ASISTENTE DE MEDIOS MAGNETICOS2012 –Tabla de Contenido 1. Presentación 2. ¿Qué es Información Exógena? 3. ¿Cuáles son las Modificaciones Más Representativas para Generación de Información Exógena de 2012? 4. ¿Cuáles son los Plazos para Presentar la Información Exógena? 5. ¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta en SIIGO, Para la Generación de Medios Magnéticos? 6. ¿Cuál es la Ruta en SIIGO para Ingresar al Asistente de Medios Magnéticos? 7. ¿Cuáles son los Parámetros a Crear Para Generar Medios Magnéticos? 8. ¿Qué Procesos se Pueden Ejecutar en el Asistente de Medios Magnéticos? 9. ¿Qué Informes se Puede Generar en el Asistente de Medios Magnéticos? 10. ¿Cuál es el Proceso a Seguir para utilizar el Prevalidador Tributario? 11. ¿Qué contiene el Nuevo Formato 1037 Elaboración de Facturación por Litógrafos y Tipógrafos? 12. ¿Cuáles son las Observaciones generales para la presentación de medios magnéticos? Presentación El presente documento ofrece una guía que explica el proceso de parametrización y generación de información exógena mediante la funcionalidad que ofrece el programa de Asistente de Medios Magnéticos. ASISTENTE DE MEDIOS MAGNETICOS - 2012 ¿Qué es Información Exógena? La información exógena es el conjunto de información que las personas, tanto naturales como jurídicas, deben presentar periódicamente a la Dirección de Impuestos y Aduanas (DIAN). La información y el modo de presentación están definidos por la DIAN en las resoluciones que anualmente publican. En la resolución de la 111 a la 117 expedida el 31 de Octubre de 2012, se definen las personas que están en la obligación de reportar esta información, así como los formatos a presentar, los cuales consolidan categorías de información: pagos, retenciones, valores deducibles en declaración de renta, ingresos, etc. Esta información es entregada a la DIAN en archivos de tipo XML mediante el portal electrónico establecido por esta institución. Existe un total de 55 formatos, de los cuales, en SIIGO UNICAMENTE se generan (18), del 1001 al 1012, 1016, 1017, 1018, 1027, 1054 y 1055, pues los demás formatos corresponden a información de consorcios, fondos de inversión, fondos de pensiones, grupos económicos, entre otros, o por transacciones muy específicas como contratos de asociación para exploración minera, etc.; esta información no se tiene guardada en SIIGO. ¿Cuáles son las Modificaciones Más Representativas para Generación de Información Exógena de 2012? Las Modificaciones más relevantes para la generación de Información exógena del 2012 son: 1. Esta vez se reduce de 500 millones a solo 100, el tope de ingresos brutos en el año anterior para que las personas jurídicas declarantes de renta o de ingresos y patrimonio, entreguen el paquete completo de los formatos del Art. 631. Además, los que solo fueron agentes de retención en el 2012, esta vez quedan obligados a hacer el reporte de pagos a terceros sin importar cuánto fue el monto de las retenciones practicadas durante 2012 (el año anterior solo lo hicieron si las retenciones del 2011 superaban 3.000.000). 2. En la Resolución 111 de octubre 31 de 2012, las entidades vigiladas por Superfinanciera, las Cooperativas de ahorro y crédito y hasta los Fondos de Empleados que realicen actividades financieras reportarán por el año gravable 2012, reportaran únicamente en forma virtual y usando los mismos formatos que se usaron en los reportes del 2011, Resolución 11423 de octubre 31 de 2011 3. En la Resolución 117 indican que las personas naturales y sucesiones ilíquidas (colombiana o extranjera, obligadas o no a llevar contabilidad) que quedan con la tarea de entregar el conjunto completo de hasta ocho formatos diferentes (entre ellos el formato 1001 sobre pagos a terceros durante el 2012 y sus retenciones y el formato 1007 sobre sus ingresos obtenidos durante el 2012) seguirán siendo las que en el año anterior (en este caso el 2011) obtuvieron ingresos brutos (combinando ingresos ordinarios y de ganancia ocasional) superiores a $500.000.000. 4. Esta vez todas las demás personas naturales y jurídicas que no cumplen esos topes de ingresos brutos año 2011 que antes comentamos, o que no sean ni siquiera declarantes de ingresos y patrimonio por el 2012, pero sí fueron agentes de retención de renta, o IVA o timbre durante el 2012, tendrán que entregar al menos los (formato 1001 de pagos y sus retenciones y el 1005 de IVA descontable) sin importar cuanto haya sido el total de las retenciones combinadas que hayan practicado durante el 2012. Pero si durante el año 2012 no practicaron ninguna retención (ni de renta, ni de IVA, ni de timbre), entonces se salvarían de hacer este reporte. 5. Deberán reportar los “ingresos recibidos para terceros las siguientes tres tipos personas naturales y jurídicas: • Las personas naturales y sucesiones ilíquidas que en el 2011 obtuvieron ingresos brutos propios superiores a $500.000.000, sin importar si por el 2012 serán declarantes de renta o no, y sin importar cuantos sean los ingresos propios más los que facturen por cuenta del tercero durante el 2012. • Las personas jurídicas, declarantes de renta o de ingresos y patrimonio por el 2012, que en el 2011 obtuvieron ingresos brutos propios superiores a $100.000.000, y sin importar cuantos sean los ingresos propios más los que facturen por cuenta del tercero durante el 2012. • Las personas naturales y sucesiones ilíquidas que en el 2012 sí serán declarantes de renta, que en el 2011 obtuvieron ingresos brutos propios inferiores a 500.000.000, y que por el 2012 acumulen ingresos facturados para el tercero más los propios por un valor superior a $500.000.000. En este punto es donde se nota el cambio de que en este grupo, en el reporte del año 2011, sí entraban también como reportantes las personas jurídicas que habían hecho intermediación (sin tener ingresos altos en el 2010 pero que sí acumularon en el 2011 ingresos propios y del tercero por valor superiores a los 500.000.000). Por tanto, de este reporte solo se salvarán esta vez las personas jurídicas que en el 2011 obtuvieron ingresos brutos propios inferiores a 100.000.000 y sin importar cuanto sea el valor que en el 2012 terminen facturando como ingresos para el tercero más ingresos propios. 6. Nuevo Formato 1037 – Elaboración de Facturación por Litógrafos y Tipógrafos: En este formato se deben reportar los terceros a los cuales se les realizo facturas de venta e incluyendo los datos de la resolución de facturación autorizada. ¿Cuáles son los Plazos para Presentar la Información Exógena? Para la entrega de la información solicitada en la presente Resolución 017 del 31 Octubre de 2012, deberá tenerse en cuenta el último dígito del NIT del informante cuando se trate de un Gran Contribuyente o los dos últimos dígitos del NIT del informante cuando se trate de una persona jurídica y asimilada o de una persona natural, y suministrarse a más tardar en las siguientes fechas: GRANDES CONTRIBUYENTES: ÚLTIMO DÍGITO FECHA 1 09 de Abril de 2013 2 10 de Abril de 2013 3 11 de Abril de 2013 4 12 de Abril de 2013 5 15 de Abril de 2013 6 16 de Abril de 2013 7 17 de Abril de 2013 8 18 de Abril de 2013 9 19 de Abril de 2013 0 22 de Abril de 2013 PERSONAS JURÍDICAS Y ASIMILADAS Y PERSONAS NATURALES: ÚLTIMO DÍGITO FECHA 96 a 00 24 de Abril de 2013 91 a 95 25 de Abril de 2013 86 a 90 26 de Abril de 2013 81 a 85 29 de Abril de 2013 76 a 80 30 de Abril de 2013 71 a 75 2 de Mayo de 2013 66 a 70 3 de Mayo de 2013 61 a 65 6 de Mayo de 2013 56 a 60 7 de Mayo de 2013 51 a 55 8 de Mayo de 2013 46 a 50 9 de Mayo de 2013 41 a 45 10 de Mayo de 2013 36 a 40 14 de Mayo de 2013 31 a 35 15 de Mayo de 2013 26 a 30 16 de Mayo de 2013 21 a 25 17 de Mayo de 2013 16 a 20 20 de Mayo de 2013 11 a 15 21 de Mayo de 2013 06 a 10 22 de Mayo de 2013 01 a 05 23 de Mayo de 2013 ¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta en SIIGO, Para la Generación de Medios Magnéticos? Los aspectos que se deben tener en cuenta para la correcta generación de información exógena para el 2012 son: 1. ACTUALIZACION A LA ULTIMA VERSION: a. Para generar información de medios magnéticos se recomienda estar en la última versión (07.01.00) de SIIGO y contar con los archivos de las últimas modificaciones b. Para los usuarios que ya tengan instalada la Versión (08.01.00), este asistente también estará disponible. c. En el directorio de programas es decir en SIGO Windows se debe encontrar el sub directorio SIIGODianXML y dentro de ella el archivo SIGO Dian XML. 2. CATALAGO DE CUENTAS: Las cuentas contables deben estar detalladas a nivel de terceros Importante: Es importante tener en cuenta que la cuenta contable debió estar marcada así todo el año para que la información sea presentada por tercero; en caso de no estar marcada de esta forma y detallarla en este momento será necesario repasar todo el movimiento de la cuenta para en cada registro asignar el tercero correspondiente. 3. REGISTRO DE CIUDADES: Para la presentación de medios magnéticos los datos a tener en cuenta son: • Código País: En este momento para Colombia corresponde el 169 • Código Ciudad y Código Departamento: En este momento en el programa no existe un campo para cada uno de ellos, pero en el campo CODIGO DEL DANE se reúne este tipo de información. Este campo cuenta con cinco (5) caracteres; los dos primeros caracteres son el código del departamento y los tres siguientes caracteres son el código del municipio. 4. CATALOGO DE TERCEROS: a. Tener claro los datos que corresponden a Perona Natural (Nombres y Apellidos) b. Tener Claro los datos que corresponden a Persona Juridica (Razon Social) Importante: En estos campos no se deben asignar caracteres especiales (puntos, comas, símbolos, etc.) los cuales presentan inconvenientes al momento de generar los archivos planos debido a que son comandos para separar o dividir las columnas. c. Cuando corresponda a un Nit del extranjero • Número de Identificación del Extranjero: En caso de ser un tercero del exterior y su país de origen no asigne un código, clave o número de identificación fiscal, se debe asignar el Número de Identificación del Extranjero el cual consta de nueve (9) caracteres numéricos; los primeros seis dígitos corresponden a un genérico y será seis veces el número cuatro (444444) y los siguientes tres dígitos serán un consecutivo que inicia en 444444001 en forma ascendente variando en una unidad hasta el 444449000 Importante: Si en este campo se digita algún carácter, numero, símbolo, punto, coma, etc.; el sistema asume esto como Nit del extranjero en caso de ser necesario borrar esta información se debe utilizar el icono o la tecla de Función F9 • Código Identificación Fiscal: Corresponde al Número, Código o Clave de identificación fiscal tributaria asignado por el país de origen y este número será el Nit digitado en el encabezado de la creación del tercero. d. Diligenciar los campos de Dirección – Ciudad y País e. Asignar la clasificación del Tercero, o información del tipo de contribuyente tributario para el correspondiente cálculo de impuestos. ¿Cuál es la Ruta en SIIGO para Ingresar al Asistente de Medios Magnéticos? La ruta para ingresar a paramétrizar y generar la información para medios magnéticos es por el menú tipo Explorador: Ruta: Contabilidad – Informes Oficiales – Informe de Medios Magnéticos. Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana Importante: Número de Identificación del Extranjero y Código Identificación Fiscal: son excluyentes, se puede reportar medios magnéticos con cualquiera de los dos números de identificación. Posteriormente al ingresar a cualquiera de las dos opciones mencionadas en el punto anterior (Personas Naturales y Jurídicas y Contratos de Mandato o Administración Delegada), de acuerdo al tipo de información que se debe reportar según las condiciones de la compañía y la normatividad, se encontrara los pasos necesarios para el correcto funcionamiento del proceso y la generación de la información. Dependiendo del tipo de empresa ingresar a la opción requerida; (EN LAS DOS OPCIONES LOS PARAMETROS Y PROCESOS SERAN LOS MISMOS; SOLO QUE LOS FORMATOS SON DIFERENTES), luego se habilita la siguiente ventana: ¿Cuáles son los Parámetros a Crear Para Generar Medios Magnéticos? 1. CREACIÓN DE CONCEPTOS Y ASOCIACIÓN DE CUENTAS El primer paso corresponde a conceptos y cuentas según la información contable, al digitar el número 1 en el campo de opción se encontrara las siguientes condiciones: CONCEPTOS: El sistema tendrá un comportamiento distinto según los siguientes escenarios: a) Ya hay conceptos creados en el año actual: Para este caso el sistema respetara la definición de conceptos para medios magnéticos ya definidos por el usuario. b) No hay conceptos creados en el año actual y no existen conceptos creados en el año anterior: Para este caso el sistema presentara “conceptos predefinidos”, los cuales están basados en la norma vigente de medios magnéticos y se muestran en su totalidad sugiriendo la definición según el tipo de monto y la información que se debe presentar. A continuación se mencionan los Formatos de Medios Magnéticos 2012 disponibles y predefinidos por SIIGO: MEDIOS MAGNETICOS NACIONALES 2012 DEFINICION DE CONCEPTOS PERSONAS NATURALES O JURIDICAS CONCEPTO TIPO MONTO DESCRIPCION FORMATO 5001 2 - Salarios SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES 1001 5055 1 - Costos/Deducciones VIATICOS 1001 5056 1 - Costos/Deducciones GASTOS DE REPRESENTACION 1001 5022 1 - Costos/Deducciones PENSIONES 1001 5002 1 - Costos/Deducciones HONORARIOS 1001 5003 1 - Costos/Deducciones COMISIONES 1001 5004 1 - Costos/Deducciones SERVICIOS 1001 5005 1 - Costos/Deducciones ARRENDAMIENTOS 1001 5006 1 - Costos/Deducciones INTERESES Y RENDIMIENTOS FINANCIEROS 1001 5007 1 - Costos/Deducciones COMPRA DE ACTIVOS MOVIBLES 1001 5008 1 - Costos/Deducciones COMPRA DE ACTIVOS FIJOS 1001 5010 1 - Costos/Deducciones APORTES AL SENA, ICBF Y CCF 1001 5011 1 - Costos/Deducciones APORTES EPS Y ARP 1001 5012 1 - Costos/Deducciones APORTES A PENSION 1001 5013 1 - Costos/Deducciones DONACIONES EN DINERO 1001 5014 1 - Costos/Deducciones DONACIONES EN ACTIVOS 1001 5015 1 - Costos/Deducciones IMPUESTOS 1001 5058 1 - Costos/Deducciones APORTES, TASAS Y CONTRIBUCIONES 1001 5060 1 - Costos/Deducciones REDENCION DE INVERSIONES 1001 5016 1 - Costos/Deducciones DEMAS COSTOS Y DEDUCCIONES 1001 5020 1 - Costos/Deducciones COMPRA DE ACTIVOS SOLICITADOS COMO DEDUCCION 1001 5027 1 - Costos/Deducciones SERVICIOS - CUENTAS DEL EXTERIOR 1001 5023 1 - Costos/Deducciones ASISTENCIA TECNICA - CUENTAS DEL EXTERIOR 1001 5024 1 - Costos/Deducciones MARCAS - CUENTAS DEL EXTERIOR 1001 5025 1 - Costos/Deducciones PATENTES - CUENTAS DEL EXTERIOR 1001 5026 1 - Costos/Deducciones REGALIAS - CUENTAS DEL EXTERIOR 1001 5028 1 - Costos/Deducciones DEVOLUCIONES DE PAGOS Y RETENCIONES AÑOS ANTERIORES 1001 5029 1 - Costos/Deducciones CARGOS DIFERIDOS POR COMPRAS 1001 5030 1 - Costos/Deducciones CARGOS DIFERIDOS POR HONORARIOS 1001 5031 1 - Costos/Deducciones CARGOS DIFERIDOS POR COMISIONES 1001 5032 1 - Costos/Deducciones CARGOS DIFERIDOS POR SERVICIOS 1001 5033 1 - Costos/Deducciones CARGOS DIFERIDOS POR ARRENDAMIENTOS 1001 5034 1 - Costos/Deducciones CARGOS DIFERIDOS POR INTERESES Y REND. FINANCIEROS 1001 5035 1 - Costos/Deducciones CARGOS DIFERIDOS POR OTROS CONCEPTOS 1001 5019 1 - Costos/Deducciones AMORTIZACIONES 1001 5057 1 - Costos/Deducciones AMORTIZACIONES POR EL IMPUESTO AL PATRIMONIO 1001 5036 1 - Costos/Deducciones INVERS. CTRL DE MEDIO AMBIENTE POR COMPRAS 1001 5037 1 - Costos/Deducciones INVERS. CTRL DE MEDIO AMBIENTE POR HONORARIOS 1001 5038 1 - Costos/Deducciones INVERS. CTRL DE MEDIO AMBIENTE POR COMISIONES 1001 5039 1 - Costos/Deducciones INVERS. CTRL DE MEDIO AMBIENTE POR SERVICIOS 1001 5040 1 - Costos/Deducciones INVERS. CTRL DE MEDIO AMBIENTE POR ARRENDAMIENTOS 1001 5041 1 - Costos/Deducciones INVERS. CTRL DE MEDIO AMBIENTE POR INT Y REND. FINANCIEROS 1001 5042 1 - Costos/Deducciones INVERS. CTRL DE MEDIO AMBIENTE POR OTROS CONCEPTOS 1001 5043 1 - Costos/Deducciones PARTICIPACIONES O DIVIDENDOS EXIGIBLES 1001 5044 1 - Costos/Deducciones LOTERIAS, RIFAS, APUESTAS Y SIMILARES 1001 5045 6 - Sin Tope General RETENCION TARJETAS DEBITO Y CREDITO 1001 5046 1 - Costos/Deducciones ENAJENACION ACTIVOS DE PERSONAS NATURALES 1001 5059 1 - Costos/Deducciones FONDO DE PROTECCION DE APORTES CREADO CON REMANENTE 1001 5049 6 - Sin Tope General AUTORRETENCIONES POR VENTAS 1001 5050 6 - Sin Tope General AUTORRETENCIONES POR SERVICIOS 1001 5051 6 - Sin Tope General AUTORRETENCIONES POR RENDIMIENTOS FINANCIEROS 1001 5052 6 - Sin Tope General OTRAS AUTORRETENCIONES 1001 5053 6 - Sin Tope General RETENCIONES A TITULO DE TIMBRE 1001 5054 6 - Sin Tope General DEV DE RETENCIONES A TITULO DE TIMBRE 1001 1301 6 - Sin Tope General RETENCION POR SALARIOS, PRESTACIONES Y DEMA PAGOS 1003 1302 6 - Sin Tope General RETENCION POR VENTAS 1003 1303 6 - Sin Tope General RETENCION POR SERVICIOS 1003 1304 6 - Sin Tope General RETENCION POR HONORARIOS 1003 1305 6 - Sin Tope General RETENCION POR COMISIONES 1003 1306 6 - Sin Tope General RETENCION POR INTERESES Y RENDIMIENTOS FINANCIEROS 1003 1307 6 - Sin Tope General RETENCION POR ARRENDAMIENTOS 1003 1308 6 - Sin Tope General RETENCION POR OTROS CONCEPTOS 1003 1309 6 - Sin Tope General RETENCION EN IMPTO SOBRE LAS VENTAS 1003 1310 6 - Sin Tope General RETENCION POR DIVIDENDOS Y PARTICIPACIONES 1003 1311 6 - Sin Tope General RETENCION POR ENAJENACION ACT. DE P. NATURALES 1003 1312 6 - Sin Tope General RETENCION POR INGRESOS DE TARJ DB Y CR 1003 1313 6 - Sin Tope General RETENCION POR LOTERIAS, RIFAS, APUESTAS Y SIMILARES 1003 1314 6 - Sin Tope General RETENCION POR IMPUESTO DE TIMBRE 1003 4001 3 - Ingresos INGRESOS BRUTOS OPERACIONALES 1007 4002 3 - Ingresos INGRESOS NO OPERACIONALES 1007 4003 3 - Ingresos INGRESOS POR INTERESES Y RENDIMIENTOS FINANCIEROS 1007 4004 3 - Ingresos INGRESOS POR INTERESES DE CREDITOS HIPOTECARIOS 1007 5555 6 - Sin Tope General VALOR DEL IMPUESTO A LAS VENTAS DESCONTABLE 1005 6666 6 - Sin Tope General VR DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS GENERADO 1006 9998 7- Base de Impuestos Generados CALCULOS BASE IMPTO GENERADO F 1006 9998 2201 4 - Pasivos PROVEEDORES 1009 2202 4 - Pasivos COMPAÑIAS VINCULADAS, ACCIONISTAS O SOCIOS 1009 2203 4 - Pasivos OBLIGACIONES FINANCIERAS 1009 2204 4 - Pasivos IMPUESTOS GRAVAMENES Y TASAS 1009 2205 4 - Pasivos PASIVOS LABORALES 1009 2207 4 - Pasivos DETERMINADO POR EL CALCULO ACTUARIAL 1009 2209 4 - Pasivos COMPAÑIAS DE SEGUROS 1009 2208 4 - Pasivos DOCUMENTOS DE FECHA CIERTA 1009 2206 4 - Pasivos DEMAS PASIVOS 1009 1315 5 - Cuentas por Cobrar CLIENTES 1008 1316 5 - Cuentas por Cobrar ACCIONISTAS, SOCIOS, COMUNEROS, COOPERADOS 1008 1317 5 - Cuentas por Cobrar OTRAS CUENTAS POR COBRAR 1008 1318 5 - Cuentas por Cobrar SALDO FISCAL DE PROVISION DE CARTERA 1008 1110 6 - Sin Tope General SALDO CUENTAS CORRIENTE Y/O AHORRO 1012 1115 6 - Sin Tope General SALDO CUENTAS CORRIENTE Y/O AHORRO DEL EXTERIOR 1012 1200 6 - Sin Tope General VR PATRIMONIAL DE LOS BONOS 1012 1201 6 - Sin Tope General VR PATRIMONIAL DE LOS CERTIFICADOS DE DEPOSITO 1012 1202 6 - Sin Tope General VR PATRIMONIAL DE LOS TITULOS 1012 1203 6 - Sin Tope General VR PATRIMONIAL DE LOS DERECHOS FIDUCIARIOS 1012 1204 6 - Sin Tope General VR PATRIMONIAL DE LAS DEMAS INVERSIONES 1012 1205 6 - Sin Tope General VR PATRIMONIAL DE LAS ACCIONES O APORTES POSEIDOS 1012 8001 6 - Sin Tope General DIVIDENDOS Y PARTICIPACIONES 1011 8002 6 - Sin Tope General RENDIMIENTOS FINANCIEROS 1011 8004 6 - Sin Tope General PRIMA POR COLOCACION DE ACCIONES O PARTES DE INTERES 1011 8005 6 - Sin Tope General UTILIDAD EN LA ENAJENACION DE ACCIONES 1011 8006 6 - Sin Tope General UTILIDAD EN LA ENAJENACION DE DERIVADOS 1011 8007 6 - Sin Tope General REVALORIZACION DEL PATRIMONIO 1011 8008 6 - Sin Tope General INDEMNI. EN VIRTUD DE SEGUROS DE DAÑO 1011 8009 6 - Sin Tope General INDEMNI. POR DESTRUCCION O RENOVACION DE CULTIVOS 1011 8010 6 - Sin Tope General APORT. ENTIDADES ESTATALES PARA TRANSPORTE 1011 8011 6 - Sin Tope General ING PERCIBIDOS POR ORG REGIONALES DE TV 1011 8012 6 - Sin Tope General DISTRIB. DE UTILIDADES O RESEV. EN ACCIONES 1011 8013 6 - Sin Tope General LIBERA. DE LA RESERVA COSTI. POR DEDUCCION DE CUOTAS 1011 8014 6 - Sin Tope General INCENTIVO A LA CAPITALIZACION RURAL 1011 8015 6 - Sin Tope General UTILIDAD EN VTA DE CASA O APTO DE HABITACION 1011 8016 6 - Sin Tope General RETRIBUCION COMO RECOMPENSA 1011 8017 6 - Sin Tope General UTILIDAD EN LA ENAGENACION VOLUNTARIA DE BN 1011 8018 6 - Sin Tope General UTILIDAD EN LAS PRIMAS DE DE LOCALIZACION Y VIVIENDA 1011 8019 6 - Sin Tope General APORTES OBLIGATORIOS A LOS FONDOS DE PENSIONES 1011 8020 6 - Sin Tope General APORTES VOLUNTARIOS A LOS FONDOS DE PENSIONES 1011 8021 6 - Sin Tope General AHORROS PARA EL FOMENTO DE LA CONSTRUCCION 1011 8022 6 - Sin Tope General APORTES A FONDOS DE CESANTIAS 1011 8023 6 - Sin Tope General SUBSIDIOS - AGRO INGRESO SEGURO 1011 8024 6 - Sin Tope General DIVIDENDOS Y PARTIC. PERCIBIDOS EMPRESAS EDITORIALES 1011 8025 6 - Sin Tope General DISTRIB. UTILIDADES POR LIQUID DE SOCIEDADES LTDAS 1011 8026 6 - Sin Tope General DONACIONES PARA PARTIDOS Y CAMPAÑAS POLITICAS 1011 8027 6 - Sin Tope General ENAJENACION DE BIENES INMUEBLES 1011 8028 6 - Sin Tope General UTILIDAD EN PROCESOS DE CAPITALIZACION 1011 8029 6 - Sin Tope General DESARR. PROYECTOS DE CARÁCTER CIENTIFICO 1011 8102 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS LEY PAEZ 1011 8103 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS EJE CAFETERO 1011 8104 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS POR VTA DE ENERGIA ELECTRICA 1011 8105 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS POR SERVICIOS DE ECOTURISMO 1011 8106 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS POR APROV. DE PLANTACIOENS FOREST. 1011 8109 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS POR SERV TRANSP. FLUVIAL 1011 8110 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS POR CONTR. DE ARRENDAMIENTO LEASIGN 1011 8111 6 - Sin Tope General ENAJENACION DE PREDIOS A FINES DE UTILIDAD PUBLICA 1011 8115 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS EMPRESAS EDITORIALES 1011 8116 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS PROCESOS TITULARIZACION DE CARTERA 1011 8117 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS INCEN. EN LA FINAN. DE VIVIENDA INT SOC 1011 8118 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS POR ASFALTOS 1011 8120 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS CONVENIO EVITAR DOBLE TRIBUTACION 1011 8121 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS DERECHOS DE AUTOR 1011 8123 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS DIV O PARTICIPACIONES DE SOCIOS 1011 8124 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS INCEN. EN LA FINAN. DE VIVIENDA ARRIENDO 1011 8125 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS INTER COMISIONES PAGOS DEUDA EXTERNA 1011 8126 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS DONACIONES POR F. M. P. M 1011 8127 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS REFORESTACION Y ARBOLES MADERABLES 1011 8128 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS INSFRAESTRUCTURA EN ZONAS ESPECIALES 1011 8129 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS RENTA LIQUIDA POR APROV DE CULTIVOS 1011 8130 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS POR EMPRESAS ASOCIATIVAS DE TRABAJO 1011 8131 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS POR NUEVOS PRODUCTOS MEDICINALES 1011 8132 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS POR NUEVO SOFTWARE ELABO. EN COLOMBIA 1011 8133 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS POR SERVICIOS EN HOTELES NUEVOS 1011 8134 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS POR SERVICIOS EN HOTELES REMOD Y AMPLIADOS 1011 8135 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS POR JUEGOS DE SUERTE Y AZAR 1011 8136 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS POR LICORES Y ALCOHOLES 1011 8137 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS POR PAGOS LABORALES 1011 8138 6 - Sin Tope General RENTAS EXENTAS POR VTA CERTIFICADOS DE BIOXIDO DE CARBONO 1011 8200 6 - Sin Tope General DEDUCCION POR INVERSIONES EN ACTIVOS FIJOS 1011 8202 6 - Sin Tope General DEDUCCION POR CONTROL Y MEJORAM DEL MEDIO AMB 1011 8203 6 - Sin Tope General DEDUCCION POR NUEVAS PLANTACIONES 1011 8229 6 - Sin Tope General DEDUCCION POR INVESTIGACIONES CIENTIFICAS 1011 8230 6 - Sin Tope General DEDUCCION POR INVERSION EN LIBERIAS 1011 8231 6 - Sin Tope General DEDUCCION POR INVERSION EN CENTRO DE RECLUSION 1011 8232 6 - Sin Tope General DEDUCCION POR INVERSION EN PROY AGROINDUSTRIALES 1011 8264 6 - Sin Tope General DEDUCCION POR INVERSION TRANSPORTE AEREO 1011 8204 6 - Sin Tope General DEDUCCION POR DONACION PARA PROYECTOS CIENTI. 1011 8217 6 - Sin Tope General DEDUCCION POR DONACION EN PROD. CINEMATOGRAFICA 1011 8219 6 - Sin Tope General DEDUCCION POR DONACION EN PROD. CINEMATOGRAFICA 1011 8220 6 - Sin Tope General DEDUCCION POR DONACION A SOC. SIN ANIMO DE LUCRO 1011 8221 6 - Sin Tope General DEDUCCION POR DONACION A FONDOS MIXTOS 1011 8222 6 - Sin Tope General DEDUCCION POR DONACION A LA CORP. GRAL GUSTAVO MATAMOROS 1011 8223 6 - Sin Tope General DEDUCCION POR DONACION A ORGANISMOS DE DEPORTE 1011 8224 6 - Sin Tope General DEDUCCION POR DONACION A ORG. DE DEPORTE SIN ANIMO DE L 1011 8225 6 - Sin Tope General DEDUCCION POR DONACION A RED NAL DE BIBLIOTECAS PUBLICAS 1011 8226 6 - Sin Tope General DEDUCCION POR DONACION A FONSAT 1011 8227 6 - Sin Tope General REGALIAS EN EL PAIS 1011 8205 6 - Sin Tope General PROVISION PARA DEUDAS DE DIFICIL COBRO 1011 8206 6 - Sin Tope General DEDUCCION POR DEPRECIACION, AMORTIZACION Y AGOTAMIENTO 1011 8212 6 - Sin Tope General AGOTAMIENTO EN EXPLOTACION DE HIDROCARBUROS 1011 8257 6 - Sin Tope General DEDUCC. POR FACTOR ESPEC. DE AGOTAM. EN HICROCARBUROS 1011 8258 6 - Sin Tope General AMORTIZACION DE INVERSIONES EN EXPLOTACION DE GASES 1011 8214 6 - Sin Tope General AMORTIZACION EN EL SECTOR AGROPECUARIO 1011 8208 6 - Sin Tope General PAGOS EFECTUADOS A LA CASA MATRIZ 1011 8210 6 - Sin Tope General COSTO EN ENAJENACION DE ACTIVOS FIJOS 1011 8218 6 - Sin Tope General PROTECCION, MTO DE MUEBLES E INMUEBLRES DE INTERES CULTURAL 1011 8228 6 - Sin Tope General COSTO POR REPARACIONES SOBRE INMUEBLES 1011 8211 6 - Sin Tope General GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS 1011 8215 6 - Sin Tope General INTERESES DE PRESTAMOS DE VIVIENDA 1011 8233 6 - Sin Tope General IMPUESTOS PAGADOS 1011 8259 6 - Sin Tope General TASAS Y CONTRIBUCIONES FISCALES 1011 8260 6 - Sin Tope General IMPTOS, REGALIAS Y CONTRIB POR ORGAN. DESCENTRALIZADOS 1011 8234 6 - Sin Tope General INTERESES 1011 8235 6 - Sin Tope General CONTRIBUCIONES A CARTERAS COLECTIVAS 1011 8236 6 - Sin Tope General CONTRATOS DE LEASING 1011 8237 6 - Sin Tope General PUBLICIDAD Y PROPAGANDA 1011 8238 6 - Sin Tope General PROVISION INDIVIDUAL DE CARTERA DE CREDITOS 1011 8239 6 - Sin Tope General DEUDAS MANIFIESTAMENTE PERDIDAS O SIN VALOR 1011 8240 6 - Sin Tope General PERDIDA DE ACTIVOS 1011 8241 6 - Sin Tope General APORTES AL ICBF 1011 8242 6 - Sin Tope General APORTES A CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR 1011 8243 6 - Sin Tope General APORTES AL SENA 1011 8244 6 - Sin Tope General APORTES A FONDOS DE PENSIONES DE JUVIL. E INVALIDEZ 1011 8261 6 - Sin Tope General PROVISION PARA EL PAGO DE FUTURAS PENSIONES 1011 8262 6 - Sin Tope General SUMAS PAGADAS DE RENTA VITALICIA 1011 8245 6 - Sin Tope General CESANTIAS EFECTIVAMENTE PAGADAS Y / O RECONOCIDAS 1011 8246 6 - Sin Tope General APORTES A CESANTIAS POR LOS TRABAJADORES INDEPENDIENTES 1011 8247 6 - Sin Tope General CONTRIBUCIONES PARAFISCALES AGROPECUARIAS 1011 8207 6 - Sin Tope General SALARIOS Y DEMAS PAGOS LABORALES 1011 8263 6 - Sin Tope General SALARIOS Y PREST. A TRABAJ. CON DISCAPACIDAD NO INFERIOR 25% 1011 8248 6 - Sin Tope General SALARIOS Y PREST. A VIUDAS Y MIEMBROS DE FUERZAS ARMADAS 1011 8249 6 - Sin Tope General APOYO DE SOSTENIMIENTO A APRENDICES 1011 8250 6 - Sin Tope General SALARIOS PAGADOS DURANTE CAUTIVERIO VICTIMAS SECUESTRO 1011 8255 6 - Sin Tope General ALIMENTACION DEL TRABAJADOR Y SU FAMILIA 1011 8256 6 - Sin Tope General PAGO A TRABAJADORES DE EDUCACION SUPERIOR 1011 MEDIOS MAGNETICOS NACIONALES 2012 DEFINICION DE CONCEPTOS EMPRESAS CON CONTRATOS DE MANDATO CONCEPTO TIPO MONTO DESCRIPCION FORMATO 5001 2 - Salarios SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES 1016 5055 1 - Costos/Deducciones VIATICOS 1016 5056 1 - Costos/Deducciones GASTOS DE REPRESENTACION 1016 5022 1 - Costos/Deducciones PENSIONES 1016 5002 1 - Costos/Deducciones HONORARIOS 1016 5003 1 - Costos/Deducciones COMISIONES 1016 5004 1 - Costos/Deducciones SERVICIOS 1016 5005 1 - Costos/Deducciones ARRENDAMIENTOS 1016 5006 1 - Costos/Deducciones INTERESES Y RENDIMIENTOS FINANCIEROS 1016 5007 1 - Costos/Deducciones COMPRA DE ACTIVOS MOVIBLES 1016 5008 1 - Costos/Deducciones COMPRA DE ACTIVOS FIJOS 1016 5010 1 - Costos/Deducciones APORTES AL SENA, ICBF Y CCF 1016 5011 1 - Costos/Deducciones APORTES EPS Y ARP 1016 5012 1 - Costos/Deducciones APORTES A PENSION 1016 5013 1 - Costos/Deducciones DONACIONES EN DINERO 1016 5014 1 - Costos/Deducciones DONACIONES EN ACTIVOS 1016 5015 1 - Costos/Deducciones IMPUESTOS 1016 5058 1 - Costos/Deducciones APORTES, TASAS Y CONTRIBUCIONES 1016 5060 1 - Costos/Deducciones REDENCION DE INVERSIONES 1016 5016 1 - Costos/Deducciones DEMAS COSTOS Y DEDUCCIONES 1016 5020 1 - Costos/Deducciones COMPRA DE ACTIVOS SOLICITADOS COMO DEDUCCION 1016 5027 1 - Costos/Deducciones SERVICIOS - CUENTAS DEL EXTERIOR 1016 5023 1 - Costos/Deducciones ASISTENCIA TECNICA - CUENTAS DEL EXTERIOR 1016 5024 1 - Costos/Deducciones MARCAS - CUENTAS DEL EXTERIOR 1016 5025 1 - Costos/Deducciones PATENTES - CUENTAS DEL EXTERIOR 1016 5026 1 - Costos/Deducciones REGALIAS - CUENTAS DEL EXTERIOR 1016 5028 1 - Costos/Deducciones DEVOLUCIONES DE PAGOS Y RETENCIONES AÑOS ANTERIORES 1016 5029 1 - Costos/Deducciones CARGOS DIFERIDOS POR COMPRAS 1016 5030 1 - Costos/Deducciones CARGOS DIFERIDOS POR HONORARIOS 1016 5031 1 - Costos/Deducciones CARGOS DIFERIDOS POR COMISIONES 1016 5032 1 - Costos/Deducciones CARGOS DIFERIDOS POR SERVICIOS 1016 5033 1 - Costos/Deducciones CARGOS DIFERIDOS POR ARRENDAMIENTOS 1016 5034 1 - Costos/Deducciones CARGOS DIFERIDOS POR INTERESES Y REND. FINANCIEROS 1016 5035 1 - Costos/Deducciones CARGOS DIFERIDOS POR OTROS CONCEPTOS 1016 5019 1 - Costos/Deducciones AMORTIZACIONES 1016 5057 1 - Costos/Deducciones AMORTIZACIONES POR EL IMPUESTO AL PATRIMONIO 1016 5036 1 - Costos/Deducciones INVERS. CTRL DE MEDIO AMBIENTE POR COMPRAS 1016 5037 1 - Costos/Deducciones INVERS. CTRL DE MEDIO AMBIENTE POR HONORARIOS 1016 5038 1 - Costos/Deducciones INVERS. CTRL DE MEDIO AMBIENTE POR COMISIONES 1016 5039 1 - Costos/Deducciones INVERS. CTRL DE MEDIO AMBIENTE POR SERVICIOS 1016 5040 1 - Costos/Deducciones INVERS. CTRL DE MEDIO AMBIENTE POR ARRENDAMIENTOS 1016 5041 1 - Costos/Deducciones INVERS. CTRL DE MEDIO AMBIENTE POR INT Y REND. FINANCIEROS 1016 5042 1 - Costos/Deducciones INVERS. CTRL DE MEDIO AMBIENTE POR OTROS CONCEPTOS 1016 5043 1 - Costos/Deducciones PARTICIPACIONES O DIVIDENDOS EXIGIBLES 1016 5044 1 - Costos/Deducciones LOTERIAS, RIFAS, APUESTAS Y SIMILARES 1016 5045 6 - Sin Tope General RETENCION TARJETAS DEBITO Y CREDITO 1016 5046 1 - Costos/Deducciones ENAJENACION ACTIVOS DE PERSONAS NATURALES 1016 5059 1 - Costos/Deducciones FONDO DE PROTECCION DE APORTES CREADO CON REMANENTE 1016 5049 6 - Sin Tope General AUTORRETENCIONES POR VENTAS 1016 5050 6 - Sin Tope General AUTORRETENCIONES POR SERVICIOS 1016 5051 6 - Sin Tope General AUTORRETENCIONES POR RENDIMIENTOS FINANCIEROS 1016 5052 6 - Sin Tope General OTRAS AUTORRETENCIONES 1016 5053 6 - Sin Tope General RETENCIONES A TITULO DE TIMBRE 1016 5054 6 - Sin Tope General DEV DE RETENCIONES A TITULO DE TIMBRE 1016 4040 3 - Ingresos ING A TRAVEZ DE CONTRATOS DE MANDATO O ADMON DELEGADA 1017 5555 6 - Sin Tope General VALOR DEL IMPUESTO A LAS VENTAS DESCONTABLE 1054 6666 6 - Sin Tope General VR DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS GENERADO 1055 9998 7- Base de Impuestos Generados CALCULOS BASE IMPTO GENERADO F 1006 1055 2240 4 – Pasivos PASIVOS EN CONTRATOS DE MANDATO O ADMON DELEGADA 1027 1340 5 - Cuentas por Cobrar CUENTAS POR COBRAR EN CONTRAT. DE MANDATO O ADMON D. 1018 NOTA: Cuando no existen conceptos creados en el año actual pero si existen conceptos creados en el año anterior: El programa validara que ya existen parámetros de conceptos en el año anterior y se presentara el siguiente mensaje: Opción SI: El sistema traerá los conceptos y asociación de las cuentas respectivas tal como se encontraban en el año anterior Opción NO: El sistema traerá los conceptos predefinidos por el sistema quedando listo para asociar únicamente las cuentas contables a los conceptos que corresponda. Para todos los casos de conceptos recordemos que la definición corresponde a la que se ha venido trabajando: Concepto: Es un campo numérico de cuatro (4) caracteres que corresponde al concepto con el cual debe reportarse la información, según las especificaciones dadas en la Resolución 11 a 17 de Octubre 31 de 2012 Tipo Monto: Lista desde donde debe definirse el tipo de monto a tener en cuenta, según la cuantía que se debe reportar. Para el caso del código 5001, por ejemplo, es un concepto que se definiría como “Salarios” y la cuantía que tendría en cuenta en el proceso sería de $10.000.000. Los tipos de monto que permite seleccionar son: 1 = Costos / Deducciones: Aplica para los conceptos que se deben reportar como pagos o abonos en cuenta (formato 1001 y formato 1016), diferentes a Salarios. 2 = Salarios: Aplica para los conceptos que se deben reportar como salarios y demás pagos laborales (formato 1001 y 1016). 3 = Ingresos: Aplica para los conceptos que se deben reportar en el formato 1007 - 1017 – Ingresos Recibidos. 4 = Pasivos: Aplica para los conceptos que se deben reportar en el formato 1009- 1018 – Saldo Cuentas por Pagar. 5 = Cuentas por Cobrar: Aplica para los conceptos que se deben reportar en el formato 1008- 1027 – Saldo Cuentas por Cobrar. 6 = Sin tope General: Aplica para los conceptos que se deben reportar SIN IMPORTAR LA CUANTIA, es decir, todos los valores mayores a 0 se deben informar (formatos 1003, 1004, 1005, 1006, 1010, 1011, 1012, 1054). 7 = Base de impuestos generados: Aplica para los conceptos de IVA generado que se deben reportar validando el tope de ingresos (formatos 1006 y 1055) Descripción: Campo donde se digita el nombre con el cual se va a identificar al concepto. La descripción digitada en este campo, NO interviene dentro de los planos ni los XML. Formato: Lista desde donde debe definirse el formato en el cual se va a reportar la información del concepto que se está creando. Los formatos que permite seleccionar son: • Desde la ejecución para Personas obligadas naturales y jurídicas: Importante: El nombre digitado en este campo, NO interviene dentro de la generación de los archivos planos ni los archivos XML. o 1001 – Pagos o Abonos en Cuenta o 1003 – Retenciones que le practicaron o 1005 – Impuesto Descontable o 1006 – Impuesto Generado o 1007 – Ingresos Recibidos o 1008 – Cuentas por Cobrar o 1009 – Cuentas por Pagar o 1010 – Socios y Accionistas o 1011 – Declaraciones Tributarias o 1012 – Declaraciones Tributarias • Desde la ejecución para Contratos de Administración delegada: o 1016 – Pagos o Abonos en Cuenta o 1027– Cuentas por Cobrar o 1018 – Cuentas por Pagar o 1017 – Ingresos Recibidos o 1054 – Impuesto Descontable o 1055 – Impuesto Generado La información capturada desde esta pantalla, se guarda en un archivo de datos llamado Z279CPNN, en donde NN es el número del año en el que se está parametrizando la información. Este archivo se guarda en el directorio de datos de la empresa. Importante: Un concepto puede asociarse UNICAMENTE a un formato, mientras que un formato puede tener VARIOS conceptos asociados. TODOS LOS CAMPOS DE ESTA VENTANA SON OBLIGATORIOS. Importante: • El FORMATO 1016 reporta la misma información que se genera en el FORMATO 1001 • El FORMATO 1017 reporta la misma información que se genera en el FORMATO 1007 • El FORMATO 1018 reporta la misma información que se genera en el FORMATO 1008 • El FORMATO 1027 reporta la misma información que se genera en el FORMATO 1009 • El FORMATO 1054 reporta la misma información que se genera en el FORMATO 1005 • El FORMATO 1055 reporta la misma información que se genera en el FORMATO 1006 Para el Formato 1006- Impuesto Generado se debe crear un concepto DIAN 9998, asociarlo al Tipo de Monto 7 = Base Impuesto Generado y asociarlo al formato 9998 – Base Impuesto Generado (ESTE CONCEPTO Y ESTE FORMATO SON SOLO EN SIIGO); para permitir al programa generar en forma correcta la base del impuesto Al concepto DIAN 9998, se deben amarrar las cuentas contables que generaron el IVA que se va a reportar. Importante: Para el formato 1006 el sistema debe reportar por cada tercero el IVA causado de los ingresos brutos teniendo en cuenta el tope o cuantía ($1.000.000); los ingresos menores se deben reportar con el NIT 222222222 y razón social CUANTIAS MENORES. Para ello solo en SIIGO se creó el concepto 9998 amarrado al formato 9998 – Base impuesto generado. Este concepto valido el tope Existen formatos que en la Resolución 111 al 117 de Octubre 31 de 2012 no tienen conceptos asociados, pero en SIIGO para la correcta generación de la información en los archivos es necesario asignar unos conceptos para la creación del formato, estos son: • Formato 1005 crear el concepto 5555 • Formato 1006 crear el concepto 6666 • Formato 1010 crear el concepto 7777 • Formato 1054 crear el concepto 5555 • Formato 1055 crear el concepto 6666 Para borrar un concepto, se debe llamar el concepto con el icono o utilizar la tecla de Función F3 y el sistema trae la información de ese concepto de manera automática, luego se utiliza el icono o la tecla de función F5 Importante: Estos conceptos NO se verán reflejados en la generación de los Archivos XML de la DIAN. 2. ASOCIACIÓN DE CUENTAS: Una vez se posean los conceptos, al dar clic en cualquiera de ellos, el programa permite asociar los rangos de cuentas relacionadas con el concepto. Para esto, muestra la siguiente ventana: Con la tecla ENTER permite el desplazamiento arriba y abajo de todos los códigos creados o también en la casilla Concepto DIAN se puede digitar el código a trabajar y nuevamente digitar la tecla ENTER. A continuación se habilita la siguiente ventana: Importante: Para poder borrar un concepto DIAN es necesario que no tenga asociadas cuentas contables, en caso de tenerlas asignadas se deben primero borrar las cuentas y luego si el concepto Aquí, muestra a nivel informativo los datos previamente capturados y permite definir todos los rangos de cuentas que desean tenerse en cuenta para ese concepto. Por cada rango de cuentas, debe definirse el tipo de valor a resultar como: (Sumar Débitos, Sumar Créditos, Débitos – Créditos, Saldo Inicial y Saldo General), según el caso. En la parte superior de la ventana, aparecen los datos correspondientes a la creación del concepto y luego se habilitan las casillas para ingresar la siguiente información: • Rango de Cuentas: El sistema permite asociar los rangos de cuentas que desean tenerse en cuenta para el concepto. La consulta de cuentas puede hacerse con el icono o con las teclas de Función F2 (Búsqueda alfabética) o F3 (Búsqueda numérica) ó digitando el número de la cuenta • Sumar: Se debe seleccionar de acuerdo al tipo de movimiento que el usuario desea reportar en el archivo Importante: En caso de digitar la cuenta contable se deben digitar los diez (10) dígitos de la cuenta caso contario el programa habilitara un recuadro informando “No Existe Cuenta” 1 = Suma Débitos: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros del movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN con naturaleza débito; causado entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar 2 = Suma Créditos: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros del movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN con naturaleza crédito; causado entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar 3 = Débitos menos Créditos: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros del movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN realizando la correspondiente resta de débitos menos créditos; causado entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar 4 = Saldo General: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros del movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN realizando la correspondiente operación de tener el saldo inicial al cual se le suma el movimiento débito y luego se resta el movimiento créditos, estos movimientos serán los causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar 5 = Saldo Inicial: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros del valor con que inician las cuentas asociadas al concepto DIAN el día 1 de enero del año a reportar Importante: Ubicados en un balance de comprobación por terceros corresponde a la columna Débitos. Importante: Ubicados en un balance de comprobación por terceros corresponde a la columna Créditos. Importante: Ubicados en un balance de comprobación por terceros; realiza la resta de la columna Débitos menos la columna Créditos. Importante: Ubicados en un balance de comprobación por terceros; el sistema toma el valor de la columna Nuevo Saldo; (valor que resulta de sumar los valores de las columnas saldo anterior y Débitos y a ese total restar los valores de la columna Créditos. Importante: Ubicados en un balance de comprobación por terceros; el sistema toma el valor de la columna saldo anterior Categoría: Este campo permite clasificar el rango de cuentas indicado en una categoría, que llena un campo específico en el formato a reportar. Las categorías a visualizar son: Para el Formato 1001 son: 1. Valor del pago deducible 2. Valor del pago no deducible 3. IVA como mayor valor de costo o gasto deducible 4. IVA como mayor valor de costo o gasto no deducible 5. Retención en la fuente practicada Renta 6. retención en la fuente asumida 7. Retención en la fuente practicada IVA Para el Formato 1005 son: 1. Impuesto descontable 2. IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas Para el Formato 1006 son: 1. Impuesto generado 2. IVA de devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resueltas Para el Formato 1007 son: 1. Ingresos propios 2. Ingresos a través de consorcios o uniones temporales 3. Ingresos a través de contratos de administración delegada 4. Ingresos a través de exploración y explotación de minerales 5. Ingresos recibidos a través de fiducias 6. Ingresos recibidos a través de terceros 7. Devoluciones, rebajas y descuentos Para el Formato 1016 son: 1. Pago o abono en cuenta 2. IVA como mayor valor de costo o gasto deducible 3. Retención en la fuente practicada Renta 4. Retención en la fuente asumida 5. Retención en la fuente practicada IVA Para el Formato 1054 son: 1. Impuesto descontable 2. IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas Para el Formato 1055 son: 1. Impuesto generado 2. IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas Si se requieren visualizar las cuentas contables asociadas a un concepto DIAN, se puede utilizar el icono o la tecla de función F8 Si se requiere borrar una cuenta contable asociada a un concepto, se debe llamar la cuenta contable inicio o desde y el sistema en forma automática trae la información restante; luego se utiliza el icono o la tecla de función F5 Importante: Para los demás formatos 1003, 1008, 1009, 1011, 1012, no se activa el combo de categoría pues no es requerida esta clasificación de información. ¿Qué Procesos se Pueden Ejecutar en el Asistente de Medios Magnéticos? 1. CALCULO DE SALDOS Y VALIDACIÓN DE TOPES: Desde esta opción, se indica al programa que ejecute el cálculo de los valores de acuerdo a los conceptos, formatos, cuantías y cuentas contables previamente definidos, con respecto a la información contable del respectivo año. Al ingresar, muestra la siguiente ventana, desde la cual podremos ver las cuantías a informar vigentes para este año. Estos valores los sugiere el programa cada vez que se ejecuta esta opción, pero es posible modificarlos, si el usuario así lo desea: Así mismo, sugiere el año del cual generará la información (corresponde al año de ingreso al programa), y finalmente la confirmación de continuar con el proceso. Posterior a la Confirmación, el sistema despliega una ventana llamada “Cálculos de Menores Cuantía”, que presenta los siguientes check box seleccionados pero que permite deseleccionarlos si se requiere NO realizar el cálculo de cuantías menores para este formato. El cálculo de cuantías menores es el proceso que depura la información a presentar para que solo se generen los archivos con información superior al tope indicado. Importante: Esta opción se ejecuta después de haber parametrizado todos los conceptos DIAN, de haber realizado la asociación a los formatos y realizar la asociación de las cuentas contables a cada uno de los conceptos creados Una vez termine el proceso se generara la confirmación como se muestra a continuación: Importante: Antes de ejecutar el proceso de calcula saldos se recomienda: • Tener copia de seguridad • Ningún usuario estar trabajando en el sistema ni tratar de ingresar al programa a elaborar, modificar o consultar información del 2012. 2. GENERACIÓN PRELIMINAR DE FORMATOS: En el momento de ingresar, podrá escoger el o los formatos que desea enviar a Excel para su respectiva revisión, modificación o clasificación de la información. El sistema generara un archivo de Excel por cada formato seleccionado incluyendo el formato 1037 Elaboración de Facturación por Litógrafos y Tipógrafos. Ahora es posible que se modifiquen datos, eliminen filas et, e incorporar dicha información modificada en Excel al archivo temporal que maneja el sistema para la generación del archivo .XML. Importante: Al ejecutar el proceso, genera dentro del directorio SIIWINN donde NN es el número de Empresa, unos archivos temporales llamados T279F1 y T279F2 con sus *.idx, que incluyen los respectivos cálculos. Cada vez que se ejecute esta opción, estos archivos son inicializados y se rescriben con nuevos cálculos Importante: El proceso de calcula saldos demora dependiendo del nivel de información de la empresa y de la capacidad de la maquina en la cual se ejecute el proceso. Si dentro de los formatos seleccionados se encuentra el formato 1010 el sistema generara el siguiente mensaje: De esta manera se mostrara el formato 1010 en el caso que no posea ningún concepto asociado: De esta manera el formato se podrá diligenciar y se podrá actualizar la información en el archivo temporal de Siigo posteriormente. Algunas de las abreviaturas que allí se presentan las explicaremos a continuación y corresponden a las estipuladas en la Resolución 111 a 117 de Octubre 31 de 2012 asi: • CPT: CONCEPTO Campo de cuatro (4) caracteres numéricos, es el código del Concepto creado desde la opción Códigos DIAN. Aplica para los formatos: 1001 – 1003 – 1004 – 1007 – 1008 – 1009 – 1011 – 1012 – 1016 – 1017 – 1018 – 1027 • NID: NUMERO DE IDENTIFICACION Campo de trece (13) caracteres numéricos, corresponde al NIT del tercero del cual se reporta la información. NO INCLUYE CODIGO DE SUCURSAL. • TDOC: TIPO DE DOCUMENTO Campo de dos (2) caracteres numéricos, corresponde al Tipo de Documento creado en el catálogo de terceros; los códigos son los siguientes para cada tipo de documento: Importante: Se recomienda la presentación en Excel, allí permite el desplazamiento para visualizar los datos de todas las columnas de todos los formatos, pero UNICAMENTE se mostraran valores en las columnas aplicables al respectivo formato. Importante: Cuando un NIT tiene sucursales y desde el calcula saldos encuentra información para una o más sucursales, la información se acumula en el NIT PRINCIPAL y los demás datos (razón social, dirección, departamento, municipio, etc.) los toma de dicho Nit. CODIGO A REPORTAR TIPO DE IDENTIFICACION 11 Registro Civil 12 Tarjeta de Identidad 13 Cedula de Ciudadanía 21 Tarjeta de Extranjería 22 Cedula de Extranjería 31 Nit 41 Pasaporte 42 Tipo de Identificación del Extranjero 43 Cuantías Menores y Operaciones del Exterior Aplica para los formatos: 1001 – 1003- 1005 – 1006 – 1007 – 1008 – 1009 – 1010 – 1012 – 1016 – 1017 – 1018 – 1027 – 1054 – 1055 • DV: DIGITO DE VERIFICACION Campo de un (1) carácter numérico, corresponde al dígito de verificación del tercero del cual se está reportando información. Aplica para los formatos: 1001 – 1003- 1005 – 1006 – 1007 – 1008 – 1009 – 1010 – 1012 – 1016 – 1017 – 1018 – 1027 – 1054 – 1055 • APL1: PRIMER APELLIDO DEL INFORMADO Campo de quince (15) caracteres alfabéticos, corresponde al primer apellido del tercero del cual se está reportando información. Si no hay ningún dato guardado en este campo lo muestra en blanco. Aplica para los formatos: 1001 – 1003- 1005 – 1006 – 1007 – 1008 – 1009 – 1010 – 1012 – 1016 – 1017 – 1018 – 1027 – 1054 – 1055 • APL2: SEGUNDO APELLIDO DEL INFORMADO Campo de quince (15) caracteres alfabéticos, corresponde al segundo apellido del tercero del cual se está reportando información. Si no hay ningún dato guardado en este campo lo muestra en blanco. Aplica para los formatos: 1001 – 1003- 1005 – 1006 – 1007 – 1008 – 1009 – 1010 – 1012 – 1016 – 1017 – 1018 – 1027 – 1054 – 1055 • NOM1: PRIMER NOMBRE DEL INFORMADO Campo de quince (15) caracteres alfabéticos, corresponde al primer nombre del tercero del cual se está reportando información. Si no hay ningún dato guardado en este campo lo muestra en blanco. Aplica para los formatos: 1001 – 1003- 1005 – 1006 – 1007 – 1008 – 1009 – 1010 – 1012 – 1016 – 1017 – 1018 – 1027 – 1054 – 1055 • NOM2: SEGUNDO NOMBRE DEL INFORMADO Campo de quince (15) caracteres alfabéticos, corresponde al segundo nombre del tercero del cual se está reportando información. Si no hay ningún dato guardado en este campo lo muestra en blanco. Aplica para los formatos: 1001 – 1003- 1005 – 1006 – 1007 – 1008 – 1009 – 1010 – 1012 – 1016 – 1017 – 1018 – 1027 – 1054 – 1055 Importante: Es importante que el usuario ANTES de generar los archivos planos y los XML, verifique que todos los terceros identificados con tipo de documento 31 – Nit, tengan su dígito de verificación pues el pre validador de la DIAN, toma este campo como obligatorio para este tipo de documento. • RAZ: RAZON SOCIAL INFORMADO Campo de sesenta (60) caracteres alfanuméricos, corresponde a la Razón Social del Tercero del cual se está reportando información. Si hay datos almacenados en los campos Nombres y Apellidos en el Catalogo de Terceros, pero actualmente el tercero NO tiene marcado que es “Razón Social”, lo muestra en blanco. Aplica para los formatos: 1001 – 1003- 1005 – 1006 – 1007 – 1008 – 1009 – 1010 – 1012 – 1016 – 1017 – 1018 – 1027 – 1054 – 1055 • DIR: DIRECCION Campo de cincuenta (50) caracteres alfanuméricos, corresponde a la Dirección del Tercero del cual se está reportando información. Si no existen datos, lo muestra en blanco. Aplica para los formatos 1001 – 1003 – 1008 – 1009 – 1010 – 1016 – 1018 - 1027 • PAIS: PAIS DE RECIDENCIA O DOMICILIO Campo de cuatro (4) caracteres numéricos, corresponde al País del Tercero del cual se está reportando información. Si no existen datos, lo muestra como 0000. Aplica para los formatos 1001 – 1003 – 1007 - 1008 – 1009 – 1010 – 1012 - 1016 – 1017 - 1018 - 1027 • DPTO: CODIGO DEPARTAMENTO Campo de dos (2) caracteres numéricos, corresponde a los dos primeros dígitos del CODIGO DANE de la ciudad asociada al tercero del cual se está reportando la información. Si no existen datos, lo muestra como 00. Aplica para los formatos 1001 – 1003 – 1008 – 1009 – 1010 – 1016 – 1018 - 1027 • MUN: CODIGO MUNICIPIO Campo de tres (3) caracteres numéricos, corresponde a los dígitos 3, 4 y 5 del CODIGO DANE de la ciudad asociada al tercero del cual se está reportando la información. Si no existen datos, lo muestra como 000. Aplica para los formatos 1001 – 1003 – 1008 – 1009 – 1010 – 1016 – 1018 - 1027 Las siguientes columnas, son campos de quince (15) 20 caracteres numéricos. Corresponden a los diferentes valores que se muestran en los formatos. • PAGO: PAGO O ABONO EN CUENTA DEDUCIBLE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1001; o PAG: PAGO O ABONO EN CUENTA para el formato 16 • VABO: VALOR ACUMULADO DEL PAGO O ABONO SUJETO A RETENCION EN LA FUENTE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1003, como VALOR ACUMULADO de las BASES guardadas en el movimiento. En el medio magnético corresponde a la columna VALOR Importante: Si hay datos almacenados en los campos APL1, APL2, NOM1 y NOM2; pero el tercero tiene marcado que es Razón Social estas columnas las muestra en blanco. • RETA: RETENCION EN LA FUENTE ASUMIDA En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1001 y se asignó la categoría ¨Retención en la Fuente Asumida¨ • RETP: RETENCION EN LA FUENTE PRACTICADA Y QUE LE PRACTICARON En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1001 y se asignó la categoría ¨Retención en la Fuente Practicada Renta¨ y para el formato 1003 cuando se refiere a la retención que le practicaron y en el medio magnético corresponde a la columna RET • VPAG: VALOR ACUMULADO DEL PAGO En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1004. • VDES: VALOR SOLICITADO COMO DESCUENTO TRIBUTARIO En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1004. • VIMP: IMPUESTO DESCONTABLE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1005 y se asignó la categoría “Impuesto Descontable” • IPRO: INGRESOS RECIBIDOS POR OPERACIONES PROPIAS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1007 y se asignó la categoría ¨Ingresos Propios¨ • DEV: DEVOLUCIONES REBAJAS Y DESCUENTOS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el Importante: Para que se reporten valores en estas cuentas; estas deben estar marcadas como “R” Retención. Cuando NO tengan dicha marca ó cuando las bases NO hayan sido grabadas, muestra valor en CEROS. Importante: Por ser datos de declaración de renta normalmente no se asocian a cuentas contables estos conceptos sin embargo; cuando se incluyan el valor calculado lo muestra tanto en este campo como en el VDES. Importante: Por ser datos de declaración de renta normalmente no se asocian a cuentas contables estos conceptos sin embargo; cuando se incluyan el valor calculado lo muestra tanto en este campo como en el VPAG. formato 1007 y se asignó la categoría “Devoluciones, Rebajas y Descuentos” o DES: DEVOLUCIONES REBAJAS Y DESCUENTOS para el formato 1017 • SAL: SALDO AL 31 DE DICIEMBRE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para los formatos 1008 (SALDO CUENTAS POR COBRAR) – 1009 (SALDO CUENTAS POR PAGAR) - 1018 (SALDO CUENTAS POR COBRAR) – 1027 (SALDO CUENTAS POR PAGAR) y 1011 • VAL: VALOR PATRIMONIAL ACCIONES O APORTES AL 31 DE DICIEMBRE En esta columna se reporta el valor digitado desde la opción ADICIONA para el formato 1010; o reporta el VALOR AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 para el formato 1012 • POR: PORCENTAJE DE PARTICIPACION En esta columna se reporta el valor digitado desde la opción ADICIONA para el formato 1010 correspondiente al Porcentaje de Participación. Al elaborar el formato 1010 concepto 7777 por la opción de adiciona o modifica se debe capturar la información del tercero • PNDED: PAGO O ABONO EN CUENTA NO DEDUCIBLE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1001 y se asignó la categoría ¨Valor del pago no deducible¨ • IDED: IVA MAYOR VALOR DEL COSTO Y GASTO DEDUCIBLE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1001 y se asignó la categoría ¨IVA como mayor valor de costo o gasto deducible¨ • INDED: IVA MAYOR VALOR DEL COSTO Y GASTO NO DEDUCIBLE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1001 y se asignó la categoría ¨IVA como mayor valor de costo o gasto no deducible¨ • COMUN: RETENCION EN LA FUENTE PRACTICADA IVA REGIMEN COMUN En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para los formatos 1001 y 1016 y se asignó la categoría ¨Retención en la fuente practicada IVA¨. • SIMP: RETENCION EN LA FUENTE ASUMIDA IVA REGIMEN SIMPLIFICADO En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1001 y se asignó la categoría ¨Retención en la fuente asumida IVA¨ Importante: En esta columna solamente tendrán valores los terceros que en apertura del catálogo se clasifico como Régimen Común. • NDOM: RETENCION EN LA FUENTE PRACTICADA IVA NO DOMICILIADAS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para los formatos 1001 y 1016 y se asignó la categoría ¨Retención en la fuente asumida IVA¨. • IVA: IVA RECUPERADO EN DEVOLUCIONES EN COMPRAS ANULADAS, RESCINDIDAS O RESUELTAS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1006 y se asignó la categoría ¨IVA de devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resueltas¨ También en esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1016 y se asignó la categoría ¨IVA como mayor valor de costo o gasto¨ • ICON: INGRESOS A TRAVES DE CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1007 y se asignó la categoría ¨Ingresos a través de consorcios o uniones temporales¨. • IMAN: INGRESOS A TRAVES DE CONTRATOS DE MANDATO O ADMINISTRACION DELEGADA En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1007 y se asignó la categoría ¨Ingresos a través de contratos de administración delegada¨. • IEXP: INGRESOS A TRAVES DE EXPLOTACION Y EXPLORACION DE MINERALES En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el Importante: En este columna solamente tendrán valores los terceros que en apertura del catálogo se clasifico como Régimen Simplificado. Importante: En esta columna solamente tendrán valores los terceros que en apertura del catálogo se clasifico como Régimen Simplificado No Residente y No Residente en el País. formato 1007 y se asignó la categoría ¨Ingresos a través de exploración y explotación de minerales¨. • IFID: INGRESOS A TRAVES DE FIDUCIA En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1007 y se asignó la categoría ¨Ingresos recibidos a través de fiducias • ITER: INGRESOS RECIBIDOS A TRAVES DE TERCEROS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1007 y se asignó la categoría ¨Ingresos recibidos a través de terceros¨. • DEC: PORCENTAJE DE PARTICIPACION (POSICION DECIMAL) En esta columna se reporta el valor digitado desde la opción ADICIONA para el formato 1010 correspondiente a la posición decimal del porcentaje de participación. • IVADE: IVA RESULTANTE POR DEVOLUCIONES EN VENTAS ANULADAS, RESCINDIDAS O RESUELTAS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1005 y se asignó la categoría ¨IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas¨ • IMP: IMPUESTO GENERADO En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1006 y se asignó la categoría ¨Impuesto generado¨ • PRAC: RETENCION EN LA FUENTE PRACTICADA RENTA En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1016 y se asignó la categoría ¨Retención en la fuente practicada Renta¨ • ASUM: RETENCION EN LA FUENTE ASUMIDA RENTA En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1016 y se asignó la categoría ¨retención en la fuente asumida¨ • SIMPL: RETENCION EN LA FUENTE ASUMIDA IVA REGIMEN SIMPLIFICADO En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1016 y se asignó la categoría ¨ Retención en la fuente asumida IVA¨ • • IMPD: IMPUESTO DESCONTABLE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1054 y se asignó la categoría ¨Impuesto descontable¨ Importante: En este columna solamente tendrán valores los terceros que en apertura del catálogo se clasifico como Régimen Simplificado. • IVAR: IVA RESULTANTE POR DEVOLUCIONES EN VENTAS ANULADAS, RESCINDIDAS O RESUELTAS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1054 y se asignó la categoría ¨IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas¨ • IGEN: IMPUESTO GENERADO En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1055 y se asignó la categoría ¨Impuesto generado¨ • IREC: IVA RECUPERADO EN DEVOLUCIONES EN COMPRAS ANULADAS. RESCINDIDAS O RESUELTAS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1055 y se asignó la categoría ¨IVA de devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resueltas¨ • ING: INGRESOS BRUTOS RECIBIDOS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1017 y se asignó la categoría ¨Ingresos Propios ****** En este proceso el sistema creara de manera automática la carpeta llamada “DMuisca” en el caso que no se encuentre dentro de la carpeta de información de la empresa (Ejemplo: C:\SIIWI01\DMuisca) y los archivos en Excel se llamaran igual que cada formato antepuesto de las letras EXC como se muestra a continuación: EXC1001.XLS = Formato 1001 EXC1003.XLS = Formato 1003 EXC1005.XLS = Formato 1005 NOTA: Siempre que se realice la Generación Preliminar de Formatos el programa creara siempre el mismo nombre, por tal motivo cada vez que se genere el informe para un formato se sobrescribirá, esto significa que no debe estar abierto un archivo con el mismo nombre y en la misma ruta. El archivo en Excel se mostrara ahora con los títulos correspondientes a los nombres de los campos que se mostraran en paréntesis con el fin de determinar el campo como quedara en el archivo XML y de esta forma se pueda identificar claramente en el Excel a que corresponde el mismo. (APL1)= Primer Apellido del Informado. (APL2)= Segundo Apellido del Informado. (NOM1)= Primer Nombre del Informado. (NOM2)= Segundo Nombre del Informado. (RAZ)= Razón Social del Informado. Por cada formato se mostraran únicamente las columnas correspondientes al mismo según las condiciones técnicas mencionadas en la norma donde se especifican los campos y dato que se deben reportar en cada formato: ¿Qué Informes se Puede Generar en el Asistente de Medios Magnéticos? 3. Informe de Saldos y Validación de Topes: El objetivo principal del informe es poder verificar de forma más óptima, clara y ágil los valores ya consolidados en cada formato. Por tal motivo actualmente se mostraran los datos ordenados por: Formato Tercero Concepto Dian Cuenta Contable 4. Generación de Archivos XML: En esta opción se podrá actualizar la información modificada en el archivo a Excel y generar los archivos XML para la presentación de la información. En el momento de ingresar se mostrara la siguiente pantalla: La información aquí digitada corresponde a los datos del encabezado del formato, cada vez que la ejecute: Año de Envío: Campo numérico de 4 caracteres, corresponde al año en que se está enviando la información. Es un dato OBLIGATORIO. Código Formato: Campo obligatorio tipo lista con las siguientes opciones: Desde la ejecución para personas obligadas naturales y jurídicas: • 1001 – Pagos o Abonos en Cuenta • 1003 – Retenciones que le practicaron • 1005 – Impuesto Descontable • 1006 – Impuesto Generado • 1007 – Ingresos Recibidos • 1008 – Cuentas por Cobrar • 1009 – Cuentas por Pagar • 1010 – Socios y Accionistas • 1011 – Declaraciones Tributarias • 1012 – Declaraciones Tributarias Desde la ejecución para Contratos de Administración delegada: • 1016 – Pagos o Abonos en Cuenta • 1027– Cuentas por Cobrar • 1018 – Cuentas por Pagar • 1017 – Ingresos Recibidos • 1054 – Impuesto Descontable • 1055 – Impuesto Generado Código Solicitud: Campo Obligatorio tipo Lista con las siguientes opciones: • Inserción: Se selecciona esta opción cuando la información se va a presentar por primera vez. • Reemplazo: Se selecciona esta opción cuando es una corrección de información ya presentada Número de Envío: Es obligatorio. Corresponde a un número consecutivo por año y por archivo para los formatos que el usuario envíe a la DIAN. Se digita manualmente. Archivo Excel: Por medio del Buscador se debe indicar la ruta donde se encuentra el archivo del formato correspondiente. Una vez se indique esta información se podrá relacionar otro formato ya que en la grilla inferior el sistema conservara los datos ya suministrados con el formato correspondiente: 5. Actualización de los Archivos de Excel en Siigo: En esta misma opción se podrá actualizar la información modificada en el archivo a Excel al archivo temporal que administra el sistema para la generación de los archivos XML. Debemos tener en cuenta que este proceso “NO Modificara La Información Contable”, de parámetros o de catálogos en el sistema. Una vez ingrese a la Opción 5: Generación de Archivos XML y digite el Año de Envió, se habilitara el icono de Excel en la parte superior como se muestra a continuación: Si este icono se selecciona se presentara el siguiente mensaje: Al indicar SI, el sistema realizara lectura al archivo e Excel relacionado en el punto anterior de este documento y actualizara la información en el archivo temporal generado en el proceso de Calcula Saldos y Validación de Topes. NOTA: Si este proceso se realiza y nuevamente se vuelve a calcular saldos se perderán las modificaciones incorporadas mediante el mismo. 6. Genera Archivos XML con la información de Siigo: Desde este botón se podrán generar los archivos .xml de acuerdo a los pasos que se siguieron en los puntos anteriores de este documento. Estos archivos se generan con el nombre y estructura técnica de acuerdo a las condiciones normativas mencionadas en las resoluciones correspondientes. En el momento que termine el proceso el sistema confirmara que termina el proceso o en el caso que falte alguno algunos formatos se presentara el mensaje siguiente: Este mensaje, muestra la información de los formatos que se generaron y no se generaron. La Ruta donde quedan guardados estos archivos es la carpeta donde se encuentra la información de la empresa dentro de la carpeta DMuisca ( Ejemplo: C:\SIIWI01\DMuisca ) Si es completa y correcta la información del Excel este archivo quedara listo para la presentación a la DIAN. NOTA: Para Administración Delegada no se activara el proceso de Incorporación de información desde archivo de Excel a Siigo, únicamente la generación del archivo .XML. ¿Cuál es el Proceso a Seguir para utilizar el Prevalidador Tributario? En el caso que se desee trabajar también es posible que esta información se suba al Prevalidador Tributario que suministra la DIAN para confirmar que todo se encuentre correctamente. Este proceso se realiza de la siguiente manera: Con las macros habilitadas en el Excel, en la opción de Complementos se encontrara la opción llamada Cargar XML: Se asigna en el buscado el archivo correspondiente al formato: Al dar click en abrir, se obtiene la información en el prevalidador de manera correcta: ¿Qué contiene el Nuevo Formato 1037 Elaboración de Facturación por Litógrafos y Tipógrafos? Formato 1037 – Elaboración de Facturación por Litógrafos y Tipógrafos: En este formato se deben reportar los terceros a los cuales se les realizo facturas de venta e incluyendo los datos de la resolución de facturación autorizada. De acuerdo a este informe se realizó un cambio en el programa para generar la información correctamente. 1. Definición de Documentos: Para el tipo de documento F, se habilito una ventana llamada Resolución DIAN, la cual se habilita posterior la ventana de Descuentos y Cargos, esto se habilita en la Ruta: Contabilidad – Definición de Documentos – Doc. tipo F. Si ya se tenía la información de la resolución de facturación, el programa la tomara por defecto en esta pantalla ya que son los mismos campos, sin embargo es necesario repasar la definición de documentos. También se podrá incorporar la información de anteriores resoluciones si para el formato 1037 aplica. Según lo anterior el sistema realizara la validación de los consecutivos de facturas que se encuentran en el programa y los rangos de numeración autorizada en la resolución para de esta forma generar el informe para poder asignar la información correcta en la opción de Medios Magnéticos y para este formato no es necesario crear algún tipo de concepto DIAN. La presentación en Excel del formato se mostrara de esta manera: Se debe tener en cuenta que si existen consecutivos que no están dentro de un rango de resolución y fecha, en las tres últimas columnas del informe se mostraran los documentos que no logro relacionar el sistema: De esta manera el usuario podrá validar que documentos se encuentran inconsistentes y el sistema no pondrá ningún tipo de información en los campos de resolución. De esta manera el formato se podrá diligenciar y se podrá actualizar la información en el archivo temporal de Siigo posteriormente. En este proceso el sistema creara de manera automática la carpeta llamada “DMuisca” en el caso que no se encuentre dentro de la carpeta de información de la empresa (Ejemplo: C:\SIIWI01\DMuisca) y los archivos en Excel se llamaran igual que cada formato antepuesto de las letras EXC como se muestra a continuación: EXC1001.XLS = Formato 1001 EXC1003.XLS = Formato 1003 EXC1005.XLS = Formato 1005 NOTA: Siempre que se realice la Generación Preliminar de Formatos el programa creara siempre el mismo nombre, por tal motivo cada vez que se genere el informe para un formato se sobrescribirá, esto significa que no debe estar abierto un archivo con el mismo nombre y en la misma ruta. El archivo en Excel se mostrara ahora con los títulos correspondientes a los nombres de los campos que se mostraran en paréntesis con el fin de determinar el campo como quedara en el archivo XML y de esta forma se pueda identificar claramente en el Excel a que corresponde el mismo. Ejemplos: (APL1)= Primer Apellido del Informado. (APL2)= Segundo Apellido del Informado. (NOM1)= Primer Nombre del Informado. (NOM2)= Segundo Nombre del Informado. (RAZ)= Razón Social del Informado. Por cada formato se mostraran únicamente las columnas correspondientes al mismo según las condiciones técnicas mencionadas en la norma donde se especifican los campos y dato que se deben reportar en cada formato: ¿Qué Informes se Puede Generar en el Asistente de Medios Magnéticos? 4. INFORME DE SALDOS Y VALIDACIÓN DE TOPES: El objetivo principal del informe es poder verificar de forma más óptima, clara y ágil los valores ya consolidados en cada formato. Por tal motivo actualmente se mostraran los datos ordenados por: Formato Tercero Concepto Dian Cuenta Contable 5. GENERACIÓN DE ARCHIVOS XML: En esta opción se podrá actualizar la información modificada en el archivo a Excel y generar los archivos XML para la presentación de la información. En el momento de ingresar se mostrara la siguiente pantalla: La información aquí digitada corresponde a los datos del encabezado del formato, cada vez que la ejecute: Año de Envío: Campo numérico de 4 caracteres, corresponde al año en que se está enviando la información. Es un dato OBLIGATORIO. Código Formato: Campo obligatorio tipo lista con las siguientes opciones: Desde la ejecución para Personas obligadas naturales y jurídicas: • 1001 – Pagos o Abonos en Cuenta • 1003 – Retenciones que le practicaron • 1005 – Impuesto Descontable • 1006 – Impuesto Generado • 1007 – Ingresos Recibidos • 1008 – Cuentas por Cobrar • 1009 – Cuentas por Pagar • 1010 – Socios y Accionistas • 1011 – Declaraciones Tributarias • 1012 – Declaraciones Tributarias Desde la ejecución para Contratos de Administración delegada: • 1016 – Pagos o Abonos en Cuenta • 1027– Cuentas por Cobrar • 1018 – Cuentas por Pagar • 1017 – Ingresos Recibidos • 1054 – Impuesto Descontable • 1055 – Impuesto Generado Código Solicitud: Campo Obligatorio con las siguientes opciones: • Inserción: Se selecciona esta opción cuando la información se va a presentar por primera vez. • Reemplazo: Se selecciona esta opción cuando es una corrección de información ya presentada Número de Envío: Es obligatorio. Corresponde a un número consecutivo por año y por archivo para los formatos que el usuario envíe a la DIAN. Se digita manualmente. Archivo Excel: Por medio del Buscador se debe indicar la ruta donde se encuentra el archivo del formato correspondiente. Una vez se indique esta información se podrá relacionar otro formato ya que en la grilla inferior el sistema conservara los datos ya suministrados con el formato correspondiente: Desde la opción de GENERACIÓN DE ARCHIVOS XML se podrá actualizar la información modificada en el archivo a Excel al archivo temporal que administra el sistema para la generación de los archivos XML en dos casos: 1. Actualización de los Archivos de Excel en Siigo: Debemos tener en cuenta que este proceso “NO Modificara La Información Contable”, de parámetros o de catálogos en el sistema. Una vez ingrese a la Opción 5: Generación de Archivos XML y digite el Año de Envió, se habilitara el icono de Excel en la parte superior como se muestra a continuación: Si este icono se selecciona se presentara el siguiente mensaje: Al indicar SI, el sistema realizara lectura al archivo e Excel relacionado en el punto anterior de este documento y actualizara la información en el archivo temporal generado en el proceso de Calcula Saldos y Validación de Topes. NOTA: Si este proceso se realiza y nuevamente se vuelve a calcular saldos se perderán las modificaciones incorporadas mediante el mismo. 2. Genera Archivos XML con la información de Siigo: Desde este botón se podrán generar los archivos .xml de acuerdo a los pasos que se siguieron en los puntos anteriores de este documento. Estos archivos se generan con el nombre y estructura técnica de acuerdo a las condiciones normativas mencionadas en las resoluciones correspondientes. En el momento que termine el proceso el sistema confirmara que termina el proceso o en el caso que falte algún formato se presentara el mensaje siguiente: Este mensaje, muestra la información de los formatos que se generaron y no se generaron. La Ruta donde quedan guardados estos archivos es la carpeta donde se encuentra la información de la empresa dentro de la carpeta DMuisca ( Ejemplo: C:\SIIWI01\DMuisca ) Si es completa y correcta la información del Excel este archivo quedara listo para la presentación a la DIAN. NOTA: Para Administración Delegada no se activara el proceso de Incorporación de información desde archivo de Excel a Siigo, únicamente la generación del archivo .XML. ¿Cuál es el Proceso a Seguir para utilizar el Prevalidador Tributario? En el caso que se desee trabajar también es posible que esta información se suba al Prevalidador Tributario que suministra la DIAN para confirmar que todo se encuentre correctamente. Este proceso se realiza de la siguiente manera: Con las macros habilitadas en el Excel, en la opción de Complementos se encontrara la opción llamada Cargar XML: Se asigna en el buscado el archivo correspondiente al formato: Al dar clic en abrir, se obtiene la información en el prevalidador de manera correcta: ¿Qué contiene el Nuevo Formato 1037 Elaboración de Facturación por Litógrafos y Tipógrafos? Formato 1037 – Elaboración de Facturación por Litógrafos y Tipógrafos: En este formato se deben reportar los terceros a los cuales se les realizo facturas de venta e incluyendo los datos de la resolución de facturación autorizada. De acuerdo a este informe se realizó un cambio en el programa para generar la información correctamente. Definición de Documentos: Para el tipo de documento F, se habilito una ventana llamada Resolución DIAN, la cual se habilita posterior la ventana de Descuentos y Cargos, esto se habilita en la Ruta: Contabilidad – Definición de Documentos – Doc. Tipo F. Si ya se tenía la información de la resolución de facturación, el programa la tomara por defecto en esta pantalla ya que son los mismos campos, sin embargo es necesario repasar la definición de documentos. También se podrá incorporar la información de anteriores resoluciones si para el formato 1037 aplica. Según lo anterior el sistema realizara la validación de los consecutivos de facturas que se encuentran en el programa y los rangos de numeración autorizada en la resolución para de esta forma generar el informe para poder asignar la información correcta en la opción de Medios Magnéticos y para este formato no es necesario crear algún tipo de concepto DIAN. La presentación en Excel del formato se mostrara de esta manera: Se debe tener en cuenta que si existen consecutivos que no están dentro de un rango de resolución y fecha, en las tres últimas columnas del informe se mostraran los documentos que no logro relacionar el sistema: De esta manera se podrá validar que documentos se encuentran inconsistentes y el sistema no pondrá ningún tipo de información en los campos de resolución. ¿Cuáles Son Las Observaciones Generales Para La Presentación De Medios Magnéticos? 1. Las CUANTIAS MENORES o la sumatoria de los valores de terceros que no SUPEREN los topes para cada uno de los formatos establecidos se reportaran con el NIT 222222222 2. Cuando se reporten cuantías al NIT 222222222; la razón social será CUANTIAS MENORES y los datos de dirección, departamento y municipio se generan en blanco. 3. El tipo de documento que se asigna al NIT 222222222 – CUANTIAS MENORES es 43 – Cuantías Menores y Operaciones del Exterior 4. Cuando en un país no se utilice número, código o clave fiscal; se debe reportar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000. 5. Para un tercero del exterior si en su creación se marcó el campo Número de Identificación del Extranjero se reportara con el Tipo de Documento 43, pero si se marcó el campo Código de Identificación Fiscal se reportara con el Tipo de Documento 42 6. En cada formato se deben reportar cada uno de los terceros que poseen valores superiores o iguales al tope de monto establecido para cada formato como se identifica a continuación: a. FORMATO 1001 – Pagos o Abonos en Cuenta y Retenciones practicadas = Se deben reportar en costos y gastos valores iguales o superiores a $500.000 y en Salarios y demás pagos laborales se deben reportar valores iguales o superiores a $10.000.000 b. FORMATOS 1006 – Impuesto a las Ventas por Pagar (Generado) y 1007 – Ingresos Recibidos = Se deben reportar en costos y gastos valores iguales o superiores a $1.000.000 c. FORMATOS 1008 – Saldos de Cuentas por Cobrar al 31 de Diciembre y 1009 – Saldos de Cuentas por Pagar al 31 de Diciembre = Se deben reportar en costos y gastos valores iguales o superiores a $5.000.000 d. FORMATOS 1003 – Retenciones en la Fuente que le practicaron 1005 – Impuesto a las ventas por Pagar (Descontable) 1010 – Información de Socios, Accionistas, Comuneros y/o Cooperados 1012 – Información de las Declaraciones Tributarias, Acciones y Aportes e Inversiones en Bonos, Certificados, Títulos y Demás Inversiones Tributarias NO tienen un tope mínimo para reportar por lo que se incluyen allí todos los terceros que posean valores en las cuentas asociadas a los códigos DIAN de dichos formatos. e. FORMATOS 1004 – Descuentos Tributarios y 1011 – Información de las Declaraciones Tributarias = Solamente se debe reportar un valor total sin detalle por tercero. 7. En los formatos para Contratos de Mandato o de Administración Delegada se deben reportar cada uno de los terceros que poseen valores superiores o iguales al tope de monto establecido para cada formato como se identifica a continuación: a. FORMATO 1016 – Pagos y Abonos en Cuenta y Retenciones Practicadas = Se deben reportar en costos y gastos valores iguales o superiores a $500.000 y en Salarios y demás pagos laborales se deben reportar valores iguales o superiores a $10.000.000 b. FORMATOS 1055 - Impuesto a las ventas por Pagar (generado) y 1017 – Ingresos recibidos = Se deben reportar en costos y gastos valores iguales o superiores a $1.000.000 c. FORMATOS 1018 – Información de Saldos de cuentas por cobrar al 31 de Diciembre y 1027 – Información de Saldos de Cuentas por Pagar al 31 de Diciembre = Se deben reportar en costos y gastos valores iguales o superiores a $5.000.000 d. FORMATO 1054 – Impuesto a las ventas por Pagar (descontable) = NO tienen un tope mínimo para reportar por lo que se incluyen allí todos los terceros que posean valores en las cuentas asociadas a los códigos DIAN de dichos formatos. 8. De acuerdo a la Resolución 111 a 117 de Octubre 31 de 2011; algunos formatos no tienen conceptos asociados, pero en el programa para poder realizar la asociación de cuentas contables es necesario a estos formatos asociar un concepto. Los formatos son los siguientes: a. Formato 1005 crear el concepto 5555 b. Formato 1006 crear el concepto 6666 c. Formato 1010 crear el concepto 7777 d. Formato 1054 crear el concepto 5555 e. Formato 1055 crear el concepto 6666 9. Para el FORMATO 1010 - INFORMACION DE SOCIOS, ACCIONISTAS, COMUNEROS Y/O COOPERADOS = La información que se presenta en este formato se debe diligenciar en su totalidad en la opción Modificación o Adición. 10. Para el FORMATO 1011 - INFORMACION DE LAS DECLARACIONES TRIBUTARIAS = La información que se reporta en este formato, corresponden a datos de la declaración de renta, por lo tanto, lo normal es que no se asocien cuentas contables los conceptos de este formato razón por la cual se deben incluir los datos por la opción “Adiciona”. Importante: Estos conceptos no se visualizaran ni en el archivo temporal ni en el XML, son solo temporales para permitir realizar la asociación de cuentas contables a los formatos Importante: En el Formato 1011 la información NO se reporta por tercero, por lo tanto, las cuentas que se asocien pueden estar o no marcadas como “S” Tercero. 11. Para el FORMATO 1012 - INFORMACION DE LAS DECLARACIONES TRIBUTARIAS, ACCIONES Y APORTES E INVERSIONES EN BONOS, CERTIFICADOS, TITULOS Y DEMAS INVERSIONES TRIBUTARIAS: Según lo establecido para algunos códigos de este formato, se debe reportar el saldo a 31 de Diciembre de las cuentas corrientes y de ahorro que se posean en el país (Bancos) con la razón social y el respectivo NIT de la entidad financiera. Para que así lo muestre, en SIIGO se debe marcar en las cuentas de Bancos, el parámetro que se encuentra definido en el catálogo de la cuenta denominado “Cuenta de Bancos”, al seleccionar este campo debe asociar el Nit del Banco. 12. Nuevo Formato 1037 – Elaboración de Facturación por Litógrafos y Tipógrafos: En este formato se deben reportar los terceros a los cuales se les realizo facturas de venta e incluyendo los datos de la resolución de facturación autorizada.