ASIGNATURAADMINISTRACIÓN I Estudio de casos, elaborado por Mario Arturo Vilchis Rodríguez y adaptado por JORGE EDUARDO GRISALES LÓPEZ, docente del Programa de Educación a Distancia en Administración y Finanzas de la Fundación Universitaria Autónoma de las Américas, para servir como ejemplo para el análisis y discusión en clase Bolsas S.R.L. es una empresa ubicada en Medellín, que se dedica a la producción y comercialización de bolsas plásticas de distinto tamaño y espesor para supermercados, comercios y tiendas de todo el país. Las bolsas se fabrican en el local de la empresa y el proceso productivo implica la compra de materia prima en el exterior e insumos (tintas, por ejemplo) en la ciudad; la fabricación de la bolsa y la impresión del logo del cliente o lo que éste desee. La empresa entrega la mercadería en el domicilio del cliente, para lo cual dispone de dos camionetas. La empresa ocupa a 44 personas y es asesorada por el Contador Martín Rivero para la liquidación y el pago de impuestos y aportaciones sociales. La Dirección está formada por Jorge Bravo y Raúl Valiente. De la Dirección dependen: El Departamento de Producción a cargo de Raúl Valiente y del que dependen dos Secciones: Fabricación, a cargo del proceso productivo e integrada por un disminuyó y puso en evidencia problemas que la buena marcha de los negocios hizo que se descuidaran. Departamento de Ventas. liquidar y pagar los sueldos. Los auxiliares se encargan indistintamente de facturar. integrada por un Jefe y 13 vendedores (7 para Medellín y 6 para otras ciudades). encargada del almacenamiento y custodia de las materias primas y productos terminados. el costo de la materia la materia prima no sólo no bajó.Jefe y 7 operarios y Almacén. registrar las compras y pagar a los proveedores. La Sección está integrada por un jefe y dos auxiliares. debido a que es la industria petroquímica quien lo produce y para ello hay que importarla de México. del que depende la Sección Ventas. Dicha alza no se pudo trasladar a los precios de venta para no perder competitividad. compras menores) y 2 auxiliares de mantenimiento que se encargan de las reparaciones de la maquinaria y de las camionetas de la empresa. da la casualidad que aún con la baja en el precio de éste. a cargo de Jorge Bravo. La Sección Finanzas. de quien dependen en forma directa 9 auxiliares y 3 choferes. Diego Lagos). papelería. preparar la información necesaria para la liquidación de los impuestos y aportaciones sociales. integrada por un Jefe (el Sr. dependen directamente del Jefe del Departamento 4 auxiliares de compras que se encargan de las compras de la empresa (materias primas. con lo que el margen de ganancia de Bolsas S. Asimismo. Los choferes están encargados de manejar las 2 camionetas de la empresa y entregar las mercancías a los clientes. registrar y cobrar las ventas. así como de la preparación de los pedidos para ser entregados a los clientes.L. Como la materia prima usada en la fabricación de las bolsas es un producto derivado del petróleo. sino que subió. 2 .R. . tengo que hacerlo yo en lugar de preocuparme por conseguir nuevos clientes o nuevos negocios “..Raúl Valiente planteó su preocupación: la calidad de la materia prima no es la misma de antes y parece que nadie se preocupa y los clientes comenzaron a quejarse. Por su parte. pero tengo la sensación que antes no trabajaba tanto y ganaba más. Jorge Bravo se preocupaba del tema de importaciones. ahora estamos todos atareados..contestó Jorge. También comentó: “el Jefe de la Sección Ventas no puede supervisar bien a todos los vendedores y estos cometen errores sea en el precio de venta como en el tipo de bolsas”.planteó.es que crecimos mucho.. Luego de un problema especialmente grave con un cliente.. 3 .Sí . no teníamos idea de qué hacer. .... .. los dos Directores se reunieron y comentaron: . ¿Por qué no le pedimos al Contador algún asesoramiento? Ha insistido tantas veces con que tenemos que organizarnos mejor y en especial que tenemos que informatizar los procesos.Tienes razón.. “Los auxiliares no toman ninguna decisión respecto a las importaciones. ¡hemos contratado a todos nuestros amigos! Sólo por eso vale la pena llevar adelante la empresa. pero las ganancias terminan por ser menores. No podemos seguir así. A medida que surgían problemas o nuevas tareas que no podíamos cumplir contratábamos más gente. ¿Te acuerdas cómo empezamos? Quién iba a decir a donde llegaríamos.En general. y la verdad es que nos fue bien y pudimos darle empleo a amigos que estaban como nosotros.Así es..Estábamos sin trabajo. y surgió esto de las bolsas y probamos a ver qué pasaba sin pensarlo mucho. Será la crisis o lo que sea..... ..Lo que pasa – dijo Raúl .Y él sabe de eso: hace muchos trabajos de organización de empresas.Pero antes ganábamos más que ahora. 5. EXPLICAR las fortalezas y las fallas de la estructura organizativa actual de la empresa. 2. DIAGRAMAR el organigrama de la estructura organizativa actual de Bolsas S. 3. Numere y explique con claridad cada una de las fallas y fortalezas. formule en los aspectos estructurales.L. DIAGRAMAR un nuevo organigrama que refleje las recomendaciones que Ud. FORMULAR y FUNDAMENTAR las recomendaciones que potencien las fortalezas y permitan superar las fallas explicadas en el punto anterior. el proceso de diseño de la organización formal en el momento de creación de la empresa Bolsas S. 4. ANALIZAR críticamente. según surge del diálogo entre los dos Directores.L.R. 4 . EXPLICAR las causas más frecuentes para el rediseño de la estructura organizacional.SE SOLICITA: 1.R. 6. en lo que corresponda. AQUÍ MANDO YO La señora Irma Jurado. fue descubriendo su pasión por el emprendimiento cuando a lo largo de sus estudios. además de ser la propietaria de la empresa. es la única propietaria de la empresa “Vanidades S. ella cambiaba todo según su parecer o si algún cliente o proveedor proponía otra forma de negocio diferente a la tradicional.ASIGNATURA ADMINISTRACIÓN I Estudio de casos. al cabo de varios años de haber culminado su carrera. Se adquirían compromisos. graduada con honores en la Facultad de Administración. elaborado por JORGE EDUARDO GRISALES LÓPEZ. Hoy. su perseverancia se mantuvo firme. se sentía orgullosa de su gestión. ubicada en el Centro de la Moda del Municipio de Itagüí y dedicada a la producción y comercialización de ropa interior femenina. se iniciaba la reunión general con sus gerentes de área. A pesar de tener la empresa organizada por áreas o divisiones. la autoridad de ellos no iba más allá de esperar que ella tomara todas las decisiones importantes. en la Universidad de Concordia. Fileteadoras. 5 . con sus respectivos gerentes.A. No tuvo mucho éxito. fue acaparando un sinnúmero de funciones.S”. Irma. Cortadoras y Pulidoras y 7 personas en el área Administrativa. para servir como ejemplo para el análisis y discusión en clase . Con cerca de 20 operarios (hombres y mujeres) de Máquinas Planas. Nada podía efectuarse sin su permiso o visto bueno. se atrevió a incursionar por su propia cuenta en algunos negocios e ideas para solventar sus estudios. infaltablemente. Cada lunes. se tomaban decisiones y todo cuanto se acordaba quedaba deshecho porque una vez terminada la reunión. en horas de la mañana. docente del Programa de Educación a Distancia en Administración y Finanzas de la Fundación Universitaria Autónoma de las Américas. sin embargo. cosa que le alegró mucho. A pesar de ello. La rotación de personal se tornó alta y todo el esfuerzo en inducción y capacitación se perdía con la llegada de nuevos funcionarios. Necesitaba saberlo todo. centralizar su poder. sin embargo. Éstas habían aumentado. Una tarde. amenazando con renunciar si no se aclaraba bien de quién debían recibir órdenes. pensó que la mejor solución para esta problemática. Ella recordaba siempre a su padre cuando decía: “El que tenga tienda que la atienda”. no delegar. de regreso de su almuerzo. decían otra cosa muy diferente. encontró en su escritorio un informe sobre la evolución de las ventas en el último trimestre. a pesar de que los Manuales de Funciones. mandar a todos. ¡estaban para enloquecerse! –decíanDoña Irma. elaborados por ella misma.Algunos de sus gerentes. era solicitarle a usted que la ayude. hubo de reflexionar y acordándose de sus clases en la universidad. para lo cual se formularon los siguientes interrogantes: 6 . ¿Pero qué significa esto? – gritóLas cifras no mentían. Todo ello parecía importarle poco a la Señora Irma. buenos profesionales. debieron renunciar ante esta situación. según había aprendido en la universidad. al parecer tomaba esta cita muy a pecho. Para colmo recibió una carta firmada por la casi totalidad de su personal operativo. En unos casos el gerente de planta ordenaba un tipo de referencia para la producción y más luego llegaba una contraorden firmada por ella misma ordenando otro tipo…. pudo comprobar que tanto las utilidades netas habían decrecido y los costos operativos se habían incrementado. porque se disminuye la Eficiencia en el uso de los recursos. esto ¿cómo podría afectar la Productividad de la empresa? a. La Productividad bajará indiscutiblemente. No la afecta de ninguna manera. b. b. e. Negativamente. 5. Fundamentalmente en este caso hay problemas en: a. La Eficacia al entregar el producto al cliente. La Eficiencia en el uso de los recursos. el problema central está en que: a. X b. Seguramente se han incrementado los costos operativos X La Desmotivación del Personal La Señora Irma hace mal uso de los recursos El gerente de Comercialización y Ventas hace mal su trabajo. 4. Negativamente. porque el personal se desmotiva e. d. e. c. La empresa vende más barato. d. Positivamente. En el caso y desde el punto de vista de la Administración. e. c. X b. f. X No se respeta el Manual de Funciones Inexistencia de Delegación de Autoridad Hay Centralización de Actividades Se evidencia Irrespeto a la Autoridad Existe poca Motivación del Personal 2. Si hay un incremento en los costos operativos. las ventas pueden aumentar aunque las utilidades decrecen porque: a. d. aumentando la Eficacia c. En el Caso. d. Positivamente porque mejora la Calidad de los productos elaborados. b. De acuerdo a los hechos narrados en el Caso ¿Las habilidades y competencias de todo buen Administrador o Gerente son comparables con las de una exitosa Emprendedora como lo es la señora Irma? a. 7 . c. Algunas veces X Siempre Casi siempre Casi nunca Nunca 3.CUESTIONARIO 1. El liderazgo es una cualidad importante de todo buen gerente. c. aprendido en la universidad. qué acción PRIORITARIA debe hacer la Señora Irma para atacar los problemas que se le presentan en el caso? ESCOJA SÓLO UNA…LA MÁS IMPORTANTE PARA USTED. Apoyar el pedido de los operarios y exigir respeto. d.c. Toma decisiones de acuerdo a su criterio. Acordar con la señora Irma el respeto y acatamiento a sus decisiones y funciones X b. d. Renunciar de inmediato. Llamarle la Atención a los Gerentes y exigirles respeto a su autoridad. Atender los reclamos de los operarios y negociar con ellos mejores condiciones salariales. Con base en las Teorías Administrativas y en las habilidades y competencias que un gerente debe poseer ¿Usted qué haría. a. su autoridad está por encima de todo. Tomarse un descanso y contratar un Gerente General que se encargue de la empresa por algunos meses. 8. d. El Liderazgo que ejerce la Señora Irma. d. e. Desconoce la importancia de Delegar X Centraliza todo su poder en ella sola. 8 . así se calmarán. La Competitividad de la empresa en el mercado. c. la señora Irma: a. Si usted fuera el Gerente de Producción. e. b. mientras las cosas se calman. e. Despedir a los líderes del personal operativo y contratar otros como escarmiento. Analizar la situación con doña Irma y despedir a los líderes de los operarios. Nada. e. ¿qué haría para enfrentar esta situación? a. Todas las anteriores excepto la opción e X. 6. solo esperaría que la señora Irma tome las mejores decisiones. La selección del Personal. X b. Respetar al pie de la letra el Manual de Funciones. c. 7. En este caso. Dirige la empresa basada en los principios del Liderazgo Visible.