control de inventario para un Almacén de Farmacia

INTRODUCCION Con el presente trabajo de investigación se pretende analizar el control de inventario para el eficaz funcionamiento del Almacén de FarmaciaSAAS, ubicada en el terminal de Maracay Estado Aragua. A fin de reducir los costos en los altos niveles de mercancías con un mínimo de inversión; relacionados con el ordenamiento y almacenamiento de las mercancías, la estimación del valor de inventarios a utilizar y el conocimiento real del costo de la mercancías vendidas, y por consiguiente la acertada toma de decisiones financieras. Para lograrlo se ha trabajado con el análisis de discrepancias de acuerdo a los resultados obtenidos en el instrumento de recolección de datos, y otro personal de la empresa, determinando a su vez las fortalezas y debilidades de la empresa con respecto al Control Interno del área de almacén. El trabajo está estructurado en cinco capítulos, los cuales de manera general se describen a continuación: Capítulo I: contiene la formulación del problema, delimitaciones para la realización del trabajo y objetivos de la investigación. Capítulo II: se presenta el marco referencial formado por la normativa legal que regula el objeto de estudio, antecedentes de la empresa y de la investigación así como la teoría que soporta a la investigación. Capítulo III: comprende la descripción de la metodología aplicada durante el desarrollo de la investigación, la tabulación, presentación y análisis de resultados obtenidos en la encuesta realizada a la Farmacia SAAS el Terminal C.A. Capítulo IV: presenta las conclusiones y recomendaciones para tomar en consideración por parte de la empresa Farmacia SAAS el Terminal C.A CAPITULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios. Los Inventarios son bienes tangibles que posee una persona natural o jurídica para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o para ejecutar actividades productivas. El inventario tiene como propósito fundamental proveer de materiales necesarios, para que las empresas sean públicas o privadas, posean un continuo y regular desenvolvimiento según la razón de ser de ellas, es decir el inventario juega un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del mercado en el cual compiten o prestan servicios y de esta forma, afrontar las demandas o la satisfacción de las necesidades de los clientes. Por consiguiente la administración de inventario implica la determinación de la cantidad de materiales que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse las solicitudes para reposición del mismo y las cantidades de unidades a ordenar. El inventario afecta todo el proceso productivo y el resultado final del producto, por dicha razón, el manejo de los inventarios se considera como una operación del sistema de producción, y por lo tanto requieren de controles internos seguros que permitan que la información financiera contenida en los libros y documentos de la empresa sean exactos y confiables; ya que de estos depende el análisis crítico del pasado y la toma de decisiones a futuro. Dentro de los controles que deben establecerse para el funcionamiento del almacén, esta la toma física diaria de inventario en otras palabras no es más que el cotejo de lo físico con lo teórico, siendo esto último, el movimiento de salida y entrada de mercancía de los materiales e insumos. Al respecto, Redondo (2000), establece que: “El mejor control sobre las mercancías almacenadas consiste en comparar diariamente su existencia física con el movimiento de los formatos de entrada y salida” (p.92). Por lo anteriormente descrito, se evidencia que los controles son medidas de protección que la empresa establece sobre su activo. Muchos de los problemas de existen en los sistemas de control de inventarios de empresas industriales, comerciales y de servicios tienen su causa en pobres decisiones de administración de inventarios y en el inadecuado uso de los manuales y políticas determinadas al respecto; siendo estas de gran importancia, ya que constituyen el conjunto de actividades y técnicas utilizadas para mantener la cantidad de artículos (materiales, materias primas, producto en proceso y producto terminado) en el nivel deseado tal que ni el costo ni la probabilidad de faltante sean de una magnitud significativa. De esta situación en especial no escapan las empresas venezolanas y en particular las cadenas de farmacias que en los últimos años se ha evidenciado su constante crecimiento y esparcimiento durante todo el territorio nacional, ofreciendo al público consumidor una salud estable en medio de la debacle económica, el sistema cambiario, ante la caída del poder adquisitivo de la población y frente a las fallas y escases en inventario de algunas medicinas. No obstante, en Venezuela existen aproximadamente cinco mil setecientas (5700) farmacias. La mayor concentración está en el área metropolitana de Caracas, unos 1400 establecimientos entre cadenas y particulares, según datos aportados por el presidente de la Federación de Farmacias de Venezuela, Edgar Salas Jiménez. Se trata de cifras muy altas, teniendo en cuenta el volumen de la población nacional, calculado en 25 millones y medio de habitantes de acuerdo con cifras del Instituto Nacional de Estadística. Una de esas franquicias en particular de la cadena de Farmacia SAAS, se encuentra ubicada en el Terminal de pasajeros de Maracay en el Estado Aragua, cuyo objeto principal es la venta de fármacos, psicotrópicos, además de la venta de artículos para uso personal y de limpieza, siendo el almacén de la empresa el guardia y custodia este tipo de mercancía, también tiene como función, proporcionar los suministros para la venta de dichos fármacos y la dotación de insumos que requiere las demás áreas funcionales de la organización. Este departamento realiza dentro de sus funciones la toma física ínter diario del inventario de materiales e insumos, datos que necesita la empresa para realizar el cierre diario de materiales e insumos. En el mismo orden de ideas, en la actualidad se puede observar que debido al volumen diario de operaciones, las solicitudes de materiales requieren formatos de solicitudes de transferencia, que son elaborados de forma manual por el personal solicitante, y en la mayoría de los casos, por la rapidez de los procesos productivo de la empresa, los materiales e insumos, son despachados y posteriormente se presenta el formato de solicitud del mismo, lo que trae como consecuencia un descontrol sobre las existencias en el área, mismo que ocasiona un desajuste entre las tomas teóricas y físicas de inventario inter diario que realiza el personal de almacén, para su posterior envió al departamento de administración. Cabe considerar, por otra parte que dentro de los parámetros establecidos por la misma organización, el departamento de administración debe realizar chequeos de las existencias de inventarios, y en la mayoría de los casos existen diferencias al realizar el cotejo de mercancía, esta situación no permite a la gerencia de administración conocer con exactitud el nivel de mercancía, materiales e insumos que debe reponer. Las causas que originan la situación de la problemática es debido a que el personal de las áreas por la rapidez de los movimientos de los procesos no entregan primero al departamento de almacén el formato de transferencia (entrada y salida), para solicitar los materiales y luego es que elaboran el formato, lo que trae como consecuencia un descontrol de inventario; de no ser así la empresa puede lograr un mejor funcionamiento en cuanto a las actividades planificadas. En efecto se debe tomar en cuenta, que se deben cumplir las políticas de inventarios que posee la empresa, definiendo así la planificación del nivel óptimo de inversión que se tiene de inventario dentro de la organización para satisfacer la demanda de los clientes. En función a lo anteriormente descrito la investigación se plantea las siguientes interrogantes: ¿Cuál es la situación actual que presenta el departamento de almacén de la Farmacia SAAS ubicada en el Terminal de pasajeros de Maracay Estado Aragua? ¿Cuáles son las funciones administrativas que se llevan a cabo dentro del almacén de la organización? ¿Los procesos de entrada y salida de los materiales e insumos son verificables semanalmente, quincenalmente, entre los departamentos solicitados? Objetivo General Análisis del control de inventario para el eficaz funcionamiento del almacén de Farmacias SAAS, ubicada en el Terminal de Maracay estado Aragua. Objetivos Específicos a. Diagnosticar la situación actual del departamento de Almacén de la Farmacia SAAS b. Describir el proceso de control de inventario utilizado actualmente por la empresa. c. Identificar cuáles son las fortalezas y debilidades del proceso de inventario. Justificación de la Investigación La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas. Estas consideraciones, permiten entender que el inventario es parte del núcleo en torno al cual debería girar siempre la política de cualquier empresa, además de la vocación de servicio al cliente. Superadas las teorías que sitúan el producto como eje primordial, se impone un cambio radical en la cultura de las empresas hacia la adecuación de sistemas y procedimientos de control de los inventarios, concebido éste como el motor de vida de las organizaciones y ante el que se supeditan todos los procesos, incluidos los referentes a atención del cliente en forma oportuna y selección de los productos y stock de mercancía y servicios que se ofertan y, por supuesto, su confiabilidad de acuerdo a la realidad. La investigación propuesta busca el estudio y análisis de la teoría y conceptos básicos del control de inventarios, contribuir con la empresa farmacéutica venezolana que se dedica a la compra, distribución de medicinas, productos médicos quirúrgicos y misceláneos. Las organizaciones a menudo se convierten en estructuras mecanizadas a medida que se incrementa su tamaño se requiere ampliar políticas. Alcance La presente investigación está dirigida al análisis del control de inventario para optimizar la gestión del departamento de ventas en la empresa SAAS EL TERMINAL. La relevancia del estudio se evidencia por la importancia que refleja la difusión de conocimientos que contribuyan a satisfacer las necesidades de la empresa orientados a optimizar el control de inventarios en el departamento de ventas de la empresa en estudio y apoyar teóricamente a investigaciones futuras orientadas al tema de investigación.A.Este trabajo de investigación se fundamenta de la necesidad que se presenta particularmente en la farmacia SAAS El Terminal. espacio físico. la estimación del valor de inventarios a utilizar y el conocimiento real del costo de la mercancías vendidas. estudiando las relaciones con los proveedores y tiempo de entrega de los pedidos. C. costos. Se identificaran las características generales de la organización establecidas entre el departamento de contabilidad y almacén.A. se canalizan los controles internos de inventarios de mercancía verificando su eficacia en función de la existencia. el análisis de inventario y el control contable le permite a la organización conocer con exactitud la disponibilidad de aquellas actividades tangibles para su venta en una operación ordinaria . El desarrollo de una nueva visión en el ámbito empresarial al establecer un sistema de control de inventario en la empresa SAAS EL TERMINAL. por lo mismo esta investigación aporta conocimiento que reafirman la formación académica y sus fundamentos teóricos dando así un marcada influencia de las políticas de inventario de mercancía dentro de la organización. La auditoria. la correcta evaluación y requerimiento de la gestión administrativa al establecer sus parámetros. capital de trabajo. relacionados con el ordenamiento y almacenamiento de las mercancías.A. y por consiguiente la acertada toma de decisiones financieras. C. precio. en cuanto al análisis del control de inventario a fin de reducir los costos en los altos niveles de mercancías con un mínimo de inversión. C. Limitaciones de la Investigación . permitirá que otras sucursales del grupo de franquicias SAAS puedan implementar este método dentro de su empresa y crear la competitividad ante la gran demanda del mercado con mayor eficacia.. calidad. así mismo.de la misma manera se analiza la incidencia de los factores mencionados para la obtención de beneficios económicos dentro de la organización. reglas y procedimientos para dirigir empleados. igualmente se analizaran las políticas de inventario previamente establecidas por la organización. índices de rotación de los inventarios. En el proceso de la Operacionalización de las variables. real. El autor se enfoca en la búsqueda de nuevas alternativas obteniendo varias restricciones. Este último. .Al realizar una investigación independiente se puede encontrar con obstáculos durante su desarrollo lo cual puede afectar de manera significativa ante los objetivos planeados con la idea de menoscabar en la información de diferentes investigaciones. tal como lo plantea Korn. Balestrini (2006) define “el proceso lógico de Operacionalización de las variables tal como lo plantea Korn (1973). cualidad intermedia. no se ha presentado ninguna limitante en cuanto al desenvolvimiento de la investigación. Balestrini (2006) expresa que “si bien es cierto. asumiendo uno o más valores o grados. pues las suma de varias dimensiones constituyen la variable principal”. en cuanto a la accesibilidad de la información solicitada a las diferentes áreas de la organización. en principio. Sistema de Variables Dado que la variable es la “expresión del significado que el investigador le atribuye y en este sentido debe entenderse durante todo el trabajo". Definición real: enumeración de sus dimensiones y (iii) Definición operacional: selección de indicadores. Con respecto a las dimensiones. en donde se han de seguir los siguientes procedimientos: (i) definición Nominal de la variable a medir. Reforzando este concepto.A. una dimensión de un objeto. que un concepto es una abstracción de la realidad. puede variar en una investigación. En cualquier posición sociológica estos términos designan las partes no relaciónales de la proposición”. Bavaresco (2006) las define como “variables que se derivan de una principal o nominal. Así mismo para la presente investigación la cual está enfocada en el análisis del control de inventario para la optimización del almacén de Farmacia SAAS el Terminal C. En el mismo sentido. Una variable es un aspecto o dimensión de un objeto. específica y muchas más”. (ii) Definición Real: enumeración de las dimensiones y (iii) Definición Operacional: Selección de indicadores. un atributo que puede variar y que sintetiza conceptualmente lo que se quiere conocer acerca de las unidades de análisis. También se les llama subvariables porque actúan con cierta autonomía (parcial). una variable es un concepto. al descomponerlo. La variable es. secundaria. Definición nominal de la variable a medir. bien sea económico y como factor resaltante el tiempo dentro del sitio de estudio. Se llama pues. (ii). se han de seguir los siguientes procedimientos: (i). una “variante” u una “variable”. para así llevar a cabo los objetivos planteados en el marco de la investigación. variable derivada. designa a la jerga sociológica un aspecto discernible de un objeto de estudio. o una propiedad de estos aspectos o dimensiones que adquiere distintos valores y por lo tanto varía” Operacionalización de Variables Tal como lo refiere Korn F.: “…una dimensión de variación. ubicada en el Terminal de Maracay estado Aragua. | |determinado.. señal o unidad de medida que permite estudiar o cuantificar una variable o sus dimensiones. de los cuales se derivan las preguntas o ítems del instrumento de recolección de datos. El Terminal C. En el caso de una variable compleja. Esta conceptualización puede observarse de una mejor manera en el cuadro que se presenta en el Cuadro 1.. cada dimensión que la integra puede tener uno varios indicadores. Cuadro 1 DEFINICIÓN OPERACIONAL DE VARIABLES Objetivo General: Análisis del control de inventario para el eficaz funcionamiento del almacén de Farmacias SAAS.Por último Arias (2006) define los indicadores como “un indicio. | |Organización |2 |E | | | | | | | |S | | | | | |Ejecución |3 |T | | | | | | | |I | | | | | |Control de Inventario |4 |O | | | | | | |5 |N | | | | | | | |A | | | | | | | |R | | | | | | | |I | | | | | | | |O | | | | | | | | | .A. | | |Conceptualización de la Variable | | | | | |Objetivos Específicos |Variable | | Dimensión |Indicadores |ítems |Instrument| | | | | | | |o | | | | | | | | | |Diagnosticar la situación actual del | | | Administración |Planificación |1 |C | |departamento de almacén de la Farmacia |Situación Actual |Situación Actual: Es la situación dada en un momento | | | |U | |SAAS. | |en la Farmacia SAAS para controlar o supervisar un | |Proceso de descarga de Inventario |8 | | | | |proceso automatizado o actividad humana. |Fortalezas |inventario. y que | | | |I | | | |ocasiona pérdidas. fechas de |12 |E | | | |Debilidades: aquellos factores en los que se encuentra| |vencimiento y área de almacenaje de los |13. productos defectuosos y retardo en | |Carencia de Inventario en el almacén | |O | | | |el despacho de la mercancía.|Describir el proceso de control de |Procesos de Control |Proceso de Control: |Procedimental |Proceso de compra |6 | | |inventario utilizado actualmente por la |de Inventarios |Constituye todos los procedimientos o métodos usados | |Recepción de mercancía |7 | | |empresa. | | | |U | | | | | |Verificación de los códigos. aquello en lo que tiene una posición más |Fortalezas |medicamentos | |C | | | |consistente que la competencia. | | | |N | | | | |Debilidades |Errores en la información |14 |A | | | | | | | |R | | | | | | | |I | | | | | | |15 |O | . |S | | | |en una posición desfavorable en cuanto al control de | |medicamentos | |T | | |Debilidades |inventario respecto de sus competidores. | |Capacitación del personal con respecto al| | | | | | | |control de Inventario |9 | | | | | | | |10 | | | | |Conceptualización de la Variable | | | | | |Objetivos Específicos |Variable | | Dimensión |Indicadores |ítems |Instrument| | | | | | | |o | | | |Fortalezas: los recursos y las destrezas que ha | | | | | |Identificar cuáles son las fortalezas y | |adquirido la empresa en cuanto al control de | |Seguimiento de la rotación de los |11 | | |debilidades del proceso de inventario. enfoques teóricos. Misión La organización tiene como misión ser una gran familia de farmacias SAAS.22). La organización comercial Belloso COBECA. constituido entonces por antecedentes de la empresa Farmacia SAAS. a continuación se explicaran estos aspectos. posición que todavía hoy ostenta. orientadas a brindar un servicio de calidad que satisface a sus clientes en forma productiva y eficiente para crecer permanentemente en el tiempo. se conceptualizan las bases principales que se estudiaron durante el desarrollo de esta investigación. en marco referencial puede comprender aspectos teóricos. los antecedentes de la investigación.L. las bases teóricas y las bases legales. objeto de la investigación u otros según convenga el caso”. (p.P. Así mismo Hernández (1999) señala: “El marco teórico referencial implica. Antecedentes de la Empresa. en 1999 COBECA reforma nuevamente la noción del negocio farmacéutico al crear el programa de franquicia SAAS. se constituye en el año 1908 con la adquisición de una pequeña botica. En 1986. El grupo inicia entonces un incontenible proceso de crecimiento y desarrollo que lo lleva a liderar la distribución de medicamentos en Venezuela. hasta entonces por nadie aplicado en el país. En esta investigación el marco teórico estuvo. investigaciones y antecedentes en general que se consideran validos para el correcto encuadre del estudio” (P. situación de la realidad.| | CAPITULO II MARCO TEORICO En el contexto de toda investigación es imprescindible contar con la síntesis conceptual de trabajos realizados sobre el problema formulado con el objetivo de determinar el enfoque metodológico de la misma investigación. el cual invita a los dueños de los establecimientos independientes a conformar la primera red venezolana de socios propietarios. conceptuales. . COBECA nuevamente hace gala de su carácter innovador e inaugura la cadena de Farmacia SAAS. Al respecto la Universidad Pedagógica Experimental Libertador U. (2003) lo define como: “Una revisión de los trabajos previos sobre el problema en estudio y (o) de la realidad contextual en la que se ubica dependiendo de la naturaleza del trabajo o la tesis. analizar y exponer aquellas teorías. Basada en comprobados logros. conformada por un equipo de personas motivadas a dar lo mejor de si. legales.E. en el occidente venezolano en la actual incorpora el concepto de autoservicio. es decir.123) En otras palabras el marco teórico referencial es la sustentación de la investigación. estableciendo como referencia los resultados obtenidos en la evaluación anterior. Objetivos de Calidad • Obtener como mínimo un 85% de “Excelencia” en el factor Servicio al Cliente de la Evaluación de Imagen SAAS. • Asesore y dispense los medicamentos y productos de la farmacia para satisfacer las necesidades del cliente: De un servicio esmerado. garantía de surtido y ambiente apropiado.18). sustentados en el mejoramiento continuo de la eficacia del sistema de gestión de la calidad. es decir aquellos trabajos donde se hayan manejados las mismas variables o variables similares” (Pág. H (2003). . Política de Calidad Los procesos se deben realizar siguiendo sus principios fundamentales: dispensación y asesoramiento permanente. Define “Los antecedentes de la investigación son aquellos trabajos de investigación que anteceden al nuestro.es donde se desea estar a largo plazo. Pasos del Servicio • Reciba al cliente con simpatía y personalidad. • Promocione Ofertas y Servicios de la Farmacia antes de entregar el producto. • Mantener el surtido en un 95% de los productos dispensados por la farmacia y distribuidos por nuestro proveedor principal. La visión de la red consiste en trabajar en equipo y planificar cada día para ser la mejor red de farmacias de América. . Regla de Oro de la Organización “Trata a los clientes como te gustaría ser tratado” Cuadro 2 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA FARMACIA SAAS Fuente: Manual de Normas y Procedimientos de Farmacia SAAS Antecedentes de la Investigación Díaz. • Despídase del cliente y agradezca su visita. a fin de lograr una experiencia positiva en los clientes. • Mejorar en un 5% la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad. • Obtener en la Evaluación del Servicio 85% como mínimo en el asesoramiento a los clientes. • Incrementar la satisfacción de los clientes en términos de la Calidad del servicio.Visión La visión es la gran meta que se proponen. .. siendo este el objeto de estudio de la presente investigación. y la aplicación del cuadro de mando como herramienta de control. (2004) en su trabajo especial de grado titulado. sus relaciones dentro de la cadena de suministro del sector gas licuado. de tipo exploratorio descriptivo. Pontificia Universidad Católica de Valparaíso. precisos y concisos para lograr el equilibrio financiero. evidenciando la falta de manuales de normas y procedimientos. concluyen que el departamento de contabilidad debe formar parte integral de los centros sociales. especialmente las relaciones causa efecto de las variables criticas. García A. donde las autoras consideran que la organización presenta debilidades en el área de Contabilidad y en especial en el Control Interno. las relaciones causa-efecto son el motor del modelo de control para el sistema de compras y en consecuencia su relación con los inventarios. La actividad bajo estudio es el sistema de compras. Este proyecto de investigación aporta información importante al presente estudio. luego las trayectorias de dichas variables logísticas dirán respecto del comportamiento del sistema compras. de esta área la Junta Directiva obtiene toda la información que requiere para la toma de decisiones. mediante la aplicación de los conceptos constructivos de un cuadro de mando. Para dirigir en forma proactiva hay que actuar sobre las causas y no sobre las consecuencias. Con respecto a la Investigación.Se puede decir que los antecedentes de la investigación se refieren a otras investigaciones realizadas con el mismo propósito dentro de una institución o ente determinado donde se genera un problema. siendo su objetivo presentar las posibilidades que ofrece un modelo de control dentro del estudio de un sistema de compras. luego. manteniendo así los procesos claros. Al respecto.. (2004) en su trabajo especial de grado titulado. entre otros aspectos. Además. además de la ausencia de formatos de control de las actividades en especial de inventario de materiales y falta de equipos computarizados. para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública en la Universidad de Carabobo. ya que se observa que la falta de manuales normas de procedimientos y de un adecuado sistema de control de las operaciones de las empresas pueden acarrear errores en la información periódica que refleja la situación financiera de la institución y por consiguiente no se asegura una toma de decisiones acertada. una investigación documental. es necesario comparar dicho comportamiento contra una estructura de datos de referencia compuesta de indicadores financieros y no financieros que permitan la verificación y corrección. tesis para optar al grado académico de Magister en Gestión Mención Control. Para efectos de control. y Páez M. ya que. Estudio del sistema de compras y su integración estratégica mediante el control de gestión. Los principios constructores de este conjunto de indicadores serán los que sustentan a un cuadro de mando. No se debe perder de vista que los resultados financieros son resultados y no causas. Creación de un Departamento de Contabilidad para mejorar el Control Interno Contable de la Casa Portuguesa del Estado Aragua. por esta razón. En este mapa de influencias descrito por el autor indica las variables que agregan mayor valor o efecto. entenderá por comportamiento del sistema la evolución a lo largo del tiempo de las magnitudes de las variables que se consideran relevantes. Álvarez K. Chile. Espinoza A. . ya que de estos depende gran parte del proceso productivo de las empresas y por consiguiente su perpetuación y crecimiento en el ámbito económico y competitivo. en su trabajo especial de grado titulado Diseño de un programa de Auditoría Interna que permita evaluar el sistema de Control Interno aplicable a sobrantes y faltantes en el inventario en las fases de Compra. concluyó que los registros contables son la base de los resultados de los Estados Financieros. control sobre las operaciones. así como determinar las causas que originaban los descontroles de inventario. de la Universidad Bicentenaria de Aragua. Propuesta de un modelo de Control Interno para el manejo del Inventario de materia prima de la empresa Plásticos Seroplig C. para optar al grado de especialista en Auditoria de la Universidad Centro Occidental “Lisandro Alvarado”. Los datos se recolectaron mediante el uso de encuestas. de gran significación para las organizaciones y la relación estrecha que existe con la contabilidad y la aplicación de un adecuado sistema de control interno para evitar diferencias en la información presentada. permitiendo un beneficio en cuanto a resultados confiables para la toma de decisiones. La importancia de esta investigación con respecto al tema en estudio radica en la vigencia que tienen los inventarios por representar una categoría de activos importantes. para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública en la Universidad de Carabobo. Recepción.Guerra A.A. de tal manera que si se aplican procedimientos contables adecuados se obtendrá una presentación acorde con lo esperado (veraz. Estado Lara. En este orden de ideas. El Terminal C. titulado “ Análisis del Proceso contable del Departamento de Contabilidad del centro Cardiovascular Doctor Mariano Álvarez”. es una investigación de tipo descriptivo con diseño de campo.A. bajo la modalidad de trabajo factible. en Barquisimeto. Almacenaje y Ventas para la empresa VENSUAGRO. C. Ozal.(1999). Para obtener la organización y control dentro de la institución se necesitan registros contables adecuados y acordes para asegurar el logro de los objetivos y por ende el buen funcionamiento. Villarroel T. preciso.. siendo un aporte significativo ya que permitió establecer normas de salvaguarda de la mercancía y mejorar el control interno de la empresa permitiendo a su vez que la información financiera fuera más confiable y acertada para la gerencia en su proceso de toma de decisiones. Asimismo . conciso) con la puesta en práctica de éstos. ubicada en Valencia Estado Carabobo. Estos trabajos de investigación han servido de ayuda para lograr una mejor comprensión de la importancia del sistema de control de inventario. meta que se quiere alcanzar en Farmacia SAAS. en su trabajo especial de grado titulado. y la implantación del módulo contable.. A. Este trabajo se basó en un diseño de campo no experimental. José. en su trabajo grado para optar al título de Contador. Pérez y Valdivez Y (2004).A. apoyado en la revisión documental de nivel descriptivo. su importancia y la corrección de errores en forma oportuna. cuyo objetivo principal fue recomendar posibles soluciones a las necesidades de la empresa estudiada. se obtiene mayor organización. en Marzo de 2001. Utilizando como instrumento el cuestionario cerrado Es evidente que este estudio tiene un significado importante para la presente investigación ya que busca el aporte de mejoras respecto a los controles de inventarios. cada autor adapta el concepto de inventario a determinadas formas de reflejar la situación de los recursos de la organización. implementar y controlar de forma eficiente. la definición dada por el Council of Logistics Management plantea que: “La Logística es el proceso de planear. el flujo y el almacenamiento de materias primas. productos terminados y la información correspondiente desde el punto de origen al punto de consumo de acuerdo a los requerimientos del cliente”. ventas. La finalidad es buscar los significados y relaciones de esas variables según los postulados de distintos autores que permitan ubicar el tema de investigación en el contexto general. Se refiere al balance general como un inventario de todos los bienes. financiación. con enfoque de efectividad de costos. mostrando la situación de la empresa desde dos puntos de vista: El económico y el financiero. derechos y obligaciones de la empresa. inventarios en proceso.aportaron algunas orientaciones sobre los elementos que debe poseer todo sistema de control de inventario. . De él dependen varias funciones como son las de producción. Andrés Suárez en su libro "Economía financiera de la empresa". Existe consenso al plantearse que el inventario de una empresa de servicios es de exclusivamente Inventario de artículos terminados disponibles para la venta. y a su vez ayude a definir la concepción que se le va a dar a cada una de ellas dentro de la investigación. compras. hace una extrapolación del concepto de inventario insertándolo en un contexto más amplio. luego de la revisión bibliográfica realizada por la investigadora. Indistintamente. • Uso de manuales de normas y procedimientos de control de inventarios. La bibliografía consultada permite establecer una definición generalizada del inventario como el conjunto de existencias que se tienen con el objetivo de satisfacer la demanda al más bajo costo posible. Respecto a la relación existente entre la logística y la gestión de stocks. llegando a ser parte medular de un negocio. Bases Teóricas En esta parte se presentan aquellos tópicos directamente relacionados con la problemática bajo estudio y las variables que se manejan en el objetivo general y los específicos. • Procedimientos para la toma física de la existencia de mercancía y • El uso de formatos donde se registre cada una de las operaciones que se realicen con el inventario de mercancía. dentro de las cuales se pueden destacar: • Definición de funciones y fijación de responsabilidades en todas las áreas y personas relacionadas con el manejo de la administración del inventario de mercancía. dentro de los conceptos que se considero relevante para el desarrollo de la investigación se pueden destacar: El Inventario El inventario constituye un activo fundamental dentro de la mayoría de las organizaciones. Al área de finanzas le corresponde financiar el inventario de la empresa. partes y productos terminados. Le gustaría destinar para ello el menor capital posible..".. Fred. en el libro "Fundamentos de Administración Financiera". Weston plantea: ". Weston J... forma y al costo más oportuno en un marco de productividad y calidad". Sobre el particular. ya que a la empresa no le conviene comprometer sus recursos en inventario que resulte excesivo. refiriéndose al papel del director financiero. La logística.. de tal forma que logre el balance óptimo entre las necesidades del cliente y los recursos disponibles de la empresa y su desempeño debe ser medido a través del servicio al cliente final.”. desde el punto de vista gerencial es una estrategia necesaria para manejar de forma integral la cadena de suministros. lo cual da como resultado el nivel óptimo de inventario para mantener las operaciones de la empresa.. La cadena logística está compuesta por cinco elementos básicos sobre los que se trabaja cualquier estrategia de este tipo: . desde los proveedores a través de la empresa hasta el usuario final".. En un sentido amplio.. La logística como fuente de eficiencia y ventaja competitiva. Copeland Thomas en su obra “Manual de Administración Financiera” señala: ". "se entiende por logística al conjunto de conocimientos.El buen director financiero procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso.... "." Se debe mantener inventario suficiente para protegerse de cambios bruscos en la demanda y de variaciones en el nivel de producción.. acciones y medios destinados a prever y proveer los recursos necesarios que posibiliten realizar una actividad principal en tiempo. pero a su vez se pretende minimizar la inversión en inventarios dados los costos tangibles e intangibles que supone el mantener recursos en existencias.” El logro en el equilibrio entre los costos de mantener y de ordenar inventario es una parte esencial de la gestión del inventario. En vista a lo anterior el concepto de logística se puede definir como el proceso de gerenciar estratégicamente el movimiento y almacenamiento de materias primas. y más adelante. ".. ya que mientras más rápida sea la rotación de este. el inventario debe rotarse con prontitud. menor es el monto que debe invertir la empresa en el inventario para satisfacer una demanda de mercancías.Varios autores le atribuyen especial importancia a la toma de decisiones financieras en el corto plazo referente a las existencias.. Este objetivo financiero a menudo está en conflicto con el objetivo de la empresa de mantener inventarios suficientes para minimizar la escasez de inventario y satisfacer la demanda... porque dirigir es el proceso de intentar influir en otras personas para alcanzar los objetivos organizacionales. Esta función generalmente se clasifica de diversas formas. Implica poner atención a la estructura de relaciones entre los puestos y los individuos que los ocupan. la rotación de los productos. La Administración La Administración es una ciencia social que estudia la organización de las empresas y la manera como se gestionan los recursos. con respecto a una tarea. planeación táctica (traduce los planes estratégicos en acciones concretas diseñadas para alcanzar metas y objetivos específicos a más corto plazo). supervisión continua y en . los tiempos de procesamiento. Planeación: Es el Procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción adecuado para lograrlos. es necesario conjuntar los recursos de manera sistemática. incluyendo en muchas de ellas el término de liderazgo. El control podría realizarse de distintas formas. así como vincular la estructura con la dirección estratégica general de la organización. Lo anterior. • El almacenamiento. planeación operativa (identifica las acciones necesarias para que las unidades de la organización logren sus metas). también se dice que la Administración es el proceso de planificar. Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas. La logística vela por la optimización y el mantenimiento de los recursos de esta cadena a través de sistemas de información compartidos por todos los que intervienen en ella y mediante la aplicación de indicadores de desempeño que permitan conocer los niveles de inventarios. interactuando con ellos de manera eficaz en situaciones colectivas y comunicándose de forma estimulante sobre los esfuerzos para cumplir sus tareas y alcanzar las metas organizacionales. La esencia de esta función consiste en regular el trabajo de la organización. y control. tomar decisiones sobre qué trabajo debe realizar el administrador y todos aquellos que están bajo su responsabilidad. • Los suministros. Organización: Proceso para comprometer a dos o más personas que trabajan juntas de manera estructurada. dirigir y controlar el uso de los recursos y de las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de una manera eficaz y eficiente. Esta función la componen tres niveles: Planeación estratégica (acciones estratégicas diseñadas para lograr las metas a trazadas a largo plazo para la organización). incluyendo el establecimiento anticipado de estándares de desempeño. etc. Dirección: Función que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera. • El transporte y la distribución. Para realizar el trabajo administrativo. organización. organizar. procesos y resultados de sus actividades. Implica además motivar a los subalternos. con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas. Según Fayol.• El servicio al cliente. dirección. Implica calcular las condiciones y circunstancias futuras y con base en esas estimaciones. dicho proceso está compuesto por funciones básicas: planificación. • Los inventarios. Si no hay un buen sistema de planificación no puede haber un sistema de control. propenda a la exactitud y confiabilidad de la información contable. Cuando una organización elabora un plan. Organización. Dirección y Control. expresa: Las Funciones del Administrador. cuya tarea principal no es. por lo que se considera fundamental reconocer estas cuatro funciones como parte de un proceso recíproco u recurrente. dinámico e interactivo…. cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación. castigar los errores o encontrar culpables. apoye y mida la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de los planes. El Control Interno El control interno es un instrumento de gestión que se emplea para proporcionar una seguridad razonable de que se cumplan los objetivos establecidos por la entidad.tiempo real del desempeño y la evaluación desempeño en general. o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho alejamiento. del control realizado puede surgir una corrección en la planificación. las funciones del administrador. sino que están totalmente interrelacionados. Cuadro 3 EL PROCESO ADMINISTRATIVO Fuente: Cuadro elaborado por la investigadora. es cíclico. pues se encuentran relacionadas en una interacción dinámica. lo que realimenta el proceso. por lo tanto. que no sólo conforman una secuencia cíclica. para esto comprende con un plan de organización. El Sistema de Control. es decir el proceso administrativo no solo conforman una secuencia cíclica. Chiavenato en su libro Fundamentos de Administración. como a veces se supone. además de las medidas adoptadas en una entidad que proteja sus recursos. Visto así. Organizar. Finalmente. debe ordenar su estructura para hacer posible la ejecución del mismo. así como los métodos debidamente clasificados y coordinados. el proceso administrativo. como se muestra en el Cuadro 3. son solo funciones administrativas.Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso administrativo. Luego de la ejecución (o tal vez en forma simultánea) se controla que la realidad de la empresa no se aleje de la planificación. El Proceso Administrativo es cíclico. sino detectar y corregir lo antes posible las desviaciones respecto de los objetivos marcado. Las funciones o procesos detallados no son independientes. como un proceso sistemático. cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar. realimentando el sistema con información que lo mantenga en el rumbo previsto. forman el Proceso Administrativo. Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos. se entiende de la siguiente manera: Las funciones del administrador. como un proceso sistemático. pues se encuentra relacionada en una interacción dinámica. Por lo tanto. Los resultados de la evaluación se retroalimentan al proceso de planeación. dinámico e interactivo. así como . ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. La eficacia de la estructura de control interno. revisión y actualización constante es una responsabilidad de todos los directivos de la entidad. El interés del informe COSO consiste en disponer de una metodología común. por agrupaciones privadas fundamentalmente de los Estados Unidos y el resultado de los estudios se publicó en el documento “Marco Integrado del Control Interno” elaborado por el Comité of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. No se trata sólo de la dirección. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: . y • Cumplimiento de las leyes y las normas aplicables. procedimientos y regulaciones establecidas. • El control interno facilita la consecución de los objetivos de la entidad en los tres ámbitos siguientes: Eficiencia y eficacia de las operaciones.” Esta definición refleja los conceptos fundamentales siguientes: • El control interno es un proceso. • Fiabilidad de la información financiera y contable. Definición según COSO En un sentido amplio. en cada nivel de la entidad. grupo de trabajo creado en 1985. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. se llevaron a cabo amplias discusiones acerca del tema. No se trata de acciones añadidas. no es posible que los controles eviten todos los problemas y cubran todos los riesgos. se define como: “Un proceso efectuado por el Consejo de Administración. Durante la década de los ochenta. • El control interno sólo puede aportar un grado razonable de seguridad a la entidad de que los objetivos previstos serán alcanzados.estimule la observancia de las normas. Desde su concepción ha sido ampliamente difundido en el ámbito mundial como uno de los estudios más completos en la materia. aplicar controles y estar en condiciones de responder adecuadamente a ello.. Control Interno sobre Inventarios El control interno sobre los inventarios es importante. las cuales deben tener conciencia de la necesidad de evaluar los riesgos. conocido por sus siglas (COSO).Fiabilidad de la información financiera. concentrándose en el manejo corporativo y las normas éticas.. por lo que es muy importante conocer sus limitaciones. para mejorar la calidad de la información financiera.. y c. si no de acciones incorporadas a los procesos e integradas a la gestión de la entidad como parte inseparable de su actividad. que reunió la información sobre las principales tendencias a nivel mundial y presentó un nuevo enfoque desde el punto de vista de la gerencia moderna. la Dirección y el resto del personal de una entidad. diseñado con el objetivo de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: a.Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables. estructuradas y coordinadas dirigidas a un fin o resultado. con una visión integradora y dinámica que permita satisfacer las demandas de todos los sectores involucrados. b. • El control interno lo llevan a cabo las personas. Es un conjunto de acciones.Eficacia y eficiencia de las operaciones. si no de todas las personas que componen la organización. El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa u organización. y por los que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia. tanto fortalezas como debilidades son internas de la organización. En cambio las oportunidades y las amenazas son externas. Recursos que se controlan. El análisis FODA consiste en realizar una evaluación de los factores fuertes y débiles que en su conjunto diagnostican la situación interna de una organización. explotables. permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados. Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa. actividades que no se desarrollan positivamente. las oportunidades y amenazas. • Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables. • Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo. Matriz FODA Proviene del acrónimo en inglés SWOT. (Strenghts. Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización. • Comprar el inventario en cantidades económicas. Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos. así como su evaluación externa. recepción y procedimientos de embarque. que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa. • Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario. • Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit. y que permiten obtener ventajas competitivas. habilidades que no se poseen. etc. Oportunidades. . Oportunities. recursos de los que se carece. etc.• Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año. • No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo. lo cual conduce a pérdidas en ventas. • Mantenimiento eficiente de compras. capacidades y habilidades que se poseen. por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. favorables. Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia. no importando cual sistema se utilice. evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios. Threats) en español las siglas son FODA (Fortalezas. Weaknesses. por lo que en general resulta muy difícil poder modificarlas. Debilidades y Amenazas). actividades que se desarrollan positivamente. es decir. De entre estas cuatro variables. daño ó descomposición. |Incremento en las ventas y productos sustitutos. | |presiones competitivas. | |Acceso a economías de escala. Thompson (1998) establece que el análisis FODA estima el hecho que una estrategia tiene que lograr un equilibrio o ajuste entre la capacidad interna de la organización y su situación de carácter externo. |Línea de productos demasiado limitada. tal como lo muestra en el Cuadro 4. |estrategia. | |Recursos financieros adecuados. | |Habilidades tecnológicas superiores | | |OPORTUNIDADES |AMENAZAS | |Atender a grupos adicionales de clientes. |Falta de oportunidad y talento gerencial. |Incapacidad de financiar los cambios necesarios en la | |Dirección capaz. es decir. |Débil red de distribución. | |Ingresar en nuevos mercados o segmentos. |No hay una dirección estratégica clara. | |Ventajas en costos. |Débil imagen en el mercado. | |Estrategias de las áreas funcionales bien ideadas. | |Habilidades para la innovación de productos. |Entrada de competidores foráneos con costos menores. | |Propiedad de la tecnología. | |Un reconocido líder en el mercado. | . |Abundancia de problemas operativos internos. Cuadro 4 MATRIZ FODA |FORTALEZAS |DEBILIDADES | |Capacidades fundamentales en áreas claves. |Habilidades de mercadotecnia por debajo del promedio.El Análisis FODA. |Costos unitarios generales más altos en relación con los | |Mejor capacidad de fabricación. |Instalaciones obsoletas. | |Buena imagen de los compradores. |Rentabilidad inferior al promedio. |competidores clave. | |Posición ventajosa en la curva de experiencia. también es una herramienta que puede considerarse sencilla y permite obtener una perspectiva general de la situación estratégica de una organización determinada. |Seguimiento deficiente al implantar la estrategia. | |Mejores campañas de publicidad. | |Aislada (por lo menos hasta cierto grado) de las fuertes |Atraso en investigación y desarrollo. las oportunidades y amenazas. por razones de desarrollo humano. al. por los cuales se rige la presente investigación. p. Por procedimientos de defensa del publico consumidor. | |Crecimiento en el mercado más rápido. así como de la producción de bienes y servicios que satisfagan las necesidades de la población. seguridad. conceptos. | |mayor de necesidades de los clientes. Resalta: todas las personas tendrán derecho a disponer de bienes y servicios de calidad así como a una información adecuada y no engañosa sobre el contenido y característica de los productos y servicios que consume.P. | |atractivos. |Cambio en las necesidades y gustos de los compradores. tales como: leyes.40). México. el resarcimiento de . Articulo 112. la libertad de trabajo. primera edición en español. sin prejuicio de su facultad para dictar medidas para planificar. |Requisitos reglamentarios costosos. industria. |comerciales de gobiernos extranjeros. (1998). | |Eliminación de barreras comerciales en mercados foráneos |Vulnerabilidad a la recesión y ciclo empresarial. |Cambios demográficos adversos. casos y lecturas. | Fuente: Thompson et. racionalizar.|Expandir la línea de productos para satisfacer una gama |Crecimiento más lento en el mercado.L). 98 Bases Legales Según el manual de elaboración de tesis de grado de la Universidad Pedagógica Experimental Liberador (U. Dirección y administración estratégicas. |Creciente poder de negociación de clientes o proveedores. (p. reglamentos. | |Integración vertical (hacia adelante o hacia atrás). A continuación se presentaran leyes o definiciones legales. las normas de control de calidad y cantidad de bienes y servicios. |Cambios adversos en los tipos de cambio y las políticas | |Diversificarse en productos relacionados. y regular la economía o impulsar el desarrollo integral del país(p. protección del ambiente u otras de interés social el estado promoverá la iniciativa privada garantizando la creación y justa distribución de la riqueza. empresa. establece al respecto de las fuentes legales que: “Tienen una variedad de criterios y estilos para el registro de las referencias de instrumentos legales y normativos. Constitución de la Repùblica Bolivariana De Venezuela (1999).72). decretos. McGraw-Hill.sin mas limitaciones que las previstas en esta constitución y las que establezcan las leyes . 2003. | |Complacencia entre las compañías rivales. Anuncia que todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad económica de su preferencia . resoluciones. normas y similares y dan apoyo al trabajo de investigación”.E. Articulo 117. al a libertad de elección y a un trato equitativo y digno la ley establece los mecanismos necesarios para garantizar esos derechos. estatutos. códigos. (p. Articulo 35. El libro diario y el de inventario no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al tribunal o registros mercantiles. fin de poner en primer folio de libre no de las que tuviere. importación. activos y pasivos. vinculados o no en su comercio . en los lugares donde los haya. éstos no tendrán efecto sino en los lugares donde no ejerzan farmacéuticos titulares. Establece que. Articulo 33. mayor e inventario. (p. Artículo 2.los daños ocasionados y las sanciones correspondientes por la violación de esos derechos. Único: La Dirección de Sanidad Nacional sólo concederá permisos para ejercer la Farmacia en los lugares donde no ejerzan las personas mencionadas en este artículo. preparaciones galénicas. . licencias que fueron declaradas definitivas con fecha 8 de junio de 1920. el objeto de lo anterior para llevar un control de las operaciones que realizan. así como cualquiera otra obligación contraída bajo condición suspensoria con la anotación de la respectiva contrapartida. (1955) Articulo 32. (p. productos químicos. El ejercicio de la Farmacia comprende la elaboración. todo comercio debe tener obligatoriamente los libros contables necesarios para realizar el registro de las operaciones comerciales que realizan. Acota lo siguiente: Todo comerciante. hará en el libro de inventarios una descripción de todos sus bienes tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos.23) Con respecto a este articulo se establece que los inventarios deben cerrase con el balance y la cuenta de ganancias y perdidas. productos biológicos. el libro mayor y el de inventario”. Estos registros se realizan en libros denominados diario. fechad y firmada por el juez y su secretario o por el registrador mercantil. tenencia. obligatoriamente. o al juez ordinario de la mayor categoría en la localidad donde no existen aquellos funcionarios. y dado el carácter provisional de los ya concedidos por la Ley anterior. el libro diario. al comenzar su giro y al fin de cada año. (p. Ley de Ejercicio de la Farmacia En el Título I de esta ley que rige en Venezuela el Ejercicio de la Farmacia. exportación y expendio de drogas. especialidades farmacéuticas y en general toda sustancia medicamentosa.23) Se establece en el artículo anteriormente citado que.los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento del comercio que se hallen presentes en su formación. Sólo pueden ejercer la Farmacia en Venezuela las personas que posean el título de farmacéutico expedido o revalidado conforme a la Ley y las que posean las licencias expedidas el año 1914 por el Ministerio de Relaciones Interiores. ”Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad. se puede citar: Artículo 1. la cual comprenderá. esta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos.23) Cada libro contable para el registro de las operaciones comerciales de una organización.42) Código de Comercio. deben estar asentados en los ente gubernamentales designados por el estado para realiza tal operación. con el objeto . de las Normas de Buenas Prácticas de Manufactura y de la Dispensación. 9. 11. se deberá elaborar el marco metodológico o la metodología dentro del proyecto de investigación”. Establecer revisión periódica del Formulario Terapéutico Nacional. 2. Los objetivos de esta Ley son: 1. genere saldos favorables a la salud. 8. 6. A fin de cumplir con este importante aspecto inherente a todo proceso de investigación. el marco metodológico del estudio propuesto. Facilitar el acceso de los medicamentos a toda la población con prioridad a lo requerido según los indicadores de mortalidad prevalentes en el país. Artículo 2°. 10. así como su accesibilidad y uso racional a todos los sectores de la población en el marco de una política nacional de salud. CAPÍTULO III MARCO METODOLOGICO Según Balestrini M (2006). en el proyecto de investigación. Regular la presencia en el mercado nacional de productos farmacéuticos. Regular el control sanitario de los medicamentos registrados. Establecer pautas de selección de medicamentos destinados a los diferentes niveles de atención de la salud. Regular la dispensación de medicamentos en los establecimientos farmacéuticos públicos y privados. 3. para indicar el tipo de datos que se requiere indagar. la comercialización. de las Normas Farmacológicas de las Normas Terapéuticas. Establecer normas para la creación de sistemas de fármaco vigilancia. Preservar que en la relación beneficio riesgo terapéutico. Ley de Medicamentos TITULO I Artículo 1°. Establecer normas éticas para regular la información. En ningún establecimiento farmacéutico se podrá despachar recetas que no estén firmadas por un facultativo y para ello se consultarán las nóminas de médicos y otros profesionales legalmente autorizados. Artículo 10. de uso racional y de información sobre el medicamento. el marco metodológico. promoción y publicidad de los medicamentos. 5. 4. deben seleccionarse los distintos métodos y las técnicas que posibilitarán obtener la información requerida. producción e importación de medicamentos de calidad. Garantizar el abastecimiento de medicamentos esenciales y genéricos en los establecimientos de salud. se incorporará como una parte muy importante del mismo. “Toda vez que se ha formulado el problema de la investigación. 7.Título II. Regular las actividades del Consejo Nacional del Medicamento. delimitados los objetivos y asumidas las bases teóricas que orientarán el sentido de la misma de manera precisa. Por consiguiente. Esta Ley regulará todo lo relacionado con la política farmacéutica a los fines de asegurar la disponibilidad de medicamentos eficaces. seguros y de calidad. tecno – operacionales implícitos en todo proceso de investigación. está referido al momento que alude al conjunto de procedimientos lógicos. En este sentido. (1998). presentación y evaluación del anteproyecto. En consecuencia. de acuerdo al Manual para la elaboración. es la instancia que alude al momento tecno-operacional presente en todo proceso de investigación. menciona que “una población es el conjunto de todas las cosas que concuerdan con una serie determinada de especificaciones”. el conjunto de métodos. 7). contiene de una manera estructural y funcional cada etapa del proceso y depende del tipo de investigación. ubicada en el Terminal de Maracay Estado Aragua. define Proyecto Factible como “la investigación. ubicada en el Terminal de Maracay Estado Aragua. en su “Manual de Trabajos de Grado de Especialización. la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación” (p. Esta definición la confirma el hecho de que el proceso de recolección de datos se efectuará principalmente en la empresa Farmacias SAAS. Población y Muestra Población Para Tamayo (1996). a propósito de permitir descubrir y analizar los supuestos del estudio y de reconstruir los datos. de la presente investigación que tiene por objeto Analizar el control de inventario para el eficaz funcionamiento del almacén de Farmacias SAAS. asimismo. En base a esto. 47). Nivel y Modalidad de la investigación El diseño de la investigación. donde es necesario situar al detalle. Tipo. “la estrategia para desarrollar el estudio.de ponerlos de manifiesto y sistematizarlos. informe de pasantías y trabajo de grado del Instituto Universitario de Tecnología de Administración Industrial (IUTA) Extensión – Maracay. Maestría y Tesis Doctorales”. según Arias. En el mismo orden de ideas. (UPEL). . a partir de los conceptos teóricos convencionalmente operacionalizados. son en este caso los factores que intervienen en el análisis de impacto en el área de personal que conlleva al Análisis del control de inventario para el eficaz funcionamiento del almacén de Farmacias SAAS. El tipo de Investigación. la presente investigación y de acuerdo con el problema planteado en función de los objetivos se ubica bajo el diseño descriptivo con un tipo de investigación de campo a un nivel experimental con apoyo bibliográfico Los fenómenos a estudiar. Selltiz (citado por Tamayo 1996). elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas. requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales” (p. Diseño. la población “es la totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de población poseen una característica común. 114). ubicada en el Terminal de Maracay Estado Aragua. la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. “es la estrategia adoptada por el investigador para responder el problema planteado” (p. el marco metodológico. técnicas y protocolos instrumentales que se emplearán en el proceso de recolección de los datos requeridos en la investigación propuesta. (1999). lugar y condiciones que el investigador se plantea dentro de su trabajo para la recolección de datos e informaciones que sirvan para la solución del problema. es por ello que los trabajadores de la empresa Farmacias SAAS. Igualmente. se define como el procedimiento. de allí que la muestra quedó conformada por las Cuatro (4) personas seleccionadas como parte de la población.Los criterios que se utilizan para la selección de muestras. Hernández (1998). tienen como fin ulterior. una muestra censal. son las más idóneos para el estudio. En esta investigación. se fundamenta en la “selección de los elementos con base en criterios o juicios del investigador” (p. El análisis documental consistirá en la lectura e interpretación de trabajos de investigación. como un “formulario normalizado. se utilizará la entrevista estructurada. para lo cual se planteó como criterio de selección el muestreo intencional. la población de esta investigación conformada por treinta (30) personas que labora en la Empresa Farmacias SAAS. manuales . En algunos casos es conocida como muestra poblacional” (p. 51). a partir de la experiencia en el área de estudio. Esto indica que se tomara una muestra poblacional o censal compuesta por el ciento por ciento (100%) de los individuos de la muestra los cuales son cuatro (4) personas que trabajan en la empresa en estudio.57). ubicada en el Terminal de Maracay estado Aragua. Por lo anteriormente descrito. definida por Hurtado (1998). afirma que la muestra de expertos. ya que se busca evaluar cuantitativa y cualitativamente la propuesta presentada. así como hacer posible la medición de su grado de probabilidad. textos legales. así como hacer posible la medición de su grado de probabilidad. la observación directa y el cuestionario. pretenden garantizar que el conjunto seleccionado represente con la máxima fidelidad a la totalidad de la que se ha extraído. La presente investigación se realizó utilizando tres (3) importantes técnicas de recolección de datos como lo son el análisis documental. En palabras de Roosevelt (2000). se efectúa en los estudios cualitativos que requieren la opinión de sujetos expertos en un tema. textos especializados en el área de estudio. lo que se aplica al tipo de investigación planteada. “cuando ocupa la totalidad de los elementos que conforman la población. considerando que el investigador tiene conocimiento previo de la población para determinar cuáles son las categorías que se pueden analizar como tipo representativo del fenómeno. La Muestra Los criterios que se utilizan para la selección de muestras. cuyas preguntas serán previamente preparadas. pues tiene el conocimiento y la experiencia requerida Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos La técnica y el instrumento de recolección de datos. ubicada en el Terminal de Maracay Estado Aragua. el cual definido por Arias. (1999). garantizar que el conjunto seleccionado represente con la máxima fidelidad a la totalidad de la que se ha extraído. Esta entrevista supone conocimientos previos de los aspectos relevantes del fenómeno o hecho que se estudia” (p. 644). lo cual permitirá internalizar las bases teóricas. Indagación de Contexto: En esta primera etapa de la investigación. se realizo una observación de la problemática que se deseaba estudiar. según Cultca (2. donde se uso la técnica de la encuesta. En el mismo orden de ideas. es decir. Delimitación del Problema: Posteriormente.140) plantea: “Una vez que se ha definido y diseñado los instrumentos y Procedimientos de recolección de datos. en este sentido se realizó la recopilación de material bibliográfico digital y físico que constituyeron las bases del desarrollo teórico del estudio Fase II. mientras que la observación permitirá percibir deliberadamente ciertos rasgos existentes en la realidad por medio de un esquema conceptual previo y con base a los objetivos planteados. confiabilidad. con el propósito de establecer la validez de éstos. que permitirán precisar planteamientos fundamentales de contenidos a objeto de extraer las referencias bibliográficas y enriquecer el conocimiento con relación al problema planteado. 71) Validación Tamayo y Tamayo (1998) considera que validar es “determinar cualitativa y/o cuantitativamente un dato” (224). el cuestionario “Lo constituye una relación de preguntas donde la persona encuestada responde por escrito y puede hacerlo sin la presencia del encuestador” (P. Para obtener la información se realizó un instrumento el cual fue un cuestionario de tipo dicotómico. para la población a estudiar que según González (2.000) la encuesta consiste “En recabar cierto tipo de información a través de consultas o interrogativos referentes a un tema especifico. es decir cerrado son respuestas afirmativas o negativas. en relación al problema investigado. Balestrini (1997). se delimitaron los acontecimientos a nivel cronológico de los acontecimientos que se deseaban analizar y bajo los parámetros que se deseaban estudiar. se determinó hasta donde los ítems que contiene el instrumento fueron representativos del dominio o del universo contenido en lo que se desea medir.técnicos relacionados con el área y un estudio exhaustivo de las propias directivas relacionadas con el tema. atendiendo al tipo de estudio de que se trate. obteniéndola mediante cuestionario que permitió posteriormente graficarlas” (P. 201). para ello se requerirá de la colaboración de tres expertos con suficiente criterio para determinar si el contenido del mismo se ajusta a las exigencias que plantean los objetivos de la presente investigación.” La validez del instrumento de recolección de datos de la presente investigación.001). . La fiabilidad. Fases de la Investigación La presente investigación se desarrollo en cinco (5) fases Fase I. De allí pues que. es conveniente someterlos a prueba. antes de aplicarlos de manera definitiva en la muestra seleccionada. se realizara a través de la validez de contenido. Esta investigación requirió de un tratamiento científico con el fin de obtener un resultado que pudiera ser apreciado por la comunidad científica como tal. (pág. consistencia y credibilidad de la investigación se lograra a través del análisis de la información. el cuerpo de ideas y la realidad. la cual permite realizar un análisis mediante la distribución de frecuencias de los resultados obtenidos y apoyado con el uso de las representaciones gráficas. Según Tamayo y Tamayo define que la metodología es un procedimiento general para lograr de manera precisa el objetivo de la investigación (p. A continuación se presentan los Ítems con su respectivo cuadro de distribución de frecuencias. así como la elaboración de graficas utilizando el diagrama de torta para .113) se plantea entonces un procedimiento ordenado que se sigue para establecer los hechos y fenómenos hacia los cuales esta encaminado el interés de la investigación. Delimitación de Técnicas de Recolección de Información: Luego de la delimitación del problema. revisión documental y la entrevista fueron organizados en categorías para proceder a analizarlos y someterlas posteriormente a un proceso de triangulación . con respecto al análisis que realiza el investigador de los resultados. CAPÍTULO IV PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS Presentación y Análisis por ITEMS El análisis está basado en el análisis de los resultados de la aplicación del instrumento. Al finalizar esta descripción se realiza un resumen general de los resultados del diagnostico. Fase V. mediante la cual se hace un análisis descriptivo basado en la frecuencia simple y frecuencia relativa. se realizará el análisis de los mismos aplicando la estadística descriptiva.Fase III. Técnicas de Análisis e interpretación de los resultados La información recabada a través de las técnicas de observación. se procedieron a la selección de las técnicas e instrumentos de recolección de la información que permitirían la recolección de la información necesaria para lograr los objetivos planteados en el estudio así como la selección de las técnicas de análisis cualitativos para el procesamiento de la información. codifiquen y se transfieran a una matriz de interpretación de resultados. Fase IV. Una vez que los datos se organicen. Elaboración de Conclusiones: Posterior al análisis de la información recabada. Este análisis estadístico plantea el estudio cuantitativo. procesada y analizada se procederá a la elaboración final de conclusiones. los cuales se utilizaron en la estructuración de las conclusiones y en el planteamiento de las recomendaciones. con el fin de generar nuevas teorizaciones que fueron contrastadas con las teorías precedentes. Para la investigación es de importancia fundamental que los hechos y relaciones que establezcan los resultados obtenidos o nuevos conocimientos tengan el grado máximo de exactitud y confiabilidad. referido a los datos numéricos obtenidos y el cualitativo. Elaboración de las recomendaciones: luego de plasmar las conclusiones y de analizarlas se procederá a emitir las recomendaciones necesarias para lograr el objetivo de la investigación. El mismo se baso en la técnica para el análisis de datos descrita anteriormente. almacenamiento y resguardo. lo que genera desconocimiento del manejo de los inventarios y por consiguiente de los procedimientos para su reposición. no se les ha informado acerca de los Manuales de Normas y Procedimientos Administrativos para el control de inventario existentes en la Farmacia SAAS El Terminal C. cumpliendo así con la Fase III de desarrollo de la Investigación la cual tenía por objeto la selección de las técnicas e instrumentos de recolección de la información que permitieron la recolección de la información necesaria para lograr los objetivos planteados en el estudio así como ejecución del análisis cualitativos para el procesamiento de la información.¿Conoce usted si existe un manual de Normas y Procedimientos para el Control de Inventario? Cuadro Nº 5 CONOCIMIENTO |Alternativas |SI |NO |Total |Frecuencia ||4 |4 ||100 |100 |% | | | | Gráfico Nº 1 Distribución Porcentual de la Muestra de Acuerdo al Cuadro Nº 5 Análisis e Interpretación De acuerdo al presente gráfico se puede observar que el 100% de los sujetos encuestados.¿En la empresa existe un criterio de reposición de la mercancía para el aumento del stock de inventario? Cuadro Nº 6 REPOSICIÓN DE LA MERCANCÍA | |Frecuencia |Alternativas | |SI |2 |NO |2 |Total |4 | |% |50 |50 |100 | | | | | Gráfico Nº 2 Distribución Porcentual de la Muestra de Acuerdo al Cuadro Nº 6 Análisis e Interpretación A través de la siguiente distribución se desprende que existen opiniones encontradas ya el 50% de los sujetos encuestados confirma la falta de criterio en la reposición de la mercancía para el aumento del stock del inventario y el otro 50% afirma que si existen . ÍTEMS 1. igualmente la investigadora realizo un análisis e interpretación de los resultados obtenidos en cada Ítems evaluado.. ÍTEMS 2..A..representar gráficamente los porcentajes obtenidos. ÍTEMS 5.¿En el Desarrollo del conteo físico del inventario se utilizan formularios para el conteo físico y registros de los mismos? Cuadro Nº 7 USO DE FORMULARIOS |Alternativas |SI |NO |Total |Frecuencia |4 ||4 |100 ||100 |% | | | | Grafico Nº 3 Distribución Porcentual de la Muestra de Acuerdo al Cuadro Nº7 Análisis e Interpretación Según el presente gráfico se puede observar que el 100% de los sujetos encuestados..parámetros de reposición. ÍTEMS 3.¿Existen lineamientos generales en la asignación de responsabilidades para el manejo de inventario? Cuadro Nº 8 RESPONSABILIDADES |Alternativas |SI |NO |Total |Frecuencia |2 |2 |4 |50 |50 |100 |% | | | | Grafico Nº4 Distribución Porcentual de la Muestra de Acuerdo al Cuadro Nº 8. coinciden en que para realizar el conteo físico del inventario se utilizan formularios para el registro de la mercancía. ÍTEMS 4. lo que origina una situación de desconocimiento de los niveles de responsabilidades en algunos de los empleados de la Farmacia SAAS El Terminal C.A.¿La empresa cuenta con registros actualizados de la mercancía disponible para la venta en un momento dado? Cuadro Nº 9 REGISTROS ACTUALIZADOS .. mientras que el otro 50% afirma que si. lo que implica que existen empleados que están adiestrados y otros que desconocen el procedimiento.. Análisis e Interpretación Según el presente gráfico se puede observar que el 50% de los sujetos encuestados. coinciden en que no existen lineamientos para la asignación de responsabilidades en el personal que maneja l inventario. ÍTEMS 6-.|Alternativas |SI |NO |Total |Frecuencia ||4 |4 ||100 |100 |% | | | | Gráfico Nº 5. ÍTEMS 7. lo que ocasiona que en un momento determinado la información presente errores. existan fallas de inventario y también se reponga mercancía que se encuentre disponible. Distribución Porcentual de la Muestra de Acuerdo al Cuadro Nº 9 Análisis e Interpretación De acuerdo al presente gráfico se puede observar que el 100% de los sujetos encuestados. afirma que no existe un registro actualizado de la mercancía disponible para la venta. lo que origina un control manual de los pedidos de mercancía necesaria o faltante.. ¿Se realizan listados semanales de la mercancía pendiente por reposición o compra de mercancía? Cuadro Nº 10 LISTADOS DE REPOSICIÓN |Alternativas |SI |NO |Total |Frecuencia |3 |1 |4 |75 |25 |100 |% | | | | Gráfico Nº 6.¿Se verifican las fallas de mercancía con tomas físicas de inventario? Cuadro Nº 11 VERIFICACIÓN |Alternativas |SI |NO |Total |Frecuencia |2 |2 |4 |50 |50 |100 |% | | | | Gráfico Nº 7 Distribución Porcentual de la Muestra de Acuerdo al Cuadro Nº 11 Análisis e Interpretación . Distribución Porcentual de la Muestra de Acuerdo al Cuadro Nº 10 Análisis e Interpretación Según el presente gráfico se puede observar que el 75% de los sujetos encuestados afirma que se realizan semanalmente listados de la mercancía pendiente por reposición. registro.Según el presente gráfico se puede observar que el 50% de los sujetos encuestados. registro. ÍTEMS 8.¿El proceso de control de Inventario aplicado en la organización le permite conocer la cantidad presupuestada real de la compra? . esta es revisada de inmediato con las respectivas Facturas o Notas de entrega y con la Orden de Pedido? Cuadro Nº 12 RECEPCIÓN DE MERCANCÍA |Alternativas |SI |NO |Total |Frecuencia |4 ||4 |100 ||100 |% | | | | Gráfico Nº 8 Distribución Porcentual de la Muestra de Acuerdo al Cuadro Nº 12 Análisis e Interpretación Según el presente gráfico se puede observar que el 100% de los sujetos encuestados. mientras que el otro 50% sostiene que este procedimiento no es efectuado a la hora de emitir la orden para realizar el pedido a proveedores. verifica las fallas o mercancía a reponer realizando tomas físicas del inventario.. ÍTEMS 9. descarga y salvaguarda del inventario de mercancía.. ÍTEMS 10. descarga y salvaguarda de inventario de mercancías de la farmacia? Cuadro Nº 13 CAPACITACIÓN |Alternativas |SI |NO |Total |Frecuencia |2 |2 |4 |50 |50 |100 |% | | | | Gráfico Nº 9 Distribución Porcentual de la Muestra de Acuerdo al Cuadro Nº 13 Análisis e Interpretación Según el presente gráfico se puede observar que el 50% de los sujetos encuestados. afirman que la mercancía al ser despachada por el proveedor es verificada de inmediato por el personal y comparada con la orden de entrega o factura correspondiente.¿Cuando el proveedor entrega la mercancía. mientras que el resto no ha sido capacitado al respecto y por desconocimiento del procedimiento pueden incurrir en errores significativos.. afirman que han sido capacitados por la empresa en cuanto en cuanto al procedimiento de recepción.¿Usted ha sido capacitado en cuanto al procedimiento de recepción. manifestaron que el proceso de Control de Inventario aplicado en la empresa no permite conocer la cantidad real determinada para la compra y reposición de la mercancía. afirman que la empresa cuenta con Sistemas Computarizados para llevar el registro y el control de los inventarios de mercancía ÍTEMS 12.. ÍTEMS 11.¿La empresa cuenta con sistemas computarizados para llevar el registro y el control de inventario? Cuadro Nº 15 SISTEMAS COMPUTARIZADOS |Respuesta |SI |NO |Total |Frecuencia |4 ||4 |100 ||100 |% | | | | Gráfico Nº 11 Distribución Porcentual de la Muestra de Acuerdo al Cuadro Nº 15 Análisis e Interpretación Según el presente gráfico se puede observar que el 100% de los sujetos encuestados.Cuadro Nº 14 COMPRA DE MERCANCIA |Alternativas |SI |NO |Total |Frecuencia |1 |3 |4 |25 |75 |100 |% | | | | Gráfico Nº 10 Distribución Porcentual de la Muestra de Acuerdo al Cuadro Nº 14 Análisis e Interpretación Según el presente gráfico se puede observar que el 75% de los sujetos encuestados. Distribución Porcentual de la Muestra de Acuerdo al Cuadro Nº 16 ..¿Permite el control establecer la rotación de Inventario en un momento determinado? Cuadro Nº 16 ROTACIÓN DE INVENTARIO |Alternativa |SI |NO |Total |Frecuencia |4 ||4 |100 ||100 |% | | | | Gráfico Nº12. consideran que no se realizan supervisiones de las labores que realizan el personal encargado del área de inventario. ÍTEMS 13..Análisis e Interpretación Según el presente gráfico se puede observar que el 100% de la muestra. están de acuerdo que el espacio donde se almacena la mercancía es inadecuado.¿Cree usted es importante vigilar constantemente todo el proceso de almacén para evitar errores en la información? . ÍTEMS 14. Distribución Porcentual de la Muestra de Acuerdo al Cuadro Nº 17 Análisis e Interpretación Según el presente gráfico se puede observar que el 75% de los sujetos encuestados. están de acuerdo en que el control del inventario permite verificar su rotación al momento de requerirse..¿Se realizan supervisiones al personal encargado del almacenamiento del inventario? Cuadro Nº 18 SUPERVISIÓN |Alternativas |SI |NO |Total |Frecuencia |1 |3 |4 |25 |75 |100 |% | | | | Gráfico Nº 14 Distribución Porcentual de la Muestra de Acuerdo al Cuadro Nº 18 Análisis e Interpretación Según el presente gráfico se puede observar que el 75% de los sujetos encuestados. ÍTEMS 15. lo que puede ocasionar daño a la mercancía y errores en el almacenaje de las medicinas de acuerdo a su presentación..¿Considera usted que el espacio donde se almacena la mercancía es adecuada y segura? Cuadro Nº 17 ESPACIO DE ALMACENAMIENTO |Alternativa |SI |NO |Total |Frecuencia |1 |3 |4 |25 |75 |100 |% | | | | Gráfico Nº 13. así | | |como también facilitarles el Manual de Normas y | | |Procedimientos. El Terminal. El Terminal. | . |actividades y funciones inherentes al área de Almacén.A. | | |A pesar de contar con Manuales de Normas y Procedimientos.A. Luego de evaluados los Ítems e Interpretados los resultados en la aplicación del Instrumento de Recolección de datos se procedió a clasificar las actividades que involucran el manejo de inventario como parte del análisis del control de los mismos como elemento fundamental del mejor funcionamiento del almacén de la Farmacia SAAS.¸ esta relación se puede observar en el siguiente Cuadro: Cuadro Nº 20 ANÁLISIS DE DISCREPANCIA |SER |DEBER SER | |El proceso Administrativo a seguir con respecto al manejo |El proceso de Inventario debe estar sujeto a lineamientos | |del Inventario no está determinado específicamente en el |administrativos debidamente pre concebidos. evitándose errores que afecten a la | | |información financiera. para ello se realizo un Análisis de Discrepancia. los cuales | |Manual de Normas y Procedimientos de la Farmacia SAAS el |contribuyen con el desarrollo de la empresa | |Terminal C. C. |Se debe adiestrar al personal con respecto a las | |el área de almacén no cuenta con personas capacitadas. C. manifestaron que su comunidad es imperante que todo el proceso de movimiento del inventario de mercancía sea vigilado constantemente para evitar errores en la información.Cuadro Nº 19 VIGILANCIA |Alternativas |SI |NO |Total |Frecuencias |4 ||4 |100 ||100 |% | | | | Gráfico Nº 15 Distribución Porcentual de la Muestra de Acuerdo al Cuadro Nº 19 Análisis e Interpretación Según el presente gráfico se puede observar que el 100% de los sujetos encuestados.A.. que no es más que la relación entre el Ser y el Deber ser con respecto a las Actividades que implican manejo y custodia del Inventario de la Farmacia SAAS. | |instalaciones están en el Terminal de Pasajeros de | | . | | | | | |La Ubicación de la Farmacia SAAS. a continuación se presenta un análisis esquematizado en relación con las Fortalezas. retardando el proceso de venta al|producto o de hacer pedido de mercancía a los proveedores. Oportunidades. el Terminal. El Terminal C. | | |No existe un adecuado control de Inventario en la empresa |Se debe establecer un Control adecuado para el área de | | |Inventario que permita detectar errores a tiempo y aplicar | | |correctivos que garanticen confiabilidad en la información | | |registrada en el sistema computarizado de la empresa. ya que sus |y en el Control de Inventario. con amplia trayectoria y con |Espacio Inadecuado para el Área de Almacén. EL TERMINAL C. |área de Inventarios. | |No posee un área adecuada para el almacenamiento de la |Se debe evaluar la posibilidad de mejorar el espacio de | |mercancía |almacenamiento que garantice seguridad y confiabilidad. | En este mismo orden de ideas.|No se posee una línea de mando definida que dirija y |Se debe ejecutar un proceso que vaya en función de | |supervise las operaciones de inventario.A. así como tampoco |determinar la adecuada segregación de las actividades en el| |se realizan informes de supervisión y control. se |Falta de adiestramiento del personal en el Área de Almacén | |encuentra ubicada en un área estratégica. Debilidades y Amenazas de la empresa Farmacia SAAS. realizar supervisiones constantes del | | |personal y ejecutar conteos físicos de la mercancía | |SER |DEBER SER | |La empresa no cuenta con registros actualizados de la |Se deben realizar tomas físicas de Inventario y verificar | |mercancía disponible para la venta lo que ocasiona que |constantemente q la información registrada concuerde con la| |existan errores en la información que suministra el sistema|realidad para evitar errores al momento de ofertar un | |y el stock de inventario.A. | |sucursales a nivel Nacional. | |cliente. Cuadro 21 MATRIZ FODA FARMACIA SAAS. |FORTALEZAS |DEBILIDADES | |Pertenece a una Franquicia. |inventario y determinación de las Líneas de mando. Estado Aragua. | | | | | |Se Ajusta al marco Legal requerido en el área | | |Farmacéutica. permitiendo en el desarrollo de la investigación determinar la existencia de factores claves para la correcta ejecución de las actividades inherentes al área de inventario. Corrigiendo esas áreas de control y manteniendo una constante supervisión de las actividades realizadas se mejoraría efectivamente el Control Interno del Almacén.|Maracay Edo. | | | | | |Posee un personal joven y con disposición hacia la | | |atención del cliente. Aragua lo que origina un masivo tráfico de |Deficiencia en la Supervisión del Personal a cargo del | |posibles consumidores de los productos ofertados. . | | | | |Posee un Control Automatizado del Inventario. así como también la falta de adiestramiento al personal.A. igualmente se observó que existen dentro la muestra. CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones El objetivo de la presente investigación fue realizar un análisis del control de inventario para el eficaz funcionamiento del almacén de Farmacia SAAS.. como lo es la falta de procedimientos administrativos preconcebidos en el Área de manejo y control del Inventario de Mercancía. | | |OPORTUNIDADES |AMENAZAS | |Posibilidad de ampliar el control de los inventarios |Alta competencia en el mercado | |Ampliación del servicio de una forma rápida y eficiente | | |Toma de decisiones acertadas mediante el soporte de | | |información financiera confiable y actualizada | | Fuente: La autora Como se evidencia en el cuadro anterior el área de Almacén presenta puntos álgidos que comprometen el Control Interno de la Empresa Farmacia SASS El Terminal C. la disposición de un área adecuada para el almacén y con la supervisión de personal calificado dentro de la línea de mando de la empresa. ubicada en el Terminal de Maracay. como lo son la existencia de manuales de normas y procedimiento en la empresa pero el desconocimiento de los mismos por parte de personal encargado de esta área. definir las medidas a utilizar para reducirlos. sin embargo la Farmacia SAAS. aumentar la liquidez. derivado de ello. realice las actualizaciones necesarias que deberán ser aprobadas por la línea de mando establecida para realizar la supervisión del personal y del área de almacenes de la Farmacia SAAS. Mediante el control de inventarios se eliminan los tiempos muertos ya que cualquier cajera capacitada puede llevar a cabo el registro. por desconocimiento del área. estableciendo una correcta ejecución de las operaciones con el fin de preservar la eficacia. igualmente es importante destacar que hoy en día para que una empresa sea altamente competitiva es necesario contar con información acertada y en cuanto a la empresa en estudio se observo que los registros de inventarios no se encuentran disponibles ni actualizados. se recomienda diseñar un sistema de control interno. con el apoyo de la persona encargada de recibir el material. de modo que sea más rápido. El objetivo es que el empresario siempre cuente con información valiosa para un mejor control de sus costos y su flujo de efectivo. eficiencia y economía de la organización. El objetivo principal de llevar un adecuado control de inventarios es contar con información suficiente y útil para: minimizar costos de producción. así mismo se evidencia que el área de almacenaje no se encuentra adecuada para el almacenaje y el control respectivo del inventario de mercancía así como tampoco se realizan supervisión del inventario ni de las actividades realizadas por el personal encargado del departamento de inventario. Para el conteo físico siempre se puede utilizar al personal operativo. conocer los riesgos y. punto clave en el cual la muestra está totalmente de acuerdo con que la supervisión evitaría cometer errores que afecten la información financiera de la empresa Farmacia SAAS. El Terminal no se ajusta a las necesidades y requerimientos de la organización. si no son alimentados con información real y constante. ya que debe mantener el equilibrio el cual debe consistir en un sistema que permita tener una confianza moderada de que sus acciones administrativas se ajustan a los objetivos y normas (legales y estatutarias) aplicables a la organización y un excesivo control puede ser costoso y contraproducente. El control interno del área de Almacén de la Farmacia SAAS. el terminal C.A. Recomendaciones A fin de mejorar el funcionamiento del almacén de la Farmacia SAAS. no cuenta con adecuado Control de Inventarios a pesar de contar con programas de cómputo los cuales son excelentes. el que estén bien estructurados no garantiza que vayan a cubrir las necesidades de información. El Terminal C.A. realizando previamente un análisis de los procesos y funciones del área o departamento de inventario de la organización con el fin de identificar las debilidades inherentes.A.individuos que conocen las funciones relativas a la reposición de inventario y otros que no han sido adiestrados al respecto lo que ocasionaría errores considerables. y de ser el caso. se den a conocer a la unidad objeto de análisis para su aplicación en el desarrollo de sus operaciones habituales. EL Terminal . pero sin embargo. El Terminal C. mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar a utilizar la tecnología con la consecuente disminución de gastos operativos. Se sugiere que los manuales de normas y procedimientos administrativos y contables que forman parte de la organización. . lleguen a la conclusión de que un proceso determinado se debe modificar.. Consultores Asociados.. Estados Unidos: South Western Publishing co. Hurtado J. (1973). (1992). Chiavenato. Fayol H. Venezuela: Editorial. (2002) Fundamentos de Administración.W Taylor.. Mc Graw Hill. motivación... (1999). (1998). Caracas Korn F. Argentina Hangren. Buenos Aires Argentina. Administración moderna. I. (1997) Administración. Editorial Nueva Visión. Ballestrini. El proyecto de la investigación. Colombia. M. Contabilidad.. Librería el Ateneo. México . Sypal. México Stephen P. Tercera edición. (2000) Curso Práctico de Contabilidad General y Superior. y Baptista L.México McGraw-Hill Harold Koontz & Heinz Weihrich. (1998). Para que un sistema de control interno del Área de Inventarios funcione con eficiencia se recomienda contar con programas de entrenamiento. y F. Las técnicas de la investigación. Referencias Bibliográficas 1. Robbins. Quinta edición Editorial McGraw Hill. Editorial Limusa. Caracas: Editorial Bl. Cómo se elabora un Proyecto de Investigación. se deberán producir cada vez que los encargados del control interno. A (1979). F (1999). minimizar costos y ofrecer un servicio de calidad. Editorial Prentice Hall.Las actualizaciones de los lineamientos administrativos para el manejo del área de Inventario. "Administración en los nuevos tiempos". Cuadernos de Investigación Social. de común acuerdo con los empleados responsables de cada área y con la respectiva autorización de los Gerentes de la empresa. Metodología de la investigación holística. Conceptos y Variables en la Investigación Social. Administración Industrial y General. Teoría y Práctica. México Hernández S. Redondo A. (1992) Elementos de administración. Fernández C. Caracas. participación y remuneración apropiada del recurso humano. Metodología de la Investigación. Tomo I. EspítemeBavaresco. Reyes A. Libros: Arias. (1981)Principios de la Administración Científica. Editorial Hispanoamericana. creando en ella una cultura empresarial encaminada a evitar operaciones fraudulentas. Harrison y Robinson. México.. España. Editorial McGraw Hill. F.860 (Extraordinaria). Nº 36. (1998). Caracas. Tercera Edición. presentación y evaluación del anteproyecto. García A. editorial Pirámide. Al. Edición especial en español. Manual para la elaboración. Brigham. informe de pasantías y trabajo de grado del Instituto Universitario de Tecnología de Administración Industrial (IUTA) Extensión – Maracay. ubicada en Valencia Estado Carabobo. Editorial McGraw Hill. Universidad de Carabobo. 10ma Edición. Espinoza A. Conceptos. M. 1994. Guerra A. (1987) Economía financiera de la empresa.006 de fecha 3 de agosto de 2000 4. Madrid. y Páez M. Trabajos y Tesis de Grado: Álvarez K. Fundamentos de Administración Financiera. Manual de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales (2001). F y T. 1995. Pérez y Valdivez Y (2004). . Autor: Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Thompson et. Weston.. (1996) . 2. Propuesta de un modelo de Control Interno para el manejo del Inventario de materia prima de la empresa Plásticos Seroplig C. (2004) Creación de un Departamento de Contabilidad para mejorar el Control Interno Contable de la Casa Portuguesa del Estado Aragua. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. y E. Dirección y Administración Estratégicas. 9na Edición.551 de fecha 07 de julio de 1928 Ley de Medicamentos. Copeland.. la Morita Estado Aragua. 1999. Código de Comercio. casos y lecturas. Pontificia Universidad Católica de Valparaíso. Chile.Suárez A. Manual de Normas y Procedimientos de Farmacia SAAS 3. Fuentes de Tipo Legal: Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Obra Compilada Informe del Comité of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). Universidad de Carabobo. España Tamayo. Weston. México. Mac Graw Hill Inter Americana y editores. Gaceta Oficial Nº 37.. Limusa Noriega Editores. (1999).El proceso de la investigación científica.A. Finanzas en administración. Diciembre 30. (2004) Estudio del sistema de compras y su integración estratégica mediante el control de gestión. (1955) Ley de Ejercicio de la Farmacia Gaceta Oficial Nº 16. A. Villarroel T. Estado Lara. diseñada con una serie de preguntas cerradas. hacer notar el estado de opinión o diversidad de conocimiento de la ejecución y control de los Inventarios de la Farmacia SAAS.com ANEXO A: Instrumento de Recolección de datos (ANEXO A) REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL EXTENSIÓN MARACAY CUESTIONARIO El presente instrumento está dirigido a una muestra significativa de personas para. (1999). 5. en Barquisimeto.. A..¿En la empresa existe un criterio de reposición de la mercancía para el aumento del stock de mercancía? Si_____ No_____ 3..cobeca. Universidad Centro Occidental “Lisandro Alvarado”. El Terminal C. C.¿Existen lineamientos generales en la asignación de responsabilidades para el manejo de inventario? Si_____ No_____ .Ozal. Recepción.A.A. Diseño de un programa de Auditoría Interna que permita evaluar el sistema de Control Interno aplicable a sobrantes y faltantes en el inventario en las fases de Compra. Instrucciones: lea cuidadosamente las siguientes preguntas y conteste con una (X) la respuesta que considere correcta. www. 1. Consultas a través de Internet: Council of Logistics Management http://cscmp. San Joaquín Estado Aragua..org/ Pagina Web Organización Comercial Belloso C.¿Conoce usted si existe un manual de Normas y Procedimientos para el Control de Inventario? Si_____ No_____ 2. (2001) “Análisis del Proceso contable del Departamento de Contabilidad del Centro Cardiovascular Doctor Mariano Álvarez”. de la Universidad Bicentenaria de Aragua.¿En el desarrollo del conteo físico del inventario se utilizan formularios para el conteo físico y registro de los mismos? Si_____ No_____ 4. COBECA.. Almacenaje y Ventas para la empresa VENSUAGRO. José. . registro...¿La empresa cuenta con registros actualizados de la mercancía disponible para la venta en un momento adecuado? Si_____ No_____ 6.. descarga y salvaguarda del inventario de mercancías de la farmacia? Si_____ No_____ 10.¿Cuándo el proveedor entrega la mercancía es revisada de inmediato con las respectivas Facturas o Notas de entrega con su respectivo Pedido? Si_____ No_____ 9.¿Usted ha sido capacitado en cuanto al procedimiento de recepción..¿Permite el control establecer la rotación de Inventario en un momento determinado? Si_____ No_____ 13.....¿Se realizan listados semanales de la mercancía pendiente por reposición o compra de mercancía? Si_____ No_____ 7.¿La empresa cuenta con sistemas computarizados para llevar el registro y el control de inventario? Si_____ No_____ 12.¿Considera usted que el espacio donde se almacena la mercancía es adecuada y segura? Si_____ No_____ 14.5..¿Se verifican las fallas de mercancía con tomas físicas de inventario? Si_____ No_____ 8.¿Cree usted que es importante vigilar contantemente todo el proceso de almacén para evitar errores en la información? Si_____ No_____ ANEXO B: .¿El proceso de control de Inventario aplicado en la organización le permite conocer la cantidad presupuestada real de la compra? Si_____ No_____ 11..¿Se realizan supervisiones al personal encargado del almacenamiento del inventario? Si_____ No_____ 15. Validación de los Expertos ----------------------[pic] [pic] GERENTE GENERAL Sub Gerente Gerente de Recursos Humanos Coordinador de Calidad Gerente de Operaciones Gerente de Soporte Supervisor de Zona GERENTE DE FARMACIA Asesor Regente Farmacéutico Auxiliar de Farmacia Aprendiz de Farmacia .