INTRODUÇÃO A reordenação econômica, política, social e cultural ocorrida no mundo nos últimos anos, determinou uma nova posturados empresários em relação aos seus ativos, pois, verifica-se que um grande número de empresas não sobrevive ao primeiro ano de existência. Entre uma série de motivos que levam a essa desastrosa situação, uma delas pode ser atribuída às deficiências em seus sistemas de controle interno. Os problemas de controle interno encontram-se, na empresa moderna, em todos os seus segmentos: compras, vendas, contas a pagar, contas a receber, estoques, etc. O exercício de um adequado controle sobre cada uma dessas áreas assume fundamental importância para que se atinjam os resultados mais favoráveis com menores desperdícios. Através deste trabalho, compreendemos o papel fundamental do controle interno no exercício das atividades da empresa, pois não se limita à área contábil e financeira, mas engloba os planos da organização e todos os métodos usados para proteger seus ativos, além de verificar a exatidão e fidedignidade de suas informações contábeis, financeiras, administrativas e operacionais, e promover a eficiência e eficácia operacional, bem como estimular a observância de normas e diretrizes da administração. CONCEITOS De acordo com Almeida (1996). gerentes e outros funcionários. um estudo publicado com o título Internal Control ² Integrated Framework. determinando disciplina e estrutura.São muitos os conceitos dado para Controle Interno. de forma confiável e concreta. produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa. verificar a exatidão e a veracidade das informações contábeis. através da Instrução Normativa nº 16. promover a eficiência das operações e fomentar maior adesão às políticas prescritas pela gerênciaµ. e) Monitoramento ² Sistemas de controles internos precisam ser monitorados ² avaliar a qualidade do desempenho do sistema com o passar do tempo ² e políticas e procedimentos modificados. p. médio e grande porte podem ter controles internos efetivos. através da Instrução SEST nº 02. até a consecução dos objetivos fixados pelo Poder Público. para cumprir os seus objetivos. traz o conceito de controle interno como sendo: o conjunto de atividades. Para o COSO controle interno consiste em cinco componentes. d) Informação e comunicação ² As informações devem ser identificadas e comunicadas de uma forma e prazo que permitam às pessoas cumprirem suas responsabilidades. com o intuito de garantir razoável segurança do cumprimento dos objetivos. métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos. de 20 de dezembro de 1991. 95) cita a seguinte definição. quando necessário. Mensagens e informações relevantes são comunicadas por todas as partes da empresa. por sua vez. estabelece como orientação específica as normas para o exercício profissional da auditoria interna e enfatiza que controle interno corresponde a qualquer ação tomada pela administração (assim compreendida tanto a alta administração como os níveis gerenciais apropriados) para aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam atingidos. É a base para todos os outros componentes. planos. . Os componentes são: a) Ambiente de Controle ² O ambiente de controle fixa o tom de uma organização. 42) define Controle Interno como o conjunto de procedimentos. Abaixo temos definições de alguns autores e entidades. evidenciando eventuais desvios ao longo da gestão. b) Avaliação de Risco ² Toda e qualquer entidade. enquanto influencia a consciência de controle de seu pessoal. competência e ambiente de controle. o Instituto dos Auditores Internos do Brasil (AUDIBRA). c) Atividades de Controle ² Controles das atividades ou procedimentos de controles são as políticas e procedimentos que asseguram o cumprimento dos objetivos e identificam os riscos relacionados. elaborou. Imoniana (2001. dada pelo Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA): ´O Controle Interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado de todos os métodos e medidas adotados na empresa para salvaguardar seus ativos. Em 1992. O Departamento do Tesouro Nacional (1991). mas em há uma unidade de pensamentos. cujo relatório descreve controle interno como um processo efetuado pelo conselho de administração. métodos e procedimentos interligados utilizado com vistas a assegurar que os objetivos dos órgãos e entidades da administração pública sejam alcançados. De acordo com o estudo. de 5 de outubro de 1986. em 1992. enfrenta uma variedade de riscos vindos de fontes externas e internas que devem ser avaliados. p. todas as empresas de pequeno. o Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). Almeida (2010. relacionados com integridade. o estabelecimento e a manutenção do sistema de controle interno adequado as atividades desenvolvidas pela empresa. Acesso aos ativos . d) Recebimento de bens e contas a pagar ² Poderia incluir um documento falso no sistema.Os ativos da empresa devem ser administrados por funcionários responsáveis.Os ativos devem ser periodicamente contados e confrontados com os saldos dos registros contábeis. c) Conciliações bancárias. É responsabilidade da administração. liberá-lo para pagamento e posteriormente se beneficiar com o produto do pagamento. para que não venha beneficiar-se de algum ativo e afirmar que o estão de acordo com os registros contábeis. Vamos citar alguns exemplos de incompatibilidade entre as funções: a) Compras e Recebimentos de bens ² O funcionário poderia incluir um processo de compra falso no sistema. mas que tenham poder limitado para evitar possíveis fraudes. b) Contabilidade e contas a pagar ² O empregado poderia incluir um documento falso no sistema.Deve ter uma delimitação exata da responsabilidade de cada funcionário ou setor interno da empresa. Segregação de funções . Nesse manual devem conter informações sobre suas rotinas internas e formulários internos e externos a serem utilizados.PRINCÍPIOS DO CONTROLE INTERNO Os princípios e fundamentos do controle interno não são uniformes para todas as empresas. b) Certificação do recebimento de bens ou prestação dos serviços. Rotinas internas . Com a finalidade de assegurar que todos os procedimentos de controles sejam executados.A contabilização e o acesso aos ativos não podem ser feitos por um mesmo funcionário. c) Programação financeira do pagamento. instruções para o preenchimento e destinações dos formulários internos e externos. eficiência e evitar erros. apurar as responsabilidades dos atos cometidos quando necessário. b) Contagem física de títulos e comparação com o saldo da conta de investimentos do razão geral.A empresa deve criar um manual de organização com todas as suas rotinas internas e com as instruções necessárias para estimular a normalização. Esse processo deve ser realizado por um funcionário que não tenha acesso aos ativos. d) Guarda de talonários de cheques em branco. Essas funções. detectar erros e irregularidade. Responsabilidade . evidenciar o recebimento do bem que não entrou na empresa e posteriormente se beneficiar com o produto do pagamento. Conferência de ativos . e procedimentos internos referentes aos diversos setores da empresa. A seguir. . como por exemplo. que precisam de responsáveis definidos: a) Aprovação de aquisição de bens e serviços. contabilizá-lo e liberá-lo para pagamento na área financeira e posteriormente se beneficiar com o produto do pagamento. c) Contabilidade e Custódia de bens ² Poderia contabilizar um bem como despesa para se apropriar dele indevidamente. devido a possibilidade de manipulação de fatos que possam encobrir fraudes. d) Inventário físico dos bens e comparação com suas contas do razão geral. alguns exemplos de tarefas internas de controle. As conferências dos ativos podem ser da seguinte forma: a) Contagem de caixa e comparação com o saldo do razão geral. Cada empresa deverá estabelecê-los dentro de sua realidade e estrutura. devem ser segregados. imobilizado). tendo por conseqüência prioridades em serem atendidas. dessa forma.A qualificação profissional e quantidade de empregados devem ser adequadas para atender as reais necessidades de cada área. e não físicos (contas e receber. y Prevenção e detecção de roubos e fraudes ² não é aceitável na atividade empresarial. pois são imprescindíveis no momento da tomada de decisões. y Tempestividade ² as informações devem ser atuais e exatas. deve-se a duplicação de esforços na execução das atividades e desencorajar o uso ineficiente dos recursos da empresa. y Salvaguarda de ativos ² os ativos de uma organização representam a aplicação de seus recursos. revisar e avaliar se o controle interno está sendo bom o suficiente para suprir as necessidades empresariais. direitos). humanos e financeiros das empresas são escassos. Subordinação orgânica e funcional . onde os controles internos contábeis devem atender a cinco objetivos básicos: Totalidade: todas as transações (fatos contábeis) devem ser registradas nos livros contábeis no período em ocorreram. tampouco em outras atividades. Ao planejar um controle interno deve-se levar em consideração e com bom senso se ele é realmente necessário e se o seu custo será recompensado pelas vantagens obtidas por implantá-lo.É necessário que haja um departamento de Auditoria interna na empresa para fiscalizar. Auditoria interna . . compreende-se que devem ser protegidos de qualquer ato que venha prejudicá-los. Custos do controle x benefícios . como físicos (estoques. Compreende-se ativos. Otimização no uso de recursos ² tanto quanto possível. Devendo ter registros somente de transações devidamente autorizadas e tendo seus cálculos. fraudes e outras ações de natureza escusa. Sistemas integrados . a ocorrência de roubos.Adequadação de equipe .Normalmente os recursos técnicos.Não podemos nos esquecer que o custo do controle interno não deve exceder os benefícios por ele alcançados. para facilitar podemos dividilo em controles contábeis e controles administrativos. para que haja uma boa administração desses recursos devemos planejar a hierarquia da empresa de modo que as atividades objetivas da empresa e não as intermediárias sejam subordinadas diretamente ao principal executivo ou ao controlador. OBJETIVOS DO CONTROLE INTERNO No momento em que se desenvolve um sistema de controle interno.O controle interno deve possuir sistemas integrados de modo que uma área possa controlar outra. as empresas devem objetivar que este apresente as características a seguir relacionadas: y Confiabilidade ² propiciar a obtenção de informações corretas para executar suas operações. sendo assim. TIPOS DE CONTROLE INTERNO O controle interno na empresa pode ser bem amplo. Controles Internos Contábeis Realizados para garantir a proteção dos ativos e a confiabilidade dos dados contábeis. classificações e controles conferidos. As informações estão diretamente ligadas às decisões que a administração deseja tomar. valores. resultante de fraude ou de erro. adequadamente classificada (contabilmente e fisicamente) e em tempo hábil. que o custo de um procedimento de controle não seja desproporcional em relação à perda potencial. implementando-as por meio da seleção de pessoal apropriado. Manutenção: os registros contábeis. remuneração adequada e monitoramento contínuo. (1988. seja com terceiros ou com membros da organização. após o registro da transação. c) O potencial de erro humano por desleixo. são citadas as seguintes limitações: ´a) A exigência usualmente imposta pela administração de que um controle seja eficiente em relação a seu custo. de tal forma que os planos operacionais anuais (refletidos no orçamento) sejam condizentes com os objetivos e metas estabelecidas a médio e longo prazo. a integração dos processos de planejamento e do plano orçamentário. na IBRACON. ou seja.µ . b) O fato de que a maior parte dos controles tende a ser direcionada para cobrir transações conhecidas e rotineiras e não as eventuais (transações fora do comum). bem como a observância dos procedimentos poderá deteriorarse. falha de julgamento ou má interpretação de instruções. treinamento. d) A possibilidade de se escapar a controles por meio de conluio. Validade: todas as transações registradas representam eventos econômicos realmente ocorridos e são executadas de acordo com os procedimentos determinados. capaz de conciliar os interesses das áreas com objetivos e as metas da organização como um todo. permitindo à administração concentrar seus esforços nos aspectos realmente pertinentes à sua gestão. p. LIMITAÇÕES DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO Quando se fala que a empresa mantém um bom controle interno. dos métodos e medidas coordenados e adotados em uma entidade para incrementar a eficiência operacional e promover a obediência às diretrizes estabelecidas. distração. obedecendo à legislação vigente. Segurança Física: os acessos aos ativos e aos documentos que controlam o registro de suas movimentações são apropriadamente restritos a pessoal autorizado. Racionalização de processos: simplificar os processos e operações. são adequadamente controlados e utilizados de forma que eles continuem a refletir as operações da entidade. Controles Administrativos Trata-se do plano da organização. não quer dizer que a mesma esteja isenta de fraudes. uma função de planejamento. de outro lado. f) A possibilidade de que os procedimentos poderão tornar-se inadequados em vista de mudanças nas condições. 324). O controle no processo administrativo deve conter os seguintes fatores: Estrutura Organizacional: identificando as áreas responsáveis na hierarquia organizacional e a descrição de suas funções. e) A possibilidade de que um funcionário responsável por determinado controle possa abusar de sua responsabilidade (exemplo: um membro da administração poderia passar por cima de determinado controle). Exatidão: as transações são registradas no montante correto. Integração dos processos de planejamento e orçamentos: essa tarefa pressupõe duas facetas: de um lado. vindo com isso a se tornar ineficaz. Neste quadro a nota 0 (zero) representa que não existe controle e a nota 8 (maxima) significa que o controle é excelente. No quadro abaixo é dado um exemplo ilustrativo da relação da avaliação do controle interno com o volume de testes de auditoria. é necessário que se conheça o funcionamento do sistema. a fim de determinar natureza. 52).determinar os erros ou irregularidades que poderiam acontecer. .µ Nota-se que muitas vezes o sistema de controle interno adotado não cumpre sua finalidade devido à intenção de economia de recursos ou a uma implantação incompleta e sem acompanhamento. que possibilitam a existência de erros ou irregularidades. AVALIAÇÃO DO CONTROLE INTERNO Para avaliar o sistema de controle interno. Observe que o auditor sempre executa testes. CONCLUSÃO . data e extensão dos procedimentos de auditoria. descuidos ou outros fatores humanos. Segundo Almeida (2010. . mesmo no caso de o sistema de controle interno ser excelente. podem ocorrer falhas ou distorções resultantes de entendimento precário das instruções. a avaliação do sistema de controle interno compreende: ´.emitir relatório-comentário dando sugestões para o aprimoramento do sistema de controle interno da empresa.analisar as fraquezas ou falta de controle. os princípios e procedimentos adotados e a rotina operacional da empresa. .verificar se o sistema atual de controles detectaria de imediato esses erros ou irregularidades. erros de juízo.Segundo Crepaldi (2002) na aplicação dos procedimentos de controle interno. p. Auditoria Contábil. N. eram acionadas apenas depois dos prejuízos ocorridos. Controle Interno nas Empresas. O CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA PARA O SUCESSO EMPRESARIAL. BASE ² Revista de Administração e Contabilidade da Unisinos. e em conseqüência evitará os indesejáveis custos. 1988. Luciana Mara Lemes. Paulo David Marian. IBRACON. São Paulo: Atlas. Marcelo Cavalcanti. O controle interno se destina principalmente na prevenção e adoção de medidas que possibilitam reduzir a ocorrência de problemas.3 MAR-MAI/2005. CREPALDI. com a finalidade de proteger o seu patrimônio. Revista eletrônica de Contabilidade.Universidade do Vale do Paraíba. Ao adotá-lo a empresa estará evitando fraudes. é impossível que haja uma boa gestão empresarial sem a implantação e utilização de um bom controle interno. 2 ed. Portanto. São Paulo: Atlas. Antonio Reske Filho. 2002. Silvio Aparecido. Patrícia Mie Miyamoto Yoshida. 2010. JOSHUA ONOME IMONIANA. Princípios Contábeis. . 2005. Ao contrário do que ocorreria no passado. não adianta ter um controle interno excelente se o mesmo não estiver sendo aplicado na prática. Por esse motivo. Elizeu de Albuquerque Jacques. JOULIANA JORDAN NOHARA . COGNIÇÃO DA ESTRUTURA DE CONTROLE INTERNO: UMA PESQUISA EXPLORATÓRIA . Controle Interno nas Empresas.É de extrema importância que as empresas adotem um sistema de controle interno adequado. ou seja. Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas . é necessário que haja um auditor interno com a responsabilidade de fiscalizá-lo. Auditoria um curso moderno e completo. Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas . Jorge Augusto Gonçalves Reis. Contudo. São Paulo: Atlas. erros ou omissões. Normas e Procedimentos de Auditoria. VOLUME I. quando as perdas financeiras e o comprometimento da imagem da empresa muitas vezes já se encontravam em situações irreversíveis. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ALMEIDA.Universidade do Vale do Paraíba. Jorge Augusto Gonçalves Reis.