CONTROL DE INVENTARIOS La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales (situación financiera), y los gastos por inventarios, llamados costos de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultado (estado integral de resultado). Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entre estas cuentas podemos nombrar las siguientes: Inventario (inicial). Compras. Devoluciones en compras. Gastos de compras. Ventas. Evoluciones en ventas. Mercancías en tránsito. Mercancía en consignación. Inventario (final). SISTEMAS DE INVENTARIOS En contabilidad el inventario tiene características particulares, tal es el caso de los sistemas que se aplican considerando el lapso periódico con que se realizan, estos sistemas pueden ser: 1) Sistema de inventario periódico. 2) Sistema de inventario continuo o permanente. Inventario Periódico: es generalmente utilizado por empresas pequeñas y medianas. Por este sistema, sólo puede conocerse el monto del inventario después de haber procedido a realizar un conteo físico de las existencias de una fecha determinada y luego valorarlas. Este proceso generalmente sólo se hace una vez al año al finalizar el período contable, y tal información se hace indispensable para la determinación de la utilidad o pérdida que la empresa tuvo en el ejercicio que finaliza en esa fecha. Este sistema, por lo tanto, no permite conocer cuánto se está ganando o perdiendo en forma bruta cada vez que la empresa realiza una venta. En caso de querer conocer resultados mensuales, debe utilizar cualquiera de los sistemas de estimación. Inventario Continuo o Permanente; en contraposición con el sistema de inventario periódico, el sistema de inventario continuo permite determinar en cualquier momento la cantidad física de cada tipo de artículo que la empresa posee de inventario, así como su costo. CONTROL INTERNO Generalmente los inventarios representan el rubro de mayor volumen del activo circulante. manteniéndolas en inmuebles debidamente cerrados con sistemas seguros a donde solo podrán acceder las personas autorizadas. procediendo a determinar el saldo cada vez que se realiza una transacción. 3. manteniéndolo actualizado continuamente. solo se entregará mercancía. Se recurre a él por razones diversa. 2. Sin embargo. deben ser adaptados a las realidades que estén dándose en ese lugar y momento. por ejemplo. con la aclaración de que. Sin embargo. 5. Algunos de los elementos de control interno que deben ponerse en práctica. no excluyen la necesidad de la toma de inventario físico por lo menos dos veces al año como medida de control interno. las ventajas que se terminan de mencionar. no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente. debe ser pesada. mediante el cual se le da entrada o se carga a inventario cada vez que se compra mercancía y se le da salida o se abona a esa misma cuenta por cada venta que la empresa haga. El almacén debe estar en unas condiciones tales que evite el deterioro físico de la mercancía. mediante la presentación de requisiciones u órdenes de despacho prenumeradas y debidamente autorizadas. Al respecto. si se encuentran diferencias. En los casos de despachos. por su naturaleza. Ello permitirá comparar el resultado obtenido en el inventario físico con los saldos que arrojan los libros y. seguramente pensando en que. al que se trata de suplir en parte. proceder a aclararlas. Este movimiento se lleva tanto en unidades como en bolívares.Se trata de un inventario muy fácil de llevar. . cuando tenga que hacerlo en la práctica. sobre el efectivo. Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Las mercancías deben estar protegidas contra pérdidas por robo. se recomienda al alumno no caer en ese error y establecer solidos controles que permitan tener algún grado de seguridad de que los inventarios están siendo manejados con idoneidad. Cuando una mercancía ingrese al almacén. existe el peligro de que sea utilizado en forma inapropiada. 4. mientras que se descuidan los controles sobre los inventarios. contada o medida y el resultado obtenido. Los registros de inventario continuo deben ser periódicamente cuadrados con la cuenta control respectiva. con frecuencia se observa que se establecen buenos controles. comparado con lo expresado en la documentación que la acompaña (factura o nota de entrega del vendedor en caso de mercancía comprada a terceros o el informe de producción si se trata de mercancía fabricada por la propia empresa). Deben ser llevados registros de inventario continuo en cuanto a cantidades y valores de todas las mercancías. 1. Se compran 3 artículos a Bs. 03/07/2008. 00 cada uno. MÉTODOS DE VALORACIÓN O VALUACIÓN DEL INVENTARIO Son los métodos de control utilizados en la empresa para administrar eficientemente la gestión de almacenamiento de mercancías. en poder de terceros para procesar. entre otros.82. 8. Para hacer un mejor control el departamento de contabilidad cuenta con las llamadas tarjetas de inventario (kardex). lo que permite al departamento contable mantener su control. Deben ser llevados registros especiales adecuados para controlar la mercancía enviada en consignación. Se venden 8 artículos. . Periódicamente deben hacerse un conteo físico de todas las existencias y los resultados deben ser comparados con el mayor auxiliar del almacén con las cuentas de control respectivas.80. 20/07/2008. Ejemplo. Se venden 5 artículos. así como para controlar aquellas recibidas en consignación o en calidad de préstamo. 00 cada uno. 16/07/2008. Método UEPS (LIFO). la cantidad de unidades de cada producto o mercancía propiedad de la empresa que directa o indirectamente serán destinados a la venta. Las personas que lleven el mayor auxiliar de almacén. manteniéndolas segregadas de las que sí son propiedad de la empresa. que significa que el último que entra es lo primero que sale. 00 cada uno. El mayor auxiliar de almacén debe ser periódicamente revisado con el objeto de encontrar mercancías obsoletas o de poco movimiento.6. donde se detallan los promedios del despacho de mercancía por casos separados. 17/07/2008. Este LIFO proviene de la frase inglesa las-in-first-out. La exactitud que se obtenga de ese conteo físico es de tal importancia. relaciona operaciones de manejo de inventarios: 03/07/2008. 9. consiste en darle salida primero a los lotes que hayan llegado últimos. Existen 10 artículos a Bs. la siguiente información. como que de ello depende en gran medida la razonabilidad de la utilidad o pérdida que se obtenga según los libros. TOMA DE INVENTARIO FISICO Es el acto mediante el cual se procede a contar. deben ser diferentes a las encargadas de custodiar la existencia de mercancías. Se compran 4 artículos a Bs. así como el monto que aparecerá como activo en el balance general (situación financiera) que será elaborado para la fecha en que se tomó el inventario. en almacenadoras públicas.81. pesar o medir físicamente. 7. 00 480. Existen 10 artículos a Bs. 00 800. es con su precio promedio. relaciona operaciones de manejo de inventarios: 01/07/2008. 00 984. una de ellas es la de los promedios ponderados: En el cual los costos de los artículos adquiridos fluyen hacia un deposito común. 00 405. 00 800. 00 81. 00 80. 00 81.FECHA dd/mm/aa 07/07/2008 03/07/2008 16/07/2008 UNIDADES ENTRADA COSTO UNITARIO COSTO TOTAL UNIDADES SALIDA COSTO UNITARIO EXISTENCIA COSTO TOTAL UNIDADES COSTO UNITARIO COSTO TOTAL 3 4 81. 00 320. 00 cada uno. 00 800. 00 567. 00 567. 00 17/07/2008 20/07/2008 4 1 2 6 82. Por ejemplo. donde el costo de una unidad. Se compran 12 artículos a Bs.00 480. 00 80. 00 328. ya que generalmente tiene que valorar lo que se manda al departamento de producción. Se compran 7 artículos a Bs. que significa que lo primero que entra es lo que sale. 00 81. de divide este costo total entre el número de unidades en existencia. 00 10 10 7 6 7 6 7 12 5 12 80.81. 00 81. para su venta o su uso tienen un costo unitario. 00 480. Venta de 8 artículos.82. 00 567. 00 82. un sistema para controlar las existencias de las mercancías.00 328. Los envíos de materiales a los diversos departamentos de producción son evaluados de acuerdo con el último precio promedio calculado. 00 80. El vocablo FIFO proviene de la frase inglesa first-in-first-out. 00 81. 00 480. azúcar. 00 4 80. 00 Promedio Ponderado.80. 00 26/07/2008 6 2 80. 00 320. 00 567. Venta de 4 artículos. 00 81. y se coloca como precio de todas las salidas las . método este necesario en las empresas de tipo industrial. 00 UNIDADES COSTO UNITARIO COSTO TOTAL UNIDADES COSTO UNITARIO COSTO TOTAL UNIDADES COSTO UNITARIO COSTO TOTAL 7 81. 00 81. Los artículos retirados del almacén. el trigo. 00 800. para calcular el precio unitario ponderado. no puede distinguirse del de otra. 00 82. 00 984. 00 81. 00 984. 31/07/2008. 00 328. 00 82. FECHA ENTRADA SALIDA EXISTENCIA dd/mm/aa 01/07/2008 03/07/2008 12/07/2008 19/07/2008 12 82. 00 80. 00 82. 00 800. 17/07/2008. ponderando con las adquiridas a cada precio individual. en añadir el costo de cada nueva compra al costo total del inventario existente. Ejemplo. 00 80. 00 243. El procedimiento consiste. que es el promedio de todas las adquisiciones. 00 80. El costo promedio unitario se obtiene dividiendo el valor en existencia por la cantidad en stock. La toma del inventario arroja una existencia de 17 artículos. 00 243. aceite. la siguiente información. 00 162. 00 80. consiste en dar salida primero a las mercaderías que primero hayan legado al almacén. 00 162. 00 81. entre otros. 00 cada uno. 00 81. 00 80. 00 10 10 3 10 3 4 10 2 4 80. 03/07/2008. “existen varias formas de calcular el promedio. 00 800. 00 81. 00 162. 19/07/2008. 00 243. 00 Método PEPS (FIFO). 00 cada uno. 12/07/2008. b) Compra 100 radios portátiles a VENELECTRIC. 41 80. 00 en efectivo.045.367. 00 = 81. 00. 00 80. Se compran 7 artículos a Bs. 00 al contado y el resto a 30 días. 17 81. antes de la compra siguiente.6. y 100 radios portátiles.379. 2) Efectuar los asientos de cierre. f) Vende a crédito 30 radios a Luis Flores.81. 00 4 984. 00 cada uno.800. 00 567. Existen 10 artículos a Bs.” Ejemplo.6. de la venta precedente. 33 2. 89 03/07/2008= 800. SE PIDE: 1) Registrar las operaciones anteriores en el libro diario y efectuar los pases correspondientes al libro mayor. 00 1. la siguiente información. al precio de Bs. Precio de costo Bs.5. 00 = 80.029. 41 81. g) Luis Flores le devuelve 2 radios de la venta anterior. relaciona operaciones de manejo de inventarios: 01/07/2008. 00 + 567. 17 800. 00 1. 00 cada uno. Se compran 12 artículos a Bs. 00.6. 00 cada uno. . 00 (precio de costo Bs.11. 17/07/2008. 03/07/2008.80. al precio de costo de Bs. 31/07/2008. 00). 36 80.10. Las siguientes transacciones fueron las operaciones realizadas con las mercancías de la empresa unipersonal LEWIS: a) Inicia sus actividades comerciales aportando Bs.200. 33 1.82. 41 321. 19/07/2008. 12/07/2008. al precio de Bs.045. 00 8 81. d) Vende al contado 20 radios.17 649. 33 + 984.cifras resultantes. FECHA dd/mm/aa 01/07/2008 03/07/2008 12/07/2008 19/07/2008 17/07/2008 UNIDADES ENTRADA COSTO UNITARIO SALIDA COSTO TOTAL UNIDADES COSTO UNITARIO EXISTENCIA COSTO TOTAL UNIDADES COSTO UNITARIO COSTO TOTAL 7 12 81. c) Devuelve 10 radios de la compra anterior y se los carga en cuenta a VENELECTRIC. Cada vez que se realice una compra se promedia el costo unitario de dicho artículo. 00 cada uno. e) Acepta devolución de un radio. Venta de 8 artículos. 17 25 PRACTICA Nº 1 – INVENTARIOS 1. Venta de 4 artículos. 64 10 17 13 25 17 80. y paga Bs. 00 cada uno. 41 17 19/07/2008= 1. al precio de Bs. suponiendo finalizado el ejercicio económico el 30 de junio. 00 82. La toma del inventario arroja una existencia de 17 artículos. con un costo de Bs. vende mercancía de contado por Bs. registrar el saldo inicial y las transacciones en una tarjeta de inventario perpetuo. 25 cada una.1. 2) Suponiendo que la empresa lleva sus registros contables con el método “Promedio Ponderado”. 00. 00. como se ilustra en la hoja anexa. bajo las siguientes condiciones 3/10. son un resumen de las operaciones relacionadas con el control de los materiales para el mes de septiembre de 2006. g) Enero 29 se vendieron 16 unidades.0. 3) Se vendieron artículos a crédito por Bs. n/30 días. 60 cada una. con un costo de Bs.500. 2) Cuál era el saldo de la cuenta inventarios al cierre del negocio en enero 03. Al Sr. Durante los primeros días de enero tuvieron lugar las siguientes transacciones: a) Enero 02. 1) Se compraron artículos para la venta por Bs. 2) Los fletes pagados sobre los artículos comprados. 3. la cuenta Inventarios tenía un saldo de Bs. SE PIDE: 1) Prepare los asientos en el libro diario para registrar las transacciones anteriores.0. según factura B015598. a Bs. con un costo de Bs. La corporación FINESS EQUIPMENT. cancelando al contado el 80% emitiéndose cheque #123456. SE PIDE: 1) Suponiendo que la empresa lleva sus registros sobre la base de “PEPS”.27. 00.800. 00. 70 cada una. 74.45. 80 cada una. 3) Suponiendo que las 16 unidades del 29 de enero. Los datos que se presentan. e) Enero 19 se compraron 20 unidades. d) Enero 15 se vendieron 15 unidades. f) Enero 24 se vendieron 5 unidades. . b) Enero 03. fueron vendidas a crédito a PILY WHITE. c) Enero 09 se vendieron 10 unidades. Juan Pérez según factura F01000567. cancelados en efectivo. La tarjeta de inventario perpetuo para el artículo CA-801 revelo los siguientes movimientos para el mes de enero de este año: a) Enero 01 saldo de 12 unidades. 00. la diferencia bajo las siguientes condiciones 5/10. 00. El costo de esta mercancía era de Bs. 00.362. compra mercancía a crédito a la compañía Beli por Bs. usa el sistema de inventario perpetuo. Al primero de enero.2.20. efectúe un asiento de diario general para registrar la venta y el costo de los artículos vendidos utilizando el método “Promedio Ponderado”. b) Enero 04 se compraron 20 unidades. 4.0. n/24 días. registre el inventario inicial y las transacciones en una segunda tarjeta de almacén. ascendieron a Bs. Entidad La Concordia.000. En enero 1 del 2008. El 07/07/2009. El 06/07/2009.A. 5. Durante el año.2. El 08/07/2009. presenta la información para el mes de julio de 2009. de devolvieron 10 artículos al proveedor de la compra efectuada el día (05/07/2009). 5) De los artículos comprados se devolvieron artículos por Bs. 00.2. 00.70. 00 15/03 09/06 06/11 80 30 10 Se pide: determinar el valor del inventario final de las unidades (carros de lujo). se devolvieron 5 artículos de la compra efectuada el día (10/07/2009).2. 00.000.500.23. 50 cada uno. indicó una pérdida de Bs. destino 5 artículos para usos propios. Saldo inicial.2.900.4) El Sr. 00 cada unidad. se compraron 38 artículos a Bs. se vendieron 30 artículos a la Sra.60. 40 cada uno. para el siguiente articulo BC-001. 6) Un faltante de artículos comprados. 60 cada uno. Comentar las ventajas y desventajas de utilizar cualquiera de los métodos. se vendieron 60 Artículos la Sr. Juan Pérez 15 artículos. S.000.28. siguiendo los métodos PEPS y Promedio Ponderado. El 14/07/2009.23. 6. El 10/07/2009. . se compraron 20 artículos a Bs. S. La Entidad Lara vende carros de lujo. Se vendieron al Sr. Al 01/07/2009. Se pide: Realizar los registros contables mediante los sistemas de inventario continuo y periódico. En enero 1 de 2008. 30 cada uno. Juan Pérez devolvió 6 artículos. aplicando para ello los métodos de valuación de inventarios: PEPS Y Promedio Ponderado. 00 cada uno. la Sra. El 03/07/2009.25.2. Juan Pérez. El 12/07/2009. El 05/07/2009. las compras y ventas fueron las siguientes: UNIDADES COMPRADAS FECHA UNIDADES COSTO POR UNIDAD UNIDADES VENDIDAS FECHA UNIDADES 15/02 30/04 19/09 25/10 60 20 10 10 Bs. El 13/07/2009. Se compraron 40 artículos a Bs. El 02/07/2009. 00 Bs. el Sr. Juanito Pérez devolvió 5 artículos.000. El 09/07/2009. 00 Bs. Juana Pérez. 00 Bs. El 04/07/2009. Juan Pérez devolvió artículos por Bs. la entidad La Concordia.A. y se necesita preparar tarjetas de control de inventario (kardex). El 11/07/2009. se tenían en existencia 42 unidades a un costo de Bs. Juanito Pérez 25 artículos.27. se vendieron al Sr. 35 artículos a Bs. se compraron 35 artículos a Bs.14.