ASPECTOS FUNDAMENTALES EN LA ESTRUCTURAORGANIZACIONAL DE UNA EMPRESA FAMILIAR PARA LOGRAR UNA ADMINISTRACIÓN EFICIENTE Allan Antonio Asturias López Estudiante de Maestría en Administración de Recursos Humanos, Universidad Mariano Gálvez de Guatemala, sede Petén Curso Empresas Familiares Docente: 3841 Mynor Martinole Martínez Cobón Resumen En la actualidad las empresas familiares han adquirido relevante crecimiento en nuestro país debido a su importancia como unidad creadora de riqueza y empleo, sin embargo, en la mayoría de los casos, carecen de una estructura organizacional adecuada, lo cual repercute en grandes limitantes que van sumando una cadena de ineficiencias. Por tanto, el presente caso de estudio tiene como objetivo dar a conocer los aspectos de la estructura organizacional en las empresas familiares que se deben tomar en cuenta para lograr una administración eficiente que permita el alcance de los objetivos y guíen las decisiones de la empresa. Palabras clave: Empresa Familiar, Estructura Organizacional, Administración San Benito, Petén 23 de Noviembre de 2013. Índice Introducción......................................................................................................... 1 I. Teoría Relevante ........................................................................................... 2 II. Caso ............................................................................................................ 5 A. Objetivos de aprendizaje ........................................................................ 5 1. Objetivo general ................................................................................ 5 2. Objetivo específico............................................................................ 5 B. Párrafo de apertura ................................................................................ 6 C. Antecedentes generales de la organización ........................................... 7 D. Área específica de interés .................................................................... 12 E. Situación específica, decisión, problema u oportunidad ....................... 14 Por tal razón se presenta en este documento la importancia de una estructura organizacional formal en la empresa familiar. por lo que se hace necesario que los gerentes diseñen una estructura organizacional adecuada. . a medida que el tiempo avanza. lo cual impide el avance y desarrollo de las mismas. poca productividad y estancamiento. así como los aspectos administrativos fundamentales. asimismo. en mayor o menor grado. deben esforzarse por satisfacer los requerimientos de los clientes. a pérdida de tiempo.1 Introducción Las empresas familiares han jugado un rol muy importante en la modernización de la mayor parte de las economías del mundo. los factores clave de la estructura organizacional que deben ser definidos y socializados dentro de la empresa familiar y la forma como está operando administrativamente la Empresa Comercializadora de Vidrios y Aluminios Petén. El objetivo principal del caso de estudio es conocer la situación actual. fijar metas y objetivos organizacionales. dando lugar. las habilidades de las familias para promover el capital crítico y el espíritu emprendedor son cruciales para el desarrollo. las empresas familiares de cualquier tamaño y actividad van sumando una cadena de ineficiencias. Por la problemática mencionada. para que puedan lograr la efectividad y el desarrollo de sus actividades. La mayoría de las empresas familiares en Guatemala enfrentan la problemática de carecer de una estructura organizacional adecuada que le permita alcanzar una administración eficiente. con ello. para alcanzar los objetivos y contar con instrumentos que guíen las decisiones de la empresa. Este hecho aceptado de forma universal. la propiedad y la gestión propiamente de la empresa. distintas a las . la define como una compañía en la cual dos o más miembros de una familia comparten o. Tradicionalmente se ha considerado que el carácter familiar de la empresa supone de manera irremediable un obstáculo para su desarrollo y eficiencia en cuanto a su administración. compartirán la propiedad y la administración. la propuesta de mejora y las conclusiones derivadas del estudio. en la segunda incluye la exposición del caso de estudio. los objetivos. Teoría relevante La empresa familiar está basada en el grado de interrelación que exista entre la familia.2 para poder determinar los puntos de mejora y orientarla hacia una administración eficiente. tomar decisiones. Además indica. tiene su origen en las diferentes fuentes de conflictos. en cuanto a su estructura organizacional y forma de administración. la situación específica de la empresa. que se caracterizan por los tamaños. financiero y garantías de tipo familiar. Por tanto. seguido. en un futuro inmediato. se establece como un negocio donde los miembros de una determinada familia se unen entre sí para trabajar. cumplir ciertas tareas y distribuirse los beneficios de forma justa. el presente documento contiene en la primera parte la teoría relevante. además incluye los antecedentes generales de la empresa. y reside en que empieza a absorber recurso del ámbito familiar. espacio físico. Asimismo. David Bork (2005). y por último. I. el párrafo de apertura. advierte que en la empresa familiar se produce una tendencia al control centralizado. De esta manera Dyer (2005) propone las siguientes recomendaciones para evitar conflictos innecesarios y lograr una incorporación y administración exitosa: a) hacer que las habilidades de los miembros familiares se correspondan con un trabajo concreto donde puedan desarrollar toda su capacidad. Una de las peculiaridades innatas a las empresas familiares que genera efectos directos sobre su funcionamiento y administración. provocando situaciones de falta de equidad. e) realizar revisiones periódicas del rendimiento de los miembros familiares. d) designar un mentor que guíe a estas personas en sus primeros pasos.3 de otros negocios. podrían mitigarse considerando una serie de directrices enfocadas a la mejora de la estructura organizacional y orientada a proveer una administración eficiente. injusticias y problemas que afectan . La incorporación de familiares a la empresa enturbia el ambiente laboral. b) elaborar una descripción clara y precisa del puesto que va a ocupar. Este tipo de manifestaciones. estos consejos no son tomados en cuenta por los responsables de adoptar este tipo de decisiones. es la incorporación de familiares de la propiedad a la plantilla de la empresa. f) ser claro a cerca de las oportunidades para progresar en la empresa. Desafortunadamente. Husenman (2008). cuando de procesos administrativos y de la estructura organizacional se trata. un conflicto de roles en el ejercicio de los cargos. c) tratar que el miembro familiar se inicie en un nivel inferior de la organización. en principio un funcionamiento administrativo ineficaz. que surgen por la superposición del sistema empresarial y el sistema familiar. Los efectos negativos que tradicionalmente produce esta política. una dirección emocional y una fuerte resistencia al cambio. características de este tipo de empresas implican. ya que los factores emocionales distorsionan la toma de decisiones desde una perspectiva racional. Algunos estudios señalan que las empresas que incorporan familiares en cargos de toma de decisiones son menos eficientes. Caso A. Identificar a nivel administrativo y organizacional los factores que afectan negativamente a la empresa familiar.4 directamente a la gestión del capital humano. Precisamente el presente trabajo. 2. Objetivos específicos: Determinar los factores organizacionales y administrativos que deben prevalecer para la gestión exitosa de la empresa familiar. Objetivo General: Dar a conocer los aspectos fundamentales que se deben mejorar en la estructura organizacional de una empresa familiar para lograr una administración eficiente que permita el alcance de los objetivos y guíen las decisiones de la empresa. Levinson (2008) señala que “las personalidades y las reacciones emocionales crean cuellos de botella que operan en contra de una administración eficiente (…) la eficiencia se reduce cuando los familiares conversan excesivamente sobre asuntos familiares durante el horario de trabajo”. de las personas en las que se sustenta el éxito o fracaso de las empresas familiares. Desarrollar una propuesta estratégica que permita a la empresa familiar mejorar sus procesos administrativos y estructura . II. incide sobre la estructura organizacional que se debe tener para influenciar una administración eficiente. Objetivos de aprendizaje 1. Para la obtención de la información. a quienes se les entrevistó. Para ello se llevará a cabo una investigación desde el punto de vista administrativo. se utilizaron técnicas de observación. B. Luego de las visitas se procedió a analizar la información recabada para establecer lo más relevante de la situación actual de la empresa. Párrafo de apertura El propósito de este caso es dar a conocer la forma cómo está funcionando la Empresa Comercializadora de Vidrios y Aluminios Petén y determinar los aspectos que debe mejorar a nivel organizacional para orientar sus procesos hacia una administración eficiente. la entrevista y el instrumento del cuestionario. Finalmente. Se tomó como muestra. mediante la profesionalización de la misma. para lo cual se realizaron visitas programadas para interactuar con los integrantes de cada uno de los departamentos y unidades de la empresa. es establecen las deducciones correspondientes para complementar la información del estudio. . que en total son veintiún empleados en la organización. en el cual se realizará un análisis de la estructura organizacional y se darán a conocer las estrategias de mejora y/o solución.5 organizacional para el alcance de sus metas y objetivos propuestos. el universo de la población. ECOVAP. marcos y vitrinas (productos de mayor demanda) de los mismos materiales y está ubicada en la Colonia Itzá. ya que cuenta con veintiún empleados. b) Misión No está definida. a) Visión No está definida. que en este caso es el vidrio y el aluminio. la empresa es privada. En magnitud.6 C. En función económica se clasifica como secundaria o de transformación pues procesa la materia prima. cuyas actividades principales son la comercialización de vidrios y materiales de aluminio y la fabricación de puertas. Pertenecen al Sector Industrial. Así como también al sector servicios. es una mediana empresa. ya que es una empresa operada por personas ajenas al Estado. Por su naturaleza y propósito está clasificada entre las lucrativas. excepto maquinaria y equipo de transporte. del municipio de San Benito y departamento de Petén. Atendiendo a su constitución patrimonial. . Antecedentes generales de la organización La Empresa Comercializadora de Vidrios y Aluminios Petén – ECOVAP – es una empresa familiar. subsector comercio y servicios privados. pues tiene como propósito específico el lucro con la actividad a la que se dedica. ventanas. fundada hace 25 años. específicamente al subsector de fabricación de productos metálicos. marcos para cuadro y materiales de aluminio. entre los que comercializa se encuentran los siguientes: Aluminio Biselado Cedazo Celosía Perfil Proyectable Vidrio d) Principales productos de vidrio y aluminio que fabrica. distribuye y comercializa la empresa Vidrio Agujeros en vidrio Altavoces y ventanillas Biselado y pulido Corte a tubos y botellas Espejos Marcos para cuadros Opacado en vidrio Peceras Ventanillas Polarizados Películas de protección .7 c) Productos: ECOVAP se dedica a la comercialización de vidrios decorativos. e) Servicios Distribución: Herramienta manual y eléctrica Perfilería para puertas y ventanas. Fijas. etc. . Proyectable y corredizas. Marcos para foto. Escaleras. Perfiles de aluminio.8 Aluminio Puertas para: Closet y baño Interior y exterior Corredizas y de bisagra. Mostradores y vitrinas. Ventanas: Celosía. Otros Productos: Piezas de vidrio decorativo. Reparación de todo tipo de: Escaleras Mosquiteros Mostradores Puertas Ventanas Vitrinas Carteleras Peceras Marcos para cuadros etc. f) Organigrama General Actual .9 Pintado: Accesorios en general Clip cedazo y celosía Operadores. 10 g) Organigrama Nominal Actual GERENCIA GENERAL Gerente General Secretaria de Gerencia Secretaria Contadora DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN Jefe de Planta Pulidor Moldeador Bodeguero DEPARTAMENTO DE VENTAS Jefe de Ventas e Instalación UNIDAD DE VIDRIO Encargado de Vidrio Contador UNIDAD DE VENTAS Vendedor Secretaria Recepcionista UNIDAD DE ALUMINIO Encargado de Aluminio Contador UNIDAD DE INSTALACIÓN Asistente de Instalación Instalador de Vidrio Instalador de Aluminio Piloto UNIDAD DE MARCOS Biselador Pintor TOTAL Total de Puestos: 14 Total de Plazas: 21 . para la planificación administrativa eficiente.11 D. Su forma de organización es funcional. Tiene un tipo de organización informal. al hacerlo de una forma desordenada. delegando autoridad y responsabilidad que no establece cadena de mando. tareas y funciones de los empleados. aluminio y marcos. Por tanto. que expresan el propósito básico de ser o de existir de la empresa familiar. es decir. ya que la autoridad y la responsabilidad son delegadas a una sola persona para controlar procesos. en el proceso de producción y fabricación de materiales de vidrio. o actividades que emprenden miembros de otras unidades. ha sido diseñada por la experiencia a través de conocimientos adquiridos que tiene el propietario de la organización en el área de vidrio. el área específica de interés es proponer la implementación de los elementos más significativos en la estructura organizacional. marcos y aluminio. . utilizando habilidades. que no agrupa e identifica las tareas y funciones que han sido trazadas para desarrollar las actividades. Área específica de interés La estructura de la empresa. No tienen delimitada la cantidad de personal. 1 SITUACIÓN PROBLEMA No cuentan con un número específico de subordinados. genera descontrol y ocasiona comunicación inadecuada. Dualidad de autoridad y de procedimientos en las actividades realizadas. 2 Línea de mando Falta de no definida conocimiento e jerárquicamente. La falta de organización en cada departamento y unidad. problema u oportunidad No. para determinar quién depende de quién en la empresa. Implementación de las principales normas y procedimientos. por la falta de conocimientos y funciones claras Falta de seguimiento y continuidad de las actividades. por la duplicidad de funciones que existe en cada departamento y unidad administrativa. interpretación de un organigrama. 3 Duplicidad de Falta de un manual funciones entre los de organización. que dependan directamente de los jefes de departamentos y encargados de unidades. incumplimiento de funciones. producción y las unidades de vidrio. nominal y de funciones. . Situación específica. nominal y de funciones. falta de organización administrativa. puestos de la organización. actividades SOLUCIÓN OPORTUNIDAD Implementar el organigrama general nominal y de funciones. Aplicación divulgación manual funciones. Ocasiona pérdida de tiempo.12 E. 4 Presenta una autoridad inadecuada. general. 5 Recibe instrucciones de varios jefes de departamentos y/o encargados de unidades No hay seguimiento Falta de control y dentro del proceso seguimiento de las administrativo. y del de Implementación del Manual de funciones. CAUSA EFECTO Falta de conocimiento de un tramo de control administrativo en los departamentos de ventas. aluminio y marcos. Implementar el organigrama general. decisión. esenciales de la va y los objetivos planificación. Implementación y divulgación de la misión. incluyendo instrumentos de organización (organigramas y manuales administrativos) Implementación y divulgación de los objetivos que pretende lograr en un tiempo específico. 6 9 10 SITUACIÓN PROBLEMA No tiene una nomenclatura definida. mando y una organización informal con estabilidad en la estructura de la organización. administrativos. Duplicidad de funciones. Confusión del personal hacía donde pretende ir la empresa. CAUSA EFECTO Falta de una estructura organizacional adecuada entre departamentos y unidades. Gerencia General y mandos medios. . No tiene una nomenclatura clara de las unidades administrativas y las funciones que se deben desarrollar. para girar instrucciones. normados en la procedimientos organización. 7 No tiene claridad Falta de para alcanzar los planificación en la objetivos. No cuentan con Falta de divulgación No existen normas que se de normas dentro procedimientos apliquen en los de la empresa.13 No. que debe cumplir SOLUCIÓN OPORTUNIDAD Reestructura organizacional de la empresa. No se utilizan documentos formales ni instrumentos administrativos. 8 Falta de comunicación formal entre departamentos y unidades. visión y objetivos de la empresa. esto provoca desordenes al no identificar de forma clara las funciones de la empresa. Implementación de las principales normas y procedimientos. Desconocimiento Falta de la El personal de la de la misión y aplicación de los empresa no tiene visión por parte del elementos claro hacia dónde personal. Implementación del manual de funciones y Normas y Procedimientos. La empresa debe guiarse por medio del manual de funciones y los procedimientos administrativos. Como principio fundamental. autoridad y responsabilidad que les compete. visión. dar a conocer por escrito a todo el personal de la empresa. responsabilidades y secuencia de los mismos. que sean claros y que estén definidos por escrito.14 F. de acuerdo al puesto de trabajo que ocupa. Es necesario. objetivos y políticas necesarias. a fin de contribuir con una eficiente administración y obtener resultados positivos. o que sirva de apoyo y consulta a quien lo solicite. se recomienda a la empresa. Alternativas Se recomienda una reestructura organizacional para responder a los requerimientos actuales. que permita las condiciones adecuadas para mantener niveles de efectividad. lo cual ayudará a reducir la rotación de personal y a poseer recurso humano calificado. que implemente la misión. a fin de que sea fácil de comprender la estructura organizacional. así como el organigrama general y nominal. las atribuciones. para facilitar los pasos a seguir en cada puesto y proceso de trabajo. de crecimiento de la empresa y minimizar y/o eliminar las deficiencias detectadas en la organización. para que los empleados conozcan sus atribuciones. . producción e instalación de vidrio y materiales de aluminio. . Aumento de la fidelidad de clientes. Capacitar una vez al año personal administrativo. Mejorar los tiempos de instalación y entrega en un 90%. con técnicas para mejorar el servicio. mejorando la atención del servicio al cliente. y personal técnicamente capacitado. salvo cuando haya una razón externa y totalmente justificada para el cliente y el cumplimiento de los compromisos adquiridos en un 90%. expresado en el incremento en el volumen de ventas. vendedores e instaladores. la atención al cliente y el manejo adecuado de vidrio y materiales de aluminio. Mejorar la posición competitiva. de producción. Mejorar los niveles de fabricación. ingresos y participación en el mercado. a través de referencias o recomendaciones de la empresa. garantizar la estabilidad y el rendimiento esperado de la empresa. con respecto a las fechas de entrega de los trabajadores. que le permita incrementar las ventas. Mantener una estructura organizacional clara y precisa que le permita el crecimiento y desarrollo de la organización. Lograr que el departamento de Producción no incurra en atrasos. precios justos y competitividad.15 Beneficios al implementar las Alternativas Mejorar el funcionamiento de la empresa y los niveles de efectividad para que logre la rentabilidad. al contar con una organización adecuada. Incrementar un 5% las ventas en el 2014. de los productos que fabrica y comercializa la empresa. Los objetivos. . Conclusión Al finalizar el presente estudio de la Empresa Comercializadora de Vidrios y Aluminios Petén – ECOVAP –. responsabilidad y autoridad para la toma de decisiones en los puestos de trabajo. Ya que los empleados no se ubican de forma jerárquica. políticas se transmiten de una forma verbal y no están plasmados en documentos formales. visión. que determine las habilidades y destrezas. de esta forma no se logran los niveles de efectividad esperados. asimismo se detecta duplicidad de funciones y de mando. por medio del cual orienten las actividades. se determinó que carece de una misión. se comprobó que “el no contar con una estructura organizacional adecuada. origina problemas al no tener bien definidos los niveles jerárquicos.16 G. Existe desconocimiento de funciones. se concluye lo siguiente: Con respecto a la problemática identificada al principio del presente caso. Carece de un perfil definido de los puestos de trabajo y secuencia de procedimientos en la ejecución de las tareas. las funciones básicas y otros aspectos organizacionales”. que debe poseer el recurso humano. su función y dónde se reporta dentro de la organización. Identifica cada puesto. b. Preguntas y respuestas 1. ¿Qué ventajas existen al tener una estructura organizacional claramente definida? Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quién realizará cuáles tareas y quién será responsable de qué resultados. ¿Cuál es el significado de estructura organizacional? Estructura organizacional es un sistema utilizado para definir una jerarquía dentro de una organización. Preguntas y respuestas relativas a las inquietudes teóricas: a. para eliminar los obstáculos que resultan de la confusión de la incertidumbre respecto a la asignación de actividades para tener redes de toma de decisiones y comunicación que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales. . Esta estructura se desarrolla para establecer cómo opera una organización y ayudar a lograr las metas para permitir un crecimiento futuro.17 H. . ya que esto le permitirá tener claras las funciones y objetivos de cada puesto. así como los resultados esperados de los mismos y con ello se garantiza una mejora permanente en el proceso de toma de decisiones.18 2. b. ¿Cree que el personal de la empresa se adaptará a la reestructura organizacional propuesta? Desde un punto de vista general. los mismo empleados están inconformes con la situación actual. la decisión de reestructurar organizacionalmente a la empresa ayudará principalmente al equipo directivo. ¿Considera acertada la decisión de reestructurar a la empresa para orientarla hacia una administración eficiente? Si. Preguntas y respuestas relativas a la experiencia: a. ya que esto beneficiará directamente el trabajo de cada uno de los colaboradores de la empresa. por lo tanto. así como mejorar los procedimientos de administración. se considera que no habrá ningún problema con la propuesta. Administración en los Nuevos Tiempos.19 Bibliografía Benjamin Franklin. (2002). México: Prentice Hall. (2013). P. I. Enrique (2005). (12a. Koontz. Edición ed. G. H. (2002). Organización de Empresas Familiares. Planeación Estratégica. Admiistración. una Perspectiva Global. McGraw-Hill. (2012). Diseñando la Estrategia Ganadora. W.). Corporación Industrial. Adinistración de Personal (Octava Edición ed. Administración. McGraw-Hill. H. (2002). diseño y estructura Chavenato. una Perspectiva Global (14a. análisis. Koontz. Dessler. Druker.). Edición . 20 Anexos . 1 Infografía .