Caso Práctico de Auditoria Operacional1-Nombre de la empresa: Textiles S.A Actividad: Venta de ropa de niños y dama Nombre del dueño: Alexis Sánchez Tiempo de existencia: 2. Organización de la empresa Propietario Sala de confección Secretaria Almacén #1 Almacén #2 En la empresa laboran 24 personas distribuidas en tres gerencias en la planta. La empresa está instalada en el mismo edificio lo cual es conveniente para efectos administrativos y de control de la misma. 3. Pre diagnostico - Contable Financiero El dueño de la empresa de la empresa dirige la administración, finanzas y producción y, son ejercidos directamente por el propietario quien además ejecuta raras operaciones dentro del diseño y producción. Estas gestiones se realizan sin ningún tipo de manual, controles internos, reglamentos o mecanismos en la delegación de funciones; predomina el manejo empírico del propietario. No existe organización de información contable pues no hay registros sobre movimientos financieros de la empresa por lo tanto no se cuenta con un estado de pérdidas y ganancias. Ante tal situación no es posible tener elementos de juicios necesarios que permitan un análisis para determinar los efectos que inciden positiva o negativamente el desarrollo de la empresa, ni identificar, clasificar o calcular los costos de operaciones. -Producción En esta actividad se observa que es urgente una organización de la planta tanto en la plantación, la programación y el control de la producción, así como otros aspectos relacionados con el mantenimiento de equipo, la supervisión y la seguridad industrial. La compra de la materia prima se realiza cada vez que llega de visita los representantes de las agencias distribuidoras y en cantidades que no corresponden a la producción planeada y programada incluso los saldos de materias prima no son utilizados. No existe inventario de mercancías en la planta. -Mercado El negocio tiene una gran dinámica de venta y el dato suministrado por la secretaria arroja una suma en ventas en los dos almacenes por 1, 157,100 dólares quien alrededor tiene 30 clientes quienes compran al por mayor 600,000 mil dólares mensuales según la base de información del empresario. El calcula sus utilidades en un 18%. Tiene la ventaja que todas sus ventas son al contado tanto los productos terminados como los fabricados, tiene una demanda popular. No existe planes de mercado y no hay canal de distribución. -Personal No existe en la empresa ninguna técnica de selección de personar tampoco de procedimiento, de entrenamiento, evaluación, motivación, ni condiciones de bienestar social. No hay definición clara de personal, el empresario ree que es indispensable mantener un número fijo de empleados y operarios sin importar las bajas y altas temporadas de ventas o de producción. No se vincula al personal mediante contrato de trabajo ni está afiliado al seguro social. 4. Con base en la información brindad Se pide: 1. Identificar el problema 2. Detectar posibles causas 3. Determinar el efecto de las operaciones 4. De recomendaciones 5. Con todo lo anterior elabore el informe final Descripción del Problema Posibles causas Efectos Alternativas de solución Alternativa Recomendaciones El organigrama de la empresa no está Reformular con el debido debidamente planteado. Falta de asesoramiento y Mala comunicación entre la asesoramiento las líneas de Nuevo Organigrama para La secretaria esta al mismo desarrollo de la función gerencia y las demás Áreas comunicación y representar la funcionalidad nivel del A. Confección y administrativa. que componen la empresa. representarlas en un nuevo de la empresa. además se describen tres organigrama. gerencias las cuales no se representan. Segregación del trabajo No hay división de funciones Desconfianza del dueño en Recargo de trabajo en unaadministrativo. y no existe un manual de terceras personas. sola persona y la Creación de manuales y control interno o Desconocimiento de los inexistencia de controlesprocedimientos que Tener asesoramiento para reglamento. beneficios que los manuales genera desconcierto en los mejoren el conocimiento crear manuales y controles. y reglamentos traen niveles operativos de la del trabajo y hacerlo mas consigo. empresa. eficaz. Recurrir e implementar los No existe organización del sistemas de información y sistema contable para poder No existe una persona capaz No existe registro contable papeles de trabajo que Contratar una persona calcular los costos de de organizar la información continuo de las operaciones faciliten el registro de las adecuada que se encargue operaciones. contable (Contador) de la empresa. operaciones de la información contable. Desorganización de los empleados y falta de Deficiencia en la conocimientos de sus Contratar servicio técnico organización de la planta, Falta de manuales de funciones. No se controla la Generar lineamientos por que revise la maquinaria de programación y control del control y organización del depreciación de los activos y parte de la gerencia para producción y considerar si área de producción. área física su manteniendo. organizar esta área. es necesario renovarla. Controlar el inventario y los La compra de materia prima No se lleva registro de Perdida de materia prima y Es necesario implementar proveedores reducirán las se hace de manera aleatoria inventario y de compras mal estructuradas tarjetas Kardex y Control de pérdidas de materia prima y desordenada proveedores. Proveedores y aprovechara mejores precios y calidad. No existe un estado de pérdida y ganancias que Cifras con margen de error. Control de las Ventas, muestre correctamente las Pérdida de mercado y Generar Estados Financieros planes de mercado y forma entradas y salidas. Falta de mejores oportunidades de y analizar las oportunidades Crear un departamento de de distribución. ampliación del mercado crecimiento. de ampliación del mercado Ventas y Mercado No se vincula los trabajadores con la No existe RRHH que El empresario cree que no empresa, falta de controlen personal y es necesario cambiar de capacitación, motivación y Contratar persona con generen contratos. personal ni aumentar ni seguridad social. Crear RRHH experiencia para eliminar el disminuirlos No se respetan las leyes del problema. estado lo que puede generar multas INFORME DE AUDITORIA OPERATIVA Al Sr: Alexis Sánchez (Propietario de la empresa Textiles S.A) La firma Auditora CONTA FACIL, en nuestra calidad de auditores independientes nos dirigimos a usted con el objeto de comunicarle las conclusiones a que se ha arribado como consecuencia del proceso de auditoria operativa aplicada a la Gestión Operativa de la empresa en general, a los efectos de determinar el grado de eficiencia con el que se desarrolla. Este proceso de Auditoria se ha llevado a cabo dando cumplimiento a la normativa profesional vigente, Normas Internacionales de Auditoria, Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas y los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, lo cual nos exige que se planifique y desarrolle las tareas y procedimientos de Auditoria sobre bases selectivas a los efectos de poder formarnos una opinión profesional acerca del grado de organización y aplicación de las normas internas. La tarea de Auditoria consistió en medir y evaluar las normas aplicadas en la empresa en toda su organización. Así mismo se constató si las normas impuestas por la gerencia se cumplieron. Este proceso se ha llevado a cabo sobre operaciones cuya fecha de realización se encuentra comprendida entre el 1° de Enero y el 31 de Diciembre del Ejercicio 2016. OBSERVACIONES Organización -La grafica de organización está mal formulada -Las líneas de autoridad no están bien definidas -No existen manuales de función ni procedimientos administrativos ni de control interno Contable Financiero -Se ejecutan raras operaciones de contabilidad -No hay organización del sistema contable -No existen información para generar Estados Financieros Producción -No hay una organización establecida para el área física de la planta -La programación y control de la producción es totalmente nula -No se realiza mantenimiento, supervisión, asesoramiento y de seguridad -No hay inventario de mercancías, control de compra de materia prima y de producción. Mercado -No se planea expandirse en el mercado y se carece de una estrategia para generar nuevos canales de distribución. Personal -El proceso de selección de personal, entrenamiento, evaluación de productiva y contratación legal es inexistente. -Se mantiene la misma cantidad de personal independientemente de los altos y bajos en la demanda CONCLUSIONES -La falta de una estructura orgánica adecuada, manuales y normas originan desconcierto en los distintos niveles de la empresa. -La no existencia de un Plan Contable y su registro, evitan que exista una idea clara de las ganancias que genera la empresa y de sus metas y objetivos para guiarse en la marcha. -El Plan inadecuado de producción y compra de materia prima genera perdidas. -No existen planes para mantenimiento de equipo, generando mayores costos. -La falta de conocimiento y análisis del mercado conllevara a un déficit de ventas y una competencia más audaz y con más ventajas. -No hay planes para mejorar los canales de producción. -No existe una política adecuada de Administración de los recursos humanos. -Hay riesgos legales por la inseguridad del trabajador de conformidad con las Leyes que amparan al trabajador. RECOMENDACIONES -Elaborar el organigrama de la empresa, los manuales de procedimientos y funciones asociados al proceder de administración; instruyendo a todo el personal involucrado, refiriéndose a las líneas de comunicación y de autoridad. -La Dirección de la empresa debe considerar en contratar un profesional que registre, controle y evalué la información contable de la empresa. -Se debe considerar la necesidad de generar lineamientos para comprar y producir con margen de perdida casi nulos. -Desarrollar una política de mercado eficaz mejorando y estudiando nuevos canales de distribución. -Controlar adecuadamente los Recursos Humanos de la empresa, seleccionando, capacitando y vinculando al trabajador con la empresa. -Aseguramiento de los trabajadores para evitar problemas legales futuros. -Contratar personal según la empresa lo necesite para mejorar sus funciones, la centralización de cargo genera tardías soluciones que deberían ser inmediatas. -Capacitarse para obtener nuevos conocimiento en las tecnologías que mejoren la producción y en las técnicas de administración. 30 de Enero del 2017 Enyel Gutiérrez ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- CONTA FACIL MATERIA Auditoría Integral MAESTRO Lic. Blanca Duarte CARRERA Contaduría Pública Y Finanzas FECHA 4/Nov/2017 ALUMNO Enyel Josué Gutiérrez