Wegwijs in arbeidsvoorwaarden22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 1 18-03-2009 09:36:11 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 2 18-03-2009 09:36:12 Wegwijs in arbeidsvoorwaarden Alles over pensioen en andere arbeidsvoorwaarden 2009 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 3 18-03-2009 09:36:12 Centraal Beheer Achmea en Kluwer hebben uiterste zorgvuldigheid betracht bij het produceren van Wegwijs in arbeidsvoorwaarden. Niettemin kunnen zij geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventueel in deze uitgave voorkomende onjuistheden en/of onvolledigheden. Ontwerp: Achmea Studio03, Apeldoorn Typografie: VerheulCommunicatie.com, Alphen aan den Rijn ISBN 978 90 13 064193 NUR 807 Wegwijs in arbeidsvoorwaarden is een uitgave van Centraal Beheer Achmea. © Centraal Beheer Achmea/Kluwer, 2009 Auteursrecht voorbehouden. Gehele of gedeeltelijke overneming of reproductie van de inhoud van deze uitgave, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteurs rechthebbende is verboden. Dit behoudens de beperkingen bij de wet gesteld. Het verbod betreft ook gehele of gedeeltelijke bewerking. Correspondentie over overneming of reproductie richten aan: Centraal Beheer Achmea, Postbus 9150, 7300 HZ Apeldoorn. 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 4 18-03-2009 09:36:12 INHOUD Voorwoord ..............................................................................................................7 Introductie ...............................................................................................................9 1 1.1 1.2 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 4 4.1 4.2 4.3 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 Algemeen ..................................................................................................11 Gebeurtenissen tijdens de loopbaan van een werknemer ..............................12 Fiscaalvriendelijke incentives ........................................................................26 Inkomen......................................................................................................31 Loon .............................................................................................................32 Vakantiebijslag .............................................................................................39 Beloning voor individuele prestaties .............................................................41 Beloning voor groep of gehele organisatie ...................................................43 Spaarloonregeling ........................................................................................46 Levensloopregeling ......................................................................................48 Pensioen ....................................................................................................53 Inleiding .......................................................................................................54 Pensioensoorten ..........................................................................................60 Pensioensystemen.........................................................................................66 Flexibele pensioenelementen ........................................................................71 Aanvullende voorzieningen voor nabestaanden.............................................74 Doorwerken na 65-jarige leeftijd...................................................................78 Zorg & verzuim ..........................................................................................81 Ziekte ...........................................................................................................82 Ziektekosten .................................................................................................95 Arbeidsongeschiktheid................................................................................100 Mobiliteit ..................................................................................................109 Reiskosten algemeen .................................................................................110 Openbaar vervoer ......................................................................................112 Auto ...........................................................................................................114 Fiets............................................................................................................123 Carpoolen ..................................................................................................125 Verhuiskosten .............................................................................................126 Telewerken .................................................................................................128 Inhoud 5 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 5 18-03-2009 09:36:12 6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 8 8.1 8.2 8.3 9 9.1 9.2 Vergoedingen & voorzieningen ..............................................................133 Studiekosten...............................................................................................134 Computer ...................................................................................................137 (Mobiele) telefoon en internet ....................................................................138 Beroepskosten ............................................................................................140 Werkkleding ...............................................................................................143 Kinderopvang .............................................................................................145 Producten uit eigen bedrijf ..........................................................................147 Personeelslening .........................................................................................149 Jubileumuitkering .......................................................................................151 Fitness ........................................................................................................153 Overige arbeidsvoorwaarden ......................................................................155 Arbeidstijden & verlof ............................................................................157 Arbeidstijden ..............................................................................................158 Arbeidstijdenwet voor jongeren t/m 17 jaar.................................................161 Deeltijdwerk ...............................................................................................164 Overwerk....................................................................................................168 Vakantiedagen............................................................................................171 ATV ............................................................................................................176 Verlof .........................................................................................................178 Flexibilisering van arbeidsvoorwaarden ................................................189 Inleiding .....................................................................................................190 Systematiek ................................................................................................191 Invoering ....................................................................................................193 Arbeidsvoorwaarden in Nederland .......................................................199 De visie van werkgevers op arbeidsvoorwaarden .........................................200 Overzicht arbeidsvoorwaarden in Nederland ..............................................204 Centraal Beheer Achmea: uw partner in arbeidsvoorwaarden ......................213 Meer informatie uit Apeldoorn .........................................................................214 Nuttige adressen .................................................................................................215 Trefwoordenregister ...........................................................................................217 6 Inhoud 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 6 18-03-2009 09:36:12 VOORWOORD Voor u ligt Wegwijs in arbeidsvoorwaarden, editie 2009. Hét handboek om snel op de hoogte te zijn van alles wat relevant is op het gebied van pensioen en andere arbeidsvoorwaarden. Voor veel ondernemers, managers en P&O’ers is Wegwijs in arbeidsvoorwaarden inmiddels een onmisbaar naslagwerk dat dagelijks in de praktijk wordt gebruikt! Wegwijs in arbeidsvoorwaarden biedt u een compleet overzicht van uw verplichtingen als werkgever. En u leest wat u extra voor uw werknemers kunt regelen. Helder vormgegeven met duidelijke pictogrammen zodat u snel antwoord vindt op uw vragen. Dit praktische handboek helpt u om uw arbeidsvoorwaardenbeleid optimaal vorm te geven. Natuurlijk is er in 2009 ook weer veel veranderd. Belangrijk zijn de maatregelen om ouderen te stimuleren langer door te werken en de aangepaste kantonrechtersformule bij ontslag. Verder wordt het ouderschapsverlof verlengd en introduceert het kabinet een extra categorie voor de bijtelling van energiezuinige leaseauto’s. De bovengenoemde voorbeelden zijn slechts een greep uit de vele wijzigingen die in deze editie uitgebreid aan bod komen. Belangrijke wijzigingen ten opzichte van vorig jaar hebben we gemarkeerd met een speciaal icoontje. Zo ziet u in één oogopslag op welke onderwerpen u speciaal moet letten. De wet- en regelgeving rond arbeidsvoorwaarden blijft volop in beweging. Wilt u steeds op de hoogte blijven van alle actuele ontwikkelingen? Ga dan naar: www.centraalbeheer.nl/zakelijk en meld u aan voor de gratis online nieuwsservice van Centraal Beheer Achmea. Waarom we deze service verlenen? Centraal Beheer Achmea is dé specialist op het gebied van pensioen en andere arbeidsvoorwaarden. Graag willen we dan ook onze kennis en expertise met u delen. Ik wens u veel leesplezier en opzoekgemak. Met vriendelijke groet, Centraal Beheer Achmea drs. Karin Hille directeur Marketing en Sales Voorwoord 7 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 7 18-03-2009 09:36:12 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 8 18-03-2009 09:36:12 INTRODUCTIE Wegwijs in arbeidsvoorwaarden is een handige praktijkgids, onder meer bestemd voor de ondernemer, manager of P&O-verantwoordelijke die op de hoogte wil zijn van de ins en outs op arbeidsvoorwaardengebied. In dit praktische en zeer toegankelijke arbeidsvoorwaardenboek kunt u snel per onderwerp alle informatie opzoeken. Zodat u direct antwoord krijgt op uw vragen en die van uw werknemers. Per onderwerp leest u wat u als werkgever verplicht bent te regelen en welke extra mogelijkheden u tot uw beschikking heeft. Waar dit relevant is, wordt u erop geattendeerd de eventuele cao of het eigen arbeidsvoorwaardenreglement te raadplegen, omdat deze de wettelijke regelingen kunnen uitbreiden. Ten slotte vindt u per hoofdstuk ook praktische tips, handige checklists, veelgestelde vragen met de antwoorden en verwijzingen naar andere informatiebronnen en een samenvatting van de meest belangrijke wijzigingen ten opzichte van het vorige jaar. De duidelijke pictogrammen maken u in één oogopslag wegwijs. Heeft uw bedrijf geen cao? Dan is Wegwijs in arbeidsvoorwaarden dé gids om op te zoeken wat u verplicht bent te regelen en wat u extra kunt bieden. Voor bedrijven die wel een cao hebben, is deze leidend voor wat betreft de daarin beschreven onderwerpen. Met Wegwijs in arbeidsvoorwaarden heeft u als aanvulling hierop een uniek hulpmiddel in handen om te bekijken welke extra speelruimte u heeft om uw medewerkers te belonen. Weet u niet zeker of uw bedrijf onder een cao valt? Kijk dan op: www.caoweb.nl Wegwijs in arbeidsvoorwaarden geeft u een compleet overzicht van alles wat voor u van belang is op het gebied van arbeidsvoorwaarden. In hoofdstuk 1 worden de belangrijkste gebeurtenissen in het leven van een werknemer in relatie tot het arbeidsvoorwaardenpakket kort behandeld. Daarnaast treft u een overzicht aan van alle verschillende fiscale beloningsmogelijkheden. In de hoofdstukken 2 tot en met 7 vindt u informatie over achtereenvolgens inkomen, (nabestaanden)pensioen, arbeidsvoorwaarden in relatie tot zorg en verzuim, mobiliteit, allerlei vergoedingen en voorzieningen en over arbeidstijden en verlof. In hoofdstuk 8 staat de flexibilisering van de arbeidsvoorwaarden centraal. In hoofdstuk 9 leest u de belangrijkste uitkomsten van ons arbeidsvoorwaardenonderzoek. Introductie 9 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 9 18-03-2009 09:36:12 Legenda We hebben ervoor gekozen u in deze praktijkgids als werkgever aan te spreken, omdat u óf werkgever bent óf namens de werkgever (mede)verantwoordelijk bent voor de uitvoering van het arbeidsvoorwaardenbeleid. Tot slot dit: daar waar wij in Wegwijs in arbeidsvoorwaarden verwijzen naar de werknemer, wordt vanzelfsprekend ook de werkneemster bedoeld. Ter wille van de leesbaarheid van de tekst is echter steeds de mannelijke vorm gebruikt. LEGENDA Wat u verplicht bent te regelen Wat u extra kunt regelen Let op! Tip Veelgestelde vragen Belangrijke wijzigingen ten opzichte van vorig jaar Wet- en regelgeving Relevante boeken Relevante internetsites 10 Introductie 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 10 18-03-2009 09:36:12 HOOFDSTUK 1 ALGEMEEN 1.1 GEBEURTENISSEN TIJDENS DE LOOPBAAN VAN EEN WERKNEMER 1.2 FISCAALVRIENDELIJKE INCENTIVES IN DIT HOOFDSTUK VINDT U EEN OVERZICHT VAN DE GEBEURTENISSEN DIE TIJDENS DE LOOPBAAN VAN EEN WERKNEMER KUNNEN VOORKOMEN. DEZE GEBEURTENISSEN KUNNEN INVLOED HEBBEN OP HET ARBEIDSVOORWAARDENPAKKET. PER GEBEURTENIS LEEST U IN HET KORT WAT ER EVENTUEEL GEREGELD MOET OF KAN WORDEN. DAARNAAST TREFT U EEN OVERZICHT AAN VAN ALLE VERSCHILLENDE FISCALE BELONINGSMOGELIJKHEDEN. Algemeen 11 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 11 18-03-2009 09:36:13 Algemeen 1.1 GEBEURTENISSEN TIJDENS DE LOOPBAAN VAN EEN WERKNEMER Naarmate een werknemer ouder wordt, verandert zijn behoefte aan arbeidsvoorwaarden. Een jonge vrijgezel vindt vaak een snelle laptop, een mobiele telefoon en een auto van de zaak belangrijk. Zodra er kinderen zijn, is er behoefte aan kinderopvang, ouderschapsverlof en misschien een parttimebaan. De werknemer van middelbare leeftijd wil wellicht meer vrije tijd, hij gaat nadenken over zijn pensioen (is het wel voldoende?). De bijna pensioengerechtigde werknemer wil graag minder werken, een goed pensioen of wellicht al eerder of in deeltijd stoppen met werken. GEBEURTENISSENSCHEMA In dienst treden: hfst. 2, 3, 4, 5, 6 en 7 Uit dienst/ontslag: hfst. 2, 3, 4, 5 en 6 Gezondheidsklachten/ziek: hfst. 4 en par. 7.7 Overlijden: par. 3.5 Promotie: par. 2.3, 2.4 en 4.2 Doorwerken na 65-jarige leeftijd: par. 2.1, 3.6 en 4.1 Samenwonen/registreren partnerschap/trouwen: par. 3.2, 3.5 en 7.7 Prepensioen/ (deeltijd)pensioen: par. 2.6 en 3.4 Kind(eren): par. 4.1, 6.6 en 7.7 Sabbatical: par. 2.6 en 7.7 Parttime werken: hfst. 2, 3 en 7 25 of 40 jaar in dienst: par. 6.9 Echtscheiding: hfst. 3, 4, 5 en 7 12 Gebeurtenissen tijdens de loopbaan van een werknemer 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 12 18-03-2009 09:36:13 Algemeen IN DIENST TREDEN Bij het in dienst treden dient u een aantal dingen te regelen. De werknemer moet vóór indiensttreding een schriftelijke verklaring bij u inleveren, die u vervolgens bij de loonadministratie bewaart. Deze schriftelijke verklaring moet de volgende informatie bevatten: NAW-gegevens, geboortedatum en BSN (burgerservicenummer, voorheen: sofinummer). Van de ingevulde verklaring neemt u zelf de gegevens over die u voor uw loonadministratie nodig heeft. Daarnaast moet worden aangegeven of de heffingskorting moet worden toegepast. U kunt ook het modelformulier ‘opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ van de Belastingdienst gebruiken. (www.belastingdienst.nl/download/1335.html) Als de NAW-gegevens van de werknemer in de loonadministratie ontbreken of als de werknemer geen of een onjuist BSN heeft opgegeven, hanteert de fiscus het ‘anoniementarief’. Dit betekent dat het tarief voor de loonheffing 52% bedraagt. Als de werknemer niet schriftelijk heeft aangegeven dat u de heffingskorting moet toepassen, dan mag u de heffingskorting niet op het loon van die werknemer toepassen. Van elke nieuwe werknemer moet u de identiteit vaststellen aan de hand van het originele en geldige identiteitsbewijs (geen kopie, geen rijbewijs). Een ter plekke gemaakte, duidelijk leesbare kopie van het identiteitsbewijs bewaart u bij de loonadministratie. Van 2006 tot en met 2008 was de eerstedagsmelding (EDM) nog van kracht. De nieuwe medewerker moest voor aanvang van zijn eerste werkdag aangemeld worden bij de Belastingdienst. De EDM is vanaf 1 januari 2009 vervallen. Wel kan de Belastingdienst nog een EDM-verplichting opleggen met name in gevallen van fraude en illegale tewerkstelling. Deze verplichting geldt dan voor een periode van drie jaar en bij herhaling vijf jaar. Elke werknemer is verplicht verzekerd voor ziektekosten op grond van de Zorgverzekeringswet (ZVW). Hiervoor betaalt hij een nominale premie. Daarnaast is er een inkomensafhankelijke bijdrage verschuldigd. Deze bijdrage wordt ingehouden op het loon. Zie ook paragraaf 4.2. U bent verplicht de verschuldigde inkomensafhankelijke bijdrage voor de zorgverzekering van uw werknemers te vergoeden. Gebeurtenissen tijdens de loopbaan van een werknemer 13 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 13 18-03-2009 09:36:13 Algemeen Over de vergoeding van de inkomensafhankelijke bijdrage moeten belasting en premies worden afgedragen. Biedt u uw werknemers een pensioenregeling aan? Dan moet de werknemer bij de pensioenuitvoerder worden aangemeld. Indien van toepassing, kunt u de werknemer wijzen op de mogelijkheid van waardeoverdracht. Zie ook hoofdstuk 3. De werknemer heeft na aanvang van deelname aan de nieuwe pensioenregeling zes maanden de tijd om te beslissen of hij zijn pensioenaanspraken wil overdragen naar de pensioenregeling van zijn nieuwe werkgever. Wenst de werknemer niet deel te nemen aan de pensioenregeling die u biedt? Dan moet u de werknemer een zogenaamde afstandsverklaring laten ondertekenen. Ook de eventuele partner en meerderjarige kinderen moeten deze verklaring ondertekenen. Het is aan te bevelen om de werknemer schriftelijk op de hoogte te brengen van de gevolgen van het doen van afstand van de pensioenregeling. U moet weten of de werknemer nog wettelijke vakantiedagen over heeft van zijn oude werkgever, omdat hij deze niet kon opnemen voor het einde van zijn dienstverband en deze dagen heeft laten uitbetalen. De oude werkgever verstrekt daartoe een verklaring aan de werknemer waaruit blijkt op hoeveel vakantiedagen de werknemer bij het einde van zijn arbeidsovereenkomst nog recht had. Deze dagen kan de werknemer bij u als onbetaald verlof opnemen. Over deze ‘oude’ dagen hoeft u uiteraard geen loon te betalen. Zie ook paragraaf 7.5. Verder moet u natuurlijk regelen wat u nog meer aan secundaire arbeidsvoorwaarden met de werknemer heeft afgesproken, zoals een spaarloonregeling (paragraaf 2.5) of een levensloopregeling (paragraaf 2.6), een leaseauto, verhuiskostenvergoeding of een OV-kaart (hoofdstuk 5), een telefoon en kinderopvangregeling (hoofdstuk 6). Een werknemer kan alleen bij u aan een spaarloonregeling deelnemen als hij al op 1 januari van dat jaar bij u in dienst was én u voor deze werknemer rekening houdt met de loonheffingskorting. Bovendien kan een werknemer niet tegelijkertijd aan een spaarloonregeling én een levensloopregeling deelnemen. Zie verder paragraaf 2.6. ZIEKTE Als de werknemer om gezondheidsredenen naar een arts of andere zorgverlener moet, is het redelijk dat dit zoveel mogelijk buiten werktijden of anders zoveel mogelijk aan het begin of aan het einde van de werkdag gebeurt. In de wet is niets geregeld voor dit soort situaties. Het calamiteitenverlof zoals opgenomen in de Wet Arbeid en Zorg (WAZO) is hier in principe niet voor bedoeld, dit geldt voor noodsituaties. Vaak zijn in een cao bepalingen over (bijzonder) verlof neergelegd. Is er geen cao van toe14 Gebeurtenissen tijdens de loopbaan van een werknemer 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 14 18-03-2009 09:36:13 Algemeen passing of meldt de betreffende cao hierover niets? Dan is het belangrijk hierover duidelijke afspraken met uw werknemers te maken. Deze afspraken kunt u vastleggen in de individuele arbeidsovereenkomst, de algemene arbeidsvoorwaarden of een apart verzuimprotocol. Zie paragraaf 7.7. Is de werknemer ziek, dan moet hij dat vóór een bepaald tijdstip bij u melden. Meestal worden afspraken over het tijdstip en de wijze van ziekmelding vastgelegd in de algemene arbeidsvoorwaarden of in een apart verzuimprotocol. Deze ziekmelding geeft u door aan de arboarts (volgens de afspraken die u heeft gemaakt met de betreffende arbodienst). Is er sprake van regelmatig verzuim, dan kunt u de arbo-arts vragen de werknemer met spoed op te roepen voor een gesprek. Als de werknemer langer dan zes weken ziek is, zal de arbo-arts een probleemanalyse opstellen, met een advies aan u. Werkgever en werknemer zullen uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van het advies van de arbo-arts een plan van aanpak opstellen om de terugkeer van de werknemer te bevorderen. Dit betekent kort gezegd dat uiterlijk binnen acht weken na de eerste ziektedag een plan van aanpak moet worden opgesteld. Zie verder paragraaf 4.1. U bent in beginsel verplicht tijdens de ziekteperiode loon door te betalen (zie voor het percentage paragraaf 4.1). Als een werknemer ziek is als gevolg van de zwangerschap of de bevalling, moet u dit specifiek melden bij het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). Dit in verband met een uitkering in het kader van de Ziektewet. PROMOTIE Als een werknemer goed functioneert, kunt u hem daarvoor belonen. Dit kan op individuele basis in de vorm van een (periodieke) loonsverhoging, bonus, provisie of gratificatie. U kunt werknemers ook groepsgewijs extra belonen door middel van winstdeling, aandelen in het bedrijf of opties. In de paragrafen 2.3 en 2.4 staan de mogelijkheden beschreven. De beloning bevestigt u schriftelijk aan de werknemer in de vorm van een aanvulling op de arbeidsovereenkomst. SAMENWONEN, REGISTRATIE PARTNERSCHAP OF TROUWEN Als een werknemer gaat samenwonen of trouwen, meldt u dit bij uw pensioenuitvoerder. Gebeurtenissen tijdens de loopbaan van een werknemer 15 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 15 18-03-2009 09:36:13 Algemeen Als er niet standaard een partnerpensioen in de pensioenregeling is opgenomen, kunt u uw medewerkers wijzen op de mogelijkheid zelf een partnerpensioen te regelen. Zie paragraaf 3.2. Als de werknemer zijn partnerschap laat registreren of gaat trouwen, is het gebruikelijk dat hij daarvoor verlof krijgt (kortverzuimverlof). Zie paragraaf 7.7. KIND(EREN) De werkneemster die zwanger is, moet dit bij u melden en uiterlijk drie weken voordat het verlof begint een zwangerschapsverklaring bij u inleveren. Deze verklaring is nodig voor het aanvragen van een uitkering op basis van de Wet arbeid en zorg bij UWV. Ook de bevallingsdatum moet zij aan u doorgeven in verband met de bevallingsuitkering via UWV gedurende tien tot twaalf weken na de bevalling. De werkneemster heeft in totaal recht op zestien weken verlof. De vader heeft recht op twee dagen kraamverlof. Zie paragraaf 7.7. De werknemer die een kind adopteert, heeft recht op maximaal vier weken adoptieverlof. Zie paragraaf 7.7. Als de gezinssituatie gewijzigd is, moet dit uiteraard gemeld worden bij de zorgverzekeraar en de eventuele pensioenuitvoerder. De werknemer met kind kan totdat het kind acht jaar is, gebruikmaken van zijn recht op ouderschapsverlof. Voorwaarde is dat hij minimaal een jaar bij u in dienst is. Het ouderschapsverlof is in beginsel onbetaald, tenzij er op grond van de cao of individuele arbeidsovereenkomst sprake is van (gedeeltelijke) doorbetaling van loon. De maximale duur van het ouderschapsverlof dat op of na 1 januari 2009 ingaat, is in 2009 verruimd van 13 naar 26 weken maal het overeengekomen aantal arbeidsuren per week. Het oorspronkelijke dienstverband blijft tijdens het verlof bestaan. Dat betekent dat de hoogte van de sociale premies die u moet afdragen, hetzelfde blijft. Dit geldt ook voor de eventuele pensioenpremie. U bent ook verplicht na de verlofperiode de werknemer weer voor het oorspronkelijke aantal uren terug te laten komen. Voor werknemers met kinderen bestaat een compensatie voor kosten van kinderopvang in de vorm van de kinderopvangtoeslag. De werknemer is zelf verantwoordelijk voor de aanvraag van de ouderbijdrage bij de Belastingdienst. Sinds 1 januari 2007 zijn werkgevers verplicht bij te dragen in de kosten van kinderopvang. Die bijdrage wordt geïnd via een verhoging van het werkgeversdeel van de WW-premie. Ouders krijgen de bijdrage voor de kinderopvang vervolgens via de Belastingdienst. Zie verder paragraaf 6.6. 16 Gebeurtenissen tijdens de loopbaan van een werknemer 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 16 18-03-2009 09:36:14 Algemeen Het kan zijn dat een werknemer op grond van de cao recht heeft op een extra (aanvullende) bijdrage in de kosten voor kinderopvang. DEELTIJDWERK Als een werknemer parttime wil werken, heeft dit gevolgen voor allerlei arbeidsvoorwaarden, maar vooral voor het loon, extra beloningen, vakantiebijslag, vakantiedagen, overwerk en het eventuele pensioen. Zie verder hoofdstuk 2 en 3 en paragraaf 7.3. en 7.4. De werknemer moet het verzoek om minder te werken ten minste vier maanden voor de beoogde ingangsdatum schriftelijk bij u indienen. Een andere voorwaarde is dat de werknemer op de beoogde ingangsdatum minimaal een jaar bij u in dienst is. Uiterlijk een maand voor deze ingangsdatum moet u schriftelijk laten weten of u het verzoek inwilligt of niet. Is dat laatste het geval, dan moet u de reden aangeven. Als u het verzoek inwilligt, moet u dit schriftelijk bevestigen aan de werknemer. Dit is een aanvulling op de arbeidsovereenkomst. Als de werknemer in de loop van het jaar parttime gaat werken, blijft zijn pensioengrondslag hetzelfde. Die wordt pas op 1 januari daaropvolgend aangepast aan de nieuwe situatie. ECHTSCHEIDING Een echtscheiding kan gevolgen hebben voor de pensioenregeling, de kinderopvang en de arbeidstijden (minder of meer gaan werken). U moet de pensioenuitvoerder over de echtscheiding van uw werknemer inlichten in verband met het stoppen van een eventuele aanspraak op een partnerpensioen. Mogelijk wil de gescheiden werknemer zijn arbeidstijden aanpassen. Hij moet hiervoor een schriftelijk verzoek bij u indienen, vier maanden voor de datum van ingang. U moet uiterlijk een maand voor de beoogde ingangsdatum reageren. Zie verder paragraaf 7.3. Een echtscheiding brengt vaak ook een verhuizing met zich mee. Vaak kan de werknemer hiervoor een (betaalde) vrije dag opnemen, afhankelijk van wat een eventuele toepasselijke cao daaromtrent regelt of wat u in de individuele arbeidsovereenkomst Gebeurtenissen tijdens de loopbaan van een werknemer 17 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 17 18-03-2009 09:36:14 Algemeen en/of het personeelshandboek/arbeidsvoorwaardenreglement daarover heeft opgenomen. Zie paragraaf 7.7. De werknemer komt niet in aanmerking voor een onbelaste vergoeding van de verhuiskosten, omdat het hier geen zakelijke verhuizing betreft, tenzij wordt voldaan aan de wettelijke bepalingen. Door de verhuizing kan het zijn dat de eventuele reiskostenvergoeding moet worden aangepast. Zie hoofdstuk 5. JUBILEUM Het komt steeds minder voor, maar er zijn nog altijd werknemers die 25 of 40 jaar bij hun werkgever in dienst zijn. Zo’n jubileum is het waard om aandacht aan te besteden. U kunt de jubilaris onbelast een geldbedrag schenken of bijvoorbeeld een reis aanbieden. Zie verder paragraaf 6.9. SABBATICAL Als een werknemer er een periode tussenuit wil gaan zonder zijn baan op te zeggen, kan hij onbetaald verlof (een ‘sabbatical leave’) overwegen. Of u verplicht bent hierin toe te stemmen, hangt uiteraard af van de cao, de individuele arbeidsovereenkomst en/of de algemene arbeidsvoorwaarden. Wijs uw werknemer erop dat hij er rekening mee moet houden dat de zogeheten ‘inkomensafhankelijke regelingen’ (huursubsidie, bijdrage voor kinderopvang, rechtsbijstand, thuiszorg, enzovoort) zijn gekoppeld aan zijn salaris. Door onbetaald verlof op te nemen - en dus vrijwillig afstand te doen van zijn inkomen - kan hij zijn recht op dergelijke subsidies verspelen. Maak met uw werknemer afspraken over de gevolgen voor bijvoorbeeld de zorgverzekering, het pensioen, een eventuele leaseauto en het tegoed aan vakantiedagen. Verder bestaat voor werknemers de mogelijkheid deel te nemen aan een levensloopregeling. Hiermee kunnen zij inkomen sparen voor bijvoorbeeld een sabbatical leave. Zie verder paragrafen 2.6. en 7.7. PENSIOEN De werknemer die met pensioen gaat, treedt bij u uit dienst. Er moeten allerlei zaken afgehandeld worden zoals laatste salaris, vakantiegeld, resterende vakantiedagen, zorgverzekering en wat u verder met uw werknemer aan secundaire arbeidsvoorwaarden heeft afgesproken. 18 Gebeurtenissen tijdens de loopbaan van een werknemer 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 18 18-03-2009 09:36:14 Algemeen U hoeft de werknemer niet apart af te melden bij de Belastingdienst via een ‘laatstedagmelding’. De gegevens over beëindiging van een dienstbetrekking neemt u op in de aangifte loonheffingen. Uiteraard moet u bij de eventuele pensioenuitvoerder melden dat de medewerker de pensioengerechtigde leeftijd heeft bereikt en gebruik gaat maken van de pensioenregeling. Het is tegenwoordig ook vaak mogelijk om in deeltijd met pensioen te gaan. In dat geval blijft de werknemer bij u in dienst, maar wordt de omvang van het dienstverband aangepast. U blijft dan ook premies werknemersverzekeringen en loonheffing betalen. Op 1 januari 2007 is de Pensioenwet in werking getreden. De werknemer krijgt hierdoor een wettelijk recht op uitgebreide informatie over zijn pensioen. Zie verder hoofdstuk 3. DOORWERKEN NA 65-JARIGE LEEFTIJD Als een werknemer wil doorwerken na zijn 65e verjaardag, of vanaf deze leeftijd bij u in dienst treedt, gelden er andere regels over het loon. In de sociale zekerheidswetten zoals de Werkloosheidswet, Ziektewet en de arbeidsongeschiktheidswetten is vastgelegd dat een werknemer niet langer verzekerd is als hij 65 jaar is. Dit betekent dat een werkgever geen sociale premies hoeft af te dragen voor een werknemer die doorwerkt na het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. Ook wordt er geen AOW-premie meer ingehouden omdat de AOW-uitkering dan is ingegaan. Dit betekent voor hem meer nettoloon. Verder krijgt de 62-plusser die nog werkt, vanaf 2009 recht op de zogeheten doorwerkbonus: een extra belastingkorting op het inkomen. De regels rond het wettelijk minimumloon gelden niet voor een werknemer ouder dan 65. Werknemers van 65 jaar en ouder hebben geen recht op minimumloon, maar wel op de minimumvakantiebijslag van 8% per jaar. Gebeurtenissen tijdens de loopbaan van een werknemer 19 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 19 18-03-2009 09:36:15 Algemeen Voor werknemers die na hun 65e doorwerken gelden dezelfde regels over de ontslagbescherming! Tegenwoordig komt het vaak voor dat een werkgever een werknemer na zijn 65e in dienst wil houden en de werknemer na zijn 65e een contract voor bepaalde tijd aanbiedt. Hier zijn nogal wat juridische haken en ogen aan verbonden. Het is verstandig juridisch advies in te winnen, als u een werknemer na het bereiken van de 65-jarige leeftijd een contract voor bepaalde tijd wilt aanbieden. Verder gaat een collectieve pensioenregeling vaak uit van premiebetaling tot het 65e jaar. Dit alles betekent lagere loonkosten voor de werkgever en een hoger nettoloon voor de werknemer. Het is van belang na te gaan of uw ongevallenverzekering ook dekking biedt voor werknemers van 65 jaar en ouder. De verplichting tot loondoorbetaling bij ziekte geldt ook voor werknemers ouder dan 65 jaar. Werkgevers kunnen zich daar niet voor verzekeren. Om deze risico’s te beperken, wordt vaak gekozen voor een constructie via een uitzendbureau. OVERLIJDEN Als een werknemer overlijdt, komt er automatisch een einde aan de arbeidsovereenkomst. U moet de eventuele pensioenuitvoerder en de ziektekostenverzekeraar hierover inlichten. Is het overlijden een acuut gevolg van een bedrijfsongeval? Dan bent u verplicht de Arbeidsinspectie in te lichten. U bent ook verplicht een overlijdensuitkering aan de nabestaanden te verstrekken. De verplichting van een overlijdensuitkering bestaat alleen naar gezinsleden en als er sprake is van een echte arbeidsovereenkomst. Voor meer informatie, zie paragraaf 3.5. EINDE DIENSTVERBAND Er zijn diverse manieren waarop het dienstverband kan eindigen: de werknemer gaat vrijwillig uit dienst, het arbeidscontract eindigt automatisch, u ontslaat de werknemer (al dan niet op staande voet), de werkgever en werknemer beëindigen de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden, de werknemer gaat met pensioen of overlijdt. 20 Gebeurtenissen tijdens de loopbaan van een werknemer 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 20 18-03-2009 09:36:15 Algemeen Als de werknemer zelf ontslag neemt, moet hij de afgesproken opzegtermijn in acht nemen (meestal een maand, soms langer; zie de cao of de afwijkende afspraken in de individuele arbeidsovereenkomst). U moet de werknemer indien nodig afmelden bij de zorgverzekeraar (bij een collectieve verzekering) en bij de eventuele pensioenuitvoerder. Daarnaast moeten allerlei zaken afgehandeld worden als laatste salaris, vakantiegeld, resterende vakantiedagen en wat u verder met uw werknemer aan secundaire arbeidsvoorwaarden heeft afgesproken. Als het dienstverband automatisch eindigt (dit is het geval bij een arbeidscontract voor bepaalde tijd), dan is er geen sprake van een opzegtermijn; niet voor de werknemer, maar ook niet voor u. In sommige gevallen is het zo dat de cao of de individuele arbeidsovereenkomst bepaalt dat u de werknemer voor het verstrijken van de arbeidsovereenkomst op de hoogte moet brengen van het feit dat u de arbeidsovereenkomst niet wenst te verlengen. Dit is echter doorgaans niet het geval. Het is echter wel netjes om bijvoorbeeld een maand van tevoren aan te geven dat het contract gaat aflopen. Ook hier geldt natuurlijk dat u de werknemer bij de diverse instanties moet afmelden. Indien u de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd wilt beëindigen, heeft u toestemming nodig van UWV WERKbedrijf. Nadat u de toestemming heeft verkregen, kunt u de arbeidsovereenkomst met inachtneming van de wettelijke opzegtermijn beëindigen. U kunt de arbeidsovereenkomst echter ook via de kantonrechter laten ontbinden. Dit kan op twee gronden: een dringende reden of verandering van omstandigheden. De Centrale Organisatie voor Werk en Inkomen (CWI) en Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) zijn gefuseerd. Vanaf 1 januari 2009 gaan de organisaties verder als WERKbedrijf binnen UWV. Werkgevers en werkzoekenden kunnen voor al hun vragen terecht bij Locaties Werk en Inkomen. In de 97 locaties in Nederland werkt UWV WERKbedrijf samen met de gemeenten. Dit moet leiden tot een betere dienstverlening. De hoofdregel is één maand opzegtermijn voor de werknemer. De werkgever kan een langere opzegtermijn opnemen voor de werknemer met een maximum van zes maanden. De opzegtermijn van de werkgever moet dan wel minimaal het dubbele zijn van de opzegtermijn van de werknemer. Stel dus dat de opzegtermijn van de werknemer twee maanden is, dan is de opzegtermijn voor de werkgever minimaal vier maanden. Van deze regel kan slechts bij cao of na verkregen overeenstemming met de ondernemingsraad worden afgeweken. Als de rechter uw ontbindingsverzoek inwilligt, kan hij de werknemer een vergoeding toekennen, via de zogenaamde kantonrechtersformule. Eind oktober 2008 is deze forGebeurtenissen tijdens de loopbaan van een werknemer 21 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 21 18-03-2009 09:36:15 Algemeen mule op een aantal onderdelen gewijzigd. De hoogte van de vergoeding wordt onder meer bepaald door: – het aantal (gewogen) dienstjaren; – het bruto maandsalaris; – vaste looncomponenten als vakantiebijslag, dertiende maand, vaste overwerkvergoeding of vaste ploegentoeslag; – het antwoord op de vraag aan welk van de partijen het ontslag in hoofdzaak te wijten is. Dit kan leiden tot een correctie naar boven of beneden; – leeftijd. Tot de leeftijd van 35 jaar tellen de dienstjaren met factor ½, van 35 tot 45 jaar wordt het toegekende bedrag gewoonlijk vermeerderd met factor 1, van 45 tot 55 jaar met 1½ en vanaf 55 jaar met factor 2. Overigens is het zo dat momenteel een wetsvoorstel aanhangig is, om de ontslagvergoedingen voor werknemers die een bruto jaarsalaris van € 75.000,- of meer verdienen te maximeren tot een jaarsalaris. Door de wijzigingen in de WW per 1 oktober 2006 zijn er meer mogelijkheden gekomen om de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden te beëindigen zonder dat dit gevolgen heeft voor de WW-uitkering van de werknemer. Slechts als de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd vanwege ernstige misdragingen van de werknemer (een dringende reden) of als de werknemer zelf ontslag neemt, is er nog sprake van verwijtbare werkloosheid. Het initiatief voor de beëindiging van de arbeidsovereenkomst moet dus wel van de werkgever komen. Als hieraan is voldaan, hoeft de werknemer geen verweer meer te voeren om te voorkomen dat hij verwijtbaar werkloos wordt geacht. Wanneer de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd met wederzijds goedvinden, is het aan te bevelen de afspraken hierover vast te leggen in een zogenaamde vaststellingsovereenkomst, die door u en de werknemer ondertekend moeten worden. In dat geval behoudt de werknemer (als ook aan de overige eisen voor het recht op een WW-uitkering is voldaan) zijn rechten op een WW-uitkering. Maakt de werknemer achteraf duidelijk dat de wens om ontslag te nemen slechts een opwelling was en hij op dat moment niet in staat was om zijn wil te bepalen? Dan blijft de arbeidsovereenkomst gewoon bestaan als u niet aan uw onderzoeksplicht (nagaan of de uiting overeenstemt met de echte wil van de werknemer) of aan uw informatieplicht (wijzen op eventuele nadelige consequenties bij ontslagname) heeft voldaan. De werknemer zal wel van ‘goede huize’ moeten komen om een zogenaamd ‘wilsgebrek’ aan te tonen. Om eventuele misverstanden achteraf te voorkomen is het verstandig dat de werknemer zich vooraf laat adviseren en laat bijstaan door een juridisch deskundige. 22 Gebeurtenissen tijdens de loopbaan van een werknemer 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 22 18-03-2009 09:36:16 Algemeen Als de werknemer erom vraagt, bent u verplicht bij het einde van de arbeidsovereenkomst een getuigschrift te geven. Een getuigschrift mag neutraal blijven en hoeft niet positief te zijn. Het getuigschrift moet in ieder geval vermelden: – de aard van de verrichte arbeid en de arbeidsduur per dag of per week; – de begin- en einddatum van het dienstverband. Behalve deze gegevens kan het getuigschrift ook informatie bevatten over: – de wijze waarop de werknemer aan zijn verplichtingen heeft voldaan; – de wijze waarop de arbeidsovereenkomst is beëindigd; – wanneer u de arbeidsovereenkomst heeft opgezegd en de reden voor die opzegging. Deze laatste drie items mogen alleen op uitdrukkelijk verzoek van de werknemer in het getuigschrift worden opgenomen. Als de werknemer erom vraagt, moet u het verzoek honoreren. COLLECTIEF ONTSLAG Een kredietcrisis of ‘gewoon’ slechte omstandigheden in de markt of het bedrijfsleven kunnen leiden tot een moeilijke financiële situatie in een bedrijf. Bezuinigingen op kosten kunnen dan een eerste stap zijn om het bedrijf weer gezond te maken. Het ontslaan van personeel is een uiterste redmiddel om te ontkomen aan een eventueel faillissement. U moet echter wel zorgvuldig te werk gaan. Voordat u naar UWV WERKbedrijf stapt, is een reorganisatieplan belangrijk. Het bevat de onderbouwing van uw noodzaak tot reorganiseren en moet belanghebbenden overtuigen. Deze belanghebbenden zijn onder andere: – de ondernemingsraad en de vakbonden (als vertegenwoordiging van de werknemers); – UWV WERKbedrijf (voorheen CWI); – overige partijen zoals crediteuren, bankiers, financiers en aandeelhouders. In het reorganisatieplan is onder andere van belang dat aangegeven wordt welke ontwikkelingen aanleiding hebben gegeven tot een reorganisatie en hoe de toekomst van het bedrijf eruit ziet bij een ongewijzigd beleid. Ook neemt u in het plan op waarom is gekozen voor aanpassing van de organisatie en welke alternatieven u kiest. Een cijfermatige onderbouwing van de plannen is zeer belangrijk (onder andere voor UWV WERKbedrijf). Verder moet u een uiteindelijk tijdspad meenemen. Heeft u weinig ervaring met reorganisaties? Dan kunt u externe partijen inschakelen. Zij kunnen u helpen met het reorganisatieplan. U moet wel de ondernemingsraad hierover advies vragen. Gebeurtenissen tijdens de loopbaan van een werknemer 23 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 23 18-03-2009 09:36:16 Algemeen Wanneer u het reorganisatieplan heeft gerealiseerd, moet u belanghebbenden informeren zoals de vakbonden en de ondernemingsraad. De vakbond(en) kunt u uitnodigen om de voorgenomen reorganisatie en een sociaal plan te bespreken. De ondernemingsraad wordt gevraagd advies te geven over de voorgenomen reorganisatie. De raad zal echter in het algemeen pas adviseren als er duidelijkheid is over het sociaal plan dat is overeengekomen met de vakbond(en). Wanneer u deze zaken rond heeft, kunt u het collectief ontslag aanvragen bij UWV WERKbedrijf. Het uitvoeren van een reorganisatie kan leiden tot complexe problemen. Raadpleeg in elk geval een deskundige, zoals een advocaat gespecialiseerd in arbeidsrecht. COLLECTIEF ONTSLAGAANVRAAG BIJ UWV WERKBEDRIJF Sinds 1 maart 2006 geldt bij collectief ontslag het afspiegelingsbeginsel. Het vroegere ‘anciënniteitsprincipe’ is niet meer het uitgangspunt. Dit laatste betekent dat u niet meer in eerste instantie het ‘last-in-first-out’ principe kunt hanteren. Als u van plan bent binnen een tijdvak van drie maanden twintig of meer werknemers binnen één werkgebied van UWV WERKbedrijf te ontslaan, dan moet u dit melden aan de vakverenigingen en aan de afdeling Arbeidsjuridische dienstverlening van UWV WERKbedrijf. Dit bent u verplicht volgens de Wet melding collectief ontslag (Wmco). UWV WERKbedrijf neemt de ontslagaanvragen onmiddellijk in behandeling (als de vakverenigingen de melding ondersteunen) of na een wachttijd van een maand. Het doel van de Wmco is extra bescherming te bieden aan werknemers als er in een bedrijf twintig of meer werknemers worden ontslagen. (Kijk voor werkgebieden van UWV WERKbedrijf op www.werk.nl). Het eindigen van arbeidsovereenkomsten waarvoor geen opzegging en ontslagvergunning vereist zijn, wordt voor het getalscriterium van twintig werknemers niet meegeteld. Dit geldt bijvoorbeeld voor het eindigen van (niet verlengde) arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd en het eindigen van een arbeidsovereenkomst tijdens de proeftijd. Werknemers voor wie ontbinding bij de kantonrechter wordt gevraagd, tellen wél mee voor het getalscriterium van twintig, mits het aantal ontbindingsverzoeken vijf of meer bedraagt. Vereist is wel dat de gronden van de ontbindingsverzoeken te maken hebben met bedrijfseconomische omstandigheden. Ontbindingsverzoeken die hier niets mee te maken hebben, maar bijvoorbeeld verband houden met het functioneren van de werknemer, blijven buiten beschouwing (ze tellen dus niet mee voor het aantal van vijf). 24 Gebeurtenissen tijdens de loopbaan van een werknemer 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 24 18-03-2009 09:36:16 Algemeen Voorbeeld In een productiebedrijf moeten 23 mensen worden ontslagen. Voor al deze werknemers wordt een ontslagvergunning aangevraagd. Van de werknemers hebben drie een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd en twee mensen zitten in hun proeftijd. De Wmco is nu niet van toepassing, omdat deze mensen niet meetellen voor het getalscriterium van twintig. Een automatiseringsbedrijf vraagt voor vijftien werknemers een ontslagvergunning aan en dient daarnaast vijf ontbindingsverzoeken in. Dit bedrijf zal een melding volgens de Wmco moeten doen. Dient u minder dan twintig ontslagaanvragen in en volgen er binnen drie maanden nog aanvullende ontslagaanvragen of ontbindingsverzoeken? Dan is de Wmco alsnog van toepassing. Er wordt dan een wachttijd in acht genomen, die zelfs verdubbeld wordt. Veelgestelde vragen Is collectief ontslag alleen toegestaan als een bedrijf verlies lijdt? Collectief ontslag is niet alleen toegestaan als een bedrijf verlies lijdt. Ook een structurele vermindering van werk door technologische vernieuwing kan een reden zijn. Collectief ontslag is zelfs toegestaan als er een strategische doelstelling aan ten grondslag ligt, zoals het vermijden van verlies in de toekomst door het inkrimpen of afstoten van bedrijfsonderdelen. Relevante wetgeving Wet melding collectief ontslag Burgerlijk Wetboek Relevante boeken Praktijkgids Arbeidsrecht 2009, Kluwer Reorganisaties: handleiding voor de praktijk. – Kluwer, 2007 Ontslag: goed regelen. – Kluwer, 2006 Themakatern reorganisaties. – Kluwer, 2005 Wilt u meer weten over collectief ontslag? Raadpleeg dan het handboek ‘Praktisch over ontslag’ van Centraal Beheer Achmea. Lees er meer over op pagina 214. Gebeurtenissen tijdens de loopbaan van een werknemer 25 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 25 18-03-2009 09:36:16 Algemeen 1.2 FISCAALVRIENDELIJKE INCENTIVES Na jaren van beperking zijn de fiscaalvriendelijke mogelijkheden om uw personeel te belonen per 1 januari 2007 aanzienlijk verruimd en versoepeld. Hieronder volgt een overzicht van de diverse aanvullende arbeidsvoorwaarden. De mogelijkheden zijn in vijf categorieën ondergebracht: werk, mobiliteit, ICT, gezondheid en overig. De details van de betreffende incentives leest u elders in dit boekje. Raadpleeg voordat u een regeling toepast wel uw belastingadviseur. Want bij een onjuiste toepassing van de regels staat de fiscus klaar met naheffingen en boetes. Werk Vergoedingen/verstrekkingen in verband met vervulling van de dienstbetrekking: beroepskosten, representatiekosten en relatiegeschenken Werkkleding Bewassing, energie en water Consumpties tijdens werktijd Zakelijke maaltijden (onderweg) Opmerkingen Kosten mogen onbelast worden vergoed op declaratiebasis of met een vaste vergoeding. Een vaste vergoeding voor een groep werknemers mag wanneer de groep, wat kosten betreft, homogeen is. De kosten moeten naar aard en omvang gespecificeerd worden. De Belastingdienst mag eisen dat de kosten steekproefsgewijs gedurende drie tot zes maanden door een representatief aantal medewerkers wordt bijgehouden. Onbelaste vergoeding of verstrekking. Kleding moet duidelijk als werkkleding herkenbaar zijn (bijvoorbeeld een overall) of er moet een bedrijfslogo van minimaal 70 cm2 op het kledingstuk zitten. De kleding is bedoeld voor de (behoorlijke) vervulling van de dienstbetrekking. Onbelaste vergoeding of verstrekking voor zover hoger dan de normbedragen en de werknemer genoodzaakt is hiervan gebruik te maken. Normbedragen per maand zijn: - wassen van kleding en linnengoed € 13,25; - energie voor verwarming € 56,25; - energie voor kookdoeleinden € 31,00; - energie voor andere doeleinden € 14,50; - water € 6,00. Koffie/thee/fris/snacks/gebak/fruit mogen onbelast tijdens werktijd worden verstrekt. Een onbelaste vergoeding hiervoor mag ook; zonder nadere onderbouwing maximaal € 2,75 per week. De werkgever mag maaltijden onbelast vergoeden of verstrekken, mits meer dan 10% zakelijk belang. 26 Fiscaalvriendelijke incentives 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 26 18-03-2009 09:36:16 Algemeen Werk Vergoedingen/verstrekkingen voor personeelsfeesten (ook jubileum), reizen en dergelijke Vakliteratuur Apparatuur, gereedschap, muziekinstrumenten, rekenmachines en dergelijke Congressen, symposia en seminars (incl. reis- en verblijfkosten) Vakcursussen en bedrijfsopleidingen Opmerkingen Onbelast. Regeling moet wel openstaan voor 75% van het personeel (van een afdeling). Onbelaste vergoeding of verstrekking. Voor zover voor zakelijk gebruik onbelast te vergoeden/verstrekken. Kostprijs tot maximaal € 450,- mag ineens onbelast worden vergoed. Boven € 450,alleen de afschrijving. Onbelaste vergoeding of verstrekking. Voor reiskosten maximaal € 0,19 per kilometer. Onbelast voor zover sprake van beroepskosten en niet gekoppeld aan resultaat. Opmerkingen Maximaal € 0,19 per kilometer onbelaste vergoeding. Maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden aan zowel de chauffeur als de meerijders, mits het carpoolen niet georganiseerd is door de werkgever. 25%-bijtelling op het loon, tenzij bewijs maximaal 500 privékilometers in kalenderjaar of verklaring geen privégebruik van werknemer. Voor de zuinige auto is de bijtelling 20% en voor de zeer zuinige auto 14%. Uitzondering voor bestelauto’s. Belaste vergoeding; hoge uitzondering daargelaten. Eén keer per drie jaar mag er een fiets onbelast verstrekt, vergoed of ter beschikking gesteld worden. De vergoeding is maximaal € 749,-. Accessoires maximaal € 82,- per jaar. Onbelaste vergoeding/verstrekking. Onbelaste vergoeding gedurende maximaal twee jaar. Onbelaste vergoeding; maximaal € 7.750,- en verhuiskosten. Als de oude woonplaats van de werknemer meer dan 25 km van de vaste arbeidsplaats was en de nieuwe woonplaats is minder dan 10 km verwijderd van de vaste arbeidsplaats. Verhuizing binnen twee jaar na aanvang dienstbetrekking of overplaatsing. Het vervoer kan met bestaand openbaar vervoer plaatsvinden, maar ook met speciaal georganiseerd vervoer tussen een station en de arbeidsplaats. Bestaande, onbelaste reiskostenvergoedingen voor werknemers mag de werkgever gedurende 24 maanden doorbetalen. Deze doorbetaling is onbelast. Mobiliteit Zakelijk verkeer, waaronder ook woon/werkverkeer Carpooling Privégebruik auto van de zaak Verkeersboetes Fiets van de zaak OV-kaart/Trajectkaart Extra huisvesting buiten woonplaats Verhuizing in verband met de dienstbetrekking Alternatief vervoer bij wegwerkzaamheden Fiscaalvriendelijke incentives 27 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 27 18-03-2009 09:36:16 Algemeen ICT Telefoon/communicatiemiddelen Internet Pc verstrekken/vergoeden/ter beschikking stellen Inrichten thuiswerkplek Opmerkingen Onbelaste vergoeding of verstrekking mits de telefoon voor meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt. Het betreffende apparaat moet voornamelijk bedoeld zijn voor communicatie (bijv. vaste of mobiele telefoon, BlackBerry, smartphone). Onbelaste vergoeding of verstrekking mits internet voor meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt. Eén keer per drie jaar mits gebruik voor minimaal 90% zakelijk is. Maximum bedrag voor vergoeding ineens is € 450,-. Eén keer per vijf jaar mag de werkgever een onbelaste vergoeding verstrekken van € 1.815,-; de werknemer moet minstens één dag per week thuis werken. Gezondheid Massage op de werkplek Antirookcursus Bedrijfsfitness Veiligheidskleding en beschermende kleding Medische keuringen Vergoeding bijzondere ziektekosten Opmerkingen Onbelaste vergoeding/verstrekking. Onbelaste vergoeding/verstrekking. Onbelaste vergoeding/verstrekking mits de faciliteit openstaat voor minimaal 90% van het personeel, en de bedrijfsfitness plaatsvindt op vaste locatie of werkplek. Onbelaste vergoeding/verstrekking. Onbelaste vergoeding/verstrekking. Onbelaste vergoeding mits de werknemer geen aanspraak heeft op vergoeding en er geen recht bestaat op vergoeding via de zorgverzekeraar. Onbelaste uitkering van maximaal 1/4 van het jaarsalaris. Eenmalige uitkering wegens overlijden 28 Fiscaalvriendelijke incentives 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 28 18-03-2009 09:36:17 Algemeen Overig Pensioen Opties Aandelen Personeelslening Bijdrage personeelsvereniging Spaarloon Levensloop: bijdrage werkgever Uitkering/verstrekking uit fonds Jubileumuitkering bij 25 en 40 jaar in dienst Geschenken in natura Geschenk met ideële waarde Contributie personeelsvereniging Vergoedingen voor contributies vakbond. Producten uit eigen bedrijf Opmerkingen De premie wordt ingehouden op het brutosalaris. De werkgever betaalt hierdoor tot circa 16% minder werkgeverspremie. Werknemers betalen over hun pensioenpremies geen loonbelasting en sociale premies. Over de uitkeringen moet wel gewoon belasting worden betaald. Het gerealiseerde voordeel bij uitoefening of vervreemding is belast. Het verschil tussen de economische marktwaarde en de door werknemer betaalde prijs is belast. 4,9% rente over het geleende bedrag is belast. Wordt de lening gebruikt voor aanschaf eigen woning of zaken waarvoor een onbelaste vergoeding mag worden gegeven, dan is de lening onbelast. Onbelaste vergoeding/verstrekking; zowel de personeelsbijdrage als een rechtstreekse werkgeversbijdrage. Werkgever betaalt 25% eindheffing; de werknemer mag maximaal € 613,- per jaar sparen. Premies werknemersverzekeringen moeten nu betaald worden; bij verlofopname moet alsnog loonheffing worden betaald. Onbelaste uitkering, mits: - werkgever en werknemer evenveel aan fonds hebben bijgedragen gedurende minimaal vijf jaar; - er geen recht bestaat op uitkering; - de verstrekking niet wegens ziekte en dergelijke plaatsvindt. Onbelaste vergoeding van één maandsalaris en 1/12e van vaste loonelementen als vakantiegeld. Voor in totaal maximaal € 70,- per jaar per werknemer betaalt de werkgever 20% eindheffing (geen algemene tegoedbonnen). Onbelaste verstrekking. Onbelaste vergoeding. Onbelaste vergoeding. De werkgever mag een onbelaste korting geven van maximaal 20% van de waarde van het product, met een maximum van € 500,- per jaar. In twee voorgaande jaren niet-gebruikte korting mag ook worden gebruikt. Onbelaste vergoeding mits de schade of het verlies is ontstaan tijdens het werk. Belaste verstrekking als het om een bijdrage van de werkgever gaat. Verlies of schade aan persoonlijke eigendommen van de werknemer Korting abonnementen op bijvoorbeeld theater Fiscaalvriendelijke incentives 29 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 29 18-03-2009 09:36:17 Algemeen Belangrijke wijzigingen ten opzichte van 2008 – De kantonrechtersformule heeft enige wijzigingen ondergaan die per 1 januari 2009 zullen worden gehanteerd. – De Eerstedagmelding (EDM) bij indiensttreding is per 1 januari 2009 vervallen. Wel kan de verplichting tot het doen van een EDM door de Belastingdienst worden opgelegd als feiten worden geconstateerd als fraude en illegale tewerkstelling. Voor 2009 heeft het kabinet een tussencategorie geïntroduceerd over de loonbijtelling voor auto’s van de zaak. De bijtelling van deze categorie auto’s is 20% van de cataloguswaarde. Vanaf 1 januari 2009 zijn werknemers geen WW-premie meer verschuldigd. De premie is echter niet afgeschaft. De WW-premie voor werkgevers is per 2009 verlaagd naar 4,15%. De verhuiskostenvergoeding is verruimd naar maximaal € 7.750,-. Het betreft een zakelijke verhuizing als de werknemer vanaf een afstand van meer dan 25 kilometer van de vaste arbeidsplaats verhuist naar een afstand van 10 kilometer van de vaste arbeidsplaats. Verruiming van de regelingen voor het berekenen van een vaste reiskostenvergoeding. Er is al een vaste reiskostenvergoeding mogelijk als ten minste 60% van de werkdagen naar dezelfde vaste arbeidsplaats wordt gereisd. Dit was in 2008 70%. – – – – Relevante boeken Eerden-van der Hoeven, K.E.M., Praktijkgids Personeel & Fiscus, Kluwer Rooij, P.J.M.,de e.a., Praktijkboek belonen, Kluwer Handboek loonheffingen, Belastingdienst Relevante internetsites www.belastingdienst.nl www.centraalbeheer.nl www.identiteitsdocumenten.nl www.burgerservicenummer.nl www.ind.nl www.postbus51.nl www.arbeidsinspectie.szw.nl www.vreemdelingenarbeid.nl www.werk.nl 30 Fiscaalvriendelijke incentives 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 30 18-03-2009 09:36:17 HOOFDSTUK 2 INKOMEN 2.1 LOON 2.2 VAKANTIEBIJSLAG 2.3 BELONING VOOR INDIVIDUELE PRESTATIES 2.4 BELONING VOOR GROEP OF GEHELE ORGANISATIE 2.5 SPAARLOONREGELING 2.6 LEVENSLOOPREGELING IN DIT HOOFDSTUK LEEST U MEER OVER DE BELANGRIJKSTE ARBEIDSVOORWAARDE: HET LOON EN OVER DE DAARAAN GERELATEERDE ARBEIDSVOORWAARDEN. NAMELIJK VAKANTIEBIJSLAG, MOGELIJKE EXTRA BELONINGEN (IN GELD), DE SPAARLOONREGELING EN DE LEVENSLOOPREGELING. KORT SAMENGEVAT BENT U VERPLICHT TEN MINSTE HET MINIMUMLOON TE BETALEN, PLUS EEN MINIMUMVAKANTIEBIJSLAG VAN 8% VAN HET LOON. Inkomen 31 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 31 18-03-2009 09:36:17 Inkomen 2.1 LOON Loon is de belangrijkste arbeidsvoorwaarde binnen het totale pakket arbeidsvoorwaarden. Het Burgerlijk Wetboek spreekt van ‘een tegenprestatie die de werknemer ontvangt voor het verrichten van de bedongen arbeid’ en het is meestal ook het eerste waarover u afspraken maakt met een nieuwe werknemer. In principe bent u vrij om in overleg met een werknemer de hoogte van het loon te bepalen, maar u bent wel verplicht aan een bepaald minimum te voldoen. Dit is geregeld in de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag. Daarnaast kan het minimaal te betalen loon worden bepaald door de cao of een andere arbeidsvoorwaardenregeling waar u onder valt. BEPERKINGEN De Wet minimumloon bepaalt onder andere het minimumbedrag dat u aan een werknemer moet betalen. Hoofdregel is dat u geen lager bedrag dan in de wet is vermeld mag afspreken. Betaalt u toch minder dan waartoe u op grond van de Wet minimumloon verplicht bent, dan wordt dit loon vervangen door het geldige minimumloon. Dat houdt in dat u achteraf kunt worden verplicht alsnog het minimumloon te betalen over de periode waarin u te weinig heeft betaald. Eventueel verhoogd met de wettelijke rente en een wettelijke verhoging die kan oplopen tot 50% van het bedrag. Een andere beperking op uw vrijheid om zelf de hoogte van het loon te bepalen, is vastgelegd in de Wet gelijke behandeling mannen en vrouwen. Niet alleen mannen en vrouwen die hetzelfde werk doen, moeten hetzelfde loon ontvangen; u mag ook geen onderscheid maken in de beloning bij mannen en vrouwen die vergelijkbaar werk doen. Werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd mogen niet uitsluitend op grond van het feit dat ze tijdelijk in dienst zijn, minder gunstig worden behandeld dan vergelijkbare personeelsleden in vaste dienst (Wet arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd). Gelijke behandeling moet op elk afzonderlijk beloningsbestanddeel worden toegepast. Er mag alleen verschil gemaakt worden als er een objectieve reden voor is. Wettelijk is ook geregeld dat werknemers met een tijdelijk dienstverband tijdig en duidelijk moeten worden geïnformeerd als er een vacature is. Ook schrijft de wet voor dat gehandicapten en chronisch zieken gelijk behandeld moeten worden. Het doel is om voor deze groep de mogelijkheden om mee te doen in de maatschappij te optimaliseren. 32 Loon 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 32 18-03-2009 09:36:17 Inkomen Ten slotte kunnen in de cao nog bepalingen zijn opgenomen over de hoogte van het loon. De meeste cao’s kennen functiegroepomschrijvingen met algemene aanduidingen, waarbij bepaalde loonschalen en minimumlonen horen. Als er sprake is van een cao die de werkgever moet toepassen (op basis van lidmaatschap van een werkgeversvereniging en/of algemeenverbindendverklaring), moet ten minste het loon behorend bij de functie van de werknemer worden betaald. DOELGROEP De Wet minimumloon is van toepassing op alle werknemers die op basis van een arbeidsovereenkomst arbeid verrichten. Ook voor flexibele arbeidskrachten, zoals thuiswerkers, bestaat recht op het minimumloon, als: – de arbeid persoonlijk wordt verricht of hooguit met behulp van gezinsleden; – er niet meer dan twee opdrachtgevers zijn; – de arbeidsverhouding ten minste drie maanden duurt; – het werk gedurende ten minste vijf uur per week wordt gedaan. Het minimumloon geldt voor werknemers vanaf 23 jaar. Voor werknemers tussen 15 en 23 jaar geldt het minimumjeugdloon. De bedragen van zowel het minimumloon als het minimumjeugdloon kunnen ieder half jaar (op 1 januari en 1 juli) worden aangepast. Voor werknemers jonger dan 15 en van 65 jaar en ouder geldt het minimumloon niet. De minimumvakantiebijslag is daarentegen op hen wel van toepassing. LOONSTROOKJE U moet een specificatie van het loon verstrekken, het zogenaamde loonstrookje. U verstrekt het loonstrookje bij de eerste loonbetaling en vervolgens als er iets wijzigt in het loon of in de inhoudingen zoals pensioenpremie, loonbelasting en sociale premies. Het is niet verplicht de loonstrook op papier te verstrekken.U kunt ook kiezen voor een digitale loonstrook. Op het loonstrookje moeten de volgende gegevens worden vermeld: – het brutoloon; – de samenstelling daarvan in bedragen, bijvoorbeeld basisloon en prestatietoeslag; – de inhoudingen; – het voor de werknemer geldende wettelijke minimum(jeugd)loon en de minimumvakantiebijslag; – de naam van de werkgever en de werknemer; Loon 33 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 33 18-03-2009 09:36:17 Inkomen - de termijn waarop de betaling betrekking heeft; - de overeengekomen arbeidsduur. TOESLAGEN Voor bijzondere omstandigheden kunt u een toeslag op het normale loon betalen. Vaak is dit ook al geregeld in de cao. U kunt denken aan de volgende omstandigheden: – ploegendienst; – onregelmatig werken; – werken op ‘verschoven uren’; – behalen van een diploma; – bezwarende werkomstandigheden; – beschikbaarheidsdienst. TIJDSTIP VAN BETALEN U bent verplicht het loon op van tevoren vastgestelde tijdstippen te betalen. Het loon moet steeds na afloop van een betalingstijdvak worden voldaan. Als betalingstijdvak geldt in beginsel ten minste een week en maximaal een maand. In een cao of arbeidsovereenkomst kan hiervan worden afgeweken en kan het tijdvak worden verlengd. U doet maandelijks of per vier weken (afhankelijk van uw betalingstijdvak) elektronisch een gecombineerde loonaangifte voor loonbelasting, premies volks- en werknemersverzekeringen (ZW, WW en WIA) en bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) aan de Belastingdienst. De tabel waarmee de inhouding van loonbelasting/premie volksverzekeringen wordt berekend, moet overeenkomen met het tijdvak waarover het loon is afgesproken. Veelal is het loon per maand afgesproken en moet dan ook de maandtabel worden gebruikt. Wanneer echter voor een werknemer als betalingstijdvak bijvoorbeeld een maand geldt en hij in de loop van een maand uit dienst treedt (bijvoorbeeld halverwege), mag over de laatste betaling niet de maandtabel worden toegepast. De inhouding van loonbelasting/ premie volksverzekeringen moet dan worden berekend door toepassing van de weektabel (voor volledige weken) en eventueel de dagtabel. 34 Loon 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 34 18-03-2009 09:36:18 Inkomen UITBETALING Het loon moet netto worden uitbetaald aan de werknemer. U hoeft niet al het door de werknemer te verdienen loon in geld te voldoen. In het Burgerlijk Wetboek is ook een aantal andere vormen opgenomen waarin het loon uitbetaald mag worden, al komt dit in de praktijk nauwelijks meer voor. Als u een deel van het loon in een andere vorm wilt uitkeren, kunt u (uitsluitend) kiezen uit de in de wet genoemde loonbetalingsvormen. Dit zijn: 1) geld; 2) loon in natura: a) zaken geschikt voor het persoonlijk gebruik van de werknemer of zijn huisgenoten, echter alleen als dit gebruikelijk of wenselijk is wegens de aard van de onderneming van de werkgever. De werknemer mag betaald worden met voortbrengselen van het bedrijf, mits deze horen tot de eerste levensbehoeften van de werknemer en zijn gezin en tot hetgeen hij ten hoogste voor zijn eerste levensbehoefte nodig heeft; b) het gebruik van een woning en de verlichting en verwarming daarvan; c) diensten, voorzieningen en werkzaamheden door of voor rekening van de werkgever te verrichten. Hieronder zijn begrepen onderricht (scholing, cursussen) en kost en inwoning; d) effecten, vorderingen en bewijsstukken daarvan (aandelencertificaten, opties) en bonnen. De werknemer mag niet betaald worden met alcoholische drank of andere stoffen die schadelijk voor de gezondheid kunnen zijn. Als u een deel van het loon anders dan in geld wilt uitkeren, moet u dit schriftelijk overeenkomen met uw werknemer. Wilt u weten of uw primaire arbeidsvoorwaarden concurrerend zijn, kijk dan op www.loonindex.nl. U kunt ook een afspraak maken met een van de adviseurs van Centraal Beheer Achmea voor het laten vervaardigen van een rapport op maat waarin uw arbeidsvoorwaarden vergeleken worden met die van uw branche. Zie hiervoor ook paragraaf 9.2. Loon 35 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 35 18-03-2009 09:36:18 Inkomen BELASTING BETALEN Over het loon dat uw werknemer van u ontvangt, moeten belasting en premies volksverzekeringen worden betaald. Dit wordt door u ingehouden en afgedragen aan de Belastingdienst. In het volgende schema is af te lezen om hoeveel belasting en premies het gaat. Belastingtarieven 2009 belastbaar inkomen uit werk en woning (werknemers jonger dan 65 jaar) Belastbaar inkomen meer dan – € 17.879,€ 32.128,€ 54.777,maar niet meer dan € 17.878,€ 32.127,€ 54.776,Tarief premie volksverzekeringen 33,5% 42% 42% 52% Heffing over totaal van de schijven € 5.989,€ 11.973,€ 21.485,– Voor werknemers ouder dan 65 hoeft u geen AOW-premie meer af te dragen. Daardoor gelden er lagere tarieven. Belastingtarieven 2009 belastbaar inkomen uit werk en woning (werknemers van 65 jaar en ouder) Belastbaar inkomen meer dan – € 17.879,€ 32.128,€ 54.777,maar niet meer dan € 17.878,€ 32.127,€ 54.776,Tarief premie volks– verzekeringen 15,6% 24,1% 42% 52% Heffing over totaal van de schijven € 2.788,€ 6.222,€ 15.734,- PREMIES WERKNEMERSVERZEKERINGEN EN ZORGVERZEKERING BETALEN U moet eveneens premies werknemersverzekeringen en premies voor de Zorgverzekeringswet inhouden en afdragen. U doet dat tezamen met de belasting aan de Belastingdienst via de elektronische loonaangifte. In de sociale verzekeringswetten zoals de Werkloosheidswet, Ziektewet en de arbeidsongeschiktheidswetten is vastgelegd dat een werknemer niet langer verzekerd is als hij 65 jaar is. Dit betekent dat u geen sociale premies hoeft af te dragen voor een werknemer boven de 65 jaar. 36 Loon 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 36 18-03-2009 09:36:18 Inkomen Veelgestelde vragen 1) Wat wordt onder het begrip loon verstaan? In het Burgerlijk Wetboek is de definitie van loon: de door de werkgever aan de werknemer krachtens de arbeidsovereenkomst verschuldigde vergoeding ter zake van bedongen arbeid. 2) Is er een verschil tussen loon en salaris? Oorspronkelijk werd er onderscheid gemaakt tussen loon en salaris. Loon was bestemd voor mensen die arbeid verrichtten met hun handen (handarbeid). Salaris kregen mensen die geestelijke arbeid verrichtten (zoals ambtenaren en kantoorpersoneel). Tegenwoordig worden deze begrippen vrijwel steeds door elkaar gebruikt. 3) Welke loonbestanddelen zijn er? De belangrijkste loonbestanddelen zijn ‘loon in geld’: salaris, vakantiebijslag, overwerkloon, provisie, dertiende maand en alles wat de werknemer verder krijgt uitbetaald als beloning voor zijn werk. Er zijn echter ook andere vormen van loon zoals loon in natura, aanspraken en vergoedingen en verstrekkingen. 4) Wat zijn beloningen in natura? Een beloning in natura is loon dat niet in geld wordt uitbetaald aan de werknemer, zoals bijvoorbeeld een vakantiereis. De loonheffing en premies werknemersverzekeringen worden berekend over de waarde in het economische verkeer of over de besparingswaarde. 5) Welke beloningsgrondslagen kunnen worden onderscheiden? De volgende beloningsgrondslagen kunnen worden gebruikt om de toekenning van beloning te bepalen: a) Anciënniteit: de ervaring in de functie bepaalt de hoogte van het salaris. b) Functiezwaarte: de inhoud van de functie bepaalt de hoogte van het salaris. c) Resultaat: de hoogte van het salaris is afhankelijk van individuele of collectieve prestaties. d) Persoon: de persoonlijke ontwikkeling (competenties) in de functie bepaalt de hoogte van het salaris. e) Markt: de omgeving waarin de organisatie zich bevindt bepaalt (mede) de hoogte van het salaris. Loon 37 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 37 18-03-2009 09:36:18 Inkomen 6) Welke beloningsgrondslag kunnen organisaties het beste toepassen? Vaak wordt een combinatie van verschillende beloningsgrondslagen toegepast binnen een onderneming, afhankelijk van de structuur, producten en diensten van de organisatie. 7) Wat is de juiste mix van beloningsgrondslagen? De afzonderlijke ingrediënten van een beloningssysteem zijn vrij eenvoudig, maar de mix bepaalt of het resultaat bij werknemers en leidinggevenden in de smaak valt. Ondernemingen waar de werknemers het belangrijkste ‘kapitaalgoed’ zijn of waar hun resultaatgerichtheid cruciaal is, lijken niet om flexibel belonen heen te kunnen. Beoordeling en beloning zijn daar essentiële hulpmiddelen in het communiceren en bekrachtigen van de koers. Anderzijds ligt flexibel belonen niet direct voor de hand in een puur functionele organisatie waar de nadruk ligt op technologie, betrouwbaarheid en voorspelbaarheid. 8) Kan er gerechtvaardigd een beloningsverschil zijn tussen twee mensen die hetzelfde werk doen, maar verschillen in leeftijd? Ja, dat kan. Er moet onderscheid worden gemaakt tussen ervaringsjaren (in de functie) en leeftijd. Een medewerker kan op basis van een groter aantal ervaringsjaren een hogere beloning ontvangen dan een collega in dezelfde functie maar met minder ervaring. Tevens kan het persoonlijk functioneren en de beoordeling van invloed zijn op de hoogte van de beloning. 9) Op welke wijze kan ik beloningsverhogingen doorvoeren? Ten eerste kunt u via een periodiek (vast verhogingsbedrag) het salaris van een werknemer verhogen tot aan het maximum van de loonschaal die bij de betreffende functie hoort. Dit voor zover binnen uw bedrijf loonschalen gelden. Een andere mogelijkheid is verhoging met een periodiek in combinatie met een variabele beloning voor de prestatie (bijvoorbeeld een bonus). Een derde mogelijkheid is per individuele werknemer te bepalen met welk bedrag het salaris wordt verhoogd. Zie ook de paragrafen 2.3 en 2.4 over beloning van individuele prestaties en groepsprestaties. 10) Waarom houdt een werknemer vanaf 65 jaar netto meer over? Werknemers vanaf 65 jaar hoeven geen premie meer te betalen voor de volksverzekering AOW. Ook valt deze werknemer buiten de werknemersverzekeringen. Ten slotte hoeft de werknemer vaak geen pensioenpremie meer te betalen. 38 Loon 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 38 18-03-2009 09:36:19 Inkomen 2.2 VAKANTIEBIJSLAG Een werknemer heeft volgens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag recht op een vakantiebijslag die minimaal 8% van het loon bedraagt. In de volksmond heet deze looncomponent ook wel vakantiegeld. Werknemers tot 15 jaar en van 65 jaar en ouder hebben geen recht op minimumloon, maar wel op de minimumvakantiebijslag. Om in aanmerking te komen voor vakantiebijslag moet de werknemer: – werkzaam zijn op basis van een arbeidsovereenkomst of een daarmee gelijkgestelde arbeidsverhouding; – in Nederland wonen; – geen ambtenaar zijn. Voor ambtenaren bestaat een aparte regeling. Toeslagen die samenhangen met de aard van het werk (zoals ploegentoeslag, prestatietoeslag en provisie, onregelmatigheidstoeslag en diplomatoeslag) behoren tot het loon. Hierover moet u vakantiebijslag berekenen. Ook over uw bijdrage in de kosten van een hypotheek of de reisurenvergoeding die u betaalt, moet u vakantiebijslag berekenen. Over beloning voor overwerk, winstuitkeringen, uitkeringen bij bijzondere aangelegenheden, spaarloon, onkostenvergoedingen, aanspraken op grond van spaarregelingen, eindejaarsuitkeringen, inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet en pensioenregelingen en uw periodieke bijdrage hierin hoeft u géén vakantiebijslag te berekenen. Tenzij de cao bepaalt dat u dat wel moet doen! U mag uiteraard meer dan 8% vakantiebijslag betalen, sommige cao’s kennen een hoger percentage. Minder mag in beginsel niet. Wel geldt er op grond van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag een maximum: het gedeelte van het loon dat het drievoud van het minimumloon overschrijdt, blijft buiten beschouwing. Hierover hoeft u wettelijk gezien geen vakantiebijslag te berekenen (op basis van de arbeidsovereenkomst of cao kan echter toch een verplichte uitbetaling van 8% over het gehele loon gelden). Daarnaast kan met de werknemer wiens loon het drievoud van het minimumloon overschrijdt, schriftelijk worden overeengekomen dat minder of geen vakantiebijslag wordt uitbetaald. UITBETALING De vakantiebijslag moet eenmaal per jaar, uiterlijk in juni worden uitbetaald. Vakantiebijslag 39 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 39 18-03-2009 09:36:19 Inkomen In de praktijk wordt de vakantiebijslag meestal in de maand mei betaald. In de arbeidsovereenkomst of de cao kan worden geregeld dat de vakantiebijslag in termijnen wordt uitbetaald (bijvoorbeeld twee keer per jaar of elke maand). Ook kan in de cao of arbeidsovereenkomst een systeem van vakantiebonnen zijn opgenomen (in sommige bedrijfstakken gebruikelijk). Een andere regeling is niet toegestaan. Het is alleen toegestaan de vakantiebijslag in het uurloon te verdisconteren als op de loonstrook duidelijk blijkt welk deel van het loon de vakantiebijslag is. Dit moet dus apart gespecificeerd worden. De werknemer moet namelijk het gewone loon en de vakantiebijslag duidelijk kunnen onderscheiden. Veelgestelde vragen 1) Is vakantiebijslag iets anders dan vakantietoeslag? Nee. De wet spreekt van vakantiebijslag, terwijl in de spreektaal de term vakantietoeslag of ook wel vakantiegeld gebruikelijk is. 2) Ben ik verplicht vakantietoeslag te betalen? Ja, elke werknemer die werkt op basis van een arbeidsovereenkomst, heeft recht op 8% vakantietoeslag. 3) Moet ik vakantiebijslag betalen over een ploegentoeslag? Ja, toeslagen die samenhangen met de aard van het werk, horen tot het loon waarover de vakantiebijslag moet worden berekend. 4) Moet ik ook vakantiebijslag berekenen over vakantiedagen die bijvoorbeeld bij einde dienstverband worden uitbetaald? Ja, dat moet. Waren de vakantiedagen opgenomen, dan had u gewoon loon doorbetaald en daarover ook vakantiegeld berekend. 5) Heeft een werknemer boven de 65 ook recht op vakantiebijslag? Ja, voor deze regeling geldt geen leeftijdsgrens. 40 Vakantiebijslag 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 40 18-03-2009 09:36:19 Inkomen 2.3 BELONING VOOR INDIVIDUELE PRESTATIES Om prestaties van individuele werknemers te belonen of om door u gewenst gedrag te bevorderen, kunt u uw werknemers extra belonen. Dit kunt u doen met periodieken, provisie, een bonus of een gratificatie. PERIODIEKEN Ongeveer 65% van de bedrijven maakt tegenwoordig gebruik van de mogelijkheid via de loonstrook werknemers te belonen of te ‘straffen’ voor (gebrek aan) prestaties. De meeste werkgevers zorgen voor financiële prikkels via het systeem van periodieken (treden binnen de salarisschaal): een werknemer die erg goed presteert, krijgt behalve zijn normale periodiek er één of meer extra bij; de slecht presterende werknemer loopt zijn normale periodiek geheel of gedeeltelijk mis. PROVISIE De term provisie is geen wettelijke term. Provisieregelingen komen in allerlei vormen voor; vooral bij commerciële functies (bijvoorbeeld bij vertegenwoordigers, commissionairs, taxateurs of makelaars). Het meest gebruikelijk is een beloning ter hoogte van een percentage van de behaalde omzet of van de taxatiewaarde. De provisie is loon waarover loonheffing en premies werknemersverzekeringen verschuldigd zijn. BONUS Onder een bonusuitkering wordt verstaan een uitkering van bijzondere aard, een premie of een aandeel in de winst. Een bonus is direct gekoppeld aan een prestatiedoel. Daarover maakt u dus ook schriftelijk afspraken met de werknemer. De uitkering kan afhankelijk zijn van het behaalde resultaat van de onderneming of van een voor de onderneming bijzondere en belangrijke gebeurtenis. Vaak zijn bonussen ook omzet gerelateerd. Ook de bonus is loon waarover loonheffing en premies werknemersverzekeringen verschuldigd zijn. GRATIFICATIES Gratificaties zijn eenmalige geldelijke beloningen boven het brutojaarsalaris. Dit is bijvoorbeeld een kerstgratificatie, een dertiende maand of een eindejaarsuitkering. Gratificaties kunnen in een cao zijn vastgelegd. Zo niet, dan kunt u hierover schriftelijk afspraken maken met uw werknemer. Dit hoeft niet per se in de arbeidsovereenkomst. De afspraak kan ook inhouden dat u per jaar bekijkt of er voldoende financiële ruimte is om tot uitkering van de gratificatie over te gaan. Een gratificatie is loon waarover loonheffing en premies werknemersverzekeringen verschuldigd zijn. Beloning voor individuele prestaties 41 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 41 18-03-2009 09:36:19 Inkomen Veelgestelde vragen 1) Wat zijn de voordelen van individuele bonussen? – De bonus wordt alleen uitgekeerd als het gestelde doel is gehaald. – Met een bonus kunt u prestaties van werknemers dusdanig sturen dat wordt bijgedragen aan de strategische doelstellingen van de organisatie. 2) Wat zijn de gevolgen van individuele bonussen? – U moet een functionerings- en beoordelingssysteem hebben waarmee u de prestaties van de werknemers kunt toetsen. – De beoordeling moet transparant en objectief zijn. 3) Kan ik een tijdelijke medewerker uitsluiten van een bonusregeling? Nee, u kunt een tijdelijke werknemer niet uitsluiten op grond van het feit dat hij slechts tijdelijk bij u werkt. Uitsluiting van een bonusregeling kan wel gerechtvaardigd worden als u kunt aantonen dat de werknemer in de eerste periode minder productief is of als er aantoonbare inwerkkosten aan de orde zijn. Om ongelijke behandeling van tijdelijke werknemers te voorkomen, is het aan te raden de regeling naar rato van de duur van het dienstverband toe te passen. 4) Kan ik een tijdelijke medewerker uitsluiten van een eindejaarsregeling? Nee, net als bij een bonusregeling kunt u een medewerker niet uitsluiten op grond van zijn tijdelijke dienstverband. Het beste kunt u de eindejaarsuitkering aanpassen aan de duur van het dienstverband. Voorbeeld Voor werknemers die het hele jaar hebben gewerkt, is de eindejaarsuitkering € 600,-. Een tijdelijke medewerker heeft drie maanden bij u gewerkt. De hoogte van zijn uitkering wordt dan 3/12 x € 600,- = € 150,-. 42 Beloning voor individuele prestaties 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 42 18-03-2009 09:36:19 Inkomen 2.4 BELONING VOOR GROEP OF GEHELE ORGANISATIE Behalve door individuele beloningen kunt u ook een groep medewerkers of alle medewerkers op andere manieren extra belonen voor hun bijdrage aan het reilen en zeilen van de organisatie. Geijkte middelen hiervoor zijn: winstdeling, aandelen, opties en tantièmes. WINSTDELING Werkgever en werknemers kunnen afspraken maken over het recht van werknemers op een aandeel in de (fiscale of commerciële) winst van het bedrijf of van één of meer bedrijven waarmee het eigen bedrijf verbonden is. Het bedrag dat de werknemers krijgen, is afhankelijk van de bedrijfswinst en de overeengekomen regeling. Voor wat betreft het benutten van fiscaal gefacilieerde spaarmogelijkheden staat de fiscus alleen nog een winstdelingsregeling toe in de vorm van een spaarloonregeling (waarbij de winstuitkering geblokkeerd wordt gespaard op een aparte spaarrekening). Dit heet ook wel de geblokkeerde winstdelingsregeling. Bij deze regeling spaart de werknemer dus niet van zijn brutoloon (of tantième), maar van het deel van de winst dat hij op grond van de winstdelingsregeling krijgt. Voor deze winstdelingsregeling gelden uiteraard dezelfde voorwaarden als bij andere spaarloonregelingen (zie paragraaf 2.5). Het feit dat de fiscus alleen een geblokkeerde winstdelingsregeling toestaat, wil niet zeggen dat er geen andere mogelijkheden zijn. U mag het regelen zoals u wilt, echter alleen de hier genoemde regeling wordt fiscaalvriendelijk behandeld. AANDELEN Behalve een uitkering in geld is het ook mogelijk de werknemer een winstaandeel te betalen in de vorm van aandelen van het bedrijf waarin hij werkt. Dit maakt de werknemer tot participant in het bedrijf. Het is echter een beloningsmogelijkheid met aandelenkoersrisico’s voor de werknemer. Mede om die reden is deze beloningsvorm minder populair. OPTIES Een andere vorm van winstdeling is het aandelenoptierecht. Dit geeft de werknemers het recht binnen een bepaalde tijd tegen een vooraf bepaalde prijs aandelen te kopen in de vennootschap van de werkgever of in een daarmee gelieerde vennootschap. Deze vorm van winstdeling is de laatste jaren sterk in de belangstelling komen te staan. Met name als de waarde van de aandelen gedurende de looptijd sterk stijgt, kan een optierecht financieel zeer voordelig zijn voor de werknemer. Beloning voor groep of gehele organisatie 43 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 43 18-03-2009 09:36:19 Inkomen De bedoeling van het optierecht is onder andere de werknemer aan het bedrijf te binden. Aan de uitoefening van het optierecht wordt daarom meestal de voorwaarde verbonden dat het dienstverband nog moet bestaan. Er vindt belastingheffing plaats op de optierechten bij uitoefening (omzetting in aandelen) of verkoop. Het is noodzakelijk het optierecht vast te leggen in een schriftelijke overeenkomst. Hierin worden de rechten en verplichtingen van beide partijen omschreven. In de overeenkomst moeten in elk geval aan de orde komen: – welke prijs de werknemer voor het aandeel betaalt als hij van zijn optierecht gebruikmaakt; – de periode waarin de werknemer van zijn optierecht gebruik kan maken; – de vraag of de optie overdraagbaar is; – een ontbindende voorwaarde met het oog op beëindiging van het dienstverband. Het is gebruikelijk een bepaling op te nemen dat het optierecht vervalt bij beëindiging van het dienstverband. Eventueel kan worden opgenomen dat de werknemer bij het einde van het dienstverband verplicht is de verkregen aandelen te verkopen aan de vennootschap. Als het verstrekken van opties binnen het bedrijf een vaste arbeidsvoorwaarde is, kunnen de regels hiervoor worden vastgelegd in een ‘optiereglement’. De overeenkomst met de individuele werknemer kan dan worden beperkt tot: – vermelding van het moment van toekenning; – de looptijd van de optie; – het aantal aandelen dat de werknemer kan verwerven; – de prijs. TANTIÈME Tantième is een evenredig deel in de (over)winst van een onderneming en wordt meestal toegekend aan werknemers in hogere functies. Tantième is geen wettelijke term en wordt tegenwoordig minder gebruikt. Tantièmes worden vastgesteld na afloop van het boekjaar. Doorgaans is dit een kalenderjaar. Als een werknemer gedurende het kalenderjaar uit dienst treedt (bijvoorbeeld bij pensionering) en in het volgende jaar een tantième ontvangt, dan is het tantième als bijzondere beloning wel onderworpen aan loonheffing, maar niet aan premies werknemersverzekeringen. 44 Beloning voor groep of gehele organisatie 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 44 18-03-2009 09:36:20 Inkomen Veelgestelde vragen 1) Wat zijn de voordelen van winstdeling? Het is eenvoudig uitvoerbaar en het is een beloning voor een collectieve prestatie van de organisatie. 2) Wat is het nadeel van winstdeling? Er is geen direct onderscheid tussen goed en slecht presterende werknemers (iedereen profiteert van de winst). 3) Kan een tijdelijke medewerker uitgesloten worden van een winstdelingsregeling? Nee, u mag een medewerker niet uitsluiten op grond van zijn tijdelijke dienstverband. Om ongelijke behandeling te voorkomen, is het aan te raden het ‘pro-rata-temporisbeginsel’ in de regeling op te nemen. Dit betekent dat de regeling slechts naar rato van de duur van het dienstverband wordt toegepast. 4) Is een tantième belast loon? Ja, een tantième is belast loon voor zowel de loonheffing als de werknemersverzekeringen. De belastingheffing vindt plaats middels de tabel voor bijzondere beloningen. Beloning voor groep of gehele organisatie 45 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 45 18-03-2009 09:36:20 Inkomen 2.5 SPAARLOONREGELING Bij de spaarloonregeling keert u een afgesproken bedrag van het brutoloon niet uit aan de werknemer, maar stort u dit op zijn naam op een spaarloonrekening bij een bank of op een aparte rekening die u zelf beheert. U moet de spaarloonregeling schriftelijk vastleggen. Voor de werknemer biedt de regeling financiële voordelen. De werknemer spaart bijna ongemerkt en hoeft geen belasting en premies te voldoen. Sinds 1 januari 2008 mag de werknemer het spaarloon ook opnemen om het te storten op spaarrekeningen of beleggingsrechten bij banken of beleggingsinstellingen (banksparen). Voorwaarde is dat dit is opgenomen in de spaarregeling. Het betreft de volgende rekeningen en rechten: – spaarrekeningen eigen woning; – beleggingsrecht eigen woning; – lijfrentespaarrekening; – lijfrentebeleggingsrecht. Verder kunnen werknemers ook spaarloon deblokkeren voor het betalen van de procedure ter erkenning van Elders Verworven Competenties (EVC). Het doel van een EVCprocedure is vaststellen welke kennis en vaardigheden iemand al heeft in een baan, opleiding of daarbuiten. Vervolgens wordt aangegeven wat hij nog moet bijleren om een bepaald diploma te krijgen. Over het gespaarde bedrag bent u verplicht 25% loonheffing te betalen. Deze verplichte eindheffing over het spaarloon is hoger dan de besparing die u als werkgever kunt realiseren aan sociale lasten. Dat maakt het voor u minder aantrekkelijk om deze regeling aan te bieden. Het bedrag wordt minimaal vier jaar op de rekening geblokkeerd. Er mag jaarlijks een maximumbedrag worden gespaard; voor 2009 blijft dat € 613,-. Minimaal 75% van het personeel moet aan de regeling kunnen deelnemen. Spaarloonregelingen staan open voor werknemers die op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam zijn. Ook werknemers met een ‘fictieve’ dienstbetrekking, zoals commissarissen of freelancers, kunnen in principe aan de regeling deelnemen, evenals degenen die om een fiscale dienstbetrekking hebben verzocht (‘opting in’). Zij worden beiden fiscaal als werknemer aangeduid. 46 Spaarloonregeling 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 46 18-03-2009 09:36:20 Inkomen Een werknemer kan alleen bij de werkgever bij wie hij op 1 januari al in dienst was en die op dat moment voor hem de loonheffingskorting toepaste, aan een spaarloonregeling deelnemen. Als een werknemer deelneemt aan een spaarloonregeling, kan hij in dat betreffende jaar niet deelnemen aan de levensloopregeling. GEVOLGEN VOOR SOCIALE ZEKERHEID Bij de spaarloonregeling moet rekening worden gehouden met consequenties in de sfeer van de sociale zekerheid. Door het spaarloon wordt het brutoloon lager en daarmee ook de grondslag voor een eventuele ZW-, WIA- of WW-uitkering. Dit leidt dus tot vermindering van uitkeringsrechten. Veelgestelde vragen 1) Hoe zit het met het spaarloon als een werknemer halverwege het jaar van baan verandert? Deze werknemer kan alleen bij de ‘oude’ werkgever sparen. Dat is immers de werkgever die op 1 januari de loonheffingskorting heeft toegepast. 2) Kan het spaarloontegoed vervroegd worden aangewend voor de eigen bijdrage in kinderopvang? Ja, dat is mogelijk. 3) Wat zijn de andere redenen om vervroegd over het spaarloontegoed te kunnen beschikken? De aankoop van een huis, betaling van premies voor levensverzekeringen die aan bepaalde voorwaarden voldoen, verlofsparen, vrijwillig betaalde pensioenpremie, starten van een onderneming, het banksparen dat sinds 2008 kan en studiekosten waaronder de EVC-procedure (zie hiervoor paragraaf 2.5). 4) Blijft de spaarloonregeling bestaan naast de levensloopregeling? Vooralsnog blijft de spaarloonregeling gewoon bestaan. Werknemers moeten wel elk jaar kiezen of en zo ja, aan welke regeling ze willen deelnemen. Gelijktijdig meedoen aan beide regelingen is fiscaal niet toegestaan. De werknemer moet telkens vóór 1 januari gekozen hebben of hij aan de spaarloon- of aan de levensloopregeling wil deelnemen. Spaarloonregeling 47 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 47 18-03-2009 09:36:20 Inkomen 2.6 LEVENSLOOPREGELING Sinds 1 januari 2006 hebben werknemers het recht om te sparen voor tussentijds verlof en om eerder te stoppen met werken. De levensloopregeling kan worden gebruikt voor elke vorm van verlof, zoals: – langdurend zorgverlof; – sabbatical; – ouderschapsverlof; – educatief verlof; – overig onbetaald verlof; – verlof voorafgaand aan het pensioen. Het recht om te sparen voor verlof betekent niet dat de werknemer ook automatisch recht heeft op het opnemen van verlof. Hiervoor moet de werknemer toestemming krijgen van zijn werkgever. Ook moet het opnemen van verlof in overeenstemming zijn met de betreffende verlofregeling. Slechts als er sprake is van een wettelijk recht op verlof, zoals ouderschapsverlof, kan het verlof door u niet worden geweigerd. Van het brutoloon wordt een bedrag ingehouden. Dat bedrag wordt op een speciale spaarrekening van de werknemer gestort of als premie voor een ‘levensloopverzekering’ van de werknemer overgemaakt. Dit kan bij een verzekeraar, bank of dochter van een pensioenfonds. Over het bedrag dat u inhoudt, moet u wel premies werknemersverzekeringen afdragen, maar geen loonbelasting, premie volksverzekeringen of een inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet. In overleg met u kan een werknemer ook gespaarde tijd, bijvoorbeeld bovenwettelijke vakantiedagen, overwerkuren of ADV-dagen, om laten zetten in geld. Dit bedrag kan dan op de levenslooprekening worden gestort. Werknemers mogen jaarlijks maximaal 12% van hun brutoloon sparen. In totaal mag er maximaal 210% van het brutojaarsalaris bij elkaar gespaard worden. Overigens blijven de rendementstoevoegingen normaal doorlopen. Daardoor kan het saldo in de praktijk boven de 210% uitstijgen. Voor werknemers die geboren zijn tussen 1 januari 1950 en 1 januari 1955 geldt het maximum van 12% per jaar niet. Zij mogen meer dan 12% sparen, maar ook voor hen geldt dat er in totaal niet meer dan 210% van het brutojaarsalaris gespaard mag worden. 48 Levensloopregeling 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 48 18-03-2009 09:36:20 Inkomen Het spaarpotje is ‘hervulbaar’. Als door besteding van levensloopgeld het saldo daalt tot onder het maximum van 210%, mag de werknemer weer sparen tot het maximum opnieuw is bereikt. Dat betekent dat werknemers eerst 210% van het brutojaarsalaris bij elkaar mogen sparen voor bijvoorbeeld een sabbatical. Daarna mogen ze het saldo weer aanvullen tot 210% om bijvoorbeeld eerder te kunnen stoppen met werken. LEVENSLOOPVERLOFKORTING Werknemers krijgen per jaar dat ze aan de levensloopregeling meedoen, recht op een levensloopverlofkorting op hun loonheffing van maximaal € 195,- (2009) per gespaard kalenderjaar. Deze korting krijgen ze bij opname van het tegoed voor de financiering van onbetaald verlof. GEEN GEVOLGEN VOOR SOCIALE ZEKERHEID Anders dan de spaarloonregeling heeft de levensloopregeling geen consequenties voor een eventuele ZW-, WIA- of WW-uitkering. Sparen in levensloop leidt dus niet tot vermindering van uitkeringsrechten. Veelgestelde vragen 1) Moet ik een levensloopregeling aanbieden? De levensloopregeling is een wettelijk recht van de werknemer. U bent dus verplicht mee te werken aan een regeling. 2) Wanneer moeten werknemers kiezen tussen deelname aan een levensloopregeling en een spaarloonregeling? Uw werknemers mogen jaarlijks kiezen of en aan welke regeling zij willen deelnemen: spaarloon of levensloop. In principe moet dat vóór 1 januari van elk jaar. 3) Moet ik meebetalen aan een levensloopregeling? U mag een financiële bijdrage leveren aan de levensloopregeling van uw werknemers, maar dit is niet verplicht. Als u uw werknemers een bijdrage voor hun levenslooptegoed wilt geven, moet die voor de fiscus aan twee eisen voldoen: – er mogen geen voorwaarden worden gesteld aan het moment van opname van verlof; en – de werkgeversbijdrage moet ook worden betaald aan werknemers die niet meedoen aan een levensloopregeling. Als uw bijdrage niet aan deze twee eisen voldoet, wordt het bedrag niet als levensloop-bijdrage beschouwd. De fiscale faciliteiten van de levensloopregeling gelden dan niet. Levensloopregeling 49 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 49 18-03-2009 09:36:21 Inkomen 4) Wat betekent de levensloopregeling voor mijn administratie? – U stort op verzoek van de werknemer een deel van zijn brutoloon op de levenslooprekening of levensloopverzekering. – Over deze storting is geen loonheffing (loonbelasting, premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet) verschuldigd, maar wel de gebruikelijke premies voor de werknemersverzekeringen. – U vraagt van uw werknemer die in de levensloopregeling spaart een schriftelijke verklaring dat hij in datzelfde jaar niet ook in de spaarloonregeling spaart. – Als de werknemer het tegoed wil opnemen, keert de financiële instelling aan u uit. – U houdt dan loonheffing in (u bent verplicht de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet te vergoeden). – Vervolgens betaalt u het netto tegoed uit aan de werknemer. 5) Wat als een werknemer levensloopverlof wil opnemen op een ongeschikt moment? Als uw werknemer het levenslooptegoed voor verlof (bijvoorbeeld een sabbatical) wil opnemen, heeft hij daarvoor uw toestemming nodig. Uw werknemer zal dus in overleg met u moeten bepalen wanneer hij het verlof opneemt. Dat geldt niet als uw werknemer het levenslooptegoed gebruikt voor een vorm van verlof waar hij volgens de wet recht op heeft. Daarvoor is uw toestemming niet nodig. Het gaat dan om bijvoorbeeld: – ouderschapsverlof; – langdurend zorgverlof. 6) Welke andere componenten behalve salaris kan de werknemer inbrengen in de levensloopregeling? In overleg met u kan ook gespaarde tijd, bijvoorbeeld vakantiedagen, overwerkuren of ADV-dagen, omgezet worden in geld. Dit bedrag kan dan op de levensloopregeling worden gestort. Ook het tegoed van de voormalige verlofspaarregeling en bestaande prepensioenaanspraken mogen in de levensloopregeling worden omgezet. 50 Levensloopregeling 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 50 18-03-2009 09:36:21 Inkomen Wet- en regelgeving Burgerlijk Wetboek, artikel 7:616 e.v. Burgerlijk Wetboek, artikel 7:624 e.v. Burgerlijk Wetboek, artikel 7:631 Wet op de loonbelasting 1964 Uitvoeringsbesluit loonbelasting 1965 Uitvoeringsregeling loonbelasting 2001 Uitvoeringsregeling werknemersspaarregelingen en winstdelingsregelingen Wet aanpassing fiscale behandeling VUT/prepensioen en introductie levensloopregeling Wet arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag Wet gelijke behandeling mannen en vrouwen Wet gelijke behandeling op grond van handicap of chronische ziekte Wet gelijke behandeling op grond van leeftijd bij de arbeid Zorgverzekeringswet Cao Relevante boeken Diebels, M. e.a., Handboek Verlof, Zorg en Vakantie, Kluwer Baarda, P.R., Belonen in moderne organisaties, Kluwer Reekers, A. en P. van der Tuin, Opties voor iedereen, BZZTôH Rooij, P.J.M. de e.a., Praktijkboek Belonen, Kluwer Thierry, H., Beter belonen in organisaties, Van Gorcum Elsevier Loonheffing Almanak, Reed Business Information Praktijkgids Arbeidsrecht, Kluwer Relevante internetsites www.centraalbeheer.nl www.heliview.nl www.spaarvooruwverlof.nl www.loonindex.nl home.szw.nl www.nationaalbeloningsonderzoek.nl www.salarisnet.nl www.salarisnieuws.nl www.tql.nl Levensloopregeling 51 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 51 18-03-2009 09:36:21 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 52 18-03-2009 09:36:21 HOOFDSTUK 3 PENSIOEN 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 INLEIDING PENSIOENSOORTEN PENSIOENSYSTEMEN FLEXIBELE PENSIOENELEMENTEN AANVULLENDE VOORZIENINGEN VOOR NABESTAANDEN 3.6 DOORWERKEN NA 65-JARIGE LEEFTIJD U BENT WETTELIJK NIET VERPLICHT UW WERKNEMERS EEN PENSIOENVOORZIENING AAN TE BIEDEN, MAAR HET IS, NA SALARIS, WEL DE MEEST GEWAARDEERDE ARBEIDSVOORWAARDE. OVERIGENS KUNT U OP BASIS VAN DE CAO WEL GEHOUDEN ZIJN EEN PENSIOENREGELING AAN TE BIEDEN. WE KENNEN BEHALVE HET OUDERDOMSPENSIOEN OOK EEN AANTAL ANDERE PENSIOENSOORTEN, BIJVOORBEELD HET PARTNERPENSIOEN. HIERMEE ZORGT U VOOR INKOMENSBESCHERMING VOOR DE NABESTAANDEN WANNEER EEN VAN UW WERKNEMERS OVERLIJDT. Pensioen 53 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 53 18-03-2009 09:36:21 Pensioen 3.1 INLEIDING De Pensioenwet is op 1 januari 2007 in werking getreden. Deze wet heeft een grote impact voor werkgevers en werknemers. Sinds 1 januari 2009 zijn pensioenfondsen en verzekeraars verplicht werknemers en gepensioneerden te informeren in hoeverre aanspraken of rechten meegroeien met de gestegen prijzen. Deze verplichting geldt alleen voor uitkeringsovereenkomsten (een pensioenregeling waarbij de uitkering op de pensioendatum vaststaat). Pensioen is een hooggewaardeerde arbeidsvoorwaarde. Na het salaris zelfs de belangrijkste. Werknemers willen na hun pensionering het uitgavenpatroon dat zij gewend waren zoveel mogelijk handhaven. De AOW-uitkering die zij krijgen, vormt een minimumuitkering en zal meestal niet voldoende zijn om de levensstandaard van vóór de pensioendatum te handhaven. Een aanvullend inkomen is dan noodzakelijk. Er is geen wettelijke verplichting een pensioenvoorziening aan te bieden. Maar omdat werknemers pensioen zo hoog waarderen, biedt ruim 90% van de werkgevers een collectieve pensioenverzekering aan. Overigens kunt u op basis van de cao wel verplicht zijn een pensioenregeling aan te bieden. In de Pensioenwet is een duidelijke taakafbakening gekomen tussen werkgever, pensioenuitvoerder en werknemer. Dit is onder andere van belang voor een duidelijke, volledige en tijdige informatievoorziening aan deelnemers, ex-deelnemers en gepensioneerden en voor het toekennen van verantwoordelijkheden. Ook hanteert de Pensioenwet een aantal nieuwe begrippen zoals de pensioenovereenkomst (voorheen pensioentoezegging). Een pensioenovereenkomst sluit u af met een nieuwe werknemer. Bij zijn aanstelling informeert u de nieuwe werknemer over de pensioenregeling. Binnen één maand moet u de werknemer informeren of er een pensioenaanbod gedaan wordt, waarna een pensioenovereenkomst tot stand kan komen. Drie maanden na totstandkoming van deze pensioenovereenkomst wordt de werknemer in heldere en begrijpelijke bewoordingen geïnformeerd over de regeling. Dit gebeurt met een startbrief die hij rechtstreeks van de pensioenuitvoerder ontvangt. In veel bedrijven en bedrijfstakken zijn pensioenfondsen opgericht waaraan de werknemers in de betreffende bedrijven verplicht zijn deel te nemen en waaraan werkgevers verplicht zijn bij te dragen. Daarnaast is het mogelijk een collectieve pensioenvoorziening te verzekeren en onder te brengen bij een verzekeringsmaatschappij. Onder de Pensioenwet is het niet meer mogelijk dat een werknemer direct een pensioenverzekeringsovereenkomst aangaat met een pensioenverzekeraar. 54 Inleiding 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 54 18-03-2009 09:36:21 Pensioen De minimum leeftijdsgrens voor opname in een pensioenregeling is sinds 1 januari 2008 verlaagd naar 21 jaar. Pensioenregelingen die nog een hogere leeftijdsgrens hanteren, moeten zijn aangepast. OVERIGE RELEVANTE BEPALINGEN UIT DE PENSIOENWET – De pensioenuitvoerder moet zowel de werkgever als de werknemer voortaan op vooraf vastgestelde momenten informeren over de hoogte van de aanspraken. Werknemers moeten voortaan worden ingelicht door de pensioenverzekeraar als de werkgever een betalingsachterstand van meer dan vijf maanden heeft en als gevolg daarvan het noodzakelijk is de opbouw van pensioenaanspraken te staken. – Werknemers kunnen op de pensioendatum en bij uitdiensttreding een deel van het ouderdomspensioen uitruilen voor een partnerpensioen. – Een opname van onbetaald verlof tot een maximum van achttien maanden gedurende de deelname aan de pensioenregeling heeft geen gevolgen voor de dekking van het partnerpensioen. – Zolang de werknemer na ontslag recht heeft op een WW-uitkering, moet een aanwezig partnerpensioen verzekerd blijven. De hoogte daarvan is gebaseerd op het aantal dienstjaren tot ontslag. – Voor pensioenregelingen met beleggingsmogelijkheden geldt zorgplicht. De pensioenuitvoerder is verantwoordelijk voor een bedachtzaam beleggingsbeleid. Naarmate de pensioendatum dichterbij komt, moet de uitvoerder minder risicovol beleggen. – Het pensioenreglement moet vermelden of er toeslagen worden verstrekt. – Werknemers die deelnemen aan een premieovereenkomst in een rechtstreeks verzekerde regeling, mogen op de pensioendatum met het opgebouwde kapitaal ook bij een andere aanbieder pensioen aankopen. Is eenmaal een pensioenvoorziening tot stand gekomen, dan moet deze aan een aantal wettelijke voorwaarden voldoen. Deze waarborgen dat eenmaal gedane pensioentoezeggingen ook worden nagekomen. WIJZIGINGEN PER 1 JANUARI 2009 – De Pensioenwet onderscheidt drie soorten pensioenovereenkomsten (‘karakters’): De uitkeringsovereenkomst Een pensioen waarbij de uitkering op de pensioendatum vaststaat. Hieronder valt de eindloon- en middelloonregeling. De kapitaalovereenkomst Bij dit pensioen staat alleen de hoogte van het kapitaal op de pensioendatum vast. Inleiding 55 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 55 18-03-2009 09:36:21 Pensioen De premieovereenkomst Hierbij staat alleen de hoogte van de premie vast. – Sinds 1 januari 2009 zijn pensioenfondsen en verzekeraars verplicht werknemers en gepensioneerden te informeren in hoeverre pensioenen meegroeien met de gestegen prijzen op hun pensioenen. Hiervoor is een zogenaamd indexatielabel gecreëerd. Deze afbeelding geeft werknemers en gepensioneerden informatie over hun pensioen en of dit pensioen in de toekomst zijn koopkracht zal behouden. Deze verplichting geldt alleen voor uitkeringsovereenkomsten (een pensioenregeling waarbij de uitkering op de pensioendatum vaststaat). FISCALE ASPECTEN Pensioenen zijn, zo noemt men het, fiscaal gefacilieerd. Dit betekent dat pensioenverzekeringen fiscaal vriendelijk behandeld worden. – De eigen bijdrage van de werknemer in de pensioenkosten wordt in mindering gebracht op het brutoloon. – Door deze verlaging van het brutoloon hoeft u minder belasting en premies werknemersverzekeringen af te dragen. – Uw bijdrage is onbelast. – Pas wanneer de pensioenaanspraken van de werknemer tot uitkering komen, wordt er belasting geheven (‘loon uit vroegere dienstbetrekking’). Omdat het belastingtarief voor 65-plussers lager is, kan hiermee een voordeel worden behaald. STICHTING FVP De Stichting Financiering Voortzetting Pensioenverzekering (FVP) levert onder voorwaarden kosteloos een bijdrage aan de beperking van de pensioenbreuk bij werkloosheid. Als een werknemer van 40 jaar of ouder werkloos wordt, dan kan hij mogelijk gebruikmaken van deze regeling. Werknemers die op of na 1 januari 2010 WW-gerechtigd worden, komen niet meer in aanmerking voor een FVP-bijdrage. De Stichting FVP heeft wel de intentie de FVP-bijdrage van WW-gerechtigden die voor 1 januari 2010 werkloos worden, zoveel mogelijk ongemoeid te laten. De stichting geeft echter geen harde garanties af. Veelgestelde vragen 1) Wat zijn voor de werkgever de voornaamste veranderingen door het invoeren van de Pensioenwet? Onder de Pensioenwet moet tussen u en de werknemer een pensioenovereenkomst worden gesloten waarin duidelijk het karakter van de pensioenovereenkomst wordt vastgelegd. Voorts moeten de pensioenuitvoerder (verzekeringsmaatschappij of pensioenfonds) en u een uitvoe56 Inleiding 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 56 18-03-2009 09:36:21 Pensioen ringsovereenkomst sluiten. Omdat u in de Pensioenwet verplicht wordt gesteld het pensioen te regelen van uw werknemers, is de zogenaamde C-polis waarbij de werknemer zelf diende zorg te dragen voor de keuze van zijn verzekeraar, vervallen. 2) Wat zijn de voornaamste veranderingen voor de werknemer door het invoeren van de Pensioenwet? De belangrijkste verandering voor de werknemer is dat hij een wettelijk recht krijgt op goede voorlichting (aanspraken, opgebouwde rechten, indexatiebeleid) en medezeggenschap over zijn pensioen. 3) Waar kan ik mijn pensioenverplichtingen onderbrengen? De Pensioenwet stelt dat u de pensioenverplichting kunt onderbrengen bij een professionele verzekeraar die in Nederland is gevestigd, een ondernemingspensioenfonds of een bedrijfstakpensioenfonds. De bedrijfstak waarin u actief bent bepaalt of de pensioenverplichting moet worden ondergebracht in een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds. 4) Mag ik de pensioentoezegging aan het personeel ook zeker stellen in de eigen onderneming? Nee, de Pensioenwet stelt dat gedane pensioentoezeggingen financieel moeten worden afgedekt buiten de risicosfeer van het eigen bedrijf. 5) Bestaat er een wettelijke plicht om een pensioenregeling aan te bieden? Nee, in Nederland is er geen sprake van een wettelijke pensioenplicht. U mag een pensioen toezeggen aan uw personeel, maar u bent hier in principe niet toe verplicht. Tenzij uw bedrijf in een bedrijfstak opereert waar een bedrijfstakpensioenfonds geldt of wanneer daar in de cao afspraken over gemaakt zijn. Eventueel kunt u dispensatie vragen om uw bedrijfspensioenregeling niet bij het voor u geldende bedrijfstakpensioenfonds, maar elders onder te brengen. Voorwaarde hiervoor is dat het pensioen dat u uw werknemers aanbiedt, minstens ‘even goed’ moet zijn. 6) Wie is werknemer volgens de Pensioenwet? Volgens de Pensioenwet is een werknemer iemand die krachtens een arbeidsovereenkomst arbeid verricht voor een werkgever. Er bestaat dus bijvoorbeeld geen onderscheid tussen fulltimers en parttimers. De directeur-grootaandeelhouder valt niet onder de Pensioenwet. Er is echter een regeling getroffen voor directeuren-grootaandeelhouders die per 31 december 2006 al een pensioen bij een verzekeraar hadden geregeld die viel onder de Pensioen- en spaarfondsenwet (PSW). Deze groep kreeg in 2007 de mogelijkheid te kiezen voor de Pensioenwet. Inleiding 57 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 57 18-03-2009 09:36:22 Pensioen 7) Ben ik verplicht alle personeelsleden dezelfde pensioenregeling aan te bieden of mag ik de een wel en de ander geen pensioenrechten geven? In beginsel bent u vrij om de ene groep werknemers pensioen toe te zeggen en de andere groep niet. Ook kunt u voor verschillende groepen medewerkers verschil maken in de hoogte van het pensioen. Wel moet u duidelijk formuleren om welke groep werknemers het gaat. Een voorbeeld is een aparte pensioenregeling voor alle werknemers in de buitendienst, met daarbij een concrete functieomschrijving. Let daarbij op dat u met het doen van verschillende toezeggingen niet bepaalde groepen discrimineert waarvan de discriminatie verboden is. Het is bijvoorbeeld verboden te discrimineren op grond van leeftijd, geslacht, duur dienstverband (bepaald/onbepaald) of arbeidsduur (fulltime/parttime). Als er sprake is van een verboden discriminatie, dan is dit onderscheid toch toegestaan als het objectief gerechtvaardigd kan worden door een legitiem doel en de middelen voor het bereiken van dat doel passend en noodzakelijk zijn. In het eerdergenoemde voorbeeld is het mogelijk dat er relatief minder vrouwen in de buitendienst werken. Een legitiem doel kan zijn dat u zware buitendienstfuncties wilt compenseren met hogere pensioenrechten. 8) Moet ik een nieuwe medewerker direct laten deelnemen aan de pensioenregeling? U mag bij nieuwe werknemers eventueel een wachttijd van maximaal twee maanden hanteren. Deze wachttijd staat dan gelijk aan de proeftijd van een nieuwe werknemer. Uitzendorganisaties mogen in de pensioenregeling voor uitzendkrachten een wachttijd van maximaal zes maanden inbouwen. 9) Ik wil in de pensioenregeling behouden dat het pensioen eerder kan ingaan dan op 65-jarige leeftijd. Kan dat? Pensioenregelingen gaan sinds januari 2007 standaard uit van pensioen op 65-jarige leeftijd. Toch is het mogelijk een lagere pensioenleeftijd te hanteren, zowel collectief als per individu. Voorwaarde hiervoor is dan wel dat de pensioenregeling op andere punten fiscaal niet maximaal is. 58 Inleiding 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 58 18-03-2009 09:36:22 Pensioen Pensioenleeftijd in pensioenregeling 65 64 63 62 61 60 Maximum opbouwpercentage in een eindloonregeling 2 1,88 1,77 1,66 1,57 1,48 Maximum opbouwpercentage in een middelloonregeling 2,25 2,11 1,99 1,87 1,77 1,67 In deze tabel is uitgegaan van een ouderdomspensioen met een partnerpensioen van 70% van het ouderdomspensioen. Als een lager opbouwpercentage wordt gehanteerd kan zo collectief een pensioenregeling worden overeengekomen met een eerdere pensioendatum dan de 65-jarige leeftijd. Ook voor de individuele werknemer kan het pensioen eerder ingaan, mits er een actuariële herrekening plaatsvindt. Dat betekent dat het pensioen wordt verdeeld over een groter aantal jaren, waardoor de werknemer een lagere pensioenuitkering krijgt. 10) Wat is een Uniform Pensioen Overzicht (UPO)? Het UPO geeft deelnemers jaarlijks inzicht in de huidige en toekomstige pensioensituatie van zichzelf en eventuele nabestaanden. Het is de bedoeling dat alle pensioenfondsen en -verzekeraars exact hetzelfde model gebruiken. Omdat alle verzekeraars hetzelfde model gebruiken, is het nu voor de deelnemer eenvoudig alle bedragen uit verschillende pensioenregelingen bij elkaar op te tellen. De pensioenuitvoerder kan wel aanvullingen doen op het model. Inleiding 59 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 59 18-03-2009 09:36:22 Pensioen 3.2 PENSIOENSOORTEN Elke pensioenvorm, in de betekenis van een periodieke uitkering, is gericht op het verschaffen van een inkomen na een bepaalde gebeurtenis. Veel mensen denken bij het begrip ‘pensioen’ alleen aan een ouderdomspensioen. Maar er zijn ook nog andere gebeurtenissen die een pensioenuitkering tot gevolg hebben. Bijvoorbeeld arbeidsongeschiktheid of overlijden van een werknemer. Hiervoor bestaan ook wettelijke voorzieningen: dit zijn echter niet meer dan bodemvoorzieningen. Daarom zorgt de werkgever vaak voor aanvullende voorzieningen, hetzij ingebouwd in een pensioenregeling, hetzij via speciale verzekeringen. Het betreft de volgende regelingen voor pensioen: – ouderdomspensioen; – overbruggingspensioen; – prepensioen; – 40-deelnemingsjarenpensioen; – partnerpensioen; – nabestaandenoverbruggingspensioen; – wezenpensioen; – arbeidsongeschiktheidspensioen; – premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid. OUDERDOMSPENSIOEN Dit is de bekendste pensioensoort: een inkomensvoorziening voor de werknemer vanaf de pensioenleeftijd tot het overlijden. Met de inwerkingtreding van de Wet aanpassing fiscale behandeling VUT/prepensioen en introductie levensloopregeling (Wet VPL) moet de opbouw gericht zijn op een pensioeningangsleeftijd van 65 jaar. Voor de opbouw van het ouderdomspensioen geldt als uitgangspunt dat in ten minste 35 jaar een pensioen, inclusief AOW-uitkering, kan worden bereikt van 70% van het laatst vastgestelde pensioengevend salaris. Alleen in uitzonderlijke gevallen kan het voorkomen dat de norm van 70%-eindloon wordt overschreden. Door bijvoorbeeld beleggingswinst, kan, afhankelijk van de soort pensioenregeling, een hoger pensioen ontstaan. Dat is toegestaan, maar tot maximaal 100% van het laatste pensioengevend salaris. Pensioengevend salaris is dat deel van het salaris waarover pensioen wordt opgebouwd. In pensioenregelingen kan de mogelijkheid zijn opgenomen de ingangsdatum uit te stellen tot uiterlijk 70 jaar. OVERBRUGGINGSPENSIOEN Het overbruggingspensioen dient ter compensatie van de AOW en de sociale premies in de periode tot de 65-jarige leeftijd. Als gevolg van de Wet VPL is het vanaf 1 januari 2006 (voor nieuwe pensioenregelingen vanaf 1 januari 2005) niet meer mogelijk fiscaal gefacilieerd een overbruggingspensioen op te bouwen. Bestaande aanspraken 60 Pensioensoorten 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 60 18-03-2009 09:36:22 Pensioen op een uitkering op grond van een overbruggingspensioen worden gerespecteerd. Dit heeft tot gevolg dat dergelijke aanspraken ultimo 2005 premievrij dienen te zijn gemaakt. Een uitzondering wordt gemaakt voor degenen die geboren zijn vóór 1 januari 1950 en op 31 december 2005 al een bestaande pensioenregeling hadden waar een aanspraak op overbruggingspensioen was opgenomen. Voor deze personen kan de opbouw van het overbruggingspensioen worden voortgezet. PREPENSIOEN Dit is een tijdelijk ouderdomspensioen in een aparte prepensioenregeling, dat eerder ingaat dan het ouderdomspensioen in de hoofdpensioenregeling. Het verschil tussen een VUT-regeling en een prepensioenregeling is dat het prepensioen opgebouwd wordt per individuele werknemer (met bijdragen afgestemd op de werknemer), terwijl de financiering van de VUT-regeling over alle werknemers wordt omgeslagen. Een voordeel van een prepensioenregeling ten opzichte van vervroeging van de pensioenleeftijd in de hoofdregeling is dat het prepensioen sneller (in minimaal tien jaar) mag worden opgebouwd. Tot 1 januari 2005 was het prepensioen een aparte regeling die mocht worden ingevoerd ter vervanging of in de plaats van een VUT-regeling. Sinds 1 januari 2006 (1 januari 2005 voor nieuwe regelingen) is de fiscale faciliëring (via de zogenaamde omkeerregel = premies niet belast, uitkeringen belast) van de opbouw van pre- en overbruggingspensioen vervallen. Reeds opgebouwd prepensioen (en overbruggingspensioen) mag te zijner tijd op reguliere wijze belast worden uitgekeerd. Het is echter ook mogelijk het tegoed door te schuiven naar het ouderdomspensioen mits de pensioenuitvoerder hiermee instemt. De 100%-grens van het ouderdomspensioen mag hierbij worden overschreden. Voor deelnemers geboren vóór 1 januari 1950 bestaat de mogelijkheid de opbouw van het prepensioen (en overbruggingspensioen) fiscaal gefacilieerd voort te zetten. Ook voor VUT-regelingen geldt sinds 1 januari 2006 een nieuw fiscaal regime. VUT-regelingen die vanaf 1 januari 2005 in werking treden, worden niet meer fiscaal gefacilieerd. Voor deelnemers geboren vóór 1 januari 1950 bestaat de mogelijkheid de VUT-regeling fiscaal gefacilieerd voort te zetten. Voorwaarde is dan wel dat deze uitkering wordt herrekend als de VUT-uitkering op een latere datum ingaat dan de in de regeling vastgestelde datum (de zogenaamde SpaarVUT). Pensioensoorten 61 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 61 18-03-2009 09:36:22 Pensioen 40-DEELNEMINGSJARENPENSIOEN Een relatief nieuwe pensioenvorm is het 40-deelnemingsjarenpensioen, dat in het leven is geroepen om de verdwijning van het overbruggingspensioen te compenseren. Dit is een pensioen dat toegezegd mag worden aan de werknemer die 40 deelnemingsjaren heeft. Die werknemer mag op 63-jarige leeftijd met pensioen. Het ouderdomspensioen, dat in de regel ingaat op het moment dat de werknemer de 65-jarige leeftijd bereikt, zal de eerdere ingang van het pensioen actuarieel herrekend worden. Het pensioen wordt hierdoor aanzienlijk lager, zeker als ook nog wordt voorzien in een AOW-overbrugging. Het 40-deelnemingsjarenpensioen is een levenslang pensioen dat het ouderdomspensioen aanvult tot 70%. Het pensioen moet gelijktijdig met het ouderdomspensioen ingaan. PARTNERPENSIOEN Dit is een inkomensvoorziening voor de partner van de overleden werknemer. Het partnerpensioen gaat in op het moment dat de werknemer overlijdt. De hoogte van het partnerpensioen is in het algemeen niet meer dan 70% van het ouderdomspensioen. Maximaal mag tot 70% van het pensioengevend loon verzekerd zijn. NABESTAANDENOVERBRUGGINGSPENSIOEN Dit is een inkomensvoorziening die het partner- dan wel het wezenpensioen aanvult in verband met het ontbreken van een Anw-uitkering (Anw-hiaat) en met het verschil in verschuldigde premie voor de volksverzekeringen over het partnerpensioen voor en na de 65-jarige leeftijd. WEZENPENSIOEN Dit is een tijdelijke inkomensvoorziening voor kinderen, pleegkinderen en stiefkinderen van een overleden werknemer die - fiscaal gezien - maximaal tot dertig jaar mag worden toegekend. In de praktijk komt in pensioenregelingen vaak een toezegging tot 18 jaar voor, eventueel met een verlenging tot het eind van de studie (tot maximaal 27 jaar). Het wezenpensioen voor een zogenaamde ‘halve’ wees (een kind van wie nog één ouder in leven is) is maximaal 14% van het te bereiken ouderdomspensioen; voor een volle wees geldt een maximum van 28%. Als absolute bovengrens geldt dat het wezenpensioen nooit meer kan bedragen dan 14% respectievelijk 28% van het (bereikbare) pensioengevend loon. Er geldt geen maximum voor het aantal kinderen waarvoor een wezenpensioen kan worden toegezegd. Ook voor wezen geldt dat – in aanvulling op het wezenpensioen – een nabestaandenoverbruggingspensioen verzekerd kan worden. Zowel het wezenpensioen als het nabestaandenoverbruggingspensioen moeten ingaan onmiddellijk na het overlijden van de werknemer respectievelijk na het beëindigen van de Anw-uitkering. De uitkeringen eindigen uiterlijk op de datum dat het kind de leeftijd van dertig jaar bereikt of zoveel eerder als bepaald in de overeenkomst. 62 Pensioensoorten 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 62 18-03-2009 09:36:22 Pensioen ARBEIDSONGESCHIKTHEIDSPENSIOEN Dit is een inkomensvoorziening bij arbeidsongeschiktheid van de werknemer (zie ook hoofdstuk 4). PREMIEVRIJSTELLING BIJ ARBEIDSONGESCHIKTHEID Dit is een voorziening waar bij (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid de pensioenopbouw (gedeeltelijk) premievrij wordt voortgezet. Zo wordt voorkomen dat de werkgever de volledige pensioenpremie moet blijven betalen gedurende de periode dat de werknemer (deels) niet in staat is om te werken. LEVENSLOOPREGELING Sinds 2006 hebben werknemers een wettelijk recht een levenslooptegoed op te bouwen via deelname aan een levensloopregeling. Dit tegoed mag, binnen de fiscale grenzen, worden gebruikt als aanvulling op het pensioen. Meer informatie over de levensloopregeling vindt u in paragraaf 2.6. Veelgestelde vragen 1) Wat is een pensioenbreuk? In een (financieel) ideale situatie bouwt een werknemer in een ononderbroken lijn pensioen op gedurende zijn gehele carrière. Er kan van pensioenbreuk (ook wel pensioengat genoemd) worden gesproken, zodra in de carrière van een werknemer onbedoeld over een deel van het loon geen pensioen wordt opgebouwd. Het hangt van de omvang van het niet gedekte loondeel af hoe ernstig de pensioenbreuk is. 2) Wat veroorzaakt een pensioenbreuk? Een pensioenbreuk kan worden veroorzaakt door: – pas op latere leeftijd (na 21 jaar) beginnen met werken; – werkloosheid zonder voortgezette pensioenopbouw; – in dienst treden bij een werkgever zonder pensioenregeling; – in het verleden opgebouwde pensioenaanspraken die niet meer worden aangepast aan de loonontwikkeling van de werknemer; – een salarissprong bij in dienst treden en/of salarisverhogingen daarna bij een werkgever met een eindloonregeling waarbij niet met terugwerkende kracht aanspraken worden verleend over arbeidsjaren die bij andere werkgevers zijn doorgebracht; – herintreding: in de jaren dat geen salaris is verdiend, is ook geen pensioen opgebouwd; – scheiding: de pensioenaanspraken moeten worden verdeeld; Pensioensoorten 63 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 63 18-03-2009 09:36:22 Pensioen – – inbouw van volledige AOW in de pensioenregelingen van beide partners (tweeverdieners); verblijf in het buitenland. 3) Wat is er te doen aan een pensioengat? Uit onderzoek blijkt dat maar liefst drie van de vier Nederlanders een pensioenbreuk hebben. Dit kan verholpen worden door uw medewerkers de kans te geven individueel extra te investeren. Aanvullende pensioenoplossingen zijn hier bij uitstek voor geschikt. Een pensioengat kan worden bestreden via een lijfrenteverzekering. Dit loopt buiten de werkgever om. Naast het pensioengat is er ook het zogenaamde AOW-gat. Tot nu toe hebben werknemers vanaf hun 65e jaar recht op een AOW-uitkering met een inkomensafhankelijke toeslag als ze een jongere partner hebben met weinig of geen inkomen. Per 2015 gaat deze toeslag vervallen. U kunt hier in de collectieve pensioenregeling die u uw werknemers biedt rekening mee houden, bijvoorbeeld door uit te gaan van een niet al te hoge AOW-inbouw. Een AOW-gat kan ook ontstaan wanneer Nederlanders naar het buitenland vertrekken en geen premie betalen of buitenlanders die pas op latere leeftijd in Nederland komen werken en daarmee een aantal jaren premiebetaling hebben gemist. 4) Kan een partnerpensioen ook in combinatie met ouderdomspensioen verzekerd worden? Ja, dat is een veel voorkomende combinatie. 5) Wat is waardeoverdracht? Een nieuwe werknemer kan al eerder elders deelnemer zijn geweest in een pensioenregeling. Deze werknemer kan ervoor kiezen de waarde van de elders opgebouwde aanspraken in te brengen in de pensioenregeling waaronder hij bij u valt. Als nieuwe werkgever bent u verplicht de werknemer te informeren over het recht op waardeoverdracht en bent u, net als de pensioenuitvoerder, verplicht aan de waardeoverdracht mee te werken. Ook als een werknemer bij u uit dienst gaat, dient u hem te informeren over de mogelijkheid van waardeoverdracht. 64 Pensioensoorten 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 64 18-03-2009 09:36:22 Pensioen 6) Ik wil een ander bedrijf overnemen. Waar moet ik als werkgever rekening mee houden op het gebied van pensioenen? De pensioenrechten van de werknemers van de over te nemen partij zijn beschermd. Dat betekent dat zij hun pensioenrechten behouden als uw bedrijf zelf geen andere pensioenregeling heeft. Heeft uw bedrijf zelf ook een pensioenregeling? Dan kunt u die ook aanbieden aan de overgenomen medewerkers. U kunt er eveneens voor kiezen hun pensioenregeling in stand te houden. Laat u door verschillende deskundigen echter goed voorlichten over de mogelijkheden, de voor- en nadelen en uiteraard de kosten! Pensioensoorten 65 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 65 18-03-2009 09:36:23 Pensioen 3.3 PENSIOENSYSTEMEN Er zijn drie methoden om pensioen op te bouwen: – eindloonsysteem; – middelloonsysteem; – beschikbare premiesysteem. Daarnaast kunnen de verschillende systemen ook gecombineerd worden en bovendien heeft u de mogelijkheid toeslagverlening (ook wel indexatie genoemd) toe te passen. EINDLOONSYSTEEM In een eindloonregeling bouwt een deelnemer ieder jaar een stukje pensioen op. Voor ieder jaar dat de deelnemer in dienst is geweest bij de werkgever krijgt hij aan pensioen een bepaald opbouwpercentage (vaak 1,75%, maximaal 2%) van de laatst vastgestelde pensioengrondslag. Dat betekent dat de deelnemer na 40 jaar dienst 1,75% x 40 = 70% van de pensioengrondslag aan ouderdomspensioen krijgt. In een eindloonregeling wordt bij iedere salarisverhoging (die dus ook een verhoging van de pensioengrondslag met zich brengt) het pensioen dat in de achterliggende jaren bij de werkgever is opgebouwd, opgetrokken naar het nieuwe niveau van de laatst vastgestelde pensioengrondslag. Dat wordt de backserviceverhoging genoemd. Met name voor oudere werknemers die al behoorlijke pensioenrechten hebben opgebouwd, kunnen de backservicekosten na een salarisstijging behoorlijk oplopen. Het voordeel van eindloonregelingen is dat dit de werknemer een grote zekerheid geeft over de pensioenuitkering. De uitkering van deze pensioenregelingen sluit ook goed aan op het inkomen van de werknemer voor pensionering. Het nadeel van deze regelingen is dat de kosten moeilijk te voorspellen zijn. Het uitkeringsniveau en daarmee de totale kosten zijn afhankelijk van de carrièreontwikkeling en zijn dus pas op het moment van pensionering exact bekend. MIDDELLOONSYSTEEM Bij een middelloonregeling is de pensioenuitkering gebaseerd op het gemiddeld tijdens de loopbaan verdiende salaris. Jaarlijks krijgt de werknemer een pensioenrecht dat gebaseerd is op het salaris dat hij verdiende in dat jaar. In tegenstelling tot een eindloonregeling worden bij middelloonregelingen de in het verleden opgebouwde pensioenrechten niet aangepast na een salarisstijging. Dit betekent dat men in principe niet geconfronteerd wordt met pensioenkosten over in het verleden opgebouwde pensioenrechten. Door dit gemis aan backservicekosten kan een middelloonregeling goedkoper uitvallen dan een eindloonregeling. De pensioenuitkering zal daarmee ook lager zijn. Vooral werknemers met een behoorlijke carrièreontwikkeling zijn met een middelloonregeling slechter af dan met een eindloonregeling. Dit zal met name het geval zijn als op latere leeftijd carrière wordt gemaakt. 66 Pensioensystemen 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 66 18-03-2009 09:36:23 Pensioen In veel middelloonregelingen worden de in het verleden opgebouwde pensioenrechten wel op enige wijze geïndexeerd om de opgebouwde rechten aan te passen aan bijvoorbeeld de inflatie of de algemene loonontwikkeling. Deze pensioenregelingen worden geïndexeerde middelloonregelingen genoemd. Door de toeslagverlening (indexatie) kan de pensioenuitkering gelijk of zelfs hoger zijn dan bij een eindloonregeling. Het voordeel van een middelloonregeling is dat de kosten niet afhankelijk zijn van individuele carrièreontwikkelingen en daardoor beter beheersbaar zijn dan bij een eindloonregeling. Uw financiële risico zal bij deze regelingen doorgaans kleiner zijn dan bij de eindloonregelingen. BESCHIKBARE PREMIESYSTEEM In dit systeem wordt jaarlijks een bepaalde premie voor de pensioenregeling betaald, bijvoorbeeld een percentage van het pensioengevend salaris. Dit percentage wordt vaak per leeftijdsgroep van telkens vijf jaar apart vastgesteld (staffeling). De premies worden belegd of op een renterekening gezet en op de pensioendatum is er een bepaald pensioenkapitaal beschikbaar. Dit kapitaal wordt op de pensioendatum omgezet in een periodieke pensioenuitkering. Het voordeel van een beschikbare premiesysteem is dat de jaarlijkse kosten exact bekend zijn. U komt niet op een gegeven moment als gevolg van bijvoorbeeld grote carrièresprongen van de werknemer voor plotselinge hoge kosten te staan, zoals dit bij een eindloonregeling wel het geval kan zijn. Het financiële risico ligt bij deze regelingen geheel bij de werknemer. Het nadeel van een beschikbare premiesysteem is dat het zeer moeilijk is voorspellingen te doen over het niveau van de uiteindelijke pensioenuitkering. Die hangt namelijk voor een groot deel af van de rendementen die op het belegde pensioenkapitaal worden behaald. In hoeverre de pensioenuitkering ook aansluit bij het salaris, is afhankelijk van het carrièreverloop van de werknemer. COMBINATIEREGELINGEN Een combinatieregeling is samengesteld uit twee of meer verschillende pensioenregelingen. Bekend is bijvoorbeeld de combinatieregeling bij ploegendiensttoeslagen en bonussen: naast een eindloonregeling voor het dagdienstinkomen wordt daarbij over het ploegendienstinkomen een middelloonpensioen toegekend. Een andere bekende combinatieregeling is bijvoorbeeld een eindloon- of middelloonregeling tot een zekere salarisgrens en boven die grens een beschikbare premieregeling. De voornaamste reden om een combinatieregeling in te voeren is vaak het beheersbaar maken van de kosten. Pensioensystemen 67 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 67 18-03-2009 09:36:23 Pensioen Voor- en nadelen belangrijke pensioensystemen Eindloonsysteem Voordeel: de hoogte van de uitkering is met grote mate van zekerheid te voorspellen; daarmee biedt u uw werknemers zekerheid. Nadeel: de regeling is duur vanwege de ‘backservice’. Uw kosten zijn moeilijk te voorspellen. Deze zijn afhankelijk van de carrière van de werknemer. Ook bij waardeoverdracht kunnen er extra kosten bijkomen. Middelloonsysteem Voordeel: uw kosten zijn redelijk beheersbaar. Nadeel: de uitkering is minder goed voorspelbaar. Bovendien kunnen er bij waardeoverdracht extra kosten bijkomen. Beschikbare premiesysteem Voordeel: uw kosten zijn exact bekend en passen optimaal bij de nieuwe boekhoudregels. Nadeel: de uitkering is onvoorspelbaar. Deze hangt af van het rendement op het belegde kapitaal en de tarieven op de pensioendatum waartegen de uitkering aangekocht kan worden. TOESLAGVERLENING PENSIOENRECHTEN Om tijdens de opbouwtijd de opgebouwde pensioenaanspraken op een voldoende peil te houden, kan periodiek een toeslag verleend worden (ook wel indexatie genoemd). Bij een eindloonregeling gebeurt dit automatisch. De pensioenaanspraken zijn direct aan het salaris gerelateerd. Als het salaris stijgt, worden de in het verleden opgebouwde aanspraken opgehoogd. Bij een middelloonregeling is dit niet het geval. Toeslagverlening van de pensioenaanspraken bij deze regeling kan op veel manieren geschieden. Een toeslagregeling is voorwaardelijk of onvoorwaardelijk. Bij een voorwaardelijke toeslagregeling moet jaarlijks volgens de voorwaarden worden beoordeeld hoe de toeslag wordt. Bij een onvoorwaardelijke toeslag is van tevoren bekend hoe hoog de toeslag is (dit kan bijvoorbeeld een vast percentage of de stijging van het prijs- of loonindexcijfer zijn). Binnen deze vormen zijn er weer allerlei variaties mogelijk. De Nederlandsche Bank heeft ook regels gesteld voor de inhoud van de toeslagregeling (toeslagenmatrix). Volgens de regels van de financiële jaarverslaglegging (IFRS, RJ271) moeten veel ondernemingen met meer dan vijftig werknemers de pensioenverplichtingen op de balans vermelden. Dit zorgt voor veel administratieve rompslomp. Er zijn pensioenvormen waarbij de werkgever zijn pensioenverplichting niet op de balans hoeft te waarderen. Wilt u hier meer over weten, neemt u dan contact op met uw pensioenverzekeraar. Niet alleen worden gedurende de opbouwtijd de opgebouwde pensioenaanspraken verhoogd, ook de aanspraken van al uit dienst getreden werknemers en de ingegane pensioenuitkeringen kunnen worden geïndexeerd. Voor deze toeslagverlening geldt hetzelfde als hierboven is aangegeven, de toeslagverlening kan dus zowel voorwaardelijk als onvoorwaardelijk zijn. In de praktijk zal een onvoorwaardelijke toeslagrege68 Pensioensystemen 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 68 18-03-2009 09:36:23 Pensioen ling hierbij nagenoeg niet voorkomen. Reden hiervoor is dat een onvoorwaardelijke toeslag te kostbaar wordt door de plicht om volledig af te financieren. Ook hiervoor geldt dat grotere werkgevers alert moeten zijn op de nieuwe standaarden voor financiële verslaglegging. Veelgestelde vragen 1) Wat is voor mijn bedrijf het beste pensioensysteem? Om te bepalen welk pensioensysteem het meest geschikt is voor uw bedrijf, kunnen de volgende vragen als leidraad dienen: – Wat is het doel van de pensioenregeling: verzorging of beloning? – Wat zijn de wensen van het personeel? – Wat is uw budget? – Welke financiële risico’s bent u bereid te lopen? Wilt u geen enkel risico lopen, dan moet u voor een pensioensysteem kiezen waarbij de kosten vooraf goed te voorspellen en te beheersen zijn. In dat geval is een pensioenregeling op basis van het beschikbare premiesysteem interessant. Wilt u daarentegen uw medewerkers maximale zekerheid garanderen? Dan is een eindloonregeling voor uw bedrijf wellicht een betere oplossing. Het is ook mogelijk verschillende pensioensystemen te combineren. Een tegenwoordig veel voorkomende variant is dat alle werknemers deelnemen aan een collectieve basisregeling uitgaande van het eindloon- of middelloonsysteem. Daarnaast worden zij via een pensioenregeling gebaseerd op het beschikbare premiesysteem in de gelegenheid gesteld om vrijwillig extra pensioen op te bouwen om zo een hogere of eerder ingaande pensioenuitkering te bewerkstelligen. 2) Is het bij een beschikbare premieregeling altijd mogelijk om zelf beleggingskeuzes te maken? Nee, een werkgever kan zelf bepalen of er in de pensioenregeling beleggingsvrijheid is. Heeft een werkgever een regeling met beleggingsvrijheid? Dan is de pensioenuitvoerder in eerste instantie verantwoordelijk voor de beleggingen. De pensioenuitvoerder moet op een verantwoorde wijze beleggen. Een deelnemer kan de verantwoordelijkheid van de beleggingen overnemen (‘opting out’). In dat geval moet de pensioenuitvoerder de betreffende deelnemer hierover wel adviseren. Pensioensystemen 69 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 69 18-03-2009 09:36:23 Pensioen 3) Kan ik voor medewerkers die een sleutelpositie vervullen iets extra’s regelen? Ja, dat is heel goed mogelijk. Vaak regelt het ‘gewone’ pensioen een pensioenuitkering tot een bepaald maximumsalaris. Wilt u uw medewerkers met een hoger salaris een pensioen bieden waarmee ze hun huidige levensstandaard kunnen voortzetten? Dan biedt een excedentregeling die ook het hogere salaris verzekert, hiervoor de mogelijkheid. 70 Pensioensystemen 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 70 18-03-2009 09:36:23 Pensioen 3.4 FLEXIBELE PENSIOENELEMENTEN Binnen een pensioenregeling kunnen verschillende flexibele elementen worden gedefinieerd. 1) Vervroeging van pensioen Uitgangspunt is dat werknemers pas op 65-jarige leeftijd met pensioen gaan. De meest gebruikelijke instrumenten om eerder met pensioen te gaan, waren altijd VUT of prepensioen. Door de Wet VPL zijn deze mogelijkheden vervallen (zie paragraaf 3.2). Vervroeging van het pensioen betekent dat het pensioen actuarieel herrekend wordt waardoor de uitkering lager wordt ten opzichte van de reglementaire ingangsdatum. Eerder stoppen met werken heeft een aantal belangrijke consequenties voor de werknemer. Als er geen VUT- of prepensioenregeling is, moet er een behoorlijk financieel gat worden gedicht. Eerder stoppen met werken betekent in principe ook dat de pensioenopbouw stopt; de pensioenuitkering is lager en er is nog geen AOW-uitkering, want die gaat pas op 65-jarige leeftijd in. Ten slotte moet ook rekening worden gehouden met hogere sociale premies vóór het 65e jaar. 2) Uitstel van pensioen In de meeste pensioenregelingen is weinig geregeld over uitstel van de pensioendatum. In veel cao’s en arbeidsovereenkomsten is bovendien vastgelegd dat de arbeidsovereenkomst duurt tot de maand waarin de werknemer 65 jaar wordt. Op 65-jarige leeftijd eindigt de arbeidsovereenkomst meestal automatisch. Als de mogelijkheid van doorwerken na de pensioendatum wel in de pensioenregeling is opgenomen, kan de werknemer slechts doorwerken als u daarmee instemt. Bij uitstel van de pensioendatum doet zich het omgekeerde voor als bij vervroeging van de pensioendatum. Men kan in principe meer pensioen opbouwen (in beginsel tot maximaal 100%). En omdat de pensioenuitkering later ingaat dan vooraf voorzien (uiterlijk met 70 jaar), pakt de uitkering uiteindelijk hoger uit. Bovendien ontvangt degene die kiest voor uitstel van zijn pensioen, wel vanaf 65 jaar zijn AOWuitkering. 3) Deeltijdpensionering Ook kunt u een vorm van deeltijdpensioen invoeren. Oudere werknemers krijgen op die manier de kans om het iets rustiger aan te doen, terwijl toch hun ervaring en expertise voor uw bedrijf behouden blijven. Deeltijdpensioen (bijvoorbeeld vanaf 62 jaar) is uiteraard veel eenvoudiger te financieren dan een volledig prepensioen. Bovendien is het een uitstekend instrument voor uw ouderenbeleid. Flexibele pensioenelementen 71 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 71 18-03-2009 09:36:24 Pensioen 4) Keuzerecht partnerpensioen In vrijwel alle pensioenregelingen is standaard een partnerpensioen verzekerd, ook voor mensen die geen partner hebben of die geen partnerpensioen nodig hebben. De verplichte verzekering van een partnerpensioen stuitte echter op steeds meer bezwaren. Daarom is sinds 1 januari 2002 wettelijk geregeld dat, als er een partnerpensioen is opgenomen in de pensioenregeling, met uitzondering van een partnerpensioen op risicobasis, werknemers bij pensioeningang moeten kunnen kiezen voor ofwel dat partnerpensioen of voor een hoger of eerder ingaand ouderdomspensioen. Als een deelnemer besluit het partnerpensioen in te ruilen voor een hoger of eerder ingaand ouderdomspensioen, dan is de instemming van de partner daarvoor vereist. Dat geldt voor gehuwden en voor geregistreerde en ongeregistreerde partners. Voorwaarde is wel dat de partner aangemeld is bij de pensioenuitvoerder. 5) Variabel maken van de pensioenuitkering van ouderdomspensioen De wet maakt het mogelijk dat pensioenuitkeringen in hoogte variëren. Dat kan voor werknemers een aantrekkelijke optie zijn omdat dat beter aansluit bij hun persoonlijke situatie. Een gepensioneerde werknemer zal wellicht de eerste jaren een hoger pensioen willen hebben en heeft na een aantal jaren genoeg aan een lager pensioen. De Belastingdienst stelt wel grenzen aan de variabilisering. De hoogste en laagste uitkering mogen niet meer verschillen dan 100:75 na 65 jaar. Daarmee wordt voorkomen dat in de eerste jaren voor zo’n hoge uitkering wordt gekozen dat er op latere leeftijd een heel lage uitkering overblijft. Het is daarnaast mogelijk voor werknemers die vóór hun 65e jaar met pensioen willen, een hoger pensioen aan te kopen om het gemis aan AOW te compenseren. In dat geval mag de hoogste en laagste uitkering wél meer verschillen dan 100:75. 6) Demotie Een zuivere eindloonregeling heeft nadelige gevolgen als een medewerker het aan het einde van zijn loopbaan wat rustiger aan wil doen en naar een lagere functie met een lager salaris gaat (demotie). In een zuivere eindloonregeling wordt pensioen immers afgeleid van dat laatste, lagere salaris. Om dit te voorkomen, is het toegestaan bij demotie de opbouw van het pensioen op het oude salarisniveau voort te zetten, indien de demotie binnen tien jaar vóór de pensioenopbouw plaatsvindt. Hoewel het salaris dan omlaag is gegaan, blijft het pensioen gebaseerd op het hogere salaris dat verdiend werd in de vorige functie. 72 Flexibele pensioenelementen 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 72 18-03-2009 09:36:24 Pensioen 7) Vrijwillige pensioenaanvulling Deze vorm van investeren in pensioen wordt steeds belangrijker. Zeker nu de overheid allerlei andere manieren om voor later te sparen, bijvoorbeeld om eerder te stoppen met werken, rigoureus heeft ingeperkt. U kunt werknemers, via de pensioenuitvoerder, de mogelijkheid bieden vrijwillig de pensioenvoorziening aan te vullen. De werknemer kan dan zelf een extra financiële bijdrage betalen om daarmee extra pensioenaanspraken te krijgen. Flexibele pensioenelementen 73 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 73 18-03-2009 09:36:24 Pensioen 3.5 AANVULLENDE VOORZIENINGEN VOOR NABESTAANDEN Als een werknemer overlijdt, bent u verplicht een overlijdensuitkering aan de nabestaanden te verstrekken. De overlijdensuitkering op grond van het Burgerlijk Wetboek is gelijk aan het loonbedrag dat een werknemer zou hebben verdiend vanaf de dag na het overlijden tot en met een maand na de dag van overlijden. Had de werknemer op het moment van overlijden recht op een ziekte- of arbeidsongeschiktheidsuitkering, dan neemt het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) de verplichting over om een overlijdensuitkering te betalen. U mag deze uitkering in mindering brengen op de door u te betalen overlijdensuitkering. Uw plicht een overlijdensuitkering te verstrekken, bestaat alleen als er sprake was van een echte arbeidsovereenkomst. Als er alleen een overeenkomst tot opdracht bestond, zoals veelal het geval bij freelancewerkzaamheden, bestaat die plicht niet. Onder voorwaarden kan er mogelijk wel een aanspraak bestaan op een overlijdensuitkering krachtens de Ziektewet, te verstrekken door UWV. Bij uitzendkrachten moet het uitzendbureau de overlijdensuitkering betalen. Uw cao bevat eventuele bepalingen over het overlijden van de werknemer. ONBELASTE VERGOEDING Van de fiscus mag u bij overlijden van de werknemer (maar ook het overlijden van zijn partner of een van de kinderen) maximaal driemaal het maandloon onbelast uitbetalen. Onder maandloon wordt verstaan het brutoloon plus andere vast overeengekomen beloningen (bijvoorbeeld vakantiebijslag, dertiende maand). Bijzondere beloningen en tantièmes blijven buiten beschouwing. Het onbelaste bedrag moet wel in één keer worden betaald. NABESTAANDENUITKERING Als de werknemer overlijdt, kan de partner recht hebben op een uitkering op basis van de Algemene nabestaandenwet (Anw). Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen gehuwden, geregistreerde partners of samenwonenden. 74 Aanvullende voorzieningen voor nabestaanden 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 74 18-03-2009 09:36:24 Pensioen Nabestaanden hebben recht op een nabestaandenuitkering als zij: – kinderen jonger dan 18 jaar te verzorgen hebben (de uitkering eindigt als het jongste kind 18 jaar wordt); of – voor ten minste 45% arbeidsongeschikt zijn; of – vóór 1 januari 1950 geboren zijn. Mensen die na 31 december 1949 geboren zijn en niet voldoen aan de eerste of tweede voorwaarde, hebben dus geen recht op een Anw-uitkering (tenzij als gevolg van het overlijden een kind jonger dan 18 jaar bij de nabestaande komt wonen). De uitkering voor nabestaanden is inkomensafhankelijk. Dat wil zeggen dat inkomen uit arbeid of een sociale uitkering van de nabestaandenuitkering wordt afgetrokken. Van inkomen uit arbeid blijft een deel buiten beschouwing (50% van het minimumloon plus een derde deel van het meerdere). Inkomen in verband met arbeid (uitkeringen) wordt er geheel van afgetrokken. In de onderstaande tabel is af te lezen welk recht op een uitkering bestaat (cijfers 1 januari 2009). De nabestaande is na 1950 geboren, verzorgt nog een minderjarig kind en het brutoinkomen per maand bedraagt: – Meer dan € 667,50 Gedeeltelijke nabestaandenuitkering en halfwezenuitkering – Minder dan € 667,50 Volledige nabestaandenuitkering en halfwezen-uitkering De nabestaande is na 1950 geboren, is voor Gedeeltelijke nabestaandenuitkering meer dan 45% arbeidsongeschikt en heeft een uitkering Maximale wettelijke Anw-uitkering per 1 januari 2009 (exclusief tegemoetkoming van € 16,78 per maand. Bruto per maand Bruto vakantieuitkering per maand excl. tegemoetkoming € 68,22 € 19,48 € 21,83 € 32,75 € 43,66 Nabestaandenuitkering Halfwezenuitkering Wezenuitkering tot 10 jaar Wezenuitkering van 10 tot 16 jaar Wezenuitkering van 16 tot 21/27 jaar* € 1.068,98 € 244,26 € 342,07 € 513,11 € 684,15 * Wezen die vóór 30 juni 1980 zijn geboren, hebben maximaal tot hun 27e recht op een uitkering. Aanvullende voorzieningen voor nabestaanden 75 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 75 18-03-2009 09:36:24 Pensioen In veel gevallen zal de wet bij overlijden geen uitkering verstrekken omdat niet aan de voorwaarden wordt voldaan. In collectieve pensioenregelingen wordt vaak nog steeds verondersteld dat de partner een basisuitkering krijgt van de overheid. In individuele gevallen zal dus behoefte zijn aan een vervangende basisverzekering voor het geval de overheid niet uitkeert (Anw-hiaatverzekering). Checklist nabestaandenvoorziening Een goed partnerpensioen geeft zekerheid. U kunt dit op verschillende manieren voor uw medewerkers regelen. Stel uzelf de volgende vragen: – Zijn er werknemers bij mij in dienst met een partner en/of kinderen? – Kies ik voor een nabestaandenvoorziening als onderdeel van de pensioenregeling of voor een aparte ‘losstaande’ nabestaandenvoorziening? – Ben ik bereid de verzekering van inkomenszekerheid bij overlijden (gedeeltelijk) te subsidiëren? – Wil ik mijn werknemers ook de mogelijkheid bieden een regeling te treffen voor het geval hun partner overlijdt? Veelgestelde vragen 1) Wat gebeurt er als een zieke of arbeidsongeschikte werknemer overlijdt? In dat geval betaalt UWV een overlijdensuitkering aan de nabestaanden. Deze overlijdensuitkering van UWV is in beginsel onbelast. De belastingvrijstelling geldt voor het totaal van de door u en UWV betaalde bedragen. U mag in dit geval derhalve maximaal driemaal het maandloon min de overlijdensuitkering van UWV uitkeren. 2) In welke gevallen wordt een Anw-uitkering gekort? Als de nabestaande inkomen heeft uit arbeid (loon) of in verband met arbeid (WW-, WAO- of WIA-uitkering), wordt dat geheel of gedeeltelijk in mindering gebracht op de Anw-uitkering. Vermogen en inkomsten uit vermogen worden ongemoeid gelaten, evenals een partnerpensioen via de werkgever. 3) Wat bedoelt men met het Anw-hiaat? Als er gesproken wordt over het Anw-hiaat, dan duidt men op de inkomensachteruitgang die het gevolg is van de vervanging per 1 juli 1996 van de Algemene Weduwen- en Wezenwet (AWW) door de Algemene nabestaandenwet. De gedachte hierachter was dat een uitgebreide volksverzekering als de AWW niet langer nodig is omdat overlijdensrisico’s goed te verzekeren zijn bij private verzekeraars. 76 Aanvullende voorzieningen voor nabestaanden 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 76 18-03-2009 09:36:25 Pensioen 4) Is het Anw-hiaat voor iedereen even groot? Nee, dit is afhankelijk van de persoonlijke situatie. Van belang is bijvoorbeeld de leeftijd van het jongste kind, maar ook het inkomen van de achterblijvende partner. 5) Wat is het fiscale voordeel voor de werknemer als hij via de werkgever deelneemt aan een Anw-hiaatverzekering? De door de werknemer verschuldigde premies worden maandelijks ingehouden op zijn brutoloon, dus dit kost de werknemer netto minder. Aanvullende voorzieningen voor nabestaanden 77 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 77 18-03-2009 09:36:25 Pensioen 3.6 DOORWERKEN NA 65-JARIGE LEEFTIJD Werkgevers nemen vaak de bepaling op dat de arbeidsovereenkomst van de werknemer van rechtswege afloopt bij het bereiken van de 65-jarige leeftijd. Ook veel cao’s kennen zo’n bepaling. Maar de pensioenregeling kan bepalen dat werknemers langer mogen doorwerken en later met pensioen gaan, met eventueel als voorwaarde dat dit alleen kan als de werkgever hiermee instemt. Bij uitstel van pensionering doen zich de omgekeerde effecten van vervroegde pensionering voor (zie paragraaf 3.4). Het ‘levert geld op’ voor de werknemer (zie paragraaf 2.1). Door het uitstellen van het pensioen stijgt de uitkering. Dit is ongeveer 9% voor ieder jaar dat het pensioen wordt uitgesteld. Ook is het mogelijk dat de werknemer nog pensioen opbouwt. De ingangsdatum van het pensioen mag uitgesteld worden tot uiterlijk de 70e verjaardag, als deze mogelijkheid in de pensioenregeling is opgenomen. Werknemers die vallen onder de prepensioenovergangsregeling, hebben zonder meer recht om later te stoppen met werken. Vanaf 2009 worden werknemers vanaf de 62-jarige leeftijd met de doorwerkbonus beloond als zij blijven werken. De doorwerkbonus is een heffingskorting: een korting op de te betalen belasting. De omvang van de doorwerkbonus is een percentage van het inkomen boven € 8.860,- en tot maximaal € 54.776,-. Bonus per persoon vanaf 2009, in percentages 62 5% 63 7% 64 10% 65 2% 66 2% 67 en ouder 1% DEELTIJDPENSIOEN Soms biedt de pensioenregeling de mogelijkheid in deeltijd met pensioen te gaan. Dan kan de werknemer voor een gedeelte van de werkweek het pensioen laten ingaan en het andere gedeelte blijven werken. Veelgestelde vragen 1) Eindigt het arbeidscontract van rechtswege als de werknemer 65 wordt? Nee. Dit is alleen het geval als deze beëindiging is overeengekomen in de arbeidsovereenkomst of cao. De meeste werkgevers kennen wel zo’n regeling. 2) Mag de werknemer het pensioen uitstellen? Veel (maar niet alle) pensioenregelingen kennen de mogelijkheid dat het pensioen later ingaat als je ook langer doorwerkt. Het pensioen wordt dan hoger. Oudere deelnemers die op basis van het overgangsrecht nog 78 Doorwerken na 65-jarige leeftijd 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 78 18-03-2009 09:36:25 Pensioen een pensioenregeling hebben met een eerdere pensioenleeftijd of met prepensioen, hebben in elk geval het recht hun pensioen uit te stellen. 3) Moet ik rekening houden met de doorwerkbonus bij het uitbetalen van het loon? Nee, de doorwerkbonus wordt toegepast in de aangifte inkomstenbelasting van de werknemer. De werknemer zal dus een aangifte moeten indienen. Wet- en regelgeving Algemene nabestaandenwet Burgerlijk Wetboek, art. 7:646 en 7:647 Burgerlijk Wetboek, art. 7:674 en 7:675 Pensioenwet Vierde EG-richtlijn Wet aanpassing fiscale behandeling VUT/prepensioen en introductie levensloopregeling (Wet VPL) Wet betreffende verplichte deelneming in een bedrijfstakpensioenfonds Wet fiscale behandeling pensioenen Wet gelijke behandeling mannen en vrouwen, o.a. art. 2 Wet op de loonbelasting 1964 Uitvoeringsbesluit loonbelasting 1965 Bedrijfspensioenreglement Cao Belangrijke wijzigingen ten opzichte van 2008 – Pensioenfondsen en verzekeraars zijn verplicht vanaf 2009 werknemers en gepensioneerden te informeren in hoeverre aanspraken of rechten meegroeien met de gestegen prijzen. Voor pensioenregelingen met beleggingsmogelijkheden geldt zorgplicht. Een extra belastingkorting, de doorwerkbonus, voor de 62-plusser die doorwerkt. – – Relevante boeken Beek, J. van, De nieuwe Pensioenwet, Kluwer Doornik, P.F. e.a., Antwoordenboek Pensioenen, Kluwer C. Dekkers (MFP FFP) en dr. S. Terwee (MFP), Praktijkgids Pensioenen 2008, Kluwer Schuurman, B.G.J., Wet Fiscale behandeling van pensioen in de praktijk, Doorwerken na 65-jarige leeftijd 79 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 79 18-03-2009 09:36:25 Pensioen Reed Business Information Stevens, L.G.M., Pensioen in de loonsfeer, Kluwer Stevens, L.G.M., Belastingpraktijkboek voor de werkgever, Kluwer Elsevier Pensioen Almanak, Reed Business Information Dommerholt, M., Tekst & Commentaar Pensioenrecht, Kluwer Relevante internetsites www.centraalbeheer.nl www.kennisring.nl www.opf.nl www.belastingdienst.nl www.pensioenkijker.nl www.svb.nl www.tql.nl www.vb.nl www.verzekeraars.nl 80 Doorwerken na 65-jarige leeftijd 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 80 18-03-2009 09:36:25 HOOFDSTUK 4 ZORG & VERZUIM 4.1 ZIEKTE 4.2 ZIEKTEKOSTEN 4.3 ARBEIDSONGESCHIKTHEID ALS EEN WERKNEMER ZIEK WORDT, BENT U VERPLICHT HET LOON (GEDEELTELIJK) DOOR TE BETALEN. DAARNAAST MOET U ALLES IN HET WERK STELLEN OM HET ZIEKTEVERZUIM ZOVEEL MOGELIJK TE BEPERKEN EN TE VOORKOMEN DAT DE ZIEKE WERKNEMER IN DE WET WERK EN INKOMEN NAAR ARBEIDSVERMOGEN (WIA) TERECHTKOMT. MET NAME DOOR RE-INTEGRATIE, ZOWEL BINNEN ALS BUITEN HET EIGEN BEDRIJF. OOK DE WERKNEMER HEEFT HIERIN EEN DUIDELIJKE EIGEN VERANTWOORDELIJKHEID. DE WIA GAAT UIT VAN DE MOGELIJKHEDEN VAN DE WERKNEMER EN STIMULEERT DAAROM DAT WIE KAN WERKEN, DAT OOK DOET. Naast deze wettelijke verplichtingen kunt u uw werknemers tegemoetkomen door een collectieve zorgverzekering te sluiten. Komt een werknemer uiteindelijk toch in de WIA, dan kunt u op grond van een cao verplicht zijn de uitkering aan te vullen gedurende een bepaalde periode. U kunt ook een verzekering sluiten voor uw werknemers om de financiële achteruitgang (gedeeltelijk) op te vangen. Verder bent u verplicht om voor werknemers die (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt zijn (ander) passend werk te zoeken. Zorg & verzuim 81 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 81 18-03-2009 09:36:25 Zorg & verzuim 4.1 ZIEKTE Met de Wet uitbreiding loondoorbetalingsplicht bij ziekte (Wulbz) is de Ziektewet grotendeels geprivatiseerd en moeten werkgevers zelf de kosten van het ziekteverzuim dragen. Met ingang van 1 januari 2004 is de loondoorbetalingsplicht bij ziekte uitgebreid van één naar twee jaar. De wet bepaalt dat wanneer een werknemer ziek wordt, u gedurende 104 weken ten minste 70% van het (gemaximeerde) jaarloon moet doorbetalen. In totaal dus ten minste 140% van het (gemaximeerde) jaarloon. Voor het eerste ziektejaar geldt bovendien dat deze loondoorbetaling minimaal het wettelijk minimumloon moet bedragen. De verplichting om minimaal het wettelijk minimumloon te betalen geldt niet in het tweede ziektejaar. De werknemer die hierdoor onder het bestaansminimum komt, kan zich wenden tot Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) voor aanvulling op grond van de Toeslagenwet. Bij de berekening van het loon tijdens ziekte geldt een maximumdagloon. Het maximumdagloon voor de berekening van de Ziektewet-, WAO-, WIA- en WW-uitkeringen is per 1 januari 2009 vastgesteld op € 183,15. De wettelijke loondoorbetalingsverplichting is dus gemaximeerd tot 70% van € 183,15 = € 128,21 per dag. In veel gevallen is in de cao of arbeidsovereenkomst afgesproken dat het loon wordt aangevuld. Dat wordt de bovenwettelijke aanvulling genoemd. Veel cao’s bevatten nadere regelingen over de loondoorbetaling gedurende de eerste twee ziektejaren. De sociale partners hebben afgesproken dat de loondoorbetaling over de eerste twee ziektejaren beperkt wordt tot in totaal 170% van het loon (deze verplichting geldt alleen op cao-niveau). Doel is zieke werknemers een extra impuls te geven weer zo snel mogelijk aan de slag te gaan. In het eerste ziektejaar is het gebruikelijk 100% van het loon door te betalen en gedurende het tweede ziektejaar 70%. Maar u kunt ook besluiten beide ziektejaren slechts 70% aan de werknemer te betalen (mits een eventuele cao niet anders bepaalt). De periode waarin u loon moet doorbetalen, begint – behoudens eventueel toepasselijke (maximaal twee) wachtdagen – op de eerste ziektedag. Perioden van ziekte die elkaar met een onderbreking van minder dan vier weken opvolgen, worden samengeteld. 82 Ziekte 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 82 18-03-2009 09:36:25 Zorg & verzuim De verplichting tot loondoorbetaling bij ziekte geldt ook voor werknemers van 65 jaar en ouder. Werkgevers kunnen zich daarvoor niet bij alle verzekeringsmaatschappijen verzekeren. De meeste verzekeraars sluiten zich namelijk aan bij het systeem van sociale zekerheid, dat stopt bij 65 jaar. Om deze risico’s te beperken wordt vaak gekozen voor een constructie via een uitzendbureau. WET VERBETERING POORTWACHTER Per 1 april 2002 is de Wet verbetering poortwachter ingevoerd. Doelstelling van deze wet is het verminderen van langdurig ziekteverzuim en instroom in de arbeidsongeschiktheidsregelingen door actief en effectief ingrijpen. De Wet verbetering poortwachter voorziet in strenge spelregels ten aanzien van de verzuimbegeleiding en strenge sancties als deze spelregels onvoldoende worden nageleefd. De spelregels zijn onder meer vastgelegd in de ‘Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar’ en gelden als minimumnormen voor werkgevers en werknemers om aan hun re-integratieverplichtingen te voldoen. Deze normen en andere aanbevolen acties in het te volgen traject zijn hier kort samengevat: – dag 1: U stelt vast of de werknemer recht heeft op loondoorbetaling (wellicht gelden één of twee wachtdagen), of er mogelijkheden zijn de werknemer passend werk aan te bieden. Verder bent u verplicht iedere ‘ziekmelding’ zo snel mogelijk, in ieder geval binnen een week, door te geven aan uw bedrijfsarts of arbodienst. Denk ook aan melding bij uw verzekeringsmaatschappij. – dag 4: U moet uiterlijk op dag 4 de ziekmelding van werknemers die recht hebben op ziekengeld op grond van de Ziektewet (zie verderop bij Ziektewetuitkering) doorgeven aan UWV. Dit staat echter los van de Wet verbetering poortwachter met betrekking tot de loondoorbetalingsverplichting. – week 6: De bedrijfsarts heeft een probleemanalyse en re-integratieadvies opgesteld als verwacht wordt dat het verzuim langdurig is. – week 8: Op basis van de probleemanalyse stellen werkgever en werknemer samen een plan van aanpak op. Dit plan van aanpak moet uiterlijk twee weken na de probleemanalyse gereed zijn. Onderdeel van het plan van aanpak is het benoemen van een casemanager. – iedere 6 weken: Overleg tussen de arbodienst of bedrijfsarts, de werknemer, de werkgever en eventueel de casemanager over de voortgang. Verslaglegging in reintegratiedossier. Ook eventuele andere medische hulpverleners kunnen bij dit overleg worden betrokken. – week 42: Ziekmelding aan UWV. U ontvangt een vragenlijst van UWV waaruit u kunt afleiden of u nog verdere actie moet ondernemen. Ziekte 83 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 83 18-03-2009 09:36:26 Zorg & verzuim Vanaf 1 november 2008 geldt voor overtreding een boete van maximaal € 455,- per werknemer. Verder vervalt de verplichte hersteldmelding vanaf 1 november 2008. Op een te late ziekmelding kan een sanctie vanuit UWV volgen. – week 44: UWV stuurt een alerteringsbrief naar de werkgever en de werknemer. In deze brief worden de partijen gewezen op de verplichte evaluatie van de re-integratie-inspanningen in het eerste ziektejaar en de mogelijkheden voor re-integratie. – week 46-52: U stelt samen met de werknemer de eerstejaarsevaluatie op. – week 86: U stelt samen met de werknemer een verslag van de re-integratieinspanningen op. – week 87: De werknemer ontvangt een WIA-aanvraagformulier van UWV. U ontvangt het verzoek van UWV om loongegevens aan te leveren. – week 90: De laatste week om tijdig de WIA-aanvraag bij UWV in te dienen. De werknemer stuurt het re-integratieverslag mee met de uitkeringsaanvraag. – week 91: UWV beoordeelt vanaf week 91 of er voldoende re-integratieinspanningen zijn verricht en of de werknemer recht heeft op een WIA-uitkering. Als een werknemer niet meewerkt aan het re-integratietraject, verwacht UWV dat u initiatief neemt om de werknemer te stimuleren. In zeer ernstige gevallen is het voor u zelfs mogelijk het arbeidscontract met de werknemer te beëindigen. Hieraan zijn wel strikte voorwaarden verbonden. Eerst moeten alle andere mogelijkheden om de werknemer tot medewerking te bewegen (waarschuwing, berisping, opschorten en stopzetten van de loondoorbetaling) zijn uitgeput. Bovendien dient het UWV WERKbedrijf, dat over de ontslagaanvraag oordeelt, advies in te winnen bij UWV. SANCTIES Als UWV de re-integratie-inspanningen onvoldoende acht, kan het een sanctie opleggen. 1) U kunt worden geconfronteerd met een verlengde loondoorbetaling van maximaal 52 weken. Dat betekent dat u geen twee, maar maximaal drie jaar loon moet doorbetalen. 2) De ontslagbescherming houdt gelijke tred met de opgelegde sanctie van UWV. Moet u in totaal drie jaar loon doorbetalen, dan kunt u ook pas na het derde jaar uw werknemer ontslaan. De werknemer kan te maken krijgen met een (tijdelijke) korting of weigering van de WIA-uitkering als UWV oordeelt dat zijn medewerking aan het re-integratieproces onvoldoende is geweest. 84 Ziekte 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 84 18-03-2009 09:36:26 Zorg & verzuim UITSTELMOGELIJKHEID ARBEIDSONGESCHIKTHEIDSKEURING Het is mogelijk op gezamenlijk verzoek van werkgever en werknemer de wachttijd voor de arbeidsongeschiktheidsuitkering te verlengen. De keuring kan dan worden uitgesteld, terwijl uw loondoorbetalingsplicht van kracht blijft. Er geldt geen maximum meer voor vrijwillig uitstel van de arbeidsongeschiktheidskeuring. Uitstel van de arbeidsongeschiktheidskeuring kan interessant zijn als re-integratie van de zieke werknemer op korte termijn wordt verwacht en het uitkeringstraject alleen maar tot vertraging van de werkhervatting zou kunnen leiden. SECOND OPINION Zowel de werknemer als u kan een second opinion aanvragen over de volgende vragen: 1) of een werknemer al dan niet ziek is (en of er dus loon moet worden doorbetaald); 2) of er wel of niet passende arbeid aanwezig is; 3) of u of de werknemer zich wel voldoende heeft ingespannen voor re-integratie. Een second opinion van UWV is geen bindende uitspraak, maar u staat hiermee wel sterker in een eventuele procedure bij een kantonrechter. Checklist attentiepunten bij ziekte – De werknemer moet zich ‘s ochtends volgens uw eigen voorschriften ziek melden. U meldt de zieke werknemer bij de arbodienstverlener voor registratie en controle. – Als de werknemer zich niet aan de controlevoorschriften houdt, mag u de loondoorbetaling (na een waarschuwing) opschorten. Zet de voorschriften waaraan men zich moet houden en de sancties op papier en stel werknemers hiervan op de hoogte. Als de werknemer achteraf kan aantonen dat hij een goede reden had voor het niet naleven van controlevoorschriften, moet het loon alsnog met terugwerkende kracht worden betaald. Geef duidelijk aan dat medische gegevens uitsluitend aan de begeleidende bedrijfsarts hoeven te worden verstrekt. Wijs op de mogelijkheid van een deskundigenoordeel bij UWV. – Meld zwangerschapsverlof apart aan UWV. Informeer de werkneemster over haar rechten en plichten. – Als de bedrijfsarts voorziet dat het verzuim lang zal duren, adviseert hij na zes weken of eerder over de mogelijkheden tot herstel en werkhervatting (afhankelijk van de gemaakte afspraken voor verzuimbegeleiding). – U maakt samen met de werknemer een plan van aanpak voor herstel en re-integratie, op basis van het bedrijfsartsadvies. Dit plan wordt regelmatig geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. Als er echt geen mogelijkheden zijn voor terugkeer op het werk maakt u ook zo’n plan, alleen minder uitgebreid. Ziekte 85 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 85 18-03-2009 09:36:26 Zorg & verzuim – – – – – – In het plan van aanpak maakt u afspraken over het casemanagement voor de uitvoering van het plan en de onderlinge contacten met de diverse betrokkenen. De casemanager kan iemand zijn binnen de organisatie, bijvoorbeeld de leidinggevende, of iemand van P&O. Het kan ook iemand van buiten de organisatie zijn, zoals een medewerker van de arbodienstverlener of iemand van het re-integratiebedrijf. Uiterlijk met 42 weken ziekte moet de verplichte ziekmelding bij UWV plaatsvinden (niet eerder en niet later). Hierdoor hoeven werkgevers minder vaak een werknemer ziek te melden en zal dit aanzienlijk in administratieve lasten schelen. Sanctie: de eventuele WIA-uitkering schuift op, waardoor uw loondoorbetalingsplicht langer blijft bestaan. U legt een re-integratiedossier aan waarin onder meer alle gemaakte afspraken en ondernomen activiteiten gericht op herstel en re-integratie zijn vermeld. U evalueert in de achtste maand samen met de werknemer de re-integratieinspanningen tot dat moment. Zo nodig wijzigt u het plan van aanpak. De werknemer dient na 21 maanden het re-integratieverslag samen met de WIA-aanvraag in bij UWV. Het Uitvoeringsinstituut beoordeelt op basis van het verslag of u genoeg heeft gedaan om de werknemer te re-integreren, en of de werknemer voldoende heeft meegewerkt aan re-integratie. Als dat niet het geval is, kunt u verplicht worden het loon nog maximaal 52 weken door te betalen. U kunt samen met de zieke werknemer een verzoek indienen bij UWV om de wachttijd voor de WIA te verlengen. De loondoorbetalingsplicht blijft tijdens de verlengde wachttijd van kracht. Stel een verzuimprotocol op, met regels waar de werknemer zich aan moet houden in geval van ziekte. Maak dit protocol bekend aan de werknemers. MOGELIJKE AFWIJKINGEN BIJ LOONDOORBETALING 1) Van de wettelijk verplichte doorbetaling van loon mag in principe niet ten nadele van de werknemer worden afgeweken. Er is echter één uitzondering op deze regel: de wet biedt de mogelijkheid dat de eerste twee ziektedagen (per ziektegeval) voor rekening van de werknemer komen. Dit staat ook in sommige cao’s. Als u zelf niet onder een cao valt, kunt u in de arbeidsovereenkomst afspraken maken over één of twee wachtdagen. De afspraak moet schriftelijk worden vastgelegd. 2) U kunt ook schriftelijk afspreken dat een werknemer (bovenwettelijke) vakantiedagen inlevert bij ziekte. Daarbij geldt echter wel dat hij ten minste het wettelijk minimumaantal vakantiedagen behoudt. Dit is viermaal het aantal werkdagen per week. 86 Ziekte 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 86 18-03-2009 09:36:26 Zorg & verzuim 3) De wettelijke loondoorbetalingsverplichting is een minimumverplichting: afwijking ten gunste van de werknemer mag wel. Veel cao’s en arbeidsovereenkomsten bevatten een doorbetalingsverplichting van meer dan 70% voor het eerste jaar. Dat is de bovenwettelijke uitkering. Een volledige doorbetaling is gebruikelijk. De sociale partners hebben afgesproken dat de loondoorbetaling gedurende de totale loondoorbetalingsperiode beperkt blijft tot 170%. De meeste cao’s zijn hieraan aangepast. Hiervan wordt een extra impuls verwacht om weer aan het werk te gaan. 4) Ten slotte is er de mogelijkheid dat uw zieke werknemer niet meewerkt aan re-integratie door bijvoorbeeld aangeboden passend werk niet te verrichten, niet mee te werken aan redelijke voorschriften gericht op het verrichten van passende arbeid of niet mee te werken aan het opstellen, evalueren en bijstellen van een plan van aanpak. In dat geval mag de loondoorbetaling tijdelijk stopgezet worden mits een voorafgaande waarschuwing daartoe niet tot succes heeft geleid. Het niet meewerken aan voorschriften of het weigeren van verrichten van bijvoorbeeld passende arbeid kan leiden tot volledige stopzetting van de loondoorbetaling en uiteindelijk in sommige gevallen zelfs tot het ontslag van de werknemer. VERZEKERING VAN DE FINANCIËLE GEVOLGEN Het is mogelijk een verzekering te sluiten om u te verzekeren tegen de financiële gevolgen van Wulbz. Elk bedrijf kan zijn werknemers onder een collectief contract verzekeren, ongeacht de grootte van het bedrijf. Omdat het een collectieve verzekering is, vallen nieuwe werknemers automatisch onder de dekking. Als u een verzekering wilt sluiten, moet u wel inzicht geven in de verzuimcijfers van uw organisatie. U kunt voor een uitgebreide verzekering kiezen waarbij het individuele ziektewetrisico van iedere werknemer binnen de collectiviteit is verzekerd. Deze verzekeringsvorm (de conventionele verzekering) is met name geschikt voor kleinere bedrijven. Het is ook mogelijk een minder uitgebreide verzekering te nemen waarbij de verzekeraar pas uitkeert als het schadebedrag (de jaarkosten van het ziekteverzuim) boven een van tevoren vastgesteld jaarbedrag uitkomt. De uitkering is dan gelijk aan het verschil tussen het schadebedrag en het vastgestelde jaarbedrag. Deze verzekeringsvorm wordt de ‘stop loss-verzekering’ genoemd. De kosten van de verzekering komen voor uw rekening en zijn als bedrijfskosten aftrekbaar. ZIEKTEWETUITKERING U bent verplicht het loon van zieke werknemers twee jaar lang door te betalen als zij een arbeidsovereenkomst hebben. Maar voor werknemers met een tijdelijke arbeidsovereenkomst van wie het arbeidscontract tijdens deze ziekteperiode afloopt, geldt Ziekte 87 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 87 18-03-2009 09:36:26 Zorg & verzuim de Ziektewet (ZW). UWV betaalt dan het ziekengeld vanaf het moment dat de werknemer niet meer bij u in dienst is. De Ziektewet voorziet eveneens in een uitkering voor de volgende groepen: – uitzend- en oproepkrachten; – thuiswerkers zonder arbeidsovereenkomst; – stagiairs; – zieke werklozen; – vrouwen van wie de ziekte verband houdt met hun zwangerschap; – vrijwillig verzekerden; – personen die een orgaan doneren; – ex-arbeidsongeschikten die het werk hervatten en dan ziek worden. U moet voor tijdelijke werknemers die langer dan zes weken ziek zijn voordat hun contract afloopt wel een re-integratieverslag maken en dat aan de werknemer verstrekken. Werknemers die in het weekeinde werken en ziek worden op zaterdag of zondag krijgen minder ziekengeld dan uitzendkrachten die alleen op doordeweekse dagen werken en op deze dagen ziek worden. Deze onbillijkheid wordt verleden tijd door de indiening van een wetswijziging inzake de Ziektewet. Deze wijzigingen worden waarschijnlijk per 1 april 2009 van kracht. Hierdoor wordt ongeacht de dag ziekengeld uitgekeerd. NAWERKING VAN DE VERZEKERING Voor het recht op een Ziektewetuitkering is het vereist dat iemand op de eerste dag dat hij ziek is, verzekerd is. Als dat niet het geval is, kan de nawerkingsbepaling van belang zijn. Deze bepaling heeft vooral betekenis voor arbeidskrachten die niet werkzaam zijn op basis van een doorlopende arbeidsovereenkomst. Nawerking van de verzekering wil zeggen dat iemand van wie de verzekering eindigt, nog gedurende een bepaalde periode aanspraak op een uitkering kan maken als hij na deze verzekeringsperiode ziek wordt. Nawerking is niet van toepassing op oproepkrachten die werken op basis van een nulurenovereenkomst of een andere vorm van een oproepovereenkomst met uitgestelde prestatieplicht. Zolang de arbeidsovereenkomst doorloopt, bent u verplicht bij ziekte loon door te betalen. De nawerking is nog wel van belang voor oproepkrachten die werken op basis van een voorovereenkomst. Bij een nulurenovereenkomst of oproepovereenkomst met uitgestelde prestatieplicht moet de werknemer aan de oproep gehoor geven. De werkgever heeft de verplichting de werknemer op te roepen als er werk is waar hij voor in aanmerking komt (deze clausule moet expliciet in de arbeidsovereenkomst zijn opgenomen!). Bij een voorovereenkomst daarentegen is de oproepkracht niet verplicht elke oproep aan te nemen en is de werkgever niet verplicht de oproepkracht op te roepen als hij werk voorhanden heeft. 88 Ziekte 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 88 18-03-2009 09:36:26 Zorg & verzuim Bij oproepkrachten die werken op basis van een overeenkomst met uitgestelde prestatieplicht kan een arbeidsovereenkomst ontstaan als de oproepkracht voor een langere periode volgens een zeer regelmatig arbeidspatroon tegen betaling arbeid heeft verricht. Doorgaans wordt een periode van minimaal drie maanden aangenomen, waarin de oproepkracht wekelijks, dan wel gedurende ten minste twintig uur in de maand tegen beloning heeft gewerkt. Er ontstaat dan een rechtsvermoeden van het bestaan van een arbeidsovereenkomst. In dat geval kan de werknemer aanspraak maken op loondoorbetaling voor het gemiddelde aantal uren dat hij over de voorgaande drie maanden heeft gewerkt en zich op het standpunt stellen dat een vast dienstverband is ontstaan. Deze referteperiode kan naar gelang de specifieke omstandigheden worden verlengd. Een en ander hangt af van de feitelijke situatie en de bijzondere omstandigheden van het geval. De hoogte van het loon wordt gebaseerd op het ‘rechtsvermoeden omtrent de omvang van de afgesproken arbeid’. Als u het hiermee niet eens bent, moet u dit vermoeden weerleggen. BEPALEN VAN HET AANTAL VERZEKERDE DAGEN Als u wilt nagaan of een werknemer door de nawerking nog onder de Ziektewet valt, moet u het aantal dagen berekenen dat hij verzekerd was in de twee maanden voordat zijn verzekering eindigde. Dat zijn in de eerste plaats de dagen waarop feitelijk gewerkt is. Het aantal uren dat op zo’n dag gewerkt is, is dan niet van belang. In de tweede plaats kan iemand ook op dagen dat hij niet gewerkt heeft — maar wel een arbeidsovereenkomst had en loon ontving, bijvoorbeeld op een snipperdag — verzekerd zijn. PRAKTISCHE PROBLEMEN MET OPROEPKRACHTEN EN FREELANCERS Bij oproepkrachten en andere flexibele arbeidskrachten kan onduidelijkheid bestaan over de vraag of zij in dienstbetrekking werkzaam zijn of niet. Is er sprake van een dienstverband, dan moet u bij ziekte loon doorbetalen, anders vallen zij onder het ‘vangnet’ van de Ziektewet en moeten zij een beroep doen op ziekengeld van UWV. UWV zal echter geen ziekengeld toekennen als twijfel bestaat over de vraag of de werknemer recht heeft op doorbetaling van loon. De oproepkracht zal dus meestal eerst een loonvordering bij u moeten indienen. Pas als deze vordering (eventueel bij de rechter) wordt afgewezen, zal hij een beroep op UWV kunnen doen. Het is daarom van belang dat als u besluit te werken met oproepkrachten de afspraken met de oproepkracht zeer duidelijk vast te leggen en aan te passen indien nodig, zodat de feitelijke situatie overeen blijft komen met de op papier vastgelegde afspraken tussen u en uw werknemer. Ziekte 89 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 89 18-03-2009 09:36:27 Zorg & verzuim ZWANGERE EN BEVALLEN MEDEWERKERS Als een vrouw ziek is als gevolg van de zwangerschap of bevalling moet u het loon doorbetalen, maar kunt u ziekengeld op basis van de Ziektewet claimen bij UWV. U moet wel vakantiegeld betalen over het loon. Een zwangere werkneemster heeft bij ziekte voorafgaand aan het zwangerschapsverlof recht op ziekengeld als deze ziekte verband houdt met de zwangerschap. Hetzelfde geldt als zij aansluitend aan het bevallingsverlof ziek is om een reden die verband houdt met de zwangerschap of de bevalling. Het ziekengeld kan doorlopen tot maximaal 104 weken na de bevalling. In al deze situaties is het ziekengeld 100% van het dagloon (ten hoogste het maximumdagloon van € 183,15). Het ziekengeld wordt toegekend vanaf de eerste dag van de ongeschiktheid tot de eerste dag na herstel (geen wachtdagen). Tijdens het zwangerschaps- en bevallingsverlof krijgt de werkneemster geen uitkering op grond van de Ziektewet, maar op grond van de Wet arbeid en zorg (ongeacht of ze ziek is). Veelgestelde vragen 1) Een medewerker hervat zijn werkzaamheden volledig in zijn eigen functie en wordt binnen vier weken weer ziek. Welk effect heeft dit op de loondoorbetalingsperiode van 104 weken? De loondoorbetalingsperiode begint in principe op de eerste ziektedag. Als de medewerker binnen vier weken weer ziek wordt, worden de ziekteperioden samengevoegd tot één periode. Uw loondoorbetalingsverplichting begint dan ook op de eerste dag van de totale ziekteperiode en niet opnieuw op de eerste dag van de tweede ziekteperiode. Deze samenvoeging van ziekteperioden vindt ook plaats als er verschillende oorzaken voor de ziektes zijn. Voorbeeld Uw medewerker wordt op 2 juni 2009 ziek en meldt zich op 16 juni weer beter. Op 29 juni 2009 meldt de medewerker zich opnieuw ziek. Dat is dus binnen vier weken en dit betekent dat uw loondoorbetalingsverplichting geldt vanaf 2 juni 2009 en niet vanaf 29 juni 2009. 90 Ziekte 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 90 18-03-2009 09:36:27 Zorg & verzuim 2) De eerste twee ziektedagen zijn bij ons voor rekening van de werknemer. Hoe zit dat als hij binnen vier weken opnieuw ziek wordt? Ook dan geldt dat de ziekteperioden worden samengeteld. In die situatie kunnen dus niet opnieuw twee dagen voor rekening van de werknemer worden gebracht. 3) Ik heb een zieke werknemer met een jaarcontract. Dat contract eindigt binnenkort. Moet ik dan toch blijven doorbetalen? Nee, de loondoorbetalingsverplichting geldt alleen wanneer er een arbeidsovereenkomst is. Als de arbeidsovereenkomst eindigt terwijl de werknemer ziek is, houdt de verplichting tot loondoorbetaling op. De zieke werknemer kan dan ziekengeld aanvragen bij UWV. U moet de betreffende werknemer op de laatste dag van het dienstverband voor bepaalde tijd ziek uit dienst melden bij UWV. Valt de laatste dag van het dienstverband in het weekend, dan moet u de werknemer op de vrijdag ervoor bij UWV melden. 4) Ik heb net een nieuwe werknemer aangenomen. De werknemer zou met ingang van de komende maand beginnen, maar is ziek. Moet nu loon worden doorbetaald? Ja, vanaf het moment dat het dienstverband zou beginnen, bent u verplicht loon door te betalen. Er zijn echter twee uitzonderingen op deze regel: – de werknemer heeft zijn ziekte opzettelijk veroorzaakt; – de werknemer heeft u opzettelijk valse informatie verstrekt. In die situaties hoeft u geen loon door te betalen. Het komt regelmatig voor dat werkgevers de toegestane proeftijd te kort vinden om een werknemer goed te kunnen beoordelen. Een oplossing kan gevonden worden in het aangaan van een arbeidsovereenkomst voor een korte overeenkomst voor bepaalde tijd van bijvoorbeeld zes maanden. 5) Hoe wordt bij een werknemer met een min-maxcontract de hoogte van het door te betalen loon bepaald? Een min-maxcontract is een mix van een deeltijdarbeidsovereenkomst en een oproepovereenkomst met uitgestelde prestatieplicht. Hierin is afgesproken dat de werknemer in een periode minimaal een vastgesteld aantal uren werkt. Voor dit aantal uren is er geen verschil met een gewone arbeidsovereenkomst. Voor de uren boven dit minimumaantal heeft de arbeidsovereenkomst een oproepkarakter en zal de werknemer dus ook pas werken nadat hij daartoe door u is opgeroepen. Bij een dergelijk conZiekte 91 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 91 18-03-2009 09:36:27 Zorg & verzuim tract kunt u in principe uitgaan van het overeengekomen minimum aantal uren per week of per maand, tenzij duidelijk is dat de werknemer – als hij niet ziek was geworden – meer uren dan het minimum gewerkt zou hebben. Bijvoorbeeld als hij al voor meer uren was ingeroosterd. Ook kan uit het arbeidspatroon over een periode van enkele weken of maanden blijken dat hij meer uren werkt dan het overeengekomen minimum. 6) Als een oproepkracht tussen twee oproepen in ziek wordt, heeft hij dan recht op doorbetaling? Nee, hij heeft geen recht op doorbetaling en ook niet op ziekengeld van UWV. Wordt hij ziek tijdens een werkperiode, dan bestaat recht op 70% van het loon dat gedurende de oproep verdiend zou zijn. Is hij na afloop van de periode dat de oproep geduurd zou hebben nog ziek, dan heeft hij in sommige gevallen recht op ziekengeld van UWV. UWV zal bij een oproepkracht die werkt op basis van een voorovereenkomst wel nagaan of er een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd is ontstaan. Dat is, tenzij in de cao anders is bepaald, het geval als meer dan drie oproepen elkaar hebben opgevolgd zonder onderbreking van meer dan drie maanden. Als er een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd is ontstaan, moet u bij ziekte het loon doorbetalen. 7) Ik heb oproepkrachten die altijd op donderdagavond en zaterdag werken, hoe zit het dan met de doorbetaling? Bij oproepkrachten met wie een oproepcontract voor onbepaalde tijd is afgesloten kan na verloop van tijd worden aangenomen dat er een doorlopend dienstverband is voor deze uren. U moet dan gedurende maximaal 104 weken ten minste 70% van het loon over deze uren doorbetalen. 8) Heeft een zwangere werkneemster recht op doorbetaling van loon bij ziekte? Ja, en daarnaast heeft ze recht op een Ziektewetuitkering van UWV van 100% van het (gemaximeerde) dagloon als de ziekte een gevolg is van haar zwangerschap. Dit geldt ook voor ziekte als gevolg van de bevalling na afloop van het bevallingsverlof. De Ziektewetuitkering mag u op het loon in mindering brengen. Over het loon moet u vakantietoeslag berekenen. Tijdens het zwangerschaps- en bevallingsverlof is de situatie anders: dan heeft de werkneemster recht op een uitkering op grond van de Wet arbeid en zorg. Deze uitkering mag u op uw loondoorbetaling in mindering brengen. 92 Ziekte 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 92 18-03-2009 09:36:27 Zorg & verzuim De cao kan u verplichten de uitkering aan te vullen. 9) Ik heb een aantal maatregelen getroffen zodat een zieke werknemer toch in staat is passend werk te doen, maar de werknemer weigert om onduidelijke redenen. Hoe zit het nu met de loondoorbetalingsplicht? Een werknemer die zonder deugdelijke grond weigert mee te werken aan uw redelijke voorschriften of getroffen maatregelen waardoor hij passend werk zou kunnen doen, heeft geen recht op doorbetaling van loon. Immers: geen arbeid is geen loon. In geval van twijfel kunt u alvorens over te gaan tot een loonsanctie een second opinion aanvragen bij UWV. U moet de werknemer per aangetekende brief melden dat u de loondoorbetaling stopzet. Uiteraard moet u hem eerst wel schriftelijk gewaarschuwd hebben. 10) Een werknemer heeft twee maanden onbetaald verlof. Heeft hij recht op loon of ziekengeld als hij in deze periode ziek wordt? Als een werknemer tijdens een periode van onbetaald verlof ziek wordt, heeft hij geen recht op loon of ziekengeld. Als hij na afloop van de verlofperiode nog steeds ziek is, heeft hij vanaf dat moment recht op loondoorbetaling bij ziekte. 11) Wie voert de Ziektewet uit? UWV voert de Ziektewet uit en zorgt voor de claimbeoordeling en de uitkeringsverstrekking. 12) Is een parttime werknemer ook verplicht verzekerd voor de Ziektewet? Ja, mits de werknemer elke week werkt. Werkt hij niet elke week, dan geldt de verplichte verzekering alleen voor die weken waarin hij werkt of zou hebben gewerkt. Voor de tussenliggende weken kan de werknemer zich vrijwillig verzekeren. 13) Is een freelancer, stagiair, vakantiekracht en oproepkracht ook verplicht verzekerd voor de Ziektewet? – Een freelancer is verplicht verzekerd als hij een arbeidsverhouding aangaat voor ten minste 30 dagen, minstens twee dagen per week werkt en gemiddeld 2/5 van het wettelijk minimumloon verdient, tenzij hij werkt op basis van een Verklaring arbeidsrelatie (VAR) waaruit volgt dat de freelancer niet verplicht verzekerd is voor de werknemersverzekeringen. – Als de stagiair een beloning in de vorm van loon of in natura ontZiekte 93 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 93 18-03-2009 09:36:27 Zorg & verzuim – – vangt, is hij verplicht verzekerd. Krijgt hij alleen een onkostenvergoeding, dan is hij niet verplicht verzekerd. De vakantiekracht die een arbeidsovereenkomst heeft, is verplicht verzekerd. Oproepkrachten hebben in de meeste gevallen een arbeidsovereenkomst en zijn dan ook verplicht verzekerd. 14) Wat is de hoogte van de minimale doorbetalingsverplichting? Tijdens het eerste ziektejaar moet u ten minste 70% van het loon doorbetalen. Bovendien geldt hierbij de eis dat deze loondoorbetaling minimaal 100% van het minimumloon moet bedragen. Tijdens het tweede ziektejaar moet u ook 70% van het loon doorbetalen, maar aanvulling tot het wettelijk minimumloon hoeft niet. Zou de medewerker hierdoor onder het sociaal minimum terechtkomen, dan kan hij bij UWV een aanvulling vragen uit de Toeslagenwet. 15) Ik heb aan een medewerker die vaak uitvalt door sportblessures gevraagd of hij wil stoppen met de sport die hij beoefent. Echter, dit doet hij niet en nu zit hij weer thuis om dezelfde reden. Mag ik de loonbetaling stopzetten? Nee, u moet altijd voldoen aan de wettelijke loondoorbetalingsverplichting, zolang de werknemer niet met opzet ziek wordt. Opzet wordt vrijwel nooit aangenomen in de rechtspraak. Het enkele feit dat een werknemer zich bloot stelt aan een risicovolle activiteit en daarmee aan de reële kans om wegens ziekte arbeidsongeschikt te raken, is onvoldoende om aan te nemen dat sprake is van opzet. Wel heeft de rechter gesteld dat een werknemer die echt te veel risico neemt in bepaalde gevallen na enkele waarschuwingen zijn recht op de bovenwettelijke doorbetaling die bijvoorbeeld in een cao is opgenomen kan verliezen. Het ging hier niet om opzet maar om ‘schuld en toedoen’ van de werknemer. Dat wil zeggen dat u een eventuele cao-aanvulling in zo’n geval kunt stopzetten. De cao-partijen zijn gerechtigd voorwaarden te stellen voor de toekenning van een dergelijke (extra) aanspraak. De sanctie moet dan wel duidelijk zijn. 94 Ziekte 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 94 18-03-2009 09:36:27 Zorg & verzuim 4.2 ZIEKTEKOSTEN De zorgverzekering heeft vanaf 2006 de ziekenfondsverzekering en de particuliere ziektekostenverzekering vervangen. Alle Nederlandse burgers zijn verplicht zich te verzekeren tegen ziektekosten op grond van de Zorgverzekeringswet. BASISPAKKET De zorgverzekering heeft een (wettelijk vastgesteld) basispakket. Het basispakket bevat voor alle verzekerden dezelfde onderdelen. Een verschil kan bestaan in de wijze van vergoeden. Een polis met vooraf gecontracteerde zorg (naturapolis), een polis met kostenvergoeding (restitutiepolis) of een combinatie daarvan. Ook is het mogelijk een vrijwillig eigen risico te kiezen. De verzekerde kan kiezen voor een vrijwillig eigen risico van € 100,- tot € 500,- boven het verplicht eigen risico en de zorgverzekeraar bepaalt daarbij zelf de bijbehorende kortingen. De zorgverzekeraar kan ook premiekortingen aanbieden voor collectieve contracten. VERZEKERINGSPLICHT In beginsel zijn alle ingezetenen van Nederland voor het basispakket verzekerd. Ook buitenlanders die rechtmatig in Nederland wonen en werken of Nederlanders die in het buitenland wonen, maar in Nederland belastingplichtig zijn, zijn verzekeringsplichtig volgens de Zorgverzekeringswet. Uitzondering hierop vormen gemoedsbezwaarden en militairen in actieve dienst. U vergoedt voor alle werknemers de inkomensafhankelijke bijdrage. Deze vergoeding wordt door de fiscus als loon aangemerkt. Over de vergoeding is daarom loonheffing verschuldigd. Werknemers moeten zich echter zelf aanmelden bij een verzekeraar. Werknemers die onbetaald (ouderschaps)verlof opnemen, blijven ook gewoon verzekerd. VERPLICHT EIGEN RISICO Sinds 1 januari 2008 geldt een verplicht eigen risico voor de basisverzekering. Voor 2009 is dit eigen risico vastgesteld op € 155,-. Elke verzekerde van 18 jaar of ouder betaalt jaarlijks de eerste € 155,- voor de medische kosten die hij maakt. Dit verplichte eigen risico komt vóór het vrijwillige eigen risico. Het verplichte én vrijwillige eigen risico gelden niet voor: – huisarts, verloskundige hulp of kraamzorg; – tandheelkundige zorg voor verzekerden tot 22 jaar; – zorg uit eventuele aanvullende verzekeringen. AANVULLENDE VERZEKERING Zorgverzekeraars kunnen in aanvulling op het basispakket aanvullende verzekeringen aanbieden. De inhoud en voorwaarden van de aanvullende verzekeringen bepalen de zorgverzekeraars zelf. Ziektekosten 95 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 95 18-03-2009 09:36:28 Zorg & verzuim Een aanvullende verzekering kan ook deel uitmaken van een collectief contract dat u als werkgever sluit met een zorgverzekeraar. Met een hoge deelname aan een collectief contract bent u beter in staat een eenduidig preventie-, verzuim- en re-integratiebeleid te voeren. Op die manier kunt u ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid beter terugdringen. NOMINALE PREMIE Iedereen vanaf 18 jaar betaalt een nominale premie aan de zorgverzekeraar. De premie verschilt per verzekeraar en per verzekering. INKOMENSAFHANKELIJKE BIJDRAGE Behalve de nominale premie moet men een inkomensafhankelijke bijdrage betalen over zijn bijdrage-inkomen. Het bijdrage-inkomen kan bestaan uit de volgende bestanddelen: – belastbare winst uit onderneming; – inkomsten uit tegenwoordige of vroegere arbeid; – belastbaar resultaat uit overige werkzaamheden; en – belastbare periodieke uitkeringen en verstrekkingen. De verschuldigde bijdrage wordt geheven door de Belastingdienst. U geeft de bijdrage op via één gecombineerde aangifte van loonbelasting, premie volksverzekeringen, bijdrage Zorgverzekeringswet en premies werknemersverzekeringen. U berekent zelf de verschuldigde belasting en premies en draagt deze per aangiftetijdvak af aan de Belastingdienst. De bijdrage is veelal 6,9% van het bijdrage-inkomen. De bijdrage is verschuldigd tot een maximum bijdrage-inkomen (in 2009 € 32.369,-). Voor bepaalde inkomensgroepen zoals sommige directeuren-grootaandeelhouders en freelancers geldt een bijdragepercentage van 4,8%. De doorsnee werkgever heeft met dit lage percentage echter niets te maken. U moet de hoge inkomensafhankelijke bijdrage aan uw werknemers vergoeden. Deze vergoeding behoort tot het fiscale loon van de werknemer. De werknemer is daar loonheffing over verschuldigd, die eveneens door u wordt ingehouden en afgedragen aan de Belastingdienst. Heeft een werknemer in één jaar meerdere werkgevers gehad? Dan kan het voorkomen dat de werknemer in totaal teveel inkomensafhankelijke bijdragen heeft afgedragen aan de Belastingdienst en de werkgever teveel vergoeding Zvw heeft betaald aan 96 Ziektekosten 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 96 18-03-2009 09:36:28 Zorg & verzuim de werknemer. Om dat te corrigeren, krijgen de werkgevers de teveel afgedragen inkomensafhankelijke bijdragen van de Belastingdienst terug. De werknemer ontvangt van de werkgever de teveel afgedragen inkomensafhankelijke bijdrage en betaalt aan de werkgever de teveel betaalde vergoeding Zvw. Per saldo heeft de werknemer een teruggaaf van de betaalde belasting over de vergoeding Zvw. ZORGTOESLAG Afhankelijk van de persoonlijke situatie en het inkomen heeft men recht op een zorgtoeslag. De Belastingdienst bepaalt de hoogte van de zorgtoeslag op basis van het inkomen en dat van de eventuele partner. De Belastingdienst beoordeelt in 2009 of het werkelijke inkomen over 2008 overeenkomt met het geschatte inkomen. Tot 1 april 2009 kan men met terugwerkende kracht zorgtoeslag over 2008 aanvragen. Als men in 2008 zorgtoeslag heeft aangevraagd, wordt dit automatisch gecontinueerd in 2009. Het is dan ook verstandig veranderingen in gezinssituatie of inkomen tijdig aan de Belastingdienst door te geven. COLLECTIEVE VERZEKERING In de Zorgverzekeringswet is geregeld dat werkgevers (en andere groepen) premiekorting mogen bedingen op de nominale premie. Deze premiekorting is maximaal 10%. De werkgever mag deze 10% korting volledig ten gunste van de werknemer laten komen, maar u kunt ook besluiten een deel van de korting zelf te houden. De omvang van de premiekorting moet worden vastgelegd in een overeenkomst tussen werkgever en zorgverzekeraar. Een collectief contract (ook wel collectiviteit genoemd) is een overeenkomst die geldt voor een specifieke groep (bijvoorbeeld werknemers van een bepaald bedrijf). Het bedrijf (of andere instantie) is dan de verzekeringnemer. Het zorgverzekeringscontract wordt gesloten tussen de zorgverzekeraar en de verzekerde. De leden van de groep voor wie het contract bedoeld is, zijn vrij om aan de collectiviteit deel te nemen. De onderhandelingen tussen zorgverzekeraar en afsluitende partij gaan niet over de omvang van het standaardpakket; dat is namelijk vastgelegd in de Zorgverzekeringswet. Het gaat vooral om de wijze waarop inhoud wordt gegeven aan de functionele aanspraken, al dan niet regionale accenten of om natura versus restitutie. Het behalen van premiekorting voor werknemers lijkt aantrekkelijk. De korting is namelijk onbelast en heeft geen negatief effect op de zorgtoeslag van de werknemer. Bij één verzekeraar geldt voor alle verzekerden met dezelfde zorgverzekeringspolis eenzelfde nominale premie. Dit betekent dat een door de werkgever te behalen collectiviteitskorting op een zorgverzekeringspolis van een verzekeraar met een relatief hoge nominale premie, voor de deelnemer aan deze collectiviteit maar een betrekkelijk voordeel oplevert. De werknemer kan immers ook een standaardverzekering kopen bij de goedkoopste zorgverzekeraar. Ziektekosten 97 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 97 18-03-2009 09:36:28 Zorg & verzuim Het kan voor een werknemer ook aantrekkelijk zijn de collectiviteitskorting te kiezen die geboden wordt door bijvoorbeeld de werkgever van een partner of door andere denkbare collectiviteiten zoals ouderenbonden, vakbonden, Vereniging Eigen Huis, ANWB, Consumentenbond, patiëntenverenigingen en kerkgenootschappen. BIJZONDERE ZIEKTEKOSTEN De meeste kosten voor ziekte, invaliditeit en bevalling die een werknemer maakt, worden vergoed door zijn zorgverzekering. Een aantal kosten wordt echter niet vergoed. BEËINDIGING VAN DE ZORGVERZEKERING De zorgverzekering kan worden beëindigd door de verzekerde zelf, maar ook door de zorgverzekeraar als de verzekerde zich bijvoorbeeld niet aan de verzekeringsvoorwaarden houdt. De zorgverzekering kan ook van rechtswege eindigen, dat wil zeggen dat er geen actief handelen van de verzekerde of de zorgverzekeraar is vereist. Veelgestelde vragen 1) Wat kan ik voor mijn werknemers regelen op het gebied van de ziektekosten? Het komt veel voor dat werkgevers voor hun werknemers een collectieve zorgverzekering afsluiten. Die heeft dan de vorm van een mantelcontract en deelname aan deze verzekering is vrijwillig. Op deze manier worden premievoordelen bereikt, kan een uitgebreider pakket verzekerd worden of kan de medische acceptatie voor de aanvullende verzekeringen soepeler verlopen. De werkgever kan een aanvullende vrijwillige bijdrage in de verzekeringspremie geven aan de werknemer. Deze vrijwillige bijdrage kan eventueel gekoppeld zijn aan de deelname aan de collectieve verzekering. 2) Welk voordeel biedt het werkgevers een collectieve zorgverzekering aan te bieden aan werknemers? De werkgever stelt zich steeds meer tot taak het ziekteverzuim terug te dringen. Hierbij speelt een collectieve zorgverzekering een belangrijke rol. Een goede samenwerking tussen werkgever, werknemer, zorgverzekeraar en arbodienstverlener kan ervoor zorgen dat de werknemer zo snel mogelijk gezond terugkeert naar zijn werk. 3) Geldt het verplicht eigen risico bij een zorgverzekering voor alle vormen van zorg? Onder het verplicht eigen risico vallen niet de inschrijfkosten en het con98 Ziektekosten 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 98 18-03-2009 09:36:28 Zorg & verzuim sulttarief van een huisarts. Ook de kosten voor tandartszorg tot 22 jaar, kraamzorg en verloskundige zorg vallen hier buiten. Daarnaast is het verplicht eigen risico niet van toepassing op zorg die vergoed wordt vanuit de aanvullende (tandarts)verzekering. 4) Wat is er in 2009 onder andere veranderd in het basispakket? Vanaf 1 januari 2009 is in het basispakket van de Zorgverzekering onder andere veranderd: – beperking van de vergoeding van slaap- en kalmeringsmiddelen; – cholesterolverlagers worden alleen verstrekt en vergoed op basis van artsenrichtlijnen; – uitbreiding van het pakket met de diagnose en behandeling van ernstige dyslexie; – afschaffing van de eigen bijdrage voor psychotherapie. 5) Wat is het verplicht eigen risico? De no-claimregeling is sinds 1 januari 2008 is door een verplicht eigen risico. Voor 2009 is dit eigen risico € 155,- per jaar. De eerste € 155,- aan ziektekosten betaalt de verzekerde dus zelf aan de zorgverzekeraar. Het verplicht eigen risico geldt voor alle verzekerden van 18 jaar en ouder. Sommige mensen met een chronische ziekte worden deels gecompenseerd voor het eigen risico. Dat is afhankelijk van het specifieke medicijngebruik bij de aandoening. Ook sommige bewoners van AWBZ-instellingen krijgen het eigen risico deels vergoed. Ziektekosten 99 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 99 18-03-2009 09:36:28 Zorg & verzuim 4.3 ARBEIDSONGESCHIKTHEID Ondanks alle inspanningen kan het toch gebeuren dat een werknemer arbeidsongeschikt raakt. Financieel gezien is dit voor de werknemer een groot risico. Inkomensbescherming bij arbeidsongeschiktheid vormt dan ook een belangrijke arbeidsvoorwaarde. Voor werknemers die op of na 1 januari 2004 ziek zijn geworden, geldt een wachttijd van twee jaar ziekte. Deze werknemers vallen onder de nieuwe arbeidsongeschiktheidswet, de Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA). De WIA bestaat uit de regeling Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten (IVA) en de regeling Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA). WAO De werknemer die nog aanspraak kan maken op de oude WAO-regeling, krijgt bij volledige arbeidsongeschiktheid, afhankelijk van zijn leeftijd, een loondervingsuitkering gedurende 0 tot 6 jaar van maximaal 75% van het maximumdagloon. Daarna valt hij terug naar 70% van het minimumloon plus een salaris- en leeftijdsafhankelijke toeslag (de vervolguitkering). De huidige WAO’ers komen niet in de WIA, maar blijven in de WAO. WET WERK EN INKOMEN NAAR ARBEIDSVERMOGEN (WIA) In de WIA kijken verzekeringsartsen en arbeidsdeskundigen van UWV na twee jaar ziekte vooral naar wat uw werknemer nog wél kan. Dit wordt vertaald in een verdiencapaciteit voor de werknemer. UWV beslist daarbij over de mate van loonverlies, of en in welke mate uw werknemer nog kan werken is feitelijk niet relevant. Werkgevers krijgen een grotere verantwoordelijkheid voor het aan het werk houden van hun werknemers. Ook werknemers zelf krijgen daarvoor meer verantwoordelijkheid. De wet bevat financiële prikkels om werkhervatting te bevorderen. Er zijn in de WIA na de beoordeling drie mogelijkheden: - uw werknemer is minder dan 35% arbeidsongeschikt; - uw werknemer is gedeeltelijk arbeidsongeschikt (tussen de 35 en de 80%); of - uw werknemer kan helemaal niet meer werken. Kan uw werknemer écht niet meer werken en zijn de vooruitzichten op verbetering slecht? Dan heeft hij recht op een uitkering op grond van de IVA. Als er nog geringe kans is op herstel, wordt de werknemer jaarlijks herbeoordeeld. Kan een werknemer nog gedeeltelijk werken of heeft hij kans op (gedeeltelijke) werkhervatting? Dan valt hij onder de WGA. 100 Arbeidsongeschiktheid 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 100 18-03-2009 09:36:28 Zorg & verzuim - Minder dan 35% arbeidsongeschikt In beginsel wordt een werknemer die voor minder dan 35% arbeidsongeschikt wordt verklaard, geacht gewoon werk te kunnen doen, al zal dat misschien niet zijn eigen werk zijn. U wordt geacht passend werk ter beschikking te stellen, of het re-integratietraject voort te zetten. Omdat de werknemer dan twee jaar ziek is, heeft u de mogelijkheid een ontslagvergunning aan te vragen. Het ontslagverbod wegens ziekte geldt na twee jaar namelijk niet meer. Die ontslagvergunning vraagt u aan bij het CWI (UWV WERKbedrijf). Deze instantie zal echter nauwkeurig kijken en na advies van UWV beslissen of de werknemer kans maakt om bij u te re-integreren. U moet sowieso aannemelijk maken dat herplaatsing in een aangepaste functie die als passend werk gezien kan worden niet mogelijk is. Het kan dan ook gaan om een functie van meer of minder uren dan de bedongen arbeidsduur. Vermoedelijk zal het UWV WERKbedrijf dan ook zuinig zijn met het verstrekken van ontslagvergunningen. - Gedeeltelijk arbeidsongeschikt (tussen 35 en 80%) De werknemer die meer dan 35% arbeidsongeschikt is, maar minder dan 80%, wordt geacht nog voor een deel te kunnen werken. De werknemer ontvangt eerst een loongerelateerde WGA-uitkering. Deze uitkering duurt vanaf 1 januari 2008 minimaal drie maanden en maximaal 38 maanden. Hoe lang precies, hangt af van hoeveel jaren er is gewerkt voordat de werknemer ziek werd (het ‘arbeidsverleden’). De werknemer moet in ieder geval minimaal 26 van de laatste 36 weken voordat hij ziek werd, gewerkt hebben. Deze uitkering bedraagt de eerste twee maanden 75%, en daarna 70% van het verschil tussen het laatstverdiende loon en het eventuele inkomen dat met werken wordt verdiend. In de fase daarna ontvangt hij alleen een loonaanvulling als hij minstens de helft van zijn resterende verdiencapaciteit verdient. Als hij minder dan de helft daarvan verdient, krijgt hij een vervolguitkering. Een loonaanvulling is altijd hoger dan een vervolguitkering die gerelateerd is aan het minimumloon. Ook voor deze werknemers geldt dat u geacht wordt passend werk beschikbaar te stellen. - Volledig arbeidsongeschikt (tussen 80 en 100%) Vanaf 1 januari 2007 hebben werknemers die op grond van de WIA/IVA volledig en duurzaam arbeidsongeschikt zijn (dit betekent: geen zicht op herstel), recht op een uitkering van 75% van het laatste loon (met een loonmaximum van € 183,15 per dag (cijfer 2009)). Dit maximum geldt ook voor de eerste twee maanden van de WGA-uitkering. De IVA wordt uitgevoerd door UWV. Werknemers die wel volledig maar niet duurzaam arbeidsongeschikt zijn, vallen onder de regeling WGA. De hoogte van de uitkering is voor hen 70% van het laatstverdiende loon met bovengenoemd maximum. Werknemers die onder de WGA vallen, hebben echter recht op re-integratiebemiddeling van UWV. Arbeidsongeschiktheid 101 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 101 18-03-2009 09:36:28 Zorg & verzuim WIA (werknemer is arbeidsongeschikt geraakt na 1 januari 2004) Minder dan 35% arbeidsongeschikt Geen uitkering op grond van WIA. Eventueel wel op grond van de WW. Tussen 35 en 80% arbeidsongeschikt 1e fase: Regeling Werkhervatting Gedeeltelijk Wel werk, maar >35% inkomensverlies: werkneArbeidsgeschikten mer krijgt loonaanvulling (eerst 75%, na twee maanden 70% van het verschil tussen het oude en nieuwe inkomen). Geen werk: eerst 75%, na twee maanden 70% van het laatste loon gedurende drie maanden tot maximaal 38 maanden (afhankelijk van arbeidsverleden). 2e fase: Minstens 50% van restcapaciteit benut: loonaanvulling van 70% van het verschil tussen het oude loon en de resterende verdiencapaciteit. Minder dan 50% van restcapaciteit benut: uitkeringspercentage behorend bij arbeidsongeschiktheidsklasse x 70% van het minimumloon. Meer dan 80% ongeschikt maar niet Eerst 75%, na twee maanden 70% van het duurzaam ongeschikt laatstverdiende loon met een maximum van Regeling Werkhervatting Gedeeltelijk € 183,15 per dag. Er is een jaarlijkse herkeuring. Arbeidsgeschikten Meer dan 80% arbeidsongeschikt Volledige uitkering: 75% van het laatstverdiende Regeling Inkomensvoorziening Volledig loon. Arbeidsongeschikten PREMIES Met de invoering van de WIA krijgt u te maken met: – een basispremie (5,70% in 2009) voor de WAO/WIA (WGA en IVA); – een gedifferentieerde premie voor de WGA is variabel. Gemiddeld 0,57% als u bij UWV verzekerd bent. U kunt dit risico ook met een particuliere verzekering verzekeren, of u kunt het risico zelf dragen; – IVA-premie: is opgenomen in de basispremie; – een vaste gedifferentieerde WAO-premie van 0,15%. KORTING OP DE PREMIES Voor het in dienst nemen van een 50-plusser uit een uitkeringssituatie krijgt u voor maximaal drie jaren een maximale premiekorting van € 6.500,- per jaar. De volgende uitkeringssituaties vallen hieronder: WW, wachtgeld, WAO, WIA, Wajong, Waz, Wamil, WWB, WIK, IOAW, IOAZ, APPA en de Anw. Is het dienstverband minder dan 36 uur per week, dan berekent u de korting naar rato. Voor het in dienst houden van een 62-plusser krijgt u een maximale premiekorting van € 2.750,- eveneens voor maximaal drie jaren. De premiekorting van € 6.500,- kan niet samenvallen met die van € 2.750,-. De hoogste heeft dan voorrang en mogelijk kunt u daarna nog van de lagere premiekorting genieten. 102 Arbeidsongeschiktheid 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 102 18-03-2009 09:36:29 Zorg & verzuim U kunt de premiekorting toepassen in de aangifte loonheffingen op de WAO/WIA-premie en op het werkgeversdeel van de premie WW-Awf of de Ufo-premie. U hoeft voor het toepassen van de korting geen aanvraag in te dienen bij de Belastingdienst. De tot 2008 geldende premiekorting voor werknemers met een arbeidshandicap, ook wel de arbeidsgehandicaptenkorting genoemd, van maximaal € 2.042,- per jaar blijft (ernaast) bestaan. Als de werknemer minder verdient dan 50% van het wettelijk minimumloon komt u in aanmerking voor € 454,- premiekorting. De korting wordt verhoogd met € 1.360,- per jaar als de werknemer jonggehandicapt is. De tot 2008 geldende ouderenpremiekorting vervalt voor de meeste situaties. NO-RISKPOLIS Als u een gedeeltelijk arbeidsgeschikte werknemer in dienst neemt of houdt, is uw financiële risico beperkt. Als zo’n werknemer binnen vijf jaar zou uitvallen door ziekte of arbeidsongeschiktheid, betaalt u weliswaar het loon door, maar wordt u daarvoor gecompenseerd via ziekengeld. Deze no-riskpolis geldt in principe vijf jaar. Maar als u een gedeeltelijk arbeidsgeschikte werknemer in dienst neemt met aanzienlijk verhoogde kans op ziekte of arbeidsongeschiktheid, kunt u verlenging krijgen. Als deze werknemer na de eerste twee ziektejaren recht heeft op een nieuwe arbeidsongeschiktheidsuitkering, wordt deze uitkering niet doorberekend aan u. Deze werknemer telt dus niet mee bij de berekening van de gedifferentieerde premie. De no-riskpolis geldt ook voor mensen die minder dan 35% loonverlies hebben, maar niet langer bij hun voormalige werkgever in dienst kunnen blijven en na de UWV-beoordeling bij een andere werkgever in dienst zijn getreden. SUBSIDIE Zijn de kosten voor het (her)plaatsen van een arbeidsgehandicapte werknemer in uw bedrijf hoger dan de premiekorting? Dan kunnen de meerkosten worden vergoed met een subsidie, maar alleen als het gaat om een contract voor minimaal zes maanden. Of als de werknemer in elkaar opvolgende contracten minimaal zes maanden in dienst is. Er geldt wel een drempelbedrag voor deze kosten: bij een eigen werknemer die meer dan de helft van het minimumloon verdient is dat € 2.000,-. U kunt de subsidie aanvragen bij UWV. Daarnaast komt de werknemer zelf in aanmerking voor een aantal aanpassingen aan zijn werkplek. Deze aanpassingen moeten noodzakelijk zijn om te kunnen werken. Bovendien moet de werknemer ze kunnen meenemen naar een andere werkgever. U kunt denken aan aangepaste apparatuur. ARBEIDSONGESCHIKTHEIDSVERZEKERING Met behulp van een arbeidsongeschiktheidsverzekering kan de werknemer zijn financiële achteruitgang (gedeeltelijk) opvangen. Hij kan dit zelf doen, maar u kunt dit ook Arbeidsongeschiktheid 103 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 103 18-03-2009 09:36:29 Zorg & verzuim voor uw werknemers regelen door een collectieve verzekering te sluiten. Hoe u dat doet, hangt af van uw budget en arbeidsvoorwaardenbeleid. Checklist Belangrijke vragen om te komen tot een verzekeringskeuze zijn: - Welk deel van het salaris wil ik verzekeren? - Wil ik ook inkomensbescherming bieden bij arbeidsongeschiktheid van minder dan 35%? - Wat wordt de hoogte van de aanvulling? - Wanneer gaat de aanvullende uitkering in? - Met hoeveel procent wil ik de uitkering jaarlijks laten stijgen om de koopkracht te beschermen? - Wanneer moet de uitkering eindigen? - Welke premieverdeling tussen mij en mijn medewerkers past het beste bij het arbeidsvoorwaardenbeleid? Binnen het huidige stelsel van arbeidsongeschiktheidsverzekeringen wordt onderscheid gemaakt naar: - WIA-aanvullingsverzekering: een aanvulling tot een hoger percentage, bijvoorbeeld tot maximaal 80% van het dagloon; - WIA-excedentverzekering: hierbij gaat het om een aanvulling boven het maximale dagloon. Deze vorm van inkomensbescherming is van belang voor werknemers die meer verdienen dan € 47.802,15 (cijfer 2009); - WGA-hiaatverzekering: een aanvulling wanneer de werknemer zijn resterende verdiencapaciteit voor minder dan 50% benut; - inkomensverzekering bij arbeidsongeschiktheid minder dan 35%. Veelgestelde vragen 1) Wat is het verschil tussen ziekte en arbeidsongeschiktheid? Als een werknemer ziek is, dan is hij (tijdelijk) niet in staat zijn eigen werk te verrichten. Bij de vraag of iemand arbeidsongeschikt is, gaat het erom of hij in staat is werk te verrichten. Voorbeeld Een werknemer gaat door zijn rug. Hij kan zijn eigen werk niet doen, omdat hij daarin veel moet tillen. Op dat moment is hij dus ziek. Stel nu, dat deze werknemer ‘een versleten rug’ heeft. Hij kan zijn eigen werk niet meer doen, maar wel halve dagen administratief werk (passende werkzaamheden) verrichten. Hij is dan hoogstens voor een deel arbeidsongeschikt. 104 Arbeidsongeschiktheid 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 104 18-03-2009 09:36:29 Zorg & verzuim 2) Wat gebeurt er als de werknemer minder dan 35% arbeidsongeschikt blijkt te zijn? In een situatie van minder dan 35% arbeidsongeschiktheid wordt de werknemer geacht in dienst te blijven. U moet er alles aan doen om de werknemer weer (volledig) aan het werk te krijgen. Het kan in deze situatie mogelijk zijn dat u de aard van de werkzaamheden aanpast, of zelfs een andere functie aanbiedt. U mag in dat geval het loon aanpassen of verlagen. Ook kan de arbeidsovereenkomst worden aangepast aan de veranderde situatie. Als er intern geen mogelijkheden zijn, moet u proberen om de werknemer extern te re-integreren. De werknemer mag niet ontslagen worden omdat hij arbeidsongeschikt is. Hij heeft door zijn positie recht op extra bescherming tegen ontslag. Als de werknemer langer dan twee jaar ziek of arbeidsongeschikt is en het echt niet lukt voor hem passend werk te vinden, intern dan wel extern, dan geldt het ontslagverbod bij ziekte niet meer. Het maakt daarbij niet uit wat zijn arbeidsongeschiktheidspercentage is. 3) Wat gebeurt er als de werknemer tussen de 35% en de 80% arbeidsongeschikt blijkt te zijn? Deze werknemer valt onder de Regeling Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA). UWV is in dat geval verantwoordelijk voor de re-integratie, tenzij de werkgever heeft gekozen voor eigenrisicodragen. De loongerelateerde uitkering voor deze werknemer bedraagt 70% van het verschil tussen het laatstverdiende loon en het eventuele inkomen dat met werken wordt verdiend. Hoe lang deze uitkering duurt, is afhankelijk van het arbeidsverleden. Ook in dit geval kunt u de arbeidsovereenkomst met de werknemer beëindigen. Dat kan onder voorwaarden na twee jaar ziekte met wederzijds goedvinden. Duidelijk moet zijn dat de werknemer ongeschikt is voor de eigen werkzaamheden, dat binnen zes maanden geen verbetering valt te verwachten en dat re-integratie niet mogelijk is (ook niet door middel van scholing). Als de werknemer niet instemt, kunt u een ontslagvergunning bij het CWI (UWV WERKbedrijf) aanvragen. 4) Kan ik een premiekorting krijgen voor het in dienst nemen van een oudere werknemer? Vanaf 2009 heeft u in de volgende situaties recht op premiekorting voor oudere werknemers: – u neemt in 2009 een uitkeringsgerechtigde in dienst die 50 jaar of ouder is; – u heeft een werknemer van 62 jaar of ouder in dienst. Arbeidsongeschiktheid 105 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 105 18-03-2009 09:36:29 Zorg & verzuim Neemt u in 2009 een werknemer in dienst die 50 jaar of ouder is en direct voor indiensttreding een WW-uitkering, arbeidsongeschiktheidsuitkering of bijstandsuitkering genoot? Dan heeft u bij een dienstverband van ten minste 36 uur per week recht op een premiekorting van € 6.500,- per jaar. Deze korting kunt u toepassen zolang de dienstbetrekking bestaat met een maximum van drie jaar. U moet wel bewijzen dat de werknemer voor indiensttreding een dergelijke uitkering kreeg. Heeft u in 2009 een werknemer in dienst van 62 jaar of ouder? Dan krijgt u een premiekorting van maximaal € 2.750,- per jaar. Voorwaarde is dat er een dienstverband is van ten minste 36 uur. De korting kan toegepast worden zolang de dienstbetrekking bestaat, maar uiterlijk tot de AOW-gerechtigde leeftijd van 65 jaar. 5) Kan ik premiekorting krijgen voor het in dienst nemen van een arbeidsgehandicapte werknemer? De werkgever kan voor het in dienst nemen van een arbeidsgehandicapte werknemer een premiekorting krijgen van in totaal € 2.042,-. Deze korting is dan € 1.021,- op de premie WAO/WIA (per jaar) en op de WWAwf/Ufo (per jaar).Voorwaarde is dat het loon 50% of meer dan het minimum(jeugd)loon is. 6) Als kort na ziekmelding blijkt dat er sprake is van een ongeneeslijke ziekte, is er dan eerder recht op een IVA-uitkering? Dat kan. Als de betrokkene en de bedrijfsarts van mening zijn dat de betrokkene volledig en duurzaam arbeidsongeschikt is, zonder (geringe) kans op herstel (op lange termijn), dan kan al na drie maanden (dertien weken) de IVA-uitkering worden aangevraagd. Onder ‘geen kans op herstel’ wordt verstaan dat iemand geen mogelijkheden meer heeft om te functioneren of in een situatie verkeert die alleen maar kan verslechteren. 7) Kan ik ook eigenrisicodrager worden voor de WIA? Ja, vanaf 1 januari 2007 kan iedere werkgever, ongeacht het aantal werknemers, eigenrisicodrager voor de WGA worden voor een periode van tien jaar. Een werkgever kan geen eigenrisicodrager worden voor de IVA. 8) Kan ik u ook bij een verzekeraar terecht, of blijft UWV de enige die de WIA mag uitvoeren? Voor de WGA mogen alle bedrijven sinds 1 januari 2007 kiezen of ze hun werknemers bij UWV of bij een verzekeraar onderbrengen. Besloten is dat bedrijven tien jaar verantwoordelijk blijven voor de uitkering. De IVA wordt voorlopig uitsluitend door het UWV uitgevoerd. 106 Arbeidsongeschiktheid 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 106 18-03-2009 09:36:29 Zorg & verzuim 9) Gaan verzekeraars ook de keuringen uitvoeren van werknemers van bedrijven die bij hen verzekerd zijn? Nee, UWV blijft verantwoordelijk voor het beantwoorden van de vraag of een werknemer aanspraak kan maken op een uitkering op grond van de WIA. 10) Waarom moeten bedrijven die hun werknemers bij een private verzekeraar verzekeren toch de basispremie aan UWV betalen? Omdat uit die basispremie de uitkeringen worden betaald van mensen die lang arbeidsongeschikt blijven, en dus terugvallen op UWV. Werkgevers zullen tien jaar lang de WGA-uitkering zelf betalen of verzekeren. Daarna valt de werknemer terug op UWV. 11) Aan wie moet ik de premies betalen? Als werkgever draagt u premies werknemersverzekeringen af. Vanaf 1 januari 2006 heeft de Belastingdienst het innen van deze premies overgenomen van UWV. Dit betekent dat u zowel de basispremie WAO/WIA als de gedifferentieerde premie WAO/WIA betaalt aan de Belastingdienst. Als u eigenrisicodrager bent, betaalt u de gedifferentieerde premie niet. Belangrijke wijzigingen ten opzichte van 2008 – Tot vorig jaar kon u bijzondere ziektekosten die niet vergoed worden door het basispakket van de Zorgverzekeringswet belastingvrij vergoeden of verstrekken aan de werknemer. Deze vrijstelling is per 1 januari 2009 vervallen. Het was in 2008 ook mogelijk om het verplichte eigen risico Zvw van € 150,- te vergoeden, mits de werknemer dit daadwerkelijk had betaald. Ook deze vrijstelling is per 1 januari 2009 vervallen. Per 1 april 2009 worden er wijzigingen in de Ziektewet van kracht inzake het vijfdaags uitkeringssysteem. Hierdoor kunnen uitzendkrachten die in het weekend moeten werken, maar of zaterdag of zondag ziek zijn toch ziekengeld claimen. De werkgever kan voor het in dienst nemen van een uitkeringsgerechtigde 50-plusser een premiekorting krijgen van maximaal € 6.500,- per jaar gedurende maximaal drie jaar. Voor het in dienst houden van een 62-plusser kan hij een premiekorting krijgen van maximaal € 2.750,- per jaar gedurende maximaal drie jaar. Het eigen risico in de zorgverzekering is verhoogd van € 150,- naar € 155,-. Het basispakket in de zorgverzekering is voor 2009 op een aantal punten gewijzigd. Zo worden onder andere slaap- en kalmeringsmiddelen nog maar beperkt vergoed. – – – – – Arbeidsongeschiktheid 107 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 107 18-03-2009 09:36:29 Zorg & verzuim Wet- en regelgeving Algemene wet bijzondere ziektekosten (AWBZ) Besluit zorgaanspraken bijzondere ziektekostenverzekering Burgerlijk Wetboek, art. 7:629 Toeslagenwet Verstrekkingenbesluit Wet arbeid en zorg Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering Wet op de loonbelasting 1964 Wet uitbreiding loondoorbetalingsplicht bij ziekte (Wulbz) Wet verbetering poortwachter Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen Ziektewet Zorgverzekeringswet Cao Relevante boeken Klabbers,Th.G.M., De Kleine Gids voor de Nederlandse Sociale Zekerheid, Kluwer Praktijkgids Sociale Zekerheid, Kluwer Almanak Sociale Zekerheid, Reed Business Information Elsevier Sociale Verzekeringen Almanak, Reed Business Information Praktijkboek Sociale Verzekeringen, Sdu Praktijkgids Arbeidsrecht, Kluwer Praktijkgids Ziekte en Re-integratie, Kluwer Relevante internetsites www.centraalbeheer.nl www.cvz.nl www.fx.nl www.kennisring.nl home.szw.nl www.ehbwstartpagina.nl www.minvws.nl www.tql.nl www.uwv.nl 108 Arbeidsongeschiktheid 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 108 18-03-2009 09:36:29 HOOFDSTUK 5 MOBILITEIT 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 REISKOSTEN ALGEMEEN OPENBAAR VERVOER AUTO FIETS CARPOOLEN VERHUISKOSTEN TELEWERKEN IN DIT HOOFDSTUK LEEST U WAT U UW WERKNEMERS KUNT VERGOEDEN MET BETREKKING TOT HUN WOON-WERKVERKEER, WAT U TER BESCHIKKING MAG STELLEN (EEN AUTO OF EEN FIETS) EN ONDER WELKE VOORWAARDEN. VERDER ZIJN ER OOK NOG MOGELIJKHEDEN IN DE SFEER VAN HET BESTRIJDEN VAN HET FILEPROBLEEM: CARPOOLEN, TELEWERKEN OF VERHUIZEN. Mobiliteit 109 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 109 18-03-2009 09:36:29 Mobiliteit 5.1 REISKOSTEN ALGEMEEN Het is heel gebruikelijk dat een werkgever zijn personeel een vergoeding geeft voor reiskosten, maar wettelijk bent u hiertoe niet verplicht. Het kan wel zijn dat u via de cao wordt verplicht een bepaalde reiskostenvergoeding te geven. Een reiskostenvergoeding mag u tot op zekere hoogte onbelast verstrekken. De fiscus heeft hiervoor grenzen aangegeven. Sinds 1 januari 2006 is dat maximaal € 0,19 per zakelijk verreden kilometer. Er wordt geen verschil gemaakt naar de wijze van vervoer (fiets, auto, trein, bus e.d.). Woon-werkverkeerkilometers worden voor de toepassing van deze regeling aangemerkt als zakelijke kilometers. VASTE REISKOSTENVERGOEDING: TWEE REGELINGEN Voor werknemers met een vaste arbeidsplaats bestaan twee methodes om een vaste reiskostenvergoeding te berekenen. Methode 1 Deze methode kunt u toepassen als uw werknemer vermoedelijk in minstens 36 weken naar zijn arbeidsplaats reist. U past dan de volgende formule toe: (214) X dagelijkse reisafstand (heen en terug) X € 0,19 Hierbij geldt het volgende: – 214 is het aantal werkbare dagen per jaar. U mag hiervan slechts afwijken als het aantal werkbare dagen in betekenende mate hoger is. – De dagelijkse reisafstand (heen en terug) mag maximaal 150 kilometer zijn. Is het meer, dan mag de methode wel worden toegepast, maar is een nacalculatie verplicht. De uitkomst is het onbelaste bedrag dat op jaarbasis kan worden vergoed. Voor een werknemer die in deeltijd werkt of een aantal dagen per week naar een vaste arbeidsplaats reist, moet de uitkomst naar evenredigheid worden toegepast. De formule mag alleen worden toegepast als de werknemer ‘doorgaans’ naar een vaste arbeidsplaats reist. Met ‘doorgaans’ wordt 70% van de tijd of vaker bedoeld (in 36 van de 52 weken). Als u een vaste onbelaste reiskostenvergoeding verstrekt volgens methode 1, hoeft het aantal kilometers niet iedere periode te worden geadministreerd. U kunt volstaan met een eenmalige vastlegging over een bepaalde periode ter onderbouwing van de vaste reiskostenvergoeding. 110 Reiskosten algemeen 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 110 18-03-2009 09:36:29 Mobiliteit Methode 2 Ook deze methode kunt u toepassen als uw werknemer niet altijd naar zijn vaste arbeidsplaats reist. Deze methode is speciaal bedoeld voor werknemers die een aantal keer of een korte periode naar een andere arbeidsplaats moeten reizen, verlof hebben of thuis werken. De werknemer kan als het ware een aantal werkdagen ‘verzuimen’ om naar de vaste arbeidsplaats te reizen. In 2007 en 2008 was een ‘verzuim’ van 30% toegestaan, vanaf 2009 is dat 40%. Voor de berekening van de vaste kostenvergoeding gaat u voor een fulltime werknemer uit van maximaal 214 dagen per kalenderjaar. Daarbij is al rekening gehouden met niet gewerkte dagen wegens feestdagen, vakantieverlof, compensatieverlof, ziekte en dergelijke. De vaste reiskostenvergoeding kan dan worden betaald alsof de werknemer op 214 dagen naar de vaste arbeidsplaats reist, mits hij dat daadwerkelijk op ten minste 128 dagen doet. Voor werknemers die parttime werken of die gedurende het jaar in dienst komen of uit dienst gaan, wordt de formule naar evenredigheid toegepast. Voor iemand die drie dagen per week werkt, vindt berekening van de vaste vergoeding plaats voor het reizen op 128 dagen, mits hij op ten minste 76 dagen naar de vaste arbeidsplaats reist. Reiskosten algemeen 111 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 111 18-03-2009 09:36:30 Mobiliteit 5.2 OPENBAAR VERVOER Bij reizen per openbaar vervoer kunt u ervoor kiezen de werkelijke kosten onbelast te vergoeden of een onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer te geven. Kiest u voor het vergoeden van de werkelijke kosten van het openbaar vervoer, dan moet u de vervoersbewijzen bewaren in de loonadministratie. Sinds 1 januari 2007 hoeft u dit niet meer per werknemer te administreren, maar mag dat via een zelf gekozen systeem. Soms kan het bewaren van vervoersbewijzen problemen opleveren. Bijvoorbeeld als de werknemer tijdens zijn reis vertraging heeft opgelopen en daarvoor een vergoeding heeft aangevraagd bij het vervoersbedrijf. De werknemer moet dan het originele vervoersbewijs toevoegen aan deze aanvraag. In dit geval mag u volstaan met een kopie van dit vervoersbewijs en de brief of e-mail van het vervoersbedrijf waarin de beslissing van de toekenning of afwijzing van de vertragingsvergoeding wordt meegedeeld. OV-CHIPKAART Voor werknemers die met de OV-chipkaart reizen is het niet mogelijk aan de bewaarplicht te voldoen als u de werkelijke kosten van het openbaar vervoer vergoedt. In dit geval worden door of vanwege het vervoersbedrijf gemaakte overzichten van transacties van de OV-chipkaart gelijkgesteld met de vervoersbewijzen. OV-KAART OF TRAJECTKAART De trajectkaart (vrij reizen op het woon-werktraject en korting op andere reizen buiten de spits) en de voordeelurenkaart (reizen met aanzienlijke korting buiten de spits) kunt u volledig onbelast vergoeden of verstrekken. Sinds 2007 is ook de OV-kaart volledig onbelast. Hiervoor is wel vereist dat de werknemer de OV-kaart (net als de overige kaarten) mede voor het werk gebruikt. Te denken valt aan iedere dag met de kaart naar het werk gaan of enkele dienstreizen per maand maken. Incidenteel een dienstreis maken kan ook een voldoende zakelijk gebruik van de kaart zijn. GRATIS OPENBAAR VERVOER BIJ WEGWERKZAAMHEDEN Bij wegwerkzaamheden mogen er onbelast vervoerspassen aan het personeel worden verstrekt, náást de normale reiskostenvergoeding. Op deze manier kan ernstige verkeershinder worden voorkomen die in een dergelijke situatie zou ontstaan als werknemers toch de auto zouden gebruiken. Het vervoer kan bestaan uit openbaar vervoer, maar ook uit vervoersmiddelen zoals speciale shuttlebussen tussen de relevante stations en de gebouwen waar de forenzen werken. Een belangrijke voorwaarde is dat de pas grotendeels door de overheid wordt gefinancierd. De vervoerspas mocht 112 Openbaar vervoer 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 112 18-03-2009 09:36:30 Mobiliteit voorheen maximaal zes maanden aan een werknemer worden verstrekt, maar sinds 2008 is de termijn 24 maanden. Veelgestelde vragen 1) Wat gebeurt er als de werknemer de OV-kaart of trajectkaart niet zakelijk gebruikt? In dat geval moet de waarde van de kaart in het economische verkeer bij het loon van de werknemer worden geteld. 2) Mag ik een eigen bijdrage van de werknemer vragen voor het ter beschikking stellen van een OV-kaart? Ja, maar door het vervallen van de fiscale bijtelling, komt de eigen bijdrage van de werknemer in mindering op zijn nettoloon. Voorheen kon een bijdrage van de bijtelling worden afgetrokken. 3) Mag ik de OV-kaart ook onbelast aan familieleden van de werknemer verstrekken? Ja, maar alleen aan de gezinsleden van de werknemer. Voorwaarde blijft uiteraard dat de betreffende werknemer zijn kaart mede voor het werk gebruikt. 4) Is het toegestaan in de administratie een kopie van het vervoersbewijs te bewaren als de werknemer het origineel naar de NS moet zenden in verband met de actie ‘geld-terug-bij-vertraging’? Ja. In principe moet u originele vervoerbewijzen in de administratie bewaren, maar voor deze situatie maakt de Belastingdienst een uitzondering. 5) Als ik de praktische regeling voor reiskostenvergoeding wil toepassen, welke methode moet ik dan kiezen? U bent hierin vrij, zolang maar voldaan wordt aan de gestelde voorwaarden. U bent niet verplicht de praktische regeling toe te passen, u kunt altijd de werkelijke zakelijke reiskilometers vergoeden tegen € 0,19 per kilometer. Openbaar vervoer 113 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 113 18-03-2009 09:36:30 Mobiliteit 5.3 AUTO AUTO VAN DE ZAAK De auto van de zaak is een zeer geliefde arbeidsvoorwaarde. De auto wordt in het algemeen ter beschikking gesteld aan werknemers die veel zakelijke kilometers maken, zoals vertegenwoordigers. Daarnaast is het vaak een secundaire arbeidsvoorwaarde voor werknemers in een hogere functie. Overwegingen om een bedrijfsauto toe te kennen, kunnen de volgende zijn: – Bedrijfseconomische redenen: Sommige werknemers maken bij de uitoefening van hun functie veel zakelijke kilometers. Als de werknemer deze met zijn privéauto aflegt, dan kunt u daarvoor een kilometervergoeding geven. Naarmate een werknemer meer zakelijke kilometers maakt, kan het voordeliger zijn hem een bedrijfsauto ter beschikking te stellen. Ook als de werknemer op verschillende arbeidsplaatsen werkt, kan een bedrijfsauto een interessante optie zijn. – Representativiteit: Een functie kan met zich meebrengen dat een werknemer in een representatieve auto moet rijden. Dit zal bijvoorbeeld het geval zijn bij werknemers die bij klanten op bezoek gaan. Veel werknemers kunnen of willen niet zo’n dure auto privé aanschaffen. In dat geval kunt u ervoor kiezen een bedrijfsauto ter beschikking te stellen. – Beloning: Een auto heeft voor werknemers vaak een grote belonende waarde. Werknemers kunnen met andere woorden meer tevreden zijn met een euro die u aan de bedrijfsauto spendeert dan met de euro die u voor extra salaris uitgeeft. Om deze reden kan de bedrijfsauto een interessante arbeidsvoorwaarde zijn. De emotionele waarde van het arbeidsvoorwaardenpakket kan door de toekenning van een bedrijfsauto aanzienlijk vergroot worden, terwijl de kosten van het arbeidsvoorwaardenpakket binnen de perken blijven. Voorkom misverstanden door een duidelijk beleid te formuleren over de auto van de zaak. Checklist Aandachtspunten bij het formuleren van beleid over de auto van de zaak: – Hoe wordt de waarde en het model van de toe te kennen bedrijfsauto bepaald? – Betaalt de werknemer een eigen bijdrage voor de bedrijfsauto? – Wie betaalt de accessoires zoals een cd-speler, sportvelgen en airco? – Wanneer wordt de auto vervangen? Is dit na een bepaald aantal gereden kilometers of na het verstrijken van een bepaalde gebruiksperiode? Of gelden beide criteria? 114 Auto 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 114 18-03-2009 09:36:30 Mobiliteit – Als de werknemer promotie maakt en in een duurdere bedrijfsauto mag rijden, moet dan eerst de oude bedrijfsauto worden ‘opgereden’ of mag hij direct een nieuwe auto aanschaffen? – Hoe vaak mag de werknemer de bedrijfsauto voor privédoeleinden gebruiken? – Wie mogen in de auto rijden? – Wat gebeurt met de auto of de brandstofvergoeding als de werknemer langdurig ziek is? – Wanneer verliest de werknemer het recht op het gebruik van een bedrijfsauto? – Is voor de (dure) auto een spelregel vastgelegd voor het geval de werknemer uit dienst treedt? – Wie betaalt uw kosten/schade in verband met tussentijdse beëindiging van het leasecontract als de werknemer vrijwillig tussentijds uit dienst treedt? BELASTINGHEFFING De werknemer die een auto van de zaak heeft, heeft een voordeel ten opzichte van degenen die zelf een auto moeten betalen. De bijtelling voor het privégebruik van de auto van de zaak (autokostenbijtelling) moet u bij het loon tellen. De bijtelling is een vast bedrag: sinds 2008 25% van de cataloguswaarde van de auto (inclusief BTW en BPM). Voor zeer zuinige auto’s, met een CO2-uitstoot onder een bepaalde grens, is de bijtelling slechts 14%. Vaak blijkt voor rijders de stap naar een zeer zuinige auto nog te groot. Daarom is er nu een extra categorie toegevoegd: de zuinige auto. De bijtelling van deze auto’s is 20% en geldt voor de volgende auto’s: – auto’s die niet op diesel rijden met een CO2-uitstoot tussen de 111 en 140 gram per kilometer; – auto’s die wel op diesel rijden met een CO2-uitstoot tussen de 96 en 116 gram per kilometer. Over de autokostenbijtelling hoeven geen premies werknemersverzekeringen te worden afgedragen. De werknemer is hierover wel de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet verschuldigd, tenzij het bijdragemaximum voor deze werknemer al is bereikt. De bijtelling kan achterwege blijven als er op jaarbasis minder dan 500 privékilometers worden verreden. Om geen bijtelling bij het loon te hoeven tellen, moet u aannemelijk maken dat de betreffende werknemer minder dan 500 privékilometers op jaarbasis heeft gereden. Dat kan bijvoorbeeld door een schriftelijk vastgelegd verbod op privégebruik, maar ook aan de hand van een door de werknemer opgestelde kilometeradministratie. Bij dit laatste bent u dan wel afhankelijk van de juistheid hiervan. Is de kilometeradministratie fout, dan zijn de financiële gevolgen voor u (naheffingsaanslag + eventuele boete). Auto 115 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 115 18-03-2009 09:36:30 Mobiliteit Om dit risico te ondervangen moet u beschikken over een zogenaamde ‘Verklaring geen privégebruik’, die de werknemer kan opvragen bij de Belastingdienst. Deze verklaring bewaart u in uw loonadministratie en dient dan als een soort vrijwaringsbewijs. Na afloop van het jaar controleert de Belastingdienst bij de werknemer of hij terecht de verklaring heeft gekregen. Is de verklaring ten onrechte afgeven, dan zijn de financiële gevolgen in principe voor de werknemer. Als de auto op 1 juli ter beschikking wordt gesteld, mag de werknemer er nog maar maximaal 250 privékilometers mee rijden om de autokostenbijtelling te voorkomen. BIJTELLING EN EIGEN BIJDRAGE VAN DE WERKNEMER Als de werknemer geen ‘Verklaring geen privégebruik’ kan overleggen, dan moet u in beginsel de bijtelling tot het loon rekenen. Als de werknemer aan u een eigen bijdrage is verschuldigd voor het privégebruik van de auto, dan mag u deze eigen bijdrage in mindering brengen op de bijtelling. Als de eigen bijdrage hoger is dan de bijtelling, kan deze nooit tot een aftrekpost leiden. De eigen bijdrage – de daadwerkelijke betaling van de werknemer aan u – wordt vervolgens in mindering gebracht op het nettoloon. Elke eigen bijdrage die een werknemer aan u betaalt voor privégebruik van de auto kan in mindering worden gebracht op de bijtelling. Dit geldt ook als u een hogere eigen bijdrage voor privégebruik vraagt van de werknemer omdat hij zijn leasenorm overschrijdt. Bijvoorbeeld door de keuze van een duurdere auto of de aanschaf van dure accessoires. Rekenvoorbeeld U heeft aan werknemer A een auto ter beschikking gesteld met een cataloguswaarde van € 20.000,-. Hij betaalt hiervoor maandelijks € 75,- eigen bijdrage aan u. De bijtelling voor het kalenderjaar bedraagt: 25% van € 20.000,12 × € 75,= = € 5.000,€ 900,––––––––– – € 4.100,- Dit bedrag van € 4.100,- telt u op bij A’s loon; hierover moet u de loonheffingen inhouden (met uitzondering van de premies werknemersverzekeringen). 116 Auto 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 116 18-03-2009 09:36:30 Mobiliteit Als A’s hoogste belastingtarief 42% is, dan zijn de autokosten voor A op jaarbasis: 12 × € 75,= € 900,42% van € 4.100,= € 1.722,––––––––– + € 2.622,Als A kiest voor zo’n luxe uitvoering van de auto dat zijn eigen bijdrage op jaarbasis € 6.000,- bedraagt, dan is er uiteraard geen bijtelling. Zijn eigen bijdrage is dan € 1.000,- hoger dan de uitkomst van de rekensom 25% van € 20.000,-. Overigens mag A dit verschil niet gebruiken als aftrekpost voor zijn belastingaangifte. Model kilometeradministratie bij privégebruik auto van de zaak Auto:........................................ (Merk + type) Kenteken:.................................... Datum Ritnr. Beginstand Eindstand Gereden route Van – naar Bezoekadres Zakelijk/ privé Toelichting Een sluitende kilometeradministratie moet, naast algemene gegevens zoals het merk, type en kenteken van de auto, de periode van terbeschikkingstelling en de naam van de bestuurder, de volgende gegevens van iedere gemaakte rit bevatten: – de datum waarop de rit wordt afgelegd; – de beginstand van de kilometerteller (op het vertrekpunt); – het volledige adres van het vertrekpunt; – de eindstand van de kilometerteller (op het eindpunt); – het volledige adres van het eindpunt; – de aard van de rit: zakelijk of privé. Als de werknemer de aard van de rit als zakelijk heeft bestempeld, moet hij dit aannemelijk kunnen maken. Bijvoorbeeld door het overleggen van de agenda en/of andere gegevensdragers. Voor een berekening van de fiscale bijtelling en de netto kosten per maand van een auto van de zaak kunt u terecht op: www.berekenhet.nl/modules/ werken/bijtelling-auto-van-de-zaak.html Auto 117 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 117 18-03-2009 09:36:31 Mobiliteit Veel werkgevers hanteren de regel dat de benzinekosten in het buitenland in verband met bijvoorbeeld vakantie, voor rekening van de werknemer moeten komen. Door de benzinekosten eerst te vergoeden en vervolgens in rekening te brengen als bijdrage wegens privégebruik, worden de benzinekosten aftrekbaar voor de bijtelling bij de loonbelasting. BESTELAUTO De regeling voor bestelauto’s waarin werknemers privéritten mogen maken, is in principe hetzelfde als voor personenauto’s. Er is echter geen autokostenbijtelling voor de bestelauto die niet buiten werktijd kan worden gebruikt (de bestelauto die ‘achter het hek’ blijft) of de bestelauto waarvoor een verbod op privégebruik geldt. U wordt geacht te controleren of de bestelauto achter het hek blijft (bijvoorbeeld door het voeren van een sleuteladministratie) en of het verbod privégebruik wordt nageleefd. Voor de bestelauto die doorlopend afwisselend aan verschillende werknemers ter beschikking wordt gesteld, mag u volstaan met een enkelvoudige eindheffing per bestelauto per jaar van € 300,-. Voorbeeld Doorlopend afwisselend gebruik is bijvoorbeeld dat de bestelauto op maandag wordt gebruikt door werknemer A, op dinsdag door werknemer B, op woensdag weer door A en op donderdag en vrijdag door C. De situatie dat de bestelauto bijvoorbeeld een kwartaal wordt gebruikt door werknemer A en het volgende kwartaal door werknemer B valt hier niet onder. Voor de bestelauto die door de aard of inrichting (nagenoeg) uitsluitend is geschikt voor het vervoer van goederen, is er geen bijtelling. Gedacht moet dan worden aan sommige serviceauto’s waarin behalve de bestuurder alleen plaats is voor gereedschappen en reserveonderdelen. Niet elke auto die gebruikt wordt voor vervoer van goederen is een bestelauto volgens de belastingregels. Op www.belastingdienst.nl/zakelijk/auto_ vervoer.html onder bestelauto treft u een schema aan waarmee u kunt bepalen of uw auto voldoet aan de eisen voor bestelauto’s. Vervoer in de laadruimte van een bestelauto nooit personen. U riskeert dan een boete. 118 Auto 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 118 18-03-2009 09:36:31 Mobiliteit Bent u van plan veranderingen aan te brengen aan uw bestelauto? Let dan goed op of de auto nog wel aan de eisen voldoet die de Belastingdienst stelt. Zo niet, dan heeft dat nogal wat gevolgen: meer BPM, mogelijk een hoger privégebruik en een hoger tarief voor de motorrijtuigenbelasting. PRIVÉAUTO Gaat de werknemer met zijn eigen auto naar het werk, dan kunnen deze zakelijke kilometers onbelast worden vergoed (€ 0,19 per km). Arbeidsrechtelijk bent u niet verplicht reiskosten te vergoeden. Wel kan in de cao soms het een en ander zijn geregeld. Het bedrag van € 0,19 per kilometer wordt geacht alle kosten van het betreffende vervoermiddel te dekken. Dus ook parkeer-, veer- en tolgelden, (extra) afschrijving, slijtage aan de auto en extra benzinegebruik wegens het gebruik van een aanhangwagen. Extra vergoedingen voor parkeer-, veer- en tolgelden en voor overeenkomstige verstrekkingen vallen onder de eindheffing, voor zover deze tot het loon behoren. Verstrekking van parkeergelegenheid bij de plaats waar de arbeid wordt verricht, is onbelast. Denk hierbij aan het verstrekken van een parkeerkaart voor het parkeren bij de vaste arbeidsplaats van de werknemer of bij het adres van een klant. Verstrekking van parkeergelegenheid bij de woning van de werknemer, alsook alle vergoedingen voor parkeergelegenheid (bij de woning van de werknemer en bij de plaats waar de arbeid wordt verricht) zijn altijd belast. Het gaat hier uitsluitend om vergoedingen in verband met de eigen auto van de werknemer. Bij de ter beschikking gestelde auto blijven verstrekkingen én vergoedingen voor parkeergelegenheid bij de plaats waar de arbeid wordt verricht onbelast, tenzij thuis wordt gewerkt. € 0,28 KILOMETERVERGOEDING HANDHAVEN VOOR ZAKELIJKE KILOMETERS Veel bedrijven willen de personeelsleden die met hun eigen auto voor hun werk moeten reizen, de kilometervergoeding van € 0,28 blijven geven die tot 2004 gold. Als u besluit € 0,28 per kilometer te blijven vergoeden, is € 0,09 per kilometer belast. Sinds 1 januari 2005 mag u eindheffing toepassen op bovenmatige (belaste) (reis)kostenvergoedingen tot € 200,- per maand per werknemer. Dit is voor u voordelig, omdat u dan geen premies werknemersverzekeringen bent verschuldigd tot het genoemde bedrag. Auto 119 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 119 18-03-2009 09:36:31 Mobiliteit Het meerdere boven de € 200,- is normaal belast loon. Er is ook een wat fiscaal vriendelijkere methode, namelijk door voor het woon-werkverkeer van de betreffende werknemer een lagere vergoeding te geven dan de mogelijke € 0,19 per kilometer. Gedacht kan worden aan € 0,10 per kilometer woon-werkverkeer of het oude reiskostenforfait. Er ontstaat dan een ‘surplus’ dat onbelast vergoed had kunnen worden. Dit surplus mag gebruikt worden om het ‘bovenmatige’ deel van € 0,09 van de € 0,28 zakelijke kilometervergoeding te dekken. Dit wordt ook wel de ‘salderingsmethode’ genoemd. Dekt het surplus het bovenmatige deel niet volledig, met andere woorden is er een tekort, dan moet u alsnog over de bovenmatige reiskostenvergoeding loonheffing en premies voor de werknemersverzekeringen afdragen. Dat moet uiterlijk in januari na afloop van het betreffende kalenderjaar zijn gebeurd. Voorbeeld Werknemer A woont op een afstand van dertien kilometer van het werk. Hij werkt vijf dagen per week. Naast het dagelijkse woon-werktraject, rijdt hij 2.500 zakelijke kilometers in een jaar. Op basis van het oude reiskostenforfait (uit 2003) wordt aan A per maand € 65,gegeven als reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer. Voor de 2.500 zakelijke kilometers wordt € 0,28 gegeven. De vraag is nu in hoeverre de € 0,28 bovenmatig is. Het betreft 2.500 x € 0,09 = € 225,-. Maar er zit nog wat ruimte in de reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer. Dit zijn 546 (13 x 2 x 5 x 4,2 (we veronderstellen dat een maand 4,2 weken bevat)) kilometers per maand. Hiervoor kan een onbelaste vergoeding worden gegeven van € 103,74. Dit is € 38,74 meer dan het tabelbedrag. Er is dan jaarlijks een onbelast surplus van € 464,88 (12 x € 38,74). Dit is voldoende om de ‘bovenmatige’ kilometervergoeding van € 0,28 voor A’s 2.500 zakelijke kilometers te handhaven. Veelgestelde vragen 1) Moet een eigen bijdrage voor privégebruik van de auto van de werknemer in mindering komen op het brutoloon of op het nettoloon? Op het nettoloon. Een inhouding op het brutoloon is in feite een loonkorting en deze wordt niet als eigen bijdrage aangemerkt. Alleen de eigen bijdrage voor privégebruik van de werknemer die van het nettoloon wordt betaald, kan in mindering worden gebracht op de autokostenbijtelling. 120 Auto 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 120 18-03-2009 09:36:31 Mobiliteit 2) Speelt bij de bijtelling wegens privégebruik de woon-werkafstand nog een rol? Nee, alle woon-werkkilometers worden als zakelijke kilometers gezien. 3) Moeten bij een auto van de zaak de accessoires worden meegeteld voor de cataloguswaarde? Voor auto’s die vóór 1 juli 2006 op naam zijn gesteld (kenteken toegekend) tellen alle accessoires mee die zijn aangebracht voor toekenning van het kenteken. Voor auto’s die op of na 1 juli 2006 op naam zijn gesteld tellen alleen de accessoires mee die de fabrikant/importeur heeft aangebracht voor de datum van toekenning van het kenteken. 4) Wat is een zuinige auto waarvoor de lage bijtelling van 14% geldt? Een zeer zuinige auto is een auto met weinig CO2-uitstoot. Voor een auto die op diesel rijdt is dat een CO2-uitstoot die niet boven de 95 gram per kilometer uitkomt. Voor andere auto’s is de bovengrens bij 110 gram per kilometer. Per 1 januari 2009 is door het kabinet een tussencategorie geïntroduceerd. Voor deze categorie zuinige auto’s is de bijtelling 20%. 5) Mag de buurman van een werknemer in de auto van de zaak rijden? Dit bepaalt u zelf. Feitelijk moet u toestemming verlenen als iemand anders dan de werknemer in de auto van de zaak wil rijden. Het is gebruikelijk overeen te komen dat naast de werknemer zelf, ook de leden van zijn gezin en andere werknemers van de onderneming gebruik mogen maken van de auto van de zaak. 6) Hoe lang duurt het voordat de Belastingdienst een ‘Verklaring geen privégebruik’ heeft afgegeven? Dat gaat heel snel. Verzoeken worden soms al dezelfde dag afgehandeld. 7) Parkeerkosten kunnen zo hoog oplopen dat deze niet (volledig) uit de € 0,19 per kilometer kunnen worden betaald. Kan ik de parkeerkosten dan wel onbelast vergoeden? Nee. De € 0,19-vergoeding wordt geacht allesdekkend te zijn. Vergoedt u toch apart de parkeerkosten, dan is deze vergoeding belast. Hiervoor moet u verplicht de eindheffing toepassen, wat betekent dat de loonheffing voor uw rekening komt. 8) Kan een werknemer die een auto van de zaak heeft nog apart parkeerkosten declareren? Ja, in deze situatie kunnen parkeerkosten wel onbelast worden vergoed. Bij een auto van de zaak worden alle kosten die met de auto te maken Auto 121 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 121 18-03-2009 09:36:31 Mobiliteit hebben, geacht voor rekening van de werkgever te komen. Hieronder vallen ook de parkeerkosten. 9) Kan een werknemer de onbelaste vergoeding van € 0,19 ontvangen als hij voor een zakelijke rit de auto van de zaak van een collega leent? Nee. Er is dan sprake van vervoer vanwege de werkgever en dan maakt hij geen kosten. Hetzelfde geldt als een werknemer met een collega meerijdt. 10) Mijn werknemers rijden met hun privéauto veel kilometers voor het werk. Tot en met 2003 kregen ze € 0,28 per kilometer. Sinds 2006 mag dit niet meer zijn dan € 0,19; een forse achteruitgang. Mag ik die financiële tegenvaller compenseren en toch € 0,28 blijven betalen? U kunt overwegen meer dan € 0,19 te betalen, maar dan moet u over het meerdere wel belasting en eventueel premies betalen. Dit is alleen anders als u de zogenaamde salderingsmethode toepast. 11) Bij de zogenaamde salderingsmethode kan het zijn dat er geen surplus is om de bovenmatige kilometervergoeding van € 0,28 te kunnen compenseren, of het surplus is ontoereikend. In dat geval moet over het bovenmatige deel van de € 0,28-vergoeding loonheffing worden afgedragen. Wanneer moet ik dat doen? Op grond van artikel 10f van het Uitvoeringsbesluit loonbelasting 1965 hoeft dat pas in januari van het volgende jaar te worden aangegeven en afgedragen. In dat geval gelden de tarieven van het nieuwe jaar. Hetzelfde geldt voor de premieheffing. Sinds 1 januari 2005 heeft u de mogelijkheid over het belaste deel van de reiskostenvergoedingen eindheffing toe te passen, mits dit niet meer is dan € 200,- per maand per werknemer. In dat geval zijn er géén premies werknemersverzekeringen verschuldigd. 12) Een medewerker rijdt altijd met de auto naar het station (acht kilometer) en reist vandaar verder met de trein. Moet u die acht kilometer nu ook vergoeden? U mag voor die acht kilometer € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden, omdat het zakelijke kilometers zijn. U bent dit echter niet verplicht. 122 Auto 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 122 18-03-2009 09:36:32 Mobiliteit 5.4 FIETS Als de werknemer het traject woon-werkverkeer met de fiets aflegt, mag u hiervoor € 0,19 per kilometer vergoeden. Ook de zakelijke reis mag u onbelast vergoeden. De € 0,19 per kilometer wordt geacht alle kosten die met de fiets te maken hebben, te dekken. Hierbij kan gedacht worden aan de kosten van verzekeringen, onderhoud, regenkleding en dergelijke. FIETS VAN DE ZAAK U mag aan uw werknemers eens per drie jaar onbelast een fiets vergoeden of verstrekken. Als de fiets duurder is dan € 749,- dan wordt het meerdere nog wel bij het loon geteld. Verder moet de werknemer op meer dan de helft van de werkdagen (gedeeltelijk) met de fiets naar het werk komen. Bovendien kunt u de werknemer een onbelaste reiskostenvergoeding geven voor zijn fietskilometers. De fiets moet dan wel eigendom zijn (geworden) van de werknemer (bij terbeschikkingstelling blijft de fiets uw eigendom). Als de fiets minder kost dan € 454,-, dan mag deze in één keer ten laste van de (fiscale) winst worden gebracht. Fietsen duurder dan € 454,- moeten in minimaal drie jaren worden afgeschreven. Behalve de fiets zelf, mogen de met de fiets samenhangende kosten zoals een extra slot of onderhoudsbeurten voor maximaal € 82,- per jaar onbelast worden vergoed. Dit bedrag is een forfait. Dit betekent dat de kosten niet hoeven te worden aangetoond. U hoeft hiervan dus ook geen bonnen in de loonadministratie te bewaren. Behalve de jaarlijkse € 82,- mag ook nog een fietsverzekering voor de fiets worden gesloten zonder dat dit tot een bijtelling op het loon van de werknemer leidt. Veelgestelde vragen 1) De werknemer gebruikt de fiets (die hij in eigendom heeft gekregen) alleen om naar het station te komen. Mag ik voor de trein nog een onbelaste vergoeding geven? Ja, en daarbij kunt u kiezen tussen de werkelijke kosten of € 0,19 per kilometer. 2) Mag een werknemer die een fiscaalvriendelijke fiets heeft ook nog € 0,19 per fietskilometer ontvangen? Ja, dat mag. Dit geldt echter niet voor de fiets die in bruikleen is verstrekt, omdat dit wordt gezien als vervoer vanwege de werkgever. Fiets 123 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 123 18-03-2009 09:36:32 Mobiliteit 3) Mag ik in een jaar meer dan € 82,- voor de fietsaccessoires vergoeden als de werknemer bewijst dat hij voor een hoger bedrag uitgaven heeft gedaan? Nee. Mochten de werkelijke kosten van de bijkomende zaken hoger zijn, dan kan toch slechts € 82,- worden vergoed, zelfs al kunnen er bonnen voor een hoger totaalbedrag worden overlegd. 4) Kan ik dan naast de vergoeding € 82,- nog een accessoire, bijvoorbeeld een extra slot, onbelast verstrekken? Nee, het jaarlijkse bedrag van € 82,- geldt voor verstrekkingen en vergoedingen tezamen. Geeft u al een vergoeding van € 82,- voor de bijkomende zaken, dan is een vrije verstrekking van dergelijke zaken in datzelfde jaar niet meer mogelijk. 124 Fiets 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 124 18-03-2009 09:36:32 Mobiliteit 5.5 CARPOOLEN Ook voor de werknemer die in zijn auto één of meer werknemers meeneemt naar de arbeidsplaats, geldt de onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer. Als de chauffeur en één of meer meerijders op eigen initiatief gaan carpoolen, zonder dat u hierbij bent betrokken, dan mag u behalve aan de chauffeur ook aan elke meerijder maximaal € 0,19 per kilometer vergoeden op basis van de werkelijke reisafstand (afstand woning-werk) per werknemer. Denk bijvoorbeeld aan twee collega’s die besluiten om samen naar het werk te reizen, om de week afwisselend met ieders auto. Beide werknemers mogen in dat geval onbelast maximaal € 0,19 per kilometer ontvangen. Omrijkilometers om de andere werknemer op te halen mogen in dat geval niet worden vergoed. Een andere situatie ontstaat als u met de chauffeur heeft afgesproken dat deze ook andere werknemers ophaalt en vervoert naar de arbeidsplaats. In dit geval is sprake van vervoer vanwege de werkgever. U mag deze meerijders geen onbelaste reiskostenvergoeding geven. U mag alleen een onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer geven aan de chauffeur, waarbij eventuele omrijkilometers ook mogen worden vergoed. Carpoolen 125 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 125 18-03-2009 09:36:32 Mobiliteit 5.6 VERHUISKOSTEN Werknemers die voor hun baan verhuizen, omdat ze bij u in dienst komen of omdat ze dichterbij komen wonen, kunt u onder voorwaarden een onbelaste verhuiskostenvergoeding geven. De vergoeding is sinds 2009 maximaal € 7.750,- en betreft de herinrichtingskosten voor bijvoorbeeld behangen, binnen- en buitenschilderwerk, de aansluitkosten voor een telefoon en het vermaken van gordijnen. Tot 2009 was de vergoeding nog beperkt tot 12% van het jaarloon met een maximum van € 5.445,-. Gaat de werknemer door de nieuwe baan of overplaatsing binnen het bedrijf meer verdienen, dan wordt dat nieuwe jaarloon als uitgangspunt genomen. De vergoeding mag overigens zonder meer onbelast worden gegeven, ook al zijn de kosten van herinrichting voor de werknemer van geringere omvang geweest. De werknemer hoeft de omvang van de kosten van herinrichting niet aan te tonen. Behalve de vergoeding voor herinrichting mag u de kosten die verbonden zijn aan het overbrengen van de inboedel, onbelast vergoeden. Dit zijn dus de kosten van het verhuisbedrijf. Deze kosten moet de werknemer wel bij u aantonen door de nota van het verhuisbedrijf te overhandigen. ZAKELIJKE VERHUIZING Een belangrijke voorwaarde is dat de verhuizing zakelijk moet zijn. Dat wil zeggen: noodzakelijk voor de uitoefening van de dienstbetrekking. De bewijslast dat de verhuizing noodzakelijk is, ligt bij u. Bij noodzakelijke verhuizingen kunt u denken aan: – een werknemer die na ontslag de dienstwoning moet verlaten; of – een werknemer die verhuist omdat hij moet beschikken over een grotere woning met een eigen werkkamer. Ook gezondheidsproblemen of te hoog opgelopen reistijd kunnen volgens de jurisprudentie een zakelijke reden zijn om te verhuizen. Van een zakelijke verhuizing is in elk geval sprake als de werknemer: – binnen twee jaar na de aanvaarding van een nieuwe dienstbetrekking of een overplaatsing verhuist; en – naar een woning verhuist binnen een afstand van tien kilometer van de nieuwe werkplek, terwijl hij op een afstand groter dan 25 kilometer van deze werkplek woonde. 126 Verhuiskosten 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 126 18-03-2009 09:36:32 Mobiliteit Tot 2009 was het criterium dat de werknemer op een afstand van meer dan tien kilometer van het werk moest wonen of de reisafstand met minstens de helft verminderde én minstens met tien kilometer. Veelgestelde vragen 1) Kunnen de kosten van het inschakelen van een makelaar voor de verkoop van de oude woning of de koop van de nieuwe woning ook onbelast worden vergoed? Nee, deze komen niet apart voor een onbelaste vergoeding in aanmerking. Deze kosten vallen onder de maximale vergoeding van € 7.750,-. Hetzelfde geldt voor eventuele reiskosten voor het bezichtigen van een nieuwe woning. 2) Een van mijn werknemers is verhuisd. De afstand van zijn oude woning tot de werkplek was twintig kilometer en nu vijf kilometer. Mag ik hem een onbelaste verhuiskostenvergoeding geven? Nee, tenzij de verhuizing noodzakelijk is voor de uitoefening van de dienstbetrekking. Onder de oude regeling kwam de werknemer wel in aanmerking van de vergoeding, maar deze mag u niet meer toepassen. 3) Kan er nog een onbelaste verhuiskostenvergoeding worden gegeven als de werknemer pas na drie jaar in dienst te zijn geweest, verhuist? Ja, mits er aantoonbaar aan de verhuizing een zakelijke reden ten grondslag ligt. 4) De werknemer verhuist eerst naar een tijdelijke woning en daarna naar de definitieve woning. Zijn de verhuiskosten van beide verhuizingen onbelast te vergoeden? Nee, dit wordt als één verhuizing gezien. Verhuiskosten 127 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 127 18-03-2009 09:36:32 Mobiliteit 5.7 TELEWERKEN De laatste jaren verrichten steeds meer mensen vanuit huis kantoorwerk, ook wel telewerken genoemd. Het meest genoemde voordeel van telewerken is het omzeilen van files. Daarnaast kan het leiden tot een grotere productiviteit doordat de werktijd beter kan worden ingedeeld en doordat de werknemer thuis vaak geconcentreerder kan werken. Voor de telewerker zijn er verschillende faciliteiten die fiscaalvriendelijk worden behandeld. Dit betreffen onbelaste vergoedingen voor de: – telefoon (wordt behandeld in paragraaf 6.3); – inrichting van de werkkamer; – werkkamer. COMPUTER Sinds augustus 2004 is het vrijwel onmogelijk om aan werknemers onbelast een computer te kunnen verstrekken/vergoeden. Dit kan alleen nog maar als de computer voor 90% of meer zakelijk wordt gebruikt en dat is nauwelijks denkbaar. Zie hiervoor ook paragraaf 6.2. De bewijslast hiervoor ligt bij u. Geeft u een vergoeding voor computers dan mag u, als deze meer dan € 450,- kost, niet meer dan het bedrag van de afschrijving vergoeden. Behalve de hardware mag software, bijvoorbeeld Word, onbelast worden verstrekt/vergoed als de werknemer dit thuis nodig heeft voor het uitoefenen van de dienstbetrekking. INRICHTING VAN DE WERKKAMER Het is mogelijk de werkkamer in de woning van de werknemer onbelast in te richten. Eén keer per vijf jaar mag u ter waarde van € 1.815,- onbelast artikelen voor de inrichting van de werkkamer verstrekken of vergoeden. Hierbij kan worden gedacht aan een bureau, een bureaustoel, bureauverlichting en dergelijke. De voorwaarden waaronder u de artikelen voor de werkkamerinrichting kan vergoeden, zijn: – De inrichting moet aan de arbonormen (artikel 5.15 en 6.30 van het Arbeidsomstandighedenbesluit) voldoen. Dit betekent voornamelijk dat er voldoende licht in de werkkamer aanwezig moet zijn en dat de zitplaats ergonomisch verantwoord is. – De werknemer moet ten minste één dag per week thuis werken. In een schriftelijke overeenkomst moet vastgelegd worden welke dag(en) dit is (zijn). Dit contract moet u bij de loonadministratie bewaren. – Op de werkplek thuis moet de mogelijkheid van digitale communicatie via een computer en een modem met de reguliere werkplek aanwezig zijn. 128 Telewerken 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 128 18-03-2009 09:36:32 Mobiliteit Checklist Telewerkovereenkomst Het is gebruikelijk de afspraken over telewerken vast te leggen in een telewerkovereenkomst tussen werkgever en werknemer. Hoe deze overeenkomst eruit komt te zien, is afhankelijk van de exacte afspraken die worden gemaakt. De afspraken moeten in elk geval betrekking hebben op: – eisen vanuit de Arbeidsomstandighedenwet; – de bereikbaarheid van de telewerker; – de wijze van terugkoppeling met de organisatie; – de te verrichten werkzaamheden; – de te verlenen telewerkvoorzieningen; – de wijze waarop deze voorzieningen worden verleend; – de periode waarin telewerk plaatsvindt; – het aantal dagen per week en de dagen waarin wordt getelewerkt; – de wijze van en de gronden voor beëindiging van het telewerken; – de gevolgen die beëindiging van het telewerken heeft voor de verleende telewerkvoorzieningen; – informatiebeveiliging; – privacyaspecten. Als de werknemer in het kader van het woon-werkverkeer minder vaak naar zijn vaste arbeidsplaats reist, hoeft u het bedrag van de onbelaste reiskostenvergoeding niet altijd aan te passen. Zie hiervoor paragraaf 5.1 VERGOEDING VOOR DE WERKKAMER Per 1 januari 2005 is de definitie van werkkamer/werkruimte aangescherpt. De werkkamer moet vanaf dit moment een zelfstandige optrek zijn, dat wil zeggen dat de ruimte een eigen ingang en eigen sanitaire voorzieningen moet hebben. Met deze aanscherping kunt u nauwelijks nog aan werknemers een onbelaste vergoeding voor de werkkamer geven. De omvang van de onbelaste vergoeding is 20% van de economische huurwaarde bij een werkkamer in de eigen woning van de werknemer en 20% van de huur bij een werkkamer in de huurwoning van de werknemer. Energie-, onderhouds-, beveiligings- en verzekeringskosten kunt u niet apart onbelast vergoeden. Deze kosten worden geacht in de 20%-vergoeding te zitten. Behalve de voorwaarde dat de werkruimte een zelfstandige optrek moet zijn, is er nog een andere voorwaarde. Bij deze laatste voorwaarde moet een onderscheid worden Telewerken 129 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 129 18-03-2009 09:36:33 Mobiliteit gemaakt tussen een werknemer die tevens elders een soortgelijke werkruimte heeft, bijvoorbeeld een kamer op kantoor, en de werknemer die dit niet heeft en dus uitsluitend vanuit huis werkt. – De werknemer die buitenshuis nog wel een soortgelijke werkruimte heeft, moet voor een onbelaste vergoeding in zijn werkruimte thuis 70% of meer van zijn arbeidsinkomen verdienen. – De werknemer die buitenshuis geen soortgelijke werkruimte heeft, moet in of vanuit zijn werkruimte thuis 70% of meer van zijn arbeidsinkomen verdienen, en de inkomsten voor 30% of meer in de werkruimte verdienen. Veelgestelde vragen 1) Kan ik aan dezelfde werknemer een onbelaste kostenvergoeding betalen voor een werkruimte en voor de inrichting ervan? Ja, een onbelaste kostenvergoeding voor een werkruimte en voor de inrichting kunnen tegelijkertijd worden verstrekt. Uiteraard dient dan wel aan de wettelijke vereisten van beide regelingen te worden voldaan. 2) Eén keer in de vijf weken werkt een werknemer een hele week thuis. Komt hij in aanmerking voor de onbelaste inrichting van de werkkamer? En de werknemer die twee ochtenden thuis werkt en de betreffende middagen naar de zaak gaat? Nee, want er wordt niet minimaal één hele dag per week thuis gewerkt. De regeling beoogt namelijk ook het verminderen van het woon-werkverkeer met minimaal één dag per week. 3) Als een werknemer vorig jaar van zijn vorige werkgever de inrichting van de werkkamer vergoed heeft gekregen, mag ik dit als nieuwe werkgever dit jaar dan nogmaals doen? Ja, de regeling geldt namelijk per werkgever. Wet- en regelgeving Wet financiering sociale verzekeringen Wet op de loonbelasting 1964 Wet op de inkomstenbelasting 2001 130 Telewerken 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 130 18-03-2009 09:36:33 Mobiliteit Belangrijke wijzigingen ten opzichte van 2008 – De praktische regeling voor de betaling van een vaste reiskostenvergoeding is verruimd om thuiswerken te stimuleren. – Over de bewaarplicht en de introductie van de OV-chipkaart is voor 2009 de volgende afspraak gemaakt: de door het vervoersbedrijf gemaakte overzichten van transacties van de OV-chipkaart worden gelijkgesteld met de vervoersbewijzen. – Het kabinet heeft voor 2009 een tussencategorie van 20% loonbijtelling voor auto’s van de zaak geïntroduceerd. – De belastingvrije verhuiskostenvergoeding is verruimd en is meer gericht op degenen die voor het werk de meeste autokilometers maken, namelijk zij die op meer dan 25 kilometer van het werk wonen. Relevante boeken Boers, E., Fiscale aspecten van mobiliteit. In de serie: Actueel Recht voor P&O, Kluwer Eerden-van der Hoeven, K.E.M., Paarse krokodil, Kluwer Eerden-van der Hoeven, K.E.M., Praktijkgids Personeel & Fiscus, Kluwer Eveleens, W., Rendement en risico’s van telewerken, Sdu Uitgevers Pechler, E.B. e.a, Auto en fiscus, Kluwer Elsevier Loonheffing Almanak, Reed Business Information Relevante internetsites www.centraalbeheer.nl www.tql.nl www.verkeeradvies.nl www.ewerkforum.nl www.belastingdienst.nl Telewerken 131 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 131 18-03-2009 09:36:33 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 132 18-03-2009 09:36:33 HOOFDSTUK 6 VERGOEDINGEN & VOORZIENINGEN 6.1 STUDIEKOSTEN 6.2 COMPUTER 6.3 (MOBIELE) TELEFOON EN INTERNET 6.4 BEROEPSKOSTEN 6.5 WERKKLEDING 6.6 KINDEROPVANG 6.7 PRODUCTEN UIT EIGEN BEDRIJF 6.8 PERSONEELSLENING 6.9 JUBILEUMUITKERING 6.10 FITNESS 6.11 OVERIGE ARBEIDSVOORWAARDEN IN DIT HOOFDSTUK LEEST U WAT U ONBELAST MAG VERGOEDEN AAN UW WERKNEMERS EN WELKE ANDERE AANVULLENDE ARBEIDSVOORWAARDEN U KUNT REGELEN. HET GAAT HIERBIJ OM DIVERSE ZAKEN DIE IN MEER OF MINDERE MATE MET HET WERK TE MAKEN HEBBEN. DIT WORDEN OOK WEL TERTIAIRE ARBEIDSVOORWAARDEN GENOEMD. Vergoedingen & voorzieningen 133 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 133 18-03-2009 09:36:33 Vergoedingen & voorzieningen 6.1 STUDIEKOSTEN Vanuit verschillende hoeken wordt het volgen van opleidingen en cursussen gestimuleerd omdat zowel werkgevers er baat bij hebben (hogere productiviteit) als werknemers (motivatie, arbeidsmarktkansen en dergelijke). Vakbonden hebben er in de afgelopen jaren op aangedrongen bepaalde rechten op studie in cao’s op te nemen. ONBELASTE VERGOEDING/VERSTREKKING Op voorwaarde dat de studie zakelijke doeleinden heeft, mag u de studiekosten (lesgeld, boeken, vaktijdschriften, reisgeld en dergelijke) van de werknemer onbelast vergoeden. De met de studie samenhangende reiskosten mogen ook onbelast worden vergoed. Per 1 januari 2009 is het ook mogelijk om een EVC-procedure onbelast te vergoeden of verstrekken. De EVC (erkenning van eerder verworven competenties) draagt volgens het kabinet bij aan de arbeidspotentie van de werknemer. Het doel van een EVC-procedure is het vaststellen welke kennis en vaardigheden iemand al heeft ontwikkeld in een opleiding, baan of daarbuiten. Het kan dan zijn dat iemand maar een deel van een opleiding hoeft te volgen om een diploma te halen. Hierdoor worden de loopbaankansen nog eens vergroot. De fiscale behandeling gaat als volgt: – als de werknemer de kosten van de procedure betaalt, zijn de kosten voor hem aftrekbaar binnen de regeling voor scholingsuitgaven. Hij kan dan tot het bedrag van de kosten zijn spaarloon deblokkeren; – als de werkgever de kosten van de EVC-procedure betaalt, is de vergoeding of verstrekking onbelast. De werkgever kan dan de afdrachtvermindering EVC claimen. Kosten van openbaar vervoer kunnen zonder meer volledig onbelast worden vergoed. De vergoeding van studiekosten mag geen beloning zijn voor het behalen van een diploma. Als de vergoeding pas wordt betaald ná het behalen van een diploma, dan is deze belast. Wilt u de vergoeding toch laten afhangen van het behalen van een diploma? Dan is een gebruikelijke oplossing: de vergoeding wel al tijdens de studie betalen, maar de werknemer verplichten deze terug te betalen als het examen zonder succes wordt afgelegd of bij verbreking van de dienstbetrekking. De kosten voor een studie kunnen behoorlijk oplopen en u wilt als werkgever uiteraard ook rendement hebben van zo’n investering. Het is daarom heel gebruikelijk vóór 134 Studiekosten 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 134 18-03-2009 09:36:33 Vergoedingen & voorzieningen de aanvang van een langdurige of kostbare studie een overeenkomst te sluiten met uw werknemer. Hierin kunt u bijvoorbeeld een terugbetalingsregeling afspreken wanneer de werknemer de studie vroegtijdig beëindigt of binnen een bepaalde tijd na de studie vrijwillig het bedrijf verlaat. De formulering van een studiekostenbeding is belangrijk. Gekozen kan worden voor een algemene studiekostenregeling in de arbeidsovereenkomst of voor een aparte studieovereenkomst per opleiding. Werken met een uitgebreide studieovereenkomst per opleiding is juridisch gezien het sterkste. Het beding moet schriftelijk en helder worden geformuleerd. Ook moet uit de afspraken blijken hoe lang u als werkgever wordt geacht baat hebben bij de opleiding. Neem daarnaast een zogenaamde ‘glijdende schaal’ op. Dat houdt in dat de terugbetalingsverplichting tijdens de vastgestelde periode evenredig moet afnemen. Een afbouwregeling van bijvoorbeeld twee of drie jaar is gebruikelijk. Voor dure studies komen ook termijnen van vijf jaar voor. Uit de jurisprudentie blijkt dat studiekosten meestal niet kunnen worden teruggevorderd als de werkgever het initiatief tot beëindiging van het dienstverband heeft genomen. Het is van belang dat de omschrijving van het terug te betalen bedrag op een juiste wijze wordt vormgegeven. Als de werknemer de vergoeding (gedeeltelijk) moet terugbetalen, kan dit voor hem een aftrekpost wegens negatief loon vormen. Wordt het terug te betalen bedrag omschreven als een boete of schuld, dan kan aftrekbaarheid in het gedrang komen. Veelgestelde vragen 1) Kan een werknemer de studiekosten aftrekken als de werkgever de studiekosten niet vergoedt? Ja, gedeeltelijk wel. Er is een minimumbedrag, de zogenaamde drempel, van € 500,- per jaar dat voor eigen rekening van de werknemer blijft en dus niet aftrekbaar is. Tevens is er in beginsel een maximum aan de aftrek, namelijk € 15.000,- per jaar. 2) Kan de maaltijd die onderweg naar de studie wordt genuttigd, onbelast worden vergoed? Ja, dergelijke maaltijden kunnen volledig onbelast worden vergoed. 3) Mag de inrichting van de studeerkamer thuis onbelast worden vergoed? Nee, indirect met de studie samenhangende kosten mogen niet onbelast Studiekosten 135 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 135 18-03-2009 09:36:33 Vergoedingen & voorzieningen worden vergoed. Dit is anders als de werknemer thuis minimaal één dag per week werkt. Zie hiervoor paragraaf 5.7 over telewerken. 4) Wat wordt verstaan onder vakliteratuur? Onder vakliteratuur wordt verstaan de literatuur die in de betreffende beroepsgroep als zodanig wordt erkend. Zoals studieboeken, periodieke vakbladen en abonnementen op vaktijdschriften. Vakliteratuur kunt u onbelast vergoeden. Ook meer algemene literatuur als landelijke dagbladen, een encyclopedie of een woordenboek mag u onbelast vergoeden, mits dat nodig is voor een behoorlijke uitoefening van het werk. Bijvoorbeeld het Financieele Dagblad voor de beleggingsadviseur of de Dikke Van Dale voor een redacteur. 136 Studiekosten 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 136 18-03-2009 09:36:34 Vergoedingen & voorzieningen 6.2 COMPUTER U kunt onbelast een computer verstrekken/vergoeden of ter beschikking stellen als deze voor 90% of meer zakelijk wordt gebruikt. U moet het zakelijk gebruik desgewenst tegenover de Belastingdienst aannemelijk kunnen maken. Veelgestelde vragen 1) Als een werknemer een computer aanschaft, en hij gebruikt deze voor 90% of meer zakelijk, mag ik deze dan in één keer onbelast vergoeden? Ja, tenzij de computer meer dan € 450,- heeft gekost. In dat geval mag u jaarlijks alleen het bedrag van de afschrijving onbelast vergoeden. 2) Is een BlackBerry of een smartphone een computer? Nee, deze valt onder de regeling voor telefoons, en die is een stuk gunstiger dan de regeling voor computers. Telefoons mogen namelijk al bij een zakelijk gebruik van meer dan 10% onbelast worden vergoed of verstrekt. Computer 137 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 137 18-03-2009 09:36:34 Vergoedingen & voorzieningen 6.3 (MOBIELE) TELEFOON EN INTERNET Communicatie is belangrijk in onze maatschappij. Veel werkgevers zijn zich hiervan bewust en kiezen er daarom voor om een mobiele telefoon aan hun werknemers te verstrekken of telefoon- en/of internetkosten te vergoeden. Vergoedingen en verstrekkingen ter zake van telefoon, internet en vergelijkbare communicatiemiddelen zijn volledig onbelast als er sprake is van meer dan bijkomstig zakelijk gebruik, en dat is bij meer dan 10%. Onder de onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor telefoon, internet en dergelijke communicatiemiddelen vallen alle vergoedingen en verstrekkingen die daarmee direct verband houden. Hierbij kan men denken aan de aankoopkosten van een telefoon, aan de aanleg- of aansluitkosten van een internet- of telefoonverbinding, aan abonnementskosten en aan gesprekskosten. Het is niet nodig onderscheid te maken tussen bijvoorbeeld een internetabonnement via de kabel of een ADSL-verbinding. BlackBerry’s en smartphones worden, ondanks hun ‘computerfuncties’, als een telefoon aangemerkt. 10% ZAKELIJK GEBRUIK Om te kunnen bepalen of het gebruik van telefoon en/of internet voor meer dan 10% zakelijk is, moet het gebruik daarvan door de werknemer over een langere periode bekeken worden. Omdat de kosten van telefoon- en internetabonnementen vaak onafhankelijk zijn van het werkelijke gebruik, moet worden aangesloten bij het daadwerkelijke zakelijke gebruik van de telefoon en internet. Het zakelijk gebruik van een telefoon is nog wel na te gaan aan de hand van een specificatie van de gesprekken en gespreksduur. Bij internet is dit minder eenvoudig. Een werkplanning of urenstaat kan hier uitkomst bieden. Daarnaast kan de functie van de werknemer van belang zijn. Iemand die veel thuis werkt zal eerder het meer dan bijkomstig zakelijk gebruik van zijn privé-internetaansluiting aannemelijk kunnen maken dan iemand die fulltime op kantoor zit. Veelgestelde vragen 1) Kan ik als bewijs voor het zakelijk gebruik volstaan met enkel een verklaring van de werknemer waarin hij meldt dat hij de telefoon of de internetaansluiting voor meer dan 10% zakelijk gebruikt? Nee, de werkgever zal meer bewijs moeten aanvoeren, bijvoorbeeld door het minimaal 10% zakelijk gebruik aannemelijk te maken aan de hand van de functie van de werknemer. 138 (Mobiele) telefoon en internet 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 138 18-03-2009 09:36:34 Vergoedingen & voorzieningen 2) Er wordt gesproken van ‘dergelijke communicatiemiddelen’. Kan ik dan ook belasting- en premievrij een digitale agenda verstrekken/vergoeden? Nee, de vrijstelling geldt in principe niet voor elektronische apparaten die geheel of gedeeltelijk zijn bedoeld voor taken die ook met een computer verricht kunnen worden zoals digitale agenda’s, mini-notebooks. Ook GPS-apparatuur valt buiten de vrijstelling. Daarentegen vallen de BlackBerry en de smartphone onder de telefoonregeling, omdat deze overwegend voor telefoneren worden gebruikt. Maar als de telefoonfunctie van een apparaat duidelijk ondergeschikt is aan andere functies, zoals bij telematica en dataverwerking, dan valt dit apparaat toch onder de computerregeling. (Mobiele) telefoon en internet 139 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 139 18-03-2009 09:36:34 Vergoedingen & voorzieningen 6.4 BEROEPSKOSTEN U mag uw werknemers een kostenvergoeding geven voor beroepskosten. Hierbij kunt u denken aan vliegtickets, overnachtingen, congressen en cursussen, zakelijke etentjes, relatiegeschenken, parkeerkosten (alleen voor een auto van de zaak), kantoorbenodigdheden, portokosten en kleine consumpties onderweg. De kosten moeten direct verband houden met de uitoefening van het beroep. U mag de kosten die uw werknemers maken, vergoeden door hen een vaste kostenvergoeding te geven óf door de kosten op declaratiebasis te vergoeden. Bij het declaratiesysteem kan de werknemer de door hem gemaakte kosten declareren door het overleggen van bonnen en dergelijke. Bij een vaste kostenvergoeding krijgt de werknemer een vast bedrag, bijvoorbeeld per salarisbetaling. Beide manieren hebben voor- en nadelen. Declaratiesysteem Voordeel: alleen de werkelijk gemaakte kosten worden vergoed. Het is duidelijk waarvoor de vergoedingen zijn verstrekt. Nadeel: de administratie moet veel bonnetjes, nota’s en kwitanties verwerken. Voordeel: het is een eenvoudig administratief systeem. Nadeel: het systeem werkt met gemiddelden; de ene werknemer zal eraan tekortkomen, terwijl de ander eraan overhoudt. Vaste kostenvergoeding Welk systeem u ook kiest, u blijft altijd degene die aannemelijk zal moeten maken dat de kostenvergoeding niet bovenmatig is geweest en dat u niet te weinig belasting en sociale premies heeft betaald. CONTROLE Als u een vaste kostenvergoeding aan het personeel geeft, moet u zich voorbereiden op een controle door de Belastingdienst. Bovenmatige kostenvergoedingen komen namelijk veel voor en over het bovenmatige deel van een kostenvergoeding moeten premies en belasting worden afgedragen. U moet dan ook voordat u begint met de betaling van de vaste kostenvergoedingen zorgen voor een schriftelijke specificatie. Een vaste kostenvergoeding zonder een goede specificatie (dus welke kosten én voor welk bedrag) zal bij een controle al snel tot naheffingen leiden. 140 Beroepskosten 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 140 18-03-2009 09:36:34 Vergoedingen & voorzieningen U kunt problemen voorkomen: – Onderzoek wat de kosten per werknemer bedragen en welke kosten in een vaste kostenvergoedingsregeling zouden moeten worden opgenomen. Bij dit onderzoek hoeft u niet alle werknemers te betrekken, u kunt dit steekproefsgewijs doen. De steekproef mag niet een te krappe periode omvatten. Een periode van drie maanden zou voldoende moeten zijn. Het verdient de voorkeur om vooraf bij de Belastingdienst aan te kondigen dat u een steekproef gaat houden. In overleg met de Belastingdienst kan dan een kader voor het houden van de steekproef worden vastgesteld, zodat de resultaten voor de toekomst zekerheid kunnen bieden. – Leg de conceptvergoedingsregeling voor aan de Belastingdienst. Als deze is goedgekeurd, kunt u erop vertrouwen dat correcties op dit gebied u enige jaren bespaard blijven. Een kostenvergoeding die de Belastingdienst heeft goedgekeurd, mag aan alle andere werknemers worden verstrekt die vanuit kostenoogpunt in dezelfde positie verkeren als de personen uit de steekproef. Een kostenvergoeding moet afzonderlijk worden vastgesteld. U kunt dus niet achteraf het oorspronkelijk afgesproken loon verlagen in ruil voor een kostenvergoeding. Veelgestelde vragen 1) Wat komt in de praktijk het meeste voor: een vaste kostenvergoeding of het declaratiesysteem? In de praktijk is het gebruikelijk dat grote kostenposten en/of incidenteel voorkomende kosten op declaratiebasis aan een werknemer worden vergoed. Hierbij kunt u denken aan de kosten van vliegtickets, overnachtingen, congressen en cursussen, zakelijke etentjes met meer personen en relatiegeschenken van grotere omvang. Daarnaast kan een vaste kostenvergoeding worden verstrekt voor de kleinere kosten die zich moeilijk lenen voor een vergoeding op declaratiebasis zoals parkeerkosten (bij een auto van de zaak), vaktijdschriften, kantoorbenodigdheden zoals schrijfwaren, papier en porti en kleine consumpties onderweg. 2) Kunnen grote kostenposten en/of incidenteel voorkomende kosten worden opgenomen in een vaste kostenvergoeding? Het kan wel, maar het is niet gebruikelijk. Medio 2008 heeft de rechter bepaald dat voor de kosten van dure etentjes ook een component kan Beroepskosten 141 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 141 18-03-2009 09:36:34 Vergoedingen & voorzieningen zijn opgenomen in een vaste kostenvergoeding, mits deze kosten zich maar jaarlijks in die veronderstelde omvang voordoen. 3) Is het voldoende als ik in de specificatie voor een vaste kostenvergoeding vermeld dat het algemene representatiekosten zijn? Nee, u moet de vaste kostenvergoeding naar aard en veronderstelde omvang specificeren. Dit betekent per kostensoort, bijvoorbeeld zakenlunches, kantoorartikelen e.d. Als voor uw onderneming een cao geldt, kunt u zich in sommige gevallen op de cao beroepen. Laat u zich hierover goed voorlichten. 4) Kan ik de vaste kostenvergoeding doorbetalen als een werknemer ziek wordt? De Belastingdienst accepteert doorgaans dat bij ziekte de vaste kostenvergoeding in de maand van ziek worden plus de daaropvolgende maand wordt doorbetaald. Daarna mag alleen nog een deel worden doorbetaald voor vaste kosten zoals abonnementen. De vergoeding van de variabele kosten (kopje koffie e.d.) moet worden gestaakt. Als u maandelijks een vaste kostenvergoeding aan uw werknemers verstrekt (het kan hierbij ook gaan om een vaste maandelijkse reiskostenvergoeding), dan is het aan te bevelen om in de arbeidsovereenkomst met uw werknemers op te nemen dat deze kostenvergoeding vervalt als de werknemer op non-actief is gesteld of langdurig (bijvoorbeeld langer dan twee maanden) ziek is. Als u een dergelijke bepaling niet opneemt moet u de vaste kostenvergoeding gewoon aan de werknemer doorbetalen. 142 Beroepskosten 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 142 18-03-2009 09:36:35 Vergoedingen & voorzieningen 6.5 WERKKLEDING Werkkleding kan onbelast aan de werknemer worden verstrekt of vergoed. Maar niet alle kleding kan in de ogen van de fiscus voor werkkleding doorgaan. Wat is dan wel de werkkleding die onbelast aan het personeel kan worden gegeven? Allereerst is dat de kleding die (nagenoeg) uitsluitend geschikt is om tijdens werktijd te dragen. In eerste instantie moet dan gedacht worden aan koksmutsen, schorten, toga’s, overalls en stofjassen. Voorts gaat het om uniformen zoals die van medewerkers bij vliegmaatschappijen, warenhuizen of supermarkten. Ten tweede is er sprake van werkkleding als de kleding een bedrijfslogo heeft met een oppervlakte van ten minste 70 cm2. De kleding moet dan wel verschaft zijn ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Er hoeft dan niet bewezen te worden dat de kleding uitsluitend geschikt is om tijdens werktijd gedragen te worden. De wetgever gaat er namelijk bij een dergelijk groot logo vanuit dat dit het geval is. Kleding kan ook altijd onbelast aan het personeel worden verstrekt als deze uitsluitend tijdens de werktijd wordt gedragen en na afloop van de werkdag op het bedrijf blijft. Te denken valt aan het mantelpakje van de verkoopster of het driedelige kostuum voor de tv-presentator. Het is aan te raden om vooraf met de Belastingdienst af te stemmen of bepaalde kleding als bedrijfskleding/uniform kan worden aangemerkt. BIJKOMENDE KOSTEN VAN WERKKLEDING Als vaststaat dat de kleding als werkkleding kan worden aangemerkt, dan mogen de kosten van reiniging, onderhoud en dergelijke ook onbelast worden vergoed. Schoeisel en accessoires die nagenoeg uitsluitend geschikt zijn om tijdens het werk te dragen, worden ook onder het begrip werkkleding begrepen. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan veiligheidsschoenen, schoenen met een stalen neus, valhelmen en veiligheidsbrillen. Veelgestelde vragen 1) Het gehele personeel krijgt een uniform voor het werk. Mogen hierbij ook sokken en een blouse onbelast worden gegeven? Ja, als eenmaal is vastgesteld dat een uniform werkkleding is, dan zijn de afzonderlijke onderdelen van het uniform allemaal onbelast, ook al kan men hiermee in de vrije tijd goed voor de dag komen. Werkkleding 143 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 143 18-03-2009 09:36:35 Vergoedingen & voorzieningen 2) Geldt de 70 cm2-eis per kledingstuk of voor de kledingstukken in z’n totaliteit? De oppervlakte-eis geldt per kledingstuk. Een eventuele broek en een bijpassend colbert moeten dus beide zijn voorzien van een logo van 70 cm2. Hierbij maakt het niet uit of het colbert óf de broek zeven logo’s van 10 cm2 hebben. De totale oppervlakte van de logo’s moet per kledingstuk 70 cm2 zijn. 3) Onze vertegenwoordigers hebben uiteraard een representatieve functie en moeten in een driedelig kostuum bij de klant verschijnen. Mag ik dit kostuum onbelast verstrekken? Nee. Het kostuum kan, hoewel de vertegenwoordigers het tijdens het werk moeten dragen, ook privé worden gedragen en voldoet daarmee niet aan de ‘uitsluitend-eis’. 144 Werkkleding 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 144 18-03-2009 09:36:35 Vergoedingen & voorzieningen 6.6 KINDEROPVANG Vanwege de sterke toename van het aantal tweeverdieners is kinderopvang steeds belangrijker geworden. Per 1 januari 2005 zijn de regels rondom kinderopvang dan ook flink veranderd met de invoering van de Wet kinderopvang. Allereerst zijn de kwaliteitseisen waaraan de kinderopvang moet voldoen hierin neergelegd. Ten tweede is hierin geregeld hoe de kinderopvang wordt gefinancierd. Bij invoering van deze wet stond de overheid voor ogen dat in 2008 een situatie bereikt zou zijn waarin 90% van de werknemers aanspraak kan maken op een volwaardige bijdrage van de werkgever. Uit onderzoek bleek dat deze voorstelling van zaken niet gehaald zou worden. Daarom geldt sinds 2007 een verplichte werkgeversbijdrage voor de kinderopvang. Dat gebeurt via een verhoging van de sectorpremie (voorheen: WW-Wgf/Sectorfondspremie). In 2008 was de verhoging 0,34%. Voor 2009 geldt hetzelfde percentage. Voor werknemers/ouders betekent het nieuwe systeem dat zij slechts met één partij, de Belastingdienst, te maken hebben voor het verkrijgen van financiële tegemoetkomingen. De inkomensafhankelijke toeslag is per 1 januari 2007 verhoogd met 1/3 van de kosten (1/6 per ouder). Dat betekent voor hen een aanzienlijke vermindering van de administratieve lasten. Veelgestelde vragen 1) Ik heb nauwelijks werknemers die gebruikmaken van kinderopvang voor hun kinderen. Moet ik dan toch de verhoogde sectorpremie betalen? Ja, alle werkgevers betalen de verhoogde sectorpremie. De loonkosten van een werknemer die aanspraak heeft op kinderopvangtoeslag zijn dan hetzelfde als van een werknemer die geen gebruik hoeft te maken van kinderopvang. Dit leidt ertoe dat de kosten voor alle werkgevers dezelfde zijn, ongeacht de behoefte van hun werknemers aan kinderopvang. 2) Via de cao/individuele arbeidsovereenkomst is verplicht gesteld een bepaald deel van de kinderopvangkosten van het personeel te vergoeden. Kan daarvan worden afgeweken, nu vanaf 2007 een verplichte bijdrage voor kinderopvang betaald wordt via de premieopslag? Ja, anders wordt u geconfronteerd met dubbele lasten en hebben uw werknemers een dubbele aanspraak op een financiële tegemoetkoming. Dit is uiterst onwenselijk, vooral omdat dit juist de werkgevers benadeelt die zich de afgelopen jaren hebben ingespannen een bijdrageregeling te treffen die de regering voor ogen stond. Daarom is wettelijk bepaald dat u de al in de arbeidsovereenkomst of cao bestaande verplichte werkKinderopvang 145 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 145 18-03-2009 09:36:35 Vergoedingen & voorzieningen geversbijdrage slechts hoeft door te betalen voor zover deze gunstiger is dan de vaste toeslag die de overheid aan de ouders verstrekt. 146 Kinderopvang 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 146 18-03-2009 09:36:35 Vergoedingen & voorzieningen 6.7 PRODUCTEN UIT EIGEN BEDRIJF Van oudsher bestaat de mogelijkheid werknemers korting te geven op de producten van het bedrijf waar zij werken. Deze korting is onbelast, mits de korting niet meer bedraagt dan 20% van de waarde van het product in het economische verkeer (= meestal winkelprijs), met een maximum van € 500,- per jaar. Een werknemer kan dus jaarlijks producten uit het eigen bedrijf kopen met een maximale winkelwaarde van € 2.500,-, waarbij hij een maximale onbelaste korting krijgt van € 500,-. Het bedrag van € 500,- wordt jaarlijks verhoogd met de inflatiecorrectie. De regeling geldt ook voor producten van met het eigen bedrijf verbonden vennootschappen (dochter-, zuster- en moedermaatschappijen). De regeling geldt niet voor de aanschaf van dezelfde branche-eigen producten bij een onafhankelijke derde. DOORSCHUIVEN De maximale vrijstelling per jaar mag verhoogd worden met het vrijstellingsbedrag dat de werknemer in de voorgaande twee kalenderjaren niet heeft gebruikt. In 2009 mag u de maximale vrijstelling van € 500,- verhogen voor zover de onbelaste korting of vergoeding die u in 2007 en 2008 gaf, minder is geweest dan de in die jaren geldende vrijstellingen per jaar, namelijk € 475,- en € 500,-. Deze doorschuifregeling is vooral bedoeld voor verhoudingsgewijs dure producten die niet jaarlijks worden aangeschaft, zoals een auto of een breedbeeld-tv. Voorbeeld Uw werknemer heeft in 2007 € 100,- korting gekregen en in 2008 € 300,-. In 2009 mag u het maximale vrijstellingsbedrag daarom verhogen met € 375,- + € 200,- = € 575,- tot € 1.075,-. Veelgestelde vragen 1) Klopt het dat met deze regeling het bedrag van de korting per werknemer moet worden bijgehouden om het maximum niet te overschrijden? Om de kortingsregeling zo eenvoudig mogelijk te houden, is het niet altijd noodzakelijk de korting per werknemer bij te houden. Het is bijvoorbeeld mogelijk bij een groep werknemers die steeds zodanig veel producten van de werkgever koopt dat zij altijd aan het maximumbedrag aan korting komt, te bepalen dat zij enerzijds de waarde in het economiProducten uit eigen bedrijf 147 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 147 18-03-2009 09:36:35 Vergoedingen & voorzieningen sche verkeer voor die producten betaalt en anderzijds de korting in één bedrag krijgt. 2) Geldt de 20%-kortingsregeling ook voor vergoedingen van de werkgever? Ja, de werkgever mag ook een onbelaste vergoeding geven van € 500,-, waarmee de werknemer zelf de producten koopt. De werknemer moet dan echter wel met bonnen aantonen dat hij de betreffende producten uit eigen bedrijf ter waarde van € 2.500,- heeft aangeschaft. 3) Geldt de 20%-kortingsregeling ook voor geldleningen? Nee, daarvoor bestaat een afzonderlijke regeling. 148 Producten uit eigen bedrijf 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 148 18-03-2009 09:36:35 Vergoedingen & voorzieningen 6.8 PERSONEELSLENING Als u aan een werknemer een lening verstrekt met een lagere rente dan die hij normaal gesproken bij de bank zou moeten betalen, dan is dit een voordeel dat voortvloeit uit de dienstbetrekking. Hierover moet in principe loonheffing worden ingehouden. Betreft het een lening waarmee de werknemer zijn eigen woning heeft gefinancierd of een lening die is verstrekt om de werknemer iets te laten kopen dat u ook onbelast had kunnen geven/vergoeden (bijvoorbeeld de inrichting van de telewerkplek of een fiets)? Dan is het rentevoordeel onbelast, mits uiteraard aan alle voorwaarden voor onbelaste vergoeding is voldaan. De werknemer die een lening bij u heeft afgesloten, moet een verklaring opstellen waarin hij het doel meldt waarvoor hij de lening is aangegaan en aangeven in hoeverre de rente aftrekbaar is. De nota van de met de lening gefinancierde aankoop moet worden bijgesloten. Aan de hand van deze verklaring kunt u nagaan in hoeverre het rentevoordeel van de personeelslening tot het loon moet worden gerekend. Deze verklaring moet u bij de loonadministratie bewaren. Jaarlijks moet u op de loonbelastingkaart van de betreffende werknemer melden dat er sprake is van een lening en in hoeverre hij het rentevoordeel niet tot het loon hoeft te rekenen. Veelgestelde vragen 1) Wanneer is er sprake van een rentevoordeel? Dat is het geval als de werknemer minder rente betaalt dan de marktrente voor de lening. Bij bepaling van het voordeel wordt uitgegaan van het gemiddelde van de ‘korte’ en de ‘lange’ rente. In 2009 is dit gemiddelde 4,9%. Dit percentage geldt voor het hele kalenderjaar 2009, tenzij de rente aanzienlijk gaat fluctueren. Jaarlijks wordt het rentepercentage geactualiseerd waarbij al te grote schommelingen worden voorkomen. 2) Hoe moet het belaste rentevoordeel worden berekend? Stel dat u een werknemer € 20.000,- heeft geleend voor de aankoop van een caravan. Het betreft een volledig renteloze lening. Het rentevoordeel van de renteloze lening bedraagt in 2009: 4,9% van € 20.000,- = € 980,per jaar. U moet dus € 980,- bijtellen als loon in natura en daarover moet u de loonheffingen inhouden. Personeelslening 149 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 149 18-03-2009 09:36:35 Vergoedingen & voorzieningen 3) Wanneer moeten de loonheffingen over het rentevoordeel worden aangegeven en afgedragen? Dit mag gemakshalve in één keer aan het einde van het jaar worden ingehouden en afgedragen. Dit hoeft dus niet per aangiftetijdvak te gebeuren. 150 Personeelslening 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 150 18-03-2009 09:36:36 Vergoedingen & voorzieningen 6.9 JUBILEUMUITKERING Als de werknemer een diensttijd bereikt van 25 of 40 jaar, mag u hem een onbelaste jubileumuitkering geven ter grootte van maximaal één maandsalaris. De uitkering moet u in één keer uitbetalen. U mag dat niet spreiden door bijvoorbeeld twee keer een half maandloon of vier keer een kwart maandloon onbelast te verstrekken. Daarentegen hoeft de uitkering niet per se op of omstreeks de jubileumdatum te worden verstrekt. De diensttijd moet echter wel minimaal 25 of 40 jaar bedragen (zie het voorbeeld hierna). Voorbeeld Een werknemer zou op 1 januari van enig jaar 25 jaar in dienst zijn. Vooruitlopend op deze gebeurtenis heeft zijn werkgever een maandsalaris onbelast uitbetaald met het loon over de maand december van het voorafgaande jaar. De Belastingdienst stelde zich op het standpunt dat uitkering niet onbelast kon plaatsvinden, omdat op het moment van uitbetalen de diensttijd nog niet minimaal 25 jaar had bedragen. De uitkering mag ook bijvoorbeeld bij de beëindiging van de dienstbetrekking na 28 en/of 42 dienstjaren worden verstrekt, ook al zijn dit geen jubileumtermijnen. Ook mag u na een diensttijd van 40 jaar twee maandlonen onbelast uitbetalen, mits bij of na het bereiken van de diensttijd van 25 jaar de jubileumuitkering nog niet was verstrekt. U mag rekening houden met de diensttijd die is doorgebracht bij een vorige werkgever als daarmee een zodanige band bestaat dat het eigenlijk normaal is om die mee te tellen. Bijvoorbeeld als het gaat om de diensttijd die is doorgebracht bij verschillende ondernemingen van één concern of om de diensttijd bij verschillende organen van de overheid. Veelgestelde vragen. 1) Wat is maandloon? Met maandloon wordt bedoeld het afgesproken brutoloon zonder aftrek van pensioen- en VUT-premies en zonder aftrek van de sociale premies. De vakantietoeslag en een eventuele vaste dertiende maand of gegarandeerde tantième worden ook tot het maandloon gerekend (voor 1/12-deel). Jubileumuitkering 151 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 151 18-03-2009 09:36:36 Vergoedingen & voorzieningen 2) Moet de jubileumuitkering in geld worden gegeven? Nee, het is ook mogelijk om in plaats van een gelduitkering iets in natura ter waarde van maximaal een maandloon te geven. Bijvoorbeeld een tv of een vakantiereisje. 3) Hoe wordt het maandloon berekend als u een vierwekenloon betaalt? Het vierwekenloon moet met 13 worden vermenigvuldigd (dit resulteert in een jaarloon) en vervolgens door 12 worden gedeeld. Rekenvoorbeeld Stel: werknemer A heeft een vierwekenloon van bruto € 3.000,-. Zijn jaarlijkse vakantiegeld is € 3.360,- en in december krijgt hij altijd een extra vierwekenuitkering. De onbelaste jubileumuitkering mag bedragen: (14 x € 3.000,- + € 3.360,-) : 12 = € 3.780,-. 4) Is het nog mogelijk om ter gelegenheid van het 25- en/of 40-jarig dienstverband van een werknemer tevens een geschenk onbelast te geven? Ja, dat kan mits het cadeaus zijn die geen waarde vertegenwoordigen in het economisch verkeer of wanneer het producten zijn met een overwegend ideële waarde. Onbelaste geschenken kunt u overigens ook geven bij een persoonlijke feestdag van de werknemer (bijvoorbeeld trouwdag of geboorte van een kind) en bij de beëindiging van de dienstbetrekking. 152 Jubileumuitkering 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 152 18-03-2009 09:36:36 Vergoedingen & voorzieningen 6.10 FITNESS Fitness kan bijdragen aan het terugdringen van ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid, het verbeteren van arbeidsomstandigheden en de bevordering van de algemene gezondheid. Om deze reden mag u fitness onbelast vergoeden of verstrekken, ondanks het feit dat de werknemer hiervan voordeel heeft. Hij bespaart immers een eventueel lidmaatschap van een fitnessclub. VOORWAARDEN ONBELASTE VERGOEDING OF VERSTREKKING FITNESS De voorwaarden waaronder u de werknemers onbelast kunt laten fitnessen, zijn: – het moet gaan om conditie- of krachttraining onder deskundig toezicht en georganiseerd of geïnitieerd door de werkgever. Andere sporten, hoewel de arbocoördinator een werknemer hierover positief heeft geadviseerd, komen niet voor onbelaste verstrekking in aanmerking; – de deelneming aan de fitness moet voor (nagenoeg) alle werknemers op een bepaalde bedrijfslocatie openstaan; – de fitness vindt plaats op de werkplek of op een vaste door de werkgever aangewezen locatie die geldt voor alle werknemers óf voor alle werknemers met dezelfde arbeidsplaats, bijvoorbeeld in het plaatselijke fitnesscentrum. Meer informatie over gezondheidsmanagement vindt u op de site: www.gezondheidsmanagement.nl. Veelgestelde vragen 1) Ik heb een vestiging in Zoetermeer en een vestiging in Den Haag. Moeten de werknemers uit Den Haag voor de belasting- en premievrijstelling in Zoetermeer komen fitnessen? Nee. Per arbeidsplaats mag een vaste locatie worden aangewezen. 2) In Zoetermeer is een fitnessketen met meerdere sportzalen in de stad. Mogen mijn werknemers kiezen in welke zaal zij gaan fitnessen? Ja, de werknemers mogen zelf kiezen in welk filiaal van de keten zij gaan sporten. 3) Ik heb een werknemer die graag bij zijn eigen sportschool blijft, met name omdat deze zo dicht bij huis is. Kan zijn sportkaart onbelast worden vergoed? Nee, de werknemer sport niet op de door de werknemer aangewezen locatie die voor alle werknemers (met dezelfde arbeidsplaats) geldt. Maar het staat u vrij om hem dan een belaste vergoeding te geven. Fitness 153 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 153 18-03-2009 09:36:36 Vergoedingen & voorzieningen 4) Is er een subsidie mogelijk als ik mijn werknemers laat fitnessen? Nee, de onbelaste vergoeding is de enige financiële tegemoetkoming. 154 Fitness 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 154 18-03-2009 09:36:36 Vergoedingen & voorzieningen 6.11 OVERIGE ARBEIDSVOORWAARDEN Bij het aanbieden van ‘overige arbeidsvoorwaarden’ zijn er legio mogelijkheden waar u aan kunt denken. U kunt uw werknemers de mogelijkheid bieden tegen gunstigere tarieven financiële producten als verzekeringen of een hypotheek af te nemen. Deze mogelijkheid wordt door diverse banken en verzekeraars aan werkgevers aangeboden. Het scheelt hen in de kosten voor acquisitie en voor u is het een sympathiek gebaar naar uw werknemers. Andere diensten waar u ook nog aan kunt denken, zijn een kapper op de zaak, een boodschappendienst op het werk, een dienst om kleding van werknemers naar de stomerij te brengen en terug te bezorgen op de zaak tot en met het laten onderhouden van de tuin van de werknemer. De werknemer moet de diensten gewoon netto betalen. De werkgever kan deze niet onbelast verstrekken. Het voordeel zit in het feit dat de diensten goedkoper worden aangeboden omdat er collectief gebruik van kan worden gemaakt. KERSTPAKKETTEN EN ANDERE GESCHENKEN Vanaf 2007 mag u geschenken aan de werknemer geven ter waarde van maximaal € 70,- per jaar. U mag het geschenk op ieder gewenst moment uitreiken. Het geschenk is niet helemaal onbelast, u bent er 20% eindheffing over verschuldigd. Als het geschenk duurder is dan € 70,- maar niet duurder dan € 136,- kunt u over het bedrag boven € 70,- eindheffing toepassen tegen het tabeltarief. PERSONEELSVERENIGING De vergoedingen en verstrekkingen voor personeelsverenigingen en dergelijke zijn volledig onbelast. De eerste voorwaarde is dat deelname aan de personeelsvereniging open moet staan voor ten minste driekwart van de werknemers óf van de werknemers met dezelfde arbeidsplaats. De tweede voorwaarde is dat doel en feitelijke werkzaamheden van de personeelsvereniging moeten bestaan uit het organiseren van activiteiten en voorzieningen met een gezamenlijk karakter voor de werknemers: eigenlijk een gezelligheidsvereniging. PERSONEELSREIZEN EN -FEESTEN Personeelsreizen en -feesten zijn sinds 2007 volledig onbelast. De voorwaarde hiervoor is wel dat de reis of het feest moet openstaan voor ten minste driekwart van de werkOverige arbeidsvoorwaarden 155 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 155 18-03-2009 09:36:36 Vergoedingen & voorzieningen nemers (van een afdeling). Dit weerspiegelt het verplichte gezamenlijke karakter van de festiviteiten. Door het vervallen van de bovengrens voor personeelsfestiviteiten is er geen fiscale rem meer. U kunt het feest dus zo luxe maken als u zelf wilt. Maar het overgrote deel van deze kosten is aan te merken als zogeheten gemengde kosten. Hiervoor bestaat een aftrekbeperking in de inkomstenbelasting. CAFETARIASTELSEL (FLEXIBELE ARBEIDSVOORWAARDEN) Door belaste beloningsbestanddelen te ruilen voor belasting- en premievrije of beperkt belaste beloningsbestanddelen, kan financieel voordeel worden behaald. Dit wordt ook wel het cafetariastelsel genoemd. Te denken valt aan het ruilen van brutoloon of verlofdagen voor een fiets of een BlackBerry. Wet- en regelgeving Wet op de loonbelasting 1964 Uitvoeringsregeling loonbelasting 2001 Belangrijke wijzigingen ten opzichte van 2008 – Vanaf 1 januari 2009 is het ook mogelijk om een EVC-procedure belastingvrij te vergoeden of verstrekken. – Er is eind 2008 een hernieuwd besluit uitgebracht waarin is vermeld dat het pensioengevende loon (het loon waarover pensioen wordt opgebouwd) niet hoeft te worden verlaagd als er vrije vergoedingen en verstrekkingen (vakbondscontributie, telefoon, fiets, verhuiskosten e.d.) geruild worden voor het belaste brutoloon. Relevante boeken Eerden-van der Hoeven, K.E.M., Paarse krokodil, Kluwer Eerden-van der Hoeven, K.E.M., Praktijkgids Personeel & Fiscus, Kluwer Elsevier Loonheffing Almanak, Reed Business Information Handboek loonheffingen, Belastingdienst Relevante internetsites www.achmeahealth.nl www.minfin.nl www.intenz.nl www.centraalbeheer.nl www.boink.info www.belastingdienst.nl www.postbus51.nl www.toeslagen.nl home.szw.nl www.tql.nl 156 Overige arbeidsvoorwaarden 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 156 18-03-2009 09:36:37 HOOFDSTUK 7 ARBEIDSTIJDEN & VERLOF 7.1 ARBEIDSTIJDEN 7.2 ARBEIDSTIJDENWET VOOR JONGEREN T/M 17 JAAR 7.3 DEELTIJDWERK 7.4 OVERWERK 7.5 VAKANTIEDAGEN 7.6 ATV 7.7 VERLOF WAT MAG ER GEREGELD WORDEN MET BETREKKING TOT ARBEIDSTIJDEN EN ARBEIDSDUUR? WAT IS VERPLICHT TEN AANZIEN VAN VAKANTIEDAGEN EN WELKE VERLOFREGELINGEN KENNEN WE MOMENTEEL IN NEDERLAND? Arbeidstijden & verlof 157 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 157 18-03-2009 09:36:37 Arbeidstijden & verlof 7.1 ARBEIDSTIJDEN In de Arbeidstijdenwet zijn de arbeidstijden geregeld die betrekking hebben op onder meer de maximale werktijden, pauzes, overwerk, nachtwerk/ploegendiensten en werken op zon- en feestdagen. Per 1 april 2007 is de nieuwe Arbeidstijdenwet in werking getreden. Voor sectoren waar nog een cao gold, is de nieuwe wet van kracht geworden op het moment dat de cao afloopt, of uiterlijk per 1 april 2008. VASTLEGGING ARBEIDSPATRONEN U bent verplicht de arbeidstijdpatronen schriftelijk vast te leggen. Iedere werknemer moet ze kunnen inzien. U bent verplicht veranderingen in het arbeidstijdenpatroon (bijvoorbeeld het rooster) ten minste 28 dagen van tevoren aan de werknemers bekend te maken. Is er door de aard van het werk geen vast arbeidspatroon, dan moet de werknemer ten minste vier dagen van tevoren horen op welke tijdstippen hij moet werken. Bovendien moet u een registratie bijhouden van de gewerkte uren. Het is mogelijk per collectieve regeling van deze bepalingen af te wijken. Als er geen cao is, is afwijking alleen mogelijk met instemming van de werknemers of het medezeggenschapsorgaan. ZEGGENSCHAP WERKNEMERS U bent verplicht, voor zover dat redelijkerwijs van u kan worden gevergd, bij de vaststelling van het arbeidstijdenpatroon van de werknemer rekening te houden met de persoonlijke omstandigheden van de werknemer buiten de arbeid. Bovendien moet u de werknemer zijn arbeid in een regelmatig patroon laten verrichten. Bij persoonlijke omstandigheden moet u denken aan zorg voor kinderen, (afhankelijke) familieleden/naasten en maatschappelijke verantwoordelijkheden die door de werknemer worden gedragen. Zie voor verlofmogelijkheden in verband met zorg paragraaf 7.7. De nieuwe, vereenvoudigde Arbeidstijdenwet bevat minder regels voor het maximumaantal uren dat iemand mag werken en voor nachtarbeid. Door deze versoepeling krijgen werkgevers en werknemers meer ruimte de arbeidstijden per dag en per week zelf 158 Arbeidstijden 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 158 18-03-2009 09:36:37 Arbeidstijden & verlof in te vullen. Ook kunnen partijen zelf afspraken maken over de praktische invulling van de pauzes, zoals aantal en tijdstip(pen). De belangrijkste wijzigingen op een rij: – Het systeem van standaard- en overlegregeling, kenmerkend voor de oude Arbeidstijdenwet, is vervallen. Behalve voor het aantal nachtdiensten, geldt in de nieuwe wet voortaan nog maar één norm. – De nieuwe wet heeft nog maar vier regels over de maximumarbeidstijd, tegen twaalf in de oude. De maximumarbeidstijd is twaalf uur per dienst en 60 uur per week. In een periode van vier weken mag een werknemer gemiddeld 55 uur per week werken en per zestien weken gemiddeld 48 uur. – Een nachtdienst mag niet langer duren dan tien uur. Voor werknemers die regelmatig nachtdiensten draaien, mag de werkweek over een periode van zestien weken gemiddeld niet meer dan 40 uur zijn. Na één of meer nachtdiensten geldt altijd een langere rusttijd. – Het aantal nachtdiensten dat een werknemer draait blijft beperkt: per zestien weken maximaal 36 nachtdiensten. Alleen bij cao of na een afspraak tussen werkgever en ondernemingsraad mag dit aantal verhoogd worden tot 140 nachtdiensten per jaar. – Het begrip overwerk verdwijnt uit de arbeidstijdenwet. Veelgestelde vragen 1) Geldt de Arbeidstijdenwet voor alle sectoren? In principe wel, maar er zijn enkele uitzonderingen. De vervoerssector is bijvoorbeeld uitgezonderd. De toepassing van de wet is verder uitgesloten voor arbeid ter bestrijding van rampen. Ook verrichtingen van leerlingen of studenten in onderwijsinstellingen, toezichthoudende diensten, opsporingsdiensten en de werkzaamheden van de brandweer bij branden ongevallenbestrijding vallen niet onder de Arbeidstijdenwet. Een algemene uitzondering op de toepassing van de Arbeidstijdenwet geldt verder (onder bepaalde voorwaarden) voor werknemers die een geestelijk ambt vervullen, leidinggevenden en hoger personeel, voor werk in het kader van een alternatieve straf, voor inwonend huishoudelijk personeel, gezinsouders, podiumkunstenaars, professionele sporters, vrijwillige brandweer en voor werknemers die wetenschappelijk onderzoek verrichten. Voor specifieke branches als de beveiligingsbranche, bagger-, dagblad-, brood- en banketsector zijn afwijkingsmogelijkheden van de bepalingen met betrekking tot arbeids- en rusttijden opgenomen. Ten slotte gelden bijzondere voorschriften voor vliegend en varend personeel. Arbeidstijden 159 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 159 18-03-2009 09:36:37 Arbeidstijden & verlof 2) Is de Arbeidstijdenwet van toepassing voor alle werknemers? De regels voor werk- en rusttijden zijn niet van toepassing op werknemers waarvan het inkomen boven een bepaalde grens ligt. Deze grens ligt op driemaal het wettelijk minimumloon per jaar, inclusief vakantietoeslag afgerond op € 50.000,- bruto per jaar. De normen voor het verrichten van nachtarbeid of risicovol werk zijn voor deze groep wel van toepassing. De regels voor werk- en rusttijden zijn ook niet van toepassing op leidinggevenden die meer verdienen dan een bepaald salaris. Voor deze groep geldt een inkomensgrens van tweemaal het wettelijk minimumloon per jaar, inclusief vakantietoeslag. 3) Kan een werknemer weigeren op zondag te werken? Ja. Zondag is in principe geen werkdag. Met uitdrukkelijke toestemming van de werknemer is zondag wel een werkdag. Voorwaarde is dat u met de werknemer heeft afgesproken op zondag te werken. Bovendien moet dit uit de aard van het werk voortvloeien. De werkgever moet ook hierover overeenstemming bereiken met de ondernemingsraad of bij het ontbreken daarvan met de belanghebbende werknemers. Sinds 1 juni 2003 hoeft de werknemer, ongeacht wat hierover staat in zijn arbeidscontract of cao, uitsluitend te werken op zondag als hij daar mee instemt. De rechtspositie van de werknemer wordt daarbij versterkt door een extra opzegverbod in de wet. 4) Heeft de werknemer recht op een pauze? In de oude Arbeidstijdenwet was een zogenaamde gestaffelde pauzeregeling opgenomen waarbij de duur van de pauze afhankelijk was van de lengte van de arbeidstijd per dienst. Afwijking bij collectieve regeling was mogelijk maar gegarandeerd was een pauze van een half uur, eventueel te splitsen in twee pauzes van een kwartier. De nieuwe wet voorziet in een vereenvoudigde staffeling van de duur van de pauze met een koppeling aan de arbeidstijd per dienst. Ook hiervan kan bij collectieve regeling worden afgeweken met de garantie van een pauze van ten minste een half uur bij diensten van 5,5 uur of langer. Deze pauze mag worden opgesplitst in twee pauzes van een kwartier. 5) Wat is overwerk na de wijziging van de Arbeidstijdenwet? Overwerk na de wijziging is beperkt tot wat civielrechtelijk overwerk wordt genoemd. Het gaat dan om het langer werken dan de afgesproken arbeidstijd per tijdseenheid, dus bijvoorbeeld per dag of per week. Die afspraken kunnen zijn neergelegd in de individuele arbeidsovereenkomst of in een cao. 160 Arbeidstijden 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 160 18-03-2009 09:36:37 Arbeidstijden & verlof 7.2. ARBEIDSTIJDENWET VOOR JONGEREN T/M 17 JAAR Per 1 april 2007 is de nieuwe Arbeidstijdenwet in werking getreden. De nieuwe wet bevat vereenvoudigde regels en vergroot de mogelijkheden voor werkgevers en werknemers om op maat afspraken te maken over arbeidstijden en rusttijden. Voor kinderen tot 16 jaar en jeugdige werknemers gelden speciale regels, vastgelegd in het Besluit nadere regeling Kinderarbeid. KINDEREN (TOT 16 JAAR] Kinderen tot 16 jaar mogen in principe geen arbeid verrichten. In een aantal gevallen geldt dit verbod niet. Kinderen vanaf 13 jaar mogen buiten de schooltijden lichte, nietindustriële arbeid verrichten. Onder werkzaamheden van lichte aard worden verstaan werkzaamheden die niet te zwaar zijn, geen gevaar opleveren en niet schadelijk zijn voor de gezondheid. Onder niet-industriële arbeid van lichte aard wordt begrepen arbeid van lichte aard die niet wordt verricht met of aan mechanische arbeidsmiddelen waaraan onacceptabele veiligheidsrisico’s voor een kind of zijn omgeving zijn verbonden. Kinderen vanaf 15 jaar mogen ook een ochtendkrant bezorgen. Het maakt verschil of gewerkt wordt tijdens schoolperioden of in vakantieweken. Voor uitvoeringen (toneel, musicals, e.d.) gelden aparte normen. Afzonderlijke regels gelden ook als kinderen van 14 jaar of ouder werken in het kader van een aan het schoolprogramma verbonden stage. BIJBAANTJES EN VAKANTIEWERK Voor bijbaantjes en vakantiewerk gelden de regels voor lichte, niet-industriële arbeid. Daarbij moet gedacht worden aan arbeid in winkels, kantoren, op campings en in de agrarische sector. BEZORGERS OCHTENDBLADEN Kinderen van 15 jaar of ouder mogen ochtendbladen bezorgen. De bezorgtijd mag echter niet langer zijn dan twee uur per dag. Ook moet er van tevoren een bezorgovereenkomst getekend worden, medeondertekend door een ouder of verzorger. De zondageditie mag bezorgd worden door kinderen vanaf 15 jaar. In dat geval mag op de zaterdag ervóór het kind de krant niet bezorgen en ook geen ander werk verrichten. LOPENDE BAND Een kind mag alleen werkzaamheden verrichten aan een lopende band, als van tevoren een zogeheten lopendebandovereenkomst is gesloten tussen de werkgever en het kind. Die overeenkomst wordt (mede)ondertekend door de ouder of verzorger. Arbeidstijdenwet voor jongeren t/m 17 jaar 161 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 161 18-03-2009 09:36:37 Arbeidstijden & verlof SCHEMA ARBEIDSTIJDEN KINDEREN VAN 13 T/M 17 JAAR 13/14 jaar (1) Minimum dagelijkse rust - in elk geval tussen - in vakantie Minimum wekelijkse rust Maximum aantal werkdagen - per week Maximum arbeidstijd - per schooldag - per dag - per niet-schooldag - per vakantiedag - arbeidstijd per dienst Maximum arbeidstijd - per week - per schoolweek - per vakantieweek - arbeidsdienst per week - arbeidsdienst per vier weken Maximum aantal gewerkte - vakantieweken per jaar - waarvan maximaal aangesloten Aangesloten pauze bij arbeidstijd > 4,5 uur Pauze bij arbeidstijd > 4,5 uur Zondagarbeid Vrije zondagen per 16 weken Vrije zondagen per 52 weken Tijdens schoolweken Tijdens vakantieweken 14 uur 19.00-07.00 19.00-07.00 Vanaf 14 jaar met stageovereenkomst 14 uur 19.00-07.00 15 jaar – licht niet industrieel werk 12 uur 19.00-07.00 19.00-07.00 5 2 uur (2) 7 uur 7 uur 7 uur 5 2 uur 8 uur 8 uur 35 uur 12 uur 35 uur 12 uur 40 uur 4 3 ½ uur ½ uur 6 4 ½ uur nee n.v.t. nee Nee, tenzij (3) 5 - (zondag werken, dan zaterdag vrij) 1. Klusjes rond het huis en in de buurt, en licht niet-industrieel werk. 2. Op een schooldag mag geen licht niet-industrieel werk worden verricht. 3. Nee, tenzij betekent het volgende: Op zondag wordt geen arbeid verricht tenzij: – het bijvoorbeeld in de cao of in het contract staat en het uit de aard van het werk voortvloeit (in bijvoorbeeld een volcontinu bedrijf); – de bedrijfsomstandigheden dit noodzakelijk maken en de werkgever daartoe overeenstemming heeft bereikt met het medezeggenschapsorgaan of bij het ontbreken daarvan met de belanghebbende medewerkers. Alleen als ouders of verzorgers uitdrukkelijk toestemming verlenen mag een kind op zondag werken. ONTHEFFING Voor het doen van ander werk, of voor werk van kinderen jonger dan 13 jaar, bijvoorbeeld optredens op radio en televisie of in modeshows, kan ontheffing worden aangevraagd. Deze ontheffing kan voor een kind tot en met 6 jaar eenmaal worden verleend. Voor een kind van 7 t/m 12 jaar kan 23 maal per kalenderjaar ontheffing worden verleend, met een maximum van driemaal per week. Een ruimere ontheffingsmogelijkheid geldt voor kinderen van 12 jaar die arbeid verrichten in het kader van activiteiten aan een school voor kunstzinnige vorming. De activiteiten moeten deel uitmaken van het leerplan. In deze situatie kan voor maximaal 15 optredens per jaar ontheffing worden verleend, met een maximum van driemaal per week. 162 Arbeidstijdenwet voor jongeren t/m 17 jaar 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 162 18-03-2009 09:36:38 Arbeidstijden & verlof VERVOLG SCHEMA ARBEIDSTIJDEN KINDEREN VAN 13 T/M 17 JAAR Minimum dagelijkse rust - in elk geval tussen - in vakantie Minimum wekelijkse rust Maximum aantal werkdagen - per week Maximum arbeidstijd - per schooldag - per dag - per niet-schooldag - per vakantiedag - arbeidstijd per dienst Maximum arbeidstijd - per week - per schoolweek - per vakantieweek - arbeidsdienst per week - arbeidsdienst per vier weken Maximum aantal gewerkte - vakantieweken per jaar - waarvan maximaal aangesloten Aangesloten pauze bij arbeidstijd > 4,5 uur Pauze bij arbeidstijd > 4,5 uur Zondagarbeid Vrije zondagen per 16 weken Vrije zondagen per 52 weken Tijdens schoolweken Tijdens vakantieweken Vanaf 15 jaar kranten bezorgen 12 uur 19.00-06.00 Vanaf 15 vrijstelling leerplicht 12 uur 19.00-07.00 16 en 17 jaar 12 uur 23.00-06.00 36 uur per periode van 7X24 uur 2 uur 8 uur 9 uur 40 uur 45 uur Gemiddeld 40 uur per week (160 uur) ½ uur aaneengesloten Ten minste ½ uur – zonodig opgesplitst in pauzes van minimaal 15 min. Nee, tenzij (3) ja (zondag werken, dan zaterdag vrij) Nee, tenzij (3) 5 - (zondag werken, dan zaterdag vrij) 13 (4) (zondag werken, dan zaterdag vrij) Toegestaan om op zaterdag en zondag te werken 3. Nee, tenzij betekent het volgende: Op zondag wordt geen arbeid verricht tenzij: – het bijvoorbeeld in de cao of in het contract staat en het uit de aard van het werk voortvloeit (in bijvoorbeeld een volcontinu bedrijf); – de bedrijfsomstandigheden dit noodzakelijk maken en de werkgever daartoe overeenstemming heeft bereikt met het medezeggenschapsorgaan of bij het ontbreken daarvan met de belanghebbende medewerkers. Alleen als ouders of verzorgers uitdrukkelijk toestemming verlenen mag een kind op zondag werken. 4. Elk ander aantal bij collectieve regeling – individuele instemming indien minder dan dertien vrije zondagen per jaar. JEUGDIGEN (16- EN 17-JARIGEN] In de algemene bepalingen van de Arbeidstijdenwet is een aantal regels ter bescherming van jeugdigen verwerkt. De jeugdige moet in ieder geval in staat worden gesteld te voldoen aan de leerplicht. Ook gelden er specifieke regels voor de arbeidstijden. PARTIËLE LEERPLICHT In het elfde leerjaar (meestal vanaf hun 16de jaar) moeten jeugdigen nog een jaar aan partiële leerplicht voldoen. Een partieel leerplichtige die een vormingsopleiding volgt, moet nog twee dagen per week verplicht naar school. Degene die een beroepsopleiding volgt nog één dag per week. Voor de werkgever houdt dit in dat hij wel een partieel Arbeidstijdenwet voor jongeren t/m 17 jaar 163 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 163 18-03-2009 09:36:38 Arbeidstijden & verlof leerplichtige kan aannemen, maar dat hij hem twee dagen per week vrij moet geven om hem scholing te laten volgen. Als de partieel leerplichtige spijbelt, blijft het arbeidsverbod van twee dagen per week gelden. 7.3 DEELTIJDWERK Deeltijdwerknemers of parttimers zijn personen die per dag of per week korter werken dan het personeel dat gedurende de gebruikelijke arbeidstijd werk verricht. De gebruikelijke arbeidstijd varieert per bedrijf en bedraagt in de meeste gevallen 36 tot 40 uur per week. In principe hebben deeltijdwerkers dezelfde rechten en verplichtingen als voltijdwerkers (dezelfde reiskostenvergoeding, proeftijd, afspraken over de tijden waarop wordt gewerkt). Beloning, vakantiedagen en dergelijke gaan naar evenredigheid. Voor vaste kostenvergoedingen geldt dat deze niet exact naar rato verminderen, omdat kosten van lidmaatschappen voor parttimers even hoog zijn als voor fulltimers. RECHT OP DEELTIJDARBEID De Wet aanpassing arbeidsduur geeft werknemers het recht om in deeltijd te mogen werken en ook om meer uren te gaan werken. Deze wet geldt niet voor werkgevers met minder dan tien werknemers. Deze werkgevers moeten zelf een regeling treffen. VOORWAARDEN VOOR AANPASSING VAN ARBEIDSDUUR De werknemer moet voorafgaand aan de aanpassing ten minste een jaar bij u in dienst zijn. Voor het berekenen van de periode van een jaar worden perioden waarin arbeid wordt verricht die elkaar opvolgen met een onderbreking van niet meer dan drie maanden samengeteld. INHOUD VAN HET VERZOEK In het verzoek om aanpassing van de arbeidsduur moet de werknemer aangeven: – wat de datum van ingang is; – de omvang van de aanpassing; – de spreiding van de uren. Het verzoek kan ten hoogste eens in de twee jaar worden gedaan. De werknemer moet het verzoek uiterlijk vier maanden voor het tijdstip van ingang van de aanpassing schriftelijk bij u indienen. U bent verplicht uiterlijk een maand voor de ingangsdatum schriftelijk op het verzoek te reageren. 164 Deeltijdwerk 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 164 18-03-2009 09:36:38 Arbeidstijden & verlof Als u niet op tijd reageert op het verzoek van de werknemer, wordt volgens de wet de arbeidsduur aangepast overeenkomstig het verzoek. ZWAARWEGENDE BEDRIJFSBELANGEN U kunt een verzoek om vermeerdering of vermindering van de arbeidsduur slechts afwijzen als zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen zich daartegen verzetten. Bij vermindering van de arbeidsduur kan sprake zijn van een zwaarwegend bedrijfsof dienstbelang als de vermindering leidt tot zeer ernstige problemen: – voor de bedrijfsvoering bij de bezetting van vrijgekomen uren (bijvoorbeeld als de werkgever geen personeel kan vinden om de vrijgekomen uren op te vullen); – op het gebied van de veiligheid of van roostertechnische aard. Als een werknemer zijn arbeidsduur wil uitbreiden, kunt u het verzoek afwijzen als de vermeerdering leidt tot ernstige problemen: – van financiële of organisatorische aard; – omdat onvoldoende werk voorhanden is; – wegens het ontbreken van voldoende formatieruimte of (personeels)budget. AFWIJZING VAN HET VERZOEK U bent verplicht het antwoord op het verzoek om aanpassing van de arbeidsduur schriftelijk aan de werknemer mee te delen. Als u het verzoek niet inwilligt of de spreiding van de uren vaststelt in afwijking van de wensen van de werknemer, moet u hiervan schriftelijk de reden opgeven. De werknemer kan in beroep gaan bij de rechter als hij het niet eens is met de afwijzing van het verzoek of de invulling van de aanpassing van de arbeidsduur. U mag het dienstverband met een werknemer niet beëindigen vanwege het feit dat deze om aanpassing van de arbeidsduur heeft verzocht. Er geldt dan een opzegverbod. Veelgestelde vragen 1) Wat wordt verstaan onder deeltijdarbeid? Onder deeltijdarbeid wordt verstaan dat een werknemer korter werkt dan de gebruikelijke gemiddelde arbeidsduur per week. De gebruikelijke arbeidsduur vloeit voort uit de bepalingen van de cao of uit het personeelsbeleid van de betreffende onderneming die niet onder de werking van een cao valt. Veelal varieert de gebruikelijke arbeidsduur tussen de 36 en 40 uur per week. Deeltijdwerk 165 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 165 18-03-2009 09:36:38 Arbeidstijden & verlof 2) Is een deeltijdontslag via UWV WERKbedrijf toegestaan? Nee, dit is niet meer toegestaan. Werkgever en werknemer moeten in onderling overleg de arbeidsovereenkomst wijzigen (verkorting of vermeerdering van de arbeidsduur). 3) Welke arbeidsvoorwaardelijke gevolgen heeft het werken in deeltijd? Als een werknemer in deeltijd werkt, dan zal hij ook de arbeidsvoorwaarden naar rato ontvangen. Dit is natuurlijk het geval voor het primaire salaris, maar geldt ook voor zaken als vakantiedagen, pensioen en bepaalde onkostenvergoedingen. Als de werknemer door minder te werken met zijn loon onder het maximumpremieloon van de sociale zekerheid komt (WW, WIA), heeft deeltijd ook gevolgen voor een eventuele WW- of WIA-uitkering. Het fiscaal toegestane bedrag voor spaarloon blijft wél volledig gehandhaafd. Gaat de werknemer in de loop van het jaar in deeltijd werken? Dan heeft dit effect op de pensioenregeling. De pensioenaanspraken en -premies worden vanaf dat moment aangepast. De pensioengrondslag wijzigt niet door deeltijd werken. Pensioengrondslagen zijn altijd op basis van volledige arbeidsduur. Bij de berekening van pensioenaanspraken en-premies wordt een zogenaamde deeltijdfactor toegepast. Het bovenstaande geldt ook als het deeltijdpercentage in de loop van het jaar hoger of lager wordt. Checklist aandachtspunten procedure deeltijdverzoek Indienen verzoek – Schriftelijk, minimaal vier maanden voor het beoogde tijdstip. – Verzoek geldt pas op het moment dat de werkgever dit (schriftelijk) ontvangt. – Verzoek bevat minimaal het tijdstip van ingang en de omvang van de urenvermindering en de gewenste urenspreiding. – Verzoek bevat een permanente aanpassing van de arbeidsduur, geen tijdelijke. In theorie kan elke arbeidsduur verzocht worden, zolang die groter is dan nul uur. – Werknemer hoeft het verzoek niet te motiveren. – Werknemer moet minimaal één jaar in dienst zijn van werkgever. Hierbij gelden ook de opgetelde perioden van arbeid die elkaar opvolgen met een onderbreking van niet meer dan drie maanden. – Slechts één verzoek mogelijk per twee jaar. Deze termijn start na afloop van eerdere honorering of afwijzing van aanpassing van de arbeidsduur. 166 Deeltijdwerk 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 166 18-03-2009 09:36:38 Arbeidstijden & verlof Overlegvereiste – Werkgever en werknemer moeten met elkaar in overleg. Voor de werkgever bestaat de mogelijkheid toekenningsnormen toe te lichten en de voorwaarden aan de orde te stellen. Wederom is de werknemer niet verplicht een motivering voor het verzoek te geven. – Als resultaat van het overleg kan de werknemer het verzoek aanpassen. Zolang de werkgever geen schriftelijke afwijzing heeft gegeven, is de werknemer niet gehouden aan de termijn van twee jaar. – Indien gewenst kunnen meerdere overlegrondes in de procedures worden opgenomen. In een tweede gesprek kunnen buitenstaanders (bijvoorbeeld een P&O’er of het medezeggenschapsorgaan) bemiddelen. Honorering verzoek – Schriftelijke bevestiging van honorering van het verzoek. – Administratieve afhandeling. – Als de werkgever niet binnen één maand reageert, wordt het verzoek automatisch gehonoreerd. Verandering spreiding van de uren door werkgever – Afweging van het belang van de werkgever versus het belang van de werknemer in ‘redelijkheid en billijkheid’. – Bovenstaande wordt bemoeilijkt doordat de werkgever wettelijk gezien geen inzicht hoeft te krijgen in het motief van de werknemer. Afwijzing verzoek – Uiterlijk één maand voor de beoogde ingangsdatum. – Schriftelijke afwijzing van het deeltijdverzoek. – De afwijzing is gedegen gemotiveerd. Toetsingsprocedure – De werkgever kan overwegen een interne toetsingsprocedure op te stellen. Deze procedure voorkomt in veel gevallen een gang naar de kantonrechter. De toetsingscommissie kan bestaan uit deskundigen uit het management en de medezeggenschap. – Werkgever en werknemer kunnen alsnog besluiten een (aangepast) deeltijdverzoek toe te passen. Deeltijdwerk 167 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 167 18-03-2009 09:36:38 Arbeidstijden & verlof 7.4 OVERWERK De Arbeidstijdenwet bevat geen voorschriften over overwerk. Voor de betekenis van het begrip overwerk moet dan ook worden teruggevallen op de individuele arbeidsovereenkomst of de cao. Als het gaat om de vraag of de werknemer tot overwerk verplicht is, en om afspraken over bijvoorbeeld extra beloning of tijdscompensatie bij overwerk, moet u het overwerkbegrip uit de desbetreffende arbeidsovereenkomst of cao als maatstaf nemen. VERPLICHTING TOT OVERWERK Over het algemeen wordt aangenomen dat een werknemer verplicht is tot overwerk als tijdelijke bedrijfsomstandigheden daartoe aanleiding geven. Als dit niet in de cao is vastgelegd, is het verstandig in de arbeidsovereenkomst nadere afspraken neer te leggen omtrent overwerk. Vaak is in de cao een leeftijdsgrens opgenomen waarboven de werknemer niet meer verplicht is overwerk te verrichten. Deze bovengrens varieert in het algemeen tussen de 50 en 55 jaar. Het komt ook voor dat in de cao een bepaling is opgenomen waarin staat dat overwerk op zondag niet verplicht is. De opdrachten om overwerk te verrichten, moeten bovendien redelijk zijn. Het antwoord op de vraag wanneer een opdracht redelijk is, hangt af van de omstandigheden van het geval. Gekeken wordt naar het belang dat u heeft bij het verrichten van overwerk tegenover het belang van de werknemer om het overwerk te weigeren. Als het werk ook tot de volgende dag kan wachten, is een opdracht tot overwerk niet redelijk. Als u verwacht dat een nieuwe werknemer regelmatig overwerk moet verrichten, dan is het raadzaam in de arbeidsovereenkomst vast te leggen dat hij verplicht is dit te doen met een overwerkbeding. Zijn er bijvoorbeeld in een cao of arbeidsvoorwaardenreglement geen afspraken vastgelegd? Dan is het verstandig af te spreken op welke wijze de werknemer overwerk krijgt uitbetaald. Dit kan ook in de vorm van ‘tijd voor tijd’ plaatsvinden. Bij een eventueel geschil tussen werkgever en werknemer over het aantal overuren ligt de bewijslast bij de werkgever. Het is dan ook van belang een goede urenadministratie bij te houden. 168 Overwerk 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 168 18-03-2009 09:36:38 Arbeidstijden & verlof Voorbeeld van een beding over overwerk Bij bijzondere omstandigheden verplicht de werknemer zich tot overwerk. De vergoeding hiervoor is een vast bedrag per uur of een percentage van het op dat moment van overwerken geldende (uur)loon. VERGOEDING VAN OVERWERK Er is geen wettelijk recht op betaling van overwerk. Wel bevatten veel cao’s bepalingen over de betaling van overwerk. Ook kunt u in de individuele arbeidsovereenkomst hierover afspraken maken. Ook als zo’n afspraak in de arbeidsovereenkomst ontbreekt, kunt u toch verplicht zijn overuren te betalen. Dat hangt volgens de Hoge Raad af van wat de werknemer en werkgever van elkaar mogen verwachten. Daarbij kan bijvoorbeeld van belang zijn: – dat in een eerdere periode een cao van toepassing is geweest die wél recht op vergoeding van overwerk gaf; – de functie en het daarmee samenhangende loonniveau van de werknemer; – de omstandigheid dat de werknemer regelmatig weekstaten heeft ingediend waaruit zijn overuren blijken, zonder dat u daartegen bezwaar maakte. In de praktijk vindt er alleen bij hogere functies (functies waarbij overwerk uit de aard van het werk voortvloeit) in het algemeen geen vergoeding van overwerk plaats. Veel bedrijven kennen voor de lagere functies een zogenaamde tijd-voor-tijdregeling. De overwerkuren worden dan gecompenseerd met vrije tijd. Ook zijn er bedrijven die het overwerk in geld vergoeden of een combinatie hebben van compensatie in tijd en geldelijke vergoedingen. Veelgestelde vragen 1) Is overwerk altijd toegestaan? Als de werknemer akkoord gaat met overwerken, is dit toegestaan binnen de grenzen die de Arbeidstijdenwet aan de maximaal toegestane arbeidstijd stelt. 2) Hoe zit het met overwerk voor deeltijdwerkers? Of overwerk wordt vergoed, hangt af van hetgeen in de cao of tussen partijen is afgesproken. In de meeste cao’s is opgenomen dat er pas sprake is van overuren als er meer dan 38 uren wordt gewerkt. Pas dan wordt er een overwerktoeslag uitbetaald. Overwerk 169 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 169 18-03-2009 09:36:39 Arbeidstijden & verlof 3) Moet overwerk vergoed worden? Er bestaat geen wettelijk recht op vergoeding van overuren. Wel staat er in cao’s meestal een regeling voor de vergoeding van overwerk. Over overwerkuren worden bijvoorbeeld toeslagen uitbetaald. Bij sommige hogere leidinggevende functies is geen overwerkvergoeding mogelijk en wordt het overwerk gezien als een onderdeel van de functie. Overwerk is dan al gecompenseerd in een hoger salaris. 4) Wat als de werknemer vrijwillig overwerkt? Als de werkgever niet een uitdrukkelijke opdracht heeft gegeven om overwerk te verrichten, is het niet zonder meer zo dat een werknemer een vergoeding kan verlangen. Of een werknemer recht heeft op een vergoeding, hangt af van de omstandigheden van het geval. Werknemers wordt aangeraden in ieder geval een deugdelijke urenstaat van de overuren bij te houden. 5) Is een werknemer verplicht overwerk te verrichten? Mits het een redelijk verzoek is, mag de werknemer overwerk niet weigeren. Wel mag hij dat doen als er strijd met de Arbeidstijdenwet ontstaat. In de Arbeidstijdenwet staat namelijk dat een werknemer niet langer mag werken dan twaalf uur per dienst en 60 uur per week. Als de werknemer op maandag al twaalf uur heeft gewerkt, dan mag hij die dag weigeren nog langer te werken. Als hem wordt gevraagd om op maandag ‘gewoon’ over te werken, dan kan hij overwerk alleen weigeren als hij aannemelijk kan maken dat hij daardoor langer dan 60 uur per week werkt. Vraagt u het op vrijdag en heeft de werknemer er al een hele week opzitten en 60 uur gewerkt, dan mag hij weigeren. 6) Wat als de werknemer overwerk weigert? Dit hangt uiteraard af van de omstandigheden van het geval, maar in het algemeen dient een werknemer overwerk te verrichten als dit een redelijk verzoek betreft. Alleen als de werknemer zwaarwegende belangen heeft, kan hij weigeren. Weigert een werknemer overwerk, dan kan dit in bepaalde gevallen tot een rechtsgeldig ontslag op staande voet leiden, een en ander ter beoordeling van de kantonrechter (achteraf). 7) Wat moet ik doorbetalen tijdens ziekte als er sprake is van overwerk? Alleen als er sprake is van structureel overwerk, moet er over het gemiddelde van dit overwerk ziekengeld worden doorbetaald. Kijk – indien van toepassing – ook wat hierover in de cao vermeld staat. 170 Overwerk 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 170 18-03-2009 09:36:39 Arbeidstijden & verlof 7.5 VAKANTIEDAGEN MINIMUMVERPLICHTING U bent verplicht een werknemer per jaar vakantie te verlenen gedurende minimaal viermaal het aantal bedongen arbeidsdagen per week. Een werknemer die vijf dagen per week werkt, heeft wettelijk dus minimaal recht op twintig vakantiedagen. Tegenwoordig wordt het vakantietegoed vaak in uren berekend. In veel arbeidsovereenkomsten en cao’s is afgesproken dat werknemers meer vakantiedagen ontvangen. Zeker voor oudere werknemers en werknemers met lang dienstverband geldt vaak dat zij extra vakantiedagen krijgen. Toekennen van extra vakantiedagen op basis van leeftijd kan in strijd zijn met de Wet gelijke behandeling op grond van leeftijd bij de arbeid. Dit mag alleen als de toekenning objectief te rechtvaardigen is en er geen andere manier is om hetzelfde doel te bereiken. Als werknemers zwaar lichamelijk werk moeten verrichten, kan het gerechtvaardigd zijn oudere werknemers wél extra vakantiedagen toe te kennen om daarmee het ziekteverzuim terug te dringen. Als u twijfelt of uw vakantiedagenregeling al of niet in strijd is met de Wet gelijke behandeling op grond van leeftijd bij de arbeid, kunt u de regeling ter toetsing voorleggen aan de Commissie Gelijke Behandeling (CGB). Over verlof en vakantie zijn op de website van de CGB diverse uitspraken te vinden (www.cgb.nl). Bij het vaststellen van de vakantie bent u aan bepaalde regels gebonden. U heeft de plicht een bepaald gedeelte van de vakantie aaneengesloten (bijvoorbeeld twee weken achtereen) vast te stellen. VASTSTELLEN VAN DE VAKANTIE U moet de werknemer ieder jaar in de gelegenheid stellen in ieder geval de minimale vakantie op te nemen. Vakantiedagen 171 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 171 18-03-2009 09:36:39 Arbeidstijden & verlof Het begin en einde van de vakantie stelt u vast volgens de wensen van de werknemer. Alleen als er gewichtige bedrijfsbelangen zijn, mag u aan de wens van de werknemer voorbijgaan. Maakt het de werknemer niet uit wanneer hij met vakantie gaat, dan heeft u de vrijheid zelf de vakantie vast te stellen. De werknemer die op vakantie wil, moet zijn wens schriftelijk aan u doorgeven, tenzij u heeft afgesproken dat dit ook mondeling kan. Voert u tegen de aanvraag van de werknemer niet binnen twee weken schriftelijk gewichtige redenen aan, dan is de vakantie vastgesteld overeenkomstig de wens van de werknemer. Reageert u niet, dan heeft u stilzwijgend toegestemd. Om misverstanden te voorkomen, is het aan te bevelen in de individuele arbeidsovereenkomst (of de regeling voor arbeidsvoorwaarden van het bedrijf) een bepaling op te nemen dat de werknemer de vakantie schriftelijk moet aanvragen en dat u schriftelijk toestemming voor vakantie moet geven. OPHOPING VAN VAKANTIEDAGEN De wettelijke verjaringstermijn voor niet-opgenomen vakantiedagen is vijf jaar. U kunt het probleem van de ophoping enigszins voorkomen door in uw vakantieregeling op te nemen dat men slechts een beperkt aantal dagen mag meenemen naar het volgende jaar. Daarentegen kunt u werknemers ook toestaan de dagen die zij in een bepaald jaar hebben opgespaard, in een later vakantiejaar te laten opnemen. Ook de cao kan een regeling over de in een vakantiejaar nog niet opgenomen dagen bevatten. UITBETALING VAN VAKANTIEDAGEN U kunt met uw werknemers overeenkomen dat de vakantiedagen die de minimumaanspraak te boven gaan, kunnen worden uitbetaald. Het gaat dan om dagen die de werknemer op basis van zijn arbeidsovereenkomst of de cao extra heeft of om opgespaarde (bovenwettelijke) vakantiedagen uit voorgaande jaren. Bij de afspraken over de bestemming van afgekochte bovenwettelijke vakantierechten kan een koppeling worden gelegd met andere regelingen, zoals de pensioenregeling of de levensloopregeling. VAKANTIEDAGEN EN EINDE DIENSTVERBAND Eindigt de dienstbetrekking van een werknemer, dan ontstaan de volgende mogelijkheden wat betreft vakantieaanspraken en vakantiebijslag: – Aan het einde van de dienstbetrekking kan uitbetaling plaatsvinden van de nog niet opgenomen vakantiedagen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als de werknemer bepaald werk moet afmaken of een opvolger moet inwerken. – U kunt in overleg met de werknemer overeenkomen dat hij zijn niet opgenomen 172 Vakantiedagen 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 172 18-03-2009 09:36:39 Arbeidstijden & verlof vakantiedagen opneemt tijdens de opzegtermijn. Daarnaast is het mogelijk al in de arbeidsovereenkomst op te nemen dat de werknemer instemt met de opname van eventueel nog openstaande vakantiedagen voor het einde van zijn dienstverband, tenzij dit op grond van de bedrijfsbelangen door de werkgever niet wenselijk wordt geacht. – Wanneer de vakantie niet kan worden opgenomen voordat de arbeidsovereenkomst eindigt, is een regeling van ‘onbetaald verlof’ bij de nieuwe werkgever mogelijk. Deze werkgever hoeft de werknemer over deze verlofdagen geen loon te betalen. Het gaat immers om dagen die zijn opgebouwd bij de oude werkgever. De nieuwe werkgever kan bepalen wanneer het verlof moet worden opgenomen. Ook bij het einde van het dienstverband mag u de vakantie niet eenzijdig vaststellen, maar alleen na overleg met de werknemer. Dat geldt ook tijdens de opzegtermijn of als de werknemer op non-actief is gesteld. U moet hierbij rekening houden met de vakantiewensen van de werknemer, zeker als deze vakantie wil opnemen in het ‘gunstige’ seizoen (van 30 april tot 1 oktober). Veelgestelde vragen 1) Hoe bepaal ik het minimum aantal vakantiedagen, als een werknemer onregelmatig werkt? In dat geval rekent u uit hoeveel dagen de werknemer het voorafgaande jaar gemiddeld per week heeft gewerkt. Is de werknemer op het moment dat de vakantiedagen worden uitgerekend nog geen jaar in dienst, dan bouwt hij naar verhouding vakantiedagen op. Dit geldt ook wanneer de werknemer halverwege het jaar uit dienst gaat. 2) Kan ik bezwaar maken tegen het tijdstip waarop de werknemer met vakantie wil? Ja, als er sprake is van gewichtige redenen, kunt u bezwaar maken tegen het opnemen van vakantie in een bepaalde periode. Dit bezwaar moet u kenbaar maken binnen twee weken nadat de werknemer zijn verzoek schriftelijk bij u heeft ingediend. Er is sprake van gewichtige redenen als de vakantie van de werknemer de gang van zaken binnen het bedrijf ernstig zou ontwrichten. Wil de werknemer desondanks per se met vakantie, dan moet u hem daartoe in staat stellen. 3) Als al toestemming is gegeven, kan er dan nog op worden teruggekomen? Als eenmaal toestemming voor vakantie is gegeven, mag u hier niet zomaar op terugkomen. Toch is dit onder omstandigheden wel mogelijk, Vakantiedagen 173 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 173 18-03-2009 09:36:40 Arbeidstijden & verlof bijvoorbeeld als het bedrijf plotseling een grote order krijgt of bij ziekte van collega’s. U moet dan wel de schade vergoeden die de werknemer lijdt doordat zijn vakantie niet kan doorgaan (bijvoorbeeld al gemaakte reis- of verblijfskosten). 4) Kunnen vakantierechten verjaren? Ja, de vakantierechten van een werknemer verjaren na vijf jaar. Dit houdt in dat het recht op een vakantiedag vervalt vijf jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de aanspraak is ontstaan. Opgenomen vakantiedagen moeten worden toegerekend aan de vroegst mogelijke dagen waarop de werknemer nog aanspraak heeft openstaan. 5) Verjaren vakantierechten ook bij langdurige arbeidsongeschiktheid? Ja, in principe wel. In de cao of de arbeidsovereenkomst kan echter zijn afgesproken dat geen verjaring van vakantierechten plaatsvindt of dat een langere termijn geldt (afwijking ten nadele van de werknemer is niet mogelijk). Een dergelijke afspraak komt regelmatig voor. 6) Kan een zieke werknemer vakantiedagen opnemen? Nee, een werknemer die ziek (volledig arbeidsongeschikt) is, kan geen vakantiedagen opnemen. Hij bouwt in beperkte mate wel vakantierechten op, maar kan ze niet gebruiken tijdens de ziekteperiode. 7) Bouwt een zwangere werkneemster tijdens haar verlof vakantiedagen op? Normaal gesproken is het zo dat een werknemer vakantiedagen opbouwt zolang hij aanspraak heeft op loon. Er wordt in de wet een aantal gevallen genoemd waarin de werknemer toch vakantiedagen opbouwt als hij geen recht op loon heeft, zoals bij zwangerschapsverlof, het bijwonen van vergaderingen van de vakvereniging of calamiteiten. U kunt echter schriftelijk overeenkomen dat in deze gevallen geen of minder vakantiedagen worden opgebouwd. Zo’n afspraak kan alleen betrekking hebben op bovenwettelijke dagen. 8) Is het toegestaan een zieke werknemer vakantiedagen te laten inleveren bij ziekte? Ja, in de cao of de arbeidsovereenkomst kan een bepaling staan op grond waarvan de werknemer bij ziekte vakantiedagen inlevert. Verrekening kan slechts plaatsvinden tot ten hoogste het aantal bovenwettelijke dagen. 174 Vakantiedagen 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 174 18-03-2009 09:36:40 Arbeidstijden & verlof Als een werknemer aan het eind van het jaar ziek wordt, en zijn bovenwettelijke vakantiedagen voor dat jaar al heeft opgenomen, kan er geen verrekening meer plaatsvinden. 9) Heeft een leerling met een praktijkovereenkomst recht op vakantiedagen? De leerling heeft slechts recht op vakantie als de praktijkovereenkomst ook een arbeidsovereenkomst is. Het komt regelmatig voor dat een praktijkovereenkomst gedeeltelijk een arbeidsovereenkomst is. In dit geval wordt alleen over het gedeelte van de arbeidsovereenkomst vakantie opgebouwd. Voorbeeld van een beding ten aanzien van de vakantieregeling in de arbeidsovereenkomst Overeenkomstig de wensen van de medewerker stelt de werkgever de tijdstippen van aanvang en einde van de genoemde aaneengesloten vakantieperiode vast, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten. Als de werkgever niet binnen twee weken nadat de medewerker zijn wensen schriftelijk heeft kenbaar gemaakt, schriftelijk aan de medewerker gewichtige redenen heeft aangevoerd, is de vakantie vastgesteld overeenkomstig de wensen van de medewerker. Vakantiedagen 175 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 175 18-03-2009 09:36:40 Arbeidstijden & verlof 7.6 ATV Een groot aantal organisaties heeft regelingen voor arbeidstijdverkorting (ATV). Andere gebruikte termen zijn: arbeidsduurverkorting of roostervrije uren. Deze regelingen zijn ooit ontworpen om ruimte te creëren om meer mensen aan werk te helpen. De werknemers leverden collectief een aantal uren (en salaris) in en voor de ingeleverde uren kon weer iemand worden aangenomen. In veel gevallen heeft ATV de vorm van een in principe vrij op te nemen aantal uren of dagen. Het kan echter ook zijn dat de ATV is verwerkt in het werkrooster (ploegensysteem). Ook komt het voor dat een aantal ATV-dagen collectief is vastgesteld, bijvoorbeeld in de periode tussen kerst en oud en nieuw. De status van ATV is in beginsel een andere dan die van vakantiedagen. Zo kan de werknemer doorgaans geen aanspraak op een vervangende ATV-dag maken als hij ziek is op deze dag. Ook vervallen niet opgenomen ATV-uren of -dagen na afloop van een kalenderjaar. Veelgestelde vragen 1) Wat wordt verstaan onder arbeidstijdverkorting? Arbeidstijdverkorting (ATV), arbeidsduurverkorting (ADV) of roostervrije uren is begin jaren tachtig ingevoerd ten tijde van grote werkloosheid. De achterliggende gedachte was dat verdeling van de bestaande arbeid tot meer banen zou leiden. Tegenwoordig wordt ATV als een gewone arbeidsvoorwaarde gezien. 2) Waar is de arbeidstijdverkorting geregeld? Arbeidstijdverkorting wordt geregeld tussen werkgevers en werknemers in de cao. Dit verklaart ook waarom er soms flinke verschillen in regelingen tussen de cao’s bestaan, te beginnen met het aantal roostervrije uren waar de werknemer aanspraak op mag maken. 3) Heeft een werknemer recht op een vervangende vrije dag als hij ziek wordt op een roostervrije (atv-)dag? Als een werknemer bijvoorbeeld elke twee weken een halve dag atv op donderdagmiddag heeft, wordt die halve dag in geval van ziekte op die donderdag niet gecompenseerd. Net als een werknemer die in deeltijd werkt en ziek is op een dag waarop hij normaal gesproken niet gewerkt zou hebben, krijgt een werknemer ook voor een roostervrije dag geen 176 ATV 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 176 18-03-2009 09:36:40 Arbeidstijden & verlof dag terug. Als in het bedrijf de regel geldt dat atv-dagen in overleg worden opgenomen, is het iets complexer. Formeel zou de werkgever voor elke week ziekte bijvoorbeeld twee atv-uren kunnen schrappen, omdat de werknemer slechts 38 uur werkt, maar ook een andere benadering is mogelijk. Om conflicten te voorkomen moeten over deze situatie duidelijke afspraken worden gemaakt. Er kan bijvoorbeeld worden gekozen voor een globale benadering waarbij pas uren worden afgeboekt als een ziekteperiode een bepaalde duur overschrijdt. 4) Mogen ATV-dagen worden uitbetaald? Het uitbetalen van ATV-dagen staat op gespannen voet met de doelstelling van ATV: het scheppen van banen. Daarom is uitbetaling uitsluitend geoorloofd bij beëindiging van de dienstbetrekking. ATV 177 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 177 18-03-2009 09:36:40 Arbeidstijden & verlof 7.7 VERLOF Naast vakantie opnemen voor elk willekeurig doel kunnen werknemers in verband met bepaalde omstandigheden verlof opnemen. We maken onderscheid tussen betaald verlof door de werkgever, betaald verlof via een uitkering en onbetaald verlof. Vormen van betaald verlof door de werkgever zijn: 1) kortdurend zorgverlof; 2) calamiteiten- en ander kortverzuimverlof; 3) kraamverlof; 4) feestdagen. Vormen van betaald verlof via een uitkering zijn: 5) zwangerschaps- en bevallingsverlof; 6) adoptieverlof. Vormen van onbetaald verlof is (mits zaken in een cao zijn afgesproken): 7) ouderschapsverlof; 8) loopbaanonderbreking; 9) politiek verlof. 1) KORTDUREND ZORGVERLOF Het kortdurende zorgverlof stelt werknemers in staat zelf gedurende korte tijd een ziek thuiswonend kind, zieke partner of ouder te verzorgen. U bent verplicht ten minste 70% van het loon door te betalen, met als ondergrens het minimumloon. In veel cao’s is een hoger percentage afgesproken. Om aanspraak te kunnen maken op kortdurend zorgverlof moet er sprake zijn van ‘noodzakelijke verzorging’. Dat wil zeggen: – de behoefte aan zorg moet echt noodzakelijk zijn; – die zorg kan niet op andere wijze worden verstrekt. Het verlof gaat pas in op het tijdstip waarop de werknemer het opnemen ervan aan u meldt. Het verlof is in elke periode van twaalf achtereenvolgende maanden ten hoogste tweemaal de arbeidsduur per week. Voor een werknemer met een volledige werkweek komt dit neer op tien dagen per jaar. Voor deeltijders bestaat er recht op een evenredig deel van die tien dagen. 178 Verlof 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 178 18-03-2009 09:36:40 Arbeidstijden & verlof 2) CALAMITEITEN- EN ANDER KORTVERZUIMVERLOF Een werknemer mag in bijzondere gevallen kort verlof opnemen. De wet noemt drie soorten omstandigheden waarbij recht op dit verlof bestaat: – zeer bijzondere persoonlijke omstandigheden; – een door wet of overheid, zonder geldelijke vergoeding, opgelegde verplichting waarvan de vervulling niet in zijn vrije tijd kon plaatsvinden; – de uitoefening van het actief kiesrecht. Onder bijzondere persoonlijke omstandigheden verstaat men in ieder geval: – de bevalling van de echtgenote, de geregistreerde partner of de persoon met wie de werknemer ongehuwd samenwoont; – het overlijden en de begrafenis van een van zijn huisgenoten of een van zijn bloeden aanverwanten in de rechte lijn en in de tweede graad van de zijlijn (broer/zus/ zwager/schoonzus). Het moet in beginsel wel gaan om omstandigheden waarvoor geen oplossing buiten werktijd te vinden is, omstandigheden dus die geen uitstel dulden. Bij calamiteiten valt te denken aan: – een gesprongen waterleiding; – plotselinge ziekte van het kind; – onvoorzien uitvallen van de partner die het kind verzorgt. De wet geeft geen uitputtende opsomming van omstandigheden waarin de werknemer gebruik kan maken van dit verlof. U zult dus per geval naar redelijkheid moeten handelen. In een individuele arbeidsovereenkomst en/of cao kunnen de omstandigheden die vallen onder deze vorm van betaald verlof worden uitgebreid, hetgeen in de praktijk ook gebeurt. Veel voorkomende uitbreidingen in cao’s zijn: – huwelijk van de werknemer, eigen of pleegkinderen; – verhuizing; – jubilea; – bezoek aan arts. Ook wordt veelal daarbij een nadere bepaling gegeven van de duur van het verlof. Bijvoorbeeld: bij het 25-jarig huwelijksjubileum van de werknemer bestaat recht op een dag betaald verlof. U bent in principe verplicht het loon normaal door te betalen. Verlof 179 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 179 18-03-2009 09:36:41 Arbeidstijden & verlof In de cao kan hiervan (ook ten nadele van de werknemer) worden afgeweken. 3) KRAAMVERLOF De werknemer heeft recht op verlof met behoud van loon voor in totaal twee werkdagen gedurende vier weken na de bevalling van: - de echtgenote; - de geregistreerde partner; - de persoon met wie hij ongehuwd samenwoont; of - degene van wie hij het kind erkent. Het recht op kraamverlof bestaat vanaf de eerste dag dat het kind bij de moeder verblijft. U bent in principe verplicht het loon normaal door te betalen. In de cao kan hiervan worden afgeweken. 4) FEESTDAGEN Het Burgerlijk Wetboek bevat geen omschrijving van het begrip feestdag. Over het algemeen worden (ook in veel cao’s) de volgende dagen aangemerkt als feestdagen: nieuwjaarsdag, de beide paasdagen, Koninginnedag, Hemelvaartsdag, de beide pinksterdagen, de beide kerstdagen en nationale feestdagen die door de overheid worden vastgesteld. De werknemer heeft – als de feestdagen vallen op werkdagen waarop hij normaal gesproken zou hebben gewerkt – recht op salaris over deze dagen. U bent verplicht het loon normaal door te betalen. - 5 mei In de praktijk bestaat soms onduidelijkheid of 5 mei (Bevrijdingsdag) als vrije dag moet gelden. In 1990 heeft de overheid 5 mei aangewezen als nationale feestdag. De toelichting bij dit besluit luidt: ‘De aanwijzing van de vijfde mei als nationale feestdag is ook een oproep aan de burgers en de sociale partners om deze dag zo veel mogelijk een vrije dag te doen zijn. Dat feitelijk te realiseren is overigens een zaak van burgers en bedrijven zelf. De regering gaat ervan uit dat werkgevers en werknemers zullen 180 Verlof 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 180 18-03-2009 09:36:41 Arbeidstijden & verlof overleggen op welke wijze zij daaraan in cao-verband vorm willen geven, respectievelijk de kostenconsequenties van een vrije dag willen opvangen.’ Dat 5 mei als nationale feestdag is aangewezen, betekent dus niet zonder meer dat de werknemer aanspraak kan maken op een – betaalde – jaarlijkse vrije dag. Het komt aan op de afspraken die werkgevers en werknemers daarover maken. In de meeste cao’s is opgenomen dat 5 mei eenmaal per vijf jaar als feestdag met recht op betaald verlof wordt aangemerkt. Met werknemers die een andere religie aanhangen kunt u afspreken dat zij (tegen inlevering van een vakantiedag) het recht krijgen om op hun eigen feestdag vrij te nemen. 5) ZWANGERSCHAPS- EN BEVALLINGSVERLOF Zwangerschaps- en bevallingsverlof is een vorm van onbetaald verlof. Er bestaat dus geen aanspraak op loondoorbetaling gedurende deze verlofperiode, wel op een uitkering op grond van de Wet arbeid en zorg. Het recht op zwangerschapsverlof bestaat vanaf zes weken voor de dag van de vermoedelijke datum van bevalling tot en met de dag van de bevalling. Die vermoedelijke datum wordt vastgesteld aan de hand van een schriftelijke verklaring van een arts of verloskundige. Tot op zekere hoogte kan de werkneemster zelf bepalen wanneer zij stopt met werken en haar zwangerschapsverlof wil laten ingaan. Volgens de wet mag het zwangerschapsverlof namelijk later ingaan, echter uiterlijk vier weken voor de dag van de vermoedelijke datum van bevalling. Het bevallingsverlof gaat in op de dag na de bevalling en is tien aaneengesloten weken of zoveel meer als het aantal dagen dat het zwangerschapsverlof minder dan zes weken heeft bedragen. De periode waarin voor de bevalling langer is doorgewerkt, wordt bij het bevallingsverlof geteld. Als de vermoedelijke bevallingsdatum samenvalt met de werkelijke datum van bevalling, is het totale zwangerschaps- en bevallingsverlof zestien weken. - Meldingsplicht werkneemster De werkneemster is verplicht uiterlijk drie weken voor de dag dat zij haar zwangerschapsverlof opneemt, die ingangsdatum aan u te melden. Daarnaast moet zij haar bevalling doorgeven. Die melding moet zij doen uiterlijk op de tweede dag volgend op die van de bevalling. - Recht op uitkering De werkneemster heeft tijdens het zwangerschaps- of bevallingsverlof recht op een uitkering. Het recht op een uitkering in verband met zwangerschap of bevalling is dus gekoppeld aan het recht op het verlof zelf. Regels over de uitkering zijn, evenals de regels van het verlof, opgenomen in de Wet arbeid en zorg. Zie ook paragraaf 4.1. Verlof 181 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 181 18-03-2009 09:36:41 Arbeidstijden & verlof - Aanvragen uitkering De werkneemster moet de aanvraag voor de uitkering via u indienen. U dient de aanvraag in bij UWV, uiterlijk twee weken voor ingangsdatum van het zwangerschapsverlof (dus acht tot zes weken voor de vermoedelijke bevallingsdatum). U moet daarbij de volgende gegevens vermelden: – verklaring arts of verloskundige waaruit de vermoedelijke datum van de bevalling blijkt; – de datum waarop het zwangerschapsverlof ingaat. 6) ADOPTIEVERLOF De werknemer die een kind adopteert of pleegkind ter verzorging opneemt, heeft recht op ten hoogste vier aaneengesloten weken adoptieverlof. Het recht kan worden opgenomen in een periode van achttien weken. Die periode begint vanaf twee weken vóór de eerste dag dat het kind feitelijk ter adoptie of ter pleegzorg wordt opgenomen. De adoptiedatum moet blijken uit een schriftelijk document. Als het kind langer dan achttien weken in het gezin is, kan daarna geen aanspraak meer gemaakt worden op het verlof. - Uitkering De werknemer heeft gedurende de periode dat hij verlof neemt in verband met adoptie of de opname van een pleegkind, recht op een uitkering krachtens de Wet arbeid en zorg. Hij moet de aanvraag voor de uitkering via u indienen bij UWV. Dit moet uiterlijk twee weken voor de ingangsdatum van het verlof. De uitkering in verband met adoptie of pleegzorg is evenals het zwangerschaps- en bevallingsverlof 100% van het dagloon, gemaximeerd tot het maximumdagloon voor WW- en arbeidsongeschiktheidsuitkeringen. Voor 2009 is het maximumdagloon vastgesteld op € 183,15. 7) OUDERSCHAPSVERLOF Een werknemer die in Nederland arbeid verricht, heeft recht op ouderschapsverlof als voldaan wordt aan de volgende voorwaarden: – De werknemer moet minimaal één jaar in dienst zijn. Voor de berekening van die termijn worden perioden die elkaar opvolgen met een onderbreking van niet meer dan drie maanden samengeteld. – De werknemer moet een kind jonger dan acht jaar hebben. Het kan daarbij gaan 182 Verlof 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 182 18-03-2009 09:36:41 Arbeidstijden & verlof om een eigen kind, erkend kind, adoptiekind of een kind dat volgens de Gemeentelijke Basisadministratie bij de werknemer woont en dat door hem duurzaam wordt verzorgd en opgevoed (bijvoorbeeld een kind van een nieuwe partner met wie de werknemer samenleeft). Als aan bovenstaande voorwaarden is voldaan, mag u het ouderschapsverlof niet weigeren. Dit is alleen anders voor werknemers die arbeid buiten Nederland verrichten. Als zwaarwegende bedrijfsbelangen zich tegen opname van ouderschapsverlof verzetten, kunnen zij geen gebruikmaken van het recht op ouderschapsverlof. Beide ouders kunnen ieder apart gebruikmaken van de regeling, tegelijkertijd of na elkaar. - Omvang van het verlof Vanaf 1 januari 2009 is het ouderschapsverlof verruimd. Het aantal uren verlof waarop de werknemer ten hoogste recht heeft, is 26 maal de arbeidsduur per week. Het verlof wordt in beginsel per week opgenomen gedurende een aaneengesloten periode van ten hoogste twaalf maanden. De werknemer kan maximaal 50% minder gaan werken. De verlenging van het ouderschapsverlof geldt alleen voor nieuwe verlofaanvragen. Heeft de werknemer vóór 1 januari 2009 al ouderschapsverlof opgenomen of gedeeltelijk opgenomen? Dan kan de werknemer voor dat kind geen aanspraak maken op de extra weken. De werknemer komt ook voor de verlenging in aanmerking als hij vóór 1 januari 2009 bij u ouderschapsverlof had aangevraagd om ná 1 januari op te nemen. Had de werknemer voor dertien weken verlof aangevraagd, dan moet hij of zij voor de extra dertien weken bij u een aanvullende aanvraag indienen. Voorbeeld Een werknemer werkt 36 uur per week en heeft één kind. Hij heeft recht op 936 (26 x 36) uur ouderschapsverlof. Hij gaat 50% minder werken, dus achttien uur per week, gedurende 52 weken. Als de werknemer volgens deze standaardregeling verlof wil nemen, moet u hier zonder meer mee instemmen. Er mag van de standaardregeling worden afgeweken. De wet heeft in de volgende afwijkingen voorzien: Verlof 183 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 183 18-03-2009 09:36:42 Arbeidstijden & verlof – de werknemer wil gedurende een langere periode dan twaalf maanden de verlofdagen opnemen; – de werknemer wil het verlof opdelen in ten hoogste zes perioden, waarbij iedere periode ten minste een maand bedraagt; – de werknemer wil meer uren verlof per week dan de helft van de arbeidsduur per week. U kunt een dergelijk verzoek alleen afwijzen als een zwaarwegend bedrijfsof dienstbelang zich hiertegen verzet. Voorbeelden De werknemer die 36 uur werkt en één kind heeft, wil twee jaar ouderschapsverlof. Dat kan, maar dan mag hij niet 50% minder gaan werken; dat wordt dan 25% minder. Hij werkt dan gedurende twee jaar 27 uur per week. Dezelfde werknemer wil volledig vrij zijn. Dat kan, maar dan gedurende 26 weken. - Onbetaald? Het ouderschapsverlof is in beginsel onbetaald. Wel kan op grond van een individueel arbeidscontract of de cao recht bestaan op (gedeeltelijke) doorbetaling van het loon. Daarnaast bestaat de mogelijkheid in aanmerking te komen voor ouderschapsverlofkorting. Deze korting is tot 2009 alleen toegepast als de werknemer in dat jaar had ingelegd in de levensloopregeling. Vanuit het oogpunt van vereenvoudiging is deze koppeling van de ouderschapsverlofkorting aan de levensloopregeling losgelaten per 1 januari 2009. - Wijze van aanvragen en van opnemen De werknemer moet het ouderschapsverlof twee maanden van tevoren schriftelijk bij u melden. Daarbij moet hij dan ook aangeven wat de (vermoedelijke) datum van ingang is en hoe hij het verlof wil opnemen. De werknemer mag daarbij de tijdstippen van ingang en einde van het verlof afhankelijk stellen van de datum van bevalling, van het einde van het bevallingsverlof of van de aanvang van de verzorging. Deze meldingsverplichting geldt voor elk tijdvak van ouderschapsverlof. Als een werknemer het ouderschapsverlof over drie perioden wil opsplitsen, moet hij dit telkens per periode uiterlijk twee maanden van tevoren vermelden onder opgave van de spreiding van de uren per week. 8) LOOPBAANONDERBREKING Als een werknemer zijn loopbaan wil onderbreken (bijvoorbeeld voor een sabbatical of studieverlof), heeft hij daarvoor uw toestemming nodig. Uw werknemer moet dus in overleg met u bepalen wanneer hij het verlof opneemt. Dit verlof is onbetaald. De 184 Verlof 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 184 18-03-2009 09:36:42 Arbeidstijden & verlof werknemer kan hiervoor wel sparen via de levensloopregeling (zie paragraaf 2.6). Stel een verlofbeleid op in het kader van de levensloopregeling. Hierbij kunt u denken aan: – voorwaarden voor het opnemen van (onbetaald) verlof; – procedures voor het aanvragen van verlof; – een minimum- en maximumverlof. Een dergelijk verlofbeleid kan ook op cao-niveau worden vastgesteld. 9) POLITIEK VERLOF Het politiek verlof geeft een werknemer het recht op onbetaald verlof voor het bijwonen van vergaderingen van: – de Eerste Kamer, het algemeen bestuur van een waterschap, veenschap of veenpolder; – vertegenwoordigende organen die bij rechtstreekse verkiezingen worden samengesteld, met uitzondering van de Tweede Kamer (wel gemeenteraden en Provinciale Staten); – colleges van wethouders, gedeputeerden, en van het dagelijks bestuur van een waterschap, veenschap of polderschap van wie de functie niet volledig wordt bezoldigd (en dus meer een nevenfunctie is, zoals de wethouder van een gemeente met minder dan 30.000 inwoners). Het gaat hier om een vorm van buitengewoon verlof waarbij geen recht op doorbetaling van het loon bestaat, tenzij anders in de arbeidsovereenkomst of cao is geregeld. Veelgestelde vragen 1) Als een kind langer dan tien dagen verzorging nodig heeft en de tien dagen van het kortdurend zorgverlof heeft verbruikt, moet de werknemer dan daarna vakantiedagen inleveren? Ja, er zal dan alsnog vakantie opgenomen moeten worden, elders zorg geregeld moeten worden of anderszins. 2) Wat gebeurt er als er later in het jaar nogmaals sprake is van noodzakelijke verzorging? De tien dagen verlof gelden per jaar. Als ze al gebruikt zijn, zal er dus naar een andere oplossing gezocht moeten worden. 3) Moet de werknemer het kraamverlof direct na de bevalling opnemen? Nee, het recht ontstaat wel direct na de bevalling, maar de werknemer Verlof 185 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 185 18-03-2009 09:36:42 Arbeidstijden & verlof mag het op elk gewenst tijdstip binnen vier weken na de bevalling opnemen. 4) Heeft men altijd vrij op de algemeen erkende feestdagen? Of iemand vrij heeft op de algemeen erkende feestdagen hangt altijd af van de afspraken die in de cao tussen werkgevers en werknemers zijn gemaakt. Dat geldt ook voor Goede Vrijdag. 5) Kunnen werknemers ook op islamitische feestdagen vrij krijgen? Ja, dat kan via individuele of collectieve arbeidsovereenkomsten bepaald worden. 6) Kan een parttimer verplicht worden op een andere dag te werken als zijn werkdag op een feestdag valt? In bedrijven waar het niet gebruikelijk is op algemeen erkende feestdagen te werken, geldt dat wanneer de dag dat een parttimer normaal gesproken zou werken op een feestdag valt, hij deze dag vrij heeft met behoud van loon. Hij kan niet verplicht worden deze dag in te halen. Dit is alleen mogelijk wanneer hierover vooraf afspraken zijn gemaakt met de werknemer. 7) Wat zijn de gevolgen voor het zwangerschaps- en bevallingsverlof als een kind te vroeg geboren wordt? Als het kind eerder dan de vermoedelijke bevallingsdatum wordt geboren, dan worden de voor de bevalling ‘gemiste’ zwangerschapsverlofdagen verschoven tot na de bevalling. Het bevallingsverlof duurt in dat geval langer dan tien of twaalf weken. Het totale zwangerschaps- en bevallingsverlof is dan echter niet meer dan zestien weken. 8) Wat zijn de gevolgen als het kind later dan de vermoedelijke bevallingsdatum komt? Als het kind later dan de vermoedelijke bevallingsdatum wordt geboren, duurt het zwangerschapsverlof langer. Die extra verlofdagen worden niet afgetrokken van het aantal bevallingsverlofdagen. Na de bevalling heeft de vrouw recht op het oorspronkelijk geplande bevallingsverlof; minimaal tien weken en bij langer doorwerken tot voor de vermoedelijke bevallingsdatum maximaal twaalf weken. De totale duur van het zwangerschaps- en bevallingsverlof kan dus, wanneer het kind later wordt geboren, meer zijn dan zestien weken. 186 Verlof 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 186 18-03-2009 09:36:42 Arbeidstijden & verlof 9) Mijn werknemer heeft ouderschapsverlof aangevraagd. Het blijkt echter dat hij dan zijn huis wil verbouwen. Kan ik de aanvraag afwijzen? Nee, wat de werknemer tijdens het ouderschapsverlof wil doen, is een privéaangelegenheid. U kunt het opnemen van verlof dus niet weigeren omdat de werknemer niet van plan is het kind te verzorgen maar de verlofperiode wil gebruiken voor iets anders. 10) Een werknemer heeft ouderschapsverlof, maar wil deze verlofperiode onderbreken en later weer voortzetten, kan dat? Nee, als het verlof eenmaal is ingegaan en het wordt op verzoek van de werknemer niet voortgezet, dan vervalt het recht op het overige deel van het verlof. Deze regel geldt per verlofperiode. 11) Een werknemer adopteert twee kinderen tegelijkertijd, heeft hij dan recht op tweemaal vier weken verlof? Nee, als tegelijk twee of meer kinderen worden geadopteerd of als pleegkinderen worden opgenomen, bestaan het adoptie- en pleegzorgverlof slechts ten aanzien van één van die kinderen. 12) Een werknemer heeft via de levensloopregeling gespaard voor verlof, en wil nu drie maanden weg. Ben ik verplicht dat verlof te geven? Nee. Voor het opnemen van verlof heeft de werknemer toestemming nodig, tenzij er een wettelijk recht op verlof bestaat. De werknemer heeft recht op ouderschapsverlof en een geclausuleerd recht op langdurig zorgverlof. Om duidelijkheid te bieden over de opname van het levenslooptegoed, kunt u randvoorwaarden vaststellen in een verlofregeling. Daarbij kunt u onder meer een aanvraagtermijn en een maximumduur van het verlof vaststellen. Wet- en regelgeving Algemene termijnenwet Arbeidstijdenwet Burgerlijk Wetboek, artikelen 7:634 e.v. (vakantiedagen) Burgerlijk Wetboek, artikelen 7:643 en 7:645 (politiek verlof) Besluit nadere regeling Kinderarbeid Wet aanpassing arbeidsduur (deeltijd) Wet aanpassing fiscale behandeling VUT/prepensioen en introductie levensloopregeling (Wet VPL) Wet arbeid en zorg Wet gelijke behandeling op grond van leeftijd bij de arbeid Cao Verlof 187 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 187 18-03-2009 09:36:42 Arbeidstijden & verlof Belangrijke wijzigingen ten opzichte van 2008 – Het ouderschapsverlof wordt met ingang van 2009 verlengd van 13 naar 26 weken. – De koppeling van de ouderschapsverlofkorting aan de levensloopregeling is losgelaten per 1 januari 2009. Relevante boeken Drongelen, Harry van en Rob Verkoren, Vormen van verlof. Een overzicht van verlofregelingen inclusief de Wet arbeid en zorg, Kluwer Praktijkgids Arbeidsrecht, Kluwer Eerden-van der Hoeven, K.E.M., Praktijkgids Personeel & Fiscus, Kluwer Relevante internetsites www.arbeidsinspectie.nl www.centraalbeheer.nl www.cgb.nl www.emancipatieweb.nl www.wetwegwijzer.nl 188 Verlof 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 188 18-03-2009 09:36:42 HOOFDSTUK 8 FLEXIBILISERING VAN ARBEIDSVOORWAARDEN 8.1 INLEIDING 8.2 SYSTEMATIEK 8.3 INVOERING FLEXIBILISERING VAN ARBEIDSVOORWAARDEN. WAAR MOET U DAN AAN DENKEN? WELKE SYSTEMEN KUNNEN HIERVOOR WORDEN TOEGEPAST EN HOE VOERT U DEZE IN? U LEEST HET IN DIT HOOFDSTUK. Flexibilisering van arbeidsvoorwaarden 189 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 189 18-03-2009 09:36:42 Flexibilisering van arbeidsvoorwaarden 8.1 INLEIDING In navolging van de ontwikkelingen in de Verenigde Staten zijn in Nederland de eerste ideeën over het flexibiliseren van arbeidsvoorwaarden zo’n 25 jaar geleden ontstaan. Belangrijke oorzaken van flexibilisering van arbeidsvoorwaarden zijn terug te leiden naar verschillende maatschappelijke ontwikkelingen, waarvan individualisering misschien wel de belangrijkste is. Als wordt gesproken over flexibiliteit vertaald naar individuele keuzemogelijkheden, wordt dit vaak binnen de afzonderlijke arbeidsvoorwaarden zelf gezocht. Daarnaast is het ook mogelijk het arbeidsvoorwaardenpakket als geheel te flexibiliseren. TEVREDEN MEDEWERKERS DOOR MAATWERK Niet iedere werknemer heeft dezelfde wensen. De wensen zijn onder andere afhankelijk van de levensfase en de thuissituatie (burgerlijke staat, kinderen, enz.) waarin de werknemer zich bevindt. U kunt uw werknemers hierin tegemoetkomen met maatwerk. Het gebeurtenissenschema in paragraaf 1.1 kan u hierbij van dienst zijn. 190 Inleiding 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 190 18-03-2009 09:36:43 Flexibilisering van arbeidsvoorwaarden 8.2 SYSTEMATIEK Er is een aantal systemen van flexibele arbeidsvoorwaarden. Ze variëren van beperkte tot zeer ruime keuzevrijheid, uiteraard wel met inachtneming van de wettelijke grenzen. In Nederland treffen we met name het systeem aan van flexibiliteit binnen afzonderlijke arbeidsvoorwaarden en het systeem van basisarbeidsvoorwaardenpakketten met vrije keuze. FLEXIBILITEIT BINNEN AFZONDERLIJKE ARBEIDSVOORWAARDEN Hiervan is sprake wanneer u een arbeidsvoorwaardenpakket aanbiedt dat één of meer, overigens opzichzelfstaande, elementen omvat waarbinnen werknemers keuzes kunnen maken. Voorbeeld U kunt bijvoorbeeld bewust flexibiliteit aanbieden in de autoregeling en de regeling van vrije dagen. Binnen de leaseautoregeling kunnen werknemers bijvoorbeeld kiezen tussen een duurdere auto in combinatie met een hogere eigen bijdrage of een goedkopere auto zonder eigen bijdrage. Als onderdeel van de vakantieregeling kunt u de mogelijkheid creëren een aantal extra vakantiedagen te kopen. Soms bieden werkgevers de mogelijkheid belast loon in te ruilen voor iets dat belastingvrij is, bijvoorbeeld een mobiele telefoon. BASISARBEIDSVOORWAARDENPAKKET MET VRIJE KEUZE Een basisarbeidsvoorwaardenpakket met vrije keuze biedt werknemers een scala aan keuzemogelijkheden, terwijl u een minimale basis aangeeft. U stelt een aantal basisarbeidsvoorwaarden verplicht voor alle werknemers die in aanmerking komen voor de flexibele regeling. Elke werknemer kan daarnaast - met inachtneming van bepaalde regels, afspraken en voorwaarden - kiezen uit een reeks arbeidsvoorwaarden ter aanvulling van de basisarbeidsvoorwaarden. Vaak formuleren werkgevers als basis een aantal arbeidsvoorwaarden die het personeel een bepaalde mate van zekerheid garanderen. Zo kunt u vaststellen dat een zeker aantal vakantiedagen of een bepaald pensioen noodzakelijk is. Door een dergelijke basisvoorziening te formuleren, geeft u aan dat u zich hiervoor sociaal verantwoordelijk voelt. Welke arbeidsvoorwaarden u als basis aanbiedt, is afhankelijk van het personeelsbeleid, de cultuur van de organisatie, eventuele afspraken binnen de cao en de verplichtingen vanuit de overheid, ten aanzien van bijvoorbeeld het minimumloon en de minimale vakantieperiode. Systematiek 191 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 191 18-03-2009 09:36:43 Flexibilisering van arbeidsvoorwaarden Er zijn twee manieren om dit systeem uit te werken: – u biedt alle werknemers een vast minimumpakket aan met daarnaast een budget waarmee andere arbeidsvoorwaarden gekocht kunnen worden (budgetmodel); of – u laat binnen het gangbare arbeidsvoorwaardenpakket ruimte om een aantal onderdelen te verkopen (bronnen). Met de opbrengst daarvan kunnen vervolgens andere onderdelen (doelen) worden aangekocht (het bronnen-doelenmodel). Welke elementen als bron of doel gebruikt (mogen) worden, hangt onder meer af van de volgende zaken: – wetgeving; – cao; – arbeidsreglement. Uitgangspunt van zowel het budgetmodel als het bronnen-doelenmodel is dat ze budgetneutraal zijn. De werknemer krijgt niet meer, maar iets anders. Veelgestelde vragen 1) Welke arbeidsvoorwaarden ruilt de werknemer zoal uit? De meest voorkomende vorm van uitruilen is het kopen of verkopen van vrije tijd. Ook wordt regelmatig brutoloon uitgeruild tegen zaken als een grotere leaseauto of een hogere pensioenpremie. 2) Heeft de uitruil van arbeidsvoorwaarden gevolgen voor de sociale zekerheid? Ja, als een werknemer een deel van zijn brutosalaris inlevert in ruil voor andere arbeidsvoorwaarden (bijvoorbeeld een grotere leaseauto), dan zal dit leiden tot een lager loon voor de sociale verzekeringen (tot maximumdagloon). Hierdoor zal in geval van werkloosheid of arbeidsongeschiktheid een uitkering volgen op basis van dit lagere brutoloon. Een uitzondering op deze regel vormt de levensloopregeling. Sparen via de levensloopregeling heeft geen invloed op de sociale zekerheid. De uitkeringsrechten blijven dus gewaarborgd. 192 Systematiek 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 192 18-03-2009 09:36:43 Flexibilisering van arbeidsvoorwaarden 8.3 INVOERING Er kunnen verschillende redenen zijn om te flexibiliseren. Belangrijk is dat vooraf bij alle betrokkenen duidelijk is wat de doelstellingen zijn en hoe de verwachte uitkomsten eruitzien en dat daar ten slotte ook overeenstemming over bestaat. Ook is het van belang het flexibele arbeidsvoorwaardenpakket een plaats te geven in het totale personeels- en bedrijfsbeleid. De invoering van flexibele arbeidsvoorwaarden kunt u het beste projectmatig aanpakken. INVENTARISATIE Ten eerste moeten de volgende zaken in kaart worden gebracht: – de wensen en behoeften van betrokkenen; – de huidige arbeidsvoorwaarden zowel met betrekking tot juridische en fiscale kaders als de mate waarin er door werknemers gebruik van wordt gemaakt en de kosten; – de beschikbare techniek en administratie; – ervaringen van andere organisaties; – spelregels en procedures rondom de keuze. Een inventarisatie door een schriftelijke enquête wekt bij het personeel al gauw hoge verwachtingen. Schakel bij de inventarisatie - indien aanwezig – de ondernemingsraad in. De or kan vaak informeler de wensen en behoeften peilen. FORMULERING UITGANGSPUNTEN De volgende stap is het formuleren van uitgangspunten. In deze fase worden de contouren van een nieuw pakket (inclusief de gewenste verwerking van de keuzes) duidelijk en vindt nadere invulling van het communicatieplan plaats. Checklist uitgangspunten Er zullen uitgangspunten geformuleerd moeten worden voor: – het invoeren van een flexibel pakket; – de vormgeving van het pakket; – de elementen die in het pakket worden opgenomen; – het technische ambitieniveau; – de wijze van administratieve verwerking; – het raamwerk voor het communicatieplan. Invoering 193 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 193 18-03-2009 09:36:43 Flexibilisering van arbeidsvoorwaarden ONTWERP In de ontwerpfase maakt u een zogenoemd ‘reglement’ waarin diverse arbeidsvoorwaarden, de ruilmogelijkheden, de grenzen en de prijzen van arbeidsvoorwaarden staan. U toetst het reglement vervolgens bij de Belastingdienst. Zodra u toestemming van deze instantie heeft, kunt u beginnen met de implementatie. IMPLEMENTATIE In deze fase moet er veel gebeuren op het gebied van communicatie, administratie en eventuele automatisering. De medewerkers kunnen nu meer gedetailleerd geïnformeerd worden over: – wie een keuze mogen maken; – de periode waarbinnen de keuzes gemaakt moeten worden; – het medium (formulier, inter- of intranet) waarmee de keuze wordt gemaakt; – technische ondersteuning voor het maken van keuzes. Op het gebied van de administratie verdienen met name aandacht het faciliteren van het maken van keuzes, regelen van autorisaties en het geven van ondersteuning bij het maken van keuzes door medewerkers. Voor iedere activiteit moet worden aangegeven wie verantwoordelijk is voor de uitvoering en wanneer dit moet plaatsvinden. Speciaal van belang zijn daarbij de aanlevering en verwerking van gegevens en afspraken met eventuele leveranciers en dienstverleners. De aanlevering van de benodigde gegevens en de verwerking van de gemaakte keuzes zijn belangrijke zaken in het proces. De aan te leveren gegevens moeten zoveel mogelijk geactualiseerd zijn. Het is immers op basis van deze gegevens dat een medewerker zijn keuzes maakt. Niet alle gegevens zijn direct bij de onderneming zelf voorhanden. Vaak moeten derden, als de leasemaatschappij of de pensioenaanbieder, ook zaken aanleveren. U kunt ervoor kiezen de flexibele arbeidsvoorwaarden in te voeren op het moment dat de salarissen worden herzien. Invoer op dit moment zorgt op een natuurlijke wijze voor de gebruikelijke jaarcyclus. Overlegt u dit echter ook met uw salarisadministrateur. Op het moment dat besloten is het keuzeproces met een automatiseringstoepassing te ondersteunen, kan een applicatie worden ontworpen, gebouwd en getest. Overigens bestaan hier ook standaardpakketten voor. UITVOERING Alles en iedereen is er nu klaar voor. U kunt de werknemers nu meedelen: – hoe zij toegang krijgen tot de applicatie (als daar gebruik van wordt gemaakt); – welke procedures gelden; 194 Invoering 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 194 18-03-2009 09:36:43 Flexibilisering van arbeidsvoorwaarden – – – – wanneer men kan kiezen; hoe de keuzes gemaakt kunnen worden; waar men terecht kan met vragen; hoe de gemaakte keuzes verwerkt worden. Vervolgens kunnen de werknemers kenbaar maken wat de inhoud van hun geïndividualiseerde arbeidsvoorwaardenpakket zal zijn. Daarna kunnen de keuzes worden verwerkt. Dit betekent dat: – de gemaakte keuzes worden beoordeeld; – bevestigingsbrieven moeten worden gemaakt; – de keuzes verwerkt moeten worden in de personeels- en salarisadministraties; – managementinformatie vervaardigd moet worden; – het lijnmanagement geïnformeerd moet worden; – eventuele derden (bijvoorbeeld de leasemaatschappij) geïnformeerd moeten worden. EVALUATIE EN BEHEER Flexibele arbeidsvoorwaarden zijn niet statisch. Met de invoering, het maken van de keuzes en de administratieve verwerking bent u er nog niet. U moet met de volgende punten rekening houden: – personele mutaties gedurende het jaar; – evaluatie van de (eerste) keuzeperiode (zijn de geformuleerde doelstellingen behaald?) en mogelijke bijstellingen; – eventuele uitbouw van de flexibele arbeidsvoorwaarden; – onderhoud mede door gewijzigde fiscale en andere regelgeving, eventueel de cao; – indien van toepassing: onderhoud van de automatisering. COMMUNICATIE Een cruciaal onderdeel van flexibilisering van arbeidsvoorwaarden is de communicatie, zowel intern als extern. Alle aspecten moeten hierbij aan de orde komen: van wat de persoonlijke consequenties zijn voor het inkomen, de fiscus en de opbouw van het pensioen, tot hoe het systeem werkt en hoe definitief de keuzes zijn. Het succes van de invoering van flexibele arbeidsvoorwaarden is in belangrijke mate afhankelijk van het inzicht in en de waardering die de werknemer heeft voor zijn arbeidsvoorwaardenpakket. Een Personal Benefits Statement (PBS) kan hier een belangrijke bijdrage aan leveren. Het PBS is een persoonlijk overzicht van de (arbeidsvoorwaardelijke) rechten, regelingen, verzekeringen en dergelijke van de betreffende werknemer. De inhoud en vorm van een PBS verschillen van bedrijf tot bedrijf. Qua vorm volstaan sommige bedrijven met één of twee A4-tjes, andere bedrijven verstrekken aan de werknemers een uitgebreid overzicht tot wel dertig pagina’s, waarin bijvoorbeeld ook alle verzekeringsaspecten worden vermeld. Invoering 195 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 195 18-03-2009 09:36:43 Flexibilisering van arbeidsvoorwaarden In een PBS wordt als regel, behalve over de primaire, secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden, ook informatie gegeven over het individuele inkomen bij pensionering, bij korte en langer durende arbeidsongeschiktheid, de financiële gevolgen bij overlijden en eventuele andere risico’s die de werknemer loopt. Een apart onderdeel van het PBS is het totale overzicht van de kosten die u, naast het salaris en de overige vergoeding, allemaal voor de betrokken werknemer voor uw rekening neemt. Hierdoor krijgt de werknemer nog meer inzicht én waardering voor het gebodene. Schematische weergave van het keuzeproces flexibele arbeidsvoorwaarden Veelgestelde vragen 1) Wanneer is er sprake van flexibele arbeidsvoorwaarden? Er is sprake van flexibele arbeidsvoorwaarden wanneer de werknemers directe invloed hebben op de samenstelling van hun arbeidsvoorwaardenpakket en deze kunnen afstemmen op de persoonlijke behoeften. Zo kan de inhoud van het arbeidsvoorwaardenpakket worden gewijzigd, terwijl de waarde van het pakket gelijk blijft. 196 Invoering 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 196 18-03-2009 09:36:43 Flexibilisering van arbeidsvoorwaarden 2) Welke criteria zijn van belang bij het vaststellen van een flexibel arbeidsvoorwaardenpakket? Bij het onderzoek naar de wenselijkheid van een flexibel arbeidsvoorwaardenpakket is het goed een aantal vragen te stellen, zoals: – Wat wil de werknemer? – Wat wil de organisatie? – Wat zijn de effecten van de invoering van flexibele arbeidsvoorwaarden en wat zijn de kosten? – Wat zijn de fiscale voor- en nadelen van flexibele arbeidsvoorwaarden? Relevante boeken Praktijkboek Belonen, Kluwer Praktijkboek Employee Benefits, Reed Business Information Employee Benefits, Handboek voor de verzekeringspraktijk, Kluwer Relevante internetsites www.centraalbeheer.nl www.nationaalbeloningsonderzoek.nl Invoering 197 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 197 18-03-2009 09:36:44 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 198 18-03-2009 09:36:44 HOOFDSTUK 9 ARBEIDSVOORWAARDEN IN NEDERLAND 9.1 DE VISIE VAN WERKGEVERS OP ARBEIDSVOORWAARDEN 9.2 OVERZICHT ARBEIDSVOORWAARDEN IN NEDERLAND WAT ZIJN DE MEEST GEWAARDEERDE ARBEIDSVOORWAARDEN? EN WELKE ARBEIDSVOORWAARDEN HEBBEN BEDRIJVEN IN NEDERLAND GEMIDDELD IN WELKE MATE INGEVOERD? U LEEST HET IN DIT LAATSTE HOOFDSTUK. Arbeidsvoorwaarden in Nederland 199 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 199 18-03-2009 09:36:44 Arbeidsvoorwaarden in Nederland 9.1 DE VISIE VAN WERKGEVERS OP ARBEIDSVOORWAARDEN Iedere twee jaar brengt Centraal Beheer Achmea de ArbeidsvoorwaardenSurvey uit: het resultaat van een gedegen onderzoek onder een grote groep bedrijven met twintig of meer werknemers. In dit onderzoek worden werkgevers naar hun mening gevraagd over tal van zaken. De Survey geeft een representatief beeld van hoe werkgevers denken over de ontwikkeling van arbeidsvoorwaarden en de arbeidsmarkt in het algemeen en pensioen, arbeidsongeschiktheid en levensloop in het bijzonder. Hieronder geven wij u een indruk van enkele uitkomsten uit dit onderzoek. Arbeidsvoorwaarden, naast loon, die bedrijven hebben ingevoerd Variabele salarisbestanddelen zoals een bonus Pensioen Inkomensvervangende verzekeringen zoals een WIA- en Anw-gatverzekering Collectieve verzekeringen zoals brand-, reis-, levensverzekeringen en hypotheken Ziektekostenverzekeringen Spaarregelingen Diverse onkostenvergoedingen (telefoon-, auto-, reiskosten) Auto van de zaak Verlofregelingen Vergoeding van externe opleidingsprogramma's of opleidingskosten Kinderopvang Flexibele uitwisseling van arbeidsvoorwaarden Collectieve levensloopregeling Voorzieningen op het gebied van gezondheid (bijvoorbeeld een fitnessruimte) 0% Ingevoerd 20% 40% 60% 80% 100% Van plan in te voeren Niet van plan in te voeren 200 De visie van werkgevers op arbeidsvoorwaarden 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 200 18-03-2009 09:36:44 Arbeidsvoorwaarden in Nederland In welke mate vindt men de arbeidsvoorwaarden belangrijk om aan te kunnen bieden aan de werknemers Variabele salarisbestanddelen zoals een bonus Pensioen Inkomensvervangende verzekeringen zoals een WIA- en Anw-gatverzekering Collectieve verzekeringen zoals brand-, reis-, levensverzekeringen en hypotheken Ziektekostenverzekeringen Spaarregelingen Diverse onkostenvergoedingen (telefoon-, auto-, reiskosten) Auto van de zaak Verlofregelingen Vergoeding van externe opleidingsprogramma's of opleidingskosten Kinderopvang Flexibele uitwisseling van arbeidsvoorwaarden Collectieve levensloopregeling Voorzieningen op het gebied van gezondheid (bijvoorbeeld een fitnessruimte) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Zeer onbelangrijk Onbelangrijk Niet onbelangrijk/niet belangrijk Belangrijk Zeer belangrijk Ingevoerde maatregelen op het gebied van personeelsbeleid Arbeidsvoorwaarden laten aansluiten bij interesses werknemers Arbeidsvoorwaarden laten aansluiten bij levensfase/ leeftijd werknemers Arbeidsvoorwaarden laten aansluiten bij functieprofielen Arbeidsvoorwaardenbeleid specifiek voor ouderen Kennisprofielen maken Demotie Specifieke levensfase/leeftijdsgebonden arbeidsvoorwaarden Deeltijdpensionering Flexibele werktijden Thuiswerken toestaan 0% Ingevoerd 20% Van plan 40% Niet van plan 60% 80% 100% De visie van werkgevers op arbeidsvoorwaarden 201 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 201 18-03-2009 09:36:44 Arbeidsvoorwaarden in Nederland Compensatievormen voor versoberde wetgeving met betrekking tot 'eerder stoppen met werken' Fiscale ruimte benutten voor extra ouderdomspensioen en deze actuarieel vervroegen Introduceren levensloopregeling Uitbouwen levensloopregeling Verhogen van de werkgeversbijdrage aan de pensioenregeling vanaf 65 jaar Verbeteren van de andere arbeidsvoorwaarden (bijvoorbeeld loonsverhoging) 32,8 64,1 11,6 5,3 16,4 31,7 27,5 32,3 28,9 12,4 0 10 Al ingevoerd 20 30 40 50 60 70 80 Van plan in te voeren Maatregelen om de kosten van de pensioenregeling te beheersen Verhoging van de pensioenleeftijd Opbouwpercentage verlagen Franchise ontkoppelen van de AOW Indexatie beperken Werknemersbijdrage verhogen Overgang van eindloon naar middelloon Overgang van gegarandeerde uitkering naar beschikbare premie Franchise verhogen 22,4 9,2 8,2 12 15,8 43,2 10,9 9,4 6,7 3,6 3,4 3,4 5 7,2 4 3,9 0 10 Al doorgevoerd 20 30 40 50 60 70 80 Van plan door te voeren Op welke gebieden kent het bedrijf een actief beleid op het gebied van beheersing van ziekte en verzuim Op het gebied van: Re-integratie Interventie gericht op psychologische en fysieke gezondheid Onderzoek naar en aanpassing van de werkplek Conflictbemiddeling Herplaatsing van werknemers bij het bedrijf of bij andere ondernemingen Casemanagement Anders 83,7 47,2 57,5 35,4 32,8 49,6 4 0 10 20 30 40 50 60 70 80 100 202 De visie van werkgevers op arbeidsvoorwaarden 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 202 18-03-2009 09:36:45 Arbeidsvoorwaarden in Nederland In welke mate vinden werkgevers het belangrijk dat werknemers op de hoogte zijn van hun eigen arbeidsvoorwaarden Zeer belangrijk Belangrijk Niet zo belangrijk Totaal niet belangrijk 55,6 43 1,4 0 0 10 20 30 40 50 60 Hoe goed zijn werknemers (volgens de werkgevers) op de hoogte van hun arbeidsvoorwaarden Zeer goed Goed Niet goed, maar ook niet slecht Slecht Zeer slecht 6,7 52,8 37,9 2,5 0,1 0 10 20 30 40 50 60 De ArbeidsvoorwaardenSurvey helpt u bij het bepalen van uw arbeidsvoorwaardenstrategie en -beleid en geeft u inzicht in hoe u kunt omgaan met de toenemende krapte op de arbeidsmarkt. Wilt u meer weten over de resultaten van dit onderzoek? Maak dan met de antwoordkaart een afspraak met een van onze arbeidsvoorwaardenadviseurs. Hij neemt de Survey graag voor u mee en licht de resultaten toe in een persoonlijk gesprek. De visie van werkgevers op arbeidsvoorwaarden 203 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 203 18-03-2009 09:36:45 Arbeidsvoorwaarden in Nederland 9.2 OVERZICHT ARBEIDSVOORWAARDEN IN NEDERLAND Centraal Beheer Achmea heeft onderzocht op welke manier bedrijven in Nederland de verschillende arbeidsvoorwaarden aan hun medewerkers bieden. Het resultaat is het Benchmark Arbeidsvoorwaarden, een uniek totaaloverzicht van de manier waarop een groot scala arbeidsvoorwaarden als beloningsinstrument wordt ingezet. Ruim 80 arbeidsvoorwaarden komen aan bod, vaak verduidelijkt met een grafiek. Naast inkomen, verlof en werktijd, pensioen en arbeidsongeschiktheid staan ook de diverse vergoedingen en opleidingsmogelijkheden uitgebreid vermeld. Aan de hand van dit overzicht kunt u uw arbeidsvoorwaardenpakket vergelijken met andere bedrijven in Nederland. De resultaten uit dit onderzoek zijn gebaseerd op bedrijven aangesloten bij MKB Nederland met twintig of meer werknemers. Inkomen Onderwerp Bruto loonsom bedrijven: – gemiddelde loonsom op jaarbasis – gemiddelde loonsom per werknemer op jaarbasis Periodieke loonsverhoging: – bedrijven met procentuele loonsverhoging – bedrijven met een vast bedrag bij loonsverhoging – bedrijven met een afwijkende regeling Situatie gemiddeld in Nederland € 4.314.552,€ 33.023,Situatie in uw bedrijf € ................ € ................ Ja Nee 61,9% 9,3% 28,8% Inkomen naast salaris (% bedrijven) gratificatie winstdeling/tantièmes bonussen/provisie vakantiegeld (standaard) 13e maand 38,9 31,3 44,9 98 16,6 100 80 60 40 nee 20 0 20 40 ja 60 80 100 204 Overzicht arbeidsvoorwaarden in Nederland 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 204 18-03-2009 09:36:45 Arbeidsvoorwaarden in Nederland Onderwerp Vakantiegeld: – standaard vakantietoeslag (8%) – afwijkende vakantietoeslag Bonussen/provisies: – bedrijven met bonussen/provisies – voor specifieke functies: commerciële functies managementfuncties overige functies 13e maand: – bedrijven met 13e maand – gemiddeld percentage van het normale loon voor de 13e maand Situatie gemiddeld in Nederland 98,0% 2,0% Situatie in uw bedrijf Ja Nee Ja 44,9% 21,5% 21,9% 21,5% Ja 16,6% 6,8% ....% Nee Nee Overzicht arbeidsvoorwaarden in Nederland 205 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 205 18-03-2009 09:36:45 Arbeidsvoorwaarden in Nederland Pensioen, arbeidsongeschiktheid en ziekte Onderwerp Pensioen: - bedrijven met een basispensioenregeling - bedrijven die hiervoor gebonden zijn aan een cao Excedent pensioenregeling: - bedrijven met een excedent pensioenregeling Pensioenregelingen voor eigenaar/grootaandeelhouder: - dezelfde regeling als de werknemers - andere regeling als de werknemers - zelf een pensioenregeling getroffen - geen pensioenregeling getroffen Arbeidsongeschiktheid en verzuim: - verzuimverzekering - WGA-hiaat - WIA-excedent - WIA-aanvulling Anw-hiaatverzekering: - Anw-hiaatverzekering aanwezig Ziekte en ziektebeleid: - gemiddeld ziektepercentage bij bedrijven - bedrijven met een collectieve ziektekostenverzekering Situatie gemiddeld in Nederland 97,0% 55,8% Situatie in uw bedrijf Ja Nee Ja 36,7% Ja 16,2% 25,0% 48,6% 10,2% Ja 55,9% 54,7% 40,0% 24,4% Ja 54,8% 4,0% 70,3% Ja …% Nee Nee Nee Nee Nee 206 Overzicht arbeidsvoorwaarden in Nederland 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 206 18-03-2009 09:36:46 Arbeidsvoorwaarden in Nederland Type pensioenregeling (% bedrijven) eindloonregeling middelloonregeling beschikbare premie mengvorm van bovenstaand 9,9 61,0 20,1 9,1 0 10 20 30 40 50 60 Type pensioenaanbieder (% bedrijven) bedrijfstakpensioenfonds ondernemingspensioenfonds pensioenverzekeraar 63,5 4,0 32,6 0 10 20 30 40 50 60 70 Mogelijkheden binnen de basispensioenregeling (% bedrijven) vervroeging van pensioen uitstel van pensioen deeltijdpensionering variabele pensioenuitkering vrijwillige pensioenaanvulling overige pensioenmogelijkheden 75,6 29,6 34,7 21,2 39,7 6,7 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Actief beleid op het gebied van ziekte en verzuim (% bedrijven) re-integratie interventie gezondheid werkplek inrichting conflictbemiddeling herplaatsing werknemers andere beleidsvormen geen beleid 80,5 38,2 46,8 28,4 29,1 6,0 12,0 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Overzicht arbeidsvoorwaarden in Nederland 207 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 207 18-03-2009 09:36:46 Arbeidsvoorwaarden in Nederland Verlof en werktijd Onderwerp Verlof: - percentage parttime werknemers - gemiddeld aantal standaard vakantiedagen - bedrijven met een ATV/ADVregeling - gemiddeld aantal ATV/ADV-dagen - bedrijven met een verlofspaarregeling Verlofvormen: - bedrijven met een ouderschapsverlofregeling waarvan met een werkgeversbijdrage - bedrijven met een adoptieverlofregeling waarvan met een werkgeversbijdrage bedrijven met een collectieve levensloopregeling werknemers die deelnemen aan een collectieve levensloopregeling bedrijven die bijdragen aan een collectieve levensloopregeling bedrijven met een studieverlofregeling waarvan met een werkgeversbijdrage bedrijven met overige verlofvormen waarvan met een werkgeversbijdrage Situatie gemiddeld in Nederland 25,4% 24,7 dagen 55,4% 12,3 dagen 39,6% Situatie in uw bedrijf …% … dagen Ja … dagen Ja Ja Nee Nee Nee 100% 9,5% 100% 6,3% 49,5% 7,5% 6,7% 45,4% 16,7% 19,1% 6,5% - - 208 Overzicht arbeidsvoorwaarden in Nederland 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 208 18-03-2009 09:36:46 Arbeidsvoorwaarden in Nederland Standaard werkweek (% bedrijven) 40 uur per week 38 uur per week 36 uur per week overig 53,6 29,7 10,7 6,0 0 10 20 30 40 50 60 Onderwerp Duur gemiddelde werkweek: bedrijven waarbij werknemers zelf voor een deel de werktijd kunnen indelen waarvan aanpassing op wekelijkse basis mogelijk is waarvan aanpassing voor langere termijn mogelijk is Situatie gemiddeld in Nederland 38,9 uur 22,1% Situatie in uw bedrijf … uur Ja Nee 7,5% 14,6% Ja Ja Nee Nee VERGOEDINGEN, OPLEIDINGSMOGELIJKHEDEN EN EXTRA’S De bedrijven hebben de volgende vergoedingen, opleidingsmogelijkheden en extra's in het arbeidsvoorwaardenpakket: Vergoedingen (% bedrijven) reiskostenvergoeding carpoolvergoeding verhuiskostenvergoeding abonnementskosten telefoonkosten 88,5 3,7 25,6 15,0 76,1 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Opleidingsmogelijkheden (% bedrijven) studiekostenvergoeding opleidingsmogelijkheden toegang tot loopbaandeskundige pc voor thuiswerken 82,5 95,2 26,6 48,5 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Overzicht arbeidsvoorwaarden in Nederland 209 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 209 18-03-2009 09:36:47 Arbeidsvoorwaarden in Nederland Extra's (% bedrijven) kinderopvang intern bij werkgever werkgeversbijdrage kinderopvang fitnessmogelijkheden personeelsvoorzieningen bedrijfskantine spaarloonregeling 3,2 75,4 15,1 50,8 35,5 93,7 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Onderwerp Reiskostenvergoeding: - bedrijven met een kilometervergoeding voor de auto - bedrijven met een openbaar vervoervergoeding Telefoonkostenvergoeding: - bedrijven die een tegemoetkoming in de kosten aanbieden - bedrijven die een mobiele telefoon van de zaak aanbieden Trainings- en opleidingsmogelijkheden: - bedrijven die interne trainings- en opleidingsmogelijkheden aanbieden - bedrijven die externe trainings- en opleidingsmogelijkheden aanbieden Personeelsvoorzieningen: - bedrijven die personeelsvoorzieningen aanbieden Bedrijfskantine: - bedrijven die maaltijden aanbieden tegen betaling - bedrijven die maaltijden gratis aanbieden Situatie gemiddeld in Nederland 73,2% 35,0% Situatie in uw bedrijf Ja Nee Ja 33,9% 64,1% Ja 58,4% 85,5% Ja 50,8% Ja 25,9% 9,6% Nee Nee Nee Nee 210 Overzicht arbeidsvoorwaarden in Nederland 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 210 18-03-2009 09:36:47 Arbeidsvoorwaarden in Nederland Overige informatie Onderwerp Bedrijfsoverkoepelende verbanden: – bedrijven aangesloten bij een brancheorganisatie – bedrijven met een bedrijfstak-cao – bedrijven met een ondernemings-cao Arbeidsvoorwaardenbeleid: – bedrijven die een of meerdere werknemers in dienst hebben, die zich primair richt(en) op de arbeidsvoorwaarden en daaraan gerelateerde taken 55,8% Situatie gemiddeld in Nederland 71,2% 68,0% 22,0% Ja Nee Situatie in uw bedrijf Ja Nee MEER WETEN? Wilt u weten hoe uw bedrijf ‘scoort’ ten opzichte van uw branchegenoten? Maak dan met de antwoordkaart een afspraak met een van onze arbeidsvoorwaardenadviseurs. Hij zorgt dan dat voor u een rapport specifiek voor uw branche op maat vervaardigd wordt. Aan de hand van dit rapport kunt u uw arbeidsvoorwaardenpakket nauwkeurig vergelijken met dat van uw collega’s binnen uw branche. Overzicht arbeidsvoorwaarden in Nederland 211 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 211 18-03-2009 09:36:47 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 212 18-03-2009 09:36:47 CENTRAAL BEHEER ACHMEA: UW PARTNER IN ARBEIDSVOORWAARDEN Centraal Beheer Achmea is landelijk bekend als de verzekeringsmaatschappij uit Apeldoorn. Onze specialiteit: totaaloplossingen op het gebied van financiële verzekerbare arbeidsvoorwaarden. Wij bieden een volledig pakket pensioen-, levens- en schadeverzekeringen. Ook leveren wij financiële, administratieve en communicatieve diensten en hulpverlening bij schade en risicomanagement. Ons doel: onze klanten de mogelijkheid bieden hun financiële zekerheid voor nu en later optimaal veilig te stellen. INKOMENSZEKERHEID OP MAAT Centraal Beheer Achmea is al jarenlang dé specialist in het verzekeren van werkgevers en werknemers. Wij zijn gericht op een snelle, persoonlijke en goede afhandeling van allerlei verzekeringsvraagstukken. Uiteraard op maat gesneden voor uw bedrijf en uw personeelsleden. Ook zijn wij voor u een belangrijke kennispartner op het gebied van arbeidsvoorwaarden. Wij vertalen actuele ontwikkelingen vanuit de politiek en de maatschappij naar concrete oplossingen en adviseren u hier graag over. Zodat u zich kunt richten op het vormgeven van een optimaal arbeidsvoorwaardenbeleid. DIRECT CONTACT Al zijn we een van de grootste verzekeraars, de relatie met onze klanten kenmerkt zich door rechtstreeks en persoonlijk contact. Ontstaan als onderling samenwerkingsverband van ondernemers, staat het merk Centraal Beheer Achmea voor direct zaken doen. Wij leveren onze producten en diensten rechtstreeks aan de klant, zonder tussenpersonen. Dit werkt efficiënt, snel, makkelijk en is bovendien voordeliger. ONLINE HR-PLATFORM Als extra service bieden wij een online platform voor u en uw HR-collega’s. Op www.centraalbeheer.nl/hrm krijgt u onder andere antwoord op al uw vragen over arbeidsvoorwaarden. Ook vindt u er handige rekentools en kunt u vragen stellen aan een specialist of collega. MEER INFORMATIE? Stuur voor een gratis adviesgesprek over pensioen en andere arbeidsvoorwaarden de antwoordkaart op. Of bel even Apeldoorn: (055) 579 8177. U kunt ons ook online bereiken: www.centraalbeheer.nl/zakelijk. Ons e-mailadres is:
[email protected]. Centraal Beheer Achmea is onderdeel van de Achmea Groep en neemt deel in de Europese holding Eureko. Centraal Beheer Achmea: uw partner in arbeidsvoorwaarden 213 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 213 18-03-2009 09:36:47 MEER INFORMATIE UIT APELDOORN Wegwijs in arbeidsvoorwaarden is onderdeel van een serie informatieboekjes die Centraal Beheer Achmea voor u heeft ontwikkeld. Net als de ArbeidsvoorwaardenSurvey en het Benchmark Arbeidsvoorwaarden (zie hoofdstuk 9) kunnen deze informatieboekjes voor u interessant zijn. Hieronder leest u in het kort meer over de andere uitgaven van de ‘Wegwijs-serie’: WEGWIJS IN ARBEIDSPARTICIPATIE: ANTWOORDEN OP DE ARBEIDSMARKTKRAPTE Een handig naslagwerk boordevol praktische tips en succesvolle voorbeelden voor werkgevers om personeel te vinden, maar vooral ook te boeien en te binden. WEGWIJS VOOR ONDERNEMERS Als u een eigen onderneming heeft of van plan bent voor uzelf te beginnen, is Wegwijs voor ondernemers een handige wegwijzer. Van fiscale regelgeving tot aansprakelijkheidsvraagstukken. En van rechtsvormen tot het regelen van inkomenszekerheid voor uzelf en/of uw gezin. PRAKTISCH OVER ONTSLAG Dit informatieboekje geeft u een overzicht van allerlei belangrijke aspecten waar u aan moet denken wanneer u genoodzaakt bent uw medewerkers ontslag aan te bieden, bijvoorbeeld door een reorganisatie of fusie. Wilt u deze informatieboekjes ontvangen? Bel dan ‘even Apeldoorn’. Ons telefoonnummer is (055) 579 8177. 214 Meer informatie uit Apeldoorn 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 214 18-03-2009 09:36:48 Nuttige adressen NUTTIGE ADRESSEN Belastingtelefoon tel. (0800) 0543 (gratis) tel. (0800) 0143 (douane) tel. (0800) 0749 (auto) www.belastingdienst.nl Centraal Beheer Achmea Laan van Malkenschoten 20, 7333 NP Apeldoorn Postbus 9150, 7300 HZ Apeldoorn tel.: (055) 579 8004 fax: (055) 579 2803 e-mailadres:
[email protected] internet: www.centraalbeheer.nl Ministerie van Financiën Korte Voorhout 7, 2511 CW Den Haag Postbus 20201, 2500 EE Den Haag tel. (070) 342 8000 fax (070) 342 7900 www.minfin.nl Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) Anna van Hannoverstraat 4, 2595 BJ Den Haag Postbus 90801, 2509 LV Den Haag tel. (070) 333 4444 info: (0800) 9051 (gratis) Postbus 51 infolijn fax (070) 333 4033 home.szw.nl Sociale Verzekeringsbank (SVB), hoofdkantoor Van Heuven Goedhartlaan 1, 1181 KJ Amstelveen Postbus 1100, 1180 BH Amstelveen tel. (020) 656 5656 fax (020) 656 5000 www.svb.nl Nuttige adressen 215 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 215 18-03-2009 09:36:48 Nuttige adressen Stichting Financiering Voortzetting Pensioenverzekering (FVP) Karspeldreef 6b, 1101 CJ Amsterdam Zuidoost Postbus 22667, 1100 DD Amsterdam Zuidoost tel. (020) 656 9151 fax (020) 656 9100
[email protected] http://www.svb.nl/internet/nl/regelingen/fvp/index.jsp Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) La Guardiaweg 68, 1043 DK Amsterdam Postbus 58285, 1040 HG Amsterdam tel. (020) 687 9111 tel. (0900) 9294 (werknemers, lokaal tarief) tel. (0900) 9295 (werkgevers, lokaal tarief) www.uwv.nl 216 Nuttige adressen 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 216 18-03-2009 09:36:48 Trefwoordenregister TREFWOORDENREGISTER 40-deelnemingsjarenpensioen................................................................................. 62 A aandelen................................................................................................................. 43 aanvullende zorgverzekering .................................................................................. 95 abonnementskosten telefoon................................................................................ 138 actuarieel vervroegen, pensioen .............................................................................. 62 administratieve lasten, pensioenen .......................................................................... 68 adoptieverlof ...........................................................................................16, 182, 187 ADSL .................................................................................................................... 138 afspiegelingsbeginsel, collectief ontslag .................................................................. 24 afstandsverklaring ................................................................................................... 14 Anw-hiaat....................................................................................................62, 76, 77 Anw-uitkering......................................................................................................... 74 – korten op ............................................................................................................. 76 arbeidsduur – aanpassing ......................................................................................................... 164 – verkorting .......................................................................................................... 176 arbeidsgehandicapte, in dienst nemen/houden...................................................... 103 arbeidsongeschiktheid .......................................................................................... 100 – herbeoordeling .................................................................................................. 100 – keuring, uitstel ..................................................................................................... 84 – mate van ............................................................................................................ 101 arbeidsongeschiktheidspensioen ............................................................................. 63 arbeidsongeschiktheidspremie .............................................................................. 102 arbeidsongeschiktheidsverzekering ....................................................................... 103 arbeidsovereenkomst – einde van ............................................................................................................. 20 – voor bepaalde tijd ................................................................................................ 32 arbeidstijden ......................................................................................................... 158 – zeggenschap werknemers .................................................................................. 158 arbeidstijdenpatronen vastleggen .......................................................................... 158 Arbeidstijdenwet................................................................................................... 159 – nieuwe............................................................................................................... 160 – werkingssfeer..................................................................................................... 160 arbeidsvoorwaarden – in Nederland, overzicht....................................................................................... 204 – uitruilen ............................................................................................................. 192 arts, bezoek aan ..................................................................................................... 14 auto van de zaak................................................................................................... 114 Trefwoordenregister 217 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 217 18-03-2009 09:36:48 Trefwoordenregister – belastingheffing ................................................................................................. 115 – eigen bijdrage .................................................................................................... 116 autokostenbijtelling ...................................................................................... 115, 116 B backserviceverhoging .............................................................................................. 66 basisarbeidsvoorwaardenpakket met vrije keuze.................................................... 191 basispakket zorgverzekering ........................................................................... 95, 107 bedrijfsauto .......................................................................................................... 114 bedrijfsbelang, zwaarwegend ............................................................................... 165 bedrijfsovername, pensioen .................................................................................... 65 belastingtarieven 2009............................................................................................ 36 belastingvrije vergoedingen..................................................................................... 26 – zorg ................................................................................................................... 107 beloning – collectieve ............................................................................................................ 43 – gelijke behandeling .............................................................................................. 32 – individuele ........................................................................................................... 41 beloningsgrondslagen ............................................................................................. 37 beloningsverhoging ................................................................................................ 38 beloningsverschillen ................................................................................................ 38 berekening reiskosten ........................................................................................... 110 beroepskosten ...................................................................................................... 140 beschikbare premiesysteem ............................................................................... 67, 69 bestelauto............................................................................................................. 118 betaald verlof........................................................................................................ 178 betalingstijdvak loon ............................................................................................... 34 bevalling ................................................................................................................. 15 bevallingsuitkering .................................................................................................. 16 bevallingsverlof ............................................................................................. 181, 186 – Ziektewet ............................................................................................................. 90 Bevrijdingsdag (5 mei) ........................................................................................... 180 bijbaantjes ............................................................................................................ 161 bijtelling, lage ....................................................................................................... 121 bijzondere persoonlijke omstandigheden............................................................... 179 bijzondere ziektekosten, zorgverzekering ................................................................ 98 bonus ..................................................................................................................... 41 - doorwerk- ............................................................................................................ 89 bovenwettelijke uitkering, ziekte ............................................................................. 82 bronnen-doelenmodel basisarbeidsvoorwaardenpakket......................................... 192 budgetmodel basisarbeidsvoorwaardenpakket ...................................................... 192 218 Trefwoordenregister 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 218 18-03-2009 09:36:48 Trefwoordenregister C cafetariasysteem, zie flexibele arbeidsvoorwaarden calamiteitenverlof ........................................................................................... 14, 179 carpoolen ............................................................................................................. 125 casemanager .......................................................................................................... 83 cataloguswaarde, auto van de zaak....................................................................... 121 collectief ontslag ..................................................................................................... 23 collectieve zorgverzekering ..................................................................................... 97 combinatieregeling pensioen .................................................................................. 67 computer, vergoeding ................................................................................... 128, 137 conventionele verzekering....................................................................................... 87 D declaratiesysteem beroepskosten .......................................................................... 140 deeltijdpensioen................................................................................................ 71, 78 deeltijdverzoek, checklist....................................................................................... 166 deeltijdwerk .......................................................................................................... 164 – verzoek tot ........................................................................................................... 17 demotie, pensioen .................................................................................................. 72 dienstverband, einde............................................................................................... 20 digitale agenda ..................................................................................................... 139 dood van werknemer .............................................................................................. 20 doorbetalingsplicht, minimale hoogte ..................................................................... 94 doorwerkbonus ...................................................................................................... 78 doorwerken na 65e .......................................................................................... 19, 78 E echtscheiding.......................................................................................................... 17 eerstedagmelding ................................................................................................... 13 eigen risico zorgverzekering .......................................................................95, 99, 107 eigenrisicodrager, WIA .......................................................................................... 106 einde dienstverband................................................................................................ 20 eindejaarsregeling ................................................................................................... 42 eindloonsysteem ..................................................................................................... 66 excedentregeling .................................................................................................... 70 F feestdagen.................................................................................................... 180, 186 – islamitische ........................................................................................................ 186 fiets – in eigendom verstrekken .................................................................................... 123 – van de zaak ........................................................................................................ 123 Trefwoordenregister 219 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 219 18-03-2009 09:36:48 Trefwoordenregister fitness ................................................................................................................... 153 flexibele arbeidsvoorwaarden ........................................................................ 156, 191 – checklist uitgangspunten .................................................................................... 193 – invoering............................................................................................................ 193 flexibele pensioenelementen ................................................................................... 71 flexwerkers ............................................................................................88, 89, 92, 93 freelancer, Ziektewet ....................................................................................88, 89, 93 FVP, Stichting .......................................................................................................... 56 G geblokkeerde winstdeling ....................................................................................... 43 gedeeltelijk arbeidsongeschikte ............................................................................. 101 – in dienst nemen ................................................................................................. 103 gelijke behandeling – chronisch zieken................................................................................................... 32 – mannen en vrouwen ............................................................................................ 32 gelijke beloning, mannen en vrouwen ..................................................................... 32 geregistreerd partnerschap...................................................................................... 15 gescheiden werknemer ........................................................................................... 17 geschenk, jubileum ............................................................................................... 152 gesprekskosten telefoon ....................................................................................... 138 getuigschrift ........................................................................................................... 23 gratificatie .............................................................................................................. 41 H herinrichtingskosten.............................................................................................. 126 huwelijk .................................................................................................................. 15 I identiteitsbewijs werknemer.................................................................................... 13 incentives, fiscaalvriendelijke ................................................................................... 26 indexering pensioenrechten .................................................................................... 68 indiensttreding........................................................................................................ 13 informatieplicht pensioenuitvoerders ....................................................................... 54 inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekering ................................................. 13, 96 Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten (IVA) ...................................... 100 internet ................................................................................................................ 138 – aansluiting ......................................................................................................... 138 islamitische feestdagen ......................................................................................... 186 J jaarcontract, Ziektewet ........................................................................................... 91 220 Trefwoordenregister 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 220 18-03-2009 09:36:48 Trefwoordenregister jeugdigen, zie jongeren jongeren – Atw ................................................................................................................... 161 – uitkering ............................................................................................................ 151 jubileum ................................................................................................................. 18 K kantonrechtersformule............................................................................................ 21 kerstpakket ........................................................................................................... 155 kilometeradministratie, model ............................................................................... 117 kilometervergoeding, hogere ................................................................................ 119 kinderopvang.................................................................................................. 16, 145 kortdurend zorgverlof ........................................................................................... 178 kortverzuimverlof .......................................................................................... 179, 185 kraamverlof .............................................................................................16, 180, 186 krantenbezorgers .................................................................................................. 161 L laatstedagmelding .................................................................................................. 19 leerling met praktijkovereenkomst, vakantiedagen ................................................ 175 levensloopregeling .................................................................................18, 48, 60, 63 - opnemen van ....................................................................................................... 48 levensloopverlofkorting ........................................................................................... 49 loon ........................................................................................................................ 32 – betalingstijdstip .................................................................................................... 34 – definitie .............................................................................................................. 37 – hoogte ................................................................................................................. 32 – in natura ........................................................................................................ 35, 37 – toeslagen ............................................................................................................. 34 – uitbetaling ........................................................................................................... 35 loonbelastingverklaring ........................................................................................... 13 loonbestanddelen ................................................................................................... 37 loondoorbetalingsplicht – afwijkingen .......................................................................................................... 86 – bij ziekte .............................................................................................................. 82 loonstrookje............................................................................................................ 33 loopbaan, gebeurtenissenschema ........................................................................... 12 loopbaanonderbreking.......................................................................................... 184 lopende band, jongeren ........................................................................................ 161 M maandloon, definitie ............................................................................................. 151 Trefwoordenregister 221 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 221 18-03-2009 09:36:48 Trefwoordenregister makelaarskosten ................................................................................................... 127 maximumdagloon ................................................................................................... 82 middelloonverhoging .............................................................................................. 66 minimumjeugdloon................................................................................................. 33 minimumleeftijdsgrens, pensioenregeling ................................................................ 54 minimumloon ......................................................................................................... 32 min-maxcontract, Ziektewet.................................................................................... 91 mobiele telefoon................................................................................................... 138 N nabestaanden, aanvullende voorzieningen .............................................................. 74 nabestaandenoverbruggingspensioen ..................................................................... 62 nabestaandenuitkering ........................................................................................... 74 naturapolis zorgverzekering .................................................................................... 95 nawerkingbepaling Ziektewet ................................................................................. 88 nettoloon 65-plussers ............................................................................................. 38 nominale premie zorgverzekering............................................................................ 96 no-riskpolis ........................................................................................................... 103 nulurenovereenkomst ....................................................................................... 88, 89 O onbetaald verlof.................................................................................................... 178 – ziek worden tijdens .............................................................................................. 93 ontbindingsverzoek................................................................................................. 21 ontslagvergoeding .................................................................................................. 22 openbaar vervoer .................................................................................................. 112 oproepkracht, Ziektewet ........................................................................88, 89, 92, 93 optierecht vastleggen .............................................................................................. 44 opties ..................................................................................................................... 43 ouderdomspensioen ............................................................................................... 60 oudere werknemer, premiekorting ................................................................ 105, 107 ouderschapsverlof ....................................................................................16, 182, 187 OV-chipkaart......................................................................................................... 112 overbruggingspensioen ........................................................................................... 60 overlegregeling arbeidstijden ................................................................................ 159 overlijden – werknemer .......................................................................................................... 20 – zieke/arbeidsongeschikte werknemer ................................................................... 76 overlijdensuitkering ................................................................................................. 74 overwerk .............................................................................................................. 168 – Atw ................................................................................................................... 160 – weigeren ............................................................................................................ 170 222 Trefwoordenregister 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 222 18-03-2009 09:36:48 Trefwoordenregister overwerkvergoeding ..................................................................................... 169, 170 OV-kaart .............................................................................................................. 112 P parkeergelegenheid .............................................................................................. 119 parkeerkosten, vergoeding............................................................................ 119, 121 partieel leerplichtigen, Atw ................................................................................... 161 partnerpensioen...................................................................................................... 62 – keuzerecht ........................................................................................................... 72 parttime, zie deeltijd parttimer, Ziektewet ................................................................................................ 93 passend werk, weigeren.......................................................................................... 93 pauze, Atw ........................................................................................................... 160 pensioen ........................................................................................................... 18, 54 – combinatieregeling .............................................................................................. 67 – fiscale aspecten .................................................................................................... 56 – flexibele elementen .............................................................................................. 71 – uitstel................................................................................................................... 71 – vervroeging .......................................................................................................... 71 – vrijwillige aanvulling ............................................................................................. 73 – waardeoverdracht ................................................................................................ 64 pensioenbreuk ........................................................................................................ 63 pensioenfonds ........................................................................................................ 54 pensioengat ............................................................................................................ 64 pensioeningangsleeftijd .......................................................................................... 58 - lager dan 65 ......................................................................................................... 58 pensioenovereenkomst ........................................................................................... 54 pensioenrechten, indexering ................................................................................... 68 pensioenregeling aanbieden ............................................................................. 54, 56 pensioensoorten ............................................................................................... 55, 60 pensioensystemen................................................................................................... 66 pensioenuitkering, variabele.................................................................................... 72 Pensioenwet, nieuwe ........................................................................................ 54, 55 periodiek ................................................................................................................ 41 personeelsfeesten ................................................................................................. 155 personeelslening ................................................................................................... 149 personeelsreizen ................................................................................................... 155 personeelsvereniging ............................................................................................ 155 plan van aanpak ..................................................................................................... 83 politiek verlof ........................................................................................................ 185 praktijkovereenkomst, vakantiedagen ................................................................... 175 premiekorting ............................................................................................... 102, 105 Trefwoordenregister 223 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 223 18-03-2009 09:36:48 Trefwoordenregister premies – volksverzekeringen ............................................................................................... 36 – zorgverzekering ................................................................................................... 36 prepensioen ............................................................................................................ 61 privéauto .............................................................................................................. 119 product uit eigen bedrijf........................................................................................ 147 promotie................................................................................................................. 15 provisie ................................................................................................................... 41 R Regeling Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten ................................ 100 Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar .................................................... 83 Regeling Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten ....................................... 100 registratie partnerschap .......................................................................................... 15 reïntegratie-inspanningen ....................................................................................... 83 – onvoldoende ........................................................................................................ 84 reiskostenvergoeding ............................................................................................ 110 – thuiswerkers ...................................................................................................... 131 rentevoordeel, personeelslening ............................................................................ 149 reorganisatie, collectief ontslag ............................................................................... 23 restitutiepolis zorgverzekering ................................................................................. 95 S sabbatical ............................................................................................................... 18 salderingsmethode, kilometervergoeding .............................................................. 122 samenwonen .......................................................................................................... 15 second opinion ....................................................................................................... 85 sociale zekerheid, flexibele arbeidsvoorwaarden .................................................... 192 spaarloonregeling ............................................................................................. 14, 46 sportblessures, loondoorbetalingsplicht ................................................................... 94 stagiair, Ziektewet ................................................................................................... 93 standaardregeling arbeidstijden............................................................................. 159 Stichting FVP........................................................................................................... 56 stop-loss-verzekering .............................................................................................. 87 studiekosten ......................................................................................................... 134 subsidie, arbeidsgehandicapte............................................................................... 103 T tantième ................................................................................................................. 44 telefoon ................................................................................................................ 138 telewerken............................................................................................................ 128 telewerkovereenkomst, checklist ........................................................................... 129 224 Trefwoordenregister 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 224 18-03-2009 09:36:49 Trefwoordenregister tertiaire arbeidsvoorwaarden ................................................................................. 134 toeslagen op loon ................................................................................................... 34 toeslagverlening, pensioenrechten .......................................................................... 68 tolgeld, vergoeding ............................................................................................... 119 trajectkaart ........................................................................................................... 112 trouwen.................................................................................................................. 15 U uit dienst treden...................................................................................................... 19 uitbetaling, loon ..................................................................................................... 35 uitzendkrachten, ziekengeld ................................................................................. 107 uniform pensioenoverzicht (UPO) ............................................................................ 59 V vakantie, vaststellen ............................................................................................. 171 vakantieaanspraken, einde dienstbetrekking ......................................................... 172 vakantiebijslag ........................................................................................................ 39 vakantiedagen ...................................................................................................... 171 – bij oude werkgever............................................................................................... 14 – uitbetaling ......................................................................................................... 172 vakantiekracht, Ziektewet ....................................................................................... 93 vakantierechten, verjaren ...................................................................................... 174 vakantieregeling, voorbeeld .................................................................................. 175 vakantiewerkers, Atw ........................................................................................... 161 vakliteratuur ......................................................................................................... 136 vaste kostenvergoeding ........................................................................................ 140 vaste periodieke reiskostenvergoeding .................................................................. 110 vaststellingsovereenkomst, ontslag .......................................................................... 22 veergeld, vergoeding ............................................................................................ 119 vergoedingen – belastingvrije ........................................................................................................ 26 – in arbeidsovereenkomsten .................................................................................. 210 verhuiskosten........................................................................................................ 126 Verklaring geen privégebruik ................................................................................. 116 verlof .................................................................................................................... 178 verlofregelingen .................................................................................................... 208 verlofsparen ............................................................................................................ 48 verwijtbare werkloosheid ........................................................................................ 22 verzekerde dagen, Ziektewet................................................................................... 89 verzekeringsplicht, zorgverzekering ......................................................................... 95 verzoek aanpassing arbeidsduur ............................................................................ 164 - afwijzing............................................................................................................. 164 Trefwoordenregister 225 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 225 18-03-2009 09:36:49 Trefwoordenregister verzuimbegeleiding ................................................................................................. 83 volksverzekeringen, premies .................................................................................... 36 volledige arbeidsongeschikte................................................................................. 102 vrijwillig overwerken ............................................................................................. 170 VUT-regeling ........................................................................................................... 61 W waardeoverdracht pensioen .............................................................................. 14, 64 wederzijds goedvinden, ontslag met ................................................................. 21, 22 WERKbedrijf ........................................................................................................... 21 werkgeversbijdrage levensloopregeling ................................................................... 49 werkgeversvisie op arbeidsvoorwaarden ................................................................ 200 Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA).......................................... 100 werkkamer, vergoeding......................................................................................... 129 werkkamerinrichting ............................................................................................. 128 werkkleding .......................................................................................................... 143 Wet aanpassing arbeidsduur ................................................................................. 164 Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag ....................................................... 32 Wet uitbreiding loondoorbetalingsplicht bij ziekte ................................................... 82 Wet verbetering poortwachter ................................................................................ 83 Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) .............................................. 100 wezenpensioen ....................................................................................................... 62 WGA-hiaatverzekering .......................................................................................... 104 WIA-aanvullingsverzekering .................................................................................. 104 WIA-excedentverzekering ..................................................................................... 104 winstdeling ............................................................................................................. 43 woon-werkverkeer, vergoedingen ........................................................................... 27 Z zakelijke gesprekskosten ....................................................................................... 138 zakelijke maaltijd .................................................................................................. 135 zakelijke verhuizing ............................................................................................... 126 ziekengeld, uitzendkrachten ................................................................................. 107 ziekmelding ...................................................................................................... 15, 83 ziekte...................................................................................................................... 82 – checklist attentiepunten ....................................................................................... 85 – overwerkvergoeding .......................................................................................... 170 ziektekosten ........................................................................................................... 95 ziektewetuitkering .................................................................................................. 87 zondag, niet werken op ........................................................................................ 160 zorg, belastingvrije vergoeding .............................................................................. 107 zorgtoeslag ............................................................................................................. 97 226 Trefwoordenregister 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 226 18-03-2009 09:36:49 Trefwoordenregister zorgverzekering ...................................................................................................... 95 - beëindiging .......................................................................................................... 98 - collectiviteitskorting .............................................................................................. 98 - premies ................................................................................................................ 36 zwangere werknemers, WAZO-uitkering ................................................................. 91 zwangerschap......................................................................................................... 15 – vakantiedagen ................................................................................................... 174 – Ziektewet ............................................................................................................. 90 zwangerschapsverklaring ........................................................................................ 16 zwangerschapsverlof................................................................................16, 181, 186 Trefwoordenregister 227 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 227 18-03-2009 09:36:49 22771-1_Wegwijs in arbeidsvoorwaarden.indd 228 18-03-2009 09:36:49