Auditoria Administrativa Bimbo

Auditoria Administrativa Bimbo - Document Transcript1. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO, S.A. DE C.V. 28/11/2009 FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “ CUENTAS POR COBRAR ” DE LA EMPRESA BIMBO , S . A . DE C . V . Correa Pérez Yaneth• Gante Leal Tony Armando• • González Estrada Cinthya • Juárez Reyes Marilú • Hernández López René INTRODUCCIÓN Grupo: 1962 • Santos Baltazar María Nayelli Prof: Luis Roberto Guanes García 28/11/2009 1 2. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO, S.A. DE C.V. 28/11/2009 INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... .................................. 4 JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................ .................................. 5 ANTECEDENTES ....................................................................................................... .................................. 6 (DISPOSICIONES GENERALES) ............................................................................................................. .. 6 ORGANIGRAMA ESPECÍFICO ............................................................................................................... .. 7 PLANEACIÓN ............................................................................................................ ............................. 8 FUENTES DE ESTUDIO ..................................................................................................................... ........ 10 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR.............................................................................................................. 10 CRÉDITO Y COBRANZA (CUENTAS POR COBRAR) ................................................................................... 17 PROPUESTA TÉCNICA .................................................................................................................... .......... 21 MATRIZ RASCI........................................................................................................................... ........... 23 GRAFICA DE GANTT ........................................................................................................................ ..... 25 CUESTIONARIOS ...................................................................................................... ................................ 26 INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL. ......................................................................................................... .... 64 UBICACIÓN GEOGRÁFICA ............................................................................................................ ............ 65 DIRECCIÓN................................................................................................................. .......................... 65 MAPA........................................................................................................................... ........................ 65 ESCALA DE MEDICIÓN .................................................................................................................. ........... 66 HERRAMIENTA DE EVALUACIÓN ......................................................................................................... 70 EXAMEN ..................................................................................................................... ............................. 71 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN. .................................................................................................... 71 TÉCNICAS DE ANÁLISIS .................................................................................................................... ........ 78 FORMULACIÓN DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO ....................................................................... 79 RECOMENDACIONES .............................................................................................. ................................. 80 PLANEACIÓN: ........................................................................................................... ........................... 80 INTRODUCCIÓN ORGANIZACIÓN: ...................................................................................................... ............................ 80 DIRECCIÓN: ............................................................................................................... .......................... 81 CONTROL: .................................................................................................................. .......................... 81 2 3. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO, S.A. DE C.V. 28/11/2009 INFORME GENERAL ................................................................................................................... .............. 82 INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... ............................ 82 TÉCNICAS EMPLEADAS .............................................................................................................. .......... 82 DIAGNÓSTICO........................................................................................................... ........................... 82 PROPUESTA ............................................................................................................... .......................... 82 ESTRATEGIA DE IMPLANTACIÓN ....................................................................................................... .. 83 SEGUIMIENTO .......................................................................................................... ........................... 83 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................................................. 83 ANEXOS ...................................................................................................................... ............................. 85 SEGUIMIENTO .......................................................................................................... ........................... 87 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................... .......... 87 LINEAMIENTOS GENERALES .............................................................................................................. .. 87 CONCLUSIONES ....................................................................................................... ............................ 88 CARTA CONVENIO ................................................................................................................. .............. 89 AUDITORA DEL PROCESO DE CUENTAS POR COBRAR ........................................................................ 89 PROGRAMACIÓN DE TRABAJO............................................................................................................ 91 INTRODUCCIÓN 3 4. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO, S.A. DE C.V. 28/11/2009 El siguiente documento contiene información de mucha importancia concerniente a una Auditoria Administrativa realizada en la Facultad de Estudios Superiores Cuautitlán campo 4 – UNAM, en el mes de Noviembre de 2009, con el propósito general de identificar los principales problemas en el área de “Crédito y Cobranzas (Cuentas por cobrar)” de la Empresa Bimbo, S.A. de C.V., de forma tal que se presenta una evaluación y se determinan las áreas de mejora. Debido al gran impacto que representa el área de “Crédito y Cobranzas”, que depende en gran medida de la atención a los clientes, es necesario auditar dicha área, puesto que no es sano para la organización que continúe operando bajo esta problemática (se explicara más adelante); es por ello que la licenciatura en Administración se ha encargado de la planeación, organización e implementación de un programa de acción que permita identificar y resolver diversos conflictos derivados del mal funcionamiento del área, evaluando diversos aspectos de la misma como manuales de procedimiento, manuales de organización, capacitación para las funciones del área, funciones y obligaciones, horarios, trato a clientes, etc. A continuación se localiza la información relacionada a este caso particular, donde se abordan temas como el grado de aplicación del proceso administrativo, la metodología utilizada para llevar a cabo esta auditoría, los diversos instrumentos aplicados, las conclusiones obtenidas y las recomendaciones proporcionadas por el A continuación encontrará información relacionada al grado de aplicación del proceso administrativo en el área, donde se explica ampliamente la metodología que se utilizó para llevar a cabo la auditoria, los instrumentos utilizados, los resultados obtenidos y las recomendaciones gestionadas por la unidad auditora. INTRODUCCIÓN 4 5. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO, S.A. DE C.V. 28/11/2009 Este conjunto de actividades surge como un proyecto escolar con la necesidad de realizar una auditoría en el Sector Privado de la materia de Auditoria Administrativa, impartida en la Facultad de Estudios Superiores Cuautitlán para la Licenciatura en Administración. Por medio de las observaciones realizadas en las visitas, el equipo auditor determina hacer la auditoria en el área de Notas al Crédito de la empresa Bimbo, S.A. de C.V. ya que al cuestionarnos sobre la existencia de esta área, la deficiente organización de la misma vista durante nuestra visita, nos fue de gran importancia saber que sucede dentro de esta área. La elaboración de este proyecto se realiza en los meses de Octubre y Noviembre del 2009 con la finalidad de que la empresa Bimbo, S.A. de C.V. tenga conocimiento de los puntos de mejora encontrados dentro del área de Notas al Crédito y se eliminen las fallas encontradas en ésta, de modo tal que el presente documentos y sus consecuentes observaciones y recomendaciones puedan ayudar a hacer eficiente la situación administrativa del área. JUSTIFICACIÓN 5 relacionadas con la solicitud y otorgamiento de crédito. Evaluar y otorgar crédito objetivamente y con bases sólidas con el fin de minimizar el riesgo crediticio y pérdidas por cuentas incobrables. Despacho y Jurídico). Es responsabilidad de cada uno de los jefes de los departamentos involucrados en el proceso de otorgamiento de crédito. Jesús Jaime Hernández. administración y recuperación de la cartera de clientes a crédito. DE C. Guillermo López Larios. que se cumpla con las políticas aplicables a cada canal de Distribución. Logística. ♣ Tomando en consideración las características particulares de cada uno de ellos.V.A. Fomentar una comunicación abierta y constante con el Área de Ventas respecto al estado de la cartera de clientes a crédito. Ventas y Crédito y Cobranza. Procesar las órdenes compra de los clientes. Lic.A. 28/11/2009 PLANEACIÓN Para poder llevar a cabo una adecuada planeación de la auditoria. Avalar el otorgamiento de crédito con una investigación crediticia realizada a través de: Sociedades de información crediticia. Funciones. Contraloría Comercial. 28/11/2009 Objetivo Evaluar los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en el área de Crédito y Cobranzas (Cuentas por cobrar).A. con el fin de agilizar el proceso de venta. ANTECEDENTES 3. ♣ Las presentes políticas aplican para los Canales de Venta y Distribución: ♣ Grandes Clientes ♣ Autoservicios ♣ Conveniencia ♣ Clubes de Precios ♣ Exportaciones ♣ Mayoreo ♣ Institucionales. Crédito y Cobranzas. Definir las responsabilidades de las áreas (Ventas. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. 8 9. Tiene establecidas como políticas las siguientes funciones: 1.A. Asociaciones de empresas del mismo giro (ANEC). Responsabilidad. por medio de la detección de problemas. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. quien nos apoyó y facilitó el acceso a la información que se pudiera requerir para efecto de realizar eficazmente la auditoria. actuando con firmeza y respeto al cliente. DE C. S. a través de actitudes positivas con los clientes. 2. desviaciones o anomalías que afectan el funcionamiento de la misma. instituciones bancarias y otras fuentes que se puedan consultar. 5. Alcance. S. Promover la venta de los productos mediante el otorgamiento de crédito a los clientes que así lo soliciten a través de su canal de ventas. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. 28/11/2009 (DISPOSICIONES GENERALES) CRÉDITO Y COBRANZAS (CUENTAS POR COBRAR) Objetivo. DE C. DE C. Recuperar oportunamente la cartera. ANTECEDENTES quien aprobó nuestra solicitud y nos puso en manos del Jefe de Crédito y Cobranza. irregularidades.V. S. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. que permitan optimizar el manejo. S.6. ORGANIGRAMA ESPECÍFICO ANTECEDENTES 7 8. Factores La auditoría se concentró en los siguientes puntos para evaluarla a partir del proceso . 7. Administración de Agencias. con el fin de reaccionar oportunamente ante circunstancias que pudieran afectar el flujo de mercancías o la recuperación del crédito.V. 28/11/2009 6. Promover relaciones comerciales duraderas. para la buena Administración de la Cartera de clientes. 4.V. la primera acción que se llevó a cabo fue tener una entrevista con el GERENTE DE CRÉDITO Y COBRANZA. 6 7. con la finalidad de proporcionarnos la información necesaria para obtener una percepción general de la empresa.A.A. ya que es la que se encarga de Definir las responsabilidades de las áreas (Ventas. 4. de la cual obtuvimos las principales funciones que debe desempeñar. actuando con firmeza y respeto al cliente. 1. Crédito y Cobranzas. con lo cual podremos lograr un desarrollo óptimo de la auditoria. S. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR Para comenzar la investigación. 5. 28/11/2009 Nombre del área: Crédito y Cobranza Fecha: 14 y 15 de octubre Responsable del área: Lic. ¿Qué procedimientos considera usted que requieren de un estudio y Revisión inmediata? Analizar el problema a resolver. incluyendo en las primeras los niveles de organización y los sistemas de información. Asociaciones de empresas del mismo giro (ANEC). En esta área ¿se cuenta con algún manual de procedimientos? Sí. Procesar las órdenes compra de los clientes.V.administrativo: PLANEACIÓN  Misión  Visión  Objetivos  Metas  Estrategias  Políticas  Procedimientos  Programas  Enfoques  Niveles ORGANIZACIÓN  Estructura Organizacional  División y Distribución de funciones  Cultura Organizacional  Recursos Humanos  Cambio Organizacional DIRECCIÓN Liderazgo Comunicación ANTECEDENTES Motivación CONTROL 9 10. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. consultamos el área de Crédito y Cobranzas. S. Contraloría Comercial. Promover la venta de los productos mediante el otorgamiento de crédito a los clientes que así lo soliciten a través de su canal de ventas. administración y recuperación de la cartera de clientes a crédito. obteniendo la siguiente información: 1. Promover relaciones comerciales duraderas. el personal de “Crédito y cobranzas” no cuenta con acceso y/o no tiene conocimiento de él. pero están extraviados. ¿Quién es su jefe inmediato superior? Director del Centro de Servicios Compartidos 2. 6. DE C. atención . AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. a través de actitudes positivas con los clientes. relacionadas con la solicitud y otorgamiento de crédito. 2. como pudimos observar al llevar a cabo nuestra labor auditora. con el fin de agilizar el proceso de venta. Logística. DE C. 3. Guillermo López Larios Puesto: Gerente de Crédito y Cobranza. Visión y políticas. A continuación se describen detalladamente: FUENTES DE ESTUDIO El área de Crédito y Cobranzas es de suma importancia. instituciones bancarias y otras fuentes que se puedan consultar. Avalar el otorgamiento de crédito con una investigación crediticia realizada a través de: Sociedades de información crediticia. Despacho y Jurídico). Recuperar oportunamente la cartera. utilizamos fuentes tanto internas como externas. ¿Quién es el jefe inmediato de su jefe? La directora de la Empresa 3. Administración de Agencias. que permitan optimizar el manejo. Guillermo López Larios Nombre del entrevistado: Lic. 28/11/2009 Para efecto de obtener la información requerida. El siguiente paso fue realizar entrevistas al Departamento de Crédito y Cobranza.V. y en las segundas las redes de información electrónicas. Evaluar y otorgar crédito objetivamente y con bases sólidas con el fin de minimizar el riesgo crediticio y pérdidas por cuentas incobrables. 10 11. 4. Así mismo se nos facilitó el acceso al manual de operaciones de área de “Cuentas por Cobrar” de donde pudimos obtener información relacionada con la Misión. y aunque este existe. por la premura de dar solución a un problema. FUENTES DE ESTUDIO 7. Operativo 3. Supervisión c. es uno mismo o como se manejan? No. influye en el desempeño de los trabajadores? Sí. ¿Qué nivel jerárquico tiene usted en la organización? a. Guillermo López Larios Nombre del entrevistado: José Luis Hernández Martínez Puesto: Subgerente Crédito y Cobranza 1. S. FUENTES DE ESTUDIO 12 13. Guillermo López Larios 4. 28/11/2009 9. S. 5. Los supervisores c. 28/11/2009 9. se respeta en todo momento y no se pasa por alto el nivel jerárquico que cada empleado tiene dentro del área 13 14. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. ¿Por qué? Sí. Los trabajadores d. La jerarquía existe en el área ¿es respetada siempre o hay invasión o duplicidad de mando en algunos casos? No. ¿Quién es su jefe inmediato superior? Lic. DE C. DE C. ¿es de calidad?. El factor tiempo. La dirección b. Otro 2. aclaración de dudas y trámites. ¿Qué procedimientos considera usted que requieren de un estudio y revisión inmediata? FUENTES DE ESTUDIO Todos en general 8. internamente es bueno. ya que hay mucha comunicación. ¿Quién es el jefe inmediato superior de su jefe? Lic. ¿Es de importancia en este departamento?. que a su vez permite .V. Dirección b. 8. que es fundamental. ¿Qué tan a menudo se presentan problemas en el área y cuál es la causa más frecuente? Es muy frecuente y la desorganización por parte de algunos empleados.A. S. 28/11/2009 Nombre del área: Crédito y cobranza Fecha: 14 y 15 de octubre Responsable del área: Lic. 11.sistematizada a través de los logros y elaboración de procedimientos. Leonardo Guerrero Vázquez (Secretario General) 6. DE C. 10. ¿Los objetivos que persiguen las diferentes áreas son diferentes. son diferentes. ¿Cuenta con algún manual de procedimientos? Si 7. 13. Esta área. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. 6. ¿por qué? Es buena. 5. 11 12. Ninguno f.A. están coordinados. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. ¿Qué tipo de controles existen para asegurarse del logro de los objetivos? Llevar a cabo los controles por medio del sistema de medición del desempeño. ¿En quién recae la responsabilidad de la planeación de la organización? a. esto viene dado por colaboradores y practicantes qué cumplen con su servicio social. ¿Qué condiciones de trabajo pueden mejorarse? La distribución del espacio y organización de documentos. ¿Son necesarios programas de capacitación para las personas que ingresan? Sí son necesarios y básicamente se les informa de lo que deben hacer. ¿Qué nivel ocupa en la organización la persona anterior? Gerente de Crédito y Cobranza. ¿En qué forma repercute un error o retraso de las demás áreas a su trabajo? En todo el proceso está muy ligado. tranquilo. 14. ya que hay objetivos generales. eficiente. Sabemos que existe un alto índice de rotación de personal.V. Cómo considera usted la coordinación que existe entre las diversas áreas que se involucran en los procedimientos. ¿Cómo es el ambiente laboral que existe en esta área. ¿Cómo considera usted la coordinación que existe entre las diversas áreas que se involucran en los procedimientos?. 12.A. Hay un adiestramiento de las actividades.V. La Jerarquía existe en el área ¿es respetada siempre o hay invasión o duplicidad de mando en algunos casos? Se respeta. ya que existe una buena comunicación entre las diferentes Áreas y el personal. ¿es de calidad? ¿por qué? Si es de calidad. Todos e. Se emplea adecuadamente al personal o cómo se puede hacer para qué brinden un mejor servicio. 28/11/2009 Hay que fortalecerla debido a que las cosas están cambiando así como la información. Como considera usted a la coordinación que existe entre las diversas áreas que se involucran en los procedimientos ¿es de calidad? Especifique porque. la gente es asignada y la capacitación que les brindan es ambigua respecto de las diferentes áreas a las que son asignadas. En este aspecto. ¿Cómo es el ambiente laboral que existe en esta área. 10. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. DE C. S. El factor tiempo ¿es de importancia en este departamento? ¿Porque? Claro. están coordinados. ¿Cuáles son los problemas que se presentan por retrasos? La no respuesta oportuna a las necesidades de los clientes respecto a la liquidación de sus obligaciones. están coordinados. es uno mismo o como se manejan? Es uno mismo. ¿Quién es el responsable de esta área? Lic. Los objetivos que persiguen las diferentes área ¿son diferentes. ¿En qué forma repercute un error o retraso de las demás áreas al trabajo de cuentas por cobrar? Se trata de que la información sea recopilada a tiempo. 12. DE C. Guillermo López Larios Nombre del entrevistado: Jesús Jaime Hernández Puesto: Encargado de cuentas por cobrar 1. 11. ¿Quién es el jefe inmediato superior de su jefe? Gerente de Crédito y Cobranza 6. 2.A. cifras 14. El factor tiempo. ¿Qué nivel ocupa en la organización? No sabe 5.A. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. 12. estrechar vínculos con la parte de personal. S. José Luis Hernández Martínez 4. debido al cambio de personal realizar uno nuevo. 16. ¿Qué tan a menudo se presentan problemas en el área y cuál es la causa más frecuente? Todos los días hay problemas por el desconocimiento de reglamentos por parte del personal. ¿En quién recae la responsabilidad de la planeación de la organización? En la dirección. Esta área ¿cuenta con algún manual de procedimientos? No sabe 7. es uno mismo o como se manejan? Es uno mismo. 15 16. El ambiente laboral es sano. ¿Qué tipo de controles existen para asegurar de los objetivos? Interno: por medio de . ¿Qué tipo de controles existen para asegurarse del logro de los objetivos? Informático 15. 28/11/2009 Nombre del área: Crédito y Cobranza. ¿Qué condiciones de trabajo pueden mejorarse? La parte de informática FUENTES DE ESTUDIO 17. 10.V. ya que tratan de que la información y comunicación sea directa entre y dentro las áreas 14. así que se tienen algunos retrasos por errores dentro del área.que la información se oportuna. ¿Quién es su jefe inmediato superior? Lic. Guillermo López Larios 15. 9. pues se trata de no mezclar asuntos personales y de trabajo 16. influye en el desempeño de los trabajadores? El ambiente entre el personal es bueno. ¿Por qué no se cuenta con uno? Falta de difusión. ¿es de importancia en este departamento? ¿Por qué? Es muy importante ya que de eso depende el que no se tengan problemas o errores. 13.V. ¿Cuáles son los problemas que se presentan por retrasos? Publicación de resultados. ¿Qué nivel jerárquico tiene usted en la organización? Supervisión 3. ¿En qué forma repercute un error o retraso de las demás áreas al trabajo? Tiempo para la elaboración de alguna presentación o documento 11. FUENTES DE ESTUDIO 8. Los objetivos que persiguen las diferentes áreas ¿son diferentes. 14 15. La jerarquía existe en el área ¿es respetada siempre o hay invasión o duplicidad de mando en algunos casos? Si es respetada. Fecha: 14 y 15 de octubre Responsable del área: Lic. es preferible que todo este calendarizado 13. 1. c) Evaluar y otorgar crédito objetivamente y con bases sólidas con el fin de minimizar el riesgo crediticio y pérdidas por cuentas incobrables. Se revisa que todo esté bien. créditos a clientes. S. 9. g) Fomentar una comunicación abierta y constante con el Área de Ventas respecto al estado de la cartera de clientes a crédito. 17. e) Procesar las órdenes compra de los clientes. ¿Se emplea adecuadamente al personal o como se puede hacer para mejorarlo? Debe de haber una capacitación a todo el personal que labora aquí. ¿Por qué no se cuenta con uno? Porque generalmente se está ocupado con la atención a clientes. S. suspensión de créditos. Adriana Cruz Santa Rosa Puesto: Facilitador de crédito y cobranza. ¿esta área es especialmente para cuentas por cobrar? ¿se cuenta con un manual de procedimientos? Si existe un manual. Nombre del área: Cuentas por Cobrar Fecha: 14 y 15 de octubre. ¿Qué nivel ocupa su jefe en la organización? Es el jefe de Crédito y Cobranza. 28/11/2009 El área de cuentas por cobrar es de suma importancia ya que es la instancia en donde se realizan los tramites en cuanto al otorgamiento de crédito a clientes. etc.V. 16 17.Gerencia de Crédito y Cobranza que realiza diagnósticos y se hacen correcciones. ¿Cuáles son las funciones que desempeña el área de cuentas por cobrar? La Gerencia de Crédito y Cobranzas tiene establecidas como políticas las siguientes funciones: 17 18. mando medio. . Asociaciones de empresas del mismo giro (ANEC). Jesús Jaime Hernández 4. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. FUENTES DE ESTUDIO 18. Guillermo López Larios Nombre del entrevistado: Lic. ¿que procedimientos considera usted que requieren un estudio y una revisión inmediata? CRÉDITO Y COBRANZA (CUENTAS POR COBRAR) Todos porque normalmente solo nos preocupamos por sacar el trabajo y nadie le pone atención a ese tipo de actividades. CRÉDITO Y COBRANZA (CUENTAS POR COBRAR) 3. 5. ¿Cómo es el ambiente laboral que existe en esta área. 19. con el fin de agilizar el proceso de venta. nuevos y ya existentes. ¿Qué nivel jerárquico tiene usted en el departamento? Soy el jefe de sección.V. con el fin de reaccionar oportunamente ante circunstancias que pudieran afectar el flujo de mercancías o la recuperación del crédito. donde se procesan órdenes de venta. 28/11/2009 a) Promover la venta de los productos mediante el otorgamiento de crédito a los clientes que así lo soliciten a través de su canal de ventas. si por supuesto que influye. influye en el desempeño de los trabajadores? Bueno. ¿En quién recae la planeación del departamento o área? Se supone que recae en Lic. ¿qué condiciones de trabajo pueden mejorarse? Capacitación de personal. 6. actuando con firmeza y respeto al cliente. DE C. Aunque en teoría todos sabemos los que tenemos que hacer y a quien reportar. ¿Quién es su jefe inmediato superior? Lic. 8. instituciones bancarias y otras fuentes que se puedan consultar. 7. ampliación de créditos. pero ya es obsoleto. el manejo y la administración de la cartera de clientes. b) Avalar el otorgamiento de crédito con una investigación crediticia realizada a través de: Sociedades de información crediticia. a través de actitudes positivas con los clientes. 10. f) Promover relaciones comerciales duraderas. d) Recuperar oportunamente la cartera.A.A. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. Guillermo López Larios 2. ¿Quién es el jefe inmediato superior de su jefe? El Subgerente de Crédito y Cobranzas. DE C. 2009 Responsable del área: Lic. 15. la falta de control en las actividades. 20. DE C. DE C. están coordinados. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. S.la jerarquía que existe en el área. o como se puede hacer para que brinden un mejor trabajo y servicio? Comprometiéndolos más con el área. ¿cómo considera usted la coordinación de los departamentos que se involucran en los procedimientos? Es de calidad ¿especifique por qué? Si por que existe un buen ambiente de trabajo y todos nos apoyamos. esto por los alumnos que cubren su servicio social ¿son necesarios programas de capacitación? 19 20. O en determinado caso. ¿Cómo es el ambiente laboral que existe en esta área. 18 19. la asignación de funciones y comunicación. Sabemos que hay un alto índice de rotación de personal. CRÉDITO Y COBRANZA (CUENTAS POR COBRAR) 20 21. ¿Se emplea adecuadamente al personal. no se cumple con los objetivos establecidos. ¿qué tan a menudo se presentan problemas en el área y cuál es la causa más frecuente? Los problemas más comunes son. a las personas que se integran los capacitan los que ya están.V. 21. 14.A. ¿el factor tiempo es de gran importancia en este departamento? ¿Por qué? Si es importante porque se tienen fechas establecidas y el trabajo se tiene que terminar en el periodo que ya está establecido. DE C. 22. S. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. Los objetivos que persiguen las diferentes área ¿son diferentes. el traslape de funciones. o un retraso de las demás áreas con este departamento? Si se atrasa uno se atrasan todos y si hay un error tiene que corregirse inmediatamente.A. ¿Considera necesario que se cubra un perfil de puesto a pesar de ser una persona que realiza su servicio social? ¿Porque? No porque no realizan actividades principales en la administración del área. 28/11/2009 12. ¿Qué tipo de controles existen para asegurarse de los objetivos? El único control que existe es el de la calendarización de las fechas. 13. Guillermo López Larios 17. Pero como le mencione anteriormente. influye en el desempeño de los trabajadores? Influye de buena forma porque todos se llevan bien y eso hace que el trabajo salga adelante. 28/11/2009 Para las personas que ingresan no existe un programa formal de capacitación. CRÉDITO Y COBRANZA (CUENTAS POR COBRAR) 18. no se cumple con las fechas establecidas para realizar las actividades 19. ¿es respetada siempre o hay invasión o duplicidad en algunos casos? Si es respetada pero cuando algún departamento tiene sobre carga de trabajo los demás brindan su ayuda 11. es uno mismo o como se manejan? Lo que pasa es que los objetivos de las áreas no están bien definidos lo importante es terminar el trabajo. ¿de qué forma repercute un error.V. 16. S. 28/11/2009 Naturaleza: AUDITORIA EXTERNA Alcance: DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR (CRÉDITO Y COBRANZA) Antecedentes: NO HA HABIDO UNA AUDITORIA ANTERIOR A ESTA EN EL DEPARTAMENTO Objetivo: Formular . AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. ¿Cuáles son los problemas que se presentan por retrasos? Si no se entregan oportunamente documentos para cobro esto trae como consecuencia vencimiento en la cartera de clientes y por consecuencia no se logran objetivos establecidos. 23. ¿Qué condiciones de trabajo pueden mejorarse? Traslape de funciones.A. si no es donde surgen los retrasos y por consecuente la pérdida del control. ¿Quién es el responsable de esta área? Lic.V. j) Derivar observaciones y recomendaciones. 2. l) Presentación del problema y del proyecto m) Propuesta de mejora n) Implementación de mejora o) Presentación de resultados. Entrevistas 2. Materiales (cedulas.A. bolígrafos) 4.00 Copias $126 0. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO.A. Programa de trabajo: (MATRIZ RASCI) CARGO NOMBRE DEL RESPONSABLE Líder del proyecto Cinthya Gonzales Estrada Coordinador general Rene Hernández López Asistentes del proyecto Yaneth Correa Pérez Tony Armando Gante Leal Analista del proyecto Marilú Juárez Reyes Nayeli Santos Baltazar Actividades y fases de calendarización.00 $1.50 Impresiones $26. DE C. Solicitud de Cinthya Roberto Guanes Cinthya Roberto Guanes Equipo auditor información y presentación de documentos 2. Guillermo López Larios 22 23. S.50 Costo global: $ 257. Observación directa 3. b) Recepción de la información. Tiempo (4 semanas y dos días) Costos: Los costos son absorbidos por el grupo auditor DESCRIPCIÓN UNIDADES COSTO UNITARIO COSTO TOTAL Pasajes 4 50 $200. así como de las oportunidades que tiene de mejorar y fortalecer administrativamente. c) Revisión de la información. Cuestionarios 4. Recepción de . 28/11/2009 Recursos: Los recursos a utilizar en la auditoria son: 1. h) Aplicación de cuestionarios. cuestionarios.00 Total $257. 21 22.recomendaciones y actualizaciones viables con las que pueda mejorar el desarrollo de las actividades. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. 28/11/2009 NO.V. ya que. 3. Acciones: a) Solicitud de información y presentación de documentos. 09 Noviembre 26. g) Revisión técnica de los cuestionarios. S.00 $26.50 Resultados: Que el área de cuentas por cobrar tenga conocimiento de sus puntos débiles. que vamos a auditar. d) Conocimiento e integración con los procesos. para lo cual. Investigación documental Justificación: Se tomó la decisión de elegir estas herramientas. Equipo de cómputo. f) Elaboración de cuestionarios. PROPUESTA TÉCNICA k) Integración de datos. 09 ÁREA: Cuentas por Cobrar Responsable: Lic. 13 Propuesta de mejora Equipo auditor 1 14 Implementación de mejora Jefe de departamento 3 15 Presentación de resultados Equipo auditor 1 MATRIZ RASCI ACTIVIDAD RESPONS ACCOUNTABLE SUPPORTIVE CONSULTED INFORMED ABLE 1. Recurso humano (6 personas). Programa de trabajo del INICIO TERMINO PROPUESTA TÉCNICA equipo auditor Octubre 13. e) Realizar diagnostico preliminar. i) Análisis de la información obtenida de los cuestionarios. la forma de obtener la información es a través de: 1. DE C.25 $31. atendiendo las necesidades del departamento.V. ACTIVIDAD RESPONSIBLE DÍAS 1 Solicitud de información y presentación de Líder y coordinador general del 1 documentos proyecto 2 Recepción de la información Asistentes del proyecto 2 3 Revisión de la información Analistas del proyecto 1 4 Conocimiento e integración con los procesos Equipo auditor 3 5 Realizar diagnostico preliminar Equipo auditor 3 6 Elaboración de cuestionarios Equipo auditor 3 7 Revisión técnica de cuestionarios Líder y coordinador general del 3 proyecto 8 Aplicación de cuestionarios Equipo auditor 4 9 Análisis de la información obtenida Analistas y asistentes del proyecto 2 10 Derivar observaciones y Equipo auditor 3 recomendaciones 11 Integración de datos Equipo auditor 1 12 Presentación del problema y del proyecto Líder y coordinador general del 2 proyecto. son las que nos proporcionaran información fiel y relevante del área. Estrategia: Se revisara la aplicación del proceso administrativo. mejora y equipo y equipo auditor Del depto. Guanes y procesos departamento equipo auditor. depto. Equipo auditor 3. Revisión de la Equipo Roberto Guanes Roberto Guanes Roberto Guanes Roberto información auditor y equipo y responsable Guanes y auditor del depto. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. Aplicación de Equipo Responsable Resp del depto.V. S. 28/11/2009 7.V. Presentación del Cinthya Roberto Guanes Roberto Guanes Roberto Guanes Empresa (resp proyecto y del y equipo del depto. Roberto Guanes Roberto cuestionarios auditor del Y Roberto Guanes y departamento Guanes esquipo auditor 9. y equipo auditor 11. Equipo auditor 6.A. y responsable Guanes y del depto. analizada y haciendo las observaciones . DE C.A. Integración de Equipo Equipo auditor Roberto Guanes Roberto Guanes Equipo auditor datos auditor Roberto Guanes 12. Análisis de la Equipo Responsable Responsable del Roberto Guanes. GRAFICA DE GANTT 28/11/2009 No. 5. equipo auditor 10. Roberto información obtenida auditor del depto. S. Realizar diagnostico Equipo Roberto Guanes Responsable del Roberto Guanes Roberto preliminar auditor departamento Responsable del Guanes Roberto Guanes depto. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. S. Derivar Equipo Equipo auditor Roberto Guanes Roberto Guanes Roberto observaciones y auditor Guanes recomendaciones encargado del depto. departamento 15.) problema auditor 13.V. Revisión técnica de Equipo Roberto Guanes Roberto Guanes Roberto Guanes Equipo auditor cuestionarios auditor Cinthya Roberto Guanes 8.) auditor 14. presentación de Equipo Equipo auditor Equipo auditor Equipo auditor y Roberto resultados auditor Roberto Guanes Guanes PROPUESTA TÉCNICA 24 25. DE C. Y depto. del y equipo auditor y equipo auditor del depto. Elaboración de Equipo Equipo auditor Roberto Guanes Roberto Guanes Equipo auditor cuestionarios auditor 23 24. Implementación de empresa Responsable Roberto Guanes Roberto Guanes Empresa y resp mejora. por medio de la información ya obtenida.A.la Cinthya Responsable Responsable del Roberto Guanes Roberto información del depto. Y Cinthya y resp Guanes y Equipo auditor Roberto Guanes del depto. Propuesta de Cinthya Roberto Guanes Roberto Guanes Roberto Guanes Empresa (resp. Equipo auditor 4. 28/11/2009 El equipo auditor. Acti vi da d Día s Octubre Novi embre 13 14 15 16 19 20 21 22 23 26 27 28 29 30 3 4 5 6 9 10 11 12 13 16 17 18 19 20 23 24 25 26 1 Sol i ci tud de i nforma ci ón y 1 E pres enta ci ón de documentos R 2 Recepci ón de l a i nforma ci ón 2 E R 3 Revi s i on de l a i nforma ci on 1 E R 4 Conoci mi ento e i ntegra ci ón 3 E con l os proces os R 5 Rea l i za r di a gnos ti co 3 E prel i mi na r R 6 El a bora ci ón de cues ti ona ri os 3 E R 7 Revi s i ón técni ca de 3 E cues ti ona ri os R 8 Apl i ca ci ón de cues ti ona ri os 4 E R 9 Aná l i s i s de l a i nforma ci ón 2 E obteni da R 10 Deri va r obs erva ci ones y 3 E recomenda ci ones R 11 Integra ci ón de da tos 1 E R 12 Pres enta ci ón del probl ema y 2 E PROPUESTA TÉCNICA del proyecto R 13 Propues ta de mejora 1 E R 14 Impl ementa ci ón de mejora 3 E R 15 Pres enta ci ón de res ul ta dos 1 E R 25 26. Conocimiento e Equipo Responsable Responsable del Roberto Guanes Roberto PROPUESTA TÉCNICA integración con los auditor del departamento y resp de depto. DE C. . S.V. .Manejo del tiempo. Jesús Jaime Hernández. ¿Por qué? (SI) (No) Porque la misión es parte de la meta que deseamos en el departamento para contribuir a la sustentabilidad de la empresa. . organización. ¿Conoce la misión del área o departamento en el que se encuentra? (SI) (no) 3. ¿Conoce la visión del área o departamento en el que se encuentra? (SI) (no) 2. nosotros sólo lo inducimos y adecuamos al ambiente laboral que tenemos MISIÓN 1.División del trabajo. El tercero cuestionario se lo aplicamos a LA. ¿Por qué? (SI) (No) Porque es lo que pretendemos lograr a largo plazo siendo nuestra guía para mejorar cualquier aspecto de nuestra tarea ante la sociedad. DE C.pertinentes de las actividades realizadas en el área de cuentas por cobrar. .Servicio . AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. Programas. . considera que los puntos en que se debe enfatizar son: . En general el objetivo sería controlar y analizar los documentos por cobrar para la recuperación de la cartera dentro de los lazos establecidos. ¿Qué nivel jerárquico tiene la organización? Gerente 3. la dirección los manda y capacita. Gerente del área de Crédito y Cobranza.A.Comunicación. El segundo cuestionario se lo aplicamos a Lic.Manejo de la información. OBJETIVOS 1. 28/11/2009 Objetivo: A través de este cuestionario pretendemos identificar áreas de mejora Nombre: Lic. ¿Qué pretende hacer para alcanzar la visión? Trabajo en forma continua. siendo congruentes con su filosofía. Para recabar la información sobre la organización se utilizaron cuestionarios y cédulas que a continuación se muestran. ¿Sabe que es una misión? (SI) (no) 2. actualizando y adoptando las metas al resultado esperado por la empresa CUESTIONARIOS 5. El primer cuestionario se lo aplicamos a Lic. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO.Cultura organizacional. DE C. El presente cuestionario tiene como finalidad detectar áreas de mejora. ¿Cómo lo hace? A través de la evaluación semestral por colaborador para tener un indicador de los objetivos logrados. administrando los recursos.V. El cuarto cuestionario se lo aplicamos a Adriana Cruz Santa Rosa 26 27. Guillermo López Larios. 4. por lo que es muy importante su participación en la evaluación: 1. José Luis Hernández Martínez 3. . así mismo trabajando equipo. Cargo: Gerente de cuentas por cobrar PLANEACIÓN 1. y proporcionando información veraz y oportuna a través de la actualización de sus . Y como lo evalúan (NO) Por que Porque nosotros no nos encargamos del proceso de contratación de personal.A. ¿La entiende y se identifica con ella?.Estructura organizacional. Guillermo López Larios. ¿La entiende y se identifica con ella?. ¿Cuáles son? (SI) (No) Entregar con oportunidad al departamento de crédito y cobranza los documentos originales que integran el saldo al cliente. ¿Qué hace para cumplir la misión? Establecer metas específicas dándolas a conocer a todos los involucrados 4. 3. . . 27 28. dirección y control) para llevar a cabo la estimación de cada uno de los factores que influyen en su proceso administrativo. 28/11/2009 VISIÓN 1. . Por lo tanto decidimos aplicar el proceso administrativo (planeación. ¿Se brinda capacitación permanente al personal? (SI) Con que periodicidad.Planeación.Procedimientos. 2.Desarrollo de personal. S. ¿Quién es el responsable de la planeación del área o departamento? José Luis Hernández Hernández 2. con calidad siendo efectivo y rentable para la empresa.Toma de decisión. ¿Conoce los objetivos del área o departamento?. encargado del CUESTIONARIOS departamento. tomando en cuenta resultados esperados y adversidades detectadas 29 30. ¿Cumplen los objetivos?. porque con base en la estructura de estas podemos cumplir nuestras metas a corto plazo y nuestros objetivos a largo plazo. ¿Está usted de acuerdo con las estrategias establecidas? Sí. DE C. ¿Explique brevemente? (SI) (no) en su mayoría si pero estas están diseñadas para adaptarse a los cambios presentados 6. Promover relaciones comerciales duraderas. porque el principal objetivo de este departamento es la recuperación del CUESTIONARIOS financiamiento que se les otorga a los clientes en tiempo y forma 28 29. ¿A través de qué medios los logra? Comunicación Inter.V. 2. ¿Por qué? (SI) (no) Si por que se fijan en base a los objetivos logrados a corto plazo de la empresa 5. 2. ¿Cuáles son? (SI) (No) Básicamente se describe la forma en cómo se deben hacer las cosas CUESTIONARIOS 2.programas. ¿Cuentan con estrategias? (SI) (No) 2. ¿Cómo lo (s) evalúan?.A. Evaluar y otorgar crédito objetivamente y con bases sólidas con el fin de minimizar el riesgo crediticio y pérdidas por cuentas incobrables.A. POLÍTICAS 1. ¿Cómo y a quien los reportan? los reportes se entregan a los supervisores y estos tienen juntas cada mes con gerencia ESTRATEGIAS 1. ¿Conoce las políticas?. ¿Las conoce?. ¿Cómo las formulan? CUESTIONARIOS En base a la retroalimentación Ínter áreas. ¿Cómo los evalúan? Por objetivos logrados de acuerdo a resultados esperados 4. ¿Quién (es) lo elabora (n)? Ya existen. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. S. Recuperar oportunamente la cartera. ¿Por qué? La evaluación se hace en base a resultados obtenidos acerca de la cartera del cliente y el saldo vencido que se tenga. 28/11/2009 5. actuando con firmeza y respeto al cliente. S. ¿Dispone de procedimientos establecidos para realizar el trabajo?. 3. ¿Quién (es) define (n) las estrategias? Gerencia general y colaboradores 4. Avalar el otorgamiento de crédito con una investigación crediticia realizada a través de: Sociedades de información crediticia. a través de actitudes positivas con los clientes. pero aun así las puede cambiar el encargado del departamento con aprobación de la 30 . ¿Se han mantenido las estrategias o ha sido necesario modificarlos?. DE C. ¿Cuáles son las metas organizacionales? Recuperar el financiamiento otorgado por la compañía en tiempo y forma agilizando procesos 2.V. con el fin de reaccionar oportunamente ante circunstancias que pudieran afectar el flujo de mercancías o la recuperación del crédito. ¿Usted cree que son las adecuadas?. ¿Cuáles son? (SI) (No) Comunicación eficaz Ínter áreas Negociaciones efectivas 3. 28/11/2009 METAS 1. Fomentar una comunicación abierta y constante con el Área de Ventas respecto al estado de la cartera de clientes a crédito. ¿Cuáles son? (SI) (no) Promover la venta de los productos mediante el otorgamiento de crédito a los clientes que así lo soliciten a través de su canal de ventas. Áreas trabajando en equipo con los clientes y aprovechando las áreas de oportunidad 3. ¿Quiénes participan en su elaboración? Dirección PROCEDIMIENTOS 1. ¿Por qué? (SI) (no) Porque no se entregan los documentos oportunamente y la recepción de esta llega con mucho atraso por la logística lo que trae como consecuencia vencimientos dentro de las cartera de clientes. V. 31 32. acuerdo. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. ¿Por qué se optó por este tipo de planeación? Es más fácil de implementar y más práctica. se contemplan diversos aspectos para ver que sucedió para no volver a cometer el mismo error. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. 5. Procesos. Otros (especificar). Porque de esta manera podemos conocer las necesidades del mercado laboral y de acuerdo a ellas. Sí.A. 4. 3. es practico! PROGRAMAS 1. ¿Estos análisis se traducen en estrategias? ( ) De diferenciación ( ) Liderazgo en costos ( X) Competitividad ( ) Otro No ORGANIZACIÓN Estructura Organizacional∂ 1. El supervisor de área y los colaboradores que ocupaban el puesto 6. ¿Las funciones son claras para todo el personal? Especificar cómo lo determinan. ¿De qué forma efectúan su seguimiento y evaluación? A través del historial de cada alumno. 32 33. Horizontal. DE C. S. 28/11/2009 gerencia. 28/11/2009 3.)? Especificar cuál. Si. . ¿Con que frecuencia los revisan y actualizan? Con forme las necesidades. S. acta. Normativos. ¿Considera que la estructura actual permite cumplir con el objeto de la organización? ¿Por qué? Sí. En red.A. Reglamento interno y acuerdo 2. porque hay una buena comunicación y aunque existen jerarquías. ¿Se lleva a cabo un análisis interno de las fortalezas y debilidades? Si. DE C. ¿Cuáles son? Los programas son inscripción a cursos ordinarios. Virtual. ¿En que se basaron para definir la estructura departamental? Funciones. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. 28/11/2009 Clientes. S. 3. ¿Se brinda capacitación de funciones por área y puesto? Especificar quién es el encargado y cómo lo hace. examen extraordinario. Necesidades del servicio.31. ¿Qué factores fueron tomados en cuenta para diseñar la estructura? Económicos.A. No. modificar los planes de estudio ENFOQUES 1. cada quién sabe qué. decreto. ¿Cómo definen la asignación de personal y las funciones para cada área y nivel jerárquico? Es asignado por la dirección. ¿Considera que el comportamiento de los individuos dentro de la organización influye en la productividad? Describir porqué. Equipo. ¿Las funciones asignadas a cada área son las adecuadas para el cumplimiento de la misión? Porqué. 3.V. DIVISIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES CUESTIONARIOS 1. seminarios. todos nos llevamos bien 3. proceso de titulación. 4. etc.V. NIVELES Y HORIZONTES 1. Otra (especificar). 2. ¿La estructura de la organización se deriva de algún tipo de ordenamiento (reglamento. extraordinarios e ínter semestrales. ¿Conoce los programas? (SI) (no) 2. y son determinadas por los departamentos junto con la gerencia. ¿Cómo coordinan el cumplimiento de las funciones? A través de las metas a corto plazo cumplidas CULTURA ORGANIZACIONAL 1. Analizando desde el bachillerato hasta después de su egreso ¿Por qué?. ¿Con qué tipo de estructura organizacional se cuenta? Vertical. DE C. ¿Se lleva a cabo un análisis externo de las oportunidades y amenazas? Se toman aspectos de globalización 4. ¿Qué tipo de técnicas se utilizan para apoyar la planeación? (X ) APO ( ) Matriz FODA ( ) Modelos de simulación ( ) Escenarios ( ) Otra CUESTIONARIOS 2. ¿Qué tipo de planeación emplea la organización? (X ) Estratégica ( ) Operacional () Normativa ( ) 2. cómo y a quien debe reportar sus actividades . porque hay un traslape y una inadecuada distribución de funciones. ¿Cómo se da a conocer el contenido de las funciones a toda la organización? En la inducción 5. porqué. Porque eso lo determina el departamento correspondientes. 2. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en información: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 10.Sí. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en ayuda amigable: Excelente Bueno Regular X Malo Muy . porqué. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de la misión ¿en qué forma? Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 3. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de las estrategias ¿en qué forma? Excelente Bueno Regular X Malo X Muy malo 6.V. en qué consiste. ¿Se han llevado a cabo acciones para que el personal se motive y pueda desempeñar mejor su trabajo? Sí. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de las políticas ¿en qué forma? Excelente Bueno Regular Malo X Muy malo 5. No. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de la visión ¿en qué forma? Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 2. cuáles. CUESTIONARIOS No. ¿Se cuenta con un sistema de administración de personal? Sí. ¿Han contemplado la posibilidad de modificar la estructura para agilizar y simplificar las actividades? Sí. No 5. porqué. en base a la globalización y adaptación al cambio. ¿De qué manera influye la confianza que existe entre los miembros de la organización en la toma de decisiones? Influye en gran medida debido a la convivencia que existe en las actividades que se desempeñan. CAMBIO ORGANIZACIONAL 1. DE C. RECURSOS HUMANOS 1. No. ¿La organización ha sufrido algún cambio? Sí. se necesita un cambio para crear un mejor ambiente de trabajo. CUESTIONARIOS 3. 8. S. La influencia de la organización del área en la toma de decisiones es: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 7. Porque trabaja bien así.V. 2. ¿Quién es el responsable de poner en marcha los cambios cuando son necesarios? La dirección 34 35. DE C. A través de la comunicación informal y apoyo entre nosotros. ¿Cómo controlan los movimientos de personal? No los controlamos 33 34. ¿Existe un programa de capacitación y desarrollo de personal? Sí. 28/11/2009 3.A. 28/11/2009 DIRECCIÓN 1. cómo. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de los objetivos ¿en qué forma? Excelente Bueno Regular Malo X Muy malo 4. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en confiabilidad: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 9.A. porque a través de su desarrollo personal y su estado de ánimo podemos observar si se cumplen eficazmente las actividades cotidianas. S. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en la asesoría: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 11. ¿Cómo determinan si es necesario llevar a cabo un cambio en la organización? A partir del estancamiento de las actividades en cuanto a su administración y realización. ¿Cómo es evaluado el desempeño del personal? Mediante la eficiencia que muestra en la realización de sus actividades asignada 6. porqué. No. en qué consiste. 7. ¿Qué procedimiento utilizan para contratar y capacitar al personal? No se realiza en el departamento la contratación de personal 4. recursos humanos. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en calidad de servicio: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 8. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. Las actividades que realiza hace más efectiva a la institución Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 13. DE C. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. La comunicación dentro de la organización es: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 2. ¿Se cuenta con algunas bases de datos para la administración y control de la calidad? 1X 2 3 4 5X SEGURIDAD LABORAL 1. ¿Es coincidente tal ejercicio con los niveles de planeación? 1 2 3 4 X 5 3. en qué medida: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo COMUNICACIÓN 1. el control y el ejercicio del control? 1 2 3 4 5X 2. ¿Existe una adecuada iluminación y ventilación de las áreas de trabajo? 4. ¿Existe un procedimiento para la evacuación en caso de emergencia? CUESTIONARIOS 38 39. El manejo de redes de cómputo externo son eficientes. S. ¿Es necesario el ajuste de tiempos? 1 2 X 3 4 5X CUESTIONARIOS 37 38.A. ¿Se cuenta con controles financieros y presupuestales? 1X 2 3 4 5X CALIDAD 1. 28/11/2009 LIDERAZGO 1. Cómo es el manejo del estrés y/o conflicto: CUESTIONARIOS Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 36 37. ¿Quién es el . ¿Existe congruencia entre los planes establecidos. ¿Existe alguna investigación para la distribución del espacio o disposición física de los puestos? 2. Cómo es la relación laboral: ¿por qué la considera así? Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo MANEJO DEL ESTRÉS Y CONFLICTO 1. ¿Los plazos fijados en la planeación permiten un control efectivo? 1 2 3 X 4 5 4. en qué medida: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 3. S.V. DE C. Las características de los subordinados y las condiciones de trabajo influye En la forma de dirigir. DE C. en qué medida: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 2.V.malo 12.A. El manejo de redes de cómputo interno son eficientes.A. S. ¿Existen políticas estipuladas para el cuidado y uso racional de las instalaciones? 3. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. ¿Se ha estudiado la alternativa de descentralizar el control? 1 2 3X 4 5X HERRAMIENTAS 1. 28/11/2009 FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN Crédito y Cobranzas (Cuentas por cobrar) Objetivo: A través del siguiente cuestionario se pretende identificar diversas áreas de mejora Nombre: José Luis Hernández Martínez Cargo: Subgerente de Cuentas por Cobrar – Crédito y Cobranzas PLANEACIÓN 1.V. S. 28/11/2009 INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA 1. El manejo de la información en cuanto a su servicio considera qué es: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo CONTROL 1. 28/11/2009 ÁREAS DE APLICACIÓN 1.A. Los manejos y controles de la información: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo MOTIVACIÓN 1. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. Considera que la motivación en el área es: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 2. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. DE C. Considera que la cultura organizacional es: CUESTIONARIOS Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 35 36.V. Considera que el ambiente laboral es: ¿por qué? Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO 1. Considera qué los grupos y equipos de trabajo incrementan la efectividad De la institución en qué medida: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 2. El liderazgo qué usted ejerce es: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 2. los manuales o están incompletos u obsoletos 2. ¿Está usted de acuerdo con lo estipulado en las estrategias establecidas? No sabe (Desconocimiento) Políticas∂ 1. ¿Conoce la visión del departamento en el que se encuentra? NO 39 40. ¿Se brinda capacitación continua al personal? No. 3. 28/11/2009 Enfoques∂ 1. ¿Se han sabido mantener las estrategias o han necesitado alguna reformulación? No sabe (Desconocimiento) 40 41. otro)? De diferenciación . DE C. porque el trabajo se va realizando conforme las notas de cobro llegan al área. ¿Con que frecuencia lo revisan y actualizan? No sabe (Desconocimiento) Programas∂ 1. Metas:∂ 1. Otros)? Otra. ¿Conoce las políticas del área/departamento? NO. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. ¿Qué labores lleva a cabo para cumplir la misión? -----. proporcionar información acerca de medios y formas de pago. Diferenciación. Misión:∂ 1. ¿Cuáles son? No sabe (Desconocimiento) CUESTIONARIOS 3. ¿En qué nivel jerárquico se localiza dentro de la organización? No Sabe 3. porque me enfoco a apoyar a los clientes en sus diversas actividades derivadas de la liquidación de sus facturas. Competitividad. Objetivos:∂ 1. operacional. ¿Se lleva a cabo un análisis de las Fortalezas y Debilidades No. ¿De qué forma se efectúa su seguimiento y evaluación? No sabe (Desconocimiento) 41 42. ¿Cuenta el departamento con estrategias departamentales? No 2.V. otra)? Otra. ¿Sabe lo que es una Misión? SI 2. 28/11/2009 5. ¿A través de qué medios las logran? No sabe (Desconocimiento) 3. 2.A. ¿Cuáles son? No sabe (Desconocimiento) 3. normativa.A. DE C. ¿Conoce los objetivos del área/departamento? SI 2. etc. no existen manuales que la especifiquen CUESTIONARIOS Visión:∂ 1. ¿Qué esfuerzos realiza para alcanzar la visión? NO.encargado de las planeación del área/departamento? Gerente del Área de Crédito y cobranza 2. ¿Cuáles son? No sabe (Desconocimiento) 3.4. ¿Qué tipo de técnicas se utilizan para apoyar la planeación (APO. 3. Simulación. ¿Cuentan con algún manual de procedimientos bien establecido? NO 2. ¿Cumples con los objetivos? SI. ¿Cómo las evalúan? No sabe (Desconocimiento) Estrategias∂ 1. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. porque los departamentos no cuentan con manuales que la especifiquen. No se sabe porque la planeación está establecida. ¿Quién lo elabora? No sabe (Desconocimiento) 4. ¿Cómo las formulan? No sabe (Desconocimiento) CUESTIONARIOS 3.V. ¿Conoce los programas? NO 2. S. 28/11/2009 2. ¿Quiénes definen las estrategias? No sabe (Desconocimiento) 4. ¿Puedes enumerar algunos objetivos? Brindar un servicio eficiente. cada individuo completa sus labores de acuerdo a la forma en que va conociendo el proceso. S. Desconocida 2. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. DE C.V.A. ¿Estos análisis basan la creación de estrategias (Costos. S. ¿La entiende y se siente identificado con ella? NO. ¿Porque la decisión de aprehender este tipo de planeación? En realidad no existe nada establecido. ¿Qué tipo de planeación se utiliza en su organización (Estratégica. ayudar a tramitar los pagos y cualquier otro papeleo relacionado con ellos. Niveles y Horizontes∂ 1. FODA. ¿Cuáles son las metas organizacionales? No las conozco 2. ¿Quiénes participan en su elaboración? No sabe (Desconocimiento) Procedimientos∂ 1. ¿Conoce la misión de su área/departamento? NO 3. la capacitación continua no está contemplada en esta área. Recursos Humanos∂ 1. a pesar del reciente cambio de jefe las actividades se realizan como siempre. ¿Cómo se evalúa el desempeño del personal? De acuerdo a la realización efectiva de sus actividades Cambio Organizacional∂ 1. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en confiabilidad: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 9. ¿Las funciones de cada área son acordes a la misión de la organización? Sí. 2. La influencia de la organización del área en la toma de decisiones es: Excelente Buenos X Regular Malo Muy malo 7.V.A. S. 28/11/2009 2. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. ¿Qué procedimiento es utilizado para contratar/capacitar al personal? El personal viene de recursos humanos. ¿Cómo se hace de conocimiento general las actividades de las funciones? Se realizan juntas para informa de las actividades que se tienen que realizar Cultura organizacional∂ 1. porque la comunicación en el área es buena ayudando a que las actividades se realicen organizadamente. S. ¿Considera la actual estructura como un facilitador de los objetivos organizacionales? Sí. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en calidad de servicio: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 8. ¿Considera el comportamiento de los individuos un influyente en el índice de productividad? Sí. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en información: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 10. ¿Cómo definiría la actual asignación de personal y sus funciones? La asignación es realizada por la dirección de Cuentas por cobrar 2. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de la visión ¿en qué forma? Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 43 44. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. ¿La organización ha sufrido algún cambio reciente? Sí. ¿Qué tipo de estructura organizacional maneja su organización? Vertical División y distribución de funciones∂ CUESTIONARIOS 1. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de las estrategias ¿en qué forma? Excelente Buenos X Regular Malo Muy malo 6. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en la asesoría: Excelente . Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de las políticas ¿en qué forma? Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 5. 28/11/2009 Se trata de que así sea en todo momento para evitar los errores 3.ORGANIZACIÓN Estructura∂ 1. ¿Las funciones son claras para cada miembro del personal? 42 43.A.V. ¿Cómo se determina la necesidad de un cambio organizacional? En base a resultados de cada periodo DIRECCIÓN CUESTIONARIOS 1. porque el trabajo se lleva a cabo aun sin procesos bien establecidos. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de la misión ¿en qué forma? Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 3. ¿Se cuenta con un sistema de administración de personal en su área? No. nosotros no hacemos ninguna contratación o capacitación 4. porque la funcionalidad de cada quien se basa en el orden y la coincidencia de tareas. ¿Cómo se controlan los movimientos de personal? No hay control 3. por el tamaño de la misma que no lo requiere. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de los objetivos ¿en qué forma? Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 4. 3. 2. no mucho. DE C. 2. DE C. ¿A través de qué medios las logran? No. Considera que el ambiente laboral es: ¿por qué? Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo CONTROL 1. Los manejos y controles de la información: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo Motivación∂ 1. ¿Cómo las formulan? No. no sabe si existen 2. Misión:∂ 1. Metas:∂ 1. 3. ¿Cómo las evalúan? No. Considera que la cultura organizacional es: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo Liderazgo∂ 1.V. ¿Cuáles son las metas organizacionales? No. ¿Conoce la visión del departamento en el que se encuentra? NO 46 47. ¿Conoce la misión de su área/departamento? NO 3. dar servicio a los clientes. desconocimiento 2. Director del área de crédito y cobranzas 2. desconocimiento CUESTIONARIOS 3. ¿Se brinda capacitación continua al personal? No. DE C.A. ¿Qué labores lleva a cabo para cumplir la misión? ------. Apenas se establecieron y como no hay manuales. ¿Es coincidente tal ejercicio con los niveles de planeación? 1 2 3X 4 5 45 46. . AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. desconocimiento Estrategias∂ 1. ¿Qué esfuerzos realiza para alcanzar la visión? NO. ¿Puedes enumerar algunos objetivos? Orientar a los liquidantes en la realización de los diversos papeleos que llegasen a requerir durante el proceso de liquidar sus pagos. Jesús Jaime Hernández Cargo: Encargado del Departamento PLANEACIÓN 1. ¿Sabe lo que es una Misión? SI 2.A. ¿Existe congruencia entre los planes establecidos y el control del ejercicio? CUESTIONARIOS 1 2 3X 4 5 2. ¿Cumples con los objetivos? SI. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO.V. El liderazgo qué usted ejerce es: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 2. ¿Quién es el encargado de las planeación del área/departamento? Lic. DE C. Las actividades que realiza hace más efectiva a la institución Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 13. ¿Cuenta el departamento con estrategias departamentales? No. Porque no está establecido un plan de capacitación y las labores son muy repetitivas. se tienen que actualizar (hace 5 años). en qué medida: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo Comunicación∂ 1. ¿En qué nivel jerárquico se localiza dentro de la organización? Contabilidad 3. S. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. 28/11/2009 2. Según los objetivos deben estar indicados en base a lo que hacen. 28/11/2009 12. Objetivos:∂ 1. La comunicación dentro de la organización es: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 2.4. 28/11/2009 FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN Crédito y Cobranzas (Cuentas por cobrar) Objetivo: A través del siguiente cuestionario se pretende identificar diversas áreas de mejora Nombre: LA. ¿La entiende y se siente identificado con ella? NO.Bueno Regular X Malo Muy malo CUESTIONARIOS 11. porque no la conoce. . S. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en ayuda amigable: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 44 45. Considera que la motivación en el área es: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 2. DE C. Guillermo López Lario. ¿Quiénes definen las estrategias? No.V. desconocimiento 3. Las características de los subordinados y las condiciones de trabajo influyen la forma de dirigir. CUESTIONARIOS Visión:∂ 1. S. ¿Conoce los objetivos del área/departamento? SI 2.A. Competitividad. ¿De qué forma se efectúa su seguimiento y evaluación? No. 3. 28/11/2009 2. Por la falta de manuales. ¿Está usted de acuerdo con lo estipulado en las estrategias establecidas? 6. 2. normativa. Recursos Humanos∂ 1. 28/11/2009 Enfoques∂ 1. se deben cumplir sus tareas. S. Desconocida 2.desconocimiento 4. No. S. ¿Considera la actual estructura como un facilitador de los objetivos organizacionales? Si. ¿Conoce los programas? NO CUESTIONARIOS 2. desconocimiento 3. ¿La organización ha sufrido algún cambio reciente? Sí. ¿Cómo se controlan los movimientos de personal? No hay control.A.V. No.V. ¿Se lleva a cabo un análisis de las Fortalezas y Debilidades No.A. ¿Con que frecuencia lo revisan y actualizan? No. desconocimiento Programas∂ 1. 2. cuando llega un jefe el departamento debe funcionar en base a las necesidades actuales. desconocimiento Políticas∂ 1. 4. no hay documentos Cultura organizacional∂ 1. ¿Quiénes participan en su elaboración? 5. desconocimiento 4.V. otro)? Diferenciación ORGANIZACIÓN Estructura∂ 1. ¿Qué tipo de técnicas se utilizan para apoyar la planeación (APO. ¿Cuáles son? No. de . Diferenciación. desconocimiento 47 48. ¿Qué tipo de planeación se utiliza en su organización (Estratégica. desconocimiento Procedimientos∂ 1. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. desconocimiento 4. ¿Cuentan con algún manual de procedimientos bien establecido? NO. No. otra)? Otra. Niveles y Horizontes∂ 1. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. ninguna. ¿Cómo se hace de conocimiento general las actividades de las funciones? A través de juntas. ¿Conoce las políticas del área/departamento? No sabe si existen porque no hay un manual ni nada establecido y si las hay no las dan a conocer 2.A. ¿Qué procedimiento es utilizado para contratar/capacitar al personal? Se tiene que trabajar con el personal que mandan. ¿Cómo se evalúa el desempeño del personal? Que cumplan con todas sus actividades Cambio Organizacional∂ 1. ¿Se cuenta con un sistema de administración de personal en su área? No. ¿Considera el comportamiento de los individuos un influyente en el índice de productividad? Si influye de buena forma porque todos se llevan bien y eso hace que el trabajo salga adelante. ¿Las funciones de cada área son acordes a la misión de la organización? Si por que la funcionalidad del mismo se basa en el orden o la conciencia que se tiene para cada una de esas tareas. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. el trabajo se realiza conforme van llegando. ¿Qué tipo de estructura organizacional maneja su organización? Vertical CUESTIONARIOS División y distribución de funciones∂ 1. DE C. Otros)? Otra. DE C. ¿Las funciones son claras para cada miembro del personal? No porque en ocasiones no hay comunicación 3. ¿Se han sabido mantener las estrategias o han necesitado alguna reformulación? No. 28/11/2009 5. Simulación. 2. operacional. ¿Cuáles son? No. 3. DE C. 3. desconocimiento 48 49. ¿Estos análisis basan la creación de estrategias (Costos. desconocimiento 3. ¿Quién lo elabora? No. S. por que se está sacando el trabajo y no hay problemas de que no se logren 2. FODA. ¿Cuáles son? 3. tal vez porque no es necesario por el número de personas. ¿Porque la decisión de aprehender este tipo de planeación? Porque no se ha establecido nada. ¿Cómo definiría la actual asignación de personal y sus funciones? No hay nada en específico 49 50. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en confiabilidad: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 9. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en calidad de servicio: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 8.V.V. ¿Cómo se determina la necesidad de un cambio organizacional? En base a resultados del periodo anterior.A. Los manejos y controles de la información: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo Motivación∂ 1. ¿Quién es el encargado de las planeación del . El liderazgo qué usted ejerce es: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 2. DE C.V. Las actividades que realiza hace más efectiva a la institución Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 13. ¿Existe congruencia entre los planes establecidos y el control del ejercicio? CUESTIONARIOS 1 2 3X 4 5 2. 2. DIRECCIÓN CUESTIONARIOS 1. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de la misión ¿en qué forma? Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 3. en qué medida: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo Comunicación∂ 1. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. S. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de los objetivos ¿en qué forma? Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 4. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en ayuda amigable: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 51 52. Considera que la cultura organizacional es: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo Liderazgo∂ 1. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en la asesoría: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo CUESTIONARIOS 11. DE C. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de la visión ¿en qué forma? Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 50 51. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en información: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 10. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de las políticas ¿en qué forma? Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 5. S. 28/11/2009 FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN Crédito y Cobranzas (Cuentas por cobrar) Objetivo: A través del siguiente cuestionario se pretende identificar diversas áreas de mejora Nombre: Adriana Cruz Santa Rosa Cargo: Facilitador de crédito y cobranza PLANEACIÓN 1. S.A.A. ¿Es coincidente tal ejercicio con los niveles de planeación? 1 2 3X 4 5 52 53. Considera que el ambiente laboral es: ¿por qué? Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo CONTROL 1. La comunicación dentro de la organización es: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 2. La influencia de la organización del área en la toma de decisiones es: Excelente Buenos X Regular Malo Muy malo 7. Las características de los subordinados y las condiciones de trabajo influyen la forma de dirigir. DE C. 28/11/2009 12. sistemas como se inscribe. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de las estrategias ¿en qué forma? Excelente Buenos X Regular Malo Muy malo 6. Considera que la motivación en el área es: Excelente Bueno Regular Malo X Muy malo 2. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. 28/11/2009 2.información. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. A. 28/11/2009 5. ¿En qué nivel jerárquico se localiza dentro de la organización? Finanzas Planta 3. ¿Porque la decisión de aprehender este tipo de planeación? Porque es funcional y se adecua a las necesidades de los clientes Niveles y Horizontes∂ 1.área/departamento? L. la planeación ya está establecida.A. a través de internet y trato personal. Diferenciación. ¿Quién lo elabora? Lo desconozco 4. S. 28/11/2009 2. ¿Sabe lo que es una Misión? SI 2. no la conozco. ¿Cómo las formulan? No sé. desconocimiento 54 55. ¿Quiénes participan en su elaboración? Los coordinadores Procedimientos∂ 1. ¿Cómo las evalúan? Número de quejas Estrategias∂ 1. DE C. 28/11/2009 Enfoques∂ 1. la administración no ha dado a conocer nada. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. no la conozco. Guillermo López 2. y nosotros no sabemos si están enterados de sus funciones porque siempre hay sobrecarga de trabajo. ¿Conoce la visión del departamento en el que se encuentra? NO 53 54.. ¿A través de qué medios las logran? Internet 3. ¿Qué labores lleva a cabo para cumplir la misión? Identificando cuáles son las actividades que se tienen que realizar con más urgencia y realizando primero esas. ¿Está usted de acuerdo con lo estipulado en las estrategias establecidas? No sé. ¿Conoce la misión de su área/departamento? SI 3. ¿Considera la actual estructura como un facilitador de los objetivos organizacionales? Si. ¿La entiende y se siente identificado con ella? NO CUESTIONARIOS Visión:∂ 1. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. Misión:∂ 1. ¿Cuenta el departamento con estrategias departamentales? No sé. Simulación. Otros)? Otra. ¿Qué esfuerzos realiza para alcanzar la visión? No sé. no la conozco. ¿Conoce los objetivos del área/departamento? SI 2.A. S. 2. DE C. Competitividad. ¿Cumples con los objetivos? SI. ¿Se brinda capacitación continua al personal? No.A. ¿Qué tipo de técnicas se utilizan para apoyar la planeación (APO. ¿De qué forma se efectúa su seguimiento y evaluación? No hay seguimiento. ¿Cuáles son? Los que se asignan por dirección CUESTIONARIOS 3. los programas ya están hechos y se considera que no es necesario 55 56. 3. por que los estándares de . 3. operacional. no las conozco. ORGANIZACIÓN Estructura∂ 1.V. FODA. 2. Objetivos:∂ 1. Políticas∂ 1.. 3.V. ¿Con que frecuencia lo revisan y actualizan? Lo desconozco Programas∂ 1. ¿Cuáles son las metas organizacionales? Supervisión personal e internet. normativa. ¿Quiénes definen las estrategias? CUESTIONARIOS No sé. 3. 4. DE C. Desconozco 2. ¿Qué tipo de planeación se utiliza en su organización (Estratégica.V. ¿Puedes enumerar algunos objetivos? Llegar a brindar un buen servicio al cliente. ¿Cuáles son? Lo desconozco 3. ¿Cuáles son? Los horarios y las fechas. otra)? Otra 2. ¿Se lleva a cabo un análisis de las Fortalezas y Debilidades No. no sé. ¿Cuentan con algún manual de procedimientos bien establecido? NO. ¿Se han sabido mantener las estrategias o han necesitado alguna reformulación? No. ¿Conoce los programas? Sí 2. 4. otro)? Los análisis los hace la dirección general. ¿Conoce las políticas del área/departamento? Sí 2. ¿Estos análisis basan la creación de estrategias (Costos. Metas:∂ 1. 2. S. no la conozco. Porque el personal que labora aquí no lo seleccionamos nosotros. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. S. ¿Cómo se hace de conocimiento general las actividades de las funciones? A través de juntas. 2. por que a través de la forma de ser de cada persona se pueden cumplir las tareas asignadas. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en ayuda amigable: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo CUESTIONARIOS 12.necesidades que se tienen se han cumplido. por medio de los equipos de trabajo que se hace asignar a las funciones. lo desconozco División y distribución de funciones∂ 1. 28/11/2009 3. DE C. Recursos Humanos∂ 1. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en confiabilidad: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 9. DE C. dentro del área no tenemos una administración del personal. 4. por que todos somos eficientes en el cumplimiento de estas en tiempo y forma. Las actividades que realiza hace más efectiva a la institución Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 58 . 3. La influencia de la organización del área en la toma de decisiones es: Excelente Buenos Regular Malo X Muy malo 7. ¿Cómo se evalúa el desempeño del personal? Por los logros obtenidos.A. DIRECCIÓN 1. ¿Cómo se controlan los movimientos de personal? Que las actividades se realicen a tiempo. la coordinación. Cambio Organizacional∂ 1. 2. ¿Se cuenta con un sistema de administración de personal en su área? La dirección asigna al personal. ¿Cómo definiría la actual asignación de personal y sus funciones? CUESTIONARIOS Equipo 2. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de la visión ¿en qué forma? Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo CUESTIONARIOS 2. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de las estrategias ¿en qué forma? Excelente Buenos Regular Malo X Muy malo 6. se menciona lo que debe de hacer cada uno. ¿La organización ha sufrido algún cambio reciente? Sí. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en calidad de servicio: Excelente Bueno Regular Malo X Muy malo 8. ¿Qué tipo de estructura organizacional maneja su organización? Otra.V.V. Cultura organizacional∂ 1. ¿Considera el comportamiento de los individuos un influyente en el índice de productividad? Si. ¿Qué procedimiento es utilizado para contratar/capacitar al personal? Ninguna. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. S. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en información: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 10. ¿Las funciones de cada área son acordes a la misión de la organización? Si. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de la misión ¿en qué forma? Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 57 58. 28/11/2009 3. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de las políticas ¿en qué forma? Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 5. 2. 3. ¿Cómo se determina la necesidad de un cambio organizacional? No lo determinamos nosotros lo determina la dirección. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en la asesoría: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 11.A. 56 57. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de los objetivos ¿en qué forma? Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 4. ¿Las funciones son claras para cada miembro del personal? Si son claras. V. metas y estrategias Ignorancia del establecimiento Los objetivos no son claros. 28/11/2009 ÁREA EVALUADA: DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA ETAPA: ORGANIZACIÓN ASPECTOS REVISADOS ASPECTOS RELEVANTES COMENTARIOS RECIBIDOS Estructura Organizacional Cambios constantes en la La estructura es definida por el estructura. de los empleados. niveles y horizontes Carencia de planeación formal Toda la planeación es oral. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. Procedimiento y programas Ausencia de manuales y Los trabajadores asumen que ya programas bien establecidos saben cómo hacer las cosas.A. Considera que el ambiente laboral es: ¿por qué? Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo CONTROL 1.59. 28/11/2009 13.A. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. S. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. en qué medida: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo Comunicación∂ 1. ¿Existe congruencia entre los planes establecidos y el control del ejercicio? 1 2 3X 4 5 2. 28/11/2009 ÁREA EVALUADA: DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA ETAPA: PLANEACIÓN ASPECTOS REVISADOS ASPECTOS RELEVANTES COMENTARIOS RECIBIDOS Misión y visión Ausencia de misión y Desconocimiento de la mayoría actualización de la visión.V. Considera que la cultura organizacional es: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo Liderazgo∂ 1. División y Distribución de Las descripciones de puesto Existe un severo descontrol Funciones están rezagadas por lo que se puesto que cada encargado de desconoce las funciones área asigna y reasigna funciones particulares de cada puesto. El liderazgo qué usted ejerce es: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 2. Enfoques. CUESTIONARIOS 60 61. S. por lo que no se toma en cuenta la formalización de estos. Los manejos y controles de la información: Excelente Bueno Regular Malo X Muy malo Motivación∂ 1. corporativo pero presenta cambios constantes debido al crecimiento de la organización. quien la conoce no la comparte. cada de objetivos. Cultura Organizacional Agradable Ambiente de Trabajo Existen buenas relaciones interpersonales. solo se especifican fechas. aunque el exceso de confianza permite que el trabajo sea reasignado con facilidad por común acuerdo. Recursos Humanos Falta de personal para cubrir las La selección del personal no . DE C.A. DE C. metas y quien se conduce de acuerdo a estrategias lo que supone que debe de hacer Políticas Incomprensión de políticas No conocen las políticas establecidas. ¿Es coincidente tal ejercicio con los niveles de planeación? CUESTIONARIOS 1 2X 3 4 5 59 60.V. Considera que la motivación en el área es: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 2. Las características de los subordinados y las condiciones de trabajo influyen la forma de dirigir. se guían por políticas empíricas que varían de persona a persona. La confianza facilita el apoyo entre compañeros y el cumplimiento de las actividades en los tiempos establecidos. La comunicación dentro de la organización es: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 2. a causa de su falta de personal por lo que no se coordina quienes son los responsables de cada una de las etapas del proceso de cobranza en el área. Objetivos. S. DE C. No existe un documento donde consultar la misión. S. CUESTIONARIOS 63 64. canalizar sugerencias. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. DE C. recibiendo un constante mantenimiento y asesoría para resolución de problemas. La disposición física del Existen espacios delimitados mobiliario y equipo es eficiente. Tecnología. 61 62. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO.actividades de acuerdo a su depende del área y las manual de organización. Fecha: 18 de Noviembre de 2009.V. Los registros de operaciones rechazo del personal para llegan a ser anticuados. implementan por temor al apoyo.A.A. Distribución del espacio. ÁREA EVALUADA: DEPARTAMENTO DE COBRANZA. equipos de El personal por lo general se Se llega a sentir un ambiente de trabajo.A. procedimientos. estrictamente para las actividades definidas y cada empleado cuenta con mobiliario en buen estado. Estudios administrativos e Se realizan estudios de mejora Los estudios de mejora no se instrumentos técnicos de pero no se implementan. obteniendo así los siguientes resultados. provoca dificultad para definir las responsabilidades del personal. 62 63. 28/11/2009 Cambio Organizacional Indiferencia y persistente Los empleados aseguran modificación en los conocer los cambios en los procedimientos. S. existen conflictos por la carga de trabajo. Algunas de las operaciones que realizan para dar de baja las facturaciones sufren errores puesto que se llegan a hacer hasta de forma manual. ETAPA: CONTROL. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. 28/11/2009 ÁREA EVALUADA: DEPARTAMENTO DE COBRANZA. autorizadas por mandos medios para ser considerados. por el personal y las consultas no permiten obtener información precisa. DE C. lo que a su vez duplicidad de actividades. Documento Resultado del análisis Propuestas Manual del procedimiento de Este documento es elaborado Establecer de forma clara los cobranza por la gerencia respectiva en el objetivos con que se llevan a cual se indican los diversos cabo cada actividad y especificar procedimientos que . donde van dirigidos los esfuerzos. Aspectos revisados Aspectos Relevantes Comentarios recibidos Sistemas Ausencia de mecanismos para No hay previsión de conflictos. Aspectos Revisados Aspectos Relevantes Comentarios recibidos El liderazgo y la comunicación La comunicación es muy buena La falta de planeación y y el liderazgo se define de forma organización formal no permite inmediata por lo que resulta identificar claramente hacia eficaz. sin tener como precedente los antiguos procedimientos y realizando las actividades cotidianas porque piensan que les facilita el trabajo.V. cambiar.V. S. manejo de estrés y encuentra motivado aunque estrés debido a la incesante conflicto. DE C. El manejo de redes de cómputo Las bases de datos facilitan la CUESTIONARIOS es bueno aunque suelen concentración de la información desperdiciarse los ficheros de pero son erróneamente usados trabajo. La comunicación es completamente informal. Es indispensable considerar un plan de capacitación ya que las CUESTIONARIOS actividades son realizadas con fallas considerables por desconocer el procedimiento para llevarlas a cabo. ETAPA: DIRECCIÓN. puesto que no se canalizan adecuadamente las sugerencias y no se instrumentan mejoras en base a ella. Motivación. falta de requisiciones deben ser capacitación. 28/11/2009 Se tomó la decisión de revisar y analizar el marco legal y la doctrina (informes) a la que hizo referencia el personal durante las entrevistas realizadas. F. etc. ESCALA DE MEDICIÓN Indicador cualitativo: Como pernean a la organización para desarrollar cambios alternos de actuación. DE C. Indicador cuantitativo: Número de factor alcanzado o implementado/Número total de factores establecidos Factor 3 Componente: Procedimientos y Programas. personal de la empresa de debe responsabilidades. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO.A. Indicador cualitativo: Nivel del logro de aspiraciones comunes. de facturaciones y formas de cobro. Indicador cualitativo: Precisión con que se determinan los niveles de autoridad y responsabilidad. renovaciones. para facilitar la interpretación de los resultados.V. Indicador cuantitativo: Áreas con mejoras/Total de áreas Factor 4 Componente: Recursos Humanos Indicador cualitativo: Precisión con que determina el sistema formal de administración de las personas. además de estar integrado derechos de acuerdo al puesto por cada una de las otorgándoles una copia para descripciones de puesto.A. Indicador cuantitativo: Acciones realizadas/Acciones programadas Factor 4 Componente: Enfoques. los valores. Azcapotzalco.V.A. que pueda conocerlos. 64 65. S. Manual de políticas de En este documento define de Se tiene pero no se comparte la cobranza manera muy estricta cuales son información por lo que el algunas de las alternativas para personal esta desatendido de diferenciar los tipos de cobro. Indicador cuantitativo. S. Indicador cualitativo: Cómo muestra el nivel de conciencia. bajas. acuerdo a su criterio las resoluciones de ciertas INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL. Col. Indicador cuantitativo: Empleados que la conocen/ total de empleados Factor 2 Componente: Objetivos. DE C. Del. Reynosa Tamaulipas. niveles y horizontes. Unidades asesoras/Total de unidades Factor 2 Componente: División y distribución de funciones. México. D. 66 67. 28/11/2009 Factor 1 Componente: Estructura organizacional. Indicador cualitativo: Medida en que imprimen dirección a los esfuerzos. Indicador cuantitativo: Evaluación de cambios/Total de cambios Factor 6 Componente: Estudios Administrativos 67 . Factor 1 Componente Misión y Visión. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. 28/11/2009 DIRECCIÓN San Pablo Xalpa 520. procedimiento.implican al responsable de dicho altas.V. actividades y regir. Indicador cuantitativo: Personal capacitado/Cursos de capacitación Factor 5 Componente: Cambio Organizacional. Indicador cualitativo: De qué manera dan una orientación lógica a las acciones. Indicador cualitativo: Cómo jerarquizan las acciones de acuerdo al alcance de la organización. Indicador cualitativo: Grado en que determina carga de trabajo. 28/11/2009 El grupo auditor determinó agrupar los factores que están estrechamente relacionados. 02200 MAPA UBICACIÓN GEOGRÁFICA 65 66. Metas y Estrategias. Indicador cuantitativo: Tareas realizadas/Empleados Factor 3 Componente: Cultura organizacional. ESCALA DE MEDICIÓN Indicador cuantitativo: Acciones realizadas/Total de acciones. Manual de organización Este documento muestra cada Mantener al personal informado una de las normas por las que el de sus funciones. las actitudes y los hábitos que prevalecen. CP. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. dichas políticas y aplica de plazos etc. DE C. S. situaciones. Indicador cuantitativo: Controles de retroalimentación/ Total de controles Factor 2 Componente: Sistemas. grupos y equipos de trabajo. S.V. DE C. 7 Información Tecnológica 6 CONTROL 20 Naturaleza 5 Sistemas 5 Distribución del espacio 10 TOTAL 100 ESCALA DE MEDICIÓN 70 71. Indicador cualitativo: Grado en que la distribución del espacio está en función de la secuencia lógica del flujo de trabajo. 28/11/2009 Una vez que el equipo auditor realizo los estudios necesarios para llevar a cabo el análisis de los diversos factores administrativos. DE C.A. Indicador cualitativo: Forma en que fija los límites de actuación en función de sus objetivos.A. para lograr sus objetivos. comportamiento a las acciones de la organización. Indicador cuantitativo: Controles burocráticos/ Total de controles Factor 3 Componente: Distribución del espacio. 28/11/2009 HERRAMIENTA DE EVALUACIÓN Los criterios de puntuación elegidos por el grupo auditor ara efectos de evaluación final son los siguientes: ELEMENTO ESPECÍFICO PUNTOS MÁXIMOS ESTABLECIDOS OBTENIDOS PLANEACIÓN 35 Misión y Visión 10 Objetivos. Indicador cualitativo: De qué manera integran aptitudes.V. DE C. 28/11/2009 Indicador cualitativo: Grado en que proporcionan elementos d juicio para mejorar la dinámica organizacional Indicador cuantitativo: Estudios realizados/Estudios propuestos Factor 1 Componente: Liderazgo y comunicación. Indicador cuantitativo: Canales de comunicación/ Total de áreas Factor 2 Componente: Motivación. S. De acuerdo a las expectativas del equipo auditor y de la organización se realizó un trabajo conjunto para preparar el análisis. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN. Indicador cualitativo: Medida en que determina los controles necesarios en función de la tecnología y cultura organizacional. E instrumentos de apoyo 2 DIRECCIÓN 20 Liderazgo y comunicación 7 Motivación. Factor 1 Componente: Misión y Visión. 28/11/2009 Factor 1 Componente: Naturaleza. Niveles y horizontes 6 ORGANIZACIÓN 25 Estructura Organizacional 4 División y distribución de funciones 6 Cultura Organizacional 4 Recursos Humanos 6 Cambio organizacional 3 Estudios admvos. Metas y Estrategias 10 Procedimientos y Procesos 9 Enfoques.V. Indicador cuantitativo: Sistemas de información utilizados/ Sistemas externos de información ESCALA DE MEDICIÓN 68 69. ESCALA DE MEDICIÓN 69 70. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. manejo del estrés y conflicto. se llega a considerar que resaltaremos los principales elementos de acuerdo al proceso administrativo básico para el tipo de organización que se refiere. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. Indicador cualitativo: . S. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. equipos de trabajo. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO.V.A. Indicador cualitativo: En qué medida constituye un medio para transmitir información con un significado comprensible. habilidades.A. DE C. Indicador cualitativo: Nivel de racionalidad en el empleo que hace la organización de sus recursos de información. Indicador cuantitativo: Estudios de distribución de espacios realizados/ Estudio programados.68. S. manejo de estrés y conflicto. Indicador cuantitativo: Grupos de trabajo/ Áreas de la organización Factor 3 Componente: Información y tecnología. Metas y Estrategias. S. Observación: Existe colaboración de todos en la realización de actividades por lo que la carga de trabajo se reduce considerablemente. Indicador cualitativo: Precisión con que se determinan los niveles de autoridad y responsabilidad. Observación: se les da prioridad en función del tiempo que tengan para realizar las acciones. Observación: dicha determinación no necesariamente es la más adecuada pero gracias al nivel de integración de los miembros del área esta funciona.A. 73 74.9 Factor 4 Componente: Enfoques.8 Resultado obtenido: 4 Factor 2 Componente: División y distribución de funciones. Indicador cualitativo: Cómo jerarquizan las acciones de acuerdo al alcance de la organización. los valores. Indicador cualitativo: De qué manera dan una orientación lógica a las acciones. las actitudes y los hábitos que prevalecen. realizan las actividades por el simple hecho de hacerlas sin esperar concretar o enfocarse a un punto específico. 28/11/2009 Indicador cuantitativo: Número de factor alcanzado o implementado Número total de factores establecidos Cifra óptima: 10 Rango aceptable: 8 Resultado obtenido: 4 Factor 3 Componente: Procedimientos y Programas.Nivel del logro de aspiraciones comunes. Indicador cuantitativo: Acciones realizadas a corto plazo Total de acciones realizadas Cifra óptima: 6 Rango aceptable: 4 Resultado obtenido: 4. Indicador cualitativo: Medida en que imprimen dirección a los esfuerzos. Indicador cuantitativo: Procedimientos y Programas aplicados Numero de áreas Cifra óptima: 9 Rango aceptable: 6 Resultado obtenido: 2. Observaciones: Se orientan con base en las fechas establecidas en el calendario laboral pero no lo establecen formalmente. Indicador cuantitativo. EXAMEN Observación: básicamente no existe una clara dirección. Indicador cuantitativo: Personal de participa en las mejoras Total del personal Cifra óptima: 4 Rango aceptable: 3 Resultado obtenido: 3. Indicador cualitativo: Grado en que determina carga de trabajo. 71 72. Observación: No existe un sistema formal de administración de las personas dentro del área. EXAMEN Indicador cualitativo: Cómo muestra el nivel de conciencia.V. niveles y horizontes. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO.A. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. DE C. Observaciones: Como ya hemos apreciado los trabajadores dentro del cuentas por cobrar mantienen una estrecha comunicación informal así como un alto nivel de confianza y apoyo lo que hace que las aspiraciones sean compartidas por todos. ya que se considera que el personal y .2 EXAMEN 72 73. DE C. DE C. 28/11/2009 Factor 1 Componente: Estructura organizacional. 28/11/2009 Observación: se ven reflejados en la buena relación laboral lo cual influye en gran medida en el desarrollo de las actividades y los resultados que estas generan. S. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO.3 Factor 4 Componente: Recursos Humanos Indicador cualitativo: Precisión con que determina el sistema formal de administración de las personas. Unidades sustantivas Total de áreas Cifra óptima: 4 Rango aceptable: 2.V. S.V.A. Indicador cuantitativo: Tareas realizadas Empleados Cifra óptima: 6 Rango aceptable: 5 Resultado obtenido: 4. Indicador cuantitativo: Empleados que conocen la misión y visión y saben cómo emplearla en sus actividades diarias.3 Factor 3 Componente: Cultura organizacional. Total de empleados Cifra óptima: 10 Rango aceptable: 7 Resultado obtenido: 4 Factor 2 Componente: Objetivos. 5 Resultado obtenido: 4. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. Observación: el liderazgo que ellos tienen es resultado de la buena relación laboral no lo utilizan como un medio para comunicarse. Indicador cualitativo: Como interactúa la organización para desarrollar cambios alternos de actuación. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. Indicador cuantitativo: Controles burocráticos . DE C. Observación: es bueno en el aspecto del manejo de información referente a las actividades que ellos realizan. Observación: a través del uso de la tecnología para agilizar el flujo de información y simplificar tareas.4 Factor 6 Componente: Estudios Administrativos e instrumentos técnicos de apoyo Indicador cualitativo: Grado en que proporcionan elementos para mejorar la dinámica organizacional.V. Indicador cuantitativo: Sistemas de información utilizados Sistemas externos de información Cifra óptima: 6 Rango aceptable: 4 Resultado obtenido: 4. 28/11/2009 Factor 1 Componente: Naturaleza. Observación: ellos buscan la manera de adaptarse lo cual se logra generalmente gracias a la cultura organizacional. Observación: no existen límites establecidos formalmente pero si existe la noción de ellos en el personal. Indicador cualitativo: Medida en que determina los controles necesarios en función de la tecnología y cultura organizacional.4 Resultado obtenido: 2. Indicador cualitativo: Nivel de racionalidad en el empleo que hace la organización de sus recursos de información. Observación: ellos no proporcionan elementos de juicio puesto que solo les preocupa terminar el trabajo sin importar las áreas de mejora. Indicador cuantitativo: Estudios realizados Estudios propuestos Cifra óptima: 2 Rango aceptable: 1 Resultado obtenido: 0. S. grupos y equipos de trabajo. habilidades. Indicador cuantitativo: Personal capacitado Cursos de capacitación Cifra óptima: 6 Rango aceptable: 4. Indicador cuantitativo: Canales de comunicación Total de áreas Cifra óptima: 7 Rango aceptable: 5 EXAMEN Resultado obtenido: 6.6 Factor 1 Componente: Liderazgo y comunicación. Indicador cualitativo: Forma en que fija los límites de actuación en función de sus objetivos. Indicador cualitativo: De qué manera integran aptitudes. comportamiento a las acciones de la organización. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. Indicador cuantitativo: Controles de retroalimentación Total de controles Cifra óptima: 5 Rango aceptable: 3 Resultado obtenido: 0. 28/11/2009 Rango aceptable: 2.V. DE C.A.6 Factor 5 Componente: Cambio Organizacional.1 75 76. Indicador cuantitativo: Grupos de trabajo Áreas de la organización Cifra óptima: 7 Rango aceptable: 5 Resultado obtenido: 6. Observación: los cambios no se planean se realizan cuando se consideran que son necesarios y el personal muestra resistencia por considerarlos peligrosos. Indicador cualitativo: En qué medida constituye un medio para transmitir información con un significado comprensible. manejo del estrés y conflicto. para lograr sus objetivos. DE C.2 Factor 3 Componente: Información y tecnología. 28/11/2009 Factor 2 Componente: Motivación.V. S.está capacitado solo se les inducen a las actividades.A. S.4 Factor 2 Componente: Sistemas.7 EXAMEN 76 77. Indicador cuantitativo: Evaluación de cambios EXAMEN Total de cambios Cifra óptima: 3 74 75.A. Visión y Objetivos que identificar al personal mismo con para que les faciliten encaminarse y conjuntar esfuerzos hacia el objetivo general. manejo de estrés y conflicto.V. desaprovechando sobre todo el recurso humano.Total de controles Cifra óptima: 5 Rango aceptable: 3 Resultado obtenido: 0. .V.9 Enfoques.3 Cultura Organizacional 4 3.7 79 80. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. 28/11/2009 FORMULACIÓN DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO Descripción: El departamento de cuentas por cobrar surge con la necesidad de realizar y revisar las cuentas por cobrar dentro de la empresa y llevar el control adecuado para no errar las entradas de dinero y los vencimientos en tiempo y forma. S. DE C.4 Estudios admvos. PLANEACIÓN: ♣ Establecer una Misión. Niveles y horizontes 6 4. 28/11/2009 Factor 3 Componente: Distribución del espacio. Racionalidad con que se utilizan los recursos: En general los recursos se desaprovechan por que no se realiza una adecuada planeación.9 Naturaleza 5 0. procesos y procedimientos realizados.A. responsabilidades y características del perfil del puesto que ocupa de forma tal que se elimine la duplicidad de actividades y por consiguiente eficiencia en el proceso. S.2 Estructura Organizacional 4 4 División y distribución de funciones 6 4. DE C. Observación: la distribución del espacio y mobiliario es adecuado y se adapta a las actividades del área. ya que los gerentes pueden aplicar sus conocimientos y el área ordenar sus actividades.V. S.1 Misión y Visión 10 4 Objetivos. ♣ Dar a conocer el manual de procedimientos y de organización para que cada uno de los empleados este enterado de las funciones. 28/11/2009 CONTROL 20 2.1 Motivación. E instrumentos de apoyo 2 0. Metas y Estrategias 10 4 Procedimientos y Procesos 9 2. el cual posee un gran potencial. ♣ Definir alcance.3 Recursos Humanos 6 4. tareas.7 TOTAL 100 54.6 DIRECCIÓN 20 17 TÉCNICAS DE ANÁLISIS Liderazgo y comunicación 7 6. DE C.2 ORGANIZACIÓN 25 19. atribuciones.7 Análisis de sistemas Desarrollo organizacional Diagrama de Pareto TÉCNICAS DE ANÁLISIS Muestreo Correlación Teoría de decisiones 78 79. Consecuencias: El presente trabajo puede ayudar al área a mejorar aquellos puntos en los que es necesario poner énfasis para eficientar las actividades. ♣ Que los gerentes de área se encarguen de la elaboración de dichos manuales lo cual beneficiaria a ambas partes. ♣ Establecer reglamentos y políticas internos de trabajo. 7 6. equipos de trabajo.A.6 Cambio organizacional 3 2.8 Sistemas 5 0. Indicador cualitativo: Grado en que la distribución del espacio está en función de la secuencia lógica del flujo de trabajo. ELEMENTO ESPECÍFICO PUNTOS MÁXIMOS Establecidos Obtenidos PLANEACIÓN 35 15.2 Información Tecnológica 6 4.8 EXAMEN 77 78.4 Distribución del espacio 10 1.A. Indicador cuantitativo: Normas dictadas para el uso y cuidado de instalaciones Pautas observadas sobre el uso y cuidado de instalaciones Cifra óptima: 10 Rango aceptable: 8 Resultado obtenido: 1.2 Al realizar las entrevistas y los cuestionarios al área de cuentas por cobrar nos logramos constatar que existen muchas fallas debidas a la falta de aplicación del proceso administrativo. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. Cuestionarios 4. DE C. S. siendo que es ilógica la existencia de la misma. DE C. ♣ Colocar en las ventanillas los procesos que debe seguir el cliente cuando quiera solicitar algún servicio estableciendo una estandarización. Observación directa 3. a partir de las cuales se pretende encontrar áreas de oportunidad que nos permitan formular recomendaciones viables que. ♣ Establecer un sistema interno de canalización de recomendaciones para la mejora del área a través de la realización de cuestionarios en los procesos que dependen de la recepción de documentos ♣ Realizar estudios de conocimientos. 28/11/2009 DIRECCIÓN: ♣ Se recomienda la publicación del marco normativo del área de cuentas por cobrar ♣ Establecer una periodicidad para la realización de juntas y elaboración de Minutas. 28/11/2009 Responsable: Equipo Auditor INTRODUCCIÓN Debido a la importancia de las funciones del área cuentas por cobrar que dependen en gran medida del buen funcionamiento de la logística y entrega oportuna y recepción oportuna de los documentos es necesario auditar el área.∂ Ventajas: Puesto que es un área . puedan mejorar el funcionamiento y lograr la eficiencia en dicha área. ♣ Se recomienda tener un sistema actual para el registro de sus operaciones ♣ Se recomienda la adquisición de equipo de cómputo eliminando en gran medida los trabajos manuales ♣ Se recomienda realizar arqueos por sorpresa ya que de esta mancera se pueda evitar el vencimiento en la cartera y la mala recepción de los documentos RECOMENDACIONES 81 82. Entrevistas 2. habilidades y destrezas con base en esto programar cursos de capacitación. ♣ RECOMENDACIONES Elaboración de descripción y análisis de puestos para realizar adecuadamente la distribución de funciones evitando la duplicidad de estas.funciones y prohibiciones. S. Investigación documental 5. Acceso A redes de información DIAGNÓSTICO La presente auditoria tiene como base la detección de fallas que pueden darse dentro del área de notas al cobro . de notas al cobro puesto que no es apropiado que continúe con esta problemática de organización.A.V. implementadas adecuadamente. ♣ Establecer un sistema de comunicación formal que permita llegar a todo el personal para eficientar la atención con el cliente ♣ Dar al personal mayor capacitación de las funciones que está realizando para no tener ineficiencias en el desempeño de este CONTROL: ♣ Crear un sistema de control interno que abarque todas las cadenas de trabajo ♣ Canalizar las quejas del servicio para dar una solución en tiempo inmediato ♣ El mantenimiento a los equipos de cómputo debe ser preventivo y no correctivo por la importancia que tiene la información que en el Departamento se maneja. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. 80 81. ORGANIZACIÓN: ♣ Es recomendable realizar un organigrama de la nueva administración. puesto que este área es el primer filtro para la pronta recuperación de la cartera ya que el cobro oportuno de la cartera de clientes depende en gran medida de la entrega de documentos en tiempo y forma TÉCNICAS EMPLEADAS 1. PROPUESTA Naturaleza: Específica∂ Alcance: Cuentas por cobrar∂ Antecedentes: no ha habido ninguna auditoria administrativa anterior a esta.A.V. ♣ Realizar un estudio de distribución del espacio ya que es de suma Importancia para agilizar las funciones a realizar. INFORME GENERAL  Establecer una Misión. Aplicación de cuestionarios 8.A.A. 28/11/2009 ESTRATEGIA DE IMPLANTACIÓN 1.  Elaboración de descripción y análisis de puestos para realizar adecuadamente la distribución de funciones evitando la duplicidad de estas. no es posible profundizar demasiado en∂ ninguna etapa. A continuación mencionamos las recomendaciones que se consideran imprescindibles para poder mejorar el desempeño de esta área Consideramos que dichos cambios deben ser paulatinos. ofreceremos nuestra colaboración para elaborar un proyecto piloto. si la empresa está interesada en implementarlos.  Establecer un sistema de comunicación formal que permita llegar a todo el personal para eficientar la atención a los clientes que realicen pagos. DE C. para poder abarcar toda el área y. Elaboración de cuestionarios 6. habilidades y destrezas con base en esto programar cursos de capacitación. los resultados obtenidos pueden ser de gran valor para la empresa .V. Visión y Objetivos que permitan encaminar todos sus esfuerzos hacia el logro de un objetivo común.  Se recomienda la publicación del marco normativo del área en la página de personal  Hacer estudios de conocimientos. DE C. forma y línea. Solicitud de Información y presentación de documentos 2.relativamente amplia decidimos que es más viable realizar una∂ INFORME GENERAL auditoría de naturaleza específica. atribuciones. dándolas a conocer al personal. Registrar y documentar los avances 10. 82 83. Realizar diagnóstico preliminar 5.  Establecer canales de comunicación adecuados en tiempo. puesto que no ha habido ninguna auditoria anterior a esta. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. además de evaluar la ejecución de los mismos y las mejoras que se vean reflejadas dentro de la empresa CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Al realizar las entrevistas y los cuestionarios al área de cuentas por cobrar logramos constatar que existen muchas fallas debidas a la falta de aplicación del proceso administrativo. Revisión de la información 4. S. se tomó la decisión de realizar encuestas y entrevistas al personal del área después de un mes para poder conocer el nivel de aceptación que tendrán los cambios que sean implementados. S. Revisión técnica de cuestionarios 7. funciones y prohibiciones. Presentación de resultados SEGUIMIENTO Para realizar el seguimiento. 83 84. Derivar observaciones y recomendaciones 11. por lo cual. además de que es realizada por personal de la empresa lo cual no representa ningún costo Desventajas: Dado que la auditoria abarca toda el área.V. ya que de lo contrario podrían provocar conflictos entre el personal y empeorar el estado del área. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. 28/11/2009  Elaboración de manual de organización y procedimientos para llevar a cabo de manera más eficiente las labores que se realizan en el área de crédito y cobranzas  Que se trabaje de acuerdo al manual de procedimientos estando abierto este a propuestas para eficientar los procedimientos establecidos  Establecer las funciones que se realizan el área dentro de una adecuada descripción de puestos  Definir alcance. Análisis de la información obtenida de los cuestionarios 9.  Crear un sistema de control interno para la . por lo cual resulta una perspectiva general. Recepción de la información 3. puesto que todo el personal coopera y los conflictos existentes son mínimos. que el equipo auditor se comprometerá a realizar. ya que a través de él hemos aprendido que la auditoría administrativa es . 28/11/2009 SEGUIMIENTO OBJETIVO GENERAL Verificar que el área o departamentos auditados lleven a cabo las recomendaciones que se le dieron en el informe final. En este caso decidimos auditar el área Crédito y cobranza (Cuentas por cobrar) porque consideramos que es una parte importante dentro de la empresa y resulta irónico que no lleven a cabo el proceso administrativo. . 28/11/2009 PLANEACIÓN 15 ORGANIZACIÓN 19 DIRECCIÓN 13 CONTROL 2 49 PLANEACION ORGANIZACIÓN DIRECCION CONTROL ANEXOS 85 86.La implementación se comprobará en todas las áreas en las que la institución acepte que se lleven a cabo las mejoras propuestas por el equipo auditor.A. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO.El equipo auditor se compromete a elaborar proyectos piloto sujetos a aprobación para implementar las mejoras propuestas anteriormente.Una vez evaluado el resultado del proyecto.El equipo auditor se compromete a apoyar en todo lo posible al área para implementar las mejoras. DE C. S. .El equipo auditor se compromete a hacer reprogramaciones de fechas y actividades cuando el encargado del área lo considere conveniente.El equipo auditor se compromete a entregar los informes que se consideren convenientes de las actividades y evaluaciones realizadas. Consideramos que este trabajo es de mucha ayuda para nuestra formación profesional. . DE C. ANEXOS 87 88. S. .Los resultados obtenidos con la implementación del o los proyectos implementados serán evaluados al término de dos meses. Aunque ésta área tiene muchas deficiencias y carencias.A. se procederá a adecuarlo conforme a las necesidades del área para implementar las mejoras como tales.Antes de formular los proyectos piloto.V. destacando el capital intelectual. el equipo auditor analizará a fondo la viabilidad de los mismos. . DE C.A.Se elaborará un nuevo plan de trabajo para seguir mejorando y actualizando las recomendaciones implementadas dentro del área.V. y también una cultura organizacional envidiable. LINEAMIENTOS GENERALES . . S.entrega oportuna de documentos  Hacer un estudio de distribución del espacio ya que es de suma Importancia para agilizar las funciones a realizar. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. sobre todo en lo que respecta a recursos humanos. Se establecerá un plan de trabajo para el cumplimiento de las mejoras propuestas. . . 28/11/2009 PLANEACIÓN 15 ORGANIZACIÓN 19 DIRECCIÓN 13 CONTROL 2 49 PLANEACION ORGANIZACIÓN DIRECCION CONTROL ANEXOS 86 87. 28/11/2009 CONCLUSIONES La auditoría administrativa es una manera eficiente de detectar problemas y áreas de oportunidad para una organización.V. S. cualquiera que sea el giro de esta o el sector al que pertenezca. consideramos importante señalar que también tiene un gran potencial. INFORME GENERAL 84 85. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO.A. DE C.V. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. logrando que las aplique de manera correcta para que se cubran las necesidades o los errores que se detectaron dentro de la organización. 28/11/2009 políticas y procedimientos. Por esta razón el por qué nuestro examen se basa en pruebas seleccionadas y en virtud de que los procedimientos no están diseñados específicamente para descubrir errores e irregularidades. A este respecto la administración es responsable de la correcta realización en sus procesos y del correcto registro de sus transacciones. pero consideramos que este aspecto puede ser superado si se maneja adecuadamente. El equipo auditor pretende implementar las mejoras en las que el área esté interesada.A. que dependen mucho de la percepción del auditor. de mutuo acuerdo se comprometen a respetar los siguientes lineamientos: AUDITORA DEL PROCESO DE CUENTAS POR COBRAR Nuestro trabajo constara en examinar el proceso administrativo del área de notas al cobro de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas examinaremos sobre bases selectivas de documentación y registros. Si esto sucediera. en el caso en el que se nos requiera proporcionar copia de algunos papeles de trabajo. Aunque el curso ha terminado. con base en . incluyendo actos ilegibles.A.V. no pueden solicitar la presentación de dichos papeles de trabajo ante las autoridades. no podemos asegurar que sean descubiertos. así como mantener alguna estructura de control interno. 28/11/2009 CARTA CONVENIO Estimado Sr José Luis Hernández Martínez Por la presente estamos realizando los arreglos efectuados con ustedes para llevar acabo la auditoria administrativa del proceso del departamento de Crédito y Cobranza (Cuentas por cobrar) de la compañía Centro de Servicios Compartidos Bimbo S. y comprendimos que no es tan simple aplicar una evaluación de este tipo.de gran utilidad en el ámbito laboral. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. S. Sin embargo. sobre todo al elegir y evaluar factores cualitativos. ANEXOS 88 89. además de completar la formación de nuestro criterio. ya que hubo quienes no se prestaron para proporcionarnos información. Así mismo. alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoria que se aplicaran El objetivo de nuestro examen es obtener una seguridad de que los procesos no incluyan errores e irregularidades importantes aun cuando una estructura eficaz de control interno reduce la posibilidad de que puedan ocurrir errores e irregularidades que no sean detectados. La administración también es responsable de tener a nuestra disposición. los mismos serian sellados con la leyenda “para uso confidencial y restringido. proporcionado por la firma de los auditores. con el fin de elaborar un dictamen del mismo El área de cuentas por cobrar del Centro Servicios Compartidos Bimbo y el grupo auditor. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. se obtiene información confidencial y serán retenidos por nosotros de acuerdo con nuestras 89 90.V. no se pueda eliminar esta posibilidad. nos interesa seguir aprendiendo y adquirir experiencia a partir de la aplicación de los conocimientos que ya poseemos. ANEXOS Los papeles de trabajo preparados con relación con nuestro examen. En relación con nuestro examen. en caso de ser detectados serán informados de inmediato. realizaremos el estudio y la valuación de la estructura de control interno con la finalidad de determinar la naturaleza. DE C. son propiedad de nuestra firma UNAM.A. para mejorar como futuros profesionistas y personas. sin embargo.V. DE C. Los procesos sujetos a nuestro examen son responsabilidad de la administración de la compañía. S. DE C. el acceso a nuestros papeles de trabajo se proporcionara bajo nuestra supervisión. 28/11/2009 PLANEACIÓN Visión y . AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. ATENTAMENTE Acepto las condiciones de que esta carta como un acuerdo de voluntades entre la compañía que represento y la firma de auditores que practicara la auditoria antes citada.3 recursos humanos 4. así como designar al personal que nos atienda en forma directa Los resultados de nuestras pruebas de auditoria. todos los registros que sean necesarios para efectos de nuestra auditoria. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. DE C.3 cultura organizacional 3. S. S.A. constituyen la evidencia en la cual confiaremos para formarnos una opinión sobre el proceso utilizado.7 TOTAL 2. Acti vi da d Día s Octubre Novi embre 13 14 15 16 19 20 21 22 23 26 27 28 29 30 3 4 5 6 9 10 11 12 13 16 17 18 19 20 23 24 25 26 1 Sol i ci tud de i nforma ci ón y 1 E pres enta ci ón de documentos R 2 Recepci ón de l a i nforma ci ón 2 E R 3 Revi s i on de l a i nforma ci on 1 E R 4 Conoci mi ento e i ntegra ci ón 3 E con l os proces os R 5 Rea l i za r di a gnos ti co 3 E prel i mi na r R 6 El a bora ci ón de cues ti ona ri os 3 E R 7 Revi s i ón técni ca de 3 E cues ti ona ri os R 8 Apl i ca ci ón de cues ti ona ri os 4 E R 9 Aná l i s i s de l a i nforma ci ón 2 E obteni da R 10 Deri va r obs erva ci ones y 3 E recomenda ci ones R 11 Integra ci ón de da tos 1 E R 12 Pres enta ci ón del probl ema y 2 E del proyecto R 13 Propues ta de mejora 1 E R 14 Impl ementa ci ón de mejora 3 E ANEXOS R 15 Pres enta ci ón de res ul ta dos 1 E R 91 92. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. niveles y horizontes ANEXOS 92 93. DE C.V. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. 28/11/2009 PROGRAMACIÓN DE TRABAJO Estimamos el siguiente calendario para la elaboración de nuestro trabajo No. DE C. 28/11/2009 DIRECCIÓN Liderazgo y comunicación 6 Motivación y equipos de trabajo 2 Información y tecnología 4 TOTAL 12 Direccion Liderazgo y comunicación Motivacion y equipos de trabajo Informacion y tecnologia ANEXOS 94 95. DE C.V.nuestra solicitud.V.A. La he leído y entendido plenamente las condiciones y disposiciones contenidas Aceptado Por: José Luis Hernández Martínez Puesto: Subgerente Fecha: 19 de noviembre ANEXOS 90 91. S.6 total 19 Estructura organizacional 4 División y distribución de funciones 4. DE C.8 Sistemas 0.A.V. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO.A. 28/11/2009 ORGANIZACIÓN Estructura organizacional 4 División y distribución de funciones 4 cultura organizacional 3 recursos humanos 4 cambio organizacional 2 estudios administrativos 0. metas y estrategias procedimientos y procesos Enfoques.V.A. S.4 Distribución del espacio 1.6 cambio organizacional 2.4 estudios administrativos 0.6 ANEXOS 93 94.A. las respuestas a nuestras solicitudes de información y las manifestaciones escritas. 28/11/2009 PLANEACIÓN Visión y misión 4 Objetivos. S. metas y estrategias 4 procedimientos y procesos 2 Enfoques. niveles y horizontes 4 Total 15 Visión y misión Objetivos.9 Naturaleza Sistemas Distribución del espacio ANEXOS 95 96. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. 28/11/2009 CONTROL Naturaleza 0. S. DE C.V. 28/11/2009 ORGANIZACIÓN Estructura organizacional 4 División y distribución de funciones 4.1 Visión y misión Objetivos. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO.misión 4 Objetivos.7 1.A. metas y estrategias 4 procedimientos y procesos 2.4 estudios administrativos 0.4 Distribución del espacio 1.6 Estructura organizacional 4 División y distribución de funciones 4.3 recursos humanos 4.2 Información y tecnología 4.7 Naturaleza 0.6 cambio organizacional 2.8 0. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. DE C.4 estudios administrativos 0.3 cultura organizacional 3.4 Distribución del espacio 1.8 Sistemas 0. niveles y horizontes ANEXOS 96 97. 28/11/2009 DIRECCIÓN Liderazgo y comunicación 6. S. metas y estrategias procedimientos y procesos Enfoques.6 ANEXOS 97 98.2 Total 15.1 Motivación y equipos de trabajo 2.6 cambio organizacional 2.V.A.3 cultura organizacional 3.A.V.V.8 Sistemas 0. S.7 Liderazgo y comunicación Motivación y equipos de trabajo Información y tecnología ANEXOS 98 99. niveles y horizontes 4.3 recursos humanos 4. DE C. AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ÁREA DE “CUENTAS POR COBRAR” DE LA EMPRESA BIMBO. 28/11/2009 CONTROL Naturaleza 0.4 0.9 Enfoques. DE C. S.7 ANEXOS 99 .