FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓNSEMANA 4 Áreas funcionales de una empresa Todos los derechos de autor son de la exclusiva propiedad de IACC o de los otorgantes de sus licencias. No está permitido copiar, reproducir, reeditar, descargar, publicar, emitir, difundir, poner a disposición del público ni ESTE LAdeSEMANA 4 utilizarDOCUMENTO los contenidos paraCONTIENE fines comerciales ninguna clase. 1 ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4 2 . .................................6 ÁREA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN .................3............................................................ 10 1................................................................................ 12 1........... ÁREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA ...........2 ÁREA DE FINANZAS................................. 7 1....3...................................... 16 1...............1 ÁREA DE PRODUCCIÓN/OPERACIONES ........................................................ 4 1............................ ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL ....................................................................................3...ÍNDICE ÁREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA .......3 ORGANIGRAMAS ......... 17 REFERENCIAS........................ 14 1......................... 18 ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4 3 .................. 10 1.............. 4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ......................................... 16 COMENTARIO FINAL .................. 4 INTRODUCCIÓN ..........................1 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN.................................................... 14 1....... 5 1................3....................................2 MODELOS DE ORGANIZACIÓN . NIVELES EN LA TOMA DE DECISIONES ..............................................................................................2........................................................................ 5 1.................................................. 7 1...................................................................................................................................2...................................1...3................................................................................................................................................................................................2........ 13 1......................................5 ÁREA DE ADMINISTRACIÓN....... 6 1..........................................3..................................................4 ÁREA DE RECURSOS HUMANOS ...3..........................................3 ÁREA DE MARKETING .............................................................................2............................................ LA DIRECCIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................................................................. Es aquí donde se ve cómo el principio de la división del trabajo toma más fuerza. de la mejor forma.ÁREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA OBJETIVOS ESPECÍFICOS Conocer las diferentes áreas que componen una empresa. Identificar las labores que realiza cada área de una empresa para conseguir los objetivos estratégicos de la organización. Esta semana se revisarán. en una primera etapa. los distintos niveles de funciones que existen en una organización: directivo. permitiendo a cada trabajador estar en el área donde su expertise produzca la mejor rentabilidad para la empresa. cada una de ellas con personal especializado para hacer. es obvio pensar que existen subdivisiones en cuanto a las áreas que efectúan las diferentes funciones. finalizando con las áreas básicas que conforman una empresa. las labores asignadas. hasta el área de recursos humanos (RR. todas ellas cumplen una función vital para el desempeño exitoso de una compañía. INTRODUCCIÓN Si se examina en detalle las distintas tareas que debe realizar una empresa. que apoya. forma y mantiene a los colaboradores de una organización. para luego pasar a examinar cómo se estructuran las organizaciones (organigramas). ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4 4 . Desde el área de finanzas que valida que la empresa cuente con capital de trabajo para seguir produciendo o entregando servicios.). ejecutivo y operativo. HH. para que sus competencias se ajusten de manera ideal al cargo en el que está ubicado. De manera descentralizada: acá la responsabilidad y la toma de decisiones se delega a las diferentes áreas y unidades. jefe de capacitación. cada uno de ellos para decisiones de distinto orden. LA DIRECCIÓN DE LA EMPRESA 1. ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4 5 . etc. operario. gerente de marketing. Existen dos formas de dirigir una empresa: De manera centralizada: generalmente se ve en empresas de tamaño pequeño. basándose en la estructura que tenga la organización. importancia e implicancia para el resto de la organización: Nivel Directivo ¿Quién? Gerente general. Incluso puede ser el directorio de la empresa Adopción de decisiones Decisiones estratégicas Ejecutivo Jefe zonal. con ello se evitan tiempos muertos por la demora en la validación de la alta gerencia a temas de menor transcendencia. donde es la alta gerencia la que toma todas las decisiones. Decisiones operativas Fuente: Material elaborado para este curso. gerente de ventas. Señala además que existen tres niveles en cuanto a la toma de decisiones y dirección de la empresa. dirigir una empresa no es tarea fácil. significa tomar decisiones muchas veces complicadas.1.1. Decisiones tácticas Operativo Vendedor. etc. NIVELES EN LA TOMA DE DECISIONES Basándose en lo señalado por Chiavenato. jefe de administración. jornalero. etc. (2001). ante escenarios cambiantes que afectarán a corto y/o largo plazo a la organización. Tramitación de algún permiso. Son tomadas por la plana media de la organización. son generalmente decisiones de carácter técnico asociadas al cumplimiento de la planificación para alcanzar los objetivos establecidos. tanto las personas. Salida a nuevos mercados tanto nacionales como internacionales. por ejemplo: Nivel operativo Plan de formación para el área de ventas. Dentro de las decisiones que se pueden encontrar en este nivel están: Nivel ejecutivo Compras de nuevas empresas. Como ejemplo están: Gestión de cobros pendientes. el gerente general. se utiliza para poner en orden. Cambio de rubro. todos los recursos con los que cuenta la organización. Nuevos productos. Dentro de este nivel se pueden encontrar decisiones como.Nivel directivo Las decisiones que se toman en este nivel afectan a toda la organización y a largo plazo. la plana mayor de gerentes. bajo un mismo plan.2. Selección de personal. Fuente: Material elaborado para este curso. Acuerdo con otras empresas. del día a día asociadas al desempeño de funciones de la planta más baja de la empresa. ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL El término organizar desde el punto de vista empresarial. Visitas a clientes por parte de un ejecutivo comercial. en su mayoría es responsabilidad del directorio. 1. Comisiones a pagar. Se relacionan con tareas más sencillas. la ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4 6 . 8) RESPONSABILIDAD: de acuerdo al cargo. Los diferentes tipos de estructura no son más que distintas formas de organizarse. 3) DIVISIÓN DEL TRABAJO: aquí se apunta al tema de la especialización. tareas y recursos.2 MODELOS DE ORGANIZACIÓN Existen varios modelos bajo los cuales se estructuran las empresas. 5) JERARQUÍA: debe existir una línea jerárquica clara para saber quiénes pueden dar órdenes y quiénes deben obedecerlas. se definirán las responsabilidades de una persona. cada colaborador debe tener claro cuál es el trabajo que debe desempeñar. la responsabilidad será conforme a las atribuciones que ella tenga. no existen opciones buenas ni malas. 6) FUNCIONALIDAD: se determinará qué persona ocupará un determinado puesto según sus competencias y siempre se escogerá al más calificado. así como tampoco hay formas de organización que sean rígidas en el tiempo. se puede encontrar que algunos de los principios básicos para definir la organización de cualquier empresa son los siguientes: 1) SIMPLICIDAD: eliminar las actividades y tareas que se consideren innecesarias y que no aporten valor a la empresa. de acuerdo a sus objetivos. tanto en el desarrollo de carrera como en temas higiénicos como aumentos de renta. etc. Basándose en los principios de Fayol (1971). etc. 7) AMBIENTE DE EQUIDAD: deben existir iguales oportunidades para todos.1 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN Las empresas se organizan de diferente manera. 4) UNIDAD DE MANDO: cada colaborador debe tener solo una jefatura directa.2.2. 1.infraestructura como los intangibles. 2) DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS: estos deben estar claramente definidos y deben ser conocidos por todos. se revisarán los más utilizados: ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4 7 . así como también las tareas y responsabilidades asociadas a ellos para el logro de los objetivos propuestos.. 1. siendo estos los responsables finales ante la alta gerencia. por mercados. Fayol indica que algunas de sus ventajas son: Permite tomar decisiones rápidas si son problemáticas simples. Es difícil contar con personal especializado. Facilita el control y la disciplina dentro de la organización. Se identifica por la especialización de las funciones que desarrolla la organización. Taylor (1911) para su aplicación en fábricas y talleres manufactureros. W. con los problemas que ello puede traer. a su vez. es un modelo simple y sencillo donde cada persona tiene claro de quién depende y a quiénes debe dirigir.a) ORGANIZACIÓN JERÁRQUICA O LINEAL: Su precursor fue Henri Fayol (1971). etc. ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4 8 . Así como algunas desventajas: Dificultad al afrontar nuevas problemáticas. Fuente: Material elaborado para este curso. dada su falta de flexibilidad y la no comunicación entre las áreas. órdenes o requerimientos de una o varias jefaturas. La empresa puede estar estructurada de manera jerárquica por producto. Se definen de manera explícita tanto las líneas de autoridad como de responsabilidad. Taylor formulaba que cada colaborador realizaría solo una tarea en la cual fuera especialista y recibiría. b) ORGANIZACIÓN FUNCIONAL: Fue propuesta por F. Que las jefaturas no valoren el trabajo de los siendo cada jefatura responsable por los especialistas. Define claramente las responsabilidades. buenos o malos resultados obtenidos por la gente a su cargo. ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4 9 . especialización Algunas desventajas de cada Que los especialistas en su cargo. quieran imponer sus criterios. promueve la especialización de los colaboradores como también una autoridad y responsabilidad bien definida. c) ORGANIZACIÓN MIXTA Es la mezcla entre la organización lineal y la funcional.Algunas ventajas Algunas desventajas Cada colaborador es un especialista en las funciones que realiza. Los procesos se realizan de forma más lenta. Entrega flexibilidad a la hora de resolver algún problema o tomar alguna decisión. Es más difícil la coordinación. Fuente: Material elaborado para este curso. es decir. pues la existencia de varias jefaturas y la responsabilidad y poder fragmentados pueden causar más de algún problema. por encontrarlo muy técnico. Algunas ventajas Impulsa la colaborador. Se delimitan claramente las líneas de mando. que no obedece líneas de mando y asesora a la alta gerencia en temas claves para la empresa. Envasado. Fabricación. c) Una vez construido este es indispensable comunicarlo a todos. Gestión de bodegas. ÁREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA Según lo expuesto anteriormente en cuanto a los principios de organización. 1. para evitar confusiones entre la realidad que se quiere representar y su representación gráfica. un staff de abogados). Dentro de las áreas que se pueden encontrar comúnmente en una empresa se tiene: Área funcional Producción Algunas actividades que realizan Compras a proveedores. Para confeccionar un organigrama se debe tener presente: a) Primero definir claramente que se busca representar. así como la división del trabajo. funcionales. pues no incluye metodologías de trabajo. porque puede ser la empresa en general o solo una parte de ella. como una forma de clarificar líneas de dependencias y responsabilidades. ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4 10 . etc.2. se puede concluir que una de los efectos prácticos es dividir a la organización en áreas funcionales. 1.3. por lo que hay organigramas jerárquicos. normas y políticas ni descripciones de cargo. Estos se desarrollan a partir de la definición que la empresa haga del tipo de organización que se conformará. con staff (grupo de apoyo en ciertas temáticas.3 ORGANIGRAMAS ¿Qué son los organigramas? De acuerdo a Chiavenato (2001). Se debe tener presente que el organigrama representa en forma parcial a la empresa. son la representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa. por ejemplo. b) Se debe intentar ser lo más claro posible. Definir publicidad. Formación. etc. Fuente: Material elaborado para este curso. Soporte en caso de presentarse alguna falla. Remuneración y compensaciones. Compras de insumos para desarrollar las actividades (cuadernos. Instalación de softwares necesarios para el trabajo dentro de la organización. carpetas. etc. Balances y flujos de caja. cuentas básicas. Pago de proveedores. Contabilidad. Administración de recursos. Limpieza y coordinación del aseo de las oficinas. Definir lugar de venta (plaza). Tesorería. Definir precio. lápices. Selección. A continuación se detallarán cada una de ellas. Finanzas Marketing Recursos humanos Área administración Área TI Presupuestos. de acuerdo a la experiencia y a la realidad que opera en estas unidades económicas: ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4 11 .). Definir productos. Distribución. Reclutamiento. que es una denominación que permite incluir organizaciones que fabrican bienes tangibles o servicios. ya no se habla exclusivamente de área de producción. b) Definición de estándares del trabajo a realizar. Para comprender en más detalle el funcionamiento de esta área. ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4 12 .). En la actualidad. 3) Ingeniería industrial: a) Distribución que debe tener la planta para maximizar su rendimiento. b) Estudios y análisis de métodos de trabajo más efectivos y eficaces. horarios más productivos.3.1. b) Mantenimiento de maquinarias y equipos utilizados.1 ÁREA DE PRODUCCIÓN/OPERACIONES Es el área que tiene como función transformar recursos (materia prima. mano de obra. HH. c) Asistir y apoyar a marketing en cuanto a detalles del producto. para ser comercializados. 2) Ingeniería de la planta: a) Diseño de la instalación de la fábrica o planta. energía. etc. b) Realizar pruebas de ingeniería. Es la encargada de formular y proponer los medios más adecuados para la elaboración de los productos al coordinar la logística de: RR. c) Velar por la seguridad y la correcta implementación de medidas preventivas. capital) en productos finales. 4) Planificación y control de la producción: a) Realizar la programación y los planes de trabajo (sistema de turnos. porque si la empresa es de servicios.. es necesario dividirla en las diferentes funciones: 1) Ingeniería de producto: a) Definir diseño del producto. información. equipos. c) Reportes de control e informes de seguimiento de los niveles de producción. se habla de área de operaciones. instalaciones e infraestructura. cobranzas y pago a proveedores. Bodega y control de inventarios con los que se cuentan. e) Relación con entes gubernamentales para tema impositivo. 7) Realizar control de calidad: a) b) c) d) Definir los criterios y normas a seguir (fijar estándares de calidad de los productos). b) Análisis y registro de costos.5) Abastecimiento: a) b) c) d) Flujos de aprovisionamiento.2 ÁREA DE FINANZAS Es el área de encargada de la obtención de recursos económicos así como de la distribución de estos dentro de la empresa. Realización de pruebas para validar la calidad. Dentro de sus funciones se puede encontrar: 1) Financiamiento: a) Obtención de los recursos necesarios para disponer de capital de trabajo. Analizar posibles mejoras. para que se puedan realizar los planes propuestos y lograr los objetivos estratégicos acordados. c) Establecer relaciones con los entes involucrados (bancos. 2) Control (a través de una contraloría): a) Realización de la contabilidad general. estados de resultados y flujos de caja para procesos de auditoría interna. d) Créditos. empresas de cobranza). 6) Fabricación: a) Producción del bien o servicio que fabrica la empresa. Llevar un registro de las evaluaciones realizadas y sus resultados. debe definir el tema de la inversión y del financiamiento de la organización. evitando mermas por baja calidad de los productos. Contacto y relación con proveedores. financieras. 1. b) Planificación financiera. d) Hacer funciones de tesorería. Compras tanto nacionales como internacionales. ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4 13 .3. es decir. e) Definir nuevas inversiones. c) Confección de balances. generarán un impacto considerable en la planificación del área de operaciones. Se trabaja directamente con el área de operaciones. 2) Publicidad y promoción: se busca dar a conocer al cliente los atributos que tiene el producto que se está comercializando y así lograr incrementar las ventas. ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4 14 . 3) Ventas: coordinar la venta directa y cultivar las relaciones con los canales de distribución que se tengan. se busca determinar las preferencias de compra del mercado objetivo de la empresa. son responsables generalmente el área de servicio al cliente y de soporte. para que el cliente llame o se contacte y puede manifestar su opinión del producto. se debe tener claro que las funciones del área de recursos humanos han ido variando a través del tiempo desde un punto de vista más bien higiénico (se le llamaba área de personal) hacia un enfoque más profundo.3 ÁREA DE MARKETING La finalidad principal del área de marketing es la de comercializar de manera exitosa los productos que la empresa produce.4 ÁREA DE RECURSOS HUMANOS Primero. etc. Se considera como la función más importante. con una preocupación real en el colaborador como un factor determinante en el éxito de una empresa. entrevistas. asegurándose de que la necesidad de este sea satisfecha en el momento y lugar oportuno.3. a un precio que el cliente esté dispuesto a pagar. pues cualquier cambio en los gustos o preferencias de los clientes. Para ello debe realizar análisis y estudios para determinar qué es lo que el cliente quiere. Sus funciones más importantes son: 1) Estudios de mercado: a través de diferentes medios y fuentes de información (encuestas. 1.). El apoyo del área financiera en la determinación del precio y el nivel de ventas que se debe tener son muy importantes para que la organización sea realmente rentable. focus groups. pues permite a la empresa recibir ingresos.1. 4) Posventa: se busca la retroalimentación por parte del cliente en cuanto a su satisfacción después de adquirido el producto.3. ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4 15 . etc. Gestión de la nómina de colaboradores. red de salud. c) Formación: se capacita a la persona de acuerdo a la medición de brechas por medio de la detección de necesidades de capacitación. b) Selección: proceso donde los candidatos preseleccionados pasan por una serie de entrevistas y evaluaciones psicológicas para determinar si se ajustan al perfil que se anda buscando. hay algunas. Definir política de incentivos y compensaciones salariales. permisos. Gestión de licencias. Salas cunas. préstamos. b) Desarrollo de carrera.. Control de ausencias. d) Tramitación de la contratación.Como segundo punto se puede apreciar que no todas las empresas tienen la misma estructura de área. 3) Beneficios y compensaciones: a) b) c) d) Acuerdos y convenios con instituciones como cajas de compensación. becas. Algunas de las funciones del área de RR. en empresas del mismo rubro. 2) Administración de personal: a) b) c) d) Confección de contratos y validación de documentos. vacaciones. seguros complementarios. por ejemplo. c) Planes de retención. horas extras. etc. Análisis de rentas del mercado. HH. son: 1) Empleo: Dentro de esta función están: a) Reclutamiento: buscar el o los candidatos idóneos a través de portales de trabajo. varían según el tamaño que tengan y a lo que se dediquen. donde todo el proceso de selección de personal esta externalizado (como las consultoras especialistas en recursos humanos). agencias. e) Tramitación del cambio de cargo y despido. 4) Desarrollo: a) Coordinación y ejecución de planes de formación. Conservación de la seguridad de los sistemas y de la privacidad de los datos de usuario. Generación y gestión de cuentas de usuario y asignación de programas y recursos a las mismas. muebles y otros. información general. 1.3.d) Proceso evaluación competencias laborales. pero imprescindibles para el buen funcionamiento del negocio. Coordinación del personal de aseo y guardias de seguridad. Mantenimiento de los equipos. Pago de servicios básicos. b) Coordinar procesos de elecciones. Algunas de sus labores son: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Administración de sistemas y soporte centralizados. Copias y respaldos de la información que sea necesaria. resolución de problemas. detección y resolución de problemas asociados. asesoramiento. e) Comunicación interna. preguntas frecuentes. Instalación y actualización de utilidades de softwares. ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4 16 .).5 ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Es el área donde se coordinan las actividades que dan soporte a las actividades principales de la empresa. brindando. Compras para insumos de oficinas.6 ÁREA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN El área de tecnología de la información (TI) en una empresa tiene a cargo todo lo que son los sistemas operativos con los que trabajan los colaboradores. Atención a usuarios (consultas. 1. a su vez. Entre ellas se encuentran: 1) 2) 3) 4) Pago a proveedores. c) Prevención de riesgos laborales.3. está orientada a solucionar asuntos más bien “domésticos”. 5) Relaciones laborales: a) Proceso de negociación colectiva con los sindicatos. etc. soporte a todos los usuarios de los sistemas. con la finalidad de garantizar la continuidad de su funcionamiento. Muchas veces se entra a trabajar a una determinada área dentro de una organización y si bien se tienen claras las tareas que se realizan en ella. así como identificar. en qué área se quiere trabajar.COMENTARIO FINAL Durante esta semana se han abordado distintas formas organizativas de la empresa. cómo su trabajo aporta a la consecución de los objetivos y cómo la interrelación entre todas ellas permite formar sinergias y obtener mejores resultados. Como se pudo observar. se desconoce qué es lo que se está haciendo en las otras áreas. las que están relacionadas con el tamaño. si recién se está por ingresar al mundo laboral. con su producción o bien con los servicios que ofrecen a los consumidores. Conocer lo que realizan las otras áreas de una empresa permite tener una visión global tanto de la gestión de la empresa como del mercado en el que se desempeña. ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4 17 . los organigramas permiten establecer relaciones de dependencia y responsabilidad. REFERENCIAS Koontz. G. Semana 4. H. PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO. Administración. Terry. y Weihrich. CONSIDERE: IACC (2014). una perspectiva global y empresarial. México: Editorial CECSA. R. Texas. ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4 18 . H. coordinación. Fayol. Editorial Universitaria. Áreas funcionales de una empresa. 11ª edición. Administración industrial y general: previsión. Principios de la administración. organización. (1971). (1988). H. México: Editorial Pearson. 4ª edición. control. Fundamentos de la Administración. mando. Doceava Edición. (2008). ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4 19 .