Universidade Anhanguera UniderpCentro de Educação a Distância Curso: Administração Aluno: RA: Aluno: RA: Aluno: RA: Aluno: RA: Aluno RA: PROCESSOS ADMINISTRATIVOS Tutor Presencial: Professor EAD: Pólo Presencial Valparaiso - SP 3º Série /Ano2014 Universidade Anhanguera Uniderp Centro de Educação a Distância Curso: Administração PROCESSOS ADMINISTRATIVOS Atividade Pratica Supervisionada apresentada ao Curso de Administração do Centro de Educação a Distância- CEAD da Universidade Anhanguera UNIDERP como requisito obrigatório para cumprimento da disciplina de Processos Administrativos. . . Pólo Presencial Valparaiso - SP 3º Série /Ano 2014 SUMÁRIO INTRODUÇÃO.................................................................................................. 05 ETAPA 1 Desenvolvimento 1 - Planejamento. ...................................................................................... 06 1.2 Tipos de planejamento.................................................................................. 06 1.2.1 Nível estratégico.................................................................................. 07 1.2.2 Nível Tático........................................................................................ 07 1.2.3 Nível Operacional.................................................................................... 08 1.3 Comparação com o PLT..........................................................................08 1.4 Analise dos artigos ..................................................................................09 Considerações Finais...................................................................................... 10 Referências Bibliográficas.................................................................................. 10 ETAPA 2 2. Planejamento e Organização do ambiente de trabalho................................... 12 Desenvolvimento 2.1 Projeto e Extensão Universitária............................................................... 13 Considerações Finais.................................................................................... 16 Implicações Éticas........................................................................................ 16 Referencias Bibliográficas............................................................................ 17 ETAPA 3 3. Processo Administrativo e os níveis gerenciais. ............................................ 18 Desenvolvimento 3.1 O Processo Administrativo..................................................................... 18 3.2 Controle e Direção como funções do Administrador................................. 19 3.3 Tipos de Controle................................................................................... 20 3.4 Estilos de Direção (Teorias X, Y e Z)...................................................... 23 3.5 O processo de direção durante o andamento de nosso projeto..................... 24 Considerações Finais..................................................................................... 25 Implicações éticas........................................................................................... 26 Referencias Bibliográficas................................................................................ 27 ETAPA 4 4. O Administrador como agente no sucesso da organização. ........................... 28 Desenvolvimento 4.1 Análise dos Artigos.................................................................................. 28 Considerações Finais....................................................................................... 30 Referências Bibliográficas................................................................................ 32 INTRODUÇÃO Este trabalho acadêmico tem como objetivo demonstrar a importância do planejamento como forma de otimizar o gerenciamento e uma melhor gestão das organizações. Assim, sendo, possui como objetivos específicos apresentar definições comparativas do que é, e os tipos de Planejamento existentes procurando também mostrar a importância do Planejamento nas atividades do Administrador que deseja obter sucesso empresarial e profissional, mantendo como foco a função do Planejamento. Identificando o propósito e as dimensões da organização como função do Processo Administrativo. Procuraremos evidenciar através de um projeto de extensão universitária que a importância do planejamento estratégico para as organizações reside no auxílio que ele pode prestar à administração, pois trata-se de um processo de planejamento formalizado e de longo alcance, para a definição das metas e dos objetivos organizacionais. Desenvolvimento 1 - Planejamento. O planejamento pode ser conceituado como um processo desenvolvido para alcançar uma situação futura desejada, consiste em um conjunto de ações intencionais, integradas, coordenadas e orientadas para tornar realidade um objetivo futuro, de forma a possibilitar a tomada de decisões antecipadamente. Para Oliveira (1996), planejamento pode ser definido como um processo que considera os aspectos destacados pelas dimensões anteriormente demonstradas, no sentido de alcançar uma situação desejada de maneira mais eficiente e efetiva, com a melhor concentração de esforços e recursos pela organização. Desta forma, o planejamento norteia a organização a seguir o rumo traçado, de modo a buscar uma situação almejada, diferente da atual, empregando todo o seu potencial disponível. Pela definição do autor entende-se que na pratica Planejamento nada mais é do que o ato ou efeito de planejar, criar um plano para otimizar e alcançar um determinado objetivo. Na definição de Maximiano (1995) o planejamento compreende os fatores tempo e incerteza, bem como o fator decisorial. Assim sendo, seu conceito engloba o processo de definição dos objetivos organizacionais a serem alcançados e dos meios para atingi-los, através da interferência na realidade, com a intenção de passar de uma situação conhecida para uma situação desejada, dentro de um intervalo de tempo previamente definido, em que as decisões tomadas no momento atual, afetarão o futuro da organização. O planejamento é uma importante ferramenta de gestão e administração, que está relacionada com a preparação, organização e estruturação de um determinado objetivo. É essencial na tomada de decisões e execução dessas mesmas tarefas.Assim sendo ele representa a primeira função administrativa, por ser exatamente a que serve de base para as demais funções, como organização, direção e controle. 1.2 Tipos de planejamento De acordo com Oliveira (1996) são três, os tipos de planejamento existentes, considerando os grandes níveis hierárquicos: planejamento estratégico, planejamento tático e planejamento operacional. 1.2.1 Nível estratégico O planejamento estratégico é um importante componente do planejamento empresarial, que facilita de forma substancial a gestão de uma empresa, envolvem a visão global da empresa, possui um conteúdo genérico e bastante sumarizado e são de longo prazo, geralmente um horizonte de 5 anos ou mais. É um processo gerencial, que possibilita ao administrador efetuar o norteamento da organização no sentido de permitir otimizar a relação entre a organização e o ambiente em que está inserida. Através dele são tomadas as decisões estratégicas, que derivam de informações não programadas, antecipatórias e não rotineiras, para assistência à administração estratégica. Além disso, monitora o desempenho estratégico e o norteamento, político, econômico e competitivo que cercam a organização. Embora o grau de detalhamento seja menor, as informações devem ter um maior nível agregado para que sirvam de apoio às tomadas de decisões estratégicas também dá origem e valida à missão, a visão, os valores, as crenças e princípios da organização. 1.2.2 Nível Tático O planejamento tático envolve os objetivos intermediários de cada unidade organizacional, seja unidade de negócios ou departamento, é realizado de ano em ano e busca otimizar determinada área da empresa deve estabelecer uma coordenação e integração entre si e estar alinhado com o plano Estratégico. As informações que servirão para o planejamento tático envolvem informações não programadas, concentrando-se em um nível médio de decisão, pois desenvolvem planos de curto e médio prazo. Durante o planejamento tático, são efetuadas programações e orçamentos, determinação das políticas, procedimentos e objetivos de negócios para as várias subunidades da organização, bem como a distribuição de recursos e monitoramento dessas subunidades. 1.2.3 Nível Operacional Os planos Operacionais são elaborados a partir dos planos táticos, são bem mais objetivos, racionais e detalhados, elaborados pelos executores operacionais da empresa, abordando cada operação do departamento em separado em um horizonte de tempo de curto prazo, de um ano ou menos. Os planos operacionais constituem-se na formalização das metodologias de desenvolvimento e implantação estabelecidas na organização. As decisões operacionais precisam de programação prévia e detalhamento, através de planos organizacionais de curto prazo é implantado o plano de ação da organização, de modo a contemplar o custo/benefício para a organização. É através do planejamento operacional que se efetua o monitoramento das atividades básicas da organização. Os planos operacionais mais comuns são: a) Procedimentos: Trata-se de uma seqüência de etapas ou passos que devem ser seguidos para a execução de um plano, indicam como chegar a um determinado objetivo. b) Orçamentos: estão relacionados com o uso do dinheiro em um determinado período de tempo, podem ser segmentados por projetos, por períodos de tempo, por atividade ou por áreas. c) Programas: São planos relacionados com o tempo, distribuem as atividades que precisam ser realizadas ao longo de uma linha de tempo é também conhecido por cronograma. d) Regras ou regulamentos: é referente ao comportamento das pessoas em determinadas situações, especificam o que as pessoas podem ou não fazer, visam limitar o grau de liberdade das pessoas em situações que podem ser previstas com antecedência. 1.3 Comparação com o PLT No PLT cada tipo de planejamento tem um determinado setor que a produz e um determinado tempo de duração para o planejamento, já para os autores todas as etapas não produzidas pelo mesmo setor têm uma seqüência a ser seguida, para atingir a conclusão do planejamento precisam-se seguir todas as etapas e muda também os nomes dos níveis de planejamento. No PLT o planejamento é mais voltado a decisões a serem tomadas no futuro já os autores pesquisados referem-se a atividades a serem cumpridas para cada setor. 1.4- Analise dos artigos Nos artigos, Veja o futuro antes dos outros e O desafio do administrador do futuro. Shinyashiki expressa que para obter sucesso um empresário precisa ter visão, pois só assim conseguirá enxergar o que está nas entrelinhas e se antecipar tornando-se um verdadeiro empreendedor. A visão leva a pessoa a estar sempre alerta para aproveitar as oportunidades tendo uma imagem muito clara em sua mente de ONDE e COMO deseja chegar e acabam assumindo riscos calculados, gerenciando as crises e avaliando as reais chances de sucesso. O empreendedor com visão enxerga as possibilidades antes que se tornem óbvias faz a diferença transformando algo de difícil definição, em algo concreto, que funciona, transformando o que é possível em realidade. Já no texto de Santos o verdadeiro empresário procura manter o foco, e isso demanda planejamento e quando se ele toma a iniciativa de começar a planejar seus negócios deve estar ciente que nem sempre é possível acertar tudo, mas que conseguirá diminuir as decepções e prejuízos, conseguindo maior qualidade e eficácia nos projetos e processos futuros. Principalmente porque quando se planeja ocorre uma junção de coisas necessárias e suficientes para se atingirem objetivos. Considerações Finais O Planejamento é uma ferramenta de gestão empresarial amplamente utilizada pelas empresas, que traz mudanças significativas na gestão das organizações uma empresa que não planeja suas ações futuramente estará comprometida no mercado, levando muitas empresas a fecharem suas portas já no primeiro ano de vida. Entretanto não é apenas a falta do planejamento a responsável pela não sobrevivência, mas com certeza é fator determinante para sua mortalidade, assim como definiu Santos em seu artigo o empresário necessita ter o planejamento, pois ao tomar a iniciativa de se começar a planejar seus negócios o empresário tem que ficar ciente que nem sempre é possível acertar tudo e sim diminuir decepções e prejuízos, de maneira que se consiga maior qualidade e eficácia nos projetos e processos futuros. Em geral, o encerramento das empresas é causado por um conjunto de problemas ou falhas como vimos nos artigos propostos, como a falta de visão, a ausência de comportamento empreendedor, ausência de um planejamento prévio adequado, deficiências no processo de gestão empresarial, insuficiência de políticas publicas de apoio aos pequenos negócios, dificuldades decorrente da conjuntura econômica e impacto de problemas pessoais sobre o negócio. Enfim para uma empresa ser competitiva e garantir a sobrevivência é necessário que haja um planejamento adequado. Referências Bibliográficas CHIAVENATO, Idalberto. Administração: teoria, processo e prática. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006. OLIVEIRA, D de P. R. de. Planejamento estratégico: conceitos, metodologias, prática. 10. ed São Paulo:Atlas, 1996.294p. Significado de Planejamento. Disponível em: http://www.significados.com.br/planejamento/.Acesso em: 22 de maio de 2014. PORTO, Maria Alice Guedes. O Planejamento estratégico como forma de otimizar o gerenciamento nas organizações. XIII SIMPEP - Bauru, SP, Brasil, 6 a 8 de Novembro de 2006. Disponível em: http://www.simpep.feb.unesp.br/anais/anais_13/artigos/1022.pdf. Acesso em: 22 de maio de 2014. SHINYASHIKI, Roberto. Veja o futuro antes dos outros. Site Planejamento Estratégico. Disponível em: <http://www.planestrategico.com.br/index.php?lingua=1&pagina=shinyashiki2. Acesso em: 22 de maio de 2014. SANTOS, Paulo Barreto dos. O desafio do administrador do futuro. Site Artigos.com.Disponível em: <http://www.artigos.com/artigos/sociais/administracao/planejamento-econtrole- 751/artigo/>. Acesso em: 22 de maio de 2014. 2. Planejamento e Organização do ambiente de trabalho Planejamento é a determinação de um conjunto de procedimentos, de ações, visando à realização de determinado projeto. Planejamento e organização são interdependentes um não existe sem o outro. Portanto é de suma importância um bom planejamento, planeja-se para o cumprimento de metas que foram traçadas, para isso exige- se os recursos humanos e materiais, para que se possam alcançar os objetivos traçados pela empresa Catelli (1999). Assim para que um planejamento que seja eficaz deve-se considerar as prioridades. E as atitudes racionais demonstram, mesmo de forma subjetiva, uma ordem de prioridades. Morante (2008) abarca que para planejar não basta apenas utilizar modelos e fórmulas, devendo- se levar em conta a participação administrativa, a prática contábil evidenciando informações rápidas e eficientes para o acompanhamento do planejamento, o estudo das características internas da empresa no processo de planejamento fazendo parte da cultura da organização. Assim pode- se dizer que toda decisão é antecipada, pois é tomada antes da ação e que o planejamento corresponde a uma série dessas decisões antecipadas que serão implementadas posteriormente portanto é essencial ordenar as prioridades, segundo alguns critérios: • Urgência; • Menor custo; • Praticidade; • Grau de dificuldade ou facilidade; • Prazer; O que se pode ver então que o planejamento visa a organização do trabalho sendo que a organização é uma necessidade essencial para qualquer empresa,pois a mesma visa a melhoria de métodos e meios para a execução e a simplificação dos procedimentos operacionais.Portanto é necessário que o canteiro de obras esteja organizado e em ordem para que seja possível realizar trabalhos com eficácia e economia.Assim sendo para se conseguir uma boa organização é necessário que se observe como ele se apresenta estabelecendo um plano investigação através do qual se procure: • Definir a efetivação do evento; • Visualizar através de desenhos e gráficos as diversas etapas; • Decomposição do trabalho em todas as suas fases. Portanto o planejador deve partir da premissa que sempre existe uma melhor forma de executar o trabalho podendo assim aumentar a produtividade do conjunto ou desenvolvendo métodos para enfrentar novas situações. Desenvolvimento 2.1 Projeto e Extensão Universitária Campanha do Agasalho “Ajude quem tem frio, vai aquecer seu coração” Passos do Planejamento Tendo em vista que o Planejamento é um processo gerencial articulado de definição de objetivos e escolha dos meios para atingi-lo e que fornece um mesmo Norte para toda equipe, uma ferramenta de informações para ajudar nas tomadas de decisão futuras. Definiremos as etapas de nosso Projeto e Extensão Universitária Campanha do Agasalho “Ajude quem tem frio, vai aquecer seu coração” 1. Visão e missão Missão: Conscientizar a população da importância da solidariedade, o exercício da cidadania bem como das diferenças sociais existentes na nossa sociedade, arrecadando agasalhos para as entidades de nossa cidade. Visão: Incentivar e desenvolver em nosso município, atitudes solidárias que representem crescimento interior, através de arrecadação de cobertores, mantas, e agasalhos em geral. Após a arrecadação será feita a distribuição para pessoas necessitadas do município. 2. Analisar o ambiente externo Após pesquisas de campo observamos que existem instituições (asilo, lar das crianças, APAE, pessoas em situações de calamidade publica, mendigos), no município que necessitam de roupas de cama, cobertores e agasalhos em geral. 3. Analisar o ambiente interno A realização da campanha irá proporcionar ao grupo um maior entrosamento entre os discentes e a população, que trabalharam em conjunto em prol de beneficiar pessoas carentes. 5. Definir objetivos e Metas Temos como objetivo, arrecadar o máximo possível de quantidade de peças de roupas, como: calça, camisa, casacos, meias, tocas, luvas, capas e outros. Nossa meta será entregar os agasalhos arrecadados para algumas instituições filantrópicas. 6. Formular e Implementar a estratégia Para divulgação da campanha utilizaremos redes sociais, carro de som, panfletos, cartazes. Distribuição de caixas para a coleta das doações. A duração da campanha de agasalho será de um mês e contará com a ajuda de voluntários para organizar e distribuir de forma igualitária a arrecadação. 7. Gerar Feedback e Controlar Aplicação de Recursos: Contaremos com apoio de empresas e da prefeitura que irão colaborar dispondo de pontos para a arrecadação dos agasalhos como: Supermercados e Agencias Bancarias, lanchonetes, farmácias e em outros pontos de grande circulação inclusive na própria faculdade onde estudamos. Atividades a serem realizadas: Os alunos se mobilizarão para visitar residências pedindo doação e entrega de panfletos para a população e enfatizarmos os pontos fixos de arrecadação. Distribuição de cargos: Cada integrante do grupo terá função especifica. Organograma O presidente será o responsável por procurar patrocínio junto as empresas e prefeitura para arcar com os custos da campanha (cartazes, carro de som, panfletos, caixas, etc.) o vice- presidente será encarregado de pedir autorização para colocar as caixas nos postos de arrecadação, depois de autorizado o encarregado de marketing sairá com u m grupo de voluntários divulgando a campanha de porta em porta, enquanto que o encarregado de execução ficara responsável por organizar as bancadas em cada local e sairá com o grupo de voluntários pedindo doação. Após o termino da campanha o grupo todo se reunirá para contar, separar e dividir as doações para as instituições que serão beneficiadas. Considerações Finais O planejamento começa pela missão da empresa, que dará origem ao planejamento estratégico, que se desdobrará em um plano tático, e este em um plano operacional, seguido pela a organização da ação empresarial. O Planejamento Estratégico é um instrumento flexível uma peça-chave da estratégia é a seleção de características e medidas a serem consideradas e tomadas. Assim através do planejamento e desenvolvimento do trabalho proposto observamos que é mais fácil concretizar algo e ter um bom desempenho no trabalho, quando todos estão caminhando na mesma direção, todas as ferramentas e os recursos necessários estão à disposição e todas as pessoas que precisamos ao nosso lado dão o apoio desejado. Para que o plano estratégico funcione é necessário investir na capacidade de se organizar e de organizar o cenário ao seu redor, para tanto é necessário estabelecer metas e indicadores para que todos possam acompanhar o progresso em relação ao cenário almejado. É necessário dividir as missões e metas com as pessoas que precisa que te apóie, pedindo a opinião delas, porque você faz perguntas, os demais geralmente cooperam mais. Principalmente porque para concretizar projetos precisamos incluir a realização das várias tarefas que os compõem. Deste modo é necessário delegar as tarefas, que puder junto com a correspondente autoridade. Assim muitas tentativas para concretizar algo envolvem a gestão de múltiplas tarefas ao mesmo tempo. Se tiver um plano mestre, as coisas certamente ficarão mais fáceis. Se delegar parte do trabalho, ficarão ainda mais, principalmente porque para que o planejamento tenha todas as condições de ser executado e transformado em resultados concretos,precisa de organização pois este são os meios para que a ação empresarial seja viável e possa ser realizada com sucesso Implicações Éticas Atualmente nas relações empresariais tem-se a identificação de que a ética pode ser considerada uma essência de sucesso para as organizações modernas que apresentam-se por meio das ações entre agentes empresariais e entre os próprios colaboradores da empresa. Nesse contexto agir com ética é o mesmo que agir de acordo com determinadas regras e preceitos como respeito, confiabilidade e segurança, fatores estes que constroem ou destroem a imagem das organizações. Portanto a ética, constitui o alicerce do tipo de pessoa que se pode ser e do tipo de organização que se pode representar. Por isso nas práticas empresariais éticas esta se origina em culturas corporativas éticas e este comportamento ético torna-se prioritário para desenvolver uma cultura corporativa que possibilite ligar padrões éticos com as práticas empresariais. O mundo de uma organização é permeado por conflitos, choques entre interesses individuais e, muitas vezes, entre esses e os da própria organização, de modo que a ética servirá para regular essas relações, colocando limites e parâmetros a serem seguidos Referencias Bibliográficas CATELLI, Armando (Coord.). Controladoria: uma abordagem da gestão econômica: GECON. 1º. Ed. São Paulo: Atlas, 1999. CHIAVENATO, Idalberto. Administração: teoria, processo e prática. Rio de Janeiro: Elsevier,2006. MORANTE, A. S.; JORGE, F. T., Controladoria: Análise financeira, planejamento e controle orçamentário. São Paulo: Atlas, 2008. Planejar para construir.Disponível em: http://www.engenhariacompartilhada.com.br/secoes.aspx?capitulo=122.Acesso em:23 de maio de 2014. Planejamento estratégico. Disponível em: http://www.sebraepr.com.br/PortalInternet/Destaques/Melhorando-minha- empresa/Planejamento-estrat%C3%A9gico. Acesso em: 23 de maio de 2014. 3. Processo Administrativo e os níveis gerenciais. Administração é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos técnicos, científicos, financeiros, materiais e de pessoal a fim de alcançar um objetivo, e o administrador é a pessoa que planeja, organiza, dirige pessoas, gere e controla recursos materiais, financeiros, de informação e tecnologia tendo em vista a realização de determinados objetivos. É o administrador que da direção e rumo à sua organização, proporciona liderança às pessoas e decide como os recursos organizacionais devem ser utilizados para atingir os objetivos da organização. Como visto anteriormente Organização é uma entidade social composta de pessoas que trabalham juntas e deliberadamente estruturadas em uma divisão de trabalho para atingir um objetivo comum, ela emprega pessoas e aplicam recursos, podem ser de grande porte ou pequenas e micro organizações. Podem ser locais, regionais ou globais, existem ainda as de caráter não lucrativo que possuem objetivos sociais, e podem ser governamentais ou não governamentais (ONG). Desenvolvimento 3.1 O Processo Administrativo Processo Administrativo é a denominação dada ao conjunto e seqüência das funções administrativas que são: Planejamento, Organização, Direção e Controle. O Processo Administrativo nos três níveis organizacionais Planejamento Nível Controle Direção Organização Controles Globais e Avaliação Organizacional Direção geral. Políticas e Diretrizes de Pessoal Estrutura Organizacional Planejamento Estratégico. Objetivos Organizacionais Institucional Intermediário Planejamento Alocação de Recursos Controles Táticos e Avaliação Departamental Gerência de Recursos. Liderança e Motivação Desenho Departamental Estrutura das Equipes e órgãos Controle operacional e avaliação individual Supervisão de Primeira Linha Desenho de Cargos e Tarefas Planos Operacionais das Ações Cotidianas Operacional Como já vimos o planejamento é a primeira função administrativa, definindo objetivo para o futuro desempenho organizacional e decidindo sobre os recursos e tarefas necessários para alcançá-los adequadamente, envolve soluções de problemas e tomadas de decisão A organização é a segunda função administrativa e esta relacionada com a atribuição das tarefas, agrupamento das mesmas em equipes e alocação dos recursos necessários nas equipes. A direção é a terceira função administrativa representa a execução daquilo que foi planejado, é aquela que envolve a motivação das pessoas para atingir os objetivos organizacionais é o processo de influenciar e orientar as atividades relacionadas com as tarefas dos diversos membros da equipe ou da organização como um todo. O controle é a quarta função administrativa e é o acompanhamento, o monitoramento e a avaliação do desempenho organizacional para verificar se as coisas estão acontecendo conforme o planejamento, a organização e a direção é responsável por assegurar que as atividades atuais estejam em conformidade com as atividades planejadas. 3.2 Controle e Direção como funções do Administrador O Controle Empresarial é uma ferramenta de grande relevância para o controle da gestão isto porque é um processo de direciona as atividades das pessoas para que alcance as metas organizacionais, considerando objetivos e critérios diferentes em cada um dos níveis hierárquicos de controle. O Controle consiste basicamente de um processo que guia a atividade exercida para um fim previamente determinado, sendo composto por quatro etapas ou fases, sendo que cada uma delas influencia e é influenciada pelas demais. Fonte: O ciclo de Controle. Fonte: CHIAVENATO, 2004.Disponível em: http://ideagri.com.br/plus/modulos/noticias/ler.php?cdnoticia=561. O conceito de controle não pode existir sem o conceito de planejamento requerem planos, isto significa que um sistema eficaz de controle precisa reunir os seguintes aspectos: • Orientação estratégica para resultados; • Compreensão; • Orientação rápida para as exceções; • Flexibilidade; • Autocontrole; • Natureza positiva; • Clareza e objetividade. 3.3 Tipos de Controle Cada organização requer um sistema básico de controles para aplicar seus recursos financeiros, desenvolver pessoas, analisar o desempenho financeiro e avaliar a produtividade operacional. Controles Estratégicos É o sistema de decisão de cúpula que controla o desempenho e os resultados da organização como um todo, tendo por base as informações externas. Exemplos: balanço patrimonial, relatórios financeiros, controle dos lucros e perdas, análise do retorno do investimento. Controles Táticos Realizados no nível intermediário, referem-se a cada uma das unidades organizacionais. Estão orientados para o médio prazo, exemplo: controle orçamentário, contabilidade custos, ponto de equilíbrio. Controles Operacionais São projetados ao curto prazo, sendo que boa parte das ações corretivas de controle no nível operacional é realizada sobre as pessoas ou seu desempenho. A ação disciplinar é a ação realizada sobre o comportamento de pessoas para orientar,corrigir desvios ou discrepâncias, devendo ter as seguintes características: • Deve ser esperada; • Deve ser impessoal; • Deve ser imediata; • Deve ser consistente; • Deve ser limitada ao propósito; • Deve ser informativa. Assim sendo observa-se que o controle visa alcançar duas finalidades: corrigir as falhas ou erros existentes e prevenir a ocorrência de novas falhas ou erros no futuro. Contudo para que seja eficiente e eficaz precisa possuir as seguintes características: orientação estratégica para resultados, compreensão, orientação para as exceções, flexibilidade, autocontrole, natureza positiva e incentivadora e clareza e objetividade. Realizados o planejamento e a organização da ação empresarial, o próximo passo é a função de direção. O administrador acompanha o processo de criação de planejamento, analisa, estabelece colaboradores, define obrigações, controla e direciona seus subordinados para que haja uma harmonia de interesses entre organização e trabalhadores. Isto acontece porque para que uma empresa funcione as pessoas precisam ser admitidas, aplicadas em seus cargos, doutrinadas e treinadas, precisam conhecer aquilo que se espera delas e como elas devem exercer seus cargos, devem ser guiadas e motivadas para alcançarem os resultados que delas se espera. E o papel da direção consiste em acionar e dinamizar a empresa relacionada com a ação, com o colocar-se em marcha, e tem muito a ver com as pessoas, está diretamente ligada com a atuação sobre os recursos humanos da empresa. A direção se divide em três níveis que são: Institucional, Intermediário e Operacional. Características dos Níveis Administrativos Nível Atuação Abrangência Amplitude de tempo Institucional Estratégico Global Longo Prazo Intermediário Tático Parcial Médio Prazo Operacional Operacional Específico Curto Prazo Fonte: www.eteavare.com.br/arquivos/30_283.doc • Nível Institucional: É o nível mais elevado da organização, constituído pelo Presidente e Diretores e onde são tomadas as principais decisões, está em contato direto com o ambiente externo, e sofre as pressões e os impactos ambientais. Recebe o nome de nível estratégico, por ser o responsável pela definição do futuro do negócio como um todo. Nesse nível, o administrador deve possuir uma visão estratégica, para definir a missão e os objetivos fundamentais do negócio. • Nível Intermediário: É o nível que articula internamente o nível estratégico e o nível operacional. Recebe o nome de nível gerencial ou tático, constituído pelos Gerentes é nele que se recebe as decisões globais e as transforma em programas de ação para o nível operacional. Interpreta a missão e os objetivos fundamentais do negócio, traduzindo-os em meios de ação para que o nível operacional possa transformá-lo em execução. Nesse nível, o administrador deve possuir visão tática. • Nível Operacional: É o nível mais baixo de todos, administra a execução e realização das tarefas e atividades cotidianas. Nesse nível, o administrador deve possuir visão operacional, isto é, conhecimento técnico para orientar e dirigir os funcionários que realizam as tarefas. 3.4 Estilos de Direção (Teorias X, Y e Z) Douglas McGregor desenvolveu teorias que balizaram os estilos de direção baseadas na natureza humana (Behaviours), voltada para a administração dos recursos humanos – Teoria X e Teoria Y. A Teoria X determina que o Gestor /Administrador tende a dirigir e controlar os subordinados de modo rígido. Nesta teoria o Gestor/Administrador passa a centralizar em si (a delegação de autoridade é mínima ou inexistente) porque entende que as pessoas são dependentes e preferem ser dirigida, a autocracia é marca permanente e o controle é coercitivo. Os funcionários deixam de reagir às mudanças e passam a agir sob julgo do Chefe. A Teoria Y coloca-se em posições oposta, nela o Gestor/Administrador pensa e age de forma a envolver as pessoas: aumento da participação, da liberdade, e da responsabilidade no desempenho das tarefas. Delegam tarefas, por conseguinte, mais autoridade, o que desperta a criatividade. A democracia se faz presente e o ambiente de trabalho, por seu turno, tornam-se suave, impulsionado as pessoas a tomar iniciativa e responsabilidade no desempenho profissional. Contudo, se houver a necessidade de intervenção direta para resolver um problema, o Gestor/Administrador não se furta a usar o poder da autoridade que lhe é cabível. A Teoria Z dá mais um passo à frente ao resgatar HOMEM de um absenteísmo, permitindo-lhe a liberdade de expressão e a participação na vida das organizações, colocando-o coloca novamente à frente das máquinas, pois sua posição fora ultrapassada pela tecnologia. Abrange aspectos relacionados à vontade que o HOMEM possui: estabilidade no emprego, remuneração mais condizente, participação nas decisões e soluções de problemas. A escolha por um dos Estilos não significa que a organização despreza o outro. Principalmente porque eles tendem a se complementarem de forma a atingir os objetivos. As situações apresentadas em cada caso específico levam os Gestores/ Administradores a trabalharem um ou outro Estilo. O que se percebe na atual gestão contemporânea é que a tradicional Gerencia vem cedendo lugar a uma nova liderança democrática e participativa. As pessoas em qualquer nível da organização precisam estar preparadas para solucionar problemas logo que eles apareçam, sem a necessidade de recorrer à hierarquia para aprovar suas idéias e sugestões. 3.5 O processo de direção durante o andamento de nosso projeto Empregamos como base de nosso projeto os princípios da teoria Y, facilitando a distribuição de responsabilidades de forma democrática entre os níveis hierárquicos de nosso grupo no estilo do Empowerment, conceituando o nosso cronograma de modelo achatado, sendo mais fácil delegar tarefas conquistando um maior nível de confiança em nossos colaboradores que contribuíram para a execução de nossos objetivos. Distribuindo as tarefas nos níveis departamentais facilitando a direção e gerência, e logo após passamos para a parte de supervisão, onde foi colocado em prática todo planejamento de nosso projeto. Aprendemos nesta etapa que a direção esta diretamente ligada a comunicação, estilos e métodos de motivação, onde utilizamos a direção para motivar não somente o grupo envolvido para a arrecadação dos agasalhos, mas também todo o município em prol do próximo. Considerações Finais Através do desenvolvimento das etapas propostas compreendemos que a administração estratégica depende de um sistema orientado por funções e para entender este sistema formado por quatro funções básicas, Planejamento, Organização, Controle e Direção. Precisamos entender como funciona o processo administrativo na prática e este foi possível através da realização do projeto de extensão universitária, onde tivemos a oportunidade de aplicar todas as ferramentas do Planejamento estratégico. No paralelo entre teoria e pratica tivemos a oportunidade de compreender que a tarefa da administração é interpretar os objetivos propostos pela empresa e transformá-los em ação empresarial e de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da empresa, a fim de atingir tais objetivos. Planejamento, organização, controle e direção são as quatro principais funções administrativas onde Planejamento simula o futuro desejado estabelecendo antecipadamente os cursos de ação necessários e as ferramentas adequadas para atingir os objetivos. Já na fase da organização aprendemos como montar a estrutura organizacional, uma vez que a organização é responsável pela alocação, distribuição e arrumação dos recursos trazidos de fora da organização para dentro. A fase do controle foi utilizada para manter o bom desempenho dos recursos disponíveis tomando ações corretivas, quando necessárias e a direção foi utilizada em nosso projeto para dinamizar o processo de trabalho através da ativação das pessoas através da comunicação,motivação, coordenação e liderança de nossos colegas de trabalho. Entendemos então ao termino do projeto proposto que a administração é um processo, inerente a qualquer situação em que haja recursos que procuram atingir algum tipo de objetivo. Assim sendo, as quatro funções administrativas, que transcorrem em ordem aproximadamente seqüencial, constituem o chamado Processo Administrativo. E para que um planejamento estratégico seja satisfatório todos os elementos envolvidos devem conhecer o objetivo dominante da empresa, pois somente assim todos, poderão trabalhar em prol desse objetivo dosando e aplicando os esforços no momento melhor ou no momento exato que for preciso. Assim, a ação individual será frutífera e permitirá que os planos se transformem em resultados de forma mais natural e eficiente. Principalmente porque de nada vai adiantar um bom planejamento e uma boa organização se as pessoas trabalharem sem orientação e coordenação adequadas. É o que podemos ver no artigo de Tittanegro “Por que as ferramentas gerenciais podem falhar”,o autor parte da premissa que os processos podem falhar por falta de experiência de quem o está elaborando, por não motivar as pessoas que irão executá-los e muitas vezes postura antiga dos gestores que levam os colaboradores a entender que a empresa só pensa em lucros e esquece-se de seus colaboradores. Implicações éticas O controle é uma função essencial dentro das organizações, no entanto ele pode ser visto por muitos como um aspecto negativo, principalmente quando nas organizações e na sociedade é freqüentemente interpretado no sentido de restrição, coerção, delimitação, direção, esforço, manipulação e inibição. Contudo a função controle é uma realidade no processo administrativo, mas para que funcione é importante que os meios de comunicação e transmissão de informações devem ser embasados por uma boa comunicação entre a gerencia e os colaboradores a fim de se evitar interpretações erradas, pois a mesma é de grande importância para a transmissão dos valores que as empresas desejam disseminar entre os seus membros. Assim somente a partir de uma boa comunicação os executivos que atuam em organizações éticas, recebem apoio para correr riscos e serem inovadores sendo desestimulados a agir de modo excessivamente competitivo e prestam atenção tanto à quais objetivos foram alcançados, quanto à maneira como eles foram atingidos exercendo assim uma influência maior sobre os funcionários. Estudos apontam que uma empresa com uma cultura organizacional que adota padrões éticos elevados, terá uma interferência forte e positiva sobre o comportamento dos funcionários, pois as pessoas sabem o que a organização espera delas naquele momento. Por outro lado, uma cultura forte que encoraje a ultrapassagem de limites pode estimular comportamentos antiéticos. Assim uma empresa ao se basear em princípios éticos aumenta a possibilidade de obter melhores resultados, pois a qualidade, como processo, não pode estar desvinculada da qualidade dos valores humanos envolvidos principalmente porque a engrenagem principal que move qualquer organização compõe-se de três aspectos: relações humanas, processos internos e sustentabilidade contínua. Referencias Bibliográficas CHIAVENATO, Idalberto - Administracão: teoria, processo e prática / 3ª Edição, São Paulo (SP): Makron Books, 2000. Conceitos sobre o Processo Organizacional: Funções Direção. Disponível em: http://paraquemquerpassar.blogspot.com/2011/06/conceitos-sobre-o-processo_06.html. Acesso em: 26 de maio de 2014. Direção da Ação Empresarial. Disponível em: http://www.angelfire.com/ar/rosa01/direito112.html. Acesso em: 25 de maio de 2014. Direção. Disponível em: http://www.angelfire.com/co/eltonsanders/direcao.html. Acesso em: 25 de maio de 2014. DUARTE, Leonora. Administrar bem, lucrar sempre. Controle: a quarta função da administração. Disponível em: http://ideagri.com.br/plus/modulos/noticias/ler. php?cdnoticia=561.Acesso em: 26 de maio de 2014. Formação Gerencial. Disponível em: www.eteavare.com.br/arquivos/30_283.doc. Acesso em: 25 de maio de 2014. NASAJON, Leila. Algumas questões sobre a comunicação organizacional e a transmissão de valores éticos. Disponível em: http://era.org.br/2012/01/algumas-questoes-sobre-a- comunicacao-organizacional-e-a-transmissao-de-valores-eticos/. Acesso em: 26 de maio de 2014. TITTANEGRO, Sérgio. Por que as ferramentas gerenciais podem falhar. Disponível em:<http://sare.unianhanguera.edu.br/index.php/rcger/article/view/73/71>. Acesso em: 25 de maio 2014. 4. O Administrador como agente no sucesso da organização. A moderna teoria geral da administração é formada por conceitos que surgiram e vêm-se aprimorando há muito tempo, desde que os administradores do passado enfrentaram problemas práticos e precisaram de técnicas para resolvê-los. Administração consiste em gerência, controle e direção de empresas públicas ou privadas, tendo como objetivo maior produtividade e lucratividade. Assim faz se necessário que o administrador avalie os objetivos organizacionais e desenvolva as estratégias necessárias para alcançá-los. A prática da administração exige o conhecimento da organização inteira, permitindo a compreensão dos reflexos que as decisões e ações dos administradores têm sobre toda a organização, principalmente porque as organizações são regidas por aspectos de natureza humana e social, pela confiança, pelo entendimento mútuo e pela motivação. Drucker (2001) define o administrador como o elemento dinâmico e essencial de qualquer empresa. É ele quem determina, através da qualidade e do desempenho do seu trabalho, o sucesso e a sobrevivência das empresas. Desenvolvimento 4.1 Análise dos Artigos Após a leitura dos artigos “O trabalho do gerente executivo: uma visão geral e crítica” e “Aplicação de ferramentas na gestão de processos das organizações que aprendem”, ambos enfocam o mundo contemporâneo descrevendo situações referentes aos níveis estratégicos e táticos de uma organização e como eles sofreram mudanças com esse novo contexto em que vive o mundo atual, no primeiro artigo os autores dão uma atenção especial ao tratar do gerente executivo, e seus novos planos de ação para conduzir a atividade humana através de variáveis de grande relevância como Motivação, Liderança e Comunicação, mostrando que o novo gerente tem que ter, além de tudo, habilidades humanas, conhecimento psicológico.Na realidade os artigos mostram que o modelo de gestão agora se baseia num pilar intangível que tem grande peso diante de situações advindas dos diversos tipos de variáveis externas ligadas diretamente com a organização de uma forma macro estando ligado ao capital humano, capital intelectual, , concepções, cultura, onde juntado ao regime interno de uma organização forma a cultura organizacional.Comprovando que estas novas ferramentas de gestão dão suporte ao administrador para o seu processo decisório, processo esse que tem que está voltado para o seu principal objetivo que é, acima de tudo, a satisfação daquele que lhe sustenta, que é o cliente, e claro, além da satisfação do cliente a fidelidade dele também. Considerações Finais Após ter desenvolvido este trabalho podemos constatar que para uma empresa ser bem sucedida, ela tem de utilizar de forma clara e objetiva as quatro funções da administração. E que o atual administrador contemporâneo necessita de uma série de qualidades individuais e profissionais que vem sendo cada vez mais valorizadas, considerando-o como um ser dinâmico e sistêmico, capaz de interagir, de participar ativamente na vida da organização. O mercado de trabalho vem passando por intensas transformações neste início de século a Globalização, a evolução tecnológica acelerada, a descentralização dos processos de decisão e ação e o uso cada vez mais generalizado da informatização, onde as novas Tecnologias de Informação, cruzada com a tendência globalizante, tem produzido efeitos curiosos no ambiente de negócios. E essas mudanças vêm exigindo que o administrador esteja consciente de sua responsabilidade, esteja atento ao seu ambiente de trabalho, seu mercado e seus clientes, criando comportamentos alternativos. Essa visão das transformações e movimentos no meio ambiente é que poderá nortear as decisões estratégicas na empresa, e a habilidade para lidar com a tecnologia e seus efeitos colaterais é crucial para o sucesso empresarial. Por fim entende-se que o perfil do administrador de hoje, é o de um eterno aprendiz, capaz de levar o seu aprendizado para o ambiente das organizações. Estando consciente que este novo perfil poderá transformá-lo no principal agente de mudanças da organização, e se essa nova concepção de organização for introduzida com sucesso, poderá provocar mudanças na mentalidade das organizações, chegando aos lares dos funcionários, mudando toda uma sociedade. Entretanto como visto no correr das pesquisas realizadas as mesmas razões que levam um administrador ao sucesso podem trazer um efeito contrario principalmente se ele agir com desatenção com as pessoas, mau desempenho em grupo, falhas na imagem e comunicação, insensibilidade à reação dos outros, dificuldade com autoridade, visão estreita ou ampla demais, indiferença e trabalho em isolamento. Portanto um bom administrador deve ser aquele que trabalha com os olhos voltados para a questão ética, e suas decisões e ações a serem tomadas e praticadas, deverão buscando praticar o bem, além de responder por tudo aquilo que se faz, importando-se com os outros. Referências Bibliográficas CHIAVENATO, Idalberto. Administração: teoria, processo e prática. Rio de Janeiro: Elsevier,2006. CURY, Antonio; BRUNO, Suzana. O trabalho do gerente executivo: uma visão geral e crítica. Disponível em: <http://sare.unianhanguera.edu.br/index.php/rcger/article/view/85/83>. Acesso em: 26 de maio de 2014. CARREIRA, Marcio et al. Aplicação de ferramentas na gestão de processos das organizações que aprendem. Disponível em: <http://sare.unianhanguera.edu.br/index.php/rcger/article/view/795/641>. Acesso em: 26 de maio de 2014. DRUCKER, Peter Ferdinand. A profissão de administrador. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2001.