CAP3_Control Documentos.pdf

Capítulo 3ControI de documentos Resumen deI capítuIo Objetivos deI capítuIo Al Iinalizar este capitulo podra: · ClasiIicar documentos contables · Visualizar documentos contables · Describir la estructura de documentos contables · Abrir y cerrar periodos contables · Abrir y cerrar periodos contables diIerentes para distintas clases de cuenta · DeIinir las cantidades que los grupos especiIicos de responsables estan autorizados a contabilizar · Asignar usuarios a un grupo de tolerancia para importes mayores · Contabilizar documentos simples en Gestion Iinanciera Contenido deI capítuIo Lección: Estructura del documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .126 Ejercicio 7: Cabecera documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135 Ejercicio 8: Posición de documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .145 Lección: Períodos contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .153 Ejercicio 9: Períodos contables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .159 Lección: Autorizaciones para contabilización. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166 Ejercicio 10: Autorizaciones para contabilización. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .169 Lección: Documentos simples en la Gestión financiera . . . . . . . . . . . . . . . . . . .173 Ejercicio 11: Documentos simples en la Gestión financiera . . . . . . . . . .177 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 125 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 Lección: Estructura deI documento Resumen de Ia Iección Objetivos de Ia Iección Al Iinalizar esta leccion podra: · ClasiIicar documentos contables · Visualizar documentos contables · Describir la estructura de documentos contables EjempIo empresariaI Cada dia se generan en la empresa centenares de documentos Iinancieros. Para simpliIicar la tarea de archivo de los documentos originales, los documentos deberan clasiIicarse en distintas categorias. Los auditores internos desean que todos los documentos para gastos autorizados esten indicados con una clase de documento univoca y procedan de un rango de numeros separado. Para las distintas operaciones se necesitan distintos datos en los documentos. Algunos datos pueden ser de caracter obligatorio para determinadas contabilizaciones. El cliente requiere que cada partida en la cuenta para gastos autorizados tenga una descripcion detallada que justiIique el gasto. Gráfico 64: Documentos en mySAP ERP FinanciaIs 126 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Estructura deI documento El sistema SAP Iunciona segun el principio del registro por documentos: para cada contabilizacion se graba un documento. El documento permanece como unidad completa en el sistema hasta su archivo. Cada documento se identiIica de Iorma unica gracias a los campos siguientes: · Numero de documento · Sociedad · Ejercicio Los documentos de mySAP ERP Financials incluyen lo siguiente: · Una cabecera del documento (inIormacion relativa a todo el documento) · Entre 2 y 999 posiciones de documento (inIormacion que se aplica a la posicion). Si se contabilizan documentos a traves de la interIase de contabilidad (por ejemplo, desde la gestion de pedidos de cliente, la gestion de compras u otras aplicaciones), como consecuencia de ello, las posiciones del documento contable seran identicas en casi todos los campos. Si desea compactar documentos contables, lea la Nota SAP 36353 y tome nota de los enlaces a otras notas relacionadas. Datos detallados para la cabecera y las posiciones de documento (opcional) Dos claves de control importantes: · Clase de documento para la cabecera de documento · Clave de contabilización para las posiciones de documento El Sistema R/3 registra como minimo un documento por cada operacion. Cada documento recibe un numero de documento unico. El Sistema R/3 puede asignar los numeros de documento (÷asignacion de numeros interna) o el usuario puede asignar el numero en la entrada de documentos (÷asignacion de numeros externa). Una operacion contable puede crear uno o mas documentos. Por ejemplo, cuando la mercancia llega de un acreedor, se crea un documento de material para registrar los datos importantes para la gestion de stocks. Un documento contable se crea para hacer el seguimiento de inIormacion Iinanciera, como cuentas de mayor e importes. Muchas operaciones contables ocurren en el sistema para el que se crean los documentos, pero no se crea ningun documento contable, porque no hay ningun eIecto para la contabilidad. Un ejemplo seria un pedido en la Gestion de materiales. Los documentos que estan conectados entre si estan enlazados en el sistema de modo que tiene un resumen de cada operacion contable en el sistema. 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 127 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 Utilizando el inIorme RFBEL100, puede crear un diario resumido de documentos en el sistema. Contiene los datos mas importantes para los documentos seleccionados de las cabeceras de documento y las partidas individuales en Iorma tabular. Puede utilizar los inIormes RFBUEB00 y RFBUEB01 para buscar documentos en el sistema. Gráfico 65: CIases de documento La clase de documento controla la cabecera de documento y se utiliza para diIerenciar las operaciones contables a contabilizar, por ejemplo, Iacturas de acreedores, pagos de deudores, etc. Las clases de documento se deIinen a nivel de mandante y, por lo tanto, son validas para todas las sociedades. Las clases de documento suministradas con el sistema estandar se pueden modiIicar o copiar. Las clases de documento deIinen lo siguiente: · Rangos de numeros para numeros de documento · Tipos de cuenta permitidos para contabilizaciones Las clases de documento tambien deIinen lo siguiente: · El status de campo de los campos "Texto de cabecera de documento" y "Numero de reIerencia" en la cabecera del documento · Si deben contabilizarse las Iacturas con el procedimiento neto 128 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Estructura deI documento En el procedimiento recomendado por SAP para archivar documentos originales, la clase de documento controla el archivo. Almacene el documento original siempre con el numero del documento del sistema. En caso de que el documento original tenga un numero externo: · Indique el numero externo del documento original en el campo "Numero de reIerencia" de la cabecera del documento del sistema · Fijese en el numero del documento del sistema en el documento original Gráfico 66: CIases de documentos estándar importantes La clase de documento AB permite contabilizaciones en todas las clases de cuenta. En todas las demas clases de documento solo se pueden realizar contabilizaciones en determinadas clases de cuenta. La clase de documento DG, por ejemplo, solo permite contabilizaciones en cuentas de deudor (D) y de mayor (S). Para transIerir documentos de liquidacion desde el sistema de liquidacion mySAP ERP, se necesita una de las siguientes clases de documento: · RV, la clase de documento de reIerencia para documentos de Iacturacion de gestion de pedidos de cliente (Iacturas de deudor). · RE, la clase de documento de reIerencia para documentos de Iacturacion de la gestion de materiales (Iacturas de acreedor). En la asignacion de numeros interna, el sistema asigna a cada documento del modulo Gestion Iinanciera un nuevo numero. En la asignacion de numeros externa, el sistema transIiere el numero del documento de Iacturacion al documento contable siempre y cuando este numero todavia no se haya utilizado. 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 129 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 La mayoria de las veces el programa de pagos utiliza la clase de documento ZP para las contabilizaciones automaticas. Gráfico 67: Rangos de números de documento El rango de números de documento deIine el rango de numeros para los numeros del documento que deben asignarse. Los rangos de numeros de documento no deben solaparse. · Asignación de números interna: El sistema graba el ultimo numero de documento utilizado del rango de numeros en el campo Número actual y asigna el numero siguiente a dicho numero actual como siguiente numero de documento (vease el graIico 'rangos de numeros de documento¨, ejemplos 00 y 01). · Asignación de números externa: El usuario introduce el numero del documento original o el numero se asigna automaticamente desde otro sistema. Los numeros no suelen asignarse secuencialmente, de ahi que el sistema no pueda almacenar ningun numero actual (ejemplo 02). Los numeros pueden ser alIanumericos. El rango de numeros de documento debe deIinirse para el año en el que se utiliza. Hay dos opciones: · Hasta un ejercicio futuro: Al principio de un nuevo ejercicio, el sistema utiliza el numero siguiente al numero actual como numero siguiente. No vuelve a empezar con el primer numero del rango de numeros. · Para cada ejercicio: Al empezar un nuevo ejercicio, el sistema empieza de nuevo con el primer numero del rango de numeros. Esto ayuda a garantizar que el rango de numeros sea suIiciente. 130 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Estructura deI documento Un rango de numeros se puede asignar a varias clases de documento. Puede copiar los intervalos de rangos de numeros de documento desde una sociedad a otra, o copiar intervalos de un ejercicio a otro. Puede utilizar el inIorme RFBNUM00 para encontrar discontinuidades en la asignacion de numeros de documento. Gráfico 68: Funciones de Ias cIaves de contabiIización Como las clases de documento, las claves de contabilizaciónse deIinen a nivel de mandante. Ademas de las Iunciones de control antes mencionadas, las claves de contabilizacion indican lo siguiente: · Si la partida individual esta relacionada con una operación de pago o no. Este dato se necesita para analizar el historial de pagos y la creacion de notiIicaciones de pago. · Si la contabilizacion es relevante para las ventas y las ciIras de ventas de la cuenta deben actualizarse con la transaccion, por ejemplo, mediante la contabilizacion de una Iactura de deudor. Las claves de contabilizacion han mejorado con las nuevas Iunciones de entrada de documentos de Enjoy SAP. En las transacciones estandar, las claves de contabilizacion se denominan 'Debe¨ y 'Haber.¨ En el Customizing, mySAP ERP proporciona la siguientes parametrizaciones previas: · Para las contabilizaciones de cuenta de mayor: 'Debe¨ es la clave de contabilizacion 40, y 'Haber¨ la clave de contabilizacion 50. · Para las Iacturas de deudor: 'Debe¨ es la clave de contabilizacion 01 y 'Haber¨ es la clave de contabilizacion 50. · Para las Iacturas de acreedor: 'Haber¨ es la clave de contabilizacion 31 y 'Debe¨ es la clave de contabilizacion 40. 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 131 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 Gráfico 69: Status de campo de documento Durante la entrada de documentos se visualizan diIerentes campos dependiendo de la transaccion y las cuentas que se utilicen. Por ejemplo, al contabilizar gastos, suelen ser obligatorios un centro de coste y la inIormacion de impuestos. Sin embargo, al contabilizar eIectivo, esta inIormacion no es necesaria. Estas diIerentes visualizaciones durante el proceso de documentos son controladas por el status de campo. Como norma general, el status de campo especiIico de la cuenta se personaliza para cuentas de mayor. Para el tratamiento de deudores y acreedores, el status de campo se personaliza en la clave de contabilizacion segun corresponda. Como en el control del status de campo para campos de las cuentas de mayor, en este caso tambien se utiliza el status de campo con la prioridad mas alta. La prioridad se muestra mas arriba. Excepciones a esta regla: · Si se utilizan divisiones, el campo Division debe estar listo para entradas. Este campo se puede activar para la sociedad activando balances de division. Solo puede utilizar el status de campo para deIinir si el campo es obligatorio o un campo de entrada opcional. · Las entradas en los campos de impuestos solo son posibles si la cuenta de mayor es relevante para el impuesto. El status de campo Ocultar no se puede combinar con el status de campo Entrada obligatoria. Esta combinacion provocara un error. 132 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Estructura deI documento Gráfico 70: Grupos de status de campo Para cada grupo de cuentas de mayor, por ejemplo, cuentas de medios de pago y cuentas de gastos, debe definir el status de cada campo de la entrada de documentos. Al utilizar estas cuentas de mayor, el campo de texto para la entrada del documento, ¿debe ser un campo obligatorio, un campo opcional o un campo oculto? ¿El centro de coste sera obligatorio, oculto u opcional para la entrada de documentos al utilizar estas cuentas de mayor? Etcetera. Esta inIormacion esta dividida en grupos de status de campo para cada grupo de cuentas de mayor. Puede asignar grupos de status de campo a las respectivas cuentas de mayor en los registros maestros de la cuenta de mayor. Los grupos de status de campo se resumen en una variante de status de campo. La variante de status de campo se asigna a la(s) sociedad(es). No se puede contabilizar hasta que Iinalice este proceso. Normalmente, se asigna la misma variante de status de campo a todas sus sociedades para que la misma inIormacion de status de campo sea valida entre sociedades. mySAP ERP suministra una serie de grupos de status de campo estandar. Se recomienda copiar los grupos de status de campo estandar suministrados y modiIicarlos segun corresponda. Si un documento se contabiliza en una cuenta de una contabilidad auxiliar, se utiliza el grupo de status de campo de la cuenta asociada. 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 133 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 Gráfico 71: CIaves de contabiIización estándar SAP recomienda utilizar las claves de contabilización estándar suministradas. Si estas deben modiIicarse o si deben deIinirse nuevas claves de contabilizacion, deben actualizarse todas las tablas que contienen reIerencias a estas claves. Las claves de contabilizacion para activos Iijos y materiales solo pueden utilizarse si se han instalado los componentes de SAP correspondientes. ModiIicando la deIinicion del status de campo de las claves de contabilizacion y del grupo de status de campo, se puede hacer que el status de campo dependa de la transaccion o de la cuenta. · Dado que las cuentas de una contabilidad auxiliar no tienen ningun grupo de status de campo, las diIerenciaciones entre contabilizaciones se realizan principalmente a traves de distintas claves de contabilizacion. Por este motivo, hay un gran numero de claves de contabilizacion para cuentas de contabilidad auxiliar. En las contabilizaciones en cuentas de mayor, las diIerenciaciones se realizan principalmente mediante distintos grupos de status de campo. Por este motivo, para las contabilizaciones en cuentas de mayor solo se necesitan dos claves de contabilizacion (40 y 50). 134 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Estructura deI documento Ejercicio 7: Cabecera documento Objetivos de Ios ejercicios Al Iinalizar este ejercicio podra: · VeriIicara sus conocimientos sobre clases de documento y rangos de numeros. · Creara una clase de documento y un rango de numeros. · VeriIicara las asignaciones de rangos de numeros a las clases de documento. EjempIo empresariaI Cada dia se generan en la empresa centenares de documentos Iinancieros. Para simpliIicar la tarea de archivo de los documentos originales, los documentos deberan clasiIicarse en distintas categorias. Los auditores internos desean que todos los documentos para gastos autorizados esten indicados con una clase de documento univoca y procedan de un rango de numeros separado. El numero de autorizacion asignado por el jeIe de contabilidad debera introducirse en la cabecera del documento. Tarea 1: Conteste a las preguntas siguientes: 1. ¿Cuales son las Iunciones de control mas importantes de la clase de documento? Tarea 2: Complete la Irase: 1. Si el usuario asigna el numero de documento manualmente, esto se denomina asignacion de numeros . Rellene los espacios en blanco para completar las frases. Continua en la pagina siguiente 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 135 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 Tarea 3: Complete la Irase: 1. Los numeros pueden ser alIanumericos. Rellene los espacios en blanco para completar las frases. Tarea 4: ¿Verdadero o Ialso? 1. Todas las sociedades pueden deIinir sus propias clases de documento. Diga si estas afirmaciones son correctas o falsas. Ƒ Correcto Ƒ Falso 2. Todas las sociedades pueden deIinir sus propios rangos de numeros de documento. Diga si estas afirmaciones son correctas o falsas. Ƒ Correcto Ƒ Falso 3. Al comienzo de un nuevo ejercicio, el sistema siempre inicia la asignacion de numeros para documentos desde el principio del rango de numeros. Diga si estas afirmaciones son correctas o falsas. Ƒ Correcto Ƒ Falso 4. Los rangos de numeros de documento no deben solaparse. Diga si estas afirmaciones son correctas o falsas. Ƒ Correcto Ƒ Falso Continua en la pagina siguiente 136 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Estructura deI documento Tarea 5: Conteste a las siguientes preguntas: 1. ¿Cuantos rangos de numeros pueden asignarse simultaneamente a una clase de documento? Tarea 6: Realice la siguiente tarea: 1. El jeIe de contabilidad de su mandante desea lo siguiente: - Las clases de documento del sistema se utilizan para agrupar los documentos en categorias - Asignacion de documento interna - Numeros de documento en el siguiente rango de numeros: SA Documento de cuenta de mayor 01 0100000000-0199999999 DG Abono de deudor 16 1600000000-1699999999 KG Abono de acreedor 17 1700000000-1799999999 DR Factura de deudor 18 1800000000-1899999999 KR Factura de acreedor 19 1900000000-1999999999 VeriIique si lo siguiente es valido para los rangos de numeros listados para su sociedad: - Se han creado - Se han asignado a las clases de documento correspondientes Si los rangos de numeros de documento no existen, copielos de la sociedad 1000 o de la sociedad especiIica de su pais para el ejercicio destino. Tarea 7: Realice la siguiente tarea: 1. Cree la clase de documento ## para gastos autorizados (vease escenario empresarial, nombre: Gasto autorizado ##). Continua en la pagina siguiente 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 137 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 Asigne el rango de numeros de documento 99: 9900000000 - 9999999999 a esta clase de documento con asignacion de numeros interna. El campo de reIerencia en la cabecera de documento debe ser un campo de entrada obligatoria. 138 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Estructura deI documento SoIución 7: Cabecera documento Tarea 1: Conteste a las preguntas siguientes: 1. ¿Cuales son las Iunciones de control mas importantes de la clase de documento? Respuesta: Rangos de numeros para numeros de documento Tipos de cuenta permitidos para contabilizaciones Tarea 2: Complete la Irase: 1. Si el usuario asigna el numero de documento manualmente, esto se denomina asignacion de numeros externa . Respuesta: externa Tarea 3: Complete la Irase: 1. Los numeros externos pueden ser alIanumericos. Respuesta: externos Tarea 4: ¿Verdadero o Ialso? 1. Todas las sociedades pueden deIinir sus propias clases de documento. Respuesta: Falso Puesto que las clases de documento se deIinen en el nivel del mandante, estas son validas para todas las sociedades. 2. Todas las sociedades pueden deIinir sus propios rangos de numeros de documento. Respuesta: Correcto El numero de documento identiIica de Iorma univoca cada documento de la sociedad en un ejercicio. Por lo tanto, los rangos de numeros de documento se deIinen en Iuncion de la sociedad. Continua en la pagina siguiente 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 139 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 3. Al comienzo de un nuevo ejercicio, el sistema siempre inicia la asignacion de numeros para documentos desde el principio del rango de numeros. Respuesta: Falso El sistema solo vuelve a empezar la asignacion de numeros para documentos al comienzo de un año desde el principio del rango de numeros siempre y cuando se haya deIinido el intervalo de numeros de documento por ejercicio. 4. Los rangos de numeros de documento no deben solaparse. Respuesta: Correcto Esto garantiza la utilizacion de un numero de documento exclusivo para una sociedad durante un ejercicio. Tarea 5: Conteste a las siguientes preguntas: 1. ¿Cuantos rangos de numeros pueden asignarse simultaneamente a una clase de documento? Respuesta: Puede especiIicar un rango de numeros para cada clase de documento. Sin embargo, puede utilizar un rango de numeros para varias clases de documento. Tarea 6: Realice la siguiente tarea: 1. El jeIe de contabilidad de su mandante desea lo siguiente: - Las clases de documento del sistema se utilizan para agrupar los documentos en categorias - Asignacion de documento interna - Numeros de documento en el siguiente rango de numeros: SA Documento de cuenta de mayor 01 0100000000-0199999999 DG Abono de deudor 16 1600000000-1699999999 KG Abono de acreedor 17 1700000000-1799999999 DR Factura de deudor 18 1800000000-1899999999 KR Factura de acreedor 19 1900000000-1999999999 VeriIique si lo siguiente es valido para los rangos de numeros listados para su sociedad: Continua en la pagina siguiente 140 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Estructura deI documento - Se han creado - Se han asignado a las clases de documento correspondientes Si los rangos de numeros de documento no existen, copielos de la sociedad 1000 o de la sociedad especiIica de su pais para el ejercicio destino. a) Verifique la definición de los rangos de números: IMG: Cestión financiera ĺParametrizaciones básicas de Cestión financiera ĺDocumento ĺRangos de números de documento ĺ Definir rangos de números de documento Nombre de campo o tipo de datos Valores Sociedad GR## Intervalo ĺModificar Verifique si los rangos de números se han definido correctamente (véase pregunta). Si no se han definido correctamente, copie los rangos de números de la sociedad 0001. (Copie los rangos de números del ejercicio de origen al ejercicio de destino): IMG: Cestión financiera ĺParametrizaciones básicas de Cestión financiera ĺDocumento ĺRangos de números de documento ĺ Copiar a sociedad Nombre de campo o tipo de datos Valores Numero de rango de numeros 01 a ZZ Efercicio 1900 a 9999 Sociedad (Sociedad fuente) 0001 o su sociedad especifica de pais Sociedad de destino GR== Seleccione "Ejecutar". Verifique la asignación de rangos de números a las clases de documento: IMG: Cestión financiera ĺParametrizaciones básicas de Cestión financiera ĺDocumento ĺCabecera de documento ĺResumen Haga doble clic en cada clase de documento para verificar si está asignada a los rangos de números correctos. Continua en la pagina siguiente 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 141 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 Tarea 7: Realice la siguiente tarea: 1. Cree la clase de documento ## para gastos autorizados (vease escenario empresarial, nombre: Gasto autorizado ##). Asigne el rango de numeros de documento 99: 9900000000 - 9999999999 a esta clase de documento con asignacion de numeros interna. El campo de reIerencia en la cabecera de documento debe ser un campo de entrada obligatoria. a) Cree rango de numeros. IMG: Cestión financiera ĺParametrizaciones básicas de Cestión financiera ĺDocumento ĺRangos de números de documento ĺ Definir rangos de números de documento Nombre de campo o tipo de datos Valores Sociedad GR== Intervalo ĺModificar 1ratar ĺInsertar intervalo Nombre de campo o tipo de datos Valores No 99 Año Efercicio actual De numero 9 900 000 000 A numero 9 999 999 999 Numero actual del rango de numeros 0 Ext En blanco INTRO Seleccione "Grabar". Confirme el cuadro de diálogo "Transportar intervalos de rangos de números" con INTRO. Cree una clase de documento: IMG: Cestión financiera ĺParametrizaciones básicas de Cestión financiera ĺDocumento ĺCabecera de documento ĺDefinir clases de documento 1ratar ĺEntradas nuevas Continua en la pagina siguiente 142 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Estructura deI documento Nombre de campo o tipo de datos Valores Clase de documento == Rango de numeros 99 Clase doc.anulacion AB Clases de cuenta permitidas: Activos Fifos ¥ Deudor ¥ Acreedor ¥ Material ¥ Cuenta de mavor ¥ Obligatorio para la entrada de documentos: Numero de referencia ¥ Seleccione "Grabar". Marque la flecha verde para retroceder una pantalla e introducir la denominación: Nombre de campo o tipo de datos Valores Nombre Gastos autori:ados == Seleccione "Grabar". Consejo: Acaba de crear un nuevo rango de numeros de documento y una nueva clase de documento. A continuacion ha asignado su rango de numeros a la clase de documentos. 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 143 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 144 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Estructura deI documento Ejercicio 8: Posición de documento Objetivos de Ios ejercicios Al Iinalizar este ejercicio podra: · VeriIicara sus conocimientos sobre las claves de contabilizacion y el status de campo de los documentos. · Creara un grupo de status de campo y lo asignara a una cuenta. EjempIo empresariaI Para las distintas operaciones se necesitan distintos datos en los documentos. Algunos datos pueden ser de caracter obligatorio para determinadas contabilizaciones. El cliente requiere que cada partida en la cuenta para gastos autorizados tenga una descripcion detallada que justiIique el gasto. Tarea 1: Conteste a las siguientes preguntas: 1. ¿Cuales son las principales Iunciones de control de una clave de contabilizacion? Tarea 2: Conteste a las siguientes preguntas: 1. Enumere 2 componentes que inIluyen en el status de campo de los campos de documento. Continua en la pagina siguiente 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 145 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 Tarea 3: Conteste a las siguientes preguntas: 1. En los escenarios siguientes, explique el tratamiento que recibira el campo de texto en la pantalla de entrada de documentos: Clave de contabilización Grupo status- campo Pantalla de entrada de documentos 1. Texto oculto Texto opcional 2. Texto opcional Texto obligatorio 3. Texto obligatorio Texto oculto Tarea 4: Conteste a las siguientes preguntas: 1. ¿Cuales son las claves de contabilizacion estandar para las cuentas de mayor y en que columna de la cuenta se eIectuaran las contabilizaciones? Tarea 5: ¿Verdadero o Ialso? 1. Las claves de contabilizacion se deIinen a nivel de mandante. Diga si estas afirmaciones son correctas o falsas. Ƒ Correcto Ƒ Falso Continua en la pagina siguiente 146 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Estructura deI documento Tarea 6: Complete la Irase: 1. El grupo del controla la visualizacion del campo durante la entrada del documento. Rellene los espacios en blanco para completar las frases. Tarea 7: Complete la Irase: 1. Cada tiene un grupo de status de campo. Rellene los espacios en blanco para completar las frases. Tarea 8: Para hacer un seguimiento de las clases de vehiculos alquilados, haga que el campo Texto sea de entrada obligatoria para las posiciones de documento de la cuenta de gastos de alquiler de vehiculos deportivos. Cree un grupo de status de campo nuevo, FS##, con la denominacion "Gastos autorizados ##". 1. Cree este grupo de status de campo mediante la copia del grupo de status de campo G001 en la variante de status de campo 0001. 2. Convierta el campo ¨Texto¨ en un campo obligatorio. 3. Asigne el grupo de status de campo a su cuenta de mayor para Gastos de alquiler de vehiculo deportivo AE02##. 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 147 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 SoIución 8: Posición de documento Tarea 1: Conteste a las siguientes preguntas: 1. ¿Cuales son las principales Iunciones de control de una clave de contabilizacion? Respuesta: DeIinicion de las clases de cuenta contabilizables Cuenta (Debe o Haber) Status de campo de una imputacion adicional Tarea 2: Conteste a las siguientes preguntas: 1. Enumere 2 componentes que inIluyen en el status de campo de los campos de documento. Respuesta: Grupo de status de campo, clave de contabilizacion. Tarea 3: Conteste a las siguientes preguntas: 1. En los escenarios siguientes, explique el tratamiento que recibira el campo de texto en la pantalla de entrada de documentos: Clave de contabilización Grupo status- campo Pantalla de entrada de documentos 1. Texto oculto Texto opcional 2. Texto opcional Texto obligatorio 3. Texto obligatorio Texto oculto Respuesta: 1. Oculto 2. Entrada obligatoria 3. Error Continua en la pagina siguiente 148 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Estructura deI documento Tarea 4: Conteste a las siguientes preguntas: 1. ¿Cuales son las claves de contabilizacion estandar para las cuentas de mayor y en que columna de la cuenta se eIectuaran las contabilizaciones? Respuesta: Debe, clave de contabilizacion 40 Haber, clave de contabilizacion 50 Tarea 5: ¿Verdadero o Ialso? 1. Las claves de contabilizacion se deIinen a nivel de mandante. Respuesta: Correcto Como las clases de documento, las claves de contabilizacion se deIinen a nivel de mandante. Tarea 6: Complete la Irase: 1. El grupo del status de campo controla la visualizacion del campo durante la entrada del documento. Respuesta: status de campo Tarea 7: Complete la Irase: 1. Cada cuenta de mayor tiene un grupo de status de campo. Respuesta: cuenta de mayor Continua en la pagina siguiente 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 149 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 Tarea 8: Para hacer un seguimiento de las clases de vehiculos alquilados, haga que el campo Texto sea de entrada obligatoria para las posiciones de documento de la cuenta de gastos de alquiler de vehiculos deportivos. Cree un grupo de status de campo nuevo, FS##, con la denominacion "Gastos autorizados ##". 1. Cree este grupo de status de campo mediante la copia del grupo de status de campo G001 en la variante de status de campo 0001. a) Determine la variante de status de campo asignada a su sociedad: IMC: Cestión financiera ĺParametrizaciones básicas de Cestión financiera ĺSociedad ĺJerificar y completar parámetros globales (Alternativa. IMG. Gestion financiera ĺParametri:aciones basicas de Gestion financiera ĺDocumento ĺPosicion de documento ĺ Control ĺAsignar sociedad a variantes status campos) Haga doble clic en la sociedad. Registre la variante de status de campo asignada a su sociedad: ¸¸¸¸¸¸¸¸¸¸ ¸¸¸¸¸¸¸¸¸¸ Copie un nuevo grupo de status de campo: IMC: Cestión financiera ĺParametrizaciones básicas de Cestión financiera ĺDocumento ĺPosición de documento ĺControl ĺ Definir variantes de status de campo Seleccione la variante de status de campo asignada a su sociedad. En la estructura de diálogo, haga doble clic "Grupos de status de campo". Seleccione G001. 1ratar ĺCopiar como... Sobrescriba los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos Valores Grupo status campo FS## Texto Gastos autorizados ## Seleccione ~Intro¨. Seleccione "Grabar". No salga todavía de esta pantalla. Continua en la pagina siguiente 150 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Estructura deI documento 2. Convierta el campo ¨Texto¨ en un campo obligatorio. a) Modifique el status de campo en el grupo de status de campo: Haga doble clic en "FS##". Haga doble clic en "Datos generales". Nombre de campo o tipo de datos Valores Texto Entr.oblig. Seleccione "Grabar". 3. Asigne el grupo de status de campo a su cuenta de mayor para Gastos de alquiler de vehiculo deportivo AE02##. a) Menú SAP Easy Access: Finanzas ĺCestión financiera ĺLibro mayor ĺRegistros maestros ĺCuentas de mayor ĺ1ratamiento individual ĺEn la sociedad O codigo de transaccion: FS00 Nombre de campo o tipo de datos Valores Cuenta de mayor AE02## Sociedad GR## Cuenta de mayor ĺModificar Seleccione la etiqueta ~Entrada/Banco/Inter¨. Nombre de campo o tipo de datos Valores Grupo status campo FS## Seleccione ~Grabar¨. Consejo: Acaba de crear un nuevo grupo de status de campo y lo ha asignado a la cuenta de 'Gastos de alquiler de vehiculo¨. 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 151 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 Resumen de Ia Iección Ahora podra: · ClasiIicar documentos contables · Visualizar documentos contables · Describir la estructura de documentos contables 152 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Períodos contabIes Lección: Períodos contabIes Resumen de Ia Iección En esta leccion se describe el Iuncionamiento de la tabla de periodos contables. Objetivos de Ia Iección Al Iinalizar esta leccion podra: · Abrir y cerrar periodos contables · Abrir y cerrar periodos contables diIerentes para distintas clases de cuenta EjempIo empresariaI El departamento de contabilidad determina que los libros auxiliares se cerraran al Iinal de un periodo contable. Sin embargo, las cuentas de mayor permaneceran abiertas durante mas tiempo para que se puedan reconciliar los libros mayores de Gestion Iinanciera y Controlling del ultimo periodo. Gráfico 72: Períodos contabIes Los periodos contables se deIinen en la variante de ejercicio. Para evitar que los documentos se contabilicen en un periodo contable incorrecto, puede cerrar determinados periodos contables. 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 153 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 Normalmente solo esta abierto el periodo contable actual y el resto de periodos estan cerrados. Al termino de un periodo contable, este suele cerrarse y se abre el siguiente periodo contable. Puede abrir un periodo contable introduciendo un intervalo en la variante de periodo contable que incluya este periodo. Puede tener abiertos tantos periodos contables como desee. Durante el cierre del periodo, puede abrir períodos especiales para contabilizaciones de cierre. Durante el cierre, deben estar abiertos simultaneamente dos intervalos de períodos. Por este motivo se pueden introducir dos intervalos de periodos en la tabla de periodos contables. Gráfico 73: La variante de período contabIe Varias sociedades pueden utilizar la misma variante de período contable. Para todas las sociedades asignadas, los periodos contables se abren y cierran simultaneamente. Ello simpliIica la actualizacion del periodo. 154 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Períodos contabIes Gráfico 74: Verificaciones de períodos por cIase de cuenta En la cabecera de documento, se veriIican los periodos asignados a la clase de cuenta "¹". Es la primera veriIicacion. Por lo tanto, la clase de cuenta '¹¨ debe estar abierta para todos los periodos que se supone estan abiertos para cualquier otra clase de cuenta. La variante de periodo contable debe contener como mínimo la clase de cuenta '¹¨. Si los periodos contables para diIerentes clases de cuenta se deben tratar del mismo modo, el control mediante la entrada ¹ es suIiciente. Los periodos contables se pueden tratar de Iorma diIerente para las distintas clases de cuenta, es decir, para un periodo contable determinado pueden permitirse contabilizaciones en cuentas de deudor, mientras que las contabilizaciones en cuentas de acreedor no estan permitidas. A nivel de posicion de documento, el sistema veriIica la clase de cuenta de la clave de contabilizacion para garantizar que el periodo esta abierto para la clase de cuenta asignada. El intervalo de cuentas siempre incluye cuentas de mayor. Introduciendo cuentas asociadas detras de clases de cuentas de una contabilidad auxiliar, las cuentas de una contabilidad auxiliar se pueden cerrar de Iorma diIerente a las cuentas de una contabilidad auxiliar con otras cuentas asociadas. 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 155 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 Gráfico 75: Dos intervaIos de períodos Durante el cierre, deben estar abiertos simultaneamente dos intervalos de periodos. Por este motivo se pueden introducir dos intervalos de periodos en la tabla de periodos contables. Al primer intervalo de periodos se puede asignar un grupo de autorizaciones. En este caso solo pueden realizar contabilizaciones en el primer intervalo de periodos los usuarios de este grupo de autorizaciones. Se recomienda utilizar el primer intervalo de periodos para periodos especiales y solo dar autorizacion para realizar contabilizaciones en periodos especiales a los contables encargados del cierre. El usuario debe tener la autorizacion para el objeto de autorizacion F¸BKPF¸BUP (documento contable: Autorizacion para periodos contables), con lo que el valor del campo Grupo de autorizaciones debe coincidir con el valor de la tabla de periodos contables. 156 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Períodos contabIes Gráfico 76: Determinación de períodos contabIes durante Ia contabiIización Al introducir un documento, entre otras posiciones, usted introduce la Iecha de contabilizacion - el sistema determina automaticamente el periodo contable y el ejercicio basandose en la Iecha de contabilizacion introducida. En el resumen de documento, se visualizan la Iecha de contabilizacion, el periodo contable y el ejercicio. El periodo contable determinado se introduce en el documento y se actualizan las ciIras de operaciones para dicho periodo contable. Si visualiza el saldo de una cuenta, se visualizan las ciIras de operaciones para los periodos contables. 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 157 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 158 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Períodos contabIes Ejercicio 9: Períodos contabIes Objetivos de Ios ejercicios Al Iinalizar este ejercicio podra: · VeriIicara sus conocimientos sobre las variantes de periodos contables. · Creara una variante de periodo contable y la asignara a su sociedad. EjempIo empresariaI El departamento de contabilidad determina que los libros auxiliares se cerraran al Iinal de un periodo contable. Sin embargo, las cuentas de mayor permaneceran abiertas durante mas tiempo para que se puedan reconciliar los libros mayores de Gestion Iinanciera con los de Controlling del ultimo periodo. Tarea 1: Realice la siguiente tarea: 1. Cree una variante de periodo contable 'PP##¨ con el nombre 'Periodos contables GR##¨. De este modo se cumplen los requisitos del departamento de contabilidad, segun los cuales los libros auxiliares solo permaneceran abiertos durante el mes en curso, mientras que el libro mayor permanecera abierto durante el mes en curso y el mes anterior. Asigne esta variante de periodo contable a su sociedad. Tarea 2: Acabe la Irase: 1. La variante de periodo contable se asigna a la . Rellene los espacios en blanco para completar las frases. 2. Una variante de periodo contable debe contener como minimo una posicion con la entrada . Rellene los espacios en blanco para completar las frases. 3. El rango de cuentas perteneciente a la variante de periodo contable esta Iormada por . Rellene los espacios en blanco para completar las frases. Continua en la pagina siguiente 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 159 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 Tarea 3: ¿Verdadero o Ialso? 1. Los periodos contables se abren y cierran automaticamente. Diga si estas afirmaciones son correctas o falsas. Ƒ Correcto Ƒ Falso 2. No puede haber mas de dos periodos abiertos simultaneamente. Diga si estas afirmaciones son correctas o falsas. Ƒ Correcto Ƒ Falso 3. El grupo de autorizaciones de la variante de periodo contable solo hace reIerencia a la autorizacion para eIectuar contabilizaciones en periodos especiales. Diga si estas afirmaciones son correctas o falsas. Ƒ Correcto Ƒ Falso 160 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Períodos contabIes SoIución 9: Períodos contabIes Tarea 1: Realice la siguiente tarea: 1. Cree una variante de periodo contable 'PP##¨ con el nombre 'Periodos contables GR##¨. De este modo se cumplen los requisitos del departamento de contabilidad, segun los cuales los libros auxiliares solo permaneceran abiertos durante el mes en curso, mientras que el libro mayor permanecera abierto durante el mes en curso y el mes anterior. Asigne esta variante de periodo contable a su sociedad. a) Cree una variante para periodos contables abiertos. IMC: Cestión financiera ĺParametrizaciones básicas de Cestión financiera ĺDocumento ĺPeriodos contables ĺDefinir variantes para periodos contables abiertos Tratar ĺEntradas nuevas Nombre de campo o tipo de datos Valores Variante (vari) PP## Nombre Periodos contables GR## Seleccione "Grabar". Define períodos en su variante. IMC: Cestión financiera ĺParametrizaciones básicas de Cestión financiera ĺDocumento ĺPeriodos contables ĺAbrir y cerrar periodos contables En esta etapa puede crear o copiar desde intervalos existentes. Para crear un intervalo, seleccione: Tratar ĺEntradas nuevas Nombre de campo o tipo de datos Valores 1ª posición Var. PP## A ¹ valido para todas las cuentas De cuenta En blanco A cuenta En blanco Continua en la pagina siguiente 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 161 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 De periodo 1 Mes anterior Año Ejercicio mes anterior A periodo 1 Mes actual Año Ejercicio actual Nombre de campo o tipo de datos Valores 2ª posición Var. PP## A D De cuenta En blanco A cuenta ZZZZZZZZZZ De periodo 1 Mes actual Año Ejercicio actual A periodo 1 Mes actual Año Ejercicio actual Nombre de campo o tipo de datos Valores 3ª posición Var. PP## A K De cuenta En blanco A cuenta ZZZZZZZZZZ De periodo 1 Mes actual Año Ejercicio actual A periodo 1 Mes actual Año Ejercicio actual Seleccione "Grabar". Para copiar un intervalo existente: Continua en la pagina siguiente 162 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Períodos contabIes IMC: Cestión financiera ĺParametrizaciones básicas de Cestión financiera ĺDocumento ĺPeriodos contables ĺAbrir y cerrar periodos contables · Seleccione las clases de cuenta D, K y S para la variante de contabilización 0001. · 1ratar ĺCopiar como... Sobrescriba la siguiente información para cada clase de cuenta: Nombre de campo o tipo de datos Valores Var. PP## Verifique que los datos sean correctos utilizando la información anterior. Seleccione ~Grabar.¨ Asigne una variante de período contable abierta a la sociedad. IMC: Cestión financiera ĺParametrizaciones básicas de Cestión financiera ĺDocumento ĺPeriodos contables ĺAsignar variantes a sociedad Nombre de campo o tipo de datos Valores Soc. GR## Variante (vari) PP## Seleccione "Grabar". Nota: Acaba de: · Crear una variante para periodos contables abiertos. · DeIinir las Iechas de los periodos abiertos. · Asignar la variante de periodo contable a su sociedad. Este es un ejemplo del principio de variantes. Tarea 2: Acabe la Irase: 1. La variante de periodo contable se asigna a la sociedad. Respuesta: sociedad Continua en la pagina siguiente 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 163 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 2. Una variante de periodo contable debe contener como minimo una posicion con la entrada Valido para todas las cuentas. Respuesta: Valido para todas las cuentas 3. El rango de cuentas perteneciente a la variante de periodo contable esta Iormada por cuentas de mayor. Respuesta: cuentas de mayor Tarea 3: ¿Verdadero o Ialso? 1. Los periodos contables se abren y cierran automaticamente. Respuesta: Falso La variante de periodo contable que contiene los periodos abiertos debe actualizarse manualmente. 2. No puede haber mas de dos periodos abiertos simultaneamente. Respuesta: Falso Falso. Pueden abrirse simultaneamente tantos periodos como sea necesario. Sin embargo, solo pueden haber dos intervalos de periodos abiertos al mismo tiempo. 3. El grupo de autorizaciones de la variante de periodo contable solo hace reIerencia a la autorizacion para eIectuar contabilizaciones en periodos especiales. Respuesta: Falso Falso. El grupo de autorizaciones se aplica al primer intervalo de periodos. Tambien puede ser un intervalo con periodos contables normales. 164 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Períodos contabIes Resumen de Ia Iección Ahora podra: · Abrir y cerrar periodos contables · Abrir y cerrar periodos contables diIerentes para distintas clases de cuenta 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 165 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 Lección: Autorizaciones para contabiIización Resumen de Ia Iección En esta leccion se presenta una introduccion para determinar los importes maximos a la hora de contabilizar documentos. Objetivos de Ia Iección Al Iinalizar esta leccion podra: · DeIinir las cantidades que los grupos especiIicos de responsables estan autorizados a contabilizar · Asignar usuarios a un grupo de tolerancia para importes mayores EjempIo empresariaI El jeIe de contabilidad desea deIinir diIerentes autorizaciones para contabilizar importes elevados para los responsables y para el mismo. Gráfico 77: Importes máximos En esta seccion nos concentraremos en los límites superiores para operaciones de contabilización dentro de grupos de tolerancia. En los grupos de tolerancia puede introducir límites superiores para lo siguiente: · Importe total por documento · Importe por posicion de deudor/acreedor · Descuento por pronto pago que puede garantizar un usuario con este grupo de tolerancia. 166 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Autorizaciones para contabiIización La moneda es la moneda local de la sociedad. Gráfico 78: Asignación de autorizaciones de contabiIización Puede crear tantos grupos de tolerancia como desee. Cada usuario puede asignarse a un grupo de tolerancia. A los usuarios que no han sido asignados a ningun grupo de tolerancia especial se les aplican los valores del grupo de tolerancia "¸¸¸¸". Este es el grupo de tolerancia por deIecto. El grupo de tolerancia "¸¸¸¸" normalmente contiene valores que pueden aplicarse a la mayoria de empleados. Para los empleados que tengan limites especialmente altos o bajos, debera crearse un grupo de tolerancia especial y asignarlo a sus usuarios de acceso al sistema. 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 167 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 168 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Autorizaciones para contabiIización Ejercicio 10: Autorizaciones para contabiIización Objetivos de Ios ejercicios Al Iinalizar este ejercicio podra: · Creara grupos de tolerancia. · Asignara un grupo de tolerancia a su usuario. EjempIo empresariaI Los auditores internos desean especiIicar las siguientes autorizaciones para el departamento de contabilidad (valores maximos): · Responsables 500.000 unidades de moneda local por documento 100.000 unidades de moneda local por partida abierta Un 5° de descuento por pronto pago · JeIe de contabilidad 1.000.000 unidades de moneda local por documento 500.000 unidades de moneda local por partida abierta Un 10° de descuento por pronto pago Tarea: Realice la siguiente tarea: 1. El grupo de tolerancia para los responsables es el grupo de tolerancia 'en blanco¨. Debe crear un nuevo grupo de tolerancia, SUPV, para el jeIe de contabilidad segun los datos del escenario empresarial antes mencionado. 2. Asigne el grupo de tolerancia del jeIe de contabilidad a su propio usuario. 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 169 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 SoIución 10: Autorizaciones para contabiIización Tarea: Realice la siguiente tarea: 1. El grupo de tolerancia para los responsables es el grupo de tolerancia 'en blanco¨. Debe crear un nuevo grupo de tolerancia, SUPV, para el jeIe de contabilidad segun los datos del escenario empresarial antes mencionado. a) ModiIique grupo de tolerancia 'en blanco¨: IMC: Cestión financiera ĺParametrizaciones básicas de Cestión financiera ĺDocumento ĺPosición de documento ĺDefinir grupos tolerancia para empleados Haga doble clic en la sociedad, GR##. Nombre de campo o tipo de datos Valores Importe por documento 500 000 Importe por partida abierta 100 000 Descuento por pronto pago por partida individual 5° Seleccione ~Grabar.¨ Utilice la flecha verde para volver a la pantalla de resumen. Cree el grupo de tolerancia "SUPV": Para ello, marque el grupo de tolerancia que acaba de modificar. 1ratar ĺCopiar como... Sobrescriba los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos Valores Grupo SUPV Sociedad GR## Importe por documento 1 000 000 Importe por partida abierta 500 000 Descuento por pronto pago por partida individual 10° Seleccione "Intro". Continua en la pagina siguiente 170 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Autorizaciones para contabiIización Seleccione "Grabar". 2. Asigne el grupo de tolerancia del jeIe de contabilidad a su propio usuario. a) Asigne el grupo de tolerancia al usuario. IMC: Cestión financiera ĺParametrizaciones básicas de Cestión financiera ĺDocumento ĺPosición de documento ĺAsignar usuarios/grupos de tolerancia 1ratar ĺEntradas nuevas Nombre de campo o tipo de datos Valores Nombre de usuario Su nombre de usuario Grupo de tolerancia SUPV Seleccione "Grabar". Nota: Acaba de: · Crear un nuevo grupo de tolerancia para superiores · Añadir nuevos limites de tolerancia a su superior · Asignar el grupo de tolerancia de gestor al propio usuario Este es un ejemplo del principio de variantes. 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 171 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 Resumen de Ia Iección Ahora podra: · DeIinir las cantidades que los grupos especiIicos de responsables estan autorizados a contabilizar · Asignar usuarios a un grupo de tolerancia para importes mayores 172 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Documentos simpIes en Ia Gestión financiera Lección: Documentos simpIes en Ia Gestión financiera Resumen de Ia Iección En esta leccion se explica el modo en que se contabilizan documentos simples con la transaccion Enjoy. Objetivos de Ia Iección Al Iinalizar esta leccion podra: · Contabilizar documentos simples en Gestion Iinanciera EjempIo empresariaI El cliente ha oido que Iacil es utilizar las transacciones ENJOY y desea verlas y probarlas. Gráfico 79: ContabiIizaciones simpIes en mySAP ERP FinanciaIs El modulo de Gestion Iinanciera de SAP utiliza una transaccion de contabilizacion para varias contabilizaciones distintas, por ejemplo: · Contabilizaciones de cuenta de mayor · Contabilizaciones de Iacturas de deudor · Contabilizaciones de abono de deudor · Contabilizaciones de Iacturas de acreedor · Contabilizaciones de abonos de acreedor 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 173 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 Gráfico 80: PantaIIa de contabiIización Enjoy: Cabecera y primera posición Solo hay que introducir los datos generales para el documento de contabilizacion en la pantalla, en la cabecera de documento, por ejemplo, Iactura y Iecha de contabilizacion, texto, etc. Para introducir Iacturas y abonos recibidos, puede deIinir una clase de documento para cada transaccion, que luego aparece como un valor de propuesta general. Puede sobrescribir esta clase de documento propuesta en cualquier momento mientras el campo de clase de documento este listo para la entrada durante la entrada de documento. Si no deIine una clase de documento, el sistema propone clases de documento estandar; por ejemplo, KR para introducir Iacturas de acreedor. Los campos de entrada importantes estan en primer plano en una etiqueta y los campos menos utilizados estan en las etiquetas subsiguientes. Con Iacturas de deudor y acreedor, introduce los datos de cuenta del interlocutor comercial en esta seccion junto con el importe de la Iactura o del abono. Al marcar Intro, los datos maestros del interlocutor comercial tambien se visualizan junto con la denominacion de la cuenta, la direccion y los datos bancarios. Puede visualizar una lista de partidas abiertas pulsando el boton 'Partidas abiertas¨. Ademas de los datos de cabecera y de posicion (vease graIico siguiente), la pantalla de entrada tambien contiene un area de inIormacion donde puede ver el saldo. Mediante el boton 'Arbol¨, puede acceder a variantes de pantalla, modelos de imputacion de cuenta y documento apartado que puede seleccionar como modelos. Los usuarios pueden navegar desde una estructura de arbol situada en la parte izquierda de la pantalla. 174 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Documentos simpIes en Ia Gestión financiera Gráfico 81: PantaIIa de contabiIización Enjoy: Posiciones adicionaIes Introduzca las partidas individuales adicionales para el documento en la tabla de la parte inIerior de la pantalla. El nombre de la cuenta aparece una vez que haya realizado y conIirmado sus entradas. Puede seleccionar campos o columnas diIerentes y modiIicar el tamaño y el orden de las columnas y los campos. Tambien puede copiar partidas individuales. En la parte superior de la pantalla, puede elegirse Reg.prelim., Contabilizar o Retener para Iinalizar la transaccion de entrada de documentos una vez el saldo es cero. Todavia puede utilizar la transaccion estandar para introducir contabilizaciones. Para contabilizaciones complejas, puede acceder a la transaccion de contabilizaciones complejas mediante el menu. No puede volver a la pantalla inicial desde la transaccion de contabilizaciones complejas. Puede introducir un texto explicativo para la partida individual. Este texto de posicion se puede utilizar interna y externamente. Si desea utilizar los textos para usos externos, por ejemplo, en correspondencia, reclamaciones, avisos, etc., introduzca un '*¨ delante del texto (el '*¨ se elimina para la impresion). En Customizing, puede deIinir modelos de texto bajo una clave de cuatro digitos; dichos modelos de texto se copian en la partida individual al copiar la clave relevante en el campo de texto durante la entrada de documento. 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 175 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 176 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Documentos simpIes en Ia Gestión financiera Ejercicio 11: Documentos simpIes en Ia Gestión financiera Objetivos de Ios ejercicios Al Iinalizar este ejercicio podra: · Contabilizar documentos simples en Gestion Iinanciera EjempIo empresariaI Tras Iinalizar la conIiguracion del control de documentos, eIectuada segun las necesidades del mandante, este solicitara veriIicar las parametrizaciones realizadas. Por lo tanto, es necesario contabilizar algunos documentos simples en el sistema SAP. Tarea: Atención: Recuerde que en el ultimo ejercicio asigno el grupo de tolerancia del jeIe de contabilidad a su propio usuario. Ello signiIica que el umbral del importe deIinido en el grupo de tolerancia SUPV ahora tambien es valido para usted. De ser necesario, modiIique su grupo de tolerancia de nuevo a EN BLANCO. Realice las siguientes tareas: 1. Contabilización en cuenta de mayor Se retiran 5.000 unidades de Iondos en eIectivo en moneda local del banco propio y se depositan en la caja para gastos menores. Contabilice esta operacion. (La cuenta 'Caja para gastos menores¨ se la comunicara el responsable del curso.) La segunda cuenta sera aquella que haya asignado a su propia cuenta bancaria. Anote el numero de documento en su hoja de datos. Consejo: Marque el pulsador 'Modelos trabajo en¨ para que la ventana de entrada de documentos llene toda la pantalla. 2. Factura de acreedor El jeIe de contabilidad alquilo un vehiculo para ir a una conIerencia que tuvo lugar Iuera de la poblacion. Contabilice una Iactura de acreedor de 100.000 unidades en moneda local en la cuenta de acreedor creada anteriormente (acreedor##). Seleccione la opcion 'Calcular impuestos¨. Utilice el Continua en la pagina siguiente 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 177 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 indicador de impuestos 10 (IVA repercutido (curso) 10°). Introduzca el numero de autorizacion A## que ha obtenido del jeIe de contabilidad en el campo de reIerencia. Contabilice los gastos en la cuenta 'Gastos de alquiler de vehiculo¨, AE02## creada previamente. Utilice la clase de documento ## e introduzca una descripcion ('ConIerencia ##¨) en el campo de entrada obligatoria 'Texto¨ en la partida individual. Anote el numero de documento en su hoja de datos. Consejo: Marque el pulsador 'Modelos trabajo en¨ para que la ventana de entrada de documentos llene toda la pantalla. Si no es posible introducir la clase de documento en la cabecera de documento: mediante el pulsador 'Opciones tratam.¨ y bajo la opcion Cl. doc. seleccione 'Introducir abreviatura¨ de la lista de cuadro desplegable. 3. Factura de acreedor En la conIerencia, el jeIe de contabilidad invito a cenar a unos clientes. Contabilice una Iactura adicional de 330.000 unidades en moneda local en la cuenta 'Costes de manutencion¨ AE01## con los mismos criterios que en el ejercicio anterior. Anote el nuevo numero de documento en la hoja de datos. 4. Factura de deudor En la cuenta de deudor, contabilice una Iactura de deudor de 220.000 unidades en moneda local. Seleccione la opcion 'Calcular impuestos¨. Utilice el indicador de impuestos 10 (IVA repercutido (curso) 10°). Contabilice los ingresos en la cuenta que le indique el responsable del curso. Anote el numero de documento en su hoja de datos. Consejo: Marque el pulsador 'Modelos trabajo en¨ para que la ventana de entrada de documentos llene toda la pantalla. 5. Abonos de deudor Contabilice un abono de deudor de 5.500 unidades de moneda local en la cuenta de deudor que creo antes. Utilice el indicador de impuestos 10 (IVA repercutido (curso) 10°). Continua en la pagina siguiente 178 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Documentos simpIes en Ia Gestión financiera Anote el numero de documento en su hoja de datos. Consejo: Marque el pulsador 'Modelos trabajo en¨ para que la ventana de entrada de documentos llene toda la pantalla. 6. Visualice las posiciones de documento de deudor y/o acreedor para revisar las contabilizaciones que ha realizado. 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 179 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 SoIución 11: Documentos simpIes en Ia Gestión financiera Tarea: Atención: Recuerde que en el ultimo ejercicio asigno el grupo de tolerancia del jeIe de contabilidad a su propio usuario. Ello signiIica que el umbral del importe deIinido en el grupo de tolerancia SUPV ahora tambien es valido para usted. De ser necesario, modiIique su grupo de tolerancia de nuevo a EN BLANCO. Realice las siguientes tareas: 1. Contabilización en cuenta de mayor Se retiran 5.000 unidades de Iondos en eIectivo en moneda local del banco propio y se depositan en la caja para gastos menores. Contabilice esta operacion. (La cuenta 'Caja para gastos menores¨ se la comunicara el responsable del curso.) La segunda cuenta sera aquella que haya asignado a su propia cuenta bancaria. Anote el numero de documento en su hoja de datos. Consejo: Marque el pulsador 'Modelos trabajo en¨ para que la ventana de entrada de documentos llene toda la pantalla. a) Contabilizacion en cuenta de mayor Menú SAP Easy Access: Finanzas ĺCestión financiera ĺLibro mayor ĺContabilización ĺRegistrar documento cuenta de mayor Si se le solicita, introduzca su sociedad, GR##, y marque "Intro". Consejo: Marque el pulsador ~Modelos trabajo en¨ para que la ventana de entrada de documentos llene toda la pantalla. Nombre de campo o tipo de datos Valores Datos bás. Fecha documento Fecha actual Fe.contab. Fecha actual Primera posición Continua en la pagina siguiente 180 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Documentos simpIes en Ia Gestión financiera Cuenta de mayor El responsable del curso le proporcionara la denominacion de la cuenta para gastos menores. D/H Debe Importe actual en doc. 5 000 Segunda posición Cuenta de mayor El responsable del curso le proporcionara la cuenta de mayor del banco propio. D/H Haber Importe en moneda del documento 5 000 Documento ĺSimular Verifique su documento. Haga doble clic en una posición de documento para visualizar o modificar los datos. Seleccione ~Contabilizar¨ para grabar el documento. Anote el número de documento en su hoja de datos. 2. Factura de acreedor El jeIe de contabilidad alquilo un vehiculo para ir a una conIerencia que tuvo lugar Iuera de la poblacion. Contabilice una Iactura de acreedor de 100.000 unidades en moneda local en la cuenta de acreedor creada anteriormente (acreedor##). Seleccione la opcion 'Calcular impuestos¨. Utilice el indicador de impuestos 10 (IVA repercutido (curso) 10°). Introduzca el numero de autorizacion A## que ha obtenido del jeIe de contabilidad en el campo de reIerencia. Contabilice los gastos en la cuenta 'Gastos de alquiler de vehiculo¨, AE02## creada previamente. Utilice la clase de documento ## e introduzca una descripcion ('ConIerencia ##¨) en el campo de entrada obligatoria 'Texto¨ en la partida individual. Anote el numero de documento en su hoja de datos. Consejo: Marque el pulsador 'Modelos trabajo en¨ para que la ventana de entrada de documentos llene toda la pantalla. Si no es posible introducir la clase de documento en la cabecera de documento: mediante el pulsador 'Opciones tratam.¨ y bajo la opcion Cl. doc. seleccione 'Introducir abreviatura¨ de la lista de cuadro desplegable. Continua en la pagina siguiente 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 181 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 a) Factura de acreedor Menú SAP Easy Access: Finanzas ĺ Cestión financiera ĺ Acreedores ĺContabilización ĺFactura Si se le solicita, introduzca la sociedad, GR##, y seleccione ~Intro¨. Consejo: Marque el pulsador ~Modelos trabajo en¨ para que la ventana de entrada de documentos llene toda la pantalla. Nombre de campo o tipo de datos Valores Datos bás. Acreedor Acreedor## Fecha Iactura Fecha actual IMG de A Fe.contab. Fecha actual Clase de documento Gastos autorizados ## (si la clase de documento no esta lista para la entrada: marque el boton 'Opciones tratam.¨ y bajo la opcion Cl. doc. seleccione 'Introducir abreviatura¨). Importe 110 000 Moneda Moneda de la sociedad Calc.impto. Ind.Impto. 1l (IVA soportado - curso 10°) Posiciones Cuenta de mayor AE02## D/H Debe Importe actual en doc. 110 000 Ind.Impto. 1l (IVA soportado - curso 10°) Texto ConIerencia ## Documento ĺSimular Continua en la pagina siguiente 182 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Documentos simpIes en Ia Gestión financiera Verifique su documento. Haga doble clic en una posición de documento para visualizar o modificar los datos. Seleccione ~Contabilizar¨ para grabar el documento. Anote el número de documento en su hoja de datos. 3. Factura de acreedor En la conIerencia, el jeIe de contabilidad invito a cenar a unos clientes. Contabilice una Iactura adicional de 330.000 unidades en moneda local en la cuenta 'Costes de manutencion¨ AE01## con los mismos criterios que en el ejercicio anterior. Anote el nuevo numero de documento en la hoja de datos. a) Repita los pasos anteriores para contabilizar una factura adicional de acreedor de 330.000 unidades de moneda local en la cuenta ~Costes de manutención¨ AE01##. Anote el nuevo número de documento en la hoja de datos. 4. Factura de deudor En la cuenta de deudor, contabilice una Iactura de deudor de 220.000 unidades en moneda local. Seleccione la opcion 'Calcular impuestos¨. Utilice el indicador de impuestos 10 (IVA repercutido (curso) 10°). Contabilice los ingresos en la cuenta que le indique el responsable del curso. Anote el numero de documento en su hoja de datos. Consejo: Marque el pulsador 'Modelos trabajo en¨ para que la ventana de entrada de documentos llene toda la pantalla. a) Factura de deudor Menú SAP Easy Access: Finanzas ĺ Cestión financiera ĺ Deudores ĺContabilización ĺFactura Si se le solicita, introduzca la sociedad, GR##, mediante el pulsador ~Sociedad¨ y después seleccione ~Intro¨. Consejo: Marque el pulsador ~Modelos trabajo en¨ para que la ventana de entrada de documentos llene toda la pantalla. Continua en la pagina siguiente 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 183 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 Nombre de campo o tipo de datos Valores Datos bas. Deudor Su deudor Fecha Iactura Fecha actual Fe.contab. Fecha actual Importe 220 000 Moneda Moneda de la sociedad Calc.impto. Ind.Impto. 10 (IVA repercutido (curso) 10°) Posiciones Cuenta de mayor Su instructor le proporcionara la cuenta de ingresos. D/H Haber Importe en moneda del documento 220 000 Ind.Impto. 10 (IVA repercutido (curso) 10°) Documento ĺSimular Verifique su documento. Haga doble clic en una posición de documento para visualizar o modificar los datos. Seleccione ~Contabilizar¨ para grabar el documento. Anote el número de documento en la hoja de datos. 5. Abonos de deudor Contabilice un abono de deudor de 5.500 unidades de moneda local en la cuenta de deudor que creo antes. Utilice el indicador de impuestos 10 (IVA repercutido (curso) 10°). Anote el numero de documento en su hoja de datos. Consejo: Marque el pulsador 'Modelos trabajo en¨ para que la ventana de entrada de documentos llene toda la pantalla. a) Abonos de deudor Menú SAP Easy Access: Finanzas ĺ Cestión financiera ĺ Deudores ĺContabilización ĺAbono Continua en la pagina siguiente 184 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Documentos simpIes en Ia Gestión financiera Si se le solicita, introduzca la sociedad, GR##, y seleccione ~Intro¨. Consejo: Marque el pulsador ~Modelos trabajo en¨ para que la ventana de entrada de documentos llene toda la pantalla. Nombre de campo o tipo de datos Valores Datos bás. Deudor Su deudor Fecha documento Fecha actual Fe.contab. Fecha actual Importe 5500 Moneda Moneda de la sociedad Calc.impto. Ind.Impto. 10 (IVA repercutido (curso) 10°) Posiciones Cuenta de mayor Su instructor le proporcionara la cuenta de ingresos. D/H Debe Importe moneda doc. 5500 Ind.Impto. 10 (IVA repercutido (curso) 10°) Documento ĺSimular Verifique su documento. Haga doble clic en una posición de documento para visualizar o modificar los datos. Seleccione ~Contabilizar¨ para grabar el documento. Anote el número de documento en la hoja de datos. Continua en la pagina siguiente 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 185 CapítuIo 3: ControI de documentos TFIN50_1 6. Visualice las posiciones de documento de deudor y/o acreedor para revisar las contabilizaciones que ha realizado. a) Visualice las posiciones de documento de deudor y/o acreedor para revisar las contabilizaciones que ha realizado. Visualice posiciones de documento de deudor/acreedor: Menú SAP Easy Access: Finanzas ĺ Cestión financiera ĺ Deudores/Acreedores ĺCuenta ĺJisualizar/Modificar partidas Nombre de campo o tipo de datos Valores Cuenta de deudor o acreedor Introduzca el numero de deudor o acreedor Sociedad GR## Seleccione "Ejecutar". Nota: Acaba de contabilizar dos Iacturas de acreedor, un abono de deudor y una Iactura de deudor. Luego ha visualizado las partidas individuales para veriIicar sus contabilizaciones de partidas individuales. 186 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007 TFIN50_1 Lección: Documentos simpIes en Ia Gestión financiera Resumen de Ia Iección Ahora podra: · Contabilizar documentos simples en Gestion Iinanciera 23-08-2007 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 187 Resumen deI capítuIo TFIN50_1 Resumen deI capítuIo Ahora podra: · ClasiIicar documentos contables · Visualizar documentos contables · Describir la estructura de documentos contables · Abrir y cerrar periodos contables · Abrir y cerrar periodos contables diIerentes para distintas clases de cuenta · DeIinir las cantidades que los grupos especiIicos de responsables estan autorizados a contabilizar · Asignar usuarios a un grupo de tolerancia para importes mayores · Contabilizar documentos simples en Gestion Iinanciera 188 © 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23-08-2007