique Réparation électronique Harnais Site 2 Site 2 Site 2 Site 2 Capteurs Achats ventes Carters Montage Réparations (toutes lignes) Sites : Activité : Site 1 Série Rechanges Réparations Site 2 Série Rechanges Réparations Série Rechanges Réparations Série Rechanges Site 2 . Rechanges Réparations Achats ventes ERP 5. FI. 0 (Prod. PP. QM.0 B2 Site 2 Série Rechanges . 4. Industrielle Division Électrique Division pneumatique Pneumatique Capteurs Pneumatique Électronique (cartes § calculateurs) Réparation électronique Harnais Capteurs Électronique Réparation électronique Harnais Site 2 Site 2 Site 2 Site 2 Achats ventes Carters Montage Réparations (toutes lignes) Sites : Activité : Site 1 Site 2 Série Rechanges Série Rechanges Série Rechanges Série Rechanges Réparations Réparations Réparations Réparations Achats ventes ERP vers 5. SD. MM. PM. FI.Solution : une 2d Bascule B1 GPAO Divisions / Directions : Unités : Lignes autonomes : GPAO Transmissions Pignons Direct. CO) ERP vers. Rechanges Site 2 . SD. PP. FI. Réparations Série . PM. CO) ERP 5.0 (PDM. Rechanges Réparations Négoce ERP 5. QM.0 B2 . MM. Série .Solution : une Bascule B2 (finale) Divisions / Directions : Unités : Lignes autonomes : Transmissions de puissance Pignons Direct. Industrielle Division Électrique Division pneumatique Pneumatique Capteurs Pneumatique Electronique (cartes § calculateurs) Réparation électronique Harnais Capteurs Electronique Réparation électronique Harnais Site 2 Site 2 Site 2 Site 2 Achats ventes Carters Montage Réparations (toutes lignes) Sites : Activité : Site 1 Site 2 Série Rechanges Série Rechanges Réparations Réparations Série Rechanges . Structure et vie d’un projet d’implantation d’ERP Quelques ordres de grandeur des coûts . sur les coûts totaux d’acquisition d’un ERP (matériels.Coûts d’un ERP Étude Méta group Étude Meta Group sur 63 sociétés (petites. maintenance. optimisations) Coûts : entre 400 000 $ et 300 000 000 $ une moyenne de 15 millions de $ Soit une moyenne de 53 320 $ par utilisateur. logiciels. moyennes ou grandes de divers industries). . coûts des équipes internes et coûts sur 2 ans (exploitation. mises à jour. services. . les coûts de licence représentent-ils dans les coûts totaux d’implantation d’un ERP ? coûts coûts coûts coûts coûts matériel. des licences. d’intégration. externes. internes.Exemple de structure budgétaire d'un projet Quels %. Peut-on calculer un ROI ? (1/2) ROI (Return Of Investment) Dirigeants attente de gains immédiats dès le démarrage. Équipe projet attente d’un break et de félicitations. grosses difficultés à déterminer un ROI avec de nombreux coûts cachés et une quasi impossibilité de calculer un ROI. Aucune de ces attentes n’est applicable à l’ERP La plupart des systèmes révèlent leurs plus-values après un temps d’utilisation et les améliorations apportées. Résultats : frustrations de part et d’autres. . Peut-on calculer un ROI ? (2/2) Bilan difficile à tirer car : Complexité de mise en oeuvre d’un ERP. Mauvaise ou absence de conduite du changement (actions de formation centrées sur l’outil et pas assez sur les implications opérationnelles et les bénéfices Coûts cachés. Absence de réflexion détaillée préalable sur l’organisation. parfois pendant 2 ans ! Quatre raisons principales : Mauvais choix d’outil (définition imprécise des besoins). Si l’entreprise disposait déjà d’indicateurs constat généralement d’une dégradation. . Existe rarement des indicateurs initiaux pour comparer. …) Accélération du cycle de production.Peut-on évaluer objectivement les apports ? Quelques indicateurs : Augmentation du CA. Diminution des stocks. Réduction du nombre d’applications. Augmentation de la qualité de service au client (réduction du délai de livraison. du nb de réclamations. Amélioration de la trésorerie. … . voire la mise en place d’un nouvel infocentre Développements Spécifiques : liés aux nb de développements demandés Recrutement : liés aux compétences nouvelles parfois nécessaires ou l’affectation des meilleurs utilisateurs sur le projet Consultants prestataires « à vie » : liés au projet qui ne sait pas s’arrêter Baisse momentanée des résultats : liée à la formation et la conduite du changement.Les autres coûts : coûts «cachés». . coûts oubliés Formation : liés aux nb d’utilisateurs à former Intégration et tests : liés à la complexité du système existant Conversion des données : liés à la qualité et au nb de données à migrer Infocentre : liés à l’analyse et l’intégration des données de l’ERP au BI. La conduite du changement : un facteur clé de succès . Un projet techniquement correct et pourtant … Mon projet s’est déroulé correctement, Tout s’est bien passé, Tout a été installé comme prévu, Et pourtant … LES UTILISATEURS NOUS SIGNALENT DE NOMBREUX PROBLEMES QUI S’AVERENT ETRE DE FAUX PROBLEMES …. OU SE SITUE L’ERREUR ? Les bonnes questions à se poser LES UTILISATEURS NOUS SIGNALENT DE NOMBREUX PROBLEMES QUI QUI S’AVERENT ETRE DE FAUX PROBLEMES : S’agit-il de vraies erreurs / vrais problèmes ? Ont-ils été formés correctement ? Ont-ils été informés suffisamment ? Quelles ont été leurs craintes, au moment de l’implantation ? N’a-t-on pas implanter un projet «purement informatique» ? A-T-ON COMMUNIQUER AUTOUR DU PROJET ? Impacts et composantes d’un projet d’implantation d’un ERP Changements dans une société ont une influence sur 3 points Software Hardware s e qu i Ac hn c t e P T Personnes ro ivi Personnes ce té és t i ss s v i us ct A Système Formation Motivation Connaissanc es Structure organisation Fonctions Business Procédures de travail Organisation voire même. “Batailles politiques” autour du comment. ERP ou nouvelles méthodes de travail.Quelques raisons d’échec Résistance des utilisateurs au nouveau système. Services informatiques développant de nombreux spécifiques pour satisfaire les «barons» de l’entreprise système plus difficile à stabiliser. Convaincre les utilisateurs d’utiliser le nouveau système et de nouvelles procédures de travail plus efficaces. reste le challenge n°1. lors du démarrage. alors que la décision définitive a déjà été prise. de la pertinence d’un ERP. . car ils comparent toujours avec l’ancien système. Plaidoirie de la cohabitation de l’ERP avec les anciens systèmes. Inquiétude des informaticiens eux-mêmes (ERP importés = DSI et informaticiens relégués aux seconds rôles). Crainte de (Re)centralisation de l’entreprise.Résistances au changement et jeux de pouvoir Les craintes ( résistances) : Soupçon de renouer avec le taylorisme. Les jeux de pouvoir : Implication des cadres de terrain pour garder la maîtrise du système (via paramétrage). . Remise à plat de leurs processus par les chefs de service et révision des modalités d’échange avec les unités amont-aval (faux positifs). Défenses des spécificités de leurs besoins (mais dans chaque métier seulement 20% de différences occultent les 80% de points communs). Production de plus de contrôle. Menace de la déqualification des tâches. La conduite du changement se compose : d’un plan de communication.Plan de conduite du changement Pour anticiper toutes ces réactions nécessité «d’accompagner» le changement. . La conduite du changement est une partie intégrante d’un projet d’implantation d’ERP. d’un plan de formation. «vendre» la solution. à toutes les étapes. sensibiliser au changement. créer un climat favorable. les objectifs et l’avancement du projet. notes internes. opération de marketing interne. . chercher à anticiper les changements entraînés par que le futur système. Communication DANS LES DEUX SENS = mesure d’accompagnement dans le projet global pour : informer sur le contenu. . etc.Démarche de la conduite (ou accompagnement) du changement Définition du plan de communication initialisée. intranet. atténuer les réticences. obtenir une «bienveillante neutralité» ou susciter l’adhésion. Média : plaquette de communication. dès le début du projet et mis à jour. .). campagne d’affichage et des événements associés. relais de communication interne.Les différents types de communication (1/2) Communication générale (quoi. pourquoi. utilisation de l’Intranet. parutions régulières dans les médias internes. comment et pour qui ?) vers toute l’entreprise : Axée sur les avantages et apports. clarification du «qui fait quoi» par diffusion de l’organigramme projet. relais internes assurés par les responsables (réunions de service par ex. à court et long terme Média : plaquette de projet. l’évolution des métiers. et aux responsables hiérarchiques des services concernés. démonstrations sur les préoccupations des acteurs. Communication destinée aux directions opérationnelles.Les différents types de communication (2/2) Communication de cohésion autour : des objectifs. . des enjeux et impacts des nouvelles procédures. enjeux. la gestion des compétences. des messages à transmettre pour assurer la réussite du projet. les gains de productivité approche outil sous forme de «visite guidée». ateliers de réflexion sur les impacts. nombre de sous-projets. Média : note interne sur objectifs. Plan de formation Démarche Démarche d’ingénierie de Formation : Transfert de compétences vers les formateurs relais puis les utilisateurs finals . Déploiement des formations.Plan de formation Conception détaillée du dispositif de formation (organisation et production de la logistique de formation). Gestion des inscriptions aux sessions de formation. Gestion des sites de formation. Déploiement des formations «Utilisateurs Finals». . Réalisation des supports de formation. Bilan pédagogique. Formation de Formateurs. Les autres facteurs de succès par phase du projet . Les facteurs clefs de succès par phase (1/2) Lancement : Conception : Engagement de la direction de l’entreprise (MOA). Pilotage efficace du projet (suivi opérationnel). Décisions non remises en cause (effet cliquet). Ressources de l’entreprise (MOE) disponibles. Processus et règles de gestion non remis en cause. Paramétrage validés par les utilisateurs clés. Licences ERP disponibles. Bonne synergie entre Maîtrise d’ouvrage et Maîtrise d’œuvre Objectifs et besoins des clients internes clairement définis. Équipe intégrateur opérationnelle. Machines disponibles. Ressources intégrateur disponibles. Développements analysés (dès début de la phase). Réalisation : Ressources disponibles et opérationnelles (équipes intégrateur et client). . Respect du standard de l’ERP accepté. Les facteurs clefs de succès par phase (2/2) Préparation démarrage : Disponibilité des ressources MOA pour la recette fonctionnelle. Coordination de la recette par le client (MOE) Plans de test judicieux (focus sur les tests d’intégration). Circuit de décision rapide. évolution autre que les corrections). . Pilotage opérationnel des recettes. Disponibilité totale des supports locaux (utilisateurs clés). Surveillance quotidienne du système et outil de suivi opérationnel des anomalies. Bascule et support post bascule : Disponibilité totale des équipes intégrateur (réactivité). Disponibilité des environnements opérationnels. Système correctement testé avant bascule. Maintien en position stable du système (aucune modification. … . de SSII. d'intégrateurs et d'éditeurs. Assistant à maîtrise d'ouvrage.Quel(s) rôle(s) pour un ingénieur SUPINFO Architecte. Consultant fonctionnel. Chef de projet ERP au sein d'entreprises.