Cadet Organizations Administration and Training Service (COATS)

National DefenceNational Defence Headquarters Ottawa, Ontario K1A 0K2 Défense nationale Quartier général de la Défense nationale Ottawa, (Ontario) K1A 0K2 1085-30 (D Cdts 6) 1085-30 (D Cad 6) Le 2 juillet 2009 Liste de distribution ORDONNANCE ADMINISTRATIVE – MISE EN ŒUVRE DU SERVICE D’ADMINISTRATION ET D’INSTRUCTION DES ORGANISATIONS DE CADETS Références : A. 1085-30 (D Cad 6), le 31 janvier 2008 B. ORFC 2.034(c) C. OAFC 49-6 SITUATION 1. Tel que demandé dans la référence A, le ministre a approuvé l’apport d’un changement réglementaire à la référence B, faisant du Service d’administration et d’instruction des organisations de cadets (SAIOC) un sousélément de la F rés pour remplacer le sousélément Cadre des instructeurs de cadets (CIC). Ce changement est en vigueur depuis le 2 juin 2009. En plus des officiers de l’IDSGPM du CIC, la création du sous-élément SAIOC par l’intermédiaire de ce changement réglementaire permettra aux officiers et aux MR d’être intégrés au sous-élément SAIOC, ce qui n’était pas le cas dans le passé. 2 July 2009 Distribution List ADMINISTRATIVE ORDER – IMPLEMENTATION OF CADET ORGANIZATIONS ADMINISTRATION AND TRAINING SERVICE References: A. 1085-30 (D Cdts 6) 31 January 2008 B. QR&O 2.034(c) C. CFAO 49-6 SITUATION 1. As requested at reference A, the Minister approved a regulatory change to reference B creating the Cadet Organizations Administration and Training Service (COATS) as a subcomponent of the Res F to replace the Cadet Instructors Cadre (CIC) subcomponent effective 2 June 2009. In addition to officers of the CIC MOSID, the creation of the COATS subcomponent through this regulatory change will permit officers and NCMs of other MOSIDs to be included within the COATS sub-component, which was not the case in the past. 2. This includes all members of the Supp Res currently attach posted to elements of the Canadian Cadet Organizations (CCO) for the purpose of supporting the Cadet Program. It also includes all officers of the CIC MOSID currently on the Supp Res, and such other 1/10 2. Ce changement englobe tous les membres de la Réserve supplémentaire (Rés supp) actuellement affectés aux éléments des Organisations des cadets du Canada (OCC) en vue de soutenir le Programme des cadets. Il vise aussi tous les officiers de l’IDSGPM du CIC faisant actuellement partie de la Rés supp et les Canada members of the Supp Res that may be so identified and fit for service within the COATS sub-component. Subsequently, it may also include a limited number of qualified ill and injured CF members who are fit for service in the COATS sub-component and interested in continued CF service in support of the Cadet Program. 3. As requested at reference A, all members of the COATS sub-component will be subject to the entry standards and terms of service detailed at reference C for officers of the CIC MOSID. In due course, policy documents will be updated to reflect the inclusion of officers and NCMs of MOSIDs other than CIC within the COATS sub-component. autres membres de la Rés supp qui peuvent être identifiés comme tels et qui sont aptes à servir au sein du sous-élément SAIOC. Subséquemment, il peut aussi inclure un nombre limité de membres des FC qualifiés malades ou blessés qui sont aptes à servir dans le sous-élément SAIOC et qui souhaitent continuer de servir dans les FC dans le cadre du Programme des cadets. 3. Tel que demandé dans la référence A, tous les membres du sous-élément SAIOC seront soumis aux exigences d’entrée et aux conditions de service détaillées dans l’OAFC 49-6 pour les officiers de l’IDSGPM du CIC. En temps voulu, les documents de politiques seront mis à jour pour tenir compte de l’inclusion des officiers et des MR des IDSGPM autres que le CIC au sein du sous-élément SAIOC. MISSION 4. En collaboration avec le Chef – Personnel militaire (CPM), le Directeur général – Réserves et cadets (DGRC), soutenu par les commandants régionaux (par l’intermédiaire de leur Unité régionale de soutien des cadets [URSC] respective) mettra sur pied le sous-élément SAIOC de la F rés de manière à atteindre l’objectif et à produire l’effet décrits dans la référence A (résumés à l’annexe A de la présente ordonnance). EXÉCUTION Aperçu général 5. Le sous-élément CIC actuel sera élargi et transféré dans le sous-élément SAIOC en trois phases distinctes mais se recoupant : MISSION 4. Collaborating with Chief of Military Personnel (CMP), Director General Reserves & Cadets (DGRC), supported by Regional Commanders (through their respective Regional Cadet Support Unit (RCSU)) will stand-up the COATS sub-component of the Res F such that it achieves CDS intent and desired effects detailed at reference A (summarized at Annex A to this order). EXECUTION General Outline 5. The existing CIC sub-component will be expanded and transitioned into the COATS sub-component in three distinct, but overlapping phases as follows: a. Phase 1 – CANFORGEN announcement of the regulatory change followed by urgent conversion of all P Res positions to COATS subcomponent through Establishment a. Phase 1 – l’annonce par CANFORGEN du changement réglementaire suivie de la conversion urgente de tous les postes de la Première réserve (P rés) au sousélément SAIOC au moyen du 2/10 Change (EC) and sub-component transfer of all Supp Res personnel attach posted to CCO elements into the COATS sub-component as follows: (1) Priority 1 – all members over 60 years of age and all members below the minimum medical standard for service with the Reg F or P Res shall be transferred not later than 31 July 2009; and changement à l’effectif (CE) et du transfert du sous-élément de tout le personnel de la Rés supp affecté aux éléments de l’OCC dans le sous-élément SAIOC, et ce, de la façon suivante : (1) Priorité 1 – tous les membres âgés de plus de 60 ans et tous les membres ne satisfaisant pas à la norme médicale relative au service au sein de la F rég ou de la P rés doivent être transférés au plus tard le 31 juillet 2009; et (2) Priorité 2 – les autres membres de la Rés supp affectés aux établissements de l’OCC doivent être transférés dans les 60 jours de la création des IDSGPM dans le sous-élément SAIOC afin d’en faciliter le transfert. b. Phase 2 – Mesures de routine relatives au CE nécessaires pour tenir compte de l’établissement du sous-élément SAIOC et procéder au transfert de tous les officiers de l’IDSGPM du CIC dans le sous-élément SAIOC de la façon suivante : (1) Priorité 1 – transfert de tous les officiers actifs de l’IDSGPM du CIC au plus tard le 30 novembre 2009; et (2) Priorité 2 – transfert du sousélément de tous les membres de l’IDSGPM de la Rés supp dans la liste inactive du SAIOC au plus tard le 31 mars 2010. c. Phase 3 – mise en place des mesures administratives et politiques nécessaires pour institutionnaliser la création du sous-élément SAIOC dans l’ensemble des FC entre le 1er juillet 2009 et le 31 mars 2010. (2) Priority 2 – remaining members of the Supp Res attach posted to CCO establishments shall be transferred within 60-days of MOSIDs being created within the COATS sub-component to facilitate such transfer. b. Phase 2 – Routine EC action necessary to reflect stand-up of the COATS sub-component and transfer of all officers of the CIC MOSID into the COATS sub-component as follows: (1) Priority 1 – All active officers of the CIC MOSID not later than 30 November 2009; and (2) Priority 2 – Sub-component transfer of all CIC MOSID members of the Supp Res into the COATS Inactive List not later than 31 March 2010. c. Phase 3 – Administrative and policy measures during the period 1 July 2009 – 31 March 2010 necessary to institutionalize creation of the COATS sub-component throughout the CF. 3/10 Tasks 6. D Cdts & JCR (with lead section identified below where appropriate): Tâches 6. Le D Cad et le RJC (en collaboration avec la section dirigeante énumérée ci-dessous, le cas échéant) assumeront les tâches suivantes : a. Supervision et coordination nationale de la mise en œuvre du SAIOC par la haute direction; b. Diffuser le plus tôt possible, par l’intermédiaire du CPM, une annonce CANFORGEN contenant les détails administratifs nécessaires et faisant état du personnel requis (D Cad 6 – Pol Pers & Instr); c. Prioriser et ordonner les mesures du CE à l’échelle nationale, diriger les URSC en conséquence, examiner les demandes de CE et le personnel aux fins d’approbation par le VCEMD en collaboration avec le VCEMD GR et le DPFD pour respecter les délais mentionnés au paragraphe 5. Cette tâche comprend l’adoption de mesures immédiates relatives au CE pour créer la liste inactive du SAIOC (D Cad 6 – Pol Pers & Instr); d. En collaboration avec le personnel du DBPP, terminer le Plan de Mise en oeuvre de la structure d'emploi militaire (PMOSEM) des officiers du service général et des militaires du rang (MR) du service général et établir les IDSGPM pour chacun d’entre eux (D Cad 6 – Pol Pers & Instr); e. En collaboration avec le personnel administratif de la Rés supp, diriger et, au besoin, établir une liaison avec le personnel des URSC en vue du transfert du sous-élément des membres de la Rés supp à l’appui de l’OCC, et de tous les a. Executive level oversight and national coordination of COATS implementation; b. Raise a CANFORGEN announcement with essential administrative details and staff through CMP for release ASAP (D Cdts 6 – Pers Pol & Trg); c. Prioritize and sequence necessary EC actions on a national basis, direct RCSUs accordingly, review EC submissions and staff for VCDS approval in collaboration with VCDS RM and DDFP to achieve timelines at para 5. This task includes immediate EC action to create the COATS Inactive List (D Cdts 6 – Pers Pol & Trg); d. Collaborating with DPGR staff, finalize the COATS General Duty Officer (GDO) and General Duty NCM (GD NCM) Military Employment Structure Implementation Plan (MESIP) and raise MOSIDs for each of them (D Cdts 6 – Pers Pol & Trg); e. Collaborating with Supp Res Admin staff, direct and liaise with RCSU staff as necessary to effect sub-component transfer of Supp Res members supporting the CCO and all CIC MOSID members of the Supp Res to 4/10 achieve timelines at para 5. Ensure Supp Res members consent to subcomponent transfer through the chain of command (D Cdts 2 – Coord); membres de l’IDSGPM du CIC de la Rés supp pour respecter les délais mentionnés au paragraphe 5. S’assurer que les membres de la Rés supp sont d’accord avec leur transfert de sousélément par l’intermédiaire de la voie hiérarchique (D Cad 2 – Coordination); f. Élaborer et promulguer un cadre stratégique régissant la liste inactive du SAIOC en utilisant les politiques actuelles de la Rés supp comme fondement (D Cad 6 – Pol Pers & Instr); g. Coordonner le transfert de masse de tous les officiers du CIC dans le sousélément SAIOC par l’intermédiaire du personnel central du QGDN. Diriger le personnel du QGDN et établir une liaison avec ce dernier au besoin pour s’assurer que les officiers du CIC sont au courant qu’ils sont des membres du sous-élément SAIOC et que la transaction est documentée adéquatement dans les dossiers personnels (D Cad 2 – Coordination); h. En collaboration avec le D Pol PM et le personnel de la TCGPM, au besoin, prioriser les changements devant être apportés aux politiques actuelles de sorte qu’elles tiennent compte de la création du sous-élément SAIOC et voir à la dotation en personnel afférente. Une liste initiale des OAFC, des DOAD, des instructions au personnel militaire des FC et des OAIC nécessitant leur remplacement ou une modification figure à l’annexe B (D Cad 6 – Pol Pers & Instr); i. En collaboration avec le personnel de la D Pol PM, élaborer des mesures administratives et politiques qui permettront de s’assurer que les effectifs de la F rég offrant du soutien au f. Develop and promulgate policy framework governing the COATS Inactive List using existing Supp Res policies as a foundation (D Cdts 6 – Pers Pol & Trg); g. Coordinate mass transfer of all active CIC officers into the COATS subcomponent through NDHQ central staff. Direct and liaise with RCSU staff as necessary to ensure that CIC officers are advised that they are members of the COATS subcomponent and that the transaction is properly documented in personnel records (D Cdts 2 – Coord); h. Collaborating with DMP Pol and MPMCT staff as necessary, prioritize and staff required changes to existing policies such that they reflect creation of the COATS sub-component. An initial list of CFAOs, DAODs, CF Mil Pers Instructions and CATOs requiring replacement / amendment appears at Annex B (D Cdts 6 – Pers Pol & Trg); i. Collaborating with DMP Pol staff, develop policy and administrative measures that will ensure Reg F personnel providing support to the Cadet Program are considered on duty 5/10 and afforded the normal suite of protections in the event of an injury or an event giving rise to litigation while they are supporting the Cadet Program (D Cdts 6 Pers Pol & Trg); Programme des cadets sont considérés comme des membres en service et qu’ils bénéficient des protections habituelles s’ils se blessent ou si un événement donnant lieu à un litige survient pendant qu’ils sont au service du Programme des cadets (D Cad 6 – Pol Pers & Instr); j. En collaboration avec le personnel de la D Pol PM et du VCEMD, déterminer les changements devant être apportés à APM-245-001/FP-001 – Formalités pour les dossiers des ressources humaines militaires et A-AE 219001/AG-001 – Politique sur l’organisation et l’Effectif des Forces canadiennes (PFC 219) de sorte qu’elles tiennent compte de la création du sousélément SAIOC et des modifications politiques connexes mentionnées cidessus. Prendre les mesures nécessaires pour diffuser à grande échelle les détails administratifs aux divers intervenants (tels que les URSC, les centres de démobilisation, etc.) par l’intermédiaire du personnel du CPM (D Cad 6 – Pol Pers & Instr); k. En collaboration avec le personnel du DIRHG et DTSC, déterminer toutes les demandes de changement nécessaires au SGRH et au SSRR de sorte qu’ils tiennent compte de la création du sousélément SAIOC (D Cad 2 – Coordination); et l. Surveiller et évaluer toutes les exigences durables en matière de soutien administratif après la mise en œuvre, particulièrement celles qui concernent la gestion et l’administration de la liste inactive du SAIOC (D Cad 2 – Coordination). j. Collaborating with DMP Pol and VCDS staff, identify and staff required changes to APM-245001/FP-001 – Military Human Resources Records Procedures and AAE 219-001/AG-001 – DND/CF Organization and Establishment Policy (CFP 219) to reflect creation of the COATS sub-component and the concomitant policy amendments noted above. Arrange for broad dissemination of administrative details to various stakeholders (such as RCSUs, Release Centres, etc.) through CMP staff (D Cdts 6 – Pers Pol & Trg); k. Collaborating with DHRIM and DMPAP staff, identify and staff all necessary HRMS and RPSR change requests to reflect creation of the COATS sub-component (D Cdts 2 – Coord); and l. Monitor and evaluate any enduring post-implementation administrative support requirements, particularly as they relate to management and administration of the COATS Inactive List (D Cdts 2 – Coord). 6/10 7. DGRC PA: a. Collaborating with ADM(PA) CMP&LS, develop and promulgate a communications strategy to generate awareness of the role and composition of the new COATS sub-component throughout the CF; and b. Collaborating with D Cdts 6 – Pers Pol & Trg and RCSU PA staff, develop and promulgate a tactical communications plan and associated products that will summarize the impact of the new COATS subcomponent on our existing Supp Res members supporting the Cadet Program and existing members of the CIC MOSID. 7. AP de la DGRC : a. En collaboration avec le SMA(AP) CPM&SJ, élaborer et promulguer une stratégie de communication pour faire connaître le rôle et la composition du nouveau sous-élément SAIOC dans l’ensemble des FC; et b. En collaboration avec le D Cad 6-Pol Pers & Instr et le personnel des AP des URSC, élaborer et promulguer un plan tactique de communication et des produits connexes qui résumeront l’incidence du nouveau sous-élément SAIOC sur nos membres actuels de la Rés supp soutenant le Programme des cadets et sur nos membres actuels de l’IDSGPM du CIC. 8. RCSU COs: a. Appoint unit level COATS Implementation OPI and advise D Cdts 6 – Pers Pol & Trg; b. Raise ECs as directed under separate cover to achieve timelines at para 5; 8. Commandants des URSC : a. Nommer un BPR chargé de la mise en œuvre du SAIOC et en informer le D Cad 6 – Pol Pers & Instr; b. Établir les CE tel qu’exigé sous pli séparé pour respecter les délais mentionnés au paragraphe 5; c. Établir et administrer de la documentation tel qu’exigé sous pli séparé pour le transfert du sous-élément des membres de la Rés supp affectés aux URCS (ou à des éléments subordonnés correspondants) en respectant les dates stipulées au paragraphe 5. S’assurer que les membres de la Rés supp soient d’accord avec leur transfert du sous-élément; d. Soutenir au besoin le transfert de masse effectué par le personnel central du QGDN des officiers du CIC actifs sous le commandement du CMDT URSC, en s’assurant qu’ils en sont informés et que c. Raise and administer documentation as directed under separate cover to sub-component transfer Supp Res members attach posted to the RCSU (or subordinate elements thereof) on or before dates stipulated at para 5. Ensure Supp Res members consent to sub-component transfer; d. Support as necessary mass transfer by NDHQ central staff of the active CIC officers under command of the RCSU CO, ensuring they are so advised and that documentation is posted to 7/10 personnel files as necessary to that effect. Further details to follow; de la documentation est incluse au besoin dans les dossiers personnels à cette fin. De plus amples détails seront fournis; e. Exécuter au besoin les mises à jour des dossiers du SGRH ou du SSRR pour le personnel sous son commandement à l’appui de la mise en œuvre du SAIOC; f. Formuler des commentaires liés aux modifications de politiques relatives au personnel devant être apportées pour mettre en œuvre le sous-élément SAIOC par l’intermédiaire du personnel de D Cad & RJC sur demande; et g. À l’aide des ressources des AP des URSC, assurer le soutien des initiatives de communication liées à la mise en œuvre du sous-élément SAIOC, particulièrement celles qui concernent la communication avec le personnel sous votre commandement. INSTRUCTIONS DE COORDINATION 9. Coordonner la conférence téléphonique et vidéo pour les représentants de D Cad & RJC, des affaires publiques de la DGRC et les BPR des URSC qui aura lieu à 13 h (HAE), le 7 juillet 2009. Des détails seront fournis séparément. SOUTIEN DU SERVICE 10. On prévoit que ce plan sera exécuté à la fois à l’échelle nationale et à l’échelle régionale à l’aide des ressources financières et humaines existantes. On ne devrait pas affecter d’autres ressources à l’exécution de ce plan sans l’autorisation préalable du D Cad & RJC. e. Execute HRMS or RPSR record updates for personnel under command as may be necessary to support COATS implementation; f. Provide input related to personnel policy amendments necessary to implement the COATS subcomponent through D Cdts & JCR staff upon request; and g. Through RCSU PA assets, provide support for communications initiatives related to COATS sub-component implementation, particularly as it relates to communicating with personnel under your command. COORDINATING INSTRUCTIONS 9. Coordinating telephone / video conference for D Cdts & JCR, DGRC PA and RCSU OPIs to occur at 1300 hours EDT 7 July 2009. Details to follow under separate cover. SERVICE SUPPORT 10. It is anticipated that this plan will be executed at both the national and regional level within existing financial and personnel resources. Additional resources shall not be committed to the execution of this plan without the prior authorization of D Cdts & JCR. 8/10 COMMAND AND SIGNALS 11. The national OPI for implementation of the COATS sub-component is LCol Tom McNeil, D Cdts 6 – Pers Pol & Trg, who may be reached by phone at 613-995-7068 or by email at [email protected]. 12. DGRC PA OPI is Ms. Myriam Bower, who may be reached by phone at 613-9958893 or by email at [email protected] . 13. Once appointed by RCSU COs, contact data for RCSU OPIs will be circulated. COMMANDEMENT ET SIGNAUX 11. Le BPR national pour la mise en œuvre du sous-élément SAIOC est représenté par le Lcol Tom McNeil, D Cad 6 – Pol Pers & Instr, que l’on peut joindre par téléphone au 613-995-7068 ou par courriel : [email protected]. 12. Le BPR, AP de la DGRC, est représenté par Mme Myriam Bower, que l’on peut joindre par téléphone au 613-995-8893 ou par courriel : [email protected] . 13. Suite à leur nomination par les commandants respectifs, les coordonnées des BPR des URSC seront publiées. Le Chef – Réserves et cadets, Major-général Dennis C. Tabbernor Major-General Chief Reserves and Cadets Annexes: Annex A: CDS Intent and Desired Effects Annex B: Summary of Policy Amendments Annexes : Annexe A : Objectif du CEMD et résultats souhaités Annexe B : Résumé des modifications aux politiques Liste de distribution Action Cmdt FMAR(A) – FOI(A) Cmdt SQFT Cmdt SCFT Cmdt 1 DAC Cmdt FMAR(P) – FOI(P) (suite à la page suivante) Distribution List Action Comd MARLANT / JTF(A) Comd SQFT Comd LFCA Comd 1 Cdn Air Div Comd MARPAC / JTF(P) (Continued next page) 9/10 Distribution List (cont’d) Comd JTF(N) DGRC D Cdts & JCR CO RCSU(A) CO URSC(E) CO RCSU(C) CO RCSU(Pra) CO RCSU(Pac) CO RCSU(N) D Cdts 2 – Coord D Cdts 6 – Pers Pol & Trg DGRC PA Coord Information CDS VCDS CMS CLS CAS CMP JAG DND/CF LA ADM(PA) C Prog DGMP COS VCDS Asst CMP MPMCT DDFP DHRIM DMP Pol DPGR DMPAP VCDS RM SA CMP D Cdts 3 – Pgm Dev D Cdts 4 – Pgm Del D Cdts 5 – Corp Svcs Liste de distribution (suite) Cmdt FOI(N) DGRC D Cad & RJC Cmdt URSC(A) Cmdt URSC(E) Cmdt URSC(C) Cmdt URSC(Pra) Cmdt URSC(Pac) Cmdt URSC(N) D Cad 2 – Coordination D Cad 6 – Pol Pers & Instr Coord AP DGRC Information CEMD VCEMD CEMFM CEMAT CEMFA CPM JAG CJ MDN/FC SMA(AP) C Prog DGPM CEM VCEMD ACPM TCGPM DPFD DIRHG D Pol PM DBPP DTSC VCEMD GR AS CPM D Cad 3 – Développement des programmes D Cad 4 – Prestation des programmes D Cad 5 – Services corporatifs 10/10 Annex A 1085-30 (D Cdts 6) 2 July 2009 Annexe A 1085-30 (D Cad 6) 2 juillet 2009 CDS INTENT & DESIRED EFFECTS ASSOCIATED WITH THE REGULATORY CHANGE AND IMPLEMENTATION OF COATS OBJECTIF DU CEMD ET RÉSULTATS SOUHAITÉS RELATIVEMENT À LA MODIFICATION DES RÈGLEMENTS ET DE LA MISE EN ŒUVRE DU SAIOC CDS Intent Objectif du CEMD 1. The CDS intent for the CIC subcomponent (as it was then known) is that it be tailored such that it meets the needs of CIC officers while also being optimally equipped to carry out the unique role of the sub-component within the CF. 1 At end-state, the CIC sub-component must have military personnel with the required skill sets to manage, administer and deliver the program and must have military personnel policies that suit the unique CF role of the sub-component. 1. L’objectif du CEMD est de façonner le sousélément CIC (nom sous lequel il était connu à l’époque) de sorte qu’il réponde aux besoins des officiers du CIC tout en disposant de tous les outils nécessaires pour assumer le rôle unique de sousélément au sein des FC 2 . À l’état final, le sousélément CIC doit avoir accès à du personnel militaire doté des compétences requises pour gérer, administrer et exécuter le programme et disposer de politiques en matière de personnel militaire qui conviennent au rôle unique du sous-élément au sein des FC. 1 This is paraphrased from AFC Meeting 04/06 (1180-1 (D NDHQ Sec) 26 May 06). While the original direction was to establish a separate component of the CF for the CIC, due to the legislative complexity of creating a separate component of the CF, DGMP directed that CDS intent be pursued through a regulatory, rather than legislative solution. Consequently, CDS intent has been pursued within the context of a broader CIC subcomponent of the Res F, rather than a separate component of the CF. Cette partie est paraphrasée de la réunion 04/06 du Conseil des Forces armées (CFA) (1180-1 (D Sec QGDN), le 26 mai 2006). Alors que les directives originales visaient à établir un élément distinct des FC pour le CIC, en raison de la complexité législative liée à la création d’un élément distinct des FC, la DGPM a ordonné que l’objectif du CEMD soit réalisé par l’application d’un règlement plutôt que par l’intermédiaire d’une solution juridique. En conséquence, l’objectif du CEMD a été maintenu dans le contexte d’un sous-élément CIC plus vaste de la F rés, plutôt que considéré comme un élément distinct des FC. 2 A - 1/4 Desired Effects 2. Expand the composition of the CIC sub-component 3 into COATS such that it includes officers and NCMs of occupations other than the CIC MOSID, 4 as they are also essential to effective management, administration and delivery of the Cadet Program. 3. In expanding the sub-component to become COATS, harmonize terms and conditions of service for all members of the COATS sub-component (inclusive of officers and NCMs of MOSIDs other than CIC) such that they are comparable to that which exists for the CIC MOSID. For example, CIC minimum medical standard, CIC Retirement Age (RA) of 65 and CIC exception from application of minimum operational standards will apply to all members of the COATS sub-component, thus increasing the pool of available personnel to support the Cadet Program. 4. Harmonization of terms and conditions of service for all members of the COATS sub-component to CIC MOSID standards will also permit, to a limited extent, ill and injured CF members to continue serving in the CF in support of the Cadet Program. Provided the CF 3 Résultats souhaités 2. Élargir la composition du sous-élément CIC 5 pour qu’il devienne un SAIOC regroupant des officiers et des MR d’occupations autres que l’ID SGPM du CIC 6 , puisque ces derniers sont aussi essentiels à la gestion, l’administration et l’exécution efficaces du Programme des cadets. 3. En élargissant le sous-élément pour qu’il devienne le SAIOC, il est nécessaire d’uniformiser les conditions de service pour l’ensemble des membres du sous-élément SAIOC (y compris les officiers et les MR des ID SGPM autres que les CIC) de façon à ce qu’elles soient comparables à celles qui existent pour l’ID SGPM du CIC. Par exemple, tous les membres du sous-élément SAIOC seront assujettis aux normes médicales minimales exigées par le CIC, à l’âge de retraite de 65 ans du CIC et à la non-application des exigences opérationnelles minimales, contribuant ainsi à accroître le bassin de personnel disponible pour appuyer le Programme des cadets. 4. L’uniformisation des conditions de service aux normes de l’ID SGPM du CIC pour l’ensemble des membres du sous-élément SAIOC permettra aussi, dans une certaine mesure, aux membres des FC malades ou blessés de continuer à servir dans les FC à l’appui du Programme de cadets. En autant que tel est le désir de ces membres des FC, qu’ils Prior to the regulatory change that is the subject of this Administrative Order, QR&O 2.034(c) defined the CIC sub-component as “consisting of officers who have undertaken, by the terms of their enrolment, to perform such military duty and training as may be required of them, but whose primary duty is the supervision, administration and training of cadets … " Consequently, prior to implementation of COATS, the CIC sub-component was comprised exclusively of officers of the CIC MOSID. Note that the VCDS has previously directed CF LA/LRS to …”allow NCMs to become part of the CIC subcomponent of the Reserve Force.” Refer to 1085-30 (D Cdts 2-5) 5 Apr 07 for details. 5 4 Avant l’application des modifications aux règlements qui constituent l’objet de cette ordonnance administrative, l’ORFC 2.034(c) définissait le sous-élément CIC comme « se composant d’officiers qui sont tenus, selon les conditions de leur enrôlement, de participer à des activités militaires telles que l’entraînement, mais dont la fonction principale est de superviser, d’administrer et de former les cadets ». En conséquence, avant la mise en œuvre du SAIOC, le sous-élément CIC était composé uniquement d’officiers de l’IDSGPM du CIC. 6 Prenez note que le VCEMD a précédemment ordonné au Conseiller juridique des Forces canadiennes (CJFC) des Services législatifs et réglementaires (SLR) de « permettre aux MR de faire partie du sous-élément CIC de la Force de réserve ». Voir 1085-30 (D Cad 2-5), 5 avril 2007, pour plus de détails. A - 2/4 members wish to do so, are suitably motivated to work with youth, and meet all entry standards for the COATS subcomponent, they will be offered a priority sub-component transfer to COATS. 5. Including Res F officers and NCMs of MOSIDs other than CIC within the COATS sub-component will eliminate the need to attach post personnel of MOSIDs other than CIC from the Supp Res (where medical standards, application of minimum operational standards, and RA differ from that which applies to the CIC MOSID) in favour of sub-component transfer (SCT) into the COATS subcomponent. Benefits and protections afforded to Supp Res members (including those on attach posting) are much less robust than those which apply to other Res F sub-components, therefore, elimination of attach posting will harmonize the level of protection for all Res F members serving within the COATS subcomponent. Eliminating the practice of attach posting from the Supp Res will also ensure that the service of all personnel within the COATS sub-component adheres fully to the broader military personnel policy framework. 6. Including Res F officers and NCMs of MOSIDs other than CIC within the COATS sub-component will allow officers and NCMs of MOSIDs other than CIC to be included on the establishment of various CCO units / elements (NCSE, RCSU, CSTC, etc), thus ensuring full compliance with A-AE-219-001 / AG-001 – DND/CF Organization & Establishment Policy. This was not possible previously due to the limited composition of the CIC sub-component within the regulations. disposent de la motivation nécessaire pour travailler avec des jeunes, et qu’ils répondent à toutes les exigences d’entrée du sous-élément SAIOC, ils se verront offrir un transfert prioritaire dans le sousélément SAIOC. 5. L’inclusion des officiers et des MR de la F rés des ID SGPM autres que celui du CIC au sousélément SAIOC aura pour effet qu’il ne sera plus nécessaire d’affecter temporairement le personnel d’un ID SGPM autre que celui du CIC de la Rés supp (où les normes médicales, l’application d’exigences opérationnelles minimales, et l’âge de retraite ne sont pas les mêmes que celles de l’ID SGPM du CIC), ce qui permettra de prioriser un transfert entre sous-éléments pour le sous-élément SAIOC. Les avantages et les mesures de protection prises pour les membres de la Rés supp (y compris ceux en affectation temporaire) sont beaucoup moins complets que ceux qui s’appliquent aux autres sous-éléments constitutifs de la F rés; toutefois, l’élimination des affectations temporaires uniformisera le niveau de protection de l’ensemble des membres de la F rés en service au sein du sousélément SAIOC. Éliminer l’affectation temporaire de membres provenant de la Rés supp garantira aussi que le service de l’ensemble du personnel du sous-élément SAIOC est fidèle au cadre général des politiques en matière de personnel militaire. 6. L’inclusion des officiers et des MR de la F rés dont l’ID SGPM diffère de celui du CIC au sousélément Service d’administration et d’instruction des organisations de cadets permettra d’intégrer ces militaires aux différentes unités ou différents éléments de l’Organisation des cadets du Canada (l’effectif du Centre de cadets du QGDN, l’Unité régionale de soutien aux cadets, le Centre d’instruction d’été des cadets, etc.) lors de leur constitution, assurant ainsi le respect complet de la Politique sur l’organisation et l’Effectif des Forces canadiennes A-AE-219-001 / AG-001. Auparavant, cela n’était pas possible en raison de la composition limitée du sous-élément CIC en vertu des règlements. A - 3/4 7. Noting that the COATS subcomponent is supported by members of the Reg F (and other Res F subcomponents) within the regulation defining the COATS sub-component enables development of administrative and policy measures that ensure Reg F members providing support to the Cadet Program are considered on duty and afforded the normal suite of protections in the event of an injury or an event giving rise to litigation while supporting the Cadet Program. 7 8. Limit the service of members of the COATS sub-component to their primary role of supervising, administering and training cadets except when otherwise authorized by lawful authority, thus ensuring that a sound and defendable foundation exists for the exception of the COATS sub-component from minimum operational standards and other policies designed to ensure that operationally ready forces are available for deployment. However, nothing shall impede the ability of an officer or NCM of a MOSID other than CIC to CT or SCT from the COATS sub-component to another component / sub-component of the CF providing they meet the minimum standards necessary for service in their occupation within the other component or sub-component. 7. De reconnaître que le sous-élément SAIOC est appuyé par les membres de la F rég (et d’autres sous-éléments de la F rés) en vertu du règlement qui définit le sous-élément SAIOC permet l’élaboration de mesures administratives et politiques grâce auxquelles on peut s’assurer que les membres de la F rég qui soutiennent le Programme de cadets sont considérés en service et couverts par l’ensemble habituel de protections en cas de blessure ou d’un événement occasionnant un litige lorsqu’ils participent au Programme des cadets 8 . 8. Limiter le service des membres du sousélément SAIOC à leur rôle principal de supervision, d’administration et de formation des cadets, sauf lorsque permis par une autorisation légale, afin de s’assurer qu’une base exemplaire et défendable existe pour expliquer la dispense dont jouit le sousélément SAIOC relativement aux exigences opérationnelles minimales et autres politiques conçues pour veiller à ce que des forces prêtes sur le plan opérationnel soient disponibles pour un déploiement. Toutefois, rien ne devrait empêcher un officier ou un MR d’un ID SGPM autre que celui du CIC d’être muté du sous-élément SAIOC à un autre élément ou sous-élément des FC si la personne concernée répond aux exigences minimales de service de son groupe professionnel militaire au sein de l’autre élément ou sousélément. 7 Note that the CDS has previously directed CMP to “… issue an instruction to recognize Reg F members who provide service to the CCO as being on duty” as it is defined at Section 33(4) of the NDA. Refer to the CDS Letter of 25 Apr 07 – Status of Regular Force Members Providing Support to the Cadet Program for detail. Collaborative work between DMP Pol and D Cdts & JCR staff to that effect is already well advanced. Veuillez prendre note que le CEMD a déjà ordonné au CMP d’« […] émettre la directive de reconnaître les membres des F rég qui offrent des services au CCO comme en service » tel que défini au paragraphe 33(4) de la Loi sur la défense nationale (LDN). Voir la lettre du CEMD du 25 avril 2007 intitulée « État des membres de la Force régulière offrant du soutien au Programme des cadets » pour plus de renseignements. Un travail de collaboration entre le DRA Pol et l’effectif des D Cad et des RJC à cet égard est déjà bien avancé. 8 A - 4/4 Annex B 1085-30 (D Cdts 6) 2 July 2009 Annexe B 1085-30 (D Cad 6) 2 juillet 2009 SUMMARY OF POLICY AMENDMENTS TO SUPPORT COATS SUB-COMPONENT IMPLEMENTATION General 1. Through regulatory change of QR&O 2.034(c), the current Res F subcomponent known as the Cadet Instructors Cadre (CIC) will be replaced by an expanded sub-component titled Cadet Organizations Administration and Training Service (COATS). As a result, the CIC will no longer be a Res F sub-component; however, it will remain a CF Personnel Branch and a CF occupation (MOSID). RÉSUMÉ DES MODIFICATIONS AUX POLITIQUES VISANT À SOUTENIR LA MISE EN ŒUVRE DU SOUS-ÉLÉMENT SAIOC Renseignements généraux 1. Par la modification du règlement de l’ORFC 2.034(c), le sous-élément actuel de la F rés connu sous le nom de Cadre des instructeurs de cadets (CIC) sera remplacé par un sous-élément élargi qui portera le nom de Service d’administration et d’instruction des organisations de cadets (SAIOC). Ainsi, le CIC ne sera plus un sous-élément de la F rés; toutefois, il continuera d’être considéré comme une branche du personnel des FC et un groupe professionnel militaire des FC (ID SGPM). 2. Un certain nombre d’instruments d’ordonnances et de politiques nécessiteront une modification pour refléter ce changement. Parmi ces instruments se trouvent les instruments d’ordonnances et de politiques qui mentionnent précisément le CIC. Vous trouverez ci-après une liste initiale d’instruments d’ordonnances et de politiques qui doivent être modifiés à la suite de ce changement. Les OAFC devront être annulées et remplacées par une DOAD ou autre directive ou instrument de politique approprié. Ordonnances administratives des Forces canadiennes OAFC 34-45 – Examens et soins médicaux; 2. There will be a number of orders and policy instruments that require amendment to reflect this change. Among them are those orders and policy instruments that specifically mention the CIC. An initial list of orders and policy instruments that require amendment as a consequence of this change appear below. In the case of CFAOs, they must be repealed in favour of a DAOD or other appropriate policy instrument or directive. Canadian Forces Administrative Orders CFAO 34-45 – Medical Examinations and Care; CFAO 2-8 – Organization – Reserve Force; and CFAO 49-6 – Terms of Service – Officers and Civilian Instructors. OAFC 2-8 – Organisation – Force de réserve; et OAFC 49-6 – Conditions de service – Officiers du cadre des instructeurs de cadets et instructeurs civils des cadets. B - 1/4 Defence Administrative Orders and Directives DAOD 5002-3 – Component and SubComponent Transfer; DAOD 5002-4 – Supplementary Reserve; Directives et ordonnances administratives de la Défense DOAD 5002-3 – Mutation entre élément et sousélément constitutif; DOAD 5002-4 – Réserve supplémentaire; DAOD 5019-1 – Personal Relationships and DOAD 5019-1 – Relations personnelles et Fraternization; fraternisation; DAOD 5019-3 – Canadian Forces Drug Control Program; DAOD 5019-5 – Sexual Misconduct and Sexual Disorders; DAOD 5023-1 – Minimum Operational Standards Related to Universality of Service; DAOD 5023-2 – Physical Fitness Program; DOAD 5019-3 – Programme des Forces canadiennes sur le contrôle des drogues; DOAD 5019-5 – Inconduite sexuelle et troubles sexuels; DOAD 5023-1 – Exigences opérationnelles minimales en ce qui a trait à l’universalité de service; DOAD 5023-2 – Programme de conditionnement physique; DOAD 5031-2 – Cadre de gestion de l’instruction individuelle et de l’éducation; DOAD 5059-0 – Évaluation du rendement des militaires; DOAD 5002-1 – Enrôlement (pas encore publié, mais en cours d’élaboration); DOAD 5100 – Cadre des instructeurs de cadets, CIC (pas encore publié, mais en cours d’élaboration); DOAD 5511 Séries – Avancement à l’ancienneté et retour à un grade inférieur (pas encore publié, mais en cours d’élaboration); DAOD 5031-2 – Individual Training and Education Management Framework; DAOD 5059-0 – Performance Assessment of Canadian Forces Members; DAOD 5002-1 – Enrolment (not yet published, but under development); DAOD 5100 – CIC Cadet Instructors Cadre (not yet published, but under development); DAOD 5511 Series – Promotion Seniority and Reversion (not yet published, but under development); B - 2/4 CF Military Personnel Instructions Instructions Personnel Militaire des Forces canadiennes Les Instr Pers Mil des FC 20/04 – Politique administrative pour le service de réserve de classe « A », de classe « B » et de classe « C »; et CF Mil Pers Instruction 20/04 – Administrative Policy of Class “A”, Class “B” and Class “C” Reserve Service; and Les Instr Pers Mil des FC 03/08 – Mutation CF Mil Pers Instruction 03/08 – Canadian Forces Component Transfer and Component entre éléments au sein des Forces canadiennes et programmes de carrière. Transfer Career Program. Cadet Administrative and Training Orders – Volume 2 – Cadet Instructors Cadre Ordonnances sur l’administration et l’instruction des cadets – volume 2 – Cadre des instructeurs de cadets OAIC 22-02 – Politique de promotion du CIC ; CATO 22-02 – Cadet Instructors Cadre Promotion Policy; CATO 22-15 – Performance Report – School Training Establishments; CATO 23-01 – Recruitment / Enrolment of Officers of the CIC; CATO 23-02 – Selection of a Regional Cadet Air Operations Officer; CATO 23-04 – Canadian Cadet Organizations Adult Screening Policy; OAIC 22-15 – Appréciation du rendement, écoles de formation ; OAIC 23-01 – Recrutement et enrôlement des officiers du CIC ; OAIC 23-02 – Sélection d’un officier régional des opérations aériennes cadets ; OAIC 23-04 – Politique d’examen préalable des adultes qui travaillent au sein des organisations de cadets du Canada ; OAIC 23-05 – Conditions d’emploi des instructeurs civils ; OAIC 23-07 – Bénévoles civils ; CATO 23-05 – Terms Of Employment Civilian Instructors; CATO 23-07 – Volunteers in Support of Cadet Duty; CATO 23-08 – Selection of an Area CIC; OAIC 23-08 – Sélection d’un officier du Cadre des instructeurs des cadets du secteur ; OAIC 23-10 – Possibilité d’emploi dans la Force de réserve, processus de sélection ; CATO 23-10 – Reserve Service Opportunity Selection Process; B - 3/4 CATO 23-11 – Cadet Instructors Providing Support without Pay; CATO 23-13 – Appointment of CSTC CO; OAIC 23-11 – Instructeurs des cadets appuyant sans rémunération les activités des cadets ; OAIC 23-13 – Nomination d’un commandant CIEC ; OAIC 23-14 – Désignation à titre de commandant d’un corps ou d’un escadron de cadets ; OAIC 23-16 – Postes hors-région ; OAIC 23-17 – Soutien en personnel et en équipement par la Force régulière et la Première réserve ; OAIC 23-24 – Aumôniers aux corps de cadets et CIEC ; OAIC 24-01 – Système d’instruction CIC ; OAIC 24-06 – Système de gestion des cours de l’IIEM ; OAIC 24-10 – Formation des officiers responsables d’un navire annexe et de navires de la classe Orca ; OAIC 25-05 – Relations personnelles ; OAIC 27-02 – Enregistrer et rapporter des présences ; CATO 23-14 – Appointment of Cadet Corps or Squadron CO; CATO 23-16 – Out of Region Staffing; CATO 23-17 – Regular and Reserve Force Personnel and Equipment Support; CATO 23-24 – Chaplains at CSTC; CATO 24-01 – CIC Training System; CATO 24-06 – MITE Course Management System; CATO 24-10 – Tender and Orca Officer-InCharge Training; CATO 25-05 – Personal Relationships; CATO 27-02 – Recording and Reporting Attendance; B - 4/4