1Manual Bodega y Pañol 1. Menú Archivo a. Bodegas................................................................................................................ 003 b. Artículos............................................................................................................... 004 c. Familias................................................................................................................ 007 d. SubFamilias.......................................................................................................... 008 e. Códigos Ingreso.................................................................................................... 009 f. Códigos Salida...................................................................................................... 010 2. Menú Procesos a. Consultar Stock................................................................................................... b. Traspasos de Stock.............................................................................................. c. Inventarios........................................................................................................... d. Ingreso de Artículos............................................................................................. e. Salida de Artículos............................................................................................... f. Modificar Mínimos.............................................................................................. g. Herramientas Prestadas........................................................................................ h. Artículos a Cargo................................................................................................. i. Requisiciones....................................................................................................... j. Pedido Fabricación.............................................................................................. k. Fabricación Productos......................................................................................... l. Estimación de Compra........................................................................................ 3. 011 012 013 015 017 019 020 021 022 023 025 026 Menú Informes a. Stock de Artículos............................................................................................... 027 b. Reposición de Stock............................................................................................ 028 c. Inventario Valorizado.......................................................................................... 029 d. Herramientas Prestadas........................................................................................ 030 e. Informe de Salidas............................................................................................... 031 f. Informe de Ingresos............................................................................................. 032 g. Seguimiento de Requisiciones............................................................................. 033 h. Kardex de Artículos............................................................................................. 034 i. Informe Fabricación............................................................................................. 035 j. Cuadro de Dialogo Imprimir................................................................................ 036 k. Descripción Botones de Comando....................................................................... 037 2 3 1,. Menú Archivo Bodegas Esta ventana nos permite definir las bodegas de artículos que tiene la empresa. El sistema puede trabajar hasta 99 bodegas por empresa. Bodega: Número de bodega. Descripción: Nombre de la bodega. Dirección: Dirección en donde esta ubicada físicamente la bodega (Calle y Número). Si no sabe este código digite ‘0’ y luego Enter para ver el listado y seleccionar una subfamilia. (40 caracteres) Familia: Código de la familia (grupo) al que esta relacionado el artículo. (Opcional) Descripción: Nombre del artículo o producto.). en compras y ventas. Si no sabe este código digite ‘0’ y luego Enter para buscar el impuesto.4 Artículos Esta ventana nos permite crear y modificar los artículos. productos o servicios que la empresa vende o fábrica para la venta o los códigos de los materiales que compra. Barra: Código de barra del artículo. Si no sabe este código digite ‘0’ y luego Enter para ver el listado y seleccionar una familia. . Impuesto: Código del tipo de impuesto que posee el artículo (ILA. (15 caracteres) Nuevo Código: Si desea cambiar el código de un artículo ya creado debe ingresar aquí el nuevo código para que el sistema realice el cambio automático en todos los documentos relacionados con el artículo. etc. Este código es útil para realizar ventas rápidas. FEP. Página 1 Código: Código para identificar el artículo en bodega. Los impuestos deben ser creados en la opción Archivo-Impuestos del sistema Sicoven. SubFamilia: Código de la Subfamilia (Subgrupo) al que esta relacionado el artículo. Cod. P. Si no sabe el RUT del proveedor digite parte del nombre para que el sistema muestre el listado de proveedores y lo seleccione. P. P. Precio Venta 1: Es el precio de venta que el sistema mostrara al momento de venderle a los clientes que hayan sido destacados como Categoría 3 en la ficha de clientes. Mínimo: Es el precio unitario neto mínimo de venta del artículo. Este valor sirve para impedir que los usuarios puedan vender a precios inferiores al precio de compra o a la ganancia mínima esperada. Valor c/Iva: Es el precio unitario con IVA e impuestos del artículo. Promedio: Valor unitario neto promedio de compra. Peso: Peso unitario del artículo en kilogramos. Precio Venta 2: Es el precio de venta que el sistema mostrara al momento de venderle a los clientes que hayan sido destacados como Categoría 2 en la ficha de clientes. Cuenta Venta: Es la cuenta contable de activo o ingreso que se registra al momento de ingresar los documentos de venta en el sistema (opcional). Si no sabe el código de la cuenta digite parte del nombre de la cuenta y luego Enter. etc. ejemplo: UN. Página 2 Cuenta Compra: Es la cuenta contable de gasto o activo que se registra al momento de ingresar las facturas de compra en el sistema (opcional). Venta: Es el precio unitario neto de venta del artículo (precio general o de lista). Descuento: Es el porcentaje de descuento que tiene el artículo por defecto al momento de vender. Este valor se actualiza después automáticamente con cada compra ingresada al sistema. siempre y cuando el nuevo valor sea mayor al registrado en esta ficha. Al colocar este valor el sistema calcula nuevamente el valor neto para ajustarlo a la cantidad de 3 decimales.5 P. Al colocar este valor el sistema calcula el precio de venta con IVA y la utilidad que se gana con respecto al precio de compra. Precio Terminación: Es el precio que se paga a los trabajadores por realizar las terminaciones finales del producto fabricado en la empresa. MT. Unidad de Medida: Unidad de medida el artículo. Esta utilidad es aplicada al valor neto de compra que esta en esta misma ficha. Precio Fabricación: Es el precio que se paga a los trabajadores por fabricar el producto dentro de la empresa. Precio Venta 1: Es el precio de venta que el sistema mostrara al momento de venderle a los clientes que hayan sido destacados como Categoría 1 en la ficha de clientes. KG. Si no sabe el código de la cuenta digite parte del nombre de la cuenta y luego Enter. para que el sistema muestre el plan de cuentas. Este valor puede ser dejado en 0 si no lo sabe o no desea aplicar esta regla. Compra: Valor unitario neto de compra del artículo. Al colocar este valor el sistema calculara el precio de venta neto del artículo. Este valor es calculado automáticamente por el sistema y corresponde al valor de compra promedio. Utilidad: Porcentaje de utilidad que desea ganar por cada venta del artículo. . (Opcional) Proveedor: RUT del proveedor al que se le compra principalmente el artículo o producto. Página 3 En esta página se puede agregar la fotografía del artículo. . El formato de la imagen debe ser JPG.6 Porcentaje de comisión: Porcentaje de comisión que se le da al vendedor al momento de realizar una venta registrada a su nombre y que incluya este artículo. Para realizar esto se debe hacer doble clic en la imagen blanca o en la imagen antigua si desea cambiarla. El sistema mostrara entonces una ventana para seleccionar la imagen desde el disco duro o cualquier otro dispositivo. Dependiendo del rubro de la empresa. Estos pueden ser Artículos de Seguridad. etc.7 Familias Esta ventana permite definir las familias o grupos para catalogar u ordenar los artículos que manejara la empresa. Descripción: Nombre de la familia. . Código: Código de la familia. Comisión: Porcentaje de comisión por venta aplicado a los artículos pertenecientes a esta familia. Artículos de Aseo. Descripción: Es el nombre de la subfamilia.8 SubFamilias Esta ventana nos permite definir los subfamilias o subgrupos para catalogar u ordenar los artículos que manejara la empresa. Zapatos. Un ejemplo puede ser la familia Artículos de Seguridad tiene las subfamilias Cascos. etc. Código: Es el código de la subfamilia. Guantes. y posteriormente . Para crear o modificar las familias debemos hacer clic primero en el botón seleccionar la familia deseada para trabajar con sus subfamilias. Estos códigos sirven solamente para difrenciar los ingresos de artículos por algún criterio. . Descripción: Nombre del ingreso. Código: Código de ingreso.9 Códigos de Ingreso Esta ventana permite definir códigos de ingreso. 10 Códigos de Salida Esta ventana permite definir códigos de salida de artículos. Código: Código de la salida. . Descripción: Nombre de la salida. Estos códigos sirven solamente para catalogar las salidas por algún criterio. . Familia: Código de familia de artículos (opcional). .Menú Procesos Consultar Stock Esta ventana nos permite consultar el stock actual de los artículos en las bodegas de la empresa. Si no lo sabe digite '0' y luego Enter. Si no sabe el código digite parte del nombre y luego Enter. Bodega: Número de bodega (opcional).11 2. Para modificar el stock mínimo del artículo debe hacer clic en el botón MODIFICAR. Para consultar el stock debe hacer clic en el botón MOSTRAR. Si no lo sabe digite '0' y luego Enter. Código: Código del artículo (opcional). Subfamilia: Código de la subfamilia de artículos (opcional). Bodega de Origen: Es el número de la bodega desde donde salen los artículos traspasados. Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter. Guia: Número de guía de despacho (opcional). Fecha: Fecha del traspaso. Bodega de Destino: Es el número de la bodega hacia donde son enviados los artículos. pero puede ser modificado por el usuario.12 Traspaso de Stock Esta ventana permite realizar trapasos de stock desde una bodega hacia otra. El nombre del cliente es requerido en caso de que se ingrese el número de guía de venta. Si se coloca un número de guía el sistema grabara una guía de venta para traslado en el Sistema de Compras y Ventas. Número: Número de traspaso. . Este número es asignado por el sistema. Cliente: Rut del cliente (opcional). 13 Inventarios Esta ventana permite ingresar los inventarios de artículos tomados en las distintas bodegas de la empresa. Se debe tener cuidado al tomar un inventario de no realizar ventas en ese día. . Si no lo sabe digite '0' y luego Enter. Subfamilia: Código de la subfamilia de artículos (opcional). El sistema preguntará si desea recuperar los códigos de bodega. Procesado: Cuando este campo esta con el ticket indica que el inventario fue procesado y no puede ser modificado ni borrado. solamente puede ser impreso. Bodega: Número de bodega inventariada. Familia: Código de la familia de artículos (opcional). Si no lo sabe digite '0' y luego Enter. Esto es debido a que el kardex de artículo toma los movimientos de bodega desde el mismo día del inventario hacia adelante. Si se realizan ventas se deben sumar las cantidades de los artículos vendidos a las cantidades contadas o ingresar el inventario con fecha del día siguiente. Si coloco códigos de Familia y Subfamilia el sistema solamente recuperará los artículos que pertenezcan a estas familias y subfamilias. Si responde que si colocara de forma inmediata en la cuadricula los códigos de artículos. Número: Número de inventario. Este número es asignado por el sistema. Fecha: Fecha del inventario. Los inventarios se pueden realizar en cualquier fecha. 14 Código: Código del artículo. ejemplo: Estante 1 (E1). Cantidad: Cantidad contada del artículo. Al momento de GRABAR el inventario el sistema preguntara si desea actualizarlo. Ubicación: Ubicación fisica del artículo en la bodega (opcional). Nombre Producto: Nombre del artículo. Puede ser un código que identifique la ubicación del artículo en la bodega. Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter. Si responde NO el sistema dejara abierto el inventario y no actualizara la bodega hasta que sea grabado nuevamente y se responda que si a esta pregunta. Si responde SI el sistema enviara las cantidades contadas a bodega reemplazando los stock actuales por los contados en el inventario y cerrara este inventario para que no puede ser modificado. Código: Código del artículo. Nombre Producto: Nombre del artículo. . Si no lo sabe digite '0' y luego Enter. Funcionario: Rut del trabajador que realizo el ingreso o devolvió los materiales a bodega.15 Ingreso de Artículos Esta ventana permite registrar el ingreso de artículos a caulquier bodega de la empresa. Si no sab el rut digite parte del nombre del trabajador y luego Enter. Requisición: Número de requisición (opcional). Si la empresa ingresa los artículos directamente por Mantención de Compras. O. Cód. Movimiento: Tipo de movimiento. Mov: Código del movimiento. Bodega: Número de bodega en donde ingreso el artículo. Compra: Número de orden de compra (opcional). Esta ventana también sirve para registrar las devoluciones de herramientas prestadas o artículos a cargo de los trabjadores de la empresa. Nº Ingreso: Número de ingreso.T: Número de orden de trabajo (opcional). no dbe volver a ingresarlos por esta opción a menos que sean ingresos no relacionados con compras. . Fecha: Fecha del ingreso de artículos. Este número es asignado por el sistema. O. pero el usuario puede modificarlo. Valor: Valor unitario neto del artículo ingresado. . C. U. Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter. Si no lo sabe digite '0' y luego Enter. Cantidad: Cantidad ingresada del artículo. Costo: Código del centro de costo (opcional). Si no lo sabe digite '0' y luego Enter. Generalmente este valor corresponde al precio neto de compra.16 Código: Código del artículo. Equipo: Número del equipo (opcional). Negocio: Código unidad de negocio (opcional). Nombre del Artículo: Nombre del artículo. Fecha: Fecha de la salida de artículos. Código: Código del artículo. Estas salidas pueden ser mermas. O. Si no sab el rut digite parte del nombre del trabajador y luego Enter.T: Número de orden de trabajo (opcional). Bodega: Número de bodega de donde salen los artículos. O. Compra: Número de orden de compra (opcional). Cód. Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter. Movimiento: Tipo de movimiento. Mov: Código del movimiento. Requisición: Número de requisición (opcional). Nombre del Artículo: Nombre del artículo. prestamos. etc. artículos a cargo. robos. Este número es asignado por el sistema. .17 Salida de Artículos Esta ventana permite registrar las salidas de artículos de bodega. Funcionario: Rut del trabajador que realizo el ingreso o devolvió los materiales a bodega. Nº Salida: Número de salida. pero el usuario puede modificarlo. Si no lo sabe digite '0' y luego Enter. Negocio: Código unidad de negocio (opcional). Costo: Código del centro de costo (opcional). Equipo: Número del equipo (opcional).18 Cantidad: Cantidad retirada del artículo. U. Si no lo sabe digite '0' y luego Enter. C. Generalmente este valor corresponde al precio neto de compra. . Valor: Valor unitario neto del artículo retirado. Si no sabe el código digite '0' y luego Enter.Familia. Si no sabe el código digite '0' y luego Enter. Subfamilia: Código subfamilia de artículos (opcional).Subfamilia) y permitira modificar el stock mínimo de estos artículos.19 Modificar Mínimos Esta ventana permite modificar los stock mínimos de los artículos. Bodega: Número de bodega. Este stock es esencial para poder obtener el informe de reposición stock. Familia: Código familia de artículos (opcional). Para aceptar los cambios debe hacer clic en el botón GRABAR. . El sistema mostrara los artículos basado en los 3 campos (Bodega. 20 Herramientas Prestadas Esta ventana sirve para consultar las herramientas prestadas entregadas a cada funcionario. . Funcionario: Rut del trabajador. Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter. 21 Artículos a Cargo Esta ventana sirve para consultar los artículos a cargo entregados a los trabajadores de la empresa. . Funcionario: Rut del trabajador. Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter. Requisición: Número de requisición.22 Requisiciones Esta ventana permite ingresar e imprimir las requisiciones de artículos generadas por el bodeguero o por los centros de costo de la empresa. Costo: Código del centro de costo. Las requisiciones son rebajadas al momento de incluirlas en una orden de compra. C. Cantidad: Cantidad solicitada. Solicitado: Nombre de la persona que realiza la solicitud de materiales. Si no lo sabe digite '0' y luego Enter. Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter. Ejemplo: KG. . Negocio: Código unidad de negocio. Código: Código del artículo o material. Este número es asignado por el sistema. Descripción: Nombre del artículo o material. Si no lo sabe digite '0' y luego Enter. MT. etc. Fecha: Fecha de emisión de la requisición. U. pero el usuario puede modificarlo. Unidad: Unidad de medida. pero puede ser modificado por el usuario. Solicitado: Nombrede la persona solicitante.23 Pedido de Fabricación Esta ventana permite generar pedidos de fabricación de productos hechos en la empresa. Factura: Número de factura de venta asociada al pedido. Contacto: Tipo de contacto con el cliente (P=Personal. Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter. . Emisión: Fecha de emisión de la nota de taller. F. Cliente: Rut del cliente que lo solicita (opcional). Nº Pedido: Númeo de nota de pedido de taller. Entrega: Fecha de entrega estimada del pedido. Funcionario: Rut del trabajador responsable del pedido de taller. F. Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter. Este es asignado por el sistema.T=Telefonico). Observaciones: Observaciones sobre los productos a fabricar. . etc. Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter. Descripción: Nombre del artículo. 38.24 Código: Código del artículo. Cantidad: Cantidad solicitada para fabricación. Xl. Talla: Talla del artículo. Ejemplo: 37. Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter. Fecha: Fecha de fabricación: Funcionario: Rut del trabajador a cargo de la fabricación. Bodega 2: Bodega donde se cargaran los productos terminados. Bodega 1: Bodega desde donde se rebajaran los insumos. Código: Código del artículo. Cantidad: Cantidad fabricada. Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter. Número: Número de fabricación. .25 Fabricación de Productos Esta ventana permite generar fabricaciones de productos de la empresa y actualizar las bodegas de forma inmediata. Para que esta función sea completa deben estar creadas las recetas de la fabricación en Productos Fabricados. Descripción: Nombre del artículo. Cantidad: Cantidad que se prentende fabricar. Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter. Para ver el informe de estimación de compra. Siempre y cuando esten las recetas de los productos ingresadas al sistema. . debe hacer clic en el botón IMPRIMIR. Descripción: Nombre del artículo.26 Estimación de Compra Esta ventana entrega un informe de los insumos o materiales que faltan para fabricar cierta cantidad de productos. Código: Código del artículo. Si no lo sabe digite '0' y luego Enter. Imprimir Artículos Sin Stock: Indica si se imprimen los artículos cuyo stock sea igual a 0. los demás campos son casí todos opcionales y pueden ser combinados para obtener distintos resultados. Stock de Artículos Esta ventana entrega el informe del stock actual de los artículos de una bodega determinada.Menú Informes En la mayoria de las ventanas los unicos datos obligatorios son los fecha. .27 5. Bodega: Número de boodega. Familia: Codigo de familia de artículos (opcional). Subfamilia: Código de subfamilia de artículos (opciona).. Si no lo sabe digite '0' y luego Enter. Bodega: Número de bodega.28 Reposición de Stock Esta ventana entrega el informe de los artículos que estan por debajo del stock mínimo. . Ordenado por Descripción: Indica que el informe será ordenado por el nombre del artículo. Ordenado por Código: Indica que el informe será ordenado por el código del artículo. Orden: Ordenado por Código de artículo o por Nombre de artículo. Si no lo sabe digite '0' y luego Enter. Bodega: Número de bodega.29 Inventario Valorizado Esta ventana entrega el informe de inventario valorizado por bodega y también entrega el informa para la toma de inventario. Subfamilia: Código de la subfamilia de artículos (opcional). Si no lo sabe digite '0' y luego Enter. Toma de Inventario). Valor: Utiliza el ultimo precio de compra o el precio promedio ponderado. Familia: Código de familia de artículos (opcional). Informe: Tipo de informe (Inventario Valorizado. . Desde: Fecha de inicio del informe. Herramienta: Código del artículo (opcional). . Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter. Funcionario: Rut del trabajador (opcional).30 Herramientas Prestadas Entrega el informe de herramientas prestadas a los trabajadores de la empresa. Si no lo sabe digite parte del nombre o apellido y luego Enter. Hasta: Fecha de termino del informe. Si no lo sabe digite '0' y luego Enter. Código: Código de salida de bodega (opcional). Termino: Fecha de termino del informe. F. Bodega: Número de bodega (opcional). Negocio: Código unidad de negocio (opcional). Si no lo sabe digite '0' y luego Enter.31 Informe Salidas de Artículos Esta ventana nos permite obtener el informe de las salidas de artículos grabadas en el sistema. U. C. F. Costo: Código centro de costo (opcional). . Inicio: Fecha de inicio del informe. Si no lo sabe digite '0' y luego Enter. Bodega: Número de bodega (opcional). C. Si no lo sabe digite '0' y luego Enter. F. Si no lo sabe digite '0' y luego Enter. Inicio: Fecha de inicio del informe. . Costo: Código centro de costo (opcional). Negocio: Código unidad de negocio (opcional). Código: Código de ingreso de bodega (opcional). Termino: Fecha de termino del informe. F. Si no lo sabe digite '0' y luego Enter.32 Informe Ingreso de Artículos Esta ventana nos permite obtener un informe de las ingresos de artículos grabados en el sistema. U. Hasta: Fecha de termino del informe. Solamente Requisiciones Pendientes: Este ticket indica al sistema que solamente debe mostrar en el informe las requisiciones que no estan completas con ordenes de compra. Si no lo sabe digite '0' y luego Enter. F. F. U. C. Desde: Fecha de inicio del informe.33 Seguimiento de Requisiciones Esta ventana nos permite obtener un informe con el estado de las requisiciones grabadas en el sistema. Costo: Código centro de costo (opcional). . Si no lo sabe digite '0' y luego Enter. Negocio: Código unidad de negocio (opcional). Bodega: Número de bodega. . Es muy útil para investigar en caso de robos o perdidas o discrepancias de inventario. Artículo: Código del artículo. Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter.34 Kardex de Artículos Esta ventana permite obtener el informe de todos los movimientos de un artículo y una bodega especifica. . Si no lo sabe digite parte del nombre o apellido y luego Enter. Hasta: Fecha de termino del informe. F. Funcionario: Rut del trabajador (opcional). F.35 Informe de Fabricación Entrega un informe de las fabricaciones grabadas en el sistema. Desde: Fecha de inicio del informe. 36 Cuadro de Dialogo Imprimir Esta ventana aparecera siempre que se imprima algún informe o ducumento. Todos los informes del sistema estan diseñados para tamaño carta. Excel: Envia el informe hacia una planilla de Excel. Cerrar: Cierra esta ventana y regresa a la ventana anterior. Acrobat: Envia el informe hacia el programa Acrobat Reader en formato PDF. . Impresora: Envia el informe o formulario hacia alguna impresora de windows. Pantalla: Muestra el informe en pantalla antes de imprimirlo. es decir. Este botón permite imprimir el registro. Este botón nos permite cancelar la modificación de un registro o documento y dejarla como estaba antes de la modificación. El sistema le preguntara si confirma la acción con SI o NO. Este botón nos permite buscar un registro o documento del sistema. Este botón permite grabar el registro o documento actualmente seleccionado en pantalla. Este botón permite ingresar un nuevo registro o documento. Ejemplo: Agregar un nuevo cliente o proveedor. Primero busque el registro o documento que quiere borrar y posteriormente oprima este botón. nos permite cancelar los cambios sin grabar. Este botón permite modificar el registro o documento que esta en pantalla. Este botón permite cerrar la ventana seleccionada. Primero busque el registro o documento y posteriormente oprima este botón para modificarlo. Este botón permite borrar el registro o documento que esta en pantalla. Este botón permite eliminar una línea (registro) desde una cuadricula de datos. una nueva venta o una nueva compra. . El sistema no guarda ninguna modificación a menos que se presione este botón.37 Descripción Botones de Comando En esta sección se describen las funciones de los botones de comando generales utilizados en la mayoría de las ventanas del sistema Gestpyme. Las cuadriculas son parecidas a una planilla Excel. Este botón permite agregar una línea (registro) en una cuadricula de datos. documento o informe seleccionado actualmente en pantalla.