CASO COORDINANDO UNA PLANTA DE PRODUCCIÓN: PHARMAQUÍMICA S.A LISETTE MARRAUI 20151077039 KEVIN MACHADO 20151077025 UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA TECNOLOGÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C. 2018 INTRODUCCIÓN Logística es un término definido por la Academia de la Lengua, como "parte de la organización militar que atiende al movimiento y mantenimiento de las tropas en campaña"; y como "conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución". Es entonces la logística un concepto aplicable a todas las fases de distribución de los productos, lo que incluye a toda la cadena de suministro de una empresa, lo que quiere decir, que si una parte de la información se transforma o distorsiona en la cadena, se ve afectada toda la cadena de suministro y por lo tanto todo el proceso productivo. En el siguiente análisis de caso, Pharmaquímica S.A, se pretende proponer un plan de mejoramiento para la planta, dicho plan tiene como uno de sus enfoques principales el manejo de la información entre todos los actores de la cadena de abastecimiento, teniendo en cuenta los problemas presentes en el caso; lo anterior con el único fin de fortalecer las capacidades de las áreas involucradas para el cumplimiento de los objetivos propuestos de la manera más eficiente posible. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Proponer un programa de mejoramiento que involucre áreas involucradas, recursos, acciones de planeación, responsables y problemas a solucionar. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Determinar un sistema de comunicación efectiva y eficiente entre las áreas de la empresa ubicadas en las distintas plantas Promover el Control Total de la Calidad como una política en la organización. Relacionar a los empleados con sus responsabilidades Proponer el programa de la implementación del plan de mejoramiento teniendo en cuenta las responsabilidades asociadas a cada empleado. Plan de mejoramiento Identificación de los problemas Sistema de comunicación interna ineficiente: realmente el gran problema es una secuencia en cadena de eventos donde la empresa no cuenta con un verdadero sistema de comunicación entre áreas y/o plantas, donde todos se encuentran involucrados. Débil gerencia de la cadena de suministro (logística): no se cuenta con una fuerte administración de la cadena de suministro en la que se encuentra envuelta la empresa, sus proveedores tienen una ineficiente flujo de materiales e información hacia la empresa pues al momento de informar de su retraso no se realiza de una forma eficaz, donde se repetirá de misma forma con los clientes directos de la empresa. Deficientes estrategias de prevención (tpm): el área de mantenimiento no cuenta con estrategias de prevención, se evidencia, cuando el agitador del tanque sufre una dificultad y no se encuentran preparados. Recepción e inspección de materias primas: el área de control de calidad cuenta con un proceso poco estandarizado y eficaz, que causa pérdidas de tiempos y demoras en el proceso de transformación, el cual que tiene un serio efecto en el área de producción y por lo tanto en despacho con las entregas de pedidos. Controles del proceso: a lo largo del proceso no se lleva un debido control de los insumos e información que circula; por lo tanto no se puede esperar que estos recursos funcionen de la mejor manera en el proceso. Falta de plantación de prevención en materia prima (stock de seguridad) : la organización no prevé un incumplimiento o una entrega defectuosa de materia prima por parte del proveedor, no cuenta con un stock de seguridad donde en este caso la sustancia esperada seria reemplazada por el stock. Falta de priorización en las materias primas: el área de planeación no tomo en cuenta la prioridad de las materias primas en el proceso de producción por lo cual la materia esencial no fue despachada por control de calidad causando retrasos en la planta de producción. Mercadeo: no tiene en cuenta la tasa de producción de la empresa, excediendo los pedidos y provocando una sobreventa del producto. Debido a que uno de los principales problemas de la empresa es la comunicación se hace necesario el determinar un flujo de la información en el cual se determina que el flujo de información se da en la mayor parte en un solo sentido, las diversas áreas de la compañía no están intercomunicadas por lo cual cada dependencia no tiene un pleno conocimiento de las necesidades de la planta en su conjunto, lo que se traduce en evitar responsabilidades y adjudicarlas durante todo el proceso a alguien más. En este caso Claudia Marín se convierte en un conector dentro del proceso de comunicación pues ningún área está al pendiente de lo que sucede en las demás. También se evidencia la falta de responsabilidad de la mayoría de los empleados al atribuir sus obligaciones a otros, no existe una apropiación de sus respectivos cargos, por lo cual les es difícil trabajar en equipo y estar comunicados de forma continua. Análisis de las causas de los problemas Para el análisis del caso utilizaremos la herramienta del diagrama de la espina de pescado o diagrama de ISHIKAWA, ya que es una herramienta que representa la relación entre un efecto (problema) y todas las posibles causas que lo ocasionan. En el diagrama se pueden ver las áreas involucradas en el problema establecido que es el paro de la producción de jarabe, en primer lugar por la falta de Polivinil Pirrolidona y después por el fallo de una de los rodamientos de un equipo crítico para su fabricación; debido a que el problema es causado en general por una mala administración de la cadena de abastecimiento las áreas involucradas de la empresa comprenden la mayoría de la misma. Las posibles causas de este problema son las siguientes: Falta de comunicación entre las áreas. El incumplimiento del proveedor No se priorizan las materias primas en planeación Fallas de sistema Oracle y demora en el arreglo de las mismas No existe plan de mantenimiento predictivo ni seguimiento de maquinas No hay existencia de repuestos en la empresa Fallas en el programa de transporte Área de sistemas no tiene plan de contingencia Solo dependen de un proveedor No se cuenta con Stock de seguridad No hay un correcto manejo de la información ni existe una eficaz gestión de la misma Descripción y análisis de cargos A continuación se detallan los diferentes cargos que se involucran de manera directa en el caso de producción de planta uno, con el fin de tener una visión más precisa de los problemas generados por el incumplimiento de las responsabilidades en el desarrollo de las respectivas funciones. Tabla 1. Descripción de cargos. ÁREA DE PERSONAL CARGO FUNCIÓN UBICACIÓN Coordina las actividades al interior de la planta para que CLAUDIA Programadora Planta 1 el producto terminado este MARIN de planta con las características correctas Verifica y controla el proceso Supervisor de de producción de la materia JUAN OLMOS Planta 1 producción prima hasta el punto de lograr producto terminado Organiza el inventario y Coordinador de DUBEY SERNA Planta 1 manejo de la mercancía bodega entrante de parte de planta 2 Supervisa el funcionamiento correcto de todas las áreas de JUAN FELIPE la empresa además que un Gerente Planta 1 ESCOBAR proceso productivo cumpla con los objetivos y con el plan de producción Establece el inventario de JHON JAIRO Coordinador de toda la materia prima para su Planta 2 TREJOS bodega despacho a las diferente plantas de producción Coordinación, desarrollo y dirección sobre el control de JULIO TORRES Jefe de calidad Calidad calidad de la mercancía de bodegas Dirige el desarrollo del Auxiliar de control de calidad de la LILIANA URIBE Calidad calidad mercancía de planta para su distribución a planta 1 y 2 Establece la planificación de Líder de toda la empresa en un sistema JUAN PABLO Planeación y planeación y productivo y los medios VALENCIA compras compras necesarios para lograr estos objetivos Coordina la planificación del Jefe de LUZ STELLA Planeación y proceso productivo para planeación y OSORIO compras cumplir con el requerimiento compras de mercadeo Establece relación directa con proveedor de materia prima, Planeación y JOHANA CRUZ Comprador (a) para su uso en el proceso compras productivo de las plantas de producción. Establece la planificación de toda la empresa en un sistema ANDRES Planeación y Auxiliar productivo y los medios MEDINA compras necesarios para lograr estos objetivos Atender todos los asuntos relacionados con la Jefe de Sistemas de planeación, organización, JHON VERGARA mantenimiento información coordinación, ejecución y de sistemas control de los sistemas información de la empresa NATALIA Gerente Promueve las ventas con el Mercadeo FIGUEROA mercadeo cliente de la empresa en el mercado, estimula la publicidad y promociones para atraer clientes a la empresa para venderles u ofrecerles los servicios. supervisa la planifica de prevención de daños y el NESTOR Jefe de suministro de materiales e RODRIGUEZ Mantenimiento mantenimiento instrumentos necesarios para un eficiente funcionamiento de la planta de proceso Objetivos y metas de mejoramiento Comprometer a la alta gerencia y directivas para tener a la calidad total de la organización como una prioridad. Promover el flujo de información a través de un buen sistema de gestión de información de las diferentes áreas de la organización. Asegurar la creación de valor en cada uno de los eslabones de la cadena de suministro. Seguimiento de cada actividad y material de la cadena de suministro. Asegurar el cumplimiento de la producción con las características establecidas, en el tiempo previsto y presentar la totalidad en el centro de distribución. Planear la producción teniendo en cuenta la disponibilidad de las materias primas, maquinaria y mano de obra, además de los datos de la demanda proporcionados por el área de mercadeo. Establecer procesos eficaces para la evaluación de capacidad de respuesta de los proveedores con el fin de asegurar el cumplimiento con la fabricación del producto. Garantizar la calidad total en cuanto a materias primas, materiales y maquinaria. Formular una política de gestión de inventarios tomando como base un Stock de Seguridad de materia prima para imprevistos con los proveedores Implementación de un TPM (Mantenimiento Total Productivo) Creación de planes de contingencia basados en técnicas de mantenimiento preventivo como lo son el método AMEF, (análisis modal de fallas) Minimizar las paradas de la planta por medio de un conteo anticipado de materia prima y un sistema de aseguramiento de cumplimiento de órdenes de materia prima Acciones de planeación y solución Las acciones se establecerán con base en las áreas de la organización. ÁREA DE PRODUCCIÓN 1. Supervisor de Producción: Juan Olmos Responsabilidades: Hacer la coordinación del suministro de los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos de producción Asegurar el cumplimiento de los planes de producción y TPM Ser responsable de que la línea de producción cumpla con los pedidos del departamento de ventas. Asegurar que todas las máquinas de la línea de producción estén en perfecto estado. Acciones de mejoramiento: Informar al área de planeación sobre el requerimiento de materiales (MRP) para la producción con un intervalo de tiempo mínimo de 1 semana para la solicitud de materia prima Al final de la semana hacer un conteo de la materia prima para la próxima semana y cerciorarse del cumplimiento de las órdenes de recibir materiales. Establecer procedimientos entre el área de mantenimiento y producción para organizar los tiempos de revisión y reparación de la maquinaria de tal manera que no se intervenga en el paro de la producción Recursos necesarios -Físicos: Ordenes de solicitud de mercancía -Técnicos: Software de MRP, sistema de comunicación con área de mantenimiento 2. Programadora de planta: Claudia Marín Acciones de mejoramiento: Hacer un seguimiento de inventarios, tanto de materias primas y productos terminados o asegurarse de que las unidades producidas se adhieran a los horarios de costos estándar. Recursos necesarios -Físicos: Formatos de documentación del seguimiento, teléfono o medios de comunicación. -Técnicos: Microsoft Office para la creación de informes ÁREA DE ALMACENAMIENTO 1. Coordinadores de bodega: Dubey Serna y Jhon Jairo Trejos Acciones de mejoramiento: Establecer con el área de calidad las priorizaciones de las materias primas para producción tomando como base el Stock de seguridad Verificar los envíos de los requerimientos del área de producción para tener en cuenta espacio de almacenaje. Verificar los documentos de despacho, y cualquier otro documento autorizado. Establecer un Stock de Seguridad de materias primas Manejar correctamente el transporte de materias primas. Recursos necesarios -Humanos: Personal capacitado para el conteo y verificación de la mercancía. -Físicos: Maquinaria para el transporte de las materias. ÁREA DE CALIDAD 1. Jefe de Calidad: Julio Torres Acciones de mejoramiento: Optimizar el tiempo de aprobación de la mercancía Organizar la mercancía aprobada para su despacho teniendo en cuenta las priorizaciones dictadas Informar al área de sistemas con anticipación de las fallas frecuentes del programa de aprobación. Recursos necesarios: -Físicos: Instalaciones y maquinaria de revisión -Humanos: personal capacitado en evaluación de la calidad -Técnicos: Software de aprobación. ÁREA DE PLANEACIÓN Y COMPRAS 1. Líder de planeación: Juan Pablo Valencia Acciones de mejoramiento: Estructurar el MRP, en el que se maneje una sintonía con las necesidades de la planta de producción una vez planeación recibe los requerimientos de mercadeo. Reportar todos los sucesos o fallas a los diferentes departamentos para poder tomar decisiones. Recursos necesarios: -Técnicos: Software de comunicación y realización del MRP -Humanos: Equipo especializado ÁREA DE MANTENIMIENTO 1. Jefe de mantenimiento: Néstor Rodríguez Acciones de mejoramiento: Implementar un Plan de Mantenimiento Preventivo, para así contar con la disponibilidad de los equipos cuando se requiere, disminuir significativamente fallas imprevistas y contar con los repuestos más necesarios si se necesitan, de acuerdo a la evaluación que se le haya dado a cada equipo, su nivel de importancia y frecuentes interrupciones. Llevar a cabo la supervisión de las máquinas de producción con el fin de mantener un adecuado funcionamiento de estas. Recursos necesarios: -Físicos: repuestos de la maquinaria y herramientas de trabajo ÁREA DE SISTEMAS 1. Responsable del sistema de información: Jhon Vergara Acciones de mejoramiento: Evaluar el sistema Oracle para determinar su utilidad. Atender a las retroalimentación de las quejas sobre fallos del sistema de comunicación Hacer revisiones periódicas al sistema de comunicación actual para evitar y prevenir malos funcionamientos. Consolidar un Sistema de Comunicación en común, que visualice en tiempo real lo que está ocurriendo con producción. Recursos necesarios: -Humanos: personal capacitado en el área de sistemas. -Técnicos: Software de comunicación empresarial -Físicos: documentos de reporte de quejas y fallos del sistema -Financieros: monto correspondiente al costo de un nuevo sistema de comunicación de ser necesario. ÁREA DE MERCADEO 1. Gerente de mercadeo: Natalia Figueroa Acciones de Mejoramiento: Establecer un programa de ventas tomando en cuenta la tasa de producción de la empresa y los planes de producción para no exceder la capacidad de la empresa y provocar la ruptura de Stock. Tomar como base la información de las demás áreas para concretar fechas de entrega e informar sobre imprevistos. Recursos necesarios: -Físicos: Documentos donde se exprese los planes y tasas de producción -Humanos: personal capacitado para el manejo de la información -Técnicos: software de comunicación CONCLUSIONES Las falencias en el flujo y manejo de la información se ven representadas por pérdidas monetarias importantes, por lo cual es necesario adoptar un modelo logístico para el mejoramiento y la optimización de los recursos. Teóricamente la eficiencia en el ámbito logístico menciona que entre menos tiempo permanezca un producto en cada una de las etapas de una cadena logística menores costos se agregarán al valor final del producto y se abastecerá el mercado con mayor rapidez. sin embargo es posible observar en el caso trabajado, que una empresa puede ampliar esta permanencia de sus productos y no contemplar realmente el amplio costo de le genera esta retención en el flujo de su producción. Como se puede ver en el caso los planes de prevención y contingencia son una parte vital en la organización sobre todo si se desean disminuir los paros de la planta por falta de materia prima o daños en la maquinaria. El papel de la logística en la organización es vital para prevenir los malos funcionamientos de los procesos involucrados en la cadena de abastecimiento, también son útiles para fortalecer las relaciones con los clientes y proveedores ya que con el flujo correcto de recursos (información o materias primas) se asegura la permanencia y solidez de la empresa en el mercado.
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