AUDITORIA ADMINISTRATIVA: HISTORIA Y RECORRIDO“El gran reto acerca de crear el futuro no es predecirlo. La meta es tratar de imaginar un futuro que sea verosímil: el futuro que podemos crear. Para ese efecto, las nuevas herramientas de estrategia tienen que echar raíces porque no se puede crear el futuro utilizando las viejas herramientas de estrategia. El esfuerzo que se realiza para crear un punto de vista sobre el futuro y una estrategia para manejar el cambio, representa la capacidad de desarrollar un sentido profundo de discontinuidades para crear una jerarquía de imaginación”. (HAMEL, Gary) GENERALIDADES La administración de empresas en un proceso de funciones básicas diferentes cada una de las otras, tales como planificación, organización, dirección, ejecución y control. En el ámbito empresarial es una herramienta que permite enfrentar, los frecuentes retos encontrados en este. En la teoría administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de la economía y se considera como un principio rector, allí vemos que la evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, además se valora la capacidad y lo pertinente a la práctica administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluación simplemente a partir de los criterios de eficiencia clásico, se reduce el alcance y se sectoriza la concepción de la empresa, así como la potencialidad de la acción participativa humana, pues la evaluación se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la dirección para el resto de los integrantes de la organización y solo mide los fines que para aquélla son relevantes. Por tanto se hace necesario una recuperación crítica de perspectivas y técnicas que permiten una evaluación integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propósitos que están presentes en las organizaciones, en este caso concreto, se tratará la técnica de la auditoria. Cuando hablamos de auditoría administrativa no la podemos concebir en el vacío, ya que esta forma parte de una estrategia de cambio, destinada a lograr que una organización tenga capacidad para transformarse y crecer de manera efectiva. de tal forma que se pueda precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar y lograr una ventaja competitiva sustentable. de esta forma podemos asegurar que la auditoria no es solo para la detección de fraudes. como segunda medida vemos que es el medio principal para la medición y la evaluación de resultados. La auditoria administrativa es la revisión analítica total o parcial de los métodos. leyes y reglamentaciones. si no para la localización de errores y falencias. sistemas y procedimientos de una organización con el propósito de asegurar el cumplimiento del proceso administrativo con políticas. que encaminen las tareas hacia resultados específicos. planes. a si vemos que la auditoria es objetiva. programas. aspectos en los que se está fallando para que sean estudiados en sus causas y sus consecuencias y a la vez sean optimizados o erradicados mediante la creación y ejecución de un plan enfocado a la solución eficaz de estos.(FRANKLIN. E. mayor calidad y desarrollo de todos los diferentes procesos realizados en las organizaciones. estudio de las políticas y sus . la cual posee una doble misión: en primera instancia es parte integrante del control superior o sea debe obtener y mantener el control en la organización.B). prevención de inconvenientes y garantía sobre la adecuada marcha de los procesos y sistemas. su objetivo fundamental es impulsar el crecimiento de las organizaciones mediante el estudio de las acciones que se pueden tomar para subsanar deficiencias. planes de contingencia. lo cual trae consigo. predicción de acontecimientos. ofreciendo de esta forma escalas de medida. imparcial y sistemática. A si pues se establecen algunas funciones propias de la auditoria administrativa que son: investigación constante de los planes y objetivos. estrategias para superar obstáculos mediante la realización de un análisis causa-efecto de las situaciones de manera que todo lo que se haga posea una estructura estable y consecuente. en este orden de ideas se observa que la auditoria brinda la posibilidad de mejora continua. De igual forma es una herramienta para la revisión y evaluación de los resultados logrados. cuando se impulsó la obligación de auditar los resultados financieros de las empresas públicas. La revolución industrial la cual tuvo lugar en la segunda mitad del siglo XVIII. en 1310 y el Colegio de Contadores de Valencia (Italia) en 1581. Para evitar todo tipo de fraude en las cuentas. y hasta principios del siglo XX. de modo que se pudieran evitar desfalcos o que alguna persona se aprovechara de las riquezas que en aquella época costaban tanto sudor y sangre conseguir. HISTORIA Se sabe que hace varios siglos ya se practicaban auditorias. desde entonces. por el año 1862 donde aparece por primera vez la profesión de auditor o de desarrollo de auditoría bajo la supervisión de la ley británica de Sociedades anónimas. Sin embargo. En algunos países de Europa en la edad media. teniendo conocimiento de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria. revisión del equilibrio de las cargas de trabajo y revisión constante de los métodos de control. fue en el siglo XIX. dio origen a nuevas técnicas contables. poniendo mayor atención a las técnicas dirigidas a la auditoria. Muchos reyes o gente poderosa tenían como exigencia la correcta administración de las cuentas por parte de los escribanos. análisis de la eficiencia en la utilización de recursos humanos y materiales. atendiendo a las principales necesidades originadas por el surgimiento de las grandes empresas. las cuales ejecutaban funciones de auditoría. la profesión de auditoría fue creciendo y su . La auditoría es una profesión antigua. estudio constante de las operaciones de la empresa. revisión constante de la estructura orgánica. Algunos de sus antecedentes los podemos encontrar a finales del siglo XV. siendo de los más destacados el consejo Londinense (Inglaterra). que garantizaran los resultados sin sumarse o participar en el desfalco.prácticas. era necesaria una correcta inspección de las cuentas por parte de personas especializadas y ajenas al proceso. se crearon diversas asociaciones profesionales. llegando a Estados Unidos. Harold Koontz y Ciryl O´Donnell. Terry en 1953 el menciona que ¨La esencia de la auditoria administrativa es un prototipo de una operación de éxito.demanda se extendió por toda Inglaterra. Posteriormente George R. en busca de nuevos objetivos donde la detección y la prevención del fraude pasaban a segundo plano y perdía cierta importancia. Dos años después. como las posiciones financieras de la empresa o de los socios o clientes que las constituían. hacia dónde va con los programas presentes. C. aparece también el antecedente de la auditoría interna o auditoria de gobierno que en 1921 fue establecida de manera oficial mediante la construcción de la Oficina general de contabilidad. James O. Larke A. En el año de 1935. también en sus Principios de Administración. McKinsey. de la organización así como de la ejecución y control administrativos de una entidad. la cual se lleva a cabo mediante una revisión periódica de los procesos de planeación. no tanto el fraude. la cual consistía en ¨una evaluación de una empresa en todos sus aspectos. que pertenecía a la American Economic Association sentó las bases para lo que él llamó ¨auditoria administrativa¨. a la luz de su ambiente presente y futuro probable¨. De manera paralela a dicho crecimiento de la auditoria en América. obra en cual abordan el estudio de "las causas de una . en 1955. cuáles deberían ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos. Posteriormente. proponen a la auto-auditoría." El interés por esta técnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar El Análisis Factorial. donde los antecedentes de las auditorias actuales fueron forjándose. de modo que se pudieran establecer objetivos económicos en función de dichos estudios. como una técnica de control del desempeño total. la cual estaría destinada a "evaluar la posición de la empresa para determinar dónde se encuentra. planteo la necesidad de realizar autoauditorías a pequeñas empresas. En 1940 los objetivos de las auditorias abarcaban. en donde define el concepto. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa. Para el año de 1962. realiza un recuento de los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para aplicar una auditoría administrativa. personal. en 1964. Luego de un año.baja productividad para establecer las bases para mejorarla" a través de un método que identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operación de una organización. contenido e instrumentos para aplicar la . tomando en cuenta su función. Edward F. en el cual presenta la contribución de William P. en el Manual of Excellence Managements integra un método para auditar empresas con y sin fines de lucro. ventas y distribución. de la Escuela Superior de Comercio y Administración del Instituto Politécnico Nacional. estructura. en su tesis profesional La Auditoría de las Funciones de la Gerencia de las Empresas. 2) The American Institute of Management. financiamiento. en 1960. de la Escuela Nacional de Comercio y Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México. dentro del programa de doctorado en ciencias administrativas. en 1959. eficiencia operativa y evaluación administrativa. destina un espacio para presentar un trabajo de auditoría administrativa. así como registro contable y estadístico. considera la necesidad de que las empresas analicen su comportamiento a partir de la revisión de las funciones de dirección.. políticas financieras. Por otra parte. ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la evolución de la auditoría administrativa: 1) Víctor Lazzaro publica su libro de Sistemas y Procedimientos. Manuel D´Azaola S. en la asignatura Teoría de la Administración. Alfonso Mejía Fernández. Roberto Macías Pineda. A finales de 1965. La atracción por el tema se extiende al ámbito académico y. Leonard con el nombre de auditoría administrativa y. crecimiento. de la Escuela Nacional de Comercio y Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México. producción. en su tesis profesional La Revisión del Proceso Administrativo. ambiente de trabajo y sistemas de información. en 1971. Jorge Álvarez Anguiano. en Administración de Personal. la oficina de la Contraloría General de los Estados Unidos de Norteamérica prepara las Normas de Auditoría Gubernamental. se generan dos nuevas contribuciones: Agustín Reyes Ponce. en tanto que William P. Poco después. Asimismo. Ya en 1988. y desarrolla los criterios para la integración del equipo de auditores en sus diferentes modalidades. en donde incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecución de la auditoría administrativa. Luego de un tiempo. que son revisadas .auditoría. el cual reúne las normas para su implementación en organizaciones públicas y privadas. precisa las diferencias entre la auditoría administrativa y la auditoría financiera. en Apuntes de Auditoría Administrativa incluye un marco metodológico que permite entender la auditoría administrativa de manera por demás accesible. Años después en 1977. Thierauf presenta Auditoría Administrativa con Cuestionarios de Trabajo. en 1984. En el año 1966. dedica un apartado para tratar el tema. en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditoría administrativa. propone aplicaciones viables de llevar a la práctica y. presenta la primera versión de su texto La Auditoria Administrativa. presentando una propuesta a partir de su propia visión de la técnica. trabajo que introduce a la auditoría administrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las áreas funcionales. la Asociación Nacional de Licenciados en Administración. difunde el documento Auditoría Administrativa. José Antonio Fernández Arena. ofreciendo una visión general de la auditoría administrativa. Robert J. Patricia Diez de Bonilla en su Manual de Casos Prácticos sobre Auditoría Administrativa. Para 1978. se suman las aportaciones de dos autores en la materia. Leonard publica Auditoría Administrativa: Evaluación de los Métodos y Eficiencia Administrativos. PRESENTE Y FUTURO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA En las dos últimas décadas hubo enormes progresos en la tecnología de la información. a fin de mantener la confianza en los informes financieros. como Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo. de contar con alguien que sea capaz de llevar a cabo el examen y evaluación de: la calidad. En la actualidad. Además de auditar los registros financieros de un organismo. La auditoría tradicional (financiera) se ha preocupado históricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia. en la presente década parece ser muy probable que habrá gran demanda de información respecto al desempeño de los organismos sociales. de gran significado y valor para nuestras comunidades industrial. las cuales contienen los lineamientos generales para la ejecución de auditorías en las oficinas públicas. es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios. de los gerentes (auditoría administrativa funcional. así como su exactitud. comercial y de servicio. la Secretaría de la Contraloría General de la Federación se dio a la tarea de preparar y difundir normas. Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la información administrativa. el control administrativo y el sistema operativo de la empresa. es necesario auditar también los medios de que se vale la dirección superior. trabajo que. y continúa siendo. A inicios de la década de los noventa. en su situación actual. la organización. tanto individual como colectiva. lineamientos. procesal) .por la Contraloría Mayor de Hacienda (entidad de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público). programas y marcos de actuación para las instituciones. con el fin de poder determinar la pertinencia de la información que se le suministra para la planeación (estratégica y táctica). sobre todo se ha dedicado al control financiero. continúa ampliando y enriqueciendo. Este servicio ha sido. se puede llevar a cabo una auditoría administrativa del medio ambiente. la calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditoría analítica). es conveniente examinar y evaluar los problemas. valorar la importancia de cada uno y llegar a proponer recomendaciones adecuadas. Y no son sólo los periodos de crisis sino también los de éxito. los que originan cambios a los que necesariamente hay que adaptarse. que dependerán básicamente del objetivo de la auditoría. encontrar soluciones e implantarlas. calidad de la función social. también podrán variar el alcance y la profundidad del examen. sistemas y procedimientos. Muchas veces se hace no sólo necesario sino imprescindible analizar detalladamente los problemas y las causas que están dificultando el desarrollo operativo de la empresa. etc. habrá una metodología por seguir. pertenezcan al sector público o al privado. Si . y que cubran la totalidad o una parte del organismo. competencia. analítica o del medio ambiente) y según sea quien la aplique. ya que la organización debe ser analizada y evaluada en todos sus aspectos. estructura organizacional. si todavía hay tiempo de detectar las principales causas de los problemas. medianos o pequeños. Pero en todos los casos se trata de llevar a cabo un análisis sistemático e integral de los problemas. y los sistemas y procedimientos administrativos. en cuanto a planes y objetivos. Posiblemente habrá necesidad de redefinir objetivos y planes. que abarca aspectos como mercados. grandes. sus causas y soluciones. información. detectar sus causas. Los directores saben que constantemente hay que adaptarse a nuevas situaciones que les impone la realidad. Los organismos sociales en general. comerciales o de servicios. En cada tipo de auditoría administrativa (funcional. etc. se encuentran en distintas ocasiones a lo largo de su vida. sean industriales. Una gestión deficiente o condiciones externas muy desfavorables pueden situarla en una posición difícil. políticas y presupuestos. métodos de control. En los casos anteriormente citados. La empresa puede encontrarse por diversas causas frente a situaciones delicadas. con la necesidad de examinar su situación. Respecto a la relación con el futuro. Para delinear tal marco. C. Analizar el criterio para una auditoría administrativa. Establecer normas de desempeño. El auditor debe examinar y evaluar aquello que existe actualmente. imparcial. que ejerza un juicio profesional sobre: la calidad de la administración y de los que hacen administración (gerentes). A continuación profundizaremos en estos cuatro aspectos. Burton dice: “Aun cuando ya se ha escrito sobre auditoría administrativa. sin embargo esto no quiere decir que el futuro se ignore totalmente. con sus problemas de crecimiento y adaptación al medio ambiente. hasta la fecha no se ha hecho un esfuerzo formal por construir un marco para este tipo de auditoría”. Elaborar informes sobre auditoría administrativa. 4. Analizar el criterio para una auditoría administrativa. 1. una auditoría no puede hacer un pronóstico. 3. MARCO GENERAL DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA El autor J. es que existe una necesidad de examinar y evaluar los factores internos y externos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemática. Lo que realmente interesa destacar.consideramos a los organismos sociales como entes dinámicos. se debe tener en cuenta lo siguiente: 1. Esta definición puede satisfacerla un auditor con experiencia. C. etc. La auditoría administrativa es constructiva. La . Sobre este aspecto J. 2. la calidad de la función social. Crear procedimientos de auditoría administrativa. la calidad de los procesos mediante los cuales operan. La auditoría debe tener relación con el presente y con el futuro. Se define lo objetivo como desprendido. y sin prejuicios. Burton dice que pueden establecerse tres premisas: La auditoría debe tratar con lo objetivo y apreciable. abarcando la totalidad de la misma. comprenderemos entonces por qué a ese examen y evaluación se le denomina auditoría administrativa. De esta manera. Sin embargo. 2. a fin de alcanzar este control. Por lo tanto. Para desarrollar una auditoría administrativa. Parte del procedimiento de auditoría debe preocuparse por el presente. Parte importante de la responsabilidad que tiene el auditor. La auditoría debe producir un resultado que sea fácil de entender y usar. . la administración establece un conjunto de sistemas y procedimientos. al evaluar a la administración del presente.perspectiva actual de la administración está orientada básicamente hacia el futuro y. El propósito principal que la dirección superior busca. ya que los resultados de decisiones actuales pueden ser el mejor medio de considerar resultados futuros. y en la evaluación de los mismos. lo que el auditor administrativo debe hacer. es lograr el efectivo control administrativo sobre las operaciones del organismo. un prerrequisito importante es la formulación de normas de desempeño administrativo que pueden expresarse en términos específicos. es trasmitir de una manera eficaz la información que ha obtenido en sus investigaciones y que tiene que ver directamente con los problemas de la administración. la otra parte de la auditoría administrativa se centra en la elaboración de un informe final de resultados del presente. es medir y evaluar si la dirección está llevando a cabo adecuadamente o no su función orientada al futuro. La auditoría administrativa debe generar un resultado final que sea fácil de comprender y utilizar por los diferentes interesados: los usuarios de la información que arroje el informe. es la culminación del trabajo del auditor. por lo tanto. Establecer normas de desempeño. que constituye con toda claridad una porción de la auditoría administrativa. Esto implica una auditoría de procedimientos. no porque no conozca todos los datos sino porque no dedicó el tiempo necesario ni puso todos los medios para trasmitir esos datos a la dirección superior. debe tomarse en cuenta implícitamente el futuro. Una información que realmente trasmita los hechos esenciales. en ocasiones ocurre que el auditor sólo obtiene un éxito relativo. Estas normas son necesarias para evaluar tanto los procedimientos como los resultados. asignar puntos a los factores y fijar grados de efectividad. Elaborar informes de auditoría administrativa. 3. Es necesario establecer un método de informes de auditoría administrativa con el propósito de que el auditor pueda contar con un medio de información estructurado para dar a conocer los resultados de su análisis. es recomendable evaluar la efectividad del control administrativo. por medio de la valoración de los sistemas y procedimientos que la organización ha establecido. Dentro de los seis factores internos. económico y político en el cual opera la empresa. pueden identificarse varios procedimientos que son de gran utilidad para mejorar la calidad de la administración y la calidad de los procesos mediante los cuales se opera . Esto requerirá un análisis extenso de las necesidades de información con el fin de . 4. Crear procedimientos de auditoría administrativa. para la auditoría administrativa asume mayor importancia el control administrativo. Esto nos llevará a investigar y evaluar cuantitativamente a fin de llegar a una apreciación de la forma de operar de un organismo. es necesario crear los procedimientos asociados a tal trabajo y la documentación necesaria para respaldar la opinión del auditor administrativo.Aunque los procedimientos por sí solos no pueden crear el control.El último factor (externo) ayuda a controlar la calidad de las relaciones del organismo con el medio ambiente social. sin embargo. el auditor verificará si la dirección está obteniendo información pertinente a las decisiones y acciones que debe emprender. determinar factores por evaluar. Respecto a la revisión del control interno. En una auditoría administrativa. la auditoría tradicional (financiera) centra su atención en el control financiero. Por tanto se podrán ponderar funciones. Para efectuar la auditoría. Un primer paso para la creación de medidas de control podría consistir en identificar los diversos f actores de control administrativo dentro de la empresa. Los diversos tipos de organismos sociales. hacen imposible establecer procedimientos rígidos para llevar a cabo un examen y una evaluación de tipo administrativo. incluirán el uso de cuestionarios bien estructurados.evaluar la eficacia del sistema existente para satisfacerlas. de cuál procedimiento de auditoría será el más indicado y eficiente. En el manejo y control de las tareas de auditoría administrativa se requieren políticas y procedimientos definidos que eviten cualquier posible confusión. Naturaleza de los procedimientos de auditoría. sujetos a examen y evaluación. Así pues. y concretamente su manera de operar. mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciación”. y requerirán un estudio a fondo del sistema de información. relativos a la administración. el auditor deberá aplicar su criterio profesional y tomar la decisión. una mayor confianza en las entrevistas con gerentes. para generar lo que se denomina “procedimientos de auditoría”. Los procedimientos de auditoría se definen como: “Las técnicas de análisis aplicables a una variable o grupo de hechos. los procedimientos asociados con la auditoría administrativa implicarán un aumento considerable en el tiempo dedicado a la evaluación del control interno. En la práctica se pueden combinar dos o más técnicas de auditoría. . Por tanto.