AUDITORIA GUBERNAMENTAL

Universidad de San Carlos de GuatemalaAUDITORIA GUBERNAMENTAL 1 Universidad de San Carlos de Guatemala AUDITORIA GUBERNAMENTAL 2 Universidad de San Carlos de Guatemala ÍNDICE Página INTRODUCCIÓN . . . . . . . . i CAPITULO I AUDITORIA GUBERNAMENTAL 1. DEFINICION . . . . . . . 1.1 Tipos De Auditoria Gubernamental . . . 1.1.1 Auditoría de Resultados o Auditoría de Gestión. 1.1.2 Auditoría Financiera de Estado . . . 1.1.3 Auditoría Técnica de Obras Públicas . . 1.1.4 Auditoría Administrativa . . . . 1.1.5 Auditoría Continua . . . . . 1.1.6 Auditoría Presupuestaria . . . . 1.1.7 Auditoría Operacional . . . . 1.1.8 Auditoría Externa . . . . . 1.1.9 Auditoría Interna . . . . . 1.1.10 Auditoría Integral . . . . . 1.1.11 Auditoría Social . . . . . 1.1.12 Auditoría Ética . . . . . 1.1.13 Auditoría Ambiental o Ecológica . . . 2. OBJETIVOS . 2.1 Específicos 2.2 Generales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 06 06 06 06 06 07 07 07 07 07 08 08 08 08 08 08 09 09 09 10 10 10 11 11 12 12 12 12 13 3. CARACTERISTICAS . . . 3.1 Atribuciones . . . . 3.1.1 Independencia De Actuación 3.1.2 Confidencialidad . . 3.1.3 Profesionalismo . . 3.1.4 Objetividad . . . 3.1.5 Actividad Multidisciplinaria . 3.1.6 Oportunidad . . . 4. MARCO LEGAL . . . . . . 4.1 Ley Orgánica De La Contraloría General De Cuentas 4.2 Decreto Numero 31-2002 Del Congreso De La República De Guatemala . AUDITORIA GUBERNAMENTAL 3 Universidad de San Carlos de Guatemala 5. NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO 5.1 Objetivos. . . . . . 5.2 Importancia . . . . . 5.3 Alcance . . . . . . 5.4 Funcionamiento. . . . . 5.5 Características . . . . . 5.6 Limitaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 20 20 21 21 21 22 23 23 23 23 23 24 25 25 25 25 26 26 26 26 29 29 31 32 33 6. PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO . . . 6.1 Responsabilidad Delimitada. . . . 6.2 Separación de funciones de carácter incompatible. 6.3 Instrucciones por escrito. . . . . 6.4 Aplicables a los sistemas contables integrados . 7. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO . . 7.1 Estructura organizacional . . . . 7.2 Funcionamiento de la alta dirección . . . 7.3 Métodos para fijar funciones y autoridad . . 7.4 Métodos de control gerencial . . . . 7.5 Políticas y prácticas de administración de personal 7.6 Influencias externas . . . . . 7.7 Evaluación de riesgos . . . . . 8. OBJETIVOS DEL CONTROL . . . . 9. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS . . . 9.1 Normas Para La Comunicación De Resultados . CONCLUSIONES . RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA . . . . . . . . . . . . . . . . AUDITORIA GUBERNAMENTAL 4 Universidad de San Carlos de Guatemala INTRODUCCIÓN El Presente informe nos habla sobre lo que es la auditoria gubernamental su definición, objetivos, características, procedimientos y supervisión así como las principales normas que rigen la auditoria para la elaboración de este tipo de informes que ayudan al auditor su fiscalización, el cual constantemente se desarrolla por las actividades que realiza el estado en su diario proceder y cuales son los campos que abarca en el ámbito de revisión al momento de fiscalizar. En el campo aplicable de la profesión del Contador Público y Auditor es de suma importancia conocer los procedimientos aplicables auditoria gubernamental, el cual se encuentra regida por la contraloría General de Cuentas (artículo 2 Decreto 31-2002), el aplica para el cual sector gubernamental de una manera profesional e independiente al Gobierno de Guatemala en donde dicha entidad tiene independencia de actuación en todas las operaciones de acuerdo al mandato constitucional de fiscalización. A continuación este informe incluye todas las normativas, procedimientos y base legal sobre la forma de realizar una auditoria gubernamental a las instituciones del estado. AUDITORIA GUBERNAMENTAL 5 Universidad de San Carlos de Guatemala AUDITORÍA GUBERNAMENTAL 1. DEFINICIÓN. Es el examen de las operaciones que realizan las dependencias y entidades de la Administración Pública, con objeto de opinar si los estados financieros presentan razonablemente la situación financiera, si los objetivos y metas efectivamente han sido alcanzados, si los recursos han sido administrados de manera eficiente y si se han cumplido con las disposiciones legales aplicables. 1.1 TIPOS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL. 1.1.1 Auditoría de resultados o auditoría de gestión. Examen para verificar si las actividades de las dependencias y entidades del sector público se realizaron con oportunidad, para el logro de los objetivos y metas programadas en relación con el ejercicio presupuestario. Conocida también como “Auditoría de las tres E: Eficiencia, Eficacia y Economía” cuyos efectos buscan lograr acciones preventivas, luego de identificar los diversos problemas financieros, técnicos y administrativos. 1.1.2 Auditoría Financiera De Estado. Examen y comprobación de las operaciones, registros, informes y los estados financieros de una entidad pública correspondiente a un determinado legales, políticas periodo, la determinación de las disposiciones y otras normas aplicables, y la revisión y evaluación del control interno establecido. 1.1.3 Auditoría Técnica De Obras Públicas. Se orienta a verificar el cumplimiento de los programas de obra pública; la correcta aplicación del presupuesto asignado, en términos de eficiencia, economía las 6 y honradez, la observanciade AUDITORIA GUBERNAMENTAL Universidad de San Carlos de Guatemala disposiciones legales aplicables en la materia, comprobación de los programas establecidos en el contrato, revisión de que las obras se inicien y concluyan en el tiempo pactado y que se supervisen en todas las fases conforme a las disposiciones legales establecidas. 1.1.4 Auditoría Administrativa. Es una revisión sistemática y evaluatoria de un organismo, entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente. Constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a eficiencia dentro del organismo. 1.1.5 Auditoría Continua. Cualquier auditoria de trabajo detallado que se hace continuamente o a ciertos intervalos durante un ejercicio fiscal. 1.1.6 Auditoría Presupuestaria. Proceso de examen y revisión en detalle de las actividades de gobierno para verificar la eficiencia, honestidad y legalidad con que se emplean los recursos del Estado. 1.1.7 Auditoría Operacional. Es una revisión y evaluación parcial o total de las operaciones y procedimientos adoptados en un organismo público. 1.1.8 Auditoría Externa. Revisión, Análisis y Examen realizado a los organismos públicos, practicado por las Entidades Fiscalizadoras Superiores. (Contralorías Generales) AUDITORIA GUBERNAMENTAL 7 Universidad de San Carlos de Guatemala 1.1.9 Auditoría Interna. Revisión, análisis y examen que se efectúa a los controles y la contabilidad de una entidad, con el objeto de diagnosticar y evaluar su funcionamiento. (Contraloría Interna). 1.1.10 Auditoría Integral. Revisión global de las actividades que las realizan las dependencias y entidades de la Administración Pública incluyendo los distintos tipos de auditorías: Financiera, operacional, de Gestión y de legalidad. 1.1.11 Auditoría Social. Revisión de las actividades concernientes a las relaciones humanas, dentro de la entidad u organismo público. 1.1.12 Auditoría Ética. Referente al comportamiento integro y honesto del administrador del erario público, es decir, a la probidad administrativa 1.1.13 Auditoría Ambiental o Ecológica. Instrumento de gestión que evalúa el correcto funcionamiento de las políticas adoptadas sobre el medio ambiente, de acuerdo a la legislación vigente 2. OBJETIVOS. El control del sector gubernamental, tiene como objetivos, informar de una manera profesional e independiente al Gobierno de Guatemala, a la ciudadanía en general y a otros usuarios, sobre los siguientes aspectos: AUDITORIA GUBERNAMENTAL 8 Universidad de San Carlos de Guatemala 2.1. ESPECIFICOS. • • • Evaluar la correcta utilización de los recursos públicos verificando el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias. Determinar la razonabilidad de la información financiera. Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y los resultados obtenidos en relación a los recursos asignados y al cumplimiento de los planes y programas aprobados en la entidad examinada. • • • Recomendar medidas para promover mejoras en la gestión pública. Fortalecer el sistema de control interno de la entidad auditada. Cumplimiento deberes y atribuciones. 2.2. GENERALES. • • • • • • Promover mejoras o reformas constructivas. Determinar que se estén llevando a cabo los programas legalmente autorizados. Averiguar si los recursos humanos, materiales y financieros son utilizados de manera eficiente. Rentas e ingresos correctamente determinados. Uso eficiente y económico de los recursos. Comunicar oportuna y claramente a la gerencia de las entidades y a otros niveles de gobierno sobre todo hallazgo significativo. 3. CARACTERÍSTICAS. La actuación ejercida por la Contraloría General de Cuentas, así como en la relación técnica permanente con las Unidades de Auditoría Interna (UDAI´s)); tiene las siguientes características: • • Evaluaciones, estudios, revisiones, diagnósticos e investigaciones.. Cumplimiento de disposiciones legales y objetivos de programas. 9 AUDITORIA GUBERNAMENTAL Universidad de San Carlos de Guatemala • • • • Es objetiva. Dirigida por un auditor o CP a nivel universitario. Verifica legalidad, veracidad y propiedad. Evalúa operaciones, comparando con normas de rendimiento, de calidad u otras normas, como políticas, planes, objetivos, metas, disposiciones legales, principios generalmente aceptados y el sentido común. • • Concluye con un informe verbal y otro escrito. El informe contiene hallazgos. 3.1. ATRIBUCIONES. 3.1.1. Independencia De Actuación. Este criterio tiene que ver con la libertad de la Contraloría General de Cuentas, para actuar conforme al mandato Constitucional de fiscalización, sin sujeción a directrices o interferencias externas de ninguna clase. La Contraloría General de Cuentas como ente rector del control gubernamental del sector Público no Financiero, así como los auditores gubernamentales deben ser independientes y no tener relaciones personales ni institucionales con el ente examinado. Las Unidades de Auditoria Interna para mantener la relación técnica y profesional permanente con la Contraloría General de Cuentas, deben actuar en forma independiente de todas las operaciones, a pesar de su dependencia orgánica de los entes públicos. 3.1.2. Confidencialidad. Es una actitud relacionada con la reserva de la información que se conozca en el transcurso del proceso de la auditoria, así como los resultados obtenidos previo a agotar los procedimientos técnicos y AUDITORIA GUBERNAMENTAL 10 Universidad de San Carlos de Guatemala legales para su divulgación, que asegure que la información que se proporciona a los auditores y a la que tengan acceso, no sea divulgada a otras personas, ni sea utilizada para obtener beneficios particulares o de grupo, ni con fines políticos o de otro tipo. Ningún auditor del sector Gubernamental, por sí o en nombre de la institución, debe anticipar criterios sobre los resultados del examen realizado, a menos que éste se haya terminado y discutido con los responsables del área expresa de la autoridad competente. 3.1.3. Profesionalismo. Es el conjunto de habilidades, destrezas y conocimientos que permiten la práctica de la auditoria gubernamental, de acuerdo a la metodología, leyes, normas y procedimientos establecidos para desarrollar un trabajo de calidad profesional. El profesionalismo se mantiene por medio de la actualización profesional permanente, de los conocimientos técnicos y los cambios en su entorno. 3.1.4. Objetividad. Es la actitud que permite a los auditores, evaluar y pronunciarse imparcialmente sobre los hechos examinados, con base en la evidencia recabada. Para asegurar una apreciación objetiva de las operaciones que se evalúan, se utilizarán todos los medios disponibles para reunir la evidencia que el caso requiera, para lo cual se basará en hechos reales y no en supuestos, de tal manera que le permita cumplir con su función de ayuda a la administración. examinada y con autorización AUDITORIA GUBERNAMENTAL 11 Universidad de San Carlos de Guatemala 3.1.5. Actividad Multidisciplinaria. El ejercicio del Control gubernamental, a través de una Auditoría Moderna, requiere de la participación de profesionales de diversas disciplinas, según la complejidad de las áreas a examinar en un ente público. La conformación de un equipo multidisciplinario es importante, porque de esa manera se pueden evaluar todos los campos, así como los efectos que surjan de la ejecución de las operaciones. 3.1.6. Oportunidad. Es el cumplimiento de las actividades programadas en la forma lugar y tiempo previamente establecidos, desde la planificación anual hasta la presentación de los informes específicos de cada trabajo y las acciones derivadas de los mismos. 4. MARCO LEGAL: Es el conjunto de leyes, decretos, pronunciamientos y disposiciones emitidas por la Contraloría General de Cuentas. CONSTITUCION POLITICA DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA: Según el artículo 232, le confiere a la Contraloría General de Cuentas la potestad de fiscalizar los actos relacionados con el manejo de los fondos públicos y en general de todo interés de los organismos de Estado y entes públicos. 4.1. LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS. En ella se desarrolla el mandato constitucional anteriormente citado, detallando los objetivos, responsabilidades y demás situaciones relacionadas con el funcionamiento de dicha institución, a continuación se mencionan únicamente 3 artículos contenidos en esta Ley. AUDITORIA GUBERNAMENTAL 12 Universidad de San Carlos de Guatemala 4.2. DECRETO NUMERO 31-2002. 4.3. EL CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA. CONSIDERANDO: Que el Decreto Número 1,126 del Congreso de la República que contiene la Ley Orgánica del Tribunal y Contraloría de Cuentas, ya no responde a los requerimientos necesarios que conllevan las funciones técnicas que debe ejercer el Organismo Superior de Control y Fiscalización de los recursos financieros que se generan de la hacienda y el crédito público y del pago de impuestos, y que por otra parte, es necesaria una ley que se ajuste al régimen de control y fiscalización que preceptúa la Constitución Política de la República. CONSIDERANDO: Que en los Acuerdos sobre Aspectos Socioeconómicos y Situación Agraria y en el de Fortalecimiento del Poder Civil y Función del Ejército en una Sociedad Democrática, el Gobierno de la República se comprometió a reformar, fortalecer y modernizar la Contraloría General de Cuentas. CONSIDERANDO: Que es imperativo dotar a la Contraloría General de Cuentas, para que pueda cumplir su función como órgano superior de control, de una ley que le permita poner en práctica un sistema dinámico de fiscalización mediante la aplicación de procedimientos modernos de auditoría gubernamental, para determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía en la ejecución de los programas que desarrolle la administración pública, no solamente a través de la verificación de los registros contables, sino además de la evaluación de los resultados obtenidos frente a los objetivos nacionales, institucionales y sectoriales, en sus propios ambientes tecnológicos. AUDITORIA GUBERNAMENTAL 13 Universidad de San Carlos de Guatemala CONSIDERANDO: Que dentro del proceso de modernización del Estado, iniciado a finales de la década de 1990, se han adoptado nuevos criterios técnicos y tecnológicos, con el fin de garantizar la transparencia y probidad en la utilización del erario público, lo cual Sistema Integrado de Administración se refleja entre otros con el Financiera -SIAFel cual necesariamente tiene que ser complementado con el Sistema de Auditoría Gubernamental que esta Ley viabiliza. POR TANTO: En ejercicio de las atribuciones que le confiere el artículo 171 literal a), y con base en lo que establecen los artículos 134, 232, 233, 234, 235, 236 y 237, todos de la Constitución Política de la República de Guatemala. DECRETA: LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS CAPITULO I NORMAS GENERALES ARTICULO 1. Naturaleza jurídica. La Contraloría General de Cuentas es una institución técnica y descentralizada. De conformidad con esta Ley, goza de independencia funcional, técnica y administrativa, y con competencia en todo el territorio nacional, con capacidad para establecer delegaciones en cualquier lugar de la República. ARTICULO 2. Ámbito de competencia. Corresponde a la Contraloría General de Cuentas la función fiscalizadora en forma externa de los activos y pasivos, derechos, ingresos y hacendario de los Organismos egresos del y, en general, todo interés entidades autónomas y las descentralizadas, Estado, municipalidades y sus empresas, y demás instituciones que conforman el sector público no financiero; de toda persona, entidad o institución que reciba fondos del Estado o haga colectas públicas; de empresas no AUDITORIA GUBERNAMENTAL 14 financieras en cuyo capital Universidad de San Carlos de Guatemala participe el Estado, bajo cualquier denominación así como las empresas en que éstas tengan participación. También están sujetos a su AUDITORIA GUBERNAMENTAL 15 Universidad de San Carlos de Guatemala fiscalización los contratistas de obras públicas y cualquier persona nacional o extranjera que, por delegación del Estado, reciba, invierta o administre fondos públicos, en lo que se refiere al manejo de estos. Se exceptúan las entidades del sector público sujetas por ley a otras instancias fiscalizadoras. La Contraloría General de Cuentas deberá velar también por la probidad, transparencia y honestidad en la administración pública, así como también por la calidad del gasto público. ARTICULO 3. Objetivos. La Contraloría General de Cuentas, a través del control gubernamental, y dentro de su campo de competencia, tiene los objetivos siguientes: a) Determinar si la gestión institucional de los entes o personas a que se refiere el artículo anterior, se realiza bajo criterios de probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía y equidad; b) Apoyar el diseño e implantación de mecanismos de participación ciudadana para el fortalecimiento de la transparencia, probidad tráfico y credibilidad de la gestión pública y del proceso de rendición de cuentas, como medios de lucha contra la corrupción, el peculado,el de influencias, la malversación de fondos y el desvío de recursos; c) Promover y vigilar la responsabilidad de los servidores públicos para que puedan rendir cuentas públicamente, de manera amplia y oportuna, tanto de la regularidad en el manejo de los bienes y recursos, como de los resultados cualitativos y cuantitativos obtenidos en su gestión; d) Promover el intercambio de información, a través de los informes y recomendaciones de auditoría, para la actualización, modernización y mantenimiento control; e) Promover procesos de capacitación para funcionarios públicos responsables de la administración, ejecución o supervisión del patrimonio hacendario del Estado, f) Promover la modernización de la auditoría interna y externa 16 de los sistemas, en especial del integrado de administración financiera, así como de los procedimientos operativos y de AUDITORIA GUBERNAMENTAL de San Carlos de Guatemala gubernamentales, para garantizar unUniversidad mejor servicio a las instituciones AUDITORIA GUBERNAMENTAL 17 Universidad de San Carlos de Guatemala públicas, con el fin de mantener actualizados los procesos y sistemas operativos y de control; g) Contribuir al fortalecimiento de la capacidad gerencial del Estado para ejecutar con eficacia y eficiencia las decisiones y políticas del Gobierno; h) Velar por la probidad, transparencia y honestidad de la administración pública; e, i) Promover y vigilar la calidad del gasto público. ARTICULO 4. Atribuciones. La Contraloría General de Cuentas tiene las atribuciones siguientes: a) Ser el órgano rector de control gubernamental. Las disposiciones, políticas y procedimientos que dicte en el ámbito de su competencia, son de observancia y cumplimiento obligatorio para los organismos, instituciones, entidades y demás personas a que se refiere la artículo 2 de la presente Ley; b) Efectuar el examen de operaciones y transacciones financierasadministrativas a través de la práctica de auditorías con enfoque integral a los organismos, instituciones, entidades y demás personas a que se refiere el artículo 2 de esta Ley, emitiendo el informe sobre lo examinado de acuerdo con aceptadas las normas de auditoría generalmente y de auditoría gubernamental vigentes; c) Normar el control interno institucional y la gestión de las unidades de auditoría interna, proponiendo las medidas que contribuyan a mejorar la eficiencia y eficacia de las mismas, incluyendo las características que deben reunir los integrantes de dichas unidades; d) Evaluar los resultados de la gestión de los organismos, instituciones, entidades y personas a que se refiere el artículo 2 de la presente Ley, bajo los e) criterios emitir de probidad, y eficacia, rendir eficiencia, informe de transparencia, los estados economía y equidad; Auditar, dictamen financieros, ejecución y liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, y los de las entidades autónomas y descentralizadas, enviando los informes correspondientes al AUDITORIA GUBERNAMENTAL Congreso de la República, 18 dentro del plazo constitucional; Universidad de San Carlos de Guatemala AUDITORIA GUBERNAMENTAL 19 Universidad de San Carlos de Guatemala f) Promover de oficio y ser parte actora de los Juicios de Cuentas en contra de los funcionarios y empleados públicos que no hubieren desvanecido los reparos o cargos formulados por la Contraloría General de Cuentas; g) Requerir a la autoridad nominadora, la suspensión en forma Inmediata del funcionario manejo o empleado público encargado de la custodia, y administración de los valores públicos, cuando se hubieren detectado hechos presuntamente constitutivos de delito, vinculados con sus atribuciones y, además, denunciarlos ante las autoridades competentes; h) Nombrar interventores en los asuntos de su competencia, de carácter temporal, en los organismos, se instituciones o entidades sujetas a control, cuando compruebe que se está comprometiendo su estabilidad económica-financiera; i) Autorizar los formularios, sean estos impresos o en medios informáticos, destinados a la recepción de fondos y egresos de bienes muebles y suministros, a excepción de aquellos referentes a los aspectos administrativos de las entidades a que se refiere el artículo 2 de esta ley, así como controlar y fiscalizar su manejo; j) Examinar la contabilidad de los contratistas de obras públicas y de cualquier persona individual o jurídica que, por delegación del Estado, reciba, invierta o administre fondos públicos, así como en aquellas en que el Estado delegue la administración, ejecución o supervisión de obras o servicios públicos, en lo relacionado con fondos del Estado; k) Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización; l) Cuando las circunstancias lo demanden y, de manera exclusiva, calificar y contratar Contadores Públicos y Auditores Independientes, que sean Colegiados Activos en forma individual o como Firmas de Auditoría, para realizar auditorías en los organismo, entidades y personas a que se refiere el artículo 2 de la presente Ley, quedando sujetas éstas a la supervisión de la Contraloría General de Cuentas; AUDITORIA GUBERNAMENTAL 20 Universidad de San Carlos de Guatemala m) Promover la eficiencia profesional de los auditores gubernamentales, a través de un plan de capacitación y actualización continua; n) Promover corrupción; de probidad mecanismos de lucha contra la o) Verificar la veracidad de la información contenida en las declaraciones presentadas empleados por públicos, de los conformidad funcionarios y con la ley de la materia y la presente Ley; p) De acuerdo con las características de las entidades sujetas a examen, la Contraloría General de Cuentas podrá contratar especialistas de otras disciplinas profesionales para que participen en las auditorías, debiendo estos emitir un Dictamen Técnico de acuerdo con su especialidad; q) Ejercer control de las emisiones de las especies postales, fiscales, de bonos, cupones y otros documentos o títulos de la deuda pública emitidos por el Estado o del municipio, billetes de lotería nacional o cualesquiera otros documentos o valores que determine la ley, r) Controlar la incineración o destrucción de cédulas, bonos, cupones y cualesquiera otros documentos o títulos de crédito del Estado o del municipio y demás instituciones sujetas a su fiscalización; s) Emitir opinión o dictámenes sobre asuntos de su competencia que le sean requeridos por os Organismos del Estado o entidades sujetas a fiscalización, t) Coadyuvar con el Ministerio Público en la investigación de los delitos en contra de la hacienda pública; u) Promover un programa de digitalización de documentos y expedientes de las entidades sujetas a fiscalización; v) Informar, publicitar, divulgar y educar sobre el contenido de la presente Ley; w) Cualquier otra atribución que se le delegue en ésta y otras leyes. AUDITORIA GUBERNAMENTAL 21 Universidad de San Carlos de Guatemala 5. NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO. La Contraloría General de Cuentas en uso de sus facultades consagradas en la Constitución Política de la República de Guatemala y su Ley Orgánica, así como en la perspectiva dinámica de mejoramiento de la administración pública, ha elaborado el Marco Conceptual del Control, que constituye la guía para la elaboración de las Normas Generales de Control Interno que deben observarse en todos los entes públicos. El Marco Conceptual y las Normas Generales de Control Interno, son el marco de referencia para organizar ese ambiente y estructura de control interno que cada ente público requiere a la luz de sus necesidades, de la complejidad operacional y de las circunstancias y nacionales. específicas La de funcionamiento que exige el apego a las leyes y políticas gubernamentales, institucionales, de las Normas eficiente medio de de la sectoriales Generales de Auditoría comprensión del Marco Conceptual y la debida aplicación Control Interno, permiten una eficiente el ejercicio y Externa con evaluaciones para la gestión y adecuada ejecución presupuestaria, facilitando Interna a las imparciales, objetivas, confiables y sobretodo profesionales, como el retroalimentación máximas autoridades conducción eficiente de sus instituciones. La preparación del Marco Conceptual del Control Interno, tomó como base la literatura disponible emanada de organismos internacionales que se pronuncian al respecto, autores destacados, Universidades, e Institutos y Colegios Profesionales de Auditoría. El control interno incluye: El plan de organización y el conjunto de métodos y medidas que se adoptan para asegurar que se logren funciones y tareas relacionadas con la previsión, los objetivos, seguimiento y control de las actividades económicas y administrativas, la protección y conservación de los recursos naturales y el medio ambiente en un ente público; hechos o medible tanto en lo relativo a los acontecimientos propiamente dichos, como en los actos de los funcionarios que intervienen en ellos. AUDITORIA GUBERNAMENTAL 22 Universidad de San Carlos de Guatemala 5.1. OBJETIVOS. Los objetivos del control interno se encaminan a controlar y mejorar las operaciones en las distintas etapas de su proceso que se relacionan con: • La eficiencia de las operaciones en la captación y uso de los Recursos Públicos. • La utilidad y conveniencia de los sistemas integrados de administración y finanzas, diseñados para el control e información de los resultados de las operaciones. • La utilidad, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad de la información que se genere sobre el manejo, uso y control de los bienes y recursos del Estado. • Los procedimientos para que toda autoridad, ejecutivo y funcionario, rindan cuenta oportuna de los resultados de su gestión. • La capacidad administrativa para impedir, identificar y comprobar el manejo inadecuado de los recursos del Estado. 5.2. IMPORTANCIA. El control interno es de mucha importancia porque permite: • El uso eficiente de los recursos humanos, materiales y financieros, asegurando su integridad, custodia y registro oportuno, con base en sistemas integrados de administración y finanzas. • Contar con la información administrativa y financiera oportuna, correcta y confiable para la toma de decisiones y la rendición de cuentas de la gestión de los funcionarios públicos. • Detectar los riesgos de errores e irregularidades como base para identificar sus causas y promover acciones para eliminar las debilidades de control existentes. • Promover un grado razonable de efectividad, eficiencia y economía, en la administración y uso de los recursos públicos. AUDITORIA GUBERNAMENTAL 23 Universidad de San Carlos de Guatemala • Promover el cumplimiento de las políticas dictadas por la máxima autoridad, así como las leyes y reglamentos aplicables, para alcanzar las metas objetivos programados. 5.3. ALCANCE. El control interno es institucional y diseñado en forma específica para cada ámbito de especialización funcional. Por tanto, abarca toda la estructura organizacional, los sistemas integrados generales y específicos, y todas las operaciones sector de los entes que conforman el público, independientemente de dónde éstas se realicen y de quienes intervengan. 5.4. FUNCIONAMIENTO. • Para que el control interno funcione adecuadamente, es necesario que: a. Se establezca en forma sistemática en función de la práctica institucional. • Se le dote de la tecnología y de los elementos, humanos, materiales y financieros necesarios. • Se oriente a objetivos definidos de manera que los resultados, como efecto de las acciones, puedan ser evaluados. En el diseño e implantación de controles, es necesario tener presente que el exceso de controles no garantiza que los errores e irregularidades se eviten, por lo que hay que definir el costo frente al beneficio de implantar los controles. 5.5. CARACTERÍSTICAS. Un ambiente y estructura de control interno sólido y efectivo, debe incluir criterios específicos que se relacionan con: • Controles de la legalidad, a través de los cuales sólo se autoricen e inicien operaciones legítimas y apropiadas. • Controles de la oportunidad, a través de los cuales las transacciones autorizadas se ejecuten y se registren oportunamente como fueron AUDITORIA GUBERNAMENTAL 24 autorizadas. Universidad de San Carlos de Guatemala AUDITORIA GUBERNAMENTAL 25 Universidad de San Carlos de Guatemala • Controles preventivos, por medio de los cuales, se evite la colusión para cometer delitos contra la administración pública. • Controles gerenciales, por medio de los cuales se evalúe y mida la eficiencia, efectividad y economía de los indicadores de gestión en los distintos niveles operacionales, así como el costo frente al beneficio de los controles. • Controles detectivos, por medio de los cuales se detecten a tiempo los riesgos de errores e irregularidades en la ejecución o registro de las operaciones, y sirvan como base de acciones correctivas para minimizar el efecto de esos riesgos. f. Controles prácticos, que sólo se diseñen e implanten medidas de control que obedezcan a un análisis del costo frente al beneficio institucional, evitando la abundancia de controles pero sin disminuir la calidad de los mismos. • Controles funcionales, que las medidas que se tomen no debiliten o compliquen los procesos ya existentes, sino que más bien, sean complementarios y ágiles. • Controles generales, por medio de los cuales se estandaricen controles que cubran todos los departamentos, funciones y personas que se quieren controlar, de acuerdo a las necesidades. • Controles específicos, son aquellos diseñados en el detalle necesario, para cubrir todos los ángulos de la operación que se quiere controlar. 5.6. LIMITACIONES. La falta de planificación e integración de esfuerzos en el diseño e implantación de controles internos, puede convertirse en un riesgo que genere costos adicionales y disminuya la eficiencia y efectividad de las operaciones. La abundancia de controles, al igual que la insuficiencia de los mismos, generan serios indicios de ineficiencia operativa, con efectos perjudiciales para el usuario de los servicios del Estado. AUDITORIA GUBERNAMENTAL 26 Universidad de San Carlos de Guatemala 6. PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO. Los Principios de Control Interno son indicadores fundamentales que sirven de base para el desarrollo de la estructura y procedimientos de control interno en cada área de funcionamiento para lo cual se aplicarán los siguientes Principios de Control Interno: 6.1. RESPONSABILIDAD DELIMITADA. Permite fijar con claridad el campo de acción de cada funcionario y la autoridad específica para que pueda actuar dentro del ámbito de su competencia. 6.2. SEPARACIÓN DE FUNCIONES DE CARÁCTER INCOMPATIBLE Asegura que un mismo servidor no realice todas las etapas de una operación, dentro de un mismo proceso, por lo que se debe separar la autorización, el registro y la custodia dentro de las operaciones administrativas y financieras, según sea el caso. 6.3. INSTRUCCIONES POR ESCRITO. Las instrucciones por escrito garantizan que sean entendidas y cumplidas, por todos los servidores gubernamentales, las órdenes y las políticas generales y específicas, dictados por los distintos niveles jerárquicos, así como los procedimientos para ponerlos en funcionamiento, conforme fueron diseñados. . 6.4. APLICABLES A LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS. Todos los sistemas integrados o no, deben ser diseñados tomando en cuenta que el control es para salvaguardar los recursos del ente público; por tanto, son aplicables los siguientes Principios de Control Interno: • Aplicación de pruebas continúas de exactitud, independientemente de que estén incorporadas a los sistemas integrados o no, permiten que AUDITORIA GUBERNAMENTAL 27 Universidad de San Carlos de Guatemala los errores cometidos por otros funcionarios sean detectados oportunamente, y se tomen medidas para corregirlos y evitarlos. • Uso de numeración en los documentos 7. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO. El Control Interno es global; sin embargo, sus elementos son identificables y se relacionan con los siguientes aspectos. El ambiente institucional es uno de los elementos del control interno que, básicamente, tiene que ver con la imagen institucional y abarca la estructura del ente público, sus políticas, su planificación estratégica, el conjunto de operaciones, el personal, sus recursos y obligaciones, etcétera; siguientes. Filosofía de control interno. • Se refiere al planteamiento concreto por parte de la administración, de la filosofía de control interno, los valores éticos de sus servidores, los valores corporativos, y las políticas y estrategias para su desarrollo, implantación y actualización permanente. • Integridad y valores éticos: Se refiere a las políticas, criterios y mecanismos que marcan las pautas que establecen los valores éticos institucionales que regulan la conducta de todo el personal de la organización. • Competencia del personal: Se refiere a los perfiles y requerimientos acerca de los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal para cumplir adecuadamente sus tareas. • Filosofía administrativa y estilo de operación: Se refiere a los criterios técnicos y científicos que regularán el proceso de las operaciones, así como el estilo gerencial que debe imprimir el ejecutivo para cumplir con el proceso administrativo, en el marco de una planificación y control operacional, que incluya planes de desarrollo y los mecanismos de control y seguimiento, dentro del concepto de empresa en marcha. AUDITORIA GUBERNAMENTAL sus componentes son los 28 Universidad de San Carlos de Guatemala 7.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. La organización tiene que ver con una adecuada separación de funciones de carácter incompatible, tomando en cuenta los objetivos institucionales y de servicio que ésta brinda en el sector al que pertenece. La estructura organizacional debe responder a las necesidades de poner en ejecución las funciones del ente público, así como de controlar las mismas. 7.2. FUNCIONAMIENTO DE LA ALTA DIRECCIÓN. Dependiendo del tipo de organización del ente, la definición del rol del cuerpo colegiado de más alto nivel (Junta de Directores, Comité de Auditoría, Comité de Finanzas, etcétera.), para que intervenga en las decisiones y conducción de las operaciones es fundamental, así como la creación de Comités que ejecuten y controlen áreas específicas, dentro del proceso administrativo y operacional. 7.3. MÉTODOS PARA FIJAR FUNCIONES Y AUTORIDAD. Las políticas y estrategias permitirán definir los métodos que faciliten la asignación de responsabilidades específicas y el establecimiento de la autoridad requerida para la ejecución de las actividades de cada servidor. Dichas políticas y procedimientos, deben formar parte de un manual organización y funciones. 7.4. MÉTODOS DE CONTROL GERENCIAL. Debe definirse de la responsabilidad para sus que y la autoridad la La de las distintas de la herramientas gerenciales ejecución interno, las operaciones y realicen supervisión definición, las operaciones, así como para la evaluación del control resultados. fijación, respaldo y autoridad de las herramientas gerenciales, así como los medios de información gerencial, deben quedar claramente establecidos y conocidos por todos los niveles operacionales, de tal manera que se cumplan oportunamente. AUDITORIA GUBERNAMENTAL 29 Universidad de San Carlos de Guatemala 7.5. POLÍTICAS Y PERSONAL. PRÁCTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE Con base en las políticas y estrategias institucionales, la definición de los criterios técnicos que permitan seleccionar, contratar, evaluar, promocionar y sancionar al personal, es de fundamental importancia en el desarrollo de las operaciones y el grado de eficiencia con que éstas se ejecuten. 7.6. INFLUENCIAS EXTERNAS. Los mecanismos de información gerencial deben proveer de los datos necesarios sobre eventos producidos por los cambios que se relacionan con la legislación, y crecimiento que deben institucional, ser leyes gubernamentales, a los sistemas normas internacionales, etcétera, que afecten las operaciones y la práctica del ente público, incorporados integrados y procedimientos, para garantizar la actualización permanente. 7.7. EVALUACIÓN DE RIESGOS. Este componente involucra la identificación y análisis de riesgos relevantes, como base para determinar la forma cómo tales riesgos deben ser manejados. La evaluación de riesgos debe ser una responsabilidad ineludible para todos los niveles que están involucrados en el logro de objetivos y metas operacionales. 8. OBJETIVOS DEL CONTROL. Aparte de ser importante la fijación de objetivos en cualquier actividad, los objetivos de control interno, representan la orientación básica de todos los recursos y esfuerzos, y proporcionan una base sólida para un control interno efectivo, que se encaminan básicamente a los siguientes campos: Objetivos de operación, objetivos de información financiera, y objetivos de cumplimiento de la legislación. AUDITORIA GUBERNAMENTAL 30 Universidad de San Carlos de Guatemala Es de vital importancia la identificación de las condiciones que pueden tener un efecto desfavorable sobre los controles internos, así como la seguridad razonable de que los objetivos sean logrados. Con dichas Normas se pretende estandarizar el ejercicio profesional de todos los auditores gubernamentales y constituyen el medio de evaluación del trabajo de auditoría. En forma general se dividen en seis grupos que son: • • • • • • Normas para la Organización de la Auditoria Interna. Normas Personales. Normas para la Planeación de la Auditoría Gubernamental. Normas para la Ejecución del Trabajo de Auditoría. Normas para la Comunicación de Resultados. Normas para el Gubernamental. • Normas para la organización de la Auditorio Interna. se encuentran los lineamientos para la organización, Aseguramiento de Calidad de la Auditoría En ellas Interna. funcionamiento y responsabilidades inherentes a la Unidad de Auditoría Normas Personales Como su nombre lo indica, incluyen el conjunto de características personales y profesionales que debe poseer el auditor gubernamental o quien ejerza sus funciones, entre Objetividad. AUDITORIA GUBERNAMENTAL las cuales se mencionan: Capacidad Técnica y Profesional, Cuidado y Esmero Profesional, Confiabilidad y 31 Universidad de San Carlos de Guatemala Normas para la Planeación del Trabajo de Auditoría Gubernamental La planeación constituye una estrategia utilizada para adoptar decisiones apropiadas acerca de la naturaleza, oportunidad y alcance del trabajo de auditoría gubernamental. Estas normas comprenden: Planificación General o Plan anual de Auditoría Gubernamental y la Planeación especifica de la Auditoría. Normas para la Ejecución de la Auditoría Gubernamental Tiene como objeto orientar la ejecución de auditoria con base en la planeación específica a través de la aplicación adecuada de técnicas y procedimientos que permitan obtener evidencia suficiente, competente y pertinente, para cumplir con los objetivos previamente establecidos en la auditoría. Este grupo de normas se divide en siete sub-grupos: • Evaluación del Cumplimiento de Disposiciones Legales y Reglamentarias • • • • • Supervisión del Trabajo de Auditoría Obtención de Evidencia Comprobatoria Elaboración, Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo Corroboración de Posibles Hallazgos y Recomendaciones Comunicación de Acciones Legales y Administrativas ante la Identificación de Hallazgos • Solicitud de Carta de Representación AUDITORIA GUBERNAMENTAL 32 Universidad de San Carlos de Guatemala 9. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS: 9.1. NORMAS PARA LA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS. En ellas se establecen los criterios técnicos del contenido, elaboración y presentación del informe de auditoría, con el objeto de que todos los informes posean la característica de uniformidad y que sean claros y entendibles, cumpliendo con todas la características profesionales necesarias. Los lineamientos que de ella emanan son relativos a la escritura, contenido discusión, oportunidad en la entrega del informe, aprobación, presentación y seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones. En lo que respecta a la escritura, indica que la elaboración del informe debe ser con lenguaje sencillo y de fácil comprensión, debiendo tener coherencia con todos los hechos observados. Además deben presentarse en forma objetiva y clara permitiendo con ello la fácil interpretación de los resultados, posteriormente se debe discutir con los funcionarios responsables de la entidad, para luego ser entregado con oportunidad según el tiempo establecido en la planificación inicial. Normas para el Aseguramiento de Calidad de la Auditoría Gubernamental Tienen como objeto que todo fruto que emane de los servicios prestados por la Contraloría General de Cuentas, cumpla con los estándares de calidad que requiere todo trabajo de esa naturaleza, dichas normas se dividen en: Políticas de calidad, Mejoramiento Continuo, Conciencia de Calidad y Apoyo Externo a la Calidad. SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION FINANCIERA Y SISTEMA DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL (SIAF-SAG) Con el propósito de impulsar un proceso de reforma y modernización del Estado, nace el Sistema Integrado de Administración Financiera y Sistema de Auditoría Gubernamental (SIAF-SAG), constituyendo una plataforma operacional y mecanismo integrador para el impulso de una filosofía y modalidad de trabajo de las instituciones del Sector Público no Financiero. Es un medio a través del cual se facilita la planificación, ejecución, comunicación de resultados, el control de la gestión de personal y la AUDITORIA GUBERNAMENTAL 33 Universidad de San Carlos de Guatemala generación de información gerencial par la toma de decisiones sobre el control gubernamental en forma oportuna. Su fundamento legal se encuentra en el Acuerdo Gubernativo 217-95 del 17 de mayo de 1195, por medio del cual se crea el Proyecto de Reforma de la Administración Financiera del Estado. Su forma de funcionamiento se rige a través de una metodología integrada de los subsistemas de presupuesto, contabilidad, tesorería, crédito público adquisiciones y auditoría. La interrelación operativa entre la Auditoría Interna y el SIAF, se basa en el uso de la misma base de datos en que se encuentran registrados los mismos, cuyos procesos se llevan a cabo en la Unidad de Administración Financiera – UDAF- de la institución. AUDITORIA GUBERNAMENTAL 34 Universidad de San Carlos de Guatemala CONCLUSIÓN Entre las diversas clases de auditoria existentes, surge la Auditoría Gubernamental, la cual con el afán de mejorar la administración pública, se convierte en una herramienta indispensable para los profesionales que realizan evaluaciones a las dependencias del sector público. La Auditoría Gubernamental constituye una de las herramientas implementadas por las entidades fiscalizadoras de la administración pública como medio útil en la revisión global de las actividades financieras, contables y administrativas que llevan a cabo las dependencias y entidades del Gobierno Central y Municipal. La creación del Acuerdo Gubernativo 217-95 del 17 de mayo de 1995, por medio del cual se crea del el Proyecto Estado. de Sistema Reforma de la de Administración Financiera Integrado Administración Financiera y Sistema de Auditoría Gubernamental (SIAFSAG), el cual constituye un verdadero avance para el cumplimento de los principales objetivos del Estado, por medio del sistema implementado se puede información oportuna la cual facilita la planificación, ejecución, comunicación de resultados, el control de la gestión de personal y la generación de información gerencial par la toma de decisiones sobre el control gubernamental. AUDITORIA GUBERNAMENTAL 35 Universidad de San Carlos de Guatemala RECOMENDACIONES • Que la conceptualización de cada uno de las definiciones encontradas en este trabajo pueda ser aprovechado por el Estudiante de la Escuela de Auditoría con el fin de poder enriquecer los conocimientos sobre la Auditoría Gubernamental. • Los Estudiantes de la Escuela de Auditoría que se desempeñen en el ámbito gubernamental, deben conocer toda la legislación aplicable al sector público y los procedimientos previamente establecidos para que las auditorías que realicen cumplan con los requisitos legales y profesionales necesarios. • Los Estudiantes de la Escuela de Auditoría tengan pleno conocimiento sobre el manejo, Sistema Integrado de Administración Financiera como una manera de modernización de las dependencias del Estado. • Los Estudiantes de la Escuela de Auditoría al momento de efectuar un examen de Auditoría Gubernamental debe tomar en cuenta la Unidades de Auditoría Interna, para el trabajo de dichas unidades y pueda aprovechar como referencia y guía. AUDITORIA GUBERNAMENTAL 36 Universidad de San Carlos de Guatemala BIBLIOGRAFÍA • Auditoría, Wikipedia, La Enciclopedia Libre (http://es.wikipedia.org/wiki/Auditor%C3%ADa). • Auditoría Gubernamental, Autores: Profesor Randall Porras S., Priscilla Salazar Trejos, Johanna Picado Arronis, Ronald Calvo Calderon Noviembre 2,006 (http://www.monografias.com/trabajos71/auditoria gubernamental/auditoria-gubernamental2.shtml). • Decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría de Cuentas. • Constitución Política de la República de Guatemala. • Participación del Contador Público y Auditor en la Planeación y Ejecución de una Auditoría Integral Gubernamental en el Consejo Departamental de Desarrollo del Progreso. Autora: Sindy Patricia, Valiente Véliz, Marzo 2009, Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala. • Sistema Integrado de Administración Financiera y Control del Sistema de Auditoría Gubernamental (SIAF-SAG) de la Contraloría General de Cuentas, Normas de (Interna-Externa) Auditoría Gubernamental (http://www.minfin.gob.gt/archivos/manuales/nag.pdf ). • Tipos de Auditoría, Autor: Profesor Lauro Soto, Ensenada, BC, México (http://www.mitecnologico.com/Main/TiposDeAuditoria). AUDITORIA GUBERNAMENTAL 37