Arquivologia MPU 2010 - Gran Cursos - Élvis C. Miranda

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa MirandaMINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 1 - JULHO DE 2010 MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO TEORIA E EXERCÍCIOS Nível Médio Prof. Élvis C. Miranda NOÇÕES DE NOÇÕES DE NOÇÕES DE NOÇÕES DE NOÇÕES DE ARQUIVOL ARQUIVOL ARQUIVOL ARQUIVOL ARQUIVOLOGIA OGIA OGIA OGIA OGIA NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 2 - JULHO DE 2010 NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 1. CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA 1.1. ARQUIVO De um modo geral, arquivo é aquele local que utilizamos para guardar documentos. No entanto, é preciso destacar alguns detalhes que servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de forma mais precisa, que: Arquivo é o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituição ao longo de suas atividades. Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e é formado a partir da necessidade que essas pessoas (físicas ou jurídicas) têm de guardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveram ao longo da vida. O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo é denominado acervo. 1.2. FUNÇÃO DO ARQUIVO Basicamente, a função do arquivo é guardar e organizar os documentos acumulados pela instituição a que pertence, de forma a facilitar a localização destes documentos, quando necessário. Uma boa organização dos arquivos permite que a instituição ganhe tempo e otimize seus recursos. 1.3. FINALIDADES DO ARQUIVO Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administração e à história. Finalidade administrativa: Num primeiro momento, as informações contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da empresa, onde os usuários seriam, basicamente, os funcionários, os clientes, os administradores e quaisquer outros indivíduos que busquem informações relativas às atividades da instituição. Finalidade histórica: Num segundo momento, o arquivo pode também preservar, através de sua documentação, aspectos históricos relativos à instituição a que está inserido e mesmo à sociedade em geral. Neste momento, o usuário passa ser o pesquisador, o historiador ou qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos documentos ali depositados. 1.4. DIFERENÇAS BÁSICAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organização e disponibilização da informação), arquivo e biblioteca possuem características distintas que os diferenciam. A seguir, apresentamos, de forma sintética, as principais diferenças encontradas entre as duas áreas. Objetivo Enquanto o arquivo guarda e organiza os documentos com objetivos funcionais (atender a administração é a sua principal finalidade), a biblioteca organiza a informação para fins culturais. Desta forma, informações orgânicas (que comprovam as atividades da instituição e são criadas em decorrências destas atividades) são organizadas e conservadas nos arquivos, enquanto que informações não orgânicas (que não refletem as atividades da instituição) são conservadas nas bibliotecas. Formas de ingresso dos documentos na instituição Arquivos e bibliotecas mantêm em seu acervo um volume enorme de documentos. Tais documentos ingressam na instituição de formas variadas. Os documentos de arquivo são produzidos pela própria instituição, no desempenho de suas atividades, ou recebidos de outras instituições, sempre num contexto administrativo ou funcional, ou seja, no interesse das atividades orgânicas da instituição. Os documentos de biblioteca, pelo seu caráter não-orgânico (como visto no tópico anterior) são escolhidos pela instituição e adquiridos conforme sua conveniência, formando coleções. Tal aquisição se dá, normalmente, através da compra do material escolhido, ou, ainda, através de doações efetuadas por usuários ou mesmo a permuta (troca) com outras bibliotecas. Quantidade de exemplares de cada documento Os documentos de arquivo caracterizam-se por serem produzidos em um único exemplar, tendo, no máximo, um limitado número de cópias para atender a eventuais necessidades administrativas. Já os documentos de biblioteca (os livros, por exemplo), são produzidos em numerosos exemplares, espalhados por bibliotecas diversas. Classificação ou codificação dos documentos Existem várias maneiras diferentes para se organizar os documentos, como veremos no item Métodos de arquivamento, sendo que uma delas é através da classificação ou codificação (anotação de um código em cada documento) a fim de ordená-los nas pastas, estantes ou prateleiras. Arquivos e bibliotecas se utilizam da classificação/codificação, com a diferença de que, enquanto a biblioteca adota esquemas pré- estabelecidos e padronizados (não variam de biblioteca para biblioteca), os arquivos elaboram seus códigos de classificação a partir das atividades desenvolvidas pela instituição, de forma que cada empresa adotará códigos específicos, de acordo com os tipos de documentos gerados por suas atividades rotineiras. Em resumo, podemos afirmar que arquivos e biblioteca diferem entre si a partir dos seguintes aspectos: 2. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 2.1. QUANTO À ENTIDADE QUE O MANTÉM De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia arquivística divide os arquivos em públicos ou privados. Arquivos públicos são aqueles mantidos pelos órgãos públicos em todas as suas esferas (federal, estadual e municipal) em todos os poderes (executivo, legislativo e judiciário). São ainda considerados arquivos públicos aqueles mantidos por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos. Arquivos privados são aqueles mantidos por entidades privadas (pessoas físicas ou jurídicas). NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 3 - JULHO DE 2010 2.2. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS QUE GUARDA Considerando as características dos documentos mantidos em um arquivo, podemos classificá-los em especiais ou especializados. São arquivos especiais aqueles que mantém sob sua guarda documentos de formas físicas diferenciadas e que, por isso, requerem medidas especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservação. Em resumo, são aqueles arquivos que guardam documentos que, se não forem conservados de maneira especial, terão sua conservação seriamente comprometidas em virtude de suas características físicas. São exemplos de arquivos especiais: - arquivo de fotografias; - arquivo de CD´s; - arquivo de disquetes; - arquivo de microfilmes; e - arquivo de fitas de vídeo O termo arquivo especializado é utilizado para designar os arquivos que mantém sob sua guarda documentos de áreas específicas do conhecimento, ou seja, aqueles que não misturam assuntos diversos em seu acervo. São exemplos de arquivos especializados: - arquivos de engenharia; - arquivos médicos; - arquivos de imprensa; - arquivos de arquitetura. 2.3. QUANTO À EXTENSÃO DE SUA LOCALIZAÇÃO Esta classificação é utilizada para diferenciar os arquivos com relação ao local em que são instalados. Em geral, o arquivo pode ser instalado nos próprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia, quando são chamados de arquivos setoriais ou, quando conveniente para a instituição, pode ser instalado em um único local, recebendo os documentos provenientes dos diversos setores da instituição, quando é chamado de arquivo central/geral, por funcionar de forma centralizada. Nos dois casos (setorial ou central), deverá existir uma unidade de controle/coordenação centralizada, de forma que as atividades de arquivo (normas, procedimentos e operações) sejam realizadas de maneira padronizada. 2.4. QUANTO AO ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO DE SEUS DOCUMENTOS Quanto ao estágio de evolução dos documentos (ciclo de vida) os arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade), intermediários (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos de terceira idade). Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados serão conservados nos arquivos correntes, os documentos menos utilizados e que ainda não prescreveram serão armazenados nos arquivos intermediários e aqueles que, já tendo cumprido sua função administrativa, mas que devam ser conservados para preservar a memória (história) da instituição, serão armazenados no arquivo permanente. 3. CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 3.1. ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DOS DOCUMENTOS Na análise dos documentos de arquivo, podemos identificar em cada documento diversos elementos que o caracterizam, a saber: suporte, forma, formato, gênero, espécie e tipo/tipologia. 3.1.1. Suporte Entende-se por suporte o material físico empregado para confeccionar o documento, ou seja, o meio no qual o documento foi escrito/impresso. Hoje, o suporte mais comum utilizado na confecção dos documentos é o papel, mas nem sempre foi assim. Antes da invenção do papel o homem se utilizou de diversos outros suportes como o papiro, o pergaminho e até mesmo pedra ou argila. Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento de informações, é comum a utilização de suportes eletrônicos, como disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, fita magnética, disco ótico etc. Note que o arquivo está habilitado a guardar documentos de diversos tipos de suportes, sendo que em alguns casos os mesmos necessitam de cuidados especiais em sua guarda e conservação (arquivos especiais, vistos anteriormente). 3.1.2. Gênero O gênero de um documento é determinado considerando aspectos relativos ao suporte ou forma como as informações foram registradas. Os gêneros mais comuns são: Textuais: São os documentos cuja informação se apresenta em formato de texto (documentos escritos) como ofícios, memorandos, relatórios, certidões, atas, atestados etc. Iconográficos: São documentos que apresentam como informação imagens estáticas, como fotografias, negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras, por exemplo. Cartográficos: Documentos que apresentam, de forma reduzida, imagens representando áreas maiores. Os exemplos mais comuns são mapas e plantas. Micrográficos: Documentos resultantes do processo de microfilmagem. Podem se apresentar em formato de microfilme ou microficha. Sonoros: Documentos cuja informação esteja registrada em forma de som. Filmográficos: Documentos que contenham filmagens, vídeos. Informaticos ou Digitais: Documentos registrados em suporte eletrônico. 3.2. CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO GRAU DE SIGILO Se considerarmos as informações contidas em um documento, podemos classificar os documentos em ostensivos ou sigilosos. Entende-se por documentos ostensivos aqueles que contém informações comuns, cuja divulgação não comprometa a segurança ou o bom andamento das atividades rotineiras da instituição e que, por isso, não exijam medidas especiais de segurança e guarda no que se refere à sua divulgação. Já os documentos sigilosos são aqueles que, tendo em seu conteúdo informações de caráter restrito, requerem medidas especiais de segurança no que se refere à sua guarda e conservação. Segundo Marilena Leite Paes, os documentos sigilos são classificados em quatro graus de sigilo, a saber: “Ultra-secretos: São classificados como ultra-secretos os documentos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou característica só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio; Secretos: São classificados como secretos documentos que requeiram ato grau de segurança que só podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a dele tomar conhecimento, funcionalmente. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 4 - JULHO DE 2010 Confidenciais: São classificados como confidenciais a assuntos, que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos. Reservados: São assuntos que não devam ser do conhecimento do público em geral.” 4. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Em tópico anterior, classificamos os arquivos, quanto ao estágio de evolução de seus documentos, em correntes, intermediários ou permanentes. Esta classificação é conhecida como ciclo vital dos documentos ou ainda teoria das três idades. 4.1. VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO Na distribuição dos documentos nos arquivos de 1ª, 2ª e 3ª idades (corrente, intermediário e permanente) há que se observar, em primeira análise, a importância que este documento apresenta e que justifica a sua preservação e guarda em um arquivo. É o chamado valor do documento, que pode se apresentar de duas formas: primário ou secundário. 4.1.1. Valor Primário Entende-se por documento de valor primário aquele que atende às necessidades da instituição no seu dia-a-dia, ou seja, o documento que ainda serve para fins administrativos, legais ou jurídicos e que pode, a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendência funcional. Na prática, todo documento nasce com valor primário, que também é comumente chamado de valor administrativo, devido às suas características. Durante um determinado período, que varia de documento para documento, este valor desaparece. É a chamada prescrição do documento. Os arquivos corrente (1ª idade) e intermediário (2ª idade) são os responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para fins administrativos. 4.1.2. Valor Secundário Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins administrativos, são conservados pela instituição por serem considerados importantes para preservar a memória ou história da empresa ou da sociedade. São os chamados documentos de valor secundário ou histórico. Na prática, nem todos os documentos apresentarão esse valor (a maioria dos documentos não apresentará valor secundário/histórico). Ao contrário do valor primário, o valor secundário é definitivo, ou seja, uma vez considerado histórico, o documento será guardado em caráter permanente, e sua guarda se dará no arquivo de 3ª idade, o arquivo permanente. 4.2. ARQUIVO CORRENTE O arquivo corrente, também chamado de arquivo de 1ª idade, é assim definido por Marilena Leite Paes: “É o arquivo constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, localizados nos próprios setores que os receberam ou produziram ou em dependências próximas e de fácil acesso”. Desta forma, podemos considerar que o arquivo corrente apresenta as seguintes características: - É a fase em que os documentos são produzidos; - É constituídos pelos documentos mais novos da instituição; - Apresenta grande freqüência de consulta aos seus documentos; - Nesta fase, os documentos estão em tramitação (circulam pelos setores do órgão a fim de cumprir sua finalidade); e - Os arquivos correntes, por conservarem documentos consultados freqüentemente, devem estar localizados nos próprios setores que os utilizam (arquivos setoriais) ou em locais de fácil acesso (arquivo central ou geral). 4.3. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO O arquivo intermediário, por sua vez, é aquele que guarda os documentos que, mesmo não sendo de uso freqüente pelos setores que os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que guardam relação com seu conteúdo. Nesta fase, não há mais a necessidade de os mesmos serem conservados próximos ao setor que os utiliza, uma vez que a freqüência de uso já é bastante reduzida. Por uma questão de economia, é normal a criação de arquivos intermediários em locais afastados dos grandes centros das cidades, de forma a armazenar um grande número de documentos a um custo bastante reduzido. Os documentos encaminhados aos arquivos intermediários permanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou seja, o acesso é restrito a este setor, que conserva os direitos sobre os mesmos. Nos arquivos intermediários, os documentos aguardam a sua prescrição, onde serão submetidos à destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). Esta destinação é determinada a partir da existência ou não do valor secundário (histórico). Os documentos destituídos de valor histórico devem ser destinados à eliminação. Os documentos considerados importantes na preservação da memória da instituição, entretanto, deverão ser destinados ao arquivo permanente, onde serão guardados em caráter definitivo. Em alguns países, o arquivo de 2ª idade, por suas características, recebeu o nome de limbo ou purgatório. A eliminação de documentos deve ser feita de forma racional. Os processos mais indicados são a fragmentação e a maceração (reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos submetidos a este processo. 4.4. ARQUIVO PERMANENTE No arquivo de terceira idade ou permanente são preservados os documentos que, já tendo cumprido a sua função administrativa, são conservados pelo valor secundário ou histórico que apresentam para a instituição. Como visto anteriormente, o valor secundário é um valor definitivo, ou seja, não prescreve. Desta forma, documentos da fase permanente jamais serão eliminados. A função básica do arquivo permanente é preservar e divulgar a história da instituição. Para tanto, na terceira idade os documentos estarão disponíveis para consulta pelo público em geral, não apenas às pessoas envolvidas diretamente com as atividades administrativas da instituição, como ocorre nos arquivos de primeira e segunda idade. Em geral, devem ser preservados historicamente documentos que provem como a instituição foi organizada (origem) e como a mesma funcionou ao longo do tempo (normas, regulamentos, diretrizes etc). NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 5 - JULHO DE 2010 4.5. AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS Para que os documentos cumpram o seu ciclo de vida, é necessária uma análise de suas características, de forma a identificar os prazos que cada tipo de documento levará para cumprir sua finalidade administrativa (valor primário), bem como sua importância histórica (valor secundário). Esta análise é chamada tecnicamente de avaliação de documentos e será desenvolvida por uma comissão formada por pessoas que conheçam bem a estrutura e o funcionamento da instituição avaliada. Documentos Prazos de guarda Corrente Intermediário Destinação Final Observação Legislação de Pessoal Admissão de Pessoal Férias Frequência Aposentadoria Greves Normas Internas 10 anos 10 anos Guarda Perm. - 5 anos 47 anos Eliminação - 7 anos - Eliminação - 5 anos 47 anos Eliminação Microfilmar após 5 anos 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar após 5 anos 5 anos 5 anos Guarda Perm. - Enqto. Vig. - Guarda Perm. - Esta avaliação resultará na elaboração de um instrumento, que regulará o prazo de guarda e a destinação final de cada documento da instituição. É a chamada tabela de temporalidade, que, uma vez criada, deverá ser aprovada por uma autoridade competente do órgão, para que possa ser aplicada na instituição. Cada instituição deverá possuir sua própria tabela de temporalidade, uma vez que os documentos variam de empresa para empresa, de acordo com as atividades específicas de cada uma. A seguir, apresentamos uma tabela de temporalidade com exemplos hipotéticos, a fim de permitir uma melhor compreensão do assunto. Observe que, de acordo com a tabela de temporalidade, todos os documentos deverão, necessariamente, possuir um prazo de guarda para a fase corrente, uma vez que é ali que o mesmo tem sua origem. A fase intermediária não é obrigatória na vida do documento, sendo que alguns podem, inclusive, serem eliminados ainda na fase corrente e outros, ainda, poderão ser recolhidos da fase corrente diretamente para a permanente. As passagens dos documentos para as fases intermediária e permanente recebem os nomes de transferência e recolhimento, respectivamente. Transferência é o envio de documentos da fase corrente para a fase intermediária. Recolhimento é o envio de documentos da fase corrente ou intermediária para a fase permanente. 4.5.1. Vantagens da avaliação para a instituição Definir os prazos de guarda e a destinação final de cada documento da instituição pode trazer inúmeras vantagens para a instituição: - Ganho de espaço físico; - Maior facilidade na organização e recuperação da informação, uma vez que a massa documental terá seu volume reduzido; - Economia nos gastos com recursos humanos, financeiros e materiais empregados na guarda dos documentos nos arquivos. 5. PROTOCOLO Como visto anteriormente, durante a fase corrente, os documentos se caracterizam por sua grande freqüência de consulta e por sua movimentação (tramitação) constante. É necessário, portanto, que a instituição adote mecanismos capazes de controlar esta tramitação, de forma a permitir a localização de um documento, quando necessário. Esta atividade de controle é conhecida como protocolo, que e constituído pelas seguintes tarefas: - Recebimento da correspondência que chega na instituição; - Separação da correspondência particular da correspondência oficial (da instituição); - Distribuição da correspondência particular para os destinatários; - Separação da correspondência de caráter ostensivo da correspondência sigilosa; - Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários; - Abrir a correspondência ostensiva; - Classificar o documento de acordo com seu assunto, buscando identificar o destinatário (setor competente); - Efetivar o registro (cadastro dos dados básicos do documento em um sistema de controle ou ficha de protocolo); - Efetivar a autuação dos processos (inserção de capa, onde serão registrados os dados básicos do processo); - Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinatários internos (distribuição) ou externos (expedição); - Controle da tramitação ou Movimentação, feita normalmente através de sistema informatizado ou livros de protocolo. 6. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Métodos de Arquivamento são as diferentes maneiras utilizadas para colocar documentos em ordem em um arquivo. Os métodos mais comuns e mais utilizados são: alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. Cada método tem suas particularidades, a saber: 6.1. Método Alfabético No método alfabético, o principal elemento a ser considerado para a organização dos documentos e a sua posterior localização é o nome. Este método é muito utilizado nas organizações, e apresenta como vantagens ser um método fácil e rápido. No entanto, ao armazenar um grande volume de informações, é comum a ocorrência de erros, devido ao cansaço visual por parte do funcionário e à grande variedade de grafia dos nomes. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 6 - JULHO DE 2010 A fim de tornar mais rápida a localização e guarda dos documentos, o método alfabético pode ser combinado com cores, para identificar a letra procurada. Este método é denominado Variadex. Portanto, o método variadex utiliza cores como elementos auxiliares para facilitar a localização e a recuperação dos documentos, e é uma variação do método alfabético. Regras de alfabetação No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser consideradas. São elas: 1) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois, o prenome. Araújo, Marcos Pereira Carvalho, Lucas Tavares Ferreira, Maria Souza Vasconcelos, Luís dos Santos Obs.: No caso de sobrenomes iguais, a ordenação será feita pelo prenome. Ferreira, André Ferreira, João Ferreira, Paulo 2) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não devem ser separados. Bom Tempo, Cláudia Castelo Branco, Humberto de Alencar Monte-Verde, Juvenal Silva Santos-Dumont, Alberto Vilas Boas, Bernardo Alves Obs.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa seguem a mesma regra. Santa Cruz, Pedro Henrique Santo Expedito, João Barbosa São Tiago, Bernardo Oliveira 3) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenação, devem preceder os nomes que iniciam com a mesma letra. Pereira, M. Pereira, Marcelo Pereira, Maria Pereira, Mauro 4) Artigos e preposições não devem ser considerados. Anjos, Milton Sousa dos Costa, Severino Pereira da Santos, Edson Pereira dos Silva, Luciana Oliveira da Obs.: No caso de sobrenomes estrangeiros, esta partícula que acompanha o nome pode ou não ser considerada. O mais comum é considerá-la, quando esta iniciar com letra maiúscula. Da Vinci, Leonardo Del Piero, Fabio Mc Cain, John O´Brian, Paul Van Gogh, Vincent Von Richtoffen, Michael 5) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem vir para o início acompanhados do sobrenome anterior. Araújo Filho, Marcos Pereira Carvalho Júnior, Lucas Tavares Ferreira Neto, Maria Souza Vasconcelos Sobrinho, Luís dos Santos 6) Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no final, entre parênteses. Alves, José Silva dos (Presidente) Barbosa, Lucas Moreira (Ministro) Campos, Juvenal de Sousa (General) Rodrigues, Maria Aparecida (Professora) 7) No caso de nomes estrangeiros, a organização será feita pelo último sobrenome, com exceção dos nomes orientais e de países de língua espanhola, que tem regras especificas. Camões, Luis Vaz de Clinton, Bill Newton, Isaac Shakespeare, William 8) No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua espanhola, a ordenação deverá ser feita pelo penúltimo sobrenome e, para tanto, os dois últimos sobrenomes deverão ser transpostos para o início. Bolaños Fuentes, Pablo Gutierrez Salazar, Juan Sanchez Garcia, Roman 9) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou árabes, por exemplo, deverão ser organizados da mesma forma como se apresentam, sem qualquer alteração. Al Jahzir Kim Il Sung Law Kim Chong Mao Tsé Tung 10) Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do início para o final, entre parênteses. Quando não há artigo no início, não deve ser feita qualquer alteração. Associação Brasilense de Arquivologia Bi-ba-bô Shopping Boticário (O) Casas Bahia Fundação Getúlio Vargas Globo (O) Times (The) 11) Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no final, entre parênteses. A ordenação, neste caso, se dará pelo nome do evento e não pelo numeral. Congresso de Medicina (Segundo) Encontro de Arquivistas (IV) Seminário de Jornalistas (18º) Obs.: O numeral servirá para ordenar eventos com o mesmo nome. Encontro de Arquivistas (I) Encontro de Arquivistas (II) Encontro de Arquivistas (III) 6.2. Método Geográfico O método geográfico é utilizando quando os documentos são organizados pela procedêcia ou local, ou seja, quando a instituição opta por classificar os documentos pelo local de origem. No entanto, de acordo com a literatura arquivística, algumas regras devem ser adotadas para a correta utilização do método geográfico: 1) Na ordenação de documentos por estado ou país, os mesmos devem ser ordenados alfabeticamente, para facilitar a posterior localização. Deve-se observar, contudo, que as cidades referentes a um mesmo estado ou país deverão ser organizadas de forma alfabética, mas mantendo a capital no início, uma vez que esta é, normalmente, a cidade mais procurada e com o maior número de documentos. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 7 - JULHO DE 2010 Exemplo: Bahia Salvador Ilhéus Itabuna Porto Seguro Ceará Fortaleza Crateús Juazeiro Quixadá Goiás Goiânia Anápolis Rio Verde 2) Quando o arquivamento é feito por cidades, sem haver a separação por estado, não há a necessidade de se colocar as capitais no início. A ordenação será simplesmente alfabética, com o detalhe de que, ao final de cada cidade, deve ser identificado o estado correspondente, para o caso de cidades com o mesmo nome. Exemplo: Anápolis (Goiás) Crato (Ceará) Custódia (Pernambuco) Passo Fundo (Rio Grande do Sul) Vitória (Espírito Santo) 6.3. Método Numérico O método numérico, como o próprio nome diz, é aquele em que os documentos são ordenados por número. Na utilização deste método, pode-se optar por três maneiras distintas: numérico simples, cronológico ou dígito-terminal. O método numérico simples é adotado quando a organização é feita pelo número do documento ou da pasta em que este foi arquivado. É um método muito utilizado na organização de prontuários médicos, pastas de funcionários, processos e filmes. No entanto, ao se trabalhar com números maiores, com vários dígitos, o método numérico simples acaba por se tornar muito lento e trabalhoso, tanto na organização quanto na localização do documento. Neste caso, é indicada a utilização do método digito-terminal, onde a ordenação é feita pelos dois últimos dígitos, o que torna o arquivamento mais rápido e eficiente. A seguir, temos um exemplo prático da utilização do método dígito-terminal. 14-25-01 78-44-10 22-26-28 99-15-44 36-27-44 Observe que a ordenação foi feita pelos dois últimos dígitos. Quanto estes são iguais, a ordenação se dará pelos dois dígitos anteriores. O método numérico cronológico é aquele utilizado para organizar os documentos por data. É um método largamente utilizado na organização de fotografias, documentos financeiros e outros em que a data seja o principal elemento na busca da informação. 6.4. Método Ideográfico O método ideográfico é utilizado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto. É também um método muito utilizado no dia-a-dia das instituições. O método ideográfico tem algumas subdivisões que serão detalhadas a seguir: Na organização por assunto, estes podem ser ordenados de forma alfabética ou numérica. A ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita em um único nível (método dicionário) ou em vários níveis hierarquizados (enciclopédico). Observe a seguir a diferença entre os dois métodos. Suponha que um setor separou seus documentos por assunto, onde foram criadas as seguintes pastas: - Férias - Contas a pagar - Aposentadoria - Empréstimos bancários - Licença médicas - Contas a receber - Freqüência - Licença maternidade - Empréstimos rurais A ordenação destas pastas de forma alfabética pode se dar em um único nível ou em níveis hierarquizados, de acordo com a conveniência do usuário. Na prática, a ordenação será efetivada da seguinte forma: Observe que, enquanto no método dicionário os assuntos são ordenados de maneira simplesmente alfabética (em um único nível), no método enciclopédico a ordenação dos assuntos se dá em vários níveis hierarquizados, partindo de assuntos gerais para assuntos mais específicos, onde cada nível é ordenado alfabeticamente. Neste caso, o arquivo será composto por pastas e subpastas, em diferentes níveis. Os assuntos podem, ainda, ser ordenados de forma numérica, onde serão atribuídos para cada assunto códigos que servirão para identificá-los e permitirão a sua localização no acervo. Utilizando os mesmos assuntos descritos anteriormente, teríamos como possível organização, utilizando-se o método ideográfico numérico: 1 – PESSOAL 1-1 - FÉRIAS 1-2 – LICENÇAS 1-2-1 – MÉDICA 1-2-2 – MATERNIDADE 1-3 – APOSENTADORIA 2 - FINANCEIRA 2-1 – EMPRÉSTIMOS 2-1-1 – BANCÁRIOS 2-1-1 – RURAIS 2-2 – CONTAS 2-2-1 – A RECEBER 2-2-2 – A PAGAR NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 8 - JULHO DE 2010 Observe que, na organização por código numérico, não há a preocupação de organizar os assuntos em ordem alfabética. São criados níveis hierarquizados, onde os assuntos são numerados na ordem em que forem sendo relacionados. Esta relação de assuntos com seus respectivos códigos comporá o plano de classificação da instituição, que servirá para classificar os documentos (atribuir a cada documento um código de acordo com seu assunto) antes de seu arquivamento. Os métodos decimal e duplex são bastante parecidos, com a particularidade de que, no método decimal, o número de classes em cada nível é limitado a 10, e no método duplex, o número de classes é ilimitado. 6.5. Métodos diretos / Indiretos Consideram-se diretos os métodos que permitem que a busca do documento se dê no próprio local em que o mesmo está arquivado, sem a necessidade de um índice auxiliar. É uma característica dos métodos que organizam por nome (alfabético, geográfico, dicionário e enciclopédico). Consideram-se indiretos os métodos em que, para localizar o documento no arquivo, é necessária a adoção de um índice por nome, que indicará a localização do documento dentro do arquivo. É uma característica dos métodos em que a ordenação é feita por número (numérico simples, cronológico, dígito-terminal, decimal e duplex). 6.6. Método horizontal / Vertical Quando o documento é acondicionamento em seu local de guarda (pasta, gaveta ou caixa) o arquivamento pode ser feito de forma horizontal ou vertical. O arquivamento horizontal, no qual os documentos são acondicionados uns sobre os outros, só é indicado para documentos de grandes dimensões, como mapas, plantas e papéis de grandes dimensões. O arquivamento vertical, onde os documentos são arquivados lado a lado, é o mais comum, sendo largamente adotado nos arquivos correntes e intermediários, onde o acondicionamento é feito em caixas ou pastas suspensas. 6.7. Escolha do método a ser adotado A escolha do método de arquivamento a ser adotado em um arquivo deverá ser precedida de uma análise minuciosa dos documentos a serem arquivados e da estrutura da instituição que está sendo organizada. Um mesmo arquivo pode utilizar, em seu acervo, vários métodos de arquivamento simultâneos, de forma a bem organizar sua documentação. Num arquivo fotográfico, por exemplo, seria possível a seguinte organização: BATIZADOS de 1960 a 1980 de 1981 a 2000 após 2001 CASAMENTOS de Araújo, José até Ferreira, Maria de Garcia, Paulo até Martins, Severino de Nascimento, João até Ximenes, Raimundo VIAGENS Bahia Ceará Santa Catarina Observe que, no exemplo apresentado, foi utilizado, num primeiro momento a organização por assunto (quando as fotografias foram separadas em batizados, casamentos e viagens) e, num segundo momento, foram utilizados os métodos cronológico, alfabético e geográfico, de acordo com as particularidades de cada assunto. Essa mistura de métodos é conhecida como classificação ou arranjo que será definido de forma a melhor atender as necessidades de cada instituição organizada. 7. PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS Preservação de documentos é o conjunto de medidas adotadas visando proteger, conservar ou restaurar os documentos armazenados em um arquivo. Na conservação dos documentos, vários elementos devem ser evitados, pois tendem a danificar ou acelerar sua degradação. Podemos destacar estes elementos em três grandes grupos: físicos, químicos e biológicos. 7.1. Elementos físicos Os elementos físicos são aqueles relacionados ao local em que os documentos se encontram armazenados. São os principais: umidade, temperatura e luminosidade. O desequilíbrio da temperatura e da umidade relativa provoca no acervo uma dinâmica de contração e alongamento dos elementos que compõem o papel, além de favorecer a proliferação de agentes biológicos, tais como: fungos, bactérias, insetos e roedores. A umidade também afeta seriamente o papel: se muito elevada, apressa a degradação ácida e se for muito baixa, facilita o ataque de agentes biológicos. Recomenda-se, portanto, um controle de umidade e temperatura de acordo com os documentos ali depositados. A luminosidade, seja natural (luz do sol) ou artificial, tende a danificar os documentos a partir do momento em que provocam seu amarelamento, enfraquecimento e envelhecimento precoce. É recomendável, portanto, que o arquivo seja instalado em locais que não recebam diretamente a incidência da luz solar e que documentos históricos ou documentos com grande prazo de guarda sejam armazenados em locais com pouca incidência de luz artificial, visando sua maior durabilidade. 7.2. Elementos químicos Dentre os elementos químicos que mais contribuem para a degradação do acervo, podemos destacar a poluição ambiental, a poeira, objetos metálicos e elementos com alto grau de acidez. A poluição ambiental, destacadamente a poluição do ar pode diminuir sensivelmente a longevidade de um documento. O ar dos centros urbanos e industriais contém uma grande diversidade de partículas e gases. As partículas compõem a parte sólida de dimensões microscópicas dos poluentes. Reúnem especialmente o pó, a fuligem e os esporos dos microorganismos. Os gases formam os poluentes mais reativos e perigosos para os documentos. O dióxido de enxofre é lançado na atmosfera, principalmente pela queima dos combustíveis fósseis empregados nos fornos industriais e nos automóveis. Ele também se combina com o oxigênio, transformando-se em trióxido de enxofre. Tal reação química é catalisada por pequenas partículas metálicas. A combinação do trióxido de enxofre e a água, seja a do ar ou do papel, formará o ácido sulfúrico, que provoca manchas e escurecimento do papel, além da perda de sua resistência. Recomenda-se, portanto, a instalação do arquivo em ambientes distantes de garagens ou locais em que a poluição do ar seja excessiva. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 9 - JULHO DE 2010 Na poeira estão contidas partículas de substâncias químicas cristalinas e amorfas, como terra, areia, fuligem e grande diversidade de microorganismos, além de resíduos ácidos e gasosos provenientes da combustão em geral e de atividades industriais. O pó não modifica apenas a estética dos documentos. Quando observamos a sujeira retida nos papéis, como os excrementos dos insetos, colas e poluentes atmosféricos, observamos a ação destrutiva. As pequenas partículas possuem ação cortante e abrasiva. A aderência do pó não é apenas superficial, mas também no interior da fibra, que é absorvida por meio de ligações químicas. Os objetos metálicos, como clipes, grampos e colchetes, devem ser evitados por provocar a oxidação do papel. Quando necessária a juntada de folhas para formar um processo ou documento, é indicada a utilização de clipes ou colchetes plásticos. Colas e fitas adesivas também devem ser evitadas, por provocar manchas irreversíveis no documento, produto de sua alta acidez. Na restauração de documentos, existem colas e fitas adesivas com qualidade arquivística (sem acidez) adequadas a esta tarefa. 7.3. Elementos biológicos Com relação aos seres vivos capazes de provocar estragos aos documentos, podemos destacar vários tipos de insetos, microorganismos, ratos e, por fim, o próprio ser humano. Os danos que os insetos causam aos acervos são bastante conhecidos. Produzem estragos de grande intensidade, durante tempos relativamente curtos. A ação destrutiva é maior nas regiões de clima tropical, cujas condições de calor e umidade relativa elevadas provocam numerosos ciclos reprodutivos anuais e desenvolvimento embrionário mais rápido. São pouco afetados pelo controle ambiental interno e acervos, uma vez que possuem uma grande capacidade de adaptação às transformações ambientais. Além disso, podem adquirir resistência aos inseticidas com o passar do tempo. Os insetos que normalmente provocam os maiores estragos nos arquivos são as traças, baratas, cupins e os carunchos (brocas). Encontramos ainda uma enorme variedade de seres microscópicos no ar. O papel é vulnerável aos ataques microbiológicos, pois seu principal constituinte, a celulose, sofre degradação provocada por diferentes espécies de fungos e bactérias. A ação de microorganismos no papel se manifesta pelo aparecimento de manchas de várias cores, intensidades e conformações. As enzimas, que são produzidas como resultado do metabolismo de diferentes espécies de fungos e bactérias, aceleram os processos de degradação da celulose e de colas. A conseqüência é a transformação das características físicas e químicas do suporte, que fica com um aspecto filtroso e fragmentado. O homem, infelizmente, é um dos maiores agressores dos arquivos. O simples uso normal é o suficiente para degradar o documento. A acidez e a gordura do suor das mãos, em contato com o papel, produzem acidez e manchas. Também são nocivos os maus tratos como: rasgar, riscar, dobrar, escrever, marcar, colocar clipes, grampos metálicos, colar fitas, etc. Dicas Gerais de Preservação de documentos - O arquivo deve controlar umidade e temperatura do ambiente, de acordo com a documentação mantida em seu acervo (normalmente, a umidade ideal gira em torno de 45 a 58% e a temperatura entre 20 e 22º); - Deve-se evitar a entrada de água/fogo no ambiente de arquivo, pois os mesmos tendem a danificar os documentos; - A limpeza do ambiente, sempre que possível, deve ser feita a seco (aspirador de pó) ou com a utilização de panos úmidos nas estantes e no chão; - Deve-se evitar a utilização de saliva ou umedecedor de dedos ao passar as páginas dos documentos; - Fotografias e negativos devem ser manuseados com luvas de algodão; - Ao fazer anotações nos documentos, como o código de classificação, por exemplo, deve-se utilizar lápis; - A restauração de documentos deve ser realizada com material de baixa acidez (pH neutro); - Na utilização de clipes ou colchetes, deve-se dar preferência para os de plástico, evitando os de metal. 8. GESTÃO DE DOCUMENTOS A lei 8.159/1991, que regula o funcionamento dos arquivos públicos no Brasil, assim define gestão de documentos: “Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam controlar a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Em resumo, gestão de documentos é o conjunto de todas as atividades que envolvem o controle dos documentos da instituição, desde a sua criação até o seu destino final (eliminação ou guarda permanente). Podemos dividir a gestão de documentos em três fases distintas: - Produção; - Utilização; e - Destinação. Na etapa de produção, devem ser efetivados esforços para evitar a criação de documentos que não sejam realmente necessários para a instituição, além da duplicação desnecessária de documentos, deve-se buscar a criação de formulários que facilitem a geração de documentos dentro de uma padronização pré-estabelecida e ainda deve-se buscar a implementação de sistemas informatizados que visem otimizar o ato de criação de documentos. A segunda etapa da gestão de documentos, a utilização, envolve as atividades de controle da tramitação de documentos (protocolo, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo ou consulta), além da definição das formas de organização e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária. Finalmente, a destinação, que se caracteriza como a terceira fase da gestão de documentos compreende a definição do destino a ser dado a cada documento após o cumprimento do seu prazo de guarda. Esta definição é realizada através de uma avaliação, conforme destacado em item anterior. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 10 - JULHO DE 2010 CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA Conceito de Arquivo Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Lei 8.159/1991 FUNÇÃO E FINALIDADES DO ARQUIVO Função do arquivo: A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 20 Finalidades dos arquivos: A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 20 01. (Cespe-UnB – AGU 2010) O arquivo de um órgão é o conjunto de documentos recebidos ou expedidos por esse órgão no exercício de suas atividades. 02. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Documento é toda informação registrada em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos e pensamentos da humanidade nas diferentes épocas e nos diversos lugares. 03. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Entende-se por documento de arquivo qualquer documento produzido ou recebido por pessoa física ou jurídica, acumulado naturalmente ao longo das atividades e preservado como prova de tais atividades. 04. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos de arquivo são provas de transações realizadas nas organizações. 05. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os documentos podem servir de prova de transações realizadas. 06. (Cespe-UnB-CLDF / 2006) Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa física ou jurídica, pública ou privada. É conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação. 07. (Cespe-UnB-MEC / 2005) Os documentos existentes nos arquivos são o resultado das atividades desenvolvidas pela instituição produtora. Suporte dos documentos Suporte: Material no qual são registradas as informações. Dicionário de Terminologia Arquivística. Arquivo Nacional. p. 159 O arquivo pode guardar documentos em diversos suportes diferentes. Exemplos de suporte: papel, CD, disquete, DVD, fita de vídeo. 08. (Cespe-UnB – TRE/BA 2010) O arquivo é constituído de documentos em variados suportes, entre outros: papel, papel fotográfico, película fotográfica e mídias digitais. 09. (Cespe-UnB – TRE/BA 2010) O arquivo é constituído de documentos em variados suportes, entre outros: papel, papel fotográfico, película fotográfica e mídias digitais. 10. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) O termo suporte é utilizado em arquivologia para denominar qualquer material que contém informações registradas. Alguns exemplos, além do mais comum hoje, que é o papel, são: papiro, pergaminho, disco magnético, entre outros. 11. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Os documentos produzidos no âmbito da instituição, mesmo que não estejam em suporte papel, são considerados documentos de arquivo. 12. (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Os acervos arquivísticos são constituídos por um mesmo tipo de suporte. 13. (Cespe-UnB- STM / 2004) A composição do conceito de arquivo adotado pela arquivística define que seus documentos devem possuir um mesmo tipo de suporte físico. 14. (2008 / Cespe-UnB - FUNDAC-PB) Um arquivo tem como função principal tornar disponível as informações contidas no acervo documental. 15. (Cespe-UnB-INPI / 2006) O arquivo tem como função básica tornar disponíveis as informações contidas nos documentos mantidos sob sua guarda. 16. (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A função principal do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Lei 8.159/1991 17. (Cespe-UnB - ANAC/2009) A função primária do arquivo é funcional, isto é, ser instrumento da administração. Em um segundo momento, considera-se o valor para a história e a cultura de uma sociedade. 18. (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) A legislação arquivística brasileira, apesar do grande avanço, não considera os arquivos como instrumento de apoio à administração. 19. (Cespe-UnB-MPE/AM / 2008) O arquivo, cujo principal objetivo é ser um instrumento de apoio à administração, constitui com o decorrer do tempo, base do conhecimento da história da instituição a que pertence. 20. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da história. 21. (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. Eles constituem-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 11 - JULHO DE 2010 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Teoria das 3 Idades Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. Lei 8.159/1991 22. (Funiversa - Adasa/2009) - De acordo com Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, é correto afirmar que são tipos de arquivos. (A) correntes, intermediários e permanentes. (B) correntes, temporários e permanentes. (C) privados, intermediários e permanentes. (D) correntes, intermediários e provisórios. (E) correntes, temporários e provisórios. 23. (Cespe-UnB - MCT/2008) Arquivo de primeira idade ou corrente, arquivo de segunda idade ou intermediário e arquivo de terceira idade ou permanente são estágios de evolução dos arquivos. 24. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes. 25. (Cespe-UnB-TCE/AC / 2006) As fases do ciclo de vida de um arquivo são duas: corrente e permanente. 26. (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Atualmente, com a evolução da arquivística, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: arquivos setoriais, correntes, inativos e permanentes. Valor dos Documentos Valor Primário: - Documentos que servem de apoio às atividades da instituição; - Todo documento nasce com esse valor e depois o perde; - É um valor temporário Valor Secundário: - Documentos que preservam a memória/história da instituição; - Nem todo documento apresentará esse valor; - É um valor definitivo (permanente). 27. (Cespe-UnB – TRE/BA 2010) Os documentos que não apresentam mais valor primário, mesmo que tenham valor secundário, podem ser eliminados, pois não são mais necessários como prova de uma atividade desenvolvida pela organização. 28. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O arquivo intermediário, assim como o arquivo corrente, é constituído por documentos de valor primário. 29. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - A teoria dos valores de documentos não permite definir se o documento é da fase corrente, da intermediária ou da permanente. 30. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os arquivos correntes são formados por documentos com valor secundário. 31. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos do arquivo permanente têm valor primário. 32. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) A história se faz com documentos que nasceram para ser históricos. 33. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) Os arquivos intermediários são constituídos por documentos ainda com valor primário. 34. (Cespe-UnB-UnB/Pref. Rio Branco/AC / 2007) O valor primário pode ser encontrado nos documentos nas fases corrente e intermediária. 35. (Cespe-UnB - TSE / 2007) Prevalece, na fase corrente, o valor secundário dos documentos, pela importância administrativa que eles têm. Arquivo Corrente Arquivo de 1 a Idade ou Corrente Constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 21 Art. 8º - § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. Lei 8.159/1991 36. (Cespe-UnB – AGU 2010) O arquivo corrente é formado por documentos que estão em trâmite, mas que não são consultados frequentemente porque aguardam sua destinação final. 37. (Cespe-UnB – DPU 2010 - Arquivista) Os documentos correntes devem ser mantidos próximos dos usuários diretos em razão da frequência com que são consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade têm. 38. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Fase corrente é a fase em que os documentos estão ativos, em curso e que ainda são muito consultados pela administração e, por isso, são conservados junto aos órgãos produtores. 39. (Funiversa – Terracap 2010) Acerca da classificação dos arquivos, aqueles que guardam os documentos mais novos e mais utilizados na instituição são chamados de arquivos (A) intermediários. (B) setoriais. (C) centrais. (D) correntes. (E) gerais. 40. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - Os documentos que entram no órgão público e que vão para os setores destinatários irão formar os arquivos correntes dessas unidades. 41. (Cespe-UnB - MI/2009) Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso e que são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz. 42. (Cespe-UnB - MI/2009) Enquanto tramitam pelas unidades político- administrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou correntes do órgão ao qual pertencem. 43. (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Os arquivos correntes são formados pelo conjunto dos documentos produzidos e(ou) recebidos pelos vários setores de trabalho da instituição e que precisam, pelo seu grande potencial de uso, ficar próximos aos seus usuários diretos. 44. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Os documentos considerados correntes são caracterizados por estarem ativos, ou em curso, além de serem alvos de consultas frequentes. 45. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os arquivos correntes são alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos também como arquivos ativos. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 12 - JULHO DE 2010 Documentos Prazos de guarda Corrente Intermediário Destinação Final Observação Legislação de Pessoal Admissão de Pessoal Férias Frequência Aposentadoria Greves Normas Internas 10 anos 10 anos Guarda Perm. - 5 anos 47 anos Eliminação - 7 anos - Eliminação - 5 anos 47 anos Eliminação Microfilmar após 5 anos 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar após 5 anos 5 anos 5 anos Guarda Perm. - Enqto. Vig. - Guarda Perm. - Arquivo Intermediário Arquivo de 2 a Idade ou Intermediário Constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de “limbo” ou “purgatório”. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 21-22 Art. 8º - § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Lei 8.159/1991 46. (Cespe-UnB – DPU 2010 - Arquivista) Os arquivos intermediários são formados por documentos semiativos, que não precisam ser mantidos próximos aos usuários diretos. 47. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Quando um setor acumula muitos documentos que não são mais utilizados, as eventuais buscas tornam-se demoradas e pouco eficientes; por esse motivo, tal setor deve escolher os documentos considerados importantes para conservar junto aos que ainda estão em curso e destruir o restante. 48. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) O arquivo intermediário justifica-se por questões econômicas. É uma forma de armazenamento de documentos mais barata que aquela feita nos setores de trabalho da organização. 49. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) Os documentos são mantidos nos arquivos intermediários quando apresentam alto valor secundário. 50. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) O acesso aos documentos é aberto ao público nos arquivos intermediários, diferentemente do que ocorre com os arquivos correntes, de acesso restrito aos acumuladores. 51. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) A descentralização física dos arquivos intermediários é resultado da grande frequência de uso dos documentos nessa fase do arquivo. 52. (Cetro – Embrapa 2010) São considerados arquivos intermediários os conjuntos de documentos com curso em andamento, os quais constituem objeto de esporádicas ou raras consultas. 53. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - Os documentos produzidos e(ou) recebidos por uma unidade ou setor de trabalho de um órgão público que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados, deverão ser transferidos ao arquivo intermediário. 54. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - O arquivo intermediário é constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa. 55. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - O acesso aos documentos no arquivo intermediário é aberto ao público. 56. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos do arquivo intermediário são mantidos por conta dos prazos prescricionais e aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente. Arquivo Permanente Arquivo de 3 a Idade ou Permanente Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em valor de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 22 Art. 8º - § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. Lei 8.159/1991 57. (Cespe-UnB – DPU 2010) Nos arquivos permanentes, a pesquisa é facultada (liberada) ao público externo. 58. (Cespe-UnB – DPU 2010) Nos arquivos permanentes, os documentos existentes são passíveis de eliminação. 59. (Cespe-UnB - INCA 2010) Os conjuntos documentais de um hospital que são custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor e por possuírem acesso público, são denominados arquivos correntes. 60. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, é restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorização da instituição que os acumulou. 61. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) O conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor é denominado arquivo intermediário. 62. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os O acesso aos documentos do arquivo permanente é feito com a autorização do órgão acumulador. 63. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) O arquivo permanente tem como função a guarda de materiais descartáveis. 64. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) A terceira idade conserva os documentos de valor administrativo que, por questões legais e fiscais, possam, esporadicamente ser consultados. 65. (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) O acesso aos documentos contidos no arquivo da instituição é público, embora exista restrição de acesso apenas para os documentos considerados permanentes. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 13 - JULHO DE 2010 Avaliação de Documentos / Tabela de Temporalidade Avaliação é a definição dos prazos de guarda e da destinação final dos documentos. É realizada por uma Comissão de Avaliação e resulta na elaboração da tabela de temporalidade da instituição, que deverá ser aprovada por uma autoridade competente da instituição para que possa ser implementada no órgão. 79. (Cespe-UnB-MME/CPRM / 2004) O prazo máximo de retenção de documentos na fase corrente é de seis meses. 80. (Cespe-UnB-TRE-AL / 2004) O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediária é de 10 a 20 anos. 81. (Cespe-UnB-MEC / 2003) Após cinco anos, os documentos da fase corrente devem ser completamente eliminados. 82. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) Serão preservados, em caráter permanente, todo e qualquer documento com produção anterior ao século XIX. 83. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Todos os documentos produzidos por uma instituição são considerados de valor histórico após um período superior a setenta anos de sua produção. Cumprimento do Ciclo Vital (Transferência / Recolhimento / Eliminação) - Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediária. - Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediária e permanente. - Transferência: Envio de documentos da fase corrente para a fase intermediária. - Recolhimento: Envio de documentos da fase corrente ou intermediária para a fase permanente. 84. (Cespe-UnB – DPU 2010) Na fase inermediária, os documentos são recebidos por transferência dos arquivos correntes. 85. (Cespe-UnB – DPU 2010) Os documentos cujo prazo de guarda seja estabelecido em cem anos deverão ser recolhidos ao arquivo permanente. 86. (Cespe-UnB – DPU 2010 - Arquivista) A passagem pelo arquivo intermediário indica que o documento vai ter como destinação final a eliminação. 87. (Cetro – Embrapa 2010) O recolhimento marca a transição para a 3ª idade documental. 88. (Cetro – Embrapa 2010) É considerada transferência a passagem de documentos de um arquivo intermediário para o arquivo peramanente. 89. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - O recolhimento é a passagem dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários. 90. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009) Findo o prazo de guarda no arquivo corrente, os documentos devem ser recolhidos ao arquivo intermediário. 91. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, transferência e recolhimento. 92. (Cespe-UnB - TRT 17ª Região / 2009 - Arquivista) Os documentos podem passar diretamente dos arquivos correntes para o arquivo permanente, sem necessidade de armazenamento no arquivo intermediário. 93. (Cespe-UnB-INSS / 2008) Os documentos podem passar pelas três idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes. 94. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) Definido o fim da permanência do documento no arquivo corrente, ele deve ser transferido ao arquivo permanente. 95. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) Atualmente, com o aumento da complexidade das organizações, determinados documentos nem passam mais pelos arquivos correntes. 96. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008) Os documentos, independentemente do valor, passam obrigatoriamente pelas três fases documentais: corrente, intermediária e permanente. 66. (Cesgranrio - BACEN / 2010) A destinação final, elemento importante da tabela de temporalidade, apresenta duas possibilidades, que são: (A) eliminação ou guarda permanente. (B) digitalização ou microfilmagem. (C) arquivo corrente ou arquivo intermediário. (D) conservação ou restauração. (E) proteção ou sigilo. 67. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os órgãos públicos devem constituir uma comissão permanente de avaliação de documentos com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de avaliação dos documentos no âmbito de sua atuação. 68. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A destinação dos documentos é indicada (A) pela tabela de temporalidade (B) pela tipologia documental (C) pelo plano de classificação (D) pelos instrumentos de pesquisa 69. (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) A aplicação da teoria das três idades documentais permite melhor fluxo documental na unidade, melhorando as condições de seus arquivos. 70. (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) O arquivo pode, anualmente, eliminar os documentos sem uso, independentemente de autorização. 71. (Cespe-UnB-UnB/TSE / 2007) O instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda é o(a) (A) plano de preservação (B) plano de classificação (C) listagem de eliminação (D) tabela de temporalidade Vantagens da Avaliação para a Instituição Vantagens da avaliação: - Ganho de espaço físico; - Facilidade na organização e localização dos documentos; - Economia de recursos humanos e materiais. 72. (Cespe-UnB-MI / 2006) Os resultados esperados de um processo de avaliação de arquivo incluem o aumento do índice de recuperação da informação. 73. (Cespe-UnB-MI / 2006) Os resultados esperados de um processo de avaliação de arquivo incluem a conquista de espaço físico. 74. (Cespe-UnB-Funag / Arquivista - 2005) A avaliação de documentos possibilita ganho de espaço físico nos depósitos de documentos. 75. (Cespe-UnB-Funag / Arquivista - 2005) A avaliação de documentos possibilita maior agilidade ao recuperar documentos e informações. 76. (Cespe-UnB / Pol. Fed. / 2004) A avaliação documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais. Prazos de Guarda O prazo de guarda varia de documento para documento e estará expresso na tabela de temporalidade da instituição. 77. (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) Os documentos de guarda temporária devem ser mantidos por cinco anos. 78. (Cespe-UnB-FUNCAP/PA / 2004) Todo documento com mais de cinco anos arquivado em um arquivo corrente deve ser eliminado. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 14 - JULHO DE 2010 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Quanto ao gênero Gênero é a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo : Arquivo do Estado, 1998. p. 19. Textuais: Documentos escritos. Iconográficos: Documentos com imagens estáticas. Exemplos: fotografias, desenhos, negativos, diapositivos, gravuras. Cartográficos: mapas e plantas. Micrográficos: microfilmes. Sonoros: Documentos cuja informação esteja em forma de som. Filmográficos: Filmagens. Vídeos. Informáticos/Digitais: Documentos em meio digital. 97. (Cespe-UnB – TRE/BA 2010) Os ofícios datilografados ou impressos, os mapas e as plantas fazem parte do gênero de documentos escritos ou textuais e são muito comuns nos arquivos permanentes. 98. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - Uma base de dados desenvolvida em uma instituição pública deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituição. 99. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais 100. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos textuais, audiovisuais e cartográficos são gêneros documentais encontrados nos arquivos. 101. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - A documentação escrita ou textual apresenta inúmeras espécies documentais criadas para produzir determinada ação específica, tais como relatórios, convênios, formulários e cartas. 102. (NCE-UFRJ / CVM 2009) Um arquivo contém documentos em formatos diversos. Um arquivista precisa estar preparado para organizar documentos impressos, fotografias em papel, filmes, disquetes, fitas sonoras e DVDs, dentre outros. Uma planta de arquitetura do 12º pavimento de uma instituição pública é considerada um documento do seguinte gênero: (A) filmográfico; (B) cartográfico; (C) textual; (D) iconográfico; (E) sonoro. 103. (Cespe-UnB-DFTrans / 2008) Ofícios impressos, plantas de quadras residenciais e fotografias de pistas de circulação de veículos são classificados, quanto ao gênero, como documentos textuais, cartográficos e filmográficos, respectivamente. 104. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) As fotografias em um arquivo são classificadas, quanto ao gênero, em documentos iconográficos. 105. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) Documentos do gênero iconográfico são aqueles que contêm imagens estáticas. 106. (Cespe-UnB-Censipam / 2006) Os documentos em formato eletrônico (ou digital) não são considerados documentos de arquivo. 107. (Cespe-UnB-INPI / 2006) Fotografias, slides, desenhos e gravuras são classificados como micrográficos. 108. (Cespe-UnB-Igeprev/PA / 2005) Quanto ao gênero, os documentos contendo imagens estáticas, a exemplo das fotografias, desenhos e gravuras, são classificados como documentos iconográficos. Quanto à natureza do assunto Sigilosos: Documentos que, por sua natureza, devam se de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. Ostensivos: Documentos cuja divulgação não prejudica a administração. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 29-30 Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos. Decreto 4.553/2002 Art. 4º Para os efeitos deste Decreto, são estabelecidos os seguintes conceitos e definições: classificação: atribuição, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado, informação, documento, material, área ou instalação; desclassificação: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classificação, tornando ostensivos dados ou informações; reclassificação: alteração, pela autoridade competente, da classificação de dado, informação, área ou instalação sigilosos; Decreto 4.553/2002 Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedição e tramitação obedecerão às seguintes prescrições: I - serão acondicionados em envelopes duplos; II - no envelope externo não constará qualquer indicação do grau de sigilo ou do teor do documento; III - no envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo; Decreto 4.553/2002 109. (Cespe-UnB – DPU 2010) O procedimento de desclassificar documentos consiste em (A) separar fisicamente os documentos destinados a eliminação. (B) possibilitar o empréstimo de documentos em âmbito interno. (C) liberar à consulta os documentos de natureza especial. (D) facultar (liberar) o acesso aos documentos anteriormente classificados como sigilosos. (E) proceder à alteração da classificação atribuída anteriormente, com base no plano de classificação da instituição. 110. (Cespe-UnB - MEC/2009) As correspondências consideradas ostensivas são classificadas, pelo grau de sigilo, em confidenciais, sigilosas e ultrassecretas. 111. (Cespe-UnB - MCT/2008) A classificação de ostensivo é dada aos documentos de arquivo cuja divulgação não prejudica o órgão ou o ministério. 112. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) Os documentos sigilosos devem ser de conhecimento restrito, e requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. 113. (Cespe-UnB - SEAD-UEPA / 2008) São denominados ostensivos os documentos que requerem cuidados extremos da unidade de arquivo na sua guarda e na sua divulgação. 114. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Reservado, confidencial, secreto e ultrassecreto são graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgação. 115. (Cespe-UnB-Ipajm / 2006) Informações sigilosas são classificadas em ultrassecretas, secretas, confidenciais e ostensivas. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 15 - JULHO DE 2010 Declaração - ( ) Espécie ( ) Tipologia Portaria de nomeação - ( ) Espécie ( ) Tipologia Histórico de conclusão do 2º grau - ( ) Espécie ( ) Tipologia Parecer - ( ) Espécie ( ) Tipologia Atestado - ( ) Espécie ( ) Tipologia Alvará de funcionamento - ( ) Espécie ( ) Tipologia Boletim - ( ) Espécie ( ) Tipologia Memorando de apresentação de servidor - ( ) Espécie ( ) Tipologia Relatório de atividades - ( ) Espécie ( ) Tipologia Requerimento - ( ) Espécie ( ) Tipologia Título de eleitor - ( ) Espécie ( ) Tipologia Declaração de imposto de renda - ( ) Espécie ( ) Tipologia 116. (Cespe-UnB-MDIC / 2006) Os documentos cuja divulgação de seu conteúdo não apresenta qualquer restrição são classificados como ostensivos. 117. (Cespe-UnB-SEAD/UEPA / 2008) Documentos classificados como reservados, secretos ou ultrassecretos não podem ser expedidos por meio postal. 118. (Cespe-UnB-TST / 2008) Desclassificação é o ato pelo qual a autoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado documento. 119. (Cespe-UnB-TST / 2008) Na expedição e tramitação de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo. 120. (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Entre as regras para tramitação de documentos sigilosos, está o seu acondicionamento em envelope duplo. 121. (Cespe-UnB-ANA / Arquivista - 2006) Um significado para o termo classificação, muito utilizado na prática arquivística, diz respeito à atribuição de graus de sigilo a documentos e(ou) informações. 122. (Cespe-UnB-Ancine / 2006) Não é permitida a expedição de documentos confidenciais por meio postal; a remessa desse tipo de documento deve ser feita apenas por intermédio de agente público autorizado. 123. (Cespe-UnB-STJ / Arquivista - 2004) A expedição de documentos classificados como sigilosos requer envelopamento duplo. 124. (Cespe-UnB-STJ / Arquivista - 2004) Para maior segurança e controle, no envelope externo deverá estar registrado o grau de sigilo do documento. Espécies / Tipologias documentais Espécie é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Exemplos: boletim, certidão, declaração e relatório. Tipologia documental é a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: boletim de ocorrência, boletim escolar, certidão de nascimento e declaração de bens. GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo : Arquivo do Estado, 1998. p. 19. Identifique os documentos a seguir como espécies ou tipologias documentais. 125. (Cespe-UnB – AGU 2010) Ofício, memorando e aviso são exemplos de tipologias documentais. 126. (Cespe-UnB – DPU 2010 – Arquivista) Considerando que a tipologia documental é a união entre a espécie do documento e a sua função, assinale a opção em que todos os itens citados correspondem a espécies documentais. (A) atestado, alvará de funcionamento e exposição de motivos (B) auto, exposição de motivos e precatório (C) ata de reunião, relatório de atividades e certidão (D) ato, consulta e relatório (E) certidão de nascimento precatório e convocação 127. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - Ofícios, memorandos, cartas e telegramas são tipologias documentais 128. (Cespe-UnB - TRT 17ª Região / 2009 - Arquivista) Relatório de atividades, negativo fotográfico, ata de reunião e cartão de visita são exemplos de tipologias documentais. 129. (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) Ata de reunião, relatório de atividades e projeto de trabalho são exemplos de espécies documentais. 130. (Cespe-UnB-FUB Arquivista / 2008) Alvará, ata, auto, regulamento, solicitação e passaporte são exemplos de tipologias documentais. 131. (Cespe-UnB - MS/Téc. Sup. 2008) Pode-se considerar o relatório, a ata, o projeto, a carta e o formulário como exemplos de tipologias documentais. 132. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008) Pronunciamento, proposta, precatório, prestação de contas, laudo, instrução normativa, informe, convite e telegrama são exemplos de tipologias documentais. 133. (Cespe-UnB-TST/Anal. Jud. / 2008) Abaixo-assinado, carta, certidão, circular e processo são exemplos de tipologias documentais existentes nos arquivos. 134. (Unb/Cespe-UnB - MI / Arquivista - 2006) Ata de reunião, relatório de atividades, cronograma, plano de ação e projeto são exemplos de tipologias documentais. 135. (Cespe-UnB-SGA-DF / Arquivista - 2004) Define-se declaração de bens como tipologia documental porque nela se encontra a junção da espécie com a atividade que gerou o documento. 136. (Cespe-UnB-SGA-DF / Arquivista - 2004) Entre as tipologias documentais que podem ser encontradas nos arquivos da Secretaria de Gestão Administrativa (SGA) do GDF estão as atas de reuniões, relatórios de atividades e livros de ponto. Exame de sangue - ( ) Espécie ( ) Tipologia Aviso - ( ) Espécie ( ) Tipologia Processo - ( ) Espécie ( ) Tipologia Balanço Patrimonial - ( ) Espécie ( ) Tipologia Fatura - ( ) Espécie ( ) Tipologia Projeto pedagógico - ( ) Espécie ( ) Tipologia Guia de internação - ( ) Espécie ( ) Tipologia Processo - ( ) Espécie ( ) Tipologia Lista de compras - ( ) Espécie ( ) Tipologia Portaria de nomeção de servidor - ( ) Espécie ( ) Tipologia Edital - ( ) Espécie ( ) Tipologia Certificado - ( ) Espécie ( ) Tipologia NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 16 - JULHO DE 2010 PROTOCOLO Protocolo é o controle da tramitação dos documentos que tramitam no órgão, de forma a permitir a sua rápida localização e informação aos interessados. É uma atividade típica da fase corrente. MIRANDA, Élvis Corrêa. Arquivo para concursos. Brasília, 2007 Atividades de protocolo: - Recebimento (Recepção dos documentos) - Registro (Cadastro dos dados dos documentos) - Autuação (formação/abertura de processos) - Classificação (separação por assunto) - Expedição/Distribuição (encaminhamento ao destinatário) - Controle/Movimentação (controle da tramitação / andamento) PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 55-59 137. (Cespe-UnB – DPU 2010) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de (A) classificação, registro, avaliação e empréstimo de documentos. (B) recebimento, classificação, registro e movimentação de documentos. (C) recebimento, eliminação e empréstimo de documentos. (D) ordenação, classificação e avaliação de documentos. (E) registro de processos, classificação e avaliação de documentos. 138. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Protocolo é o setor encarregado do recebimento e da expedição de documentos. É o responsável, também, pelo arquivamento, que consiste em definir o tipo de armazenamento correto (pasta, caixa, prateleira) para a guarda de cada documento, segundo o suporte (papel, filme, fita magnética) e o formato (caderno, mapa, fotografia). 139. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Uma das atividades realizadas pelo serviço de protocolo é a classificação de documentos, no caso de instituições que possuam um código ou plano de classificação de documentos. 140. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Protocolo é o serviço encarregado de recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. 141. (Cespe-UnB - MPS / 2010) O protocolo do órgão deve manter controle da expedição de correspondência, de modo a ser capaz de informar sua localização aos usuários em tempo real. 142. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Nos órgãos ou instituições públicas, protocolo é geralmente o setor encarregado de atividades como recebimento, expedição, registro, distribuição e controle da movimentação de documentos em trâmite. 143. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - O registro dos documentos que chegam a um órgão público deve ser feito no setor de protocolo e consiste na reprodução dos dados do documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados. 144. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) O protocolo é responsável pelas atividades de registro, de controle da tramitação, de distribuição, expedição e abertura de processos. 145. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009) O serviço de protocolo é responsável pelas atividades de recebimento, classificação, controle da tramitação e expedição de documentos. 146. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) O recebimento, o registro, a classificação, a distribuição, o controle da tramitação e a expedição de documentos são atividades de protocolo. 147. (Cespe-UnB - MI/2009) - O recebimento, o registro, a movimentação e a expedição de documentos são atividades de responsabilidade do setor de protocolo. 148. (Cespe-UnB - MI/2009) - A autuação é o termo que caracteriza a abertura do processo. 149. (Cespe-UnB - MI/2009) - O controle da tramitação dos processos pelos setores de trabalho responsáveis pela condução dos assuntos tratados nos processos é de responsabilidade do setor de protocolo e dos próprios setores de trabalho por onde tramitam os processos. 150. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes. 151. (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Protocolo é a denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, expedição e distribuição de documentos.. 152. (Cespe-UnB - TRT 17ª Região / 2009 - Arquivista) A distribuição e a tramitação de documentos são atividades desenvolvidas pelos setores de protocolo. Documentação particular / sigilosa / ostensiva Não devem ser abertos e nem registrados pelo protocolo, devendo ser encaminhados diretamente aos destinatários: - Documentos particulares - Documentos sigilosos Devem ser abertos e registrados pelo protocolo: - Documentos ostensivos MIRANDA, Élvis Corrêa. Arquivologia para concursos. Brasília, 2009 153. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) Os documentos de natureza ostensiva recebidos pelo protocolo não podem ser abertos, analisados e classificados e devem ser encaminhados aos seus destinatários. 154. (Cespe-UnB - MEC 2009) A correspondência oficial, com indicações de confidencial, reservado ou particular no envelope deve ser aberta para registro no sistema de protocolo antes de ser encaminhada ao destinatário. 155. (Cespe-UnB - MI/2009) - A correspondência recebida que tiver caráter ostensivo não deve ser aberta pelo protocolo. 156. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) A correspondência particular recebida em um órgão público deve, obrigatoriamente, ser registrada no setor de protocolo do órgão. 157. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) O setor de protocolo deverá abrir as correspondências oficiais mesmo que sejam confidenciais ou reservadas. 158. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) Os documentos particulares recebidos pelo protocolo de um órgão público ou de uma empresa não devem ser registrados nem classificados, mas apenas remetidos aos destinatários. 159. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) As correspondências particulares recebidas por um órgão público devem ser registradas no protocolo e enviadas aos seus destinatários. 160. (Cespe-UnB - STJ/2008) O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 17 - JULHO DE 2010 PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS Fatores físicos Principais fatores físicos prejudiciais à conservação dos doc umentos: umidade alta, ar seco, temperatura inadequada, exposição à luz natural ou artificial - O arquivo deve ter controle de umidade e temperatura de acordo com os documentos mantidos sob sua guarda (aproximadamente 21º e 55%); - Água e fogo não devem entrar no ambiente de arquivo; - A limpeza do piso, estantes e móveis deve ser feita com pano úmido/ aspirador. - A higienização dos documentos deve ser feita com uma trincha ou flanela. BECK, Ingrid. Manual de conservação de documentos. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 1985. 161. (Cespe-UnB – DPU 2010 – Arquivista) O calor e umidade excessivos são nocivos ao acervo, pois podem gerar fungos. Deve-se, portanto, manter taxas muito baixas de umidade e temperatura no arquivo. 162. (Cespe-UnB – DPU 2010 – Arquivista) A luz natural, sobretudo a radiação ultravioleta, causa danos aos documentos. Para protegê- los, é necessário usar persianas ou cortinas nas janelas e substituir as lâmpadas incandescentes por lâmpadas fluorescentes, que não emitem radiações ultravioleta. 163. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de sua guarda. 164. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) O ar seco é um elemento que beneficia as condições físicas do papel. 165. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Uma das consequências da exposição dos documentos em papel à luz é o seu amarelecimento. 166. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O ar seco e a alta umidade são fatores de enfraquecimento do papel. 167. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) O arquivista pode evitar problemas com as radiações ultravioleta nos depósitos de documentos, adotando as seguintes medidas: utilizar salas sem janelas e substituir as lâmpadas incandescentes por lâmpadas fluorescentes, que não emitem radiação UV. 168. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) Um programa de preservação preventiva deve prever, entre outros fatores, o controle da temperatura e umidade do ambiente e a incidência direta de luz, natural ou artificial, sobre os documentos. 169. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variações de temperatura e a poeira são, a médio e longo prazos, prejudiciais à conservação dos documentos. 170. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A luz natural e o calor são prejudiciais aos documentos. Recomenda-se, para o local de armazenamento, a utilização de lâmpadas fluorescentes, por não produzirem calor nem radiação ultravioleta (UV), e o uso de condicionadores de ar para manter a temperatura abaixo de 5 graus durante o dia. Durante a noite, os aparelhos podem ser desligados, para reduzir os custos e o risco de incêndio. 171. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e não se refere ao local de guarda. 172. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - A luz solar é menos nociva que a luz artificial na conservação e na preservação dos documentos de arquivo. 173. (Cespe-UnB - TRE/MT / 2009) O ar seco é um elemento que beneficia as condições físicas do papel. Fatores químicos Principais fatores químicos prejudiciais à conservação dos documentos: poeira, sujeira, fumaça, colas, fitas adesivas, objetos metálicos, alimentos. BECK, Ingrid. Manual de conservação de documentos. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 1985. 174. (Cespe-UnB - ANAC/2009) A higienização mecânica dos documentos feita com uma trincha ou uma flanela é uma ação importante para a conservação dos documentos em papel. 175. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A limpeza do depósito do arquivo deve ser rigorosa para evitar a proliferação de fungos e insetos; o chão deve ser limpo com pano umedecido em uma mistura de água, solventes, cera e substâncias bactericidas. Uma vez por mês, pelo menos, as estantes devem ser limpas com a mesma mistura. 176. (Cespe-UnB-INSS / 2008) Na higienização dos documentos, além de remover a poeira, devem ser retirados objetos metálicos, como grampos, clipes e prendedores metálicos. 177. (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) A higienização e o acondicionamento são ações de conservação dos documentos. 178. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Deve-se evitar a limpeza do piso, das estantes e dos móveis do arquivo para preservar os documentos. 179. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) A higienização é um dos procedimentos mais significativos do processo de conservação de documentos e deve ser feita em períodos regulares. 180. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Os conjuntos documentais que possuam mais de duas folhas devem ser juntados por meio de grampo. 181. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Deve-se proibir a entrada de pessoas transportando alimentos líquidos no espaço destinado ao acervo arquivístico, sendo permitido somente o acesso de pessoas com alimentos sólidos. 182. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Com o objetivo de minimizar o ruído no ambiente, é indicado que o piso dos espaços onde são preservados os documentos seja revestido com carpete. 183. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Para reparos em documentos, como enxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, é indicado o uso de cola plástica comum. 184. (Cespe-UnB-PRG-DF / Arquivista - 2004) Para os depósitos de documentos, é indicado o piso de carpete, desde que seja limpo diariamente. 185. (Cespe-UnB-STM / 2004) O piso do espaço reservado à guarda dos documentos deve ser lavado semanalmente com água e sabão neutro a fim de se evitar as ações de agentes nocivos. Fatores biológicos Principais fatores biológicos prejudiciais à conservação dos documentos: insetos, microorganismos, ratos, homem. Cuidados a serem observados ao se manusear os documentos: - Fotografias e negativos devem ser manuseados com luvas de algodão; - Anotações nos documentos devem ser feitas a lápis. BECK, Ingrid. Manual de conservação de documentos. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 1985. 186. (Cespe-UnB – DPU 2010 – Arquivista) São considerados agentes de degradação dos documentos, entre outros: fatores ambientais, como temperatura e umidade; e fatores físicos, como insetos e roedores. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 18 - JULHO DE 2010 AUTOMAÇÃO DE ARQUIVOS 187. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os procedimentos de preservação devem incidir apenas sobre os documentos avaliados como permanentes na tabela de temporalidade e destinação. 188. (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) A ação antrópica não interfere na degradação dos arquivos. 189. (Cespe-UnB-CLDF / 2006) O acondicionamento inadequado e o manuseio incorreto podem ser causas de danos aos documentos. 190. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) No manuseio de documentos fotográficos, incluindo-se os negativos e as reproduções, é indicado o uso de luvas de borracha. 191. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Para registro da classificação de documentos, é recomendado o uso de canetas esferográficas. 192. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Tanto funcionários quanto usuários devem ter conhecimento acerca das medidas referentes ao manuseio de documentos. 193. (Cespe-UnB-STM / 2004) O uso de luvas de algodão é recomendável para o manuseio das fotografias e dos negativos existentes no acervo arquivístico. 194. (Cespe-UnB-STM / 2004) Para o registro do código de classificação nos documentos do STM, deve ser utilizada caneta esferográfica, pois esta não danifica as fibras do papel. 195. (Esaf-ANEEL / 2004) Ao fazer anotações nos documentos deve-se fazê-lo com lápis preto (grafite) macio, em local predeterminado. 196. (Cespe-UnB-CREA/DF / 2003) Ao manusear os negativos e as fotografias, é recomendável que o profissional use luvas de algodão. MICROFILMAGEM Microfilmagem é a técnica que permite criar uma cópia do documento em formato altamente reduzido. Vantagens da microfilmagem: - Ganho de espaço físico; - Preservação do documento original em papel; - Segurança na guarda da informação. 197. (Cespe-UnB – AGU 2010) O microfilme de substituição é aquele que serve à preservação das informações contidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço. 198. (Cespe-UnB – DPU 2010 - Arquivista) Originais e cópias do microfilme devem ser arquivados em locais distintos. 199. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) A microfilmagem permite a redução do espaço físico na guarda de documentos, mas o seu uso ainda é restrito devido à não aceitação do microfilme como prova legal. 200. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Para os documentos considerados de guarda permanente, a microfilmagem pode ser utilizada como uma maneira de preservar o original, sem eliminá- lo. 201. (Cespe-UnB - Antaq-Arquivista/2009) - Na microfilmagem, o armazenamento do filme original ser feito em local diferente daquele em que se encontra o respectivo filme-cópia. 202. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os documentos públicos, de guarda permanente microfilmados não poderão ser eliminados. 203. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Por questões de segurança e de autenticidade, o armazenamento do filme original de um microfilme deverá ser feito no mesmo local do filme cópia. 204. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem não deve ser realizada quando houver intenção de eliminar os originais, pois tal processo não pode, em circunstância alguma, ter validade em juízo. 205. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - O microfilme ainda não tem reconhecimento legal no Brasil. 206. (Cespe-UnB - TRT 17ª Região / 2009 - Arquivista) A microfilmagem de documentos acarreta a necessidade de eliminação do original, mesmo que o documento tenha valor secundário. 207. (Cespe-UnB-FUB / 2008) Uma das vantagens da microfilmagem é a reprodução fiel do conteúdo do documento original. 208. (Cespe-UnB-INSS / 2008) No processo de microfilmagem, o filme original e o filme cópia devem ser armazenados em locais distintos. 209. (Cespe-UnB - MS/Téc. Sup. 2008) Os documentos de valor histórico não podem ser microfilmados. 210. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Os documentos podem ser eliminados após a microfilmagem, mesmo aqueles considerados de valor permanente. 211. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008) Os documentos públicos de valor permanente poderão ser eliminados dois anos após a microfilmagem. 212. (Cespe-UnB-TST/Anal. Jud. / 2008) A microfilmagem permite a eliminação dos originais dos documentos, exceto no caso de documentos com valor permanente. 213. (Cespe-UnB-Anvisa / 2007) Microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. 214. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Na microfilmagem, deve-se ter a preocupação de manter os filmes originais guardados juntamente com as cópias, por questão de segurança. Automação é a utiilzação de sistemas informatizados no intuito de otimizar as atividades arquivísticas. Digitalização: é uma técnica que permite criar uma cópia do documento em meio digital. É realizada por meio de scanner. Vantagens da digitalização; 1) Permite a consulta simultânea do documento em diferentes locais, uma vez que a imagem pode ser disponibilizada em rede. 2) Agiliza a consulta ao documento, uma vez que o usuário não tem a obrigação de se dirigir fisicamente ao arquivo em que o mesmo está arquivado. Desvantagens da digitalização: 1) Não é aceita como prova legal, o que implica a necessidade de se armazenar o documento original (ou microfilme do mesmo). 2) Exige cuidados no sentido de se manter o suporte (mídia) e o formato legíveis ao longo do tempo. 215. (Cespe-UnB – AGU 2010) O documento digitalizado tem o mesmo valor legal do documento em suporte papel, podendo, até, ser apresentado em juízo. 216. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) A alteração de suporte é uma técnica importante para combater a rápida obsolescência das mídias, que compromete a preservação de documentos digitais. 217. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) A digitalização de documentos é vantajosa, pois permite o acesso múltiplo e simultâneo aos documentos e, além disso, possui ampla aceitação legal. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 19 - JULHO DE 2010 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Método Alfabético / Variadex O método alfabético é aquele que organiza os documentos por nome. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 62 O método variadex é uma variante do método alfabético. Neste método, há a utilização de cores para facilitar o arquivamento. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 92 Regras do método geográfico POR ESTADO - Os estados devem ser organizados alfabeticamente; - Dentro de cada estado, a capital deve ser colocada em primeiro lugar, seguida das demais cidades alfabeticamente. Exemplo: Alagoas Bahia Ceará Goiás São Paulo Pasta do estado do Goiás: Goiânia Alexânia Caldas Novas Cristalina Itumbiara Mozarlândia Rio Verde POR PAÍS - Os países devem ser organizados alfabeticamente; - Dentro de cada país, a capital deve ser colocada em primeiro lugar, seguida das demais cidades alfabeticamente. Exemplo: Alemanha Bolívia Canadá Dinamarca E.U.A. Japão Pasta dos E.U.A.: Washington Atlanta Boston Chicago Dallas New York Organize as pastas dos estados a seguir: Espírito Santo Colatina Vitória Guarapari Vila Velha São Mateus 1ª) 2ª) 3ª) 4ª) 5ª) Piauí Piripiri Teresina Caracol Gilbués Corrente 1ª) 2ª) 3ª) 4ª) 5ª) Santa Catarina Lages Blumenau Itajaí Joinvile Brusque 1ª) 2ª) 3ª) 4ª) 5ª) 218. (Cetro – Embrapa 2010) O método variadex é uma variante do alfabético e utiliza cores como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localização dos documentos. 219. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) Além dos códigos numéricos e alfabéticos, outra forma adicional de organização de arquivos é aquela realizada por meio do uso de cores, de forma a facilitar a localização dos itens. 220. (Cespe-UnB-FUB / 2008) Os documentos constantes em cada uma das pastas organizadas em ordem alfabética deverão seguir, obrigatoriamente, uma seqüência numérica. 221. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) O método alfabético é um dos métodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado. 222. (Cespe-UnB-TRE/GO / 2005) O método de arquivamento variadex adota cores preestabelecidas como diferencial, o que facilita o arquivamento e a localização de documentos. 223. (Esaf ANEEL / 2004) O método variadex utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localização dos documentos. Método Geográfico - O método geográfico é aquele que organiza os documentos pela procedência ou local. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 68 224. (Cesgranrio - BACEN / 2010) Se a Ouvidoria do BACEN receber cartas do Rio Grande do Sul, como, por exemplo, de (1) Santa Maria; (2) Caxias do Sul; (3) Novo Hamburgo; (4) Gramado e (5) Porto Alegre, deverá fazer a ordenação dessas cartas. Se for utilizado o método geográfico de arquivamento, na modalidade estado, cidade e correspondente, a ordenação será a seguinte: (A) 5,4,3,2,1 (B) 5,2,4,3,1 (C) 4,3,2,5,1 (D) 2,4,3,5,1 (E) 1,2,4,3,5 225. (Cespe-UnB – DPU 2010) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa situação, o método de arquivamento adotado denomina-se (A) por assunto. (B) onomástico. (C) geográfico. (D) ideográfico. (E) alfabético. 226. (Cespe-UnB - Embasa 2010) O método geográfico é muito preciso, mas tem aplicações muito específicas, uma vez que está embasado na identificação de características geográficas, como bacias hidrográficas, cadeias de montanhas, planícies, planaltos, flora e fauna. 227. (Cespe-UnB-DFTrans / 2008) No arquivamento de documentos cujo principal elemento seja a procedência, é correta a seguinte ordenação. MINAS GERAIS: Belo Horizonte / Ouro Preto / Uberlândia PARANÁ: Curitiba / Londrina / Paranaguá NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 20 - JULHO DE 2010 Método Numérico - O método numérico é aquele que organiza os documentos por número; - O método numérico pode ser subdividido em: simples, cronológico e dígito-terminal; - Cronológico: organiza os documentos por data; - Numérico simples: os documentos são organizados pelo número inteiro. É indicado para números pequenos; - Numérico dígito-terminal: organiza os documentos pelos dois últimos algarismos. É indicado para números grandes. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 70-77 Nºs Simples Dígito-terminal 345.654 914.302 764.158 4.558 75.789 1º) 2º) 3º) 4º) 5º) 1º) 2º) 3º) 4º) 5º) 228. (Cespe-UnB - Min. Esporte / 2008) Quando se organiza um arquivo por estados da Federação, as capitais são ordenadas alfabeticamente como qualquer outra cidade. A adequada ordenação de tais prontuários é: (A) 1,2,3,4,8,5,6,7. (B) 5,6,7,3,8,4,1,2. (C) 5,6,2,1,4,8,7,3. (D) 7,2,6,8,4,1,5,3. (E) 7,2,6,8,4,5,1,3. 235. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Simples e dígito-terminal são métodos numéricos de arquivamento. 236. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) O método de arquivamento dígito- terminal apresenta como desvantagem a lentidão na recuperação da informação. Método Ideográfico - Método ideográfico é aquele que organiza os documentos por assunto. - O método ideográfico pode organizar os documentos de forma alfabética ou numérica. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 77-92 237. (Cespe-UnB – Ceturb-ES 2010) A criação de pastas para o arquivamento de documentos a paritr dos temas relacionados a atividades desenvolvidas no setor de trabalho indica o uso do método ideográfico. 238. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Um dos métodos de ordenamento considerados mais eficientes é o ideográfico, no qual os documentos recebem números dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, que são lidos da direita para a esquerda, formando pares. Nesse caso, o arquivamento é feito considerando um grupo de cada vez. 239. (Funiversa – Terracap 2010) Acerca dos métodos de arquivamento, aquele que separa os documentos por assunto é o (A) ideográfico. (B) alfabético. (C) numérico. (D) geográfico. (E) cronológico. 240. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - A divisão da documentação em classes, conforme os temas, caracteriza o método de arquivamento dígito- terminal. 241. (Cespe-UnB-MEC / Arquivista - 2005) A classificação por assunto é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema e agilizar sua recuperação. Escolha do método a ser adotado O método a ser adotado no arquivo deverá ser definido após análise: 1) Dos documentos a serem arquivados; 2) Das características da instituição que está sendo organizada. O arquivo pode utilizar quantos métodos forem necessários, de forma a atender as necessidades da instituição. O conjunto de métodos a ser adotado é chamado de classificação ou arranjo. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 40-41 242. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organização que produz ou recebe. 229. (Cespe-UnB – Ceturb-ES 2010) A atribuição de um número a cada correspondente (pessoa física ou pessoa jurídica) obedecento à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética, é característica do método numérico simples. Uma possível atribuição por esse método é apresentada a seguir: Pasta 1 – Moreira, Marina; Pasta 2 – Aarão, João Bosco; Pasta 3 – Alves, Flábio José. 230. (Cetro – Embrapa 2010) No método dígito-terminal os documentos são numerados sequencialmente: os números, dispostos em grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares. Tem como vantagem a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização, visto que trabalha com grupos de dois dígitos. 231. (Cespe-UnB / Antaq 2009) - O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-19. 232. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - Uma representação correta do método numérico simples é 22-93-17. 233. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) O método numérico simples constitui- se na atribuição de um número e de uma letra a cada documento de pessoa física ou jurídica. 234. (FCC-TRF 2 a Reg / 2007) Uma instituição adota o método dígito- terminal para classificar os prontuários de seus servidores: 1) 001.299 - Hilary Jenkinson 2) 032.699 - Eugenio Casanova 3) 129.129 - T. R. Schellenberg 4) 159.544 - Luciana Duranti 5) 305.218 - Angelika Menne-Hantz 6) 306.818 - Bruno Delmas 7) 588.029 - Paola Carucci 8) 246.344 - Michel Duchein NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 21 - JULHO DE 2010 243. (Cespe-UnB - ANAC/2009) Nome, local, número, data e assunto são os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenação dos documentos de arquivo. 244. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - A atividade de classificação de documentos de arquivo exige, por parte do classificador, conhecimentos não só da empresa ou do órgão público, mas da natureza dos documentos a serem classificados. 245. (Cespe-UnB - MEC/2009) É possível, na escolha do método de arquivamento, definir um método principal e métodos auxiliares para a organização da documentação. 246. (Cespe-UnB-DFTrans / 2008) Considere que uma unidade de arquivo apresente a seguinte organização do seu acervo. PESSOAL CEILÂNDIA: de Abraão até Fagundes de Gonçalves até Lima de Miranda até Oliveira GAMA: de Abreu até Ferreira de Garcia até Maciel VEÍCULOS MATERIAL PERMANENTE Com base nessa organização, é correto afirmar que o método principal de arquivamento utilizado foi o método por assunto, tendo sido empregados, como métodos secundários, o geográfico e o alfabético. 247. (Cespe-UnB - Hemobras/2008) A atividade de classificação de documentos de arquivo exige do responsável conhecimentos da administração à qual está vinculado e também da natureza dos documentos a serem classificados. 248. (Cespe-UnB-Ancine / 2006) Considerando a hipótese de arquivamento a seguir, é correto afirmar que o principal critério utilizado para tal fim foi o de arquivamento por assunto. FILIAIS - Centro-Oeste - Nordeste - Norte - São Paulo PESSOAL - FOLHA DE PAGAMENTO - de A até J - de K até M - de N até Z FORNECEDORES - Equipamentos de Escritório - Matéria-prima - Máquinas de grande porte 249. (Cespe-UnB-MPE/TO / 2006) A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização à qual a unidade de arquivo está vinculada. 250. (Cespe-UnB-STM / 2004) Os documentos de arquivo obedecem a um método de arquivamento único. 251. (Cesgranrio-BNDES / 2004) Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que atenda às necessidades específicas. Regras de Alfabetação Analise os nomes dos políticos a seguir. 1) Fernando Henrique Cardoso 2) Humberto de Alencar Castelo Branco 3) Luís Inácio Lula da Silva 4) João Campos Café Filho 5) Barack Hussein Obama 6) John Sidney Mc Cain 7) Hugo Rafael Chávez Frias 8) Mao Tsé Tung 9) Mahmoud Ahmadinejad A ordem correta de arquivamento, segundo o método alfabético, seria: (A) 4-1-2-7-8-6-9-8-5 (B) 9-4-1-2-7-6-5-3-8 (C) 9-1-2-6-4-7-5-2-8 (D) 9-2-1-6-4-7-5-2-8 (E) 5-1-7-2-4-6-3-9-8 1ª Regra Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Barbosa, João Cabral, Pedro Álvares Vasconcelos, Maria Luísa Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Teixeira, Aníbal Teixeira, Marilda PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 63 252. (Cespe-UnB-Detran/PA / 2006) João Barbosa arquiva-se como Barbosa, João. 253. (Cespe-UnB-SESPA/PA / 2004) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. 254. (Cespe-UnB-MPE/AM / 2008) No arquivamento de fichas por nome de pessoas, quando aparecem sobrenomes iguais, deve prevalecer a ordem alfabética do prenome. 255. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) Na ordenação alfabética de pastas de um arquivo por nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. 256. (Cespe-UnB-SESPA/PA / 2004) No caso de sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. 2ª Regra – Sobrenomes compostos Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 63 257. (Cespe-UnB-MPE/AM adaptada / 2008) Segundo as regras de alfabetação utilizadas no método de arquivamento alfabético, os sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não se separam. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 22 - JULHO DE 2010 258. (Cespe-UnB-Detran/PA / 2006) Nos sobrenomes compostos: Paulo Castelo Branco arquiva-se como Castelo Branco, Paulo. 259. (Cespe-UnB-SESPA/PA / 2004) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. 260. (Cesgranrio-BNDES / 2004) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo (como Monte Verde) não são separados. 3ª Regra – Sobrenomes com nomes de santos Os sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa ou São seguem a regra anterior. Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano São Paulo, Carlos PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 64 261. (Cespe-UnB - TRE-MG 2009) Os nomes a seguir estão corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetação. José, Rogério São Paulo, Carlos São Rita, Simone Santa 262. (Cespe-UnB-DETRAN/PA / 2006) Nos sobrenomes com as palavras Santa, Santo ou São: Carlos São Paulo arquiva-se como Paulo, Carlos São. 263. (Cesgranrio-BNDES / 2004) Sobrenomes iniciados com a palavra Santa (como Santa Cruz) são compostos e não se separam. 4ª Regra – Iniciais abreviativas As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Vieira, J. Vieira, Jonas Vieira, José PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 64 264. (Cespe-UnB - TRE-MG 2009) Os nomes a seguir estão corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetação. Torres, Alisson Torres, A. Torres, Beatriz 5ª Regra – Artigos e preposições Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d´, da, do, e, um, uma, não são considerados. Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d´ Câmara, Lúcia da PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 64 265. (Cespe-UnB – Ceturb-ES 2010) A regra de alfabetação para nomes de pessoas físicas considera o último sobrenome e depois o prenome. Por exemplo, o nome Maria José da Silva deve ser arquivado da seguinte forma: Silva, Maria José. 266. (Cespe-UnB-TST / 2008) A seqüência alfabética a seguir está de acordo com as regras de alfabetação. Alencastro, Marcelo Pereira d´ Brito, Pedro Paulo de Castelo Branco, Antonio Barbosa Moreira, Artur de Azevedo São Tiago, Vicente de Paula de 267. (Cespe-UnB-DETRAN/PA / 2006) Nos sobrenomes com artigos e preposições: Ricardo d´Ávila arquiva-se como Ávila, Ricardo d´. 268. (Cespe-UnB-SESPA-PA / 2004) Artigos, conjunções e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, são considerados para a ordenação. 6ª Regra – Sobrenomes de parentesco Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome. Almeida Filho, Antônio Ribeiro Júnior, Paulo Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Viana Neto, Henrique PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 64-65 269. (Cespe-UnB – Ceturb-ES 2010) Na alfabetação do nome Roberto de Santana Júnior, deve ser considerada a seguinte forma: Júnior, Roberto de Santana. 270. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - Quanto ao correto emprego das regras de alfabetação nos nomes apresentados, assinale a opção correta. (A) Roberto Castelo Branco - Branco, Roberto Castelo. (B) Michel São Paulo - Paulo, Michel S. (C) Paulo de Almeida - Almeida, Paulo de (D) Juliano de Lourenço Neto - Neto, Juliano de Lourenço 271. (Cespe-UnB-TST / 2008) A seqüência alfabética a seguir está de acordo com as regras de alfabetação. Júnior, Thiago Pereira de Moura Lima, Pedro Augusto Morais Neto, Alfonso Henrique Bernardes Oliveira, Manoel Carlos de Ribeiro, Gustavo Silva 272. (Cespe-UnB-Ancine / 2006) Considerando-se as regras de alfabetação para arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, está incorreta a seqüência a seguir: - Junqueira, Antonio Carlos - Negra, Marco Antonio Serra - Neto, Carlos José de Araújo - Souza, José Paulo de 7ª Regra – Títulos que acompanham o nome Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome, entre parênteses. Campos, Milton (Ministro) Ferreira, André (Professor) Pereira, Paulo (General) Teixeira, Pedro (Dr.) PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 65 273. (Cespe-UnB - MCT/2008) Na ordenação alfabética de pastas abertas por nome de personalidades, os títulos não são considerados na alfabetação, são colocados após o nome completo, entre parênteses. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 23 - JULHO DE 2010 274. (Cespe-UnB-TST / 2008) A seqüência alfabética a seguir está de acordo com as regras de alfabetação. Bernardes, Ministro Marcus Afonso Fagundes, Demóstenes Farias Fagundes, Desembargador Carlos Ferreira Hansen, Pedro Henrique de Almeida Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza 275. (Cespe-UnB-MPE/TO / 2006) De acordo com as regras de alfabetação, a seqüência a seguir está correta. Barros, Antonio de Souza (Promotor) Fagundes, Paulo de Almeida (Desembargador) Gonçalo, Reginaldo da Silva (Procurador) Lima, Pedro Antonio de Araújo (Procurador) 8ª Regra – Nomes estrangeiros Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver regras nºs 10 e 11). Aubert, Georges Müller, Paul Schmidt, Jorge PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 65 9ª Regra – Partículas de nomes estrangeiros As partículas de nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escrita com letra maiúscula. Capri, Giulio di Mc Adam, John O´Brien, Gordon PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 66 10ª Regra – Nomes espanhóis / hispânicos Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. Arco y Molinero, Angel de Oviedo y Baños, José de Pina del Mello, Francisco de PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 66 276. (Cespe-UnB - MCT/2008) Na alfabetação de nomes de espanhóis, o registro é feito pelo prenome. 277. (Cespe-UnB-TRT 16ª Região / 2005) Os autores espanhóis deverão ser arquivados do seguinte modo: Molinero, Pacco Baños e Oviedo, Francisco Carbalhal. 278. (Cesgranrio-ANP / 2005) Indique a opção em que o nome está registrado incorretamente para arquivamento. (A) Santa Cruz, Sergio (Ministro) (B) Etchevarren Diaz, Esteban de (C) Andrade Júnior, Ricardo da Silva (D) Santo, Leontina de Monte 11ª Regra – Nomes orientais e árabes Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam. Al Ben-Hur Li Yutang PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 66 279. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) Considere que o TRE/MT adotará o método de arquivamento alfabético e fará uso das regras de alfabetação. Assinale a opção cujo nome está representado corretamente. (A) Neto, Antonio Pereira de Souza (B) de Camargo, Luisa Maria Pontes (C) Branco, Solange Ribeiro Castelo (D) Sato, Akiko Yamamoto (E) Muller, Paul 280. (Cesgranrio-BNDES / 2004) Os nomes orientais (japoneses ou árabes, por exemplo) são organizados alfabeticamente exatamente como se apresentam. 12ª Regra – Nomes de instituições Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem se transcritos como se apresentam, colocando-se os artigos iniciais entre parênteses após o nome. Álvaro Ramos & Cia. Colegial (A) Embratel Fundação Getúlio Vargas Library of Congress (The) PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 66-67 281. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Com base nas regras de alfabetação, os nomes a seguir estão corretamente apresentados. Araújo, José C. da Silva (Desembargador) Barbosa Neto, Pedro Paulo Fundação Getúlio Vargas Lao Xing Xiang Vale Verde, Ricardo Pereira do 13ª Regra – Nomes de eventos Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados os números devem aparecer no fim, entre parênteses. Conferência de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3º) PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 67 282. (Cespe-UnB – Ceturb-ES 2010) Para alfabetar o seguinte nome: II Conferência de Física Quântica, o número romano deve ser colocado por extenso e assim entrar na alfabetação, como apresentado a seguir: Segundo Conferência de Física Quântica. 283. (Cespe-UnB - Fundac/PB / 2008) Assinale a opção em que a aplicação das regras de alfabetação está correta. (A) Branco, Roberto Castelo Lobo, José Santos Rosa, Carlos Monte NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 24 - JULHO DE 2010 (B) Almeida, José de Andrade, Ronaldo d’ Souto, Arnaldo de (C) Cristo, Alberto Santo Paulo, Antônio São Rita, Carlos Santa (D) Primeiro Congresso de Serviço Social Segundo Congresso de Serviço Social Terceiro Congresso de Serviço Social 284. (Cespe-UnB - STJ/2008) A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva para nomes de pessoas. 285 a 293. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Um dos métodos de ordenação mais usados é o alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse sentido, considere a lista alfabética seguinte. A Barateira Ltda. Akira Kurosawa Andrade, Mário de Branco, Camilo Castelo Cabral, Pedro Álvares Du Pont, Jean Fundação Getúlio Vargas Goethe, Johann Wolfgang von Herrera Cortez, Carmem Houaiss, Manoel Silva e Li Cheng Tsai Lybrary of Congress (The) Maciel, Jorge Mahmoud Ahmadinejad Neto, Jorge Maciel Paula, Gabriel Santa Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista acima, julgue os itens que se seguem. 285. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Os nomes de Mário de Andrade e Pedro Álvares Cabral estão na ordem de alfabetação correta, pois, nos nomes de pessoas físicas, deve-se considerar o último sobrenome e depois o prenome. 286. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Os nomes Akira Kurosawa e Mahmoud Ahmadinejad foram ordenados erradamente, pois, em ambos os casos, foi considerado o prenome e não o sobrenome para a alfabetação. 287. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Os artigos e preposições não devem ser considerados para a alfabetação, como acontece corretamente nos nomes de Mário de Andrade e Manoel Silva e Houaiss. 288. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Os nomes de Camilo Castelo Branco e Gabriel Santa Paula estão corretamente alfabetados, pois seguem a regra de se considerar o último sobrenome. 289. (Cespe-UnB - Embasa 2010) A ordenação dos nomes da Fundação Getúlio Vargas e da estrangeira The Lybrary of Congress está correta, pois foram transcritos como se apresentam, mas sem considerar os artigos e preposições, assim como estabelece a regra referente a nomes de instituições. 290. (Cespe-UnB - Embasa 2010) O nome Johann Wolfgang von Goethe está ordenado corretamente, mas o nome Jean Du Pont foi ordenado erroneamente, pois foi considerada a partícula, quando a regra esclarece que artigos e preposições não devem ser considerados. 291. (Cespe-UnB - Embasa 2010) A ordenação do nome Carmem Herrera Cortez está errada, pois foi realizada com base no penúltimo sobrenome e não no último sobrenome, como é indicado pelas regras de alfabetação. 292. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Nomes de empresas e instituições devem ser transcritos como se apresentam; portanto, o nome da empresa A Barateira Ltda. está alfabetado corretamente. 293. (Cespe-UnB - Embasa 2010) O nome Jorge Maciel Neto está ordenado erradamente, pois o sobrenome Neto indica grau de parentesco e, portanto, deve ser entendido como parte integrante do último sobrenome. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo - 25 - JULHO DE 2010 GABARITO 01. (C) 02. (C) 03. (C) 04. (C) 05. (C) 06. (C) 07. (C) 08. (C) 09. (C) 10. (C) 11. (C) 12. (E) 13. (E) 14. (C) 15. (C) 16. (C) 17. (C) 18. (E) 19. (C) 20. (C) 21. (C) 22. (a) 23. (C) 24. (E) 25. (E) 26. (E) 27. (E) 28. (C) 29. (E) 30. (E) 31. (E) 32. (E) 33. (C) 34. (C) 35. (E) 36. (E) 37. (C) 38. (C) 39. (d) 40. (C) 41. (E) 42. (C) 43. (C) 44. (C) 45. (C) 46 (C) 47. (E) 48. (C) 49. (E) 50. (E) 51. (E) 52. (E) 53. (C) 54. (E) 55. (E) 56. (C) 57. (C) 58. (E) 59. (E) 60. (E) 61. (E) 62. (E) 63. (E) 64. (E) 65. (E) 66. (a) 67. (C) 68. (a) 69. (C) 70. (E) 71. (d) 72. (C) 73. (C) 74. (C) 75. (C) 76. (E) 77. (E) 78. (E) 79. (E) 80. (E) 81. (E) 82. (E) 83. (E) 84. (C) 85. (E) 86. (E) 87. (C) 88. (E) 89. (E) 90. (E) 91. (C) 92. (C) 93. (C) 94. (E) 95. (E) 96. (E) 97. (E) 98. (C) 99. (E) 100. (C) 101. (C) 102. (b) 103. (E) 104. (C) 105. (C) 106. (E) 107. (E) 108. (C) 109. (d) 110. (E) 111. (C) 112. (C) 113. (E) 114. (C) 115. (E) 116. (C) 117. (E) 118. (E) 119. (E) 120. (C) 121. (C) 122. (E) 123. (C) 124. (E) 125. (E) 126. (d) 127. (E) 128. (C) 129. (E) 130. (E) 131. (E) 132. (E) 133. (E) 134. (E) 135. (C) 136. (C) 137. (b) 138. (E) 139. (C) 140. (C) 141. (C) 142. (C) 143. (C) 144. (C) 145. (C) 146. (C) 147. (C) 148. (C) 149. (C) 150. (C) 151. (C) 152. (C) 153. (E) 154. (E) 155. (E) 156. (E) 157. (E) 158. (C) 159. (E) 160. (C) 161. (E) 162. (E) 163. (C) 164. (E) 165. (C) 166. (C) 167. (E) 168. (C) 169. (C) 170. (E) 171. (E) 172. (E) 173. (E) 174. (C) 175. (E) 176. (C) 177. (C) 178. (E) 179. (C) 180. (E) 181. (E) 182. (E) 183. (E) 184. (E) 185. (E) 186. (E) 187. (E) 188. (E) 189. (C) 190. (E) 191. (E) 192. (C) 193. (C) 194. (E) 195. (C) 196. (C) 197. (C) 198. (C) 199. (E) 200. (C) 201. (C) 202. (C) 203. (E) 204. (E) 205. (E) 206. (E) 207. (C) 208. (C) 209. (E) 210. (E) 211. (E) 212. (C) 213. (C) 214. (E) 215. (E) 216. (C) 217. (E) 218. (C) 219. (C) 220. (E) 221. (C) 222. (C) 223. (C) 224. (b) 225. (c) 226. (E) 227. (C) 228. (E) 229. (C) 230. (C) 231. (E) 232. (E) 233. (E) 234. (b) 235. (C) 236. (E) 237. (C) 238. (E) 239. (a) 240. (E) 241. (C) 242. (C) 243. (C) 244. (C) 245. (C) 246. (C) 247. (C) 248. (C) 249. (C) 250. (E) 251. (C) 252. (C) 253. (C) 254. (C) 255. (C) 256. (C) 257. (C) 258. (C) 259. (C) 260. (C) 261. (E) 262. (E) 263. (C) 264. (E) 265. (E) 266. (C) 267. (C) 268. (E) 269. (E) 270. (c) 271. (E) 272. (C) 273. (C) 274. (E) 275. (C) 276. (E) 277. (E) 278. (d) 279. (e) 280. (C) 281. (C) 282. (E) 283. (b) 284. (E) 285. (C) 286. (E) 287. (C) 288. (E) 289. (C) 290. (E) 291. (E) 292. (E) 293. (C)