1. GENERALIDADES 1.- ¿Con que nombre se designa el trabajo de oficina, en las instituciones modernas? R.- Sistema nervioso 2.- ¿Que objeto tiene el trabajo de la oficina? R.- Facilitar el trabajo de una empresa 3.- ¿De que naturaleza son las labores de la oficina? R.- La mayoría de las actividades están precedidas, acompañadas y seguidas de un papel, se relacionan con la recopilación, registro y transmisión de datos. 4.- ¿Que clase de medidas puede tomar la Dirección, cuando cuenta con la información necesaria? Enumere algunas. R.- Antes de tomar cualquier decisión es indispensables contar con la información necesaria, y es así como puede la dirección, en el momento oportuno. *Dictar las medidas para incrementar la producción. *Reducir costos. *Estimular al personal. *Adquirir las materias primas. *Despachar los pedidos. *Conservar el alto nivel las relaciones con terceras o entidades. *Conceder los créditos *Mejorar los servicios Por ejemplo, incrementar la producción, reducir costos, estimular al personal, adquirir las materias primas, despachar los pedidos, etc. 5.- ¿En donde serán manejados ordenadamente los múltiples documentos que elabora una oficina? R.- En los archivos con la finalidad de proporcionar la información 6.- ¿Que funciones tiene la documentación de los Archivos? R.- ¾ Guardar y organizar. ¾ Garantizar la conservación y custodia. ¾ Facilitar la documentación y la información. Tiene una función histórica de la institución, información sobre sus éxitos, fracasos, sus circunstancias y condiciones. En si tiene una múltiple función: histórica, analítica, previsora y supervisora. 7.- ¿Que similitud existe entre el "archivo" y la "memoria"? R.- La similitud es que en el caso de las instituciones, el archivo es igual que lo que para nosotros es, la memoria, esta contiene recuerdos e información que nos ayuda. 8.- ¿Que elementos requiere el ordenado manejo de los documentos? R.- Requiere de prácticos, racionales. O de bondad indiscutible, la presencia de personal técnicamente preparado en distintos grados. Se localiza en cada dependencia de la institución y. y de las tareas y su ejecución..¿Que finalidades persigue la enseñanza de la Archivonomia? R.PLANEACION: metas o finalidades. facilitando su manejo y conservación.. sistemática y metódica de los elementos que constituyen los archivos para satisfacer sus fines eficientemente..Es un neologismo formado con la palabra archivo. 14..¿Que significado tienen los siguientes términos? R.. ARCHIVISTA: El que tiene a su cargo un archivo o que. las ideas y doctrinas...son unidades de servicio que. 10. de acuerdo con los procedimientos que señalan los sistemas y los métodos.. atienden a los referidos servicios para todas y cada una de las distintas dependencias.. por consecuencia.¿Que significa cada uno de los siguientes aspectos que comprende la administración de los archivos? R. ARCHIVERO: Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos.¿Como se ha formado el termino Archivonomia? R.Es la adquisición de los conocimientos sobre ella misma. 15. 13. para designar correctamente esta materia y en un moderno concepto como registro de la información.¿Cual es el que contiene documentos de una misma especie o similares? .¿De que se ocupa la Archivonomia? R.¿Que es un archivo central? R. de lo organizado. y la uniformización de los sistemas y métodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos. se forman tantos expedientes. como técnico en la materia. INTEGRACION: con apoyo a lo anterior pone en armónica cooperación a aquellos elementos representados por los factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento. Integración. 16...A la administración de los archivos.Los generales 17. es decir existe un solo archivo.. Ejecución y Control.. existente en todas las lenguas y nomè que significa regla.9. 11.. de lo dirigido.¿Cuales son las características del Archivo local? R. ORGANIZACION: representada por los programas de trabajo y los procedimientos de ejecución para la conexión y coordinación.¿Cual es el archivo que contiene toda clase de documentos? R. CONTROL: como instrumento de medición y corrección de lo planeado.. 12. interviene o trabaja en los archivos. concentrando toda la documentación de una institución.ARCHIVAR: Acción de guardar ordenadamente los documentos... los planes y normas generales. que comprenden la Planeación. ... archivos públicos.R. archivos numéricos y alfabéticos. CUANTITATIVOS: son de gran volumen en su documentación.. 19.¿CUAL ES EL MAS IMPORTANTE DE LOS ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN ARCHIVO Y POR QUE? La documentación: Es el elemento más importante entre lo que integran los archivos. por su destino? R. privados y secretos. sin reflejos y sin sombras y con buena difusión de la luz lo que se logra con una buena distribución simétrica. ..¿CUALES SON LOS ELEMENTOS CON QUE SE INTEGRAN LOS ARCHIVOS? Local.ARCHIVO DIRECTO: los que no requieren catálogos en la localización y consulta de expedientes. 23.CUALITATIVO: son de gran calidad en su documentación y por consecuencia requieren de la aplicación máxima de las técnicas de archivo.¿Que es archivo directo y que..¿CUALES SON LAS CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR EL LOCAL DESTINADO A LOS ARCHIVOS CON REFERENCIA A LOS SIGUIENTES PUNTOS: Área suficiente de forma. Además del área ideal en forma rectangular y desechar la anchura..Son tres. B) ILUMINACIÓN: la natural es la mejor y en el caso de la artificial esta debe ser suficiente. 22.Los archivos parciales. la archivonomia y sus técnicas están destinados a aquellas. La documentación porque en se integran todos los archivos además de que su contenido es fundamental.son dos. después al oriente o al poniente y la más conveniente es al norte. 26. archivo indirecto? R... 21. A) ORIENTACIÓN: adecuada es hacia el sur.¿Cuando se denomina a un archivo cualitativo y cuando cuantitativo? R. mobiliaria y equipo. ACHIVO INDIRECTO: estos equierendel auxilio y precisión de los catálogos para la localización y consulta de los expedientes.¿Como se divide el archivo. rectangular y desechar la de escasa anchura y mucha longitud o una serie de pequeñas superficies de forma irregular. 18... 25.¿CUAL ES EL PRINCIPIO QUE RIGE LA SELECCIÓN DEL LOCAL PARA UN ARCHIVO? Las condiciones del local debe n buscarse la funcionalidad o la adaptabilidad del local. construcción y situación.¿Cuales son las divisiones de los archivos. atendiendo a los signos empleados? R. documentación y personal 24. AREA: determinación del lugar y superficie con la que cuenta el local. PRINCIPALES ENEMIGOS DE LOS DOCUMENTOS: el incendio y la humedad de tal manera que garantizan a los documentos de correr estos peligros y sus condiciones de instalaciones... el tarjetero y el estante.C) TEMPERATURA Y VENTILACIÓN: no es simple cuestión de higiene. similar a la gaveta de un archivero vertical. catalogación. son 3: el archivero. El personal de los archivos: Técnico en la materia. catalogación.¿CUALES SON LAS GRANDES RAMAS EN QUE SE DIVIDE LA DOCUMENTACIÓN? Bibliografía. manejo. 29. C) ESTANTE: es un mueble de estructura mecánica de longitud y altura variables de conformidad con lo local: está compuesto de ´pies-derechosµ y entrepaños. metálico. E) INSTALACIONES ACCESORIAS: debe presentar un taller de encuadernación y uno de fotografía.¿CUAL ES EL OBJETO PRIMORDIAL DE LOS ARCHIVOS? Los documentos o documentación. 3. . archivística y museografía. los primeros están dispuesto verticalmente y los segundos horizontalmente. además de los vestuarios tocadores y sanitarios indispensables. 5. D) DECORACIÓN: debe evitar todo aquello que favorezca la acumulación del polvo para emplear materiales que reúnen las condiciones ideales de color y facilidad de limpieza. según su utilidad: archivo muerto o directorio personal.. las hay en varios tamaños.que son las dimensiones más usadas en las tarjetas de cedulas de catalogación. y el personal. o cajones. 4. A) ARCHIVERO: es un mueble seccional. conservación y control de los documentos. Tiene en sus paredes laterales exteriores. Es necesario hacer énfasis de este mecanismo. adosa a la estructura interna el archivero. de 1.¿COMO SE GENERAN U ORIGINAN LOS DOCUMENTOS? Se origina por una parte llamad correspondencia (según la academia de la lengua) y por otra parte en multiplicidad de documentos muy diversos que generan las propias oficinas. formación de expedientes. plástico o acrílico. formación de los expedientes. La documentación: Es el elemento más importante entre lo que integran los archivos. Dominio completo de la referente a la clasificación. manejo conservación y control de los documentos.. E) OTROS MUEBLES: las cajas archivadoras y pastas o tobillos archivadoras son indispensables. o 6 gavetas. la parte del mecanismo de suspensión y deslizamiento correspondiente a la otra parte del propio mecanismo. 28.¿CUALES SON LOS REQUISITOS QUE DEBE REUNIR UN ARCHIVISTA? Dominio completo de lo referente a la clasificación. los muebles y equipo. D) TARJETERO: son clasificadoras de tarjeta de los catálogos es semejante a la gaveta de los archivos pero reducida en su tamaño ya que en el interior tiene 127x76mm. 27. 2. enciclopedia.. biblioteconomía. debe de ser el archivista. pues en la actualidad tienen íntima relación con el rendimiento eficiencia de los empleados además de que influyen en la conservación de los documentos.. están destinados a contener y manejar los citados documentos. De estos elementos es primordial en los archivos la documentación puesto que el local. 30. MOBILIARIO Y EQUIPOS: MOBILIARIO Y EQUIPOS: Los muebles más importantes e imprescindibles en el archivo. la archivonomia y sus técnicas están destinados a aquellas. B) GAVETA: es de cartón. o sea en la archivonomia. 35. recibe el nombre de expediente.. las guías siempre deben anteceder a los expedientes y pueden ser alfabéticas o numéricas. 34. limpieza para evitar el polvo y sus consecuencias.¿QUE SON LAS GUÍAS? Son de material resistente.¿QUE ELEMENTOS SE UTILIZAN COMO AYUDA PARA LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTARIA? Lo fundamental para su orden documentario es el sistema o método que se adopte para su clasificación. Los documentos.¿QUE ENTIENDE USTED POR UNA CARPETA? Son de cartulina. Tienen un borde superior o pestaña para indicar lo que contiene el expediente o el sistema bajo el cual están archivados. hay que someterlas a fumigaciones y abolir. pero en su ayuda se utilizan principalmente las carpetas.¿CUALES SON LAS REGLAS DE HIGIENE QUE DEBEN OBSERVARSE EN LOS ARCHIVOS? Los documentos deben ser motivo de constante. El archivista debe aplicar todas las normas higiénicas que son comunes para toda persona civilizada.. reconocida honradez y discreción absoluta 32.31. solvencia moral. la practica viciosa de humedecer con saliva o esponja. oficio y algunas más pequeñas para directorios personales.. para ello es preferible elaborar legajos y evitar que los documentos se maltraten... cuando contienen documentos y la pestaña está rotulada. .¿CUALES DEBEN SER LAS PRINCIPALES CUALIDADES DE UN ARCHIVISTA? Cualidades de integridad. las hay en varios colores y tamaños: carta. las guías principales y auxiliares o sub-guías los marbetes y los jinetes. estrictamente. Es importante considerar el grosor de éste al archivar los documentos. 33. los hay de varios colores y en tamaño carta y oficio. muebles y locales deben ser motivo de constante limpieza.